INFORME DE GESTIÓN JUNTA DE CONDOMINIO PERIODO 2015-2016 Naguanagua, 25 de Febrero de 2016
Señores: JUNTA DE CONDOMINIO DEL CONJUNTO RESIDENCIAL VILLAS DEL NORTE I Los ciudadanos Carlos Ribeiro (Presidente), Félix Lugo (Secretario), Hilmar Hernández (Tesorera), Tamara de Torres (Suplente), Roger Unda (Suplente) y Nubia Echeverría (Suplente) en su carácter de integrantes de la Junta de Condominio (2013-2014) saliente de este conjunto residencial hacemos entrega formal de nuestra gestión.
INTRODUCCIÓN El presente informe constituye el resumen de la gestión realizada por la Junta de Condominio del Conjunto Residencial Villas del Norte I, durante su periodo de mandato, relativa al cumplimiento de sus responsabilidades y las circunstancias en las cuales transcurrió la labor Ad-honoren que nos fue encomendada en la oportunidad de celebrarse la respectiva Asamblea de Propietarios en fecha 23/01/15. El mismo se origina en el deber legal de rendición de cuentas, contenido en la Ley de Propiedad Horizontal y en el Documento de condominio, ambos vigentes; constituyendo el registro de los principales asuntos y acciones realizadas durante nuestra gestión, inicialmente difícil por las inusuales circunstancias que rodearon el recibo de mandato emanado de la Asamblea, pero que hoy, entregamos a quienes nos sucedan, con la convicción de, entre aciertos y errores, haber solucionado (dentro de las posibilidades que permitía la escasez de recursos financieros derivado de morosidades, producto del incumplimiento de las obligaciones de pago de algunos propietarios) algunos de los problemas e irregularidades que nos aquejaban y, sobre todo, acatar plena y oportunamente la decisión de la Asamblea General Ordinaria de Copropietarios, que designa una nueva Junta de Condominio para regir el período 2016-2017.
MEMORIA Y CUENTA DE LA GESTIÓN 1
a) MARCO JURIDICO: Es bueno aclarar, de entrada, que en los condominios, la función de administración corresponde al administrador o administradora, sea este(a) persona natural o jurídica; mientras que a la Junta de condominio corresponde la función de vigilancia y control. Las atribuciones de la Junta de Condominio están delimitadas por lo establecido en la parte infine del Artículo 18 de la Ley de Propiedad Horizontal. b) ELECCIÓN: En asamblea efectuada el 23 de enero del 2014, se realizó la elección de la Junta de condominio para el período 2015-2016, resultando electos los siguientes copropietarios Principales: Carlos Ribeiro, Félix Lugo e Hilmar Hernández. Suplentes: Roger Unda, Nubia Echeverría y Tamara de Torres. c) DISTRIBUCIÓN DE RESPONSABILIDADES: En asamblea efectuada el 23 de enero del 2015, luego de efectuar la elección se procedió a distribuir los cargos, designando como Presidente: Carlos Ribeiro, Secretario: Félix Lugo y Tesorera: Hilmar Hernández, quedando el resto de los integrantes como suplentes. 1.
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ADMINISTRACIÓN DE LA JUNTA Se reconstruyeron, mediante procedimientos de conciliación y verificación de soportes las cuentas de copropietarios que presentaban problemas de morosidad (convenimientos de pagos: 2 en total). Para la presente fecha 25/02/16 solamente hay un convenimiento de pago en proceso. El otro saldo toda la deuda pendiente y el otro fue suspendido por incumplimiento continuo del mismo. Se levantó inventario de bienes equipos Residencial y herramientas propiedad del Conjunto. Contabilidad del periodo (2015-2016) incluye: estados de cuenta, cheques emitidos, libros de bancos, relación de ingresos, gastos generados y conciliaciones bancarias). Cheques usados desde el 55035884 hasta el 22035950 (67 en total). Cheques sin uso desde el 18036102 hasta el 96036125 (24 en total). Una tarjeta B.O.D. Internet. (ANULADA POR EL BANCO) Una porta chequera.
