!!Geschäftsbriefe

Post + Schule Themenheft Geschäftsbr Geschäftsbriefe iefe

Eine gemeinsame Initiative von

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Impulse für Unterricht und Ausbildung – der Bildungslebenslauf bei der Deutschen Post „Post macht Schule“ – unter diesem Motto steht das Engagement der Deutschen Post im Bereich Bildung und berücksichtigt dabei den Grundsatz „Früh anfangen und nicht nachlassen“. Gemeinsam

mit der Stiftung Lesen unterstützt sie mit Aktivitäten und Angeboten Pädagoginnen und Pädagogen vom Kindergarten über die Schule bis hin zur Berufsschule, in der festen Überzeugung, dass eine ausgeprägte Lese-, Schreib- und Medienkompetenz Medien kompetenz für eine gelingende Bildungskarriere unverzichtbar ist. Ein zentraler und seit vielen Jahren bewährter Baustein dieses Lebenslaufs ist das Programm „Post + Schule“ (www.postundschule.de). Damit bietet die Deutsche Post Lehrkräften gezielt und themenfokussiert Hilfestellung für ihre tägliche Unterrichtsarbeit, indem sie vielfältige und handlungsorientierte Materialangebote zu den Bereichen Lesen und Schreiben, Medienerziehung, Medien erziehung, Lebens- und Berufsplanung bereitstellt. Alle Materialien können Sie unter www.postundschule.de kostenlos bestellen bzw. downloaden. Die Unterrichtsmaterialien bedürfen ggf. einer Differenzierung in Bezug auf die unterschiedlichen Leistungsniveaus und Bedürfnisse Ihrer Klasse. Schreib-, Lese- und Medienkompetenz im Lebenslauf der Bildung A l te r

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Kindergarten Vorschule

Grundschule

Klassen 5–8

Klassen 9–12

Vorlese- und Bildergeschichten

Grundschulpaket: • Lehrerinformation mit kreativen Unterrichtsimpulsen Unterrichts impulsen zu Post und Brief  • Lese- und Arbeitsbögen • Schreib- und Malwettbewerb „Mein 1. Brief“ • Schülermappen

Themenheft Briefe schreiben 

Themenheft Lebensplanung und Berufsorientierung 

Themenheft Medienkompetenz 

Themenheft Bewerbung 

Themenheft Kreative  Briefe und Karten 

Themenheft Medienkompetenz 

Themenheft Geschäftsbriefe 

Projektheft Briefpapier 

Unterrichtsimpulse Liebesbriefe 

Themenheft Postbearbeitung 

Lese- und Arbeitsbögen Kreativ-Tipps und Infos

Berufsschule

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Inhalt | Geschäftsbriefe

Inhalt

4

Editorial 1 Grundlagen

6 7 8 10 12 13 14 16

1.1 Def 1.1 Defin init itio ion n und und Be Beis ispi piel ele e 1.2 Die DIN-Fo Forrmat ate e 1.3 DI DINN-Bem Bemaßu aßung ng eine einess Gesch Geschäft äftsb sbrie riefes fes 1.4 Di Die e Baust Baustein eine e eines eines Ge Gesch schäf äfts tsbri briefe efess 1.5 Die Ansch chrrif iftt 1.6 Die Angaben 1.7 Wie Wie wird wird ein ein Ges Geschä chäft ftsb sbrie rieff geschr geschrieb ieben? en? 1.8 Stil und Spr Spra ach che e 2 Briefarten

18 20 24 26 28 30

2.1 Die Anfrage 2.2 Das Angebot 2.3 2. 3 Der Der Auf Auftr trag ag,, die die Best Bestel ellu lung ng 2.4 2. 4 Die Die Auf Auftr trag agsb sbes estä täti tigu gung ng 2.5 Di Die Re Rechnung 2.6 Die Mahnung

32

Arbe Ar beit itsb sblä lätt tter er und und Mater Materia iali lien en

38

Lesetipps

39

Adressen und Lin Links ks

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Editorial Geschäftsbriefe – das A und O im Berufsleben In einem Unt Unternehmen ernehmen gehören Geschäftsbriefe zum Alltag. Trotz E-Mail und moderner TeleTele fonie kommt in unserem Wirtschaftssystem Wirtschaftssystem der schriftlichen Kommunikation Kommunikation noch immer eine zentrale Bedeutung zu. Mit Briefen werden wirtschaftliche Verbindungen geknüpft sowie Waren und Dienstleistungen angefordert und in Rechnung gestellt – kurz: mit Briefen werden wichtige Verträge geschlossen. Ein Geschäftsbrief Geschäfts brief kann seine wichtigen Aufgaben aber nur dann erfüllen, wenn er bestimmte Vorgaben einhält. Anders als beim privaten Brief gilt es daher besonders, inhaltliche und formale Kriterien einzuhalten. Ein Geschäftsbrief ist nur dann ein Geschäftsbrief, wenn er auch so „aussieht“.

