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Microsoft Excel es el programa más utilizado para el manejo de números y para la creación de tablas estadísticas. En este libro usará la nueva interfaz de Microsoft Excel 2010 para introducir datos organizados en columnas y filas con el fin de efectuar cálculos, realizar un análisis y crear gráficos. También empleará funciones estadísticas para calcular el promedio de un conjunto de números y utilizará otras funciones lógicas. Asimismo, aplicará las funciones de conteo y formato condicional; creará tablas y analizará los datos correspondientes mediante su ordenamiento y filtrado. Finalmente aprenderá a resumir un libro de trabajo que contenga varias hojas de cálculo.

Gaskin • Ferret • Vargas • McLellan

Go! Microsoft® Excel 2010

Dentro de las actividades que aprenderá a realizar con Excel 2010 se encuentran:

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Go! Microsoft® Excel 2010

• Aplicar los fundamentos del diseño de hojas de cálculo. • Introducir y modificar datos en una hoja de cálculo. • Graficar datos y guardarlos. • Crear fórmulas para efectuar operaciones matemáticas. • Previsualizar e imprimir una o varias hojas de cálculo.

ISBN 978-607-32-1091-1

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Microsoft®

Excel 2010

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Microsoft®

Excel 2010 Shelley Gaskin, Robert L. Ferrett, Alicia Vargas y Carolyn McLellan

Traducción Óscar Madrigal Muñiz César Germán Romero Solís Traductores especialistas en temas de computación Revisión Técnica María de la Luz Solís Coria Departamento de Tecnologías de la Información Universidad La Salle México

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Datos de catalogación bibliográfica

Gaskin, Shelley; Ferrett, Robert L.; Vargas, Alicia y McLellan, Carolyn GO! Microsoft®. Excel 2010 Primera edición Pearson Educación, México, 2012 ISBN: 978-607-32-1091-1 Área: Computación Formato 21 × 27 cm

Páginas: 208

Authorized translation from the English language edition, entitled GO! WITH MICROSOFT OFFICE 2010, 1ST Edition, by SHELLEY GASKIN, ROBERT L. FERRETT, ALICIA VARGAS and CAROLYN MCLELLAN, published by Pearson Education Inc., publishing as Prentice Hall, Copyright  © 2011. All rights reserved. ISBN 9780132454469 Traducción autorizada de la edición en idioma inglés, titulada GO! WITH MICROSOFT OFFICE 2010, 1ª edición, por SHELLEY GASKIN, ROBERT L. FERRETT, ALICIA VARGAS y CAROLYN MCLELLAN, publicada por Pearson Education Inc., publicada como Prentice Hall, Copyright  © 2011. Todos los derechos reservados. Esta edición en español es la única autorizada. Dirección Educación Superior: Mario Contreras Editor: Luis M. Cruz Castillo e-mail: [email protected] Editor de Desarrollo: Bernardino Gutiérrez Hernández Supervisor de Producción: Juan José García Guzmán Diseño de portada: Luis Roberto Espinosa Hernández Diagramación: Ediciones y Recursos Tecnológicos, S.A. de C.V. Gerencia Editorial Educación Superior Latinoamérica: Marisa de Anta PRIMERA EDICIÓN, 2012 D.R. © 2012 por Pearson Educación de México, S.A. de C.V. Atlacomulco 500, 5° piso Col. Industrial Atoto, C.P. 53519 Naucalpan de Juárez, Estado de México Cámara Nacional de la Industria Editorial Mexicana. Reg. núm. 1031. Reservados todos los derechos. Ni la totalidad ni parte de esta publicación pueden reproducirse, registrarse o transmitirse, por un sistema de recuperación de información, en ninguna forma ni por ningún medio, sea electrónico, mecánico, fotoquímico, magnético o electroóptico, por fotocopia, grabación o cualquier otro, sin permiso previo por escrito del editor. El préstamo, alquiler o cualquier otra forma de cesión de uso de este ejemplar requerirá también la autorización del editor o de sus representantes. ISBN VERSIÓN IMPRESA: 978-607-32-1091-1 ISBN VERSIÓN E-BOOK: 978-607-32-1092-8 ISBN E-CHAPTER: 978-607-32-1093-5 Impreso en México. Printed in Mexico. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 - 15 14 13 12

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Contenido Guía visual ..................................................................... xi Capítulo 1 Creación de una hoja de cálculo e introducción de datos....E1



Proyecto 1A

I nforme de ventas con un gráfico de columnas y minigráficos.......................................................E2

Objetivo 1 Crear, guardar y navegar en un libro de trabajo de Excel ......... E3 Actividad 1.01 Cómo iniciar Excel, nombrar y guardar un libro de trabajo E3 Actividad 1.02 Navegación en una hoja de cálculo y un libro de trabajo E5 Objetivo 2 Introducir datos en una hoja de cálculo ...................................... E6 Actividad 1.03 Introducción de texto y uso de Autocompletar E6 Actividad 1.04 Uso de autorrelleno y métodos abreviados del teclado E8 Actividad 1.05 Alineación de texto y ajuste del tamaño de las columnas E9 Actividad 1.06 Introducción de números E10 Objetivo 3 Elaborar, copiar fórmulas y emplear la función SUMA ............ E12 Actividad 1.07 Operaciones matemáticas mediante fórmulas y con la función SUMA E12 Actividad 1.08 Copia de una fórmula mediante el uso del control de Autorrelleno E14 Objetivo 4

Dar formato a celdas con Combinar y centrar, y Estilos de celda .......................................................................... E16 Actividad 1.09 Uso de Combinar y centrar, y aplicación de Estilos de celda E16 Actividad 1.10 Formato de números de contabilidad E17

Objetivo 5

Utilizar los datos para crear un gráfico de columnas e insertar minigráficos .......................................... E18 Actividad 1.11 Gráfico de columnas para representar datos E18 Actividad 1.12 Creación y aplicación de formato a minigráficos E22

Objetivo 6 Imprimir y desplegar fórmulas, y cerrar Excel .......................... E23 Actividad 1.13 Cambio de vistas, creación de un pie de página y uso de la vista previa de impresión E23 Actividad 1.14 Cómo eliminar las hojas que no se emplean en un libro de trabajo E25 Actividad 1.15 Impresión de una hoja de cálculo E26 Actividad 1.16 Cómo desplegar, imprimir y ocultar fórmulas E26



Proyecto 1B

Valuación del inventario......................................................... E28

Objetivo 7 Revisar la ortografía de una hoja de cálculo ............................ E29 Actividad 1.17 Revisión ortográfica de una hoja de cálculo E29 Objetivo 8 Introducir datos por rangos ........................................................ E31 Actividad 1.18 Introducción de datos por rango E31 Objetivo 9

Elaborar fórmulas para realizar operaciones matemáticas ........................................................... E32 Actividad 1.19 Elaboración de fórmulas para realizar operaciones matemáticas E32 Actividad 1.20 Copia de fórmulas con referencias absolutas a celdas E34

Objetivo 10 Modificar valores de una hoja de cálculo .................................. E37 Actividad 1.21 Modificación de valores en una hoja de cálculo E37

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Actividad 1.22 Aplicar a celdas el Estilo porcentual

E38

Objetivo 11 Aplicar formato a una hoja de cálculo ....................................... E38 Actividad 1.23 Inserción y eliminación de filas y columnas E38 Actividad 1.24 Ajuste de anchos de columnas y ajuste de texto E40 Resumen, términos clave y correspondencia Preguntas de opción múltiple Revisión de habilidades Dominio de Excel GO! Repárelo GO! Hágalo GO! Resuélvalo Rúbrica GO! Piense Usted y GO!

E44 E45 E46 E52 E58 E59 E60 E62 E63 E65

Capítulo 2 Uso de funciones, creación de tablas y administración de libros de trabajo de gran tamaño.........E67



Proyecto 2A

Informe de estado de inventario ..........................................E68

Objetivo 1

Utilizar las funciones SUMA, PROMEDIO, MEDIANA, MIN y MAX .................................................................. E69 Actividad 2.01 Uso de las funciones SUMA y PROMEDIO E69 Actividad 2.02 Uso de la función MEDIANA E71 Actividad 2.03 Uso de las funciones MIN y MAX E72

Objetivo 2 Mover datos, resolver mensajes de error y rotar texto ........... E73 Actividad 2.04 Reubicación de datos y resolución de un mensaje de error # # # # # E73 Actividad 2.05 Rotación de texto E74 Objetivo 3

Usar las funciones CONTAR.SI y SI, y aplicar formatos condicionales ................................................ E75 Actividad 2.06 Uso de la función CONTAR.SI E75 Actividad 2.07 Uso de la función SI E76 Actividad 2.08 Aplicación de Formato condicional mediante el empleo de Resaltar reglas de celdas y Barras de datos E78 Actividad 2.09 Utilización de Buscar y reemplazar E79

Objetivo 4 Usar funciones de fecha y hora, e inmovilizar paneles ............ E80 Actividad 2.10 Uso de la función AHORA para desplegar la fecha de su equipo E80 Actividad 2.11 Inmovilizar y liberar paneles E81 Objetivo 5 Crear, ordenar y filtrar una tabla de Excel ................................ E82 Actividad 2.12 Creación de una tabla de Excel E82 Actividad 2.13 Ordenar y filtrar una tabla de Excel E83 Actividad 2.14 Conversión de una tabla en un rango de datos E85 Objetivo 6 Aplicar formato e imprimir una hoja de cálculo grande .......... E85 Actividad 2.15 Impresión de títulos y ajuste para impresión E85 vi

Contenido

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Proyecto 2B

Resumen de ventas semanales...............................................E89

Objetivo 7

Navegar en un libro de trabajo y renombrar hojas de cálculo ...................................................... E90 Actividad 2.16 Navegación entre hojas de cálculo, cómo renombrarlas y cambiar el color de sus etiquetas E90

Objetivo 8 Introducir fechas, y eliminar contenido y formatos ................. E91 Actividad 2.17 Introducción y formateo de fechas E91 Actividad 2.18 Borrar el contenido y formato de celdas E93 Objetivo 9

Copiar y pegar mediante el uso de la galería de opciones de pegado ......................................... E95 Actividad 2.19 Copiado y pegado mediante la galería de Opciones de pegado E95

Objetivo 10 Modificar y aplicar formato a varias hojas de cálculo de manera simultánea ..................................... E96 Actividad 2.20 Agrupamiento de hojas de cálculo para su modificación E96 Actividad 2.21 Formateo y elaboración de fórmulas en hojas de cálculo agrupadas E98 Objetivo 11 Crear una hoja de resumen con minigráficos de columnas .................................................. E102 Actividad 2.22 Elaboración de fórmulas referidas a celdas de otra hoja de cálculo E102 Actividad 2.23 Cambio de valores en una hoja de cálculo de detalles para actualizar una hoja de cálculo de resumen E104 Actividad 2.24 Inserción de minigráficos E105 Objetivo 12 Dar formato e imprimir varias hojas de cálculo de un libro de trabajo ................................... E106 Actividad 2.25 Reubicación de y aplicación de formato a hojas en un libro de trabajo E106 Actividad 2.26 Impresión de todas las hojas de cálculo de un libro de trabajo E107 Resumen, términos clave y correspondencia Preguntas de opción múltiple Revisión de habilidades Dominio de Excel GO! Repárelo GO! Hágalo GO! Resuélvalo Rúbrica GO! Piense Usted y GO!

E108 E109 E110 E116 E122 E123 E125 E126 E127 E128

Capítulo 3 Análisis de datos con gráficos circulares, gráficos de línea y herramientas de análisis Y si.... E129



Proyecto 3A

Gráfico circular de un presupuesto . ........................E130

Objetivo 1 Representar datos con un gráfico circular .............................. E131 Actividad 3.01 Creación de un gráfico de datos y una hoja para el gráfico E131

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Contenido vii

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Objetivo 2 Aplicar formato a un gráfico circular ....................................... E134 Actividad 3.02 Aplicación de porcentajes a las etiquetas de un gráfico circular E134 Actividad 3.03 Aplicación de formato a un gráfico circular con 3D E135 Actividad 3.04 Hacer rotar un gráfico circular E136 Actividad 3.05 Separar y colorear las partes de un gráfico E137 Actividad 3.06 Aplicación de formato al área del gráfico E138 Actividad 3.07 Inserción de un cuadro de texto en un gráfico E139 Objetivo 3

Modificar un libro de trabajo y actualizar un gráfico ............. Actividad 3.08 Modificación de un libro de trabajo y actualización de un gráfico Actividad 3.09 Inserción de WordArt en una hoja de cálculo

E140 E140 E141

Objetivo 4 Usar Buscar objetivo para llevara cabo un análisis Y si ......... E141 Actividad 3.10 Uso de Buscar objetivo para llevar a cabo un análisis Y si E141 Actividad 3.11 Preparación e impresión de un libro de trabajo con una hoja de gráfico E143



Proyecto 3B

Proyección de crecimiento con un gráfico de líneas..........E146

Objetivo 5

Diseñar una hoja de cálculo para un análisis Y si .................... E147 Actividad 3.12 Uso de paréntesis en una fórmula para calcular una tasa porcentual de incremento E147 Actividad 3.13 Uso de copia de formato y aplicación de formato mientras escribe E150 Actividad 3.14 Cálculo de un valor después de un incremento E152

Objetivo 6

Responder preguntas Y si cambiando valores en una hoja de cálculo ............................................................... E154 Actividad 3.15 Respuestas a preguntas Y si y uso de pegado especial E154

Objetivo 7 Graficar datos con un gráfico de líneas ................................... E157 Actividad 3.16 Inserción de varias filas y creación de un gráfico de línea E157 Actividad 3.17 Formateo de ejes en un gráfico de líneas E159 Actividad 3.18 Aplicación de formato a las áreas del gráfico y de trazado E161 Actividad 3.19 Preparación e impresión de su hoja de cálculo E164 Resumen, términos clave y correspondencia Preguntas de opción múltiple Revisión de habilidades Dominio de Excel GO! Arréglelo GO! Hágalo GO! Resuélvalo Rúbrica GO! Piense Usted y GO! Caso de aplicación en los negocios

viii

E166 E167 E168 E175 E181 E182 E183 E185 E186 E188 E189

Contenido

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Acerca de los autores Shelley Gaskin, editora de la serie, es profesora de la División de Tecnología en Computación y Administración del Pasadena City College, en California. Ostenta una licenciatura en Administración de Empresas por el Robert Morris College (Pennsylvania), una maestría en la misma carrera, que le otorgó la Northern Illinois University y un doctorado en Educación Comunitaria y para Adultos por la Ball State University. Antes de incorporarse al Pasadena City College pasó 12 años en la industria de la computación trabajando como analista de sistemas, representante de ventas y directora de Educación al Cliente con la Unisys Corporation. También trabajó para Ernst & Young en el desarrollo de aplicaciones para sistemas grandes. Ha escrito y desarrollado materiales educativos para aplicaciones personalizadas de sistemas tanto para el sector público como para el privado, y ha escrito y editado numerosos libros de texto de aplicaciones para computación. Este libro está dedicado a mis estudiantes, quienes me inspiran día con día. Rober L. Ferrett se retiró recientemente de su puesto como director del Centro para Computación Educativa en la Eastern Michigan University, donde proveyó capacitación y asistencia en computación al profesorado. Ha escrito o coescrito más de 70 libros sobre Access, PowerPoint, Excel, Publisher, WordPerfect, Windows, Word, OpenOffice y Fundamentos de computación. Ha estado diseñando, desarrollando e impartiendo talleres de computación durante más de tres décadas. Antes de colaborar en la Serie GO!, Bob editó la Learn Series. Tiene una licenciatura en Psicología, una maestría en Geografía y otra en Tecnología Interdisciplinaria que le otorgó la Eastern Michigan University. Sus estudios doctorales fueron en Tecnología Educativa en la Wayne State University. Dedico este libro a mi esposa Mary Jane, cuyo apoyo constante ha sido de la mayor importancia durante todos estos años. Alicia Vargas es miembro del profesorado de Tecnología de la Información para Empresas en el Pasadena City College. Ostenta una maestría y una licenciatura en Educación Empresarial por la California State University, Los Ángeles; ha escrito varios libros de texto y manuales de capacitación sobre Microsoft Word, Microsoft Excel y Microsoft PowerPoint. Este libro lo dedico con todo mi amor a mi esposo Vic, quien hace todo posible; y a mis hijos Víctor, Phil y Emmy, quienes son fuente inagotable de inspiración y hacen que todo el esfuerzo valga la pena.



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Carolyn McLellan es decana de la División de Tecnología de la Información y Administración de Empresas en el Tidewater Communty College, de Virginia Beach, Virginia. Ostenta una maestría en Educación Secundaria que le otorgó la Regent University y una licenciatura en Educación Empresarial por la Old Dominion University. Fue profesora en escuelas públicas de Norfolk durante 17 años en la materia de Educación Empresarial y miembro del profesorado en el Tidewater Community College durante ocho años, enseñando redes, donde desarrolló más de 23 cursos y obtuvo el Microsoft Certified Trainer y el Microsoft Certified System Engineer. Además de enseñar, Carolyn adora jugar voleibol, surfear en la playa, andar en bicicleta, tejer, cocinar y leer. Dedico este libro a mis hijas, Megan y Mandy, quienes tienen mi eterno amor; a mi madre, Jean, quien siempre cree en mí y me alentó para convertirme en profesora; a mi hermana Debbie, quien fue mi primera alumna y me inspira con su fuerza para sobreponerse a la adversidad; a mi sobrina Jenna, por su valentía, serenidad y belleza; a mis nietos, Damon y Jordan, quienes me traen felicidad y un renovado gozo por vivir; y a los estudiantes y profesorado en TI del Tidewater Communty College.

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Acerca de los autores

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Guía visual ¡Un libro de texto sobre Microsoft Office® diseñado para que los estudiantes alcancen el éxito en menos tiempo!

GO!

El estudiante aprende mediante la ejecución de proyectos iguales a los que usará en la vida real.

• Basado en proyectos

Los pasos están redactados para ubicar al estudiante en el lugar y el momento precisos.

• Procedimientos bien organizados

El texto teórico está entretejido dentro de cada paso —en el momento en que el estudiante requiere conocerlo— y no aglomerado en un bloque que quedará sin ser leído.

• Administración oportuna de los conceptos

Cada programa tiene su propia paginación, para que el estudiante no se pierda en un mundo de números y letras confusas.

• Paginación clara

Resultados y objetivos

Los objetivos de aprendizaje se agrupan alrededor de proyectos definidos para que el estudiante obtenga resultados.

Actividades del proyecto

Un resumen delinea el proyecto clara y rápidamente.

Archivos de proyecto

Muestra claramente cuáles archivos se requieren para el proyecto y con qué nombre deberá guardarlos.

Capítulo 1 | Excel 2010

Creación de una hoja de cálculo e introducción de datos RESULTADOS

OBJETIVOS

Al finalizar este capítulo, usted será capaz de:

El dominio de estos objetivos le permitirá:

PROYECTO 1A

Crear un informe de ventas con un gráfico de columnas y minigráficos. PROYECTO 1B

Calcular el valor de un inventario.

1. 2. 3. 4. 5.

Crear, guardar y navegar en un libro de trabajo de Excel (p. E3) Introducir datos en una hoja de cálculo (p. E6) Elaborar, copiar fórmulas y emplear la función SUMA (p. E12) Dar formato a celdas con Combinar y centrar, y Estilos de celda (p. E16) Utilizar los datos para crear un gráfico de columnas e insertar minigráficos (p. E18) 6. Imprimir y desplegar fórmulas, y cerrar Excel (p. E23) 7. 8. 9. 10. 11.

Proyecto 1A Informe de ventas con un gráfico de columnas y minigráficos Actividades del proyecto

Revisar la ortografía de una hoja de cálculo (p. E29) Introducir datos por rangos (p. E31) Elaborar fórmulas para realizar operaciones matemáticas (p. E32) Modificar valores de una hoja de cálculo (p. E37) Aplicar formato a una hoja de cálculo (p. E38)

En las actividades 1.01 a 1.16 creará un libro de trabajo de Excel para Roslyn Thomas, presidenta de Texas Spectrum Wireless. La hoja de cálculo mostrará las ventas de artículos inalámbricos durante el primer trimestre del año, tanto en forma de datos numéricos como mediante una gráfica (o gráfico, como Excel se refiere a ella). Su hoja de cálculo tendrá una apariencia similar a la que se muestra en la figura 1.1.

Shutterstock

En este capítulo

Archivos del proyecto

En este capítulo usará Microsoft Excel 2010 para introducir y analizar datos organizados en columnas y filas. Una vez capturados los datos en una hoja de cálculo podrá efectuar cálculos, analizar los datos para tomar decisiones lógicas y crear gráficos. Además, creará y modificará libros de trabajo de Excel. Podrá practicar los fundamentos del diseño de hojas de cálculo, crear un pie de página, introducir y modificar datos en una hoja de trabajo, graficar datos y guardarlos, previsualizar e imprimir libros de trabajo. También podrá elaborar fórmulas para efectuar operaciones matemáticas. Los proyectos de este capítulo están relacionados con Texas Spectrum Wireless, una empresa que provee accesorios y software a las marcas más importantes de teléfonos celulares, teléfonos inteligentes, PDAs, reproductores MP3 y computadoras portátiles. La empresa vende miles de productos en sus tiendas al menudeo, distribuidas en todo Texas y el sur de Estados Unidos. También venden miles de artículos a través de su sitio Web, y ofrecen a sus clientes envío y devoluciones sin cargo. La compañía se enorgullece de ofrecer categorías de accesorios únicas, como equipo a prueba de agua y para uso rudo.

Para el proyecto 1A necesitará el siguiente archivo: Libro de trabajo de Excel nuevo Deberá guardar su libro de trabajo como: Apellido_Nombre_1A_Ventas_Trimestrales

Resultados del proyecto Texas�Spectrum�Wireless

Venta�de�accesorios�del�primer�trimestre Diademas Fundas/Estuches Paquetes�auto Baterías Total

Enero Febrero Marzo Total Tendencia $47,991.12 $ 66,984.92 $ 87,540.57 $ 202,516.61 19,725.00 15,523.12 13,717.67  48,965.79 40,408.67 61,446.98 85,835.76  187,691.41 62,154.28 68,758.50 72,558.89  203,471.67 $��170,279.07 $� 212,713.52 $� 259,652.89 $� 642,645.48

Ventas�del�primer�trimestre $100,000.00 $90,000.00 $80,000.00 $70,000.00 $60,000.00 $50,000.00 $40,000.00 $30,000.00 $20,000.00 $10,000.00 $Ͳ

Diademas Fundas/Estuches Paquetesauto Baterías

Enero

Febrero

Marzo

E1

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Escenario Cada capítulo inicia

con una historia que perfila el contexto de los proyectos que se desarrollarán.

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Apellido_Nombre_1A_Ventas_Trimestrales.xlsx

Figura 1.1 Proyecto 1A. Ventas trimestrales

E2

Excel | Capítulo 1: Creación de una hoja de cálculo e introducción de datos

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Muestra al estudiante cómo se verá su proyecto ya terminado.

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1/20/12 12:54:11 PM

Resultados del proyecto xi

2/10/12 2:10:18 PM

Característica clave

Sintaxis de procedimientos

Los pasos están redactados de manera que el estudiante quede ubicado en el lugar y el momento precisos. | Capítulo 1

Objetivo 1 | Crear, guardar y navegar

en un libro de trabajo de Excel

Excel

Excel muestra inicialmente un libro de trabajo vacío —un libro de trabajo es el documento de Excel donde se almacenan los datos— que contiene una o más páginas llamadas hojas de cálculo. Una hoja de cálculo (también conocida como hoja de trabajo) se almacena en un libro de trabajo y tiene la forma de una matriz compuesta por filas horizontales y columnas verticales espaciadas de manera uniforme. La intersección de una fila con una columna forma un cuadro llamado celda.

Actividad 1.01 | Cómo iniciar Excel, nombrar y guardar un libro de trabajo

! Inicie Excel. De ser necesario vaya a la esquina inferior derecha de la ventana y haga clic en el botón Normal hoja de cálculo.

y localice el control Zoom para determinar el nivel de ampliación de la

El zoom debe indicar 100%, aunque algunas de las figuras de este libro muestran un nivel mayor.

@ En la esquina superior izquierda de su pantalla haga clic en la ficha Archivo para desplegar la

| Capítulo 1

Actividad 1.02 | Navegación en una hoja de cálculo y un libro de trabajo

vista Backstage, elija la opción Guardar como, y en el cuadro de diálogo del mismo nombre seleccione la ubicación en la que desee guardar los libros de trabajo correspondientes a este capítulo.

Utilice el método abreviado del teclado para desplegar el cuadro de diálogo Guardar como.

! Observe detenidamente la figura 1.5 y la tabla de la figura 1.6 para familiarizarse con la ventana del libro de trabajo de Excel.

# En la ubicación seleccionada cree una carpeta llamada Excel Capítulo 1. Abra la nueva carpeta

Figura 1.5

para desplegar la ventana correspondiente; en el cuadro Nombre de archivo aparece de manera predeterminada el nombre Libro1.

Excel

Método alternativo

Botón Expandir la barra de fórmulas Encabezados de columnas Cuadro para seleccionar toda la hoja de cálculo Encabezados de filas

$ En el cuadro Nombre de archivo haga clic en Libro1 para seleccionarlo y escriba el nuevo nombre: Apellido_Nombre_1A_Ventas_Trimestrales. Cerciórese de emplear el carácter de subrayado ( Mayús + - ) en lugar de espacios entre palabras. Compare su pantalla con la figura 1.2.

Puntero de Excel Control para dividir la ventana horizontalmente

Figura 1.2

Ruta hacia su nueva carpeta Excel Capítulo 1 en la barra de dirección (la que muestre su equipo puede ser distinta)

Elementos de la ventana de libro de trabajo de Excel

Nombre de archivo con su nombre y caracteres de subrayado entre palabras Botón Guardar

Elemento de la ventana de libro de trabajo

Descripción

Puntero de Excel

Despliega el puntero de Excel.

Botón Expandir la barra de fórmulas

Aumenta la altura de la barra de fórmulas para desplegar contenido de celda extenso.

Control para dividir la ventana horizontalmente

Divide la hoja de cálculo en dos vistas horizontales.

Encabezado de columna

Indica el número de la columna.

Encabezado de fila

Indica la letra de la fila.

Cuadro para seleccionar toda la hoja de cálculo

Selecciona todas las celdas de la hoja de cálculo.

Figura 1.6

@ Vaya a la barra de desplazamiento horizontal y haga clic en la flecha de desplazamiento derecha una vez para sacar de la vista a la columna A.

Una columna es un grupo vertical de celdas de la hoja de cálculo. Comenzando con la primera letra del alfabeto, la A, cada letra identifica de manera exclusiva una columna; las letras constituyen los encabezados de columna. Si hacemos clic sobre una de las flechas de la barra de desplazamiento horizontal propiciaremos que la hoja de cálculo se mueva a la izquierda o la derecha una columna a la vez. Proyecto 1A Informe de ventas con un gráfico de columnas y minigráficos | Excel

# Coloque el puntero sobre la flecha de desplazamiento derecha y mantenga oprimido

E3

el botón del ratón hasta que las columnas comiencen a desplazarse rápidamente hacia la derecha; suelte el botón del ratón cuando comience a ver que los encabezados comienzan a ser pares de letras.

Característica clave

Administración oportuna del conocimiento  El texto teórico está

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$ Arrastre lentamente el control de desplazamiento horizontal hacia la izquierda y observe que

justo arriba del control aparece información en pantalla donde se muestran los encabezados de las columnas a medida que van desplazándose. Arrastre el control de desplazamiento horizontal hacia la izquierda o la derecha —o haga clic en la flecha correspondiente, según lo requiera— para colocar la columna Z cerca del centro de la pantalla.

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Los encabezados subsecuentes a la letra Z emplean dos letras — AA, AB, AC, y así sucesivamente— hasta llegar a ZZ. Después de eso, cada columna se identifica con tres letras, comenzando con AAA. Este patrón proporciona 16,384 columnas (la última de ellas es XFD).

entretejido dentro de cada paso y administrado en el momento en que se requiere, no aglomerado en un bloque que quedará sin ser leído.

% En la porción inferior izquierda de la pantalla haga clic en la etiqueta Hoja2. Se despliega la segunda hoja de cálculo y se convierte en la hoja activa. A la izquierda se muestra la columna A. Proyecto 1A Informe de ventas con un gráfico de columnas y minigráficos | Excel

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proyecto incluye una lista de los objetivos de los proyectos A y B.

Evaluaciones sobre el contenido Evaluaciones con soluciones definidas.

Evaluaciones sobre el contenido

Evaluaciones sobre el contenido

Resumen

Aplicación de las habilidades adquiridas en el proyecto 1A con el cumplimiento de estos objetivos:

En este capítulo empleó Microsoft Excel 2010 para crear y analizar datos organizados en columnas y filas, y para graficar y efectuar cálculos sobre los datos. Organizando sus datos en Excel usted puede llevar a cabo cálculos y elaborar creativas representaciones visuales de los mismos en forma de gráficos.

! Crear, guardar y navegar en un libro de trabajo de Excel

Términos clave

Formato General...............E11

Referencia absoluta a celda ..............................E34

Formato numérico ............E11

Referencia a la celda......... E6

Fórmula .............................. E6 Fórmula subyacente.........E13

Referencia relativa de celda ..............................E15

Barra Fórmula .................... E4

Diseño de gráfico .............E21

Función ..............................E12

Sensible al contexto .......... E8

Botón Expandir la barra de fórmulas .................... E4

Eje de categorías ..............E19

Galería de diseños de gráfico ............................E21

Serie .................................... E8

Galería de estilos de diseño ............................E21

SUMA, función ..................E13

Barra de estado ................. E4

Botón Insertar hoja de cálculo ............................ E4

Datos .................................. E6 Dirección de celda............. E6

Eje de valores ...................E19 Eje x ...................................E19

Botón para expandir horizontalmente la barra de desplazamiento ........ E4

Eje y ...................................E19

Gráfico ...............................E18

Encabezado de columna .......................... E5

Gráfico de columnas ........E18

Botones a nivel de libro de trabajo ....................... E4

Encabezado de fila ............ E6

Hoja de cálculo (hoja de trabajo) ...................... E3

$ Dar formato a celdas con Combinar y centrar, y Estilos de celdas % Utilizar los datos para crear un gráfico de columnas e insertar minigráficos

5.

