Gestion empresarial con erp

Gestión Empresarial con ERP Ernesto Haberkorn

Gestión Empresarial con

ERP

Gestión Empresarial con

ERP Ernesto Haberkorn

Gestión Empresarial con ERP

Autor Ernesto Mário Haberkorn Portada Cesar Duarte da Silva Revisión portugués José Cassio dos Santos Junior

Traducción español Centro de Traducciones - Microsiga SA

Cooperación Adilson C. Mello Adriano Antonio Postal André Luiz Souza Gentil Armando Tadeu Buchina Eduardo Alexandre Nistal Georges Kontogiorgos Heraldo Conrado Hebling Luis Akira Tamura Marcos Pitanga Paladino Wagner Xavier

Aldo Marcello Ramaciotti Mires Ana Maria Rodriguez de Abal Teodoro Daniel Larsen José Moises Vera Concha Marcelo Fuidio Hiriart Nuria Fauró Campos

Datos de Catalogación de la Publicación Haberkorn, Ernesto Gestión Empresarial con ERP São Paulo: 2003. ISBN: 85.346.1230-7

Otros Libros del Autor Introdução à Análise de Sistemas - 1969 O Computador e Processamento de Dados - 1975 O Computador na Administração de Empresas - 1985 Clipper - Modelos de Programas - 1990 Delphi 3.0 - Desenvolvendo Aplicações Comerciais - 1998 Teoria do ERP - 1999 Contabilidade Inside ERP - 2000 Genoma Empresarial - 2001 MICROSIGA Software SA Av. Braz Leme, 1631 São Paulo - SP CP 02511-000

Sumario Prefacio

XVII

Introducción

XXI

PARTE I La Tecnología de la Información y la Gestión Empresarial Capítulo 1

33

La Tecnología de la Información y la Gestión Empresarial ........................................................... 33 Sumario del Capítulo ........................................................ Objetivos del Aprendizaje ............................................... Palabras Clave .................................................................... Globalización y Tecnología de la Información ........... Repaso ...................................................................................

Capítulo 2

33 33 34 36 37

43

La Internet y la Evolución del ERP .................. 43 Sumario del Capítulo ........................................................ Objetivos del Aprendizaje ............................................... Palabras Clave .................................................................... Evolución del ERP .............................................................. Cómo la Internet se integra a las Soluciones ERP ... CRM - Customer Relationship Management ...................... E-commerce y Supply Chain Management (SCM) .............. Repaso ...................................................................................

Capítulo 3

43 43 44 44 56 56 58 65

73 Sumario

VII

Funcionalidades del ERP ...................................... 73 Sumario del Capítulo .............................................................. Objetivos del aprendizaje ............................................... Palabras clave .................................................................... Funcionalidades Básicas de un Sistema de ERP ........... Contabilidad ....................................................................... Costos ................................................................................... Compras ................................................................................. PCP (Planificación y Control de la Producción) ....... Facturación ......................................................................... Libros Fiscales .................................................................. Financiero ........................................................................... Planilla de Haberes .......................................................... Activo Fijo ......................................................................... ERP Vertical ....................................................................... Automatización Comercial ................................................. Sistemas de Apoyo Logístico ........................................... Gestión de Proyectos ........................................................ Gestión de Calidad ............................................................ Gestión Educativa .............................................................. Mantenimiento de Activos ................................................. Exportación ......................................................................... Importación ......................................................................... Gestión Hospitalaria ........................................................ Medicina y Seguridad Laboral ......................................... Plan de Salud ...................................................................... Control de Derechos de Autor ......................................... Gestión de Concesionarios ............................................... Repaso ...................................................................................

Capítulo 4

73 73 73 74 75 77 80 83 84 85 86 87 88 88 88 89 90 90 92 93 94 94 95 95 95 96 96 98

105

Un Romance con el SIGA ...................................... 105

Capítulo 5

139

BI - Business Intelligence .................................... 139 Sumario del Capítulo ............................................................. 139 Objetivos del aprendizaje .............................................. 139 Palabras clave ................................................................... 139 Data Warehouse .................................................................... 140 Diario de la Empresa ....................................................... 145 Repaso .................................................................................. 146

VIII

Gestión Empresarial con ERP

Capítulo 6

151

Historial y Evolución de la Tecnología. ....... 151 Sumario del Capítulo ....................................................... 151 Objetivos del aprendizaje .............................................. 151 Palabras clave ................................................................... 152 Base de Datos ..................................................................... 153 Informática ........................................................................ 157 Windows ................................................................................ 158 Redes .................................................................................... 159 Orientación a Objetos ..................................................... 162 Seguridad e Internet ....................................................... 164 Web Services ...................................................................... 166 Repaso .................................................................................. 172

PARTE II Metodologías de Desarrollo e Implantación de Sistemas Capítulo 7

181

PMBOK(Project Management Body of Knowledge) 181 Sumario del Capítulo ....................................................... 181 Objetivos del aprendizaje .............................................. 182 Palabras clave ................................................................... 183 Gestión de Proyectos y el alcance del PMBOK 2000 (Project Management Body of Knowledge) ..................... 184 Objetivo ................................................................................ 184 PMI – Project Management Institute ............................. 184 Introducción al PMBOK ..................................................... 185 Ejemplo de documentos de proyecto .................................... 187 Parte de la propuesta del proyecto ............................. 189 Ejemplo del resumen de asignación por recurso y referencia para flujo de caja mensual ....................... 192 Ejemplo de cronograma ..................................................... 193 Documento de Validación de Consultoría Prestada ............... 194 Gestión de la Integración del Proyecto ..................... 195 Gestión del Objetivo del Proyecto ............................... 197

Sumario

IX

Gestión del Tiempo ............................................................... 199 Gestión del Costo ............................................................. 202 Gestión de Calidad ........................................................... 204 Gestión de Recursos Humanos .......................................... 206 Gestión de las Comunicaciones ...................................... 210 Gestión de Riesgos ........................................................... 212 Gestión de las Adquisiciones/Contratos ..................... 215 Metodología de Implantación .......................................... 218 Módulo Financiero(Cuentas por Pagar y por Cobrar) 223 Módulo Stock/Costos ......................................................... 223 Repaso .................................................................................. 227

Capítulo 8

241

UML (Unified Modeling Language) ...................... 241 MER (Modelo de Entidad-Relación) .................... 241 Sumario del Capítulo ....................................................... 241 Objetivos del aprendizaje .............................................. 242 Palabras clave ................................................................... 242 Modelado de Sistemas con UML ........................................ 243 Diagramas ............................................................................ 244 Diagrama de Caso de Uso .................................................. 244 Diagrama de Clases ........................................................... 247 Asociación .......................................................................... 247 Agregación .......................................................................... 248 Generalización/Especificación ...................................... 248 Dependencia ........................................................................ 248 Diagrama de Interacción .................................................. 251 Diagrama de Secuencia ..................................................... 251 Diagrama de Secuencia de la Generación de Pedido de Venta .................................................................................... 253 Diagrama de Secuencia de la Generación de Solicitudes de Compra de Materiales ...................................... 254 Diagrama de Secuencia de la Generación de Solicitud de Compra de Materiales de Consumo .................................................... 255 Diagrama de Secuencia de la Generación de Cotización de Compra de Materiales ....................................................... 256 Diagrama de Colaboración ................................................ 257 Diagrama de Colaboración de la Formación de Precio de Venta de los Productos .............................................. 258 Diagrama de Estados ......................................................... 260 Diagrama de Estado para la Clase Factura de Salida 261 Diagrama de Actividad ..................................................... 262

X

Gestión Empresarial con ERP

Diagrama de Actividad para los Objetos de la Clase Solicitud de Compra ................................................................................. 262 Diagramas de Implementación .......................................... 264 Diagrama de Componentes .................................................. 264 Diagrama de Implantación ................................................ 266 Modelado de Datos Utilizando el MER (Modelo de Entidad-Relación) ............................................................. 267 Repaso .................................................................................. 276

Capítulo 9

289

PDI - Plan Director de Informática ................ 289 Sumario del Capítulo ....................................................... 289 Objetivos del aprendizaje .............................................. 289 Palabras clave ................................................................... 290 1ª Etapa - Obtención de Datos ...................................... 290 1.1 Situación Actual de la Empresa ............................. 290 1.2 Volumen de Datos ....................................................... 291 1.3 Flujo de los Datos ................................................... 291 Compras ................................................................................ 291 Facturación ........................................................................ 293 Stock .................................................................................... 297 Costo .................................................................................... 298 Planificación y Control de Producción ....................... 300 Financiero .......................................................................... 302 Contabilidad ...................................................................... 305 Libros Fiscales ................................................................. 306 Activo Fijo ........................................................................ 307 Planilla de Haberes ......................................................... 308 2ª etapa — Evaluación de Necesidades de Personalización ................................................................. 309 3ª Etapa — Evaluación de los Recursos Físicos ........ 310 4ª Etapa - Preparación del Plan y Calendario Macro ............... 311 CASO PARA ANÁLISIS Y SOLUCIÓN DE PROBLEMA: .................. 316 LA FÁBRICA DE COMPONENTES ELECTRÓNICOS ALFA ............. 316

Capítulo 10

321

Análisis de Software de Gestión - ERP ........... 321 Sumario del Capítulo ............................................................. 321 Objetivos del aprendizaje ..................................................... 321 Palabras clave ................................................................... 321 Rutinas Genéricas ................................................................. 322 Gráficos ................................................................................ 326

Sumario

XI

Financiero ............................................................................. 326 Contabilidad ...................................................................... 330 Stock/Costo ........................................................................ 332 PCP – Planificación y Control de la Producción ...... 335 Carga de Máquina ............................................................... 336 Compras ................................................................................ 337 Facturación ........................................................................ 338 F i s c a l .................................................................................. 340 Activo Fijo ........................................................................ 341 Planilla de Haberes y Recursos Humanos ..................... 342 Reloj Registrador Electrónico ...................................... 343 Tiendas y Comercio al por Menor .................................. 343 Repaso .................................................................................. 344 CASO PARA ANÁLISIS Y RESOLUCIÓN DE PROBLEMA: .......... 348 LA RED DE SUPERMERCADOS RIO BRANCO ............................. 348

PARTE III Cases , Ejercícios y Teoría del E Capítulo 11

RP

la

351 354

Case Nº 1 ............................................................. 354 Premisas .............................................................................. 355 Cómo Iniciar .......................................................................... 360 Ejercicio 01- Cómo Consultar Archivos Genéricos .... 364 Ejercicio 02- Cómo Suscribir el Capital ................... 369 Ejercicio 03- Cómo Generar el Costo del Llavero .... 372 Ejercicio 04- Cómo Calcular el Precio del Llavero 381 Ejercicio 05- Cómo Generar Pedido de Venta, Órdenes de Producción y Solicitud de Compras ......................... 389 Ejercicio 06- Cómo Definir el Lote Económico, el Punto de Pedido y la Solicitud de Compra de Materiales de Consumo ..................................................... 395 Ejercicio 07- Cómo Generar Cotizaciones y Pedidos de Compra .................................................................................. 400 Ejercicio 08- Cómo Hacer Ingreso en Materiales a través de Factura ................................................................... 407 Ejercicio 09- Cómo Generar Solicitudes ..................... 418 Ejercicio 10- Cómo Informar al Sistema la Conclusión

XII

Gestión Empresarial con ERP

de la Producción del Llavero ................................................. 422 Ejercicio 11- Cómo Efectuar el Control y Seguimiento de la Producción ............................................................... 424 Ejercicio 12- Cómo Iniciar la Producción ................. 440 Ejercicio 13- Cómo Iniciar el Proceso de Facturación 445 Ejercicio 14- Cómo Controlar la parte Financiera (Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar y Flujo de C a j a ) .................................................................................... 450 Ejercicio 15- Cómo Analizar los Resultados Obtenidos 462

Capítulo 12

474

Juego de Empresas ............................................... 474 I n s t a l a c i ó n ........................................................................ 474 Para Windows 95 o superior: .......................................... 474 Para Windows 3.1, 3.11 o NT: ........................................ 474 Atención .............................................................................. 475 Objetivo del Juego ........................................................... 475 Objetivos de los jugadores ............................................ 476 Criterio de puntaje ................................................................ 476 Decisiones .......................................................................... 476 Selección de los jugadores ............................................ 478 Capital Inicial ................................................................. 480 Planilla de Haberes ......................................................... 481 Publicidad ............................................................................. 483 Porcentaje de Ganancia ................................................... 485 Previsión de Ventas ......................................................... 487 Resultado Parcial ............................................................. 488 Reducción en los Gastos Generales de Fabricación (GGF) .................................................................................... 490 Materia Prima ..................................................................... 491 Política de Compras ......................................................... 492 Control de Calidad ........................................................... 494 Descuento ............................................................................ 495 Reglas de Cálculo ............................................................. 496 Precio de Venta (PV) ....................................................... 496 Cantidad por el Precio (CP) .......................................... 498 Cantidad Total Vendida (CV) .................................................. 499 Facturación ........................................................................ 500 Costo de la Mercadería Vendida (CMV) ......................... 500 Ganancia Presupuestada ....................................................... 500 Comisión .............................................................................. 501

Sumario

XIII

Ganancia Real ........................................................................ 503 Retorno sobre el capital (si ganancia negativa, retorno = 0): ..................................................................... 505 Administración de Caja ................................................... 505 Parametrización ................................................................. 506 Escenarios .......................................................................... 508

Capítulo 13

512

ERPzinho ............................................................... 512 Sumario del Capítulo ....................................................... 512 Objetivos del aprendizaje .............................................. 512 Palabras clave ................................................................... 512 Funcionalidades Básicas .................................................. 513 Repaso .................................................................................. 518

Capítulo 14

524

Gestión Contable y de Costos ........................... 524 Objetivos del aprendizaje .............................................. 524 Palabras clave ........................................................................ 525 Contabilidad y Costos ..................................................... 526 Plan de Cuentas ................................................................. 526 Costos .................................................................................. 529 Costo Estándar ................................................................... 543 Costo Real On-Line ........................................................... 550 Movimientos y Asientos Contables ................................ 551 Costo Mensual ..................................................................... 555 Régimen de Caja ................................................................. 556 Costo Estándar Puro ......................................................... 557 Costo Estándar ................................................................... 558 Índices Económicos y Financieros ................................ 563 Repaso .................................................................................. 565

Capítulo 15

576

Gestión de Materiales........................................ 576 Sumario del Capítulo ............................................................. 576 Objetivos del aprendizaje .............................................. 577 Palabras clave ................................................................... 577 Lote Económico ................................................................... 578 Punto de Pedido ................................................................. 585 Consumo Medio ..................................................................... 588

XIV

Gestión Empresarial con ERP

MRP I – Material Requirement Planning ................................. 592 Carga Máquina MRP II Manufactoring Resources Planning ................................ 597 Trazabilidad ...................................................................... 602 Repaso .................................................................................. 604

Capítulo 16

614

Gestión Administrativa ...................................... 614 Sumario del Capítulo ....................................................... 614 Objetivos del aprendizaje .............................................. 614 Palabras clave ................................................................... 615 Vencimientos ...................................................................... 617 Títulos Provisorios ......................................................... 617 Compensaciones ................................................................... 618 Operaciones Bancarias .......................................................... 618 Inversiones y Préstamos .................................................. 620 Monedas y las Desvalorizaciones Cambiarias ............. 620 Variación Monetaria, Corrección Integral y FASB: .. 621 Análisis de Crédito y Control de Insolvencia .......... 628 Presupuestos y la “Contabilidad” Financiera ......................... 629 Activo Fijo ........................................................................ 630 Vida útil del bien ........................................................... 631 Revaluación ........................................................................ 632 Bajas .................................................................................... 632 Ampliaciones y Reformas .................................................. 633 RR.HH. - Recursos Humanos ............................................ 634 Repaso .................................................................................. 637

Capítulo 17

650

Flujo Sistémico .................................................. 650 Sumario del Capítulo ....................................................... 650 Objetivos del aprendizaje .............................................. 650 Palabras clave ................................................................... 650 Asientos Automáticos ....................................................... 651 Supply Chain Management .................................................. 653 Costos ................................................................................... 655 Repaso .................................................................................. 656

Sumario

XV

Capítulo 18

662

Gestión con Modelos Matemáticos ..................... 662 Sumario del Capítulo ............................................................. 662 Objetivos del aprendizaje ..................................................... 662 Palabras clave ................................................................... 663

XVI

Gestión Empresarial con ERP

Prefacio Desde que empezamos a administrar nuestra empresa de informática en el año 1983, en ningún momento sentimos de manera tan fuerte los efectos por los cambios que el mundo nos impone con esta ola de globalización. Ya no hay fronteras, la competencia viene de todas partes y la información ahora es un gran diferencial. Mientras nosotros, de los países en desarrollo, permanentemente tenemos que buscar tecnologías, tener acceso a nuevos conocimientos y aumentar nuestra independencia, los países del primer mundo, para mantener sus posiciones actuales, intentan vender su producción a todas partes, mantener sus niveles de empleo y, por supuesto, crecer cada vez más. Pero todos los países, desarrollados o no, saben que actualmente la calidad, la tecnología y el precio son absolutamente necesarios a todos los productos y servicios, para que las empresas puedan acompañar los rápidos cambios impuestos por el mercado. La globalización está consumada y nada será capaz de detenerla. Cambian las costumbres, y los hábitos y el mundo pasa a ser un inmenso mercado consumidor. Las empresas ya no tienen nacionalidad, pasan a ser apátridas. A diario vemos nuevas asociaciones y fusiones, cuyo principal objetivo es poder ofrecer nuevos niveles de precios. Se racionalizan las políticas de calidad y los procesos de producción, se reducen los costos, se aportan tecnologías de última generación, se invierte mucho dinero en equipos, en marketing y en el ser humano. Se amplían las redes de logística, se trabaja la informacióndeformamáseficienteydinámicaymuchasvecesvemosalianzas entre aquellos que antes eran “enemigos”. Valen todos los medios cuando lo que se busca son los resultados. Si la competencia está cada vez más presente en el campo de los negocios y podemos incluso decir que, si antes era regional y estaba muy próxima, ahora es profesional y mundial. En este nuevo milenio, para que una empresa pueda sobrevivir deberá prepararse con tecnología, organización y visión, además de recursos productivos y financieros.

Prefacio

XVII

La estrategia para alcanzar este objetivo, que antes era simple y considerablemente inconsecuente, ahora debe evaluarse a cada instante, enfocar muy bien las metas y corregir la ruta al observar algún desvío. En el pasado para llegar a tener buenos productos y servicios y en consecuencia, éxito en el futuro, bastaba tener tecnología funcionando (válida) y que suministre informaciones (viable). Ahora, lo único que importa es la tecnología con un diferencial, aquella que tenga un algo más. Si está obsoleta, en cualquier sentido, adiós. La información (exacta y actualizada) es fundamental para tener velocidad y agilidad en la administración, con la mínima posibilidad de error. Antes, el mercado reaccionaba muy lentamente y a razón de eso y se pasaban por alto muchas cosas. Ahora, su reacción es implacable y cruel. Un error es fatal y el producto queda fuera del mercado. Impulsado también por la competencia siempre muy vigilante. El consumidor que antes aceptaba lo que le ofrecían, pues no disponía de reglas y elementos de comparación, ahora es exigente y se impone, ya que conoce productos y servicios similares con calidad y precios compatibles. La palabra de orden en las empresas que están pasando por esta exigencia del mercado es “KEEP MOVING”. Y a ésta le hemos incorporado el “BUT FAST”. Si antes se podía avanzar, reducir, parar y avanzar nuevamente, ahora el movimiento debe ser constante y continuo: avanzar, avanzar más, avanzar más rápido. Los cambios también llegaron a los procesos de producción o de ejecución de servicios. Sin una planificación adecuada, antes era el tiempo y la propia experiencia quienes se encargaban de perfeccionarlos. Ahora los procesos deben tener una planificación, un continuo análisis y debe ser posible redefinirlos y ajustarlos siempre que sea necesario. Estancarse es retroceder. La propia distribución del producto que antes era local, con producción en niveles bajos, alto costo y sin competencia, ahora es amplia, en grandes niveles, económica,competitivaysevaledesofisticadossistemasparasuoptimización. Si antes la capacitación, la motivación y la calificación de la mano de obra dependían únicamente de la formación escolar y de un simple diploma universitario, ahora, es continuo, tiene foco, tiene medios para evaluarse y capacita a personas cuyos índices de error propenden a cero. El mayor patrimonio de una empresa es su equipo de colaboradores.

XVIII

Gestión Empresarial con ERP

La integración en todos los niveles, no sólo interna sino también con los proveedores, clientes, bancos y con el gobierno, sea en Brasil o en otros países, por Internet y/o Intranet, impone sistemas de gestión que desde la concepción sean compatibles con estos principios y supriman el aislamiento de informaciones no integradas y aprovechen los avanzados medios de comunicación actualmente disponibles. Con esta finalidad, constituyen los fundamentos de la gestión empresarial con éxito, el uso de rutinas y procesos que caminen en paralelo con los más actualizados recursos, base de datos seguras y rápidas, EDI, Data Warehouse, formación de alianzas, considerables inversiones (en recursos humanos, condiciones de trabajo y actividades de investigación y desarrollo) y distribución de la información por redes cada vez más extensas. Así se diferencia el éxito del malogro. Microsiga, que desde nuestro punto de vista es un éxito, sin duda es fruto de la convicción de que la unión de la técnica, persistencia y experiencia con dinamismo, osadía y entusiasmo darían buen resultado. Dinamismo, osadía y entusiasmo se reflejan en nuestra incansable búsqueda para practicar las tendencias antes descritas. Tendencias que siempre buscamos y creo que, con las que estamos consiguiendo identificarnos. La técnica y la experiencia se las adjudico a mi amigo y socio Ernesto, responsable por mi renuncia a una quizá carrera exitosa de ingeniero, e inmersión absoluta en este apasionante mundo de la informática. Este libro (Gestión Empresarial con ERP) es simplemente un nuevo resultado de su persistencia y deseo de llevar a todos, su profundo conocimiento técnico. Estoy seguro de que este libro con todas sus características (el propio libro, el curso y el juego en un único tomo) en mucho ayudará a los lectores y alumnos a comprender los principios teóricos y prácticos involucrados en las soluciones ERP. Soluciones que, sin ninguna duda, son una respuesta a los desafíos de la globalización.

Laércio Cosentino Presidente del Grupo SIGA ¡Keep moving, but fast!

Prefacio

X I X

Introducción Gestión Empresarial con ERP es un libro que describe el proceso de informatización de empresas bajo diversos puntos de vista. Para informatizar una empresa, antes de cualquier otra cosa es necesario definir muy bien cuáles son las Reglas de Negocio. Dichas reglas deben prever todas las situaciones que ocurren a diario en una empresa y las acciones que hay que tomar. A lo que podemos decir que el objetivo de este libro es llegar a entender plenamente estas reglas. Además de un estricto control en las operaciones de la empresa, independiente de su tamaño y volumen de datos, la informática también debe proporcionar los medios necesario para que la gerencia y dirección tomen decisiones correctas y eficaces. No se trata de un libro de Investigación Operativa, tampoco es un libro que contenga conceptos genéricos, pues de estos ya hay muchos en la amplia literatura encontrada en el mercado. También debe considerarse que el empresario, principalmente de la pequeña y mediana empresa, no es adepto de soluciones complicadas. La práctica, obtenida con los clientes de MICROSIGA, nos enseñó a lidiar con las dificultades del camino y gracias a estos clientes, que son usuarios de mucha experiencia y exigentes, el sistema evolucionó y llegó a un punto que atiende perfectamente a las necesidades de una buena administración, con costos razonables y dentro de modelos, que están pormenorizados en esta obra, son fáciles de implantar y su ejecución es operativamente sencilla. El libro, es una evolución de la Teoría del ERP, editado en 1999, totalmente reconfigurado y ahora con nuevos capítulos, preguntas para evaluar el conocimiento adquirido y principalmente la adopción de la división en tres partes. La primera parte – La Tecnología de la Información y la Gestión Empresarial – trata desde la constitución de una empresa hasta el estudio de aspectos técnicos de la informática, pasando por toda la evolución de los sistemas de gestión a los que hoy simplemente se denominan Soluciones ERP. En esta

Introducción

XXI

parte, se reconoce la evidente influencia de la Internet en la modernización de estossistemas,pormediode CRM,e-commerce,call-centery supplychainmanagement. También hicimos una descripción sumaria con la lógica de un ERP, mostrada de tres diferentes formas: por transmisión futbolística, recurso bien aceptado en las universidades, por el humor inherente de la narración. De manera más metódica con los diversos módulos que componen un ERP y de forma bien informal, utilizamos la narrativa de la visita de un empresario estresado a un amigo que tiene una empresa de éxito. Una historia escrita en 1995, pero, curiosamente, bastante actual. La parte de BI (Business Intelligence) se analiza con una serie de ejemplos que muestran como éste puede ayudar al empresario en la toma de decisiones, basado en el Data Warehouse y en el Workflow. Los aspectos técnicos de la informática, que demuestran el historial y la evolución de la tecnología en los últimos 40 años y la influencia que ésta misma tuvo en la vida del usuario, concluyen esta etapa, que en verdad constituye el conocimiento básico necesario para cualquier profesional que asuma una actividad en la empresa que de alguna forma esté vinculada a la Tecnología de la Información. La segunda parte del libro trata de Metodologías para el Desarrollo e Implementación de Sistemas. El objetivo de la Ingeniería de Software es actualmente un conjunto de materias que suministran metodologías al trabajo de informatización de empresas utilizando técnicas y herramientas para aumentar así la posibilidad de éxito en esta tarea. Este es el objetivo de los capítulos a continuación. Empieza en el capítulo 7 con la Gestión de Proyectos, basándoseenelPMBOK(ProjectManagementBodyofKnowledge),quemuestra la gestión para cada una de sus etapas y orienta en la planificación para implementar un sistema y el MIM (Metodología de Implantación Microsiga) que establece los pasos operativos que se seguirán tras adquirir el sistema. Se concluye el capítulo dando un ejemplo práctico de gestión de proyectos. El Capítulo 8 describe el UML (Unified Modeling Language), una técnica de análisis y definición de sistemas. Este mismo capítulo también trata el Modelado de Datos, orientado al MER (Modelo de Entidad y Relación), mostrando un ejemplo con las tablas del CASE Nº 1 que se verá en la 3ª parte del libro. El capítulo 9 muestra cómo hacer un PDI (Plan Director de Informática). En él se describen los cuidados que deben considerarse al planificar la informatización de una empresa y el capítulo 10 hace un análisis de los Software de Gestión, una completa lista de rutinas, características y recursos para evaluar la calidad de un determinado sistema.

XXII

Gestión Empresarial con ERP

La tercera parte del libro se refiere al CD que acompaña el libro, los recursos para practicar lo que se pudo ver en los capítulos anteriores: el CASE Nº 1, también conocido como SIT, el Juego de Empresas, el “ERPzinho”, los capítulos con la teoría involucrada y el flujo sistémico del Protheus. El CASE Nº 1 del Capítulo 11 simula la práctica del día a día de una empresa. Se describe la secuencia de los procedimientos adoptados, paso a paso, desde la instalación del sistema. Es un ejecutable propio para el ejercicio y que contiene los programas del Protheus a él aplicados, incluso las mínimas acciones que se harán con el ratón y teclado para llegar a buen término en cada etapa del trabajo. El ejercicio trae un conjunto de archivos registrados previamente y todos los componentes necesarios para el procesamiento. El ejercicio es flexible, es decir, ciertas rutinas, como la Carga Máquina, se podrán hacer si así se quiere, según el interés de quien lo esté realizando. El JUEGO DE EMPRESAS, descrito en el capítulo 12, es un recurso lúdico con fuertes ingredientes de motivación para que los estudiantes de las áreas de administración, ventas y computación aprendan los conceptos básicos de cómo funciona una empresa. El juego está en el mismo CD que trae adjunto un video con detalles de las reglas aplicadas y una planilla Excel que permite simular los diversos escenarios disponibles. El origen del Juego de Empresas fue el propio CASE Nº 1, al simular una situación real, con decisiones y jugadas de raciocinio, habilidad y suerte. Lo que en verdad se quiere es que cada profesor, al adoptar el seminario en su curso, active su imaginación y creatividad, además de nuevas fórmulas de motivación y medios para llevar a sus alumnos los importantes conceptos presentados. El juego ahora se presenta en su versión Oro Multimedia. Después del Juego, en el capítulo 13, está el “ERPzinho”, un sistema creado para las micro y pequeñas empresas, con rutinas simplificadas para la gestión de un pequeño negocio y que también se ejecuta en máquinas hand held (Palm y Pocket PC). Por eso, quien adquiera el libro, podrá utilizarlo en su empresa. Los conceptos teóricos de estos casos prácticos se verán en los capítulos posteriores. El capítulo 14 trata de la función contable en la administración de una empresa, destacando su verdadero papel: un instrumento de gestión y no una obligación fiscal. La temática costos, incluyendo el costo estándar, se analiza minuciosamente, pues ésta es una parte fuerte del sistema.

Introducción

XXIII

El capítulo 15 analiza los puntos que interfieren en las diversas técnicas de Gestión de Materiales. Los temas que se verán son el MRP I, MRP II, punto de pedido, lote económico, stock de seguridad, cálculos de proyección de consumo, incluso con conceptos estadísticos a ellos aplicados. La carga máquina y la trazabilidad completan el estudio. El capítulo 16 trata del aspecto administrativo de la empresa: finanzas, activo fijo y RR.HH. En el área financiera se discuten las cuestiones de flujo de caja, operaciones bancarias, monedas y conversiones, crédito y presupuestos. En el activo fijo el tema principal es la depreciación y en RR.HH. son las nuevas rutinas que incrementan este departamento, como capacitación, selección de personal, beneficios sociales, además de la tradicional sistemática de la compleja legislación brasileña para la Planilla de Haberes. El capítulo 17, describe cómo los diversos módulos se integran entre si y el capítulo 18 trae una secuencia de Modelos Matemáticos utilizados en la gestión de empresas, simulados en planillas electrónicas. El libro tiene un sitio en la Internet (www.microsiga.com.br/ livrogestaoempresarial), dónde además de las respuestas a las preguntas de cada capítulo, habilitadas para los profesores a través de contraseñas, están otros ejercicios y juegos prácticos para aprovechar en clase. Muchos de estos ejercicios tienen a los mismos docentes como autores. El ejecutable del “ERPzinho” también está disponible. A continuación se sugiere el Contenido Programático de los cursos que se dictarán en las instituciones de educación universitaria para cursos de Sistemas de Información, Ciencias de la Computación, Administración de Empresas y Ciencias Contables, tanto en cursos de graduación como para MBA, maestrías, postgrados y otros cursos de educación continuada.

XXIV

Gestión Empresarial con ERP

Contenido Programático 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Sistemas de Gestión. 1.1 Origen y evolución de los sistemas de gestión. 1.2 Soluciones ERP. 1.3 Internet y BI: CRM, Call Center, e_commerce, Supply Chain, DW, Workflow. 1.4 Análisis del mercado de ERP. Ambiente Empresarial. 2.1 Objetivos empresariales. 2.2 Estructura de una empresa: ingresos, gastos, ganancia, impuestos. 2.3 Nuevas reglas de mercado globalizado. 2.4 La contribución de la informática en el análisis de resultados de una empresa. Gestión de Materiales. 3.1 Módulo Stock. 3.2 Módulo Compras. 3.3 Módulo PCP. Gestión Administrativa. 4.1 Módulo Financiero. 4.2 Módulo Activo Fijo. 4.3 Módulo de Recursos Humanos. Formas de Integración. 5.1 Asientos automáticos. 5.2 Automatización de provisión de materiales. 5.3 Automatización del costeo de productos. 5.4 Simulaciones. Juego de Empresas y Juego del Gobierno. 6.1 Implementación. 2.1 Objetivos. 6.3 Funcionalidades. Estudio de Caso. 7.1 Implantación. 7.2 Análisis del plan de cuentas y asientos automáticos. 7.3 Definición del capital. 7.4 Costo estándar del producto. 7.5 Definición del precio de venta, planificación de la producción y compras.

Introducción

XXV

8.

9.

10.

11. 12.

13.

14.

15.

XXVI

Estudio de Caso. 8.1 Pedido de ventas, planificación de la producción y compras. 8.2 Lote económico, punto de pedido y solicitud de compras de materiales de consumo. 8.3 Cotización y generación de los pedidos de compras. 8.4 Recepción de los materiales. Estudio de Caso. 9.1 Solicitudes. 9.2 PCP: Carga de máquina y seguimiento de la producción. Estudio de Caso. 10.1 Facturación. 10.2 Pagos y cobros de títulos y valores. 10.3 Emisión del Balance de Comprobación. 10.4 Análisis de resultados. Estudio de Caso (EIS) 11.1 BI - Business Intelligence. Integración con las soluciones de ERP. 12.1 Internet. 12.2 CRM. 12.3 Call Center. 12.4 E-commerce. 12.5 Supply Chain Management. Gestión de Proyectos. 13.1 Análisis de software. 13.2 PDI (Plan Director de Informática). 13.3 MS PROJECT. 13.4 PMI (Project Management Institute). 13.5 MIM (Metodología de Implantación MICROSIGA). Desarrollo de Sistemas. 14.1 UML (Unified Modeling Language). 14.2 Modelado de datos. Tecnología. 15.1 Evolución de la tecnología. 15.2 Base de Datos. 15.3 Entorno Gráfico. 15.4 Orientación a Objetos. 15.5 Seguridad. 15.6 Web Services.

Gestión Empresarial con ERP

16.

Personalizaciones de un sistema de gestión. 16.1 Programas de usuario. 16.2 Disparadores. 16.3 Puntos de entrada.

La realización de este libro resulta del trabajo desarrollado en los últimos años en la misma Microsiga, donde la CALIDAD pasó a ser una obligación y a partir de la certificación ISO-9001, una realidad. Los responsables por esta odisea agradecen a todos los: clientes, proveedores, franquiciados, consultores y muy especialmente a los colaboradores, que contribuyeron y contribuyen en este arduo pero gratificante trabajo. Presidente Laercio J. L. Cosentino Vicepresidente de Educación y Calidad Ernesto Haberkorn Vicepresidente de Sistemas y Tecnología Wilson de Godoy Soares Jr. Vicepresidente Financiero, Mercado Internacional y Pensamiento Estratégico José Rogerio Luiz Director Administrativo y Financiero Fábio Jorge Celeguim Director de Mercado Internacional Claudio Bessa Director de Nuevos Negocios Marcos Saqueto Directores de Atención y Relación Marcelo Jacob Director de la Central de Recursos Luiz Bairão Director de Negocios y Relación con Franquicias Carlos Eduardo Reinhardt

Introducción

XXVII

Directores de Tecnología Ari Medeiros y Weber Canova Director de RR.HH. Flávio Balestrin Director de Gestión Compartida Claudinei Matasso Benzi Director de Atención y Relación Rio de Janeiro João Eduardo Silva Neto Director de Atención y Relación México Waldo Souza Director de Atención y Relación Argentina Alberto Freitas Gerente de Gestión de Nuevos Negocios, Canales y Ecosistema Daniel Pellegrini Participaron de forma decisiva en la edición de este libro: Adilson C. Mello Adriano Antonio Postal André Luiz Souza Gentil Armando Tadeu Buchina Eduardo Alexandre Nistal Georges Kontogiorgos Heraldo Conrado Hebling Luis Akira Tamura Marcos Pitanga Paladino Wagner Xavier Ernesto Haberkorn

XXVIII

Gestión Empresarial con ERP

PARTE I de

La la y

Tecnología Información la Gestión Empresarial

de

La la y

Tecnología Información la Gestión Empresarial

1

Capítulo 1 La Tecnología de la Información y la Gestión Empresarial

Sumario del Capítulo 1.1

Introducción Definición de los objetivos empresariales Componentes básicos en el ciclo productivo de las empresas Factores indispensables al éxito de las empresas

1.2

Efectos de la Globalización El surgimiento de la competencia sin fronteras Elementos básicos que rigen la formación de costos en un mercado globalizado

1.3

Sistemas de gestión empresarial ¿Por qué usar sistemas de gestión empresarial? Utilización de la tecnología de la información en la toma de decisiones

Objetivos del Aprendizaje 1.

Proveer los elementos básicos que componen un sistema de gestión empresarial

2.

Demostrar la necesidad de utilizar los sistemas de gestión empresarial

3.

Brindar elementos que hagan comprender la necesidad de utilizar los sistemas de gestión empresarial en un proceso de globalización de mercados

4.

Demostrar la importancia de utilizar la tecnología de la información (TI)

La Tecnología de la Información y la Gestión Empresarial

33

Palabras Clave Gestión Empresarial Globalización Tecnología de la Información Sistemas de Gestión Una empresa es un conjunto de personas y recursos que generan ingresos vendiendo sus productos a un público determinado. Para sobrevivir, este ingreso tiene que ser mayor que los gastos utilizados en este proceso. Lo que sobra, o sea la ganancia, se distribuirá a los dueños de la empresa. Estos a su vez al invertir el capital en la empresa esperan obtener una buena remuneración, por lo menos tan buena como la que obtendrían en otros tipos de inversiones financieras. No existe un buen negocio que sea eterno. Un “Negocio Redondo” muy pronto otros lo copiarán. Con este hecho, viene la competencia y también la presión para mejorar el producto, y claro, reducir los precios y el margen de ganancia. La ganancia disminuye y los inversionistas salen en búsqueda de otras opciones. El porcentaje atribuido al cierre de empresas, en especial en los primeros años de funcionamiento, es mucho mayor de lo que se imagina. Ni se puede considerar el fracaso como una incompetencia de los administradores. Mantenerla en marcha exige que varios factores caminen en paralelo. Y esto, no siempre es posible. De cualquier manera, en los días actuales, donde la competencia es cada vez mayor y donde cada centavo es importante para tener éxito, es indispensable tenerunbuensistemadegestión. Los tipos de empresas que existen son: Públicas (estatales) o Privadas. Comerciales, Industriales o de Servicios. También hay una división jurídica que se diferencia por la forma de tributación y por la responsabilidad de los socios.

34

Gestión Empresarial con ERP

De todos modos, considerando el proceso de globalización, son muy grandes las diferencias en la constitución de las empresas en diversas partes del mundo. También hay diferencias con relación a la responsabilidad de los socios, que podrá limitarse al valor del capital registrado, a la diferencia en el comando y a la elección de los directores, especialmente con relación a la tributación. La tributación afecta directamente los costos de los productos y también depende de la propia situación del gobierno. Si hubiese déficit, la responsabilidad sobre nuevos impuestos, cada vez más elevados, recae sobre las mismas empresas y sobre el contribuyente. Por eso es muy importante tener en cuenta las grandes diferencias que ya existen en los países, ni que sea entre países vecinos. Una visión más clara sobre esa cuestión, por supuesto, hará con que empresas multinacionales seleccionen con más rigor la ubicación de sus plantas, pues son ellas las que suministrarán sus productos al mundo.

La Tecnología de la Información y la Gestión Empresarial

35

Globalización y Tecnología de la Información Al analizar la economía mundial en los tan divulgados cambios de los últimos años, dos puntos siempre tendrán énfasis: la Globalización y la Tecnología de la Información. Como último análisis, la Globalización, que sólo se hizo posible a razón de los avances tecnológicos (comunicaciones, facilidades de transporte, informática, electrónica, Internet) no es sino la reducción de las barreras arancelariasylainternacionalizacióndelasempresas. La competencia es mundial, ni que se trate de una empresa que venda y fabrique un determinado artículo en un pueblo de las afueras. Por lo tanto, la gestióndebesertaneficientecomodelamejorempresadesusector. Exactamente aquí está la segunda gran diferencia del momento: la Tecnología de la Información (TI, IT, SI y EI)*. La información en este sentido, rápida, completa y objetiva es primordial para la toma de decisiones acertadas. Y en esta cadena el eslabón que corresponde a los sistemas de Gestión Empresarial (ERP) es de gran importancia. Dichos sistemas tuvieron que adaptarse a la nueva realidad. De tal forma que han evolucionado impulsados por los avances en Hardware y por las herramientas de Software disponibles. Los usuarios exigen cada vez más. Los sistemas ya no tienen límites. Automatizan todo. Aquellos que ya se desarrollaron con esta predisposición, llevan esa tendencia.

*

Otras denominaciones usadas para TI (Tecnología de la Información): - Information Technology - Sistemas de Información - Ingeniería de la Información

36

Gestión Empresarial con ERP

Repaso 1)

2)

Sobre los objetivos, se puede considerar una empresa como: a)

Un conjunto de ingresos distribuidos entre los recursos humanos, financieros y fabriles.

b)

Un conjunto de recursos humanos, financieros y fabriles obtenidos por medio de los ingresos.

c)

Un conjunto de recursos humanos, financieros y fabriles que generan ingresos.

d)

Un conjunto de ingresos que generan recursos humanos, financieros y fabriles.

e)

Un conjunto de recursos humanos, financieros y fabriles que requieren ingresos.

Los hechos que pueden aumentar el porcentaje de cierre de empresas pueden ser: a)

Gastos menores que los ingresos, bajo retorno de la inversión, aumento de la competencia, adecuación del margen de ganancia y el surgimiento de otras opciones de inversiones más interesantes.

b)

Ingresos menores que los gastos, bajo retorno de la inversión, aumento de la competencia, reducción del margen de ganancia y el surgimiento de otras opciones de inversiones más interesantes.

c)

Ingresos menores que los gastos, adecuación del retorno de la inversión,disminucióndelacompetencia,reduccióndelmargen de ganancia y el surgimiento de otras opciones de inversiones más interesantes.

d)

Ingresos menores que los gastos, atrayente retorno de la inversión, disminución de la competencia, aumento del margen de ganancia y el surgimiento de otras opciones de inversiones más interesantes.

e)

Ingresos menores que los gastos, alto retorno de la inversión, aumentodelacompetencia,adecuacióndelmargendeganancia y el surgimiento de otras opciones de inversiones más interesantes.

La Tecnología de la Información y la Gestión Empresarial

37

3)

4)

5)

38

Frente a la velocidad de las transformaciones y la rápida evolución de los productos desarrollados por la competencia, un buen sistema de gestión puede ofrecer un diferencial competitivo al obtener informaciones, por ejemplo: a)

Sobre el proceso de generación de ingresos y sobre la tasa de retorno de la inversión de la empresa, además de análisis y comparativos con otros tipos de inversiones.

b)

Sobre el proceso de almacenaje de los datos y sobre la tasa de ocupación de los datos en los medios de almacenaje.

c)

Sobre el proceso de almacenaje de los datos y sobre la eficiencia en el proceso de búsqueda, además de análisis y comparativos con otros tipos de procesos de búsqueda.

d)

Sobre el proceso de datos de inversiones y sobre su tasa de retorno, además de análisis y comparativos con otros tipos de inversiones.

e)

Sobre el proceso de adecuación de los datos y sobre la tasa de retorno de la inversión, además de análisis y comparativos con otros tipos de adecuaciones.

El cálculo de los costos de los productos, considerando el proceso de globalización de los mercados, debe tener en cuenta las diferencias existentes: a)

En el tamaño de las empresas.

b)

En las características de los socios.

c)

En las características de las empresas.

a)

En la facturación de las empresas.

e)

En la forma de tributación.

Por lo general, los diversos tipos de empresas que genéricamente son empresas privadas, se clasifican como: a)

Públicas, Estatales y Autarquías.

b)

Derecho Privado, Autarquías y Fundaciones.

c)

Estatales, Economía Mixta y Fundaciones.

d)

Comerciales, Industriales o de Servicios.

e)

Derecho Privado y Derecho Público.

Gestión Empresarial con ERP

6)

7)

8)

Con relación al aspecto jurídico, las empresas se diferencian: a)

Por la forma de tributación y por la responsabilidad de los socios.

b)

Por la forma de tributación y por la característica de los socios.

c)

Por la forma de facturación y por la característica de los socios.

d)

Por la forma de facturación y por la responsabilidad de los socios.

e)

Por la forma de fiscalización y por la responsabilidad de los socios.

Con relación a la constitución, las empresas se pueden clasificar como: a)

Sociedades Anónimas, Pequeñas Empresas, Microempresas, Limitadas e Ilimitadas.

b)

Sociedades Estatales, Paraestatales, Limitadas, Medianas Empresas y Grandes Empresas.

c)

Sociedades Anónimas, Pequeñas Empresas, Microempresas y Limitadas.

d)

Sociedades Anónimas, Autarquías Mixtas, Pequeñas Empresas, Microempresas y Limitadas.

e)

Sociedades Anónimas, Sociedades de Economía Mixta, Pequeñas Empresas, Microempresas y Estatales Limitadas.

Una Sociedad Anónima de capital abierto: a)

Podrá tener fiscalizaciones efectuadas por la Comisión de Valores y podrá o no publicar sus resultados.

b)

Podrá tener fiscalizaciones efectuadas por la Comisión de Valores y está obligada a publicar sus resultados.

c)

Tiene su directiva elegida por los accionistas preferenciales.

d)

No puede negociar sus acciones en la Bolsa de Valores.

e)

Para la tributación se clasificará según la cantidad de socios preferenciales.

La Tecnología de la Información y la Gestión Empresarial

39

9)

40

Indique la alternativa incorrecta: a)

La globalización se consolida por medio de la tecnología de la información.

b)

Latecnologíadelainformaciónofreceundiferencialcompetitivo para la toma de decisiones.

c)

Con la disminución de las barreras arancelarias y la internacionalización de las empresas, la gestión empresarial debe tener en cuenta los cambios económicos, sociales, políticos y tecnológicos ocurridos en todo el mundo.

d)

Sistemas de gestión empresarial están en constante adaptación debido a las consecuencias generadas por la disminución en las barreras arancelarias y la internacionalización de las empresas.

e)

Una pequeña o mediana empresa, cuya actividad no involucra una gestión empresarial que esté en constante adaptación a las nuevas realidades promovidas por el mundo globalizado.

Gestión Empresarial con ERP

2

La Internet y la Evolución del ERP

Capítulo 2

La Internet y la Evolución del ERP Sumario del Capítulo 2.1

Integración de un ERP a través de la Internet

2.2

CustomerRelationshipManagement(CRM) Definición y Concepto de CRM (Customer Relationship Management) Técnicas Utilizadas

2.3

Call Center Definición y Concepto de Call Center Tecnologías Utilizadas Ventajas de la implantación de un Call Center

2.4

E-commerceySupplyChainManagement(SCM) Definición y Concepto de Comercio Electrónico Tecnologías Utilizadas Principales Tipos de Comercio Electrónico Ventajas ofrecidas por el Comercio Electrónico

Objetivos del Aprendizaje 1.

Mostrar cómo un sistema de ERP puede sobrepasar las fronteras de la empresa.

2.

Mostrar cómo diversas tecnologías y herramientas pueden agregar un diferencial a su sistema de ERP.

3.

DefinirquéesCRM(CustomerRelationshipManagement),CallCenteryecommerce, así como mostrar las tecnologías utilizadas y las ventajas de la incorporación de estos recursos en un sistema de ERP

La Internet y la Evolución del ERP

43

Palabras Clave Internet CustomerRelationshipManagement(CRM) Call Center E-commerce Supply Chain Management (SCM) Apoyo Logístico

Evolución del ERP La sigla ERP empezó a usarse en Brasil a mediados de la década del 90, cuando llegaron las grandes empresas multinacionales del sector (SAP, BAAN, Oracle y PeopleSoft). Desde su origen esta sigla ha tenido una ruta muy rara. Hay que recordar que una de las primeras grandes aplicaciones comerciales, todavía en la época de los mainframes, en 1960, fue un sistema denominado MRP I (Material Requirement Planning) que se tratará oportunamente en el capítulo 3 y que básicamente calcula la necesidad de compra de materias primas y producción de componentes, a partir de una previsión de ventas y de una situación de stock. Ésto, en grandes fábricas, con grandes cantidades de productos terminados, innumerablesnivelesdecomponentes,cadaunoformadopormateriasprimas utilizadas muchas veces en cantidades diferentes, es un cálculo que exige mucho trabajo. Pero, si por una parte el MRP I le informa lo que se debe producir y comprar, por otra parte no le dice cómo. Y como se sabe “quién da la misión debe suministrar los medios”. Ya en la década del 70, surgieron los sistemas MRP II. La sigla también es pura coincidencia, por eso se diferencian como I y II. El MRP II significa Manufactoring Resources Planning que traduciendo quiere decir, Planificación de los Recursos de Manufactura. A través del MRP II es posible saber quién va a producir, cuándo y con qué recursos, es decir, se asigna la fábrica minuto por minuto, operación por operación, de acuerdo con un calendario predefinido y un conjunto de recursos disponibles.

44

Gestión Empresarial con ERP

Sin embargo, una empresa no se constituye solamente por máquinas y materiales. Las personas y el dinero también son parte integrante y muy importantes. El dinero se controla por medio de los módulos financiero y contable, y las personas por medio de los sistemas de RR.HH. La verdad es que la integración entre todos ellos ya existía hace mucho tiempo. Eran los Sistemas Integrados de Gestión, que abundaban en muchas empresas, quizás no tan sofisticados como aquellos que llegaban a Brasil con gran pompa, pero realmente eficientes frente a los recursos disponibles y suficientes para las necesidades de la época de nuestro empresariado. De cualquier forma, la sigla ERP significa Enterprise Resources Planning, o Planificación de los Recursos de la Empresa, que viene a ser el nuevo nombre que le damos hoy a este tipo de solución: la informatización integrada de todos los procesos de una empresa, ya sean contables, financieros, RR.HH., stock, costos, compras, producción, facturación, etc. Para explicar con más claridad el real alcance de una solución ERP, nada mejor que una transmisión deportiva con base en un flujo representativo, ya que el fútbol es tan popular y a través de él nada puede ser monótono. Entonces ahí

La Internet y la Evolución del ERP

45

FOLLOW - UP FOLLOW- UP

SIGA EDI SIGA EDI PROVEEDOR PROVEEDOR

MOVIMENTO MOVIMIENTO DE TÍTULOS DE TÍTULOS

PROVEEDOR PROVEEDOR

PEDIDO DE PEDIDO DE COMPRA COMPRA RECIBIMIENTO RECEPCIÓN DE DE MERCADERÍAS MERCADERÍAS

COTIZACIÓN COTIZACIÓN IMPORTACIONES IMPORTACIONES SISCOMEX SISCOMEX

LIBROS LIBROS FISCALES FISCALES

CONTRATO DE CONTRATO DE SUMINISTRO SUMINISTRO

ÓRDENES DE ÓRDENES DE PRODUÇCIÓN PRODUCCIÓN

ATIVO FIXO ACTIVO FIJO

LANÇAMENTOS ASIENTOS

FLUJO FLUJO DE DECAJA CAJA

STOCK STOCK MP/MC MP/MC

PRESUPUESTO PRESUPUESTO

SIMULAÇÃO SIMULACIÓN PREÇO DE PRECIOVENDA DE VENTA

CUSTOS COSTOS

PREVISIÓN DE PREVISIÓN DE VENTAS VENTAS

LANÇAMENTOS ASIENTOS AUTOMÁTICOS AUTOMÁTICOS

SIMULAÇÃO SIMULACIÓN FINANCEIRA FINANCIERA

CONTROL CONTROL DE DE CALIDAD CALIDAD

SOLICITUD SOLIC ITACIÓN DE DE COMPRAS COMPRAS

MRP I MRP I

CUENTAS CUENTAS POR POR PAGAR PAGAR

BANCO BANCO

PONTO RELOJ ELETRÔNICO REGISTRADO

SOLICITUDES SOLICITUDES

ESTADÍSTICA ESTADÍSTICA

MANTENIMIENTO MANTENIMIENTO INDUSTRIAL INDUSTRIAL

SUELO DE SUELO DE FÁBRICA FÁBRICA MRP II MRP II

FOLHA DE PLANILLA PAGAMENTO DE HABERES CONTABILIDADE CONTABILIDAD

PCP PCP

RECOLECTOR RECOLECTOR ELETRÔNICO ELECTRÓNICO

PRODUCCIÓN PRODUCCIÓN

STOCK DE STOCK DE PRODUCTO PRODUCTO TERMINADO TERMINADO CLIE NTES CLIENTES

.

CUSTOS COSTOS INDIRETOS INDIRECTOS

FACTURACIÓN FACTURACIÓN CMV + CMV + BRUTA MARGEN MARGEN BRUTA

SIGAEIS SIGAEIS DATAWAREHOUSE DATAWAREHOUSE WORKFLOW WORKFLOW RESULTADOS RESULTADOS

RAZÃO RAZÃO BALANCETE BALANCETE DIÁRIO DIÁRIO

CONSULTA CONSULTA BANCO BANCO DE DE INFORMACIONES IN FORMACIONES

s o m a v CONTRATO CONTRATO DE DE SUMINISTRO SUMINISTRO

APROBACIÓN APROBACIÓN DE DE CRÉDITO CRÉDITO

APROBACIÓN APROBACIÓN DE DE STOCK STOCK

FACTURACIÓN FACTURACIÓN

TÍTULOS TÍTULOS POR COBRAR COBRAR

MOVIMENTO MOVIMIENTO DE DE TÍTULOS TÍTULOS

BANCO BANCO

TEF TEF

Se abren las cortinas, empieza el espectáculo y quien sale jugando es el cliente.

46

Gestión Empresarial con ERP

FOLLOW- UP

SIGA EDI PROVEEDOR

MOVIMIENTO DE TÍTULOS

PROVEEDOR

PEDIDO DE COMPRA

ACTIVO FIJO RECIBIMIENTO DE MERCADERIAS

LIBROS FISCALES

SIMULACIÓN FINANCIERA

CONTROL DE CALIDAD

SOLICITACIÓN DE COMPRAS

MRP I

CONTRATO DE CLIENTES SUMINISTRO

ÓRDENES DE PRODUCCIÓN

SIMULACIÓN PRECIO DE VENTA

STOCK MP/MC

PRESUPUESTO

COSTOS

CONSULTA SUELO DE BANCO FÁBRICA MRP II DE INFORMACIONES RECOLECTOR PRODUCCIÓN

MANTENIMIENTO INDUSTRIAL

STOCK DE PRODUCTO TERMINADO

CONTRATO DE SUMINISTRO

CONSULTA BANCO DE INFORMACIONES

APROBACIÓN DE CRÉDITO

APROBACIÓN DE CRÉDITO

APROBACIÓN DE STOCK

PLANILLA DE HABERES CONTABILIDAD COSTOS INDIRECTOS

ELECTRÓNICO

CLIENTES

RELOJ REGISTRADO

SOLICITUDES

ESTADÍSTICA

CONTRATO DE SUMINISTRO

ASIENTOS

FLUJO DE CAJA

PREVISIÓN DE VENTAS

PCP

ASIENTOS AUTOMÁTICOS

CUENTAS POR PAGAR

COTIZACIÓN IMPORTACIONES SISCOMEX

BANCO

FACTURACIÓN CMV + MARGEN BRUTA

SIGAEIS DATAWAREHOUSE WORKFLOW RESULTADOS

RAZÃO BALANCETE DIÁRIO

APROBACIÓN DE STOCK FACTURACIÓN

TÍTULOS COBRAR

MOVIMIENTO DE TÍTULOS

FACTURACIÓN BANCO

TEF

Éste hace el pedido de ventas. El juego promete ser emocionante. Se aprueba el crédito electrónicamente en las principales entidades del mercado. Pasa por el Serasa (Central de Información a Bancos), esquiva al SPC [Servicio de Protección al Crédito] y aprueba el pedido. Va a la liberación de stock. Si es contra entrega, emite la factura y envía la mercadería al cliente.

La Internet y la Evolución del ERP

47

FOLLOW- UP

SIGA EDI PROVEEDOR

MOVIMIENTO DE TÍTULOS

PROVEEDOR

PEDIDO DE COMPRA

ACTIVO FIJO RECIBIMIENTO DE MERCADERIAS

LIBROS FISCALES

SIMULACIÓN FINANCIERA

CONTROL DE CALIDAD

SOLICITACIÓN DE COMPRAS

MRP I

ASIENTOS AUTOMÁTICOS

CUENTAS POR PAGAR

COTIZACIÓN IMPORTACIONES SISCOMEX

BANCO

ASIENTOS

FLUJO DE CAJA

ÓRDENES DE PRODUCCIÓN

SIMULACIÓN PRECIO DE VENTA

STOCK MP/MC

PRESUPUESTO

COSTOS

PREVISIÓN DE VENTAS

RELOJ REGISTRADO

SOLICITUDES

CONTRATO DE SUMINISTRO ESTADÍSTICA

MANTENIMIENTO INDUSTRIAL

SUELO DE FÁBRICA MRP II

PLANILLA DE HABERES CONTABILIDAD

PCP

RECOLECTOR ELECTRÓNICO

PRODUCCIÓN

STOCK DE PRODUCTO TERMINADO CLIENTES

CONTRATO DE SUMINISTRO

CONSULTA BANCO DE INFORMACIONES

APROBACIÓN DE CRÉDITO

MRP I

APROBACIÓN DE STOCK

COSTOS INDIRECTOS

FACTURACIÓN CMV + MARGEN BRUTA

SIGAEIS DATAWAREHOUSE WORKFLOW RESULTADOS

RAZÃO BALANCETE DIÁRIO

ÓRDENES DE PRODUCCIÓN FACTURACIÓN

TÍTULOS COBRAR

MOVIMIENTO DE TÍTULOS

STOCK MP/MC BANCO

PREVISIÓN DE VENTAS

SOLICITUDES

CONTRATO DE TEF SUMINISTRO ESTADÍSTICA

PCP

SUELO DE FÁBRICA MRP II

RECOLECTOR ELECTRÓNICO

PRODUCCIÓN

Si es por encargo, va para el PCP. Es la Planificación y el Control de la Producción. Parte de las previsiones de ventas y proyecta el stock. Ejecuta el MRP I. Es el Material Requirement Planning, la Planificación de las Necesidades de Materiales.

48

Gestión Empresarial con ERP

FOLLOW- UP

SIGA EDI PROVEEDOR

MOVIMIENTO DE TÍTULOS

PROVEEDOR

PEDIDO DE COMPRA

ACTIVO FIJO RECIBIMIENTO DE MERCADERIAS

LIBROS FISCALES

SIMULACIÓN FINANCIERA

CONTROL DE CALIDAD

SOLICITACIÓN DE COMPRAS

MRP I

SIGA EDI PROVEEDOR

ASIENTOS

FLUJO DE CAJA

ÓRDENES DE PRODUCCIÓN

SIMULACIÓN PRECIO DE VENTA

STOCK MP/MC

PRESUPUESTO

COSTOS

PREVISIÓN DE VENTAS CONTRATO DE SUMINISTRO

ASIENTOS AUTOMÁTICOS

CUENTAS POR PAGAR

COTIZACIÓN IMPORTACIONES SISCOMEX

BANCO

RELOJ REGISTRADO

SOLICITUDES

FOLLOW - UP ESTADÍSTICA

MANTENIMIENTO INDUSTRIAL

SUELO DE FÁBRICA MRP II

PROVEEDOR PLANILLA DE HABERES CONTABILIDAD

PCP

RECOLECTOR ELECTRÓNICO

PEDIDO DE COMPRA CLIENTES

PRODUCCIÓN

STOCK DE PRODUCTO TERMINADO

COSTOS INDIRECTOS

FACTURACIÓN CMV + MARGEN BRUTA

SIGAEIS DATAWAREHOUSE WORKFLOW RESULTADOS

RAZÃO BALANCETE DIÁRIO

CONSULTA BANCO DE INFORMACIONES

COTIZACIÓN IMPORTACIONES SISCOMEX

CONTRATO DE SUMINISTRO

APROBACIÓN DE CRÉDITO

APROBACIÓN DE STOCK

FACTURACIÓN

TÍTULOS COBRAR

MOVIMIENTO DE TÍTULOS

BANCO

TEF

SOLICITUDES DE COMPRAS

Hay una explosión de la estructura. Genera las órdenes de producción. Solicita la compra de materias primas. Si es producto importado, se integra inmediatamente con el Siscomex. Ve la cotización del dólar. Se envían las cotizaciones de compras a los proveedores por Internet. Los proveedores reciben, dan los precios, las condiciones de entrega y de pago. El sistema negocia, regatea y obtiene el mejor precio. Hace el e-procurement. Emite el pedido de compra y lo envía. El proveedor recibe, sufre dura marcación del follow up. Planifica, produce, carga el camión y descarga la mercadería para su destino. Es el Supply Chain Management funcionando de verdad.

La Internet y la Evolución del ERP

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FOLLOW- UP

SIGA EDI PROVEEDOR

MOVIMIENTO DE TÍTULOS

PROVEEDOR

PEDIDO DE COMPRA

ACTIVO FIJO RECIBIMIENTO DE MERCADERIAS

LIBROS FISCALES

SIMULACIÓN FINANCIERA

CONTROL DE CALIDAD

SOLICITACIÓN DE COMPRAS

MRP I

ASIENTOS AUTOMÁTICOS

CUENTAS POR PAGAR

COTIZACIÓN IMPORTACIONES SISCOMEX

BANCO

ASIENTOS

FLUJO DE CAJA

ÓRDENES DE PRODUCCIÓN

SIMULACIÓN PRECIO DE VENTA

STOCK MP/MC

PRESUPUESTO

COSTOS

PREVISIÓN DE VENTAS

RELOJ REGISTRADO

SOLICITUDES

CONTRATO DE SUMINISTRO ESTADÍSTICA

SUELO DE PROVEEDOR FÁBRICA MRP II

MANTENIMIENTO INDUSTRIAL

PLANILLA DE HABERES CONTABILIDAD

PCP

RECOLECTOR ELECTRÓNICO

STOCK DE PRODUCTO TERMINADO

PEDIDO DE COMPRA CLIENTES

CONTRATO DE SUMINISTRO

TEF

PRODUCCIÓN

CONSULTA BANCO DE INFORMACIONES

APROBACIÓN APROBACIÓN DE DE LIBROS CRÉDITO STOCK

FISCALES

COSTOS INDIRECTOS

FACTURACIÓN CMV + MARGEN BRUTA

RECEPCIÓN DE MERCADERIAS

FACTURACIÓN CONTROL DE CALIDAD

SIGAEIS DATAWAREHOUSE WORKFLOW RESULTADOS

RAZÃO BALANCETE DIÁRIO

ASIENTOS AUTOMÁTICOS

CUENTAS POR PAGAR

TÍTULOS COBRAR

STOCK MP/MC

MOVIMIENTO DE TÍTULOS

BANCO

FLUJO DE CAJA

SOLICITUDES

Viene la recepción, toma el material, pasa por el Control de Calidad y lo coloca en el stock de materia prima. Vea la integración realizándose automáticamente y en tiempo real. Actualiza los libros fiscales, el Pedido de Compra e incluye el título en Cuentas por Pagar. Y fíjese, incluso el asiento contable se realiza. De forma automática e inteligente.

50

Gestión Empresarial con ERP

FOLLOW- UP

SIGA EDI PROVEEDOR

MOVIMIENTO DE TÍTULOS

PROVEEDOR

PEDIDO DE COMPRA

ACTIVO FIJO RECIBIMIENTO DE MERCADERIAS

LIBROS FISCALES

SIMULACIÓN FINANCIERA

CONTROL DE CALIDAD

SOLICITACIÓN DE COMPRAS

ASIENTOS

FLUJO DE CAJA

MRP I

ÓRDENES DE PRODUCCIÓN

SIMULACIÓN PRECIO DE VENTA

STOCK MP/MC

PRESUPUESTO

COSTOS

PREVISIÓN DE VENTAS CONTRATO DE SUMINISTRO

ASIENTOS AUTOMÁTICOS

CUENTAS POR PAGAR

COTIZACIÓN IMPORTACIONES SISCOMEX

BANCO

RELOJ REGISTRADO

SOLICITUDES

SOLICITUDES ESTADÍSTICA

MANTENIMIENTO INDUSTRIAL

SUELO DE FÁBRICA MRP II

PLANILLA DE HABERES CONTABILIDAD

PCP

RECOLECTOR ELECTRÓNICO

PRODUCCIÓN

SUELO DE FÁBRICASTOCK DE PRODUCTO MRP II TERMINADO CLIENTES

FACTURACIÓN CMV + MARGEN BRUTA

SIGAEIS DATAWAREHOUSE WORKFLOW RESULTADOS

RAZÃO BALANCETE DIÁRIO

CONSULTA BANCO DE INFORMACIONES

RECOLECTOR ELECTRÓNICO APROBACIÓN DE

CONTRATO DE SUMINISTRO

COSTOS INDIRECTOS

CRÉDITO

PRODUCCIÓN APROBACIÓN DE STOCK

FACTURACIÓN

TÍTULOS COBRAR

MOVIMIENTO DE TÍTULOS

BANCO

TEF

STOCK DE PRODUCTO TERMINADO

FACTURACIÓN CMV + MARGEN BRUTA

El material entra agresivamente en el stock. Viene la solicitud, por detrás, roba la mercadería, la pone en el piso de la fábrica. Viene el MRP II. Entra en la jugada. Es el Manufactoring Resources Planning. Hace la carga de máquina. Asigna los recursos. Minuto por minuto, operación por operación. Nadie se queda parado. Todos se mueven. La producción camina poco a poco. Entra poco a poco en el stock de productos terminados. Tiene incluso recolector electrónico controlando el proceso.

La Internet y la Evolución del ERP

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FOLLOW- UP

SIGA EDI PROVEEDOR

MOVIMIENTO DE TÍTULOS

PROVEEDOR

PEDIDO DE COMPRA

ACTIVO FIJO RECIBIMIENTO DE MERCADERIAS

LIBROS FISCALES

SIMULACIÓN FINANCIERA

CONTROL DE CALIDAD

SOLICITACIÓN DE COMPRAS

MRP I

ASIENTOS AUTOMÁTICOS ASIENTOS AUTOMÁTICOS

CUENTAS POR PAGAR

COTIZACIÓN IMPORTACIONES SISCOMEX

BANCO

ACTIVO FIJO

ASIENTOS

FLUJO DE CAJA

ÓRDENES DE PRODUCCIÓN

ASIENTOS SIMULACIÓN PRECIO DE VENTA

STOCK MP/MC

PRESUPUESTO

COSTOS

PREVISIÓN DE VENTAS

RELOJ REGISTRADO

SOLICITUDES

CONTRATO DE SUMINISTRO ESTADÍSTICA

MANTENIMIENTO INDUSTRIAL

SUELO DE FÁBRICA MRP II

PLANILLA DE HABERES CONTABILIDAD

PCP

RECOLECTOR ELECTRÓNICO

PRODUCCIÓN

STOCK DE PRODUCTO TERMINADO CLIENTES

CONTRATO DE SUMINISTRO

COSTOS INDIRECTOS

FACTURACIÓN CMV + MARGEN BRUTA

SIGAEIS DATAWAREHOUSE WORKFLOW RESULTADOS

RAZÃO BALANCETE DIÁRIO

CONSULTA BANCO DE INFORMACIONES

APROBACIÓN DE CRÉDITO

APROBACIÓN DE STOCK

FACTURACIÓN

TÍTULOS COBRAR

TEF

MOVIMIENTO DE TÍTULOS

RELOJ FICHADOR ELECTRÓNICO

BANCO

PLANILLA DE HABERES

CONTABILIDAD

Y todo sale valorizado y contabilizado, por el costo estándar y por el costo real. La depreciación se calcula por el Activo Fijo. La mano de obra por la Planilla de Haberes y por el Reloj Registrador Electrónico. Hasta los costos indirectos se rastrean por medio de la contabilidad.

52

Gestión Empresarial con ERP

FOLLOW- UP

SIGA EDI PROVEEDOR

MOVIMIENTO DE TÍTULOS

PROVEEDOR

PEDIDO DE COMPRA

ACTIVO FIJO RECIBIMIENTO DE MERCADERIAS

COTIZACIÓN IMPORTACIONES SISCOMEX

LIBROS FISCALES

MRP I

ÓRDENES DE PRODUCCIÓN

STOCK MP/MC

SIMULACIÓN PRECIO DE VENTA

RELOJ REGISTRADO

SOLICITUDES

ESTADÍSTICA

SUELO DE FÁBRICA MRP II

FACTURACIÓN

MANTENIMIENTO INDUSTRIAL

TÍTULOS PRODUCCIÓN POR COBRAR

RECOLECTOR ELECTRÓNICO

STOCK DE PRODUCTO TERMINADO

CONTRATO DE SUMINISTRO

ASIENTOS

PRESUPUESTO

COSTOS

PREVISIÓN DE VENTAS

CLIENTES

SIMULACIÓN FINANCIERA FLUJO DE CAJA

CONTRATO DE SUMINISTRO

PCP

ASIENTOS AUTOMÁTICOS

CUENTAS POR PAGAR

CONTROL DE CALIDAD

SOLICITACIÓN DE COMPRAS

BANCO

FACTURACIÓN CMV + MARGEN BRUTA

PLANILLA DE HABERES

MOVIMIENTO CONTABILIDAD DE TÍTULOS COSTOS INDIRECTOS SIGAEIS DATAWAREHOUSE WORKFLOW RESULTADOS

BANCO

RAZÃO BALANCETE DIÁRIO

CONSULTA BANCO DE INFORMACIONES

APROBACIÓN DE CRÉDITO

APROBACIÓN DE STOCK

FACTURACIÓN

TÍTULOS COBRAR

MOVIMIENTO DE TÍTULOS

BANCO

TEF

Vuelve ahora la facturación. Ella tiene el producto. Prepara. Emite la factura. Le manda la mercadería al cliente. La logística también le da una manito. La factura de crédito va para el cuentas por cobrar. Éste le pasa el título al banco a través de CNAB. Nadie pone la mano en el dinero. El banco recibe, liquida el título, hace el depósito y devuelve la información al sistema.

La Internet y la Evolución del ERP

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FOLLOW- UP

SIGA EDI PROVEEDOR

MOVIMIENTO DE TÍTULOS

PROVEEDOR

PEDIDO DE COMPRA

ACTIVO FIJO RECIBIMIENTO DE MERCADERIAS

LIBROS FISCALES

SIMULACIÓN FINANCIERA

CONTROL DE CALIDAD

SOLICITACIÓN DE COMPRAS

MRP I

FLUJO DE CAJA

ÓRDENES DE PRODUCCIÓN

SIMULACIÓN PRECIO DE VENTA

STOCK MP/MC

PRESUPUESTO

COSTOS

PREVISIÓN DE VENTAS

ASIENTOS AUTOMÁTICOS

CUENTAS POR PAGAR

COTIZACIÓN IMPORTACIONES SISCOMEX

BANCO

ASIENTOS

CUENTAS POR PAGAR RELOJ REGISTRADO

SOLICITUDES

CONTRATO DE SUMINISTRO ESTADÍSTICA

MANTENIMIENTO INDUSTRIAL

SUELO DE FÁBRICA MRP II

PLANILLA DE HABERES

SIMULACIÓN FINANCIERA

CONTABILIDAD PCP SOLICITUD DE COMPRAS

CLIENTES

CONTRATO DE SUMINISTRO

RECOLECTOR ELECTRÓNICO

PRODUCCIÓN

STOCK DE PRODUCTO TERMINADO

FACTURACIÓN CMV + MARGEN BRUTA

COSTOS INDIRECTOS

SIGAEIS DATAWAREHOUSE WORKFLOW RESULTADOS

FLUJO DE CAJA RAZÃO BALANCETE DIÁRIO

CONSULTA BANCO DE INFORMACIONES

APROBACIÓN DE CRÉDITO

APROBACIÓN DE STOCK

FACTURACIÓN TÍTULOS CMV +COBRAR MARGEN BRUTA

FACTURACIÓN

MOVIMIENTO DE TÍTULOS

PRESUPUESTO BANCO

TEF

Y se va llenando la caja. Es una cantidad de dinero que no se termina nunca. Pero aparece el Cuentas por Pagar y termina la fiesta. Se choca con el Cuentas por Cobrar y emite el Flujo de Caja. Está sobrando. Está faltando. Se hace la simulación. Paga, cobra, liquida, invierte, financia y rescata. Comparaconelpresupuesto.Yduérmasetranquiloconestecontroldecalidad. Sin embargo el financiero no se detiene allí nomás. Manda los asientos para la contabilidad. Ella los recibe libre, sale por la derecha, avanza, sola y amenazadora. ¡No hay nadie marcándola! Pasa por el libro mayor, por el balance parcial, esquiva al diario y le hace un sombrerito al livro fiscal. Levanta el centro. Al área. La pelota va a la cabeza del Sigaeis (Executive Information System). Llega el DataWarehouse.HacelospasesconelWorkflow.Tomalosresultados,concreta, sintetiza, analiza, se lo entrega fácil a los directores. Ellos reciben, se reúnen, deciden, analizan....se siente el olor a gol, disparó yyyyy.............goooooool. Los aficionados vibran de emoción, pero... ¿qué pasó?

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FOLLOW- UP

SIGA EDI PROVEEDOR

MOVIMIENTO DE TÍTULOS

PROVEEDOR

PEDIDO DE COMPRA

ACTIVO FIJO RECIBIMIENTO DE MERCADERIAS

LIBROS FISCALES

SIMULACIÓN FINANCIERA

CONTROL DE CALIDAD

SOLICITACIÓN DE COMPRAS

MRP I

STOCK DE CONTRATO DE PRODUCTO SUMINISTRO TERMINADO

PREVISIÓN DE VENTAS

ESTADÍSTICA

ASIENTOS AUTOMÁTICOS

CUENTAS POR PAGAR

COTIZACIÓN IMPORTACIONES SISCOMEX

BANCO

ASIENTOS

FLUJO DE CAJA

ÓRDENES DE PRODUCCIÓN

SIMULACIÓN PRECIO DE VENTA

STOCK MP/MC

PRESUPUESTO RELOJ REGISTRADO

FACTURACIÓN CMV + SOLICITUDES MARGEN BRUTA SUELO DE

COSTOS SIGAEIS DATAWAREHOUSE MANTENIMIENTO WORKFLOW PLANILLA INDUSTRIAL DE HABERES RESULTADOS

FÁBRICA MRP II

MAYOR BALANCE PARCIAL DIARIO

CONTABILIDAD PCP

RECOLECTOR ELECTRÓNICO

PRODUCCIÓN

STOCK DE PRODUCTO TERMINADO CLIENTES

CONTRATO DE SUMINISTRO

COSTOS INDIRECTOS

FACTURACIÓN CMV + MARGEN BRUTA

SIGAEIS DATAWAREHOUSE WORKFLOW RESULTADOS

RAZÃO BALANCETE DIÁRIO

CONSULTA BANCO DE INFORMACIONES

APROBACIÓN DE CRÉDITO

APROBACIÓN DE STOCK

FACTURACIÓN

COSTOS MOVIMIENTO DE INDIRECTOS TÍTULOS

TÍTULOS COBRAR

CONTABILIDAD BANCO

TEF

FACTURACIÓN

MOVIMIENTO DE TÍTULOS

No, no fue gol, el árbitro lo anuló. Él dio ganancia, mucha ganancia a las empresas que utilizan la solución ERP. Y mire el marcador del estadio. Ingresos 10 vs. Gastos 0. Es el 100% de aprovechamiento. (Fin de la transmisión) Este escenario es, sin dudas, el sueño de cualquier administrador de empresas y que hoy sufre el impacto de las nuevas tecnologías. Principalmente de la Internet, que llegó para traer nuevas tecnologías que revolucionan todo este proceso, haciéndolo cada vez más eficiente, rápido, económico e indispensable.

La Internet y la Evolución del ERP

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Cómo la Internet se integra a las Soluciones ERP La Internet hace que el ERP sobrepase, en materia sistémica, las fronteras de la empresa integrándola cada vez más con sus clientes, con el mercado, con sus proveedores, con el gobierno, con los bancos y hasta con sus empleados. La Internet transformó al mundo en una inmensa red en la que todos tienen acceso a todas las informaciones de todas las empresas conectadas a dicha red. Páginas y archivos. Todo, por supuesto, respetando los datos sigilosos y dentro de un esquema de seguridad que no cause perjuicios a nadie. La palabra de orden es la conectividad. Desde su mesa en su oficina se comunica, negocia, compra, vende y se informa. No importa donde esté su interlocutor. En su barrio, en su ciudad, al otro lado del país o del mundo. Explotando estos recursos, algunas nuevas aplicaciones de ERP se han fortalecido: CRM, Call Center, e-commerce, Supply Chain y apoyo logístico.

CRM - Customer Relationship Management Si antes, en los tiempos de las viejas tiendas y almacenes de esquina, era posible decir que el dueño del establecimiento comercial conocía profundamente a cada uno de sus clientes, sus necesidades, sus deseos y su capacidad financiera, y a cada uno le prestaba especial atención, lo mismo no se puede decir hoy en día, ya que las grandes redes de tiendas nos tratan de manera fría, como a cualquier cliente o como a un simple código registrado en sus amplias bases de datos. Con los nuevos recursos, el CRM llegó para cambiar esta situación. Incluso porque aquel cliente que antes no era muy exigente pasó a ser, ahora, más cortejado y asediado por fuertes esquemas de mercado, esquemas basados exactamente en los propios recursos de la informática. El CRM restaura la atención one-to-one, donde aquellas necesidades, deseos y capacidad financiera pasan a formar parte, de manera organizada y rápidamente asequible, de aquellas mismas bases de datos que ahora se proponen a tener más informaciones que van más allá del “valor facturado” y la “fecha de la última compra”.

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Gestión Empresarial con ERP

Un ejemplo típico de CRM está presente en algunas redes de supermercados. Con una simple tarjeta, que también facilita el proceso de pago de los clientes, se tiene en realidad la finalidad de permitir el almacenamiento de todas las compras de cada cliente, en cantidad, código, fecha y valor de cada producto adquirido. De esa manera, en una próxima promoción, el marketing será aún más dirigido y eficiente pues se hará con base en estas informaciones. La venta no se resume sólo a una simple digitación del pedido y su consecuente emisión de factura y de factura de crédito. Involucra al telemarketing, la preventa, el soporte postventa, la asistencia técnica, el historial de las últimas compras, el control de las pendencias es decir, la dirección y atención personalizada del cliente.

Call Center Para realizar parte de estas tareas se utiliza el CTI ( Computer Telephone Interface) que pone a disposición la red de teléfonos como terminales de redes de computadoras. El Call Center, que utiliza esta tecnología, además de transferir llamadas telefónicas, accede a las bases de datos de sistemas ERP. De esa forma, por ejemplo, un cliente puede llamar y preguntar sobre la disponibilidad de un determinado artículo, la situación de sus cuentas o la efectiva fecha de entrega de un pedido pendiente. Utilizando el teclado del teléfono como medio de entradayconelapoyodeunprogramaquelomanejaatravésdeunagrabación previamente configurada, el sistema accede las informaciones en la base de datos, después de recibir los debidos códigos. Concluida la investigación, construye la frase respuesta, compuesta de una secuencia de palabras grabadas previamente. La URA (Unidad de Respuesta Audible), que funciona igual que una rutina de edición detallada, construye el texto sonoro que se edita por la línea telefónica. Vea a continuación algunos ejemplos: —

Su pedido número 123456 se entregará el próximo día 10 de junio de 2004.

—

La disponibilidad para entrega inmediata del producto 654321, sulfato de sodio, es de 100 kilos.

—

Su saldo deudor es de 5 mil reales, referente a las facturas de crédito números 1234 y 2345, con vencimiento los días 12 de mayo y 20 de mayo.

La Internet y la Evolución del ERP

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El Call Center permite esta atención, de forma muy personalizada, sin que para ello sea necesario un operador presencial y el servicio puede ponerse a disposición 24x7, es decir, 24 horas por día, 7 días a la semana. Por supuesto que hoy es más común el funcionamiento del Call Center todavía con la intervención de un empleado. Pero aún en estos casos, éste ya cuenta con un fuerte apoyo del sistema en su trabajo de soporte a las ventas por teléfono.

E-commerce y Supply Chain Management

(SCM)

En realidad, el comercio electrónico tuvo su inicio hace más de una década. Ya sea por el intercambio de documentos por telex o fax, o más recientemente, a través de empresas de EDI (Eletronic Data Interchange) donde empresas de comunicaciones posibilitan la compatibilidad entre registros transmitidos por la red. La propia venta directa, a través de catálogos o programas de shopping que proliferan en las emisoras de televisión, son un vaticinio de que sí funciona este tipo de comercio no presencial o a distancia. Una primera forma de comercio electrónico más avanzada surgió con las ensambladoras de vehículos y redes de supermercados, que planifican y replanifican exhaustivamente sus pedidos y los colocan en sus amplias redes de proveedores, accediendo directamente a sus bases de datos. Es natural que la práctica del comercio electrónico es más fácil en el caso de compras sistemáticas, donde hay un contrato de suministro que establece las condiciones básicas de compraventa; en los casos de “commodities” con productos de igual origen y calidad, como petróleo y energía, y aún en la adquisición de materiales de consumo y precios parecidos. El comercio electrónico involucra no sólo la venta, sino también el marketing, la logística de entrega, el pago, el soporte postventas y asistencia técnica y principalmente, la integración con las soluciones ERP de las empresas involucradas. La oferta para un mercado más amplio, la reducción del ciclo de ventas del producto (Heineken consiguió reducir este ciclo de 3 meses a 4 semanas), reducción de costos, especialmente con la eliminación de stock y de instalaciones tradicionales, facilidad de operación (puede hacerse sin salir de casa, en cualquier momento), la velocidad en las comunicaciones, son algunas de las ventajas básicas del comercio electrónico.

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Gestión Empresarial con ERP

Con relación a los cambios que el comercio electrónico proporciona en las transacciones de compraventa, pueden destacarse: Precios dinámicos, administrados por el propio sistema, donde por ejemplo productos perecibles (como alimentos), o que se agotan (como billetes de viaje y de eventos deportivos y artísticos) o incluso diarias de hotel, se van modificando a medida que se aproxima la fecha final. Productos pasibles de reproducción y distribución digital como CD musicales, software, libros, revistas y periódicos, juegos, películas, cursos presentados en los sitios de educación a distancia, productos financieros como la compra y rescate de títulos, servicios bancarios además de otros tendrán una fuerte reducción en sus precios en función de la eliminación de una serie de costos existentes en el proceso tradicional. Sin considerar el problema de la tributación, muy discutida por las autoridades. La posibilidad de un amplio análisis de precios, proceso denominado “shopbots” y realizado, por ejemplo por el Miner, un programa brasileño que investiga precios en todos los sitios que ofrecen el producto solicitado, hace con que haya una tendencia de convergencia de valores, pues un precio fuera del estándar prácticamente retira el producto del mercado. Para garantizar al menos parte de la fidelidad, programas de millaje ofrecen cada vez más ventajas para aquellos que compran siempre de la misma fuente. La subasta electrónica, en sus variadas formas, ha sido también un mecanismo muy utilizado en determinados sitios de la Internet. De esa manera la eBay, pionera en subastas, tiene hoy 2,4 millones de artículos, en 1627 categorías y una comunidad de usuarios de 3,8 millones de personas. Y no se encuentran solamente cuadros, joyas, obras raras u otros productos con precios indeterminados. La eBay ha creado un sistema de puntaje entre los más grandes vendedores del sitio, basado en las experiencias de los compradores, con el objetivo de reducir fraudes o negocios con consecuencias negativas. En Brasil tenemos el TemdeTudo y el Mercado Livre, entre otros. Además del B2B (Business to Business), también funciona en el B2C (Business to Consumer - Amazon, Dell) así como en el C2C (Consumer to Consumer). Algunos sitios ofrecen productos tradicionales, pero cuyos precios fluctúan según la oferta y la demanda, al estilo de una subasta continua. Es el mismo sistema de Bolsa de Valores, donde los precios de las acciones suben y bajan a la medida que los compradores y vendedores hacen sus negocios.

La Internet y la Evolución del ERP

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La subasta invertida, creada por la Priceline, funciona de forma inversa a la subasta tradicional. El comprador informa sobre lo que necesita y los vendedores presentan su precio. El comprador puede incluso estipular el valor máximo. Es usado para la compra de billetes aéreos, autos, tarifas diarias de hotel, etc. Intentando ganar en el poder de compra, algunos sitios permiten que varias empresas se unan en el momento de la compra, aunque sean competidoras, en especial para la adquisición de materiales de consumo. De esa manera, los compradores ponen sus necesidades y el sitio intenta obtener el mejor negocio realizando la encuesta en la propia red (e-procurement). De manera semejante, hay sitios donde se crea una especie de feria (e-marketplace), con varios proveedores de productos análogos que están a disposición de quienes los desee comprar. Por supuesto que cada uno ofrece algo más interesanteparaatraerasucliente.Actúanenelsectorsiderúrgico(e-steel.com), agrobusiness (agrosite.com), construcción civil (construservice), alimenticio (mercador.com) y muchos otros. Uno de los grandes problemas del comercio electrónico todavía es el de la conectividad de software, es decir, la posibilidad de eliminar los intermediarios en este proceso. De esa manera, las antiguas empresas de EDI, que antes de la Internet suministraban el servicio de comunicaciones, todavía tienen su utilidad, convirtiéndose en canales electrónicos, compatibilizando el cambio de datos (pedidos, facturas, avisos de pago, posiciones de stock, etc.) entre clientes y proveedores, aunque los sistemas de ambos sean totalmente incompatibles. La ASSESPRO-SP, Asociación de las Empresas Brasileñas de TI, Software e Internet, lanzó un boletín en el cual propone una forma estándar para la COTIZACIÓN Y PEDIDO DE COMPRAS. La idea es que sea similar al formato CNAB, utilizado por los bancos para el intercambio de títulos, con el propósito de que todas las soluciones de ERP se “comuniquen” a través de este formato, dispensando el trabajo del intermediario. Dicho formato sigue el esquema de Registo del Windows, es decir, los campos se enumeran, divididos en 4 secciones (cotización, artículo, total y leyenda). Los primeros campos los rellena el comprador, los demás el proveedor.

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Gestión Empresarial con ERP

COTIZACIÓN 01 - número de la cotización del comprador 02 - cantidad de artículos 03 - CNPJ (Registro Nacional de Contribuyente Persona Jurídica)/CIC (Registro Nacional de Contribuyente Persona Física) del comprador 04 – nombre del comprador 05 – contacto en el comprador 06 – teléfono del comprador 07 – dirección del local de entrega 08 – e-mail del comprador 09 – número de la cotización en el proveedor 10 – CNPJ del proveedor 11 – nombre del proveedor 12 – contacto en el proveedor 13 – teléfono del proveedor 14 – e-mail del proveedor 15 – fecha de emisión de la cotización 16 – fecha de la respuesta 17 – fecha de validez de la cotización ITEM_nnn 41 – código del producto en el comprador 42 – código del producto en el proveedor 43 – descripción del producto 44 – cantidad solicitada 45 – cantidad ofrecida 46 – unidad de medida 47 – precio al contado 48 – tipo de moneda 49 – precio a plazos 50 – gastos diversos en valor 51 – gastos diversos en porcentaje 52 – porcentaje del ICMS (Impuesto a la Circulación de Mercaderías) similar al IVA 53 – porcentaje del IPI (Impuesto a Productos Industrializados) similar al IVA

La Internet y la Evolución del ERP

61

54 – porcentaje del ISS (Impuesto Sobre Servicios) 55 – condición de pago 56 – fecha de entrega 57 – observaciones 58 – FOB o CIF TOTAL 71 – suma total de los precios al contado 72 – gastos diversos en valor 73 – gastos diversos en porcentaje LEYENDA Contiene una secuencia de nombres de los campos para realizar el pedido se agregan los siguientes campos en la sección COTIZACIÓN, campos que son destinados principalmente a la emisión de la factura. 20 – número del pedido en el comprador 21 – código del comprador en el proveedor 22 – inscripción estatal (I.E.) 23 – inscripción municipal 24 a 28 – dirección de facturación 29 a 33 – dirección de cobranza Adoptar este formato estándar tiene el objetivo de dinamizar el comercio electrónico. Pero son los establecimientos comerciales tradicionales los que tendrán las mejores posibilidades de incrementar sus ventas por medio de la red. No será fácil para los portales (con una “tasa de peaje” alrededor del 3% del valor de la venta) pagar los costos relativamente altos de la infraestructura. La Amazon.com es un ejemplo impactante, ya que al empezar en un mercado favorable a este tipo de comercio (pues libros todos compran, la cantidad de títulos es exageradamente grande y su transporte puede hacerse vía postal) logró aprovechar las dos ventajas más grandes del comercio electrónico: no mantener stock propio y no tener establecimientos físicos. Hoy en día, tiene sus propios almacenes para garantizar la entrega inmediata, donde mantiene stock muy elevados. Muchos otros sitios, en este o en otro sector, como medicinas, han sucumbido, pues los fabricantes y distribuidores no se arriesgan a suplirlos, temiendo destruir la red física, montada con mucho sacrificioduranteaños.Elportalvertical,frutodelassociedadesentreempresas de tecnología y comerciantes tradicionales todavía es la solución más adecuada. El sitio Makira (de Microsiga) es un ejemplo que sigue este modelo.

62

Gestión Empresarial con ERP

Es necesario considerar también que el comercio electrónico tiene sus desventajas, y esto hay que tenerlo muy en cuenta: elimina el placer social de la compra, la interacción física con el producto (principalmente en las primeras adquisiciones) la espera necesaria (por veces larga o por lo menos fuera de lo prometido, ya que el proceso de entrega nunca será perfecto), el alto costo del transporte para productos pesados y de gran volumen así como la desconfianza con relación a la seguridad (especialmente cuando el pago se realiza con tarjeta de crédito). Una solución interesante que algunas empresas están utilizando consiste en seleccionar una tradicional red de tiendas, presente en los más remotos puntos del país, que sirva como “depósito de entrega” de los productos vendidos en Internet. De esa forma, el comprador se compromete con la retirada del producto en un lugar más cercano a su residencia y, a cambio, solo efectúa el pago en el acto de la entrega. De esta forma es posible automatizar el proceso de compraventa, sea éste restringido a algunos proveedores o abierto a todas las empresas fabricantes del producto solicitado. La cotización de compra puede ser de naturaleza pública o restringida. Se considera de naturaleza pública la cotización que puede contestarse por medio de cualquier proveedor del producto solicitado, identificado por la NCM (Nomenclatura Común del MERCOSUR). En las cotizaciones de naturaleza restringida, los proveedores son indicados por el propio solicitante. Pagos electrónicos ocurren automáticamente: a través de transferencia bancaria o de emisión de boletas que después se pagan en la propia Internet o también por medio de la tarjeta de crédito. Importadores y exportadores se comunican directamente con los despachadores de aduana. ApoyoLogístico El área de logística de suministro tiene el objetivo de estrechar la relación entre clientes y proveedores, promoviendo una reducción de los costos operativos y del tiempo necesario para la adquisición de productos, cuidando principalmente de la entrega de la mercadería. Este proceso involucra desde la optimización de las cargas de los camiones y sus rutas hasta su completo rastreo a través de los equipamientos GPS. Con ellos es posible detectar cualquier desvío de ruta del vehículo e impedir la apertura de sus puertas en caso de que su localización no esté dentro de los puntos preestablecidos.

La Internet y la Evolución del ERP

63

Su situación exacta y el contenido siempre se conocen por la transparencia de la operación logística. La tecnología es esencial para administrar la cadena de provisión de hoy. La forma cómo se administra el proceso, desde el punto de producción hasta llegar al lugar de destino hace la diferencia. El sector minorista es uno de los más beneficiados con las técnicas mejoradas de la cadena de provisión global que puede atender a tantas necesidades exclusivas del sector. Dichos beneficios incluyen un plazo confiable para atender las demandas por estaciones y de promoción, así como establecer el precio con flete incluido, rápido y eficiente, propiciando con mucha anticipación la entrega de mercaderías en las tiendas. Sin duda, con esto se facilita la utilización de una política just-in-time en toda la cadena de distribución. Para un ejemplo, imagine un fabricante de ropas de moda que provee a cientos de clientes en todo el mundo. A partir del momento en que se colocan los pedidos, se instala un sistema administrador del proveedor para monitorear el progreso del pedido. Si no se va a cumplir con el plazo, se avisa al minorista con tiempo suficiente para que pueda tomar una acción alternativa. Una vez que se recibió el producto terminado, éste se puede expedir del modo más efectivo, frecuentemente en cargas consolidadas. Ésta es exactamente la flexibilidad que un comprador desea al principio. El escenario alternativo en algunos sectores de bienes de consumo es la técnica de “postponement” (retardo), donde las opciones de productos se mantienen flexibles y se completan lo más tarde posible en la cadena de provisión. Por ejemplo, en el sector de vestuario, podrán traerse artículos sin teñir del extremo oriente, desembarcarlos en Europa y teñirlos localmente para atender a la demanda. De la misma manera, alimentos de determinadas marcas podrán almacenarse en un lugar central, allí se registrarán con sus diferentes identificaciones de nacionalidad para después distribuirlos a otros países. Este tratamiento, con el que una empresa de logística agrega valor a los productos entre la colocación del pedido y la entrega final, es uno de los cambios realizados en el sector. Uno de los grandes estimuladores de esta nueva forma de relación de la cadena logística, es el ECR (Respuesta Eficiente al Consumidor). Se trata de una estrategia donde la industria, distribuidores y supermercados trabajan en conjunto para hacer más ágil la cadena de distribución, reduciendo los costos totales del sistema, stock y bienes físicos, proporcionándole más satisfacción y valor al consumidor. Ya practicado en los países desarrollados, el CPFR se considera el próximo paso del ECR. Se trata de un sistema con base en la planificación cooperativa. En el CPFR, los eslabones de la cadena están en constante intercambio de informaciones. Analizando en conjunto factores como picos de venta y períodos de retracción, es posible hacer previsiones de consumo y, con ello, evitar desperdicios y así reducir costos.

