Ghid Infiintare firma pas cu pas

Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme

Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme

Februarie 2012

^ Cuprins

www.faracontabilitate.ro

1/58

Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme

Cuprins: 1.Firma intre visul de implinit si cheltuieli a. CHIRIA b. UTILITATILE c. IMPOZITELE PE SALARIU d. CONTABILUL e. MASINA f. HAINELE g. LAPTOP-UL h. SITE-UL 2.Ce tip de firma se potriveste mai bine afacerii tale?! a. Cine poate fi microintreprindere (3% impozit pe venit) 3. Cum poti sa iti infiintezi singur firma 4. Primul salariat intr-o firma 5. Activitatea unei firme, pe scurt 1. Infiintare 2. Procurati-va registrele obligatorii 3. Daca vindeti direct catre populatie 4. Daca lucrati cu stocuri 5. Pentru tot ce cumparati 6. Asigurati-va ca utilitatile, telefonul, masina folosita, sunt trecute pe firma. 7. Daca aveti primul salariat 8. Daca va scoateti ultimul salariat, depuneti declaratia 010 pentru scoaterea din evidenta. 9. Daca sunteti neplatitor de TVA 10. Daca aveti activitati intracomunitare 11. Cand aveti prima livrare sau prima achizitie intracomunitara 12. Luati-va un contabil bun. 13. Asigurati-va ca declaratiile fiscale sunt depuse regulat. 14. Asigurati-va ca impozitele catre stat sunt platite la timp 15. La fiecare 6 luni 16. Daca ati terminat cu firma 17. Nu lasati niciodata actele la contabil mai mult de 2 luni. 6. Care sunt cheltuielile deductibile intr-o firma 7. Cheltuieli deductibile limitat 8. Suspendare firma 9. Regimul de derogare fiscala pentru firmele suspendate 10. Declaratii obligatorii pentru firmele fara activitate care nu au obtinut derogare 11. Reluarea activitatii unei firme care a fost suspendata 12. Cesiunea partilor sociale 13. Majorarea de capital 14. Cum se declara un punct de lucru la Registrul Comertului si la Administratia Financiara I. Formularele folosite la Registrul Comertului II. Hotararea AGA III. ANEXA la Hotararea AGA IV. Contorul de cuvinte V. Contractul de inchiriere / comodat / proprietate pentru punctul de lucru Cum aflati stadiul dosarului de la Registrul Comertului Administratia Financiara Autorizatii 15. Informatii utile despre TVA ORDIN nr. 1.984 din 11 mai 2011, privind stabilirea criteriilor pentru conditionarea inregistrarii in scopuri de TVA 16. Ce trebuie sa contina dosarul pentru cei care solicita inregistrarea ca platitori de TVA Inregistrarea in scopuri de TVA la depasirea plafonului de scutire Plafonul de scutire pentru intreprinderile mici

^ Cuprins

www.faracontabilitate.ro

2/58

Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme

Procedura inregistrarii in scopuri de TVA Competenta inregistrarii in scopuri de TVA Exemple privind inregistrarea in scopuri de TVA la plafon 17. Registrele fiscale obligatorii pentru firme 18. Casa de marcat 19. Cum se calculeaza impozitul pe veniturile din salariu (16%), impozitul pe profit si impozitul pe microintreprindere Impozitul pe profit 20. Cum se impoziteaza veniturile din dividende Retinerea, declararea si plata impozitului pe dividende distribuite persoanelor fizice Exceptii de la plata impozitului pe dividende 21. Afla daca firma ta este in regula Cum se scoate un certificat de atestare fiscala Ce trebuie sa contina dosarul pe care il veti depune la Administratie: 22. Reglare fisa sintetica 23. Pierderea documentelor contabile 24. Cum se sting datoriila catre Fisc Ordinea de distribuire si de stingere a obligatiilor fiscale 25. Desfiintarea (dizolvarea) unei firme cu asociat unic Etapa I – solicitarea desfiintarii voluntare Etapa 2 Radierea voluntara a unei firme cu asociat unic 26. Desfiintarea (dizolvarea) unei firme cu mai multi asociati Etapa I – solicitarea desfiintarii voluntare Etapa 2 - Radierea voluntara a unei firme cu mai multi asociati Modele de formulare pe care le puteti descarca gratuit Modele editabile in format Word (.doc) de descarcat Modele editabile in format Excel (.xls) de descarcat Modele in format Acrobat (.pdf) de descarcat Pentru registrul comertului Documente oficiale Bibliografie

^ Cuprins

www.faracontabilitate.ro

3/58

Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme

1.Firma intre visul de implinit si cheltuieli Ca sa-ti faci o firma, nu e mare lucru. Problemele abea incep. Vorbim aici de cei care vor sa realizeze ceva pe cont propriu si nu de cei care sunt obligati/sfatuiti de angajatori sa-si faca firma pentru a primi salariile pe firma si a scadea in acest fel cheltuielile firmei angajatoare.

Inainte de a infiinta propria firma, ar trebui sa stim raspunsul la urmatoarele intrebari: 1. Care ar fi cheltuielile pe care trebuie sa le iei in considerare la infiintarea unei firme? 2. Ai bani sa suporti cheltuielile unei firme timp de un an de zile? Pentru ca o firma inghite bani inainte de a incepe sa produca. Banii nu vin din prima zi si nici macar din prima luna.

a.

CHIRIA

Daca vei face firma acasa si vor veni acasa la tine clienti, iar din bucatarie vine miros de mancare sau vad pe hol vreun papuc aruncat sau vreo pijama nelalocul ei sau patul nefacut, poti sa-ti iei la revedere de la acel client. Nici eu, personal, nu as face afaceri cu unul care ma cheama acasa. In situatia asta ai doua solutii: I. Iti inchiriezi un mic spatiu de birou, eventual o garsoniera pe care o mobilezi ca atare (sau poate gasesti una gata mobilata pentru activitati de birou). Cea mai mica chirie din punctul asta de vedere este in jur de 250 eur. La chirie se vor adauga cheltuielile de intretinere pe care le vei plati tu si nu proprietarul. Un minim pe luna este in jur de 150 lei. II. Renovezi casa si faci din hol o mica receptie iar una din camere va fi utilata conform unui birou. Este foarte important, indiferent ce fel de activitate are firma, ca in birou sa existe: ● o biblioteca cu carti de specialitate ● cateva rafturi cu bibliorafturi in care clientul va vedea, pe cotor, scris ce reprezinta: “Furnizori imobiliare”, “Leasing” etc, astfel incat sa realizeze ca firma ta, desi una de apartament, este foarte activa. ● obligatoriu cateva diplome profesionale sau de participare la anumite conferinte unde ati primit premii etc. Astea vor arata cat de profesionali sunteti. ● un laptop, scaner, imprimanta. ● scaunul vostru neaparat sa fie unul directoral si nu unul de bucatarie – in jur de 3-400 lei.

b.

UTILITATILE ^ Cuprins

www.faracontabilitate.ro

4/58

Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme

● Telefon fix ● Internet ● Fax. Undeva in jur de 200 lei / luna.

c.

IMPOZITELE PE SALARIU

In functie de ce salariu iti treci pe cartea de munca tie sau colaboratorilor tai trebuie sa platesti impozitele aferente. De exemplu, contributiile pentru cel mai mic salariu cu putinta, pe 8 ore de munca / zi, sunt de 346 lei pe luna. Puteti avea contract pe 8 ore sau pe 1,2,3,4,5,6,7 ore si contributiile vor fi, aproximativ proportionale.

d.

CONTABILUL

Nu face greseala sa neglijezi problema asta, pentru ca vei ajunge sa platesti amenzi si penalitati cat nu face. Ia de la inceput un contabil care sa se ocupe de actele tale. Un contabil bun nu va avea niciodata un tarif sub 200 lei pe luna pentru o firma mica. Iar daca ai activitate, tariful va fi proportional. Sa socotim deci un minim de 200 lei pe luna.

e.

MASINA

Daca nu ai masina, obligatoriu trebuie sa-ti iei una. Sa presupunem ca nu ai banii jos si o vei lua un leasing. Costul lunar al unui leasing pentru o masina ok incepe de la minimul 500 lei pe luna (+ aproximativ 200 lei pe luna asigurarile). Nu te gandi ca poti merge la client cu RATB-ul. Daca te duci cu metroul, sau RATB-ul, vei avea doar clienti mici. Pentru ca un client mediu are pretentii sa ai un sediu unde sa te gaseasca si o masina din care sa cobori. De ce? Un client cu bani gandeste: “Daca asta nu a fost in stare sa-si ia o masina, cum o sa aibe grija de mine si banii mei???”... Masina nu este de “fitze” cum ar spune unii, dar daca ai masina te vei adresa unei anumite categorii de clienti: cei cu bani.

f.

HAINELE

Nu trebuie sa fii imbracat de la Armani sau Gucci, dar hainele tale trebuie sa fie de bun gust. Daca nu ai, neaparat cumpara ceva rezonabil – garderoba minima va fi de aproximativ 1.000 lei, incluzand: pantofi, pantaloni, 2 sacouri minim, 3-4 camasi, cel putin 3 cravate.

g.

LAPTOP-UL

Nu trebuie sa-ti lipseasca ori de cate ori mergi la client. Il vei scoate la el si chiar daca nu ai treaba, intra macar pe un site de internet si prefa-te preocupat. Lumea are senzatia ca o persoana care sta in spatele unui laptop cauta chestii profesionale… Intra pe mail, da un mail, ofteaza, pastreaza tacerea. Costul mediu al unui laptop este de 2.000 lei. Obligatoriu trebuie sa ai si internet mobil de la un provider. In jur de 50 lei pe luna.

h.

SITE-UL ^ Cuprins

www.faracontabilitate.ro

5/58

Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme

Indiferent de marimea firmei tale, un site este obligatoriu pentru ca si clientii sa “te vada” online. Costul mediu al unui site cat de cat este de circa 200 eur, iar hostingul pentru un an de zile in jur de 100 eur. Daca un client te cauta si nu te gaseste online, pentru el vei fi doar unul care ii poate da “teapa” oricand. Calculeaza toate aceste costuri pentru un an de zile si mai adauga 30% procent de risc pentru probleme neidentificate. Si daca ai banii acestia disponibili, atunci da-i drumul! Daca nu ai acesti bani nu te lasa descurajat. Intrebarile enumerate mai sus si costurile estimate atasate lor au menirea de a te preveni, nu de a te descuraja. Daca nu ai bani gheata la inceput este important sa te gandesti si sa gasesti solutii de a suplini lipsa lor. Nu uita ca banii sunt necesari dar nu suficienti. Cu ei vei putea incepe dar idee afacerii tale va trebui sa fie inima care sa impinga totul spre succes. Sunt nenumarate exemple de firme mari care au pornit fara nici un capital initial. Daca firma ta va ajunge in incapacitate de plata si apoi la faliment nu va fi din cauza lipsei banilor la inceput. Este mult mai important sa iti urmezi visul si sa lupti cu rutina si plictiseala anilor ce vor veni.

^ Cuprins

www.faracontabilitate.ro

6/58

Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme

2.Ce tip de firma se potriveste mai bine afacerii tale?! Din pacate, lumea nu face deosebirea dintre juridic si fiscal si atunci toti cred ca dupa ce ridica actele de firma nou infiintata nu mai trebuie sa faca nimic. Nimic mai fals si in capcana asta pica peste 80% dintre micii intreprinzatori. Si cand afla rezultatele se supara si dau vina pe avocat: “Pai avocatul care a infiintat firma nu mi-a spus…”. Cum sa-i spuna avocatul ceva din domeniu fiscal cand ei garanteaza doar pentru partea juridica in care sunt specializati? Este ca si cum eu, ca si Expert Contabil, decid intr-o zi ca daca citesc pe Internet cateva sfaturi si-mi cumpar un scaun stomatologic cu siguranta voi putea sa fac si stomatologie, nu doar fiscalitate si contabilitate. Dar sa trecem peste asta si sa vedem la ce trebuie sa fie atent micul intreprinzator care isi face firma sau care apeleaza la un avocat sa-i faca. 1. In primul rand trebuie sa stie daca firma lui va fi platitoare de impozit pe profit sau platitoare de impozit pe venit. Asta se alege inca din stadiul de Registru si ceea ce bifezi acolo e bun bifat. a. Daca ai ales platitoare de impozit pe venit, trebuie sa stii ca de la data emiterii certificatului de inmatriculare – acea foaie albastra cu datele firmei – ai fix 60 de zile calendaristice ca sa iti angajezi salariat. Daca trec cele 60 de zile si nu ai salariat, pierzi calitatea de platitor de impozit pe venit. Sa presupunem ca esti in intervalul celor 60 de zile si iti iei salariat. Ca sa ii poti face singur contract de munca, va trebui mai intai sa-l inscrii in Revisal cu o zi INAINTE sa inceapa activitatea. Asta presupune sa mergi la Inspectoratul Teritorial de Munca de care apartii si sa depui o hartie prin care anunti ca societatea ta te imputerniceste pe tine (sau cine e administrator) sa opereze in Revisal. Nu ai voie sa faci contract cu data anterioara inregistrarii in Revisal. Daca nu te descurci cu Revisalul mai bine te adresezi unei firme de contabilitate sau de resurse umane strict pentru operatia asta (sau chiar pentru mai multe). Dupa ce ti-ai luat salariat, intr-un interval de 30 de zile trebuie sa depui la administratia financiara declaratia 010 pentru luarea in evidenta ca platitor de contributii. Daca omiti, esti bun de amenda.

Tot aici, intr-un interval de 30 de zile trebuie sa ajungi la Administratia Financiara si sa depui 010 pentru luarea in evidenta si pentru determinarea perioadei fiscale – de regula trimestrul, dar daca nu o vei face tu vei fi trecut automat la perioada fiscala lunara. Si ghici… daca vrei sa modifici, trebuie sa depui 010. Si cum ai intarziat… ^ Cuprins

www.faracontabilitate.ro

7/58

Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme

b. Daca ai ales platitoare de impozit pe profit singurul lucru pe care trebuie sa-l faci in primele 30 de zile este sa depui 010 la Administratia Financiara pentru luarea in evidenta si pentru stabilirea perioadei fiscale – de obicei trimestrul. 2. Trebuie sa-ti cumperi neaparat Registru Unic de Control. Se da ca termen tot 30 de zile dar de multe ori Administratiile inchid ochii pentru ca nici ele nu au intotdeauna sa va puna la dispozitie registrele. Dar sunt obligatorii. Ai nevoie de copie de pe CUI, copie de pe cartea ta de identitate, banii pentru Registru si o cerere care nu este tipizata ci o poate face oricine. Uneori ti se cere si copie de pe hotararea judecatoreasca de infiintare si dupa Certificatul Constatator care ti se da cand ridici actele de infiintare. 3. Daca esti platitor de impozit pe profit, pe langa Registrul Unic de Control trebuie sa cumperi si Registrul de Evidenta Fiscala. Tot de la Administratie. Trebuie sa ai la tine copie de pe CUI, copie de pe cartea ta de identitate, banii pentru Registru – in jur de 80 de lei – si o cerere care nu este tipizata ci o poate face oricine. Uneori ti se cere si copie de pe hotararea judecatoreasca de infiintare si dupa Certificatul Constatator care ti se da cand ridici actele de infiintare. 4. Ca sa te inregistrezi ca platitor de TVA trebuie sa depui un dosar special la Administratia Financiara. 5. Ca sa functioneze bine, firma ta are nevoie de un plan de afaceri, chiar si rudimentar si de un contabil bun – daca vei avea activitate serioasa. Nu cauta un contabil ieftin, pentru ca vei primi atat cat platesti. Nu cauta un contabil scump, pentru ca onorariul mare nu inseamna ca se va ocupa special de tine. Cauta un contabil bun si plateste-l pentru ceea ce face. Nu accepta sa lucrezi la negru, chiar daca platesti mai putin. Pentru ca lucrand la negru, greselile din contabilitate ti le vei asuma tacit intrucat nu ai un contract in baza caruia sa tragi la raspundere pe cel care a gresit – daca a gresit. 6. Daca dupa un an de zile firma ta este pe pierdere, inseamna ca undeva gresesti. Nu mai trage de firma sa o salvezi, pentru ca risti sa te duci si mai jos, sa creasca datoriile la stat, la furnizori etc. E adevarat, in primele 6 luni vei scoate bani din buzunar ca sa platesti totul, dar dupa un an de zile veniturile din firma ar trebui sa fie suficiente pentru ca firma sa se auto-intretina si chiar sa-ti aduca un mic profit. Daca tu si dupa un an esti pe pierdere si nu te apropii macar de “zero”, inchide si fa altceva. Nu-ti mai pierde timpul cu ceva care nu produce ci doar consuma.

a. Cine poate fi microintreprindere (3% impozit pe venit) Persoanele juridice romane care la 31 decembrie 2011 indeplinesc conditiile de a fi microintreprinderi pot opta pentru plata impozitului pe veniturile microintreprinderilor incepand cu anul 2012, daca nu au mai fost platitoare de impozit pe veniturile microintreprinderilor. Conditia de a “nu mai fi fost platitoare de impozit pe veniturile microintreprinderilor” se refera la statutul reglementat de Titlul IV indice 1 din Codul Fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare, aplicabil incepand cu 1 ianuarie 2011, fara a lua in considerare statutul de microintreprindere detinut potrivit legislatiei in vigoare pana la 31 decembrie 2009. Optiunea este definitiva pentru anul fiscal respectiv. Persoanele juridice romane platitoare de impozit pe profit comunica organelor fiscale teritoriale optiunea pentru plata impozitului pe veniturile microintreprinderilor prin depunerea formularului 010 “Declaratie de inregistrare fiscala/de mentiuni pentru persoane juridice, asociatii familiale si asociatii fara personalitate juridica”. Microintreprinderile nu vor mai aplica acest sistem de impunere incepand cu anul fiscal urmator anului in care nu mai indeplinesc una dintre conditiile prevazute la art. 112 indice 1 din Codul Fiscal, cu

^ Cuprins

www.faracontabilitate.ro

8/58

Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme

modificarile si completarile ulterioare, respectiv: ● realizeaza venituri, altele decat cele din activitati desfasurate in domeniul bancar, in domeniile asigurarilor si reasigurarilor, al pietei de capital, in domeniile jocurilor de noroc, consultantei si managementului ● au de la 1 pana la 9 salariati inclusiv ● au realizat venituri care nu au depasit echivalentul in lei al 100.000 euro ● capitalul social al acestora este detinut de persoane, altele decat statul si autoritatile locale. In cazul in care, in cursul anului fiscal, una dintre conditiile referitoare la numarul de salariati sau detinerea capitalului social de alte persoane decat statul si autoritatile locale nu mai este indeplinita, firma va ramane microintreprindere pana la sfarsitul anului, urmand ca, de la 1 ianuarie a anului urmator sa devina firma platitoare de impozit pe profit. Atentie, se va depune declaratia 010 pentru schimbarea sistemului de impunere. In situatia in care, in cursul anului fiscal, conditia referitoare la realizarea de venituri sub echivalentul in lei al plafonului de 100.000 euro nu mai este indeplinita, microintreprinderea datoreaza impozit pe profit incepand cu trimestrul in care s-a depasit limita. Microintreprinderile care in cursul unui trimestru al anului fiscal incep sa realizeze venituri din activitati desfasurate in domeniul bancar, in domeniile asigurarilor si reasigurarilor, al pietei de capital, in domeniile jocurilor de noroc, consultantei si managementului, datoreaza impozit pe profit incepand cu trimestrul respectiv.

