GMAO OptiMaint - Administration

Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur

Support de Cours Administration d’OptiMaint

Tables des matières

TABLE DES MATIERES 2-

ADMINISTRATION D’OPTIMAINT ............................................................................... 3

2.1 - GERER LE POSTE DE TRAVAIL ....................................................................................... 4 2.1.1 - INSTALLER OPTIMAINT ............................................................................................... 5 2.1.2 - CONTROLER LA BASE DE DONNEES (UTILITAIRES) ........................................................ 6 2.1.3 - METTRE EN PLACE ET UTILISER LE MONITEUR ............................................................10 2.2 - GERER LES ACCES A OPTIMAINT .................................................................................19 2.2.1 - GERER LES PROFILS .................................................................................................20 2.2.2 - GERER LES SOCIETES PAR PROFIL .............................................................................23 2.2.3 - GERER LA CONFIDENTIALITE PAR PROFIL ....................................................................24 2.2.4 - GERER LES UTILISATEURS .........................................................................................26 2.2.5 - GERER L’ACCES GENERAL A L’APPLICATION ...............................................................30 2.2.6 - GERER LES SESSIONS UTILISATEURS .........................................................................32 2.3 - GERER LA COMMUNICATION .........................................................................................34 2.3.1 - UTILISER LA MESSAGERIE UTILISATEUR ......................................................................35 2.3.2 - GERER LES MESSAGES AUTOMATISES ........................................................................39

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Module 2 : Administration d’OPTIMAINT

2 - Administration d’OptiMaint

SOMMAIRE
Gérer le poste de travail
Gérer les accès à OptiMaint
Gérer la communication

Objectif : Le module « Administration » a pour objectif de vous rendre autonome dans la mise en place et dans l’exploitation technique de la solution OptiMaint. Ce module se découpe naturellement en trois parties : 1 – Gestion du poste de travail : mettre à disposition l’application. 2 – Gestion de l’utilisateur : administrer les accès à l’application. 3 – Gestion de la communication : gérer les échanges entre les acteurs de la GMAO

Public concerné : Chefs de projet ou Administrateurs G.M.A.O. Responsable application Responsable exploitation informatique

Pré requis : Module 1 – Environnement Général d’OptiMaint Module 3 – Données de Base

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2.1 -

Gérer le poste de travail

SOMMAIRE
Installer OptiMaint
Contrôler la base de données
Mettre en place et utiliser le Moniteur

Objectif : Le but de cette première partie est de décrire les étapes et outils d’administration propres à la préparation du poste de travail.

Définitions : -

OptiMaint s’appuie sur une architecture de type Client Serveur : L’application repose sur un exécutable principal, OptiMaint.exe, dialoguant avec une base de données dont l’accès est géré via une liaison de type ODBC (Open Data Base Connectivity de Microsoft™).

-

Pour la préparation du poste de travail, OptiMaint dispose d’outils complémentaires de contrôle de la base de données.

-

D’autres exécutables participent à l’utilisation d’OptiMaint : le « Moniteur » par exemple est un outil distinct permettant de déléguer des traitements d’OptiMaint à une machine éventuellement séparée.

Ces trois points sont développés dans ce qui suit.

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2.1.1 -

Installer OptiMaint

Multiposte Bureau à distance

ODBC ODBC

BdD BdD

ODBC

Monoposte

ODBC

Définitions : Pour utiliser OptiMaint il existe trois modes principaux d’installation : - Monoposte : l’installation reposant sur la mise en place de l’application et de la base de données sur un poste utilisateur unique. - Réseau : mono ou multiposte, utilisation en mode client serveur avec un ou plusieurs clients OptiMaint connectés à une base distante. - Terminal Server™ : utilisation en mode client serveur avec le « bureau à distance » de Microsoft™ (client léger). Dans ce cas OptiMaint est utilisé dans des sessions Windows™ simultanées sur un serveur distant hébergeant l’application. La base de données peut avoir été installée sur la même machine ou sur une machine séparée (PC, Serveur de données, toute unité de stockage située sur le réseau…)

Principe général à retenir : L’installation repose sur les trois étapes suivantes : - Création de la base de données - Création de la source de données ODBC - Installation de l’application

Accès aux informations : Pour en savoir plus sur l’installation d’OptiMaint, se reporter à la procédure de première installation livrée dans le cédérom fourni par APISOFT ou dans son contenu téléchargeable à partir du site internet d’APISOFT (Accès club utilisateur). Le choix de la procédure à utiliser se fera en fonction : - du mode d’installation (Monoposte / Réseau / Terminal Server) - du SGBD (Système de Gestion de Base de Données) choisi parmi la liste suivante : Microsoft Access Microsoft SQL Server Microsoft MSDE DB2 (OS400) MySQL Oracle PostgreSQL Sybase

Accès CD : Info Installation / Première Installation / GMAO OptiMaint - Procédures installation et mise à jour.pdf

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2.1.2 -

Contrôler la base de données (utilitaires)

Base de Données

Accès aux utilitaires : Les utilitaires de contrôle de la base de données sont installés par défaut dans le répertoire d’OptiMaint, et restent indépendants de l’application principale.

Définitions : Les utilitaires de contrôle de la base de données d’OptiMaint n’ont pas vocation à se substituer aux outils de gestion de base de données standard du marché. Ces utilitaires sont plus des accessoires participants à la mise en œuvre du logiciel. -

Isql.exe : Exécuter une série d’instruction de mise à jour SQL sur la base d’OptiMaint. Init Registre.exe : Initialiser l’entrée du registre Windows™ de l’application OptiMaint. TestBdD.exe : Outil de diagnostic, permettant notamment de tester la connexion à la base de données.

Description : Utilitaire Isql.exe Objet de l’utilitaire Exécuter une Instruction SQL pour la mise à jour d’une base de données. Contextes d’utilisation Lors de l’installation de la base de données « Isql » permet de lancer une instruction SQL soit manuellement via un éditeur, soit par l’insertion d‘une requête enregistré dans un fichier *.sql : la création de la base de données initiale passe par l’insertion des enregistrements d’une société de démonstration OptiCar. Cette opération peut être exécutée via cet utilitaire. Dans le cadre de la maintenance courante, l’administrateur peut être conduit à appliquer des corrections sur les données en fonction d’anomalies rencontrées et dont les solutions sont livrées par l’équipe Support d’APISOFT. Ces corrections sont formalisées par des scripts SQL qu’il suffit d’exécuter via « Isql »

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Lors des changements de version d’OptiMaint, certaines opérations de mise à jour de la base de données sont prévues par le passage de scripts sql. Là aussi l’administrateur pourra très directement exécuter ces scripts via « Isql » Bien sûr il faut souligner ici, que « Isql » ne se substitue pas au produit standard du marché et se limite aux instructions de mise à jour des données. Les instructions de type Select ne sont pas intégrées. Mode opératoire 1) Dans le répertoire d’installation d’OptiMaint, lancer l’exécutable Isql.exe (par double click) Attention ! Si vous lancez cet utilitaire pour la première fois sur votre poste, Isql vous conduit à configurer l’accès au serveur de données. Dans la fenêtre de configuration préciser les données suivantes : - SGBD : Système de Gestion de Base de Données cible - DSN : le nom de la source de données utilisée (source de type ODBC) - Owner : en fonction du SGBD, le nom du propriétaire de la base - U.I.D : Le code utilisateur qui sera utilisé par Isql pour l’accès à la base - Mot de Passe : associé au code utilisateur - Nom de la base de données (pour une base de type fichier, préciser le chemin d’accès à la base) Pour en savoir plus sur la configuration de l’accès au serveur de données, se reporter au paragraphe suivant traitant de l’utilitaire « Init Registre ». 2) Pour insérer une requête en provenance d’un fichier *.sql - Dans le menu général, accéder au menu Fichier | Ouvrir - Dans l’explorateur de fichier, sélectionner le fichier contenant la requête à insérer. - A la fin de l’insertion, vérifier que Isql affiche correctement le chemin d’accès à cette requête 3) Pour lancer la requête - Cliquer sur le bouton « Valider » 4) Pendant l’exécution de la requête : - Si Isql rencontre des anomalies, les codes et descriptions de ces anomalies sont affichées dans la partie inférieure de la fenêtre. ère - Si « Arrêt sur erreur » est coché, le traitement s’arrête à la 1 erreur. - Sinon le traitement continue en séquence en affichant les erreurs. - A défaut d’anomalie, Isql rend compte de la fin d’exécution du script par le message « Exécution script terminée » sous la barre de titre de la fenêtre.

