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Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale
- AVANT PROPOS -
L’Ec L’Ecol olee Su Supé péri rieu eure re des des Tech Techni niqu ques es Avan Avancé cées es (EST (ESTA) A) est est une une écol écolee priv privée ée d’en d’ense seig igne neme ment nt supé supéri rieu eur. r. Elle Elle s’es s’estt fixé fixéee comm commee obje object ctif if de form former er à trav traver erss un enseignement de haut niveau des techniciens supérieurs immédiatement opérationnels qui répondent aux besoins effectifs des entreprises. La formation en informatique de gestion des techniciens supérieurs dure deux (2) ans. A la fin de leur cycle de formation, les étudiants en informatique doivent rédiger un rapport sur un projet d’informatisation d’entreprise publique ou privée, afin de compléter et parfaire leurs connaissances aussi bien pratiques que théoriques. Ce rapport doit être présenté publiquement devant un jury pour l’obtention du Diplôme de Technicien Supérieur (DTS). C’est dans ce cadre qu’il nous a été proposé comme thème : la Gestion du courrier au sein de l’Assemblée nationale du Burkina Faso.
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Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale - SOMMAIRE - AVANT PROPOS -.................................................................................................................... .............................................................................................................................................. ..........................11 - SOMMAIRE - .....................................................................................................................................................2 ..................................................................................................................................................... 2 - INTRODUCTION GENERALE - .....................................................................................................................5 ..................................................................................................................... 5 I - PRESENTATION DE LA STRUCTURE D’ACCUEIL.............................................................................. .9 1. DE SA CRÉATION................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................99 2. DU STATUT DE L’I NSTITUTION................................................................................................................................. .................................................................................................................................99 3. DU FONCTIONNEMENT DE L’I NSTITUTION : SES ATTRIBUTIONS ET SES MISSIONS............................................................ 10 3.1- Le vote de la loi ...................................................................................................................... ..................................................................................................................................... .................10 3.2- Le contrôle de l’action gouvernementale ................................................................................... ........ ........... ...10 10 3.2.1- L’information parlementaire................................................................................................... ........ ........... ...11 11 3.2.2- Les autorisations parlementaires........................................................................................................ ........................................................................................................11 11 3.2.3- La mise en cause de la responsabilité du Gouvernement.................................................................. .11 3.3- Consentir l’impôt............................................................................................................. ....................................................................................................................... .................. ............ ....11 11 4.1 –Le Bureau de l’Assemblée nationale..................................................................................................... .....................................................................................................11 11 4.2 – La conférence des présidents........................................................................................................ ....... .......12 12 4.3 – Les commissions générales ........................................................................................................... ....... .......12 12 4.4 – Les groupes parlementaires ............................................................................................................ ..... .....12 12
II PROBLEMATIQUE............................................................................................................... ....................................................................................................................................... ........................13 13 III STRUCTURE DU TRAVAIL................................................................................................................. ...... ......14 14 1. STRUCTURE SOCIALE............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................14 14 1.1 – Les services de la présidence.......................................................................................................... ..... .....14 14 1.2– Les services de la Questure................................................................................................................... ...................................................................................................................14 14 1.3 – Les services du Secrétariat général .......................................................................................... ........ ........... ...15 15 1.3.3 - Les services rattachés au Secrétariat général ............................................................................ ....... .......15 15
2. STRUCTURE HIÉRARCHIQUE : ORGANIGRAMME......................................................................................................... .........................................................................................................17 17 D G/SFC........................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................ . 17
3. STRUCTURE MATÉRIELLE..................................................................................................................................... 18 4. STRUCTURE DU TRAVAIL....................................................................................................................................... .......................................................................................................................................19 19 4.1 Le groupe de pilotage.................................................................................................................... .............................................................................................................................. ..........19 19 4.2 Le groupe de projet........................................................................................................... ..................................................................................................................... .................. ............ ....19 19 4.3 Le groupe des utilisateurs.................................................................................................................. ..... .....19 19
I - PRESENTATION DE LA METHODOLOGIE........................................................................................... ...........................................................................................21 21 1.OBJECTIF DE L’ÉTUDE DE L’EXISTANT...................................................................................................................... ......................................................................................................................21 21 2.DÉMARCHE DE L’ÉTUDE DE L’EXISTANT................................................................................................................... ...................................................................................................................21 21 II - DESCRIPTION DE L’EXISTANT.............................................................................................................. ..............................................................................................................22 22 1. PRÉSENTATION DU CHAMP DE L’EXISTANT.............................................................................................................. 22 2. COMPTE RENDU D’INTERVIEW............................................................................................................................... 24 3.DESCRIPTION DES TRAITEMENTS.............................................................................................................................. ..............................................................................................................................27 27 3.1 - Le diagramme des flux ou modèle conceptuel de communication........................................................ ........................................................27 27 Les modèles de communication (MCC)............................................................................................. ........ ........... ...29 29 - Découpage du domaine en processus......................................................................................................... .........................................................................................................32 32 3.4 – Modèles Conceptuels de Traitements observés (MCT existant) .............................................. ........ ............ ....32 32 - Modèles Organisationnel de Traitements observés (MOT existant).............................................. ........ ............ ....37 37
4. DESCRIPTIONS DES DONNÉES................................................................................................................................ 43 4.1 - Règles de gestion............................................................................................................... ................................................................................................................................... ....................43 43 4.2 - Modèle entité – association........................................................................................................ ......... ...........44 4.3 - Dictionnaire de données .................................................................................................................. ..... .....45 45 4.4 – MCD existant............................................................................................................... ........................................................................................................................................ .........................46 46
5. CRITIQUE DE L’EXISTANT .................................................................................................................................... 47 I - ORIENTATION D’INFORMATISATION.................................................................................................. ..................................................................................................49 49 1. ORIENTATION FONCTIONNELLE.............................................................................................................................. ..............................................................................................................................49 49
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Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale 2. ORIENTATION TECHNIQUE................................................................................................................................... 51 II - SOLUTION RETENUE............................................................................................................ ........................................................................................................................... .................... .....52 52 ÈGLES DE GESTION........................................................................................................................................... 52 1. R ÈGLES 2. MCD FUTUR ....................................................................................................................................................53 ....................................................................................................................................................53 4.MLD FUTUR ......................................................................................................................................................54 ......................................................................................................................................................54 4. MCT FUTUR ....................................................................................................................................................55 .................................................................................................................................................... 55
III - POLITIQUE DE SECURITE.................................................................................................................. ... ...57 57 1.POURQUOI LES SYSTÈMES SONT-ILS VULNÉRABLES?....................................................................................... ......... ............ ...58 58 2. SOLUTIONS À LA SÉCURITÉ DES SYSTÈMES D'INFORMATIONS....................................................................................... .......................................................................................59 59 3. SÉCURISATION DE LA BASE DE DONNÉES................................................................................................................ ................................................................................................................61 61 3.1 – Les risques encourus ........................................................................................................... ................................................................................................................... ................ ..........62 3.2 – Les solutions envisageables...................................................................................................... ........ ........... ...62 62 3.2.1 – La différentiation des types d'utilisateurs.............................................................................. ......... ...........62 3.2.2 - Les privilèges............................................................................................................... ......................................................................................................................... .................. ............ ....63 63 Classes d'objets et granularité : Les SGBD permettent généralement de spécifier assez finement les privilèges d'un utilisateur en fonction des objets manipulés : .....................................................................63 .....................................................................63 3.2 – Autres solutions : la cryptographie...................................................................................................... ......................................................................................................64 64
I - LES BASES DE DONNEES............................................................................................................. ......................................................................................................................... ................67 67 1. QU'EST-CE QU'UNE BASE DE DONNÉES?.................................................................................................................. ....................................................................................................................67 2. HISTORIQUE DES BASES DE DONNÉES ..................................................................................................................... 67 3. GESTION DE BASE DE DONNÉES.............................................................................................................................. ..............................................................................................................................68 68 4. LES FONCTIONNALITÉS D’UN SGBD ....................................................................................................................68 .................................................................................................................... 68 ETAPES D'ÉLABORATION D'UNE BASE DE DONNÉES (SELON ANSI-SPARC 1975) ..........................................................69 ..........................................................69 5. EXEMPLES DE SGBD ........................................................................................................................................69 ........................................................................................................................................ 69 II – ENCOMBREMENT DE LA BASE DE DONNEES.................................................................................. ..................................................................................70 70 1. COURRIER ..........................................................................................................................................................70 .......................................................................................................................................................... 70 2. FICHE D’ACCOMPAGNEMENT.................................................................................................................................. ..................................................................................................................................70 70 3. TYPE DE FICHE.................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................71 71 4. IMPUTATION....................................................................................................................................................... 71 5. FONCTION.......................................................................................................................................................... ..........................................................................................................................................................71 71 6. OBSERVATIONS................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................71 71 7. CLASSEUR ..........................................................................................................................................................71 ..........................................................................................................................................................71 8. STATUT............................................................................................................................................................. 72 9. CATÉGORIE........................................................................................................................................................ 72 10. PIÈCES JOINTES................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................72 72 11. FICHE DE TAXATION........................................................................................................................................... ...........................................................................................................................................72 72 12. SERVICE.......................................................................................................................................................... 73 13. EXPÉDITEUR .....................................................................................................................................................73 ..................................................................................................................................................... 73 14. DESTINATAIRE.................................................................................................................................................. ..................................................................................................................................................73 73 15. QUALIFICATION ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................74 74 16. DOSSIER ......................................................................................................................................................... .........................................................................................................................................................74 74 17. PERSONNEL .................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................74 74 18. EST................................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................................74 74 19. A LA QUALIFICATION ........................................................................................................................................ 75 20. EST PORTÉ....................................................................................................................................................... 75 21. EXPÉDIER .........................................................................................................................................................75 .........................................................................................................................................................75 22. A 1......................................................................................................... ........................................................................................................................................................ ....................................................... ........75 75 23. SE TROUVE DANS.............................................................................................................................................. 76 I – LES OUTILS DE TRAVAIL....................................................................................................... .......................................................................................................................... ...................77 77 1. PRÉSENTATION DE LA TECHNOLOGIE WEB ............................................................................................................... 78 2. STRUCTURE ET FONCTIONNEMENT D’UNE APPLICATION WEB........................................................................................ ........................................................................................79 79
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Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale II – LES ECRANS DE NOTRE APPLICATION 1. FENÊTRE D’IDENTIFICATION.................................................................................................................................. 81 2. MENU PRINCIPAL ...............................................................................................................................................82 3. COURRIERS ARRIVÉS............................................................................................................................................83 4. COURRIERS DÉPARTS............................................................................................................................................84 5. COURRIERS INTERNES............................................................................................................................................85 6. COURRIERS CLASSÉS............................................................................................................................................86 7. COURRIERS EN I NSTANCE..................................................................................................................................... 87 8. ETATS DES COURRIERS......................................................................................................................................... 88 9. AIDE EN LIGNE................................................................................................................................................... 89 - CONCLUSION GENERALE -.........................................................................................................................90 - BIBILIOGRAPHIE - .........................................................................................................................................92 1. INFORMATIQUE DE GESTION (BTS) TOME 1 ; 2.................................................................................92 SITES WEB CONSULTÉS :...............................................................................................................................93 HTTP://WWW.COMMENTCAMARCHE.NET/WEB-SERVICES/ ............................................................93
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- INTRODUCTION GENERALE -
Du 10 août au 10 octobre 2007, j’ai effectué un stage au sein de l’Assemblé nationale, plus précisément à la direction des services informatiques. Au cours de ce stage, j’ai pu m’intéresser aux différentes activités de la direction au sein de l’Assemblée Nationale. Plus largement, ce stage a été l’opportunité pour moi d’appréhender les fonctions d’un informaticien dans le milieu professionnel, notamment celui d’un programmeur. Tout au long de ce stage, j’ai pu acquérir une grande connaissance sur la vie et le fonctionnement de l’Assemblée nationale d’une part, et d’autre part j’ai su ceux à quoi était assigné un informaticien dans une telle institution. Par ailleurs ce stage m’a permis d’acquérir une énorme expérience de la vie professionnelle, de porter aide et conseils aux utilisateurs. En somme ce stage m’a permis d’enrichir
et
de
développer
mes
découvertes
et
mes
connaissances.