^ Cuprins

www.faracontabilitate.ro

9/58

Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme

3. Cum poti sa iti infiintezi singur firma Vrei sa-ti infiintezi o firma fara sa apelezi la un avocat sau jurist? Urmeaza pasii de mai jos si depune singur actele. Documentele necesare pentru inregistrarea in Registrul Comertului, inregistrarea fiscala si autorizarea functionarii SNC (societati in nume colectiv), in SCS (societati in comandita simpla) si SRL (societati cu raspundere limitata).

1. Cererea de inregistrare in 2 exemplare. 2. Dovada verificarii disponibilitatii si rezervarii firmei (original). Procedura este simpla. Aveti nevoie de o copie de pe cartea voastra de identitate si de cererea de rezervare pe care o veti completa. Platiti taxa de 64 lei la casieria Registrului Comertului (tarif la data de 27 septembrie 2011), apoi toate 3 le depuneti la “Rezervare denumire firma”, la etajul I al Registrului, in capatul opus celui pe unde intra publicul. Daca nu solicitati rezervarea pentru voi, aveti nevoie de copie de pe buletinul solicitantului si de imputernicire notariala sau avocatiala ca reprezentati acea persoana. Dureaza in jur de 30 de minute. Pentru ca lucrurile sa mearga bine, trebuie ca numele ales de voi sa fie foarte ciudat sau, daca e un nume relativ simplu, sa fie intr-o combinatie care nu mai exista la ora actuala. Recomandabil sa alegeti o denumire formata din 3 nume. De exemplu: Escu Consulting Properties SRL. Dupe ce ati ridicat hartia care va rezerva denumirea firmei, aceasta este valabila timp de 2 ani, timp in care puteti inregistra societatea. 3. Daca este cazul, acordul pentru utilizarea denumirii, prevazut de art. 39 din Legea nr. 26/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare (original); 4. Calitatea de asociat unic se va verifica pe loc la Registrul Comertului. Este foarte important ca declaratia de asociat unic poate fi data si sub semnatura privata, fara stampila de notar sau avocat, in fata reprezentantului de la registrul Comertului. 5. Actul constitutiv (original), semnat pe fiecare pagina. Actul Constitutiv trebuie sa contina clauzele prevazute de art. 7 din Legea nr. 31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, inclusiv precizarea domeniului si a activitatii principale. Toate activitatile inscrise in actul constitutiv vor fi codificate conform Nomenclatorului CAEN actualizat prin Ordinul nr. 337/2007 al Presedintelui Institutului National de Statistica, iar obiectul de activitate se va exprima prin clase CAEN de patru cifre pentru activitati. Actul constitutiv va avea forma autentica pentru SNC si SCS. In cazul SRL, forma autentica este obligatorie daca printre bunurile subscrise ca aport in natura la capitalul social se afla un teren, in celelalte cazuri fiind suficienta darea de data certa, acordata, in conditiile legii, de catre notarul public sau de catre serviciul de asistenta din cadrul ONRC, atestarea de catre avocat in conditiile Legii nr. 51/1995 modificata sau incheierea actului sub semnatura privata. 6. Documentul care atesta dreptul de folosinta asupra spatiului cu destinatie de sediu social, inregistrat ^ Cuprins

www.faracontabilitate.ro

10/58

Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme

la administratia financiara in circumscriptia careia se situeaza imobilul cu destinatie de sediu social. Documentele care atesta drepturile de folosinta asupra spatiilor cu destinatie de sediu social si/sau de sedii secundare pot fi: extras de carte funciara in termen de valabilitate la depunere, dar nu mai vechi de 30 de zile, contract de vanzare-cumparare, contract de donatie in forma autentica, certificat de mostenitor, act notarial de iesire din indiviziune sau de delimitare a proprietatii, hotarare judecatoreasca definitiva privind proprietatea sau folosinta/uzufructul, hotararea judecatoreasca definitiva de iesire din indiviziune, proces verbal de receptie a constructiei, act de adjudecare a imobilului vandut in cadrul executarii silite, contract de schimb, contract de inchiriere (inregistrat la Administratia Finantelor Publice), contract de subinchiriere (inregistrat la Administratia Finantelor Publice), contract de concesiune, contract de leasing imobiliar (inregistrat la Administratia Finantelor Publice), contract de comodat (inregistrat la Administratia Finantelor Publice), contract de uz (inregistrat la Administratia Finantelor Publice), contract de uzufruct (inregistrat la Administratia Finantelor Publice), certificat de rol fiscal/rol agricol in termen de valabilitate sau orice alt act juridic care confera dreptul de folosinta, la alegerea solicitantului. Extrasul de carte funciara si certificatul de rol fiscal/rol agricol se depun in original, celelalte documente urmand a fi depuse in copie certificata de parte sau in copie legalizata. 7. Certificatul emis de administratia financiara competenta, care certifica faptul ca pentru imobilul cu destinatie de sediu social nu a fost inregistrat un alt document ce atesta instrainarea dreptului de folosinta asupra aceluiasi imobil, cu titlu oneros sau gratuit. Certificatul si adeverinta de sediu le va solicita Registrul Comertului, in baza documentelor depuse la dosar si a unei cereri speciale numita Cerere de inregistrare a documentului care atesta dreptul de folosinta asupra spatiului cu destinatie de sediu social si de eliberare a certificatului pentru spatiul cu destinatie de sediu social. Aveti nevoie de 2 timbre fiscale de cate 2 lei. Din 06.02.2012, punctele 6 si 7 respectiv adeverinta de sediu social si certificatul pot fi obtinute direct prin Registrul Comertului, prin depunerea unei solicitari speciale in acest sens, direct la dosarul de mentiuni. Timbrele fiscale sunt necesare aici. 8. Declaratia pe propria raspundere in forma autentica privind respectarea conditiilor referitoare la sediul social, in cazul in care, din certificatul emis potrivit pct. 7 rezulta ca sunt deja inregistrate la administratia financiara alte documente care atesta instrainarea dreptului de folosinta asupra aceluiasi imobil cu destinatie de sediu social. 9. Daca este cazul, avizul privind schimbarea destinatiei imobilelor colective cu regim de locuinta, prevazut de Legea nr. 230/2007 (completat pe formular-tip, original). 10. Dovezile privind efectuarea varsamintelor aporturilor subscrise de asociati la capitalul social (copii), respectiv depunerea la banca a capitalului social pentru constituirea unei firme. Pentru depunerea de capital social trebuie sa va alegeti o banca. La banca aveti nevoie de copii (si original spre confruntare) de pe urmatoarele documente: Act Constitutiv, Declaratia de asociat, Declaratia de administrator, cererea de la banca, procura (daca faceti firma pentru altcineva), copie de pe cartea de identitate, de pe adeverinta de sediu social si certificatul eliberat de Administratia Financiara pentru sediul social, contract de comodat, acte de proprietate, inchiriere, locatie etc (toate in copie), rezervarea de nume. 11. Actele privind proprietatea pentru aporturile in natura subscrise si varsate la constituire; in cazul in care printre acestea se afla si imobile, certificatul constatator al sarcinilor de care sunt grevate. 12. Declaratiile date pe propria raspundere, dupa caz, de catre fondatori/ administratori/ cenzori sau persoane fizice reprezentante ale persoanei juridice numiti administrator sau cenzor, din care sa rezulte ca indeplinesc conditiile legale pentru detinerea acestor calitati (original). Acestea pot fi facute in forma autentica de notarul public, in forma atestata de avocat in conditiile Legii nr. 51/1995, modificata, sau cu darea de data certa prin serviciile de asistenta din cadrul ONRC 13. Actele de identitate ale fondatorilor, administratorilor, cenzorilor sau auditorilor persoane fizice (copie).

^ Cuprins

www.faracontabilitate.ro

11/58

Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme

14. Specimenele de semnatura ale reprezentantilor societatii (original). Acestea pot fi date in forma autentica la notarul public, in fata directorului ORC sau a inlocuitorului acestuia care va certifica semnatura. 15. Certificatele de cazier fiscal pentru asociatii sau reprezentantii legali ai societatii comerciale, care au domiciliul/ resedinta/sediul in Romania sau pentru persoanele fizice sau juridice straine, care au aceasta calitate si sunt inregistrate fiscal in Romania sau, dupa caz, declaratia autentica pe propria raspundere a persoanei fizice cetatean strain in nume propriu sau ca reprezentant al persoanei juridice straine care nu este inregistrata fiscal in Romania din care sa rezulte ca nu are datorii fiscale, in original si, dupa caz, traducerea realizata de un traducator autorizat a carui semnatura sa fie legalizata de un notar public. 16. Declaratia-tip pe propria raspundere semnata de asociati sau de administratori din care sa rezulte, dupa caz, ca: ● persoana juridica nu desfasoara, la sediul social sau la sediile secundare, activitatile declarate pe o perioada de maximum 3 ani. ● persoana juridica indeplineste conditiile de functionare prevazute de legislatia specifica in domeniul sanitar, sanitar-veterinar, protectiei mediului si protectiei muncii pentru activitatile precizate in declaratia-tip. 17. Daca este cazul: ● actele de inregistrare ale fondatorilor, administratorilor, cenzorilor persoane juridice romane (copie certificata) sau straine, original si traducerea realizata de un traducator autorizat a carui semnatura sa fie legalizata de un notar public); ● hotararea organului statutar privind participarea la constituirea societatii a fondatorilor persoane juridice romane (copie certificata) sau straine (original si traducerea realizata de un traducator autorizat a carui semnatura sa fie legalizata de un notar public); ● mandatul pentru persoana abilitata sa semneze actul constitutiv in numele si pe seama fondatorului persoana juridica romana (copie certificata) sau straina (original si traducerea realizata de un traducator autorizat a carui semnatura sa fie legalizata de un notar public); ● certificatul de bonitate a persoanelor juridice nerezidente care participa la constituirea unei societati comerciale, emis de o banca sau de camera de comert competenta din tara de nationalitate (original si copie tradusa); ● avizele prealabile prevazute de legile speciale (copie); ● imputernicire speciala (in forma autentica), avocatiala sau delegatie pentru persoanele desemnate sa indeplineasca formalitatile legale (original). 18. Dovezile privind plata taxelor/tarifelor legale: ● taxele de registru; ● tariful de publicare in Monitorul Oficial, Partea a IV-a. In cazul SRL constituite cu asociat unic daca exista aporturi in natura se solicita, in prealabil, numirea de catre directorul Oficiului Registrului Comertului de pe langa tribunal si/sau persoana sau persoanele desemnate a unui expert contabil pentru evaluarea acestora. Cererea se depune la Oficiul Registrului Comertului cu plata taxei de registru. Este bine de stiut ca, in conformitate cu prevederile art. 17 alin. (2) din Legea nr. 31/1990, republicata, astfel cum a fost modificata prin O.U.G. nr. 54/2010 privind unele masuri pentru combaterea evaziunii fiscale, la acelasi sediu vor putea functiona mai multe societati numai daca imobilul, prin structura lui, permite functionarea mai multor societati in incaperi diferite sau in spatii distinct partajate. Numarul societatilor comerciale ce functioneaza intr-un imobil nu poate depasi numarul de incaperi sau spatii distincte obtinute prin partajare. Toate copiile de pe actele doveditoare vor fi certificate pentru conformitate cu originalele, sub semnatura, cu mentionarea in clar a numelui, de catre persoanele care, potrivit legii, pot intocmi si semna cererea. (conform cu originalul, nume, prenume si semnatura)

^ Cuprins

www.faracontabilitate.ro

12/58

Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme

Pentru persoanele fizice sau juridice nerezidente, actele se depun in original sau copile certificate si traducerea realizata de un traducator autorizat a carui semnatura trebuie sa fie legalizata de un notar public. In cazul in care aceste acte sunt acte oficiale, astfel cum sunt definite de Conventia cu privire la suprimarea cerintei legalizarii actelor oficiale straine adoptata la Haga la 5 octombrie 1961, acestea trebuie prezentate in forma apostilata pentru statele care au semnat sau aderat la aceasta conventie, respectiv in forma supralegalizata de celelalte state. Supralegalizarea sau apostilarea documentelor nu se aplica pentru documentele intocmite in statele cu care Romania are incheiate conventii/tratate/ acorduri care prevad scutirea de supralegalizare.

^ Cuprins

www.faracontabilitate.ro

13/58

Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme

4. Primul salariat intr-o firma Sa presupunem ca ai firma si vrei sa iei primul salariat. Bineinteles, decizia cea mai buna este sa ai un contabil care stie sa-si faca treaba si care sa te scuteasca de drumuri. Dar chiar si asa, trebuie sa stii care sunt pasii, pentru ca un administrator de firma care semneaza tot ce i se pune in fata dar nu stie despre ce e vorba… 1. Primul pas este sa gasesti salariatul si sa vezi care este salariul minim obligatoriu in perioada respectiva – in ultimii ani s-a schimbat de cateva ori. Salariul pe care i-l vei da trebuie sa fie cel putin egal cu salariul minim obligatoriu. 2. Inainte sa-I faci contract, il inregistrezi in REVISAL. Inregistrarea in Revisal se face cu o zi (minim) inainte ca salariatul sa-si inceapa activitatea.

Proceduri pentru solicitarea si obtinerea parolei pentru transmiterea online a registrului conform HG nr. 500/2011 a. Obtinerea parolei de catre angajatori se face la sediul ITM in raza teritoriala unde au sediul sau domiciliul. Parola se obtine in urma prezentarii urmatoarelor documente: 1. solicitarea scrisa pentru eliberarea parolei; 2. imputernicire semnata si stampilata de angajator, in cazul in care persoana care solicita obtinerea parolei este alta decat reprezentantul legal al angajatorului; 3. copia certificatului de inmatriculare al angajatorului; 4. copia actului de identitate al persoanei imputernicite. b. Obtinerea parolei de catre unitatile fara personalitate juridica ale angajatorilor (sucursale, agentii, etc.) se face la sediul ITM in a carui raza teritoriala acestea isi desfasoara activitatea, in baza prezentarii urmatoarelor documente: 1. solicitarea scrisa pentru eliberarea parolei (model anexat); 2. imputernicire semnata si stampilata de reprezentantul legal al unitatii fara personalitate juridica, in cazul in care persoana care solicita obtinerea parolei este alta decat reprezentantul legal al unitatii; 3. copia certificatului de inmatriculare al angajatorului; 4. copia certificatului fiscal al unitatii fara personalitate juridica; 5. copia actului de identitate al persoanei imputernicite; 6. copia delegarii de competenta pentru incadrarea personalului prin incheierea de contracte individuale de munca; 7. copia delegarii de competenta pentru infiintarea si completarea registrului general de evidenta a salariatilor in format electronic. Registrul se intocmeste utilizand dupa caz aplicatia Revisal sau orice alta aplicatie pentru gestiunea salariatilor, conform Hotararii Guvernului nr. 500/2011, si trebuie transmis catre inspectoratul teritorial de

^ Cuprins

www.faracontabilitate.ro

14/58

Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme

munca, conform Ordinului Ministrului Muncii Familiei si Protectiei Sociale nr. 1.918/2011.

c. Ai grija ca salariatul tau sa semneze urmatoarele documente: 1. Ca nu mai este angajat si la alta firma sau, daca mai este angajat si in alta parte, sa semneze, pe propria raspundere ca mai lucreaza si la firma _______, unde presteaza o activitate de X ore pe zi. 2. O solicitare de angajare adresata administratorului de societate. 3. O declaratie prin care spune ca medicul lui de familie apartine de Casa de Sanatate_____ . Fiecare medic de familie are contract cu o anumita casa de sanatate. 4. O declaratie ca are sau nu minori sau alte persoane in intretinere. Daca are, va trece numele si varsta si va aduce copie de pe documentul justificativ pe care voi trebuie sa-l confruntati cu originalul. 5. Obligatoriu trebuie sa semneze fisa postului, protectia muncii si sa iti aduca fisa medicala pentru postul pe care il va ocupa, completata de cabinetul de medicina muncii cu care firma ta are (si daca nu are, trebuie sa-si faca) contract de prestari servicii. 6. Contractul Individual de Munca. 7. Apoi trebuie sa te asiguri ca lunar vei avea fisa de pontaj semnata de angajat. Fisa de pontaj o poate face oricine sub forma unui tabel in care sunt trecute numele persoanei, zilele din luna, ora sosirii la birou si ora plecarii si semnatura salariatului. Dupa ce ai contractul, semnat pe fiecare pagina in parte si de tine si de angajat – au existat discutii ca se inlocuiau paginile si ca ramanea doar ultima pagina cu semnatura – cu o copie mergi la Administratia Financiara, completezi declaratia 010 in 2 exemplare, la una anexezi copia de pe contract si o lasi acolo, iar pe una vei obtine viza administratiei ca ai depus declaratia de luare in evidenta ca platitor de contributii pe salariu. La declaratia 010 poti face optiunea sa depui lunar sau trimestrial declaratia 112. Dupa ce inregistrezi 010 va trebui sa ai grija ca lunar (sau trimestrial, in functie de firma) sa trimiti declaratia 112 si, fireste, sa nu uiti sa-ti platesti impozitele pentru a nu avea probleme cu Fiscul.

