Genesis
June 12, 2016 | Author: Angie Lorenette Choez Sancan | Category: N/A
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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TEMA: “DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL FINANCIERO – CONTABLE, COMO HERRAMIENTA PARA LA TOMA DE DECISIONES EN LA EMPRESA AFP GÉNESIS ADMINISTRADORA DE FONDOS Y FIDEICOMISOS S.A. 2013”
Tesis previa a la obtención del título profesional de: Licenciado en Contabilidad y Auditoría – Contador Público
AUTORA: TERESA GEORGINA LALAMA VÁSQUEZ
DIRECTORA DE TESIS: MSC. ALEXANDRA GUTIÉRREZ
PERIODO JULIO 2013
CERTIFICACIÓN
Master Alexandra Gutiérrez DOCENTE DE LA FACULTAD DE UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL QUITO
CERTIFICA:
Que el presente trabajo realizado por la estudiante Teresa Georgina Lalama Vásquez, ha sido orientado y revisado durante su ejecución, por lo tanto autorizo su presentación.
Guayaquil, Julio de 2013
f) …………………………………….
i
AUTORÍA
Las ideas, conceptos, procedimientos y resultados vertidos en el presente trabajo, son de exclusiva responsabilidad de la autora.
………………………………….. Teresa Georgina Lalama Vásquez
ii
DEDICATORIA
Este trabajo de investigación está dedicado a mi pequeño hijo Huguito Andrés y a mi esposo Hugo Obando, mis principales inspiraciones. A mi papá que por voluntad divina ya no se encuentra conmigo, pero siempre toda meta lograda, era una satisfacción verlo a el disfrutar también de este logro con todo el orgullo posible de un padre, y a mi mamá por su apoyo brindado con mi hijo durante esta carrera. Sin ellos no hubiera sido posible este logro.
iii
AGRADECIMIENTO
A todas las personas que de una u otra manera hicieron posible que pudiera terminar con éxito mi trabajo de investigación.
Especialmente a la Master Alexandra Gutiérrez, Coordinadora de la carrera de CPA en la Universidad Tecnológica Equinoccial de Quito, y a su vez mi directoria de tesis, que con su valiosa y sabia guía en el desarrollo de la misma he podido finalizarla con la mayor satisfacción.
iv
INDICE GENERAL Pág. CERTIFICACIÓN DEL TUTOR …………………………………..
i
AUTORÍA DE TESIS ……………………………………………...
ii
DEDICATORIA …………………………………………………….
iii
AGRADECIMIENTO ………………………………………………
iv
RESUMEN ………………………………………………………….
xiii
SUMARY ……………………………………………………………
xiv
CAPITULO I EL PROBLEMA 1.1
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1
1.1.1
Formulación del problema ……………..............
3
1.1.2
Preguntas directrices ……………………………
4
1.2
OBJETIVOS ……………………………………...
4
1.2.1
Objetivo general ………………………………….
4
1.2.2
Objetivos específicos ……………………………
4
1.3
JUSTIFICACIÓN …………………………………
5
1.4
IDEA A DEFENDER O HIPÓTESIS …………...
5
1.5
VARIABLES ………………………………………
5
1.5.1
Variables dependientes …………………………
6
1.5.2
Variables independientes ……………………….
6
v
CAPITULO II MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL 2.1
FUNDAMENTO TEÓRICO ……………………..
2.1.1.
El papel de la información contable en la administración de empresas competitivas …....
2.1.1.1.
7
Nuevas tendencias en la Administración de los negocios …………………………………………..
2.1.1.2
7
7
Desafíos ante la integración de bloques económicos ………………………………………
10
2.1.1.3
Naturaleza de la información contable ………..
11
2.1.1.4
Efectos de la inflación en la información contable …………………………………………..
2.1.1.5
Comparación de la contabilidad financiera y la contabilidad administrativa ……………………..
2.1.1.6
13
El papel de la Contabilidad Administrativa en el control administrativo …………………………
2.1.1.8
12
El papel de la Contabilidad Administrativa en la planeación ……………………………………
2.1.1.7
11
14
El papel de la Contabilidad Administrativa en la toma de decisiones …………………………
14
2.1.1.9
El papel del Contralor …………………………
15
2.1.1.10
Actitudes de los Contadores que proveen la Contabilidad Administrativa …………………….