____

6.

G Datos

Objetos de dibujo predefinidos, como estrellas, cintas, flechas y llamadas, incluidos en Microsoft Píxel .................................... E9 deser hojas de Office,Etiquetas y listos para insertados en un documento.

Control para dividir la ventana ............................ E4 ____ 10. Estilo decálculo alineación de texto comúnmente utilizado, en el cual el texto se alinea al margen horizontalmente ............. E5

H Control de autorrelleno I Fórmula

Estilo de alineación de texto, en el cual el texto se alinea de manera uniforme a ambos márgenes, izquierdo y derecho.

N Valor

____ 12.

Distancia entre las líneas de texto de un párrafo.

3.

E44

Excel | Capítulo 1: Creación de una hoja de cálculo e introducción de datos

O Libro de trabajo




Libro de trabajo de Excel nuevo Deberá guardar su libro de trabajo como:

r Hay dos errores de ortografía.

2. A la colocación del texto de un párrafo en relación con los márgenes izquierdo y derecho se le denomina: A. alineación B. interlineado C. sangrías C. marca de párrafo

4. Contenedor de texto o gráficos, móvil y de tamaño adaptable: A. cuadro de texto B. cuadro de diálogo

C. gráfico SmartArt

r
La hoja de cálculo debe quedar centrada de manera horizontal en una página y quedar horizontalmente orientada. Elimine las hojas sin usar. M01_GASKIN_EXCEL_XXXX_1ED_SE_001-066.indd 46

Apellido_Nombre_1E_Discos_Duros.xlsx

Mayo

Junio

390 168 250 386 261 1,455.00

224 186 379 423 244 1,456.00

421 153 339 482 307 1,702.00

Nivel de desempeño

Total vendidas P, menudeo Ventas totales % del total Tendencia 1,035 $ 79.90E52 $ 82,696.50 Excel | Capítulo 8.50% 1: Creación de una hoja de cálculo e introducción de datos 507 169.99 86,184.93 8.85% 968 199.99 193,590.32 19.89% 1,291 249.99 322,737.09 33.15% 812 354.99 288,251.88 29.61% 4,613.00 $ 973,460.72 M01_GASKIN_EXCEL_XXXX_1ED_SE_001-066.indd 52

Ventas de impresoras de inyección de tinta durante el primer trimestre 600 500

Ejemplar: Aplicó consistentemente las habilidades necesarias Elaboración de fórmulas

Todas las fórmulas son correctas y fueron elaboradas eficientemente.

Creación de gráficos

Aplicación de formatos atractivos y apropiados

Competente: Aplicó las habilidades necesarias en algunos casos, pero no siempre

En desarrollo: Pocas veces aplicó las habilidades necesarias

Las fórmulas son correctas pero no siempre fueron elaboradas de la manera más eficiente.

Una o más fórmulas faltan o no son correctas; simplemente se introdujeron los valores numéricos.

Los gráficos fueron creados de manera apropiada.

El gráfico fue creado correctamente pero se seleccionaron datos incorrectos.

No se creó un gráfico.

El formato es atractivo y apropiado.

Presenta un formato adecuado pero es difícil de leer o no es atractivo.

El formato es inadecuado o no se aplicó ninguno.

1/20/12 12:56:01 PM

Abril

Ha completado el proyecto 1H

400

C. forma predefinida

Mayo

Fin

300

Ha completado el proyecto 1K

200 100

Figura 1.59

-

8. Conjunto de elementos en donde cada uno se muestra en orden para indicar una serie de pasos definidos, una secuencia de acciones o un orden cronológico: A. lista numerada B. lista con viñetas C. esquema de lista 9. Serie de puntos colocados después de una tabulación para guiar la vista del lector: A. relleno B. campo C. forma

Lear 200

Lear 355

Prima X50

Prima X90

Prima Z25

Apellido_Nombre_1I_ Ventas_Impresoras.xlsx

Fin

Ha completado el proyecto 1I

C. formato de párrafo Preguntas de opción múltiple | Excel

xii

Abril

2/10/12 12:41:02 PM

r
Es necesario insertar un pie de página que presente el nombre de archivo, y las propiedades del documento deben incluir las palabras clave equipo de ventas y San Antonio.

6. Contenedor que despliega un contenido presente, como la fecha actual, el nombre del archivo, un número de página u otros datos almacenados: A. relleno B. campo C. tabulación

B. formato de documento

Abra el archivo e01K_Facturación_Servicio y guárdelo como Apellido_Nombre_1K_Facturación_Servicio. Complete la hoja de cálculo empleando autorrelleno para introducir los títulos de los meses y calcule el total facturado para cada mes y producto. Inserte minigráficos y aplíqueles el formato apropiado en la columna Tendencia, además de dar a los valores numéricos el formato de contabilidad apropiado. Dé un formato atractivo a la hoja de cálculo; agregue título y subtítulo, revise la ortografía, ajuste los anchos de las columnas y aplique el formato de contabilidad adecuado. Integre un gráfico que compare el total de la facturación de servicio para cada producto y en el cual los meses figuren en el eje de categorías; aplique un formato atractivo al gráfico. Incluya en el pie de página el nombre del archivo, además introduzca al archivo las propiedades pertinentes. Envíelo como se le instruya hacerlo.

Ventas de impresoras de inyección de tinta durante(El el primer trimestre proyecto 1E Discos duros continúa en la siguiente página) Modelo Lear 200 Lear 355 Prima X50 Prima X90 Prima Z25 Total

7. Espacio entre el texto y los extremos superior, inferior, izquierdo y derecho de la página: A. alineación B. márgenes C. interlineado

10. Las tabulaciones son una forma de: A. formato de línea

e01K_Facturación_Servicio Apellido_Nombre_1K_Facturación_Servicio

Junio

B. formato

Archivos del proyecto Para el proyecto 1K necesitará el siguiente archivo:

Figura 1.56

Guarde su libro de trabajo e imprima o envíe una versión electrónica según lo indique su profesor. Si así se lo pide, imprima o cree una versión electrónica de sus hojas de cálculo con fórmulas utilizando las instrucciones de la actividad 1.16. Salga de Excel y en caso de que haya desplegado las fórmulas no guarde este último cambio. Fin

GO! Resuélvalo | Proyecto 1K Facturación de servicio

Texas�Spectrum�Wireless

r
El gráfico debe incluir el título Ventas de los miembros del equipo durante febrero.

1/20/12 12:55:04 PM

Aplicación de una combinación de las habilidades de los proyectos 1A y 1B

Deberá guardar su libro de trabajo como:

Resultados del proyecto

r
En el gráfico, los nombres de los miembros endeeldatos eje horizontal (de E46 Excel | Capítulo 1: Creación de del unaequipo hoja de deben cálculo desplegarse e introducción categorías) y las semanas en la leyenda.

3. Símbolo que indica a cuál párrafo está adjuntada una imagen: A. flecha B. ancla

Tendencia

Cree la hoja de cálculo que se muestra en la figura 1.59. Use el tema Chincheta y defina la orientación horizontal. Elabore fórmulas para calcular las columnas Total vendidas, Ventas totales y Porcentaje de ventas totales; también elabore una fórmula para la fila Total. Aplique estilos de celdas y formato de números como se muestra. Use el estilo 26 para el gráfico. Inserte minigráficos para los datos usando el primer estilo de la segunda fila, Énfasis de estilo de minigráfico 1, más oscuro 25%. Agregue su nombre, su curso, sección y las palabras clave inyección de tinta, impresora y ventas a las propiedades del documento. Guarde su archivo en la carpeta Excel Capítulo 1 como Apellido_Nombre_1I_ Ventas_Impresoras.

r
Deberá aplicar el formato de número y contabilidad necesarios, incluyendo la ausencia de decimales, a los datos numéricos, así como ajustar el texto cuando sea necesario. Lo mismo es aplicable a las celdas que requieran el formato porcentual. (El aplicar proyecto 1C Ventas GPS continúade encolumna. la siguiente página) r
Hay que el estilo Título 4de a los encabezados

Circule la respuesta correcta.

M01_GASKIN_EXCEL_XXXX_1ED_SE_001-066.indd 44

Total $34,842.85 31,138.23 49,984.25 32,976.12 32,794.71 $181,736.16

Apellido_Nombre_1I_ Ventas_Impresoras

r
Es necesario combinar y centrar los títulos de la hoja de cálculo; también es necesario aplicarles los estilos de celda apropiados.

Preguntas de opción múltiple

5. Las cintas son un ejemplo de: A. párrafo

Para el proyecto 1I necesitará el siguiente archivo:

En este proyecto modificará una hoja de cálculo que resume las ventas de cada uno de los miembros del equipo de ventas de la locación en San Antonio de Texas Spectrum Wireless durante febrero. De entre los archivos para el estudiante que acompañan al libro, abra el archivo e01H _Equipo_Ventas y guárdelo en su carpeta Excel Capítulo 1 como Apellido_Nombre_1H_ Equipo_Ventas. Para completar el proyecto debe encontrar y corregir los errores en fórmulas y formato. Examine las fórmulas en la barra Fórmula y modifíquelas según se requiera. Además de los errores que encuentre debe Figura 1.54 saber que:

M Hoja de cálculo

Pequeños círculos ubicados en las esquinas de un gráfico seleccionado, mediante los cuales es posible modificar proporcionalmente su tamaño.

1. Los caracteres que se despliegan en la pantalla para mostrar la ubicación de párrafos, tabulaciones y espacios, pero que no se imprimen, se conocen como: A. efectos de texto B. viñetas C. marcas de formato

Archivos del proyecto

e01H_Equipo_Ventas

____ que 14.provocan Marca que ubicada sobre la regla para bosquejos indicar el lugar en donde se situará el punto de inserción A Celda Formatos las imágenes parezcan o pinturas. cuando el usuario oprima la tecla Tab. B Dirección de celda Pequeño cuadro dotado con flechas hacia arriba y hacia abajo para permitir que el usuario se ____ 15. Gráfico con calidad de de valores diseño,con utilizado para crear mueva rápidamente por un conjunto sólo hacer clic. representaciones visuales de una información. C Contenido de celda

____

Archivos del proyecto

Deberá guardar su libro de trabajo como:

____ de 13.la segunda Símboloscolumna de texto,con como pequeños correcta círculos odemarcas de verificación, que presentan los elementos Relacione cada término la definición la primera columna, escriba la letra correspondiente en las líneas en lista. blanco. de una 2.

Junio $11,555.87 12,687.64 17,003.68 12,684.13 9,654.88 $63,586.20

Evaluaciones sobre el contenido

GO! Hágalo | Proyecto 1I Ventas de impresoras

Aplicación de una combinación de las habilidades de los proyectos 1A y 1B

Para el proyecto 1H necesitará el siguiente archivo:

K Fila

____ 11.

1.

Mayo $10,632.66 9,871.54 15,995.35 10,637.85 10,563.88 $57,701.28

Evaluaciones sobre el contenido

GO! Repárelo | Proyecto 1H Ventas por equipo

Apellido_Nombre_1H_ Equipo_Ventas

L Etiquetas de hojas de cálculo

Correspondencia

Aplicación de una combinación de las habilidades de los proyectos 1A y 1B

J Valor numérico

izquierdo, dejando irregular el margen derecho.

____

TexasSpectrumWireless Ventasdediscosdurosdelsegundotrimestre Abril Passport500gigabytes $12,654.32 Passport1terabyte 8,579.05 TitaniumMini1terabyte 16,985.22 Portátil640gigabytes 9,654.14 Mini250gigabytes 12,575.95 Total $60,448.68

^ Imprimir y desplegar fórmulas, y cerrar Excel

Valores de texto ................. E6

D Gráfico Valores numéricos ............. E6

Método apuntar y hacer clic ..................................E13

____

Texas Spectrum Wireless

Ventas GPS del segundo trimestre

Ventasdediscosdurosduranteel segundotrimestre

Valor subyacente ..............E11

deinsertado gráficosen ............E21 ____ 7. ObjetoEstilos o gráfico un documento, que se comporta como un carácter de un enunciado. Minigráficos ......................E18 Etiqueta E6 ____ 8. Marcos, formas,.............................. sombras, bordes y demás efectos especiales que es posible añadir a una imagen Operadores .......................E32 Contenido de celda ........... para E6 darle un estilo Etiquetas devisual general. Control de autorrelleno ..... E8 categorías......................E19 Operadores aritméticos ...E32

9.

Apellido_Nombre_1E_Discos_Duros

% Utilizar los datos para crear un gráfico de columnas e insertar minigráficos

Evaluaciones sobre el contenido

Valor desplegado ..............E11

Combinar y centrar ..........E16

____

Resultados del proyecto

Libro de trabajo de Excel nuevo

Valor .................................... E6

Excel

Columna ............................. E5

Resultados del proyecto:

Apellido_Nombre_1C_Ventas_GPS

Valor constante .................. E6

Columna Objeto o gráfico que puede moverse independientemente del texto circundante. Vista Diseño de páginaE....E23 Marcador de datos ...........E20 Estilo celdalas ..................E16 F Valor constante El proceso dede utilizar teclas de flecha para mover un objeto en incrementosVista pequeños y ......................E25 Normal Estilo millares....................E17 precisos.

Deberá guardar su libro de trabajo como:

$ Dar formato a celdas con Combinar y centrar, y Estilos de celdas

Ventas GPS del segundo trimestre

| Capítulo 1

____

Para el proyecto 1E necesitará el siguiente archivo:

# Elaborar y copiar fórmulas, y emplear la función SUMA

Libro de trabajo de Excel nuevo Deberá guardar su libro de trabajo como:

Tipos de gráficos ..............E19

Celda................................... E3 Celda activa ....................... E6

Archivos del proyecto

Archivos del proyecto Para el proyecto 1C necesitará el siguiente archivo:

^ Imprimir y desplegar fórmulas, y cerrar Excel

Serie de datos ...................E20

Evaluaciones sobre el contenido

Encabezados de columnas Leyenda .............................E19 Botones de desplazamiento (letras) ............................. E5 Libro de trabajo ................. E3 entre etiquetas de hojas ____ 4. La manera en que se despliega Encabezados de filas el texto en torno de un objeto. de cálculo ....................... E4 (números)........................ E5 Localizadora de rango .....E34

# Elaborar y copiar fórmulas, y emplear la función SUMA

Para alcanzar el dominio de Excel, en el siguiente proyecto creará una hoja de cálculo que compara las ventas de distintos tipos de discos duros externos vendidos durante el segundo trimestre. Su hoja de cálculo terminada se parecerá a la figura 1.56.

@ Introducir datos en una hoja de cálculo

| Capítulo 1

Redondeo ..........................E14

Dominio de Excel | Proyecto 1E Discos duros

Excel

Autosuma ..........................E14

Punto de datos .................E20 Rango ................................E10

Formato de número de contabilidad...................E17

! Crear, guardar y navegar en un libro de trabajo de Excel

Elemento de desempeño

Autorrelleno ....................... E8

Cuadro Nombre ................. E4 Cuadro para seleccionar toda la hoja de cálculo ............................ E5

Fila ...................................... E6 Formato .............................E16

Aplicación de las habilidades adquiridas en el proyecto 1A con el cumplimiento de estos objetivos:

En la siguiente revisión de habilidades creará una hoja de cálculo de Excel con una gráfica que resuma las ventas del primer trimestre de dispositivos de navegación GPS (Sistema de Localización Global, Global Positioning System). La hoja de cálculo terminada deberá ser similar a la que se muestra en la figura 1.54.

| Capítulo 1

Alineación izquierda ......... E7 Autocompletar ................... E7

Control para dividir la ventana verticalmente ................. E4

@ Introducir datos en una hoja de cálculo

Evaluaciones sobre el contenido

Revisión de habilidades | Proyecto 1C Ventas de GPS

Excel

Ajuste automático ............E27

1/20/12 12:54:46 PM

Lista de objetivos  Cada nuevo

Final de capítulo

Ajuste (de área de impresión) ................E27

E5

M01_GASKIN_EXCEL_XXXX_1ED_SE_001-066.indd 45

E45

1/20/12 12:55:24 PM

E58

Proyecto 1I Ventas de impresoras | Excel

Excel | Capítulo 1: Creación de una hoja de cálculo e introducción de datos

M01_GASKIN_EXCEL_XXXX_1ED_SE_001-066.indd 58

1/20/12 12:56:33 PM

M01_GASKIN_EXCEL_XXXX_1ED_SE_001-066.indd 59

E59

1/20/12 12:56:55 PM

Proyecto 1K Facturación de servicio | Excel

M01_GASKIN_EXCEL_XXXX_1ED_SE_001-066.indd 61

E61

1/20/12 12:57:17 PM

Guía visual

A01_GASKIN_0911_1ED_SE_FM.indd 12

2/10/12 2:10:22 PM

Final de capítulo

Evaluaciones sobre los resultados Evaluaciones con soluciones abiertas. Evaluaciones sobre los resultados

Evaluaciones sobre los resultados

Rúbrica

Aplicación de una combinación de las habilidades de los proyectos 1A y 1B

Los siguientes parámetros de evaluación son de tipo abierto. Esto quiere decir que su cumplimiento puede lograrse de distintas maneras; la evaluación que se haga de su trabajo dependerá del enfoque que haya utilizado al aplicar la información. Trate de alcanzar el nivel de Calidad profesional. Use la siguiente rúbrica de calificación como guía para determinar cómo enfocó el problema; luego evalúe qué tan bien logró resolverlo con ese enfoque. Los parámetros —Dominio del software, Contenido, Formato y diseño y Proceso— representan el conocimiento y las habilidades que ha obtenido y que utilizó para resolver el problema. Los niveles de desempeño —Calidad profesional, Casi de calidad profesional, o Requiere mejorar— le ayudarán a usted y a su profesor a evaluar sus resultados.

Libro de trabajo de Excel nuevo Deberá guardar su libro de trabajo como: Apellido_Nombre_1M_Publicidad

Construye una solución clara, completa y bien organizada, con contenido pertinente, con un propósito claro y adecuado para el público. Ofrece una solución sin errores gramaticales, de ortografía o de estilo.

Construye una solución que consta de algunos componentes poco claros, mal organizados o incompletos; interpreta incorrectamente las necesidades del público; tiene algunos errores de ortografía, gramaticales o de estilo, pero éstos no afectan la comprensión.

Diseña una solución mal definida, incompleta o deficientemente organizada; contiene datos imprecisos o incompletos. Comete errores de ortografía, gramática o estilo. No resuelve el problema. Construye una solución poco clara, incompleta o mal organizada; incluye contenido inadecuado o impreciso; contiene muchos errores ortográficos, gramaticales o de estilo; no resuelve el problema.

3. Formato y diseño

El formato y la organización de todos los elementos contribuyen a comunicar información e ideas, a ilustrar relaciones, y a indicar su importancia relativa.

Aplica las características de formato y diseño adecuadas a algunos elementos, pero no a otros; exagera el uso de algunas características, provocando cierta distracción.

Aplica características de formato y diseño que no contribuyen a transmitir claramente información o ideas; no emplea el formato ni el diseño para aclarar una función, ilustrar relaciones o indicar su importancia relativa; usa en exceso las características disponibles, provocando mucha distracción.

Pone en práctica un enfoque organizado, Demuestra un enfoque organizado en que integra la planificación, el desarrollo, algunas áreas, pero no en otras; o bien, la autoevaluación, la revisión y la reflexión. utiliza un proceso de organización insuficiente.

2. Contenido E62

1A y 1B

Archivos del proyecto

Excel

Para el proyecto 1L necesitará el siguiente archivo: Libro de trabajo de Excel nuevo Deberá guardar su libro de trabajo como: Apellido_Nombre_1L_Planes_Telefónicos Roslyn Thomas, presidenta de Texas Spectrum Wireless, requiere una hoja de cálculo que resuma los siguientes datos concernientes a las ventas de planes telefónicos, durante el primer trimestre, que la compañía está ofreciendo para llamadas nacionales e internacionales. Roslyn desearía que la hoja incluyera un cálculo de las ventas totales para cada plan y un total de las ventas de todos los planes. Además le gustaría ver el porcentaje que cada plan representa con respecto a las ventas totales. Vendidos 2556

29.99

Doméstico Premium

3982

49.99

Doméstico Platinum

1647

64.99

Internacional Estándar

582

85.99

Internacional Premium

365

102.99

Fin

Trimestre 4

18642

28405

Dallas

18557

17963

22883

25998

Houston

32609

28462

25915

31755

San Antonio

12475

15624

13371

17429

1/20/12 12:57:34 PM

Libro de trabajo de Excel nuevo

M01_GASKIN_EXCEL_XXXX_1ED_SE_001-066.indd 63

Evaluaciones sobre el contenido

1/20/12 12:58:25 PM

Proyecto 1N Gastos personales | Excel

M01_GASKIN_EXCEL_XXXX_1ED_SE_001-066.indd 65

1/20/12 12:58:40 PM

para los proyectos GO! Piense que expone los criterios y estándares para calificar los proyectos con soluciones abiertas.

Rúbrica Los siguientes parámetros de evaluación son de tipo abierto. Esto quiere decir que su cumplimiento puede lograrse de distintas maneras; la evaluación que se haga de su trabajo dependerá del enfoque que haya utilizado al aplicar la información. Trate de alcanzar el nivel de Calidad profesional. Use la siguiente rúbrica de calificación como guía para determinar cómo enfocó el problema; luego evalúe qué tan bien logró resolverlo con ese enfoque. Los parámetros —Dominio del software, Contenido, Formato y diseño y Proceso— representan el conocimiento y las habilidades que ha obtenido y que utilizó para resolver el problema. Los niveles de desempeño —Calidad profesional, Casi de calidad profesional, o Requiere mejorar— le ayudarán a usted y a su profesor a evaluar sus resultados.

Excel

e01K_Facturación_Servicio

Las fórmulas son correctas pero no siempre fueron elaboradas de la manera más eficiente.

Una o más fórmulas faltan o no son correctas; simplemente se introdujeron los valores numéricos.

Creación de gráficos

Los gráficos fueron creados de manera apropiada.

El gráfico fue creado correctamente pero se seleccionaron datos incorrectos.

No se creó un gráfico.

Aplicación de formatos atractivos y apropiados

El formato es atractivo y apropiado.

Presenta un formato adecuado pero es difícil de leer o no es atractivo.

El formato es inadecuado o no se aplicó ninguno.

Ha completado el proyecto 1K

Proyecto 1K Facturación de servicio | Excel

E61

1/20/12 12:57:17 PM

Su proyecto terminado requiere mejorar si usted:

Elige y aplica algunas de las habilidades, herramientas y funciones adecuadas, pero no lo hace de la manera más eficiente.

Elige habilidades, herramientas o funciones inadecuadas, o éstas son ineficientes para resolver el problema.

Construye una solución clara, completa y Construye una solución que consta de bien organizada, con contenido pertinente, algunos componentes poco claros, mal con un propósito claro y adecuado para el organizados o incompletos; interpreta público. Ofrece una solución sin errores incorrectamente las necesidades del gramaticales, de ortografía o de estilo. público; tiene algunos errores de ortografía, gramaticales o de estilo, pero éstos no afectan la comprensión.

Diseña una solución mal definida, incompleta o deficientemente organizada; contiene datos imprecisos o incompletos. Comete errores de ortografía, gramática o estilo. No resuelve el problema. Construye una solución poco clara, incompleta o mal organizada; incluye contenido inadecuado o impreciso; contiene muchos errores ortográficos, gramaticales o de estilo; no resuelve el problema.

El formato y la organización de todos los elementos contribuyen a comunicar información e ideas, a ilustrar relaciones, y a indicar su importancia relativa.

Aplica características de formato y diseño que no contribuyen a transmitir claramente información o ideas; no emplea el formato ni el diseño para aclarar una función, ilustrar relaciones o indicar su importancia relativa; usa en exceso las características disponibles, provocando mucha distracción.

Pone en práctica un enfoque organizado, Demuestra un enfoque organizado en que integra la planificación, el desarrollo, algunas áreas, pero no en otras; o bien, la autoevaluación, la revisión y la reflexión. utiliza un proceso de organización insuficiente.

2. Contenido

Todas las fórmulas son correctas y fueron elaboradas eficientemente.

Su proyecto terminado es casi de calidad profesional si usted:

Elige y aplica las habilidades, herramientas y funciones adecuadas, e identifica métodos eficientes para resolver el problema.

3. Formato y diseño

En desarrollo: Pocas veces aplicó las habilidades necesarias

Elaboración de fórmulas

Su proyecto terminado tiene calidad profesional si usted:

4. Proceso

Nivel de desempeño

1. Dominio del software

Apellido_Nombre_1K_Facturación_Servicio Abra el archivo e01K_Facturación_Servicio y guárdelo como Apellido_Nombre_1K_Facturación_Servicio. Complete la hoja de cálculo empleando autorrelleno para introducir los títulos de los meses y calcule el total facturado para cada mes y producto. Inserte minigráficos y aplíqueles el formato apropiado en la columna Tendencia, además de dar a los valores numéricos el formato de contabilidad apropiado. Dé un formato atractivo a la hoja de cálculo; agregue título y subtítulo, revise la ortografía, ajuste los anchos de las columnas y aplique el formato de contabilidad adecuado. Integre un gráfico que compare el total de la facturación de servicio para cada producto y en el cual los meses figuren en el eje de categorías; aplique un formato atractivo al gráfico. Incluya en el pie de página el nombre del archivo, además introduzca al archivo las propiedades pertinentes. Envíelo como se le instruya hacerlo.

Competente: Aplicó las habilidades necesarias en algunos casos, pero no siempre

E65

Rúbrica para resultados  Una matriz específica

| Capítulo 1

Archivos del proyecto

Deberá guardar su libro de trabajo como:

Elemento de desempeño

Ha completado el proyecto 1N

Evaluaciones sobre los resultados

GO! Resuélvalo | Proyecto 1K Facturación de servicio Para el proyecto 1K necesitará el siguiente archivo:

A01_GASKIN_0911_1ED_SE_FM.indd 13

Apellido_Nombre_1N_Gastos_Personales Elabore una hoja de cálculo que detalle sus gastos personales durante los tres meses más recientes. Algunos de estos gastos pueden incluir —aunque no se limitan a estos rubros— hipoteca, rentas, utilidades, teléfono, alimentación, diversión, colegiaturas, cuidados infantiles, vestimenta y seguros. Incluya un total para cada mes y cada categoría de gastos. Incluya una columna que calcule el porcentaje de cada categoría con respecto al total de los gastos. Dé formato a la hoja de cálculo, defina anchos de columna apropiados, establezca que el texto se ajuste a los espacios disponibles y especifique los formatos de números de contabilidad apropiados, así como los estilos de celda más adecuados. Incluya también un gráfico de columnas que compare sus gastos por mes y modifique el diseño y estilo del gráfico. Inserte un pie de página que incluya el nombre del archivo y centre la hoja horizontalmente en la página. Guarde su archivo como Apellido_Nombre_1N_Gastos_ Personales y enviéla como se le instruya.

E63

1/20/12 12:58:02 PM

matriz específica para los proyectos Go! Resuélvalo que expone los criterios y estándares para calificar los proyectos con soluciones definidas.



Deberá guardar su libro de trabajo como:

Ha completado el proyecto 1M

M01_GASKIN_EXCEL_XXXX_1ED_SE_001-066.indd 64

Rúbrica específica para las tareas Una

M01_GASKIN_EXCEL_XXXX_1ED_SE_001-066.indd 61

Archivos del proyecto Para el proyecto 1N necesitará el siguiente archivo:

Empleando esta información cree un libro de trabajo que incluya los totales por trimestre y locación, minigráficos que ilustren las tendencias trimestrales, y un gráfico de columnas que compare los datos trimestrales en cada locación. Incluya títulos apropiados de hoja de cálculo, filas y columnas. Emplee las habilidades para formato que practicó en este capítulo, para dar a la hoja una apariencia profesional, legible y fácil de entender. Introduzca un pie de página con el nombre de archivo, además de las propiedades de documento apropiadas. Guarde el archivo como Apellido_Nombre_1M_Publicidad e imprímalo o envíelo como se lo indique el profesor.

Excel | Capítulo 1: Creación de una hoja de cálculo e introducción de datos

Proyecto 1L Planes telefónicos | Excel

Fin

Usted y GO! | Proyecto 1N Gastos personales

Fin

E64

Ejemplar: Aplicó consistentemente las habilidades necesarias

Aplicación de una combinación de las habilidades de los proyectos 1A y 1B

Ha completado el proyecto 1L

Excel | Capítulo 1: Creación de una hoja de cálculo e introducción de datos

Aplicación de una combinación de las habilidades de los proyectos 1A y 1B

Trimestre 3

25905

Elabore una hoja de cálculo que proporcione a Roslyn la información requerida. Incluya títulos apropiados para la hoja de cálculo, las columnas y las filas. Empleando las habilidades para formato que practicó en este capítulo dé a la hoja una apariencia profesional, legible y fácil de entender. Introduzca un pie de página con el nombre de archivo, además de las propiedades de documento apropiadas. Guarde el archivo como Apellido_Nombre_1L_Planes_Telefónicos e imprímalo o envíelo como se lo indique el profesor.

No utiliza un enfoque organizado para resolver el problema.

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Trimestre 2

22860

Fin

Precio

Doméstico Estándar

Trimestre 1 Austin

| Capítulo 1

Elige habilidades, herramientas o funciones inadecuadas, o éstas son ineficientes para resolver el problema.

GO! Piense | Proyecto 1L Planes telefónicos

Excel

Elige y aplica algunas de las habilidades, herramientas y funciones adecuadas, pero no lo hace de la manera más eficiente.

Evaluaciones sobre los resultados

Eliott Verschoren, vicepresidente de Marketing en Texas Spectrum Wireless, está llevando a cabo un análisis de los gastos publicitarios de la compañía en cuatro locaciones, con base en los siguientes datos:

| Capítulo 1

Elige y aplica las habilidades, herramientas y funciones adecuadas, e identifica métodos eficientes para resolver el problema.

