GESTIÓN DE STAKEHOLDERS

GESTIÓN DE STAKEHOLDERS

GRUPO 108001_23

SAMIR EDUARDO CHADID

Momento 2 OBRAS CIVILES PARA LA CONSTRUCCIÓN DE LA ESTACIÓN EL BANCO A CARGO DEL PROYECTO EVACUACIÓN DE CRUDOS MAGDALENA MEDIO A 100 KBPD

Directora de curso ELVA NELLY ROJAS ARAQUE

ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES, ECONÓMICAS Y DE NEGOCIOS UNAD

Contenido Introducción Objetivo General Objetivos Específicos La adquisición del equipo de proyecto 1.0 Entradas 1.1 Plan de gestión de los recursos humanos 1.12 Factores ambientales de la empresa 1.13 Activos de los procesos de la organización 1.2 Herramientas y Técnicas 1.21 Asignación Previa 1.22 Negociación 1.23 Adquisición 1.24 Equipos Virtuales 1.25 Análisis de decisiones multicriterio 1.3 Salidas 1.31 Asignaciones de personal al proyecto 1.32 Calendarios de recursos 1.33 Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto 2.0 Desarrollar el equipo del proyecto 2.1 Entradas 2.11 Plan de gestión de los recursos humanos 2.22 Asignaciones de personal al proyecto 2.23 Calendarios de recursos 2.2 Herramientas y Técnicas 2.21 Habilidades interpersonales 2.22 Capacitación 2.23 Actividades de desarrollo del espíritu de equipo 2.24 Reglas básicas 2.25 Coubicación 2.26 Reconocimiento y recompensas 2.7 Herramientas para la evaluación del personal 2.3 Salidas 2.31 Evaluaciones del desempeño del equipo 2.32 Actualizaciones a los factores ambientales de la empresa 3.0 Dirigir el equipo del proyecto 3.1 Entradas 3.11 Plan de gestión de los recursos humanos 3.12 Asignaciones de personal al proyecto 3.13 Evaluaciones del desempeño del equipo 3.14 Registro de incidentes 3.15 Informes de desempeño del trabajo 3.16 Activos de los procesos de la organización 3.2 Herramientas y Técnicas 3.21 Observación y conversación 3.22 Evaluaciones del desempeño del proyecto 3.23 Gestión de conflictos 3.24 Habilidades interpersonales 3.3 Salidas

3.31 Solicitudes de cambio 3.32 Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto 3.33 Actualizaciones a los documentos del proyecto 3.34 Actualizaciones a los factores ambientales de la empresa 3.5 Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización 4.0 Conclusiones Bibliografía

Justificación La gestión de los recursos humanos de un proyecto consiste en identificar, controlar y predecir las funciones a desempeñar por cada uno de los integrantes del equipo conformado para tal fin. Es importante dentro de este ejercicio académico comprenda la importancia de contar con un plan de interesados, identificándolos como principales propulsores base para la implementación de los diferentes proyectos aplicados. De esta manera actividad permite continuar cada uno de los pasos que corresponden no solo a la identificación de los Interesados sino a la implementación de cada uno de sus formas y seguimiento como próximos gestores de proyectos de gran impacto. Dentro del modelo del pensum de la Especialización Gestión de Proyectos en su curso de Stakeholder se aplica de forma integral los conocimientos proporcionados a través de la plataforma que les permite el análisis y la recopilación de la información y ponen en consideración sus conocimientos basados en la Guía, Técnicas del PMbok. El proyecto propuesto permite a los estudiantes del curso identificar de forma clara los Stakeholders y de esta forma elaborar sus planes de gestión. Esta propuesta estructurada y formulada se integra la proyección de conocimientos para proponer planes de gestión de los Stakeholders, Comunicaciones y Recursos Humanos. Mediante el desarrollo de este trabajo colaborativo, el estudiante obtendrá las bases necesarias para gestionar los recursos humanos de un proyecto en cualquier área o campo de aplicación. Objetivo General * Aplicar las técnicas del PMBok en la elaboración del plan de general en la construcción de un proyecto de infraestructura correspondiente a una estación de crudo en el Banco, Magdalena. Objetivos Específicos * Realizar la identificación de los interesados del proyecto que lleva por nombre OBRAS CIVILES PARA LA CONSTRUCCIÓN DE LA ESTACIÓN EL BANCO A CARGO DEL PROYECTO EVACUACIÓN DE CRUDOS MAGDALENA MEDIO A 100 KBPD * Planificar la gestión de los interesados del proyecto que lleva por nombre OBRAS CIVILES PARA LA CONSTRUCCIÓN DE LA ESTACIÓN EL BANCO A CARGO DEL PROYECTO EVACUACIÓN DE CRUDOS MAGDALENA MEDIO A 100 KBPD * Determinar cuál es la gestión de la participación de los interesados del proyecto que lleva por nombre OBRAS CIVILES PARA LA CONSTRUCCIÓN DE LA ESTACIÓN EL BANCO A CARGO DEL PROYECTO EVACUACIÓN DE CRUDOS MAGDALENA MEDIO A 100 KBPD

