Gestion de Activo Fijo

“AÑO DEL CENTENARIO DE MACHU PICCHU PARA EL MUNDO”

UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CALLAO FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES ESCUELA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD

INFORMÁTICA CONTABLE I

TEMA: GESTIÓN DE ACTIVO FIJO DOCENTE: Dra. Ana Mercedes León Zárate INTEGRANTES: Ramirez Mendizabal Gian Carlos Villanueva Quispe Mayra CICLO: IV GRUPO HORARIO: 01 C

Domingo, 01 de mayo de 2011

INTRODUCCIÓN El presente trabajo de gestión de activos fijos o también llamados inmueble, maquinaria y equipo es un tema amplio e importante dentro de una organización como es la empresa ya que es en esta donde se da la inversión más significativa para poder adquirirlos y permita generar ingresos, sin ellos el funcionamiento sería imposible. Por ello abarca una gran responsabilidad respecto a como tienen que ser llevados y supervisados ya que es el área donde se generan las utilidades de la empresa. Las empresas utilizan y tienen como base a los activos fijos para poder brindar sus bienes y servicios para elaborar sus productos que le generen ganancias pero estos activos tangibles se van desgastando y deteriorando con el tiempo lo cual tienen una vida útil. Como ya sabemos los bienes materiales también se desgastan y por lo tanto no funcionan correctamente esto ocasiona que su valor se deteriore y por ende su vida útil se deprecie así cuando quisiéramos venderlo lo haríamos por debajo de lo que realmente nos costo. Este tema también cubre los intangibles aquellos activos sin forma física, pero que son valiosos por los derechos especiales que confieren como son las patentes y derechos de autor y su contabilidad es similar a los de los activos fijos que nos llevan a relacionarnos con otras cuentas que conforman los activos de la empresa. Como las inversiones en activos fijos representan desembolsos importantes de efectivo hecho por las firmas manufactureras, estas deben prestarle gran atención a las decisiones que se tomen con respecto al valor de compra del activo y a las posibles erogaciones futuras que se deba hacer para su instalación, mantenimiento, operación etc. A parte de materias primas, las contribuciones mayores al proceso de producción son los gastos de fábrica y la mano de obra. En cuanto a la mayor parte de los gastos de fábrica se atribuyen a la planta y al equipo. Un activo fijo es reconocido como tal cuando es probable que fluyan a la empresa futuros beneficios económicos asociados con dicho activo y el costo del activo puede ser determinado confiablemente En este material se dará a conocer y considerar principales conceptos relacionados a definición, clasificación y evaluación de activos fijos, procesos administrativos, controles y normas. También la valuación de inmuebles maquinaria y equipo, componentes de revaluación, calculo de depreciación, amortización de intangibles y recursos naturales. También consideraremos los aspectos más importantes en la adquisición, mantenimiento, reemplazo, administración e implicaciones financieras que tiene el activo fijo dentro de la empresa.

ÍNDICE GESTIÓN DE ACTIVO FIJO I. Definición y Clasificación de activo fijo 1. Definición 2. Clasificación 3. Contabilización de Activo Fijo II. Diagrama de contexto III. Procesos administrativos, controles y normas 1. Proceso administrativo 2. Control a. Control interno b. Control externo 3. Normas internacionales de contabilidad –NIC16 IV. Valuación de inmueble, maquinaria y equipo, Revaluación / Ajuste y Depreciación 1. 2. 3. 4.

Reconocimiento Medición o valuación de un Activo Fijo Vida útil de un Activo Fijo Costos posteriores o desembolsos realizados durante la vida del activo 5. Revaluación del Activo Fijo 6. Depreciación, Amortización y Agotamiento a. Depreciación b. Amortización c. Agotamiento d. Métodos de Depreciación y Amortización

GESTIÓN DE ACTIVO FIJO I. Definición y clasificación de Activo fijo 1. Definición Los Activo Fijos, también llamados propiedades, plantas y equipos, son perdurables- por ejemplo, los terrenos, edificios y equipo- usados en las operaciones del negocio y no sujetos a venta. Su forma física es lo que constituye su utilidad. Tienen una vida útil mayor a un año. De acuerdo a su tiempo se dividen en: • • •

Terrenos (no sufren pérdida de valor) Edificios, maquinaria y equipo (se deprecian) Recursos naturales (se agotan)

* Vida útil, es el periodo de tiempo en el que se estima el beneficio económico que aportará a la entidad. En el Perú, se estima la vida útil en base a la norma tributaria vigente. * Los terrenos son únicos, ya que su utilidad no se reduce a lo largo del tiempo. 2. Clasificación de Activo Fijo Los activos fijos tangibles se clasifican en tres grupos: • • •

Edificios, Maquinaria y Equipo. Que son las maquinarias, edificios, muebles y enseres, vehículos, activos sujetos a depreciación porque son activos con vida limitada. Los Recursos naturales: Los cuales son los que están sujetos a extinción del recurso o que se encuentran en agotamiento. Los Terrenos: Son los bienes que no están sujetos a depreciación ni a agotamiento.

