Gestion de Tiempos y Costos

Repasando el Marco Conceptual de la Gerencia de Proyectos

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

¿Qué es un proyecto? • Proyecto Es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. (fuente: PMBOK 2004)

Proyecto Sub Proy1 Sub Proy2

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

¿Qué es la gerencia de proyectos? Consiste en la aplicación de conocimientos, habilidades y herramientas, además de técnicas, a las actividades del proyecto a fin de alcanzar o exceder las necesidades del mismo.

Proc Proc Inicio Inicio

Proc. Proc. Planifi Planifi

Proc Proc Control Control

(fuente: PMBOK 2004). Comercial Marketing

Sistemas RRHH Operaciones

Proc Proc Ejecución Ejecución Proc Proc Cierre Cierre

Habilidades de Liderazgo

Proyecto Nuevo Producto Project Manager

Gestión de la Integración Gestión del Alcance Gestión del Tiempo Gestión del Costo Gestión de la Calidad Gestión de los Recursos Humanos Gestión de la Comunicación Gestión del Riesgo Gestión de Contratos Conocimientos de la Especialidad

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

Gerencia de Proyectos en todas la Industrias … Minería Construcción Salud

Textiles

Electricidad Telecomunicaciones Ingeniería

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

Tecnologías de Información

Procesos de la Gerencia de Proyectos PMBOK 2000 Inicio Inicio

Todo proyecto independientemente de la industria en que se desarrolla pasa por los siguientes 5 grupos de procesos. •Inicio.- Define y autoriza el proyecto. El inicio es formal y se obtiene el compromiso de todos los involucrados (stakeholders).

Planeamiento Planeamiento

•Planificación.-Define el plan detallado del proyecto considerando las 9 áreas del conocimiento y estableciendo finalmente una línea base.

Cierre Cierre

•Ejecución.- Ejecuta el plan del proyecto estableciéndose mecanismos de comunicación y aseguramiento de calidad adecuados para el proyecto.

Procesos de Seguimiento y Control Procesos de Planificación

• Seguimiento y Control.- Realiza el control de las desviaciones de lo ejecutado vs lo planeado en la linea base, tomando acciones correctivas para cada una de ellas. •Cierre.- Formaliza la aceptación del producto y archiva la documentación relevante del proyecto, obteniendo lecciones aprendidas que permitan desarrollar mejores proyectos futuros.

Ejecución Ejecución

Control Control

Procesos de Cierre

Procesos de Iniciación

Procesos de Ejecución

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

PMBOK 2004

Áreas del Conocimiento de la Gerencia de Proyectos • Cada área de conocimiento comprende un conjunto de mejores prácticas de un aspecto de la gerencia de proyectos, por ejemplo. El área de conocimiento de tiempos comprende las mejores prácticas para gerenciar los tiempos de un proyecto. TIEMPOS TIEMPOS

• Las prácticas de cada una de

ALCANCE ALCANCE

COSTOS COSTOS

Procesos de Seguimiento y Control

las áreas de

Procesos de Planificación

CALIDAD CALIDAD

conocimientos se desarrollan

INTEGRACIÓN INTEGRACIÓN

Procesos de Iniciación

Procesos de Cierre

según el COMUNICACION COMUNICACION

proceso de gerencia de proyectos.

Procesos de Ejecución

RECURSOS RECURSOS HUMANOS HUMANOS

ADQUISICIÓN ADQUISICIÓN

RIESGOS RIESGOS

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

Matriz de Procesos vs Áreas del Conocimiento GRUPO DE PROCESOS DE GERENCIA DE PROYECTOS Áreas del Conocimiento

Grupo de Procesos de Iniciación

Desarrollar el acta de constitución del proyecto • Desarrollar el enunciado preliminar del alcance del proyecto

Grupo de Procesos de Planificación

Grupo de Procesos de Ejecución

Grupo de Procesos de Seguimiento y Control

Grupo de Procesos de Cierre

• Gestión de la Integración del Proyecto

Supervisar y controlar el trabajo del proyecto •

Desarrollar el plan de gestión del proyecto •

Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto •

• • •

Planificar el alcance Definir el alcance Crear EDT

•

Gestión del Alcance del Proyecto

•

Verificar el alcance Controlar el alcance

• • • • •

Definir las actividades Establecer la secuencia de actividades Estimar los recursos de las actividades Estimar la duración de las actividades Desarrollar el cronograma

•

Controlar el cronograma

Gestión del Tiempo del Proyecto

Controlar los costos

•

Estimar los costos Preparar el presupuesto de costos

•

•

•

Controlar la calidad

Gestión de la Calidad del Proyecto

•

Planificar la calidad

Gestión de los RR.HH del Proyecto

•

Planificar los RR.HH

Gestión de las comunicaciones del Proyecto

•

Planificar las comunicaciones

Gestión de los riesgos del Proyecto

• • • • •

Planificación de la gestión de riesgos Identificar los riesgos Analizar cualitativamente Analizar cuantitativamente Planificar la respuesta a los riesgos

Gestión de las adquisiciones del Proyecto

• •

Planificar las compras y adquisiciones Planificar el contrato

Gestión de Costos del Proyecto

Realizar el aseguramiento de calidad •

•

Adquirir el equipo del proyecto el equipo del proyecto

•

Distribuir la información

• •

•Desarrollar

•

•

Cerrar proyecto

•

Cerrar contrato

Control integrado de cambios •

Gestionar el equipo del proyecto

Informar el rendimiento Gestionar a los interesados

Seguir y controlar los riesgos •

Solicitar respuestas de los vendedores • Seleccionar vendedores •

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

•

Administrar el contrato

Gerenciando el Proyecto

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

Relación del Ciclo de Vida del Proyecto con la Gerencia de Proyectos Ciclo de vida del desarrollo del proyecto y del productoservicio

Evaluación de Detalle Análisis Diseño

Construcción Fecha de implementación

Pruebas - Calidad Entrenamiento

Implementación

Inicio y planificación

Ejecución y Control

Cierre

( Plan del Proyecto)

Reporte de estado, seguimiento, gestión de riesgos, problemas y cambios, escalamiento, etc.

Evaluación, cierre y lecciones aprendidas

Ciclo de vida de la gerencia del proyecto “Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

GRUPO DE PROCESOS DE GERENCIA DE PROYECTOS Áreas del Conocimiento

Grupo de Procesos de Iniciación

Desarrollar el acta de constitución del proyecto • Desarrollar el enunciado preliminar del alcance del proyecto

Grupo de Procesos de Planificación

Grupo de Procesos de Ejecución

Grupo de Procesos de Seguimiento y Control

Grupo de Procesos de Cierre

• Gestión de la Integración del Proyecto

Gestión del Alcance del Proyecto

• • •

Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto •

•

Cerrar proyecto

•

Cerrar contrato

Verificar el alcance Controlar el alcance

Definir las actividades Establecer la secuencia de actividades • Estimar los recursos de las actividades • Estimar la duración de las actividades • Desarrollar el cronograma

•

Estimar los costos Preparar el presupuesto de costos

•

Controlar los costos

•

Controlar la calidad

Controlar el cronograma

•

Gestión de Costos del Proyecto

•

Control integrado de cambios •

•

Planificar el alcance Definir el alcance Crear EDT

•

Gestión del Tiempo del Proyecto

Supervisar y controlar el trabajo del proyecto •

Desarrollar el plan de gestión del proyecto •

• •

Realizar el aseguramiento de calidad •

Gestión de la Calidad del Proyecto

•

Planificar la calidad

Gestión de los RR.HH del Proyecto

•

Planificar los RR.HH

Gestión de las comunicaciones del Proyecto

•

Planificar las comunicaciones

Gestión de los riesgos del Proyecto

• • • • •

Planificación de la gestión de riesgos Identificar los riesgos Analizar cualitativamente Analizar cuantitativamente Planificar la respuesta a los riesgos

Gestión de las adquisiciones del Proyecto

• •

Planificar las compras y adquisiciones Planificar el contrato

•

Adquirir el equipo del proyecto el equipo del proyecto

•

Distribuir la información

• •

•Desarrollar

•

Gestionar el equipo del proyecto

Informar el rendimiento Gestionar a los interesados

Seguir y controlar los riesgos •

Solicitar respuestas de los vendedores • Seleccionar vendedores •

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

•

Administrar el contrato

Planificando el proyecto

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

GRUPO DE PROCESOS DE GERENCIA DE PROYECTOS Áreas del Conocimiento

Grupo de Procesos de Iniciación

Desarrollar el acta de constitución del proyecto • Desarrollar el enunciado preliminar del alcance del proyecto

Grupo de Procesos de Planificación

Grupo de Procesos de Ejecución

Grupo de Procesos de Seguimiento y Control

Grupo de Procesos de Cierre

• Gestión de la Integración del Proyecto

Gestión del Alcance del Proyecto

• • •

Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto •

•

Cerrar proyecto

•

Cerrar contrato

Verificar el alcance Controlar el alcance

Definir las actividades Establecer la secuencia de actividades • Estimar los recursos de las actividades • Estimar la duración de las actividades • Desarrollar el cronograma

•

Estimar los costos Preparar el presupuesto de costos

•

Controlar los costos

•

Controlar la calidad

Controlar el cronograma

•

Gestión de Costos del Proyecto

•

Control integrado de cambios •

•

Planificar el alcance Definir el alcance Crear EDT

•

Gestión del Tiempo del Proyecto

Supervisar y controlar el trabajo del proyecto •

Desarrollar el plan de gestión del proyecto •

• •

Realizar el aseguramiento de calidad •

Gestión de la Calidad del Proyecto

•

Planificar la calidad

Gestión de los RR.HH del Proyecto

•

Planificar los RR.HH

Gestión de las comunicaciones del Proyecto

•

Planificar las comunicaciones

Gestión de los riesgos del Proyecto

• • • • •

Planificación de la gestión de riesgos Identificar los riesgos Analizar cualitativamente Analizar cuantitativamente Planificar la respuesta a los riesgos

Gestión de las adquisiciones del Proyecto

• •

Planificar las compras y adquisiciones Planificar el contrato

•

Adquirir el equipo del proyecto el equipo del proyecto

•

Distribuir la información

• •

•Desarrollar

•

Gestionar el equipo del proyecto

Informar el rendimiento Gestionar a los interesados

Seguir y controlar los riesgos •

Solicitar respuestas de los vendedores • Seleccionar vendedores •

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

•

Administrar el contrato

Procesos de Planificación de la Gestión del Tiempo del Proyecto Alcance Planificación