^ Cuprins

www.faracontabilitate.ro

15/58

Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme

5. Activitatea unei firme, pe scurt 1. Infiintare ● ●

a. puteti sa va infiintati ca firma platitoare pe venitul microintreprinderilor b. puteti fi platitori de impozit pe profit.

Aveti grija ca dupa infiintare sa depuneti declaratia 010 la Administratie pentru luarea in evidenta ca platitor de impozit pe venit sau pe profit. Pentru microintreprindere aveti la dispozitie 60 de zile ca sa va angajati salariat, altfel deveniti automat platitori de impozit pe profit.

2. Procurati-va registrele obligatorii Registrul Unic de Control pentru toate firmele Registrul de Evidenta Fiscala pentru platitorii de impozit pe profit.

3. Daca vindeti direct catre populatie Aveti grija sa va procurati casa de marcat. Daca vindeti catre firme, puteti emite doar factura si chitanta. In cazul in care gresiti o suma pe casa de marcat si nu mai puteti face corectie, faceti un proces verbal de constatare a erorii si depuneti-l la Registratura Administratiei Financiare.

4. Daca lucrati cu stocuri Tineti evidenta lor pe NIR-uri, Fise de magazie, borderou centralizator / zi.

5. Pentru tot ce cumparati Solicitati factura insotita de chitanta sau de bon de casa. Nu cereti doar bon de casa, pentru ca fiscal nu aveti ce face cu el. Puteti, in cel mai fericit caz, sa il introduceti la decont si sa scadeti banii din casierie. Aveti grija la gradul de deductibilitate al cheltuielii facute, pentru ca nu toate cheltuielile sunt integral deductibile.

6. Asigurati-va ca utilitatile, telefonul, masina folosita, sunt trecute pe firma Pentru masina puteti face un contract de comodat. Nu deduceti utilitatile de pe o factura care vine pe persoana fizica, pentru ca nu stiti exact procentul. De exemplu, daca aveti sediu social intr-o camera dintr-un apartament de 3 camere, daca vreti sa deduceti utilitatile venite pe persoana fizica si nu pe firma, trebuie sa faceti dovada ca acele cheltuieli corespund exact spatiului declarat la Registrul Comertului. Ca sa puteti deduce acele cheltuieli trebuie sa aveti declarat intreg spatiul la Registrul Comertului si contractul de inchiriere / comodat sa prevada ca voi veti plati utilitatile. Asta inseamna ca la dosarul de contabilitate trebuie sa anexati facturile si chitantele in original! Chiar si asa, nu veti putea deduce TVA-ul.

^ Cuprins

www.faracontabilitate.ro

16/58

Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme

7. Daca aveti primul salariat Inregistrati-i contractul in Revisal cu o zi inainte de inceperea activitatii, apoi declarati, in termen de 30 de zile, intrarea salariatului in firma, la Administratia Financiara, prin 010.

Pentru ca o microintreprindere nou infiintata sa-si pastreze statutul trebuie sa angajeze cel putin un salariat in maxim 60 de zile de la infiintare. In caz contrar pierde statutul de microintreprindere si din anul urmator va plati impozit pe profit.

8. Daca va scoateti ultimul salariat din firma, depuneti declaratia 010 pentru scoaterea din evidenta. Daca intarziati peste 30 de zile de la decizia de incetare a contractului de munca pentru ultimul salariat, veti plati amenda pentru nedepunerea declaratiei 010.

9. Daca sunteti neplatitor de TVA Si ati depasit plafonul de 35000 eur, inregistrati-va, la timp, ca platitori de TVA. Atentie la modalitatile de depasire a plafonului, pentru ca nu se calculeaza in cuantum ci ca medie lunara. Aveti exemple la Exemple privind inregistrarea in scopuri de TVA la plafon

10. Daca aveti activitati intracomunitare Inregistrati-va inainte in Registrul Operatorilor Intracomunitari.

11. Cand aveti prima livrare sau prima achizitie intracomunitara Inregistrati-va la Administratia Financiara cu modificarea perioadei fiscale, pentru ca de luna urmatoare perioada fiscala devine lunara in loc de trimestriala. Si depuneti declaratia 390.

12. Luati-va un contabil bun. Platiti-l regulat si va lucra bine.

13. Asigurati-va ca declaratiile fiscale sunt depuse regulat. 14. Asigurati-va ca impozitele catre stat sunt platite la timp Pentru ca este pacat sa platiti dobanzi si penalitati. Scoateti cel putin o data pe an Certificat de Atestare Fiscala de la Administratie.

^ Cuprins

www.faracontabilitate.ro

17/58

Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme

15. La fiecare 6 luni Solicitati de la Administratia Financiara un Certificat de Atestare Fiscala, ca sa va asigurati ca totul este ok si ca peste ani de zile nu veti plati amenzi sau altele.

16. Daca ati terminat cu firma Nu o lasati asa: dizolvati-o ca sa scapati de costurile contabilitatii. Pentru ca si in cazul in care nu aveti activitate sau activitatea este zero, tot trebuie sa depuneti niste declaratii fiscale si bilanturi.

17. Nu lasati niciodata actele la contabil mai mult de 2 luni Tineti-le la sediul firmei sau intr-un loc de arhiva. In felul acesta sunteti siguri ca, in caz de ceva, aveti toate (sau aproape toate) documentele la dispozitie.

^ Cuprins

www.faracontabilitate.ro

18/58

Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme

6. Care sunt cheltuielile deductibile intr-o firma Codul Fiscal este foarte precis din acest punct de vedere. Ca sa fie deductibile, cheltuielile trebuie: ● ● ●

sa fie efectuate in interesul direct al activitatii; sa corespunda unor cheltuieli efective si sa fie justificate cu documente; sa fie cuprinse in cheltuielile exercitiului financiar al anului in cursul caruia au fost platite.

Sunt cheltuieli deductibile, de exemplu: ● cheltuielile cu achizitionarea de materii prime, materiale consumabile, obiecte de inventar si marfuri; ● cheltuielile cu lucrarile executate si serviciile prestate de terti; ● cheltuielile efectuate de contribuabil pentru executarea de lucrari si prestarea de servicii pentru clienti; ● chiria aferenta spatiului in care se desfasoara activitatea, cea aferenta utilajelor si altor instalatii utilizate in desfasurarea activitatii, in baza unui contract de inchiriere; ● dobanzile aferente creditelor bancare; ● cheltuielile cu comisioanele si cu alte servicii bancare; ● cheltuielile cu primele de asigurare care privesc imobilizarile corporale si necorporale, inclusiv pentru stocurile detinute, precum si primele de asigurare pentru asigurarea de risc profesional potrivit legii; ● cheltuielile cu primele de asigurare pentru bunurile din patrimoniul personal, cand acestea reprezinta garantie bancara pentru creditele utilizate in desfasurarea activitatii independente a contribuabilului; ● cheltuielile postale si taxele de telecomunicatii; ● cheltuielile cu energia si apa; ● cheltuielile cu transportul de bunuri si de persoane; ● cheltuieli de natura salariala; ● cheltuielile cu impozitele, taxele, altele decat impozitul pe veni/profit ● cheltuielile reprezentand contributiile pentru asigurarile sociale, pentru constituirea Fondului pentru plata ajutorului de somaj, pentru asigurarile sociale de sanatate, pentru accidente de munca si boli profesionale, precum si alte impozite obligatorii pentru firma si angajatii acesteia;; ● cheltuielile cu amortizarea, in conformitate cu reglementarile titlului II din Codul fiscal, dupa caz; ● valoarea ramasa neamortizata a bunurilor si drepturilor amortizabile instrainate, determinata prin deducerea din pretul de cumparare a amortizarii incluse pe costuri in cursul exploatarii si limitata la nivelul venitului realizat din instrainare; ● cheltuielile efectuate de utilizator, reprezentand chiria (rata de leasing) in cazul contractelor de leasing operational, respectiv cheltuielile cu amortizarea si dobanzile pentru contractele de leasing financiar, stabilite in conformitate cu prevederile privind operatiunile de leasing si societatile de leasing; ● cheltuielile cu pregatirea profesionala pentru contribuabili si salariatii lor; ● cheltuielile ocazionate de participarea la congrese si alte intruniri cu caracter profesional; ● cheltuielile cu functionarea si intretinerea, aferente bunurilor care fac obiectul unui contract de comodat, potrivit intelegerii din contract, pentru partea aferenta utilizarii in scopul afacerii; ● cheltuielile de delegare, detasare si deplasare, cu exceptia celor reprezentand indemnizatia de delegare, detasare in alta localitate, in tara si in strainatate, care este deductibila limitat; ● cheltuielile de reclama si publicitate reprezinta cheltuielile efectuate pentru popularizarea numelui contribuabilului, produsului sau serviciului in baza unui contract scris, precum si costurile asociate producerii materialelor necesare pentru difuzarea mesajelor publicitare cand reclama si publicitatea se efectueaza prin mijloace proprii. Se includ in categoria cheltuielilor de reclama

^ Cuprins

www.faracontabilitate.ro

19/58

Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme

si publicitate si bunurile care se acorda in cadrul unor campanii publicitare ca mostre pentru incercarea produselor si demonstratii la punctele de vanzare, precum si alte bunuri acordate cu scopul stimularii vanzarilor. ● alte cheltuieli efectuate in scopul realizarii veniturilor. ● sunt cheltuieli deductibile si cele efectuate pentru intretinerea si functionarea spatiilor folosite pentru desfasurarea afacerilor chiar daca documentele sunt emise pe numele proprietarului, si nu pe numele contribuabilului.

^ Cuprins

www.faracontabilitate.ro

20/58

Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme

7. Cheltuieli deductibile limitat Nu toate cheltuielile facute de administratorul unei firme sunt complet deductibile. Unele sunt doar partial deductibile, iar altele nedeductibile. Daca faceti greseala sa deduceti cheltuieli nedeductibile sau partial deductibile, la un control, Fiscul va va recalcula si impozitul pe profit si penalitati de intarziere pentru cheltuielile deduse si care au micsorat baza de impozitare. Sunt cheltuieli deductibile limitat, de exemplu, urmatoarele: ● cheltuielile de sponsorizare, mecenat, precum si pentru acordarea de burse private, conform legii, sunt deductibile in limitele stabilite la art. 48 din Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare si in conditiile prevazute de legislatia in materie; ● cheltuielile de protocol ocazionate de acordarea unor cadouri, tratatii si mese partenerilor de afaceri, efectuate in scopul afacerii; ● cheltuieli reprezentand cotizatii platite asociatiilor profesionale si contributii profesionale obligatorii platite organizatiilor profesionale din care fac parte contribuabilii si datorate potrivit legii; ● cheltuielile reprezentand indemnizatia de delegare si detasare in alta localitate, in tara si in strainatate, in interesul serviciului, sunt deductibile, respectiv in limita a de 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru institutiile publice; ● cheltuielile sociale in limita unei sume stabilite prin aplicarea unei cote de pana la 2% asupra fondului de salarii realizat anual si acordate pentru salariatii proprii sau alte persoane, astfel cum este prevazut in contractul de munca, sub forma: ajutoarelor de inmormantare, ajutoarelor pentru pierderi produse in gospodariile proprii ca urmare a calamitatilor naturale, ajutoarelor pentru bolile grave sau incurabile, inclusiv proteze, ajutoarelor pentru nastere, tichetelor de cresa acordate de angajator in conformitate cu legislatia in vigoare, cadourilor pentru copiii minori ai salariatilor, cadourilor oferite salariatelor, contravalorii transportului la si de la locul de munca al salariatului, costului prestatiilor pentru tratament si odihna, inclusiv transportul, pentru salariatii proprii si membrii de familie ai acestora. Cadourile oferite de angajatori in beneficiul copiilor minori ai angajatilor cu ocazia Pastelui, zilei de 1 iunie, Craciunului si a sarbatorilor similare ale altor culte religioase, precum si cadourile oferite angajatelor cu ocazia zilei de 8 martie sunt deductibile in masura in care valoarea cadoului oferit fiecarei persoane, cu orice ocazie dintre cele de mai sus, nu depaseste 150 lei; ● dobanzile aferente imprumuturilor de la persoane fizice si juridice, altele decat institutiile care desfasoara activitatea de creditare cu titlu profesional, utilizate in desfasurarea activitatii, pe baza contractului incheiat intre parti, in limita nivelului dobanzii de referinta a Bancii Nationale a Romaniei; ● cheltuieli reprezentand tichetele de masa acordate de angajator potrivit legii, precum si cheltuieli reprezentand tichetele de vacanta acordate de angajator potrivit legii. ● Limita echivalentului in euro a contributiilor efectuate la fondul de pensii facultative si a primelor de asigurare voluntara de sanatate, prevazute la art. 48 alin. (5) lit. g) si h) din Legea nr. 571/ 2003 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare, se transforma in lei la cursul mediu anual comunicat de Banca Nationala a Romaniei.

^ Cuprins

www.faracontabilitate.ro

21/58

Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme

8. Suspendare firma Daca la un moment dat realizati ca pentru moment nu mai aveti ce activitate sa desfasurati pe firma, pentru a scapa de tinerea la zi a contabilitatii e mai bine sa va suspendati activitatea pe o durata de 3 ani (este maximul posibil). Da, va costa ceva taxele de la Registrul Comertului, dar mult mai putin decat daca ati plati un contabil sa va depuna declaratiile pe zero. Fireste, cand vreti sa reluati activitatea veti depune un alt dosar de reluare a activitatii. Si veti plati iar o taxa de registru. Documente necesare pentru inregistrarea in registrul comertului a mentiunilor privind suspendarea temporara a activitatii/reluarea activitatii societatilor comerciale: 1. Cerere de inregistrare (original) – 2 exemplare. 2. Hotararea Adunarii Generale a Asociatilor/actionarilor/ sau decizia asociatului unic privind suspendarea temporara a activitatii – 2 exemplare, un original si o copie. Daca firma are un singur asociat (asociat unic), atunci in loc de hotarare AGA vom avea Decizie a asociatului unic, iar modelul si continutul se va respecta intocmai ca la AGA. Bineinteles, atat Hotararea AGA cat si Decizia asociatului unic vor fi insotite de ANEXE si de contoarele de rigoare. 3. Certificatele constatatoare emise in baza declaratiilor – tip pe propria raspundere pentru autorizarea activitatii (in original, asa cum v-au fost date – si v-au fost date de fiecare data cand ati depus vreun dosar la registrul Comertului privind autorizarea de activitati) 4. Declaratia – tip pe propria raspundere din care sa rezulte ca persoana juridica nu desfasoara la sediul social sau la sediile secundare ori in afara acestora activitatile declarate o perioada de maxim 3 ani. 5. Daca este cazul, imputernicire speciala (in forma autentica), avocatiala sau delegatie pentru persoanele desemnate sa indeplineasca formalitatile legale (original); 6. Dovezile privind plata taxelor/tarifelor legale: ● taxe de registru; ● tariful de publicare in Monitorul Oficial, Partea a IV-a. 7. Copiile de pe actele doveditoare vor fi certificate pentru conformitate cu originalele sub semnatura, cu mentionarea in clar a numelui, de catre persoanele care, potrivit legii, pot intocmi si semna cererea. Adica se trece pe ele “conform cu originalul”, numele in clar, prenumele si semnatura persoanei abilitate. 8. In cazul persoanelor fizice sau juridice nerezidente, se depun in original sau copii certificate si traducerea realizata de un traducator autorizat a carui semnatura sa fie legalizata de un notar public; in cazul in care aceste acte sunt acte oficiale, astfel cum sunt definite de Conventia cu privire la suprimarea cerintei legalizarii actelor oficiale straine, adoptata la Haga la 5 octombrie 1961, acestea trebuie prezentate in forma apostilata pentru statele care au semnat sau aderat la aceasta conventie, respectiv in forma supralegalizata de celelalte state. Supralegalizarea sau apostilarea documentelor nu se aplica pentru documentele intocmite in statele cu care Romania are incheiate conventii/tratate/acorduri care prevad scutirea de supralegalizare. 9. Dosar, stampila, carte de identitate in original.