1. Dominio del software

binación de las habiliSu proyecto terminado requiere dades de los proyectos mejorar si usted:

4. Proceso

Aplicación de una com-

Su proyecto terminado es casi de calidad profesional si usted:

Archivos del proyecto Para el proyecto 1M necesitará el siguiente archivo:

Evaluaciones sobre los resultados

Su proyecto terminado tiene calidad profesional si usted:

GO! Piense | Proyecto 1M Publicidad

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Aplica las características de formato y diseño adecuadas a algunos elementos, pero no a otros; exagera el uso de algunas características, provocando cierta distracción.

No utiliza un enfoque organizado para resolver el problema.

Excel | Capítulo 1: Creación de una hoja de cálculo e introducción de datos

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Guía visual xiii

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Material complementario En el sitio web de este libro encontrará el siguiente material: Archivos para el estudiante  Todos los archivos necesarios para desarrollar los proyectos presentados en el libro. Un capítulo introductorio sobre Microsoft Office 2010 en el que se indica cómo utilizar los comandos más usuales (como crear carpetas y guardar archivos) comunes en los programas de la suite de Office 2010. Un proyecto integrado en el que se utilizan los cuatro programas de Microsoft Office 2010: Word, Excel, PowerPoint y Access, donde se pone a prueba los conocimientos adquiridos por el estudiante. Un glosario con los términos más utilizados en el libro. Podcasts  Videos (en inglés) que aclaran algunos de los temas más complejos relacionados con el trabajo en aplicaciones de Microsoft.

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2/13/12 3:04:17 PM

Materiales para el profesor (en inglés) Todos los materiales para el profesor están disponibles en el sitio web del libro en www.pearsonenespañol.com/gaskin. Hojas de tarea  Una lista de todas las tareas del capítulo. Simplemente agregue la información del curso, fechas de entrega y sus observaciones. Al enviárselas a los estudiantes se cerciora de que ellos sabrán qué deben entregar y cuándo. Guiones  Conferencias de clase preparadas para el profesor. Archivos de soluciones con anotaciones  Junto con las etiquetas de las hojas de tarea constituyen un sistema de calificación que facilita la tarea al profesor. Diapositivas de PowerPoint con anotaciones  Presentaciones en PowerPoint para cada capítulo con comentarios. Rúbricas de calificaciones  Pueden usarlas tanto los estudiantes, para comprobar sus trabajos, como el profesor, para un rápido recordatorio de los elementos a corregir. Plantillas de programas de estudio  Para cursos de 8, 12 o 16 semanas. Banco de exámenes  Incluye una amplia variedad de preguntas para exámenes, por capítulo.



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Capítulo 1 | Excel 2010

Creación de una hoja de cálculo e introducción de datos RESULTADOS

OBJETIVOS

Al finalizar este capítulo, usted será capaz de:

El dominio de estos objetivos le permitirá:

PROYECTO 1A

Crear un informe de ventas con un gráfico de columnas y minigráficos. PROYECTO 1B

Calcular el valor de un inventario.

1. 2. 3. 4. 5.

Crear, guardar y navegar en un libro de trabajo de Excel (p. E3) Introducir datos en una hoja de cálculo (p. E6) Elaborar, copiar fórmulas y emplear la función SUMA (p. E12) Dar formato a celdas con Combinar y centrar, y Estilos de celda (p. E16) Utilizar los datos para crear un gráfico de columnas e insertar minigráficos (p. E18) 6. Imprimir y desplegar fórmulas, y cerrar Excel (p. E23) 7. 8. 9. 10. 11.

Revisar la ortografía de una hoja de cálculo (p. E29) Introducir datos por rangos (p. E31) Elaborar fórmulas para realizar operaciones matemáticas (p. E32) Modificar valores de una hoja de cálculo (p. E37) Aplicar formato a una hoja de cálculo (p. E38)

Shutterstock

En este capítulo En este capítulo usará Microsoft Excel 2010 para introducir y analizar datos organizados en columnas y filas. Una vez capturados los datos en una hoja de cálculo podrá efectuar cálculos, analizar los datos para tomar decisiones lógicas y crear gráficos. Además, creará y modificará libros de trabajo de Excel. Podrá practicar los fundamentos del diseño de hojas de cálculo, crear un pie de página, introducir y modificar datos en una hoja de trabajo, graficar datos y guardarlos, previsualizar e imprimir libros de trabajo. También podrá elaborar fórmulas para efectuar operaciones matemáticas. Los proyectos de este capítulo están relacionados con Texas Spectrum Wireless, una empresa que provee accesorios y software a las marcas más importantes de teléfonos celulares, teléfonos inteligentes, PDAs, reproductores MP3 y computadoras portátiles. La empresa vende miles de productos en sus tiendas al menudeo, distribuidas en todo Texas y el sur de Estados Unidos. También venden miles de artículos a través de su sitio Web, y ofrecen a sus clientes envío y devoluciones sin cargo. La compañía se enorgullece de ofrecer categorías de accesorios únicas, como equipo a prueba de agua y para uso rudo.

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Proyecto 1A Informe de ventas con un gráfico de columnas y minigráficos Actividades del proyecto En las actividades 1.01 a 1.16 creará un libro de trabajo de Excel para Roslyn Thomas, presidenta de Texas Spectrum Wireless. La hoja de cálculo mostrará las ventas de artículos inalámbricos durante el primer trimestre del año, tanto en forma de datos numéricos como mediante una gráfica (o gráfico, como Excel se refiere a ella). Su hoja de cálculo tendrá una apariencia similar a la que se muestra en la figura 1.1.

Archivos del proyecto Para el proyecto 1A necesitará el siguiente archivo:

Libro de trabajo de Excel nuevo

Deberá guardar su libro de trabajo como:

Apellido_Nombre_1A_Ventas_Trimestrales

Resultados del proyecto Texas Spectrum Wireless

Venta de accesorios del primer trimestre Diademas Fundas/Estuches Paquetes auto Baterías Total

Enero Febrero Marzo Total Tendencia $     47,991.12 $    66,984.92 $    87,540.57 $  202,516.61       19,725.00      15,523.12      13,717.67       48,965.79       40,408.67      61,446.98      85,835.76     187,691.41       62,154.28      68,758.50      72,558.89     203,471.67 $  170,279.07 $  212,713.52 $  259,652.89 $  642,645.48

Ventas del primer trimestre  $100,000.00  $90,000.00  $80,000.00  $70,000.00  $60,000.00  $50,000.00  $40,000.00  $30,000.00  $20,000.00  $10,000.00  $‐

Diademas Fundas/Estuches Paquetes auto Baterías

Enero

Febrero

Marzo

Apellido_Nombre_1A_Ventas_Trimestrales.xlsx

Figura 1.1   Proyecto 1A. Ventas trimestrales

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| Capítulo 1

Objetivo 1 | Crear, guardar y navegar

en un libro de trabajo de Excel

Excel

Excel muestra inicialmente un libro de trabajo vacío ­­—un libro de trabajo es el documento de Excel donde se almacenan los datos— que contiene una o más páginas llamadas hojas de cálculo. Una hoja de cálculo (también conocida como hoja de trabajo) se almacena en un libro de trabajo y tiene la forma de una matriz compuesta por filas horizontales y columnas verticales espaciadas de manera uniforme. La intersección de una fila con una columna forma un cuadro llamado celda.

Actividad 1.01 | Cómo iniciar Excel, nombrar y guardar un libro de trabajo

! Inicie Excel. De ser necesario vaya a la esquina inferior derecha de la ventana y haga clic en

el botón Normal     y localice el control Zoom para determinar el nivel de ampliación de la hoja de cálculo. El zoom debe indicar 100%, aunque algunas de las figuras de este libro muestran un nivel mayor.

Método alternativo

@ En la esquina superior izquierda de su pantalla haga clic en la ficha Archivo para desplegar la

Utilice el método abreviado del teclado @ para desplegar el cuadro de diálogo Guardar como.

# En la ubicación seleccionada cree una carpeta llamada Excel Capítulo 1. Abra la nueva carpeta

vista Backstage, elija la opción Guardar como, y en el cuadro de diálogo del mismo nombre seleccione la ubicación en la que desee guardar los libros de trabajo correspondientes a este capítulo. para desplegar la ventana correspondiente; en el cuadro Nombre de archivo aparece de manera predeterminada el nombre Libro1.

$ En el cuadro Nombre de archivo haga clic en Libro1 para seleccionarlo y escriba el nuevo nombre: Apellido_Nombre_1A_Ventas_Trimestrales. Cerciórese de emplear el carácter de subrayado ( Mayús + - ) e­n lugar de espacios entre palabras. Compare su pantalla con la figura 1.2.

Figura 1.2

Ruta hacia su nueva carpeta Excel Capítulo 1 en la barra de dirección (la que muestre su equipo puede ser distinta)

Nombre de archivo con su nombre y caracteres de subrayado entre palabras Botón Guardar



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% Haga clic en el botón Guardar. Compare su pantalla con la figura 1.3 y después analice detenidamente las partes de la ventana de Excel en la tabla de la figura 1.4.

Figura 1.3 Botones a nivel de libro de trabajo Cuadro de nombres Barra de fórmulas Cuadrícula de la hoja de cálculo Control para dividir la ventana verticalmente Botón para expandir horizontalmente la barra de desplazamiento Barra de estado Fichas correspondientes a las hojas de cálculo y botón Insertar hoja de cálculo Botones de desplazamiento entre etiquetas de hojas de cálculo

Partes de la ventana de Excel Parte de la pantalla

Descripción

Botón para expandir la barra de desplazamiento horizontal

Aumenta el ancho de la barra de desplazamiento horizontal.

Barra Fórmula

Muestra el valor o la fórmula contenida en la celda activa; también permite la introducción o modificación de datos.

Etiquetas de hojas de cálculo y botón Insertar hoja de cálculo

Identifican las hojas de cálculo dentro del libro de trabajo y permite insertar una hoja adicional.

Cuadro Nombre

Muestra el nombre de la celda, tabla, gráfico y objeto seleccionado.

Botones de navegación entre las etiquetas de las hojas de cálculo

Permite desplegar las etiquetas de las hojas de cálculo ocultas, cuando hay tantas de ellas que no se pueden mostrar todas de manera simultánea.

Barra de estado

Despliega el modo de la celda activa, el número de página, información de la hoja de cálculo, los botones de zoom y vistas, y funciones de cálculo de uso común como Suma y Promedio.

Control para dividir la ventana verticalmente

Divide la hoja de cálculo en dos vistas verticales.

Botones a nivel de libro de trabajo

Permiten minimizar, cerrar o restaurar al tamaño previo el libro de trabajo.

Cuadrícula de la hoja de cálculo

Despliega las columnas y las filas que se intersecan para formar las celdas de la hoja de cálculo.

Figura 1.4  

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| Capítulo 1

Actividad 1.02 | Navegación en una hoja de cálculo y un libro de trabajo

! Observe detenidamente la figura 1.5 y la tabla de la figura 1.6 para familiarizarse con la ventana del libro de trabajo de Excel.

Excel

Figura 1.5 Botón Expandir la barra de fórmulas Encabezados de columnas Cuadro para seleccionar toda la hoja de cálculo Encabezados de filas Puntero de Excel Control para dividir la ventana horizontalmente

Elementos de la ventana de libro de trabajo de Excel Elemento de la ventana de libro de trabajo

Descripción

Puntero de Excel

Despliega el puntero de Excel.

Botón Expandir la barra de fórmulas

Aumenta la altura de la barra de fórmulas para desplegar contenido de celda extenso.

Control para dividir la ventana horizontalmente

Divide la hoja de cálculo en dos vistas horizontales.

Encabezado de columna

Indica el número de la columna.

Encabezado de fila

Indica la letra de la fila.

Cuadro para seleccionar toda la hoja de cálculo

Selecciona todas las celdas de la hoja de cálculo.

Figura 1.6  

@ Vaya a la barra de desplazamiento horizontal y haga clic en la flecha de desplazamiento derecha una vez para sacar de la vista a la columna A.

Una columna es un grupo vertical de celdas de la hoja de cálculo. Comenzando con la primera letra del alfabeto, la A, cada letra identifica de manera exclusiva una columna; las letras constituyen los encabezados de columna. Si hacemos clic sobre una de las flechas de la barra de desplazamiento horizontal propiciaremos que la hoja de cálculo se mueva a la izquierda o la derecha una columna a la vez.

# Coloque el puntero sobre la flecha de desplazamiento derecha y mantenga oprimido

el botón del ratón hasta que las columnas comiencen a desplazarse rápidamente hacia la derecha; suelte el botón del ratón cuando comience a ver que los encabezados comienzan a ser pares de letras.

$ Arrastre lentamente el control de desplazamiento horizontal hacia la izquierda y observe que

justo arriba del control aparece información en pantalla donde se muestran los encabezados de las columnas a medida que van desplazándose. Arrastre el control de desplazamiento horizontal hacia la izquierda o la derecha —o haga clic en la flecha correspondiente, según lo requiera— para colocar la columna Z cerca del centro de la pantalla. Los encabezados subsecuentes a la letra Z emplean dos letras — AA, AB, AC, y así sucesivamente— hasta llegar a ZZ. Después de eso, cada columna se identifica con tres letras, comenzando con AAA. Este patrón proporciona 16,384 columnas (la última de ellas es XFD).

% En la porción inferior izquierda de la pantalla haga clic en la etiqueta Hoja2. Se despliega la segunda hoja de cálculo y se convierte en la hoja activa. A la izquierda se muestra la columna A.

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^ En la barra de desplazamiento vertical haga clic en la flecha de desplazamiento hacia abajo una vez para sacar a la fila 1 de la vista.

Una fila es un grupo horizontal de celdas. Comenzando con el 1, un número identifica de manera exclusiva a cada fila; los números constituyen los encabezados de filas, y se ubican en el extremo izquierdo de la hoja de cálculo. Una hoja de cálculo tiene 1,048,576 filas.

& Haga clic en la etiqueta Hoja1 que se encuentra en la esquina inferior izquierda. La primera hoja de cálculo del libro de trabajo se convierte en la hoja de cálculo activa. De manera predeterminada los libros de trabajo nuevos contienen tres hojas de cálculo. Cuando se guarda un libro de trabajo las hojas de cálculo quedan contenidas en el mismo archivo y, por tanto, no reciben un nombre de archivo individual.

* Emplee las habilidades que acaba de practicar para desplazarse horizontalmente hasta la columna A, y si lo requiere, hasta la fila 1.

Objetivo 2 | Introducir datos en una hoja de cálculo El contenido de las celdas —cualquier cosa que usted escriba dentro de ellas— puede ser de dos tipos: un valor constante —es decir, un valor— o una fórmula. Una fórmula es una ecuación que lleva a cabo operaciones matemáticas sobre valores contenidos en la hoja de cálculo. Los valores más comúnmente empleados son valores de texto y valores numéricos, por tanto, es posible insertar también datos como fechas y horas.

Actividad 1.03 | Introducción de texto y uso de Autocompletar Un valor de texto, también conocido como etiqueta, generalmente proporciona información acerca de un conjunto de valores colocados en otras celdas de la hoja de cálculo. Por ejemplo, un título, como Ventas de Accesorios del Primer Trimestre, informa al lector que los datos de la hoja de cálculo están relacionados con las ventas de accesorios llevadas a cabo durante los primeros tres meses del año, en el periodo que va de enero a marzo.

! Seleccione la Hoja1 para convertirla en la hoja activa. Haga clic en la intersección de la

columna A y la fila 1 para convertirla en la celda activa; ésta se señala con un contorno más oscuro y queda lista para recibir datos. Tanto la letra de la columna como el número de la fila intersecadas componen la referencia a la celda (o dirección de la celda). Cuando una celda está activa su letra de columna y su número de fila quedan resaltados. La referencia a la celda seleccionada, A1, se despliega en el cuadro Nombre.

@ Con la celda A1 activa escriba el título de la hoja de cálculo Texas Spectrum Wireless y oprima la tecla Intro . Compare su pantalla con la figura 1.7.

El texto o los números dentro de una celda se conocen como datos. Para confirmar los datos que escriba dentro de la celda puede oprimir la tecla Intro , la tecla Tab o cualquier tecla de flecha. Si oprime la tecla Intro pasa la selección a la celda inferior.

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| Capítulo 1

Figura 1.7 El cuadro Nombre despliega la referencia de la celda activa: A2

Excel

Los encabezados de columna y fila de la celda activa están resaltados Se introdujo el título de la hoja de cálculo

# Observe que el texto no cabe en la celda A1, y por lo tanto se extiende hacia la derecha para desplegarse también en la celda B1.

Si el texto es demasiado largo para caber en una sola celda, y si las celdas contiguas de la derecha están vacías, el texto se extenderá hacia ellas; en caso de no estar vacías sólo se desplegará la porción de texto que quepa en la celda activa.

$ En la celda A2 escriba el subtítulo de la hoja de cálculo, Ventas de accesorios del primer trimestre, y oprima Intro . Compare su pantalla con la figura 1.8.

Figura 1.8 El cuadro Nombre despliega A3, la referencia de la celda activa Los encabezados de columna y fila de la celda activa están resaltados Se introdujo el subtítulo de la hoja de cálculo Puntero de Excel

% Oprima Intro nuevamente para activar la celda A4 y escriba Diademas, el título de la primera fila, y después oprima Intro .

Los caracteres que escriba se alinean con el borde izquierdo de la celda —alineación izquierda— y la celda A5 se convierte en la celda activa. La alineación izquierda es la predeterminada para valores de texto.

^ En la celda A5 escriba D, observe que se despliega el texto de la celda previa. Si los primeros caracteres que escriba en una celda coinciden con los de otra entrada de la columna, Excel completa el texto de manera automática. Esta función, Autocompletar, le ayuda sólo con los caracteres alfabéticos.

Método alternativo Utilice el método abreviado del teclado Ctrl + G para guardar los cambios realizados.

& Borre la D, escriba Fundas/Estuches y oprima Intro . La sugerencia de Autocompletar se elimina también cuando los caracteres de la entrada que escribe comienzan a diferir del valor propuesto.

* En la celda A6 escriba Paquetes auto y oprima Intro . En la celda A7 escriba Baterías y oprima



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Intro . En la celda A8 escriba Total y oprima Intro . Haga clic en el botón Guardar     de la barra de herramientas de acceso rápido.

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Actividad 1.04 | Uso de autorrelleno y métodos abreviados del teclado

! Haga clic en la celda B3. Escriba E y observe que cuando comienza a escribir en una celda se activan en la barra Fórmula los botones Cancelar   la figura 1.9.

  e Introducir  

, como se muestra en

Figura 1.9 Botones Cancelar e Introducir Títulos de filas introducidos Puntero de Excel cuando se introduce texto en una celda

@ Continúe escribiendo nero. Observe que los valores que introduce en la celda se despliegan también en la barra Fórmula; en esta barra haga clic en el botón Introducir   confirmar el dato y mantener la celda B3 activa.

  para

# Con la celda B3 activa, localice el pequeño cuadro negro en la esquina inferior derecha de la celda seleccionada.

Puede arrastrar este control de autorrelleno —el cuadrito de la esquina inferior derecha de la celda seleccionada— hacia las celdas adyacentes para rellenarlas con valores basados en la primera.

$ Coloque el cursor sobre el control de autorrelleno hasta que aparezca el puntero  

 ; mantenga oprimido el botón izquierdo del ratón, arrastre hacia la derecha, hacia la celda D3 y, al arrastrar, observe las sugerencias Febrero y Marzo en forma de información de pantalla. Suelte el botón del ratón.

% Al rellenar las celdas contiguas se despliega Opciones de autorrelleno   luego compare su pantalla con la figura 1.10.

 ; haga clic en él y

Autorrellenar genera y extiende una serie de valores en las celdas contiguas a partir del valor de otra. Una serie es un grupo de elementos sucesivos; por ejemplo, Enero, Febrero, Marzo. El botón Opciones de autorrelleno despliega opciones para rellenar datos; éstas pueden variar dependiendo del contenido del programa y del formato de los datos que esté introduciendo. Observe que la opción que está seleccionada es Serie de relleno, lo cual indica la acción que se tomó. Dado que las opciones están relacionadas con la tarea en curso se considera que el botón es sensible al contexto.

Figura 1.10 Enero, Febrero, Marzo se despliegan en las celdas B3, C3 y D3 Control de autorrelleno Lista de opciones de autorrelleno Botón de opciones de autorrelleno

^ Haga clic en cualquier celda para cancelar el despliegue de la lista de opciones de autorrelleno. La lista deja de mostrarse; el botón se despliega sólo hasta que usted lleve a cabo alguna otra acción en pantalla. E8

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rápido para guardar los cambios que ha realizado en su libro de trabajo. Tómese un momento para estudiar la tabla de la figura 1.11 a fin de familiarizarse con los métodos abreviados del teclado con los cuales puede navegar dentro de una hoja de cálculo de Excel.

Métodos abreviados del teclado para navegar dentro de la ventana Excel Para mover la ubicación de la ventana activa

Oprima

Hacia arriba, hacia abajo, a la derecha o a la izquierda una celda

t, b, r, l

Hacia abajo una celda

Intro

Hacia arriba una celda

Mayús + Intro

Hacia arriba una pantalla

RePág

Hacia abajo una pantalla

AvPág

A la columna A de la fila activa

Inicio

A la última celda de la última columna del área activa (un rectángulo formado por todas las filas y las columnas de una hoja de cálculo que contiene datos)

Ctrl + Fin

A la celda A1

Ctrl + Inicio

A la derecha una celda

Tab

A la izquierda una celda

Mayús + Tab

| Capítulo 1

& Oprima Ctrl + Inicio , el método abreviado del teclado para activar la celda A1. * Haga clic en el botón Guardar     que se encuentra en la barra de herramientas de acceso

Figura 1.11  

Actividad 1.05 | Alineación de texto y ajuste del tamaño de las columnas

! En el área de encabezados de columnas coloque el puntero sobre la línea vertical ubicada entre la columna A y la columna B para desplegar el puntero    ; mantenga oprimido el botón del ratón y compare su pantalla con la figura 1.12.

Se despliega información sobre el ancho de la columna. El ancho predeterminado de una columna es de 64 píxeles. Un píxel, una contracción de picture element, es un punto de luz medido en puntos por pulgada cuadrada. Sesenta y cuatro píxeles permiten alojar 8.43 caracteres, el número promedio de dígitos que caben en una celda usando la fuente y tamaño predeterminados Excel: Calibri de 11 puntos.

Figura 1.12 Área de encabezados de columnas Puntero del ratón Información de pantalla



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@ Arrastre el puntero hacia la derecha, y cuando el número de píxeles indicados en la

información de pantalla llegue a 110 suelte el botón del ratón. Si no está satisfecho con el resultado haga clic en el botón Deshacer   , ubicado en la barra de herramientas de acceso rápido, y repita la operación. Este ancho permite alojar el encabezado de fila más largo localizado en la celda A5, Fundas/Estuches. El título y subtítulo de la hoja de cálculo de las celdas A1 y A2 se extienden por más de una columna y aún así no caben en la columna A.

# Coloque el puntero en la celda B3 y luego arrástrelo para seleccionar las celdas B3, C3 y D3. Compare su pantalla con la figura 1.13; si no queda satisfecho con el resultado haga clic en cualquier punto y repita la operación.

Cuando dos o más celdas de una hoja de cálculo, adyacentes o no, están seleccionadas, se dice que componen un rango; en este caso, las celdas B3 a D3. Este rango de celdas se identifica como B3:D3. El signo de dos puntos (:) entre dos referencias de celdas indica que el rango incluye a todas las celdas intermedias. Un rango de celdas seleccionado de esta manera queda indicado mediante un borde oscuro, y Excel lo trata como una sola unidad para que de esta manera usted pueda efectuar los mismos cambios a más de una celda al mismo tiempo. Las celdas seleccionadas en el rango quedan resaltadas, exceptuando la primera, cuya referencia se despliega en el cuadro Nombre.

Figura 1.13 En el cuadro Nombre se despliega la referencia —B3— de la primera celda del rango La columna A se ensanchó a 110 píxeles El rango B3:D3 está seleccionado

$ Con el rango B3:D3 seleccionado, haga clic con el botón derecho del ratón en cualquier

parte del rango; en la minibarra de herramientas que se despliega oprima el botón Centrar   ; después haga clic en el botón Guardar     de la barra de herramientas de acceso rápido. Los títulos de columna Enero, Febrero, Marzo se alinean en el centro de cada celda.

Actividad 1.06 | Introducción de números Para introducir valores numéricos puede utilizar ya sea las teclas numéricas de la parte principal del teclado o bien el teclado numérico (las laptops no lo incluyen).

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De manera predeterminada los valores numéricos se alinean con el borde derecho de la celda. El formato numérico predeterminado de Excel —una forma específica en que despliega los números— es el formato General. Con este formato predeterminado se desplegará todo lo que escriba en la celda, excepto los ceros que coloque a la derecha del punto decimal. Por ejemplo, en el número 237.50, el 0 después del 5 no se muestra.

| Capítulo 1

la barra Fórmula, haga clic en el botón Introducir     para mantener la celda B4 activa. Compare su pantalla con la figura 1.14.

Excel

! Haga clic en la celda B4, que se encuentra debajo de Enero, escriba 47991.12 y luego, en

Los datos que se visualizan en una celda se conocen como valor desplegado. Los datos que se despliegan en la barra Fórmula constituyen el valor subyacente. El número de dígitos o caracteres que se despliegan en una celda —el valor mostrado— depende del ancho de la columna. Los cálculos se llevan a cabo siempre sobre los números del valor subyacente, no sobre los números del valor desplegado.

Figura 1.14

Valor subyacente en la barra Fórmula Valor desplegado en la celda

General indica el formato del número.

@ Oprima la tecla Tab para activar la celda C4. Deberá introducir las cifras que se muestran a

continuación; utilice la siguiente técnica: oprima la tecla Tab para confirmar la introducción y avance en la fila; oprima la tecla Intro al final de cada fila para pasar a la siguiente. Enero

Febrero

Marzo

Diademas

47991.1

66984.92

87540.57

Fundas/Estuches

19725

15523.12

13717.67

Paquetes auto

40408.67

61446.98

85835.76

Baterías

62154.28

68758.50

72558.89

# Compare los números que introdujo con la figura 1.15 y guarde  

  su libro de trabajo.

En el formato predeterminado de Excel, General, no se desplegarán los ceros colocados a la derecha del punto decimal. Por ejemplo, cuando escriba el número 68758.50, el 0 después de 5 no se muestra.

Figura 1.15

Valores introducidos para cada categoría en cada mes



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Objetivo 3 | Elaborar, copiar fórmulas

y emplear la función SUMA

Una celda contiene un valor constante (textual o numérico) o una fórmula. Una fórmula es una ecuación que lleva a cabo cálculos matemáticos con valores de otras celdas y luego coloca el resultado en la celda donde reside la fórmula. Puede crear fórmulas o usar una función; es decir, una fórmula ya provista que detecta uno o varios valores, lleva a cabo una operación y devuelve un valor.

Actividad 1.07 | Operaciones matemáticas mediante fórmulas y con la función SUMA En esta actividad practicará tres maneras de sumar un grupo de números en Excel.

! Haga clic en la celda B8 para activarla, y escriba =. La celda activa muestra el signo de igualdad (=) y el punto de inserción parpadea, lo cual indica que está en espera de más datos. Todas las fórmulas comienzan con el signo = para indicar a Excel que debe comenzar un cálculo. La barra Fórmula despliega el signo = y los botones Cancelar e Introducir.

@ En el punto de inserción, escriba b4 y compare su pantalla con la figura 1.16. Es posible que se despliegue fugazmente una lista con todas las funciones de Excel que comienzan con B (a medida que prosiga con el estudio de Excel, usará funciones de este tipo). La celda B4 queda rodeada con un borde azul y pequeños controles en las esquinas, lo que indica que la celda es parte de una fórmula activa. El color empleado en el cuadro coincide con el de la referencia de la celda correspondiente a la fórmula.

Figura 1.16

La celda B4 queda rodeada en azul para indicar que forma parte de una fórmula activa La celda B8 muestra el inicio de la fórmula, con b4 en azul para coincidir con el color del borde de la celda

# En el punto de inserción, escriba + y luego b5. Un borde de color distinto rodea a la celda B5. El color coincide con el de la referencia de celda recién insertada en la fórmula activa. Cuando escribe referencias de celda no es necesario emplear mayúsculas.

$ En el punto de inserción, escriba +b6+b7 y luego oprima la tecla Intro . El resultado del cálculo de la fórmula —170279.1— se muestra en la celda. Recuerde que en el formato General no se despliegan los ceros a la derecha del punto decimal.

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1.17.

La fórmula agrega los valores de las celdas B4 a B7, y el resultado se muestra en la celda B8. De esta manera puede usted elaborar una fórmula escribiéndola. Aunque la celda B8 despliega el resultado, la fórmula en sí se despliega en la barra Fórmula y se le conoce como fórmula subyacente.

Excel

Observe constantemente la barra Fórmula para asegurarse del contenido real de una celda; en ocasiones un número mostrado en una celda puede ser sólo el resultado de una fórmula.

| Capítulo 1

% Haga clic nuevamente sobre B8, mire la barra Fórmula y compare su pantalla con la figura

Figura 1.17 La fórmula se despliega en la barra Fórmula

El total de los valores de las celdas B4:B7 se despliega en la celda B8

^ Haga clic en la celda C8 y escriba = para indicar el comienzo de una fórmula. Después coloque el cursor sobre la celda C4 y haga clic.

La referencia de la celda C4 se agrega a la fórmula activa. Un borde rodea la celda referida; tanto este borde como el de la referencia en la fórmula adoptan el mismo color.

& En el punto de inserción escriba + y después haga clic en la celda C5. Repita este proceso para completar la fórmula y agregar las celdas C4 a C7; al finalizar oprima Intro .

Método alternativo

El resultado del cálculo efectuado por la fórmula —212713.5— se despliega en la celda C8. Este método para elaborar una fórmula se conoce como apuntar y hacer clic.

* Haga clic en la celda D8. En la ficha Inicio haga clic en el botón Suma  

Use el método abreviado del teclado Alt + = o, desde la ficha Fórmula, en el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en el botón Autosuma.