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9. Ocho (8) talonarios de recibo de cobro nuevo desde el 006101 hasta el 006500. 10. Un (1) talonario de recibo de cobro. 11. Para la presente fecha 25/02/16, existe en la cuenta bancaria del conjunto residencial Nº 0116-0026-300007026073 a. Saldo de 92735,93 b. Saldo disponible 92735,93 12. Entrega de los libros de Actas de Asamblea. 13. Formatos de cartas de residencia y solvencias. 14. Formularios de quejas, reclamos y sugerencias. 15. Listado de propietarios y números telefónicos actualizados. 16. Dos llaves de la puerta de la oficina del condominio. 17. Correspondencias enviadas. 18. Correspondencias recibidas. 19. Funcionamiento de la Casa de la Alegría (Alcaldía) los días martes de 2:00 p.m. a 3:30 p.m. en las oficinas del condominio. 20. Gestiones realizadas ante la Alcaldía y organismos de servicios públicos. 21. Normas internas del condominio. 22. Normas de vigilancia y acceso al conjunto. 23. Reglamento Electoral. 24. Presupuesto y Contrato de Vigilancia (Sistema de Protección Digital J.G. C.A. (Actual empresa de vigilancia). 25. Silla de vigilancia comprada al propietario de la casa B12. 26. Filtro de agua en vigilancia comprado con la reserva de fondo. 27. Ventilador de techo donado por la casa C19. 28. 7 sillas blancas donadas por propietarios. 29. 1 silla azul grande donada por propietaria. 30. Estante de madera tipo biblioteca 31. Ocho (8) Sillas de color azul compradas con la reserva de fondo a la Sra. Denisse Isem de Macías casa D16. 32. Tres (3) mesas plásticas redondas compradas con el fondo de reserva. 33. Uno (1) teléfono en vigilancia 0241-2065047 comprado por la empresa de vigilancia y propiedad del conjunto residencial. La renta básica mensual es compromiso de la empresa. 34. Dos (2) bulbos para las lámparas exteriores. 35. Materiales de oficina. 36. Materiales de mantenimiento. 3
37. Un (1) toldo donado por la compañía de vigilancia. 38. Constancia de la existencia de un fondo de Caja Chica, para gastos menores, creado por la junta saliente por instrucciones Asamblea de Propietarios, que funciona por un monto mensual de 2500,00 Bf. 39. Deuda de los pagos básicos hasta el 25/02/2016 a. Vigilancia (Febrero) b. Agua (Solvente) c. Aseo urbano (Enero) d. Energía eléctrica de las áreas comunes (Febrero) e. Limpieza del cuarto de basura (Febrero) LOGROS DE LA JUNTA Y LAS COORDINACIONES 1. Mantenimiento de todas las alcantarillas (autogestión). 2. Limpieza y mantenimiento de la entrada del conjunto residencial (autogestión). 3. Incorporación de nuevas comisiones de trabajo (seguridad, legal y finanzas, infantil y juvenil). 4. Envió a los propietarios vía correo electrónico los siguientes documentos legales: Ordenanza de convivencia ciudadana del municipio Naguanagua, Ordenanza sobre servicio de aseo urbano del municipio Naguanagua, ley de protección de fauna domestica libre y en cautiverio, entre otras. 5. Envió a los propietarios vía correo electrónico de la agenda discutida y acuerdos de las asambleas de propietarios. 6. Elaboración de los expedientes por casa de propietario (carpetas) 7. Tramitación de constancias de residencias y solvencias: a. Personalmente por la oficina los días miércoles en horario de oficina. b. Vía correo electrónico
[email protected] se solicitan de lunes a viernes para ser entregadas los días miércoles. 8. Revisión de los formularios de quejas, reclamos y sugerencias. 9. Las quejas, reclamos o sugerencias se tramitan por escrito en original y copia los días de oficina (martes y miércoles) para poder ser estudiadas por la junta y luego proceder a llamar las partes afectadas. (SIN OFICIO NO PROCEDE.) 10. Limpieza de los techos de oficina y vigilancia (autogestión). 11. Revisión de todos los tanques aéreos del conjunto residencial (autogestión). 4
