GESTION EMPRESARIAL

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIAUNAD

ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES, ECONOMICAS Y DE NEGOCIOS

MODULO CURSO ACADEMICO GESTION EMPRESARIAL

RUBIEL GUEVARA GARZON

ACACIAS – COLOMBIA 2005

COMITÉ DIRECTIVO

JAIME ALBERTO LEAL AFANADOR Rector

GLORIA C. HERRERA SANCHEZ Vicerrecto r Académico

ROBERTO SALAZAR RAMOS Vicerrecto r de Medios y Mediacio nes pedagóg icas

MARIBEL CÓRDOBA GUERRERO Secretaria Gen eral LEONARDO URREGO Director d e Planeación EDGAR GUIL LERMO RODRÍGUEZ D. Escu ela de Ciencias Adm inistrativas, Co ntables, Económicas y de Negocios

MÓDULO CURSO ACADÉMICO GESTION EMPRESARIAL La edición d e este módulo estuvo a cargo d e la Escuela d e Ciencias Adm inistrativas,

Contables,

Económicas

y

de

Neg ocios

de

Universid ad Nacion al Abierta y a Distancia - UNAD. Derechos reservad o s: ©2 005, Universidad Nacion al Abierta y a Distancia - UNAD Vicerrecto ría de Medios y Med iaciones pedagó gicas, Bogotá D.C. Tel (57)1-344-3700 ISBN

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la

CONTENIDO PAG. INTRODUCCIÓN JUSTIFICACIÓN OBJETIVOS 10 UNIDAD 1. LAS ORGANIZACIONES EMPRESARIALES Y SU DESARROLLO AUTOEVALUACIÓN INICIAL CAPITULO 1. PERFIL DE LA IDEA – EMPRESARIAL 1. 1 La Idea Empresarial 1.1.1 Consideraciones Generales de la Idea 1.1.2 Aspectos para Seleccionar una Buena Idea 1.1.3 Análisis de la Idea Empresarial 1. 2 Consolidación de la Idea Empresarial 29 1.2.1 Aspectos que Influyen en la Elaboración de una Propuesta 29 1.2.2 Proyecto Empresarial RESUMEN ACTIVIDAD 1 CAPITULO 2. MARKETING EMPRESARIAL 2.1 Aspectos Generales del Marketing 2.1.1 Conceptos y Generalidades 2.1.2 Principios del Marketing 2.1.3 Influencia de Variables Internas y Externas en el Mercado 54 2.1.4 Por qué planear Estratégicamente el Marketing 2.2 Elementos del Marketing 56 2.2.1 Marketing Estratégico 2.2.2 Marketing Operacional 2.3 Posición competitiva de la empresa al iniciar 2.3.1 Fortalezas y Debilidades - Matriz DOFA 2.3.2 Estrategias Empresariales de Mercadeo 62 2.3.3 Fuerzas Competitivas 2.3.4 Tendencias Modernas del Marketing 2.4 Funciones del marketing 2.4.1 Investigación de Mercados 67 2.4.2 Planeación y Diseño del Producto 2.4.3 Selección del Mercado Objetivo 2.4.4 Lanzamiento de Nuevos Productos 2.4.5 Publicidad

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11 14 18 19 19 22 25

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2.4.6 Determinación del Precio de Venta 2.4.7 Ventas 2.4.8 Distribución del Producto 2.4.9 Promoción 2.4.10 Servicio al Cliente RESUMEN ACTIVIDAD 2 CAPITULO 3. LA FINANCIACIÓN EMPRESARIAL 3. 1 Conceptos y Generalidades 3.1.1 Importancia de la Función Financiera 3.1.2 Planeación Financiera 3.1.3 Administración del Dinero y Capital del Trabajo dministración de las riesgos e Inversiones 3.1.4 Administración de Inventarios y créditos 3.1.5 Apalancamientos 3.1.6 Indicadores Financieros 3. 2 Fuentes de Financiación 3.2.1 Clasificación de las fuentes financieras 3.2.2 Financiación Propia 3.2.3 Financiación de Terceros 3.2.4 Otras Fuentes de Financiación 3. 3 Estados Financieros 3.3.1 Conceptos y Generalidades 3.3.2 Balance General 3.3.3 Estado de Resultados RESUMEN ACTIVIDAD 3 CAPITULO 4. ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN 103 4. 1 Conceptos y Generalidades sobre Producción 4.1.1 Qué es la Administración de la Producción 4.1.2 Factores de Producción y Recursos Empresariales 4.1.3 Planta de Fabricación – Productividad 4. 2 Los sistemas de Producción y la Ubicación de la Empresa 4.2.1 Sistemas de Producción 4.2.2 Funciones del Departamento de Producción y Compras 4.2.3 El diseño de los Sistemas de Producción 4. 3 Planeación y Controles de la Producción 4.3.1 Conceptos y Generalidades 4.3.2 Planeamiento y Control de la Producción 4.3.3 Controles de la Producción 4.3.4 Formulación y Evaluación de Proyectos 115 RESUMEN ACTIVIDAD 4 CAPITULO 5. GESTIÓN ADMINISTRATIVA DEL TALENTO

77 78 80 81 81 82 83 84 85 85 86 88 89 90 92 94 95 95 96 96 97 97 97 98 99 101 102

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HUMANO Conceptos y generalidades Importancia del Talento Humano Política Social en el Manejo del Talento Humano El Bienestar Social Evaluación de Cargo Administración del Talento Humano 124 5.2.1 Conceptos y Generalidades de la Administración del talento humano 125 5.2.2 Reclutamiento y Selección del Talento Humano 5.2.3 Relaciones Laborales 5.2.4 Inducción y Entrenamiento 5.2.5 Evaluación de Desempeño 5. 3 Normas disciplinarias 5.3.1 Manual de Funciones 5.3.2 Reglamento Interno de Trabajo 5.3.3 Normas de Seguridad Industrial 5.3.4 Políticas Salariales en la Empresa RESUMEN ACTIVIDAD 5 AUTOEVALUACIÓN UNIDAD 1 UNIDAD 2. EL MEJORAMIENTO CORPORATIVO 144 AUTOEVALUACION INICIAL UNIDAD 2 CAPÍTULO 6. LA PLANEACIÓN Y LA ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL 6. 1 La Planeación 6.1.1 Conceptos y Generalidades 6.1.2 Naturaleza de la Planeación 6.1.3 Importancia y Elementos de la Planeación 6.1.4 Proceso de Planeación 6.1.5 La Toma de Decisiones 6.1.6 Políticas y Estrategias 6. 2 La Organización 6.2.1 Conceptos y Generalidades 6.2.2 Importancia de la Organización 6.2.3 Principios de la Organización 6.2.4 El proceso Organizacional 168 6.2.5 La Responsabilidad y Autoridad Empresarial 6.2.6 Selección de Personal. RESUMEN ACTIVIDAD 6 CAPITULO 7. LA DIRECCIÓN Y EL CONTROL EN LA EMPRESA

5. 1 5.1.1 5.1.2 5.1.3 5.1.4 5. 2

118 120 120 121 123 123

126 128 129 131 133 133 134 135 137 139 140 141

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7. 1 7.1.1 7.1.2 7.1.3 7.1.4 7.1.5 7.1.6 7. 2

La Dirección Conceptos y Generalidades Importancia de la Dirección Fases del Proceso de Dirección La Comunicación del Proceso de Dirección La Dirección Estratégica Elementos Esenciales de la Dirección El Control 7.2.1 Conceptos y Generalidades 7.2.2 Proceso del Control 190 7.2.3 Necesidades de Control 7.2.4 Técnicas de Control 7.2.5 La información en los Procesos de Control 7.2.6 Control del Medio Ambiente RESUMEN ACTIVIDAD 7 CAPITULO 8. MEGATENDENCIAS ADMINISTRATIVAS 201 8. 1 Estrategias Competitivas 203 8.1.1 La Cultura de la Calidad Total 8.1.2 La Reingeniería 8.1.3 El Benchmarking 8.1.4 El Outsourcing 8.1.5 El Kaizen 8.1.6 El Downsizing 8.1.7 El outplacement 8.1.8 El indomarketing 8.1.9 El Empowerment 8.1.10 El Coaching 8.1.11 El Hoshen Kanri RESUMEN ACTIVIDAD 8 AUTOEVALUACIÓN UNIDAD 2 RESPUESTA AUTO EVALUACIONES GLOSARIO FUENTES DOCUMENTALES

177 177 179 180 182 183 184 186 186

191 194 197 197 198 199

203 205 208 211 213 214 215 216 217 218 219 221 222 223 228 229 232

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INTRODUCCIÓN

El modulo de Gestión Empresarial esta orientado hacia la complementación de conocimientos y destrezas en la formación de administradores de empresas, como futuros empresarios o gerentes, teniendo en cuenta los grandes cambios y políticas de los gobiernos en materia económica, tomando importancia en la planificación y dirección de las empresas, debido a que no sólo debe valorarse los costos y precios de los productos o servicios a comercializar, sino que se debe visionar nuevas posibilidades de innovación y comercialización en los mercados internos o externos; ya que la competencia exige cada vez ser más competitivos.

Se pretende que los estudiantes reconozcan la empresa como una organización compleja donde interactúan diferentes funciones y actividades, dentro de un ambiente interno y externo, totalmente interrelacionadas y con un mismo objetivo, las distintas funciones que debe desarrollar la empresa como la captación de recursos (materiales, humanos y financieros), la organización de los mismos para la elaboración de productos o prestación de servicios y su distribución en el mercado, requieren del cumpliendo de estándares de calidad, que le permitan a la organización ser competitiva en el mercado. Por lo cual, el modulo se compone de dos unidades temáticas, la primera unidad aborda las organizaciones empresariales, profundizando temas como la idea empresarial, el marketing, el financiamiento, la capacidad instalada y el talento humano, la segunda unidad trata sobre el fortalecimiento corporativo, enfatizando en las funciones administrativas generales, complementando la unidad con las megatendencias administrativas, las cuales son esenciales en la organización de las unidades productivas como dinamizadores de las diferentes actividades.

La primera unidad “LAS ORGANIZACIONES EMPRESARIALES” se distribuye en cinco capítulos, el primer capitulo trata sobre la idea empresarial, cuyo objetivo es adentrar al estudiante o lector en la importancia de la idea para la creación de una empresa, por que es a partir de este proceso que se proyecta el éxito de la misma, posteriormente en el capitulo dos se aborda el tema de marketing empresarial, el cual representa la actividad que hace posible el reconocimiento de la empresa en el mercado, el capitulo tres presenta los aspectos relacionados con la consecución de los recursos financieros para el funcionamiento y desarrollo de las actividades operativas y de funcionamiento, en el cuarto capítulo se presentan los aspectos relacionados con la capacidad instalada y la ubicación de la empresa; estos aspectos deben establecerse 7 de 234

acorde con los factores y necesidades del mercado, tomando como referente los resultados de los estudios de mercado, en el quinto capitulo se da a conocer la importancia del departamento de talento humano en la organización.

La segunda unidad “EL MEJORAMIENTO CORPORATIVO”, se desarrolla en los tres últimos capítulos del modulo, el primero aborda los temas de planeación y organización empresarial, en el segundo se continua con las funciones básicas de la empresa abordando los temas de dirección y control como funciones básicas en el desarrollo de una empresa, estos dos capítulos representan la medida de éxito o fracaso de la gestión empresarial, por que es a través de estas funciones que se establecen las actividades y procesos a desarrollar, al igual que las políticas y estrategias a seguir para una buena toma de decisiones; el último capitulo presenta las megatendencias administrativas como elementos que permiten la innovación administrativa, renovando y generando nuevos espacios de gestión empresarial.

Para terminar, se puede afirmar que este modulo presenta aspectos básicos para la formación de futuros administradores de empresas, con lo cual se recomienda profundizar permanentemente sobre las temáticas tratadas; ya que el entorno exige cada ves más de empresas innovadoras y competitivas.

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JUSTIFICACIÓN

Las empresas por su naturaleza social, requiere de procesos de gestión empresarial para sobrevivir y desarrollarse; por ello este modulo esta orientado hacia la búsqueda y construcción de conocimientos y competencias en el futuro administrador, para que sean gestores de procesos innovadores que le permitan la modernización permanente de las actividades que desarrollan las empresas. Es así como la búsqueda de recursos y el establecimiento de alianzas estratégicas, es lo que le permite a los gerentes y empresarios lograr mejores resultados, de ahí que la gestión empresarial es una actividad que debe desarrollarse y aplicarse en los diversos procesos tanto empresariales como personales; ya que sin este ingrediente no se puede pensar en la calidad productiva ni competitiva, ocasionando dificultades en las actividades empresariales.

Por tanto, la Gestión Empresarial es una herramienta fundamental en el manejo y dirección de las empresas, más aun cuando los cambios macroeconómicos de libre comercio que se vienen dando en los últimos años, requieren de empresarios innovadores que creen y orienten las organizaciones hacia el logro de reconocimiento en los mercados, ganando espacios de liderazgo de acuerdo a las tendencias nacionales e internacionales. Por ello, los administradores, gerentes, empresarios y todo el cuerpo de profesionales, directivos y operarios de un ente empresarial deben ser gestores de innovación y de cambio en el desarrollo de sus actividades, para lograr el mejoramiento continuo de los procesos que realizan a diario, acorde con las exigencias del entorno.

Es de entender que la gestión, hace referencia a procesos de interacción interna y externa mediante la dirección y aplicación de funciones financieras, comerciales y de recursos humanos, lo cual permite orientar y mejorar los procesos interactivos entre las empresas y su entorno; bajo estos esquemas se debe pensar que la calidad y el servico tienen mayor repercusión empresarial y que es a partir de estos aspectos que se mide la competitividad de las empresas y que el precio a pesar que es importante esta pasando a un segundo plano, por que las economías globales cada día enfatizan más en la calidad de los productos.

Para culminar, se puede afirmar, que la gestión empresarial representa la clave del éxito de todo ente organizacional y productivo, por ello los administradores o empresarios deben ser gestores de innovación permanente para generar mayor productividad empresarial, el cambio debe ser una

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constante en las empresas, pero no basta con identificar que se debe cambiar, sino como se pueden gestionar esos cambios.

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OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL

•

Concientizar a los estudiantes y lectores respecto de la importancia de la gestión empresarial en el mejoramiento de las actividades productivas y competitivas de las empresas.

•

Lograr el fortalecimiento de las actividades empresariales, mediante el conocimiento e interiorización de los aspectos relacionados con la gestión empresarial.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

♦ Reconocer la importancia de una idea empresarial como parte fundamental en el crecimiento de las empresas.

♦ Aplicar el marketing empresarial acorde con las actividades empresariales y las oportunidades que se presenten en el entorno. ♦ Valorar la importancia de los recursos financieros y la forma de acceder a ellos.

♦ Conocer los aspectos a tener en cuenta al momento de ubicar la empresa y establecer su capacidad productiva. . ♦ Reconocer la importancia del talento humano en el desarrollo de las actividades empresariales. ♦ Conocer la importancia de la planeación y organización empresarial.

♦ Reconocer la importancia de la dirección y el control en el desarrollo de una empresa. ♦ Conocer algunas megatendencias administrativas.

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UNIDAD 1.

DESARROLLO DE ORGANIZACIONES EMPRESARIALES

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INTRODUCCIÓN

Los entes empresariales, son los gestores de cambios económicos, sociales y ambientales en el mundo, por tanto los administradores, empresarios, gerentes o directivos en el manejo de los procesos productivos y de comercialización de bienes o servicios en las empresas, deben hacer uso de múltiples estrategias y herramientas que les permita identificar oportunidades de negocio o ideas empresariales, con lo cual se logre una interrelación abierta y dinámica con el entorno. Las empresas dentro de las condiciones actuales que vive el país con respecto al proceso de globalización de la economía y la negociación de los tratados de libre comercio, requieren que las actividades empresariales se ajusten a las exigencias de los mercados internos y externos; por lo cual, en esta unidad se trataran temas relacionados con el establecimiento e importancia de una idea empresarial, posteriormente se abordan los temas de marketing, capacidad instalada y localización, fuentes de financiamiento y por último el talento humano, todos encaminados hacia el fortalecimiento y logro de los fines de la empresa, por que las mismas exigencias del mercado obligan a los empresarios a ser mayor énfasis en la calidad de los procesos productivos y de comercialización, en donde los estudios previos a la puesta en marcha de las empresas, deben ser concretos y precisos, para que al momento de tomar decisiones las estrategias se ajusten a la realidad . Las organizaciones empresariales, requieren de cambios permanentes, los cuales deben ser el resultado de estudios y diagnósticos periódicos que permitan identificar fortalezas, riesgos, limitantes y oportunidades en áreas comerciales, productivas, de talento humano y financieras, estos estudios consolidaran y fortalecerán las actividades en las empresas, logrando intercambios con el entorno que mejoraran las interrelaciones entre los entes involucrados en los procesos, acciones y políticas de las empresas y los recursos obtenidos del medio. Al igual la tecnología es un aspecto que debe tenerse en cuenta en los asuntos de innovación empresarial, pero requieren de un tratamiento minucioso en el momento de ser aplicados.

Por último se puede afirmar que las organizaciones empresariales dentro de las funciones básicas de producción, comercialización, financiamiento y de manejo del talento humano, requiere de personas con capacidades de gestión sólidas, creativas e innovadoras que generen un crecimiento empresarial, como resultado del aprovechamiento de los recursos y oportunidades que se encuentran en el entono.

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OBJETIVOS

Al finalizar la unidad el lector debe estar en capacidad de:

♦ Identificar la importancia de las organizaciones empresariales en el mejoramiento de los procesos económicos, políticos, sociales y ambientales de las regiones y de los países. ♦ Explicar el proceso para la identificación de una idea empresarial. ♦ Mostrar la importancia de la investigación de mercados, para el desarrollo de las actividades de una empresa. ♦ Describir aspectos relacionados con las estrategias de marketing y la segmentación de mercados. ♦ Dar a conocer las diferentes fuentes de financiamiento para el desarrollo de las actividades empresariales.. ♦ Describir la importancia de la infraestructura y la ubicación de la empresa. ♦ Mostrar aspectos relacionados con el manejo del talento humano.

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AUTOEVALUACIÓN INICIAL PRIMERA UNIDAD

Para iniciar el estudio de esta unidad, se hace necesario que usted realice una revisión de los conocimientos previos, respecto a las actividades que deben desarrollar las empresas para lograr resultados favorables en el desarrollo de sus actividades productivas y de comercialización ; por lo cual a continuación encontrará un cuestionario que le permitirá identificar los aspectos que le servirán para mejorar su aprendizaje, es importante leer cuidadosamente antes de responder los interrogantes.

1. ¿Cuál es su concepto sobre organización empresarial? ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ 2.

¿Que aspectos considera usted que debe tener en cuenta un administrador en el manejo de las organizaciones empresariales? ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ 3.

¿Considera que es importante la selección de una idea empresarial en el desarrollo y puesta en marcha de una empresa? ¿Por qué? ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ . 4. ¿Qué es un proyecto empresarial? ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ 5. ¿Cómo define usted el marketing? ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ 6. ¿En que consiste un estudio de investigación de mercados? ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ .

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7.

¿Qué aspectos considera usted importantes en el momento de comercializar un producto o servicio? ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ . 8. ¿Qué es una fuente financiamiento? ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ . 9. ¿En que consiste el leasing financiero? ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ . 10. ¿Qué aspectos se deben tener en cuenta en la distribución de una planta empresarial? ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ . 11. ¿Cuáles aspectos considera usted importantes al momento de ubicar una empresa? ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ . 12. ¿Qué es el talento humano? ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ . 13. ¿Defina que es un contrato de trabajo? ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ . 14. ¿Cual es su concepto de planeación? 17 de 234

______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ .

15. ¿Cuáles aspectos considera que son importantes al momento de planear? ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ . 16. ¿En que consiste la toma de decisiones? ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ . 17. ¿Cómo define usted la organización en una empresa? ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ . 18. ¿Qué aspectos considera usted son importantes al momento de organizar? ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ . 19. ¿Cómo define usted la dirección empresarial y que aspectos considera son importantes en este proceso? ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ . 20. ¿Cómo define usted el control y que aspectos considera son importantes en este proceso? ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ . 21. ¿Qué concepto tiene usted sobre las megatendencias administrativas? 18 de 234

______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ . 22. ¿Qué es la calidad total en un procesos organizacional? ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ . 23. ¿Cómo definiría usted la reingeniería? ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ . 24. ¿Cómo define usted el Outsourcing? ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ . 25. ¿Qué entiende usted por coaching? ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ .

NOTA: Amigo lector, sus respuestas representan el inicio de un proceso constructivo y autónomo de aprendizaje, adelante.

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CAPITULO 1. PERFIL DE LA IDEA – EMPRESARIAL

INTRODUCCIÓN

En este capitulo se tratara aspectos relacionados con la importancia del establecimiento de la idea empresarial, por que el éxito de las organizaciones empresariales se encuentra en la identificación de una oportunidad de negocio; por tanto se debe establecer una clara idea empresarial mediante un análisis de las posibles alternativas de negocio, hasta llegar a la consolidación de la misma en un proyecto empresarial que permitirá planificar y concretar la puesta en marcha de la empresa. Es a partir de las propuestas empresariales que se empiezan a gestar las organizaciones empresariales, como resultado de las bondades y necesidades que se encuentran inmersas en el medio ambiente, las cuales deben identificarse mediante la realización de estudios que permitan definir y concretar verdaderas oportunidades de negocio, por que no todas las ideas pueden convertirse en organizaciones empresariales.

OBJETIVOS DEL CAPITULO


Explicar la importancia de la idea empresarial.
Identificar los aspectos a tener en cuenta para el análisis de una idea empresarial.
Analizar los diferentes aspectos para la consolidación de una idea de negocio.
Reconocer los pasos para el establecimiento de un proyecto empresarial. .

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1. 1 LA IDEA EMPRESARIAL 1.1.1 Consideraciones generales de la Idea Las actividades empresariales surgen en la mente de las personas, por ello cualquier actividad a desarrollar tiene un inicio y aunque puede parecer ingenuo pensar que un ente organizacional es necesariamente la materialización de la idea de un empresario, la complejidad va más haya de las capacidades de las personas, a pesar que todas las organizaciones empresariales tienen su origen en la mente de unas personas, cuyo objetivo es convertir una idea en un producto o servicio para que la gente lo adquiriera, proyectando la obtención de beneficios mediante la inversión y la disposición para asumir riesgos de capital propio y en la mayoría de las veces ajeno para lograrlo.

Por lo tanto, es importante realizar un ejercicio en el que se analicen aspectos personales, los conocimientos respecto al tipo de negocio pensado, las motivaciones y las ayudas, con el objeto de generar una organización empresarial que sea coherente con la personalidad, los intereses y capacidades del emprendedor, competencias y experiencia profesionales. Motivarse es buscar las explicaciones por las cuales se quiere realizar el proyecto y las razones demostrarán el grado de seriedad del propietario de la idea y de compromiso con el proyecto, pensando bien qué es lo que se quiere, es decir si se busca obtener un nuevo ingreso u ocupar una nueva posición socio-económica, por que algunas veces los deseos pueden causar errores o sesgos en el proceso, viéndose afectado el resultado del proyecto empresarial, por ello debe realizarse una reflexión profunda y objetiva acompañada de disciplina de investigación y búsqueda de información, visionando mejoramientos continuos y planteando nuevos desafíos como metas futuras.

Las ideas empresariales, deben ser pensadas de acuerdo con las capacidades físicas, intelectuales, financieras y con las experiencias profesionales y empíricas, siempre tomando como referente el entorno, por que es ahí donde se generan y se presentan problemáticas y oportunidades; además la complejidad económica que se vive actualmente y la rapidez en los cambios y hábitos del entorno económico van dejando vacíos cada vez más reducidos a las personas que confían su futuro empresarial especialmente a la intuición o a la improvisación empresarial.

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Por lo anterior, se puede decir que en la conformación de una organización empresarial se presentan dos elementos indispensables: las personas y las ideas, de donde las personas deben asumir con voluntad la disposición para asumir riesgos y el propósito de obtener beneficios futuros, sino se da esta condición no es probable que las organizaciones empresariales presenten un margen de éxito representativo desde sus inicios, por ello las personas deben presentar las siguientes características: ser independientes, tener confianza en si mismos, capacidad para asumir riesgos, poseer motivación, ser creativos, perseverantes para alcanzar lo que pretenden, optimistas y disciplinados, etc. Al igual no es posible desligar las personas del proceso de definición de la idea, por que existe una interrelación entre los dos elementos que permiten los análisis personales del proyecto mediante determinados criterios de evaluación; además ninguna persona puede ser excluida con anticipación como futuro empresario y toda idea debe ser tenida en cuenta por inconsistente que parezca en el proceso de identificación e inicio de una organización empresarial, ya que en algunas ocasiones se ha presentado que las ideas mas sólidas no han sido las mejores y que las ideas más débiles han superado las expectativas de quienes no lo creían, por ello cada persona, con su propia experiencia y sus capacidades intelectuales, es quien genera sus propias ideas para que se geste una posibilidad empresarial. Según Rodrigo Varela “La idea de negocio se da cuando el futuro empresario relaciona y orienta sus capacidades imaginativas, creativas, inventivas, innovadoras a una perspectiva de negocio, y empieza a asociar esa idea con mercados, clientes, tecnología, recursos, contactos, etcétera, y lo hace con una intencionalidad especifica de establecer un negocio”1.

En el establecimiento de ideas, se presentan múltiples situaciones internas o externas al entorno en donde se pretende colocar en marcha una empresa, por tanto el análisis personal esta expuesto a que las personas se equivoquen y que las cosas no se den como se habían pensado, a pesar de estas dificultades se debe buscar estrategias para evitarlo ya que en el mundo empresarial no es fácil dar marcha atrás y las segundas oportunidades aun son más difíciles de conseguirlas. Es de entender que en el campo empresarial después de haber invertido dinero, comprometido el patrimonio, contratado personal, comprado equipos y maquinarias etc., los errores no son rectificables, con lo cual se logra una experiencia más para el futuro pero no la compasión, produciendo un fracaso de una organización empresarial; en algunas ocasiones estos fracasos han sido originados por la falta de ser objetivos y realistas, permitiéndonos engañarnos consiente o inconscientemente. 1

VARELA V., Rodrigo., Innovación Empresarial, Editorial Prentice Hall, Segunda edición, 2001, Pág. 135. 22 de 234

Las personas a veces piensan que las ideas que se les ocurren son las mejores, y que son las únicas capaces de generar oportunidades de negocio, convirtiéndocen en genios inimitables, por lo cual es difícil identificar defectos representativos en las propuestas empresariales, considerando que las apreciaciones que hagan los demás son fruto de la envidia y del desconocimiento, subestimando algunos factores o variables que puedan afectar realmente el proyecto. Cuando se cree que los planteamientos no tienen aspectos negativos, se esta incurriendo en un error fatal, porque se sobrevalora las posibilidades de éxito y se descuidan muchos aspectos, permitiendo que en el inicio se geste la posibilidad del fracaso.

Es importante en todo el proceso de gestación de ideas empresariales, aplicar coeficientes de sensibilidad riesgosos en el análisis, adoptar posiciones mentales con precauciones severas, profundizando en aspectos extremos con riesgos altos para valorar realmente la calidad de la propuesta empresarial. Todo esto permite desde el inicio estar a la expectativa de los cambios o dificultades que se puedan presentar en el desarrollo de las organizaciones empresariales, por que toda actividad empresarial en algún momento puede presentar debilidades y dificultades, bien sea por los procesos, políticas y estrategias aplicadas o por situaciones imprevistas, lo cual requiere de una preparación previa y eso se logra con la objetividad, el realismo y el pragmatismo, aspectos que siempre deben estar presentes en las actividades empresariales.

Acorde con lo que se ha manifestado anteriormente se debe invertir el tiempo necesario para realizar los respectivos estudios y conseguir la información suficiente, para soportar la idea empresarial, por que después de invertir difícilmente se puede dar marcha atrás, por ello antes de invertir en un proyecto empresarial, debemos ser cautos por que se estará asumiendo riesgos de perder total o parcialmente los recursos acumulados hasta el momento de dar inicio a la empresa. Por tanto los análisis previos para la identificación y puesta en marcha de una idea empresarial posibilitan los conocimientos de interrelación entre los factores que intervendrán en el desarrollo empresarial y facilitará la toma de decisiones cuando se presenten situaciones cambiantes en el entorno.

No necesariamente las ideas empresariales deben colocarsen en marcha cuando se presenten los problemas, más bien se debe tomar el tiempo prudencial para resolver las dudas que se puedan presentar antes de la ejecución del proyecto, al máximo se deben evitar los riesgos, conocer los aspectos o variables que pueden intervenir en la futura empresa permiten incrementar las posibilidades de mejorar los resultados en las actividades 23 de 234

futuras, por ello antes de la puesta en marcha de una idea empresarial debemos pensar que hay tiempo para retirarse o preparar adecuadamente el camino, después de arrancar es muy tarde para pensar en otras posibilidades.

Para terminar, las ideas empresariales en esta época que hablamos de mercados sin fronteras, de globalización e internacionalización de la economía, cuando nuestros gobiernos están firmando pactos y tratados de libre comercio, no se debe dejar a un lado la búsqueda de información real y concreta, mediante estudios profundos acudiendo a entes privados y públicos, en donde se pueda establecer con mayor certeza que la propuesta realmente tiene futuro y es viable llevarla a cabo.

1.1.2 Aspectos para seleccionar una buena idea Para lograr que una organización empresarial sea exitosa debe partir de una idea innovadora y creativa pero sobre todo debe analizar que en el mercado tenga impacto comercial, las mejores oportunidades para crear nuevos negocios se encuentran en nichos existentes con necesidades insatisfechas. Todo negocio requiere un tiempo adecuado para posicionarse en el mercado y lograr los resultados esperados. La meta, es lograr identificar un segmento particular insatisfecho y formular un plan para hacer realidad la idea de negocio.

Es muy importante definir que tipo de idea se quiere desarrollar, pensar en las diferentes clases de ideas para un negocio, es decir, escoger si la idea es acerca de un producto o un servicio, además los cambios que se presentan a diario en los entornos, generan nuevas necesidades en el mercado, razón por la cual surgen nuevos negocios, por ello es indispensable que se estudie el mercado a nivel local, regional, nacional e internacional con el fin de detectar los productos y servicios que está demandando el mercado.

Existen algunos factores relevantes y que se deben de tener en cuenta para identificar ideas de negocio, entre ellos: la distribución por edades de la población, el crecimiento del consumo infantil, gustos y preferencias de las personas, la percepción de los eventos, cambios en el entorno, las privatizaciones, la necesidad de alimentación saludable, tecnología, aspectos económicos y culturales, temas medio ambientales, entre otros. A continuación se presentan algunos pasos para seleccionar una buena idea de negocio:

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•

Hacer un listado de todas las carencias o problemas que se le ocurran que no se encuentren satisfechas en los mercados.

•

Elegir las 10 necesidades que a su modo de ver deben ser satisfechas con prioridad.

•

Realizar un análisis de las 10 necesidades y seleccionar 5 ideas que se estimen más urgentes.

•

Hacer un análisis detallado de estas cinco, se debe escoger la que usted cree debe satisfacer más rápido. Dicha selección se debe hacer teniendo en cuenta los recursos disponibles y la capacidad para solucionarla.

•

Establecer alternativas de solución al problema planteado escogiendo la mejor solución. Se debe hacer mediante el estudio del producto o servicio, realizando estudios con amigos o familiares y buscar a la gente que conoce el negocio para que le de sus puntos de vista. Inclusive, es importante hacer un pequeño sondeo entre los posibles consumidores para conocer su reacción.

Existen otras técnicas para la selección de ideas empresariales, entre ellas tenemos:

•

Brainstorming (Tormenta de ideas): Tiene por objeto producir el máximo de ideas relativas a un problema preciso.

•

Grupo nominal: Es una técnica que facilita el proceso de toma de decisiones, por que reduce la interacción del grupo sin eliminar los intercambios, mediante la selección de una problemática los participantes plasman sus ideas, se seleccionan y se operacionalizan.

•

Lluvia de ideas: Es una técnica muy usada en la planeación estratégica, para desarrollar productos innovadores, para el manejo de personal y otros, para su aplicación se nombra con anticipación una persona para que tome nota de las diferentes ideas que surjan en el grupo: Pasos:

•

Circulo de ideas: A diferencia del anterior se forman subgrupos y se realiza el mismo proceso.

•

Otras fuentes de ideas de negocio:

- Nuevos usos para cosas existentes - Cambios de gustos y preferencias de los individuos - Emplear recursos subutilizados 25 de 234

-

Aprovechar la experiencia de las personas Explorando nuevas técnicas para hacer las cosas La observación Los cambios que se presentan en el entorno Mediante la percepción Visitas a entes organizacionales Realizando lecturas periódicas Tendencias económicas Otros.

Adicionalmente, es muy importante que la idea que se seleccione contemple aspectos que sean afines con el gusto y el conocimiento de quien piensa desarrollarla; Por lo tanto al contestar los siguientes interrogantes podrá descartar algunas posibilidades y concretar algunas ideas.

∗

¿Qué es lo importante para su satisfacción personal?

∗

¿Busca un reto, una satisfacción familiar, prestar un servicio a la comunidad, adquirir fama o estatus para sentirse valioso?.

∗

¿Cuál es el nivel mínimo de ingresos que necesita para satisfacer sus obligaciones actuales y cuánto espera alcanzar en el futuro?

∗

¿Seguirán existiendo sus obligaciones cuando comience el negocio? Se recomienda hacer un presupuesto de liquidez para verificar la cantidad mínima que generará el negocio, antes de iniciarlo?

∗

¿Qué clase de trabajo le apasiona realmente? Prefiere las ventas, el desarrollo tecnológico, las tareas administrativas, las artes, trabajar al aire libre? Es muy importante ya que será el trabajo que desempeñará durante su vida. Además, qué tanto le agrada trabajar con otras personas?

∗

¿Analice su capacidad de trabajo. Es bueno para trabajar 10 horas al día? en un entorno tranquilo o bajo presión?

∗

¿Cómo es su estilo de vida? ¿le gusta viajar?, ¿Es madrugador o más bien le gusta trasnochar? ¿Le gustan las actividades sociales?

∗

¿Haga un repaso de su capacitación personal. ¿Desea especializarse en un futuro en aquellas áreas que más le gustan? 26 de 234

∗

¿Qué tipo de riesgos son aceptables para usted? ¿Cuál es su comportamiento frente al riesgo? ¿Prefiere obtener menores crecimientos asumiendo menos riesgo?

Establecida la idea empresarial es necesario continuar con la elaboración de estudios más profundos que permitan establecer la viabilidad del futuro proyecto.

1.1.3 Análisis de la Idea Empresarial Los análisis de las ideas empresariales, no solo se realizan para determinar si merece la elaboración del plan empresarial, sino que debe orientarse a la determinación si vale la pena o no mantener presente la idea, por ello se requiere de un proceso investigativo profundo para determinar si existen supuestos de mercado no debidamente satisfechos o de un proyecto empresarial encaminado hacia un mercado muy localizado o cautivo, identificando alguna ventaja competitiva y asumir con mayor seguridad la puesta en marcha del mismo. Los proyectos nuevos deben disponer de algún aspecto que brinde diferencias y ventajas con respecto a los de la competencia de lo contrario se estaría caminando hacia el fracaso empresarial.

En el análisis de la idea para convertirla en una organización empresarial, antes de comenzar la elaboración del plan de negocio, se debe realizar un acercamiento al mismo con el objeto de identificar si la idea es capaz de superar una primera evaluación, que permita la profundización en su desarrollo y la toma de decisión de continuar o no con el proyecto. En cualquier caso, las personas deben estar convencidas de la bondad de su idea, sin engañarse así mismas para evitar iniciar un proceso incierto, por querer iniciar una actividad antes de concretar la información respecto a lo que se pretende desarrollar, es bueno tener en cuenta que no siempre por arrancar de primeras se conserva el puesto, por que existe una serie de factores y variables que por premura no alcanzamos a valorar y terminamos de últimas, así que toda nueva actividad empresarial requiere del análisis y respuesta a los siguientes aspectos e interrogantes:

• Producto y mercado:  ¿Existe mercado para mi producto?

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 ¿Que es lo más llamativo de mi producto?  ¿Hay suficientes clientes?  ¿Es posible llegar a esos clientes?  ¿Que oros productos existen en el mercado?  ¿Posee mi producto ventajas o desventajas comparativas?  ¿Que valor agregado ofrece mi producto?  ¿Cual es la tendencia del mercado de mi producto?  Cuales son los usos directos, alternos y complementarios de mi producto o servico?

 Hay disponibilidad de insumos?  La comercialización esta a mi alcance?  Cuanto estarían dispuesto a pagar por mi producto? • Talento humano y producción:  ¿Que personal se requiere?  ¿Qué formación deben tener? ¿En el medio se puede conseguir ese personal?

 ¿Cuanto cuesta la mano de obra directa e indirecta?  ¿Cual es el proceso productivo?  ¿Cuanto representa los costos de producción?  ¿Donde se debe ubicar la empresa?  ¿Existen los espacios físicos, tecnológicos y humanos necesarios?  ¿Como están establecidas las políticas legales para este tipo de negocio?  ¿Se cuenta con los recursos necesarios?

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• Financiamiento, ambiental:  ¿Cuál es, la inversión requerida?  ¿Se cuenta con el suficiente respaldo económico, tecnológico y humano?  ¿La rentabilidad es atractiva?  ¿Cuanto tiempo requiero para recuperar la inversión?  ¿Cuál es el nivel de riesgos que se corre?  ¿Cuál es el impacto, social, económico y ambiental? La respuesta a estos aspectos e interrogantes permite conocer si realmente la idea empresarial tiene posibilidades de convertirse en una organización empresarial con buenas expectativas o no, por tanto puede considerarse que una nueva actividad de negocio se asemeja a una mesa de cuatro soportes, en donde los aspectos mas relevantes están enmarcados en el producto, mercado, proceso productivo y el financiamiento, al igual el talento humano juega un papel fundamental e indispensable para que coordine y organice todos los elementos necesarios para el desarrollo de la empresa. Es fácil imaginar que pasaría si a una mesa le faltara dos patas, o aun carro le hiciera falta una llanta al igual sucedería con la actividad empresarial no podría funcionar correctamente y se fracasaría.

Evidentemente, es difícil conseguir en un proceso empresarial una relación perfecta y equilibrada, por los múltiples factores y cambios que se presentan en el medio, más sin embargo sin huir de la perfección, se debe buscar que la propuesta continué y se mantenga así no sea lo perfectamente coordinada. Las dificultades deben permitir en un momento dado realizar las correcciones o mejoras puntuales a los elementos que estén interfiriendo en el desarrollo de las actividades, buscando con ello mejorar y fortalecer los procesos, de esta forma se evita el cierre de la organización empresarial y se convierte en una motivación para continuar con actividades de perfeccionamiento futuro.

Es de anotar que en todo proyecto empresarial los diferentes elementos y recursos que intervienen, a pesar de que se manejan independientemente deben tener una interrelación permanente, es decir una maquina sin un operario que la manipule no cumpliría ninguna labor, al igual sucedería si se

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contratan operarios y no existieran las herramientas necesarias para que desarrollen sus actividades, se estaría asegurando el fracaso empresarial.

Por lo anterior, el producto o servicio debe ser analizado de manera integral y concreta, incluyendo sus características principales, la comparación con otras tecnologías existentes, con otros productos sustitutos, con otros procesos de la competencia, políticas legales etc., es fundamental y necesaria en el momento de establecer beneficios comparativos que obtendrían los consumidores con el uso de nuestro producto o servicio; por ello es inseparable la interacción que existe entre los productos y servicios con el mercado al cual esta dirigido.

Otro aspecto importante en el momento de establecer ideas empresariales tiene que ver con el financiamiento, el cual debe ser motivo de estudio cuando se haya establecido cual es el producto a comercializar, cual va a ser el mercado objetivo, cuanto cuesta producir y comercializar, cual será el precio del producto o servicio; es a partir de la definición de estos aspectos y no antes, cual será los mecanismos para la consecución de los recursos financieros necesarios para colocar en funcionamiento la organización empresarial, existen dos formas: recursos propios o solicitud de prestamos.

El financiamiento no debe ser una excusa o causal para poner en funcionamiento una buena idea de negocio, si el gestor de la idea o los gestores de la empresa cuentan con los recursos suficientes para arrancar sin financiamiento, se puede pronosticar que tienen un amplio camino recorrido y ganado, si no es así y deben recurrir al financiamiento, es bueno que no sobrepase del 50% de los recursos necesarios por que es bien difícil conseguir que los demás se comprometan y asuman riesgos superiores al propio para la puesta en marcha de un proyecto empresarial en donde el beneficiario es una persona particular.

Cuando se asume que el proyecto requiere financiamiento se hace aun más importante realizar estudios de mercado, técnicos y financieros profundos, para identificar posibles fortalezas, limitantes, oportunidades y riesgos, si se establece que existen más limitantes y riesgos, es aconsejable no continuar con el proceso y buscar nuevas alternativas.

Como conclusión, se puede decir que la comercialización y el mercadeo de un bien o servicio, implica ir más haya de la venta, ya que supone identificar y satisfacer sus necesidades, expectativas, interese y deseos relacionándose con todas las áreas de la empresa, desde el diseño hasta su financiamiento. 30 de 234

1. 2 CONSOLIDACIÓN DE LA IDEA EMPRESARIAL 1.2.1 Aspectos que influyen en la elaboración de una propuesta La propuesta empresarial es la etapa previa a la elaboración del proyecto, por tanto antes de abordar cualquier actividad empresarial, se hace necesario conocer los aspectos que pueden influir de manera directa o indirecta en el proyecto, por que en algunas ocasiones se comienza a elaborar el plan final desconociendo factores y elementos que hacen imposible llevar a cabo la puesta en marcha de la idea que inicialmente se creía era la más viable, más aun en esta época en donde las exigencias del mercado son cada vez mayores, por que están influenciadas por políticas de internacionalización y globalización de la economía, por lo cual no se puede pensar en soluciones locales sin influencia internacional.

El reconocimiento del entorno local, regional e internacional, permite conocer factores y variables que posibilitan la identificación y análisis de los problemas, necesidades, recursos, al igual que las potencialidades y expectativas de desarrollo existentes. Entre los aspectos que se deben valorar en el entorno y que tienen mayor relevancia tenemos:

•

Social y cultural: Permite identificar el comportamiento de las personas, teniendo como referente sus tradiciones, costumbres, religión, educación, estructuras étnicas etc., lo cual permite identificar necesidades o problemas existentes acorde con la realidad en que se encuentran.

•

Económico: Es un aspecto que permite al futuro empresario identificar cuales son las actividades económicas de mayor reconocimiento en las localidades y regiones, con el objeto de identificar que recursos pueden ser aprovechados para estudiar posibilidades de nuevas actividades económicas, visionando nuevos mercados. Además las políticas de globalización e internacionalización de la economía pueden brindar espacios para lograr la diversificación de nuevas actividades productivas siempre y cuando sean competitivas.

•

Tecnológico: La tecnología es un factor que se debe tener en cuenta al momento de lanzar propuestas empresariales, por que constituye uno de

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los aspectos que influye sobre las actividades que se proyectan desarrollar, por lo cual condicionan el grado de competitividad de los bienes o servicios a producir.

•

Político: Las políticas gubernamentales también representan un aspecto importante, por lo tanto debe estudiarse cuidadosamente, para identificar la posición del estado nacional frente a ciertas actividades económicas, sociales, tecnológicas, ambientales y en materia de comercio exterior, por ello es necesario revisar con detenimiento cuales son los puntos de mayor incidencia en el mercado nacional cuando se firman acuerdos y tratados internacionales.

•

Ambientales: Es un aspecto indispensable cuando se realizan propuestas empresariales, por que se debe estudiar y valorar cual es la incidencia del futuro proyecto en el manejo de los recursos físicos y naturales, por que el planeta se ha venido deteriorando ambientalmente debido a que la gran mayoría de empresas y actividades económicos generan desechos y desperdicios qué contaminan el medio ambiente ocasionando deterioro permanente por la contaminación, por tanto se debe establecer propuestas que no contaminen, y esta es una gran oportunidad para generar propuestas empresariales, es decir propuestas que estén dirigidas al mejoramiento del medio ambiente, mediante producciones limpias y oxigenantes.

Los aspectos tratados anteriormente, son básicos en todo proyecto que se pretenda llevar a cabo por ello no se puede pretender tratarlos independientemente, por que todos hacen parte de un mismo entorno y los unos ejercen influencia sobre los otros, al igual sucede con las actividades empresariales todas hacen parte de un mismo objetivo, por tanto los aspectos sociales, económicos, tecnológicos, políticos y ambientales brindan grandes posibilidades para desarrollar propuestas económicas y productivas, enmarcadas dentro de una realidad que hace parte de un entorno global, en donde lo global tiene que generarse desde lo local.

Lo anterior permite establecer que las propuestas empresariales no se pueden elaborar si desconocemos el entorno en que se piense desarrollar la propuesta empresarial, por tanto los objetivos deben estar enmarcados en la realidad, en donde la justificación muestre de forma clara y concreta la importancia de la necesidad que se tiene para llevar a cabo la actividad empresarial, tomando como referente los recursos existentes y las oportunidades que se presentan en el medio para hacer realidad la puesta en marcha del proyecto.

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1.2.2 Proyecto empresarial Un proyecto empresarial es un documento que presenta los estudios que se realizan alrededor de una idea empresarial con el propósito de establecer su factibilidad financiera, económica, social y ambiental. El gobierno ha establecido algunas políticas para el fortalecimiento del sector empresarial en el país, mediante convenios y programas con instituciones educativas, el Ministerio de Comercio Industria y Turismo, Proexport, Bancoldex, Expopyme y otros, buscando incentivar a los empresarios, estudiantes, pequeños productores, etc., a que se vinculen a estos programas y se apropien de los recursos para lograr consolidar sus proyectos empresariales, entre los programas de mayor impacto que se están ofreciendo recursos para crear empresas se tiene el Fondo Emprender, el cual se toma como referente para la elaboración de una plan de negocios:

¿Qué es el FONDO EMPRENDER?

Es una cuenta independiente y especial, adscrita y administrada por el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, que se rige por el derecho privado.

¿Cuál es el objetivo del Fondo Emprender?

Asignar recursos económicos en calidad de CAPITAL SEMILLA a iniciativas empresariales que provengan y que sean desarrolladas por APRENDICES o ASOCIACIONES en que hagan parte mayoritaria los APRENDICES, PRACTICANTES o PROFESIONALES UNIVERSITARIOS RECIÉN EGRESADOS.

¿Quiénes pueden ser beneficiarios de los recursos del fondo emprender?

Podrán acceder a los recursos del FONDO EMPRENDER, los ciudadanos colombianos, mayores de edad, que estén interesados en iniciar un proyecto empresarial en cualquier región del país y que acrediten, al momento de la inscripción del plan de negocios, alguna de las condiciones estipuladas en el articulo primero del acuerdo 07 del 13 de julio de 2004.

Reglamento interno del fondo emprender (acuerdo 007 del 13 de julio de 2004): 33 de 234

La presentación de un plan de negocio podrá realizarse de manera individual o asociativa. En el caso de las asociaciones estas tendrán que estar compuestas mayoritariamente por aprendices.

¿Qué es un plan de negocio?

