Gestión Financiera de Los Inventarios en Las Empresas Del

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UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA ESCUELA DE CONTADURIA PÚBLICA FACULTAD DE CIENCIAS POLÍTICAS, ADMINISTRATIVAS Y SOCIALES

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GESTIÓN FINANCIERA DE LOS INVENTARIOS EN LAS EMPRESAS DEL SECTOR FARMACEUTICO

Trabajo de grado para optar al Título de licenciada en Contaduría Publica

Autora: Br. Ángela Teague C.I.: 18.005.924

Tutor: Lic. Dairon Valbuena Msc.

Maracaibo, Diciembre de 2010

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GESTIÓN FINANCIERA DE LOS INVENTARIOS EN LAS EMPRESAS DEL SECTOR FARMACEUTICO

Trabajo de grado para optar al Título de licenciado Contaduría Publica ________________________________ Ángela Teague C.I.: 18.005.924

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DEDICATORIA

Dedico este trabajo especial de grado primeramente a Dios por ser mi guía, y por darme las fuerzas necesarias para culminar mi carrera.

OS D A V y por apoyarme en cada A mi mama, por ser madre y padre a la vez, R E EmiSfamilia. R S momento de mi vida e igualmente a toda HO C E DER A mi novio, por su ayuda, apoyo y comprensión durante toda mi carrera…

Ángela Teague

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AGRADECIMIENTO

A Dios, por enseñarme el camino para alcanzar mis metas.

A mi familia, madre, hermana tíos etc. quienes siempre me han

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acompañado en el transcurso de mi vida.

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A mi novio por su amor, comprensión y por su poyo incondicional.

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Al profesor Dairon Valbuena por su paciencia y por sus conocimientos aportados en este trabajo de investigación.

A la Universidad Rafael Urdaneta

por darme la formación académica

necesaria para desarrollarme como Contador Publico.

Ángela Teague

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ÍNDICE GENERAL Pág. TÍTULO …………………………………………………………………………….

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DEDICATORIA…………………………………………………………………….

III

AGRADECIMIENTO………………………………………………………………

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INDICE GENERAL ………………………………………………………………..

V

OS D ÍNDICE DE TABLAS……………………………………………………………… A V R E RESUMEN………………………………………………………………………… ES R S HO C E ER CAPÍTULOD I: FUNDAMENTACIÓN

INDICE DE CUADROS …………………..………………………………………

VIII IX X

Planteamiento y Formulación del Problema………………………………

1

Objetivos de la Investigación ………………………...………………………

5

Objetivo General …………………………………………………………..

5

Objetivos Específicos …………………..………………………………...

6

Justificación de la Investigación ………………..…………………………...

6

Delimitación de la Investigación …………..………………………………...

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CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO

Antecedentes de la Investigación ……….……………………………….…...

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Bases Teóricas de la Investigación……….……………………………….....

16

Inventario ………………………………………………………………………..

17

Gestión Financiera de Inventarios…………………………………………….

19

Métodos de valuación de inventarios…………………………………………

20

Método PEPS………………………………………………………………. Promedio ponderado……………………………………………………… Método UEPS ……………………………………………………………… Sistema de registro de inventarios…………………………………………… Inventario periódico………………………………………………………… Inventario permanente o perpetuo……………………………………….. Control interno de inventarios…………………………………………….

21 22 23 24 26 27 28

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Conteo físico del Inventario……………………………………………….. Almacenamiento……………………………………………………………. Compra en cantidades…………………………………………………….. Registros de inventarios…………………………………………………… Punto de reorden ………………………………………………………….. Niveles de inventarios…………………………………………………….. Existencia de seguridad y reserva……………………………………….. Costo de Mantenimiento………………………………………………….. Máximos y mínimos ………………………………………………………. Costos de faltantes………………………………………………………… Costos de sobrantes………………………………………………………. Indicadores financieros ……………………………………………………….. Rotación de inventarios……………………………………………………. Vejes de inventarios……………………………………………………….. RUBII……………………………………………………………………….. Ventas sobre el valor de inventarios……………………………………. Definición de Términos Básicos……………………………………………… Sistema de Variable…………………………………………………………….

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29 31 32 32 34 35 37 38 39 40 41 41 42 43 45 46 46 47

CAPÍTULO III: MARCO METODOLÓGICO Tipo y Nivel de Investigación ………………………………………….…..

49

Diseño de la Investigación ………...………………………………………

50

Población ………………………….…………………………………...

53

Técnicas de Recolección de Datos …………………………………………

54

Descripción del Instrumento ………………………….……………...

55

Propiedades Psicométricas …………………………………….…….

55

Procedimiento ………………….………………………………………...

56

Plan de Análisis de Datos………………..………………………………….

57

CAPÍTULO IV. RESULTADOS Análisis y Discusión de Resultados...................................................

59

CONCLUSI ONES ...........................................................................

80

RECOMENDACIONES.......................................................................

84

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS……………………………………….

87

ANEXOS VI

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ÍNDICE DE CUADROS

Pág. Cuadro No. 1 Mapa de Variables ……………………………………………………… Cuadro No. 2 Distribución de la población objeto de estudio ………………………

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ÍNDICE DE TABLAS Nº

pp.

1. Tabla general de la dimensión Métodos de valuación de inventarios…….. 60

2 . Tabla general de la dimensión Sistema de registro de inventarios………..62

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3. Tabla general de la dimensión Control interno de inventarios…………….. 63

SE E R S O 4. Tabla general del indicador Rotación de Inventarios…………………………71 H C E R E D 5. Tabla general del indicador Ventas sobre el valor de los inventarios………72

6. Tabla general del indicador RUBII: Rentabilidad de la utilidad bruta sobre la inversión en inventarios…………………………………………………..73

7. Tabla general del indicador Vejez de inventarios…………………………….74

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UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES POLITICAS Y ADMINISTRATIVAS ESCUELA DE CONTADURIA PÚBLICA RESUMEN

GESTIÓN FINANCIERA DE LOS INVENTARIOS EN LAS EMPRESAS DEL SECTOR FARMACEUTICO

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OS Ángela Teague D Autora: A RVTutor: MSc. Dairon Valbuena Año: Diciembre 2010

El propósito del estudio fue analizar la gestión financiera de inventarios en las empresas del sector farmacéutico del Municipio San Francisco, Parroquia Domitila Flores, analizando los Estados Financieros para los periodos 2007- 2009. Se toma como bases teóricas para la gestión de inventario a los siguientes autores: Kieso y Weigandt (2005), Cantú (1999), entre otros. La investigación fue descriptiva, documental de campo, con un diseño no experimental, transversal. La población conformada por 9 unidades con tres (3) contadores, tres (3), administradores y tres (3) gerentes, dando lugar a una población censal. El instrumento fue un cuestionario instrumento versionado con 49 ítems y 4 alternativas de respuesta: siempre (4), casi siempre (3), casi nunca (2), nunca (1) validada por cinco expertos y confiabilizada mediante la formula Alfa Cronbach con resultado de 0,7585; para la variable Gestión Financiera de Inventarios. Partiendo de los resultados de la investigación se concluye que en las farmacias se registran el inventario de mercancías periódicamente, mediante el Conteo físico, a través de normas y/o procedimientos, donde se utilizan órdenes de requisición (internas) para indicar al departamento de compras hacer nuevos pedidos y los indicadores financieros para los periodos 2007- 2009, determinó que se generó una tendencia hacia la alza y se formularon estrategias de inventarios en las farmacias de la Parroquia Domitila Flores; que permiten mejorar y optimizar el manejo y desarrollo de la actividad contable, representando una herramienta vital adecuándose a las necesidades de sus usuarios.

Palabras Clave: Gestión Financiera, Inventarios, Empresas, Sector Farmacéutico [email protected]

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CAPÍTULO I

FUNDAMENTACIÓN

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Planteamiento y Formulación del Problema

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En el transcurso de los años, se ha venido observando el crecimiento de los

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esquemas de integración en el mundo y han sido asumidos como instrumentos de

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inserción de los países del nuevo orden económico mundial, tal es el caso de Walmart, Cargill, Levi Strauss, Coca Cola, entre otras, las cuales pertenecen al tipo de empresas transnacionales que desarrollan actividades en territorio fuera de su lugar de origen, manteniendo sus estándares de calidad y eficiencia.

Por esta razón las organizaciones exigen calidad de los servicios y bienes vendidos;

convirtiéndose

así

en

las

características

primordiales

de

las

organizaciones que pretenden mantenerse o establecerse en un sector determinado, por lo que se llevan a cabo las evaluaciones constantemente para poder determinar fortalezas y debilidades a través de las cuales se puedan introducir cambios que eleven la competitividad, todo ello mediante los inventarios.

En tal sentido, Kieso y Weigandt (2005), refieren que “los inventarios están configurados por partidas de activos destinadas a la venta en el curso normal de los negocios o de bienes que se consumirán en la producción de artículos que van 1

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a ser vendidos”(p.125); es decir, son la parte principal de toda empresa, así sea para ser vendidos o utilizados para la realización de un producto en especifico.

Bajo esta perspectiva, no se quiere decir que los demás activos no sean susceptible a pérdidas o descontroles, pero generalmente se enfatiza en controlar lo inherente al efectivo, relegándose a

un

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segundo plano el resguardo del

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elemento principal para la venta que es lo único que permite el cumplimiento del

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objetivo de la organización y por ende el logro de vialidad en la misma.

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En tal sentido, organizaciones transnacionales como Walmart, Cargill, Levi Strauss, Coca Cola, cualquiera sea su tamaño, se enfrentan a diversos riesgos de origen externos e internos que tienen que ser evaluados con una condición previa a la evaluación del riesgo y la identificación de los objetivos de los distintos niveles vinculados entre sí. De esta manera, Cantú (1999), se refiere a que: Es preciso mencionar los sistemas de registros de inventarios cuyo objetivo es proporcionar información para la gerencia que le permita examinar los resultados obtenidos y evaluar la potenciabilidad futura, tales como: sistemas perpetuos y sistemas periódicos, entendiéndose por el primero aquel que mantiene un saldo actualizado en cualquier momento determinado, a diferencia del segundo donde no existe un saldo actualizado de las mercancías (p.144). Con todo lo anteriormente expuesto, el inventario de mercancía de las empresas de compra y venta de un servicio es importante porque en él se refleja o se encuentra gran parte del capital invertido y por ello es recomendable, que existan políticas que regularicen y protejan la existencia permitiendo mantener un sistema que establezca un buen control de ello. En muchas industrias farmacéuticas Chilenas según Vera (2008), es enfocada la gestión de inventario,

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para la determinación de la cantidad de inventario que deberá mantenerse, la fecha en que deberán colocarse los pedidos y las cantidades de unidades a ordenar. Según el tipo de industria, si la finalidad del inventario fuera solo minimizar las ventas satisfaciendo instantáneamente la demanda, la empresa almacenaría

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cantidades excesivamente grandes del producto y así no incluiría en los costos

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asociados con una alta satisfacción ni la perdida de un cliente entre otros. Por otra

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parte, en algunas industrias Mexicanas del ramo farmacéutico, los insumos

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necesarios para el proceso de producción, representan generalmente un problema en las organizaciones productoras de bienes o servicios, dado que se manifiesta en una inversión en capital de trabajo que debe satisfacer un nivel de servicio determinado por la mismas, de manera tal de disponer siempre, un adecuado inventario que minimice los costos totales inherentes a la posesión y compra, a su vez que logre satisfacer las necesidades de los planes de ventas y las sugerencias de los clientes. (Homes y Palmar (2009)

Tales problemas podrían ser derivados de una débil gestión financiera, donde no se mantiene bajo control el tiempo de reposición de mercancías, los costos de acarreo de inventario, gestión de activos, previsión de inventario, valuación del inventario, lo que podría acarrear perdidas a la empresa. De esta forma, según Kotler (2004), la gestión financiera de inventarios se relaciona con la planificación y el control de inventarios, la cual busca responder dos preguntas básicas: cuándo hacer los pedidos; relacionada con el concepto de momento de pedidos. Cuánto

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ordenar, la cual es la cantidad que se pide es determinada por la cantidad económica a ordenar.

En el caso de Venezuela, las grandes empresas actualmente se rigen por las Declaraciones de Principios de Contabilidad (DPC) y Normas de Auditoria para

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la emisión de estados financieros e igualmente se están aplicando las VEN-NIIF

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Normas Internacionales de Información Financiera, emitidas por el Consejo

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Normas Internacionales de Contabilidad (IASB siglas en ingles).

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Las NIIF Normas Internacionales de Información Financiera incluyen la NIC 2 Normas Internacionales de Contabilidad para el tratamiento contable de las existencia de inventarios y costos de ventas, por su parte es importante señalar que la entrada en vigencia para la aplicación de las NIIF en las pequeñas y medianas empresas PYMES será a partir del 31/12/2011, en particular la sección nº 2 para el tratamiento de los inventarios.

En efecto, la eficiente utilización del capital invertido en inventario requiere de controles que sirvan como herramienta, que proporcionen información precisa para la evaluación de los mismos; así como para obtener datos respecto a la cantidad de existencia y los reportes de existencia de mercancía, que son de interés para los ejecutivos, al igual que para los gerentes de compras.

En vista que, los inventarios absorben una importante porción del capital de trabajo de las organizaciones la alta gerencia debe considerar métodos de valuación de inventarios, control interno, así como los indicadores financieros de

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las empresas que le permitan generar efectivo en operaciones, suficiente para cubrir sus necesidades de inversión y financiamiento, así como pagar sus deudas, reinvertir en activo fijo y pagar dividendos. De esta manera, las empresas farmacéuticas deben llevar a cabo una gestión financiera de inventarios, con lo cual se estaría estableciendo así un precedente para el campo de los

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procedimientos contables.

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H C E específicamente DER en la

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En este orden de ideas, en las empresas del sector farmacéutico del estado Zulia,

Parroquia Domitila Flores del Municipio San

Francisco, dedicada al comercio (compra y venta de un servicio) muestran preocupación al plantear algunas inquietudes relacionadas con actividades tales como la

adquisición de productos,

despachos de productos no solicitados,

duplicación en la entrega, control de la mercancía, rotación de inventarios entre otros.

En consecuencia, el personal contable que labora en esas empresas amerita un cambio de directrices sobre cómo gestionar el proceso de inventarios. En atención a los planteamientos anteriormente expuestos, se hace necesario formular la siguiente interrogante: ¿Cómo es la gestión financiera de los inventarios en las empresas del sector farmacéutico?. Objetivos de la Investigación Objetivo General Analizar la gestión

financiera de inventarios en las empresas del sector

farmacéutico del Municipio San Francisco, Parroquia Domitila Flores

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Objetivos Específicos

Identificar los métodos de valuación de inventarios en empresas del Sector Farmacéutico del Municipio San Francisco, Parroquia Domitila Flores

Identificar el sistema de registro de inventarios en las empresas del sector

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farmacéutico del Municipio San Francisco, Parroquia Domitila Flores

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H C E farmacéutico del Municipio San Francisco, Parroquia Domitila Flores DER

Caracterizar el control interno de inventarios en las empresas del sector

Analizar los indicadores financieros relativos a los

inventarios en las

empresas del sector farmacéutico para los periodos 2007- 2009

Formular estrategias financieras para la Gestión de Inventarios en las empresas del sector farmacéutico del Municipio San Francisco, Parroquia Domitila Flores Justificación de la Investigación

La importancia que representa para las empresas del Sector Farmacéutico, esta investigación es evidente ya que su finalidad es brindarle satisfacción a sus clientes con productos de calidad y para lograrlo debe garantizar el cumplimiento de un proceso de comercialización optimizándolo; además de controlar las funciones del proceso de compras, debido a que este es pieza fundamental en el buen desarrollo de los objetivos trazados por toda organización.

