Gestión de Pedidos y Facturación Para El Comercio Internacional

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1. Proceso documental de la operación comercial 1.1 Información y documentación de la operación a conservar  En cualquier proceso documental de operación comercial vamos a tener que guardar documentos de tres tipos:

Comerciales Financieros y Medios de Pago

 Aquí vamos a centrarnos en la documentación comercial tal y como como nos indica el epígrafe epígrafe de este tema. Los documentos comerciales son los representativos representativos de los productos o servicios servicios exportados. Los documentos comerciales por excelencia, son: contratos de compraventa internacional, carta de presentación, orden de compra en firme (lo gestiona el importador), oferta en firme (formalizado por el exportador), facturas (consular, proforma, etc.). Otros documentos comerciales son los que hacen referencia al transporte de la mercancía, tales como el permiso de embarque, el conocimiento de embarque, el recibo de a bordo, póliza de fletamento, etc. Los documentos relativos al seguro de la mercancía, pueden ser pólizas específicas o que cubran en caso de siniestro, o con características concretas. Documentos Documentos propios de los productos son los distintos certificados de origen, sanidad, peso, fabricación, etc., lista de precios, lista de contenidos, licencias previas a la importación, licencias arancelarias y demás documentos específicos de las mercancías que deban tramitar tanto el importador como el exportador.

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2. Orden de pedido La orden de pedido es el documento escrito por el cual el vendedor y el consumidor  manifiestan estar de acuerdo sobre el objeto y el precio de la venta, en aquellos casos en los que el objeto comprado no puede entregarse inmediatamente. Un acuerdo sobre estos dos elementos, el objeto y el precio de la venta, es suficiente para que una  venta exista en el sentido jurídico. El hecho de que el pago y la entrega se produzcan más tarde no cambia nada. Por lo tanto, el documento en el que consta la orden de pedido es una prueba de la venta realizada.  Ahora bien, la legislación no prevé la posibilidad de cancelar la orden de pedido, salvo algunas excepciones: por ejemplo, si se lleva a cabo a distancia o fuera de los establecimientos comerciales (por ejemplo, en una feria, un salón o una exposición). En consecuencia, una vez firmada la orden de pedido, la venta existe y ambas partes quedan sometidas a este contrato.

2.1 Contenido La orden de pedido debe redactarse por escrito e incluir algunas informaciones:

El nombre y/o la denominación social del vendedor y sus datos (dirección, número de identificación fiscal y, en su caso, datos de inscripción en el registro mercantil); la fecha y el número de la orden de pedido; la descripción del producto o del servicio (modelo, color, material, accesorios, dimensiones...); el precio unitario, la cantidad y el precio total, así como el tipo de IVA a aplicar, especificando si éste se incluye o no en el precio; los gastos que, en su caso, tengan que repercutirse al comprador (transporte, desplazamiento, etc.) el importe entregado como pago a cuenta, si lo hay, y el importe que queda pendiente de pagar; la fecha o el plazo de entrega del producto o del suministro del servicio; la firma del vendedor y del comprador.

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2.2 Revisión La revisión es el procedimiento que se inicia una vez que se ha realizado una inicial orden de pedido, para ver si todos los componentes incluidos en un documento de orden de pedido son correctos y están ajustados a lo acordado por las partes. En este momento se realiza un seguimiento y un control estricto de los pasos que se van a dar durante el pedido, cual es la documentación necesaria, etc. Es el paso previo al establecimiento de una orden de pedido en firme que determinará formalmente las condiciones establecidas en el acuerdo.

2.3 Pedido en firme El pedido en firme es el pedido oral o escrito que se confirma y que no podrá ser cancelado en casi ningún caso. Es decir, es la propuesta de pedido definitiva que se envía una vez que ha quedado claro cuales son las necesidades de una de las partes ante la oferta producida en el proceso comercial.

