Gestión Riesgos

GUÍA DE LOS

FUNDAMENTOS PARA LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS (GUÍA DEL PMBOK)

Ing. Javier Canchano Caro, MBA PMP

•

Riesgo... 

Representa el impacto potencial de todas las amenazas u oportunidades que podrían afectar los logros de los objetivos del proyecto.

Incertidumbre y Riesgo... Incertidumbre No es medible (sensación de certeza)

Riesgo Es mesurable, sabemos qué y cuánto estamos arriesgando

Probabilidad de Ocurrencia

Riesgo, Amenaza y Vulnerabilidad.. Riesgo

Amenaza

PROBABILIDAD de un evento con cierta magnitud

Vulnerabilidad

Capacidad de resistir o sobreponerse de un IMPACTO

Riesgo vs Problema Riesgo

Problema

(Risk)

(Issue)

• Acontecimiento incierto • Efectos + / - en los objetivos del Proyecto

• Acontecimiento que ya sucedió • No puede ser mitigado. • Tiene que ser resuelto

GESTIÓN DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO

Gestión de los riesgos del proyecto... 

Gerenciar riesgos involucra maximizar la probabilidad de ocurrencia y efectos de eventos positivos y minimizar la probabilidad y efectos de eventos negativos.

Gestión de los Riesgos del Proyecto RIESGO DEL PROYECTO

Planificar la Gestión del Riesgo

Identificación del Riesgo

Cuantificar el Riesgo

Evaluar (Cualitativo)

Planificar Respuesta a los Riesgos

Estimar (Cuantitativo)

Monitorear y Controlar los Riesgos

I. Planificar la Gestión de Riesgos...

Define como realizar las actividades de la gestión de riesgos.

Permite mejorar las posibilidades de éxito de los otros procesos de la gestión de riesgos.

Entradas • Enunciado del Alcance del Proyect0. • Plan de Gestión de Costos. • Plan de Gestión del Cronograma. • Plan de Gestión de Comunicaciones. • Factores Ambientales de la Empresa. • Activos de los procesos de la Organización.

Herramientas y Técnicas • Reuniones de Planificación y Análisis.

Salidas • Plan de Gestión de Riesgos.

Salidas... 

Plan de Gestión de Riesgos Metodología.  Roles y responsabilidad.  Presupuesto.  Calendario.  Categoría de Riesgos .  Definiciones de la probabilidad e impacto de los riesgos.  Matriz de probabilidad e impacto.  Tolerancia revisada de los interesados.  Formatos de los informes.  Seguimiento. 

PROYECTO

Técnico

Externo

Organizacional

Dirección del Proyecto

Requisitos

Proveedores

Dependencia

Estimación

Tecnología

Normativa

Recursos

Planificación

Complejidad

Mercado

Financiamiento

Control

Desempeño

Cliente

Priorización

Calidad

Clima

Comunicación

II. Identificar los Riesgos...

Identifica los potenciales eventos pueden causar daño o mejora un proyecto.

Determinar cual es la probabilidad de que un riesgo puede afectar el proyecto y documentar sus características.

Entradas • Plan de Gestión de Riesgos • Estimación de Costos de las Actividades • Estimación de la Duración de las Actividades • Línea Base del Alcance • Registro de Interesados • Plan de Gestión de Costos • Plan de Gestión del Cronograma • Plan de Gestión de Calidad • Documentos del Proyecto • Factores Ambientales de la Empresa • Activos de los Procesos de la Organización.

Herramientas y Técnicas • Revisiones a la Documentación • Técnicas de Recopilación de Información • Análisis de la Lista de Control • Análisis de Supuestos • Técnicas de Diagramación • Análisis DAFO • Juicio de Expertos

Salidas • Registro de riesgos.

Herramientas y Técnicas... 

Revisiones de la Documentación.



Técnicas de recopilación de información.    

Tormenta de ideas. Técnica Delphi. Entrevistas. Análisis casual .



Análisis de lista de Control.



Análisis de Supuestos.

Herramientas y Técnicas... 

Técnicas de Diagramación.  



Diagrama de causa y efecto. Diagrama de flujo o de sistemas. Diagrama de influencias.



Análisis SWOT.



Juicio de Expertos.

Salidas... Lista de riesgos identificados.