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De presentar

debilidades

las organizaciones en el cumplimiento de sus

procesos estaría afectando en forma directa a sus clientes, traduciéndose en inconvenientes para la empresa en general, por lo cual es importante realizar un análisis que permita identificar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas del proceso de compras de productos.

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Los resultados de esta investigación están orientados a facilitar la toma de

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H C E R tal, que su aplicación brinde beneficios en la aceptación y contables de E Dforma

decisiones permitiendo la simplificación de los procesos administrativos y

confiabilidad de la información suministrada, en mejor aprovechamiento del tiempo, de los recursos humanos, financieros y tecnológicos siendo estos factores requeridos para impulsar el proceso de expansión de la empresa, y con la finalidad de alcanzar los objetivos y metas organizacionales cumpliendo con su razón social, logrando la organización altos niveles de comercialización y eficiencia en el cumplimiento de sus actividades.

Con este análisis, se pretende mejorar el proceso de compras de los productos farmacéuticos, ajustándolo a las necesidades de las gerencias atendidas por esta área.

Es necesario destacar que este estudio trasciende más allá del sector

farmacéutico, debido a que las conclusiones emanadas del presente proyecto de investigación son de interés, no sólo para la empresa en cuestión, sino para investigadores y analistas a quienes compete dicho tema para su provecho académico y profesional, en virtud de que se proporcionan datos científicos sobre los cuales se puede apoyar la realización de otros estudios relacionados con el

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área, para mejorar la eficiencia de las operaciones y obtener mayores márgenes de rentabilidad.

Desde el punto de vista metodológico, la investigación es importante, porque genera instrumentos de medición confiables y válidos, los cuales permiten que en

OS la base de D comportamientos en el tiempo. Además, contribuye a incrementar A V R E ESdentro del sector farmacéutico. datos relacionados con la variable deR análisis S HO C E DER Delimitación de la Investigación el

futuro

se

pueda

medir,

nuevamente,

las

variables;

y

evaluar

sus

La presente investigación se desarrolla en las farmacias Nueva Cactus, los Medanos y Dr. Galue, específicamente en los departamentos de compras, contabilidad y administración. Todas empresas del sector Farmacéutico ubicadas en la Parroquia Domitila Flores del Municipio San Francisco del estado Zulia, en el periodo comprendido entre Mayo y Diciembre de 2010, analizando los Estados Financieros para los periodos 2007- 2009. Se toma como bases teóricas para la gestión de inventario a los siguientes autores: Kieso y Weigandt (2005), Cantú (1999), entre otros.

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CAPÍTULO II

MARCO TEÓRICO

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Antecedentes de la investigación

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Con el objeto de fundamentar el estudio se recurre a la revisión de teorías,

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estudios e investigaciones, las cuales guardan relación con el tema a investigar se

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determina que encontrando varios trabajos relacionados. En primer lugar, el trabajo de investigación presentado por Bravo y Hernández (2009), titulado “Control de Inventario de Alimentos Perecederos en la Cadena de Supermercados Supermart C.A”. El propósito de esta investigación fue el analizar el control de inventario de alimentos perecederos en la cadena de Supermercados Supermart C.A

La Investigación fue de

tipo descriptiva, y de acuerdo a su propósito

proyectiva. Asimismo el diseño de esta investigación fue no experimental, transaccional descriptivo, ya que el análisis del control de inventario fue realizado una sola vez para concluir la evaluación, determinando si dicho control estaba ajustado a las necesidades de la empresa.

La población estuvo conformada por tres (3) personas quienes forman la totalidad de la población, la evaluación se realizó mediante una entrevista no 9

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estructurada, guiadas por pautas agrupadas por categoría designadas a cada indicador asociado a la variable objeto de estudio, luego de analizar los resultados arrojados con la aplicación del instrumento.

Se pudo concluir que, se están cumpliendo las políticas implementadas en la

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organización y que están dirigidos a buscar la eficiencia en sus operaciones, con

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respecto al método aplicado para evaluar los inventarios de alimentos perecederos

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H C E relación a la solicitud DER de compras se evidenció las debilidades que existen en este

se concluyó que están utilizando el más adecuado que es el método PEPS. En

proceso ya que la emisión de las ordenes de compras no se encuentran condicionadas y esto trae para la empresa consecuencias como la duplicación de los pedidos, mercancía no solicitada, excedentes de mercancía, entre otros.

También es importante señalar que, las órdenes de compras no se encuentran condicionadas existe en la empresa debido al mal cumplimiento en la fecha de pago de las mismas, por ello se recomienda condicionar las ordenes de compras, y de esta manera obtener mecanismos para la negociación con sus proveedores con la finalidad de evitar duplicación en sus pedidos o excedentes en los mismos. El aporte de esta investigación, viene dado por la necesidad de evaluar los controles internos de inventarios en las farmacias Nueva Cactus, Doctor Galue y los Medanos, siendo esta una problemática manifestada en las empresas objeto de estudio.

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Asimismo, se presenta Aguilar (2009), con su investigación titulada “Gestión de inventarios como factor de competitividad, en el sector metalmecánico de la región occidental de Venezuela”. El artículo tuvo como objetivo analizar la gestión de inventario como factor de competitividad, en las empresas del Sector Metalmecánico de la Región Occidental de Venezuela.

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La metodología es de tipo descriptivo, no experimental, transeccional. La

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H C E R destinadas a la de máquinas herramientas, específicamente tornos y DEproducción población se compone de veinte (20) empresas del sector metalmecánico

fresadoras, circunscritas a la región del occidente de Venezuela, tomándose para el estudio, la totalidad de las mismas.

Los resultados obtenidos mediante el análisis estadístico, permitieron concluir que la gestión de inventario dentro de la industria metalmecánica de la Región Occidental de Venezuela, no constituye un factor de competitividad en las empresas del sector. El aporte de este antecedente a la presente investigación está centrado en lo importante que es analizar la gestión de inventario como factor de competitividad, e igualmente sirve de guía para evaluar y analizar la gestión financiera de inventarios en las empresas del sector farmacéutico.

De igual forma, se presenta Maldonado (2009), y su trabajo titulado “Control Interno de Inventario del Centro de Cirugía San José”, tuvo como objetivo, analizar el control interno de inventario del Centro de Cirugía San José, señalando las

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políticas que deben seguirse para que funcione de manera correcta la rotación del inventario de medicamentos. Para actuar sobre el problema planteado, se realizó una investigación de carácter descriptiva de campo. En la obtención de las referencias correspondientes al objetivo propuesto, se escogió como herramienta metodológica la revisión bibliográfica y así analizar el Control Interno de Inventario.

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Se realizó una encuesta basada en (30) preguntas, la cual fue aplicada a la

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H C E enfermeras, originando DER esto como resultados lo siguiente; según el diagnostico

población censada; (1) supervisor, (1) gerente, (1) encargado de depósito, y tres

situacional se obtuvo que tiene un porcentaje de: 100% de amenazas, fortalezas 83%, oportunidades 92% y debilidades 42%, para disminuir el alto índice de amenaza se recomienda establecer convenios con diferentes proveedores.

Para tener un mejor análisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas. Para el control interno se destaca el contable que es el más adecuado para la empresa, sin embargo el método de inventario utilizado por la empresa es el periódico ya que la empresa maneja el costo unitario y posee inventario bajo precio. El método utilizado para la valuación del inventario es el (PEPS) ya que evita la perdida de medicamento por vencimiento. Esta investigación ayuda a identificar la forma en la cual se debe implementar la gestión de inventario del Sector Farmacéutico, dando como guía los métodos a implementar

La investigación realizada por Coronado (2008), titulada “Evaluar el Sistema de Inventario de Materiales Médicos y Medicinas de la Empresa Centro Médico

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Paraíso, C.A”, tuvo como objetivo principal, evaluar el Sistema de Inventario de materiales médicos y medicinas del Centro Médico Paraíso, C.A. La metodología de estudios fue de tipo aplicada descriptiva de carácter no experimental. La población de la investigación estuvo comprendida por (5) sujetos, vinculados con el manejo de inventario de la empresa Centro Médico Paraíso. La recolección de

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datos se llevo a cabo a través de un cuestionario de tipo estructurado constituido

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por (84) preguntas, que fueron validas por (7) expertos en el área.

H C E Los resultados DER arrojados determinaron la necesidad de crear un manual de normas y procedimientos dirigidos al sistema de inventario que faciliten el control administrativo-contable de los materiales médicos y medicinas a través de políticas, normas y procedimientos para optimizar las actividades en el área de recepción, almacenamiento y salida de mercancía, junto con la creación de formatos para ser adaptados a este sistema, trayendo como consecuencia la confiabilidad y veracidad de la información relacionada con este proceso, con el fin de cumplir con las exigencias del mercando en la que se desenvuelve la empresa objeto de estudio.

Esta investigación brinda su aporte al servir de base y guía a posteriores estudios que se desarrollen en el área de empresas de sector farmacéutico puesto que realizaron un diagnostico de la situación del inventario; aportando grandes ideas como el flujo de proceso de control interno del inventario a ser aplicado en el área de recepción, almacenamiento y despacho de mercancía.

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Por otro lado Borja (2007), en su investigación “Evaluar el Sistema de Control Interno de Inventario de Insumos Médicos del Hospital Coromoto”; tuvo como objetivo principal evaluar el sistema de control interno de inventario de insumos médicos que permitiera el funcionamiento eficaz y eficiente del Hospital Coromoto, para la cual fue necesario realizar un diagnostico de la situación actual del proceso

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de inventario.

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Para ello se apoyaron en obras como: Álvarez (1996), Holmes (1990),

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Narasimhan (1996), Stoner (1994), Melinkoff (1990), cuyas propuestas teóricas se refieren a el control del inventario,

principios y procedimientos contables,

planeación de la producción y control del inventario, Administración, Procesos Administrativos por citar algunos. El estudio se ubica en una investigación de tipo aplicada y descriptiva.

La recolección de datos

se efectuó a través de la técnica de encuesta,

utilizando cuestionarios, la población fue de diez (10) sujetos comprendidos por una coordinadora de almacén, un supervisor de almacén, un depositario, cuatro almacenistas un coordinador de contabilidad, un jefe de compras y un analista de control interno.

Finalmente, los resultados reflejaron que la empresa tiene establecidas políticas, normas y procedimientos tantos como administrativos y contables lo cual permitieron la evaluación del control de inventario de insumos médicos del

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Hospital Coromoto. Flujo de proceso del

control de inventario a aplicar a la

empresa en el área de recepción, almacenamiento y despacho de mercancía.

Este estudio contribuye al desarrollo de esta investigación, porque estuvo dirigida a la evaluación del control interno de inventario, problemática que es

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común entre ambas y además es de gran interés estudiar y analizar, ayudando a

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identificar la forma en la cual se debe de gestionar el inventario de las empresas

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del Sector Farmacéutico, dando como guía los métodos a implementar.

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Por su parte, Acosta (2007), orientó su investigación a “Evaluar el Sistema de Control Interno de Inventario del Centro Clínico Los Olivos, C.A.” La misma contó con los aportes teóricos de autores como Borjas (1995), Cepeda (1997), Chiavenato (1998), entre otros. El tipo de investigación utilizada fue descriptiva, de campo y evaluativo, el diseño se clasifico como no experimental y transversal.

La población estuvo conformada por cinco (5) miembros del Departamento de administración y la Unidad de Contabilidad. La técnica e instrumento de recolección de datos, fue un cuestionario estructurado compuesto por ciento ochenta y ocho ítems. Para llevar a cabo la tabulación de los datos se realizó una tabla de doble entrada. Se utilizó el cálculo de las distribuciones de frecuencias absolutas (Fa).

Se evidenció que la empresa no cumple con los propósitos gerenciales de inventario, así como también se determino que estos, en materia contable son inconstantes, aún cuando existen sistemas documentados, estos no aplican para

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la optimización del área administrativa del inventario mediante la utilización de sistemas administrativos-contables que permitan como herramienta, además de conocer contablemente de las compras, haberes, ganancias y/o perdida que arroje la empresa y conocer su situación patrimonial en lo tendiente a almacenamiento.

La

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investigación anterior sirve como aporte porque indica cada aspecto

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particular de la incidencia del mal manejo de un control interno, y las causas que

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H C E de las actividades DERdel personal de esa área, que ayuden a resolver las fallas que

este puede llegar a originar, siendo esto una pérdida de activos, o incumplimiento

puedan tener estas empresas del farmacéutico en la gestión de los inventarios.

De esta forma, todas estas investigaciones representan un aporte al desarrollo de la investigación en cuestión, permitiendo así un mejor análisis y entendimiento de los temas que se plantean, las mismas se relacionan de una u otra forma con el estudio acerca de la Gestión financiera de inventarios en las empresas del sector farmacéutico del Municipio San Francisco, Parroquia Domitila Flores . Bases Teóricas

Con el propósito de sustentar la investigación, seguidamente se desarrollan una serie de fundamentos teóricos vinculados con la variable objeto de estudio Gestión Financiera de los inventarios en las empresas del sector farmacéutico y los aspectos relacionados con la misma, en función a los objetivos planteados.

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Inventario

Según Catácora (1998), ‘’los inventarios representan las partidas de los activo que son generadoras de ingresos para varios tipos de empresa, entre las cuales se encuentran las que tienen una actividad de transformación y las que se

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dedican a la compra, venta o comercialización”(p.148). Los inventarios en el caso

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de las empresas farmacéuticas, se pueden definir como los medicamentos e

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H C E relacionados con la atención médica. DER

insumos que se encuentran disponibles para la venta, suministros que

Al mismo tiempo establece que cualquier tipo de entidad por más pequeña que sea, posee y maneja algún tipo de inventario, el cual será la fuente generadora de sus ingresos operacionales, por ser necesarios para la prestación del servicio. De acuerdo a la NIC 2 (Normas internacionales de Información contable, 1998), es prescribir el tratamiento contable de los inventarios y existencias, dentro del sistema de medición del costo histórico. Un tema fundamental en la contabilidad de los inventarios y existencias, es la cantidad de costo que debe acumularse en un activo, para diferirlo hasta que los ingresos correspondientes sean reconocidos.

