gestion paie

Partie 1

Selon J.-M. Plane (1), la Gestion des Ressources Humaines (GRH) est aujourd’hui une fonction à part entière, avec des outils reconnus. Aux côtés de la direction générale, elle assure à la fois une fonction d’intégration pour le personnel (dialogue social, communication de la stratégie) et une fonction de différenciation des salariés (recrutement et pilotage des carrières, rémunérations individualisées, etc.). Elle gère les effectifs, les qualifications et les compétences à court, moyen et long termes. Ses orientations stratégiques se déclinent, sur le plan opérationnel, en processus de gestion du personnel, dans le cadre réglementaire du droit du travail et de la protection des données personnelles. La gestion administrative des RH assure la collecte, la mémorisation, le traitement et la diffusion des informations relatives aux salariés, dans tous les processus de leur gestion, de leur recrutement jusqu’à leur départ. Dans une organisation, la Direction des RH peut décentraliser certaines procédures de GRH. Les managers en sont alors responsables pour le seul personnel de leur équipe et délèguent à leur assistant des activités administratives relatives aux processus concernés. L’assistant de manager devient un interlocuteur du service RH, sous le contrôle de son manager, dans le cadre du Système d’Information des RH (SIRH) de l’organisation et de ses procédures de GARH. (1) Plane J.-M., La Gestion des ressources humaines, Economica, 2e édition, 2006.

Sommaire CHAPITRE 1

Le cadre des activités RH déléguées à l’assistant manager .......................................... 9

Situations 1. Analyser le contexte de l’activité déléguée ........................................................................................................................................10 2. Analyser son poste de travail ........................................................................................................................................................................12 3. Assurer une veille juridique, informer ....................................................................................................................................................13 4. Informer, diffuser l’information sociale .................................................................................................................................................13 Notions 1. Le contexte de l’activité déléguée en RH .............................................................................................................................................15 2. La gestion administrative du personnel déléguée à l’assistant manager ......................................................................17 Exercices 1. L’agenda social ......................................................................................................................................................................................................19 2. Le processus de départ d’un salarié .........................................................................................................................................................20

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Assurer la gestion administrative des RH du service

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CHAPITRE 2

La participation au processus de recrutement ......................................................................... 21

Situations 1. Identifier les compétences attendues ................................................................................................................................................... 22 2. Sélectionner les supports de diffusion ................................................................................................................................................. 24 3. Concevoir une annonce d’offre d’emploi ............................................................................................................................................. 24 4. Contribuer à la sélection des candidats ............................................................................................................................................... 26 5. Faciliter l’intégration des candidats ........................................................................................................................................................ 27 6. Mettre à jour la base de données du personnel ............................................................................................................................. 28 Notions 1. Environnement des activités liées au processus de recrutement...................................................................................... 29 2. Activités liées au processus de recrutement .................................................................................................................................... 30 Exercices 1. Choisir le moyen de diffusion d’une annonce de recrutement ........................................................................................... 33 2. Informatiser le Registre Unique du Personnel ................................................................................................................................ 33 3. Analyser un processus d’intégration....................................................................................................................................................... 34 CHAPITRE 3

La préparation et le suivi des formations ...................................................................................... 35

Situations 1. Identifier les enjeux et les besoins en formation .......................................................................................................................... 36 2. Établir des priorités, assurer le suivi administratif et financier ........................................................................................... 40 3. Établir des priorités, organiser .................................................................................................................................................................... 41 Notions 1. Les enjeux et le contexte de la formation professionnelle ..................................................................................................... 43 2. L’organisation de la formation dans l’entreprise............................................................................................................................. 44 3. Le suivi des actions du plan de formation du service ................................................................................................................ 45 Exercices 1. Enjeux de la formation et identification des besoins ................................................................................................................. 47 2. Conception d’un support d’évaluation des compétences........................................................................................................ 47

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CHAPITRE 4

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La gestion des absences et des congés ............................................................................................. 49

Situations 1. Appréhender le contexte du suivi des absences et des congés ........................................................................................... 50 2. Gérer les absences imprévues .................................................................................................................................................................... 52 3. Suivre les congés annuels .............................................................................................................................................................................. 54 4. Mettre à jour et exploiter les données relatives aux absences ............................................................................................ 55 Notions 1. Spécificités et enjeux de la gestion des congés et absences ................................................................................................. 57 2. Le suivi des absences......................................................................................................................................................................................... 58 3. La gestion des congés annuels.................................................................................................................................................................... 59 Exercices 1. Analyser les enjeux de l’absentéisme .................................................................................................................................................... 61 2. Étudier une solution externalisée de la gestion des absences ............................................................................................. 61 3. Planifier les congés et aplanir les conflits ......................................................................................................................................... 62 APPLICATION 1

