Gerenciamento de Aquisições FGV

 

 

 ATIVIDADE INDIVIDUAL Matriz de atividade individual Disciplina: Gerenciamento de Aquisições em Projetos

Módulo:

 Aluno:  Alu no:

Turma: Tur ma:

Tarefa: Elaborar um Plano de Aquisições... Contextualização do caso

O gerenciamento das aquisições do projeto, compreende uma etapa extremamente importante para aquisição de produtos e serviços que servirão como recursos para a execução de projetos. De acordo com o PMI (2018) o Gerenciamento das Aquisições do Projeto inclui os processos de gerenciamento e controle necessários necessá rios para desenvolver e administrar acordos como contratos, pedidos de compra, memorandos de entendimento (MOAs) ou acordos de nível de serviço (ANSs) internos. Sendo assim, gerenciar os contratos edecontrolar mudanças que são para necessá necessárias rias para administrarnos estes contratos e seus respectivos pedidos compras,astorna-se primordial garantir transparência contratos que são emitidos tanto pela organização externa (o comprador) quanto pela organização executora (o fornecedor), garantindo o cumprimentoo das obrigaçõe cumpriment obrigaçõess contratuais atribuídas àquele projeto. Deparar-se com situações onde realizamos compras compra s e a entrega realiza realizada da pelo fornecedor não corresponde aquilo que adquirimos ou o item adquirido veio com problema ou defeito, tornou-se corriqueiro no dia-adia das empresas, principalmente pela falta do gerenciamento de aquisições e a amarração contratual necessária para redimir tal situação. Muitas vezes os canais disponibilizados pelo fornecedor para contato, não são de fácil acesso e quando são falta pronto retorno, o que dificulta ainda mais a correção do problema ou ressarcimento do prejuízo. Isto impacta diretamente no cumprimento de prazos de projetos, ocasionando em custos desnecessários. Diante do exposto, esta atividade compreende imaginar o processo de compra de um equipamento para impressão rápida de documentos. Este equipamento deverá ser instalado na empresa e ter uma performance de 100 páginas por minuto de impressão. Não importa se a impressão é preta e branca ou colorida. O importante é que o equipamento performe em 100 ppm e deverá estar conectado à rede da empresa para facilitar o processo de impressão. Escopo da compra e critérios de aceitação

 As especificações referentes a aquisição do equipamento de impressão rápida de documentos compreendem: O equipamento deverá ser entregue nas dependências da empresa e devidamente instalado na rede;   Equipamento com conectividade de internet;   Precisa performar 100 impressões por minuto tanto em preto e branco quanto colorido;   Ser equipamento novo sem nunca ter sido instalado em outra localidade;  

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Garantir suporte técnico permanente 24 horas por dia durante todo o período de contrato.  contrato. 

Tipo de contrato

O contrato a ser firmado com o fornecedor do serviço de impressão compreende a modalidade mista englobando um contrato do tipo fixo juntamente atrelado ao custo unitário por impressão.  

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Contrato Fixo:  O Cliente deverá pagar ao fornecedor um valor fixo mensal referente ao

aluguel do equipamento, serviço de suporte técnico 24 horas por dia, número fixo de impressões mensais e fornecimento dos suprimentos necessários para execução do contrato (toner);   Contrato Unitário:  O Fornecedor controlará a quantidade de impressões realizadas pelo cliente por meio de seu software gerenciador de impressões. O Cliente terá disponível um crédito de impressões vinculado ao contrato fixo para ser consumido durante o mês, sem acúmulo para o mês seguinte. Caso a quantidade de impressões do contrato fixo não seja suficiente para atender a demanda do mês, o fornecedor passará a cobrar as impressões extras unitariamente, ao custo de folha unitária impressa.

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Desta forma, a gestão da quantidade de impressões fica por conta do cliente, tendo o fornecedor a possibilidade de ampliar a quantidade de acordo com a necessidade do cliente.  cliente.   Critérios obrigatórios e facultativos

Os critérios obrigatórios deste contrato compreendem a disponibilização por parte do fornecedor de uma aplicação de controle de impressões atualizado em tempo real, apresentando o saldo disponível de impressão, a quantidade de impressões realizadas por cada usuário, função de bloqueio bloq ueio e desbloqueio de usuário de acordo com o quantitativo de impressões individuais realizadas. O Fornecedor deverá substituir o equipamento sempre que o mesmo apresente problema e não seja possível ser resolvido por meio de suporte técnico, a fim de não atrapalhar a operação do cliente, sem custo adicional.  Ainda, obrigatoriamente  o fornecedor deverá efetuar a instalação do equipamento na rede do cliente, a fim de garantir a correta utilização util ização por todos os usuários conectados à rede da empresa. Para este contrato não haverá a exigência de critérios facultativos, pois trata-se de um contrato misto, ou seja, ocorre a obrigatoriedade do desembolso fixo mensal, mas o cliente obriga-se a pagar ao fornecedor impressões extras realizadas pelo seus usuários, obrigando o cliente a realizar monitoramento constante da gestão deste contrato.  contrato.   Cronograma e desembolso de pagamento

O desembolso de pagamentos deste contrato compreende a um pagamento mensal fixo todo 5º dia útil de cada mês por um período de 12 meses consecutivos a partir da data de assinatura do referido contrato. Todo dia 1 de cada mês subsequente, o fornecedor realizará o fechamento da quantidade de impressões realizadas no mês anterior e apresentará o relatório consolidado ao cliente.

