Francisco J. Toro López Ingeniero Químico de la Universidad Nacional de Colombia, participante del programa de Magíster en Ingeniería de Sistemas de la Universidad Nacional de Colombia, y un título de Master in Business Administration de North Dakota State University. Obtuvo una beca de la Organización de Estados Americanos en Project Management Professional) del PMI (Project Management Institute) en el 2009. Es miembro activo de la Asociación olombiana de Ingenieros de Sistemas desde 1992. Su experiencia profesional actual la desarrolla como Consultor de la Cámara de Comercio de Bogotá y director de Programación de la Constructora Esmeralda. Fue consultor e instructor en asocio con Unisys de Colombia y High Computer en diversas empresas multinacionales y nacionales radicadas en Colombia, Puerto Rico y República Dominicana. También trabajó como consultor en documentos multimedia de educación bilingüe para los estudiant igen latino para el HISD, uno de los distritos escolares más grandes de Houston, Texas. Fue fundador de MESY da., empresa dedicada a la consulto capacitación en sistemas de computación. Actualmente es profesor de las universidades EAN, Autónoma de Colombia y La Gran Colombia en los programas de postgrado. Ha sido conferencista, asesor y catedrático de las universidades, Interamericana de Puerto Rico, del Rosario, Católica y del Instituto Tecnológico de Santo Domingo.
Catalogación en la publicación – Biblioteca Nacional de Colombia
Toro López, Francisco J. Gestión de proyectos con enfoque PMI al usar project y excel / Francisco Toro López. -- 1ª. ed. -- Bogotá : Ecoe Ediciones, 2011. p. ; 24 cm. – (Ciencias administrativas. Administración) ISBN 978-958-648-701-6 1. Administración de proyectos - Programas para computador 2. Control de proyectos 3. Evaluación de proyectos 4. Project (Programa para computador) 5. Excel (Programa para computador) I. Título II. Serie CDD: 658.404 ed. 20
Colección: Ciencias Administrativas Área: Adminisración Primera edición: Bogotá, D.C., 2011 ISBN: 978-958-648-701-6 © Francisco J. Toro López E-mail:
[email protected] © Ecoe Ediciones E-mail:
[email protected] www.ecoeediciones.com Carrera 19 No. 63C-32, Pbx. 2481449, fax. 3461741 Coordinación editorial: Alexander Acosta Quintero Diseño y diagramación: Cristina Castañeda Pedraza Diseño de carátula: Edwin Nelson Penagos Corrección de estilo: Carlos Sánchez Lozano
CO-BoBN– a746966
A mis padres, Darío Toro Ossa y Lucila López De Toro, por el incondicional apoyo en mi formación profesional y personal. Por su cariñosa y amable forma de ayudarme a descubrir lo que es fundamental en nuestras vidas, a mi hija, Viviana Alejandra, a mis sobrinos, Mauricio y Camila Toro, María Paula y Gaby Guzmán. Y en forma especial al ingeniero Fernando Salazar Delgado.