SARL MINOFRA Demeures du Nord de France

.................................................................. 63

1. Veille juridique ..................................................................................................................................................................................................... 64 2. Recrutement ..................................................................................................................................................................................................... 65 3. Formation des salariés à la sécurité....................................................................................................................................................... 70 4. Suivi des absences .............................................................................................................................................................................................. 73 5. Préparation à la première phase de l’épreuve action professionnelle ........................................................................... 74

1 Le cadre des activités RH déléguées à l’assistant de manager Objectifs

> >

Situer ses activités en relation avec la DRH, dans les procédures de gestion administrative du personnel et dans le Système d’Information des Ressources Humaines Se sensibiliser aux contraintes, obligations et activités de la gestion administrative du personnel

L’ORGANISATION

Assistant de manager du pôle Conseil de AGERIX NORD, vous dépendez hiérarchiquement de son responsable M. Mehdi Bellet. Vous lui consacrez environ 40 % de votre temps et occupez les 60 % restant à soutenir l’activité opérationnelle du pôle (22 ingénieurs et techniciens). La DRH nationale impulse une réorganisation : informatisation des procédures de gestion du personnel (Oracle PeopleSoft) et décentralisation de certaines applications au management intermédiaire. En plus de la gestion opérationnelle (les projets clients), chaque manager d’un pôle métier est désormais responsable, dans son équipe, du recrutement, de la formation, de la gestion des absences et des congés. Il prend les décisions qui concernent ses collaborateurs dans ces domaines et son assistant prend en charge les activités administratives correspondantes. Les assistants des managers des pôles métiers ont donc de nouvelles attributions en tant que Correspondants RH de leur pôle et dépendent fonctionnellement du Responsable Ressources Humaines (RRH) de l’agence dans ce cadre. Mme Li Beijing est la RRH de l’agence AGERIX NORD.

Problématique générale Comment situer vos nouvelles responsabilités dans le cadre de la Gestion Administrative des Ressources Humaines (GaRH) et du Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) ? Comment vous positionner entre les collaborateurs, le manager, la RRH et la DRH ? ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DES RH DU SERVICE

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Dénomination : AGERIX SA à directoire Activité : Gestion des risques techniques et environnementaux AGERIX Clientèle : Entreprises et collectivités françaises et européennes Structure : 4 agences régionales en France, autonomes et structurées en pôles supports (RH, contrôle de gestion) et en pôles métiers : Audit (conformité aux référentiels de sécurité), Bâtiment (sécurité des bâtiments), Formation (prévention des risques), Laboratoire (analyses et essais), Conseil (systèmes qualité) Chiffre d’affaires 2007 : 182 millions d’euros Effectif : 2 000 collaborateurs en Europe dont 1 500 techniciens et ingénieurs

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1 Situation 1

Analyser le contexte de l’activité déléguée

Mme Li Beijing a distribué et commenté de nombreux supports à l’occasion d’une séance de formation des assistants-correspondants RH. Vous reprenez la description du Système d’information des ressources humaines de l’entreprise (doc.1) et l’exemple de la procédure de paye (doc.2) pour vous imprégner de votre cadre de travail et prendre la mesure de vos responsabilités. 1 Recensez les domaines d’intervention des assistants - correspondants RH (Doc. 1 et présentation de l’organisation). Précisez leurs liens, en amont ou en aval, avec les autres domaines de la gestion de l’entreprise. 2 Analysez les documents 2 et 3. Repérez les principaux acteurs, opérations et flux d’information de la procédure de paye chez AGERIX. 3 Analysez votre responsabilité quant à la confidentialité des informations, leur fiabilité et le respect des échéances.

Doc 1

Cartographie du SIRH d’AGERIX

Les assistants - collaborateurs RH prennent en charge, pour leur service respectif, les activités administratives en couleur sur le schéma. Portail RH Intranet

Site de l’entreprise

Gestion des comptes Droits et habilitations, listes de diffusion, e.mail

Logiciel RH 3 modules

- Annuaire © Hachette Livre 2009 - BTS AM - F5 : Activités déléguées - La photocopie non autorisée est un délit.

- Formulaires RH en ligne

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Recrutement

- Candidatures spontanées - Base du personnel

Gestion Courante Gestion des évaluations Préparation Paie

Gestion des activités congés, absences

Facturation

Gestion des formations Moteur de Paie

Budget/Prévision Effectif, masse salariale Tableaux de bord Indicateurs RH

1. Le cadre des activités RH déléguées à l’assistant de manager

Comptabilité

1 Doc 2

AGERIX - Schéma simplifié de la procédure de paye

PREPARATION PRE EPARATION DE E LA A PA PAYE AYE A YE Mise e à jjour d’informations ig gn signalétiques : ssalaire a de base, RIB, changement d’adresse ou d de situation familiale