El Reglamento para la Preparación de Información Financiera (CONASEV) plantea la utilización de diversas cuentas para el control del activo fijo. De acuerdo con este esquema, los activos fijos pueden ser clasificados en: terrenos; edificios y otras construcciones; maquinaria y equipo; unidades de transporte; muebles y enseres; equipos diversos; unidades de reemplazo; unidades por recibir; trabajos en curso. Adicionalmente a estas cuentas es posible incluir otras específicas para el negocio, como por ejemplo, Inmovilizaciones Agropecuarias (para empresas agrícolas o pecuarias), Reservas Mineras (por el costo de la concesión de las empresas mineras), Inmovilizaciones Forestales (para empresas del sector maderero). En nuestro medio, las normas tributarias no permiten la contabilización de los recursos naturales como es el caso de las reservas mineras o petroleras, por

considerarse que el suelo y el subsuelo pertenecen al Estado, quien otorga licencia para su explotación. 3. Contabilización de Activo Fijo Costo original De acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, el activo fijo debe ser contabilizado a su costo y ser incluido como activo de la empresa en su fecha de compra. El costo original del activo fijo incluye su precio de compra más todos aquellos importes razonables y necesarios que se pagaron para tenerlo listo para su propósito de uso. Debido a que estos costos varían de acuerdo a cada tipo de activo fijo, a continuación se presentan algunos ejemplos y problemas que se suelen presentar en su contabilización:

Edificaciones: las edificaciones pueden ser construidos o comprados en estado acabado (nuevos o usados). En el primer caso, el costo original del edificio incluye todos aquellos costos en los que se incurre para su construcción, desde el pago a los arquitectos, permisos y licencias de construcción, hasta los cargos de los contratistas, materiales, mano de obra y gastos generales. Terrenos. El costo original de un terreno incluye tres grupos de desembolsos: precio de compra, costos relacionados con el cierre de la transacción (ver en el cuadro adjunto algunos ejemplos); y costos relacionados con preparar el terreno para el uso que se le desee destinar. En este último grupo se incluye, por ejemplo, el costo de limpiar y nivelar el terreno, el costo de demoler y quitar cualquier edificio no deseado. El costo que se incluye como parte del terreno debe ser neto de cualquier valor que se recupere en la demolición (venta de puertas, rejas, etc.).

Es importante tener claro que no forma parte del costo del terreno el costo de cercar, pavimentar la vereda, ni los sistemas de agua y alumbrado puesto que estos activos, a diferencia del terreno, sufren un desgaste en el tiempo y deben ser contabilizados por separado. En el caso que se adquiera un edificio ya existente, nuevo o viejo, su costo original incluye, al igual que los terrenos, todos los costos de transferencia y las mejoras que se realizan para reparar y renovar el edificio para su propósito original. Algunos costos no previstos como una huelga de obreros de construcción civil deben ser incluidos como gastos y no como parte del costo del edificio, debido a que son costos evitables e innecesarios para completar la construcción2.

III. Diagrama de contexto

PRODUCCIÓN

COMPRAS

PROVEEDORE S

MANTENIMIENTO

GESTIÓN DE ACTIVO FIJO

RECEPCIÓN DESPACHO

CONTABILIDAD

CONTROL INTERNO

• • • • • • •

PLANEAMIENT O ESTRATEGICO

SUNAT

Coordinar con Producción y áreas usuarios. Solicitar cotizaciones de precios, condiciones y técnicas Prepara distribuir órdenes de compra Recibir e inspeccionar los bienes y verificar las cantidades con las ordenes de compra y la guía de remisión Prepara informes cuando existan daños durante el tránsito y devoluciones a los proveedores Recibir y verificar las cantidades de los bienes Ubicarlos en el área usuaria, asienta las entradas; atiende el pedido o parte de la salida, asienta las salidas; entrega los bienes de producción al área usuaria

III. Procesos Administrativos, Controles y Normas 1. Procesos Administrativos Los Procesos Administrativos son originados debido al desenvolvimiento de la empresa en un mundo mas competitivo, donde el fracaso de las mayorías de las empresas es debido a la mala administración, esto ha hecho que se tome en cuenta un adecuado desarrollo de las actividades, teniendo en mente 4 procesos: Planificación, Organización, Dirección y Control, que unificadas deben llevar a la organización al éxito. • Planificación Permite identificar las distintas oportunidades de mejoramiento en las operaciones de las organizaciones para alcanzar objetivos propuestos. • Organización Tiene por objeto la distribución racional del trabajo y del personal de acuerdo a planes establecidos. • Dirección Hace posible la realización de las actividades planeadas a través de la toma de decisiones propias del administrador. • Control Permite determinar lo que se esta llevando a cabo para establecer si es necesario aplicar medidas correctivas a fin de lograr lo planeado. 2. Controles El control de los activos fijos tiene como aspecto más importante el inventario físico, durante el cual identificamos cada activo fijo con una etiqueta, placa o código de barras que será su identificación definitiva. Esta identificación se hace en el lugar donde se encuentra el activo, dándole el área usuaria y el centro de costo contable. También se le consigna el lugar donde se encontrara físicamente el activo. Con este control se busca optimizar refuerzos y no desaprovechar recursos. Pues en nuestro país hemos tenido enormes índices inflacionarios a causa de una despreocupada administración. Dentro del control tenemos al control interno y al control externo: o Control Interno Es aquel que se ejecuta por la misma empresa, con personal vinculado a la misma, de tal manera que acredite las conclusiones que emita.