El plan de negocios contempla toda la información necesaria para evaluar un negocio y los lineamientos generales para ponerlo en marcha. En el proceso de realización de este documento se interpreta el entorno de la actividad empresarial y se evalúan los resultados que se obtendrán al accionar sobre ésta de una determinada manera. Se definen las variables involucradas en el proyecto y se decide la asignación óptima de recursos para ponerlo en marcha.

Topes y montos de los recursos otorgados.

El FONDO EMPRENDER otorgará recursos hasta el ciento (100%) por ciento del valor del plan de negocio, siempre y cuando el monto de los recursos solicitados no supere los doscientos veinticuatro (224) salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV).

RUBROS FINANCIABLES Y NO FINANCIABLES

FINANCIABLES

Capital de Trabajo, maquinaria y equipo relacionados con el proyecto, costos de constitución legal y licencias requeridas.

NO FINANCIABLES

Compra de inmuebles, de bienes muebles no relacionados con el proyecto, adecuaciones o remodelaciones, estudios de factibilidad, adquisición de automóviles, pagos de pasivos, compra de acciones, pago de regalías, formación académica, pago de participaciones en eventos, gastos de viaje.

¿Qué deben hacer los emprendedores que tienen una idea de negocio? 34 de 234

1. Verificar que cumplen las condiciones para ser beneficiarios del Fondo Emprender. 2. Presentar la iniciativa empresarial ante el Centro de Formación Profesional del SENA o Institución de Educación aprobada por el Estado y solicitar la asesoría técnica para la formulación de su plan de negocio.

Etapas De Los Planes De Negocio

Formulación del plan

El registro de los planes de negocio deberá realizarse única y exclusivamente a través del sistema de información, por lo tanto una vez verificados y cumplidos los requisitos los pasos a seguir son:

1. Presentar una iniciativa empresarial ante el Centro de Formación Profesional del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA o Institución de Educación aprobada por el Estado.

2. El personal encargado de dar asesoría permanente durante la elaboración de los planes de negocio, determinara si la iniciativa es susceptible para ser financiada con recursos del fondo emprender y diligenciara un registro en el sistema de información del FONDO EMPRENDER, digitando el nombre del proyecto, descripción básica, los nombres, identificación y correos electrónicos del os emprendedores.

3. Es requisito indispensable contar con un correo electrónico activo y accesible para poder trabajar en el sistema de información.

4. El emprendedor o asociado debe acreditar ante la unidad de emprendimiento su calidad de beneficiario o asociado conforme al artículo primero del reglamento interno del fondo emprender.

5. Es requisito que todos los planes de negocio que deseen aplicar a los recursos del fondo emprender se registren y tramiten sobre este sistema de información. 35 de 234

6. El sistema genera de forma automática y aleatoria la clave de acceso, de cada uno de los emprendedor enviándola al correo electrónico registrado por los que participan en la iniciativa empresarial, ya sea de manera individual o asociativa.

7. El plan de negocio deberá ser diligenciado completamente en los formularios establecidos en el sistema de información del fondo Emprender, los cuales podrán ser diligenciados en línea o descargando el aplicativo diseñado para tal fin. (En este último caso una vez completado el plan debe ser cargado nuevamente en el sistema de información).

8. El asesor debe suscribir con el emprendedor un acuerdo de confidencialidad sobre la información del plan de negocio.

9. Cuando el asesor considere que cumple con los requerimientos establecidos por el fondo emprender procederá presentarlo ante el jefe o coordinador de la unidad de emprendimiento (institución de educación o centro de formación

Convocatoria:

El Consejo Directivo del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, en su calidad de Consejo de Administración del FONDO EMPRENDER, fijará los lineamientos generales para cada una de las convocatorias públicas para el registro de planes de negocio de los emprendedores.

El Gerente del FONDO EMPRENDER, será el responsable del desarrollo de la convocatoria pública para el registro y postulación de los planes de negocio.

Para cada convocatoria se establecerá su información general, fechas de apertura y cierre; cronograma de la convocatoria; requisitos de participación; marco jurídico; requerimientos para la presentación de planes de negocio; metodología de evaluación; recursos disponibles para financiación; procedimiento para participar en la convocatoria; proceso de ejecución, supervisión y control; mecanismos de entrega de resultados y requisitos y procedimientos para la legalización de contratos y ejecución del plan de negocio.

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Al cierre de cada convocatoria, el Gerente del Fondo Emprender, levantará un Acta en donde certifique el número y el listado de planes de negocio inscritos a través del sistema de información del FONDO EMPRENDER y dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al cierre, se publicará en la página web el listado de los planes de negocio que quedaron inscritos. Evaluación planes de negocio:

El proceso de evaluación de los planes de negocio presentados al FONDO EMPRENDER, estará a cargo del gerente del fondo a través de un equipo de evaluadores contratados para tal fin. La evaluación tiene por objeto, establecer si el plan de negocio presentado cumple con las siguientes condiciones:

1. Es viable técnica, comercial, financiera y jurídicamente. Esto quiere decir que el plan de negocio posee las características necesarias asociadas al tipo de negocio a desarrollar, que aseguran su adecuado funcionamiento, sostenibilidad y permanencia en el mercado.

2. La viabilidad técnica estudia las posibilidades materiales, físicas y químicas, condiciones y alternativas de producir el bien o servicio que se desea generar con la iniciativa empresarial, verificando factores diversos como capacidad de producción, facilidad en la consecución de materias primas, impacto ambiental, etc.

3. La viabilidad financiera, es la que mide la bondad financiera del negocio, la rentabilidad del negocio, es decir que genere excedentes financieros para que la empresa sea autosostenible en el tiempo. Para estos fines se aplicarán indicadores de evaluación, tales como, Valor presente neto, Tasa interna de retorno, relación costo beneficio, costo anual equivalente, entre otros.

4. La viabilidad jurídica, hace referencia a la legalidad de la empresa y al objeto social que prevea desarrollar, de acuerdo con la normatividad vigente para cada un de ellas.

5. La viabilidad Ambiental, hace referencia al requisito indispensable para garantizar el cumplimiento de la normatividad vigente dependiendo del plan de negocio propuesto.

Los planes de negocio que se presenten ante el FONDO EMPRENDER, deben 37 de 234

identificar y calificar claramente los impactos que genera la actividad productiva sobre el medio ambiente en el cual opera; y de requerirse plantear acciones concretas mediante planes de mitigación, compensación y corrección.

En los casos en que se considere necesario, los evaluadores solicitarán información aclaratoria y/o complementaria a los emprendedores, quienes tendrán un plazo de cinco (5) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo del requerimiento a través del sistema de información, para aportar la información solicitada. De no recibirse la información y documentación solicitada en el término establecido, se dará por desistida la solicitud y el informe de evaluación hará referencia a esta situación.

Los planes de negocio que no reúnan los requisitos establecidos o cuya información sea inexacta o no verídica o que sean presentadas por proponentes que no califiquen para acceder a los recursos, serán consideradas NO VIABLES. Estos planes de negocio no serán puestos a consideración de la Comisión Nacional Técnica del Fondo Emprender ni del Consejo Directivo del SENA.

Informe de evaluación. El informe de evaluación de cada plan de negocio, contendrá los análisis sobre cada uno de los aspectos evaluados, y determinará si el PLAN DE NEGOCIO ES VIABLE o en su defecto se considera NO VIABLE. El informe de evaluación contendrá tres elemento básico: Plantilla de evaluación con su puntaje respectivo, documento relativo a la viabilidad financiera y documento en el cual se sustente el resultado integral de la evaluación.

Para el caso de los planes de negocio, que se consideren viables, el informe de evaluación contemplará las recomendaciones y/o ajustes que le permitan al emprendedor y al interventor optimizar la ejecución del plan de negocio.

El Gerente del FONDO EMPRENDER, publicará la web del fondo emprender la relación de planes de negocio VIABLES y NO VIABLES, con el objeto de que los interesados presenten sus observaciones, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes. El Gerente del FONDO EMPRENDER dentro los (10) días hábiles siguientes dará respuesta a los interesados, ratificando, rectificando o modificando los resultados.

Asignación de recursos financieros

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La decisión relativa a la asignación de recursos para la financiación de los planes de negocio será tomada por el Consejo Directivo del SENA, con base en los resultados del informe de evaluación, los criterios de priorización y las recomendaciones de la Comisión Nacional Técnica del Fondo Emprender, conforme a la disponibilidad de recursos de cada convocatoria.

Los planes de negocio serán priorizados y jerarquizados de acuerdo con estipulado en articulo 13 del acuerdo 0007 de l 13 de julio de 2004 ( link al acuerdo).

La ponderación de cada criterio se establecerá dentro de los términos de referencia de cada convocatoria, por recomendación de la comisión nacional técnica del Fondo emprender y por decisión del consejo directivo del Sena.

Publicación de resultados de adjudicación de recursos. El Gerente del Fondo Emprender informará a los emprendedores dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la decisión del Consejo Directivo del SENA sobre la asignación de recursos

Seguimiento y acompañamiento a beneficiarios

Control y evaluación de la inversión

INSTITUCIONES

Todas la instituciones de educación superior que deseen apoyar las iniciativas empresariales de sus estudiantes o profesionales recién egresados, con los recursos del fondo emprender, deben diligenciar y suscribir por su representante legal, el certificado de compromiso anexo, donde consta su disposición y disponibilidad para realizar la asesoría en la formulación del plan de negocio y acompañamiento durante la ejecución del mismo. Este certificado debe ser enviado al administrador del fondo emprender, Fondo Financiero de proyectos de desarrollo - Fonade calle 26 No 13-19 Bogota Colombia, anexando los documentos legales que lo reconozca como institución de educación según las leyes 30 de 1992 o 115 de 1994, así como los documentos que acreditan al representante legal, relacionado el documento de delegación de jefe de la unidad de emprendimiento.

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Para que la institución de Educación sea registrada en el sistema, una vez descargue y diligencie el formato Certificado de Compromiso envíelo a FONADE a los números de Fax 2831645, 2826018 ó 5940407 Ext. 2040, dirigido al FONDO EMPRENDER, Dra. Adriana Del Pilar Correa Lara y en original firmado a la dirección Calle 26 No. 13 -19 en Bogotá, fotocopia autenticada de la identificación del representante legal y los documentos que acreditan la institución de educación.

A continuación se presenta el formato de planes de negocio del Fondo Emprender:

RESUMEN EJECUTIVO

a. CONCEPTO DEL NEGOCIO Nombre comercial, producto o servicio, objetivos del proyecto/empresa, localización, ubicación de la empresa (departamento, municipio – establecer si el negocio se ubica en la zona urbana o rural), innovación, valores agregados, participación en los clusters, cadenas productivas, o desarrollo regional. Incluya la información sobre las personas que participan a manera de asesores en la empresa, que no necesariamente son socios (sí los hay).

Definición de Objetivos del producto o servicio a desarrollar( los objetivos deben ser claros, cuantificables, medibles y realizables en un periodo de tiempo.) Justificación del proyecto.

Justificación del Proyecto debe hacer claridad en la relación con cadenas y mini cadenas productivas y cluster así como tendencias de la industria y el mercado. Antecedentes, presentar información relacionada con servicios y/o productos similares, el desarrollo de estos y a situación actual.

POTENCIAL DE MERCADOS EN CIFRAS (Resuma con cifras el potencial de mercados regionales, nacionales e internacionales, para el bien o servicio objeto del negocio.)

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VENTAJAS COMPETITIVAS Y PROPUESTA DE VALOR (Ventajas más destacadas que le permitirá asegurar el éxito (comerciales, técnicas, operaciones, financieras, etc.)

RESUMEN DE LAS INVERSIONES REQUERIDAS (Definir las principales inversiones, aportes de los socios, recursos solicitados al Fondo Emprender, otras fuentes de recursos).

PROYECCIONES DE VENTAS (Resumen de las ventas proyectadas del negocio y descripción del comportamiento esperado de las mismas.)

CONCLUSIONES FINANCIERAS Y EVALUACIÓN DE VIABILIDAD (Concretamente presente las principales bondades financieras y sustente la viabilidad de comercial (mercados), técnicas, ambientales, legales y operativas).

EQUIPO DE TRABAJO: Presentación de los Emprendedores, que hacen parte del proyecto.

datos

básicos

de

los

b. MODULO: DE MERCADO

INVESTIGACIÓN DE MERCADOS

Deben aclararse las fuentes de información utilizadas en cada caso (primarias, secundarias), tales como consulta en bases de datos, encuestas, entrevistas en profundidad, grupos focales. ANÁLISIS DEL SECTOR: (Elabore un diagnóstico de la estructura actual del mercado nacional y/o de los países objetivos; Desarrollo tecnológico e industrial del sector; importaciones y exportaciones del producto/ servicio a nivel nacional y mercados objetivos (países). Etc.

ANÁLISIS DEL MERCADO: (Defina el mercado objetivo, justificación del mercado objetivo, estimación del mercado potencial, consumo aparente, consumo percápita, magnitud de la necesidad, otro; estimación del segmento/ nicho de mercado (tamaño y crecimiento), Perfil del Consumidor y/o del cliente.

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Análisis del mercado: Describa claramente el comportamiento de la demanda del bien o servicio.

ANÁLISIS DE LA COMPETENCIA: Identificación de principales participantes y competidores potenciales; análisis de empresas competidoras; Relación de agremiaciones existentes; Análisis del costo de mi producto/servicio; Análisis de productos sustitutos; Análisis de precios de venta de mi producto /servicio (P/S) y de la competencia; Imagen de la competencia ante los clientes; Segmento al cual esta dirigida la competencia; Posición de mi P/S frente a la competencia.

ESTRATEGIAS DE MERCADO

CONCEPTO DEL PRODUCTO O SERVICIO: Descripción básica, especificaciones o características, aplicación/ uso del producto o servicio (por Ej. Si el B/S es de consumo directo, de consumo intermedio, etc.), diseño, calidad, empaque y embalaje, fortalezas y debilidades del producto o servicio, frente a la competencia.

ESTRATEGIAS DE DISTRIBUCIÓN Alternativas de penetración, alternativas de comercialización, distribución física nacional ó internacional, estrategias de ventas, presupuesto, tácticas relacionadas con distribución, canal de distribución a utilizar.

ESTRATEGIAS DE PRECIOS: Análisis competitivo de precios, precio de lanzamiento, punto de equilibrio, condiciones de pago, seguros necesarios, impuestos a las ventas, costo de transporte, riesgo cambiario, preferencias arancelarias, tácticas relacionadas con precios, posible variación de precios para resistir guerra de precios.

ESTRATEGIAS DE APROVISIONAMIENTO DE MATERIAS PRIMAS E INSUMOS. Alternativas de aprovisionamiento, precios de adquisición, políticas crediticias de los proveedores, descuentos por pronto pago ó por volumen, en caso afirmativo establecer las cuantías, volúmenes y/o porcentajes etc. Definir si los proveedores otorgan crédito. En caso afirmativo establecer los plazos que se tiene para efectuar los pagos.

ESTRATEGIAS DE PROMOCIÓN:

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Promoción dirigida a clientes y canales (descuentos por volúmenes o por pronto pago), manejo de clientes especiales; conceptos especiales que se usan para motivar la venta, cubrimiento geográfico inicial y expansión; presupuesto de promoción, Costo estimado de promoción lanzamiento y publicidad del negocio. Precio de lanzamiento y comportamiento esperado del precio (tasa de crecimiento)

ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN: Selección de medios, medios comunicaciones.

masivos,

tácticas

relacionadas

con

ESTRATEGIAS DE SERVICIO: Garantía y servicio postventa; mecanismos de atención a clientes (servicio de instalación, servicio a domicilio, otros), formas de pago, comparación de políticas de servicio con los de la competencia. PRESUPUESTO DE LA MEZCLA DE MERCADEO: Cuantifique los costos en que se incurre en las estrategias de mercadeo.

PROYECCIONES DE VENTA

PROYECCIONES DE VENTAS: Defina cantidades de ventas por periodo (mensualmente, trimestralmente, o semestralmente, el primer año y los totales por año, para el periodo de evaluación del negocio (este periodo es variable acorde con la naturaleza del negocio), teniendo en cuenta las demandas estaciónales en caso de presentarse, así como los aumentos. Determine los ingresos (en $) de acuerdo a la estrategia de precio y a la proyección de unidades vendidas. Cada producto debe tener asociado la posición arancelaria de Importación /Exportación “TLC”. POLÍTICA DE CARTERA: Definir si dadas las condiciones del mercado se requiere otorgar crédito a los clientes. En caso afirmativo establecer los plazos de la cartera y los porcentajes respecto del valor de la venta.

c. MODULO: OPERACIÓN OPERACIÓN

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FICHA TÉCNICA DEL PRODUCTO O SERVICIO. Descripción y análisis de las características técnicas del producto o servicio a desarrollar: capacidad, cualidades, diseño, tamaño, tecnología, características fisicoquímicas, etc.

ESTADO DE DESARROLLO Descripción del estado del arte del bien o servicio y el avance que se tiene del nuevo bien o servicio a desarrollar.

PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN DEL NEGOCIO: Diseño, plan de trabajo para implementar el negocio, realización de pruebas para la puesta en marcha. En caso de subcontratación describir el proceso que es responsabilidad de la empresa. Relación entre unidades producidas y cantidad de material de empaque requerido, Costo de transporte de materias primas e insumos. $/ por unidad de medida. Tiempo requerido para la implementación de negocio, con el fin de determinar el tiempo transcurrido entre el momento de inicio de su implementación y el momento en que efectivamente se inicia la etapa operacional y productiva del negocio.

PROCESO DE PRODUCCIÓN DEL BIEN O SERVICIO: Definir las tares y actividades, requerida para la obtención del bien o servicio, con este fin (hacer diagrama de flujo de proceso, e insertarlo como archivo adjunto. Determinar la duración del ciclo de producción, definir el sistema de producción a utilizar, por ejemplo producción por el sistema de lotes consecutivos, lotes semiconsecutivo, producción continua etc, según el tipo de negocio. Distribución en planta. Diagrama de proceso de producción. Determinar la duración (según el caso, en días, semanas, meses, etc.) de un ciclo y/o corrida de producción.

NECESIDADES Y REQUERIMIENTOS Materias primas e insumos; Tecnología requerida: descripción de equipos y máquinas; capacidad instalada; mantenimiento; Situación tecnológica de la empresa: necesidades técnicas y tecnológicas; Localización y tamaño; Mano de obra operativa especializada requerida. Cuantificación del PRESUPUESTO requerido para estas adquisiciones.

PLAN DE PRODUCCIÓN. Tomando como referencia el plan de ventas, establecer las cantidades a producir y sus respectivos tiempos, teniendo en cuenta las políticas de inventario de acuerdo con la naturaleza del negocio. Programa de producción ( unidades por periodo de tiempo; por Ej. Cajas de tomate por /mes, numero de almuerzo producidos y vendidos por mes, Etc.)

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PLAN DE COMPRAS: Basado en el Plan de Producción. Identificación de proveedores; capacidad de atención de pedidos; importancia relativa de los proveedores; planeación de compras; Control de calidad: procesos de control de calidad requeridos por la empresa, control de calidad a las compras, implementación y seguimiento a normas de calidad establecidas, plan de control de calidad.

RELACIÓN PRODUCTO E INSUMO: Espacio para determinar el producto con cada uno de los insumos, donde se podrá ingresar la cantidad y el porcentaje de desperdicio o merma. Consumo estimado de materia prima e insumos por unidad de producto o servicio generado. % de desperdicio de materias primas e insumos por periodo (Ej. Por mes)

PARÁMETROS TÉCNICOS ESPECIALES: Para los negocios del sector agropecuario definir parámetros técnicos como: Niveles de conversión alimenticia, tasas de mortalidad, tasas de natalidad, tasas de morbilidad, carga animal, Toneladas por /ha, densidad de plantas por /ha, etc

COSTOS DE PRODUCCIÓN

COSTOS DE PRODUCCIÓN: Costo de las materias primas (definiendo precio por unidad de medida), precios actuales, y comportamiento esperado y/o tendencias, Costo de los insumos (definiendo precio por unidad de medida). Costo de transporte de productos terminados. $/ por unidad de medida. Costos de los materiales de empaque. Costo de mantenimiento de la maquinaria y equipo (por año). Costo de mantenimiento de instalaciones. En los casos que sea necesario establecer costo de repuestos. En los casos que se requiera, establecer el costo del arrendamiento de instalaciones de maquinaria y equipo, ó de lotes o terrenos. Requerimiento de mano de obra directa por periodo (Ej.: por semana, por mes, etc.). Costo de mano de obra directa por periodo en horario convencional. En los casos que se requiera, establecer si existe estacionalidad en el requerimiento de mano de obra para la operación del negocio. Costos adicionales de mano de obra directa por concepto de labores que se deben desarrollar en horarios no convencionales. Costo por periodo de mano de obra indirecta. Costo estimado de los servicios públicos para el componente de producción. Costos estimados de mantenimiento y repuestos para el componente productivo del negocio.

INFRAESTRUCTURA: Número de maquinas a adquirir (lista según el tipo de maquinaria en función negocio) y mobiliario requerido. Costo unitario de adquisición de cada maquina. Costo de las herramientas. (Kit de 45 de 234

herramientas). Costo de construcción y/o remodelación de las instalaciones requeridas. Requerimiento de equipos, muebles e instalaciones para la parte administrativa y de gestión comercial. Establecer si se forman parte de las inversiones fijas o se adquieren por el sistema de arrendamiento

d. MODULO : ORGANIZACIÓN ESTRATEGIA ORGANIZACIONAL

ANÁLISIS DOFA Estrategias para Mantener, Explorar, Corregir, Afrontar las diferentes debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas

ORGANISMOS DE APOYO Entidades tanto privadas como oficinales que vienen apoyando el proceso. Evidencie este apoyo. Descripción del apoyo par la fase de implementación del negocio, descripción del apoyo para la etapa de operación del negocio.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: Equipo directivo, líneas de autoridad, nivel de participación en la Junta Directiva, mecanismo de participación y control, organigrama.

ASPECTOS LEGALES

CONSTITUCIÓN EMPRESA Y ASPECTOS LEGALES: Tipo de sociedad, estado legal actual; Legislación vigente que regule (ventajas y desventajas) la actividad económica y la comercialización de los P/S (urbana, ambiental, laboral y protección social, registros, tributaria, protección intelectual y ambiental); Gastos de constitución; Normas o Política de distribución de utilidades

COSTOS ADMINISTRATIVOS

GASTOS DE ARRANQUE: Cuantifique los gastos por concepto de arranque de la empresa, tales como registros, certificados, permisos, etc. 46 de 234

GASTOS DE PERSONAL: Estime los salarios y sueldos de la nómina, así como los pagos a destajo y por honorarios que vaya a realizar. No olvide determinar los pagos prestacionales, seguridad social, parafiscales, Mano de obra indirecta, etc. Costo estimado de los servicios públicos para el componente administrativo y de gestión comercial. Costos estimado de útiles de oficina por periodo ( Ej. Por mes). Gastos de representación y de gestión. Cuantificación de los recursos que se deberán utilizar para legalizar la empresa, gastos notariales, y para el trámite de licencias, permisos, etc.

e. MODULO: FINANCIERO INGRESOS

Fuentes de financiación

1. 224

Recursos solicitados al Fondo Emprender

(en SMMLV) máximo hasta

Aporte de los emprendedores.

Nombre

Valor

Bien / Servicio

Detalle

B/s = Bien o Servicio. Recursos de capital. Crédito Plazo

Forma de

Tasa de

Destinación

47 de 234

Pago

Interés

Forma de Pago

Tasa de Interés

Donación Plazo

Destinación

Ingreso Ventas. Depende de los totales del cuadro de proyección de ventas.

Cuantía de los aportes por los emprendedores, especificando sí se trata de recursos en efectivo o aportes en bienes y servicios, estableciendo si los recursos se aplican a la etapa de implementación o a la etapa de operación del negocio. Si se tiene previsto incorporar recursos de crédito al negocio, se requiere contar con la información básica del crédito: Cuantía, destinación de los recursos ( para inversiones fijas, para capital de trabajo, etc), plazo, forma de pago, tasa de interés etc.

Tasa de rentabilidad ( efectiva anual) a la cual aspiran los emprendedores del negocio

Anexar archivos de: Balance inicial y proyectado, P&G, presupuesto de costos de operación, presupuesto de inversiones, presupuesto de ingresos, etc. los periodos de proyección ( para n años) estarán en función de la naturaleza del negocio, no obstante en ningún caso n podrá ser inferior a 2.

EGRESOS

48 de 234

Se deben ingresar la siguiente información: Índice de Actualización monetaria, Inversiones, Implementación y puesta en marcha, Costos de Ventas, Costos de producción, Costos anualizados administrativos, Gastos de personal, Los costos que no están proyectados a los mismos periodos establecidos (Pe / Pt de la proyección de ventas) deberán con el índice de actualización monetaria ser calculados a los mismos periodos anuales.

CAPITAL DE TRABAJO

Los recursos que el emprendedor necesita para financiar el componente de operación del negocio en cuanto a la adquisición de materia prima, insumos, pago de mano de obra, costos de transportes, compra de materiales de empaque, arrendamientos, servicios públicos, etc (costos operacionales). Se debe registrar las actividades y tareas responsables, en el cual se determinaran los avances y utilización de recursos, y mecanismos de gestión, con el fin de observar la claridad para la realización la realización del negocio.

f.

MODULO: PLAN OPERATIVO

Es un mecanismo que permite registrar las actividades, responsables y cronograma en el cual se determinaran los avances y utilización de los recursos, mecanismos de gestión, con el fin de observar la claridad para la realización del proyecto y sirven de marco para realizar el seguimiento del mismo.

g. MODULO: IMPACTO DEL PROYECTO

IMPACTO ECONÓMICO, REGIONAL, SOCIAL, AMBIENTAL. (Generación de empleo directo, ventas nacionales y exportaciones, atendiendo a la naturaleza del negocio establecer identificación de impactos ambiéntales, plan de manejo ambiental requerido, etc.) Establecer número de empleos directos generados en la fase inicial del proyecto, y en la fase de maduración (consolidación) del proyecto.

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Establecer indicadores de cobertura en cuanto a población objetivo bien como clientes, bien como consumidores, y como proveedores de materias primas e insumos.

De acuerdo con la naturaleza del proyecto, establecer impactos ambientales, y la forma como el proyecto implementará planes de mitigación, compensación, ó corrección, y cuantificar su consto de implementación y mantenimiento DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS

De acuerdo con el tipo de negocio adicionar: Plan exportador; Investigación y desarrollo tecnológico; Cualquier otro que se considere relevante.

Contenido: De acuerdo a cada iniciativa INDICADORES PROPUESTOS: De acuerdo con el tipo de negocio adicionar: Los indicadores de gestión que se consideren convenientes para el desarrollo del Plan de negocio propuesto.

RESUMEN En el capitulo se mostró que las ideas son el soporte de los proyectos empresariales exitosos, por tal razón para identificar una buena idea empresarial se debe identificar cuales son los problemas, deseos y necesidades que se presentan en el entorno sin desconocer las condiciones sociales, económicas, políticas, tecnológicas y ambientales en el medio, por tanto la selección de la idea requiere de tiempo, por que no basta con creer que la idea propuesta es la mejor sino que debe existir pleno conocimiento de que si lo es, por que es mejor perder un poco de tiempo que fracasar con una inversión; además las segundas oportunidades son más difíciles de conseguirlas en el campo empresarial, por que la confianza requiere de mayor esfuerzo para recuperarla.

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ACTIVIDAD CAPITULO 1

a. Realice una descripción breve de su entorno, identificando aspectos sociales, económicos, políticos, tecnológicos y ambientales.

b. Tomando

como referente problemáticas identificadas.

los

aspectos

anteriores

presente

cinco

c. Realice un análisis de las problemáticas y seleccione la que usted considere la más urgente.

d. Plantee cinco alternativas de solución. e. Seleccione una alternativa y justifique su viabilidad. f. Comparta con tres compañeros y consolide su propuesta en un proyecto.

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CAPITULO 2. MARKETING EMPRESARIAL

INTRODUCCIÓN

En este capitulo se abordara aspectos relacionados con el marketing, el cual es una herramienta de la gestión empresarial, que permite la comercialización de un bien o servicio, buscando la determinación y satisfacción de necesidades, deseos o problemas de las personas en un contexto determinado, por tanto el marketing requiere de un estudio de mercados que permita identificar la población objetivo, es decir aquel segmento de mercado en donde existen los clientes, y mediante un canal de distribución efectivo lograr la venta del bien o servicio, por ello el marketing inicia cuando se realiza el proceso de identificación de la necesidad y culmina con la satisfacción de la misma.

Por lo anterior, los temas que se desarrollaran en el capitulo hacen referencia a los principios y elementos que conforman el marketing, la investigación de mercados, análisis de la posición competitiva de una empresa y por último se trataran los temas referentes con el ciclo de vida de un producto y estrategias del marketing, con lo cual se pretende que los lectores conozcan los elementos básicos respecto a la comercialización de un bien o servicio.

OBJETIVOS DEL CAPITULO


Explicar la importancia del marketing empresarial.
Mostrar el proceso para la elaboración de un plan de investigación de mercados.
Dar a conocer las políticas para la aplicación de estrategias de marketing.
Explicar la importancia de la matriz DOFA en los procesos de las actividades de comercialización y organización empresarial.

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2. 1 ASPECTOS GENERALES Básicamente el objetivo del marketing es lograr la satisfacción de las necesidades del consumidor, mediante actividades de comercialización que permita a los mismos adquirir los bienes y servicios requeridos, a precios justos y en el lugar más apropiado, por lo cual las decisiones empresariales con respecto a las actividades de marketing requieren del manejo de procesos de persuasión en donde se motive al consumidor a tomar la decisión de comprar.

2.1.1 Conceptos y generalidades Toda empresa independientemente del tipo, tamaño o actividad que ejerza deberá disponer dentro de su estructura organizacional de diferentes áreas funcionales como: el área de producción, administrativa, financiera y de mercadeo en las que se agrupan las diversas actividades interdependientes que contribuyen al logro de los objetivos empresariales. En el área de mercadeo, es donde se desarrolla la función de marketing que comprende la ejecución de actividades de planeación, diseño, presentación del producto, promoción, publicidad, determinación del precio, y distribución de bien o servicio hasta que este sea adquirido por los compradores y se convierta en verdaderos satisfactores de las necesidades de los consumidores actuales o potenciales.

El marketing se fundamenta en las necesidades y deseos de los consumidores actuales o futuros, para posteriormente suministrarles bienes o servicios que por lo menos logren satisfacer sus expectativas y a la vez le generen a la empresa una ganancia. Al respecto, Lambin2 define marketing como “el proceso social orientado a la satisfacción de las necesidades y deseos de individuos y organizaciones, para la creación e intercambio voluntario como generadores de utilidades”.

El mercado esta conformado por diferentes personas que necesitan o desean un producto o servicio y que tienen la capacidad y autoridad para adquirirlo; y por los vendedores que son quienes ofrecen los productos o servicios con el fin de satisfacer dichas necesidades; por tanto, la función del marketing es ejercer una acción organizativa y controladora de las relaciones de intercambio y comunicación entre los integrantes del proceso de mercadeo.

2

LAMBIN, Jean Jacques. Marketing estratégico. Ed. MacGraw-Hill, 2a. ed. 53 de 234

En esencia el marketing es el mecanismo del que se vale la empresa para dar respuesta a interrogantes como: qué, cuánto y para quién producir y vender; cuándo y cómo producir; por tanto el empresario debe planear y coordinar cada una de sus acciones mediante la creación de estrategias y políticas que le permitan dar respuesta a estos interrogantes y a la vez fortalecer su labor. Entonces, las políticas de marketing de una empresa deben ser consideradas como el conjunto de acciones dirigidas a la comercialización de sus bienes o productos, para lo cual deberá:

-

Abrir el Mercado: La empresa debe buscar la manera de crear nuevas necesidades o descubrir algunas que estén insatisfechas; es decir debe encontrar un cliente o consumidor y convencerlo e influenciarlo de tal manera que quiera probar y comprar el producto o servicio que ofrece y a veces hasta instruirlo en la forma de utilizarlo y consumirlo cuando se trata de un producto nuevo e innovador. Cuando ofrece productos o servicios existentes en el mercado la empresa deberá diseñar estrategias que le permitan desplazar los competidores actuales.

-

Posicionamiento en el Mercado: significa que la empresa deberá después de realizar las diferentes acciones relacionadas con la penetración en el mercado, hacer que los clientes se conviertan en consumidores asiduos de sus productos o servicios desarrollando altos grados de preferencia al lograr satisfacer sus necesidades y deseos.

-

Explotar el Mercado: la empresa debe estar atenta a los continuos cambios en las necesidades y gustos de los consumidores para hacer innovaciones y añadir productos y servicios a los mercados actuales o futuros de tal manera que puede satisfacer las necesidades del mercado.

2.1.2 Principios del Marketing

•

Principio de Identificación

Consiste en identificar claramente cual será el mercado objetivo, el cual esta integrado por los posibles clientes o grupo de personas que tienen deseos o necesidades comunes, de los que se espera que muestren interés hacia los productos o servicios que ofrece la empresa. Por tanto, ésta debe realizar la respectiva investigación de mercados con el fin de conocer y profundizar sobre sus características, hábitos de compra, nivel de ingresos, preferencias, 54 de 234

etc. para posteriormente dirigir hacia ellos todos y cada uno de sus actividades y esfuerzos de mercadotecnia para de esta manera se logre satisfacer sus deseos y necesidades.

•

Principio de Clasificación

Este principio hace referencia a la necesidad de conformar grupos y categorías de consumidores o competidores homogéneos entre sí, pero diferentes entre distintos grupos. Los consumidores tienen diversas características y necesidades que los hacen únicos, por lo que la empresa debe buscar la manera más idónea de satisfacer sus necesidades.

En la medida que se identifique los nichos de consumidores y competidores y se conozcan las características y comportamientos de los mismos, se pueden aplicar mecanismos que permitan llegar de manera efectiva al objetivo, facilitando los procesos de mercadeo para lograr la satisfacción de las necesidades de los consumidores, por tanto la identificación del comportamiento del consumidor en cuanto a sus creencias, actitudes y motivaciones, nivel educativo, edad, actividades que desarrollan u otros aspectos, deben ser analizados detenidamente para llegar a ellos de manera más efectiva.

•

Principio de Aplicación

Las diferentes medidas y acciones que se implementen dentro de la empresa deben ser aplicadas de forma conjunta, de tal manera que se interrelacionen y complementen entre sí con el fin de facilitar la consecución de los objetivos propuestos. Las políticas y estrategias de la empresa deben ser integradas y coordinadas para lograr la organización, intercambio y la comunicación entre productores y consumidores, mediante la organización previa de las diferentes actividades, permitiendo la comercialización desde el lugar donde se produce hasta el sitio de consumo, a través de un canal de comunicación efectivo, buscando mayor satisfacción en el consumidor, y fortaleciendo el reconocimiento y gestión de la empresa.

•

Principio de Economía

Los recursos generalmente se caracterizan por ser escasos, por tanto la empresa deberá hacer mayor esfuerzo para lograr una adecuada utilización de

55 de 234

los diferentes recursos de que dispone; es decir se busca hacer una optimización de los recursos. Las políticas y estrategias que se asuman respecto a procesos de marketing deben ajustarse a los recursos con que se cuente, no necesariamente para llegar al consumidor se requiere de grandes inversiones, lo que se debe desarrollar son estrategias adecuadas para que cliente encuentre en nuestros productos o servicios lo que esta necesitando, para la satisfacción de sus necesidades.

•

Principio de Adaptabilidad

Este es un principio primordial en el establecimiento del un adecuado sistema de marketing más aun cuando se pretende penetrar nuevas zonas geográficas, porque la empresa se verá enfrentada a la existencia de diferentes hábitos y costumbre de los consumidores que le implica en la mayoría de los casos una adaptación casi inmediata a las nuevas circunstancias del entorno si desea continuar con los propósitos y objetivos definidos con anterioridad. Es importante tener presente la influencia de los continuos cambios del entorno, porque pueden afectar de manera directa e indirecta las diferentes actividades desarrolladas por la empresa.

2.1.3 Influencia de Variables Internas y Externas en el Mercado Generalmente en todo mercado existe un sinnúmero de variables que lo afectan en menor o mayor grado, por lo tanto la empresa debe hacer especial énfasis en el análisis de dichas variables para descubrir oportunidades y fortalezas y para disminuir el efecto negativo de estas sobre el desarrollo de sus objetivos en el mercado. Las variables pueden ser de tipo interno y externo. A continuación veamos cuáles son estas variables y cuál es el grado de afectación hacia la empresa.

•

Variables Internas: Las variables internas son aquellas que la empresa puede controlar como: los bienes y servicios a producir o vender, las políticas y promoción y publicidad, las estrategias de distribución y precios, las políticas de servicio al cliente entre otras, que considere necesario implementar para alcanzar sus objetivos. En la determinación de este tipo de variables, también se debe hacer un análisis interno en cuanto a los recursos disponibles: financieros, humanos, materiales y del tipo de organización que aplica, identificando cuales son sus fortalezas y debilidades.

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•

Variables Externas: la empresa no ejerce control sobre este tipo de variables por lo que constituyen verdaderos obstáculos en el desarrollo de los planes, metas, objetivos y estrategias empresariales. Estas variables se encuentran en el medio ambiente general, se les debe dar gran importancia porque ejercen gran influencia sobre la empresa; del manejo y forma como se enfrenten depende el logro de los objetivos empresariales y de mercadeo. Estas variables son: gustos y preferencias de los consumidores, la competencia, la capacidad de los proveedores, la situación económica del entorno, aspectos legales y tributarios, cambios socio-culturales y tecnológicos, etc.

2.1.4 Por qué Planear Estratégicamente el Marketing La complejidad de las actuales condiciones económicas y sociales del país, hace que la permanencia de las empresas en el mercado se torne cada vez más difícil como consecuencia de la globalización y otros factores internos y externos que la afectan directa o indirectamente; por tanto la empresa para lograr que un producto o servicio tenga éxito deberá apoyar su función de marketing sobre bases sólidas, que implican necesariamente la aplicación de la planeación como requisito indispensable para incrementar las oportunidades y minimizar el riesgo. Dentro de este proceso juega un papel importante la planeación estratégica porque facilita la relación de la empresa con su medio ambiente, la competencia, el mercado nacional y extranjero.

La planeación estratégica del marketing facilita y asegura una adecuada toma de decisiones gerenciales al fijar objetivos, metas, desarrollar estrategias y permitir la combinación y manejo de las diferentes variables para alcanzar los objetivos de la empresa y por ende una ubicación competitiva en el mercado al facilitar la búsqueda de alternativas e identificación de oportunidades, amenazas, fortalezas y debilidades. El proceso de planeación estratégica comprende el desarrollo de diferentes actividades, como el análisis de la situación del mercado, determinación de objetivos y metas, selección del mercado meta y la definición de la mezcla de mercadeo.

2. 2 Elementos del Marketing El marketing requiere de la interrelación de algunos elementos básicos para el desarrollo y fortalecimiento de su proceso, a continuación se presentan en 57 de 234

forma generalizada estos elementos, los cuales se pueden reunir en dos grandes grupos: el marketing estratégico y el marketing operacional.

ELEMENTOS DEL MARKETING 1. MARKETING ESTRATÉGICO El consumidor

2. MARKETING Producto

El Mercado

Precio

Aspectos Legales

Plaza

Posicionamiento del Producto

Promoción

2.2.1 Marketing Estratégico: Hace énfasis en la planeación del mercado y el ambiente donde se desarrollará el plan de marketing. Es aquí donde se debe segmentar el mercado, seleccionar el mercado objetivo adecuado y posicionar el producto. Se fundamenta en la recolección de información precisa, detallada y confiable de tal manera que pueda garantizar la consecución de los objetivos empresariales. Los elementos que se agrupa en este ítem son: el consumidor, el mercado, los aspectos legales y el posicionamiento del producto.

∗

El Consumidor: Es el motor del proceso de marketing, considerado el punto de partida de la planeación del marketing, por lo tanto se debe analizar diferentes variables que nos permiten comprender su comportamiento de tal manera que se pueda posteriormente satisfacer sus gustos y necesidades. Es necesario conocer el perfil y características del consumidor, identificar sus deseos y necesidades, los factores que influyen en su decisión de compra (psicológicos, económicos, psicográficos, culturales, comerciales), hábitos y actitudes, etc.

∗

El Mercado: para identificar correctamente cual será el mercado hacia el cual la empresa dirigirá todos y cada uno de sus esfuerzos de mercadotecnia, es necesario analizar el desarrollo histórico del mercado, determinar el tamaño del mercado en término de volumen físico de ventas y valor de ventas, evolución durante los últimos diez años, analizar la 58 de 234

demanda, nivel de estacionalidad, impacto de la tecnología, analizar la competencia, segmentar el mercado, analizar la competencia, segmentar el mercado, características de los productos existentes en el mercado, canales de distribución, publicidad y promoción, análisis de precios, proyección del mercado.

∗

Aspectos Legales: En cuanto a este elemento se hace énfasis en la identificación de exigencias y normas legales vigentes y las diferentes tendencias de la legislación que pueden en un momento determinado obstruir o incentivar la producción y comercialización de ciertos bienes o servicios. El impacto de estos aspectos esta directamente relacionado con la legalidad y responsabilidad no solamente del producto, sino también de la empresa y de sus ejecutivos. Se debe indagar sobre requisitos legales para la industrialización, comercialización de acuerdo a las normas legales vigentes, permisos y otros aspectos legales, registro de marcas, leyes de defensa del consumidor, etc. Por ejemplo, los cigarrillos tienen exigencias en las propagandas por medios electrónicos, el empaque debe contener un texto de advertencia exigido por el Ministerio de Salud, los medicamentos, para su producción y comercialización requieren la aprobación del registro ante el Ministerio de Salud.

∗

Posicionamiento del Producto: Es un elemento clave en el proceso de marketing, ya que representa la forma como el consumidor percibe el producto, y la información que queda en la mente de las personas. El posicionamiento un producto hace mayor énfasis en los aspectos diferenciales que se desean resaltar del producto, se apoya en el estudio de mercado para analizar el mercado y conocer el pensamiento de los consumidores respecto a los productos, es decir busca hacer un posicionamiento real en la mente del consumidor.

2.2.2 Marketing Operacional: Hace referencia a la gestión netamente comercial de la empresa, para lo cual utiliza medios tácticos como la publicidad, vendedores y promociones de acuerdo a las políticas de la empresa. En el mercadeo generalmente se distinguen cuatro elementos: el producto, el precio, plaza o mercado y promoción, los cuales conforman a su vez la mezcla de mercadeo que la empresa empleará para satisfacer las necesidades del consumidor y alcanzar sus objetivos.

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Producto: Son aquellos bienes o servicios, resultado del procesamiento y transformación de una serie de insumos y recursos, como: materias primas, mano de obra, recursos financieros, información, etc., que posteriormente son ofrecidos en el mercado, con el fin de satisfacer ciertas necesidades o deseos de los consumidores. En cuanto al producto se analizan y describen elementos como: Desarrollo histórico y evolución, ciclo de vida, características del producto, beneficios para el consumidor, marca, diseño del producto, empaque y etiqueta, nivel de calidad del producto, servicios adicionales y garantías, usos y cuidados y tecnología empleada.

La empresa a partir de la investigación de mercados o de conceptos de los expertos, produce productos como respuesta a las necesidades de los clientes potenciales. Es importante tener presente que el consumidor busca en los productos el servicio que este pueda ofrecerle para satisfacer sus necesidades, más no el bien como tal. Por lo tanto, la empresa deberá analizar a profundidad sobre que tipo de producto o servicio desea producir o prestar con el fin de satisfacer de manera adecuada los deseos y necesidades de los consumidores actuales o potenciales dentro de un mercado específico.

 Precio: Esta representado por la cantidad de dinero que los clientes o consumidores deberán pagar por obtener el producto o servicio. Con el establecimiento de los precios la empresa busca cubrir los costos totales de producción y distribución, además obtener un margen de beneficio; en este proceso la empresa debe tener en cuenta al consumidor y la permanente relación costo beneficio que este establece. Por lo general, el precio del producto debe ser acorde con los precios establecidos por el mercado, o superior si se considera que el producto significa estatus o valor adicional para el comprador o al considerar que calidad es sinónimo de precios altos o viceversa, bajo estas condiciones la empresa puede determinar sus precios; pero sin embargo debe analizar un sinnúmero de factores internos y externos que le facilitan esta labor. En el establecimiento de precios se tiene en cuenta los costos directos e indirectos de producción, la política de utilidad, los precios de la competencia y la situación macroeconómica del país.  Plaza: Es el lugar seleccionado para vender el producto de acuerdo con el perfil del consumidor, es decir: edad, sexo, nivel de educación, ingresos, preferencias y modo de vida, etc. Aquí es donde se ejecuta las diferentes actividades empresariales de marketing para poner a disposición del consumidor los productos o servicios ofrecidos y los servicios de posventa.

 Promoción y Comunicación: Comprende las diferentes actividades desarrolladas por la empresa con el fin de mostrar al consumidor todas las 60 de 234

características y cualidades del producto para convencerlo e influenciarlo en la decisión de compra de tal manera que prefiera el producto. Esta actividad esta encaminada a promover e impulsar el producto o servicio, para lo cual utiliza variedad de elementos como la publicidad, la venta directa, promociones, anuncios, relaciones públicas, telemercadeo o el mercadeo interactivo como herramienta valiosa en la sociedad moderna en la que las empresas deben comercializar en mercados globales.

2. 3 Posición competitiva de la empresa al iniciar Establecer una adecuada posición de la empresa al iniciar debe ser uno de los grandes retos de la gestión empresarial, más aún cuando los mercados actuales son tan exigentes y están siendo influenciados por corrientes modernas como la globalización y la integración económica de las naciones.

Los empresarios actuales, para lograr una posición competitiva de la empresa se valen de una herramienta fundamental e indispensable por medio de la cual se puede relacionar con su medio ambiente, la competencia y el mercado con el fin de lograr una ventaja competitiva en el largo plazo. Esta herramienta es sin duda la planeación estratégica, que se basa en un principio fundamental que lo constituye la matriz DOFA (debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas).

2.3.1 Fortalezas y Debilidades - Matriz DOFA La empresa mediante el uso y diseño de esta matriz puede determinar la influencia de factores exógenos como las políticas económicas, situación política y social, la competencia, etc. y los endógenos como las estrategias y políticas de la empresa que afectan directa e indirectamente en un momento determinado los resultados operacionales y financieros de la empresa. Los componentes de la matriz DOFA son:

 Debilidades: se encuentran en el contexto interno de la empresa y comprenden aquellas actividades que limitan, inhiben o dificultan alcanzar con éxito los objetivos propuestos de la empresa mostrándose débil frente a la competencia más significativa. Las debilidades de una empresa pueden ser: imagen corporativa baja, falta de experiencia técnica, mala administración del capital de trabajo, poco control de inventarios, diseño y empaque del producto inadecuado, precio alto, falta de promoción del producto o servicio, etc. 61 de 234

 Fortalezas: se ubican en el contexto interno de la empresa y representan toda capacidad o ventaja competitiva de la organización que ayude al logro de sus objetivos. Dentro de las fortalezas se pueden citar: la calidad, capital de trabajo adecuado, crédito accesible, calidad en el proceso de producción, localización adecuada, precio competitivo, posición adecuada en el mercado, etc.