Tableau ablea au de d saisie intermédiaire

LANCEMENT DE LA PAYE DU MOIS

BULLETIN DE PAIE

BD Personnel

ENREGISTREMENTS COMPTABLES

ÉTAT DES VIREMENTS

LIVRE DE PAIE Salarié

(Archivag (Archivage) ge) ge Employeur

Saisi des informations Saisie men mensuelles variables : abse absences, maladies, nombre de jours de cong congés payés pris, heures supplémentaires, acom acomptes demandés …

Banq Banques ques q ues

DUCS - Déclaration et télé télépaiement des cotisations sociales

URSSAF

DOCUMENT RÉGLEMENTAIRE

Employeur URSSAF Services fiscaux (DGI) Salarié

caisses de retraite i d t it complémentaire Cadres (AGIRC) non cadres (ARRCO)

Légende

… Déclaration Annuelle des Données Sociales

ASSEDIC

OPÉRATION

Flux d’entrée Flux de sortie Destinataire Délégation au correspondant RH

Doc 3

Commentaires de la procédure de paye (notes prises en formation)

L’assistant-correspondant RH est responsable, pour les seuls salariés de son pôle d’affectation : – de la collecte et de la mise à jour des informations signalétiques ; – de la collecte, validation et mise à jour des informations mensuelles variables. Il est responsable de leurs saisies mensuelles : – directement sur la BD du personnel pour les informations signalétiques (+ transmettre une copie papier au pôle RH – à l’attention de Boris, assistant du pôle RH d’AGERIX NORD) ; – dans un tableau intermédiaire sur Excel, à compléter au plus tard le 25 au soir de chaque mois (le 27, Boris transmet ces fichiers préparatoires

à la cellule Paye du siège). Conserver les justificatifs, par collaborateur et par mois, dans un dossier annuel. Depuis 2004 (refonte de la loi Informatique et Libertés de 1978), le responsable de la cellule Paye est un Correspondant Informatique et Libertés (CIL). Il veille à l’application des règles de mise en œuvre des traitements informatiques de données nominatives. Il a conçu une charte de déontologie RH. La veille juridique concernant les paramètres de paye et leur MAJ ainsi que les autres opérations sont prises en charge par la cellule Paye du siège. ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DES RH DU SERVICE

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VEILLE JURIDIQUE et MISE À JOUR R DES PARAMÈTRES DE PAYE : taux des cotisations, formules de calculs, plafonds de sécurité sociale, exonérations…

11

1 Doc 4

Charte de déontologie RH - Extraits

Selon la loi Informatique et Libertés du 16 janvier 1978, réaffirmée par la loi pour la confiance en l’économie numérique de 2004 […] et conformément aux articles […] du Code du Travail […] les conséquences morales et éthiques de l’exploitation des informations nominatives qui identifient les salariés et les candidats rendent nécessaire l’application de règles déontologiques strictes par tout collaborateur susceptible de collecter, consulter, traiter, transmettre ou être informé de données personnelles relatives aux salariés ou candidats. Tout intervenant en RH, membre du service RH, intervenant ponctuel, stagiaire ou consultant extérieur est concerné par cette charte. […] Toute donnée personnelle descriptive d’un salarié ou d’un candidat est réputée confidentielle. Le respect des droits fondamentaux de la personne L’intervenant en RH préserve la vie privée des candidats en assurant, y compris avec ses collègues, la confidentialité des données qu’il manipule. Il prend en considération les utilisations abusives qui pourraient en être faites. Il ne transmet ces informations qu’aux tiers autorisés. En respect de l’article L.122-45 du Code du travail, il ne pratique aucune discrimination en rapport avec l’origine, le sexe, les mœurs, l’orientation sexuelle, l’âge, les opinions politiques, les activités syndicales, les convictions religieuses, l’état de santé ou le handicap, l’appartenance à une ethnie, nation ou race des salariés ou candidats […] Le respect de la finalité des traitements L’intervenant RH ne collecte aucune information discriminatoire. Il n’intervient qu’avec le consentement libre et éclairé des candidats pour enregistrer des informations nominatives qui ne seront exploitées que pour la durée et la finalité initialement prévues. Il respecte la dignité, la liberté et la protection des candidats.[…]

& Je, soussigné ____________________, déclare avoir pris connaissance de la charte de déontologie RH et m’engage à en respecter les prescriptions. Fait à ___________________________

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Le _____________________________

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Situation 2

Signature

Analyser son poste de travail

Vous êtes confronté à vos nouvelles responsabilités pour la paie du mois suivant. En effet, le pôle RH de l’agence ne gère plus les validations de demande de congés ou d’absences qui sont désormais du ressort des managers. En attendant que tous les modules du nouveau logiciel soient installés, cette période de transition implique une attention particulière de votre part.