o Control Externo Es aquel que se ejecuta con personal extraño a la empresa, pero que debe mantener su objetividad y que se debe identificar con los principios por los cuales se constituyó la empresa. • Conciliación con libros contables La base de datos del inventario físico, muchas veces resulta ser ineficiente, es por eso que se le debe relacionar a los costos de adquisición de acuerdo al documento contable con el que se haya adquirido el activo fijo. El objetivo de esta conciliación es asignarle un valor contable a cada activo que se encuentre en el inventario. • Contenido de una base de datos de un sistema de control de activos fijos 1

La base de datos de un buen sistema de control de activos fijos, debe contener la siguiente información:            

Código de identificación física de cada activo fijo. Codificación de equipo y modelo. Descripción amplia del activo. Fecha de adquisición. Documento contable de adquisición y número de registro contable. Área usuaria a la que pertenece. Centro de costo contable al que pertenece. Costo de adquisición. Depreciación anual y acumulada. Valor neto del activo. Estado actual. Vida útil estimada. Con estos datos, se podrá iniciar el sistema de control de activos fijos, el cual normalmente se carga en un sistema computarizado, aunque también se puede llamar en forma manual.

• Mantenimiento del sistema de control de activo fijo 2

Como es normal los activos fijos tendrán movimiento futuro por:      

Nuevas adquisiciones Retiros por ventas Retiros por bajas Donaciones Transferencia a otros departamentos. Retiros y posteriores ingresos por reparaciones

Por lo que el sistema control de activos fijos, deberá efectuar los registros de las operaciones, cualesquiera fuera. Esto se registrara por medio de un procedimiento definido, que indique:  Los documentos a utilizar a cada movimiento  Las rutas que debe seguir el documento  Las autorizaciones que debe tener el documento3 Ahora bien, como los activos fijos tienen una razonable permanencia en la empresa, es seguro que varias personas manejaran el sistema, cada uno de estas persona ha informando cada movimiento, llevando así un manual de procedimientos que contendrá el flujo diagramado de cada uno de los movimientos de los activos. a. Sistema computarizado de control de activo fijo Este software permite el control individual de cada uno de los activos. Dada la agilidad y rapidez de este programa, permite que tanto la gerencia administrativa como la gerencia contable puedan consultar en cualquier momento el estado de los activos. b. Inventario permanente Como ya sabemos, la existencia de un inventario, un manual de procedimientos y un software, son la base de un buen sistema de control de activo fijo, es necesario que cada cierto tiempo la gerencia administrativa y contable, revisen la validez del sistema de control de activos fijos, mediante: o Inventarios periódicos rotativos parciales o Inventarios totales cada cierto tiempo Estos controles permitirán efectuar los ajustes necesarios y conseguir que el sistema de control de activos fijos esté siempre actualizado. 3. Normas Es la Norma Internacional de Contabilidad Nº 16, la que define con precisión los activos que deben considerarse como activos fijos, y por definición podemos afirmar que incluyen todos aquellos bienes que la empres ha adquirido para poder efectuar sus actividades productivas o para la prestación de servicios. Bajo este concepto se incluye como parte de los activos: los terrenos, los edificios, es decir los bienes inmuebles; la maquinaria que utiliza en su proceso productivo, los muebles y equipos, los vehículos, los bienes en tránsito, es decir aquellos que aún no han llegado a la planta, y las obras en curso, es decir bienes del activo fijo, cuya construcción todavía no ha concluido.

También como parte de este rubro se puede considerar al reproductivo, al que se denomina semoviente, e incluso a las inversiones vinculadas con la construcción de pozos petroleros. La definición precedente nos permite afirmar que si la empresa ha adquirido un terreno o un edificio cuyo destino sería la venta, deberá registrarse como existencias o inventarios, si el fin de la adquisición es especulativa de acuerdo a la NIC 40. Satisfacerse mediante el análisis de la documentación que sustenta la adquisición o la propiedad y el adecuado tratamiento contable, es uno de los principales procedimientos de auditoría que debe cumplir el auditor sobre este rubro. Un concepto también importante vinculado con los activos fijos, es el concepto del costo, bajo este concepto, aplicado a estos bienes, podemos precisar que los principios contables permiten incluir como parte del costo todos los desembolsos efectuados por la empresa para poner en uso o en funcionamiento el activo. Es por ello también que los gastos de honorarios por la instalación de una maquinaria o cualquier servicio vinculado con la puesta en funcionamiento del activo fijo, tales como los montos pagados a los agentes de bienes raíces, los costos de examinar, registrar los títulos de propiedad, y otros, pueden ser parte del costo del activo. Como la aplicación de la NIC actualmente no permite la existencia de gastos preoperativos como activos y recomienda su registro como gastos, el análisis de estos desembolsos y su vinculación con la construcción o puesta en marcha de una planta, permitirá su capitalización o la posibilidad de registro como costo del activo. IV. Valuación de inmueble, maquinaria y equipo, Revaluación / Ajuste Y Depreciación 1. Reconocimiento El costo de un activo fijo o una inversión en propiedades se reconoce como un activo si:  Es probable que los beneficios económicos futuros asociados al bien fluyan hacia la entidad.  Que el costo del bien o activo correspondiente pueda ser medido en forma confiable. Este principio se aplica tanto a los costos incurridos cuando se adquiere el bien como a los costos de adiciones posteriores. La identificación del activo puede ser un tema más complejo, dado que hay que analizar la intención de

la compra, el destino final, como la operación del mismo en los fines propios de operación de la entidad. El reconocimiento de los costos de un bien de activo fijo tangible termina cuando el elemento se encuentre en el lugar y condiciones necesarias para operar de la forma prevista por la gerencia.