1. La adquisición del equipo de proyecto 1.1 Entradas 1.1.1 Plan de gestión de los recursos humanos

       

Director del proyecto Director de obra Jefe de control de calidad Ingeniero de petróleos Asistente Administrativo Jefe de montaje Almacenista Jefe de mantenimiento

Título del proyecto:

Código del proyecto

OBRAS CIVILES PARA LA CONSTRUCCIÓN DE LA ESTACIÓN EL BANCO A CARGO DEL PROYECTO EVACUACIÓN DE CRUDOS MAGDALENA MEDIO A 100 KBPD

ROL EN ELPROYECT O

Director de obra

AUTORIDA D (1: Capacidad de toma de decisiones y cambios. 2: consulta para toma de decisiones y cambios. 1

FUNCIÓN/RESPONSABILID COMPETENCI AD PRINCIPAL AS REQUERIDAS.

- El director del proyecto será responsable de la entrega de la Construcción la estación de El Banco- Es responsable de la definición del Personal que integra el comité del proyecto de su organización y gestión Supervisa el correcto funcionamiento de las

* Orientación a resultados. * Comunicación efectiva. * Actitud de servicio. * Trabajo en equipo. * Innovación y

actividades necesarias para la mejora continua Construcción estación de El . * Liderazgo. Banco y la tubería -Dirige y aprueba el proceso para la contratación. -Su trabajo finalizará con la aceptación y suscripción del acta de entrega de dicho proyecto. Jefe de control de calidad

Ingeniero de petróleos

2

1

-Apoyar en la verificación materiales e insumos y que esos estén dentro de los estándares y parametros solicitados para la obra. Realizar inspecciones, mediciones, ensayos o pruebas que se requieran una vez recibidas las instrucciones del caso, para determinar la conformidad o no conformidad del trabajo evaluado. Apoyar la implementación y mantenimiento de los procedimientos de verificación de las características operacionales, con aspectos significativos en el sistema de gestión integral. Identificar e informar cualquier no conformidad o con la calidad de los insumos y procesos Supervisa el proceso de montaje de las tuberías, supervisa el control de vertimientos de sustancias oleosas a fuentes hídricas, box colvert o canales. , revisa el desempeño del personal así como el de la maquinaria y equipo de trabajo. Analiza todos los fallos o imprevistos durante la producción y los soluciona, supervisa los componentes, defectos en los productos y materiales . Capacita a los técnicos, crea los diagramas de flujo y también se encarga de seleccionar los candidatos a los puestos. Realiza la

*Liderazgo * Planificación y Organización *Negociación y Relaciones * Control de Procedimientos *Comunicación Efectiva

* orientación a resultados *comunicación efectiva *actitud de servicio * trabajo en equipo * innovación y mejora continua *liderazgo

Asistente Administrativo

2

Jefe de montaje 1

administración de los programas. Organiza la Agenda (visitas, teléfono, citas, etc.) de su jefe. Supervisa y ejecuta la realización del trabajo administrativo que, en razón de la competencia de la jefatura, ésta decida asignarle. -Organiza ficheros por cualquiera de los métodos, manuales o informáticos, que resulten más adecuados a los fines perseguidos. -Redacta y envía la correspondencia a las unidades que lo requieran. -Ejecuta trabajos mecanográficos, archivísticos y de cálculo, por cualquier medio, incluso informático. -

*Atención al detalle. * Compromiso organizacional. *Capacidad organizativa.

. -Ejecutar los acuerdos adoptados en materia del proceso de la obra. Supervisa el montaje de la * orientación a tubería, bujes bajo los diseños resultados. establecidos. informa oportunamente cualquier * pro actividad anormalidad al directos de obra. * solución de problemas. * manejo de relaciones

Almacenista

2

*interpersonales. toma de decisiones -Verificar, monitorear y * Orientación a administrar el lote de materiales resultados. e insumos requeridos para la obra. Elevar las respectivas * pro actividad solicitudes y ordenes de compras. * solución de problemas. * Manejo de relaciones interpersonales.

