Gestion de Costos en proyectos de Construccion

Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construcción Gestión de Costos en Proyectos de Construcción Un enfoque básico, basado en la Guía del PMBOK 2004

Daniele Bassi, PMP

Analista Senior de Presupuestos, Cosapi S.A. Ingeniería y Construcción

09 de Mayo de 2008, Universidad Nacional de Ingeniería

Introducción al Valor Ganado • “Valor Ganado” es una técnica que ha surgido como una herramienta valiosa para la gestión de todos los proyectos. – Earned Value Project Management • Quentin W. Fleming • Joel M. Koppelman

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Introducción al Valor Ganado

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Introducción al Valor Ganado

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Introducción al Valor Ganado

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Introducción al Valor Ganado

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Introducción al Valor Ganado

$3000,000 0 30% Planned Value

Schedule Performance Index = 0.67 $2000,000 0 30% Earned Value Value Cost Performance Index = 0.67 ( $100,000 overrun to date)

Low $1'000,000

High $2'000,000

$3000,000 0 30% Total Cost Absed on Actual Performance

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7. Gestión de Costos en Proyectos de Construcción • Objetivos Estimar, presupuestar y controlar los costos, de forma que la obra se pueda desarrollar en el presupuesto aprobado.

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7. Gestión de Costos en Proyectos de Construcción 7.1 ESTIMACIÓN DE COSTES

7.2 PREPARACIÓN DEL PRESUPUESTO DE COSTOS

7.3 CONTROL DE COSTES

Desarrollar una aproximación de los costes de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto Sumar los costes estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo y establecer una línea base de coste Influir sobre los factores que crean variaciones del coste y controlar los cambios en el presupuesto del proyecto Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construcción

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7. Gestión de Costos en Proyectos de Construcción El trabajo involucrado en la ejecución de los tres procesos de gestión de costos está precedido de un esfuerzo de planificación cuyo resultado produce el plan de gestión de costos del proyecto. Un plan de gestión de costos puede establecer: –Nivel de precisión, p.e. redondeo de los datos según precisión descrita (s/.1, 1000) –Unidades de medida, horas – días de trabajo para cada recurso. –Umbrales de control. Se pueden definir umbrales de variación para costos u otros indicadores. –Reglas de valor ganado. Se definen las fórmulas de cómputo del valor ganado, se establecen los criterios de crédito del valor ganado. (p.e. 0-100, 050-100, etc) –Formatos del informe.

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7.1 Estimación de Costos

La estimación de costos de las actividades del cronograma implica desarrollar una aproximación de los costos de los recursos necesarios para completar cada actividad. Se deberá considerar las posibles causas de variación de las estimaciones, incluyendo los riesgos. Las estimaciones de costos pueden mejorarse a través de refinamientos durante el transcurso del proyecto. La exactitud de la estimación de un proyecto aumenta a medida que avanza el proyecto a lo largo de su ciclo de vida. Por ejemplo un proyecto en su fase de Inicio podría tener una estimación aprox. De -50 a + 100%, en una etapa más avanzada las estimaciones pueden reducirse a un rango de -10 a +15%

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7.1 Estimación de costes FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA

ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN

PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO

7.1.1 ENTRADAS

ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO

DICCIONARIO DE LA EDT ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL TRABAJO Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construcción

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7.1 Estimación de costes FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN

PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO

ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL TRABAJO

Condiciones de mercado Bases de datos comerciales Políticas de estimación de costes Planillas de estimación de costes Información histórica Archivos del proyecto Conocimiento del equipo del proyecto Lecciones aprendidas Plan de Gestión del cronograma Plan de gestión de personal Registro de riesgos DICCIONARIO DE LA EDT

ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO

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Plan de Gestión del proyecto PLAN DE GESTIÓN DEL CRONOGRAMA

El tipo y la cantidad de recursos, y la cantidad de tiempo que dichos recursos se aplican para concluir el trabajo del proyecto