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Gestión Empresarial con ERP

Repaso 1)

2)

Marque la alternativa incorrecta: a)

Un sistema de ERP puede utilizar recursos como CRM, Call Center,E-commerce,SupplyChain yapoyologísticoparaobtener una mayor conectividad y un mejor tratamiento con relación al ambiente externo de la empresa.

b)

El E-commerce y Supply Chain Management son funciones que pueden incorporarse en un sistema de ERP para facilitar el comercioelectrónico.

c)

El EDI (Eletronic Data Interchange) utiliza tecnología relacional con el objetivo de mantener los datos en las bases a través de listas invertidas.

d)

En un sistema de ERP el intercambio de documentos puede realizarse por el EDI (Eletronic Data Interchange).

e)

La utilización de tarjetas de identificación de los clientes facilita la administración de las informaciones necesarias para un marketing más dirigido y eficiente.

Con relación a la Internet, es correcto afirmar lo siguiente: a)

Permite que un sistema de ERP esté cada vez más integrado con clientes, proveedores, bancos, gobierno y empleados.

b)

Permite que un sistema de ERP mantenga una integración interna de la empresa con los empleados.

c)

Permite que un sistema de ERP mantenga una mayor flexibilidad en la actualización de los archivos.

d)

Permite una mayor organización de los archivos de un sistema de ERP.

e)

Provee la integración de voz, datos e imagen en un sistema de ERP.

La Internet y la Evolución del ERP

65

3)

4)

5)

66

Con relación al CRM (Customer Relationship Management), es correcto afirmar que: a)

Ofrece acceso más rápido a través de la Internet.

b)

Posibilita la atención de llamadas telefónicas por el propio sistema.

c)

Organiza el almacenamiento de datos en las bases de datos sin la necesidad de mantenimientos diarios.

d)

Efectúa la administración relacional de datos para integrar las diferentes tablas de la base.

e)

Por medio de un conjunto de informaciones y procesos organizados es posible obtener una atención dirigida y personalizada para cada cliente.

Con relación a la tecnología CTI (Computer Telephone Interface), que puede utilizarse en un Call Center, es posible afirmar que: a)

Tiene como objetivo permitir el almacenamiento de las informaciones en bases de datos corporativas.

b)

Permite la compatibilidad entre los registros transmitidos por la red.

c)

Tiene como objetivo permitir la transferencia de las llamadas telefónicas, facilitando el acceso a las informaciones en un sistema de ERP por medio de mensajes configurados previamente.

d)

Establece reglas de negocio para aplicaciones corporativas de la empresa, como los sistemas de ERP.

e)

Ofrece informaciones detalladas a respecto de los usuarios del sistema.

Con relación a URA (Unidad de Respuesta Audible), es correcto afirmar que: a)

Crea una respuesta audible similar a una rutina de edición detallada.

b)

Permite la compatibilidad de los registros por transmitir.

c)

Encamina las llamadas realizadas por los clientes.

d)

Permite un seguimiento personalizado para cada cliente.

e)

Almacena informaciones vitales respecto al cliente para un seguimiento más adecuado.

Gestión Empresarial con ERP

6)

7)

8)

Las tecnologías CTI (Computer Telephone Interface) y URA (Unidad de Respuesta Audible) son tecnologías que pueden utilizarse en: a)

E-commerce

b)

SCM (Supply Chain Management)

c)

CallCenter

d)

CRM(CustomerRelationshipManagement)

e)

EDI(EletronicDataInterchange)

Las ventajas de un Call Center son: a)

Atención personalizada, servicio totalmente automatizado y disponibilidad del servicio durante 24 horas al día.

b)

Atención personalizada, servicio totalmente automatizado y disponibilidad del servicio por un corto período de tiempo.

c)

Atención personalizada, servicio realizado manualmente y disponibilidad del servicio durante 24 horas al día.

d)

Atención generalizada, servicio realizado manualmente y disponibilidad del servicio durante 24 horas al día.

e)

Atención generalizada, servicio realizado manualmente y posibilidad de digitación de los datos en estaciones remotas.

Marque la alternativa incorrecta: a)

El comercio electrónico tuvo origen en el intercambio de documentos a través de telex o fax.

b)

Actualmente, tratándose de comercio electrónico, los folletos con las informaciones sobre los productos se han sustituido por páginas de Internet.

c)

Además de las ventas, el comercio electrónico involucra actividades de marketing, postventas y asistencia técnica.

d)

La ventaja de utilizar el comercio electrónico es el aumento considerable en el ciclo de ventas.

e)

Una de las ventajas que provee el comercio electrónico es la posibilidad de ofertas en un mercado más amplio.

La Internet y la Evolución del ERP

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9)

Tratándose de comercio electrónico, se destacan como ventajas: a)

b)

c)

d) e) 10)

Además de las ventas de forma tradicional, el comercio electrónico posibilita: a) b) c) d) e)

11)

Subastas de ventas. Subastas de compras. Ferias de ofertas de productos involucrando varios proveedores. Las alternativas a y b están correctas. Las alternativas a, b y c están correctas.

Tratándose de Logística de Suministro, los objetivos son: a)

b)

c)

d)

e)

68

La garantía de integridad de los precios, la posibilidad de mantenimiento de los datos y distribución digital de algunos productos, además de la posibilidad de análisis y búsqueda electrónica de precios. La utilización de diferentes tecnologías, la garantía de la integridad de los precios y la posibilidad de mantenimiento de los datos. La flexibilidad en el mantenimiento de los precios, la posibilidad de reproducción y distribución digital de algunos productos, además de la posibilidad de análisis y búsqueda electrónica de precios. La restricción de los mercados, la utilización de diferentes tecnologías y la garantía de la integridad de los datos. La posibilidad de accesos locales, la utilización de diferentes tecnologías y la garantía de la integridad de los datos.

Aumentar/Fortalecer el vínculo entre clientes y proveedores, aumentar los costos operativos y aumentar el tiempo necesario para adquirir productos. Aumentar/Fortalecer el vínculo entre clientes y proveedores, reducir los costos operativos y reducir el tiempo necesario para adquirir productos. Aumentar/Fortalecer el vínculo entre clientes y proveedores, aumentar la cantidad de productos en stock y aumentar el tiempo necesario para la adquisición de productos. Aumentar/Fortalecer el vínculo entre los departamentos de la empresa, aumentar la cantidad de productos en stock y reducir el tiempo necesario para adquisición de productos. Aumentar/Fortalecer el vínculo entre los empleados de la empresa, aumentar la cantidad de productos en stock y reducir el tiempo necesario para adquisición de productos.

Gestión Empresarial con ERP

12)

Con relación al Apoyo Logístico, es correcto afirmar que: a)

Es un conjunto de procedimientos y técnicas que mejoran la cadena de producción y facilitan el uso de una política time-totime.

b)

Es un conjunto de procedimientos y técnicas que mejoran el ciclo productivo y facilitan el uso de una política de seguimiento financiero.

c)

Es un conjunto de procedimientos y técnicas que mejoran la cadena administrativa y facilitan el uso de una política de seguimiento financiero.

d)

Es un conjunto de procedimientos y técnicas que mejoran la cadena de producción y facilitan el uso de una política de seguimiento de precios.

e)

Es un conjunto de procedimientos y técnicas que mejoran la cadena de suministro y facilitan el uso de una política just-intime.

La Internet y la Evolución del ERP

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70

Gestión Empresarial con ERP

Funcionalidades del ERP

3

Capítulo3

FuncionalidadesdelER

P

Sumario del Capítulo 3.1

Integración

3.2

Funcionalidades básicas

3.3

Funcionalidades e integración de módulos 3.3.1 Contabilidad 3.3.2 Costos 3.3.3 Compras 3.3.4 PCP (Planificación y Control de la Producción) 3.3.5 Facturación 3.3.6 Libros Fiscales 3.3.7 Financiero 3.3.8 Planilla de Haberes 3.3.9 Activo Fijo 3.3.10 Verticales

Objetivos del aprendizaje 1.

Presentar una descripción de las funcionalidades básicas de un sistema de ERP y las funcionalidades específicas de cada módulo.

2.

Presentar algunos ejemplos de módulos específicos, identificados como VERTICALES de un ERP, a un sector de actividad del mercado.

Palabras clave - Automatización

Funcionalidades del ERP

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- Integración Contable - PCP (Planificación y Control de la Producción) - Sistema de Gestión - Sistema de ERP

Funcionalidades Básicas de un Sistema de ERP El objetivo de un sistema de ERP (Enterprise Resource Planning) es automatizar los procedimientos de una empresa. Incluye su planificación, ejecución y control bajo el punto de vista económico y financiero, mediante una serie de técnicas, conocidas y simples, que lleva a cabo esta tarea de una manera más eficiente y rápida que cualquier otro método de trabajo, además de suministrar movilidad a toda la empresa, independiente de su área de actuación en el mercado. El objetivo es mostrar cómo un sistema de ERP cumple esta tarea a través de sus módulos básicos de Contabilidad, Costos, Compras, PCP, Facturación, Libros Fiscales, Financiero, Activo Fijo y Planilla de Haberes. La integración entre los módulos se obtiene a través del aprovechamiento total de los datos de entrada y que estarán accesibles a todos los módulos correspondientes. Con ello se elimina cualquier tipo de redundancia en la digitación de datos, sin disminuir el riguroso control administrativo y financiero. Compartir las informaciones es la clave para el éxito administrativo, ya que el ERP proporciona la actualización de los datos en tiempo real (on-line) y de forma integra y de ello resulta la base de conocimiento de la empresa con una excelente calidad. La representación de un sistema de ERP es el diagrama de flujo que se muestra en los capítulos 2, 4 y 17, donde se ven claramente los puntos de integración entre los departamentos de una empresa, sea ella de cualquier tipo: industrial, comercial, prestadora de servicios o un conjunto de dichas actividades.

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Contabilidad Es importante subrayar que la contabilidad ejerce un papel fundamental en un sistema de ERP, pues es ahí donde convergen todos los datos que de alguna manera modifican el patrimonio de una empresa. Por medio de los asientos automáticos por ejemplo, se actualizan las cuentas de stock cada vez que se recibe un material, es decir, al recibir las compras, solicitudes, producciones y ventas. El costo de la mercadería vendida se contabiliza en cada factura emitida, lo que permite una perfecta integración entre el control de stock y la contabilidad. Las cuentas de facturas de crédito por cobrar y por pagar deben mantenerse en la contabilidad de forma sintética, ya que el control detallado se hace en el módulo Financiero y se generan los asientos a medida que se llevan a cabo transacciones con los títulos.

Funcionalidades del ERP

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ASIENTOS AUTOMÁTICOS PROVEEDORES

STOCK

PROVEEDOR COMPRAS

GASTOS POR CENTRO DE COSTOS

STOCK SOLICITUD

PROCESO PRODUCCION

STOCK VENTAS

C.M.V

Las cuentas de gastos deben separarse por centros de costo para que se haga la debida imputación a los productos. A consecuencia de eso también es importante tener un buen criterio de prorrateos. De todos modos, la mayoría de los asientos siempre se hace automáticamente, a partir de reglas definidas por el usuaerio para cada tipo de entrada o salida de datos, conforme se describe en el capítulo 17. Los informes como el libro diario, balance parcial y libro mayor se imprimen en formularios especiales y deben encuadernarse o almacenarse en medios electrónicos para que estén disponibles para cualquier consulta futura, principalmente fiscal.

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Podemos concluir que dentro del flujo de ERP, la contabilidad es el módulo que más recibe datos de otros, ya que casi todas las áreas generan informaciones contables.

Costos El módulo Costos está totalmente integrado con la contabilidad. Sin lugar a dudas, éste es uno de los grandes problemas de las empresas no sólo debido a la inflación persistente, aunque actualmente en Brasil está controlada, sino también a causa de los márgenes de ganancia, cada vez más restrictos en función de la ahora global y acentuada competencia. El costo de un producto puede verse bajo diferentes ópticas. Una de ellas, es el costo de reposición o estándar, basado en valores actualizados y cantidades estándares de cada componente. La otra, por el costo promedio que cumple con todos los requisitos de la compleja legislación brasileña de impuesto sobre la renta. El costo real también puede calcularse en moneda fuerte para inhibir los efectos de la inflación. El cálculo del costo de reposición o estándar, se basa en la estructura del producto y su implantación permite no sólo este cálculo sino también el uso del MRP I y II, las variaciones de consumo de materia prima y la eficiencia de la mano de obra, la determinación de los precios de venta y la toma de decisiones sobre el proceso de fabricación de determinado producto.

COSTOS REPOSICIÓN VALORES ACTUALES CANTIDAD ESTÁNDAR

REAL FIN CONTABLE IMPUESTO A LA RENTA

El costo de reposición o estándar de cada materia prima puede actualizarse con

Funcionalidades del ERP

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cada nueva compra o a través de una cotización específica, de tal manera que la consulta a la estructura logre suministrar el costo actualizado. Esta actualización se podrá visualizar durante su producción o a su término, de este modo se valorizará el costo del producto en cada etapa productiva. Basándose en estos datos el sistema también puede sugerir el precio de venta, teniendo en cuenta otros factores que la empresa determine, como por ejemplo, la ganancia deseada, el volumen de ventas, los gastos administrativos y los de ventas, así como la propia maleabilidad del producto en el mercado.

COSTOS STOCK

MATERIA PRIMA

PROCESO

PRODUCCIÓN

OP1 OP2 OP3

El cálculo del costo real empieza al recibir los materiales, donde se determina el nuevo costo promedio de las materias primas que valorizarán las solicitudes, tanto manuales como automáticas. La imputación de estas solicitudes para órdenes de producción puede ser de forma directa o indirecta, total o parcial. La directa es la más laboriosa, pues exige que se informe su destino en la propia solicitud, sin embargo, es más exacta porque cada orden de producción recibe solamente lo que de hecho se consumió, al paso que en la indirecta o por el estándar, el sistema distribuye los

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materiales pedidos según las cantidades informadas en la estructura del producto, lo que permite que la salida del depósito se haga de modo simplificado y genérico.

LA APROPIACIÓN DIRECTA

INDIRECTA

STOCK

STOCK

ÓRDEN DE PRODUCCIÓN

PROCESO

POR LAS ESTRUCTURAS

OP1 OP2 OP3

Un sistema semejante se usa en la imputación de la mano de obra y de los gastos generales de fabricación (GGF), es decir, por el apunte de horas o imputándolos basado en las estructuras, las cuales contienen el número de horas necesarias para su asignación en la producción.

Funcionalidades del ERP

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COSTOS STOCK

MATERIA PRIMA

CONTABILIDAD

MANO DE OBRA

GASTOS GENERALES

PROCESO

PRODUCCIÓN

OP1 OP2 OP3

La actualización de los costos se extiende por todo el proceso de producción y llega hasta el costo de la mercadería vendida, donde se podrá comparar con el estándar y definir la ganancia de la venta.

Compras Como ya vimos, los costos dependen de las compras y éste se integra con el PCP. El objetivo de la informatización del proceso de compras es suplir automáticamente el stock basado en criterios preestablecidos y lo suficientemente flexibles para atender los repentinos cambios que ocurren en la previsión de ventas. Hay varios métodos para definir qué, cuándo y cuánto se debe comprar de cada elemento dentro de un determinado período. Si ya existe la estructura de productos y alguna previsión de ventas les indicamos el MRP I (Material Requirement Planning o Planificación de Necesidades de Materiales). Esta técnica parte de un plan de producción dependiente de una previsión de ventas que puede incluso ser de una cartera de pedidos ya

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encargados, del stock existente, de la cartera actualizada de órdenes de producción y de la cartera de pedidos de compra.

SUMINISTRO MRP PREVISIÓN DE VENTAS O PLAN DE PRODUCCIÓN

¿TIENE STOCK?

N

¿PEDIDO DE SUMINISTRO? Demanda SI FALTARA SOLICITA LA NECESIDAD

El futuro se divide en períodos que pueden ser meses, semanas o incluso días. El MRP I en realidad es simplemente la proyección de los saldos de stock. A través de una rutina de explosión, el sistema calcula la necesidad de compras/ producción de cada componente intermedio, cada materia prima y la mano de obra que se utilizará. Para las empresas que no tienen una estructura de productos ni una previsión de ventas confiable para los materiales de consumo, se adopta el método de punto de pedido. Por su intermedio, el sistema calcula inicialmente el consumo de cada elemento. Esto se hace utilizando una fórmula estadística de regresión lineal donde la tendencia del pasado se transforma en una recta que proyecta el consumo futuro. Basado en la duración de los plazos de entrega y en el stock de seguridad, se establece el punto de pedido, también denominado stock mínimo.

Funcionalidades del ERP

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S A L CONSUMO

D O E N

PUNTO DE PEDIDO

S T O

S U M I N I S T R O

C K

TIEMPO

PLAZO DE ENTREGA

Por otro lado, la cantidad que se comprará, o sea, el lote económico se define mediante un cálculo que tiene en cuenta la disponibilidad financiera de la empresa, la clase que el ítem o elemento ocupa en la curva ABC es la periodicidad básica de compras para cada clase. La periodicidad depende de la tasa de interés que incide sobre el capital invertido en el stock, del costo de almacenaje y también del costo de cada pedido de compra. El sistema debe controlar todo el proceso de cotización, historial de las últimas compras, follow-up y variación de precios de compra. Al llegar la mercadería la recepción será monitoreada por el sistema. La digitación de la factura actualiza la cartera de pedidos, actualiza el stock, incluye el título en cuentas por pagar, genera los asientos contables para los libros fiscales, además de comparar la factura no sólo con relación a sus cálculos sino también a lo establecido en los respectivos pedidos de compra.

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Si el departamento de compras trabaja con herramientas de concepto BI, como el Workflow, los pedidos de compras podrán aprobarse de forma automática. Veamos un ejemplo: En una de las políticas internas de la empresa se determinó que sólo el gerente de compras podrá autorizar compras superiores a R$ 15.000,00. Cuando haya un pedido con este perfil, el sistema identifica este criterio y genera un e-mail con el pedido en cuestión, lo envía a la caja de entrada de dicho gerente, quien lo analiza y devuelve informando si debe hacerse la compra. Todo esto automáticamente.

ACTUALIZACIONES HECHAS POR LA NOTA DE RECIBIMIENTOS PEDIDO DE COMPRAS

CONTABILIDAD NOTA DE RECIBIMIENTOS DE MATERIALES

LIBROS FISCALES

CUENTAS A PAGAR

STOCK CONSISTENCIA TOTAL

LISTA CON LAS DIVERGENCIAS

PCP (Planificación y Control de la Producción) Podemos decir que el PCP (Planificación y Control de la Producción), parte justamente del cálculo de las necesidades de cada elemento que se producirá (MRP I) y emite las respectivas órdenes de producción, en conjunto con el programa de operaciones de la carga máquina (MRP II Manufactoring Resources Planning o Planificación de los Recursos de Manufactura). Una rutina simple pero con muchos dispositivos que atienden toda la dinámica existente en una fábrica. Máquinas y más máquinas ejecutando las más variadas operaciones con un calendario repleto de horas extras, fines de semana, feriados, huelgas, ausencias, variación en la productividad, etc.

Funcionalidades del ERP

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Para cada componente se define un procedimiento de operaciones. Para la operación se informa el recurso que utiliza, incluso los alternativos, la herramienta, duración, descripción, el tamaño del lote estándar y el tiempo de setup. El registro de los programas permite tener incluso calendarios diferenciados. El sistema asigna los recursos de forma optimizada y genera la programación de la fábrica minuto a minuto, operación por operación, así como proporciona los medios necesarios para que se tomen medidas correctivas en el sentido de evitar los tan comunes trastornos que ocurren a diario en una manufactura. En el mapa de retroceso y avances, por ejemplo, el sistema muestra qué máquinas dieron origen a una asignación de las operaciones fuera del momento ideal para la producción. La producción se informa de tal manera que los datos sirven para actualizar el stock, sirven para el propio programa de carga máquina y también sirven para alimentar los costos en número de horas reales utilizadas en el proceso.

CONTROL DE LAS OPERACIONES PRODUCCIÓN

STOCK

CARGA DE MÁQUINA

COSTO DE LA MAN0 DE OBRA

Facturación La facturación es un área donde normalmente hay necesidad de fuertes adaptaciones y es indudablemente, el sector donde siempre hay diferencias entre las empresas. Es la condición de pago, la política de reajuste de precios y descuentos, el pago de comisiones, la legislación específica de ICMS e IPI, etc. De cualquier forma, todas las excepciones a las que nos referimos deben incorporarse al sistema de modo que sólo se necesite programar la factura de forma específica. El módulo Facturación controla la cartera de pedidos,

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administra la aprobación de crédito y de stock de forma automática, emitiendo todos los informes necesarios para el sector de ventas, además de generar los títulos por cobrar, basado en la condición de pago definida en el Pedido de Venta. Podemos decir que dentro del ERP, la Facturación genera actualizaciones después de la emisión de la Factura: la baja de stock, la contabilización, el registro de datos fiscales, la actualización financiera, la baja de la cartera de clientes y genera las informaciones necesarias para un buen control dentro del CRM.

FACTURACIÓN PEDIDO DE VENTAS

APROBACIÓN AUTOMÁTICA DE CRÉDITO/STOCK

FACTURA TÍTULOS

ESTADÍSTICA

LIBROS FISCALES

BAJA EM EL STOCK

Libros Fiscales El módulo Fiscal sirve para cumplir con la compleja legislación brasileña y se encarga de emitir el Registro de Entradas-modelo 1, del Registro de Salidasmodelo 2, del Registro y Cálculo de ICMS e IPI-modelos 8 y 9, del Registro de Inventario-modelo 7, del Registro de Control de Stock y de la Producción-modelo 3, del Registro de Detalle de las Operaciones y la de la Declaración del IPI.

Financiero En el módulo Financiero, gran parte de las informaciones se generan en otros módulos, como por ejemplo, los títulos por pagar se generan en compras, los

Funcionalidades del ERP

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títulos por cobrar se generan en la facturación, datos de la planilla de haberes, impuestos, alquileres y préstamos, además de otros títulos informados con el objetivo de mantener el flujo de caja lo más cercano posible a la realidad.

FINANCIERO

RECIBIMIENTO DE MATERIALES

OTROS TÍTULOS

CUENTAS A PAGAR

FACTURACIÓN

CUENTAS POR COBRAR

FLUJO DE CAJA

Otros procedimientos como transmisión electrónica de títulos a bancos, emisión automática de cheques, cálculo de nuevo vencimiento, generación de borderós, baja automática de títulos en la fecha de vencimiento, administración de títulos con vencimiento en fin de semana, permiten que la tesorería se preocupe únicamente con la estrategia que se debe adoptar para los recursos financieros. Para el análisis de crédito están las consultas a clientes que muestran sus compras, como se hizo el pago y otros datos importantes.

Planilla de Haberes El módulo Planilla de Haberes automatiza buena parte de los servicios del departamento de personal. Todo empieza con el registro de empleados. Un

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verdadero arsenal de datos sobre la persona que acaba de contratarse. Basado en estas informaciones se efectúa el pago del sueldo, así como informaciones para RAIS, Vacaciones, FGTS, Impuesto a las Ganancias, etc. En el módulo Planilla de Haberes se digitan los valores fijos y variables y para modificar el cálculo de un ingreso o de un descuento basta cambiar la respectiva fórmula. Los cálculos consideran todas las hipótesis previstas en la consolidación de las leyes laborales. La propia planilla de haberes, la lista de vencimientos y descuentos, el FGTS, el recibo de vacaciones y la provisión de vacaciones y aguinaldo , sueldo, lista de empleados admitidos y despedidos, los formularios de pagos/retenciones y cargas son sólo algunos ejemplos de los informes emitidos en este módulo. El módulo Planilla de Haberes cuenta con una función específica para controlar la entrada y salida de empleados. Es el Control del Reloj Registrador que tiene como objetivo eliminar el trabajo de digitación de estos datos. La tradicional tarjeta de registro se sustituye por una tarjeta magnética que a cada entrada y salida el empleado pasa por un reloj registrador apropiado y acoplado al sistema. Nuevamente el Workflow entra en el juego con controles automáticos. Éste podrá utilizarse en el control de atrasos de los empleados. Basta crear reglas de control entre el Workflow y el reloj registrador electrónico. Un ejemplo de esta situación: el área de RR.HH. puede determinar que no admite un atraso mayor que 15 minutos y se deberá informar a un superior inmediato sobre este empleado, en caso de que ocurra más de tres veces. Un determinado empleado llega a la empresa a las 8:17hs, el sistema registra un atraso de 2 minutos, después de cinco días el mismo empleado llega a las 8:20hs., se registra un atraso más y finalmente llega a las 8:33hs. después de veinte días. El sistema reconoce el tercero atraso y con esta información el Workflow envía un e-mail al superior con las fechas y horarios de atrasos. Un aspecto muy relevante es la posibilidad de trabajar con varias escalas de horarios, además del cálculo de horas extras, descuentos, justificación de faltas, atrasos y salidas anticipadas.

Activo Fijo El Activo Fijo es el módulo que administra los bienes de la empresa que, en realidad, constituyen una gran parte del capital invertido en ella. Igualmente,

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en este módulo el único trabajo de digitación se hace cuando se refiere a la adquisición de bienes. Todos los datos se incluyen al registrar el bien, que es la base para calcular y contabilizar mensualmente las depreciaciones. También propicia el efectivo control y fiscalización de todo el patrimonio de la empresa.

ERP Vertical Además de los módulos básicos descritos, un Sistema de ERP tiene en realidad el propósito de automatizar todos los procesos de una empresa, sea comercial, industrial, de servicios o distribución, sin importar el ramo de actividad. También se estableció por llamar VERTICALES a los módulos que son específicos de un sector de actividad. Claro que es inherente a la integración entre los módulos básicos y los verticales. Entre ellos se destacan:

Automatización Comercial Dentro de un comercio podemos decir que tenemos algunas áreas para automatizar: Gestión de Ventas, Finanzas y Stock. Esta automatización proporciona una gran agilidad cuando se utiliza un ERP dirigido al área. Este sistema agiliza la atención y le brinda un control más amplio, a través de una atención en mostrador, incluso una venta más compleja, como una financiación. Las finanzas se actualizan constantemente, basta tener una salida o entrada de mercadería para que el stock quede totalmente actualizado y para evitar la falta de mercaderías en los estantes. En este módulo se controlan los pagos con cheque, incluso los diferidos, las tarjetas de crédito, comisiones, el stock, cálculo de ICMS y la emisión del Comprobante Fiscal. En cualquier momento se tiene el volumen de ventas por vendedor y producto, la posición del stock, incluso de otras tiendas unidas a la red y estadística de los productos más vendidos, que posibilitan el uso de este módulo para grandes redes de tiendas minoristas o mayoristas, así como para el pequeño comerciante. Podemos decir que una automatización comercial completa necesita varios equipos periféricos interactuando con el sistema, tales como: lector de código de barras, básculas electrónicas, gaveta de la caja registradora y un ECF (emisor de comprobante fiscal). A partir del año 2001 el gobierno declaró la obligatoriedad del uso del ECF (Emisor de Comprobante Fiscal), que es exactamente el conjunto formado por la impresora, la computadora y el software de automatización comercial. El objetivo es acabar con la evasión fiscal y para ello la impresora, que está lacrada, tiene un dispositivo que graba en su memoria el contenido de todas las facturas emitidas

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y a la que sólo la fiscalización tiene acceso. Es necesario que el software esté homologado y en algunos estados el desarrollador es corresponsable si se detectan fraudes. También es necesario que el propio comprobante de la tarjeta de crédito se imprima en el ECF. Existen automatizaciones más simples, donde solamente se busca la informatización de las cajas. El objetivo es ejercer el control total de las ventas.

Sistemas de Apoyo Logístico Respecto al almacenaje de productos, podrá ser necesaria una administración que permita el control y el mantenimiento de los respectivos productos en lote. En este sentido, el WMS (Warehouse Management System) es un sistema informatizado que ayuda en el efectivo control de los productos y posibilita tanto su consignación automática como el control de entradas/salidas, la optimización de la localización del stock, la mejor asignación de recursos humanos y físicos, la identificación de la prioridad de carga y descarga de productos, la gestión del patio, etc. Para una mejor administración de la recepción de mercaderías, el WMS hace uso de la tecnología de la información para obtener los avisos de recepción de carga, lo que permite el cumplimiento de todos los requisitos necesarios anticipadamente para que no haya eventuales trastornos por falta de planificación. Por otro lado, el TMS (Transportation Management System), un Sistema de Gestión de Transporte, tiene por objetivo ofrecer subsidios mediante el uso de la tecnología de la información, para proporcionar la perfecta planificación, administración y control del movimiento de cargas, incluyendo la flota de vehículos. Comprende no sólo la generación de conocimientos, viajes y facturas conforme el contrato del cliente y también el control de asuntos pendientes de siniestros, de indemnizaciones y servicios, tanto regionales como nacionales e internacionales. Con el uso de la tecnología de la información, se consigue una perfecta integración con los sistemas de rastreo de vehículos, además de la integración con los clientes, oficinas fiscales y sucursales. Otro aspecto relevante respecto a la integración es el mantenimiento de los propios activos que involucran a la flota de vehículos y camiones utilizados.

Funcionalidades del ERP

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Con una tabla de flete configurable, la utilización de tasación para flete y con los demás recursos registrados en el sistema llega a obtenerse los costos por vehículo, flota, viaje e incluso englobar el tratamiento de impuestos entre otras consultas e informes disponibles en el sistema.

Gestión de Proyectos El PMS (Project Management System) posibilita la planificación y la ejecución de proyectos que incluyen el control de presupuestos. Entre sus diversas funcionalidades, el PMS permite, a través de la consignación de los recursos, el control de las fases del proyecto y seguimiento del progreso físico y financiero. Índices de rendimiento, flujo de caja del proyecto y cuadros cuantitativos que demuestran lo previsto vs. realizado son algunos ejemplos de informaciones que pueden obtenerse fácilmente utilizando un sistema de Gestión de Proyectos, incluyendo una perfecta integración con el MS-Project y un conjunto de consultas e informes que permiten un amplio análisis de la evolución y desarrollo del proyecto.

Gestión de Calidad Se puede ayudar a la Gestión de la Calidad con un conjunto de módulos pertenecientes al “grupo quality” para tratar los aspectos de la calidad en particular. Entre ellos se destacan la Auditoria, Control de Documentos, Inspección de Entradas, Inspección de Procesos, Metrología, Control de No Conformidades y Proceso de Aprobación y Planificación Avanzada de Calidad (PPAP/APQP). La Auditoria responde por los aspectos internos de la empresa (sistemas, productos y procesos) y las relaciones externas tales como con proveedores y clientes. El módulo Auditoria proporciona una mejor planificación, control y seguimiento a través del registro de los tópicos e ítemes que se auditarán, del registro de unidades, del registro de asociados y del control de ítemes que se auditarán nuevamente. La implantación del sistema de auditoria permite trabajar con el calendario de las auditorias, con la agenda de las auditorias y un checklist de auditorias, además de la obtención de un informe completo de la auditoria para atender los incisos 4.17 de la norma ISO 9000 y el inciso 8.2.2 de la norma ISO 9001 (2000). Para auxiliar en la atención del inciso 4.2.32 de la norma de calidad ISO 9001 (2000), el módulo Control de Documentos proporciona la efectiva clasificación, seguimiento y distribución de los documentos de calidad. Este control involucra la numeración de documentos, copias por documento y el mantenimiento de referencias y palabras claves, además de la distribución de contraseñas para

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la restricción de acceso sea por usuario, módulo/funciones/informes. La Inspección de Entradas es un módulo que ofrece un conjunto de funcionalidades para atender los incisos 1, 2, 6, 7, 8, 10, 12, 13, 14, 15, 16 y 20 de la norma ISO 9000 y los incisos 4, 5.1, 7.4, 7.5 y 8 de la norma ISO 9001 (2000). Estas funcionalidades involucran desde el registro y el control de las entregas de materiales por proveedor, ensayos calculados por fórmulas, ensayos de laboratorio hasta la generación de laudos automáticos para cada lote recibido y consecuentemente, la emisión y control de las notificaciones de no conformidad (NNC), así como la emisión y control de los planes de inspección. La Inspección de Procesos en conjunto con el módulo Inspección de Entradas es preponderante para el mantenimiento de la trazabilidad de los productos. Inspección de procesos es un módulo que tiene por objetivo la atención de los incisos 1, 2, 8, 9, 10, 12, 13, 14 y 16 de la norma ISO 9000 y de los incisos 4, 5.1, 6.4, 7.4, 7.5 y 8 de la norma ISO 9001 (2000) a través del mantenimiento de un plan de inspección por producto, por sector de control y un plan de muestreo específico. A través del registro de instrumentos, escalas, estándares y aun con la recolección de datos de calibraciones externas, el módulo Metrología efectúa los cálculos para confirmación en lo que se refiere al aspecto exactitud, adecuación y aceptación, además del cálculo completo de las incertidumbres, además de permitir la generación de informes o consultas que posibilitan una visualización del plan, ficha, certificado y resumen de las calibraciones. Otro aspecto relevante del módulo Metrología es la trazabilidad de los instrumentos vs. estándares y la posibilidad de los cálculos de tolerancia en porcentajes. El módulo Metrología tiene integración no sólo con los módulos Recepción y Control de Procesos sino también con los instrumentos Mitutoyo y Sylvac. Respecto de la norma ISO 9001 (2000), el módulo Metrología atiende el inciso 7.6 y también incorpora un convertidor de unidades de medidas. Para atender la norma ISO 9001 (2000) en los incisos 8.3 y 8.5.2/8.5.3, el módulo No Conformidades permite registrar las ocurrencias y el registro de los planes de acciones tanto correctivas como preventivas. Posibilita la utilización del método de los 8 pasos además de un Follow-up estadístico de las no conformidades, de las acciones correctivas y del control de asuntos pendientes por usuario. El módulo No Conformidades se integra a los módulos Recepción,

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Procesos, Field Service, Auditorias, Metrología y Mantenimiento de Activos. El Proceso de Aprobación y Planificación Avanzada de Calidad (PPAP/APQP) cuenta con el auxilio de un módulo que ofrece una serie de funcionalidades para atender a la norma QS 9000. Estudio de R & R, estudio de capabilidad, ensayo dimensional, ensayo material, ensayo de rendimiento y aprobación de apariencia son algunos ejemplos de estas funcionalidades. Permite el análisis de modo y efecto de una falla potencial, además de la generación de sumario y aprobación APQP. Otra facilidad incorporada a este módulo es la generación de un diagrama de flujo de datos.

Gestión Educativa El módulo Gestión Educativa ofrece una serie de funcionalidades que responden por aspectos referentes: -

Al Proceso de Selección

-

A la Matrícula

-

A las Solicitudes

-

Al Curso Vigente

-

Al Profesor

-

Al Financiero/Tesorería

-

A la Evaluación Institucional

Respecto al Proceso de Selección, el Sistema de Gestión Educativa administra y controla los cursos ofrecidos y el número de vacantes para cada uno. Permite la introducción de una nota mínima aprobatoria y la adopción de criterios de desclasificación y desempate. Proporciona el cómputo de aprobados, la reserva de vacantes, el lugar del candidato, así como el seguimiento y control financiero. Respecto a las matrículas, el sistema de Gestión Educativa permite la concreción de la matrícula por materias, evalúa automáticamente los requisitos y correquisitos, además de administrar las transferencias y tener integración total con el módulo Financiero.

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El Sistema de Gestión Educativa ayuda en la administración de las solicitudes a través de una configuración inicial respecto al tipo, acción que se tomará, flujo de operaciones y control del tiempo, lo cual permite que se lleve a cabo el seguimiento del flujo de operaciones y la respuesta automática para el solicitante a través de e-mail, además de la solicitud de la requisición por medio del sistema o por la WEB. La Gestión Educativa almacena las informaciones vitales de cada materia como la carga horaria, contenido programático, bibliografía y número máximo de faltas. Entre las facilidades ofrecidas a los profesores de la institución, se destacan los apuntes y el seguimiento del contenido programático, el apunte de faltas y notas, incluyendo la consulta al programa escolar.

Mantenimiento de Activos El Mantenimiento de Activos incluye el registro, organización, mantenimiento y control de los bienes de una empresa, entidad u órgano. Entre sus diversas funcionalidades, el sistema de Mantenimiento de Activos posibilita la planificación de mantenimientos preventivos y correctivos. El registro de un historial de intervenciones ocurridas, además de permitir la revisión de la ficha técnica y comparación entre lo previsto y lo realizado, también permite hacer análisis relativos a la durabilidad por utilización, por servicio, marca y fabricante. Otro aspecto relevante del sistema de Mantenimiento de Activos es que, además de permitir el control de los costos relativos a cada centro, también permite comparar lo previsto vs. lo realizado tanto para el activo en sí como para repuestos o servicios.

Exportación El objetivo del sistema de Exportación es auxiliar en la emisión de documentos y formularios relativos a la exportación de bienes y productos, lo que permite un total control del despacho aduanero y una perfecta integración con el Siscomex. Entre estos diversos documentos y formularios generados por el Sistema de Exportación se destacan: -

Invoice

Funcionalidades del ERP

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-

Shipping Instruction

-

Packing List

-

Certificado de Origen-FIESP

-

Certificado de Origen-MERCOSUR

-

Certificado ALADI

-

Form-A

-

Acuerdo de alcance parcial

-

Extracción cambiaria

-

Carta envío de documentos

-

Aviso de embarque

Importación El sistema de Importación trata de las informaciones necesarias para que los pedidos de compras internacionales se realicen, inclusive la emisión (en inglés) del pedido de compras y de la Licencia de Importación (LI) integrada al sistema gubernamental con mantenimiento automático de las informaciones necesarias para la licencia de mercaderías. El sistema de importación permite registrar el embarque de mercaderías, despacho aduanero, y abarca el control de las actividades aduaneras necesarias para la liberación de mercaderías importadas, control financiero de anticipo de efectivo al despachante y la respectiva rendición de cuentas. La recepción de mercaderías importadas, el cálculo del costo final de mercaderías, el flujo de caja de importaciones, Follow-ups, seguimientos, evaluaciones y comunicaciones internacionales son otras funcionalidades que el sistema de importación ofrece.

Gestión Hospitalaria Con el registro de pacientes, tipos de atención y el mantenimiento de la agenda de consultas y cirugías, el sistema de Gestión Hospitalaria efectúa una serie de controles relacionados con las solicitudes y prescripciones médicas. Proporciona el control de convenios múltiples, incluso el SUS (Sistema Único de Salud), a partir del registro de convenios con todos los valores de CH’s. Permite el

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mantenimiento de la lista de precios diferenciados de materiales, medicamentos, tasas, estadías, procedimientos y honorarios para los convenios, donde se destacan las listas AMB y CID. El sistema de Gestión Hospitalaria permite además controlar fichas médicas de pacientes y el registro de gastos de exámenes, lavandería y nutrición.

Medicina y Seguridad Laboral A partir de un conjunto de informaciones registradas y de la programación automática de los exámenes de evaluación clínica, incluyendo la convocación, también automática, de los empleados para la realización de los exámenes, el Sistema de Medicina y Seguridad Laboral permite la perfecta planificación, seguimiento y ejecución de todas las actividades necesarias para orientar a la medicina y seguridad en el medio laboral a través de una serie de informes mapas y gráficos.

Plan de Salud Para mantener una buena calidad, tanto en la atención al cliente como en la atención al autorizado, el sistema de Plan de Salud tiene una serie de funcionalidades que ayudan en el control de ejecución de los procedimientos y consultas médicas, así como de los exámenes. Estas funcionalidades se basan en las informaciones registradas de los autorizados (médicos, hospitales, clínicas y laboratorios) y de los asociados con sus dependientes. Es necesario establecer parámetros para la inclusión de tablas dinámicas de eventos tales como AMB, Brasindice, Ciefas y otras. Para posibilitar un mejor soporte en el área comercial, el Sistema de Plan de Salud permite, además de los registros convencionales, el registro de los vendedores internos y externos, regiones de actuación, formas de pago, competencias para aprobación de propuestas, simulación de ventas/prospects, metas mensuales/anuales y datos sobre el mercado/competencia. Con relación al seguimiento de los contratos/beneficiarios, el sistema de Plan de Salud permite comprar carencias, actualizar precios, renegociar deudas y abonar intereses, además del suministrar informaciones sobre el promedio de días de atrasos, día de pago promedio, perfil de los clientes, entre otras.

Funcionalidades del ERP

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Control de Derechos de Autor El principal objetivo de este sistema es ofrecer suministros tanto en la administración como en el efectivo control de productos considerando su registro a través de diversas ediciones. Permite un control eficaz de los contratos de derechos de autor incluidos en los productos editados. Entre sus funcionalidades, el sistema de Control de Derechos de Autor permite el seguimiento financiero de los contratos, incluyendo anticipo de pago, rendición de cuentas, cálculo de pagos y de acumulados. También se tratan en el sistema el control de sublicencia y el de licitación, además de las diversas consultas e informes en las más variadas formas y presentaciones.

Gestión de Concesionarios La Gestión de Concesionarios es un completo sistema que ayuda en la administración de concesionarios bajo 3 diferentes módulos: -

Autopartes

-

Taller/Flotas

-

Vehículos

El módulo Autopartes permite el montaje y desmontaje de Kits de repuestos y el presupuesto integrado con emisión de facturas, que concatena funciones para facilitar el trabajo de venta mostrador o televentas. Respecto al área comercial, el módulo Autopartes posibilita una mejor atención a través del control de repuestos bloqueadas por defecto, reserva de repuestos para venta futura y parametrización de períodos de garantía. Con respecto a la integración, el módulo Autopartes facilita el ingreso de datos de los catálogos de las ensambladoras y los pagos electrónicos por medio de tarjetas de crédito. El módulo Taller/Flotas permite el seguimiento y gestión de los presupuestos de repuestos y servicios integrados electrónicamente con las Órdenes de Servicio encuadrados en escalas de trabajos de 24 horas por día.

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El control de flotas puede realizarse para proporcionar un mejor costo beneficio a través del mantenimiento de vehículos por corrección y prevención, incluyendo un efectivo control de seguimiento de los componentes de los vehículos. Todos los días surgen en el mercado nuevos sistemas Verticales, pues siempre hay alguien creando un nuevo modelo de negocio. El objetivo de este capítulo es mostrar un panorama general sobre este asunto. En la Parte III, se tratan las funcionalidades de los módulos básicos de forma más detallada.

Repaso 1)

Con relación a un sistema de ERP, marque la opción incorrecta en lo que se refiere a sus objetivos: a)

Controla los accesos y transmisiones realizadas en la red.

b)

El objetivo es la automatización de los procesos administrativos.

c)

Incluye la planificación, el control y seguimiento de los recursos financieros.

d)

Integra las diferentes áreas de una empresa.

Funcionalidades del ERP

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e) 2)

3)

4)

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Permite un mejor control administrativo y financiero.

La eliminación de la redundancia de los datos, incluyendo su digitación, puede obtenerse: a)

Con la seguridad que la certificación digital ofrece.

b)

A partir de la integración de las áreas a través de la propia integración de los módulos de un sistema de ERP.

c)

A través de la Planificación y Control de la Producción.

d)

A través de la automatización de los procesos productivos.

e)

A través de la integración de los recursos humanos, incluyendo capacitaciones y programas de capacitación e integración de los empleados.

Respecto del módulo Contabilidad, marque la opción incorrecta: a)

El registro del historial y el del asiento estándar facilitan el trabajo de digitación.

b)

Se podrá añadir algo al historial, con el usuario digitando la parte complementaria.

c)

Se pueden clasificar las cuentas como sintéticas o analíticas.

d)

Los estados contables pueden presentarse en varias monedas y en varios modelos predefinidos.

e)

La trascripción de los asientos debe realizarse independiente de la existencia de un asiento estándar.

En lo que respecta a costos, los grandes problemas enfrentados en Brasil se refieren a: a)

Inflación continua, apertura de las importaciones y a la política económica del gobierno.

b)

Falta de recursos y tecnologías implementados en sistemas que sean capaces de administrar costos.

c)

Dificultades encontradas para el almacenamiento,

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acceso y creación en procesos de búsqueda de informaciones.

5)

6)

d)

Dificultades encontradas para el registro de los costos, considerando los índices oficiales que efectúan la debida corrección en los valores monetarios.

e)

Dificultades encontradas para la clasificación y registro de los costos en los diversos centros de costos.

Marque la alternativa incorrecta: a)

Con relación a suministros, un sistema de ERP debe proveer automáticamente el stock basado en criterios preestablecidos.

b)

No se recomienda el MRP para empresas que tienen previsión de ventas.

c)

Un diferencial que un sistema de ERP puede ofrecer se refiere a la maleabilidad de los criterios adoptados en la política de suministros para los repentinos cambios que ocurren en la previsión de ventas.

d)

El MRP es más recomendado para las empresas que tienen alguna previsión de ventas.

e)

El MRP es más recomendado para las empresas que tienen estructuras de productos.

Con relación al PCP (Planificación y Control de la Producción), marque la opción incorrecta: a)

En cada uno de las programas de producción se pueden registrar programas diferenciados.

b)

Un sistema de ERP proporciona la asignación de recursos de forma optimizada.

c)

Las operaciones asignadas fuera del momento ideal para la producción no son informaciones mostradas en el módulo PCP.

d)

La producción informada puede actualizar el stock.

e)

Ofrece informaciones para los costos en número de horas reales utilizadas en el proceso.

Funcionalidades del ERP

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7)

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9)

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Con referencia a la Facturación en un sistema de ERP, marque la alternativa incorrecta: a)

Puede ayudar en la política de reajuste de precios, en el pago de comisiones, en la atención a las exigencias específicas de la legislación del ICMS, IPI, etc.

b)

Permite controlar la cartera de pedidos.

c)

Permite administrar la aprobación por el crédito.

d)

Administra la cartera de títulos por pagar y por cobrar.

e)

Permite administrar la aprobación por el stock.

Cuando nos referimos a los objetivos de un módulo Financiero en un sistema de ERP, marque la opción incorrecta: a)

Además de permitir pagar y cobrar títulos, proporciona el envío automático de títulos a la red bancaria.

b)

Proporciona la emisión automática de cheques.

c)

Calcula el nuevo vencimiento de los títulos y posibilita la baja automática de los títulos en la fecha de vencimiento.

d)

Busca informaciones en otros módulos para consolidar un flujo de caja.

e)

Posibilita la imputación directa o indirecta, dependiendo del precio de reposición.

Marque la alternativa incorrecta: a)

En un sistema de ERP, excepciones como cálculo de horas extras, descuentos, abonos de faltas, atrasos y salidas anticipadas deberán tratarse de forma separada pues el sistema no puede administrarlas.

b)

Pueden generarse informaciones para RAIS, vacaciones, FGTS e impuesto a las ganancias en el módulo Planilla de Haberes de un sistema de ERP.

c)

Cuando nos referimos a Planilla de Haberes, una función específica puede eliminar completamente la digitación de la tarjeta de registro.

d)

Refiriéndonos al Activo Fijo, un sistema de ERP proporciona la depreciación y respectiva contabilización de los bienes de una empresa.

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e)

En un sistema de ERP, la automatización de la tienda consolida grande parte de las funcionalidades que tratan del día a día operativo de una empresa, incluyendo todos los recursos necesarios para que los pagos se realicen por medio de tarjetas de crédito, emisión automática de cheques, etc.

Funcionalidades del ERP

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Un Romance con el SIGA

4

Capítulo 4

Un Romance con el SIGA

C

uando el equipo de Ventas de Microsiga pidió a su director técnico que reformulara la Descripción Sintética del sistema SIGA (un sistema integrado para computadoras), pues la que ya existía no contemplaba la nueva versión Advanced, su expresión facial tomó un cierto aire de apatía. Era la enésima vez que se haría ese trabajo y la sensación que se tenía era que un usuario jamás había leído aquella exhaustiva lista de características y puntos positivos contenidos en el SIGA. Quienesenrealidadleendichodocumentosonloscompetidoresylosanalistas de sistema independientes que, tal como nosotros, se pasan el día buscando mejoras para hacer de SU sistema el más completo y eficiente de todos. Fue ante esta angustia que se resolvió, en vez de mostrar lo que tiene el SIGA, mostrar dónde los usuarios del SIGA se identifican con él. Así nació UN ROMANCE CON EL SIGA. Una historia de ficción, aunque cualquier semejanza con la realidad, y con sinceridad esperamos que la haya, no es pura coincidencia. El texto es muy actual e ilustrativo, aunque todo esto ocurrió en 1993, un martes a las siete e media de la noche... En un hotel cinco estrellas, un cóctel por el lanzamiento de una nueva marca de verano. Allí estaba yo, tomando mi whisky y charlando con gente importante, todos amigos que derrochaban números e historias que me dejaban con un terrible complejo de inferioridad. Uno decía, mi empresa facturó tantos millones de dólares, el otro que se había trasladado a un edificio nuevo, cosas así contaban los compañeros vestidos con finos trajes de gabardina importados, (esto sin considerar otros tipos de hazañas).

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Entonces sin poder contenerme, desahogué: – ¡Caramba! ¡no es posible! A 20 años tengo una empresa, trabajo como una mula, vivo estresado y no consigo salir del pozo. ¿En qué me equivoqué? Mis amigos me miraron de arriba a abajo con una sonrisa y exclamaron: – ¡Organización! amigo mío ¡Te falta organización!. Seguimos charlando y llegué rápido a una primera conclusión. Todos menos yo, tenían en sus empresas un sofisticado sistema de informática. La computadora era la nueva estrella y lo poco que yo tenía, eran unas planillas electrónicas hechas en un XT, y todavía hacía la correspondencia con un Wordstar cualquiera. Un muchacho desarrollaba algunas cosas usando una base de datos. Pero sin ningún resultado importante, pedirle cualquier información era una desesperación. Xavier era mi amigo de infancia pero nunca fue arrogante conmigo, aunque era dueño de una empresa que incluso hacía propaganda en la tele en horario de gran audiencia. Y a su convite, al día siguiente, fui hasta su empresa para ver cómo funcionaban las cosas. Por coincidencia o no, él trabajaba con el SIGA. Así que le pregunté:

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– Explícame una cosa, Xavier, cómo funciona este tal SIGA del que tanta gente habla. En ese momento, yo ya había llegado a la conclusión que casi la mitad de las empresas usaba este sistema (¡debía ser el más barato!). ¿Dónde empieza? ¿Dónde acaba? ¿Cuál es mi participación? ¿Cuál es la parte de Microsiga? al fin y al cabo ¿Cómo funciona esto? – Bien, las cosas no son tan sencillas – me dijo, ironizando. – Al fin de cuentas, son más de diez manuales que hay que leer y cursos que hay que hacer para empezar más o menos a entender algo. Pero te daré una visión general. Yo tampoco soy un experto, sólo soy un usuario fanático y un curioso. Este flujo ya lo habrás visto. Es la base del sistema. Realmente ya lo había visto, no sé exactamente dónde, aquel montón de cuadros que representaban los diversos departamentos de una empresa. E incluso un día se lo mostré a mi gerente y él me dijo: “Claro, ... en los papeles es fácil. Pero lo que quiero ver es en la práctica”. – El sistema se divide en diez módulos: CONTABILIDAD, FINANCIERO, PLANILLA DE HABERES, SIGAPONTO (un complemento de la planilla) y ACTIVO FIJO. También están los módulos que tratan de la parte de materiales: COMPRAS, STOCK/COSTOS, PCP, FACTURACIÓN y LIBROS FISCALES. Además, por lo que sé, Microsiga tiene otros productos como SIGALOJA (Control de Tiendas), por ejemplo, que puede servirte. Y por decir eso ¿Cómo te va aquel almacén frente a tu fábrica y que lo utilizas para vender los artículos rechazados? No es por decir pero ¿qué movimiento, eh? Vendías más allí que en la propia fábrica – dijo burlándose de mí.

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– Lo cerré. Tuve problemas con la alcaldía – lamenté. – También está el módulo SIGOTEL (Control de Hotelería) que lo usa el flat donde vive Isabel. ¿Te acuerdas de ella? – ¡Muchísimo! – En verdad, era una mujer inolvidable. Jamás he visto alguien así. – ¿Y son necesarios todos los módulos para empezar el trabajo con el SIGA? Creo que es mucho para mí (no me refería a Isabel y si al sistema). Dije esto porque me quedé imaginando lo caro que debería ser el sistema completo. – No, no es necesario. – me alivió Xavier. – Puedes adquirir e implantar el sistema en etapas. Yo, por ejemplo, lo hice en esta secuencia. Primero implanté los módulos básicos: CONTABILIDAD, FINANCIERO, COMPRAS, STOCK/COSTOS y FACTURACIÓN. Luego, puse la PLANILLA DE HABERES y el SIGAPONTO (Sistema de Reloj Registrador Electrónico) y al final, los LIBROS FISCALES, el PCP y el ACTIVO FIJO. Pero mira bien – exclamó, ya conectando su linda computadora, soberbiamente instalada al lado izquierdo de su portentosa mesa de ejecutivo –, antes de acceder al sistema quiero mostrarte cómo este “chirimbolo” es fácil de usar. Hasta Isabel juega con él y a veces abdica de la rutina de emisión automática de cheques. Él estaba sonriendo, y yo entré en órbita por unos instantes. Ella estaba en todas partes. – ¿Qué te parece? ¿Es bonita...?

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– ¿Quién? ¿Isabel? – No, no, la pantalla. ¡Y qué calidad En mi empresa las computadoras sólo tienen dos colores: verde y negro. – Pero volvamos al sistema. El menú del sistema te muestra cuáles son las opciones disponibles: Registros. Movimientos. Consultas. Informes y Rutinas de uso general. Son los profesionales de la oficina y de la fábrica quienes se encargan de registrar y digitar los movimientos. Mi especialidad son las consultas y los informes. Así veo como está la situación general de los distintos sectores. – ¿Y todos tienen acceso, sin ningún problema? Pues te digo que en mi empresa hay unos tipos, que si se enteran cuánto estoy ganando seguro que me van a pedir ¡AUMENTO ENSEGUIDA!

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– ¡Tranquilo, hombre! El sistema tiene un esquema de seguridad. Los menús son configurables, puedes ver que para el primer acceso ya te pide una contraseña que está vinculada a un menú definido en el configurador del sistema, de acuerdo con la necesidad de cada usuario. En ese módulo Configurador, sólo el administrador tiene acceso.

– Pero y ¿quién es el administrador? ¿Tú? – le pregunté, pues en mi empresa no delegaría esa tarea a nadie. ¡No soy loco! – Aqui en mi empresa, el administrador es el gerente del CPD, se llama Francisco y puedo deicrte que es una persona de confianza. Pero, sigamos adelante. La contraseña limita el acceso del usuario a determinados módulos, y dentro de cada módulo aún se puede impedir la visualización de determinados campos; y se pueden bloquear ciertas funciones, tales como cambios de valores, autorizaciones etc., para aquellos usuarios que no tengan ese derecho. O sea, seguridad total. ¿No hay fraudes en las computadoras? ¿Y dónde no hay fraudes? – En el gobierno – respondí, serio. Él se rió y continuó: – ¿Mira ahora esta pantalla de registro? Al inicio ves todo lo que ya está grabado. Es decir, es prácticamente una consulta. Y esto vale para todos los registros. Son más de 80 archivos. – ¿No crees que son muchas informaciones para una sola cabeza? – le pregunté, sin intención de ofenderlo.

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– Ahí es donde está el secreto de la integración: una lluvia de datos en un mundo de informaciones – filosofó Xavier. – Y quién se encarga de poner todo en orden es el SIGA. ¿Quieres ver? Aquí puedes ver, investigar y actualizar un ítem. Mira esta ventana de inclusión, estoy implantando un nuevo cliente, ¿de acuerdo? llego entonces al código de la cuenta ¿y qué es eso? Pulso F1 y me muestra un “Help” en la pantalla: es el código de la cuenta del cliente en la contabilidad. Pulso F3, éste es el plan de cuentas. Ahora hay que seleccionar la cuenta y confirmar con “Enter”. Si fuera una cuenta nueva ¡ya está, listo! Pido que se abra una pantalla para registrar la cuenta. Es decir, estoy en el módulo financiero implantando un cliente y sin salir del módulo registré una nueva cuenta en la contabilidad. Muy diferente del otro sistema que teníamos aquí. Tanto entrar y salir de pantallas que al fin y al cabo quien salía del sistema era yo. – Y lo más interesante es que al lado tienes un flujo indicando en qué nivel estás – le dije, como quien ya está enterado de todo. – No es jactancia mía pero siempre tuve cierta facilidad con los números. – Pero como ya te conozco, seguramente me dirás: “Eso es mucho arroz para este pollo”. Lo que quiero es una cosa más sencilla, más “sintética”. Es cuando entra el concepto de Diccionario de Datos. Con él se pueden inhibir determinados campos, crear nuevos, cambiar la secuencia de presentación, modificar sus tamaños, según tu necesidad. Y todo esto sin depender de esa “raza superior” que nada nos hace sin antes pedir un presupuesto y un ad eternum plazo de entrega: el programador –Ya sé qué campos voy a crear – le dije muy entusiasmado. – En el registro de productos quiero un campo que indique el plazo de validez. En el registro de proveedores quiero el nombre y teléfono de la secretaria. Y de más a más, deberías ver una que conocí la semana pasada... bueno, mejor, lo dejamos para después... – Sigamos, sigamos– reprimió él, recordando que era viejo amigo de mi mujer, Eliane, por la cual siempre tuve la más absoluta fidelidad. – Consultas e Informes – dijo en tono serio, de profesor. – ¿Has oído hablar de filtrado condicional concatenado a una expresión lógica o aritmética? Pues aquí quien define qué registros se van a consultar eres tú y no el programador (no sé por qué, pero siempre que Xavier pronunciaba esta palabra se ponía levemente rojo de rabia). Te voy a dar un ejemplo: vamos a ver los títulos con valor superior a 10 mil dólares y que vencen entre hoy y mañana y que además están registrados en banco. Aquí están: 26 títulos. Esto me deja más tranquilo.

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– Es verdad. De esta manera es posible cruzar cualquier tipo de información. Y esto debe ser una preocupación constante para cualquier empresario. –No, no sólo esto me deja tranquilo. Es que hasta el año pasado el promedio de títulos con esta privilegiada situación era de sólo diez – Xavier estaba orgulloso. – Xavier, no dejes que el SIGA se te suba a la cabeza. Sencillez y modestia siempre fueron tus grandes cualidades. – Es verdad, vamos a los informes. Aquí también hay filtrado condicional concatenado y tú defines la secuencia del informe. Con la posibilidad de grabar las opciones elegidas para uso futuro tú ya eres casi un programador. Esto sin hablar del generador de Programas e Informes. Con él realmente serás el dueño de tu destino (ahora noté cierto odio en sus palabras). Es el tiro de gracia, pues la flexibilidad es total. El sistema puede adaptarse a las reales necesidades de la empresa.

– Bueno, cambiando de agua para vino, ... dime una cosa, Xavier. ¿Cómo progresaste tan rápido? No hace ni diez años que has empezado y ahora estás con casi 1000 empleados, dos fábricas, eres líder de mercado... Dime la verdad, ¿cuál es el ardid?

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– Mira, en serio, no lo sé. Si quieres saber la verdad, te diré que no hubo. ¿Ayuda? Ninguna. ¿Suerte? La normal. ¿Trabajo? Mucho. Pero creo que en el fondo el secreto está en cuidar los detalles. Por ejemplo, te haré algunas preguntas y estoy seguro de que nunca ni soñaste con ellas. En realidad, también las he adoptado después que empecé a usar el SIGA. ¿Quieres ver?

• ¿Sabes cuál es el producto más rentable de tu empresa? ¿Y cuál es la participación que tiene en la facturación total? • ¿Cuál es el resultado real de la empresa en moneda fuerte? ¿Mantienes los precios equilibrados para cubrir los perjuicios que tenemos con la inflación?

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• ¿Cuál es la variación en el consumo de las materias primas respecto a un estándar preestablecido? • ¿Tienes un esquema para aprobación de los pedidos de venta, especialmente con relación al crédito? • ¿ Compras tus insumos basado en Lotes Económicos, Punto de Pedido o en un Plan de Producción? • ¿Cobras del banco el valor por los títulos cobrados con atraso sin el interés debido? • ¿Asignas tus máquinas dentro de un plan que considera los tiempos de producción, la disponibilidad de los recursos y las máquinas alternativas? – No. No. No. No. No y no. No hay tiempo para todo eso. Sólo intento disminuir el perjuicio. Es un empleado que faltó. La materia prima que no vino. El cliente que no paga. El título que no se puede pagar. Es terrible. – Y aun habiendo aire acondicionado, empecé a sudar y sentir de nuevo aquella acidez en el estómago. – A propósito, ¿puedo usar tu teléfono? Al darse cuenta que no podía completar la llamada, Xavier empezó a poner sobre la mesa una serie de flujos y dibujos que explicaban los procedimientos administrativos contenidos en la idea del SIGA. – Siempre ocupado. Sigamos entonces. – Me había prometido que mi vida cambiaría a partir de aquel día. Con SIGA o sin SIGA, ya no era posible continuar girando en aquella rueda incesante. – La ventaja del SIGA es que además de informatizar tu empresa te obliga a organizarte. Partes de un modelo ya comprobado y muy utilizado. Pero vamos a dar una vuelta por ahí – propuso Xavier, llevando en manos las planillas. – Mira bien que en toda la fábrica tenemos alrededor de 30 estaciones,todasconectadasaunúnicoservidor,dondeestántodosaquellos archivos que viste en mi máquina. Y toda la gente está en este momento actualizando y consultando los datos del SIGA. Esta es la función de la red. – En mi empresa usamos la red “subaxilar”, la conoces? – No – respondió Xavier intrigado. – Aquí el cable es coaxial. ¿La que utilizas es nacional?

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– Creo que sí, funciona muy bien, pones los disquetes “bajo el brazo” y los llevas de una máquina a otra, copiando los archivos. ¡Je! ¡Je! ¡Je! – Mira, allá está Afranio, el gerente de laContabilidad. Es medio conservador, pero ahora él ya se está adaptando. El problema es que perdió un poco de poder. Ya lo sabes, en el SIGA casi todos los registros son automáticos y con ello, quien administra la contabilidad son los demás usuarios y no él. – Afranio, explícame, ¿cómo es esa historia del registro automático? – le pregunté como si fuéramos íntimos, en verdad Afranio ya había estado en mi empresa haciendo algunos servicios cuando de la última fiscalización. – ¡Ah! Es sencillo. En realidad, todo depende de mí – me dijo enorgullecido – pues soy yo quien define las fórmulas referentes al débito, crédito, historial y el propio valor – esto en verdad me dio la impresión de que ahora él dominaba mucho más la situación. ¡Incluso estaba de corbata!

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Sin pérdida de tiempo continuó: – Llegó una compra de improviso. El sistema debita la cuenta stock o gastos, impuestos ICMS e IPI (similar al IVA) por recuperar y acredita la cuenta proveedor. Si se hizo una venta, ya está, debita en cuenta clientes y acredita en ingresos; debita en costo de las mercaderías vendidas (CMV) y acredita en cuenta stock; debita impuestos y acredita en obligaciones por pagar y debita también la comisión de los vendedores. Cuando se hace una solicitud, el sistema debita en cuenta proceso o gasto y acredita en cuenta stock y en la producción lo hace al contrario... ¿Es que voy muy rápido? – me preguntó, notándome asustado.

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– No, no – le dije algo sorprendido. Aunque sea bueno en números, contabilidad no es mi especialidad. Creo que es porque me recuerda el Impuesto a la Renta.

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– A propósito, – interrumpió Xavier – ¿cómo está el marcador hoy, Afranio? – ¿Cómo? ¿También tienen un equipo de fútbol? – le pregunté rápidamente, pues por lo menos en este asunto yo sabía mucho más que Xavier. – No, no. Me refiero a un cuadro contable del sistema. En él los datos del balance parcial son sintetizados tal como a mi me gusta, agrupando cuentas, comparando los valores presupuestados con los realizados, calculando porcentajes y exhibiendo los valores en moneda fuerte. – No está mal, Xavier – respondió Afranio. – A pesar de la crisis, hasta el momento tenemos 2418 para los ingresos contra 1813 para los gastos. El porcentaje de rentabilidad subió 2 puntos. Los únicos gastos que no están de acuerdo con el valor presupuestado son como siempre, los gastos de viajes. – Es Isabel, ella también fue a Nueva York – me confidenció Xavier, sin que lo notara Afranio. – Ahora empiezo a entender el significado del término “on-line”. Es tener todo a disposición en el momento y en el lugar que se necesite – intenté explicarle, pero de nuevo imaginando que Xavier tenía otras cosas a su disposición además de números. ¡Ay si la envidia matara! – Aprovechando la ocasión, Afranio, ¿puedes mostrarle también el módulo ACTIVO FIJO? – ¡Ah! ¡éste es pan comido! Siempre que se compra un bien se hace el registro. Mire, aquí está nuestra última adquisición.

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– Un BMW último modelo. Tasa de depreciación del 20%. Las cuentas contables del activo, de la depreciación y de la corrección monetaria. El número de la factura. Valor original en reales, Unidad Fiscal de Referencia (UFIR) y dólares. Valor del premio y aseguradora... Estupendo ¿Es tuyo? – le pregunté, ya resignado. – No, es para el equipo de ventas que visita a los clientes – bromeó Xavier. – Pero no paremos. Aquí es el sector del dinero – dijo él, al mismo tiempo que sus ojos brillaban con más intensidad. – ¿Dónde está la caja fuerte? – quise saber, para ver si él realmente trabajaba con seguridad. Al decir eso Xavier se puso la mano en el rostro y meneó la cabeza.

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– Fue hablando del módulo FINANCIERO – mientras entraba en otra estación – controla los títulos por cobrar, por pagar, los movimientos y saldos bancarios, inversiones y retiradas. Hay un control por modalidad, o sea, hace una contabilidad en régimen de caja con control de presupuesto, emite cheques, transmite y recibe borderós de bancos, pero, lo que es más importante: controla el flujo de caja. – ¿En ésta ventana? – le pregunté un poco sorprendido pues en ella había números y gráficos a uno y otro lado, dando una clara visión de su actuación. – Son los valores por cobrar y por pagar día tras día. El gráfico refleja el saldo. Mira ¡todo azul, saldo positivo! Si un día este gráfico queda rojo, cuidado. Significa que faltará dinero. Para un mejor análisis, se abre la ventana que detalla los títulos de aquel día y se puede además hacer simulaciones de financiación e inversiones. En el pasado no me quemaba las pestañas. Hoy si. También, con estos intereses locos, quien no va al tanto puede irse a la quiebra.

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– Quien siempre estuvo a favor del gobierno fuiste tú, no yo. La solución, ya la sabes, es cambiar de presidente – opiné, un poco radical. – No hablemos de eso y bajemos hasta la fábrica – interrumpió Xavier, mientras me daba un casco y un par de anteojos de seguridad. El ruido era infernal, las máquinas ya deberían estar parando pues mi estómago me avisaba que se acercaba la hora del almuerzo. – ¿Cómo controlas todo esto? – grité para que me oyera. – ¿Cuántas máquinas tienes aquí? – Vamos hasta la estación de PCP (Planificación y Control de la Producción). Es en aquella salita. ¡Ah! Llegamos a tiempo. Pedro está analizando la pantalla de Carga de Máquinas, no te lo vas a creer.

La fábrica era una preciosidad. Sólo de prensas había contado más de diez. Tornos, un pasillo de 50 metros. El montaje, un salón inmenso.

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– Pedro, muéstrale a mi amigo. Él tiene una industria, pero no compite con nosotros, así que puedes mostrarle el mapa del tesoro. – “El tema es el siguiente” – vociferó Pedro, un tipo de 1,90 m de alto, truculento y aparentemente no muy alfabetizado. – La cosa empieza allá arriba. Los “pitucos” (era éste el término que utilizaba para definir a los vendedores, me lo explicó después Xavier) dicen más o menos cuánto van a vender. Jamás aciertan, por eso siempre pongo un poco más. Es el stock de seguridad, ¿sabes? Entonces genero la Proyección de Stock. Con ella, me entero de cuándo y cuánto tenemos que fabricar. El sistema suelta entonces las Órdenes de Producción. Las Solicitudes de Compra van para mi amigo, Carlitos, él se encarga de la compra de materia prima. Por eso está rico, ¡es muy vivo! ¡Eh! es una broma – corrigió Pedro, dando una fuerte carcajada. – El principio es del MRP (Material Requirement Planning) alardeó Xavier, en un inglés que aprendió en Londres. Después dice que no tiene buena suerte... – Pero entonces, cómo logras producir todas estas órdenes – quise saber, pues en mi fábrica era yo mismo quien las hacía. – Para esto tenemos la famosa Carga de Máquinas. Fíjate. Está en la pantalla, inicialmente le dices a la computadora cuál es el horario de trabajo de cada máquina. Después le dices cuanto tiempo lleva cada operación, para cada pieza, también se le tiene que informar el tiempo de preparación, el de desdoblamiento y las máquinas alternativas. Sin mí este trabajo no saldría nunca ¿no es verdad Dr. Xavier? ¡Y miren que todo esto me dio un trabajo de la p.... madre! – Cuidado con el lenguaje, Pedro – advirtió Xavier. – ¿Cuál lenguaje? ¿el de las estructuras? Ya están todos revisados – tranquilizó el simpático jefe de producción. – Pero ¿y cuál es el resultado? – pregunté con insistencia. – Ahora es que se produce el milagro - dijo Pedro, muy optimista. – Después de pensar un poquito, la computadora te dice exactamente dónde y cómo debe hacerse la producción. Máquina tal, de tal hora hasta tal hora fabricará tal producto de la OP tal. Máquina tal, de tal hora hasta tal hora... – Bien, bien ya entendí, y desafiándolo le pregunté ¿y si una máquina se estropea? – “No hay problema” Ella se las arregla, sugiriendo una máquina

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alternativa, ajustando el tiempo de acuerdo con la velocidad de cada una. Y si la máquina está ocupada, navega en el tiempo hasta que encuentra un intervalo disponible. Me pareció mejor no decir nada más. El tipo (¿o el sistema?) era realmente muy bueno. – Mucho gusto, Pedro. Si un día Xavier te despide, habla conmigo sobre un empleo, sin problemas. Pedro sonrió con orgullo y felicidad mientras Xavier me daba palmaditas en la espalda, expulsándome literalmente de la sala.

– En tu opinión, cuál es el COSTO de fabricación de esta pieza – me preguntó Xavier, mostrando un componente que aparentemente no era tan sencillo producir. – No tengo idea – le contesté pensativo, con miedo de dar una opinión y patear la pelota fuera de la cancha. – Trescientos noventa y seis reales y veinte centavos, exactamente. Mira, este es el costo hoy, basado en los últimos precios de las materias primas. – En este momento ya estábamos conectados

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con otra estación que nos permitía ver el comedor, lo que me animó mucho. – En esta Planilla de Costos tenemos, basado en la estructura del producto, el costo de reposición con todos sus componentes listados. Es con ella que hago mis simulaciones de precio de venta, agregando los gastos con la venta y administración. Además de mi participación, por supuesto. – El problema es calcular el costo de la mano de obra y de los gastos generales de fabricación – observé. – Hasta hoy desconozco este número (el muchacho que trabajaba con la base de datos me estaba prometiendo los números desde hacía meses). – En el SIGA este proceso es automático. – Y, sacando los dibujos que llevaba consigo, Xavier me explicó todo muy bien. El mecanismo era simple y racional. – Además, éste es el único resentimiento que tengo hacia Microsiga. Tuve que despedir a la chica que hacía todos estos cálculos manualmente. – ¿Y cómo haces para no pagar el Impuesto a la Renta? – quise saber.

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– Yo no oculto impuestos. Mira, todos los meses tengo el costo real, calculado de forma integrada con la contabilidad, la planilla de haberes y el activo. Haciendo este control a través de mi computadora logré adaptarme a la legislación. Una cosa te garantizo: no vale la pena arriesgarse. – Es verdad, y además de esto, tu precio está siempre bueno. Con esta inflación loca, el mío se basa siempre en la competencia. Eso no funciona, pues mis costos no tienen nada que ver con los de ellos y al fin de cuentas nunca sé si estoy ganando o perdiendo.

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Seguimos con nuestro paseo y luego Xavier se paró, cerró los ojos y le dio un escalofrío como si estuviera oyendo una sinfonía de Beethoven: – ¡Ah! Este ruido cae bien a mis oídos.

No comprendí nada, ya que la única cosa que se escuchaba era el irritante ruido de una impresora. – Es la máquina de la FACTURACIÓN emitiendo facturas y boletos de cobro – suspiró Xavier, como si soñara despierto. – Nuestro problema es el volumen de pedidos y la calidad de nuestros clientes. Algunos son terribles, por Dios. Un día escapamos por un pelo de un tremendo lío. El granuja me llamó personalmente con un pedido enorme, el 50% anticipado. Lo aprobé de inmediato, pero el SIGA, no. Había un título pagado con atraso, pero sin la liquidación de los intereses debidos. Dos días después vino el concordato. En la época del Plan Cruzado nos fue bien – siguió Xavier. – Con la falta de mercaderías, era sofocante organizar las entregas. Por medio del sistema, bastaba activar la aprobación automática por el stock y ¡listo!: las facturas salían de acuerdo con las disponibilidades y atendían, de forma uniforme, a todos los clientes.

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– Yo en aquella época casi fui a la bancarrota dijo. – Pero que ese sólo el Plan del gobierno Collor. Y juntando las manos e invocando al cielo, supliqué: – ¡Dios mío, líbranos de otro plan gubernamental! ¡Basta de tanto sufrimiento! – provocaba a Xavier, pues sabía que siempre fue militante de derecha.

– ¿Por qué te alejas? – preguntó Xavier, mientras yo intentaba cambiar el curso de nuestro paseo. – Lo sabes, este sector me da alergia. – ¡Tranquilo hombre! Los LIBROS FISCALES no son ningún monstruo. Si controlas todo muy bien, es posible pagar todo y aún ganar mucho dinero. El otro día vino aquí un fiscal del ICMS. El tipo se quedó impresionado. Modelo I, Modelo II, Cálculo de Impuestos (ICMS e IPI), Mapa con la Descripción detallada de las Operaciones, DIPI. Todo estaba bien. Salió muy frustrado. Ahora estamos entrando en el esquema de Régimen Especial. En vez de mantener los libros, se graba todo en disquete. Es más rápido y eficiente. Mira, no hay nadie más aquí. Afranio se encarga de todo, solito.

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– ¡Ah! allí está Carlitos. Según dice Pedro es el “coimero”. – ¡Te están apuñalando por la espalda! – me dirigí al comprador como un “cuentero” Pero el Sr. Carlos no tenía cara de deshonesto. Parecía un cura. – Aunque quisiera serlo, no podría – se anticipó Xavier. – Mira, siempre que se emite una Solicitud de COMPRA, manual o automáticamente por Punto de Pedido o Proyección de Stock, ¿te acuerdas?, el sistema emite las Cotizaciones de Compras para todos los proveedores que ofrecen el ítem solicitado. Después, se envían por fax y los presupuestos recibidos son digitados en aquella pantalla en la que Patricia está trabajando. Entonces el propio SIGA se encarga de sugerir la mejor opción. Los precios, por ejemplo, son todos actualizados al valor presente. De esta manera el criterio de elección es más justo. Y hay más: obligatoriamente el comprador tiene que informar el motivo de su decisión. Y todo queda registrado. Mira, creo que hasta al más astuto estafador le iría mal si trabajara con nosotros. – Es verdad – dudé (no del sistema, pero sí de los estafadores) mientras manipulaba los pedidos que acababan de imprimirse. En ese momento estábamos cerca del comedor a donde intuitivamente nos dirigimos. Aquí se confirmaba la sencillez de Xavier. Él comía en la fábrica y aprovechaba para conversar con todo su equipo. Sin un menú diferente para cada categoría de empleado. Aproveché el almuerzo para hacer algunas preguntas menos técnicas, pues mi objetivo era negociar con Microsiga con algunas cartas escondidas en la manga. La fama de un tal Laércio y su equipo de ventas ya había llegado a mis oídos. – Xavier, mírame a los ojos y de hermano para hermano dime ¿cómo es la ASISTENCIA TÉCNICA de Microsiga? Xavier se movió en la silla, arregló el nudo de la corbata, como si estuviera buscando recordar los buenos y malos momentos vividos en la implantación, y respondió con severidad: – Como ya lo he dicho, la implantación no es un mar de aceite. Exige mucha persistencia y tranquilidad. Al fin de cuentas trabajas con toda la estructura de tu empresa. Hubo un día que me quedé

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trabajando con el equipo hasta las 8 de la noche – dijo como si eso fuera el colmo. – Lo más importante de verdad – siguió – es tener una persona que sea un eslabón entre los usuarios y los técnicos de Microsiga. Alguien que conozca informática y sistemas administrativos. Esta persona y cada usuario en su sector deben necesariamente hacer todos los cursos que se ofrecen. A propósito, Francisco es esta persona y hoy está participando de un GUS más. GUS son reuniones del GRUPO DE USUARIOS DEL SISTEMA SIGA. – ¿Y me vas a decir que también hiciste esos cursos? Con lo poco que te gustaban las clases, lo dudo (no obstanta yo que siempre fui un gran “nerd” ahora estoy con tantos problemas). – Te puedo decir que hice el SIT – SIGA INTEGRATION TRAINING (¡otra vez con su inglés!). ¡Es formidable! Pasas un fin de semana en un hotel, con toda comodidad y distracciones, pero, sobretodo, aprendiendo el SIGA. Se hace una simulación completa de cómo utilizarlo a diario. Y todo con espíritu de competición y participación. He ganado en todo. Hasta en las bochas. A propósito, puedes hacerlo aunque no seas cliente. Quiero ver si aguantas, son actividades durante todo el tiempo sin parar.

– Pero todo eso debe costar una fortuna. Esos tipos de la informática cobran un ojo de la cara – le dije, preocupado.

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– No tanto. La única cosa con la que tiene que cuidarte es con el soporte. Los llamas y vienen y ponen el taxímetro a funcionar. Entonces, es necesario saber administrar muy bien esa asistencia. Al principio, es casi todos los días, después, sólo de vez en cuando. – ¡Caramba! Parece que te casaste con ellos, de verdad – dije, recordando que con Eliane había sido exactamente así. – Pero, si quieres, puedes preparar un esquema full-time (creo que se estaba acordando de Isabel). Además de eso, a veces ellos llegan para descargar una nueva versión. Es como siempre dice el analista de soporte de Microsiga: “El consuelo de la informática es que todo será mejor en la próxima versión”. – ¡Dio en el blanco! Y dime cuánto tiempo lleva para tener todo implantado.

– Bueno, te voy a decir que en informática hay dos fechas: la fecha en que se empieza y la fecha en que queda CASI listo. Lo importante es seguir lo que Mark Twain predicaba: “No hagas profecías, intenta hacer lo mejor en cada momento” – terminó Xavier, como si quisiera decir que la solución es arremangarse y ponerse a trabajar, c´est fini.

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Después del almuerzo fuimos al SECTOR DE PERSONAL, el último que faltaba visitar. Quedaba cerca de la entrada, así que al caminar hacia allá, yo ya llevaba mis cosas, pues sabía que el tiempo de Xavier era corto. Recogí un SIGATENDE, un libro que explica cómo es la atención de Microsiga. – Mira, aquí generamos la PLANILLA DE HABERES, con sus informes legales y de gestión. La base de todo es este registro, que contiene los datos de cada empleado. – ¡Caramba! ¿Y muestra hasta la foto del empleado en la pantalla? Pon entonces los datos de aquella muchacha simpática que trabaja en la recepción. – Mira, no puede ser ¡Es perfecta! – exclamé. – A quien te refieres ¿a la pantalla o a Sandrita? – me preguntó. – Ambas – disimulé. – Imposible. No hay mujer perfecta – opinó el experimentado Casanova. – Llamemos el SIGAPONTO.

Un Romance con el SIGA

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– ¡Ah Ah! ¿no te dije? Anteayer llegó atrasada 15 minutos. El lunes salió temprano. Puede ser muy guapa, pero es pésima empleada – dijo en tono severo. – Con este sistema de tarjeta magnética, las informaciones sobre puntualidad y frecuencia del personal también son on-Iine. Y quedan a disposición cuando el empleado pasa la tarjeta en el reloj, sea al entrar o salir de la empresa. –¿Has visto? – preguntó Xavier mientras yo tomaba el maletín y la chaqueta para volver a la dura realidad de mis problemas. No sin antes pasar por la recepción. Tenía que devolver la identificación, por supuesto. Como obsequio, me llevé un SIGANEWS. – Xavier, tengo una preguntita más, le dije curioso. – ¿Cuál es? – preguntó muy atento.

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– ¿Y si se acaba la luz, qué pasa? – No pasa nada pues tenemos no-break – afirmó Xavier. Y riéndonos, nos despedimos con un fuerte abrazo celebrando nuestra vieja amistad.

Ahora mire la próxima página.

Un Romance con el SIGA

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Un año después de esa memorable visita, el SIGA ya estaba totalmente implantado en la empresa de nuestro amigo, que inclusive había duplicado su facturación y llevaba una vida tan tranquila que hasta se había comprado un barco. Sin embargo, lo más increíble de todo es algo que ustedes aún no saben: el último fin de semana invitó a Xavier a un paseo por las playas de Angra dos Reis en Rio de Janeiro. Ellos y dos muchachas más, sólo que ahora Isabel, estaba con ÉL! Hay que ver mis estimados lectores y lectoras la nueva novia de Xavier ¡qué monumento, Dios mío!

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Gestión Empresarial con ERP

BI - Business Intelligence

5

Capítulo 5

BI- BusinessIntelligence Sumario del Capítulo 5.1

BI – Business Intelligence

5.2

DataWarehouse - Definición - Tecnologías Utilizadas - Tipos de datos almacenados en una base tipo Data Warehouse

5.3

Mecanismos de Divulgación de Informaciones - Workflow - Diario de la Empresa - Ventajas y desventajas en divulgar informaciones en la empresa

Objetivos del aprendizaje 1.

Mostrar la importancia del BI– Business Intelligence

2.

Definirqueesun Data Warehouse

3.

Describir las tecnologías utilizadas en un Data Warehouse

4.

Mostraralgunasinformacionesquepuedenobtenersedeun DataWarehouse

Palabras clave - BI– Business Intelligence (EIS – Executive Information System) -DataWarehouse - OLAP - MOLAP

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- ROLAP - CUBO. -Workflow. Este tema es amplio y actual, en verdad es el objetivo final de la informatización, suministrar a la dirección las informaciones sobre la situación de la empresa. Estas informaciones se mostrarán dentro de las siguientes exigencias:


Por medio de gráficos y tablas.
Sintetizadas o detalladas.
Clasificadas en diversas dimensiones (geográfica, temporal, grupo y subgrupo etc).


Por indicadores (valores y cantidades) y
Pincipalmente, de forma rápida y flexible. Una de las cuestiones delicadas para obtener un alto desempeño en las consultas, que por si sólo deben ser bastante flexibles, se refiere a la forma de grabar los datos. En el sentido común, la consulta a dichos datos no debe hacerse directamente por la base operativa de la empresa. Con esto no se perjudica el desempeño de la red, no obstante siempre se dependerá de un proceso de carga que consiste exactamente en actualizar la base del BI con las últimas informaciones.

Data Warehouse A la preparación de esta base se denomina Data Warehouse (almacén de datos) o Data Mart, cuando estos datos estén separados por departamentos. La tecnología utilizada es la OLAP, de On-Line Analitical Processing. La paradoja está en que la consulta es on line y será dinámica por tener al propio usuario haciendo las modificaciones, pero sólo en las consultas, pues las informaciones, según la explicación anterior, no están en la base operativa. La tecnología OLAP es una forma de almacenamiento.

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Básicamente lo que ya se hace es guardar los datos en las diversas secuencias en que se analizarán y llevarán los totales. Parece una planilla electrónica, con varias páginas, cada una con datos ya colocados para análisis. Con esto hay una gran redundancia, según, las dimensiones establecidas. Por ejemplo, si con los datos de facturación de la empresa las consultas previstas involucrasen dimensiones de tiempo (mes y año), dimensión geográfica (región), por producto y cliente, tendríamos los datos almacenados 4 veces, cada uno siguiendo una secuencia. Con eso cualquier búsqueda es más rápida. De ahí viene la expresión CUBO, que se utiliza para definir la forma de almacenamiento. Se ve la información por cualquier ángulo. Sin embargo, este tipo de almacenamiento, denominado MOLAP (Multidimensional OnLine Analitical Processing) ocupa gran espacio y hasta podrá ocurrir de guardarse células vacías. Otra opción es la tecnología ROLAP (Relational On-Line ...). En dicho caso, la forma de almacenamiento se parece al de las bases SQL. Aún se puede prever que muy pronto las bases SQL y ROLAP serán idénticas y será el usuario quien definirá si se mantendrán separadas o no. También cabe decir, que se hace esta separación porque en el Data Warehouse es común guardarse una gran cantidad de datos pasados, además de datos ajenos a la base operativa y que se obtuvieron de empresas especializadas en encuestas de mercado y en la Internet. De esta base se obtienen y se muestran los datos. Podemos decir que basado en los recursos visuales del Windows, son varios los medios posibles para mostrar una misma secuencia de números. Exactamente aquí, de forma rápida y simple es que se hacen los pormenores, el Drill- Down, de las ventas del estado de São Paulo por municipio o el drillup, en el sentido inverso. Pero, lo fundamental para invertir en un Data Warehouse es saber qué informaciones deben mostrarse, en qué dimensiones, con qué drill-down y con cuáles indicadores. Después está el qué hacer con ellas. El Data Mind ayuda en eso, con rutinas que explotan los datos de tal forma que demuestran al usuario la solución para su problema. Por ejemplo, en vez de traer las ventas de un período, muestran la previsión para los próximos meses. En vez de traer las características de sus clientes, muestran cómo debe ser el producto que ellos comprarían.

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En general, el Data Warehouse pone a disposición las informaciones a continuación, a los usuarios, a menudo, para aquellos involucrados con las áreas estratégicas de la empresa.


Valor y total de ventas por geografía, tiempo y producto. El valor trae, la facturación, el costo y la ganancia. El drill-down geografía, trae la región, la provincia, la ciudad y el cliente. El drill-down tiempo, detalla el año, el mes y el día. El drill-down producto, detalla el tipo, el grupo y el ítem. Con 1000 clientes, en un periodo de 2 años (700 días) y 300 productos, alcanzaríamos 210 millones de registros. Considerando que cada asiento ocupa como mínimo 20 bytes, tenemos más de 4 gigabytes. Esto sin contar los totales y las redundancias para atender las diversas secuencias. Por supuesto no ocurren todas las posibilidades, por eso disminuye el numero de líneas. No se aconseja bajar hasta el nivel de la factura. Los pormenores de éstas deberían hacerse en la misma base operativa.


Datos contables y financieros, involucrando activos tales como: cuentas por cobrar, por pagar y stock.


Datos de Recursos Humanos, tales como: características, edad, motivaciones y desempeño de empleados.


Comparativos de costos, en especial con estándar, para determinar la causa de las variaciones.


Datos sobre la logística de distribución de productos.
Marketing.
Datos de la competencia. Finalmente llegamos al ápice de la Tecnología de la Información, no obstante con un empero. La informática puede por sus sistemas de gestión, suministrar todas las informaciones necesarias a los ejecutivos, menos una: la propia decisión.

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Diario de la Empresa Como último análisis el Workflow significa hacer el seguimiento de la situación de un proceso durante su ciclo de vida. Así, el usuario sabe paso a paso, donde está el documento, el producto que se está importando, el pedido de un cliente que debe aprobarse, etc. Este seguimiento se completa al enviar el e-mail al usuario que debe tener una acción, a razón de una determinada situación. La idea del Diario de la Empresa es parecida pero no es idéntica, también es simple. Son rutinas de acceso regular (según el caso, en minutos, a cada hora, a cada día) que buscan descubrir hechos que exijan una actitud inmediata del usuario o que valgan la pena publicar. Tras descubrir el hecho, sea bueno o malo, se verá en la ventana. Esto es semejante a displays existentes en la ciudad que traen las últimas noticias de Brasil y del mundo. Sólo que en esta situación, las noticias son de la empresa. Otra ventaja se refiere a la activación del sistema sea por teclado o ratón. Incluso se sugiere que se coloquen monitores especiales en los diversos departamentos de la empresa, suministrando informaciones actualizadas, que también pueden colaborar en la motivación personal. Son ejemplos de noticias que el Diario de la Empresa puede publicar:


Realización de grandes negocios.
Vendedores que alcanzaron sus cuotas.
Ganancia o facturación actual de la empresa.
Volumen de producción.
Comparativo entre lo Presupuestado y lo Realizado. También hay malas noticias:


Solicitudes de compras que sobrepasaron el presupuesto.
Empleados que llegaron atrasados.
Pedidos de compras y de ventas con atraso.
Títulos que están con determinados días de atraso.
Pérdidas en el control de calidad, sobrepasando el estándar.

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Fracaso en los negocios. Todo esto en el exacto momento en que ocurrieron, o por lo menos, cuando se registraron en el sistema.

Repaso 1)

2)

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Si nos referimos a sistemas tipo EIS (Executive Information System) es correcto afirmar que el objetivo es suministrar: a)

Informaciones vitales para la dirección de la empresa, frecuentemente por gráficos y tablas que contengan datos sintetizados o detallados.

b)

Informaciones estrictamente necesarias para el nivel operativo de la empresa, están clasificadas en varios niveles (geográfico, temporal, grupo y subgrupo etc).

c)

Una lista con todas las ocurrencias contables hechas en el sistema, incluyendo las informaciones sobre el usuario responsable por hacer efectivo el asiento.

d)

Una lista de grupos de usuarios con los debidos permisos de acceso al sistema.

e)

Datos necesarios para formar las bases de cálculos para los tributos Federales, Estatales y Municipales.

Una de las desventajas en utilizar un Data Warehouse independiente de la base operativa consiste en: a)

Disminuir el desempeño de la base operativa a razón de los accesos generados por el EIS.

b)

Requerir actualización constante de la base del EIS con las últimas informaciones.

c)

Mantener una base operativa inmensamente grande para comprender todos los datos.

d)

Crear mecanismos de acceso a los datos de la base operativa en el sistema EIS.

e)

La imposibilidad de generar informaciones mostradas como gráficos y tablas.

Gestión Empresarial con ERP

3)

4)

5)

6)

Con respecto a la tecnología utilizada para generar informaciones por el EIS, es correcto afirmar: a)

La consulta es flexible y los datos del Data Warehouse son online.

b)

La consulta es estática y los datos del Data Warehouse son online.

c)

La consulta es flexible y los datos del Data Warehouse no son online.

d)

La consulta es estática y los datos del Data Warehouse no son online.

e)

Ninguna de las respuestas anteriores.

Entre las diversas tecnologías utilizadas para generar informaciones por el (Executive Information System) se evidencian: a)

OLAP, MOLAP, ROLAP y Data Strim.

b)

OLAP, MOLAP, ROLAP y Data Store.

c)

OLAP, CUBO, MOLAP y ROLAP.

d)

OLAP, SQL, Data Strim y Data Store.

e)

OLAP, CUBO, Data Strim y Data Store.