^ Cuprins

www.faracontabilitate.ro

22/58

Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme

9. Regimul de derogare fiscala pentru firmele suspendate Daca aveti o firma si nu mai desfasurati activitate pe ea si daca stiti si ca nu veti desfasura mult timp activitate, aveti 2 solutii: 1. Sa o desfiintati (sa o dizolvati). Dizolvarea este cea mai buna solutie pentru ca presupune costuri minime si scapati de durerile de cap cu depunerile fiscale periodice. Dureaza in jur de 2 luni, dar in afara taxelor de Registru si a bilantului de lichidare nu aveti costuri suplimentare. Plus ca scapati de povara contabilitatii si a depunerilor fiscale. Numai ca daca firma are probleme, nu veti reusi sa o dizolvati si atunci va trebui sa depuneti, pe zero, toate declaratiile. Atunci puteti trece la varianta urmatoare, anume suspendarea, procedeu folosit si pentru situatia in care vreti sa mai pastrati firma o perioada de timp. 2. Sa o suspendati pe o perioada de maxim 3 ani.

Si in cazul suspendarii aveti doua variante. Daca firma are datorii la stat, pe toata durata suspendarii sunteti obligati sa depuneti toate declaratiile fiscale, inclusiv bilantul, pe zero. Atentie, multi confunda declaratia de inactivitate cu bilantul pe zero. Declaratia de inactivitate poate fi depusa doar daca firma nu a avut niciodata activitate. Daca ea a avut activitate, va depune bilant pana la desfiintarea ei, chiar daca activitatea este zero. Daca insa sunteti printre cei care si-au tinut datoriile catre stat sub control, trebuie sa stiti ca fiscul va ofera regimul derogatoriu pentru declaratiile fiscale. De fapt nu vi-l ofera fiscul ci voi aveti dreptul la el, dar trebuie sa-l solicitati. Asa ca, faceti un mic dosar in care puneti copia de pe hotararea de suspendare de la Registrul Comertului, puneti ultima balanta a firmei, puneti si o delegatie si faceti o cerere prin care solicitati regimul derogator. Cererea trebuie sa arate ca nu aveti salariati si ca nu aveti datorii de platit la stat. Dupa ce depuneti la Administratia Financiara micul dosar, vi se va trimite raspuns scris de la Administratia Financiara. Tot ce aveti de facut este ca, pana primiti raspunsul scris, sa depuneti declaratiile corespunzatoare, altfel vor fi considerate nedepuse.

^ Cuprins

www.faracontabilitate.ro

23/58

Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme

10. Declaratii obligatorii pentru firmele fara activitate care nu au obtinut derogare Daca ati obtinut derogare, obligatoriu mai este doar bilantul. Daca nu aveti documentul de derogare de la Administratia Financiara trebuie sa stiti ca sunteti obligati sa depuneti declaratiile. Nedepunerea acelor declaratii poate avea efecte negative asupra voastra ca administrator al societatii respective, prin amenzile corespunzatoare iar daca nu le veti plati veti avea probleme si cu cazierul fiscal. Ca urmare veti depune toate declaratiile lunare, trimestriale, semestriale sau anuale, pe 0 (zero). Declaratiile care trebuie depuse sunt: Declaratia 100 Se completeaza datele exacte ale societatii si apoi se completeaza 0 (zero) fie in dreptul impozitului pe venit fie in dreptul impozitului pe profit, functie de cum este inregistrata firma. Declaratia se depune pana pe data de 25 a lunii urmatoare trimestrului incheiat / lunii de raportare. Exemplu: Daca suntem in luna iulie, inseamna ca s-a incheiat trimestrul II, iar declaratia se va depune pana pe 25 iulie. Daca 25 pica intr-o zi de sambata sau duminica, declaratia se poate depune si luni. Decont 300 (daca sunteti platitori de TVA) Decontul se completeaza si se depune fie lunar fie trimestrial fie semestrial, in functie de incadrarea fiscala. Cei mai multi sunt platitori trimestriali. Acestia vor depune decontul pana pe data de 25 a lunii urmatoare trimestrului incheiat. Daca nu sunteti platitori de TVA nu veti depune decont. Exemplu (depunere la trimestru): Daca suntem in luna iulie, inseamna ca s-a incheiat trimestrul II, iar declaratia se va depune pana pe 25 iulie. Daca 25 pica intr-o zi de sambata sau duminica, declaratia se poate depune si luni. Daca firma voastra este inregistrata cu depunere lunara de decont de TVA, atunci veti depune decontul in fiecare luna, pana pe 25 a lunii urmatoare. Exemplu (depunere lunara) Daca suntem in septembrie, inseamna ca pana pe 25 septembrie se va depune decontul lunar aferent lunii august, iar decontul corespunzator pentru luna septembrie se va depune pana pe 25 octombrie. Este important ca la completarea decontului sa aveti grija la preluarea sumelor din decontul anterior, indiferent daca este vorba despre TVA de plata (4423) sau TVA de recuperat (4424). Daca neglijati asta veti depune un decont eronat iar consecintele vor fi ca fisa sintetica de la Administratia Financiara nu va mai corespunde cu sumele din balanta voastra. Deci mare atentie, cand completati un decont, va uitati in decontul anterior ca sa vedeti suma finala, pe care o treceti la rubrica corespunzatoare ei in noul decont. Nu amestecati TVA de plata cu TVA de recuperat! Este foarte important sa retineti ca o firma, chiar daca nu are activitate economica, are activitate fiscala si trebuie sa depuna declaratiile la termen, chiar si pe 0 (zero).

^ Cuprins

www.faracontabilitate.ro

24/58

Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme

Declaratia 392 Este o declaratie informativa, anuala, iar daca firma nu a avut activitate in anul anterior, declaratia 392 se va depune pe 0 (zero). Se vor completa corect datele firmei, orice greseala putand duce la neinregistrarea declaratiei si considerarea acesteia ca nedepusa. Declaratia 094 (cifra de afaceri) Este o declaratie informativa, anuala, iar daca firma nu a avut activitate in anul anterior, declaratia 094 se va depune pe 0 (zero). Se vor completa corect datele firmei, orice greseala putand duce la neinregistrarea declaratiei si considerarea acesteia ca nedepusa. Declaratia 101 de impozit pe profit Este anuala. Daca firma voastra nu a avut activitate, in interiorul ei veti completa doar rubrica referitoare la pierderea din anii precedenti si pe care o gasiti in declaratia 101 din anul anterior celui pentru care completati voi. Bilantul anual Pentru completarea unui bilant anual va recomand sa apelati la un expert contabil care stie exact cum sa-l faca pentru a nu fi respins de Administratia Financiara. Daca totusi vreti sa scapati de o parte din aceste depuneri pe 0 (zero), trebuie sa suspendati firma la Registrul Comertului, apoi sa faceti o cerere de derogare la Administratia Financiara in care solicitati sa vi se aprobe regim derogatoriu de la depunerea declaratiilor. Chiar si asa, va trebui sa depuneti bilantul anual, pe zero si sa fiti atenti ca Administratia va poate raspunde intr-un interval de pana la 45 de zile, timp in care este posibil sa treaca un termen de predare pentru vreo declaratie. Daca termenul a trecut iar voi nu ati primit intre timp raspuns de la Administratie si ati facut greseala sa nu depuneti declaratia sau declaratiile, o sa aveti probleme. In plus, trebuie sa stiti ca regimul derogatoriu vi se va aproba doar daca aveti toate declaratiile depuse si toate impozitele achitate la zi.

^ Cuprins

www.faracontabilitate.ro

25/58

Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme

11. Reluarea activitatii unei firme care a fost suspendata Ca si suspendarea activitatii, reluarea activitatii la un moment dat presupune inregistrarea dosarului de reluare la Registrul Comertului si comunicarea reluarii de activitate catre Administratia Financiara, in scris. Nu va luati dupa faptul ca Registrul ar trebui sa comunice direct Administratiei. Faceti hartia ca nu dureaza cine stie cat, prin care voi, in calitate de administrator al societatii X, cu sediul social… (si dati toate datele societatii care apar in Certificatul de Inregistrare), comunicati Administratiei Financiare ca incepand cu data de___ societatea mentionata si-a reluat activitatea. Anexati copie de pe mentiunea de la Registrul Comertului ca ati reluat activitatea si depuneti la Registratura Administratiei: 1 exemplar la ei si unul, stampilat, la voi. Ce trebuie sa contina dosarul pentru Registrul Comertului: 1. Cerere de inregistrare (original) – 2 exemplare. 2. Hotararea Adunarii Generale a Asociatilor/actionarilor/ sau decizia asociatului unic privind reluarea activitatii – 2 exemplare, un original si o copie. Daca firma are un singur asociat (asociat unic), atunci in loc de hotarare AGA vom avea Decizie a asociatului unic. Bineinteles, atat Hotararea AGA cat si Decizia asociatului unic vor fi insotite de ANEXE si de contoarele de rigoare. 3. Declaratia privind desfasurarea sau nedesfasurarea activitatii la sediul social. Aveti grija ca sunt 3 tipuri de declaratii foarte asemanatoare. Le gasiti pe toate pe site-ul www.onrc.ro, la Formulare, apoi inregistrari persoane juridice. Incercati sa vedeti in care din cele 3 categorii va incadrati. Daca nu va lamuriti aveti 2 solutii: fie le completati pe toate 3 ca sa scapati de o grija fie cand mergeti la Registrul Comertului intrebati la Informare Initiala care model de declaratie va trebuie si il completati pe loc, in cateva minute, pana va vine randul sa depuneti dosarul. 4. Certificatul constatator emis in baza declaratiei – tip depusa la suspendarea activitatii (acest certificat vi se da o data cu mentiunea de suspendare, cand ridicati actele) 5. Daca este cazul, imputernicire speciala (in forma autentica), avocatiala sau delegatie pentru persoanele desemnate sa indeplineasca formalitatile legale (original); 6. Dovezile privind plata taxelor/tarifelor legale: ● ●

taxe de registru; tariful de publicare in Monitorul Oficial, Partea a IV-a.

7. Copiile de pe actele doveditoare vor fi certificate pentru conformitate cu originalele sub semnatura, cu mentionarea in clar a numelui, de catre persoanele care, potrivit legii, pot intocmi si semna cererea. Adica se trece pe ele “conform cu originalul”, numele in clar, prenumele si semnatura persoanei abilitate. 8. In cazul persoanelor fizice sau juridice nerezidente, se depune in original sau copii certificate si traducerea legalizata a acestora. In cazul in care aceste acte sunt acte oficiale, astfel cum sunt definite de Conventia cu privire la suprimarea cerintei legalizarii actelor oficiale straine, adoptata la Haga la 5 octombrie 1961, acestea trebuie prezentate in forma apostilata pentru statele care au semnat sau aderat la aceasta conventie, respectiv in forma supralegalizata de celelalte state. Supralegalizarea sau apostilarea documentelor nu se aplica pentru documentele intocmite in statele cu care Romania are incheiate conventii/tratate/acorduri care prevad scutirea de supralegalizare. 9. Dosar, stampila, carte de identitate in original. Daca firma a fost platitoare de TVA inainte de suspendare, asigurati-va ca dupa reluarea

^ Cuprins

www.faracontabilitate.ro

26/58

Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme

activitatii codul de TVA mai este valabil. Mergeti pentru asta la Administratia Financiara de care apartineti si depuneti o instiintare de reluare a activitatii (la registratura), la care anexati copie de pe mentiunea de la Registrul Comertului privind reluarea activitatii.

^ Cuprins

www.faracontabilitate.ro

27/58

Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme

12. Cesiunea partilor sociale Este o procedura complexa prin care fie o persoana isi procura o firma cu un istoric in spate si o anumita vechime fie o alta persoana scapa de o firma care o incurca – nu trebuie neaparat ca firma sa fie cu probleme, dar e bine sa va asigurati inainte de asta. Cesiunea se poate face in doua feluri. Pe intelesul tuturor, ea poate sa dureze in jur de 2-3 luni sau poate sa dureze maxim 10 zile. Prima varianta este cesionarea catre o persoana care nu are nici o legatura cu firma. Se vor urma cele 2 etape descrise aici, iar procesul legal de publicare in Monitor, de verificare si eventual de opozitie dureaza in jur de 40 de zile – nu va luati dupa alte termene pe care le gasiti pe net. Pentru ca ea trebuie publicata in Monitor – se dau 15 zile. Apoi se mai dau 15 zile pentru opozitia de dupa publicare. Dar, la Monitor, ea nu pleaca in aceeasi zi decat prin cine stie ce noroc fantastic. Se asteapta strangerea mai multor acte si trimiterea tuturor catre Monitorul oficial etc etc. Deci sub 40 de zile nici nu va ganditi ca terminati. Daca, totusi este urgent, puteti apela la un mic artificiu legal. Vor fi 2 etape, dar ambele vor trece mai repede decat procedura concesionarii catre un tert. Singura problema e ca platiti taxe de Registru de 2 ori. Dar depinde cat de mult va grabiti... Sa presupunem ca sunteti asociat unic si vreti sa dati societatea unui alt asociat unic. Faceti o marire de capital, de aproximativ 10% din capitalul social al firmei, prin cooptarea, ca asociat a celui care va deveni asociat unic. Procedura e simpla (iar actele se fac la fel daca sunt mai multi asociati, respectand modelele indicate): Va trebuie o hotarare AGA de majorare a capitalului social. Cu Hotararea AGA mergeti la banca si faceti depunerea pentru majorarea capitalului social. Dupa ce aveti si extrasul de banca in care scrie negru pe alb “majorare de capital social mergeti la Registrul Comertului si depuneti dosarul. Etapa 1 cererea completata in 2 exemplare; Hotararea AGA de majorare a capitalului social, prin cooptarea noului asociat; Actul Constitutiv actualizat; delegatie – daca nu sunteti administratorul firmei. Stampila, cartea de identitate in original, dosar cu sina.. Taxele de Registru pe care le veti afla dupa ce dosarul va fi preluat de un referent. Contractul de cesiune prin care cedati noului asociat o cota parte din partile sociale. Se poate face sub semnatura privata, fara sa fie obligatorie stampila unui notar sau a unui avocat. 8. Declaratie de la noul asociat ca poate indeplini aceasta calitate in societatea voastra. 9. Registrul Comertului va verifica cazierul fiscal al noului asociat si daca acesta are probleme, dosarul va fi respins. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Dupa ce ati facut operatia de majorare de capital, care dureaza maxim 5 zile lucratoare, veti avea o firma cu 2 (sau mai multi asociati), unul fiind cel in favoarea caruia vreti sa cesionati. Acum veti repeta procedura de cesiune, renuntand la restul partilor sociale in favoarea asociatului vostru. Etapa 2 1. cererea completata in 2 exemplare;

^ Cuprins

www.faracontabilitate.ro

28/58

Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme

Hotararea AGA de cesionare a partilor sociale Actul Constitutiv actualizat; delegatie – daca nu sunteti administratorul firmei. Stampila, cartea de identitate in original, dosar cu sina. Taxele de Registru pe care le veti afla dupa ce dosarul va fi preluat de un referent. Contractul de cesiune prin care cedati noului asociat o cota parte din partile sociale. Se poate face sub semnatura privata, fara sa fie obligatorie stampila unui notar sau a unui avocat.. 8. Declaratie de la noul asociat ca poate indeplini calitatea de asociat unic (si administrator, daca tot el va fi administrator). E bine ca aceasta declaratie sa o semnati in fata referentului, ca sa vada ca voi sunteti cel care semneaza, altfel nu va va lua declaratia. Sau puteti da specimenul de semnatura la notar sau avocat. Daca raman mai mult de 1 asociat, nu se mai da aceasta declaratie. 9. Registrul Comertului va verifica daca asociatul are dreptul sa fie si asociat unic sau daca el mai indeplineste calitatea asta in alta societate.

2. 3. 4. 5. 6. 7.