Definir el alcance

Alcance Planificación

Crear EDT

• Enunciado del alcance del proyecto

RR.HH. Ejecución

Costos Planificación

Adquirir el Equipo del proyecto Estimar costos

Planificar la Gestión de riesgos Riesgos Planificación

Desarrollar el plan de gestión del proyecto

• Lista de las actividades • Atributos de la actividad • Lista de hitos Establecer la secuencia de las actividades • Diagramas de red del cronograma

Activos de los procesos de la organización

Seleccionar vendedores

Definir las actividades

• EDT • Diccionario EDT

Factores ambientales de la empresa

Adquisiciones Ejecución

• Plan de gestión del proyecto • Plan de gestión del alcance

Estimar recursos de las actividades • Requisitos de recursos de las actividades • EDT • Calendarios de recursos (actualizaciones)

• Disponibilidad de recursos

Estimar duración de las actividades

• Disponibilidad de recursos

• Estimaciones de las duraciones de las actividades

• Estimaciones de costos de las actividades

Desarrollar cronograma • • • • •

• Registro de riesgos

Cronograma Datos del modelo del cronograma Línea base del cronograma Requisitos de recursos (actualizaciones) Calendario del proyecto (actualizaciones)

Procesos de Control

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

Planificación: Definir las actividades Este proceso consiste en definir todas las actividades a realizar para cada uno de los entregables (paquetes de trabajo) de la EDT a realizar. Proyecto LATSI

Administración del Proyecto

Plan del Proyecto

Reporte de estado Cierre

Portal

Portal

Constitución

Administración

Diseño funcional

Foro

Estatutos

Reclutamiento

Diseño Gráfico

Boletín

Reglamento Interno

Organigrama y funciones

Registros Públicos

Competencias

Hosting

Programación

Certificación

Implantación

Publicacione

Marketing

Plan de MKT

Lanzamiento

Noticias

Eventos

Reclutamiento 1. Definir perfiles y número de personal requerido. 2. Enviar convocatorias a universidades o periódico. 3. Realizar Entrevistas. 4. Seleccionar candidatos. 5. Firmar Contratos. 6. Inducir a la organización.

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

Planificación: Definir las actividades

Entradas

Herramientas y Técnicas

Salidas

.1.1Factores Factoresambientales ambientalesde de lalaempresa empresa

.1 Descomposición

.1 Lista de actividades

.2 Plantillas

.2 Atributos de la actividad

.2.2Activos Activosde delos losprocesos procesos de la organización de la organización

.3 Planificación gradual

.3 Lista de hitos

.4 Juicio de expertos

.4 Cambios solicitados

.3.3Enunciado Enunciadodel delalcance alcance del proyecto del proyecto .4.4Estructura Estructurade dedesglose desglose del trabajo del trabajo

.5 Componente de planificación

.5.5Diccionario Diccionariode delalaEDT EDT .6.6Plan Plande degestión gestióndel del proyecto proyecto

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

Planificación: Definir las actividades Esta técnica implica subdividir los paquetes de trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar, denominados actividades del cronograma. Este proceso define las salidas finales como actividades del cronograma, en lugar de hacerlo como

Herramientas y Técnicas

productos entregables (como se hace en el proceso Crear EDT).

.1 Descomposición .2 Plantillas .3 Planificación gradual

1

.4 Juicio de expertos

1.1

.5 Componente de planificación

1.2 1.3

2

3

2.1

3.1

2.2 2.2.1 2.2.2

3.1.1 Actividad a 3.1.2 Actividad b … 3.1.4 Actividad n

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

Las actividades son escritas en el cronograma, NO se escriben en el EDT

Planificación: Definir las actividades La lista de actividades es una lista completa que: • Incluye todas las actividades del cronograma planificadas para ser realizadas en el proyecto.

Salidas

• Incluye el identificador de la actividad. • Contiene una descripción detallada del alcance del trabajo para cada actividad del

.1 Lista de actividades .2 Atributos de la actividad

cronograma, esta descripción permitirá a los miembros del equipo del proyecto entender qué trabajo deben completar. • Las actividades del cronograma son componentes discretos del cronograma del proyecto, pero no son componentes de la EDT. No incluye las actividades del cronograma que no se requieren como parte del alcance.

.3 Lista de hitos .4 Cambios solicitados

1. Definir perfiles y número de personal requerido. 2. Enviar convocatorias a universidades o periódico. 3. Realizar Entrevistas. 4. Seleccionar candidatos. 5. Firmar Contratos. 6. Inducir a la organización.

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

Planificación: Definir las actividades La lista de hitos del cronograma identifica todos los hitos e indica si el hito es obligatorio (exigido por el contrato) u opcional (sobre la base de los requisitos del proyecto o la

Salidas

información histórica). La lista de hitos es un componente del plan de gestión del proyecto, y los hitos se utilizan en el modelo de cronograma.

.1 Lista de actividades .2 Atributos de la actividad

.3 Lista de hitos .4 Cambios solicitados

Hitos dentro del cronograma “Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

Planificación: Establecer la Secuencia de las Actividades Consiste en identificar y documentar las dependencias entre las actividades del proyecto. Las actividades del cronograma pueden estar ordenadas de forma lógica con relaciones de precedencia adecuadas, así como también de adelantos y atrasos, para respaldar el desarrollo posterior de un cronograma de proyecto realista y confiable.

Entradas .1 Enunciado del alcance del proyecto .2 Lista de actividades .3 Atributos de la actividad .4 Lista de hitos .5 Solicitudes de cambio aprobadas

Herramientas y Técnicas

Salidas

.1.1Método Métodode deDiagramación Diagramación por Precedencia por Precedencia(PDM) (PDM)

.1 Diagramas de red del

.2.2Método Métodode deDiagramación Diagramación con flechas con flechas(ADM) (ADM)

.2 Lista de actividades

cronograma del proyecto (actualizaciones)

.3.3Plantillas Plantillasde dered reddel del cronograma cronograma

.3 Atributos de la actividad

.4.4Determinación Determinaciónde de dependencias dependencias

.4 Cambios solicitados

.5.5Aplicación Aplicaciónde deadelantos adelantosyy retrasos retrasos

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

(actualizaciones)

Planificación: Establecer la Secuencia de las Actividades El PDM es un método para crear un diagrama de red del cronograma del proyecto que utiliza casillas o rectángulos, denominados nodos, para representar actividades, que se

Herramientas y Técnicas .1.1Método Métodode de Diagramación Diagramaciónpor por

conectan con flechas que muestran las dependencias. Esta técnica también se denomina Actividad en el Nodo (AON), y es el método utilizado por la mayoría de los paquetes de software de gestión de proyectos. En el PDM, final a inicio es el tipo de relación de precedencia mas usado comúnmente. Las relaciones inicio a fin raramente se utilizan.

Precedencia Precedencia(PDM) (PDM) .2.2Método Métodode deDiagramación Diagramación con conflechas flechas(ADM) (ADM) .3.3Plantillas Plantillasde dered reddel del cronograma cronograma .4.4Determinación Determinaciónde de dependencias dependencias .5.5Aplicación Aplicaciónde deadelantos adelantosyy retrasos retrasos

A

Inicio (Start)

E

B C

D

F

G

I

Fin (Finish)

J

H

Ejemplo de método de diagramación por precedencia “Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

Planificación: Establecer la Secuencia de las Actividades Método de Diagramación por Precedencia (PDM) (continuación) Herramientas y Técnicas

La técnica PDM incluye cuatro tipos o relaciones de dependencias: A. Final a Inicio (Finish-to-Start FS): El inicio de la actividad sucesora depende de la finalización de la actividad predecesora.

.1.1Método Métodode de Diagramación Diagramaciónpor por

A

Precedencia Precedencia(PDM) (PDM) .2.2Método Métodode deDiagramación Diagramación con conflechas flechas(ADM) (ADM)

5 días

.5.5Aplicación Aplicaciónde deadelantos adelantosyy retrasos retrasos

3 días

B. Final a Final (Finish-to-Finish FF): La finalización de la actividad sucesora depende de la finalización de la actividad predecesora.

.3.3Plantillas Plantillasde dered reddel del cronograma cronograma .4.4Determinación Determinaciónde de dependencias dependencias

El total de tiempo para las dos actividades está dada por la suma de A + B

B

A (5 días)

A

A (5 días)

B B (3 días) 5 días

B (3 días)

3 días 5 días en el mejor de los casos

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

8 días en el peor de los casos

Planificación: Establecer la Secuencia de las Actividades Método de Diagramación por Precedencia (PDM) (continuación) Herramientas y Técnicas .1.1Método Métodode de Diagramación Diagramaciónpor por Precedencia Precedencia(PDM) (PDM)

C. Inicio a Inicio (Start-to-Start SS): El inicio de la actividad sucesora depende del inicio de la actividad Predecesora. A (5 días)

A

B

5 días

3 días

.2.2Método Métodode deDiagramación Diagramación con conflechas flechas(ADM) (ADM) .3.3Plantillas Plantillasde dered reddel del cronograma cronograma .4.4Determinación Determinaciónde de dependencias dependencias .5.5Aplicación Aplicaciónde deadelantos adelantosyy retrasos retrasos

A (5 días)

B (3 días)

5 días en el mejor de los casos

B (3 días)

8 días en el peor de los casos

D. Inicio a Fin (Start-to-Finish SF): La finalización de la actividad sucesora depende del inicio de la actividad predecesora.

A (5 días)

A

B (3 días) 5 días

A (5 días)

B B (3 días)

3 días 5 días en el mejor de los casos

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

8 días en el mejor de los casos

Planificación: Establecer la Secuencia de las Actividades El Método de Diagramación con Flechas (Arrow Diagramming Method: ADM) es una técnica para crear un diagrama de red del cronograma del proyecto que utiliza flechas

Herramientas y Técnicas

para representar las actividades, que se conectan en nodos para mostrar sus

.1.1Método Métodode deDiagramación Diagramación por Precedencia por Precedencia(PDM) (PDM)

cronograma y en algunas áreas de aplicación.

.2.2Método Métodode de Diagramación Diagramacióncon con

puntos, para definir correctamente todas las relaciones lógicas. Como las actividades

dependencias. También denominada Actividad en la Flecha (Activity-on-Arrow: AOA) y, aunque menos común que el PDM, todavía se utiliza para enseñar teoría de la red del El ADM sólo utiliza dependencias final a inicio y puede requerir el uso de relaciones "ficticias",denominadas actividades ficticias, que se representan como una línea de ficticias no son actividades del cronograma reales (no tienen contenido de trabajo), se les asigna un valor de duración cero a los fines del análisis de la red del cronograma.

flechas flechas(ADM) (ADM) .3.3Plantillas Plantillasde dered reddel del cronograma cronograma .4.4Determinación Determinaciónde de dependencias dependencias .5.5Aplicación Aplicaciónde deadelantos adelantosyy retrasos retrasos

A

Inicio (Start)

B

1

C H

3

4

F

D

5

G

6

I K

E

J 7

2

L

Ejemplo de método de diagramación con Flechas

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

Fin (Finish)

En el ejemplo, la actividad del cronograma "F" depende de la finalización de las actividades del cronograma "A“, “H” y "K".