Anwendungsbereiche Das Themenheft Geschäftsbriefe ist gleichermaßen in allen Schularten einsetzbar,, die mit berufsvorbereitender setzbar oder berufsfachlicher Aus- und Weiterbildung, aber auch mit deren Vorbereitung zu tun haben. Neben allgemeinbildenden Schulen kann das Themenheft Verwendung finden in: – Beru Berufssch fsschulen ulen im duale dualen n System System – Beru Berufsvor fsvorberei bereitung tungsjahr sjahren en – Beru Berufsgru fsgrundbil ndbildungs dungsjahre jahren n – Beru Berufsauf fsaufbaus bauschulen chulen – Ber Berufs ufsfac fachsc hschul hulen en – Facho Fachobersc berschulen hulen und und -gymnasien -gymnasien – Kol Kolleg legsch schule ulen n – Beru Berufs-/T fs-/Techni echnischen schen Oberschulen Oberschulen – Fachs Fachschulen chulen und -akade -akademien mien Mei hul

Einsatz im Unterricht Post + Schule bietet mit den Materialien zur Berufsschule Sachinformationen rund um das Thema Geschäftspost. Das vorliegende Themenheft Geschäftsbriefe behandelt dabei – die formal formaljuristi juristische schen, n, obligatorische obligatorischen n Elemente der wichtigsten Briefarten in der Handelskorrespondenz, – den besonderen besonderen Stil von Geschäftsbriefen, Geschäftsbriefen, – die Bausteine in Form und Text, Text, nach nach denen Geschäftsbriefe normiert sind. Leitgedanke für die Vermittlung im Unterricht ist: Wer Geschäftsbriefe schreibt, hat einen konkreten offiziellen Anlass und befindet sich in einer bestimmten Phase eines kaufmännischen Geschäftsverhältnisses. Geschäftsverh ältnisses. Anlass und Umstän Umstände de für f ür das Schreiben bedingen daher Form und Schreibstil des Briefes. Lernziele (inhaltliche und fachmethodische Ziele) Das Themenheft Geschäftsbriefe führt in die formalen und stilistischen Besonderheiten des erfolgreichen Geschäftsbriefes ein. Ausgewählt wurden dabei die wichtigsten Briefarten einer geschäftlichen Korrespondenz Korrespondenz – von der Anfrage bis zur Mahnung. Die Schülerinnen und Schüler sollen – den Begriff „Geschäfts „Geschäftsbrief“ brief“ beschreibe beschreiben n können, – die Elemente Elemente eines eines normierten Schreibens kennenlernen, – Form, Inhalt Inhalt und Aufbau eines eines GeschäftsGeschäftsbriefes verstehen und anwenden lernen, – Stil, Sprache und Wortwahl Wortwahl eines modernen Geschäftsbriefes kennenlernen und anwenden anwenden,, korrekte korr ekte Briefe Briefe in einer Handels Handelskorres korrespondenz pondenz

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Editorial | Geschäftsbriefe

Struktur und Aufbau Themenheft Geschäftsbriefe Das Themenheft vermittelt die wichtigsten Sachinformationen rund um den Geschäftsbrief. Geschäftsbrief. Die beiden Sachkapitel Grund Grundlagen lagen und Briefarten enthalten auf den jeweiligen Doppelseiten Doppel seiten auch didaktische Hinweise und Ideen für den Einsatz im Unterricht: Unter dem Stichwort Praxistraining  finden Sie Aufgaben und Übungen zu den Lerninhalten (ergänzend (ergänzend zu den Arbeitsblättern). Arbeitsblättern). Grundlagen: Zur allgemeinen Einführung wird in diesem Kapitel Basiswissen vermittelt, auf das später aufgebaut werden kann. Lernziel ist, Schülerinnen Schülerin nen und Schüler in einer UnterrichtsUnterrichtseinheit mit Inhalten und Formalien von Geschäftspost vertraut zu machen und auf das folgende Kapitel Briefarten vorzubereiten. Arbeitsblätter 1+ 2 zu „Sprache und Stil“, Seiten 32/33

Briefarten: Hier werden die wichtigsten Briefarten einer Handelskorrespon Handelskorrespondenz denz vorgestellt. Die jeweilige Briefart ist mit beispielhaften Mustertexten Musterte xten unterlegt, um praxisnah eine Geschäftsver Geschäfts verbin bindung dung zwischen zwei Unt Unter er-nehmen abzubilden. Einzelne Briefarten lassen sich unabhängig voneinander behandeln. Arbeitsblätter 3–5 zu „Übungen Briefart“, Seiten 34–36

Materialien: Die Lerninhalte werden ergänzt durch weitere Sachinformationen für mehr Hintergrund Hinter grundwissen wissen und durch fünf ArbeitsArbeitsblätter zum selbstständigen Erarbeiten und Vertiefen von Themen.

Die Seiten Lesetipps und Adressen runden das

Vorbereitung mit der Klasse Vorbereitung Konkrete Beispiele sind immer am anschauanschau lichsten. Vielleicht gibt es im Umfeld von Schule, Lehrkräften sowie Schülerinnen und Schülern die Möglichkeit, tatsächlich geschriebene Geschäftsbriefe als Muster zu bekommen (Achtung: dabei Datenschutz Daten schutz beachten!). Diese Briefe können gesammelt und zu Beginn der Unterrichtseinheit im Klassenzim Klassenzimmer mer ausgestellt werden. Anhand solcher Beispiele lassen sich Regeln und SachSach informationen infor mationen wesentlich leichter vermitteln.