16
vi
2.1.2
Conceptos, clasificaciones y comportamiento de los costos ……………………………………..
17
2.1.2.1
Naturaleza y conceptos fundamentales ……….
17
2.1.2.2
Clasificación de los costos ……………………...
18
2.1.2.3
El comportamiento de los costos y el uso de los recursos ………………………………………
2.1.2.4
Métodos
para
segmentar
los
costos
semivariables ……………………………………. 2.1.3
Sistemas
de
información
22
El cambio de solo acumular costos para la administración de costos ………………………..
2.1.3.2
20
administrativos
contemporáneos ……………………………….... 2.1.3.1
19
22
Determinación adecuada del costeo de los productos y servicios a través del costeo basado en actividades …………………………..
2.1.3.3
23
Cómo evitar que fallen los programas de reducción de costoso usando el costeo basado en actividades ……………………………………
25
2.1.3.4
Administrar con base en actividades ………….
25
2.1.3.5
Sistema de administración de costo …………..
26
2.1.3.6
Las nuevas tendencias de los sistemas de costeo basado en metas ………………………..
2.1.4
Filosofías administrativas contemporáneas …..
2.1.4.1
Teoría del valor y cadena de valor …………….
27
28
vii
2.1.4.2
Ciclo de vida del costo …………………………..
29
2.1.4.3
Teoría de las restricciones ……………………...
30
2.1.4.4
Justo a tiempo ..................................................
30
2.1.4.5
Costos de calidad ………………………………..
31
2.1.5
El modelo o relación costo-volumen.-utilidad .
31
2.1.5.1
El punto de equilibrio ……………………………
31
2.1.5.2
Supuesto del modelo ……………………………
32
2.1.5.3
La planeación de utilidades y la relación costovolumen-utilidad ………………………………….
32
2.1.5.4
La gráfica volumen-utilidad ……………………..
33
2.1.5.5
Análisis de cambios en las variables del modelo costo-volumen-utilidad …………………
2.1.5.6
Análisis de las variaciones en los márgenes de contribución ………………………………………
2.1.5.7
2.1.6.2
37
El papel de la información administrativa para la toma de decisiones ante la globalización …..
2.1.6.1
37
El modelo costo-volumen-utilidad, y análisis de sensibilidad. El punto de equilibro …………….
2.1.6
36
El modelo costo-volumen-utilidad y el costo basado en actividades …………………………
2.1.5.8
34
38
Relevancia de la información para la toma de cisiones ante la globalización …………………..
38
Naturaleza de la información …………………...
39
viii
2.1.6.3
Tipos de datos en las decisiones ………………
39
2.1.6.4
Análisis Marginal …………………………………
40
2.1.6.5
Modelo para la toma de decisiones a corto plazo ………………………………………………
40
2.1.6.6
Costos de oportunidad ………………………….
40
2.1.6.7
Principales decisiones a corto plazo …………..
41
2.1.6.8
Fijación de precios ………………………………
41
2.1.6.9
Importancia de la ética en la toma de decisiones tácticas ………………………………
42
2.2
FUNDAMENTO LEGAL …………………………
42
2.2.1
Principios contables básicos ……………………
42
2.2.2
Normas técnicas contables de valoración, preparación e información financiera ………….
45
2.2.3
Las NIIF`s para Pymes …………………………
49
2.2.4
Ley orgánica de régimen tributario interno ……
52
2.2.4.1
Retención en la fuente de impuesto a la renta .
52
2.2.4.2
Retención del impuesto al valor agregado ……
56
CAPÍTULO III METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN 3.1
Tipos de investigación …………………………..
60
3.2
Técnicas reinvestigación ……………………….
60
3.3
Análisis e interpretación de resultados ………..
65
ix
CAPÍTULO IV SITUACIÓN
DIAGNÓSTICA
DE
LA
EMPRESA 4.1
Antecedentes …………………………………….
75
4.2
Objetivos ………………………………………….
76
4.3
Productos …………………………………………
77
4.4
Estructura organizacional ……………………....
82
4.5
Reglamentos ……………………………………..
84
4.6
Análisis de FODA ………………………………..