^ Cuprins

www.faracontabilitate.ro

29/58

Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme

13. Majorarea de capital Daca firma unde urmeaza sa se majoreze capitalul social este mai complexa, daca este vorba de o societate pe actiuni, o SCA, o firma listata la bursa sau daca majorarea de capital social se face prin aport de bunuri mobile, imobile terenuri etc, atunci documentele de care aveti nevoie pentru Registrul Comertului sunt cele de mai jos. Fireste, in cazul asta e recomandabil sa va adresati unui avocat, dar daca seful v-a dat aceasta sarcina voua sau dintr-un motiv sau altul vreti sa faceti voi majorarea de capital, puteti sa va ajutati de recomandarile noastre pentru a face dosarul. Bineinteles, pentru orice problema veti merge la Registrul Comertului, nu trebuie sa va lipseasca din geanta: dosar, stampila, imputernicire, bani pentru taxe. Documentele necesare pentru inregistrarea mentiunii privind majorarea capitalului social al societatilor comerciale: 1. Cerere de Inregistrare (original); 2. Actul modificator al actului constitutiv (hotararea adunarii generale a asociatilor / actionarilor decizia asociatului unic/decizia Consiliului de administratie/directoratului sau actul aditional la actul constitutiv, original); 3. Dovada dreptului de proprietate al asociatului/actionarului/membrului persoanei juridice asupra aportului in natura (copie certificata). In cazul in care aportul este constituit dintr-un imobil se ataseaza si extrasul de carte funciara in original; 4. Raportul de evaluare intocmit de expertul desemnat de directorul Oficiului Registrului Comertului de pe langa tribunal si/sau persoana sau persoanele desemnate (original); 5. Dovezile privind efectuarea varsamintelor aporturilor la capitalul social (copii); 6. Actul constitutiv actualizat; 7. Prospectul de emisiune avand semnaturile autentice a doi dintre administratori respectiv a doi membri ai directoratului. In caz de subscriptie publica (in copie); in cazul societatilor reglementate de legislatia pietei de capital prospectul de emisie va fi avizat de CNVM (in forma autentica); 8. Daca este cazul: ● hotararea adunarii generale a actionarilor prin care se limiteaza sau se ridica dreptul de preferinta, pentru publicare in Monitorul Oficial si mentionare in Registrul Comertului; ● decizia consiliului de administratie/directoratului de restrangere sau ridicare a dreptului de preferinta al actionarilor existenti, pentru publicare in Monitorul Oficial; ● in cazul majorarii capitalului social prin oferta publica primara sau pe baza de prospect de subscriere simplificat, dovada notificarii adresate de societate CNVM cu privire la rezultatele ofertei publice; ● situatiile financiare si balanta insotitoare in cazul majorarii capitalului social prin incorporarea rezervelor/beneficiilor/primelor de emisiune; ● actul doveditor al creantei, situatiile financiare si balanta insotitoare, dupa caz, in situatia In care majorarea capitalului social se efectueaza prin conversia unor creante certe, lichide si exigibile asupra societatii pe actiuni; ● dovezile privind emiterea, subscrierea si plata obligatiunilor, hotararea adunarii generale privind emiterea de obligatiuni convertibile in actiuni si hotararea corespunzatoare a adunarii generale a obligatarilor, In cazul in care majorarea capitalului social se efectueaza prin conversia obligatiunilor In actiuni. 9. Daca este cazul: ● declaratiile date pe proprie raspundere de catre asociatul unic/noii asociati care prin cesiune sau mostenire au dobandit parti ● declaratiile date de noii administratori din care sa rezulte ca indeplinesc conditiile legale pentru detinerea acestor calitati (original); ● certificatele de cazier fiscal pentru asociatii care intra in societate, in cazul in care transmiterea partilor de interes sau a partilor sociale se efectueaza catre persoane din afara societatii;

^ Cuprins

www.faracontabilitate.ro

30/58

Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme

● certificat, original sau copie certificata si traducerea realizata de un traducator autorizat a carui semnatura sa fie legalizata de un notar public, de la registrul n care este Inmatriculata persoana juridica din strainatate, care sa ateste existenta acesteia; 10. Daca este cazul: ● avizele prealabile prevazute de legile speciale (original); ● Imputernicire speciala (in forma autentica), avocatiala sau delegatie pentru persoanele desemnate sa Indeplineasca formalitatile legale (original). 11. Dovezile privind plata taxelor/tarifelor legale: ● taxa de registru; ● tariful de publicare In Monitorul Oficial, Partea a IV-a. In cazul in care exista aporturi in natura se solicita, in prealabil, numirea de catre directorul Oficiului Registrului Comertului de pe langa tribunal si/sau persoana sau persoanele desemnate a unui expert contabil pentru evaluarea acestora. Cererea se depune la Oficiul Registrului Comertului cu plata taxei de registru. Hotararile privind majorarea capitalului social al societatilor cooperative si cooperativelor agricole se mentioneaza In registrul comertului si, atunci cand legea prevede, se publica In Monitorul Oficial al Romaniei, Partea a IV-a si Partea a VII-a, daca este cazul, la cererea reprezentantilor legali sau Imputernicitilor acestora. In situatia In care adunarea generala a actionarilor din SA si SCA aproba termenul de 30 de zile pentru exercitarea dreptului de preferinta pentru majorarea capitalului social, in prealabil, se vor depune In vederea mentionarii in registrul comertului si publicarea in Monitorul Oficial al Romaniei: cererea de depunere si/sau mentionare acte, hotararea AGA/decizia consiliului de administratie/directoratului si dovezile privind plata taxelor/tarifelor legale (originale). Copiile de pe actele doveditoare vor fi certificate pentru conformitate cu originalele, sub semnatura, cu mentionarea in clar a numelui, de catre persoanele care, potrivit legii, pot intocmi si semna cererea. In cazul persoanelor fizice sau juridice nerezidente, se depun in original sau copii certificate si traducerea realizata de un traducator autorizat a carui semnatura sa fie legalizata de un notar public; in cazul In care aceste acte sunt acte oficiale, astfel cum sunt definite de Conventia cu privire la suprimarea cerintei legalizarii actelor oficiale straine, adoptata la Haga la 5 octombrie 1961, acestea trebuie prezentate In forma apostilata pentru statele care au semnat sau aderat la aceasta conventie, respectiv in forma supralegalizata de celelalte state. Supralegalizarea sau apostilarea documentelor nu se aplica pentru documentele intocmite in statele cu care Romania are incheiate conventii/tratate/ acorduri care prevad scutirea de supralegalizare. Solutionarea cererii revine in competenta directorului Oficiului Registrului Comertului de pe langa tribunal si/sau persoanei sau persoanelor desemnate care poate/pot dispune administrarea si a altor acte doveditoare decat cele enumerate. 1. Hotararea AGA/decizia asociatului unic/decizia CA/directoratului va contine: antetul firmei, nr. si data, semnaturile persoanelor abilitate; de asemenea, in preambul se va preciza modul de convocare AGA, precum si indeplinirea conditiilor de validitate a hotararii, conform dispozitiilor legale sau statutare; in cazul in care actul modificator este un act aditional In forma autentica, nu se va mai depune si hotararea adunarii generale in baza careia acesta a fost Incheiat. 2. Daca majorarea capitalului social se face prin subscriptie publica, in prealabil, se vor depune documentele prevazute de art. 212 alin. (2) din Legea nr. 31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare; 3. Actul modificator va avea forma autentica in situatiile prevazute de art. 204 alin. (2) din Legea nr. 31/ 1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare; in celelalte cazuri este suficienta darea de ^ Cuprins

www.faracontabilitate.ro

31/58

Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme

data certa, acordata, in conditiile legii, de catre notarul public sau de catre serviciul de asistenta din cadrul ORC, atestarea de catre avocat in conditiile Legii nr. 51/1995, modificata sau incheierea actului sub semnatura privata; forma autentica este obligatorie In cazul SNC, SCS si GIE. 4. Dovezile privind efectuarea varsamintelor aporturilor la capitalul social se pot face, dupa caz: ● pentru aporturile in numerar: foaie de varsamant, ordin de plata, chitanta CEC etc. ● pentru aporturile in natura: titlul de proprietate din care sa rezulte ca asociatii/actionarii sunt titularii dreptului de proprietate asupra bunurilor nn natura aportate la capitalul social si raportul de expertiza privind evaluarea aporturilor in natura, intocmit de catre persoanele autorizate, potrivit legii (copii); ● pentru aporturile in creante lichide si exigibile, detinute de asociati sau actionari asupra societatii, constituite prin subscriere integrala si simultana: titlurile de creanta (cambii, contracte de imprumut bancar sau civil etc.), raportul de expertiza (copii), raportul administratorilor si cenzorilor; ● pentru majorarea capitalului social prin incorporarea rezervelor, a beneficiilor sau a primelor de emisiune se mai depun: bilantul contabil sau, dupa caz, balanta contabila de verificare certificate catre persoanele autorizate, potrivit legii, iar in cazul SA si SCA raportul cenzorilor si administratorilor.

^ Cuprins

www.faracontabilitate.ro

32/58

Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme

14. Cum se declara un punct de lucru la Registrul Comertului si la Administratia Financiara Primul pas este declararea punctului de lucru la Registrul Comertului. Pentru asta se completeaza 2 cereri pe care le puteti lua de la informare initiala sau le puteti descarca de pe site-ul www.onrc.ro, la sectiunea formulare, in partea stanga. Ce trebuie sa contina dosarul pentru Registrul Comertului

I. Formularele folosite la Registrul Comertului ● ●

Cerere Declaratie privind activitatea la sediu

Afara de aceste 2 formulare, la declararea unui punct de lucru mai aveti nevoie de 2 hotarari AGA de stabilire a punctului de lucru si de 2 ANEXE la hotararea AGA, in care puneti contorul de cuvinte al hotararii AGA ce va fi publicata in Monitorul Oficial.

II. Hotararea AGA Trebuie sa contina datele complete de pe cartile de identitate ale TUTUROR ASOCIATILOR, datele complete ale societatii comerciale de pe Certificatul de Inmatriculare si atatea articole cate decizii se iau. De exemplu, daca se declara un punct de lucru, hotararea AGA va avea doar un articol, de forma: Art. 1. Deschiderea unui punct de lucru in Str. Cutarescu nr. 12, bl. C 23, SC. 2, ET. 14, AP. 1234, sector 1, Bucuresti Hotararea AGA se va semna de fiecare asociat in parte si se va stampila. Este foarte important ca adresa punctului de lucru sa fie identica cu cea din actul de inchiriere / proprietate. Daca acolo scrie si parter sau mansarda sau indiferent cum scrie, la fel se va trece si in hotararea AGA, altfel cei de la Registru vor respinge dosarul ca nefiind concordanta intre AGA si contract.

III. ANEXA la Hotararea AGA Anexa este un document informativ care cuprinde datele declarantului, datele societatii, hotararea AGA la care face referire si contorul de cuvinte. Este semnata de administrator sau un asociat care declara pe propria raspundere ca “Hotararea Adunarii Generale a SC... contine x paragrafe, y linii, z caractere cu spatiu intre ele...” adica exact ce scrie in contorul de cuvinte. Se semneaza si se

^ Cuprins

www.faracontabilitate.ro

33/58

Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme

stampileaza.

IV. Contorul de cuvinte Cum se face contorul de cuvinte Aveti deschisa hotararea AGA. Dati select all sau ctrl A, apoi din Tools (sau in alte sisteme de operare din Review) alegeti Word Count. O sa apara o fereastra cu numarul de cuvinte, paragrafe etc. Dati CTRL ALT PRTSCN (PRINTSCREEN), apoi CTRL C, mergeti in anexa si dati CTRL V, pentru al pune in anexa.

V. Contractul de inchiriere / comodat / proprietate pentru punctul de lucru Daca ati inchiriat un spatiu undeva si acolo vreti sa declarati punct de lucru, la Registru aveti nevoie si de contractul vostru de inchiriere si de cel al proprietarului (copie). In cazul in care ati inchiriat de la cineva care a inchiriat de la altcineva, la dosar aveti nevoie de contractul vostru de inchiriere, de contractul de inchiriere sau locatiune prin care cel de la care ati inchiriat voi are dreptul sa inchirieze spatiul respectiv si contractul de proprietate copie). Ideea este ca daca exista un proprietar si 5 chiriasi pana la voi, sunt necesare copii de pe actele prin care fiecare chirias a dobandit drept de subinchiriere, apoi de contractul vostru si de cel al proprietarului (copie). Neaparat va trebuie schita spatiului care v-a fost inchiriat si pozitionarea acestuia. Adica, daca ati inchiriat un apartament, va trebuie schita apartamentului. Daca ati inchiriat o camera in apartament, va trebuie schita apartamentului (copie) si pozitionarea camerei inchiriate – scrieti pe camera respectiva ca ea este, indicati-o cu ceva.

Daca sunteti proprietari pe spatiul respectiv, faceti un contract de comodat / inchiriere intre voi si firma, iar la dosar veti depune acest contract de comodat / inchiriere cat si copie de pe contractul de proprietate si schita. Nu uitati schita pentru ca fara schita spatiului dosarul va fi respins. Mai aveti nevoie de dosar cu sina si sa aveti stampila la voi. Raspunsul se va da in 5 zile lucratoare, dar in 2 zile puteti afla daca a fost aprobat sau respins, verificand online, pe www.onrc.ro, stadiul dosar.

Cum aflati stadiul dosarului de la Registrul Comertului Intrati regulat pe www.onrc.ro, apoi in partea dreapta, veti gasi: Consultare stadiu dosar la oficiile registrului comertului de pe langa Tribunale. Dati click pe el si veti intra intr-o alta sectiune unde puteti introduce numele societatii voastre. Dati click si o sa va afiseze situatia tuturor depunerilor facute de firma la Registrul Comertului. O accesati doar pe ultima. Poate sa spuna ca a fost aprobat dosarul si este dat spre prelucrare sau va poate spune motivul respingerii.

^ Cuprins

www.faracontabilitate.ro

34/58

Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme

Administratia Financiara Al doilea pas pentru declararea punctului de lucru este depunerea documentatiei la Administratia Financiara de care apartinesocietatea. Si acolo trebuie sa aveti copiii de pe contractul de comodat / inchiriere cat si de pe contractele de proprietate, inchiriere sau subinchiriere – la fel ca la Registru. In plus, trebuie sa aveti o copie si dupa documentele pe care vi le da Registrul ca dovada ca ati inregistrat punctul de lucru la ei. Completati apoi in dublu exemplar o declaratie de sediu secundar / punct de lucru, luata de la Administratie. Sa aveti dosar cu sina si stampila la voi. In general se depune la Registratura Administratiei Financiare – voi lasati dosarul la Registratura si ei va pun stampila de primire pe cereri, iar un exemplar vi-l dau inapoi. Foarte important, cand declarati un punct de lucru, trebuie sa cumparati de la Administratia Financiara Registrul Unic de Control pentru punctul de lucru. Pentru a-l cumpara, afara de bani trebuie sa aveti la voi copie de pe CUI, copie de pe mentiunea de la Registrul Comertului ca s-a declarat punctul de lucru, o cerere pentru eliberarea registrului, copie de pe cartea de identitate, delegatie si stampila.

Autorizatii Dupa declararea punctului de lucru la Administratia Financiara, trebuie sa va ocupati de obtinerea autorizatiilor specifice activitatii voastre: de la Primarie, Autoritatea Sanitar Veterinara, Mediu, Pompieri etc. Fiecare activitate desfasurata cere anumite autorizatii, dar Primaria si Autoritatea Sanitar Veterinara sunt obligatorii pentru orice activitate desfasurata. Peste tot trebuie sa va prezentati cu documentele cerute de ei si care constau, in general, din copii de pe actele firmei, certificat constatator de la Registrul Comertului din care sa reiasa calitatea de administrator, durata societatii, sediul social si unde este punctul de lucru, copii de pe documentele de spatiu care va fi autorizat (comodat/inchiriere/ proprietate). Internetul este un bun mijloc de comunicare, putand obtine un telefon la care sa sunati si sa vedeti ce trebuie sa contina dosarul respectiv. Dati cautare dupa, de exemplu, contact primaria sector 6 sau telefon primaria sector 4.

^ Cuprins

www.faracontabilitate.ro

35/58

Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme

15. Informatii utile despre TVA La ora actuala, o firma, la infiintare, nu mai poate opta sa devina platitoare de TVA. Acordarea inregistrarii in scopuri de TVA se obtine de la Administratia Financiara si sunt criterii dure. O firma de apartament, cu greu mai poate deveni platitoare de TVA prin optiune. Daca nu ai depasit 35.000 eur cifra de afaceri si totusi vrei sa fii platitor de TVA, trebuie sa stii ca statul nu te mai lasa asa de usor sa intermediezi circuitul impozitului care-i apartine in totalitate: TVA-ul. Ca sa devii platitor, trebuie sa indeplinesti niste criterii si sa obtii un anumit punctaj. Vedeti daca voi indepliniti criteriile si calculati-va singuri punctajele.

