Gestión de Junta de Condominio 2023

INFORME FINAL JUNTA DE CONDOMINIO

GESTION DICIEMBRE 2022 -JUNIO 2023

Estimados vecinos. De antemano agradecemos a cada uno de ustedes por la confianza depositada en este tiempo. Cabe destacar que no se recibió informe de gestión de las juntas anteriores, para su revisión y continuidad de los trabajos. A continuación, deseamos compartir un balance de la gestión, asumida el 17 de diciembre de 2022 y que estamos entregando el 09 de julio del 2023.

A) LOGROS: -

Aplicación de la tasa del BCV, a los recibos vencido a partir del mes de enero 2023. Aprobada en asamblea el 17 de diciembre del 2022.

-

Entrega de recibos de pagos al personal.

-

Envío de los preliminares de los recibos por los grupos de pagos

-

Diagnóstico del sistema de bombeo, se envió informe por los grupos de pago el 4/07/2023.

-

Jornadas de cobranzas de la Administradores Strong River, en la oficina de condominio y puerta a puerta.

-

Actualización del R.I.F, vigente hasta 22/06/2026 (ver imagen n°1)

-

Actualización de cuentas BNC: o 0191-0279-33-2100007339 Cta Cte. o 0191-0279-30-1100022437 Ahorro o 0191-0279-36-1100022442 Ahorro Recaudos entregados: o Copias de las actas de asamblea, con las elecciones de las juntas de condominio, desde la apertura de la cuenta en el B.O.D. (2009).

o Ultima declaración de ISRL. o 2 referencias comerciales. o C.I. y RIF de los representantes legales (junta electa en diciembre 2022. o Carta de movilización de cuentas Requisitos que debe entregar la nueva junta de condominio: o Acta de elección de la nueva junta de condominio. o C.I. y RIF de los miembros principales. o Carta de movilización de cuentas Se recomienda continuar con el proceso en la oficina de BNC de los Palos Grandes, se conversó con ejecutiva de cuenta, el contacto se envió a la administradora Strong River -

Restructuración del personal de limpieza y vigilancia. (ver cuadro N°1)(Gráficos N°1) Cuadro N°1. Cuadro comparativo de restructuración de la nomina

Grafica N°1. Gasto de nómina por recibo ($) Vs. Total por recibo ($), desde enero 2022 a julio 2023

Nomina vs. Recibo ($) 2022-2023 10,00 9,2

9,00 8,00 7,00 6,00 5,00

5,3 4,7

4,7

5,7

5,5

5,7

6,3

6,1

5

4,00

4,6

1,00 0,00

5,32 5,05

5,09

5

4,41 3,84

4,23

3,32

3,00 2,00

6,64

6,6

1,59 1,59 1,45 1,35 1,33 1,05 1,09 1,29 0,55 0,73 0,78

Total Nomina

2,01 0,89 0,66 0,72

1,28

1,76

Total por recibo

De mantenerse la estructura actual de la nómina, la tendencia seria de disminuir, motivado a que el ticket de alimentación está fijado en bolívares, siendo de mayor impacto en junio, por la diferencia de lo pagado en mayo del 2023.

Se Formalizo la contratación de los vigilantes, los cuales tienen antigüedades más de un año, sin contratos de servicios, ni ser nomina fija. Los trabajadores no pueden renunciar a sus derechos laborales, aunque firmen contratos, ya que no se pueden mantener de manera indefinida de esta manera irrespetando sus derechos: antigüedad, sus vacaciones y utilidades. La administradora debe de llamar a los nuevos ingresos, para formalizar el periodo de prueba de 3 meses, luego de la evaluación pasan a nómina. Se compro un computador, con teclado y mouse, para el uso del sistema de acceso por huella. -

Extensión del horario por 30min del sistema de bombeo. Cuando el sistema queda despresurizado o cuando tiene demanda alta y se tiene baja presión menos de (70psi/ 5bar) y no llega con suficiente presión en los pisos superiores. Motivado a que el breaker principal del sistema se está disparando y no se puede mantener las 3 bombas encendidas por mucho tiempo, se acordó esta extensión. Este breaker se tiene reporte de averías desde el agosto del 2021, se debe de realizar a corto plazo. Esta extensión del horario fue aprobada por el grupo de cuarto de bomba, luego de reunión con técnico enviado por la dirección de convivencia ciudadana y de propiedad horizontal de la alcaldía.