Lista de respuestas potenciales.

Registro de Riesgos

III. Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos •

Se busca crear una selección de los riesgos identificados previamente por los interesados, priorizando riesgos bajo la evaluación de probabilidad de ocurrencia e impacto hacia objetivos del proyecto. IMPACTO

OCURRENCIA

RIESGO

III. Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos •

Se busca crear una selección de los riesgos identificados previamente por los interesados, priorizando riesgos bajo la evaluación de probabilidad de ocurrencia e impacto hacia objetivos del proyecto. IMPACTO

OCURRENCIA

RIESGO

Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos

Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos Evaluación de prioridad Revisión continua durante el ciclo del proyecto

Tolerancia y plazo de respuesta

Prioridades para la Respuestas

Niveles de Probabilida d e impacto Evaluación de calidad de información

Entradas • Registro de Riesgos • Plan de Gestión de Riesgos • Enunciado del Alcance del Proyecto • Activos de los Procesos de la Organización

Herramientas y Técnicas • Evaluación de Probabilidad e Impacto de los Riesgos • Matriz de Probabilidad e Impacto • Evaluación de la Calidad de los Datos sobre Riesgos • Categorización de Riesgos • Evaluación de la Urgencia de los Riesgos • Juicio de Expertos

Salidas • Actualizaciones al Registro de Riesgos

Gestión de los Riesgos del Proyecto

Definir el Alcance

Planificar la Gestión de Riesgos

Planificar la Gestión de Riesgos

• Plan de Gestión de Riesgos

• Registro de Riesgos

• Enunciado del Alcance del Proyecto

• Actualizaciones al Registro de Riesgos Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos

Empresa/ Organización • Activos de los Procesos de la Organización

Evaluar: Evaluación de probabilidad e impacto de los riesgos Se trata de definir para cada riesgo identificado Probabilidad de Ocurrencia (si no se toman acciones correctivas)

Nivel de Impacto (Cronograma, costos, calidad)

Casi certeza

Insignificantes

Probable

Menores

Moderado

Moderados

Improbable

Mayores

Muy Probable

Catastrófica

Ejemplo de escala para Probabilidad de ocurrencia Categoría Casi certeza

Probable

Moderado

Improbable

Muy Probable

Valor

Descripción

5

Riesgo cuya probabilidad de ocurrencia es muy alta, es decir, se tiene plena seguridad que éste se presente, tiende al 100%

4

Riesgo cuya probabilidad de ocurrencia es alta, es decir, se tiene entre 75% a 95% de seguridad que éste se presente

3

Riesgo cuya probabilidad de ocurrencia es media, es decir, se tiene entre 51% a 74% de seguridad que éste se presente

2

Riesgo cuya probabilidad de ocurrencia es baja, es decir, se tiene entre 26% a 50% de seguridad que éste se presente

1

Riesgo cuya probabilidad de ocurrencia es muy baja, es decir, se tiene entre 1% a 25% de seguridad que éste se presente

Caso Práctico

Costo : Aumento del tipo de cambio incrementará precio de los equipos importados en un 3%. Probabilidad de ocurrencia muy alta.

Tiempo : Periodo de nacionalización de la Aduana para los equipos de Kiosko. Retraso aproximado de 20 días. Alta probabilidad del retraso de la nacionalización.

Caso Práctico

Calidad : Algunos empleados podrían no comprometerse con el proyecto y fallar en la implementación de los Kioskos. Probabilidad moderada y la empresa tendrá que volver a realizar pruebas aproximadamente en 3 de cada 25 sistemas Kioskos Implementados.

Ejemplo de escala para el Impacto Categoría

Valor

Descripción

5

Riesgo cuya materialización influye directamente en el cumplimiento de la misión, pérdida patrimonial o deterioro de la imagen, dejando además sin funcionar totalmente o por un período importante de tiempo, los programas o servicios que entrega la institución. Muy alta

4

Riesgo cuya materialización dañaría significativamente el patrimonio, imagen o logro de los objetivos sociales. Además, se requeriría una cantidad importante de tiempo de la alta dirección en investigar y corregir los daños. Alta

3

Riesgo cuya materialización causaría ya sea una pérdida importante en el patrimonio o un deterioro significativo de la imagen. Además, se requeriría una cantidad de tiempo importante de la alta dirección en investigar y corregir los daños. Media