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Modificar, compare su pantalla con la figura 1.18.

  del grupo

SUMA es una función de Excel, es decir, se trata de una fórmula ya elaborada. Un borde parpadeante rodea el rango D4:D7 y en la celda D8 se despliega =SUMA(D4:D7). El signo = indica el inicio de una fórmula, SUMA indica el tipo de cálculo que se llevará a cabo (una adición) y (D4:D7) indica el rango de celdas sobre el cual se llevará a cabo dicho cálculo. Excel despliega en pantalla información adicional acerca de la acción.

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Figura 1.18 Botón Suma La fórmula se despliega en la barra Fórmula El rango propuesto para sumar queda rodeado por un borde parpadeante La fórmula de la función SUMA y el rango de celdas a sumar se despliegan en la celda

( Observe la barra Fórmula y note que también ahí se despliega la fórmula. Después mire nuevamente las celdas rodeadas por el borde parpadeante.

Cuando usted activa la función SUMA, Excel primero busca arriba de la celda activa un rango de celdas para sumarlas; si no lo encuentra busca a la izquierda de la celda activa. Si el rango propuesto no es lo que usted desea sumar, puede seleccionar manualmente un rango de celdas.

) Oprima Intro para elaborar una fórmula usando la función SUMA. Su total es 259652.9. Dado que la función SUMA se emplea con frecuencia, tiene su propio botón en el grupo Modificar de la ficha Inicio; una versión más grande se puede encontrar en el grupo Biblioteca de funciones de la ficha Fórmulas. Este botón también se conoce como Autosuma.

_ Observe que los totales del rango B8:D8 muestran sólo un espacio decimal. Haga clic en el botón Guardar  

.

Los valores numéricos demasiados largos no se extienden a la siguiente celda vacía, tal como lo hacen los valores de texto. Lo que hace Excel es redondear el número para que quepa en el espacio disponible. El redondeo es un procedimiento que determina cuál dígito a la derecha del número será el último que se muestre, y luego lo incrementa en 1 si el siguiente dígito a la derecha es 5, 6, 7, 8 o 9.

Actividad 1.08 | Copia de una fórmula mediante el uso del control de Autorrelleno Ha practicado ya tres maneras de crear una fórmula: escribiéndola, usando la técnica de apuntar y hacer clic, y por medio de un botón de función. Además sabe que puede copiar fórmulas. Cuando usted copia una fórmula de una celda hacia otra, Excel ajusta las referencias de celdas para que se adapten a la nueva ubicación de la fórmula.

! Haga clic en la celda E3, escriba Total y oprima Intro . El texto de la celda E3 está centrado porque se empleó el formato de la celda contigua.

@ Con la celda E4 activa, mantenga oprimida la tecla pantalla con la figura 1.19.

Alt y luego oprima = . Compare su

Alt + = es el método abreviado de teclado para la función SUMA. Recuerde que Excel primero busca arriba de la celda activa un rango de celdas para proponerlo; si no lo encuentra, entonces busca a la izquierda de la celda activa y propone un rango para la suma.

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| Capítulo 1

Figura 1.19 La fórmula de la función SUMA se despliega en la barra Fórmula

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La fórmula de la función SUMA se despliega en la celda El rango propuesto a sumar queda rodeado con un borde parpadeante

# En la barra Fórmula, haga clic en el botón Introducir   mantener la celda E4 activa.

  para desplegar el resultado y

La cantidad total de dólares de Diademas vendidas en el trimestre es de 202516.6. En las celdas E5:E8 puede observar que requiere fórmulas similares a la de la celda E4, pero en las que se considere las celdas de las filas 5, 6, 7 y 8.

$ Con la celda E4 activa, coloque el puntero sobre el control de la esquina inferior derecha de la celda hasta que se despliegue el puntero    . Después arrastre el puntero hasta la celda E8; si no está satisfecho con el resultado, haga clic en el botón Deshacer     ubicado en la barra de acceso rápido y repita la operación. Compare su pantalla con la figura 1.20.

Figura 1.20

Se despliega el total en las celdas seleccionadas Se despliega el botón Opciones de autorrelleno

% Haga clic en la celda E5. Observe en la barra Fórmula =SUMA(B5:D5). Haga clic en la celda E6 y observe que ahora la fórmula mostrada en la barra es =SUMA(B6:D6).

En cada fila Excel copió la fórmula pero ajustó las referencias de celdas relativas al número de fila. A esto se le conoce como referencia relativa de celda: una referencia basada en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y las celdas a las que ésta se refiere en ese contexto. El cálculo efectuado es el mismo, pero se lleva a cabo sobre las celdas de esa fila en particular. Use este método para insertar rápidamente varias fórmulas en hojas de cálculo.

^ Haga clic en la celda F3, escriba Tendencia y luego oprima la tecla Intro . Guarde   trabajo.



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  su libro de

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Objetivo 4 | Dar formato a celdas con Combinar

y centrar, y Estilos de celda

Dé formato —es decir, cambie el aspecto— a sus celdas para hacer su hoja de cálculo más atractiva y legible.

Actividad 1.09 | Uso de Combinar y centrar, y aplicación de Estilos de celda Método alternativo

! Seleccione el rango A1:F1 y luego, en el grupo Alineación, haga clic en el botón Combinar

Seleccione el rango, haga clic con el botón derecho del ratón sobre él y luego, sobre la minibarra de herramientas, haga clic en el botón Combinar y centrar.

y centrar  

; repita la operación con el rango A2:F2 seleccionado.

La instrucción Combinar y centrar une las celdas seleccionadas en una celda mayor y centra el contenido en ella; las celdas del rango B1:F1 y B2:F2 no pueden ser seleccionadas ya, dado que quedan combinadas en las celdas A1 y A2, respectivamente.

@ Seleccione la celda A1. En el grupo Estilos haga clic en el botón Estilos de celda y compare su pantalla con la figura 1.21.

Un estilo de celda está definido por un conjunto de características de formato, como tipo, tamaño, color de fuente, borde y relleno de celdas.

Figura 1.21

Botón Estilos de celda Celda A1 combinada y centrada Celda A2 combinada y centrada

Galería de estilos de celda

# En la galería desplegada, seleccione la opción Título, que se encuentra debajo de Títulos

y encabezados, observe que la altura de la fila se ajusta para alojar a la fuente que se elige.

$ Haga clic en la celda A2, despliegue la galería de estilos de celda y, bajo Títulos y encabezados, haga clic en Encabezado 1.

Use los estilos de celda para dar un aspecto consistente al interior de una hoja de cálculo y a varias de ellas dentro de un libro de trabajo.

% Seleccione el rango B3:F3; mantenga oprimida la tecla Ctrl y luego seleccione el rango A4:A8 para abarcar tanto los títulos de columna como los de fila.

Emplee esta técnica para seleccionar dos o más rangos no contiguos.

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En el cuadro Nombre escriba b4:e4,b8:e8 y luego oprima la tecla Intro.

Actividad 1.10 | Formato de números de contabilidad

! Seleccione el rango B4:E4; mantenga oprimida la tecla Ctrl y seleccione el rango B8:E8. Es posible referirse a este rango como b4:e4,b8:e8, así, con una coma que separa los dos rangos no contiguos.

@ En la ficha Inicio haga clic en el botón Formato de número de contabilidad  

Método alternativo

Número. Compare su pantalla con la figura 1.22.

Despliegue la galería de Estilos de celda y, bajo Formato de número, haga clic en Moneda.

| Capítulo 1

títulos tanto de columnas como de filas y guarde     su libro de trabajo.

Excel

^ Despliegue la galería Estilos de celda, haga clic en Encabezado 4 para aplicar este estilo a los

Método alternativo

  del grupo

El Formato de número de contabilidad aplica una coma divisora de miles cuando se requiere, inserta un signo de moneda alineado con el borde izquierdo de la celda, aplica dos lugares decimales y deja un pequeño espacio en el extremo derecho de la celda para insertar un paréntesis cuando se trata de números negativos. Excel ensancha las columnas para que puedan alojar los números con este formato.

Figura 1.22 Botón Formato de número de contabilidad

Rangos no adyacentes seleccionados con Formato de número de contabilidad

# Seleccione el rango B5:E7 y, en el grupo Número, haga clic en el botón Estilo millares  

.

El Estilo millares permite insertar comas como separadores de miles donde se requiera y aplica dos lugares decimales. También deja espacio a la derecha para insertar un paréntesis en el caso de números negativos. Cuando prepare hojas de cálculo con datos contables, la primera columna de cantidades en moneda y la fila de totales de montos deben estar en el formato Número de Contabilidad; es decir, con comas como separadores de miles, signos de moneda, dos lugares decimales y espacio a la derecha para insertar un paréntesis para números negativos, si los hay. El resto de las filas deben ser formateadas con el Estilo millares.



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$ Seleccione el rango B8:E8. Despliegue la galería Estilos de celda y bajo Títulos y encabezados haga clic en Total. Haga clic en cualquier celda vacía para cancelar la selección y compare su pantalla con la figura 1.23. Ésta es una manera común de aplicar bordes a los datos contables. El borde simple indica que los cálculos fueron realizados sobre los números de arriba mientras que el borde doble expresa que la información termina ahí. En ocasiones, los documentos de contabilidad no muestran valores con centavos sino cifras redondeadas. Si es el caso, seleccione las celdas y luego haga doble clic en el botón Disminuir decimales.

Figura 1.23

Estilo millares aplicado al rango B5:E7 Formato Total aplicado a la fila de totales

% En el grupo Temas, de la ficha Diseño de página, haga clic en Temas. Seleccione el tema Compuesto y observe que el estilo de celdas asume el nuevo tema. Haga clic en el botón Guardar   .

Recuerde que un tema es un conjunto predefinido de colores, fuentes, líneas y efectos de relleno que muestran una relación armónica.

Objetivo 5 | Utilizar los datos para crear un gráfico

de columnas e insertar minigráficos

Una gráfica —o gráfico, como Excel lo denomina— es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo. Es más fácil entender datos presentados en forma de gráfica que en forma tabular. Los minigráficos son pequeñas gráficas incrustadas en una celda y proporcionan un sumario visual de las tendencias que sus datos pueden tener. Un minigráfico produce un patrón más obvio al ojo.

Actividad 1.11 | Gráfico de columnas para representar datos En esta actividad creará un gráfico de columnas con las ventas mensuales de diversos accesorios durante el primer trimestre. Un gráfico de columnas es útil para ilustrar comparaciones entre números relacionados. La gráfica permitirá a la presidenta de la compañía, Rosalyn Thomas, encontrar un patrón de las ventas mensuales generales.

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Cuando grafique datos es recomendable no incluir los totales, sino sólo la información que desee comparar. Mediante el empleo de distintos tipos de gráficas —de columnas, circular, de líneas— puede mostrar datos de tal forma que sean más significativos para el lector.

@ En la galería de tipos de gráficos de columnas, bajo Columnas en 2-D, seleccione la primera opción de gráfico, cuya información de pantalla es Columna agrupada. Compare su pantalla con la figura 1.24.

| Capítulo 1

clic en Columna para desplegar una galería de Tipos de gráficas de columnas.

Excel

! Seleccione el rango A3:D7. Haga clic en la ficha Insertar y luego, en el grupo Gráficos, haga

Al hacer lo anterior se inserta un gráfico de columnas en la hoja de cálculo; los datos de origen quedan rodeados con un borde de color. Debido a que el objeto gráfico está seleccionado —bordeado y con controles de tamaño— se despliega en pantalla la información adicional Herramientas de gráficos y se agregan fichas contextuales a las estándar.

Figura 1.24 Las Herramientas de gráficos agregan tres fichas: Diseño, Presentación y Formato Los bordes y los controles de tamaño indican que el gráfico está seleccionado El rango de datos graficados queda bordeado en color (verde=rótulos, azul=columnas, morado=etiquetas de categorías) El gráfico de columnas agrupadas se muestra en la hoja de cálculo

# Coloque el cursor sobre el borde superior del gráfico para desplegar el puntero  

  y arrastre la esquina superior izquierda del gráfico justo adentro de la celda A10, como lo muestra la figura 1.25. Con base en los datos que usted seleccionó en su hoja de cálculo, Excel elabora un gráfico de columnas y agrega etiquetas de categorías, que se despliegan en la parte baja del gráfico; a esta área se le conoce como eje de categorías o eje x. Excel emplea los títulos de fila como nombres de categoría. En la parte izquierda, Excel incluye una escala numérica en la que se basan los datos graficados; se trata del eje de valores o eje y. En el extremo derecho, la leyenda identifica los patrones o colores asignados a las categorías del gráfico.



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Figura 1.25 Nueva ubicación del gráfico Las columnas representan los datos de las celdas rodeadas por el borde azul El eje de categorías, o eje x, representa a las celdas rodeadas por el borde morado Etiquetas de categorías

$ Localice las fichas contextuales de Herramientas de gráficos: Diseño, Presentación y Formato.

Cuando hay un gráfico seleccionado, Herramientas de gráficos se activa y las fichas adicionales proporcionan las opciones necesarias para trabajar con el gráfico.

% Localice el grupo de celdas con borde azul. Cada una de las doce celdas bordeadas en azul se conoce como punto de datos, un valor que se origina en una celda de hoja de cálculo. Cada punto de datos se representa en el gráfico con un marcador de datos —una columna, barra, área, punto, sección de círculo u otro símbolo de gráfico. Los puntos de datos relacionados forman una serie de datos; por ejemplo, hay una serie de datos para Enero, otra para Febrero y otra para Marzo. Cada serie de datos tiene un color o patrón distintivo representado en la leyenda.

^ En la ficha Diseño haga clic en el botón Cambiar entre filas y columnas, del grupo Datos, y compare su gráfico con la figura 1.26.

De esta manera podrá cambiar fácilmente las categorías de datos de los títulos de fila, la opción predeterminada, a los títulos de columna. Dependerá de sus necesidades de presentación de los datos el que usted elija una u otra forma de usar los títulos. En este caso, la presidenta desea consultar las ventas mensuales y el desglose de las categorías de productos dentro de cada mes.

Figura 1.26

Cada uno de los valores del rango seleccionado es un punto de datos El eje de valores (eje y) se basa en las ventas totales trimestrales La leyenda presenta ahora los nombres de filas (correspondientes a los tipos de accesorios), dado que han conmutado las series de datos Las categorías ahora están constituidas por las columnas y etiquetadas con los nombres correspondientes (meses)

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pantalla con la figura 1.27

  del grupo Diseño de gráfico. Compare su

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En la Galería de diseños de gráfico puede seleccionar una opción prediseñada, una combinación de elementos de gráfico que puede incluir título, leyenda, etiquetas para columnas y la tabla de celdas graficadas.

| Capítulo 1

& En la ficha Diseño haga clic en el botón Más  

Figura 1.27

Galería de diseños de gráfico

Más botones en el grupo Estilos de gráficos

* Haga clic en los diseños para ver el efecto que tienen en su gráfico y después, usando la información en pantalla como guía, seleccione Diseño 1.

( En la gráfica, haga clic en cualquier parte del texto Título del gráfico para seleccionar el cuadro correspondiente; escriba Ventas del primer trimestre y oprima la tecla Intro para desplegar el nuevo título.

) Haga clic en el área blanca sobre el borde del gráfico para deseleccionar el título. En la ficha

Diseño haga clic en el botón Más     del grupo Estilos de diseño. Compare su pantalla con la figura 1.28. La Galería de estilos de diseño exhibe varios estilos ya elaborados; es decir, los aspectos generales del gráfico en lo que se refiere a colores, fondos y efectos visuales como columnas planas o en relieve, por ejemplo.

Figura 1.28

Galería de estilos de diseño

Se agregó el titulo al gráfico

_ Usando la información en pantalla como guía, encuentre y seleccione el Estilo 26. Este estilo emplea un fondo blanco, colorea las columnas y les aplica un efecto de relieve. Con esta clara representación de los datos, la presidenta podrá examinar las ventas de todas las categorías de productos pertenecientes a cada mes, y podrá observar que las ventas de diademas y paquetes para auto han crecido sustancialmente durante el trimestre.



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+ Haga clic en cualquier celda para deseleccionar el gráfico y observe que se ocultan las Herramientas de gráficos. Haga clic en Guardar  

y compare su pantalla con la figura 1.29.

Las fichas contextuales se despliegan cuando un objeto está seleccionado, y se ocultan cuando éste no lo está.

Figura 1.29

El estilo 26 se aplicó al gráfico

Actividad 1.12 | Creación y aplicación de formato a minigráficos Mediante la creación de minigráficos usted puede proporcionar un contexto para sus cifras. Sus lectores podrán ver rápidamente la relación entre un minigráfico y los datos subyacentes.

Método alternativo En la hoja de cálculo, seleccione el rango F4:F7 para insertar en él el cuadro Ubicación.

! Seleccione el rango B4:D7. Vaya a la ficha Insertar y haga clic en la opción Línea, del grupo Minigráfico. Observe que en el cuadro de diálogo Crear grupo Minigráfico se despliega el rango B4:D7 seleccionado.

@ Con el punto de inserción parpadeando en el cuadro Ubicación escriba f4:f7. Compare su pantalla con la figura 1.30.

Figura 1.30 Cuadro de diálogo Crear grupo Minigráfico El Rango de datos muestra sus datos seleccionados Se especificó la Ubicación Botón Aceptar

# Haga clic en Aceptar para insertar las líneas de tendencia en el rango F4:F7; después vaya a la ficha Diseño y haga clic en el casilla de verificación Marcadores del grupo Mostrar.

El minigráfico proporciona para cada fila un resumen visual de las ventas de cada accesorio durante el periodo de tres meses. Por ejemplo, puede ver inmediatamente que de los cuatro tipos de artículos, sólo Fundas/Estuches presenta ventas decrecientes en este periodo. E22

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$ En el grupo Estilo haga clic en el botón Más  

| Capítulo 1

. En la segunda fila, haga clic en el cuarto estilo, Énfasis de estilo de minigráfico 4, más oscuro 25%. Haga clic en la celda A1 para deseleccionar el rango. Haga clic en Guardar    . Compare su pantalla con la figura 1.31.

Excel

Utilice marcadores, colores y estilos de esta manera para mejorar sus minigráficos.

Figura 1.31

Valores introducidos para cada categoría de cada mes

Objetivo 6 | Imprimir y desplegar fórmulas,

y cerrar Excel

Use la vista Diseño de página y los comandos de la ficha Diseño de página para preparar una impresión.

Actividad 1.13 | Cambio de vistas, creación de un pie de página y uso de la vista previa de impresión Por cada proyecto de Excel de este libro usted creará un pie de página que contenga su nombre y el nombre del proyecto.

! Cerciórese de que el gráfico no esté seleccionado. En la ficha Insertar haga clic en el grupo Texto y después en el botón Encabez. pie pág. para cambiar la vista a Diseño de página y abrir el área de encabezado. Compare su pantalla con la figura 1.32.

En vista Diseño de página puede ver los bordes del papel de varias páginas, los márgenes y las reglas. También puede insertar un encabezado o pie de página en el área correspondiente y usar las Herramientas para encabezado y pie de página.

Figura 1.32 Botón Ir al pie de página

Reglas El área de encabezado con tres secciones abiertas; la sección central es la seleccionada Margen



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@ En el grupo Navegación, de la ficha Diseño, haga clic en la opción Ir al pie de página para

abrir esta área, después haga clic justo arriba de la palabra Pie de página para colocar el punto de inserción en la sección izquierda del área.

# En el grupo Elementos de encabezado y pie de página haga clic en el botón Nombre de

archivo para agregar el nombre del archivo al pie de página; se despliega &[Archivo] en la sección izquierda del área de pie de página. Después haga clic en una celda justo arriba del pie de página para salir de esta área y leer el nombre de su archivo.

$ Desplácese para ver su gráfico, haga clic en una esquina del mismo para seleccionarlo y

después cerciórese de que esté centrado bajo los datos. Coloque el cursor sobre los pequeños puntos ubicados en el borde derecho del gráfico. Compare su pantalla con la figura 1.33.

Figura 1.33 Cursor para redimensionamiento horizontal El borde indica que el gráfico está seleccionado

% Arrastre el puntero  

  hacia la derecha de manera que el borde derecho quede justo a la izquierda del borde derecho de la columna F. Cerciórese de que los bordes derecho e izquierdo del gráfico queden justo dentro de las columnas A y F. Haga los ajustes necesarios.

^ Haga clic en cualquier celda para deseleccionar el gráfico. En el grupo Configurar página, de la ficha Diseño de página, haga clic en el botón Márgenes, y en la parte baja de la galería de márgenes haga clic en Márgenes personalizados. En el cuadro de diálogo Configurar página, bajo Centrar en la página, seleccione la casilla de verificación Horizontalmente.

Esta acción centrará los datos y el gráfico de manera horizontal en la página, como se muestra en el área de vista preliminar.

& En la esquina inferior derecha del cuadro de diálogo Configurar página, haga clic en

Aceptar. En la esquina superior izquierda de su pantalla haga clic en la ficha Archivo para desplegar la vista Backstage. En la ficha Info, a la derecha y abajo de la miniatura de la página, haga clic en Propiedades y después en Mostrar el panel de documentos.

* En el cuadro Autor sustituya el texto existente con su nombre y apellido. En el cuadro Asunto Método alternativo

escriba el nombre de su curso y el número de sección. En el cuadro Palabras clave escriba ventas de accesorios y cierre     el panel Propiedades del documento.

( Haga clic en la ficha Archivo para volver a la vista Backstage, y en la sección izquierda haga

Oprima Ctrl + F2 para desplegar la vista previa de impresión.

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clic en Imprimir para ver los comandos de impresión y la vista previa de impresión. Compare su pantalla con la figura 1.34.

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| Capítulo 1

Figura 1.34

Imprimir Comandos y opciones de configuración para imprimir

Vista previa de impresión

) Detecte los ajustes que sean necesarios y haga clic en la ficha Inicio para cerrar la vista

Backstage y regresar a la hoja de cálculo. En la esquina inferior derecha de su pantalla haga clic en el botón Normal     para regresar a la Vista normal y después oprima Ctrl + Inicio para regresar a la celda A1. La vista normal maximiza el número de celdas visibles en su pantalla y mantiene más juntas las letras de las columnas y los números de las filas. La línea vertical punteada entre las columnas indica que sólo se imprimirán en la primera página las columnas a la izquierda de dicha línea. La posición exacta de la línea vertical dependerá de la configuración predeterminada de su impresora.

_ Lleve a cabo los ajustes necesarios y después guarde  

  su libro de trabajo.

Actividad 1.14 | C  ómo eliminar las hojas que no se emplean en un libro de trabajo Un libro de trabajo de Excel contiene, de inicio, tres hojas de cálculo vacías. No es necesario borrar las que no utilice, pero hacerlo ahorra espacio y elimina la idea de que pudiera haber más información en el libro de trabajo.

! Haga clic en la ficha Hoja2 que se localiza en la esquina inferior izquierda de su hoja de cálculo para desplegar y activar la segunda hoja del libro de trabajo.

Método alternativo

@ Mantenga oprimida la tecla Ctrl mientras hace clic en la etiqueta Hoja3. Suelte la tecla Ctrl

En la ficha Inicio haga clic en el botón Eliminar del grupo Celdas, y después en Eliminar hoja.



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y después, con ambas hojas seleccionadas (el fondo bajo las etiquetas correspondientes se vuelve blanco), coloque el cursor sobre cualquiera de ellas, haga clic con el botón derecho del ratón y en el menú contextual seleccione Eliminar. Excel elimina las dos hojas sin usar de su libro de trabajo. Si accidentalmente intenta borrar una hoja que contenga datos Excel mostrará un mensaje de advertencia para que pueda cancelar la operación. Las Etiquetas de hoja, ubicadas en el borde inferior de la ventana de Excel, permiten identificar y seleccionar cada una de las hojas de cálculo del libro.

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Actividad 1.15 | Impresión de una hoja de cálculo

! Haga clic en el botón Guardar   . @ Despliegue la vista Backstage y en la sección izquierda haga clic en Imprimir. Cerciórese de

que en el cuadro Copias se muestre el valor 1. Verifique que bajo Configuración se despliegue Imprimir hojas activas. Compare su pantalla con la figura 1.35.

Figura 1.35

Copias indica 1

Imprimir hojas activas

Vista previa de impresión

# Para imprimir sobre papel, cerciórese de tener en su sistema una impresora disponible; luego,

en el grupo Imprimir, haga clic en el botón Imprimir. Para una impresión electrónica, haga clic en el grupo Guardar y enviar (en la vista Backstage) y en Tipos de archivo seleccione Crear documento PDF/XPS y después, en la sección derecha, haga clic en Crear documento PDF o XPS. En el cuadro de diálogo Publicar como PDF o XPS busque la ubicación adecuada para su archivo y haga clic en el botón Publicar para crear el archivo PDF. Cierre la ventana de Adobe.

Actividad 1.16 | Cómo desplegar, imprimir y ocultar fórmulas Cuando escribe una fórmula en una celda, ésta despliega el resultado de los cálculos. Recuerde que este valor se conoce como valor desplegado. Si lo desea puede ver e imprimir las fórmulas de las celdas; sólo recuerde que a menudo una fórmula ocupa más espacio que el resultado del cálculo.

! De ser necesario, vuelva a desplegar su hoja de cálculo. Debido a que hará algunos cambios provisionales sobre su libro de trabajo haga clic en Guardar   para conservar los cambios realizados hasta este punto.

  en la barra de acceso rápido

@ En la ficha Fórmulas haga clic en el botón Mostrar fórmulas del grupo Auditoría de

fórmulas. Después, en el área de encabezados de columnas, coloque el cursor sobre el encabezado de la columna A para desplegar el puntero   ; mantenga oprimido el botón del ratón y después arrastre hacia la derecha para seleccionar las columnas A:F. Compare su pantalla con la figura 1.36.

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Excel  |  Capítulo 1: Creación de una hoja de cálculo e introducción de datos

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| Capítulo 1

Figura 1.36 Las líneas punteadas muestran los saltos de página

Excel

Se muestran las fórmulas subyacentes

Nota | Activación y desactivación del despliegue de fórmulas El botón Mostrar fórmulas activa y desactiva el despliegue de las mismas: hacer clic sobre él una vez despliega las fórmulas, hacer clic nuevamente las oculta.

Método alternativo En el grupo Ajustar área de impresión haga clic en el botón para desplegar el cuadro de diálogo. En el cuadro de diálogo Configurar página, en la ficha Página, sección Ajuste de escala, haga clic en el botón de opción Ajustar a.

Método alternativo En el grupo Configurar página, haga clic en el botón para desplegar el cuadro de diálogo. En la ficha Página, sección Orientación, haga clic en el botón de opción Horizontal.

# Coloque el cursor en el límite entre dos de los encabezados de las columnas seleccionadas

para desplegar el puntero     y después haga doble clic para efectuar un ajuste automático del ancho de las celdas seleccionadas. El ajuste automático determina para toda la columna un ancho tal que quepa el contenido más extenso alojado en alguna de sus celdas.

$ Vaya a la ficha Diseño de página y en el grupo Configurar página haga clic en Orientación y luego en Horizontal. En el grupo Ajustar área de impresión, haga clic en la flecha de Ancho y seleccione 1 página para que el contenido de la hoja de cálculo quepa en una página. El ajuste permite reducir el ancho (o alto) de la hoja de cálculo a imprimir de manera que quepa en un número determinado de páginas, adecuado para la impresión de fórmulas. Aunque no siempre es el caso, las fórmulas frecuentemente ocupan más espacio que los resultados.

% En el grupo Configurar página haga clic en el botón  

  para desplegar el cuadro de diálogo correspondiente. Vaya a la ficha Márgenes, y en la sección Centrar en la página, haga clic en el casilla de verificación Horizontalmente (sólo si es necesario).

^ Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo. Cerciórese de que su gráfico esté

centrado debajo de los datos y de que los bordes izquierdo y derecho estén justo dentro de las columnas A y F respectivamente (arrastre un borde del gráfico y después deselecciónelo si fuera necesario). Despliegue la vista previa de impresión e imprima la hoja de cálculo como lo indique su profesor.

& Haga clic en la ficha Archivo para desplegar la vista Backstage, haga clic en Cerrar y,

cuando se le pida, haga clic en No guardar con el fin de desechar los cambios realizados recientemente —despliegue de fórmulas, cambio de anchos de columnas, modificaciones en orientación y ajuste— para imprimir fórmulas.

* En la esquina superior derecha de su pantalla haga clic en el botón Cerrar   Excel.

Fin



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  para salir de

Ha completado el proyecto 1A

Proyecto 1A  Informe de ventas con un gráfico de columnas y minigráficos  |  Excel

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Proyecto 1B Valuación del inventario Actividades del proyecto En las actividades 1.17 a 1.24 creará un libro de trabajo para Josette Lovrick, gerente de operaciones. En dicho libro tendrá que calcular el valor al menudeo de un inventario de productos para automóvil. Su hoja de cálculo terminada deberá ser similar a la figura 1.37.

Archivos del proyecto Para el proyecto 1B necesitará el siguiente archivo:

Libro de trabajo de Excel nuevo

Deberá guardar su libro de trabajo como:

Apellido_Nombre_1B_Productos_Auto

Resultados del proyecto Texas Spectrum Wireless

Valuación del inventario de productos para auto Al 31 de diciembre

Amplificador de señal de antena

Adaptador de puerto de alimentación  Repetidor de antena Lector/grabador de tarjeta SIM Soporte adhesivo Soporte para GPS Valor total al menudeo de todos los productos

Ubicación de  almacén

Cantidad en  existencia

Precio  menudeo

Dallas

              1,126                3,546                1,035                2,875                3,254                2,458

$             19.99                19.49                39.99                16.90                11.99                20.99

Dallas Houston Houston Houston Dallas

Porcentaje del  Valor total al  valor total al  menudeo  menudeo $     22,508.74        69,111.54        41,389.65        48,587.50        39,015.46        51,593.42 $   272,206.31

8.27% 25.39% 15.21% 17.85% 14.33% 18.95%

Apellido_Nombre_1B_Productos_Auto.xlsx

Figura 1.37   Proyecto 1B.  Productos para automóvil

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Excel  |  Capítulo 1: Creación de una hoja de cálculo e introducción de datos

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Actividad 1.17 | Revisión ortográfica de una hoja de cálculo

! Inicie Excel y abra un nuevo libro de trabajo. En la celda A1 escriba Texas Spectrum Wireless y oprima Intro . En la celda A2 escriba Inventario de productos para auto y oprima Intro .

| Capítulo 1

En Excel, la revisión ortográfica se lleva a cabo de manera similar a la de otros programas de Microsoft Office.