La tecnología utilizada para generar informaciones por el EIS (Executive Information System) donde los datos se almacenarán de forma semejante a una base SQL es la: a)

MOLAP.

b)

ROLAP.

c)

OLAP.

d)

Data Strim.

e)

Data Store.

Frecuentemente, una base tipo Data Warehouseno: a)

Permite obtener datos de valor y cantidad por localidad geográfica, por tiempo o por producto.

b)

Suministra datos comparativos de costo.

c)

Brinda informaciones sobre logística y distribución de productos.

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7)

8)

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d)

Brinda datos de recursos humanos.

e)

Suministra datos detallados de facturas.

Permitir acompañar la situación de un proceso durante su ciclo de vida es el objetivo: a)

DeunaDataWarehouse.

b)

De la tecnología OLAP.

c)

De la tecnología ROLAP.

d)

De un mecanismo denominado Workflow.

e)

De una base SQL.

El objetivo de un Workflow de Gestión es comunicar: a)

Sólo la ocurrencia de hechos negativos.

b)

Sólo la ocurrencia de hechos positivos.

c)

A los ejecutivos, los hechos de la rutina de la empresa.

d)

El resultado mensual de la empresa.

e)

A los ejecutivos, las anormalidades ocurridas en la empresa.

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Historial y Evolución de la Tecnología

6

Capítulo 6

Historial y Evolución de la Tecnología Sumario del Capítulo 6.1

Historial y evolución de la tecnología utilizada en sistemas computacionales.

6.2

Bases de Datos: Integridad referencial, restricciones, controles de transacciones, acceso multiusuario, seguridad de los datos, stored procedures y disparadores.

6.3

Windows: El entorno gráfico y los lenguajes.

6.4

Redes: Locales y remotas.

6.5

Orientación a objetos: cambios en la forma de programar, clases, objetos, rehusabilidad, herencia, polimorfismo, encapsulamiento.

6.6

Seguridad e Internet: contraseñas, firma digital, consecuencias del acceso ilimitado.

6.7

Web Services: conceptos e integración de sistemas.

Objetivos del aprendizaje 1.

Ofrecer una descripción de la evolución de la tecnología de sistemas computacionales.

2.

Proveer las características de las bases de datos y sus diferencias con los almacenamientos tradicionales.

3.

Proveer los conceptos básicos de la Orientación a Objeto y demostrar de forma práctica sus características y ventajas.

4.

Ofrecer conocimientos que puedan aplicarse a la seguridad de los datos y control de accesos.

5.

Describir los principales objetivos del proceso de firma digi-

Historial y Evolución de la Tecnología

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tal y certificación digital incluyendo una descripción.

Palabras clave - Orientación a Objetos. - Lenguajes de Programación. - Sistemas Administradores de Bases de Datos. - Integridad Referencial. - Constrains. - Control de Transacción. - Multiusuario. - Internet. - Seguridad en los Datos. - Firma Digital. La evolución de la tecnología es exponencial. Muchas cosas cambiaron desde las primeras máquinas, en las décadas de 40 y 50, sea con programas registrados en paneles que podían configurarse a través de la modificación de los cables (pegas) y las primeras computadoras con memorias, donde se podía cargar a cada procesamiento un programa diferente. Actualmente a partir de un dispositivo, sea él un note-book, un handheld o un celular, se puede acceder y actualizar una base de datos en cualquier parte del mundo. En la época del IBM-1401 y después el IBM/360, el procesamiento era típicamente batch, secuencial y procedimental. Batch porque se hacía en lotes. Los movimientos que actualizarían los archivos se hacían primero en “planillas” para después perforarlos en tarjetas y tras clasificarlos, se fundían (merge) con los registros y de esto resultaban los archivos actualizados. A partir de estos, se imprimían los informes que se entregaban a los usuarios finales en sus despachos, muchas veces distanciados del “acuario”

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Gestão Empresarial com ERP

donde estaba ubicado el sofisticado Centro de Procesamiento de Datos. Los programas eran procedimentales, pues tras iniciarlos, trataban los datos siguiendo la secuencia de instrucciones dadas, en la que el usuario no podría interferir hasta el final del procesamiento. Los lenguajes más comunes eran el Assembly, Cobol, PL1, Fortran, RPG, Pascal y el omnipresente C. Al final de los años 60, el acceso directo a los datos, permitió un tratamiento más flexible, pues los registros almacenados podrían actualizarse sin antes clasificarlos. La búsqueda por un acceso directo cada vez más rápido hizo con que surgieran varias tecnologías: índices auxiliares, que indican en cual pista del disco está un determinado registro (ISAM - Index Sequencial Access Method). Estructuras jerárquicas, donde los registros de una misma familia, como títulos de un mismo cliente o componentes de un mismo producto quedan vinculados a través de un campo que contiene la dirección de su “secundario”. Áreas de overflow en el medio del archivo, para mantener los datos en secuencia, mismo después de hacer nuevas inclusiones y hasta grabar el registro en la dirección correspondiente a su clave, como ocurría en las primeras versiones del Basic para computadoras. El teleprocesamiento tuvo su inicio en la década de 70. Terminales remotos conectados a la unidad central, sea localmente o por líneas telefónicas permitían que a partir de una estación IBM3270 (después sustituidas por computadoras) se actualizasen y consultasen los datos grabados en el mainframe central. Se trabajaba con terminales “tontos” (dumb terminal), pues todo el procesamiento se hacía en el servidor, dejando para ellos sólo el control del teclado y la edición de los resultados. De cualquier modo se había alcanzado el procesamiento on-line, o sea, en tiempo real y se pueden considerar los sistemas de reserva de billetes como los iconos de esta nueva era.

Base de Datos La evolución del Acceso Directo nos llevó a los sistemas de Base de Datos (DBMS Data Base Management System o SGBD Sistemas Administradores de Base de Datos). La primeras versiones entonces más simple, eran el Access de Microsoft, el DBF de Ashton-Tate/Borland/Nantucket/CA/Fox, el Dataflex de Data Ac-

Historial y Evolución de la Tecnología

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cess, Paradox de Borland, entre otras y que han evolucionado hasta las versiones actuales con estándar SQL - Structured Query Language. Este estándar en verdad ya existía desde la década de 70, pero únicamente se utilizaba en mainframes. En el SQL los archivos no son exclusivamente controlados por los programas. Se trata de un conjunto de rutinas- stored procedures, disparadores o triggers y metadatos (archivos con informaciones sobre la propia base) que controlan los datos y evitan las pérdidas, incorrecciones o duplicación de informaciones. Las principales ventajas del SQL se pueden resumir en : 1.

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Integridad Referencial: garantiza que existan registros con referencias en otras tablas. Con eso, nunca tendremos un pedido sin tener al cliente registrado y tampoco se podrá borrar al cliente mientras haya un pedido en abierto. Por supuesto eso exige una normalización de las tablas, o sea, cada registro debe tener una clave primaria o código exclusivo y éste es el eslabón entre ambos archivos.

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Aquí el cliente, cuya clave es 00010, debe estar registrado en la implantación del pedido y no se podrá borrar mientras exista dicho pedido. Lo mismo con el vendedor 21 y el producto 00501. El mismo control de la base de datos no permite que se corte esta integridad referencial. En determinadas situaciones se permite borrar en cascada, al borrar el pedido se borrará también el cliente, el vendedor y el producto.

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2.

Restricciones o Constrains: De forma análoga, se podrán definir en la misma base, expresiones que obligatoriamente son respetadas, aunque estén los programas de actualización. Por ejemplo, la expresión Saldo del Stock > 0, impediría aceptar un saldo negativo.

3.

Control de transacción: No se interrumpirá cualquier actualización de registros durante el procesamiento. O se graba todo o no se graba nada. Este grupo de actualizaciones, está definido en el programa por: begin y end transaction. Si hubiera algún problema durante la operación, la base vuelve a la situación original de los archivos, permitiendo la continuación segura del proceso.

4.

Acceso multiusuario: Control que permite el acceso de varias estaciones a un mismo registro en simultaneo, sin pérdida de la información. Cuando dos usuarios o más, a partir de una estación, intenten actualizar un mismo registro en simultáneo, se podrá usar el (lock), restricción de acceso, mientras dure el proceso. Esto de cierta forma damnifica el sistema, o aún se podrá hacer un refresh antes de la segunda actualización para no perder la primera. En esta situación también habrá el lock, pero sólo durante algunos

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milisegundos.

5.

Seguridad en los Datos: Contraseñas para acceso, métodos de grabación en disco, back-up automático y on-line y log de las actualizaciones son mecanismos que garantizan la restricción en el acceso y evitan pérdidas o duplicaciones en los registros.

6.

Stored Procedures y Disparadores (triggers): Son rutinas desarrolladas por el usuario y que están guardadas en la misma base. Dan seguridad al proceso y son, por lo general, más rápidas, pues no dependen del programa que hace el movimiento. El disparador difiere de la stored procedure, que tiene ejecución automática a partir de un acontecimiento (inclusión, modificación o borrado en la base), mientras que en la stored procedure la ejecución se hace por medio del programa.

Dichos recursos caracterizan la arquitectura Cliente-Servidor pues alivian el procesamiento en la estación (cliente), transfiriéndolo al servidor. Sin embargo, sobrecargan mucho la base de datos y muchos procesos tuvieron la desagradable sorpresa de después de la implantación quedar extremamente lentos en razón de la entrada de estaciones remotas en cantidad superior a lo previsto.

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Informática La revolución de la informática ocurrió al inicio de la década de 80. El uso de las primeras computadoras personales, recibió muchas críticas de los que trabajaban con los equipos de gran tamaño y con las modernas computadoras nacionales (Cobra, Labo, Edisa, SID y Sisco, entre otros), resultantes de la reserva de mercado que se instaló en el país, pues estos equipamientos tenían recursos limitados, poca memoria, eran lentos, tenían poco espacio para almacenaje de datos, sistemas operativos CP/M y después el DOS y lenguajes como el Basic y Assembly. Fue el surgimiento del PC (Personal Computer) en 1983, el responsable por el proceso de downsizing, o sea, por la efectiva transferencia de los grandes sistemas, de mainframes a las computadoras. Debido a esos nuevos cambios, no se podía pensar en hacer todo el proceso en una única computadora, ni en un conjunto de ellas, pues no había un medio para conectarlas entre sí. Hasta hubo intentos en ese sentido, se copiaban los datos y se transportaban en disquetes. Pero fueron las redes quienes en definitivo solucionaron estos problemas. Primero se pensó en lo más obvio, conectar las computadoras por cables, cada una almacenando parte de los datos, pero todos accediendo los varios discos esparcidos por la red. Era la red peer-to-peer, que aún traía la ventaja de una escalabilidad gradual, pues bastaba agregar nuevas máquinas con discos, según crecían las necesidades. Pero esta

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descentralización en los datos no tuvo éxito. Si se paraba una máquina, toda la red quedaba perjudicada. Cada máquina requería todos los controles de I/O (input y output) de datos almacenados y consumía muchos recursos de memoria y de procesamiento. A todo esto era imposible coordinar todos los archivos del aplicativo esparcidos por la red. Las empresas Amplus y Novell fueron las que más invirtieron en esta solución, resultó económica, pero altamente inestable. La asignación de un servidor dedicado, fue otra salida encontrada en la evolución de la informática. Todo queda en una única máquina para administrar y mantener toda base de datos, no obstante, también se puede dejar como máximo una segunda para espejar los datos. Mientras los terminales quedan con el procesamiento y control del teclado y pantalla, el servidor almacena los datos. El lenguaje Clipper, de Nantucket/CA y sucesor del Dbase, fue quien se sobresalió en los años siguientes al 1987 pasando de la versión Summer a la sofisticada Versión 5, todavía en DOS. Los comandos y recursos disponibles actualmente se comparan a los viejos mainframes. El ascenso de su trayectoria fue interrumpida en la década de 90 al llegar el Windows de Microsoft. Como información complementaria, la versión 5 del Clipper llevaba algo del Windows por el Five-Win, biblioteca española de funciones gráficas de extremo buen gusto.

Windows El Windows es un sistema orientado a eventos. Es gráfico, por eso el desarrollo es visual. Además de eso, los lenguajes disponibles están orientados a objeto. Distinto de lo que pasa con la programación procedimental con la secuencia de acciones controlada por el programa, en el Windows es el usuario, al utilizar el ratón, quien controla la secuencia. Con él se hace clic en cualquier botón o campo disponible en la ventana y la respuesta será específica para aquel evento. El Windows envía al programa un mensaje, diciéndole el evento. Tras manejar el evento, el programa devuelve el comando al Windows. De una forma bien sencilla podemos decir que el Windows es una super aplicación y los programas son meras subrutinas bajo su control. Como son recursos gráficos, grande parte de los programas se desarrollan de forma visual, o sea, en vez de escribirse el código fuente, se incluyen elementos en la pantalla a partir de una ventana de CLASES. Los elementos creados son los OBJETOS, exigencias de las clases. Se personalizan los objetos modificando sus

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propiedades y métodos. A esto se denomina OOP – Programación Orientada a Objetos. De este trabajo se genera un código fuente, que se podrá modificar o no. No nos olvidemos que la programación visual soluciona nada más que una parte de los problemas de aplicación: pantallas, controles, menús, relaciones, etc. Los procedimientos, o sea, las reglas de negocios, deben escribirse del modo tradicional. Refiriéndonos al Windows, resulta que la programación para lo que ya es fácil resulta aún más fácil, no obstante para lo más complejo, la dificultad es exponencial. El Visual Basic, de Microsoft, el Delphi, de Borland y el Visual Object, creído sucesor del Clipper de Computer Associates, fueron los primeros lenguajes que apuntaron en este entorno. Después, queriendo ofrecer alternativas al Windows, vino el Java. Con él llegó el Linux, sucesor del Unix, el eterno competidor del DOS y que ahora amenaza al propio Windows.

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Redes Pero volviendo a las redes, seguía existiendo un grave problema. Por tener prácticamente todo el procesamiento en el terminal y al dejar el servidor como un mero repositorio de datos, el tráfico en la red era muy intenso. Razonable en redes locales – LAN (Local Area Networks), con velocidad de transmisión en 10 mega bits por segundo (mbps), pero exageradamente lento al utilizar líneas telefónicas en 9,6 Kbps como máximo. El procesamiento remoto exigía varias soluciones alternativas, como el Metaframe y el Cisasync, que por su complejidad no solucionaban todos los problemas. El Metaframe simula una estación local secundaria del terminal remoto, utilizando un servidor de comunicación. El Cisasync hace el espejamiento de dos servidores remotos, manteniéndolos actualizados y cada uno atiende a los terminales de su localidad. De otra parte, la arquitectura cliente-servidor caminaba a pasos largos impulsada por la evolución y principalmente, por el abaratamiento de las soluciones SQL. El Oracle, IBM, Sybase, Borland amenazadas por el dominio del SQL Server de Microsoft, también rebajaron sus precios haciendo viable la arquitectura para la informática. Se llega al procesamiento centralizado con proveedores potentes y estaciones leves, algunas veces disk-less, o sea, sin discos con alta capacidad. Esto, ya pensando en la multiplicidad de los nuevos y sencillos dispositivos de acceso, recordando las antiguas configuraciones de mainframes con sus terminales tontos. Pero, las Stored Procedures del SQL todavía no eran la solución perfecta, incompatibles entre sí, penosas en su código y sobrecargando al servidor de datos, resultó en una división más. Ahora es el servidor de aplicaciones, junto con el terminal y el servidor de datos los que forman la arquitectura en 3 niveles (3 tiers) después expandida a multiniveles (multi tier), al separar los servidores de aplicación. Cada uno cuidando de una parte de la aplicación en la que se podrá programar en cualquier lenguaje. Es el inicio de una fuerte tendencia a distribuir la carga del procesamiento denominada computación de cuadrícula (OGSA – Open Grid Services Architecture)

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El hardware también evolucionó, pasó de 8 bits, a 16, a 32 y ahora 64 bits. El Windows siguió evolucionando con sus nuevas versiones.

Windows 3.1 Windows 95 Windows Millenium Windows NT 3.51 Windows NT 4.0 Windows 2000 Windows 2003 Windows 2003 Advanced Server

16 bits 16/32 bits 16/32 bits 32 bits 32 bits 32 bits 32 bits 32/64 bits

Las principales diferencias para el usuario y para el programador ante la evolución son: En las arquitecturas con 16 bits había la restricción de páginas de memoria hasta 64k. Esto requería segmentar los programas en

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overlays hasta 64k y restringir el espacio de las variables también a 64k. Al alcanzar las arquitecturas con 32 bits estos problemas dejaron de existir. Otro problema encontrado en las arquitecturas con 16 bits se refería a trabajar con multitareas, pero no por acción anticipada (preemptiva). Eso significa que el propio proceso era el responsable por señalar al Windows, en la versión 3.1, el término en el tiempo de procesamiento y que podría perjudicar todo el sistema si un proceso, por ejemplo, entrara en looping. La asignación de la memoria era otro punto que podría provocar el bloqueo de todo el sistema, si un determinado proceso intentara invadir el espacio de memoria reservado a otro proceso. Con la versión del Windows a 32 bits se solucionaron estos problemas. La asignación de la memoria dejó de hacerse en páginas con 64k, así se pudo asignar la memoria de forma integral. A partir de esta versión, el Windows pasó a ser un sistema multitarea de acción anticipada (preemption) e incorporó un recurso para la protección de la memoria que no permite asignar espacios reservados. La protección a la memoria pasó a generar los conocidos errores GPF (intento de invasión), únicamente para el proceso que intentara asignar un espacio de memoria ya reservado, preservando la ejecución de los demás procesos.

Orientación a Objetos Con las nuevas versiones del Windows y la distribución del procesamiento, la Programación Orientada a Objetos ganó potencia. Se podría definir como Objeto: un conjunto de propiedades y métodos heredados de una clase. A fondo, es una gran evolución en las antiguas funciones, con el objetivo de estructurar cada vez más el trabajo de programación, aumentando su eficiencia y calidad a través de la rehusabilidad y del encapsulado. Los datos de un objeto son sus propiedades y las rutinas y funciones sus métodos. Por ejemplo, las propiedades de una ventana, de un botón o de un campo son el color, tamaño, tipo de fuente, margen, fondo, etc. Los métodos son las rutinas que exhiben la ventana, que la esconden, que avanzan o retroceden un registro, que lo actualizan, que hacen un cálculo, etc. Los métodos son funciones o procedimientos, pero con una diferencia. Los métodos siempre están vinculados a una clase. El hecho es que pueden haber dos métodos con el mismo nombre en una única aplicación pero con procedimientos diferentes. Claro que al llamarlo se menciona el nombre del objeto.

Historial y Evolución de la Tecnología

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El objeto se genera a partir de la clase, pues la clase por sí sola no se ejecuta. Es como si fuera una planilla vacía. Para ejecutar una clase, antes y a partir de ella, se genera un objeto, o sea una exigencia de la clase. El objeto generado pasa a usar los mismos métodos y propiedades de la clase. De ahí es que se podrá modificar, según la necesidad. Tal como en determinados lenguajes, se puede crear una nueva clase heredada de otra ya existente. Entonces, se cambia una determinada propiedad o un determinado método y ella pasará a trabajar de forma diferente. Es el mismo método, pero modificado y así vale para los objetos heredados de esta última clase. El ejemplo del celofán ejemplifica el funcionamiento. A partir de un documento original, sobre él se ponen nuevos celofanes, de tal forma que se verán todos los tópicos del primero. Al escribir una modificación en este último celofán se tendrá una nueva visión, donde se heredó todo del primero, pero se agregaron las modificaciones del último. Así se va creando una jerarquía de clases, cada una de ellas heredando las propiedades y métodos de sus antecesoras. A esta característica de un método, que con un mismo nombre trabaja de forma diferente y según la clase a que pertenece, se le da el nombre de Polimorfismo, que significa “aquel que tiene muchas formas”. De otra parte, un método sólo cambia las propiedades del objeto al que pertenece y esto es así para dejar al proceso más seguro e independiente, o sea, si el objeto está funcionando, difícilmente tendrá problemas por interferencia externa. A menudo, este cambio en la forma de programar resulta en más trabajo, no obstante el esfuerzo vale la pena. Es lo que se denomina Encapsulamiento. La programación orientada a objetos ni siempre resulta bien comprendida y una de las explicaciones se refiere a los muchos términos usados por los autores de libros para la misma entidad. Con eso podemos decir que a la palabra clase algunas veces está denominada como componente, modelo, prototipo, abstracción. La palabra objeto suele sustituirse por exigencia, componente, secundario de la clase, sustantivo. La palabra propiedad por variable, atributo, característica, dato, adjetivo, especificación, entidad o valor. Método por procedure (procedimiento), función, rutina, comando, verbo, acción, selector.

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Un ejemplo de OOP (Object Oriented Programming) sería el sistema de facturación, donde para cada provincia de Brasil hay una diferenciación en el cálculo de ICMS. Con seguridad, en varios puntos del sistema, se llamará la rutina CalculaICMS y en la programación tradicional en cada uno de ellos, debería existir una secuencia de desvíos condicionales, o sea comandos “IFs”, para definir qué función deberá activarse, pues es necesaria una para cada provincia. En la OOP para empezar ya tendríamos una facilidad al crear los 27 objetos diferentes, pues por el recurso de la herencia, sólo las partes diferentes se tendrían que codificar. Al activar la rutina CalculaICMS en cualquier punto del sistema, se determinará por una única secuencia de desvíos condicionales, cual es el objeto/Provincia que se desea. Si una nueva provincia se constituyera, bastaría crear una nueva subclase y cambiar el sistema en un único punto.

Seguridad e Internet Una de las mayores preocupaciones con el uso de la Internet, es garantizar la privacidad a los internautas. La Internet que permite el intercambio de accesos a los miles de sitio alrededor del mundo y el envío y recibimiento de e_mails, en verdad es un proceso bastante vulnerable y lo que tenemos que hacer es protegernos con las herramientas disponibles. Las que existen son: contraseñas, criptografía, firma digital, firewall, programas específicos y dispositivos de hardware. La contraseña no es más que un código que el mismo usuario podrá definir. Al accederse al sistema se hará el cotejo. Es importante entender que la contraseña transita por red cifrada, es decir, cada dígito será modificado, basado en un algoritmo, para no permitir su identificación si hubiese la interceptación. Tal recurso es idéntico en el sistema, así se impide que alguien las descubra accediendo al archivo de contraseñas. Podría llevar años desencriptar una contraseña. El objetivo de la Firma Digital es comprobar que un determinado texto no fue modificado en su trayectoria y que el mismo propietario o el conocedor de la clave privada de determinado usuario fue quien lo envió. Al terminar de editar el texto se calcula la firma, una string suficientemente larga que hace imposible obtenerla al acaso. El cálculo también se hace por un algoritmo basado en los valores de cada dígito del texto y con el contenido

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de la clave privada. Cada certificador tiene sus propios algoritmos. Y de otra parte, cada usuario guarda su clave pública en un órgano certificador, que puede ser una entidad del Gobierno o una empresa. Al llegar el mensaje en el destino se hace un nuevo cálculo, ahora considerando el texto y la clave pública, pero el resultado tiene que ser el mismo. De haber divergencia es porque algo está equivocado. Un ejemplo hipotético: imagine el texto AC y la clave privada 5. Suponga que el algoritmo considera cada letra equivalente a su posición en el abecedario. De eso tenemos el 1 y el 3 con la clave privada 5, el cálculo que él hace simplemente, es sumar todo. De ahí tenemos que la firma sería 9, o sea 1+3+5. En el destino, el calculo que se hará será la suma de los dígitos más la clave pública multiplicada por -1. Entonces, tendremos que la clave pública de este usuario sería (-13), pues (1+3-13)*-1=9. Es fácil ver la complejidad que existe en desarrollar estas claves y los algoritmos para dejar todo el proceso realmente funcional y seguro. Las certificadoras actualmente homologadas en Brasil son: Certsign, Serasa, Caixa Econômica, todas asociadas al ICBrasil. Tanto el sistema de contraseñas como el de firma digital pierden su efecto cuando el usuario permite que la contraseña o la clave privada la conozcan otras personas no confiables. Llevamos en cuenta que tanto el algoritmo como la clave pública son fáciles de obtenerse. Una posibilidad es restringir la distribución de la clave pública. El certificador sólo la entregará a quien el usuario determine, con eso se reduce el riesgo de fraude. El sistema de Firma Digital también se podrá utilizar para verificar la autenticidad de programas y archivos y evitar cambios por personas no autorizadas. Este recurso se utiliza por ejemplo en el sistema de Votación Electrónica. Para impedir el acceso a los archivos de su máquina, la acción dependerá de la conexión directa a un proveedor o de la red local en la empresa. Si se trata de red, el servidor de comunicación debe hacer el trabajo de protección y de acceso, únicamente a usuarios que componen la tabla de autorizados. Las páginas de la Internet leídas por su máquina, pueden contener además de los textos y de las imágenes, rutinas de programas.

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Son los Active X, Java Scripts, VB Scripts, Applets y Java Beans quienes pueden “espiar” su máquina y enviar la información a un determinado destino. Esta rutina puede albergarse en su máquina y enviar informaciones tales como programas y datos que están en sus archivos, procedimientos utilizados y páginas más visitadas. Los Spywares, por ejemplo, pueden incluso exhibir páginas de productos competidores en su video siempre que se acceda a determinado sitio Algunos sistemas o programas adquiridos por download, CD o disquete, pueden contener funciones que al instalarlos en su máquina podrán acceder a la base del fabricante del software y verificar si el registro y los pagos están en día. De haber irregularidades el programa podría, por ejemplo, autodestruirse. La Internet tiene la dirección IP como recurso básico para su funcionamiento. Es exactamente un número con 12 dígitos, constituido en 4 partes con 3 dígitos cada uno. Ej.: 200.250.100.120. Organizaciones nacionales e internacionales hacen el control directo de este número, a nivel mundial la ICANN, a nivel nacional la FAPESP (en Asia es la Apnic, en Norteamérica la Arin, en Europa y África, la Ripe y en Latinoamérica la Latnic). Las direcciones de IP definen cada punto de la gran red. La nueva tendencia son las direcciones dinámicas, modificadas a cada acceso. Los Dominios son los nombres dados a los sitios almacenados en los millones de proveedores esparcidos por el mundo. Ej.microsiga.com.br. La primera parte del dominio identifica su propietario, la segunda el tipo de identidad (.com - para empresas, .gov - para gobierno, .org - para otras instituciones, .edu - para universidades y escuelas, etc) y la tercera, el país de origen (.br para Brasil, .uk - para reino unido y el no haber indica origen estadounidense). Cada página del sitio tiene su propio nombre y vendrá colocado después de una barra (ej. microsiga.com.br/índice - éste es el nombre de la primera página de este sitio). Se podrá acceder directamente a una página, al digitar correctamente el nombre de la parte que se desea ver. La URL (Uniform Resource Locator) contiene además del nombre del dominio del sitio también el Protocolo, como prefijo. Http:// para las páginas convencionales, FTP:// para archivos de lectura y descarga (downloads), Https://

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para páginas seguras y el e_mail (mailto:) que tiene en su dirección el nombre del usuario propietario, seguido de la sigla @ (de at en inglés que significa dónde) y el dominio del proveedor o de su empresa, si ésta tiene un dominio propio.

Web Services Un nuevo protocolo que deberá utilizarse bastante en los próximos años es el de los Web Services. Los Web Services son servicios ofrecidos en la Internet que podrán ser pagados o no y donde una determinada aplicación puede recibir de otra una información requerida. Se creó este protocolo estándar, basado en el lenguaje XML, para hacerla versátil entre aplicativos escritos y no sólo por empresas diferentes sino para lenguajes y plataformas desiguales. El XML es un formato donde cada campo o información está precedido de su nombre. Por supuesto, ambas aplicaciones deben estar sincronizadas para intercambiar las informaciones. Ejemplo: João Rua Tupi 765 75 En esta situación el hecho del peso haberse determinado en kilos y no en libras ya está predeterminado por los analistas involucrados en ambos sistemas y esta información está en el mensaje. De esta forma, además de las informaciones del aplicativo, al que nos referimos en un mensaje XML, también se envían metadatos que le darán seguridad y consistencia, tales como dirección de origen y destino, formato de los campos, cuál debe ser el retorno, reglas del contenido. Quien define este formato es la WSDL (Web Services Description Language). Algunos ejemplos de Web Services que deberán estar disponibles en la Internet: 1.

168

Al enviarse el número de un CPF al sitio del Fisco, la respuesta será el nombre de la persona y su situación ante el Impuesto a la Renta.

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2.

Al sitio del Banco Central, la cotización del dólar en aquel momento.

3.

A Bovespa, la cotización de acciones de empresas.

4.

La posición de stock de un determinado producto en determinada empresa.

5.

La situación de un pedido de compra, de un pago, de un orden de producción.

6.

Informaciones Comerciales.

7.

Datos de Registro.

Todo este desarrollo busca una gran integración de las aplicaciones (EAI – Enterprise Applications Integration), a punto del Gartner considerar que junto con los Web Services será éste el área que más inversiones requerirá de las empresas en los próximos años e incluso creerse estar frente a un dilema. Son dos los gigantes de la industria, la IBM y Microsoft quienes intentan imponer sus propias plataformas de desarrollo. La incompatibilidad entre ellas crea problemas y también generan grandes oportunidades para quien desarrolla sistemas. La plataforma involucra el sistema operativo (Linux para IBM y Windows para Microsoft), el entorno de desarrollo (WebSphere Aplication Studio para IBM y Visual Studio.Net para Microsoft), los lenguajes (Java para IBM; VB, C##, Delphi entre otras para Microsoft) y el entorno del Servidor de Aplicación, WebSphere con estándar J2EE (Java to Enterprise Environment) para IBM y DotNet para Microsoft. A este último le corresponde cuidar de los servicios de control de procesamiento multicapa, workflow, seguridad, distribución de Web Services y hasta la interpretación de código, pues para permitir el uso de macros y aumentar drásticamente la flexibilidad de las aplicaciones, la mayoría de los lenguajes son seudo compilados y requieren un interpretador en tiempo de ejecución. Sobre el Servidor de Datos, claro que IBM prefiere el DB2 y el Informix, mientras que Microsoft privilegia el SQL Server. En este caso podemos decir que hay una relativa compatibilidad entre ellos y su uso así como el del Oracle, Sybase u otros, es indiferente. Para los años venideros, otros desafíos se tendrán que vencer.

Historial y Evolución de la Tecnología

169

Dispositivos wireless, TV digital, Voz (o todo) sobre IP, integración total entre empresas, sistemas y sitios deberán funcionar con seguridad, estabilidad y rapidez y además de todo esto, con bajo costo. Actualmente es necesario brindar a los ciudadanos con bienestar y agilidad pues ellos están cada vez más exigentes y no dudan en cambiar de proveedor si algún otro le ofrece ni que sea la más mínima ventaja, dejando la fidelidad sin el menor remordimiento. Redes de Comunicación El buen desempeño de las líneas de comunicación son fundamentales para este proceso. Y mucho las empresas de telecomunicaciones están invirtiendo para ofrecer a las empresas buenos servicios en este área. La conexión que los usuarios disponían, hasta hace muy poco tiempo, se hacía por línea telefónica convencional, con velocidades entre 14,4 Kbps (kilobits por segundo, o sea 14.400 bps) y 56 Kbps, y aún con calidad cuestionable. En los grandes centros urbanos ya se está ofreciendo acceso a la Web por banda ancha y en algunos condominios, la infraestructura instalada para el acceso a la Web permite que el usuario elija entre AJato, Giro, Vírtua o Speedy. En esta nueva realidad, es importante saber qué tecnologías y condiciones se están ofreciendo en cada uno de los servicios disponibles. Vírtua Este servicio consiste en infraestructura para proveer el acceso a la Internet por cable de TV. Un cable modem permite el acceso a estos servicios y la exigencia es que el usuario tenga la TV por suscripción y que además contrate un proveedor. Las velocidades de conexión están entre 128 y 512 Kbps y la disponibilidad del servicio depende del cableado en la región. Fuera el problema de disponibilidad del servicio, también habría problemas si la cantidad de suscriptores que comparten el mismo medio físico aumentara demasiado, pues empeoraría la velocidad

170

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en la recepción. Otro problema encontrado se refiere a la restricción mensual que según el plan elegido puede estar de 4GB a 14 GB. AJato Ofrece un servicio con las mismas características del Vírtua sin imponer suscripción a TV por cable, contratación de proveedor y sin la restricción de uso mensual, además de brindar con correo electrónico. Otro aspecto relevante de este servicio es la oferta de acceso vía radio para las regiones que no tienen infraestructura de cableado. CDMA 1xEVDO - Giro La tecnología implementada en este servicio, de manera general, permite un límite máximo de 2,4 Gbps, con downloads de 300 Kbps y uploads de 156 Kbps, pero con restricción de límite máximo de downloads alrededor entre 1 GB y 2 GB por mes, según el plan contratado. Satélite - StarOne Como es un servicio que utiliza antena de satélite podemos decir que es una gran ventaja en la atención, para las regiones que no tienen infraestructura de cableado. Su velocidad de download es de 300 Kbps y de upload de 76,8 Kbps. Los dos principales problemas de este servicio se refieren a la restricción respecto al uso de juegos por la Web, en razón de la velocidad de download y upload y también por el alto costo de instalación y mensualidad. ADSL - Speedy Es uno de los más populares. La velocidad llega a 128 Kbps para upload y de 256 Kbps a 2 Mbps para download, pero estas velocidades dependen de la distancia entre la instalación y la central telefónica. La velocidad máxima para las instalaciones más lejanas de la central es de 256 Kbps.

Historial y Evolución de la Tecnología

171

El medio físico de este tipo de servicio es la línea telefónica y también se necesitará alquilar el modem ADSL y contratar un proveedor. Comparativo entre los servicios de acceso rápido. En la tabla a continuación hacemos una comparación entre las velocidades, tasa de instalación, mensualidad, alquiler de equipos, exigencias del proveedor incluyendo el valor medio para cada uno de los servicios ofrecidos:

Velocidades

AJato

Speed

64 a 512 Kbps

256 Kbps a 2 Gbps 300 Kbps

Giro

Virtua

StarOne

128 a 512 Kbps

300 Kbps

Gratuita para Suscripciónde R$ 1 2 0 R$ 1.399,00 suscriptores TVA y Autoinstalación y autoinstalación Tasa de R$ 60,00 a no gratuita o R$ 59 co gratuita o R$ 60,00 para antena de Gratuita instalación suscritos técnico con técnico 96 cm 3 0 0 Kbps de R$ Giro 1000- R$ 49,90 339,00 a R$ Giro 2 0 0 0- R$ 69,90 6 4 Kbps - R$ 57,00 2 5 6 Kbps - 48,90 (limites de 1 GB y 2 1 2 8Kbps - R$ 49,90 399,00 según el Mensualidad 512 Kbps - R$ 195,02 Gbps - R$ 527,20 GB de tráfico) 512 Kbps - R$ 140 proveedor Alquiler del R$ 19,00 R$ 16,00 R$ 29,90 Incluído Incluído equipo Valor medio de R$ Incluído en el Provedor No exige No exige A partir de R$ 14,90 valor 44,90 Valor total R$ 109,90 (con medio (256 R$ 99,80 (para 2 GB) R$ 88,90 R$ 339,00 Kbps o más) R$ 97,90 proveedor) R$ 26,75 de Valores R$ 5,00 a cada 1 0 0 suscripción de la R$ 16,90 a R$ 109,00 No hay No hay MB adicionales adicionales linea telefónica

Fonte: "Jornal da Tarde" de 28 de Agosto de 2003.

Para las empresas, los medios de conexión disponibles son: Líneas Privadas (LP) Son conocidas por conexión síncrona punto a punto. Sirve donde es necesario haber buena velocidad entre, por ejemplo, una matriz y las sucursales o aún entre la empresa y su proveedor.

172

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Este tipo de conexión no cuenta el volumen de informaciones transmitidas, su costo se refiere únicamente al alquiler mensual de la línea y por eso es una ventaja para grandes volúmenes. No obstante como es una línea punto a punto no ofrece flexibilidad de transmisión a otras localidades que no se hayan contratado. X.25 El X.25 es un servicio ofrecido por las telefónicas y que proporcionan la flexibilidad de transmisión a cualquier otra localidad conectada a la red. La tarifa depende del uso y el servicio incorpora funciones de algunas capas del estándar OSI/ISO con posibilidad para rutear paquetes, encontrar errores, entre otros. Frame-Relay La tendencia más fuerte son los circuitos Frame-Relay, donde el proveedor y sus clientes se conectan por una “nube”, a partir de la cual se cierra un circuito virtual de forma semejante al X.25. La gran ventaja del circuito Frame-Relay es la velocidad en banda ancha, lo que posibilita la transmisión de datos, voz e imagen.

Repaso 1)Las operaciones en la tecnología de procesamiento de datos en los primeros años se caracterizaban por:

2)

a)

batch, secuencial y procedimental.

b)

paralelas, on-line y procedimentales.

c)

preemptivas y no preemptivas.

d)

on-line, multitarea y paralelas.

e)

paralelas no procedimentales.

Entre los lenguajes de programación descritos, identifique la opción que contempla sólo los que surgieron durante los primeros años dentro de la evolución tecnológica: a)

Assembly, Cobol, Java, Clipper.

b)

Cobol, Visual Basic, Delphi, Java.

c)

Fortan, Assembly, Cobol, PL1.

d)

Cobol, Visual Basic, Clipper, Assembly.

Historial y Evolución de la Tecnología

173

e) 3)

4)

Una de las primeras tecnologías con el objetivo de permitir rapidez en los accesos a los registros de un archivo en disco fue: a)

El SQL (Structured Query Language).

b)

El ISAM (Index Sequencial Access Method).

c)

El SGBD (Sistema Administrador de Base de Datos).

d)

El Paradox.

e)

El Cobol.

Los denominados terminales “tontos” de un sistema de computación son: a) b)

6)

174

Terminales que hacen el procesamiento localmente. Terminales y dispositivos con procesadores.

c)

Terminales que tienen como única función entrar y salir con los datos.

d)

Terminales y dispositivos de salida implementados por computadoras potentes que mantengan comunicación con el Mainframe.

e) 5)

PL1, Assembly, Cobol, Delphi.

Ninguna de las respuestas anteriores.

Cuando nos referimos a archivos, un área de overflow corresponde a: a)

Un área que permite mantener los datos en secuencia aun después de nuevas inclusiones.

b)

Una estructura jerárquica para obtener mayor eficiencia en procesos de búsqueda.

c)

Un área de índices de pistas y sectores para identificar la localización de los datos en los discos.

d)

Superposición de datos en actualizaciones hechas en determinado periodo de tiempo.

e)

Copia de datos para el mantenimiento de la seguridad.

Marque la respuesta que sólo se relaciona con base de datos:

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7)

a)

Oracle, Delphi, Pascal y C++.

b)

Access de Microsoft, Oracle y Pascal.

c)

SQL, Cobol, Pascal y DataFlex.

d)

DataFlex de Data Access, Paradox de Borland y Delphi.

e)

Access de Microsoft, DataFlex de Data Access y Paradox de Borland.

La integridad referencial: a)

Garantiza la referencia integral de programas.

b)

Garantiza que un identificador único no sea efectivamente copiado.

c)

8)

d)

Garantiza que los datos referenciados en algunas tablas existan efectivamente en otras tablas.

e)

Garantiza la independencia funcional y la dependencia transitiva de los datos de una tabla.

En base de datos, los constrains están relacionados con: a)

9)

Garantiza la seguridad de los datos.

Controles de transacciones.

b)

Reglas o restricciones que deben respetarse en una base de datos.

c)

Identificación de transacciones y de usuarios para el mantenimiento de la seguridad de los datos.

d)

Generación de archivos de Log para el mantenimiento de la seguridad de los datos.

e)

Garantiza la actualización de las transacciones.

Los comandos Begin Transaction y End Transaction tienen relación con: a)

Control de restricciones.

b)

Control de back-ups.

c)

Control de actualizaciones.

d)

Control de accesos.

e)

Control de ejecución.

Historial y Evolución de la Tecnología

175

10)

Los comandos Lock y Unlock están relacionados: a)

A la generación de archivos de back-up.

b)

Únicamente con programas orientados a objetos.

c)

A la orientación de eventos.

d)

A las aplicaciones de tres capas.

e)

11)

Un overlay es: a)

Un segmento de programa.

b)

Un segmento de dato.

c)

Un segmento de memoria.

d)

Una clase de objetos.

e)

12)

176

Al bloqueo y desbloqueo de registros o archivos para hacer actualizaciones.

Una superposición de los datos en una base de datos.

Es correcto afirmar que una aplicación dividida en varios servidores es una aplicación: a)

Multi-task.

b)

Multi-thier.

c)

Multi-usuario.

d)

Multi-processor.

e)

Multi-procedure.

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PARTE II Metodologías de Desarrollo e Implantación de Sistemas

PMBOK - Project Management Body of Knowledge

7

Capítulo 7 PMBOK (Project Management Body of Knowledge) Metodología de Implantación Sumario del Capítulo 7.1

PMI (Project Management Institute) Objetivos Historial Entidades Involucradas

7.2

PMBOK (Project Management Body of Knowledge) Introducción Conceptuación de Proyectos Características y Ventajas del PMBOK (Project Management Body of Knowledge) Aplicaciones del PMBOK (Project Management Body of Knowledge)

7.3

Gestiones PMBOK (Project Management Body of Knowledge) Integración del Proyecto Objetivo del Proyecto Tiempo Costo Calidad Recursos Humanos Comunicaciones Riesgos

PMBOK - Project Management Body of Knowledge

181

Adquisiciones/Contratos 7.4

Introducción a la Metodología de Implantación ¿Por qué adoptar una metodología es relevante en la implantación de sistemas? Descripción de la Metodología

7.5

La implantación de un sistema a través de etapas Análisis de las necesidades del Cliente Planificación Concienciación Capacitación Desarrollo de soluciones específicas Seguimiento Validación

7.6

La implantación por Módulos Contable Compras Facturación Financiero Stock/Costos Libros Fiscales PCP Activo Fijo Planilla de Haberes/Reloj Registrador Electrónico EIS (Executive Information System) y Diario de la Empresa

Objetivos del aprendizaje

182

1.

Proveer un concepto con relación a proyectos de forma general.

2.

Describir las principales características y objetivos del PMI (Project Management Institute).

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3.

Proveer un historial a respecto del PMI (Project Management Institute) y el desarrollo del PMBOK (Project Management Body of Knowledge).

4.

Mostrar las diversas gestiones del PMBOK (Project Management Body of Knowledge).

5.

Definir qué es una metodología para implantación de sistemas.

6.

Mostrar la importancia del uso de una metodología de implantación de sistemas.

7.

Describir y detallar las etapas de implantación de un sistema.

8.

Mostrar los requisitos necesarios para la implantación de los diversos módulos de un sistema.

Palabras clave PMI (Project Management Institute) PMBOK (Project Management Body of Knowledge) Gestión de Proyectos Procesos de Gestión de Proyectos Gestión de Proyectos Metodología de Implantación Etapas de Implantación Análisis de Necesidades Planificación Concienciación Capacitación Desarrollo de Soluciones

PMBOK - Project Management Body of Knowledge

183

Seguimiento Validación

Gestión de Proyectos y el alcance del PMBOK 2000 (Project Management Body of Knowledge) Objetivo El objetivo de este capítulo es destacar los componentes del principal documento que refleja hoy las áreas de conocimiento de la Gestión de Proyectos en el mundo – el PMBOK Guide 2000 (Project Management Body of Knowledge). Creado por el PMI, Project Management Institute, el PMBOK considera todo el conocimiento inherente a la Gestión de Proyectos.

PMI – Project Management Institute Según el sitio de PMI en São Paulo (www.pmisp.org.br), “se creó el Instituto en 1969 con sede en Filadelfia, Pennsylvania (EE.UU.). Es la principal asociación mundial sin ánimo de lucro en Gestión de Proyectos, actualmente con más de 90 mil asociados en 125 países. Los asociados son profesionales que practican y estudian la Gestión de Proyecto en las más diversas áreas, como aeroespacial, automovilística, administración, construcción, ingeniería, servicios financieros, informática, farmacéutica y telecomunicaciones. El PMI® se hizo y sigue siendo, la principal asociación profesional en Gestión de Proyectos. Los asociados e interesados en Gestión de Proyectos tienen a su disposición un extenso listado de productos y servicios ofrecidos por el PMI®. Un resumen de dichos productos y servicios está en sitio del PMI® (www.pmi.com). El PMI es responsable por la certificación de los gerentes de proyecto (PMP – Project Management Professional). Esta certificación tiene reconocimiento mundial y está normatizada por el ISO 9001.

184

Gestión Empresarial con ERP

Introducción al PMBOK Según el sitio del PMI, “El principal documento estándar del PMI®, “A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide)”, es un estándar reconocido mundialmente para la Gestión de Proyectos en los mercados actuales. El PMBOK® Guide está aprobado como un Estándar Nacional Norteamericano (ANS) por el Instituto de Estándares Nacional Norteamericano (ANSI). El PMBOK® Guide representa el conocimiento dentro de la profesión de Gestión de Proyectos y provee una terminología estándar. Sirve como referencia para profesionales que actúan en diversas áreas donde está presente la Gestión de Proyectos. Entre otros, podemos nombrar Gerentes de Proyectos y participantes/ejecutores de proyectos. Gerente de los Gerentes de Proyectos (PMO). Clientes y Patrocinadores de Proyectos. Gerentes Funcionales con miembros de su equipo asignados a proyectos. Profesores que actúan en puestos de Gestión de Proyectos y asuntos análogos, etc. Por lo tanto cualquier profesional involucrado de alguna forma en algún proyecto, tiene un punto de referencia fundamental en el PMBOK® Guide para comprensión de todas las etapas y procesos que hacen parte de un proyecto. El PMBOK® Guide todavía lo utiliza el PMI (Project Management Institute) para su programa de desarrollo profesional y programa de certificación (PMP – Project Management Professional). Pero, ¿qué es un proyecto? Proyecto es un emprendimiento temporal, con el objetivo de crear un producto o servicio único. Temporal significa que cada proyecto tiene un inicio y un final bien definidos. Único significa que el producto o servicio producido es, de alguna manera, diferente de todos los demás productos o servicios semejantes. Tenemos un sin número de ejemplos de proyectos. De esta forma, se puede nombrar:




Implementación de una nueva estructura administrativa.




Campaña política.




Construcción de edificios, puentes, barcos, etc.




Reestructuración del sector de Tecnología de la Información de una empresa.

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185




Una guerra.




Lanzamiento de un nuevo producto o servicio en el mercado.




La informatización de una fábrica, departamento contable u otros departamentos.




Investigación de Nuevos Medicamentos.




Construcción de un satélite y su lanzamiento al espacio.




Etc.

Un proyecto termina cuando se alcanzan los objetivos. A partir de este punto, se pueden activar tareas habituales para mantenimiento del nuevo producto/servicio creado. Y éste es único, porque su producto o servicio nunca se desarrollaron antes. Incluso una constructora que, por ejemplo, ya haya construido varios edificios, cuando proyecta y crea un nuevo conjunto habitacional trabaja con varios elementos que son similares en proyectos ya antes desarrollados, pero tienen su identidad única en este nuevo proyecto. Los costos, plazos, profesionales y proveedores involucrados, el lugar, el plan de ventas, el suelo, los materiales y máquinas utilizados, pueden haber interactuado en un proyecto anterior, pero trabajan con una situación totalmente nueva. La Gestión de Proyectos, según el PMBOK-2000 es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas en las actividades del proyecto con el fin de atender a sus requisitos. Puede explicarse mejor a través de los procesos que lo componen, y pueden reunirse en cinco grupos de procesos: Inicio, Planificación, Ejecución, Control y Cierre y en nueve Áreas de Conocimiento: Gestión de la Integración del Proyecto. Gestión del Objetivo del Proyecto. Gestión del Tiempo del Proyecto. Gestión de los Costos del Proyecto. Gestión de la Calidad del Proyecto. Gestión de los

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Recursos Humanos del Proyecto. Gestión de las Comunicaciones del Proyecto. Gestión de los Riesgos del Proyecto y Gestión de las Adquisiciones/Contratos del Proyecto.”

Ejemplo de documentos de proyecto Antes de presentar el resumen del PMBOK, mostramos una parte de la propuesta de implantación de un proyecto que representa la Gestión del Objetivo; una parte de un cronograma de actividades, que representa la Gestión del Tiempo y los costos por tarea de resumen y por actividad en el cronograma y en la propuesta, que representan la Gestión de Costos. La Gestión de RR.HH. aún puede representarse por medio de la tabla de asignación del propio cronograma. El cronograma se desarrolló para un proyecto de saneamiento del sector de administración de materiales y de Planificación y Control de Producción de una fábrica, en cuyos procedimientos internos y carga del sistema habían varias fallas. Al nombrar el ciclo de vida del proyecto o grupo de procesos, los diversos tipos de control y documentación, particulares a los procesos a los que pertenecen, crean una diversidad y complejidad de documentación cuyo enfoque no es el de nuestro capítulo. Sin embargo es interesante mostrar al lector un pequeño ejemplo de la documentación de un proyecto. En esta parte de la propuesta mencionada antes, tenemos restricciones delimitando el objetivo, con relación a cuaquier cambio en el proyecto, costos agrupados por recursos, por tareas o etapas. En la parte que corresponde al cronograma encontramos los costos por tarea, la previsión relativa a los plazos y también la previsión de gastos financieros por mes y recurso. La realización de cada actividad de este calendario deberá formalizarse por medio del Documento de Validación de la Consultoría Prestada. Este documento se utilizará como aceptación y validación de los trabajos efectuados y también servirá para que el gerente del proyecto pueda apuntar las actividades realizadas. A

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lo largo del tiempo, la carpeta del proyecto contendrá una serie de documentos como este, que reflejarán la planificación inicial, realización de tareas, cambios de objetivo, actas de reunión, modificación de plazos, etc, además de la formalización del término del proyecto. Por medio del análisis del PMBOK se tiene noción de los diversos tipos de control y documentación inherentes a un proyecto.

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Por lo tanto, a continuación, mostramos la parte que corresponde a la propuesta del proyecto, el resumen de la asignación por recurso y referencia para el flujo de caja mensual, el cronograma y el Documento de Validación de la Consultoría Prestada. En la secuencia está el resumen del PMBOK, cuyo alcance en sus nueve áreas de conocimiento tiene como objetivo nombrar los procesos del ciclo de vida del proyecto.

Parte de la propuesta del proyecto INVERSIONES (TIEMPOS Y COSTOS) Implantación Prestación de Servicios de Consultoría Tomando como base proyectos anteriores con este alcance y la evaluación validada por CliEx, consideramos una previsión de 673 horas de trabajos de configuraciones, definiciones, capacitaciones, parametrizaciones, seguimientos, validaciones e implantación en general. El cronograma preparado prevé la visita de un consultor cinco días por semana y la visita de un gerente de proyecto una vez por semana (ver calendario de asignación del cronograma de actividades). También se presentó una previsión de salida de dinero de la caja para control y análisis por Cliex, con su disponibilidad financiera para este proyecto. Se calculan los tiempos previstos, pudiendo oscilar para más o para menos, según el término de tareas por cliente o no y conforme hayan soluciones de consultoría diferentes de las previstas en el cronograma. Sin embargo, cambios en el objetivo solamente se aceptarán a través de los procedimientos de control de cambios ya definidos para este proyecto. Personalizaciones Específicas No se tomó en cuenta ninguna personalización en la evaluación realizada. Cuando sea necesario desarrollar alguna personalización deberá hacerse el presupuesto y en caso que CliEx acepte el plazo y costo, se incluirá en el cronograma actual y en la previsión de pagos por el CliEx, ya que no hace parte del actual objetivo de este proyecto.

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Deberán seguirse los procedimientos de control de cambios. Previsión Considerando la evaluación efectuada para saneamiento del actual descontrol en el área de administración de materiales y planificaciones y de control de la producción, presentamos la siguiente previsión de actividades por realizarse:

Actividades por grupo Auditoría de Red Capacitación End Users Gerencia de Proyecto Actualización de Versión Stock/Costos Mantenimiento en la Base de Datos Definición de Procedimientos Internos Carga Inicial de Datos Entrada en Producción-Módulo Stock Planificación y Control de Producción Entrada en Producción-Módulo PCP Total de horas previstas

Horas 40 50 135 50 129 39 50 40 40 70 30 673

Resumen por RecursoHoras Previstas Costo por Hora Total Gestión del Proyecto 135 hrs R$ 100,00 R$ 13.500,00 Consultoría 448 hrs R$ 60,00 R$ 26.880,00 Auditoría de la Red 040 hrs R$ 100,00 R$ 4.000,00 Capacitación 050 hrs R$ 60,00 R$ 3.000,00 Total: 673 hrs R$ 47.380,00

Observaciones

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Se revaluarán estos números si existen particularidades y necesidades de implementaciones en los procesos estándares del sistema (funcionalidades).




Este número de horas es una previsión y puede oscilar para

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más o para menos, dependiendo de particularidades inherentes a los procesos internos de Cliex, disponibilidad de recursos, identificación de la necesidad de personalizaciones no previstas, nuevas solicitudes de usuarios, soporte a otros módulos no previsto para esta etapa, etc. Sin embargo solamente se aceptarán cambios en el objetivo de este proyecto con aceptación formal por ambas partes, con cambios del objetivo, plazos / cronograma, costo.




Los valores horas podrán actualizarse según la lista de precios.




Las horas de traslado (1 hora) no están incluidas en la previsión de horas presentada.

Consideraciones




Como ya se dijo antes, si fueran necesarias personalizaciones específicas o no identificadas en la etapa de evaluación de las necesidades o variantes sobre los análisis de informaciones realizados en esta evaluación y tomados en cuenta en la elaboración de esta propuesta, un equipo técnico especializado deberá analizarlas para definir el nuevo objetivo, así como los costos involucrados.




Como criterio de este proyecto, siempre utilizaremos como primera alternativa los recursos estándar de nuestro sistema, teniendo como objetivo la capacitación a los usuarios, en el sentido de la utilización de las funcionalidades estándar. Como segunda alternativa, analizaremos los casos en que este

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procedimiento podrá no aplicarse y entonces, trataremos los posibles cambios en el objetivo según los procedimientos de control de cambios en el proyecto.

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Para el objetivo de este proyecto no estamos considerando la migración de datos a nuestro sistema.




En casos de necesidades de comunicaciones por EDI e interfases con otros sistemas en la empresa, un equipo técnico especializado deberá analizarlas.




Para la elaboración de esta previsión se utilizaron las informaciones obtenidas en la empresa del cliente.




Los usuarios ( Cliex ) participarán de capacitaciones con el objetivo de prepararlos para utilizar los recursos del producto. Esta capacitación es fundamental para el éxito en la implantación de nuestro sistema.

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Ejemplo del resumen de asignación por recurso y referencia para flujo de caja mensual

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Ejemplo de cronograma

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Documento de Validación de Consultoría Prestada

Cliente:

Cliente Ejemplo

Tarea Resumen:

Mantenimiento en la Base de Datos

Sol053-GEN

Actividad:

Mantenimiento en la Tabla de Inventario

Fecha: ____/____/____

Inicio: __:__

Termino: __:__

Realizado: _____ Hrs

Detalles de la Actividad:

Consultoría efectuada por:

Firma:

Validez del Usuario:

Firma:

Obs:

Calendario actualizado en: / /

Visto Ger.Proyecto:

A continuación están resumidas las nueve áreas de conocimiento del PMBOK 2000. Su aplicación debe ajustarse a la complejidad y al tipo de proyecto. Y son:

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Gestión de la Integración del Proyecto La Gestión de la Integración se representa por medio de los procesos necesarios para asegurar que todas las gestiones que componen el proyecto estén en sincronía. Dichos procesos son el desarrollo del plan del proyecto, la ejecución del plan del proyecto y el control general de cambios. Como resultado de la Gestión de la Integración tenemos el conjunto de planes de todas las gestiones del proyecto. En primer lugar se presenta de forma clara, la necesidad de que todos los planes se relacionen y estén coordinados, en sincronía, permitiendo la interacción entre todos los componentes del proyecto, garantizando su éxito. Desarrollo del Plan General del Proyecto:




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El plan general del proyecto utilizará todos los planes de la gestiones que componen la gestión de proyectos. A través de metodologías de planificación, de la habilidad y conocimiento

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de los involucrados así como de un sistema de informaciones de gestión de proyectos, dónde los datos historiales y estadísticos pueden utilizarse como referencias para previsiones en el proyecto en estudio, tendremos como resultado el Plan General del Proyecto. Ejecución del Plan del Proyecto:




Teniendo como guía el Plan General del Proyecto e informaciones recolectadas en el trámite de la ejecución de las tareas, en esta etapa tenemos la concreción de todas las actividades planificadas y el mayor nivel de consumo del presupuesto.




Durante la ejecución deben capturarse los datos relativos al apunte del cronograma, costos realizados, solicitudes de cambios, es decir, cualquier información que refleje el desarrollo del proyecto.




Esta captura de datos permitirá ejercer el control sobre el proyecto.

Control General de Cambios:




Las informaciones recolectadas durante la ejecución de las actividades del proyecto serán objeto de análisis permanente, con periodicidad definida, para un control efectivo sobre el proyecto, desvíos en sus actividades y actitudes correctivas, así como estrategias de negociación con las partes involucradas, cuando sea necesario.




El plan del proyecto, los informes de las actividades realizadas, los informes de desempeño y las solicitudes de cambios pueden determinar la necesidad de nuevas planificaciones y deben actualizar la base de datos del sistema de informaciones de la gestión de proyectos.




El control general de cambios mantendrá el plan general del proyecto actualizado, permitirá que el objetivo obtenido esté en conformidad con las definiciones del plan del objetivo, coordinando cualquier cambio en las otras gestiones, tales como costo, calidad, riesgo, etc.

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Gestión del Objetivo del Proyecto La Gestión del Objetivo está representada por los procesos necesarios para garantizar que el proyecto considere todo el trabajo y únicamente el trabajo necesario, para que se alcance la misión del proyecto. Los procesos son el Inicio, la Planificación del Objetivo, el Detalle del Objetivo, la Verificación del Objetivo y el Control de Cambios en el Objetivo. Debe quedar clara la diferencia entre el objetivo del producto y el objetivo del proyecto. El objetivo del producto determina las funciones y características del servicio o producto que el proyecto producirá. Y el objetivo del proyecto determina y cuantifica el trabajo que se hará para la generación del producto o servicio del proyecto, tal como se ha determinado en su objetivo. Inicio




Con la identificación de una necesidad de mercado, una exigencia legal, una solicitud específica de un cliente, una necesidad de modificación de estructura administrativa, etc., se hacen estudios para la creación de un proyecto. Análisis de empresas especializadas y la utilización de informaciones historiales generan el Project Charter , documento emitido por la alta administración de la empresa, que formaliza la creación del proyecto y atribuye al gerente del proyecto la autoridad para la ejecución del proyecto a través de la movilización de recursos de las organizaciones involucradas. Aún se identifican y formalizan las premisas y restricciones inherentes al proyecto.

Planificación del Objetivo




Teniendo la definición del producto, el Project Charter, las restricciones y las premisas, partimos para un detalle del producto resultante del proyecto. Un análisis adecuado de costos/beneficios, la identificación de alternativas para ampliar las opciones de tratamiento de varias soluciones y la evaluación de especialistas componen la planificación del objetivo.




Como resultado: ·

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Se constituye la declaración del objetivo, documento

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que justifica el proyecto a partir de la identificación de las necesidades que lo han originado. La declaración del objetivo es la planificación preliminar del proyecto. ·

La descripción del producto y de los subproductos.

·

Componentes del producto por entregar y elementos complementarios, así como la indicación de su término. Como elementos complementarios pueden nombrarse manuales, informes con diversos fines, instrucciones de operación, modelos y formularios, etc.

·

Datos cuantificados que indican el éxito del proyecto, así como sus indicadores de acuerdo con el sistema métrico adoptado.

·

Y metodologías por utilizar.

Descripción detallada del Objetivo




Este proceso provee la Estructura Analítica del Proyecto (EAP). En esta estructura tenemos paquetes de producto por entregar, medidos por costo, tiempo y recursos. Dichos paquetes permiten una mejor gestión y la definición de la línea de base para futuras comparaciones en los estudios de desempeño de los trabajos desarrollados. Los responsables por las actividades también se identifican en este proceso.

Verificación del Objetivo




Formalización de la aprobación del objetivo por todos los involucrados.

Control de Cambios en el Objetivo




Su enfoque es cualquier modificación en el objetivo del proyecto y se apoya en un sistema predefinido de aceptación de cambios, cuando sean necesarios. La estructura analítica del proyecto, los informes de desempeño, las solicitudes de

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cambios y el plan de gestión del objetivo se utilizan en este momento.




Cualquier cambio en el objetivo deberá formalizarse y recibir la aceptación de las partes involucradas, alimentando planificaciones complementarias.




Tenemos también las acciones correctivas adoptadas y la alimentación de la base de datos del proyecto, con las tareas aprendidas.

Gestión del Tiempo Se representa a la gestión del Tiempo por los procesos que concretarán el cumplimiento de los plazos involucrados. Ellos son: la Definición de las Actividades, la Secuencia de las Actividades, la Previsión de Duración de las Actividades, el Desarrollo del Calendario y el Control del Calendario. La variación del tiempo de ejecución de las tareas o entrega de los productos o subproductos en un proyecto es uno de los factores de mayor impacto en los costos y calidad, así como en las demás gestiones. Además de ser, en un sin número de veces, causa de conflictos y renegociaciones. La gestión del tiempo puede definirse como la perfecta sincronía de entrega de los productos de proveedores internos para clientes internos del proyecto. Por lo tanto, la sincronía en los plazos de entrega y recepción es fundamental y crítica así como también la secuencia de las actividades es la pieza sin la cual el rompecabezas del proyecto no se completará. Enla gestión del tiempo el elemento principal es el cronograma y su respectivo control. Definición de las Actividades




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La Estructura Analítica del Proyecto, la declaración del objetivo, el historial de las informaciones, las restricciones y premisas se utilizan para un mejor detalle de las tareas que hay que ejecutar. Se utiliza el desmembramiento para obtener componentes menores y de fácil administración, con el objetivo de obtener un mejor control en la gestión. También pueden utilizarse modelos de proyectos similares para, a partir

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de ellos, tener la lista de actividades.




Como resultado tenemos una lista de actividades con todo lo que hay que ejecutar y si fuera necesario, documentación accesoria que facilita la comprensión y la realización de las tareas. Esta documentación accesoria facilita otros procesos de gestión del proyecto.

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Secuencia de las Actividades




Proceso responsable por el estudio e identificación de las dependencias entre tareas, permitiendo crear el cronograma y el análisis de las estrategias de realización de tareas. Como resultado tenemos un diagrama de red, o red PERT (Program Evaluation and Review Technique).

Previsión para Duración de las Actividades




Con el conjunto formado por la lista de actividades, restricciones, premisas, recursos, coeficiente de productividad e informaciones historiales, se asigna a las tareas el tiempo necesario para su realización.




A partir de este punto es posible crear escenarios donde frentes de tareas competidoras pueden determinar cambios en el plazo de entrega de los productos, con impacto en el plazo final del proyecto.

Desarrollo del Cronograma




Con el diagrama de red (PERT), con las previsiones de duración de los recursos asignados, con el cronograma y con un estudio de descanso u oscilaciones, se determinan las fechas de inicio y final de cada actividad.




Se utilizan los análisis matemáticos, como el Método del Camino Crítico (CPM), por ejemplo, compresiones de duración, simulaciones, nivelación heurística de los recursos y software de gestión de proyecto para la preparación del cronograma.

Control de Cronograma

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Los elementos considerados en este proceso son el cronograma, los informes de desempeño, las solicitudes de cambios y el plan de gestión del cronograma.




Cada tarea efectuada debe constar en el cronograma, de manera que se permita el análisis periódico sobre los plazos practicados y se ejecuten las actividades realizadas, aquellas que no estaban previstas. Así identificar que se modificó el cronograma y la administración de estos cambios componen su control.




Como resultado vamos a tener el cronograma actualizado, las acciones correctivas adoptadas y las tareas aprendidas,

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alimentando la base de datos relativa al historial del proyecto.

Gestión del Costo La Gestión del Costo está representada por los procesos necesarios para cumplimiento del presupuesto. Son ellos la Planificación de los Recursos, la Previsión de los Costos, el Presupuesto de los Costos y el Control de los Costos. Planificación de los Recursos




Utilizando la Estructura Analítica del Proyecto – EAP, las informaciones historiales, la declaración del objetivo y la descripción de los recursos físicos necesarios para la realización de las tareas se determina qué recursos se asignarán. Los recursos pueden ser personas, máquinas o materiales. El resultado de este proceso es la lista de recursos para cada tarea de la Estructura Analítica del Proyecto EAP.

Previsión de los Costos




Los costos se originan por la utilización de recursos, sean ellos de cualquier modalidad. Con la Estructura Analítica del Proyecto EAP, la lista de recursos necesarios y sus requisitos, las tasas de costo de los recursos, la previsión de duración de las tareas y el historial de las informaciones, se prepara la previsión de costos del proyecto. El plan de gestión de costo

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será el resultado de este proceso.




El plan de gestión de costos formaliza todos los procedimientos que hay que adoptar para la administración efectiva de los costos del proyecto. Deben estar documentadas la forma de gestión de los costos, cómo trabajar los cambios en los costos, el plan de contingencia para una necesidad de inversión o de capital no prevista, la periodicidad de revisión del presupuesto, la periodicidad de revisión del plan de gestión de costos y los responsables, además de su propio control.

Presupuesto de los Costos




En este proceso se utiliza la EAP, el cronograma del proyecto y la previsión de costos del proyecto. Se valorará cada tarea con su respectivo costo previsto y el resultado será una línea de base para el seguimiento de desempeño del proyecto además de su flujo de caja.

Control de los Costos




Los datos capturados en el curso del proyecto, en el apunte del cronograma, como por ejemplo la línea de base del costo, los informes de desempeño, las solicitudes de cambios y el plan de gestión de costos son los componentes utilizados para controlar los costos. Cualquier modificación en los costos del proyecto sea por solicitud directa de alguna parte involucrada, o como consecuencia indirecta de cambios de las otras gestiones, como por ejemplo las modificaciones en los plazos, deberá documentarse, darse a saber a los responsables por el proyecto, además de asegurarse, por firma, de que la han recibido.




Deberá respetarse el sistema de control de cambios en los costos, definido en el plan de gestión de costos. Por lo tanto, el control de costos involucra: ·

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Acompañar la evolución de los costos del proyecto, capturar informaciones para medir los desvíos en el proyecto a través de la comparación de lo realizado con la línea de base, no permitir modificaciones en los costos previstos sin la debida autorización de los responsables, que estarán definidos previamente en el plan de gestión de los costos a promover las correcciones y cambios necesarios según el plan de gestión de costos y mantener las partes involucradas al corriente de las modificaciones que se están haciendo.

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Gestión de Calidad La Gestión de la Calidad está representada por los procesos que determinan que se atenderán planamente las necesidades que dieron origen al desarrollo del proyecto. Son ellos la Planificación de la Calidad, la Garantía de la Calidad y el Control de la Calidad.

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Planificación de la Calidad




Las políticas de calidad, la declaración del objetivo, la descripción del producto, estándares y las reglamentaciones adoptadas son los componentes de este proceso. Realizado simultaneamente con otros procesos de planificación, resulta en el plan de gestión de la calidad.




En el plan de gestión de la calidad se formaliza cómo se administrarán las solicitudes de calidad del proyecto, como esas modificaciones se integrarán al proyecto, la periodicidad de revisión de los aspectos de la calidad, cual presupuesto se considerará en las necesidades de cambios en la calidad, los responsables por la gestión y control de la calidad y la periodicidad de revisión del plan de gestión de la calidad.

Garantía de la Calidad




El plan de gestión de la calidad, datos obtenidos de las mediciones del control de la calidad y definiciones operativas integran este proceso. Los recursos y actividades de planificación de la calidad, junto con las auditorias de la calidad, cuya función es identificar eventuales desvíos o aciertos y proveer de informaciones para la toma de acciones correctivas o preventivas, resultan en la mejora de la calidad.

Control de Calidad

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Los datos de mediciones de las actividades realizadas así como las informaciones sobre los productos suministrados por el proyecto, el plan de la gestión de la calidad, las definiciones operativas y las listas de verificación son los componentes de este proceso. Con inspecciones, gráficas de control, uso de estadísticas y análisis de tendencias tenemos el monitoreo de los resultados del proyecto. De esta manera se identifica si se están respetando los estándares de calidad.




El sistema de cambios definido en el plan de gestión de la calidad también se toma en cuenta y el resultado del proceso de control de calidad es la mejora de la calidad, la formalización de las decisiones de aceptación, documentación sobre posibles retrabajos, listas de verificaciones concluidas y ajustes en procesos de producción de los productos o en las actividades del proyecto.

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Gestión de Recursos Humanos La Gestión de los Recursos Humanos se representa por medio de los procesos que garantizarán el mejor aprovechamiento de las personas involucradas en el proyecto, ya sean patrocinadores, clientes, ejecutores, etc. Son representadas por la Planificación Organizacional, Creación del Equipo y Desarrollo del Equipo. Las habilidades requeridas para optimización de los procesos de relación interpersonal y optimización de los resultados obtenidos por las actividades de las personas, tienen una amplia magnitud. Es importante que los siguientes aspectos sean de dominio del gerente de proyecto: liderazgo, negociación, comunicación, delegación, motivación, instrucción, desarrollo de equipos, administración de conflictos, evaluación de desempeño, reclutamiento, selección, reglamentación legal sobre las actividades desarrolladas (salud y seguridad – responsabilidades del departamento de RR.HH., pero es muy útil que el gerente de proyectos tenga esos conocimientos), etc. Planificación Organizacional




El objetivo de la planificación organizacional es preparar el plan de gestión del personal. Los componentes usados son las interfases del proyecto, las necesidades de personal y las restricciones. El perfil técnico y comportamental de los recursos disponibles es analizado y cruzado con el perfil requerido por el proyecto.




Apoyándose en proyectos similares, de prácticas de recursos humanos y de conocimiento de la teoría organizacional, se crea la atribución de funciones, así como el mapa de responsabilidades de las personas que actuarán en el proyecto.




Se prepara el plan de gestión de los recursos humanos, además del organigrama del proyecto. Dicho plan de gestión de los recursos humanos deberá documentar, básicamente, cuándo y cómo se asignarán y después como se despedirán a las personas, cuál será la política de premiación (si hubiera), de incentivo y de evaluación de desempeño, cómo se hará la capacitación y/o reciclaje cuando necesario y cuáles serán las responsabilidades de las personas actuantes en el proyecto.

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Estructuración del Equipo




El objetivo es conseguir que se asignen los profesionales necesarios. Se utiliza el plan de gestión de proyectos, de la descripción de la plantilla de personal necesario y de prácticas de reclutamiento y selección. A través de la negociación con otros gerentes de proyectos, en el caso de que el profesional ya esté asignado, de asignación previa o de contratación de recursos externos a la organización, tenemos finalmente formalizada y documentada la lista de personas que integrarán el equipo del proyecto.

Desarrollo del Equipo

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Sin embargo solamente asignar y desarrollar el equipo no es suficiente. Como los proyectos son temporales, en algún momento estos profesionales podrán estar en otro proyecto. También podrán participar solamente de alguna etapa del proyecto. Es muy importante que se trabaje la integración entre los participantes del equipo.




Un sistema de reconocimiento y recompensa es necesario para dejar claro al equipo cuáles son los comportamientos deseados y a través de cuales criterios se analizarán las actividades desarrolladas por dicho personal




Con relación al entorno físico, se indica que estén en el mismo lugar para agilizar la comunicación y distribución de las informaciones, promoviendo un entorno que facilite la integración entre las personas. En el caso de que no sea posible que el equipo trabaje junto, deben realizarse periódicamente reuniones con la participación de todos.

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Para concluir, la capacitación de los miembros del equipo, si es necesario, debe estar considerado como una tarea del proyecto, previsto en el cronograma. Es contraproducente esperar que el recurso se autodesarrolle, por ejemplo, fuera del horario del expediente o en los fines de semana. Muchas veces el proyecto atraviesa etapas que promueven el trabajo sobrepasando el horario normal previsto en cronograma, no sobrando ningún tiempo disponible para que el profesional busque más conocimiento inherente a una tarea. Eso perjudicará el proyecto como si fuera un bajo desempeño de dicha persona, cuando en realidad es un fallo del gerente de proyectos en el momento de asignar el recurso con el perfil adecuado. Es su obligación conocer la calificación técnica del recurso disponible y promover su capacitación en tiempo hábil, planificándolo de forma que su conocimiento haya sido promovido antes de la necesidad en alguna etapa del proyecto.

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Gestión de las Comunicaciones La gestión de las comunicaciones se representa por los procesos que determinarán la generación, captura, distribución, almacenamiento y la presentación de las informaciones del proyecto, en el plazo y formato adecuados. Son ellos la Planificación de las Comunicaciones, la Distribución de las Informaciones, el Relato de Desempeño y el Cierre Administrativo. La gestión de las comunicaciones es fundamental para que los datos y las informaciones sean encaminados a todos los interesados, en el formato y en la periodicidad ya establecidos. Sin las debidas informaciones, los componentes del equipo no van a conocer las tareas que deben ejecutarse, la relación de estas tareas con las tareas de otros participantes del proyecto, restricciones técnicas o premisas, además de no saber en cuál contexto están incluidos. Pueden quedarse sin saber si están cumpliendo con lo mínimo esperado con relación a plazos y costos. También pueden dejar de informar a otros integrantes con relación a cambios en los productos del proyecto, actitudes correctivas, etc. Sin las informaciones adecuadas, los gerentes de proyecto no tienen condiciones para administrar las demandas concurrentes entre frentes de trabajo porque las informaciones o datos pueden llegar demasiado tarde, si es que llegan, a su conocimiento. Por lo tanto, es vital para el éxito del proyecto que se construya un sistema adecuado para la captura y propagación de informaciones. Planificación de las Comunicaciones




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La planificación de las comunicaciones tiene como resultado el plan de gestión de las comunicaciones. Éste debe documentar cuáles son los procedimientos para la recolección de las informaciones y su distribución. También debe formalizar la periodicidad de esta distribución y los procedimientos para mejora del plan de gestión de las

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comunicaciones durante el curso del proyecto. Distribución de las Informaciones




Tenemos como base el plan del proyecto, el plan de gestión de comunicaciones y las informaciones relativas al resultado de las actividades. A través de métodos de recuperación y distribución de informaciones se actualizan los archivos. Éstos los podrán hacer cualquier medio que documente el proyecto, como correspondencias, notas, etc.

Informe de Desempeño




Con la actualización dinámica de los controles como el cronograma, presupuestos y otros inherentes al proyecto, se alimenta una base de datos. Se analizan los datos por medio de revisiones de desempeño y análisis de las variaciones ocurridas en función de los indicadores referentes a plazo y tiempo. También pueden utilizarse los indicadores relativos al objetivo, riesgo y calidad.




Pueden utilizarse análisis estadísticos y matemáticos en los informes de desempeño. El análisis del valor agregado es el método más utilizado en la medición del desempeño. Se basa en los apuntes realizados con los datos relativos al objetivo, costo y plazo. Este método utiliza tres variables: el Valor Presupuestado, el Costo Real y el Valor Agregado, que es el valor del trabajo realmente completado.




Se analizan informes que reflejan la situación actual, la situación planificada y la situación proyectada de acuerdo con el curso de los trabajos.

Cierre Administrativo




Por medio de los informes de desempeño y de la documentación del proyecto, se alimentará el archivo del proyecto, con los documentos, informaciones y datos, de forma que tengamos la formalización del cierre del proyecto, con la aceptación formal de las partes interesadas.

Gestión de Riesgos La Gestión de Riesgos está representada por los procesos que identifican y actualizan los riesgos y crean un plan de respuesta adecuado a la ocurrencia de cualquier riesgo previamente

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identificado. Son ellos la Identificación de los Riesgos, la Cuantificación de los Riesgos, el Desarrollo de las Respuestas a los Riesgos y el Control de las Respuestas a los Riesgos. La gestión de los riesgos consiste en mapear, analizar y evaluar riesgos en las tareas del proyecto que comprometan su éxito. Cuando pensamos en riesgos, dos aspectos merecen atención: la probabilidad de su ocurrencia y el reflejo sobre el proyecto en alguno de sus indicadores (tiempo y costo, por ejemplo) en términos de perjuicio o beneficios. Planificación de la Gestión de Riesgos




La planificación de la gestión de riesgos lleva a la creación de un plan de gestión de riesgos. Éste debe formalizar la metodología que se utilizará al evaluar los riesgos; funciones y responsabilidades del equipo de gestión de riesgos; el presupuesto para esta gestión; los informes formateados, adecuados a los planes de respuestas a los riesgos; los procesos de monitoreo, es decir, si se auditará el proyecto y en caso positivo, cómo se hará. Y también documenta cómo se guardarán las informaciones del proyecto, de tal forma que puedan utilizarse en éste o en otros proyectos; la periodicidad de las actividades de gestión de riesgos durante el proyecto; la tolerancia que identifica los límites más allá de los cuales se deberán tomar actitudes; la medición y análisis para el análisis cualitativo y cuantitativo.

Identificación de los Riesgos

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A través de la revisión del plan de gestión de riesgos y de otros planes del proyecto, de reuniones y otros métodos de recolección de datos, como Brainstorming , Técnica Delphi, entrevistas, análisis de fuerzas, Checklist de verificación basados en datos historiales, análisis de premisas y técnicas de diagramación (Diagrama de causa y efecto - fishbone o Ishikawa; Cartas de Flujo de Proceso y Diagrama de Influencia) tendremos los riesgos evaluados e identificados.




Los disparadores también estarán identificados. Disparadores o síntomas de riesgos serán las indicaciones de que un riesgo ocurrió o está por ocurrir, haciéndose necesaria una actitud.

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Análisis Cualitativo de los Riesgos




El análisis cualitativo de los riesgos evalúa el reflejo/impacto sobre el proyecto y la probabilidad de que ocurran los riesgos previstos.




Los componentes utilizados en este proceso son el plan de gestión de riesgos, los riesgos identificados, la evaluación de la situación actual, el tipo de proyecto, la precisión de datos, escalas de probabilidad e impacto y las premisas.




La Probabilidad de Riesgo e Impacto, la Matriz de Nivel de la Probabilidad/Impacto de Riesgo, Pruebas en las Premisas y la Clasificación de la precisión de los datos son técnicas y herramientas utilizadas con los componentes nombrados arriba.




Como resultado tenemos la Clasificación del Riesgo Global para el Proyecto, la Lista de Riegos Prioritarios, Listas de Riesgos para Análisis y Gestión Adicionales y la Tendencia en resultados de análisis cualitativo de riesgos.

Análisis Cuantitativo de los Riesgos




El objetivo del análisis cuantitativo de los riesgos es analizar numéricamente la probabilidad de cada riesgo y su reflejo en los objetivos del proyecto, así como el impacto en el proyecto por lo general.




Como resultado tenemos la lista de los riesgos cuantificados, el análisis probabilística del proyecto, las probabilidades de alcanzar los objetivos de costo y de tiempo y las tendencias en resultados de análisis cuantitativo de riesgos.

Planificación de las Respuestas a los Riesgos




Con los resultados de los procesos anteriores y utilizando cuatro criterios que orientarán la respuesta a los riesgos, tenemos como resultado el plan de respuestas a los riesgos, los riesgos residuales, los riesgos secundarios, los acuerdos contractuales, entradas para otros procesos y entradas para un plan revisado del proyecto.




Los criterios usados para guiar el desarrollo del plan de respuestas a los riesgos serán: ·

Evitar el riesgo – cambiar el plan del proyecto para

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eliminar la posibilidad de ocurrencia de este riesgo ya identificado




·

Transferencia – pasar las consecuencias de un riesgo, así como la responsabilidad por las respuesta a otras partes involucradas

·

Atenuación – enfocar en la reducción de las consecuencias de un riesgo para un nivel de tolerancia aceptable a través de acciones que reduzcan la probabilidad de la ocurrencia del riesgo

·

Aceptación – aceptar el riesgo y no desarrollar ninguna acción preventiva

El plan de respuestas a los riesgos deberá formalizar los riesgos identificados; los responsables y responsabilidades asignadas; los resultados de los procesos de análisis cualitativo y cuantitativo de riesgos; las respuestas acordadas utilizando los criterios antes mencionados; el nivel de riesgo residual esperado; actividades para poner en acción la estrategia de respuesta elegida; presupuesto y plazos previstos para las respuestas; planes de contingencia y planes de reserva.

Control y Monitoreo de los Riesgos

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El control y el monitoreo de los riesgos consiste en seguir el curso del proyecto y de acuerdo con los datos e informaciones obtenidos, asegurar la ejecución de los planes de riesgo y su éxito, además de identificar nuevos riesgos. Pueden crearse nuevos y adecuados planes de contingencia del proceso de control. Resumiendo, la función de este proceso es identificar que ocurrió o está por ocurrir un disparador para que se tomen las medidas adecuadas.




Por medio de auditorias del proyecto y de respuesta a los riesgos, revisiones constantes en los riesgos del proyecto, análisis del valor agregado, medidas de desempeño técnico y de la planificación adicional de respuesta a riesgos, tenemos como resultado el Plan de Workaround , las acciones correctivas, las solicitudes de cambios en el proyecto, las actualizaciones en el plan de respuesta a los riesgos, la alimentación de la base de datos de riesgo y la actualización del checklist de identificación de riesgos.

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Gestión de las Adquisiciones/Contratos La Gestión de las Adquisiciones /Contratos se representa por medio de los procesos de adquisición de mercaderías, recursos y servicios de entidades externas al proyecto. Son ellos la Planificación de las Adquisiciones, Preparación de las Adquisiciones, Obtención de Propuestas, Selección de Proveedores, Administración de Contratos y Cierre de Contratos. La gestión de adquisiciones/contratos establece una relación con los proveedores externos al proyecto y para prevención de los riesgos inherentes a este proceso también cuida del tipo de contrato con cada proveedor, así como formaliza en los contratos, tópicos que disminuyan preventivamente la ocurrencia de problemas respecto a la entrega de los productos adquiridos en función de la calidad, plazo y costos. Planificación de las Adquisiciones




Identificando cuáles productos y/o servicios pueden ser mejor suministrados por entidades externas al proyecto, utilizando una evaluación especializada y definiendo cuál tipo de contrato es adecuado en esta adquisición, tenemos como resultado el Plan de Gestión de Adquisiciones y las Declaraciones de Trabajo.




Este plan debe contener informaciones relativas a los productos y/o servicios deberán adquirirse, por cuáles proveedores, en que plazo y costo, por medio de cual contrato firmado entre las partes. Las Declaraciones de Trabajo suministran la descripción detallada del producto/servicio, detallando todas las especificaciones técnicas y permitiendo que los proveedores puedan evaluar si están aptos para entregar los productos a los que se refirió.

Preparación de las Adquisiciones




Con el plan de gestión de adquisiciones, declaración del trabajo e informaciones de otras planificaciones, a través de una evaluación especializada y formularios estándar (estándares de contratos, solicitud de compras, etc.) se generan los documentos de adquisición donde tenemos los edictos, los criterios de evaluación de las propuestas de los proveedores y las actualizaciones de las declaraciones del

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215

trabajo. Obtención de Propuestas




Este proceso tiene como objetivo la recolección de informaciones relativas a precios y condiciones de suministro de los proveedores calificados para atender las necesidades del proyecto.




Con los edictos y las listas de proveedores calificados, a través de reuniones y de anuncios, tenemos las cotizaciones o propuestas enviadas por los posibles proveedores para posterior análisis.

Selección de Proveedores




216

Con las propuestas de los proveedores en manos, utilizando los criterios de evaluación y respetando las políticas de las organización donde está incluido el proyecto, se seguirán

Gestión Empresarial con ERP

estos pasos:




·

Negociación contractual – aclaraciones entre las partes y acuerdo sobre las cláusulas del contrato que se formalizará.

·

Sistemas de ponderación – se usan pesos numéricos para cada criterio de evaluación, se atribuyen notas para cada proveedor en cada criterio, multiplicados el peso por la nota y con un total en los productos para obtener el resultado final.

·

Sistema de clasificación – definición de niveles mínimos de desempeño para uno o más criterios de evaluación.

·

Previsiones independientes – el contratante puede hacer sus propios cálculos de precio para compararlos con los precios propuestos por los proveedores.

Así tendremos como resultado la formalización del contrato de prestación de servicios o venta de productos de terceros para el proyecto.

Administración de Contratos




En la administración de contratos debe garantizarse que los productos y/o servicios suministrados estén en conformidad con los contratos firmados. Se utiliza el contrato, los resultados del trabajo, las solicitudes de cambios y las facturas de los proveedores y se administra por medio de un sistema de control de cambio contractual, los informes de desempeño y sistemas de pago. Como resultado tendremos estos elementos: correspondencias, cambios contratuales si es necesario y las solicitudes de pago.

Cierre de Contratos




Al cerrar los contratos, proceso parecido al cierre administrativo, se comprueba la documentación del contrato, la entrega de productos y/o servicios, que deberán haberse entregado según la contratación, el cronograma, los cambios contractuales aprobados, informes de desempeño, documentos financieros que comprueben el pago de los proveedores y cualquier documentación técnica inherente al proceso.




De aquí, resulta el archivo de toda la documentación y en la que se podrán hacer auditorias de contratación que analizarán

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217

estructuradamente todo el proceso, desde la planificación de la contratación hasta el cierre.

Metodología de Implantación La metodología que se emplea para implantar un sistema debe tener sus puntos muy bien definidos y planificados, pues este proceso, aunque parezca simple, se está viendo como decisivo en las soluciones ERP. Más que una simple lista de tareas, la metodología aquí presentada comprende puntos fundamentales para el éxito de una implantación, tales como: Investigación de las Necesidades




Evaluación de la situación de la empresa.




Investigación de las prácticas actuales.




Identificación de las reglas de negocio practicadas.




Conocimiento de los principales informes y recursos de gestión.




Investigación de las necesidades de la empresa.




Identificación de las necesidades de personalizaciones y/o proyectos especiales.

Planificación




Definición de los objetivos que deben alcanzarse.




Definición de las etapas (módulo a módulo), especificando: ·

las actividades que se ejecutarán.

·

plazos para conclusión de las actividades.

·

definición de las responsabilidades.

·

seguimiento de las tareas.

·

criterios para que los usuarios puedan evaluar las actividades.

Concienciación

218

Gestión Empresarial con ERP




Entrega y compromiso de la Alta Administración de la empresa.




Entrega por parte de todos los profesionales involucrados.

Entrenamiento




Entrenamiento de los usuarios en todas las reglas de negocio pertinentes a su trabajo: ·

cuerpo de gestión.

·

cuerpo operativo.

·

específico del cuerpo operativo.

Desarrollo de soluciones específicas.




Personalizaciones.




Proyectos especiales. Seguimiento




Participación del equipo responsable (Gerente Técnico, Coordinador de Implantación, Analistas de Soporte y Programadores – cuando es necesario). Validación




Análisis crítica de la implantación.




Comparativo entre planificado vs. ejecutado.

La Metodología de Implantación se activa después de instalar los productos de software adquiridos y contratados. El primer paso en la implantación es la denominada Investigación de las Necesidades del Cliente, que determina las necesidades y prioridades de la empresa, evaluando y seleccionando todos los procesos y reglas de negocio que la metodología desarrollará. Si fuera necesario, exactamente en esta etapa es que se definirán las personalizaciones y/o definiciones de proyectos especiales. Al concluir la primera etapa, la próxima es la Planificación que determinará las prioridades, a través de un plan de acción, en el que se podrán detallar las actividades que deben cumplirse y reevaluar los puntos de conflicto. En esta etapa, es fundamental

PMBOK - Project Management Body of Knowledge

219

que se alcance la unidad de los objetivos de la empresa, en todas sus áreas de negocio. Determinar con detalles las tareas que deben cumplirse, los responsables por la ejecución y los plazos para cumplirlas es la clave de esta etapa. Otro aspecto fundamental es tener muy claros los criterios que se adoptarán para validar cada etapa, procedimiento que deben seguir tanto el usuario del área como el responsable por el proyecto en el cliente. Se justifica la dedicación y preocupación dedicados por la metodología de implantación a la Planificación, a razón de bien comprender que el éxito de un proyecto de implantación está asociado a la buena calidad y eficiencia con que se concibe. Tras investigar las necesidades y tener la planificación concluida y concretando paralelamente el proceso de Concienciación con todos los involucrados, llega la hora de empezar el entrenamiento con los usuarios en todas las reglas de negocio pertinentes a su trabajo. La etapa de entrenamiento se hace de tres formas: involucrando el Cuerpo de Gestión (tópicos de lo que el producto ofrece y qué tipo de información debe obtenerse de él), Cuerpo Operativo (funcionalidades de los productos de software) y Específico del Cuerpo Operativo (funcionalidades de los productos de software en entornos simulados de producción). Todavía en el tópico Capacitación es importante considerar el proceso de reciclado que puede ocurrir por cambios en la estructura organizacional, implementaciones en los productos de software o en los objetivos previamente ajustados. El Desarrollo de personalizaciones y/o soluciones específicas suceden cuando el grado de adherencia alcanzado por los productos de software contratados no es satisfactorio, o cuando determinadas actividades de la empresa son tan específicas que requieren desarrollos especiales. Es oportuno aclarar que como son desarrollos específicos, dichos trabajos tendrán la respectiva documentación técnica y los criterios para simular, probar y validar ElSeguimiento sucede desde el primer instante que se aplique la

220

Gestión Empresarial con ERP

metodología, transmitiendo seguridad a los usuarios, brindando asistencia a todas las operaciones y procesos contenidos en la implantación y buscando siempre la mejora continua. La etapa final de la metodología es la Validez, que consiste en determinar el grado de excelencia en la implantación de los productos de software. Resumiendo, en esta etapa se cumple el comparativo entre lo ejecutado y lo planificado. La metodología contempla tareas genéricas, ejecutadas antes de implantar los módulos de un sistema de gestión. Son tareas de configuración y se refieren básicamente a:




Instalación de los sistemas.




Creación de empresas y sucursales.




Definición de contraseñas y menús para los usuarios.

Al implantar los módulos se ejecutarán algunos procedimientos comunes, como por ejemplo:




Definición de los parámetros inherentes al módulo.




Definición y preparación de archivos comunes a varios módulos.




Definición y preparación de archivos específicos al módulo en referencia.




Identificación de los puntos de entrada.




Análisis de informes.




Verificación de resultados e informes.

Al empezar los detalles de los módulos, las principales actividades son: Módulo Contable.




Desarrollar el Plan de Cuentas.




Registrar los Historiales Estándares.




Registrar los Centros de Costos.




Digitación de los Asientos Contables manuales.

PMBOK - Project Management Body of Knowledge

221




Registro de los Prorrateos.




Cálculo de GGF.




Integración con Costos.




Implantación de la Corrección Integral del Balance (V.M.).




Registro de los Asientos Estandarizados de L&P.

Módulo Compras




Registro de Productos.




Registro de Proveedores.




Registro de Productos vs. Proveedores.




Inclusión de la Posición Actual de Solicitudes de Compras.




Inclusión de la Posición Actual de Pedidos de Compras.




Implantación de las Cotizaciones.




Implantación de los Tipos de Entrada.




Digitación de las Facturas de Entrada




Integración con el Financiero.




Registro de los Asientos Estandarizados.




Integración Contable.

Módulo Facturación

222




Registro de Productos Terminados.




Registro de Clientes.




Registro de Transportes.




Registro de Vendedores.




Inclusión de la Cartera de Pedidos de Ventas pendientes.




Configuración de layout de la Factura y Título.




Aprobación de Crédito y Stock de los Pedidos de Ventas.




Implantación de los Tipos de Salida.

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Generación de Facturas de Ventas.




Integración Financiera.




Registro de los Asientos Estandarizados.




Integración Contable.

Módulo Financiero (Cuentas por Pagar y por Cobrar)


Registro de las Modalidades de Ingresos y Gastos.




Inclusión de la posición actual de los Títulos por Cobrar.




Inclusión de la posición actual de los Títulos por Pagar.




Configuración de layouts de cheques.




Configuración de Boletas Bancarias.




Movimiento de las Carteras de Títulos por Pagar y por Cobrar: ·

Transferencia/Borderó Automático.