Menores

2

Riesgo que causa un daño en el patrimonio o imagen, que se puede corregir en el corto tiempo y que no afecta el cumplimiento de los objetivos estratégicos. Baja

Insignificante

1

Riesgo que puede tener un pequeño o nulo efecto en el proyecto. Muy Baja

Catastrófica

Mayores

Moderados

Caso Práctico SoftPeru SAC está evaluando un proyecto de Desarrollo e Implementación de Sistemas para equipos Kiosko en agencias de viaje en Perú, a su análisis cualitativo se asigna un puntaje de:

… 0.05 para impactos muy bajos

hasta 0.8 para impactos muy altos.

MATRIZ DE PROBABILIDAD E IMPACTO

Probabilidad Mod

alta

alta

alta

alta

Baja

Mod

Mod

alta

alta

Moderada

Baja

mod

mod

Mod

alta

Baja

Baja

Baja

mod

Mod

alta

Muy Baja

Baja

Baja

Baja

Baja

mod

Muy alta

Alta

Muy bajo

bajo

Moder.

Impacto

alto

Muy alto

Caso Práctico Riesgo\ Impacto Exceso de Costos ($) Exceso de plazos (días de exceso) Mala calidad (fallas cada 25)

Muy Bajo (0.05)

Bajo (0.10)

Moderado (0.20)

Alto (0.40)

Muy Alto (0.80)

20%

30

10

Matriz de Riesgo

Probabilidad \ Impacto 1 (Muy baja) 2 (Baja) 3 (Moderada) 4 (Alta) 5 (Muy alta)

0.05 0.10 0.20 (Muy Bajo) (Bajo) (Moderado)

0.40 (Alto)

0.80 (Muy Alto)

Caso Práctico Matriz de Riesgo Probabilidad \ Impacto 1 (Muy baja) 2 (Baja) 3 (Moderada)

0.05 ( Muy Bajo)

0.10 (Bajo)

0.40 (Alto)

Empleados ( 0.15) nacionalización (1.6)

4 (Alta )

5 (Muy alta)

0.20 (Moderado)

tipo de cambio ( 0.5)

Escala para categorizar y priorizar riesgos: 0-0,49 “baja prioridad” 0,5-1 “prioridad media” > 1 “alta prioridad”

0.80 (Muy Alto)

Se deduce que … El riesgo con puntaje 0,15 (empleados), es de baja prioridad. El riesgo con puntaje 0,50 (tipo de cambio), es de prioridad media.

El riesgo con puntaje 1,60 (nacionalización) es de alta prioridad, por lo que debería planificarse alguna acción prioritaria sobre el resto.

Por tanto, En este caso particular, se podría intentar cambiar la fecha de llegada de los equipos para que los retrasos en el proyecto no sean tan graves.



Muchas organizaciones dependen en los sentimientos intuitivos y experiencia pasada de expertos para ayudar a identificar potenciales riesgos para proyecto.



Los expertos pueden categorizar riesgos como alto, medio, bajo con o sin técnicas sofisticadas.



También pueda ayudar a crear y controlar una lista de revisión o una lista de los riesgos de baja prioridad pero que aún no se ha identificado como riesgos potenciales.







El seguimiento de los ítems de riesgo superior (Top Ten Risk Item Tracking) es una herramienta de análisis de riesgo cualitativo que ayuda a identificar riesgos y mantener una conciencia de los riesgos a lo largo de la vida de un proyecto. Establezca una revisión periódica de los diez ítems de riesgo superior. Liste los riesgos identificados, prepare el ranking inicial, indique el número de veces que el riesgo apareció en la lista sobre el periodo de tiempo, presente un sumario del progreso hecho para resolver el riesgo.