Esta norma suministra una guía práctica para la determinación de tal costo, así como para el subsecuente reconocimiento como gasto del periodo, incluyendo también cualquier deterioro que rebaje el valor en libros al valor neto realizable. También suministra una guía sobre las fórmulas de costo que se usan para

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calcular los costos de los inventarios. Esta norma debe ser aplicada, dentro de los estados financieros, preparados en el contexto del sistema de costo histórico, para contabilizar los inventarios que no sean: - Obra en proceso, proveniente de contratos de construcción, incluyendo los contratos de servicio relacionados con ella

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- Instrumentos financieros.

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- Inventarios en proceso de productos ganaderos, agrícolas o forestales, así

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como las menas de mineral, siempre que sean medidos al valor neto realizable, de

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acuerdo con las prácticas tradicionalmente establecidas en ciertas industrias. Donde en los estados financieros se debe revelar la siguiente información: - las políticas contables adoptadas para la medición de los inventarios, incluyendo la fórmula de medición de los costos que se haya utilizado; - el valor total en libros de los inventarios, desglosado en los importes parciales según la clasificación que resulte apropiada para la empresa; - el valor en libros de los inventarios que se han medido utilizando su valor neto realizable; - los importes de las reversiones, en las rebajas de valor anteriores para reflejar el valor neto realizable, que se hayan reconocido como ingresos en el periodo - las circunstancias o eventos que han producido las rebajas de valor - el valor en libros, si existiese, de los inventarios comprometidos como garantía del cumplimiento de deudas.

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Gestión financiera de inventario

La

gestión

financiera

del

inventario

es,

según

Catácora

(1998),

principalmente el proceso acerca de cómo especificar el tamaño y ubicación de los bienes almacenados que se requiere en diferentes lugares dentro de una

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instalación o en varias ubicaciones de una red de suministro para proteger el curso

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regular y planificado de la producción en contra de la perturbación aleatoria de

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quedarse sin materiales o mercancías.

D

La gestión financiera del inventario, según Rosemberg (2004), es una medida crítica utilizados por cada empresa. Si existe una mala gestión de inventario, se pueden dar lugar a importantes pérdidas financieras. Hay una serie de innovadoras soluciones de gestión de inventario de negocios que puede utilizar el propietario para mantener su inventario bajo control. El ámbito de la gestión del inventario se refiere también a las finas líneas entre el tiempo de reposición de plomo, los costos de acarreo de inventario, gestión de activos, la previsión de inventario, la valuación del inventario, la visibilidad del inventario, la previsión de futuro inventario de los precios, inventario físico, el espacio físico disponible para el inventario, gestión de la calidad, la reposición, los rendimientos y los productos defectuosos y previsión de la demanda.

Según Kotler (2004), la gestión financiera de inventarios se relaciona con la planificación y el control de inventarios, la cual busca responder dos preguntas básicas: cuándo hacer los pedidos; relacionada con el concepto de momento de

20

pedidos. Cuánto ordenar, la cual es la cantidad que se pide es determinada por la cantidad económica a ordenar. El equilibrio de estos requisitos de la competencia lleva a los niveles de inventario óptimo, que es un proceso en curso como el cambio de las necesidades del negocio y reaccionar a un entorno más amplio.

OS D A RV

Método de la Valuación de Inventario

ES R S O

E

Según Catácora (1998) establece que al ponerle valor al inventario de

H C E ER

mercaderías involucra dos situaciones de cuidado: Al valuar el inventario final,

D

éste se muestra en el balance general y consiste en lo que se compró, y no se vendió a una fecha determinada. Pero lo que se vendió, y lógicamente no formó parte del inventario final, se incluye en el costo de la mercadería vendida en el estado de resultados. El problema de la valuación del inventario final, y del costo de la mercancía vendida, se da porque no todo lo que se compra durante un periodo vale igual, y a su vez casi resulta imposible relacionar el precio pagado por un artículo con el artículo mismo, pues este físicamente se mezclo con otros precios parecidos. Al valuar el inventario de mercaderías, nos referimos al costo del artículo, independientemente de su movimiento físico

Los métodos de valuación de inventarios, según Aguirre (2005), se aplican al momento de costear los insumos de inventarios, salidas o ventas, productos terminados, mercancías, o bienes para la venta. El objetivo de los métodos de valuación es determinar el costo que será asignado a las mercancías vendidas y el costo de las mercancías disponibles al terminar el periodo. Según Guajardo

21

(2004), se debe seleccionar el que brinde al negocio la mejor forma de medir la utilidad neta del periodo y el que sea más representativo de su actividad. Para ello existen varios métodos:

Método PEPS

OS D A RV

El método de valuación PEPS o primero que entra primero que sale, asume

ES R S O

E

que el costo de los productos vendidos o consumidos esta determinado por el

H C E ER

costo mas antiguo, ya que fueron los primeros costos que ingresaron al inventario.

D

El valor del inventario esta integrado por diferentes capas de existencias que tienen diferentes costos unitarios. El movimiento y el manejo físico de los artículos no necesariamente tiene que coincidir con las capas del inventario en que están valuadas las existencias. (Moreno 1999). El método PEPS puede aplicarse tomando dos premisas: a) Se lleva un sistema de inventarios periódicos, b) Se lleva un sistema de inventarios continuos.

Según Aguirre (2005), es un método de asignación de costos y no da seguimiento al flujo físico de cada mercancía a menos que sea coincidencia. En el caso de unidades idénticas asigna el costo de las unidades adquiridas primero al de los bienes vendidos. En primer caso de inventarios periódicos, las unidades de inventarios finales deben ser valoradas con los últimos costos ya que los primeros que entraron fueron los que primero salieron.

El método PEPS de valuación de inventarios, lleva un menor costos de ventas y un mayor valor en los inventarios en economías inflacionarias, lo cual

22

hace que se puedan distorsionar los resultados de las operaciones en un ejercicio económico, sin embargo, los saldos de inventarios en el balance general reflejan los valores mas recientes, por lo cual se muestran mejor las condiciones prevalecientes a la fecha del balance general.

OS D A RV

Promedio ponderado

ES R S O

E

Este método reconoce que los precios varían, según se adquieren las

H C E ER

mercancías durante el periodo. Por lo tanto, de acuerdo con Redondo (2002), este

D

método, las unidades del inventario final deben ser valoradas al costo promedio por unidad de las existencias disponibles durante todo el año. Antes de calcular el valor del inventario final mediante el método del promedio ponderado, es necesario determinar el costo promedio por unidad, que después se aplicará al número de unidades de inventario final. Por otro lado, Meigs (2000), aparte de los métodos ya mencionados menciona otro que es el de identificación específica. Para Moreno (1999), “el promedio ponderado se usa cuando se valúa el inventario en una base periódica, es decir cada mes”(p,160).

El inventario inicial y las compras netas se suman en unidades de importes y se dividen obteniéndose un costo promedio ponderado que sirve para valuar las unidades vendidas. El promedio ponderado es una de las formas por medio de las cuales se puede calcular el costo total de las unidades, su funcionamiento también depende del tipo de inventario que utilice la empresa, es decir la empresa esta en

23

condición de utilizar ese costo o no. Con este método se valúa el costo de lo vendido al precio unitario del inventario final.

Método UEPS

El método de valuación UEPS o ultimo entrar primero en salir, establece

OS D A RV

según Moreno (1999, p. 166), que los últimos costos de inventario que ingresaron

ES R S O

E

a los registros contables, son los primeros que salen, por lo que los inventarios

H C E ER

están valorados a los primeros costos que se contabilizan en las empresas. Al

D

igual que para el caso del método PEPS, se pueden dar dos condiciones se lleva un sistema de inventarios periódicos, se lleva un sistema de inventarios perpetuo. Cuando se da el primer caso, la valoración del inventario final se efectúa utilizando los costos más antiguos ya que son los que contablemente permanecen en los registros.

En el segundo caso se procede tomando los costos más recientes o los últimos que ingresaron. Si se compara los métodos de valuación de inventarios, se puede encontrar que los saldos de inventario difieren entre todos, pudiéndose distinguir por ejemplo que el método UEPS, refleja un menor saldo en el valor de los inventarios. Dependiendo de las políticas contables y de la actividad, una entidad debe adoptar el método que mejor se adapte a sus operaciones.

Por otra parte, según Redondo (2002), cuando se utiliza el método UEPS para valuación de inventarios, se supone que los primeros artículos comprados son los últimos que se venden: por lo tanto, el inventario final debe valuarse según

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el primer precio de compra o el más antiguo. De acuerdo con este método, el inventario final es menor (subvaluado) y el costo de ventas es mayor (sobrevaluado).

Una característica muy importante de UEPS es que proporciona una utilidad

OS D A RV

media mas baja, el método UEPS es un método de valuación de inventarios

E

aceptable para propósitos del impuesto sobre la renta, ya que cuando se reporta

ES R S O

H C E Por otra parte E importante señalar que en muchos países como Brasil y Australia D es R una utilidad neta menor ante las autoridades fiscales, se paga menos impuesto.

no se permite en lo absoluto la utilización de este método, así mismo las Normas Internacionales de Contabilidad específicamente la NIC 2 no lo admite para su aplicación, permitiendo solo el uso del promedio ponderado y PEPS.

Sistema de Registro de Inventarios

Para Heredia (2004), los sistemas de registros de inventarios es una estructura que sirve para controlar y medir el nivel de existencias y la periocidad de la misma, determina las cantidades a pedir y cada cuanto se debe realizar la acción de adquisición. Es decir, en las empresas se implementan los sistemas de registros de inventarios para facilitar la gestión, planeación, seguimiento y control de los inventarios de sus mercancías, (materiales procesados o no, y productos en proceso terminado).

Por su parte, Render (2005), explica que los registros de inventarios sirven para la contabilidad y el control de costos, e igualmente sirven para detectar fugas

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peligrosas de mercancías, por desgracia a menudo las discrepancias en inventarios se atribuyen a errores de oficina o pérdidas inexplicables. Es decir, las buenas políticas de inventarios pierden sentido si la administración no sabe que hay en su inventario.

OS D A RV

La exactitud de los registros es un elemento esencial de todo sistema de

E

producción e inventario, tal precisión en los registros permite a las empresas

ES R S O

H C E todo” en su inventario. DER Solo cuando la organización sabe con exactitud con que

centrarse en los artículos que necesitan, en lugar de aceptar que haya “un poco de

cuenta, toma decisiones concretadas de ordenes, programación y embarque.

Finalmente, Hongren (2004), refiere que se dispone de dos grandes sistemas de registros de inventarios: el inventario perpetuo y el periódico. El sistema perpetuo mantiene un registro continuo que deduce diariamente las existencias y el costo de artículos vendidos, sirve a los gerentes para controlar los niveles de inventarios y preparar estados financieros provisionales, por el contrario en el sistema de inventario periódico no es necesario registrar diariamente el costo de artículos vendidos

ya que este costo y el saldo actualizado del inventario se

calculan al terminar un periodo contable , cuando se efectúa un conteo físico de las existencias. Inventario periódico

Para Catácora (1998), se llama inventario periódico porque

consiste en

realizar un control del inventario cada determinado tiempo o periodo, y para eso

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es necesario hacer un conteo físico de todas las existencias. Para poder determinar con exactitud la y precisión la cantidad de inventarios disponibles a una fecha determinada.

Por su parte, expresa Meza (2005), a través de este sistema, las mercaderías

OS D A RV

que se adquieren se registran en una cuenta de compras durante todo el periodo,

E

cuando se realiza una venta, se registra la cuenta por cobrar o el efectivo y a su

ES R S O

H C E cuenta de inventario DER de mercaderías permanece estática durante todo el año, con

vez se realiza el registro de la venta a precio de venta. Bajo este sistema la

el saldo del inventario final del periodo anterior que viene siendo el inventario inicial de este periodo. Al final del periodo fiscal se debe hacer un inventario físico total, es decir, contar una a una las unidades y valuarlas de acuerdo al método de valuación utilizado por la empresa, el cual se registrará en la cuenta de inventarios de mercaderías como inventario final y a su vez eliminará de esa cuenta el inventario inicial que se había mantenido allí todo el periodo.

El costo de la mercancía vendida se obtiene al final del ejercicio siguiendo la formula del costo de ventas: inventario inicial mas compras menos inventario final. Este tipo de sistema de registros lo llevan las empresas que tienen muchas líneas de artículos, los cuales no están codificados y no tienen un sistema cómputo integrado para todo el registro contable. Inventario permanente o perpetuo Para Moreno (1999), este tipo de inventario es aquel que mantiene su saldo siempre actualizado de la cantidad de mercancías en existencia y del costo de la

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mercancía vendida. Es decir, cuando se compra mercancía, aumenta la cuenta de inventario; cuando se vende, disminuye y se registra el costo de la mercancía vendida.

Así, en todo momento se conoce la cantidad y el valor de las mercancías en

OS D A RV

existencia y el costo total de las ventas del periodo. De igual forma, Mantilla y

E

Cante (2006), refieren que cuando se aplica el sistema perpetuo no se utilizan las

ES R S O

H C E o Descuentos DER sobre compras.

cuentas Compras, Fletes sobre compras, Devoluciones y bonificaciones sobre compras

Cualquier

operación que represente

cargos o créditos a estas cuentas debe registrarse en la cuenta Inventario de mercancías. Es decir, que se compren mercancías y se incurra en gastos por fletes, se hace un cargo a la cuenta inventario de mercancías por las compras y los gastos de fletes, en tanto que se acreditan las cuentas proveedores o bancos, según corresponda. Por su parte, expresa Redondo (2002), con este sistema no hay necesidad de efectuar un conteo físico de las existencias de mercancía al terminar el periodo, a pesar de que se acostumbre realizarlo para comprobar la exactitud de la cuenta de inventario. Control interno de inventario

Según Mantilla y Cante (2006), plantean que el control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio de una empresa. Para que un control interno sobre el inventario sea eficiente debe incluir ciertos elementos. Es decir, estos elementos constan en realizar conteos físicos

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de los inventarios periódicamente, mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque, almacenamiento del mismo para protegerlo contra el robo, daño o descomposición, permitir acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables, mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario, mantener el

OS D A RV

inventario suficiente cuidando que no pase mucho tiempo en almacén para evitar

ES R S O

E

con eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.

H C E El controlEinterno D R es según Deusto (2005), “aquel que hace referencia al conjunto de procedimientos de verificación automática que se producen por la coincidencia de los datos reportados por diversos departamentos o centros operativos” (p.214). El renglón de inventarios es generalmente el de mayor significación dentro del activo corriente, no solo en su cuantía, sino porque de su manejo proceden las utilidades de la empresa; de ahí la importancia que tiene la implantación de un adecuado sistema de control interno para este renglón.

El control interno es aquel según Meigs (2005), que tiene las ventajas de mantener el mínimo de capital invertido, reducir altos costos financieros ocasionados por mantener cantidades excesivas de inventarios, el riesgo de fraudes, robos o daños físicos, que dejen de realizarse ventas por falta de mercancías, perdidas resultantes de baja de precios, así como el costo de la toma del inventario físico anual. Entre las actividades para realizar el control interno de inventarios

se

encuentra

el

conteo

físico,

mantenimiento

frecuente,

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almacenamiento, compras en cantidades y mantener registro de inventarios, los cuales serán descritos a continuación.