Excel

Objetivo 7 | Revisar la ortografía de una hoja de cálculo

@ Haga clic en la ficha Archivo para desplegar la vista Backstage, seleccione Guardar como,

ubique la carpeta Excel Capítulo 1 y, como nombre de archivo, escriba Apellido_Nombre_1B_

Productos_Auto. Finalmente haga clic en el botón Guardar.

# Oprima Tab para ir a la celda B3, escriba Cantidad y oprima Tab . En la celda C3 escriba Costo promedio y oprima Tab . En la celda D3 escriba Precio menudeo y oprima Tab .

$ Haga clic en la celda C3 y mire la barra Fórmula. Observe que el valor aparece truncado en

la celda; sin embargo, en la barra el valor se despliega completo. Compare su pantalla con la figura 1.38. El texto demasiado extenso para caber en una celda se pasa a las celdas contiguas hacia la derecha, en caso de que estén vacías. Si la celda de la derecha contiene datos dicha celda no se invade y el texto demasiado extenso aparece truncado. El valor completo sigue existiendo pero no es completamente visible.

Figura 1.38 Todo el contenido de la celda C3 se despliega en la barra Fórmula La celda C3 está activa; el texto aparece truncado

% Haga clic en la celda E3, escriba Valor total al menudeo y oprima Tab . En la celda F3 escriba Porcentaje del valor total al menudeo

y oprima Intro .

^ Haga clic en la celda A4. Sin corregir el error, escriba Amplificador de señal de antea y oprima Intro . En el rango A5:A10 escriba los títulos listados a continuación; después compare su pantalla con la figura 1.39. Adaptador de puerto de alimentación Repetidor de antena Lector/grabador de tarjeta SIM Soporte adhesivo Soporte para GPS Valor total al menudeo de todos los productos



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Figura 1.39

Títulos de columnas

Títulos de filas

& En el área de encabezados de columna coloque el cursor sobre el límite derecho de

la columna A para desplegar el puntero     y después arrástrelo hacia la derecha para ensancharla hasta 310 píxeles.

* Seleccione el rango A1:F1, haga clic en Combinar y centrar   de celda, seleccione el estilo Título.

  y, en la galería de estilos

Método alternativo

( Seleccione el rango A2:F2, haga clic en Combinar y centrar  

Oprima F2 , el método abreviado del teclado para iniciar la revisión ortográfica.

) Colóquese en la celda A1, vaya a la ficha Revisar y haga clic en el botón Ortografía  

  y en la galería de estilos de celda seleccione el estilo Título 1. Oprima Intro + Inicio para ir a la parte alta de la hoja de trabajo. del grupo Revisión. Compare su pantalla con la figura 1.40.

 

Figura 1.40 El título de hoja de cálculo tiene ahora el formato Título La columna A está ensanchada a 310 píxeles El subtítulo de la hoja de cálculo está formateado con el estilo Título 1 Cuadro de diálogo Ortografía Se indica que la palabra No está en el diccionario

¡Atención! | ¿ Se despliega un mensaje preguntando si se desea revisar desde el inicio de la hoja de cálculo? Si se despliega un mensaje para continuar la revisión desde el inicio de la hoja de cálculo, haga clic en Sí. El comando Ortografía comienza el proceso de revisión en la celda seleccionada y avanza hacia abajo y a la derecha. Si la celda activa no es A1, se desplegará este mensaje.

_ En el cuadro de diálogo Ortografía, en No está en el diccionario observe la palabra antea. La herramienta de ortografía no incluye la palabra tal como está en su diccionario. Excel provee una lista de palabras posibles en el cuadro de Sugerencias. E30

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| Corrija cualquier otro error que pudiera haber cometido. Cuando se despliegue el mensaje Ha concluido la revisión ortográfica de toda la hoja haga clic en Aceptar. Guarde   de trabajo.

  su libro

| Capítulo 1

antea, un error ortográfico, se cambia a antena. Se despliega un mensaje: Ha concluido la revisión ortográfica de toda la hoja (a menos que hayan surgido otras palabras no reconocidas). Dado que la revisión ortográfica comienza en la celda activa, es recomendable regresar a la celda A1 antes de comenzar el proceso de revisión ortográfica.

Excel

+ Debajo de Sugerencias haga clic en antena y después en el botón Cambiar.

Objetivo 8 | Introducir datos por rangos Puede introducir datos seleccionando primero un rango de celdas. Esta técnica ahorra tiempo, especialmente si emplea el teclado numérico para capturar los números.

Actividad 1.18 | Introducción de datos por rango

! Seleccione el rango B4:D9, escriba 1126 y oprima Intro . El valor se despliega en la celda B4, y la celda B5 se activa.

@ Con la celda B5 activa, escriba lo siguiente y oprima Intro después de introducir cada dato, compare su pantalla con la figura 1.41: 1126 4226 1035 2875 3254 2458

Después de introducir el último valor y oprimir Intro se activa la celda activa de la parte superior de la siguiente columna dentro del rango seleccionado. Aunque no es necesario introducir los datos de esta manera puede darse cuenta de que seleccionar el rango antes de capturar los datos ahorra tiempo porque confina el movimiento a las celdas del rango seleccionado.

Figura 1.41

Celda C4 activa Rango B4:D9 seleccionado



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Proyecto 1B  Valuación del inventario  |  Excel

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# Con el rango seleccionado todavía activo, introduzca los datos de la tabla que se muestra a

continuación; comience en la celda C4 y oprima Intro después de insertar cada dato. Comience con los datos para la columna Costo promedio y siga con los de la columna Precio menudeo. Puede introducir estos datos con el rango seleccionado o deseleccionarlo antes de iniciar la captura. Costo promedio

Precio menudeo

9.75

19.99

9.25

19.49

16.90

39.99

9.55

16.90

4.20

12.99

10.45

20.99

Recuerde que el formato numérico predeterminado para celdas es General, en el que los números se despliegan exactamente como los escriba (los ceros finales se eliminan aunque usted los incluya).

$ Haga clic en cualquier celda vacía y compare su pantalla con la figura 1.42. Corrija cualquier error que haya cometido y haga clic en Guardar  

.

Figura 1.42

Datos introducidos

Objetivo 9 | Elaborar fórmulas para realizar

operaciones matemáticas

Los operadores son símbolos mediante los cuales usted especifica el tipo de cálculo que desea realizar en una fórmula.

Actividad 1.19 | Elaboración de fórmulas para realizar operaciones matemáticas

! Haga clic en la celda E4, escriba =b4*d4 y observe que esas dos celdas quedan señaladas por un borde como parte de una fórmula. Oprima Intro .

El Valor total al menudeo de todos los artículos Amplificador de señal de antena del inventario —22508.74— es igual a la Cantidad (1,226 artículos) multiplicada por el Precio menudeo (precio de venta) de 19.99. En Excel, el asterisco (*) indica una multiplicación.

@ Observe detenidamente los símbolos —operadores aritméticos—que usará para llevar a cabo operaciones básicas en Excel; éstos se muestran en la tabla de la figura 1.43.

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Excel  |  Capítulo 1: Creación de una hoja de cálculo e introducción de datos

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Operación



+

Adición



-

Sustracción (o negación)



*

Multiplicación



/

División



%

Porcentaje



^

Exponente

Excel

Operador

| Capítulo 1

Símbolos empleados en Excel para indicar operaciones aritméticas

Figura 1.43  

# Haga clic en la celda E4. Puede ver que en las celdas E5:E9 hace falta una fórmula similar a la de la celda E4, pero referida en cada caso a las celdas de la fila correspondiente. Recuerde que puede copiar fórmulas y que las referencias a las celdas cambian de acuerdo con la fila en que las copie.

$ Con la celda E4 seleccionada, coloque el cursor sobre el control ubicado en la esquina inferior Método alternativo Seleccione el rango, despliegue la galería de Estilos de celda y, en Formato de número, haga clic en Millares.

derecha de la celda hasta que se despliegue el puntero   . Arrastre hacia abajo hasta la celda E9 para copiar la fórmula.

% Seleccione el rango B4:B9, vaya a la ficha Inicio y en el grupo Número haga clic en el botón Estilo millares    . En el grupo Número haga clic dos veces sobre el botón   eliminar los lugares decimales de esos valores.

  para

Estilo Millares formatea los números con dos lugares decimales; en vista de que los números empleados se refieren a cantidades enteras no es necesario utilizar los decimales.

^ Seleccione el rango E4:E9 y luego, en la parte baja de su pantalla, en la barra de estado, observe los valores desplegados para Promedio, Recuento y Suma: 48118.91833, 6 y 288713.51.

Cuando selecciona datos numéricos, de manera predeterminada se despliegan los resultados de tres cálculos en la barra de estado: Promedio, Recuento y Suma. Excel indica lo siguiente: que si promedia los valores seleccionados el resultado sería 48118.91833; que hay 6 celdas con valores en la selección, y que si sumara los valores de esas celdas el resultado sería 288713.51.

& Haga clic en la celda E10, en el grupo Modificar, luego oprima el botón Suma  

, observe que Excel selecciona un rango para sumar; luego oprima Intro para desplegar el total de 288713.51.

* Seleccione el rango C5:E9 y aplique el Estilo millares  

 , observe que Excel ensancha la columna E. Si aparecen signos de número (#) en la celda, revise la actividad 1.16 para ajustar la columna.

( Seleccione el rango C4:E4, mantenga oprimida la tecla Ctrl y haga clic en la celda E10. Suelte la tecla Ctrl y aplique el Formato de número de contabilidad   ensancha las columnas según se requiera.



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. Observe que Excel

Proyecto 1B  Valuación del inventario  |  Excel

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) Haga clic en la celda E10 y, de la galería de Estilos de celda, aplique el estilo Total. Haga clic en cualquier celda en blanco y compare su pantalla con la figura 1.44.

Figura 1.44

Formato de número de contabilidad aplicado a C4:E4, E10 Estilo millares aplicado a C5:E9 Estilo Total aplicado a E10

_ Haga clic en el botón Guardar  

  para guardar su libro de trabajo.

Información adicional | Cálculos múltiples en la barra de estado Puede desplegar hasta seis cálculos en la barra de estado. Para agregar otros cálculos —mínima, máxima y recuento numérico (el número de celdas seleccionadas con un valor numérico)— haga clic con el botón derecho del ratón sobre la barra de estado y haga clic en los cálculos adicionales que desee desplegar.

Actividad 1.20 | Copia de fórmulas con referencias absolutas a celdas En una fórmula una referencia relativa considera a una celda por su posición relativa a la celda que contiene la fórmula. Además, una referencia absoluta considera a una celda por su posición fija dentro de la hoja de cálculo; por ejemplo, el total de la celda E10. Cuando copia una fórmula una referencia relativa se ajusta de manera automática. En algunos cálculos usted no deseará que la referencia de celda se ajuste, sino que la referencia a la celda permanezca igual cuando se copie la fórmula.

! Haga clic en F4, escriba = y haga clic en la celda E4. Escriba / y luego haga clic en la celda E10. La fórmula = E4/E10 indica que el valor de la celda E4 se dividirá entre el valor de la celda E10. ¿Por qué? Porque la señora Lovrick desea conocer el porcentaje representado por el Valor total al menudeo de cada producto con respecto al Valor total al menudeo de todos los productos. Aritméticamente, el porcentaje se calcula dividiendo el Valor total al menudeo de cada producto entre el Valor total al menudeo de todos los productos. El resultado será un porcentaje expresado como número decimal.

@ Oprima Intro . Haga clic en la celda F4 y observe que la fórmula se despliega en la barra Fórmula. Coloque el puntero sobre la celda F4 y haga doble clic.

La fórmula con las dos celdas referidas desplegadas en color y rodeadas con un borde se despliega en la celda. Esta función, conocida como localizadora de rango, es útil para verificar fórmulas dado que indica visualmente cuáles celdas del libro de trabajo están incluidas en el cálculo de una fórmula.

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Excel  |  Capítulo 1: Creación de una hoja de cálculo e introducción de datos

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# Oprima Intro para desplegar nuevamente el resultado del cálculo de la celda y observe que $ Haga clic en la celda F4 nuevamente y arrastre el control hasta la celda F9. Compare su pantalla con la figura 1.45.

Las celdas despliegan un mensaje de error —#DIV/0!— y un triángulo verde en la esquina superior izquierda de cada celda, lo que indica que Excel ha detectado un error. Al igual que el revisor ortográfico, Excel emplea reglas para verificar errores de fórmula y los señala de esta manera. Adicionalmente se despliega el botón Opciones de autorrelleno, desde donde usted podrá seleccionar opciones de formato para las celdas copiadas.

Excel

| Capítulo 1

aproximadamente 8% del total de venta al menudeo del inventario está constituido por los Amplificadores de señal de antena.

Figura 1.45

Botón Opciones de autorrelleno Las celdas F5:F9 despliegan un mensaje de error y triángulos verdes

% Haga clic en F5 y, a la izquierda de la celda, coloque el puntero en el botón  

 , de Corrección de errores; se desplegará información en pantalla que indica La fórmula o función utilizada está dividiendo entre cero o entre celdas vacías. De esta manera Excel sugiere la causa de un error.

^ Mire la barra Fórmula y examine la fórmula. La fórmula es =E5/E11. La referencia de celda E5 es correcta pero la siguiente al operador de división (/) es E11 y E11 es una celda vacía.

& Haga clic en la celda F6, coloque el cursor sobre el botón  

  y observe la barra Fórmula.

Dado que las referencias de celdas son relativas, Excel construye las fórmulas incrementando el número de filas para cada ecuación. En este caso, el divisor debe ser siempre el valor de la celda E10, el Valor total al menudeo de todos los productos.

* Coloque el puntero en F4 y haga doble clic para colocar el punto de inserción dentro de la Método alternativo

celda.

( Dentro de la celda use las teclas de flecha para colocar el puntero a la izquierda de E10

Modifique la fórmula de manera que indique =E4/$E$10.



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y oprima F4 . Compare su pantalla con la figura 1.46

Se despliegan signos de moneda, lo que convierte la referencia a la celda E10 en una referencia absoluta. El uso de un signo de moneda en este caso no implica de ninguna manera el uso de valores monetarios. Simplemente es el signo que Excel usa para diferenciar a una referencia absoluta de una relativa.

Proyecto 1B  Valuación del inventario  |  Excel

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Figura 1.46

La fórmula editada con signos de moneda denota una referencia absoluta

) En la barra Fórmula haga clic en el botón Introducir  

, de manera que F4 siga activa. Arrastre el control de la celda para copiar la fórmula modificada hacia abajo, hasta la celda F9. Compare su pantalla con la figura 1.47.

Figura 1.47

La fórmula que contiene la referencia absoluta, en la primera celda del rango seleccionado El porcentaje del total (E10) se calcula para cada producto

_ Haga clic en la celda F5, examine la fórmula en la barra Fórmula y luego examine las fórmulas de las celdas F6, F7, F8 y F9.

Para cada fórmula, la referencia de celda para el Valor total al menudeo de cada producto siguió siendo relativa; en cambio el valor usado como divisor —Valor total al menudeo de todos los productos— se convirtió en absoluto. De esta manera, usando valores tanto relativos como absolutos, es fácil duplicar fórmulas sin tener que escribirlas.

+ Haga clic en el botón Guardar  

.

Información adicional | Cálculo de un porcentaje a partir del total del monto Usando la ecuación cantidad/total = porcentaje, puede calcular el porcentaje correspondiente a una parte dada (el porcentaje como decimal). Por ejemplo, si en un examen alcanza 42 aciertos de 50 posibles, su porcentaje de aciertos es de 42/50 = 0.84 u 84%.

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Excel  |  Capítulo 1: Creación de una hoja de cálculo e introducción de datos

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Actividad 1.21 | Modificación de valores en una hoja de cálculo Usted puede editar los valores de números y texto directamente dentro de una celda o en la barra Fórmula.

| Capítulo 1

Excel lleva a cabo cálculos sobre números (por eso estamos utilizándolo). Si realiza cambios a los números, Excel recalcula de forma automática. Ésta es una de las características más valiosas de Excel.

Excel

Objetivo 10 | Modificar valores de una hoja de cálculo

! Observe que en la celda E10 el total de la columna es $288,713.51. Haga clic en la celda B5 y cambie el valor a 3546. Observe la celda E5 y oprima Intro .

Las fórmulas de Excel recalculan los resultados si usted hace cambios sobre el valor de una de las celdas referenciadas. No es necesario borrar el viejo valor de una celda, ya que seleccionarla y escribir el nuevo sustituye el anterior automáticamente. El Valor total al menudeo de todos los Adaptadores de puerto de alimentación se recalcula —69,111.54— y el total, en la celda E10, se convierte en $275,460.31. Adicionalmente los porcentajes de la columna F se recalculan.

@ Coloque el cursor en D8 y haga doble clic. Con las flechas de dirección lleve el punto de

inserción a la izquierda de 2 y use Supr o ←Retro para borrar 2 y escribir 1, de forma que el nuevo precio sea 11.99.

# Observe que al oprimir la tecla Intro en las celdas E8 y D10 se calculan nuevamente las fórmulas.

Excel recalcula el valor de E8 —39,015.46— y el de E10 —$272,206.31—. Además, todos los porcentajes de la columna F se vuelven a calcular ya que se modificó el Valor total al menudeo de todos los productos.

$ Posicione el ratón en la celda A2 de manera que el puntero  

  esté ligeramente a la izquierda de la palabra Inventario y haga doble clic para colocar el punto de inserción en la celda. Modifique el texto para agregar la palabra Valuación del oprimiendo la barra espaciadora según se requiera, corrija lo que necesite y luego oprima Intro .

% Vaya a la celda B3 y haga clic en la barra Fórmula para colocar el punto de inserción después

de la letra d. Oprima la barra espaciadora una vez, escriba “en existencia” y haga clic en el botón Introducir   . Haga clic en Guardar     y compare su pantalla con la figura 1.48. Recuerde que si el texto es demasiado largo para caber en la celda y la celda a la derecha contiene datos, el texto aparece truncado, aunque sigue completo pero semioculto.

Figura 1.48

Se agregó en existencia al título de la columna Se agregó Valuación del al subtítulo Hay un nuevo valor en la celda B5 Hay un nuevo valor en la celda D8



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Proyecto 1B  Valuación del inventario  |  Excel

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Actividad 1.22 | Aplicar a celdas el Estilo porcentual Un porcentaje es una parte de un todo expresada en centésimos. Por ejemplo, 75 centavos es lo mismo que 75% de un peso (un dólar, o cualquier otra moneda). El botón Estilo porcentual da a las celdas seleccionadas formato de porcentaje redondeado al centésimo más cercano.

! Haga clic en F4 y luego, en el grupo Número, haga clic en el botón Estilo porcentual  

.

Su resultado es 8%, que es 0.08269 redondeado al centésimo más cercano y expresado de manera porcentual. El Estilo porcentual despliega el valor en la celda como un porcentaje.

@ Seleccione el rango F4:F9, haga clic con el botón derecho del ratón sobre la selección y, en la

minibarra de herramientas, haga clic en el botón Estilo porcentual   , haga doble clic sobre el botón Aumentar decimales     y luego en el botón Centrar    . El Estilo porcentual predeterminado puede no ofrecer cifras suficientemente precisas para analizar información financiera crítica, pero agregar lugares decimales soluciona esta limitación.

# Haga clic en cualquier celda para cancelar la selección, Guarde   su pantalla con la figura 1.49.

  su libro de trabajo y compare

Figura 1.49

El rango F4:F9 queda con el Estilo porcentual y dos lugares decimales

Objetivo 11 | Aplicar formato a una hoja de cálculo Aplicar un formato consiste en el proceso de especificar la apariencia de celdas y la disposición general de su hoja de cálculo. La aplicación de formato se logra a través de varios comandos de la cinta —por ejemplo, los Estilos de celdas— y de los menús contextuales, los métodos abreviados del teclado y del cuadro de diálogo Formato de celdas.

Actividad 1.23 | Inserción y eliminación de filas y columnas

! En el área de encabezados de fila, en el extremo izquierdo de su pantalla, coloque el cursor en el encabezado de la fila 3 para desplegar el puntero     y después haga clic con el botón derecho para seleccionar la fila y desplegar el menú contextual simultáneamente.

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Excel  |  Capítulo 1: Creación de una hoja de cálculo e introducción de datos

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# Haga clic en la celda E11. En la barra Fórmula, observe que el rango cambió para sumar el nuevo rango E5:E10. Compare su pantalla con la figura 1.50.

Si mueve fórmulas como consecuencia de insertar filas o columnas, Excel ajusta las fórmulas de manera automática. En este caso, Excel ajustó todas las fórmulas de la hoja de cálculo que fueron afectadas.

Excel

Seleccione la fila, luego, en el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en la flechita del botón Insertar y después en Insertar filas de hoja. También puede seleccionar la fila y hacer clic en el botón Insertar: la opción predeterminada de este botón es una fila insertada encima de la fila seleccionada.

Las filas debajo de la nueva fila 3 bajan un espacio y se despliega el botón Opciones de inserción. De manera predeterminada la nueva fila adopta el formato de la fila superior.

| Capítulo 1

@ En el menú contextual que se despliega haga clic en Insertar para introducir una nueva fila 3.

Método alternativo

La barra Fórmula despliega la fórmula contenida en E11 Se insertó una nueva fila 3 El botón Opciones de inserción La celda E11 está seleccionada

Figura 1.50

$ Haga clic en A3, escriba Al 31 de diciembre y en la barra Fórmula haga clic en el botón Método alternativo Seleccione la columna, luego, en el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en el botón Insertar y luego en Insertar columnas de hoja. O seleccione la columna y haga clic en el botón Insertar. La opción predeterminada de este botón es una columna insertada a la derecha de la columna seleccionada.

Introducir     para mantener la celda activa;. Combine y centre   A3:F3 y aplique el estilo de celda Título 2.

  el texto en el rango

% En el área de encabezados de columnas coloque el cursor en la columna B para desplegar el puntero   , haga clic con el botón derecho y luego seleccione Insertar.

De manera predeterminada la nueva columna adopta el formato de la columna a su izquierda.

^ En la celda B4 escriba Ubicación de almacén y oprima la tecla Intro . & En la celda B5 escriba Dallas y repita la operación en las celdas B6 y B10. Use autocompletar



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para acelerar la inserción de datos oprimiendo Intro tan pronto como se despliegue la sugerencia. En las celdas B7, B8 y B9 escriba Houston.

Proyecto 1B  Valuación del inventario  |  Excel

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* En el área de encabezados de columnas coloque el puntero en la columna D y haga clic con el botón derecho del ratón y seleccione Eliminar.

Las columnas restantes se corren a la izquierda y en consecuencia Excel ajusta las fórmulas en la hoja de cálculo. Puede utilizar la misma técnica para borrar una fila en una hoja de cálculo.

( Compare su pantalla con la figura 1.51 y luego Guarde  

  su libro de trabajo.

Figura 1.51

Texto introducido y formateado en la celda A3 La nueva columna B con las ubicaciones de almacén

Actividad 1.24 | Ajuste de anchos de columnas y ajuste de texto Utilice el comando ajuste de texto para desplegar el contenido de una celda en varias líneas.

! En el área de encabezados de columnas coloque el cursor en el encabezado de la columna B para desplegar el puntero     y luego arrástrelo a la derecha para seleccionar las columnas B:F.

@ Con las columnas seleccionadas, en el área de encabezados de columnas, coloque el cursor

en el límite derecho de cualquiera de las columnas seleccionadas hasta desplegar el puntero     y defina un ancho de 90 píxeles. Se emplea esta técnica para dar formato a varias columnas al mismo tiempo.

# Seleccione el rango B4:F4, que comprende los encabezados de columnas, vaya a la ficha Inicio y haga clic en el botón Ajustar texto   la altura de las filas.

  del grupo Alineación. Observe que se ajusta

$ Con el rango B4:F4 todavía seleccionado haga clic en el botón Centrar  

  y en el botón Alinear en el medio     que se encuentran en el grupo Alineación; después aplique el estilo de celda Encabezado 4. El comando Alinear en el medio ajusta el texto de forma que quede centrado entre los extremos alto y bajo de la celda.

E40

Excel  |  Capítulo 1: Creación de una hoja de cálculo e introducción de datos

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1/26/12 1:35:13 PM

minibarra de herramientas seleccione la opción Centrar   . Haga clic en A11 y, en Estilos de celda, seleccione 40% - Énfasis1 en la sección Estilos de celda temáticos. Haga clic en cualquier celda vacía y compare su pantalla con la figura 1.52.

Excel

Figura 1.52

| Capítulo 1

% Seleccione el rango B5:B10, haga clic con el botón derecho del ratón y después, en la

El ancho de las columnas B:F se estableció en 90 píxeles Los títulos de las columnas se ajustaron y formatearon Se centró la columna de ubicaciones de almacenes Se aplicó un énfasis a la celda A11

^ Vaya a la ficha Insertar y en el grupo Texto haga clic en Encabez. pie pag. para cambiar a la vista de diseño de página y abrir el área de encabezado.

& En el grupo Navegación haga clic en el botón Ir al pie de página para desplazarse al extremo inferior de la página; abra el área de pie de página, haga clic arriba de la palabra Pie para colocar el punto de inserción en la sección izquierda del área de pie de página.

* En el grupo Elementos de encabezado y pie de página haga clic en el botón Nombre de

archivo para agregar el nombre de su archivo al pie; aparece &[Archivo]. Haga clic en una celda arriba del pie para salir del área del pie de página y desplegar el nombre de su archivo.

( Vaya a la ficha Diseño de página y haga clic en el botón Márgenes del grupo Configurar

página; en la parte baja de la Galería de márgenes haga clic en Márgenes personalizados. En el cuadro de diálogo Configurar página, debajo de la sección Centrar en la página, marque la casilla de verificación Horizontalmente y haga clic en Aceptar.

) Haga clic en la ficha Archivo para desplegar la vista Backstage. Elija la opción Información, a la derecha bajo la miniatura de la pantalla, haga clic en Propiedades y luego en Mostrar el panel de documentos.

_ En el cuadro Autor escriba su nombre y apellido. En el cuadro Asunto escriba el nombre de su curso y el número de sección. En el cuadro Palabras clave escriba productos auto, inventario y haga clic en     para cerrar el panel Propiedades del documento.



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Proyecto 1B  Valuación del inventario  |  Excel

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+ Oprima las teclas Ctrl + F2 para desplegar la Vista de impresión. En la parte baja de la vista preliminar haga clic en el botón Página siguiente   formateada, la hoja ocupa dos páginas.

  y observe que, como se encuentra

| En el panel central, bajo Configuración, haga clic en Orientación vertical y luego sobre Orientación horizontal. Compare su pantalla con la figura 1.53.

Puede cambiar la orientación en la ficha Diseño de página o desde la Vista preliminar. Dado que está en vista preliminar y puede percibir algunos aspectos que requieren ajuste, los parámetros más comunes se encuentran en la ficha Imprimir en la vista Backstage.

Figura 1.53 La hoja de cálculo se despliega en orientación horizontal.

La hoja de cálculo se despliega en vista preliminar Se selecciona la Orientación horizontal

Pie de página con el nombre del archivo La hoja de cálculo ocupa una sola página

` Detecte cualquier otro ajuste o corrección que sea necesario efectuar, y en la cinta haga clic en

Inicio para volver a desplegar su hoja de cálculo. En la esquina inferior derecha de su pantalla, en el extremo derecho de la barra de estado, haga clic en el botón Normal     para regresar a esa vista; oprima Ctrl + Inicio para regresar a la celda A1.

1 Haga las correcciones necesarias. En la parte inferior de su hoja de cálculo haga clic en la

etiqueta Hoja2 para activarla. Mantenga oprimida la tecla Ctrl y luego haga clic en la etiqueta Hoja3. Suelte Ctrl y con ambas hojas seleccionadas (el fondo de las etiquetas es blanco) coloque el cursor en cualquiera de ellas, haga clic con el botón derecho del ratón y seleccione Eliminar para borrarlas, dado que no contienen datos.

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Excel  |  Capítulo 1: Creación de una hoja de cálculo e introducción de datos

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1/26/12 1:35:14 PM

cree una versión electrónica de su hoja con fórmulas desplegadas, usando las instrucciones de la actividad 1.16 del proyecto 1A.

Fin



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Excel

4 Cierre su libro de trabajo y Excel.

| Capítulo 1

2 Haga clic en el botón Guardar    . 3 Imprima o envíe su hoja de cálculo como se lo indique el profesor. Si así lo pide, imprima o

Ha completado el proyecto 1B

Proyecto 1B  Valuación del inventario  |  Excel

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Evaluaciones sobre el contenido Resumen En este capítulo empleó Microsoft Excel 2010 para crear y analizar datos organizados en columnas y filas, y para graficar y efectuar cálculos sobre los datos. Organizando sus datos en Excel usted puede llevar a cabo cálculos y elaborar creativas representaciones visuales de los mismos en forma de gráficos.