-

99 carnet plastificados, para identificación de propietarios con vehículos. Este carnet se tenía previsto que los propietarios se identificaran, en los horarios de descanso del portón. B) Administradora Strong River:

-

La administradora Strong River, se incio relaciones comerciales en el 2019.

-

Se aprobó una oferta comercial, no se encontró contracto de servicio firmado por juntas anteriores, donde se establezcan sus funciones.

-

En reunión de enero del 2023, con todos los miembros de la junta, se revisó y aprobó los siguientes puntos: o Realizar los procesos de ingresos de los trabajadores, que incluye la firma de los contractos de pruebas de los nuevos ingresos de 3 meses. o Enviar los recibos de pagos a los trabajadores. o Mejorar la cobranza, ya que se limitaba únicamente a enviar los listados por los grupos de pagos: ▪ Realizar cobranzas puerta a puerta de los propietarios con deudas.

▪

Realizar jornadas de cobranza en la urbanización, con punto de venta.

▪

Realizar el proceso de cobranza por el departamento legal a propietarios con más 5 recibos vencidos, en este punto la administradora a dilatado su cumplimiento hasta en el mes de mayo, donde solicito que se requería la aprobación en asamblea de propietarios, por lo que se incluyo en minuta de asamblea realizada el 7 de mayo del 2023 y fue aprobada.

▪

Disminuir el riesgo de incremento en las liquidaciones, ya que todos los pagos se realizan en la misma cuenta: salario, ticket de alimentación y bonificación de desempeño. Para ello, la administradora sugirió entregar una tarjeta integral de SODEXO, para realizar el pago de estos beneficios.

o Se le indico que no se estaría aprobando el incremento previsto en el mes abril 2023, al menos que fuese aprobado por asamblea de propietarios. Es importante indicar que, en el año 2022, se le aprobó por la junta de condominio 2 aumentos: uno en abril del 100% de 0,2$ +iva (111$) paso 0,4$ +iva (222$) por recibo y otro en noviembre del 100%, pasando de 0,4$ a 0,8$ + iva (445$) por recibo. C) Reparaciones realizadas

Portón principal: -

En el mes de diciembre del 2023, se rompió correa del portón, se procedió a su cambio y quedo operativo, pero se observaron problemas mecánicos dentro del equipo, por lo que se previó en el mes de enero, comprar 3 conos para implementar los horarios de descanso del portón.

-

En el mes de febrero del 2023, se paró el portón, al revisarlo se observó que la base de hierro que estaba anclada al piso se dobló, igualmente la parte central del portón.

-

Proveedores para realizar este trabajo de herrería, se contactó al proveedor que venía realizando trabajos de herrería con la anterior J.C., Inversiones Geremias Salazar, el cual no asistió a la revisión del portón, se contactó al Sr. Jorge Segovia, el cual con alianza con una empresa de montaje de

portones realizo la reparación. Ver los detalles, en informe enviado por la empresa que realizo el trabajo. La intervención del equipo (motor/reductor) queda pendiente por carta consulta, para realizar la reparación o equipo nuevo, el cual por los cambios de los miembros principales no fue posible avanzar con este trabajo, quedando pendiente este trabajo El equipo en la parte interna tiene los siguientes daños: -

Eje y piñón principal tiene desgaste. Poleas desgastadas. Motor eléctrico, está adaptado con tiras metálicas a una base La caja esta doblada.

Cuadro N°2. Relación de gastos cargados por concepto de reparaciones de portón principal

Mes Ene-23

DESCRIPCION Compra de correa

marzo 2023

Base de hierro y de concreto 19.480 nueva + cambio de guía centra + guía adicional + enderezar el portón Trabajo adicional del portón: 3.678 cambio de rodamientos, parte inferior del portón Total Bs 23.212

Abril 2023

BS. 54

BCV 18.39

$ 2.94

Comentario Se realizo

24.31

801

Se realizo

24.44

150,49

Se realizo

954,43

Sistema de acceso peatonal: -

A finales de febrero se dañó la cerradura electromecánica, la cual se montó en el mes de diciembre del 2022.