Unterrichtsmaterialien Berufsschule: Die weiteren Themenhefte Postbear Postbearbeibeitung und Die Werbebriefsend Werbebriefsendung ung bieten detaillierte Sachinformationen für folgende Lerninhalte: – Them Themen enhe heft ft Postbearbeitung stellt alle wichtigen Bereiche der FirmenFirmen post vor (Posteingang und Postaus Post aus-gang) und erklärt Sendungsarten und Zusatzleistungen. – Them Themen enhe heft ft Die Werbebrief sendung  sendung führt ein in die Grundlagen des werblichen Schreibens sowie in die Bestandteile einer Werbebrief Werbebriefsendung sendung und bietet dazu viele Mustertexte Muster texte und Übungen. Als Ergänzung steht das Themenheft Bewerbung zur Verfügung: Einführung in das Thema mit allen wichtigen Lerninhalten sowie Praxistraining anhand ausgewählter Berufe von Deutsche Post DHL.

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1 Grundlagen 1.1 Definition und Beispiele Was ist ein Geschäftsbrief? Geschäftsbriefe sind alle schriftlichen Mittei Mit tei-lungen, die von einem Unt Unternehmen ernehmen oder einer Institution ausgehen (externer Schriftverkehr). Eine geschäftliche Mitteilung bezieht sich immer auf einen geschäftlichen Vorgang, Vorgang, wie zum Beispiel eine Bestellung oder eine Rekla Reklama mation. tion. Wichtig ist auch, dass dieser Briefverkehr in Inhalt und Form als Geschäftsbrief gekennzeich gekenn zeich-net ist: Die (meist vorgedruckten) Mitteilungen Mitteilungen eines Geschäftspapiers enthalten neben dem eigentlichen Text auch rechtsgeschäftliche Informationen und Erklärungen. Diese sind gesetzlich vorgeschrieben, vor allem dann, wenn der Geschäftsbrief den ersten geschäftlichen Kontakt herstellt. Geschäftsbriefe sind zum Beispiel: – Anfrag Anfragen en oder Mahnun Mahnungen gen – Werbebriefe („unverlangtes“ („unverlangtes“ Angebot) – Pr Preis eislis liste ten n – alle Nachrichten Nachrichten per Fax oder E-Mail, E-Mail, da sie beim Empfänger in Schriftform ankommen Nicht zu den Geschäftsbriefen zählen: – alle Mitteilungen Mitteilungen an einen unbestimmten unbestimmten Personenkreis Personen kreis (zum Beispiel Werbeflyer oder Postwurfsendungen) – der interne interne Schriftverkehr Schriftverkehr zwischen ein einzelnen zelnen Abteilungen, Büros und Filialen eines UnterUnternehmens – Vordrucke (wie Lieferscheine, Lieferscheine, Rechnungs Rechnungs-formulare, Quittungen und Ähnliches) – Tele elegram gramme me Die Visitenkarte des Unternehmens Für einen Geschäftsbrief gilt: Der erste Eindruck  Eindruck  ist entscheidend! Die Mensch Menschen, en, die miteinander

Geschäftsbriefe und Paragrafen Im Geschäftsbrief geht es um „ein Geschäft“: Es werden Waren angeange boten, Dienstleistungen zugesagt, Bestellungen gemacht, Aufträge bestätigt und Ähnliches. Diese Vorgänge Vorgänge betreffen also den Waren-, Dienstleistungs- und Geldverkehr.. Damit Geschäftspartner/in verkehr Geschäftspartner/innen nen rechtlich recht lich abgesichert abgesichert sind, werden Geschäftsbeziehungen Geschäfts beziehungen mittels Gesetzen und rechtlicher Vors Vorschriften chriften geregelt. Ein Geschäftsbrief kann also auch  juristische Konsequenzen haben.

 PRAXISTRAINING

zum allgemeinen Einstieg Mit Produkten und Waren sowie Werbeprospekten Werbe prospekten kann ein Briefanlass nachgespielt werden. Daraus ergibt sich auch die Konstellation der Geschäfts Ge schäfts-partner/innen: Eine erste Anfrage wird gestellt – zum Beispiel nach einem unverlangten AnAn gebot in Form eines Katalogs. Diesen Fall spinnt man weiter weiter.. Im weiteren Spielverlauf wird angeboten, angeboten, bestellt und in Rechnung gestellt ge stellt (zur ErgänErgän zung auch reklamiert, gemahnt ge mahnt etc.). Solche Situa Situatio tionen nen im Klassenzimmer als Dialog nachzuspielen, nachzu spielen, ist aufwendig,

aber eingängig: Der Fortgang wird

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Definition/DIN-Formate | Grundlagen

1.2 Die DIN-Formate Die DIN-Reihen Für den geschäftlichen Schriftverkehr Schriftverkehr gelten mehrere Normen. Doch was sind Normen? Das Deutsche Institut für Normung (DIN) erklärt seine Aufgabe so: „Normung ist das Ordnungsinstrumentt des gesamten technischOrdnungsinstrumen wissenschaftlichen und persönlichen Lebens. Sie ist integrierender Bestandteil der bestehenden Wirtschafts-, Sozial- und Rechtsordn Rechtsordnungen.“ ungen.“ Aus diesem Grund hat das DIN auch für Ge Ge-schäftsbriefe schäfts briefe und -papiere Normen festgelegt, die die Korresponden Korrespondenzz vereinfachen.