Términos clave Ajuste (de área de impresión).................E27 Ajuste automático.............E27

Control para dividir la ventana verticalmente.................. E4

Alineación izquierda .......... E7

Cuadro Nombre.................. E4

Fila....................................... E6

Punto de datos..................E20

Formato..............................E16

Rango.................................E10

Formato de número de contabilidad....................E17

Redondeo...........................E14

Formato General................E11

Referencia absoluta a celda...............................E34

Formato numérico.............E11

Referencia a la celda.......... E6

Fórmula............................... E6 Fórmula subyacente..........E13

Referencia relativa de celda...............................E15

Diseño de gráfico..............E21

Función...............................E12

Sensible al contexto........... E8

Botón Expandir la barra de fórmulas..................... E4

Eje de categorías...............E19

Galería de diseños de gráfico.............................E21

Serie..................................... E8

Botón Insertar hoja de cálculo............................. E4

Eje x....................................E19

Galería de estilos de diseño.............................E21

SUMA, función...................E13

Botón para expandir horizontalmente la barra de desplazamiento......... E4

Eje y....................................E19

Gráfico................................E18

Encabezado de columna........................... E5

Gráfico de columnas.........E18

Valor..................................... E6

Botones a nivel de libro de trabajo........................ E4

Encabezado de fila............. E6

Autocompletar.................... E7 Autorrelleno........................ E8 Autosuma...........................E14 Barra de estado.................. E4 Barra Fórmula..................... E4

Botones de desplazamiento entre etiquetas de hojas de cálculo........................ E4 Celda.................................... E3

Cuadro para seleccionar toda la hoja de cálculo............................. E5 Datos................................... E6 Dirección de celda.............. E6

Eje de valores....................E19

Encabezados de columnas (letras).............................. E5 Encabezados de filas (números)......................... E5

Hoja de cálculo (hoja de trabajo)....................... E3 Leyenda..............................E19 Libro de trabajo.................. E3 Localizadora de rango......E34

Estilo de celda...................E16

Marcador de datos............E20

Celda activa........................ E6

Estilo millares....................E17

Columna.............................. E5

Estilos de gráficos.............E21

Método apuntar y hacer clic...................................E13

Combinar y centrar...........E16

Etiqueta............................... E6

Contenido de celda............ E6 Control de autorrelleno...... E8 Control para dividir la ventana horizontalmente.............. E5

Etiquetas de categorías.......................E19 Etiquetas de hojas de cálculo............................. E4

Serie de datos....................E20 Tipos de gráficos...............E19 Valor constante................... E6 Valor desplegado...............E11 Valor subyacente...............E11 Valores de texto.................. E6 Valores numéricos.............. E6 Vista Diseño de página.....E23 Vista Normal.......................E25

Minigráficos.......................E18 Operadores........................E32 Operadores aritméticos....E32 Píxel..................................... E9

Correspondencia Relacione cada término de la segunda columna con la definición correcta de la primera columna, escriba la letra correspondiente en las líneas en blanco. ____ 1. Formatos que provocan que las imágenes parezcan bosquejos o pinturas.

A Celda

____ 2. Pequeño cuadro dotado con flechas hacia arriba y hacia abajo para permitir que el usuario se mueva rápidamente por un conjunto de valores con sólo hacer clic.

B Dirección de celda C Contenido de celda

____ 3. Pequeños círculos ubicados en las esquinas de un gráfico seleccionado, mediante los cuales es posible modificar proporcionalmente su tamaño. E44

Excel  |  Capítulo 1: Creación de una hoja de cálculo e introducción de datos

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____ 4. La manera en que se despliega el texto en torno de un objeto.

D Gráfico

____ 5. Objeto o gráfico que puede moverse independientemente del texto circundante.

E Columna

____ 6. El proceso de utilizar las teclas de flecha para mover un objeto en incrementos pequeños y precisos.

F Valor constante

____ 7. Objeto o gráfico insertado en un documento, que se comporta como un carácter de un enunciado.

H Control de autorrelleno

____ 9. Objetos de dibujo predefinidos, como estrellas, cintas, flechas y llamadas, incluidos en Microsoft Office, y listos para ser insertados en un documento.

G Datos

Excel

____ 8. Marcos, formas, sombras, bordes y demás efectos especiales que es posible añadir a una imagen para darle un estilo visual general.

| Capítulo 1

Evaluaciones sobre el contenido

I Fórmula J Valor numérico K Fila

____ 10. Estilo de alineación de texto comúnmente utilizado, en el cual el texto se alinea al margen izquierdo, dejando irregular el margen derecho.

L Etiquetas de hojas de cálculo

____ 11. Estilo de alineación de texto, en el cual el texto se alinea de manera uniforme a ambos márgenes, izquierdo y derecho.

N Valor

____ 12. Distancia entre las líneas de texto de un párrafo.

M Hoja de cálculo O Libro de trabajo

____ 13. Símbolos de texto, como pequeños círculos o marcas de verificación, que presentan los elementos de una lista. ____ 14. Marca ubicada sobre la regla para indicar el lugar en donde se situará el punto de inserción cuando el usuario oprima la tecla Tab. ____ 15. Gráfico con calidad de diseño, utilizado para crear representaciones visuales de una información.

Preguntas de opción múltiple Circule la respuesta correcta. 1. Los caracteres que se despliegan en la pantalla para mostrar la ubicación de párrafos, tabulaciones y espacios, pero que no se imprimen, se conocen como: A.  efectos de texto B.  viñetas C.  marcas de formato 2. A la colocación del texto de un párrafo en relación con los márgenes izquierdo y derecho se le denomina: A.  alineación B.  interlineado C.  sangrías 3. Símbolo que indica a cuál párrafo está adjuntada una imagen: A.  flecha B.  ancla

C.  marca de párrafo

4. Contenedor de texto o gráficos, móvil y de tamaño adaptable: A.  cuadro de texto B.  cuadro de diálogo

C.  gráfico SmartArt

5. Las cintas son un ejemplo de: A.  párrafo

C.  forma predefinida

B.  formato

6. Contenedor que despliega un contenido presente, como la fecha actual, el nombre del archivo, un número de página u otros datos almacenados: A.  relleno B.  campo C.  tabulación 7. Espacio entre el texto y los extremos superior, inferior, izquierdo y derecho de la página: A.  alineación B.  márgenes C.  interlineado 8. Conjunto de elementos en donde cada uno se muestra en orden para indicar una serie de pasos definidos, una secuencia de acciones o un orden cronológico: A.  lista numerada B.  lista con viñetas C.  esquema de lista 9. Serie de puntos colocados después de una tabulación para guiar la vista del lector: A.  relleno B.  campo C.  forma 10. Las tabulaciones son una forma de: A.  formato de línea

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B.  formato de documento

C.  formato de párrafo Preguntas de opción múltiple  |  Excel

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Evaluaciones sobre el contenido Aplicación de las habilidades adquiridas en el proyecto 1A con el cumplimiento de estos objetivos: ! Crear, guardar y navegar en un libro de trabajo de Excel @ Introducir datos en una hoja de cálculo # Elaborar y copiar fórmulas, y emplear la función SUMA $ Dar formato a celdas con Combinar y centrar, y Estilos de celdas % Utilizar los datos para crear un gráfico de columnas e insertar minigráficos

Revisión de habilidades | Proyecto 1C Ventas de GPS En la siguiente revisión de habilidades creará una hoja de cálculo de Excel con una gráfica que resuma las ventas del primer trimestre de dispositivos de navegación GPS (Sistema de Localización Global, Global Positioning System). La hoja de cálculo terminada deberá ser similar a la que se muestra en la figura 1.54.

Archivos del proyecto Para el proyecto 1C necesitará el siguiente archivo: Libro de trabajo de Excel nuevo Deberá guardar su libro de trabajo como: Apellido_Nombre_1C_Ventas_GPS

Resultados del proyecto

Texas Spectrum Wireless

Ventas GPS del segundo trimestre

^ Imprimir y desplegar fórmulas, y cerrar Excel

Automotriz De mano Ejercicio Marino Total

Abril $ 52,885.45 38,975.62 15,856.20 12,568.95 $ 120,286.22

Mayo $ 75,650.25 42,612.32 16,548.22 14,526.34 $ 149,337.13

Junio $ 76,894.52 47,566.35 22,567.85 25,750.45 $ 172,779.17

Total $ 205,430.22 129,154.29 54,972.27 52,845.74 $ 442,402.52

Tendencia

Ventas GPS del segundo trimestre $90,000.00 $80,000.00 $70,000.00 $60,000.00

Automotriz

$50,000.00

De mano

$40,000.00

Ejercicio

$30,000.00

Marino

$20,000.00 $10,000.00 $Abril

Mayo

Junio

Apellido_Nombre_1C_Ventas_GPS.xlsx

Figura 1.54

(El proyecto 1C Ventas de GPS continúa en la siguiente página) E46

Excel | Capítulo 1: Creación de una hoja de cálculo e introducción de datos

M01_GASKIN_EXCEL_XXXX_1ED_SE_001-066.indd E46

2/1/12 3:57:02 PM

! Inicie Excel. Haga clic en la ficha Archivo para desplegar

la vista Backstage, seleccione la opción Guardar como y, en el cuadro de diálogo Guardar como vaya a su carpeta Excel Capítulo 1. En el cuadro Nombre de archivo escriba Apellido_Nombre_1C_Ventas_GPS, usando sus propios nombre y apellido. Oprima Intro . a. Con la celda A1 activa escriba el título para la hoja de cálculo: Texas Spectrum Wireless y oprima Intro . En

la celda A2 escriba el subtítulo para la hoja de cálculo:

Ventas GPS del segundo trimestre y oprima Intro .

b. En la celda A4 escriba Automotriz y oprima Intro . En A5 escriba De mano y oprima Intro . En A6 escriba Ejercicio y oprima Intro . En A7 escriba Marino y oprima Intro . En A8 escriba Total y oprima Intro . c. Haga clic en la celda B3 y escriba Abril. En la barra

Fórmula haga clic en el botón Introducir para dejar activa la celda B3. Coloque el punto sobre el control de autorrelleno de la esquina inferior derecha, arrastre hasta la celda D3 y suelte el botón del ratón para introducir el texto Mayo y Junio.

d. Oprima Ctrl + Inicio para activar la celda A1. En el área

de encabezados de columnas coloque el cursor en la línea horizontal entre las columnas A y B para desplegar el puntero   . Mantenga oprimido el botón izquierdo del ratón y arrastre hacia la derecha para incrementar el ancho de columna a 100 píxeles.

e. Coloque el cursor en B3 y arrastre el ratón para

seleccionar las celdas B3, C3 y D3. Coloque el cursor en cualquier punto del rango B3:D3, haga clic con el botón derecho del ratón y en la minibarra de herramientas haga clic en el botón Centrar.

f. Haga clic en B4 para activarla y escriba 52885.45 y oprima Tab para activar la celda C4. Introduzca los valores restantes de la Tabla 1, oprimiendo Tab para moverse entre las líneas y oprima Intro para hacerlo entre

columnas.

@ Haga clic en la celda B8 para activarla y escriba =.

a. En el punto de inserción escriba b4+b5+b6+b7; oprima Intro . Su resultado será 120286.22.

b. Haga clic en la celda C8. Escriba = y haga clic en la celda C4. Escriba + y haga clic en C5. Repita este procedimiento para agregar a la fórmula las celdas de la C4 a la C7 y oprima Intro . Su resultado será 149337.13. c. Haga clic en la celda D8. En el grupo Modificar de la ficha Inicio haga clic en el botón Autosuma y oprima Intro para elaborar una fórmula que use la función SUMA. Su resultado será 172779.17. Puede emplear cualquiera de estos métodos para agregar valores; aunque el botón Autosuma es el más eficiente.

Excel

Revisión de habilidades | Proyecto 1C Ventas de GPS (continúa)

| Capítulo 1

Evaluaciones sobre el contenido

d. En E3 escriba total y oprima Intro . Con la celda E4 activa mantenga oprimida la telca Alt y oprima = . En la barra Fórmula haga clic en el botón Introducir     para desplegar el resultado y mantener la celda E4 activa. e. Con la celda E4 activa coloque el puntero sobre el control de autorrelleno de la esquina inferior derecha. Arrastre hasta la celda E8 y suelte el botón del ratón para copiar la fórmula con referencias de celda relativas hacia abajo para totalizar cada fila.

# Haga clic en la celda F3. Escriba Tendencia y oprima Intro .

a. Seleccione el rango A1:F1 y en la ficha Inicio haga clic en el botón Combinar y centrar del grupo Alineación. Seleccione el rango A2:F2 y haga clic en el botón Combinar y centrar.

b. Haga clic en A1. En el grupo Estilos haga clic en el botón Estilos de celda. En Títulos y encabezados haga clic en Título. Haga clic en A2, despliegue la galería de estilos de celda y seleccione Título 1. c. Seleccione el rango B3:F3, oprima y mantenga oprimida la tecla Ctrl , y seleccione el rango A4:A8. En la galería de Estilos de celda seleccione Encabezado 4 para aplicar este estilo a los títulos de filas y columnas. d. Seleccione el rango B4:E4, oprima y mantenga oprimida la tecla Ctrl y seleccione el rango B8:E8. En la ficha Inicio haga clic en el botón Formato de número de contabilidad del grupo Número. Seleccione el rango B5:E7 y en el grupo Número haga clic en el botón Estilo millares. Seleccione el rango B8:E8; desde el grupo Estilos despliegue la galería de Estilos de celda y seleccione Total en Títulos y encabezados.

Tabla 1

Mayo

Junio

Automotriz



52885.45

Abril



75650.25

76894.52

De mano

38975.62

42612.32

47566.35

Ejercicio

15856.20

16548.22

22567.85

Marino

12568.95

14526.34

25750.45

Regrese al paso 2

(El proyecto 1C Ventas de GPS continúa en la siguiente página)

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Proyecto 1C  Ventas de GPS  |  Excel

E47

1/26/12 1:35:15 PM

Evaluaciones sobre el contenido Revisión de habilidades | Proyecto 1C Ventas de GPS (continuación) e. Vaya a la ficha Diseño de página y haga clic en el botón Temas, del grupo Temas, para desplegar la galería correspondiente. Haga clic en el tema Austin.

$ Seleccione el rango A3:D7. En la ficha Insertar haga clic en la opción Columna del grupo Gráficos. De la galería de tipos de gráficos de columnas seleccione el primer tipo de la fila Columna 2-D, Columna Agrupada. a. En la barra de acceso rápido haga clic en el botón Guardar para cerciorarse de conservar sus cambios hasta este punto. Coloque el cursor en el borde superior del gráfico hasta que cambie a     y arrastre el gráfico para colocarlo justo en la parte interior del ángulo superior izquierdo de la celda A10. b. En la ficha Diseño haga clic en el botón Cambiar entre filas y columnas del grupo Datos, de esta manera se desplegarán los meses en el eje horizontal y los tipos de dispositivos GPS en la leyenda. c. En la ficha Diseño haga clic en la primera opción, Diseño 1, del grupo Diseños de gráfico. d. En el gráfico haga clic en el texto Título del gráfico para seleccionar el cuadro de texto. Escriba Ventas GPS del segundo trimestre y oprima Intro . e. Haga clic en cualquier otra parte del gráfico. En la ficha Diseño haga clic en el botón Más del grupo Estilos de gráfico. Emplee como guía la información en pantalla para localizar y seleccionar el Estilo 18. f. Coloque el cursor en la esquina inferior derecha del gráfico hasta que cambie a     y arrastre hacia abajo y a la derecha, de manera que el borde inferior derecho del gráfico quede justo dentro de la esquina inferior derecha de la celda F26.

% Seleccione el rango B4:D7. En la ficha Insertar haga clic en la opción Línea del grupo Minigráficos. En el cuadro Ubicación del cuadro de diálogo Crear grupo Minigráfico escriba f4:f7 y haga clic en Aceptar para insertar los minigráficos. a. En la ficha Diseño marque la casilla de verificación Marcadores del grupo Mostrar para mostrar puntos marcadores en las líneas. b. En la ficha Diseño haga clic en el botón Más, del grupo Estilos, y en la segunda fila haga clic en el cuarto estilo, Énfasis de estilo de minigráfico 4, más oscuro 25%.

a. En el grupo Navegación haga clic en el botón Ir al pie de página para abrir el área correspondiente. Haga clic en la palabra Pie para colocar el punto de inserción sobre la sección izquierda del pie. b. En el grupo Elementos del encabezado y pie de página haga clic en el botón Nombre de archivo y luego en una celda justo arriba del pie para salir del área correspondiente.

& En el lado derecho de la barra de estado haga clic en el botón Normal y oprima Ctrl + Inicio para activar la celda A1. a. Haga clic en la ficha Archivo y luego en Propiedades. Seleccione Mostrar el panel de documentos, y en el cuadro Autor borre cualquier texto que haya y escriba su nombre y apellido. En el cuadro Asunto escriba el nombre de su curso y sección, y en el cuadro Palabras clave escriba Ventas GPS. Cierre el panel de datos del documento. b. En la parte inferior de su hoja de cálculo haga clic en la etiqueta Hoja2 para activarla. Mantenga oprimida la tecla Ctrl y luego haga clic en la etiqueta Hoja3. Suelte Ctrl y, con ambas hojas seleccionadas, coloque el punto en cualquiera de ellas, haga clic con el botón derecho del ratón y seleccione Eliminar en el menú contextual para borrarlas. c. En la ficha Diseño de página haga clic en el botón Márgenes del grupo Configurar página, y en la parte baja de la galería de márgenes haga clic en Márgenes personalizados. En el cuadro de diálogo Configurar página, bajo Centrar en la página, marque la casilla de verificación Horizontalmente. d. En la esquina inferior derecha del cuadro de diálogo Configurar página haga clic en Aceptar. En la ficha Archivo haga clic en Imprimir para desplegar la vista previa de impresión. Haga clic en la ficha Inicio para regresar a la vista Normal y, si es necesario, realice correcciones y ajustes de manera que su gráfico quede centrado en la hoja de cálculo. e. En la barra de acceso rápido haga clic en el botón Guardar para cerciorarse de conservar su trabajo hasta este punto. f. Guarde su archivo y entréguelo a su profesor como se

^ En la ficha Insertar haga clic en Encabez. pie pág. del grupo Texto para cambiar a la vista diseño de página y abrir el área de encabezado. Fin

E48

le indique, ya sea en versión impresa o electrónica con fórmulas desplegadas, recuerde que puede utilizar las instrucciones de la actividad 1.16. Salga de Excel pero no guarde los cambios realizados para imprimir las fórmulas.

Ha completado el proyecto 1C

Excel  |  Capítulo 1: Creación de una hoja de cálculo e introducción de datos

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& Revisar la ortografía de una hoja de cálculo

Revisión de habilidades | Proyecto 1D Inventario de cargadores En la siguiente revisión de habilidades creará una hoja de cálculo que resuma el inventario de cargadores de teléfono celular. Su hoja de cálculo terminada se parecerá a la figura 1.55.

Archivos del proyecto

* Introducir datos por rangos ( Elaborar fórmulas para realizar operaciones matemáticas

Excel

Aplicación de las habilidades adquiridas en el proyecto 1B con el cumplimiento de estos objetivos:

| Capítulo 1

Evaluaciones sobre el contenido

Para el proyecto 1D necesitará el siguiente archivo:

Libro de trabajo de Excel nuevo Deberá guardar su libro de trabajo como:



) Modificar valores en una hoja de cálculo

Apellido_Nombre_1D_Inventario_Cargadores

Resultados del proyecto

_ Aplicar formato a una hoja de cálculo

Texas Spectrum Wireless

Inventario de cargadores para celulares Al 31 de diciembre Envío desde Soporte de escritorio para cargador Cargador USB Batería adicional Cargador de pared Adaptador internacional Cargador para auto Valor total al menudeo de todos los productos

Austin San Francisco Austin Austin San Francisco Austin

Cantidad en  existencia

Precio al  menudeo

Valor total al  menudeo

                     755 $                19.99 $        15,092.45                   1,595                  19.49          31,086.55                   1,654                  39.99          66,143.46                   3,256                  16.90          55,026.40                      987                  12.99          12,821.13                   2,491                  20.99          52,286.09 $      232,456.08

Porcentaje del  valor total al  menudeo 6.49% 13.37% 28.45% 23.67% 5.52% 22.49%

Apellido_Nombre_1D_Inventario_Cargadores.xlsx

Figura 1.55  

(El proyecto 1D Inventario de cargadores continúa en la siguiente página)

M01_GASKIN_EXCEL_XXXX_1ED_SE_001-066.indd 49

Proyecto 1D  Inventario de cargadores  |  Excel

E49

1/26/12 1:35:16 PM

Evaluaciones sobre el contenido Revisión de habilidades | Proyecto 1D Inventario de cargadores (continúa)

! Inicie Excel, el cual se abrirá con un libro de trabajo vacío; guárdelo en su carpeta Excel Capítulo 1 con el nombre Apellido_Nombre_1D_Inventario_Cargadores. En la celda A1 escriba Texas Spectrum Wireless y en la A2, Inventario de productos de cargadores para teléfonos. a. Haga clic en la celda B3, escriba Cantidad en existencia y oprima Tab . En C3 escriba Costo promedio y oprima Tab . En D3 escriba Precio al menudeo y oprima Tab . En E3 escriba Valor total al menudeo y oprima Tab . En la

celda F3 escriba Porcentaje de valor total al menudeo y oprima Intro .

b. Haga clic en A4, escriba Soporte de escritorio para cargador y oprima Intro . En el rango A5:A10 escriba los títulos que se muestran a continuación, incluyendo las palabras mal escritas. Soporte de escritorio para cargador

@ Seleccione el rango vacío B4:D9. En la celda B4 escriba

755 y oprima Intro .

a. Con la celda B5 activa y oprimiendo Intro después de escribir cada valor, introduzca los siguientes datos en la columna Cantidad en existencia. 1595 2654 3256   987 2491

b. Con el rango activo introduzca los datos de la siguiente tabla; comience en C4 y oprima Intro después de escribir cada dato en las columnas Costo promedio y Precio al menudeo. Si lo prefiere escriba sin seleccionar primero el rango; recuerde que este procedimiento es opcional. Costo promedio   9.75   9.25 16.90   9.55 14.20  10.45

Cargador USB Batería adicional Cargador de pared Adaptador internacional Cargdor para auto Valor total al menudeo de todos los productos

c. Oprima Ctrl + Inicio para ir a la primera celda de su hoja de cálculo. En el grupo Revisión, de la ficha Revisar, haga clic en el botón Ortografía. Corrija Cargdor (Cargador) y cualquier otro error que haya podido cometer; cuando se despliegue el mensaje Ha concluido la revisión ortográfica de toda la hoja, haga clic en Aceptar. d. En el área de encabezados de columna haga clic en el correspondiente a la columna A para desplegar el puntero   y arrastre a la derecha para ensancharla hasta 295 píxeles. e. En el área de encabezados de columna haga clic en el correspondiente a la columna B para desplegar el puntero     y arrastre hacia la derecha para seleccionar las columnas B:F. En el área de encabezados de columna coloque el cursor sobre el límite derecho de cualquiera de las columnas seleccionadas y arrastre a la derecha para especificar un ancho de 100 píxeles. f. Seleccione el rango A1:F1. En el grupo Alineación, de la ficha Inicio, haga clic en el botón Combinar y centrar, y en la galería de Estilos de celda aplique el estilo Título. Seleccione el rango A2:F2; combine y centre el texto en esta selección y, desde la galería de Estilos de celda, aplique el estilo Título 1.

Precio al menudeo 19.99 19.49 39.99 16.90 12.99 20.99

# En la celda E4 escriba =b4*d4 y oprima Intro para elaborar una fórmula que calcule el Valor total al menudeo de los Soportes para escritorio para cargador (Cantidad 3 Precio al menudeo).

a. Haga clic en E4, coloque el puntero sobre el control de autorrelleno y arrastre hacia abajo hasta la celda E9 para copiar la fórmula. b. Seleccione el rango B4:B9, y en la ficha Inicio haga clic en el botón Estilo millares del grupo Número. En este mismo grupo haga clic dos veces en el botón Disminuir decimales para eliminar los lugares decimales de estos valores, que no son montos de dinero. c. Haga clic en la celda E10. En el grupo Modificar haga clic en el botón Autosuma y oprima Intro para calcular el Valor total al menudeo de todos los productos. El resultado es 272446.08. d. Seleccione el rango C5:E9 y aplique el Estilo millares. Seleccione el rango C4:E4, mantenga oprimida la tecla Ctrl y haga clic en la celda E10. Con las celdas no contiguas seleccionadas aplique el Formato de número de contabilidad. Haga clic en E10 y en la galería de estilos de celda seleccione el estilo Total.

(El proyecto 1C Ventas de GPS continúa en la siguiente página) E50

Excel  |  Capítulo 1: Creación de una hoja de cálculo e introducción de datos

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1/26/12 1:35:16 PM

(continuación)

e. Haga clic en la celda F4, escriba = y haga clic en la celda E4. Escriba / y después haga clic en la celda E10; oprima F4 para hacer absoluta la referencia, y en la barra Fórmula haga clic en el botón Intro de manera que F4 quede activa. Arrastre el control de autorrelleno para copiar la fórmula hacia abajo hasta la celda F9. f. Coloque el cursor en la celda B6 y haga doble clic para colocar el punto de inserción ahí. Use las teclas de dirección para mover el punto de inserción a la izquierda o derecha de 2 y use Supr o ←Retro para eliminar ese número; en su lugar escriba 1. Oprima Intro de manera que la nueva Cantidad en existencia sea 1654. Observe cómo se recalculan los datos de la hoja.

$ Seleccione el rango F4:F9, haga clic con el botón derecho del ratón sobre la selección y en la minibarra de herramientas elija el botón Estilo porcentual. Haga clic en el botón Aumentar decimales dos veces y después sobre el botón Centrar. a. En el área de encabezados de filas coloque el cursor en la fila 3 para desplegar el puntero   ; haga clic con el botón derecho del ratón para seleccionar la fila y desplegar el menú contextual, después haga clic en el comando Insertar para insertar una nueva fila 3. b. Haga clic en A3 y escriba Al 31 de diciembre. En la barra Fórmula haga clic en el botón Insertar para mantener la celda A3 activa. Centre y combine el texto en el rango A3:F3 y aplique el estilo de celda Título 2.

% En el área de encabezados de columna coloque el cursor

columna B. Cuando aparezca el puntero   haga clic con el botón derecho del ratón y luego sobre Insertar para introducir otra columna.

a. Haga clic en B4, escriba Envío desde y oprima Intro . En la celda B5 escriba Austin y oprima Intro . En B6 escriba San Antonio y oprima Intro . b. Utilice autocompletar para acelerar la introducción de datos (oprima Intro en cuanto aparezca la sugerencia); en las celdas B7, B8 y B10 escriba Austin y en la celda B9 escriba San Antonio. c. En el área de encabezados de columna coloque el cursor en el límite derecho de la columna B y arrastre hacia la izquierda para definir un ancho de 90 píxeles. En el área de encabezados de columna coloque el puntero sobre la Fin

columna D, haga clic con el botón derecho y seleccione Eliminar. d. Seleccione el rango B4:F4, y en el grupo Alineación de

la ficha Inicio haga clic en los botones Ajustar texto, Centrar y Alinear en el medio. Con el rango seleccionado aplique el estilo de celda Título 3.

Excel

Revisión de habilidades | Proyecto 1D Inventario de cargadores

| Capítulo 1

Evaluaciones sobre el contenido

e. Seleccione el rango B5:B10, haga clic con el botón derecho del ratón y elija Centrar. Haga clic en A11 y, en la galería de estilos de celda, en Estilos de celda temáticos, haga clic en 40%, Énfasis 1.

^ En la ficha Insertar haga clic en Encabez. pie pág. del grupo Texto. En el grupo Navegación haga clic en el botón Ir al pie de página y luego haga clic justo sobre la palabra Pie. En el grupo Elementos de encabezado y pie de página haga clic en el botón Nombre de archivo para agregar el nombre de su archivo al pie. Haga clic en una celda justo arriba del pie para salir del área correspondiente y regrese a la vista Normal de la hoja de cálculo. a. Oprima Ctrl + Inicio para colocar el punto de inserción en la celda A1. En el grupo Configurar página, de la ficha Diseño de página, haga clic en Orientación y seleccione Horizontal. b. En el grupo Configurar página haga clic en el botón Márgenes, y en la parte inferior de la galería de márgenes seleccione Márgenes personalizados. En el cuadro de diálogo Configurar página marque la casilla de verificación Horizontalmente y haga clic en Aceptar. c. Haga clic en la ficha Archivo para desplegar la vista Backstage; en la sección derecha haga clic en Propiedades y seleccione Mostrar el panel de documentos. En el cuadro Autor escriba su nombre y apellido. En el cuadro Asunto escriba el nombre de su curso y el número de sección. En el cuadro Palabras clave escriba cargadores y celulares y haga clic en el botón Cerrar del panel Propiedades del documento. d. Seleccione Hoja2 y Hoja 3 y elimínelas. e. Guarde su archivo y entréguelo a su profesor como se le indique, ya sea en versión impresa o electrónica con fórmulas desplegadas, recuerde que puede utilizar las instrucciones de la actividad 1.16 del proyecto 1A. Salga de Excel pero no guarde los cambios realizados para imprimir las fórmulas.

Ha completado el proyecto 1D



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Proyecto 1D  Inventario de cargadores  |  Excel

E51

1/26/12 1:35:16 PM

Evaluaciones sobre el contenido Aplicación de las habilidades adquiridas en el proyecto 1A con el cumplimiento de estos objetivos: ! Crear, guardar y navegar en un libro de trabajo de Excel @ Introducir datos en una hoja de cálculo # Elaborar y copiar fórmulas, y emplear la función SUMA $ Dar formato a celdas con Combinar y centrar, y Estilos de celdas

Dominio de Excel | Proyecto 1E Discos duros Para alcanzar el dominio de Excel, en el siguiente proyecto creará una hoja de cálculo que compara las ventas de distintos tipos de discos duros externos vendidos durante el segundo trimestre. Su hoja de cálculo terminada se parecerá a la figura 1.56.