Au-delà donc de l’enrichissement de mes connaissances techniques et pratiques, ce stage m’a permis de comprendre dans quelle mesure la formation de techniciens immédiatement opérationnels est nécessaire dans un pays comme le Burkina Faso Mon stage à la direction des services informatiques à l’Assemblée nationale a consisté essentiellement dans un premier temps à apporter soutien technique aux honorables députés dans la salle de navigation INTERNET pendant leurs passages dans la dite salle. Dans un second temps j’ai été affecté au service courrier afin de proposer une solution automatique au traitement de “courriers arrivée” et “courriers départ”, chose qui était jusqu’à ce jour manuel. Mon maître de stage étant concepteur de profession, j’ai pu travailler dans d’excellentes conditions sur mon thème : « GESTION DE COURRIER AU SEIN DE L’ASSEMBLEE NATIONALE » Ce stage a donc été une opportunité pour moi de percevoir comment se fait une gestion manuelle de courrier notamment à l’Assemblée nationale, et de proposer une solution automatique pour une telle gestion. 5
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L’élaboration de ce rapport a pour principale source les différents enseignements tirés de la pratique journalière des tâches auxquelles j’étais affecté et des nombreux entretiens que j’ai pu avoir avec les employés du service courrier et des autres services concernés. Ce qui m’a permis de donner une cohérence à ce rapport. En vue de rendre compte de manière fidèle et analytique des trois mois passés au sein de l’Assemblée nationale, il apparaît logique de présenter
à titre préalable l’environnement professionnel de l’Assemblée nationale, à savoir son organigramme,
ensuite d’envisager d’une part une présentation du traitement du courrier et d’autre part une présentation organisationnelle au sein des différents services et directions concernés,
et enfin de préciser les différentes missions et tâches que j’ai pu effectuer au sein de ce service, les nombreux apports que j’ai pu en tirer, et les différentes solutions proposées dans l’objectif d’une solution automatique, c'est-à-dire informatisée.
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Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale
PARTIE I : ETUDE DE PREALABLE
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Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale
L’étude préalable encore appelée analyse des besoins ou étude d’opportunité, selon que l’on privilégie l’un ou l’autre de ces concepts : analyse de la situation existante ou présentation des éléments qui permettront de décider de l’opportunité d’une solution de remplacement. L’étude préalable précède le travail de conception qui doit aboutir au remplacement du système d’information d’information actuel par une solution solution meilleure qui prend en compte des besoins non encore satisfaits et résolve les défauts et insatisfactions ressentis. Pour présenter le contenu de notre étude préalable, nous nous attacherons attacherons d’abord à en préciser les méthodes et les outils, puis nous nous intéresserons aux dossiers que doit nécessairement fournir cette étape.
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I - PRESENTATION DE LA STRUCTURE D’ACCUEIL
1. De sa création La Constitution du 02 juin 1991, institue le Parlement qui comprend deux chambres : •
l’Assemblée des Députés du Peuple ;
•
la Chambre des Représentants ;
La révision constitutionnelle par la loi N° 002/ 97 / ADP du 27 Janvier 1997, apporte une correction sur l’appellation qui devient ASSEMBLEE NATIONALE .
2. Du statut de l’Institutio l’Institutionn L’Assemblée nationale est une institution constitutionnelle. Les membres de l’Assemblée nationale portent le titre de « Député ». Les députés sont élus au suffrage universel direct, égal et secret. L’Asse L’Assembl mblée ée nati nationa onale le fonct fonction ionne ne comme comme un établ établis issem semen entt publi publicc à carac caractè tère re administratif, administratif, dotée d’une organisation administrative autonome et jouissant d’une autonomie financière. Le Président de l’Assemblée nationale est élu pour la durée de la législature législature qui est de cinq (5) ans. Les membres du Bureau sont élus pour une année renouvelable. Le Président de l’Assemblée nationale est l’ordonnateur du budget de l’Institution. A ce titre, il gère les crédits qui lui sont alloués pour son fonctionnement. Le Président est responsable de cette gestion devant l’Assemblée. Celle-ci peut le démettre à la majorité absolue pour faute lourde dans sa gestion. En cas de vacance de la Présidence du Faso pour quel que cause que ce soit, ou d’empêchement absolu ou définitif constaté par la Cour Suprême, les fonctions de président du Faso sont exercées par le Président de l’Assemblée nationale. 9
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Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale En cas de vacance de la Présidence de l’Assemblée nationale par décès, démission ou pour toute autre cause, l’Assemblée élit un nouveau Président.
3. Du fonction fonctionnement nement de l’Instituti l’Institution on : ses attributions et ses missions Au terme de l’article 84 de la Constitution, « L’Assemblée nationale vote la loi, consent l’impôt et contrôle l’action du gouvernement conformément aux dispositions de la présente Constitution » .
Conformément à l’article 87, les attributions et missions essentielles de l’Assemblée nationale sont principalement principalement de deux ordres : •
légiférer légiférer ;
•
contrôler l’action du Gouvernement ;
•
consentir l’impôt. 3.1- Le vote de la loi Pour remplir cette attribution, l’Assemblée se réunit chaque année en deux sessions
ordinaires de quatre vingt dix (90) jours chacune. La première session s’ouvre le premier mercredi du mois de mars, et la seconde le dernier mercredi de septembre. L’article 87 lui permet de se réunir en session extraordinaire sur convocation de son Président, à la demande du Premier Ministre ou celle de la majorité absolue des Députés sur ordre du jour déterminé. Le règlement intérieur en son article 26 précise que les sessions extraordinaires extraordinaires sont closes sitôt l’ordre du jour épuisé et au plus tard quinze (15) jours après la date de leur ouverture. Dans son action de législation, l’Assemblée nationale se penche sur : •
les propositions de loi si le projet de texte émane des députés;
•
les projets de loi si le projet de texte émane du Gouvernement ;
•
de pétitions si l’initiative vient du peuple (au moins quinze milles 15000 signatures). 3.2- Le contrôle de l’action gouvernem gouvernementale entale La fonction de contrôle est une des fonctions essentielles de l’Assemblée nationale.
Cette fonction est assurée par des moyens variés et nécessairement gradués :
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Tantôt l’Assemblée s’informe sur l’action du gouvernement,
Tantôt elle l’oriente et lui donne des autorisations d’agir,
Tantôt enfin elle tient entre ses mains l’existence même du Gouvernement, c’est le degré maximum du contrôle.
3.2.1- L’information parlementaire
L’information parlementaire est une grande nécessité. Cette information se fait à travers : •
les questions parlementaires (questions écrites, questions orales);
•
les commissions d’enquêtes ou de contrôle.
3.2.2- Les autorisations parlementaires
Elles sont de plusieurs ordres et concernent des domaines variés : •
les lois de finances ;
•
l’autorisation de déclaration de guerre ;
•
l’état d’urgence ;
•
l’autorisation de ratifier les accords et traités internationaux.
3.2.3- La mise en cause de la responsabilité du Gouvernement
La mise en cause de la responsabilité du gouvernement s’opère de deux façons à savoir : •
à l’initiative du gouvernement (sur un texte, sur un programme, sur la déclaration de politique générale).
•
à l’initiative de l’Assemblée (la motion de censure). 3.3- Consentir l’impôt Il s’agit de fixer l’impôt.
4. Des organes de l’Assemblée nationale L’Assemblée nationale comptent quatre grands organes : 4.1 –Le Bureau de l’Assemblée nationale Le Bureau de l’Assemblée nationale est l’organe suprême de l’Institution chargé de son administration et de sa gestion. Il est composé de seize (16) membres qui sont :
un (1) Président qui est le Président de l’Assemblée nationale ; cinq (5) Vice-présidents ; 11
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huit (8) Secrétaires Parlementaires ;
deux (2) Questeurs. 4.2 – La conférence des présidents Elle regroupe :
le Président de l’Assemblée nationale ;
les cinq (5) Vice-présidents ;
le Ministre chargé des relations avec le parlement ;
les Présidents des commissions ;
le Rapporteur général de la Commission des Finances et du Budget (COMFIB). La conférence des présidents organise les travaux parlementaires, fixe l’ordre du jour des sessions et affecte les dossiers aux commissions générales. 4.3 – Les commissions générales Elles sont au nombre de cinq (5), présidées chacune par un député pour un mandat d’un an renouvelable. Il s’agit de :
la Commission des Finances et du Budget (COMFIB) ;
la Commission du Développement et de l’Environnement (CODE)
la Commission des Affaires Etrangères et de la Défense (CAED)
la Commission des Affaires Générales et Institutionnelles et des Droits Humains (CAGIDH) ;
la Commission de l’emploi, des Affaires Sociales et Culturelles (CEASC) 4.4 – Les groupes parlementaires Les députés à l’Assemblée nationale peuvent s’organise en groupes parlementaires par
affinités politiques. L’actuelle législature comprend quatre (4) groupes parlementaires. Chaque groupe parlementaire doit comporter au moins dix députés. Les députés qui ne sont pas membres d’un groupe sont appelés « non inscrits ». Les groupes parlementaires (GP) suivants sont présents à l’Assemblée nationale : 12
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le GP du Congrès pour la Démocratie et le Progrès (CDP) qui est majoritaire avec soixante treize (73) députés ;
le GP de l’Alliance pour la Démocratie et la Fédération / Rassemblement Démocratique Africain (ADF/RDA) avec quatorze (14) députés ;
le GP Alliance pour la Démocratie et la Justice (ADJ) avec onze (11) députés ;
le GP de la Convention des Forces Républicaines (CFR) avec douze (12) députés.
Ces deux derniers GP (CFR et ADJ) ont été constitués suite au programme de plusieurs partis politiques qui n’ont pas eu les dix (10) députés requis pour la formation d’un groupe. Il faut par ailleurs noter l’existence d’un député non inscrit en la personne de Monsieur Laurent BADO. II PROBLEMATIQUE L’Assemblée nationale en tant que Institution nationale reçoit et envoie une centaine
de courriers par jour ouvrable. Elle se trouve confrontée à un véritable souci de traitement de ces courriers au sein des services dans lesquels ces dits traitements devraient avoir lieu. Au nombre de ces difficultés, on peut énumérer :
la perte du courrier,
la lenteur dans les traitements,
le suivi contrôle des étapes de validation,
la prise en compte du courrier arrivé et sortant,
les états des courriers ayant fait l’objet de réponse,
les états des courriers reçus et traités par partenaires,
la reconnaissance du courrier en instance de validation,
la reconnaissance du courrier ayant fait l’objet de réponse,
la reconnaissance du type de courrier émis ou reçus par période,
la reconnaissance du lieu de rangement d’un courrier à un moment donné
C’est dans le souci de trouver des solutions efficientes à ces multiples problèmes auxquels le personnel traitant le courrier fait face, que nous nous sommes vus confiés la noble tache de proposer une application de gestion de courrier au sein de l’Assemblée nationale.
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Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale III Structure du travail
1. Structure sociale L’Assemblée nationale compte environ trois cent trente (330) employés repartis dans trois pôles de gestion que sont :
les services de la présidence ;
Les services de la questure
Les services du secrétariat général 1.1 – Les services de la présidence Le cabinet du Président regroupe les services suivants : -
le bureau des conseillers techniques,
-
les services de sécurité,
-
la direction du protocole,
-
la direction de l’intendance,
-
le secrétariat particulier du Président,
-
la direction de la commission et des relations publiques,
-
les chargés de mission,
-
le médecin personnel du Président de l’Assemblée nationale.
L’ensemble de ces services est placé sous l’autorité du Directeur de cabinet, leurs missions et attributions sont contenues sont contenues dans la résolution N°200400/AN/PRES du 1er mars 2004 portant organisation et attribution des services de l’Assemblée nationale. 1.2– Les services de la Questure La Questure comprend les services suivants : -
la direction générale des services financiers et comptables,
-
les services rattachés.
Les Questeurs de l’Assemblée nationale sont chargés de préparer le budget à rapporter devant la Commission des Finances et du Budget. Ils suivent les dépenses de fonctionnement et d’investissement dans le cadre de l’exécution du budget, contrôlent les services financiers et comptables selon une répartition des taches fixées par le Président. Les Questeurs sont également chargés de la gestion du patrimoine de l’Assemblée nationale. 14 Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale
1.3 – Les services du Secrétariat général Le Secrétariat général dirige et coordonne l’ensemble des services de l’Assemblée nationale. Il veille à la marche des différentes directions et services en assurant le contrôle hiérarchique. Les services qui sont rattachés sont surtout compétents pour traiter les affaires relatives à l’administration de l’Assemblée nationale Le Secrétariat général a sous son autorité deux Directions Générales que sont la Direction Générale des Services Administratifs (DG-SA) et la Direction Générale des Services Législatives et des Services Rattachés (DG-SL) 1.3.1- Direction Générale des Services Administratifs (DG-SA)
La DG-SA regroupe : -
la Direction des ressources humaines (DRH),
-
la Direction de l’administration parlementaire (DAP),
-
la Direction du service médical (DSM),
-
la Direction des services informatiques.
1.3.2 - Direction Générale des Services Législatives et des Services Rattachés (DG-SL)
La Direction générale des services législatifs est chargée d’organiser et de suivre le support administratif de l’Assemblée nationale en matière de procédure législative et d’élaboration des lois. Elle comprend : -
la Direction des séances et des commissions (DSC),
-
la Direction des comptes rendus (DCR),
-
la Direction de la documentation et des archives (DDA).
1.3.3 - Les services rattachés au Secrétariat général
Les services rattachés du secrétariat général sont des services qui ne relèvent pas d’une direction générale. Ils relèvent directement du secrétariat général : -
le Bureau d’études (BE),
-
le Bureau des assistants parlementaires (BAP), 15
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Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale -
la Direction de la coopération internationale (DCI),
-
le Service central du courrier (SCC),
-
le Service du standard (SS),
-
le Service de la reprographie (SR).
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Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale
2. Structure hiérarchique : Organigramme Président
Com. Palais Sécurité rap.