Tabla de contenido INTRODUCCIÓN
3
CAPÍTULO 1. CONSIDERACIONES GENERALES SOBRE PROYECTOS Fundamentos de la administración de proyectos Fases de un proyecto Desarrollo y supervisión del proyecto Cierre y evaluación del proyecto Metodologías empleadas para administrar proyectos La asignación de recursos Los costos de un proyecto Herramientas de Microsoft empleadas en proyectos Elementos característicos de MS-Project Hoja de cálculo de Excel Elementos fundamentales de Excel Introducción a Project Objetivos Descripción de los principales elementos de MS-Project La barra de Herramientas La barra de Edición Los botones de esquema La barra de Estado Vista del Diagrama de red (Pert) Más sobre el empleo de Excel Glosario
4 7 11 12 13 15 18 20 22 25 25 31 31 31 33 34 35 36 38 39 46
CAPÍTULO 2. PLANEACIÓN DE PROYECTOS Registro de un proyecto y de sus tareas Vistas de información de un proyecto con MS-Project La ventana Diagrama de Gantt Formularios individuales de tareas y de recursos Consideraciones generales y supuestos de Project Los enlaces entre tareas Los diferentes vínculos entre tareas Asignación de relaciones Tiempos de antelación y retardo Creación y asignación de calendarios La asignación de recursos Visualizar información de tareas y recursos Cambios en las escalas de tiempo Vista Uso de recursos Vista Uso de tareas Cambios de columnas y renglones de las diferentes vistas y presentaciones Tiempo versus costos La optimización del Tiempo versus Costo usando métodos de optimización
53 55 56 57 60 62 68 70 71 72 75 81 82 86 86 88 90 97
Cálculo de probabilidades de terminar un proyecto Glosario
101 105
CAPÍTULO 3. LA ADMINISTRACIÓN Y EL CONTROL DE PROYECTOS Evaluar y ajustar la programación de tareas y recursos El formato de diagramas de Gantt de Project Problemas en la asignación de recursos Uso de los recursos Resolución de sobreasignaciones de recursos Fondo de recursos disponibles El Plan Base ¿Qué es un plan base? Aprobación del plan base ¿Cómo se presenta y posteriormente se utiliza un plan base? Reportes de avance Reporte de avance en una tarea según el trabajo real de los recursos Actualizar todo el proyecto El seguimiento y el control del proyecto Revisión del estado general del proyecto Revisión del progreso de un proyecto Análisis de los rendimientos de un proyecto Varianzas Índices !" !# Ajustando reportes e informes Clases y estilos de informes Informes visuales Creación de campos Copiar una imagen de Microsoft Project en otro proyecto o en una página Web Otras alternativas de manejo de Project Inserción y supresión de tareas mientras trabaja con el diagrama de Red Crear o cambiar relaciones entre tareas mientras trabaja con el diagrama PERT Compartir información con otros ambientes de Windows Intercambio de información entre Microsoft Project y Microsoft Excel o Microsoft Access Formatos de archivo compatibles con Microsoft Project Inspeccionador de tareas Guardar el trabajo realizado La organización y el manejo de múltiples proyectos Integración de múltiples proyectos: conveniencia y necesidad en su manejo Inserción de proyectos Procedimientos para mostrar las relaciones con otros proyectos Insertar un proyecto en otro existente Tareas predecesoras y sucesoras externas Proyecto principal y subproyectos Compartir recursos entre proyectos Glosario
112 115 126 130 133 141 141 142 142 145 147 149 150 151 152 153 155 161 163 $ 172 174 177 180 184 188 190 190 191 192 192 194 195 196 197 197 198 198 201 202 203 207
CAPÍTULO 4. Técnicas de intercambio de información y de colaboración Intercomunicar información de proyectos Requisitos para el administrador del grupo de trabajo Cambiar el sistema de mensajería del grupo de trabajo de uno de sus integrantes Personalizar los mensajes que van a ser publicados por parte del grupo de trabajo Integración de información a través de redes Internet/Intranet
215 216 221 222 227
Introducción