ORDIN nr. 1.984 din 11 mai 2011, privind stabilirea criteriilor pentru conditionarea inregistrarii in scopuri de TVA EMITENT: MINISTERUL FINANTELOR PUBLICE PUBLICAT IN: MONITORUL OFICIAL nr. 361 din 24 mai 2011 In baza prevederilor art. 153 alin. (7) din Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare, in temeiul prevederilor art. 10 alin. (4) din Hotararea Guvernului nr. 34/ 2009 privind organizarea si functionarea Ministerului Finantelor Publice, cu modificarile si completarile ulterioare, ministrul finantelor publice emite urmatorul ordin: ART. 1 Prezentul ordin stabileste criteriile pe baza carora se conditioneaza inregistrarea in scopuri de TVA a societatilor comerciale care sunt infiintate in baza Legii nr. 31/1990 privind societatile comerciale, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, care sunt supuse inmatricularii la registrul comertului si care solicita inregistrarea in scopuri de TVA conform art. 153 alin. (1) lit. a) si c) din Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare, denumita in continuare Codul fiscal. ART. 2 (1) Persoanele impozabile care solicita inregistrarea in scopuri de TVA conform art. 153 alin. (1) lit. a) si c) din Codul fiscal si care sunt supuse inmatricularii la Registrul Comertului trebuie sa depuna la organele fiscale competente o anexa la declaratia de mentiuni, conform modelului stabilit in anexa nr. 1, care serveste la evaluarea intentiei si a capacitatii persoanelor respective de a desfasura activitati economice ce implica operatiuni taxabile si/sau scutite de TVA cu drept de deducere, precum si operatiuni pentru care locul livrarii/prestarii se considera ca fiind in strainatate daca taxa ar fi deductibila in cazul in care aceste operatiuni ar avea locul in Romania. Anexa se completeaza cu ajutorul programului informatic de asistenta pus la dispozitie de Agentia Nationala de Administrare Fiscala si care poate fi descarcat de pe pagina de internet www.anaf.ro (2) In sensul prezentului ordin, prin organ fiscal competent se intelege organul fiscal in a carui raza teritoriala isi are domiciliul fiscal persoana impozabila ori in evidenta caruia aceasta este inregistrata ca platitor de impozite si taxe. ART. 3 Criteriile in functie de care se conditioneaza inregistrarea in scopuri de TVA a persoanelor impozabile prevazute la art. 1 sunt: a) persoana impozabila nu se afla in situatia prevazuta la art. 15 alin. (1) din Legea nr. 359/2004 privind simplificarea formalitatilor la inregistrarea in Registrul Comertului a persoanelor fizice, asociatiilor familiale si persoanelor juridice, inregistrarea fiscala a acestora, precum si la autorizarea functionarii

^ Cuprins

www.faracontabilitate.ro

36/58

Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme

persoanelor juridice, cu modificarile si completarile ulterioare, respectiv in situatia de a nu desfasura la sediul social sau la sediile secundare activitati economice. Pentru a dovedi ca persoana impozabila nu se afla in aceasta situatie, anexa la declaratia de mentiuni trebuie sa fie insotita de un certificat constatator emis de Oficiul Registrului Comertului din care sa rezulte fie ca persoana impozabila indeplineste conditiile de functionare prevazute de legislatia specifica in domeniul sanitar, sanitarveterinar, protectiei mediului si protectiei muncii, pentru activitatile precizate in declaratia-tip, fie ca persoana juridica nu desfasoara, la sediul social sau la sediile secundare, activitatile declarate, o perioada de maximum 3 ani; b) niciunul dintre administratorii si/sau asociatii*1) persoanei impozabile care solicita inregistrarea in scopuri de TVA conform art. 153 alin. (1) lit. c) din Codul fiscal si nici persoana impozabila insasi nu au inscrise in cazierul fiscal infractiuni si/sau faptele prevazute la art. 2 alin. (2) din Ordonanta Guvernului nr. 75/2001 privind organizarea si functionarea cazierului fiscal, *1) In cazul societatilor comerciale reglementate de Legea nr. 31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, conditia prevazuta la art. 3 lit. b) se refera: a) la administratori, in cazul societatilor pe actiuni sau in comandita pe actiuni infiintate in baza Legii nr. 31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare; b) la asociatii care detin minimum 15% din capitalul social al societatii comerciale si la administratori, in cazul altor societati comerciale decat cele mentionate la lit. a) infiintate in baza Legii nr. 31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare. c) criteriul care face obiectul verificarii faptice, privind existenta spatiului destinat sediului social/ domiciliului fiscal si, dupa caz, sediilor secundare declarate, care sa corespunda obiectului de activitate pe care persoana impozabila intentioneaza sa o desfasoare/o desfasoara; d) criteriile de evaluare prevazute in anexa nr. 2. ART. 4 In scopul solutionarii solicitarii de inregistrare in scopuri de TVA, organele fiscale competente procedeaza dupa cum urmeaza: a) realizeaza controlul documentar privind criteriile prevazute la art. 3 lit. a) si b) la sediul administratiei fiscale, pe baza documentelor prezentate de persoana impozabila sau de reprezentantul legal al acesteia, dupa caz, ori pe baza evidentelor proprii ale organului fiscal, astfel: 1. verifica in termen de 3 zile lucratoare de la data depunerii declaratiei de mentiuni si a anexei nr. 1 criteriul prevazut la art. 3 lit. a). Daca, drept urmare a verificarii efectuate, rezulta ca persoana impozabila nu desfasoara activitati economice la sediul social/domiciliul fiscal sau la sediile secundare, in conditiile prevederilor art. 15 alin. (1) din Legea nr. 359/2004, cu modificarile si completarile ulterioare, persoana impozabila nu este inregistrata in scopuri de TVA, fara a se mai efectua verificarea celorlalte criterii. In cazul persoanelor impozabile care nu se afla in situatia descrisa mai sus se considera ca acest criteriu este indeplinit si se poate proceda la verificarea celorlalte criterii; 2. verifica in cadrul termenului prevazut la pct. 1 criteriul prevazut la art. 3 lit. b). Daca persoana impozabila care solicita inregistrarea in scopuri de TVA conform art. 153 alin. (1) lit. c) din Codul fiscal ori, dupa caz, asociatii si/sau administratorii*1) acesteia au inscrise in cazierul fiscal infractiuni ori faptele prevazute la art. 2 alin. (2) din Ordonanta Guvernului nr. 75/2001, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, persoana impozabila nu este inregistrata in scopuri de TVA, fara a se mai efectua verificarea celorlalte criterii. In cazul persoanelor impozabile care nu se afla in situatia descrisa mai sus se considera ca acest criteriu este indeplinit si se poate proceda la verificarea celorlalte criterii; *1) In cazul societatilor comerciale reglementate de Legea nr. 31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, conditia prevazuta la art. 3 lit. b) se refera: a) la administratori, in cazul societatilor pe actiuni sau in comandita pe actiuni infiintate in baza Legii nr. ^ Cuprins

www.faracontabilitate.ro

37/58

Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme

31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare; b) la asociatii care detin minimum 15% din capitalul social al societatii comerciale si la administratori, in cazul altor societati comerciale decat cele mentionate la lit. a) infiintate in baza Legii nr. 31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare. 3. in situatia in care, ca urmare a controlului documentar privind criteriile prevazute la art. 3 lit. a) si b), organele fiscale competente stabilesc ca persoana impozabila nu poate fi inregistrata in scopuri de TVA, comunica solicitantului, conform art. 44 din Ordonanta Guvernului nr. 92/2003 privind Codul de procedura fiscala, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, denumita in continuare Codul de procedura fiscala, decizia privind respingerea solicitarii de inregistrare in scopuri de TVA, precum si motivatia care sta la baza respingerii; b) dupa efectuarea controlului documentar privind criteriile prevazute la art. 3 lit. a) si b) si numai in cazul persoanelor impozabile ale caror solicitari de inregistrare in scopuri de TVA nu au fost respinse ca urmare a acestui control, solicita in scris organului fiscal competent cu efectuarea controlului faptic, in maximum 24 de ore de la data finalizarii controlului documentar, sa verifice existenta faptica a spatiului aferent sediului social si, dupa caz, a sediilor secundare declarate, care sa corespunda obiectului de activitate pe care persoana impozabila intentioneaza sa o desfasoare/o desfasoara. In acest scop, organul fiscal competent cu efectuarea controlului faptic, in termen de 4 zile lucratoare de la primirea solicitarii, efectueaza o cercetare la fata locului, in conditiile art. 57 din Codul de procedura fiscala; c) in situatia in care s-a stabilit ca persoana impozabila a indeplinit criteriile prevazute la art. 3 lit. a)c), verifica in termen de 15 zile lucratoare de la data depunerii declaratiei de mentiuni si a anexei nr. 1 criteriile de evaluare prevazute in anexa nr. 2. Dupa analiza criteriilor de evaluare stabilite in anexa nr. 2, compartimentul de specialitate intocmeste un referat prin care se va stabili punctajul obtinut de persoana impozabila. Daca punctajul obtinut conform criteriilor prevazute in anexa nr. 2 este mai mic de 45 de puncte, persoana impozabila nu este inregistrata in scopuri de TVA. ART. 5 (1) Prin organ fiscal competent cu efectuarea controlului faptic, prevazut la art. 3 lit. c), se intelege Garda Financiara, in calitate de structura a Agentiei Nationale de Administrare Fiscala. In sensul prezentului ordin, decizia de aprobare sau de respingere a inregistrarii in scopuri de TVA trebuie emisa in termen de maximum 15 zile lucratoare de la data depunerii declaratiei de mentiuni si se comunica solicitantului conform art. 44 din Codul de procedura fiscala. (2) Din procesul-verbal intocmit ca urmare a controlului faptic trebuie sa rezulte daca persoana impozabila indeplineste sau nu criteriul prevazut la art. 3 lit. c). In situatia in care se constata ca persoana impozabila nu indeplineste criteriul prevazut la art. 3 lit. c), din procesul-verbal trebuie sa rezulte, pe langa rezultatul cercetarii la fata locului, si propunerea Garzii Financiare ca persoana impozabila respectiva sa nu fie inregistrata in scopuri de TVA. Organul fiscal competent emite decizia privind respingerea solicitarii de inregistrare in scopuri de TVA, care cuprinde in mod obligatoriu si motivatia respingerii, potrivit reglementarilor procedurale in vigoare. (3) In situatia in care din procesul-verbal de cercetare la fata locului intocmit de Garda Financiara rezulta ca este indeplinit criteriul prevazut la art. 3 lit. c), organul fiscal competent va proceda la analiza criteriului prevazut la art. 3 lit. d), in conformitate cu prevederile art. 4 lit. c). (4) In situatia in care se constata ca este indeplinit criteriul prevazut la art. 3 lit. d), organul fiscal competent emite decizia privind aprobarea inregistrarii in scopuri de TVA, potrivit reglementarilor procedurale in vigoare. (5) In situatia in care se constata ca nu este indeplinit criteriul prevazut la art. 3 lit. d), organul fiscal

^ Cuprins

www.faracontabilitate.ro

38/58

Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme

competent emite decizia privind respingerea solicitarii de inregistrare in scopuri de TVA, care cuprinde in mod obligatoriu si motivatia respingerii, potrivit reglementarilor procedurale in vigoare. ART. 6 Agentia Nationala de Administrare Fiscala, prin unitatile sale teritoriale, va lua masuri pentru ducerea la indeplinire a prevederilor prezentului ordin.

^ Cuprins

www.faracontabilitate.ro

39/58

Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme

16. Ce trebuie sa contina dosarul pentru cei care solicita inregistrarea ca platitori de TVA Inregistrarea ca platitor de TVA nu mai este la fel de facila ca in trecut. Pana de curand puteai sa alegi sa fii platitor de TVA inca de la Registrul Comertului – lucru, care inrte noi fie vorba, nu era normal, pentru ca TVA-ul tine de fiscalitate. De data asta trebuie sa depui un dosar la Administratia Fiscala, apoi pe baza acelui dosar primesti un punctaj. Daca obtii punctajul minim, te poti inregistra ca platitor de TVA. Daca nu, ramai neplatitor. Dosarul care trebuie depus la Administratie trebuie sa contina: 1. Declaratia 010 in 2 exemplare, pentru inregistrarea ca platitor de TVA. 2. Anexa 010, in 2 exemplare si pe discheta. 3. Copie legalizata de pe cartea de identitate a administratorului (sau administratorilor, daca sunt mai multi) 4. Dovada de spatiu: contract de ichiriere, comodat etc, cu schita de rigoare. 5. Certificat Constatator de la Registrul Comertului, cu mentiunea speciala pentru Administratia Finantelor Publice sector …, judet… 6. Copie CI 7. Stampila Decizia privind aprobarea inregistrarii in scopuri de TVA se elibereaza in 10 zile lucratoare pe baza de delegatie.

Inregistrarea in scopuri de TVA la depasirea plafonului de scutire Conform art. 127, 152, 153, 154, 158 indice 2 din Legea nr. 571/2003 privind Codul Fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare, pct.3, 62 si 66 din Hotararea Guvernului nr. 44/2004 pentru aprobarea normelor metodologice de aplicare Legii nr. 571/2003 privind Codul Fiscal; cu modificarile si completarile ulterioare si Ordinul ministrului Finantelor nr. 262/2007 pentru aprobarea formularelor de inregistrare fiscala a contribuabililor rezulta urmatoarele obligatii ale contribuabililor in ceea ce priveste inregistrarea in scopuri de taxa pe valoarea adaugata (TVA) in cazul depasirii plafonului de scutire pentru intreprinderile mici.

Plafonul de scutire pentru intreprinderile mici Persoana impozabila stabilita in Romania a carei cifra de afaceri anuala, declarata sau realizata, este inferioara plafonului de 35.000 euro, al carui echivalent in lei se stabileste la cursul de schimb comunicat de Banca Nationala a Romaniei la data aderarii (3,3817 lei/euro), aplica regimul special de scutire, pentru operatiunile impozabile in Romania, prevazute la art. 126 alin. (1) din Codul Fiscal, cu

^ Cuprins

www.faracontabilitate.ro

40/58

Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme

exceptia livrarilor intracomunitare de mijloace de transport noi, scutite de taxa cu drept de deducere conform art. 143 alin. (2) lit. b) din Codul Fiscal. Pentru persoana impozabila nou-infiintata care incepe o activitate economica in decursul unui an calendaristic, plafonul de scutire de 35.000 euro se determina proportional cu perioada ramasa de la infiintare si pana la sfarsitul anului, fractiunea de luna fiind considerata o luna calendaristica intreaga. Cifra de afaceri care serveste drept referinta pentru aplicarea scutirii de taxa este constituita din valoarea totala a livrarilor de bunuri si a prestarilor de servicii efectuate de persoana impozabila in cursul unui an calendaristic, care ar fi taxabile daca nu ar fi desfasurate de o mica intreprindere, operatiunile rezultate din activitati economice pentru care locul livrarii/prestarii se considera ca fiind in strainatate, daca taxa ar fi deductibila, in cazul in care aceste operatiuni ar fi fost realizate in Romania conform art. 145 alin. (2) lit. b) din Codul Fiscal, operatiunile scutite cu drept de deducere si cele scutite fara drept de deducere, prevazute la art. 141 alin. (2) lit. a), b), e) si f) din Codul Fiscal, daca acestea nu sunt accesorii activitatii principale, cu exceptia: a. livrarilor de active fixe corporale sau necorporale, efectuate de persoana impozabila; b. livrarilor intracomunitare de mijloace de transport noi.

Procedura inregistrarii in scopuri de TVA Persoanele impozabile au obligatia sa solicite atribuirea codului de inregistrare in scopuri de TVA daca in cursul unui an calendaristic ating sau depasesc plafonul de scutire de 35.000 euro, in termen de 10 zile de la sfarsitul lunii in care au atins sau au depasit acest plafon. Persoanele juridice care solicita inregistrarea in scopuri de TVA la depasirea plafonului de scutire, depun „Declaratia de inregistrare fiscala/Declaratie de mentiuni pentru persoane juridice, asocieri si alte entitati fara personalitate juridica (formular 010)”, cod M.F.P. 14.13.01.10.11/1. Persoanele fizice care desfasoara activitati independente si profesii libere depun „Declaratia de inregistrare fiscala/Declaratie de mentiuni pentru persoanele fizice care desfasoara activitati economice in mod independent sau exercita profesii libere (formular 070)”, cod M.F.P. 14.13.01.10.11/5 . Persoanele fizice romane care realizeaza o activitate economica in sfera taxei pe valoarea adaugata, depun pentru inregistrarea in scopuri de TVA in cazul depasirii plafonului de scutire, „Declaratia de inregistrare fiscala/Declaratie de mentiuni pentru persoane fizice romane (formular 020), cod M.F.P. 14.13.01.10.11/2”

In cazul construirii de bunuri imobile de catre persoanele fizice, in vederea vanzarii, activitatea economica este considerata inceputa in momentul in care persoana fizica respectiva intentioneaza sa efectueze o astfel de activitate, iar intentia persoanei respective trebuie apreciata prin faptul ca aceasta incepe sa angajeze costuri si/sau sa faca investitii pregatitoare initierii activitatii economice. In cazul achizitiei de terenuri si/sau de constructii de catre persoana fizica in scopul vanzarii, livrarea acestor bunuri reprezinta o activitate cu caracter de continuitate daca persoana fizica realizeaza mai mult de o singura tranzactie in cursul unui an calendaristic. Daca persoana fizica deruleaza deja

^ Cuprins

www.faracontabilitate.ro

41/58

Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme

constructia unui bun imobil in vederea vanzarii, se considera ca activitatea economica este deja inceputa si continua, orice alte tranzactii efectuate ulterior nemaiavand caracter ocazional. Persoanele impozabile care solicita inregistrarea in scopuri de TVA in cazul depasirii plafonului anual de 35. 000 euro devin platitoare de TVA incepand cu prima zi a lunii urmatoare celei in care solicita inregistrarea. Codul de inregistrare in scopuri de TVA este valabil incepand cu prima zi a lunii urmatoare celei in care persoanele impozabile solicita inregistrarea in cazul depasirii plafonului de scutire prevazut la art. 152 alin. (1) din Codul Fiscal.

Codul de inregistrare in scopuri de TVA atribuit conform art. 153 are prefixul „RO”, conform Standardului international ISO 3166 – alpha 2. Contribuabilii inregistrati in scopuri de TVA conform art. 153 vor comunica codul de inregistrare in scopuri de TVA tuturor furnizorilor/prestatorilor sau clientilor. La data solicitarii inregistrarii in scopuri de TVA in situatia depasirii plafonului de scutire contribuabilii vor solicita organului fiscal competent si inscrierea in Registrul operatorilor intracomunitari daca intentioneaza sa efectueze una sau mai multe operatiuni intracomunitare, respectiv livrari si achizitii intracomunitare de bunuri, prestari si achizitii intracomunitare de servicii. Contribuabilii deja inregistrati in scopuri de TVA vor solicita inscrierea in Registrul Operatorilor Intracomunitari daca intentioneaza sa efectueze una sau mai multe operatiuni intracomunitare, inainte de efectuarea operatiunilor mentionate mai sus.

Competenta inregistrarii in scopuri de TVA Declaratiile se depun direct sau prin imputernicit/reprezentant legal/reprezentant fiscal, la registratura organului fiscal competent ori la posta prin scrisoare recomandata, la termenele stabilite de legislatia in vigoare. Organul fiscal competent este: -pentru contribuabilii care se inregistreaza direct, prin imputernicit sau reprezentant legal, organul fiscal in a carui raza teritoriala isi are domiciliul fiscal contribuabilul (sectorul/judetul de care apartine sediul social); -pentru contribuabilii care se inregistreaza prin reprezentant fiscal, organul fiscal competent pentru administrarea persoanei impozabile care are calitatea de reprezentant fiscal.