·

Emisión de Boletas.

·

Bajas de Títulos Manual y Automática.

·

Emisión de Cheques.

·

Movimiento de Caja.




Seguimiento y emisión de las Carteras de Títulos.




Simulación y emisión del Flujo de Caja.




Registro de los Asientos Estandarizados.




Integración Contable.




Emisión del Mayor y Diario Auxiliar Clientes y Proveedores




Transferencia Electrónica de Datos (CNAB).

Módulo Stock/Costos


Registro de Productos Diversos.




Registro de Saldos Iniciales.




Registro del Promedio de Consumo.

PMBOK - Project Management Body of Knowledge

223




Registro de Estructuras de Productos.




Digitación de los Movimientos Internos de Materiales.




Control de Órdenes de Producción.




Cálculo del Costo Promedio y/o Estándar.




Cálculo del Lote Económico, Consumo Mes por Mes y Punto de Pedido.




Preparar la Planilla de Costos.




Registro de los Asientos Estandarizados.




Integración Contable.

Módulo Libros Fiscales.




Complementación de los Tipos de Entradas y Salidas (TES).




Emisión de los Libros Modelo I, II, Cálculo de ICMS e IPI.




Generación de los Títulos por Pagar de Impuestos automáticos.




Emisión de GIA.

Módulo PCP

224




Revisión de las Estructuras.




Generación de las Órdenes de producción por medio de Pedidos de Ventas.




Procesamiento de la Proyección de los Stock.




Emisión de las Órdenes de Producción.




Integración del módulo PCP con el módulo Stock y Costos.




Seguimiento de la Producción.




Registro de los Recursos.




Registro de las Herramientas.

Gestión Empresarial con ERP




Registro de las Operaciones por Producto.




Registro del Cronograma.




Asignación de Carga Máquina.




Emisión de las Órdenes de Producción con procedimientos de Operaciones.




Apunte de las Operaciones.




Seguimiento de la Posición de la Capacidad de Producción.

Módulo Activo Fijo




Registro de los Bienes.




Registro de las Tasas.




Registro de las Ampliaciones.




Cálculo de Depreciación.




Ajustes del Archivo de Bienes, tras calcular la Depreciación.




Registro de los Asientos Estandarizados.




Integración Contable.

Módulo Planilla de Haberes / Reloj Registrador Electrónico




Registro de los Empleados.




Registro de los Turnos de Trabajo.




Inclusión de las Bases Iniciales.




Cálculo del Anticipo y de la Planilla de Haberes.




Emisión de los Informes y de la Planilla de Haberes.




Emisión de los Recibos de Pago de la Planilla.




RE en disquete.




Lista los Valores Netos, Mapa Ticket Transporte, etc.




Cálculo automático de las Vacaciones.




Cálculo automático de las Rescisiones.




Valores Netos, RE en disquete.

PMBOK - Project Management Body of Knowledge

225




Generación de Promedios.




Provisión (Aguinaldo, Vacaciones, etc).




Registro de Cursos efectuados.




Registro de Currículos.

Módulos EIS (Executive Information System) y “Jornal da Empresa” (medio interno de comunicación)

226




Definición de los datos a presentarse.




Preparación de las rutinas de apoyo.




Elaboración de Gráficos y Ventanas.

Gestión Empresarial con ERP

Repaso 1)

2)

3)

Cuando nos referimos a los objetivos del PMI (Project Management Institute), marque la alternativa incorrecta: a)

El PMI (Project Management Institute) es la principal entidad que desarrolla estándares para la gestión de proyectos.

b)

El PMI (Project Management Institute) es uno de los más importantes institutos que mantiene un programa de certificación para profesionales en el área de gestión de proyectos.

c)

El PMI (Project Management Institute) es un documento y su objetivo es servir como referencia a los profesionales que trabajan con la gestión de proyectos.

d)

El objetivo del PMI (Project Management Institute) es difundir el conocimiento sobre gestión de proyectos a través del PMBOK(Project Management Body of Knowledge).

Con relación al Proyecto se puede afirmar que: a)

Es un emprendimiento temporal.

b)

Es un emprendimiento definitivo.

c)

Es un emprendimiento ininterrumpido que genera un conjunto de productos.

d)

Es un emprendimiento ininterrumpido que genera un conjunto de servicios.

e)

Genera reglamentaciones de productos de servicios.

Cuando nos referimos a ejemplos de proyectos, se pueden nombrar: a)

Una línea de producción.

b)

El ciclo comercial diario.

c)

El lanzamiento de un nuevo producto o servicio en el mercado.

d)

El flujo de documentos dentro de una empresa.

e)

El flujo de datos de un sistema.

PMBOK - Project Management Body of Knowledge

227

4)

5)

6)

7)

228

El factor preponderante que determina la finalización de un proyecto está vinculado a: a)

El logro de los objetivos que generaron el proyecto.

b)

La conclusión de la planificación.

c)

La finalización de la programación.

d)

La ejecución del proyecto.

e)

Control del proyecto.

Inicio, planificación, ejecución, control y cierre componen: a)

El objetivo del proyecto.

b)

El grupo de procesos del proyecto.

c)

Los requisitos de un proyecto.

d)

La validación de un proyecto.

e)

La verificación de un proyecto.

Decimos que la integración, objetivo, tiempo, costos, calidad, recursos humanos, comunicación, riesgos y adquisiciones en un proyecto, cuando nos referimos al PMBOK (Project Management Body of Knowledge) son: a)

Los procesos de un proyecto.

b)

Los componentes necesarios para un emprendimiento definitivo.

c)

Los que determinan los procesos de un proyecto.

d)

Los que describen las áreas de conocimiento de un proyecto.

e)

Los que describen el flujo de datos de una empresa.

Los objetivos, la gestión de la integración en el PMBOK (Project Management Body of Knowledge): a)

Garantiza la armonía de las demás gestiones en un proyecto.

b)

Determina y cuantifica el trabajo que se realizará.

c)

Define la secuencia de las actividades.

d)

Determina el costo de un proyecto.

e)

Especifica la calidad de un proyecto.

Gestión Empresarial con ERP

8)

9)

10)

11)

Con relación al plan general del proyecto no es correcto afirmar que: a)

Detalla la previsión de costos de un proyecto.

b)

Especifica la relación tiempo-actividad.

c)

Representa el control de un proyecto

d)

Es un proceso de ejecución del proyecto.

Controlar los cambios con el objetivo de mantener un proyecto actualizado es una exigencia de la gestión: a)

De comunicación.

b)

Del objetivo.

c)

De la integración.

d)

Del tiempo.

e)

Del costo.

Con relación al objetivo del proyecto es correcto afirmar que: a)

Es garantizar que el proyecto involucre todas las tareas y sólo las tareas necesarias para atender las metas establecidas.

b)

Detalla la descripción de las actividades que se realizarán.

c)

Detalla el costo de un proyecto.

d)

Es un análisis de los recursos necesarios para el proyecto.

e)

Es un componente de la gestión de tiempo.

Los procesos que representan la gestión del tiempo son: a)

Definición de la comunicación, cálculo de actividades, desarrollo del objetivo y control del cronograma.

b)

Definición de las actividades o secuencia de tiempo, cálculo para la duración de las actividades o desarrollo de las actividades y el control al cronograma.

c)

Definición de las actividades o secuencia de las actividades, cálculo de duración de las actividades o desarrollo del calendario y el control al cronograma.

d)

Definición y análisis de los recursos necesarios,

PMBOK - Project Management Body of Knowledge

229

desarrollo del proyecto y control. e)

12)

13)

14)

230

Definición de la secuencia del proyecto, definición de los recursos necesarios, análisis y control del proyecto

Con relación a la secuencia de las actividades es correcto afirmar que: a)

El objetivo es identificar las dependencias entre las actividades.

b)

Utiliza la red PERT/CPM para definir el vínculo entre las actividades

c)

Utiliza el camino crítico para establecer los eventos de cada actividad.

d)

Calcula la secuencia de tiempo de cada actividad.

e)

Establece una relación tiempo-actividad.

Calcular la duración de las actividades no implica en: a)

Establecer la unidad de tiempo de cada actividad.

b)

Establecer una relación tiempo-evento.

c)

Determinar el tiempo de cada actividad basándose en el camino crítico.

d)

Atribuir tiempo a cada una de las tareas a través de coeficientes y datos históricos.

El cálculo de duración de las actividades, la dependencia entre las actividades, el calendario, las restricciones y premisas están relacionados con: a)

El desarrollo de las actividades.

b)

El desarrollo del calendario.

c)

La planificación del gráfico de Gantt.

d)

La identificación de una serie histórica para determinar coeficientes para calcular los plazos.

e)

La ejecución de la actividad de un proyecto sin que haya derroche con intervalos en las actividades.

Gestión Empresarial con ERP

15)

16)

17)

Los procesos de la gestión de costo son: a)

Planificación de recursos, cálculo de costo, presupuesto de los costos y control de costos.

b)

Definición, validez, verificación, generación y control.

c)

Especificación, definición, verificación, generación y control.

d)

Investigación, desarrollo, ejecución, generación y control.

e)

Planificación, ejecución, generación y control.

Para el efectivo control de los costos de un proyecto: a)

Es necesario un análisis de la planificación de un proyecto.

b)

Es necesario el control de la planificación.

c)

Es necesario especificar y validar los procesos.

d)

Es necesario controlar el desempeño de los costos efectuados e mantenerlos en los niveles de la planificación.

e)

Es necesario acompañar la planificación del proyecto.

Con relación a la gestión de la calidad es correcto afirmar que: a)

Es un conjunto de procesos que garantizan que el proyecto atenderá las necesidades que le dieron origen.

b)

Son procesos que no atienden los propósitos del proyecto.

c)

Establece las exigencias cuantitativas que garantizan la calidad de los procesos.

d)

Es un conjunto de herramientas que proporciona calidad al producto.

PMBOK - Project Management Body of Knowledge

231

e)

18)

19)

20)

232

Establece simulación de varios escenarios para minimizar plazos y costos.

Indique la alternativa incorrecta: a)

Uno de los objetivos de la gestión de recursos humanos es garantizar que se obtengan mejores resultados en las actividades desempeñadas por personas.

b)

Liderazgo, negociación, comunicación, delegación, motivación, instrucción, administración de conflictos, evaluación de desempeño y selección son algunos de los aspectos que deben estar en el dominio de cada participante de los equipos.

c)

La necesidad de contratar personas es uno de los componentes de la planificación organizacional de la gestión de los recursos humanos.

d)

El objetivo del plan de gestión de los recursos humanos es documentar la política de recursos humanos que se adoptará en la gestión del proyecto.

e)

El desarrollo del equipo involucra entre otros, los aspectos que promueven una mejora en la integración de los participantes a través de la adecuación del entorno, realización de entrenamientos, etc.

El objetivo de la gestión de comunicaciones es: a)

Generar, capturar, distribuir, almacenar y presentar las informaciones del proyecto.

b)

Detallar en el proyecto las herramientas y productos necesarios para implantar los sistemas de comunicación.

c)

Crear condiciones específicas para el control efectivo de la calidad del proyecto.

d)

Implantar sistemas de comunicación más optimizados.

e)

Establecer procesos más eficientes en la comunicación entre los sistemas de información.

La planificación de las comunicaciones en un proyecto: a)

Hace el control efectivo de las comunicaciones.

b)

Utiliza datos históricos con el objetivo de generar

Gestión Empresarial con ERP

documentación sobre los costos.

21)

22)

23)

c)

Determina el objetivo del proyecto.

d)

Documenta los procesos de comunicación y formaliza la periodicidad para distribuir las informaciones.

e)

Garantiza que el proyecto atienda las metas establecidas.

La planificación de riesgos en un proyecto: a)

Es una revisión del plan de gestión de riesgos.

b)

Crea un plan de procedimientos adecuado a la ocurrencia de cualquier riesgo previamente identificado.

c)

Controla la inexistencia de riesgos.

d)

Garantiza la eliminación de riesgos.

e)

Especifica la relación tiempo-riesgo.

Con relación a la planificación de las respuestas a los riesgos, podemos afirmar que: a)

Devuelve un indicador de riesgo que permite clasificar los riesgos del mayor al menor grado.

b)

Suprime totalmente los riesgos de un proyecto.

c)

Su objetivo es permitir el seguimiento del desarrollo del proyecto.

d)

Identifica y elimina la mitad de los riesgos de un proyecto.

e)

Es un conjunto de procedimientos adoptados para reducir o minimizar el impacto cuando hay un riesgo.

La gestión de adquisiciones/contratos contempla: a)

Los procesos de adquisición de mercaderías, recursos y servicios de entidades externas al proyecto.

b)

Todos los procesos de un proyecto.

c)

Algunos contratos de cada gestión.

PMBOK - Project Management Body of Knowledge

233

24)

25)

26)

234

d)

El análisis de proveedores de productos y servicios para el proyecto.

e)

Estándares al formalizar las adquisiciones de productos y servicios.

Un punto decisivo para el fracaso al implantar un sistema es: a)

Definir las metodologías y la planificación de las actividades que se ejecutarán.

b)

La definición de los objetivos que deben alcanzarse.

c)

La investigación de las necesidades de la empresa.

d)

El uso de criterios para que los usuarios validen las actividades.

e)

La falta de planificación e indefinición de metodologías.

Con relación a la investigación cuanto a las necesidades de los clientes, es correcto afirmar que: a)

El principal objetivo es establecer las metas que deben alcanzarse.

b)

Es la etapa en la que se establecen las exigencias necesarias para que se alcancen las metas y los objetivos.

c)

Es la etapa en que se verifican los beneficios obtenidos a través de la atención a las metas y objetivos.

d)

El objetivo principal es buscar las características básicas de la empresa a través de un conjunto de cuestionamientos.

e)

El objetivo principal es hacer una descripción de la solución del problema.

Tratándose de la implantación de sistemas, son puntos fundamentales que deben verse: a)

La investigación de las necesidades del cliente, la planificación, la concienciación, la capacitación, el desarrollo de soluciones específicas, el seguimiento y la validación.

b)

La investigación de las necesidades del cliente, el control de accesos al sistema a través de los archivos de log y la planificación.

c)

La investigación de las necesidades de los lenguajes, la

Gestión Empresarial con ERP

planificación de los usuarios, la concienciación, la capacitación, el desarrollo de soluciones específicas, el seguimiento y validación del hardware.

27)

28)

d)

El seguimiento de la producción, la revisión de las estructuras, el desarrollo de lenguajes y la implantación de la base de datos.

e)

El desarrollo de lenguajes de alto nivel y sistemas administradores de la base de datos.

Con relación a la etapa de planificación para implantación de un sistema, es correcto afirmar que: a)

Es la definición de una serie de objetivos que se ejecutarán a lo largo de un determinado período, para garantizar la atención a las actividades que se alcanzarán.

b)

Solamente es posible cuando se conozcan todas las etapas y actividades y tengan el tiempo de duración variable.

c)

Es la etapa en la que se identifican las necesidades de personalización y/o desarrollo de proyectos especiales.

d)

Es la definición de una serie de etapas y actividades que se ejecutarán a lo largo de un determinado período para garantizar la atención a los objetivos que se alcanzarán.

e)

Es la etapa en la que se hace la validación y verificación de las especificaciones detalladas en el proyecto de implantación.

Con relación al desarrollo de soluciones específicas, el objetivo es: a)

Buscar alternativas adecuadas para el cliente a través de personalizaciones o desarrollo de proyectos especiales.

b)

Designar un equipo responsable para la coordinación y seguimiento de la implantación.

c)

Buscar la entrega y compromiso de todos los profesionales.

d)

Elaborar una comparación entre lo planificado y lo ejecutado.

e)

Buscar la mejor metodología para la adecuación de los

PMBOK - Project Management Body of Knowledge

235

sistemas a la realidad del cliente. 29)

30)

31)

236

Con relación a la implantación de sistemas, marque la alternativa incorrecta: a)

Es necesario la entrega y compromiso de la alta administración de la empresa.

b)

La concienciación de todos los profesionales involucrados es rigurosamente necesaria.

c)

Sólo los equipos de desarrollo y programación estarán involucrados en capacitaciones específicas.

d)

El desarrollo de soluciones puede proporcionar la personalización de un sistema de gestión o el desarrollo de proyectos especiales.

e)

La validación es la etapa en que se compara lo que se planificó con lo que de hecho se ejecutó.

Un punto preponderante para el éxito en la implantación de Sistemas de Gestión es: a)

La rápida validación entre lo planificado y lo ya realizado en la etapa de investigación de las necesidades.

b)

La identificación real de las necesidades del cliente a través de un eficiente programa de capacitación.

c)

La concienciación, la entrega y el compromiso no sólo de la Alta Administración de la empresa sino también la entrega de todos los profesionales que, de alguna forma, mantengan algún vínculo con el sistema.

d)

La definición de los objetivos que deben alcanzarse en la etapa de capacitación.

e)

El desarrollo de soluciones específicas en la etapa de investigación, sea por proyectos especiales o a través de personalizaciones.

En la implantación de Sistemas de Gestión, el programa de capacitación frecuentemente involucra diferentes aspectos que tienen el propósito de atender: a)

Al nivel de gestión y al nivel operativo.

b)

A la comprensión de los lenguajes de alto y bajo nivel.

c)

A los analistas y a los programadores.

Gestión Empresarial con ERP

32)

33)

d)

Las necesidades específicas de los programadores.

e)

Las necesidades específicas de los analistas.

Señale las siguientes afirmaciones relativas a las características relevantes de un sistema de gestión. I.

La etapa de investigación determina la necesidad de la empresa y selecciona los procesos y reglas de negocio que se involucrarán en la implantación del Sistema de Gestión.

II.

La Planificación determina las prioridades y establece la forma de acción a través de los detalles de las actividades que se ejecutarán a lo largo de un determinado período, para alcanzar un determinado objetivo.

III.

El objetivo de establecer un programa de capacitación es suministrar informaciones sean ellas generales o específicas respecto al Sistema de Gestión para ofrecer subsidios que permitan realizar la etapa de investigación de las necesidades del cliente.

IV.

Las personalizaciones o el desarrollo de soluciones específicas se efectúan siempre que los productos de software ya instalados y en funcionamiento tengan perfecta adherencia a la estructura organizacional de la empresa en el nivel estratégico, táctico y operativo.

V.

Uno de los objetivos de la validación es determinar el nivel de excelencia de la implantación de los productos de software.

a)

Sólo la IV está correcta.

b)

Sólo la III está correcta.

c)

Están correctas la I y la V.

d)

Todas están correctas.

c)

Están correctas la I, II y V.

La implantación de un sistema de gestión puede hacerse a través de la implantación de módulos específicos que requieren procedimientos como: a)

Investigar soluciones, planificar la capacitación y personalizar el proyecto.

b)

Definir parámetros, preparar registros y analizar informes.

PMBOK - Project Management Body of Knowledge

237

34)

35)

238

c)

Concienciar clientes, validar investigación y personalizar registros.

d)

Definir parámetros, investigar soluciones y concienciar clientes.

e)

Planificar capacitación, concienciar clientes y validar investigación.

Para la implantación del módulo contable es necesario, entre otras cosas: a)

Registrar Productos, Clientes y Proveedores.

b)

Registrar bienes, productos, y Clientes.

c)

Registrar Clientes, Plan de Cuentas y Productos.

d)

Registrar el Plan de Cuentas, Historiales Estándares y Asientos Estandarizados.

c)

Registro de Clientes, Plan de Cuentas y Productos.

El registro de Productos, el valor de los saldos iniciales, el cálculo del lote económico, el consumo por mes y el punto de pedido son algunos de los procedimientos que deben adoptarse en la implantación del módulo: a)

Contable.

b)

De stock/costos.

c)

De compras

d)

De ventas

e)

Activo fijo.

Gestión Empresarial con ERP

UML (The Unified Modeling Language) y MER (Modelo de Entidad- Relación)

8

Capítulo 8

UML (Unified Modeling Language) MER

(Modelo

de

Entidad-Relación)

Sumario del Capítulo 8.1

UML (Unified Modeling Language) Objetivos Definición Aplicación Ventajas

8.2

Diagramas UML (Unified Modeling Language) Diagrama de Caso de Uso Diagrama de Clase Diagrama de Secuencia Diagrama de Colaboración Diagrama de Estado Diagrama de Actividad

8.3

MER (Modelo de Entidad-Relación) Objetivos Definición Aplicación Ventajas

UML (The Unified Modeling Language) y MER (Modelo de Entidad-Relación)

241

8.4

Elaboración y Representación de Modelos de Entidad-Relación Abstracción en el modelo Entidad-Relación Entidades y Tipos de Entidades Relación entre Tipos de Entidades Tipos de relación entre Entidades Entidades derivadas de relaciones N:N Definición de tablas Generación de claves primarias y claves extranjeras

Objetivos del aprendizaje 1.

Dar un concepto genérico del lenguaje UML.

2.

Demostrar la aplicación práctica y el uso del UML en el modelado de sistemas.

3.

Describir las ventajas del UML.

4.

Describir características y simbología de los diagramas UML en el modelado de sistemas de información.

5.

Dar un concepto genérico de la representación de modelos de EntidadRelación.

6.

Dar una definición de Entidades y Tipos de Entidades.

7.

Describir los tipos de relaciones existentes entre las entidades.

8.

Suministrar elementos para la generación de tablas a partir de un modelo de Entidad-Relación.

9.

Mostrar como se identifican las claves primarias y las claves extranjeras en una tabla a partir de un modelo de Entidad-Relación.

Palabras clave UML (Unified Modeling Language) Requisitos Funcionales Arquitectura de Sistemas

242

Gestión Empresarial con ERP

Modelado de Sistemas Diagramas UML MER (Modelo de Entidad-Relación) Entidad de Datos Tipo de Entidad de Datos Modelado de Datos Clave Primaria Clave Extranjera

Modelado de Sistemas con UML A UML (Unified Modeling Language) se utiliza en el modelado de soluciones de software para sistemas de información como sistemas bancarios, financieros, comerciales, en sistemas de telecomunicaciones y defensa, así como servicios web y aplicaciones en el área de la medicina. Aunque se lo haya idealizado para especificar sistemas de software, el uso de UML viene extendiéndose hacia otras áreas como el propio hardware e incluso, el modelado de dispositivos mecánicos. Sin embargo, el estudio aquí propuesto se limitará a aplicaciones comerciales e incorporará un ejemplo para el sistema de ERP en el ejercicio de este libro. En el caso particular de sistemas de software, el UML se viene utilizando para especificar, desarrollar y documentar sus elementos. El UML es un lenguaje con un conjunto de reglas que puede ofrecer las siguientes ventajas: -

Posibilita la Generación de Documentación de Referencia

-

Facilita la comunicación entre el equipo

-

Permite una Mejor Demostración del Modelo Conceptual del Sistema

-

Demuestra con mayor claridad las Clases en un sistema distribuido en la web

-

Permite generar un modelado de sistema orientado a objetos

UML (The Unified Modeling Language) y MER (Modelo de Entidad-Relación)

243

Diagramas El modelado en UML se realiza a través de diagramas. Estos diagramas posibilitan, de forma genérica, la documentación tanto de los requisitos funcionales como de la propia arquitectura del sistema. La siguiente tabla muestra esta relación.

Diagrama de Caso de Uso Diagrama de Clases Diagrama de Secuencia Diagrama de Colaboración Diagrama de Estado Diagrama de Actividad Diagrama de Implantación

Requisitos Funcionales Arquitectura Arquitectura Arquitectura Arquitectura Requisitos Funcionales Arquitectura

A pesar de existir un amplio conjunto de diagramas en UML, el modelado de un sistema puede realizarse con tan solo algunos de ellos. Naturalmente, podrán utilizarse los diagramas más apropiados en determinadas situaciones, dependiendo del tipo de detalle o aspecto que se desee enfatizar en un sistema.

Diagrama de Caso de Uso Losdiagramasdecasodeusosecomponen,básicamente,detrescomponentes: actores, casos de uso e interacción. Un caso de uso agrupa un conjunto de paquetes con alta cohesión interna y baja dependencia externa. Los diagramas de caso de uso representan la visión externa que un determinado actor puede tenerdelsistemaatravésdeunconjuntodeobjetosquecomponenunescenario específico y particular. En un diagrama de caso de uso, un actor puede ser un usuario, un cliente, un proveedor o inclusive otro sistema. Las líneas y flechas de dirección que demuestran cómo un determinado actor interactúa con el sistema representan las interacciones. En un diagrama puede representarse uno o más casos de uso.

244

Gestión Empresarial con ERP

Usa Generar Factura

Generar Asiento Contable

Actor

Extiende

Hacer Cálculo

Un diagrama de caso de uso siempre se inicia a partir de un actor y representa la interacción que puede ocurrir entre los diversos casos de uso. Un caso de uso puede usar o extender otro. Esto significa que en una de sus actividades activa otro caso de uso.

Generar Entrada de Materiales

Usa

Generar Asiento Contable

Actor

Generar Solicitud de Materiales

Usa

Un caso de uso extiende otro caso de uso cuando modifica algunas de las actividades ejecutadas por este último. Un caso práctico es la generación de la solicitud de compra de materiales que a partir de un pedido de ventas crea una lista de compras basada en la estructura de productos. Esta misma lista de materiales puede generarse a partir de los saldos y puntos de pedido de los productos.

UML (The Unified Modeling Language) y MER (Modelo de Entidad-Relación)

245

Un diagrama de caso de uso, para representar el ejercicio propuesto en el CD del libro, muestra la interacción según el siguiente ejemplo:

Hacer Asiento Contable

Usa Suscribir Capital Usa

Usa

Entrar con Materiales

Usa

Generar Solicitud de Materiales de Consumo

Usa

Usa

Generar la Facturación

Controlar Producción PCP Controlar y Acompañar el Financiero

Generar Pedido de Ventas

Usa

Usuário Generar Solicitud de Compras de Materiales

Usa Generar Solicitud de Compras de Material de Cons. Usa Generar Cotizaciones de Compras

Actualizar Cotización

Usa

Usa

Usa Analizar Cotización

Generar Solicitud de Compras

Proveedor

Generar Órdenes de Producción

Controlar la Producción Formar Precios

Efectuar Carga Máquina Registrar Producto

246

Gestión Empresarial con ERP

Definir Estructura de Producto

Diagrama de Clases Un diagrama de clases representa una estructura estática de los elementos del modelo, incluyendo su identificación, características (atributos) y comportamientos (métodos). Estos elementos se llaman objetos y la representación en el modelo se realiza a través de la categorización en diversas clases.

Pedido Atributos Métodos

+Número #Situación -Aprobación +Incluir() +Alterar() -Borrar() -Atiender()

Tanto atributos como métodos pueden tener visibilidad diferenciada, según la tabla a continuación:

+ # -

Pública Protegida Privada

Además de la identificación de los atributos y métodos de cada clase, un diagrama muestra las diversas asociaciones que cada una de las clases mantiene con las otras dentro del modelo. Estas asociaciones pueden resumirse, básicamente en cuatro tipos.

Asociación Una asociación se utiliza para indicar la relación existente entre dos clases. El símbolo * indica la multiplicidad existente en la asociación.

UML (The Unified Modeling Language) y MER (Modelo de Entidad-Relación)

247

Classe X

1

*

Classe Y

Agregación Una agregación representa una asociación entre dos clases siendo que una de ellas compone el todo y la otra de ellas, la parte. En el ejemplo, la clase X es el todo y la clase Y es la parte.

Classe Y

Classe X

Generalización/Especificación Muestra la relación entre clases más genéricas (superclases) y clases más específicas (subclases). En este tipo de relación también se muestran las herencias tanto de características (atributos) como de comportamiento (métodos u operaciones) entre las superclases y las subclases.

Classe X

Classe Y

Dependencia La asociación de dependencia representa la existencia de una clase dependiente y otra independiente. Cualquier cambio ocurrido en la clase independiente interfiere directamente en la clase dependiente. El siguiente ejemplo indica que la clase X depende de algunos servicios de la clase Y.

248

Gestión Empresarial con ERP

Classe X

Classe Y

Un diagrama de clases para representar el ejercicio propuesto en el CD del libro muestra un ejemplo de contenidos y asociaciones entre las diversas clases. Para una mejor visualización, en este diagrama se representan únicamente las clases y las asociaciones.

UML (The Unified Modeling Language) y MER (Modelo de Entidad-Relación)

249

Herramientas

Asignación de Herramientas *

Recursos

Calendario

1 1

*

1

1

1 * 1

Orden de Producción

1 1

1

Asigna Recursos

1

*

Carga Máquina

1

* Seguimiento de la Producción

1 1 * * 1 Solicitud

1

*

Pedido de Ventas * *

*

Cliente

1

1

Factura Salida *

1

1

Reserva

*

*

* 1

Pedido Ítem

1

Estructura del Producto

1

Factura Salida Item

* Promedio de Consumos

Precio de Venta 1

*

* Productos

Gasto Administrativo

1

Publicidad

Ganancia

Precio de Mercado

* *

1

1 Lote Económico de Compras

*

Proveedor 1

*

*

Factura Entrada

1

1

Flujo de Caja * 1

1

Solicitud por Demanda

*

1

Solicitud de Compras por Punto de Pedido

Pedido de Compras

1 *

*

1 * Solicitudes de Compras

250

1

*

* Cotización

1

Gestión Empresarial con ERP

1

Factura Entrada, Ítem

* Movimiento Diario

Diagrama de Interacción El diagrama de clases muestra las clases de objetos y las posibles asociaciones existentes. Un caso de uso es una representación estática utilizada para esbozar la estructura genérica de un sistema y las posibles visiones que cada actor en particular tiene del sistema. Estos diagramas no especifican el comportamiento del sistema ni los diversos escenarios para cada caso de uso. Esta especificación se realiza a través de diagramas de interacción identificados como diagramas de secuencia o diagramas de colaboración.

Diagrama de Secuencia Diagramas de secuencia muestran el intercambio de mensajes que pueden ocurrir entre un conjunto de objetos al realizar un caso de uso. Muestra la implementación de un caso de uso tomando en cuenta el factor tiempo.

Evento

Objeto 2 Criação

Ator Operação

Auto-delegação

Retorno

Eliminação

UML (The Unified Modeling Language) y MER (Modelo de Entidad-Relación)

251

El diagrama muestra la interacción en el tiempo de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha. Dentro del diagrama se muestran las operaciones y los retornos de las operaciones ocurridos entre los diversos objetos. En la demostración del ejemplo, tanto las operaciones como los retornos pueden tratarse como intercambio de mensajes entre los objetos. Un objeto puede crear o incluso eliminar otro y en este último caso, el símbolo X muestra su eliminación. La auto delegación representa una llamada que un objeto se hace a si mismo.

Un diagrama de secuencia puede representar tanto el intercambio de mensajes sincrónicos como asincrónicos. Los mensajes sincrónicos indican que se esperaráporlarespuestaantesdeintercambiarotrosmensajesysesimbolizan a través de una flecha sólida rellenada.

El envío de un mensaje asincrónico indica que habrá continuidad de proceso independiente de la obtención de respuesta. Este tipo de envío de mensaje se representa con una flecha con media punta.

El siguiente conjunto de ejemplos muestra la interacción de los casos de uso para generar pedidos de venta, definir el punto de pedido, generar lote económico, generar solicitud de compras y cotizar compras a través de los diagramas de secuencia.

252

Gestión Empresarial con ERP

Generar Solicitud de Compras de Materiales

Usa

Generar Pedido de Ventas Usuario Usa

Usa

Generar Solicitud de Compras de Material de Cons.

Generar Cotizaciones de Compras

Proveedor

En el ejemplo, un pedido de ventas generado por un usuario sirve de base para preparar la solicitud de compras de materiales y posteriormente generar la cotización de compras que se enviará a los proveedores. Esta misma lista puede estar compuesta por materiales que no son parte de una estructura de producto y consecuentemente no constan en los pedidos de venta, como por ejemplo materiales de consumo necesarios para la producción. En este caso, la lista de compras de materiales se genera a partir del punto de pedido y de los lotes económicos de compras.

Diagrama de Secuencia de la Generación de Pedido de Venta En esta secuencia se ilustran los intercambios de mensajes para la generación de un pedido de ventas, mediante un estímulo del usuario. La secuencia muestra una interacción entre diversos objetos con el objetivo de crear un pedido de ventas y las respectivas órdenes de producción. Las flechas de dirección muestran los respectivos mensajes (operaciones o respuestas de operaciones) entre los diversos objetos en el transcurso del tempo. Algunas de las respuestas de las operaciones que agregan poca claridad no constan en el diagrama para no sobrecargar la representación.

UML (The Unified Modeling Language) y MER (Modelo de Entidad-Relación)

253

Ventana

Pedido de Ventas

Cliente

Pedido Ítem

Producto

Orden de Producción

Usuario Datos del Pedido

Incluye Pedido(Cliente)

Busca Datos del Cliente(Cliente)

Inclui item(Producto)

Busca Datos del Producto(Producto)

Genera Orden de Produción(Producto)

Diagrama de Secuencia de la Generación de Solicitudes de Compra de Materiales Una de las formas de generar la solicitud de compra de materiales es a partir de una estructura de producto que consta de un pedido de ventas y consecuentemente, de una orden de producción. Cada ítem de producto que constaenunaordendeproduccióngenerasolicitudesdecomprademateriales y, posteriormente, cotizaciones de compras.

254

Gestión Empresarial con ERP

Orden de Producción

Genera Reserva(Producto)

Reserva

Estructura dol Producto

Busca Estructura del Producto(Producto)

Producto

Solicitud de Compras

Busca Datos del Producto(Producto)

Genera Solicitud de Compras(Estructura del Producto)

Diagrama de Secuencia de la Generación de Solicitud de Compra de Materiales de Consumo Además de los pedidos de venta y sus respectivas órdenes de producción, una solicitud de compras es pasible de adición de ítemes de productos a partir de su punto de pedido. Tanto los ítemes de productos generados a partirdelasórdenesdeproduccióncomolosítemesdeproductosdeconsumo integran una única solicitud de compra de materiales para la generación de las cotizaciones de compras.

UML (The Unified Modeling Language) y MER (Modelo de Entidad-Relación)

255

Ventana

Productos

Consumos promedios

Lote Económico de Compras

Solicitud de Compras

Usuario

Historial de Ventas

Incluye Promedio de Consumos (Producto)

Actualiza Punto de Pedido(Producto)

Genera Lote Económico(PromedioConsumos ) Genera Solicitud de Compras(Lote Económico)

Diagrama de Secuencia de la Generación de Cotización de Compra de Materiales Basándose en la solicitud de compra de materiales y considerando a los proveedores de cada producto se elabora una cotización de compra de materiales para cada proveedor en particular.

256

Gestión Empresarial con ERP

Solicitud de Compras

Cotización

Proveedor

Proveedor

Genera Cotización(Solicitud de Compras)

Busca Proveedor (Producto)

Cotización de Compras

Diagrama de Colaboración Los diagramas de colaboración muestran el vínculo existente entre los diversos objetos en un caso de uso. Además del vínculo, los diagramas de colaboración también muestran el intercambio de mensajes. El tratamiento del tiempo puede suministrarse a través de la numeración de los mensajes establecidos con vínculos entre los objetos. La ilustración a continuación muestra el vínculo existente entre diversos objetos. La numeración establece la secuencia de los mensajes y los mensajes asincrónicos (paralelos) están representados, en el ejemplo, por las secuencias 2.1y2.2.

UML (The Unified Modeling Language) y MER (Modelo de Entidad-Relación)

257

Objeto 1

Actor 1:Mensaje

2.1:Mensaje

Objeto 3

Objeto 2

2.2:Mensaje Objeto 4

A continuación se muestra el vínculo entre los objetos a través de un diagrama de colaboración para representar la formación del precio de venta de los productos, utilizando el ejemplo del ejercicio que consta en el libro.

Formar Precios

Usuario

Diagrama de Colaboración de la Formación de Precio de Venta de los Productos Un amplio conjunto de factores interfieren en la composición del precio de un producto que se lanzará al mercado. Estos factores componen una acción y reacción dentro de una estructura altamente compleja. Además de la estructura del producto y del costo estándar de sus componentes, en la composición del precio del producto se toman en cuenta otros elementos, entre los cuales se destacan los gastos administrativos, la publicidad, la ganancia y el precio que el mercado practica.

258

Gestión Empresarial con ERP

Ventana de Formación de Precios

Usuario 2:Busca Estructura(Producto)

Estructura del Producto

1:Efectúa Formación de Precios(Producto)

3:Busca Precio(Producto) Precio de Venta

Productos

4:Trata Gasto Administrativo () Gasto Administrativo

5:Trata Publicidad() Publicidad

6:Trata Ganancia() Ganancia

7:Trata Precio de Mercado() Precio de Mercado

UML (The Unified Modeling Language) y MER (Modelo de Entidad-Relación)

259

Diagrama de Estados Un diagrama de estados permite describir el comportamiento de un sistema a través del detalle de todos los posibles estados que cada uno de los objetos puede asumir. Además de dicho detalle, muestra cómo un determinado estado de un objeto puede reaccionar mediante diferentes eventos. El diagrama de estados representa el tratamiento dado a cada estímulo recibido y las respectivas respuestas suministradas.

Estímulo

Estado

Respuesta

Los diagramas de estado permiten no sólo la formalización del comportamiento sino también la verificación de los eventos. Esta formalización a través de la definición de todos los posibles estados de un sistema es bastante práctica en pequeños propósitos. En este aspecto, la orientación es que se utilice un diagrama de estados para una clase de objetos en particular. Un diagrama de estados se compone de un conjunto de secuencias que a partir de un estado inicial muestran las diversas transiciones de estado. El estado inicial se representa con un pequeño círculo rellenado seguido de una flecha.

El final de una secuencia de transición de estados en un diagrama, con una flecha de dirección seguida de un círculo con relleno incompleto.

El siguiente ejemplo muestra los diferentes estados de la clase factura de salida de acuerdo con el estudio de caso que consta en el libro.

260

Gestión Empresarial con ERP

Diagrama de Estado para la Clase Factura de Salida

Envío de Factura de Salida

Solicitud de anulación de Factura de Salida

Incluyendo Factura de Salida

Anulando Factura de Salida Confirmación de anulación

Solicitud de análises de Factura de Salida

Factura de Salida anulada

Analisis de Factura de Salida

Solicitud de inclusión de ítemes

Aprobación de Factura Solicitud de aprobación de Factura de Salida

Verificando Cantidad Solicitud de verificación de crédito

Incluindo Itens da Nota Fiscal de Saída Verificando Crédito

Solicitud de Emisión de Factura de Salida

Emisión de Factura de Salida

En este ejemplo, la aprobación de la factura es un superestado compuesto por dos subestados. En este caso la aprobación de la factura ocurrirá solamente después que estos dos subestados ofrezcan una respuesta positiva. La finalización de la secuencia de estados podrá ocurrir tanto por la anulación de la factura de salida como por su emisión.

UML (The Unified Modeling Language) y MER (Modelo de Entidad-Relación)

261

Diagrama de Actividad El diagrama de actividad se utiliza para representar el funcionamiento interno de un determinado objeto. Esta representación incluye las acciones que se realizaránalejecutarunaoperaciónycómoesteconjuntodeaccionesinterfiere en los demás objetos. Este tipo de diagrama permite demostrar actividades asincrónicas, lo que lo diferencia de un diagrama de flujo convencional. Los diagramas de flujo muestran procesos de forma secuencial mientras los diagramas de actividad incorporan características de paralelismo en sus procesos. Este paralelismo se representa a través de diversos caminos en el diagrama, identificados como threads, que pueden ser condicionales o no. Estos caminos se crean a partir de la separación (fork) y, cuando sea necesario, podrá haber una unión (join) para mantener el sincronismo de las actividades. En el diagrama, tanto la separación como la unión se representa con una barra horizontal. Una unión se origina en una regla de negocio en el modelado de un sistema. Un ejemplo práctico de la aplicación de una unión de actividades es la atención de un pedido que no se completará mientras no se analice el crédito del cliente. Otro aspecto relevante en un diagrama de actividad es el tratamiento condicional que se representa con los desvíos (branches) e intercalaciones (merges). Un desvío puede ocurrir mediante una única entrada y diversas salidas o desvíos. En un diagrama de actividad, el tratamiento similar al else relativoalosdiagramasdeflujoconvencionales,seefectúaporundeterminado desvío cuando todos los demás son falsos.

Diagrama de Actividad para los Objetos de la Clase Solicitud de Compra El siguiente ejemplo muestra dos caminos con ejecución de tareas distintas. Una para la generación de la solicitud de compras basándose en los pedidos de venta y consecuentes órdenes de producción y reservas y otra en el punto de pedido y lote económico de compras. La solicitud de compras a través de los pedidos de venta busca en la estructura los elementos que componen los productos. Para cada ítem del producto se verificará la cantidad demandada versus el lote económico que conste en el archivo. Si la cantidad de lote económico que consta en el archivo es mayor que la demandada, prevalece la del lote económico. En caso contrario, se considerará la cantidad demandada. Este es el ejemplo del producto “Rebite” del ejercicio del libro en el cual el lote económico es una caja de 200 piezas.

262

Gestión Empresarial con ERP

En la “unión” de los dos caminos, el diagrama muestra que tanto uno como el otro integran una única solicitud de compras.

Recibir Solicitud

Verificar Productos

Verificar Estructura de Productos

Calcular Lote Económico

Verificar Ítemes de la Estructura Stock Mínimo > Cantidad Reservada

Calcular Punto de Pedido Generar la CTD de la Reserva

Generar CTD del Archivo

Generar CTD de Compra

Cerrar Solicitud de Compras

UML (The Unified Modeling Language) y MER (Modelo de Entidad-Relación)

263

Diagramas de Implementación Los diagramas de implementación describen el entorno computacional de un sistema y si los representan los diagramas de componentes y diagramas de implantación. Estos diagramas identifican el hardware involucrado y la implementación física de los diversos objetos. Un diagrama de componentes, también conocido como diagrama de utilización, identifica el modelado, la organización y la dependencia de los diversos módulos de un sistema.

Componente 1

Componente 2

Diagrama de Componentes En un diagrama de componentes o utilización, las dependencias se muestran a través de las interfaces ejecutables o almacenables que se implementan por determinadas clases y el respectivo uso que otras interfaces hacen de ésta. El siguiente ejemplo muestra las dependencias entre programas (exe), bibliotecas (dll) y clases (cls). Este ejemplo evidencia la dependencia que el programa Genera Pedidos tiene con relación a las bibliotecas e inclusive con relación a otros programas, es decir, usa servicios que las bibliotecas y programas suministran.

264

Gestión Empresarial con ERP

Programas (EXE)

Genera Pedidos

Productos

Bibliotecas (DLL) Pedido_ Compras

Pedido_ Ventas

Clases (CLS) Pedido

Pedido_ Ítem

UML (The Unified Modeling Language) y MER (Modelo de Entidad-Relación)

265

Diagrama de Implantación La implementación física de los módulos del sistema en los diversos dispositivos físicos se muestran a través de los diagramas de implantación. Muy a pesar de que la representación estándar en el UML de este tipo de diagrama se haga a través de “cubos”, que simbolizan los respectivos dispositivos, pueden utilizarse otros tipos para caracterizar mejor los elementos específicos. A continuación, se muestra un ejemplo de un diagrama de implantación en la representación estándar UML.

INTERNET

IMPRESORA

SERVIDOR DE ACCESOS

SERVIDOR DE IMPRESIÓN

LAN ESTACIÓN

SERVIDOR DE ARCHIVOS

SERVIDOR DE APLICACIONES

266

Gestión Empresarial con ERP

Modelado de Datos Utilizando el MER (Modelo de Entidad-Relación) Un aspecto extremamente importante, referente a la arquitectura de sistemas, es la propia arquitectura de los datos. Esta arquitectura comprende no sólo la identificación de los datos como campos, tamaños, tipos, formatos, etc. sino también la estructuración y organización de los datos, así como su relación con otros datos. El objetivo de las técnicas y metodologías es ayudar a los analistas en esta organización y estructuración dentro de un determinado dominio. Esta organización y estructuración consiste, básicamente, en elaborar un modelo lógico de datos para implementar en una base de datos real. Entre las diversas técnicas, se destaca la normalización de archivos como una de las primeras en ayudar a organizar y estructurar los datos a través de la 1a., 2a., 3a y 4a. Forma Normal. La utilización de diagramas de EntidadRelación facilitan el modelado de datos contemplando una representación gráfica que mejora las condiciones de comprensión del modelo. Un diagrama de Entidad-Relación consiste, básicamente, en la representación de las entidades clasificadas en tipos de entidades o clases. Dentro de un modelo que un diagrama de Entidad-Relación muestra, estas categorías o tipos de entidades se representan con un rectángulo que describe los diversos atributos o propiedades de un conjunto de entidades en particular. En el siguiente ejemplo, se identifican por lo menos dos atributos: Id. (Identificación) del Vendedor y Nombre.

Id. del Vendedor Nombre

001959-3 José da Silva 001324-2 Carlos Eduardo

002359-5 Marcos José

UML (The Unified Modeling Language) y MER (Modelo de Entidad-Relación)

267

Note, en este ejemplo que José da Silva, Carlos Eduardo y Marcos José son “entidades” pertenecientes a una misma clase o categoría identificada como Vendedores.

A pesar de que las entidades no se representen en el modelo de EntidadRelación, ellas son importantes para determinar las características que se mantienen en común para establecer los atributos o propiedades de una determinada categoría o tipo de entidad.

Sin embargo, una entidad puede pertenecer a más de una categoría o tipo de entidad como es el caso de una persona física que puede ser el empleado de un determinado banco y mantener una cuenta abierta en el propio banco, por lo que también se le considera cliente.

Empleados

Clientes

Id. Empleado Nombre

Id. Cliente Nombre

001959-3 José da Silva

Abstrayendo un concepto genérico a partir de la demostración de este ejemplo se puede verificar la necesidad de establecer una relación entre el tipo Empleados y el tipo Clientes. Podemos afirmar que un empleado atiende a uno o más clientes pero, este tipo de relación en este caso en particular genera una situación en la que el empleado estaría atendiéndose a sí mismo. Bajo el punto de vista del modelo de Entidad-Relación, crear para este ejemplo dos tipos de entidades distintas y establecer una relación genera redundancia en los datos que se implementarán en dos tablas distintas en una base de datos. La ilustración de este ejemplo es el caso típico de la necesidad de representar tipos y subtipos de entidades. Entonces, las entidades Empleados y Clientes pueden caracterizar dos subtipos de entidades de Personas.

268

Gestión Empresarial con ERP

Personas CPF Nombre

Empleados Vacaciones

Clientes Cuenta Corriente

En la práctica, esta solución puede implementarse físicamente en tan sólo una única tabla en la que exista un flag indicativo del tipo (Empleados, Clientes o ambos) y una regla de banco que establece, en el caso del ejemplo, que el campo “cuenta corriente” se llenará solamente para las personas que sean clientes del banco.

Una relación entre dos Tipos de Entidades establece que para un determinado elemento de un Tipo de Entidad existen relaciones con uno o más elementos de otro Tipo de Entidad.

Lo que efectivamente vincula los dos tipos de entidades es la clave primaria que puede representarse con un código de ítem o un número, visible o invisible para el usuario. Las claves pueden estar compuestas por uno o más ítemes o campos, como por ejemplo dos facturas de crédito con el mismo número, pero de dos proveedores diferentes. En este caso, la clave primaria se compondrá del número de factura de crédito y el número de identificación del proveedor.

El siguiente ejemplo muestra la relación entre los Tipos de Entidades Vendedores y Clientes.

UML (The Unified Modeling Language) y MER (Modelo de Entidad-Relación)

269

Id. Vendedor Nome

Id. Cliente Razão Social

002359-5 Marcos José 001324-2 Carlos Eduardo

Atende

12.345-99 Alfa LTDA

Atende 25.456-87 Beta SA

001959-3 José da Silva

23.456-67 Gama S/C

En este ejemplo existe una clara relación entre los elementos del Tipo de Entidades Vendedores y los elementos del Tipo de Entidades Clientes: un determinado vendedor puede atender a uno o más clientes. Esta relación ocurre específicamente entre los elementos que son representados por los Tipos de Entidades y el modelo, gráficamente, debe expresar esta relación según la tabla que se muestra a continuación:

Tipo do Relación

Representación Simbólica Representación Gráfica

1 para 1

1:01

1 para N

1:N

N para N

N:N

Para representar la relación entre los Tipos de Entidades Vendedores y Clientes que indica que un vendedor puede atender varios clientes (1:N) puede identificar el tipo de relación y la calificación de la relación según el siguiente ejemplo.

270

Gestión Empresarial con ERP

Vendedores Id. Vendedor Nombre

Clientes Atiende 1:N

Id. Cliente Razón Social

Y no sería correcto colocar en la entidad Cliente varios campos que contendrían a los vendedores que lo atienden, aunque se definiesen sólo dos o tres como máximo. El diagrama de Entidad-Relación a continuación es un “recorte” del modelado de datos del ejercicio de ERP del libro.

UML (The Unified Modeling Language) y MER (Modelo de Entidad-Relación)

271

Id. Transportista Nombre . .

Id. Vendedor Nombre Dirección .

Número de la Cuenta Descripción Modalidad .

Clientes Id. Cliente Nombre Dirección .

Libros Fiscales Id. Libro Descripción . .

Pedidos

Conta Bancaria Código de la Agencia Número de la Cuenta . .

Facturas

Número del Pedido . . .

Número de la Factura Tipo Serie .

Itemes del Pedido

Ítemes de Fact.

Número del Ítem CTD

Número del Ítem CTD

Productos Código Descripción . .

Asientos Número del Asiento Fecha Valor .

Cuentas por Cobrar Fecha Valor Total por Cobrar . .

Producto vs.Cliente

A pesar de que una relación N:N entre dos Tipos de Entidades no pueda implementarse físicamente, se puede representar este tipo de relación en el

272

Gestión Empresarial con ERP

modelo de Entidad-Relación. Sin embargo, para implementar una relación del tipo N:N debe crearse un tercer tipo de entidades identificado como derivado o de vinculación, según se muestra a continuación:

Factura

Cuentas Cobrar Número del Título

Número de Factura Tipo Serie

En este ejemplo, una factura puede generar un conjunto de cuentas por cobrar a través de diversos títulos y una cuenta por cobrar puede englobar varias facturas a través de un título, de modo que la relación es del tipo N:N. La normalización presupone la creación de una tercera tabla.

Número de Factura Tipo Serie

Número del Título

Fact.-Cuentas Número de Factura Número del Título

Este tercer Tipo de Entidad efectúa la normalización de modo que la relación sea del tipo 1:N con dos tablas para los dos Tipos de Entidades originales con los respectivos atributos y claves y una tercera que recibirá los atributos clave de estas dos tablas. El siguiente ejemplo muestra las respectivas tablas con las características de los campos como tipo, tamaño e indicativo de clave primaria o clave extranjera. Se creará una clave extranjera para la tabla que se originó en el Tipo de Entidad que mantiene N elementos en su relación con otro Tipo de Entidad. A través de la clave extranjera es posible identificar los registros que están relacionados con éste en otra tabla.

UML (The Unified Modeling Language) y MER (Modelo de Entidad-Relación)

273

FACTURA Campo Número de Fact. Tipo Serie

Tipo Tamaño Numérico 6 Alfanumérico 4 Alfanumérico 4

Clave Sí Sí Sí

Clave Extranjera No No No

CUENTAS P/COBRAR

Campo Número del Título

Tipo Tamaño Clave Clave Extranjera Numérico 6 Sí No

FACTURAS-CUENTAS

Campo Número de la Factura

Tipo Serie

Tipo Tamaño Numérico 6 Alfanumérico4 Alfanumérico4

Clave Sí Sí Sí

Clave Extranjera Sí Sí Sí

La definición de las tablas trata cómo se implementarán los datos en una base de datos. Sin embargo, el desempeño de esta implementación para los accesos en el día a día depende de cómo se haya organizado y estructurado el modelo en el diagrama de Entidad-Relación. Un ejemplo que muestra claramente esta perspectiva es la parte del “recorte” que relaciona Vendedores, Clientes y Facturas.

274

Gestión Empresarial con ERP

Vendedores Id Nombre Dirección

Clientes Id Nombre Dirección .

Facturas Número Tipo Serie .

Considerando que un vendedor atiende varios clientes y que cada cliente tiene varias Facturas tal como en el ejemplo, es posible que en una implementación física se pueda acceder a la información sobre el vendedor a partir de una factura. En este caso es necesario que se busque el respectivo cliente para poder identificar al vendedor. Por otro lado, también se puede hacer una lista de las facturas a partir de un determinado vendedor que de forma análoga la hará a través de la búsqueda de todos los clientes del respectivo vendedor. Una implementación de este tipo no genera solamente demora en los accesos sino que también requiere mayor esfuerzo de programación en función de la necesidad de desarrollo de un proceso de búsqueda en más de una tabla. Este tipo de problema puede minimizarse al crear una relación adicional entre el Tipo de Entidad Vendedores y Facturas. Su consecuencia en el modelo físico será simplemente la creación de una clave extranjera más en la tabla de Facturas que identifica al vendedor de la factura.

UML (The Unified Modeling Language) y MER (Modelo de Entidad-Relación)

275

Vendedores Código Nombre . .

Clientes Código Razón Social . .

Facturas Número Tipo Serie

Naturalmente, la preocupación de la consecuencia en el modelo físico causado por la estructuración y organización del diagrama de Entidad-Relación debe ser uno de los objetivos que estén en la elaboración del modelo lógico de datos.

Repaso 1)

2)

Con relación al uso, el UML ( Unified Modeling Language) puede clasificarse como: a)

Una solución para el desarrollo de lenguajes orientados a objeto.

b)

Una solución para programas orientados a objeto.

c)

Una solución para el modelado de software, incluyendo sistemas de información.

d)

Una solución orientada específicamente al hardware.

e)

Una solución para la unificación de los lenguajes enfocando el tratamiento de datos.

Entre las ventajas de la utilización del UML, se destacan: a)

276

La posibilidad de generación de gráficos y diagramas para facilitar la estimación de un sistema.

Gestión Empresarial con ERP

3)

4)

5)

b)

La posibilidad de generar documentación de referencia con el objetivo de facilitar la comunicación entre el equipo.

c)

La creación de modelos que facilitan la programación lineal.

d)

La creación de diagramas que funcionan en máquinas reales.

e)

La especificación de una metodología para modelar sistemas con enfoque a la orientación a datos.

Entre los diversos diagramas UML, se destacan: a)

El diagrama de flujo de actividades, el diagrama de bloque y el diagrama de clases.

b)

El diagrama de Gantt, el diagrama de estado y el diagrama de contexto.

c)

El diagrama de datos, el diagrama de función y el diagrama de actividades.

d)

El diagrama de casos de uso, el diagrama de componentes y el diagrama de implantación.

e)

El diagrama de implantación, el diagrama de clases y el diagrama de modelo de datos.

El diagrama que muestra los posibles escenarios de un sistema para un actor específico es: a)

El diagrama de implantación.

b)

El diagrama de estados.

c)

El diagrama de componentes.

d)

El diagrama de casos de uso.

e)

El diagrama de clases.

Los elementos básicos de un diagrama de casos de uso son: a)

Objetos, clases y vínculos.

b)

Actores, casos de uso e interacción.

c)

Asociación, agregación y dependencia.

d)

Visibilidad, atributos y métodos.

e)

Uso, viabilidad y solicitud.

UML (The Unified Modeling Language) y MER (Modelo de Entidad-Relación)

277

6)

7)

8)

9)

278

Si ocurre la activación de un caso de uso por una de las actividades de otro caso de uso, podemos afirmar que: a)

Usa o extiende.

b)

Genera secuencia.

c)

Elimina.

d)

Colabora.

e)

Implementa.

Con relación al diagrama de clases, podemos afirmar que: a)

Representaunconjuntodeobjetosatravésdeclasesparamostrar la estructura dinámica de un sistema.

b)

Mantiene un vínculo de los diversos actores con las clases de un sistema.

c)

Crea una secuencia de objetos que se utilizarán en el tiempo.

d)

Muestra las clases de objeto y las posibles asociaciones.

e)

Muestra la dinámica entre las clases de objetos a través de las asociaciones.

El símbolo * en una asociación de clase indica: a)

Multiplicidad.

b)

Visibilidad.

c)

Portabilidad.

d)

Escalabilidad.

e)

Operabilidad.

La asociación identificada como todo-parte es: a)

Vinculación.

b)

Agregación.

c)

Generalización.

d)

Especificación.

e)

Dependencia.

Gestión Empresarial con ERP

10)

11)

12)

13)

En UML, la herencia de atributos y métodos se representa a través de una asociación de: a)

Multiplicidad.

b)

Dependencia.

c)

Agregación.

d)

Generalización/Especificación.

e)

Asociación/Agregación.

Con relación a un diagrama de interacción es correcto afirmar que: a)

Es una representación estática del sistema.

b)

Muestra las asociaciones entre los objetos.

c)

Es una especificación del comportamiento del sistema.

d)

Representa la herencia existente entre las clases.

e)

Determina la interacción existente entre los diversos atributos de una clase.

Diagramas de secuencia y diagramas de colaboración muestran: a)

La interacción existente entre las diversas clases.

b)

La secuencia de implantación y la colaboración de la orientación a objeto para reducción de tiempo de desarrollo de software.

c)

La especificación de los atributos.

d)

La implementación de los métodos en clases de objetos.

e)

La secuencia de la herencia y la colaboración de la herencia en el desarrollo de programas orientados a objeto.

Una llamada que un objeto hace a sí mismo es: a)

Un mensaje.

b)

Una eliminación.

c)

Un evento.

d)

Una auto delegación.

e)

Una auto especificación.

UML (The Unified Modeling Language) y MER (Modelo de Entidad-Relación)

279

14)

15)

16)

17)

280

Con relación a una asociación de dependencia se puede afirmar que: a)

La clase dependiente provee servicios a la clase independiente.

b)

La clase independiente provee servicios a la clase dependiente.

c)

La clase independiente busca servicios en la clase dependiente.

d)

La clase dependiente hereda las características de la clase independiente.

e)

La clase independiente hereda las características de la clase dependiente.

Con relación a las modificaciones en las clases que tienen una asociación de dependencia, es correcto afirmar que: a)

Cualquier cambio ocurrido en la clase independiente interfiere en la clase dependiente.

b)

Cualquier cambio ocurrido en la clase independiente no interfiere en la clase dependiente.

c)

Cualquier cambio ocurrida en la clase dependiente interfiere en la clase independiente.

d)

Cualquier cambio ocurrido en la clase dependiente genera cambios automáticos en la clase independiente.

e)

Ningún cambio ocurrido interfiere en clases dependientes o independientes.

Con la numeración de los mensajes en un diagrama de colaboración es posible: a)

Identificar las instancias de las clases.

b)

Representar el factor tiempo.

c)

Crear una representación estática del modelo.

d)

Crear una estructura jerárquica para definir herencias.

e)

Establecer estándares de ejecución.

Un diagrama de secuencia: a)

Puede crear objetos de una clase, realizar una operación, obtener respuestas y eliminar objetos.

b)

Puede establecer los recursos necesarios para la instalación del hardware.

Gestión Empresarial con ERP

18)

19)

20)

c)

Puede crear una secuencia para la implantación de sistemas.

d)

Proporciona la generación de documentación para acompañar el tiempo de desarrollo de un sistema.

e)

Muestra la secuencia de estados de un objeto.

Con relación a un diagrama de secuencia, marque la alternativa incorrecta: a)

Representa la creación de objetos o instancias de una clase.

b)

Muestra la realización de las operaciones.

c)

Muestra las respuestas de los mensajes.

d)

Muestra la herencia de los diversos objetos a través de los mensajes.

e)

Posibilita la representación de la eliminación de los objetos instanciados.

El símbolo X en la línea de tiempo de un objeto en un diagrama de secuencia indica su: a)

Creación.

b)

Eliminación.

c)

Activación.

d)

Desactivación.

e)

Ejecución.

En un diagrama de secuencia, un mensaje asincrónico se representa con: a)

Una flecha de doble sentido.

b)

Una flecha con media punta.

c)

Una flecha sólida.

d)

Una línea continua.

e)

Una línea punteada.

UML (The Unified Modeling Language) y MER (Modelo de Entidad-Relación)

281

21)

22)

23)

24)

282

Con relación al proceso, un mensaje asincrónico en el diagrama de secuencia indica: a)

Espera.

b)

Discontinuidad.

c)

Anulación.

d)

Secuencia.

e)

Continuidad.

Con relación a un diagrama de estados, marque la alternativa incorrecta: a)

Detalla el comportamiento de un sistema a través de los diversos estados que los objetos de un sistema pueden asumir.

b)

Describe el tratamiento dedicado a cada estímulo recibido.

c)

Presenta buenos resultados en el modelado de grandes propósitos y representa los estados de un sistema complejo.

d)

Permite verificar los eventos de un sistema.

e)

Describe en su representación el estado inicial y final.

Con relación a los objetivos, un diagrama de actividad: a)

Representa la visión externa que un usuario tiene de un sistema.

b)

Representa los estados de una clase.

c)

Representaelfuncionamientointernodeundeterminadoobjeto.

d)

Muestra el intercambio de mensajes entre las diversas actividades.

e)

Describe el entorno computacional de un sistema.

Respecto de las ventajas de utilización de diagramas de actividad en UML se destacan: a)

La posibilidad de representar solamente las actividades asincrónicas condicionales.

b)

La posibilidad de representar solamente las actividades asincrónicas incondicionales.

c)

La posibilidad de representar las actividades sincrónicas o asincrónicas condicionales e incondicionales.

d)

La posibilidad de representar solamente las actividades sincrónicas incondicionales.

Gestión Empresarial con ERP

e)

25)

26)

27)

28)

La posibilidad de representar solamente las actividades sincrónicas condicionales e incondicionales.

Una actividad asincrónica está relacionada con: a)

El Sincronismo.

b)

El Paralelismo.

c)

La Secuencia.

d)

La Atención.

e)

El Condicionamiento.

En un diagrama de actividad, un thread representa: a)

Ejecución secuencial.

b)

Ejecución condicional.

c)

Ejecución paralela.

d)

Ejecución incondicional.

e)

Ejecución en agenda.

En un diagrama de actividad, a los caminos creados a partir de la separación también se los conoce como: a)

Fork.

b)

Join.

c)

Branches.

d)

Merge.

e)

Else.

Tanto a una separación de actividades como a la unión de actividades se las representa por: a)

Una flecha de dirección.

b)

Una línea vertical.

c)

Una barra vertical.

d)

Una barra horizontal.

e)

Un círculo.

UML (The Unified Modeling Language) y MER (Modelo de Entidad-Relación)

283

29)

30)

31)

32)

284

En un diagrama de actividad, el tratamiento dado al else se lleva a cabo por un determinado desvío cuando: a)

Uno de los otros desvíos es verdadero.

b)

Uno de los otros desvío es falso.

c)

Todos los otros desvíos son verdaderos.

d)

Todos los otros desvíos son falsos.

e)

Ninguno de los otros es falso.

Respecto de los objetivos, un diagrama de componente o diagrama de utilización: a)

Modela y organiza los módulos de un sistema.

b)

Describe los componentes físicos necesarios para la implantación de un sistema.

c)

Describe el comportamiento interno de los objetos.

d)

Organiza la visión externa de los sistemas.

e)

Muestra la utilización de los componentes considerando el factortiempo.

Con relación a un diagrama de implantación, es correcto afirmar que: a)

Describe los diversos módulos que componen un sistema.

b)

Relaciona los diversos dispositivos necesarios para un sistema.

c)

Establece una organización de los módulos de un sistema.

d)

Describe la estrategia para el desarrollo de un sistema.

e)

Garantiza la implantación de los conceptos de la orientación a objetos.

Con referencia al modelo de datos, marque la alternativa incorrecta: a)

Representa el refinamiento de los procesos de un sistema dentro de una visión top-down.

b)

Representa la estructuración y organización de los datos de forma corporativa.

c)

Posibilita la representación de los atributos de un modelo de datos.

d)

Representa los diversos tipos de relación entre las entidades del modelo.

Gestión Empresarial con ERP

e)

33)

34)

35)

36)

Posibilita la generación de un modelo para implementar en una base de datos real.

Un diagrama de Entidad-Relación representa: a)

La organización y estructuración de las entidades externas y su relación con los procesos internos del sistema.

b)

Las entidades clasificadas en tipos o clases y sus relaciones con las demás entidades de otros tipos.

c)

La generalización conceptual de los códigos de programas.

d)

La implementación física de una base de datos.

e)

La categorización de los diversos recursos de un sistema.

Con referencia al modelo de Entidad-Relación, los atributos pueden definirsecomo: a)

Un conjunto de definiciones para describir los procesos de una base de datos.

b)

El refinamiento del modelo de procesos.

c)

Un conjunto de características que definen las entidades en particular.

d)

Identificadores únicos de una entidad.

e)

Claves primarias de una entidad.

Una relación del tipo 1:N dentro de un modelo de datos puede caracterizarse: a)

Por la existencia de diversas subclases de una clase de datos.

b)

Por la herencia entre una entidad con diversas otras.

c)

Por el rellenado de un campo con diversos valores.

d)

Por la existencia de relación entre una entidad de un tipo con varias otras entidades de otro tipo.

e)

Por la existencia de diversos procesos asociados a otro proceso.

Una relación del tipo N:N no puede implementarse físicamente porque antes es necesario que: a)

Se creen varias claves primarias para cada una de las entidades.

b)

Se efectúe la generalización de las dos entidades.

UML (The Unified Modeling Language) y MER (Modelo de Entidad-Relación)

285

37)

38)

286

c)

Se cree un proceso específico para cada una de las variaciones de las entidades.

d)

Se elimine uno de los tipos de entidad.

e)

Se cree otro tipo de entidad identificado como derivado de la relación.

Con referencia a la conversión de un modelo de Entidad-Relación en tablas, una relación 1:N se transforma en: a)

Una clave extranjera.

b)

Una clave primaria.

c)

Un atributo.

d)

Una colección de atributos.

e)

Una colección de tablas.

En la conversión de un modelo de Entidad-Relación en tablas, cada tipo de entidad puede transformarse en: a)

Un atributo.

b)

Una tabla.

c)

Una relación.

d)

Una clave primaria.

e)

Una clave extranjera.

Gestión Empresarial con ERP

PDI - Plan Director de Informática

9

Capítulo 9

PDI - Plan Director de Informática Sumario del Capítulo 9.1

Plan Director de Informática

9.2

Etapa para obtención de datos en un Plan Director de Informática Análisis de la situación de la empresa Obtención de la Cantidad de Datos Análisis del Flujo de Datos Análisis de las funciones: de Compras, Facturación, Stock, Costo, Planificación y Control de la producción, Financiera, Contabilidad, Activo Fijo y Recursos Humanos.

9.3

Etapa para Evaluar las Necesidades de Personalización Conversión de los archivos en el Sistema Actual Personalizaciones a hacerse en el sistema que se implantará

9.4

Etapa para Evaluación de los Recursos Físicos Análisis de la instalación en Hardware y Software Definición del Programa de Capacitación

9.5

Preparación del Plan y del Calendario Macro

Objetivos del aprendizaje 1.

Definir que es un Plan Director de Informática

2.

Detallar las etapas para desarrollo de un Plan Director de Informática

3.

Presentar cuáles preguntas son las más importantes en un Plan Director de Informática

PDI - Plan Director de Informática

289

Palabras clave PDI – Plan Director de Informática Diagnóstico de la Empresa Personalización Diagnóstico de Recursos Físicos Calendario El Plan Director de Informática es en verdad, la base para implantar un sistema ERP. El objetivo de las etapas descritas a continuación, es organizar mejor este trabajo. Las preguntas propuestas también sirven para definir cuál es el sistema (entre los disponibles) que mejor se adapta a la empresa que se está analizando. Son necesarias 4 etapas distintas para ejecutar el PDI:

1ª Etapa - Obtención de Datos Investigación de los objetivos y situación actual de la empresa


Situación actual.
Situación deseada.
Razones para el cambio.

1.1 Situación Actual de la Empresa Una gran parte del éxito en la implantación, depende considerablemente del conocimiento detallado de la empresa a la que nos propusimos informatizar. Por eso, en esta etapa, nuestro objetivo es conocer en cuál situación está la empresa. Hay que trazarse una panorama que incluya desde los usuarios (todos), hasta la forma de actuación administrativa. Con esta finalidad, lo que se aconseja es que se hagan reuniones y entrevistas preliminares con los involucrados, para obtener las siguientes informaciones:

290

Gestión Empresarial con ERP


¿Qué hace?
¿A quién atiende (clientes)?
¿Sucursales?
¿Quiénes son sus competidores?
¿Cuáles son sus departamentos?
¿Quiénes son los responsables?
¿Cómo es la división física?
¿Actualmente existen sistemas? ¿Cuáles?
¿Cuál es el sector de actividad?
¿Productos?

1.2 Volumen de Datos La cantidad de registros por archivos, aunque sea una previsión, muestra el tamaño de la empresa y el volumen de datos necesarios en el procesamiento. El analista puede utilizar esta información para evaluar la configuración de hardware necesaria, compararla con la existente e incluso detectar la necesidad de inversión para hacer un upgrade en los equipamientos.

1.3 Flujo de los Datos Será necesario hacer un estudio pormenorizado de la organización de la empresa en general, con departamentos, usuarios, rutinas diarias, flujos e informes utilizados. Será muy indicado hacer reuniones en los departamentos, con los responsables y usuarios para llegar a respuestas más específicas. La principal finalidad es preparar el calendario de la implantación. En especial para cada módulo, es importante responder a las preguntas:

Compras 1. Evaluar el funcionamiento del sector de compras de la empresa considerando: a) Dónde nace la necesidad de una compra. b) Quién compra.

PDI - Plan Director de Informática

291

c) Si hay documentos para solicitar una compra. d) Si existe criterio para las cotizaciones. e) Si es una práctica desarrollar proveedores. 2. Evaluar la estructura del departamento de compras para los compradores, si existe el concepto de grupo de compras y como es la jerarquía. Informarse si existe un único centro para hacer las compras o si las compras se podrán hacer de otros puntos. 3. Informarse si hay una regla para aprobar valores de compra por pertinencia. 4. Detectar de que forma la información de una solicitud de compra llega al departamento de compras: a) Verbal. b) Por medio electrónico. c) En papel. 5. La planificación de compras se basa: a) En stock mínimo. b) Según la producción. c) Sin un criterio definido previamente. d) Según una planificación estratégica. (Dividir los ítemes en dos grupos: materia prima y productos de consumo). 6. Evaluar si la empresa usa conceptos básicos. Lote económico — mejor cantidad por comprarse llevando en cuenta el costo de un ítem. Punto de pedido — cantidad en stock que define el momento para comprar un ítem. Stock de seguridad — cantidad mínima en el stock para garantizarposiblesfallosenelsuministro. Evaluar el criterio de utilización de cada uno de estos conceptos en el departamento de compras. 7. Informarse si existe una cantidad establecida de cotizaciones mínimas para cada compra o si se trata una a una.

292

Gestión Empresarial con ERP

8. Informarse sobre los criterios que se utilizan para elegir un proveedor: a) Precio. b) Calidad. c) Plazo. d) No depender de un único proveedor. 9. Informarse sobre el modelo de pedido de compras actual y cuál es el destino de cada vía de éste. 10. Adjuntar a la investigación de los datos, los principales informes, controles paralelos y estadísticas del sector de compras. 11. Faltas de un sector de compras: a) Falta de integración con los demás sectores: • Compras de última hora. • Compras con cantidades incorrectas. b) Falta una política definida para: • Qué es lo que cada uno compra. • Quién es el que aprueba una compra. • Cuáles son las cantidades que se comprarán. • Desarrollo de nuevos proveedores. c) Falta de informaciones. d) Averiguar cuáles son las desventajas del sistema actual. 12. Detallar las ventajas de la rutina o sistema actual y evaluar la importancia de un sistema para el sector.

Facturación 1. Describir el sector de ventas/facturación: a) Empleados involucrados/jerarquía. b) Canal de distribución: • Vendedores internos. • Representantes externos. • Distribuidores. • Telemarketing.

PDI - Plan Director de Informática

293

• Correo Directo. c) Tipo de venta: • Al por Mayor. • Al por Menor. • Exportación. d) Características de los productos que se comercializarán: • Encargo. • Stock. • Servicios. e) Impuestos: • Describir si existe alguna tributación específica para el s e c t o r de la empresa. • Incentivos. f) Listar las series de los talonarios utilizados por la empresa. 2. Identificar la actuación de agentes externos en el sector de ventas. 3. Preguntar por la meta de ventas: a) Promedio creciente de los últimos meses. b) Estudio de mercado. c) Evaluación por los propios vendedores. 4. Origen de los pedidos de ventas: a) Verbal. b) Teléfono. c) Fax. d) Correo. e) Interconexión computadora/computadora 5. Numeración de los pedidos: a) Numeración vía talonario. b) Numeración vía sistema. c) Numeración aleatoria. 6. Lista de precios: a) Cada cliente tiene un precio.

294

Gestión Empresarial con ERP

b) Cada región tiene un precio. c) Definida por cantidad. d) Diferencias en la tributación. e) Vista individualmente. f) Periodicidad de las listas. 7. Política de descuentos: a) No hay descuentos. b) Descuentos en cascada. c) Descuentos diferenciados ítem a ítem. d) Descuentos por cantidad. e) Descuentos por puntualidad. f) Descuentos diferenciados por cliente. 8. Aprobación de Crédito: a) El vendedor es corresponsable por la aprobación de un crédito. b) Sólo existe un departamento para aprobar créditos. c) No hay aprobación de crédito. d) Crédito aprobado obedeciendo un límite ya establecido. e) Anulación de crédito si hubiesen títulos atrasados. 9. Características del pedido de ventas: a) Cantidad de copias y el respectivo destino. b) Tipo de formulario utilizado. c) Pedido preformateado. d) Pedido a discriminarse. 10. Facturas emitidas por la facturación no por ventas. a) Devolución de compras. b) Envío de demostración. c) Simple remesa. d) Informarse de la existencia de alguna operación singular de la empresa. e) Preguntar de quién es la responsabilidad por la emisión

PDI - Plan Director de Informática

295

de facturas que no son de ventas.

11. Liberación de stock para la facturación: a) Manual — Primero se separa el pedido y después se emite la factura. b) Automática — Debe liberarse el pedido vía sistema según el stock. c) Posibilidad de haber facturación parcial. d) Preguntar quién responde por la aprobación de la facturación. 12. Informarse de la política de comisiones sobre las ventas: a) Porcentajes únicos. b) Porcentajes por producto. c) Porcentajes por grupo de producto. d) Comisiones por la baja de un título. e) Comisiones por la emisión de un título. f) Definición de valor base para aplicar los porcentajes de comisión. 13. Gastos generales o accesorios: a) Flete — Cálculo del flete/tributación/forma de exhibición en la factura. b) Seguro — Cálculo del seguro. c) Encargos financieros — Fórmula. 14. Principales transacciones vía facturación a) Ventas. b) Exportación. c) Consignación seguida de ventas. d) Envíos diversos. 15. Adjuntar a la investigación de los datos, los principales informes, controles paralelos y estadísticas del sector de facturación. 16. Deficiencias del sector de facturación: a) Falta de una política de metas ya definida. b) Exceso de burocracia.

296

Gestión Empresarial con ERP

c) Constantes atrasos en la entrega. d) Falta de datos y estadísticas. e) Falta de una política de crédito. f) Informarse sobre las desventajas del sistema actual. 17. Detallar las ventajas de la rutina o sistema actual y evaluar la importancia de un sistema para el sector.

Stock 1. Forma de acumulación y almacenamiento: a) Estanterías. b) Cajones. c) Apilado d) Calles. e) Casillero. 2. Entrega del material solicitado: a) Entrega en el depósito o en el control de calidad. b) Entrega directamente en la línea de producción. c) Material almacenado en subdepósitos. d) Entrega inmediata. e) Entrega no inmediata. 3. Solicitudes: a) Verbales. b) Documento preformateado sin numeración. c) Documento preformateado con numeración. d) Electrónica vía sistema. 4. Materias Primas: a) Pedidas para una determinada orden de producción. b) Pedidas para proceso sin la definición de la orden de producción. Demostrar el criterio de prorrateo de la materia prima, para un ítem producido sin la orden de producción. 5. Depósito: a) Control rígido de todas las entradas y salidas. b) Control de las entradas y salidas de los materiales de la producción.

PDI - Plan Director de Informática

297

c) Control de las entradas y salidas de materiales “A” de una curva ABC. d) Control paralelo de los ítemes sin solicitud. Definir el control. 6. Kardex: a) Manual por fichas. b) Por sistema de computación. 7.

Beneficio Externo: a) Listar los productos con beneficios. b) Existe control del stock externo. c) No se controla el stock externo. d) Detallar como se agrega el costo del beneficio.

8.

Grupos de productos: a) Definición y criterio. b) Motivo de la definición. c) Código inteligente o en secuencia. Definir el criterio. 9. Adjuntar a la investigación de los datos, los principales informes, controles paralelos y estadísticas del sector de stock.

10. Codificación de productos: a) En secuencia. b) Sin estructura definida. c) Con estructura definida — Describir la estructura. 11. Deficiencias del sector de stock. a) Falta de apuntes. b) Falta de Kardex. c) Atrasos al enviar documentos. d) Fallo al controlar la entrada y salida de materiales. e) Averiguar cuáles son las desventajas del actual sistema. 12. Detallar las ventajas de la rutina o sistema actual y evaluar la importancia de un sistema para el sector.

298

Gestión Empresarial con ERP

Costo 1. Costo de los productos terminados: a) Costo basado en solicitudes por orden de producción. b) Costo basado en una estructura de producto. 2. Gastos generales de fabricación: a) Prorrateo por estructura de los productos producidos. b) Apuntes durante la producción. 3. Mano de obra indirecta y prorrateos: a) Prorrateo por estructura de los productos producidos. b) Apuntes durante la producción. 4. Método de cálculo del costo: a) Lifo (UEPS). b) Fifo (PEPS). c) Promedio diario. d) Promedio mensual. e) Estándar. 5. Costo en varias monedas: a) US$. b) Moneda fuerte. c) Moneda corriente. 6. Herramienta para calcular el costo: a) Por el sistema. b) Manual. c) Planilla electrónica. 7. Sector de costos: a) Un departamento independiente. b) Un departamento integrado a la contabilidad. 8. Cálculo de costos: a) Último día del mes. b) Hasta el quinto día del mes subsiguiente.

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299

c) Costo on-line o en tiempo real. 9. Adjuntar a la investigación de los datos, los principales informes, controles paralelos y estadísticas del sector de costos. 10. Deficiencias del sector de costos. a) Falta de apuntes. b) Constante atraso de documentos. c) Prorrateos. d) Averiguar cuáles son las desventajas del actual sistema. 11. Detallar las ventajas de la rutina o sistema actual y evaluar la importancia de un sistema para el sector.

Planificación y Control de Producción 1. Planificación de la producción: a) Por encargo basado en los pedidos de venta. b) Por previsión de ventas. c) Por stock de reposición. 2. Averiguar si existen lotes de producción y si la empresa los ejecuta con exactitud: a) Producción continua y en serie. b) Producción bajo encargo. 3. Periodicidad de la planificación de producción: a) Diaria. b) Semanal. c) Mensual. d) Mixta (especificar). 4. Averiguar si los productos acabados tienen estructura definida. 5. Herramientas y métodos para calcular las necesidades: a) Herramientas — Manual, planilla o sistema de PCP. b) Método — MRP, Just-in-Time, Kanban o punto de pedido. 6. Orden de Producción: a) Informarse de la existencia de órdenes de producción.

300

Gestión Empresarial con ERP

b) Numeración. • En secuencia: general o por departamento. • Mismo número del pedido de venta que la originó. • OP genérica por periodo. 7. Averiguar si existe procedimiento de operaciones y poner ejemplos. 8. Tiempo medio de fabricación de un producto: • Tiempo transcurrido entre la fabricación y la disponibilidad p a r a uso. 9. Nuevos productos: a) Averiguar quién dispara el proceso de registro de un nuevo producto. b) Averiguar quién responde por el registro. d) Averiguar quién define la estructura del nuevo producto. d) Averiguar quién define el procedimiento de operaciones. 10. Procesos y máquinas predominantes: a) Describir genéricamente los grandes procesos y las principales máquinas. 11. Herramienta necesaria: a) Describir si son necesarias herramientas para el setup de las máquinas. 12. Setups diversos: a) El tiempo de setup no es constante. b) Fallos frecuentes en equipamientos. 13. Turnos: a) Turno 1. b) Turno 2. c) Turno 3. 14. Informarse de los apuntes de las operaciones.

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301

15. Pérdidas y defectos: a) Hay apuntes para los defectos y pérdidas. b) No hay apuntes. c) Se venden productos con calidad inferior. d) Productos tienen retrabajo. e) Deshecho de productos. 16. Adjuntar a la investigación de los datos, los principales informes, controles paralelos y estadísticas del sector de la planificación y control de stock. 17. Deficiencias del sector: a) Falta de planificación estratégica. b) Falta de informaciones manuales o de sistemas. c) Datos de registro incorrectos. d) Averiguar cuáles son las desventajas del actual sistema. 18. Detallar las ventajas de la rutina o sistema actual y evaluar la importancia de un sistema para el sector.

Financiero 1. Informarse sobre el funcionamiento del sector financiero de la empresa tomándose en cuenta: a) Como se controlan los títulos por cobrar. b) Como se controlan los títulos por pagar. c) Si le corresponde al sector establecer el crédito. d) Periodicidad del flujo de caja. e) Como se controlan las cuentas bancarias y las aplicaciones. 2. Tipos de cobro: a) Simple. b) Electrónico. c) Caución. d) Operación de descuento. 3. Evaluar con cuáles bancos la empresa trabaja y cuáles operaciones se mantienen con cada uno de ellos.

302

Gestión Empresarial con ERP

4. Comunicación remota con bancos: a) Informarse con cuáles bancos y si existen manuales en poder de la empresa sobre la comunicación remota. b) Averiguar cuáles operaciones se efectúan en la comunicación remota: • Prórrogas. • Baja. • Emisión. • Descuentos. • Pagos parciales. 5. Informarse de la forma de actuación de la cobranza: a) Con asesoría externa. b) Por banco con instrucción de protesto. c) Por banco sin instrucción de protesto. 6. Instrumento de cobro: a) Título. b) Boleta. c) Carné. 7. Concesión de descuentos: a) Descuentos sólo en las bajas. b) Descuentos parciales. 8. Control de intereses no cobrados: a) No se controla. b) Control manual con emisión de carta de débito manual. c) Control por computadora. 9. Borderó: a) División manual de títulos para destinarlos a los bancos. b) División de títulos vía sistema.

PDI - Plan Director de Informática

303

10. Averiguar si los cobros y/o pagos se individualizan por grupo (modalidad) y cuál es la estructura: a) Ejemplo:

0001 - gasto con planilla de haberes. 0002 - impuestos. 0003 - compra de materia prima

11. Informarse sobre el funcionamiento del Cuentas por Pagar para: a) La forma como se hace la solicitud de un pago. b) Quién emite el cheque. c) Si existe una lista con los cheques para firmar. d) Si es un cheque para cada pago o uno por banco. 12. Emisión de cheques. a) Emisión manual de cheque. b) Emisión de cheque vía programa exclusivo/impresora especial. c) Emisión de cheque por el sistema financiero. d) A cuáles bancos se emiten los cheques sea por sistema o programa. 13. Tesorería: a) Existe el sector de tesorería. b) Cuál es su función. c) Hace pagos por la caja. d) Responsable por el pago en el banco. 14. Flujo de caja: a) Existe flujo de caja. b) No existe flujo de caja. c) Como está estructurado el flujo de caja: • Por modalidad (grupo) de pagos/cobros. • Considera saldos bancarios. • Control sólo por totales diarios. • Periodicidad en la emisión.

304

Gestión Empresarial con ERP

15. Razón y diario auxiliar: a) Hay mayor y diario auxiliar en el financiero. b) Hay mayor y diario sólo en la contabilidad. 16. Adjuntar a la investigación de los datos, los principales informes, controles paralelos y estadísticas del sector financiero. 17. Deficiencias del sector financiero: a) Falta control en los pagos futuros. b) Atraso en la información de los cobros. c) Falta flujo de caja. d) Descontrol sobre intereses adeudados y no pagados. e) Averiguar cuáles son las desventajas del actual sistema. 18. Detallar las ventajas de la rutina o sistema actual y evaluar la importancia de un sistema para el sector.

Contabilidad 1. Informarse sobre el funcionamiento del sector contable de la empresa tomándose en cuenta: a) La integración con los demás sectores: b) La contabilidad está integrada a los costos. c) Existen solamente asientos manuales. 2. Control contable: a) Contabilidad externa. b) Contabilidad manual. c) Contabilidad vía sistema. 3. Herramienta para cálculo de los resultados: a) Planillas. b) Sistema de computación. c) Informes manuales. 4. Centro de costos: a) Centro de costos contable. a) Centro de costos extra contable. c) Informarse del criterio para codificar el centro de costos.

PDI - Plan Director de Informática

305

Ejemplo: xxyy

donde xx = Dirección

yy = sector

5. Costos: a) Funciona como un sector independiente de la contabilidad. b) Funciona asociado con la contabilidad. 6. Monedas: a) Monedas utilizadas en la contabilidad. b) Contabilidad sólo en la moneda corriente. 7. Corrección integral del balance: a) Por conversión de los asientos uno a uno en moneda fuerte. b) Por conversión de los asientos en valores diferentes de la monedas, según la cuenta contable. 8. Diarios auxiliares: a) En el cuentas por pagar. b) En el cuentas por cobrar. c) En el activo fijo. d) En la tesorería. 9. Asientos en LALUR: a) Asientos en el libro de cálculo del resultado para aplicación del Impuesto a la Renta (IR). b) Existe alguna particularidad de la empresa en el cálculo de IR. 10. Informarse sobr posibles asientos automáticos en la contabilidad. 11. Adjuntar a la investigación de los datos, los principales informes, controles paralelos y estadísticas del sector contable. 12. Deficiencias del sector Contable: a) Gran volumen de datos. b) Atraso en las informaciones. c) Incorrección en el flujo de papel. d) Averiguar cuáles son las desventajas del actual sistema. 13. Detallar las ventajas de la rutina o sistema actual y evaluar la importancia de un sistema para el sector.

306

Gestión Empresarial con ERP

Libros Fiscales 1. Libros de entrada y salida (modelo 1 y 2): a) Escritos manualmente. b) Por sistema específico. c) Escritos externamente. 2. Régimen actual de la empresa: a) Escrito por medio electrónico. b) Escrito en libros. c) Régimen por digitación o especial. 3. Escrituración vía disquete. a) Informarse del software utilizado. b) Preguntar cuáles libros son. 4. Adjuntar los principales informes del sector fiscal. 5. Deficiencias del sector fiscal: a) Falta de documentación. b) Atraso de los demás sectores en enviar la documentación. c) Averiguar cuáles son las desventajas del actual sistema. 6. Detallar las ventajas de la rutina o sistema actual y evaluar la importancia de un sistema para el sector.

Activo Fijo 1. Informarse acerca del funcionamiento del sector llevando en cuenta: a) Los bienes no controlados. b) Bienes controlados manualmente, por grupo en fichas. c) Bienes controlados por el sistema, por grupo. d) Bienes controlados manualmente, uno a uno en fichas. e) Bienes controlados manualmente, uno a uno por el sistema. 2. Patrimonio Neto: a) El capital y las inversiones se controlan por el módulo de

PDI - Plan Director de Informática

307

activo. 3. Ampliaciones y reforma de Bienes: a) Asiento como gasto y no activación. b) Activación en el mismo bien. c) Creación de otro bien. 4. Mayor auxiliar: a) Hay el mayor auxiliar del activo. b) El mayor sólo está en la contabilidad. 5. Averiguar si el control de seguros se hace junto con el activo fijo. 6. Averiguar si la empresa recibe algún incentivo para depreciar sus bienes: a) Depreciación acelerada. b) Incentivo fiscal. 7. Adjuntar a la investigación de los datos, los principales informes, controles paralelos y estadísticas del sector de activo fijo. 8. Deficiencias del sector de activo fijo: a) Falta de informaciones. a) Falta de auditoria. c) Divergencias del control físico con el contable. d) Averiguar cuáles son las desventajas del actual sistema. 9. Detallar las ventajas de la rutina o sistema actual y evaluar la importancia de un sistema para el sector.

Planilla de Haberes 1. Informarse sobre el funcionamiento del sector de planilla de haberes llevando en cuenta: a) Planilla de haberes procesada externamente. b) Planilla de haberes manual. c) Planilla de haberes por el sistema. 2. Listar los sindicatos que actúan en la empresa y el proceso de pacto salarial. 3. Listar las rutinas automatizadas:

308

Gestión Empresarial con ERP

a) Recibo de sueldo b) Impuestos. c) Vacaciones. d) Rescisión. e) Aguinaldo. f) DIRF/RAIS. g) Recursos Humanos. 4. Resúmenes del cálculo de los promedios para efecto de Aguinaldo y vacaciones: a) Cálculo del promedio en horas. b) Cálculo del promedio en valores. 5. Pago a colaboradores: a) Por cheque. b) Al contado. c) Por depósito bancario. 6. Listar los bancos que efectúan el pago de sueldos. 7. DARP/RE: a) Manual. b) Por el sistema. 8. Provisión de vacaciones y Aguinaldo: a) Mes a mes durante el año. b) Sólo en el segundo semestre. 9. Fechas para anticipo y planilla de haberes: a) Anticipo, el 50% día 20 y el 50% en el quinto día hábil. b) Anticipo, el 40% día 20 y el 60% en el quinto día hábil. c) Anticipo, el 50% día 15 y el 50% el día 30. 10. Informarse sobre las vacaciones colectivas: a) No hay. b) Sectorial. c) General.

PDI - Plan Director de Informática

309

d) Informarse del periodo de vacaciones colectivas. 11. Adjuntar a la investigación de los datos, los principales informes, controles paralelos y estadísticas del sector. 12. Deficiencias del sector: a) Falta de profesionales calificados. b) Atraso en los apuntes. c) Decisiones de última hora. d) Averiguar cuáles son las desventajas del actual sistema. 13. Detallar las ventajas de la rutina o del sistema actual y evaluar la importancia de un sistema para el sector.

2ª etapa — Evaluación de Necesidades de Personalización Verificación de las necesidades de los siguientes puntos: 1º Conversióndearchivos • Definiendo estándar de archivos. • Plataforma y sistema actuales. 1. Informarse sobre los archivos que se convertirán, evidenciando: a) La real necesidad de la conversión. b) Volumen de datos. c) Relación con otros archivos, si existe. d) Necesidad en desarrollar rutinas para conversión. e) Estándar de los archivos (.TXT, .DBF, SQL, etc). f) Plataforma actual. g) Sistemas actuales. 2º Personalizaciones • Definición de rutinas de procesamiento/actualización. • Definición de informes 1. Informarse sobre las rutinas especificas que se desarrollarán

310

Gestión Empresarial con ERP

evidenciando: a) Real necesidad del desarrollo. b) Verificar en los informes, la posibilidad de compararlos con los existentes en el sistema. c) Detallar todos los parámetros necesarios. d) Detallar las posibles órdenes de impresión, para los informes. e) Detallar todas las rutinas por desarrollar: 1º - Las horas necesarias para hacer el análisis detallado. 2º - Las horas necesarias para el desarrollo. 3º - Las horas necesarias para instalar y probar, con los respectivos valores.

3ª Etapa — Evaluación de los Recursos Físicos 1º Verificación del entorno actual — hardware — y definiciones estándares.


Evaluación del parque instalado basado en el volumen de datos, módulos e número de usuarios. • Definición de configuraciones mínimas: 1. Hardware: a) Informarse sobre la existencia de una red. Si la respuesta es sí, ¿cuál red? b) ¿Para cuántos usuarios (la red)? c) ¿Cuántos usuarios accederán el sistema, en simultáneo? d) ¿Cuántas estaciones están conectadas a la red? e) ¿Cuál es la configuración y localización física de cada una de las estaciones y las consecuentes necesidades de contrataciones y/o reasignaciones? • Definición de programa de capacitación, basado en módulos utilizados. 1. Definir los usuarios involucrados en el proceso, directa e indirectamente (desde que sean responsables por decisiones que afectan el proceso): a) Definir los nombres de los involucrados y sus atribuciones básicas. b) Definir la relación usuarios vs. módulos.