Planificación: Establecer la Secuencia de las Actividades Aplicación de adelantos y retrasos. (continuación) Herramientas y Técnicas

El equipo de Gerencia del proyecto determina las dependencias obligatorias, discrecionales o externas que pueden requerir un adelanto o un retraso para definir con exactitud la relación lógica. El uso de adelantos y retrasos, y sus asunciones

.1.1Método Métodode deDiagramación Diagramación

relacionadas están documentados.

por porPrecedencia Precedencia(PDM) (PDM) .2.2Método Métodode deDiagramación Diagramación

Un Adelanto (Lead): permite la aceleración de la actividad sucesora.

con conflechas flechas(ADM) (ADM) .3.3Plantillas Plantillasde dered reddel del cronograma cronograma

Ejemplo de Adelanto (lead) de dos días, para una dependencia del tipo Final–Inicio (Finish-to-start FS)

.4.4Determinación Determinaciónde de dependencias dependencias

.5.5Aplicación Aplicaciónde de adelantos y retrasos adelantos y retrasos

A (7 días)

A

7 días

FS -2

B

2 dias 4 días

B (4 días)

9 días

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

Planificación: Establecer la Secuencia de las Actividades Aplicación de adelantos y retrasos. Un Retraso (Lag): causa una demora en la actividad sucesora.

Herramientas y Técnicas

Ejemplo de un Retraso (lag) de diez días, para una dependencia del tipo Final–Inicio (Finish-to-start FS)

.1.1Método Métodode deDiagramación Diagramación por porPrecedencia Precedencia(PDM) (PDM) .2.2Método Métodode deDiagramación Diagramación con flechas (ADM) con flechas (ADM)

A

Lag 10 7 días

.3.3Plantillas Plantillasde dered reddel del cronograma cronograma

(10 días) 4 días

21 días

Ejemplo de un Retraso (lag) de tres días, para una dependencia del tipo Inicio–Inicio (Start-to-start SS)

.4.4Determinación Determinaciónde de dependencias dependencias

.5.5Aplicación Aplicaciónde de

Lag

A (7 días)

B

A (7 días)

A

Lag 2

B

Lag (2 días)

adelantos adelantosyyretrasos retrasos 7 días

4 días

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

B (4 días)

7 días

B (4 días)

Planificación: Establecer la Secuencia de las Actividades Son representaciones esquemáticas de las actividades del cronograma del proyecto y las relaciones lógicas entre ellas, también denominadas dependencias.

Salidas .1 Diagramas de red del cronograma del proyecto .2 Lista de actividades (actualizaciones) .3 Atributos de la actividad (actualizaciones) .4 Cambios solicitados

Este diagrama de red puede incluir detalles de todo el proyecto, o contener una o más actividades resumen. Una narración resumida se adjunta al diagrama donde se describe la metodología básica utilizada para establecer la secuencia de las actividades. Todas las secuencias poco comunes de las actividades dentro de la red se encuentran totalmente descritas dentro de la narración.

A

Inicio (Start)

E

B C

D

F

G

I

Fin (Finish)

A

B

1

C

4

D

5

E

J

H

Inicio (Start)

H

3

F

G

6

I Método de diagramación por precedencia

K

J 7

2

L

Método de diagramación por flechas

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

Fin (Finish)

Planificación: Estimar los Recursos de las Actividades Consiste en determinar cuales son los recursos (personas, equipos, o material) y que cantidad de cada recurso se utilizará, y cuando estará disponible cada recurso para realizar las actividades del proyecto

Reclutamiento Actividades 1. Definir perfiles y nro. de personal requerido

Horas

Personas

8

2

2. Enviar convocatoria a universidades y periódicos

4

1

3. Realizar entrevistas

20

2

4. Seleccionar candidatos

20

5

5. Firmar contratos

10

1

6. Inducir a la organización

16

1

78 Costo x Hora (Dólares) Costo Total del Entregable Se considera el costo de cada uno de los recursos

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

2000

1000

3000

10 3780

Servicios Otros

Dólares

Planificación: Estimar los Recursos de las Actividades

Entradas

Herramientas y Técnicas

Salidas

.1 Factores ambientales de la empresa .2 Activos de los procesos de la organización .3 Lista de actividades .4 Atributos de la actividad .5 Disponibilidad de recursos .6 Plan de gestión del proyecto

.1 Juicio de expertos

.1 Requisitos de recursos

.2 Análisis de alternativas

de las actividades

.3 Datos de estimaciones publicados

.2 Atributos de la actividad (actualizaciones) .3 Estructura de desglose

.4 Software de gestión de

de recursos

proyectos

.4 Calendario de recursos

.5 Estimación ascendente

(actualizaciones)

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

.5 Cambios solicitados

Planificación: Estimar los Recursos de las Actividades Análisis de alternativas.

Habilidades de los recursos

Herramientas y Técnicas

Muchas actividades del cronograma cuentan con

.1 Juicio de expertos

los recursos, diferente tamaño o tipo de máquinas,

.2 Análisis de

diferentes herramientas (manuales frente a

alternativas

métodos alternativos de realización. Éstos incluyen el uso de distintos niveles de capacidad o habilidades de

Herramientas manuales o automatizadas

Se fabrica o se compra

automatizadas) y la decisión de fabricación propia o compra a terceros con respecto al recurso.

.3 Datos de estimaciones

Datos de estimaciones publicados.

publicados .4 Software de gestión de proyectos .5 Estimación ascendente

Varias empresas publican periódicamente los índices de producción actualizados y los costos unitarios de los recursos para una extensa variedad de industrias, materiales y equipos, en diferentes países y en diferentes ubicaciones geográficas dentro de esos países.

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

Planificación: Estimar los Recursos de las Actividades El software de gestión de proyectos tiene la capacidad de ayudar a planificar, organizar y

Herramientas y Técnicas

gestionar los conjuntos de recursos, y de desarrollar estimaciones de recursos.

.1 Juicio de expertos

de recursos, las disponibilidades de recursos y las tarifas de recursos, así como también

.2 Análisis de alternativas

diversos calendarios de recursos.

Dependiendo de la complejidad del software, podrán definirse las estructuras de desglose

.3 Datos de estimaciones publicados

.4 Software de gestión de proyectos .5 Estimación ascendente

Software de Gestión de Proyectos ayuda a la planificación, organización y gestión de los recursos.

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

Planificación: Estimar los Recursos de las Actividades Cuando no se puede estimar una actividad del cronograma con un grado razonable de confianza, el trabajo que aparece dentro de la actividad del cronograma se descompone con

Herramientas y Técnicas .1 Juicio de expertos

más detalle. Se estiman las necesidades de recursos de cada una de las partes inferiores y más detalladas del trabajo, y estas estimaciones se suman luego en una cantidad total para cada uno de los recursos de la actividad del cronograma.

.2 Análisis de alternativas

Recursos

.3 Datos de estimaciones publicados .4 Software de gestión de

2

proyectos

.5 Estimación ascendente

2.1

Actividad a Actividad b

2.2 2.2.1 2.2.2

. . .

2.2.3 Actividad x Actividad y

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

Planificación: Estimar los Recursos de las Actividades La estructura de desglose de recursos (Resource Breakdown Structure: RBS) es una

Salidas .1 Requisitos de recursos de las actividades .2 Atributos de la actividad (actualizaciones)

.3 Estructura de desglose de recursos

estructura jerárquica de los recursos identificados por categoría y tipo de recurso utilizada en la nivelación de recursos de los cronogramas y para desarrollar cronogramas limitados por los recursos, y que puede usarse para identificar y analizar las asignaciones de recursos humanos a los proyectos.

RBS: Estructura de Desglose de Recursos

.4 Calendario de recursos (actualizaciones) .5 Cambios solicitados maquinarias

personas

oficinas

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

Planificación: Estimar los Recursos de las Actividades

Salidas

Un calendario combinado de recursos para el proyecto documenta los días laborables y no

.1 Requisitos de recursos

persona o un material, puede estar activo u ocioso. El calendario de recursos del proyecto

de las actividades

define, por lo general, días festivos específicos de los recursos y períodos de disponibilidad

.2 Atributos de la actividad

de los recursos. El calendario de recursos del proyecto identifica la cantidad disponible de

(actualizaciones)

laborables que determinan aquellas fechas en las que cada recurso específico, ya sea una

cada recurso durante cada período de disponibilidad.

.3 Estructura de desglose de recursos

.4 Calendario de recursos (actualizaciones) .5 Cambios solicitados

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

Disponibilidad de los recursos en días laborables y no laborables

Planificación: Estimar la Duración de las Actividades Consiste en estimar la duración en períodos laborables que se requerirán para completar cada actividad del cronograma.

Proyecto ABC

Ene

Feb

Mar

Abr

May

Jun

Jul

Ago

Set

Oct

Nov

HOY 2.0 Administración

Actividades 2.1 Reclutamiento 2.1.1 Definir Perfiles

Estas actividades tienen una secuencia y tendrán un tiempo de

2.1.2 Enviar Convocatorias 2.1.3 Realización de Entrevistas

2.2 Organización y Funciones 2.3 Competencias

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

ejecución definido

Planificación: Estimar la Duración de las Actividades Entradas

Herramientas y Técnicas

Salidas

.1.1Factores Factoresambientales ambientalesde delala empresa empresa .2.2Activos Activosde delos losprocesos procesosde delala organización organización .3.3Enunciado Enunciadodel delalcance alcancedel del proyecto proyecto .4.4Lista Listade deactividades actividades .5.5Atributos Atributosde delalaactividad actividad .6.6Requisitos Requisitosde derecursos recursosde delas las actividades actividades .7.7Calendario Calendariode derecursos recursos .8.8Plan de gestión Plan de gestióndel delproyecto proyecto • •Registro Registrode deriesgos riesgos • •Estimaciones Estimacionesde decostos costosde de las lasactividades actividades

.1 Juicio de expertos

.1 Estimaciones de la duración de la actividad .2 Atributos de la actividad (actualizaciones)

.2 Estimación por analogía .3 Estimación paramétrica .4 Estimación por tres valores .5 Análisis de reserva

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Planificación: Estimar la Duración de las Actividades El calendario de recursos combinado, desarrollado como parte del proceso Estimación

Entradas

de Recursos de las Actividades, incluye la disponibilidad, las capacidades y las

.1.1Factores Factoresambientales ambientalesde delala empresa empresa .2.2Activos Activosde delos losprocesos procesosde de lalaorganización organización .3.3Enunciado Enunciadodel delalcance alcancedel del proyecto proyecto .4.4Lista Listade deactividades actividades .5.5Atributos Atributosde delalaactividad actividad .6.6Requisitos Requisitosde derecursos recursosde de las lasactividades actividades

disponibilidad y la capacidad, si correspondiera, tanto de los equipos como de los

habilidades de los recursos humanos. También se considerarán el tipo, la cantidad, la recursos materiales que podrían afectar significativamente a la duración de las actividades del cronograma.