2. Medición o valuación de un activo fijo: El costo de un activo fijo es su precio de adquisición mas los impuestos correspondientes, comisiones de compra y todas las demás cantidades pagadas para adquirir el activo y dejarlo listo para su uso. Ejemplos de costos directamente relacionados para su uso: • Costo de preparación de emplazamiento físico. • Costo de manipulación y transporte del activo. • Los costos de instalación.

• Honorarios profesionales pagados a arquitectos o ingenieros. • Costos de desmantelar y trasladar el activo como la restauración de su emplazamiento. Costo de suma de todos los costos que se incurren para dirigir. Un activo

=

Dicho activo hacia su propósito fijado, después de restar todos los descuentos.

Cuando se difiere el pago de un elemento integrante de las propiedades, planta y equipo, más allá de los plazos normales del crédito comercial, su costo será el precio equivalente al contado. La diferencia entre esta cantidad y los pagos totales aplazados se reconocerá como gastos por intereses a lo largo del periodo de aplazamiento, a menos que se capitalice. Los costos de administración, así como otros gastos indirectos de tipo general, no constituyen un componente del costo de propiedades, planta y equipo salvo que estuviesen relacionados directamente con la adquisición del activo o bien con su puesta en servicio. De manera similar, los costos de puesta en marcha y otros similares, previos al comienzo de la producción , no forman parte del costo del activo, a menos que sean necesarios para poner el mismo en condiciones de servicio .Las perdidas iniciales de Operación, surgidas antes de que el activo el rendimiento pleno esperado, se registran como gastos del periodo correspondiente. El costo de un activo construido por la propia empresa se determinara utilizando los mismos principios que si fuera un elemento de las propiedades, planta y equipo adquirido al exterior. Si la empresa fabrica activos similares para su venta, en el curso normal de sus operaciones, el costo del activo será normalmente el mismo que tengan el resto de los producidos para la venta. Por lo tanto se eliminaran cualesquiera beneficios internos para llegar al costo de adquisición de tales elementos. De forma similar, no se incluirán en el costo de

producción del activo, las cantidades que excedan los rangos normales de consumo de material, mano de obra u otros factores empleados. 3. Vida útil de un activo fijo La vida útil de un activo fijo es definida como la extensión del servicio que la empresa espera obtener del activo. La vida útil puede ser expresada en años, unidades de producción, kilómetros, horas, o cualquier otra medida. Por ejemplo, para un inmueble, su vida útil suele estimarse en años; para un vehículo, en kilómetros o millas; para una máquina, de acuerdo con las unidades de producción; para las turbinas de un avión, las horas de vuelo. Factores que limitan la vida útil de los activos: • Factores físicos: Desgaste producido por el uso del activo y el deterioro causado por otros motivos distintos del uso y relacionado con el tiempo. • Factores Funcionales: Obsolescencia tecnológica, incapacidad para producir eficientemente. Insuficiencia para la capacidad actual de la empresa (expansión del negocio) La estimación de la vida útil de un activo fijo debe ser realizada tomando en cuenta dos aspectos: el desgaste físico producido por el uso del activo y el desgaste funcional. El primero es producido por el uso de los activos y el deterioro ocasionado por motivos distintos a su uso como aquellos relacionados con el factor tiempo (óxido y corrosión de la maquinaria). Los factores funcionales se relacionan con la obsolescencia tecnológica y con la incapacidad del activo para operar con eficiencia. En muchos casos, como las computadoras por ejemplo, los activos pueden quedar obsoletos antes de su desgaste físico, por lo que su vida útil puede haber terminado a pesar de que se sepa que todavía permanecen en condiciones de trabajar por mucho más tiempo. Otro caso es el de una expansión del negocio, lo que origina que el activo actual no sea capaz de satisfacer en forma eficiente las necesidades de la empresa, aún cuando esté en buenas condiciones operativas. 4. Costos posteriores o desembolsos realizados durante la vida del activo: A lo largo de la vida útil de un activo se suelen realizar desembolsos relacionados con los mismos, los cuales pueden ir desde el cambio de aceite, el silenciador o la batería de un vehículo, hasta la modernización completa de una planta concentradora, por ejemplo. El problema contable que presentan estos desembolsos es si deben o no ser incluidos como parte del costo del activo (capitalizarse) o si deben considerarse como gastos del periodo. La regla general al respecto es que deben ser activados todos aquellos desembolsos relacionados con el activo fijo que incrementen los beneficios futuros del mismo. Estos beneficios pueden ser expresados como un