PDI - Plan Director de Informática

311

c) Evaluar los puntos críticos entre el número de módulos y los usuarios: • Muchos módulos para un usuario. • Usuarios de un sector actuando en otro y viceversa, proporcionando problemas por el desconocimiento del área de actuación. d) Evaluar la necesidad de capacitación de cada usuario, tomándose en cuenta el conocimiento de las rutinas administrativas y conocimientos de informática.

4ª Etapa - Preparación del Plan y Calendario Macro 1º Elaboración de PDI conteniendo:


Diagnóstico de la situación actual (foto) • sistemas actuales. • parque instalado. • usuarios involucrados. • flujo actual de informaciones. • puntos críticos. • puntos de interferencia con el nuevo sistema.


Sugerencia para mejorar los puntos críticos

312

•

dónde y cuáles sistemas deberán implantarse.

•

cambios necesarios en el parque instalado (hardware).

•

capacitación de los involucrados en el proceso.

Gestión Empresarial con ERP

• sugerencia de nuevo flujo de informaciones. • resolución de los puntos de interferencia, utilizando las alternativas: •

cambio en los procedimientos.

•

alteración en el sistema estándar.

•

creación de rutinas específicas.

•

definición de los profesionales involucrados.

•

plazos para ejecución de los servicios.

•

horas previstas, de los profesionales definidos, para el proyecto.

•

costos involucrados y forma de pago.

2º Preparación de un calendario macro:


Definición de los módulos que se implantarán, conteniendo: • prioridades de implantación de los módulos. • plazos de implantación de los módulos. • requisitos previos para cada tarea y/o módulo.

Repaso 1)

Con relación al Plan Director de Informática, es correcto afirmar que: a)

Su objetivo es evaluar la organización de la empresa utilizando investigaciones en los diversos departamentos y sectores para obtener las estrategias que se adoptarán.

b)

El objetivo es buscar la efectiva representación de la organización de la empresa por organigramas.

c)

El objetivo es buscar la efectiva representación de la organización de la empresa por organigramas funcionales.

PDI - Plan Director de Informática

313

2)

3)

314

c)

El objetivo es buscar la efectiva representación de la organización de la empresa por diagramas de flujo operativos.

e)

El objetivo es verificar la real condición de la empresa en la obtención de informaciones, para servir de base en la personalización e implantación de un sistema de ERP – Enterprise Resource Planning.

Son etapas del Plan Director de Informática: a)

Análisis Organizacional, Análisis Funcional, Análisis Departamental y Análisis Sectorial, en la obtención de manuales operativos.

b)

Preparación de Diagrama Organizacional, del Diagrama Funcional, del Diagrama de Flujo Operativo y Preparación del Manual Operativo.

c)

Obtención de la Situación de la Empresa, Evaluación de la Necesidad de Personalización, Evaluación de los Recursos Físicos y Preparación del Calendario.

d)

Análisis Organizacional, Análisis Funcional, Preparación del Organigrama Funcional y del Organigrama Operativo.

e)

Personalización de los Recursos Físicos, de los Recursos Humanos, Personalización Funcional y también la Operativa.

Marque la alternativa incorrecta: a)

El estudio pormenorizado de la organización general de la empresa, describiendo departamentos, usuarios, rutinas diarias, flujos e informes utilizados se hace en la preparación del plan y generación de Calendarios.

b)

La etapa de análisis involucra definir la situación actual, la situación deseada y los motivos que llevan a la necesidad de hacer cambios.

c)

Para obtener un panorama general, es necesario conocer con pormenores a la empresa, desde el comportamiento de los usuarios hasta la forma de actuación administrativa. Todos estos datos se obtienen en la etapa

Gestión Empresarial con ERP

de análisis de la situación actual.

4)

5)

d)

El volumen y el flujo de los datos son informaciones muy importantes en la etapa de análisis de los datos.

e)

La obtención de informaciones sobre los departamentos y sobre los respectivos responsables, además de obtener la lista de los sistemas existentes se hace en la etapa de análisis de la situación actual de la empresa.

En la etapa de análisis, cuando nos referimos al módulo compras, varias preguntas deben hacerse, entre ellas se evidencian: a)

El funcionamiento y la estructura del departamento, formas de distribución y criterios adoptados.

b)

El funcionamiento y la estructura del departamento, reglas y formatos del almacenaje y criterios adoptados.

c)

El funcionamiento y la estructura del departamento, reglas y formatos de las informaciones y criterios adoptados.

d)

Determinación de los canales de distribución y criterios para utilización de políticas de aprobación de crédito y límites de descuento.

e)

El funcionamiento y estructura del departamento de compras, formas de distribución y criterios para utilización de políticas de aprobación de crédito y límites de descuento.

En la implantación de sistema del EIS, al evaluar la necesidad de personalización, algunos aspectos más importantes que deben considerarse, son: a)

La estructura organizacional y funcional y los criterios adoptados para elegir a los proveedores.

b)

La necesidad de convertir la plataforma utilizada y la estructura delosdatos,incluyendosuorganización,estructurayrelaciones.

c)

La estructura organizacional y funcional, las metodologías adoptadas para representar los diagramas y los flujos operativos.

d)

Los criterios adoptados para representar las estructuras organizacionales y funcionales.

e)

Evaluación de los stock registrados comparados al stock físico

PDI - Plan Director de Informática

315

para incluir los valores correctos en el nuevo sistema. 6)

7)

8)

316

Con relación a las personalizaciones por hacerse en un sistema EIS, es correcto afirmar que: a)

Independiente de los ya existentes, siempre será necesario desarrollar nuevas rutinas e informes más adecuados para los problemas específicos de la empresa.

b)

Sólo se aprovecharán los datos presentes en los archivos de los sistemas ya instalados que tengan el formato y estándar establecido, a lo que no se justificará desarrollar rutinas para convertirlos.

c)

Es importante obtener la periodicidad de las compras, ventas y del proceso productivo.

d)

Es muy importante evaluar las rutinas de procesamiento/ actualización de informes ya existentes con la necesidad específica de la empresa.

e)

Es importante también el análisis organizacional y funcional de la empresa.

El análisis de hardware incluyendo la evaluación del parque instalado y la definición de programa de capacitación son aspectos que deben considerarse en la etapa: a)

Evaluación de la necesidad de personalización.

b)

Investigación.

c)

Preparación del plan y calendario macro.

d)

Evaluación de los recursos físicos.

e)

Ninguna de las respuestas anteriores.

En el Plan Director de Informática, el objetivo de la etapa de preparación del Plan y Calendario Macro es: a)

Obtener los datos necesarios para adquirir software y hardware.

b)

Obtener la periodicidad de compras de productos.

c)

Más eficiencia en la Planificación y Control de la Producción.

Gestión Empresarial con ERP

d)

Obtener una planificación más adecuada para el sector de compras.

e)

La obtención de documentos conteniendo el diagnóstico de la situación actual de la empresa, sugerencias para mejoras y calendario para darle curso a la ejecución.

CASO PARA ANÁLISIS Y SOLUCIÓN DE PROBLEMA: LA FÁBRICA DE COMPONENTES ELECTRÓNICOS ALFA El margen de ganancia de la fábrica tuvo una reducción de un 30% con relación al año anterior. La fábrica de componentes ALFA, instalada en zona de libre comercio, enfrenta actualmente fuerte competencia por parte de otras fábricas instaladas, hace poco tiempo. Entre los diversos hechos que contribuyen para este escenario se evidencia, el bajo nivel de ventas en función de los precios de los productos practicados por la competencia, además de los atrasos en las entregas de los productos de ALFA. El director del área de producción de ALFA argumenta que no consigue atender algunas de las demandas a razón de la falta de componentes. La mayoría de los componentes en stock o están vencidos o están desfasados. A la vez, el director del sector de compras de ALFA, atribuye los atrasos a los proveedores que retienen las demandas a razón de haber expectativa de constantes ajustes en el cambio. A la vez, los clientes se quejan que algunos pedidos no son atendidos, y de otra parte los vendedores aseguran que todos los pedidos que llegan al departamento son atendidos Algunos departamentos pasaron a lo largo del tiempo, por un proceso de informatización, excepto la contabilidad, en la que existen asientos que aún se clasifican manualmente. Este es uno de los grandes problemas apuntados por algunos ejecutivos de la empresa. Otros ejecutivos aseveran que el problema tiene origen en los gastos con reformas y ampliaciones de los almacenes y en las seguidas contrataciones de empleados. Ante lo expuesto diga ¿cuál es el problema de la fábrica de componentes electrónicos ALFA? ¿Cómo se podrá solucionar? Haga una lista con las preguntas más importantes que deben hacerse. Haga también una evaluación de necesidades y recursos físicos, incluyendo un análisis de las mejoras que se pueden obtener al utilizar un Plan Director de Informática.

PDI - Plan Director de Informática

317

318

Gestión Empresarial con ERP

Análisis de Softwares de Gestión - ERP

10

Capítulo 10

Análisis de Software de Gestión - ERP Sumario del Capítulo 10.1

Softwares de Gestión. Aspectos relevantes al analizar Softwares de Gestión.

10.2

Rutinas Genéricas Descripción de las rutinas genéricas. Importancia de servirse de las rutinas genéricas bajo diferentes aspectos.

10.3

Gráficos: características relevantes para presentar gráficos.

10.4

Diferenciales a considerarse en un software de gestión para cada área.

Objetivos del aprendizaje 1.

Demostrar la gran importancia en los criterios para analizar Softwares de Gestión.

2.

Pormenorizar los varios aspectos que deben considerarse al analizar un Software de Gestión por área.

3.

Permitir que se adquieran elementos para un mejor análisis del software de gestión

Palabras clave Rutinas Genéricas Filtros de Consultas Seguridad en el Acceso Archivo de log Back-up

Análisis de los Softwares de Gestión - ERP

321

Ayuda On-Line Importación/Exportación de los Datos Gráficos A continuación se exhibe la lista completa con rutinas, características, condiciones, facilidades y recursos tecnológicos que un sistema de gestión debe contemplar y que tiene como objetivo ayudar las empresas a elegir un software ERP.

Rutinas Genéricas Capacidad de procesar varias empresas y las sucursales. Consolidación de las empresas y también de las sucursales. Capacidad para asignar archivos en varios servidores de datos. Capacidad para asignar las reglas de negocios en varios servidores de aplicación. Desarrollo del software en varios idiomas. ¿Cuáles? Trabaja con diccionario de datos activo que permiten:


Incluir nuevos campos.
Borrar campos.
Borrarlos de las ventanas e informes.
Borrarlos del browse del registro.
Alterar su tamaño.
Alterar su máscara de edición.
Incluir cero a la izquierda en un campo alfa.

322

Gestión Empresarial con ERP


Alterar su validación. •

Usa funciones generales.

•

Usa funciones propias (usuario).

•

Usa “.and.” y “.or.”.


Acceder a archivos o tablas relacionadas.
Acceder a otros campos digitados en la misma ventana. Usar fórmulas definidas por el usuario. Inicialización basada en un registro anterior (carry on). Inicializador estándar al incluir registros. Inicialización basada en otros campos digitados (disparadores). Alterar orden de exhibición de los campos. Acceso directo al registro por varias secuencias. Visualizar todos sus datos. Crear archivos propios. Alterar la base de datos, on-line. Calculadora. Agenda del sistema. Control de la agenda por usuario. Tiene mailing entre los usuarios. Control de spooling de impresión:


Permite visualizar informes en la ventana.
Emisión parcial del informe.
Emisión de informe con varias copias. Consultas genéricas:


Consultas con filtros.
Filtros con expresión (fórmula).
Consultas con filtros de archivos relacionados.
Visualiza varios archivos en simultáneo.
Posibilidad de relacionar los archivos. Análisis de los Softwares de Gestión - ERP

323


Cambiar el orden de exhibición de los datos.
Búsqueda de determinado registro.
Creación de índices propios.
Altera orden de las columnas.
Congela determinada columna.
Visualiza datos en pantalla entera.
Imprime consulta.
Salva las opciones definidas para una futura recuperación.
Dispone de totales en las consultas. Sobre la seguridad en el uso del sistema:


Permite bloquear algunos programa (menú p/contraseña).
Bloqueo de determinado campo/archivo.
Bloqueo de alteración.
Bloqueo de visualización.
Bloqueo de determinada función.
Bloqueo de determinado módulo.
Bloqueo de determinada empresa.
Hace log de digitación: •

Graba usuario/fecha en los registros guardados.

•

Graba archivo de log.

Sobre la seguridad física de los datos:


Hace back-up/restaura archivos.
Este back-up es on-line.
El back-up compacta datos.
Deshacetransacción(rollback)sihubieraalgunainterrupciónenelsistema.
Controla la integridad referencial.

324

Gestión Empresarial con ERP

Generador de informes:


Permite acceso a cualquier archivo.
Accede archivos externos.
Filtros flexibles.
Máximo 9 niveles.
Informes sintetizados.
Ítemes con varias líneas.
Crea índices propios.
Usa fórmulas.
Suma campos en todo el archivo. Disparador activado al digitar un campo. Disparador activado al actualizar archivos. Generador de consultas.




Recupera datos de cualquier archivo.




Permite funciones propias.




Permite filtros flexibles.




Dispone de funciones inherentes a la consulta.




Agrupamiento de células.




Uso de fórmulas.

Help:




Help on-line en el campo (sensible al contexto).




El usuario puede alterar el help.




El help dispone de palabras claves para acceso a otro help (hipertexto).




Help tiene conceptos generales de los programas.




Help con video y voz u otro tipo de animación.

Release de la versión documentada en el mismo sistema. Dispone de medios fáciles para importar/exportar datos:

Análisis de los Softwares de Gestión - ERP

325




Importa/exporta archivos texto.




Importa/exporta archivos DBF.




Importa/exporta archivos Cobol.




Importa/exporta archivos SQL.




En la exportación permite usar fórmulas.




En la exportación permite usar totales con filtro.




Permite usar filtros.




Importa/exporta archivos Excel.




Importa/exporta archivos en otros lenguajes.




Exporta un archivo a partir de varios archivos de origen.




Hace actualización automática en las importaciones (financiero, contable, etc).

Gráficos Permite varios tipos de gráficos. Definición de las leyendas. Acceso a cualquier archivo. Filtros flexibles. Totales en los campos. Uso de fórmulas. Funciones inherentes al módulo. Funciones propias. Número ilimitado de columnas.

Financiero Controla los títulos a pagar, clasificándolos por modalidad (títulos, planilla, impuestos, etc). Controla los títulos por cobrar. Controla saldos bancarios. Dicho control se hace por agencia/cuenta. Facilidad para reconciliar con el extracto. Recepción de los movimientos de la cuenta, por módem.

326

Gestión Empresarial con ERP

Considera la disponibilidad de los cheques depositados. Considera la disponibilidad de los cobros. Controla el flujo de caja.




Exhibe en la ventana la proyección del saldo diario.




Considera vencimiento real.




Suministra analítico por título.




Considera títulos provisionales.




Considera pedidos de compras.




Considera pedidos de ventas.




Considera solicitudes de compras.




Considera previsiones de ventas.




Considera rédito de las inversiones.




Imprime flujo, en columnas, separado por modalidad.




Hace simulación financiera.




Exhibe gráfico en el flujo.

Hace control presupuestario.




Control de modalidad.




Permite hasta diez niveles de totales, definidos por el usuario.




Permite salto de nivel de ordenación invertida (ej.: bbbbbbaaaaa).




Permite crear índices propios.




Emite comparativo entre presupuestado y realizado.




El comparativo utiliza hasta 12 meses.




Se podrá hacer el presupuesto en 5 monedas como máximo.




Trabaja en régimen de competencia o de caja.

Informe de los títulos con detalles. Informe sintético por modalidad. Valor del título en varias monedas. Los informes/consultas se pueden hacer en una de estas monedas.

Análisis de los Softwares de Gestión - ERP

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Controla el movimiento bancario. Trata eventuales pagos o cobros. Emite borderó de cobranza. Sugiere los títulos que deben llevarse al banco:







Considera el cliente. Considera el valor del título. Considera la fecha de vencimiento. Considera el valor del contrato/saldo.

Mantiene los datos del contrato de financiación. Emite borderó de pago. Emite comprobante de depósito de cheques. Emite cheques y copia de cheques:










Separa los cheques por banco y localidad. Permite configurar cheques específicos. Impresión en formulario continuo y hoja suelta. Permite agrupar varios títulos en un cheque. Registra los cheques anulados. Restablece el título correspondiente. Tiene control del responsable por la emisión de cheques.

Controla la liquidación del título tras dar de baja. Da de baja al título automáticamente. Facilita la selección. Hace la baja parcial en títulos. Al dar de baja, acepta descuentos, tasa de permanencia, multa, etc. Controla anticipos.




Al dar de baja avisa/considera los anticipos efectuados.

Permite sustituir las facturas a pagar por factura/título. Contabiliza automáticamente las bajas y la emisión. Asiento contable completo, en el movimiento bancario. Situación de las carteras por cobrar y por pagar en cualquier orden. Lista con los títulos vencidos.

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Gestión Empresarial con ERP

Carta/extracto para clientes en atraso. Emite ficha de registro. Permite varios tipos de operaciones bancarias (cobranza simple, garantía y descuento). Hace transferencias automáticas considerando restricciones. Emite avisos de procedimientos para bancos:




Hace el follow-up de este aviso.

Controla las inversiones financieras y las retiradas.







Calcula los impuestos involucrados. Permite retiradas parciales. Dispone de una rutina propia para el FAF. Varias inversiones del mismo tipo en la misma cuenta.

Emite diario y mayor auxiliar de clientes y proveedores. Emite aging de los títulos por cobrar/pagar. Separa los títulos por modalidad (ventas, servicios, préstamos, impuestos, alquileres), banco, vendedor, vencimiento. Genera títulos de comisiones por la emisión y baja de títulos. Controla los intereses adeudados y no pagados.




Genera títulos de los intereses adeudados y no pagados.

Emite boleta para cobranza electrónica: Se comunica con el banco utilizando modem para enviar y recibir títulos (estándar CNAB). Emite orden de pago. Emite historial de clientes. Mantiene estadísticas sobre pagos de los clientes. Mantiene historiales de atrasos. Historial de títulos protestados. Historial de cheques devueltos. Emite documento para consultas comerciales de terceros. Consulta la situación de clientes y proveedores. Controla límite de crédito de los clientes.





Este límite puede hacerse en moneda fuerte. El límite tiene fecha de vencimiento.

Análisis de los Softwares de Gestión - ERP

329




El límite recibe algún ajuste automático.

En la situación por cobrar y por pagar, permite consolidar por pagador, independiente de la sucursal o tienda. Consolida por empresa, agrupando por sucursal en todos los informes/ consultas. Consolida varias empresas. Es fácil registrar la dirección de cobranza, considera retención bancaria al actualizar el saldo bancario. Suministra el motivo por el cual no se hará un pago. Mantiene el historial de cobranza de un título. Considera IR retenido en el origen. Considera ISS retenido en el origen.

Contabilidad Tiene códigos para las cuentas, con ilimitada cantidad de dígitos. Hace consolidación entre empresas. Hace consolidación entre sucursales. Hace control por centro de costos. El centro de costos puede pertenecer a la cuenta. El centro de costos puede ser un campo (archivo) separado. Rutina de apertura automática de cuentas para los centros de costos. Mantiene más de 12 meses en abierto. Permite asientos retroactivos. Permite cerrar el ejercicio fuera del mes de diciembre. Permite cerrar el mes antes del día 30. Dispone de dígito verificador en la cuenta. Hace la corrección integral. Controla más de una moneda.







Convierte por la fecha de asiento. Convierte por la tasa promedio del mes. Convierte por la fecha de vencimiento del pago/cobro. Convierte por la tasa del último día del mes.

Calcula y hace el asiento de la variación monetaria de las cuentas expuestas. Calcula variación residual si la conversión es por el vencimiento. Emite balance corregido en la moneda del país.

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Gestión Empresarial con ERP

Acepta asientos estandarizados. Acepta historiales estandarizados.





Acepta historiales largos, con varias líneas. Permite complementar historial estandarizado.

Sobre los prorrateos.







Prorrateo de un asiento basado en porcentajes registrados. Prorrateo del movimiento mensual de una cuenta. Prorrateo del saldo de un cuenta. Prorrateo de un grupo de cuentas (mismo centro de costos).

Permite bloquear la cuenta. Procesa el diario auxiliar para cualquier cuenta. Hace control presupuestario.






Presupuesta más que 12 meses. Presupuesta más que una moneda. Presupuesta grupo de cuentas independiente del plan.

Cuadro contable en cualquier formato/moneda/agrupamiento. Genera asientos automáticos de:

















Compra on-line. Compra batch. Solicitudes on-line. Solicitudes batch. Producción on-line. Producción batch. Depreciación batch. Corrección monetaria batch. Planilla de haberes batch y on-line. Cobro de títulos on-line. Cobro de títulos batch. Pago de títulos on-line. Pago de títulos batch. Movimiento bancario on-line.

Análisis de los Softwares de Gestión - ERP

331







Movimiento bancario batch. Inversiones/retiradas on-line. Inversiones/retiradas batch. Cierre de ganancias y pérdidas batch.

En el asiento automático:












Permite hacer el asiento con varias líneas. Usa fórmula en el débito/crédito. Usa fórmula en el historial. Usa fórmula en el valor. Fórmulas diferentes según la moneda. Agrupa asientos por sección de digitación. Agrupa asientos por periodo definido por el usuario. Agrupa según la línea del asiento. Permite alterar el asiento antes de hacerlo efectivo.

Emite el mayor y el diario en formulario especial. Emite balance, con los gastos por centro de costos. Emite el balance con configuración oficial. Emite los cuadros contables. Emite el estado de ganancias y pérdidas en formato oficial. Emite el mapa de orígenes e inversiones. Emite el mapa de mutación en el patrimonio. Procesa LALUR (libro para cálculo de la ganancia real)

Stock/Costo Calcula costo on-line. Permite reprocesar en batch. Calcula el costo en más de una moneda. Controla varios depósitos. Cada depósito tiene su propio costo unitario. Controla productos en poder de terceros. Controla productos de terceros en nuestro poder.

332

Gestión Empresarial con ERP

Maneja el beneficio en terceros. Controla stock en consignación. Controla por cuadrícula, con adaptación en las compras, producción y ventas. Controla productos en el control de calidad.






Hace estadísticas de rechazo en el CC. Graba resultados de las pruebas. Emite certificado de garantía.

Controla el saldo en proceso.






Detalla el saldo en proceso de los materiales directos. Detalla el saldo de los materiales con imputación por el Estándar. Controla el valor de las órdenes de producción no concluidas.

Controla depósito cerrado (PEPS). Pérdidas:





Hace estadísticas de las pérdidas. Maneja la pérdida de un producto terminado.

Genera solicitudes automáticas:




Permite alterar la solicitud automática (reserva).

Genera automáticamente la producción, si hay stock negativo. Calcula costo Estándar:





Reajusta automáticamente el costo Estándar de la materia prima. Permite Costo Estándar en más de una moneda.

Detalla el costo (materia prima, mano de obra, GGF, etc.) Permite simular costos, cambiando la estructura. El cálculo de costo de la mano de obra es automático. Calcula el precio de venta, basado en el costo.







Permite definir fórmulas propias para este cálculo. Permite calcular el costo sin abrir una orden de producción. Considera los gastos generales (adm. y ventas) en el precio de venta. Considera los créditos de impuestos al calcular los costos.

Genera asientos de costos en la contabilidad. Emite el kardex.

Análisis de los Softwares de Gestión - ERP

333

Emite el kardex del proceso. Permite más de un proceso (centro de costos). Permite generar solicitudes automáticas al iniciar la OP. Muestra la evolución del costo real. Muestra porqué hubo variación en el costo:








Por precios de compra. Por eficiencia de la mano de obra. Por ociosidad de los recursos de producción. Por variación en el consumo de las materias primas. Por variación del costo de la mano de obra y GGF.

Permite imputar débitos directos. Brinda con facilidades para el inventario:









Lista para control del inventario. Etiqueta para recuentos. Lista las diferencias entre inventario vs. saldo contabilizado. Permite inventario rotativo, con fecha aleatoria. Ajusta el inventario automáticamente. Costea las diferencias de inventario.

Controla más que una unidad de medida.




La convierte de una a otra automáticamente.

Prevé productos hidroscópicos (volátil). Calcula lote económico. Considera curva ABC. Considera valor máximo de compras/mes. Calcula previsión de consumo:








Media simple. Media ponderada. Regresión lineal. Correlación múltiple Considera estacionalidad.

Calcula punto de pedido:

334

Gestión Empresarial con ERP







Considera consumo promedio. Considera stock de seguridad. Considera plazo de entrega. Este plazo el programa lo ajusta.

Maneja la chatarra. Maneja subproducto. Indica los ítemes obsoletos. Calcula el costo de almacenamiento. Imprime documentos para digitación (solicitudes, producción, etc). Controla plazo de validez de la mercadería. Acepta varias listas de precios.

PCP – Planificación y Control de la Producción Registra la estructura.














Controla la validez de los componentes por fecha. Controla la validez de los componentes por agotamiento. Muestra la estructura gráficamente. Permite duplicar las estructuras. Permite cambiar la unidad de medida de los componentes. Sobrepasa los 99 niveles. Maneja productos fantasmas. Ítemes alternativos en el PCP (si no hay X, use Y). Montaje de estructuras con diferenciación en el código selectivo. Permite cantidad base del conjunto. Registro de la pérdida estándar para control de variación.

Órdenes de Producción:









Apertura de OP basado en la previsión de ventas. Apertura de OP basado en los pedidos de ventas. Reserva de los componentes de una OP. Apertura automática de las OP de los componentes. Impresión de los componentes en la OP. Impresión de estos componentes en secuencia propia.

Análisis de los Softwares de Gestión - ERP

335





Impresión de las operaciones en las OP. Impresión del número de la OP en código de barra.

Anulación automática de las OP/SC si se anula la previsión o el pedido de ventas. Modificación automática de las OP/SC si se anula la previsión o el pedido de ventas.







Emite una lista con las OP/SC anuladas. Emite una lista con los pedidos de compras. Anulación de las OP secundarias si se anula la OP principal. Permite impresión aglutinada de OP.

MRP (proyección de stock):










Calcula la necesidad de componentes y materias primas. Considera plazos y fechas de entrega. Considera sábados, domingos y feriados. Considera el lote económico. Considera el punto de pedido. Muestra resumen diario, semanal, mensual, etc. Genera OP y Solicitudes de Compras.

Trazabilidad:






Controla stock por lotes. Informa el lote de la materia prima usada en un lote de venta. Informa lotes de ventas que usaron un mismo lote de MP/PI.

Carga de Máquina Permite anclar por el inicio o por el final. Revierte el anclaje por el final si se llega a la fecha actual. Cantidad de recursos alternativos por operación. Recursos alternativos con tiempos diferenciados. Considera calendario semanal por máquina. Controla feriados

.

Controla líneas de producción. Considera tiempo de superposición por tiempo o piezas.

336

Gestión Empresarial con ERP

Considera tiempo de desdoblamiento. Privilegio a órdenes de producción. Operaciones considerando capacidad volumétrica (horno). Verifica la secuencia de las operaciones digitadas. Emisión de mensajes relacionados con las faltas, anticipos, sobras, prórrogas, anulaciones, etc (en la proyección). Considera la disponibilidad de la herramienta al asignar la operación. Considera la vida útil de la herramienta. Considera restricción a máquinas (por ej. para mantenimiento). Considera operaciones esporádicas. Considera setup. Recálculo de setup vinculado a la operación anterior. Visualización de la carga de máquina. Visualización del histograma. Visualización de la carga acumulativa. Hace nueva asignación de las solicitudes de compras si es necesario. Considera la disponibilidad de materia prima. Comprime las operaciones si es necesario. Control de mantenimiento en las máquinas. Información de la producción:






Lectura de códigos de barra. Lectura de recolector electrónico. Lectura de báscula electrónica.

Compras Hace solicitudes de compras a partir del punto de pedido. Emite y controla cotizaciones de compras. Mantiene proveedores por producto. Hace alternación de proveedores (empresa pública). Elige los proveedores según el desempeño. Reclasifica al proveedor a partir de las entregas y del CC. Controla solicitud/pedido por pertinencia (contraseña/valor).

Análisis de los Softwares de Gestión - ERP

337

Analiza cotizaciones de compras seleccionando la mejor.





Hace análisis por el valor presente (condición de pago). Hace análisis por la calidad de los productos del proveedor: • • •

Por los atrasos del proveedor. Por las devoluciones del proveedor. Por las divergencias en los precios del proveedor.

Control en las justificativas de elección. Hace estadísticas de desempeño del proveedor. Mantiene un historial de las cotizaciones. Follow up con historial de los pedidos de compra. Mantiene pedidos parciales. Controla contratos de suministro (por precio, cantidad, fecha de entrega, etc). Controla los reajustes de precios de estos contratos. Separa todos los informes/consultas por comprador. Emite informe de divergencia. Maneja correctamente los ítemes que no son de stock. Permite diferentes fechas de entrega para cada ítem del pedido. Mantiene código del producto en el proveedor. Considera el flete en el pedido de compra. Envía/recibe datos vía EDI (Electronic Data Interchange). Envía/recibe datos vía Internet.

Facturación Controla reservas/ cotizaciones. Hace una historial de las reservas/cotizaciones perdidas. Hace estadísticas de las reservas ganadas/perdidas. Vincula los pedidos de venta a las órdenes de producción. Genera procedimientos de entregas. Controla la salida de la mercadería. Controla las comisiones de ventas.




338

Comisiones pagadas por la emisión del pedido, por la facturación y por las bajas.

Gestión Empresarial con ERP





Acepta más de un vendedor por factura. Permite comisión por producto.

Integración con otros módulos:







Integrado con el cuentas por cobrar. Integrado con el stock. Integrado con el libro fiscal. Integrado con el stock/costos.

Sobre las condiciones de pago.










Permite hasta 36 cuotas. Fechas fijas (día en el mes o día de la semana) para el pago. Permite informar el valor de las cuotas. Informa las cuotas en porcentaje. Coloca vencimientos específicos (digitados). Vincula un aumento financiero a la condición. Se podrá informar este aumento o incluirlo en el precio.

Factura automáticamente la embalaje. Sobre el reajuste de precios:




Vía fórmula en el pedido: • •

Hace facturación automática de reajuste a posteriori. Emite planilla demostrativa del reajuste.

Controla la mayor compra, el mayor saldo, etc, por el cliente, sin considerar la sucursal del cliente. Permite aprobar un pedido en varias facturas. Manejo de importación/exportación de mercaderías (emisión de guías, verificación de pagos de las tasas, follow-up, etc). Genera automáticamente nota de transferencia de entrada. Respeta la prioridad de clientes al aprobar los pedidos de ventas. Procesa aprobación de crédito:






Por el riesgo, basado en títulos atrasados. Por el límite de crédito. Restringe la aprobación manual.

Análisis de los Softwares de Gestión - ERP

339




Restringe la aprobación manual por pertinencia.

Procesa aprobación por el stock:





Hace, por opción, la aprobación parcial. Anula residuos de pedidos.

Verifica la factura de devolución, en el precio, producto, etc. Alusión al número de la factura de venta por la entrega futura. En todos los informes permite filtrar por el tipo de salida. Follow up de las previsiones de ventas con relación a lo real:








Producto a producto. Mes a mes. En moneda nacional y moneda fuerte. Cuanto al precio de venta. Control de cuotas de vendedores.

Controla visitas a clientes. Permite número de serie del producto en la factura de venta. Concepto de familia de productos para facilitar la previsión de ventas. Estadísticas de ventas de largo alcance por cliente/producto. Emite etiquetas para embalaje. Emite lista de mercaderías de ventas. Emite factura para complemento de precio.

Fiscal Emite el libro Registro de Entrada (Mod.1 y 1A). Emite el libro Registro de Salida (Mod. 2 y 2A). Emite el libro Registro de Inventario (Mod. 7). Emite el libro para Cálculo del IPI e ICMS (Mod.8 y 9). Emite el cuadro otros débitos/créditos del Mod.8/ 9). Emite el libro de Registro de Control de la Producción y Stock (Mod. 3). Emite la lista de la DIPI. Emite los detalles de las operaciones. Emite la lista del ICMS solidario.

340

Gestión Empresarial con ERP

Emite el Registro del ISS. Permite ajuste en los libros fiscales. Considera base reducida de IPI. Considera base reducida de ICMS. Considera alícuota reducida de ICMS. Considera descuento referente a venta en la zona de libre comercio. Considera IPI incluso en la base del ICMS. Considera compra con crédito de ICMS. Considera compra con crédito de IPI. Considera venta para persona física fuera de la provincia. Considera ICMS complementario. Indica el valor de IPI en las devoluciones de materias primas. Emite factura complementaria de IPI. Emite factura complementaria de ICMS. Genera títulos referentes al IPI/ICMS a pagar. Corrige automáticamente estos títulos. Permite pagar los impuestos por la fecha de salida en vez de por la emisión. Emite boleta de pago de los impuestos (DARF). Considera saldos de créditos de meses anteriores. Emite la boleta de pago del ICMS. Permite digitar lotes de facturas al consumidor. Genera archivos y libros por medio magnético para régimen especial.

Activo Fijo Controla los bienes separando las reevaluaciones, ampliaciones y reformas. Controla la localización física. Contabiliza la depreciación. Contabiliza las bajas. Trabaja con más de una moneda. Cada moneda tiene su tasa de depreciación. Se puede informar la depreciación en valor. Tiene rutina para depreciación exponencial. Calcula saldos de bienes implantados retroactivamente. Permite transferir bienes de centro de costos. Permite transferir bienes de sucursales. Permite transferir bienes de empresas.

Análisis de los Softwares de Gestión - ERP

341

Permite dar de baja parcial a los bienes. Considera el motivo de la baja. Controla el seguro de los bienes. Maneja ítemes con cantidad ( ej.: 200 sillas). Maneja la ley 8200.

Planilla de Haberes y Recursos Humanos Acepta fórmulas para calcular los conceptos. Permite cambiar la secuencia de cálculo de los conceptos. Hace anticipo, en porcentaje, cada 15 días. Maneja los sueldos de los empleados que cobran por hora y por mes. Maneja los empleados por tareas. Maneja la planilla semanal. Controla contratos de experiencia. Hace la declaración de responsabilidad de los dependientes. Emite aviso de vacaciones. Considera faltas sin justificativa. Emite recibo de vacaciones. Emite recibo de vacaciones colectivas. Emite y calcula rescisión. Emite y calcula rescisión complementaria. Controla cargos y sueldos. Controla rotación de empleados. Mantiene datos de los dependientes del empleado. Controla ticket restaurante. Controla ticket transporte. Emite boleta de pago del INSS (Seguridad Social). Emite la RE del FGTS por medio magnético. Controla la asistencia médica. Emite el registro del empleado. Muestra en la pantalla la foto del empleado. Controla, para el empleado, la evolución en el sueldo. Calcula el pacto salarial. Considera anticipos. Considera proporcionalidad con relación a la contratación.

342

Gestión Empresarial con ERP

Calcula 1ª y 2ª cuota del 13º sueldo. Emite DIRF en formulario/medio magnético. Emite RAIS en formulario/medio magnético. Emite lista del neto en formulario/medio magnético. Emite lista de contratados/despedidos en medio magnético. Emite A.S. para fin de jubilación. Permite calcular sueldos diferenciados por función. Permite reestructurar los cálculos por nuevas fórmulas. Permite generar informes de horas trabajadas vs. costo mano de obra. Permite elegir el orden de los informes. Permite crear nuevos órdenes para cálculos e informes. Guarda los currículos de empleados. Acepta currículos por la Internet. Selecciona empleados para ejercer determinado cargo. Controla cursos y capacitación de empleados. Deja disponible el terminal para el empleado. Controla los exámenes médicos del empleado.

Reloj Registrador Electrónico Permite configurar el registro según el reloj. Controla por lo menos 99 horarios de trabajo. Controla turnos con alternación. Controla compensaciones. Controla el acceso de los empleados fuera del horario de trabajo. Emite informes oficiales exigidos por ley (informe del reloj fichador) Emite informes estadísticos de horas, faltas, evolución de horas trabajadas. Controla molinete electrónico.

Tiendas y Comercio al por Menor Deja disponible la ventana front-end para el cajero. Emite la factura al cliente. Acepta el código de barra para los productos. Emite estadística por producto. Emite estadística por vendedor. Controla el precio de venta real con relación a una tabla. Calcula la comisión sobre las ventas.

Análisis de los Softwares de Gestión - ERP

343

Provee el costo de los productos vendidos. Trae ventana de sugerencias de ventas para el cliente. Controla el stock del depósito. Controla el stock en la tienda. Controla el saldo bancario/caja. Controla la retirada de la caja. Controla los cheques diferidos. Controla los gastos de la tienda. Se conecta al PDV. Guarda los datos de la dirección de los clientes. Emite etiquetas de correo directo. Por supuesto esta lista no se agota con los ítemes presentados y en ella deben estar incluidas las necesidades específicas de la empresa, pero sirve como base para una evaluación inicial del sistema que se implementará.

Repaso 1)

344

Marque la alternativa incorrecta: a)

Debe elegirse un software de ERP que contemple una evaluación de sus características, condiciones, facilidades y recursos tecnológicos implementadas en sus rutinas.

b)

En un sistema de ERP, el objetivo de las Rutinas Genéricas es dar más flexibilidad al procesamiento de varias empresas y sucursales y además de permitir asignar los archivos en varios servidores.

c)

Un software de ERP que mantiene Rutinas Genéricas, permite asignar sus reglas de negocios en varios servidores.

d)

Un software de ERP que implementa Rutinas Genéricas no permite incluir o borrar campos.

e)

Un software de ERP que mantiene un diccionario de datos activo permite incluir o borrar campos.

Gestión Empresarial con ERP

2)

3)

4)

5)

Con relación al control de spooling de impresión, señale la alternativa incorrecta: a)

Permite visualizar los informes en la ventana.

b)

Permite emitir informe parcial.

c)

Permite emitir varias copias del informe.

d)

Ninguna de las respuestas anteriores.

e)

Permite alterar los datos en la base.

Consultas con filtros, posibilidad para cambiar el orden de presentación de los datos y permitir visualizar varios archivos en simultáneo, son características de: a)

Consultas estructuradas.

b)

Consultas a través de índices.

c)

Consultas genéricas.

d)

Consultas estratégicas.

e)

Consultasdeback-ups.

Cuanto a la seguridad en el uso del sistema, señale la alternativa incorrecta: a)

Los archivos de log guardan las informaciones de los usuarios incluyendo contraseñas y permiso de accesos.

b)

Es importante evaluar si un sistema de ERP permite bloquear determinado programa, archivo o campo por medio de la contraseña del usuario.

c)

El mantenimiento de archivos de log de digitación es un punto relevante en el análisis de un software de ERP.

d)

El mantenimiento en archivos de log y rutinas de back-up son aspectos relevantes en el análisis de softwares de ERP.

e)

Generación y restauración de back-ups son importantes para la seguridad física de los datos.

En un sistema de ERP, sobre la facilidad de importación y exportación de datos, es correcto afirmar que: a)

Ofrece mayor control de la integridad referencial.

b)

Permite emitir varias copias del informe.

c)

Permite incluir nuevos campos.

Análisis de los Softwares de Gestión - ERP

345

6)

7)

8)

346

d)

Permite una mayor integración con otros softwares y herramientas según se generen archivos con varios formatos (como texto, DBF, SQL, etc).

e)

Tiene subtotales en las consultas.

Una ventaja ofrecida por un sistema de ERP es la posibilidad de exhibición de los datos en gráficos. Bajo este aspecto, podrá haber un diferencial si el sistema ofrece: a)

Posibilidad de cantidad ilimitada de columnas.

b)

Generación de varios tipos de gráficos.

c)

Generación de gráficos a partir de filtros flexibles.

d)

Total en los campos.

e)

Todas las respuestas están correctas.

Controlar los títulos a pagar, títulos por cobrar, saldos bancarios y posibilitar el seguimiento del flujo de caja son funciones de un ERP para el área: a)

Stock.

b)

Planificación y Control de la Producción.

c)

Compras.

d)

Facturación.

e)

Financiera.

Algunos aspectos importantes a evaluarse en un sistema de ERP, en la contabilidad, son: a)

Flexibilidad para registrar las cuentas, posibilidad de consolidación entre sucursales, posibilidad de hacerse asientos retroactivos y cierre del ejercicio a cualquier momento.

b)

Posibilidad de generación y restauración de back-ups de los archivos, mantenimiento y control de contraseñas y control de acceso de los usuarios.

c)

Posibilidad de exportar archivos a otros lenguajes.

d)

Posibilidad de controlar títulos a pagar/cobrar y control de saldos bancarios.

e)

Cálculo de la necesidad de componentes y materias primas así

Gestión Empresarial con ERP

como presentación de resumen diario, semanal y mensual. 9)

10)

11)

Cuando nos referimos al control de calidad de los productos, es importante que un sistema de ERP: a)

Ofrezca la posibilidad de hacer asientos para las entradas y salidas de productos.

b)

Suministre datos estadísticos sobre el almacenamiento en disco.

c)

Suministre datos en diversos formatos para integración con otros lenguajes.

d)

Suministre datos estadísticos, guarde los resultados de las pruebas y emita el certificado de garantía.

e)

Suministre datos de los accesos efectuados en el sistema a través del archivo de log.

Cuando nos referimos al cálculo del punto de pedido, es importante que un sistema de ERP: a)

Implemente el método PEPS como criterio de análisis de las cantidades.

b)

Lleve en cuenta datos de consumo, stock de seguridad y plazos de entrega.

c)

Implemente el método UEPS como criterio de análisis de las cantidades.

d)

Calcule las cantidades a través de la media ponderada.

e)

Lleve en cuenta los gastos con compras y los generales.

Analice las afirmaciones a continuación, que tratan de las características más relevantes de un sistema de gestión. I.

La generación de Órdenes de Producción a través de criterios basados en los pedidos de ventas y previsiones de ventas es una de las facilidades que un sistema de gestión puede ofrecer al sector de Planificación y Control de la Producción.

II.

Debe implementarse una estructura que permita anular automáticamente las órdenes de producción y solicitudes de compras si hubiese anulación de la previsión o pedido de ventas.

III.

En un sistema de gestión, pueden hacerse las solicitudes de compras, basadas en los índices de los archivos mantenidos por la media ponderada.

Análisis de los Softwares de Gestión - ERP

347

IV.

La facturación puede mantener una integración con el Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar y Stock.

Señale la opción que contiene todas las afirmaciones anteriores verdaderas.

12)

a)

Son correctas la I, II y la IV.

b)

Sólo la III está correcta.

c)

Están correctas la I y la II.

d)

Están correctas la I y la IV.

e)

Están correctas la II y la IV.

Con relación a la comunicación de datos, un sistema de gestión puede utilizar: a)

Lenguajes de bajo nivel y rutinas de cuarta generación.

b)

Archivos de log y rutinas genéricas.

c)

Rutinas de roll back y rutinas de integridad referencial.

d)

EDI – Eletronic Data Interchange vía Internet.

e)

Rutinas Batch archivos de log.

CASO PARA ANÁLISIS Y RESOLUCIÓN DE PROBLEMA: LA RED DE SUPERMERCADOS RIO BRANCO Una gran red de supermercados, ubicada en todas las regiones de Brasil, analizará diversas propuestas para implementar su sistema de gestión. La matriz de la red de supermercados está ubicada en Sao Paulo y tiene tiendas en otras partes. El comercio en las tiendas de la red se hace únicamente con productos codificados con códigos de barras y plazo de validez en sus embalajes. Un grupo de ejecutivos, en la matriz en São Paulo, desea obtener datos del movimiento obtenido en las diversas regiones para hacer un análisis de gestión. Podemos decir que es común entre estos ejecutivos la constante solicitud de nuevos informes y consultas.

348

Gestión Empresarial con ERP

La red también tiene otro gran problema: la distribución de informaciones sobre las ventas a los diversos departamentos involucrados con la operación, contabilidad, stock, costo, compras y facturación. Haga una lista con las características básicas, que Ud. considera necesarias, para hacer parte de una propuesta que oriente a elegir un software de ERP.

Análisis de los Softwares de Gestión - ERP

349

350

Gestión Empresarial con ERP

PARTE III Cases, Ejercícios y la Teoría del ERP

Case del Llavero

11

354

Gestión Empresarial con ERP

Capítulo 11

Case Nº 1 EL CASE No. 1 es un case práctico que simula la implantación de un Sistema completo y que hace años que se viene utilizando para capacitar usuarios de soluciones de ERP. En el CD que acompaña este libro están los archivos necesarios para su realización, inclusive el ejecutable con los programas. Para instalarlo en su disco, coloque el CD en la unidad correspondiente y ejecute SETUP. El instalador le indicará los pasos a seguir en este proceso. El ejecutable que contiene los programas que se utilizarán es específico para el Case. Contiene rutinas de varios módulos del sistema y su uso es restringido, es decir, la cantidad de registros de cada archivo es limitada. En este tipo de capacitación también puede trabajarse, con el objetivo de motivar al grupo, con los principios adoptados en el Juego de Empresas, que también está grabado y explicado con detalles en el CD y en el Capítulo 12. En caso de estipular cantidades o valores aleatorios, normalmente se utilizan uno o dos dados que los participantes arrojan y en estos momentos se indican en el texto con la frase “para simular dinámica de juego”. En este capítulo esta parte de la dinámica no es muy detallada y se deja a cargo de los profesores o del propio lector que cree las alternativas de puntaje y motivación. En varios puntos del case se hace referencia a los capítulos iniciales del libro, pues no se repiten aquí los conceptos teóricos involucrados. Pasaremos por las siguientes etapas: -

Análisis de las Premisas.

-

Análisis de Plan de Cuentas y de Asientos Automáticos.

-

Definición del Capital, registrado a través de un Movimiento Bancario.

Case del Llavero

355

-

Costo Estándar del Producto.

-

Definición de Precio de Venta y Análisis de Resultados.

-

Pedido de Venta y Planificación de Producción y Compras.

-

Lote Económico, Punto de Pedido y Solicitud de Compra de Materiales de Consumo

-

Cotizaciones y Generación de Pedidos de Compra.

-

Recepción de Materiales.

-

Solicitudes.

-

Carga Máquina (opcional).

-

Seguimiento de Producción.

-

Producción.

-

Facturación.

-

Pago y Cobranza de Títulos y Valores por Pagar.

-

Emisión de Balance parcial.

Premisas Las premisas de la empresa modelo de este ejercicio son: Producto Llavero compuesto por 1 cuerpo y 1 argolla. El cuerpo lo componen 1 soporte de cuero, 1 mosquetón, 1 escudo, 1 cordón de cuero y 1 remache. El montaje del llavero se compone de dos operaciones: una que junta la argolla con el cuerpo y otra que embala el producto. Esto se lleva a cabo en el centro de costo ACABADO. La fabricación del cuerpo tiene una operación de corte y perforación del cordón y otra que remacha el soporte con el cordón, el escudo y el mosquetón. Se lleva a cabo en el centro de costo FABRICACIÓN.

356

Gestión Empresarial con ERP

El remache es una materia prima de imputación indirecta o por el estándar, es decir, al solicitárselo no se destina a ninguna orden de producción en particular y queda disponible en el proceso. Al producirse el cuerpo, la imputación se hace basándose en la reserva.

Llavero (1)

Argolla (1)

Escudo (1)

Mosquetón (1)

Cuerpo (1)

Remache (1)

MOD0002 (2)

Soporte (1)

Cordón de Cuero (1)

MOD0001 (5)

También se utiliza un material de consumo, en el acabado: 12 pares de guantes por mes. El costo de cada materia prima es de R$ 100,00, con una recuperación de 18% de ICMS, es decir, R$ 18,00. El guante también cuesta R$ 100,00, pero no tiene reintegración de ICMS por tratarse de un material de consumo. La planilla de haberes es la siguiente: ·

Centro de Costo Administración :

R$ 10.000,00

·

Centro de Costo Fabricación:

R$ 1.000,00

·

Centro de Costo Acabado:

R$ 3.000,00

·

Centro de Costo Depósito:

R$ 1.000,00

Los activos que se adquirirán cuestan R$ 100.000,00. Los gastos de publicidad varían de R$ 0 a R$ 4.500,00. La producción básica es de 50 piezas/mes, sin embargo, se puede fabricar una cantidad mayor sin aumento de los costos fijos.

Case del Llavero

357

La ganancia deseada, el precio de venta y la previsión de ventas serán algunas de las decisiones que se tomarán durante el ejercicio, así como las variaciones del precio de compra, pérdidas de materia prima y del producto terminado, uso del material de consumo, deducción en el momento de la cobranza, tiempos de producción y otros valores que puedan aumentar el trabajo. Algunos archivos ya tienen datos registrados, sin embargo es necesario un análisis de contenido para una mejor comprensión del ejercicio. Por lo tanto éste deberá ser el primer paso del ejercicio. Se ha incluido una representación en forma de diagrama de flujo para proporcionar una mejor visualización de la secuencia del ejercicio:

358

Gestión Empresarial con ERP

1

Análisis del Plan de Cuentas y de los Asientos Automáticos

Recepción de los Materiales

Definición del Capital

Solicitudes

Costo Estándar del Producto

Carga Máquina Sí PCP

No Definición Precio de Venta y Análisis de los Resultados

Producción

Pedido de Ventas, Planificación de la Producción y Compras

Facturación

Lote Económico, Punto de Pedido y Solicitud de Compras de Materiales de

Pagos y Cobros de Títulos y Valores

Seguimiento de la Producción

Consumo

Cotizaciones y Generación de los Pedidos de Compras

Emisión del Balance Parcial

1

Case del Llavero

359

La instalación del programa del CD que acompaña este libro crea dos carpetas en el DESKTOP de la máquina: -

AP7 Server – Enlace al archivo responsable por la inicialización del servidor del sistema y de los parámetros necesarios para atender las definiciones de conexión y de herramientas utilizadas en conjunto con el sistema.

-

AP7 Remote – Enlace al archivo que contiene las informaciones para la conexión entre la estación y el servidor, que tiene los parámetros de conexión de los software asociados que el servidor utilizará, verificará y validará.

La utilización del sistema se realizará en entorno local, es decir, el servidor y el cliente funcionarán en una misma estación. En este caso, inicialmente, deberá activarse la parte del sistema relativa al servidor e, inmediatamente, la parte del sistema relativa al cliente.

360

Gestión Empresarial con ERP

Cómo Iniciar 1.

Haga doble clic en el enlace AP7 Server.

2.

Minimice la ventana AP7 Server.

Sugerencias ·

Se muestra una ventana de activación del AP7 Server.

·

Al activarse la parte del sistema relativa al servidor podrán observarse los protocolos y los puertos utilizados para la comunicación y versión del sistema identificada en el Build.

·

No podrá cerrarse la ventana que se muestra al activar la parte del sistema relativa al servidor sino solamente minimizarla mientras esté utilizándose el sistema. Para cerrar la parte del sistema relativa al servidor, deberá pulsarse CTRL C y a continuación confirmar la finalización informando YES o SI.

3.

Haga doble clic en el enlace AP7 Remote para iniciar el sistema.

4.

Verifique los parámetros que se muestran en la siguiente ventana:

Case del Llavero

361

Sugerencias

362

·

Programa Inicial es el parámetro que representa la nomenclatura del Sistema. Todo los sistemas Microsiga comienzan con SIGA sumado al nombre abreviado del sistema. En este caso, podemos verificar la sigla ESP correspondiente a uno Específico, que forma SIGAESP e identifica el módulo que se iniciará.

·

Comunicación en el Cliente es el parámetro que identifica qué protocolo se utiliza para comunicación con el Servidor.

·

Entorno en el Servidor es el parámetro que identifica el entorno que se utilizará en el Sistema. A través de este parámetro el Advanced Protheus permite utilizar diversos entornos de acuerdo con la necesidad.

5.

Después de verificar los parámetros, digite OK.

6.

Informe los campos en la ventana de presentación inicial del sistema:

Gestión Empresarial con ERP

Sugerencias ·

El campo Contraseña distingue letras mayúsculas de letras minúsculas, de modo que debe respetarse la función Caps Lock para asegurarse de que se está digitando la contraseña correctamente.

7.

Pulse Enter en el campo “Fecha Base”.

8.

Digite erp en el campo Contraseña.

9.

Confirme pulsando el botón OK y se mostrará una ventana con las monedas registradas.

Sugerencias ·

En este ejercicio no es necesario modificar los valores de las monedas.

Case del Llavero

363

10. Confirme pulsando el botón OK.

364

Gestión Empresarial con ERP

Ejercicio 01 cos

– Cómo Consultar Archivos Genéri-

Objetivo: El objetivo de este ejercicio es efectuar el análisis del Plan de Cuentas y de los Asientos Automáticos a través de las consultas genéricas, que permiten visualizar o imprimir los archivos disponibles en el Sistema. La consulta podrá efectuarse a través de la búsqueda en un archivo específico al que se le pueden aplicar filtros para seleccionar los registros deseados. El Sistema también incorpora un diccionario de datos que permite seleccionar los campos que se mostrarán en la ventana. 1.

Seleccione la opción Consultas/Genéricos de la barra de menú.

2.

Digite SI1 (Plan de Cuentas) en el campo Buscar.

3.

Confirme pulsando el botón OK y se mostrará una ventana con los datos específicos del plan de cuentas:

Sugerencias ·

La búsqueda puede efectuarse tanto por el código SI1 como por la descripción de la base de datos digitando Plan de Cuentas en el campo Buscar.

·

Una vez efectuada una búsqueda específica, puede activarse una serie de funciones a partir de un conjunto de botones tales como: Archivo, Búsqueda, Filtro, Diccionario, Impresión, Visualizar, Salir, etc.

·

Podrán seleccionarse otros archivos sin que haya necesidad de cerrar los anteriores.

Case del Llavero

365

4.

Posiciónese en cualquier cuenta contable, pulse el botón Visualizar y analice los datos.

5.

Cierre la opción Visualizar pulsando el botón OK o el botón Anular.

6.

Cierre la ventana de “Consulta Genérica - Plan de Cuentas” pulsando el botón Salir.

7.

Repita todos los pasos, buscando el archivo SI5 (Asientos Estandarizados).

Sugerencias

366

·

El archivo de Asientos Estandarizados mantiene la definición de cómo se harán los asientos automáticos.

·

La relación entre los datos de entrada y el asiento es el código del asiento.

·

El Débito, Crédito, Historial y Valores se parametrizan con expresiones escritas por el usuario.

·

Las rutinas que tienen integración con el módulo contable y usan los Asientos Estandarizados, referentes al ingreso de datos, pueden generar varios asientos, uno para cada número de secuencia.

·

Todos los Asientos Estandarizados que consten en el archivo se

Gestión Empresarial con ERP

utilizarán en este ejercicio para la contabilización automática.

8.

Pulse el botón Búsqueda, digite el código 678 en el campo abajo del rellenado con “Código del Asiento Estándar + Secuencia” y confirme pulsando el botón OK para localizar el asiento estándar “Costo Mercadería Vendida”.

9.

Pulse el botón Visualizar.

10.

Cierre la opción Visualizar y la opción Consulta Genérica.

11.

Seleccione la opción Actualizaciones/Inicialización/Asiento Estándar en la barra de menú.

12.

Haga clic en la opción buscar y digite el código 666.

13.

Seleccione la opción Modificar en la barra de menú y se mostrará una ventana que permitirá modificar los datos:

Sugerencias ·

Nótese cómo se resolvió la cuestión de la Cuenta Débito que, dependiendo justamente del tipo de material, puede ser tanto una cuenta de gasto como una de proceso. Si es MC (Material de Consumo-Vestuario), corresponde a la cuenta 33201, que es gasto y estará asociada al centro de costo. De lo contrario, será la

Case del Llavero

367

cuenta 11303, proceso.

14.

Pulse F3 en el campo Cuenta Débito para acceder al Plan de Cuentas.

Sugerencias ·

368

La acción desempeñada por la función de la tecla F3 actúa en cualquier campo relacionado con un archivo considerado como tabla de dominio y que el símbolo tenga formato de lupa.

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15.

Cierre las ventana de “Consulta Estándar - Plan de Cuentas” y “Actualización de Asientos Estandarizados – Modificar” pulsando el botón Anular dos veces. Seleccione la opción Salir para regresar al menú principal.

Case del Llavero

369

Ejercicio 02

– Cómo Suscribir el Capital

Objetivo: El objetivo principal de este ejercicio es simular la constitución de una empresa. Por eso, la primera acción será la suscripción de Capital, inclusive el respectivo Asiento Contable. 1.

Seleccione la opción Actualizaciones/Inicialización/ Movimiento Bancario de la barra de menú.

2.

Seleccione la opción Cobrar, también de la barra de menú, y se mostrará la siguiente ventana:

Sugerencias

370

·

Deberá mantenerse el rellenado de los campos Fecha del Movimiento y Efectivo.

·

Los campos Agencia y Cuenta Banco se mostrarán automáticamente después de elegir el banco.

·

El campo Número de Cheque se rellena automáticamente con el número 000503.

·

Se muestra el texto “SUSCRIPCIÓN DE CAPITAL” en el campo Historial después de elegir la Modalidad.

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3.

Informe el valor del movimiento entre R$ 90.000,00 y R$ 120.000,00.

4.

Pulse la tecla F3 en el campo Modalidad y seleccione el código 503.

5.

Pulse F3 en el campo Banco y seleccione el Banco do Brasil.

6.

Digite “CONTRATO 1234” en el campo Documento.

7.

Informe el nombre del supuesto accionista del campo Beneficiario.

8.

Confirme los datos y se mostrará la ventana referente al Asiento Contable.

Sugerencias ·

La ventana referente al Asiento Contable ya está rellenada, aunque puede recibir ajustes que se juzguen necesarios para la contabilidad. Esta ventana muestra el Asiento Contable con Débito en la cuenta Caja/Bancos y Crédito en la cuenta de Capital y el Historial es una concatenación del texto colocado en el asiento estándar y el complemento digitado en la ventana de movimiento.

·

Los asientos contables podrán transcribirse en las cuentas “T” que constan en el libro.

Case del Llavero

371

9.

Confirme el Asiento.

10.

Haga clic en la opción leyenda y note lo que significa el marcador verde.

11.

Anule la ventana “Movimientos Bancarios – Cobrar” y seleccione la opción salir de la barra de menú para regresar al menú principal.

Sugerencias

372

·

La exhibición de la ventana de Asientos Contables puede inhibirse con la tecla F12 que muestra una serie de parámetros que se pueden confirmar.

12.

Pulse el botón OK para confirmar los parámetros que ya tienen sus respuestas adecuadamente rellenadas si ya pulsó la tecla F12.

13.

Seleccione la opción Salir de la barra de menú para regresar al menú principal.

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Ejercicio 03 Llavero

– Cómo Generar el Costo del

Objetivo: Después de constituir la empresa, el siguiente paso es calcular el costo del llavero. Se utilizará el Costo Estándar, explicado detalladamente en el Capítulo 2. Además del Costo Estándar, la secuencia del ejercicio muestra cómo puede sugerirse un precio de venta para el llavero basándose en una previsión de ventas e incluyendo los Gastos Fijos de Administración, Gastos de Publicidad y las Ganancias. 1.

Seleccione la opción Actualizaciones/Costos y Precios/ Estructuras de la barra de menú.

2.

Mantenga la línea en el registro cuyo código es “Llavero” y componente “Cuerpo”.

3.

Seleccione la opción Modificar en la barra de menú se mostrará la ventana “Estructuras – Modificación”.

4.

Seleccione la carpeta “LLAVERO – LLAVERO DE OBSEQUIO MICROSIGA”.

5.

Pulse el botón Incluir situado al pie de la ventana y se mostrará otra que permite incluir nuevos componentes:

Sugerencias ·

Al digitar los datos en esta ventana se podrá incluir el componente “Argolla” en el ítem “Llavero”, ya que no consta en el archivo original.

Case del Llavero

373

6.

Digite “ARGOLLA” en el campo Componente o utilice la función F3 para seleccionar el componente “ARGOLLA”.

7.

Digite 1 en el campo Cantidad.

8.

Confirme los datos de la ventana y se mostrará nuevamente la ventana “Estructuras – Modificación”.

9.

Pulse el botón OK en la ventana “Estructuras – Modificación” y se mostrará la ventana “ERP – Estructuras” con la argolla que consta en el llavero:

Sugerencias

374

·

En la ventana “Estructuras - Modificación”, la inclusión del componente estará representada por la carpeta “ARGOLLA – ARGOLLA PARA COLGAR LLAVES” perteneciente a la carpeta “LLAVERO – LLAVERO DE OBSEQUIO MICROSIGA”.

·

A partir de la confirmación de los datos de la ventana “Estructuras – Modificación” el componente “ARGOLLA” pasará a ser parte del “LLAVERO”

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10.

Seleccione la opción Salir de la barra de menú para regresar al menú principal y se mostrará la siguiente caja de diálogo:

Sugerencias ·

La caja de diálogo “Recálculo de los Niveles de Productos en la Estructura” informa que se modificarán los niveles de estructura de acuerdo con las modificaciones ocurridas.

Case del Llavero

375

11.

Pulse el botón OK para confirmar esta operación.

12.

Seleccione la opción Actualizaciones/Costos y Precios/ Productos.

13.

Modifique los productos Mosquetón, Remache, Soporte y Cordón colocándole a todos su Costo Estándar. Digite R$ 82,00, ya que en la premisa consta que todas las materias primas cuestan R$ 100,00 y recuperan 18% de impuesto. En el guante digite R$100,00.

14.

Confirme las actualizaciones y salga del archivo de productos.

Sugerencias ·

376

Los costos reales se actualizan por las facturas de entrada en el stock.

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15.

Seleccione la opción Actualizaciones/Costos y Precios/ Formación de Precios.

16.

Posicione y marque la línea que contiene el código Llavero.

17.

Seleccione la opción Forma Precios en la barra de menú y se mostrará la ventana “Planilla ESTÁNDAR – Costo ESTÁNDAR”:

Sugerencias ·

La ventana “Planilla ESTÁNDAR – Costo ESTÁNDAR” se divide en 2 partes. Inicialmente, la atención deberá volverse a la parte superior de la ventana, donde podrá observarse el valor del Costo Estándar del Llavero. Este valor, representado por el campo Valor Total, debe ser igual a R$ 492,00. El llavero es un ejemplo de estructura valorizada a la que le falta exactamente el costo de la Mano de Obra.

Case del Llavero

377

18.

Regrese al menú principal y seleccione la opción Actualizaciones/Costos y Precios/Productos.

19.

Posiciónese y marque la línea que contiene el código MOD0001.

Sugerencias ·

El Código MOD0001, Mano de Obra de Fabricación, es el ítem donde puede informarse el costo promedio estándar de cada hora del Centro de Costo de Fabricación, según el siguiente cálculo: Gastos del Centro de Fabricación: Sueldo R$ 1.000,00. El gasto de Sueldos del Depósito se prorratea al 50% para cada centro de costo productivo, es decir R$ 500,00 para Fabricación. Total = R$ 1.500,00. Conforme se mencionó en las premisas, considere una producción básica de 50 piezas. Se trabajará un total de 250 horas, pues cada cuerpo necesita 5 horas, por lo tanto el costo/hora de este centro de costo es: R$ 1.500,00 / 250 hrs. = R$ 6,00.

378

Gestión Empresarial con ERP

20.

Seleccione la opción Modificar en la barra de menú y se mostrará la siguiente ventana:

Case del Llavero

379

380

Gestión Empresarial con ERP

21.

Informe el valor calculado, es decir, R$ 6,00 en el campo Costo Estándar de MOD0001.

22.

Repita el procedimiento para MOD0002 rellenando el campo Costo Estándar con R$ 47,00.

Sugerencias ·

El cálculo del MOD0002 es el siguiente: Sueldo: Prorrateo del Depósito:

R$ 3.000,00. R$

500,00.

Material de Consumo (12 guantes): R$ 1.200,00. Total:

R$ 4.700,00.

Costo Estándar de cada hora: R$ 4.700,00 / 100 = R$ 47,00, considerando 100 horas en función de la ejecución de las 50 piezas a 2 horas cada una. ·

Es exactamente de esta forma que el sistema calcula mensualmente el costo unitario real de la hora de cada Centro de Costo de cada mes.

·

Como se utilizarán los valores Estándar para valorizar la mano de obra, ya que la actualización del costo es On line, el sistema ya actualizó el valor de la mano de obra, y no habrá integración con el módulo de Gestión de Personal en este Estudio de Caso. Esta valorización ocurriría exactamente referente al cálculo de la planilla de haberes del mes. Los costos reales de las materias primas se actualizarán a través de la Factura de Entrada.

Case del Llavero

381

Ejercicio 04 Llavero

– Cómo Calcular el Precio del

Objetivo: Después de definir el Costo Estándar, el siguiente paso es calcular el costo del llavero. El objetivo del ejercicio es mostrar cómo puede sugerirse un precio de venta para el llavero basándose en el Costo Estándar y en una Previsión de Ventas incluyendo los Gastos Fijos de Administración, Gastos de Publicidad y las Ganancias. 1.

Seleccione la opción Actualizaciones/Costos y Precios/ Formación de Precios del menú.

2.

Seleccione la línea que contiene el código LLAVERO.

3.

Seleccione la opción Forma Precios.

Sugerencias ·

El costo unitario del llavero pasó a R$ 616,00 representado por el rellenado del campo “Valor Total”.

·

En la misma “Planilla ESTÁNDAR – Costo ESTÁNDAR” se calcula el Precio de Venta sugerido.

·

La fórmula de cálculo de precio está en la ventana inferior de la “Planilla ESTÁNDAR – Costo ESTÁNDAR”.

·

La previsión de ventas, es decir, aquella por la cual se dividen los gastos fijos de administración, publicidad y ganancias consta en la línea 16 de la ventana “Planilla ESTÁNDAR – Costo ESTÁNDAR”.

·

En este ejercicio se consideró la siguiente fórmula: Precio de venta = Costo Total del Producto + Gasto Administrativo + Publicidad + Ganancia Deseada + Impuesto

382

Gestión Empresarial con ERP

4.

Posiciónese y marque la línea 17 – Gasto Administrativo.

5.

Haga clic en el botón Editar y se mostrará la siguiente ventana:

Sugerencias ·

Note que la fórmula 10000/#16 es exactamente el valor de R$ 10.000,00, referente a gastos administrativos, según las premisas, dividido por la línea 16, que tiene la cantidad básica. Así se prorratea el costo de gastos administrativos para cada pieza.

Case del Llavero

383

6.

Confirme la ventana sin hacer modificaciones.

7.

Posiciónese y marque la línea 18 – Publicidad.

8.

Haga clic nuevamente en el botón Editar y se mostrará la siguiente ventana:

Sugerencias

384

·

Una de las premisas es que cada R$ 100,00 invertidos en propaganda proporciona la venta de una pieza más.

·

Aumentar o disminuir el valor invertido en propaganda proporciona un mayor o menor costo del producto. Ésta es una de las decisiones que deberá tomar en el ejercicio.

Gestión Empresarial con ERP

9.

Modifique el valor de R$ 4.500,00 de la fórmula según las reglas, de R$ 0,00 al valor máximo de R$ 4.500,00.

10.

Confirme la modificación realizada.

11.

De forma análoga, modifique la línea 19 que corresponde a la ganancia deseada.

12.

Para concluir, modifique la Previsión de Ventas, línea 16, recordando que puede ser superior a 50 piezas.

13.

Analice el precio de venta sugerido en la línea 21.

14.

Haga clic en el botón grabar y confirme la grabación del archivo en el disco con el nombre sugerido “ESTÁNDAR”.

15.

Pulse el botón Anular para salir de la ventana y seleccione la opción Salir para regresar al Menú Principal.

Case del Llavero

385

Sugerencias ·

Note que la ganancia interfiere en el precio, que a su vez es uno de los factores que influye en la cantidad vendida (a cada porcentaje que el precio sea más bajo con relación al precio máximo del mercado, se venden dos piezas más).

·

No debe modificarse la fórmula de ganancias en sí, sino simplemente su valor. Esta modificación corresponde a una de las decisiones tomadas.

·

Recuerde que se venden 20 piezas independientemente y que se suman a las cantidades referentes a la publicidad y al precio de venta.

Resumen de Decisiones ·

Gasto de Publicidad: de 0 a 4.500. Cada R$ 100,00 vende una pieza.

·

Ganancia deseada: Digite el valor deseado o una fórmula para cálculo.

·

Previsión de ventas: 20 + Publicidad/100 + (((Precio Más Alto/Su Precio) –1) x 100) x 2.

16.

Para actualizar el costo del Llavero seleccione la opción Actualizaciones/Costos y Precios/Costo Reposición de la barra de menú y se mostrará una ventana con informaciones sobre el cálculo del costo de reposición:

Sugerencias ·

386

Note que al consultar los productos, el Costo Estándar del llavero y del cuerpo ya están actualizados.

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17.

Confirme la ventana pulsando el botón OK, pues los parámetros ya están configurados.

18.

Seleccione la opción Actualizaciones/Costos y Precios/ Resultado Parcial de la barra de menú y se mostrará la ventana “Registro de Datos p/Planilla”:

Case del Llavero

387

19.

Rellene la ventana informando el mayor precio de sus competidores.

20.

Pulse el botón Calcula y se mostrará una nueva ventana con los valores calculados:

Sugerencias

388

·

Las primeras líneas, hasta la Previsión de Ventas, son informaciones recogidas de la propia planilla.

·

La cantidad vendida por el precio se basa en la diferencia porcentual entre su precio y el mayor precio de mercado, informado en la ventana anterior, multiplicado por 2.

·

La cantidad total vendida es la suma de esta última, más 20, más el resultado de la división del valor de publicidad por R$ 100,00. Por supuesto que si no se informa nada en el mayor precio, se considerará el suyo como mayor, y si la previsión de

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ventas sólo consideró la publicidad como factor de aumento de ventas, la ganancia deseada coincidirá con la real. ·

El valor de las ventas previsto también se basa en la planilla, es decir, la previsión de ventas en cantidad multiplicada por los precios sugeridos. El valor total de las ventas reales es la multiplicación del mismo precio, pero por la cantidad efectivamente vendida. Y finalmente el cálculo de la Ganancia Real, comparada con la deseada.

21.

Al salir grabe la cantidad vendida pulsando el botón OK, pues la precisará en el futuro.

Case del Llavero

389

Ejercicio 05 – Cómo Generar Pedido de Venta, Órdenes de Producción y Solicitud de Compras Objetivo: Después de definir el precio de venta del Llavero, el objetivo del ejercicio es simular la Planificación de la Producción y de las Compras que se realizarán. Para esto, se utilizará el MRP, que calculará las cantidades que se comprarán y producirán. Recuerde que el stock está en cero. En el Archivo de productos hay un plazo de entrega para cada ítem de la estructura que determinará las fechas de inicio de las Órdenes de Producción y de colocación de los Pedidos de Compra. El punto de partida del MRP puede ser una Previsión de Ventas o la propia Cartera de Pedidos de Venta. En el ejercicio se considerará la cartera de Pedidos. Cómo Generar el Pedido de Venta

390

1.

Seleccione la opción Actualizaciones/PCP/Pedidos de Venta de la barra de menú.

2.

Seleccione la opción Incluir en la barra de menú y se mostrará la ventana “Actualización de Pedidos de Venta – Incluir”:

3.

Pulse la tecla F3 o haga clic en la lupa del campo cliente y seleccione el “CLIENTE COMPRA TODO LTDA.”. El resto de los

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datos del encabezamiento del Pedido se rellenará basándose en el registro de este cliente. 4.

Pulse la tecla F3 en el campo Producto y seleccione el “LLAVERO”.

5.

Seleccione el campo Precio Unitario que ya está rellenado y pulse dos veces la tecla Enter para que el sistema actualice el campo “Valor Total”, “Tipo de Salida” y otros datos que se rellenan basándose en el registro.

6.

Confirme el pedido pulsando el botón OK.

7.

Cierre la ventana en blanco y haga clic en la opción salir para regresar al menú principal.

Cómo Generar Órdenes de Producción y Solicitudes de Compra 8.

Seleccione la opción Actualizaciones/PCP/Órdenes de Producción de la barra de menú.

9.

Seleccione la opción Ventas y el Sistema mostrará una ventana con un conjunto de parámetros.

10.

Actualice el parámetro hasta fecha de entrega con la fecha de hoy, confirme los parámetros y se mostrará la ventana “Órdenes de Producción”.

Sugerencias ·

El sistema muestra justamente los pedidos de venta pendientes.

·

El punto verde, en la segunda columna, indica que para un determinado pedido todavía no se generó una orden de producción.

·

Una Marque-Browse se muestra en la primera columna e indica que el usuario puede seleccionar con doble clic los registros que se tratarán en dicho programa o seleccionar todos con un clic en el encabezamiento. Al hacer doble clic por segunda vez, tanto en el registro como el encabezamiento, deshace la selección.

Case del Llavero

391

11.

Seleccione su pedido con doble clic y aparecerá una “x” verde en la primera columna.

12.

Seleccione la opción Generar O.P. y el Sistema generará la Orden de Producción y las Reservas.

Sugerencias ·

392

A medida que se generen las Órdenes de Producción del Cuerpo y del Llavero, se mostrarán dos ventana con los materiales que se reservarán: una para el Llavero y otra para el Cuerpo.

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13.

Confirme las reservas sin modificarlas y las dos Órdenes de Producción se mostrarán en el browse.

Sugerencias ·

A medida que se generen las Órdenes de Producción del Cuerpo y del Llavero, se abrirá una ventana con los materiales que se reservarán.

Case del Llavero

393

394

Gestión Empresarial con ERP

14.

Para asegurarse de que también se generaron las Solicitudes de Compra, seleccione la opción Consultas/Genéricos y abra el archivo (SC1).

Sugerencias ·

Note que la cantidad de remaches es 200 y no la cantidad necesaria pues éste es el valor del Lote Económico y Lote Mínimo informado en el archivo de productos. También verifique cómo se ajustaron las fechas de necesidad.

Case del Llavero

395

Ejercicio 06 – Cómo Definir el Lote Económico, el Punto de Pedido y la Solicitud de Compra de Materiales de Consumo Objetivo: El objetivo de este ejercicio es mostrar cómo se puede definir el Lote Económico y el Punto de Pedido. En el ejemplo, se utilizará el Guante por tratarse de un ítem independiente de cualquier estructura y no ser un ítem de venta. Se simularán en este ejercicio los conceptos de Punto de Pedido, Lote Económico y Consumo Mensual, explicados detalladamente en el Capítulo 3. Como no hay un pasado de la empresa, deberán informarse los consumos promedio mensuales del Guante. 1.

Seleccione la opción Actualizaciones/Lote Económico/ Consumos Promedios de la barra de menú y haga clic en la opción Incluir para que se muestre la ventana “Consumos Promedio – Incluir”:

Sugerencias ·

396

Este es el archivo SB3 (Demandas) que mantiene los últimos consumos de cada producto para el cálculo de la previsión del mes siguiente.

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2.

Pulse la tecla F3 en el campo Producto y seleccione el ítem “GUANTE”.

3.

Rellene los doce meses con la cantidad igual a 12, que es el consumo citado en las premisas, o una cantidad menor, para simular la dinámica del juego (dados).

4.

No deben rellenarse los cuatro últimos campos.

5.

Confirme la ventana y seleccione la opción Actualizaciones/ Lote Económico/Cálculo de la barra de menú y se mostrará la ventana Lote Económico:

Sugerencias ·

A través de la rutina iniciada a partir de esta ventana se calculan el Lote Económico y el Punto de Pedido.

·

El primer cuadro se utiliza para actualizar el consumo mensual a partir de las solicitudes.

·

En este ejercicio, el guante es un ítem clase A. Como sólo hay un producto, el guante, no modifica nada cambiar los porcentajes de distribución de la curva ABC.

Case del Llavero

397

398

6.

No marque el primer cuadro para no actualizar el consumo del mes, que en este caso todavía es cero.

7.

En el segundo cuadro marque la opción Por Tendencia y en Número de Meses digite 12, pues todos los campos se rellenaron en la ventana anterior.

8.

En el tercer cuadro marque para que se efectúe el Cálculo de Lote Económico y el Cálculo de Punto de Pedido.

9.

No marque el ajuste del lote por la disponibilidad financiera. Esta opción reduce el lote calculado en función de una falta de dinero.

10.

Como definición de la Política de Compras, indique el período de adquisición en meses que juzgue mejor. Note que cuanto mayor sea, mayor será el descuento que se concederá en la compra del guante (dinámica del juego) y también será mayor el capital necesario para impedir que la caja quede con saldo negativo.

11.

Confirme la ventana y dispare el proceso.

12.

Seleccione la opción Consultas/Genéricos.

13.

Busque el archivo SB1.

14.

Seleccione el ítem GUANTE.

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15.

Presione el botón Visualizar.

16.

Seleccione la carpeta Mrp/Pcp en la ventana “Descripción Genérica del Producto”:

Sugerencias ·

El Lote Económico equivale a la previsión de consumo multiplicada por la periodicidad escogida.

·

El punto de pedido es igual a la previsión de consumo dividido 3, pues el Plazo de Entrega del Guante es de 10 días, es decir, 1/3 de mes. Al resultado de la división se suma el stock de seguridad definido en el registro, en el caso del guante 2.

17.

Regrese al menú y seleccione la opción Actualizaciones/Lote Económico/Genera Solicitud.

18.

Efectúe la confirmación en el diálogo “Solicitud por Punto de Pedido”:

Case del Llavero

399

19.

400

Regrese a Consultas/Genéricos y verifique si el sistema generó correctamente la Solicitud de Compra (SC1) del GUANTE.

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Ejercicio 07 – Cómo Generar Cotizaciones y Pedidos de Compra Objetivo: El objetivo de este ejercicio es simular la generación de las Cotizaciones de Compras. Conviene señalar que las cotizaciones se generan de acuerdo con la información contenida en el archivo SA5 – Vinculación Producto vs. Proveedor. En este archivo, para cada producto se registran todos sus proveedores (en el ejemplo, Tiene de Todo y Falta Todo) y el sistema mantiene las informaciones de los últimos 12 suministros. 1.

Seleccione la opción Consultas/Genéricos de la barra de menú e informe el archivo de búsqueda SA5 para que el sistema muestre la ventana “Vinculación Producto vs. Proveedor”:

Sugerencias ·

Al hacer clic en el botón Diccionario se pueden seleccionar los campos que se desee visualizar.

2.

Seleccione la opción Actualizaciones/Compras/Genera Cotizaciones de la barra de menú.

3.

En la ventana de parámetros que se muestra, informe la fecha de hoy en el campo “Fecha Emisión Final”.

Case del Llavero

401

4.

Marque los 7 productos (Argolla, Mosquetón, Cordón, Soporte, Escudo, Remache y Guante) que deberán comprarse.

5.

Haga clic en Genera Cotización para disparar el procesamiento.

Sugerencias

402

·

Después de generar la cotización, los proveedores informarán los precios de sus productos que deberán alimentarse al sistema.

6.

Seleccione la opción Actualizaciones/Compras/Actualiza Cotizaciones de la barra de menú para informar la cotización que los proveedores realizaron y el sistema solicitará confirmación de los parámetros:

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7.

Confirme la ventana de parámetros y se mostrará la ventana para actualización de los precios de los proveedores:

Sugerencias ·

Note que el número de cotización es único para los dos proveedores.

·

De acuerdo con las premisas, el valor estándar de todos los productos es de R$ 100,00.

·

La opción leyenda da detalles sobre la representación de los colores de cada ítem.

Case del Llavero

403

8.

404

Seleccione cualquier línea del proveedor 000001 y haga clic en Actualizar para permitir el rellenado de los precios unitarios de todos los productos mediante la ventana:

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9.

Informe un valor para que el proveedor “Tiene de Todo” gane digitando R$ 105,00 en el campo Precio Unitario. Pulse Enter en el campo Total Ítem y repita este procedimiento para todas las líneas. Obs.: Para simular la dinámica del juego, el valor puede ser más alto y generar un ingreso de comisiones, pero, por otro lado, existe el riesgo de no efectuar ninguna venta de materia prima.

10.

Confirme la ventana y el Pie pulsando el botón OK.

11.

Seleccione las cotizaciones del proveedor 000002 y actualícelas con un precio superior, notando que aquí la condición de pago es 30 días fecha factura (ddd).

12.

Seleccione, a partir del menú, la opción Actualizaciones/ Compras/Analiza Cotizaciones.

13.

Haga clic en el botón Analizar y se mostrarán las cotizaciones valorizadas ya en orden de mejor a peor en función del precio, a través de la ventana:

Sugerencias ·

Note que la cotización del proveedor 000002 tuvo una cierta reducción de precio. Esto ocurre porque su condición de pago es de 30 días fecha factura, y en esta ventana se hace un cálculo que trae el valor actual de todas ellas, es decir, se le reducen los plazos de pago mayores según la tasa de interés informada en la apertura del sistema. El valor actual se deduce de la recuperación de impuesto.

·

Al navegar por las otras carpetas se pueden obtener más informaciones referentes a la cotización actual, historial del proveedor y la posición del stock del producto.

Case del Llavero

405

14.

Para elegir la cotización ganadora seleccione el proveedor con un clic y confirme pulsando el botón OK.

Sugerencias

406

·

Para facilitar el ejercicio se activó el parámetro que analiza la mejor cotización e identifica al ganador con una marca.

·

Para cambiar al ganador, se debe anular la ventana y con la tecla F12 activar el archivo de preguntas para desactivar la opción Trae Cotización Marcada. Después de desactivar esta opción podrá seleccionarse un nuevo ganador con doble clic.

·

Al salir de la ventana se muestra una caja de diálogo para la Generación de Pedido. Al responder se dispara su proceso de grabación. Es interesante hacer una consulta para verificar cómo se generaron.

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Case del Llavero

407

Ejercicio 08 – Cómo Hacer Ingreso en Materiales a través de Factura Objetivo: El objetivo de este ejercicio es mostrar cómo puede tratarse la Recepción de Materiales solicitados. La digitación de la Factura de Entrada es una de las más completas del sistema pues, después de su confirmación, se llevan a cabo las siguientes operaciones: actualización de los pedidos de compra, de la cartera de títulos por pagar, del stock en cantidad y valor, de los proveedores, de los libros fiscales, del archivo producto vs. proveedor y también se generan los asientos automáticos. Además se verifica la propia factura e se preparan los datos para emitir el Boletín de Entrada. 1.

Seleccione la opción Actualizaciones/Compras/Factura Entrada en el menú.

2.

Haga clic en el botón Incluir y el sistema muestra la ventana “Facturas de Entrada – Incluir”:

Sugerencias

408

·

El sistema permite un ajuste si la factura contiene valores diferentes.

·

Estas diferencias se imprimen en el Informe/Boletín de Entrada.

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3.

Digite N en el campo Tipo, N en el campo Formulario Propio, 000001 en el campo Número de Factura, UNI en el campo Serie y mantenga la fecha de recepción.

4.

Pulse F3 en el campo del Proveedor, seleccione el PROVEEDOR TIENE DE TODO con código de tienda 01.

5.

Pulse F4 en el campo Proveedor y el sistema abrirá una ventana con todos los pedidos del proveedor seleccionado.

6.

Confirme la ventana de pedidos y los siete ítemes de producto (argolla, escudo, guante, mosquetón, remache, soporte y cordón) se transferirán a la ventana de ítemes de la factura.

7.

En el campo Tipo de Documento, pulse F3 y seleccione Factura de Entrada (NFE)

8.

Conceda un descuento para el ítem GUANTE seleccionando el respectivo ítem e informando en el campo Descuento del Ítem (al lado del campo Alic. IPI) el valor del descuento según la política de compras que usted determinó, es decir 10% (simulación de la dinámica del juego: 10% a 30 días, 20% a 60 días y 30% a 90 días).

9.

Modifique la cantidad de soportes y coloque seis piezas de más como prevención de pérdidas que podrán ocurrir en la producción.

10.

Pulse Enter dos veces en el Valor Unitario para actualizar el Valor Total y, a continuación, pulse Enter en el Valor Total para actualizar el valor del ICMS.

Case del Llavero

409

11.

Entre también con la compra de los ACTIVOS en la misma factura, aunque no haya ningún pedido de compra. Pulse la tecla flecha hacia abajo en el teclado hasta que aparezca una nueva línea. En el campo Producto pulse F3 y seleccione ACTIVOS, digite 1 en el campo Cantidad, R$ 100.000,00 en el campo Vlr. Unitario y pulse dos veces la tecla Enter en el campo Vlr. Total para que el sistema calcule el ICMS.

12.

Efectúe la confirmación y se mostrarán tres ventanas. Una con el Pie de la Factura, otra referente a los datos Contables Financieros que definen la inclusión de los títulos por pagar y otra que muestra los Asientos Contables.

13.

Confirme las tres ventanas.

14.

Anule la nueva ventana de inclusión de Factura y haga clic en Salir para regresar a la ventana principal.

Sugerencias

410

·

Eventualmente, podrán modificarse los datos que constan en estas ventanas, si fuera necesario.

·

Los asientos contables generados por la entrada de materiales a través de la Factura de compra utilizan los asientos estandarizados de código 650 y 660.

·

Eventualmente, se podrá mostrar una caja de diálogo que informe que el débito y el crédito no coinciden. Esto ocurre en función de algunos redondeos realizados en el sistema y podrá corregirse digitando los valores exactos.

·

Si desea visualizar la integración con el módulo financiero (Cuentas por Pagar) seleccione la opción Actualizaciones/ Financiero/Títulos por Pagar.

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Case del Llavero

411

Sugerencias ·

412

Para mejor comprensión y seguimiento de los asientos automáticos, escriba los valores en las siguientes cuentas “T” y recuerde que el Débito es el lado izquierdo y el Crédito es el lado derecho.

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Cuentas “T” 11101 Caja/Bancos

11201 Cuentas por Cobrar

11301 Stock de Matéria Prima

11302 Stock de Material de Consumo

11303 Stock en Proceso

11304 Stock de Productos Acabados

Case del Llavero

413

13101 Inmovilizado (Máquinas/Equipos)

414

21101 Proveedores a Pagar

21201 Impuesto a Pagar

24101 Capital Social

311 Gast. Administrat. con Personal

321 Impuesto de Ventas

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322 Publicidad y Anuncios

323 Descuentos y Deducciones

331010001 Gastos Sueldos Fabricación

331010002 Gastos Salarios c/Terminados

331010003 Gastos Salarios Depósito

332010002 Gast. Mat. Consumo Vest. c/el Acabado

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415

337020001 Transferencia para Proceso Fabricación

38101 Costo Merc. Vendida Productos Acabados

41102 Ingresos Comisiones s/ MP

416

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337020002 Transferencia para Proceso p/Acabado

41101 Ingresos Productos Acabados

15.

A partir del menú, seleccione la opción Informes/Boletín de Entrada para imprimir el informe de entrada de materiales.

Sugerencias ·

Las divergencias pueden verificarse en este informe. La letra “E” que aparece en la columna “Div” se refiere a la fecha de entrega que no coincide con la del pedido.

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417

418

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Ejercicio 09 – Cómo Generar Solicitudes Objetivo: El objetivo de este ejercicio es mostrar cómo pueden efectuarse las solicitudes de materiales. Después de informar la producción, la solicitud de los componentes reservados es automática e inmediata pero no todas se generan de esta forma. Por lo menos, precisan ingresarse la de los Remaches y de los Guantes. El remache, porque es un ítem de imputación indirecta debe transferirse del Depósito 01 al Proceso (Depósito 99) y el Guante, por ser un producto independiente de cualquier estructura de producto. Otro factor que genera necesidad de digitación de solicitudes es el salto en la línea de producción que en el ejemplo del ejercicio será representado por el Soporte. 1.

Seleccione la opción Actualizaciones/Producción/ Solicitudes en el menú.

2.

Haga clic en el botón Incluir y el sistema muestra la ventana “Movimientos Internos – Incluir”:

3.

En el campo TP Movimiento, pulse F3 y seleccione el tipo 600.

Case del Llavero

419

420

4.

Seleccione “Remache” en el campo Producto F3.

5.

Digite 200 en el campo cantidad, pues se trata de caja cerrada.

6.

Digite 000001 en el campo Documento.

7.

No digite el Centro de Costo ni el número de Orden de Producción, pues el Remache va al proceso y de allí, cuando haya producción, se imputa directamente y de forma automática a la Orden de Producción del Cuerpo.

8.

Confirme esta solicitud y digite de forma análoga la solicitud del guante. En la cantidad coloque el consumo mensual digitado en la ventana correspondiente y en el Centro de Costo, con F3, Acabado e informe el número 000002 en el campo Documento.

9.

Para obtener una variación del consumo de materiales, digite también una solicitud de Soportes. En el Campo Orden de Producción, seleccione, con F3, la OP del Cuerpo. En cantidad coloque un valor aleatorio que no sea muy alto. Recuerde que se compraron solamente 6 Soportes de más. Para simular la dinámica del juego utilice el dado. El valor de esta solicitud

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con la tecla

se descargará directamente en la OP del Cuerpo. No olvide rellenar el campo documento igual a 000003.

10.

Al concluir las tres solicitudes y salir de la ventana de inclusión se presenta la ventana de Asientos Contables:

Case del Llavero

421

11.

Confirme la ventana de asientos contables.

IMPORTANTE: 12.

422

En este punto el ejercicio puede tomar dos caminos distintos: uno más simple, donde se informa la Producción con el único objetivo de costos e ingreso en el stock. El otro incluye las rutinas Carga Máquina. Inicialmente se tratará la primera. En caso que la opción sea la Carga Máquina, pase al tópico Carga Máquina (Ejercicio 11). Los dos caminos vuelven a encontrarse en Facturación.

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Ejercicio 10 – Cómo Informar al Sistema la Conclusión de la Producción del Llavero Objetivo: El objetivo de este ejercicio es mostrar cómo pueden darse de baja las órdenes de producción considerando que los productos se fabricaron en la línea de producción. 1.

A partir del menú, seleccione la opción Actualizaciones/ Producción/Producción. Por tratarse del mismo archivo donde se almacenan las solicitudes, éstas ya se muestran en el browse de entrada.

2.

Seleccione la opción Incluir y se mostrará la ventana “Producciones – Incluir”:

3.

Seleccione el tipo “011” con la tecla F3 en el campo TP. Movimiento.

4.

En Orden de Producción, también con F3, seleccione la OP

Case del Llavero

423

del Cuerpo y los campos restantes se rellenarán y generarán, a partir del archivo de reservas, las solicitudes necesarias para esta producción. 5.

Confirme la ventana y repita el proceso en la OP del Llavero. Sin embargo, en esta OP hubo pérdidas. Por lo tanto digite una cantidad aleatoria en el campo Pérdida para indicar que algunos llaveros fueron rechazados en el control de calidad. Para la simulación de dinámica de juego, utilice el dado.

6.

Al salir, se mostrarán los Asientos Contables. Confírmelos y vaya a Facturación, Ejercicio 13.

Sugerencias

424

·

El rellenado de esta ventana puede sustituirse por la lectura del código de barras impreso en la OP, a través de recolectores electrónicos instalados en los equipos de producción.

·

Note que al digitar las pérdidas, la cantidad “buena” se ajusta con disparador.

·

Observe que hay una diferencia entre el valor de la producción del Cuerpo y el total de sus solicitudes. Esto ocurre porque el asiento referente a la solicitud adicional del Soporte ya se había hecho en la ventana anterior.

·

Otro detalle importante es el registro de transferencia de la mano de obra. Se comporta como una solicitud de materiales, pero acredita una cuenta que forma parte del grupo de gastos. El valor unitario de las horas imputadas es el informado al inicio del ejercicio. En caso que quiera discriminar los asientos y detallarlos por transacción, coloque “No” en “Agrupa Asientos”. A dicho efecto, pulse F12 en el browse de la ventana de producción.

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Ejercicio 11 – Cómo Efectuar el Control y Seguimiento de la Producción Objetivo: El objetivo de este ejercicio es mostrar cómo se puede efectuar el control y seguimiento de la producción del Llavero. Recordando las premisas, el Llavero se compone de un cuerpo y una argolla. El Cuerpo, a su vez, se compone de un Soporte, un Mosquetón, un Escudo, un Cordón y un Remache. En el cuerpo, que se hace en el centro de costo 0001, tenemos 2 operaciones: cortar y agujerear el cordón y remachar el cuerpo con sus componentes. En el Llavero, que se hace en el acabado, tenemos las operaciones: encajar la argolla y embalar. Para que la Carga Máquina funcione es necesario rellenar varios registros. Cómo Incluir el Calendario 1.