Jefe de mantenimiento

*Toma de decisiones -Planifica Asigna y las * Control de actividades del personal a su Procedimientos cargo. Supervisa el mantenimiento de las *Comunicación instalaciones. y las válvulas. Efectiva

2

Ordena y supervisa la reparación de equipos. -Estima el tiempo y los materiales necesarios para realizar las labores de mantenimiento y reparaciones. Elabora notas de pedidos de materiales y repuestos a las bombas y demás maquinaria. Suministra al personal los materiales y equipos necesarios para realizar las tareas asignadas. Rinde información al jefe inmediato, del mantenimiento y las reparaciones realizadas. Efectúa inspecciones de las instalaciones para detectar fallas y recomendar las reparaciones pertinentes. Tabla 1 Plan de gestión de los recursos humanos

1.1.2 Factores ambientales de la empresa Las organizaciones que tiene que ver con el proyecto son las siguientes la corporación autónoma regional del Magdalena las comunidades vecinas al proyecto, la alcaldía del Banco Magdalena, las asociaciones de acción comunal y los líderes cívicos. La gestión del proyecto está conformado por tres empresas; la empresa contratante la gestoría administrativa y la gestoría técnica. Estas tres empresas son las más interesadas en la realización del proyecto. En este proyecto se tocan los factores ambientales a través del ítem 10.6 mediante el informe de la gestión social y de comunicaciones.

1.1.3 Activos de los procesos de la organización El contrato cuenta con el procedimiento laboral en el ítem 15; el documento hace parte del contrato, donde el cliente formaliza la forma de contratación del personal a vincular en el proyecto. El documento contiene los siguientes títulos: 15.Procedimiento laboral, 15.1.Viculacion de mano de obra no formada y/o formada no establecida dentro del equipo mínimo, 15.2.Entrega de documentación laboral mensual, 15.2.1.Equipo mínimo exigido en el contrato que debe ser validado por la gestoría administrativa de ser contratado y 15.2.2.Documentacion de la contratación. 1.2 Herramientas y Técnicas 1.2.1 Asignación Previa El proyecto construcción de las obras civiles para la construcción de la estación del Banco a cargo del proyecto de evacuación de crudos, cuenta con una asignación previa de personal debido a que el departamento de desarrollo y ejecución de proyectos de la alcaldía municipal del Banco y la gobernación del Magdalena cuenta con un personal ya asignado para este tipo de proyectos de infraestructura. 1.2.2 Negociación El proyecto construcción de las obras civiles para la construcción de la estación del Banco a cargo del proyecto de evacuación de crudos Se la asignación de personal se negocia de la siguiente forma: El comité del proyecto revisa que el personal local contratado para las diferentes actividades requeridas en la realización del proyecto cuente con la disponibilidad, capacidad y experiencia para que estas ejecuciones se efectúen con éxito. 1,2.3 Adquisición El proyecto construcción de las obras civiles para la construcción de la estación del Banco a cargo del proyecto de evacuación de crudos Se realizaran sin en alguna etapa del proyecto se hace necesario requerir de servicios o personal externo al proyecto lo cual se realizara a través de subcontrataciones para los diferentes ítems o actividades. 1.2.4 Equipos Virtuales Se establece un modelo de video conferencia entre el Director del proyecto en el trabajo de campo y el director de la obra, utilizando software de código abierto. 1.2.5 Análisis de decisiones multicriterio Para la contratación de personal del el proyecto construcción Para la adquisición de personal del el proyecto construcción del alcantarillado sanitario del barrio el poblado en el municipio de Sincelejo se hará a través de un proceso de criterios de selección y la

utilización de una herramienta de análisis de decisión multicriterio las cuales ayudaran a la clasificación y puntualización del personal para la ejecución del proyecto. • Experiencia. Verifica si el miembro del equipo posee la experiencia pertinente para contribuir al éxito del proyecto. • Disponibilidad. Identifica si el miembro del equipo está disponible para trabajar en el proyecto dentro del marco temporal necesario. Identifica si existe algún tipo de problema con la disponibilidad durante la línea de tiempo del proyecto. • Costo. Verifica si el costo de añadir el miembro del equipo entra dentro del presupuesto establecido. • Capacidad. Verifica si el miembro del equipo cuenta con las competencias necesarias para el proyecto. •Conocimiento. Considera si el miembro del equipo posee conocimientos relevantes sobre el cliente, la implementación de proyectos similares y los matices del entorno del proyecto. • Habilidades. Determina si el miembro del equipo posee las habilidades necesarias para utilizar, implementar o capacitar en una herramienta de proyecto. • Actitud. Determina si el miembro del equipo tiene la capacidad de trabajar con otras personas como un equipo cohesionado. 1.3 Salidas 1.3.1 Asignaciones de personal al proyecto Cargo

Desempeñado por:

Director Del Proyecto

REYNALDO LANDAZABAL

Supervisor De Montaje

SAMIR EDUARDO CHADID

Supervisor de construcción de estructuras

ELBANIA PATRICIA HERRERA

en concreto Supervisor De Instalaciones De Tuberías Y

OMAR RAYO

Asegurador De Calidad

NEFER JESUS

Analista De Calidad

ORNELLA MUTI

Jefe De Adquisiciones

ROBERTO CARLOS NAVARRO RUIZ

Tabla 2 Asignaciones de personal al proyecto

1.3.2 Calendarios de recursos Cargo

Director Del Proyecto

Desempeñado por: REYNALDO LANDAZABAL

Disponibilidad del Recurso Lunes a Viernes: 8.00 Am – 12:00 2.00 Pm – 05:00 Pm

Domingos y festivos

Supervisor De Montaje

SAMIR EDUARDO CHADID

Lunes a Viernes: 8.00 Am – 12:00 2.00 Pm – 05:00 Pm

Cuando sea Necesario

Supervisor de construcción de estructuras

ELBANIA PATRICIA HERRERA

Lunes a Viernes: 8.00 Am – 12:00 2.00 Pm – 05:00 Pm

Cuando sea Necesario

OMAR RAYO

Lunes a Viernes: 8.00 Am – 12:00 2.00 Pm – 05:00 Pm

Cuando sea Necesario

NEFER JESUS

Lunes a Viernes: 8.00 Am – 12:00 2.00 Pm – 05:00 Pm

ORNELLA MUTI

Lunes a Viernes: 8.00 Am – 12:00 2.00 Pm – 05:00 Pm

ROBERTO CARLOS NAVARRO RUIZ

Lunes a Viernes: 8.00 Am – 12:00 2.00 Pm – 05:00

en concreto Supervisor De Instalaciones De Tuberías Y

Asegurador De Calidad

Analista De Calidad

Jefe De Adquisiciones

Cuando sea Necesario

Pm

Tabla 3 Calendarios de recursos

1.3.3 Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto Las actualizaciones se hacen necesarias dado el caso que se presenten cambios en Plan para la dirección del proyecto el cual está conformado por los diferentes planes: plan de gestión del alcance, plan de gestión de requisitos, plan de gestión de tiempo, plan de gestión de costos, plan de gestión de riesgos, plan de gestión de calidad, plan de gestión de comunicaciones, plan de gestión de recurso humanos y plan de gestión de adquisiciones

2. Desarrollar el equipo del proyecto 2.1 Entradas 2.1.1 Plan de gestión de los recursos humanos Desarrollado en el punto 1.1.1 2.1.2 Asignaciones de personal al proyecto Desarrollado en el punto 1.3.1 2.1.3 Calendarios de recursos Desarrollado en el punto 1.3.2 2.2 Herramientas y Técnicas 2.2.1 Habilidades interpersonales Estas habilidades pueden ser tomadas como indicadores que permitan establecer la manera de como el recurso humano de la organización podrá alcanzar el logro de los objetivos propuestos, entre ellas tenemos:  Atención, trato y respeto hacia los demás.  Forma de comunicarse con sus compañeros y con sus superiores.  Relación y ambiente de trabajo con los demás integrantes del área.  Capacidad de manejar y superar los inconvenientes que se le presenten.  Aporte y afectación del ambiente de trabajo creado con sus compañeros.

 Capacidad de interactuar y trabajar en equipo desarrollando actividades en pro del logro de los objetivos.  Capacidad para direccionar las estrategias diseñadas por el grupo de trabajo. Es de gran importancia que los coordinadores y supervisores de cada área, y en especial el Director del proyecto, tengan la capacidad de identificar estas habilidades en su equipo de trabajo, aplicando las medidas preventivas necesarias antes de que se presenten los conflictos, debido a que este conocimiento le permitirá tomar decisiones acertadas y productivas para la organización. 2.2.2 Capacitación Con el fin de mantener el excelente desempeño de nuestros funcionarios, la Empresa fortalece las competencias y abre oportunidades de crecimiento individual y colaborativo. A través de estas acciones, ha creado un entorno organizacional que además de cumplir con los requerimientos institucionales, influye en el desarrollo del talento humano competitivo y comprometido.  Fortalecimiento de competencias del personal de la Empresa: Con base en el propósito de Gestión Humana que está dirigido a tener personal competente, la capacitación por competencias corporativas y funcionales tiene un enfoque integrador que permite a la organización a través de sus servidores responder efectivamente a las exigencias del medio en un entorno altamente competitivo.  Para el año 2014 se programaron capacitaciones para el desarrollo de competencias con un enfoque constructivista – social.  Gestión del conocimiento: Con base en la Misión de la Gestión del conocimiento la Empresa ECOOIL S.A Podemos afirmar que a través de ella se genera mayor competencia en su gente puesto que promueve la adquisición, descubrimiento, uso, creación e intercambio del conocimiento, generando mayor competencia y mayor competitividad. 2.2.3 Actividades de desarrollo del espíritu de equipo.  Fortalecimiento de las Competencias Corporativas: Cultura de la Seguridad, Orientación al Cliente, Trabajo en Equipo, Planificación y Organización y Liderazgo.  Competencias Funcionales: Adaptabilidad, Análisis, Concentración / Atención al detalle, Compromiso / Sentido de Pertenencia, Comunicación Efectiva, Disciplina / Adhesión a la Norma, Confidencialidad, Sentido de la Responsabilidad, Energía, Iniciativa – Autonomía, Sentido de Urgencia, Negociación, Orientación al Logro, Persuasión, Solución de Problemas, Relaciones Interpersonales, Tolerancia a la presión, Visión de Futuro.