Requisitos estimados de recursos Duración de actividades

.7.7Calendario Calendariode de recursos recursos .8.8Plan Plande degestión gestióndel del proyecto proyecto • •Registro Registrode deriesgos riesgos • •Estimaciones Estimacionesde decostos costosde de las actividades las actividades

Recursos expertos

Recursos con poca experiencia

Impacto en el cronograma

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Planificación: Estimar la Duración de las Actividades El plan de gestión del proyecto contiene el registro de riesgo y las estimaciones de costos del proyecto:

Entradas

Registro de Riesgos: Contiene información sobre riesgos del proyecto identificados que el equipo del proyecto tiene en cuenta al realizar estimaciones sobre las

.1.1Factores Factoresambientales ambientalesde delala empresa empresa .2.2Activos Activosde delos losprocesos procesosde de lalaorganización organización .3.3Enunciado Enunciadodel delalcance alcancedel del proyecto proyecto .4.4Lista Listade deactividades actividades .5.5Atributos Atributosde delalaactividad actividad .6.6Requisitos Requisitosde derecursos recursosde de las lasactividades actividades .7.7Calendario Calendariode derecursos recursos

.8.8Plan Plande degestión gestióndel del proyecto proyecto • •Registro Registrode deriesgos riesgos • •Estimaciones Estimacionesde decostos costosde de las actividades las actividades

duraciones de las actividades y al ajustar dichas duraciones a los riesgos Estimaciones de Costos de las Actividades: Una vez realizadas, las estimaciones de costos de las actividades del proyecto pueden desarrollarse con suficiente detalle como para proporcionar las cantidades de recursos estimados para cada actividad del cronograma en la lista de actividades del proyecto.

Registro de Riesgos

Plan de Gestión del Proyecto

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Estimaciones de costos de las actividades

Planificación: Estimar la Duración de las Actividades Técnica de Estimación por tres valores (Three-Point Estimate): La precisión de la

Herramientas y Técnicas .1 Juicio de expertos .2 Estimación por analogía

estimación de la duración de la actividad puede mejorarse teniendo en cuenta la cantidad de riesgo de la estimación original. Las estimaciones por tres valores se basan en determinar tres tipos de estimaciones: • Más probable. La duración de la actividad del cronograma, teniendo en cuenta los recursos que probablemente serán asignados, su productividad, las expectativas

.3 Estimación paramétrica

realistas de disponibilidad para la actividad del cronograma, las dependencias de

.4 Estimación por tres

otros participantes y las interrupciones.

valores

• Optimista. La duración de la actividad se basa en el mejor escenario posible de lo

.5 Análisis de reserva

que se describe en la estimación más probable. • Pesimista. La duración de la actividad se basa en el peor escenario posible de lo que se describe en la estimación más probable. Se puede elaborar una estimación de la duración de la actividad utilizando un promedio de las tres duraciones estimadas. Este promedio con frecuencia suministra una estimación de la duración de la actividad más precisa que la estimación de valor único, más probable.

Valor ponderado =

(Optimista + Pesimista + 4 (Mas probable))

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6

Planificación: Estimar la Duración de las Actividades Salidas

Las estimaciones de la duración de la actividad son valoraciones cuantitativas de la cantidad probable de períodos laborables que serán necesarios para completar una actividad del cronograma. Las estimaciones de la duración de la actividad incluyen alguna

.1 Estimaciones de la duración de la actividad .2 Atributos de la actividad (actualizaciones)

indicación del rango de resultados posibles. Por ejemplo: • 2 semanas ± 2 días para indicar que la actividad del cronograma durará por lo menos ocho días y no más de doce (asumiendo cinco días laborables por semana) • 15 por ciento de probabilidad de exceder tres semanas para indicar una alta probabilidad (85 por ciento) de que la actividad del cronograma durará tres semanas o menos.

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Planificación: Desarrollar el Cronograma del Proyecto Consiste en determina las fechas de inicio y fin planificadas para las actividades del proyecto. Para ello se analiza las secuencias de las actividades, la duración de las actividades, los requisitos de los recursos y las restricciones; todo esto con el fin de crear un cronograma realista y efectivo.

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Planificación: Desarrollar el Cronograma del Proyecto Entradas

Herramientas y Técnicas

Salidas

.1.1Activos Activosde delos losprocesos procesosde delala organización organización .2.2Enunciado Enunciadodel delalcance alcancedel del proyecto proyecto .3.3Lista Listade deactividades actividades .4.4Atributos Atributosde delalaactividad actividad .5.5Diagramas Diagramasde dered reddel del cronograma cronogramadel delproyecto proyecto .6.6Requisitos Requisitosde derecursos recursosde de las lasactividades actividades .7.7Calendarios Calendariosde derecursos recursos .8.8Estimaciones Estimacionesde delaladuración duración de delalaactividad actividad .9.9Plan Plande degestión gestióndel delproyecto proyecto • •Registro Registrode deriesgos riesgos

.1.1Análisis Análisisde delalared reddel del cronograma cronograma .2.2Método Métododel delcamino caminocrítico crítico .3.3Compresión del Compresión del cronograma cronograma .4.4Análisis Análisisdel delescenario escenario“qué “qué pasa sí” pasa sí” .5.5Nivelación Nivelaciónde derecursos recursos .6.6Método de cadena Método de cadenacrítica crítica .7.7Software Softwarede degestión gestiónde de proyectos proyectos .8.8Aplicación Aplicaciónde decalendarios calendarios .9.9Ajuste Ajustede deadelantos adelantosyy retrasos retrasos .10 .10Modelo Modelode decronograma cronograma

.1.1Cronograma Cronograma del delproyecto proyecto .2.2Datos Datosdel del modelo modelode de cronograma cronograma .3.3Línea Líneabase basedel delcronograma cronograma .4.4Requisitos Requisitosde derecursos recursos (actualizaciones) (actualizaciones) .5.5Atributos Atributosde delalaactividad actividad (actualizaciones) (actualizaciones) .6.6Calendario Calendariodel delproyecto proyecto (actualizaciones) (actualizaciones) .7.7Cambios Cambiossolicitados solicitados .8.8Plan Plande degestión gestióndel delproyecto proyecto (actualizaciones) (actualizaciones) • •Plan Plande degestión gestióndel del cronograma cronograma (actualizaciones) (actualizaciones)

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Planificación: Desarrollar el Cronograma del Proyecto Entradas

El plan de gestión del proyecto contiene los planes subsidiarios que guían el desarrollo del

.1.1Activos Activosde delos losprocesos procesos de delalaorganización organización .2.2Enunciado Enunciadodel delalcance alcance del proyecto del proyecto .3.3Lista Listade deactividades actividades .4.4Atributos Atributosde delalaactividad actividad .5.5Diagramas Diagramasde dered reddel del cronograma cronogramadel delproyecto proyecto .6.6Requisitos Requisitosde derecursos recursos de las actividades de las actividades .7.7Calendarios Calendariosde de recursos recursos .8.8Estimaciones Estimacionesde delala duración duraciónde delalaactividad actividad

Desarrollar el Cronograma del Proyecto, uno de estos componentes es el registro de

.9.9Plan Plande degestión gestióndel del proyecto proyecto

cronograma, así como también los componentes que dan soporte directamente al proceso riesgos. Registro de Riesgos. El registro de riesgos identifica los riesgos del proyecto y los planes asociados de respuesta a los riesgos que se necesitan para dar soporte al proceso Desarrollar el Cronograma del Proyecto.

Plan de Gestión del Alcance

Plan de Gestión del Proyecto

Plan de Gestión del Cronograma Plan de Gestión de Costos

Plan de Gestión de Riesgos

• •Registro Registrode deriesgos riesgos

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

Registro de Riesgos

• •

Riesgos del Proyecto Planes de Respuesta a los Riesgos

Planificación: Desarrollar el Cronograma del Proyecto Herramientas y Técnicas .1.1Análisis Análisisde delalared reddel del cronograma cronograma

.2.2Método Métododel delcamino camino crítico crítico

El método del camino crítico (Critical Path Method CPM) es una técnica de análisis de la red del cronograma que se realiza utilizando el modelo de cronograma. Calcula las fechas de inicio y finalización tempranas y tardías teóricas para todas las actividades del cronograma, sin considerar las limitaciones de recursos, realizando un análisis de recorrido hacia adelante y un análisis de recorrido hacia atrás a través de los caminos de red del cronograma del proyecto. En cualquier camino de red, la flexibilidad del cronograma se mide por la diferencia positiva entre las fechas tempranas y tardías, y se denomina "holgura total". Los caminos críticos tienen una holgura total igual a cero o negativa, y las actividades del cronograma en un camino crítico se denominan "actividades críticas“

.3.3Compresión Compresióndel del cronograma cronograma .4.4Análisis Análisisdel delescenario escenario “qué pasa sí” “qué pasa sí” .5 Nivelación de recursos .5 Nivelación de recursos .6.6Método Métodode decadena cadenacrítica crítica .7.7Software Softwarede degestión gestiónde de proyectos proyectos .8 Aplicación de calendarios .8 Aplicación de calendarios .9 Ajuste de adelantos y .9 Ajuste de adelantos y retrasos retrasos .10 Modelo de cronograma .10 Modelo de cronograma

Holgura libre, que es la cantidad de tiempo que una actividad del cronograma puede ser demorada sin demorar la fecha de inicio temprana de cualquier actividad sucesora inmediata dentro del camino de red

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Planificación: Desarrollar el Cronograma del Proyecto Método del camino crítico (Critical Path Method: CPM) - continuación Holgura: ES: Early Start: Inicio Temprano EF: Early Finish: Fin Temprano LS: Late Start: Inicio Tardío LF: Late Finish: Fin Tardío DU: Duration: Duración

EF - LF = ES - LS = 0

Holgura Libre: EF - ES Actividad B ES 3

Actividad D ES 8

EF 8

LS DU LF 5 5 10

EF 15

LS DU LF 10 7 17

Actividad A ES 0 LS DU 0 3

EF 3 LF 3

Actividad C ES 3

EF 12

FS

+5

LS DU LF 3 9 12

TF: Total Float : Holgura Total FF: Freede Float : Holgura “Curso Gestión deLibre Proyectos