E6

4 Analysez votre poste de travail dans ce contexte : fonctions, moyens, ressources matérielles et informationnelles disponibles, liaisons fonctionnelles, degré de délégation, résultats attendus. 5 Explicitez votre contribution aux activités du manager. 6 Détaillez votre rôle en matière de circulation de l’information. Étudiez en quoi la saisie en ligne, par les salariés, de leurs demandes de congés ou d’avances sur frais le facilitera.

1. Le cadre des activités RH déléguées à l’assistant de manager

1 Doc 5

Notes sur la saisie des informations mensuelles pour la paye

Période de transition ! 1. Collecter les informations Centraliser les demandes de congés ou de récupération d’heures supplémentaires (support papier) remplies par les collaborateurs et validées (ou à valider) par M. Bellet. M. Bellet supervise le planning des activités de l’équipe (projets clients en cours et à venir), dans lequel chaque collaborateur continue à saisir ses activités et ses absences. Les collaborateurs noncadres effectuent régulièrement des heures supplémentaires, mais c’est M. Bellet qui me fournit la liste. S’il y a lieu, le pôle comptable me transmet par mail les acomptes sur salaire ou avances sur frais de déplacement demandés par les salariés de l’équipe.

Situation 3

2. Saisie mensuelle dans le fichier intermédiaire sur Excel : pour chaque collaborateur du pôle (en ligne), dans l’ordre alphabétique, indiquer (6 colonnes) : – le nombre de jours de congés payés, de repos compensateurs et de maladie, – le nombre d’heures supplémentaires, – les acomptes et avances éventuellement accordées. 3. Valider le fichier (voir le mode opératoire). Boris, du pôle RH centralise les fichiers intermédiaires saisis par les correspondants. Il réalise ensuite les mêmes contrôles qu’auparavant, à partir de la base de données (fichier comptable et planning des activités).

Assurer une veille juridique, informer

Un collaborateur informé de vos nouvelles responsabilités vous pose une question : « Si je prends deux semaines de congés cet été et mes trois autres semaines de congés payés entre Noël et le mois de mars, aurais-je droit, comme ma femme dans son entreprise, à des jours de congés payés supplémentaires ? »

8 Préparez l’explication que vous lui donnerez en face à face.

Situation 4

FINALITÉ 1

Informer, diffuser l’information sociale

Le portail intranet d’AGERIX est encore « en cours de construction ». Vous consultez sa première ébauche, en ligne depuis peu. Vous vous interrogez sur l’intérêt du portail RH et sur votre rôle de veille, d’explication et de conseil. 9 Analysez les fonctions d’un portail RH (Docs 6 et 7). 10 Expliquez la procédure à suivre (Doc. 6) pour consulter les informations disponibles sur le portail RH de l’entreprise. 11 Proposez à l’administrateur central une page d’informations réglementaires, en réponse à la question de votre collaborateur (Situation 3).

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7 Cherchez les réponses aux questions de votre collaborateur sur un site institutionnel (par exemple, le site du ministère du travail et des relations sociales, /www.travailsolidarite.gouv.fr/informations-pratiques/fiches-pratiques/). FINALITÉ 2

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1 Doc 6

Structure du PORTAIL RH (en projet)

ADMINISTRATEUR CENTRAL pilotage opérationnel et fonctionnel de la e.grh

Accès personnalisé et sécurisé Droits d’accès

PAGE d’ACCUEIL Menu personnalisé, en fonction du profil de l’utilisateur connecté

APPLICATIONS Recrutement Gestion des absences Gestion des congés Gestion de la formation…

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Doc 7

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INFOS Informations réglementaires Nouveautés Informations pratiques : réglementation, sessions de formation, postes à pourvoir en interne…

DOCUMENTS Annuaire interne, Trombinoscope Formulaires en ligne : demande de congés, demande de formation, candidature à un poste interne, déclaration d’absences… Dossier personnel Parcours personnel de formation

Projet de la page d’accueil du portail RH d’AGERIX

AGERIX Portail RH

Demande de congés

Mon équipe

Demande de prestations internes

Mon parcours pro

À la une Actualités Informations réglementaires …/… Plus d’infos

Mail

Internet

Mon cadre de vie

mon dossier Consulter ou modifier mon dossier individuel

postes à pourvoir 36 offres d’emploi internes

1. Le cadre des activités RH déléguées à l’assistant de manager

1 Le contexte de l’activité déléguée en RH Le droit du travail, le système d’information des ressources humaines (SIRH) de l’entreprise et ses procédures de gestion administrative en la matière (GARH) sont les principaux constituants du contexte de travail de l’assistant de manager.

