Gestión de Flujos de Trabajo y Análisis del Puesto de Trabajo

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CAP 2: GESTIÓN DE FLUJOS DE TRABAJO Y ANÁLISIS DEL PUESTO DE TRABAJO El enfoque directivo La labor de los especialistas en recursos humanos consiste en ayudar a los directivos a hacer un seguimiento y documentar los cambios de contenido de cada puesto de trabajo definiendo un proceso denominado análisis del puesto de trabajo (tipo y cantidad de trabajo). El trabajo puede observarse en tres niveles. La organización en su conjunto Los grupos de trabajo El individuo Una actividad esencial de los RRHH es estudiar la utilización de trabajadores temporales y la planificación del trabajo como alternativa para crear una fuerza laborar flexible.   

El trabajo desde la perspectiva de la organización

Estrategia y estructura de la organización Los flujos de trabajo se refieren a la forma de organizar el trabajo para lograr objetivos de producción y prestación de servicio. Una organización desarrolla su estrategia empresarial estableciendo un conjunto de objetivos a largo plazo que le permitan determinar el tipo de estructura más apropiada para ella, en base a: (1) El análisis de las oportunidades y amenazas del entorno, y (2) Una valoración realista de la utilización eficiente de los activos. Estrategia defensiva.- Cuando este compitiendo en un mercado estable y tenga un producto bien establecido (establecer jerarquías de tareas asignadas a unidades funcionales, se aplica de arriba abajo utilizando la cadena de mando, los supervisores transmiten a los trabajadores lo que tienen que hacer). Estrategia exploradora.- Cuando experimente un rápido crecimiento y/o está lanzando muchos productos nuevos a mercados dinámicos (capacidad de responder rápidamente a las necesidades de los clientes sin tener que solicitar la aprobación de sus supervisores). 

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Diseño de la organización El diseño de la organización implica elegir una estructura organizativa que ayudará a la empresa a alcanzar de forma más efectiva sus objetivos. Organización burocrática.- Esta estructura tiene forma piramidal definida por una línea jerárquica con muchos niveles de dirección y depende de la especialización en el trabajo. Los empleados son incentivados para realizar únicamente el trabajo que queda especificado en la descripción de su tarea. Características: o o o o

Enfoque directivo de arriba abajo. Muchos niveles jerárquicos. Trayectorias de la carrera profesional dentro de una misma función. Tareas muy especializadas. Página | 1

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Descripción muy detallada de las tareas. Fronteras rígidas entre tareas y unidades. Los individuos trabajan de forma independiente.

Organización Plana.- Esta estructura tiene solo pocos niveles de dirección y se centra en un enfoque descentralizado. El objetivo de esta estructura consiste en crear pequeños negocios independientes que pueden responder rápidamente a las necesidades y cambios de su entorno empresarial. Características: o o o o o o o o

Dirección descentralizada. Pocos niveles jerárquicos. Trayectoria de desarrollo profesional horizontales entre distintas funciones. Tareas definidas en términos generales. Descripciones genéricas de las tareas. Fronteras flexibles entre tareas y unidades. Énfasis en los equipos. Fuerte atención al cliente.

Organización sin fronteras.- Esta estructura permite a la organización crear relaciones con consumidores, proveedores y/o competidores, ya sea juntando recursos organizativos para obtener un beneficio mutuo. Un ejemplo de ello es cuando un experto en calidad de una empresa fabricante de automóviles puede trabajar con un empleado de uno de sus proveedores de componentes para instruirlo en los procesos específicos de control de calidad. Características: o

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Joint ventures (compartir empleados con talento) con los consumidores, proveedores y competidores. Énfasis en los equipos, cuyos miembros pueden cambiar de lugar dentro de las fronteras de la organización. Comparte muchas características con la estructura organizativa plana. Por ejemplo, tres empresas que juntan sus recursos para producir un nuevo producto, como un microprocesador.

Análisis del flujo del trabajo Reingeniería del proceso empresarial.- No es un ajuste rápido, sino un replanteamiento fundamental y un

nuevo diseño radical de los procesos empresariales para lograr mejoras considerables en los costos, calidad, servicio y velocidad. La Reingeniería del proceso de negocios (RPN) utiliza el análisis de los flujos de trabajo para identificar las tareas que pueden eliminarse o combinarse con otras pa ra mejorar el funcionamiento de la empresa.

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La RPN integró las cinco tareas en una sola, que podía ser desarrollada por un generalista denominado estructurador de acuerdos.