17 – 5 = 12

para Universitarios”

Actividad E ES EF 17 20

Actividad F

LS DU LF 17 3 20

LS 20

ES 20

EF 26 DU 6

LF 26

Planificación: Desarrollar el Cronograma del Proyecto Herramientas y Técnicas .1.1Análisis Análisisde delalared reddel del cronograma cronograma .2.2Método Métododel delcamino camino crítico crítico

.3.3Compresión Compresióndel del cronograma cronograma

.4.4Análisis Análisisdel delescenario escenario “qué “quépasa pasasí” sí” .5.5Nivelación Nivelaciónde derecursos recursos .6.6Método Métodode decadena cadena crítica crítica .7.7Software Softwarede degestión gestiónde de proyectos proyectos .8.8Aplicación Aplicaciónde de calendarios calendarios .9.9Ajuste Ajustede deadelantos adelantosyy retrasos retrasos .10 .10Modelo Modelode de cronograma cronograma

La compresión del cronograma acorta el cronograma del proyecto sin modificar el alcance del proyecto, para cumplir con las restricciones del cronograma, las fechas impuestas u otros objetivos del cronograma. Las técnicas de compresión del cronograma incluyen: Intensificación (Crashing). La técnica de compresión del cronograma en la cual se analizan las concesiones de costo y cronograma para determinar cómo obtener la mayor compresión con el mínimo incremento de costo. La intensificación no siempre produce una alternativa viable y puede ocasionar un incremento de costos. Ejecución rápida (Fast Tracking). Una técnica de compresión del cronograma en la cual las fases o actividades que normalmente se realizarían de forma secuencial, se realizan en paralelo. Un ejemplo de esto sería construir los cimientos de un edificio antes de finalizar todos los planos de arquitectura. La ejecución rápida puede dar como resultado un reproceso y aumento del riesgo.

Análisis y Diseño

Análisis y Diseño Construcción Construcción

Antes

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Con ejecución rápida

Planificación: Desarrollar el Cronograma del Proyecto Herramientas y Técnicas

La Nivelación de Recursos (Resource Leveling) es una técnica de análisis de la red del

.1.1Análisis Análisisde delalared reddel del cronograma cronograma .2.2Método del camino Método del camino crítico crítico .3.3Comprensión Comprensióndel del cronograma cronograma .4.4Análisis del escenario Análisis del escenario “qué “quépasa pasasí” sí”

realizarse para cumplir con fechas de entrega determinadas, para abordar situaciones en

cronograma aplicada a un modelo de cronograma que ya ha sido analizado por medio del método del camino crítico. Se usa para abordar las actividades del cronograma que deben las que se dispone de recursos compartidos o críticos necesarios sólo en ciertos momentos o en cantidades limitadas, o para mantener el uso de recursos seleccionados a un nivel constante durante períodos específicos del trabajo del proyecto. Este enfoque de nivelación del uso de recursos puede hacer que cambie el camino crítico original.

.5.5Nivelación Nivelaciónde de recursos recursos

.6.6Método Métodode decadena cadena crítica crítica .7.7Software de Software degestión gestiónde de proyectos proyectos .8.8Aplicación Aplicaciónde de calendarios calendarios .9.9Ajuste de adelantos Ajuste de adelantosyy retrasos retrasos .10 .10Modelo Modelode de cronograma cronograma

200%

100% Recursos nivelados

J. Pérez

J. Pérez

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Planificación: Desarrollar el Cronograma del Proyecto Herramientas y Técnicas .1.1Análisis Análisisde delalared reddel del cronograma cronograma .2.2Método Métododel delcamino camino crítico crítico .3.3Comprensión Comprensióndel del cronograma cronograma .4.4Análisis Análisisdel delescenario escenario “qué “quépasa pasasí” sí” .5.5Nivelación Nivelaciónde derecursos recursos

El Método de la Cadena Crítica, técnica de análisis de la red del cronograma que modifica el cronograma del proyecto para contemplar los recursos limitados. La cadena crítica combina los enfoques determinístico y probabilística. Inicialmente, el diagrama de red del cronograma del proyecto se construye usando estimaciones no conservadoras para las duraciones de las actividades dentro del modelo de cronograma, con las dependencias necesarias y restricciones definidas como entradas. Luego se calcula el camino crítico. Después de identificar el camino crítico, se introduce la disponibilidad de recursos y se determina el cronograma limitado por los recursos resultante. El cronograma resultante, en general, tiene un camino crítico alterado.

.6.6Método Métodode decadena cadena crítica crítica .7.7Software Softwarede degestión gestiónde de proyectos proyectos .8.8Aplicación Aplicaciónde de calendarios calendarios .9.9Ajuste Ajustede deadelantos adelantosyy retrasos retrasos .10 .10Modelo Modelode de cronograma cronograma

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Planificación: Desarrollar el Cronograma del Proyecto Salidas

El Cronograma del proyecto (Project Schedule), incluye, por lo menos, una fecha de inicio

.1.1Cronograma Cronograma del del proyecto proyecto

planificación de recursos se realiza en una etapa temprana, el cronograma del proyecto

.2.2Datos Datosdel del modelo modelode de cronograma cronograma .3.3Línea Líneabase basedel del cronograma cronograma .4.4Requisitos Requisitosde derecursos recursos (actualizaciones) (actualizaciones) .5.5Atributos Atributosde delalaactividad actividad (actualizaciones) (actualizaciones) .6.6Calendario Calendariodel delproyecto proyecto (actualizaciones) (actualizaciones) .7.7Cambios Cambiossolicitados solicitados .8.8Plan Plande degestión gestióndel del proyecto proyecto(actualizaciones) (actualizaciones) • •Plan Plande degestión gestióndel del cronograma cronograma (actualizaciones) (actualizaciones)

planificada y una fecha de finalización planificada para cada actividad del cronograma. Si la permanecerá con carácter de preliminar hasta que las asignaciones de recursos hayan sido confirmadas, y se establezcan las fechas de inicio y de finalización planificadas. Un cronograma objetivo del proyecto también puede desarrollarse con fechas de inicio objetivo y fechas de finalización objetivo definidas para cada actividad del cronograma. El cronograma del proyecto puede presentarse en forma de resumen, a veces denominado cronograma maestro o cronograma de hitos, o presentarse en detalle. A pesar de que un cronograma del proyecto puede presentarse en forma de tabla, se presenta más a menudo en forma gráfica, usando uno o más de los siguientes formatos: • Diagramas de red del cronograma del proyecto. Estos diagramas pueden presentarse en el formato de diagrama de actividad en el nodo (método PDM) o en el formato de diagrama de red del cronograma según escala de tiempo. • Diagramas de barras. Los diagramas de barras son relativamente fáciles de leer y se usan frecuentemente en presentaciones de Gerencia. • Diagramas de hitos. identifican el inicio o la finalización programada de los productos entregables más importantes y las interfaces externas clave.

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

Planificación: Desarrollar el Cronograma del Proyecto Cronograma de Hitos. Id Actividad

1.1.MB

Descripción de la Actividad Suministrar Nuevo Producto Entregable Z Comenzado

Unid. de calendario

Componente 1 - Completado

0

1.1.2.M1

Componente 2 - Completado

0

1.1.MF

Período 1

Período 2

1.1.MB

Descripción de la Actividad Suministrar Nuevo Producto Entregable Z

Período 4

Período 5

0 Fecha de los datos

Cronograma Resumen. Id Actividad

Período 3

0

1.1.1.M1

Suministrar Nuevo Producto Entregable Z Finalizado

Plazo del Cronograma del Proyecto

Unid. de calendario

Plazo del Cronograma del Proyecto Período 1

Período 2

Período 3

Período 4

120

1.1.1.M1

Paquete de Trabajo 1 – Desarrollar Componente 1

67

1.1.2.M1

Paquete de Trabajo 2 – Desarrollar Componente 2

53

1.1.MF

Paquete de Trabajo 3 – Integrar Componentes

53

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

Fecha de los datos

Período 5

Planificación: Desarrollar el Cronograma del Proyecto Cronograma Detallado con Relaciones Lógicas Id Actividad

1.1.MB 1.1.1

Descripción de la Actividad Suministrar Nuevo Producto Entregable Z Comenzado Paquete de Trabajo 1 – Desarrollar Componente 1

Unid. de calendario

Plazo del Cronograma del Proyecto Período 1

Período 2

Período 3

Período 4

0 67

1.1.1.D

Diseñar Componente 1

20

1.1.1.B

Construir Componente 1

33

1.1.1.T

Probar Componente 1

14

1.1.1.M1

Componente 1 - Completado

0

Fecha de los datos

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

Período 5

Procesos de Planificación de Gestión del Costo del Proyecto

Alcance Planificación

Definición del alcance

Alcance Planificación

Crear EDT

Adquisiciones Ejecución Tiempos Planificación

Tiempos Planificación

Selección de vendedores Estimación de recursos de las actividades Desarrollo el cronograma

• Enunciado del alcance del proyecto

• Enunciado preliminar del alcance del proyecto • Contrato

• Calendario de recursos

Estimación de costos

• Plan de gestión del proyecto • Plan de gestión de costos

• Estimaciones de costos de las actividades • Información de respaldo de la estimación de costos de las actividades Preparación del presupuesto de costos • Línea base de costo • Requisito para la financiación del proyecto

• Cronograma Proceso de Control

Control de costos

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

Desarrollar el Plan de gestión del proyecto

Planificación: Estimar Costos del Proyecto Consiste en desarrollar una aproximación de los costos de los recursos necesarios para completar cada actividad del cronograma. Al hacerlo el estimador debe considerar las posibles causas de variación de los costos incluyendo los riesgos.