incremento de la vida útil, por una mejora sustancial en la calidad de los productos manufacturados por el activo, por una reducción en los costos de operación, o por un aumento de la capacidad productiva. A continuación se presentan algunas de las principales situaciones sobre estos desembolsos: • Capitalizables (son cargados al costo del activo) o Adiciones. Las adiciones representan nuevos activos que se añaden al activo original, como por ejemplo, la construcción de pisos adicionales en un edificio, la instalación de una cisterna para un edificio de departamentos o la construcción de un nuevo pabellón en un centro médico. En estos casos, los costos que han generado las adiciones deben ser capitalizados, incrementando el costo original del activo. o Mejoras y reemplazos. Las mejoras y reemplazos representan la sustitución de partes del activo original por otras nuevas que van a incrementar el beneficio futuro del activo. La mejora es un gasto originado por la sustitución del activo original por uno mejor que aumenta la capacidad o eficiencia de un activo o que amplía su vida útil. Por ejemplo, el cambio del motor de gasolina a petrolero de un automóvil es considerado como una mejora. Igualmente lo es una reparación mayor del motor, que permite usar el vehículo 150,000 kilómetros adicionales. • No capitalizables (son cargados a costos) o Reparaciones y mantenimiento. Las reparaciones y mantenimiento comprenden aquellos gastos que no amplían la capacidad o eficiencia del activo y que simplemente mantienen el activo en su condición ya existente o que restablecen el activo para que trabaje bien. Por ejemplo, son reparaciones el costo de pintar un auto, la reparación de un choque, el afinamiento y el cambio de llantas. En todos estos casos, los desembolsos realizados deben ser cargados a gastos contra los resultados del periodo en el que se efectuaron.

5. Revaluación del activo fijo: Que es revaluación del activo fijo, su nombre mismo lo dice es un incremento del valor de los activos fijos de una empresa, el cual generalmente esta expresado en los libros contables, normalmente el valor razonable de los terrenos y edificios será su valor de mercado. Este valor se determinara por medio de la oportuna tasación llevada a cabo por un perito cualificado. Cuando no existe evidencia de un valor de mercado a causa del carácter especializado de estos elementos y porque la maquinaria y el equipo son bienes que raramente se venden salvo parte formando de una unidad empresarial en funcionamiento, la formula de valoración empleada será el costo de reposición del elemento, debidamente depreciado. De acuerdo a la Norma Internacional de Contabilidad Nº 16, la empresa podrá efectuar revaluaciones periódicas de sus activos si considera que el costo registrado no tiene relación con el valor de mercado, es decir si el registro histórico tiene relación con el valor de los activos si pretendiéramos venderlos o negociarlos. Las empresas podrán hacer una revaluación total de sus activos o solo de una porción de estos. Sin embargo si decide por ejemplo revaluar unos edificios, deberá revaluar todos los edificios que posee aun cuando la revaluación de alguno de ellos resulte con una perdida de valor, la revaluación de activos fijos genera un incremento del patrimonio. La frecuencia de las revaluaciones depende de los cambios que experimenten los valores razonables de los elementos de las propiedades, planta y equipo, que se estén revaluando. Cuando el valor razonable del activo revaluado difiera significativamente de su valor en libros, será necesaria una nueva revaluación. Tales revaluaciones frecuentes son innecesarias para elementos de las propiedades planta y equipo con variaciones insignificantes en el valor razonable. Para estos pueden ser suficientes revaluaciones hechas cada tres o cinco años. Cuando se revalúa un elemento perteneciente a las propiedades, planta y equipo, la depreciación acumulada en la fecha de la revaluación puede ser tratada de una de las dos siguientes maneras: o Reestructurada proporcionalmente al cambio en el valor, en libros bruto del activo, de manera que el valor en libros neto del mismo sea igual a su importe revaluado. Este método es frecuentemente usado cuando el activo es revaluado mediante un índice hasta su costo de reposición o Eliminada o compensada con el valor en libros bruto del activo, de manera que el valor neto resultante se reestructure hasta alcanzar el importe revaluado del elemento. Tal método se utiliza por ejemplo para edificios que se revalúan, utilizando su valor de mercado.

La cantidad del ajuste en la depreciación acumulada, que surge de las reexpresiones o compensaciones anteriores, forma parte del incremento o disminución en el valor en libros del activo. Si se revalúa un determinado elemento perteneciente a las propiedades, planta y equipo, deben también ser revaluados todos los activos que pertenezcan a la misma clase de activos.

6. Depreciación amortización y agotamiento a. Depreciación La depreciación es definida como el proceso de asignar a gastos el costo de un activo fijo en el período en el cual se estima que se utilizará. Muchas veces el concepto de la depreciación trae a confusiones y es necesario tener muy claro lo siguiente:  La depreciación no es un proceso de valuación por el que se asigna a gastos el costo del activo de acuerdo con autovalúos realizados al fin de cada período. La depreciación es una asignación del costo del activo a gastos de acuerdo con su costo original.  Un activo totalmente depreciado solamente significa que ha alcanzado el final de su vida útil estimada, es decir, que no registra más depreciación para el activo. Esto no quiere decir que el activo sea desechado o que ya no se use; la mayoría de veces, las empresas continúan utilizando los activos totalmente depreciados.