 Amenazas: se encuentran en el contexto externo de la empresa y están representadas por los eventos, hechos y tendencias del entorno que inhiben, limitan o dificultan el desarrollo operativo porque representan barreras que impiden el alcance de los objetivos. Ejemplo: escasez de materia prima, altas tasas de interés, costos crecientes de insumos, expectativas desfavorables respecto a la legislación del gobierno, mercado no creciente, fortalezas de la competencia como precios bajos, mejor diseño, puntualidad en la entrega, mayor cobertura del mercado, etc.

 Oportunidades: son los eventos, hechos, tendencias y situaciones que crean condiciones ventajosas en el entorno externo de la empresa y que facilitan el alcance de sus objetivos y por ende su desarrollo y crecimiento. Dentro de las oportunidades para la empresa encontramos: producto nuevo, demanda de productos similares en crecimiento lo que permite la diversificación, formación de personal, escasez de producto en el mercado, políticas del gobierno favorables, debilidades de la competencia, etc.

El proceso para elaborar la matriz DOFA, comprende:

-

Listar las fortalezas claves de la empresa.

-

Hacer un listado de las debilidades más graves

-

Preparar una lista de las oportunidades claves

-

Preparar una lista de las amenazas claves.

-

Comparar las fortalezas con las oportunidades y registrar los resultados en la casilla de Estrategias F.O.

-

Comparar las debilidades con las oportunidades y registrar los resultados en la casilla de Estrategias D.O.

62 de 234

-

Comparar las fortalezas con las amenazas y registrar en la casilla de estrategias F.A.

-

Compara las debilidades y las amenazas y registrar las estrategias D.A.

Según el anterior proceso la matriz se puede presentar de la forma como se ilustra en la siguiente figura.

Debilidades Fortalezas Lista de Debilidades

1. 2. 3.

Lista de fortalezas

1. 2.

Oportunidades Lista de oportunidades

1. 2. 3.

Usar las fortalezas para evitar las amenazas.

Amenazas Lista de Amenazas

1. 2. 3.

Estrategias F.O

Estrategias F.A Usar las fortalezas para evitar las amenazas.

Estrategias D.O Vencer debilidades aprovechando las oportunidades

Estrategias D.A Usar las fortalezas para evitar las amenazas.

La matriz DOFA, constituye una herramienta valiosa de análisis, en los momentos previos al comienzo de la vida de la empresa, porque permite identificar las capacidades y habilidades mostrando los puntos fuentes y débiles de la empresa comparados con los competidores más relevantes a fin de establecer estrategias y cursos de acción viables.

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Generalmente los puntos fuertes de la pequeña empresa se fundamentan en la flexibilidad y capacidad de adaptación, en la calificación del personal, en la localización, el trato personalizado a un determinado grupo de clientes, etc., más no en sus activos y capacidad financiera. Por lo tanto, deberán diseñar ventajas competitivas apoyándose precisamente en sus puntos fuertes, mientras que trabaja arduamente sobre los puntos débiles para hacerse menos vulnerable y tratar de asegurar su supervivencia durante por lo menos un determinado lapso de tiempo.

2.3.2 Estrategias Empresariales de Mercadeo

El empresario al aventurarse en el mundo de los negocios, deberá primero recolectar toda la información necesaria que le permita conocer las características, necesidades y exigencias del mercado y del entorno de su empresa para disminuir el riesgo y aumentar las oportunidades de éxito y desarrollar su posición competitiva, por lo cual deberá empezar a diseñar diversas estrategias que le permitan alcanzar sus objetivos.

Las estrategias determinan las acciones a seguir mediante los cuales la empresa puede desplegar sus recursos y esfuerzos de acuerdo con las posibilidades y limitaciones encaminados hacia el logro de sus objetivos. Existen diversos tipos de estrategias, por lo cual veamos como se clasifican:

a. Estrategias intensivas

∗ Penetración en el mercado: su objetivo es buscar mayor participación en el mercado, para productos actuales y mercados actuales, haciendo los mayores esfuerzos de mercadeo sin hace modificaciones a los productos.

∗ Desarrollo del mercado: su objetivo es buscar y acceder a nuevos mercados con productos actuales.

∗ Desarrollo del producto: consiste en aprovechar el mercado actual para introducir nuevos productos, productos modificados y nuevas marcas, con el fin de incrementar las ventas. Esta estrategia incentiva la actualización permanente de los productos y afianza la lealtad del cliente hacia la empresa.

b. Estrategias extensivas 64 de 234

∗ Integración hacia delante: su objetivo lograr un mayor control sobre los canales de distribución.

∗ Integración hacia atrás: su objetivo es ejercer mayor control sobre los proveedores.

∗ Integración horizontal: esta estrategia tiene por objetivo ejercer mayor control sobre los competidores.

c. Estrategias diversificadas

∗ Diversificación concéntrica: su objetivo es añadir productos relacionados a los actuales de la empresa.

∗ Diversificación conglomerado: su objetivo es añadir productos no relacionados, es decir introduce productos diferentes a los actuales.

∗ Diversificación horizontal: consiste en añadir al mercado productos no relacionados para clientes actuales.

d. Estrategias Varias

- Asociación: la empresa se une con otra para desarrollar un proyecto específico. - Reducción: la empresa hace una reestructuración mediante disminución de costos. Por ejemplo, cerrar algunos puntos de venta. - Desposeimiento: esta estrategia consiste en vender parte organización. Por ejemplo vender acciones para recapitalizarse.

de

su

- Liquidación: consiste en vender todos los activos de la empresa. - Combinación: consiste en utilizar e implementar dos o más estrategias de manera simultanea.

Para definir una estrategia el empresario deberá tener en cuenta las fortalezas, oportunidades y debilidades para no equivocarse en la selección de la estrategia más adecuada, es decir que pueda dar respuesta a sus 65 de 234

necesidades más apremiantes con el fin de cumplir con éxito los objetivos que se ha propuesto alcanzar en el mercado.

2.3.3 Fuerzas Competitivas En el mercado existe un sinnúmero de factores que obstaculizan el desarrollo de las diferentes actividades empresariales en un determinando mercado, por lo tanto la empresa deberá identificar previamente cuales son esos factores de tal manera que pueda enfrentarlos con el mínimo riesgo y salir avante en sus propósitos. Las fuerzas competitivas que con mayor frecuencia interactúan las empresas son:

-

Grado de rivalidad del sector: la existencia de muchos competidores indican un alto grado de rivalidad en el sector por lo que se deberán librar duras batallas estratégicas para conquistar por lo menos una pequeña porción de él y sobrevivir.

-

Nuevos proveedores: cuando un nuevo proveedor se interesa en un mercado nuevo, debe tener en cuenta la existencia de otras personas y empresas interesadas en el mismo mercado, para establecer estrategias de penetración que le facilite el logro de sus objetivos.

-

Habilidades de negociación con los proveedores: el poder e influencia que ejercen los proveedores en determinado mercado en muchas ocasiones condicionan el comportamiento de la empresa dentro del mismo, más aun cuando su numero es reducido; por lo cual la empresa deberá tener especial cuidado para diseñar una estrategia capaz de contrarrestar su efecto y a la vez asegurar su abastecimiento.

-

El poder negociador de los clientes: los clientes ejercen un alto grado de influencia sobre la empresa, por que en muchas ocasiones buscan imponer sus reglas de juego más aun cuando son fuertes y con capacidad de compra. Por lo tanto, la empresa deberá dirigir sus esfuerzos y estrategias hacia competidores menos atractivos, con menos capacidad de compra pero más accesibles.

-

Los productos sustitutos: representan una amenaza por que surgen para como alternativa de sustitución de los productos actuales en el mercado Al sustituir un producto se presentan dificultades para la empresa como: 66 de 234

cuando el costo de sustitución es más alto para el cliente y cuando los niveles de fidelidad son altos hacia la marca o producto específico; aunque la incertidumbre es menor cuando se muestran precios o costos de operación más bajos.

2.3.4 Tendencias Modernas del Marketing La competencia se intensifica cada vez más, tanto en el entorno regional, nacional e internacional debido precisamente a los nuevos y rápidos cambios que se han venido introduciendo en la economía mundial; se torna mucho más difícil para la empresa hacer frente a los grandes desafíos y retos que tiene que enfrentar para hacerse más competitiva y lograr su sobrevivencia. Ante esta perspectiva la empresa debe desarrollar diversos métodos que le permitan diferenciar sus productos de los de la competencia, para incrementar su participación en el mercado para lo cual se vale de la innovación, las campañas publicitarias, mayores servicios postventa, cambio de los canales de distribución, niveles de precios, estándares de calidad, etc. Con lo cual se demuestra que es sobre el departamento de mercadeo donde recae la mayor responsabilidad, el cual busca el apoyo en equipos modernos y dinámicos como los computadores ya que constituyen una herramienta importante para la investigación y desarrollo de operaciones empresariales al agilizar y facilitar el procesamiento de información necesaria para conocer el comportamiento, gusto y tendencias de los consumidores, la situación actual y proyectada del mercado y las acciones y estrategias de la competencia que le permiten diseñar estrategias y adelantarse a la competencia mediante una acertada toma de decisiones y la ejecución de acciones oportunas para innovar y reaccionar ante los diferentes cambios y exigencias del mercado; por lo cual las grandes organizaciones del mundo han catalogado el departamento de mercadeo como el más importante e indispensables dentro de su estructura.

Los empresarios Latinoamericanos han desarrollado la tendencia de copiar las investigaciones realizadas por empresas norteamericanas que han tenido éxito, olvidando que las investigaciones deben ser reales en tiempo y espacio, ya que las diferencias culturales, familiares, nivel de ingresos, actitudes, clases sociales, estilos de vida, perfil del consumidor, actitudes, motivaciones y estímulos para adquirir un producto son por decirlo de alguna manera diferentes, y por tanto al aplicarlas en países como el nuestro muy seguramente llevará a las empresas directo al fracaso porque además no están dadas las condiciones políticas, sociales, técnicas y económicas. Por lo cual, las empresas deberán realizar sus propias investigaciones de mercadeo, solas o mediante alianzas estratégicas con sus proveedores, fabricantes de

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productos que mercadea la empresa o con otras empresas competidoras para hacer uso de las economías de escala y compartir los costos y los riesgos.

Las empresas deberán tener en cuenta la existencia de nuevas y modernas herramientas tecnológicas, como el Internet constituida como la mayor red de comunicación del mundo, permiten tener acceso a diversa información económica, financiera, de mercadeo, de productos o proveedores de manera rápida, veraz y oportuna que le facilitan la toma de decisiones para una mejor ejecución de funciones de mercadeo, producción, financiera o administrativa.

Debido al surgimiento y aparición de las diferentes herramientas informáticas se han desarrollado nuevas formas de distribución y venta como las ordenes por Internet o por las páginas web que minimizan costos de vendedores e intermediarios y a la vez hace posible satisfacer las necesidades de los consumidores de manera más ágil. Además de esta forma, existen otras menos conocidas pero igualmente efectivas como el correo directo, ventas por catálogo, ordenes por correo, maquinas vendedoras de bebidas y comidas rápidas, telemercadeo, el sistema de tiempo compartido (time share) y el sistema de multinivel (netword marketing), el uso de estos nuevos medios y tecnologías le proporcionan a la empresa ventajas competitivas permitiéndoles ser innovadoras y líderes asegurando a su vez su crecimiento y desarrollo.

2.4

Funciones del marketing

En sus comienzos, las funciones del marketing eran de carácter limitado, pues su actividad principal y básica era vender los productos que ya estaban fabricados; es decir la actividad de mercadotecnia era posterior a la producción del bien y su objetivo era fomentar la venta de un producto final. La función del marketing no puede ser enmarcada únicamente dentro del concepto de las ventas; pues esta actividad es más compleja, ya que involucra una serie de factores que influyen directamente sobre la labor empresarial porque realiza funciones desde antes de iniciar la producción de los bienes, es decir analiza los gustos de los consumidores, e identifica sus necesidades y deseos para influenciar su comportamiento e incentivarlo hacia la adquisición o consumo de determinado producto o servicio.

2.4.1 Investigación de Mercados

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Consiste en la recopilación, registro y análisis de información que sirve para conocer con exactitud los deseos, necesidades de los consumidores y los cambios en el mercado. Esta investigación facilita la toma de decisiones en cuanto al producto, precio, distribución, promoción y el servicio al cliente; se realiza mediante una serie de encuestas aplicadas a un grupo de personas escogidas de forma que representen el mercado que se quiere estudiar o investigar. La investigación de mercados permite conocer el nivel de satisfacción de las necesidades de los consumidores, para desarrollar y producir productos o servicios adecuados que permitan dar respuesta a esas necesidades y deseos insatisfechos. Generalmente los resultados de la investigación son analizados por la gerencia y el gerente de mercados.

La investigación de mercados tiene mayor aplicación en tres áreas del mercadeo:

- En el desarrollo de nuevos productos, con miras de satisfacer las necesidades de los futuros usuarios.

- En la modificación de productos existentes en el mercado, con el fin de adaptarse a las cambiantes necesidades de los consumidores o para el mejoramiento de sus productos.

- Para evaluar las técnicas de productos ya desarrollados con el fin de aumentar la participación en el mercado.

Para realizar una adecuada Investigación de mercados, es indispensable desarrollar los pasos que componen su proceso, estos son:

-

Determinación de la situación financiera de la empresa y del presupuesto asignado para la investigación.

-

Definir claramente el problema que se va a solucionar. Especificación y determinación de la información que pretende conseguir a través de las encuestas.

-

Identificar que personas o entidades se van a encuestar, es decir se debe precisar el perfil de las personas a entrevistar, su estrato social, nivel de ingresos, sexo, ocupación, ubicación, etc.

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-

Realización de un esquema del proyecto de investigación que incluya los medio para obtener la información, la disponibilidad, capacidad y entrenamiento del personal de investigación, etc.

-

Determinación de la metodología. Es el sistema que se seguirá para obtener la información; puede ser la observación, los cuestionarios, el tipo de pregunta (cerrada o abierta) y los razonamientos que conduzcan a la selección.

-

Duración y costo de la investigación. Selección del universo y de la muestra representativa sobre la cual hacer las encuestas y el número de éstas; mientras más se realizan el margen de error es menos.

-

Desarrollo de los cuestionarios para llevar a cabo las entrevistas.

-

Definición del sistema que implementará para comprobar la fidelidad de los datos conseguidos en las encuestas.

-

Ejecución de las encuestas.

-

Recopilación, análisis y tabulación de los datos.

-

Preparación y rendición del informe y de sus recomendaciones.

Generalmente, las investigaciones de mercados tienen un costo muy alto y la información que se recolecta en ella, si no es utilizada en el mediano y corto plazo, corre el riesgo de quedar desactualizada; como consecuencia de los rápidos y continuos cambios que se presentan en el mercado, por lo cual la empresa deberá identificar con anterioridad cuales son los objetivos que persigue al realizarla.

2.4.2 Planeación y Diseño del Producto La planeación de un producto es el proceso de desarrollar la mezcla de productos o servicios adecuados que permitan dar respuesta a las necesidades del mercado y a la vez aprovechar las oportunidades, que este

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mismo brinda a la empresa. requiere de:

Para la ejecución correcta de esta actividad se

-

Hacer un análisis profundo y conciso de las oportunidades del mercado.

-

Trabajar coordinadamente con los diferentes componentes de la mezcla de producto o servicio con el fin de lograr posicionar la imagen deseada en el mercado.

-

Determinar los niveles de calidad, clasificación y estándares, patentes y garantías.

-

Realizar las respectivas evaluaciones de desempeño de los productos o servicios.

El diseño del producto es una actividad que implica el desarrollo de planos, dibujos y maquetas, instrucciones de cómo construirlo y cómo fabricarlo. Por lo cual, el empresario debe tener en cuenta aspectos muy valiosos en su desarrollo como: el mercado objetivo, la tecnología y los aspectos productivos; por que es la combinación de estos tres aspectos lo que realmente determina la definición del concepto básico, atributos y especificaciones técnicas del producto; para posteriormente, si es necesario contratar personal especializado para hacer el diseño del producto.

Una vez diseñado el producto se consideran otros aspectos que le facilitan a la empresa su labor de mercadeo, como:

Diseño del Envase o Empaque: comprende el desarrollo de un recipiente o envoltura y el diseño de un diseño gráfico para el producto, que puede ser de diferentes materiales (vidrio, hojalata, cartón, papel, aluminio, etc.) y formas. Permite que el producto sea tangible y se diferencie de los demás; ya que en las condiciones actuales de mercado en donde por decirlo de alguna manera hay sobresaturación de productos, el envase se convierte en el un elemento primordial de diferenciación que incrementa en algunos casos su consumo; más aun si se rompen esquemas imponiendo formas novedosas. El envase no es solo cuestión de presentación, ya que cumple con otras funciones más específicas como: conservar y proteger el producto de la luz, el aire, la humedad y facilitar el transporte; mostrar las características y ventajas del producto para seducir y motivar al consumidor a comprarlo. 71 de 234

Diseño de la Marca: es un nombre, término, símbolo, grafismo, color o una combinación de todos estos elementos. La marca constituye un elemento de diferenciación frente al consumidor y lo protege de la competencia. Con la marca se busca la creación de una imagen e identidad visual del producto, da publicidad al producto, sirve de garantía de calidad. Generalmente comprende el nombre de la empresa, el logotipo, tipografía y colores distintivos.

Diseño de Etiqueta: Esta incluida en el empaque por motivos promocionales y legales. Identifica y describe las características del producto o marca, informa sobre usos y medidas de seguridad para su empleo y lo promueve mediante atractivos diseños gráficos que despiertan el interés de los consumidores. La etiqueta constituye una de las partes más visibles del producto, por lo cual su diseño deberá ser novedoso y llamativo como estrategia competitiva.

2.4.3 Selección del Mercado Objetivo El mercado objetivo es un grupo de personas, clientes potenciales que tienen deseos y necesidades similares, de los cuales se espera que tengan interés en los productos de la empresa; por tal razón la empresa deberá mediante los estudios de investigación de mercados identificarlos y conocerlos para dirigir hacia ellos las diferentes actividades y esfuerzos realizados por su departamento de mercadeo, con el ánimo de lograr un alto grado de satisfacción tanto para la empresa como para el cliente, en sus operaciones de marketing mix y de ventas. Una adecuada selección del mercado objetivo fortalece las actividades de mercadotecnia, augurando éxito en el desarrollo de las mismas, por tal razón para su determinación se requiere del desarrollo de los siguientes pasos:

a. Análisis y Pronóstico de la Demanda: Este primer paso es indispensable ya que en el, se estima el tamaño presente y futuro del mercado, se identifica los productos de la competencia, se determinan los porcentajes de ventas presentes, como también se establece y determina si realmente el mercado es capaz de soportar la aparición de nuevos productos generando niveles de rentabilidad adecuados.

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b. Segmentación del Mercado: El mercado es muy amplio y esta conformado por diferentes tipos de consumidores, productos, necesidades, se hace necesario subdividirlo en grupos homogéneos de clientes potenciales para satisfacer de manera más adecuada sus necesidades. Se establece una relación más estrecha entre el mercado y el consumidor; ya que este busca las coincidencias entre el producto, su estilo de vida, actividades y necesidades; mientras que la empresa busca identificar una porción de mercado con características que se identifiquen con el perfil de los consumidores de sus productos. La segmentación del mercado consiste en agrupar, según un criterio a seleccionar, grupos de consumidores que comparten este criterio para tratar de explotar el segmento de mercado seleccionado ofreciendo productos adaptados al mismo. Los criterios de selección son múltiples y se pueden agrupar de varias clases y formas. Según Kothler:♣ el mercado se puede segmentar de diferentes formas y de acuerdo a diferentes criterios, así: Segmentación Geográfica: Consiste en separar el mercado en localidades o regiones, seleccionado aquella que brinde mayor posibilidades para obtener utilidades. Segmentación Demográfica: Este tipo de segmentación consiste en identificar grupos de acuerdo a la edad, sexo, tamaño de la familia, ingresos, ocupación, nivel educativo, religión, nacionalidad o estrato social.

Segmentación Sicográfica: Dentro de esta segmentación se tienen en cuenta aspectos más relevantes de la personalidad del individuo, por lo que se analiza su estilo de vida que describe la forma de ser de un grupo cultural o económico distinto de los demás, así como la clase y la personalidad. El estilo de vida esta compuesto por las actividades de los individuos, las actitudes (valores, creencias, conducta) y las diferentes opiniones sobre temas como su entorno, la economía, política, ecología, industria, etc.

Segmentación por volumen: El mercado potencial se divide en grandes, medianos y pequeños clientes dependiendo de la magnitud, frecuencia de uso del producto y de la capacidad adquisitiva.

♣

KOTHLER, Philip. Fundamentos de Mercadotecnia. Prince Hall. 73 de 234

Segmentación por factores de mercadotecnia: El mercado se subdivide en grupos que atienden a diferentes factores como precios, calidad, publicidad o de acuerdo con su edad, nivel de ingresos y estilo de vida.

Segmentación múltiple: Involucra diferentes criterios, como la edad, nivel de ingresos, edad, sexo, educación, etc., que corresponden a una composición familiar determinada.

En conclusión, se segmenta el mercado para conocer las necesidades y deseos para seguidamente satisfacerlos mejor que la competencia estableciendo diferenciaciones en sus productos en cuanto a la calidad, servicio, precio, utilidad y presentación; para lo cual la empresa se apoya en la publicidad, promociones, vendedores y relaciones públicas con el fin de dar a conocer sus productos, mostrar las ventajas con respecto a la competencia y estimular a los compradores a adquirir su producto o servicio.

c. Posicionamiento en el Mercado: Es el proceso de establecer una imagen que permita la identificación del producto en la mente del consumidor. El proceso de posicionamiento de un producto en el mercado implica realizar previamente un estudio y análisis de todos los factores que afectan directa o indirectamente la comercialización del producto. Entre los factores más representativos se encuentran:

Medio Político y Legal: Encierra las diferentes actividades y leyes de la región, país y del exterior; las cuales pueden ser de orden restrictivo, impositivo, o de oportunidad de negocios internacionales.

Medio Social y Cultural: Es el medio en el que se planea mercadear el producto, porque es aquí donde esta el mercado objetivo.

Medio Tecnológico: Comprende las innovaciones o tecnologías que afectan el mercado, los cuales en un momento dado pueden determinar la descontinuación, modificación o creación de nuevos bienes o servicios para que estos sean acordes a las necesidades presentes y futuras de los consumidores.

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Medio Económico: Esta representado por las diversas condiciones y situaciones económicas que determinan o influyen el nivel de ingresos, gustos y modelos de los consumidores, el gobierno y la situación del país y la región, como la inflación, recesión, recuperación, ratas de interés y tasas de desempleo y subempleo.

Medio Competitivo: Comprende la competencia actual y futura de productos nacionales e importados, sus precios, calidad, sistema de distribución, posicionamiento en el mercado y nivel de preferencia y satisfacción entre los consumidores.

Posicionar un producto en el mercado consiste en lograr que este ocupe un lugar claro, distintivo y deseable en la mente de los consumidores; para lo cual la empresa debe identificar sus ventajas competitivas y sus fortalezas, para con ellas poder ofrecer un mayor valor comparativo en el segmento seleccionado en cuanto a calidad, servicio, presentación, precio, o distribución del producto. La empresa antes de seleccionar el mercado deberá decidir sobre algunas generalidades como:

∗ El mercado objetivo debe ser compatible con las metas y la imagen de la empresa.

∗ El mercado debe generar un volumen suficiente de ventas a bajo costo para dar como resultado un margen de utilidad.

∗ La empresa deberá buscar un mercado en donde los competidores sean pocos y de tamaño mínimo; pues, los mercados saturados reducen las oportunidades de éxito, a menos que se disponga de una ventaja competitiva que le permita arrebatar clientes a las empresas ya existentes.

2.4.4 Lanzamiento de nuevos productos La empresa para atraer nuevos consumidores y para sostener los niveles de consumo de los consumidores actuales, debe permanentemente desarrollar bienes y servicios acordes con las necesidades actuales y futuras de los consumidores, teniendo presente que el ser humano y el mismo medio en que se desenvuelve esta en continua evolución y cambio; es decir debe innovar y estar a la vanguardia de la tecnología para poder adaptarse a ella en pos de su adecuada utilización. 75 de 234

El lanzamiento de nuevos productos debe contribuir a la sobrevivencia y crecimiento de la empresa, acorde a los cambios en el gusto de los consumidores potenciales y reales; permitiendo el reemplazo de los productos obsoletos y el aumento en los niveles de participación del mercado. La empresa deberá precisar con anterioridad que tipo de producto desea producir y lanzar al mercado teniendo además en cuenta las necesidades de los consumidores y la forma como planea satisfacerlas.

Cuando el empresario decide lanzar un nuevo producto al mercado debe analizar y estudiar minuciosamente algunos factores que pueden afectar este proceso, entre los cuales se encuentran: la moda, la competencia, las mejoras tecnológicas, las necesidades de los consumidores, los costos de producción y el valor agregado que pueda incorporarle. Por lo tanto, se hace absolutamente indispensable realizar una investigación de mercados antes de lanzamiento de un nuevo producto, porque como ya hemos visto, ella nos permite identificar los hábitos de compra, las motivaciones del consumidor, el nivel de ingresos, el tamaño del mercado, los factores sociales, económicos, políticos o culturales que pueden afectar la demanda futura, la demanda que tendrá el producto, la competencia actual, el grado de aceptación de la competencia actual, cómo y qué medios utiliza la competencia para la publicidad, cómo se hace la distribución actual de los productos, cuál es el efecto de introducir un nuevo producto en la demanda actual, qué factores motivan a comprar (precio, calidad, servicio, presentación del producto), cuál es el mejor medio publicitario para hacer el lanzamiento; en conclusión si se omite la investigación de mercados tanto el nuevo producto como la empresa iniciaran el rápido camino hacia el fracaso.

La empresa puede incorporar nuevos productos de dos maneras: Por adquisición de una empresa, una patente o una franquicia y como resultado de las actividades realizadas en la investigación sobre nuevos productos.

El proceso de desarrollo de nuevos productos, se puede describir así:

∗ Se inicia con la generación de ideas, las cuales pueden ser ideas completamente nuevas sobre productos, atributos de productos actuales o la identificación de nuevos usos. La empresa debe estar abierta a recepcionar diferentes ideas de nuevos productos, ya que estas pueden ser generadas por los vendedores, el departamento de investigación, asesores y consultores, distribuidores o clientes de la empresa.

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∗ Tamizado y Selección de la idea más acorde con las expectativas del producto y con las políticas, objetivos y planes de la empresa. Para realizar la selección se tiene en cuenta la descripción del mercado meta, la competencia, la posible mezcla de mercadeo, las variables de tiempo y costo de producción, y el nivel de utilidad que pueda generar.

∗ Desarrollo del concepto del producto, de la idea seleccionada se hace una versión detallada expresada en términos comprensibles para el consumidor. El concepto del producto comprende la determinación de aspectos como: el desarrollo y venta, sus atributos, marca, empaque, etiqueta, calidad, características y diseño. En esta etapa se busca descubrir cual será la reacción del consumidor frente al concepto del nuevo producto, para lo cual se pueden diseñar cuestionarios que permitan identificar si el consumidor entiende o no el concepto del producto, si existen falencias, si realmente es un producto satisfactor de necesidades en el segmento de mercado seleccionado, etc.

∗ El desarrollo de la estrategia de marketing comprende la descripción del mercado objetivo, el posicionamiento planteado para el producto, los objetivos de venta, participación en el mercado y las utilidades esperadas a corto plazo; también se puede hacer un bosquejo del precio probable del producto, su sistema de distribución y publicidad.

∗ Análisis comercial, consiste en la definición y establecimiento de volúmenes y proyecciones de ventas, costos y márgenes de utilidades que sirven como indicadores determinantes para la comercialización o no del producto, es decir para determinar si se cumplen los objetivos de la empresa.

∗ Desarrollo del producto, la idea de producto se transforma mediante coordinación con el departamento de producción en un producto físico o real, se hacen diferentes prototipos hasta lograr uno que cumpla con requerimientos y necesidades de los consumidores y que se ajuste al concepto formulado de acuerdo con los costos presupuestados.

∗ Asignar el código Universal de Producto (universal Producto Code – UPC), el cual esta conformado por una serie de líneas verticales, que pueden ser leídas por las lectoras ópticas, que suministra información a las cajas registradoras para identificar el producto e identificar el precio de venta y llevar el control de inventarios, etc. 77 de 234

∗ Prueba de mercado, se hace con el fin de probar el producto en condiciones reales del mercado; para lo cual se hace un experimento controlado con un grupo preseleccionado y limitado del mercado objetivo que se desea cubrir, para pronosticar las ventas y su rentabilidad.

∗ Lanzamiento definitivo del Producto, se hace con apoyo de una fuerte e intensa campaña publicitaria y del sistema de distribución para mostrar verdaderamente las cualidades, ventajas y usos del producto al consumidor, de tal manera que este lo identifique y que además despierte su interés y deseo por adquirirlo.

2.4.5 Publicidad Comprende todas aquellas actividades que desarrolla la empresa, por medio de las cuales los mensajes visuales, audiovisuales y orales son enviados a cierto público con el propósito de informarle e influenciarle a comprar determinado bien o servicio, o a inclinarse favorablemente hacia ideas, personas o instituciones, para lo cual utiliza los medios masivos dirigidos a un sinnúmero de personas, como radio, televisión, periódicos, Internet y otros menos extensivos como afiches, volantes, pasacalles, catálogos y altavoces ambulantes; también existen algunos más

Los objetivos generales de la publicidad, son: Estimular la demanda potencial y real, aumentar las ventas y el uso del producto mostrando sus bondades, aumentar los niveles de recordación de una marca determinada, mejorar la imagen de la empresa, contrarrestar la competencia, recuperar un mercado perdido, afianzarse en él o conquistar uno nuevo. Los tipos de publicidad más comunes son:

Tipo de publicidad

Objetivo

∗ La institucional

Impulsar y conservar la imagen de la compañía

∗ Del producto

Promover específico.

los

beneficios

de

un

producto

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∗ De lanzamiento

Incentivar la demanda para un producto nuevo.

∗ Competitiva

Busca resaltar las ventajas del nuevo producto de la empresa respecto a los de la competencia ya posesionados.

∗ Comparativa

Compara un atributo específico compañías o dos productos.

∗ De uso

∗ Misionera

Mostrar los producto.

diferentes

usos

o

entre

servicios

dos

del

Busca despertar interés y expectativa sobre un nuevo producto, sin dar a conocer su nombre ni el de la empresa que lo produce.

La empresa hace un respectivo ajuste de los medios publicitarios a sus necesidades, por lo cual deberán hacer una óptima selección de acuerdo a ciertos criterios que debe analizar con gran atención, los cuales son: un estudio de mercado, las característica y costumbres del área que espera cubrir, los costos, el mercado objetivo, el alcance y cobertura, la frecuencia de los mensajes, tipo de publicidad y duración de las campañas, y la asignación presupuestal de que dispone para tal fin.

2.4.6 Determinación del precio de venta Partiendo del concepto de precio, como la cantidad de dinero que las personas están dispuestas a pagar por un determinado bien o servicio; o considerado este como la contraprestación que el consumidor da por el beneficio de tener o usar un bien o servicio. Se puede decir, que es el cliente o consumidor el que determina si el precio ha sido establecido de manera correcta, al aceptarlo o rechazarlo de acuerdo con el volumen de compras.

Para determinar el precio de venta se deben tener en cuenta los siguientes elementos:

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-

Internos: Hacen referencia a los costos de producción de la empresa, es decir los costos directos e indirectos y el margen de utilidad que desea obtener.

-

Externos: Se refieren a la situación macroeconómica del país o región, el tipo de consumidor, el precio de la competencia, el valor que esta dispuesto a pagar el comprador, la regulación de precios dada por el gobierno, las políticas y estrategias de mercadeo de la empresa (precios bajos o altos).

La combinación de estos factores es lo que realmente le permite a la empresa establecer una política de precios adecuada para competir en el mercado que ha seleccionado como objetivo.

2.4.7

Ventas

La función de ventas hace referencia al proceso de determinar las necesidades y deseos de las personas, para persuadir e incentivar a los clientes potenciales mediante la presentación de un producto o servicio de tal manera que este tome la decisión de adquirirlo. La venta pueden hacerse de forma directa, por correo, por catalogo, invitaciones a eventos, muestras gratis, boletines informativos, por Internet, por medio del telemercadeo, demostraciones, visitas empresariales entre otros medios que la empresa considere necesarios para cumplir con sus metas de ventas.

La venta esta dirigida a los consumidores, con el fin de suplir una necesidad o deseo con un producto o servicio diferente al de la competencia, de tal manera que el consumidor sea motivado a comprar una mayor cantidad de productos o utilizar más el servicio que ofrece la empresa, recibiendo como contraprestación un alto grado de satisfacción que lo induce a volver a comprar, lo cual a su vez le genera a la empresa mayores utilidades.

La empresa debe considerar las ventas como una de las funciones más importantes del departamento de mercadeo, el cual deberá trabajar coordinadamente con las demás áreas de la organización con el fin de lograr los objetivos de ventas propuestos, no solo en volumen de ventas sino en calidad de servicio y atención, de tal forma que el consumidor desarrolle un alto grado de preferencia por nuestros productos o servicios; es decir, que quede satisfecho porque sus expectativas han sido cubiertas completamente mediante un servicio personalizado que permite que las relaciones comerciales sean más duraderas. 80 de 234

Para realizar una venta, se debe con anterioridad preparar un plan de ventas, para lo cual el departamento de mercadeo debe estar en capacidad de planearlo, diseñarlo y definir la forma como los vendedores lo llevarán a cabo mediante la aplicación de las estrategias y técnicas planeadas.

El vendedor como elemento fundamental en el proceso de ventas, es la persona encargada de ejecutar esta actividad en forma directa, por lo tanto el departamento de mercadeo deberá definir la clase de vendedores que necesita, si necesitan experiencia previa o por el contrario los capacitará, la remuneración o comisión por venta que van a recibir, la distribución, las estrategias de ventas, sistemas de cobro, descuentos, las promociones, el soporte y el respaldo de la fuerza de venta.

Según el tipo de empresa y de producto, el departamento de ventas puede planear la distribución de los vendedores, de la siguiente manera: por región geográfica: cada vendedor tiene su propio territorio; por producto es útil cuando existen en la empresa varios productos para lo cual los vendedores son especializados en un producto determinado; por cliente consiste en asignar a cada vendedor cierto tipo de clientes; por departamentos los vendedores son asignados a determinado departamento del país.

Para que los vendedores cumplan con sus metas de venta es indispensable que con anterioridad hayan adquirido un conocimiento amplio y profundo de de los productos de la empresa como de los de la competencia, que haya recibido adiestramiento en técnicas de ventas, que sea motivado constantemente y que cuente con asistencia oportuna y eficaz por parte de los directivos del departamento de mercadeo y de la empresa en general.

2.4.8 Distribución del Producto La distribución es una función esencial del marketing, por que sin ella de nada servirá, todo el esfuerzo de investigación e inversión que haga la empresa para producir bienes o servicios para satisfacer una o varias necesidades o deseos de los consumidores que conforman su mercado objetivo; todo será en vano, si estos no llegan al consumidor de forma ágil y oportuna; lo cual constituye en un gran problema para la organización. Ante esta situación surgen innumerables intermediarios con el fin de facilitar el acceso del producto al mercado objetivo.

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El sistema de distribución de un producto esta conformado por organizaciones interdependientes que transportan el producto o servicio desde el fabricante hasta el consumidor final; los cuales están agrupados en varias categorías que van desde los mayoristas, minoristas, agentes exclusivo o distribuidores y almacenes detallistas; en donde a su vez algunos le dan un valor agregado, cambian el empaque o los reempacan en unidades más pequeñas con el fin de facilitar el mercadeo.

Los canales de distribución de que dispone la empresa, para hace más accesibles sus productos al consumidor, son:

-

La venta directa.

-

Los mayoristas.

-

Venta detallista

-

Canales mixtos

-

Franquicias

-

Modelos modernos de distribución.

Entonces la empresa para decidir correctamente sobre cual será el sistema de distribución más acorde a sus necesidades, debe tener en cuenta la estructura de los diferentes canales, su uso por parte de los competidores, los hábitos de compra de los consumidores y los resultados de la investigación de mercados en cuanto a la comercialización. La distribución puede hacerse de manera intensiva, es decir vender los productos en todos los puntos donde sea posible; o de manera exclusiva, que consiste en dar el derecho de distribuir a un número reducido de intermediarios; o selectiva en donde se utiliza más de un punto de venta, pero no se distribuye a todos los interesados en vender los productos que ofrece la empresa. 2.4.9 Promoción:

La promoción se hace con el fin de influenciar el comportamiento del consumidor, motivándolo a que de manera inmediata adquiera el producto aprovechando la rebaja de precios, ofertas, etc.; las cuales tienen una duración muy corta que pueden ser horas, días o máximo una semana, tiempo durante el cual la empresa espera que sus ventas se incrementen considerablemente; ya que en muchas ocasiones ofrece nuevos usos del producto y conquista nuevos consumidores mostrándoles el producto o servicio y sus bondades sobre los de la competencia.

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El objetivo primordial de la promoción es aumentar las ventas durante un periodo de tiempo determinado, por lo cual deberá ser complementada con una fuerte e intensa campaña publicitaria y además realizar una serie de actividades como: exposiciones, exhibiciones, demostraciones, muestras gratis, ofertas, regalos, descuentos, concursos, folletos o carteles que presentan el producto, catálogos, y ahora mediante medios modernos a través del Internet en las páginas Web.

La promoción requiere de personal especializado para emplear argumentos capaces de convencer y estimular a los consumidores a comprar el producto, por lo cual el departamento de mercadeo deberá disponer de la logística necesaria para llevar a cabo esta actividad y estar preparado para recibir la avalancha de compradores que pueden presentarse durante el tiempo de duración de la misma.

Las empresa acostumbran hacer promociones cuando las ventas han bajado, los niveles de participación en el mercado han disminuido, para responder a la competencia cuando esta hace una oferta llamativa y para renovar y rotar los inventarios o simplemente para hacer conocer un producto.

2.4.10 Servicio al Cliente: Teniendo en cuenta el alto nivel de competencia que se desarrolla dentro de los mercados actuales, se ha hecho necesario la implementación de un área del departamento de mercadeo que se encargue exclusivamente de la atención o servicio al cliente, constituyéndose en una ventaja competitiva para la empresa porque permite lograr una mayor satisfacción del cliente y por ende puede despertar en él un sentimiento de lealtad hacia los productos de la empresa.

Con el desarrollo de esta actividad, se busca alcanzar relaciones de cordialidad entre el comprador y la empresa, por lo tanto esta deberá adaptarse a las nuevas exigencias del mercado, para logra que dichas relaciones vayan más allá de una venta esporádica y se convierta en permanente de tal manera que lo incentive a realizar compras posteriores mediante la generación del valor agregado a sus productos que le proporcione un mayor beneficio a los clientes o un menor precio respecto a las ofertas del mercado.

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Los clientes actuales se caracterizan por buscar calidad, precios bajos, buena atención y respaldo para su producto o servicio, brindándole toda la asesoría necesaria al comprador sobre el uso y la forma de utilizar el producto, solucionar los problemas que pueda tener con el artículo, hacer cumplir con las especificaciones de calidad y garantía, suministrar los repuestos necesarios, cambiar los productos defectuosos y en caso de artículos técnicos ofrecerle entrenamiento y asesoría sobre la utilización e instalación.

El marketing como elemento integrador de todas y cada una de estas funciones, le permite a la empresa alcanzar las metas y objetivos propuestos, ya que dentro de su proceso desarrolla actividades que incluyen la planificación, organización, dirección y control.

RESUMEN

En este capitulo se dio a conocer los conceptos y generalidades del marketing al igual que su importancia y funciones en el fortalecimiento de las actividades empresariales, por que en esencia el marketing es el mecanismo del que se vale la empresa para dar respuesta a interrogantes como: qué, cuánto y para quién producir y vender; cuándo y cómo producir; por tanto el empresario debe planear y coordinar cada una de sus acciones mediante la creación de estrategias y políticas que le permitan dar respuesta a estos interrogantes y a la vez fortalecer su labor.

Por tanto, los planes de marketing se orientan a la satisfacción de las necesidades del consumidor, mediante actividades de comercialización que permita a los mismos adquirir los bienes y servicios requeridos, a precios justos y en el lugar más apropiado, por lo cual las decisiones empresariales con respecto a las actividades de marketing requieren del manejo de procesos de persuasión en donde se motive al consumidor a tomar la decisión de comprar.

De igual forma las actividades de marketing requieren de estudios de mercado que permitan identificar la acogida de los productos o servicios a comercializar, mediante la aplicación de estudios orientados hacia el producto, el precio, la plaza y la publicidad; los cuales permiten identificar de manera oportuna y eficaz si realmente los consumidores demandan lo que se les esta ofertando, existen otros métodos de evaluación de las actividades de marketing como la 84 de 234

matriz DOFA, la cual permite conocer las debilidades, oportunidades, amenazas y fortalezas de la empresa con respecto de los planes de marketing empresarial y que son validos aplicarlos permanentemente para identificar tendencias en el mercado.

ACTIVIDAD CAPITULO 2

a. Acorde con una idea empresarial que usted quiera desarrollar; que pasos seguiría para seleccionar un mercado objetivo?

b. Continuando

con la idea anterior: ¿Cómo desarrollaría la investigación de mercados, antes de sacar el producto o servicio al mercado? ¿Qué variables tendría en cuenta para la aplicación de un instrumento de encuesta?

c. Realice un plan de marketing aplicando el marketing mix (precio, producto, plaza y publicidad y promoción)

d. Identifique las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas que encontrará al sacar su producto o servicio al mercado.

e. Establezca

dentro de las políticas de globalización e internacionalización de la economía cual sería sus aspectos favorables o dificultades.

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CAPITULO 3. LA FINANCIACIÓN EMPRESARIAL

INTRODUCCIÓN

En los capítulos anteriores se hizo referencia a la consolidación de la idea empresarial y el marketing empresarial, por tanto este capitulo aborda el tema de la obtención de financiamiento es un aspecto fundamental en el éxito de todo proceso de organización empresarial; por tanto los empresarios deben tener una idea clara sobre las posibilidades que el entorno empresarial brinda para la consecución de los recursos financieros. Es importante tener en cuenta que los mecanismos, líneas, formas de financiamiento etc., son cambiantes y más hoy cuando las políticas de globalización e internacionalización requieren de nuevos sistemas de financiamiento, por lo cual se requieren de programas activos de seguimiento y conocimiento de los mecanismos de financiación.

Por lo anterior en este capitulo se abordan los temas de planeación financiera, las fuentes de financiamiento y los estados financieros, por que todo buen proceso de financiación comienza con una buena proyección de necesidades reales de la organización en donde la presupuestación de los recursos financieros deben tener en cuenta los rubros de inversión en activos fijos, capital de trabajo y los gastos de inicio, al igual se debe realizar un control del manejo de los recursos mediante análisis y valoración de los estados financieros con el objeto de la rentabilidad de las operaciones realizadas.

OBJETIVOS DEL CAPITULO




Reconocer la importancia de la financiación empresarial.




Explicar el proceso de planeación financiera y la administración de recursos.




Conocer las fuentes de financiamiento y su incidencia en el desarrollo de las empresas.




Mostrar la importancia de los estados financieros.

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3. 1 Conceptos y generalidades La gestión financiera busca la consecución de fuentes y usos de los recursos financieros de la organización empresarial, mediante la planeación, identificación de fuentes de financiamiento, elaboración de estados financieros y otros aspectos que influyen en las actividades de las empresas, por lo cual todos los planes se deben traducir en términos monetarios, para de esta forma conocer cuales son los requerimientos de recursos y así poder desarrollar las diferentes actividades y procesos al interior de las organizaciones.

3.1.1 Importancia de la función financiera La situación real en cuanto a la complejidad e importancia de las actividades financieras, dependen en gran medida del tamaño, tipo de propiedad, actividad económica de la empresa; además se debe tener en cuenta la etapa por la cual esta atravesando la empresa, por que no es lo mismo en un proceso de inicio que cuando ya se esta en una etapa de crecimiento y expansión empresarial, a medida que las empresas crecen , la gestión financiera requiere de mayor organización demandando más funcionarios en el área, como: especialista financiero, contador, auditor, tesorero, experto en proyectos y otros, dependiendo de la empresa.

Sin embargo la sección financiera a pesar de su importancia en el desarrollo de las actividades empresariales, requieren de otros elementos y que son importantes de señalar, las decisiones que se tomen en otras secciones de la empresa (producción, talento humano, informática, mercadeo etc.), las cuales están condicionadas a la situación financiera, por tanto todas las actividades que se desarrollan en una empresa se reflejan en los movimientos y balances contables, con lo cual las finanzas representan el recurso que hace posible el funcionamiento de la empresa , sin ellos los esfuerzos y todo lo que se pretendiera realizar al interior de las organizaciones no sería posible.

Para culminar, se puede afirmar que la función financiera es un proceso que comprende la recopilación, interpretación, comparación y análisis de los estados financieros y las cifras operacionales y financieras de todo ente organizacional, permitiendo con ello el suministro de una información que permita tomar decisiones de manera confiable.

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3.1.2 Planeación financiera Cuando se aborda la planeación financiera en una empresa, se hace referencia a las estrategias y maneras que los entes organizacionales implementaran para lograr un mejor resultado en el desarrollo de sus actividades, buscando mejorar la estabilidad y el reconocimiento financiero en el medio. Por tanto los planes financieros hacen parte de la planeación estratégica de las empresas, por que tienen como objetivo la dirección de las organizaciones hacia las metas establecidas, proyectando el logro de la maximización de los valores comerciales, usando la información pertinente para el desarrollo del sistema financiero en el tiempo justo, facilitando la toma de decisiones y de esta forma lograr los objetivos de la organización.

La planeación financiera comienza con la elaboración de presupuestos financieros en donde se establece las entradas y salidas, los flujos de caja y sus proyecciones de crecimiento con base en los estudios de mercado establecidos, los gastos financieros, administrativos y operativos, basándolos en el sistema económico y los comportamientos macroeconómicos del momento; de esta forma se preparan y elaboran los diferentes presupuestos distribuidos en el tiempo, bien sea a corto, mediano o largo plazo. También el plan financiero conlleva a una administración del flujo de caja, buscando el aseguramiento de la liquidez de la empresa, y el control de la cartera; y las demás las cuentas que se manejan en los diferentes estados financieros (activos, inventarios, gastos, compromisos financieros) etc. con ello se busca la sana administración de riesgos y rentabilidad, mediante estrategias financieras acordes con la realidad de la organización y del entorno.

Por lo anterior, las personas encargadas de la gestión financiera deben buscar la generación de una máxima rentabilidad de los recursos, mediante el desarrollo de las siguientes funciones:

•

Determinación de los activos de la empresa, estableciendo cuantitativamente, el valor, cantidad y tipo de activos que se requieren, clasificándolos en corrientes, fijos o nominales.

•

Establecimiento de las políticas de endeudamiento de la empresa acorde con la estructura de la misma.

•

Determinación de las fuentes de financiación, para la consecución de fondos o préstamos con las mejores condiciones en cuanto a plazo e interés.

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•

Distribución de los recursos en las diferentes áreas de la empresa, acorde con las necesidades y procesos.

•

Realizar análisis financieros tanto verticales como horizontales, para determinar los cambios y relaciones financieras de rentabilidad y liquidez de la empresa.

•

Fijación de políticas de manejo de los activos de la empresa, para darle un uso acorde a los activos corrientes, inventarios, bancos, y cartera.