PLAN DE GESTIÓN DEL PERSONAL

Los atributos de selección del personal del proyecto y los costes

REGISTRO DE RIESGOS

Los riesgos, que pueden ser amenzas u oportunidades, ejercen un impacto

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7.1 Estimación de costes

ESTIMACIÓN POR ANALOGÍA

DETERMINACIÓN DE TARIFAS DE COSTES DE RECURSOS

ANÁLISIS DE RESERVA

7.1.2 HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

ESTIMACIÓN ASCENDENTE

ANÁLISIS DE PROPUESTAS PARA LICITACIONES

SOFTWARE DE GESTIÓN DE PROYECTOS ESTIMACIÓN PARAMÉTRICA

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7.1 Estimación de costes ESTIMACIÓN ASCENDENTE

Un método de estimación de un componente del trabajo. El trabajo se decompone más detalladamente, el coste detallado luego se resume o “acumula” en niveles superiores.

ESTIMACIÓN PARAMÉTRICA

Técnica que utiliza una relación estadística entre los datos históricos y otras variables para calcular una estimación de costes para un recurso de la actividad del programa

ANÁLISIS DE RESERVA

Muchos estimadores de costes incluyen reservas, también llamadas asignaciones para contingencias. Las reservas son costes estimados que se utilizarán a discreción del director del proyecto

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7.1 Estimación de costes

ESTIMACIONES DE COSTES DE LAS ACTIVIDADES

PLAN DE GESTIÓN DE COSTES (ACTUALIZACIONES)

7.1.3 SALIDAS

INFORMACIÓN DE RESPLADO DE LA ESTIMACIÓN DE COSTES

CAMBIOS SOLICITADOS

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7.1 Estimación de costes 1. Estimación de costos de las actividades •

Estimación cuantitativa de los costos probables de las actividades del cronograma.

2. Información de respaldo de la estimación de costos de las actividades. • • • •

Descripción del alcance del trabajo Documentación de los fundamentos de la estimación. Documentación de todos los supuestos realizados, y de las restricciones. Indicación del rango de estimaciones posibles p.e. 10,000 (-10% / + 15%)

3. Cambios solicitados 4. Plan de gestión de costos (actualizaciones) •

Utiliza la relación estadística entre los datos históricos y otras variables. Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construcción

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7.2 Preparación del Presupuesto de Costos

• La preparación del presupuesto de costos implica sumar los costes estimados para establecer una línea base del coste total. • El enunciado del alcance del proyecto proporciona el presupuesto resumen. • Las estimaciones del costo de las actividades del cronograma se preparan con anterioridad a las solicitudes del presupuesto detallado

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7.2 Preparación del Presupuesto de Costos CONTRATO ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO

ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL TRABAJO

PLAN DE GESTIÓN DE COSTES

7.2.1 ENTRADAS

CALENDARIOS DE RECURSOS

CRONOGRAMA DEL PROYECTO

DICCIONARIO DE LA EDT ESTIMACIÓN DE COSTES DE LAS ACTIVIDADES

INFORMACIÓN DE RESPALDO

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7.2 Preparación del Presupuesto de Costos

CONCILIACIÓN DEL LÍMITE DE LA FINANCIACIÓN

SUMA DE COSTES

7.2.2 HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS ANÁLISIS DE RESERVA

ESTIMACIÓN PARAMÉTRICA

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7.2 Preparación del Presupuesto de Costos

CAMBIOS SOLICITADOS

LINEA BASE DE COSTE

7.2.3 SALIDAS

REQUISITOS PARA LA FINANCIACIÓN DEL PROYECTO

PLAN DE GESTIÓN DE COSTES (ACTUALIZACIONES)

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7.2 Preparación del Presupuesto de Costos •

Salidas 1.

Línea de base del costo. La línea de base de costos es un presupuesto distribuido en el tiempo que se usa como base respecto a la cual se puede medir, supervisar y controlar el Proyecto.