Utilitaire Init Registre.exe Objet de l’utilitaire Cet utilitaire initialise l’entrée du registre Windows™ contenant les paramètres standard de configuration d’accès à la base de données pour l’application OptiMaint. Important : Cet utilitaire n’a aucun impact sur les configurations spécifiques d’OptiMaint, ni sur la configuration utilisée par « Isql.exe ». Init Registre.exe ne fait que supprimer les paramètres de l’ID Configuration « OptiMaint » (configuration standard) Mode opératoire 1) Dans le répertoire d’installation d’OptiMaint, lancer l’utilitaire par double click

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sur Init Registre.exe 2) Le message « Initialisation de la base de registre effectuée » apparaît 3) Cliquer « Ok » pour fermer la fenêtre 4) Au prochain lancement d’OptiMaint la fenêtre de configuration d’accès à la base de données se présente : il suffit alors de repréciser les paramètres puis de valider : Dans la fenêtre de configuration préciser les données suivantes : - SGBD : Système de Gestion de Base de Données cible - DSN : le nom de la source de données utilisée (source de type ODBC) - Owner : en fonction du SGBD, le nom du propriétaire de la base. - U.I.D : Le code utilisateur qui sera utilisé par Isql pour l’accès à la base - Mot de Passe : associé au code utilisateur - Nom de la base de données (pour une base de type fichier, préciser le chemin d’accès à la base) - Site Web PHP : En cochant cette case OptiMaint génère le fichier de configuration utilisable par la connexion au SGBD par l’application DI Web. - Format des dates Base de données : précision du format attendu par le SGBD cible. Pour certains SGBD ce format n’est pas modifiable. Informations complémentaires sur le registre et l’ID Configuration Pour l’ensemble des applications d’APISOFT INTERNATIONAL, la configuration d’accès aux bases de données est enregistrée dans la base de registre de Windows™ aux emplacements de clé suivants : Pour une configuration Client Server classique : HKEY_CURRENT_USER\Software\VB and VBA Program Settings\Apisoft Pour une configuration Terminal server : HKEY_USERS\{######}\Software\VB and VBA Program Settings\Apisoft Où {######} représente l’identification de la session terminal server utilisée par l’utilisateur. L’installation standard d’OptiMaint insère à ce niveau du registre une clé « OptiMaint » représentant l’ « ID configuration » standard de l’application. Par extension cet ID est utilisable par toutes les applications d’APISOFT pour récupérer les paramètres standard ou spécifiques de connexion au SGBD cible. 1) Par exemple l’ID configuration est utilisable par le Moniteur pour la détection de la base de données cible des traitements lancés. Pour en savoir plus se reporter au chapitre concernant l’utilisation du Moniteur. 2) Par ailleurs le premier lancement de l’utilitaire Isql.exe, décrit plus haut, conduit à une configuration spécifique enregistrée dans un ID Configuration « ISQL ». 3) Enfin, il est possible de spécifier l’ID Configuration en tant que paramètre de la chaine de commande des raccourcis vers l’application OptiMaint : la chaine OptiMaint.exe [{id configuration}] conduit à une nouvelle configuration. Il devient alors possible de mettre à la disposition de l’utilisateur plusieurs bases de données utilisant la même application.

Utilitaire TestBdD.exe Objet de l’utilitaire Cet utilitaire permet de lancer un test technique de connexion à OptiMaint en prenant

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comme référence l’ID Configuration standard « OptiMaint ». Contexte d’utilisation En fin d’installation standard d’OptiMaint, ce test permet d’exécuter une validation technique de l’accès à la base de données ainsi que l’insertion, la modification et la suppression d’un enregistrement test dans la base de données pour valider un premier niveau de fonctionnement logiciel. Mode opératoire 1) Dans le répertoire d’installation d’OptiMaint, lancer l’utilitaire par double click sur TestBdD.exe 2) Dans la fenêtre « OptiMaint : Test Base de Données », valider le test

pour lancer

3) Une fois le test terminé, un résultat doit s’afficher en indiquant : Tentative d'ouverture de la source de données : « Vos paramètres de configuration standard » Ouverture OK Tentative d'insertion Insertion OK Tentative de lecture des données Lecture des données OK Tentative de modification Modification OK Tentative de suppression Suppression OK Tentative de relecture des données Relecture des données OK Tests terminés

Si tel est le cas, la connexion est correcte, sinon, il est conseillé de relancer « init registre.exe » puis de reconfigurer l’accès à la base de données avant d’exécuter un nouveau test. Information complémentaire L’option « Registre OptiMaint : Paramètres de connexion » permet de lancer une analyse approfondie de la base de registre et d’éditer un compte rendu de configuration du poste utilisateur.

Petit Quizz : Vrai/Faux Lorsqu’un utilisateur ne parvient pas à se connecter à la base de données il vaut mieux faire un test par TestBdD puis en cas d’anomalie utiliser Isql pour reconfigurer la connexion

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2.1.3 -

Mettre en place et utiliser le Moniteur

Accès à la fonction : « Optimaint_Moniteur.exe » : programme exécutable situé dans le répertoire d’installation du logiciel (par défaut C:/Program Files/Apisoft/OptiMaint). Ou Par le menu d’OptiMaint : Préventif | Préventifs | Moniteur transactionnel Remarque : les accès particuliers aux différents traitements du Moniteur sont décrits dans le détail de la présentation qui suit.

Définitions : Le Moniteur a pour vocation d’exécuter des traitements d’OptiMaint de manière asynchrone. En fonction du volume de données à traiter et donc des ressources machines à allouer, le lancement de ces traitements doit être planifié et déclenché automatiquement en dehors des plages horaires de travail.

Description : Installation du Moniteur sur les postes clients L’installation du Moniteur, est commandée par la validation d’une option au cours de l’installation générale d’OptiMaint et correspond à la mise à disposition de l’exécutable « Optimaint_Moniteur.exe » dans le répertoire d’installation sur le poste de l’utilisateur. Pour en savoir plus, se reporter aux procédures livrées dans le répertoire « Info Installation » du CD OptiMaint. Le plus souvent le Moniteur d’OptiMaint est mis en place sur une machine séparée pilotée à distance par l’équipe d’administration du logiciel. Utilisation générale du Moniteur Les traitements du Moniteur sont déclenchés : - En mode interactif via la fenêtre Moniteur - Ou en mode batch via des lignes de commandes de type MS DOS™.

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Dans le cas du mode interactif, chaque traitement est accessible par le menu du Moniteur. Il est en outre possible de fixer des préférences de déclenchement de certains traitements. Accéder pour cela au menu Options | Préférences. - Une première série de paramètres vous permet de fixer la fréquence de déclenchement et le comportement de certains traitements. - Une seconde série vous permet de commander la création de fichiers journaux (historique de la transaction) Dans le cas d’une utilisation en mode batch, chaque traitement est déclenché et paramétré par une commande spécifique dont la syntaxe générale est : « Optimaint_Moniteur.exe [{ID configuration}][,{valeur}[,{société}[,{délai}[,{option}]]]] » Pour en savoir plus la description détaillée qui suit donne les différents cas d’emploi de cette chaine de commande. - Le paramètre {ID configuration} fait référence à l’entrée du registre à utiliser pour la connexion du Moniteur à OptiMaint. Ce paramètre étant optionnel, la valeur par défaut est « optimaint ». Pour en savoir plus sur le registre se reporter au chapitre précédent « Contrôler la base de données ». - Le paramètre {valeur} correspond au type de traitement à lancer Traitement B.T. préventifs Moniteur Transactionnel Moniteur d’Impression Calcul des charges Calcul des besoins Calcul du bilan Epuration des données -

{valeur} 1 2 3 4 5 6 Non Applicable

Le paramètre {société} correspond à la société concernée par le traitement Les paramètres {délai} et {option} diffèrent selon les traitements.

Les conditions d’emploi de ces paramètres sont détaillées par traitement dans ce qui suit : Traitement B.T. préventifs Objet du traitement Création automatique des Bons de Travaux et Campagnes selon les règles du menu préventif. Lancement - Déclenchement manuel : accès direct à l’ouverture du moniteur ou bien par le tableau de bord : « Génération B.T. préventifs »). Dans la fenêtre « Génération B.T. préventifs » - Sélectionner la société concernée - Puis valider Remarque : cette fenêtre ne peut être fermée par l’utilisateur. - Déclenchement automatique : mode interactif par le moniteur selon les préférences paramétrées dans le moniteur, ou bien en mode batch par la ligne de commande « Optimaint_Moniteur.exe,1,{société} » Fonctionnement et résultat attendu Au lancement, le traitement parcourt la liste des fiches de maintenance préventive et