•

Determinación del manejo de los recursos de tesorería y de las inversiones a que se piense hacer en el futuro.

•

Realizar la evaluación de los proyectos de inversión y expansión de la empresa.

•

Verificar periódicamente los movimientos de la empresa, con el objeto de evitar anomalías en los procesos.

•

Mantener la información financiera al día, para la toma de decisiones.

•

Presentar oportunamente la información contable para la liquidación de los compromisos tributarios.

•

Actualización permanente de los cambios económicos que se presenten en materia nacional o internacional, para hacer frente a las situaciones que se puedan presentar de manera oportuna.

•

Valorar los diferentes procesos de la empresa, para lograr disminución en los costos de funcionamiento y de operación buscando incrementar la rentabilidad, mediante el mejoramiento competitivo.

Los procesos y actividades financieras en una empresa, dependen de los ingresos que se reciban por la venta de los productos o servicios, de las inversiones, de los préstamos adquiridos y el capital aportado por los socios o accionistas al momento de la legalización de la empresa. Las políticas monetarias o mediaciones restrictivas que el gobierno establezca en cuanto a la creación de impuestos, ajustes en lo ya establecido, reevaluación del peso con relación a la moneda extranjera, el pacto social, variación en las tasas de interés y otros aspectos que pueden influir en las actividades de la empresa.

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Los cambios en la economía han originado que los empresarios diversifiquen su mentalidad empresarial, obligándolos a ser más abiertos y a visionar estrategias innovadoras para hacer frente a la competencia interna y externa, además acorde con los cambios macroeconómicos y exigencias de los mercados, generando en los empresarios la posibilidad de realizar alianzas estratégicas para fortalecer sus actividades empresariales y lograr ser más competitivos con los productos y servicios, buscando con ello abrir nuevos mercados aprovechando las políticas de globalización e internacionalización mediante el manejo de los recursos económicos elementales como el trabajo, el capital y la información tecnológica como entes productivos, al igual se debe tener en cuenta las habilidades empresariales y gerenciales, el análisis de la finanzas, el control de los presupuestos, el sistema tributario del país, y otros aspectos (sistemas de créditos, y el portafolio de servicios existentes en el entorno acorde con las políticas de estado).

3.1.3 Administración del dinero y capital del trabajo En las organizaciones empresariales, es recomendable contar con un saldo en efectivo o en la cuenta bancaria, este dinero debe ser suficiente para realizar las transacciones diarias y normales, el monto de estas necesidades se establece a partir de criterios claros y específicos, es decir para realizar los pagos regulares de la empresa, como la nómina, pagos a proveedores, servicios, materias primas etc., claro esta que estos montos deben ser los mínimos necesarios para evitar tener dinero ocioso, el cual podría ser invertido para generar algún rendimiento.

Según Edgar Van Den Berghe “Para determinar el nivel óptimo de efectivo se deben calcular los costos inherentes a mantener este efectivo, como lo son los intereses de sobregiro en el banco por tener fondos insuficientes, contra los costos de manejo y administración del efectivo al tener saldos efectivos, esto, es su costo de oportunidad por lo que dejaría de obtenerse en alguna inversión. Los saldos óptimos son puntos donde los costos totales de saldos insuficientes o excesivos son mínimos”3.

Acorde con lo anterior, el capital de trabajo hace referencia al conjunto de recursos con los cuales la empresa desarrolla normalmente sus actividades sin necesidad de estar acudiendo al empleo de grandes montos de dinero, es decir el capital de trabajo son los activos corrientes circulantes que son necesarios para atender la operación normal del proyecto durante un ciclo 3

VAN DEN BERGHE, Edgar, Gestión Y Gerencia Empresariales Aplicadas al siglo XXI. Ecoe Ediciones.2005. 90 de 234

operativo, por tanto este monto debe ser de disponibilidad inmediata, también se pueden calcular mediante la diferencia de los activos circulantes y los pasivos a corto plazo.

Por lo tanto el ciclo operativo de las empresas se refiere al proceso que inicia la empresa cuando compra sus materias primas y demás componentes, y se continua con el procesos de transformación de las mismas para convertirlos en un bien o servicio y culminar con el procesos de venta, con lo cual se generan nuevamente los recursos y se continua con el proceso de forma cíclica.

Para aclarar un poco más en que consiste la administración del dinero y el capital de trabajo, se puede afirmar que estos recursos requieren de sumo cuidado en el manejo, ya que representan el alimento para que las empresas funcionen, por lo cual el capital de trabajo constituye la diferencia de los activos corrientes sobre los pasivos corrientes, sin embargo cuando se elabora un proyecto de inversión se debe establecer con anticipación cual es el monto que se debe mantener siempre para que el ciclo productivo sea permanente.

3.1.4 Administración de los riesgos e inversiones Los riesgos hacen referencias a los cambios que se pueden presentar en el desarrollo e las actividades empresariales debido a múltiples factores, entre los un baja de preciso, incremento en los costos de producción, disminución en los ingresos, políticas macroeconómicas etc., por lo cual cualquiera que sea la situación que se presente afectará las actividades de la empresa, de ahí la importancia antes de iniciar una organización empresarial, realizar estudios de riesgos, tomando por ejemplo un porcentaje en la disminución de los ingresos o un incremento en los costos productivos, para ver hasta que punto la inversión es viable o no, al igual sucede con las empresas existentes en el mercado periódicamente deben realizar estudios que les permita evidenciar el futuro de sus actividades.

Por lo tanto, las inversiones requieren de estudios que determinen las necesidades de inversión total, estas necesidades deben establecerse en periodos de tiempo, bien sea en el proceso de inicio o en el proceso de operación de la actividad de la empresa, es de anotar que toda actividad empresarial presenta un riesgo, por lo cual a continuación se muestran algunos de ellos al momento de iniciar el proceso empresarial:

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- Riesgo de liquidez: Depende de la abundancia o carencia de mercado para determinar el monto a invertir. Ej.: Compra de un vehículo en donde la marca no es conocida, esta inversión presenta dificultades al momento de vender el vehículo por la incertidumbre de la calidad de maquina.

- Riesgo financiero: Se presenta acorde con las fluctuaciones de los ingresos, con lo cual puede verse afectado los rendimientos de la empresa.

- Riesgo de rendimiento: Las inversiones a corto plazo presentan menos riesgo que las inversiones a largo plazo, debido a las fluctuaciones que se puedan presentar en el mercado, ocasionado por cambios económicos, políticos, sociales, ambientales y otros, en el entorno, la región o el pais, los cuales pueden influir en las actividades empresariales, ocasionando movimientos en la inversión y en algunos casos hasta la quiebra de los empresas.

- Riesgo de poder de compra: Es la evaluación que debe aplicarse acorde con las condiciones económicas que se presenten en el mercado, en el caso de que los producto o servicios que se oferten tengan costos elevados de comercialización y se presente disminución en el ingreso percápita, se presentará una disminución en el poder de compra, ocasionando una baja en la venta de l producto o servicio.

- Riesgos de costo de capital: Se refiere al rendimiento que debe tener una empresa sobre las inversiones realizadas, para sostener el monto invertido.

- Riesgos tributarios: Hacen referencia los impuestos que se deben pagar por el desarrollo de cierta actividad y que en un momento dado por cambios en las políticas de legislación estatal presenten ciertas modificaciones que afecten en forma directa la empresa. En general el análisis de los riesgos antes de tomar la decisión de invertir en una organización empresarial, es necesario aplicarlo, por que los resultados pueden mostrar que no es viable la realización del proyecto, evitando la perdida o el fracaso en una actividad que no tenia posibilidad de sostenimiento bajo las condiciones actuales, pero que puede ser factible en un futuro.

3.1.5 Administración de inventarios y créditos

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Los inventarios y los créditos en una empresa representan la estabilidad económica de la misma y su permanencia en el mercado, por ello se debe llevar un control permanente sobre los inventarios y el sistema de créditos, evaluando que la inversión no sea excesiva y los movimientos y transacciones de entrada de los materiales, se ha presentado que la mayoría de robos y desfases en un gran número de empresas se presenta en las áreas de almacenamiento en donde se encuentran los materiales e insumos para elaborar productos, o elementos a comercializar.

Por lo anterior, el modelo de inventarios supone que ciertos costos, como los de mantenimiento, o de almacenamiento, aumentan a medida que se incrementan los saldos promedio de inventarios; otros presentan una situación inversa, en el caso de los pedidos. El conjunto de costos constituye el costo total de pedidos y de mantenimiento de los inventarios. También existen diversos modelos para el cálculo de inventarios de materias primas, productos en proceso y productos terminados, estos dependen del tipo de empresa, procesos productivos, tamaño del proyecto, politica de ventas, etc., para lo cual se debe realizar una estimación de ventas y movimientos aproximada del volumen y costos para adicionar este dato al inventario de materias primas.

Sin embargo, el cálculo de los inventarios requiere de análisis, en donde se busque la equivalencia entre los costos que se generarían tener stop de inventarios altos en bodega (almacenamiento, seguros, obsolescencia) con respecto a los costos por descuentos, costos de oportunidad y costos en la producción por falta de materias primas a tiempo, este sistema de control de inventarios se denomina control por lote económico, es una forma de optimizar el manejo de inventarios estableciendo el costo mínimo de inventarios que permita la ejecución normal del proceso productivo.

Definido las políticas y estrategias para el control de los inventarios, también se debe establecer mecanismos de control frente al sistema de ventas a crédito estableciendo los parámetros en tiempo que se va a ofrecer desde el momento de la venta hasta el pago de la misma, teniendo como referente aspectos como:

- El cliente, se debe evaluar su capacidad de pago, prestigio comercial, solvencia económica y liquidez. - Actividad económica de la empresa y tendencias del sector - Condiciones del entorno en donde se desarrolla la actividad

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- Impacto de la globalización e internacionalización de la economía al igual que el impacto de los tratados internacionales. Para terminar, es importante tener claro que el control de los inventarios esta enfocado especialmente a la determinación del nivel óptimo de inventarios que una empresa debe mantener de materiales o productos terminados, tomando como referente los costos de mantenimiento de los inventarios e incluyendo los costos financieros y de oportunidad, gastos de bodega, seguros, vigilancia, transporte etc., al igual debe valorarse los costos de ordenamiento de pedidos( volúmenes) y los costos de oportunidad cuando el producto es escaso; en cuanto a la administración de los créditos es de anotar que este se da por que en una economía de mercado es bien difícil vender de contado, por lo cual se convierte en una estrategia de venta; sin embargo se debe tener presente que en el crédito se debe buscar que la cuantía sea baja al igual que el plazo del cobro.

3.1.6 Los apalancamientos Los apalancamientos son estrategias empresariales que buscan el incremento de la rentabilidad de la empresa, se pueden manejar de dos formas:

•

Apalancamiento operativo: Hace referencia a la disminución de los costos variables de producción debido al incremento en los costos fijos; con lo cual al incrementar las inversiones en maquinaria, terrenos, vehículos u otros, se logre una disminución en los costos variables de la empresa, logrando un incremento en la utilidad operacional, por el incremento en las ventas.

Ejemplo: ACTUAL $ Costos fijos (CF) Costos variables unitarios (CVU) Precio venta unitario

Apalancamie nto $

2000000

6000000

$50

$20

Formulas

P(x) = CF + CVU(x) U(x) = Ingresos - CF – CVU(x) = 0 P(x) = Punto de equilibrio

$100

$100

U(x) = Utilidad Operacional

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Unidades equilibrio

de

40000

75000

U(x) = 100x – 2000000 = Unidades.

50x – 40000

U(x) = 100x – 20x – 6000000 = 75000 Unidades Se puede observar en la tabla anterior los cambios que se presentan al manejarse un apalancamiento operacional, entre ellos tenemos:

- La utilidad operacional creció, debido al incremento en los costos fijos, como consecuencia del nivel de ventas alcanzado. - El punto de equilibrio operacional aumento, debido al incremento en los costos fijos, con lo cual las ventas deben incrementarse para obtener utilidad operacional.

Además de las situaciones anteriores, los apalancamientos operativos sufren cambios cuando se presentan bajas en las ventas debido a recesiones en las actividades, en donde las empresas con mayor grado de apalancamiento operacional se miraran más afectadas por el alto grado de costos fijos, en caso de que las ventas no alcancen el punto de equilibrio, al igual bajo procesos inflacionarios los costos variables son los más afectados, debido a que una empresa apalancada tiene menores costos variables; por tanto , la empresa con mayor apalancamiento operacional estará más protegida en un proceso inflacionario.

•

Apalancamiento financiero: Hace referencia al proceso mediante el cual se busca el incrementar la rentabilidad en los recursos de la empresa, a través del uso de créditos, a continuación se presentan algunos aspectos que se deben de tener en cuenta:

-

Cuando se trabaja con créditos, la utilidad antes de intereses e impuestos, es igual a cuando se financia con aporte de los socios.

-

La utilidad después del pago de intereses e impuestos, se disminuye cuando se trabaja con créditos, debido a los gastos financieros.

-

Las acciones son menores (aportes de socios) cuando se trabaja con crédito.

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-

La utilidad por acción puede ser mayor cuando se trabaja con crédito que cuando se trabaja con financiamiento por acciones., debido a que cuando las ventas se incrementan se disminuye los gastos financieros, es importante tener en cuenta que cuando se apoya en mayores gastos financieros, se pude lograr un efecto amplificador sobre la utilidad por acción, aumentando el volumen de las ventas.

Para terminar, se aclara que el apalancamiento financiero es la relación existente entre las deudas totales de la empresa y el activo total de la misma, pero el que el capital ajeno sirva para ampliar la rentabilidad del capital propio no implica en modo alguno que la proporción recursos propios / recursos ajenos sea lo más baja posible.

3.1.7 Indicadores financieros Son proporciones entre distintos componentes del balance o de otros elementos de información económico-financiera que informan acerca de la adecuación o no de los mismos.

• -

Indicadores básicos:

Liquidez: Relación entre activo disponible y realizable con el pago exigible a corto plazo.

-

Solvencia: Relación entre recursos propios y recursos ajenos.

-

Cobertura: Relación entre recursos propios e inmovilizados técnicos.

- Rapidez: Relación entre ventas a crédito y el saldo medio de cuentas de clientes. -

Rotación: Relación entre el volumen de ventas y el stock medio del período total.

- Rendimiento: Relación entre el volumen de ventas y las inmovilizaciones. -

Velocidad: Relación entre el volumen de ventas y los recursos propios.

- Rentabilidad del capital propio: Relación entre el beneficio neto y los recursos propios. -

Rentabilidad de las ventas: Relación entre el beneficio y las ventas. 96 de 234

- Inversiones productivas: Se puede calcular de dos formas: mediante la Relación entre el beneficio y el activo total o a través de Relación entre el volumen de ventas y el activo.

3. 2 Fuentes de Financiación Las fuentes de financiamiento son aquellas que facilitan los recursos monetarios necesarios para colocar en marcha un ente empresarial, se clasifican así:

3.2.1 Clasificación de Entidades Financieras Las entidades financieras se clasifican como se presenta en la siguiente tabla:

E N T I D A D E S

F I N A N C I E R A S

CLASIFICACIÓN

ESTABLECIMIENTOS DE CRÉDITO: Son aquellos que tienen como objetivo primordial en su actividad financiera recibir y colocar dinero en préstamo.

INSTITUCIONES DE SERVICIOS FINANCIEROS: A diferencia de los establecimientos de crédito, no captan masivamente dineros para desarrollar sus actividades, si no que emplean su capital, dinero que reciben del público, o de intermediarios financieros. FONDOS FINANCIEROS Y ENTIDADES DE FOMENTO: Son entes administrados por el Banco de la Republica, y los Bancos y

ENTIDADES Bancos comerciales, oficiales y privados y mixtos. Cajas de ahorro Corporaciones de ahorro y vivienda Corporaciones financieras Compañías de financiamiento comercial Cooperativas de carácter financiero Otros de este perfil. Bolsa de valores Compañías de LEASING (arriendo) y FACTORING (compra cartera). Comisionistas de bolsa Consorcios Fondo de garantías Sociedades Fiduciarias. Otros de este perfil. FINAGRO BANCOLDEX Banco de la República Fondo

para

Inversiones 97 de 234

Corporaciones sirven intermediarios de los créditos.

de Privadas - FIP FINDETER Otros de este perfil.

3.2.2 Financiación Propia Son aquellos recursos propios con los cuales se puede financiar el proyecto: ahorros de propietarios, utilidades, reservas por depreciación, amortizaciones diferidas, estas fuentes son menos costosas para la empresa, pero en la mayoría de las veces son escasas; por lo cual se debe recurrir a otras fuentes.

3.2.3 Financiación de terceros Están compuestas por las instituciones financieras, inversionistas y aportes de capital.

- Instituciones financieras: Se encargan de actuar como intermediarias entre las personas que tienen recursos disponibles y las que solicitan esos recursos. Hay diferentes tipos de intermediarios financieros, dependiendo de la actividad que se vaya a llevar a cabo: establecimientos de crédito (bancos, cajas de ahorro, corporaciones de ahorro, cooperativas), entidades de servicios financieros (almacenes de deposito, bolsa de valores, compañías de leasing, fondos de garantías, sociedades fiduciarias y otros), fondos financieros y entidades de fomento (FINAGRO, IFI, BANCOLDEX, Banco de la Republica, otros) y otras entidades (compañías de seguros, sociedades de capitalización, fondos mutuos de inversión, otros).

- Inversionistas: Existen inversionistas institucionales y personas, los primeros son intermediarios financieros que atraen dinero u otro tipo de recursos de pequeños inversionistas y los invierten en acciones o bonos formando portafolios de inversión y, finalmente, las instituciones de depósito, de las cuales los bancos son el tipo más conocido; al igual las personas se vinculan al proyecto en calidad de socios, o de accionistas, realizando préstamos a los empresarios para obtener rendimientos sobre los mismos, los rendimientos para los inversionistas pueden estar dados en acciones, parte de derechos de la empresa o mediante la colocación de acciones.

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- Aportes de capital: Son dineros que los socios aportan con el objeto de capitalizar la empresa y realizar las actividades pertinentes a la empresa. En este punto también se pueden incluir las instituciones que se encargan de la regulación y el control de los intermediarios financieros, ejemplos de éstos, en Colombia, son la Superintendencia Bancaria, el Banco de la República, etc.

3.2.4 Otras Fuentes de Financiación Son aquellos entes que colaboran con la financiación de proyectos y que brindan bienestar a la economía nacional. (Industria, agroindustria, generación de empleo, tecnología otros), entre ellos tenemos:

- Compañías de seguros - Sociedades de capitalización - Fondos mutuales - Fondo Colombiano de Investigación

Científica y proyectos especiales -

COLCIENCIAS

- Fondo Nacional de Proyectos de desarrollo - FONADE - Fondo Emprender - Instituto de Fomento Industrial – IFI - Otros 3. 3 Estados financieros Los datos contables, son necesarios y básicos en todas las áreas organizacionales de la empresa, por lo tanto los estados financieros presentan los siguientes propósitos:

- Mostrar resultados de gestión al administrador. - Para informar sobre la rentabilidad obtenida pos la inversión y el grado de solidez de la empresa.

- Con el objeto de obtener créditos, por que se presentan como garantía de respaldo a un crédito y dar seguridad al prestamista.

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3.3.1 Conceptos y generalidades Los estados financieros permiten conocer los movimientos contables de una empresa en un periodo determinado, generalmente se elaboran anualmente, estos documentos permiten al empresario y los directivos de la empresa conocer la situación financiera y los resultados económicos obtenidos en las actividades desarrolladas, además sirven para la toma de decisiones; ya que muestran de manera resumida el rendimiento, crecimiento y desarrollo de la organización. Toda organización empresarial debe llevar una contabilidad, la cual es la que sirve de soporte para cumplir con la normatividad exigida y que se contempla en el código del comercio, código sustantivo de trabajo y las políticas de legislación tributaria establecidas por el gobierno.

La información contable debe trabajarse con el propósito de facilitar la toma de decisiones, debido a que los objetivos de los usuarios de la información contable pueden ser diferentes a los del que preparó la información contable, puesto que el gerente financiero puede necesitar información del valor actual de un activo fijo para proceder a venderlo, y la información de los estados financieros muestra un costo histórico de adquisición y no un valor ajustable en el mercado; es aquí donde la administración y el área contable deben integrarse para formar un sistema administrativo-contable orientado a la toma de decisiones.

3.3.2 Balance general Es un estado financiero que contempla la situación de la empresa en un periodo determinado, mostrando en forma resumida el valor de los activos, pasivos y patrimonio de la empresa. En un plan de negocios es importante presentar el balance general inicial, el cual se elabora al finalizar el año cero, con el objeto de conocer cual es el estado financiero en el que se encuentra la empresa al iniciar las actividades. A continuación se presenta un ejemplo de un balance general.

El balance general representa la situación de los activos y pasivos de la empresa y el estado del patrimonio de la misma, por tanto este estado financiero muestra la situación real d los activos, por tal razón se distribuye en:

∗

Activo: son los bienes y derechos de la empresa. Los bienes financieros muestran, los inventarios, cuentas por cobrar, las inversiones en papeles del mercado etc. 100 de 234

∗

Los pasivos: Hacen referencia a las obligaciones totales de la empresa (Créditos bancarios, obligaciones con proveedores, cuentas por pagar etc.)

∗

Patrimonio: Muestra la situación de la empresa en un momento dado, respecto al valor de la empresa que es de los accionistas.

EMPRESA P & M Balance General ACTIVOS Activos corrientes Caja Bancos Clientes otros Inventario de materia prima Total activos corrientes Activos fijos Terreno Maquinaria y equipo Muebles Construcciones Otros Total activos fijos Activos diferidos Gastos preoperativos Otros Total activos diferidos

xxx xxx xxx xxx xxx xxxxx xxx xxx xxx xxx xxx xxxxx xxx xxx xxxxx XXXXXX X

TOTAL ACTIVOS PASIVOS Pasivo a corto plazo Pasivo a largo plazo pagar Otras obligaciones TOTAL PASIVO PATRIMONIO Capital Aportes sociales Reservas Otros aportes TOTAL PATRIMONIO TOTAL PASIVO MAS PATRIMONIO

xxx xxx xxx XXXX xxx xxx xxx xxx XXX XXXXXX X

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Ecuación patrimonial:

ACTIVOS

=

PASIVOS

+ PATRIMONIO

3.3.3 Estado de resultados El estado de resultados denominado también estado de pérdidas o ganancias, presenta los ingresos y los gastos, así como la utilidad o pérdida resultante de las operaciones de la empresa durante un periodo de tiempo determinado, generalmente se manejan a un año; por lo cual, el estado de resultados es un documento complementario y anexo al balance general, en el que se muestra detalladamente como se obtuvo la utilidad del ejercicio contable, el balance de ganancias o pérdidas se elabora con las cuentas de ingresos. Costos y gastos; por ello los datos deben corresponder a los saldos de los libros auxiliares y mayor o balances. A continuación se presenta un formato como ejemplo del balance de ganancias y pérdidas.

EMPRESA P & M Estado de Ganancias y Perdidas De ________a___________ INGRESOS OPERACIONALES Comercio al por mayor y menor (Contado) xxxxx Comercio al por mayor y menor (Crédito) xxxxx - COSTOS DE VENTAS Inventario Inicial de Mercancías xxxx + Compras Netas: Compras de Contado xxxxx Compras a crédito xxxxx xxxxxx Mercancías disponibles para la venta xxxxx xxxxx - Inventario final de mercancías = UTILIDAD BRUTA OPERACIONAL - GASTOS DE OPERACIONALES De administración xxxxx De producción xxxxx De ventas xxxxx =UTILIDAD NETA OPERACIONAL +INGRESOS NO OPERACIONALES - GASTOS NO OPERACIONALES = UTILIDAD NETA ANTES DE IMPUESTOS Y RESERVAS - IMPUESTOS DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS 35%

xxxxxx

xxxxxx xxxxxxx

xxxxxxx xxxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx

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= UTILIDAD LIQUIDA - RESERVAS RESERVAS OBLIGATORIAS 10% =UTILIDAD DEL EJERCICIO

xxxxx xxxxx xxxxx

El balance de resultados básicamente lo que muestra es una relación entre los ingresos, egresos y gastos que se realizaron en un periodo de operacionalización de la empresa.

Dentro de la financiación empresarial como parte fundamental del desarrollo de las organizaciones, es importante destacar que la gestión financiera requiere de un gerente que tome decisiones con respecto a los activos que necesitan las empresas, al igual que el establecimiento del sistema en que se deben financiar y la forma de administración; por tanto el área financiera es la responsable de las estrategias, políticas y modelos que deben implementar las empresas para el manejo del capital, buscando la maximización de los mismos.

En este sentido, el área financiera deberá valorar el contexto de la economía globalizada, en donde la competencia se torna cada día más fuerte para las organizaciones empresariales, por tanto los precios empiezan a jugar un papel primordial en los márgenes de rentabilidad, obligando a las empresas ser más competitivas; además estos aspectos de internacionalización unidos al fortalecimiento de las comunicaciones, permite a las empresas acudir a nuevos mercados que ofrecen otros sistemas de financiamiento, en la mayoría de los casos las tasas de interés son más bajas, por ello los responsables de las finanzas en las empresas deben actualizar sus conocimientos respecto a los mercados internacionales, con el objeto de tomar decisiones más acertadas, es decir con objetividad , evitando la incertidumbre y la improvisación.

RESUMEN

En este capitulo se abordaron los temas relacionados con la financiación empresarial, presentando inicialmente algunas generalidades sobre el tema, posteriormente se trato los temas relacionados con las fuentes de financiamiento y los estados financieros, de donde las fuentes hacen referencia a los medios que se acude para la consecución de los recursos para la puesta en marcha de la empresa (créditos en entes financieros, arrendamientos, ahorros y otros), estas fuentes de financiamiento pueden ser propias o externas dependiendo del monto de los recursos que se necesite. En cuanto a 103 de 234

los estados financieros se enfatizo en la importancia de los mismos en la toma de decisiones de una empresa, más hoy cuando la economía de internacionalización y globalización de la economía ofrece acceso a otros países en donde se pueden gestionar créditos financieros que se ajusten más a las necesidades de las empresas. En algunas ocasiones se ha pensado que el área financiera en una empresa solo sirve para elaborar informes financieros, sin pensar que es a partir de los análisis financieros que las empresas pueden visionar y aprovechar oportunidades que se presentan en le entorno, ya sea local, regional, nacional o internacional; más hoy cuando nuestro país esta abriendo las puertas hacia un mercado internacional; por lo cual los empresarios deben analizar continuamente las diferentes instituciones y las líneas de crédito para optar por la más conveniente y lograr un apalancamiento que le sirva a la empresa para fortalecer sus actividades.

ACTIVIDAD CAPITULO 3

a. Identifique los diferentes entes financieros que se encuentran en su entorno y clasifíquelos teniendo en cuenta si son establecimientos de crédito, instituciones de servicios financieros, fondo financiero o entidad de fomento.

b. Visite dos empresarios de su entorno y entable una conversación sobre la planeación financiera, manejo de inventarios, capital de trabajo, sistema de ventas, manejo de riesgos, los apalancamientos, fuentes de financiamiento, importancia de los estados financieros, posteriormente elabore un comparativo de las dos empresas.

c. Con base en el trabajo anterior establezca su punto de vista con respecto al trabajo que desarrollan las empresas visitadas y establezca las recomendaciones que estime convenientes.

d. Reúnase con un grupo de compañeros no mayor a 6 personas y analicen los trabajos desarrollados por cada uno y consoliden la información.

e. Discutan con su tutor los aspectos más relevantes de la actividad consolidada.

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CAPITULO 4 ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN

INTRODUCCIÓN

La administración de la producción es un factor vital en el desarrollo de las actividades empresariales, por que las empresas surgen con el objeto de producir bienes o servicios como un satisfactor de necesidades que se presentan en el entorno, por tanto la producción debe estar orientada hacia la satisfacción de los distribuidores y consumidores, evitando la baja calidad en los productos o servicios, al igual que demoras en la entrega de pedidos por falta de producción.

Es así como el crecimiento empresarial se logra cuando fortalecemos los procesos productivos en busca de mayor competitividad, mediante un incremento de la productividad e innovación en los productos y servicios, logrando con ello impulsar las economías locales hacia otros mercados regionales, nacionales o internacionales. La productividad como resultado de una buena administración de la producción en las empresas, conlleva a un crecimiento económico del país y por ende al mejoramiento del nivel de vida de las comunidades.

Por lo anterior, en este capitulo se abordan los temas relacionados con factores productivos, sistemas de producción, la ubicación de las plantas productivas, la planeación y el control en la producción, todos necesarios para el logro de la eficiencia y la eficacia en los procesos productivos en busca de mayor competitividad, para hacer frente a las exigencias de los mercados internacionales y a la vez lograr aprovechar las bondades del mismo. Es de anotar que los tratados y convenios internacionales están dados para que los países con mayor poderío se fortalezcan, pero a la vez se generan nuevas oportunidades para incursionar en nuevos mercados mediante la innovación de productos, resultado del fortalecimiento de los sistemas de productivos.

Por último, el área de producción requiere del desarrollo coordinado de actividades que permitan consolidar la planeación, los sistemas de control, sistemas de distribución, manejo de materiales, estudio de tiempos y movimientos, administración de inventarios y salarios, lo cuales son elementos prioritarios para ser competitivos.

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OBJETIVOS DEL CAPITULO




Mostrar la importancia de la administración de la producción en la empresa.




Dar a conocer los factores productivos, recursos empresariales y su importancia en el desarrollo empresarial.




Determinar cuales son las funciones que debe desarrollar el departamento de producción.




Mostrar la importancia de un buen diseño de distribución de planta en un sistema productivo.




Explicar los procesos para la planeación y el control de la producción.

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4. 1 Conceptos y generalidades sobre producción 4.1.1 Que es la administración de la producción La administración de la producción es una actividad muy importante en el desarrollo y crecimiento empresarial, por que es la encargada del control de los recursos físicos y materiales de una empresa, y es con estos recursos que las empresas llevan a cabo sus actividades productivas; es decir que la administración de la producción maneja las diferentes operaciones productivas desde la consecución de las materias primas hasta la transformación y generación de valores agregados, convirtiéndolos en productos o servicios para la satisfacción de necesidades en el mercado.

Por lo anterior, la administración de la producción requiere de procesos eficientes y eficaces, en donde los métodos, procedimientos, normas y programas de control productivos, permiten realizar actividades de la mejor forma, logrando con ello alcanzar los objetivos de las organizaciones. Por tanto es a partir de estos procesos empresariales que se puede establecer controles en los rendimientos de la producción, tomando como referente la relación entre unidades producidas y el tiempo empleado, buscando con ello mejorar la competitividad, por que es a partir de la calidad en la producción que se puede llegar a ser más competitivos.

La productividad de las empresas se incrementa cuando la gerencia ha mejorado sus procesos gerenciales o por que se aplican nuevos sistemas productivos, en donde se incrementa la producción y los costos se siguen conservando, otro factor que permite fortalecer la productividad en las empresas se refiere al incremento en la motivación de los empleados mediante un mayor sentido de pertinencia y pertenencia; lo cual se refleja en la producción.

4.1.2 Factores de producción y recursos empresariales Los factores de producción son los que permiten la productividad empresas entre ellos tenemos:

•

en las

Capital físico: son aquellos relacionados con el dinero, los edificios, las instalaciones equipos de oficina, muebles y enseres, maquinas, materias

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•

primas, herramientas y suministros para la producción de bienes o servicios. Capital humano: hace referencia a las personas que forjan el desarrollo de los diferentes procesos y actividades mediante el trabajo, para la transformación de materias primas o prestación de servicios; este factor se fortalece a través de la educación, el entrenamiento, la investigación y la proyección social.

•

La tecnología: El manejo de la tecnología permite fortalecer los procesos productivos, mediante el uso y aplicación de elementos y herramientas adecuadas en pro del incremento de la productividad.

•

Los recursos de la naturaleza: Son recursos que se encuentran en el medio natural y que requieren de un uso adecuado y sostenible; por lo cual se deben explotar acorde a su disponibilidad teniendo en cuenta si son recursos renovables o no renovables.

•

Las empresas: Es el factor que permite la integración de los demás recursos por ello se requiere de una buena gerencia y personal con sentido de pertenencia y pertinencia, con el objeto de liderar los procesos hacia el fortalecimiento de las actividades empresariales y logro de los objetivos, al igual que la búsqueda de la motivación del personal para el logro de un mejoramiento permanente.

4.1.3 Planta de Fabricación – Productividad Es un aspecto importante en los procesos de administración de la producción, por que en muchas ocasiones se busca arrancar las actividades, olvidando algunos aspectos que requieren de un manejo cuidadoso al momento de iniciar las actividades productivas, por tanto se requiere que la maquinaria es la que se adapta a las exigencias de la demanda del producto, que es acorde con la tecnología que se maneja en esa actividad, es así que se debe definir claramente la estrategia para producir y fabricar el producto o establecer cual es la mejor forma de prestar el servico, teniendo en cuenta los principios éticos y de exigencia local, regional o internacional

Por lo anterior, el nivel de flexibilización de la maquinaria que se adopta en los procesos de producción debe permitir satisfacer las exigencias del mercado, buscando topes mínimos de existencias y el establecimiento de estrategias previas de fabricación para la maquinaria que se vaya a emplear.

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Para terminar, se puede afirmar que la importancia de una estrategia de fabricación acorde con las necesidades de la empresa, requiere en algunas ocasiones de maquinarias no muy sofisticadas sino que permitan el desarrollo de los procesos productivos acorde con la demanda presentada:

4. 2 Los sistemas de producción y la ubicación de la empresa Los sistemas de producción en el contexto empresarial, corresponden a las actividades de más cuidado, por lo cual las empresas implantan sus propios procesos productivos, para realizar sus operaciones y producir sus bienes o servicios de manera adecuada y con calidad. Por tanto los sistemas de producción requieren que las organizaciones empresariales establezcan un ordenamiento de las actividades para el desarrollo de las operaciones de manera que se de una interdependencia entre todas las etapas del proceso productivo desde el momento en que se reciben los materiales e insumos hasta el momento en que se almacenan los productos terminados en la bodega o al consumidor final.

4.2.1 Sistemas de producción Los sistemas de producción son una serie de métodos y tecnologías que se utilizan en la producción de un bien o servicio, mediante la transformación de insumos o materiales.

O R G A N I Z A C I Ó N E M P R E S A R I A L Entradas

Entorno

ÁREA ÁREA DE MATERIAS PRIMAS

ÁREA PRODUCTOS

PRODUCCIÓN TERMINADOS

Salidas (Bien o servicio) Entorno

La producción puede definirse como el proceso mediante el cual se genera valor agregado a un insumo o materia prima para convertirlo en un producto o servicio, con el objeto de satisfacer necesidades en el mercado ejm: Ensamble de computadores, transporte escolar, Fabrica de helados, distribuidora de frutas etc.

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En los procesos productivos es importante tener en cuenta hasta que punto la maquinaria con que se cuenta, es la adecuada para la activad que desarrolla la empresa, en algunos casos debe comprarse maquinaria no tan evolucionada y más bien que permita el desarrollo de los diferentes procesos acorde con las necesidades y exigencias del mercado, por lo cual es bueno tener en cuenta los siguientes aspectos:

• • • • • • •

Establecer procesos y actividades a desarrollar. Determinar las materias primas e insumos a transformar. Identificar la tecnología necesaria y adecuada. Calidad de los servicios públicos. Determinar la necesidad de espacios para el desarrollo de los diferentes procesos. Realizar un estudio adecuado para el diseño y distribución de la planta acorde con el área a construir. Realizar un estudio del impacto ambiental.

Las empresas realizan actividades de transformación de insumos y materias primas acorde con las necesidades a satisfacer, teniendo en cuenta los siguientes sistemas de producción:


Por pedido: Este sistema de producción también llamado por encargo se realiza después de que la empresa ha realizado un compromiso formal con un cliente. Ejm: distribuidora, embarcación, arreglo maquinaria etc.
Por lotes: Es un sistema de producción en donde se produce una cantidad limitada de X producto para cubrir cierto segmento de mercado, basado en estudios de mercado previamente elaborados. Ejm: textiles, juguetes, electrodomésticos.
En línea: Es aquel tipo de producción que emplean las empresas en productos que son estandarizados es decir no tienen modificaciones. En este tipo de sistema productivo el sistema puede ser perfeccionado continuamente. Ejm: ensambladoras de maquinaria, automóviles otros.

El sistema de producción que emplea cada empresa esta determinado por el tipo de bien o servicio a producir; por tanto se puede afirmar que es el producto o el servicio el que establece el sistema de producción que la organización debe aplicar en su actividad productiva.

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4.2.2 Funciones del departamento de producción y compras Los procesos de globalización e internacionalización de la economía, acorde con los procesos de apertura económica y mejoramiento de la competitividad, requiere que las empresas evalúen sus tecnologías para determinar si son las que se requieren o se deben adquirir nuevas tecnologías, para este caso las empresas u organizaciones deben conocer bien las políticas y desarrollo de la ciencia y la tecnología, para identificar cuales se están ofertando para mirar de que forma se pueden adquirir y así mismo implementar los nuevos procesos en busca del mejoramiento de la calidad e incremento de la productividad en la empresa.

Es importante tener presente que la calidad de los productos o servicios debe ser el objetivo principal, más hoy cuando la apertura económica va a incrementar los compradores debido a la diversidad de productos y procesos productivos en donde la calidad de los productos se estudiará permanentemente y será una de las razones más frecuentes para la adquisición de los productos o servicios, esta situación se presentará con mayor frecuencia en aquellos estratos de expansión económica.

Por lo anterior, el departamento de producción hace parte fundamental del sistema de una organización empresarial, en donde la producción esta interrelacionada con todas las demás áreas de la empresa (mercadeo, financiera, talento humano, informática), es así como el área de mercadeo determinará la cantidad a producir de un bien o servicio, al igual las ventas afectaran los ingresos y egresos de la empresa influenciando las finanzas y las necesidades de talento humano en la empresa, necesidades de materias primas, insumos, servicios etc.

Por último, para que los sistemas de producción en una organización cumplan con los fines y propósitos establecidos en cuanto a cantidad y calidad de la producción, debe realizar una planificación de las actividades, previendo situaciones que en algún momento pudieran presentarse, perjudicando el nombre de la organización en el entorno, para ello se debe tener en cuenta: la ubicación de la planta de producción, la distribución de la planta con base en el producto, el proceso o componentes fijos, por cliente y capacidad instalada

4.2.3 El diseño de los sistemas de producción

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En párrafos anteriores se ha establecido la importancia de la administración de la administración en los procesos productivos, en donde las dificultades que se presentan con mayor frecuencia están dadas en la determinación del espacio, la localización del área productiva, la tecnología a emplear, por ello se hace necesario determinar con anterioridad a la fecha de puesta en marcha el proyecto organizacional, conocer la tecnología y maquinaria a implementar para de esta forma organizar las áreas de producción junto la maquinaria y equipos a utilizar en los procesos a desarrollar con el objeto de realizar un control de calidad ajustado, implantación de un sistema de seguridad industrial adecuado a las necesidades, estableciemineto de procesos de producción claros y ajustarlos a la realidad del entorno.

Los sistemas de producción según Idalberto Chiavenato están determinados por los siguientes aspectos:

    

Localización de la empresa La capacidad Instalada y la capacidad de producción La tecnología La distribución de planta El mantenimiento

La localización: Se refiere al lugar que se va ha ubicar la empresa, en donde se debe tener en cuenta la mano de obra disponible, disponibilidad de materias primas, proveedores, mercado objetivo (consumidores), transporte, infraestructura de servicios públicos, incentivos legales, posibilidades de expansión. Lo ideal es que todos estos factores estén disponibles al momento de ubicar una empresa, pero en la gran mayoría de las veces se debe tener en cuenta los más representativos, por ello es bien importante realizar un estudio de micro y macrolocalización para evaluar los diferentes factores y determinara cual es el sitio más adecuado para la ubicación de la empresa.

La capacidad instalada y la capacidad de producción: cuando se habla de capacidad instalada se hace referencia a la capacidad máxima de producción mediante el uso de toda la infraestructura productiva, por tanto la capacidad de producción se refiere a la producción que puede lograrse con la el uso de la capacidad instalada más los recursos materiales, humanos y financieros necesarios. Por estas razones la producción se mide cuantitativamente con el objeto de determinar la cantidad que puede producirse en un periodo determinado mediante: medidas de tiempo (horas/hombre de trabajo, carga horaria maquina, tiempo atención al cliente), cantidad de productos o servicios (producción/tiempo, servicios prestados/tiempo ), Unidades monetarias (facturación).

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La tecnología: permite a las empresas el desarrollo de técnicas para la transformación de insumos o materias primas recibidos por la empresa según su actividad para convertirlos en bienes o servicios.

La distribución de planta: Hace referencia a la necesidad de espacio físico que se requiere para el desarrollo de las actividades productivas, por lo cual se debe tener en cuenta la maquinaria, y los equipos a utilizar en la empresa. Esta distribución física o layout (disponer, ordenar, esquematizar) representa la disposición espacial, el área ocupada y la localización de las maquinas y equipos en la empresa, cuyo objeto es lograr una buena productividad.

El mantenimiento: Un factor importante en la producción es tener claro que las maquinas, equipos e instalaciones sufren desgaste debido a los procesos productivos por lo cual se deben establecer cronogramas de mantenimiento preventivo y correctivo, con el objeto de que la producción se mantenga normalmente.

4. 3 Planeacion y controles de la producción 4.3.1 Conceptos y generalidades La planeación y el control de la producción, esta orientado hacia el mejoramiento de las actividades productivas en lo referente al fortalecimiento de la calidad, eficiencia y eficacia en las organizaciones. Por tanto no se debe olvidar que la planeación es la encargada de determinar anticipadamente cuales son los objetivos a alcanzar y que aspectos se deben de tener en cuenta para lograrlo (que debe hacerse, cuando hacerlo, quien será el responsable, en que tiempo debe hacerse, como deberá realizarse). El control permite realizar comparativos entre los objetivos y los resultados con el propósito de verificar si las actividades se han desarrollado de acuerdo a lo planeado, con ello aplicar correctivos en caso de que se hayan presentado dificultades o errores en los procesos.

Por lo anterior, la finalidad de la planeación y control de la producción están orientados hacia el aumento de la eficiencia y eficacia mediante la verificación del cumplimiento de los objetivos empresariales, es por ello que se debe planear y controlar los resultados. Mediante el cumplimiento de estas dos funciones se puede determinar que se va a producir y con que recursos se cuenta (materias primas, talento humano, maquinaria y equipos, recursos financieros y existencia de productos en la empresa), al igual realizar 113 de 234

procesos de retroalimentación que permitan mejorar las actividades y procesos desarrollados.

4.3.2 Planeamiento y control de la producción y compras Es necesario realizar una apropiada planeación de la producción y de las compras en las empresas; por lo cual se requiere que los entes organizacionales tengan en cuenta el medio ambiente competitivo, sus objetivos, planes estratégicos, tendencias de la tecnología y comportamiento de las personas, sin dejar de lado las tendencias del mundo globalizado y su influencia en la situación económica de las comunidades regionales, nacionales e internacionales.

La planeación de la producción se debe establecer teniendo en cuenta los siguientes momentos: Largo plazo: Tipo de bienes o servicios y cantidad a producir. Mediano plazo: Determinación de la ubicación, recursos y talento humano necesarios. Corto plazo: Implementación de procesos y sistemas de producción.

La planeación y control de producción es un proceso permanente que se debe fundamentar en la información que suministre el departamento de mercadeo respecto a las ventas actuales y futuras; con el objetivo de cumplir con los planes establecidos y de manera oportuna, otros aspectos como la cantidad y características de la maquinaria y los equipos necesarios, deben ser decisiones que se tomen pensando en el futuro, por que se presenta en algunas organizaciones que por disminuir los costos se adquieren maquinarias obsoletas o de poca capacidad de producción, disminuyendo los rendimientos, generando deficiencias y desventajas competitivas en el mercado; de igual forma los requerimientos de talento humano, el volumen de existencias de materias primas y otros insumos, métodos de procedimientos de trabajo, son factores que deben analizarse con sumo cuidado por que ello hace parte del buen funcionamiento de la empresa y por ende de la obtención de resultados excelentes.

Los gerentes de producción deben estar actualizándose permanentemente respecto de los cambios tecnológicos de la maquinaria, procesos productivos, necesidades del mercado; por lo cual se deben elaborar diseños para la 114 de 234

implementación y actualización de procedimientos acordes con las normas legales exigidas en los mercados nacionales e internacionales, buscando una mayor competitividad y a la vez proyectando nuevos mercados.

Para terminar se puede afirmar que toda organización debe diseñar procesos de planeación y control de la producción, para establecer las necesidades de cantidad y cronogramas de entrega, acorde con la demanda de los consumidores para los bienes o servicios de la empresa; por tanto se debe prever con anticipación los diferentes factores productivos, al igual se debe programar el trabajo para realizar controles periódicos que permitan retroalimentar los procesos en caso de ser necesario, buscando mantener la calidad de los productos o servicios.

4.3.3 Controles de la producción Los controles de la producción son básicos tanto en el cumplimiento de los planes de producción, los inventarios y materias primas, manejo de equipos, seguridad industrial, calidad de los productos y servicios, por tanto la eficiencia en un proceso productivo esta dado por la relación entre la entrada de materias primas y demás insumos respecto de los productos y servicios obtenidos mediante el proceso de transformación, ello significa que si se presentan demoras en la entrada de insumos, el sistema se afectara ocasionando deficiencias productivas, al igual puede suceder cuando se presenta excesos de insumos lo cual significa que tiene más entradas que salidas, ocasionando mayores costos por la no utilización de los recursos; por tanto se debe evitar excesos o escasez de recursos para no afectar los sistemas productivos.

De igual manera cuando la producción no suple las necesidades del mercado se presenta deficiencias, bien sea por exceso de producción o escasez, por ello el control de la producción juega un papel fundamental en el desarrollo de las organizaciones empresariales, por que es a partir de la producción que se determina la cantidad y calidad de los bienes o servicios a ofrecer y por ende los requerimientos de materias e insumos a procesar, requerimientos de mano de obra y otros recursos, necesarios para fortalecer la productividad de la empresa con miras a ser más competitivos.

Por lo anterior, el control tiene como fin fundamental orientar y regular las diferentes actividades que desarrolla una empresa con el propósito de cumplir con los objetivos establecidos, en caso de que se cumpla con lo planeado no se hace necesario la aplicación de controles, sin embargo el control permite 115 de 234

verificar, medir y corregir el desempeño de las empresas, asegurando el nivel de calidad de las actividades desarrolladas y productos obtenidos.


El control básicamente permite verificar que todo se ha desarrollado acorde con lo planeado, para identificar algunas falencias o dificultades que pudieran haber ocurrido y que requieren de procesos de corrección y retroalimentación, según Edgar Van Den Berghe.”4, “la planeación y el control en los procesos de producción debe de tener en cuenta los siguientes aspectos:


Definir los atributos de la calidad del producto, con el objeto de cuantificar la calidad de los productos o servicios.


Establecer parámetros de medición de los atributos de los productos los servicios.


Establecer estándares de calidad, para conocer si se cumple o no con la calidad exigida.


Se debe diseñar programas de control de la calidad, estableciendo parámetros y bajo un sistema de muestreo.


Determinar y analizar las causas de una baja en la calidad de los productos o servicios y aplicar los correctivos pertinentes.