Seleccione la opción Actualizaciones/Carga Máquina/ Calendario del menú.

2.

Seleccione la opción Incluir y el sistema mostrará la ventana de “Archivo de Calendarios – Incluir”:

Sugerencias ·

La fábrica trabaja de lunes a sábado, 10 horas por día con un total de 250 horas/mes, que permite una producción base de 50 cuerpos por mes, pues cada uno, según la estructura demanda 5 horas de fabricación.

Case del Llavero

425

3.

Digite 001 en el campo Código.

4.

Digite HORARIO NORMAL en el campo Historial.

5.

Rellene el horario de las 8hs. a las 18hs. de forma que la Carga Horaria sea igual a 10 y pulse la tecla Enter o la letra X. Cada segmento de tiempo (rellenado con X o Enter) representa 15 minutos.

6.

Complete el horario de sábado igualmente con las 10 horas pues la fábrica trabaja los sábados. Los demás días hábiles copian su horario a partir del definido el lunes.

7.

Pulse F12, observe las dos opciones y confirme sin modificar.

8.

Confirme la inclusión del calendario pulsando el botón OK.

Cómo Incluir Recursos 9.

426

Seleccione la opción Actualizaciones/Carga Máquina/ Recursos del menú.

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10.

Seleccione la opción Incluir y el sistema mostrará la ventana de “Recursos – Incluir”:

Sugerencias ·

Los campos Centro de Costo y Calendario pueden rellenarse con el recurso de la tecla F3.

11.

Registre 5 recursos, todos usando el calendario 001, conforme los datos de la siguiente tabla:

Código 001 01A 002 003 004

Nombre del Recurso LINEA DE FABRICACION DEL CORDÓN

LINEA ALTERNATIVA DEL CORDÓN

REMACHADORA COLOCADOR DE ARGOLLAS EQUIPO DE EMBALAJES

Centro de Costo 0001 0001 0001 0002 0002

Calendario 001 001 001 001 001

12.

Confirme la inclusión de cada recurso.

13.

Cierre la ventana “Recursos – Incluir”, seleccione el recurso 001 en el Browse y haga clic en la opción Modificar.

Case del Llavero

427

14.

Seleccione el recurso 01A en el campo Rec Alt/Sec con la tecla F3 en la ventana inferior de la ventana.

15.

Digite la letra A (Alternativo) en el campo Tipo de Rec. También en la ventana inferior de la ventana. Este procedimiento indica que existen dos líneas de producción del Cordón, que pueden utilizarse simultáneamente.

16.

Confirme la modificación.

Cómo Incluir Herramientas

428

17.

Seleccione la opción Actualizaciones/Carga Máquina/ Herramientas del menú.

18.

Seleccione la opción Incluir y el sistema mostrará la ventana de “Herramientas – Incluir”:

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19.

Registre 2 herramientas conforme los datos de la siguiente tabla:

Código Descripción Cantidad 101 TIJERAS 2 201 MARTILLO 1 20.

Confirme la inclusión de cada herramienta.

Sugerencias ·

La tijera se utilizará en la fabricación del cordón.

·

Para las herramientas no hay concepto de Alternativa. Se coloca en cantidad el número de herramientas disponibles. Se navega por el tiempo solamente si están todas ocupadas.

·

El martillo se utilizará en la operación Remachar.

Case del Llavero

429

Cómo Tratar los Recursos Dentro de la Producción 21.

Seleccione la opción Actualizaciones/Carga Máquina/ Operaciones del menú.

22.

Seleccione la opción Incluir y el sistema mostrará la ventana de “Procedimiento de Operaciones – Incluir”:

Sugerencias ·

430

Los campos Producto, Recurso, Herramienta y Tipo de Operación pueden rellenarse con la tecla F3.

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Cómo Incluir las operaciones del Cuerpo 23.

Mantenga el código 01. Este campo permite hasta 99 procedimientos diferentes para cada producto y flexibiliza la fabricación, pues cada OP puede tener un procedimiento diferente.

24.

En el campo Producto, digite CUERPO. No tiene Procedimiento Similar, lo que evidentemente facilitaría la digitación.

25.

En el campo Operación, mantenga 01.

26.

Digite 001 en el campo Recurso.

27.

Informe 101 en el campo Herramienta.

28.

En descripción, digite FABRICAR CORDÓN.

29.

Digite 1 en el campo Lote Estándar.

30.

Digite 3 en el campo Tiempo Estándar. Los tiempos se informan en horas decimales, es decir, para una hora treinta minutos, se digita 1,5.

31.

En el campo Tipo de Operación, digite 1 de Normal.

32.

Deje los otros campos en blanco y baje una línea pulsando la tecla “flecha hacia abajo” para registrar la operación 02.

Case del Llavero

431

33.

Informe Recurso 002, Herramienta 201, Operación REMACHAR CUERPO, Lote Estándar 1, Tiempo Estándar 2, Tipo de Operación 1 (Normal) y confirme la ventana. Note que la suma de los tiempos debe dar 5, pues ésta es la cantidad de MOD0001 que consta del archivo de estructuras.

Cómo Incluir las Operaciones del Llavero

432

34.

Mantenga 01 en el campo Código y digite LLAVERO en el campo Producto.

35.

En la Operación 01 informe Recurso 003, Descripción ENCAJAR ARGOLLA, Lote Estándar 1 y Tiempo Estándar 1,5.

36.

Baje una línea y registre la Operación 02 del Llavero. Informe el Recurso 004, Descripción EMBALAR, Lote Estándar 1 y Tiempo Estándar 0,5. Note que la suma de los tiempos estándar debe dar 2, pues ésta es la cantidad de MOD0002 del archivo de estructuras.

37.

Confirme la ventana.

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Cómo Generar un Conflicto en la Carga Máquina 38.

Seleccione la opción Actualizaciones/Carga Máquina/ Órdenes Producción del menú.

39.

Mantenga la línea posicionada en la Orden de Producción del Llavero y seleccione la opción Visualizar para verificar Cantidad, Fecha de Inicio y Fecha de Entrega.

Sugerencias ·

Un conflicto en la carga máquina significa que dos o más operaciones necesitan los mismos recursos para su producción.

·

Se generará una segunda OP, idéntica a la primera, para que se visualice cual es el procedimiento del sistema cuando dos Órdenes de Producción quieren asignar simultáneamente el mismo recurso.

Case del Llavero

433

434

40.

Efectúe la inclusión de una nueva Orden de Producción con el Número 000002 / 01 / 001 para el Producto LLAVERO a través de la opción Incluir.

41.

Informe Cantidad, Fecha de Previsión de Inicio y Fecha de Entrega en esta nueva Orden de Producción con los mismos datos rellenados en la Orden de Producción del Llavero generada por el Pedido de Venta.

42.

Pulse el botón OK para confirmar y se presentará un diálogo que informa que el sistema generará Órdenes de Producción

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con fechas anteriores a la Fecha Base (Fecha Confirmada en la Inicialización del Sistema). 43.

Confirme el diálogo pulsando el botón OK, anule la inclusión de la orden de producción 000003, seleccione la opción Salir de la ventana “Órdenes de Producción” y el Sistema solicitará confirmación de la generación de Órdenes de Producción intermedias.

44.

Pulse el botón OK para confirmar la generación de las Órdenes de Producción intermedias y de las Solicitudes de Compra.

45.

Pulse nuevamente el botón OK para confirmar los datos en la ventana de modificación de reservas para la Orden de Producción 000002.

46.

Seleccione nuevamente la opción Actualización/Carga Máquina/Órdenes de Producción y observe que se generó la secuencia 002 de esta nueva Orden de Producción.

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435

Sugerencias

436

·

Ahora sí, el Sistema está listo para ejecutar la Carga Máquina.

·

La asignación se realizará del inicio al fin.

47.

Seleccione la opción Actualizaciones/Carga Máquina/Carga Máquina en el menú y el Sistema mostrará el diálogo:

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48.

Pulse el botón OK y espere algunos instantes para que el Sistema efectúe la asignación de los recursos utilizados en las Órdenes de Producción.

49.

Observe la asignación de recursos en la ventana “Carga Máquina”, pulse el botón que se encuentra en la parte inferior y el Sistema mostrará un diálogo que informará que la carga máquina se efectuó con éxito.

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437

50.

Confirme el diálogo y luego pulse el botón Imprimir.

51.

Cambie el orden a Fecha Inicio.

52.

Confirme la impresión del informe.

Sugerencias

438

·

Si se navega por el informe con la barra de desplazamiento es posible analizar el resultado y verificar cómo se utilizó el recurso alternativo y cómo navegó la segunda Orden de Producción en el tiempo pues los recursos estaban ocupados con la primera.

·

Si el sistema avisa que ya existe este informe, basta sustituirlo, haciendo clic en el botón OK.

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439

53.

Finalice el proceso pulsando el botón Anular.

54.

Imprima en disco las Órdenes de producción en la opción correspondiente en informes. Para cada OP se listan los materiales necesarios y las operaciones, con fecha y hora de inicio y finalización, así como espacios para rellenado de fechas y horas reales.

Sugerencias

440

·

Verifique los parámetros de fecha para imprimir el informe.

·

En la carpeta impresión, seleccione el tipo En Disco.

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Ejercicio 12 – Cómo Iniciar la Producción Objetivo: El objetivo de este ejercicio es mostrar cómo puede efectuarse el seguimiento y control de las diversas operaciones que se están procesando en la línea de producción. 1.

Seleccione la opción Actualizaciones/Carga Máquina/ Producción PCP del menú.

2.

Seleccione la opción Incluir y el sistema mostrará la ventana de “Producción PCP Mod1 – Incluir”:

3.

Seleccione la primera operación del Cuerpo de la Orden de Producción 000001 con la tecla F3.

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441

442

4.

Modifique en 3 horas el inicio o el fin para generar una Variación de Eficiencia de la Mano de Obra y un atraso y confirme.

5.

Ahora produzca la segunda operación del cuerpo, que ingresará al stock, pues es la última operación de este componente.

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6.

Repita el procedimiento para la operación 01 del Llavero. En la Operación 02 del Llavero coloque una cantidad de pérdida. Para simular la dinámica de juego utilice el dado. No informe la producción de las órdenes 000002 digitadas únicamente para el ejercicio de Carga Máquina.

Sugerencias ·

Al salir se mostrará la ventana de Asientos Contables, confírmela.

·

No olvide marcar la opción de impresión en disco.

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443

7.

444

En Informes, liste el Seguimiento de Operación (opción Seg. Operaciones del menú) para analizar las diferencias de inicio y fin, ocurridas entre lo planificado y lo realizado en las operaciones.

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8.

También en Informes, use el Informe de Consumo Real vs. Estándar a través de la opción Lista Real vs. Est. del menú. En este informe puede analizarse la variación entre el consumo Real y el Estándar de los materiales para separar la variación del costo debido a las cantidades y a la debida a la variación del precio de compra.

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Ejercicio 13 Facturación

– Cómo Iniciar el Proceso de

Objetivo: El objetivo del ejercicio es mostrar cómo puede efectuarse uno de los procesos más relevantes del punto de vista comercial: la Facturación. El proceso de Facturación incluye una serie de etapas que se detallan en este ejercicio, tales como la aprobación de la factura, la verificación de disponibilidad de productos en el stock y la verificación de la situación de crédito del cliente. 1.

Seleccione la opción Actualizaciones/Facturación/ Aprobación Pedidos en el menú y a continuación la opción Automático.

2.

Confirme la ventana de parámetros y se mostrará la ventana de “Aprobación de Pedidos de Venta”:

3.

Confirme la Aprobación de Pedidos de Venta y el sistema presentará la siguiente ventana:

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Sugerencias

448

·

Los pedidos se aprueban respetando la cantidad existente en el stock y analizando el crédito. Esta situación puede verse claramente al preparar la factura de salida. Note que la preparación de la factura de salida está con un símbolo rojo de reprobada. Aunque la cantidad aprobada tenga sólo disponibilidad en el stock, ya que así se definió en la pregunta del programa de aprobación. Si avanzamos hacia la derecha en el browse, se constata que el pedido está bloqueado en el crédito por el código 04 (fecha de crédito vencida). Como consecuencia, imposibilita que pase al proceso.

4.

Seleccione la opción Actualizaciones/Facturación/ Preparación de Factura y verifique que el pedido no esté disponible en función de la reprobación del crédito.

5.

Seleccione, a partir del menú principal, la opción Actualizaciones/Facturación/Aprobación Crédito.

6.

Confirme los parámetros.

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7.

Seleccione la opción Manual, pues en este caso la opción Automática no funcionará.

8.

Apruebe el pedido confirmando la ventana.

9.

Ahora sí, regrese, a partir del menú, a Actualizaciones/ Facturación/Preparación de Factura, pues el pedido estará disponible para preparar la factura de salida.

10.

Confirme los parámetros y el sistema mostrará la ventana con el pedido disponible:

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450

11.

Marque el pedido.

12.

Seleccione la opción Prep. Docs..

13.

Confirme nuevamente los Parámetros, el Número de la Primera Factura y dispare el Proceso.

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Sugerencias ·

En este momento el sistema calcula la factura con sus descuentos, reajustes, impuestos, comisiones, fletes y seguros, genera el título por cobrar, el libro fiscal, actualiza el stock, la cartera de pedidos, el cliente y, finalmente, genera y muestra los Asientos Contables.

14. Confirme la ventana de “Asientos Contables”.

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451

Ejercicio 14 – Cómo Controlar la parte Financiera (Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar y Flujo de Caja) Objetivo: El objetivo de este ejercicio es el control de todas las cuentas por pagar y por cobrar, así como seguir el flujo de caja. 1.

Primeramente consulte el flujo de caja a través de la opción Consultas/Flujo de Caja del menú.

2.

Confirme las ventanas de parámetros y se mostrará una ventana con las disponibilidades de Caja y Bancos:

Sugerencias ·

En este caso, las disponibilidades de Caja y Bancos deben corresponder al valor del capital.

3.

Confirme la ventana de Disponibilidades de Caja y Bancos y el sistema presentará el Flujo de Caja, inclusive con un gráfico de la situación:

Sugerencias

452

·

La columna por Pagar representa los títulos referentes a las compras y la columna por Cobrar, los respectivos valores de las facturas de Ventas.

·

Hacer clic en la parte superior de la ventana en el icono “Simulación” da la posibilidad de incluir, modificar, borrar, etc.

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Cómo Cobrar el Título Proveniente de Ventas 4.

Seleccione la opción Actualizaciones/Financiero/Títulos por Cobrar de la barra de menú y el sistema mostrará un detalle de títulos por cobrar a través de la ventana:

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453

454

5.

Posicione el título que se dará de baja, que también deberá ser el único.

6.

Seleccione la opción Dar de baja y el sistema mostrará la ventana de “Títulos por Cobrar”:

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7.

Pulse F3 en el campo Banco y seleccione el banco 001 - Banco do Brasil.

8.

Conceda un descuento y digitando un valor en el cuadro Valores de la Baja. Para simular la dinámica de juego, utilice el dado y multiplique su valor por 100. Note que el campo Valor Cobrado se ajusta automáticamente.

9.

Confirme la baja y se mostrará la ventana de Asientos Contables:

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455

10.

Confirme la ventana y haga los asientos en las cuentas “T”.

Cómo Pagar un Título Proveniente de Compras 11.

456

Seleccione la opción Actualizaciones/Financiero/Títulos por Pagar de la barra de menú y el sistema mostrará un detalle de títulos por pagar a través de la ventana:

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12.

Posicione el título que se dará de baja, que también deberá ser el único.

13.

Seleccione la opción dar de baja y el Sistema mostrará la ventana “Títulos por Pagar”:

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458

14.

Pulse F3 en el campo Banco y seleccione el banco 001 - Banco do Brasil.

15.

Informe un número de cheque cualquiera.

16.

Confirme la baja y se mostrará la ventana de Asientos Contables:

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17.

Confirme la ventana y haga los asientos en las cuentas “T”.

Cómo Pagar Gastos de la Planilla de Haberes y de Impuestos 18.

Seleccione la opción Actualizaciones/Financiero/ Movimiento Bancario de la barra de menú.

19.

Seleccione la opción Pagar y el sistema mostrará la ventana de “Movimientos Bancarios – Pagar”:

Case del Llavero

459

20.

Mantenga la Fecha del Movimiento.

21.

Digite el código 007 – Publicidad en el campo Modalidad. El sistema rellenará el valor pues un “disparador” lo busca en la Planilla de Precio de Venta, donde se lo decidió al inicio del ejercicio.

22.

Confirme la ventana y el sistema mostrará los Asientos Contables:

Sugerencias ·

460

En el caso de la Planilla de Haberes, se harán 4 movimientos, uno para Administración, uno para Fabricación, uno para Acabado y uno para Depósito. Si se estuviese procesando la Planilla de Haberes, estos asientos serían automáticos y sólo el pago bruto tendría un movimiento bancario.

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23.

Confirme los Asientos y efectúe la trascripción a las cuentas “T”.

24.

Análogamente a la publicidad, haga estos 4 pagos, seleccionando las modalidades 001, 002, 003 y 004. Los valores, que son los de las premisas, también se transfieren por “disparador”.

25.

Finalmente, páguele al Fisco lo que le debe. En Movimientos Bancarios por Pagar seleccione la Modalidad 005 – Impuestos.

Sugerencias ·

En este caso se hizo un disparador que va al archivo SF3 – Libros Fiscales y calcula el valor del ICMS por pagar. Este valor también podría obtenerse en el saldo de la cuenta 21201 – ICMS por Pagar – o generando un título al procesar el Libro Cálculo de ICMS e IPI.

·

Se recomienda la contabilización Off-Line en los casos en que el responsable por la contabilidad quiera, antes de reservar los asientos, verificarlos y, si fuere el caso, ajustarlos. Él llamaría esta opción al final del día.

26.

Al confirmar el procesamiento deberán mostrarse los Asientos Contables.

27.

Confirme los Asientos y efectúe la trascripción a las cuentas “T”.

Case del Llavero

461

Ejercicio 15 – Cómo Analizar los Resultados Obtenidos Objetivo: El objetivo de este ejercicio es permitir analizar los resultados obtenidos al emitir el balance parcial. Cómo Emitir el Balance Parcial

462

1.

Seleccione la opción Informes/Balance Parcial Reales del menú.

2.

Confirme la ventana “Actualización de Sintéticas”.

3.

Confirme la configuración de parámetros.

4.

Confirme la generación del archivo y el Sistema mostrará el informe:

Gestión Empresarial con ERP

Case del Llavero

463

Cómo Consultar el Libro Mayor 5.

Seleccione la opción Consultas/Libro Mayor del menú.

6.

Posicione el Browse en cualquier cuenta analítica.

7.

Seleccione la opción Visualizar y el Sistema mostrará la ventana “Consulta Libro Mayor Analítico”:

Sugerencias ·

La consulta tiene la ventaja de, además de mostrar los saldos, discriminar todos los asientos por cuenta.

·

Si se mueve el cursor en la parte superior de la ventana, puede reducirse el ancho de las columnas para facilitar la lectura del libro mayor.

Basándose en los números del Balance Parcial se llega a las ganancias de la empresa, deduciéndose de los Ingresos el Costo de la Mercadería Vendida (costo promedio real), así como los Gastos de Ventas y Administrativos.. La ventaja de la metodología de costo estándar aquí presentada radica en el hecho que contablemente el Resultado se presenta de la forma tradicionalmente aceptada por los contadores brasileños, es decir, por el costo real y promedio. Sin embargo, el sistema permite

464

Gestión Empresarial con ERP

que se analice este mismo resultado basado en los valores estándares y las variaciones ocurridas. Esta demostración se ve en una planilla Excel y también muestra un buen ejemplo de integración del sistema con la planilla electrónica. Se parte de los valores presupuestados y estándares después de la Determinación del Precio de Venta y se llega a la Ganancia Real, analizando cada variación que haya contribuido a la diferencia. Sólo para recordar, note que las empresas que controlan su resultado únicamente a través de presupuesto tienen una visión de los costos fijos, pero pierden eficiencia cuando se trata de costos variables, que son normalmente los más significativos. La planilla tiene el siguiente formato: Ingreso Estándar: cantidad prevista de venta x precio de venta - CMV Estándar: cantidad x R$ 616,00 - ICMS Ganancia Bruta - Publicidad - Gastos Administrativos Ganancia Estándar + - Variación de la cantidad vendida: ganancia bruta estándar de la variación de la cantidad + - Variación del Precio de Venta: descuento concedido + - Ingresos de comisiones de venta de Materia prima + - Variación del Precio de Compra de Materia prima + - Variación del Precio de Compra de Material de Consumo + - Variación del Consumo de Materia prima: variación de la cantidad, pero por el costo estándar. + - Variación del Consumo de Material de Consumo

Case del Llavero

465

+ - Variación de la Eficiencia de la Mano de Obra: horas reales x horas estándares gastadas en las OP, basándose en valores estándares. El detalle de esta variación puede analizarse en el Mapa de valores Est. vs. Real. Para cada centro de costo, una línea. + - Variación de la Tasa de Mano de Obra: variación de los sueldos + - Variación del Volumen de Producción: en función de la reducción/aumento del costo hora de la MOD. Como esta variación trabaja en horas, se compensa con la Variación de la Eficiencia. Para que esto no ocurra sería necesario controlar también las horas disponibles y las horas ociosas. + - Variación por Pérdidas: costo estándar de las piezas rechazadas en el control de calidad + - Variaciones de los Costos Fijos Ganancia Real + - Ajuste de Stock de materia prima y material de consumo: conforme lo explicado en el capítulo 2, la ley brasileña no permite que se descargue en el Resultado toda la variación de precios de compra, pues lo que restó en el stock únicamente debe afectar el resultado con relación a su venta o consumo. Ganancia Contable Además, la planilla también calcula el Retorno de la Inversión, la Ganancia y la Liquidez, que son factores que afectan la elección de la empresa con mejor desempeño. Cómo Generar la Planilla con la Integración Excel

466

1.

Seleccione la opción Miscelánea/Planillas/Planilla Excel del menú.

2.

Confirme la caja de diálogo y espere la integración con el Excel.

3.

Abra el archivo Cianews.xls que está disponible en el directorio “c:\erp710\Planillas y Presentaciones” de su computadora.

4.

Active las macros y el sistema mostrará una planilla que contiene todas las rutinas de integración para buscar los datos.

Gestión Empresarial con ERP

Sugerencias ·

Es necesario que se haga la opción integración con Excel a partir del CD de instalación.

5.

Haga clic en el botón para ejecutar la macro y se mostrará la planilla que contiene los datos del cuadro demostrativo, conforme el siguiente ejemplo:

Case del Llavero

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Gestión Empresarial con ERP

Case del Llavero

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470

Gestión Empresarial con ERP

Juego de Empresas

12

Capítulo 12

Juego de Empresas Instalación

Para Windows 95 o superior: 1.

Coloque el CD en su CD-Rom.

2.

Haga clic en el botón “Inicio” (Start) del Windows y a continuación seleccione la opción “Ejecutar” (Run). Se exhibirá la ventana de diálogo “Ejecutar” (Run).

3.

En la caja “abrir” de la ventana “Ejecutar”, digite: X:\SETUP y pulse [ENTER] Donde, X es la identificación de la unidad de CD-ROM. Se exhibirá la ventana de diálogo “Instalación del Juego de Empresas”.

4.

Seleccione la opción Full – Install All Files.

Para Windows 3.1, 3.11 o NT: 1.

Coloque el CD de Juego de Empresas en su CD-Rom.

2.

Haga clic en el menú “Archivo” (File) del Windows y a continuación, seleccione la opción “Ejecutar” (Run).

3.

En la caja “Abrir” de la ventana “Ejecutar”, digite: X:\SETUP y pulse [ENTER] La identificación de la unidad del CD-ROM es X. Se exhibirá la ventana de diálogo “Instalación del Juego de

Juego de Empresas

473

Empresas”. 4.

Seleccione la opción Full – Install All Files.

Atención Es necesario que el CD permanezca en el CD-Rom para poder jugar.

Objetivo del Juego Nuestra finalidad al incluir el Juego de Empresas versión Oro en este libro, es brindar al lector con un conjunto de principios administrativos que juzgamos útiles para quienes conviven con el Sistema de Gestión y especialmente para ejecutar las dinámicas de motivación detalladas en el Capítulo 11, que trata del Case (estudio de caso) No 1. El objetivo del juego es capacitar, en la gestión de negocios, universitarios, profesionales de las áreas administrativas y de ventas además de empresarios. Es un juego sencillo y rápido pero muy completo, en lo que se refiere a los diferentes aspectos que interfieren en la estrategia diaria de una organización. El desempeño de cada jugador depende de sus decisiones, de las decisiones de sus competidores y también de un razonamiento ágil. Podemos decir que cuando más competitivo es el equipo, más alto será el nivel de la disputa y más difícil resultará ganar. No existe una fórmula “mágica” para ganar siempre. Aconsejamos a los jugadores que antes de cada decisión visualicen el video explicativo. En este vídeo el jugador encontrará la teoría referente a la decisión en cuestión, permitiéndole definir una estrategia mejor. El objetivo final del juego no sólo es proporcionar un pasatiempo a los participantes sino también es el demostrar cómo funciona en la práctica el mecanismo de una empresa y capacitarlos para convivir en este medio que si por un lado es exacto y lógico, por otro es subjetivo y estratégico. Siempre pueden aportar factores imprevisibles que debilitan cualquier tipo de planificación. Pueden participar de 2 a 5 jugadores, cada uno representa una

474

Gestión Empresarial con ERP

empresa, o un único jugador puede jugar con la computadora. Las empresas disputarán la venta de sus productos en un mercado común y tendrán como principal objetivo obtener la mayor ganancia. Pero no sólo la ganancia define al ganador, otros factores también entran en el puntaje.

Objetivos de los jugadores Son 5 (cinco) los objetivos de los jugadores: 1.

Obtener el mayor volumen de ventas en cantidad.

2.

Llegar al máximo de ganancia presupuestada.

3.

Tener la mejor administración de la caja, o sea no dejarla con saldo negativo.

4.

Llegar a la mayor ganancia real.

5.

Mejorar el retorno de ganancia sobre el capital inicial.

Criterio de puntaje Será este el criterio que el juego utilizará para el puntaje en cada uno de los 5 objetivos.

Colocación 1º 2º 3º 4º

Puntos por Recibir 5 3 2 1

Decisiones El juego tiene una secuencia de jugadas que dependen de decisión, estrategia y en algunos momentos de razonamiento rápido. Cada jugada se hace en una ventana y el tiempo promedio para concluirla es de tan sólo unos minutos. Son 10 decisiones en total. Después de las 5 primeras decisiones de cada jugador se exhibirá un

Juego de Empresas

475

Resultado Parcial. Todos los jugadores trabajan en la misma computadora, alternándose a cada 5 (cinco) decisiones. Conviene que para algunas de ellas los competidores no vean lo que se está poniendo, pues son decisiones estratégicas:

Capital Inicial

Decisión

Planilla de Haberes Publicidad Porcentaje de Ganancia Previsión de Ventas Reducción de Gastos Generales de Fabricación

Materia Prima

Política de Compras Control de Calidad Reducción

Tipo Estratégica Estratégica Estratégica Estratégica Estratégica Lúdica Estratégica Estratégica Lúdica Lúdica

Podrán modificarse los valores sugeridos en el juego para permitir una variación en las estrategias adoptadas. El capítulo Parametrización está al final de este capítulo. También se podrá cambiar el ESCENARIO con diferentes Reglas de Negocio.

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Gestión Empresarial con ERP

Selección de los jugadores

En esta ventana están cinco personajes que representan a los economistas y administradores. La primera tarea es informar si se jugará con otra persona o con la computadora. Jugando con otra persona Por lo menos deben ser 2 jugadores. Cada jugador debe digitar su nombre. A partir de este momento, siempre que el referido personaje esté en la ventana será a él que le corresponderá tomar la decisión. Tras confirmar a los jugadores y tal como a cada decisión tomada, deberá utilizarse el botón “Continuar”, representado en el juego por el icono:

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477

puesto en el extremo superior derecho de cada ventana. Jugando con la computadora Para jugar con la computadora, elija “Jugar con la computadora”, pulse el botón en el extremo inferior derecho de la ventana de Selección de los Jugadores. Tras pulsar este botón la computadora seleccionará su representante en el juego. Hecho esto el jugador también elegirá su personaje. Tras confirmar a los jugadores y tal como a cada decisión tomada, deberá utilizarse el botón “Continuar”, representado en el juego por el icono:

puesto en el extremo superior derecho de cada ventana. Después que cada jugador hizo sus jugadas se volverá a la ventana Capital, para elegirse el segundo jugador para sus decisiones. Así se hará hasta el último jugador. Pasadas las 5 primeras decisiones se mostrará un resultado parcial. Aún siguiendo el mismo esquema, serán otras 5 decisiones más las que llevarán al resultado final del juego. Son estas las 10 (diez) decisiones para los jugadores:

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Gestión Empresarial con ERP

Capital Inicial

En esta primera decisión usted define el Capital Inicial que su accionista invertirá en su empresa. El juego brinda a los participantes con16 (dieciséis) opciones de valor para el Capital, de 85.000,00 a 115.000,00.

85.000 87.000 89.000 91.000 93.000 95.000 97.000 99.000 101.000 103.000 105.000 107.000 109.000 111.000 111.000 115.000

El Capital servirá para pagar el activo inmovilizado de la empresa, que en el juego se determinó en 100.000,00, más el valor que será necesario para financiar el stock. Como todos los pagos sólo se harán después del aporte del capital y de los ingresos, el cálculo que se utilizará para decidir el Capital Inicial es:

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CAPITAL = INMOVILIZADO + STOCK FINAL – GANANCIA Tanto el stock final como la ganancia no son totalmente conocidos en este momento y dependen de la estrategia que se adoptará. Cuando se active el escenario de la Capacidad Máxima Productiva de la Fábrica, la cantidad vendida quedará limitada a la cantidad que la fábrica consigue producir a razón del capital invertido. El objetivo de este escenario es dar al tema Capital una importancia mayor, que influirá no sólo en la tasa de retorno, sino también en el tamaño de la fábrica.

Planilla de Haberes

En esta decisión usted decide el valor que se invertirá en la Planilla de Haberes. Como ya sabemos, quien tiene un buen sueldo también realiza un buen servicio. Por este motivo, el valor que se invertirá en la Planilla influirá en la calidad de su producto y a consecuencia de esto, en las ventas, en las pérdidas y en el costo de la mercadería

480

Gestión Empresarial con ERP

vendida de la empresa que usted está administrando. El juego deja disponibles tres opciones de inversión en la Planilla de Haberes: 1.000,00 2.000,00 3.000,00

Para cada uno de estos valores, habrá una pérdida de piezas de su producto y un aumento en la cantidad vendida: Valor de la Planilla 1.000,00 2.000,00 3.000,00

Pérdida de piezas 3 1 0

Aumento deVentas 0% 10% 20%

Por ejemplo, al invertir 2.000,00 en la Planilla de Haberes la pérdida será de 1 pieza y habrá un aumento de un 10% en la cantidad vendida. Cada pieza perdida representa una reducción en la facturación. De otra parte, cuanto mayor es el valor de la Planilla de Haberes, mayor será el Costo de la Mercadería Vendida. Para seleccionar el valor que se invertirá, pase la tarjeta por el reloj registrador electrónico.

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Publicidad

El juego dija disponibles 10 (diez) opciones, de 0 a 4.500,00 en la decisión de gastar con Publicidad. Para seleccionar el valor pretendido, basta colocar el ratón en la línea correspondiente y la flecha indicará el valor seleccionado. Para cada 100,00 (cien) invertido en Publicidad usted vende 1 (una) pieza más. La tabla a continuación trae cuántas piezas más se venderán para cada valor invertido en Publicidad:

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0,00 500,00 1.000,00 1.500,00 2.000,00 2.500,00 3.000,00 3.500,00 4.000,00 4.500,00

0 5 10 15 20 25 30 35 40 45

En caso que el escenario Anuncio No Incluido en el Precio esté activo, el costo de la Publicidad no compone el precio del producto y modifica la contribución marginal. El objetivo es atender la práctica empresarial habitual. En caso de que este escenario no esté activado la modificación en el valor de la Publicidad afecta directamente el Precio de Venta.

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Porcentaje de Ganancia

En esta decisión se define el porcentaje de ganancia que usted desea sobre el Capital invertido. El juego deja disponibles 8 (ocho) opciones: el 1%, 2%, 3%, 4%, 5%, 7%, 9% y el 12% al mes. La ganancia definirá el precio de venta de su producto. Por lo tanto, su decisión deberá basarse en varios factores. Por ejemplo, en Brasil son altas las tasas cobradas en las inversiones comparándolas a las de otros países, no sólo para atraer el capital externo y equilibrar nuestra balanza de pagos sino también para restringir el consumo, evitando así la vuelta de la inflación. La tasa actual es de un 26% al año (en junio de 2003), es decir, un poco más que el 2% al mes, sin considerar los intereses compuestos. Su decisión debe basarse también en otros indicadores de mercado.

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Los ahorros, por ejemplo, rinden alrededor de un 1% al mes, un CDB llega al 3%, la Bolsa de Valores es una incógnita, el usurero gana de un 6% a un 10%, las tiendas cobran el 6%, un inmueble (riesgo bajo) el 1%. No obstante, en el exterior, se considera alta una tasa anual de un 4%. Por eso, su ganancia no puede sobrepasar mucho estos niveles. Su decisión está relacionada a los demás participantes pues ella determinará el precio de venta que, seguramente, influirá en la cantidad vendida. Así, de ser usted muy ambicioso (elevada ganancia) podrá tener una decepción en las ventas y de ser demasiado conservador (baja ganancia) le será muy difícil ganar el juego, pues la ganancia interfiere en 3 criterios de puntaje. Es como un juego de póquer o más allá, como la realidad de la mayoría de los mercados donde es necesario ser perspicaz y “adivinar” la decisión de los competidores y definir el mejor índice no sólo de la ganancia sino también de la cantidad prevista de ventas que será la próxima decisión. Con el escenario de Precio de Venta activo, será el jugador quien informará el precio, en vez de hacerlo el juego. Por lo consiguiente, no tendrá la decisión de la Tasa de Ganancia, que es uno de los ítemes que componen el precio de venta. El objetivo de este escenario es satisfacer una tendencia del mercado, o sea, se define el precio independiente de la ganancia deseada, lo que sin duda no es la mejor práctica empresarial pero es el nuevo orden económico en función de la globalización y de la fuerte competencia.

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Previsión de Ventas

En esta decisión el juego trae15 (quince) opciones para la Cantidad Prevista de Ventas de su producto.

20 25 30 35 40 45 50 60 70 80 90 100 120 130 140

En esta decisión usted necesita tener algo de feeling, pues no sabe cuál es el precio de sus competidores (los demás jugadores). El precio es uno de los factores que más influye en la cantidad vendida. El juego calculará la diferencia entre su precio y el mayor precio de sus competidores. Para cada porcentaje de la diferencia usted venderá 1 (una) pieza más.

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Ejemplo:

Precio más alto:

635,00 (calculado por el juego)

Su precio:

381,00 (calculado por el juego)

Cantidad excedente que se venderá: (((635 / 381) - 1) x 100) x 1 = 66

Los gastos con Publicidad y Planilla de Haberes también influyen en la cantidad vendida. Además, por el simple hecho de existir, cada empresa vende una cantidad inicial mínima de 20 (veinte) piezas. Cuando el escenario de Compras esté activo, la cantidad de materia prima comprada será igual a la cantidad prevista de venta, por eso, ésta será la cantidad de venta máxima posible. Si la venta real es menor que la prevista, la diferencia se quedará en el stock, aunque la compra sea para sólo un mes. El objetivo de este escenario es evitar que se arriesgue una Previsión de Ventas inferior con el objetivo de aumentar el precio. Con el escenario del Precio de Venta activo, el jugador informa el precio en vez de dejar que el juego lo calcule. A consecuencia de esto, tampoco se les permitirá decidir por la Previsión de Ventas, que es uno de los ítemes que componen el precio de venta. El objetivo de este escenario es satisfacer una tendencia de mercado, o sea, se define el precio independiente de la ganancia deseada, lo que sin duda no es la mejor práctica empresarial, pero es el nuevo orden, a razón de la globalización y de la fuerte competencia.

Resultado Parcial Decidido esto, se exhibirá el Resultado Parcial ya con la cantidad vendida y la ganancia presupuestada de cada empresa. Basado en estos dos criterios se mostrará como está la clasificación de las empresas hasta ese momento.

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Reducción en los Gastos Generales de Fabricación (GGF)

Esta decisión pide razonamiento rápido para analizar las fórmulas que se mostrarán al hacer clic en el botón del personaje y descubrir las de mayor valor. En tan sólo 20 (veinte) segundos, deberá hacer clic en las 3 (tres) que tengan valor más alto, cuya suma será una reducción de los gastos generales de fabricación de su empresa. Originalmente, el GGF es 2.000,00 y en algunos casos la reducción puede suprimir o superar este gasto.

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Materia Prima

El Juego trae 5 (cinco) opciones de valores de materia prima que varían de 103,00 a 115,00. En esta decisión usted hace el papel de representante del proveedor de materias primas haciendo oferta de precio a sus competidores. No deje que su competidor (otro jugador) vea su decisión porque automáticamente cada empresa comprará por el menor precio que se ofrezca. Al vender materia prima, su empresa gana una comisión equivalente a la cantidad de piezas compradas por su cliente y multiplicada por el valor ofertado menos 100 que es el precio mínimo estipulado. Cada empresa compra una cantidad de materia prima igual a la de Productos Terminados Vendidos. Recuerde que usted hace el papel de representante, por lo tanto, esta oferta es independiente del material que está comprando.

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Política de Compras

Usted puede adoptar una Política de Compras de materia prima para el consumo de 1, 2 ó 3 meses. Cada pieza consume una unidad de materia prima. La cantidad de meses que usted compra menos 1, que es lo que se consume en la fabricación de los productos, quedará en el stock final. Si compra en grandes cantidades gana descuentos con el proveedor, sin embargo, al final del juego su empresa deberá financiar el saldo en stock. Por otro lado, si adopta una política de compras Just-In-Time, es decir, sólo para 1 mes, no necesitará de capital para financiar el stock (que será cero) pero dejará de recibir el descuento de su proveedor.

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Vea la siguiente tabla de descuentos:

Política de Compras 1 mes 2 meses 3 meses

Descuento obtenido 0% 10% 20%

Cuando el escenario de Compras esté activo, la cantidad de materia prima comprada será igual a la cantidad prevista de venta. Y por lo consiguiente, la cantidad máxima que se puede vender. Si la venta real es menor que la prevista, la diferencia se quedará en el stock, aunque la compra sea para sólo un mes. El objetivo de este escenario es evitar que se haga una Previsión de Ventas baja con el único objetivo de aumentar el precio y también simular una situación donde la compra de materia prima demanda un plazo de entrega mayor y dificulta la compra de último momento.

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Control de Calidad

En esta etapa del juego usted se dedica a la calidad de su producto. Se exhibirán en la ventana 30 íconos que representan las piezas de su producto. Usted debe identificar y hacer clic lo más rápido posible en la que presenta un defecto. El tiempo para realizarlo es 60 segundos. Pero, recuerde que según pasa el tiempo, habrá pérdida de piezas. Cada segundo transcurrido equivale a 1 pieza perdida. Se sumará un valor adicional a esta pérdida, que dependerá del valor invertido en la Planilla de Haberes. Cada pieza perdida representa una reducción en el valor de la facturación. Por ejemplo: ·

Usted tardó 5 segundos para encontrar la pieza con defecto: pierde 5 piezas.

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·

Valor invertido en la Planilla de Haberes: 2.000,00 => pérdida adicional de 1 pieza.

·

Precio del producto: 600,00

·

Pérdida en la facturación = (1+5) x 600,00 = 3.600,00

No se recuperan costos en la pérdida de las piezas.

Descuento

Ésta es la última decisión del juego. Aquí se simula un descuento que se le concederá a su cliente. Él siempre se queja de algo y exige un descuento en la liquidación de una factura de crédito. El tiempo disponible para la negociación es aleatorio y varía de 7 a 45 segundos. La tasa inicial es el 15%. Según pasa el tiempo, el cliente cede y el descuento disminuye y podrá llegar a cero. Cuando piense que el

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Gestión Empresarial con ERP

descuento es razonable, haga clic en el botón ACEPTO. Pero si el tiempo se agota y no se concluye la negociación, la tasa de descuento será la que se definió inicialmente, es decir, el 15%. Después de esta decisión se muestra el resultado final con todos los valores involucrados en el juego y el puntaje final que define la clasificación general de las empresas.

Reglas de Cálculo Las reglas de cálculo necesarias que se utilizan en el Juego son las siguientes:

Precio de Venta (PV) PV = Costo Unitario de Fabricación + (Gastos Administrativos / Previsión de Ventas) + (Publicidad / Previsión de Ventas) + Impuesto + (Ganancia Deseada / Previsión de Ventas)

Juego de Empresas

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Ejemplo:

Descripción

Valor

Origen

Planilla de Haberes

2.000 Decisión del Jugador

Previsión de Ventas

100 Decisión del Jugador

Ganância

5% Decisión del Jugador

Capital Publicidad Materia Prima (MP) Gastos Gener. de Fabric. (GGF) Impuestos Gast. Administrativos

105.000 Decisión del Jugador 2.000 Decisión del Jugador 100 Valor Determ.por el Juego 2.000 Valor Determ.por el Juego 0,18 (18%) Valor Determ.por el Juego 10.000 Valor Determ.por el Juego

Primero, se calcula el Costo Unitario de Fabricación y la Ganancia Deseada: Costo Unitario de Fabricación = MP + (Planilla de Haberes / Previsión de Ventas) + (GGF / Previsión de Ventas) Costo Unitario de Fabricación = 100 + (2.000 / 100) + (2.000 / 100) = 140 Ganancia Deseada = (Ganancia / 100) x Capital Ganancia Deseada = (5 / 100) x 105.000 = 5.250 el Precio de Venta del producto se calcula tomando en cuenta los valores del Costo Unitario de Fabricación y de la Ganancia Deseada. Precio de Venta = Costo Unitario de Fabricación + (GAT. Administrativos / Previsión de Ventas) + (Publicidad / Previsión de Ventas) + Impuesto x Precio de Venta + (Ganancia Deseada / Previsión de Ventas) PV = 140 + (10.000/100) + (2.000/100) + (0,18 x PV) + (5.250/100) PV = 140 + 100 + 20 + (0,18 x PV) + 52,50 PV – (0,18 x PV) = 312,50

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Gestión Empresarial con ERP

0,82 x PV = 312,50 PV = 312,50 / 0,82 PV = 381,09 Con el escenario del Precio de Venta activo, el jugador informa el precio en vez de dejar que el juego lo calcule. Por eso no habrá decisiones sobre la Tasa de Ganancia y la Previsión de Ventas ya que son ítemes que forman el precio de venta.

Cantidad por el Precio (CP) Es la cantidad de piezas vendidas en función de la relación entre el mayor y el menor precio. Cantidad por Precio = ((Precio Más Alto / Precio de Venta) – 1) x 100 x1 Ejemplo:

Descripción Precio más Alto Precio de Venta

Valor

Origen 635,00 Calculado por el Juego 381,00 Calculado por el Juego

CP = (635 / 381) –1) x 100 = 66 Esta cantidad se vincula con el escenario del Precio Más Alto. Podrá ser negativa si el precio del jugador es mayor que el del escenario.

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Cantidad Total Vendida (CV) Es la cantidad de piezas vendidas por la empresa. Jugando con la computadora. Mínima + (Publicidad / Piezas por Anuncio) + Cant. por el Precio) x Aumento por la Planilla de Haberes Ejemplo:

Descrición Cantidad Mínima* Publicidad

Valor

Origen 20 Valor Deter. por el Juego 2.000 Decisión del Jugador

Costo del Anuncio (cada pieza) Precio más Alto Precio de Venta

100 Valor Deter. por el Juego 635 Calculado por el Juego 381 Calculado por el Juego 1 Valor Deter. por el Juego

Cantidad que cada % de precio vende Planilla de Haberes Acrécimo por la Planilla de Haberes

2.000 Decisión del Jugador 0,10 (10%) Valor Deter. por el Juego

* La empresa tiene una venta inicial de 20 piezas por el simple hecho de existir. CV = (20 + (2.000 / 100) + 66) x (1 + 0,10) CV = (20 + 20 + 66) x 1,10 = 116 Cuando el escenario de Compras esté activo, la cantidad de materia prima comprada será igual a la cantidad prevista de venta, por eso, ésta será la cantidad de venta máxima posible. Si la venta real es menor que la prevista, la diferencia se quedará en el stock, aunque la compra sea tan sólo para un mes. El escenario de la Capacidad Máxima del Mercado define la cantidad máxima de productos que el mercado absorbe. Si el total general de las cantidades vendidas por todos los jugadores es mayor que la capacidad del mercado, todos los jugadores tendrán una reducción proporcional en sus ventas. Cuando el escenario de la Capacidad Máxima Productiva de la Fábrica esté activo, la cantidad vendida quedará limitada a la cantidad que

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Gestión Empresarial con ERP

la fábrica consigue producir con el capital que se invierta.

Facturación Es la cantidad vendida multiplicada por el precio de venta. Facturación = Cantidad Vendida x Precio de Venta Ejemplo:

Descripción Cantidad Vendida

Valor

Precio de Venta

Origen 116 Calculado por el Juego 381,00 Calculado por el Juego

Facturación = 116 x 381 = 44.196

Costo de la Mercadería Vendida (CMV) Costo de la Mercadería Vendida = Planilla de Haberes + Gastos Generales de Fabricación + (Precio Unitario de Materia Prima x Cantidad Vendida) Ejemplo:

Descripción Planilla de Haberes GGF Materia prima Cantidad Vendida

Valor

Origen 2.000 Decisión del Jugador 2.000 Valor Determ.por el Juego 100 Valor Determ.por el Juego 116 Calculado por el Juego

CMV = 2.000 + 2.000 + (100 x 116) = 15.600

Ganancia Presupuestada Es la ganancia prevista. Ganancia Presupuestada = Facturación – Costo de la Mercadería Vendida – Gastos Administrativos

Juego de Empresas

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– Gastos de Ventas – Publicidad Primero, es necesario calcular el valor de los Gastos de Ventas: Gastos de Ventas = Impuesto x Facturación Ejemplo:

Descripción Impuesto Cantidad Vendida

Valor

Precio de Venta

Origen 0,18 Valor Deter.por el Juego 116 Calculado por el Juego 381,00 Calculado por el Juego

Gastos de Ventas = 0,18 x (116 x 381) = 7.955 Se calcula la Ganancia Presupuestada

Descripción Facturación CMV Gasto Administrativo Gastos con Ventas Publicidad

Valor

Origen 44.196 Calculado por el Juego 15.600 Calculado por el Juego 10.000 Valor Determ.por Juego 7.955 Calculado por el Juego 2.000 Decisión del Jugador

Ganancia Presupuestada = 44.196 – 15.600 – 10.000 – 7.955 – 2.000 = 8.641

Comisión La comisión se basa en la decisión de venta de la Materia Prima. Usted hace el papel de representante de un proveedor y de acuerdo a la mejor oferta de precio, puede vender materia prima a los otros jugadores.

500

Gestión Empresarial con ERP

Comisión =Cantidad Vendida por su cliente x (Oferta – Valor de la Materia Prima) Ejemplo:

Descripción Cantidad Vendida por el cliente Oferta

Valor

Materia Prima

Origen 44 Calculado por el Juego 115 Decisión del Jugador 100 Valor Determ.por el Juego

Comisión = 44 x (115 – 100) = 660 Cuando un jugador le vende a más de un cliente, recibirá la suma de las comisiones, ejemplo:

Quien Ofreció Jugador 1 Jugador 1

A quien Ofreció

Por cuanto lo Ofreció Jugador 2 Jugador 3

106 106

Jugador 2 Jugador 2 Jugador 3

Jugador 1 Jugador 3 Jugador 1

109 109 103

Jugador 3

Jugador 2

103

Al visualizar la Tabla notamos que el Jugador 3 recibirá la Comisión referente a la suma de las ventas de materia prima a los Jugadores 1 y 2, pues les ofreció a ambos el precio más bajo.

Juego de Empresas

501

Ganancia Real Son necesarias tres informaciones para calcular la Ganancia Real. 1.

Cantidad real de piezas producidas (descontadas las pérdidas)

2.

Valor de la facturación.

3.

Valor del costo real de fabricación.

Ejemplo:

Descripción Comisión Gastos Administrativos Publicidad

Valor

Origen 660 Calculado por el Juego 10.000 Calculado por el Juego 2.000 Decisión del Jugador

Impuestos (Gasto côn Ventas)

18% Valor Determ.por el Juego

Reducción en el recibimiento

15% Decisión del Jugador

Precio de Venta

381 Calculado por el Juego

Cantidad Vendida

116 Calculado por el Juego

Precio de Compra de la MP

103 Decisión de otro Jugador

Planilla de Haberes

2.000 Decisión del Jugador

GGF

2.000 Valor Determ.por el Juego

Reducción del GGF Perdida de piezas Política de Compras Desuento para las compras

900 Decisión del Jugador 16 Decisión del Jugador 2 meses Decisión del Jugador 10% Calculado por el Juego

Ganancia Real = (Facturación + Comisión) – Costo de la Mercadería Vendida – Gastos de Venta – Publicidad – Gasto Administrativo. Los cálculos para cada uno de los valores anteriores son los siguientes: 1.

Cantidad Real Entregada

Cantidad Real Entregada=Cantidad Vendida – Pérdidas

502

Gestión Empresarial con ERP

Cantidad Real Entregada = 116 – 16 = 100 2.

Valor de la Facturación

Facturación = Cantidad Entregada x Precio de Venta Facturación = 100 x 381 = 38.100 3.

Valor del Costo real de fabricación. Costo Real de Fabricación = Precio de Compra x ((100 – Descuento para las Compras) / 100) x Cantidad Producida + Planilla de Haberes + (Gastos Generales de Fabricación – Reducción de los Gastos) Costo Real de Fabricación = 103 x ((100 – 10)/100) x 116 + 2.000 + (2.000 – 900) = 13.853.

Ahora que ya tenemos el valor de la Cantidad Real Entregada, Facturación y el Costo Real de Fabricación, vamos a calcular la Ganancia Real: Ganancia Real = Facturación + Comisión – Costo Real de Fabricación – Gastos Administrativos – Publicidad – ((Impuesto / 100) x Facturación) – (Facturación x. (Descuento sobre Cobros/100)) Ganancia Real = (38.100 + 660) – 13.853 – 10.000 – 2.000 – ((18 / 100) x 38.100) – ((15 / 100) x 38.100) = 334,00 Vea entonces que la ganancia cayó de 8.641,00, que fue el valor presupuestado, para 334,00 que es el real. Analice en la planilla Excel mostrada al final del ejercicio del Capítulo 11 cómo se presentan las Variaciones que causan una reducción como esta. En caso que la caja quede con saldo negativo y la Tasa de Intereses esté activa, se tomará un préstamo por el mismo valor y el jugador no perderá puntos. Sin embargo, los intereses se descontarán de la ganancia real, lo que reducirá el ROI (Return on Investiment). Si la tasa de intereses es muy alta puede influir en el puntaje de estos dos criterios.

Juego de Empresas

503

Retorno sobre el capital (si ganancia negativa, retorno = 0): Para calcular el retorno sobre el capital estando en el Juego, basta aplicar el siguiente cálculo: Retorno s/ Capital = (Ganancia Real / Capital) x 100 Ejemplo: Retorno s/ Capital = (334,00 / 105.000) x 100 = 0,32 % En caso que la caja quede con saldo negativo y el escenario de la Tasa de Intereses esté activo, se tomará un préstamo por el mismo valor y el jugador no perderá puntos. Sin embargo, los intereses se descontarán de la ganancia real, lo que reducirá el ROI (Return on Investiment). Si la tasa de intereses es muy alta, puede influir en el puntaje de estos dos criterios.

Administración de Caja Finalmente, calcule el saldo de la Caja y recuerde que uno de los objetivos para ganar el juego es no dejarlo negativo. Primero, calcularemos el valor del Stock Final: Stock Final = (Cantidad Comprada – Consumo) x (Precio de la MP – Descuento) Cantidad Comprada = Cantidad Vendida x Num. de meses de compra de MP Cantidad Comprada = 116 x 2 = 232 Consumo = Cantidad Vendida. Cada PA consume una MP, es decir, 116. Precio de Compra – Descuento = 103 x ((100 –10) / 100) = 92,70 Stock Final = (232 – 116) x 92,70 = 10.753,20 Y ahora, Saldo de Caja = (Capital + Ganancia Real) – (Inmovilizado + Stock Final)

504

Gestión Empresarial con ERP

Saldo de Caja = (105.000 + 334,00) – (100.000 + 10.753,20) Saldo de Caja = -5.419,20 Si la caja queda con saldo negativo, se pierden puntos en la siguiente escala:

Valor de la caja -10.000 -5.000 -3.000

Puntos -5 -3 -2

0

–1

En caso que la caja quede con saldo negativo y el escenario de la Tasa de Intereses esté activo, se tomará un préstamo por el mismo valor y el jugador no perderá puntos. Sin embargo, los intereses se descontarán de la ganancia real, reduciendo el ROI (Return on Investiment). Si la tasa de intereses es muy alta, puede influir en el puntaje de estos dos criterios.

Parametrización Estos son los parámetros iniciales del juego. En cada turno se modificarán algunos.

Juego de Empresas

505

Descripción

Capital

Valores 85000, 87000, 89000, 91000, 93000, 95000, 97000, 99000, 101000, 103000, 105000, 107000, 109000, 111000, 113000, 115000

Planilla de Haberes

1000, 2000, 3000

% que la calidad (Planilla) vende

0%, 10%, 20%

Pérdidas por la Planilla 3, 1, 0 (peças)

506

Publicidad

0, 500, 1000, 1500, 2000, 2500, 3000, 3500, 4000, 4500

Ganancia

1%, 2%, 3%, 4%, 5%, 7%, 9%, 12%

Cantidad Prevista

20, 25, 30, 35, 40, 45, 50, 60, 70, 80, 90, 100, 120, 130, 140

Meses para compra de materia prima

1, 2, 3

Descuento por la compra de 1 mes

0%

Descuento por la compra de 2 meses

10%

Descuento por la compra de 3 meses

20%

Precio de la materia prima

100

Impuestos

18%

Tasa de Interés

0%

Gastos administrativos

10.000

Gastos generales de fabricación (GGF)

2.000

Inmovilizado

100.000

Ctd. mínima de ventas

20

Ctd. que cada % de precio vende

1

Costo del anuncio

100 (por pieza)

Gestión Empresarial con ERP

Escenarios Los escenarios cambian el comportamiento del juego y llevan al jugador a adaptar su razonamiento al nuevo entorno. Los escenarios son los siguientes: ·

Precio más alto: El precio más alto no es el de ningún jugador. Es el que se informa aquí. Puede ocurrir que el precio sea mayor que este valor. En este caso, la cantidad vendida por el precio será negativa.

·

Compras: Las compras se basan en la previsión de ventas. Si la cantidad prevista es menor que la cantidad vendida, la venta efectiva será la prevista. Si compra para más de un mes, la entrega será dividida por el número de meses. Por lo tanto, la venta continúa limitada a la cantidad prevista. Si la venta real es menor que la prevista, la diferencia se quedará en el stock, aunque la compra sea para sólo un mes. El objetivo de este escenario es evitar que se haga una Previsión de Ventas baja con el único objetivo de aumentar el precio. También simular una situación donde la compra de materia prima demande un plazo de entrega mayor.

·

Precio de venta: El jugador informa el precio de venta en vez de calcularlo el juego. Las decisiones de Ganancia y Previsión de Ventas que por lo general integran la formación del precio, son innecesarias. El objetivo de este escenario es satisfacer una tendencia de mercado, o sea, se define el precio independiente de la ganancia deseada, lo que sin duda no es la mejor práctica empresarial.

·

Capacidad máxima del mercado: Define la cantidad máxima de productos que el mercado consume. Si el total general de las cantidades vendidas por todos los jugadores es mayor que la capacidad del mercado, todos los jugadores tendrán una reducción proporcional en sus ventas.

·

Capacidad máxima productiva de la fábrica: Determina la cantidad máxima de productos que la fábrica puede producir, dependiendo del capital que se invierta. La relación entre el nivel de Capital y la Capacidad de la Fábrica se define en la página de Parámetros.

Juego de Empresas

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508

·

Anuncio no incluido en el precio: El costo de la Publicidad no compone el precio del producto modificando la contribución marginal.

·

Intereses: Es la tasa de intereses cobrados sobre el préstamo que se tomará para cubrir el saldo de caja, si es que el saldo es negativo. Los intereses se descontarán de la Ganancia Real. El jugador no perderá puntos si el saldo de Caja es negativo. Sin embargo, si la tasa de interés es muy alta puede influir el puntaje y disminuir la Ganancia Real ya que se descontarán los intereses. En consecuencia el ROI (Return on Investiment) será menor, lo que también podrá influir en el puntaje.

Gestión Empresarial con ERP

ERPzinho

13

Capítulo 13

ERPzinho Sumario del Capítulo 13.1

Implementación de ERP en Hand Held.

13.2

Objetivos de un sistema ERP para Hand Held.

13.3

Las funcionalidades ofrecidas por un sistema de ERP en Hand Held.

Objetivos del aprendizaje 1.

Mostrar cómo se puede implementar un sistema de ERP en equipamientos tipo Hand Held.

2.

Demostrar como las varias funcionalidades de un sistema de ERP en la versión Hand Held podrán ayudar a las personas y a pequeños comercios.

3.

Hacer una descripción de las funcionalidades de un sistema de ERP en la versión Hand Held.

Palabras clave Hand Held. Saldos y Movimientos Bancarios e Inversiones/Préstamos Control de Stock. Flujo de Caja. Consulta Multidimensional. Punto de Pedido.

ERPzinho

511

Funcionalidades Básicas El ERPzinho es un sistema que se ejecuta en equipamientos Hand Held de los fabricantes Palm y Pocket PC. Su objetivo es controlar los ingresos, gastos, bancos e inversiones de personas físicas, pequeños comercios y de microempresas y además administrar el stock de mercaderías. El sistema se podrá descargar por el CD que acompaña el libro, incluso con su documentación. Y este es el motivo de existir este capítulo con un resumen de las funciones. Los gastos e ingresos se clasifican por modalidades. Los gastos por ejemplo podrán referirse a la casa, ocio, educación y viajes. Los ingresos, en sueldos, alquileres cobrados, comisiones, etc.. Para empresas, los ingresos se podrán clasificar por tipo de servicio. Siempre que se informe un gasto o un ingreso, además de la modalidad, se informa también el número del documento (optativo), el cliente o proveedor, el historial, la fecha y el valor. Si no se quiere especificar al cliente o al proveedor o aún la modalidad, basta registrar un genérico con el titulo “Diversos” y usarlo para todas las situaciones. En el comercio se puede controlar el stock de las mercaderías para saber a cualquier momento el saldo disponible, el costo de la mercadería vendida y cuáles ítemes deben comprarse. Con esta finalidad se usan tanto las ventanas decomprasyventasyseránecesarioregistrarlosproductos,inclusocolocando el punto de pedido para cada uno de ellos. En dichas ventanas se informa la cantidad, el costo unitario y el total comprado y vendido de cada producto. Observe que aquí también se informará el documento, la modalidad y el cliente/proveedor, que tiene el mismo significado de la explicación anterior. En el archivo de productos aún hay un nivel más de clasificación: el tipo de producto, que podrá separar por ejemplo, electrodomésticos de materiales de limpieza. El sistema calcula el costo medio de cada ítem almacenado de tal forma que el costo de las mercaderías vendidas permita saber exactamente cuanto costó el producto que se está vendiendo. Con eso, Ud. podrá definir su precio de venta en conformidad con la ganancia que desea obtener en cada venta. Todos estos datos servirán para obtener el resultado de su negocio. Pero, como no todos los pagos y cobros se hacen al contado, el sistema también dispone de control financiero general, dándole condiciones de controlar perfectamente el flujo de caja futuro. Con esa finalidad, al digitar cualquier gasto, ingreso, compra o venta, obligatoriamente debe hacer clic en el botón

512

Gestión Empresarial con ERP

Pago. En éste aún se especificará si la operación se hizo al contado, a plazo, con tarjeta o con cheque diferido. Tratándose de operación al contado, basta informar el banco del que salió el dinero o en el que se depositó y si hay, el número del cheque. Fíjese que si su billetera, su cofre o su colchón, suelen utilizarse como “depósitos” de dinero, entonces también deben registrarse como si fueran un banco. Para operaciones a Plazo (títulos o cualquier otra forma de promesa de pago futuro, excepto cheque o tarjeta), debe tan sólo informarse la fecha de vencimiento. El sistema acepta división en cuotas, siempre que se informen los valores de cada una y los respectivos vencimientos. No obstante el sistema no acepta que se informe la cantidad de cuotas, pues normalmente dichas cuotas no tienen el mismo valor. Para los Cheque diferidos la estructura es parecida, pero aquí se informa el número de el (los) cheque(s) y el banco. Para las compras con Tarjeta de Crédito son 2 las opciones. La primera, más simple, no controla el extracto de la tarjeta con precisión, o sea, se registra el total en gastos al recibir el extracto, detallando por modalidad, tal como si fuera una transacción al contado. Pero de otra parte, si se desea hacer un control más preciso, debe hacerse un asiento de la compra a cada uso de la tarjeta, especificando la tarjeta (Visa, Master, etc). Cuando estén en el extracto se hace la baja, incluyendo los ítemes a los que no se hicieron los asientos (anualidad, interés, etc) y se desmarcan las compras por cobrar, a menudo por haber ocurrido en fecha posterior a la del cierre de la tarjeta. El Control Financiero se completa con las informaciones sobre las Bajas, o sea, los pagos y cobros. Al dar de baja a una operación a plazo, tras seleccionarla, se informa la fecha de la baja, el cheque y el banco que sirvió para efectuarla en la opción correspondiente del menú. Para los pagos, debe informarse de dónde salió el dinero y para los cobros dónde se depositó el dinero. Al pagar con tarjeta de crédito, se reconcilia el asiento con el extracto para comprobar el valor y después se hace el pago. El sistema acepta parte de pago, respetando el valor mínimo impreso en el mismo extracto. En dicha situación, el sistema guardará la información de este saldo automáticamente, para considerarlo en el próximo mes. Para pagos con cheques diferidos, son dos las formas para dar de baja. A menudo creemos que quien tiene el cheque lo depositará en la fecha determinada. Siempre que se acceda al sistema se hará una búsqueda para comprobar si hay algún cheque diferido para depositar. Si hubiese, se

ERPzinho

513

visualizará en la ventana para confirmar la baja. Sólo cuando exista el pedido de postergación atendida es que no se mantendrá la marca y la consecuente baja. O sea, la baja manual de los cheques diferidos, sólo debe hacerse cuando ocurriera el depósito antes de la fecha determinada. Para los cheques por cobrar diferidos, resultado de las ventas o ingresos, la baja siempre será manual, o sea, al hacer el depósito, en la opción Baja Cheque Diferido por Cobrar. AdemásdeestosmovimientosaúndebenhacerselasTransferencias.Siempre que se retira dinero de un banco para ponerlo en otro. Al retirar dinero del cajeroelectrónicosepodráhacerelasientocomoGastosDiversos,perdiéndose el control de los pequeños gastos, o considerar la billetera como si fuera un banco y registrar todos los gastos en dinero. Consideramos que hoy nadie es tan loco para dejar “mucha plata” en el banco,principalmenteporquecuentabancarianotienerédito.Loqueamenudo se hace es invertirlo o en un inmueble, en un fondo, en ahorros o en la compra de un auto. Por eso, debe hacerse una Inversión sólo cuando se esté seguro que el dinero volverá claro, con intereses. Aunque el equipo de música que Ud. compró, le haya costado más que su auto, es un gasto, pues difícilmente alguien lo comprará después que usted adquiera uno más nuevo. Tras registrar las inversiones se podrán aumentar con nuevas inversiones o también se podrá retirar parte del dinero o la totalidad. Para los intereses resultantes de estas inversiones retirados anticipadamente, u obtenidos al retirar todo el dinero, le corresponde un asiento como Ingresos. Mientras no se retire todo el dinero, no debe hacerse el asiento de la fluctuación, provenientes de las variaciones de mercado (altas o bajas de acciones, inmuebles, cuotas de fondo, etc). Sólo como información, hay un campo denominado Valor de Mercado que se utiliza en esta finalidad, incluso hay una consulta específica que trae el total de esos valores. Para efectos “contables” vale el valor de adquisición. Si una inversión se hace “polvo” debe borrarse por el botón “Pérdida total”. El sistema hará la baja, correspondiéndole un asiento contable directo en la cuenta de gastos. Esperamos que esto nunca ocurra. También están situaciones de Préstamos o Financiaciones. El funcionamiento es análogo a la Inversión. Las opciones de Reconciliación Bancaria, Inventario y Limpieza se utilizan para ajustar los saldos de los archivos.

514

Gestión Empresarial con ERP

Al reconciliar se coteja el saldo y los asientos del sistema con el extracto bancario, de éste se obtiene una lista con los cheques y depósitos pendientes, es decir, que aún no se visualizaron en el banco. En el Inventario se considerará como un gasto o ingreso, el resultado del recuento físico de los productos y las diferencias, después de modificar los saldos del sistema. La Limpieza es necesaria. Debemos considerar que la memoria de la máquina dónde están los datos, no es ilimitada. Es muy importante hacer back-up de los datos a través del Hot-Sync. Pero el Hot-Sync no suprime los asientos de los meses anteriores. Nuestra sugerencia es que estos datos se transfieran a una planilla Excel para permitir analizar registros anteriores. En su computadora se podrán mantener únicamente los asientos del mes actual y el anterior, claro que considerando la cantidad de datos y la configuración de su máquina. Es en el proceso de Limpieza que se suprimirán los asientos de los meses anteriores solicitados y se actualizarán los saldos anteriores, tanto de los bancos como de los productos. Estos saldos permiten hacer un control denominado Control Cerrado, que verifica si el Saldo Anterior más los asientos grabados, del mes actual y de meses anteriores, coinciden con el saldo actual. El Control Cerrado Financiero controla el saldo de los bancos, las inversiones, préstamos y modalidades y el Control Cerrado del Stock controla el saldo de los productos. Este control sólo no coincidirá cuando exista una no conformidad del sistema o del equipo (pérdida o duplicación de asientos o aún corrupción de los saldos). Después que se ajuste el saldo actual, debe analizarse lo ocurrido, habiendo quizá la necesidad de rehacer los asientos que falten o borrar los incorrectos. Todavía hay en el sistema una opción que en verdad es una pequeña pero eficiente introducción para aquellos que además de comercializar sus artículos, también disponen de un proceso de producción. El registro de Estructurassirveparainformarquémateriasprimascomponencadaproducto vendido. El sistema sólo acepta un nivel de estructura y trabaja dentro de los principios del costo estándar. El vendedor de perritos calientes, por ejemplo, diría que cada ítem está compuesto por un pan, una salchicha, 10 gramos de mostaza y un embalaje. En la venta, al registrar cada operación o aún al hacerla por el total del día, en vez de dar de baja al stock del ítem terminado, cuando nos referimos a los perritos calientes, el sistema da de baja a los componentes, según las cantidades informadas en la estructura. La comparación de los saldos en el sistema con los saldos físicos de estos componentes, dirá si hubo el uso correcto de las materias primas.

ERPzinho

515

Y después de todo este trabajo de informar el movimiento general, ¿qué se gana? Pues se gana un conjunto de consultas que ayudarán en la toma de decisiones, que además permitirán corregir fallos y tener una exacta posición, sea buena o mala, de la situación económico financiera. Analicemos estas consultas. Resultados: Muestra la ganancia o perjuicio de un periodo. El período se digita en el botón Detalles. El resultado es la suma de los ingresos con las ventas menos los gastos y el costo de la mercadería vendida. Al hacer clic en cada una de estas líneas se obtienen los detalles (drill-down) sintetizado por modalidad. Un clic más y se llega al detalle por asiento. Saldos y Movimientos Bancarios e Inversiones/Préstamos: Exhibe el patrimonio, o sea, el saldo actual en cada banco y cada inversión/préstamo. Al hacer clic en una de la líneas se obtendrán los detalles del movimiento. Flujo de Caja: Muestra los saldos bancarios y la proyección diaria de los pagos y cobros, basado en las operaciones a plazo. Al hacer clic en un día se obtendrán los detalles que componen los compromisos. Por esta consulta se podrá ver si en el futuro faltará o sobrará dinero, permitiendo tomar las acciones necesarias. Consulta Multidimensional de las Ventas: Esta consulta trae las ventas (valor, costo y ganancia) en 5 dimensiones: Tipo de Producto, Producto, Modalidad, Cliente y Mes, en cualquiera una de ellas, es decir, se podrá hacer clic primero en modalidad y después pedir detalles de cada una por producto o cliente o mes y así en sucesivo hasta la cuarta dimensión. O se puede empezar por cliente, o por producto. Estructura Valorada y Donde se Usa: En esta consulta está la formación y el costo total de cada producto además de dónde se utilizará cada materia prima. Posición de los Stock: Muestra el saldo anterior, entradas, salidas y saldo actual de cada producto, con cantidad y costo. Al hacer clic en el producto se obtendrán los detalles del movimiento, por fecha. Es parecido al Kardex y al Modelo 3. Productos en Punto de Pedido: Esta consulta nos dice qué ítemes tienen el saldo en stock igual o inferior al punto de pedido de aquel producto. El punto

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Gestión Empresarial con ERP

de pedido es el consumo en el plazo de entrega más el stock de seguridad. Más detalles del sistema se pueden obtener navegando por las ventanas y leyendo la documentación en el CD.

Repaso 1)

2)

3)

Marque la alternativa incorrecta: a)

Los sistemas de ERP se podrán implementar en varias plataformas o tecnologías, incluyendo Hand Held.

b)

Uno de los objetivos de un sistema de ERP en la versión para Hand Held es el control de los ingresos, gastos, bancos e inversiones personales.

c)

En un sistema de ERP, los gastos con ingresos pueden a menudo clasificarse por tipo de producto.

c)

Además de la clasificación por modalidad, los gastos con ingresos se pueden clasificar por tipo de servicio.

e)

En el asiento de un gasto o ingreso pueden informarse, el documento, proveedor, historial, fecha y valor.

El objetivo al registrar un ítem genérico en un sistema de ERP, tal como Diversos, en la versión Hand Held es: a)

Permitir hacer el asiento sin la identificación del cliente, proveedor o modalidad.

b)

Clasificar los gastos e ingresos.

c)

Permitir generar el punto de pedido.

d)

Permitir especificar la modalidad en un asiento de gasto o ingreso.

e)

La modalidad genérica especifica el tipo de gasto o ingreso.

Controlar el stock de mercaderías de un sistema de ERP en Hand Held es una funcionalidad: a)

Exclusivamente para personas físicas.

b)

Que ayuda en la actividad del comercio.

c)

Que controla las actividades financieras.

d)

Que contribuye con la clasificación de gastos e ingresos.

ERPzinho

517

d) 4)

5)

6)

7)

518

Que ayuda en los asientos de gastos e ingresos.

Cuando nos referimos a las ventajas de utilizar un sistema de ERP en la versión Hand Held, marque la alternativa incorrecta: a)

Controlar el stock de mercaderías.

b)

Calcular el costo de la mercadería vendida.

c)

Obtener saldos disponibles.

d)

Registrar el punto de pedido para obtener el costo medio.

e)

Obtener una lista con los ítemes que deben comprarse.

Un sistema de ERP en la versión Hand Held puede calcular el costo medio de los ítemes de stock para: a)

Que se pueda definir el precio de venta según la ganancia deseada.

b)

Definir la ganancia deseada independiente del costo.

c)

Clasificar los ítemes de stock.

d)

Suministrar datos para el flujo de caja.

d)

Suministrar datos para el cuentas por pagar.

El control financiero futuro (Flujo de Caja) es necesario según: a)

Se hagan los pagos y cobros al contado.

a)

No se hagan los pagos y cobros al contado.

c)

Se hagan los asientos por régimen de competencia.

c)

Se hagan los asientos por régimen de caja.

e)

Sea necesario controlar los stock.

Una de las ventajas de un sistema de ERP en la versión Hand Held es la digitación del valor de cada cuota de títulos. Esta digitación es necesaria en función de: a)

Haber cuotas con el mismo valor.

b)

Haber cuotas con valores diferentes.

c)

Haber variación en las cantidades de cuotas.

c)

No haber variación en las cantidad de cuotas.

Gestión Empresarial con ERP

e) 8)

9)

Efectuarse todas las operaciones al contado.

El control de pagos de títulos, el control de cheques diferidos y el control de compras con tarjeta de crédito son algunas de las ventajas al utilizar un ERP en la versión Hand Held en el área: a)

Decostos.

b)

De compras.

c)

De ventas.

d)

Financiera.

e)

Control de stock.

Entre las diversas funcionalidades de un sistema de ERP en la versión Hand Held, las consultas se mostrarán en varias dimensiones, lo que significa: a)

Poder consultar varios campos.

b)

Poder consultar datos clasificados de varias maneras.

c)

Poder consultar cuentas consolidadas.

d)

Poder generar la consulta por varios medios (papel, disco, video, etc)

e)

Poder hacer la misma consulta para diversos usuarios.

ERPzinho

519

520

Gestión Empresarial con ERP

Gestión Contable y de Costos

14

Capítulo 14

Gestión Contable y de Costos 14.1 Introducción Conceptos básicos de contabilidad y costos Plan de Cuentas: Objetivo, Definición y Clasificación 14.2 Costos Categorización de Costos Composición del Costo de Mercaderías Vendidas Imputación de Costos: Tipos de Imputación, Ventajas y Desventajas Centro de Costos: Creación de Centros de Costo e Imputación de Costos por Centro de Costo Régimen de Caja y Régimen de Competencia Costo Estándar y Costo Real 14.3 Índices Económicos y Financieros Definición, Composición y Finalidad de los Índices Económicos y Financieros Índices de Liquidez, Rentabilidad, Rotación de Stock, Insolvencia y Rotación de Mano de Obra

Objetivos del aprendizaje 1.

Proveer elementos básicos del propósito de un plan de cuentas y su estructura general

2.

Mostrar las formas de imputación de costos

3.

Proveer elementos para el análisis de los criterios de

Gestión Contable y de Costos

523

imputación de costos 4.

Ofrecer datos para el análisis de elementos y adopción de criterios para la creación de nuevos centros de costos

5.

Proveer los conceptos para la comprensión del Régimen de Caja y Régimen de Competencia

6.

Ofrecer conceptos teóricos para la comprensión de los Índices Económicos y Financieros referente a sus objetivos y composición.

Palabras clave Plan de cuentas Activo Pasivo Gastos Ingresos Costos Costo de la Mercadería Vendida Centro de Costo Régimen de Competencia Régimen de Caja Costo Estándar Índices Económicos Índices Financieros

524

Gestión Empresarial con ERP

Contabilidad y Costos A través de la Contabilidad, se puede obtener una “fotografía” de la empresa en su aspecto económico y financiero. Todos los hechos que realizan una modificación de su patrimonio se registran allí. Por este motivo, quedan fuera de la Contabilidad los planes o suposiciones que todavía no se realizaron. Es el caso, por ejemplo, de pedidos de venta o de compra, órdenes de producción y otros, que sólo se contabilizan al emitir/recibir la factura, o cuando el producto a producirse pasa a ser algo real. El Plan de Cuentas, que es la lista de todas las cuentas existentes en la contabilidad de la empresa, debe ser muy bien estudiado, porque es el instrumento que permitirá el análisis de los números de la empresa a través del “Balance”, del “Estado de Resultados”, del “Estado de Origen e Inversión de Fondos” y de la “Evolución del Patrimonio Neto”. Los asientos se hacen en el Libro Mayor, clasificados por cuenta.

Plan de Cuentas Es necesario que las cuentas sean lo suficientemente detalladas como para permitir un buen análisis y no tan sintéticas a punto de impedir que se sepa el origen de sus valores. Son cuatro los grandes grupos: Activo, Pasivo, Gastos e Ingresos. En el Activo, se tiene en primer lugar el Circulante a Corto Plazo. La Caja y Bancos deben clasificarse por cuenta bancaria, pues se recibe un extracto para cada una. En la cuenta Bancos también están varios tipos: Cuenta Movimiento, es la que está disponible para retiradas y depósitos. Cuenta Aguinaldo, que es en verdad una reserva que se hace durante el año para pagar esta obligación en noviembre y diciembre. Por lo general, no permite retiradas para otras finalidades.

Gestión Contable y de Costos

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También se incluyen cuentas de Inversiones Financieras, tales como e l Factor de Ajuste Financiero (FAF), Fondos de Renta Fija y Variable, Certificados de Depósito Bancario (CDB), Debentures, acciones negociadas en bolsa, etc., donde se contabilizan los valores invertidos y que exactamente por eso no tienen liquidez inmediata. A continuación, tenemos la cuenta Facturas de Crédito. Una polémica inevitable es si esta cuenta debe estar, en la contabilidad, clasificada por cliente. Debido a la gran cantidad y al hecho de que éstos ya se controlan individualmente en el sector financiero, es una práctica común reunir los grupos de clientes y clasificarlos solamente en, por ejemplo, clientes internos y externos, siempre y cuando la empresa tenga exportaciones. En este grupo tenemos a las que llamamos Cuentas de Deducción, es decir, que reducen el valor de la “cuenta principal”. Por lo general, deberían colocarse en el pasivo, pues su saldo es siempre acreedor, pero colocadas aquí permiten un mejor análisis. Estamos hablando de la cuenta Provisión para Cuentas de Cobranza Dudosa. Se debita mensualmente el gasto correspondiente con un pequeño valor y se acredita la cuenta Provisión. Si un cliente realmente deja de pagar, se debita la cuenta provisión y se acredita la cuenta cliente, esto permite dar de baja definitivamente al ítem pendiente. De este modo, se evitan impactos en el resultado cuando se considera incobrable alguna gran deuda. Es un tipo de reserva mensual. Otro ejemplo de Cuenta de Deducción de Títulos por Pagar es la pérdida con la variación monetaria o inflación. Aún en el Circulante, tenemos otros créditos de alta liquidez tales como Pagarés por Cobrar, Cheques Diferidos, Intereses por Cobrar, Créditos de Empleados, tales como anticipos y préstamos. Otra cuenta que normalmente se coloca en el Circulante es la del Impuesto por Recuperar (ICMS e IPI). En ella se debita el impuesto recuperado en la compra de materia prima, ya que los artículos entran en el stock por el valor neto, es decir, restando los impuestos recuperados. En el pasivo se pone la cuenta de impuestos por pagar, contrapartida de los gastos. Posteriormente se paga la diferencia.

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Finalizando el Circulante tenemos las cuentas de Stock, que deben estar en absoluta coherencia con la clasificación de los artículos registrados. Las Cuentas de Stock sintetizan el Kardex. Por lo tanto debemos tener subcuentas de Productos Terminados, Mercaderías para Reventa, Productos Intermedios, Materias Primas, Embalajes, Importaciones en Marcha, Materiales de Consumo, subdivididos en materiales para mantenimiento, electricidad, seguridad, higiene, cocina, vestuario, oficina, etc. y por último, pero tal vez la más importante, Productos en Proceso. Esta cuenta agrega los artículos solicitados a las órdenes de producción que todavía no se hayan concluido, es decir, que no se hayan transferido al stock de Productos Terminados o al siguiente nivel de producto Intermedio. Igualmente se agregan los artículos de imputación por el estándar, de los que hablaremos más tarde. También puede incluirse en este grupo la cuenta de Anticipo a Proveedores y, en casos especiales, una Provisión (cuenta de deducción) para el stock obsoleto y pérdidas. Ahora entramos en el Realizable a Largo Plazo. En este grupo se clasifican los valores depositados en inversiones mobiliarias de difícil liquidez, como Préstamos Obligatorios a empresas como Eletrobrás, Telesp y otras reparticiones públicas e inversiones en acciones de compañías cerradas. Finalizando el Activo, tenemos el grupo Activo Fijo, que en su parte mobiliaria se confunde con el Realizable, en el cual se pueden efectuar inversiones en empresas del propio grupo, marcas y patentes, cesión de derechos, etc. El grupo Activo Fijo también representa los terrenos, edificaciones, instalaciones, vehículos, muebles y utensilios, máquinas, herramientas y computadoras. Cabe igualmente crear una cuenta para anticipos a proveedores y obras en ejecución. Como cuenta de deducción, tenemos la Depreciación Acumulada de los artículos que tienen desgaste por el uso y con el paso del tiempo. Los valores de esta cuenta derivan del gasto de depreciaciones, que descargan de esta forma el costo de las máquinas y equipos en el resultado mensual. El detalle de este tipo de gasto es que no se genera una salida de caja, por eso aparece como entrada sumada a la ganancia, en el mapa de Origen de Recursos e Inversiones.

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El Pasivo se divide en Pasivo Circulante, Exigible a Largo Plazo y Patrimonio Neto. Aquí se aplica el mismo argumento mencionado en clientes para la cuenta proveedores. Puede resumirse en una única cuenta, ya que en el módulo Financiero el control es individualizado. El Patrimonio Neto, es decir el Activo menos el Exigible, está constituido por el Capital, las Reservas, la Ganancia no Distribuida y la Ganancia del Ejercicio. Las Reservas se originan en valores registrados en gastos o activos pendientes con el propósito de reducir la ganancia y su consecuente distribución, por lo que se retiene el recurso para una determinada finalidad. Son ejemplos que aparecen en balances publicados: reserva para aumento de capital, reserva legal y reserva para compra de inmueble. Una parte de la Ganancia del Ejercicio se distribuye a los accionistas a través de dividendos y la otra se transfiere a la Ganancia no Distribuida. Las Ganancias no Distribuidas representan el resultado de la empresa que no se ha distribuido a los accionistas. Las Reservas y la Ganancia no Distribuida se transfieren posteriormente, por decisión de la Asamblea, a la cuenta Capital, para formalizar el aumento de valor de la empresa. Una cuota proporcional de dicho valor representa la cotización de una acción en el mercado de la Bolsa de Valores. Este es un modelo de plan de cuentas sugerido por el SIGA Advanced. Se adecua perfectamente al esquema de Asientos Contables Automáticos. No obstante, nada impide que la empresa adopte otros principios.

Costos Las Cuentas de Gastos se dividen en 4 grandes grupos: • • • •

Costo de Mercadería Vendida. Gastos Generales de Fabricación Administrativos Ventas

El Costo de la Mercadería Vendida absorbe los costos de Materia Prima y todos los Gastos Generales de Fabricación. Los Gastos Generales de Fabricación se imputan al costo a través de mecanismos que se estudiarán a continuación.

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Los Gastos Administrativos y de Ventas se restan directamente del Resultado. También pueden elegirse otros grupos de gastos que, en determinada empresa, no logran adecuarse al área administrativa ni en ventas, tal como los Gastos Financieros, Gastos de Coligadas, de Nuevos Proyectos, etc. Volviendo a los Gastos o Gastos Generales de Fabricación (GGF), este bloque suele dividirse en 2 subgrupos: Personal y GGF. En Gastos de Personal se consideran, además de los sueldos y horas extras, todas las otras remuneraciones cobradas por los empleados y, por supuesto, las cargas sociales: INSS, FGTS, Vacaciones, Aguinaldo, Preaviso, Asignaciones por Escolaridad, Indemnizaciones, Horas Ociosas, Ticket Restaurante, Transporte, Asistencia Médica, Seguros, Cursos, Capacitaciones y Viajes. En Gastos Generales se consideran las demás cuentas, como depreciaciones y amortizaciones, energía eléctrica, agua y alcantarillado, teléfono, gas, correos, alquileres, materiales de consumo (mantenimiento, eléctricos, higiene, seguridad, alimentación, oficina, etc.), pérdidas, seguros, fletes, impuestos, donaciones, contribuciones a sindicatos y asociaciones de clase, mantenimiento y servicios de terceros, etc. Todo este detalle de gastos puede extenderse o no al costo individual de cada producto. En caso afirmativo es preciso mantener los valores diferenciados en nivel de tasa horaria o de otro criterio por centro de costo. De este modo se imputa cada proceso de producción, los valores discriminados e incluso se mantiene esta discriminación en el stock. Como resultado, el Costo de las Mercaderías Vendidas tendrá este tipo de detalle. Lo que se cuestiona es si vale la pena. Además de ser muy trabajoso (aún considerando la informatización) y como estos gastos mantienen entre sí una relación básicamente constante, se puede hacer cualquier análisis por los valores totales mostrados en el balance parcial. En este caso, la tasa horaria de cada centro de costo incluye todos sus gastos, de Personal a Gastos Generales de Fabricación. El Sistema trabaja de esta forma utilizando la tasa única por centro de costo.

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Igualmente en el asunto de Gastos Generales, existe una clasificación por Centro de Costos. Si la fábrica es pequeña y uniforme en lo que respecta a sus operaciones, se la puede considerar como un único Centro de Costo. Su tasa horaria será la división de la suma de los gastos por la cantidad de horas trabajadas. ¿Qué significa horas trabajadas en un sistema de costos? ¿La suma de las horas pagadas a todos los empleados, basadas en la tarjeta del reloj registrador? ¿Las horas que ellos registraban individualmente cuando ejecutaban determinada tarea? ¿Las horas apuntadas en las órdenes de producción? ¿O las horas estándares predefinidas en la estructura de productos multiplicada por la cantidad producida de estos artículos? También podríamos cuestionar si la cantidad de horas es el mejor criterio para distribuir los gastos generales recordando, una vez más, que los gastos generales son básicamente todos aquellos generados en la fábrica, excepto la materia prima. El peso del producto, la energía consumida, el costo de la materia prima involucrada o su precio de venta se usan, en algunos casos, como criterios alternativos para el prorrateo citado. También hay empresas que hacen un mix de estos criterios creando una unidad llamada Puntos. Si el criterio es Horas, una sugerencia es considerar las horas estándares de la estructura del producto multiplicada por la cantidad producida. Esto elimina el tedioso trabajo de apuntamiento y permite un buen control al comparar esta cantidad con las apuntadas en el Reloj Registrador (SIGAPONTO). De cualquier forma, el objetivo es único: distribuir todo el gasto de la forma más coherente posible y usar un criterio que no sea difícil de calcular, que incluso puede hacerse de forma automática. Aquí se aplica el juego de palabras: hay empresas donde calcular el costo cuesta más que el propio producto. Lo importante es que la empresa no pierda mercado por costear de forma incorrecta sus productos y, consecuentemente, calcule precios irreales. Un buen ejemplo es el caso de una fábrica que tiene máquinas antiguas y nuevas. Suponiendo que el criterio adoptado fue el de horas y que la depreciación de las máquinas nuevas sea alta, no sería justo que piezas todavía fabricadas en las máquinas antiguas, totalmente depreciadas, pero lentas, reciban un alto costo para cada hora de trabajo.

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En estos casos lo correcto es abrir dos centros de costo, cada uno con tasa horaria propia. Note que abrir un centro de costo es mucho más que simplemente dar un nuevo código a aquel sector de la fábrica. Es abrir en cada cuenta de gastos una subcuenta para controlar sus gastos. Esta apertura, en el Sistema, se hace de forma automática y de acuerdo con los gastos en que incurre. Otro aspecto referente a los Gastos Generales de Fabricación se refiere a la división entre costos Fijos y Variables o Directos. Mientras que la Materia Prima es un costo típicamente variable, los gastos administrativos son típicamente fijos y los de ventas se dividen entre fijos (sueldos, ciertos gastos de promoción, etc.) y variables (ICMS, comisiones, etc.). En el GGF, esta división es más trabajosa, pues muchos de ellos son semivariables, es decir, son fijos para determinados intervalos de producción ya que aumentan o disminuyen de forma desproporcionada al volumen producido. De cualquier forma la división entre fijos y variables es importante para calcular la Contribución Marginal de cada producto. La Contribución Marginal es el valor facturado menos los gastos variables, es decir, cuánto la empresa gana si produce una pieza más. Este valor es muy importante en ciertos tipos de decisión. Imagine la situación en que se nos ofrece un cierto tipo de propaganda que, según encuestas, vende un cierto número de piezas más por cada real invertido. A primera vista podría tomarse la decisión analizando la ganancia unitaria. Si es mayor que el gasto publicitario se realiza la publicidad. De lo contrario, no. Sin embargo, esta decisión no es la más correcta, pues si la Contribución Marginal es mayor que este gasto de propaganda, ya será ventajosa, aunque la ganancia unitaria sea menor.

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Entonces, si el precio de un producto es de $1.000, costo variable $500 y costo fijo de $300 para cierto volumen de producción/ventas con consecuente ganancia de $200, la propaganda será ventajosa, aunque cueste $400 para proporcionar la venta adicional de 1 pieza, pues la Contribución Marginal es $500. La división de los GGF en Fijos y Variables debe hacerse por cuenta y, si un determinado gasto tiene doble comportamiento, se debe dividirlo en dos cuentas o abrir dos centros de costo. Lo importante es que esta diferenciación involucre a todos los niveles del producto intermedio hasta el terminado y que pase así por el stock. Esto significa que tanto los registros de movimientos como son las Solicitudes, Producción y Ventas, como aquellos que mantienen el saldo en stock deben tener campos separados para el valor de la materia prima, de los gastos generales fijos y de los gastos generales variables. De esta forma, el Costo de la Mercadería Vendida también se subdividirá en estos tres tópicos. Visto el tema de la estructura de las cuentas de gastos, veamos cómo se efectúa su contabilización y correspondiente imputación. El hecho generador de los gastos es la emisión del documento que hace obligatorio su pago. No obstante, existen dos regímenes para su contabilización: Régimen de Competencia y Régimen de Caja. El Régimen de Competencia es lo correcto, en especial desde el punto de vista fiscal, donde se contabilizan los gastos en el mes que les compete y también pueden amortizarse por varios períodos. En el Régimen de Caja se contabiliza el gasto referente a su pago, principalmente en caso de pagos en cuotas. Se usa, por ejemplo, en la seudo contabilidad que existe en el módulo financiero del sistema. Por supuesto que cuando se adopta el régimen de caja para los gastos, debe adoptarse también para los ingresos. En el caso del Régimen de Competencia, fuertemente defendido por los contadores, debe hacerse incluso amortizaciones, independiente del documento generador y de su pago.

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De este modo, si en el mes de enero se emite una Factura de Seguro, su plazo de validez es un año y su pago en 7 cuotas, inicialmente la contabilización debe generar un débito en la cuenta de Gastos Pendientes y un crédito en Seguros por Pagar. Después, cada mes, debe generar un débito en el gasto propiamente dicho con 1/12 del valor original y crédito en el Pendiente. De la misma forma, los gastos deben imputarse correctamente a cada Centro de Costo, que a veces se hace a través del prorrateo online o mensual, a partir de una tabla de porcentajes previamente establecida. Por ejemplo, la Cuenta de Energía Eléctrica se registra por su valor total y el sistema hace la división para cada Centro de Costo. El prorrateo mensual tiene el mismo efecto, sin embargo se basa en el movimiento completo del mes y reduce la cantidad de asientos, especialmente, en los casos en que hay muchos documentos del mismo gasto en el mes. Finalmente tenemos el prorrateo entre los Centros de Costo. Como solamente los centros productivos generan producción, sólo ellos tienen dónde descargar sus costos, es decir, en las Órdenes de Producción. Pero, para esto, se debe transferir el total de los gastos de los Centros Indirectos (depósito, departamento de personal, médico, mantenimiento, servicios generales, etc.) para los Directos. También en esta etapa se debe establecer un criterio justo, transformarlo en porcentaje y hacer la transferencia a través de un crédito en el Centro de Costo Indirecto y un débito en los Productivos. Se recomienda hacer dicha transferencia en un grupo de cuentas separado, como si fuese una determinada modalidad. Un punto que se discute es si este prorrateo, llamado RKW, debe hacerse de una sola vez, de los indirectos a los productivos, o si debe pasar de un indirecto a todos los demás y bajar jerárquicamente hasta los productivos. De este modo, por ejemplo, los gastos del Centro de Costo Personal serían inicialmente prorrateados a todos los demás, incluso los otros indirectos, basándose en la cantidad de personas de cada uno, lo que ciertamente es el criterio más justo.