Serv. Cen. cou
Aide de camp Questeur (s)
DSCT
DIEM
DPA
DRH
Serv. standard
Secrétaire général
Directeur de cabinet
Serv. reprog
Char.g. miss. Médecin pers. Secrét. Part.
DG/SFC
DSF
Conseil. Tech. DG/SA
DAP
DSM
Chef Cab.
DG/SL
DSI
DSC
DCR
DDA
DCI
BE
BAP
DP
LEGENDE - DG/SFC : - DG/SA : - DG/SL : - DSF : - DSCT : - DIEM : - DPA : - DRH : - DAP : - DSM :
Direction générale des services financiers et comptables Direction générale des services administratifs Direction générale des services législatifs Direction des services financiers Direction des services comptables et de la trésorerie Direction des infrastructures, de l’équipement et de la maintenance Direction du parc automobile Direction des ressources humaines Direction de l’administration parlementaire Direction du service médical
- DSI : Direction des services informatiques - DSC : Direction des séances et commissions - DCR : Direction des comptes rendus - DDA : Direction de la documentation et des archives - DCI : Direction de la coopération internationale - BE : Bureau d’études - BAP : Bureau des assistants parlementaires - DP : Direction du protocole - DCRP : Direction de la communication et des relations publiques
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DCRP
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3. Structure Matérielle
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Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale
4. Structure du travail Au cours de cette noble mission qui nous est assignée, et dans le souci de donner à notre étude son véritable rôle, différents points de vue seront représentés. 4.1 Le groupe de pilotage C’est l’instance décisionnelle chargée de la définition des objectifs à atteindre, de l’orientation du travail, de l’affectation des ressources et du contrôle des résultats. Il est constitué de : . Toutes les directions générales ; . Tous les premiers responsables de l’Assemblée nationale ; . Mon maître de stage, Mr Issa KABORE informaticien à l’Assemblée nationale. 4.2 Le groupe de projet C’est l’instance exécutive chargée de la conception et de la réalisation du projet. Il se compose de : . Mr BOUGOUMA Roch Omar : étudiant à l’E.S.T.A. 4.3 Le groupe des utilisateurs C’est l’instance consultative chargée de renseigner les enquêtes menées par le groupe de projet. Il se prononce de l’adéquation et sur la validation des enquêtes et des interviews menées. Il s’agit de l’ensemble des secrétariats et directions traitant le courrier au sein de l’Assemblée nationale et en particulier le Service central du courrier (SCC).
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Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale
PARTIE II : ETUDE DE L’EXISTANT
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Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale I - PRESENTATION DE LA METHODOLOGIE
1. Objectif de l’étude de l’existant L’étude est réalisée suivant la méthodologie MERISE. Dans la démarche MERISE, la première étape est l’étude préalable dont la première phase est l’étude de l’existant. L’étude de l’existant comme son nom l’indique poursuit les objectifs suivants :
la prise de connaissance à un niveau assez fin des activités du domaine de l’étude, de comprendre comment se réalisent ces activités, comment l’information et les documents circulent à l’intérieur du domaine d’étude et entre celui-ci et l’environnement extérieur ;
l’identification des points de dysfonctionnement existant dans le domaine d’étude et de formuler ainsi un diagnostic d’orientation pour la conception des solutions ;
l’approfondissement de la demande initiale d’informatisation en reprécisant et en clarifiant davantage les objectifs initiaux ;
le listage des contraintes de gestion et d’organisation ;
la délimitation avec précision des limites du domaine d’étude en termes de structures concernées et d’activités concernées.
2. Démarche de l’étude de l’existant Chacune des différentes étapes de Merise possède une démarche pour sa réalisation. Pour notre étude, les principaux éléments de la démarche sont résumés dans les points suivants :
l’exploitation des textes règlementaires et autres documents, des instructions ;
la réalisation des interviews des postes de travail des différents services du domaine d’étude ;
la structuration des activités du domaine d’étude en processus. Un processus étant un ensemble d’activités concourrant au même but ou à des finalités analogues ; 21
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Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale
la réalisation du modèle organisationnel de traitement (MOT) en utilisant le graphe d’enchaînement des procédures fonctionnelles (PF) ;
le recensement des règles de gestion ;
la réalisation du modèle conceptuel de traitement (MCT) à partir du MOT et des règles de gestion ;
la réalisation du modèle conceptuel de données (MCD) à partir des documents recueillis et des règles de gestion ;
le diagnostic de l’existant assorti d’orientation pour la conception des solutions.
II - DESCRIPTION DE L’EXISTANT
1. Présentation du champ de l’existant
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Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale Présentation du champ de l’existant
DIAGRAMME DES FLUX : VUE DETAILLEE Présidence de l’AN 1. Arrivée de courrier S. Dir. Cabinet
S.P. du PAN
Service Central du Courrier
2. transmission du courrier enregistré + Directeur de cabinet
Fiche d’accompagnement numéroté
Président SEM Président
Directeur de Cabinet Secrétariat du SG
3. courrier enregistré et imputé
Secrétaire général
4. retour de courrier pour suite à donner 4 bis transmission
Secrétariat général
Secrétariat
Différentes directions
Direction générale 23
Secrétariat 1er et 2ème Questeur
Questure
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Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale
2. Compte rendu d’interview Service concerné : Service Central du Courrier
Compte rendu d’interview Poste concerné : Personnel interviewé : Chef de service Mr. SEDOGO Mme BAMBARA Mr MILLOGO Mr Moctar
Page : 1/1 Date : 23 octobre 2007
Le service central du courrier est le service chargé de la réception de tous les courriers – arrivés au sein de l’AN. Il est directement rattaché au secrétariat général. Le service central du courrier Les types de courriers reçus et traités par le service courrier :
-
les courriers express déposés par DHL ou Chronopost)
-
les courriers venant de la boite postale de l’AN
-
les courriers directement déposés au SCC par les intéressés expéditeurs
-
les courriers personnels
Le service courrier : -
reçoit et classe les lettres pour transmission ou retransmission en cas de réponses favorables ou non,
reçoit des factures pour transmission à la comptabilité
Les postes de travail au sein du service courrier : -
service courriers arrivés,
-
service courrier départ,
-
contrôle du courrier enregistré et exploité (Chef SEDOGO)
Comment se fait le traitement du courrier au sein du service? Pour ce qui est du courrier – arrivé, au sein du SCC, des agents spécifiques sont désignés pour traiter les différents types de courrier selon la destination de celui-ci d’une part et d’autre part un agent de liaison est à la disposition de ce dernier pour la transmission des courriers à qui de droit.
Mme BAMBARA reçoit, enregistre et transmet deux types de courriers arrivés : -
Les courriers personnels des députés,
-
Les courriers personnels du personnel de l’AN.
Les courriers reçus et enregistrés par Mme BAMBARA sont transmis directement aux destinataires par le biais de l’agent de liaison. Mme BAMBARA rencontre en général un problème de délai de transmission suite à l’arrivée tardive de certains courriers. 24
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Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale
Mr MILLOGO reçoit, enregistre et transmet uniquement les courriers arrivés explicitement spécifiés
« privés » à destination du Président de l’AN. Le PAN reçoit en moyenne 5 plis privés par jour. L’expéditeur doit venir avec son registre de transmission pour justification de transmission. NB : il existe des expéditeurs sans registre. Les courriers reçus et enregistrés par Mr MILLOGO sont transmis directement au cabinet du PAN par le biais de l’agent de liaison.
Mr Moctar (Adjoint Administratif) reçoit, enregistre et transmet uniquement -
Les lettres administratives,
-
Les lettres de sociétés privées (offres de service, offre de formation).
Mr Moctar reçoit entre 0 et 100 courriers par jour. Il rencontre également un problème de délai de transmission suite à l’arrivée tardive de certains courriers. Pour ce qui est du courrier – départ de l’AN, le SCC reçoit le dit courrier du service expéditeur par le biais d’un agent de liaison, l’enregistre et le confie à un agent des services postaux en liaison avec l’AN. La SONAPOST passe deux fois par semaine pour les dépôts de courrier entrant et pour la réception de courriers sortants (dépôt ou envoi). Quant à DHL et Chronopost qui sont chargés de l’envoi et de l’expédition des courriers express, ils effectuent des appels téléphoniques et envoient un agent de liaison chaque fois que le besoin se fait savoir. Comment sont conservées les traces des courriers ? Les courriers entrants et sortants du SCC sont archivés par l’utilisation de papier carbone et par le cahier de registre. Documents reçus : fiches de taxation – fiche d’accompagnement du courrier arrivé
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Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale Compte rendu d’interview Service concerné : Poste concerné : Personnes interviewées : secrétariat du Secrétaire Mme ……………Lydie général Mme ……………………… Mme………………………..
Page : 1/1 Date : 23 octobre 2007
Le Secrétaire général est nommé par le Président après accord du Bureau de l’Assemblée nationale. Il coordonne l’ensemble des services de l’AN et veille à leur bonne en assurant le hiérarchique. Tous les courriers y transitent exceptions faites des courriers arrivés explicitement spécifiés « privés » de l’extérieur qui sont transmis directement par le SCC au cabinet du PAN par le biais d’un agent de liaison. Illustrons nos propos par un exemple de traitement de courrier arrivé au secrétariat du Secrétaire général. Parcours Courrier officiel envoyé par la Présidence du Faso à son SEM le Président de l’AN :
Le service central du courrier reçoit le courrier, l’enregistre, y joint une fiche d’accompagnement sur lequel est imputé un numéro d’arrivée chronologique et envoi l’ensemble courrier –fiche d’accompagnement au niveau du secrétariat du Secrétaire général Le secrétariat du SG, reçoit le courrier, l’enregistre et l’introduit pour traitement au niveau du SG. Dès réception, le SG vise, annote et impute le courrier à qui de droit (ici au cabinet du PAN pour transmission au Président). Le Président après avoir pris connaissance du courrier donne des instructions à son Directeur de cabinet. A partir de cet instant le SG peut perdre les traces du courrier s’il n’est plus compétent pour traiter des instructions données. Dans ce cas le courrier est transmis à la questure, au Protocole par le biais du Directeur de cabinet. Cependant, si le SG est compétent pour savoir des instructions données par le PAN, le courrier accompagné de la fiche d’accompagnement revient au niveau de son secrétariat pour suite finale à donner selon la décision du PAN. Dans le cas présent le courrier officiel transmis par la Présidence du Faso revient au niveau du secrétariat du SG pour suite à donner. En général les courriers transmis au Cabinet du PAN reviennent chez le SG
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Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale
3. Description des traitements 3.1 - Le diagramme des flux ou modèle conceptuel de communication Le modèle des flux représente ce qui doit être étudié dans le cadre du projet à partir de l’analyse des flux échangés. Le modèle des flux de données quant à lui permet de déterminer le système à modéliser (champ de l’étude) en indiquant ses frontières et en le décomposant en sous système. En somme, le diagramme des flux est une représentation graphique des acteurs et des flux échangés. Les acteurs peuvent être externes ou internes. Les acteurs externes constituent l’ensemble des éléments extérieurs avec lesquels le système échange des flux d’information. Pour notre cas spécifique, les échanges d’avec l’extérieur pourraient être représentés comme suit :
Domaine d’étude
Particuliers
1 2
8
- Ministères Institutions
AN
2 3 7 4 5
6 7
Partenaires extérieurs (UE, UEMOA.)
8
Fournisseurs de service
Serv des postes : (DHL, CHRONOPOST)
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Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale
DIAGRAMME DES FLUX : VUE GLOBALE
Quant aux acteurs internes, le diagramme des flux représente l’ensemble des domaines de l’AN. Le domaine étant l’ensemble des grandes fonctions ou activités de l’organisation. Le flux est un échange de biens ou d’informations entre un acteur émetteur et un acteur récepteur Liste des acteurs internes 1. PAN 2. Secrétaire général 3. Questeur 4. Directeur de Cabinet 5. Directions générales 6. Autres directions Liste des flux 1. Sortie directe 2. Courrier arrivé 3. Courrier privé du PAN visé 4. Correspondance du PAN à expédier
5.