84
CAPÍTULO V LA PROPUESTA 5.1
Título ……………………………………………...
86
5.2
Presentación ……………………………………..
86
5.3
Objetivos ………………………………………….
87
5.4
Fundamentación …………………………………
88
5.5
Ejercicio práctico …………………………………
117
5.6
Actividades a desarrollar ………………………..
135
x
CAPÍTULO VI CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 6.1
Conclusiones ……………………………………..
137
6.2
Recomendaciones ……………………………….
137
BIBLIOGRAFÍA ………………………………………………………
139
ANEXOS
………………………………………………………
141
Anexo 1
Encuesta realizadas al personal de AFP Génesis S.A. ……………………………………..
Anexo 2
141
Reglamentos de los fondos que administra AFP Génesis S.A. ……………………………….
145
Fondo Máximo …………………………………...
145
Fondo Cesantía ………………………………….
148
INDICE DE TABLAS Tabla 1
Proceso toma de decisiones ……………………
65
Tabla 2
Sistema de información gerencial ……………..
66
Tabla 3
Metodología proceso toma de decisiones …….
67
Tabla 4
Revisión costo/beneficio ………………………..
68
Tabla 5
Contabilidad fuente de información ……………
69
Tabla 6
Disponibilidad de la información ………………
70
Tabla 7
Supervisión de las inversiones …………………
71
xi
Tabla 8
Capacitación de personal ……………………….
72
Tabla 9
Cambio de herramienta de trabajo …………….
73
INDICE DE GRÁFICOS Gráfico 1
Proceso toma de decisiones ……………………
65
Gráfico 2
Sistema de información gerencial ……………..
66
Gráfico 3
Metodología proceso toma de decisiones …….
67
Gráfico 4
Revisión costo/beneficio ………………………..
68
Gráfico 5
Contabilidad fuente de información ……………
69
Gráfico 6
Disponibilidad de la información ……………….
70
Gráfico 7
Supervisión de las inversiones …………………
71
Gráfico 8
Capacitación de personal ……………………….
72
Gráfico 9
Cambio de herramienta de trabajo …………….
73
xii
RESUMEN
La presente tesis consiste en la elaboración de una propuesta de un Diseño de un Sistema de Control Financiero, como herramienta para la toma de decisiones para la empresa AFP Génesis Administradora de Fondos y Fideicomisos S.A., cuyo objetivo principal es la entrega de información relevante y oportuna que sirva de apoyo en la toma de decisiones de las áreas administrativa y contable, en el menor tiempo posible y con la seguridad y exactitud que caracteriza a la información contable.
A través de este trabajo se pueden conocer o dar una idea de los puntos débiles de la empresa, lo que permitirá poner mayor enfoque en ellos y lograr así convertirlos en fortalezas, mejorando también el desempeño de sus actividades administrativas, financieras y contables.
Al diseñar este sistema enfocado en el rubro principal de los ingresos de la compañía, se logrará optimizar tiempo y recurso humano en el desarrollo de las actividades contables, convirtiendo los registros contables en información de mayor precisión y seguridad.
Finalmente, este trabajo de investigación sugiere que se considerarse la implementación del sistema de control financiero en el menor tiempo posible, y que de hacer exista el respectivo seguimiento sobre el impacto que tendrá en la empresa.
xiii
SUMMARY
This thesis is the development of a proposal for a Design Financial Control System as a tool for decision making for the company AFP Genesis and Trusts Fund Administration SA, whose main objective is the delivery of relevant and timely that supports the decision-making of administrative and accounting areas in the shortest time possible and with the security and accuracy that characterizes accounting information.
Through this work we can know or give an idea of the weaknesses of the company, which will put more focus on them and turn them into strengths to achieve and also improving the performance of its administrative, financial and accounting.
In designing this system focused on the main item of income of the company, was able to optimize time and human resources in the development of accounting
activities,
accounting
records
becoming
more
accurate
information and safety.
Finally, this research suggests that implementation is considered financial control system in the shortest possible time, and to the respective tracking exists on the impact it will have on the company.
xiv
CAPÍTULO I EL PROBLEMA 1.1
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
AFP GÉNESIS S.A. nació el 13 de marzo de 1995, ante la posibilidad de una Reforma Previsional que daría paso a que entidades privadas entren en competencia con el sector público, en la administración de los Fondos de Pensión de los trabajadores ecuatorianos.