El trabajo desde la perspectiva en grupo Un equipo depende de sus propios miembros en cuanto a la definición de su liderazgo y dirección. Se define como un reducido número de personas con cualidades complementarias que trabajan en pro de objetivos comunes de los que son mutuamente responsables. Equipos autogestionados.- Fundamentalmente aplicados para mejorar la calidad y productividad y para reducir los costos operativos. Estos se pueden responsabilizar del proceso completo de producción de un componente, un producto o servicio. Prácticas de gestión de RRHH Son los propios compañeros los que deben evaluar el rendimiento de cada empleado. Las prácticas remunerativas deberían pasar de una remuneración por antigüedad o por rendimiento individual a una remuneración del rendimiento del equipo. Los miembros del equipo deberían tener un considerable poder de decisión en la contratación de nuevos empleados, en vez de depender exclusivamente de las decisiones de los directivos y los encargados de RRHH. Surgirán líderes de equipo de una forma espontánea. Es importante para la evolución de los equipos de trabajo desarrollar Cualidades Técnicas (formación cruzada), Cualidades Administrativas (formación en actividades directivas y de gestión) y Cualidades Interpersonales (comunicación eficaz). Otros tipos de equipos: Equipo de resolución de problemas (voluntarios de una unidad que se reúnen para discutir acciones correctivas, sobre mejora de la calidad, reducción de costos, etc). Equipo con un objetivo específico (representantes de diversas áreas funcionales para analizar cuestiones complejas, ej. Comisión de seguridad e higiene calidad de vida en el trabajo). Equipo virtual (depende de la tecnología interactiva, ej. profesores universitarios separados físicamente que se reúnen de manera interactiva).

El trabajo desde la perspectiva individual La motivación es el deseo de una persona por hacer su trabajo lo mejor posible o por hacer el máximo esfuerzo para realizar las tareas asignadas. La teoría de la motivación intenta explicar por qué los empleados están más motivados y más satisfechos con un tipo de trabajo que con otro.

Teoría de los 2 factores Identifica y explica los factores que los empleados consideran satisfactorios e insatisfactorios sobre su trabajo.

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Teoría del ajuste laboral Esta teoría sugiere que la motivación y la satisfacción laboral de los empleados dependen del ajuste entre sus necesidades y cualidades y las características del puesto de trabajo y de la organización. La motivación y la satisfacción laboral pueden hacer que un empleado se vea motivado y retado, pero no conseguir los mismos efectos en otro trabajador (trabajo repetitivo  – trabajo de investigación). No todos los empleados quieren verse implicados en la toma de decisiones. Teoría del establecimiento de objetivos La motivación es un comportamiento dirigido a objetivos, los objetivos claros y difíciles tendrán como resultado una mayor motivación para el empleado que aquellos objetivos fáciles y ambiguos. Los empleados estarán más motivados para rendir cuando tienen objetivos claros y específicos. Teoría de las características del trabajo El trabajador estará más satisfecho con su trabajo en tanto tenga determinadas características esenciales. Variedad en la cualificación (grado en que una persona realice cosas distintas y utilice diversas cualidades, habilidades y talentos) Identidad de la tarea (grado en que una persona puede realizar el trabajo de principio a fin o con un resultado visible) Relevancia de la tarea (impacto significativo) o Autonomía (libertad, independencia y discreción que el empleado ha de tener como por o ejemplo programación del trabajo, como realizar el trabajo) Retroalimentación (grado en que el trabajo ofrece al empleado una información clara y o directa sobre su rendimiento y resultados).

El diseño del puesto de trabajo y el análisis de la tarea El diseño del trabajo es el proceso mediante el cual se organiza el trabajo en las tareas necesarias para realizarlo. Tiene tres influencias importantes una es el análisis del flujo del trabajo que, como sabemos, intenta asegurar de que cada tarea de la organización recibe el trabajo como un input, añade valor a ese trabajo y después lo pasa a otro trabajador. Las otras dos influencias son la estrategia empresarial y la estructura organizativa que mejor se ajusta a esa estrategia.  Cinco enfoques del diseño del puesto de trabajo: Simplificación del trabajo Ampliación del trabajo Rotación del trabajo Enriquecimiento del trabajo Diseño del trabajo en función de equipos     