Courrier enregistré au SCC
6. Courrier à expédier soumis au PAN 7. Courrier visé destiné au PAN 8.
Courrier transmissible correspondance expédiée
9. Courrier SG sortie directe 10. Courrier instructions du PAN visé d'ordre financier 11. Instructions financière du PAN
12. Instruction du PAN 13. Courrier visé 14. Courrier du PAN transmis par le DC à expédier 15. Courrier d'une direction relevant de la Questure 16. Courrier d'une direction relevant du DC 17. Courrier d'une direction relevant du SG
18. Courrier financier soumis au PAN avant transmission 19. Courrier sorti 20. Envoi d'un courrier à expédier pour avis du PAN
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Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale 21. expression de besoin d’un service
Les modèles de communication (MCC) Service relavant du SG
extérieur
1_courrier arrivé
11_courri er visé SCC 2_courrier enrégi stré au SCC
SG
5_courrier visé d'ordre financier
Questure
12_courrier privé du PAN 3_courr ier visé destiné au PAN 8_instruction du PAN
10_courrier visé
7_instructions fi nancière du PAN
Service rel avant de la Questure DC
4_courrier transmissible 6_instructions duPAN PAN
9_courrier visé
Service relavant du Cabinet
Trajet d'un courrier arrivé au sein de l'AN
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Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale
Service relavant du SG
Extérieur
courrier s orti
courri er d'une direction relevant du SG
4_ correspondance expédiée SCC
5_courrier SG sortie directe SG
1_ sorti e directe
3_ courri er à expédier soumis au PAN 2_correspondance du PAN à expédier
PAN
transmission courrier financier envoi d' un courr ier à expédier pour avis du PAN
DC
courrier f inancier soumis au PAN vant transmission
courrier d'une direction relevant du DC
Questure
Services relavant du Cabinet
courrier d'une direction relevant de la Questure
Services relavant de la Questure
-
Le PAN peu t envoyer d u courrier au SCC directement Le PAN par le biais de son SG peut envoyer du courrier au SCC Le PAN par le biais de son SG peut envoyer du courrier au SCC Le SG sur instruction du PAN peut initier des sorties de courrier Les autres directions envoyent leur courrier à leur direction Générale pour sortie au Le SCC est chargé d e transmettre le courrier à l'exterieur La Questure peut initier des sorties de courrier après avis du PAN Le SG, la Qu esture, rend ent comptent aux PAN avant l'initiation toute action Les cour riers expédier p ar le SG, ou la Questure se fo nt après avis du PAN
Trajet d'un courrier sorti
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Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale
- Découpage du domaine en processus La gestion du courrier est d’une importance capitale pour le suivi, le contrôle et la transmission de tous les courriers "arrivés" et les courriers "départs". La pluralité des services et l’ampleur des courriers traités dans les différentes directions nécessitent un découpage procédural en vue d’un meilleur traitement. Nous pensons en ce sens donc scindé notre travail en processus de gestion de courrier : Processus I : traitement courriers "arrivés" ; Processus II : traitement courriers "départs" ; Processus III : traitement de courrier interne. 3.4 – Modèles Conceptuels de Traitements observés (MCT existant) Les MCT ont pour objectif de représenter les activités du domaine d’étude en indiquant formellement les activités exercées par le domaine par la considération des échanges du domaine avec son environnement. Cette conceptualisation s’effectue en faisant abstraction totale de l’organisation et des choix techniques, c'est-à-dire qu’elle exprime ce qu’il faut faire mais n’indique pas qui doit le faire ni quand et où il faut le faire. Schéma illustratif d’un MCT - événement déclencheur
Evt_1
- synchronisation
Evt_2
Et
- nom de l’opération
Oper_5 action1 action2
- actions
ok
- règles d’émission - évènements résultats
Evt_3
32
pasok
Evt_4
Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale
Liste des processus
Traitement courriers "arrivés";
Traitement courriers "départs";
Traitement de courrier "interne"
Liste des évènements 1. arrivée courrier 2. courrier enregistré 3. disponibilité agent de liaison 4. courriers refusés (SG, DC, PAN) 5. courriers visés (SG, DC, PAN) 6. disponibilité responsables ou signataires (SG, DC, PAN) 7. courrier à reprendre 8. instruction de saisie 9. courrier imputé 10. copie de courrier 11. courrier validé 12. expression de besoin 13. courrier validé 14. courrier rejeté 15. courrier renvoyé
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Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale
Les modèles Processus : Traitement "courriers-arrivés"
PAGE :1/1
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Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale arr ivée de courrier ordinaire
traitement au SCC recevoir enreg istr er remplir fi che d'accompagnement toujours
courrier enrégistré
disponibilité agent de liaison
Et Trai tement du SG Recevoir au secretari at du SG Enrégistrer Etudier Imputer viser_SG NON OK
OK
Disponibilté Agent de liaison
courrier visé_SG
courrier refusé_SG
et Trai tement du Cabinet recevoir au secrétariat Cabinet enregistrer etudier imputer viser_DC non ok
courrier refusé_DC
ok
disponibilté PAN
courrier visé_DC
Et Trai tement du PAN Recevoir au SP Enrégistrer Imputer_PAN viser_PAN Toujours
courrier visé_PAN
Processus : Traitement "courriers-départs"
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Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale instruction de saisie b c
a OU
redaction de courrier instr uction du SG saisir le courrier verifier par SG enregistrer viser courrier non conforme
à reprendre
conforme
courrier redigé
disponibilité DC
et vérification receptionner enrégistrer_DC viser courrier_DC imputer courri er non conforme
conforme
courri er imputé
à corriger
disponibilité PAN
et signature courr ier receptionner_PAN enrégistrer_PAN viser toujours
copie du courri er
courrier visé
Processus : Traitement "courrier-interne"
PAGE :1/1
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Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale secrétaire
Expression de besoin
OU Saisie du courrier Saisir Mettre en forme Enrégistrer soumettre Toujours
courri er visé
Disponibilité DG
b
a
c a ou (b et c)
soumission au DG Vérifier viser ok
Disponibilité SG
non ok
Courrier validé
courrier renvoyé
Et Analyse SG enreg istr er imputer_SG viser_SG non ok
Courrier rejété
ok
courri er Validé
disponibilit é DC
Et Analyse DC ouvrir enregistrer imputer avis transmettre non ok
courrier renvoyé
ok
courrier visé_DC
SG
PAN
- Modèles Organisationnel de Traitements observés (MOT existant) 37
Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale Dans cette partie, il s’agit d’une part de répondre aux questions « QUI EST QUI ? QUI FAIT QUOI ? » La réponse à ces questions nous amènera à analyser les postes de travail c'est-à-dire identifier les traitements, les types d’individus qui réalisent ces traitements. D’autre part il s’agira de trouver les réponses aux questions « QUAND ? OÙ ? » C’est-à-dire de trouver l’influence du temps et la manière de structurer les traitements en conséquence et comment ces traitements seront organisés dans l’espace. Enfin, nous répondrons à la question « COMMENT ? » en définissant les ressources à mettre en œuvre : les moyens techniques ou humains, l’espace, le temps et les données. Le MOT pourrait ainsi donc être résumé comme suit : MOT = MCT + Lieu + Moment + Nature
Les modèles 38
Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale ORGANISME : Assemblée nationale du BF Processus : Courrier arrivé
Pé ri o d e
SC C
s ecr ét a r i a t g é n é ra l
q u es tu r e
GESTION DU COURRIER AN MOT
d ir e ct eu r de ca b in e t
Pr és id en t
D i re c ti o n s G én é ra le sT y p e
arrivée de courrier
reception _controle contenu
Manuel
tous les jours ouvrables
courrier no n ouvert
n o n c o n f i d e n t i ecl o n f i d e n t i e l
disponibilité courrier enrégistré
et a tout moment
Analyse_Imputation n on o k
Manuel
ok
adminis tratif à t r a n s m e t t re
courrier financier
courrier n on conforme
disponibilité
et
avis
Analyse_Transfert n on ok
a tout moment
Manuel
ok
courrier financier transmis
courrier non transmissible DC dispo et analyse_transmission n on o k
a tout moment
Manuel
ok
disponibilité à transmettre
courr non transmissible
d c
avis
e
f
b
a tout moment a
avis
( (a et d) ou (b et c) ou f ) e t e Analyse
Manuel
toujours
avis et intruction du PAN courrier visé
et a tout moment
transmission1 toujours
avis et intruction du PAN
Manuel avis et intruction du PAN
a tout moment
et transmission3 et transmission2
courrier transmis
toujours
Manue
Manuel
a tout moment toujours
ORGANISME : Assemblée nationale du BF 39
GESTION DU COURRIER AN Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale Processus : Courrier sorti
Pér iode
Aut re s di rect ions génér ales
Se c rét ariat gén éral
arrivié instruction duSG
MOT
Q uest ur e
Dir ect eur de c abine t
PAN
SC C
Type
DC
SG dispo
ou Saisie_Impression
DC
à corriger
Automatique
toujours
b courrier imprimé
a
instruction desaisie du PAN
c
d (a ou b oud ou e) et c
à transmettre
verificat ion et correction
PAN dispo
Automatique
e à corriger
non ok
ok
et signature à envoyer
DC dispo a
Manuel
non conforme conforme
b
c
SG
à corriger
(a ou c) et b
Questeurs
PAN
enrégistrement
Manuel
non conforme conforme
courrier signé envoi direct_2
envoi direct_1
envoi direct_3
à transmettre DC à corriger
b
d c
a
e
envoi direct_4
ou SG
enrégistrement2
Manuel
toujours
courrier expédié
40
extérieur
Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale ORGANISME : Assemblée nationale du BF Processus : Courrier arrivé
Pé ri o d e
SC C
s ec r ét a r i a t g é n é ra l
q u es tu r e
GESTIOJN DE COURRIER AN MOT
d i r e ct e u r d e ca b i n e t
P r és i d en t
D i re c t i o n s G é n é r a l e sT y p e
arrivée de courrier
reception _controle contenu
Manuel
tous les jours ouvrables
courrier no n ouvert
n o n c o n f i d e n t i ecl o n f i d e n t i e l
disponibilité courrier enrégistré
et a tout moment
Analyse_Imputation n on o k
Manuel
ok
adminis tratif à t r a n s m e t t re re
courrier financier
courrier n on conforme
disponibilité
et
avis
Analyse_Transfert n o n ok ok
a tout moment
Manuel
ok
courrier financier transmis
courrier non transmissible DC dispo et analyse_transmission n on o k
a tout moment
Manuel
ok
disponibilité à transmettre
courr non transmissible
d c
avis
e
f
b
a tout moment a
avis
( (a et d) ou (b et c) ou f ) e t e Analyse
Manuel
toujours
avis et intruction du PAN courrier visé
et a tout moment
transmission1 toujours
avis et intruction du PAN
Manuel avis et intruction du PAN
a tout moment
et transmission3 et transmission2
courrier transmis
toujours
Manue
Manuel
a tout moment toujours
ORGANISME : Assemblée nationale du BF 41
GESTION DU COURRIER AN Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale Processus : Courrier interne
Pé r i o de
s e c r ét a i r e
d i r e c t e u r g é n é ra l
MOT
s e c r ét a i r e g é n é r a l
d i r e ct e u r d e c a b i n e t
q u e s te u r
PA N
T yp e
expression de besoin
DG dispo
ou
a t o u t m o me n t
courrier à s o u m e t t re re
s a i s i e d e c o u r riri e r saisie
b a
toujours
Questeurs dispo
A u to mat iq u c
(a ou c) et b et
vérification du DG
M anuel M anuel
Soumissi on aux Questeurs no n ok
courrier à s o u m e t t re re
ok non ok
SG dispo Questeurs renvoi pour correction
ok
courrier validé et
renvoi pour correction
Aalyse SG ok
DC dispo
n o n ok ok
PA N dispo courrier validé
M anuel
c
courrier rejété
a
b
et Analyse du PAN
M anuel
(a ou c) et b
courrier validé
Analyse du DC n on on o k
n o n ok ok
ok
rejet
renvoi
M anuel
ok
avis favorable
transmissible DC
Questeurs
SG
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Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale
4. Descriptions des données 4.1 - Règles de gestion 1. un courri courrier er a une une nature nature (lettre (lettre – paquet paquet – colis colis)) 2. un courri courrier er a une une caté catégor gorie ie 3. plusieur plusieurss courriers courriers peuvent peuvent avoir avoir la même même nature nature 4. à un courrier courrier on on peut joind joindre re une ou plusi plusieurs eurs pièce piècess jointes jointes 5. un courrier courrier a un statu statutt (confiden (confidentiel tiel – ordina ordinaire ire – offici officiel) el) 6. plusieur plusieurss courriers courriers peuvent peuvent avoir avoir le même même statut statut 7. un cour courrie rierr est rang rangéé dans dans un dossi dossier er 8. un dossi dossier er peut peut conteni contenirr plusieu plusieurs rs courrie courriers rs 9. un dossi dossier er est est rangé rangé dans dans un cla classe sseur ur 10. un classeur classeur peut contenir contenir plusieurs plusieurs dossiers 11. un classeur se trouve dans toutes toutes les directions et services services de l’AN 12. dans une direction direction on a plusieurs classeurs classeurs 13. un courrier courrier arrivé peut être adressé à un ou plusieurs plusieurs acteurs acteurs internes internes 14. un acteur acteur peut recevoir un ou plusieurs plusieurs courriers 15. un acteur acteur peut envoyé un un ou plusieurs plusieurs courriers 16. un courrier arrivé est attaché attaché d’une fiche fiche d’accompagnement d’accompagnement 17. un courrier est destiné à un acteur 18. un même acteur acteur peut recevoir recevoir plusieurs courriers 19. un courrier est toujours imputé imputé par le SG 20. le SG annote annote le courrier courrier 21. le SG transmet transmet son courrier au DC 22. tous les courriers arrivés sont transmis transmis au SG sauf le courrier confidentiel confidentiel 23. les courriers personnels personnels ou confidentiels confidentiels du PAN sont transmis au PAN 24. le SG a la charge de diriger diriger le courrier vers son destinataire destinataire 25. un courrier est enregistré dans dans un parapheur parapheur 26. chaque service service à son parapheur (réception (réception et transmission) transmission)
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Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale 4.2 - Modèle entité – association 4.2.1 L’entité
Une entité est la représentation d’un élément matériel ou immatériel ayant un rôle dans le système que l’on désire décrire. L’entité serait tout simplement un regroupement sensé de plusieurs propriétés. La propriété en elle-même étant une information élémentaire, donc non déductible d’autres informations qui présente un intérêt pour notre domaine étudié. Chaque entité porte une propriété identifiante permettant de désigner une et une seule entité. L’identifiant serait donc une propriété particulière d’un objet telle qu’il n’existe pas deux occurrences de cet objet pour lesquelles cette propriété pourrait prendre une même valeur. Il est en général souligné Exemple : age d’un acteur interne
……… entité = Acteur interne propriété = age
4.2.2 L’association
Quant à l’association ou relation type, elle est un lien sémantique entre plusieurs entités. Il arrive qu’une association porte une ou plusieurs propriétés 4.2.3 Les cardinalités
Les cardinalité permettent de caractériser le lien qui existe entre une entité et la relation à laquelle elle est reliée. La cardinalité d’une relation est composée d’un couple comportant une borne maximale et une borne minimale, intervalle dans lequel la cardinalité d’une entité peut prendre sa valeur : Mini 0 : certaines occurrences de l’entité ne participent pas à la relation (0,1) Mini 1 : toutes les occurrences de l’entité participent à la relation (0,n) Maxi 1 : toutes les occurrences de l’entité ne participent pas plus d’une fois à la relation (1,1) Maxi n : au moins une occurrence de l’entité peut participer plusieurs fois à la relation (1,n)
entité X propriété 1 de X propriété 2 de X propriété 3 de X
association X_Y 0,1
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entité Y 0,n
propriété 1 de Y propriété 2 de Y propriété 3 de Y
Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale 4.3 - Dictionnaire de données Le dictionnaire est un document dont le contenu ne cessera d’évoluer jusqu’au terme de notre étude. Tous les renseignements concernant chaque donnée devront y être consignés. Certains ne seront connus qu’au bout d’un certain temps. Il est en somme le résultat de la recherche et de l’analyse des données afin de la conceptualisation. N°
CODES
DESIGNATION
TYPE
TAILLE
N A
10 20 20 100
OBSERVATIONS
COURRIER
01 02 03 04 05 06 07
RéfCourrier NatureCourrier FlagueSpécial Objet DateReception DateEmission DateEdition
Référence du courrier Nature du courrier Flague spécial Objet du courrier Date de réception du courrier entrant Date d’émission du courrier sorti Date d’édition du courrier
A Date Date Date
Champ flague
FICHE D’ACCOMPAGNEMENT
08 09 10 11
NumFiche DateFiche Délai Synthèse Annotation Visa
Numéro de la fiche d’accompagnement Date édition de fiche d’accompagnement Délai d’une fiche d’accompagnement Synthèse sur fiche d’accompagnement Annotations sur fiche d’accompagnement Visas portées sur fiche d’accompagnement
N Date N AN AN AN
10 2 100 100 10
N A
10 20
AN A
10 20
AN A
10 20
A A
20 100
AN A Date A
10 20 100
N A
10 20
N A
10 20
AN A
10 20
SG SG, DC, PAN SG, DC, PAN
TYPE DE FICHE
12 13
NumTypeFiche LibTypeFiche
Numéro du type de fichier Libellé du type de fichier IMPUTATION
14 15
CodeImputation LibImputation
Code de l’imputation Libellé de l’imputation FONCTION
16 17
CodeFonction LibFonction
Code de la fonction Libellé de la fonction OBSERVATIONS
18 19
LibObservation Observations
Libellé de l’observation Observations
SG
CLASSEUR
20 21 22 23
RéfClasseur LibClasseur DateClasseur Commentaires
Numéro du classeur Libellé du classeur Date du classeur Commentaires sur le classeur STATUT DU COURRIER
24 25
NumStatut LibStatut
Numéro du statut du courrier libellé du statut du courrier CATEGORIE
26 27
NumCatégorie LibCatégorie
Numéro de la catégorie du courrier Libellé de la catégorie du courrier PIECES JOINTES
28 29
RéfPJ LibPJ
Référence de la pièce jointe Libellé de la pièce jointe
45
Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale FICHE DE TAXATION
30 31 32 33
NumFicheTaxation Poids Prix Nombre
Fiche de taxation Poids du courrier sortant Prix fixé par la poste Nombre de courriers sortants pesés
N N N N
10 5 10 10
N A A
10 20 50
AN AN A Fiche_Taxation AN NumFiche_Taxation Poids N Prix AN A0,n
10 10 100 20 10 100 100
A
100
AN AN
10 20
Par la poste Par la poste
SERVICE
34 35 36
NumService NomService RespService
Numéro du service Nom du service Responsable du service EXPEDITEUR
37 38 39 40 41 42 43 44
CodeExpéditeur TypeExpéditeur NomExpéditeur AdresExpéditeur TelExpéditeur EmailExpéditeur DomActExp
Code de l’expéditeur Type d’expéditeur Nom de l’expéditeur Pièces_Jointes Adresse de l’expéditeurRef_PJ Lib_PJ Téléphone de l’expéditeur categorie Num Catégorie Email de l’expéditeur 1,1 LibCategorie Domaine d’activité de l’expéditeur 0,n
DESTINATAIRE Est_Li é
NomDestinataire
Nom duEstdestinataire (Nom Agent)
QUALIFICATION
45 46
CodeQualif LibQualif
0,n Code de la qualification de l’agent 1,1 co r Libellé de la qualification deurrie l’agent
RefCourrier NatureCourrier Objet FlagueSpécial DateReception DateEmission DateEditi on
Statut
Est_Joi nt en sorti
1,1
Expéditeur
4.4 – MCD existant
NumStatut LibStatut
0,n
A1
0,n
1,1
Expédier
1,n
1,1
CodeExpéditeur TypeCourrier NomExpéditeur AdrExpéditeur TélExpéditeur EmailExpéditeur DomActExpéditeur
Est destiné
1,n
1,n
est joint
Type_fiche
Est Classé dans
NumTypeFi che 0,n
LibTypeFi che
A 1,1
FicheAccomp 0,n Porter
Classeur
0,1
RéfClasseur LibClasseur DateClasseur Commentaires
NumFiche DateFiche Délai Synthèse
1,1
imputati on
CodeImputation LibImputation
1,n 0,n
1,n Observation
0,n
LibObservations
est porté
Observations
annotation visa
Fonction
setrouvedans
CodeFonct LibFonct
0,n
0,n 0,n
service est
Numservice Nomservice RespService 1,n
estdans
a la quali fication
qualifi cation 1,n
0,n
1,1
CodeQualif LibQual if
1,n
Personnel Matricule NomPers PrenPers SexePers AdressPers TélPers EmailPers
1,n
46
Année scolaire 2006-2007 Destinataire NomDestinatire
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale
5. Critique de l’existant De façon générale, l’informatisation d’un système de gestion répond aux besoins de palier aux problèmes suivants :
l’insuffisance des moyens de traitement : relevée aussi bien au niveau du personnel, du matériel que des logiciels.
L’inadéquation des circuits d’information qui sont trop longs, redondants et assez complexes ;
L’inadéquation des documents : les documents sont trop nombreux, souvent incomplets et voir même inutiles ;
Les taches ne sont pas commodes : la procédure est jugée trop complexe et malaisée par ceux qui ont la charge de l’appliquer entraînant la conséquence classique de l’allongement des temps de traitement et un accroissement des risques d’erreurs ;
Le coût des traitements est trop élevé, en atteste la quantité de copie, d’encres et de papiers rames achetés au cours d’une année législatives.
Le manque d’efficacité : bien que conservant des performances acceptables, les système de gestion manuelle ne répondent plus aux besoins des utilisateurs qui se trouvent submergés de courriers à traiter ;
En sus de ces insuffisances d’ordre général, nous pouvons citer dans le cas spécifique de l’Assemblée nationale, 47
Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale
Les risques permanents de perte de courriers ;
Les difficultés de recherche et d’archivage ;
Les difficultés de suivi ;
Les états de courriers traités, ou en cours de traitement ;
La difficulté de situer les responsabilités à l’issu d’erreur ou de perte ;
La diversité des fiches de traitement de courrier ;
Les délais de réponse jugés trop long ;
L’absence de relance.
PARTIE III : CONCEPTION GLOBALE
48
Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale
I - ORIENTATION D’INFORMATISATION
1. Orientation fonctionnelle Afin d’illustrer le choix de cette orientation fonctionnelle, nous nous permettons de citer un article de Michel Callon une juriste, Marie-Angèle Hermitte une constitutionnaliste, Dominique Rousseau un biologiste et Jacques Testart un sociologue des sciences, dans Libération , le 26 novembre 2007, qui disaient que : « certaines innovations seraient diffusées alors qu’elles feraient l’objet de controverses ouvertes que les élus, incomplètement informés, ne peuvent ni prendre en compte ni relayer. Pourtant, dès que les incertitudes sur l’intérêt et les conséquences des technologies sont importantes, les autorités devraient collecter et discuter les points de vue des « simples utilisateurs » au-delà du cercle des experts habituels. A l’évidence, pour qu’il soit argumenté, l’avis de ces utilisateurs devrait se nourrir des informations les plus complètes possibles ».
Ainsi, progressivement, l’appareil conceptuel, logiciel et informationnel s'étofferait. L'objectif de cette gestion informatique du courrier est de trouver d’une part une solution efficiente et automatique aux problèmes relevés dans l’étude préalable à savoir : la perte du courrier, la lenteur dans les traitements, le suivi contrôle des étapes de validation, la prise en compte du courrier arrivé et sortant, les états des courriers ayant fait l’objet de réponse, les états des courriers reçus et traités par partenaires, la reconnaissance du courrier en instance de validation, la reconnaissance du courrier ayant fait l’objet de réponse, la reconnaissance du type de courrier émis ou reçus par période, la reconnaissance du lieu de rangement d’un 49 Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale courrier à un moment donné et d’autre part de favoriser la prise en main de ces concepts, de ces outils et de ces méthodes en réunissant autour d'un même point d'entrée : les moyens de penser, de concevoir et de mieux comprendre les nouvelles technologies de l'information et de la communication.
Première partie du travail: Comprendre et concevoir
Toute démarche d'enquête et d'information s'appuie sur des concepts et des méthodes. Dans notre cas précis, afin de mieux comprendre et de proposer une conception de ce système d’information qui nous a été soumis, nous utiliserons la méthode MERSIE qui nous permettra de réfléchir à l'ensemble de l'organisation que l'on doit mettre en place. Cette phase de conception basée sur la méthode MERSIE nécessite des méthodes permettant de mettre en place un modèle sur lequel on va s'appuyer. La modélisation consiste à créer une représentation virtuelle de la réalité de telle façon à faire ressortir les points auxquels on s'intéresse. MERISE, méthode de conception, de développement et de réalisation de projets informatiques, basé sur la séparation des données et des traitements à effectuer en plusieurs modèles conceptuels et physiques a donc pour but d'arriver à concevoir un système d'information. La séparation des données et des traitements assure une longévité au modèle. En effet, l'agencement des données n'a pas à être souvent remanié, tandis que les traitements le sont plus fréquemment.
Deuxième partie : écrans Notre application devrait avoir 7 écrans : cf. : page 82
50
Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale
2. Orientation technique A ce niveau il s’agit d’expliquer la fonctionnalité technique, c'est-à-dire l’orientation technique que nous désirons donner à notre application. Le logiciel qui devrait être proposé à l’issu de cette analyse devrait permettre :
Enregistrement du courrier traité au sein de l’Assemblée nationale;
Le suivi des expéditeurs et des destinateurs externes et internes ;
La redistribution interne du courrier ;
L’édition des états des courriers en instance ;
L’édition des états des courriers traités ;
La relance des courriers en attente de réponse selon le délai;
Le lieu de classement de chaque courrier classé ;
…..