2.4 Confirmación del pedido El momento de la confirmación del pedido es importante en cualquier proceso comercial, ya que es el momento en el que aparecen una serie de pasos que darán una mayor conformidad al proceso comercial. Los pasos que se realizarán generalmente son:

Se asigna un número o una clave a cada pedido, de forma que ambas partes tengan un número que identifique dicho pedido y permita un mejor control del mismo. Hay un nuevo procedimiento de revisión que transcurre a lo largo del seguimiento del pedido, esto permite que si tenemos alguna modificación a lo largo del proceso pueda ser gestionada. Fecha. Vamos a tener diferentes tipos de fechas, en primer lugar, hablaremos de una fecha en la que el pedido se ha aceptado. También tenemos la fecha de entrega solicitada que es la

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fecha de entrega en el pedido del cliente. Se trata de una fecha provisional que cambiará cuando tengamos la fecha de entrega confirmada que no siempre podemos incluir en el momento de generación del pedido. En muchas ocasiones tendremos una fecha provisional hasta prácticamente la entrada del pedido.

Se pueden incluir otros datos como código y descripción del artículo, la cantidad de unidades que se envían, el precio, la agencia de transportes que gestiona el proceso, etc.

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3. Preparación de pedido. Lista de contenido Es un documento que completa y acompaña a la factura comercial. Lo expide el exportador y en él figura la relación de bultos numerados y el contenido de cada uno de ellos, esto facilita la labor de identificación de la mercancía en la aduana, al transportista o al importador cuando la recibe en su destino. Debe contener:

Indicación de la factura a la que corresponde, fecha, nombre y razón social del vendedor y comprador, la cantidad, denominación precisa y tipo de embalaje de la mercancía, la numeración de bultos, contenido así como de peso y ubicación de cada uno de ellos. Peso bruto y neto y cubicación.

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4. Factura proforma 4.1 Elaboración La factura proforma se utiliza para plasmar la información sobre una posible operación y es habitual utilizarla para plasmar una oferta por lo cual deberá de ser completa e incluir todos los elementos de la oferta que se han detallado anteriormente. En algunos casos el importador necesita la factura proforma para realizar los trámites de importación en la aduana o bien para la apertura de un crédito documentario, etc. También se utiliza la factura proforma para acompañar el envío de muestras sin valor comercial bien sea con ocasión de una feria o para un determinado cliente.

4.2 Contenido Los datos a consignar en una factura comercial son básicamente los que se especifican en la factura comercial:

Fecha, nombres y razones comerciales de vendedor y comprador. Denominación precisa y cantidad de mercancía. Precio unitario y cantidad de mercancía. Forma y condiciones de pago. Tipo de embalaje. Términos de entrega de la mercancía (hace referencia a los términos internacionales de negociación publicados por la Cámara de Comercio Internacional, se aconseja utilizar versión del 2010). No es necesario que estén firmadas. Estos datos serán los que posteriormente se consignen en la factura comercial una vez confirmado el pedido por parte del comprador.

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4.3 Presentación Las informaciones contenidas en una oferta se resumen, en comercio internacional, en un documento denominado Factura Proforma que contiene los elementos que configurarán la factura definitiva, en el caso de que la oferta se materialice en pedido o contrato y no hayan cambiado los datos que en ella se hayan reflejado. Se trata de un documento de oferta e información expedido por el Exportador en el que se detallan las condiciones en las que el mismo estaría dispuesto a vender una mercadería. Hace, también, las  veces de contrato, en especial cuando el vendedor exige pagos anticipados a la entrega de la mercadería, sirviendo asimismo de apoyo para solicitar determinados documentos administrativos. La Factura Proforma es un reflejo de los que será la factura definitiva (salvo contratiempos), y que sirve al cliente para que al presentarla al banco en su país, formalizar la Apertura del Crédito Documentario, así como solicitar sus correspondientes Autorizaciones de Importación. La Factura Proforma permite el cliente potencial conoces cómo comprar el producto y pagarlo y, además, iniciar la tramitación administrativa para su información, así como la determinación del precio definitivo del producto tanto si lo adquiere para autoconsumo como para reventa.

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5. Factura comercial 5.1 Función Se realiza en los mismos términos que la factura proforma. La emite el vendedor. Tiene una función contable además de sustentar el compromiso de pago. En las operaciones no comunitarias la factura comercial es necesaria para que el importador pueda realizar los trámites en la aduana de destino. Una característica importante en las facturas de exportación es que el importe de la venta no está sujeto a IVA, al no considerarse, según la Ley del IVA, hecho imponible las entregas de bienes fuera del territorio fiscal español. La finalidad que tiene este documento es que es un documento administrativo de carácter contable que podría servir de contrato de compraventa y de forma de cobro incluyendo las cláusulas correspondientes.