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Simplificación del trabajo.- El trabajo puede definirse en tareas simples y repetitivas que maximizan la eficiencia. La simplificación del trabajo puede utilizar la mano de obra eficazmente para producir una gran cantidad de productos estandarizados. Ampliación y rotación del trabajo.- Se utiliza para volver a diseñar los puestos de trabajo y reducir la fatiga y el aburrimiento de los trabajadores que realizan un trabajo simplificado y altamente especializado. Enriquecimiento del trabajo.- Aplica directamente la teoría de las características del trabajo para hacer que los trabajos sean más interesantes y mejorar la motivación de los trabajadores. El enriquecimiento del trabajo une tareas especializadas de forma que una persona sea la responsable de la producción de un servicio o producto completo. Diseño del trabajo en función de equipos.- Se trata de que un equipo realice una tarea completa. Los miembros del equipo tienen la capacidad de decidir entre ellos de cómo van a realizar el trabajo.

Análisis del puesto de trabajo Consiste en la recopilación sistemática y la organización de la información relativa a los trabajos. El análisis del trabajo supone un estudio meticuloso que revela detalles importantes. Concretamente, identifica tareas, obligaciones y responsabilidades de un determinado trabajo. Una tarea es el elemento básico. Una obligación está conformada por una o más tareas. Una responsabilidad está definida por una o más obligaciones. ¿Quién realiza el análisis del trabajo? El análisis del trabajo lo realiza, o bien un miembro del departamento de RRHH, o bien la persona a que le incumbe. En algunas empresas el director puede llevar a cabo el análisis del trabajo. Métodos para recopilar información sobre el trabajo Entrevistas - Observación - Diarios - Cuestionarios El análisis del trabajo también resulta útil para las siguientes actividades de RRHH Contratación Selección Evaluación del rendimiento Remuneración Formación y carrera profesional     

Las técnicas del análisis del puesto de trabajo Análisis del inventario de tareas, sirve para definir los conocimientos, habilidades y aptitudes (CHAs) necesarias para realizar correctamente un trabajo. Se realiza en tres etapas 1) entrevistas 2) encuestas 3) generación de una tarea mediante una matriz CHAs. Estas se pueden clasificar en función a la importancia de la tarea o el tiempo empleado en realizarla. Técnica de los incidentes críticos , se utiliza para desarrollar descripciones del comportamiento en un trabajo. Los pasos son 1) creación de dimensiones 2) creación de incidentes, 3) traslado de incidentes, y 4) asignación de valores de eficacia. El resultado es identificar los incidentes de comportamiento que son malos para un rendimiento excelente.

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Cuestionario de análisis de posición, es un cuestionario que consta de 194 elementos distintos, que se organizan en torno a seis apartados (por ejemplo, grado de utilización, importancia del trabajo). Las clasificaciones son analizadas por una computadora. Análisis funcional del trabajo, es una técnica utilizada en el sector público que puede hacerse mediante una entrevista o un cuestionario. Recopila información como: Que hace el trabajador respecto a las personas, los datos y las cosas. o Los métodos y técnicas que utiliza el trabajador para realizar su trabajo. o Las maquinarias, herramientas y equipos que utiliza. o Los materiales, los proyectos o servicios producidos por el trabajador. o

Análisis del trabajo y entorno legal Puesto que el análisis del trabajo puede ser el punto de partida para que una empresa gane o pierda un juicio sobre la forma de seleccionar o evaluar a sus empleados, es importante que las organizaciones se esfuercen en documentar cuidadosamente el análisis de los trabaj os.

Descripción del puesto del trabajo Es un documento escrito que identifica, define y describe un trabajo a partir de sus obligaciones, responsabilidades, condiciones laborales y especificaciones. Existen dos tipos de descripci ones de trabajo: i) Descripción especifica del puesto de trabajo.- Se destacan obligaciones y responsabilidades que tienen que ver con la eficiencia, el control y la planificación detallada del trabajo. ii) Descripción general del puesto de trabajo.- Se asocia a estrategias del flujo de trabajo que destacan la innovación, la flexibilidad y una planificación amplia del trabajo. Elementos de una descripción del puesto del trabajo Tienen cinco elementos claves: Información de identificación Descripción del trabajo (breve resumen del puesto) Obligaciones y responsabilidades del cargo (que es lo que hay que hacer en el trabajo) Especificaciones del cargo (requisitos del puesto de trabajo) Calificación mínima (como experiencia laboral o certificaciones).     