Die DIN-Formate B und C werden verwendet, ver wendet, um Schriftstücke zu versenden (Briefhüllen). Briefhüllen ist der Oberbegriff Ober begriff für Briefum Briefum-schläge und Brieftaschen. Geschäftsbriefe haben in der Regel DIN-A4Format, werden werden auf DIN lang gefalzt und in einem DIN-lang-Umschlag DIN-lang-Umschlag versandt (Format 11 x 22 cm; DIN 680).

Wichtige DIN-Vorgab DIN-Vorgaben en DIN 680

Formate Wichtig für Geschäftsbriefe sind einige Formate der Hauptreihe DIN A. Basisformat ist ein Rechteck, Recht eck, dessen Seiten 84,1 und 118,9 cm lang sind. Seine Fläche Fläche beträgt 1m 1 m2. Durch Halbie Halbieren ren der längeren Seiten wird aus dem Basisformat Basis format A0 die A-Reihe abgeleitet (siehe Grafik).

Kurzmitteilung

A6: 10,5 x 14,8 cm

1/3 A4: 21 x 9,9 cm

DIN 5007 DIN 5008

Fensterbriefhülle, Formate, Fenstererstellung ABC-Regeln Schreib- und GestaltungsGestaltungs regeln für Textverar Textverarbei beitung tung

DIN 5009 Diktierregeln DIN 16511 Korrekturzeichen

DIN 680 22,0 x 11,0 cm

C6: 11,4 x 16,2 cm

C4: 22,9 x 32,4 cm

C5: 16,2 x 22,9 cm

Briefbogen

A4: 21 x 29,7 cm

A5: 14,8 x 21 cm

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1.3 DIN-Bemaßung eines Geschäftsbriefes (Form B, DIN 5008) 1 Seitenränder und Zeichengröße

Die Seitenränder betragen von links 2,5 cm und von rechts mindestens 1,0 cm. Ein Brief  wird mit einem Schriftgrad von 10–12 Punkt geschrieben. Ausnahme ist die Zusatz- und Vermerkzone mit einem Schriftgrad Schrift grad von 8 Punkt. Bei Bedarf dürfen d ürfen auch Bezugs- und Kommunikationszeilen bzw. Infor Informationsblock mationsblock sowie die Firmenangaben auf der ersten Seite kleiner als im Brieftext geschrieben werden. Die Schriftzeichen in Bezugs- und Kommu Kommuni nika kations tionszeilen zeilen bzw. Informationsblock Informationsblock dürfen aber 8 Punkt nicht unterschreiten. 2 Postanschrift des Absenders

Das Feld ist 8,5 cm breit und steht 4,5 cm vom oberen Blattrand entfernt. 3 Anschriftfeld

Das Feld hat insgesamt 9 Zeilen und gliedert sich in die Zusatz- und Vermerkzone (A = 3 Zeilen) und die Anschriftzone (B = 6 Zeilen). Es misst in der Höhe 4 cm und in der Breite 8,5 cm. Die genaue Position auf dem Blatt: 5,08 cm von der oberen Blattkante und 2,0 cm von der linken Blattkante. Laut DIN 5008 gibt es keine Leerzeilen innerhalb des Anschriftfeldes. 4 Bezugszeichenzeile

Die Leitwörter der Bezugszeichenzeile stehen mindestens 0,85 cm unter dem Positionsrahmen Positions rahmen

Alternativ: Informationsblock Alternativ zu den Bezugs- und Kommunika Kommunika-tionszeilen tions zeilen (oder wenn mehr als zwei Kommu Kom mu-nikationsangaben erforderlich sind) kann auch ein Informationsblock wichtige Kontakt Kontaktin infor for-mationen vermitteln. Dieser steht rechts vom Anschriftfeld mit einem Abstand von 12,5 cm vom linken Blattrand und beginnt in der ersten Zeile des Anschriftfeldes, 5 cm von der oberen Blattkante (ohne Abbildung) und ist maximal 7,5 cm breit. 6 Betreff

Der Betreff kann durch Fettschrift und/oder Farbe hervorgehoben werden. Die Betreffzeile steht zwei Zeilen unter der Bezugszeichenzeile oder dem Informationsblock. 7 Geschäftsangaben

Die Geschäftsangaben werden am Fuß des Blattes am unteren Rand platziert. Die Gestaltung ist nicht vorgeschrieben. Zeilenabstand und Absätze Grundsätzlich wird ein Brief mit einzeiligem Zeilenabstand geschrieben. Zur übersichtlichen Gliederung werden Textabsätze durch eine Leerzeile getrennt. Zwischen Zwischen der Betreffzeile und der Anrede stehen zwei Leerzeilen und zwischen der Grußformel und dem gedruckten Firmennamen Fir mennamen bleibt eine Leerzeile. Nach dem Firmennamen

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DIN-Bemaßung Geschäftsbrief | Grundlagen

2,0 cm

8,5 cm

mindestens 1,00 cm   m   c    0    5  ,    4

2

Postanschrift des Absenders Das Anschriftfeld mit 3 Zeilen für postalische Vermerke (Schriftgröße 6–8 Punkt) 6 Zeilen für die Empfängeradresse (Schriftgröße 10–12 Punkt)

3A

Unternehmen GmbH & Co. Herrn/Frau Ansprechpartner Straße + Hausnummer oder Postfach PLZ Ort