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El que sigue es el de Servicios Generales, basándose en el área de cada departamento, etc. En el sistema, este prorrateo se hace de una sola vez, en este caso, los gastos del Departamento de Personal se prorratean solamente a los centros productivos. Un pequeño ejemplo muestra que las diferencias no son significativas. Sistema RKW tradicional:

Gastos con Energía Eléctrica CC Central Eléctrica CC Personal CC Mantenimiento CC Depósito CC Usinage CC Acabado

2000 0 0 0 0 0

Gastos con Personal CC Central Eléctrica CC Personal CC Mantenimiento CC Depósito CC Usinage CC Acabado

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0 1000 500 1000 5000 1000

Gastos con Depreciación CC Central Eléctrica CC Personal CC Mantenimiento CC Depósito CC Usinage CC Acabado

0 200 400 100 10000 7000

Gastos con Materiales de Consumo CC Central Eléctrica CC Personal CC Mantenimiento CC Depósito CC Usinage CC Acabado

0 200 6000 0 900 1000

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Criterios de Prorrateo:

Central Eléctrica: KVA Instalados CC Central Eléctrica CC Personal CC Mantenimiento CC Depósito CC Usinage CC Acabado

0 10 5 5 100 80

Personal: Cantidad de Personas CC Central Eléctrica CC Personal CC Mantenimiento CC Depósito CC Usinage CC Acabado

0 10 5 20 25 100

Mantenimiento – Área ocupada CC Central Eléctrica CC Personal CC Mantenimiento CC Depósito CC Usinage CC Acabado

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0 100 100 500 1000 2000

Depósito: Puntos Producidos CC Central Eléctrica CC Personal CC Mantenimiento CC Depósito CC Usinage CC Acabado

0 0 0 0 1000 1350

Total de los Gastos Própios por Centros de Costo CC Central Eléctrica CC Personal CC Mantenimiento CC Depósito CC Usinage CC Acabado TOTAL

$ 2.000 $ 1.400 $ 6.900 $ 1.100 $ 15.900 $ 18.000 $ 45.300

¿Cuál es el valor total de los gastos de Usina y de Acabado que se considerará para el cálculo de sus tasas unitarias? Usando el método RKW y respetando la secuencia de los Centros de Costo según el Plan de Cuentas, tendríamos: GASTOS

Central Eléctrica

Central Eléctrica Personal

2000 1400

100

Mantenimiento

6900

50

Depósito Usinage Acabado

TOTAL

Personal

Mantenimiento

Depósito

Total 2000 1500

50

7000

1100

50

200

1000

15900

1000

250

2000

2350 1000

20150

18000

800

1000

4000

1350

25150

45300

2000

1500

7000

2350

45300

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Tasa unitaria de Usina: 20150/1000 = 20,15 Tasa unitaria de Acabado: 25150/1350 = 18,63 Si se realizaran las transferencias de una sola vez, como se hace en el sistema, tendríamos: Usina: 15900 + 1111 + 280 + 2300 +468 = 20059/1000 = 20,06 Acabado: 18000 + 889 + 1120 + 4600 + 632 = 25241/1350 = 18,69 Una vez concentrados los gastos en los centros productivos, el próximo paso es transferirlos al Proceso donde se imputarán las Órdenes de Producción. De este modo en cada registro de horas que se hace en una OP similar a una solicitud de materia prima, se hace su valorización por medio de la tasa horaria del Centro de Costo correspondiente y se agrega el valor a la OP, juntamente con un asiento contable que debita el Proceso y acredita los gastos. Este crédito también debe hacerse a parte en un grupo de gastos. Este grupo, a través de los créditos, indicará el valor apropiado, que no será siempre el mismo que el contabilizado. Esto sucederá cuando el costo sea on-line, pues en este caso se usa como tasa horaria un valor definido a principio de mes, que no será siempre equivalente a la tasa real, calculable solamente a su cierre, después del cierre de la planilla de haberes y contabilización de todos los gastos. Esta diferencia de imputación debe ajustar siempre el resultado del mes, y en caso de ser muy alta se recomienda recalcular el costo para que el valor por producto no quede distorsionado.

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Costo de Mano de Obra y Gastos Generales

ESTRUCTURA PRODUCTO CONTABILIDAD CUENTAS CON CENTROS DE COSTO

MOD 0001 MOD 0002

PERSONAL C.C. 0001 C.C. 0002

RESERVA SOLICITUD DE MOD

CARGAS C.C. 0001 C.C. 0002

COSTO APROPIADO = GASTO DE CADA CENTRO X HORAS POR OP CANTIDAD DE HORAS DEL CENTRO DE COSTO

Tasa horaria del Centro de Costos

APROPIACIÓN EN LA OP

Para entender mejor todo este proceso veamos un pequeño ejemplo: Gasto previsto de Personal del centro de costo Acabado: $10.000 Número de horas previstas: 1.000 Tasa horaria prevista: $10 Si los valores reales fueron 12.000 de gastos y 800 horas trabajadas, la imputación on-line sumó 8.000, es decir, una diferencia de 4.000, que indudablemente debería ajustar el resultado del mes. En el recálculo, la tasa horaria pasaría a ser de 12.000/800 = 15 sin haber diferencia de imputación, pues las 800 horas serían valorizadas a $15 cada una. Éste es un punto para analizar cuando se usa el costo on-line.

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Antes de finalizar esta parte de gastos y costos, hacemos una explicación de cómo funciona la imputación de la materia prima en las Órdenes de Producción. Imputación de Costos a las Órdenes de Producción

APROPIACIÓN POR EL REAL

APROPIACIÓN POR EL STD

COMPRA DE M.CONSUMO

GASTOS MANO DE OBRA Y G.G.G

STOCK DE MATERIA PRIMA

STOCK DE MATERIA PRIMA

STOCK DE MATERIAL DE CONSUMO

CUENTAS I MOD Y G

Solicitud RE0 o Re1 OP sin cerrar Valores de meses anteriores

Solicitud Re3

TOTAL $ NºHORAS POR CENTRO DE COSTO

PROCESO

Solicitud para producción Consumo por estructura ORDEN DE PRODUCCIÓN

Producción PRODUCTO TERMINADO

Ingresos (Ganancia Bruta) CMV

RESULTADO NETO

Gastos de Ventas Administrativas =

En principio, esta imputación se hace basándose en las Solicitudes. Ella define en qué OP se utilizó determinado material y la valoriza, generalmente por su costo promedio. No obstante, dos detalles operativos generan la necesidad de un tratamiento especial. El primero se refiere al hecho de que muchas empresas simplemente no hacen solicitudes. Se abre el stock y el personal, cuando mucho, recibe una lista de que lo debe usar en aquella OP (pick list) y utiliza la materia prima según sus necesidades. Para esta situación existen en el sistema las solicitudes automáticas. Las Solicitudes Automáticas se generan a partir de la reserva, que a su vez se basa en la estructura del producto. El momento de esta generación puede ser cuando se inicia la OP o a su finalización,

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informado a partir del ingreso del producto producido en el respectivo stock. La Reserva de Productos puede, a su vez, ajustarse si se observa que, por cualquier motivo, esté incorrecto o incluso hacer solicitudes o devoluciones adicionales que ajusten la cantidad realmente utilizada. En el caso de producción parcial, el sistema da de baja sólo parte de la reserva. Las Solicitudes Automáticas tienen el inconveniente de no permitir que el saldo en stock del sistema coincida exactamente con el saldo físico, pues es muy difícil hacer que las solicitudes automáticas se generen en el momento exacto que ocurren en la fábrica. De cualquier forma se gana bastante tiempo con el hecho de no tener que digitar. El segundo detalle se relaciona con artículos de difícil control. Remaches, pinturas, tornillos, en fin, artículos de bajo costo, pero que no por ello deben tratarse como material de consumo, no pueden ser solicitados separadamente para cada Orden de Producción. Este control no se justifica de modo alguno. Entonces se solicitan grandes cantidades sin especificar a que OP se destina. El destino es el propio proceso y de allí se imputa a las diversas órdenes basándose en la estructura de productos. Como consecuencia, este mecanismo llamado Imputación Indirecta o por el Estándar, obliga a que estos componentes de menor costo, también dependan de las estructuras de los productos. Considerando que el uso de estos componentes pueda no coincidir con lo establecido en la estructura, se recomienda de vez en cuando que se haga un inventario en el proceso para verificar si el saldo físico coincide con el del sistema. Las diferencias deben registrarse en una cuenta de pérdidas o ganancias. También hablando de asientos contables, note que tanto las solicitudes digitadas manualmente así como las automáticas y aquellas que tendrán después de la imputación por el Estándar generan un débito en el Proceso y un crédito en el stock correspondiente.

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Sin embargo, la imputación en sí hecha por el Estándar, no genera ningún asiento, pues el artículo no sale del proceso. La producción, a su vez, genera el crédito en el Proceso y transfiere sus costos al stock de intermedios o terminados por el valor total de la OP. Si la producción es parcial, su valorización incluye sólo parte del costo de la OP. Si es total, aunque la cantidad sea menor que la prevista en la OP, todo su costo se incorpora al artículo producido. Y si hay producción de un producto secundario o sobras de chatarra que se reaprovecharán, se hace una devolución y se la valoriza por el costo de mercado, pues es imposible dejar que el sistema tome la decisión de cuánto deben cobrar del valor total de la OP. También se debe citar la posibilidad de Órdenes de Producción de Retrabajo, es decir, aquellas que tienen algún problema con el producto que puede corregirse sin necesidad de agregar más materia prima. Debido a éste y otros casos se debe prever la existencia de varios Tipos de Movimiento, cada una con un tratamiento apropiado.

Costo Estándar La metodología del Costo Estándar es ampliamente utilizada fuera de Brasil. Su uso en este país se ha inhibido debido a dos factores principales: a) La persistente inflación que durante décadas no permitió ninguna comparación a medio o largo plazo tomando en cuenta valores contabilizados. Es verdad que la conversión de estos valores a una moneda fuerte un índice que reflejase la desvalorización resolvería el problema enparte, pero el nivel de las oscilaciones sumadas alas propias variaciones de monedas fuertes, obligaba un ajuste muy frecuente de los valores Estándares establecidos. b) La Legislación del Impuesto a la Renta amenaza, en su código, suprimir todo el sistema de costos si se adopta el Estándar y no

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se ajusta correctamente para que se corrija la ganancia de la empresa. Esto se complicó aún más después que la recaudación de este impuesto pasó a ser mensual. Cabe aquí una explicación de cómo este hecho puede afectar las ganancias de la empresa: cuando se adopta el costo Estándar, todos los movimientos y en consecuencia el stock se valorizan p o r cifras predeterminadas, es decir, los valores Estándares. A su vez las variaciones se descargan directamente contra el resultado, tanto las positivas como las negativas. Esto hace que, por ejemplo, el stock, en especial el de terminados, sea muy alto a fin de mes y las variaciones sean significativas y positivas, la ganancia de la empresa en dicho período será mucho menor y el pago del impuesto a la renta se postergará mientras se mantenga esta situación. Ejemplo: Costo Estándar del producto terminado: $100 Productos vendidos: 500 Producción: 1000 Stock inicial: 0 Variaciones del costo: -$20.000 (producción al costo real de $120) Precio de venta: $150

Por el Estándar Facturación CMV Variación Ganancia Stock

Por el promedio

75.000 -50.000 -20.000 5.000 50.000

75.000 -60.000 15.000 60.000

Lo que el impuesto a la renta exige (de acuerdo con el régimen mensual o anual) es que la variación de los costos se impute a los productos y consecuentemente al stock, por lo tanto no se puede, como se hizo en el ejemplo anterior, descargarla directamente contra el resultado. Este procedimiento es posible, aunque trabajoso y genera conflicto con la filosofía del costo Estándar.

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Un análisis del costo Estándar nos lleva a la siguiente conclusión:


La ventaja del método del costo Estándar es mostrarnos donde está el problema. Imagine al Director de una empresa preguntándole al gerente responsable cuál fue el costo de este mes de nuestros productos. En el método tradicional del costo promedio recibiría como respuesta: “Este mes fue $120, contra $100 del mes pasado y $150 del mes anterior.” Y de ninguna forma, o solamente con mucho trabajo, tendría una explicación razonable del porqué de estas diferencias. En el caso del Costo Estándar, no recibiría como respuesta el costo del producto en sí, pues éste es Estándar y ya conocido. Por otro lado sabría el total de las variaciones de precios de compra de materia prima, de su consumo en el proceso productivo, de la eficiencia de la mano de obra, de las pérdidas entre otras. Y con estos valores ciertamente tomaría acciones mucho más eficaces, pues sabría cuáles serían las anomalías reales que ocurrieron dentro de la empresa. Y solamente modificaría el precio de venta si fuera constatado que determinada variación no es esporádica sino permanente. En este caso modificaría el Estándar que, automáticamente, llevaría a una actualización de precios. El aliado del Costo Estándar es el Sistema de Presupuestos. Mientras el Costo Estándar suministra las variaciones relacionadas con las acciones que tienen un estándar, el Presupuesto verifica la diferencia entre valores reales y valores previstos de cuentas que sean gastos fijos o metas predefinidas de ventas con sus consecuentes gastos variables. Lo importante es la acción (rápida y eficaz) que la dirección de la empresa tomará cuando algo esté fuera de control. Para ello es fundamental una planificación que defina cuáles son los valores presupuestados que se deben respetar y cuáles son los Estándares que se adoptarán para alcanzar los objetivos.

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El sistema fue diseñado de forma que, aunque toda la contabilización se haga por el costo promedio real, se obtengan a través de informes y consultas todas las variaciones obtenidas solamente cuando se usa el Costo Estándar. Para tener estos números de forma clara y accesible, se necesita elaborar un esquema contable propio que se presenta a continuación como un ejercicio. (Este ejercicio puede practicarse en el Sistema, y por eso hay algunas explicaciones apropiadas en el texto). Los principales factores que se analizarán y que afectan la ganancia de una empresa son los siguientes: volumen de ventas, precio aplicado, costos directos e indirectos y eficiencia del proceso productivo. Comencemos por las Ventas. La presentación de estos valores puede hacerse por producto, grupo o total general : Variación de las Ventas Cantidad Vendida vs. Cantidad Presupuestada (volumen) Precio Promedio Real vs. Precio Estándar Divergencias en el Mix de Ventas Valor Total de Ventas Variación de los Costos Un primer punto para analizar es que el Costo de la Mercadería Vendida de un determinado período, que afecta directamente las ganancias, difiere del Costo de Producción. Esta diferencia crecerá a medida que haya un aumento de stock. No obstante, todas las variaciones e índices son posibles solamente sobre el costo de la producción. Por lo tanto el impacto que una variación del costo genera en las ganancias del mes se calcula a través de la proporcionalidad entre el costo de la producción y el CMV, que es en verdad la diferencia de imputación o, más correctamente, puede adoptarse el esquema completo del Costo Estándar. En éste se calculan las ganancias basándose en el Costo Estándar y todas las variaciones se deducen directamente del resultado del mes.

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Las variaciones con relación a un Estándar que deben analizarse son las siguientes:


Variación de los precios de compra. También aquí se la puede obtener para cada orden de producción y para las cantidades definidas en las estructuras. Esta variación puede ocurrir debido a un problema de calidad de la materia prima, una falla en el proceso de producción o, por que no decirlo, un error en la estructura del producto.


Variación de la eficiencia de la mano de obra. Es la diferencia entre las horas realmente utilizadas en el proceso de producción y el estándar establecido en la estructura. Esta variación sólo ocurre y está sujeta a una medición si hay apuntes.


Variación del costo de mano de obra y de gastos generales de fabricación. Este costo puede variar en función de un aumento de valor (aumento de sueldos, tasas de cargas sociales más altas, precios de compra de los gastos generales elevados) o una reducción del volumen de producción provocada por una reducción de las ventas. La variación de los valores puede medirse con más detalles con el comparativo entre los valores presupuestado y real de cada gasto por centro de costo. Para obtener el valor exacto del aumento del costo provocado por la falta de servicio basta abrir una orden de producción en la cual se apunten específicamente estas horas. Este valor se resta más tarde del resultado. Una verificación del índice de rotación y de los sueldos en función de los cargos complementa este análisis.


Variación de la Pérdida de Producción. Es el valor perdido (o ganado) en función de las pérdidas de producción. Note que en el archivo de productos hay una previsión de pérdidas, evidentemente considerada en el cálculo de la variación. Por ejemplo, suponga que, por el estándar, en cada 10 Productos Terminados buenos se pierde uno. Al abrirse una OP de 10 PT, el sistema solicitará material para producir 11, sabiendo que se perderá uno. Si esta pérdida escapa de este estándar tendremos la variación. De la misma forma tenemos las pérdidas que ocurren durante el procesamiento (fundiciones, procesos químicos, operaciones de corte, etc.). En este caso, para cada materia prima se informa, en la estructura, el porcentaje de su pérdida, entonces el sistema generará una necesidad que complemente este vacío.

546

Gestión Empresarial con ERP

Las siguientes premisas constituyen la base del ejercicio: Producto: PT compuesto de 1 MP y 4 horas de mano de obra El Precio Estándar de la MP es R$100,00 La capacidad ideal de la fábrica es 50 PT/mes El sueldo total de la producción es R$ 3.500,00 El MC es un material de consumo, por lo tanto no entra en la estructura. Se utilizan 12 piezas/mes. Cada MC también cuesta R$100,00. Los gastos administrativos son de R$2.000,00. El ICMS es 18%. La ganancia total deseada es de R$5.000,00 o R$100,00 por pieza.

El ejercicio tendrá la siguiente secuencia: 1. Cálculo del Resultado Presupuestado 2. Cálculo del Resultado basado en el Costo Real On-Line 3. Cálculo del Resultado basado en el Costo Real Mensual 4. Cálculo del Resultado basado en el Costo Estándar puro 5. Análisis de las Variaciones del Costo Real On-Line Los Productos que se considerarán son: PT, MP y MC PT

Tipo PT, Nombre Producto Terminado, Unidad PC, Cuenta 133 (stock de Productos Terminados), Tipo de Salida 501, Alícuota ICMS 18 %, Local 01

MP

Tipo MP, Nombre Materia Prima, Unidad Kg., Cuenta 130 (stock de Materia Prima), Tipo de Entrada 001, Alícuota ICMS 18 %, Costo Estándar 100,00, Local 01

MC

Tipo MC, Nombre Material de Consumo, Unidad PC, Cuenta 132 (stock de Material de Consumo), Tipo de Entrada 004, Alícuota ICMS 18 %, Costo Estándar 100,00, Local 01

Gestión Contable y de Costos

547

Resultado Presupuestado: Costo directo del PT:

Especificación

Cantidad

MP con crédito de ICMS MOD + GGF

Costo Unitario

Total

1

82,00

82,00

4

23,50

94,00

TOTAL

176,00

Cálculo del Costo Unitario de la MOD+GGF Sueldo: R$ 3.500,00 MC: 12 x R$ 100,00 1.200,00 Total: 4.700,00 Total de horas/mes: 200 (equivalente a la producción de 50 PT) Costo unitario:

4.700,00/200 = 23,50

Es decir, el Costo Estándar de la Mano de Obra es de $ 23,50 Cálculo del precio de ventas: Costo directo: Gastos Administrativos: Ganancia: ICMS sobre ventas: Precio de Venta (PV):

176,00 2.000/50 = + 40,00 5.000/50 = + 100,00 + 0.18 de PV 385,36

Por lo tanto, el presupuesto contable es el siguiente: Venta: 50 PT x 385,36 ICMS: 18 % de 19.268,00 CMV: 50 PT x 176,00 Gastos Administrativos: Ganancia:

548

Gestión Empresarial con ERP

19.268,00 3.468,00 8.800,00 2.000,00 5.000,00

Costo Real

On-Line

Los siguientes ‘accidentes’ suceden en el real:


Los precios de la MP y del MC son de R$ 110,00 cada uno y no de R$ 100,00.


Se compran 5 MP y 3 MC más (55 y 15).
Las ventas son solamente 45 PT y no 50.
El precio de venta es R$ 360,00 (descuento promedio de R$ 25,36).


Se producen 48 PT (3 más que lo necesario).
Un PT se rechaza en el control de calidad con pérdida total.
Se necesitan 4 MP más, por lo tanto 52.
Se apunta 1 hora más.
Se consumen 15 MC y no 12.
Los sueldos pagados totalizan R$ 4.000,00, no R$ 3.500,00.
Los gastos administrativos totalizan R$ 3.000,00, no R$ 2.000,00. El Plan de Cuentas es el siguiente: Activo


Cliente
Stock de Materia Prima
Stock en Proceso
Stock de Material de Consumo
Stock de Producto Terminado
Diferencia de Imputación Pasivo


Proveedores
ICMS por pagar
Sueldos por pagar Gestión Contable y de Costos

549

Gastos


Gastos Administrativos
Gastos de ICMS
Gastos MOD + GGF Transferencia a Proceso


Costo de Mercadería Vendida Ingresos


Ingresos

Movimientos y Asientos Contables Los archivos de Productos, Saldos, Clientes, Proveedores, Plan de Cuentas, Tipo de Entrada y Salida, Tipo de Movimientos, Asientos Estandarizados, Condiciones de Pago, Estructuras y Consumos Promedios deben estar disponibles en su estatus inicial adecuado. Los movimientos se hacen en ventanas apropiadas, con generación de asientos automáticos. Contabilización:

Stock PT 9.225,90 8.833,32

55 x 110 55 x 90,20

Proceso Proveedores

Stock MP /MC

6.050,00 1.650,00

4.961 360,80 1.650 4.329,60 1.650,00

90,20 4 4x x90,20 48 x 90,20 48 x 90,20

360,80 4.329,60 23,50 4.512

Suma 9.225,90 47,42

15 x 110

45 x 196,29 1 x 23,50

ICMS por Pagar

Transferencia p/proceso

1.089 2.916

23,50 4.512 1.114,50

192x23,50

Diferencia de apropiación

CMV

8.833,32 1114.50

47,42 Clientes

18% x 16200

Gasto con ICMS Gastos Administrativos 3.000

Gastos con MOD + CFG 4.000,00 1.650,00

16.200

2.916 45 x 360 Ingresos 16.200

550

Gestión Empresarial con ERP

Compra de 55MP a R$110,00 con recuperación de ICMS D* Stock de Materia Prima D ICMS por Pagar C Proveedores Entrada de una Factura de Compra Factura número Proveedor Producto Cantidad Precio Unitario

4.961,00 1.089,00 6.050,00 Tipo N 000001 000001/01 MP 55 $110,00

Valor Total

$6050,00.

* D es Débito (lado izquierdo) y C es Crédito (lado derecho) El ICMS se calcula automáticamente. Un segundo producto: MC Cantidad Precio Unitario Valor total

15 $110,00 $1650,00.

Por el Tipo de Entrada este producto no tiene crédito de ICMS. La factura de crédito por pagar y los asientos contables se graban automáticamente. Compra de 15 MC a R$ 110,00 sin recuperación de ICMS D Stock de Material de Consumo 1.650,00 C Proveedores 1.650,00 Apertura de la Orden de Producción: Reserva de 48 MP y 192 horas

48 PT

La Solicitud de Compras y la Reserva se generan automáticamente. Solicitud adicional de 4 MP al costo promedio de R$90,20 D Stock en Proceso C Stock de Materia Prima

360,80 360,80

La solicitud se imputa en la OP del PT que al final de las cuentas es una pérdida adicional.

Gestión Contable y de Costos

551

Solicitud adicional de 1 hora de MOD al costo de R$23,50 D Stock en Proceso C Transferencia a Proceso

23,50 23,50

Por supuesto que para detectar que se consumieron más horas que el estándar hubo necesidad de apunte. Solicitud de 15 MC al costo promedio de 110,00 en el centro de costo 0001. D Gastos de MOD+GGF 1.650,00 C Stock de Material de Consumo 1.650,00 Producción de 47 piezas buenas y 1 pérdida Solicitud automática de 48 MP al costo promedio de R$90.20 D Stock en Proceso C Stock de Materia Prima

4.329,60 4.329,60

Transferencia de 192 horas a 23,50 cada Vea que 192 es la cantidad Estándar de horas para los 48 PT. D Stock en Proceso C Transferencia a Proceso

4.512,00 4.512,00

Producción de 47 PT al costo unitario 196,296 (9.225,90 / 47) D Stock de Producto Terminado 9.225,90* *(360,80+23,50+4329,60+4512,00) C Stock en Proceso 9.225,90 Gastos de Sueldos D Gastos de MOD + GGF C Sueldos por Pagar

4.000,00 4.000,00

Venta de 45 PT a R$ 360,00, con factura, lo que genera los siguientes asientos contables: D Clientes 16.200,00 C Ingresos 16.200,00 Por el costo de 196,296 cada D CMV 8.833,32 C Stock de PT 8.833,32 Gastos de ICMS 18% de 16.200,00 D Gastos de ICMS 2.916,00 C ICMS por pagar 2.916,00

552

Gestión Empresarial con ERP

Gastos Administrativos: D Gastos Administrativos C Proveedores

3.000,00 3.000,00

Basándonos en estos movimientos, tendremos el siguiente resultado: VENTA: 45 PT a R$ 360,00 16.200,00 ICMS: 18 % de 16.200,00 2.916,00 CMV: 45 PT a R$ 196,296 8.833,32 Gastos Administrativos 3.000,00 Ganancia 1.450,68 Esta fue la ganancia del mes, considerando el costo unitario de la MOD + GGF a R$23,50. Sin embargo, éste no fue el costo real. Como el proceso fue on-line no tendríamos cómo obtener el valor real, pues la mayor parte de los gastos del mes, en especial la planilla de haberes, sólo se procesan al final del período. La solución que se adoptará es ajustar el costo unitario de la MOD+GGF al mes siguiente, de forma que, al final del ejercicio anual la diferencia de imputación sea cercana a cero. Este ajuste tiene que ver con el análisis de los “accidentes” ocurridos en el mes, es decir, si existe o no la probabilidad de que ocurran nuevamente el mes siguiente. En fin, ¿fueron exactamente “accidentes” o son parte de una nueva coyuntura? De cualquier forma, para llegar a la ganancia REAL del mes basta incluir 2 asientos contables. Uno descarga la diferencia de imputación en el resultado y el otro ajusta el stock a su valor real. En este caso, si fuera necesario debe recalcularse el costo de la MOD+GGF para el mes siguiente, sin el ajuste antedicho, pero reflejando la nueva realidad. Por supuesto que el ajuste del stock también debe hacerse en los saldos de cada artículo.

Gestión Contable y de Costos

553

El valor de la diferencia de imputación que se registrará es el saldo de la cuenta sintética de GASTOS, en el caso, R$ 1.114,50, es decir, (4000 + 1650) – 4535,50. D Diferencia de Imputación C Transferencia a Proceso

1.114,50 1.114,50

El ajuste del stock es más complejo. Antes, se debe calcular el costo real del PT: 4.690,40 (MP) + 4.000 (sueldo) + 1.650 (MC) = 10.340,40 10.340,40 / 47 = 220,00 (costo unitario real de cada PT) Ajuste: (2 x 220,00) – 392,58 (saldo actual de la cuenta de PT) = 47,42 D Stock de Producto Terminado 47,42 C Diferencia de Imputación 47,42 Por lo tanto, la ganancia REAL del mes fue: Ganancia on-line Diferencia de imputación Ajuste de stock Ganancia REAL

1.450,68 –1.114,50 + 47,42 383,60

Note que el stock de MP no precisa ajustarse pues ya está calculado por el costo promedio real.

Costo Mensual Si lo recalculásemos ahora, obtendríamos exactamente este resultado. El Recálculo del costo promedio, que generalmente se procesa a fin de mes, utiliza el método tradicional de costeo, dentro de 3 alternativas: 1.

1. Mensual — el procesamiento se hace en la siguiente secuencia: trata inicialmente todas las compras, después las órdenes de Producción, del nivel más bajo al más alto (PT) y siempre procesando todas las solicitudes antes de la producción y por último costeando las ventas. 2. Diário — análogo al anterior, pero dentro del concepto día. 3. Secuencial — procesa en la secuencia en que se digitaron los movimientos.

554

Gestión Empresarial con ERP

Costo medio de la MP Costo de la MP en la OP Costo de la MC Sueldos Costo Total de la OP Costo por PT Costo Unitario de la MOD + GGF Venta ICMS CMV Gastos Administrativos Ganancia

(6.050,00 – 4961,00) / 55=90,20 90,20 x 52 110 x 15 4000,00 4690,40 + 4000,00 + 1650,00 10340,00 / 47 (4000,00 + 1650,00) / (4 x 47 +1) 45 PA a R$ 360,00 18% de 16.200,00 45 x 200,008

90,20 4690,40 1650,00 4000,00 10340,00 220,01 29,89 o 28,25 si dividimos por 200 16200,00 2916,00 9900,36 3000,00 383,64

Régimen de Caja Vea que, aunque calculásemos las ganancias por el Régimen de Caja (¡pero considerando el stock final!), el resultado sería el mismo.

Gestión Contable y de Costos

555

Venta ICMS

45 PT a R$ 360,00 18% de 16.200,00 Crédito (18% de 6.050,00)

Gasto con MP Gasto con MC Stock Final de la MP Stock Final de PT Gastos Administrativos Sueldos

3 x 90,20 2 x 220,008

Ganancia

16.200,00 2.916,00 1.089,00 6.050,00 1.650,00 270,60 440,02

1.827,00

6.989,38 3.000,00 4.000,00 383,62

Con relación al costo on-line las desventajas del Recálculo, aunque sea el método más utilizado en función de su practicidad,son las siguientes: 1.

No se obtienen ganancias de la empresa en el día a día, lo que muchas veces impide acciones correctivas rápidas.

2.

Impide el cálculo de las variaciones que veremos a continuación.

Por lo tanto, el recálculo sólo debe efectuarse si la diferencia de imputación es muy grande y su cálculo complejo (esto depende de la cantidad de artículos, cuentas y centros de costo). Costo Estándar Puro En este caso se trabaja con cuentas de variaciones incluidas en el propio plan, de forma que todos los asientos se hacen por el estándar y por el real, lo que refleja los desvíos en estas cuentas. El mayor o menor detalle de estas cuentas es decisión del usuario. De esta manera, las siguientes cuentas enriquecerían el plan de cuentas:


Variación del Precio de Compra.
Variación del Consumo de MP. 556

Gestión Empresarial con ERP


Variación de la eficiencia de la Mano de Obra.
Variación de la tasa horaria de la MOD.
Variación por el Volumen de Producción.
Variación del Consumo de MC.
Variación por la Pérdida de PT.
Variación del Precio de Venta.
Variación del Volumen de Ventas.
Variación de gastos de ICMS. Costo Estándar

55 x 110 55 x 90,20 Variación de precio

Proveedores 6.050 1.650

4.961 1.650

Stock de MP / MC 55 x 82

4.510 1.500

15x100

4.510 1.500

4.260 1.500

15 x 110

4.264

3.936

48 x 82

15 x 110

Impuestos Por Pagar 1.089

Variación en el Consumo MP

Variación en la pérdida

Proceso 3.936 4.512

8.448

8.448 48 x 176

Stock PT

8.272

8.272 47 x 176

CMV

7.920

7.920

45 x 176

192 x 23,50

Planilla por Pagar 4.000

Variación Mat.Consumo

Variación en la tasa de MOD

1.500

4.000

15 x 110

1.200

Variación en el Volumen

3.500

4.700

Planilla Real

Planilla STD

12 x 100

200 x 23 50

Variación en la eficiencia

4.535,50

4.535,50 4.512

193 x 23 50

Los movimientos y asientos contables se harían de la siguiente forma: Compra de 55 MP a R$ 110,00 con recuperación de ICMS D Variación del Precio de Compra D ICMS por Pagar C Proveedores

4.961,00 1.089,00 6.050,00

Compra de 15 MC a R$ 110,00 sin recuperación de ICMS D Variación del Precio de Compra 1.650,00 C Proveedores 1.650,00

Gestión Contable y de Costos

557

Compra por el valor estándar 55 MP a R$ 82,00 D Stock de Materia Prima C Variación del Precio de Compra

4.510,00 4.510,00

Compra por el valor estándar 15 MC a R$ 100,00 D Stock de Material de Consumo C Variación del Precio de Compra Apertura de la Orden de Producción

1.500,00 1.500,00 48 PA

Reserva de 48 MP y 192 horas Solicitud de 52 MP al costo estándar de R$ 82,00 D Variación del Consumo de MP C Stock de Materia Prima

4.264,00 4.264,00

Solicitud estándar de 48 MP a R$ 82,00 D Stock en Proceso C Variación del Consumo de MP

3.936,00 3.936,00

Solicitud estándar de 192 h a R$ 23,50 D Stock en Proceso C Variación de la Eficiencia de la Mano de Obra

4.512,00 4.512,00

Solicitud de 193 h. ‘apuntadas’ a R$ 23,50 D Variación de la Eficiencia de la Mano de Obra C Variación por el Volumen de Producción

4.535,50 4.535,50

MOD+GGF para la producción planificada (50 PT) D Variación por el Volumen de Producción C Variación de la tasa horaria de la MOD C Variación del Consumo de MC

4.700,00 3.500,00 1.200,00

Por el valor real de la Planilla de Haberes. D Variación de la tasa horaria de la MOD C Sueldos por Pagar

4.000,00 4.000,00

Solicitud de 15 MC al costo estándar de R$ 100,00 D Variación del Consumo de MC C Stock de MC

558

Gestión Empresarial con ERP

1.500,00 1.500,00

Producción de 47 piezas buenas y 1 pérdida Producción de 48 PT al costo estándar de D Variación por la Pérdida de PT C Stock en Proceso

176,00 8.448,00 8.448,00

Entrada de stock de PT de sólo 47 PT buenos, a 176,00 D Stock de Producto Terminado C Variación por la Pérdida de PT

8.272,00 8.272,00

Costo Estándar - Ventas

Variación en el Precio de Venta

Clientes 16.200

17.341,20 16.200

Variación en el Precio de Venta 19.268

17.341,20

Ingresos STD 19.268

45 x 385,36 45 x 360

50 x 385,36

ICMS a Pagar Real 2.916,00

Variación del ICMS 2.916,00 3.468,24

18% de 16.200

ICMS por pagar STD 3.468,24

18% de 19.268

Venta de 45 PT al costo de R$ 176,00 cada una D CMV C Stock de PT

7.920,00 7.920,00

Ventas Venta de 50 PT a R$ 385,36 D Variación del Volumen de Ventas C Ingresos Estándar

19.268,00 19.268,00

Venta de 45 PT al precio estándar de R$ 385,36 D Variación del Precio de Venta C Variación del Volumen de Ventas

17.341,20 17.341,20

Venta de 45 PT al precio real de R$ 360,00

Gestión Contable y de Costos

559

D Clientes C Variación del Precio de Ventas

16.200,00 16.200,00

Por el ICMS Estándar (18% de 19.268,00) D Gastos de ICMS 3.468,24 C Variación de los Gastos de ICMS 3.468,24 Por el ICMS real (18% de 16.200,00) D Variación de los Gastos de ICMS 2.916,00 C ICMS por Pagar 2.916,00 El resultado será:

560

Gestión Empresarial con ERP

Venta Estándar Variación por el volumen de Ventas Variación por el precio de ventas Venta Real Gasto con ICMS Variación del ICMS CMV Variación en el precio de compra Variación en el consumo de MP Variación en la eficiencia de la Mano de Obra Variación en la tasa horaria de la MOD Variación por el volumen de producción Variación en el consumo de MC Variación por la pérdida de PT CMV Real Gastos Administrativos Ganancia

50 PT a $ 385,36 5 piezas a $ 385,36

19.268,0 1.926,80

385,36 x 360,00

1.141,20

Subtotal

16.200,0 3.468,24 552,24

45 PT a $ 176,00 MP y MC

601,00

4 piezas a $ 82,00

328,00

1 hora

2.916,00 7.920,00

23,50

Plani lla Real X Estándar 7 horas a $ 23,50

500,00

3 piezas a $ 100,00

300,00

1 pieza

176,00

7.920,00 + 2.093,00

164,50

2.093,00

10.013,00 3.000,00 271,00

Para llegar a la ganancia REAL, también se necesita hacer un ajuste de stock. Dicho ajuste se hará únicamente al final del ejercicio. Es exactamente transferir las variaciones al stock.

Gestión Contable y de Costos

561

Stock de MP

Saldo 3 piezas

270,60 - 246,00

24,60

Stock de PT

Saldo 2 piezas

440,00 – 352,00

88,00

271,00 + 112,60

383,60

Ganancia Real

Para trabajar en el sistema con el método de Costo Estándar puro sería necesario preparar una serie de asientos automáticos específicos, es decir, es posible pero no se recomienda y, por qué no decirlo, innecesario. Lo que se recomienda es la utilización del costeo on-line con cantidades reales y costos promedio para la materia prima y valor estándar ajustado cada mes, para la MOD+GGF, es decir, el impuesto a la renta lo acepta plenamente y es propicio para el cálculo de las variaciones. Hay un conjunto de informes que suministra las variaciones calculadas y detalladas por producto, materia prima, orden de producción, centro de costo, comprador, cliente y vendedor. Índices Económicos y Financieros Son relaciones entre los números del balance que indican la tendencia de la empresa y que sirven como medida de su rendimiento y eficiencia. Índices de Liquidez Miden la disponibilidad financiera de caja. Considera la liquidez de los activos (caja, bancos, títulos por cobrar a corto y largo plazo, stock, inversiones y por qué no decirlo también los fijos) con relación a los pasivos (títulos por pagar a corto y mediano plazo, financiaciones y dividendos). Índices de Rentabilidad Es la ganancia relacionada a las ventas, al capital propio o al pasivo como un todo. En una convocatoria a socios para integrar el capital es importante hacer una comparación con las tasas de interés del mercado. El valor de las nuevas inversiones con relación a las ganancias informa hacia donde está yendo el dinero. Índices de Rotación de Stock Determina cuál es el stock promedio con relación a las ventas. Qué artículos están ‘durmiendo’ en los estantes. Por otro lado, qué ventas dejaron de hacerse, probablemente, por falta de productos.

562

Gestión Empresarial con ERP

Índices de Insolvencia (cuentas por cobrar y por pagar) Valores atrasados con relación al total por cobrar, antigüedad de los títulos, riesgo de los atrasados y plazos promedio de pago y de cobranza. Índice de Rotación de Mano de Obra Cantidad de admisiones y despidos con relación a la cantidad de empleados, por centro de costo, período, nivel salarial, etc. Estos índices pueden analizarse mejor en los siguientes informes:


Lista de Productos Vendidos
Lista de Real vs. Estándar
Balances Parciales
Posición General de Cobranza
Cuadro Comparativo de Valores Presupuestados vs. Reales
Facturación por plazo
Análisis de Stock
Flujo de Caja

Gestión Contable y de Costos

563

Repaso 1)

2)

3)

4)

En contabilidad es correcto afirmar que: a)

El patrimonio de una empresa se “refleja” a través de la consolidación de todos los hechos ocurridos.

b)

El plan de cuentas se clasifica en hechos ocurridos dentro una empresa.

c)

En el plan de cuentas están registrados los historiales de los asientos.

d)

El libro mayor representa una clasificación de las cuentas del Activo y Pasivo.

e)

El libro diario demuestra el resultado del ejercicio.

Son motivos típicos para crear un plan de cuentas a)

Establecer un instrumento para analizar y almacenar los recursos.

b)

Establecer un instrumento que especifique los valores de los hechos registrados y almacenar los recursos.

c)

Establecer un instrumento para analizar y mantener el registro del origen y destino de los recursos.

d)

Crear metas y objetivos en los niveles estratégico, táctico y operativo.

e)

Establecer un plan para invertir los recursos y posibilitar la demostración de esta inversión.

El Activo, el Pasivo, los Gastos y los Ingresos representan: a)

Los hechos ocurridos en la empresa.

b)

Una clasificación de primer orden del plan de cuentas.

c)

Solamente el origen de los recursos.

d)

Solamente el destino de los recursos.

e)

La jerarquía de los hechos u ocurrencias que concretan el cambio del patrimonio.

Marque la alternativa incorrecta: a)

564

Las cuentas de deducción son las cuentas que mantienen un saldo acreedor o un saldo deudor y se colocan en el activo o pasivo, respectivamente.

Gestión Empresarial con ERP

5)

6)

b)

El plan de cuentas representa la clasificación de los diversos tipos de cuentas en varios niveles jerárquicos.

c)

La cuenta Provisión para Cobranza Dudosa y la cuenta de Variación Monetaria o Inflación son ejemplos de cuentas de deducción.

d)

La denominada cuenta principal es una cuenta que consolida un grupo de otras cuentas y cada una de éstas podrá ejercer el papel de otra “cuenta principal”, formando de esta manera los niveles jerárquicos del plan de cuentas.

e)

Las cuentas de deducción son aquellas que mantienen un saldo acreedor o un saldo deudor y se colocan en el activo o pasivo, respectivamente.

Con relación al Plan de Cuentas, son subgrupos del Activo: a)

Activo Circulante, Realizable, Patrimonio y Fijo.

b)

Activo Circulante, Exigible, Fijo e Inmovilizado material.

c)

Activo Circulante, Realizable, Fijo e Inmovilizado material.

d)

Activo Circulante, Exigible, Patrimonio e Inmovilizado material.

e)

Activo Circulante, Realizable, Exigible e Inmovilizado material.

En el Activo Circulante pueden clasificarse: a)

Los productos en stock, los valores en caja o bancos, valores de baja liquidez como pagarés, cheques o facturas de crédito por cobrar.

b)

Las inversiones realizadas en el pasivo, los valores en caja o bancos, valores de alta liquidez como pagarés, cheques o facturas de crédito por cobrar.

c)

El stock del pasivo, los valores en caja o bancos, valores de alta liquidez como pagarés, cheques o facturas de crédito por pagar.

d)

Los valores fijos, los valores en caja o bancos, valores pasivos de alta liquidez como pagarés, cheques o facturas de crédito por cobrar.

e)

Los productos en stock, los valores en caja o bancos, valores de alta liquidez como pagarés, cheques o facturas de crédito por cobrar.

Gestión Contable y de Costos

565

7)

8)

9)

566

Marque la alternativa incorrecta: a)

En el Activo Fijo se clasifican las inversiones realizadas en empresas del propio grupo.

b)

Todos los bienes tangibles de la empresa pueden clasificarse como bienes del Activo Fijo.

c)

Los bienes clasificados en el Activo Fijo sufren depreciación a través del desgaste natural por la acción del tiempo y uso. El valor de esta depreciación acumulada puede considerarse como una deducción del Activo Fijo.

d)

Inversiones realizadas con adquisición de acciones de compañías cerradas y préstamos obligatorios a reparticiones públicas, son ejemplos de inversiones mobiliarias de fácil liquidez y deben clasificarse en el Realizable a corto plazo.

e)

Además de bienes como terrenos, edificaciones, instalaciones, vehículos, muebles y útiles, máquinas, herramientas y computadoras, las inversiones realizadas en incorporaciones por concretar también pueden clasificarse como Activos Fijos.

El Capital, las Reservas, las Ganancias no Distribuidas y las Ganancias del Ejercicio constituyen un grupo resultante de la diferencia entre: a)

Activo y Pasivo.

b)

Pasivo y Exigible.

c)

Pasivo y Patrimonio Neto.

d)

Activo Neto y Activo Circulante.

e)

Activo y Exigible.

Con relación a los objetivos, las Reservas pueden considerarse como: a)

Un recurso para destinar parte de las ganancias en inversiones por realizar.

b)

Un recurso para reducir ingresos.

c)

Un recurso para poder aumentar el valor patrimonial.

d)

Bienes que una empresa posee para poder transformar en valores netos.

e)

Saldos de las cuentas caja de bancos.

Gestión Empresarial con ERP

10)

11)

12)

Marque la alternativa correcta: a)

En la asamblea, la decisión de hacer un aumento en el capital de la empresa en detrimento de la distribución de ganancias a los accionistas produce una reducción en el valor de las acciones.

b)

Tanto las Reservas como la Ganancia no Distribuida se transfieren automáticamente a la cuenta de Capital.

c)

El objetivo de la cuenta Reserva es crear una provisión para las facturas de crédito de deudores incobrables.

d)

La ganancia del ejercicio puede distribuirse a los accionistas a través de la cuenta Ganancias no Distribuidas.

e)

Utilizar las ganancias que no se distribuirán a los socios añadidas a las reservas de capital realizadas en el ejercicio a través de decisión en asamblea es una forma de aumentar el capital de la empresa.

Cuando nos referimos a costos, los gastos que no componen el Costo de las Mercaderías Vendidas son: a)

Gastos Administrativos y Gastos Generales de Fabricación.

b)

Gastos de Ventas y Gastos Generales de Fabricación.

c)

Gastos Administrativos y Gastos de Ventas.

d)

Gastos de Personal y Gastos Generales.

e)

Gastos de Ventas y Gastos de Personal.

Para la composición del Costo de la Mercadería Vendida deben tomarse en cuenta los costos de: a)

Materia Prima, Gastos Administrativos y Gastos de Personal.

b)

Materia Prima, Gastos de Personal y Gastos Generales de Fabricación.

c)

Materia Prima, Gastos de Personal y Gastos de Ventas.

d)

Materia Prima, Gastos de Ventas, Gastos de Personal y Gastos Generales.

e)

Materia Prima, Gastos Administrativos, Gastos de

Gestión Contable y de Costos

567

Personal y Gastos Generales. 13)

14)

15)

568

Marque la alternativa incorrecta: a)

El Costo de las Mercaderías Vendidas podrá tener el detalle de todos los costos necesarios para su producción.

b)

Podrán asignarse los costos a cada proceso de producción donde sus valores se mantienen y detallan, incluso en el stock haciendo parte de la composición de los Costos de las Mercaderías Vendidas.

c)

Pueden considerarse varios criterios de imputación en la distribución de los costos.

d)

Los Costos de Materia Prima, Gastos de Personal y Gastos Generales de Fabricación no pueden imputarse al costo individual de cada producto.

e)

En empresas pequeñas que mantienen uniformidad en sus operaciones productivas, los gastos de producción podrán totalizarse únicamente en un único centro de costos.

En costos, a)

El análisis de los criterios de imputación de costos es de suma importancia en la composición del precio de los productos.

b)

En un centro de costos no es posible imputar gastos como energía eléctrica y gastos de personal.

c)

La imputación de los costos de los productos se realiza por el promedio, considerando el total de los productos manufacturados y el total de gastos necesarios en el proceso.

d)

Se realizan compensaciones entre centros de costos para mantener la competitividad en todos los productos.

e)

Se crea un nuevo centro de costos solamente cuando se incluye un nuevo producto en la línea de producción.

Se crea un nuevo centro de costos: a)

Siempre que haya diferencia sustancial entre los gastos generales y gastos de personal.

b)

Siempre que haya diferencia sustancial entre los

Gestión Empresarial con ERP

procesos productivos, con la finalidad de imputar los gastos con más criterio.

16)

17)

18)

c)

Para poder imputar todos los costos de la empresa.

d)

Para imputar gastos de personal.

e)

Para imputar gastos administrativos.

Los costos pueden clasificarse como: a)

Fijos o Indirectos.

b)

Directos o Variables.

c)

Generales o Fijos.

d)

Generales o Variables.

e)

Fijos o Variables.

La Contribución Marginal: a)

Contabiliza los costos fijos.

b)

Puede considerarse como fija o variable.

c)

Se añade al Costo de las Mercaderías Vendidas.

d)

No considera los costos fijos.

e)

Es la imputación de los gastos en los diversos centros de costos.

En el Régimen de Competencia: a)

Los gastos se contabilizan dentro del período que les corresponde, independiente de la fecha de realización del pago.

b)

Los gastos se contabilizan dentro del período que les corresponde, independiente de la fecha de realización del pago.

c)

Los gastos se contabilizan fuera del período que les corresponde, dependiendo de la fecha de realización del pago.

d)

Los gastos se contabilizan dentro del período posterior al que se refieren, independiente de la fecha de realización del asiento.

e)

Los gastos se contabilizan dentro del período anterior al que se refieren, independiente de la fecha de realización del asiento.

Gestión Contable y de Costos

569

19)

20)

21)

22)

En el Régimen de Caja, los gastos se contabilizan: a)

En la fecha de su registro.

b)

En la fecha en que ocurren.

c)

En la fecha de su pago.

d)

En su origen.

e)

De acuerdo con su destino.

Marque la alternativa incorrecta: a)

La clasificación según el Plan de Cuentas, la elección del régimen y la imputación correcta a cada Centro de Costos son aspectos que deben considerarse en el asiento de los gastos.

b)

A un gasto clasificado como Gasto General de Fabricación no se le podrá prorratear el valor entre diversos Centros de Costos.

c)

La imputación de los gastos debe hacerse con relación a cada centro de costos.

d)

Eventualmente, algunos gastos podrán prorratearse entre diversos Centros de Costos.

e)

Puede utilizarse una tabla de prorrateo de costos en la imputación de gastos que involucren más de un Centro de Costos.

El prorrateo mensual se difiere: a)

Por considerar el valor total de gastos registrado en el mes para prorrateo en cada Centro de Costos.

b)

Por realizar el prorrateo a cada asiento realizado en el mes.

c)

Por realizar el prorrateo solamente para los asientos que se refieren al propio mes.

d)

Por realizar el prorrateo de los gastos registrados bajo el Régimen de Competencia.

e)

Por realizar el prorrateo de los gastos registrados bajo el Régimen de Caja.

Con relación al prorrateo de costos, es correcto afirmar: a)

570

Los costos indirectos no pueden prorratearse.

Gestión Empresarial con ERP

23)

24)

25)

b)

Los prorrateos pueden realizarse solamente para los costos variables.

c)

Los prorrateos pueden realizarse solamente para los costos fijos.

d)

Podrán prorratearse tanto los costos directos como los costos indirectos.

e)

Los prorrateos pueden realizarse tanto para los costos fijos como para los costos variables.

Marque la alternativa incorrecta: a)

La imputación de los costos a las Ordenes de Producción se realiza a través de las solicitudes.

b)

En caso que no exista un plan de solicitudes, las imputaciones de los costos pueden realizarse a través de un sistema de solicitudes automáticas que se generan a partir de la reserva de productos, que a su vez se basa en la estructura del producto.

c)

Todos los ingresos se imputan a las Órdenes de Producción junto con los costos para determinación de las Ganancias Brutas.

d)

La falta de un esquema de solicitudes de materiales y la existencia de artículos de bajo costo y de difícil control son factores que exigen tratamiento diferenciado para la imputación de los costos a las Órdenes de Producción.

e)

La imputación de los costos de materia prima se realiza a través de las Órdenes de Producción.

Los principales motivos que inhiben el uso de la metodología del Costo Estándar son: a)

La Contribución Marginal y el Régimen de Caja.

b)

La Inflación y el Impuesto a la Renta.

c)

La Inflación y la Contribución Marginal.

d)

El Impuesto a la Renta y el Régimen de Caja.

e)

El Impuesto a la Renta y el Régimen de Caja.

En el Costo Estándar: a)

El stock se valoriza por cifras predeterminadas.

b)

El stock se valoriza por el precio promedio.

Gestión Contable y de Costos

571

26)

27)

28)

572

c)

El stock se valoriza por el método UEPS.

d)

El stock se valoriza por el método PEPS.

e)

El stock se valoriza por el promedio ponderado.

Son Índices Económicos y Financieros los presentados a continuación: a)

Estándar, de Liquidez, de Rentabilidad, Diario y de Rotación de Mano de Obra.

b)

Secuencial, de Liquidez, de Rentabilidad, de Insolvencia y de Rotación de Mano de Obra.

c)

De Rotación de Stock, de Liquidez, de Rentabilidad, de Insolvencia y de Rotación de Mano de Obra.

d)

De Rotación de Stock, de Liquidez, de Rentabilidad, de Insolvencia y Anual.

e)

De Rotación de Stock, de Liquidez, de Rentabilidad, de Insolvencia, Diario, Mensual y Anual.

Con relación a los objetivos, los Índices Económicos y Financieros permiten: a)

Que la empresa tenga mejor rendimiento y eficiencia.

b)

Una evaluación de la empresa.

c)

Que la empresa esté siempre actualizada.

d)

Medidas eficientes.

e)

Mayor Liquidez y Rentabilidad.

Marque la alternativa incorrecta: a)

Los Índices de Rotación de Stock ponen en evidencia la demanda de productos.

b)

Los Índices de Rentabilidad representan la relación que existe entre las ganancias y un determinado grupo de cuentas.

c)

El Índice de Liquidez mide la capacidad que la empresa tiene para transformar parte de sus bienes y derechos en valores y para deducir sus obligaciones.

d)

El Índice de Rotación de Mano de Obra establece una relación entre las admisiones y los despidos.

e)

Los Índices de Insolvencia se basan en los valores de las cuentas por pagar y por cobrar.

Gestión Empresarial con ERP

Gestión de Materiales

15

Capítulo 15

Gestión de Materiales Sumario del Capítulo 15.1 Introducción Conceptos básicos de la Planificación, Administración y Control de Materiales: Lote Económico, Punto de Pedido y Niveles de Seguridad del Stock Just in Time Ventajas y Desventajas en el mantenimiento de stock 15.2 Lote Económico de Comp ras Definición de Lote Económico de Compras Efectos de la Globalización El surgimiento de la competencia sin fronteras Elementos básicos en la composición del Lote Económico de Compras Cálculo del Lote Económico de Compras 15.3 Punto de Pedido La importancia del Punto de Pedido en la Planificación y Control de la Producción Elementos que integran el cálculo del Punto de Pedido 15.4 Planificación de la Producción Conceptos y elementos básicos Ventajas y desventajas de los métodos de planificación basados en la Previsión de Ventas 15.5 El Proceso Productivo Tratamiento genérico de los recursos productivos Tiempo de superposición u overlap

Gestión

de

Materiales

575

Tiempo de desdoblamiento o split-time Calidad ISO-9000 para procesos productivos

Objetivos del aprendizaje 1.

Suministrar conceptos básicos sobre Lote Económico y Punto de Pedido.

2.

Ofrecer elementos de análisis fundamentales que permitan adoptar políticas de administración de suministros.

3.

Mostrar las ventajas y desventajas que los altos niveles de stock pueden proporcionar.

4.

Presentar los elementos que componen el cálculo del Lote Económico.

5.

Presentar los elementos y los criterios que deben considerarse en el Punto de Pedido.

6.

Presentar Métodos de Previsión de Consumo: Regresión Lineal, Correlación Simple y Correlación Múltiple.

7.

Mostrar la importancia de mantener informaciones por lotes de producción en la atención de exigencias de calidad de la norma ISO-9000.

Palabras clave Lote Económico Punto de Pedido Stock de Seguridad Regresión Lineal Correlación Simple Correlación Múltiple Tiempo de superposición Tiempo de desdoblamiento Trazabilidad

576

Gestión Empresarial con ERP

Cuando hablamos de Planificación y Control de la Producción, MRP, Punto de Pedido, Lote Económico y Stock de Seguridad, en realidad lo que se está buscando es optimizar el proceso de Provisión de materias primas, productos intermedios y terminados por el medio más eficiente y económico.

Lote Económico Todos los sistemas de administración de materiales intentan mantener el stock en niveles mínimos pero, sin embargo, sin que haya falta de material. El mantenimiento de los stock en el nivel mínimo (también conocido como Just in Time) se hace comprando/produciendo solamente lo necesario para atender la demanda inmediata. De esta forma, la cantidad de encargos crece, pues podemos decir que la cantidad consumida o vendida en un determinado período es la misma, independiente de la política de administración. El mantener un stock medio en niveles bajos tiene como principal ventaja, la financiera. Stock reducido demanda un menor capital de giro. No serán necesarias financiaciones externas y por eso no se pagarán intereses. De haber recursos propios, estarán disponibles para inversiones financieras trayendo ganancia extra para la empresa. Tambiénexistenotrosfactoresquetraenventajascuandosemantienenniveles reducidos de stock:


Menor necesidad de espacio para almacenaje.
Menor riesgo de obsolescencia y deterioro.
Menor costo de seguro.
Menor riesgo de derroche. No obstante, adquirir materiales en cantidades mayores también tiene sus ventajas:


Posibilidad de obtener mejores precios y descuentos especiales.
Economía en el transporte.

Gestión

de

Materiales

577


Menor cantidad de cotizaciones, pedidos, órdenes de producción y pagos.


Menor gasto con setup o preparación de máquinas.
Mayor disponibilidad y variedad de stock, hecho que incrementa las ventas y ayuda en la producción.


En tiempos de inflación, se podrá considerar al stock como una buena inversión financiera.


Posibilidad de comprar mejores fuentes, es decir, del propio fabricante, de distribuidores o de mayoristas.


Al comprar menos veces el riesgo de faltar material es menor. El conflicto entre las ventajas y desventajas en la cantidad que se encargará en cada nueva compra/producción, se soluciona al calcular el Lote Económico. Para este cálculo existe una fórmula que establece la cantidad en que la suma de los costos de adquisición y de mantenimiento es mínima. Note que el valor total utilizado en un determinado período con la adquisición del producto no es afectado por el tamaño del lote. Se parte del principio de que el consumo y el precio no dependen del lote. A fórmula toma en cuenta los siguientes aspectos:

578

Gestión Empresarial con ERP

Lote Económico

COSTO TOTAL

CO COSTO MÍNIMO COSTO DE PEDIDO

COSTO DE ALMACENAJE

CANTIDAD LE =

I

2.B.C = I.P

2.50.100 = 5 0,4 . 100

B = Costo de un Pedido C = Consumo del Ítem I = Costo de Almacenaje P = Precio Unitario

Costo de almacenaje. Puede utilizarse la tasa mensual de interés vigente en el mercado. Por supuesto que esta tasa es muy diferente si la empresa toma prestado o invierte el exceso de dinero necesario para financiar el stock. De cualquier forma, como incluye también los demás costos (almacenaje, obsolescencia, etc) conviene considerar la tasa de interés para préstamos en más de 1 ó 2 puntos porcentuales. Así, por ejemplo, en una tasa anual del 24% se puede considerar un índice igual a 3 como razonable, es decir, 24/12 meses +1.

Como el índice se aplica sobre el supuesto stock medio de cada ítem, es necesario incluir también su costo unitario en la fórmula, ya que en valor, el stock medio es igual al lote económico dividido por dos. Eso porque, desconsiderando el stock de seguridad, el stock máximo es el propio lote y el mínimo es cero. P

Costo de cada pedido u orden de producción. Aquí de consideran los valores utilizados por los sectores involucrados, dividido por la cantidad de pedidos y órdenes emitidas en el mes. Este valor ha disminuido bastante los últimos años, debido a la propia informatización de estos sectores, a la mejor comunicación cliente-proveedor, la agilización en los procesos de entrega y de preparación de máquinas. El Kanban, por ejemplo, es otra manera de reducir los costos de este proceso. En el caso de compras también debe considerarse que un mismo pedido puede entregarse fraccionadamente, o aún, establecerse un

Gestión

de

Materiales

579

contrato de plazo más largo. En esta situación, el lote económico es la cantidad que se entrega en cada envío. C Consumo medio mensual. Este número es, en realidad, el “divisor de aguas entre las dos políticas básicas existentes en el proceso de Provisiones: ∂ Por el punto de pedido ∂ Por el MRP Al fin y al cabo, se compra lo que se consume. Por lo tanto, es necesario tener esta previsión. Para los ítemes dependientes, el cálculo se hace sobre la previsión de ventas, basado en la estructura de los productos. Si esta previsión está correcta, puede comprarse en el momento correcto y en la cantidad necesaria. Únicamente en una situación más esporádica se dejaría el lote económico, adquiriéndose una cantidad superior a la necesaria, a razón de una economía obtenida. Sin embargo, para los materiales independientes de la previsión de ventas, es decir, aquellos que no están vinculados a ninguna estructura, la solución es calcular el consumo medio y establecer como momento de compra, aquél en que se llegó al punto de pedido. Este punto, a su vez, también llamado Punto de Alerta, de Pedido también o aún de Stock Mínimo, será el consumo medio dividido por el plazo de entrega sumado al stock de seguridad. Del stock de seguridad hablaremos más adelante. Es el consumo medio el que determinará cuántas veces se comprará o se producirá un ítem mensualmente de acuerdo con el lote económico. Así tendríamos: Costos de almacenaje: LE . c . i 2 Es decir, el stock medio multiplicado por el costo unitario del ítem multiplicado por el índice referente al costo de almacenaje.

580

Gestión Empresarial con ERP

Costos de los Pedidos: CM . CP LE Al mirar el gráfico, se verifica que la ecuación del Costo de Almacenaje genera una recta y la ecuación del Costo de los Pedidos genera una parábola. A razón de eso, la ecuación que representa la suma de ambas también es una parábola cuyo punto mínimo coincide, en el eje X, con el punto donde las 2 ecuaciones se cruzan. Por lo tanto, el LE será el ideal cuando: LE . c . i = CM . CP 2 LE o LE . c . i = CM . CP 2

LE

2

o LE = 2 . CM . CP

o

LE =

2 . CM . CP

c.i

c.i

donde:


LELote Económico.
CM

Consumo medio mensual.


CP

Costo de cada pedido.


c Costo unitario del producto.
i Tasa de almacenaje (ya dividida por 100). Sabemos que esta fórmula, por los propios factores ya vistos y por aquellos que ella no atiende, no es la más perfecta. Pero es la única que existe. Veamos un ejemplo: CP c i CM

= = = =

LE

=

300 20 0,03 1000 2 . 1000 . 300 = 20 . 0,03

600000 = 0,6

1000000 = 1000

Es decir, el lote económico es de 1.000 piezas, que equivale a 1 compra por mes.

Gestión

de

Materiales

581

Costo de Almacenaje: LE

Costo

250 75 500 150 1000 300 1500 450 2000 600 2500 750 Costo de los Pedidos LE

Costo

TOTAL

250 1200

1275

500 600

750

1000 300

600

1500 200

650

2000 150

750

2500 120

870

En la práctica principalmente entre los comerciantes, lo que se han adoptado los meses para definir la cantidad por adquirir a cada nuevo encargo, es decir, se compra o se produce para ˚ mes, 1 mes, 1 semana, 6 meses, etc. Y en realidad, es esta frecuencia la que se informa en el sistema para el cálculo del lote económico, pero haciendo tres ajustes. Sin embargo, la fórmula continúa siendo la guía de esta política. Frecuentemente, se aplica la fórmula a un pequeño grupo de materiales y después se adopta el resultado como regla general. El primer ajuste se refiere a las clases de los productos. La fórmula da resultados muy diferentes para ítemes de las clases A,B o C. ¿Qué significan estas clases? Es la clasificación de los productos de acuerdo con el gasto mensual total. Se multiplica el consumo medio mensual por el costo unitario y se hace una clasificación, de estos totales, en orden decreciente.

582

Gestión Empresarial con ERP

Así, los ítemes con consumo elevado, sea en cantidad o con costos unitarios más elevados, llevan tendencia a ser de la clase A. Muy a menudo son las materia primas que más se utilizan, los materiales de consumo más caros, aquellos que más merecen nuestra atención, pues su stock medio se inclina a ser alto y reciben fuerte impacto de la tasa de almacenaje. El costo del pedido tendrá poca influencia en estos casos y, así, la tendencia es una compra o producción más fraccionada, es decir, con lotes pequeños. Lo inverso es verdadero para los ítemes baratos o de poco consumo. No vale la pena, por ejemplo, comprar semanalmente una cantidad pequeña de bombillas. El costo de los pedidos (hacer cotización, emitir el pedido, recibir el material, emitir la orden de pago) sería bastante mayor que mantener un stock para por lo menos 3 meses de consumo. Por eso, ítemes de clase C tienden a tener lotes económicos mayores. Por ese motivo, se informa en el sistema una periodicidad de compra diferente para cada clase. Al hacer la curva ABC hay que considerar también qué porcentaje del gasto total se le asignará a cada clase.El 30%, el 30% y el 40% respectivamente para las clases A,B y C, son porcentajes razonables y habitualmente adoptados. Solamente cuando hay una clase A con pocos ítemes y son considerables, es que se cambia esta relación, atribuyéndose por ejemplo el 20%, el 30% y el 50%. Un segundo aspecto por considerarse es la división de los grupos de ítemes considerados al efectuar el cálculo de la curva ABC. No se puede mezclar materia prima con material de consumo pues, en este caso, seguramente todos los materiales de consumo caerían para la clase C y todas las materias primas quedarían en la clase A. Un tercero y último ajuste se refiere a la disponibilidad financiera. No se puede permitir que, de acuerdo a los criterios adoptados, se aumenten los lotes económicos a tal punto que exijan una financiación externa. Para evitar este hecho, se puede establecer el valor máximo que la empresa dispone para financiar el stock. Al sobrepasar este valor,

Gestión

de

Materiales

583

el sistema “aplasta” los lotes económicos de tal forma que las compras del mes no sobrepasen el valor determinado. La ventaja es que este “aplastamiento” se hace de forma armónica, sin perjudicar ningún ítem en particular. Para calcular la disponibilidad financiera, debe recurrirse al flujo de caja, verificar cual es el peor día del mes para el saldo de la caja y sumar éste saldo al valor medio de las compras en los últimos meses. Con ello, a partir de la nueva política, la tendencia será invertir en stock hasta el último centavo disponible, pero jamás recurrir a financiaciones externas. Es frecuente que el retorno para la inversión en stock sobrepase el de una inversión financiera, pero será inferior al costo de un préstamo.

Punto de Pedido El Punto de Pedido equivale al consumo en el plazo de entrega más el stock de seguridad. Así la dificultad en establecer el punto ideal, está justamente en calcular promedios confiables para el plazo y el consumo. Tanto en uno como en otro se utilizan métodos estadísticos, como los que se verán a continuación. De cualquier

584

Gestión Empresarial con ERP

forma, para que se eviten faltas de stock, con origen en consumos o plazos que sobrepasen lo previsto, se trabaja con el Stock de Seguridad.

Stock Máximo

Punto de Pedido

Lo

Stock de Seguridad Plazo de Entrega

Lote Económico = Consumo Mensual vs. Frecuencia Punto de Pedido = Consumo Mensual vs. Plazo de Entrega + Stock de Seguridad

El Stock de Seguridad es el saldo que tendríamos al recibir un nuevo encargo, si el plazo y el consumo se han mantenido en el promedio. Sirve justamente como protección para eventuales anormalidades. Tanto más alto será, como menores sean los índices de confiabilidad, medidos por el desvío estándar de los promedios calculados. También influye el costo de la falta del producto, que puede ser catastrófico o sin importancia, dependiendo de la existencia de una alternativa del propio plazo de entrega y, por supuesto, de las consecuencias que su falta acarreará. Considere, por ejemplo, las 10 últimas entregas: Plazos de Entrega: 5, 3, 6, 5, 8, 7, 5, 4, 10, 3 Promedio: 5, 6 días Consumo diario: 90, 110, 80, 100, 90, 105, 95, 109, 120, 90 Promedio: 98 Punto de Pedido: 98 . 5,6 = 548,8 ¿Cuál es el Stock de Seguridad para tener el 100 % de confianza de que no faltará material?

Gestión

de

Materiales

585

La primera respuesta parece ser 10 * 120, lo que resultaría en 1.200 para el punto de pedido y 1.200-549 = 651 para el stock de seguridad, es decir, se consideran los valores máximos de cada serie. Pero, aún con este stock de seguridad no tendremos una confianza de un 100 % de que jamás habrá falta de material. Esto porque, estadísticamente es posible y hasta probable que en algún momento tendremos plazos superiores a 10 días y consumos diarios superiores a 120 piezas. Para poder trabajar con la probabilidad exacta de cada valor, sería necesario utilizar complicadas fórmulas estadísticas de las que aquí solamente dejamos una idea general: El primer concepto es el de desvío estándar. La fórmula para calcular el Desvío Estándar es: desvío estándar =

El desvío calculado del plazo de entrega es 2,2, es decir, es la suma de 0,36 + 6,76 + 0,16 + 0,36 + 5,76 + 1,96 + 0,36 + 2,56 + 19,36 + 6,76, que son los desvíos elevados al cuadrado dividido por nueve, cuyo resultado es 4,93 y la raíz cuadrada es 2,2. Se usa la raíz cuadrada y la potenciación solamente para evitar compensaciones entre diferencias positivas y negativas con relación al promedio, ya que cualquier número elevado al cuadrado es siempre positivo. Basándose en el desvío estándar se efectúa la Distribución Normal, cuyo cálculo es demasiado complicado para este texto y justamente nos provee de los porcentajes confiables de cada valor. Para los Plazos de Entrega, tendríamos como Distribución Normal los siguientes: Confianza Días El 50 % 5,6 El 80 % 7,4 El 90 % 8,4 El 95 % 9,2 El 97 % 9,7 El 99 % 12,4 El 100 % infinito, es decir, no se puede garantizar jamás un plazo con el 100% de seguridad.

586

Gestión Empresarial con ERP

Establecer el stock de seguridad depende, como ya se dijo antes, de las consecuencias de la falta del material. Si por ejemplo se quiere que en 99 % de las veces no falte, se multiplica 12,4 x 98 = 1.215. Sin considerar la distribución normal del Consumo Medio, que tampoco garantiza un consumo de 98 piezas.

Consumo Medio El cálculo del consumo medio sirve, en realidad, para calcular cual será el consumo futuro probable de un determinado ítem. Por eso vale cuando sea relativamente estable. De no ser así, especialmente cuando hay una tendencia de crecimiento o caída, deben utilizarse otros métodos. Nos referimos a la regresión lineal, que establece una ecuación que refleje esta tendencia y que de esa forma puede utilizarse para calcular el consumo futuro. El cálculo del promedio se hace con la suma del consumo de los últimos 12 meses dividida por la cantidad de meses. También se le puede asignar un factor ponderador a determinados meses para ajuste del promedio. Si hay temporabilidad, lo más correcto es considerar tan sólo el mes nombrado y preferiblemente 3 (tres) o más años.

Pero, si hay tendencia, es decir, si el consumo está aumentando o disminuyendo, será necesario hacer una proyección del futuro. Se hace esta proyección a través de una Regresión Lineal dónde, basado en el pasado, se establece una ecuación que representa una recta y de ahí, se llega al consumo de los próximos meses. Si, por ejemplo, el consumo de los últimos meses fue 2, 4, 6, 8, 10, 12, 14, 16, 18 piezas, fácilmente se concluye que el consumo del próximo mes será 20 y no 10, que es el promedio. Es decir, la ecuación Y = AX + B que representa la recta, en este caso es y = 2x + 0, con A indicando la inclinación de la recta y B el punto en que la recta cruza Y.

Gestión

de

Materiales

587

X es el número del mes e Y el consumo.

Cantidad

Previsión

Tendencia

1

2

3

4

5

6

7 Tiempo

Por el gráfico se obtiene que el consumo en el mes 1 es 2, en el mes 2 es 4 y así sucesivamente. Pero, si el consumo no es regular, con impactos de alta y baja, pero asimismo sigue una tendencia, el método que calcula los valores de A y B de la recta es el de los Mínimos Cuadrados. Con este método se calcula la inclinación (A) y posición (B) de la recta que más se aproxima de los puntos que representan el consumo en el pasado. Ejemplo: Mes 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

Consumo 2 5 6 9 12 11 14 15 18 21

Por este método A = å (X . Y) – (( å X . å Y) / meses) å X2 – (( å X . å X) / meses ) B = ( å Y / meses) – (A . ( å X/meses))

588

Gestión Empresarial con ERP

Entonces, como Y = AX + B, Consumo en el próximo mes = A . próximo mes + B Mes (X) Consumo (Y) X . Y X.X 1 2 2 1 2 5 10 4 3 6 18 9 4 9 36 16 5 12 60 25 6 11 66 36 7 14 98 49 8 15 120 64 9 18 162 81 10 21 210 100 55

113

782

385 ( suma)

A = 782 – (( 55 . 113 )/10) 385 – (( 55 . 55 )/10) A = 782 – 621,5 = 160,5 = 1,94 385 – 302,5 82,5 B = ( 113 / 10 ) – ( 1,94 . ( 55 / 10) = 11,3 – 10,67 = 0,63 Entonces, la ecuación de la recta que refleja el pasado es: Y = 1,94 X + 0,63 Consumo en el mes 11: Y = 1,94 . 11 + 0,63 = 21,97 Consumo en el mes 12: Y = 1,94 . 12 + 0,63 = 23,96 Si el consumo en el pasado reflejara una parábola, la ecuación que la representa sería de segundo grado: Y = AX2 + BX + C. De forma semejante se hace el cálculo de las constantes A,B y C y, a partir de ellas, se calcula la proyección del consumo. La regresión lineal proyecta la tendencia, siempre basada únicamente en el pasado.

Gestión

de

Materiales

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Otra técnica estadística permite que se proyecte la tendencia basada en otros factores, teniendo una seguridad mayor de que los valores futuros pasarán a reales. De esa forma, suponga que el consumo tuvo un determinado comportamiento en el pasado. Haciendo la regresión, se obtendría un determinado valor previsto. Pero supongamos que a diario, el consumo sólo ocurriría si hubiese inversión en propaganda. Así, en caso de que no haya propaganda el próximo mes, el consumo disminuirá, hecho que el método da regresión no detecta. Lo que se hace es establecer correlaciones. Relacionar consumo con gastos de propaganda es una correlación simple. Pero, relacionar consumo con otros factores, como por ejemplo, con gastos con propaganda, crecimiento de la población y precio aplicado, es una correlación múltiple. Las probabilidades de acierto aumentan. Pero, lo importante es hacer la correlación solamente con factores que realmente tengan la misma tendencia que el consumo. Para tal, existe una fórmula en la cual se calcula el índice de correlación para cada uno de los factores. Cuanto más próximo de 1 sea el índice, más relacionado será. Al hacerse después el cálculo de la previsión de consumo, se le da más fuerza a los factores que tienen fuerte correlación y se abandonan aquellos en que la relación es débil. También deben evitarse factores que puedan, solamente por coincidencia, tener una fuerte correlación, como por ejemplo, consumo de pelotas de fútbol con el gasto de energía eléctrica. Para que eso no ocurra, el muestreo del pasado no puede ser pequeño. Para después proyectar el consumo del ítem que se está estudiando, es necesario saber de antemano la previsión de los otros factores en los meses cuyos consumos serán previstos. Como curiosidad, la fórmula para calcular el índice de correlación es:

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å(xi1 – x1) . (xi2 – x2) å(xi1 – x1)2 . å(xi2 – x2)2 Donde i es el número del mes, x es el consumo y 1, 2 ... son los factores. La correlación es tan mayor cuanto más próximo de 1 es el resultado. Ejemplo: Factor 1: 2, 4, 6 Promedio = 4 Factor 2: 6, 12, 18 Promedio = 12 Como se puede ver, los factores 1 y 2 son absolutamente correlacionados. Veamos el cálculo del índice de correlación: (2-4) . (6-12) + (4-4) . (12-12) + (6-4) . (18-12) = (4+0+4) . (36+0+36) 12+0+12 = 24 = 24 = 1 8 . 72 576 24 Note que los métodos analizados aquí para calcular el consumo de determinado material también, y principalmente, se utilizan para calcular la Previsión de Ventas. También es importante decir que existe, en el mercado, un buen número de software especializados en estos complejos cálculos estadísticos.

MRP I – Material Requirement Planning El objetivo del MRP es generar Órdenes de Producción y Solicitudes de Compra basado en una Previsión de Ventas. Al contrario del Punto de Pedido, donde la orden se emite independientemente de una demanda futura, el MRP es más eficiente pues, en caso de que no haya una previsión de demanda, no se genera nada, aún con el stock cayendo a cero. Pero, el MRP solamente funciona si hay una previsión confiable, hecho que no siempre es tan fácil en la práctica. La industria automovilística, por ejemplo, trabaja mucho con previsiones, pero también es muy sensible a cualquier cambio en la política económica. Y estos cambios, si se hacen en el último minuto y en cantidades significativas, ocasionan grandes problemas en el proceso

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de

Materiales

591

productivo. A razón de eso, el MRP debe hacer algo más que la simple explosión de los productos terminados y bajar nivel a nivel hasta llegar a las materias primas. Mucho de esto se logra gracias a informaciones adicionales incluidas en la estructura de los productos, como componentes alternativos, secuencia de montaje, etc. Vamos a un pequeño ejemplo para que se quede muy claro como funciona este proceso básico de explosión. Estructura: PT PI (1) MP1 (1) MP2 (1) El número entre paréntesis indica la cantidad del “secundario” con relación al “principal”, es decir, en cada PT se utiliza una unidad de PI y una de MP2, en cada PI una unidad de MP1. En el ejemplo también se pusieron los conceptos de Lote Económico y Lote Mínimo. Como práctica, estas cantidades mínimas no deberían colocarse en un proceso de MRP y más aún, si consideramos la “fiebre” de Just in Time que existe hoy día. Para recordar, LE es la cantidad ideal que se producirá o se comprará en cada orden de producción o pedido de compras y Lote Mínimo es un múltiplo de la cantidad por encargarse, sea por motivo de embalaje o porque determinada máquina hace más que una pieza por ciclo. También se colocó un Stock de Seguridad, que de esa forma se substrae del saldo existente en el cálculo de las necesidades. El cálculo de la necesidad es el siguiente:

592

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(Previsión de Ventas + Reservas) – (Saldo Actual – Stock de Seguridad) – (Pedidos de Compra + Órdenes de Producción) A la suma entre la Previsión de Ventas + Reservas también se denomina Previsión de Salidas. En cada apertura de Orden de Producción se generan reservas para todos los secundarios, multiplicando la cantidad de la Orden por la cantidad de la Estructura. La suma entre los Pedidos de Compra + Órdenes de Producción pendientes también se denomina Previsión de Entradas. A su vez, se ajusta la necesidad hacia arriba cuando es menor que el Lote Económico o si no es un múltiplo del Lote Mínimo. Situación actual:

PT

PI

MP1

MP2

Lote Económico

10

50

2000

100

Lote Mínimo

10

50

20

10

Stock de Seguridad

20

10

50

25

Pedidos de Compra

0

0

100

200

40

10

0

0

100

200

300

400

2000

500

0

0

0

40

10

40

Òrdenes de Producción Saldo Actual Previsión de Ventas Reservas

La solución para este caso es la siguiente:

Gestión

de

Materiales

593

PT

PI

MP1

MP2

Saldo Inicial

80

190

250

375

Previsión de Entradas

40

10

100

200

2000

40 500 1880 2420

10 2250

40 1880

2260

1920

Previsión de Salidas

Necesidad

1880

2220

1910

1495

Cantidad a encargar

1880

2250

2000

1500

Como podemos verificar, lo que el MRP hace en realidad, es una Proyección del saldo en stock, calculando las Previsiones de Salida y las Necesidades de acuerdo con los datos disponibles.

594

Gestión Empresarial con ERP

Órdenes de Producción

PREVISIÓN DE

PEDIDOS DE

DIGITACIÓN

VENTAS

VENTAS

DE OP

PROYECCIÓN DE STOCKS

ORDEN DE PRODUCCIÓN DIGITACIÓN

RESERVAS

PRODUCCIÓN COSTO

SOLICITUDES

En este primer ejemplo, no se consideraron ni las fechas y ni las restricciones de recursos para la producción prevista. Las fechas, para saber cuándo cada entrada o salida debe realmente ocurrir. Y las restricciones para hacer que el plan sea factible. Para considerar las fechas, es necesario conocer el plazo de producción de cada ítem producido y también el plazo de entrega de los ítemes comprados. Con los plazos de producción se calcula la fecha de inicio de las órdenes de producción sugeridas por el MRP. Y así se regresa en el tiempo, a cada nivel que se baja en la estructura. Por ejemplo, si los plazos de los productos anteriores fuera: PT

- 10 días

PI - 5 días

y la Previsión de Ventas de las 2.000 piezas de PT fuera para el día 30/04, la fecha final de la OP del PI tendría que ser el día 20 y la

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compra de la MP1 tendría que llegar el día 15. Por el plazo de entrega de MP1 se llega a la fecha en que debe realizarse el Pedido de Compra. Esta información consta en la Solicitud de Compra. También es obvio que, si tenemos un Pedido de Compra con fecha de entrega prevista para el día 20 y hubiese una necesidad para el día 18, habrá que generar un nuevo pedido, aún no habiendo otra necesidad para aquél ya colocado. En realidad, lo correcto en una situación como ésta es anular todas las previsiones de entrada, sean pedidos u órdenes de producción, generadas innecesariamente. Por supuesto que, en determinadas situaciones, especialmente cuando se trate de Pedidos de Compras, la anulación ya no será posible. Otro factor por verificarse en la Proyección de Stock es sobre los productos alternativos. Cuando tenemos la posibilidad de usar otra materia prima disponible en stock, realmente no hay razón para comprar un lote más de la original. Lo que realmente hay que verificar es si el sistema no utilizará productos alternativos que después harán falta en las estructuras donde ellos son originales. Para tanto, se deja esta decisión para el final del procesamiento, cuando se podrá verificar la mejor opción de compra/producción. Todavía en relación con las estructuras, tenemos la opción de los accesorios. Podemos decir que accesorios son ítemes que no siempre el cliente solicita y a razón de eso se agregan a la estructura en el Pedido de Venta.

Carga Máquina MRP II Manufactoring Resources Planning Tras establecer qué debe producirse, a través de la apertura de las órdenes de producción, el gran problema pasa a ser la planificación, llevar a cabo esta tarea. Una fábrica es un conjunto de máquinas, personas, herramientas y otros recursos que trabajan dentro de un determinado horario. Las órdenes de producción deben entregarse en las fechas establecidas por el sector de ventas. Los varios componentes de una estructura de productos, a su vez, son dependientes entre sí, es decir, la secuencia de fabricación necesita seguir un determinado orden, principalmente en el montaje final.

596

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El primer paso es establecer los procedimientos de operación. Cada componente de la estructura debe tener el suyo. Para cada operación, se define el tiempo, la máquina que se utilizará, la herramienta, el tiempo de superposición y el tiempo de desdoblamiento. Las operaciones se clasifican de forma ascendiente, respetando la secuencia. Puede establecerse el tiempo de operación para un determinado lote. Es habitualobteneresetiempomedidoparaunadeterminadapiezaaunquemedido en segundos, será un tiempo demasiado pequeño. Normalmente el tiempo total de operación es proporcional a la cantidad de piezas, pero hay excepciones. Por ejemplo, la operación “secar” tiene tiempo fijo, sea para una pieza o para un conjunto mayor de ellas. Además del tiempo de la operación al que nos referimos, existe también el tiempo de Setup o preparación de la máquina. Este tiempo, que es fijo, y a razón de eso afecta el cálculo del lote económico, siempre se suma al tiempo variable, independiente de la cantidad de piezas por producirse. En la práctica, este tiempo no siempre es el mismo, pues muchas veces depende de la propia operación anterior. Esto ocurre por ejemplo en imprentas, donde según el color anterior, es más fácil o más difícil la limpieza de la impresora para recibir la nueva tinta. Para optimizar este proceso, el trabajo se hace en grupos de operaciones, buscando mantenerse adyacentes, aquellas del mismo grupo. La operación también puede hacerse en máquinas alternativas. Sea una máquina idéntica, pues cada una es tratada individualmente, como equivalente, pero ejecutando la tarea de forma adecuada. Por supuesto que para cada tipo de máquina los tiempos de Setup y de operación pueden variar. Cuanto más máquinas alternativas existan, mayor flexibilidad habrá en el proceso de carga de máquinas. Además de las máquinas, pueden haber más recursos escasos. Herramientas tal como moldes, cuchillos de corte y dispositivosque también deben estar disponibles cuando se asigne la máquina. Es fácil ver que añadir un recurso complica exponencialmente la asignación, porque es necesario conciliar en un determinado momento sus disponibilidades. Lo mismo vale para personas. También con relación a las máquinas, hay detalles que deben considerarse con relación a la capacidad. Aunque la mayoría de las operaciones dependa sólo del factor tiempo para asignarse, otras como hornos y estufas tienen una capacidad limitada a una determinada cantidad de piezas y pueden, dentro de determinadas circunstancias, tratar

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de

Materiales

597

piezas diferentes simultáneamente. Como ya se dijo antes, las operaciones siguen una determinada secuencia. De esa forma, como en una red PERT, una operación depende de la anterior. Pero ni siempre la operación anterior tiene que estar totalmente concluida para iniciar la próxima. Por ejemplo si el lote es grande, se podrá perfectamente transferir un sublote a la estación siguiente antes que todos estén concluidos. Esto depende de la propia distancia entre las estaciones, de su modalidad y su tiempo total. Pero, no es muy ventajoso crear una operación para cada etapa del proceso, cuando se trata de una producción en serie, porque el control en esta parte de la fabricación es prácticamente imposible y porque no decirlo, innecesario. De cualquier forma, el tiempo de superposición u overlap permite ejecutar dos operaciones paralelamente. Este tiempo, si se informa en porcentaje o en valor absoluto, indica a partir de cuándo se puede iniciar la operación siguiente. Ya por otro lado el tiempo de desdoblamiento o split-time, es el mínimo que se puede “interrumpir” una operación para optimizar la asignación de las máquinas. Esta interrupción puede hacerse para asignar una operación que, por ejemplo, llevaría 10 horas para realizarse en dos etapas, con 5 horas cada, sea usando máquinas diferentes, sea aprovechando 2 tiempos libres de este tamaño. El tema del tiempo disponible de cada máquina también tiene una serie de detalles por analizarse. Primero está el calendario, que informa el horario de trabajo en cada día de la semana, incluso en los fines de semana y feriados y bloqueos a que este sometido, debido a un mantenimiento preventivo o correctivo. Es en este punto que se da la integración con el módulo Mantenimiento Industrial, que genera estos bloqueos automáticamente. Lo que hace el proceso de Carga Máquina es asignar las operaciones minuto a minuto en los recursos disponibles a partir de órdenes de producción y las fechas de entrega.

598

Gestión Empresarial con ERP

Si la máquina está ocupada y no se comparte, navegará en el tiempo hasta encontrar el tiempo disponible necesario. Esta navegación puede hacerse a partir del inicio o del final hacia el comienzo. Lo ideal es hacerla desde el final, es decir, se parte de la fecha de entrega prevista de la orden de producción del producto “principal” y de ahí, se asignan y retroceden en el tiempo todas las operaciones y las operaciones de los órdenes de sus componentes. Ideal, pues suprime el stock al entregar la mercadería, en el momento exacto de su necesidad. Por otro lado, si con todo el tiempo disponible no fuera suficiente y se generara una planificación con fechas anteriores a la actual, o incluso si hubiese interés en iniciar antes la producción, deberá navegarse del inicio hacia el final. Apoyándose en la disponibilidad de las materias primas y sin tardanza empezar el proceso lo cuanto antes, dejando para más adelante las operaciones que tengan los recursos ocupados. De esta forma, la fecha final de la orden de producción del producto “principal” la establecerá el sistema y si hubiese atraso, éste se puede administrar, ya sea avisando al cliente o tomando una de las siguientes medidas:


Reducir los tiempos de operación.
Aumentar las horas disponibles, mediante horas extras.
Aumentar los recursos disponibles, aún siendo a través de tercerización.
Optimizar el proceso, al reducir el tiempo de desdoblamiento o con el aumento de la superposición. En el sistema, un informe que ayuda bastante para eliminar cuellos de botella dentro de la fábrica es el Mapa de Retrocesos y Avances. Este informe ofrece la diferencia entre el momento ideal en que debería asignarse una operación y el momento real en que fue posible, debido a la existencia de máquinas ocupadas.

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de

Materiales

599

Este proceso de navegación se utiliza cuando la carga es finita. Para carga infinita, no se efectúa la navegación y la respuesta del sistema se limita a informar el exceso de carga que cada recurso recibió. Veamos un ejercicio simple de carga de máquina, en que 2 (dos) productos deben usar el mismo recurso y deben entregarse en la misma fecha. Muñeco Cabeza

Muñeca Cabeza

Procedimiento de operaciones del Muñeco y de la Muñeca Operación Máquina Tiempo Lote A Lijar Lijadora 5 hr 10 B Armar Armadora 10hr 10 ProcedimientodeoperacionesdelaCabeza Operación Máquina Tiempo A Pintar

Estufa 5 hr

Lote

10

Disponibilidad de máquinas:


2 Armadoras.
1 Lijadora.
1 Estufa. Horario de trabajo: de 8h a 18h sin intervalo para almuerzo y sin fin de semana Previsión de Ventas 30/04 50 Muñecos 30/04 50 Muñecas Se abrieron 4 Órdenes de Producción: 50 Muñecos 50 Muñecas 50 Cabezas 50 Cabezas La navegación se hará del final hacia el inicio. Resultado: OP Muñeco B Armar Armadora 1Día 25/4 8 hr al día 29/4 18 hr

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A Lijar

Lijadora

Día 22/4 13 hr al día 24/4 18 hr

OP Muñeca B Armar Armadora 2Día 25/4 8 hr al día 29/4 18 hr A Lijar Lijadora Día 20/4 8 hr al día 22/4 13 hr Esta operación tuvo que “navegar” para el día 20, cuando lo correcto sería iniciarla el día 22. Pero este día la lijadora ya está ocupada. OP Cabeza A Pintar Estufa A Pintar Estufa

Día 20/4 8 hr al día 22/4 13 hr Día 17/4 13 hr al día 19/4 18 hr

La operación que tuvo que retrocederse - Lijar Muñeca - estaría en el mapa de Retrocesos y Avances, indicándole así al usuario que un aumento en este recurso mejoraría el balanceo de la fábrica, por lo tanto, su capacidad real, pues se trata de un “cuello de botella”.

Trazabilidad Imagine un Laboratorio que produce remedios recibiendo una información que un paciente, al medicarse con su producto, tuvo una reacción que casi lo llevó a la muerte. Efectuados los exámenes, se descubrió que la causa fue la utilización inadecuada de una materia prima, cuyo plazo de validez probablemente estaría caducado. ¿Cómo sabrá el Laboratorio cuál es el lote de materia prima usado en la fabricación del medicamento al que nos referimos? Y es más. ¿Dónde estará el restante del producto usado por este lote caducado y mal afamado? Esta es la función de la rutina Trazabilidad, cada vez más exigida en los procesos de fabricación que atiendan a los requisitos de calidad exigidos en la norma ISO-9000. El principio de su funcionamiento es simple. A medida que llegan los materiales de los proveedores, se les da un número de Lote. En caso que el proveedor también adopte este control, por supuesto, su número también se registrará. Y aquí ya se empieza el primer trabajo adicional. Los saldos de stock se controlan por Lote, lo que obliga a crear un archivo más con por lo menos el número del lote, fecha de entrada, saldo físico y como siempre, fecha de validez.

Gestión

de

Materiales

601

Al hacer la solicitud para las Órdenes de Producción, también se nombrará el número del lote en esta transacción. Es común adoptarse especialmente en las solicitudes automáticas el criterio FIFO (First In First Out). A esto, la producción de la OP, también recibe el número de lote al ingresar en la próxima etapa de stock. Y así camina el proceso hasta el producto terminado, permitiendo, entonces que el número del lote referente a la última etapa de producción conste en la Factura de Venta. Para vincular los lotes, se crea un archivo más que contiene el número del lote, la solicitud, la orden de producción, el código del material, la cantidad y la fecha, haciendo viables las consultas de trazabilidad. Básicamente el sistema ofrece dos tipos de informaciones:


Dónde se utilizó determinado lote.
Qué lotes de materia prima se utilizaron en determinado lote de producto, OP o factura de salida, esto en todos los niveles. Vale decir que la rutina de trazabilidad es relativamente simple, aunque requiere algo de trabajo, cuando para cada orden de producción se utiliza solamente un lote de determinada materia prima. Será más complicado cuando, por ejemplo, para una determinada OP se usan dos lotes de una misma materia prima. Y esta OP por motivos de fabricación (por ejemplo carga en un horno), también genera más que un lote. Ejemplo: Lotes da materia prima:A y B Lotes producidos: CyD Lo que pasa es que el lote C debería dividirse en sublotes C1 y C2, de acuerdo con el uso de MP (A o B) . Lo mismo para el lote D. Imagine ahora la multiplicidad de posibilidades que esto puede generar cuando existen varias materias primas en esta o en situación peor. ¡Sólo usando una súper computadora para resolver este problema! El sistema soluciona este problema “dividiendo” la OP en múltiples sublotes de producción.

602

Gestión Empresarial con ERP

Repaso 1)

2)

3)

4)

El proceso donde se mantiene el stock en función de la demanda se llama: a)

Just in Time.

b)

Lote Económico.

c)

Punto de Pedido.

d)

Costo de Almacenaje.

e)

Costo de Pedido.