12. Revisión de las luces externas (autogestión). 13. Reparación de la puerta peatonal (autogestión). 14. Normas para el uso de las áreas comunes. 15. Revisión y actualización de los convenios de pagos existentes. 16. Entrega de oficios a los diferentes dueños de los locales comerciales por 17. Limpieza de las áreas comunes (autogestión). 18. Transcripción de las asambleas del condominio en el Libro de Actas, realizadas durante el año 2015 (23/01; 23/03 y 23/06). 19. Elaboración del documento de la nueva junta de condominio 2015-2016, e introducción en la Notaría Quinta de Valencia para la firma y demás trámites legales (exonerando honorarios profesionales de la abogada Miriam González). 20. Recepción de los formularios: Solicitud de autorización de entrada y de quejas/reclamos/sugerencias. 21. Citación y reunión con los vecinos de las casas involucradas por quejas, reclamos o sugerencias. 22. Reunión con vecinos insolventes para sensibilizar en cuanto a la necesidad de pagar puntualmente las cuotas de condominio. 23. Durante el año de coordinación de legal y finanzas, las quejas que más se manifestaban son: excrementos, orines y ruido de las mascotas (perros); los juegos de los niños y adolescentes en las áreas comunes y en los porches de los vecinos. 24. Se asistió a ASOGUAU, a los fines de solicitar información de la Fundación, quienes ofrecieron una charla de tenencia responsable de mascotas. 25. En relación al problema de las mascotas, se siguió todo el procedimiento legal (colocación de avisos en las paredes de las áreas comunes indicando la sanción. Citación de los vecinos propietarios de mascotas. Reuniones individuales en diversas oportunidades. Reunión por módulo el jueves 16 de abril de 2015, a las 7:30 de la noche, con los vecinos que tienen mascotas (perros y gatos). Asistieron a la reunión: Miriam González (D-5) Coordinadora de la Comisión Legal y Finanzas; Elsa Guardia (D-7) Coordinadora de Asuntos vecinales y Salud. Propietarios de mascotas: Carola Tenz (A-7), María Nelly González y Carlos Ribeiro (A-12), Reny Marín (A-13), Lilian González (A-14), Felix Lugo (A-20), Beatriz García (B-4), Miguel García (B-5), Nuris Urdaneta y Renny Andrade (C.2), Evelyn Rojas (C-6), Gildre Medina (C-15), Ana Molina (C-20), Anyelith Odreman (D10), Carmen Moreno (D-17) y Yanelis Machado (D-20). 5
No asistieron los propietarios de mascotas de las casas B-3, B-7, B-9, B-10, B-17, C-9, C-10, C-12, C-17, C-18, D2, D-4, D-12 y D-21. Nota: B-3 y D-4 justificaron su ausencia. Para esa fecha se actualizo el censo de mascotas y se determinó que en la urbanización hay 41 perros y 7 gatos, distribuidos en 28 casas. Elaboración de cartas indicando la sanción, a los vecinos que no asistieron y no eran responsables de sus mascotas. 26. En relación a las finanzas se apoyó a la junta de condominio acompañando durante varios miércoles en la gestión de cobranza, elaboración de depósitos, entregas de recibos, recordatorios de deudas por mensajes de texto a los celulares o papeles indicando montos detallados. Se aplicó interés de mora a los vecinos que tenían dos (2) o más cuotas vencidas; lo cual fue favorable, ya que bajo el índice de morosidad. Se exoneró de aplicar interés de mora a los vecinos que se atrasaron por enfermedad (Previo acuerdo de reunión de la junta directiva con la comisión legal y finanzas). 27. Se donó dos libros de actas. Uno para levantar las actas por convenios de pago y reuniones con los vecinos citados o convocados por quejas, reclamos o sugerencias. Otro para anotar todo lo relacionado a los pagos recibidos (efectivo, transferencias, cheques y depósitos). 28. Se gestionó y coordinó la donación de matas de Isora para sustituir las palmas ubicadas en el jardín del área común entre los módulos B y C. Se recibieron 25 matas (casas: A7, 12, 13, 14, 19 y 20. B2, 3, 6, 13, 14 y 16. C7, 19 y 20. D4, 5, 7, 14, 15 y 19). La vecina C-20 donó cuatro (4) Isoras y la D-5 dos (2). 29. Se solicitó a los vecinos la donación de alimentos para las bolsas de navidad que todos los años se entrega a los tres (3) vigilantes y al señor que hace el mantenimiento de las áreas verdes. Se recibieron 84 productos de 31 casas. 30. Planificación de Jornadas de Fumigación conjuntamente con la Alcaldía de Naguanagua (Total 08) 31. Jornada de fumigación con INSALUD (Total 01). 32. Reuniones con la Compañía de Vigilancia y seguridad. 33. Donación de un timbre eléctrico por parte del propietario Carlos Ribeiro Casa A12. 34. Instalación del timbre eléctrico por parte de miembros de la junta (autogestión). Por la Junta directiva: Msc. Carlos Ribeiro (Presidente) 6
Sr. Félix Lugo (Secretario) Licda. Hilmar Hernández (Tesorera) Sra. Tamara de Torres (Suplente) Sr. Roger Unda (Suplente) Lcda. Nubia Echeverría (Suplente)
Nota importante Toda la información contenida en el presente documento, dispone de sus respectivos y correspondientes soportes físicos o electrónicos.
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