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des modèles de campagnes planifiés. Pour chaque fiche et modèle éligible, c'est-à-dire dont la condition de déclenchement, calendaire ou compteur, est vérifiée, OptiMaint génère : - Un bon de Travail (fiche de maintenance préventive) - Une ou plusieurs campagnes (modèle de campagne) Pour en savoir plus sur les aspects fonctionnels du préventifs se reporter au module « Gestion des Interventions » La liste des bons de travaux et campagnes générés est accessibles directement dans le tableau de bord d’OptiMaint et par les différents moyens de recherches liés à ces documents. Pour en savoir plus se reporter au module « Gestion des Interventions » Outre la génération des documents B.T et Campagnes dans le logiciel, OptiMaint fournit un fichier « journal » du traitement en fonction des préférences du Moniteur. Ce fichier est déposé dans le répertoire d’installation du Moniteur. Un accès direct au journal est accessible à partir du tableau de bord selon la personnalisation de celui-ci. Pour en savoir plus se reporter au module « Gestion des Profils ». Information importante : Les préférences du Moniteur permettent de personnaliser le comportement d’OptiMaint à la Génération des B.T. Préventifs. En cas d’anomalie de traitement le choix entre l’arrêt et la continuité du traitement est conditionné par le paramètre « Traitement du préventif continuera malgré les anomalies rencontrées ». Si le paramètre est coché il est recommandé de cocher également le paramètre de création du « Journal pour le traitement de génération des B.T. préventifs. Traitement Moniteur Transactionnel Objet du traitement Gestion de données en masse à partir de tables intermédiaires (tables « TR » d’OptiMaint) : Création / Modification / Suppression d’enregistrement. Pour en savoir plus sur la structure des tables « TR », se reporter à l’aide du Moniteur Transactionnel (touche F1) à partir de la fenêtre concernée. Les étapes générales du traitement en masse de données sont les suivantes : 1) Préparation des données par l’intermédiaire d’un outil externe à la base de données (tableur, interface…). 2) Intégration des données dans les tables TR correspondantes 3) Lancement du Moniteur Transactionnel 4) Exploitation des résultats à partir du Moniteur Transactionnel ou directement dans OptiMaint Ce qui suit ne décrit que les étapes 3 et 4. En ce qui concerne les étapes 1 et 2, APISOFT accompagne ses clients dans le choix d’une solution adaptée à leur existant et à leur besoins. Lancement du Moniteur - Déclenchement manuel : accès par le moniteur : Menu Traitements | Moniteur Transactionnel Dans la fenêtre « Moniteur Transactionnel », sélectionner (éventuellement) la société concernée puis valider - Déclenchement automatique : mode transactionnel par le moniteur selon les préférences paramétrées dans le moniteur, ou bien en mode batch par la ligne de commande « Optimaint_Moniteur.exe,2,{société} » Fonctionnement et exploitation des résultats Pour la société sélectionnée le traitement parcourt les tables du moniteur (Tables TR)

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en ne sélectionnant que les enregistrements à traiter (c'est-à-dire dont le code situation est positionné à 0. Pour en savoir plus sur la structure des tables TR, se reporter à l’aide en ligne du Moniteur Transactionnel – touche F1. Pour chaque enregistrement le Moniteur exécute l’ordre donné par un champ dédié de la table concernée : il peut alors s’agir d’un ordre de création, de modification ou de suppression de la donnée décrite par l’enregistrement. A la fin de l’exécution, le moniteur renseigne le code situation de chaque enregistrement traité en stipulant une position erreur, le cas échéant (code -1) en renseignant littéralement un message d’erreur dans un champ prévu à cet effet. Si l’exécution n’a pas rencontré d’anomalie le code situation est positionné à la valeur 1. Un fichier « journal » est disponible en fin de traitement en fonction du paramétrage du Moniteur Transactionnel (Accès Moniteur | Options | Préférences). Ce fichier déposé par défaut dans le répertoire d‘installation du Moniteur Transactionnel, peut être appelé directement à partir de celui-ci par le bouton situé en bas à gauche de la fenêtre. En cas d’anomalie ou d’abandon du traitement une fonctionnalité de « reprise transactions » permet pour certaines tables TR d’accéder aux contenu des enregistrements restant à traiter ou en anomalie. Dans la fenêtre du Moniteur Transactionnel, cliquer sur le bouton Dans la fenêtre Reprise Transactions : - Sélectionner la société de travail - Cocher le bouton radio correspondant aux type d’enregistrement à gérer (erreur ou à traiter) - Dans la liste déroulante, sélectionner la table concernée. Remarque : Les tables disponibles correspondent aux tables d’interface spécifiques : - les mouvements de sortie d'article (table TR_SORTIES) - les mouvements de compteurs (table TR_CPT_MVTS) - les activités sur BT (table TR_ACTIVITES) - les bons de travaux (table TR_BTS) - les demandes d'intervention (table TR_DIS) - les mouvements d'entrée d'article (table TR_ENTREES) - les inventaires (table TR_INVENTAIRES) -

La sélection d’un intervalle de dates enregistrements selon leur date de création.

permet

de

sélectionner

les

Une première validation permet d’accéder à la liste des enregistrements pour modification selon les erreurs constatées. enregistre les modifications apportées en repositionnant Une seconde validation chaque enregistrement en situation « à traiter » (code Situation = 0) Une fonction « Suppression Transactions » permet de supprimer tout ou partie des transactions : Accès par le bouton Transactions ».

des fenêtres « Moniteur Transactionnel » et « Reprise

Dans la fenêtre Suppression Transactions : - Sélectionner la société de travail - Cocher les types d’enregistrements à supprimer (en erreur, correctement traités, non traités, ou tous les enregistrements) - Cocher la liste des tables TR cibles pour la suppression des transactions - La sélection d’un intervalle de dates permet de sélectionner les enregistrements selon leur date de création. - A la validation , le moniteur procède à la suppression définitive des enregistrements concernés

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Traitement Moniteur d’Impression Objet du traitement Lancement d’éditions déportées des Demandes d’Intervention et/ou Bons de Travaux dans le cas où l’utilisateur ne dispose pas de l’accès aux imprimantes des Destinataires. Lancement - Déclenchement manuel : accès par le moniteur : Menu Traitements | Moniteur d’Impression. Dans la fenêtre « Moniteur d’Impression » - Sélectionner la société concernée - Préciser les types de documents à traiter : D.I. et/ou B.T. - Puis valider - Déclenchement automatique : mode transactionnel par le moniteur selon les préférences paramétrées dans le moniteur, ou bien en mode batch par la ligne de commande « Optimaint_Moniteur.exe,3,{société} » Fonctionnement Pour la société sélectionnée le traitement parcourt les tables correspondant aux DI et / ou BT et procède au lancement de l’édition des documents à l’adresse de leur Destinataire (Imprimante et/ ou courrier électronique). Remarque : Les documents sélectionnés correspondent aux DI et BT ne possédant pas de date d’impression au moment du traitement. Cette date d’impression est mise à jour par le traitement d’impression dans la mesure où celui-ci a correctement détecté l’imprimante cible ou le server smtp cible Traitement Calcul des charges Objet du traitement Calcul et mise à disposition du planning de charges en main d’œuvre sur un horizon donné. Lancement - Déclenchement manuel : accès par le moniteur : Menu Traitements | Calcul des charges. Remarque : ce traitement opérationnel est aussi accessible dans le menu Traitement d’OptiMaint et ne nécessite pas dans ce cas l’installation spécifique du moniteur sur le poste de l’utilisateur. Dans la fenêtre « Calcul des Charges » - Sélectionner la société concernée (par le moniteur uniquement) - Préciser une date d’horizon de planning : cette date servira de butoir au calcul et bien sûr à l’affichage des données de planning correspondantes. - Préciser éventuellement la branche de la nomenclature analytique concernée : permet de ne sélectionner qu’une partie des équipements. - Préciser éventuellement le code d’un intervenant Destinataire. - Puis valider - Déclenchement automatique : mode interactif par le moniteur selon les préférences paramétrées dans le moniteur, ou bien en mode batch par la ligne de commande « Optimaint_Moniteur.exe,4,{société},{délai} » où délai est fixé en nombre de mois. Fonctionnement Pour la société sélectionnée le traitement parcourt les fiches de maintenances

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préventives, les modèles de campagnes planifiés, les campagnes ainsi que les bons de travaux non clôturés. - Pour les données du préventif et des modèles de campagnes planifiés, le traitement crée un enregistrement par occurrence calculée dans l’horizon sélectionné. Les occurrences sont positionnées en regard de la date de la prochaine intervention et de la fréquence des interventions prévues. - Pour les données non planifiées, c'est-à-dire non générées par le moniteur, le traitement créée un enregistrement par Bon de Travail. Le résultat est exploitable dans les fonctions suivantes : - Planning des charges - Edition Plan de charges hebdomadaire - Synthèse des charges et ressources Pour en savoir plus, se reporter au module « Gestion des Interventions »

Traitement Calcul des besoins Objet du traitement Recensement des besoins articles liés aux actions préventives et curatives planifiées dans un horizon donné. Lancement - Déclenchement manuel : accès par le moniteur : Menu Traitements | Calcul des besoins. Remarque : ce traitement opérationnel est aussi accessible dans le menu Traitement d’OptiMaint et ne nécessite pas dans ce cas l’installation spécifique du moniteur sur le poste de l’utilisateur. Dans la fenêtre « Calcul des Besoin » - Sélectionner la société concernée (par le moniteur uniquement) - Préciser une date d’horizon de calcul : cette date servira de butoir à la prise en compte des besoins articles. - Préciser éventuellement la branche de la nomenclature analytique concernée : permet de ne sélectionner qu’une partie des équipements - Préciser éventuellement le code d’un magasin de stock. - Puis valider - Déclenchement automatique : mode interactif par le moniteur selon les préférences paramétrées dans le moniteur, ou bien en mode batch par la ligne de commande « Optimaint_Moniteur.exe,5,{société},{délai} » où délai est fixé en nombre de mois. Fonctionnement Pour la société sélectionnée le traitement parcourt les fiches de maintenances préventives, les modèles de campagnes planifiés, les campagnes ainsi que les bons de travaux non clôturés. - Pour les données du préventif et des modèles de campagnes planifiés, le traitement crée un enregistrement par article prévu (quantité) sur les gammes concernées par occurrence calculée dans l’horizon sélectionné. Les occurrences sont positionnées en regard de la date de la prochaine intervention et de la fréquence des interventions prévues. Pour les données non planifiées, c'est-à-dire non générées par le moniteur, le traitement crée un enregistrement par article prévu (quantité) par Bon de Travail concerné. Ce traitement est l’un des points d’entrée des suggestions de réapprovisionnement en stocks et donc du processus de gestion des achats. Pour en savoir plus se reporter aux modules « Gestion des Stocks » et « Gestion des Achats »