Marque la alternativa correcta: a)

El mantenimiento del stock en el nivel mínimo es necesario para minimizar el riesgo de falta de material.

b)

La Planificación y Control de la Producción busca, al adoptar algunos métodos, elementos para una administración de suministros y control de stock más eficientes.

c)

La adquisición de materiales en cantidades elevadas crea una necesidad menor de espacio para almacenaje.

d)

Mantener un stock medio en niveles altos es necesario para mantener reducidos costos financieros.

e)

Mantener niveles reducidos de stock, posibilita un riesgo menor de falta de material.

El Lote económico tiene por objetivo: a)

Calcular el mejor precio entre los productos.

b)

Calcular la demanda de los productos.

c)

Calcular la cantidad ideal de compra, teniendo en cuenta el costo de almacenaje y la elaboración de los pedidos en la adquisición de una mayor o menor cantidad.

d)

Calcular el precio del flete.

e)

Calcular el valor referente a la corrección monetaria de los productos, teniendo en cuenta una demanda mayor o menor.

Marque la alternativa incorrecta: a)

El Lote Económico debe tomar en cuenta o consumo

Gestión

de

Materiales

603

medio mensual, el costo de cada pedido u orden de producción y el costo de almacenaje.

5)

b)

La tasa de interés mensual practicada por el mercado puede utilizarse en el costo de almacenaje.

c)

El cálculo del lote económico de compras tiene por objetivo solucionar el conflicto entre las ventajas y desventajas de un mayor o menor encargo de materia prima/productos.

d)

El cálculo del Lote Económico suministra la cantidad por adquirirse, dónde la suma de los costos de adquisición y mantenimiento es la mayor.

e)

La obsolescencia y deterioro son parte de los riesgos de mantener un stock con niveles elevados.

Calcule la cantidad de piezas para un lote económico considerando: El consumo medio mensual es 100 piezas. El costo unitario del producto es R$ 10,00. El costo de cada pedido es R$ 250,00. La tasa de almacenaje es el 2%. Y marque la alternativa correcta:

6)

604

a)

250 piezas.

b)

500 piezas.

c)

750 piezas.

d)

125 piezas.

e)

450 piezas.

El objetivo de la clasificación de los productos considerando el consumo medio mensual y el costo unitario es: a)

Calcular el lote económico de los productos más consumidos.

b)

Separar los costos fijos de los costos variables.

c)

Crear una previsión de ventas.

d)

Separar los costos de almacenaje de los costos de producción.

Gestión Empresarial con ERP

e)

7)

8)

9)

Ofrecer una lista que distingue los productos donde se gasta más de aquellos productos donde se gasta menos.

Marque la alternativa incorrecta: a)

El mantenimiento del stock por un período mayor para productos más baratos y menos consumidos puede ser más económico que hacer pedidos con una mayor frecuencia.

b)

Para clasificar los productos en orden decreciente, desde los más caros y con mayor demanda hasta los productos más baratos y con menor demanda, es necesario separar las materias primas de los materiales de consumo.

c)

El valor de los lotes económicos debe estar ajustado a la disponibilidad financiera, porque el retorno de la inversión en el stock sobrepasa el de una inversión financiera, pero inferior al costo de un préstamo.

d)

La determinación de un período definido por el vendedor para establecer la cantidad por adquirirse no requiere se adopten otros criterios o ajustes adicionales.

e)

El objetivo de identificar los productos baratos o de poco consumo es hacer para ellos, las compras dentro de un período mayor.

Uno de los grandes problemas en establecer el punto de pedido está en la dificultad de: a)

Calcular el tamaño del lote económico de compras.

b)

Privilegiar los productos más caros y con mayor demanda.

c)

Calcular el lote económico de compras.

d)

Establecer el plazo de entrega de un pedido.

e)

Hacer cotizaciones de productos.

Una de las maneras de evitar problemas con la falta de stock es: a)

Mantener un stock de seguridad.

b)

Comprar la cantidad prevista para el consumo dentro del período.

c)

Comprar una cantidad mayor de productos con menor costo.

Gestión

de

Materiales

605

10)

11)

12)

606

d)

Comprar con menor frecuencia.

e)

Adoptar una política de compras que toma en cuenta la característica de los productos.

Marque la alternativa incorrecta: a)

Además de mantener un stock de seguridad, pueden utilizarse métodos estadísticos para calcular promedios confiables para los plazos de entrega y valores de consumo.

b)

Para calcular el punto de pedido, se consideran los datos relativos al consumo, plazo de entrega y cantidad de productos para el stock de seguridad.

c)

Considerar los valores máximos entre una serie histórica no es el 100% seguro para determinar el stock de seguridad.

d)

El stock de seguridad sirve como una protección para eventuales ocurrencias fuera de lo previsto.

e)

El stock de seguridad es el saldo de productos en stock en el momento en que se genera un nuevo pedido.

Los factores que pueden determinar un mayor o menor stock de seguridad, son los índices de confiabilidad. Uno de estos factores puede ser medido: a)

Por el promedio ponderado.

b)

Por la moda.

c)

Por el desvío estándar.

d)

Por la media aritmética.

e)

Por la media armónica.

Marque la alternativa incorrecta: a)

El cálculo del consumo medio tiene más eficiencia cuando el consumo es relativamente estable.

b)

La regresión lineal utiliza el desvío estándar en el cálculo de tendencia de consumo en adición al promedio ponderado.

c)

Pueden utilizarse factores ponderadores para el ajuste del consumo medio.

d)

En casos de valores por estaciones, puede utilizarse un número mayor de muestras.

Gestión Empresarial con ERP

e)

13)

14)

15)

En caso que la demanda de consumo tenga una tendencia de alta o de baja, pueden utilizarse otros métodos de previsión de consumo, como por ejemplo la regresión lineal.

El método para calcular la Regresión Lineal es: a)

Promedio ponderado.

b)

Media aritmética.

c)

Mínimos cuadrados.

d)

Correlación Ponderada.

e)

Mínimos desvíos estándares.

El objetivo de la correlación múltiple es: a)

Relacionar una serie histórica con otros factores que influyen en esta serie para obtener mayor eficiencia.

b)

Relacionar múltiples puntos dentro de una serie para obtener valores de consumo.

c)

Relacionar valores de consumo para obtener una serie histórica.

d)

Establecer relaciones entre los diversos puntos de consumo.

e)

Establecer la tendencia de consumo en una serie ascendiente.

La diferencia básica entre el Punto de Pedido y el Material Requirement Planning es: a)

Que el Punto de Pedido considera una demanda futura para las órdenes de producción y las solicitudes de compra y el Material Requirement Planning no.

b)

Que en el Punto de Pedido las órdenes de producción y las solicitudes de compra se generan independientemente de la demanda futura y el Material Requirement Planning toma en cuenta la demanda futura para la generación de las Órdenes de Producción y Solicitudes de Compras.

c)

Que el Punto de Pedido no mantiene niveles de stock y el Material Requirement Planning sí.

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de

Materiales

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16)

17)

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d)

Que en el Punto de Pedido la orden de compra se emite solamente cuando haya una demanda futura y en el Material Requirement Planning no.

e)

Que el Punto de Pedido no mantiene niveles de stock y el Material Requirement Planning no considera demanda futura.

Uno de los problemas enfrentados por el Material Requirement Planning es: a)

Que el método utilizado para generar órdenes de producción y solicitudes de compras genera altos niveles de stock.

b)

La orden de compra se emite independiente de demanda futura, lo que genera compras sobrepasando lo necesario.

c)

Que no se establecen correlaciones entre la demanda y la producción.

d)

Que el método utilizado para generar órdenes de producción y solicitudes de compras es sensible a eventuales cambios que puedan ocurrir en los escenarios políticos o económicos.

e)

Que no utiliza regresión lineal para calcular la demanda futura, ocasionando menos eficiencia en la administración de la producción y provisiones.

Marque la alternativa correcta: a)

El tiempo de superposición u overlap permite ejecutar operaciones de forma simultánea dentro de un proceso productivo.

b)

Eltiempodesuperposiciónuoverlap permitesolamenteejecutar operaciones secuenciales dentro de un proceso productivo.

c)

El tiempo de superposición u overlap no permite ejecutar una serie de operaciones dentro de un proceso productivo.

d)

El tiempo de superposición u overlap no permite ejecutar operaciones optimizadas dentro de un proceso productivo.

e)

El tiempo de superposición u overlap permite ejecutar operaciones con superposición de tiempo dentro de un proceso productivo.

Gestión Empresarial con ERP

18)

19)

20)

La subdivisión de una operación o tarea, llamada tiempo de desdoblamiento o split-time tiene como objetivo: a)

Posibilitar la ejecución de tareas simultáneas.

b)

Mantener la secuencia de la línea de producción.

c)

Mantener una mejor utilización de los recursos dentro de un proceso productivo.

d)

Reducir la carga de recursos asignados a un proceso de producción.

e)

Crear una estructura de producción lineal.

La Carga de Máquina puede hacerse a partir de la fecha prevista para laentregadelaordeny,retrocediendoeneltiempo,asignarlosrecursos. En caso de que este proceso culmine en una fecha posterior a la fecha en que se esté realizando este proceso, indica que el tiempo disponible para la asignación de los recursos: a)

No es suficiente.

b)

Es necesario.

c)

Es razonable.

d)

Es simultáneo.

e)

Es suficiente.

En la planificación de una orden de producción, las medidas que pueden tomarse para salir del problema de insuficiencia de tiempo son: a)

Aumento de recursos, reducción de horas extras, aumento de los tiempos de operación, reducción de los recursos disponibles y aumento de superposición de tareas.

b)

Aumento de recursos, reducción de horas extras, reducción de tiempos de operación, aumento de los recursos disponibles y creación de nuevas tareas.

c)

Reducción de recursos, eliminación de horas extras, reducción de tiempos de operación, aumento de los recursos disponibles y aumento de superposición de tareas.

d)

Aumento de recursos y horas extras, reducción de tiempos de operación, aumento de los recursos disponibles y eliminación de tareas superpuestas.

Gestión

de

Materiales

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e)

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22)

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Aumento de recursos, aumento de horas extras, reducción de tiempos de operación, aumento de los recursos disponibles y aumento de superposición de tareas.

En el sistema informatizado, el Mapa de Retrocesos e Avances tiene como objetivo auxiliar en la eliminación de cuellos de botella en los procesos de producción, suministrando la diferencia entre el momento ideal en que una operación debería asignarse y el momento real en que ello fue posible a razón de: a)

No haber recursos disponibles.

b)

Haber recursos disponibles.

c)

Haber recursos ociosos.

d)

Haber recursos paralelos o superpuestos.

e)

Haber recursos que pueden compartirse.

Marque la alternativa incorrecta: a)

El objetivo de la “trazabilidad” para los productos, es ofrecer informaciones vitales sobre el proceso de producción de un determinado lote, tales como: proveedor de la materia prima, destino de todos los productos del lote, etc.

b)

El objetivo de la “trazabilidad” es un proceso de búsqueda que intenta conseguir la mejor relación costo/beneficio entre los diversos lotes de producción.

c)

La “trazabilidad” es un punto primordial para los procesos de fabricación que atiendan a las exigencias de calidad de la norma ISO-9000.

d)

Las informaciones sobre cada uno de los productos específicos se obtienen a través de las informaciones suministradas en el lote a que pertenecen.

e)

Para mantener la “trazabilidad” es necesario que se mantengan las informaciones de los productos por todo el proceso productivo.

Gestión Empresarial con ERP

Gestión Administrativa

16

Capítulo 16

Gestión Administrativa Sumario del Capítulo 16.1

Introducción Funciones básicas de las áreas Financiera, Contable y de Activo Fijo Concepto de Título, Título Provisorio y Compensaciones Operaciones Bancarias: Descuento Simple y Cobro Garantizado o Vinculado

16.2

Flujo de Caja Definición de Flujo de Caja Operaciones que afectan el Flujo de Caja

16.3

Operaciones Bancarias Descuento Simple Cobro Garantizado o Vinculado

16.4

Variación Monetaria y Corrección Monetaria: Definición y Métodos Utilizados

16.5

Activo Fijo Depreciación Revaluación Bajas Ampliaciones y Reformas

16.6

Recursos Humanos: Características y Componentes de Cálculo

Objetivos del aprendizaje 1.

Ofrecer una planteamiento genérico sobre las áreas Financiera, Contable, de Activo Fijo y RR.HH.

Gestión

Administrativa

613

2.

Mostrar la importancia de una herramienta de ERP (Enterprise Resource Planning) para optimizar los recursos de la empresa y obtener informaciones sobre la tasa de retorno sobre el capital invertido.

3.

Dar una visión genérica sobre el funcionamiento de un Flujo de Caja referente a los objetivos, las necesidades y ventajas de su utilización.

4.

Detallar aspectos relevantes para el buen funcionamiento de un Flujo de Caja.

5.

Introducir el concepto de Variación Monetaria y Corrección Monetaria

6.

Describir los métodos utilizados en la Corrección Monetaria

7.

Dar los conceptos básicos respecto a la Corrección Monetaria, Depreciación, Revaluación, Baja, Ampliación y Reforma del Activo Fijo.

8.

Ofrecer una visión genérica sobre la complejidad de los elementos y cálculos que componen un Sistema de Recursos Humanos

Palabras clave ReturnonInvestment Flujo de Caja Descuento Cobro Variación Monetaria Corrección Monetaria FASB Corrección Integral Activo Fijo Depreciación de Activo Fijo

614

Gestión Empresarial con ERP

Revaluación de Activo Fijo Recursos Humanos Planilla de Haberes Hasta aquí se ha tratado exhaustivamente cómo funciona la parte de Administración de Materiales de un sistema de gestión integrado. Es, sin lugar a dudas, la parte más compleja de una empresa, pero no necesariamente la más importante. Es en la administración contable, financiera y de RR.HH. que se intenta optimizar el destino de otros recursos de la empresa, igualmente escasos y difíciles de obtener: dinero y gente. Para esto debe saberse exactamente dónde está cada centavo de la empresa, cuál es su liquidez y su disponibilidad. Obtener un mayor Giro, así como un mayor ROI (Return On Investment) o Tasa de Retorno sobre el Capital Invertido, sólo es posible con herramientas de ERP. Los módulos Financiero, Contable y Activo Fijo cumplen esta tarea. El gran desafío de la administración financiera es conseguir una tasa de retorno de capital alta. La vida de una empresa depende de la compra y venta de mercaderías y servicios. En este proceso, paga a sus proveedores y cobra a sus clientes. Entre sus proveedores también están los empleados que, de alguna forma, “venden” sus servicios y cobran los valores correspondientes a través de la Planilla de Haberes. Además de los empleados, otro acreedor más importante aun, son los accionistas que cobran sus valores a través de la distribución de utilidades por medio de dividendos. En todo este movimiento, los detalles son enormes y pueden resumirse así:


Negociación de vencimiento de títulos por pagar y por cobrar.
Atención a la necesidad de pagos “imprevistos”.
Compensaciones referentes a anticipos.
Descuento de títulos para suplir el capital de giro u otras financiaciones.
Mejor aplicación de los recursos disponibles.
Monedas y el problema de la desvalorización cambiaria.

Gestión

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Control del crédito y de la insolvencia.
Presupuestos y la “contabilidad” financiera.

Vencimientos Los títulos tienen una fecha de vencimiento que se considerará en el Flujo de Caja como la fecha en qué el dinero estará disponible o en la que tendrá que hacerse el pago. El Flujo de Caja es herramienta importante para el sector financiero y es común ver situaciones complicadas simplemente porque hubo precipitación para hacer un pago o atraso en un cobro. Por consiguiente, el objetivo del sistema es precaverse contra estas incertidumbres y buscar acertar de forma exactaestemovimientodedineroquehoy,basadoensistemasinformatizados, no permite engaños que antes eran “ajustados” por el gerente de la agencia bancaria más cercana. En el sistema hay tratamiento especial para el cálculo efectivo de la fecha de vencimiento. Este vencimiento, llamado real (nada que ver con la denominación monetaria brasileña), considera inicialmente los fines de semana y feriados y lo pasa para el día hábil siguiente. También considera la retención bancaria para un título pagado puntualmente pero en otra unidad del país. Aunque esa retención sea cada vez menor a razón de la informática. Para ajustar al máximo los eventos en las fechas que se harían efectivas, se toman en cuenta, incluso, los cálculos automáticos de atrasos para clientes que no acostumbran pagar sus títulos en el vencimiento.

Títulos Provisorios Tal como en las fechas, otra dificultad de cualquier Flujo de Caja es prever efectivamente todos los valores que saldrán de la caja en los próximos días o meses. La cartera de “por pagar” muestra los títulos implementados en la entrada de las facturas de compra. Comisiones de venta, formularios de impuestos y planilla de haberes con sus cargas, también se implantan automáticamente. Opcionalmente, hasta los Pedidos de Compra se consideran. La fecha de vencimiento en este caso se considera por el plazo de entrega más la condición de pago del respectivo pedido.

616

Gestión Empresarial con ERP

De este modo, cualquier otra previsión de salida de caja que falte en los tópicosantesmencionadosseimplementaráatravésdelosTítulosProvisorios. Su finalidad es figurar en el flujo de caja y ser remplazado lo más rápido posible por un título real, o incluso por su pago directo. Un ejemplo de dicha situación son alquileres que se pagarán por medio de recibo y que muchas veces sorprende a quienes trabajan por haber sistemas que tan sólo registran valores basados en un documento fiscal. También hay una rutina que evita que estos títulos provisorios se dupliquen en lo que se refiere a la llegada del título real. El sistema avisa sobre su existencia al digitarse el código del proveedor. Todo esto también vale para los títulos por cobrar.

Compensaciones En un sistema financiero es importante que haya un control para evitar duplicidad de pagos y cobros. Esto podrá ocurrir con gran facilidad cuando se trabaja con anticipos. En proyectos con mayor plazo es común que haya pagos anticipados y que después se descuenten del título final, que muestra el valor total. El sistema, además de impedir que por falta de control se efectúe el pago total del referido título, permite un tratamiento contable de la compensación de los valores y describe, con claridad, el juego de valores en la cuenta T. También en devoluciones, tanto de ventas como de compras, hay todo un tratamiento de notas de crédito que deducen los respectivos valores de los títulos originales.

Operaciones Bancarias El sistema bancario brasileño ofrece varias opciones para financiar una empresa. Además de los préstamos convencionales donde el cliente normalmente firma uno o varios pagarés con el valor de la deuda más intereses y comisiones u ofrece un bien en garantía, la forma más común de financiar una empresa comercial es trabajar con los títulos emitidos contra sus clientes. Es una buena garantía para el Banco y también es fácil para que la empresa la consiga. En realidad, lo que el Banco hace es simplemente anticipar el valor del título para el que se dio un plazo de pago más largo. Dentro de este

Gestión

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esquema hay 2 tipos básicos de financiaciones:


Descuento simple
Cobro garantizado o vinculado En el Descuento Simple, la empresa literalmente entrega los títulos al Banco, que le acredita el valor en su cuenta, con descuento de intereses y comisiones. Sin embargo, la empresa continua responsable por la falta de pago del título a su vencimiento y recibe, en este caso, un débito, normalmente inesperado, en su cuenta corriente. Como vemos, el control no es tan sencillo. Primero se necesita desconsiderar la entrada de los valores de estos títulos en su vencimiento, pues el dinero ya se acreditó cuando se hizo el descuento. Del mismo modo, se necesita desconsiderarlos en el flujo de caja. Por otro lado, no se podrá simplemente dar de baja, pues la empresa todavía responde por ellos. En fin, lo que el sistema hace es darles una condición especial para que no figuren en el flujo de caja. Una situación aún más complicada ocurre con los títulos colocados en cobro garantizado o vinculado. Se trata de una financiación donde los títulos sirven de garantía, pero dentro de un proceso rotativo. Frecuentemente el valor de la garantía sobrepasa el 20% del valor del préstamo. El contrato es largo, normalmente 1 año, y durante su vigencia los títulos pagados pueden ser reemplazados por nuevos y el valor cobrado se acredita en la cuenta de la empresa. Si no se paga el título, el banco pide su reemplazo y éste pasará a una cobranza simple. Al término del contrato los títulos pagados se retienen exactamente para hacer frente a la liquidación del préstamo y el valor excedente también se acredita en la cuenta corriente. Este tipo de contrato, además de tener una tasa de interés menor y un plazo mayor, se obtiene en los Bancos con más facilidad, si lo comparamos con el Descuento Simple. Por supuesto que en todas las situaciones es necesario analizar con mucho cuidado cuál es la tasa de interés real que se está cobrando.

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Gestión Empresarial con ERP

Para esto, la fórmula de valor presente es la mejor entre las muchas disponibles en cualquier compendio de matemática financiera.

Inversiones y Préstamos El control de estas operaciones afecta directamente al flujo de caja. En el sistema pueden simularse para obtener una mejor combinación. La diversidad de inversiones del mercado brasileño (CDB, fondos de renta fija o variable, mercado de acciones, compra de monedas extranjeras, la tradicional cuenta de ahorros y muchos otros) resulta en la creación de rutinas específicas para ellas.

Monedas y las Desvalorizaciones Cambiarias A pesar de la baja inflación que finalmente parece ser un hecho consumado en Brasil, la cuestión de la pluralidad de monedas continúa siendo un punto quedebetratarsetantoensistemasfinancieroscomocontables.Inclusoporque siempre existirá una oscilación entre las diferentes monedas del mundo, dependiendo de la salud económica de un país con relación a otro. Enelaspectofinanciero,deberáconsiderarsequealgunosbienesdelaempresa, tanto papel moneda, títulos o activos pueden y deben grabarse en moneda extranjera. No obstante, con la oscilación de cambio estos bienes cambian de valor en la moneda local y a su vencimiento o enajenación pasan por un proceso de valorización o desvalorización, diferencia que debe ser contabilizada adecuadamente. En el sistema, la solución para estos casos fue crear un campo que indicase el tipo de moneda en que está grabado el valor. También hay un archivo de monedas que refleja el valor diario del cambio de las monedas extranjeras con relación al real. De este modo, en cualquier momento se puede emitir un informe en cualquier moneda y convertir todos los valores en Reales, Dólares, UFIR o cualquier otra preestablecida. En el sistema de stock, cada moneda tiene su propio campo y sus valores son históricos, es decir, se convierten por la tasa del día del hecho. Sin embargo, note que sólo la Entrada del Material proveniente de una compra tendrá la conversión. De ahí en adelante, el sistema trabaja con la propia moneda extranjera. Así, las solicitudes que se imputan a las Órdenes de Producción se valorizan, por ejemplo, por el costo medio en dólares, que constituye un campo propio en el archivo de Saldos.

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También en las OP hay un campo propio para las monedas extranjeras, de modo que cuando se valoriza el producto producido, no se necesita más la conversión. Así continúa el proceso hasta la definición del Costo de la Mercadería Vendida.

Variación Monetaria, Corrección Integral y FASB: El objetivo del cálculo de la Variación Monetaria es ajustar el balance parcial de una empresa, en especial con relación a la cuenta de Ganancias y Pérdidas, cuyos números son falsos debido a los efectos de una desvalorización de la moneda, a causa de la inflación. Muchas empresas llegaron a distribuir dividendos creyendo que estaban teniendo grandes ganancias y en seguida quebraron, puesto que el resultado mostrado era ilusorio. La cuestión de cómo hacer este ajuste es polémica, porque no todos están de acuerdo en el momento que debe hacerse el ajuste. Tomemosunejemplo: La empresa vende una mercadería a plazo para cobrar el valor en 60 días. Imaginando que se tenga previsión de inflación, ¿como deberían registrarse los ingresos: en dólares por la tasa de hoy y registrar la pérdida el día de cobro? ¿O considerarlos el día de la venta y dejar para el día de vencimiento sólo el ajuste del residuo causado por la diferencia de previsión de la tasa? ¿O registrarlos a fin de cada mes? Es básicamente en estas diferencias de concepto que surgieron los diferentes métodos de corrección: la Corrección Monetaria impuesta por ley en 1967 y abolida en 1996, el FASB, adoptado por las empresas multinacionales y la Corrección Integral, idealizada por la CVM para las sociedades anónimas de capital abierto. La Corrección Monetaria hacía el ajuste de los valores en Cruzeiros (moneda brasileña antigua) ajustando las cuentas que no pierden nada con la inflación, es decir, el activo inmovilizado. Ella no corregía el stock porque consideraba que la empresa solamente usufruía de las ganancias en el momento de la venta. Entonces, la realización de las ganancias y su tasación ocurre en el momento de la venta. Si la empresa corrige el inmovilizado es justo también que el Capital y el restante del patrimonio neto se corrijan. A fin de cuentas, el accionista también debe

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Gestión Empresarial con ERP

beneficiarse, puesto que es el propietario de este inmovilizado. Con esto, la empresa pagaba solamente impuesto a la renta sobre la diferencia entre la valorización del inmovilizado y del patrimonio. En cambio, el FASB se ocupa del balance parcial en dólares. Si partimos del principio que los valores allí registrados fueron convertidos por la tasa del día de registro, lo que se hace es dividir los valores en reales de las cuentas que exactamente pierden o ganan con la inflación, por la tasa actual del dólar. Entonces, si la cuenta caja tiene un saldo de R$ 1.000,00, convertido por la tasa de R$ 50,00 referente a la fecha de su entrada, el saldo en dólares será de US$ 20,00. Suponiendo que la tasa de hoy al cierre sea de R$ 80,00, el saldo real en caja es de tan solo US$ 12,50, es decir, si convirtiésemos ahora los reales a dólares habríamos realizado una pérdida de US$ 7,50 debido a la inflación, y es exactamente esto lo que la matriz extranjera quiere saber. Este gasto se debita en una cuenta “Ganancias y Pérdidas de Inflación” y el crédito se hace en la misma cuenta caja o en una subcuenta. El mismo raciocinio es válido para todas las cuentas del Circulante, como títulos y otros títulos por cobrar y de forma inversa, en cuentas por pagar. Ahí, cadavezquesepostergaelpagohayunaganancia,pueselvalordesembolsado en dólares es menor. El FASB pide justamente esto: que se ajusten los valores al cambio corriente registrando en las cuentas apropiadas las ganancias y pérdidas obtenidas. Las pérdidas de caja deben debitarse en Gastos Financieros y deducirse de los Ingresos Financieros, normalmente altísimos, pero ilusorios en períodos de inflación. Las pérdidas de Cuentas por Cobrar deben reducir el valor de los Ingresos por Ventas, que entonces reflejarán las pérdidas obtenidas con las ventas a plazo. Por otro lado, las ganancias obtenidas de cuentas por pagar de Proveedores deben acreditarse al Costo de la Mercadería Vendida (CMV), que así se reducirá en función de los pagos con plazos ampliados. El FASB no tiene un efecto idéntico al de la Corrección Monetaria, puesto que cada uno trata al Stock de forma opuesta. Mientras que la Corrección Monetaria no corrige el stock y hace que la ganancia de la desvalorización del costo se realice solamente en el momento de la venta, el FASB al no considerar el Stock como un ítem del Circulante, está en verdad considerando su valorización con la inflación, que en el fondo es una realidad (en verdad este era un “beneficio” que el gobierno concedía a las empresas, ya que la ley exigía la corrección del inmovilizado y lo tasaba,

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¿porquénocorregirtambiénelstockalhacerelcierredelejercicio?¡Ciertamente ningún gobernante de la época se dio cuenta de esta “falla”!). Para quizá igualar los resultados y por que no decir, corregir la “falla” a la que nos referimos, en 1992, la CVM (Comisión de Valores Mobiliarios), autarquía federal que tiene como una de sus misiones proteger a los accionistas que invierten sus ahorros en empresas de capital abierto, estableció que las empresas S/A de capital abierto presentasen sus estados contables según nuevas reglas. Dichas reglas, denominadas como Corrección Integral, llegan al mismo resultado que el FASB, pero evidentemente usando los índices de variación de la UFIR. La idea era que este mecanismo fuese adoptado después para los efectos de tributación del impuesto a la renta, pero con la caída de la inflación y el Plan Real, se suprimió cualquier tipo de corrección oficial a partir de 1996. El sistema mantiene las rutinas de Variación Monetaria en su módulo contable, a través de los siguientes mecanismos, esto porqué las empresas extranjeras, a pesar de los bajos índices de inflación, no llevan intenciones de abandonar el FASB: 1. Al registrar las cuentas, se detalla si cada una está expuesta a variación, es decir, si es una cuenta expuesta a los efectos de la inflación (Caja, Bancos, Cuentas por Cobrar y por Pagar, en fin, todo el Circulante), la cuenta de contrapartida de pérdidas o ganancias. Ejemplos: Cuenta caja: ingresos financieros. Cuentas por cobrar: ingresos por ventas. Cuentas por pagar: Costo de la Mercadería Vendida, etc. 2. También puede mencionarse una cuenta diferente de la propia, para servir como Cuenta de Reducción. Entonces, por ejemplo, en vez de acreditar las pérdidas por inflación en la misma cuenta caja, se crea una cuenta específica para este fin, que sintetizada con aquella, nos da el nuevosaldoenmonedafuerte.Deestemodo,losvaloresdelasvariaciones quedan separados de los operativos. 3. Para cada cuenta se informa cuál es la conversión que debe hacerse al hacer el registro: el dólar del día, el promedio del mes, de la fecha de vencimiento del título, o uno que el usuario informe en el momento del registro. La ventaja de usar la tasa del día del vencimiento (en el caso de compras y ventas), aunque siempre sea una previsión, es que en este caso se está haciendo el tratamiento de la Variación Monetaria de inmediato, en el momento del registro y con esto, a fin de mes, sólo se hace un ajuste entre la tasa prevista y la real. Es decir, se anticipa al máximo el ajuste del

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Gestión Empresarial con ERP

resultado. 4. Se mantiene un Plan de Cuentas para cada moneda, cada uno con su saldo basado en los registros convertidos. 5. Se mantiene un archivo con las tasas diarias de cada moneda con relación al Real y este archivo debe prever las tasas futuras en caso que alguna cuenta haga la conversión por la fecha de vencimiento. 6. A fin de mes, o del ejercicio contable, se procesa la rutina Variación Monetaria, que hace los siguientes procedimientos: 6.1 Para cada cuenta del Circulante, es decir, aquellas para las que se registraron cuentas de Variación Monetaria, se divide el saldo en Reales por la tasa de la moneda correspondiente al día del cierre. El resultado es el nuevo saldo de la cuenta en moneda fuerte. La diferencia, positiva o negativa, se debita o acredita en la cuenta de Variación y acredita o debita en la cuenta de Reducción. Las cuentas de Variación harán parte del resultado de la empresa en moneda fuerte. Note que las cuentas que no tienen variación como por ej. el Stock, el Inmovilizado y Patrimonio Neto (es decir, casi exactamente aquellas que sufrían los efectos de la Corrección Monetaria) permanecen con sus valores históricos en moneda fuerte, es decir, convertidos por la tasa del día del registro. 6.2

Para los efectos de emisión de un Balance Parcial con Corrección Integral, se reconvierten los saldos de UFIR a Real, por la tasa actual. Qué sucede: las cuentas del Inmovilizado y de Patrimonio Neto aumentan de valor. Las cuentas del Circulante continúan iguales, pues ahora tenemos menor cantidad de UFIR, pero multiplicadas por una tasa mayor. En las cuentas de Stock, que no tuvieron dicha Variación, ahora tienen el mismo comportamiento del Inmovilizado, es decir, su valor aumenta y refleja, en Reales, su valor actualizado. El reflejo de esta acción es el aumento de las Ganancias y la consecuente tributación, aunque los ítemes todavía no se hayan vendido. Aunque sin la obligación y con los bajos índices de inflación, muchas empresas, especialmente las multinacionales, continúan procesando la Corrección Integral de sus balances.

Gestión

Administrativa

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Analicemos un ejercicio donde todavía se considera una alta tasa de inflación: Situación inicial (día 1): Tasa del dólar Caja Saldo Deudor de Capital Saldo Acreedor de

R$ 50 R$ 1000 y US$ 20 R$ 1000 y US$ 20

Día 15: Tasa del dólar:

R$ 60

Asientos: Ingresos por Ventas: R$ 2.400 US$ 40 Debita Cuentas por Cobrar y Acredita Ingresos por Ventas Ingresos por Inversiones: R$ 240 US$ 4 Debita Caja y Acredita Ingresos Financieros Saldo a fin de mes Caja US$ 24

Saldo Deudor de

R$ 1.240

Cuentas por Cobrar US$ 40

Saldo Deudor de

R$ 2.400

Capital US$ 20

Saldo Acreedor de

R$ 1.000

Ingresos US$ 4 Financieros

Saldo Acreedor de

R$ 240

Ingresos US$ 40 por Ventas

Saldo Acreedor de

R$2.400

Resultado antes de la Corrección Activo/Pasivo US$ 64

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Gestión Empresarial con ERP

2.640 R$ 3.640

Tasa del dólar: R$ 80 Cuentas con Variación: Caja y Cuentas por Cobrar. Ajuste de Saldos en dólares: Caja: de US$24 a R$1.240/80 = US$ 15,5, es decir, menos US$ 8,5 Cuentas por Cobrar: de US$ 40 a R$2.400/80 = US$ 30, menos US$ 10 Débito en Ingresos Financieros y en Caja: US$ 8,5 Débito en Ingresos por Ventas y Crédito en Cuentas por Cobrar: US$ 10 Resultado en dólares: Ingresos por Ventas:

40

-

Ingresos Financieros:

4

-

Resultado:

10

=

30,0

8,5 =

- 4,5

44

25,5, es decir -18,5

En Reales (Balance Parcial con Corrección Integral, sólo que en dólares): Caja:

15,5.80 = 1.240

C/R:

30 . 80 = 2.400 3.640 (activo)

Capital:

20 . 80 = 1.600

IF :

-4,5 . 80 = -360

IV : Resultado:

30 . 80 = 2.400

3.640 (pasivo)

2.040 y no 2.640, es decir, menos 600

Activo/Pasivo US$ 45,5 R$ 3.640 Como se ve en este caso, los efectos de una Corrección Integral son idénticos a los de la Corrección Monetaria tradicional, basada en la legislación de 1967. En realidad, lo que hubo fue una corrección del Capital, que perdió R$ 30, es decir la variación de 50 a 80 en el cambio, por cada dólar. Como teníamos US$ 20 de capital, la pérdida fue de R$ 600. En verdad, la pérdida fue sobre el Circulante Neto, es decir, de Caja + Cuentas por Cobrar.

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Administrativa

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Basándonos en un ejemplo rápido donde exista Stock, vemos que en estos sí, las dos correcciones resultan en valores diferentes. Situación Inicial (Tasa del dólar: R$ 50) Stock

R$ 1.000 US$ 20

Capital

R$ 1.000 US$ 20

Asientos (Tasa del dólar: R$ 60) Ingresos por Ventas: R$ 2.400 US$ 40 Estos ingresos son los provenientes de la venta de un 50% del stock CMV R$ 500 US$ 10 Saldos a fin de mes: Cuentas por Cobrar

R$ 2.400

US$ 40

Stock

R$ 500

US$ 10

CMV

R$ 500

US$ 10

Capital

R$ 1.000 US$ 20

Ingresos por Ventas

R$ 2.400

US$ 40

Activo/Pasivo

R$ 3.400

US$ 60

Cálculo de la Variación Monetaria, basado en el FASB/Corrección Integral (Tasa del dólar: R$ 80) Cuentas por Cobrar: de US$ 40 a R$ 2.400/ 80 = US$ 30, es decir, menos 10 Débito en Ingresos por Ventas y Crédito en Cuentas por Cobrar US$ 10 Resultado en dólares:

626

Ingresos por Ventas:

40 – 10 = 30

CMV :

10

10

Resultado:

30

20, es decir, menos 10

Gestión Empresarial con ERP

En Reales (Balance Parcial con Corrección Integral, sólo que en dólares): C/R:

30 . 80 = 2.400

Stock:

10 . 80 = 800

(El stock SE VALORIZÓ con la inflación) CMV:

10 . 80 = 800

Capital:

20 . 80 = 1.600

IV :

30 . 80 = 2.400

Resultado:

2.400-800 = 1.600 y no 1900, es decir menos 300

Activo/Pasivo:

US$50 R$ 4.000

Ahora veremos cuál sería el resultado por la Corrección Monetaria Ingresos:

2.400

-CMV:

500

- CM de Capital:

600

Resultado: 1.300, es decir, menor que los 1.600 obtenidos con la Corrección Integral, de los cuáles los 300 más equivalen exactamente a la valorización del Stock.

Análisis de Crédito y Control de Insolvencia El análisis de crédito se hace con base en informaciones comerciales obtenidas en otras empresas que, preferiblemente ya hayan hecho negocios con el futuro cliente. La Internet ciertamente facilita esta tarea, suministrando muchas informaciones difíciles de obtener hasta hace muy poco tiempo. En el sistema, dos rutinas controlan y evitan la venta a clientes que podrían representar insolvencia futura. Para cada cliente se define un riesgo de la letra A hasta la E, que acepta o rechaza un pedido según el volumen de títulos en mora. El riesgo se informa o se puede generar automáticamente según criterios preestablecidos.

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Administrativa

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Además del riesgo también está el Limite de Crédito que evita que, en la peor situación, por lo menos las pérdidas no sean muy altas. Este valor también puede calcularse automáticamente, incluso basándose en informaciones obtenidas en la red mundial. El sistema puede acceder por Internet a, por ejemplo, informaciones del SERASA o del SCI sea para actualizar los datos declientescontítulosprotestados,chequessinfondos,quiebrasyconcordatos. El control de insolvencia se hace a través de una reacción rápida cuando ocurre el primer atraso. Suspensión de asistencia, interrupción de suministro, envío de cartas de advertencia y finalmente medidas judiciales son actos que pueden y deben accionarse por el sistema.

Presupuestos y la “Contabilidad” Financiera La contabilidad es el medio por el que se obtienen los resultados económicos de una empresa. Pero el hecho de trabajar por el régimen de competencia, por su aspecto oficial y fiscal y, por qué no decirlo, por su complejidad en el cumplimiento de las normas actuariales establecidas, hizo que surgiesen las llamadas contabilidades paralelas. Se caracterizan por ser simplificadas, tratan los datos del modo que la empresa quiere y, principalmente, trabajan en régimen de caja, es decir, lo que vale es la entrada y salida de dinero proveniente de todas las operaciones realizadas. Entonces, si la venta o la compra es a plazo, interfiere en el resultado del mes de su cobro o pago, incluso si es en cuotas. Lo mismo sucede con las adquisiciones de activos y otras transacciones que involucran dificultosas rutinas de amortización. De esta forma se crea en el mismo módulo financiero una seudo-contabilidad. En ella, se sustituye la cuenta por la modalidad y los asientos contables por movimientos financieros y bancarios. El presupuesto para cada modalidad permite una planificación y control muchomáseficientesdelflujodecaja,puespermitequesecompareloprevisto con lo realizado y éste con lo debido a razón de las fechas de vencimiento.

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Activo Fijo El control del Inmovilizado de una empresa tuvo en la complicada legislación de la Corrección Monetaria su mote para la informática. Si consideramos sólo el control de bienes de una empresa y el cálculo de su depreciación, que indudablemente, es elemento importante en la composición de costo de las empresas, concluimos que esta parte podría ser simplemente una subrutina de la contabilidad. Sin embargo, la necesidad del gobierno de complicar el mecanismo de corrección en los años de convivencia con la inflación hizo que se creasen softwares especializados en Activo Fijo. Las maniobras para recaudar más impuestos de un lado y las revaluaciones que las empresas hacían para supervalorizar los efectos de la inflación, proporcionó un sinnúmero de leyes que solamente un experto era capaz de descifrar. Y todo debido a que no había un índice de inflación aceptado unánimemente. Pero como este tiempo ya pasó y no debe regresar tan rápido, olvidémoslo. Por supuesto que el proceso de depreciación también presenta sus “... peros ...”. Es un costo que representa el uso y el desgaste de un bien de alto valor. De la misma forma que no sería correcto considerarlo como un simple gasto del mes de adquisición y arruinar las ganancias del período, tampoco es correcto pensar como algunos ilusionistas: esto no es gasto, es inversión y nunca restarlo del resultado. El mecanismo de la depreciación recuerda un cuentagotas. Descarga en gastos, mes por mes, el valor de adquisición, diluye su costo durante el uso del bien y, lo que es más importante, guarda el dinero necesario para su reposición. Sólo que evidentemente la empresa no va a sacar el dinero de la caja para colocarlo en una caja fuerte para adquirir un nuevo bien al final de su vida útil. En realidad, el objetivo es reducir las ganancias e impedir que los accionistas, viendo valores atrayentes quieran retirarlos por medio de dividendos. En verdad estos valores deven resguardarse. Así, el gasto de depreciación se acredita en una cuenta llamada Depreciación Acumulada y sus recursos se usan para reforzar el capital de giro de la empresa, mediante el aumento del circulante. Circulante que evidentemente sufre, en momentos diferentes, el impacto de la adquisición, aunque sea financiada. Al analizar un Mapa de Orígenes y Aplicaciones siempre aparece como Origen el gasto de depreciación del mes, ya que redujo las ganancias pero no redujo la caja, y por otro lado, en Aplicaciones, las adquisiciones de bienes.

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Vida útil del bien En los tiempos actuales, ¿una computadora dura 5 años? Y con el desarrollo tecnológico, ¿puede mantenerse una máquina fabril por 10 años? Porque estas son épocas de vida útil establecidas por la legislación del impuesto a la renta. Es una ventaja para el accionista que no ve sus ganancias disminuidas (pero puede estar siendo engañado y tener sorpresas desagradables en el futuro) y una desventaja para la empresa que paga impuesto a la renta más alto hoy, aunque si consideramos todo el período, el valor sea igual. En el sistema, por ejemplo, la tasa de depreciación anual, que en el fondo refleja el tiempo de vida útil (el 10% para 10 años, el 20% para 5 años y el 2% para 50 años – para el caso de edificios y otros inmuebles), puede ser diferente para cada moneda prevista en el sistema. En consecuencia, en la contabilidad en Reales, se usa la tasa legal, mientras que para las demás, en especial en dólares, se usa una más realista, ya que normalmente la matriz de la multinacional está más interesada en el resultado efectivo de la empresa, qué en aquel encubierto por la legislación. También existen casos en que la depreciación varía durante la vida útil del bienynormalmenteaceleraelproceso.Frenteaunlaudoemitidoporautoridad competente, hasta puede usarse en la contabilidad oficial. Los criterios varían, pero se resumen en los siguientes:


La tasa mensual aumenta a medida que el bien pierde productividad.
La tasa disminuye de tal forma que la suma de la depreciación más los gastosdemantenimiento,crecientesconeldesgastedelbien,semantengan más o menos constantes durante su vida.


La tasa es mayor porque el bien trabaja 24 horas por día, fines de semana o hasta en condiciones desfavorables.

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Revaluación La revaluación también utilizada por el gobierno cuando reconoció que los índices de inflación oficiales no representaban la realidad (Ley 8200) en hecho se usa, cuando una empresa quiere aumentar su valor patrimonial, tanto en una oferta de venta, como en la búsqueda de una garantía para una financiación o para enmascarar una pérdida operativa. Se aplica más en casos de inmuebles, que por cualquier motivo aumentan sus valores de forma significativa. De cualquier forma es un procedimiento que escapa a los estándares contables establecidos, en que un hecho sólo debe registrarse al concretarse. En este caso, la venta del inmueble, cuya ganancia se contabilizaría en la cuenta Ganancias por Venta de Activos. Cualquier revaluación depende de laudo oficial. La revaluación también tiene depreciación, pero generalmente separada del valor original y considerando el período que le resta de vida útil. Bajas Como ya se dijo, la depreciación se debita en gastos y se acredita en Depreciación Acumulada. Aunque sea una cuenta con saldo acreedor, la mantenemos en el activo y reduce el valor del Inmovilizado, que entonces muestra un saldo sintético real, es decir, el que se obtendría si vendiésemos hoy los bienes. Por lo tanto, al concluir la depreciación, es decir, al fin de la vida útil del bien, esté funcionando o no, su valor residual es cero. Por eso no se justifica dar de baja, si todavía está funcionando debe constar en el balance de la empresa y reflejar su existencia. Por lo tanto, debe hacerse la baja de un bien únicamente cuando se trate de su obsolescencia, venta, robo u otro tipo de desactivación. En este caso se acredita la cuenta del Activo, se debita la depreciación acumulada y se debita caja, si se cobra algún valor. Y, en este caso, puede haber una ganancia o pérdida (si hay valor residual), que entonces se registrará en una cuenta de resultado.

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El caso se complica un poco más si se trata de una baja parcial. Por ejemplo, si es un bien fácilmente divisible, como la compra de 100 sillas, es común dar de baja una parte y su cálculo de proporcionalidad es una simple regla de 3. Los registros contables y el valor residual se hacen sobre estos valores. Ejemplo: 100 sillas adquiridas a R$ 180,00 cada una = R$ 18.000,00 Después de 12 meses: Depreciación acumulada = R$ 1.800,00 es decir, 18.000 / 120 meses (10 años) . 12 meses Venta de 30 sillas a R$ 100,00 cada Caja:

R$3.000,00

Depreciación Acumulada:

R$ 540,00 (sólo de las 30 sillas)

Activo Muebles y Útiles:

R$5.400,00

Pérdida por venta:

R$1.860,00

En realidad, cada silla debería haberse vendido a R$ 162,00, es decir, R$ 180,00 – R$ 18,00 de la depreciación anual, lo que da un total de R$ 4.860,00. Ampliaciones y Reformas Del mismo modo a las ampliaciones y reformas de bienes ya inmovilizados se les puede agregar o aumentar el valor de la depreciación mensual y mantener el plazo o aún considerarse a los ítemes aparte y tener una depreciación propia, lo que extendería la vida del bien. La opción puede hacerse según el interés económico de la empresa, es decir, su necesidad de generar gastos. Con respecto a la obligatoriedad de inmovilizar una adquisición, la regla que manda es su valor. El impuesto a la renta puede impugnar un balance que presente grandes adquisiciones registradas como gastos, o incluso en casos de, por ejemplo, un gran trabajo de consultoría que tenía como objetivo reorganizar la estructura departamental de la empresa.

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Finalizando estos comentarios sobre el activo fijo, un resumen de su necesidad real de control:


Prevenir el hurto de bienes, tan difíciles de comprar y tan fáciles de desaparecer. Para esto, deben utilizarse etiquetas impresas por el propio sistema que, adheridas a los bienes y con código de barras, permiten su rápido y eficiente inventario.


Responsabilizar a personas dentro de la organización, a través de informes por centro de costo.


Calcular un costo más exacto pues es muy común tener máquinas caras con alta productividad y máquinas viejas y obsoletas pero con bajo costo. No siempre la modernidad es la mejor solución. De cualquier modo, la decisión sólo puede tomarse con un detallado control en los costos de depreciación.

RR.HH. - Recursos Humanos En el pasado, una empresa podía considerarse informatizada cuando sus “recibos de sueldo” finalmente los imprimían el “cerebro electrónico” de la empresa. La planilla de haberes fue sin lugar a dudas el sistema que se adaptó más rápidamente a los nuevos recursos del procesamiento de datos. Gran volumen de cálculos y datos, periodicidad quincenal y necesidad de procesamiento rápido — el tiempo entre la verificación del reloj registrador y el pago es como máximo de dos días – hizo que este sector fuera siempre el primero en informatizarse y ayudó al éxito de muchas oficinas de servicios independientes. Sin embargo, la compleja legislación laboral brasileña — la CLT (Consolidación de las Leyes de Trabajo) — hizo que los programas de planilla de haberes, por increíble que parezca, se convirtiesen en los de más difícil desarrollo y mantenimiento y que exigieran siempre un grupo experto de programadores. Pero la evolución de este módulo ha sido gigantesca y en los últimos años ha transformado los prosaicos sistemas de planilla de haberes en completos sistemas de Recursos Humanos.

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Para comenzar, analicemos lo básico: La base del sistema está en el archivo de empleados, un verdadero arsenal de informaciones que atiende no sólo el pago mensual sino también las rutinas anuales como aguinaldo , vacaciones, RAIS, FGTS, DIRF, entre otras. En cuanto a los vencimientos y descuentos normales de la planilla de haberes, lo importante es la flexibilidad de cálculo que debe existir. No obstante, esta cuestión toca un punto importante de cualquier software de gestión: su flexibilidad. ¿Hasta dónde podemos personalizar una fórmula? ¿Es suficiente hacer una expresión matemática utilizando los campos disponibles en los archivos? Entonces, ¿qué tamaño podría tener dicha expresión? La verdad es que en muchos casos esto no resuelve nada. Basta analizar el cálculo del impuesto a la renta de personas físicas. La tasa es variable según el total de vencimientos tributables dentro de un esquema de cascada. Ejemplo: Hasta De De Superior a

R$200,00 R$ 201,00 a R$ 500,00 R$ 501,00 a R$ 1.000,00 R$1.000,00

exento alícuota de un 8% alícuota de un 12% alícuota de un 15%

Como el cálculo es en cascada si el valor del vencimiento es, por ejemplo, R$ 1100,00, el IRRF (Imposto a las Ganancias Retenido en la Fuente) no será de un 15% de R$ 1.100,00, que daría R$ 165,00. El correcto es: Exento hasta R$200,00 El 8% de R$ 300,00 (500,00 – 200,00) El 12% de R$ 500,00 (1.000,00 – 500,00) El 15% de R$ 100,00 (1.100,00 – 1.000,00) Total del impuesto

= 24,00 = 60,00 =15,00 =99,00

Hacer este cálculo en una única expresión, aún utilizando los valores por deducir que normalmente aparecen en las tablas publicadas es prácticamente imposible. Por lo tanto, es necesario que las fórmulas de cálculo de cada ganancia o descuento se personalicen a través de verdaderas rutinas programables, con posibilidad de If, Else, While, Case y se prolongan por decenas o hasta centenas de líneas de código.

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Gestión Empresarial con ERP

El sistema permite esta opción mediante el uso de un interpretador de código en Run-Time, es decir, el usuario escribe la rutina en una sintaxis preestablecida, le da un nombre y la cita como fórmula de cálculo de una determinada ganancia/descuento. Este recurso se propaga a los demás módulos del sistema. Otro punto interesante en sistemas de planilla de haberes es la cuestión de las Bases. Para cada fin la base es diferente. A efectos de FGTS entra Ayuda de Costo, pero no para el Impuesto a la Renta. Premios, comisiones, vacaciones, preaviso, asignación familiar, asignación por maternidad y natalidad, adicionales nocturnos, insalubridad y peligrosidad son vencimientos que pueden o no participar de las bases de INSS, FGTS, aguinaldo , Vacaciones, Preaviso, Impuesto a la Renta. Beneficios como Asistencia Médica, Ticket Transporte, Canasta Básica, Ticket de Almuerzo, Seguro de Vida y Accidentes y una serie de otros también se tratan en la planilla de haberes, tanto como vencimiento adicional o descontando un valor simbólico a cambio de una ventaja ofrecida. Anticipos, cálculo de IRRF, FGTS, INSS, Aporte Sindical, Vacaciones y su Gratificación, Comisiones, Liquidaciones Finales y Licencias, Aguinaldo, Vuelto, Adicional por antigüedad, DSR, Pactos Salariales, Asignación Familiar son, entre otras, rutinas que hacen de la planilla de haberes, un sistema con nivel de complejidad superior al normal. En lo que se refiere a informes, la lista es bastante extensa: recibo de pago, cheques, detalle de netos, la planilla de haberes en sí, detalle de los vencimientos, descuentos e impuestos, ficha financiera, detalle de admitidos y despedidos son los principales, muchos de los que se generan en medios magnéticos. A la propia tarjeta fichadora a su vez la reemplaza el reloj electrónico, donde el empleado pasa su credencial, o simplemente deja su impresión digital y un smart-card, si es un dispositivo que acepta esta entrada. El sistema de Planilla de Haberes evolucionó mucho. Primero pasó a ser un sistema de Gestión de Personal y después un completo sistema de Recursos Humanos. A él se incorporan: Terminal de Consulta del Empleado: permite que el empleado consulte sus datos a través de la red. Por supuesto que un fuerte sistema de contraseñas

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garantiza el sigilo. Situación de vacaciones, registros en el demostrativo de pago del mes, extracto de FGTS, registro de entrada y salida son algunas de las consultas disponibles. También es posible que el propio empleado actualice su registro, como ser dirección y otros datos, siempre bajo auditoría del departamento de personal. Reclutamiento y Selección de Personal: todo el control y análisis de currículos que la empresa recibe son tratados por esta rutina. Estos currículos pueden rellenarse en una página preformateada de Internet de forma que sea posible efectuar una preselección de los candidatos a determinado cargo. Los reemplazos, promociones y análisis de cargos y funciones son automatizados cuando el sistema tiene informaciones sobre todas las características de cada empleado. Por supuesto que un riguroso esquema de puntuación puede hacer más exacta la evaluación de la calidad de cada empleado, pues se consideran cursos y pruebas realizadas, conocimiento de idiomas, historial profesional, participación en seminarios, eventos y viajes, etc. Las propias pruebas son automatizadas y corregidas según las respuestas del candidato. Control de exámenes médicos y del estado de salud de los empleados. Beneficios concedidos a los familiares y sus características. A pesar de tener características no tan exactas y bien definidas como los demás sectores de la empresa, RR.HH. viene buscando hacer que la administración de personal se convierta en una actividad altamente técnica y basada en criterios científicos y exentos de decisiones subjetivas.

Repaso 1)

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Marque la alternativa correcta: a)

El objetivo de una herramienta de ERP es suministrar informaciones: sobre la mejor utilización de recursos humanos y financieros, sobre la liquidez de los recursos y sobre la tasa de retorno sobre el capital invertido.

b)

Uno de los objetivos de la administración financiera es conseguir bajas tasas de retorno de capital.

c)

Los empleados y accionistas son, entre otros, deudores importantes para el retorno de la inversión.

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2)

3)

d)

Clientes, Proveedores, Empleados y Accionistas se clasifican como importantes acreedores de una empresa.

e)

El objetivo de los módulos Financiero, Contable y Activo Fijo en un sistema informatizado de ERP es, en sus funcionalidades, suministrar informaciones detalladas sobre la administración de materiales.

El flujo de caja, referente a los objetivos: a)

Es una importante herramienta del sector financiero para suprimir las incertidumbres del movimiento de materias primas dentro del ciclo productivo.

b)

Hace compensaciones entre el saldo y los pagos que se efectuarán.

c)

Calcula la corrección monetaria que se registrará en todos los activos de la empresa.

d)

Contabiliza el valor relativo de las monedas y administra la desvalorización de los activos.

e)

Es una importante herramienta del sector financiero para suprimir las incertidumbres del movimiento futuro de dinero, considerando las entradas y las salidas, para calcular el saldo diario.

Marque la alternativa incorrecta: a)

En el flujo de caja la fecha de vencimiento es una información que tiene considerable importancia.

b)

Anticipos ocurridos en las entradas de un flujo de caja pueden generar falta de fondos para el pago de títulos.

c)

Una de las dificultades de un flujo de caja es la proyección de probables salidas de valores en los próximos días o meses.

d)

Un hecho relevante que debe considerarse en un flujo de caja es la retención bancaria.

e)

En un flujo de caja, los vencimientos que por casualidad ocurran en fines de semana se postergarán para el día hábil posterior.

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4)

5)

6)

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El objetivo de los títulos provisionales es: a)

Generar un recibo adicional para enviarle al deudor o al acreedor que limitó el título real.

b)

Hacer una copia de seguridad del título real.

c)

Evitar que se produzca un pago duplicado.

d)

Hacer constar sus datos en el flujo de caja hasta el momento de su sustitución por el Título Real o hasta su liquidación.

e)

Agregar informaciones que le falten al título real.

Marque la alternativa incorrecta: a)

Pagos y Cobros duplicados pueden producirse en un sistema financiero que permite anticipos y no implementa un control de compensaciones adecuado.

b)

Debe evitarse el anticipo de pagos y cobros para que no se produzcan duplicidades en el Sistema Financiero, más específicamente el Flujo de Caja.

c)

Los anticipos pueden ser pagos efectuados antes del plazo de vencimiento y consecuentemente descontados del título específico.

d)

Se puede efectuar uno o más anticipos para un título específico.

e)

En un Sistema Financiero automatizado, el control de compensaciones es importante para evitar la ocurrencia de pagos y cobros duplicados.

Entre las diversas operaciones bancarias se destacan las financiaciones a empresas comerciales que pueden ser básicamente: a)

Financiación obligatoria y cobro garantizado o vinculado.

b)

Préstamo obligatorio y cobro simple.

c)

Cobro simple y financiación obligatoria.

d)

Descuento simple y cobro garantizado o vinculado.

e)

Crédito obligatorio y crédito garantizado o vinculado.

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7)

8)

9)

10)

Marque la alternativa incorrecta: a)

Un título vencido y no pagado, enviado a una institución financiera, genera un débito en la cuenta corriente de la empresa responsable.

b)

En el cobro garantizado, los títulos sirven como garantía del crédito realizado a la empresa.

c)

Las tasas de interés son mayores en los cobros garantizados que en los cobros simples.

d)

Los títulos de un cobro garantizado enviados como garantía tienen un valor mayor (normalmente alrededor del 20%) con relación al crédito realizado a la empresa.

e)

Los plazos de los contratos de cobro garantizado son mayores que los plazos de los contratos de descuento simple.

Los Títulos de un cobro garantizado, vencidos y no pagados, a pedido de la institución financiera se: a)

Liquidan.

b)

Pagan.

c)

Financian.

d)

Prestan.

e)

Reemplazan.

La diferencia adicional obtenida al término del contrato de cobro garantizado o vinculado se: a)

Acredita en la cuenta corriente de la empresa responsable.

b)

Acredita en la cuenta corriente de la empresa pagadora.

c)

Debita de la cuenta corriente de la empresa.

d)

Devuelve a la institución financiera que realizó la operación.

e)

Agrega a otro cobro garantizado.

Marque la alternativa incorrecta: a)

El objetivo del cálculo de Variación Monetaria es ajustar el balance parcial de una empresa.

b)

Entrelosdiferentesmétodosdevariaciónmonetaria,sedestacan el FASB y la Corrección Integral.

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12)

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c)

El método de corrección monetaria FASB, adoptado por las empresas multinacionales, utiliza la tasa del dólar para convertir los valores de los asientos.

d)

La Comisión de Valores Mobiliarios ideó la Corrección Integral para las sociedades anónimas de capital abierto.

e)

Deben considerarse y contabilizarse las eventuales diferencias obtenidas en la valorización o desvalorización de activos o pasivos vinculados a monedas de otros países utilizando el método oficial de corrección FASB.

El objetivo del cálculo de la Variación Monetaria es: a)

Crear mecanismos para el registro de los activos.

b)

Efectuar una corrección de los valores patrimoniales a razón de la tasa de interés de un determinado período.

c)

Registrar las operaciones realizadas en el mercado financiero.

d)

Controlar las operaciones realizadas en el mercado financiero.

e)

Hacer el ajuste de los valores de los estados contables para suprimir las distorsiones causadas por eventuales desvalorizaciones de la moneda.

Con relación al Análisis de Crédito y Control de Insolvencia, es correcto afirmar que: a)

Como medida de precaución, se deben ampliar los límites de crédito de un cliente potencialmente insolvente.

b)

Sólo se puede identificar a un cliente potencialmente insolvente mediante el establecimiento de límites de crédito.

c)

Se puede facilitar la identificación de un cliente potencialmente insolvente con el uso de sistemas que ofrezcan informaciones comerciales seguras.

d)

Un cliente potencialmente insolvente puede proporcionar pérdidas mayores si se mantiene un límite de crédito.

e)

Suspensión de asistencia, interrupción de suministro, envío de cartas de advertencia y medidas judiciales son actos que ayudan a identificar un cliente potencialmente insolvente.

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Marque la alternativa incorrecta: a)

Un aspecto relevante en el régimen de caja es la entrada y salida de dinero ocurrida a razón de las operaciones realizadas.

b)

Se pueden realizar otros tipos de registro y controles contables para atender las necesidades específicas de la empresa.

c)

Para cumplir las normas actuariales establecidas considerando el aspecto oficial y fiscal, los registros contables deben obedecer el régimen de caja.

d)

El objetivo del registro de los movimientos financieros y bancarios, en un presupuesto clasificado por modalidad es posibilitar el seguimiento entre lo previsto y lo realizado en un flujo de caja.

e)

La contabilidad es el medio por el que se pueden obtener los resultados económicos de una empresa.

El objetivo de la depreciación en el Activo Fijo es: a)

Reducir las ganancias y reservar recursos para la reposición de bienes.

b)

Financiar las ganancias y reservar recursos para la reposición debienes.

c)

Reducir las ganancias y disminuir recursos para la reposición debienes.

d)

Financiar las ganancias y efectuar la baja de los bienes.

e)

Ninguna de las respuestas anteriores.

La tasa de depreciación anual y el tiempo de vida útil del bien mantiene una relación: a)

Directamente proporcional.

b)

Inversamente proporcional.

c)

Relativamente proporcional.

d)

Obligatoriamente proporcional.

e)

Facultativamente proporcional.

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Considerando que existen casos en que la depreciación del bien varía durante su vida útil, marque la alternativa correcta: a)

La tasa mensual de depreciación disminuye en la proporción en que el bien pierde productividad.

b)

La tasa de depreciación de un bien es menor según se trabaje en condiciones desfavorables.

c)

La tasa de depreciación de un bien disminuye según aumenta su carga de trabajo.

d)

La tasa mensual de depreciación aumenta, proporcionalmente a las condiciones desfavorables en las que el bien trabaje, para mantener los gastos totales (mantenimiento y depreciación) constantes en la vida del bien.

e)

La tasa de depreciación mensual disminuye según el bien pierda productividad,trabajeencondicionesdesfavorablesymantenga una carga alta de trabajo.

En la revaluación de bienes es correcto afirmar que: a)

Puede utilizarse en cualquier momento pero depende de laudo oficial.

b)

No depende de laudo oficial, por contabilizarse sólo al vender el bien.

c)

Se aplica sólo a bienes inmuebles.

d)

Se utiliza cuando la empresa quiere disminuir su valor patrimonial.

e)

Se contabiliza en la cuenta de Ganancias en la Venta de Activos.

Indique la alternativa incorrecta: a)

La baja a un bien solamente debe ocurrir cuando se trate de su obsolescencia, venta, robo u otro tipo de desactivación para espejar la realidad de la empresa.

b)

La venta de parte del inmovilizado es un ejemplo típico de una baja parcial.

c)

La baja de un bien se efectuará cuando su valor residual sea igual a cero independiente de su estado de conservación.

d)

No se justifica la baja de un bien con valor residual igual a cero que esté en plena condición de funcionamiento.

e)

El valor residual de un bien se registrará en una cuenta de resultado.

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Con relación al valor de las ampliaciones y reformas de bienes ya inmovilizados es correcto afirmar que: a)

Sólo puede agregarse al bien con el respectivo valor de la depreciación mensual aumentado, para alargar la vida del bien.

b)

Puede tanto agregarse al bien con el respectivo valor de la depreciación mensual aumentado, como puede considerarse un ítem aparte y tener una depreciación propia.

c)

Puede considerarse un ítem aparte y tener una depreciación propia para mantener el plazo de depreciación.

d)

No puede agregarse al bien ni considerarse como un ítem aparte.

e)

El objetivo principal de agregarlo al valor del bien es proporcionar una depreciación mayor en un plazo menor.

Para un efectivo control sobre el activo fijo, respecto a la prevención de hurtos se pueden adoptar las siguientes resoluciones: a)

Identificar las depreciaciones, revaluar los bienes y efectuar las debidas correcciones monetarias.

b)

Identificar las depreciaciones, mantener inventario de los bienes y responsabilizar personas dentro de la organización.

c)

Identificar los bienes, revaluar los bienes y responsabilizar personas dentro de la organización.

d)

Identificar los bienes, mantener inventario de ellos y responsabilizar a personas dentro de la organización.

e)

Revaluar las depreciaciones, efectuar correcciones de los bienes y responsabilizar a personas dentro de la organización.

Marque la alternativa incorrecta: a)

La complejidad de los cálculos de una planilla de haberes no es motivo para informatizar su procesamiento.

b)

El mantenimiento de un archivo de empleados es esencial para lareservadeinformacionesnecesariasenunsistemaderecursos humanos.

c)

Uno de los factores que contribuyen a la dificultad de desarrollo y mantenimiento de sistemas en el área de recursos humanos es la compleja legislación laboral brasileña (CLT – Consolidación de las Leyes de Trabajo).

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22)

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d)

Para calcular el valor del INSS, FGTS, Aguinaldo, Vacaciones, Preaviso, Impuesto a la Renta y Horas Extras es necesario que se obtenga la base de cálculo, que normalmente se compone de forma diferenciada.

e)

Anticipos, IRRF, FGTS, INSS, Aporte Sindical, Vacaciones y su Gratificación, Comisiones, Liquidaciones Finales y Licencias, Aguinaldo, Adicional por antigüedad, Pactos Salariales, Asignación Familiar, entre otros, para su cálculo, potencializan la complejidad de la Planilla de Haberes.

Son factores que determinaron la priorización de informatización del sector de Recursos Humanos: a)

Necesidad de rapidez en el procesamiento, poco volumen de cálculos, poco volumen de datos, periodicidad de procesamiento inferior a un mes y poco espacio de tiempo para el cierre de la planilla de haberes.

b)

Necesidad de rapidez en el procesamiento, gran volumen de cálculos,granvolumendedatos,periodicidaddeprocesamiento inferior a un mes y poco espacio de tiempo para el cierre de la planilla de haberes.

a)

Necesidad de rapidez en el procesamiento, gran volumen de cálculos,granvolumendedatos,periodicidaddeprocesamiento superior a un mes y mucho espacio de tiempo para el cierre de la planilla de haberes.

a)

Necesidad de informaciones correctas, gran volumen de cálculos,granvolumendedatos,periodicidaddeprocesamiento superior a un mes y mucho espacio de tiempo para el cierre de la planilla de haberes.

e)

Necesidad de rapidez de procesamiento, cálculos simplificados, pocovolumendedatos,periodicidadaleatoriadeprocesamiento y extenso espacio de tiempo para el cierre de la planilla de haberes.

Gestión Empresarial con ERP

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Gestión Empresarial con ERP

Flujo Sistémico

17

Capítulo 17

Flujo Sistémico Sumario del Capítulo 17.1 La integración en sistemas. 17.2 Integración por asientos. 17.3 Integración a través de suministros. 17.3 Integración a través de costeo de productos.

Objetivos del aprendizaje 1.

Mostrar la importancia, ventajas y desventajas de un sistema con integración de módulos.

2.

Describir los tipos de integración en un sistema de ERP

3.

Detallar cómo se podrá obtener la integración entre los diversos módulos de un sistema

4.

Mostrar las ventajas y desventajas de la integración en sistemas de ERP.

Palabras clave Integración Supply Chain Management Asientos Automáticos El flujo general del SIGA Advanced, verdadero icono con el que se identifica, muestra los puntos de vinculación entre los diversos departamentos de una empresa, en especial del sector industrial.

Flujo Sistémico

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MICROSIGA EDI FORNECEDOR

FORNECEDOR

PEDIDO DE COMPRA

LANÇAMENTOS AUTOMÁTICOS

MOVIMENTAÇÃO DE TÍTULOS

IMPORTAÇÃO

RECEBIMENTO DE MERCADORIA

COTAÇÃO

SIMULAÇÃO FINANCEIRA

CONTAS A PAGAR

BANCO

CONTROLE DE QUALIDADE

LANÇAMENTO

ATIVO FIXO

FLUXO DE CAIXA

SOLICITAÇÃO DE COMPRAS

PONTO ELETRÔNICO

CONTABILIDADE

ESTOQUE MP /MC ORÇAMENTO

FOLHA DE PAGAMENTO

SIMULAÇÃO PREÇOS DE VENDA

CONTRATO DE FORNECIMENTO

PROJEÇÃO DE ESTOQUE

REQUISIÇÕES

SCANNER DE IMAGEM MANUTENÇÃO INDUSTRIAL

PREVISÃO DE VENDAS

ESTATÍSTICAS

ORDEM DE PRODUÇÃO

LIVROS FISCAIS

CARGA MÁQUINA CONTROLE DE PRODUÇÃO

LANÇAMENTOS AUTOMÁTICOS

CENTROS IMPRODUTIVOS

CUSTOS

PRODUÇÃO

COLETOR ELETRÔNICO

DEMONSTRAÇÃO DE L&P MENSAL ACUMULADO FATURAMENTO CMV MARGEM BRUTA

ESTOQUE DE PRODUTOS ACABADOS

CLIENTES

CONSULTA A BANCO DE INFORMAÇÃO

PEDIDOS DE VENDAS

LIBERAÇÃO DE CRÉDITO

LIBERAÇÃO DE ESTOQUE

FATURAMENTO

CONTAS A RECEBER

RAZÃO BALANCETE DIÁRIO

ORÇADO REAL ORÇADO REAL FATURAMENTO CUSTO MERCADORIA VENDIDA RESP. VENDAS/ADM. ETC RESULTADO

MOVIMENTAÇÃO DE TÍTULOS

BANCO

MICROSIGA EDI CLIENTE

Asientos Automáticos El punto más importante de la integración son los asientos contables automáticos (L.A.). El registro se hace en las ventanas de varios módulos o por medio de otras rutinas cuyos cálculos se reflejen en alguna cuenta contable. Las cuentas de los movimientos, así como el historial y los valores, se parametrizan en una tabla maestra.

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Gestión Empresarial con ERP

Los asientos que se generarán automáticamente, son:

Proveedores

Gasto Material de Consumo

Stock MP / MC

Compra MP/MC

Solicitudes MC ICMS

Proceso

Créditos MP IPI

Costo de Producción

Gastos Stock Gasto p/ C.C. Planilla

Apropiación

Otros

MOD y GGF

Bancos

Ingresos

Ventas CMV

Clientes Ventas Valor Facturado

Pagos Recebimientos

a) Por las compras de materiales: débito en Stock correspondiente y crédito en Proveedores. b) Por los gastos: débito en Gastos y crédito en Proveedores y otras Cuentas por Pagar. c) Por las Solicitudes: débito en Proceso o Gasto con material de consumo y crédito al Stock correspondiente.

Flujo Sistémico

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d) Por prorrateos de los centros de costos improductivos en los productivos: débito en Transferencia de Prorrateo de los Centros Productivos y crédito en la Transferencia de los Centros Improductivos. e) Por la absorción de los costos: débito al Proceso y crédito en Gastos Industriales f)

Por la producción: débito en stock de Semiterminados y Terminados así como crédito en proceso.

g) Por las ventas al valor de costo: débito en Costo de la Mercadería Vendida y crédito en Stock de Productos Terminados. h) Por las Ventas al Valor Facturado: débito en clientes y Gastos con impuestos ICMS, Cofins y PIS así como crédito en Ingresos, ICMS, Cofins, PIS e IPI por pagar. i)

Por Cobros de títulos: débito en Banco y Gastos con descuentos concedidos así como crédito en Clientes e Ingresos provenientes de Intereses.

j)

Por el Pago de las Obligaciones: débito en Proveedores y Gastos con Intereses así como crédito en Bancos e Ingresos con Descuentos Obtenidos.

k) Por la planilla de haberes: débito en Gastos con Personal y Cargas Sociales así como crédito en Cuentas por Pagar, Provisiones de Vacaciones, Aguinaldo y Anticipo de Sueldos. l)

Por la depreciación del activo fijo: débito en Gastos con Depreciación y crédito en Depreciación Acumulada.

m) Por el Cierre de las cuentas de resultado (final del ejercicio): débito en Ingresos y crédito en la Cuenta Ganancia del Ejercicio, débito en la cuenta Ganancia del Ejercicio y crédito en Gastos. Con eso se podrá mantener la contabilidad totalmente actualizada y en tiempo real, además de mantener los saldos íntegros con los demás archivos del sistema. Como se sabe, la contabilidad muestra la situación económica y financiera de la empresa, por eso es fácil percatarse de las ventajas obtenidas con este procedimiento. Observe que en el flujo todo apunta para el cuadro que muestra el Resultado de la Empresa, principal objetivo de cualquier sistema ERP.

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Gestión Empresarial con ERP

Supply Chain Management Otro punto fuerte de una integración es la generación automática del suministro. A contar de los pedidos de clientes o estadísticas de ventas, se abren las órdenes de producción y las solicitudes de compras. A partir de ésta se genera la cotización de compras, su actualización y análisis y finalmente el pedido. Compras

PROYECCIÓN

PUNTO DE PEDIDO

MANUAL

SOLICITUD DE COMPRAS

COTIZACIÓN

ACTUALIZACIÓN

ANÁLISIS

PEDIDO DE COMPRA

RECIBIMIENTO

ACTUALIZA PEDIDO

ACTUALIZA STOCK

ACTUALIZA CUENTAS POR PAGAR

ACTUALIZA LIBROS FISCALES

GENERA ASIENTO CONTABLE

Flujo Sistémico

653

A partir del Pedido de Compras se hace el follow-up o seguimiento de los encargos hechos a los proveedores. Cada vez más esa distancia disminuye llegándose al extremo en que el mismo sistema se encarga de controlar el proceso de producción de los proveedores. Se forma entre ellos una alianza, donde pasan a actuar como socios minoristas y prácticamente asumen el papel de una subsidiaria. El objetivo del Supply Chain Management es realizar la integración para agilizar la operación de suministro. Son puntos básicos: mantener la estructura y el control del stock de los proveedores, la comunicación on-line por donde pasan los pedidos de compra y sus modificaciones, así como también la liquidación de títulos, cuando ésta no se hace por medio de un banco. Muy pronto se podrá ver un procedimiento que se observará más adelante y que se puede describir así: después de hacer la solicitud del material se obtiene el punto de pedido. O incluso, se registra un pedido de ventas que permitirá generar la necesidad de compras. A partir de esto, el sistema genera automáticamente las cotizaciones, enviándolas por Internet a los diversos proveedores autorizados. Para que éstos puedan recibirla por medio del sistema, será necesario que haya un estándar para este tipo de documento, les sugerimos la publicada por ASSESPRO-SP (Asociación de las Empresas Brasileñas de Software y Servicios de Informática). Esta permite que sistemas competidores se comuniquen entre sí sugiriendo una determinada norma. Después de recibir las cotizaciones, todas las condiciones de suministro, incluso precio, plazo de entrega y condiciones de pago se devuelven por Internet al solicitante. El propio análisis de las ofertas recibidas, con la elección de aquella que tiene las mejores condiciones, se puede hacer automáticamente, principalmente cuando el precio es punto decisivo. Al definir el ganador en la licitación, se emite el Pedido de Compra y si éste utiliza el estándar definido por ASSESPRO-SP, su trayecto por la Internet se hará automáticamente sin la intervención humana, se convertirá en un Pedido de Venta y llegará a los trámites de despacho. Es decir, se automatiza todo el proceso, desde que se detecta la necesidad hasta hacer efectivo el suministro.

654

Gestión Empresarial con ERP

Costos Todo el proceso de costos también se hace recabando los datos en subproductos de otros módulos. Las solicitudes y manufacturas, digitadas para actualizar el stock, se evalúan automáticamente. Lo mismo sucede con los ítemes vendidos. Con estos datos se elaborarán los asientos contables. La integración entre la Recepción de Materiales y la Facturación con el Financiero se hace a partir de algunas informaciones complementarias, como la condición de pago y moneda, colocadas en las ventanas que cuidan de estos tipos de transacción. Son muchas las ventajas obtenidas con esta integración:


Menos digitación.
Mayor transparencia en las actualizaciones.
Informaciones on-line.
Reducción en fraudes, pues crecen las dificultades.
Mayor integridad de datos. Obviamente esta integración tiene un costo:


Necesidad de buenos equipamientos, principalmente una red estable.


Disminución del desempeño de los programas de entrada de datos.


Graves consecuencias cuando ocurren fallas, de cualquier origen.

Flujo Sistémico

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Repaso 1)

2)

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Los sistemas de ERP permiten integrar diversos departamentos de una empresa. Esta integración se obtiene: a)

Al generar asientos automáticamente, al generar automáticamente los suministros y por medio del proceso de costeo.

a)

Al generar programas automáticamente, al generar automáticamente los informes y por medio del proceso de costeo.

a)

Al generar datos automáticamente, al generar automáticamente las ventas y por medio del proceso de compras.

d)

Al generar informaciones automáticamente, al generar automáticamente los back-ups y por medio del proceso de costeo.

e)

Con la integración de los departamentos de las empresas a través de rotación de los colaboradores por los departamentos.

Marque la alternativa correcta: a)

Los asientos contables automáticos se desactivan por medio de las ventanas de entrada o por otros procesos que afectan el plan de cuentas.

a)

Los asientos contables automáticos se activan por medio de las ventanas de entrada o por otros procesos que afectan alguna cuenta contable.

c)

Los asientos contables automáticos son procesos digitados por los usuarios.

d)

Los asientos contables automáticos son procesos desarrollados en planillas cuyas cuentas se clasifican individualmente para cada uno de los asientos.

e)

Los asientos contables automáticos son procesos temporales y después sustituidos por los asientos definitivos.

Gestión Empresarial con ERP

3)

Relate los procesos generadores de asientos automáticos de la columna a la izquierda con las cuentas involucradas en el respectivo asiento que se encuentra en la columna de la derecha y marque la opción con las listas correctas: I)

compras de materiales a) gastos, proveedores y cuentas por pagar

II)

gastos

III)

depreciación del activo fijo

b)gastos con depreciación y depreciación acumulada c) stock y proveedores

a) I-a. II-b. III-c. b) I-b. II-c. III-a. c) I-c. II-b. III-a. d) I-c. II-a. III-b. e) I-b. II-a. III-c. 4)

5)

Además de permitir la integración del sistema, la contabilidad proporciona: a)

Actualización en tiempo real e integridad de los saldos.

b)

Actualización en tiempo real y generación de los saldos.

c)

Actualización en tiempo virtual y generación de los saldos.

d)

Actualización en tiempo integral y verificación de los saldos.

e)

Actualización en tiempo total y estabilidad de los saldos.

Con relación al Supply Chain Management es correcto afirmar que una de las finalidades de su integración es facilitar: a)

El almacenaje.

b)

La seguridad.

c)

El suministro de materiales.

d)

La cobranza.

e)

La preparación del plan de cuentas.

Flujo Sistémico

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6)

7)

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Las ventajas obtenidas con la integración son: a)

Disminución en las fraudes, mayor cantidad para digitar y mayor integridad de datos.

b)

Disminución en las fraudes, menor cantidad para digitar y menor integridad de datos.

b)

Disminución en las fraudes, menor cantidad para digitar y mayor integridad de datos.

b)

Disminución en las fraudes, mayor cantidad para digitar y menor integridad de datos.

e)

Probabilidad de aumento en las fraudes, mayor cantidad para digitar y menor integridad de datos.

Marque la alternativa correcta: a)

Disponer de buenos equipamientos, tener registros de datos con mayor desempeño y una red estable son algunas de las ventajas que un sistema integrado tiene en sus funcionalidades.

b)

Mayor transparencia en las actualizaciones, informaciones on-line y consecuencias perjudiciales cuando hay fallas son algunas de las ventajas que un sistema integrado tiene en sus funcionalidades.

c)

El Supply Chain Management es una función implantada a través de un módulo específico en un sistema de ERP, que tiene como objetivo básico administrar los recursos humanos.

d)

En un sistema de ERP los asientos automáticos se implementan por rutinas disparadas a partir de las ventanas de entrada que permiten digitar el asiento con los códigos de cuentas.

e)

Necesidad de tener buenos equipamientos, ingreso/ entrada de datos con menor desempeño y necesidad de una red estable, son algunas de las desventajas que un sistema integrado tiene en sus funcionalidades.

Gestión Empresarial con ERP

Bibliografía COLEMAN, D. Desenvolvimento orientado a objetos: o método fusion. Rio de Janeiro: Campus, 1996. COSENTINO, J. L, et al. Genoma empresarial: incluindo trajetória da Microsiga Software. São Paulo: Editora Gente, 2001. FOWLER, M. UML essencial: um breve guia para a linguagem padrão de modelagem de objetos. 2ª ed. Porto Alegre: Bookman, 2000. FURLAN, J. D. Modelagem de Objetos através da UML - the Unified Modeling Language - São Paulo: Makron Books, 1998. HABERKORN, E. Teoria do ERP - Enterprise Resource Planning. 2ª ed. São Paulo: Makron Books, 1999. MARTINS, J. C. C. Gestão de projetos de desenvolvimento de software (PMI - UML). Rio de Janeiro: Brasport, 2002. PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. A Guide to the Project Management Body of - Knowledge – PMBOK Guide, Pennsylvania, USA 2000. VALERIANO, D. Gerenciamento Estratégico e Administração por Projetos. São Paulo: Makron Books, 2001. VARGAS, R. V. Gerenciamento de Projetos: estabelecendo diferenciais competitivos. Rio de Janeiro: Brasport, 2002

Bibliografía

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Gestão Empresarial com ERP

Gestión con Modelos Matemáticos

18

Capítulo 18

Gestión con Modelos Matemáticos Sumario del Capítulo 18.1 Descripción básica de los modelos de Programación Lineal 18.2 Conceptos Fundamentales de Regresión Lineal, Correlación Simple, Correlación Múltiple y Teoría de las Colas 18.3 Estudios de Casos que involucran soluciones basadas en la Programación Lineal y en la Teoría de las Colas 18.3.1 Case 1A (Definición de Metas y Previsiones) 18.3.2 Case 2A (Definición de Cantidad a Producirse y Previsiones) 18.3.3 Case 3A (Definición Precio de Venta para Maximizar Ganancias) 18.3.4 Case 4A (Cálculo de Lote Económico de Compras) 18.3.5 Case 5A (Análisis de Índices Económicos y Financieros) 18.3.6 Case 6A (Administración del Tiempo de Espera) 18.3.7 Case 7A (Búsqueda de Ruta más Económica) 18.3.8 Case 8A (Simulación de una Empresa)

Objetivos del aprendizaje 1.

Analizar algunas técnicas disponibles para ayudar en la toma de decisiones.

2.

Demostrarcómoelusodemodelosmatemáticostalescomocorrelación simple y correlación múltiple pueden subvencionar la toma de decisiones.

3.

Describir algunos estudios de caso que involucren soluciones basadas en modelos matemáticos.

Administrando con Modelos Matemáticos

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Palabras clave Regresión lineal Correlación Simple Correlación Múltiple Teoría de las Colas Hoy en día podemos decir, que las acciones a continuación, entre otras, pueden tener soluciones más “científicas” en el proceso de decisión de una empresa:

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-

Maximizar ingresos y ganancias en situaciones donde hay recursos con diferentes disponibilidades y costos que no obedecen a una determinada proporcionalidad. Así también se pueden minimizar los costos. Dichos modelos están compuestos por un conjunto de restricciones y un objetivo. Se solucionan a través de modelos de programación lineal, de forma gráfica o matemática y simulaciones.

-

Solución de Problemas de Transporte u optimización de rutas. Basado en los costos de cada parte de la ruta en las muchas alternativas de trayecto, el modelo selecciona la más económica.

-

Teoría de las Colas. Este modelo intenta establecer cuántos profesionales son necesarios para obtener un tiempo de espera aceptable, dentro de un escenario que involucra cierta cantidad de llegada de usuarios y un tiempo promedio en la atención.

-

Cálculos específicos que logran optimizar algunos valores:

-

Lote Económico de Compras y Producción.

-

Punto de Pedido

-

Precio de Venta

-

Gasto ideal en determinado gasto, según el beneficio que él genera.

-

Selección de un empleado, proveedor o equipo.

Gestión Empresarial con ERP

-

Evaluación del valor de una empresa.

-

Elección de las inversiones financieras más rentables.

También podemos decir que gran parte de los modelos antes descritos dependen de valores inexactos, o sea, su realización ocurre con determinada probabilidad. Para ello, la regresión lineal es el método estadístico más utilizado, que determina el número más probable en el historial de los valores. En casos más complejos, la correlación múltiple puede aumentar el índice de confiabilidad de la previsión. Dicho índice está directamente relacionado con el nivel de conocimiento que se tiene respecto al objetivo (aquí, la previsión) y la calidad de los recursos disponibles para alcanzarlo. Uno de los recursos más importantes es la base de conocimiento que podrá aplicarse en el cálculo de la previsión. Cuanto más conocimiento se haya acumulado sobre el tema involucrado, más grande será la probabilidad de llegarse a una previsión más aproximada de la realidad. Actualmente, es muy común que esas bases alcancen volúmenes que sólo se podrán manejar por medios adecuados, es decir, programas de computadora. El costo para obtenerse el mejor resultado es muy alto, tanto si nos referimos a los recursos necesarios, como al tiempo que se demora. Por eso, en la mayoría de los casos, se acepta aquél que pueda considerarse un buen resultado. El objetivo de este capítulo es analizar algunas técnicas disponibles que permiten la toma de decisión, en especial en la gestión de empresas, basadas en criterios lógicos, exactos y bien definidos. Acompañan al CD algunos “cases” desarrollados en planilla electrónica que dan una idea mejor del asunto en cuestión: Case 1A: Es un estudio que comprueba cuánto una empresa debe vender de cada unidad, usado para definir las metas y las previsiones de ventas. La previsión siempre se basa en una correlación, que puede ser simple o múltiple. El método que utilizaremos para verificar si hay correlación entre las ventas y otro factor es del Mínimo Cuadrado. Por medio del cual se obtiene la ecuación que define la correlación y también el cálculo que define si dicha correlación es válida. El índice oscila entre -1 y +1. Si es -1 la correlación es inversa, como por ejemplo el precio con relación a la venta. Cuanto más alto es el precio, menores serán las ventas. Índice +1 indica una correlación directamente proporcional y 0 indica que los puntos están muy distantes de la recta, o sea, no hay correlación. Hay que decir también que no siempre la

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correlación representa una recta. Habrá situaciones en que será una parábola, indicando que la correlación es diferente según el punto en que se esté en el eje x. La parábola puede tener 4 formas. La representación de la parábola es una ecuación de 2º o enésimo grado. En el caso de una correlación múltiple, para obtener el valor proyectado se calcula la proyección de cada factor y después la media ponderada, cuyos pesos se basan en los índices de correlación encontrados. En nuestro ejemplo calcularemos la correlación entre las ventas y otros factores que son: Población y PBI de la región, Salario del Vendedor, Publicidad y Precio. Tras calcular el índice de correlación se concluye que: Existe una correlación muy fuerte (1,0) entre las ventas y los gastos de publicidad. Una fuerte correlación (-0,96), pero inversa, con los precios aplicados. Una buena correlación (0,91) con la población. Baja correlación (0,77) con el PBI. Y ninguna correlación (-0,24) con el salario de los vendedores. Basado en lo expuesto, para calcularse la previsión de ventas para una región, sea reciente o vieja, basta suministrar el valor de la publicidad que se aplicará, el precio y la población, para que el modelo calcule la venta más probable. La solución del case usa la función Correl del Excel para calcular la correlación. Case 2A: Es típico de una optimización con restricciones, siendo que dichas restricciones no dependen de los resultados ofrecidos. La cuestión es definir cuál debe ser la cantidad que debe producirse para cada uno de los 2 productos que la compañía fabrica. El

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producto X tiene una ganancia unitaria menor, pero por otra parte lleva menos tiempo para producirse y gasta menos material. Las restricciones son: el tiempo total disponible para la producción de los 2 productos y la cantidad total de material que debe adquirirse. También hay una tercera restricción, que es la cantidad mínima que debe producirse de cada producto. El objetivo es maximizar la ganancia. La solución del case se hizo por la función Solver del Excel, que no deja de ser un proceso de simulación. Case 3A: Es una simulación que involucra una complicación. Se desarrolló una rutina VBA, un lenguaje de programación disponible en el Excel y parecido al Visual Basic. Lo primero es tratar de definir un precio de venta que maximice la ganancia de la empresa. Lo que pasa es que la cantidad vendida depende de este precio, o sea, cuanto más alto es el precio menos se vende. A su vez están los competidores siendo que la cantidad vendida depende de la relación entre nuestro precio y el precio de estos competidores. Así, la cantidad cambia siempre que los competidores alteran sus precios y la fórmula de la ganancia es recursiva, o sea, ella depende del precio y de la cantidad. La cantidad se modifica cuando se altera el precio. Esta situación es la misma que frecuentemente tenemos en Juegos de Empresas. En el gráfico se observa que la línea de la facturación y la ganancia es una parábola y el problema es justamente encontrar su punto más alto. Case 4A: Es el más tradicional cuando se utiliza la matemática en la gestión de empresas. Es el cálculo del Lote Económico de compras. A partir del costo de almacenaje y del costo de cada pedido, se calcula el lote ideal que debe comprarse /producirse a cada encargo. A diario es muy poco el uso, debido a que la fórmula exhibida es muy simple y que no considera una serie de otros factores que interfieren en el problema. En este ejercicio se considera otro factor, que es el descuento obtenido en el precio de compra, de acuerdo con el tamaño del lote. Por esta simple inclusión será inviable usar la fórmula tradicional y la solución sólo se alcanzará por la Simulación. Case 5A: Es un estudio de Índices Económicos y Financieros. En este ejemplo, los datos de la empresa se obtuvieron de la Revista Exame. El objetivo es evaluar estos índices, principalmente para llegarse a saber cuánto vale una empresa y a razón de eso, el valor de cada una de sus acciones en la Bolsa. La

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verdad es que hoy día los valores de las acciones en las Bolsas de Valores son totalmente aleatorios. Es decir son resultado de una gran especulación más que de una evaluación técnica. Basta decir que hay empresas cuyo valor sobrepasa 15 veces la ganancia anual, o sea, son necesarios 15 años para recuperar el capital invertido, mientras que en una aplicación DI, de menor riesgo, el número de años cae para menos de 6 (considerándose una tasa de interés de un 18% al año). La argumentación siempre es la misma: la empresa crecerá mucho en los próximos años aumentando sus ganancias y su valor, o sea, se vive por la expectativa y no por un pasado consolidado. La reciente crisis en el mercado estadounidense es una consecuencia de esta situación. Case 6A: Se trata del problema de la Teoría de las Colas, aquí solucionado sirviéndose exclusivamente de una Simulación. El ejemplo que damos es el de un restaurante que utilizándose de algunas premisas quiere establecer la cantidad mínima de mesas para brindar a sus clientes con un tiempo de espera máximo de 5 minutos. Las premisas son: la cantidad de familias que vienen al restaurante, el tiempo medio utilizado para comer, las horas totales para el horario de almuerzo y el consecuente intervalo de llegada. La simulación se hace de manera bastante sencilla, pues no considera otros tantos factores que ocurren a diario: tanto la cantidad de familias como el tiempo para comer tienen una distribución normal, donde los valores atribuidos son únicamente los más probables. El intervalo también lleva una distribución, a lo largo del horario, que es más compleja que la que se considera aquí. Case 7A: Optimización de la Ruta. Es un problema convencional de Investigación Operativa, en el que se define entre las varias alternativas de vinculación entre 2 puntos, la más económica. Case 8A: Simulación de una empresa: La simulación de una empresa se puede hacer a partir de los siguientes datos de entrada: archivo de clientes,

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indicando las condiciones de pago, una previsión de los productos que ellos deben comprar, los descuentos, la alícuota del ICMS, según el Estado; archivo de productos, indicando el costo para las materias primas, alícuota de ICMS, IPI, Punto de Pedido, Stock de Seguridad, Lote Económico, Plazo de Entrega, y para los Productos Terminados/ Intermediarios su precio, ICMS, IPI y Plazo de Entrega. Archivo de Estructuras con la cantidad de cada componente, Archivo de Proveedores con la Condición de Pago. Plan de Cuentas/Modalidades con la previsión de Gastos, Tasa de Interés obtenida para inversiones y utilización de financiaciones. A partir de estos datos se hace una simulación para 12 meses con la emisión de Balances Parciales, Flujo de Caja, Carga de la Fábrica, Posición del Stock, Lista de Ventas con CMV y Ganancias. Después de todo eso, los ejemplos ya estudiados muestran claramente la complejidad que hay en la toma de decisiones basada en las matemáticas. La planillas Excel desarrolladas contribuyen para que esta tarea sea más fácil, práctica y exequible, permitiendo que el administrador común use los modernos recursos, que hoy están disponibles, para mejorar el desempeño de su empresa.

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