Entregable: Reclutamiento de Personal Actividades 1. Definir perfiles y nro. de personal requerido

Horas

Personas

8

2

2. Enviar convocatoria a universidades y periódicos

4

1

3. Realizar entrevistas

20

2

4. Seleccionar candidatos

20

5

5. Firmar contratos

10

1

6. Inducir a la organización

16

1

78

Se considera el costo de cada uno de los recursos

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

3780

2000

1000 3000

Costo x Hora (Dólares) = $ 10 Costo Total del Entregable

Servicios Otros

Dólares

Planificación: Estimar Costos del Proyecto Entradas

Herramientas y Técnicas

.1.1Factores Factoresambientales ambientales de de lala empresa empresa .2.2Activos de Activos delos los procesos procesosde delala organización organización .3.3Enunciado Enunciadodel delalcance alcance del delproyecto proyecto .4.4Estructura de desglose Estructura de desglose del deltrabajo trabajo .5.5Diccionario Diccionariode delalaEDT EDT .6.6Plan Plande degestión gestióndel del proyecto proyecto • •Plan Plande degestión gestióndel del cronograma cronograma • •Plan de gestión de Plan de gestión de personal personal • •Registro Registrode deriesgos riesgos

.1.1Estimación Estimaciónpor por analogía analogía .2.2Determinación Determinaciónde de índices índicesde decostos costosde de recursos recursos .3.3Estimación Estimaciónascendente ascendente .4.4Estimación Estimaciónparamétrica paramétrica .5.5Software Softwarede degestión gestiónde de proyectos proyectos .6.6Análisis Análisisde depropuestas propuestas para licitaciones para licitaciones .7.7Análisis Análisisde dereserva reserva .8.8costo de la costo de lacalidad calidad

Salidas .1 Estimaciones de costos de las actividades .2 Información de soporte de la estimación de costos de las actividades .3 Cambios solicitados .4 Plan de gestión de costos (actualizaciones)

Los datos históricos (de proyectos anteriores) son valiosos en este proceso porque permite que los costos sigan patrones de desviación. Por ejemplo la desviación al comienzo del proyecto podría ser +- 50%, pero al cierre de la planificación podría llegar a un +- 15%.

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

Planificación: Estimar Costos del Proyecto La estimación de costos por analogía, implica usar el costo real de proyectos

Herramientas y Técnicas .1.1Estimación Estimaciónpor por analogía analogía

.2.2Determinación Determinaciónde de índices índicesde decostos costosde de recursos recursos .3.3Estimación Estimación ascendente ascendente .4.4Estimación Estimación paramétrica paramétrica .5.5Software Softwarede degestión gestión de proyectos de proyectos .6.6Análisis Análisisde de propuestas propuestaspara para licitaciones licitaciones .7.7Análisis Análisisde dereserva reserva .8.8costo de la costo de lacalidad calidad

anteriores similares como base para estimar el costo del proyecto actual. Se utiliza frecuentemente cuando la información detallada sobre el proyecto es limitada. Usa el juicio de expertos. La estimación de costos por analogía es, en general, menos costosa que otras técnicas, pero generalmente también es menos exacta.

Costos Proyecto A (pasado)

Costos Proyecto B (actual)

Estimación de costos para el proyecto actual tomando como referencia un proyecto anterior, usado generalmente en fases tempranas del proyecto

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

Planificación: Estimar Costos del Proyecto La persona que determina las tarifas o el grupo que prepara las estimaciones debe conocer

Herramientas y Técnicas .1.1Estimación Estimaciónpor por analogía analogía

las tarifas de costos unitarios, tales como el costo del personal por hora y el costo del material a granel por yarda o metro cúbico, correspondientes a cada recurso para estimar los costos de la actividad del cronograma. Si no se conocen las tarifas de costos reales, entonces las propias tarifas tendrán que estimarse.

.2.2Determinación Determinaciónde de índices índicesde decostos costos de derecursos recursos .3.3Estimación Estimación ascendente ascendente .4.4Estimación Estimación paramétrica paramétrica .5.5Software Softwarede degestión gestión de proyectos de proyectos .6.6Análisis Análisisde de propuestas propuestaspara para licitaciones licitaciones .7.7Análisis Análisisde dereserva reserva .8.8costo costode delalacalidad calidad

Alquiler de equipos por hora Otros costos unitarios

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

Costo de Personal por hora

Planificación: Estimar Costos del Proyecto Esta técnica implica estimar el costo de paquetes de trabajo individuales o actividades del

Herramientas y Técnicas .1.1Estimación Estimaciónpor por analogía analogía .2.2Determinación Determinaciónde de índices índicesde decostos costosde de recursos recursos

cronograma individuales con el nivel más bajo de detalle. Este costo detallado luego se resume o "acumula" en niveles superiores para fines de información y seguimiento. El costo y la exactitud de la estimación de costos ascendente en general está motivada por el tamaño y la complejidad de la actividad del cronograma o del paquete de trabajo individuales. En general, las actividades con un esfuerzo asociado menor aumentan la exactitud de las estimaciones de costos de las actividades del cronograma.

.3.3Estimación Estimación ascendente ascendente

.4.4Estimación Estimación paramétrica paramétrica .5.5Software Softwarede degestión gestión de proyectos de proyectos .6.6Análisis Análisisde de propuestas propuestaspara para licitaciones licitaciones .7.7Análisis Análisisde dereserva reserva .8.8costo de la costo de lacalidad calidad

Costos Producto Entregable 1 1

1.1 1.2 1.3

Paquete de Trabajo 1.1

3

2

Paquete de Trabajo 1.2

2.1 2.2

3.1

Paquete de Trabajo 1.3 Total.

2.2.1 2.2.2

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

Los Costos son calculados en forma ascendente

Planificación: Estimar Costos del Proyecto Herramientas y Técnicas .1.1Estimación Estimaciónpor por analogía analogía .2.2Determinación Determinaciónde de índices índicesde decostos costosde de recursos recursos .3.3Estimación Estimación ascendente ascendente

.4.4Estimación Estimación paramétrica paramétrica .5.5Software Softwarede de gestión gestiónde de proyectos proyectos

La Estimación Paramétrica es una técnica que utiliza una relación estadística entre los datos históricos y otras variables (por ej., metros cuadrados en la construcción, líneas de códigos en el desarrollo de software, horas de mano de obra requeridas) para calcular una estimación de costos para un recurso de la actividad del cronograma.

El software de gestión de proyectos, como por ejemplo: las aplicaciones de software de estimación de costos, las hojas de cálculo computarizadas, es ampliamente utilizado para asistir en el proceso de estimación de costos.

.6.6Análisis Análisisde de propuestas propuestaspara para licitaciones licitaciones .7.7Análisis Análisisde dereserva reserva .8.8costo de la costo de lacalidad calidad

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

Ejemplo de Software para estimar costos y Hojas de Cálculo

Planificación: Estimar Costos del Proyecto La estimación de costos de una actividad es una evaluación cuantitativa de los costos probables de los recursos necesarios para completar las actividades del cronograma. Este

Salidas .1 Estimaciones de costos de las actividades .2 Información de soporte de la estimación de costos de las actividades .3 Cambios solicitados .4 Plan de gestión de costos (actualizaciones)

tipo de estimación puede presentarse en forma de resumen o en detalle. Los costos se estiman para todos los recursos que se aplican a la estimación de costos de la actividad. Esto incluye, entre otros, la mano de obra, los materiales, los equipos, los servicios, las instalaciones, la tecnología de la información, y categorías especiales como una asignación por inflación o una reserva para contingencias de costo.

Actividades 1. Definir perfiles y nro. de personal requerido

Horas

Otros

8

2. Enviar convocatoria a universidades y periódicos

4

3. Realizar entrevistas

20

4. Seleccionar candidatos

20

2000

5. Firmar contratos

10

6. Inducir a la organización

16

1000

78

3000

Costo x Hora (Dólares) = $ 10 Costo Total del Entregable

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

3780

dólares

Planificación: Preparar el Presupuesto de Costos Consiste en sumar los costos estimados de las actividades individuales o paquetes de trabajo a fin de establecer una línea base de costo.

Presupuesto del Proyecto

Mes 1

Mes 2

Mes 3

Mes 4

Mes 5

Total

20,000

100,000

Personal Organización 10 personas = 6,000 horas

20,000

20,000

20,000

20,000

Equipos Adquisición de Servidores Alquiler de PCs

15,000

15,000 5,000

5,000

5,000

5,000

5,000

25,000

20,000

60,000

Consultoria Pagos al proveedor

20,000

20,000

Capacitación exterior

Línea Base del presupuesto

Capacitación en GSM Capacitación en GP Contingencia (10%) Total costos del proyecto

10,000

10,000

5,000

5,000

7,500

2,500

4,500

2,500

4,500

21,500

82,500

27,500

49,500

27,500

49,500

236,500

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

Planificación: Preparar el Presupuesto de Costos Entradas .1.1Enunciado Enunciadodel delalcance alcancedel del proyecto proyecto .2.2Estructura Estructurade dedesglose desglosedel del trabajo trabajo .3 Diccionario de la EDT .3 Diccionario de la EDT .4 Estimaciones de costos de .4 Estimaciones de costos de las actividades las actividades .5 Información de soporte de .5 Información de soporte de lalaestimación estimaciónde decostos costosde delas las actividades actividades .6.6Cronograma Cronogramadel delproyecto proyecto .7 Calendarios de recursos .7 Calendarios de recursos .8.8Contrato Contrato .9.9Plan Plande degestión gestiónde decostos costos

Herramientas y Técnicas

Salidas

.1 Suma de costos

.1 Línea de costo

.2 Análisis de reserva

.2 Requisitos para la

.3 Estimación paramétrica

financiación del proyecto

.4 Conciliación del límite de la

.3 Plan de gestión de costos

financiación

(actualizaciones) .4 Cambios solicitados

Durante esta etapa se debe de considerar las contingencias para evitar ser sorprendidos por algunos riesgos.

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

Planificación: Preparar el Presupuesto de Costos Suma de costos.

Herr amientas y Técnicas

Las estimaciones de costos de las actividades del cronograma se suman por paquetes de trabajo de acuerdo con la EDT. Las estimaciones de costos de los paquetes de trabajo luego se suman para los niveles superiores de componentes de la EDT, tales como las cuentas de control, y finalmente para todo el proyecto.

.1 Suma de costos. .2 Análisis de reserva .3 Estimación

1 1.1 1.2 1.3

paramétrica

2

3

2.1 2.2

3.1

2.2.1 2.2.2

.4 Conciliación del límite

Análisis de Reserva

de la financiación

• Establece las reservas para contingencias que son presupuestos reservados para cambios no planificados, pero potencialmente necesarios, en el alcance y el costo del proyecto. • Estas son "incógnitas desconocidas", y el director del proyecto debe obtener la aprobación antes de comprometer o gastar esta reserva. • Las reservas para contingencias de gestión no forman parte de la línea base de costo del proyecto, pero están incluidas en el presupuesto para el proyecto. • No se distribuyen como presupuesto y, por lo tanto, no son parte de los cálculos del valor ganado.

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

Planificación: Preparar el Presupuesto de Costos La línea base de costo es un presupuesto distribuido en el tiempo que se usa como base respecto a la cual se puede medir, supervisar y controlar el rendimiento general del costo en el

Salidas

proyecto. Se desarrolla sumando los costos estimados por período y normalmente se representa por una curva S, tal como se muestra en el ejemplo. La línea base de costo es un componente del plan de gestión del proyecto.