La fuerza de trabajo flexible -

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Trabajadores de plantillas, son los trabajadores fijos de tiempo completo de una organización. Trabajadores eventuales, son los trabajadores contratados para resolver una necesidad temporal de trabajo de una organización o para hacer trabajos que no forman parte de sus actividades centrales. Trabajadores temporales, las agencias de trabajo temporal ofrecen a las empresas trabajadores temporales para trabajos a corto a plazo. Los trabajadores temporales que trabajan para una agencia de trabajo temporal se asignan sencillamente a otro empresario cuando su cargo actual finaliza. Estos pueden aportar dos grandes ventajas: reciben un salario medio menor que los trabajadores de plantilla. Pueden ser trabajadores con una elevada motivación puesto que los empresarios pueden decidir contratar indefinidamente a los trabajadores de mayor rendimiento. Trabajadores de tiempo parcial, los trabajadores de tiempo parcial trabajan menos tiempo que los trabajadores de plantilla a tiempo completo. Los empresarios tienen la flexibilidad de programar el trabajo de estos contratos en función de sus necesidades. Reciben mucho menos prestaciones que los puestos de trabajo de tiempo completo, lo que ofrece importantes ahorros a los empresarios. Contratación externa (outsourcing/tercerización), es el proceso mediante el cual los empresarios transfieren trabajos rutinarios o periféricos a otra organización que se especializa en ese trabajo y que puede realizarlo más eficazmente. Página | 6

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Trabajadores autónomos o contratados, son empleados que desarrollan relaciones laborales directamente con el empresario, para un determinado periodo de tiempo o trabajo a realizar. Estudiantes en práctica, una de las más nuevas facetas del área de la mano de obra eventual es la utilización de estudiantes en prácticas que trabajan de tiempo completo o a tiempo parcial durante un periodo de tiempo para adquirir experiencia laboral.

Horarios de trabajo flexible Los horarios de trabajo flexible modifican la programación del trabajo y la relación laboral. Los empresarios pueden utilizar los horarios de trabajo flexibles para modificar el horario tradicional y de lunes a viernes, con el fin de lograr ventajas tanto para sí mismos como para sus empleados. Los tres tipos más comunes de horarios flexibles son: Las horas de trabajo flexibles, la semana laboral comprimida y el Teletrabajo. Horas de trabajo flexibles.- Las horas de trabajo flexible permiten a los empleados controlar su hora de entrada y de salida a la empresa. Estos empleados tienen que realizar cuarenta horas semanales en su puesto de trabajo, pero pueden elegir las horas que de hecho van a trabajar. Semanas laborales comprimidas.- Alteran el número de días laborales por semana aumentando el número de horas trabajadas por día laboral, como mínimo, a diez horas. Una modalidad frecuente de horario de semanal laboral comprimida consiste dedicar al trabajo días de 10 horas. Teletrabajo.- Ofrece flexibilidad horaria y de presencia física en el centro de trabajo. El teletrabajo también permite a los empleados cultivar un estilo de vida personalizado sin renunciar a un empleo de tiempo completo.

Sistemas de información de recursos humanos Son sistemas utilizados para recopilar, registrar, almacenar, analizar y recuperar datos relativos a los recursos humanos de la organización. Los sistemas de información se pueden dividir en las Aplicaciones de los SIRH y la Gestión de los aspectos de seguridad y la privacidad relacionadas con los SIRH. Las aplicaciones de los SIRH Información sobre los empleados Seguimiento de candidatos Inventario de cualificación Programa de nóminas (cálculo de sueldos, impuestos, seguridad social, etc.) Programa de administración de prestaciones Programa de gestión del tiempo del empleado      

Seguridad y confiabilidad de los SIRH El departamento de RRHH debe desarrollar políticas y líneas maestras para proteger la integridad y seguridad de los SIRH. Los usuarios no autorizados de los SIRH pueden causar estragos. Para lograr la seguridad y la confidencialidad de los registros de los SIRH, las empresas deberían plantearse las siguientes actuaciones: Limitarse el acceso a los SIRH. Permitir el acceso a distintas partes de la base de datos mediante palabras claves y códigos especiales. Otorgar permisos para acceder a información sobre empleados solo cuando es necesario acceder a dicha información. Desarrollar políticas y líneas maestras sobre la utilización de la información de empleados y notificar a los empleados el funcionamiento de estas políticas. Permitir que los empleados examinen sus registros personales para verificar la precisión y efectuar correcciones que fueran necesarias.   

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