2.2.4 Reglas básicas Al iniciar el proyecto los grupos de trabajo establecen unas normas de convivencia que se materializan en el manual de acuerdos grupales, en el cuál se expresan los códigos de conducta, trabajo en equipo, comunicación, etiqueta en reuniones y responsabilidades como roles a ejercer en las actividades para la optimización de los tiempos y la productividad del equipo. 2.2.5 Coubicación Se suministra el espacio adecuado y los servicios involucrados en los predios del operador interconectado, con el fin que el operador solicitante pueda colocar en él los equipos necesarios para la interconexión y/o acceso a los usuarios finales. 2.2.6 Reconocimiento y recompensas  Acuerdos de calidad de vida: ECOOL S.A posee un sistema de beneficios económicos con el fin de propiciar a los trabajadores y sus familias préstamos y auxilios desde las líneas de acompañamiento, educación, vivienda y salud y recreación que buscan aportar al mejoramiento de su calidad de vida.  Bonificaciones: este incentivo se otorga a los empleados que poseen comportamientos excepcionales y que aportan al logro de los objetivos individuales y de la empresa. Los bonos de Premium-Pass son una bonificación entregada al trabajador quien podrá utilizarlo en cualquier almacén de cadena del país para compras por el valor del bono.  Reconocimiento a la labor: Por antigüedad el empleado tiene derecho a una prima de servicios que corresponde al valor de su salario básico o promedio, adicional se le otorga cada quinquenio un reconocimiento a través de ceremonia donde se le otorga el escudo de la empresa categoría bronce, plata y oro. 2.2.7 Herramientas para la evaluación del personal Se realizan evaluación con el fin de obtener información sobre prioridades y preferencias de los miembros de la organización, lo que facilita el desarrollo del talento humano mediante una mejor comunicación, confianza.  Técnicas: Observación participante y no participante, formulación de preguntas.  Herramientas e instrumentos: Encuestas de satisfacción, entrevistas.  Evaluación de desempeño, recolección de evidencias, formatos de calidad. ECOOIL S.A , en alianza con el SENA y EL ITSA evalúa y certifica los empleados de acuerdo a la Norma de Competencia Laboral (Estándar) correspondiente a su área de trabajo, con el fin de demostrar su desempeño en las funciones que realiza en su contexto laboral. Este proceso beneficia tanto los empleados como la empresa.

2.3 Salidas 2.3.1 Evaluaciones del desempeño del equipo Bajo la premisa de evaluar anualmente el desempeño del personal activo, buscando realizar una gestión integral del desempeño laboral y de la productividad de cada uno de los funcionarios de la Empresa en todos sus niveles, asegurando tanto la prestación de los servicios como la calidad humana y administrativa del empleado, su eficiencia, efectividad, productividad, calidad y contribución directa al logro de la visión de la organización, se aplican pruebas a los empleados donde se identifican los niveles de desempeño. Las Evaluaciones de Desempeño de Contratistas son aplicables a las contrataciones que adelante ECOOIL S.A como contratante. Para tal fin, este Procedimiento está a disposición de los Contratistas y Proveedores en la página Web de ECOOIL www.ecopetrol.com.co. Cuando ECOOIL actúe como Operador, Mandatario u otra figura similar, el Funcionario Autorizado podrá ordenar la aplicación de las Evaluaciones de Desempeño a la contratación respectiva, de conformidad con el presente Procedimiento. Con la presentación de la propuesta se entiende que el Proponente acepta y declara que la información de la Evaluación de Desempeño y lo descrito en este Procedimiento, se podrá compartir con el Grupo Empresarial ECOOIL. El Grupo Empresarial ECOOIL S.A podrá utilizar la información resultante de este Procedimiento en sus procesos de compras y contratación, lo cual se entiende informado y aceptado por el Contratista o Proveedor, en el momento en que establezca una relación jurídica con ECOOIL S.A . Los Criterios a evaluar en los Contratos Tipo Obras y Servicios y Salud son: 1. Cumplimiento de especificaciones técnicas 2. Cumplimiento de plazos del Contrato 3. Cumplimiento de aspectos administrativos 4. Cumplimiento en aspectos de HSE 5. Cumplimiento en aspectos de RSE Los Criterios a evaluar en los Contratos Tipo Compras son: 1. Cumplimiento de especificaciones técnicas 2. Cumplimiento de plazos de entrega 3. Cumplimiento de aspectos administrativos 4. Cumplimiento en aspectos de HSE* *Este Criterio aplicará según lo contemplado en la Normativa Aspectos HSE en la Contratación y Subcontratación El Contratista podrá consultar el reporte de las Evaluaciones de Desempeño vigentes en la página web de ECOOIL (www.ecopetrol.com.co). Nota: Esta información es real, tomada como base del proyecto en ejecución de Ecopetrol.1 1