.1 Línea de costo

Muchos proyectos, especialmente los de gran magnitud, tienen múltiples líneas base de costo

.2 Requisitos para la

o recursos, y líneas base de producción de consumibles (por ejemplo, metros cúbicos de

financiación del

hormigón por día) para medir diferentes aspectos del rendimiento del proyecto.

proyecto .3 Plan de gestión de costos

Requisitos para la financiación

(actualizaciones) .4 Cambios solicitados

Línea base de costo

Flujo de caja esperado

Tiempo

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

Gráfico de Flujo de Caja, Línea Base de costo y Financiación

La diferencia entre la financiación máxima y el extremo de la línea base de costo es la Reserva de Gestión

Seguimiento y Control del Proyecto

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

GRUPO DE PROCESOS DE GERENCIA DE PROYECTOS Áreas del Conocimiento

Grupo de Procesos de Iniciación

Desarrollar el acta de constitución del proyecto • Desarrollar el enunciado preliminar del alcance del proyecto

Grupo de Procesos de Planificación

Grupo de Procesos de Ejecución

Grupo de Procesos de Seguimiento y Control

Grupo de Procesos de Cierre

• Gestión de la Integración del Proyecto

Gestión del Alcance del Proyecto

• • •

Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto •

•

Cerrar proyecto

•

Cerrar contrato

Verificar el alcance Controlar el alcance

Definir las actividades Establecer la secuencia de actividades • Estimar los recursos de las actividades • Estimar la duración de las actividades • Desarrollar el cronograma

•

Estimar los costos Preparar el presupuesto de costos

•

Controlar los costos

•

Controlar la calidad

Controlar el cronograma

•

Gestión de Costos del Proyecto

•

Control integrado de cambios •

•

Planificar el alcance Definir el alcance Crear EDT

•

Gestión del Tiempo del Proyecto

Supervisar y controlar el trabajo del proyecto •

Desarrollar el plan de gestión del proyecto •

• •

Realizar el aseguramiento de calidad •

Gestión de la Calidad del Proyecto

•

Planificar la calidad

Gestión de los RR.HH del Proyecto

•

Planificar los RR.HH

Gestión de las comunicaciones del Proyecto

•

Planificar las comunicaciones

Gestión de los riesgos del Proyecto

• • • • •

Planificación de la gestión de riesgos Identificar los riesgos Analizar cualitativamente Analizar cuantitativamente Planificar la respuesta a los riesgos

Gestión de las adquisiciones del Proyecto

• •

Planificar las compras y adquisiciones Planificar el contrato

•

Adquirir el equipo del proyecto el equipo del proyecto

•

Distribuir la información

• •

•Desarrollar

•

Gestionar el equipo del proyecto

Informar el rendimiento Gestionar a los interesados

Seguir y controlar los riesgos •

Solicitar respuestas de los vendedores • Seleccionar vendedores •

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

•

Administrar el contrato

Procesos del Seguimiento y Control de Gestión del Tiempo del Proyecto Estimación de Recursos de las Actividades

Establecimiento de la Secuencia de las Actividades

Estimación de la Duración de las Actividades

Definición de las Actividades

Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto

Desarrollo del Cronograma

Cronograma del proyecto Datos del modelo de cronograma Línea base del cronograma Requisitos de de recursos (act) Calendario del proyecto (act)

Solicitud de cambio aprobadas Acciones correctivas aprobadas Control Integrado de Cambios

Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto

Información sobre el rendimiento del trabajo

Cambios solicitados Acciones correctivas recomendadas Enunciado del alcance del proyecto (act) Mediciones del rendimiento Lista de actividades (act) Plan de gestión del proyecto (act) Cronograma del proyecto

Control del Cronograma

Cerrar Proyecto

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

Seguimiento y Control: Controlar el Cronograma Controla los cambios del cronograma y es parte del control integrado de los cambios. Los cambios a los cronogramas implican: Determinar el estado actual del cronograma del proyecto Influir sobre los factores que crean cambios en el cronograma Determinar que el cronograma del proyecto ha cambiado Gestionar los cambios reales a medida que suceden.



Ene

Feb

Mar

Abr

May

Jun

Jul

Ago

Set

Oct Nov



2.0 Administración

Estado actual del proyecto

2.1 Reclutamiento Planeado

2.1.1 Definir Perfiles

Real

2.1.2 Enviar Convocatorias

Factores que generan acciones correctivas (real vs planeado)

2.1.3 Realización de Entrevistas

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

Gestionar los cambios

Tiempos

Seguimiento y Control: Controlar el Cronograma Entradas

Herramientas y Técnicas

.1 Plan de gestión del

.1 Informe del avance

cronograma

.2 Sistema de control de

.2 Línea de base del

cambios del cronograma

cronograma

.3 Medición del rendimiento

.3 Informes de rendimiento

.4 Software de gestión de

.4 Solicitudes de cambio

proyectos

aprobadas

.5 Análisis de variación .6 Diagramas de barras de comparación del cronograma

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

Salidas .1 Datos del modelo de cronograma (actualizaciones) .2 Línea base del cronograma (actualizaciones) .3 Mediciones del rendimiento .4 Cambios solicitados .5 Acciones correctivas recomendadas .6 Activos de los procesos de la organización (actualizaciones) .7 Lista de actividades (actualizaciones) .8 Atributos de la actividad (actualizaciones) .9 Plan de gestión del proyecto (actualizaciones)

Seguimiento y Control: Controlar el Cronograma Herramientas y Técnicas .1 Informe del avance .2 Sistema de control de cambios del cronograma

El informe del avance y el estado actual del cronograma incluye información sobre las fechas de inicio y finalización reales, y las duraciones restantes para las actividades del cronograma no completadas. Si se usa una medición del avance como por ejemplo, el valor ganado, también podrá incluirse el porcentaje completado de las actividades en curso del cronograma. Para facilitar el informe periódico del avance del proyecto, se puede usar una plantilla creada para un uso homogéneo a través de los diversos componentes de la organización del proyecto durante todo el ciclo de vida del proyecto. La plantilla puede hacerse en papel o puede ser electrónica.

.3 Medición del rendimiento .4 Software de gestión de proyectos .5 Análisis de variación .6 Diagramas de barras de comparación del cronograma

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

Seguimiento y Control: Controlar el Cronograma Las técnicas de medición del rendimiento producen la Variación del Cronograma

Herramientas y Técnicas

(SV) y el Índice de Rendimiento del Cronograma (SPI), que se utilizan para

.1 Informe del avance

produzcan. Una parte importante del control del cronograma es decidir si la

.2 Sistema de control

variación del cronograma requiere acciones correctivas. Por ejemplo, una demora

de cambios del

significativa en cualquier actividad del cronograma que no esté en el camino

cronograma

crítico no tendrá mayores consecuencias en el cronograma del proyecto total,

.3 Medición del

mientras que una demora menor en una actividad crítica o casi crítica puede

rendimiento

evaluar la magnitud de todas las variaciones del cronograma del proyecto que se

requerir una acción inmediata.

.4 Software de gestión de proyectos .5 Análisis de variación .6 Diagramas de barras de comparación del cronograma

Variación del Cronograma (SV) Índice de Rendimiento del Cronograma (SPI)

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

Seguimiento y Control: Controlar el Cronograma Las revisiones del cronograma son una categoría especial de actualizaciones del

Salidas

cronograma del proyecto. Las revisiones son cambios a las fechas de inicio y finalización del cronograma en la línea base del cronograma aprobada. En general, estos cambios se

.1 Datos del modelo de cronograma (actualizaciones)

incorporan en respuesta a solicitudes de cambio aprobadas en relación con cambios en

.2 Línea base del cronograma

línea base del cronograma revisada como resultado de cambios aprobados. La línea

(actualizaciones) .3 Mediciones del rendimiento .4 Cambios solicitados .5 Acciones correctivas recomendadas .6 Activos de los procesos de la organización (actualizaciones) .7 Lista de actividades (actualizaciones) .8 Atributos de la actividad (actualizaciones) .9 Plan de gestión del proyecto (actualizaciones)

nueva línea base del cronograma, para evitar la pérdida de datos históricos del

el alcance del proyecto o cambios en las estimaciones. Sólo puede desarrollarse una

base del cronograma y el modelo de cronograma originales se guardan antes de crear la

cronograma del proyecto.

$, HH, %

Alcance (WBS)

Tiempo (Red Cronograma)

Línea Base del Proyecto

= $1

Costo (Estimado Presupuesto)

$1.1 $1.1.1

$1.1.2

$1.2 $1.1.3

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

$1.1.3

Tiempo $1.1.3

Seguimiento y Control: Controlar el Costo Entradas

Herramientas y Técnicas

.1 Línea base de coste

.1 Sistema de control de

.2 Requisitos para la

cambios del coste

financiación del proyecto

.2 Análisis de medición del

.3 Informes de rendimiento

rendimiento

.4 Información sobre el

.3 Proyecciones

rendimiento del trabajo

.4 Revisiones del

.5 Solicitudes de cambio aprobadas .6 Plan de gestión del

rendimiento del proyecto .5 Software de gestión de proyectos .6 Gestión de variación

proyecto

Salidas .1 Estimación de costes (actualizaciones) .2 Línea base de coste (actualizaciones) .3 Mediciones del rendimiento .4 Conclusión proyectada .5 Cambios solicitados .6 Acciones correctivas recomendadas .7 Activos de los procesos de la organización (actualizaciones) .8 Plan de gestión del proyecto (actualizaciones)

Asimismo el control de costos del proyecto también incluye: • Registrar todos los cambios pertinentes con precisión en la línea base de costo. • Evitar que se incluyan cambios incorrectos, inadecuados o no aprobados en el coste o en el uso de recursos informados. • Informar los cambios aprobados a los interesados pertinentes • Actuar para mantener los sobre-costos esperados dentro de límites aceptables.

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

Seguimiento y Control: Controlar el Costo Un sistema de control de cambios del costo, documentado en el plan de gestión de

Herramientas y Técnicas .1 Sistema de control de cambios del costo .2 Análisis de medición del rendimiento. .3 Proyecciones. .4 Revisiones del rendimiento del proyecto. .5 Software de gestión de proyectos. .6 Gestión de variación

costos, define los procedimientos por los cuales la línea base de costo puede ser modificada. Incluye los formularios, la documentación, los sistemas de seguimiento y los niveles de aprobación necesarios para autorizar los cambios. El sistema de control de cambios del coste está integrado con el proceso de control integrado de cambios.

Plan de Gestión de Costos $$ Sistema de Control de Cambios del Costo Incluye: • Formularios • Documentación • Sistemas de Seguimiento • Niveles de aprobación para autorizar cambios

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

Tiempo

Posibles Modificaciones a la Línea Base del Costo

Seguimiento y Control: Controlar el Costo Análisis de medición del rendimiento.