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Traitement Calcul du bilan Objet du traitement Consolidation des coûts (Main d’œuvre, Consommation Stocks, Factures) et calcul d’indicateurs (Nombre de panne, MTBF, MTTR, niveau de disponibilité…) Lancement - Déclenchement manuel : accès par le moniteur : Menu Traitements | Calcul du bilan. Remarque : ce traitement opérationnel est aussi accessible dans le menu Traitement d’OptiMaint et ne nécessite pas dans ce cas l’installation spécifique du moniteur sur le poste de l’utilisateur. Dans la fenêtre « Calcul du Bilan » - Sélectionner la société concernée (par le moniteur uniquement) - Préciser un intervalle de date pour encadrer le calcul : la date de fin de cet intervalle sera éventuellement utilisée pour marquer la « clôture » de la période considérée. - Préciser éventuellement la branche de la nomenclature analytique concernée : permet de n’intégrer qu’une partie des équipements (organes) de l’organisation. - Préciser éventuellement un mode de clôture. D’une façon générale la clôture, globale ou partielle, permet d’interdire de saisir des événements modifiant le bilan dans la période antérieure à la date de clôture. Pratiquement cette date est mise à jour dans les paramètres de la Société courante et peut être ajustée manuellement. - Préciser une ou plusieurs options de calcul pour sélectionner les types de coûts, et les indicateurs de pannes et indisponibilité. Pour en savoir plus se reporter aux modules « Bilan de la Maintenance » et « Personnalisation d’OptiMaint » - Puis valider pour lancer le calcul. - Déclenchement automatique : en mode interactif par le moniteur selon les préférences paramétrées dans le moniteur, ou bien en mode batch par la ligne de commande « Optimaint_Moniteur.exe,6,{société},{délai},{option} » {délai} correspond au nombre de mois utilisé pour le calcul. 1 = calcul du mois précédent la date courante. 2 = calcul des 2 derniers mois précédent la date courante, etc .. {option} correspond à l'option de clôture : 0 = pas de clôture 1 = clôture globale 2 = clôture partielle MO et Pannes 3 = clôture partielle Article 4 = clôture partielle Factures Fonctionnement Pour la branche de nomenclature et la période sélectionnée, le traitement parcourt les tables d’OptiMaint pour consolider les informations relatives aux saisies d’activités, mouvements de sortie d’articles stockés, saisie de facture (articles non stockés, et non référencés), ainsi que les données liées aux pannes et données d’indisponibilité calculée. Les données sont stockées dans une table dédiée aux éditions de type « Bilan ». Pour en savoir plus se reporter aux modules « Bilan de la Maintenance » Traitement Epuration des données Objet du traitement Suppression de données obsolètes (durée de rétention paramétrable par type de données) Procédure fortement conseillée

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1) Lancer un calcul de bilan (avec ou sans clôture) sur l’ensemble de l’historique de données 2) Sauvegarder la base de données 3) Vérifier la personnalisation de l’épuration 4) Vérifier dans les préférences du Moniteur si le fichier journal de l’épuration sera créé. 5) Lancer l’épuration des données Personnalisation Il s’agit de fixer une durée de rétention par type de données à épurer. Accès par le menu Fichier | Personnaliser | Société | onglet épuration : les durées de rétention sont fixées en mois pour les éléments suivants : -

-

-

-

-

Données de base : Budget par C.F. Budgets par compte Budgets par Equipement Projets Mouvements Flux Equipement Mouvement Equipement (Transfert entre CF) Mouvement Organe (Transfert organe identifié entre équipements) Mouvement flux organe Exceptions intervenant (Planning) Gestion des interventions Demandes d’Intervention (D.I.) Activités hors B.T. Bon de Travaux (B.T.) Campagne Mouvement Compteur Gestion des achats Demande de prix Demande d’achat Commandes Bon de réceptions (B.R.) Factures Gestion des stocks Mouvement Article Suggestion réapprovisionnement Administration Transactions moniteur

Autre accès par le menu Fichier | Sécurité | Application | Onglet divers : les durées de rétention sont fixées en jours pour les éléments suivants. - Administration Sessions utilisateurs Messages Journalisation Pour obtenir un journal de l’épuration, accéder aux préférences du Moniteur et cocher le paramètre « Journal pour le traitement de l’épuration » Accès Menu Options | Préférences, dans le Moniteur. Le fichier journal sera créé à l’issue du traitement dans le répertoire d’installation du Moniteur. Lancement Déclenchement manuel uniquement : accès par le moniteur : Menu Traitements | Epuration des données. Dans la fenêtre « Epuration des données » - Sélectionner la société concernée - Puis valider pour lancer le calcul.

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Fonctionnement Pour la société sélectionnée le traitement procède à la suppression physique des enregistrements selon une durée de rétention fixée (en mois ) par type de données dans la personnalisation de la société.

Petit Quizz : Vrai/Faux Le moniteur transactionnel permet de préparer l’affichage du planning des charges. Le calcul du bilan impose dans tous les cas une clôture complète de la période sélectionnée. La clôture provoquée par le calcul du bilan est irréversible L’épuration des données permet de supprimer les erreurs de saisie Le calcul des besoins facilite grandement la planification des ressources en main d’œuvre.

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2.2 -

Gérer les accès à OptiMaint

SOMMAIRE
Gérer les profils
Gérer la confidentialité
Gérer les profils / sociétés
Gérer les utilisateurs
Gérer les sessions utilisateurs

Objectif : Le but de cette deuxième partie est de décrire les étapes de configuration des accès à l’application OptiMaint.

Définitions : -

-

-

-

Les accès à OptiMaint sont régis par l’attribution de droits par un administrateur à des utilisateurs. Ces droits sont regroupés dans la notion de profil : généralement les profils correspondent à des fonctions d’entreprise, par exemple : responsable de maintenance, technicien de maintenance, magasinier, acheteur… Pour se connecter à OptiMaint chaque acteur de la GMAO dispose d’un code utilisateur et d’un mot de passe permettant l’authentification : ce code utilisateur est rattaché à un profil qui lui confère naturellement des droits en rapport directe avec sa fonction d’entreprise. Les droits applicables à partir du profil sont de deux types : 1. Droits d’accès à une liste de société : gérer les profils par société 2. Droits d’accès à une liste de fonctionnalités d’OptiMaint : notion de confidentialité. Au niveau de chaque code utilisateur les droits peuvent être affinés : 1. Confidentialité par Centre de Frais, Famille d’Equipement, Magasin 2. Accès aux modules : OptiMaint et/ou OptiCom

Le schéma suivant illustre l’application de droits par profil et au niveau de l’utilisateur :

Pouvoir se connecter à ZZ- OptiCar

Profil par Société PROFIL

Créer un nouveau B.T. Pour le pont élévateur 01-PE

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Confidentialité (Menu)

Confidentialités (CF, Famille, Magasin)

UTILISATEUR

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2.2.1 -

Gérer les profils

PROFILS ACH TM

RM

Accès à quelles fonctionnalités ?

MAG

…

Accès à quelles données ?

Gestion de la CONFIDENTIALITE par profil

Gestion des accès SOCIETES par profil

Accès à la fonction : Menu Fichier | Sécurité | Profil

Définitions : Un profil est un code regroupant des droits applicables à des utilisateurs. Remarque : les profils sont créés en dehors de toute société. Il existe trois types de profil : - Profil de type administrateur : un tel profil étend les droits de l’utilisateur à l’ensemble des données et fonctionnalités d’OptiMaint. Ce profil permet notamment de disposer de l’ensemble du menu « Sécurité » et donc de gérer tous les profils et utilisateurs. - Profil de type utilisateur avec pouvoirs : un utilisateur avec pouvoir est « administrateur » dans un périmètre réduit. Si l’accès au menu sécurité lui est délivré, un utilisateur avec pouvoir ne pourra cependant que créer et gérer des utilisateurs et profils (courants) : à ces utilisateurs il peut délivrer des droits égaux ou inférieurs aux siens. - Profil de type utilisateurs (courants) : Ce type de profil confère des droits fonctionnels limités par un administrateur ou un utilisateur avec pouvoirs. Un tel utilisateur n’a aucun accès au menu sécurité.

Description : La fenêtre « Profil » permet de : - Créer, modifier, supprimer un enregistrement dans la liste des code Profil, effectuer une recherche simple. - Affecter et gérer un tableau de bord (opérationnel) Création d’un profil Dans la fenêtre « Profil » : - Saisir un code profil et une désignation (rappel : en général le profil fait référence à une fonction d’entreprise). Il est conseiller de créer des profils indicés de sorte de pouvoir gérer des variantes de profil le cas échéant. Le cas d’emploi des variantes de profil le plus courant est la gestion multi-sites, dans ce cas chaque site peut avoir besoin d’une répartition spécifique des

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fonctionnalités par fonction d’entreprise. -

Définir le type de profil en cochant les cases « Administrateur » ou « Utilisateurs avec pouvoir » : si aucune des deux cases n’est cochée le profil est de type « Utilisateur (courant)

-

La case à cocher « profil valide » est cochée par défaut, et permet en la décochant d’invalider temporairement l’accès à OptiMaint pour les utilisateurs de ce profil. Cas d’emploi : lorsqu’un administrateur veut appliquer une modification à un profil, il est recommander de dé-valider provisoirement celuici pour éviter les défauts d’informations engendrés par les taches d’administrations. Il est par exemple possible de faire basculer une population d’un profil à un autre et pour cela d’avoir à exécuter des actions masquées pour l’utilisateur jusqu’à la remise en service de l’application pour cette population.