3B

• • 4 2,50 cm

6

  m   c    8    0  ,    5

  m   c    0  ,    4

  m   c    5    8  ,    0

Bearbeiter: Name Telefon: 030 123456-78

Ihr Zeichen: Ihre Nachricht vom: Unser Zeichen: Datum: sch-le 01.06.13 ps-bs 05.06.2013 • 5 ,0 0 cm 5 ,0 0 cm 5, 0 0 c m • In der Betreffzeile steht Anlass bzw. Grund des Schreibens • • Anrede, • der in der Einleitung des Briefes zunächst informiert wird, um was es überhaupt geht. Die Einleitung besteht aus ein bis drei verbindlichen oder erklärenden Zeilen in klarer Sprache und kurzen Sätzen. • Im Hauptteil wird das Anliegen konkret dargelegt und beschrieben. Hier kann man einzelne Wörter oder Satzteile hervorheben bzw. auflisten. Zur Strukturierung des Textes folgt nach jedem Absatz eine Leerzeile. • Am Schluss formuliert man das weitere Vorgehen bzw. Erwartungen und Forderungen. • Die Grußformel schließt meist mit freundlichen Grüßen • Firmenname • • • Name des Unterzeichnenden (kann entfallen, wenn der Briefkopf den Namen enthält)

Unterschrift 

5

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1.4 Die Bausteine eines Geschäftsbriefes 1 Der Briefkopf

Name des Unternehmens und Logo. 2 Die Postanschrift des Absenders

Die Absenderangaben werden in einer Zeile zusammengefasst und kleiner gedruckt. 3 Das Anschriftfeld

Das Feld gliedert sich in zwei Zonen: – A: Zusatz- und Vermer Vermerkzone kzone (3 Zeilen): Vorausver Voraus verfügun fügungen gen (zum Beispiel „Einschreiben“, „Nicht „Nicht nach na chsenden“) senden“) stehen direkt über der Anschriftzone, Anschriftzone, ohne Leerzeilen. Leerzeilen. – B: Anschriftzone (6 Zeilen): Man gibt entweder ent weder Straße oder Postfach Postfach an. Die PostfachPostfach nummer steht – beginnend von rechts – in Zweiergrup Zweier gruppen. pen. Postleitzahlen schreibt man ohne Leerzeichen! Leerzeichen! 4 Die Bezugs- und Kommunikationszeile

– Bezugszeile: Leitwörter zeigen vorange vorangegan gan-genen Schriftwechsel an, beteiligte „Gesprächs“„Gesprächs“Partner und das Absendedatum. Übliche LeitLeitwörter sind „Ihr Zeichen“, Zei chen“, „Ihre Nachricht vom“ und „Datum“. Die entsprechende Information setzt man direkt unter das jeweilige Leitwort Leit wort – in maximal zwei Zeilen! Mehrere Anga Angaben ben trennt man durch Kommata voneinander. – Kommunikationszeile: Hier werden zusätzzusätzliche Angaben wie wi e E-Mail-Adresse, Durchwahloder Mobilfunknummer Mobilfunknummer untergebracht. 5 Der Betreff

Wichtiges wird hervorgehoben durch Einrücken, Wichtiges Ein rücken, Fettschrift, Fett schrift, Kursivschrift, Kursivschrift, Unterstreichen Unterstreichen oder Anführungszeichen. Anführungs zeichen. 8 Die Grußformel

Die übliche Form ist: „Mit freundlichen freund lichen Grüßen“ Grüßen“..

Kennt man den Empfänger, lassen sich Grüße auch abwandeln in „Sonnige Grüße“ oder „Grüße aus der Hauptstadt“. 9 Firmenname

Die Bezeichnung des Unternehmens oder der Behörde kann bei Bedarf auf mehrere Zeilen verteilt werden. 10 Die Unterschrift

Mit der Unterschrift erkennt der Unterzeichner den Inhalt des Briefes an! Am besten mit Vorund Nachnamen Nachnamen unterschreiben. Die maschinenschriftliche Wiederholung Wiederholung des Namens ist optional, wenn dieser in der Bezugszeile oder im Informationsblock enthalten ist. Unterschreibt Unter schreibt der/die Briefschreiber/in Brief schreiber/in nicht selbst, kann (nach Ab Ab-sprache) auch eine andere Person unterschreiben. Die Unterschrift erhält dann zum Beispiel den Zusatz „i. A.“ (im Auftrag). 11 Das PS (Postskriptum)

Kurze Mitteilung, die nicht zum eigentlichen Kurze Briefinhalt passt oder besonders hervorgehoben werden soll. Zwei Zeilen nicht überschreiten! 12 Die Anlage

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Bausteine Geschäftsbrief | Grundlagen

1

2 3A 3B

Chiptec GmbH Herrn Alfons Flosse Postfach 17 78 06173 Ostdorf

4 FL

5

6

7

8 9 10

11

JJ

0123 1234-13 Herr Joker

12.04.2013

• • Vertragsentwurf • • Sehr geehrter Herr Flosse, • vielen Dank für das konstruktive Gespräch. Wir haben Ihre Anregungen diskutiert und sie in unseren neuen Vertragsentwurf aufgenommen. Ich hoffe, der Vertrag findet nun Ihre Zustimmung. Anbei finden Sie zwei Ausfertigungen – bitte senden Sie eine davon unterschrieben an uns zurück. • Wir freuen uns auf Ihre Antwort. • Mit freundlichen Grüßen • Kubus GmbH •