 La depreciación no significa que el negocio aparte efectivo para reemplazar los activos cuando lleguen a ser totalmente depreciados. La depreciación es simplemente parte del costo del activo que es enviado a gastos y no significa efectivo.  La depreciación no implica un movimiento de efectivo pero sí afecta el efectivo de un negocio en el sentido de que constituye un gasto deducible para fines impositivos. Por lo tanto, la depreciación afecta el nivel de utilidades y el pago de impuestos. A un mayor nivel de depreciación, las utilidades son menores, y los impuestos correspondientes, también son menores. a) Sujetos a depreciación.- La clasificación llamada “activos sujetos a depreciación” o “activos depreciables” esta compuesta por la maquinaria el equipo industrial, el material rodante o equipo de transporte, los muebles y enseres de oficina, y en general de los bienes tangibles que disminuyen el valor por el desgaste normal debido al uso que se hace de ellos. b) No sujetos a depreciación.- Son aquellos activos fijos que no pueden ser depreciados por su naturaleza o condición. o Por su naturaleza.- Son activos que no sufren desgaste físico. Ejemplo: Los terrenos. o Por su condición.- Son activos que se encuentran en proceso de fabricación o instalación y que aun no son usados por lo que la depreciación se iniciara cuando el proceso de fabricación o instalación termine y el activo se ponga en funcionamiento. Ejemplo: Construcciones en proceso. b. Amortización. Es la distribución sistemática del importe depreciable de un activo intangible entre los años de su vida útil estimada • Invenciones de productos o procedimientos Es la señal que el fabricante pone a los productos de su industria. Ésta incluye el nombre, dibujo, emblema, monograma o estampado que identifica los productos comercializados por un ente. Las marcas se inscriben en un registro legal otorgando al ente el derecho al uso exclusivo durante cierto lapso, generalmente renovable. Si la inscripción es sin límite de tiempo, su vida legal sería indeterminada. También en este caso pueden ser usadas, vendidas o licenciadas a otro. • Marcas

Estos derechos surgen del registro de obras intelectuales, como libros, artículos, programas de computación, dibujos (importante en la industria textil), o modelos industriales. El adquirente podrá utilizar la obra todas las veces que quiera, incluso podrá revenderla o licenciarla. • Derechos de autor o de propiedad intelectual Es el contrato por el cual se obtiene la exclusividad para editar una obra intelectual. El editor paga los derechos al autor. El pago puede consistir en sumas fijas de dinero o un importe por edición o bien por unidad de venta. • Derechos de edición Se definen como el permiso de utilizar el intangible de propiedad de un tercero. Este permiso puede ser por tiempo limitado o perpetuo (ejemplo: un programa de computación) • Licencias de uso Resultan de contratos y pertenecen, generalmente, a entidades deportivas. c. Agotamiento Recursos Naturales: Un lugar adquirido con el fin de extraer o remover parte de un recurso valioso tal como el petróleo, minerales o madera se clasifican como un recurso natural, no como terreno. Este tipo de activo se convierte gradualmente en inventario a medida que el recurso natural se extrae del lugar. 7. Métodos de depreciación o amortización Con excepción de los terrenos, la mayoría de los activos fijos tienen una vida útil limitada ya sea por el desgaste resultante del uso, el deterioro físico causado por terremotos, incendios y otros siniestros, la pérdida de utilidad comparativa respecto de nuevos equipos y procesos o el agotamiento de su contenido. La disminución de su valor, causada por los factores antes mencionados, se carga a un gasto llamado depreciación. La depreciación indica el monto del costo o gasto, que corresponde a cada periodo fiscal. Se distribuye el costo total del activo a lo largo de su vida útil al asignar una parte del costo del activo a cada periodo fiscal. El cómputo de la depreciación de un período debe ser coherente con el criterio utilizado para el bien depreciado, es decir, si este se incorpora al costo y nunca es revaluado, la depreciación se calcula sobre el costo original de adquisición, mientras que si existieron revalúos, debe computarse sobre los valores

revaluados. Este cálculo deberá realizarse cada vez que se incorpore un bien ó mejora con el fin de establecer el nuevo importe a depreciar. Por otro lado, debe considerarse el valor residual final ó valor recuperable que será el que tendrá el bien cuando se discontinúe su empleo y se calcula deduciendo del precio de venta los gastos necesarios para su venta, incluyendo los costos de desinstalación y desmantelamiento, si estos fueran necesarios. Para calcular la depreciación imputable a cada período, debe conocerse:  Costo del bien, incluyendo los costos necesarios para su adquisición.  Vida útil del activo que deberá ser estimada técnicamente en función de las características del bien, el uso que le dará, la política de mantenimiento del ente, la existencia de mercados tecnológicos que provoquen su obsolescencia, etc.  Valor residual final.  Método de depreciación a utilizar para distribuir su costo a través de los períodos contables. Se han desarrollado varios métodos para estimar el gasto por depreciación de los activos fijos tangibles. Los cuatro métodos de depreciación más utilizados son: • El de la línea recta. • El de unidades producidas. • El de la suma de los dígitos de los años. • El del doble saldo decreciente. a) Método de línea recta En el método de depreciación en línea recta se supone que el activo se desgasta por igual durante cada periodo contable. Este método se usa con frecuencia por ser sencillo y fácil de calcular. EL método de la línea recta se basa en el número de años de vida útil del activo, de acuerdo con la fórmula:

COSTO – VALOR DE DESECHOS

=

MONTO DE LA PARA DEPRECIACION PARA CADA AÑO DEL ACTIVO O GASTO DEPRECAICIÓN ANUAL

EJEMPLO : La depreciación anual para un camión al costo de $33 000 000 con una vida útil estimada de cinco años y un valor de recuperación de $3 000 000, usando el método de la línea recta es: $33 000- $3 000

=

Gasto de depreciación anual de $6 000

5 años

b) Método de las unidades producidas El método de las unidades producidas para depreciar un activo se basa en el número total de unidades que se usarán, o las unidades que puede producir el activo, o el número de horas que trabajará el activo, o el número de kilómetros que recorrerá de acuerdo con la fórmula.

COSTO – = COSTO VALOR DEPRECIACION DE POR UNIDAD DESECHO KILOGRAMO

DE X O

NUMEROS DE UNIDADES HORA O KILOMETROS COSECHADOS DURANTE EL PERIODO

EJEMPLO: Por ejemplo, suponga que el camión utilizado en el ejemplo anterior recorrerá 75 000 kilómetros aproximadamente. El costo por kilómetro es: $33 000 000 - $3 000 000 75000 KM

= $400 DE COSTO DE DEPRECIACION POR KILOMETRO

Los métodos de depreciación en línea recta y de unidades producidas distribuyen el gasto por depreciación de una manera equitativa. Con el método de línea recta el importe de la depreciación es el mismo para cada periodo fiscal. Con el método de unidades producidas el costo de depreciación es el mismo para cada unidad producida, de cuántas horas se emplean o de los kilómetros recorridos, durante el periodo fiscal.

c) Método de la suma de los dígitos de los años En el método de depreciación de la suma de los dígitos de los años se rebaja el valor de desecho del costo del activo. El resultado se multiplica por una fracción, con cuyo numerador representa el número de los años de vida útil que aún tiene el activo y el denominador que es el total de los dígitos para el

número de años de vida del activo. Utilizando el camión como ejemplo el cálculo de la depreciación, mediante el método de la suma de los dígitos de los años, se realiza en la forma siguiente: Año 1 + año 2 + año 3 + año 4 + año 5 = 15 (denominador) Puede usarse una fórmula sencilla para obtener el denominador. . Año + (año x año) = denominador

2

5 + (5 x 5) 2

=

30 2

= 15 (denominador)

La depreciación para el año 1 puede ser calculada mediante las siguientes cifras:

Suma a depreciar x $30 000 000

Años de vida pendientes = Depreciación del año 1 Suma de los años

x 5/15

= $10 000 000

En el siguiente cuadro se muestra el cálculo del gasto anual por depreciación, de acuerdo con el método de la suma de los dígitos de los años, para los cinco años de vida útil del camión de los ejemplos anteriores.

MÈTODO: SUMA DE LOS DÍGITOS DE LOS AÑOS Año Fracción

Suma a depreciar Depreciación anual

1

5/15

$30 000 000

$10 000 000

2

4/15

30 000 000

8 000 000

3

3/15

X 30 000 000

6 000 000

4

2/15

30 000 000

4 000 000

5

1/15

30 000 000

2 000 000

15/15

$30 000 000

El método de la suma de los dígitos de los años da como resultado un importe de depreciación mayor en el primer año y una cantidad cada vez menor en los demás años de vida útil que le quedan al activo. Este método se basa en la teoría de que los activos se deprecian más en sus primeros años de vida. D) Método del doble saldo decreciente Un nombre más largo y más descriptivo para el método del doble del saldo decreciente sería el doble saldo decreciente, o dos veces la tasa de la línea recta. En este método no se deduce el valor de desecho o de recuperación, del costo del activo para obtener la cantidad a depreciar. En el primer año, el costo total de activo se multiplica por un porcentaje equivalente al doble porcentaje de la depreciación anual por el método de la línea recta. En el segundo año, lo mismo que en los subsiguientes, el porcentaje se aplica al valor en libros del activo. El valor en libros significa el costo del activo menos la depreciación acumulada. La depreciación del camión, de acuerdo con el método del doble saldo decreciente se calcula como sigue: 100% Vida útil de 5 años

= 20% x 2

= 40% anual

40% x valor en libros (costo – depreciación acumulada) = depreciación anual El siguiente cuadro muestra el gasto anual por depreciación durante los cinco años de vida útil del camión, mediante el método del doble saldo decreciente:

Observe que en el último año el 40% de $4 277 000 sería igual a $1 710 800 en lugar de los $1 277 000 que se presentan en el cuadro. Es necesario mantener el valor de desecho de $3 000 000, debido a que no puede MÉTODO: DOBLES SALDOS DECRECIENTES Valor en libros Gastos por depreciación Depreciación Año Tasa X (importe a= anual acumulada depreciar) 1 40% X $ 33 000 000 = $13 200 000 $13 200 000 – 13 200 000 2 40% X $ 19 800 000 = 7 920 000 21 120 000 – 7 920 000 3 40% X $ 11 880 000 = 4 752 000 25 872 000 – 4 752 000 4 40% X $ 7 128 000 = 2 851 000 28 723 000 – 4 752 000 5 40% X $ 4 277 000 = 1 277 000 30 000 000 – 1 277 000 $ 3 000 000 depreciarse el activo por debajo de su valor de recuperación. Por tanto, se tiene que ajustar la depreciación del último año de la vida útil del activo, en forma tal que el importe total de la depreciación acumulada llegará a $30 000 000, es decir, la parte del costo que debe ser depreciada a lo largo del periodo de cinco años.