-

Le paramètre « Modif commande issue D.A. » permet aux utilisateurs liés à ce profil de modifier une commande issue d’une demande d’achat, si elle est validée. (Pour en savoir plus se reporter au Module Gestion des Achats)

-

Valider

, pour enregistrer le profil.

Paramétrage du tableau de bord Le paramètre « Tableau de bord » donne l’accès au « Tableau de Bord » pour le profil courant. Si le paramètre « Afficher le tableau de bord au démarrage » n’est pas coché, l’utilisateur devra appeler le tableau de bord par le menu ou la touche de raccourcis « F3 », sous réserve de disposer du droit d’accès à cette fonctionnalité. Le tableau de bord dresse un état dynamique de l’encours par fonction de gestion puis par document et situation de gestion : le principe général est de présenter une ligne par situation de gestion, à chaque ligne correspond : - La quantité de documents concernés - Un accès au détail de la ligne sous forme de liste dynamique - Pour certaines lignes un bouton processus , permet de lancer le traitement associé : dans ce cas la date de dernier lancement du traitement peut être présentée au lieu d’une quantité. - Le tableau de bord permet d’afficher des alertes colorées selon deux seuils de dépassement (pour chaque ligne). Pour en savoir plus sur le paramétrage des couleurs par seuil de dépassement, se reporter au chapitre « Gestion des préférences » du module « Environnement Général ». Pour le paramétrage, les lignes du « Tableau de Bord » ont été rassemblées dans quatre onglets de la fenêtre « Profil » : - Interventions - Achats - Contrats - Traitements Pour chaque onglet : - Une case à cocher générale, située en haut et à gauche de l’onglet, permet d’ouvrir l’onglet et l’insère dans le tableau de bord. - Chaque ligne cochée insère la ligne concernée dans le tableau de bord. - Pour chaque ligne il est possible de saisir une ou deux valeurs de seuil de dépassement (le dépassement d’un seuil entraîne une alerte colorée) Remarque : les valeurs de seuils liés à des dates sont à formuler en « jours ».

Petit Quizz : Vrai/Faux Un utilisateur avec pouvoirs ne peut pas donner tous ses droits à un autre utilisateur

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Pour modifier son mot de passe l’utilisateur doit contacter un administrateur

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2.2.2 -

Gérer les sociétés par profil

PROFILS ACH TM

Accès à quelles fonctionnalités ?

RM

MAG

…

Accès à quelles données ?

Gestion de la CONFIDENTIALITE par profil

Gestion des accès SOCIETES par profil

Accès à la fonction : Menu Fichier | Sécurité | Profil | Profil / Société

Définitions : Cette fenêtre permet d’associer à un profil donné la liste des « Sociétés » accessibles par les utilisateurs liés.

Description : Dans la fenêtre « Définition des sociétés autorisées par profil », sélectionner un profil par la liste déroulante. A la validation du profil, OptiMaint présente la liste des Sociétés Pour donner accès à une société il suffit de double cliquer dans le champ « Accessible ? » correspondant à la société cible. Le double click fait apparaître alternativement « oui / non ». Puis Valider

Petit Quizz : Vrai/Faux Pour les utilisateurs standard on ne peut autoriser l’accès qu’à une société.

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2.2.3 -

Gérer la confidentialité par profil

PROFILS ACH TM

RM

Accès à quelles fonctionnalités ?

MAG

…

Accès à quelles données ?

Gestion de la CONFIDENTIALITE par profil

Gestion des accès SOCIETES par profil

Accès à la fonction : Menu Fichier | Sécurité | Profil | Confidentialité

Définitions : Gérer la confidentialité c’est associer à un profil donné une liste de fonctionnalités logicielles. Rappel : la confidentialité n’est pas gérable pour les profils de type « Administrateur »

Description : Pour chaque fonctionnalité un niveau de droit est appliqué : - Accès interdit : la fonctionnalité est occulté dans le menu utilisateur. - Accès autorisé en lecture uniquement : la fonctionnalité est accessible mais les actions de modification , et de suppression sont inopérantes pour tous les enregistrements accessibles. La fonction recherche reste disponible le cas échéant. - Accès en lecture / écriture : la fonction est accessible normalement et pour un usage non restreint. Gérer la confidentialité (menu) Dans la fenêtre « Confidentialité », sélectionner un code profil existant. OptiMaint présente la liste des fonctionnalités du menu sous forme arborescente : - Pour sélectionner une fonctionnalité : parcourir la structure de l’arbre en déroulant les sous-menus précédés par un signe + (double clic sur le niveau à développer / réduire) - Sélectionner la fonctionnalité cible par un clic droit - Affecter le niveau de droit requis en sélectionnant la ligne correspondante (Accès Interdit - Accès autorisé en lecture uniquement - Accès en lecture / écriture) Remarque importante : il est possible d’appliquer un droit d’un seul click pour l’ensemble d’un sous-menu : pour cela il suffit de cocher la case « Mise à jour identique sur les menus fils ».

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Astuce : Le mode opératoire le plus pratique consiste dans ce cas à attribuer le niveau de droit le plus courant sur l’ensemble du menu ou par sous-menu, puis de procéder par exception pour affiner tel ou tel sous-menu. Une fois personnalisée, valider la confidentialité du profil Gérer la confidentialité (champ) Il est possible pour les fiches de maintenance préventive de gérer à ce niveau l’affichage de certain champs. Dans l’onglet « Confidentialité Champs », pour chaque champ cocher la ligne correspondante pour masquer celui-ci dans l’environnement du profil concerné. Les boutons toutes les lignes.

permettent respectivement de sélectionner, désélectionner

La gestion de la confidentialité des champs d’OptiMaint fait l’objet d’une description complète abordée dans le module « Personnalisation d’OptiMaint » Une fois personnalisée, valider la confidentialité du profil Copier la confidentialité d’un profil Pour accélérer l’administration des utilisateurs, il est possible de copier la confidentialité établi pour un profil vers un autre profil. Cette fonctionnalité est très utile lorsqu’on souhaite gérer des variantes de profil à partir d’un profil générique.

Description : Accès : Menu Fichier | Sécurité | Profil | Copie confidentialité Pour copier la confidentialité d’un profil, dans la fenêtre « Copie confidentialité » : - Dans le champ « Copie du profil » : saisir le code du profil à copier - Dans le champ « Vers le profil » : saisir le code du profil de destination - Valider pour lancer la copie. - En interrogeant la « Confidentialité » du profil de destination, il est maintenant possible d’en modifier les droits.

Petit Quizz : Vrai/Faux La confidentialité par profil permet de définir qui créera les utilisateurs Un profil avec pouvoir ne fait pas l’objet de confidentialité particulière, à la différence d’un profil administrateur.

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2.2.4 -

Gérer les utilisateurs

UTILISATEURS PROFILS

ACH TM

RM

… MAG

Accès à quelles fonctionnalités ?

Accès à quelles données ?

Gestion de la CONFIDENTIALITE par profil

Gestion des accès SOCIETES par profil

Accès à la fonction : Menu Fichier | Sécurité | Utilisateur

Définitions : Un utilisateur est toute personne amenée à utiliser tout ou partie du logiciel. Le « code utilisateur » est un code d’accès permettant de se connecter à OptiMaint avec une liste de droits et valeurs par défaut déterminés par un administrateur. Remarque importante : il faut bien distinguer la notion d’utilisateur de la notion d’intervenant : -

-

Intervenant est toute personne ou organisation fonctionnelle de l’entreprise participant à la chaîne de maintenance. Le « code d’intervenant » précise l’acteur impliqué dans une action de gestion. L’intervenant n’est pas nécessairement amené à se connecter à OptiMaint. L’utilisateur se connecte à OptiMaint, un code intervenant peut lui être affecté par défaut. Par exemple : Si on convient que les responsables de services de l’entreprise font appel à la maintenance pour les interventions, deux dispositifs sont possibles pour les demandes d’intervention : 1. Chaque responsable de service se connecte avec son code utilisateur pour saisir ses demandes d’intervention en y précisant son code d’intervenant émetteur. 2. Ou bien : Chaque responsable de services appelle un central qui collecte les demandes d’intervention et saisit celles-ci dans OptiMaint en précisant le code de l’émetteur (origine de l’appel). er

Dans le 1 cas chaque responsable de services a besoin d’un code utilisateur dans le second cas le code intervenant suffit. Remarque : Un utilisateur peut saisir les actions de plusieurs intervenants

Description : La fenêtre « Utilisateur » permet de créer, modifier, supprimer, rechercher des codes « utilisateur »

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Pour créer un nouvel utilisateur : -