Establecer procesos de mejoramiento y control de calidad, para fortalecer los procesos y actividades productivas”.

Con base en lo anterior se puede decir que el control de la producción pretende identificar inconsistencias y aplicar correctivos a las mismas para ajustar y fortalecer los procesos productivos, por ello la importancia de un sistema de control esta orientado bajo los siguientes patrones u estándares: cantidad, Calidad, tiempo y costo. La cantidad toma como referente el volumen de producción, materias primas existentes, horas de trabajo, otros, la calidad esta determinada por el control de calidad de las materias primas, la producción, parámetros y especificaciones de los productos, el tiempo es un factor determinante para evaluar cuanto tiempo se gasta en la producción, demora de las existencias y rendimientos en la producción, el costo para medir costos de producción, de venta y almacenamiento.

4

VAN DEN BERGHE, Edgar. Gestión y Gerencia Empresariales Aplicados al siglo XXI. Ecoe ediciones. 2005,,Pág. 157. 116 de 234

Para culminar, el control de la producción requiere de un manejo adecuado en donde las empresas reconozcan y destaquen la importancia de este proceso, ya que es a partir de este que se pueden identificar problemas y dificultades, desperdicios, baja productividad, la calidad de los productos o servicios y a la vez determinar la competitividad de la empresa; por ello las empresas deben aplicar cada vez controles más exigentes, para que las actividades se desarrollen eficazmente con miras al fortalecimiento de las actividades productivas con miras al reconocimiento nacional o internacional.

4.3.4 Formulación y evaluación de proyectos Las empresas en todas las áreas deben elaborar proyectos para mejorar y fortalecer las diferentes actividades, por tanto el departamento de producción periódicamente debe formular proyectos para la formulación de la planeación productiva, compra de maquinaria, estudios respecto a los cambios tecnológicos que se presentan en el entorno, estudios para el mejoramiento de la infraestructura física y adecuación de áreas de producción, etc., la formulación de proyectos es el primer paso para que los directivos de las empresas los valoren y los aprueben para su futura implementación.

La elaboración y evaluación de proyectos son actividades imprescindibles dentro de los procesos administrativos, más cuando las políticas del mercado y la economía son tan cambiantes, por ello no basta con conocer los costos y requerimientos intraempresariales para el desarrollo de las propuestas, si no que se deben realizar estudios externos que permitan conocer la realidad del entorno, por que es una irresponsabilidad gerencial ejecutar proyectos desconociendo el medio macroeconómico; ya que este es mucho más importante que las particularidades que se puedan presentar al interior de las empresas.

Por lo anterior, las proyecciones empresariales requieren de la planeación de actividades orientadas y justificadas para el cumplimiento de los objetivos establecido; al igual se debe cuantificar los recursos para ejecutar el proyecto, esquematizando la idea con respecto a las necesidades del entorno y el impacto sobre la comunidad, por tanto; se requiere diagnosticar el entorno respecto a la situación, económica, politica, social y así poder determinar la factibilidad, conveniencia y oportunidad para llevarlo a cabo.

En el capitulo uno se presento el formato del Fondo Emprender, el cual es aplicable para la elaboración de proyectos, de igual forma a continuación se

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presenta en forma general las actividades y pasos para el establecimiento de un proyecto:

PASOS

ACTIVIDADES Protocolo Diagnostico Entorno

ANTEPROYECTO

Alternativas

Anteproyecto

Estudio de mercado

Estudio técnico PROYECTO Estudio financiero Evaluación proyectos

del

ASPECTOS Objetivos, misión, visión, idea, importancia. Situación politica, económica y social. Opciones y valoración de las mismas. Análisis alternativa, elección y cuantificación de recursos. Oferta, demanda (análisis y proyecciones) Ubicación, tamaño, ingeniería, distribución planta, administrativos. Inversión, costos fijos y variables, estados financieros. Indicadores de rentabilidad (TIR, VPN Y R B/C, CAE).

EJECUCIÓN DEL PROYECTO.

RESUMEN

La administración de la producción es una actividad fundamental en el desarrollo de los entes organizacionales, por que es a través de esta área que se puede satisfacer necesidades sentidas en las comunidades regionales, nacionales e internacionales, por ello este departamento requiere de procesos eficientes y eficaces, en donde los métodos, procedimientos, normas y programas de control productivos, se deben planificar y organizar de tal forma que se logre alcanzar los objetivos de las organizaciones. Por tanto es a partir de estos procesos empresariales que se puede establecer controles en los rendimientos de la producción, tomando como referente la relación entre unidades producidas y el tiempo empleado, buscando con ello mayor 118 de 234

competitividad, por que es a partir de la calidad en la producción que se puede llegar a ser más competitivos.

El planeamiento y control de la producción debe realizarse acorde con los propósitos, objetivos y metas de la empresa, teniendo en cuenta tanto los factores internos como externos, por que no basta con conocer la situación interna de la organización, si desconocemos el entorno de la misma, mas hoy día que hablamos de globalización e internacionalización de la economía.

La productividad de las empresas se incrementa cuando la gerencia aplica buenos procesos gerenciales o por que se aplican nuevos sistemas productivos, en donde se incrementa la producción y los ingresos empiezan a mejorar, lo cual es un factor para mejorar predeterminar la competitividad de la empresa; por ello las empresas deben aplicar cada vez controles más exigentes, para que las actividades se desarrollen eficazmente con miras al fortalecimiento de las actividades productivas con miras al reconocimiento nacional o internacional, determinar la competitividad de la empresa; por ello las empresas deben aplicar cada vez controles más exigentes, para que las actividades se desarrollen eficazmente con miras al fortalecimiento de las actividades productivas con miras al reconocimiento nacional o internacionalductividad en las empresas se refiere al incremento en la motivación de los empleados mediante un mayor sentido de pertinencia y pertenencia; lo cual se refleja en la producción.

ACTIVIDAD CAPITULO 4

a. Visite dos empresas de la región e investigue sobre las actividades que desarrollan, e indaguen sobre los sistemas de producción que manejan.

b. Identifique tres aspectos importantes del área de producción, c. Con base en el trabajo anterior establezca su punto de vista con respecto al trabajo que desarrollan las empresas visitadas y establezca las recomendaciones que estime convenientes teniendo en cuenta: la localización, la capacidad instalada , la tecnología, la distribución de planta y el mantenimiento.

d. Reúnase con un grupo de compañeros no mayor a 6 personas y socialicen los trabajos desarrollados por cada uno y consoliden la información.

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e. Tom and CAPITULO 5 o com o GESTIÓN ADMINISTRATIVA DEL TALENTO HUMANO refe rent e los conceptos del capitulo diseñe una distribución de planta para x actividad empresarial.

INTRODUCCIÓN

En este capitulo se abordara el tema del talento humano, el cual constituye un recurso fundamental en las organizaciones; por tal razón se requiere que los directivos establezcan dentro de los procesos de gestión políticas orientadas al fortalecimiento del bienestar social de las personas vinculadas en las diferentes áreas de la empresa,, por que son ellas las encargadas de dinamizar todas las actividades que se desarrollan al interior de la organización.

Por lo anterior, se debe ser consiente que los conceptos básicos, normas y técnicas para el manejo del talento humano es universal, también se debe tener en cuenta que la aplicación de las normas y establecimiento de políticas debe ser acorde con las características del medio en donde se apliquen, por que las particularidades de los entornos, regiones y nacionalidades son distintas, en donde los directivos no pueden omitirlas, por que se causaría dificultades en el comportamiento de las personas y por ende los rendimientos se afectarían ocasionando bajos niveles de rendimiento y por ende en la productividad.

Por tanto, este capitulo presentara algunos conceptos y generalidades sobre el talento humano, al igual se abordará el tema de la administración del talento humano y por último culmina con algunas normas disciplinarias, por ello a la hora de crear una empresa se debe proceder de forma previa a planificar con detalle el personal necesario y el costo que conllevaría par evitar sobrecostos al iniciar las actividades de la empresa.

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Para culminar, es bien importante que los lectores comprendan que la gestión administrativa del talento humano requiere de bastante atención por que es a partir de una la buena selección del grupo de trabajo que las empresas pueden fortalecer el desarrollo de sus procesos y actividades, logrando mejorar permanentemente la productividad, de lo contrario las organizaciones empresariales no tendrían ninguna posibilidad de crecimiento, es así como en los últimos años se han venido aplicando nuevas estrategias y políticas en el manejo del talento humano con el firme propósito de generar bienestar social y a la vez bienestar institucional por la calidad de los productos y servicios obtenidos. OBJETIVOS DEL CAPITULO




Mostrar la importancia

del talento humano en el desarrollo de las

actividades empresariales.




Explicar la importancia del reclutamiento y selección del talento humano.




Dar a conocer los procesos de inducción y evaluación del talento humano.




Explicar la importancia del manual de funciones para el mejoramiento y control del desempeño del talento humano.




Dar a conocer las normas de seguridad industrial.




Mostrar la importancia del establecimiento del reglamento de trabajo.




Establecer la necesidad de una buena politica de remuneración salarial.

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5. 1 Conceptos y generalidades La administración del talento humano existe en toda organización sin importar la actividad a la que se dedica la empresa, es así como se han construido múltiples conceptos o definiciones sobre la administración del talento humano entre ellas tenemos:

Augusto Álvarez Collazos: La administración e personal es un subsistema de l organización cuyo conjunto de políticas, normas, órganos, procedimientos, que al ser aplicados racional y coordinadamente, permiten llevar a cabo los procesos de vinculación, desarrollo, integración y motivación de las personas de una organización.

Fernando Arias: La administración de los recursos humanos, es el proceso administrativo aplicado al acrecentamiento y conservación del esfuerzo, las experiencias, la salud, los conocimientos, las habilidades, etc., de los miembros de la organización, en beneficio del individuo, de la propia organización y del país en general.

Idalberto Chiavenato: Es el área de la administración que se ocupa de la asignación, mantenimiento y desarrollo de todos los recursos humanos de la empresa.

El autor: La administración del talento humano es un proceso administrativo que se encarga de orientar los esfuerzos y conocimientos de las personas hacia la búsqueda del bienestar social y del cumplimiento de los objetivos empresariales.

El talento humano es el recurso que dinamiza todas las actividades y procesos organizacionales; por lo cual requiere de la aplicación de políticas y normas que generen bienestar social en pro del beneficio de la comunidad y el entorno de las empresas.

5.1.1 Importancia del talento humano El talento humano en las empresas representa el recurso más importante, debido a que sin él las empresas no podrían operar, por ello la importancia de 122 de 234

una buena administración de personal; ya que sin una buena motivación de las personas involucradas en los procesos y actividades empresariales no se puede lograr sentido de pertenencia y pertinencia necesarios en el fortalecimiento de las actividades y responsabilidades de los miembros de la organización.

Es de anotar, que no basta con tener políticas motivantes y flexibles dentro de la administración del talento humano, sino se cuenta con personal que cuente con el perfil adecuado e idóneo para el desarrollo de las diferentes actividades, por tanto no se debe olvidar que las empresas nacen con visión de continuidad, por ello a la hora de crear la unidad productiva, previamente debemos planificar el personal que requiere para el buen funcionamiento de la empresa. El talento humano no son solo las personas que trabajan en una empresa, sino sus capacidades, aptitudes, actitudes, experiencia, compromiso y otros aspectos, que permiten realizar las tareas de manera eficiente, es decir acorde con los requerimientos de la empresa y normas legales.

Por lo anterior, el talento humano cada día esta tomando mayor relevancia dentro de las organizaciones, debido a que los demás recursos de la empresa dependen del funcionamiento de estos, por tanto la administración de este recurso se establece con principios que determinan la causa y el resultado que puede obtenerse, es así que en las organizaciones quien maneja los recursos de talento humano debe utilizar sus conocimientos y capacidades empresariales para poderlos aplicar de acuerdo al entorno en que se encuentre y las necesidades presentadas.

Se puede afirmar que el talento humano presenta ciertas particularidades, las cuales, se deben tener en cuenta, para lograr una efectiva utilización de las capacidades de cada persona vinculada a la organización y, es a partir de estas políticas que los procesos organizacionales y productivos fortalecen las empresas en pro de la obtención de productos o servicios de calidad, para la satisfacción de las necesidades en el entorno.

5.1.2 Politica social en el manejo del talento humano Dentro de las funciones internas de las organizaciones se encuentra la politica social, la cual se orienta a partir de las necesidades de las organizaciones, estableciendo estrategias para la selección del talento humano que se requiere para suplir las necesidades de cada una de las áreas de la empresa, previo estudio de cargos y fuentes de reclutamiento. Es importante tener claro que se les va a ofrecer a los diferentes candidatos y las 123 de 234

garantías de trabajo en la empresa; por ello los directivos en cabeza del gerente debe formular y plantear las políticas con respecto a las escalas salariales, lo cual es un aspecto bien importante en la función de relación con los empleados, siempre que se diseñe de manera adecuada, buscando la satisfacción y el bienestar tanto de la empresa como del empleado, por que no se puede pensar solo en el bienestar de las personas, sacrificando las organizaciones ni el caso contrario, este debe ser un proceso de beneficio mutuo en donde los involucrados adquieran beneficios mutuos.

Las relaciones laborales entre la gerencia y el personal vinculado en las diferentes actividades debe desarrollarse en forma amistosa, buscando la cooperación y apoyo mutuo, en donde todos se sientan parte importante en el desarrollo organizacional es decir que no se sienta la relación directivo – subalterno, por que esta ha sido una de las falencias más representativas que se presentan en las relaciones laborales, en donde los directivos apoyados en su cargo se dedican a dar ordenes, evitando el acercamiento con los miembros de la organización que se encuentran en niveles más bajos, creyendo que ello les permite mantener su autoridad y respeto, olvidándose que todos hacen parte de la misma empresa y por tal razón, cada uno tiene responsabilidades que cumplir y objetivos son comunes.

Las organizaciones empresariales deben estar orientadas a lograr la satisfacción de las necesidades de los empleados, evitando con ello la rotación permanente de personal con el objetivo de mejorar su productividad; por que cuando se presenta un alto índice de rotación de personal, las empresas ven disminuida su producción debido a la falta de innovación, colocando en dificultades y riesgo la supervivencia, ya que la competencia no perdona estas oportunidades, menos hoy cuando las políticas internacionales de mercado cada día son más exigentes.

Al talento humano en las organizaciones no se le debe valorar y evaluar por los costos que ocasiona sino por lo que produce, es decir por sus ventas, por los aportes realizados en los procesos y actividades que desarrolla, por la iniciativa frente a los mercados y la competencia, por los logros y la utilidad que genera en la empresa, por tanto es mejor para una organización contar con poco personal comprometido y bien remunerado, por que ello permite lograr mayor compromiso y mejor productividad, en algunas ocasiones se piensa que al haber más personal las empresas son más pujantes, pero si al personal no se le reconoce sus esfuerzos y se remunera bien es un concepto erróneo, debido a que muchos empleados mal remunerados son menos productivos por su falta de motivación y compromiso, por tanto las organizaciones no se deben medir por el número de empleados con que cuente sino por su crecimiento el cual se refleja en sus ventas y utilidades. 124 de 234

5.1.3 El bienestar social Cuando se habla de bienestar social, se hace referencia al conjunto de programas de bienestar y servicio social tendientes a satisfacer las necesidades sociales y culturales de los trabajadores y empleados, y a fomentar efectivamente sus relaciones interpersonales.

De igual forma se deben formular las políticas para el pago de sugerencias; planes de pensiones, acorde con la normatividad vigente, prestamos a empleados, para vivienda, para estudio, par compra de vehículos, fondo de empleados de la empresa, es decir todas las actividades no relacionadas directamente con el trabajo, pero orientadas a mejorar la situación laboral del recurso humano con la organización a la cual pertenece.

Por lo anterior, se debe de tener en cuenta dentro de las políticas de bienestar social los siguientes aspectos:

•

Realizar estudios que permitan conocer las necesidades de los empleados.

•

Establecer programas que permitan mejorar y solucionar las necesidades encontradas.

•

Ejecutar y adecuada.

desarrollar

los

programas

mediante

una

administración

Las políticas de bienestar social, deben ser actividades desarrolladas por el departamento de talento humano, buscando la satisfacción de las necesidades del personal, mediante el fomento de relaciones interpersonales e integración en la organización.

5.1.4 Evaluación de cargos La evaluación de los cargos hace referencia al proceso de comparación para lograr la satisfacción del empleado con relación a la estructura salarial, teniendo como propósito fundamental la asignación de un salario adecuado para cada uno de los puestos de trabajo de la organización, de acuerdo con su estructura organizacional, representada en el organigrama. Es bien sabido

125 de 234

que en tota empresa existe una estructura organizacional que representa los diferentes niveles jerárquicos (autoridad y responsabilidad) distribuidos en diferentes áreas o departamentos especializados; con base en estos factores se realiza un análisis y evaluación del cargo y de los posibles candidatos, es decir, conocer la tarea a realizar en el cargo a asignar; por tanto determinado el puesto a ocupar, se continua con la verificación de que se necesita tener o conocer para que el empleado pueda desarrollar su tarea.

La especificación de un cargo busca fortalecer la realización de la actividad contratando la persona adecuada para que asuma esa responsabilidad, por tal razón se requiere tener en cuenta los siguientes aspectos:

∗

Especificar el nivel de formación académica y la experiencia que se requiere para ocupar el cargo.

∗

Determinar el esfuerzo físico y la concentración requerida

∗

Responsabilidades del cargo.

Todo cargo en la empresa exige ciertos requerimientos, educativos, físicos, mentales y de responsabilidad, es decir cada cargo tiene sus requisitos, por ello las empresas establecen sus prioridades de acuerdo al cargo para de esta forma poder realizar una clasificación de los puestos existentes en la organización empresarial, estableciendo parámetros que permitan agilizar los procesos de valoración de los cargos.

La evaluación de los puestos de trabajo, permite realizar comparativos con el objeto de clasificarlos para establecer los cargos con características semejantes y de esta forma asignar salarios equivalentes, por ello se debe ponderar y asignar puntajes a los diferentes aspectos a tener en cuenta (aspectos mentales, físicos y responsabilidades).

Por lo anterior, cada factor debe ser ponderado para ser convertidos y de esta forma ser transformados y orientadops hacia la evaluación de las responsabilidades y cualidades requeridas en cada trabajo, de este análisis la administración desarrolla la descripción de trabajos, la cual es una relación de los objetivos, tareas y responsabilidades de cada cargo.

5. 2 Administración del talento humano

126 de 234

Es el área de la administración que se encarga del manejo de las personas; por lo cual su objetivo esta orientado hacia el mantenimiento y desarrollo de las personas vinculadas a la empresa , es así como la administración de personal requiere de la conjunción entre dos realidades : las empresas y las personas; ya que sin empresas ni personas habría organizaciones. Por lo anterior las empresas requieren de los siguientes objetivos:

•

Proporcionar a la organización, recursos humanos capacitados para afrontar las funciones asignadas.

•

Establecer espacios adecuados de trabajo como un objetivo que permita el buen funcionamiento.

•

Buscar equiparar los objetivos empresariales con los objetivos de la empresa.

Para culminar es importante no olvidar que la administración del talento humano, esta preocupada por la calidad de vida dentro de las empresas.

5.2.1 Conceptos y generalidades de la administración del talento humano Desde hace varias décadas, la administración del recurso humano, fue conocida como el área de administración, la cual estaba orientada hacia el logro de las adminisiones, la remuneración y otros factores de acuerdo a las norma legales vigentes. Hace pocos años el concepto de administración de personal se modifico y se logro ampliar sus funciones. Hoy la administración del recurso humano , se ocupa de la asignación, mantenimiento y desarrollo de todos los recursos humanos de la empresa.

Otros propósitos de la administración del talento humano están orientados hacia:

- Búsqueda de mayor productividad y disminución de costos. - Mejoramiento del bienestar mental y el desgaste físico.

127 de 234

Para lograr estos aspectos los directivos de la empresa deberán apoyar las políticas laborales y de bienestar institucional, así como la vigilancia del cumplimiento de las mismas, de igual forma es importante establecer canales de comunicación e información entre los diferentes niveles jerárquicos para el intercambio de conceptos e ideas que permitan fortalecer los diferentes procesos y actividades en la empresa.

5.2.2 Reclutamiento y selección del talento humano El reclutamiento es un proceso mediante el cual se buscan personas interesadas y capaces para asumir un cargo en la empresa, es decir es un proceso para la identificación de personas que cumplan con ciertos requisitos y puedan ser tenidos en cuenta dentro de la planta de personal que requieren las empresas para el desarrollo de las múltiples actividades.

Un reclutamiento efectivo permite identificar las personas cuyas capacidades y cualidades mentales y físicas cumplen con los requerimientos necesarios y básicos para asumir el cargo, las fuentes de reclutamiento pueden ser:

•

Universidades

•

Avisos

•

Centros de enseñanza técnica

•

Agencias de empleo

•

Contactos personales

•

Recomendación de funcionarios de la empresa

•

Solicitudes directas

•

Aspirantes casuales

•

Asensos

•

Otros

Por lo anterior, el reclutamiento es también un proceso de búsqueda de empleados de acuerdo con las necesidades y políticas laborales de la empresa, esta actividad representa bastante importancia, debido a que se debe buscar personas con capacidades idóneas para mejorar la productividad,

128 de 234

buscando cooperación y contribución para alcanzar los objetivos de la empresa. La selección del personal tiene como objetivo la calificación de los candidatos para vincularlos o descartarlos como posibles miembros de la empresa, este proceso debe basarse acorde con los resultados del reclutamiento, e implica identificar para cada cargo la persona con mejores características para el mismo, buscando un desempeño ideal y motivante al frente de las actividades asignadas.

La selección de personal constituye un aspecto importante en los procesos administrativos, por cuanto que los buenos resultados de las organizaciones dependen de la calidad de los empleados vinculados en los diversos cargos, es decir la selección es una comparación entre las cualidades de cada candidato frente a las exigencias del cargo. Algunas técnicas de selección de personal son las siguientes:

•

Entrevista de selección: Hace referencia a la realización de preguntas dirigidas al candidato para ser seleccionado o no.

•

Pruebas de conocimiento: son pruebas de selección que buscan medir conocimientos o habilidades de los candidatos con base en preguntas escritas y de igual forma debe responderse.

•

Test psicosometricos: Permiten evaluar mediante pruebas psicológicas o psiconométricas las aptitudes de las personas (numéricas, verbal, espacial, burocrática, manual y otras), es decir que estas pruebas permiten conocer las potencialidades de las personas para de esta forma orientar sus esfuerzos en las actividades empresariales acorde a sus capacidades y habilidades. .

•

Técnicas de simulación: Constituye un medio por el cual el interesado, representa teatralmente las responsabilidades y tareas a desarrollar, mediante dramatizados pueden simular situaciones reales que el aspirante al cargo puede llegar a enfrentar. La selección de personal a pesar de los costos que ocasiona es un proceso necesario, por que puede ser más costoso para una empresa no contar con las personas adecuadas en cada uno de los cargos existentes, es por ello que una buena selección de personal debe generar bienestar institucional, por ello la selección debe permitir:

- Satisfacción de las personas

129 de 234

- Bienestar de las empresas - Fácil adaptación a los cargos - Disminución en la rotación del personal - Mayor rendimiento y productividad - Mejores relaciones laborales en la empresa.

Por lo anterior, la selección de personal es una inversión empresarial, ya que busca los mejores talentos humanos para que desarrollen las diferentes actividades y cargos empresariales, con ello se logara mayor rendimiento y calidad en productos y servicios.

5.2.3 Relaciones laborales (contrato de trabajo y otros) Las relaciones laborales hacen referencia al compromiso mutuo entre los entes organizacionales y el talento humano requerido para el desarrollo de las diferentes actividades empresariales, para lo cual se debe cumplir con la normatividad legal establecida en el código sustantivo del trabajo, ley 734 y demás normas vigentes, en donde se establecen los requerimientos y procedimiento de contratación.

El contrato de trabajo es un documento que formaliza la relación contractual entre las personas y las empresas, en donde las personas se obligan a prestar un servicio a otra persona natural o jurídica, bajo la subordinación del contratante y mediante una remuneración por la actividad a desarrollar.

Todo contrato de trabajo debe contar con los siguientes elementos:  Una actividad a desarrollar por la persona a ser contratada.  Subordinación de una persona respecto del patrono, acorde con unos aspectos previamente establecidos.  Una remuneración por la actividad desarrollada.

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El contrato de trabajo puede ser verbal o escrito, para su validez no requiere especificaciones especiales, puede firmarse por tiempo determinado, por el tiempo que dure una obra o a término indefinido.

Existe gran variedad de contratos a continuación se citaran los más comunes:

•

Contrato indefinido: Es aquel compromiso que adquiere una persona con una organización mediante un documento formal sin limites de tiempo. Este tipo de contrato es el más común tiene vigencia mientras subsistan las causas que le dieron origen y la materia del trabajo, más sin embargo puede darse por terminado por las causales establecidas por ley para la culminación de un contrato.

•

Contrato a término fijo: Este tipo de contrato es empleado en la vinculación de personal altamente calificado, este contrato debe ser siempre por escrito y su duración no puede ser superior a tres años, pero es renovable indefinidamente.

•

Contrato de obra o servicio: Es aquel que tiene por objeto la realización de una obra o prestación de un servicio, de manera autónoma pero existe limitación en el tiempo y de duración incierta.

•

Contrato eventual: Es un contrato que tiene la finalidad, atender la acumulación de tareas o exceso de pedidos de la organización.

5.2.4 Inducción y entrenamiento La inducción es un proceso posterior a la contratación de las personas, consiste en brindar una orientación al nuevo empleado respecto al conocimiento de la organización con el objeto de facilitar el desarrollo de las actividades, se busca además motivar al empleado para el desarrollo de sus potencialidades, promoviendo una rápida adaptación al cargo, y aprovechamiento de sus capacidades.

La inducción se debe orientar teniendo en cuenta los siguientes aspectos:



Información sobre los objetivos de la organización.

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Las políticas empresariales.



Los planes de desarrollo de personal.



Las actividades permanentes y temporales que tendrán que desempeñar, la disciplina interna, horarios de trabajo y otros aspectos.



Presentación del personal de la organización.



Relación con el grupo de trabajo y ubicación física.

Terminado el proceso de inducción se continua con una etapa de entrenamiento cuyo objeto es incrementar el conocimiento y las capacidades del nuevo empleado en el desarrollo de sus actividades, en esta etapa se debe formular reglas para el aprendizaje de la persona vinculada, orientándolo no solo en las operaciones sino también en los aspectos de control tanto del régimen interno, de seguridad social y de las oficinas.

Según Edgar Van Den Berghe R. “El entrenamiento debe proporcionar conocimientos sobre la empresa y el trabajo mediante los siguientes principios: - Relacionar al trabajador con el trabajo: manifiesta que las personas deben tener aptitud y actitud para el trabajo seleccionado, y ha de sentirse a gusto con las tareas a desempeñar, debiendo sentirse satisfecho por la labor a desarrollar ya que así también se satisfacen sus necesidades personales. - Definir claramente sus responsabilidades: es decir, debe explicársele claramente por escrito el objetivo de su cargo, el manual de funciones, esto es. que labores va a desempeñar y en que condiciones de productividad y calidad la empresa espera que se realice. Para ello se debe definir exactamente su autoridad y responsabilidad, las líneas de mando y coordinación con otros cargos. - Establecer estándares de desempeño: se deben especificar cuales son los estándares que la empresa tiene preestablecidos para ese cargo y como se va a medir su rendimiento y el de sus subalternos. - Asegurar su compresión y comunicación: se debe explicar cuales son los objetivos y políticas de la empresa, cuales son sus propios objetivos y en que forma coadyuvan a resultados de los objetivos generales

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demostrándole la importancia de ese cargo en la organización, al igual se debe explicar., cuales son las líneas de comunicación en la empresa. - Proporcionar capacitación para lograr una buena calidad en el desempeño de un cargo, se debe entrenar en forma eficiente y permanente a los empleados. - Asegurar la supervisión y la auto supervisión. Una buena supervisión es la que tiene un alto grado de objetividad. La supervisión en sus inicios debe ser alta para irla disminuyendo hasta llegar a la auto supervisión.

5.2.5 Evaluación de desempeño La evaluación de desempeño es el proceso de confrontar las funciones de un cargo con respecto a las realizaciones y comportamiento de quien las ejecuta, es decir que el propósito de una evaluación debe estar orientada hacia la valoración de resultados y a la vez, medir progresos de los empleados respecto a los compromisos adquiridos.

Las evaluaciones de desempeño normalmente se realizan cada año, claro esta que este proceso se lleva a cabo de acuerdo a las políticas de cada empresa, es un proceso en donde cada jefe de área se reúne individualmente con todos y cada uno de sus subalternos inmediatos, con el fin de evaluar los productos obtenidos durante el año con respecto a los objetivos y metas que debía cumplir para ese periodo de tiempo y así evaluar su desempeño. La evaluación anual y por ende el incremento salarial que realizan la mayoría de empresas a cada uno de los empleados es una medida que permite reconocer el cumplimiento de los objetivos como resultado de las actividades desarrolladas al frente del cargo asignado, al igual debe valorarse el comportamiento, trabajo en equipo, cooperación con sus compañeros, innovaciones y aportes a la organización y otros aspectos que permitan valorar al empleado.

Por lo anterior, se puede decir que la evaluación de desempeño es un proceso que no puede pasar desapercibido por los directivos, ya que es apartir de esta valoración que se puede determinar si se cuenta con un talento humano idóneo al frente de los diferentes cargos para ello la evaluación puede aplicarse mediante los siguientes sistemas:



Escalas gráficas: Es un método basado en un gráfico de doble entrada, en donde se establecen escalas de acuerdo con varias variables y factores 133 de 234

característicos. La elección de las variables y factores es definitiva para que el sistema de escala gráfica produzca resultados satisfactorios y se identifican dentro de las técnicas modernas de la administración dos variables (evaluación del desempeño y el potencial del empleado. A continuación se presenta un formato para la evaluación de desempeño de los empleados, mediante el sistema de escalas gráficas.

Factores de evaluación del desempeño Cantidad de trabajo ejecutada por el trabajador Calidad del trabajo Ejecutada por el trabajador Conocimiento del trabajo del trabajador Puntualidad del trabajador Asistencia del trabajador

Débil

Tolerable

Regular

bueno

Optimo

Poca

Alguna

Mediana

Grande

Enorme

(

(

(

(

(

)

)

)

)

)

Pésimo

Razonable

Regular

Buena

Excelente

(

(

(

(

(

)

)

)

)

)

Poco

Alguno

Mediano

Grande

Profundo

(

(

(

(

(

)

)

)

)

)

Ninguna Poca

Regular

Bastante Extrema

( ) ( ) Ninguno Poca

( ) Regular

( ) ( ) Bastante Extrema

(

(

(

)

Fuente: Iniciación Chiavenato.

( a

) la

)

administración

de

)

(

)

personal.

Idalberto

El anterior formulario debe ser diligenciado por cada jefe anotando en cada factor de evaluación cuales es el grado que más se aproxima al desempeño del subordinado.



Método Gráfico de calificación: es un método muy conocido y utilizado y consisten en establecer cualidades o características a calificar para lo cual

134 de 234

se representa por una línea o escala donde el evaluador indica el grado en que considere que las personas posea la cualidad característica.





Sistema de comparación de factores. Consiste en comparar algunos factores de la conducta y desempeño de cada uno de los trabajadores en relación con los demás.(liderazgo, iniciativa, compromiso, sociabilidad, manejo de recursos y otros. La persona que demuestre mayor capacidad se ubicará en la parte más alta de la escala. Escalas de valoración: Es uno de los mejores métodos de valoración del desempeño, el cual consiste en la realización de una lista de factores dispuestos a escala lineal y compuesta por una serie de grados clasificados de mayor a menor importancia designándoles un puntaje a cada uno, a continuación se presenta un ejemplo mediante una escala de valoración con puntuaciones diferentes para cada factor:

Factores Puntualidad Cantidad de trabajo Calidad de trabajo Total puntos

Excelente 80

Calificación Relativa Bueno Regular 70 60

Deficiente 50

160

140

120

100

240

210

180

150

440

Establecido el puntaje obtenido se procede a la calificación cuenta la siguiente PUNTAJES: PARÁMETRO 0 - 40 40 - 80 80 - 120 120 - 160

Calificación final =

tendiendo en

CLASIFICACIÓN Deficiente Regular Bueno Excelente

Total puntos _____________ * 100 = 92 Base

La puntuación del empleado es de 92 puntos, clasificando su desempeño como BUENO.

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5. 3 Normas disciplinarias 5.3.1 Manual de funciones El manual de funciones es un documento que orienta a las personas que se vinculan a las organizaciones para desarrollar alguna actividad; este manual de funciones debe ser elaborado por el departamento de talento humano, teniendo en cuenta las necesidades de cada cargo.

Además el manual contiene, el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y será elaborado técnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y que resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la autonomía propia e independencia mental o profesional de cada uno de los trabajadores u operarios de una empresa ya que estos podrán tomar las decisiones más acertadas apoyados por las directrices de los superiores, y estableciendo con claridad la responsabilidad, las obligaciones que cada uno de los cargos conlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo informes de labores que deben ser elaborados por lo menos anualmente dentro de los cuales se indique cualitativa y cuantitativamente en resumen las labores realizadas en el período, los problemas e inconvenientes y sus respectivas soluciones tanto los informes como los manuales deberán ser evaluados permanentemente por los respectivos jefes para garantizar un adecuado desarrollo y calidad de la gestión, al igual entre otros propósitos el manual de funciones están el de satisfacer los requerimientos de la organización en materia de productividad, eficiencia operacional, y calidad de los productos o servicios, y el de satisfacer las necesidades del individuo en lo relativo a despertar y encontrar interés, desafío y posibilidades de realización en el cargo.

5.3.2 Reglamento interno de trabajo El reglamento interno de trabajo es un conjunto de normas disciplinarias que tienen por objeto revisar continuamente el comportamiento de los empleados frente a los compromisos adquiridos, por ley las empresa que cuenten con más de cinco empleados deben contar con un reglamento interno de trabajo en un lugar visible

Para culminar, las normas disciplinarias tienen por objeto ejercer un control sobre el comportamiento de los empleados frente a sus actividades con el 136 de 234

objeto de mantener el orden y asegurar el desarrollo de las actividades, este reglamento hace parte del contrato individual de l contrato del empleado, por lo cual contiene disposiciones normativas acordes con el código sustantivo de trabajo, sobre los aspectos que se presentan a continuación:

- Indicaciones del patrono y del establecimiento o lugares de trabajo comprendidos por el reglamento.

- Condiciones de admisión, aprendizaje y periodo de prueba. - Hora de entrada y de salida de los trabajadores. - Horas extras y trabajo nocturno: su autorización, reconocimiento y pago. - Días

de descanso legalmente obligatorio, vacaciones remuneradas, permisos, especialmente en lo relativo a de comisiones sindicales.

- Salario mínimo legal convencional. - Lugar, día horas de pago y periodo que lo regula. - Tiempo y forma en que los trabajadores deben sujetarse a los servicios médicos que el patrono suministre.

- Prescripciones de orden y seguridad. - Indicaciones para evitar los riesgos profesionales. - Orden jerárquico de los representantes del patrono, jefe de sección, coordinadores y supervisores.

- Obligaciones y prohibiciones especiales para el patrono y los trabajadores. 5.3.3 Normas de seguridad industrial El manual de higiene y seguridad industrial contempla, la protección y preservación de los recursos humanos, que garanticen condiciones ambientales y personales para la ejecución de sus actividades, por ello se deben detallar todas las actividades que se deben desarrollar en la empresa con el fin de cumplir con los requerimientos de gobierno.

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Los manuales de higiene y seguridad en el trabajo son aspectos que se deben manejar en las organizaciones para proteger de los riesgos y amenazas de los trabajadores en el desempeño de las tareas, por ello se deben tener en cuenta lo siguientes:

•

Higiene y salud: Es el área encargada que se encarga del mantenimiento de condiciones de trabajo higiénicas y saludables buscando la calidad de salud y calidad de vida de los trabajadores , para el logro de estos objetivos se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

-

Exigir una certificación médica como requisito para vinculación a la empresa, para conocer el estado de salud de la persona.

-

Realizar exámenes médicos periódicamente condiciones de salud de los trabajadores.

-

Contar con un consultorio médico para casos eventuales.

-

Realizar campañas de vacunación u orientaciones en caso quye se presenten epidemias.

-

Controlar las condiciones ambientales en la empresa, para erradicar condiciones insalubres.

para

garantizar

las

La higiene y la salud es un factor que se debe aplicar de manera general y preventiva para evitar el desarrollo de enfermedades en la empresa, garantizando la calidad de vida de toda la comunidad que se encuentra desarrollando las diferentes actividades en la empereza.

•

Ambiente de trabajo: Todas las actividades en una organización deben realizarse en un espacio determinado, el cual puede ser agradable o no, dependiendo de las mismas actividades a que se dediquen las empresas (comerciales, industriales, de servicios); algunos espacios gozan de todas las bondades de una oficina moderna, otras en donde las personas tienen que soportar calor, ruidos, frío, gases etc. por ello existen condiciones ambientales saludables y condiciones ambientales insalubres, condiciones ambientales seguras y condiciones ambientales peligrosas y riesgosas. Es así como se debe tener en cuenta lo siguiente:

-

La iluminación: Hace referencia a la cantidad de luz que incide en el área de trabajo de las personas, los estándares de iluminación se deben establecer de acuerdo con el tipo de tarea a desarrollar para de esta forma determinar el grado de concentración visual necesario para la ejecución de la tarea, por tanto la luz debe ser: suficiente ( luminosidad 138 de 234

no sea poca ni demasiada), constante y uniformemente distribuida (no presenten altibajos).

-

•

Ruido: El ruido es un factor que se debe controlar por que cuando es muy fuerte puede afectar la salud del trabajador afectando su capacidad de audición.

Seguridad del trabajo: Es el conjunto de actividades relacionados con la prevención de accidentes y con la eliminación de accidentes y la eliminación de condiciones inseguras de trabajo, para ello se debe establecer las siguientes actividades:

-

Ubicar los procesos o áreas de mayor riesgo en el trabajo par eliminarlas o reducirlas.

-

Establecer normas de seguridad para todas las actividades de la empresa que impliquen algún riesgo de accidente o alguna condición insegura.

-

Realizar jornadas educativas para concientizar los trabajadores para respetar las normas de seguridad, y que utilicen los elementos necesarios para evitar y disminuir los riesgos.

5.3.4 Políticas salariales en la empresa Una de las actividades empresariales más difícil de administrar es la referente al establecimiento de políticas salariales, por que es difícil encontrar la justa remuneración al trabajo desempeñado por un trabajador, ya que se deben tener en cuenta una gran variedad de factores que interviene en la labor, en algunos casos esos factores se pueden cuantificar pero en otros son intangibles.

Por tanto, no se puede negar que las personas trabajan en las empresas para ganar un salario, buscando con ello ofrecer una estabilidad y mejoramiento de la calidad de vida en las familias, es así como para las empresas los salarios de los trabajadores representan un gasto o un costo bien representativo, por lo cual permanentemente buscan reducirlos y lograr ser más competentes en el mercado, hoy día esta actividad empresarial resulta ser uno de temas mas discutidos cuando se habla de mayor productividad para ser competitivos, sin embargo las políticas salariales buscan el equilibrio entre los intereses de los trabajadores y los intereses de la empresa de manera justa y equitativa.

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Los salarios según la definición contemplada en el código sustantivo de trabajo es todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie y que implique retribución de servicios, sea cualquiera la forma o denominación que adopte, como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo suplementario o de las horas extras, valor del trabajo en días de descanso obligatorio, porcentaje sobre ventas y comisiones. Por tanto la remuneración se constituye en un proceso técnico que permite el establecimiento de las bases objetivas para asignar salarios justos y adecuados al personal de la empresa. Sin embargo, es importante contemplar en este proceso aspectos económicos, políticos y sociales con el propósito de establecer políticas salariales justas.

Dentro de las políticas salariales se debe evaluar cual es el tipo de contrato laboral que más conviene a la empresa y a la vez que motive al trabajador, dependiendo si es a termino fijo o indefinido, en la medida que se vayan cumpliendo sus plazos se puedan renovar y a la vez mejorar la remuneración, la cual puede estar dada con base en un salario fijo mensual, semanal o diario, un ingreso variable, acorde con la producción del trabajador, o una mezcla de los dos anteriores u otro tipo de remuneración que permita mejorar el desempeño de los empleados frente a las actividades y compromisos asumidos. Existen regimenes especiales dados por ley laboral que conciernen a los salarios y a las prestaciones, como es el caso del salario integral para empleados que devenguen más de diez salarios mínimos.

Es importante que las empresas remuneren en dinero y con estímulos a los trabajadores, los cuales pueden estar dados con premios, reconocimientos públicos, ascensos, descansos extras a los empleados que realicen sus actividades y compromisos laborales con calidad, cumplimiento y alta eficiencia, ello permite incentiva a los demás empleados de la empresas para mejorar su comportamiento frente a las labores asignadas.

Las políticas salariales en las empresas deben ser innovadoras y cambiantes acorde con la dinamizaciòn del mundo, por tal razón a los empleados debe reconocérseles sus aportes y sus capacidades buscando con ello mayor participación y compromiso con la empresa frente a sus actividades logrando con ello mayor productividad, no debemos olvidar que en los procesos de globalización e internacionalización se requieren de procesos novedosos y de calidad, por ello es bien importante que a las personas no se les mida tan solo por el cumplimiento de sus tareas sino que se tengan en cuenta otros aspectos en donde realmente se pague por lo que se hace , aprovechando el conocimiento y la calidad con que se realice la actividad, ello representa un aspecto motivador , aumenta la productividad de los trabajadores y permite identificar aquellos que no merecen estar en la organización, es necesario que 140 de 234

los gerentes y directivos entiendan que las empresas no se pueden manejar con sentimiento sino con resultados, por ello los méritos son un factor fundamental dentro del establecimiento de políticas salariales.

Por lo anterior, la fijación de sueldos y salarios ha sido siempre, motivo de permanente discusión entre patronos y trabajadores cuyo acuerdo esta precedido generalmente de varias negociaciones y acuerdos, los cuales no están excentos de ciertos factores que deben analizarse previamente y que influyen directamente en la determinación de la remuneración del personal. Por tanto, la fijación de un sistema de remuneración adecuado, es una de las funciones más complejas y difíciles del departamento de talento humano en una empresa, por que es en este proceso que los trabajadores y las empresas entablan un compromiso mutuo de cooperación y desarrollo.

Para terminar, es necesario hacer una valoración del puesto de trabajo o cargos de la empresa para de esta forma determinar algunos factores como: nivel educativo, experiencia profesional, esfuerzo físico, concentración necesaria, responsabilidad por maquinas y equipos y responsabilidad por dinero, lo cual permite bajo una ponderación establecer una clasificación de puestos y a la vez mediante asignación de puntos, se establece la escala salarial, lo cual permitirá conocer la remuneración para cada trabajador de la empresa.

RESUMEN En este capitulo de gestión administrativa del talento humano, se dio a conocer aspectos relacionados con la importancia del recurso humano en el desarrollo y crecimiento empresarial, puesto que el talento humano es el dinamizador de los diferentes procesos; por tal razón se hace necesario tener en cuenta las políticas sociales, el bienestar social y la evaluación del cargo de los trabajadores para lograr mayor motivación de los empleados y a la vez mejorar la productividad de la empresa.

Al igual la administración de personal requiere del proceso de reclutamiento, selección, inducción, contratación y evaluación de desempeño de los trabajadores para establecer procesos de capacitación y fortalecimiento de las actividades empresariales; además también se requiere del establecimiento de un manual de funciones, reglamento interno de trabajo, seguridad industrial y políticas salariales buscando el bienestar de los trabajadores mediante ambientes de trabajo adecuados y salarios justos acorde con las actividades desarrolladas y meritos del empleado.

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ACTIVIDAD CAPITULO 5

a. En las mismas empresas que ha trabajado identifique cual es su organización estructural e identifique el área de talento humano.

b. Investigue cual es el procedimiento que se emplea para la contratación de personal y como lo aplican.

c. Identifique que políticas de bienestar social se aplica en la empresa. d. Realice una entreviste a los directivos respecto a la importancia que tiene para la empresa la administración de personal y que aspectos consideran los mas relevantes en este proceso.

e. En que consiste la higiene y seguridad industrial y como lo manejan en la empresa.

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AUTOEVALUACIÓN FINAL UNIDAD 1

A continuación se presenta un cuestionario, el cual debe resolver con el objeto de verificar el aprendizaje e interiorización de las diferentes temáticas, en caso de presentar dificultades en las respuestas, debe profundizar nuevamente en los temas:

1. Las actividades empresariales contemplan cinco componentes básicos, ellos son: A.

Equipo humano, producto o servicio, mercado, proceso productivo, financiación. B. Mercado, creatividad, financiación, oportunidad. C. Idea del negocio, financiero, humano, espíritu empresarial, costos. D. Comercial, técnico, costos, producto o servicio, Iniciativa.

2. Se dice que para explotar una idea se requiere de: A. B. C. D.

Iniciativa empresarial y financiación. Una buena idea y decisión empresarial. Espíritu empresarial y cultura. Excelentes condiciones económicas y financieras.

3. Cuando se establecen medidas para ayudar a los consumidores a sentirse mejor buscando la satisfacción del mismo, nos referimos a : A. B. C. D.

Estudio de mercado. Plan de necesidades Plan marketing Reingeniería

4. La diferencia entre Invertir y Financiar consiste en : A. B.

La inversión es un negocio y la financiación es un crédito. La inversión es sinónimo de compra y la financiación son los recursos que permitieron la compra. C. La inversión implica oportunidad y la financiación se refiere al dinero. D. La inversión pretende la obtención de rentabilidad y la financiación es un costo financiero.

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5. De las siguientes fuentes de financiamiento seleccione la que no pertenece a esta rama: A. B. C. D.

Propias. Compartidas. Ajenas Otras fuentes.

6. El capital de riesgo se puede resumir de la siguiente forma: A. B. C. D.

Capital semilla. Capital de arranque. Capital de desarrollo. Todas las anteriores

7. La capacidad instalada de producción de una empresa indica:

A. B. C. D.

El volumen de producción que permite lograr los costos de producción. La producción máxima que cubre los costos fijos de producción. La mayor producción que se puede lograr sin importar los costos. La totalidad de recursos que se encuentran en la empresa.

8. La importancia del recurso humano en la empresa radica en :

A. B. C. D.

El es responsable de las necesidades de la empresa. Él Facilita las labores competitivas en el mercado. Desarrolla estrategias de marketing. Depende de él la buena marcha en la empresa.

9. Los acuerdos que se pactan entre una persona natural con otra persona natural o jurídica para prestar un servicio, mediante subordinación y remuneración, se denomina: A. B. C. D.

Tratado laboral. Convenio de servicios. Contrato de trabajo. Actividad laboral.

10. Qué elementos se deben tener en cuenta para que exista un contrato de trabajo: A. B. C. D.

Prestación de servicio, subordinación y remuneración. Remuneración, prestación de servicio, Transporte. Subordinación, trabajo, remuneración. Prestación de servicio, subordinación y remuneración.

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11. Existen técnicas para identificar ideas de negocio, a continuación se presenta algunas de ellas, identifique el grupo que muestra el mayor número de ellas : A. B. C. D.