AFP Provida entra en la sociedad con un 25% de participación y adquirió el 75% restante en el año 2001, cuando se efectuó la venta de las acciones por parte de Filanbanco.
AFP Provida a su vez pertenece, desde el año 1999, a uno de los Grupos Financieros más importantes, sólidos y reconocidos a nivel mundial, Banco Bilbao Vizcaya Argentaria (BBVA) con sede en España, un Grupo con más de un siglo y medio de experiencia en operaciones financieras, con más de 47 millones de clientes, en 30 países de América, Europa, Asia y Oceanía.
Han pasado 19 años y AFP Génesis S.A., gracias a su trayectoria y al respaldo internacional, se ha convertido en la primera Administradora de Fondos de Inversión especializada en previsión, cuyo objetivo es invertir y administrar los fondos de sus clientes para ofrecer una atractiva rentabilidad del mercado, dentro del marco de seguridad de inversión. De esta forma, los ecuatorianos pueden contar con un respaldo concreto y seguro para su retiro laboral y ante cualquier contingencia imprevista.
Es por esto, y pensando siempre en el futuro, la toma de decisiones es una realidad de la vida diaria para todos. Todas las personas, de todos los
1
ámbitos enfrentan numerosos hechos y circunstancias (casi siempre fuera de control) que influyen en el proceso de la toma de decisiones.
No existe un método único que las empresas puedan emplear en todas las situaciones. La persona que toma una decisión debe definir con exactitud el problema en cuestión, después debe generar soluciones alternativas y evaluarlas y, por último tomar la decisión.
La necesidad de una herramienta de información que proporcione a una empresa la condición relevante para la toma de decisiones varía mucho, al igual que la cantidad de riesgo que calcularía cada persona.
La clase, la cantidad y la fiabilidad de la información influyen en el grado de riesgo, en la que la empresa tomará la decisión y utilice una probabilidad objetiva o una subjetiva para calcular el resultado.
La gestión empresarial, indistintamente del sector al cual pertenezca, es un proceso dinámico que impone a sus administradores, combinar sus habilidades gerenciales con la información que requieren para efectuar el análisis de los problemas o situaciones particulares o generales que se presentan en el día a día, al gestionar una empresa.
En un mundo globalizado en el cual se desempeñan hoy en día las empresas, se requiere que sus ejecutivos cuenten en la información adecuada y pertinente para desarrollar las estrategias que deben implementar a fin de mitigar la incertidumbre y hacer frente a la competencia con estrategias, ya sean comerciales o de expansión en general que marquen las diferencias favorables hacia la empresa.
2
1.1.1 Formulación del problema Todo proceso de toma de decisiones se sustenta en información que utilizan los ejecutivos de toda empresa, ya sea por medio de estados financieros, cuadros resúmenes (costos-gastos) de actividades de la empresa, investigaciones propias (mercado) y/o contratadas, etc. Toda empresa debe contar con una herramienta que proporcione esta información
para
constatar sus cifras reales contra los resultados esperados (proyecciones), realizando simulaciones de los estados financieros.
AFP Génesis S.A., como toda empresa moderna que opera en una economía globalizada, no es ajena a los eventos descritos anteriormente y que anteceden el proceso de toma de decisiones; necesita de una herramienta que facilite la información para facilitar la toma de decisiones en los diferentes escenarios en torno al cual gira el negocio, que en este caso se lo realiza a través de la Administradora de Fondos, que tiene a su cargo 6 fondos para administrar.
De dichos fondos se generan los ingresos
mensuales de la compañía, recurriendo para cualquier análisis a reportes y cálculos manuales, obtención de la información a través de las bases de datos, requiriendo cuadros estadísticos al Departamento de Sistemas, los cuales no están estandarizados así como tampoco automatizados, lo que representa en la práctica una desventaja a los ejecutivos al momento de tomar decisiones que involucran el futuro de la empresa.