Archivos del proyecto Para el proyecto 1E necesitará el siguiente archivo:

Libro de trabajo de Excel nuevo Deberá guardar su libro de trabajo como:



Apellido_Nombre_1E_Discos_Duros

Resultados del proyecto

% Utilizar los datos para crear un gráfico de columnas e insertar minigráficos

Texas Spectrum Wireless Ventas de discos duros del segundo trimestre

^ Imprimir y desplegar fórmulas, y cerrar Excel

Passport 500 gigabytes Passport 1 terabyte Titanium Mini 1 terabyte Portátil 640 gigabytes Mini 250 gigabytes Total

Abril $      12,654.32            8,579.05         16,985.22           9,654.14          12,575.95 $   60,448.68

Mayo $      10,632.66            9,871.54          15,995.35          10,637.85         10,563.88 $     57,701.28

Junio $       11,555.87         12,687.64          17,003.68          12,684.13           9,654.88 $    63,586.20

Total $      34,842.85          31,138.23         49,984.25          32,976.12          32,794.71 $  181,736.16

Tendencia

Ventas de discos duros durante el  segundo trimestre   $18,000.00

Passport 500 gigabytes

 $16,000.00  $14,000.00

Passport 1 terabyte

 $12,000.00  $10,000.00  $8,000.00

Titanium Mini 1 terabyte

 $6,000.00

Portátil 640 gigabytes

 $4,000.00

Mini 250 gigabytes

 $2,000.00  $‐ 1

2

3

Apellido_Nombre_1E_Discos_Duros.xlsx

Figura 1.56  

(El proyecto 1E Discos duros continúa en la siguiente página) E52

Excel  |  Capítulo 1: Creación de una hoja de cálculo e introducción de datos

M01_GASKIN_EXCEL_XXXX_1ED_SE_001-066.indd 52

1/26/12 1:35:17 PM

! Inicie Excel. En la celda A1 escriba Texas Spectrum

Wireless, y en A2, Ventas de discos duros del segundo trimestre. Cambie el Tema a Módulo y guarde el libro de trabajo como Apellido_Nombre_1E_Discos_Duros en su carpeta

Excel Capítulo 1.

@ En la celda B3 escriba Abril y use el control de autorrelleno para introducir Mayo y Junio en el rango C3:D3. En la celda E3 escriba Total y en F3, Tendencia. # Centre los títulos de columnas en el rango B3:F3.

Seleccione el rango A3:F3, haga clic en el botón Combinar y centrar y aplíquele el estilo de celda Título. Combine y centre el subtítulo en el rango A2:F2 y aplique el estilo de celda Título 1.

$ Incremente el ancho de la columna A a 170 píxeles, y en el rango A4:A9 escriba los siguientes títulos de fila: Passport 500 gigabytes Passport 1 terabyte

fila de cifras y a la fila de totales; dé el Estilo millares al resto de las cifras.

* Para comparar las ventas mensuales de cada producto seleccione el rango que incluye las cifras de ventas para los tres meses, incluya lo nombres de los meses para todos los productos; no incluya totales en el rango. Con estos datos seleccionados inserte un gráfico de Columna agrupada en 2-D. Invierta los datos de fila/columna para que los meses se desplieguen en el eje de categorías y los tipos de discos duros en la leyenda.

Excel

Dominio de Excel | P  royecto 1E Discos duros (continuación)

| Capítulo 1

Evaluaciones sobre el contenido

( Coloque la esquina inferior izquierda del gráfico en el centro de la celda A11, de manera que quede centrado debajo de los datos, como se muestra en la figura 1.56. Aplique el Estilo 26 y modifique el diseño aplicando el Diseño 1. Cambie el título del gráfico a Ventas de discos duros en el segundo trimestre. ) En el rango F4:F8 inserte minigráficos de líneas que comparen los datos mensuales. No incluya los totales. Agregue Marcadores a los minigráficos y aplíqueles el estilo Énfasis de estilo de minigráfico 2, más oscuro 50%.

Titanium Mini 1 terabyte Portátil 640 gigabytes Mini 250 gigabytes Total

% Incremente el ancho de las columnas B:F a 100 píxeles, y en el rango B4:B8 introduzca las cifras mensuales de ventas para cada tipo de disco duro, como se muestra en la Tabla 1 de esta página. ^ En la celda B9 aplique una autosuma a las ventas de Abril y luego copie la fórmula en el rango C9:D9. En la celda E4 aplique la Autosuma a las ventas de Passport 500 gigabytes y copie la fórmula a las celdas E5:E9.

& Aplique el estilo Encabezado 4 a los títulos de las celdas y columnas. Aplique el estilo Total a los totales del rango B9:E9. Aplique el Formato de número de contabilidad a la primera

_ Inserte un Pie de página con el Nombre de archivo en la Sección izquierda y vuelva a la vista Normal. Despliegue el Panel de documentos, agregue su nombre, su curso y sección, y las palabras clave discos duros, ventas. Borre las hojas de cálculo sin usar y centre la hoja Horizontalmente en la página. Revise su hoja en Vista preliminar de impresión y haga las correcciones necesarias. + Guarde su archivo y entréguelo a su profesor como se le

indique, ya sea en versión impresa o electrónica con fórmulas desplegadas, recuerde que puede utilizar las instrucciones de la actividad 1.16 del proyecto 1A. Salga de Excel pero no guarde los cambios realizados para imprimir las fórmulas.

Tabla 1

Abril

Mayo

Junio

Passport 500 gigabytes

12654.32

10632.66

11555.87

Passport 1 terabyte

  8579.05

  9871.54

12687.64

Titanium Mini 1 terabyte

16985.22

15995.35

17003.68

Portátil 640 gigabytes

  9654.14

10637.85

12684.13

Mini 250 gigabytes

12575.95

10563.88

  9654.88

Regrese al paso 6 Fin

Ha completado el proyecto 1E



M01_GASKIN_EXCEL_XXXX_1ED_SE_001-066.indd 53

Proyecto 1E  Discos duros  |  Excel

E53

1/26/12 1:35:17 PM

Evaluaciones sobre el contenido Aplicación de las habilidades adquiridas en el proyecto 1B con el cumplimiento de estos objetivos: & Revisar la ortografía de una hoja de cálculo

Dominio de Excel | Proyecto 1F Accesorios para cámaras Para alcanzar el dominio de Excel, en el siguiente proyecto creará una hoja de cálculo que resume las ventas de accesorios para cámaras digitales. Su hoja de cálculo terminada se parecerá a la figura 1.57.

Archivos del proyecto

* Introducir datos por rangos ( Elaborar fórmulas para realizar operaciones matemáticas ) Modificar valores de una hoja de cálculo _ Aplicar formato a una hoja de cálculo

Para el proyecto 1F necesitará el siguiente archivo:

Libro de trabajo de Excel nuevo Deberá guardar su libro de trabajo como:



Apellido_Nombre_1F_Accesorios_Cámaras

Resultados del proyecto

Texas Spectrum Wireless

Ventas de accesorios para cámaras digitales Fin de mes 31 de agosto Funda chica de tela Funda grande de tela Tapa para objetivo Protector para objetivo Disparador remoto Minitrípode Estuche de limpieza Ventas totales de todos los productos

Cantidad  Precio al  Porcentaje de  Ventas totales vendida menudeo ventas totales                  254 $             24.99 $       6,347.46 12.32%                  182               24.99          4,548.18 8.83%                  351                 6.99          2,453.49 4.76%                  125                 5.49             686.25 1.33%                  750               22.50       16,875.00 32.74%                  554               29.99       16,614.46 32.24%                  365               10.99          4,011.35 7.78% $     51,536.19

Apellido_Nombre_1F_Accesorios_Cámaras.xlsx

Figura 1.57  

(El proyecto 1F Accesorios para cámaras continúa en la siguiente página) E54

Excel  |  Capítulo 1: Creación de una hoja de cálculo e introducción de datos

M01_GASKIN_EXCEL_XXXX_1ED_SE_001-066.indd 54

1/26/12 1:35:17 PM

! Inicie Excel y guarde el libro de trabajo como Apellido_

Nombre_1F_Accesorios_Cámaras en su carpeta Excel Capítulo 1. En la celda A1 escriba Texas Spectrum Wireless, y en A2, Ventas de accesorios para cámaras digitales. Combine y centre

título y subtítulo en las columnas A:F; aplíqueles los estilos Título y Título 1, respectivamente.

@ A partir de la celda B3 escriba los siguientes títulos de columna: Número de producto, Cantidad vendida, Precio al menudeo, Ventas totales y Porcentaje de ventas totales. # A partir de la celda A4 escriba los siguientes títulos de fila, incluyendo cualquier palabra mal escrita: Funda chica de tela

& Emplee referencias absolutas para copiar la fórmula, en la celda F4 elabore una fórmula para calcular el Porcentaje de ventas totales para el primer producto, divida las Ventas totales de Funda chica de tela entre las Ventas totales de todos los productos. Copie la fórmula para los demás productos. Centre los porcentajes resultantes y aplíqueles el Estilo porcentual con dos lugares decimales.

Excel

Dominio de Excel | P  royecto 1F Accesorios para cámaras (continuación)

| Capítulo 1

Evaluaciones sobre el contenido

* Aplique el Estilo millares sin números decimales a las cifras de Cantidad vendida. A las celdas D4, E4 y E11 aplique el Formato de número de contabilidad. Al rango D5:E10, el Estilo millares. ( Cambie el Precio al menudeo del Minitrípode a 24.99 y

la Cantidad vendida del Disparador remoto a 750. Elimine la columna B e inserte una nueva fila 3. En la celda A3 escriba Fin de mes 31 de agosto, y combine y centre el texto en el rango A3:E3. Aplique el estilo de celda Título 2 y a la celda A12 el estilo Énfasis1. Seleccione los cuatro títulos de columna y aplíqueles Ajustar texto, Alinear al medio, Centrar y el estilo de celda Título 3.

Funda grande de tela Tapa para objetivo Protector para objetivo Disparador remoto Minitrípode Estuche de lmpieza Ventas totales de todos los productos

$ Active la celda A1 y revise la ortografía de su hoja de cálculo. Corrija el error lmpieza (limpieza) y cualquier otro que surja. Aumente el ancho de la columna A a 245 píxeles y el de las columnas B:F a 90 píxeles. % En el rango B4:D10 escriba los datos de la Tabla 1, localizada en la parte inferior de la página. ^ En la celda E4 elabore una fórmula para calcular las

Ventas totales de las Bolsas chicas para tela, multiplique la Cantidad vendida por el Precio al menudeo. Copie la fórmula para el resto de los productos. En la celda E11 use la función Autosuma para calcular las Ventas totales de todos los productos, y aplique el estilo de celda Total.

) Inserte un Pie de página con el Nombre del archivo en la sección izquierda y regrese a la vista Normal. Despliegue el Panel de documentos, agregue su nombre, curso y sección, y las palabras clave accesorios, cámaras digitales, ventas. _ Elimine las hojas sin usar y centre horizontalmente la hoja de cálculo en la página. Despliegue una vista preliminar de la hoja y haga las correcciones necesarias. + Guarde su archivo y entréguelo a su profesor como se le indique, ya sea en versión impresa o electrónica con fórmulas desplegadas, recuerde que puede utilizar las instrucciones de la actividad 1.16 del proyecto 1A. Salga de Excel pero no guarde los cambios realizados para imprimir las fórmulas.

Tabla 1

Número de producto

Cantidad vendida

Precio al menudeo

Funda chica de tela

FT-3

254

19.99

Funda grande de tela

FT-8

182

24.99

Tapa para objetivo

TO-2

351

6.99

Protector para objetivo

PO-4

125

5.49

Disparador remoto

DR-5

677

22.5

MTP-6

554

29.99

EL-8

365

10.99

Minitrípode Estuche de limpieza Fin

Regrese al paso 6

Ha completado el proyecto 1F



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Proyecto 1F  Accesorios para cámaras  |  Excel

E55

1/26/12 1:35:18 PM

Evaluaciones sobre el contenido Aplicación de las habilidades adquiridas en el proyecto 1A y 1B con el cumplimiento de estos objetivos: ! Crear, guardar y navegar en un libro de trabajo de Excel

Dominio de Excel | Proyecto 1G Comparación de ventas Para alcanzar el dominio de Excel, en el siguiente proyecto creará una hoja de cálculo que compara las ventas anuales de laptops por ubicación de tienda. Su hoja de cálculo terminada se parecerá a la figura 1.58.

Archivos del proyecto

@ Introducir datos en una hoja de cálculo # Elaborar y copiar fórmulas, y emplear la función SUMA $ Dar formato a celdas con Combinar y centrar, y Estilos de celdas

Para el proyecto 1G necesitará el siguiente archivo:

Libro de trabajo de Excel nuevo Deberá guardar su libro de trabajo como:



Apellido_Nombre_1G_Comparación_Ventas

Resultados del proyecto

% Utilizar los datos para crear un gráfico de columnas e insertar minigráficos ^ Imprimir y desplegar fórmulas, y cerrar Excel & Revisar la ortografía de una hoja de cálculo

Texas Spectrum Wireless Comparación de ventas de laptops por locación en 2012 Trimestre 1 Austin

$

Trimestre 2

125,684.88 $

Houston

88,698.12

Dallas

105985.12

En línea Ventas totales

* Introducir datos por rangos

$

92,416.55 412,784.67

Trimestre 3

110,760.45 $ 87,465.31 98674.38

$

91,794.67 388,694.81

$

Trimestre 4

111,555.28 $

Total

128,634.57 $

% de total ventas

476,635.18

28.39%

90,006.77

95,874.36

362,044.56

21.57%

100548.22

106222.17

411,429.89

24.51%

428,684.54 $ 1,678,794.17

25.54%

108,774.33 410,884.60

$

135,698.99 466,430.09

Tendencia

$140,000.00 $120,000.00

( Elaborar fórmulas para realizar operaciones matemáticas

$100,000.00 Trimestre 1

$80,000.00

Trimestre 2 Trimestre 3

$60,000.00

Trimestre 4

) Modificar valores en una hoja de cálculo

$40,000.00 $20,000.00

_ Aplicar formato a una hoja de cálculo

$Austin

Houston

Dallas

En línea

Apellido_Nombre_1G_Comapración_Ventas.xlsx

Figura 1.58  

(El proyecto 1G Comparación de ventas continúa en la siguiente página) E56

Excel  |  Capítulo 1: Creación de una hoja de cálculo e introducción de datos

M01_GASKIN_EXCEL_XXXX_1ED_SE_001-066.indd 56

1/26/12 1:35:18 PM

! Inicie Excel. En la celda A1 de su nuevo libro de trabajo escriba Texas Spectrum Wireless; en A2, el subtítulo Comparación de ventas de laptops por locación en 2012. Navegue hasta su carpeta Excel Capítulo 1 y guarde el libro como Apellido_Nombre_1G_Comparación_Ventas.

( En el rango H4:H7 introduzca minigráficos de línea con marcadores que comparen los datos trimestrales. No incluya los totales. Aplíqueles el segundo estilo de la segunda fila: Énfasis de estilo de minigráfico 2, más oscuro 25%. ) Guarde su libro de trabajo. Para comparar de manera visual las ventas de cada locación seleccione el rango que incluya las cifras correspondientes a los cuatro trimestres, incluya los nombres de los trimestres y todas las ubicaciones; excluya los totales. Con estos datos seleccionados inserte un gráfico de columnas, tipo Cilíndrico agrupado.

@ En la celda B3 escriba Trimestre 1 y use el control de autorrelleno para introducir Trimestre 2, Trimestre 3 y Trimestre 4 en el rango C3:E3. En la celda F3 escriba Total; en la celda G3, % de total ventas; y en la celda H3, Tendencia. # En el rango A4:A7 escriba los siguientes títulos de filas: Austin, Houston, En línea y Ventas totales.

Excel

Dominio de Excel | P  royecto 1G Comparación de ventas (continuación)

| Capítulo 1

Evaluaciones sobre el contenido

_ Invierta los datos de fila/columna para que las ubicaciones se desplieguen en el eje de categorías. Coloque el borde superior del gráfico en la fila 10 y céntrelo bajo los datos de la hoja. Aplique el estilo de gráfico 26 y modifique el diseño, seleccione el Diseño 1. Cambie el título del gráfico a Ventas de laptops 2012.

$ Ensanche las columnas A:H a 115 píxeles. Combine y centre el título en el rango A1:H1 y aplique el estilo Título. Combine y centre el subtítulo en el rango A2:H2 y aplique el estilo Título 1. Seleccione los siete títulos de columnas, céntrelos y aplíqueles el estilo Encabezado 4.

+ Deseleccione el gráfico. Cambie la Orientación a Horizontal, centre horizontalmente la hoja en la página y cambie el Tema a Solsticio. Escale la hoja de manera que el ancho quepa en la página 1. Inserte un Pie de página con el nombre de archivo en la sección izquierda. Vuelva a la vista normal para activar la celda A1.

% En el rango B4:E6 introduzca los valores de ventas para

cada trimestre contenidos en la Tabla 1 localizada en la parte inferior de la página.

^ Utilice la función SUMA para las ventas del primer trimestre y copie la fórmula al resto de los trimestres. Sume las ventas para la locación Austin y copie la fórmula hasta la celda F7. Aplique el Formato de número de contabilidad a la primera fila de cifras de ventas y a la fila de totales, y el Estilo millares al resto de las cifras. Dé formato a los totales de la fila 7 con el estilo de celda Total.

| Despliegue el Panel de documentos. Agregue su nombre, curso, sección y las palabras clave laptops y ventas. Borre las hojas sin usar, despliegue su hoja en Vista previa de impresión y haga los cambios necesarios.

& Inserte una nueva fila 6 con el título Dallas y las

siguientes cifras de ventas para cada trimestre: 105985.12, 98674.38, 100548.22 y 106222.17. Copie la fórmula de F5 en F6 para calcular el total de los trimestres de esta fila.

* Emplee referencias absolutas de celdas para copiar la fórmula, en G4 elabore una fórmula que calcule el Porcentaje de ventas totales para la primera locación, divida el Total de Austin entre las Ventas totales para todos los trimestres. Copie la fórmula al resto de las locaciones. A los porcentajes resultantes aplíqueles el Estilo porcentual con dos decimales y céntrelos.

` Guarde su archivo y entréguelo a su profesor como se le indique, ya sea en versión impresa o electrónica con fórmulas desplegadas, recuerde que puede utilizar las instrucciones de la actividad 1.16 del proyecto 1A. Salga de Excel pero no guarde los cambios realizados para imprimir las fórmulas.

Tabla 1

Trimestre 1

Trimestre 2

Trimestre 3

Trimestre 4

Austin

125684.88

110760.45

111555.28

128634.57

Houston

88698.12

87465.31

90006.77

95874.36

Tapa para objetivo

92416.55

91794.67

108774.33

135698.99

Fin

Regrese al paso 6

Ha completado el proyecto 1G



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Proyecto 1G  Comparación de ventas  |  Excel

E57

1/26/12 1:35:18 PM

Evaluaciones sobre el contenido Aplicación de una combinación de las habilidades de los proyectos 1A y 1B

GO! Repárelo | Proyecto 1H Ventas por equipo Archivos del proyecto Para el proyecto 1H necesitará el siguiente archivo:

e01H_Equipo_Ventas Deberá guardar su libro de trabajo como:



Apellido_Nombre_1H_ Equipo_Ventas

En este proyecto modificará una hoja de cálculo que resume las ventas de cada uno de los miembros del equipo de ventas de la locación en San Antonio de Texas Spectrum Wireless durante febrero. De entre los archivos para el estudiante que acompañan al libro, abra el archivo e01H _Equipo_Ventas y guárdelo en su carpeta Excel Capítulo 1 como Apellido_Nombre_1H_ Equipo_Ventas. Para completar el proyecto debe encontrar y corregir los errores en fórmulas y formato. Examine las fórmulas en la barra Fórmula y modifíquelas según se requiera. Además de los errores que encuentre debe saber que:

• Hay dos errores de ortografía.



• Es necesario combinar y centrar los títulos de la hoja de cálculo; también es necesario aplicarles los estilos de celda apropiados.



• Deberá aplicar el formato de número y contabilidad necesarios, incluyendo la ausencia de decimales, a los datos numéricos, así como ajustar el texto cuando sea necesario. Lo mismo es aplicable a las celdas que requieran el formato porcentual.



• Hay que aplicar el estilo Título 4 a los encabezados de columna.



• En el gráfico, los nombres de los miembros del equipo deben desplegarse en el eje horizontal (de categorías) y las semanas en la leyenda.



• El gráfico debe incluir el título Ventas de los miembros del equipo durante febrero.



• La hoja de cálculo debe quedar centrada de manera horizontal en una página y quedar horizontalmente orientada. Elimine las hojas sin usar.



• Es necesario insertar un pie de página que presente el nombre de archivo, y las propiedades del documento deben incluir las palabras clave equipo de ventas y San Antonio.

Guarde su libro de trabajo e imprima o envíe una versión electrónica según lo indique su profesor. Si así se lo pide, imprima o cree una versión electrónica de sus hojas de cálculo con fórmulas utilizando las instrucciones de la actividad 1.16. Salga de Excel y en caso de que haya desplegado las fórmulas no guarde este último cambio. Fin

E58

Ha completado el proyecto 1H

Excel  |  Capítulo 1: Creación de una hoja de cálculo e introducción de datos

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Evaluaciones sobre el contenido | Capítulo 1

GO! Hágalo | Proyecto 1I Ventas de impresoras

Aplicación de una combinación de las habilidades de los proyectos 1A y 1B

Archivos del proyecto

Excel

Para el proyecto 1I necesitará el siguiente archivo: Libro de trabajo de Excel nuevo Deberá guardar su libro de trabajo como:

Apellido_Nombre_1I_ Ventas_Impresoras

Cree la hoja de cálculo que se muestra en la figura 1.59. Use el tema Chincheta y defina la orientación horizontal. Elabore fórmulas para calcular las columnas Total vendidas, Ventas totales y Porcentaje de ventas totales; también elabore una fórmula para la fila Total. Aplique estilos de celdas y formato de números como se muestra. Use el estilo 26 para el gráfico. Inserte minigráficos para los datos usando el primer estilo de la segunda fila, Énfasis de estilo de minigráfico 1, más oscuro 25%. Agregue su nombre, su curso, sección y las palabras clave inyección de tinta, impresora y ventas a las propiedades del documento. Guarde su archivo en la carpeta Excel Capítulo 1 como Apellido_Nombre_1I_ Ventas_Impresoras.

Resultados del proyecto

Texas Spectrum Wireless Ventas de impresoras de inyección de tinta durante el primer trimestre Modelo Lear 200 Lear 355 Prima X50 Prima X90 Prima Z25 Total

Abril

Mayo

Junio

390 168 250 386 261 1,455.00

224 186 379 423 244 1,456.00

421 153 339 482 307 1,702.00

Total vendidas P, menudeo Ventas totales 1,035 $ 79.90 $ 82,696.50 507 169.99 86,184.93 968 199.99 193,590.32 1,291 249.99 322,737.09 812 354.99 288,251.88 4,613.00 $ 973,460.72

% del total 8.50% 8.85% 19.89% 33.15% 29.61%

Tendencia

Ventas de impresoras de inyección de tinta durante el primer trimestre 600 500 Abril 400

Mayo Junio

300 200 100

Figura 1.59  

-

Lear 200

Lear 355

Prima X50

Prima X90

Prima Z25

Apellido_Nombre_1I_ Ventas_Impresoras.xlsx

Fin



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Ha completado el proyecto 1I Proyecto 1I  Ventas de impresoras  |  Excel

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Evaluaciones sobre el contenido Aplicación de una combinación de las habilidades de los proyectos 1A y 1B

GO! Resuélvalo | Proyecto 1J Ventas de garantías Archivos del proyecto Para el proyecto 1J necesitará el siguiente archivo:

e01J_Ventas_Garantías Deberá guardar su libro de trabajo como:



Apellido_Nombre_1J_ Ventas_Garantías

Abra el archivo e01J_Ventas_Garantías y guárdelo como Apellido_Nombre_1J_ Ventas_Garantías. Complete la hoja de cálculo empleando autorrelleno para introducir los títulos de los trimestres y calcule Total vendidas, Ventas totales, Total de todos los productos y Porcentaje de ventas totales. Aplique un formato atractivo a toda la hoja y el formato de contabilidad apropiado a los datos. Introduzca un gráfico que compare el número total de garantías vendidas para cada producto en los distintos trimestres y aplíquele un formato que presente la información de manera apropiada. Incluya el nombre del archivo en el pie, defina las propiedades adecuadas al documento y envíelo como se le indique.

Nivel de desempeño

Elemento de desempeño

Ejemplar: Aplicó consistentemente las habilidades necesarias

En desarrollo: Pocas veces aplicó las habilidades necesarias

Elaboración de fórmulas

Todas las fórmulas son correctas y fueron elaboradas eficientemente.

Las fórmulas son correctas pero no siempre fueron elaboradas de la manera más eficiente.

Una o más fórmulas faltan o no son correctas; simplemente se introdujeron los valores numéricos.

Creación de gráficos

Los gráficos fueron creados de manera apropiada.

El gráfico fue creado correctamente pero se seleccionaron datos incorrectos.

No se creó un gráfico.

Aplicación de formatos atractivos y apropiados

El formato es atractivo y apropiado.

Presenta un formato adecuado pero es difícil de leer o no es atractivo.

El formato es inadecuado o no se aplicó ninguno.

Fin

E60

Competente: Aplicó las habilidades necesarias en algunos casos, pero no siempre

Ha completado el proyecto 1J

Excel  |  Capítulo 1: Creación de una hoja de cálculo e introducción de datos

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Aplicación de una combinación de las habilidades de los proyectos 1A y 1B

GO! Resuélvalo | Proyecto 1K Facturación de servicio Archivos del proyecto

Excel

Para el proyecto 1K necesitará el siguiente archivo: e01K_Facturación_Servicio Deberá guardar su libro de trabajo como:

| Capítulo 1

Evaluaciones sobre el contenido

Apellido_Nombre_1K_Facturación_Servicio

Abra el archivo e01K_Facturación_Servicio y guárdelo como Apellido_Nombre_1K_Facturación_Servicio. Complete la hoja de cálculo empleando autorrelleno para introducir los títulos de los meses y calcule el total facturado para cada mes y producto. Inserte minigráficos y aplíqueles el formato apropiado en la columna Tendencia, además de dar a los valores numéricos el formato de contabilidad apropiado. Dé un formato atractivo a la hoja de cálculo; agregue título y subtítulo, revise la ortografía, ajuste los anchos de las columnas y aplique el formato de contabilidad adecuado. Integre un gráfico que compare el total de la facturación de servicio para cada producto y en el cual los meses figuren en el eje de categorías; aplique un formato atractivo al gráfico. Incluya en el pie de página el nombre del archivo, además introduzca al archivo las propiedades pertinentes. Envíelo como se le instruya hacerlo.

Nivel de desempeño

Elemento de desempeño

Ejemplar: Aplicó consistentemente las habilidades necesarias

Competente: Aplicó las habilidades necesarias en algunos casos, pero no siempre

En desarrollo: Pocas veces aplicó las habilidades necesarias

Elaboración de fórmulas

Todas las fórmulas son correctas y fueron elaboradas eficientemente.

Las fórmulas son correctas pero no siempre fueron elaboradas de la manera más eficiente.

Una o más fórmulas faltan o no son correctas; simplemente se introdujeron los valores numéricos.

Creación de gráficos

Los gráficos fueron creados de manera apropiada.

El gráfico fue creado correctamente pero se seleccionaron datos incorrectos.

No se creó un gráfico.

Aplicación de formatos atractivos y apropiados

El formato es atractivo y apropiado.

Presenta un formato adecuado pero es difícil de leer o no es atractivo.

El formato es inadecuado o no se aplicó ninguno.

Fin



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Ha completado el proyecto 1K

Proyecto 1K  Facturación de servicio  |  Excel

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Evaluaciones sobre los resultados Rúbrica

Su proyecto terminado es casi de calidad profesional si usted:

Su proyecto terminado requiere mejorar si usted:

Elige y aplica las habilidades, herramientas y funciones adecuadas, e identifica métodos eficientes para resolver el problema.

Elige y aplica algunas de las habilidades, herramientas y funciones adecuadas, pero no lo hace de la manera más eficiente.

Elige habilidades, herramientas o funciones inadecuadas, o éstas son ineficientes para resolver el problema.

Construye una solución clara, completa y bien organizada, con contenido pertinente, con un propósito claro y adecuado para el público. Ofrece una solución sin errores gramaticales, de ortografía o de estilo.

Construye una solución que consta de algunos componentes poco claros, mal organizados o incompletos; interpreta incorrectamente las necesidades del público; tiene algunos errores de ortografía, gramaticales o de estilo, pero éstos no afectan la comprensión.

Diseña una solución mal definida, incompleta o deficientemente organizada; contiene datos imprecisos o incompletos. Comete errores de ortografía, gramática o estilo. No resuelve el problema. Construye una solución poco clara, incompleta o mal organizada; incluye contenido inadecuado o impreciso; contiene muchos errores ortográficos, gramaticales o de estilo; no resuelve el problema.

3. Formato y diseño

El formato y la organización de todos los elementos contribuyen a comunicar información e ideas, a ilustrar relaciones, y a indicar su importancia relativa.

Aplica las características de formato y diseño adecuadas a algunos elementos, pero no a otros; exagera el uso de algunas características, provocando cierta distracción.

Aplica características de formato y diseño que no contribuyen a transmitir claramente información o ideas; no emplea el formato ni el diseño para aclarar una función, ilustrar relaciones o indicar su importancia relativa; usa en exceso las características disponibles, provocando mucha distracción.

Pone en práctica un enfoque organizado, Demuestra un enfoque organizado en que integra la planificación, el desarrollo, algunas áreas, pero no en otras; o bien, la autoevaluación, la revisión y la reflexión. utiliza un proceso de organización insuficiente.

2. Contenido

1. Dominio del software

Su proyecto terminado tiene calidad profesional si usted:

4. Proceso

Los siguientes parámetros de evaluación son de tipo abierto. Esto quiere decir que su cumplimiento puede lograrse de distintas maneras; la evaluación que se haga de su trabajo dependerá del enfoque que haya utilizado al aplicar la información. Trate de alcanzar el nivel de Calidad profesional. Use la siguiente rúbrica de calificación como guía para determinar cómo enfocó el problema; luego evalúe qué tan bien logró resolverlo con ese enfoque. Los parámetros —Dominio del software, Contenido, Formato y diseño y Proceso— representan el conocimiento y las habilidades que ha obtenido y que utilizó para resolver el problema. Los niveles de desempeño —Calidad profesional, Casi de calidad profesional, o Requiere mejorar— le ayudarán a usted y a su profesor a evaluar sus resultados.

E62

No utiliza un enfoque organizado para resolver el problema.