ANÁLISIS DEL TEMA

La Gestión de Activo Fijo, mide la efectividad y eficiencia de la gestión, en la administración del activo, manifestando los efectos de decisiones y políticas adoptadas por la empresa, con respecto a la utilización de sus activos. Se evidencia cómo se manejó la empresa en lo referente a la adquisición, mantenimiento, reemplazo, administración e implicaciones financieras que tiene el activo fijo dentro de la empresa. Estos activos son fundamentales para la producción y ejecución de los productos o servicios de la empresa. La organización no seria nada sin estos activos. Estos activos deben estar sujetos a una adecuada administración, llevando los registros individualizados de los costos, depreciación, la ubicación y el uso de los bienes del activo fijo. Por lo tanto estos registros deben concordar con los saldos que aparecen en los estados financieros de la empresa. Este control, nos ayudará a tener una empresa ordenada y con una adecuada administración

RESUMEN

Este trabajo de gestión de activos fijos nos hace repasar y conocer un poco mas sobre los elementos que lo conforman así como su función que desempeña en las compañías. Es importante saber los conceptos básicos y clasificaciones como por ejemplo: ¿que es la vida útil de un activo? Los activos fijos como sabemos son también llamados inmueble, maquinaria y equipo, cuenta 33 del Plan Contable General Empresarial, los cuales están sujetos a conceptos como depreciación, amortización y agotamiento. Su revaluación y la baja de un activo fijo. En la Gestión de Activo Fijo, también recordamos a los procesos administrativos cuyo fin es permitir una buena administración de los activos, basándonos en sus cuatro procesos; planeación, organización, dirección y control. El control, toma un papel importante pues mediante el, se optimizan esfuerzos y no se desaprovechan los recursos de la organización. Este proceso puede salvar a la organización. En este trabajo también mencionamos a la Norma Internacional de Contabilidad 16, la cual prescribe el tratamiento contable de propiedades, planta y equipo, de forma que los usuarios de los estados financieros puedan conocer la información acerca dichos activos, así como los cambios que se hayan producido en ellos. Los principales problemas que presenta el reconocimiento contable de propiedades, planta y equipo son la contabilización de los activos, la determinación de su importe en libros y los cargos por depreciación y pérdidas por deterioro que deben reconocerse. El activo fijo tangible esta sujeto a una depreciación, el activo fijo intangible a una amortización y los recursos naturales a su agotamiento Por ultimo también detallamos los métodos de depreciación que son cuatro siendo el mas conocido el método de saldo doble decreciente así como sus respectivos ejemplos.

CONCLUSIONES

La Gestión de activo fijo, es una herramienta importante dentro de una organización, pues mantiene informado tanto a la gerencia de administración como a la gerencia de contabilidad el estado físico de cada activo, así como sus movimientos dentro de la empresa. Asegura la correcta aplicación de todas las pruebas previstas en los programas de auditoría y en base a esta evaluación realiza las pruebas de cumplimiento para así determinar la extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoria. Las decisiones que se tomen entorno a los activos fijos deben hacerse de acuerdo a los costos y beneficios que traiga a la empresa porque el costo de modernizar, reparar o reemplazar un medio físico se da a través de los desembolsos que son cargados al costo del activo. Como es mucha razón las empresas siempre buscan maximizar sus ganancias también de maximizar sus recursos y de minimizar sus gastos es por ello que expanden o remplazan sus activos fijos para aumentar sus ventas y tener mayores utilidades. Las empresas llevan acabo proyectos de evaluación para la nueva adquisición de activos fijos que le generen beneficios netos calculando los flujos de efectivo menos costos y gastos en caso de que el producto fuera importado así como su ensamblaje, su transporte y demás impuestos que le genere este activo.

BIBLIOGRAFIA

-Estudio Caballero Bustamante. ACTIVO, PASIVO Y PATRIMONIO. Perú: Los Andes S.A., 2006, 143p. - Chong, Esteban. Contabilidad Intermedia – tomo I: Estados financieros y cuentas del activo; Universidad del Pacífico, 1992. - MAG C.P.C Jaime Ernesto Vizcarra Moscoso. Auditoria financiera: riesgos, control interno, gobierno corporativo y normas de información financiera -2007. -Carlos Valdivia Loayza. Todo sobre activo fijo: propiedad, planta y equipo.2006. -Charles T. Horngren. Contabilidad. Pearson Educación, 2006 - 644 páginas -http://www.ccppuno.org.pe -http://metodologiasi.blogspot.com -http://www.monografias.com