Herramientas y Técnicas .1 Sistema de control de cambios del coste

.2 Análisis de medición del rendimiento .3 Proyecciones .4 Revisiones del rendimiento del proyecto .5 Software de gestión de proyectos .6 Gestión de variación

Las técnicas para la medición del rendimiento ayudan a evaluar la magnitud de todas las variaciones que invariablemente se producirán. La técnica del valor ganado (EV) compara el valor acumulativo del costo presupuestado del trabajo realizado (ganado) en la cantidad original del presupuesto asignada tanto con el costo presupuestado del trabajo planificado (programado) como con el costo real del trabajo realizado (real). Esta técnica es especialmente útil para el control de costos, la gestión de recursos y la producción. Una parte importante del control de costos es determinar la causa de una variación, la magnitud de la variación, y decidir si la variación requiere una acción correctiva. La técnica del valor ganado usa la línea base de costo incluida en el plan de gestión del proyecto para evaluar el avance del proyecto y la magnitud de cualquier variación que se produzca. La técnica del valor ganado implica desarrollar los siguientes valores clave para cada actividad del cronograma, paquete de trabajo o cuenta de control: • Valor planificado (Planned Value: PV): El PV es el costo presupuestado del trabajo programado para ser completado de una actividad o componente de la EDT hasta un momento determinado. • Valor ganado (Earned Value: EV): Es la cantidad presupuestada para el trabajo realmente completado de la actividad del cronograma o el componente de la EDT durante un período de tiempo determinado.

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

Seguimiento y Control: Controlar el Costo • Costo real (Actual Cost: AC): Es el costo total incurrido en la realización del trabajo de la actividad del cronograma o el componente de la EDT durante un período de tiempo determinado. Este AC debe corresponderse en definición y cobertura con lo que haya sido presupuestado para el PV y el EV. • Variación del Costo (Cost Variance: CV): La CV es igual al valor ganado (EV) menos el costo real (AC). La variación del costo al final del proyecto será la diferencia entre el Presupuesto hasta la Conclusión (Budget at Completion: BAC) y la cantidad realmente gastada. Fórmula: CV = EV – AC • Variación del Cronograma (Schedule Variance: SV): La SV es igual al valor ganado (EV) menos el valor planificado (PV). La variación del cronograma finalmente será igual a cero cuando se complete el proyecto, porque ya se habrán ganado todos los valores planificados. Fórmula: SV = EV – PV Estos dos valores, CV y SV, pueden convertirse en indicadores de eficiencia que reflejan el rendimiento del costo y del cronograma de cualquier proyecto. •Índice de Rendimiento del Costo (Cost Performance Index: CPI): Un valor del CPI inferior a 1.0 indica un sobrecosto con respecto a las estimaciones. Un valor del CPI superior a 1.0 indica un costo inferior con respecto a las estimaciones. El CPI es igual a la razón entre el EV y el AC. El CPI es el indicador de eficiencia de costos más comúnmente usado. Fórmula: CPI = EV / AC • Índice de Rendimiento del Cronograma (Schedule Performance Index: SPI): El SPI se utiliza, además del estado del cronograma, para predecir la fecha de conclusión, y a veces se utiliza en combinación con el CPI para predecir las estimaciones de conclusión del proyecto. El SPI es igual a la razón entre el EV y el PV. Fórmula: SPI = EV / PV

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

Seguimiento y Control: Controlar el Costo Análisis de medición del rendimiento (Continuación). Reporte a la semana “y” Actividades

Horas

Costo

Costo

% de

% de

Valor

Planificado

Real ($)

avance

avance

Ganado

planificado

real

($) 1. Definir perfiles y nro de personal requerido

8

80

100

100

100

80

2. Enviar convocatorias a universidades o periodico 3. Realizacion de Entrevistas 4. Selección de candidatos

Costo de $10 por hora

Variación del cronograma

Variación del costo

4

40

50

100

100

40

20

200

200

100

80

160

20 52

200 520

100 450

50 350

50 330

100 380

PV

PV

AC

SV = EV – PV = 380 -520 = - 140 CV = EV – AC = 380 -450 = - 70

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

VG

AC

EV Atrasado en cronograma Gastando mas de lo planificado

Seguimiento y Control: Controlar el Costo Desempeño del Cronograma

Desempeño del Costo Valor Ganado (EV)

Menos Valor Planeado (PV)

Dividido entre

=

Variación del Cronograma SV=EV-PV

Valor Planeado (PV)

Menos

Dividido entre

=

Variación del Costo CV=EV-AC

Costo Real (AC)

= Índice del Rendimiento del Cronograma SPI=EV/PV

Costo Real (AC)

=

Índice del Rendimiento del Costo CPI=EV/AC

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

Seguimiento y Control: Controlar el Costo Fecha de Corte Índice del rendimiento : CPI=EV/AC=0.9 del Costo

PV: Valor Planeado = 120

$$$ 120

Variación del Cronograma: SV= EV – PV =-20

110

Variación del Costo: CV= EV- AC =-10

100 AC: Costo Real = 110 EV: Valor Ganado = 100

Tiempo “Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

Índice del rendimiento : SPI=EV/PV=0.83 del Cronograma

Seguimiento y Control: Controlar el Costo Análisis de medición del rendimiento (continuación). Costo Acumulado ($, Hh ó %)

BAC: Presupuesto hasta la conclusión EAC

EAC

VAC

AC: Costo Actual. ACWP ó CRTR. Costo Real de Trabajo Realizado (Actual)

BAC

ETC

PV: Valor Planificado. BCWS ó CPTP Costo Presupuestado de Trabajo Programado(Planeado)

EV: Valor ganado. BCWP ó CPTR. Costo Presupuestado de Trabajo Realizado (Valor Ganado)

BAC AC CV PV

BASELINE BASELINE

SV EV

EAC: Estimate at Completion. BAC/CPI ETC: Estimate to Complete. EAC - AC

Hoy

Fecha de Estado

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

Tiempo

VAC: Variance at Completion. BAC - EAC

11/22/2007 10:16 PM

Seguimiento y Control: Controlar el Costo

Software de Gestió Gestión de Proyectos – Ejemplo ID

Nombre de tarea

1

1 Ampl. Red Local de Cómputo e Implantación de SW

2

1.1 Administración del Proyecto

3

1.1.1 Procesos de Administración de Proyectos

4

1.1.2 Entrega del Proyecto

5

1.2 Sistemas

Baseline Cost

PV

EV

AC

SV ($)

SV(%)

SPI #

SPI

CV ($)

CV(%)

CPI #

CPI

EAC

$75,175.00

$41,432.14

$31,075.00

$28,825.00

-$10,357.14

-25.0%

0.75

$2,250.00

7.2%

1.08

$74,375.00

$3,750.00

$2,250.00

$2,250.00

$2,250.00

$0.00

0.0%

1.00

$0.00

0.0%

1.00

$3,750.00

$3,750.00

$2,250.00

$2,250.00

$2,250.00

$0.00

0.0%

1.00

$0.00

0.0%

1.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

0.0%

1.00

$0.00

0.0%

1.00

$0,000.00

$27,625.00

$22,625.00

$22,625.00

$22,875.00

$0.00

0.0%

1.00

-$250.00

-1.1%

0.99

$29,325.00

$3,750.00

6

1.2.1 Dirección y Coordinación de Sistemas

$2,500.00

$1,500.00

$1,500.00

$3,000.00

$0.00

0.0%

1.00

-$1,500.00

-100.0%

0.50

$5,000.00

7

1.2.2 Determinación de Objetivos y Alcance

$350.00

$350.00

$350.00

$350.00

$0.00

0.0%

1.00

$0.00

0.0%

1.00

$0,350.00

8

1.2.3 Plan para Implantación

$525.00

$525.00

$525.00

$525.00

$0.00

0.0%

1.00

$0.00

0.0%

1.00

$0,525.00

9

1.2.4 Determinación de nuevo Software y Hardware

$875.00

$875.00

$875.00

$875.00

$0.00

0.0%

1.00

$0.00

0.0%

1.00

10

1.2.5 Desarrollo de Programas

$3,800.00

$2,375.00

$2,375.00

$3,125.00

$0.00

0.0%

1.00

-$750.00

-31.6%

0.76

$5,000.00

11

1.2.6 Entrega Licencias Software

$17,000.00

$17,000.00

$17,000.00

$15,000.00

$0.00

0.0%

1.00

$2,000.00

11.8%

1.13

$15,000.00

12

1.2.7 Implantación de Programas

$1,625.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

0.0%

1.00

$0.00

0.0%

1.00

13 14

1.2.8 Pruebas y Detalles Finales 1.3 Adquisiciones

$0,875.00

$1,625.00

$950.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

0.0%

1.00

$0.00

0.0%

1.00

$0,950.00

$1,200.00

$1,200.00

$1,200.00

$1,200.00

$0.00

0.0%

1.00

$0.00

0.0%

1.00

$1,200.00

15

1.3.1 Equipo de Cómputo

$300.00

$300.00

$300.00

$300.00

$0.00

0.0%

1.00

$0.00

0.0%

1.00

$0,300.00

16

1.3.2 Licencias Software

$300.00

$300.00

$300.00

$300.00

$0.00

0.0%

1.00

$0.00

0.0%

1.00

$0,300.00

17

1.3.3 Mobiliario

$225.00

$225.00

$225.00

$225.00

$0.00

0.0%

1.00

$0.00

0.0%

1.00

18

1.3.4 Contratista Instalaciones

$375.00

$375.00

$375.00

$375.00

$0.00

0.0%

1.00

$0.00

0.0%

1.00

$0,375.00

$42,600.00

$15,357.14

$5,000.00

$2,500.00

-$10,357.14

-67.4%

0.33

$2,500.00

50.0%

2.00

$40,100.00

$5,000.00

$5,000.00

$5,000.00

$2,500.00

$0.00

0.0%

1.00

$2,500.00

50.0%

2.00

$2,500.00

19

1.4 Instalación

$0,225.00

20

1.4.1 Trabajos Preliminares

21

1.4.2 Ductos y Cables

$10,000.00

$2,857.14

$0.00

$0.00

-$2,857.14

-100.0%

0.00

$0.00

0.0%

1.00

$10,000.00

22

1.4.3 Entrega e Instalación Mobiliario

$15,000.00

$7,500.00

$0.00

$0.00

-$7,500.00

-100.0%

0.00

$0.00

0.0%

1.00

$15,000.00

23

1.4.4 Entrega Equipo de Cómputo

$12,000.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

0.0%

1.00

$0.00

0.0%

1.00

$12,000.00

24

1.4.5 Instalación de Equipo de Cómputo

$600.00

$0.00

$0.00

$0.00

$0.00

0.0%

1.00

$0.00

0.0%

1.00

$0,600.00

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

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