 Jonas Joker  • Jonas Joker Marketing •

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1.5 Die Anschrift Das Anschriftfeld Auf der ersten Seite eines Geschäftsbriefes ist ein fester Platz vorgesehen für Namen und Anschrift des Empfängers. Eine geschäftliche Anschrift umfasst folgende Bausteine: Name des Unternehmens Name der Abteilung Name des/der Geschäftspartners/in Straße und Hausnummer ODER Postfach PLZ und Ort

Von der Anschrift zur Anrede Titel, Berufs- oder Amtsbezeichnungen folgen in der Anschrift neben „Herrn“ oder „Frau“: zum Beispiel „Herrn Rechtsanwalt Max Kluger“. Außer dem Professor kann man akademische Grade abkürzen abkürzen – sie stehen vor dem Namen: zum Beispiel „Frau Dr. Erika Kluger“ oder „Herrn Professor Dr. Klaus Sander“. In der Anrede fallen diese Bezeichnungen weg – bis auf Doktortitel Doktortitel und Professur!

Briefgeheimnis Die Adresse gibt darüber Auskunft, wie die eingehende Post zu behandeln ist. Adressiert man einen Brief an einen/eine Geschäftspartner/in bzw. Ansprechpartner/in in einem Unternehmen, steht der Name unterhalb des Firmennamens. Das bedeutet, bedeutet, dass dieser Brief vorrangig an das Unternehmen Unter nehmen gerichtet ist. Er kann zum Beispiel in der Poststelle oder im Sekretariat geöffnet und erst intern an den/die Ansprechpartner/in oder eine Vertretung weitergeleitet werden. Will man, dass ein Schreiben ausschließlich eine bestimmte Person in einer Firma erreicht, oder will man jemanden privat unter der Firmen Firmen-adresse anschreiben, muss der Name oberhalb des Firmennamens stehen! Nur dann darf niemand anderer diesen Brief öffnen – er ist dann an die Person „gebunden“, die unter der Firmenadresse Firmen adresse zu erreichen ist. Beispiel Unternehmen 1. Fir Firma ma Mu Must ster er Mustermann 2.  Maximilian Mustermann

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Anschrift/Angaben | Grundlagen

1.6 Die Angaben Geschäftspapiere Der Empfänger soll wissen, mit wem er eine Geschäftsbeziehung eingeht. Daher muss der Briefbogen einige Angaben enthalten bzw. gesetzliche Vorschriften Vorschriften erfüllen – wie zum Beispiel Informationen zum Unternehmen, das diesen Brief verschickt. Diese Angaben werden in der Regel nicht immer neu geschrieben, sondern auf  Briefbögen gedruckt: das individuelle Geschäftspapier des Unt Unternehmens. ernehmens. Dieses kann verschiedene Farben, Formen und Schriften enthalten und je nach Art des Unternehmens durchaus auch farblich gestaltet sein. Hauptsache ist, dass alle Angaben vorhanden sind. Die Adressen-Angaben Der Absender des Geschäftsbriefes soll jederzeit für den Empfänger kenntlich sein. Auf Auf dem Briefbogen stehen: – Nam Namee des Unternehm Unternehmens ens – Pos Postalisc talische he Adresse Adresse – Telefonnummer (ggf. mit Durchwahl Durchwahl oder Angabe des Minutenpre Minutenpreises, ises, wenn dieser

Beispiel: Pflichtangaben für eine GmbH Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung hat zu informieren über: – den vollständigen vollständigen Firmennamen Firmennamen (Wortlaut (Wortlaut wie im Handelsregiste Handelsregisterr eingetragen) – die Rechtsform Rechtsform der der Gesellschaft/Sitz Gesellschaft/Sitz der der Gesellschaft – das Regis Registerg tergerich erichtt – die Handelsreg Handelsregister isternumm nummer er (HR) – alle Geschäftsführer/innen Geschäftsführer/innen und – sofern die Gesellschaft Gesell schaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser eine/n Vorsitzende/n Vorsitzende/n hat – die/den Vorsitzende/n Vor sitzende/n des Aufsichtsrats mit FamilienFamiliennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vor ornamen namen Firmen(inhaber), die diese gesetzlichen Pflichtangaben nicht erfüllen, können vom Registergericht mit einem Bußgeld von bis zu 5.000 EUR bestraft werden.

Die Bezugszeichenzeile mit Leitwörtern

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1.7 Wie wird ein Geschäftsbrief geschrieben? Der Mensch im Mittelpunkt Wie bei einem privaten Brief gilt auch beim Geschäftsbrief: Die Person des Empfängers steht im Mittelpunkt des Schreibens. Auch wenn die Mitteilung nicht persönlicher Natur ist, sondern geschäftliche Belange regelt, so wird doch auch ein Geschäftsbrief von einem Menschen gelesen. Diesen will man ansprechen – möglichst individuell. Um aber in der Sache kurz und prägnant zu bleiben, helfen drei Grundregeln: – Übersichtlicher Aufbau – Das Wesentliche – Klare Ausdrucksweise

Der Briefaufbau Im Geschäftsbrief geht es um zwei z wei Dinge: Fakten schildern und/oder Fragen stellen. Bevor man schreibt, hilft es, den konkreten Sachverhalt Sachve rhalt des Schreibens zu durchdenken:

 Wer

bekommt den Brief und warum?