Trabajar con hipervínculos Ir a un archivo con hipervínculos Copiar, pegar y mover un hipervínculo Cambiar el destino de un hipervínculo Compartir datos de proyectos Guardar un proyecto en formato de base de datos Información de recursos disponibles para varios proyectos Guardar múltiples archivos en un área de trabajo Manejo de “objetos” entre diferentes aplicaciones de Windows % &# Uso de Plantillas de Proyectos en Excel Analizar datos a escala temporal El soporte de Internet Características Internet/Intranet de Project Exportar datos de un proyecto a páginas de la Web Visualizar un proyecto como un documento XML Cambios y mejoras a un documento XML Trabajar con hipervínculos Para crear un hipervínculo a un proyecto Para crear un hipervínculo a una tarea, a un recurso o a una asignación de recurso Ir a un archivo que tiene hipervínculos Crear, copiar, pegar o mover un hipervínculo Uso de macros Glosario
230 231 231 232 232 234 237 238 238 '* 246 249 253 253 254 255 256 258 258 259 260 260 261 263
CAPÍTULO 5. MICROSOFT PROJECT EN AMBIENTES CORPORATIVOS La integración de proyectos corporativos Microsoft Project Server Creación de proyectos a partir de plantillas Plantilla de proyectos Guardar un proyecto como plantilla Recursos empresariales Publicar un proyecto en Project Server Seguimiento de proyectos con Project Server Reporte del Trabajo Real a través de Project Web Access Creación de informes y vistas para estandarizar Conclusiones del ejercicio1 La administración de proyectos corporativos La integración y colaboración de recursos corporativos Glosario
271 271 272 277 278 281 282 282 282 282 295 307 314 317
APÉNDICE
319
ÍNDICE TEMÁTICO
325
BIBLIOGRAFÍA
329
IX
TABLAS Tabla 1.1 Proyecto de siete tareas Tabla 1.2 + # + ' = 16 18 23 24 24 27 28 28 30 31 32 33 33 34 35 37 38 40 44 54 54
Figura 2.3 Vista del diagrama de Gantt Figura 2.5 La ventana de información de una tarea Figura 2.6 El formulario de información de los recursos Figura 2.7 Ventana de opciones generales de MS-Project Figura 2.8 Información de tarea repetitiva Figura 2.9 Propiedades generales de un proyecto Figura 2.10 Información general de un proyecto Figura 2.11 + Z [ Figura 2.12 Las dependencias entre tareas Figura 2.13 La ventana de creación de calendarios laborales Figura 2.14 La ventana de cambios a la semana laboral Figura 2.15 La asignación de recursos Figura 2.16 Diagrama de Gantt después de asignar recursos Figura 2.17 Diseño de las barras de Gantt Figura 2.18 Las escalas de tiempo o temporales Figura 2.19 Seleccionando diferentes tipos de tablas Figura 2.20 Uso de dos ventanas con diferentes tipos de información Figura 2.22 Cambiando el contenido de una vista mediante la inserción de columnas Figura 2.23 Cambiando campos de una columna Figura 2.24 Costo vs. Tiempo de un proyecto Figura 2.25 Costos de una tarea en función del tiempo Figura 2.26 Seleccionando las tareas críticas de un proyecto Figura 2.27 Pegando funciones en excel Figura 2.28 Los parámetros del Solver de Excel Figura 2.29 El cálculo del valor de la función objetivo Figura 2.30 Cambiando el criterio de tarea crítica en función de la demora entre ellas Figura 2.32 Opciones del análisis PERT Figura 2.33 Las tres duraciones posibles del análisis PERT Figura 3.1 Información general de una tarea Figura 3.2 Prioridad de una tarea Figura 3.3 Cambiando el formato de los diagramas de Gantt Figura 3.4 Acceso a diferentes vistas y formularios de recursos Figura 3.5 Formulario de información del recurso Figura 3.6 Información de costos de un recurso Figura 3.7 Información de la asignación Figura 3.8 " a una tarea en forma personalizada Figura 3.9 Información general de una tarea hito Figura 3.10 Prioridad de una tarea Figura 3.11 Filtrando información de recursos Figura 3.12 Vista uso de tareas Figura 3.13 La asignación de un recurso a una tarea en particular Figura 3.14 Uso de recursos Figura 3.15 Información de tarifas de un recurso Figura 3.17 La nivelación de un recurso Figura 3.18 Redistribuir recurso Figura 3.19 Redistribuir selección Figura 3.20 Opciones de redistribución de recursos Figura 3.21 Pantalla mostrando información de un recurso sobreasignado en tareas Figura 3.22 Resultado de un proyecto Figura 3.23 Guardando la línea de base Figura 3.24 La presentación del Gantt de seguimiento
55 58 59 61 64 65 65 72 73 74 76 80 81 83 84 85 88 89 90 92 94 97 101 101 104 104 105 113 114 116 117 119 122 123 123 124 125 127 128 129 130 131 134 136 136 137 138 140 143 144