Conteo físico del inventario

Para Meigs (2005), actualmente se utilizan varios métodos para determinar

OS D A RV

las cantidades físicas de un inventario, muchos de los cuales requieren o permiten

ES R S O

E

la utilización de un equipo de trabajo. En el método un miembro de un grupo de

H C E ER

trabajo cuenta, pesa, mide o hace el estimativo de la cantidad a otro miembro del

D

grupo quien se encarga de anotarla en una hoja de inventario.

A continuación se presenta la anotación de un inventario físico en la hoja de control de inventario o libros de inventarios que es de donde se registran todos los movimientos de las mercancías de una empresa, al final de cada periodo deben registrarse en el libro de inventarios las existencias de las mercancías, así como el contenido de los estado financieros de manera resumida. Según Deusto (2005), el control físico de inventarios, se inicia a partir de un inventario físico, que según las condiciones de las existencias y de los almacenes en donde se encuentran, debe realizarse como una acción integral y con una metodología que asegure su éxito final.

La metodología puede

realizarse dependiendo del tipo de producto, su

almacenamiento, su codificación y su control contable. Para Rosemberg (2004), un inventario físico realizado con una buena metodología tendrá siempre un valor

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agregado de tener las existencias totalmente ordenadas y almacenadas en el lugar elegido por la empresa.

Asimismo, tener los almacenes con las existencias totalmente ordenadas y codificadas, respecto a un sistema de código de ubicación del almacén, tener

OS D A RV

exacto conocimiento del stock que tiene la empresa a la fecha del inventario, tener

E

la base de su ajuste contable, con el debido sustento para las autoridades

ES R S O

H C E respecto a código DERde ubicación, código de producto, saldos correctos de las

tributarias, contar con el sistema de kárdex de almacén totalmente actualizado,

mercancías existentes. Almacenamiento

Para Damaso (2005), es un lugar o espacio físico para el almacenaje de bienes que son usados por fabricantes, importadores, exportadores, comerciantes, transportistas, clientes, entre otros. Por lo tanto, el almacenamiento de bienes considera varios niveles de apropiación y de servicio que comienzan exclusivamente con la adaptación del espacio para poder llevar a cabo esta realización.

Para Meigs (2005), éste sistema se adapta con facilidad y permite una distribución lógica del espacio en el almacén, su implantación es sencilla y se adapta sin inconvenientes a los programas de gestión informatizados. Se puede acceder sin dificultad a las distintas paletas localizándolas rápidamente y la mercancía se puede manipular sin tener que mover otra que no sea la deseada,

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permite un control exhaustivo de las existencias siempre y cuando la mercancía esté clasificada y organizada.

Según Redondo (2004), los costos de almacenamiento, de mantenimiento o de posesión del Stock, incluyen todos los costos directamente relacionados con la

OS D A RV

titularidad de los inventarios tales como costos financieros de las existencias,

E

gastos del almacén, seguros, deterioros, perdidas y degradación de mercancía.

ES R S O

H C E almacenada en régimen de deposito por parte del proveedor o de que sean DER

Dependen de la actividad de almacenaje, este gestionado por la empresa, este

propiedad del fabricante. Compras en cantidades

Para Damaso (2005), las compras en cantidades es el acto de obtener el producto o servicio a mayor cantidades que las presupuestadas con el propósito de obtener un descuento por la compra realizada. Sin embargo, en la actualidad compras como tal, ha evolucionado considerablemente y ha pasado en muchas empresas a ser parte de otros conceptos, como aprovisionamiento o materiales, actividades que comprenden adquisiciones y otras tantas como control de inventarios y almacenes.

Para Meigs (2005), comprar supone el proceso de localización y selección de proveedores, adquisición de productos (materias primas, componentes o artículos terminados), luego de negociaciones sobre el precio y condiciones de pago, así

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como el acompañamiento de dicho proceso para garantizar su cumplimiento de las condiciones pactadas. . Según Redondo (2004), la definición antes usada en administración de empresas puede corresponder más bien al concepto de abastecimiento,

OS D A RV

aprovisionamiento proveeduría, materiales, y las distintas actividades que emanan

E

de la misma definición, puede a través de la división del trabajo dar origen a varios

H C E genérico y/o completo. DER

ES R S O

departamentos, entre ellos compras, todos agrupados bajo un nombre más

Registro de inventarios

Para Damaso (2005), el registro de mercancías, es el que registra las compras de inventario cargando a la cuenta inventario, cuando el negocio realiza una venta, se necesitan dos asientos, es decir, la empresa registra la venta de la manera usual, carga a efectivo o a cuentas por cobrar y abona a ingresos por ventas el precio de las mercancías vendidas, asimismo carga también a costo de mercancías vendidas y abona el costo a inventario.

El cargo a inventario (por las compras) sirve para llevar un registro actualizado del inventario disponible. La cuenta inventario y la cuenta costo de mercancías vendidas llevan un saldo actual durante el periodo. Para Meigs (2005), las empresas, independientemente de si son manufactureras o industriales, requieren un sistema de inventarios para registrar las cantidades de mercancías existentes y para establecer el costo de la mercancía vendida.

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Existen básicamente dos sistemas para llevar a cabo los registros de inventario: el sistema periódico y el sistema perpetuo. Según Redondo (2004), el sistema perpetuo permite un registro actualizado del inventario, no obstante, no elimina la necesidad de realizar un recuento físico del inventario. Es decir, las cuentas físicas del inventario (arqueo) deben realizarse cuando menos una vez

OS D A RV

por año a nivel general o por muestreo. Para verificar la precisión de los registros

ES R S O

E

computarizados y establecer la denominada contracción del inventario, que son

H C E ER

las diferencias en las existencias ocasionadas por robo, daños, perdida u

D

obsolescencia de las mercancías en las empresas, en el caso específico del Sector farmacéutico de la Parroquia Domitila Flores. Punto de reorden

Según Besley y Brigham (2004), el punto de reorden consiste en la existencia de una señal al departamento encargado de colocar los pedidos, indicando que las existencias de determinado material o artículo han llegado a cierto nivel y que debe hacerse un nuevo pedido. Para Chauvel (2005), existen muchas formas de marcar el punto de reorden, que van desde, que puede ser una señal, papel, una requisición colocada en los casilleros de existencias o en pilas de costales, etc. Las mismas indican, que debe hacerse un nuevo pedido, hasta las formas más sofisticadas como son el llevarlo por programas de computadora que adaptan las empresas.

Como transcurre algún tiempo antes de recibirse el inventario ordenado, el director de finanzas debe hacer el pedido antes de que se agote el presente

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inventario considerando el número de días necesarios para que el proveedor reciba y procese la solicitud, así como el tiempo en que los artículos estarán en transito. Al respecto, Van Horne (2002) , refiere que algunas herramientas de este control de inventarios son: Órdenes o pedidos fijos. En éste el objetivo es poner la orden cuando la cantidad en existencia es justamente suficiente para cubrir la demanda máxima que puede haber durante el tiempo que pasa en llegar el nuevo pedido al almacén. Resurtidos periódicos. Este sistema es muy popular, en la mayoría de los casos cuando se tiene establecido el control de inventarios perpetuo (p.124).

ES R S O

OS D A RV

E

H C E De esta forma, DER como transcurre algún tiempo antes de recibirse el inventario ordenado, el director de finanzas debe hacer el pedido antes de que se agote el presente inventario. Considerando el número de días necesarios para que el proveedor reciba y procese la solicitud, así como el tiempo en que los artículos estarán en transito.

Por ejemplo, si el inventario original es de 109 unidades o sea, el EOQ Adviértase que es necesario saber cuando se llega al punto de reorden de 27 unidades. Si el informe se recibiera con 7 días de retraso y por lo tanto se estuviera atrasado 7 días en el pedido, la empresa habrá estado totalmente sin inventario durante una semana, a menos que se disponga de existencias de seguridad. Niveles de inventarios Niveles de inventario es según Van Horne (2002) es la cantidad que siempre debes tener de cada uno de tus productos, este lo definirás de acuerdo a la

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demanda de los mismos. Es decir, hay que cuidar siempre tener en el inventario por lo menos dos productos de un tipo y marca, no menos de esta cantidad.

Los niveles de inventario según Welsch (2004) tienen que mantenerse entre dos extremos: un nivel excesivo que causa costos de operación, riesgos e

OS D A RV

inversión insostenibles, y un nivel inadecuado que tiene como resultado la

E

imposibilidad de hacer frente rápidamente a las demandas de ventas y producción.

ES R S O

H C E es aquel que permite DER satisfacer plenamente las necesidades de la empresa con la Por otra parte, Chauvel (2005), refiere que el nivel óptimo de inventario

mínima inversión. En tal sentido, existen diferentes áreas dentro de la empresa que tienen necesidades diferentes en cuanto al nivel de inventarios. Al momento de fijar una política de inventarios en cuanto a su nivel óptimo, la empresa tendrá que tener en cuenta diversos factores: 1. Ritmo de los consumos: a través de la experiencia determinar cómo es el consumo de materia prima durante el año: 2. Lineales: la producción se comporta siempre de la misma manera. 3. Estacionales: hay periodos donde la producción es baja y periodos donde es alta. 4. Combinados: la empresa tiene líneas de producción que se comportan de manera lineal, pero a la vez, cuenta con líneas de producción estacionales. 5. Impredecibles: la producción no se puede planear, pues depende de factores externos no controlables.

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En consecuencia, para lograr la eficiencia en el manejo de la materia prima, y que el producto final tenga un costo adecuado por este concepto, cada empresa debe fijar una política para el manejo de los inventarios, teniendo en cuenta las condiciones en las cuales desarrolla su objeto social. Una política eficiente de inventarios es aquella que planea el nivel óptimo de la inversión en inventarios y

OS D A RV

mediante el control se asegura de que los niveles óptimos si se cumplen.

ES R S O

Existencia de Reserva o de Seguridad

E

H C E Para Horne DERVan (2005), son existencias del inventario en reserva, como “colchón” ante la demanda (o utilización) inesperada y el tiempo de espera de reposición, en la practica por lo general no se conoce con certeza la demanda o el uso del inventario; casi siempre fluctúa durante un periodo determinado. Es decir la demanda del inventario de productos terminados esta sujeta a un elevado numero de incertidumbre.

Por lo tanto cuando no se conoce con certeza la demanda del inventario ni el tiempo de espera , es aconsejable tener existencias de seguridad. Por otra parte Vincent Salor (2006) refiere que son mas predecibles el uso de inventario de materias primas, y el inventario en transito, ambos dependientes del programa de producción.

Además de la demanda, el tiempo de espera que se necesita para recibir la entrega del inventario cuando se coloca una orden suele estar sujeto a cierta variación. Debido a estas fluctuaciones, por lo general no es factible permitir que el

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inventario esperado llegue a cero antes de que se anticipe una nueva orden, como podrían hacerlo las empresas si conocieran con certeza el uso y el tiempo de espera.

Según Murillo Garcia (2005), las empresas deben mantener ciertas

OS D A RV

existencias de seguridad para hacer frente a una demanda mayor que la

E

esperada. Es decir mantener reservas de inventarios para aminorar aquellas

ES R S O

H C E R artículos. Por E la existencia de reservas de inventarios es un precio D consiguiente situaciones que se crean por cambios inesperados en las demandas de los

que pagan las empresas por la filosofía de servicio a la clientela que produce un incremento en la participación del mercado que se atiende.

Costo de mantenimiento

Para Lawrence (2004) el costo de mantenimiento o de posesión representa el costo de mantener existencias de inventario, es decir son los costos por unidad de mantener artículos en el inventario disponible para la venta durante un periodo específico. Los costos de mantenimiento incluyen costos de almacenamiento, costos de seguro, costos de deterioro, y obsolescencia y costos de oportunidad o financieros de tener fondos invertidos en inventarios.

Por otra parte según Murillo García (2005), los costos de mantenimiento vienen dados por los siguientes factores: a) Gastos fijos: personal de planta, mantenimiento, inventario, y b) gastos variables: deterioro, pérdidas, gastos financieros, entre otros. Para calcular este costo en porcentaje hay que efectuar la

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suma de los importes de los gastos fijos más las variables y dividirlos por el stock total a una fecha (generalmente el 31 de diciembre de cada año). Aplicando el porcentaje obtenido al costo de adquisición, se conocerá el precio real de salida o “venta” del material de almacén a los distintos usuarios.

OS D A RV

Para Meigs (2005), los costos de mantenimiento generalmente dependen de

E

dos factores: el costo del producto que se va almacenar y el tipo de almacén. Los

ES R S O

H C E servicio que ofrezcan DER y del tiempo contratado es decir si el almacén se mantiene a

costos de almacén dependerán en gran medida de su administración, del tipo de

capacidad total durante todo el año, los costos serán relativamente menores si solo se utiliza durante algunos meses del año. Máximos y mínimos

Para Díaz (2004), es el sistema desarrollado para alcanzar el control de los almacenes que debe ser llevado a cabo diariamente para lograr el inventario óptimo, esta operación se basa su procedimiento en máximos y mínimos o sistema de costeo por precios promedios, cuenta con enlaces necesarios hacia los sistemas de compras, alimentos, bebidas, que agilizan las operaciones evitando la re-captura.

La determinación de los máximos y mínimos de cada artículo da por resultado la generación automática de requisiciones de los productos que llegan al punto mínimo determinado, solicitando la cantidad necesaria para llegar a su

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máximo. Es decir, el control de existencias eficiente pues la afectación de entradas y salidas es de inmediato.

Con su función de Inventarios físicos, es posible conocer las diferencias tanto a favor como en contra del almacén. Por su parte, Graves (2004), explica que los

OS D A RV

niveles máximos se establecen en días de producción para las materias primas y

E

productos en proceso y en días de entrar para los productos terminados, fijándose

H C E cuidado DERpues esta

ES R S O

los días que se juzguen apropiados de acuerdo con las circunstancias. Debe tenerse

política no es susceptible de establecerse con

parámetros fijos o rígidos cuando hay variaciones estacionales drásticas y marcadas.

Para Ballot (2005), consiste en establecer niveles máximos y mínimos de inventario y un periodo fijo de revisión de sus niveles. El inventario se revisa solo en estas ocasiones y se ordena o se pide la diferencia entre el máximo y la existencia total (cantidad existente mas cantidad en transito). Solo en casos especiales se colocaran pedido fuera de las fechas de revisión cuando por una demanda anormalmente alta la existencia llegue al punto mínimo antes de la revisión. Costos de faltantes

Para Chávez (2005) se incurre en el costo de faltantes cuando hay que retirar unidades del inventario y no se tiene inventario. Es decir, al no poder satisfacer las órdenes de los clientes puede hacer perder ventas e imagen corporativa de tal

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forma que los clientes insatisfechos compararán en otro lugar y quizás no vuelvan a la empresa. Según Moya (2006), Es la utilidad que se dejó de percibir por mercancía demandada. Es decir, se pierde la venta por no tener la mercancía disponible. Finalmente Aguilar (2005), es la cantidad que se añade a los inventarios como la medida precautoria ante la incertidumbre en cuanto a los

OS D A RV

plazos de entrega y las tasas de consumo en este caso en las empresas que

ES R S O

E

pertenecen al Sector Farmacéutico de la Parroquia Domitila Flores.