http://www.ecopetrol.com.co/documentos/78345_ECP-DEA-P-00611_Procedimiento_de_Desempe%C3%B1o_de_Contratista.pdf

2.3.2 Actualizaciones a los factores ambientales de la empresa Los factores ambientales a los cuales se les realizara actualización se entregarán de acuerdo a los periodos establecidos (4 meses). Los líderes de proceso serán los encargados de gestionar los documentos necesarios para generar los informes de avance, entre ellos se encuentran:

 Registro de capacitaciones del personal  Evaluaciones de competencias laborales  Documentos generados en ambiente de control  Resultados por periodo gestión del conocimiento  Asistencias a los programas de bienestar laboral

3. Dirigir el equipo del proyecto 3.1 Entradas 3.1.1 Plan de gestión de los recursos humanos Desarrollado en el punto 1.1.1 3.1.2 Asignaciones de personal al proyecto Desarrollado en el punto 1.3.1 3.1.3 Evaluaciones del desempeño del equipo Desarrollado en el punto 2.3.1

3.1.4 Registro de incidentes En el proyecto construcción de la construcción de la estación del Banco, Magdalena se llevara un registro de incidentes para documentar a los responsables de la resoluciones de los incidentes específicos en el tiempo establecido. Para esto se utiliza el siguiente formato:

PROYECTO

OBRAS CIVILES PARA LA CONSTRUCCIÓN DE LA ESTACIÓN EL BANCO A CARGO DEL PROYECTO EVACUACIÓN DE CRUDOS MAGDALENA MEDIO A 100 KBPD

GERENTE PREPARADO POR REVISADO POR NÚMERO DESCRIPCIÓN DEL INCIDENTE

REPERCUCIONES DEL INCIDENTE

ROLES DE LOS INVOLUCRADOS

ACCIONES TOMADAS PARA RESOLVER EL INCIDENTE

ACUERDOS RESULTANTES DEL INCIDENTE

RECOMENDACIONES

ANEXOS Tabla 4 Registro de incidentes

3.1.5 Informes de desempeño del trabajo Es importante conocer los datos de desempeño del trabajo ya que proporcionan información valiosa sobre el rendimiento de los trabajadores e integrantes del proyecto como el mejoramiento de las relaciones humanas entre los involucrados y la estimación del potencial

Tabla 5 Informes de desempeño del trabajo

3.1.6 Activos de los procesos de la organización Desarrollado en el punto 1.13

3.2 Herramientas y Técnicas 3.2.1 Observación y conversación A fin de propiciar la conversación y análisis del desempeño de los integrantes del equipo del proyecto y del proyecto mismo, se realizan diariamente comités de obra, al finalizar la jornada de actividades en campo, momento en el cual cada área transversal expone los logros del día, la planificación del día siguiente y se discuten los diversos incidentes que pudieron presentarse durante el desarrollo de la jornada laboral Para este caso se utilizan los siguientes elementos: Observación Directa : Este método consiste en observar directamente el desempeño del trabajador en el momento en que se realizan las actividades, siendo este uno de los más utilizados, por su efectividad. El análisis del cargo se efectúa observando al ocupante del cargo, de manera directa y dinámica, en pleno ejercicio de sus funciones, mientras el analista de cargos anota los datos clave de su observación en la hoja de análisis de cargos. Conversación: Esto permitirá que se pueda enfatizar unos temas sobre otros, asegurando que durante el plan se dedica más tiempo a estos temas. Además, es recomendable planificar las maneras específicas que se van a utilizar para involucrar al empleado. 3.2.2 Evaluaciones del desempeño del proyecto Para efectos del seguimiento al desempeño de los miembros del equipo de trabajo es parte fundamental el registro de los incidentes que se presentan en desarrollo de la ejecución del proyecto. En cada uno de los planes existentes para las diferentes áreas transversales que apoyan el proceso de ejecución se encuentran los respectivos formatos donde se registrarán los incidentes ocurridos en desarrollo de las actividades. Ejemplo de lo anterior es el formato de producto no conforme incluido en el plan de calidad; reporte de incidentes incluido en el plan HSE; reporte de incidentes ambientales incluido en el Plan de Manejo Ambiental; las notificaciones de impacto incluidas en el Plan de Riesgos, los diferentes medios de comunicación establecidos entre los diferentes integrantes del equipo del proyecto Sponsor - Gestoría Técnica - Gestoría Administrativa; etc. Con el objetivo de calificar los productos o resultados se realizaran evaluaciones de desempeño en periodos de tiempo bimensual desde el comienzo de ejecución del proyecto.