Lluvia de ideas, Circulo de creatividad, iniciativa, Grupo nominal Tormenta de ideas, grupo nominal, lluvia de ideas, Circulo de ideas Creatividad, grupo nominal, Circulo de ideas, Innovación. La innovación, necesidades del entorno, listado de ideas, grupo empresarial.

12. La propuesta empresarial es la etapa previa a la elaboración del proyecto para lo cual se deben valorar los siguientes aspectos: A. B. C. D.

Económico, ambiental Social y cultural. Tecnológico, político. Todos los anteriores

13. Qué elementos se deben tener en cuenta para que exista un contrato de trabajo: A. B. C. D.

Prestación de servicio, subordinación y remuneración. Remuneración, prestación de servicio, Transporte. Subordinación, trabajo, remuneración. Prestación de servicio, subordinación y remuneración.

14. Cuando se asignan recursos económicos en calidad de capital semilla a iniciativas empresariales que provengan y que sean desarrolladas por aprendices o asociaciones en que hagan parte mayoritaria los aprendices, practicantes o profesionales universitarios recién egresados: A. B. C. D.

Crédito bancario. Aportes financieros Fondo emprender. Préstamo bancario.

15. La matriz DOFA, permite realizar empresa: A. B. C. D.

y conocer la situación de la

Deudas, Oportunidades, falencias y Amenazas Dudas, Oportunidades, Fortalezas, .Administración Diferidos, ofensas, Finanzas y acontecimientos. Debilidades, Oportunidades, fortalezas y Amenazas

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UNIDAD 2.

EL

MEJORAMIENTO CORPORATIVO

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INTRODUCCIÓN

En esta unidad, se hace referencia a los procesos y actividades que debe desarrollar una organización para el fortalecimiento de las actividades empresariales en pro del mejoramiento corporativo, por ello los procesos administrativos y las estrategias competitivas son elementos indispensables en el desarrollo de las organizaciones.

El mejoramiento corporativo depende del buen manejo de los diferentes recursos y de los procesos que se apliquen para el desarrollo de las diferentes actividades, existen empresas que cuentan con instalaciones excelentes, con talento humano calificado, calidad en los productos y muchos otros aspectos, pero el crecimiento y mejoramiento corporativo no se ve; es posible que se haya descuidado la comercialización y las ventas, manejo inadecuado de los recursos financieros, estructuras organizacionales que no se ajustan a las necesidades de la empresa, tomas de decisiones poco acertadas por el desconocimiento del mercado u otros aspectos.

Por lo anterior, con el desarrollo de esta unidad se pretende dar a conocer a los lectores la importancia que tiene la planeación antes de iniciar cualquier actividad empresarial, por que es a partir de esta función que se puede determinar con que recursos contamos y si realmente la organización cuenta con los requerimientos necesarios para asumir ciertas responsabilidades, al igual la organización como parte de la función administrativa permite el establecimiento de responsabilidades y jerarquías acorde con las necesidades de la empresa, de igual forma la dirección y el control permiten el establecimiento de canales de comunicación efectivos cuyo objeto es el de brindar orientación o información respecto a cambios o expectativas en las diferentes actividades y compromisos institucionales, el control permite verificar si los procesos y actividades se estén desarrollando acorde con lo planificado de no ser así se realizan los correctivos pertinentes mediante procesos de retroalimentación.

El éxito de las empresas se logra en la medida que haya efectividad en la administración, por tanto se requiere realizar procesos de supervisión en las actividades y compromisos que asumen las personas al frente de los diferentes puestos de trabajo, para asegurar el buen desempeño mediante la orientación y dirección requerida, por tanto es necesario que a medida que las empresas vayan creciendo se debe reconocer que se requiere fortalecer las especialidades y la organización empresarial.

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Para terminar, el mejoramiento corporativo es el objetivo que persiguen las empresas, el cual se logra mediante el reconocimiento de las condiciones sociales, laborales, políticas, económicas, tecnológicas y otros aspectos que influyen interna y externamente en el desarrollo empresarial; por tanto el logro de los objetivos y metas empresariales, requiere de la aplicación de procesos administrativos y estrategias competitivas eficientes y efectivas para hacer realidad el fortalecimiento corporativo.

OBJETIVOS

Al finalizar la unidad el lector debe estar en capacidad de:

♦ Comprender la importancia del mejoramiento corporativo.

♦ Conocer la importancia del proceso administrativo en el establecimiento de políticas y estrategias organizacionales.

♦ Mostrar la planeación como un elemento fundamental en el mejoramiento de la gestión en las organizaciones

♦ Describir la importancia de la toma de decisiones en el mejoramiento corporativo.

♦ Identificar las características e importancia de la organización.

♦ Valorar la dirección en el manejo y orientación de las empresa. ♦ Mostrar la importancia del control en el fortalecieminto competitivo de las organizaciones. ♦ Establecer estrategias competitivas en el progreso corporativo.

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AUTOEVALUACIÓN INICIAL SEGUNDA UNIDAD

Para iniciar el estudio de esta unidad, se hace necesario que usted realice una revisión de los conocimientos previos, respecto a la iniciativa empresarial y el desarrollo económico; por lo cual a continuación encontrará un cuestionario que le permitirá identificar los aspectos que le servirán para mejorar su aprendizaje, es importante leer cuidadosamente antes de responder los interrogantes.

1. ¿Qué entiende usted por planeación administrativa ? ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ 2.

¿Que aspectos considera usted que son importantes en la planeación empresarial? ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ 3.

¿Qué papel juega un presupuesto dentro de un proceso de planeación empresarial? ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ 4.

¿Cómo considera usted que se debe realizar una toma de decisión en una empresa? ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ 5.

¿ La planeación estratégica es una actividad administrativa, en que consiste?. ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ 6.

¿ La organización es otra de las funciones administrativas como la define usted?. ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________

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7.

¿ La planeación estratégica es una actividad administrativa, en que consiste? ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ . 8.

¿Cite tres aspectos que usted considere necesarios en un proceso de organización empresarial?. ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ . 9.

¿Los organigramas son esquemas que muestran la estructura jerárquica en una empresa, establezca un ejemplo de una pequeña empresa?. ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ 10. ¿ Como considera usted que se debe realizar un proceso de selección de personal?. ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ . 11. ¿ La dirección que se de en una empresa permite evidenciar el grado de eficiencia y eficacia, por tal razón usted como definiría la dirección?. ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ . 12. ¿Cite tres aspectos que usted considere necesarios en un proceso de dirección ?. ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ . 13. ¿Las estrategias nos permiten establecer procesos prospectivos por tal razón la dirección estratégica hace referencia a?. ______________________________________________________________ ______________________________________________________________

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______________________________________________________________ .

14. ¿Cómo define usted un proceso de control?. ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ . 15. ¿Por qué es importante un sistema de control en una empresa?. ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ . 16. ¿Cite tres aspectos que usted considere necesarios en un proceso de control ?. ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ . 17. ¿Cómo definiría usted las megatendencias administrativas?. ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ .

NOTA: Amigo lector, sus respuestas representan el inicio de un proceso constructivo y autónomo de aprendizaje, adelante.

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CAPÍTULO 6. LA PLANEACIÓN Y LA ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL

INTRODUCCIÓN

La planeación y la organización empresarial son dos de las funciones administrativas más importantes, por que es a partir de la planeación que se proyecta el futuro de las organizaciones empresariales al igual que los recursos y medios necesarios; además mediante la organización se consolida el proceso de planeación a través de procesos encaminados a lograr los fines establecidos en la planeación.

Por tanto, la planeación es una función administrativa indispensable para dinamizar y fortalecer las organizaciones de tal forma que los procesos que se desarrollen en la organizaciones deben ser el producto de la planificación empresarial, es aquí donde la organización entra a consolidar procesos y actividades en las empresas, mediante el establecimiento de puestos de trabajo, selección de talento humano, trabajo en equipo, tecnología adecuada y otros aspectos que inciden en la productividad y calidad empresarial.

Por lo anterior, en este capítulo se presentan temáticas de Interés para todo aquel que quiera ser gestor de su propia empresa o seguir aportando en las actividades que desarrolla en el trabajo.

OBJETIVOS DEL CAPITULO

Consolidar los procesos de planeación y organización empresarial. Dar a conocer la importancia de la planeación en todo ente organizacional. Conocer el proceso de planeación y su influencia en la toma de decisiones. Mostrar la función de organización como elemento fundamental en las actividades que desarrollan las empresas. Conocer el proceso organizacional como actividad necesaria para el establecimiento de responsabilidades y jerarquías empresariales.

6. 1 LA PLANEACION 152 de 234

6.1.1 Conceptos y generalidades

Planear es una función administrativa que implica que los gerentes y los directivos proyecten con anticipación sus metas y acciones, para ello es bien importante que se vea la empresa con prospectiva, para lograrlo se debe conocer muy bien la misión y visión de la organización, las actividades que se desarrollan, por que la competencia siempre estará a la expectativa de la innovación.

La planeación es la función prioritaria en todo ente organizacional, por que es a través de esta que se fijan objetivos, políticas, programas, procedimientos y presupuestos, para el desarrollo de las diferentes actividades que garanticen la supervivencia en el futuro, por tanto los gerentes deben ser conscientes de todos los factores externos a la empresa que pueden influir en el funcionamiento de las empresas, de esta forma establecer los correctivos pertinentes para el fortalecimiento organizacional.

Reyes Ponce dice que " La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempos y números necesarios para su realización”. George R. Terry dice que la “Planeación es la selección y relación de hechos, así como la formulación y uso de suposiciones respecto al futuro en la visualización y formulación de las actividades propuestas que se cree sean necesarias para alcanzar los resultados esperados" Robert N. Anthony dice "Planear es el proceso para decidir las acciones que deben realizarse en el futuro, generalmente el proceso de planeación consiste en considerar las diferentes alternativas en el curso de las acciones y decidir cual de ellas es la mejor".

Por lo anterior, al diseñar un ambiente agradable para el desempeño eficaz de las personas que trabajan en grupos, la tarea más importante del gerente consiste en verificar que todos comprendan los propósitos y objetivos de cada equipo de trabajo y sus métodos para lograrlos, es así como se debe orientar los esfuerzos de todo el equipo de trabajo hacia el logro de los objetivos empresariales, alcanzando con ello mayor eficacia y efectividad en todos los procesos, al igual es importante tener en cuenta que cualquier actividad empresarial. Puede fracasar como consecuencia directa de la falta de planes sólidos y eficientes.

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“Una empresa sin planeación es como un barco sin timón, se conoce de donde salio pero no a donde se dirige”

Se puede concluir que para un gerente y para un grupo de empleados es importante decidir o estar identificado con los objetivos que se van a alcanzar. El siguiente paso es alcanzarlos. Esto origina las preguntas que trabajo necesita hacerse? ¿Cuándo y como se hará? Cuales serán los necesarios componentes del trabajo, las contribuciones y como lograrlos. En esencia, se formula un plan o un patrón integrando predeterminando de las futuras actividades, esto requiere la facultad de prever, de visualizar, del propósito de ver hacia delante.

6.1.2 Naturaleza de la Planeación

La planeación es el soporte básico de las proyecciones empresariales, teniendo como referente los diferentes medios para lograrlo; por tanto esta actividad es un instrumento importante en el proceso administrativo en la formulación de políticas y estrategias en los diferentes campos y procesos empresariales para lograr los propósitos y metas establecidas.

De igual forma la acción planificadora requiere de pensamientos prospectivos para que las decisiones adoptadas hagan posible la ocurrencia de eventos que de otra manera no se presentarían y que son benéficos para la empresa, por tanto se debe establecer objetivos y metas cuantificables que puedan orientar las operaciones de la misma, mediante e uso de técnicas como proyección de mercados y la planeación de la producción, considerando la posición competitiva de la empresa en el medio macroeconómico actual, con proyección al futuro, aplicando alternativas estratégicas e identificando las fortalezas, limitantes, oportunidades y riesgos con respecto a la competencia existente en el mercado.

Según lo dicho en los párrafos anteriores los gerentes, deben planear las diferentes actividades y estrategias, teniendo en cuenta las metas diarias, semanales, quincenales, mensuales u otro, que deben cumplirse por cada departamento y por cada trabajador de la empresa, acorde con los planes operativos de las organizaciones. Estos planes de las empresas generalmente son elaborados por los directivos, por tanto se debe permitir a los responsables de los diferentes cargos aplicar acciones de mejoramiento al momento de ejecutar las actividades, buscando con ello el aporte permanente de todos los miembros de la empresa en pro de lograr resultados eficientes y efectivos. 154 de 234

Por último es claro que a través de la planeación, los directivos de las organizaciones pueden consolidar sus pensamientos , mediante proyectos, con el objeto de llevarlos a la realidad, tomando como referente el tiempo, los recursos y los esfuerzos de todo los que hacen parte de la organización para lograr los objetivos, metas y propósitos acorde con las exigencias del mercado globalizado.

6.1.3 Importancia y elementos de la planeación

Los procesos en la actualidad son bastante dinámicos, por ello los cambios son permanentes de ahí la importancia de la planeación , a continuación se presentan algunos aspectos que permiten reconocer la importancia de la planeación en los procesos administrativos y gerenciales:

- Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización

racional de los recursos. - Reduce los niveles de riesgo que se pueden presentar en el futuro, más

no los elimina. - Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se

presenten, con las mayores garantías de éxito. - Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un

afán de lograr y mejorar las cosas. - Condiciona a la empresa al ambiente que lo rodea. - Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las

corazonadas o empirismo. - Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades. - Las decisiones se basan en hechos y no en emociones. - Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación. - Proporciona los elementos para llevar a cabo el control. - Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las

bases a través de las cuales operará la empresa. 155 de 234

- Disminuye

al mínimo los problemas potenciales y proporciona al administrador magníficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo.

- Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisión

6.1.4 Proceso de planeación

La planeación, se inicia a partir de la definición de los propósitos, éstos son los fines esenciales o directrices que definen la razón de ser, naturaleza y carácter de cualquier grupo social. Grafico proceso de planeacion

PLANEACION PROPÓSITOS

1

PREMISAS

2

OBJETIVOS

3

ESTRATEGIAS

4

INVESTIGACIÓN

8

PRESUPUESTOS

7

PROCEDIMIENTOS

6

PROGRAMAS

5

POLÍTICAS

•

Los propósitos: Proporcionan las pautas para el diseño de un plan estratégico, se expresan genéricamente y su determinación es una función reservada a los altos ejecutivos de la empresa.

∗

Toda organización debe establecer los propósitos como base para la formulación de un plan; las siguientes cuatro características los diferencian de los objetivos. 156 de 234

∗

Son básicos o trascendentales, de los demás elementos.

∗

Son genéricos o numéricos.

∗

Son permanentes, porque de vida de la organización.

∗

Son semipermanentes, porque pueden abarcar un período determinado.

cualitativos,

porque

porque

permanecen

constituyen

no

se

el

expresan

vigentes

durante

fundamento

en

el

términos

período

Importancia de los Propósitos

∗

Sirven de cimiento para los demás elementos de la planeación, así como para los demás tipos de planes.

∗

Permiten orientar a los responsables de la planeación sobre el curso.de acción que deben seguir al formular los planes.

∗

Identifican a la empresa ante el personal y la sociedad, con una imagen de responsabilidad social.

∗

Son la razón de la existencia del grupo social, tanto en su estado presente como en su proyección hacia el futuro.

∗

Definen el éxito o fracaso de una empresa, ya que proporcionan las directrices generales de los mismos.

•

Premisas. Las premisas son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectarán el curso en que va a desarrollarse el plan, por su naturaleza puede clasificarsen en:

 Internas. Las premisas pueden influir rotación de innovaciones,

internas son aquellas que se originan dentro de la empresa y en el logro de los propósitos (variaciones de capital, ausentismo, personal, accidentes, siniestros, emplazamientos a huelga, reacciones del personal ante los sistemas organizacionales, el

157 de 234

prestigio de los jefes ante el personal, los puntos fuertes y débiles de los altos ejecutivos, de los accionistas, etc.).  Externas. Estas premisas se refieren a los factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa, pero que pueden tener efecto decisivo en el desarrollo de sus actividades y que por lo mismo, deben tomarse en cuenta al planear (político, laborales, económicas, sociales, culturales, tecnológicas y otros).

•

Objetivos. Los objetivos hacen referencia a los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico.Una vez que se han establecido los propósitos e investigado las premisas que pueden afectar su realización, se determinan los objetivos, que indican los resultados o fines que la empresa desea lograr en un tiempo determinado. Ejemplo: Incrementar las ventas el próximo año en un 50%.

•

Programas: Son un esquema en donde se establece la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución, por tanto cada programa tiene una estructura propia y puede ser un fin en si mismo, o bien, puede ser parte de una serie de actividades dentro de un programa más general.

Los programas se elaboran bajo los siguientes parámetros: - Identificar y determinar las actividades comprendidas. -

Ordenar cronológicamente la realización de las actividades.

- Interrelacionar las actividades, es decir, determinar que actividad debe realizarse antes de otra, que actividades se dan simultáneamente, y por último, que actividades deben efectuarse posteriormente. - Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración.

La gráfica más comúnmente utilizada para un programa, es la gráfica de Gantt; su uso e interpretación estará de acuerdo con el criterio que se utilice, con el grado de profundidad, y con el tipo de actividad a que se refiera.

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El éxito de un programa es directamente proporcional a la habilidad de jerarquizar las actividades de acuerdo con su grado de importancia y a su ejecución en cuanto a la fecha de inicio y terminación de cada actividad.

Clasificación de los programas

- Tácticos. Son aquellos que se establecen únicamente para un área de actividad, su función consiste en establecer el programa, así como de coordinar y supervisar que se realice de acuerdo con lo establecido. - Operativos. Son aquellos que se establecen en cada una de las unidades o secciones de las que consta un área de actividad, siendo más específico que el táctico.

Importancia de los programas - Suministran información e indican el estado de avance de actividades. - Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control. - Identifican a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se determina un programa para cada centro de responsabilidad. - Determinan los recursos que se necesitan. - Disminuyen los costos. - Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizar específicamente. - Determinan el tiempo de iniciación y terminación de actividades. - Se incluyen únicamente las actividades que son necesarias. - Evitan la duplicidad de esfuerzos.

•

Políticas: Las políticas son guías para orientar la acción; son lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre algún problema que se repite una y otra vez dentro de una organización, por tanto las políticas son criterios generales de ejecución que auxilian al logro de los objetivos y facilitan la implementación de las estrategias.

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Importancia de las políticas

-Permiten la delegación de autoridad. - Consienten la toma de decisiones en ciertos en determinadas actividades. - Disminuyen las consultas mejorando el uso del tiempo. - Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa. - Facilitan la inducción del nuevo personal.

•

Presupuestos: Son programas en los que se les asignan cifras a las actividades; implican una estimación de capital, de los costos, de los ingresos, y de las unidades o productos requeridos para lograr los objetivos. Es decir que los presupuestos son un elemento indispensable al planear, ya que a través de ellos se proyectan en forma cuantificada, los elementos que necesita la empresa para cumplir con sus objetivos. Sus principales finalidades consisten en determinar la mejor forma de utilización y asignación de los recursos, a la vez que controlar las actividades de la organización en términos financieros.

Características de los presupuestos:

- Es un documento formal, ordenado sistemáticamente. - Es un plan expresado en términos cuantitativos. - Es general, porque se establece para toda la empresa. - Es específico, porque puede referirse a cada una de las áreas en que esta dividida la organización. - Es diseñado para un período determinado.

Clasificación de los presupuestos:
En relación con el nivel jerárquico:

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- Estratégicos o corporativos: Cuando se establecen en el más alto nivel jerárquico de la empresa y determinan la asignación de recursos de toda la organización. Ejemplo; El presupuesto de resultados. - Tácticos o departamentales: Aquellos que son formulados para cada una de las áreas de actividad de la empresa. Ejemplo; Presupuesto de ventas. - Operativos.: Se calculan para secciones de los departamentos. Ejemplo; Presupuesto de la sección de mantenimiento.


Por la forma en que se calculan:

- Fijos o rígidos: Cuando se estiman las diferentes operaciones con base en metas definidas de operación. - Flexibles: En estos se hacen cálculos a distintos niveles de operación, lo que permite conocer los resultados en diversas situaciones, sin necesidad de hacer cálculos sobre la marcha. - Por programas: Se calculan con base en programas de cada una de las áreas de la empresa, para que la distribución de los recursos se dirija a las actividades que reditúen mayores beneficios por su utilización:

Importancia de los presupuestos:

- Convierte los aspectos de ejecución de los planes en unidades de medidas comparables. - Mide el desempeño de las unidades organizativas y provee unas metas comparables en cada uno de los departamentos y secciones en forma conjunta. - Sirve como estándar o patrón de ejecución en obras monetarias. - Coordina las actividades de los departamentos y secciones en forma conjunta. - Es un medio de control que permite controlar las operaciones. - Determina el límite y alcance de las erogaciones.

161 de 234

- Establece una base para la acción correcta, ya que las desviaciones son fácilmente identificadas.

•

Investigación: Es un proceso que, mediante la aplicación del método científico, procura obtener información relevante y fidedigna, con el fin de aplicar, describir y predecir la conducta de los fenómenos. La investigación es trascendental en la planeación, ya que proporciona información a las etapas de la misma para que se lleven a cabo racionalmente. El considerarla en esta etapa del proceso administrativo no excluye su existencia en las demás; aunque se utiliza más al planear por ser una actividad netamente intelectual.

Etapas de la investigación:

- Definición del problema: En esta fase se determina y analiza el problema que se desea resolver, la no definición exacta del problema implica esfuerzos inútiles y pérdidas innecesarias. - Obtención de información: Consiste en recopilar el mayor número posible de datos a fin de visualizar el problema y proponer su posible solución. La obtención de información se realiza a través de las siguientes técnicas: - Observación. Esta técnica no se limita sólo a la observación de hechos, sino que también puede ser: de tipo documental, cuando se refiere al análisis de registros, informes, estadísticas; de laboratorio; de conductas. - Experimentación: Consiste en la reproducción de un hecho o un fenómeno con el fin de observar sus características y modificarlas a voluntad. - Encuesta: Es la recopilación de datos a través de la aplicación de cuestionarios y de la entrevista. - Muestreo. Es la aplicación de técnicas probabilísticas a una parte de la población o universo, para determinar resultados representativos o comunes. - Determinación de hipótesis.: Es la proposición o respuesta tentativa que se establece como solución de un problema, misma que debe ser sometida a prueba para determinar su efectividad. - Comprobación o desaprobación de la hipótesis.: Consiste en someter a prueba la hipótesis mediante la aplicación de las técnicas anteriormente enunciadas, a fin de comprobar su validez o rechazarla. 162 de 234

- Presentación del informe.: Una vez comprobada la hipótesis, se procede a elaborar un informe de resultados, de tal manera que, con base en el análisis del mismo, se cuente con bases para la toma de decisiones.

6.1.5 La toma de decisiones

La toma de decisiones en una empresa representa una responsabilidad bien delicada, por que es a partir de este proceso que las empresas se desarrollan o fracasan, por ello la toma de decisión esta relacionada con el curso de acción que se debe elegir entre varias alternativas, por ello esta actividad representa el núcleo de la planeación empresarial, por que en todo proceso que desarrollan las empresas se deben tomar decisiones.

En las empresas sin importar la actividad que desarrollen se tienen que buscar alternativas para la solución de problemáticas o en la mayoría de los casos buscar alternativas de innovación y fortalecimiento de las actividades empresariales, más sin embargo se convierte en un proceso difícil de manejar por los directivos y es ahí donde se tienen que tomar decisiones, las cuales deben ser las más efectivas para que los resultados sean positivos para la empresa, de lo contrario se pueden generar dificultades en las diferentes áreas de la organización ocasionado por un curso de acción mal orientado.

Es importante en los procesos de toma de decisiones no sólo considerar la lógica y la mejor forma de alcanzar la meta, sino también las creencias, la cultura, las actitudes y prejuicios de las personas. Es de anotar que el medio ambiente para la toma de decisiones esta poyado por la información y la comunicación en donde los problemas desaparecen cuando la toma de decisión sea la más acertada.

Los procedimientos que se manejan para la toma de una decisión están en marcados en los siguientes aspectos:

- Identificación de un problema o necesidad. - Búsqueda de información - Desarrollo de alternativas - Evaluación de las alternativas

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- Selección de alternativas - Toma de decisión de la alternativa más viable.

6.1.6 Políticas y estrategias

Las políticas y estrategias empresariales son las que permiten orientar a la empresa hacia un mismo objetivo, para lo cual requieren de recursos para poder cumplir con los propósitos establecidos.

Por tanto, no es posible delegar autoridad sino existen políticas que permitan a los subordinados tomar algunas decisiones dentro de las actividades que desarrollan, los manuales organizacionales permiten mejorar la eficiencia que se espera de las políticas y estrategias en los procesos organizacionales y es a partir de estos que se pueden actualizar y fortalecer periódicamente las actividades y responsabilidades de quienes hacen parte de las empresas.

Las políticas y estrategias en las empresas deben cumplir con los siguientes requerimientos:

∗

Deben trazarse de acuerdo a los propósitos organizacionales tomando como referente las diferentes áreas de la empresa.

∗

Los directivos son los responsables de establecer las políticas y estrategias como orientadores de los procesos empresariales.

∗

Se deben plasmar por escrito y darlas a conocer a todos los miembros de la organización con el objeto de aplicarlas en las actividades y responsabilidades que asume cada persona.

∗

Deben ser claras y aplicables a la realidad de la organización.

∗

Deben permitir su modificación fácilmente en situaciones imprevistas o en casos fortuitos.

∗

Se deben establecer de tal forma que se puedan realizar controles permanentes con el objeto de verificar su eficiencia.

164 de 234

Planeación Estratégica.

La planeación estratégica hace referencia al proceso que consiste en decidir sobre los objetivos de una organización, sobre los recursos que serán utilizados, y las políticas generales que orientarán la adquisición y administración de tales recursos, considerando a la empresa como una entidad total, Es la planeación de tipo general proyectada al logro de los objetivos institucionales de la empresa y tienen como finalidad básica el establecimiento de guías generales de acción de la misma.

Los planes estratégicos conllevan a una planeación a corto, mediano y largo plazo, debiendo reflejar las decisiones acerca de la asignación de recursos, prioridades de las organizaciones y las actividades necesarias para llegar a los objetivos institucionales acorde con las responsabilidades y compromisos de los miembros de la empresa teniendo en cuenta los movimientos internos y externos que giran en torno a la organización.

La planeación estratégica se caracteriza por los siguientes aspectos:

-Formulación de los supuestos y probabilidades sobre los cambios que se pueden producir en el entorno de la empresa. -Constituye la fuente u origen para los planes específicos subsecuentes. -Los directivos son los responsables de los resultados de los planes establecidos. -Identificación de las oportunidades y amenazas que tenga la empresa o que puedan surgir en ella. -Establece un marco de referencia general para toda la organización. -Para su establecimiento tiene en cuenta los aspectos externos a la empresa. -Maneja altos niveles de incertidumbre en relación con los otros tipos de planeación. -Los objetivos se clasifican a corto, mediano y largo plazo. -El propósito es la búsqueda de la efectividad.

6. 2 LA ORGANIZACIÓN 165 de 234

Desde siempre el ser humano ha estado consciente de que la obtención de eficiencia solo es posible a través del ordenamiento y coordinación racional de todos los recursos. Una vez establecidos los objetivos (lo que se quiere hacer) a través de la planeación, será necesario determinar que medidas utilizar para lograrlos (como hacerlo). Por tanto las organizaciones cada día deben ser más competitivas para lograr buenos resultados, para ello requieren del adecuado manejo de los diferentes recursos de la organización, con el propósito del mayor aprovechamiento de los mismos, en busca del fortalecimiento competitivo, mediante la disminución de los costos de producción y la obtención de productos o servicios de alta calidad, garantizando la supervivencia y el crecimiento de la organización.

6.2.1 Conceptos y generalidades A continuación se presentan algunos conceptos sobre organización:

Agustín Reyes Ponce: “Organización es la estructura de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados".

Eugenio Sixto Velasco: “Organizar es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía, estableciendo las relaciones que entre dichas unidades debe existir.".

Koontz & O'Donnell: "Organizar es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada grupo un administrador con autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tanto en sentido horizontal como vertical toda la estructura de la empresa".

Joseph L. Massie: "La estructura y asociación por lo cual un grupo cooperativo de seres humanos, asigna las tareas entre los miembros, identifica las relaciones e integra sus actividades hacia objetivos comunes"

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El autor: La organización es una estructura que requiere de la interrelación de múltiples recursos para el desarrollo de actividades encaminadas al logro de tos propósitos empresariales; mediante el establecimiento de áreas especializadas y recursos específicos.

Se puede evidenciar en los anteriores conceptos que la gestión empresarial requiere de procesos organizativos que permitan la orientación de procesos y actividades para el logro de los objetivos que se establecen en las empresas; ya que la organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá de operar el grupo social, ya que establece la disposición y correlación de las funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos

Por lo anterior, la organización es una función empresarial que debe manejarse con cautela para que las decisiones a tomar sean las más acertadas, ya que esta suministra los medios para hacer que los recursos humanos trabajen unidos en forma efectiva hacia el logro de los objetivos específicos del ente empresarial. Por ello la organización trae como consecuencia una estructura que se debe considerar como marco que encierra e integra todas las funciones de una empresa, acorde al modelo determinado por los dirigentes, el cual sugiere orden, arreglo y relación integral. Al inicio de cualquier proceso u actividad se debe organizar, determinando el objetivo que se quiere lograr y posteriormente establecer los recursos con se cuenta y los que realmente se requieren para la consecución de los objetivos y metas propuestas, realizando procesos de análisis para realizar los ajustes pertinentes. Por tanto todo proceso organizacional esta enmarcado dentro de los siguientes elementos: Funcionales: Corresponden a los recursos humanos y la tecnología, los cuales hacen posible que la empresa cumpla con los objetivos establecidos, en donde las personas con su capacidad física e intelectual unida a los elementos tecnológicos buscan la realización de las actividades en forma fácil y rápida y a la vez que sean eficientes, productivas y se realicen con calidad. Estructurales: Estos elementos hacen posible que se generen espacios físicos adecuados para que se puedan desarrollar las diferentes actividades empresariales, es decir que existan los espacios necesarios y adecuados para que las personas puedan cumplir con sus compromisos y a la vez la empresa cuente con un lugar especifico parea su ubicación, con ello se eleva el buen nombre de las orgaciones.

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Para terminar, los organismos empresariales requieren de procesos continuos de mejoramiento, en donde los diferentes actores que interviene deben asumir compromisos con las personas que tuvieron situaciones comprometedoras, pero que a la final es una forma de asumir responsabilidades.

6.2.2 Importancia de la organización - Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc.). - La función de organización permite precisar actividades para lograr los objetivos propuestos. - Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social. - Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo. - Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad. - Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar las funciones y responsabilidades. - Fortalece las capacidades de los directivos en la dirección y control de las actividades desarrolladas..

Básicamente la importancia de la organización esta dada en la dinamizaciòn de todos los planes de la empresa, en la medida que existan responsables por áreas y actividades los procesos se tornan mas eficientes y sencillos, al igual se fortalece las especialidades de las tareas con ello se genera mayor productividad y competitividad en la empresa.

6.2.3 Principios de la organización

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Los principios de la organización son los que permiten el cumplimiento y logro de los propósitos de la empresa, a continuación se presentan algunos principios básicos:

∗

Del objetivo: Toda y cada una de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa, la existencia de un puesto sólo es justificable si sirve para alcanzar realmente los objetivos.

∗

Especialización: El trabajo de una persona debe limitarse hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad; mientras más específico y menor campo de acción tenga un individuo, mayor será su eficiencia y destreza.

∗

Jerarquía: Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan desde el más alto ejecutivo hasta el nivel más bajo.

∗

Paridad de autoridad y responsabilidad: A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.

∗

Unidad de mando: Al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un sólo jefe, y que los subordinados no deberán reportarse más que a un sólo jefe.

∗

Difusión: La obligación de cada puesto que cubre autoridad y responsabilidad debe publicarse y ponerse por escrito a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con el mismo.

∗

Amplitud o tramo de control: Hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportarse a un ejecutivo, de tal manera que éste pueda realizar todas sus funciones eficientemente.

∗

Coordinación: Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en equilibrio (mercadotecnia, finanzas, producción, recursos humanos).

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∗

Continuidad: Una vez que se ha establecido la estructura organizacional, requiere mantenerse, mejorarse, y ajustarse a las condiciones del medio ambiente.

6.2.4 El proceso organizacional Los procesos organizacionales deben aplicarse en todas las áreas de organización, es decir que a lo largo del proceso administrativo organización es fundamental, por que con ello se logra incrementar productividad, entendiendo esta, como el mejoramiento y calidad de producción con la optimización y uso de los recursos de la empresa.

la la la la

Es así que las empresas deben establecer objetivos y planes concretos, al igual actividades de control para medir el grado de cumplimiento, espacios adecuados, personal idóneo para el desempeño de las labores, la tecnología necesaria, calidad de materias primas, sistemas de producción y comercialización ajustados, etc.

Los procesos organizacionales en una empresa se desarrollan mediante subsistemas y las relaciones entre las mismas, los subsistemas se pueden considerar como la relación entre trabajo – personas , cada una de ellas se forma por las tareas que debe realizar y las personas encargadas de cumplir con las mismas; de igual forma, las relaciones entre trabajo – personas se presenta como un resultado de la importancia comparativa que se da en cada unidad y la operación de la persona que ejecuta esas tareas respectivas.

Básicamente los procesos en las empresas requieren de insumos, procesos y productos en donde los primeros son los recursos con que cuenta la empresa para poder realizar el proceso de transformación o prestación del servicio culminando con resultado que da fe si las actividades desarrolladas cumplieron realmente con lo que se había planificado, es importante tener en cuenta que los productos o servicios obtenidos debe ser el resultado del buen uso y aprovechamiento de los recursos (productividad) y a la vez cumplir con los requerimientos de calidad exigidos para que las empresas logren un reconocimiento por la gestión realizada en pro del cumplimiento misional.

6.2.5 La responsabilidad y autoridad empresarial

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La responsabilidad y autoridad empresarial de los gerentes, jefes y supervisores debe estar enmarcada dentro de unas tareas específicas, para que se puedan ejercer acorde con la misión institucional.

Según Joaquín Rodríguez Valencia: “la autoridad es el derecho a exigir de los subordinados basado en el puesto formal y el control sobre las recompensas y castigos. Este tipo de autoridad es impersonal, se deriva del puesto y no del individuo. La obligación muestra el trabajo asignado a un puesto y puede ser mental o físico para desempeñar una tarea, por ello las obligaciones deben definirse de manera clara, esto implica lo que debe hacerse en cada puesto, por ejemplo: las obligaciones de una secretaria. La responsabilidad se relaciona con el flujo de autoridad y las obligaciones, en tanto que el subordinado tiene la obligación de realizar su responsabilidad y ejercer la autoridad en los términos de las políticas establecidas”.

Las estructuras organizacionales de las empresas deben quedar plasmadas en un organigrama, el cual presenta la radiografía de los diferentes niveles de la empresa de manera que se pueda identificar las diferentes áreas de la empresa al igual que las jerarquías de la misma, estas estructuras pueden clasificarse de la siguiente forma:

∗

Lineal: Este tipo de estructura concentra la autoridad en una sola persona, ya sea gerente o director, en donde el jefe toma todas las funciones, así como las responsabilidades del mando. De esta forma los subordinados desarrollan las actividades acorde con las instrucciones del jefe. Este tipo de organización se fundamenta más en la autoridad y responsabilidad que en las capacidades de las personas; por tanto cada subordinado es responsable ante su superior de jerarquía, es decir siempre hay un supervisos que con autoridad dirige a un subordinado (se aplica en las pequeñas empresas).

∗

Funcional: Esta estructura se establece acorde con la naturaleza de las actividades a realizar por departamentos o secciones, basándose en los principios de la división del trabajo, teniendo en cuenta las capacidades de las personas y el cargo a ocupar, los jefes se ubican por departamentos o áreas de la empresa cumpliendo una función especifica; el supervisor de todos los jefes es el gerente o director de la empresa, quien verifica que las actividades se desarrollen acorde con los objetivos y misión institucional (aplicable a medianas y grandes empresas).

A continuación se presentan algunos ejemplos de estructuras organizacionales teniendo en cuenta el tamaño de la empresa:

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Organigrama de una pequeña empresa:

Los organigramas de las pequeñas empresas son sencillos, en donde inicialmente el gerente tiene que desarrollar varias funciones, a medida que la empresa se empiece a desarrollar y crecer las actividades gerenciales van siendo más especializadas:

GERENTE

JEFE DE PERSONAL

JEFE DE PRODUCCIÓN Y COMPRAS

JEFE DE VENTAS

Organigrama de una mediana empresa:

Los organigramas de las medianas empresas, ya presentan estructuras con mayores niveles jerárquicos y se observa más especialidades.

JUNTA DE SOCIOS GERENTE GENERAL

GERENTE ADMINISTRATIVO

GERENTE T.H

GERENTE MERCADEO

GERENTE DE PRODUCCIÓN COMPRAS

GERENTE FINANCIERO

Organigrama gran empresa:

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Las grandes empresas incrementan sus niveles de jerarquía y a la vez cada cargo tiene sus funciones y responsabilidades más especificas, debido al alto volumen de las operaciones, en Colombia las empresas que presentan este tipo de estructuras es muy reducido.

JUNTA DE SOCIOS

GERENTE GENERAL

GERENTE ADMINISTRATIVO

JEFE COMPRAS Y PROVEEDORES

GERENTE DE TALENTO HUMANO

GERENTE DE MERCADEO

GERENTE DE PRODUCCIÓN

JEFE PERSONAL

JEFE VENTAS

JEFE CONTROL CALIDAD

GERENTE FINANCIERO JEFE CONTABILIDAD

También es importante en los procesos organizativos de la estructura de responsabilidades y autoridad de la empresa, tener en cuenta, el tipo de empresa (industrial, comercial o de servicios), los procesos y actividades que tienen que aplicar para el cumplimiento de su misión o actividad y el mercado a cubrir (local, regional, nacional etc).

6.2.6 Selección de personal Las organizaciones empresariales de hoy no son las mismas de ayer, los cambios que diariamente surgen en el mundo influyen notoriamente en el diario accionar de cada empresa; con esto, cada uno de los componente de ella debe moldearse para ajustarse óptimamente a estos cambios.

Cada factor productivo debe trabajar de manera eficaz en el logro de los objetivos que estos cambios conllevan; y es aquí donde se llega a realizar el tratamiento del talento humano como capital humano, es a este factor a quien debe considerarse de real importancia para aumentar sus capacidades y elevar sus aptitudes al punto tal en que se encuentre como un factor capaz de valerse por si mismo y entregarle lo mejor de si a su trabajo, sintiéndose conforme con lo que realiza y con como es reconocido.

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La gestión que comienza a realizarse ahora ya no está basada solo en elementos como la tecnología y la información; sino que la clave de una gestión acertada está en el talento humano que en ella participa. Lo que hoy se necesita es desprenderse del temor que produce lo desconocido y adentrarse en la aventura de cambiar interiormente, innovar continuamente, entender la realidad, enfrentar el futuro, entender la empresa y nuestra misión en ella.

Aun cuando los activos financieros, del equipamiento y de planta son recursos necesarios para la organización, los empleados - el talento humano - tienen una importancia sumamente considerable. El talento humano proporciona la chispa creativa en cualquier organización. La gente se encarga de diseñar y producir los bienes y servicios, de controlar la calidad, de distribuir los productos, de asignar los recursos financieros, y de establecer los objetivos y estrategias para la organización. Sin personal eficiente es imposible que una organización logre sus objetivos. El trabajo del gerente en una empresa no es manipular los empleados, sino reconocer lo que los motiva y contribuir a la realización de actividades que ayuden a cumplir con la misión y metas de la organización en todas sus áreas.

En este sentido, la selección de personal requiere de tener en cuenta los siguientes interrogantes:

• •

¿Que persona se requiere? ¿Cuántas personas hacen falta?

•

¿A que medios se debe recurrir para buscar?

•

¿Qué métodos deben aplicarse para reclutar las personas mas adecuadas?

•

¿Cuáles procesos se deben aplicar calificadas?

para seleccionar las persona más

Por lo anterior, la importancia de la selección de personal radica en que permite buscar las personas más adecuadas, requiriendo menor tiempo de adaptación, menor capacitación generando mayor productividad y eficiencia en el trabajo; al igual la selección permite otorgar el cargo adecuado a las personas, por que se reconoce las capacidades de las mismas ocasionando mayor satisfacción, compromiso y estabilidad laboral; lo cual es benéfico para la organización y las personas por que permite continuidad en los procesos.

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RESUMEN En este capitulo se abordo los temas de planeacion y organización empresarial, como funciones prioritarias en el desarrollo y direccionamiento de una empresa; es así como se puede afirmar que en la labor planificadora, se fijan los cursos de acción en las empresas y es a partir de estas directrices que se pueden establecer procesos de control y retroalimentación. La planificación en las organizaciones genera mayor seguridad en las diferentes actividades a ejecutar, por que maneja aspectos pasados, presentes y futuros al igual que valora los diferentes recursos, para establecer la ruta a seguir en los procesos a desarrollar y tomar las mejores decisiones.

Otro aspecto importante en el fortalecimiento de las actividades empresariales tiene que ver con la organización, ya que esta función esta orientada a la coordinación e interrelación de los diferentes recursos de la empresa, orientándolos de tal forma que se logre una mayor productividad y así cumplir con los objetivos establecidos en el proceso de planificación de las actividades empresariales, es así como las estructura jerárquicas de la empresa están ligadas con la selección de personal idóneo para que asuma responsabilidades y cumplan con los requerimientos de cada puesto de trabajo mejorando el crecimiento de las organizaciones.

ACTIVIDAD CAPITULO 6

a. En las empresas que viene trabajando indague cual es el proceso que se maneja para la planificación empresarial.

b. Identifique dos aspectos que le haya llamado la atención del proceso de planificación en las empresas. Establezca dos sugerencias para tener en cuenta al momentote planificar y justifíquelas.

c. Establezca dos estructuras jerárquicas de empresas regionales e incluya la UNAD.

d. Indague sobre la importancia de selección de personal en las empresas de la región.

e. Identifique tres aspectos de la unad que considere usted importantes. f.

Cuales aspectos considera usted importantes al momento de contratar una persona. 175 de 234

g. Considera usted que la estructura de la UNAD responde a las necesidades, del mercado.

f.

Reúnase con tres compañeros más y socialicen la actividad desarrollada por cada uno, consoliden la formación.

g. Cuales consideran ustedes que son los puntos mas importantes a tener en cuenta al momento de panificar.

h. Les recuerdo que siempre habrá un día para consignar a tiempo.

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CAPITULO 7 LA DIRECCIÓN Y EL CONTROL EN LA EMPRESA

INTRODUCCIÓN

La dirección y el control empresarial permiten orientar las diversas acciones hacia el logro de los objetivos establecidos mediante una orientación y retroalimentación permanentes, por tanto la dirección busca dinamizar

las

diversas acciones de los individuos hacia un trabajo integral entre las partes que conforman la estructura organizacional, es así como la fundamentación de la dirección se enmarca en la búsqueda del máximo compromiso de los empleados en pro de mejorar permanentemente la productividad de la empresa para ser mas competitivos.

Acorde con lo anterior, se puede afirmar que el rendimiento de los trabajadores en una empresa depende de las orientaciones de quienes dirigen, lo cual se puede fortalecer mediante mecanismos de control en los diferentes procesos y actividades a desarrollar, en donde la información permitirá la generación de retroalimentación sobre los resultados obtenidos, con lo cual se busca de manera permanente ajustar los procesos, para lograr mayor calidad, eficiencia, eficacia y productividad en las organizaciones.

Para terminar, los administradores o gerentes deben brindar una orientación apropiada

al personal vinculado en la empresa buscando un clima

organizacional adecuado en donde cada uno de los miembros se sienta motivado y comprometido con las labores a desarrollar; de igual forma se deben

desarrollar métodos de medición y control que permitan identificar

errores y fallas respecto a lo planificado.

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OBJETIVOS DEL CAPITULO

•

Mostrar la importancia de la dirección en el desarrollo empresarial.

•

Explicar los procesos de las labores directivas y de control en la empresa.

•

Analizar la influencia del medio ambiente y la comunicación en el desempeño de los trabajadores.

•

Explicar la importancia de un sistema de control eficiente.

•

Describir algunas técnicas de control administrativo.

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7. 1 LA DIRECCIÓN 7.1.1 Conceptos y generalidades Es una función administrativa que se relaciona directamente con la manera por medio de la cual se alcanzan los objetivos de la empresa mediante la orientación y acompañamiento de las diferentes actividades a realizarse de tal manera que se ejecuten de la mejor forma posible y que contribuyan positiva y efectivamente al logro de los objetivos propuestos. El desarrollo de esta función implica ejercer autoridad sobre otras personas, disponer de los elementos necesarios para apoyar sus actividades y determinar un sistema de normas que orienten la conducta y actuación del personal.

La dirección es una actividad que incluye el desarrollo de diferentes actividades, como: activación, comunicación, motivación, liderazgo, coordinación y toma de decisiones en donde se involucra de manera directa el recurso humano, por ser este quien ejecuta cada una de las actividades que se realizan dentro de la empresa, por lo cual ésta debe contribuir al logro de la satisfacción de sus necesidades de tal manera que puedan desarrollar los más altos niveles de productividad.

La dirección implica transmitir a las personas de manera fácil y rápida lo que ellas deben hacer y lograr; dándoles a conocer cuales son los objetivos o fin que busca la empresa para posteriormente los administradores lideren, influyan y persuadan a los subordinados para que coloquen su máximo potencial, esfuerzo y dedicación en la realización de sus tareas con miras a la obtención de resultados efectivos que contribuyan a la consecución dichos objetivos y metas empresariales. Es decir, constituye el proceso mediante el cual se influye a las personas para que contribuyan al logro de las metas del equipo de trabajo y por ende de la empresa.

Existen diversas definiciones de dirección, por lo que se citarán algunos autores para ampliar un poco más nuestro concepto. Respecto del concepto de dirección, Samuel Certo, dice: “es un proceso mediante el cual los administradores buscan influir sobre los subordinados para lograr sus metas, y esto es a través de la comunicación”.5

5

CERTO, Samuel. Administración moderna. Ed. Interamericana. 179 de 234

George Terry, afirma: “Es la relación en que una persona o líder influye a otras a trabajar unidas espontáneamente, en labores relacionadas, para llevar a cabo lo que el líder desea”6,

Rodríguez Valencia, la define como el órgano ejecutivo de un organismo social, encargado y responsable de realizar los fines del mismo, de acuerdo con los objetivos y normas generales fijados por los órganos superiores.

Por su parte, Ramírez Cardona, dice que la dirección hace referencia al conjunto de acciones que indican el camino o el rumbo que debe seguir la empresa y también al conjunto de enseñanzas y preceptos que orientan y conducen a los grupos humanos que trabajan en ella.

La dirección en esencia consiste en guiar a un grupo de personas para que logren los objetivos de la empresa, lo cual implica mandar, influir y motivar de manera adecuada para que realicen las tareas delegadas oportunamente. La función de dirección es desarrollada por la gerencia y administradores de la empresa., por lo cual el papel que desempeña el gerente es primordial e indispensable porque es precisamente él quien mediante su gestión influye positivamente, lidera las acciones y promueve la creación de una atmósfera adecuada para fomentar en los empleados el espíritu de lucha y deseo de colaboración que los impulsa a desarrollar todo su potencial en pro de la organización.