51
Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale
II - SOLUTION RETENUE
1. Règles de gestion 1. un courrier a une nature (lettre – paquet – colis) 2. un courrier a une catégorie 3. plusieurs courriers peuvent avoir la même nature 4. à un courrier on peut joindre une ou plusieurs pièces jointes 5. un courrier a un statut (confidentiel – ordinaire – officiel) 6. plusieurs courriers peuvent avoir le même statut 7. un courrier est rangé dans un dossier 8. un dossier peut contenir plusieurs courriers 9. un dossier est rangé dans un classeur 10. un classeur peut contenir plusieurs dossiers 11. un classeur se trouve dans toutes les directions et services de l’AN 12. dans une direction on a plusieurs classeurs 13. un courrier arrivé peut être adressé à un ou plusieurs acteurs internes 14. un acteur peut recevoir un ou plusieurs courriers 15. un acteur peut envoyé un ou plusieurs courriers 16. un courrier arrivé est attaché d’une fiche d’accompagnement 17. un courrier est destiné à un acteur 18. un même acteur peut recevoir plusieurs courriers 19. un courrier est toujours imputé par le SG 20. le SG annote le courrier 52
Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale 21. le SG transmet son courrier au DC 22. tous les courriers arrivés sont transmis au SG sauf le courrier confidentiel 23. les courriers personnels ou confidentiels du PAN sont transmis au PAN 24. le SG a la charge de diriger le courrier vers son destinataire 25. un courrier est enregistré dans un parapheur FICHE_TAXATION2 26. chaque service à son parapheur (réception et transmission) PIECES_JOINTES
NumFiche_Taxation Poids Prix
Ref_PJ Lib_PJ
CATEGORIE
1,1
NumCatégorie LibCategorie
0,n
Est_Lié
0,n
0,n
Est
STATUT
1,1
NumStatut LibStatut 0,n
A1 0,n
Est rangé 0,1
DateRangement
Est_Joint en sorti 2. MCD Futur
COURRIER
EXPEDITEUR
1,1
NumCourrier NatureCourrier Objet FlagueSpécial RefCourrier DateReception DateEmission DateEdition DateEchéance DateAvertissement DateEnrégistrement
Expédier Par 1,n
DateExpédition
1,n
CodeExpéditeur TypeCourrier NomExpéditeur AdrExpéditeur TélExpéditeur EmailExpéditeur DomActExpéditeur
1,n
1,1
est joint
Classeur NumClasseur LibClasseur DateClasseur Commentaires
Est imputé à
1,1
FICHE
A 1,1
DateImputation annotation visa
1,n
NumFiche DateFiche Délai Synthèse
0,n
DESTINATAIRE NomDestinatire
ET
0,n
TYPE_FICHE NumTypeFiche LibTypeFiche
FONCTION 0,n
0,n
CodeFonct LibFonct
QUALIFICATION
est
CodeQualif LibQualif 1,n
a la qualification 0,n
PERSONNEL SERVICE Numservice Nomservice RespService
est dans 1,n
1,1
Matricule NomPers PrenPers SexePers AdressPers TélPers EmailPers
53
1,n
Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale
PIECES_JOINTES
FICHE_TAXATION2
Ref_PJ NumCourrier Lib_PJ
CATEGORIE NumCatégorie LibCategorie
NumFiche_Taxation Poids Prix
Est_Lié
STATUT NumStatut LibStatut
4. MLD Futur COURRIER
CodeExpéditeur
Est
lien_103
NumCourrier NumStatut
lien_102
Est rangé NumCourrier NumClasseur DateRangement
TypeCourrier
NumCourrier NumFiche_Taxation NumCatégorie NatureCourrier Objet FlagueSpécial RefCourrier DateReception DateEmission DateEdition DateEchéance DateAvertissement DateEnrégistrement
A1
lien_607
EXPEDITEUR
lien_174
NomExpéditeur Est_Joint en sorti
Expédier Par
lien_98
AdrExpéditeur lien_327
NumCourrier CodeExpéditeur DateExpédition
TélExpéditeur EmailExpéditeur DomActExpéditeur
Est imputé à Classeur
Matricule NomDestinatire DateImputation annotation visa NumFiche CodeFonct
est joint
NumClasseur LibClasseur DateClasseur Commentaires
FICHE NumFiche NumTypeFiche NumCourrier DateFiche Délai Synthèse
A
lien_611
lien_471
DESTINATAIRE Matricule NomDestinatire Numservice NomPers
lien_612
PrenPers SexePers AdressPers
TYPE_FICHE
TélPers
FONCTION
NumTypeFiche LibTypeFiche
EmailPers
CodeFonct LibFonct
lien_83
est
lien_84
CodeFonct Matricule
SERVICE Numservice a la qualification
Nomservice RespService lien_93
Matricule CodeQualif
PERSONNEL est dans
Matricule Numservice NomPers PrenPers SexePers AdressPers TélPers EmailPers
lien_94
QUALIFICATION
54
CodeQualif LibQualif
Année scolaire 2006-2007 Heritage_499
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale
4. MCT Futur Modèles Conceptuels de Traitements Actuels page :1/1
55
Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale Arrivée de courrie r dans un serv ice - reception de la secretaire - rep onse du re sponsable - transmission au de stinataire
Arrivée d'un expression de besoin d'un service
Arrivée de courri er transmissible
ou Reception du courrier Vérifier origine du courri er Enrégistrer le courrier Transmettre au responsable Décision du responsable (reponse_avis_signature_imputation ) Saisir Enrégistr er décision Transmettre décision Reponse
Absence de reponse
Courrier classé
Reponse
Modèles Conceptuels de Traitements Futur page :1/1
56
Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale
Service Central du Courrier
Arrivée de courrier
et ReceptiondeCourrier Reçevoir lecourrier Vérifier le destinataire Vérifierlanature Transm ettre Confidentiel ouPersonnel
Courrier transmis auPAN
Ordinaire
Disponibilité agent de liaison
Courrier enrégistré
et Enregistrem ent Enregistrerlecourrier Choisir unagent deliaison Transm ettrelecourrier courrier transm issibles
Courriers transmis
courrier nontransm issibles
Courriers réjétés
III - POLITIQUE DE SECURITE
57
Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale La sécurité des systèmes d’information devient au fil des années une nécessité absolue, alors même que ces systèmes deviennent de plus en plus complexes donc plus vulnérables aux menaces. Cette partie de notre rapport constitue donc une référence, à caractère incitatif pour l’orientation des choix stratégiques, en matière de recherche et de développement dans le domaine de la sécurité de notre système d’information. Toutefois, il ne saurait se substituer aux choix stratégiques résultant toujours d’une analyse de plusieurs facteurs. Il s’agira plutôt de propositions d’orientations scientifiques.
1. Pourquoi les systèmes sont-ils vulnérables? La sécurité est devenue un point crucial des systèmes d'informations. Cependant, les organisations sont peu ou pas protégées contre les attaques sur leur réseau ou les hôtes du réseau. Dorothy DENNING, à travers ses analyses nous montre l'importance du nombre d'attaques dans le monde, et des raisons visant à démontrer la vulnérabilité des systèmes d'informations :
La première raison qui fait que les systèmes sont mal protégés est que la sécurité coûte chère. Les organismes n'ont pas de budget alloué à ce domaine. Elle souligne également que la sécurité ne peut être sûr à 100%, voire qu'elle est même souvent inefficace. Aurobino SUNDARAM nous en donne les raisons : les bugs dans les programmes sont courants et seront toujours exploitables par les attaquants.
De plus, même la cryptographie a ses faiblesses et les mots de passe, par exemple, peuvent être cassés. Il n'existe pas d'organisation centralisée gérant l'ensemble des clefs et autres éléments de cryptographie.
Enfin, même un système fiable peut être attaqué par des personnes abusant de leurs droits légitimes.
Dorothy DENNING ajoute d'autres raisons démontrant la vulnérabilité des systèmes :
On trouve notamment des faiblesses dues à la gestion et à la configuration des systèmes.
Il y a aussi en permanence de nouvelles technologies qui émergent, et par là même, de nouveaux points d'attaques.
En dernier point, les organisations acceptent de courir ce risque, la sécurité n'étant pas leur principale priorité. 58
Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale
Pour exploiter ces faiblesses, les attaquants profitent de la négligence des utilisateurs vis-à-vis de leurs droits et autorisations d'accès, en se faisant passer pour un employé du service informatique dans le but d'obtenir des informations. Ils peuvent aussi casser les clefs d'une longueur insuffisante ou les mots de passe par une attaque systématique. Ils peuvent se mettre à l'écoute sur le réseau pour obtenir des informations. Ils peuvent changer leur adresse réseau pour se faire passer pour quelqu'un de confiance. Ils ont la possibilité d'injecter du code comme un virus ou un cheval de Troie sur la cible. Enfin, ils peuvent exploiter les faiblesses des applications, des protocoles ou des systèmes d'exploitation.
2. Solutions à la sécurité des systèmes d'informations Etant donné le nombre de systèmes attaqués ces dernières années et les enjeux financiers qu'ils abritent, les systèmes d'informations se doivent aujourd'hui d'être protégés contre les anomalies de fonctionnement provenant soit d'une attitude intentionnellement malveillante d'un utilisateur, soit d'une faille rendant le système vulnérable. Du fait du nombre toujours croissant de personnes ayant accès à ces systèmes par le biais d'Internet, la politique de sécurité se concentre généralement sur ce point d'entrée du réseau interne. La mise en place d'un pare-feu est devenue indispensable afin d'interdire l'accès aux paquets indésirables. On peut, de cette façon, proposer une vision restreinte du réseau interne vu de l'extérieur et filtrer les paquets en fonction de certaines caractéristiques telles qu'une adresse ou un port de communication. Cependant, ce système de forteresse est insuffisant s'il n'est pas accompagné d'autres protections. Citons entre autres :
la protection physique des informations par des accès contrôlés aux locaux, la protection contre les failles de configuration par des outils d'analyse automatique des vulnérabilités du système,
la protection par des systèmes d'authentification fiables pour que les droits accordés à chacun soient clairement définis et respectés, ceci afin de garantir la confidentialité et l'intégrité des données.
Faire donc de la sécurité sur des systèmes d'informations, consiste à s'assurer que celui qui modifie ou consulte des données du système en a l'autorisation et qu'il peut le faire correctement car le service est disponible. 59
Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale Même en mettant en place tous ces mécanismes, il reste encore beaucoup de moyens pour contourner ces protections. Pour les compléter, une surveillance permanente ou régulière des systèmes peut être mise en place. Ce sont :
les systèmes de détection d'intrusions. Ils ont pour but d'analyser tout ou partie des actions effectuées sur le système afin de détecter d'éventuelles anomalies de fonctionnement.
L’utilisation des antivirus professionnels accompagnés de leurs mises à jour régulière.
L’utilisation d’un pare-feu ou firewall : Un firewall est un système ou un groupe de système qui gère les contrôles d’accès entre deux réseaux. Plusieurs méthodes sont utilisées à l’heure actuelle. Deux mécanismes sont utilisés : le premier consiste à interdire le trafic, et le deuxième à l’autoriser. Certains firewalls mettent beaucoup d’énergie à empêcher quiconque de passer alors que d’autres tendent à tout laisser passer. La chose la plus importante à comprendre est qu’il représente une politique de contrôle d’accès. Vous devez avoir une idée précise de cette politique dans son ensemble pour savoir ce que vous devez autoriser ou interdire. Certains firewalls laissent uniquement passer le courrier électronique. De cette manière, ils
interdisent
toute autre attaque qu’une attaque basé sur le service de courrier. D’autres firewalls, moins strictes, bloquent uniquement les services reconnus comme étant des services dangereux. Généralement, les firewalls sont configurés pour protéger contre les accès non authentifié du réseau externe. Ceci, plus qu’autre chose, empêche les vandales de se logger sur des machines de votre réseau interne, mais autorise les utilisateurs de communiquer librement avec l’extérieur. Les firewalls sont également intéressants dans le sens où ils constituent un point unique où l’audit et la sécurité peuvent être imposés. Tous les échanges passeront par lui. Il pourra donner des résumés de trafic, des statistiques sur ce trafic, ou encore toutes les connexions entre les deux réseaux.
L’utilisation d’un serveur Proxy : Le but d'un serveur Proxy est d'isoler une ou plusieurs machines pour les protéger, comme indiqué sur le schéma : 60
Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale
Les machines A doivent se connecter au réseau par l’intermédiaire du serveur Proxy. Ce dernier sert de relais entre le réseau et les machines à cacher. Ainsi, les machines du réseau B auront l'impression de communiquer avec le Proxy, et non les machines A. Pour les applications du réseau B, l'adresse IP du client sera celle du serveur Proxy. Par exemple, lors d’une connexion à un serveur HTTP, le browser se connecte au serveur Proxy et demande l’affichage d’une URL. C’est le serveur Proxy qui gère la requête et qui renvoie le résultat à votre browser. Ainsi, en utilisant un numéro de port différent, le Proxy oblige toutes les requêtes à passer par lui en supprimant les trames dont le numéro de port ne lui correspond pas. De plus, le Proxy possède un avantage supplémentaire en termes de performances. Si deux utilisateurs demandent à peu de temps d’intervalle la même page, celle-ci sera mémorisée dans le Proxy, et apparaîtra donc beaucoup plus rapidement par la suite. Ce procédé est très intéressant en termes de sécurité sur Internet, les machines sont protégées.
L’utilisation des de la technologie RAID (Redundant Array of Inexpensive Disks) qui signifie : « ensemble redondant de disques indépendants » qui permet de constituer une unité de stockage à partir de plusieurs disques et d’y effectuer des sauvegardes régulières à partir de plusieurs disques durs. L’unité ainsi créée (grappe) a donc une grande tolérance aux pannes ou une plus grande capacité et de vitesse d’écriture. Une telle répartition de données sur plusieurs disques durs permet d’augmenter la sécurité et de fiabiliser les services associés.