Figura 3.25 Tipos de informes Figura 3.26 Información de la asignación de un recurso a una tarea Figura 3.27 Actualizar un proyecto a partir de cierta fecha Figura 3.28 La planeación vs. la ejecución de un proyecto Figura 3.29 Las líneas de progreso Figura 3.30 Líneas de progreso Figura 3.31 + 175 178 178 179 180 181 181 182 > > 185 186 187 189 190 194 195 195 196 200 201 202 203 205 206 221 222 222 223 224 = 228 >* 231 232 235
Figura 4.12 Guardando un archivo de proyectos Figura 4.13 } # 274 275 \ \$ 280 284 284 285 286 287 288 289 290 291 292 $
Figura 5.19 Determinando la sección de la escala temporal y el tamaño de la imagen Figura 5.20 " &# Figura 5.21 Muestra de un proyecto con PowerPoint Figura 5.22 Asistente de Visio para crear diagramas Figura 5.23 Las guías de proyectos Figura 5.24 Y Figura 5.25 ^ Y " Figura 5.26 Seleccionando una plantilla de proyectos de una empresa Figura 5.27 La guía de proyectos usada para generar un nuevo proyecto Figura 5.28 Asignando fecha de inicio y cantidad de usuarios de un nuevo proyecto Figura 5.29 #| Figura 5.30 Asignando un jefe de proyecto Figura 5.31 Asignar un jefe de proyecto Figura 5.32 Designar un jefe de proyecto insustituible Figura 5.33 K } Y Figura 5.34 El asistente de sustitución de recursos Figura 5.35 " Y Figura 5.36 Figura 5.38 Vista general del estado de varios proyectos Figura 5.39 Vista de resúmenes ejecutivos de proyectos Figura 5.40 Vista detallada de tareas de un proyecto Figura 5.41 Analizando las razones de atraso en una tarea Figura 5.42 Vista tridimensional de los recursos asignados a una tarea Figura 5.43 Analizando la cantidad de trabajo de un recurso en varios proyectos Figura 5.44 Diagrama de la carga de trabajo de un recurso en varios proyectos Figura 5.46 Investigando y reportando problemas en un proyecto Figura 5.45 Seleccionando un proyecto y una vista de análisis de un proyecto Figura 5.47 Reportar un nuevo problema de un proyecto
293 $> 294 294 296 $\ $ 299 299 300 >* 302 303 303 >*' 305 >* >* 309 309 310 311 312 312 313 315 315 316
OBSERVACIONES GENERALES
La intención de esta obra es facilitar el manejo de proyectos de muy diversa complejidad en todas las fases de su planeación, asignación y análisis de los recursos necesarios, sus costos y cargas de trabajo y la ejecución de las tareas en aras de cumplir sus objetivos, mediante el uso de herramientas computarizadas de la compañía Microsoft™. Se hace un especial reconocimiento al Project Management Institute (PMI™) por el uso reconocido en esta obra de principios generales y enfoques metodológicos que estableció este instituto para el manejo gerencial de proyectos. El PMI permanece como uno de los principales líderes en el uso y mantenimiento de mecanismos y valores aplicables en la gestión de proyectos. Los valores y cifras empleados en los ejercicios y ejemplos de esta obra se muestran en divisas y monedas de un país hipotético para que sean aplicables a diversos tipos de economías. Los ejercicios y ejemplos que se explican vienen en un formato de presentación que hace fácil su desarrollo y seguimiento. El lector " ! " ! desea. Esto le permitirá un mayor entendimiento y más práctica para fortalecer su conocimiento. Las instrucciones relativas a herramientas de computación empleadas en esta obra se presentan, preferencialmente, en español, pero es inevitable la presencia de términos en inglés, dada su amplia aceptación en este medio profesional. Se señalan en negrilla los nombres de los menús o teclas de acceso rápido y en letra normal, las opciones que el usuario podrá o deberá indicar en cada instrucción. En caso de que el usuario deba escoger una opción dentro de una lista de valores, ésta aparecerá demarcada entre corchetes rectangulares ([…]), y si tiene que escribir un texto en particular se señalará con la notación . Las teclas de acceso rápido son opciones de un programa que se ejecutan con una combinación de dos teclas. Generalmente, primero se mantiene oprimida la tecla Ctrl y luego la tecla correspondiente a la letra que aparece subrayada en la opción respectiva —por ejemplo, Ctrl+O—. Los nombres y opciones de un menú que aparezcan con una letra subrayada indican que se pueden ejecutar con esta combinación de teclas de acceso rápido. Es frecuente el uso de este tipo de notación, por ejemplo: Ver J Zoom J Todo el proyecto, sirve para indicar la secuencia de pasos usando opciones del menú.