Exemple privind inregistrarea in scopuri de TVA la plafon Exemplul nr. 1 ^ Cuprins

www.faracontabilitate.ro

42/58

Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme

O persoana juridica infiintata in luna octombrie 2010, la 30 septembrie 2011, inregistreaza venituri din operatiuni impozabile care depasesc plafonul de 35.000 euro. Persoana juridica are obligatia ca, pana la 10 octombrie 2011, sa solicite inregistrarea in scopuri de TVA prin completarea si depunerea la organul fiscal competent a declaratiei de mentiuni formular 010. Incepand cu 1 noiembrie 2011, persoana juridica va fi inregistrata in scopuri de TVA si tot de la aceasta data se va comporta ca platitor de TVA. Exemplul nr. 2 O persoana juridica, infiintata in luna martie 2011, realizeaza pana la 30 noiembrie 2011 venituri din operatiuni impozabile in suma de 100.000 lei. Intrucat persoana juridica s-a infiintat in cursul anului, plafonul de TVA se calculeaza proportional cu perioada ramasa de la infiintare si pana la sfarsitul anului. Plafon de TVA : 119.000 lei (35.000 euro*3,3817 lei/euro) : 12 luni*10 luni = 99.166,67 lei. Deoarece plafonul a fost depasit la 30 noiembrie 2011, persoana juridica are obligatia ca, pana la 10 decembrie 2011, sa solicite inregistrarea in scopuri de TVA prin completarea si depunerea la organul fiscal competent a declaratiei de mentiuni formular 010. Incepand cu 1 ianuarie 2012, persoana juridica va fi inregistrata in scopuri de TVA si tot de la aceasta data se va comporta ca platitor de TVA. Exemplul nr. 3 O persoana juridica, infiintata in luna septembrie 2011, realizeaza venituri din operatiuni impozabile in suma de 50.000 lei pana la 31 octombrie 2011. Intrucat persoana juridica s-a infiintat in cursul anului, plafonul de TVA se calculeaza proportional cu perioada ramasa de la infiintare si pana la sfarsitul anului. Plafon de TVA : 119.000 lei (35.000 euro * 3,3817lei/euro) : 12 luni * 4 luni = 39.666,67 lei. Deoarece plafonul a fost depasit la 31 octombrie 2011, persoana juridica are obligatia ca, pana la 10 noiembrie 2011, sa solicite inregistrarea in scopuri de TVA prin completarea si depunerea la organul fiscal competent a declaratiei de mentiuni formular 010. Incepand cu 1 decembrie 2011, persoana juridica va fi inregistrata in scopuri de TVA si tot de la aceasta data se va comporta ca platitor de TVA. Exemplul nr. 4 O persoana juridica, infiinteaza in luna decembrie 2011, realizeaza pana la 31 decembrie 2011 venituri din operatiuni impozabile in suma de 24.000 lei. Intrucat persoana juridica s-a infiintat in cursul anului, plafonul de TVA se calculeaza proportional cu perioada ramasa de la infiintare si pana la sfarsitul anului. Plafon de TVA : 119.000 lei (35.000 euro * 3,3817lei/euro) : 12 luni * 1 luna = 9.916,67 lei. Deoarece plafonul se depaseste la 31 decembrie 2011, persoana juridica are obligatia ca, pana la 10 ianuarie 2012, sa solicite inregistrarea in scopuri de TVA prin completarea si depunerea la organul fiscal competent a declaratiei de mentiuni formular 010. Incepand cu 1 februarie 2012, persoana juridica va fi inregistrata in scopuri de TVA si tot de la aceasta data se va comporta ca platitor de TVA.

^ Cuprins

www.faracontabilitate.ro

43/58

Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme

17. Registrele fiscale obligatorii pentru firme Vorbim despre o firma normala, indiferent ca are sau nu activitate. Si nu vorbim despre registrele contabile obligatorii gen Registrul Jurnal, Registrul Inventar, Cartea Mare etc. 1. Primul registru obligatoriu pe care o firma trebuie sa si-l achizitioneze contra cost de la Administratia Financiara este Regimul Unic de Control. Nu va intrebati ce faceti cu el, pentru ca nu faceti absolut nimic. In el isi vor trece datele de identificare reprezentantii institutiilor statului care vin in control (Garda, Primarie, Sanitar - Veterinar etc) De exemplu, daca ai 1 sau mai multe puncte de lucru, pentru fiecare punct de lucru trebuie sa platesti pentru un Registru Unic de Control si sa-l tii la sediul firmei. Iar cei ce vin in control sunt obligati sa isi treaca acolo numele, functia etc. Revenind, orice firma care nu isi achizitioneaza Registrul Unic de Control atat pentru sediul social cat si pentru fiecare din sediile secundare (sau punctele de lucru), este pasibila de amenda. 2. Al doilea registru obligatoriu de achizitionat este Registrul de Evidenta Fiscala, obligatoriu pentru toate firmele care sunt platitoare de impozit pe profit. Achizitionarea lui se face tot de la Administratia Financiara de care apartine firma, iar registrul este cam de 3 ori mai scump ca primul. Actele necesare sunt aceleasi, doar ca in cerere se trece Registru de Evidenta Fiscala in loc de Registru Unic de Control.

^ Cuprins

www.faracontabilitate.ro

44/58

Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme

18. Casa de marcat Indiferent daca va place sau nu, in clipa in care ati inceput o activitate, pe firma, care are ca tinta publicul larg, obligatoriu va veti achizitiona o casa de marcat. La ora actuala sunt o gramada de firme de case de marcat, asa ca puteti alege dintr-o paleta variata. Si e bine sa alegeti in functie de specificul activitatii: daca va deplasati mult, e mai buna o casa micuta, portabila, usor de alimentat chiar si de la bateria masinii. Daca aveti un magazin, e buna o casa de marcat conectata la un calculator si care va poate scoate si factura si bonurile. In sfarsit, presupunand ca ati ales tipul de casa de marcat, urmatorul pas este fiscalizarea acesteia. Pentru ca, sa fie clar, nu aveti voie sa emiteti fara sa fiscalizati casa de marcat. Iar procedura pentru fiscalizarea unei case de marcat este complexa. Dosarul pentru prima faza trebuie sa contina: 1. Copie de pe factura si chitanta de achizitie a casei de marcat; 2. Copie de pe actul care stabileste sediul pentru care se fiscalizeaza casa de marcat – comodat, inchiriere, contract de proprietate etc; 3. Document de la furnizorul casei de marcat prin care se arata ca este distribuitor autorizat. 4. Copie de pe certificatul de garantie (cartea de interventii); 5. Proces verbal de sigilare a casei de marcat (vi se va da de catre firma de unde cumparati casa de marcat); 6. Copie de pe CUI 7. Copie de pe certificatul de inregistrare in scopuri de TVA (daca firma este platitoare de TVA) sau o declaratie pe propria raspundere, data de administratorul firmei, ca societatea este neplatitoare de TVA. 8. Delegatie pentru persoana care face fiscalizarea. 9. Copie de pe cartea de identitate a persoanei care face fiscalizarea. 10. cerere de fiscalizare in dublu exemplar (unul ramane la ei); 11. Stampila.

Dosarul se depune la AGENTIA NATIONALA DE ATRIBUIRE FISCALA din fiecare judet, pentru obtinerea numarului de ordine al casei de marcat. Vi se va spune cand sa reveniti pentru numarul respectiv. Dupa ce aveti numarul, contactati firma de la care ati cumparat casa de marcat pentru fiscalizare si scolarizare. In ziua programata trebuie sa mergeti la sediul lor cu casa de marcat, Registrul Special , Cartea de Interventii, stampila firmei si un set de role (le puteti cumpara tot de la ei). Dupa scolarizare si fiscalizare se va completa Declaratia de Instalare in 4 exemplare care va fi semnata de Unitatea de Service si Dumneavoastra in calitate de Beneficiar, apoi, in termen de 24 de ore, mergeti cu Declaratia de Instalare pentru a fi semnata si de inspectorul Administratiei Financiare (pe care e bine sa-l anuntati inainte ca urmeaza sa faceti fiscalizarea). Documentul va fi inregistrat la Registratura pentru a va pune stampila si numarul de inregistrare. Un exemplar din Declaratia de Instalare va ramane la Administratia Financiara, un exemplar la voi, un exemplar la unitatea de service si un exemplar la Agentia Nationala de Atribuire Fiscala(A.N.A.F) (va intoarceti la ei si le dati un exemplar). Atentie, daca depasiti termenul de 24 de ore, trebuie sa repetati procedura de fiscalizare, adica sa va programati inca o data la firma de la care ati luat casa de marcat etc. Urmatorul pas il faceti la Administratia Financiara de care apartine firma, la inspectorul unde este arondata firma voastra – la fiecare administratie financiara firmele sunt repartizate pe litere: de la A la C la Insp. X, de la B la D la inspectorul Y etc. Dosarul pentru Administratie trebuie sa contina si el: a. Dovada cu numarul atribuit b. Declaratia de instalare

^ Cuprins

www.faracontabilitate.ro

45/58

Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme

c. Cartea de interventii a casei de marcat (snuruita si sigilata) d. Registrul Special al casei de marcat (snuruit si sigilat) e. Copie de pe CUI f. Copie de pe certificatul de inregistrare in scopuri de TVA (sau declaratie pe propria raspundere ca nu sunteti platitori de TVA). g. Dovada de spatiu (comodat inchiriere etc) h. Delegatie, copie de pe cartea de identitate a celui care merge si stampila.

19. Cum se calculeaza impozitul pe veniturile din salariu (16%), impozitul pe profit si impozitul pe microintreprindere Cum se calculeaza impozitul pe veniturile din salariu (16%) Este un calcul pentru administratori, pentru intreprinzatori, pentru a verifica, in prealabil, anumite cheltuieli. Atentie, contributiile firmei si ale salariatului au alte proceduri de calculare. Aici vorbim doar despre cei 16% impozit pe salariu, care nu se aplica, totusi, la salariul brut. I. SALARIU BRUT – (CAS ANAGAJAT (10,5%) + CASS ANAGAJAT (5,5%) + Somaj ANAGAJAT (0,5%) ) apoi II. REZULTAT I – DEDUCEREA LEGALA (de la 250 RON in jos, in functie de salariu) apoi III. REZULTAT II X 16% = IMPOZIT PE VENIT CE TREBUIE RETINUT ANGAJATULUI SI PLATIT

Impozitul pe profit Formula clasica este: Baza impozabila = Venituri - Cheltuieli deductibile + Cheltuieli nedeductibile Discutiile apar la cheltuielile nedeductibile, pentru ca unii le rtec cheltuieli deductibile. Impozitul pe profit = Baza impozabila X 16%

Impozitul pe veniturile microintreprinderii Baza impozabila este data de totalitatea veniturilor obtinute. Impozit pe veniturile microintreprinderii = Baza impozabila X 3%

^ Cuprins

www.faracontabilitate.ro

46/58

Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme

20. Cum se impoziteaza veniturile din dividende In baza Baza art. 36 si 67 din Legea nr. 571/2003 privind Codul Fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare se retine, se declara si se plateste impozitul pe dividende distribuite persoanelor juridice dupa cum urmeaza: O persoana juridica romana care distribuie/plateste dividende catre o persoana juridica romana are obligatia sa retina, sa declare si sa plateasca impozitul pe dividende, catre bugetul de stat pana la data de 25 inclusiv a lunii urmatoare celei in care se distribuie/plateste dividendul. Cota de impozit este de 16% si se aplica asupra dividendului brut distribuit/platit persoanei juridice romane. Se plateste impozit pe dividende pentru sumele distribuite/platite fondurilor deschise de investitii, incadrate astfel, potrivit reglementarilor privind piata de capital. Impozitul pe dividende se declara la randul 5 “Impozit pe dividende distribuite la persoanele juridice” din formularul 100 “Declaratie privind obligatiile de plata la bugetul de stat” si se plateste la Bugetul de stat.

Retinerea, declararea si plata impozitului pe dividende distribuite persoanelor fizice Veniturile sub forma de dividende acordate persoanelor fizice se impun cu o cota de 16% din suma acestora. Calculul, retinerea si plata impozitului pe veniturile sub forma de dividende revine persoanelor juridice (sunt impozite cu retinere la sursa), odata cu plata dividendelor catre actionari sau asociati. Termenul de virare a impozitului este pana la data de 25 inclusiv a lunii urmatoare celei in care se face plata. Impozitul pe dividende se declara la randul 12 “Impozit pe venituri dividende distribuite persoanelor fizice” din formularul 100 “Declaratie privind obligatiile de plata la bugetul de stat” si se plateste la Bugetul de stat. Platitorii de venituri din dividende au obligatia depunerii formularului 205 „Declaratie informativa privind impozitul retinut pe veniturile cu regim de retinere la sursa, pe beneficiari de venit”, pana la 30 iunie anul urmator realizarii venitului.

Exceptii de la plata impozitului pe dividende Nu se calculeaza, retine si plateste impozit pe dividende, in cazul dividendelor distribuite: ●

unei alte persoane juridice romane, daca beneficiarul dividendelor detine, la data platii

^ Cuprins

www.faracontabilitate.ro

47/58

Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme

dividendelor, minimum 10% din titlurile de participare ale celeilalte persoane juridice, pe o perioada de 2 ani consecutivi, impliniti la data platii acestora, inclusiv; ● De retinut! Dupa data de 1 ianuarie 2007, chiar daca acestea sunt distribuite din profiturile nerepartizate ale exercitiilor financiare anterioare anului 2007, in masura in care beneficiarul indeplineste conditiile prevazute mai sus. ● fondurilor de pensii facultative, respectiv fondurilor de pensii administrate privat; ● organelor administratiei publice care exercita, prin lege, drepturile si obligatiile ce decurg din calitatea de actionar al statului la acele persoane juridice romane. Nu sunt considerate dividende sumele primite sub forma de: ● distribuiri de titluri de participare suplimentare, care nu modifica procentul de detinere a titlurilor de participare ale oricarui participant la persoana juridica, efectuate in legatura cu o operatiune de majorare a capitalului social al unei persoane juridice; ● distribuiri in legatura cu dobandirea/rascumpararea de catre o societate comerciala, de actiuni proprii, ce nu modifica pentru participantii la persoana juridica respectiva procentul de detinere a titlurilor de participare; ● distribuiri in bani sau in natura efectuate cu ocazia reducerii capitalului social constituit efectiv de catre participanti.

^ Cuprins

www.faracontabilitate.ro

48/58

Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme

21. Afla daca firma ta este in regula Cum se scoate un certificat de atestare fiscala In primul rand trebuie sa stiti pentru ce este bun un certificat de atestare fiscala: el arata care este starea firmei la momentul solicitarii. Daca firma nu are toate declaratiile depuse, certificatul nu se elibereaza. In plus, pe el vor fi trecute toate datoriile pe care firma le are catre bugetele statului. Sfatul unui profesionist contabil este sa va scoateti cel putin o data pe an un astfel de certificat. Pentru ca depistand la timp anumite probleme le puteti rezolva mai usor.

Ce trebuie sa contina dosarul pe care il veti depune la Administratie: ● in primul rand un dosar cu sina in care veti indosaria toate documentele; ● cererea (in dublu exemplar) de eliberare a certificatului de atestare fiscala - o puteti scoate actualizata de pe www.anaf.ro. ● balanta sintetica la ultima luna (daca sunteti in luna septembrie, veti depune balanta la luna august); ● copie de pe CUI; ● delegatie; ● copie de pe actul de identitate al persoanei imputernicite; ● declaratie ca firma are sau nu are si alte sedii sociale secundare sau puncte de lucru. ● declaratie ca firma nu este controlata de organele statului la momentul depunerii. ● 2 timbre fiscale de cate 2 lei sau 4 de 0.50 lei ● Mai nou se depune si o declaratie angajament din partea administratorului prin care acesta se obliga sa regleze situatia. Personal, nu inteleg necesitatea acestei declaratii, logic este sa vreau certificatul ca sa vad ce probleme am si sa vad cum le rezolv, dar daca nu voi avea bani, nu voi putea plati datoriile vechi. Exista un format la administratiile financiare, dar il puteti face si voi. Ca sa evitati cozile prea mari de la Administratie, mergeti la prima ora, respectiv la 8.30. Nu veti primi certificatul pe loc dar vi se va spune ce probleme sunt sau daca nu sunt probleme, vi se va comunica ziua in care puteti ridica certificatul.