Dentro de las organizaciones se presentan diferentes estilos de dirección los cuales influyen directamente sobre el comportamiento y productividad de las personas. Según Douglas McGregor se pueden distinguir dos tipos o estilos de dirección:

•

6

El Estilo Tradicional: se apoya en la teoría equis (X), la cual hace referencia a que el esfuerzo administrativo del grupo organizacional se enfoca únicamente hacia el logro de los objetivos básicos; porque considera que el hombre trabaja por incentivos meramente económicos, son perezosos y les gusta evadir el trabajo si es posible, para que trabaje debe ser estrictamente dirigido y controlado para cumplir con el mínimo desempeño, la mayoría de las personas son pasivas y metódicas, no les gustan los riesgos, le temen al cambio por lo que prefieren ser dirigidos y controlados.

TERRY, George. Principios de la administración. Ed. CECSA. 180 de 234

Este estilo de dirección coarta la libertad del ser humano para desarrollar capacidades y habilidades de innovación y creatividad porque se crea dependencia a las normas y costumbres tradicionales que le impiden evolucionar laboral y personalmente hacia el logro de los objetivos, lo que va en detrimento de productividad y eficiencia empresarial.

•

El Estilo Innovador: para hacer análisis de este estilo de dirección propuso la teoría Y, la cual se fundamenta en que se reconoce que existe una tendencia del ser humano a innovar, a desarrollar el talento, a buscar realizaciones novedosas, a asumir mayores responsabilidades y tiende a la auto dirección y al autocontrol. Este estilo es innovador, eminentemente creativo que busca la promoción del hombre mediante el apoyo de una dirección estimulante y motivadora para que logre cada vez mejores resultados en su labor.

El estilo innovador se caracteriza por su capacidad para: Descentralizar y delegar funciones, enriquecer cada cargo con modalidades y métodos nuevos, dar participación en los procesos de toma de decisiones, dar oportunidad de autoevaluación del desempeño.

Un estilo de dirección adecuado debe ser aquel capaz de generar en el subordinado un alto grado de motivación que le permite incrementar su nivel de eficiencia y productividad con altos estándares de calidad que conlleve a la empresa a lograr una mayor competitividad.

7.1.2 Importancia de la dirección Una vez establecidos los objetivos de la empresa, definida la planeación y organizadas las diferentes actividades a desarrollar; es imperante la necesidad de implantar un sistema de dirección apropiado mediante el cual se logre la realización efectiva de todo lo planeado por medio de la autoridad del administrador, su capacidad de liderazgo para aprovechar al máximo el potencial de cada miembro de su organización, su capacidad innovadora y creativa y capacidad para tomar decisiones; las cuales a su vez permiten el logro de los objetivos organizacionales.

La dirección es una herramienta valiosa en el proceso administrativo de la empresa, porque personifica su elemento más decisivo, ya que de el se emanan las diferentes decisiones que repercuten directamente sobre el buen 181 de 234

funcionamiento de la empresa y cuyo cumplimiento depende en gran medida de la adecuada conducción y orientación que se haya hecho la persona encargada. Por lo tanto, para que el sistema de dirección ha implementar sea acertado y pueda cumplir con sus objetivos deberá: permitir la participación de los diferentes niveles, desarrollar un carácter humanístico dentro de la organización por que principalmente esta dirigido hacia el recurso humano, incentiva la integración individual y grupal, orienta y motiva hacia la actuación en procura de lograr unos objetivos.

Teniendo en cuenta que la dirección básicamente es dirigida hacia el recurso humano, y comprende el proceso de ejercer influencia sobre las personas para que apoyen la labor directiva mediante la correcta y oportuna realización de sus deberes. La empresa debe buscar y seleccionar el estilo de dirección apropiada que se ajuste a sus necesidades y requerimientos, porque la forma como son dirigidas las personas genera un determinado comportamiento individual y grupal. Por lo cual, la responsabilidad de un gerente no se puede limitar a influenciar y manipular a los subordinados, sino que debe ir más allá y buscar los medios para motivarlos y contribuir a la realización de sus actividades de tal manera que sean más productivos e innovadores y estén dispuestos a responder a los diferentes cambios que se puedan presentar.

7.1.3 Fases del Proceso de Dirección Se refiere a la manera por medio de la cual se ejecuta un propósito. En el se distinguen tres fases básicas para su efectivo desarrollo.

a. Mando o Autoridad: se expresa mediante la capacidad y habilidad que posee una persona para tomar decisiones y exigir su inmediato cumplimiento mediante la expedición de órdenes que otros deben cumplir; es decir, para ejercer la autoridad gerente o administrador necesariamente debe delegar funciones y responsabilidades de tal manera que se garantice el cumplimiento de las diferentes tareas en pro del logro de los objetivos empresariales. Dentro de las organizaciones se puede distinguir diferentes clases de autoridad como: la autoridad Jurídica, es otorgada a los individuos para revestirlos del poder suficiente para exigir el cumplimiento de las tareas; y la autoridad moral, es concedida de acuerdo a las cualidades, habilidades, conocimientos, experiencia y prestigio que posee una persona, lo cual le da el derecho a intervenir en la ejecución de actividades sin tener autoridad formal. Del manejo que haga el gerente o administrador de los diferentes tipos de autoridad que le son conferidas depende el desarrollo de una dirección eficiente.

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b. Comunicación: es un proceso mediante el cual se intercambia ideas, opiniones e información entre dos o más personas con el fin de hallar un determinado comportamiento por parte del receptor. Mediante el desarrollo de una comunicación efectiva el gerente podrá liderar, incentivar y manejar los grupos de la mejor manera posible, ya que la transmisión de información es clara y oportuna, lo cual permite que las acciones sean desarrolladas correctamente.

c. Supervisión: es la última fase del proceso de dirección, consiste en vigilar que las tareas se realicen de acuerdo a lo planeado y ordenado. Es propia de los niveles inferiores de dirección, denominados supervisores inmediatos los cuales solo tienen a su cargo obreros o empleados que llevan a cabo las órdenes e instrucciones dadas. La supervisión es realizada simultáneamente a la ejecución de las labores; por eso, la actitud del supervisor frente al grupo influye de manera decisiva sobre el ambiente de trabajo y por tanto en la cantidad y calidad de trabajo que se desarrolle.

La supervisión se puede aplicar de manera restrictiva o moderada, en la primera el supervisor se obliga a cumplir con determinados parámetros de producción, generalmente a producir con cierta cantidad de bienes; por lo cual el grupo de subordinados deberá dedicar todos sus esfuerzos exclusivamente a cumplir dicha labor. El personal no tiene libertad ni autonomía en su trabajo; por su parte la supervisión moderada es más flexible permitiéndole al trabajador cierto grado de libertad en el cual puede aprovechar su iniciativa, mostrarse más satisfecho con su trabajo y por ende incrementar su productividad. De acuerdo a estos dos tipos de supervisión el empresario deberá decidir cual es la más adecuada para supervisar sus funciones, pero teniendo en cuenta el tipo de trabajo y las características del personal que lo realiza.

La supervisión emplea diferentes recursos que le permite al empresario aplicarla de manera sistemática de acuerdo a sus necesidades. Los recursos que utiliza son:

- Los planes de trabajo: muestran por escrito las diferentes actividades que deben realizar los empleados.

- Reuniones: se realizan entre el supervisor y sus empleados, deben hacerse de manera periódica con el fin de

informar sobre las actividades a realizar.

- Visitas periódicas: deben hacer regularmente dependiendo del tipo de trabajo que desarrollen los empleados; consiste en visitar a cada uno de los 183 de 234

empleados en su lugar de trabajo para conocer personalmente cuales son las necesidades o falencias que se presentan.

- Rendición de informes: se debe realizar periódicamente, en donde se detalla cada una de las actividades que se han realizando, los inconvenientes encontrados, si se ha cumplido con los objetivos, etc. El informe deberá ser claro y conciso para facilitar el proceso de supervisión.

7.1.4 La comunicación del proceso de dirección La comunicación constituye un elemento básico en el desarrollo de la función de dirección; por que sin ella no se puede trasmitir ideas e información, dar ordenes, motivar e inducir los diferentes miembros de la organización a que participen activamente en la ejecución de las tareas, entonces sin ella la labor directiva no tendría razón de ser. Por lo cual, los directivos reconocen la importancia de implementar eficientes sistemas de comunicación dentro de la organización que le permitan aplicar técnicas de motivación, liderazgo y manejo de grupos en donde se hace conveniente tener acceso a gran cantidad de información para tomar decisiones acertadas, identificar problemas, etc.

Las empresas constituyen unidades sociales que a su vez están conformadas por personas que interactúan constantemente entre si, por tal razón la comunicación desempeña un rol importantísimo en la medida en que facilita las relaciones laborales y personales entre los directivos y los subordinados en pos de lograr que la planeación administrativa sea ejecutada eficazmente y que el control administrativo se aplique con efectividad; de tal manera que se disminuya los conflictos y la incertidumbre y se logren los objetivos propuestos.

La comunicación dentro de las empresas es fundamental; por lo tanto los directivos son los responsables de diseñar e implementar canales de comunicación eficientes que permitan el intercambio de información de manera clara y oportuna para facilitar su entendimiento y comprensión de tal manera que permita la correcta ejecución y el máximo rendimiento por parte de los subordinados. Entonces, de acuerdo a lo anterior se puede decir que el éxito de las empresas esta determinado por la capacidad de sus administradores para comunicarse.

El proceso de comunicación exige por lo menos de la existencia de dos personas: la que transmite y la que recibe e interpreta la información, los cuales utilizan un determinado código y un canal específico. El emisor 184 de 234

representa la persona de quien procede el mensaje que va dirigido a otro individuo o a un grupo; mientras que el receptor es quien recibe el mensaje y asimila la información que le ha sido comunicada. En este proceso debe haber una relación de bilateralidad, es decir tanto el emisor como el receptor esperan una respuesta inmediata o posterior al mensaje.

La información es comunicada utilizando diferentes canales, lo cual determinan la existencia de diferentes tipos de comunicación, dentro de los cuales se pueden citar:

∗ Formal: es aquella comunicación que se desarrolla siguiendo algunas reglas que exige un grupo, por ejemplo juntas, reuniones o entrevistas. Dentro de las organizaciones se utiliza para comunicar información relacionada con el trabajo. Puede utilizar canales directos no utiliza ningún intermediario, o indirectos en los que para transmitir la información utiliza dos o más intermediarios entre el emisor y el receptor. Este tipo de comunicación se recomienda que se haga utilizando medios escritos a través de documentos para evitar que el mensaje sea distorsionado y haya pérdida total o parcial de información.

∗ Informal: son utilizados por las personas para establecer relaciones interpersonales dentro de la empresa. Igual que la comunicación formal puede utilizar canales directos e indirectos y medios orales o escritos.

∗ Descendente: este tipo de comunicación se da dentro de la empresa desde los niveles jerárquicos superiores hacia los subordinados. Generalmente se basa en la emisión de órdenes e instrucciones.

∗ Ascendente: es la comunicación que se establece entre los subordinados y los niveles jerárquicos superiores de la empresa. Generalmente comprende la presentación de informes de gestión.

7.1.5 La dirección estratégica La dirección estratégica en las organizaciones hace referencia a una dirección prevista de orientaciones con prospectiva, por tanto esta herramienta administrativa permite a los administradores o gerentes manejar la autoridad mediante sistemas de comunicación orientados al fortalecimiento de la productividad de las personas mediante estrategias que generen motivación y autocontrol, en donde los esfuerzos de todos los miembros estén orientados con una visión futurista para lograr la eficiencia y efectividad organizacional.

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Por tanto, el reto de alcanzar la eficiencia en una organización, nos garantiza por ejemplo en la producción que cuanto mas eficiente sea una planta industrial, menor será el costo necesario para elaborar un producto. Este sentido de eficiencia es extensible al resto de áreas como la comercialización, gestión de stocks, investigación, desarrollo tecnológico, infraestructura, y manejo del personal si se cumple en todas las áreas podrá alcanzar una eficiencia superior.

Por lo anterior, el administrador debe analizar las interrelaciones e interacciones de los sistemas externos de la empresa, para evaluar con el personal la incidencia que estas pueden tener en las operaciones que desarrolla la empresa y de esta forma tomar los correctivos pertinentes mediante orientaciones estratégicas que permitan el logro de resultados mas eficientes y efectivos, es así como se ve reflejado como los gerentes mediante la dirección colaboran a las personas para que satisfagan sus necesidades y utilicen todo su potencial para lograr la realización de las metas previstas en la empresa.

7.1.6 Elementos esenciales de la dirección Para desarrollar una adecuada gestión empresarial se requiere identificar los elementos que componen la función de dirección, para de una u otra forma poder establecer responsabilidades y delegar autoridad. Dentro de los más relevantes se encuentran:

 Responsabilidad de quien ejerce la acción de dirigir.

Sin importar el grado de organización que se desarrolle dentro de la empresa, la dirección debe asumir la responsabilidad de conducir la empresa hacia el éxito y para ello deberá asumir funciones como: planear, organizar, dirigir, controlar, comunicar, coordinar, etc. quien ejerce la dirección generalmente recibe distintas denominaciones director, jefe, presidente, gerente, empresario, etc.; y precisamente es sobre él que recae toda la responsabilidad porque es el encargado de gerenciar la empresa a través del desarrollo de diferentes acciones para conducir y representar los negocios mediante una adecuada toma de decisiones que le permita hacer el diseño del curso de acción apropiado en donde pueda ejercer y delegar autoridad para cumplir con las funciones que le ha sido asignadas. El gerente tiene la responsabilidad y obligación de orientar, asesorar, motivar y controlar el accionar de sus subordinados para evitar desviaciones que le impidan y dificulten el logro de los objetivos empresariales. 186 de 234

 El Ambiente en que se Desarrollan las Actividades:

El medio ambiente que rodea la empresa influye considerablemente en las acciones de los directivos y los subordinados. Por lo tanto las condiciones del ambiente de trabajo deben ser óptimas, ya que las restricciones físicas y sicológicas entorpecen el correcto desarrollo de las diferentes labores empresariales y por ende los esfuerzos deben ser mayores y los objetivos y planes sufren demoras que afectan directamente la productividad. Una ambiente interno adecuado le permite al personal involucrado en los diferentes procesos aprovechar toda su capacidad, conocimientos, destrezas y habilidades en la ejecución de sus tareas, desarrollar un alto grado de pertenencia y motivación que lo impulsa a trabajar de la mejor manera posible incrementando su productividad en pos de la consecución no solo de los objetivos empresariales sino también de los personales como la autorrealización, mayores ingreso, etc.

En este sentido es deber de los administradores identificar los diferentes factores del medio que influyen negativamente sobre el buen desempeño de los trabajadores, estos pueden ser: el hacinamiento, la temperatura, mala iluminación, falta de aseo, etc.; además de fortalecer otros que pueden brindarle comodidad y bienestar a los subordinados, ya que estos por naturaleza se identifican con ambientes sociales dentro de los cuales puedan expresar libremente sus expectativas, sentimientos, emociones, etc.

 Competencia de los Subordinados:

La evaluación de desempeño permite hacer un seguimiento continuo y planeado de la labor de los empleados, para determinar los resultados, progresos o deficiencias. Por lo tanto, el administrador deberá utilizar diferentes técnicas que le permitan evaluar el desempeño del trabajador y calificar sus logros para decidir el incremento salarial, su promoción, ascenso o traslado y las metas que deberá cumplir para el siguiente periodo. Además de considerar estos aspectos se debe incluir un análisis del comportamiento, trabajo en equipo, cooperación, sus aportes, ideas, innovaciones, etc. Porque la empresa no es un conjunto de trabajos individuales, sino un conglomerado de relaciones de trabajo en equipo que facilitan la consecución de los objetivos y metas de la empresa.

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El gerente deberá convertirse en un líder capaz de potencializar los conocimientos, habilidades y destrezas de sus subordinados para motivarlos e influirlos para lograr que estos se conviertan en verdaderos colaboradores dinámicos y comprometidos con los objetivos empresariales. Para lo cual, deberá implementar una dirección basada en el conocimiento y análisis de aspectos como: la plena identificación de los objetivos de la empresa y de las personas que hacen parte de ella, conocer las características, necesidades y anhelos de los individuos que están bajo su responsabilidad, identificar las actitudes de la clase dirigente frente a los subordinados; lo que lo ayudará a desarrollar una dirección efectiva en el corto y mediano y largo plazo.

7. 2 EL CONTROL 7.2.1

Conceptos y generalidades

Es un proceso a través del cual los administradores y empresarios desarrollan un esfuerzo sistemático orientado a comparar el rendimiento obtenido con los estándares establecidos por las organizaciones para estar en capacidad de aplicar a tiempo las medidas correctivas necesarias que subsanen las falencias y errores que se haya presentado y encausar nuevamente las acciones de acuerdo a lo planeado, organizado y dirigido con el fin único de alcanzar los objetivos trazados. Su función primordial consiste en verificar si todo se está haciendo de conformidad con lo que fue planeado y organizado para identificar los errores y desviaciones bien sea en la planeación o la ejecución a fin de corregirlos mediante la aplicación de acciones correctivas, que eviten su repetición en el futuro.

El concepto de control es muy extenso y variado, por lo tanto se citaran algunos planteamientos de diversos autores:

-

Koontz y O”Donell: El control implica la medición de lo logrado en relación con lo estándar y la corrección de las desviaciones, para asegurar la obtención de los objetivos de acuerdo con el plan.

-

Idalberto Chiavenato: El control es una función administrativa: es la fase del proceso administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita.

-

George Terry: El control es el proceso para determinar lo que se está llevando a cabo valorizándolo y si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado. 188 de 234

-

Robert C. Appleby: Control es la medición y corrección de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan económica y eficazmente.

-

Guzmán Valdivia L. define el control así: Consiste en identificar los diferentes medios que nos permite comparar los resultados estimados. A fin de corregir desviaciones o vencer los obstáculos que se hubieren presentado en la realización de los programas.

Estos planteamientos nos brindan las bases suficientes para que a partir de ellos podamos establecer nuestro propio concepto. Teniendo en cuenta que éste puede ser orientado desde diferentes puntos de vista en donde se utilizan términos como, por ejemplo: verificar, regular, comparar, limitar y restringir, etc. dentro de los cuales se puede enmarcar un concepto claro.

Ahora, que ya hemos aclarado y definido el concepto de control nos enfrentamos a la necesidad de identificar cuales son los objetivos del control; los cuales se sintetizan de la siguiente manera:

∗

Comparar los resultados de la actividad con los objetivos asignados a los responsables de obtener estos resultados.

∗

Proporcionar información confiable sobre el tipo y el tamaño de las desviaciones que pueden presentarse entre lo planeado y los resultados.

∗

Diseñar política, reglas y medios para evaluar dichas desviaciones.

∗

Facilitar y suministrar la información suficiente y necesaria para efectuar la una adecuada toma de decisiones, es decir para que se pueda formular las medidas correctivas a aplicar.

∗

Identificar las causas que provocaron las desviaciones para modificarlas de manera favorable, actuando sobre los factores internos y externos.

∗

Lograr que los administradores mantengan una constante atención sobre el desarrollo de las operaciones para hacer los respectivos análisis que le permita detectar cambios o desviaciones que puedan alterar su normal desarrollo y así evitar que se vuelvan a suceder en el futuro.

∗

Apoyar y guiar la actividad de los ejecutores manteniendo sus esfuerzos en línea con los objetivos y metas perseguidos por la empresa.

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∗

Verificar que los recursos y medios de la empresa sean utilizados en la cuantía prevista para cumplir con los objetivos de la misma, es decir que sean utilizados de manera eficiente.

Condiciones O Requisitos Del Control Efectivo

El control, es una función administrativa que se debe desarrollar constantemente con el fin ayudar a los administradores en el logro de los objetivos empresariales, pero que sin embargo durante su proceso se presentan una serie de falencias e inconvenientes que generalmente son consecuencia de la falta de coordinación entre el sistema aplicado y los requisitos para un control eficiente. Por lo cual, se hace imprescindible la exigencia de dos requisitos fundamentales para que el control sea calificado como efectivo: a. Debe estar apoyado en un plan: para posteriormente poder hace una comparación entre lo planeado o proyectado y lo que se esta haciendo o lo que ya se ha ejecutado. Estos planes deberán ser claros y concisos. b. Debe tener una estructura organizacional definida y clara: para facilitarle al administrador la labor de integración y coordinación entre las diferentes áreas funcionales y para determinar responsabilidades individuales de acuerdo a su función.

Para que el control sea efectivo, no debe ser considerado como una función aislada; sino que por el contrario como una unidad que se complementa vitalmente con la planeación, la organización, la dirección, etc. para contribuir de manera más eficaz y eficiente al bienestar de la empresa.

Importancia del control en la empresa

Independientemente del tamaño, tipo y estructura organizacional de que dispone una empresa, que sus planes y objetivos hayan sido sustentados sobre bases sólidas, estas no están exentas porque generalmente siempre habrá errores o desviaciones que alteran el curso normal y por tanto no permite cumplir a cabalidad con los planes y objetivos propuestos inicialmente. Entonces, es aquí donde el control debe ejercer su papel verificador de tal manera que contribuya como elemento activo al logro de los objetivos empresariales; ya que su real importancia la determina no el hecho de identificar y ubicar las fallas, sino descubrir las verdaderas causas 190 de 234

que las originan y detectar las posibles desviaciones antes de que ocurran con el objetivo de evitar los contratiempos que ellas generan.

La importancia del control dentro de la gestión empresarial es evidente en cada una de sus actividades, ya que le permite: -

Mantener e Incrementar los niveles de calidad: Porque permite detectar las fallas y corregirlas de tal manera que se cumplan con los estándares de calidad establecidos y satisfacer las exigencias del mercado.

-

Enfrentar el Cambio: Nada en el ambiente organizacional permanece estático, la competencia ofrece nuevos producto o servicios, aparecen nuevas tecnologías y materiales, los procesos son modificados, etc. por lo tanto la empresa deberá estar preparada para enfrentarlos de manera que su efecto negativo sea mínimo, es decir el control le permite contrarrestar las amenazas y aprovechar las oportunidades al detectar los cambios que afectan directa o indirectamente su organización.

-

Crear e implementar ciclos más rápidos: al identificar los errores y aplicar las medidas correctivas necesarias permite que los procesos sean más ágiles; ya que a su vez ejerce su función previsora para que estos no vuelvan a ocurrir garantizando el cumplimiento de parámetros tanto de calidad como de tiempos en el desarrollo de las diferentes actividades con el fin de satisfacer oportuna y adecuadamente las necesidades de los consumidores.

-

Agregar Valor: consiste en adicionar a los productos o servicios producidos un valor agregado que le permita diferenciarse de los de la competencia de tal manera que los clientes lo prefieran y lo adquieran; lo cual generalmente se transforma en una alta calidad que se logra mediante la aplicación de eficientes y adecuados métodos de control.

-

Facilita el trabajo en equipo: porque mediante la aplicación de los diferentes métodos de control se puede detectar la existencia de falencias que requieren del trabajo coordinado de todos los miembros de la empresa para lo cual se hace necesaria la delegación de autoridad y responsabilidad que despierte en los empleados su deseo de trabajar en equipo para complementar su labor en pro de la consecución de los objetivos generales.

7.2.2

Proceso del control

191 de 234

El control administrativo es un proceso sistemático mediante el cual se establecen ciertas normas de desempeño de acuerdo a los objetivos planeados, se comparan los resultados reales con las normas establecidas con anterioridad, se determina si hay desviaciones y cual es su importancia, para posteriormente determinar las acciones necesarias que garanticen el uso eficiente de los recursos disponibles para lograr los objetivos empresariales. Este, es un proceso cíclico y repetitivo que contiene una serie de pasos, que lo identifican como tal:

2. Evaluación de desempeño

1. Establecimiento de estándares

El control 4. Toma de decisiones y acción

3. Comparación del desempeño con los estándares

a. Establecimiento de Estándares o criterios de evaluación: los cuales constituye una norma o punto de referencia con los que se mide el desempeño real esperado. Los que comúnmente se establecen son:

-

Estándares de Productividad: se miden en términos de cantidad, horas o velocidad, volumen de producción, cantidad de existencia, materia prima, etc.

-

Estándares de Calidad: involucra el control de calidad de materias primas, de la producción, especificaciones del producto, etc.

-

Estándares de Mercadeo: indican en términos cuantitativos físicos y monetarios la participación en el mercado, ventas totales y la posición frente a la competencia.

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-

Estándares de Costos: contemplan los costos de producción, costos de administración, costos de ventas, etc.

-

Estándares de rentabilidad: indican el rendimiento de las inversiones en términos monetarios para un periodo determinado.

b. Evaluación de Desempeño: consiste en determinar y evaluar la ejecución y desempeño actual; es decir, mostrar lo que se ha logrado. Las formas comunes de medir el desempeño son: mediante la observación personal, los datos estadísticos, informes escritos u orales y mediante la información contable; los cuales constituyen herramientas indispensables para recopilar información objetiva para cumplir con el siguiente paso del control.

c. Comparación del desempeño con los estándares: una vez obtenida la información acerca del funcionamiento de la empresa, se procede a comparar los resultados del desempeño con lo que fue establecido como estándar, para verificar si hay desvíos, fallas o errores en relación con el desempeño esperado, determinando que tan significativas son las desviaciones es decir cual es su grado de afectación o incidencia que pueda tener sobre el normal desarrollo de las actividades. d. Aplicación de Acciones Correctivas: constituye la última etapa del proceso de control en donde se busca corregir los desvíos y errores que se presentaron en el desempeño, para ajustarlo al estándar esperado. las acciones correctivas deben ser de carácter inmediato, ya que un control efectivo no soporta demoras y excusas innecesarias.

7.2.3

Necesidades de control

Una de las tareas de los empresarios es velar por el correcto funcionamiento de las diferentes actividades de la empresa, para lo cual deberá realizar un estudio donde pueda determinar los puntos críticos en los cuales se presentan falencias. El control como función administrativa implica la generación de costos, los cuales en muchas ocasiones son elevados por lo tanto su decisión de aplicación o no deberá ser sometida a un análisis para determinar cual es la necesidad real de control y en que porcentaje se requiere. La pequeña y mediana empresa deberá hacer una evaluación de sus necesidades más apremiantes en las áreas de mayor relevancia para su funcionamiento, para posteriormente diseñar un sistema de control simple que se apoye en la eficiencia; es decir que utilice técnicas y métodos capaces de identificar las causas de los errores reales o potenciales con los mínimos costos y efectos negativos para la empresa. 193 de 234

El control es una función vital e imprescindible dentro de las organizaciones, ya que puede avalar el correcto desarrollo de las diferentes actividades empresariales, que redunden en mayores beneficios para la empresa; su aplicación debe ser de carácter obligatorio en todas y cada una de las áreas funcionales de la empresa, en donde podrá ser ejecutado desde el gerente general, jefes de división y departamento hasta los supervisores, por lo tanto, observemos como se puede desarrollar en cada una de ellas:

a. Área de Producción: esta sección requiere de atención en cuanto a la aplicación de controles, porque es aquí donde se fabrican o producen los productos o servicios que la empresa va a colocar en el mercado para satisfacer una necesidad de un cliente actual o potencial, por lo cual debe cumplir con ciertas especificaciones de técnicas y de calidad que le garantice el éxito de su producto. Los controles que se aplican en esta área son:

-

Control de Producción: para comprobar el volumen de producción en cada sección por producto o servicio de acuerdo por los requerimientos exigidos por el mercado y estándares fijados.

-

Control de calidad: para asegurarse de que sus productos o servicios cumplen con los requisitos mínimos y estándares de calidad establecidos.

-

Control de costos: para verificar que los costos de producción no se incrementen o disminuyan, ya sea por materia prima o mano de obra.

-

Control de tiempos de producción: para evitar que estos tiempos se desvíen, bien sea en las máquinas o en el recurso humano en relación con los estándares establecidos. Control de tiempos y movimientos.

b. Área Comercial: es importante el control en está área porque es donde se vende o comercializan los productos o servicios producidos, por lo tanto los controles efectuados en ella son:

-

Control de Ventas: para determinar el volumen diario, semanal, mensual y anual de las ventas por cliente, vendedor, región, producto o servicio que le proporcione información suficiente para hacer las respectivas proyecciones y a la vez descubrir falencias en sus sistemas de distribución.

-

Control a los medios publicitarios y promociónales, para verificar si realmente están cumpliendo con los estándares establecidos y si han logrado su objetivo en cuanto a incremento de las ventas. 194 de 234

-

Control de Costos: para verificar continuamente los costos de ventas, comisiones, costos de propaganda, etc.

c. Área Financiera: Es el área de la empresa que se encarga del manejo de los recursos financieros, presupuesto, etc. Entonces requiere del control ya que estos recursos son escasos y difíciles de recuperar. Se controla:

-

El Presupuesto: se controla las previsiones de gastos financieros por departamento para verificar la existencia o no de desvíos.

-

Control de costos y gastos: este control es global, ya sean costos de producción, ventas, administrativos, financieros, etc. Ya que un desvió por mínimo que sea puede ocasionar graves consecuencias en las finanzas de la empresa.

d. Área de Recursos Humanos: encargada del manejo y administración del personal, los controles aplicados aquí son: Control de Asistencia, Control de Vacaciones, Control de Salarios, etc.

Todas las áreas de la empresa requieren de la aplicación en mayor o menor medida de alguna forma de control, por lo tanto se debe definir el tipo de control que se implementará como estrategia para lograr sus objetivos de manera eficaz, definiendo quién y en qué forma se van a aplicar las medidas de control, quién aplicará las acciones correctivas y en qué forma, etc. En cuanto al tipo de control a aplicar comúnmente se distinguen tres clases:

a. El precontrol:

Es un control previo que se realiza antes de que se ejecute el trabajo. Es de carácter preventivo porque busca eliminar o disminuir las desviaciones antes de que éstas afecten el normal desarrollo de los procesos. En la ejecución del precontrol la gerencia encamina todos y cada uno de sus esfuerzos para que no se presenten desfases entre los resultados obtenidos y los planeados, para lo cual se apoya en el diseño de políticas como directrices de las acciones a seguir. Este tipo de control se puede aplicar en la selección del recurso humano de acuerdo a los requerimientos de la labor a realizar, para control de materiales bajo los estándares de calidad exigidos y garantizar las cantidades suficientes para cubrir sus necesidades, para el control de los recursos financieros, etc.

b. Control Concurrente: se realiza a la par

con el desarrollo de las actividades, es decir mientras que estas se están realizando para determinar especialmente el desempeño humano y el rendimiento de las 195 de 234

máquinas; el cual es realizado generalmente por los supervisores quienes dirigen el trabajo de los subordinados para asegurarse de que las funciones sean correctamente desempeñadas de acuerdo a lo planeado.

c. El Post-Control o de Retroalimentación: El control es aplicado en base a la información obtenida después de que ha sido realizada una determinada labor, para posteriormente aplicar las medidas correctivas necesarias encaminadas a subsanar las falencias halladas en el desarrollo de dicha labor. En el post-control se analiza el comportamiento de uno o más factores con el fin de comparar su rendimiento real con lo planeado.

7.2.4

Técnicas de control

Las técnicas de control comprenden las diferentes herramientas de las que se vale el empresario para desarrollar la función de control dentro de su organización en procura de lograr el éxito de sus planes. Mediante estas técnicas se determina si los resultados reales coinciden con los esperados y constituyen un método para controlar programas, costos, tiempos, secuencias, relación de actividades, etc.

Una técnica de control es un procedimiento que muestra de forma resumida gran cantidad de información acerca de la organización; brindando las bases necesarias para desarrollar e implementar estrategias que permitan fortalecer los puntos fuertes y minimizar las debilidades. Dentro de estas técnicas, se pueden citar: los presupuestos, análisis estadísticos, razones financieras, análisis del punto de equilibrio, la auditoria operacional, investigación de operaciones, Gráfica de Gantt, análisis de redes de tiempos (PERT), técnicas del Método de la Ruta Critica (CPM), programa de Proyectos Múltiples y Asignación de recursos Resource Allocation and Multi Project Schedulling (RAMPS), etc. A continuación se describirán de manera generalizada alguna de ellas para su mejor comprensión y profundización:

•

Los Presupuestos: Son planes financieros en donde se especifica la forma en que van a ser obtenidos y utilizados los fondos de la empresa de acuerdo a sus necesidades durante un determinado periodo de tiempo con el fin de lograr los objetivos propuestos. Aunque generalmente los presupuestos se relacionan directamente en términos financieros, es conveniente recordar que estos, también se pueden emplear para determinar los requerimientos de mano de obra, volúmenes de ventas, de producción, etc.

196 de 234

El presupuesto permite a las empresas establecer prioridades y evaluar la consecución de los objetivos, facilitando la toma de decisiones sobre su gestión y crecimiento. Existen variados tipos de presupuestos, dentro de los cuales se pueden encontrar: presupuesto de ingresos y gastos, de balance general, del efectivo, de gastos de capital, físicos (mano de obra, unidades producidas, materiales).

•

Los Datos Estadísticos: comprenden la reunión de datos numéricos sobre distintos aspectos de la organización, cuyo objetivo es mostrar las tendencias para que el administrador pueda extrapolar y estimar los rumbos que siguen los sucesos más importantes. Estos datos se pueden representar de forma tabular o mediante gráficas, las cuales facilitan su comparación con estándares predeterminados y la toma de decisiones.

•

Análisis de Punto de Equilibrio: representa el nivel de producción donde los ingresos obtenidos son iguales a los costos totales, es decir busca establecer el volumen mínimo de producción al que se puede operar sin obtener pérdidas ni utilidades. El análisis del punto de equilibrio es útil para decidir sobre el tamaño inicial y la tecnología a emplear, para realizar programaciones de acuerdo a su capacidad instalada y para redefinir precios para hacer factible el proyecto. Generalmente se acostumbra a hacer una representación gráfica entre ingresos y gastos, en donde la utilidad es cero.

•

Razones Financieras: Permite resumir la situación financiera de la empresa mediante el uso de rubros tomados del balance y el estado de resultados. El resultado obtenido en este análisis es comparado con los índices y promedios del sector industrial al cual pertenece la empresa. Dentro de las razones financieras se encuentra: razón corriente, utilidad neta, rotación de activos corrientes, endeudamiento total, etc. Los cuales serán profundizados en posteriores. estudios durante su carrera.

•

La auditoria Operacional: Consiste en realizar una evaluación de las operaciones contables o de cualquier otro tipo dentro de la empresa. Existen dos tipos de auditorias: internas y las externas. En donde la primera, es realizada por miembros de la misma organización, se desarrolla con el fin de garantizar que los activos estén debidamente protegidos y que los registros financieros sean llevados con la confiabilidad y precisión necesarias para preparar los estados financieros. Representan una herramienta importante de evaluación de la eficiencia de las operaciones de la organización. Por su parte, la auditoria externa

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constituye un proceso de verificación mediante la evaluación independiente de las cuentas y los estados financieros de la organización en donde se revisan los activos, los pasivos y los informes financieros para comprobar que estén completos y exactos. Esta auditoria es realizada por auditores externos contratados para tal fin. La auditoria es más efectiva, cuando el análisis se hace extensivo a todas las operaciones de la empresa porque no solo se evalúan las cuentas, sino también las políticas, procedimientos, calidad de los administradores, etc.

•

Gráfica de Gantt: toma su nombre de su inventor Henry L. Gantt y consiste en representar cada actividad de la empresa en una barra horizontal, las cuales mediante su cruce con niveles o líneas verticales, indican en meses, semanas, o días el momento de su iniciación y terminación. Su fin es controlar el desarrollo de las actividades teniendo en cuenta que tiempo implica la realización de cada una de ellas, y la relación que deben guardar entre sí en cada momento, cuando todas deben llegar a un mismo fin.

•

Técnicas PERT: Su nombre se deriva de las siglas Program Evaluation and Review Technique (Técnica de evaluación y revisión de programas). Mediante una red de actividades y eventos y la estimación de tres tiempos se evalúa la probabilidad de terminar un proyecto para una fecha determinada. Es una técnica fue diseñada inicialmente para controlar y evaluar la duración de los proyectos y posteriormente se le introdujeron los costos de las actividades para hacer el control presupuestal.

•

Técnicas CPM: busca estimar el tiempo probable y determinar el costo de cada actividad de una red, con el fin de fijar el tiempo más conveniente de comportamiento en la duración de un proyecto, para lograr el mínimo costo posible.

•

La técnica RAMPS: su nombre se deriva de las siglas de Resource Allocation and Multi Project Schedulling (Programa de Proyectos Múltiples y Asignación de Recursos). Su objetivo es programar la forma en que ciertos recursos limitados deben ser distribuidos entre varios proyectos simultáneos, total o parcialmente para obtener una máxima eficiencia.

7.2.5

La información en los procesos de control

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La información proporciona al control todos los elementos necesarios para poder ser aplicado de forma eficiente dentro de la empresa de acuerdo a las exigencias del mercado, como la calidad, volumen de producción, etc.; por lo cual deberá ser sometida a verificación para corroborar su veracidad y objetividad, por que de ello dependerá la efectividad de los resultados del proceso.

Por lo anterior, toda clase de información deberá cumplir una serie de requisitos o características que le permita al administrador tomar decisiones sobre bases sólidas y confiables que le ayudan a minimizar el riesgo y maximizar las oportunidades. Para que la información sea valiosa y realmente cumpla con su función debe poseer: un alto grado de idoneidad es decir que sea la apropiada para que sea útil en la toma de decisiones; tener calidad es decir que represente la realidad; ser oportuna porque representa ventajas para la organización facilitando la toma de decisiones que se pueden implementar de manera rápida; representar la cantidad suficiente que soporte una correcta toma de decisiones.

Las empresas deben diseñar un sistema de información administrativo que se ajuste a sus necesidades y que este de acuerdo a su presupuesto. Por lo tanto para su diseño debe tener en cuenta aspectos como: determinar las reales necesidades de información, recolección de datos e información, resumen de los datos, análisis de los datos, uso específico de la información.

7.2.6

Control del medio ambiente

El ser humano por su misma naturaleza lleva intrínseca la necesidad de transformación; por lo tanto ha sido capaz de modificar el medio ambiente de acuerdo a sus necesidades y actividades, lo que ha significado el deterioro del mismo, como consecuencia de la sobreexplotación de los recursos y degradación de su entorno natural que traen consigo daños irreparables como contaminación, calentamiento global, lluvias acidas, radiación, enfermedades respiratorias, extinción de especies naturales, deforestación, etc. todo en nombre del “desarrollo” bien sea económico y social. Por lo cual, ante esta perspectiva, han surgido leyes y normas internacionales que buscan disminuir el impacto negativo que ejerce el hombre sobre la naturaleza, más aún cuando las tasas de industrialización son altas en todo el mundo.

Al respecto, en las últimas décadas se ha comenzado a introducir nuevos conceptos como el de gestión ambiental, que constituye el conjunto de acciones dirigidas a velar por la conservación y el adecuado aprovechamiento 199 de 234

de los diferentes recursos naturales y del medio ambiente para alcanzar un alto grado de eficiencia; es decir, la gestión ambiental implica aprovechar los recursos de modo racional y rentable lo cual se convierte en bases para lograr un desarrollo económico y social sostenible. Implantar un sistema de gestión ambiental le permite a la empresa: mejorar el control y ahorro de consumo de materias primas y energía, mejorar la eficiencia de los procesos productivos al reducir los costos y minimizar los residuos, crear nuevos productos o servicios que no atenten contra el medio ambiente, evitar costos referentes a daños medioambientales y costos de restauración de los mismos, etc.

Las empresas deberán cumplir con la legislación vigente y aplicar la evaluación del impacto ambiental como exigencia para todo tipo de proyectos y como muestra de su preocupación por la conservación de la flora, la fauna y en general de la biodiversidad y el ambiente. La evaluación del impacto ambiental comprende la aplicación de técnicas como el estudio de impacto sanitario, social y económico, así como la evaluación estratégica ambiental en donde se hacen estudios medioambientales a nivel de políticas, programas y planes. Entonces, la empresa deberá diseñar estrategias como herramientas que le ayuden a ejercer una acción controladora sobre el impacto negativo que puede llegar a ocasionar el desarrollo de su actividad productiva sobre el medio ambiente; ya que es precisamente de el que toma los recursos que necesita.

RESUMEN

La dirección es una función administrativa que permite a los gerentes y administradores orientar las labores que realizan las personas que hacen parte de un ente organizacional, de tal forma que ejecuten las tareas de acuerdo a los procesos establecidos, mediante acciones que promuevan un clima organizacional adecuado, desarrollando así el compromiso y motivación de los trabajadores en pro del fortalecimiento permanente de las tareas empresariales.

Es así como las labores empresariales mediante la dirección administrativa aplica mecanismos de supervisión respecto de los planes de trabajo, reuniones con los empleados, visitas a las diferentes dependencias, rendición de cuentas, que sirven además de procesos de control para la verificación si se esta cumpliendo o no con los compromisos adquiridos y a la vez tomar los correctivos necesarios para mejorar los procesos y actividades desarrolladas. 200 de 234

Por tanto la dirección y el control, son elementos necesarios e imprescindibles cuando se administra o gerencia una organización, por que permite mejorar la calidad, afrontar los cambios que se presentan en los entornos, buscando la generación de mayores valores en los procesos, mayor productividad, evaluación de desempeño, en las diferentes áreas de la empresa (comercial, administrativa, producción, talento humano y financiera).

Para terminar este capitulo se enfatizo en las técnicas de control las cuales hacen referencia a los procedimientos que se aplican para conocer en forma resumida la información respecto de los resultados y actividades desarrolladas en la empresa, para de esta forma aplicar correctivos y estrategias de fortalecimiento acorde con las exigencias del entorno. Algunas técnicas son las siguientes: Los presupuestos, análisis estadísticos, razones financieras, análisis del punto de equilibrio, la auditoria operacional, investigación de operaciones, Gráfica de Gantt, análisis de redes de tiempos (PERT), técnicas del Método de la Ruta Critica (CPM) y otras.

ACTIVIDAD CAPITULO 7

a. Identifique en una empresa como se aplica la autoridad, la comunicación y la supervisión.

b. Explique como se percibe el clima laboral de la empresa y cuales son los aspectos más sobresalientes y críticos.

c. Presente los aspectos que los directivos de la empresa tienen en cuenta para la evaluación de los empleados.

d. Determine cuales son los controles mas representativos que se aplican en la empresa y a la vez plantee algunas recomendaciones de fortalecimiento.

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e. Elabore una matriz DOFA sobre las áreas de

la

empresa

(productiva, comercial, talento humano, financiera).

f.

Identifique como la empresa contribuye con controles para evitar el deterioro del medio ambiente.

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CAPITULO 8. MEGATENDENCIAS ADMINISTRATIVAS

INTRODUCCIÓN

En este capitulo se abordaran algunos conceptos y practicas sobre las megatendencias administrativas, entendiendo estas como la razón de ser de la administración, es decir las empresas se crean para obtener resultados efectivos y eficaces, en donde la calidad, las alianzas, los convenios, el ajuste en los procesos, la contratación y otros, son herramientas que se hacen cada día mas indispensables en la administración y gerencia de las organizaciones.

La administración de las empresas hoy es mucho más exigente que en épocas anteriores, por que se debe buscar la mayor productividad posible con el mínimo de inversión, cumpliendo con las exigencias del mercado y la normatividad establecida; de esta forma los gerentes y directivos de una empresa deben identificar los caminos más acordes con las necesidades de la organización y las exigencias del mercado, por ello la calidad total es el primer elemento que se debe contemplar en la dirección de las empresas, por que nada gana un gerente con disminuir los costos de producción o administración a costa de la calidad de los bienes o servicios que se comercialicen.

Por tanto, en este capitulo se abordaran temáticas como la reingeniería, el benchmarking, el outsourcing, el kaizen, el empowerment y otras estrategias de aplicación administrativa,

que con sus procesos de cambio, mediante el

reordenamiento de los procesos para llegar a ser el mejor o mediante

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contratación con empresas especializadas para que desarrollen y manejen ciertas actividades y ciertos recursos, generen ahorro en los costos productivos y administrativos, para lograr mejores resultados, permitiendo una mayor inversión en actividades productivas, es así como la modernización de los procesos administrativos y gerenciales,

deben estar orientados hacia el

bienestar de la comunidad, mediante la reducción de los costos en los procesos productivos o de servicios, mejoramiento de la calidad, alto grado de servicio al cliente, comunicación efectiva y otros aspectos que hacen posible un crecimiento y fortalecimiento de las organizaciones.

OBJETIVOS

•

Mostrar la importancia de las megatendencias administrativas en la gestión empresarial.

•

Dar a conocer algunas nuevas tendencias en el manejo de las empresas.

•

Explicar la importancia del trabajo en equipo en los ambientes organizacionales.

204 de 234

8. 1 Estrategias Competitivas Las estrategias competitivas en las organizaciones son acciones que se aplican para el fortalecimiento de los procesos y actividades empresariales, debido a que el entorno en donde se desarrolla las diferentes actividades empresariales es inestable y altamente competitivo, las empresas se ven forzadas a modificar sus estrategias competitivas o aplicar otras nuevas que le garanticen su supervivencia en el largo plazo. Las estrategias competitivas comprenden el conjunto de herramientas de las cuales se vale la empresa para convertirse en un ente con visión más abierta y altamente competitivo con capacidad para responder adecuada y oportunamente a las diferentes exigencias y necesidades del mercado.

Actualmente se ha intensificado el desarrollo y la aplicación de las diferentes corrientes competitivas que le permiten a las empresas lograr el mejoramiento de sus procesos y actividades y por ende cumplir con los objetivos propuestos. Entre las más comunes se pueden nombrar: la reingeniería, la calidad total, el benchmarking, el oustsourcing, el kaizen, el downszing, etc. las cuales surgen como alternativa de solución al sinnúmero de dificultades a las que se tienen que enfrentar las empresas a diario; pero que requieren para su aplicación el análisis del contexto social, económico, cultural, y político donde la empresa desarrolla sus actividades para que mediante su uso se logre satisfacer las expectativas de eficiencia, productividad y competitividad.

8.1.1 La Cultura de la Calidad Total (CCT) La gestión de la calidad total es una megatendencia que ha venido evolucionando desde la calidad del producto mediante el cumplimiento de determinados estándares y continuos controles de calidad, hasta la calidad total con el fin de establecer la calidad en toda la organización, alcanzar la excelencia en los resultados organizacionales y la mejora continua de todos y cada uno de los procesos.

Debido a que las condiciones del mercado actual son altamente exigentes y cambian constantemente, las empresas deben adoptar un sinnúmero de acciones encaminadas al mejoramiento continuo; por lo tanto se observa que el ambiente empresarial desde ya hace varias décadas hablar de los círculos de calidad, control de calidad, gerencia de la calidad, mercadeo de calidad,

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calidad en el servicio, etc. con lo que se ha creado un ambiente de cultura de calidad en todas las actividades que desarrollan en la empresa.

Para ampliar nuestras ideas acerca de la cultura de la calidad total, definamos qué es calidad?. La calidad puede ser concebida como la forma de hacer las cosas bien desde el comienzo y continuar mejorando cada día en busca de la excelencia. Entonces desde este concepto podemos aseverar que la calidad debe ser vista entonces como una cultura, filosofía o forma de vida inherente a todas y cada una de las actividades desarrolladas especialmente las empresariales porque se convierte en una gran ventaja competitiva que garantiza su crecimiento y desarrollo.