El término clic se utilizará en este libro para aludir a la acción de presionar uno de los botones —generalmente el izquierdo— del dispositivo apuntador llamado comúnmente mouse | " Y el término ratón en vez de mouse. Términos en inglés como hardware y software, que son de amplia aceptación en el mundo de la Informática, se emplearán en esta obra para referir los componentes físicos y lógicos de computadores, respectivamente.
INTRODUCCIÓN
E
ste libro está dirigido principalmentea aquellas personas que, como administradores o asistentes de proyectos, requieran planear, programar y manejar la información particular y general, de una manera más funcional
^ " de un proyecto las habilidades necesarias para aplicar las herramientas de Microsoft, Project y a la administración de proyectos de una manera general. De lo anterior se deduce que el responsable de un proyecto está familiarizado con los conceptos generales del sistema operativo Microsoft Windows lizar la lectura del presente libro, el responsable de un proyecto será capaz de: –
Diseñar un proyecto usando herramientas computarizadas
–
Programar las tareas y los recursos asociados a ellas
–
Realizar un esquema de la organización de un proyecto
–
Utilizar toda la información asociada al proyecto de diversas maneras
–
Usar y ajustar los calendarios de trabajo
–
Analizar y ajustar asignaciones de recursos y costos, de acuerdo con el avance del proyecto
–
Producir e imprimir reportes con información resumida o detallada del proyecto
–
Manejar y analizar varios proyectos que, por compartir recursos o actividades, ameritan ser manejados como un proyecto global
| } proyectos para administrar la información de uno o varios proyectos, de acuerdo con las necesidades que se presenten. La explicación de estos temas supone un conocimiento básico, por parte del lector, de los conceptos de planeación y control de proyectos que se administran mediante una segmentación y secuencia lógica de sus tareas; también supone un conocimiento general y funcional de las herramientas de Microsoft, espeY en su versión 2010, y un claro interés en armonizar la responsabilidad en la administración de proyectos con el uso de herramientas }
El capítulo 5 está dirigido a personas interesadas en planear y controlar los tiempos, costos y cantidad de trabajo de una empresa corporativa que desarrolla proyectos combinando recursos y actividades de diferentes departamentos y complementando variadas funciones de la empresa. El propósito es desarrollar en los responsables de un sistema integrado de proyectos las habilidades necesarias para aplicar mecanismos de planeación y control de proyectos corporativos
^ Este ejercicio se hace de una manera práctica y enfocada hacia los diferentes objetivos que se deseen alcanzar, contando también con el soporte de herramientas computarizadas. Para los interesados en el manejo de herramientas distintas a las de Microsoft, existe software libre muy bueno como el GanttProject y Planner, pero recomiendo, especialmente, OpenWorkbench y OpenProj. Estas herramientas pueden ser descargadas de: http://openproj.org/. Es muy similar al MS-Project y puede importar y exportar archivos con formato de este aplicativo. Por el momento, y tal como comprobé, no funciona muy bien bajo el sistema Windows Vista™. También puede ensayar con este sitio: http://www.openworkbench.org/, que + ^ NikuWorkBench de Computer Associates™, el cual lo integra en Clarity.