-

Se procedió a llamar a la empresa quien realizo la instalación de la cerradura, el cual no se tuvo respuesta, para su revisión.

-

Se contacto al Sr. Marguis, quien se tiene referencia de haber instalado cerraduras de electroimán en los edificios, donde cotizo el trabajo por 130$: o Se elimino la cerradura electromecánica. o Se instalo la cerradura de electroimán o Se monto brazo hidráulico, ya que no se tenía. o Este brazo hidráulico, fue prestado por Rafael Torres (presidente de la J.C. Se compro equipo PC, con teclado y mouse, para ser usado para el sistema de huellas, es importante indicar que el sistema de huellas requiere:

-

o Comprar un UPC, para evitar daños por bajas de tensión. o Reubicar la lectora en la reja principal, para que este ubicada de frente y minimizar los errores de lectura, y colocar otra lectora esclava del lado de afuera o Actualización de la licencia (ver imagen N°2), no permite realizar nuevos registros, se cargo en el recibo de julio una visita tecnica Imagen N°2. Foto de pantalla de la computadora, con aviso de actualización de licencia

Cuadro N°3. Relación de gastos cargados por concepto de reparaciones del acceso peatonal

Mes Marzo 2023 Marzo 2023 Junio 2023

DESCRIPCION Suministro e instalación de cerradura de electroimán e instalación de brazo hidráulico Suministro de brazo hidráulico

BS. 3165

BCV 24.31

$ 130,19

974

24.31

40$

Reintegro de brazo hidráulico

-974

26,46

-36.81$

Total Enero 2023 Abril 2023

Abril 2023

3165 Total $ 130,19$ Sistema de acceso biométrico (huella) Visita técnica para 865.19 22.9 37,78 transferência de data del sistema de huella Visita técnica para 735 24.44 30 transferencia de data al PC el cual se compró para sistema de acceso Compra de PC, con teclado y 2329,4 24.44 95$ mouse, para el sistema de huella Total Bs 3929,59 162,78$

Comentario Se instala a principio de marzo Fue donado. Se reintegro en recibo Se realizo Se realizo

Se realizo

D) Relación de otros gastos cargados y reintegrados Cuadro N°4. Relación de otros gastos cargados y reintegrados

Mes Enero 23

DESCRIPCION Compra de batería codificador de llave

BS. 175.50

BCV 18,39

$ 9,5

Enero 23 Febrero 23

Compra de 3 conos

1.053

18.39

57

Comentario Se compro batería externa con adaptador, para de codificador de llave Skype. Se realizo

Compra de cortina plástica, para baño de trabajadores Reintegro por trabajos m/o pintura depuestos de estacionamiento cargados en recibos oct y nov 2022 DESCRIPCION Reintegro de mantenimiento de cuarto de bomba de diciembre 2022 Reintegro de mantenimiento de cuarto de bomba de enero 23 Mantenimiento de cuarto de bomba de marzo 23 Cartulina para carnet de identificación de acceso

64,66

22,9

2,82

Se compro e instalo

-3,629.67

22,9

-158,5

BS. -699,27

BCV 22,9

$ -30,5

Se reintegro parte de cobrado de mano de obra cargado (4655bs/ 557$) pero lo cargado en pintura en mayo y junio del 2022 (2186bs /444$) no se reintegró Comentario Este mantenimiento no fue realizado, por falto de pago etapa 3

-944,01

22,9

-41,22

Este mantenimiento no fue realizado, por falto de pago de la etapa 3

1,307.63

24,31

53,78

145,7

24,44

5,96

Se realizo inspección y mantenimiento de tablero de bombas Se imprimió y se plastificaron 100 carnet de identificación de acceso vehicular. No fue cobrado la impresión ni plastificación. Se dejo en la oficina de condominio