1 NOTIONS

Le cadre des activités RH déléguées à l’assistant de manager

1.1 Le cadre réglementaire ■ Le droit du travail

Il encadre les pratiques de GRH : • le code du travail réglemente les relations de travail, la protection sociale, les droits et obligations des employeurs et des employés ; • la convention collective de branche ou l’accord d’entreprise améliore les dispositions du code du travail et les adapte au secteur d’activité ou à l’entreprise. ■ L’agenda social

Les obligations des employeurs sont nombreuses et récurrentes en termes de dates de déclaration, dates de paiement, information tous les…, consultation avant le… Ces échéances sociales, incontournables sous peine d’amendes dissuasives, sont repérées dans un agenda social. Il indique, pour l’année, toutes les dates concernées par une obligation réglementaire. Il est mis à jour régulièrement, car assorti de notes relatives à de nouvelles modalités, issues de la veille juridique et sociale. Il est réalisé par des sociétés spécialisées, consultable par abonnement sur Internet ou par le service RH, pour l’ensemble de ses obligations. ■ La protection des données personnelles

1.2 Le Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) Un système d’information des ressources humaines est constitué de l’ensemble des acteurs, matériels, logiciels ou procédures qui participent à la collecte, à la conservation, à la production, à la transmission ou à la diffusion d’informations relatives aux ressources humaines de l’entreprise. Toutes les entreprises possèdent donc un SIRH, plus ou moins informatisé. Mais l’acronyme SIRH est surtout utilisé pour parler d’une gestion informatisée globale des RH d’une organisation. ■ Les documents « papier »

Quel que soit le degré d’informatisation des procédures de GARH, le dossier individuel du salarié reste indispensable pour classer les documents qui circulent, sur support papier, entre l’employeur et les salariés, de leur embauche à leur départ. FICHE RESSOURCE 1 - CONSTITUER LE DOSSIER INDIVIDUEL DU SALARIÉ Chaque entreprise doit aussi tenir des registres réglementaires : le registre unique du personnel (une ligne par salarié avec date d’embauche et date de départ) ou encore le registre des accidents du travail. La réglementation autorise la dématérialisation de certains d’entre eux, sous certaines conditions (intégrité des données, traçabilité, etc.). ■ Les logiciels RH

Les logiciels spécialisés automatisent les processus de GARH les plus chronophages : – le traitement de la paie (souvent externalisé auprès de l’expert-comptable ou d’un prestataire spécialisé), – la gestion des activités et des absences, le suivi de la formation des salariés, – le recrutement. ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DES RH DU SERVICE

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La loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 et la loi pour la Confiance en l’économie numérique de 2004 protègent les individus des dangers liés aux fichiers et aux traitements informatiques contenant des données nominatives. Elles encadrent l’utilisation des données personnelles par des droits pour les personnes fichées et des obligations pour ceux qui les collectent ou les utilisent. La CNIL (Commission Nationale Informatique et Liberté), est l’organisme chargé de faire respecter ces lois (conseils, déclarations, contrôles, sanctions). FINALITÉ 2

15

NOTIONS

1 Ils assurent une ponctualité et une exactitude des résultats produits et libèrent du temps aux managers pour une gestion individualisée du parcours professionnel des salariés (formation, évaluation) et pour une gestion collective prévisionnelle et stratégique (GPEC, sécurité). ■ Un

SIRH

Un outil logiciel complet (de type ERP ou PGI) centralise toutes les données relatives au personnel et intègre toutes les fonctions RH en les reliant aux autres fonctions de l’entreprise (comptabilité, gestion des activités opérationnelles, contrôle de gestion…). L’utilisation conjointe des TIC facilite : – la décentralisation de certaines applications RH, leur délégation au management intermédiaire, – la diffusion de l’information sociale sur l’intranet, – la saisie d’informations à la source, par le salarié concerné dans des formulaires en ligne. De nombreux documents sont ainsi dématérialisés : demande de congés, inscription à une formation, etc. Un moteur de workflow automatise ensuite la circulation de l’information entre les acteurs concernés par les différentes opérations : validation – traitement – réponse personnalisée – prise en compte dans la base de données du personnel. Ces exemples participent à la e.grh ou gestion électronique des ressources humaines.

1.3 Les procédures de GARH FICHE RESSOURCE 4 - FORMALISER LE PROCESSUS DE RECRUTEMENT

Un processus administratif est une succession d’étapes de traitement d’informations, nécessaires afin d’obtenir un résultat. Il fait intervenir des acteurs et génère des flux d’informations. Le terme de procédure lui est ici préféré pour parler des façons de procéder dans une entreprise en particulier. En effet, dans le respect des processus réglementaires, les procédures de GARH (les opérations, les acteurs et les flux générés) sont spécifiques à chaque entreprise. Elles dépendent principalement de ses orientations stratégiques en matière de RH, de l’effectif géré, du degré d’informatisation du SIRH et du niveau de délégation des applications RH.