H C E Costos de sobrantes DER

Para Moya (2005), Cuando una mercancía se mantiene en inventario en cantidades excesivas, este material obviamente no tiene salida, entonces todo lo que ha costado mantener este inventario se penaliza por un costo por sobrantes. Según Ramos (2005) es la situación en la cual gran cantidad del costo de manufactura es transferido al inventario del trabajo en proceso. Finalmente para Bruzual (2005), este costo es causado por deterioro, obsolescencia, inversión inoficiosa e inutilidad de un artículo o material cuando no es utilizado antes de determinado tiempo. En el caso de las farmacias, serían las medicinas vencidas o a punto de hacerlo, las cuales deben ser reemplazadas en un tiempo estipulado.

Indicadores financieros

Miden la capacidad de la empresa para generar utilidades, a partir de los recursos disponibles. Por esta definición, la mayoría de ejemplos tienen que ver

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con la relación de la utilidad neta (bottom line) con ciertos elementos de los estados financieros.

Por su parte, Buffa (2003), refiere que los indicadores financieros evalúan la habilidad de la empresa para generar efectivo en operaciones, suficiente para

OS D A RV

cubrir sus necesidades de inversión y financiamiento, como pagar sus deudas,

E

reinvertir en activo fijo y pagar dividendos. Como su nombre lo indica, la

ES R S O

H C E mantener el negocio DER en marcha y suficiencia para servir la deuda y remunerar a

suficiencia del efectivo generado para efectuar nuevas inversiones que permitan

los accionistas.

Para Ballot (2005), evalúan que tan buena es la empresa para generar efectivo, en comparación con otros años o con otras empresas. Los índices se determinan a partir de la comparación del efectivo generado por las ventas, por la utilidad operativa o por los activos y luego se comparan con el índice interno o externo que se haya tomado como base. Rotación de inventarios

Para Buffa (2003), la rotación de inventarios representan la velocidad con que se mueven los inventarios dentro de la empresa, es decir, Se

calcula

dividiendo el importe de los inventarios entre el importe del costo de ventas, es decir, en venderse. Entre más alta sea la rotación significa que el las mercancías permanecen menos tiempo en el almacén, lo que es consecuencia de una buena administración y gestión de los inventarios

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Según Brito (2004), la rotación de inventarios corresponde a la frecuencia media de renovación de las existencias consideradas, durante un tiempo dado. Se obtiene al dividir el consumo (venta, expediciones...), durante un período, entre el valor del inventario medio, de ese mismo período. Es decir, está informando del número de veces que se recupera la inversión en existencias, durante un periodo.

OS D A RV

E

Por su parte, Emery (2005), refiere que otra forma de medir la rotación de

ES R S O

H C E de días a valor de las ventas que se tienen en inventarios, por ejemplo si la DER inventarios es la razón de días en inventarios, para conocer el numero promedio

rotación de inventarios fuera 12 ,0 una rotación seria 1/12 de un año, que en días es 30,42 (= 365/12), la razón de días de ventas de inventarios estima el tiempo promedio que el inventario permanece en la compañía antes de venderse. Se calcula a través de la siguiente fórmula: Rotación de inventarios

=

Costos de Ventas Inventario Promedio

Plazo promedio de los Inventarios = 360 Rotación de Inventarios Vejez de inventarios

Mora (2003), expresa que este indicador muestra el nivel de mercancía no disponible para despachos por obsolescencia, deterioro, averiadas, devueltas en mal estado, vencimiento, entre otros. Los resultados obtenidos demostrarán si la empresa posee un porcentaje muy mínimo de mercancía no apta su despacho, es decir, que la empresa es altamente efectiva en el control de su mercancía.

43

La línea de envejecimiento de inventario Díaz de Santos (2005) es el análisis muestra el inventario de piezas, ordenados por mes de la última venta, incluidas las partes que no han vendido y las partes que no han vendido en más de un año. Cada línea del análisis muestra el número de piezas únicas, el porcentaje de inventario, el porcentaje acumulado de inventario, valor en dólares, porcentaje del

OS D A RV

valor total del inventario, y un porcentaje acumulado del valor del inventario.

ES R S O

E

H C E R en el inventario en la acción que está empezando a inventario es E D centrarse

Como su nombre lo indica, el propósito de la tercera edad informe de

envejecer. Inventario que no se va a instalar solo le cuesta dinero al concesionario y ocupa el espacio de almacenamiento. Al igual que con los vehículos en el lote, la edad como factor, mayor será su costo de oportunidad, o el costo de la alternativa no percibidos.

Por esta razón, es una buena práctica para comprobar periódicamente el inventario de accesorios y trabajar en un proceso para liquidar el inventario de edad en primer lugar. Según Jion y Topping (2003), en el informe de antigüedad inventario se pueden ver todos los artículos del inventario que se encuentran en stock, cuánto tiempo han estado en la acción, y lo que la edad promedio de inventario es para la empresa. Se calcula a través de la siguiente fórmula:

Vejez del Inventario = Unidades dañadas + obsoletas + vencidas Unidades disponibles en el inventario

44

RUBII

Según Jion y Topping (2003),

el RUBII indica qué rendimiento esta

obteniendo por el dinero invertido en inventario. Es decir, es la relación financiera que da una respuesta monetaria en vez de un porcentaje de ganancia. Para

OS D A RV

Horngren, (2003) se utiliza para medir la capacidad de la empresa para generar

E

utilidades con base en los recursos invertidos.

ES R S O

H C E esta reportando su inversión en inventarios, es decir, se obtiene por el dinero DER

Finalmente, Topping (2005), El RUBII permite conocer el rendimiento que le

invertido en el inventario. El RUBII es la única relación financiera que da una respuesta monetaria y no un porcentaje; nunca se expresa como porcentaje. Es recomendable calcular el RUBII de toda sus existencia del almacén, si esto se hace tendrá la información que necesita para estructurar activamente su negocio y obtener información del rendimiento que esta adquiriendo su inversión. Se calcula a través de la siguiente fórmula:

RUBII:=

Utilidad Bruta Inventario Promedio

Ventas sobre el valor de inventarios Según Díaz de Santos, (2005) mide la capacidad de generación por venta en relación con lo niveles de inventario existentes en la empresa. Es decir, se dividen

45

las ventas entre el valor de los inventarios totales como materias primas, materiales, productos en proceso, productos terminados. Por su parte, Díaz de Santos, (2005), expresa que los valores ideales para este índice es el mas alto posible, ya que se asume que los beneficios de una empresa dependen, en gran medida, de su capacidad para generar ingresos por

OS D A RV

medio de las ventas, los valores ideales dependerán del sector del negocio en el que se opere.

ES R S O

H C E Ventas sobre el valor de los Inventarios DER

E =

Ventas Inventario Promedio

Definición de Términos Básicos Activo: “Es el importe total de los derechos y bienes de una persona natural o jurídica, o bien a todas las partidas de un balance que indican las propiedades o recursos de una persona u organización”. (Rosenberg, 2004, p. 8) Almacenaje: “Es conservar bienes para un uso futuro”. (Suárez, 2005, p. 82) Control Interno: “Evaluación de métodos y procesos que se interrelacionan en una entidad para la protección de sus activos, la obtención de información veraz y oportuna, la medición de eficacia en las operaciones y la observación de las políticas dictadas así como el cumplimiento de objetivos y metas establecidas”. (Suárez, 2005, p. 45) Compras: “Las compras son adquisiciones de bienes y servicios de la calidad adecuada, en el momento y al precio adecuado y el proveedor mas apropiado.

46

Estas se deben manejar por un departamento especializado que debe formar parte de la propia organización de la compañía”. (Mercado, 2006) Inventarios: ‘’los inventarios representan las

partidas de los activo que son

generadoras de ingresos para varios tipos de empresa, entre las cuales se encuentran las que tienen una actividad de transformación y las que se dedican a

OS D A RV

la compra, venta o comercialización. (Catacora, 2004, p. 148)

ES R S O

E

Método: “Serie de pasos sucesivos a seguir, según los procedimientos

H C E ER

administrativos establecidos por la autoridades con el propósito de obtener un fin

D

trazado”. (Díaz, 2004, p. 29)

Organización: “Es cualquier sistema estructurado de reglas y relaciones funcionales diseñado para llevar a cabo las

políticas empresariales o mas

precisamente los programas tales políticas inspiran”. (Rosenberg, 2004, p. 290)

Sistema de Variables Variable: Gestión Financiera de los Inventarios

Definición Conceptual:

Es una medida utilizada por las empresas para la administración de los inventarios El ámbito de la gestión del inventario se refiere a las finas líneas entre el tiempo de reposición de inventario los costos de acarreo de inventario, gestión de activos, la previsión de inventario, la valuación del inventario, la visibilidad del inventario, inventario físico, el espacio físico disponible para el inventario, gestión de la calidad, los rendimientos y los productos defectuosos Rosemberg (2004)

47

Definición Operacional:

Es una herramienta utilizada por las empresas para el manejo planificación y control de los inventarios en cual intervienen varios aspectos como lo son, la valuación de inventarios, los sistemas de registros de inventarios, control interno

OS D A RV

de inventarios e indicadores financieros relativos a los inventarios.,

D

H C E ER

ES R S O

E

48

Cuadro 1 Mapa de Variables Objetivo General: Analizar la gestión financiera de inventarios en las empresas del sector farmacéutico del Municipio San Francisco, Parroquia Domitila Flores Variable Dimensiones Indicadores Ítems

Métodos de valuación de inventarios

D

Fuente:

ES R S O

OS D A RV

E

Inventario periódico Sistema de registro Inventario permanente o de inventarios perpetuo

H C E ER

Gestión Financiera de Inventarios

Método PEPS Promedio ponderado Método UEPS

Conteo físico del Inventario Almacenamiento Compra en cantidades Registros de inventarios Punto de reorden Control interno de Niveles de inventarios Existencia de seguridad y inventarios reserva Costo de Mantenimiento Máximos y mínimos Costos de faltantes Costos de sobrantes Teague

1-2-3 4-5-6 7-8

9-10-11-12 13-14-15 16-17-18 19-20-21 22-23-24 25-26-27-28 29-30-31 32-33-34 35-36-37 41 42-43-44 46-47 48-49 (2010)

52

CAPÍTULO III MARCO METODOLÓGICO

OS D A RV

Tipo de Investigación

ES R S O

E

Esta investigación ha sido definida como descriptiva de campo. Según

H C E ER

D

Hernández, Fernández y Baptista (2006), la investigación descriptiva es aquella que busca especificar propiedades, características y rasgos importantes de cualquier fenómeno que se analice, describe tendencias de un grupo o población. También se considera documental porque se recopilaron los estados financieros para su estudio.

En tal sentido, según Chávez (2006), es descriptiva porque comprende todo el objeto de estudio tal y como se hace presente, con su registro, análisis e interpretación actual. En este sentido se define los estudios descriptivos como aquellos donde se registran, evalúan, y proporcionan una gran cantidad de información ilimitada para arrojar resultados científicamente específicos.

Desde un punto de vista, se puede decir que describir es medir y explicar detalladamente la investigación. Esto es, un estudio descriptivo se selecciona una problemática y se mide independientemente, para así, poder conocer de manera detallada la descripción del problema. De campo, porque se recurren a las fuentes 49

50

básicas para obtener la información de las propias persona involucradas en el problema objeto de la investigación.

Según, Rísquez, Fuenmayor y Pereira (2005), la investigación de campo se basa en método o técnicas que permiten recoger datos en forma directa de la

OS D A RV

realidad donde ocurren o se presentan los hechos es decir, se dirige directo al

E

campo en el que se registran los procesos analizados para obtener una mayor

ES R S O

H C E analizar la gestión DERde inventarios en las empresas del sector farmacéutico del

confiabilidad de lo que se estudia, es decir, estudiar los fenómenos en cuanto a

Municipio San Francisco, Parroquia Domitila Flores .

Diseño de la Investigación

El presente estudio se ubica dentro del diseño no experimental, transversal, según Hernández, Fernández y Baptista (2006), señalan que la investigación no experimental, se realiza sin manipular las variables, los fenómenos se observan tal y como se dan en su contexto natural, para después analizarlos, es una investigación no experimental transaccional, ya el propósito es describir la variable en momento actual.

En la posición de Chávez (2006), las investigaciones transversales recopilan los datos en un momento dado y en un tiempo único, por lo tanto la variable se describen y analizan tal y como se manifiestan en el momento de su recolección. Refiere también Hernández y Otros (2006), que estos estudios miden una sola vez

51

la variable, sin pretender hacer seguimiento de la evaluación de las mismas. En el caso del presente estudio se analiza la gestión financiera de los inventarios en las empresas del sector farmacéutico del Municipio San Francisco, Parroquia Domitila Flores

OS D A RV

Población

ES R S O

E

La población está conformada por el universo de estudio; de allí que Sabino

H C E ER

(2004), defina la población como un conjunto de elementos o cosas afines en una

D

o más características, como una totalidad o universo sobre el cual se generalizan las conclusiones de la investigación. Igualmente, para Tamayo y Tamayo (2006), “es la totalidad del fenómeno a estudiar, en donde las unidades de población poseen una característica común, la cual se estudia y da origen a los datos de la investigación” (p. 114).

Así mismo, la población se cataloga como accesible, por cuanto el número de tres farmacias del Sector Farmacéutico de la Parroquia Domitila Flores del Municipio San Francisco, hacen factible desplegar la investigación sobre la totalidad de la población.

En este sentido, se aplica un censo poblacional, según Tamayo y Tamayo (2006), “es posible estudiar cada uno de los elementos que componen la población cuando ésta es pequeña” (p.16). En tal sentido, se toman los nueve (9)

52

sujetos de los cuales tres (3) son contadores, tres (3), administradores y tres (3) gerentes. Cuadro 2 Distribución de la Población FARMACIAS CONTADOR Nueva Cactus 1 Medanos 1 Dr. Galue 1 Total 3 Fuente: Teague (2010)

H C E ER

D La

ADMINISTRADOR 1 1 1 3

ES R S O

GERENTE 1 1 1 3

OS D A RV

E

TOTAL 3 3 3 9

DEFINICIÓN OPERACIONAL DE LA VARIABLE

variable

Gestión

Financiera

de

los

Inventarios

se

medirá

operacionalmente mediante los puntajes obtenidos de los ítems del instrumento diseñado por la investigadora a través de sus dimensiones métodos de valuación de inventarios, sistema de registro de inventarios, control interno de inventarios, administración financiera de inventario y sus indicadores método PEPS, promedio ponderado, método UEPS, inventario periódico o continuo, inventario permanente o perpetuo, mantenimiento frecuente, almacenamiento, compra en cantidades, rotación de inventarios, punto de reorden, niveles de inventarios.