Por lo mencionado anteriormente se ve en la necesidad de realizar una herramienta confiable que apoye en el proceso de toma de decisiones para la empresa AFP Génesis S.A., siendo este un sistema de Contabilidad que contribuya a proporcionar
la información sobre todos los hechos
económicos de la empresa para efectuar los análisis respectivos, que finalmente sirven para adoptar las políticas y normas más acertadas y favorables a la empresa.
3
1.1.2 Preguntas Directrices ¿Pueden los administradores de AFP Génesis S.A. tomar decisiones que involucre el movimiento de recursos financieros sin el aporte de la contabilidad?
¿El proceso de toma de decisiones es
único y exclusivamente para la
empresa privada?
¿La contabilidad contribuye al mejor control y manejo de los recursos financieros, materiales y humanos de la empresa?
1.2
OBJETIVOS
1.2.1 Objetivo General Elaborar un sistema de control financiero como herramienta para la toma de decisiones empresariales que contribuyan al mejoramiento de la ventaja competitiva de la empresa AFP Génesis S.A.
1.2.2 Objetivos Específicos • Determinar el diagnóstico del problema en la empresa AFP Génesis S.A. • Fundamentar el sistema de control financiero, a través de conceptos científicos teóricos y prácticos que permitan el sustento adecuado del sistema. • Recopilar, clasificar y organizar la información por medio de la aplicación de las técnicas de investigación. • Diseñar el sistema de control financiero como herramienta para la toma de decisiones en la empresa AFP Génesis S.A.
4
1.3 JUSTIFICACIÓN La citada herramienta permitirá a la empresa: • Contar con una herramienta sólidamente sustentada en estudios basada en parámetros técnicos, como son el cuantitativo y cualitativo. • Reducir técnicamente la incertidumbre en el proceso de toma de decisiones. • Adoptar decisiones oportunas que permitan administrar los recursos de la empresa de manera eficiente y efectiva. • Mantener y mejorar la ventaja competitiva que posee la empresa respecto a sus competidores (indirecto). • Ampliar su participación en el mercado, contribuyendo de esta manera a mejorar la rentabilidad para sus accionistas (indirecto). • Contribuir de manera indirecta a mejorar la recaudación tributaria aportando más tributos en función de los resultados obtenidos.
1.4
IDEA A DEFENDER O HIPÓTESIS
Basados en la práctica que día a día experimenta Génesis, por la serie de reportes y análisis que debe preparar en base a sus afiliados, partícipes, cotizaciones, ingresos, gastos, y demás rubros existentes, los cuales en su totalidad son trabajados manualmente, surge la imperiosa necesidad de su automatización,
considerando para esto que los resultados de estos
reportes son los que servirán para la toma de decisiones.
1.5 VARIABLES Para el desarrollo y puesta en práctica del presente trabajo de investigación, se ha considerado las siguientes variables:
5
1.5.1 Variables dependientes •
Gestión y control interno como factor principal que afectaría directamente las decisiones que tome la empresa.
• Proceso y toma de decisiones en la empresa y formular las mejoras correspondientes. • Procesos ágiles de adquisición de insumos activos o pasivos. • Pago a tiempo y cumplimiento de las obligaciones tributarias. • Información confiable que sustente las decisiones que se adoptan.
1.5.2 Variables independientes Sistema de control financiero.
6
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL
2.1
FUNDAMENTO TEÓRICO
2.1.1 EL
PAPEL
DE
LA
INFORMACIÓN
CONTABLE
EN
LA
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS COMPETITIVAS
2.1.1.1
Nuevas tendencias en la Administración de los Negocios
El grado de competitividad que vive el mundo entero ha provocado grandes reingenierías y reconversiones en las organizaciones,
que junto con el
proceso de globalización conlleva a cambiar los estilos de administración de las empresas.
Entre las nuevas tendencias que existen en la administración de negocios están:
1. Cambios irreversibles. 2. El desarrollo e integración en los sistemas de información. 3. Herramientas para mejorar la competitividad.
1. Cambios irreversibles, para facilitar la toma de decisiones: a) Control de calidad.- Es crear cultura de trabajo, que compromete al recurso humano con el mejoramiento continuo, de tal forma que con el tiempo se logre la productividad y liderazgo en costos que le permitirá competir.
b)
Orientación hacia los clientes.- En los últimos tiempos la mayor
consideración es escuchar al cliente, de tal forma que los productos o servicios que se ofrezcan permitan satisfacer sus necesidades, por el cual el cliente esté dispuesto a pagar.