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■ Les acteurs

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Les procédures de GARH font intervenir de nombreux acteurs, internes, à des niveaux hiérarchiques et fonctionnels différents, et externes. Autant d’intervenants avec lesquels l’assistant de manager est en relation dans le cadre des activités qui lui sont déléguées. Recrutement ANPE, APEC, ETT, presse, site spécialisé, cabinet de recrutement

Formation Organismes de formation, de financement (FONGECIF)

Banques

Litiges Conseil des prud’hommes Tribunal administratif

ACTEURS INTERNES Direction générale, Direction RH, Assistants RH Managers de services Assistants de managers

Personnel

Partenaires sociaux Délégués du personnel, Délégués syndicaux, Comité d’entreprise, CHSCT…

1. Le cadre des activités RH déléguées à l’assistant de manager

Organismes sociaux De recouvrement et/ou répartition : URSSAF/CPAM/CRAM, ASSEDIC, ARRCO…

Administrations Inspection du travail, Médecine du travail, Administration fiscale…

Consultants, sous-traitants, prestataires Expert comptable, Conseiller juridique, Prestataire informatique Syndicat professionnel

■ Les flux d’informations

Les flux d’informations générés par les procédures de GARH sont variés : – réglementaires, de travail ou de pilotage ; – comptables, financiers ou statistiques ; – individuels ou collectifs ; – dématérialisés ou non ; – externes, à destination des organismes sociaux ou de l’Inspection du travail par exemple ; – ou internes, à destination des salariés ou des partenaires sociaux ou encore pour alimenter la BDRH.

1 NOTIONS

Le cadre des activités RH déléguées à l’assistant de manager

2 La gestion administrative du personnel déléguée à

l’assistant de manager La gestion administrative du personnel fait appel de manière récurrente à certaines compétences que l’assistant de manager doit maîtriser. Trois d’entre elles sont détaillées ci-dessous. Elles illustrent les principales qualités attendues de l’assistant de manager dans ce domaine.

2.1 Les compétences sollicitées Les activités RH déléguées à un assistant de manager requièrent les compétences suivantes : – collecter les informations ; – optimiser la circulation des informations ; – organiser et classer les dossiers et documents ; – mettre à jour les documents et registres réglementaires ; – assurer une veille juridique et sociale ; – conseiller et informer les salariés ; – mettre à jour la base de données du personnel.

2.2 Pratiquer une veille juridique

Enfin, les applications RH enregistrent de nombreuses informations à caractère personnel sur les salariés ou les candidats. Le Guide pour les employeurs et les salariés, téléchargeable sur le site de la CNIL (www.cnil.fr), informe sur les droits des salariés et les obligations de l’employeur.

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La veille juridique est essentielle pour assurer à chaque salarié le respect de ses droits et pour s’assurer que l’entreprise s’acquitte de ses obligations.

ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DES RH DU SERVICE

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Même si les premières sources de l’assistant sont souvent son manager, un référent du service des RH ou le portail RH, il doit mettre en place les outils nécessaires pour assurer la veille juridique auprès d’autres sources d’information. FINALITÉ 2 - LA VEILLE INFORMATIONNELLE Les sources du droit du travail sont les premières d’entre elles : le code du travail et les accords négociés dans ce cadre (convention collective de branche ou accords d’entreprise). Les modalités d’application de la réglementation sont facilitées par d’autres sources : – le ministère du travail : il propose des fiches pratiques sur le site www.travail-solidarite.gouv.fr/ ; – les organismes sociaux (URSSAF, ASSEDIC…) ou Directions Départementales du Travail, de l’Emploi et de la Formation Professionnelle (DDTEFP) dont la fonction d’information se développe sur leurs sites respectifs ; – les syndicats professionnels informent les entreprises de leur secteur d’activité : conventions collectives, règles spécifiques en matière de congés, de sécurité, etc. ; – des organismes spécialisés dans les étapes clés de la GRH ou des domaines plus pointus (ergonomie, gestion collective du stress au travail) proposent leurs conseils sous forme de manuels ou de CD, régulièrement mis à jour par abonnement (LAMY Social ou Francis Lefebvre Social), de flux RSS, de fonds documentaires disponibles sur leur site (accès souvent payant) ; – l’expert-comptable, dans les PME, une cellule de juristes dans les grandes entreprises, etc.