Técnicas de Recolección de Datos

Sierra, citado por Hernández y otros (2006), señala que las técnicas de recolección de datos “son los medios que utiliza el investigador, para medir el

53

comportamiento o atributos de las variables”(p.241). En esta investigación, se utiliza como técnica la encuesta, la cual permite recoger información directamente de los hechos de la investigación sin tener que trabajar con ellos directamente, para lo cual se elabora un instrumento tipo cuestionario versionado para ambas poblaciones, con escala tipo Likert modificada.

OS D A RV

E

También se utiliza la técnica de observación, al respecto Sabino (2002), la

ES R S O

H C E necesitamos DERpara resolver

define “como el uso sistemático de nuestro sentido de la búsqueda de los datos que

un problema de investigación” (p. 155). La

ventaja principal de esta técnica es que los hechos son percibidos directamente, sin intermediación, para el análisis de los estados financieros período 2007-2009, a través de indicadores financieros relacionados con el inventario.

Descripción del Instrumento

El instrumento utilizado para el desarrollo de esta investigación es un cuestionario dirigido al contador, administrador y gerente de la población objeto de estudio constituido por 49 ítems y 4 alternativas de respuesta: siempre (4), casi siempre (3), casi nunca (2), nunca (1). Según Hernández y otros (2006), “consiste en un conjunto de ítems presentados en forma de afirmaciones o juicios ante los cuales se mide la reacción de los sujetos”(p.263). Es decir, se presenta cada afirmación y se pide al sujeto que estime su reacción, eligiendo uno de los puntos de la escala de acuerdo con su opinión.

54

Propiedades psicométricas Las propiedades psicométricas de la presente investigación, comprenden la descripción de la validez de contenido del instrumento elaborado para la recolección de los datos realizado por las autoras del estudio y la explicación de cómo elaborar la confiabilidad de dicho instrumento, mediante la fórmula, lo que

OS D A RV

permitió demostrar que el mismo es apto para su aplicación definitiva.

ES R S O

E

H C E que de acuerdo DERal autor mencionado, debe seguir este tipo de investigación:

En ese sentido, para la realización de esta investigación se siguen las etapas

examinar las características del problema seleccionado, elegir las fuentes apropiadas, elaborar los instrumentos para la recolección de datos, establecer indicadores precisos y adecuados a los propósitos de la investigación que permitan poner de manifiesto semejanzas, diferencias y relaciones significativas, verificar la validez de los instrumentos empleados y analizar e interpretar los datos obtenidos en términos claros y precisos. De acuerdo con Chávez (2006), “la validez del contenido es la correspondencia del instrumento con su contexto teórico y se basa en la necesidad de discernimiento de juicios independientes entre expertos” (p.194).

En este sentido, para validar el cuestionario se elabora un formato de validación que se presenta junto al instrumento de recolección de datos a expertos en el área a la cual va dirigida la investigación, con la finalidad de evaluar objetivamente si su contenido contiene las características y los elementos

55

necesarios para recolectar la información y la pertinencia de los ítems con relación a los indicadores, dimensiones, variables y objetivos del estudio. La validez se realizó a través de tres (3) expertos en el área de contabilidad y dos (2) en metodología, se realizaron algunos cambios al instrumento de acuerdo a las recomendaciones realizadas por los expertos.

OS D A RV

En tal sentido, los expertos hicieron sugerencias acerca de la redacción de

ES R S O

E

los ítems 1, 2, 5, 26, 27, 30; los cuales fueron cambiados y nuevamente evaluación, H C E ER

presentados para su

D

dando origen a una nueva versión del

instrumento que fue aprobado para realizar la prueba piloto y su posterior aplicación a la población seleccionada para llevar a cabo la investigación.

Con respecto a la confiabilidad, Chávez (2006), la define como “el grado de congruencia con que se realiza la medición de una variable” (p.203). Esta medición puede llegar a lograr un alto coeficiente de validez pero no obstante es importante, que alcance un alto grado de confiabilidad, ya que este procedimiento es el que permite verificar si el instrumento es apto o no para su aplicación definitiva.

Para tal efecto, la confiabilidad en esta investigación se realiza a través de la aplicación de una prueba piloto a 10 sujetos con características semejantes a la población del estudio. Una vez recopilada la información, esta fue sometida a la fórmula de confiabilidad coeficiente Alfa de Cronbach debido que el instrumento

56

está conformado por varias alternativas de respuestas. Dicha fórmula es la siguiente:

K

αKK =

1 K

1 - ∑S2 i ∑ S2 t

OS D A RV

Donde: K = Número de items

ES R S O

S2i= Varianza de los puntos de cada items

H C E ER

E

S2= Varianza de los puntos totales

D

1 = Constante

∑ = Suma total

Para calcular el grado de confiabilidad de los instrumentos utilizados en esta investigación al aplicar la formula del coeficiente Alfa de Cronbach, se obtuvieron los siguientes resultados: el instrumento utilizado para medir la variable Gestión Financiera de Inventarios el resultado fue 0,7585; lo cual la da una confiabilidad alta representando un instrumento confiable y apto para su aplicación.

Procedimiento de la Investigación

El

procedimiento

seguido

durante

la

investigación,

se

describe

a

continuación: • Se recopila la información que sirve de referencia para la elaboración del planteamiento del problema, marco teórico y marco metodológico, diseño del

57

instrumento de recolección de datos, validación del instrumento mediante la técnica juicio de expertos. • Aplicación de la prueba piloto, aplicación de los instrumentos definitivos a la población de las instituciones objeto de estudio. • Aplicación de los indicadores financieros de inventarios.

OS D A RV

• Tabulación de los resultados bajo la técnica estadística descriptiva.

ES R S O

E

• Análisis y discusión de los resultados y presentación de las conclusiones y

H C E ER

recomendaciones.

D

Plan de Análisis de Datos

El plan de análisis de datos comprende la tabulación y el tratamiento estadístico empleado. La tabulación de los datos, es una técnica que emplea el investigador para procesar la información recolectada permitiendo la organización de datos relativos a la variable, indicadores e ítems. Para tal fin, se utiliza una matriz de doble entrada donde en el margen izquierdo se colocan los sujetos encuestados y en el margen superior el número de ítems del instrumento, según la codificación asignada a cada alternativa de respuesta.

Según Chávez (2006), el “tratamiento estadístico depende del método de investigación que se haya seleccionado, del tipo de operaciones que se pretenden ejecutar de la escala de la variable” (p.240). A fin de dar un tratamiento a los datos obtenidos mediante la aplicación del cuestionario a la población seleccionada, se opta por la denominada estadística descriptiva, por lo cual se utiliza la aplicación

58

de una distribución de frecuencias relativas. En tal sentido, las distribuciones pueden completarse agregando las frecuencias relativas (porcentaje de casos en cada alternativa) y las frecuencias acumuladas (las que se van acumulando en cada alternativa) desde la más baja hasta la más alta, empleando el paquete estadístico SPSS v.10.

D

H C E ER

ES R S O

E

OS D A RV

59

CAPÍTULO IV

RESULTADOS En el presente capitulo se analizan y discuten los resultados obtenidos del

OS D A RV

proceso de recolección de la información, los mismos son expuestos siguiendo el

ES R S O

E

orden de presentación de la variable gestión financiera de inventarios en las

H C E ER

D

empresas del sector farmacéutico, sus dimensiones e indicadores. El análisis se desarrolla interpretando todas las respuestas obtenidas en el cuestionario aplicado, presentado por dimensión, los mismos pueden ser observados en las tablas

construidas

para tal fin. También se aplicaron indicadores financieros

relacionados con los inventarios.

Asimismo, se expresa la opinión de la investigadora con base a las bases teóricas analizadas, las cuales, finalmente llevaron a la elaboración de las conclusiones y recomendaciones de la investigación, con la finalidad de suministrar una información científica para analizar la gestión

financiera de

inventarios en las empresas del sector farmacéutico del Municipio San Francisco, Parroquia Domitila Flores

Análisis y Discusión de resultados

Se inició con la presentación de los resultados de la variable gestión financiera de inventarios y su análisis de acuerdo con cada dimensión. En las 59

60

siguientes tablas se presentan los resultados obtenidos de la aplicación del instrumento sobre la misma, el cual fue suministrado a la población seleccionada.

Identificar los métodos de valuación de inventarios en empresas del Sector Farmacéutico del Municipio San Francisco, Parroquia Domitila Flores.

OS D A RV

Variable: Gestión de Financiera Inventarios

ES R S O

E

Dimensión: Métodos de valuación de inventarios

H C E ER

D

Tabla Nº 1

Tabla general de la dimensión Métodos de valuación de inventarios Indicadores

Siempre

Casi siempre

Fr

Fr

Fa

Fr

Fa

Fr

Fa

Fr

Fa

2

19%

0

0%

0

0%

9

100%

0

0%

3

15%

6

85%

9

100%

1

8%

3

15%

4

70%

9

100%

Fa

Método PEPS 7 81% Promedio 0 0% ponderado Método UEPS 1 7% Fuente: Teague (2010)

Casi nunca

Nunca

TOTAL

En el análisis de esta dimensión métodos de valuación de inventarios, se observa que el método PEPS siempre y casi siempre es usado por el 81% y 19% respectivamente por los encuestados, mientras que nunca y casi nunca el 85% y 15% usa el promedio ponderado. Por último en el método UEPS nunca y casi nunca lo usan con un 70%, 15%, respectivamente; mientras casi siempre y siempre es usado con un 8% y 7% respectivamente. El indicador el método PEPS fue el más seleccionado por los encuestados coincidiendo así con Aguirre (2005),

61

es un método de asignación de costos y no da seguimiento al flujo físico de cada mercancía a menos que sea coincidencia.

Los resultados obtenidos muestran que en las empresas del Sector Farmacéutico, el método de valuación de inventarios utilizado es el método PEPS,

OS D A RV

es decir, el inventario queda valorado al costo de la última mercancía comprada,

E

coincidiendo con Guajardo (2004), al expresar que la empresa debe seleccionar el

ES R S O

H C E la utilidad netaE D delRperiodo y el que sea más representativo de su actividad.

método de valuación de inventario que brinde al negocio la mejor forma de medir

Al analizar los resultados se tiene que las empresas del sector farmacéutico registran el inventario final de mercancía a precios más recientes , lo que quiere decir que en épocas de inflación ( donde el costo es cada vez mayor ) el inventario estará sobre valuado, y el costo de la mercancía vendida se registra con las unidades que se han vendido pero a precios más antiguos, puesto que las primeros inventarios que se compraron son los primeros que formaran parte del costo de la mercancía adquirida , es decir son los primeros en salir quedando este subvaluado.

Identificar el sistema de registro de inventarios en las empresas del sector farmacéutico del Municipio San Francisco, Parroquia Domitila Flores.

Variable: Gestión de Financiera Inventarios Dimensión: Sistema de registro de inventarios

62

Tabla Nº 2 Tabla general de la dimensión Sistema de registro de inventarios Indicadores

Siempre

Casi

Casi nunca

Nunca

TOTAL

siempre

Inventario periódico Inventario permanente o perpetuo

Fa

Fr

Fa

Fr

Fa

Fr

Fa

Fr

Fa

Fr

9

100%

0

0%

0

0%

0

0%

9

100%

0

0%

0

0%

OS D A RV

9

100%

Fuente: Teague (2010)

H C E ER

ES R S O

0

0%

9

100%

E

En el análisis de esta dimensión sistema de registro de inventarios, los

D

resultados de la población arrojaron como resultado que un 100% siempre registra el inventario de mercancías y el costo de artículos vendidos periódicamente. En cuanto a al inventario permanente o perpetuo respondieron el 100% respondió nunca.

En cuanto a la opción más usada está el indicador de inventario periódico como el más utilizado en las farmacias y así lo plantea Catácora (1998), se llama inventario periódico porque consiste en realizar un control del inventario cada determinado tiempo o periodo, y para eso es necesario hacer un conteo físico de todas las existencias.

Con respecto a los resultados arrojados, se evidencia que en las empresas del Sector farmacéutico el sistema de registro de inventarios utilizado es el sistema periódico, es decir en las farmacias los inventarios que se adquieren se registran en la cuenta de compras

durante todo el periodo, por consiguiente

63

cuando se realiza una venta, se registra la cuenta por cobrar o el efectivo y a su vez se realiza el registro de la venta a precio de venta.

Con este sistema las farmacias conocen el costo de los artículos vendidos solo al final del periodo para lo cual deben hacer un inventario físico de todas sus

OS D A RV

existencias. La desventaja que tienen las farmacias al utilizar este sistema de

E

registro es que no pueden consultar en cualquier momento el saldo del inventario

ES R S O

H C E resultado al instante. DER Por otra parte este método no permite tener control sobre la y del costo de la mercancía vendida, lo que dificulta obtener un estado de

perdida o robo del inventario.

Caracterizar el control interno de inventarios en las empresas del sector farmacéutico del Municipio San Francisco, Parroquia Domitila Flores

Variable: Gestión de Financiera Inventarios Dimensión: Control interno de inventarios

Tabla Nº3 Tabla general de la dimensión Control interno de inventarios Indicadores

Conteo físico del Inventario Almacenamiento Compra en cantidades Registros Punto de reorden Niveles de inventarios Existencia de seguridad y reserva

Siempre

Casi siempre

Casi nunca

Nunca

TOTAL

Fa

Fr

Fa

Fr

Fa

Fr

Fa

Fr

Fa

Fr

1

8%

5

85%

0

0%

3

7%

9

100%

7

67%

2

33%

0

0%

0

0%

0

0%

3

11%

5

74%

1

15%

4 6

47% 59%

2 2

22% 34%

1

6% 0%

3 1

25% 7%

5

52%

1

15%

0

0%

3

33%

0

0%

0

0%

7

63%

2

37%

9 9

100%

9 9 9

100% 100%

9

100%

100% 100%

64 Costo de mantenimiento Máximos y mínimos Costos de faltantes Costos de sobrantes

0

0%

0

0%

2

45%

7

55%

4 0 0

47% 0% 0%

2 0 0

22% 0% 0%

1 0 0

6% 0% 0%

3 9 9

25% 100% 100%

9 9 9 9

100% 100% 100% 100%

Fuente: Teague (2010) En el análisis de esta Control interno de inventarios, se observa que el Conteo físico del Inventario se caracteriza casi siempre y siempre con un 85% y

OS D A RV

8% respectivamente, mientras el 7% nunca se caracteriza. Asimismo, siempre y

ES R S O

E

casi siempre se realiza el almacenamiento, los costos de sobrantes nuca con un 100%.

H C E ER

D

Por otra parte, el punto de reorden siempre y casi siempre con un 59% y 34% respectivamente, mientras el 7% nunca lo realizan, máximos y mínimos siempre y casi siempre con 47% y 22% y nunca y casi nunca con 25% y 3%. De igual forma, los niveles de inventario siempre y casi siempre con 52% y 15% respectivamente, mientras el 33% respondió nunca.