Dans le champ « Utilisateur », saisir le nouveau code utilisateur (identifiant de connexion) Préciser obligatoirement le nom de la personne concernée Préciser son prénom

Onglet « Général » : Attribution des droits généraux Dans l’onglet général : - Renseigner obligatoirement le profil de l’utilisateur : ce code attribue les droits d’accès aux fonctionnalités et sociétés déterminés dans la gestion du profil. - Préciser obligatoirement la langue de travail de l’utilisateur : l’interface graphique d’OptiMaint est alors traduite dans la langue de l’utilisateur. Les langues de travail disponible sont le Français, l’Espagnol et l’Anglais. - Données de connexion : 1. Nombre de sessions maxi : limite le nombre de connexions simultanées possibles pour l’utilisateur : l’utilisateur pourra ouvrir autant de sessions OptiMaint sur des postes différents (ou session Windows™). Par défaut le nombre maxi est le nombre de connexions simultanées accordé par la licence. 2. Verrouillage de l’intervenant émetteur sur les recherches des D.I. : si cette case est cochée l’utilisateur n’aura pas accès à la liste déroulante du champ émetteur des recherches de D.I., autrement dit cet utilisateur ne pourra consulter que la liste de ses Demandes d’Intervention, à condition d’avoir précisé une valeur d’intervenant par défaut dans l’onglet prévu à cet effet. 3. Utilisateur Valide : Si cette case est décochée, l’utilisateur concerné n’aura pas accès à OptiMaint. 4. Date limite de connexion : au-delà de cette date l’utilisateur ne pourra pas se connecter à l’application 5. Durée validité du mot de passe : permet de saisir le nombre de jours pendant lesquels le mot de passe sera valide. Lorsque le mot de passe est périmé, OptiMaint oblige l'utilisateur à le changer. 6. Mot de passe / Confirmez le mot de passe : Saisie aveugle d’un mot de passe provisoire par l’administrateur. A la prochaine connexion l’utilisateur sera invité à modifier son mot de passe. 7. Dernière mise à jour le : indique la date de dernier changement de mot de passe par l'utilisateur. 8. Nombres d’échecs de connexion : indique le nombre d'erreurs de saisie du mot de passe par l'utilisateur. Si ce nombre atteint le Nombre maximum de tentatives de connexion défini au niveau de l'Application, alors l'utilisateur est automatiquement dé-validé. Pour en savoir plus se reporter au chapitre « Gérer l’accès général à l’Application ». 9. Modules accessibles : Si les deux modules « OptiMaint » et « OptiCom » son cochés, la fenêtre d’identification présentera à l’utilisateur le choix de se connecter à l’un des modules. Vous devez préciser ici au moins un module d’accès. Si un seul module est coché l’utilisateur est automatiquement dirigé vers celui-ci à la connexion. Pour en savoir plus sur « OptiCom » se reporter au manuel « Gestion des Interventions » Pour définir la liste des utilisateurs par modules : - Cliquer sur le bouton - Dans la fenêtre « Liens Utilisateurs / Modules », rechercher la liste des utilisateurs à gérer en précisant éventuellement les critères de recherches (Profils, Langue…), puis valider - Dans la liste affichée cocher les cases correspondantes aux choix des modules à affecter aux utilisateurs. Les boutons et

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permettent de cocher / décocher l’ensemble des lignes pour un module donné, puis procéder éventuellement par exception. - Puis valider Onglet « Adresse » : Gestion de la communication Dans l’onglet adresse : - Précision des données d’adresse administrative standard : Adresse / Code postal / Ville / Téléphone / Télécopie - E-Mail : Adresse e-mail utilisée pour l’envoi de messages externes. Cette adresse est couplée au serveur SMTP précisé ci-dessous. - Autorisation d’envoi de message : Si cette case est cochée, OptiMaint pourra gérer l’envoi de courriers électronique à partir d’une session de cet utilisateur. Pour en savoir plus se reporter à la partie « Gérer la communication » de ce module. - Serveur courrier sortant (SMTP) : Ce paramètre est utiliser pour l’envoi des message. Une valeur par défaut peut provenir des paramètres de la Société si celle-ci a été préalablement renseignée. Pour en savoir plus se reporter au module « Personnalisation d’OptiMaint ». - Port : Le port de communication requis pour le SMTP désigné. - Mon SMTP requiert une authentification : le cas échéant (case cochée) il est alors possible de préciser un code utilisateur et un mot de passe requis pour l’accès au serveur de courrier sortant (Ces paramètres peuvent être renseignés par défaut au niveau de la Société). Pour en savoir plus se reporter au module « Personnalisation d’OptiMaint ». Onglet « Valeurs par défaut » : Aide à la saisie Pour les données suivantes les valeurs sont renseignées par défaut selon certains contextes (fenêtres d’OptiMaint) : -

Intervenant : fenêtres D.I., B.T., D.A., Signature D.A., Commande, B.R., Facture, Mise à jour des compteurs, Incident, Saisie d'activités multiples. Magasin principal : fenêtres Entrée exceptionnelle, Sortie unitaire, Sorties multiples, Ligne de bon de réception et Ligne de Commande. Secteur : fenêtres D.A. et Commande Division : fenêtres D.A. et Commande. C.F. : fenêtres D.A., Commande, Sortie unitaire et Sorties multiples. Rubrique : fenêtres D.A., Commande, Sortie unitaire et Sorties multiples. Imputation : fenêtres D.A. et Commande. Fournisseur : fenêtres D.A. et Commande. Destinataire D.I. / B.T. : fenêtres D.I., B.T. Acheteur : fenêtres D.A. et Commande.

Onglets C.F., Familles Equipement, Magasin Ces onglets permettent d’appliquer une confidentialité par « Centre de Frais », « Famille d’Equipement » ou/et « Magasin » à chaque utilisateur. Principe de fonctionnement : - La confidentialité n’est applicable qu’à des utilisateurs non administrateur. - Lorsque cette confidentialité est gérée par un administrateur, le périmètre de gestion n’est pas limité. - Lorsque cette confidentialité est gérée par un utilisateur avec pouvoir, le périmètre de gestion est restreint à ses propres droits. Pour en savoir plus, se reporter au chapitre « Gérer les profils » - Le principe est le même pour les trois onglets : 1. Cocher la case « Confidentialité » pour accéder au paramétrage des lignes de confidentialité : les trois colonnes « Lecture/Ecriture », « Lecture Seule » et « Invisible » apparaissent alors modifiables.

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2. Pour rendre inaccessible un ou plusieurs éléments, les trois cases des lignes correspondantes doivent être décochées : la case « Invisible » doit alors rester grisée. Dans ce cas les éléments concernés sont exclus ou occultés de tout traitement ou recherche. 3. Sinon cocher la case correspondante au droit à accorder : - Une restriction « Lecture Seule » implique de ne pas pouvoir effectuer de modification sur les données dépendantes de l’élément concerné. Par exemple : pour interdire la modification des Bon de Travaux liés aux équipements d’une Famille donnée, accéder à l’onglet « Famille d’Equipement » et cocher le champ choix de la colonne « Lecture seule » de la famille concernée. - Un droit en « Lecture/ Ecriture » autorise toutes les actions de gestion sur les données dépendantes de l’élément concerné. - Si aucune case n’est coché, alors l’élément concerné demeurera invisible et inutilisable pour l’utilisateur. - Si enfin une des case Lecture / Ecriture ou Lecture Seule est cochée, il reste possible de cocher la case Invisible pour limiter les listes déroulantes associées dans les fenêtres d’OptiMaint sans pour autant limiter le droit d’accès et d’écriture aux données. Remarque : ce niveau de confidentialité vient compléter la confidentialité par profil appliquée à l’utilisation des fonctions du logiciel. Pour en savoir plus se reporter au chapitre « Gérer la confidentialité par profil »

Petit Quizz : Vrai/Faux La confidentialité par CF est bloquante pour la gestion multi-site La confidentialité par magasin ne peut en aucun cas bloquer les transferts de stock entre les magasins

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2.2.5 -

Gérer l’accès général à l’Application

Accès à la fonction : Menu Fichier | Sécurité | Application

Définitions : Ce menu permet d’administrer au plus haut niveau les conditions de connexion des utilisateurs.

Description : Onglet Général -

-

-

Accès à l’application : fixer l’accès actuel à l’application pour une catégorie d’utilisateur. Cette option permet d’interdire provisoirement l’utilisation d’OptiMaint pendant les opérations d’administrations particulières. Identification Utilisateur au démarrage : 1. Cocher « Liste déroulante Utilisateurs » pour donner accès à la liste des utilisateurs dans la fenêtre de connexion. 2. Cocher « Champ Utilisateur vide par défaut » pour forcer la saisie d’un code à chaque connexion. Permet de dédier un poste à une équipe tournante, et d’inviter les utilisateurs à préciser leur identifiant systématiquement. Si l’option n’est pas cochée le dernier utilisateur est proposé par défaut. Message de bienvenue : Se message peut servir de moyen de communication entre un responsable d’application ou un administrateur et les utilisateurs. Ce message est affiché au bas de la fenêtre de connexion à OptiMaint.