NOTIONS

1 2.3 Informer des salariés En dehors des obligations d’information des représentants du personnel, le code du travail prévoit une information des salariés selon deux modalités principales : • Un affichage, pour une information de tous les salariés : – convention collective, règlement intérieur, – coordonnées de l’inspecteur du travail, – dispositions légales concernant la lutte contre le harcèlement moral et sexuel, – ordre des départs en congés, etc. • Une information personnelle, par courrier ou sur le bulletin de paye ou un document joint : – nombre de jours de congés payés acquis et pris, – nombre d’heures supplémentaires réalisées dans l’année, – nombre d’heures de DIF acquises, etc. Les TIC facilitent la diffusion de l’information sociale, collective (onglet « social » sur l’intranet) ou individuelle (saisie d’un identifiant et d’un mot de passe pour accéder à son dossier personnel). La loi Informatique et Libertés prévoit que tout salarié concerné par une informatisation de données personnelles soit clairement informé des objectifs poursuivis, du caractère obligatoire ou facultatif de ses réponses, des destinataires des données et des modalités d’exercice de ses droits d’accès, de rectification et d’opposition.

2.4 Mettre à jour de la Base de Données des Ressources Humaines (BDRH) L’assistant de manager met à jour la base de données du seul personnel de son service, dans le cadre de procédures décentralisées de GARH et des activités déléguées par son manager. Selon le degré d’informatisation du SIRH et la nature des délégations, il réalise ces mises à jour directement dans la BDRH ou par l’intermédiaire de fichiers de travail, centralisés et contrôlés ensuite par le service des RH. Pour faciliter l’organisation de la gestion administrative du personnel de son service, l’assistant peut être amené à construire sa propre base de données et de documents.

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Dans tous les cas, l’assistant respecte les délais demandés. Il s’assure de l’intégrité et de l’exactitude des données saisies et il assure leur confidentialité.

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2.5 Les qualités attendues Les applications RH traitent de nombreuses informations personnelles et s’intègrent dans un contexte réglementaire, opérationnel et stratégique. Elles impliquent trois grandes catégories de qualités ou compétences spécifiques pour le délégataire : – des qualités relationnelles FINALITÉ 1 L’écoute active et l’empathie sont nécessaires pour entendre le désarroi (devant une procédure réglementaire complexe par exemple) ou l’injustice ressentie (lors d’une demande de congés refusée ou lors d’une demande de formation reportée) par certains collaborateurs et pour formuler en retour les explications ou conseils appropriés. Les techniques de négociation ou de résolution de conflits sont utiles pour prévenir ou lever des blocages relationnels à l’intérieur de l’équipe (lors de la répartition des congés par exemple). L’assistant, intermédiaire entre les interrogations légitimes d’un salarié et les contraintes réglementaires, maîtrise la qualité de son argumentation pour fournir des réponses justifiées. La veille juridique est d’une grande aide dans ce cas (arguments d’autorité). – une assurance de la sécurité et de la confidentialité des informations personnelles manipulées, en respect de la loi Informatique et Libertés et de l’obligation de confidentialité inhérente à la fonction d’assistant de manager. FINALITÉS 1 ET 2 – la prise en compte du contexte et des consignes : démarche rigoureuse, choix des outils adéquats, contrôle de la fiabilité des données, respect des échéances. Mots du lexique • e.grh • GARH • Portail RH • SIRH 1. Le cadre des activités RH déléguées à l’assistant de manager

Exercices Exercice 1

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L’agenda social

Dans une entreprise de services (375 salariés), vous êtes chargé des relevés mensuels de mouvements de personnel et des procédures concernant le bilan social et le service médical. Vous décidez de construire votre propre agenda social. 1. Rappelez l’intérêt d’un agenda social et le rôle d’une veille informationnelle dans ce domaine. 2. Repérez, dans les annexes 1 et 2, les acteurs internes et externes concernés par les activités RH citées. 3. Construisez votre agenda social des mois d’avril et mai (ANNEXE 2), en vous inspirant de l’exemple de l’annexe 1 : calendrier mensuel avec, sur la date concernée, un lien hypertexte vers la description de l’échéance correspondante.

ANNEXE 1 Agenda social Pour les entreprises de plus de 50 salariés, salaires de juillet 2008 payés avant le 01.08.2008. Septembre 2008

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5 août date limite

• URSSAF : paiement des cotisations de sécurité sociale, de la contribution solidarité autonomie, de la CSG, de la CRDS, du versement de transport et du FNAL • ASSEDIC : paiement des cotisations du chômage et de l’AGS

8 août date limite

DDTEFP : relevé mensuel des mouvements du personnel (DMMO)

15 août

Férié : Assomption

5 septembre date limite

• URSSAF : paiement des cotisations de sécurité sociale, de la contribution solidarité autonomie, de la CSG, de la CRDS, du versement de transport et du FNAL • ASSEDIC : paiement des cotisations du chômage et de l’AGS

8 septembre date limite

DDTEFP : relevé mensuel des mouvements du personnel

9 septembre date limite

Communication au comité d’entreprise des documents d’information sur les bilans des plans de formation 2007 et 2008 et sur le projet de plan de formation pour 2009 (note 3)

30 septembre date limite

Première réunion du comité d’entreprise (ou des délégués du personnel) sur l’exécution du plan de formation de l’année 2008 et sur le projet de plan pour l’année 2099 (note 3).