En cuanto a los registros, siempre y casi siempre lo realizan con un 47% y 22% respectivamente. Contrario a costos que nunca se realizan con un 100% respectivamente. Asimismo,

nunca y casi nunca se calcula el costo de

mantenimiento con 55% y 45% y la existencia de reservas de seguridad casi nunca y nunca con 63% y 37%.

Entre los indicadores que mas sobresalieron está el conteo físico del Inventario, el cual todas las farmacias lo hacen por lo menos una vez al año, por lo que Deusto (2005), refiere que el control físico de inventarios, se inicia a partir de

65

un inventario físico, que según las condiciones de las existencias y de los almacenes en donde se encuentran, debe realizarse como una acción integral y con una metodología que asegure su éxito final. Los resultados arrojados en materia de conteos físicos de inventario, afirman que las empresas del sector farmacéutico llevan a cabo la toma física del

OS D A RV

inventario por lo menos una vez al año, con el objeto de asegurar que las

ES R S O

E

existencias físicas existentes en el almacén sean iguales a los registros

H C E ER

de

inventarios, los procedimientos de toma física de inventarios son indispensables

D

para las empresas del sector farmacéutico, debido a que este procedimiento no solo sirve para conciliar existencias físicas con registros sino para detectar faltantes, es decir las reducciones de inventarios por robo e igualmente sirve a la administración de la empresa para eliminar productos estropeados u obsoletos.

Asimismo, el indicador almacenamiento siempre se caracteriza coincidiendo con Damaso (2005), es un lugar o espacio físico para el almacenaje de bienes que son

usados

por

fabricantes,

importadores,

exportadores,

comerciantes,

transportistas, clientes, entre otros. Por lo tanto, el almacenamiento de bienes considera varios niveles de apropiación y de servicio que comienzan exclusivamente con la adaptación del espacio para poder llevar a cabo esta realización.

Es decir las empresas del sector farmacéutico disponen de un lugar especial al que denominan almacén para el resguardo de sus inventarios, con el propósito

66

de protegerlo contra el daño, robo o descomposición, de igual forma para prevenir que se dañen los medicamentos van realizando las ventas de los inventarios con las fechas de caducidad mas próximas para evitar que estos lleguen al termino de su vida útil, organizando las cajas de medicamentos por fecha de caducidad , facilitando su visibilidad y de ese modo mantener un control utilizando la técnica

OS D A RV

de inventarios Primeras Entradas Primeras Salidas ( PEPS) a efecto de evitar

ES R S O

siempre medicamentos caducos.

E

H C E R se utiliza el Punto de reorden, coincidiendo con Besley y De igual E D forma, Brigham (2004), al decir que consiste en la existencia de una señal al departamento encargado de colocar los pedidos, indicando que las existencias de determinado material o artículo han llegado a cierto nivel y que debe hacerse un nuevo pedido.

Lo que quiere decir que las empresas del sector farmacéutico tienen un número establecido de inventarios en stock que cuando este llega a dicho número establecido, le indica o le da una señal de alerta para hacer un nuevo pedido de mercancías con el objeto de no dejar que el inventario llegue a “0” unidades y de esta forma cumplir con la demanda de productos. Es importante resaltar que las empresas del sector farmacéutico para calcular el número de inventario que le indica que debe hacerse una nueva orden, toman en cuenta primeramente el tiempo de reposición de los inventarios, es decir el tiempo que tarda el proveedor para hacerle la entrega de las mercancías.

67

Siguiendo con el indicador Niveles de inventarios que siempre es utilizado, coincide con Van Horne (2002) como la cantidad que siempre debe tener de cada uno de tus productos, este lo definirás de acuerdo a la demanda de los mismos. Es decir las empresas del sector farmacéutico al reiterar que siempre es utilizado este indicador reafirman que cuidan tener en el inventario por lo menos

OS D A RV

dos productos de un tipo y marca, no menos de esta cantidad para poder

ES R S O

E

satisfacer a la demanda de productos. Por consiguiente las empresas del sector

H C E ER

farmacéutico manifiestan que tratan de mantener un nivel de inventarios que les

D

permita hacerle frente a la demanda inmediata de productos, aunque en ocasiones por situaciones ajenas a ellos esto no se cumpla en la totalidad de sus inventarios por las fallas de mercancías que se generan en las droguerías y por consiguiente afecta al sector farmacéutico.

Así mismo utilizan los máximos y mínimos coincidiendo con lo expresado por Díaz (2004), es el sistema desarrollado especialmente para alcanzar el control de los almacenes al día y lograr el Inventario óptimo, basa su operación en máximos y mínimos o sistema de costeo por precios promedios.

Los resultados arrojados de este indicador aseveran que las empresas del sector farmacéutico utilizan la técnica de máximos y mínimos en el almacén, por consiguiente el sector farmacéutico manifiesta que para calcular los máximos de inventarios toman en cuenta la capacidad de almacenamiento la caducidad del producto, y los costos financieros que se generan a causa de mantener grandes

68

cantidades en el inventarios y para los mínimos consideran el tiempo que tarda el proveedor en resurtir como también las posibles fluctuaciones en la demanda.

Por otra parte se tiene que siempre utilizan los Registros en el control de inventarios, coincidiendo con Damaso (2005), al referir que el registro de

OS D A RV

mercancías, es el que registra las compras de inventario, cargando la mercancía a la cuenta de inventario o compras.

H C E ER

ES R S O

E

Es decir, las empresas del sector farmacéutico registran la mercancía

D

adquirida en la cuenta de compras tal como se describió en los resultados del sistema de registro utilizado por el sector farmacéutico, siendo este el de inventario periódico, por otra parte los registros de inventarios efectuados por el sector farmacéutico les sirve solo para ver la cantidad disponible en unidades de las mercancías y no para conocer el costo de la mercancía vendida ni el saldo actualizado de la cuenta de inventarios.

Siguiendo con el indicador Compra en cantidades que nunca es utilizado, coincide con Damaso (2005), el cual denota que la compra es el acto de obtener el producto o servicio

a mayor cantidades que las presupuestadas para obtener

un descuento por la cantidad, el cual debe ser de la calidad correcta, al precio correcto, en el tiempo correcto y en el lugar correcto.

Los resultados arrojados por este indicador afirman que las empresas del sector farmacéutico casi nunca compran el inventario en cantidades, salvo que las droguerías les ofrezcan una oferta muy atractiva para así acceder a la compra. Por

69

otra parte se tiene el indicador de existencia de reservas o de seguridad el cual el sector farmacéutico casi nunca lo utiliza con un 63%. Según Horne Van (2005), son existencias del inventario en reserva, como “colchón” ante la demanda (o utilización) inesperada y el tiempo de espera de reposición.

OS D A RV

Los resultados de esté indicador expresan que las empresas del sector

E

farmacéutico no mantienen existencias en reserva ante la demanda inesperada de

ES R S O

H C E inventarios bajo DElaRhipótesis de que podrían vender mas de lo normal en cualquier

productos, es decir las empresas del sector farmacéutico no gestionan sus

momento, y que por ende deberían de mantener un inventario de reserva por si genera una demanda imprevista de productos, aunque hay que resaltar que si toman en cuenta el tiempo de espera de reposición de sus productos para no quedarse sin inventarios.

Por otra parte haciendo referencia al indicador de control interno costo de mantenimientos el cual nunca se calcula en las empresas del sector farmacéutico el cual según Lawrence (2004) representa el costo de mantener existencias de inventario, es decir son los costos por unidad de mantener artículos en el inventario disponible para la venta durante un periodo específico.

Los resultados arrojados por este indicador reflejan que las empresas del sector farmacéutico

nunca es calculado el costo de mantener artículos en el

inventarios, es decir las empresas del sector farmacéutico no toman en cuenta los costos generados a lo largo de un periodo por mantener artículos en el inventario

70

como lo son los costos de seguro, costos de deterioro y obsolescencia de los articulo, y/o costos de oportunidad o financieros de tener fondos invertidos en los inventarios. Es importante resaltar que estas empresas deberían de tomar en cuenta el costo de mantenimiento ya que este a su vez incluye varios costos que están siendo ignorados y que afectan la utilidad del ejercicio

OS D A RV

E

Por otra parte, se hace referencia a los costos de faltantes el cual nunca es

ES R S O

H C E incurre en el costo DERde faltantes cuando hay que retirar unidades del inventario y no

calculado en las empresas del sector farmacéutico, según Chávez (2005) se

se tiene inventario.

Al analizar los resultados de este indicador se tiene que las empresas del sector farmacéutico no calculan el costo de faltantes de mercancías, el cual es generado al no poder satisfacer las órdenes de los clientes, lo cual puede hacer perder ventas e imagen corporativa de tal forma que los clientes insatisfechos compararán en otro lugar y quizás no vuelvan a la empresa.

Y finalmente se hace referencia al costo de sobrantes que nunca es calculado por las empresas del sector farmacéutico y que para Moya (2005), cuando una mercancía se mantiene en inventario en cantidades excesivas, este material obviamente no tiene salida, entonces todo lo que ha costado mantener este inventario se penaliza por un costo por sobrantes.

Los resultados arrojados expresan que el costo de sobrantes no es tomado en cuenta en las empresas del sector farmacéutico, puesto que las mismas

71

manifiestan no mantener cantidades excesivas de inventarios con el objeto de mantener un control de las existencias en cuanto a la caducidad de los medicamentos.

De esta forma en las empresas del Sector Farmacéutico siempre se

OS D A RV

caracteriza el control interno de los inventarios a través de los conteos físico,

E

almacenamiento, punto de reorden, niveles de inventarios, máximos y mínimos,

ES R S O

H C E invertido, reducir altos costos financieros que dejen de realizar ventas por falta de DER así como de los registros, con lo cual podrá mantener el mínimo de capital

mercancías, perdidas resultantes de baja de precios, así como el costo de la toma del inventario físico anual.

Analizar los indicadores financieros relativos a los

inventarios en las

empresas del sector farmacéutico para los periodos 2007- 2009.

Variable: Gestión de Financiera Inventarios Dimensión: Analizar los indicadores financieros relativos a los inventarios en las empresas del sector farmacéutico 2007 -2009 Tabla Nº 4 Tabla general del indicador Rotación de Inventarios Rotación de inventarios por farmacia Nueva Cactus Los Medanos Doctor Galue Promedio/ Resultados Días Fuente: Teague (2010)

2007 42 días 42 días 48 días

2008 49 días 42 días 54 días

44 días

48 días

2009 53 días 44 días 37 días 44 días

72

Según la tabla Nº 4 los resultados arrojados muestran que la rotación de inventarios para la farmacia Nueva Cactus fue hacia la alza ya que para el periodo 2007 la rotación fue de 42 días, para el 2008 aumento a 49 días y finalmente para el 2009 llego a 53 días. Así mismo en cuanto a la Farmacia Los Medanos la

OS D A RV

tendencia fue hacia la alza tendiéndose para el año 2007-2008 42 días y 44 días

ES R S O

E

para el año 2009. Finalmente la Farmacia Doctor Galue evidencia una rotación

H C E ER

fluctuante que para el año 2007 fue de 48 días, para el 2008 llegó a 54 días y

D

para el 2009 disminuyo a 37 días.

Al calcular y analizar la rotación de inventarios de las empresas del sector farmacéutico mediante los estados financieros balance general y estados de resultados se observa que en los periodos analizados se generó una tendencia fluctuante donde en el año 2007 la rotación fue de 44 días, es decir las empresas tardaron aproximadamente 44 días para que el inventario se realizara y por ende se convirtiera en efectivo o en cuentas por cobrar, para el 2008 la rotación aumento a 48 días y para el 2009 la rotación disminuyo a 44 días.

Estos resultados concuerdan con lo expuesto por Buffa (2003) quien expresa que la rotación de inventarios representa la velocidad con que se mueven los inventarios dentro de la empresa.

Estos resultados afirman que básicamente las empresas del sector farmacéutico han mantenido los niveles de rotación de inventarios, en los periodo

73

2007-2009, a diferencia del año 2008 la cual aumento a 48 días, lo cual no fue conveniente paras las empresas , debido a que esto significa que para el 2008 las empresas tardaron mas en realizar sus inventarios.

Estos incrementos en la rotación de inventarios pudieron haber sido

OS D A RV

generados por los progresivos aumentos a través de los años 2007-2009 de los

E

costos de ventas, o por falta de publicidad en las empresas para incrementar las

ES R S O

H C E R no son conveniente dando en las E D farmacias,

ventas, por otra parte es importante resaltar que estas rotaciones que se vienen para las mismas, puesto que este

tipo de empresas como lo son las farmacias, tienen entre 15 y 30 días para liquidar las cuentas por pagar de las mercancías adquiridas, por consiguiente las empresas del sector farmacéutico deberían mantener una rotación de inventarios de 30 días como máximo.

Tabla Nº 5 Tabla general del indicador Ventas sobre el valor de los inventarios Ventas sobre el valor de inventarios por farmacia Nueva Cactus Los Medanos Doctor Galue Promedio /Resultados (Bs)

2007 10,12 bs 10,00 bs 8,98 bs

2008 8,91bs 10,01 bs 8,11 bs

2009 7,85 bs 9,81 bs 10,91 bs

9,70 bs

9,01 bs

9,05 bs

Fuente:Teague (2010)

Con respecto al indicador ventas sobre el valor de los inventarios se observa que según los resultados discriminados por las farmacias, Nueva Cactus, la

74

tendencia fue hacia la baja teniéndose para el año 2007 10,12 bs; 8,91 para 2008 y 7,85 bs en el 2009. Con respecto a Los médanos, mantiene una baja moderada de 10,00 bs para 2007 y 9,81bs para 2009. Finalmente, la farmacia Doctor Galué evidencia una moderada alza de 8,98 bs para el año 2007 y 10,91 bs para el 2009.

OS D A RV

A través de esta investigación se observa que las ventas sobre el valor de los

ES R S O

E

inventarios, en el sector farmacéutico la tendencia fue decreciente hacia la baja

H C E ER

teniéndose para el año 2007, 9,70 bs de ventas sobre el valor del inventarios, es

D

decir por cada unidad monetaria invertida en el

inventario las empresas

obtuvieron 9,70 bs para el 2008 disminuyo a 9,01 bs y para el 2009 aumento a 9,05 bs.