Bocina de alarma de puerta de acceso

98,36

24,44

4,02

Febrero 23

Mes Febrero 23 Febrero 23 Marzo 23 Abril 23

Abril 23

Se compro se instaló, pero por sonido fuerte, se mantiene desconectada

Mes Abril 23

DESCRIPCION Multa por renovación del RIF Mantenimiento de cuarto de bomba de abril 23 Reparación de carretilla

BS. 2597

BCV 24,44

$ 106

1318,93

24,44

53,96

245,4

25,02

9,8

Mantenimiento de cuarto de bomba de mayo 23 Compra de escardilla Mantenimiento de cuarto de bomba de junio 23 Multa SENIAT

1345,83

25,02

53,7

750,06

25,02

30

1407,15

26,46

53

2818,

26,46

106,5

Junio 2023

Segunda multa SENIAT

3924

26,46

148,2

Junio 2023

Pipotes plásticos para agua en los edificios

4050

26,46

153,06

Junio 2023

Uniforme e implementos de Trabajo

2700

26,46

102

No se realizó la compra, por no incurrir en un gasto que no se le diera uso, al no continuar la J.C. Se reintegro en el recibo de julio 2023

Junio 2023

Reintegro brazo hidráulico

-974

26,46

-36,8

Se dejo el brazo hidráulico que se instaló en marzo, inicialmente en calidad de préstamo, luego fue donado

Abril 23 Mayo 23 Mayo 23 Mayo 23 Junio 2023 Junio 2023

Comentario Ya se cancelada y se tiene el RIF actualizado Se realizo inspección de los equipos de cuarto de bomba Se realizó parte que se fisuro y se pintó la carretilla completa No se realizó, se reintegró en el recibo de julio 2023 Se compro en junio 2023 No se realizó, se reintegró en el recibo de julio 2023 Falta de declaración del 2018 y declaración tardía en 2021, fueron canceladas Error de la administradora, se reintegro en recibo de julio 2023 No se realizó la compra, por no incurrir en un gasto que no se le diera uso, al no continuar la J.C. Se reintegro en el recibo de julio 2023

Mes Julio 2023

DESCRIPCION Reintegro de mantenimiento de cuarto de bomba de mayo 2023 Reintegro de mantenimiento de cuarto de bomba de junio 2023 Reintegro Segunda multa SENIAT

BS. -1345,83

BCV 28,16

$ -47,79

Comentario No se realizó.

-1407,15

28,16

-49,96

No se realizó.

-3924

28,16

-139,3

Se reintegro, error de la administradora

Julio 2023

Reintegros de pipotes plásticos para agua en los edificios

-4050

28,46

-142

No se realizó la compra, por no incurrir en un gasto que no se le diera uso, al no continuar la J.C.

Julio 2023

Reintegro uniforme e implementos de Trabajo

2700

28,46

94,86

No se realizó la compra, por no incurrir en un gasto que no se le diera uso, al no continuar la J.C.

Julio 2023

Reintegro Provisión Sum e Ins Válvula Check em marzo 2022 Reintegro Sum e Ins de manômetro marzo 2022

-4632

28,46

-163

No se realizó la compra de la válvula check en marzo 2022

-912

28,46

-32

No se realizó la instalación de la tubería de termofusión con el manómetro que indica entrada de HIDROCAPITAL en el cuarto de bomba, en marzo 2022.

Julio 2023 Julio 2023

Julio 2023

Grafico N°2. Gastos Realizados y reintegros, desde enero 2022 a julio 2023

En el periodo de enero 2023 a julio 2023, se generó 1676$ en gastos variables y se realizó el reintegro de 354$ de trabajos no realizados del año 2022.

E) Relación de Pago de Servicios y obligaciones fiscales Queda pendiente realizarse el pago de los servicios administrativos Strong River del mes de junio del 2023. Se realizo cambio de cronograma de pago a la administradora, el cual se autoriza el cobro de los servicios luego de cumplir con todos los gastos de nómina, reparación y pagos de servicios, cargadas en el recibo.