Note 3 : Un décret du 18 juillet 2008 a avancé la date de la première des deux réunions annuelles du comité d’entreprise sur le plan de formation : celle-ci doit se tenir avant le 1er octobre (au lieu du 14 novembre). En conséquence, la communication au Comité d’Entreprise (CE) des documents d’information nécessaires à la tenue

de cette réunion doit se faire au plus tard le 9 septembre (au lieu du 24 octobre). Les dates concernant la deuxième réunion annuelle n’ont pas été modifiées. D’après www.editions-legislatives.fr

ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DES RH DU SERVICE

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Août 2008

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ANNEXE 2 Obligations semestrielles - Premier semestre 2008 Bilan social – Avant le 15 avril, communication au CE et aux délégués syndicaux du projet de bilan social. – Avant le 30 avril, réunion du comité d’entreprise ou d’établissement sur le projet de bilan. – Avant le 15 mai, communication à l’inspecteur du travail du ou des bilans, du PV de la réunion donnant l’avis du CE. […] Accord de participation Présentation au comité du rapport de l’employeur sur la participation de l’exercice écoulé (dans les 6 mois suivant la clôture de chaque exercice). Service médical – Avant le 30 avril, présentation au comité du rapport sur le fonctionnement et sur l’activité du service de médecine du travail de l’entreprise.

– Avant le 31 mai, communication de ces rapports à l’inspecteur du travail et aux médecins-inspecteurs régionaux. […] OBLIGATIONS À DATE VARIABLE - Année 2008 Information annuelle aux membres du comité d’entreprise, aux délégués syndicaux (ou aux salariés, à défaut des délégués du personnel) des modifications apportées aux conventions et accords collectifs applicables dans l’entreprise.[…] Consultations annuelles du CE sur : – le programme de prévention des risques professionnels et d’amélioration des conditions de travail (après consultation du CHSCT). – le rapport d’activité du médecin du travail et sur le service médical du travail. D’après www.editions-legislatives.fr

Exercice 2 Le processus de départ d’un salarié Le départ d’un salarié donne lieu à des formalités administratives différentes selon le motif du départ : arrivée à terme d’un CDD, démission, licenciement, départ à la retraite. Mais, dans tous les cas, l’employeur doit respecter des obligations légales. 1. Repérez les acteurs et les flux d’informations générés par le départ d’un salarié. 2. Présentez une liste de contrôle des tâches administratives relatives au départ d’un salarié.

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ANNEXE

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Les documents remis aux salariés lors de son départ

À la rupture du contrat de travail, quelle qu’en soit l’origine (licenciement, démission…), l’employeur remet obligatoirement au salarié : – un certificat de travail qui atteste de l’emploi occupé par le salarié dans l’entreprise ; – une attestation pour l’ASSEDIC indispensable pour faire valoir éventuellement les droits à l’allocation chômage. À savoir Il est fréquent (mais non obligatoire) que l’employeur établisse, à l’occasion de la rupture du contrat de travail, un solde de tout compte, dont le salarié lui donne reçu. Ce document fait l’inventaire des sommes versées au salarié lors de la rupture du contrat de travail. […] Ce document doit être établi en double exemplaire dont un est remis au salarié […] Quand délivrer le certificat de travail ? L’employeur est tenu de délivrer le certificat de travail à l’expiration de tout contrat de travail, à la fin du préavis, qu’il soit exécuté ou non. Il est tenu à la disposition du salarié dans l’entreprise. Quelles mentions doivent figurer dans le certificat de travail ? Il mentionne obligatoirement : – la date d’entrée du salarié dans l’entreprise 1. Le cadre des activités RH déléguées à l’assistant de manager

quels qu’aient pu être les changements d’employeur ou de forme juridique de cette entreprise ; – la date de sortie (celle de fin du préavis, effectué ou non) ; – la nature des emplois successivement occupés avec les périodes correspondantes. Toute autre mention est facultative et nécessite l’accord des deux parties. Sont interdites les indications susceptibles de porter préjudice au salarié ou d’être simplement tendancieuses. Et l’attestation pour l’ASSEDIC ? Lors de la résiliation, de l’expiration ou de la rupture du contrat de travail, l’employeur doit délivrer au salarié l’attestation nécessaire pour faire valoir ses droits au chômage. Ce document est remis en même temps que le certificat de travail et le dernier bulletin de salaire. Et ceci, quelles que soient la nature, la durée, la forme du contrat et les modalités de sa cessation. L’employeur doit adresser directement à l’ASSEDIC un exemplaire de l’attestation, en sus de l’exemplaire qu’il remet à son salarié, et ce pour toute rupture ou fin de contrat de travail. MAJ le 14 août 2008, www.travail.gouv.fr