Capítulo 1
Consideraciones generales sobre proyectos
Consideraciones generales sobre proyectos
Introducción En este capítulo se revisan, de manera práctica, los principios de la teoría de la administración de proyectos. Se hace una descripción de las metodologías más comunes y de las características generales de dos herramientas de Microsoft: Project y Excel, con énfasis en la manera como se debe preparar y presentar la información, mediante la referencia permanente al empleo de diversas alternativas, menús y vistas más importantes de este par de herramientas. Este capítulo consta de las siguientes secciones: ~ _ "Y ` _ # + Y _{ ` + | # !| " Aceptar en el menú Archivo. NOTA: Si aún no ha guardado los cambios realizados, se le preguntará si quiere hacerlo en ese momento. No es posible agregar tareas ni recursos a la plantilla global de la empresa. Si lo hace, no se guardarán cuando se vuelva a proteger la plantilla.
Guardar un proyecto como plantilla Si desea volver a utilizar un proyecto existente como la base de un nuevo proyecto, puede guardarlo como una plantilla (el formato de un archivo plantilla es Project *.mpt) que permite volver a usar programaciones existentes como punto de partida para crear nuevos programas de proyectos. La información
! # ! " Y proyecto forman parte de una plantilla. Al guardar un proyecto como plantilla, se elimina la información de línea de base, plan previsto original del proyecto (hasta 11 por proyecto) que se usa para el seguimiento del progreso. El plan previsto es una instantánea de la
Capítulo 5
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Gestión de proyectos con enfoque PMI
Francisco J. Toro López
programación en el momento de guardar la línea de base e incluye información sobre tareas, recursos, asignaciones y los valores reales, o sea lo que demuestra lo ocurrido realmente. Hay que tener presente que con la versión 2010 es posible contar con varias líneas base para efectos de comparaciones y análisis de proyectos que se ejecutan en forma simultánea. Por ejemplo, la fecha de comienzo real de una tarea es el día en que ha comenzado la tarea realmente, las tasas de pago de los recursos 4 5. Ejercicio 5.2 1. En el menú Archivo, elija Guardar como. 2. En el cuadro Guardar en, seleccione la unidad y la carpeta donde desee guardar la plantilla. 3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para la plantilla. 4. En el cuadro Guardar como tipo, haga clic en Plantilla. 5. Haga clic en Guardar. ^ ^ [ [ |^ proyecto. 7. Haga clic en Guardar. NOTA: Recuerde que ^ incluyen plantillas de proyecto pre [ } vos, tanto en la carpeta de archivos de como en la página Web de Online.
Recursos Empresariales Al igual que con los recursos de un fondo común, los recursos del fondo empresarial de recursos se guardan en Project Server para hacerlos disponibles a todos los directores de proyectos. Algunos recursos pueden ser genéricos, es decir, pueden denominar un cargo o una función en vez de apuntar a una Y ! | Los recursos señalados como genéricos ciones en vez de por su nombre. El campo Genérico es un atributo e indica si un recurso es genérico o no. Para ello, basta con señalar el campo Genérico y
4 Tarifa de pago: costo del recurso por hora. Project tiene dos tipos de tarifas variables: tasas estándar y tasas de horas extra. 5 duración de la tarea o del trabajo realizado por un recurso.
278
Microsoft project en ambientes corporativos
marcarlo con Sí. De lo contrario, este campo se establece por defecto en No. { ^ " una persona (por ejemplo, programadores de Java con tres años de experien ! } Y proyecto, lo cual se puede hacer en forma manual o automática. El Grupo de recursos de ^ ^ (Grupo de recursos-> Grupo de recursos de la empresa) se puede usar para ver y modi # ! % " recurso genérico usando la ventana de datos básicos:
Figura 5.5
@
Para ver la información del Grupo de recursos de la empresa se conecta a Mi ^ * y el proyecto debe formar parte de un proyecto de empresa. Los pasos que se deben seguir son los siguientes: 1. En el menú Herramientas elija Opciones de empresa y, a continuación, haga clic en Abrir el fondo de recursos de empresa. 2. El Grupo de recursos aparece en Project Professional y se muestra una lista de los recursos de la empresa en una tabla. 3. Seleccione el recurso cuya información desee cambiar mediante la activación
^ ! !| " Editar detalles. 4. Para realizar los mismos cambios a la vez en varios recursos, selecciónelos y haga clic en Edición masiva.