Se realizo una relación de los servicios públicos y las obligaciones fiscales, donde se realizado un comparativo de lo recibido y lo entregado, ver cuadro N°4

Cuadro N°4. Relación de Pago de Servicios y obligaciones fiscales

Obligaciones legales / Pago de Servicios CORPOELEC areas comunes

CORPOELEC cuarto de bomba

Hdrocapital

CANTV I.V.S.S FAOV

Declaración de ISRL

R.I.F.

ene-23 Solvente

3842,85 BS (187$)

Solvente etapa 2

solvente solvente solvente

jun-23 Solvente

730,16BS

Solvente etapa 2

Comentario Se recibio con deuda desde Octubre 2021 a Diciembre 2022 (3842,85), se realizo pago en enero 2023. Se tiene pendiente de la ultima factura (730,16bs), el cual se debe coordinar con las otras 2 etapas el pago Se tiene una deuda de hidrocapital por 65.000. No se han reportado ultimos pagos de las otras etapas por el grupo de juntas, se le envio alerta de corte enviada por hidrocapital

solvente solvente solvente

Generaron de multa al inciar el proceso de 2018 sin declarar; Ultima declaración actualización del RIF, por 2021 tardia 23/01/2023 declaraciones de ISRL. Se 23/01/2023 esta solvente con el SENIAT Se gestiono pago de Vencido en febrero Vigente hasta multa por no actualizar 2021 22/062026 en la fecha. Se esta con el SENIAT

Grafica N°3. Servicios públicos por recibo ($) Vs total recibo ($), desde enero 2022 a julio 2023

Servicios publicos($) Vs. recibo($) 10 9,2

9 8 7 6 5

4,7

4,7

5,3

5,7

5,5

5,7

6,3

6,1

5

4

4,6

6,64

6,6

5,32 5,05

5,09

5

4,23

4,41

3 2 1

0,19 0,19 0,19 0,20 0,20 0,33 0,19 0,24 0,24 0,24 0,24

0

Total por recibo

1,18 1,33 1,18 0,80 0,83 1,00

1,811,79

Servicios publicos

Como se puede ver en la grafica N°2, los servicios públicos incrementaron un 700% desde noviembre 2022 a julio del 2023, en el ultimo recibo su impacto fue de 1,79$ por recibo.

Recomendaciones: -

Mantener 3 personas para limpieza de áreas internas y externas y 1 jardinero.

-

Una vez en funcionamiento el portón, se podría ajustar la plantilla de vigilancia a 4 trabajadores: 1 vigilante de turno central de 7:00am a 4:00pm y un vigilante en turno de 24 x 48, quedando la estructura de 4 vigilantes. En turno central es donde hay más movimiento, este vigilante podría cubrir una ausencia de un vigilante de turno rotativo y así no quedar sola la vigilancia.

-

La administradora y la J.C. deben de realizar seguimiento de los trabajos cargados en los recibos, de ejecutarse, realizar la entrega de facturas o recibos y de no realizarse se debe de realizar el reintegro en el siguiente recibo.

-

La administradora, debe ser el último en realizarse el cobro de los servicios administrativos, luego de haber realizado los pagos de los servicio y obligaciones adquiridas en los recibos, de esta manera se motiva a realizar una mejor cobranza.

-

Apoyarse de profesionales que hagan vida en la urbanización, para evaluar mejor los trabajos a, para ser más eficaces en los trabajos y minimizar la recurrencia de reparaciones.

-

Realizar informe de gestión las juntas de condominio y compartir con los propietarios.

-

Todo incremento en los beneficios que no sean decretados por el ejecutivo nacional debe ser aprobado por asamblea de ciudadanos.

-

Todo cambio del número de trabajadores deberá ser aprobado por asamblea de ciudadanos

-

Los ajustes que fuese a proponer la administradora por sus servicios deberán ser aprobado por asamblea de propietario

Se envía por separado, los siguientes documentos: -

Informe de revisión de gastos del año 2022 Informe de diagnóstico de sistema de bombeo de agua. Inventario de equipos encontrados y donaciones recibidas.

Elaborado: Ing. Rafael Torres Presidente de Junta de Condomínio Conj. Resd. El Torreón 2 Guarenas, 09 de julio del 2023