En este sentido este indicador converge con lo expuesto por Díaz Santos, (2005) quien afirma que las ventas sobre el valor de los inventarios miden la capacidad de generación de ingresos por venta en relación con lo niveles de inventario existentes en la empresa. Aun cuando para los dos últimos años 20082009 las ventas sobre el valor de los inventarios han disminuido, se puede decir que se han mantenido los niveles de ingresos, puesto que no fueron cambios desproporciónales, nótese que las diferencias no llegan a 1 punto, estos resultados han sido favorables para las empresas, ya que se asume que los beneficios de una empresa dependen en gran medida de su capacidad para generar ingresos a través de las ventas. Tabla Nº 6

75

Tabla general del indicador RUBII: Rentabilidad de la utilidad bruta sobre la inversión en inventarios RUBII por farmacia Nueva Cactus Los Medanos Doctor Galue Promedio / Resultados (Bs)

2007 1,50 bs 1,41 bs 1, 46 bs 1,45 bs

2008 1,51 bs 1,42 bs 1,43 bs 1,45 bs

2009 1,11 bs 1,61 bs 1,27 bs 1,33 bs

Fuente:Teague (2010)

OS D A VNueva Cactus la tendencia es inversión en inventarios muestra que en la farmacia R E ES1,11 bs para 2009; con respecto a la R S hacia la baja de 1,50 bs para 2007 hacia HO C E ER una ligera alza de 1,41 bs para 2007 y 1,61 bs para 2009. farmacia Los DMédanos,

Los resultados para el indicador, Rentabilidad de la utilidad bruta sobre la

Finalmente, la farmacia Doctor Galué por su parte, la tendencia fue hacia la baja con 1,46 para 2007 y 1,27 para 2009.

En la tabla Nº 6 se muestra el rendimiento de la utilidad bruta sobre la inversión en inventarios en las empresas del sector farmacéutico, obtenida en los periodos 2007-2009, la cual muestra que la tendencia fue decreciente hacia la baja ya que para el año 2007 las empresas obtuvieron 1, 45 bs para el ejercicio 2008 se mantuvo a 1,45 bs y para el año 2009 disminuyo a 1,33bs.

Estos resultados concuerdan con la teoría de Dion Topping (2003) quien dice que el RUBII permite conocer el rendimiento que le esta reportando su inversión en inventarios y que para obtener un RUBII optimo que le permita tener una muy buena utilidad debe estar por encima de los 1,50 bs.

76

Los resultados arrojados reflejan que las empresas del sector farmacéutico están obteniendo un RUBII que les permite pagar sus cuentas, y gastos administrativos ya que las empresas están reportando utilidades, más sin embargo no están obteniendo un RUBII ideal, el cual debería estar por encima de los 1, 50 bs. Por otra parte se puede ver una disminución en el RUBII de 2009 el cual se

OS D A RV

debe a los aumentos generados en los costos de ventas que han afectado la utilidad bruta.

ES R S O

E

H Tabla Nº 7 C E R general del indicador Vejez de inventarios ETabla

D

Vejez del inventario por farmacia Nueva Cactus Los Medanos Doctor Galue Promedio /Resultados (%)

2007 0,08% 0,08% 0,11% 0,09%

2008 0,07% 0,07% 0,08% 0,07%

2009 0,03% 0,09% 0,05% 0,06%

Fuente:Teague (2010)

Los resultados del indicador vejez de inventarios, muestra una tendencia baja para la farmacia Nueva Cactus evidenciándose que la mercancía dañada o averiada fue de 0,08% para 2007 y 0,03% para 2009. Con respecto a la farmacia Los Médanos, se observa una leve alta ya que para el año 2007 fue 0,08% y 0.09% para 2009. Finalmente para la farmacia Doctor Galué, muestra una moderada baja de 0,11% para 2007 contra 0,05% para 2009.

Al analizarse la vejez de los inventarios del sector farmacéutico, se puede observar que para el ejercicio 2007 la vejez estuvo en un 0,09 %, es decir se genero un 0,09% de mercancía dañada, averiada, y vencida no apta para su

77

despacho, para el 2008 fue de 0,07 % y para el 2009 la vejez fue de 0,06 %, los resultados obtenidos aseveran que la vejez de los inventarios fue muy baja.

Esto coincide con lo expuesto por Mora (2003) el cual expresa que este indicador muestra el nivel de mercancía no disponible para despachos por

OS D A RV

obsolescencia, deterioro, averiadas, devueltas en mal estado, vencimiento, lo que

E

quiere decir que las empresas son altamente efectiva en el control y monitoreo de

H C E ER

la vejez de sus inventarios.

D

ES R S O

Los resultados muestran que las empresas del sector farmacéutico poseen un porcentaje muy mínimo de mercancía no apta para su despacho, es decir, que las empresas son altamente efectiva en el control de las medicinas que poseen en sus stocks garantizando con ello el servicio al usuario en el expendio de mercancía apta para su utilización.

Formular estrategias financieras para la Gestión de Inventarios en las empresas del sector farmacéutico del Municipio San Francisco, Parroquia Domitila Flores.

El establecimiento de estrategias financieras para la Gestión de Inventarios en las empresas del sector farmacéutico; se realizó para dar respuesta a la necesidad de optimizar la gestión de inventarios referidos al sector farmacéutico, en relación al control interno que utilizan las empresas para acreditarse dinero, los cuales pueden obtenerse de acuerdo con las políticas contables adoptadas para la

78

medición de los inventarios, incluyendo la fórmula de medición de los costos que se haya utilizado.

En razón de lo anterior, se evidenció la necesidad de Formular estrategias financieras para la Gestión de Inventarios en las empresas del sector farmacéutico

OS D A RV

del Municipio San Francisco, Parroquia Domitila Flores, el cual, va más allá de

E

transmitir una enseñanza al ente mencionado referida a los temas, satisfaciendo

ES R S O

H C E costo de mantenimiento DER del inventario, un costo por compra y otros costos.

las necesidades del mercado, donde la adquisición de inventarios conlleva un

El establecimiento no sólo pretende que se instauren sino que se lleven a cabo, es decir, que puedan hacerlo de manera pertinente; que permiten comprender y profundizar lo establecido teóricamente, se fundamenta en mejorar y optimizar el manejo y desarrollo de la actividad contable, representando una herramienta vital para contribuir en el sector farmacéutico que sigan adecuándose a las necesidades de sus usuarios, los mismo se presentan a continuación.

- Reducir al máximo la inversión de inventarios en días de inversión sin afectar la demanda del mercado (ventas) y al proceso productivo. Para el anterior es necesario fijar los niveles de inversión para cada concepto de inventarios y tipo de producto, material, entre otros, con la flexibilidad de cambio que requiera la demanda del mercado.

- Obtener el máximo financiamiento sin costo a través de proveedores, para la adquisición de inventarios. El financiamiento no sólo incluye el monto del crédito

79

sino también el plazo de pago. Sería ideal que las ventas y consumos de los inventarios coincidieran con el pago a proveedores, ya que de esa manera no se asignarían recursos del capital de la empresa para inventarios.

OS D A RV

- Fijar el nivel aceptable de surtido de productos en los pedidos de los clientes.

ES R S O

E

H C E R afectar en forma el servicio de los clientes. DEimportante

- Se debe determinar el nivel apropiado de los inventarios sin distraer fondos ni

- En los productos de alto consumo deben vigilarse las existencias y pronósticos de venta en forma permanente, para que siempre se tengan existencias.

- Vigilar la exposición de los inventarios ante la inflación y la devaluación de la moneda. - Aplicar indicadores financieros gestión financiera y

que le permitan a la empresa conocer la

operativa de sus inventarios, ya que esos indicadores le

aportaran información útil para la toma de decisiones.

80

CONCLUSIONES

De acuerdo a los objetivos específicos de la investigación que se realizó, se pueden enunciar las siguientes conclusiones:

OS D A RV

Con respecto al primer objetivo específico, dirigido a identificar los métodos

E

de valuación de inventarios en empresas del Sector Farmacéutico del Municipio

ES R S O

H C E siempre es utilizado DER en las farmacias para valorar sus inventarios, ya que los

San Francisco, Parroquia Domitila Flores, se observo que el método PEPS

primeros costos que se registran representan a los artículos vendidos y las primeras unidades en entrar al almacén siempre son las primeras unidades en salir.

De acuerdo al segundo objetivo específico, dirigido a Identificar el sistema de registro de inventarios en las empresas del sector farmacéutico del Municipio San Francisco, Parroquia Domitila Flores, los resultados de la población arrojaron que siempre las farmacias registran el inventario de mercancías y el costo de los artículos vendidos periódicamente, es decir los inventarios que se adquieren se registran en una cuenta de compras durante todo el año, por lo tanto la cuenta de inventarios permanece estática durante todo el año con el saldo del inventario final del año anterior que viene siendo el inventario inicial del siguiente periodo, por consiguiente el calculo del costo de la mercancía adquirida es calculado al final del periodo luego de realizar los conteos físicos de inventarios.

81

En cuanto al tercer objetivo específico, dirigido a Caracterizar el control interno de inventarios en las empresas del sector farmacéutico del Municipio San Francisco, Parroquia Domitila Flores, se pudo determinar que siempre se realiza el Conteo físico del Inventario, mediante normas y/o procedimientos para llevarlo a

OS D A RV

cabo. Por otra parte las empresas del sector farmacéutico cuenta con almacenes

E

para el resguardo de la mercancía y de esa forma la protegen contra el daño robo

H C E ER

o descomposición.

D

ES R S O

En cuanto al punto de reorden las empresas tienen un numero establecido de inventario que deberá quedar en stock para darle una señal al personal de compras de que deben generarse nuevos pedidos, esto con el propósito de evitar que los anaqueles queden con 0 unidades, así mismo las farmacias no utilizan órdenes de requisición (internas) para indicar al departamento de compras o persona encargada que deben hacerse nuevos pedidos de inventarios, antes de que se agote en el almacén.

Las empresas del sector farmacéutico como medidas de control tienen establecidos los niveles de inventarios que deberá haber en el almacén, es decir gestionan tanto los máximos como los mínimos de mercancías, tomando en cuenta la caducidad de los productos. Por otra parte las empresas registran el inventario adquirido, lo cual le permite visualizar las unidades disponibles en el almacén pero no el costo de los artículos vendidos. Asimismo, referente a los costos de sobrantes en las farmacias no existen mercancías que se mantienen en

82

inventario en cantidades excesivas, por consiguiente no se calculan los costos de productos que no tienen salida.

Con respecto al cuarto objetivo específico, dirigido a Analizar los indicadores financieros relativos a los inventarios en las empresas del sector farmacéutico

OS D A RV

para los periodos 2007- 2009, se determinó que en la rotación de inventarios ,

E

generaron resultados no favorables ya que esta por encima de 30 días, que en un

ES R S O

H C E por ende se convirta DER en efectivo o en cuentas por cobrar, para el 2008 la rotación

nivel normal tardan aproximadamente 44días para que el inventario se realice y

se mantuvo a 44 días y para el 2009 la rotación fue de 53 días.

Asimismo, con respecto a las ventas sobre el valor de los inventarios la tendencia fue decreciente hacia la baja, aunque siguen siendo números razonables, nótese que las diferencias no llegan a 1 punto, estos resultados han sido favorables para las empresas, ya que se asume que los beneficios de una empresa dependen en gran medida de su capacidad para generar ingresos por medio de las ventas.

De igual forma, las empresas del sector farmacéutico están obteniendo un RUBII que les permite pagar sus cuentas, y gastos administrativos ya que las empresas están reportando utilidades, mas sin embargo no están obteniendo un RUBII ideal, el cual debería estar por encima de los 1, 50 bs. Por otra parte se puede ver una disminución en el RUBII de 2009 el cual se debe a los aumentos generados en los costos de ventas que han afectado la utilidad bruta.

83

Finalmente, la vejez de los inventarios el cual muestra el nivel de mercancía no disponible para despachos por obsolescencia, deterioro, averiadas, devueltas en mal estado, vencimiento el cual es muy bajo, lo que quiere decir que las empresas son altamente efectivas en el control y monitoreo de la vejez de sus

OS D A RV

inventarios.

ES R S O

E

H C E financieras para DElaRGestión de Inventarios en las empresas del sector farmacéutico De acuerdo con el quinto objetivo específico, dirigido a Formular estrategias

del Municipio San Francisco, Parroquia Domitila Flores, se determinó que al formularlas, no sólo pretende que se instauren sino que se lleven a cabo, es decir, que puedan hacerlo de manera pertinente; que permiten mejorar y optimizar el manejo y desarrollo de la actividad contable, representando una herramienta vital para contribuir en el sector farmacéutico que sigan adecuándose a las necesidades de sus usuarios.

84

RECOMENDACIONES

Luego de haber cumplido con el desarrollo de la investigación y haber dado las conclusiones pertinentes, se proponen las siguientes recomendaciones:

Con relación al objetivo que indica: Identificar el método de valuación utilizado

OS D A RV

en las empresas del sector farmacéutico, se recomienda continuar

ES R S O

E

aplicando el método PEPS en las farmacias para valorar sus inventarios, y así

H C E ER

mantener valorado sus inventarios al costo más alto o al costo mas parecido al

D

valor del mercado a la fecha del balance general.

Relativo al segundo Objetivo se recomienda a las empresas del sector farmacéutico de la Parroquia Domitila flores, desertar del sistema de inventario periódico y adoptar un sistema de inventario perpetuo ,permitiendo a las empresas, mantener el saldo actualizado de la cuenta de inventario y costos de ventas es decir mantener registros diarios, para ello primeramente deberán evaluar lo que implica un cambio de sistema de costeo, ya que el mismo implicará anotar el cambio en sus estados financieros e igualmente deberán notificarlo a las autoridades pertinentes para anunciar el cambio de método.

Con relación al tercer objetivo el cual refiere: Caracterizar el control interno en las empresas del sector farmacéutico se recomienda mantener control y seguimiento a cada proceso relacionado con los inventarios, que sigan aplicando normas y procedimientos para llevar a cabo los conteos físicos del Inventario,

85

donde se establezcan las responsabilidades del personal de los almacenes que son los únicos que deberían de tener acceso a las existencias.

Continuar aplicando el control interno de inventarios a través, del almacenamiento, punto de reorden, niveles de inventarios, máximos y mínimos,

OS D A RV

así como de los registros, que garanticen mantener el inventario suficiente

E

cuidando que no pase mucho tiempo la mercancía en almacén para evitar con eso

H C E ER

ES R S O

el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.

D

En relación al cuarto objetivo: Analizar indicadores financieros relativos a los inventarios se recomienda a las empresas llevar la rotación de inventarios a un plazo aproximado entre 25 y 30 días para lograr que se convirtiera en efectivo o en cuentas por cobrar.

Mantener los niveles de ingresos, para que los resultados sean favorables para las farmacias, ya que se asume que los beneficios de una empresa dependen en gran medida de su capacidad para generar ingresos por medio de las ventas.

Mantener un aumento del RUBII disminuyendo los costos de ventas que puedan afectar la utilidad bruta en las industrias farmacéuticas objeto de estudio.

Realizar efectivamente el control y monitoreo de la vejez de sus inventarios con la finalidad de mostrar el nivel de mercancía no disponible para despachos por

86

obsolescencia, deterioro, averiadas, devueltas en mal estado, vencimiento, garantizando la optimización de las farmacias a sus usuarios.

Finalmente se recomienda a las farmacias instaurar las estrategias financieras de inventarios; que permiten mejorar y optimizar el manejo y desarrollo

OS D A RV

de la actividad contable, representando una herramienta vital en la gestión de los

E

inventarios, adecuándose a las necesidades de sus usuarios.

D

H C E ER

ES R S O

87

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