2.

Requisitos para la financiación del proyecto. Los requistos de fianciación, totales y periódicos, se derivan de la línea de base del costo y pueden establecerse para excederlos, en general por un margen, a fin de estar preparados para el avance temprano o sobrecostos.

3. 4.

Plan de gestión de costos (Actualizaciones) Cambios solicitados. Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construcción

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7.3 Control de Costos El control de costos del proyecto incluye: – – – – – – – – –

Influir sobre los factores que producen cambios en la línea de base de costos. Asegurarse que los cambios solicitados sean acordados Gestionar los cambios reales cuando y a medida que se produzcan. Asegurar que los posibles sobrecostos no excedan la financiación autorizad, periódica y total para el proyecto. Realizar el seguimiento del rendimiento del costo para detectar y entender las variaciones con respecto a la línea de base. Registrar todos los cambios pertinentes con precisión en la línea de base. Evitar que se incluyan cambios incorrectos, o no aprobados. Informar los cambios aprobados a los interesados pertinentes. Actuar para mantener los sobrecostos esperados dentro de los límites aceptables.

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7.3 Control de Costos LÍNEA BASE DE COSTE 7.2.3.1 REQUISITOS PARA LA FINANCIACIÓN DEL PROYECTO 7.2.3.2

PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO

7.3.1 ENTRADAS

INFORMES DE RENDIMIENTO

SOLICITUDES DE CAMBIO APROBADAS

10.3.3.1

4.4.4.1 INFORMES SOBRE EL RENDIMIENTO DEL TRABAJO 4.4.3.7 Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construcción

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7.3 Control de Costos LÍNEA BASE DE COSTE

INFORMES DE RENDIMIENTO

INFORMES SOBRE EL RENDIMIENTO DEL TRABAJO

SOLICITUDES DE CAMBIO APROBADAS

REQUISITOS PARA LA FINANCIACIÓN DEL PROYECTO

Organizan y resumen la información recogida, y presentan los resultados de cualquier análisis en comparación de la línea base. Información sobre la situación y el progreso. Curva S, diagrama de barras Información sobre el estado de las actividades del proyecto que se están llevando a cabo para cumplir con el trabajo del proyecto. Productos entregables que han sido completados

PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construcción

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7.3 Control de Costos SISTEMA DE CONTROL DE CAMBIOS DEL COSTE 4.6 ANÁLISIS DE MEDICIÓN DE RENDIMIENTO

GESTIÓN DE VARIACIÓN

7.3.2 HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS SOFTWARE DE GESTIÓN DE PROYECTOS

PROYECCIONES

REVISIONES DEL RENDIMIENTO DEL PROYECTO Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construcción

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7.3 Control de Costos

UNA PARTE IMPORTANTE DEL CONTROL DE COSTES ES: DETERMINAR LA CAUSA DE UNA VARIACIÓN LA MAGNITUD DE LA VARIACIÓN Y DECIDIR SI LA VARIACIÓN REQUIERE UNA ACCIÓN CORRECTIVA USO DE LA TÉCNICA DEL VALOR GANADO LA TÉCNICA DEL VALOR GANADO USA LA LÍNEA BASE DE COSTE PARA EVALUAR EL AVANCE DEL PROYECTO Y LA MAGNITUD DE CUALQUIER VARIACIÓN QUE SE PRODUZCA.

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7.3 Control de Costos •

Técnicas y Herramientas Análisis de medición del rendimiento (técnica del valor ganado): • • • • •

Valor planificado (PV). El PV es el costo presupuestado del trabajo programado para ser completado de una actividad o componente de la EDT a un momento determinado. Valor ganado (EV). El EV es la cantidad presupuestada para el trabajo realmente ejecutada de la actividad del cronograma o componente de la EDT durante el período de tiempo analizado. Costo real (AC). El AC es el costo total incurrido en la realización del trabajo de la actividad del cronograma o el componente de la EDT durante el período de tiempo analizado. Estimado a la conclusión (EAC). Estimado del costo total del proyecto a su culminación. Estimado hasta la conclusión (ETC). Estimado del presupuesto faltante para culminar el Proyecto.