3. Sécurisation de la Base de Données
61
Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale 3.1 – Les risques encourus Notre future application requière une base de données pour le stockage des informations et comme source d’information pour les états à afficher. Elle pourrait donc être confrontée à de multiples risques que sont entre autre :
Le vol de données à travers la perte de confidentialité des données stockées ;
L’altération de données à travers la perte d’intégrité c'est-à-dire que les données ne seront plus digne de confiance ;
La destruction de données qui remettrait sérieusement en cause la continuité de l’activité de l’Institution ;
L’augmentation du niveau de privilège d’un utilisateur malveillant est le risque le plus insidieux, car comme pour l’altération, il n’est remarqué qu’après un laps de temps durant lequel le pirate peut réaliser un grand nombre d’actions malveillantes. Il peut par exemple s’attribuer le droit d’accès à des informations confidentielles, le droit à des opérations sensibles (ajout – suppression) voir même prendre le contrôle de l’application. 3.2 – Les solutions envisageables Face à toutes ces formes de risques constatées sur la mise d’une base de données et
surtout avec une interface Web, différentes solutions aussi efficaces que efficientes existent dans la communauté informatique. Entre autres solutions nous pouvons retenir : 3.2.1 – La différentiation des types d'utilisateurs
Il faut identifier les utilisateurs ayant besoin d'un accès à la base de données. Nous avons trois types d’identification possible : - administrateur - application - utilisateur –
L' administrateur qui
est une personne physique ayant tous les droits sur le
SGBD, mais pas forcément sur le contenu des bases de données : il peut réaliser des opérations de gestion des droits d'accès et des ressources systèmes. C'est normalement une personne de confiance, compétente et prudente.
Une application
peut être une application web, un outil de synchronisation
entre sources d'informations ou tout programme accédant pour lui-même à la base de données. Ainsi, une application peut être vue comme un utilisateur de 62
Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale base de données auquel on attribut des droits qu'elle pourra restreindre de façon transparente pour l'utilisateur final de l'application ainsi que pour le SGBD.
L' utilisateur est une personne physique se connectant directement à la base de
données (commande mysql sous Linux) ou via une interface graphique ou en utilisant une application qui va se connecter à la base de données sous l'identité de l'utilisateur.
Gestion des habilitations
3.2.2 - Les privilèges
Il convient pour chaque compte d'accès d'identifier les privilèges minima à accorder ainsi que le niveau de granularité adéquat.
Classes d'objets et granularité :
Les SGBD permettent généralement de
spécifier assez finement les privilèges d'un utilisateur en fonction des objets manipulés : base de données
•
•
table (relation)
•
colonne (attribut)
Ainsi, un utilisateur peut se voir attribuer un privilège pour toute une base de données, ou seulement pour quelques tables, ou encore sur uniquement quelques colonnes de certaines tables.
Classes de privilèges . Les
privilèges s'organisent autour de plusieurs classes : 63
Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale •
accès au contenu de l'information
•
gestion du schéma de la base de données
•
gestion des privilèges utilisateurs
•
gestion des paramètres systèmes Chaque utilisateur devra se voir attribuer des privilèges parmi ces classes.
Le tableau suivant liste les types d'utilisateurs qui devraient être habilités pour chaque classe de privilège : Classes de privilèges gestion du schéma de la base de données accès au contenu de l'information gestion des privilèges utilisateurs gestion des paramètres systèmes
Types de compte utilisateur application Administrateur application (parfois) Administrateur Administrateur
3.2 – Autres solutions : la cryptographie Le cryptage, appelée également chiffrement, est un processus consistant à convertir des données de texte simple en texte crypté afin de les rendre incompréhensibles par un tiers non autorisé. Ce procédé se fait par le biais d'une clé de cryptage. A partir de la 9i, Oracle fournit le paquetage DBMS_OBFUSCATION_TOOLKIT qui utilise seulement deux types de cryptages standards : DES et Triple DES. DES: Data Encryptions Standard. Outil de cryptographie, mis au point par IBM dans les années 1970. Le triple DES est basé sur une clé de 128 bytes et est plus robuste qu'un simple DES qui est basé sur une clé de 56 bytes. Le DES 56 bits a été cassé en moins de 24 heures par Distributed.net, en janvier 1999. À la place du DES, NIST (novembre 2001) recommande l'utilisation de l'AES (Advanced Encryptions Standard) qu'on va trouver dans le nouveau paquetage DBMS_CRYPTO (Oracle 10g). Quand une chaîne de caractères est cryptée, elle est divisée en plusieurs morceaux de 8 bytes, qui sont traités indépendamment par l'algorithme de cryptage. Quand la longueur de données n'est pas un multiple de 8 bytes, l'algorithme ajoute quelques caractères à la fin pour l'amener exactement à 8 bytes. Ce processus est connu sous le nom de Remplissage (Padding). 64
Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale Pour sécuriser la valeur de ce remplissage, on peut utiliser une méthode de remplissage prédéveloppée dans Oracle, connue sous le nom de PCKS#5 (Public Key Cryptography System), mais il existe d'autres options. Quand une chaîne a été divisée en plusieurs morceaux, après, on doit ensuite les relier ensemble, ce processus est connu sous le nom de Chaînage (chaining). En général, la sécurité d'un système de cryptage est basée sur la manière d'enchaîner ces morceaux. Oracle fournit les méthodes suivantes : Méthode
Description
CBC
Cipher Block Chaining, la méthode la plus utilisé
ECB
Electronic Code Book
CFB
Cipher Feedback
OFB
Output Feedback
65
Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale
PARTIE IV : ETUDE TECHNIQUE
66
Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale I - LES BASES DE DONNEES
1. Qu'est-ce qu'une base de données? Une Base de Données (BD), en anglais Data Base (DB), est une collection d’informations structurées, cohérentes et persistantes. L'un des avantages d'une base de données est que les informations qui la constituent peuvent être accessibles aisément par plusieurs programmes qui les utilisent simultanément avec des objectifs différents. Une base de données peut être locale ou répartie. Elle est dite locale quand c'est utilisé sur une machine par un utilisateur et repartie quand les informations sont stockées sur des machines distantes (serveur) et accessibles par réseau.
2. Historique des bases de données •
jusqu'à : organisation classique en fichiers
•
1960 Fin
: apparition des premiers SGBD, systèmes
•
1960 début
réseaux hiérarchiques : 2ème génération des SGBD, systèmes
•
1970 relationnels Début : 3ème génération des SGBD, systèmes orientés 1980
objets
67
Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale
3. Gestion de base de données La gestion de base de données se fait au moyen d'un logiciel appelé SGBD, acronyme de Système de Gestion de Base de Données, en anglais DBMS (Data Base Management System). Ce logiciel prend en charge tous les accès à la base de données. A titre d'exemple, citons: la structuration, le stockage, la maintenance (accès concurrents, sauvegarde, restauration de données), l'insertion, la mise à jour, la consultation et la suppression d'une base de données, etc. Il existe trois principaux types de SGBD : les relationnels, les objets relationnels et les objets. Le rôle principal d’un SGBD est de gérer des données structurées et persistantes de façon intègre, fiable, concurrente et efficace. La durée de vie des données doit être supérieure à la durée des programmes qui les manipulent. La persistance peut être obtenue en effectuant un stockage permanent (sur le disque).
4. Les Fonctionnalités d’un SGBD Plusieurs fonctionnalités sont à mettre à l’actif d’un système de gestion de bases de données. Ce sont :
Intégrité et fiabilité des données : le SGBD assure une vue cohérente des données,
en dépit des accès concurrents.
Fiabilité des données grâce à : la vérification des contraintes des données (intégrité référentielle, réflexes, etc.) la gestion des transactions (atomicité des transactions) la gestion de la sécurité (mot de passe, etc.) la récupération des données en cas de crash logiciel, SE ou disque
Concurrence par la gestion des accès Multi-Utilisateurs, notamment en cas de
modification.
Intégration de techniques spécifiques pour avoir de bonnes performances :
index, hash-coding ; regroupement des données sur disque ; optimisation des requêtes ; Cache mémoire (utilisation du principe LRU) ; Langage de requête, comme le SQL (Strutured Query Language) ;
Indépendance logique / physique : L'organisation physique de la base de
données est transparente pour le développeur d'applications. Un remaniement de l'organisation physique des données n'entraîne pas des modifications dans les 68
Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale programmes d'application. On doit pouvoir changer la répartition des données sur le disque (une nouvelle rubrique, un regroupement, la pose d'un index) sans modifier les programmes d'application non concernés.
Etapes d'élaboration d'une base de données (selon ANSI-SPARC 1975)
5. Exemples de SGBD Comme exemple de SGBD, on peut citer : Access, Paradox, Sybase, PosgresSQL, Interbase, FoxPro, DB2, Mysql, Oracle, Informix, Ingress, O2, SqlServer, etc.
69
Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale
II – ENCOMBREMENT DE LA BASE DE DONNEES
1. Courrier Nom de la table :
COURRIER
Clé Primaire : Clé Etrangères
RéfCourrier
CHAMPS
SIGNIFICATIONS
RéfCourrier NumFicheTaxation NumFicheTaxation NumDossier NatureCourrier FlagueSpécial Objet DateReception DateEmission DateEdition
NumFicheTaxation, NumFicheTaxation, NumDossier,
Référence du courrier Numéro de la fiche de Numéro fiche de taxation
TYPES
TAILLES
N
10 N
Numéro dossier Nature du courrier Flague spécial Objet du courrier Date de réception du courrier entrant Date d’émission du courrier sorti Date d’édition du courrier
10
N
10
N A
10 20 20 100
A Date Date Date
2. Fiche d’accompagnement Nom de la table :
Fiche
Clé Primaire : Clé Etrangères
NumFiche NumTypeFiche, NumCourrier, LibObservation
CHAMPS
SIGNIFICATIONS
NumFiche NumTypeFiche NumCourrier LibObservation DateFiche Délai Synthèse
TYPES
Numéro de la fiche d’accompagnement Numéro du type de fiche d’accompagnement Numéro du courrier Libéllé de l’observation Date d’édition de la fiche d’accompagnement Délai de transmission synthèse
70
N N N A Date Date A
TAILLES 10 10 10 20 100
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Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale
3. Type de fiche Nom de la table :
TypeFiche
Clé Primaire : Clé Etrangères
NumTypeFiche
CHAMPS
SIGNIFICATIONS
NumTypeFiche LibTypeFiche
Numéro du type de fiche Libellé du type de fiche
TYPES
TAILLES
N
10
A
20
4. Imputation Nom de la table :
Imputation
Clé Primaire : Clé Etrangères
CodeImputation
CHAMPS
SIGNIFICATIONS
TYPES
TAILLES
CodeImputation LibImputation DateImputation
Code de l’imputation Libellé de l’imputation Date de l’imputation
AN AN Date
10 20
5. Fonction Nom de la table :
Fonction
Clé Primaire : Clé Etrangères
CodeFonct
CHAMPS
SIGNIFICATIONS
TYPES
TAILLES
CodeFonct LibFonct
Code de la fonction Libellé de la fonction
N AN
10 20
6. Observations Nom de la table :
Observation
Clé Primaire : Clé Etrangères
LibObservation
CHAMPS
SIGNIFICATIONS
TYPES
TAILLES
LibObservation Observations
Libellé de l’observation Observations
AN A
10 100
7. Classeur Nom de la table : Clé Primaire :
Classeur NumClasseur
71
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Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale Clé Etrangères
CHAMPS NumClasseur LibClasseur DateClasseur Commentaires
SIGNIFICATIONS Numéro du classeur Libéllé du classeur Date d’édition de classeur Commentaires mis sur un classeur
TYPES AN A Date A
TAILLES 10 20 100
8. Statut Nom de la table :
Statut
Clé Primaire : Clé Etrangères
NumStatut
CHAMPS
SIGNIFICATIONS
NumStatut LibStatut
Numéro du statut Libellé du statut
TYPES N
TAILLES 10
AN
20
TYPES
TAILLES
9. Catégorie Nom de la table :
Catégorie
Clé Primaire : Clé Etrangères
NumCatégorie
CHAMPS
SIGNIFICATIONS
NumCatégorie LibCatégorie
Numéro de la catégorie Libellé de la catégorie
N AN
10 20
10. Pièces jointes Nom de la table :
PiècesJointes
Clé Primaire : Clé Etrangères
RefPj NumCourrier
CHAMPS
SIGNIFICATIONS
RefPJ NumCourrier LibPJ
Référence de la pièce jointe Numéro du courrier Libellé de la pièce jointe
TYPES AN N AN
TAILLES 10 10 20
11. Fiche de taxation Nom de la table :
FicheTaxation
Clé Primaire : Clé Etrangères
NumFicheTaxation
CHAMPS
SIGNIFICATIONS
NumFicheTaxation Poids
Numéro de la fiche de taxation Poids d’un courrier
72
TYPES N N
TAILLES 10 05
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Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale Prix
Prix en fonction du nombre et du poids
Monnaie
06
TYPES
TAILLES
12. Service Nom de la table :
Service
Clé Primaire : Clé Etrangères
NumService
CHAMPS NumService NomService
SIGNIFICATIONS
Responsable
Numéro du service Nom du service Responsable du service
N AN A
10 10 50
13. Expéditeur Nom de la table :
Expéditeur
Clé Primaire : Clé Etrangères
NumExpéditeur TypeCourrier
CHAMPS CodeExpéditeur
SIGNIFICATIONS
TypeCourrier
NomExpéditeur AdrExpéditeur TélExpéditeur EmailExpéditeur DomACtExpéditeur
Code de l’expéditeur Type de courrier Nom de l’expéditeur Adresse de l’expéditeur Téléphone de l’expéditeur Mail de l’expéditeur Domaine d’activité de l’expéditeur