 Welche

Fragen muss der Brief beantworten?

 Welchen

Sachverhalt muss der Brief klären bzw. darstellen?

 Welche

Lösung bietet der Brief an?

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Geschäftsbrief schreiben | Grundlagen

Der Briefanfang Empfängerfreundlich schreiben: schreiben: Ein Brief ersetzt das persönliche Gespräch. Die wichtigsten wichtigsten Regeln sind: – Mit positiven positiven Gedanken einsteigen, Negatives vermeiden – Nach Möglichkeit einen einen Gedanken Gedanken der BriefBriefpartnerin oder des -partners aufnehmen – Höflich schreiben, schreiben, aber nicht anbiedernd – Den Leser nicht langweilen, langweilen, sondern ohne lange Vorrede zur Sache kommen

 Beispielsätze

für Briefanfang – (...) danke für Ihre Beschwerde Beschwerde und die damit damit verbundene Kritik. Nur wenn wir wissen, welche Fehler wir machen, können wir diese auch beheben! – (...) leider können wir die in Ihrem Schreiben Schreiben geäußerten Vorwürfe nicht teilen. – (...) bitte entschuldigen entschuldigen Sie, wenn wenn wir Sie durch die eingetretene Verzögerung verärgert haben; wir bemühen uns, den Schaden so schnell wie möglich zu beheben.

Der Briefkern Die eigentliche Mitteilung eines Geschäftsbriefes lässt sich wie ein Aufsatz in Absätze gliedern. Dabei gilt: Nicht zu viel in einen Absatz packen – ein Gedanke genügt. – Argum Argumente ente kurz und klar formulier formulieren en – Wesentliche Punkte ansprechen – Verständliche Sätze Sätze bilden (laut vorlesen!)

 Beispielsätze

für Briefkern – (...) Wir Wir erwarten von von Ihnen gerne ein Angebot über … (Aufzählung). – (...) Die gelieferte Ware Ware ist nicht in Ordnung. Wir reklamieren Ihre Lieferung aus folgenden Gründen: … (Aufzählung). – (...) Sie haben haben den Rechnung Rechnungsbetra sbetragg um ein Skonto von 1,5 % gemindert. Leider müssen wir auf dem vollen Rechnungsbetrag bestehen, da wir grundsätzlich gr undsätzlich kein Skonto gewähren. gewähren.

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1.8 Stil und Sprache Der Sie-Stil Der Dialogcharakter eines Briefes darf sich auch im Briefstil niederschlagen. So, wie man jemanden ansprechen würde („Sie interessieren sich für …?“), kann man auch schreiben. Hat man den/ die Geschäftspartner/in im Blick, entwickelt man leichter ein Gefühl dafür, was diese/r braucht: „Was „W as will mein/e Geschäftspartner/in von mir? Was ist ihr/sein Anliegen?“

 Beispiele

Positiv schreiben Bei aller sachlichen Kürze: Eine freundliche Bitte, ein Wort Wort des Dankes, ein Signal für die BereitBereitschaft zur Zusammenarbeit nimmt jeden ein. Es herrscht immer noch der Eindruck vor, dass im Geschäftsleben Gefühle keinen Platz haben, aber: Warum sollte man beim Lesen von Geschäftspost keine Offenheit oder Freundlichkeit Freundlichkeit spüren?

 Beispiele

Umgangssprache Schreibt man einen Geschäftsbrief, kommuniziert man im Auftrag des Unt Unternehmens ernehmens und nicht persönlich. Man kann individuell schreiben, aber

 Beispiel

– Sie freuen freuen sich sich auch auch schon schon auf auf die CeBIT? CeBIT? Wir freuen uns auf Sie: Willkommen auf  unserem Messestand in Halle 11! – Sie hab haben en uns uns gebe gebete ten, n, …

– Danke Danke für Ihre Ihre konstrukti konstruktive ve Kritik, Kritik, wir werden werden in Zukunft eine andere Lösung finden. – Sich Sicher er ist unsere unsere Rechnun Rechnungg nur vergess vergessen en worden: Bitte bezahlen Sie bis zum …

– Danke Danke für Ihren Ihren Auftrag Auftrag!! Sie haben haben sich für für uns entschieden – das hat uns sehr gefreut!

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Stil und Sprache | Grundlagen

Fachsprache und Fremdwörter Nur wenn man ein Fremdwort kennt, sollte man es anwenden! Oft drückt ein Begriff im Deutschen das Gleiche aus. Man benutzt jedoch branchenübliche Fach- bzw. Fremdwörter – damit versteht jeder sofort, was gemeint ist.

 Beispiele

Satzbau Ein langer Satz ist kompliziert zu lesen! Man korrigiert das Schreiben umständlicher Sätze durch lautes Vorlesen – beim Sprechen werden Überlängen „sichtbar“. Immer besser: zwei kurze Sätze aus einem „Schachtelsatz“ „Schachtelsatz“ machen.