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7.3 Control de Costos •

Técnicas y Herramientas Análisis de medición del rendimiento (técnica del valor ganado): Las técnicas del valor ganado (EVT) ayudan a evaluar la magnitud de todas las variaciones que invariablemente se producirán. La técnica EVT compara el valor acumulativo de del costo presupuestado del trabajo realizado (ganado) en la cantidad original del presupuesto, tanto con el costo presupuestado del trabajo planificado (programado) como con el costo real del trabajo realizado (real). • • • •

Variación del costo (CV). Variación del cronograma (SV). Índice de desempeño del costo (CPI). Índice de desempeño del cronograma (SPI).

CV = EV –AC SV = EV – PV CPI = EV / AC SPI = EV / PV

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7.3 Control de Costos

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7.3 Control de Costos •

Técnicas y Herramientas Proyecciones: Las proyecciones consisten en realizar estimaciones o predicciones de las condiciones en el futuro basándose en la información y los conocimientos disponibles en el momento de la proyección. • • • • •

EAC estimado a la conclusión EAC estimado a la conclusión EAC estimado a la conclusión EAC estimado a la conclusión ETC estimado hasta la conclusión

EAC = BAC / CPI EAC = AC + ETC EAC = AC+ (BAC-EV) EAC = AC+ (BAC-EV)/CPI ETC = EAC - AC

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Resumen

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Resumen

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Resumen ANÁSIS DE VARIACIÓN

ANÁLISIS DE TENDENCIA

TÉCNICA DEL VALOR GANADO

Implica comparar el rendimiento real del proyectado con el planificado o esperado. Además de las variaciones del coste y del cronograma, las variaciones respecto del plan en las áreas de alcance, recursos, calidad y riesgo son de importancia

Implica examinar el rendimiento del proyecto a lo largo del tiempo para determinar si el rendimiento está mejorando o se está deteriorando

Compara el rendimiento planificado con el rendimiento real

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7.3 Control de Costes ESTIMACIÓN DE COSTES (ACTUALIZACIONES)

PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO (ACTUALIZACIONES)

LÍNEA BASE DE COSTE (ACTUALIZACIONES)

7.3.3 SALIDAS MEDICIONES DE RENDIMIENTO

CONCLUSIÓN PROYECTADA

ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN (ACTUALIZACIONES)

ACCIONES CORRECTIVAS RECOMENDADAS CAMBIOS SOLICITADOS

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Ejemplo • En el ejemplo que se presenta a continuación se planea la construcción de un cerco a un terreno rectangular de 50 x 100 metros, el plan considera realizar los cuatro lados de manera secuencial, tal como se muestra en la Figura 1. • Cada metro de cerco tiene un costo de $ 100 / m. • El Proyecto inicia el 1ºde Mayo. • Se desea evaluar el desempeño del proyecto en el día 18 de Mayo. • Al 18 de Mayo se sabe que: – La actividad 1 (Lado sur) se culminó según planeado, y costó $6000 – La actividad 2 (lado este) al día 18 tiene un avance de 80%, un costo actual de $9000, y EAC de 11000 – La actividad 3 (lado norte) al día 18 registra un avance de 60% – La actividad 4 (lado oeste) al día 18 registra un avance de 5% Evaluar el estado del proyecto. Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construcción

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Ejemplo Activity ID

Activity Description

900

Inicio

1000

Lado sur

1010

Lado este

1020

Lado norte

1030

Lado oeste

1050

Fin

Start Date Finish Date Data Date Run Date

Orig Dur

Rem Dur 0

%

Early Start

0.00 05MAY08

5,000.00

01MAY08

15MAY08

10,000.00

0 16MAY08

20MAY08

5,000.00

0 21MAY08

30MAY08

10,000.00

0

30MAY08

0.00

0 01MAY08

5

5

0 01MAY08

10

10

0 06MAY08

5

5

10

10

0

0

Early Bar

5

Progress Bar

MAY

12

2008 19

26

2

JUN

05MAY08 06MAY08

1001

15MAY08 16MAY08

20MAY08 21MAY08

30MAY08 30MAY08

Sheet 1 of 1 Date

Float Bar

Critical Activity

© Primavera Systems, Inc.