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  Mediante o relatório consolidado apresentado, o cliente valida o fechamento do mês e, em seguida, o fornecedor fatura o valor referente ao aluguel do mês anterior somado aos valores adicionais referentes as impressões extras do contrato. Riscos do processo

Como riscos do processo compreendem:   Demora no serviço de suporte técnico por parte do fornecedor impactando em atrasos na operação do cliente;   Má qualidade dos suprimentos de impressão, impactando na qualidade do serviço prestado pelo cliente ao seu cliente;  cliente;  •

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Itens fora do escopo

Dentro do contrato de fornecimento de equipamento de impressão não estão inclusos: Fornecimento de papel para impressão; Estrutura de rede/internet. Esta deverá ser entregue em pleno funcionamento pelo cliente para que o fornecedor possa realizar a instalação do equipamento;   Licença de softwares/sistemas operacionais ou outras aplicações.    

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Responsabilidade das partes

Responsabilidades das partes: Do Fornecedor

Disponibilizar ao cliente o equipamento em perfeito estado de uso, de funcionamento, conservação, manutenção, operabilidade, completos, com todos os seus acessórios descritos no contrato de locação, ou memorial, cumprindo os prazos solicitados pelo cliente;   Substituir o equipamento, caso este apresente problemas não ocasionados por mau uso;   Em caso de manutenção corretiva quando a resolução do problema ultrapassar 24h do chamado, é responsabilidade do fornecedor conceder desconto do valor das demais horas

 

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paradas manutenção  excedente às 24h  na caso faturaseja do mês subsequente; Efetuar preventiva, solicitada pelo cliente, restrito a 1 atendimento preventivo por mês;   Responsabilizar-se por substituir peças desgastadas, cujos custos e despesas, diretas e indiretas, correrão por sua conta, não incidindo acréscimo no valor do contrato por este motivo, à exceção de constatado mau uso do equipamento.  

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Do Cliente      

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Manter o equipamento em boas condições de operação, e em total segurança; Efetuar os pagamentos, dentro das condições estabelecidas no contrato; contrato ; Disponibilizar o equipamento para manutenção preventiva de acordo com cronograma sugerido pelo fabricante. A programação deverá ocorrer com antecedência mínima de 48 (quarenta e oito) horas, em horário noturno ou em outro de melhor conveniência para o cliente, quando necessário;

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  Monitoramento diário realizado por pessoa designada pelo cliente e capacitada pelo fornecedor para execução do checklist diário preventivo;   Permitir pleno acesso da equipe do fornecedor, tanto remotamente quanto presencialmente, para execução de serviços de suporte, quando necessário;   Cuidar da limpeza, higienização e manutenção preventiva do equipamento, conforme instruções do fabricante e do fornecedor;   Utilizar o equipamento de forma convencional e dentro de suas especificações técnicas, de acordo com seus Manuais, não devendo de forma alguma negligenciar tais especificações, arcando com os riscos e custos envolvidos no mal uso do mesmo.  

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Forma de gestão do contrato

 A gestão do contrato será realizada pelo Squad de SSupply, upply, representada pelo líder da área e pelos subordinados do time por ele designados. O Squad de Supply será devidamente instruído pela equipe de suporte do fornecedor a fim de realizar a gestão do contrato e do equipamento, preservando sua integridade e correto funcionamento. Mensalmente o squad deverá fornecer ao fornecedor relatório e checklists referente ao uso/controle e inspeções do equipamento. O fornecedor deverá entregar ao cliente relatório de uso e chamados de suporte do mês anterior para conferência e validação. O fornecedor disponibilizará ponto focal para o cliente contatar quando necessário, a fim de redimir dúvidas técnicas ou chamados para manutenção/prevenção. Conclusão 

O correto gerenciamento de aquisições compreende fator primordial para a devida execução do projeto, primando pela qualidade e economicidade de recursos, promovendo um ambiente de eficácia importante. Deve seguir e manter uma rotina padronizada de gestão, a fim de facilitar o entendimento de todos os contratos emitidos pela organização bem como de seus fornecedores. for necedores. É parte integrante da equipe de gerenciamento das aquisições que estas atendam às necessidades específicas do projeto além de garantir que sejam cumpridas as políticas de aquisição da organização. É extremamente importante que esta etapa do gerenciamento de projetos seja executada de acordo com os processos necessários para garantir a qualidade do projeto.  Aquisições devem ser planejadas, onde todo o processo de documentação das decisões de aquisições, seja devidamente realizado, especificando a abordagem e identificando fornecedores em potencial;   Em seguida, realizar as devidas aquisições, primando por uma boa seleção de fornecedores e adjudicação de um contrato;   Realizadas as aquisições o próximo passo é administrar estas aquisições, monitorando o desempenho do contrato e realização de mudanças e correções conforme necessário; necessário ;   Por fim o encerramento do processo, deve ser realizado em consonância com o acordado, garantindo plena satisfação das partes envolvidas.  envolvidas.    

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  Referências bibliográficas

Euax Consulting. Gerenciamento de Aquisições: o que é e como fazer em 3 passos . Disponível em: . Acesso em: 30 de jun. 2021. PMI ®  –  Project Management Institute. Guia PMBOK   - Um guia do conhecimento de gerenciamento de projetos. 6. ed. Editora PMI®  – Project Management Institute, 2018. TRT7. Gerenciamento das aquisições do projeto.  Disponível em: . >.  Acesso em: 02 de jul. de 2021. XAVIER, Carlos Magno da Silva de Janeiro: Editora FGV, 2018.

et al .

Gerenciamento de aquisições em projetos . 4. ed.  – Rio

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