^ Cuprins

www.faracontabilitate.ro

49/58

Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme

22. Reglare fisa sintetica Contabilii fug de reglarea fisei sintetice, mai ales daca firma pentru care trebuie sa regleze fisa nu a fost la ei de la inceput. Administratorii nu prea stiu ce inseamna asta. Dar pentru firmele care au activitate cat si pentru firmele care vor sa se dizolve, fisa sintetica este foarte importanta. Cum se face Cu rabdare si multe drumuri la Administratia Financiara. Este foarte important sa stiti ca reglarea unei fise sintetice incepe nu cu sumele diferite intre fisa si balanta voastra, ci cu reglarea vectorului fiscal. Pentru ca vectorul fiscal este calul troian in reglarea acestei fise. Daca nu reglati vectorul fiscal, riscati ca tot ce faceti dupa sa fie absolut inutil. De exemplu, daca voi sunteti impozit pe profit si aveti niste declaratii 100 nedepuse, sa zicem ca le depuneti cu amenda fara verificarea vectorului fiscal. Iar cand credeti ca totul este ok, puteti avea surpriza ca ati uitat, la trecerea de la impozit pe venit la impozit pe profit, sa depuneti declaratia 010 de modificare a vectorului fiscal, asa ca tot ce ati depus voi nu apare la Administratie. Mai este posibil ca la ei sa apareti, de la inceput, cu depuneri lunare de contributii salariale, pe anii anteriori, iar in realitate voi sa nu mai aveti salariati de ceva timp. Dar iarasi, poate voi sau contabilul vostru, nu a depus declaratia 010 de scoatere din evidenta a contributiilor respective. Deci orice reglare de fisa, incepe cu REGLAREA VECTORULUI FISCAL. Apoi mergeti si depuneti declaratiile lipsa, iar dupa ce declaratiile lipsa sunt inregistrate in sistem, atunci reglati efectiv sumele. Pentru ca e posibil ca declaratiile lipsa sa contina diverse sume care vor afecta fisa sintetica.

^ Cuprins

www.faracontabilitate.ro

50/58

Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme

23. Pierderea documentelor contabile La solicitarea catorva cititori ai site-ului incercam sa clarificam procedurile pentru cazul in care anumite documente contabile se pierd. Asta pentru ca multa lume considera suficient sa faca un proces verbal de constatare a pierderii, fara a mai incerca recuperarea sau refacerea documentelor. Procedurile care trebuie urmate sunt prevazute de Normele metodologice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin OMEF 3.512/2008. In baza Ordinului, conducatorul unitatii trebuie ca, la 3 zile dupa ce a luat la cunostinta despre pierderea documentelor, sa intocmeasca un proces-verbal din care sa reiasa starea de fapt (datele de identificare a documentelor disparute, numele si prenumele persoanei responsabile cu gestionarea documentelor, data si imprejurarile in care s-a constatat lipsa documentului respectiv).

Procesul verbal va fi semnat de catre conducatorul unitatii, contabilul-sef sau alta persoana imputernicita sa indeplineasca aceasta functie, persoana responsabila cu pastrarea documentului si seful ierarhic al persoanei responsabile cu pastrarea documentului, dupa caz. In cazul in care avem o societate mica cu 2 sau 3 actionari, cel care face acest document este Administratorul societatii, urmand ca toti actionarii sa semneze de luare la cunostinta. Daca firma este mica si are asociat unic iar acesta este si administrator, doar el va semna procesul verbal.

Dupa semnarea procesului verbal, conducatorul unitatii (Administratorul) trebuie sa faca toate demersurile pentru REFACEREA DOCUMENTELOR. Asta inseamna ca el – sau persoana delegata – va lua legatura cu toti furnizorii si clientii pentru a le solicita duplicate dupa documentele contabile. Intreaga procedura este limitata la maxim 30 de zile. Daca este vorba de documente emise, procedura este mai simpla, pentru ca fiecare unitate isi stie operatiunile efectuate si mai ales inregistrate in contabilitate in format electronic. Astfel, chiar daca jurnalele, listele, registrele printate s-au pierdut si alaturi de ele si documentele justificative, se vor printa din nou si pe baza inregistrarilor electronice se vor emite alte documente.

Mai dificil este daca e vorba de documente de achizitie, intrucat procedura de reconstituire tine de modul in care furnizorul se implica.

Daca documentele sunt din luna curenta si nu au fost inca inregistrate, procedura de reconstituire a lor devine si mai dificila, intrucat la o activitate intensa si un numar mare de facturi este greu sa tii minte de la cine ai primit documentul. In astfel de cazuri, daca nu iti amintesti, vei fi nevoit sa astepti somatia din partea furnizorului pentru a-i plati facturile restante. In schimb, daca ai platit cash si nu mai stii cui anume, esti in imposibilitate de a reconstitui documentele. Pentru astfel de cazuri se recomanda ca toate platile sa se faca preponderent prin banca, intrucat in extrasul de cont ai exact platile facute.

Daca insa o data cu documentele fizice ai pierdut si calculatorul, laptop-ul in care tineati inregistrarile contabile, chiar nu veti putea reconstitui nimic. Pentru a evita astfel de situatii e recomandabil sa ai un backup pe un alt calculator / server sau chiar pe niste DVD-uri, unde sa salvezi periodic datele. Asta iti va permite sa recuperezi datele aproape la zi. Sa presupunem ca ati pierdut niste acte mai vechi si ca dintr-un motiv sau altul nu le puteti reconstitui. Mai bine infiintati o firma noua, transferati totul de pe firma veche catre firma noua – cu

^ Cuprins

www.faracontabilitate.ro

51/58

Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme

decizii ale asociatului unic sau hotarare AGA – si ulterior sa dizolvati firma veche. Bineinteles, trebuie sa nu aveti datorii la stat altfel nu vei obtine certificatul de atestare fiscala necesar la Registrul Comertului. Oricum, pentru a evita eventualele neplaceri e bine sa dai actele pierdute intr-un ziar de circulatie larga si sa le declari nule. Daca actele au fost furate, va trebui sa tdepuneti plangere la politie si pe baza procesului verbal de la ei, sa incepeti refacerea actelor.

^ Cuprins

www.faracontabilitate.ro

52/58

Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme

24. Cum se sting datoriila catre Fisc Ordinea de distribuire si de stingere a obligatiilor fiscale Conform art. 114 si art. 115 din Codul de procedura fiscala care au fost modificate prin OG nr. 29/2011 pentru modificarea si completarea OG nr. 92/2003 privind Codul de procedura fiscala. Incepand cu 1 octombrie 2011: In cazul in care suma platita de contribuabili in contul unic nu acopera obligatiile fiscale datorate unui buget sau fond, distribuirea in cadrul fiecarui buget sau fond se face de organul fiscal in urmatoarea ordine: a) pentru toate impozitele si contributiile cu retinere la sursa; b) pentru toate celelalte obligatii fiscale principale; c) pentru obligatiile fiscale accesorii aferente obligatiilor prevazute la lit. a) si b). Pana in momentul intrarii in vigoare a noilor prevederi (1 octombrie 2011) ordinea de distribuire era: pentru impozitele si contributiile cu retinere la sursa si apoi pentru celelalte obligatii fiscale, proportional cu obligatiile datorate. In cazul in care un contribuabil datoreaza mai multe tipuri de impozite, taxe, contributii si alte sume reprezentand creante fiscale, iar suma platita nu este suficienta pentru a stinge toate datoriile, ordinea de stingere a datoriilor este urmatoarea: 1. Se sting cu prioritate toate obligatiile fiscale principale in ordinea vechimii acestora; 2. Dupa stingerea tuturor obligatiilor fiscale principale, se sting obligatiile fiscale accesorii (dobanzi si penalitati) in ordinea vechimii acestora. Pana in momentul intrarii in vigoare a noilor prevederi (1 octombrie 2011) ordinea de stingere era: - obligatiile fiscale principale sau accesorii, in ordinea vechimii. Vechimea obligatiilor fiscale de plata se stabileste astfel: a) in functie de scadenta, pentru obligatiile fiscale principale; b) in functie de data comunicarii, pentru diferentele de obligatii fiscale principale stabilite de organele competente, precum si pentru obligatiile fiscale accesorii; c) in functie de data depunerii la organul fiscal a declaratiilor fiscale rectificative, pentru diferentele de obligatii fiscale principale stabilite de contribuabil. Organul fiscal competent va comunica debitorului modul in care a fost efectuata stingerea datoriilor, cu cel putin 5 zile inainte de urmatorul termen de plata a obligatiilor fiscale.

^ Cuprins

www.faracontabilitate.ro

53/58

Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme

25. Desfiintarea (dizolvarea) unei firme cu asociat unic Aveti o firma care va da ceva batai de cap? Ati cautat in anunturile din presa si nu prea aveti incredere in cei de acolo? Faceti-va putin curaj si descurcati-va singuri. Urmati pas cu pas recomandarile noastre. Dizolvarea unei firme simple, mici, care nu are active pe ea, se face in doua etape.

Etapa I – solicitarea desfiintarii voluntare Aveti nevoie la dosar de urmatoarele documente: a. Cerere de inregistrare a mentiunii, in 2 exemplare; (de la registrul Comertului) b. Decizia asociatului unic de dizolvare si lichidare (in dublu exemplar); c. Anexa la Decizia asociatului unic de dizolvare si lichidare si contorul de cuvinte (2 exemplare); d. Imputernicire semnata de administrator – daca voi sunteti administratorul societatii, nu mai aveti nevoie de imputernicire; e. Dosar cu sina f. Dovada achitarii taxelor – asta o veti afla de la referentul unde depuneti dosarul; g. Sa aveti la voi stampila si cartea de identitate in original. Dupa ce aveti dosarul complet mergeti la Registrul Comertului la prima ora, adica la 8, etajul I si va asezati la coada. Intrebati: cine este ultima persoana la ghiseul X, Y etc. Depuneti dosarul si veti primi o hartie cu nota de calcul pe care trebuie sa o achitati la casierie. Apoi opriti exemplarul albastru voi si pe cel rosu il duceti la REGISTRATURA INTRARI unde il dati persoanelor de acolo. Vi se va da un bonulet pe care scrie data la care puteti ridica mentiunea cu etapa I aprobata. Ca sa nu va faceti sperante desarte, prima etapa dureaza in jur de 40 – 50 de zile. Nu va luati dupa 15 zile sau 30 de zile sau ce mai scrie prin legi, ordonante etc. Practic dureaza in jur de 40-50 de zile – daca cineva nu se va opune dizolvarii. Mentiunea insa o veti ridica in 5 zile lucratoare, iar cu ea trebuie sa mergeti, dupa cele 40 de zile, tot la Registrul Comertului, la departamentul Monitorul Oficial unde, pe baza numarului din mentiune si se va comunica raspunsul din Monitorul Oficial. Platiti o taxa mica si ridicati acea copie din Monitorul Oficial pe care o veti depune la dosar in etapa II.

Etapa II - Radierea voluntara a unei firme cu asociat unic a. Cerere de radiere in 2 exemplare. b. Certificatul de inregistrare si anexele – daca ati pierdut vreo anexa trebuie sa mergeti si sa dati anunt in ziar. c. Decizia asociatului unic de repartizare a activelor; d. Certificat de atestare fiscala de la Administratia Financiara din care rezulta ca societatea nu are datorii la bugetul de stat si la contributiile sociale. e. Bilantul de lichidare semnat de un expert contabil sau firma de contabilitate; f. Imputernicire semnata de administrator – daca voi sunteti administratorul societatii, nu mai aveti nevoie de imputernicire; g. Dovada achitarii taxelor – asta o veti afla de la referentul unde depuneti dosarul dar, in general costa mai putin decat prima etapa, pentru ca nu se mai publica in Monitor. h. Sa aveti la voi stampila si cartea de identitate in original i. copie de pe decizia asociatului unic de la etapa I. j. copie de pe publicarea in Monitorul Oficial a deciziei de la etapa I.

^ Cuprins

www.faracontabilitate.ro

54/58

Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme

26. Desfiintarea (dizolvarea) unei firme cu mai multi asociati Daca firma pe care vreti sa o desfiintati are mai multi asociati, etapele sunt aceleasi, doar ca in loc de Decizie a asociatului unic vom avea Hotarare a Adunarii Generale a Asociatilor.

Etapa I – solicitarea desfiintarii voluntare Aveti nevoie la dosar de urmatoarele documente: a. Cerere de inregistrare a mentiunii, in 2 exemplare. b. Hotarare AGA de dizolvare si lichidare (in dublu exemplar). c. Contorul de cuvinte si Anexa la Hotararea AGA de dizolvare si lichidare. d. Imputernicire semnata de administrator – daca voi sunteti administratorul societatii, nu mai aveti nevoie de imputernicire; e. Dosar cu sina f. Dovada achitarii taxelor – asta o veti afla de la referentul unde depuneti dosarul; g. Sa aveti la voi stampila si cartea de identitate in original. Dupa ce aveti dosarul complet mergeti la Registrul Comertului la prima ora, adica la 8, etajul I si va asezati la coada. Intrebati: cine este ultima persoana la ghiseul X, Y etc. Depuneti dosarul si veti primi o hartie cu nota de calcul pe care trebuie sa o achitati la casierie. Apoi opriti exemplarul albastru voi si pe cel rosu il duceti la REGISTRATURA INTRARI unde il dati persoanelor de acolo. Vi se va da un bonulet pe care scrie data la care puteti ridica mentiunea cu etapa I aprobata. Ca sa nu va faceti sperante desarte, prima etapa dureaza in jur de 40 – 50 de zile. Nu va luati dupa 15 zile sau 30 de zile sau ce mai scrie prin legi, ordonate etc. Practic dureaza in jur de 40-50 de zile – daca cineva nu se va opune dizolvarii. Mentiunea insa o veti ridica in 5 zile lucratoare, iar cu ea trebuie sa mergeti, dupa cele 40 de zile, tot la Registrul Comertului, la departamentul Monitorul Oficial unde, pe baza numarului din mentiune si se va comunica raspunsul din Monitorul Oficial. Platiti o taxa mica si ridicati acea copie din Monitorul Oficial pe care o veti depune la dosar in etapa II.

Etapa II - Radierea voluntara a unei firme cu mai multi asociati a. Cerere de radiere in 2 exemplare. (de la registrul Comertului) b. Certificatul de inregistrare si anexele in original – daca ati pierdut vreo anexa trebuie sa mergeti si sa dati anunt in ziar. c. Hotararea Adunarii Generale a asociatilor de repartizare a activelor; d. Certificat de atestare fiscala de la Administratia Financiara din care rezulta ca societatea nu are datorii la bugetul de stat si la contributiile sociale. e. Bilantul de lichidare semnat de un expert contabil sau firma de contabilitate; f. Imputernicire semnata de administrator – daca voi sunteti administratorul societatii, nu mai aveti nevoie de imputernicire; g. Dovada achitarii taxelor – asta o veti afla de la referentul unde depuneti dosarul dar, in general costa mai putin decat prima etapa, pentru ca nu se mai publica in Monitor. h. Sa aveti la voi stampila si cartea de identitate in original

^ Cuprins

www.faracontabilitate.ro

55/58

Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme

i. copie de pe AGA de la etapa 1 de la etapa I. j. copie de pe publicarea in Monitorul Oficial a hotararii AGA de la etapa I.

^ Cuprins

www.faracontabilitate.ro

56/58

Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme

Modele de formulare pe care le puteti descarca gratuit Modele editabile in format Word (.doc) de descarcat ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●

Model Hotararea AGA Model Anexa la Hotararea AGA de dizolvare si lichidare Model Hotararea AGA de majorare a capitalului social, prin cooptarea nou asocial Model Hotararea AGA privind suspendarea temporara a activitatii Model Hotararea AGA de repartizare a activelor model de declaratie de inactivitate Model Contract de cesiune parti sociale Model act constitutiv firma Model cerere pentru obtinerea Registrului Unic de Control Model cerere pentru obtinerea Registrului de Evidenta Fiscala Model Declaratie loc de munca unic Model Declaratie loc de munca secundar Model Cerere angajare Model declaratie sanatate Model declaratie copii Model contract de munca Model de cerere sediu social Model de contract de comodat Model de act constitutiv pentru asociat unic Model pentru act constitutiv cu 2 asociati declaratie ca firma are sau nu are si alte sedii sociale secundare sau puncte de lucru Model declaratie ca firma nu este controlata de organele statului si nici nu a fost controlata Model solicitare regim derogatoriu pentru administratia fiscala Model de contract imprumut asociat

Modele editabile in format Excel (.xls) de descarcat ● ●

Nota de Intrare Receptie (NIR) Exemplu de factura fiscala Exemplul 1, Exemplul 2

Modele in format Acrobat (.pdf) de descarcat ● ● ● ● ●

Model declaratie de sediu secundar punct de lucru cererea de eliberare a certificatului de atestare fiscala Cerere de radiere Cerere tip avizare CMI, modelul cerut de Colegiul Medicilor din Bucuresti Model Declaratie Firma Fara Activitate

^ Cuprins

www.faracontabilitate.ro

57/58

Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme

Pentru registrul comertului ● ● ●

Cerere cod 11 – 10 – 150 Declaratie model 2, cod 11 – 10 – 167 Clasificarii Ocupatiilor din Romania (COR)

Documente oficiale ● ●

Colectia monitorul oficial 2008, 2009, 2010, 2011, 2012 Descarcare declaratii ANAF

Bibliografie www.faracontabilitate.ro www.onrc.ro www.mfinante.ro www.finantevalcea.ro Codul Fiscal Codul de procedura fiscala Hotararea Guvernului nr. 1.225/14.12.2011, pentru stabilirea salariului de baza minim brut pe tara garantat in plata; 8. Legea nr. 293/2011 a bugetului de stat pe 2012, publicata in Monitorul Oficial al Romaniei, partea I, nr. 914/22.12.2011. 9. Legea nr. 294/2011 a bugetului asigurarilor sociale de stat pe 2012, publicata in Monitorul Oficial al Romaniei, partea I, nr. 913/22.12.2011; 10. Hotararea de Guvern nr. 1.105/2011 prin care sunt modificate prevederile Hotararii de Guvern nr. 500/2011 (Noul revisal) 11.Ordinului ministrului Finantelor Publice nr. 2.795/2011 privind stabilirea criteriilor pentru conditionarea inregistrarii in scopuri de TVA, publicat in Monitorul Oficial al Romaniei nr. 824/ 22.11.2011. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

^ Cuprins

www.faracontabilitate.ro

58/58