Capítulo 5
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Gestión de proyectos con enfoque PMI
Francisco J. Toro López
5. Realice los cambios en la información del recurso. Por ejemplo, puede cambiar el nombre del recurso, el tipo de recurso o el propietario de la asignación. 6. Haga clic en Guardar. Algunos tipos de información de los recursos de empresa —como la información del calendario de recursos, su disponibilidad y las tarifas de costo— sólo se pueden cambiar en el fondo de recursos de la empresa. Para realizar cambios en este tipo de información, siga este procedimiento: 1. En el menú Herramientas, elija Opciones de empresa y, a continuación, haga clic en Abrir el fondo de recursos de empresa. 2. Seleccione los recursos cuya información desee cambiar y haga clic en Abrir. 3. Se abre un proyecto nuevo, con los recursos seleccionados mostrados en la vista Hoja de recursos. 4. Actualice la información de los recursos, como la información del calendario de recursos o las tablas de tarifas de costo. 5. En el menú Archivo haga clic en Guardar. Una vez se reporta un recurso genérico se puede asignar a las tareas que se consideren apropiadas y Project Server reconoce que es genérico, indicándolo así en la columna Indicadores "
Figura 5.6 Observando recursos genéricos
Es conveniente reemplazar, a su debido tiempo, los recursos genéricos por esY! Reemplazar recursos que se activa mediante la subopción Reemplazar recursos de la opción Herramientas del menú principal. El asistente permite establecer criterios para reemplazar los " !"Z ! ! [ !|| " } ! Estructura de Clasi ` [ # cursos y una mejor asignación a las tareas.
Capítulo 5
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Gestión de proyectos con enfoque PMI
Francisco J. Toro López
Seguimiento de proyectos con Project Server En esta sección se verán los mecanismos para reportar el progreso en uno o en varios proyectos que se ejecutan en forma concurrente, el cumplimento de los cronogramas previstos, cómo los gerentes de proyectos aprueban o no cambios en las asignaciones de los recursos, cómo se actualizan los planes, y cómo los socios de estos proyectos pueden visualizar el estado de ellos en forma general o más detallada. % | [ ^ uso y, a grandes rasgos, son los calendarios, cronogramas, hojas de asignaciones y diversas herramientas de Project Server para manejar cambios y reportes de avance. Las siguientes secciones explican estos conceptos valiéndose de un ejemplo que simula la operación de seguimiento de varios proyectos guardados en SQL Server, con gran variedad de datos y circunstancias que hacen práctico su empleo en el modo real y sin la necesidad, por parte del lector, de contar con Project Professional y Project Server. Reporte del Trabajo Real a través de Project Web Access Después de que un gerente de proyectos ha publicado un plan al Project Server, las respectivas asignaciones de los recursos se pueden ver a través de Project Web Access, la interfase navegable de Project Server. Los recursos también pueden reportar su tiempo no laborable y su disponibilidad a través de esta misma herramienta o mediante un mecanismo de importación desde Outlook # } los recursos y el reprogramar los trabajos. Asuma que un recurso desea reportar unas horas de trabajo real en una tarea y al mismo tiempo, su futura disponibilidad en tiempo en un proyecto ya publicado. En este caso, el recurso de trabajo entra a Project Web Access, observa sus asignaciones y demás información que lo afecta y efectúa los cambios que considera pertinentes. Creación de informes y vistas para estandarizar Para poder tomar decisiones de negocios precisas e informadas, los gerentes deben contar con informes oportunos, precisos y útiles. Por tanto, para que una empresa funcione bien es esencial que el sistema de elaboración de informes $>>*