Budgeted Cost

APR 28 01MAY08

0

01MAY08 30MAY08 01MAY08 08MAY08 16:00

Early Finish

Revision

Checked

Approved

Construcción de un cerco Classic Schedule Layout

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Ejemplo Activity ID

Activity Description

Orig Dur

Rem Dur

%

Early Start

900

Inicio

0

0

100 01MAY08A

1000

Lado sur

5

0

100 01MAY08A

1010

Lado este

10

2

80 06MAY08A

Early Finish

Budgeted Cost 0.00

05MAY08A 19MAY08

5,000.00 10,000.00

Cost to Date

APR 28 0.00 01MAY08A 01MAY08A

5

6,000.00 01MAY08A 01MAY08A 9,000.00

12

MAY

2008 19

26

2

05MAY08A 05MAY08A 06MAY08A 06MAY08A

19MAY08 19MAY08

1020

Lado Norte

5

2

60 16MAY08A

21MAY08

5,000.00

3,000.00

16MAY08A 16MAY08A

1030

Lado oeste

10

10

5 16MAY08A

31MAY08

10,000.00

500.00

16MAY08A

21MAY08 21MAY08 31MAY08 31MAY08

16MAY08A 1050

Start Date Finish Date Data Date Run Date

Fin

0

01MAY08 31MAY08 18MAY08 08MAY08 16:03

0

0

31MAY08

Early Bar

0.00

1000

Progress Bar

31MAY08 31MAY08

Sheet 1 of 1 Date

Target Early Bar

Critical Activity

© Primavera Systems, Inc.

0.00

JUN

Revision

Checked

Approved

Construcción de un cerco Classic Schedule Layout

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Ejemplo ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------PRIMAVERA PROJECT PLANNER REPORT DATE

3MAY08

RUN NO.

15

Construcción de un cerco

EARNED VALUE REPORT - COST

START DATE

1MAY08

FIN DATE 31MAY08

19:33 Earned Value Report - Cost

DATA DATE

18MAY08

PAGE NO.

1

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------COST ACCOUNT

PCT RESOURCE ACTIVITY ID

..........CUMULATIVE TO DATE.......... ........VARIANCE......... ......AT COMPLETION......

CMP

ACTUAL

EARNED

PLANNED

COST

SCHEDULE

BUDGET

ESTIMATE

------------ -------- ----------- ----- ------------ ------------ ------------ ------------ ------------ ------------ -----------10

- Construcción muro

10

1000

100.0

6000.00

5000.00

5000.00

-1000.00

.00

5000.00

6000.00

10

1010

80.0

9000.00

8000.00

10000.00

-1000.00

-2000.00

10000.00

11000.00

10

1020

60.0

3000.00

3000.00

2000.00

.00

1000.00

5000.00

5000.00

10

1030

5.0

500.00

500.00

.00

.00

500.00

10000.00

10000.00

----- ------------ ------------ ------------ ------------ ------------ ------------ -----------10

TOTAL

55.0

18500.00

16500.00

17000.00

-2000.00

-500.00

30000.00

32000.00

===================================================================================================================================

REPORT

TOTALS

55.0

18500.00

16500.00

17000.00

-2000.00

-500.00

30000.00

32000.00

===================================================================================================================================

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Valor Ganado - Ejemplo

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Valor Planificado PV

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