Onglet Gestion Mots de Passe -

Mot de passe obligatoire : Interdit les mots de passe blanc Nombre maximum de tentatives de connexion : Après ce nombre de tentatives infructueuses, l’utilisateur concerné est dé-validé et doit prendre contact avec son administrateur. Nombre de mots de passe historisés : Ce paramètre contrôle la modification des mots de passe. Au changement de mot de passe OptiMaint interdit le nouveau mot de passe si celui-ci est présent dans l’historique.

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-

Longueur minimum du mot de passe : permet d’interdire les mot de passe ne respectant pas la taille précisée ici. Contrôle si temps inactivité >= nb minutes : Si une valeur est saisie… 1. La sélection du bouton radio « Verrouillage session » implique un verrouillage de la session de l’utilisateur obligeant celui-ci à s’identifier à nouveau après le délai d’inactivité. (Les données en cours de saisie ne sont pas perdues) 2. La sélection du bouton radio « Fermeture » implique la déconnexion de l’utilisateur, le nombre d’accès disponible(s) est alors réajusté.

Onglet Divers -

-

Durée rétention messages : fixe la durée en jours, à compter de la date courante, au-delà de laquelle le traitement épuration des données supprime les messages créés par la messagerie d’OptiMaint (la date de référence est la date de création de chaque message) Durée rétention sessions : fixe la durée en jours, à compter de la date courante, au-delà de laquelle le traitement épuration des données supprime l’historique des événements de connexion à OptiMaint / OptiCom.

Petit Quizz : Vrai/Faux OptiMaint déconnecte systématiquement tous les utilisateurs toutes les dix minutes. Si un utilisateur change son mot de passe, il ne peut réutiliser le précédent utilisé qu’au bout de dix jours calendaires

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2.2.6 -

Gérer les sessions utilisateurs

Accès à la fonction : Menu Fichier | Sécurité | Sessions Remarque : cette entrée de menu appelle un exécutable indépendant de l’application « Session.exe » situé dans le répertoire d’installation d’OptiMaint.

Définitions : La fonction « Sessions » est un utilitaire de pilotage des sessions utilisateurs et de visualisation de leur historique. Lorsqu’un utilisateur se connecte dans OptiMaint, OptiCom ou le module PDA une session est créée dans la base de données. Cette session est suivie par un statut.

Description : La fenêtre « OptiMaint : Pilotage des sessions » est d’abord une fenêtre de recherche. -

A l’ouverture de la fenêtre, les critères de sélection sont positionnés pour accéder à l’état actuel des connexions. Il suffit donc de valider pour obtenir l’état de sessions actives concernant l’ensemble des modules (OptiMaint : OptiCom / Module PDA) Par cette fenêtre l’administrateur peut « interrompre une ou plusieurs « session(s) active(s) », pour cela : 1. Cocher le champ choix correspondant aux lignes des sessions concernées. . OptiMaint oblige 2. Puis arrêter la ou les sessions par le bouton l’administrateur à accompagner d’un message court cette interruption 3. Pour envoyer un message à toutes les sessions sans les interrompre cliquer sur , taper un message puis valider

-

Les sessions peuvent cependant avoir un statut différent et il est possible de sélectionner les sessions selon ce statut (ou tous les statuts à la fois) 1. Statut « Actives » : concerne les sessions en cours, utilisé par les personnes connectées actuellement (le nombre de sessions actives est limité par la quantité d’accès simultanés décernée par la licence d’utilisation du logiciel). 2. Statut « Interrompues » : concerne les sessions pour lesquelles on a

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demandé l’arrêt. Pour en savoir plus se reporter au chapitre « Gérer l’accès général à l’Application. 3. Statut « Terminées » : concerne toutes les sessions terminées. 4. Statut « Anomalies » : concerne les tentatives de connexion inabouties. Pour chacune d’elles le motif de l’anomalie est indiqué. -

Pour visualiser l’historique on peut encore préciser et valider la recherche selon les critères suivants : 1. Par utilisateur / profil / société 2. Par type d’anomalie si on recherche les sessions en statut « Anomalie » 3. Par date ou période 4. Par module utilisé

Petit Quizz : Vrai/Faux Il est impossible de connaître l’heure de déconnexion normale d’un utilisateur

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2.3 -

Gérer la communication

SOMMAIRE
Utiliser la messagerie utilisateur
Gérer les messages automatisés

Objectif : Le but de cette troisième partie est de décrire les outils de communication par messages disponible dans OptiMaint.

Définitions : Rappel préalable : dans OptiMaint on distingue les notions d’utilisateur et d’intervenant : - Un utilisateur se connecte dans OptiMaint avec des droits incluant éventuellement l’utilisation des outils de communication. Un intervenant est un code attribué à un acteur impliqué dans la chaîne de maintenance : à ce code peuvent être associés des paramètres d’envoi de courrier électronique. La fonction « messagerie » est un outil de communication parallèle au processus de gestion d’OptiMaint, permettant à des utilisateurs de communiquer entre eux. (Procédure manuelle) La fonction « messages automatisés » est un outil de communication intégré aux processus de gestion d’OptiMaint, permettant à des utilisateurs de communiquer avec des intervenants.

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2.3.1 -

Utiliser la messagerie utilisateur

Groupe A Utilisateur 1 Utilisateur 2

Utilisateur 3

Utilisateur 4

Groupe B

Accès à la fonction : Menu Fichier | Messagerie Ou par le bouton

de la barre de raccourcis

Définitions : La « messagerie » est un outil de communication permettant à tout utilisateur d’effectuer : - L’envoi de messages textes à un ou plusieurs utilisateurs ou groupes d’utilisateurs. - Le suivi courant de ses messages. - Des recherches sur le contenu et les propriétés sur l’ensemble des messages selon les règles de confidentialité (tous les messages étant enregistrés dans la base de données). Le « groupe » permet de rassembler plusieurs utilisateurs sous un même code utilisable comme destinataire (par analogie avec la notion de liste de diffusion connue sur ce type d’outils). Attention ! La messagerie d’OptiMaint reste un outil simple, dont la vocation n’est pas de se substituer aux outils de messagerie spécialisés présents dans l’entreprise.

Description : Gestion des groupes utilisateurs Accès : Menu Fichier | Sécurité | Groupe Utilisateurs Dans la fenêtre « Groupe Utilisateurs » Dans l’onglet « Général » : - Saisir le Code de « Groupe Utilisateurs » et sa « Désignation » (notion de liste de diffusion) - La coche « Groupe valide » permet de d’ajouter ou de retirer un groupe dans la liste déroulante qui sera utilisée par la suite. Dans l’onglet « Utilisateurs » : - Cocher les utilisateurs à joindre au groupe concerné - Les boutons permettent de cocher ou décocher l’ensembles des

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lignes pour gérer ensuite la liste par exception. Puis valider pour finaliser la création du groupe Envoi d’un message Dans la fenêtre « messagerie », -

Accéder à la fenêtre « Nouveau message » en cliquant sur le bouton Dans la fenêtre « Nouveau Message » 1. Désigner le(s) destinataire(s) du message : pour cela sélectionner un ou plusieurs destinataires dans les champs « Utilisateur(s) » et/ou « Groupe(s) ». Les listes déroulantes permettent de cocher les choix multiples. Ces choix multiples se traduisent par la succession des codes sélectionnés, séparés par des points virgules « ; ». La saisie manuelle est bien entendu possible. 2. Pour envoyer le message à l’ensemble des utilisateurs cocher la case « Tout le monde » 3. Préciser le degré d’ « Importance » du message : l’Importance sera un critère de recherche et de tri pour la recherche des messages. 4. Préciser éventuellement un « Type d’envoi », Immédiat ou Différé : dans le cas d’un envoi différé, le message sera visible pour les destinataires une fois que la date et l’heure précisées auront été atteinte. 5. Préciser obligatoirement un « Objet ». 6. Développer un « Commentaire » dans le champ (multi-lignes) prévu à cet effet. 7. Enfin, valider , pour envoyer le message.

Réception d’un message Pour prendre connaissance de ses nouveaux messages, l’utilisateur peut : - Aller chercher ses messages en accédant à la fenêtre « Messagerie » - Eventuellement obtenir une alerte d’arrivée contenant les nouveaux messages A l’ouverture de la fenêtre « Messagerie », OptiMaint rafraichit et présente la liste des messages reçus dans l’onglet « Messages Reçus ». - Les messages non lus apparaissent en caractère gras. - Il est alors possible de filtrer les messages reçu selon le code de l’utilisateur émetteur : sélectionner le code via la liste déroulante dans le champ utilisateur puis cliquer le bouton - Trier selon la date d’envoi du message dans l’ordre croissant ou décroissant en cochant le bouton radio prévu à cet effet - Trier de la même manière par ordre d’importance ou par code utilisateur émetteur - Ouvrir un message par double clic sur la ligne correspondante Dans la fenêtre « Message reçu » : 1. Pour envoyer une réponse, cliquer sur le bouton répondre . OptiMaint libère la zone de commentaire du message d’origine pour accueillir la réponse de l’utilisateur. Valider pour envoyer la réponse à l’émetteur. 2. Pour archiver le message en cours, cliquer sur le bouton archiver : le message reste présent dans la base de données mais disparait de la liste des nouveaux messages. -

Actualiser la liste des messages en cliquant sur le bouton Archiver tout ou partie des nouveaux messages : 1. Sélectionner les messages en cochant unitairement le champ archive de chaque message ou bien en cochant la coche général « Archive » pour sélectionner l’ensemble des messages. 2. Cliquer sur le bouton archiver : les messages sélectionnés restent