5.2 Elaboración La estructura de una Factura Comercial no está sujeta a ningún formato y las condiciones que debe cumplir se reflejan en el BOE nº 2983 del 13 de Diciembre de 1985 y el Reglamento CEE 2454/93. Salvo dispensa por el administrador de la aduana, vendrán reflejados los siguientes datos:

Fecha, nombre y razones sociales de vendedor y comprador; Denominación precisa (es aconsejable incluir la partida estadística, según su codificación en el  Arancel Aduanero Comunitario TARIC en las operaciones no comunitarias, siendo necesarias en las operaciones comunitarias), cantidad, precio unitario y precio total de la mercadería; Tipo de embalaje; Términos de entrega, forma y condiciones de pago. Se utilizan los términos internacionales de negociación publicados por la Cámara de Comercio Internacional. Se recomienda hacer uso de los INCOTERMS; Instrucciones del cliente o exigencias del país de destino (licencias de importación, certificados, etc.)

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5.3 Contenido Dentro del contenido que ya hemos tocado en el punto anterior, es importante saber que la factura comercial debe incluir también los siguientes datos:

Número de identificación a efectos del IVA del vendedor y del comprador (en operaciones intracomunitarias); Referencia al pedido o factura proforma; Origen de la mercancía y medio de transporte.

Los datos que aparezcan en la Factura Comercial deberán coincidir con los reflejados en los demás documentos necesarios en una misma operación de compraventa y con los términos expresados en la licencia o documento aduanero de exportación. En ocasiones será exigencia de las autoridades aduaneras del país importador la presentación en su lengua oficial.

5.4 Presentación La factura comercial deber imprimirse en papel con el membrete de la empresa que realiza la exportación. Al igual que en la factura pro forma, en el Real Decreto que hemos indicado más arriba la firma y el sello no son requisitos requeridos. Hay situaciones en las que si puede ser obligatoria la firma y el sello, por ello debemos indicarlo expresamente. Es conveniente emitir tantas copias como sea necesario para que cubra con todos los trámites requeridos (aduanas, bancos, etc.) Los ejemplares pactados entre comprado y vendedor que resumen todos los datos de la operación se redactarán en castellano (países de habla hispana), y en inglés o francés sin perjuicio de que en ocasiones se redacte por las autoridades correspondientes en la lengua oficial del país.

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Recuerda Documentos comerciales: representativos de los productos o servicios exportados. Orden de pedido: documento escrito por el cual el vendedor y el consumidor manifiestan estar de acuerdo sobre el objeto y el precio de la venta. Revisión: procedimiento que se inicia una vez que se ha realizado una inicial orden de pedido, para ver si todos los componentes incluidos en un documento de orden de pedido son correctos  y están ajustados a lo acordado por las partes. Pedido en firme: pedido oral o escrito que se confirma y que no podrá ser cancelado en casi ningún caso. Confirmación del pedido: momento en el que aparecen una serie de pasos que darán una mayor conformidad al proceso comercial. Preparación del pedido: documento que completa y acompaña a la factura comercial. Factura pro forma: se utiliza para plasmar la información sobre una posible operación y es habitual utilizarla para plasmar una oferta por lo cual deberá de ser completa e incluir todos los elementos de la oferta que se han detallado anteriormente. Factura comercial: función contable además de sustentar el compromiso de pago.

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 Autoevaluación En cualquier proceso documental de operación comercial vamos a tener que guardar documentos de tres tipos:

Comerciales, financieros y mercantiles.

Comerciales, financieros y medios de pago.

Comerciales, financieros y garantías.

Indica si es verdadero o falso el siguiente enunciado: “La factura proforma se utiliza para plasmar la información sobre una posible operación y es habitual utilizarla para plasmar una oferta por lo cual deberá de ser completa e incluir todos los elementos de la oferta que se han detallado anteriormente”.

 Verdadero.

Falso.

Datos de una factura comercial (respuesta múltiple):

Fecha, nombres y razones comerciales del vendedor y comprador.

Denominación precisa y cantidad de mercancía.

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Datos importantes de la producción.

El pedido ha de contener (respuesta múltiple):

Número de bultos.

Denominación precisa y tipo de embalaje de la mercancía.

Importe total de la compra.

Indica si es verdadero o falso el siguiente enunciado: “La Factura comercial debe estar impresa en papel con el membrete de la empresa que realiza la exportación”.

 Verdadero.

Falso.

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