Excel  |  Capítulo 1: Creación de una hoja de cálculo e introducción de datos

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Evaluaciones sobre los resultados GO! Piense | Proyecto 1L Planes telefónicos

| Capítulo 1

Aplicación de una combinación de las habilidades de los proyectos 1A y 1B

Archivos del proyecto

Excel

Para el proyecto 1L necesitará el siguiente archivo: Libro de trabajo de Excel nuevo

Deberá guardar su libro de trabajo como:

Apellido_Nombre_1L_Planes_Telefónicos

Roslyn Thomas, presidenta de Texas Spectrum Wireless, requiere una hoja de cálculo que resuma los siguientes datos concernientes a las ventas de planes telefónicos, durante el primer trimestre, que la compañía está ofreciendo para llamadas nacionales e internacionales. Roslyn desearía que la hoja incluyera un cálculo de las ventas totales para cada plan y un total de las ventas de todos los planes. Además le gustaría ver el porcentaje que cada plan representa con respecto a las ventas totales. Vendidos

Precio

Doméstico Estándar

2556

  29.99

Doméstico Premium

3982

  49.99

Doméstico Platinum

1647

  64.99

Internacional Estándar

  582

  85.99

Internacional Premium

  365

102.99

Elabore una hoja de cálculo que proporcione a Roslyn la información requerida. Incluya títulos apropiados para la hoja de cálculo, las columnas y las filas. Empleando las habilidades para formato que practicó en este capítulo dé a la hoja una apariencia profesional, legible y fácil de entender. Introduzca un pie de página con el nombre de archivo, además de las propiedades de documento apropiadas. Guarde el archivo como Apellido_Nombre_1L_Planes_Telefónicos e imprímalo o envíelo como se lo indique el profesor. Fin



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Ha completado el proyecto 1L

Proyecto 1L  Planes telefónicos  |  Excel

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Evaluaciones sobre los resultados Aplicación de una combinación de las habilidades de los proyectos 1A y 1B

GO! Piense | Proyecto 1M Publicidad Archivos del proyecto Para el proyecto 1M necesitará el siguiente archivo:

Libro de trabajo de Excel nuevo

Deberá guardar su libro de trabajo como:

Apellido_Nombre_1M_Publicidad

Eliott Verschoren, vicepresidente de Marketing en Texas Spectrum Wireless, está llevando a cabo un análisis de los gastos publicitarios de la compañía en cuatro locaciones, con base en los siguientes datos: Trimestre 1

Trimestre 2

Trimestre 3

Trimestre 4

Austin

22860

25905

18642

28405

Dallas

18557

17963

22883

25998

Houston

32609

28462

25915

31755

San Antonio

12475

15624

13371

17429

Empleando esta información cree un libro de trabajo que incluya los totales por trimestre y locación, minigráficos que ilustren las tendencias trimestrales, y un gráfico de columnas que compare los datos trimestrales en cada locación. Incluya títulos apropiados de hoja de cálculo, filas y columnas. Emplee las habilidades para formato que practicó en este capítulo, para dar a la hoja una apariencia profesional, legible y fácil de entender. Introduzca un pie de página con el nombre de archivo, además de las propiedades de documento apropiadas. Guarde el archivo como Apellido_Nombre_1M_Publicidad e imprímalo o envíelo como se lo indique el profesor. Fin

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Ha completado el proyecto 1M

Excel  |  Capítulo 1: Creación de una hoja de cálculo e introducción de datos

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Evaluaciones sobre los resultados Usted y GO! | Proyecto 1N Gastos personales

| Capítulo 1

Aplicación de una combinación de las habilidades de los proyectos 1A y 1B

Archivos del proyecto

Excel

Para el proyecto 1N necesitará el siguiente archivo: Libro de trabajo de Excel nuevo

Deberá guardar su libro de trabajo como:

Apellido_Nombre_1N_Gastos_Personales

Elabore una hoja de cálculo que detalle sus gastos personales durante los tres meses más recientes. Algunos de estos gastos pueden incluir —aunque no se limitan a estos rubros— hipoteca, rentas, utilidades, teléfono, alimentación, diversión, colegiaturas, cuidados infantiles, vestimenta y seguros. Incluya un total para cada mes y cada categoría de gastos. Incluya una columna que calcule el porcentaje de cada categoría con respecto al total de los gastos. Dé formato a la hoja de cálculo, defina anchos de columna apropiados, establezca que el texto se ajuste a los espacios disponibles y especifique los formatos de números de contabilidad apropiados, así como los estilos de celda más adecuados. Incluya también un gráfico de columnas que compare sus gastos por mes y modifique el diseño y estilo del gráfico. Inserte un pie de página que incluya el nombre del archivo y centre la hoja horizontalmente en la página. Guarde su archivo como Apellido_Nombre_1N_Gastos_ Personales y enviéla como se le instruya. Fin



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Ha completado el proyecto 1N

Proyecto 1N  Gastos personales  |  Excel

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Capítulo 2 | Excel 2010

Uso de funciones, creación de tablas y administración de libros de trabajo de gran tamaño RESULTADOS

OBJETIVOS

Al finalizar este capítulo, usted será capaz de:

El dominio de estos objetivos le permitirá:

Proyecto 2A

Analizar inventarios mediante cálculos estadísticos y lógicos, y el ordenamiento y filtrado de datos. Proyecto 2B

Resumir los datos de varias hojas de cálculo.

1. Utilizar las funciones SUMA, PROMEDIO, MEDIANA, MIN y MAX (p. E69) 2. Mover datos, resolver mensajes de error y rotar texto (p. E73) 3. Usar las funciones CONTAR.SI y SI, y aplicar formatos condicionales (p. E75) 4. Usar funciones de fecha y hora, e inmovilizar paneles (p. E80) 5. Crear, ordenar y filtrar una tabla de Excel (p. E82) 6. Aplicar formato e imprimir una hoja de cálculo grande (p. E85)

7. 8. 9. 10.

Navegar en un libro de trabajo y renombrar hojas de cálculo (p. E90) Introducir fechas, y eliminar contenido y formatos (p. E91) Copiar y pegar mediante el uso de la galería de opciones de pegado (p. E95) Modificar y aplicar formato a varias hojas de cálculo de manera simultánea (p. E96) 11. Crear una hoja de resumen con minigráficos de columnas (p. E102) 12. Dar formato e imprimir varias hojas de cálculo de un libro de trabajo (p. E106)

Shutterstock

en este capítulo En este capítulo empleará funciones estadísticas para calcular el promedio de un conjunto de números, y utilizará otras funciones lógicas y de fecha y hora. Además, empleará las funciones de conteo y aplicará formato condicional para facilitar la visualización de los datos. También creará una tabla y analizará los datos correspondientes mediante su ordenamiento y filtrado. Asimismo resumirá un libro de trabajo que contenga varias hojas de cálculo. Los proyectos de este capítulo están relacionados con Hierbas y Especias Laurales. Después de fungir diez años como chef ejecutiva, Laura Morales abrió su propia compañía, que ofrece productos gastronómicos de alta calidad al menudeo y en línea. Además de hierbas y especias, ofrece una amplia variedad de condimentos, confitería, mermeladas, aderezos, aceites y vinagres. Más adelante en este mismo año, Laura planea agregar una línea de utensilios, recetarios y arcones de regalo. El nombre de la compañía es una combinación del nombre y el apellido de Laura y también un orden de plantas de la que la canela forma parte. E67

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Proyecto 2A Informe de estado de inventario Actividades del proyecto En las actividades 2.01 a 2.15 modificará una hoja de cálculo para la presidenta Laura Morales, donde se detalle el inventario actual de saborizantes en las instalaciones de producción de Oakland. Su hoja de cálculo terminada deberá ser similar a la que se muestra en la figura 2.1.

Archivos del proyecto Para el proyecto 2A necesitará el siguiente archivo:

e02A_Inventario_Saborizantes

Deberá guardar su libro de trabajo como:

Apellido_Nombre_2A_Inventario_Saborizantes

Resultados del proyecto

Oakland: Estado del inventario de saborizantes Al 30 de junio

d Esta Tipos de condimentos

ís

s tica

d

ab es

oriz

ante

s

Total de artículos en existencia Precio promedio Mediana de precios Precio más bajo Precio más alto

11,015 8.72 7.85 2.55 31.95

$ $ $ $

20 8 (2,190 artículos en total en existencia)

Tipos de extractos: Cantidad en existencia 325 244 143 156 265 254 156 167 145 211 368 225 165 188 325 285 423 126 540 425 211 312 165 100 266 160 165 146 135 75

# de producto 54635 43813 23677 34266 46532 25844 32544 36820 35988 43633 93157 92258 53634 37845 98225 93553 96854 94236 85655 43153 98655 56853 45265 45688 34878 44879 42599 23688 25678 44587

Nombre

Precio al menudeo

Eneldo Mejorana Mejorana Albahaca, Francesa Orégano Hierbas, Provence Menta, Hierbabuena Menta, Hierbabuena Albahaca, California Hierbabuena Almendra Vainilla Vainilla, doble intensidad Café Naranja Limón Vainilla Comino Pimiento en grano, roja Canela, China Clavos, molidos Pimienta en grano, India Especias para escabeche Nuez moscada Jengibre triturado Jejngibre Jengibre, cristalizado Curry picante en polvo Curry suave en polvo Tandoori

2.65 4.45 7.89 10.19 10.19 10.25 10.29 10.39 11.95 5.65 7.33 15.95 16.75 17.29 24.19 24.90 31.95 3.55 3.69 4.09 4.55 4.59 6.49 7.85 7.89 7.95 9.85 9.99 9.99 16.85

Tamaño 4 oz. 4 oz. 8 oz. 8 oz. 8 oz. 4 oz. 8 oz. 8 oz. 8 oz. 4 oz. 4 oz. 4 oz. 8 oz. 8 oz. 6 oz. 6 oz. 6 oz. 4 oz. 2 oz. 2 oz. 6 oz. 2 oz. 2 oz. 8 oz. 8 oz. 8 oz. 8 oz. 8 oz. 8 oz. 8 oz.

Envase SPMC Frasco SPMC SPMC Frasco SPMC SPMC SPMC SPMC Botella Botella Botella Botella Botella Botella Botella Botella SPMC Lata SPMC Frasco Frasco Frasco Frasco SPMC Frasco SPMC Frasco Frasco SPMC

Categoría Hierba Hierba Hierba Hierba Hierba Hierba Hierba Hierba Hierba Extracto Extracto Extracto Extracto Extracto Extracto Extracto Extracto Especia Especia Especia Especia Especia Especia Especia Especia Especia Especia Especia Especia Especia

Nivel de existencias Suficiente Suficiente Suficiente Suficiente Suficiente Suficiente Suficiente Suficiente Suficiente Suficiente Suficiente Suficiente Suficiente Suficiente Suficiente Suficiente Suficiente Suficiente Suficiente Suficiente Suficiente Suficiente Suficiente Pedir Suficiente Suficiente Suficiente Suficiente Suficiente Pedir

Apellido_Nombre_2A_Inventario_Saborizantes.xlsx

Cantidad en existencia 185 195 215 150 248 168 188 95 152 73 177 133 168 135 110 95 228 165 135 245 235 125 45 234 245 11015 Modificada por Frank Barnes 20/09/2011 19:09

# de producto 52164 55255 78655 38675 37803 38700 34793 16555 64525 49652 34982 39704 44482 15688 13558 43625 13189 26787 22189 35677 44589 21683 38744 24896 35690

Nombre

Precio al menudeo

Clavos, enteros Sal marina, Pacífico Sal de ajo Paprika húngara suave Chile en polvo, picante Chile en polvo, suave Sal con cebolla Tuscan Sunset Cebolla en polvo Rojo Taco Charqui, pollo y pescado, Paprika, California Ajo en polvo Pimienta, Limón Cuatro especias francesas Ralladura de naranja Pimienta, Florida Aderezo Creole Northwoods Fire Charqui, puerco Ajo en hojuelas, California Galena Street Rub Bicentennial Beef Butcher's Pepper Charqui, Jamaica

18.70 2.55 2.58 2.99 3.39 3.39 3.55 4.55 4.85 5.29 5.45 5.79 5.89 6.25 6.56 8.19 8.75 8.75 9.85 9.85 11.25 3.95 4.49 5.29 7.99

Tamaño 8 oz. 8 oz. 6 oz. 4 oz. 2 oz. 2 oz. 2 oz. 2 oz. 4 oz. 4 oz. 4 oz. 8 oz. 6 oz. 4 oz. 2 oz. 4 oz. 8 oz. 8 oz. 16 oz. 8 oz. 2 oz. 4 oz. 4 oz. 4 oz. 8 oz.

Envase Frasco Lata Frasco Frasco Frasco Frasco Frasco SPMC Frasco SPMC SPMC Frasco Frasco Frasco SPMC Lata Frasco SPMC Frasco SPMC Frasco Frasco Frasco SPMC Frasco

Categoría Especia Condimento Condimento Condimento Condimento Condimento Condimento Condimento Condimento Condimento Condimento Condimento Condimento Condimento Condimento Condimento Condimento Condimento Condimento Condimento Condimento Adobo Adobo Adobo Adobo

Nivel de existencias Suficiente Suficiente Suficiente Suficiente Suficiente Suficiente Suficiente Pedir Suficiente Pedir Suficiente Suficiente Suficiente Suficiente Pedir Pedir Suficiente Suficiente Suficiente Suficiente Suficiente Suficiente Pedir Suficiente Suficiente 55

Apellido_Nombre_2A_Inventario_Saborizantes.xlsx

Figura 2.1   Proyecto 2A. Inventario de saborizantes

E68

Excel  |  Capítulo 2: Uso de funciones, creación de tablas y administración de libros de trabajo de gran tamaño

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Una función es una fórmula predeterminada —que Excel ha elaborado previamente— y que lleva a cabo cálculos mediante el uso de valores específicos en un orden o estructura particulares. Las funciones estadísticas, entre las que se incluyen PROMEDIO, MEDIANA, MIN y MAX, son muy útiles para analizar un conjunto de medidas.

Actividad 2.01 | Uso de las funciones SUMA y PROMEDIO

| Capítulo 2

MEDIANA, MIN y MAX

Excel

Objetivo 1 | Utilizar las funciones SUMA, PROMEDIO,

Laura tiene una hoja de cálculo que contiene la información del inventario de los tipos de saborizantes en existencia en las instalaciones de Oakland. En esta actividad usará las funciones SUMA y PROMEDIO para reunir información acerca del inventario de productos.

! Inicie Excel. En la vista Backstage despliegue el cuadro de diálogo Abrir y, de los archivos

para el estudiante, seleccione y abra e02A_Inventario_Saborizantes. Vaya a la ficha Archivo y haga clic en Guardar como. En el cuadro de diálogo Guardar como navegue hasta la ubicación en donde almacenará los proyectos de este capítulo.

@ Cree una carpeta nueva con el nombre Excel Capítulo 2 y ábrala; haga clic en el cuadro

Nombre de archivo, escriba Apellido_Nombre_2A_Inventario_Saborizantes y haga clic en Guardar u oprima Intro .

# Recorra la hoja y observe que contiene datos relacionados con los tipos de saborizantes en

inventario, que incluyen Cantidad en existencia, # de producto, Nombre, Precio al menudeo, Tamaño, Envase y Categoría.

$ Deje en blanco la fila 3; en la celda A4 escriba Total de artículos en existencia. En A5 escriba Precio promedio y en A6 escriba Mediana de precios.

% Haga clic en la celda B4, vaya a la ficha Fórmulas y haga clic en el botón Autosuma del grupo Biblioteca de funciones. Compare su pantalla con la figura 2.2.

La función SUMA que empleó es una función predefinida que adiciona todos los números de un rango seleccionado; dado que se usa con mucha frecuencia, existen diversas maneras para aplicarla. Por ejemplo, puede insertar la función desde el grupo Modificar de la ficha Inicio; mediante el método abreviado de teclado Alt + = ; desde el grupo Biblioteca de funciones en la ficha Fórmulas y también desde el botón Matemáticas y trigonométricas del mismo grupo.

Figura 2.2 Botón Autosuma Ficha Fórmulas Grupo Biblioteca de funciones Fila 3 vacía Títulos de fila introducidos Función SUMA en la celda B4



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^ Con el punto de inserción parpadeando en la función, seleccione el rango A11:A65, arrastre

el puntero hacia abajo y oprima Intro . Desplácese hacia arriba para ver la parte alta de su hoja de cálculo y observe el resultado 11015 en B4.

& Haga clic en B4 y observe la barra Fórmula. Compare su pantalla con la figura 2.3. SUMA es el nombre de la función. Los valores entre paréntesis son los argumentos; es decir, los valores que la función de Excel usa para efectuar cálculos u operaciones. En este ejemplo el argumento consiste en los valores del rango A11:A65.

Figura 2.3 Las funciones y los argumentos se despliegan en la barra Fórmula El resultado de la función SUMA se despliega en B4

* Haga clic en la celda B5. En el grupo Biblioteca de funciones haga clic en el botón Más

funciones, coloque el puntero sobre Estadísticas y localice la función PROMEDIO. Observe la información en pantalla y compárela con la figura 2.4. La información en pantalla describe la manera en que la función PROMEDIO lleva a cabo el cálculo.

Figura 2.4 Botón Más funciones

Funciones estadísticas Información en pantalla que describe la función

( Haga clic en PROMEDIO y, si es necesario, arrastre la barra de título del cuadro de diálogo Argumentos de función hacia abajo para poder visualizar la barra Fórmula y la celda B5.

La función PROMEDIO agrega un conjunto de valores, y luego divide el resultado entre el número de valores de dicho conjunto. En la celda, en la barra Fórmula y en el cuadro de diálogo, Excel propone promediar el valor de la celda B4. Recuerde que las funciones de Excel proponen un rango si hay datos encima o a la izquierda de una celda seleccionada.

Método alternativo También es posible, con el texto existente seleccionado, elegir el rango D11:D65 y oprimir Intro .

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) En el cuadro de diálogo Argumentos de función observe que B4 está resaltada. Oprima

Supr

para borrar el texto existente, escriba d11:d65 y luego compare su pantalla con la figura 2.5. Dado que desea promediar los valores del rango D11:D65 —y no los de la celda B4— debe editar de esta manera el rango propuesto.

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| Capítulo 2

Figura 2.5 La barra Fórmula despliega el nombre y los argumentos de la función

Excel

El cuadro de diálogo Argumentos de función para la función PROMEDIO Rango de celdas a promediar

_ En el cuadro de diálogo Argumentos de función haga clic en Aceptar y luego Guarde libro de trabajo.

  el

El resultado indica que el precio promedio de todos los productos al menudeo es de 8.72.

Actividad 2.02 | Uso de la función MEDIANA La MEDIANA es una función estadística que describe un conjunto de datos; puede haberla visto describiendo el precio de casas en un área geográfica particular. Esta función encuentra un valor medio; es decir, tiene tantos valores arriba como debajo de él dentro del conjunto. Difiere del PROMEDIO en que el resultado no es afectado tanto por un valor que difiera demasiado de los otros.

! Seleccione la celda B6, vaya al grupo Biblioteca de funciones, haga clic en el botón Más funciones, despliegue la lista de funciones estadísticas y seleccione MEDIANA.

@ En el cuadro de diálogo Argumentos de función haga clic en el botón Colapsar   encuentra a la derecha del cuadro Número1.

 , que se

El cuadro de diálogo se reduce al espacio necesario para el primer argumento, de manera que usted pueda ver más datos de su hoja.

# Seleccione el rango D11:D65 y compare su pantalla con la figura 2.6. Cuando indique las celdas que desea usar en el cálculo de la función —conocido como defina los argumentos— puede seleccionar los valores con el ratón o escribir el rango, lo que usted prefiera.

Figura 2.6 La barra Fórmula despliega la función y los argumentos

El cuadro de diálogo colapsado despliega el rango seleccionado El rango seleccionado queda rodeado por un borde parpadeante



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Método alternativo

$ En el extremo derecho del cuadro de diálogo contraído haga clic en el botón  

  para Expandirlo con el fin de restablecer su tamaño original, luego haga clic en Aceptar; podrá ver el valor 7.85.

Oprima Intro para expandir el cuadro de diálogo.

En el rango de precios, 7.85 es el valor medio. La mitad de los saborizantes tiene precios superiores a 7.85 y la otra mitad tiene precios inferiores.

% Desplácese hacia arriba para ver la fila 1. Seleccione el rango B5:B6 y haga clic con el botón

derecho sobre la selección. En la minibarra de herramientas haga clic en el botón Formato de número de contabilidad    .

^ Haga clic con el botón derecho sobre la celda B4 y luego, en la minibarra de herramientas,

haga clic en el botón Estilo millares     y haga doble clic en el botón Disminuir decimales    . Guarde     su hoja de cálculo y compare su pantalla con la figura 2.7.

Figura 2.7 El Estilo Millares aplicado sin lugares decimales Se aplicó el Formato de número de contabilidad

Actividad 2.03 | Uso de las funciones MIN y MAX La función estadística MIN determina el valor más pequeño de un rango seleccionado; MAX encuentra el valor más grande.

! En la celda A7 escriba Precio más bajo, y en A8 Precio más alto. @ Seleccione la celda B7. Vaya a la ficha Fórmulas, haga clic en el botón Más funciones del grupo Biblioteca de funciones, despliegue la lista de funciones estadísticas y seleccione MIN.

# En el extremo derecho del cuadro Número1 haga clic en el botón para Contraer el cuadro de diálogo    , seleccione el rango D11:D65 y haga clic en el botón para Expandirlo   clic en Aceptar.

 . Haga

El precio al menudeo más bajo es de 2.55.

$ Haga clic en la celda B8 y, usando una técnica similar, inserte la función MAX para determinar el valor al menudeo más alto: 31.95.

% Seleccione el rango B7:B8 y aplique el Formato de número de contabilidad   Guarde

  su libro de trabajo y compare su pantalla con la figura 2.8.

 .

Figura 2.8 La función MIN calcula el precio más bajo

La función MAX calcula el precio más alto

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Cuando mueve una fórmula las referencias de celda dentro de ella no cambian sin importar el tipo de referencia de celda que emplee. Si mueve celdas dentro de una columna que no es suficientemente amplia para desplegar valores numéricos largos, Excel despliega un mensaje de manera que usted pueda hacer los ajustes necesarios. Es posible reubicar datos dentro de una celda rotando el texto en un ángulo que usted defina.

| Capítulo 2

y rotar texto

Excel

Objetivo 2 | Mover datos, resolver mensajes de error

Actividad 2.04 | Reubicación de datos y resolución de un mensaje de error # # # # #

! Seleccione A4:B8. Coloque el puntero en el borde derecho del rango seleccionado para desplegar el puntero

y compare su pantalla con la figura 2.9.

Figura 2.9

Puntero para reubicar Rango seleccionado

@ Arrastre el rango seleccionado hacia la derecha, hasta que la información en pantalla

muestre D4:E8, suelte el botón del ratón y luego observe que una serie de símbolos # se despliega en la columna E. Coloque el puntero en cualquiera de las celdas que desplieguen esos símbolos y luego compare su pantalla con la figura 2.10. Mediante el empleo de esta técnica, el contenido de las celdas puede ser reubicado; a esto se le conoce como arrastrar y colocar (o arrastrar y soltar). Si el ancho de celda no es suficiente para desplegar todo el número, Excel muestra el error ##### (desplegar sólo una parte podría inducir a errores). Los valores se conservan sin cambio y se despliegan en la barra Fórmula correspondiente a la celda seleccionada. También se despliega el valor completo en la información de pantalla si coloca el puntero en una celda que muestra el error #####.

Figura 2.10

La información en pantalla indica el valor subyacente El rango se reubicó en D4:E8 Se despliegan los símbolos #

# Seleccione la columna E y aumente su ancho a 50 píxeles. Observe que las celdas no son todavía lo suficiente anchas para desplegar el contenido.



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$ En el área de encabezados de columna coloque el puntero en el límite derecho de la

columna E para desplegar el puntero    . Haga doble clic para llevar a cabo un ajuste automático que acomode hasta el dato más extenso.

% Mediante la misma técnica ajuste la columna D para que quepa el dato más ancho. ^ Seleccione el rango D4:E8. Vaya a la ficha Inicio, despliegue la galería de Estilos de celda en el grupo Estilos. En Estilos de celda temáticos haga clic en 20% - Énfasis 2. Guarde   libro de trabajo.

  su

Actividad 2.05 | Rotación de texto En ocasiones es útil rotar el texto para llamar la atención sobre ciertos datos de su hoja de cálculo. Método alternativo

! En la celda C6 escriba Estadísticas de saborizantes. Seleccione el rango C4:C8, haga clic

Escriba el número de grados directamente en el cuadro Grados o use las flechas del selector de ángulo para establecer este parámetro.

@ En la sección superior derecha del cuadro de diálogo, bajo Orientación, coloque el puntero

con el botón derecho del ratón sobre la selección y, del menú contextual que se despliega, elija Formato de celdas. En el cuadro de diálogo del mismo nombre, haga clic en la ficha Alineación; bajo Control de texto marque la casilla de verificación Combinar celdas.

en el diamante rojo y arrástrelo hacia arriba hasta que el cuadro Grados indique 30. Compare su pantalla con la figura 2.11.

Figura 2.11 Rango de celdas reubicados y con nuevo formato Cuadro de diálogo Formato de celdas Orientación establecida a 30 grados Celdas combinadas seleccionadas

# En la esquina inferior derecha del cuadro de diálogo Formato de celdas haga clic en Aceptar. $ Con las celdas combinadas aún seleccionadas vaya a la ficha Inicio, y en el grupo Fuente cambie el Tamaño     a 14 y luego aplique Negritas     y Cursivas    . Cambie el Color de fuente   a la opción de la cuarta columna, primer color: Azul oscuro, texto 2. Si es   necesario ajuste el texto al tamaño de la columna empleando el procedimiento descrito en el paso 4 de la actividad 2.04.

% En el grupo Alineación seleccione Alinear texto a la derecha   Guarde  

  su libro y compare su pantalla con la figura 2.12.

 . Haga clic en la celda A1,

Figura 2.12

Texto con rotación y nuevo formato

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Recuerde que las funciones estadísticas analizan un conjunto de medidas. Otro grupo de funciones de Excel, las funciones lógicas, prueban la existencia de condiciones específicas; estas funciones usan pruebas condicionales para determinar si las condiciones especificadas —los criterios— se cumplen o no (es decir, si el criterio es verdadero o falso).

Actividad 2.06 | Uso de la función CONTAR.SI

| Capítulo 2

formatos condicionales

Excel

Objetivo 3 | Usar las funciones CONTAR.SI y SI, y aplicar

CONTAR.SI es una función estadística que cuenta el número de celdas dentro de un rango que cumpla una condición definida por el usuario. Esta función tiene dos argumentos: el rango a probar y el criterio. Los condimentos de Hierbas y Especias Laurales serán presentados en un segmento de un canal de compras por TV. En esta actividad usted usará la función CONTAR.SI para determinar el número de productos para condimentar que actualmente están en el inventario.

! En el área de encabezados de fila coloque el puntero en la fila 9 y haga clic con el botón

derecho del ratón para seleccionar la fila y desplegar el menú contextual. Haga clic en Insertar y oprima F4 dos veces para repetir la última acción e insertar tres filas en blanco. En los programas de Microsoft Office la tecla F4 es útil para repetir comandos. La mayoría de los comandos pueden ser repetidos de esta manera.

@ Desde el área de encabezados de fila seleccione las filas 9:11. Vaya a la ficha Inicio, haga

clic en el botón Borrar del grupo Modificar y después haga clic en Borrar formatos para eliminar el acento azul en las columnas D y E de las nuevas filas. Cuando inserta columnas o filas el formato de las columnas o filas contiguas se repite en las nuevas celdas.

# Haga clic en la celda E4, observe la barra Fórmula y note que los argumentos de la función SUMA se ajustaron y están referidos a las celdas apropiadas en las filas 14:68.

El rango referenciado se actualizó a A14:A68 después de que insertó las tres filas. De esta forma, Excel ajusta las referencias de celda de una fórmula con relación a sus nuevas ubicaciones.

$ En la celda A10 escriba Tipos de condimentos: y oprima Tab . % Con la celda B10 activa, vaya a la ficha Fórmula, haga clic en el botón Más funciones del grupo Biblioteca de funciones y despliegue la lista de funciones estadísticas. Seleccione CONTAR.SI.

Recuerde que la función CONTAR.SI cuenta el número de celdas dentro de un rango que cumpla con la condición definida.



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^ En el cuadro Rango haga clic en el botón para Colapsar el cuadro de diálogo  

 , seleccione el rango G14:G68 y, en el extremo derecho del cuadro, haga clic en el botón para Expandir     el cuadro de diálogo. En el cuadro Criterio escriba Condimento y compare su pantalla con la figura 2.13.

Figura 2.13 La función se despliega en la barra Fórmula Cuadro de diálogo Argumentos de función Rango indicado como G14:G68 Criterio indicado como Condimento

& En la esquina inferior derecha del cuadro de diálogo Argumentos de función haga clic en Aceptar.

Hay 20 distintos productos Condimento disponibles para presentarse en el programa de televisión.

* Vaya a la ficha Inicio y haga clic en el botón Alinear texto a la izquierda  

Alineación, para poner el resultado más cerca del título de la fila. Guarde   trabajo.

  del grupo   su libro de

Actividad 2.07 | Uso de la función SI Una prueba lógica se puede efectuar sobre cualquier valor o expresión que pueda determinarse como verdadero o falso. La función SI usa una prueba lógica para determinar si una función se cumple y devolver un valor si es verdadera y otro si es falsa. Por ejemplo, C14=228 es una expresión que puede evaluarse para determinar si es cierta o falsa. Si el valor de la celda C14 es igual a 228, entonces la expresión es verdadera; si el valor de C14 no es igual a 228, la expresión es falsa. En esta actividad usará la función SI para determinar los niveles de existencia y determinar si es necesario pedir más productos.

! Haga clic en la celda H13, escriba Nivel de existencias y oprima Intro . (Puede ser necesario que ajuste el ancho de la columna para que quepa el título).

@ Coloque el cursor en la celda H14, vaya a la ficha Fórmulas, y en el grupo Biblioteca

de funciones haga clic en el botón Lógicas y seleccione SI. Ubique el cuadro de diálogo Argumentos de función de manera que pueda ver la fila 14.

# Con el punto de inserción en el cuadro Prueba_lógica, haga clic en la celda A14 y escriba =

Mayor que o igual a