TYPES AN AN A AN N AN A
TAILLES 10 10 100 20 10 100 100
14. Destinataire Nom de la table :
Destinataire
Clé Primaire : Clé Etrangères
Destinataire NumService, NomPers
CHAMPS
SIGNIFICATIONS
Matricule
NomDestinataire NumService NomPers PrenPers SexePers AdressePers TélPers Email
Matricule Nom du destinataire Numéro du service Nom du personnel Prénom du personnel Sexe du personnel Adresse du personnel Téléphone du personnel Mail du personnel
73
TYPES AN A N A A A AN N AN
TAILLES 10 100 10 100 100 2 100 10 100
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15. Qualification Nom de la table : Clé Primaire : Clé Etrangères
CHAMPS CodeQualif LibQualif
Qualification CodeQualif SIGNIFICATIONS
TYPES
TAILLES
Code de la qualification Libellé de la qualification
AN AN
10 20
TYPES
TAILLES
16. Dossier Nom de la table :
Dossier
Clé Primaire : Clé Etrangères
NumDossier NumDossier, NumClasseur
CHAMPS
SIGNIFICATIONS
NumDossier NumClasseur
LibDossier
Numéro du dossier Numéro du classeur Libellé du dossier
N N
10 10 20
AN
17. Personnel Nom de la table :
Personnel
Clé Primaire : Clé Etrangères
Matricule NumService
CHAMPS
SIGNIFICATIONS
TYPES
TAILLES
Matricule NumService NomPers PrenPers SexePers AdressePers TélPers EmailPers
Matricule Numéro du service Nom du personnel Prénom du personnel Sexe du personnel Adresse du personnel Téléphone du personnel Mail du personnel
AN
10 N A
A A AN N AN
10 100 100 100 100 10 100
18. Est Nom de la table :
Est
Clé Primaire : Clé Etrangères
74
Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale CHAMPS
SIGNIFICATIONS
TYPES
TAILLES
CodeFonction Matricule
Code de la fonction Matricule de l’agent
AN AN
10 10
19. A la qualification Nom de la table :
A la qualification
Clé Primaire : Clé Etrangères
CHAMPS
SIGNIFICATIONS
TYPES
TAILLES
Matricule CodeQualif
Matricule de l’agent Code de la qualification
AN AN
10 10
TYPES
TAILLES
20. Est porté Nom de la table :
Est porté
Clé Primaire : Clé Etrangères
CHAMPS CodeFonct NumFiche CodeImputation Annotation Visa
SIGNIFICATIONS Code de la fonction Numéro de fiche d’accompagnement Code de l’imputation Annotation Visa
AN N AN A
10 10 10 100
21. Expédier Nom de la table :
Expédier
Clé Primaire : Clé Etrangères
CHAMPS NumCourrier CodeExpéditeur
SIGNIFICATIONS Numéro du courrier Code de l’expéditeur
TYPES N AN
TAILLES 10 10
22. A 1 Nom de la table :
A1
Clé Primaire : Clé Etrangères
75
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Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale CHAMPS NumCourrier NumStatut
SIGNIFICATIONS
TYPES
Numéro du courrier Numéro du statut
N N
TAILLES 10 10
23. Se trouve dans Nom de la table :
Se trouve dans
Clé Primaire : Clé Etrangères
CHAMPS NumService NumClasseur
SIGNIFICATIONS
TYPES
Numéro du service Numéro du classeur
N N
TAILLES 10 10
PARTIE V : REALISATION
76
Année scolaire 2006-2007
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I – LES OUTILS DE TRAVAIL
La réalisation pourrait se définir comme étant la phase d’écriture du programme dans un langage de programmation donné et de la génération de la base de données. L’objectif de cette étape étant de produire un logiciel conforme aux besoins des futurs utilisateurs. Pour une telle réalisation nous avons utilisé :
Un AGL (Atelier de Génie Logiciel) : AMC Designor qui est un outil graphique de conception de système d’information sous windows. Il permet de mettre en œuvre la méthode MERISE en facilitant les étapes de création de la base de données et de développement d’application. Il se compose de deux modules que sont : le module ``traitement`` et le module ``données``
Des
outils de développement :
MACROMEDIA
DREAMWEAVER et
MACROMEDIA FIREWORK qui sont des outils de développement graphique et de création de pages web dynamiques et d’application web utilisant le langage HTML (HyperText Markup Language).
Un SGBD (Système de Gestion des Bases de Données) : MICROSFT SQL SERVER 2005. Il permet la création et la manipulation de bases de données et la communication des données de systèmes d'information différents ce qui représente bien les besoins actuels en terme de système d'information, de transfert de données et permet de garder une cohérence. . 77
Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale
1. Présentation de la technologie web Avec l'interconnexion des ordinateurs en réseau et en particulier à travers Internet, il devient possible de faire fonctionner des applications sur des machines distantes. L'intérêt d'une application fonctionnant à distance peut à première vue sembler inutile dans la mesure où les applications fonctionnent fort bien en local (sur le poste de l'utilisateur), néanmoins une application distante peut répondre aux problématiques suivantes :
Les données peuvent être présentes uniquement sur le serveur distant (par exemple un catalogue produit, un classement en temps réel, etc.) ;
Le serveur distant peut disposer d'une puissance de calcul ou de capacités de stockage dont l'utilisateur local ne dispose pas ;
L'application distante peut être utilisée simultanément par un grand nombre d'utilisateurs et sa mise à jour n'intervient qu'à un seul endroit.
Pour toutes ses raisons, une interaction entre des programmes distants peut être utile. Les Web Services apportent une solution à ce problème en définissant une manière standard d'invoquer une application distante et d'en récupérer les résultats à travers le web. Les services web (en anglais web services) représentent un mécanisme de communication entre applications distantes à travers le réseau Internet indépendant de tout langage de programmation et de toute plate-forme d'exécution :
78
Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale
utilisant le protocole http (HyperText Transfer Protocol) comme moyen de transport. Ainsi, les communications s'effectuent sur un support universel, maîtrisé et généralement non filtré par les pare-feux;
employant une syntaxe basée sur la notation XML ( eXtensible Markup Language et traduisez Langage à balises étendu, ou Langage à balises extensible) pour décrire les appels de fonctions distantes et les données échangées ;
organisant les mécanismes d'appel et de réponse.
Le premier bénéfice d’une application web est la facilité de maintenance de l'application, ainsi que l'interopérabilité permettant de modifier facilement un composant (un service) pour le remplacer par un autre, éventuellement développé par un tiers. Aussi, elle facilite non seulement les échanges entre les applications de l'entreprise mais surtout permet une ouverture vers les autres entreprises. Les premiers fournisseurs de services web sont ainsi les fournisseurs de services en ligne (météo, bourse, planification d'itinéraire, pages jaunes, etc.), mettant à disposition des développeurs des API (Application Programmable Interface) payantes ou non, permettant d'intégrer leur service au sein d'applications tierces.
2. Structure et fonctionnement d’une application web Le fonctionnement des services web repose sur un modèle en couches, dont les trois couches fondamentales sont les suivantes :
Invocation, visant à décrire la structure des messages échangés par les applications.
Découverte, pour permettre de rechercher et de localiser un service web particulier dans un annuaire de services décrivant le nom de la société, l'objectif de chaque service, etc.
Description, dont l'objectif est la description des interfaces (paramètres des fonctions, types de données) des services web. Il existe deux grands standards de services web, tous deux basés sur XML :
XML-RPC ( XML Remote Procedure Call ), le plus ancien, fonctionnant sur un principe procédural et sans gestion des états.
SOAP (Simple Object Access Protocol ), fonctionnant selon le modèle objet. 79
Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale Quel que soit le standard utilisé, le principe de programmation est le même : l'appel de méthode distante est réalisé grâce à une bibliothèque cliente qui transmet la demande au fournisseur de service en la formatant en XML de manière transparente; au niveau du serveur une bibliothèque serveur décode la requête, le serveur fait ses traitement, puis répond grâce à cette même bibliothèque; la bibliothèque client décode enfin la réponse afin qu'elle puisse être utilisée par l'application client. Le protocole standard le plus utilisé pour la découverte de services est UDDI. Le standard UDDI (Universal Description Discovery and Integration défini par l'OASIS vise à décrire une manière standard de publier et d'interroger les services web proposés par un réseau, généralement au sein d'un service d’annuaire recensant les services web de l'organisation). Le protocole standard le plus utilisé pour la description de services est WSDL (Le standard WSDL (Web Service Description Language ) est un langage reposant sur la notation XML permettant de décrire les services web. WSDL permet ainsi de décrire l'emplacement du service web ainsi que les opérations (méthodes, paramètres et valeurs de retour) que le service propose).
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Année scolaire 2006-2007
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II – LES ECRANS DE NOTRE APPLICATION
1. Fenêtre d’identification
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2. Menu Principal
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3. Courriers arrivés
83
Année scolaire 2006-2007
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4. Courriers départs
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Année scolaire 2006-2007
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5. courriers internes
85
Année scolaire 2006-2007
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6. Courriers classés
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Année scolaire 2006-2007
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7. Courriers en Instance
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Année scolaire 2006-2007
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8. Etats des courriers
88
Année scolaire 2006-2007
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9. Aide en ligne
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Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale
- CONCLUSION GENERALE -
Au cours de ce stage, j’ai eu l’opportunité de découvrir un métier sous toutes ses formes et de comprendre de manière globale les difficultés que les informaticiens pouvaient rencontrer dans l’application de leurs connaissances dans un milieu professionnel. Au cours de ce stage, j’ai passé le plus clair de mon temps à la salle spécialement dédiée aux honorables députés et surtout à porter assistance et conseils aux utilisateurs de l’institution. A mesure que j’apprenais, mes recherches se sont approfondies. Ce n’est donc qu’à partir du deuxième mois de mon stage que j’ai été véritablement opérationnel, du fait de ma
meilleure
maîtrise
des
fonctionnements
de
notre
structure
d’accueil.
Comme il a été précisé en introduction, l’informatique est un métier qui a vocation de révolutionner les habitudes anciennes et à rendre plus aisées et conviviales les taches des utilisateurs. En matière de gestion de courrier, il s’agit surtout de proposer des solutions faciles d’utilisation et à même de conserver des traces des actions de tous les acteurs de la chaîne de traitement. Au cours de ce stage, j’ai pu apporter une assistance technique aux utilisateurs, installer des systèmes d’exploitations et mettre à jour des antivirus. Aussi, les apports que j’ai tiré de cette expérience professionnelle peuvent être regroupés autour de trois idées principales : les compétences acquises, les difficultés rencontrées et les solutions apportées. Mon stage à l’Assemblée nationale a été très instructif. Au cours de ces trois mois, j’ai ainsi pu observer le fonctionnement d’une institution publique. Au-delà de l’activité de chacun des services, j’ai pu apprendre comment s’articulent les différents départements d’une telle institution. Par ailleurs, les relations humaines entre les différents employés de la société, indépendamment de l’activité exercée par chacun d’eux, m’ont appris sur le comportement à 90 Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale avoir en toute circonstance. La circulation de l’information est ainsi un des points forts que j’ai retenu de cette institution, tant au niveau du travail collaboratif, que dans l’implication de tous dans le bon fonctionnement de l’Assemblée nationale. Au-delà du fonctionnement de l’institution, j’ai pu ressentir une chaleur humaine très favorable à l’apprentissage. En effet, l’atmosphère au sein de la société était très intéressante. J’ai ainsi constaté que la hiérarchie des fonctions de l’Assemblée nationale était appréhendée avec considération dans les rapports entre les employés, favorisant par là, une vie professionnelle très épanouie. Au travers de cette convivialité, j’ai pu comprendre que l’activité d’une société est plus performante dans une atmosphère chaleureuse et bienveillante.
91
Année scolaire 2006-2007
Gestion de courrier : Cas de l’Assemblée Nationale
- BIBILIOGRAPHIE -
Ouvrages consultés :
1. Informatique de gestion (BTS) Tome 1 ; 2 Collection DEPREZ DUVANT Ph. Desplanches ; j.-j. Facon ; A. Lesueur.
2. Informatique appliquée à la comptabilité et à la gestion Tome 2 Les Editions Fouchers R. REIX
3. Eléments d’analyse appliqués à l’informatique de gestion Editions Breal Août 1995 Jean Paul Faure
4. Bases de Données
Editions Eyrolles, 2002 Georges Gardarin
5. Méthodologie des systèmes d’information – MERISE –
CNAM ANGOULEME 2000-2001 Di Gallo Frédéric – A. Lassus – A. Mundubeltz – B. Chaulet
6. Cours de Bases de Données
A. Lassus – A. Mundubeltz – B. Chaulet Di Gallo Frédéric CNAM Angouleme1999-2000
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