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présents dans la base de données mais disparaissent de la liste des nouveaux messages. La réception des messages via l’alerte est conditionnée par les préférences de messagerie de l’utilisateur connecté. Pour paramétrer ces préférences : - Accéder à vos préférences par le Menu Fichier | Préférences. - Dans l’onglet messagerie fixer les paramètres suivants : 1. « Fréquence de recherche des nouveaux messages »(en minutes) : selon cette fréquence de recherche, OptiMaint rafraichit la liste des messages non lus de l’utilisateur connecté. 2. Cocher l’option « M’avertir lors de l’arrivée d’un nouveau message » permettra de d’afficher automatiquement la fenêtre « Alerte : Message(s) non lu(s) » contenant les messages non-lu de l’utilisateur. Cette option est ajustable par le filtre « Importance » qui permet de ne sélectionner que les messages correspondant aux niveaux d’importance demandés par l’utilisateur. 3. Cocher l’option « Effectuer une recherche de nouveaux messages à la connexion » permettra de faire en sorte qu’OptiMaint rafraichisse la liste des messages non lu de l’utilisateur dès l’ouverture de session. 4. Cocher le paramètre « Recevoir les nouveaux messages par e-mail lorsque je ne suis pas connecté à OptiMaint », permettra de faire suivre le contenu du message vers la messagerie standard de votre organisation. A condition d’avoir renseigner l’adresse de courrier électronique dans la fiche de l’utilisateur concerné. Pour en savoir plus sur la gestion des utilisateurs se reporter à la sous partie « Gérer les utilisateurs ». pour appliquer les paramètres. - Puis valider Pour en savoir plus sur la gestion des « Préférences » se reporter au module « Environnement Général ». Suivi des messages (messages envoyés) Cet onglet affiche la liste des messages que vous avez envoyés depuis la date saisie dans le champ « Depuis le » (pré-chargé par défaut avec date du jour - 1 mois) Pour chaque message sont précisés : - La Date d'envoi - L'objet - La situation du message envoyé : le rapport ( Nombre de lectures ou archivages / Nombre de destinataires ) est affiché en complément pour information . - Les utilisateurs destinataires et / ou les groupes destinataires - Le niveau d'importance Pour consulter un message envoyé, double-cliquez sur la ligne correspondante. Si vous souhaitez affiner la sélection des messages envoyés, vous disposez des critères suivants : - Destinataire(s) : Lorsqu’un utilisateur et/ou un groupe sont saisis, la liste résultat ne montrera que les messages émis à destination de ces utilisateurs. - Options de tri : La liste résultat peut être triée par date d'envoi (tri croissant ou décroissant), importance ou destinataire(s). - Depuis le : Permet la saisie de la date départ à partir de laquelle les messages seront recherchés pour la liste résultat. Par défaut, OptiMaint propose une date permettant d'afficher les messages envoyés depuis un mois. Si aucune date n'est saisie tous les messages envoyés seront proposés. - Lus / Non lus : L'utilisation de ces cases à cocher permet d'obtenir les combinaisons suivantes : 1. N'afficher que les messages qui ont été lus par tous les destinataires (Lus cochée, Non lus décochée).

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2. N’afficher que les messages qui n'ont pas encore été lus par tous les destinataires (Lus décochée, Non lus cochée). 3. Afficher tous les messages (Lus cochée, Non lus cochée). Une fois vos critères saisis, utilisez le bouton pour afficher la liste résultat Recherche des messages Pour effectuer une recherche dans l’historique des messages, accéder à la fenêtre de recherche par le bouton . Pour en savoir plus sur les recherches standard d’OptiMaint se reporter au module « Environnement Général ». Les critères de sélection sont les champs standard des messages. Remarque sur l’option Situation : - Situation « Différé » : Correspond aux messages différé dont les date/heure d’envoi n’ont pas été atteintes. - Situation « Créé » : Messages non lu - Situation « En cours » : messages envoyés à plusieurs destinataires et non lu par au-moins un destinataire. - Situation « Lu » : messages lus par tous les destinataires - Situation « Archivé » : messages archivé Attention ! L'écran de recherche respecte les règles de confidentialité suivante : - Si le profil de l'utilisateur connecté est de type administrateur, tous les messages pourront être consultés. - Dans le cas contraire seuls les messages dont l'utilisateur connecté est l'émetteur ou le destinataire seront consultables.

Petit Quizz : Vrai/Faux Les messages archivés sont supprimés de la base. Les messages différés sont supprimés à partir d’une date paramétrable Tous les messages sont visibles par tout le monde

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2.3.2 -

Gérer les messages automatisés

DI DI

BT BT

ACTIVITE ACTIVITE

CLOTURE CLOTURE

Accès à la fonction : Menu Fichier | Personnaliser | Messages automatisés

Définitions : Au-delà de la gestion des données il est souvent utile de rendre dynamique la gestion de l’information, et donc de mettre en place des automatismes permettant de faire circuler cette information entre les acteurs de la maintenance. La fonction « messages automatisés » contribue à cela en permettant de paramétrer des règles d’envoi de courrier électronique à la validation des principaux événements des processus d’Intervention et d’Achat. Une « règle d’envoi de message » est un code associant un « événement déclencheur », un « contenu » et des « destinataires ».

Description : Principe de mise en place des règles d’envoi de messages automatisés Dans la fenêtre « Messages automatisés » : - Saisir obligatoirement un code et une désignation pour la règle -

Dans l’onglet général définir le déclencheur : 1. Sélectionner obligatoirement le sujet de la règle : le sujet est l’un des quatre types de documents de gestion suivants : D.I., B.T., D.A et Commande 2. Pour le sujet sélectionné cocher le bouton radio correspondant à l’événement déclencheur souhaité.

-

Dans l’onglet destinataires : la liste des destinataires possible est conditionnée par le sujet et l’événement sélectionnés. 1. Pour chaque destinataire cocher le cas échéant s’il sera destinataire principal, en copie ou en copie cachée du message. (A, Cc, Cci) 2. Dans la partie basse de l’onglet, il est possible d’ajouter des destinataires à choisir parmi les intervenants dont l’adresse e-mail a

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été renseignée. Pour cela cliquer sur : dans la fenêtre « Liens Règles / Intervenants » sélectionner les intervenants souhaités, cocher le mode d’envoi pour chacun puis valider pour importer la liste dans la règle. -

Dans l’onglet Corps de message définir le contenu : la liste des contenus possibles est conditionnée par le sujet et l’événement sélectionnés. 1. Sélectionner les lignes de contenu souhaitées 2. Dans la partie basse de l’onglet, il est possible d’ajouter des commentaires en texte libre à associé au message.

-

Dans l’onglet Documents joints définir les documents à insérer dans le message : la liste des dcouments possibles est conditionnée par le sujet et l’événement sélectionnés : sélectionner les lignes de documents souhaitées

-

Puis valider

, pour enregistrer la règle.

Principe de communication Rappel : un message automatisé est envoyé par un utilisateur à un intervenant. La mise en place des messages automatisés implique donc de renseigner correctement les fiches des utilisateurs et des intervenants. - Définir les paramètres de messagerie de la société : Personnaliser | Société - Définir les données de communication des utilisateurs : Fichier | Securité | Utilisateurs | Onglet Adresse : 1. Autorisation d’envoi de message 2. Serveur SMTP (si celui-ci est différent du paramètre de la société) 3. Adresse e-mail - Renseigner les adresses e-mail des intervenants : Base | Intervenants | Intervenants | Onglets Compléments.

Petit Quizz : Vrai/Faux Les envois de messages automatisés sont pilotés par le moniteur d’OptiMaint Les intervenants émetteurs de messages doivent forcément se connecter à OptiMaint Les utilisateurs peuvent être destinataires de leur propre messages

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PROPRIETE ET USAGE : Tout usage, représentation ou reproduction intégral ou partiel, fait sans le consentement de la société Apisoft est illicite (Loi du 11 mars 1957 - loi du 3 juillet 1985). Ils constitueraient une contrefaçon sanctionnée par les articles 425 et suivants du code pénal. Tous droits réservés dans tous pays. Logiciel original développé par la société Apisoft CONFORMITE ET MISE EN GARDE : Compte tenu des contraintes inhérentes sous forme de papier, les spécifications visées dans la présente documentation constituent une illustration aussi proche que possible des spécifications. Il appartient au client, parallèlement à la documentation, de mettre en œuvre le progiciel pour permettre de mesurer exactement l'adéquation de ses besoins aux fonctionnalités. Il est important, pour une utilisation sûre et opérationnelle du progiciel, de lire préalablement la documentation. La documentation correspond à la version référencée. Entre deux versions, des mises à jour du logiciel peuvent être opérées sans modification de la documentation. Toutefois, un additif peut être joint à la documentation existante pour présenter les modifications et améliorations apportées à ces mises à jour. Apisoft recherche une constante amélioration du progiciel et de sa documentation. Nous invitons notre clientèle à nous faire parvenir ses suggestions et les éventuels défauts ou erreurs qu'elle pourrait relever.

Pour de plus amples informations contacter votre revendeur.

OptiMaint est un progiciel de GMAO développé par la société

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