Nombre del proyecto

Responsable del trabajo

Actividad

Dependencia

Cargo

Nombre del proyecto

Responsable del trabajo

Actividad

Dependencia

Cargo

OBRAS CIVILES PARA LA CONSTRUCCIÓN DE LA ESTACIÓN EL BANCO A CARGO DEL PROYECTO EVACUACIÓN DE CRUDOS MAGDALENA MEDIO A 100 KBPD Porcentaje Fecha completado Observaciones:

OBRAS CIVILES PARA LA CONSTRUCCIÓN DE LA ESTACIÓN EL BANCO A CARGO DEL PROYECTO EVACUACIÓN DE CRUDOS MAGDALENA MEDIO A 100 KBPD Porcentaje Fecha completado Observaciones:

Tabla 6 Evaluaciones del desempeño del proyecto

3.2.3 Gestión de conflictos Los conflictos que son mal manejados generan problemas en la confianza y una menor productividad es por esto que para manejar los conflictos en trabajo. Se van a manejar las 5 estrategias para manejar los conflictos que son:

Complacer: La estrategia de complacer esencialmente implica darle a la oposición lo que quiere. El uso de complacer a menudo ocurre cuando una de las bases desea mantener la paz o percibe el problema como algo menor. Por ejemplo, un negocio que requiera una vestimenta formal podría establecer una política de "viernes casual" como forma de mantener la paz entre las bases. Evitar: La estrategia de evitar busca posponer el conflicto indefinidamente. Al retrasar o ignorar el conflicto, la persona que evita espera que el problema se resuelva a sí mismo sin confrontaciones. Colaborar: La colaboración funciona integrando ideas dichas por muchas personas. El objetivo es encontrar una solución creativa que sea aceptada por todos. La colaboración, aunque es útil, requiere de un compromiso importante de tiempo que no es apropiado para todos los conflictos. Compromiso: La estrategia de compromiso típicamente requiere que ambos lados de un conflicto renuncien a elementos de su posición para establecer una solución aceptable y conveniente.

Competir: La competencia opera como un juego de suma cero, en el que una base gana y la otra pierde. Las personalidades altamente asertivas a menudo recurren a la competencia como una estrategia del manejo de conflictos. 3.2.4 Habilidades interpersonales Dentro de los criterios de selección del director del proyecto la empresa de petróleos ha requerido una experiencia mayor a 15 años, como director de proyectos en el medio, característica que entrega valor agregado, por experiencia, a la capacidad de resolución de conflictos. El área de desarrollo organizacional de la empresa de petróleos, frecuentemente programa talleres a través de los cuales se busca fortalecer las habilidades de liderazgo de las personas encargadas de manejo de personal en los ciclos de ejecución de proyectos. Se implementan campañas tales como “Aseguramiento del comportamiento”, en las cuales en resumen podemos decir que se enfatiza en corregir comportamientos negativos desde la base de resaltar lo positivo de las personas. El director del proyecto de la construcción del proyecto en El Banco debe poseer un equilibrio de habilidades técnicas, interpersonales y conceptuales que los ayudan a analizar situaciones y a interactuar de manera apropiada con los demás integrantes del equipo de trabajo. Entre estas habilidades podemos destacar unas muy puntúeles como son el Liderazgo, influencia, desarrollo del espíritu de equipo, toma de decisiones, motivación, conocimientos políticos y locales, comunicación y negociación. 3.3 Salidas 3.3.1 Solicitudes de cambio FORMATO SOLICITUD DE CAMBIO Nombre del Proyecto: OBRAS CIVILES PARA LA CONSTRUCCIÓN DE LA ESTACIÓN EL BANCO A CARGO DEL PROYECTO EVACUACIÓN DE CRUDOS MAGDALENA MEDIO A 100 KBPD Fecha: Director de proyecto: Responsable de la Actividad: DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO: CAUSAS O BENEFICIOS: PROMEDIO Cronograma