Ranking Mensual Riesgo Planeamiento Inadecuado

Resolución Progresiva

Este Mes

Último Mes

Nº Meses

1

2

4

Revisión del plan completo

Mala definición del ámbito de aplicación

2

3

3

Realización de reuniones con el cliente y el patrocinador del proyecto para aclarar el alcance

Ausencia de Liderazgo

3

1

2

Sólo le asigna un gerente de proyecto para liderar el proyecto

Estimaciones de costos pobres

4

4

3

La revisión de las estimaciones de costos

Estimaciones del tiempo pobre

5

5

3

La revisión de las estimaciones de programación

Actualización del Registro de Riesgos

Registro de Riesgos

Lista de Prioridades de los Riesgos

Registros Agrupados por Categoría

Riesgo con respuesta a corto plazo

Riesgos con análisis y respuestas adicionales

Lista de supervisión de baja prioridad

IV. Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos

Entradas • Registro de Riesgos • Plan de Gestión de Riesgos • Plan de Gestión de Costos • Plan de Gestión del Cronograma • Activos de los Procesos de la Organización

Herramientas y Técnicas • Técnicas de Recopilación y Representación de Datos • Técnicas de Análisis Cuantitativo de Riesgos y de Modelado • Juicio de Expertos

Salidas • Actualizaciones al Registro de Riesgos

Gestión de los Riesgos del Proyecto Gestión del Tiempo del Proyecto

Gestión de los Costos del Proyecto

Empresa/ Organización

• Plan de Gestión del Cronograma

Planificar la Gestión de Riesgos

Identificar los Riesgos

• Registro de Riesgos • Plan de Gestión de Costos

• Plan de Gestión de Riesgos

• Actualizaciones al Registro de Riesgos Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos

• Activos de los Procesos de la Organización

Herramientas y Técnicas... Técnicas de Recopilación y Representación de Datos Entrevistas Distribución de Probabilidad

Técnicas de Análisis Cuantitativo de Riesgos y de Modelado Análisis de Sensibilidad Análisis de Valor Monetario Esperado Modelado y Simulación

Juicio de Expertos

Juicio de Expertos… Riesgos Alteración de funcionalidad de sistemas existentes al cambiar procedimientos almacenados Proveedor de servidor externo falla al momento de migración

Probabilidad

Impacto

40%

$1,300.00

2%

$1’000,000.00

Entrevistas… Año

Código

Riesgos

2006

R01

Fallo del servidor de testing por Hardware

$550.00

2006

R02

No se consideran los feriados del país

$400.00

2007

R03

Corte de energía eléctrica

$620.00

2008

R01

Fallo del servidor de testing por Hardware

$685.00

2009

R03

Corte de energía eléctrica

$460.00

2010

R01

Fallo del servidor de testing por Hardware

$415.00

Código

Daños

Cantidad

Probabilidad

Impacto

R01

3

60%

$550.00

R02

1

20%

$400.00

R03

2

40%

$540.00

Distribuciones de Probabilidad… Probabilidad 6 5 4 3 2 1 Precio

0 $ 40

$ 60

Distribuciones de Probabilidad… Probabilidad 6 5 4 3 2 1 Precio

0 300

350

400

450

500

550

600

650

700

Distribuciones de Probabilidad… Probabilidad 25 20 15 10

5 Impacto

0 300

310

320 325 330

340

350

Valor Monetario Esperado… Prob. Fallas 10% Comprar ($2,000.00) ¿Comprar o Desarrollar?

Imp. $500.00 Prob. de no Falla 90%

Prob. Falla 40% Desarrollar ($1,800.00)

$2,000.00 + $50.00 + $0.00 = $2,050.00 $1,800.00 + $280.00 + $0.00 = $2,080.00

Imp. $700.00 Prob. de no Falla 60%

500.00 * 0.1 = 50.00

0.00 * 0.9 = 0.00

700.00 * 0.4 = 280.00

0 .00* 0.6 = 0.00

V. Planificar la respuesta a los riesgos

Proceso que... 



Desarrolla opciones y determina acciones.

Amenazas

Oportunidades

Aborda a los riesgos en función de su prioridad.

Gestión de los Riesgos del Proyecto Planificar la Gestión de Riesgos • Plan de Gestión de Riesgos

Identificar los Riesgos

• Registro de Riesgos

Documentos del Proyecto

• Actualizaciones al Registro de Riesgos

• Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Monitorear y Controlar los Riesgos

Desarrollar el Plan para la Dirección del proyecto. • Actualizaciones al Plan para la dirección del Proyecto

• Acuerdos contractuales Relacionados con los Riesgos

Planificar las Adquisiciones.