 Beispiel

– Für das das AkquiseAkquise-Gesc Geschäft häft suche suchen n wir … – Frau Rose wurd wurdee Prokur Prokuraa erteilt erteilt … – Die Provis Provision ion ist ist fällig fällig und und verdien verdientt …

– Statt „Eine Entsc Entschädigu hädigung ng für die an an Ihrem Ihrem PKW festgestellten Sachbeschädigungen ist von Versicherungsseite nicht vorgesehen“: An Ihrem PKW wurden Sachbeschädigungen festgestellt. Die Versicherung Versicherung zahlt dafür keine Entschädigung.

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2 Briefarten 2.1 Die Anfrage

Anfrage

Angebot

Auftrag

Definition Der erste Schritt in einer geschäftlichen Korrespondenz ist meist die Anfrage. In der Geschäftspost wird unterschieden zwischen allgemeinen und speziellen Anfragen. Allgemeine Anfragen fordern InformationsInformationsmaterial und Unterlagen an, zum Beispiel Kataloge, Prospekte, Preislisten, Referenzen. Spezielle Anfragen erbitten ein konkretes Angebot für ein Produkt oder eine DienstDienst -

Wie schreibt man eine Anfrage? Im umfangreichsten Fall fragt man bereits nach allen Punkten, die später das Angebot der Geschäftspartnerin oder des -partners enthalten muss. Je detaillierter die Anfrage geschrieben ist, desto besser kann der Empfänger antworten – das darauffolgende Angebot ist dann genau auf  die Anfrage abgestimmt. Tipps und Infos

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Anfrage | Briefarten

Anfrage

Mediamax GmbH Mondstraße 7 23456 Modellstadt

JJ

0123 1234-13 Jonas Joker

02.04.2013

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2.2 Das Angebot

Anfrage

Angebot

Auftrag

Auftrags-Auftrags bestätigung

Definition Schreibt ein Unternehmen ein Angebot, erklärt es sich damit bereit, bestimmte Waren bzw. Dienstleistungen Dienst leistungen zu bestimmten Bedingungen zu liefern. Ein Angebot beantwortet eine Anfra An frage ge oder bietet ein Produkt/eine Dienstleistung Dienstleistung von sich aus an. Das Angebot ist in der Regel der zweite Schritt in einer geschäftlichen Korres Korres-pondenz: Man antwortet auf eine Anfrage. Hat man ein Angebot abgegeben, folgt meist der Auftrag/die Bestellung.

Wie schreibt man ein Angebot? Ein Angebot enthält – kurz wiederholt – alle Punkte, die der/die Geschäftspartner/in in der Anfrage bereits vorformuliert hat. Das Angebot schreibt man auf Geschäftspapier mit allen erforderlichen Angaben (meist vorgedruckt): Neben den gesetzlichen Angaben enthält das Angebot auch die „Allgemeinen GeschäftsGeschäfts bedingungen“ (AGBs, (AGBs, oft auf der Rückseite des Briefbogens) mit Erfüllungsort und GerichtsGerichts stand.

Wann schreibt man ein Angebot?

Das Gegenangebot

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Angebot | Briefarten

 Praxistraining

zu Briefart „Angebot“ ( Musterbrief Seiten 22 und 23)

Checkliste Angebot: Ausgehend von ihrem Übungsbrief „Anfrage“ können die Schülerinnen und Schüler ein Angebotsschreiben erarbeiten (einzeln/in Teams). Zur Vorbereitung hilft eine (selbst erstellte) Liste „Was muss in einem Angebot formuliert werden/stehen?“. Klar werden soll, dass ein Angebot auf eine konkrete Anfrage hin geschrieben wird. Stichworte für das Angebot können also sein: – War Warenpro enprobe be (Seidensto (Seidenstoff) ff)

Beispieltexte Übung Angebot Briefeinstieg „Seidenstoff“ (…) Wir freuen uns über Ihr Interesse an unseren Seidenstoffen. Eine Stoffprobe erhalten Sie in diesen Tagen per Warensendung. Gerne senden wir Ihnen auch den gewünschten Katalog samt aktueller Preisliste zu. 

Brieftext zu Bezeichung der „Dienstleistung“ (…) Wir können Ihnen einen Seminarraum mit folgender Ausstattung anbieten:

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Angebot

 



Mediamax GmbH

Mondstraße 7 23456 Modellstadt

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Angebot | Briefarten







Mediamax GmbH

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2.3 Der Auftrag, die Bestellung

Anfrage

Definition Ein Auftrag bzw. eine Bestellung bezieht sich auf  ein Angebot von Waren oder Dienstleist Dienst leistun ungen. gen. Rechtlich ist der Auftrag/die Bestellung eine

Gab es kein Angebot oder nur ein unverbindliches Angebot, muss man detailliert auflisten, was man beauftragt bzw. bestellt (zum Beispiel aus einem Katalog heraus). Die Bestellung wird

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Auftrag/Bestellung | Briefarten

Auftrag

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2.4 Die Auftragsbestätigung

Anfrage

Definition Eine Auftragsbestätigung bzw. Auftragsan Auftragsannah nahme me bezeichnet man häufig auch als Bestell Be stellungs ungs-annahme. Beide Begriffe werden in der Praxis

Wann schreibt man eine Auftragsbestätigung?

Liegt kein festes Angebot vor oder ist das Angebot ge bot unverbindlich gewesen oder hat der/die Geschäfts Ge schäftspartner/in partner/in das vorliegende Angebot

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Auftragsbestätigung | Briefarten

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Rechnung | Briefarten

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Mahnung | Briefarten

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