La cultura de la Calidad Total aplicada a las organizaciones, es un enfoque moderno de administración y gerencia que interpreta a las empresas como un sistema abierto dirigido hacia la satisfacción total del cliente interno y externo apoyada en el concepto de mejoramiento continuo.

El mejoramiento continuo

Es un proceso estructurado que permite a partir de la identificación de problemas en la empresa, realizar los respectivos cambios para solucionarlos con el propósito de alcanzar una mejor posición competitiva de la empresa y por ende mejorar los resultados.

El mejoramiento continuo debe ser un objetivo primordial y permanente de la empresa por lo cual deberá involucrar a todos los miembros de la organización, ya que permite: mejorar la calidad de los productos y servicios, aumentar el grado de satisfacción de los clientes, mejorar los procesos, mejorar la formación y la comunicación con los empleados, proveedores y clientes, cumplir con las normas y reglamentación vigente en cuanto a la calidad y mejorar la eficacia y eficiencia de los procesos.

Para obtener altos estándares de calidad en los productos y procesos existen diversas técnicas y estrategias, como la técnica de mejoramiento de procesos llamada la Rueda Deming que es considerada la más sencilla y eficaz la cual cumple con las siguientes funciones:

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Planear: Consiste en identificar problemas, plantear soluciones y desarrollar programas de acción que incluye asignación de recursos, plazos y responsables de su realización. Ejecutar: Es decir realizar o desarrollar lo que se ha planeado. Comprobar: Consiste en verificar los resultados, comparando los planes iniciales y la ejecución. Actuar: Consiste en determinar la eficiencia de los procesos para establecer si su gestión empresarial continuará o si por el contrario debe volver a la fase inicial de planeación, para hacer la retroalimentación del proceso.

El mejoramiento continuo se logra mediante la realización de actividades diarias, por pequeñas que sean, permitiendo que los procesos y la empresa sean más competitivos en la satisfacción de los clientes.

8.1.2 La reingeniería Surge como una necesidad de las empresas para contrarrestar el efecto de los diferentes procesos de apertura, globalización y conquista de mercados nacionales e internacionales; en donde, la empresa deberá hacer cambios sustanciales para volverse más competitiva y garantizar su supervivencia y crecimiento a largo plazo en ambientes más dinámicos. Es decir, los diferentes procesos ocurridos en el entorno externo de la empresa le exige a la gerencia ampliar su horizonte empresarial y adaptarse a las diferentes circunstancias de cada región o país analizando las diferentes variables internas y externas que lo afectan.

La reingeniería comprende la revisión y análisis del funcionamiento de uno o varios de los procesos dentro de la empresa (estructura, tecnología empleada, sistemas gerenciales, valores empresariales, etc) con el fin de rediseñarlos completamente y de forma sustancial para incrementar su eficiencia y aportar mayor valor al cliente y lograr mejoras significativas en cuanto a costos, calidad, servicios y rapidez.

Los objetivos que persigue el empresario al implementar el sistema de reingeniería dentro de la empresa son:

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-

Modernizar la empresa en su conjunto o en un proceso, siempre en beneficio del cliente o consumidor.

-

Reducir tiempos en los procesos productivos o de servicios.

-

Cambiar algunos patrones de la cultura organizacional.

-

Tecnificar los procesos de selección y evaluación del personal.

-

Cambiar algunos patrones de la cultura organizacional.

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Tecnificar los procesos de selección y evaluación del personal.

-

Diseñar intensos programas de capacitación.

-

Mejorar los mecanismos internos y externos de comunicación.

-

Transformar la cultura de resistencia al cambio.

En donde, para lograrlos debe considerar la reingeniería como un proceso administrativo que se caracteriza por que:

-

No es una reestructuración, sino una reinvención de la empresa.

-

Los cambios que propone son definitivos.

-

No mejora los procesos, ni una reorganización sino hace un cambio radical, un “volver a hacer”.

-

La reingeniería surge como respuesta para el mejoramiento sustancial de las deficiencias propias de la empresa.

-

Rediseña los procesos para mejorar el funcionamiento de la empresa.

Cuándo Aplicar la Reingeniería en la Empresa

El empresario debe tener presente que las condiciones que impulsan a la empresa a considerar la aplicación de la reingeniería en sus procesos, son consecuencia de las nuevas circunstancias del mercado. Entonces esta debe ser aplicada para contrarrestar el efecto de las siguientes condiciones internas y externas:

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-

Incremento de competencia y aparición de nuevas condiciones en los mercados internos y externos.

-

Cambios en los patrones de consumo de los clientes actuales y potenciales.

-

Baja rentabilidad.

-

Cambios sustanciales en los diferentes escenarios económicos, tecnológicos, financieros, laborales, demográficos, legislativos y políticos que modifican los patrones de la producción, distribución y consumo como consecuencia de diferentes procesos macroeconómicos que se han venido gestando en las últimas décadas.

Dentro de este proceso de cambio tan decisivo para la empresa, como lo es la reingeniería el recurso humano desempeña un papel primordial porque de nada sirve contar con la capacidad física, económica y tecnológica si no se cuenta con el más importante: las personas, por ser ella quien tiene el potencial para llevar a cabo todos y cada uno de los cambios propuestos. Por lo tanto se debe definir los roles y una estructura adecuada, que según la experiencia de algunas empresas puede ser: el líder, el dueño del proceso, el equipo de reingeniería, el comité directivo y el zar de la reingeniería.

Líder: Es un alto directivo, quien por iniciativa propia, actúa como visionario y motivador con autoridad suficiente para ser capaz de influir y reforzar las habilidades y capacidades de los miembros de la empresa para que acepten y se adapten a los cambios radicales que se pretenden implementar. Es el encargado de designar los dueños de los procesos y asigna la responsabilidad de los avances en el rendimiento. Dueño del Proceso: Debe ser un gerente de alto nivel que goce de prestigio, autoridad, de aceptación y poder dentro de la empresa para que lidere el proceso generando una actitud positiva frente al cambio, ya que tiene la responsabilidad de un proceso específico y del correspondiente esfuerzo de reingeniería.

Equipo de Reingeniería: Es un grupo de personas que se encarga de generar las ideas y planes para rediseñar un proceso especifico, con capacidad para diagnosticar el proceso actual, supervisar su reingeniería y su ejecución; es decir su misión es reinventar la empresa. Generalmente debe estar conformado entre cinco y diez personas y se recomienda integrar un equipo por cada proceso que se este trabajando.

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Comité de Reingeniería: Esta conformado por un grupo de altos administradores quienes desarrollan y proyectan la estrategia global del proyecto y precedidos por el líder resuelven las situaciones propias del proyecto.

El Zar de la Reingeniería: Cumple dos funciones específicas: capacitar a todos los miembros del proyecto y coordinar las actividades del mismo. Se encarga directamente de la administración coordinando todas las actividades de reingeniería que se estén desarrollando.

La reingeniería supone cambios en la dirección y organización de la empresa, dejando de lado la tradicional organización piramidal e impone un sistema de gestión basado en procesos para mejorar su funcionamiento. Es decir, implica cambiar radicalmente la forma de hacer las cosas más no la actividad en sí. Entonces, en definitiva reingeniería implica dar un vuelco total y volver a empezar de nuevo, buscando hacer mejor lo que ya se esta haciendo, para lograr la eficiencia. Pero sin embargo, el empresario debe ser consiente de que hacer reingeniería implica hacer un análisis serio y profundo que genera costos económicos, laborales y humanos con verdaderos compromisos y responsabilidades hacia el cambio que se espera

8.1.3 El Benchmarking

El Benchmarking es una práctica administrativa que comprende la búsqueda de los mejores conocimientos que conduzcan a la empresa hacia el logro de su máximo desempeño; permitiéndole aprender de aquellas empresas que han sido administradas con éxito, para posteriormente tomando como referente aquellas experiencias aplicar innovaciones administrativas y operacionales en sus procesos de tal manera que le permite incrementar su eficiencia, eficacia y productividad. El benchmarking en los últimos tiempos se ha convertido en una práctica reconocida e indispensable dentro de las empresas que gozan de prestigio por su excelencia.

Existe diversidad de conceptos sobre benchmarking, sin embargo tomaremos como referente para nuestro curso una definición académica dada por la Internacional Benchmarking Clearinhouse: “Proceso de comparar y medir continuamente una organización con los líderes del negocio en cualquier parte

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del mundo para obtener mayor información que ayude a la empresa a tomar medidas para mejorar su propio desempeño”. El benchmarking es un proceso continuo y sistemático de aprendizaje y mejoramiento, que puede ser aplicado en todas las áreas de la empresa y que surge como resultado de la medición y análisis de los productos, servicios, procesos y prácticas de la empresa para su posterior comparación con los de la competencia o con los de aquellas empresas que son reconocidas como las mejores o como líderes en el mercado; cuyo objetivo es buscar el mejor desempeño y rendimiento de la empresa en aras de lograr una mayor calidad y productividad en los procesos además de dar un mayor valor agregado al cliente.

Toda empresa que empieza la aplicación del Benchmarking deberá primero establecer cuales son los propósitos u objetivos que busca al implementar su desarrollo, generalmente existen dos razones por las cuales la empresa decide aplicar el Benchmarking: Algunas lo aplican de manera global como alternativa de solución a los diferentes problemas que posee con el fin de mejorar sustancialmente su organización, ya que a partir de las experiencias y conocimientos adquiridos puede diseñar estrategias que le permitan salir avante en sus propósitos de supervivencia y desarrollo con criterio de competitividad. Mientras que otras tienen como fin la actualización porque puede conocer los mejores y más modernos métodos y prácticas empresariales aplicadas por las grandes compañías, ya que exige hacer una investigación y análisis profundos sobre dichas practicas para poder utilizarlos y adaptarlos dinámicamente a sus procesos productivos y administrativos de acuerdo a sus necesidades. Desde este punto de vista el Benchmarking se convierte en una herramienta fundamental para el desarrollo y crecimiento de la empresa porque la impulsa a explorar su interior y exterior en búsqueda de nuevas ideas, puntos de vista y alternativas que le permitan apropiar nuevos conocimientos, métodos y elementos para fortalecer su estructura operacional y administrativa en pro de lograr una mejor posición de liderazgo de la empresa.

En el desarrollo de benchmarking las empresas pueden encontrar algunas ventajas, que en la mayoría de los casos las incentiva a continuar con su aplicación, como: - Es una herramienta importante de mejora continua que conlleva al logro de la calidad total y la excelencia en las empresas. - Le permite a la empresa identificar e incorporar desde su exterior otros puntos de vista que le son útiles para mejorar su desempeño mediante la aplicación de nuevas ideas y estrategias.

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- Permite el mejoramiento de los diferentes procesos desarrollados dentro de la empresa y por ende el mejoramiento de los servicios y productos. - Cuando es aplicado en los procesos internos permite descubrir e indagar cuales son las mejores prácticas que aplican dentro de nuestra empresa.

Tipos De Benchmarking

Existen diversos tipos de Benchmarking, dentro de los cuales citaremos para nuestro estudio los siguientes:

♣

Benchmarking Competitivo: es dirigido hacia los competidores directos de la empresa, para conocer qué hace la competencia y cómo lo hace para lo cual aplica diferentes pruebas de comparabilidad de tal manera que pueda mostrar las ventajas y desventajas comparativas más relevantes entre los competidores. Involucra la organización en su totalidad, su actividad está dirigida a lograr el máximo rendimiento de acuerdo a los indicadores de eficiencia y efectividad que hayan sido establecidos.

♣

Benchmarking Interno: se realiza dentro de la misma empresa en las diferentes áreas o departamentos que la componen las cuales registran en algunos casos similitud en sus funciones; pero sin embargo presentan diferentes grados de eficacia y eficiencia en cada una de ellas, lo cual hace posible la aplicación del benchmarking al comparar sus operaciones para descubrir cuales son las mejores practicas organizacionales o mejor forma de hacer las cosas para seguidamente trasladarlas y adaptarlas como estrategia a las diferentes áreas con el fin de lograr su máximo rendimiento.

♣

Benchmarking Funcional: la empresa debe considerar significativamente la existencia de competidores directos y de competidores funcionales o líderes de la industria, por lo que debe utilizar mecanismos que le permitan identificar estos últimos para aplicar el benchmarking y ampliar sus expectativas al comparar una determinada función con una o varias empresas. Se busca conocer cuales son las diferentes práctica o herramientas que se emplean en la realización de determinada función para posteriormente decidir si es conveniente o no su adaptación y aplicación a sus respectivas empresas.

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El empresario dentro de su gestión deberá identificar las razones por las cuales se debe hacer benchmarking, ya que su aplicación y desarrollo permite: estimular el pensamiento de los diferentes grupos que componen la empresa, disminuir la resistencia interna y acelerar su aceptación, incentivar e incrementar el mejoramiento de los diferentes procesos productivos y administrativos, identificar que áreas de la empresa necesitan con mayor urgencia el mejoramiento de sus proceso, validar las prácticas y métodos que ha sido efectivos para incorporarlos posteriormente en otras áreas de la misma empresa o de otras empresas diferentes y establecer metas, objetivos viables y precisos que ayuden a la empresa a incrementar su productividad y competitividad. Una vez definido porque se debe hacer benchmarking dentro de la empresa se procede a realizar la implementación de su proceso para que este se desarrolle de manera coordinada y sistemática; por lo que deberá seguir los siguientes pasos: definir a que quiere hacerle benchmarking, entender y asimilar su proceso para poderlo aplicar correctamente, seleccionar los posibles riesgos del benchmarking, comparar las practicas, procesos y resultados de otras empresas, investigue y profundice sobre aquellas practicas que obtuvieron un mayor desempeño, determine la transferibilidad, implicación e interpretación de dichas prácticas a fin de adaptarlas al desarrollo de sus funciones.

8.1.4 El Outsourcing Debido a que los empresarios de hoy deben asumir grandes retos y desafíos que les permita conseguir la supervivencia de sus empresas en el largo plazo con criterios de calidad y competitividad deben aplicar diferentes estrategias que les permita desprenderse de ciertas actividades para dedicar mayor esfuerzo y recursos a otras que realmente contribuyen de manera significativa al logro de sus objetivos. Por lo cual, el Outsourcing es una tendencia moderna que se convierte en una estrategia valiosa de gestión para la empresa, al mostrar durante su aplicación una notoria reducción de costos e incentivar el crecimiento y mejoramiento de la empresa ya que más recursos financieros y humanos se pueden utilizar en la realización de actividades vitales y más productivas inherentes a la visión empresarial.

Es una megatendencia que se impone con mayor fuerza dentro del mundo empresarial y consiste fundamentalmente en hacer una contratación externa para la ejecución de un determinado servicio. Es decir es una estrategia administrativa por medio de la cual se delega la realización de determinados procesos no críticos para nuestro negocio a empresas altamente especializadas con el fin de optimizar su calidad, reducir costos y agilizar sus procesos y por ende aumentar su efectividad y productividad.

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Mediante la suscripción de un contrato outsourcing, se busca resolver problemas funcionales y/o financieros de la empresa a través de un enfoque que combina infraestructura física y tecnológica, recursos humanos y recursos financieros para lograr una mayor eficiencia en sus procesos. Ventajas y desventajas del Outsourcing El Outsourcing como proceso de gestión administrativa no esta exento de presentar aspectos positivos y negativos, razón por la cual el empresario deberá hacer un análisis profundo al respecto para identificarlas y así tomar la decisión acertada sobre su conveniencia o no de acuerdo a los objetivos fundamentales de la empresa. Ventajas

Desventajas

 Se reducen costos de producción y se logra una mayor funcionalidad y efectividad en los procesos.  Reduce la inversión en planta equipo, de personal, etc.

y

 Ayuda a redefinir la empresa.  Facilita la toma de decisiones en la gestión administrativa dejando mayor espacio y tiempo para diseñar nuevas estrategias competitivas.  Permite una mejor asignación y distribución de recursos en aquellas áreas de más relevancia para la empresa.  Permite una mayor flexibilidad y adaptabilidad a los cambios.  Constituye una ventaja competitiva de la empresa.

 La empresa pierde contacto con las nuevas tecnologías por lo que los productos y procesos se estancan y la innovación es casi nula.  Se disminuye el control sobre las diferentes actividades y procesos a desarrollar, porque suplidor outsourcing puede tomar decisiones tecnológicas, de implementación, etc.  La empresa outsourcing se puede convertir en competidor porque adquiere conocimientos técnicos y de fabricación sobre el producto, es decir se pierde la confidencialidad.  La disminución de costos o el ahorro esperado no son inferiores a los proyectados.  Alto costo en el cambio de suplidor Outsourcing cuando este no satisface las expectativas de la empresa contratante.  Los beneficios se reducen.  Pérdida del talento humano experto y mejoramiento de los procesos.

Asegura el uso de tecnología adecuada y moderna en los procesos sin necesidad de incurrir en costos de capacitación. 214 de 234

Tipos de Outsourcing

El outsourcing se puede aplicar total o parcialmente no solamente en el área de producción sino que en la mayoría de las funciones empresariales como estrategias para maximizar el rendimiento y minimizar los costos que le permita lograr mayores índices de crecimiento. El outsourcing puede ser de tipo servicios o producto, dentro de los más comunes encontramos:

-

Outsourcing Informático Outsourcing Financiero. Outsourcing Contable Outsourcing Administrativos Outsourcing de Mercadotecnia Outsourcing de Recursos Humanos Outsourcing secundarios, etc.

A manera de conclusión se puede decir que el empresario a la hora de seleccionar el tipo de outsourcing a implementar dentro de la empresa, deberá decidir sobre su conveniencia analizando cada una de sus ventajas y desventajas de acuerdo a sus objetivos, necesidades y recursos disponibles para lograr una mayor eficiencia y productividad.

8.1.5 El Kaizen (KZ) El Kaizen surgió en Japón como consecuencia de la imperiosa necesidad de superación de las dificultades y problemas que debía afrontar la industria oriental ya que sus productos eran sinónimo de baja calidad; así como de su imperiosa necesidad de ubicarse por lo menos en el mismo nivel que las potencias industriales de occidente. Tanto, así que mediante la aplicación de esta herramienta administrativa surgieron muchas empresas japonesas como Toyota, Mazda, Kawasaki, Canon, etc. que desplazaron a gran velocidad las marcas occidentales y por ende sus concepciones administrativas quedaron un poco rezagadas ante la inminente relación calidad – precio de la industria Nipona.

El creador del Kaizen fue le profesor Masahi Imai, en las década de los ochenta cuando revolucionó la estructura empresarial mediante la aplicación de nuevos enfoques culturales teniendo como base el talento humano. En

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donde Kaizen significa: Mejoramiento Continuo.

Kai= cambio + Zen = bueno que equivale a

Para entender mejor el concepto del Kaizen, se define de la siguiente manera: “Es un proceso continuo de análisis de situación para la adopción proactiva de decisiones creativas e innovadoras tendientes a incrementar de manera consistente la competitividad de la empresa mediante la mejora continua de los productos, servicios y procesos productivos, de apoyo y de planificación”. Es una actividad continua ya que se evalúa de manera constante el entorno interno y externo de la empresa y efectos de la formulación y reformulación de las estrategias, su implementación y evaluación.

Con la implementación del Kaizen se busca desarrollar un estilo de vida corporativo que involucre a todos y cada uno de los miembros de la organización con el fin de incrementar la productividad y el nivel competitivo de la empresa es decir lograr una mayor participación en los mercados globalizados que le represente mayor rentabilidad mediante altos estándares de calidad alcanzados y la satisfacción total de los clientes y consumidores; lo cual solo se logra mediante la aplicación de la mejora continua en todos los procesos de la organización y la eliminación de desperdicios. Porque la empresa moderna solo será calificada de acuerdo a su capacidad para producir bienes y servicios de calidad, al menor costo, máxima velocidad de respuesta y con altos niveles de innovación que cumplan con las exigentes necesidades y requerimientos de los consumidores actuales.

8.1.6 El Downsizing (DS) Es una tendencia administrativa que consiste en hacer una reestructuración administrativa y operativa en las empresas; es decir prescindir de personas deficientes y crear una mejor estructura orgánica con nuevas personas con el objeto de reducir costos y mejorar la eficiencia de la empresa. Pero para que la reestructuración sea efectiva y cumpla realmente con sus objetivos no debe limitarse a la desvinculación del personal sino que también debe analizar los procesos y las diferentes actividades que se realizan para cambiar no solo la forma de trabajar sino la forma de pensar y la actitud hacia el trabajo en pro del beneficio general.

Por lo cual, para lograr una efectiva aplicación del Downsizing la empresa deberá considerar un sinnúmero de aspectos para que este proceso de desvinculación cause el menos daño posible tanto a la empresa como al trabajador:

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- Facilitar en los empleados una ventaja competitiva sostenible y real. - Que el proceso de desvinculación cause el mínimo impacto, por lo que deberá hacerlo mediante alianzas estratégicas. - La gerencia media y alta debe estar preparada para asumir cambios y comunicarlos. - El proceso de inducción debe incluir alternativas que faciliten el proceso de desvinculación. - Fomentar los medios para que el trabajador pueda generar ingresos adicionales.

Desafortunadamente hoy en nuestro país, debido a los altos índices de burocratización que existe tanto en la empresa privada como en la pública no se aplica el downsizing de manera efectiva y con profesionalismo porque simplemente las empresas se limitan a aplicar programas de reacomodación o reburocratización laboral o a cambiar la denominación del cargo para contratar personal más calificado, dejando de lado la esencia del Downsizing a pesar de las altas tasas de desempleo que existe.

8.1.7 El outplacement La estabilidad laboral de los empleados es cada día más incierta debido a los constantes cambios que ocurren en el entorno empresarial y mundial como la globalización de los mercados, el desarrollo tecnológico, las fusiones, la robótica, etc., hacen que las empresas a nombre de optimizar la eficiencia de sus procesos liquiden o despidan a un gran numero de sus empleados por considerar que no contribuyen efectivamente al logro de la misión y visión empresarial.

Ante esta circunstancia, surge el Outplacement como programa empresarial cuyo fin primordial es colaborar y apoyar a las personas despedidas y a sus familias en el proceso de adaptación física y psicológica de manera rápida a las nuevas circunstancias para posteriormente iniciar el proceso de consecución de un nuevo empleo o la creación de su propia unidad productora o comercializadora. El apoyo debe ser de tipo físico, moral y económico, para lo cual se les capacita en su mejoramiento personal y de autoestima de acuerdo a sus oportunidades y fortalezas y en algunos casos se suministra financiación a los proyectos de reactivación laboral o empresarial.

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El Outplacement presenta un sinnúmero de ventajas para la empresa que lo desarrolla, ya que le permite:

-

Conservar su imagen pública. Mantener estable su ambiente laboral y el sentido de pertenencia de los empleados que quedan. Conservar las buenas relaciones con los proveedores y clientes. Y sobre todo seguir cumpliendo con su responsabilidad social. Para el trabajador, la gran oportunidad de prepararse física, intelectual y emocionalmente para el cambio.

Esta herramienta empresarial es recomendable para aquellas empresas que están pensando es hacer reestructuración administrativa, ya que en los empleados hace que su retiro sea menos traumático y por tanto hayan menos consecuencias negativas para el trabajador como para la misma empresa.

8.1.8 El indo marketing El Indomarketing puede ser considerado como una herramienta administrativa mediante la cual se busca dar mayor apoyo, reconocimiento e importancia al cliente interno de la empresa, es decir al recurso humano que en ella se desempeña contribuyendo de manera significativa al logro de los objetivos empresariales mediante la aplicación de su mayor esfuerzo, dedicación, capacidades, habilidades y destrezas en la realización de todas las actividades necesarias para que los procesos empresariales se desarrollen de manera satisfactoria.

Muchas veces la función administrativa y de gestión empresarial se enfoca hacia el cliente externo, por él y para él diseñan estrategias y planes con miras a suplir totalmente sus necesidades; dejando de lado el recurso más valioso e indispensables dentro de su organización “las personas”; por lo cual se debe incluir en la empresa programas que permitan profundizar en las ciencias del conocimiento para comprender sus necesidades, capacidades, expectativas, deseos, etc. para posteriormente satisfacer dichas necesidades o por lo menos colaborar activamente en la consecución de sus objetivos mediante la aplicación de estrategias que les permita lograr un crecimiento tanto personal como laboral; por la trascendencia e importancia que tiene en el logro de las metas organizacionales.

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Desde esta perspectiva, Robert C Sampon sugiere a las empresas la aplicación de algunos principios básicos que le permiten obtener una mayor satisfacción del recurso humano o cliente interno:

-

Establecer una estructura organizacional abierta y flexible. Unidades administrativas autosuficientes. Niveles de supervisión mínimos. Capacitación permanente. Unidad de mando. Las políticas deben servir como guía. La selección debe ser técnica y libre de pasiones. Las evaluaciones son para el desarrollo y no para el desempeño. Debe existir la retroalimentación constante en todas las áreas y niveles de la organización.

La empresa para cubrir sus requerimientos de recurso humano deberá realizar una correcta selección de personal mediante la cual se puede identificar inquietudes, necesidades, fortalezas, debilidades, frustraciones y un sinnúmero de aspectos del individuo; porque a partir de ahí se comienza el proceso de satisfacción para la persona como para la empresa. Una vez se ha escogido la persona más idónea para conformar el equipo de trabajo se inicia el proceso de transformación y adaptación que incluye la inducción, instrucciones, entrenamiento, y capacitación para lograr un mejor desempeño y productividad. La conformación de un equipo cohesionado, productivo, creativo y competitivo se logra mediante

En conclusión, el recurso humano ha sido y seguirá siendo el más valioso de los recursos en una empresa; por tal razón los empresarios deben esforzarse por satisfacer las necesidades de la empresa mediante una muy buena selección del cliente interno, por que es quien dinamiza los diferentes procesos y actividades empresariales.

8.1.9 El Empowerment El término empowerment traducido al español significa empoderamiento o facultador, El empowerment es sólo una herramienta más de mejoramiento y transformación empresarial que necesita ser complementada mediante un cambio en el estilo de liderazgo, rediseño organizacional y de procesos, y actitud frente al cambio para que la empresa apoye sus actividades diarias en la creatividad, automotivación, compromiso, responsabilidad y sobre todo para que le sirvan de soporte para tomar decisiones ágiles y eficaces. 219 de 234

Empowerment consiste en delegar funciones con objetivos claros y específicos que faculta al empleado para decidir autónomamente ya que le permite adoptar una actitud positiva y tomar decisiones acertadas que favorezcan a todos los miembros de la organización, porque ha sido seleccionado, capacitado, motivado y remunerado para que desarrolle capacidades, habilidades y destrezas que a su vez le permiten actuar de manera responsable y eficaz.

La empresa para poder aplicar el empowerment debe cumplir ciertos requisitos o condiciones para que este sea efectivo, por lo cual debe:

-

Desarrollar una visión compartida. Promover valores claros y entendibles. Diseñar adecuadamente los puestos de trabajo. Crear sistemas de apoyo, Utilizar sistemas de comunicación abiertos. Seleccionar adecuadamente al personal. Establecer sistemas de capacitación y entrenamiento permanentes. Y lo más importante creer y confiar en sus empleados porque es la clave del respeto.

El empowerment no otorga poder sino reconoce que las personas son capaces, tienen condiciones, conocimientos, recursos y potencial humano que les permite realizar su máximo desempeño.

8.1.10 El Coaching Es un proceso que permite prepararse para enseñar, enfrentar, formar, educar aprendiendo a instruir, se realiza mediante la participación de hombres de negocios (entrenadores) que a partir de sus experiencias son capaces de hacer recomendaciones prácticas de acuerdo a las necesidades de cada empresa y de los ejecutivos de la misma.

Los objetivos más frecuentes que se buscan mediante la implementación del Coaching son: Lograr mediante su apoyo la correcta definición de los objetivos del negocio, sugerir enfoques y estrategias acordes a las necesidades especificas de cada empresa, ayudar a evitar las desviaciones sobre el plan, transfiere a la empresa el conocimiento sobre diversas metodologías aplicadas a otras áreas del negocio y del mercado en general. En donde el papel del entrenador (coach) se limita a ejercer un 220 de 234

acompañamiento en la consecución de los objetivos de la empresa mediante el desarrollo de las potencialidades de los ejecutivos de la empresa para que sean reforzadas y perfeccionadas, como también para que sean capaces de descubrir y crear nuevas habilidades y destrezas que les permita liderar procesos efectivos que se caractericen por su productividad y competitividad en mercados globales.

Dentro del proceso del Coaching se desarrollan diferentes actividades en donde se incluyen y analizan los sistemas de comunicación, la forma de resolver los conflictos, planeación estratégica, gestión de desempeño, toma de decisiones, desarrollo profesional, trabajo en equipo, actitud ante el cambio, manejo del estrés; entre otros factores determinantes del comportamiento empresarial como el estilo de dirección y liderazgo aplicados para posteriormente adecuarlos a las exigencias y requerimientos del mercado.

Las relaciones que se presenten como consecuencia de la aplicación del Coaching deben darse bajo un clima de completa transparencia, confidencialidad y respeto mutuo, donde cada uno de los participantes muestren su mayor interés en por el proceso a realizar, es decir el coach o entrenador deberá mostrar completa disposición para suministrar todos sus conocimientos y experiencias al servicio de la empresa, mientras que por su parte el discípulo o Coachee debe estar siempre dispuesto a aceptar las sugerencias y recomendaciones hechas por el coach con el firme propósito de lograr el crecimiento y desarrollo tanto personal como empresarial para aprovecharlos en bien de la organización.

8.1.11 El Hoshen Kanri Es el proceso mediante el cual se dirige, definen estrategias, se movilizan las personas y equipos, se implementan y hacen seguimientos de los procesos de manera sistemática y deliberada con el fin de lograr los objetivos propuestos.

El Hoshin Kanri se puede concebir como una filosofía gerencial que busca mediante un proceso participativo la planeación y el control de metas fundamentales de la organización. Es participativo porque la planeación fluye en ambos sentidos, promueve la autocrítica y la autorreflexión, busca identificar las causas de los problemas más no establecer sus responsables.

221 de 234

De forma resumida el Hoshin kanri se puede presentar en el siguiente cuadro, que contempla aspectos como:

Propósito

Organización

-

Mejoramiento continuo. - Organización equipos. Reingeniería procesos Objetivos

-

Gerencia calidad en servicio Productividad Eficiencia Efectividad

-

Sinergia corporativa

de

de

Comunicación Eficaz. Proceso

de el

-

Equilibrio organizacional Autodiagnóstico Autocontrol retroalimentación

Beneficios

-

Reducción de costos Mayor coordinación Participación total Verificación de metas Conocer los resultados Mejoramiento continuo Entrenamiento al personal. Definición de políticas, Aprendizaje organizacional, etc.

Es importante dentro de los procesos administrativos, continuar profundizando sobre las megatendencias administrativas, por que es a través de estas nuevas estrategias que las empresas dinamizan y fortalecen sus procesos para dar respuesta a las exigencias de la economía y la globalización.

PARA REFLEXIONAR: La gestión empresarial le apunta al progreso como resultado de los cambios y exigencias del mundo globalizado. El futuro no esta escrito en ninguna parte, por ello el compromiso debe ser el de hacerlo agradable y exitoso. Las dificultades se presentan como resultado de la incapacidad.

RESUMEN 222 de 234

En este capitulo se trataron conceptos referentes megatendencias administrativas entre ellas tenemos:

co n

la s

Calidad total: La calidad es un proceso continuo; por lo cual la calidad no se logra mediante la inspección, sino mediante el mejoramiento del proceso, por ello el Dr. Deming pones enfatiza en que la capacitación no debe finalizar mientras el desempeño no haya alcanzado el control estadístico y mientras haya una posibilidad de progreso. La reingeniería: Hace referencia a la revisión y rediseño radical de procesos para alcanzar mejoras deseadas en medidas críticas y actuales de rendimiento, tales como: costos, calidad, servicio y rapidez. Al igual los procesos de reingeniería se ven afectados por los clientes, la competencia y el cambio.

Benchmarking: Es un proceso sistemático y continúo para comparar nuestra propia eficiencia en términos de productividad, calidad y prácticas con otras instituciones u organizaciones que mantienen procesos productivos de excelencia. El Outsourcing: Es una tendencia actual que ha formado parte importante en las decisiones administrativas de los últimos años en todas las empresas a nivel mundial, Básicamente se trata de una modalidad, según la cual determinadas organizaciones, grupos o personas ajenas a la compañía son contratadas para hacerse cargo de "parte del negocio" o de un servicio puntual dentro de ella. La compañía delega la gerencia y la operación de uno de sus procesos o servicios a un prestador externo (Outsoucer), con el fin de agilizarlo, optimizar su calidad y/o reducir sus costos. El kaizen: Es un proceso continuo de análisis de situación para la adopción proactiva de decisiones creativas e innovadoras tendientes a incrementar de manera consistente la competitividad de la empresa mediante la mejora continua de los productos, servicios y procesos productivos y administrativos. El coaching: Es una actividad que mejora el desempeño de las personas en forma permanente. Específicamente, es una conversación que involucra al menos dos personas en nuestro caso a un supervisor y a un individuo; aunque en ocasiones puede ser entre un superior y su equipo.

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El empowerment: Hace referencia a la capacidad que deben tener las personas en una empresa para asumir compromisos, decidiendo oportunamente. Los anteriores conceptos permiten evidenciar que las actividades administrativas y los procesos gerenciales deben aplicar cambios permanentes e innovadores en los procesos de manejo de las empresas, por la competencia y la dinamizaciòn del mundo crecen a ritmos acelerados, en donde los directivos deben estar sino a la vanguardia actuar bajo el mismo ritmo de lo contrario el fracaso estará cada día mas cerca. ACTIVIDAD CAPITULO 8

a. Establezca cinco aspectos que usted considere importantes con respecto a las megatendencias administrativas.

b. Identifique en dos empresas de la región cual es el proceso que se aplica, parta el control de calidad y establezca algunas sugerencias y recomendaciones.

c. Elabore

un cuadro comparativo de tres megatendencias administrativas que usted considere pueden ser aplicados en las empresas de la región.

d. Explique en que consiste la reingeniería y que papel juega en las empresas dentro de un proceso de apertura y globalización económica.

e. Identifique

tres aspectos importantes outsourcing en una empresa.

f.

en

la

aplicación

del

Socializar en equipos de máximo seis personas las actividades anteriores y consoliden en in solo documento la información para entregar al tutor del curso.

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AUTOEVALUACIÓN FINAL UNIDAD 2 A continuación se presenta un cuestionario, el cual debe resolver con el objeto de verificar el aprendizaje e interiorización de las diferentes temáticas, en caso de presentar dificultades en las respuestas, debe profundizar nuevamente en los temas:

1.

De acuerdo a los siguientes ítems corresponde a planeación.

seleccione el concepto que

A. Proceso de la administración que permite verificar los recursos. B. Proceso futurista, que facilita identificar hasta donde se quiere llegar y los caminos mas adecuados para lograrlo. C. Proceso para el establecimiento de los objetivos de la empresa. D. Proceso que permite identificar las fallas empresariales.

2.

A. B. C. D.

Algunos elementos de la planeación son los siguientes, a excepción de uno: Medios Información Recursos Creatividad

3.

A. B. C. D. 4.

A. B. C. D. 5.

El conocimiento e interpretación de los problemas, causas que afectan las empresas y tendencias, corresponde a : Un Un Un Un

pronostico plan. diagnostico. Resultado.

La toma de decisiones es un administradores el cual consiste en:

proceso

mental

de

los

Definir que recursos son los necesarios para planificar el trabajo. Selección de un curso de acción entre varias alternativas. Actividad que permite medir los resultados. Curso de acción para establecer diagnósticos. Las políticas y estrategias en la empresa están relacionados debido a : 225 de 234

A. Establecen indirectamente un relación para tomar decisiones. B. Permiten la identificación de problemas productivos. C. Permiten alcanzar los objetivos de la empresa por que existe una relación directa entre ellos.

D. Ninguna de las anteriores. 6.

A. B. C. D. 7.

A. B. C. D. 8.

A. B. C. D. 9.

La dirección es una función administrativa que permite lograr los siguientes resultados. Permite planificar la producción en la empresa. Genera ambientes organizacionales más exigentes y menos efectivos. Conduce a los individuos a obtener ciertos resultados. Proceso mediante el cual los subordinados influyen en las tareas. El comportamientos de los individuos en una empresa depende de: Estructura de la empresa. Del jefe que se tenga. De las herramientas tecnológicas con que cuente. Del salario. La reingeniería es un proceso que se realiza en las empresas con el fin de lograr mejoramiento en sus actividades, por lo cual debe hacerse este proceso cuando : Los procesos son eficientes en cada área. Se quiere generar desventajas competitivas. Para fortalecer la competitividad. Todas las anteriores. El Kaizen surgió en el Japón como resultado de sus imperiosas necesidades de superarse a si misma, el cual consiste en :

A. Proceso de mejoramiento de los procesos productivos. B. Técnica de fortalecimiento del desempeño de los trabajadores. C. Sistema enfocado en la mejora continua de toda la empresa y sus componentes, de manera armónica y proactiva. D. Actividad que permite mejorar la planificación financiera.

10.

Entre las ventajas que surgen de la implantación del Outsurcing en una organización se encuentra:

A. Mejoramiento del tiempo de producción por disminución de desperdicios. 226 de 234

B. Reducción de cargos inherentes, dentro de la empresa. C. Concentración de los esfuerzos de la empresa en la esencia de su negocio. D. Mejoramiento de las relaciones entre departamentos. 11.

A. B. C. D.

Los procesos en la actualidad son bastante dinámicos, por ello los cambios son permanentes, de ahí la importancia de la planeación, algunos aspectos que permiten reconocer la importancia de la planeación en los procesos administrativos y gerenciales: Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades. Las decisiones se basan en hechos y no en emociones. Promueve la eficiencia al aplicar la improvisación. Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.

12.

La toma de decisiones esta relacionada con el curso de acción que se debe elegir entre varias alternativas, por ello esta actividad representa el núcleo de la planeación empresaria, algunos pasos de este proceso son:

A. B. C. D. 13.

Identificación de un problema o necesidad. Evaluación de la empresa Selección de alternativas Toma de decisión de la alternativa más viable. Los propósitos proporcionan pautas para el diseño de un plan estratégico, identifique el aspecto que no coincide con esta afirmación:

A. Permiten orientar a los responsables de la planeación sobre el curso de acción que deben seguir al formular los planes.

B. Identifican a la empresa ante el personal y la sociedad, con una imagen de responsabilidad social.

C. Son la razón de la existencia del grupo social, tanto en su estado presente como en su proyección hacia el futuro.

D. Reducen el éxito o fracaso de una empresa, ya que proporcionan las directrices generales de los mismos. 14.

Los planes estratégicos conllevan a una planeación a corto, mediano y largo plazo, debiendo reflejar las decisiones acerca de la asignación de recursos, prioridades de las organizaciones y las actividades necesarias para llegar a los objetivos institucionales acorde con las responsabilidades y compromisos de los 227 de 234

miembros de la empresa teniendo en cuenta los movimientos internos y externos que giran en torno a la organización, por tanto no hace parte de la planeación estratégica la siguiente afirmación:

A. Los operarios son los responsables de los resultados de los planes establecidos. B. Identificación de las oportunidades y amenazas que tenga la empresa o que puedan surgir en ella. C. -Establece un marco de referencia general para toda la organización. D. -Para su establecimiento tiene en cuenta los aspectos externos a la empresa. 15.

A. B. C. D. 16.

A. B. C. D. 17.

A. B. C. D.

Es una función empresarial que debe manejarse con cautela para que las decisiones a tomar sean las más acertadas, esta afirmación hace referencia a: Planeación. Dirección. Organización. Control. El trabajo del gerente en una empresa no es manipular los empleados, sino reconocer lo que los motiva y contribuir a la realización de actividades que ayuden a cumplir con la misión y metas de la organización en todas sus áreas. Seleccione cual interrogante no corresponde con este concepto: ¿Cuántas personas se contratan en esta actividad? ¿A que medios se debe recurrir para buscar? ¿Qué métodos deben aplicarse para reclutar las personas mas adecuadas? ¿Cuáles procesos se deben aplicar para seleccionar las persona más calificadas? La dirección es una herramienta valiosa en el proceso administrativo de la empresa, porque personifica su elemento más decisivo, ya que de el se emanan las diferentes decisiones que repercuten directamente sobre el buen funcionamiento de la empresa, se distinguen tres fases básicas para su efectivo desarrollo, cuales son: La autoridad, la comunicación y la organización. La supervisión, la organización y la planeación. El mando, la dirección y la supervisión. La supervisión, la autoridad y la comunicación.

228 de 234

18.

A. B. C. D. 19.

A. B. C. D. 20.

A. B. C. D. 21.

A. B. C. D.

El proceso de comunicación exige por lo menos de la existencia de dos personas: la que transmite y la que recibe e interpreta la información, los cuales utilizan un determinado código y un canal específico, lo cual determina los siguientes tipos de comunicación: Formal, informal, ascendente, comunitario. Ascendente, informal, concreto y redireccionado. Formal, Informal, Ascendente y Descendente. Concreto, claro, descendente e infmal. El control, es una función administrativa que se debe desarrollar constantemente con el fin ayudar a los administradores en el logro de los objetivos empresariales, por tanto la importancia del control dentro de la gestión empresarial es evidente en cada una de sus actividades, ya que le permite: Mantener e Incrementar los niveles de calidad Enfrentar el Cambio Crear e implementar ciclos más lentos y seguros Agregar Valor. Las técnicas de control comprenden las diferentes herramientas de las que se vale el empresario para desarrollar la función de control dentro de su organización en procura de lograr el éxito de sus planes, a continuación se presenta una técnica que no corresponde: La auditoria Operacional. La organización empresarial. Razones Financieras. Técnicas CPM. Las megatendencias administrativas son procesos administrativos que permiten fortalecer los resultados empresariales, seleccione el concepto que no corresponde con esta afirmación: El Outsourcing El Benchmarking. El control total de calidad. La ingeniería

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RESPUESTA AUTO EVALUACIONES FINALES AUTOEVALUACIÓN UNIDAD 1 ÍTEMS RESPUESTA 1 A 2 B 3 C 4 D 5 B 6 D 7 C 8 D 9 C 10 A 11 B 12 D 13 A 14 C 15 D

AUTOEVALUACIÓN UNIDAD 2 ÍTEMS RESPUESTA 1 B 2 D 3 C 4 B 5 C 6 C 7 B 8 C 9 C 10 D 11 C 12 B 13 D 14 A 15 C 16 A 17 D 18 C 19 C 20 B 21 D

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GLOSARIO

ACTIVIDAD ECONÓMICA: Es la actividad humana que tiene relación con el uso de los bienes escasos y su distribución. ACTIVIDAD PRODUCTIVA: Toda actividad económica que contribuye directa o indirectamente a la obtención de bienes materiales. ADIESTRAMIENTO: Proceso para desarrollar las cualidades del recurso humano.

ADMINISTRACIÓN: Conjunto de principios y técnicas sistemáticas que permiten al hombre lograr fines. Acción de planear, organizar, dirigir, controlar e integrar los recursos de una entidad con el fin de lograr unos objetivos.

CONTROL: Es la vigilancia y supervisión de las actividades que se ejecutan en la empresa a fin de establecer la forma como se están cumpliendo los planes y si existen errores o fallas que desvíen a la organización de un fin específico.

COOPERACION: Obrar conjuntamente o apoyar a otros para un mismo fin.

DECISION: Selección racional de un curso de acción entre varias alternativas.

DELEGAR: Acción de facultar a otra persona para que represente a otra o a una entidad.

DESARROLLO ECONÓMICO: Proceso mediante y durante el cual mejora la calidad de vida de la sociedad, desde el punto de vista de sus aspectos económicos.

ESTRATEGIA: Plan amplio y general desarrollado para alcanzar objetivos a largo plazo.

ESTRUCTURA DEL MERCADO: Características comportamiento de las empresas en el mercado.

que

determinan

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el

ÉTICA: Adecuación de la conducta a unas normas de comportamiento consideradas justas y que pretenden aproximarse a una justicia objetiva. FACTIBILIDAD: Que es posible, que se puede hacer. GESTIÓN EMPRESARIAL: Decisión racional que permite la selección de las operaciones que produzcan mayores beneficios. INDUSTRIA: Conjunto de empresas que producen bienes y servicios similares. INVERSIÓN: Flujo de recursos que se dedican a maquinaría para la producción. JERÁRQUICO: Relativo del Orden. jerarquía.

Instalaciones, equipos y

Nivel de autoridad que proporciona una

LIDERAZGO: Es el arte o proceso de influir sobre las personas para que se esfuercen en forma voluntaria y entusiasta en la consecución de un objetivo. MARKETING: Vocablo inglés para denominar la mercadotecnia. encargada del manejo de los problemas comerciales.

Actividad

MOTIVACIÓN: Es el estado de las fuerzas internas de un individuo que lo impelen a comportarse de una determinada manera. NECESIDAD: Es algo de lo que se carece, pero que es necesario para el bienestar físico o psicológico de la persona. OBJETIVO: Es el punto de partida que encamina la labor planificadora de las empresas, representa una de las necesidades más importantes de las organizaciones. ORGANIZACIÓN: Es la función que permite establecer la estructura de relaciones internas de la empresa a través de la división y coordinación del trabajo, de todos y cada uno de los individuos que integran la empresa. PLANEACION: Es la función a través de la cual se toman decisiones sobre lo que se debe hacer, estableciendo todas y cada una de las actividades que deben ejecutarse para estar en capacidad de alcanzar un objetivo. PROCESO PRODUCTIVO: Proceso de producción. Conjunto de operaciones encaminadas a la obtención de unos bienes y servicios aptos para satisfacer necesidades humanas.

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PRODUCTIVIDAD: Relación entre la producción económica y los recursos utilizados para obtenerla.

obtenida

por

unidad

PROYECTO: Es un conjunto de etapas y antecedentes que permiten identificar y juzgar las ventajas y desventajas que presenta la asignación de recursos a una unidad productiva de bienes o servicios. RESECIÓN: Proceso de abastecimiento en la actividad económica de un país, características menos severa de una depresión. RECURSOS: Son aquellos elementos que posee la empresa: los recursos necesarios para el cumplimiento de las tareas pueden ser, físicos, materiales, de capital, de personal, etc. SISTEMA: Conjunto de elementos interdependientes que interactúan y que forman un todo organizado, cuyo resultado es mayor que el resultado que podrían obtener cada uno de los elementos si operan independientemente. TÉCNICA: Conjunto de procedimientos de una ciencia o un arte. TEORÍA: Conocimiento especulativo considerado con independencia de toda aplicación. Serie de leyes que sirven para relacionar determinado orden de fenómenos. UTILIDAD: jurídica.

Beneficios, ganancias obtenidas por una persona natural o

VENTAJAS COMPARATIVAS: Cuando una empresa o país, con menores costos de oportunidad, tiene ventaja sobre otras empresas o países, en la producción de un bien o servicio.

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FUENTES DE INFORMACION

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Ecoe

Ramírez Cardona, Carlos. Fundamentos de Administración. Ecoediciones. Santa Fe de Bogotá, D.C. – Colombia. Sabogal Sabogal, Omar. Proceso Administrativo. Editorial Unisur, 1993. Sáez Torrecilla, A.: Contabilidad General, Vol. 1 y 2, McGraw-Hill, Madrid, 2000. Suárez Ramírez, Luis Fernando. Desarrollo del Espíritu Emprendedor. UNAD, 2002. 234 de 234