Entradas • Registro de Riesgos • Plan de Gestión de Riesgos

Herramientas y Técnicas • Estrategias para Riesgos Negativos o Amenazas • Estrategias para Riesgos Positivos u Oportunidades • Estrategias de Respuesta para Contingencias • Juicio de Expertos

Salidas • Actualizaciones al Registro de Riesgos. • Acuerdos Contractuales Relacionados con los Riesgos. • Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto. • Actualizaciones a los Documentos del Proyecto.

Entradas...



Registro de Riesgos



Plan de Gestión de Riesgos

Herramientas y Técnicas... 

Estrategias para riesgos Negativos - Amenazas Evitar 

Cambiar condiciones originales.

Trasladar el impacto negativo del riesgo.

Mitigar 





Transferir

Disminuir la probabilidad ocurrencia y/o el impacto.

No cambiar el plan original.

Aceptar

de

Herramientas y Técnicas... 

Estrategias para riesgos Negativos - Amenazas Explotar



Realizar acciones para concretar la oportunidad.

Compartir



Trasladar el impacto negativo del riesgo hacia un tercero.

Mejorar



Realizar acciones para aumentar la probabilidad de ocurrencia y/o el impacto.

Aceptar



No cambiar el plan original.

Herramientas y Técnicas...



Estrategias de respuesta para contingencias. 

Juicio de expertos.

Salidas… 

Actualización al registro de riesgo.



Acuerdos contractuales relacionados con los riesgos.



Actualizaciones al Plan para la Dirección de Proyecto. 

     



Plan de gestión del cronograma. Plan de gestión de costos. Plan de gestión de calidad. Plan de gestión de las adquisiciones . Plan de gestión de los recursos humanos . Estructura del desglose del trabajo. Línea base del cronograma. Línea base del desempeño de costos.

Salidas… 

Actualizaciones a los Documentos del proyecto.  

Actualizaciones al registro de supuestos. Actualizaciones a la documentación técnica.

VI. Monitorear y controlar los riesgos

Entradas • Registro de Riesgos • Plan para la Dirección del Proyecto • Información sobre el Desempeño del Trabajo • Informes de Desempeño

Herramientas y Técnicas • Reevaluación de los Riesgos • Auditorías de los Riesgos • Análisis de Variación y de Tendencias • Medición del Desempeño Técnico • Análisis de Reserva • Reuniones sobre el Estado del Proyecto

Salidas • Actualizaciones al Registro de Riesgos • Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización • Solicitudes de Cambio • Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto • Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Gestión de los Riesgos del Proyecto Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto

Informes de Desempeño

• Plan de Gestión de Riesgos

Identificar los Riesgos

• Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto

Documentos del Proyecto

• Registro de Riesgos

• Actualizaciones al Registro de Riesgos

• Informes de Desempeño

• Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Monitorear y Controlar los Riesgos

Realizar el Control Integrado de Cambios • Solicitudes de Cambio

Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto

•Información sobre el Desempeño del Trabajo

• Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización

Empresa/ Organización

Caso Práctico 1. Instalación de nuevos equipos

2. Reinstalación de equipos antigua sede

Tivoli Omnibus

IBM ECAMPUS - NOC

Herramientas y Técnicas 

Reevaluación de riesgos.

Inhibición del servidor PRD

QAS (CONTI)

Información corrupta

Lentitud en el proceso

Herramientas y Técnicas 

Reevaluación de riesgos.



Auditoria de Riesgos.

Auditor

Riesgos

Herramientas y Técnicas 

Reevaluación de riesgos.



Auditorías de Riesgos.



Análisis de Variación y de Tendencias.



Medición del Desempeño Técnico



Análisis de Reserva. Reuniones sobre el Estado del Proyecto.



Reunión de Especilistas

Salidas… 

Actualizaciones al Registro de Riesgos



Actualizaciones a los activos de los P. de la Org.



Solicitudes de Cambio.

Solicitudes de Cambio

Acciones correctivas recomendadas

Plan de Contingencia

Plan de reserva

Acciones preventivas recomendadas

Aseguran conformidad del proyecto con el Plan de Dirección del Proyecto

Salidas… 

Actualizaciones al Registro de Riesgos



Actualizaciones a los activos de los P. de la Org.



Solicitudes de Cambio. 



Acciones Correctivas recomendadas. Acciones Preventivas recomendadas.



Actualizaciones al Plan para la Dirección de Proyecto



Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Muchas gracias ...