Precio

Criterios

Responsable de la solicitud

Responsable de la actividad

3.3.2 Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto Es necesario que se hagan actualizaciones ya que se suelen presentar cambios en el plan de dirección del proyecto el cual está formado por los siguientes planes: * Plan de gestión de riesgos, * Plan de gestión de requisitos * Plan de gestión de comunicaciones * Plan de gestión de tiempo * ,Plan de gestión de calidad * Plan de gestión de adquisiciones. * Plan de gestión de recurso humanos * Plan de gestión de costos 3.3.3 Actualizaciones a los documentos del proyecto Las actualizaciones se hacen necesarias dado el caso que se presenten cambios en el documentos conformado por los diferentes planes: Plan de gestión del alcance, plan de gestión de requisitos plan de gestión de tiempo, plan de gestión de costos, plan de gestión de riesgos, plan de gestión de calidad, plan de gestión de comunicaciones, plan de gestión de recurso humanos y plan de gestión de adquisiciones. La actualización el cronograma del proyecto se realizará teniendo en cuanta los requerimientos de las partes, caso en el cual se modificara, incluirá o excluirá alguna de las actividades incluidas inicialmente. En lo que tiene que ver con los documentos de: comunicaciones, documentos de ingeniería, informes de bitácora de obra, facturas y documentos contractuales son susceptibles de cambios y/o actualizaciones siempre y cuando sea realice mediante acuerdo entre las partes involucradas y previa suscripción de un acta de muto acuerdo para dicha modificación. 3.3.4 Actualizaciones a los factores ambientales de la empresa La empresa ECOOIL S.A.S Es la encargada de mantener los compromisos adquiridos con la norma ISO 14001 y será la encarga de realizar las adiciones y modificaciones al plan de manejo ambiental ya que estos se entregarán de acuerdo a los periodos establecidos

(4 meses). Los líderes de proceso serán los encargados de gestionar necesarios para generar los informes de avance.

los documentos

3.3.5 Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización CONEQUIPOS será la firma encargada de llevar a cabo la ejecución del contrato, por lo tanto será la responsable de realizar modificaciones a las estrategias, objetivos y metas del plan para la dirección del proyecto; en todo caso, toda modificación debe contar con la debida justificación.

Conclusiones Con el desarrollo de esta actividad fue posible determinar la importancia de la realización de un plan de gestión de los recursos humanos para el proyecto " OBRAS CIVILES PARA LA CONSTRUCCIÓN DE LA ESTACIÓN EL BANCO A CARGO DEL PROYECTO EVACUACIÓN DE CRUDOS MAGDALENA MEDIO A 100 KBPD" y se ha aplicado fundamentalmente las técnicas derivadas de la guía del PMBOK 5th Edition, para estos efectos. Se ha podido determinar la importancia de la planificación de la Gestión de los recursos humanos, orientada al objetivo del proyecto, investigando la complejidad, identificando el problema central de la situación proveniente de la conceptualización y visión de los interesados, se pudo establecer plenamente la relación existente entre causa-efecto, derivada del problema y sus manifestaciones y sus efectos colaterales. También se identifica la adquisición, el desarrollo y dirección del equipo del proyecto, se pudo identificar la descomposición del flujo del trabajo del proyecto en mención. Se logró conocer el proceso de planeación orientada a los objetivos del proyecto estudiado en este ejercicio académico.

Referencias

*Accountability. (2006). El compromiso con los Stakeholders. Obtenido de Manual para la práctica de las relaciones con los grupos http://www.accountability.org/images/content/2/0/204.pdf de interés. Obtenido de http://www.accountability.org/images/content/2/0/204.pdf. *Argandoña, A. (2011). Gestión de los Stakeholders del Programa from Dharma Consulting. Obtenido de http://www.slideshare.net/Dharmacon/gestin-delosstakeholders- del-programa. * Departamento Administrativo Nacional de Estadísticas. (2005). Censo Nacional. XIII Censo nacional de población y XI Censo Nacional de vivienda, Censo General 2005, 501. Recuperado el 18 de febrero de 2015, De Libro del censo nacional 2005 DANE Base de datos. * Guía del PMBOK5. (2012). Gestión de los Riesgos del Proyecto. Recuperado el 14 de abril de 2015, de pmbok proyectos Sitio web: https://pmbokproyectos.wordpress.com/gestion-de-los-riesgos/ Tabla 1 Plan de gestión de los recursos humanos ............................................................ 8 Tabla 2 Asignaciones de personal al proyecto ............................................................... 11 Tabla 3 Calendarios de recursos ..................................................................................... 12 Tabla 4 Registro de incidentes........................................................................................ 18 Tabla 5 Informes de desempeño del trabajo ................................................................... 18 Tabla 6 Evaluaciones del desempeño del proyecto ........................................................ 20