7
c)
El tiempo como factor clave.- La variable más importante a considerar
para la toma de decisiones.
Toda organización siempre va a requerir
diseñar, producir, vender, entregar y cobrar, tratando de minimizar el tiempo aumentando a su vez la liquidez.
2.
El desarrollo e integración en los sistemas de información, todo
sistema se ve marcado por el desarrollo tecnológico que avanza aceleradamente.
Entre las tecnologías de información tenemos:
ERP (Enterprise Resource Planning).- Conjunto de actividades soportadas por aplicaciones multimódulos que ayudan al administrador a manejar las partes más importantes del negocio.
SCM (Suplí Chain Management).- Materiales, información y recursos financieros que fluyen a través de un proceso desde el proveedor hasta el cliente final, pero para esto, ya pasó por el fabricante, distribuidor y detallista.
CRM (Customer Relatinoship Management).-
Son las metodologías,
software y capacidades de internet que ayudan a la gerencia en la relación con los clientes de una forma muy organizada.
BI (Business Intelligence).- Aplicaciones y tecnologías utilizadas para recabar información, analizarla y dar acceso a la base de datos a los administradores, que le ayudarán a la toma de decisiones.
KM (Knowledge Management).- Cuando la empresa recaba, organiza y analiza su conocimiento en términos de recursos, documentos y habilidades del recurso humano.
8
3. Herramientas para mejorar la competitividad Estas herramientas son aquellas capaces de crear valor tanto para sus clientes como para sus accionistas, cumpliendo a su vez la estrategia del negocio.
Entre las herramientas tenemos:
a) Justo a tiempo.- Es crear un producto cuando es necesario, y en la cantidad
que
los
clientes
demandan,
lo
que
permite
reducir
considerablemente los inventarios.
b) Costeo basado en actividades.- Es determinar correctamente el costo del producto o servicio, ignorando lo que demandan los usuarios, por lo que se requiere un sistema que determine que actividades agregan valor y cuáles no.
c) Target Costing.- Herramienta que ha tomado mayor relevancia en las empresas en su proceso de costeo, ya que el precio de un producto o un servicio estará siempre influenciado por el mercado.
d) El crecimiento del sector de servicios.- El sector servicios está dividido en sector primario representado por la actividad agropecuario, el sector secundario por la actividad de manufactura, y el sector terciario que está dado por el comercio y los servicios, siendo este último el que mayor desarrollo ha tenido.
e)
Los desarrollos tecnológicos de los sistemas de información.- Los
sistema de información se han visto muy afectados por los desarrollos tecnológicos, especialmente por el uso generalizado de computadores personales, lo que permite que se elimine la reportería innecesaria.
9
f) Sigma.- Promueve una mejora continua con el fin de eliminar casi todos los defectos de los productos o servicios que la compañía ofrece.
2.1.1.2
Desafíos ante la integración de bloques económicos
Las ventajas competitivas basadas en la inteligencia humana, están reemplazando las ventajas de la naturaleza, lo que va hacer que se dependa más de nuevas tecnologías de proceso que de nuevas tecnologías de producto.
Existen dos variables fundamentales que permiten lograr una estrategia competitiva:
1) La utilidad que generan los diferentes sectores industriales. Los cinco factores que afectan las utilidades son: •
Entrada de nuevos competidores.
•
Amenaza de sustitutos.
•
Poder de la negociación de los compradores.
•
Poder de negociación de los proveedores.
•
Rivalidad entre los competidores existentes.
Estas cinco fuerzas afectan el precio, los costos y la inversión.
2) Ubicar la posición de la empresa dentro de su sector industrial, permitirá ver si la utilidad es superior o inferior a la utilidad promedio de sector.
El que una empresa se ubique bien dentro de su sector depende de: •
El liderazgo en costos
•
La diferenciación
•
El enfoque.
10
2.1.1.3
Naturaleza de la información contable
La contabilidad ya no es solo el registro de hechos históricos, se ha convertido en una herramienta informativa que facilita la toma de decisiones internas y externas dentro del proceso administrativo.
Existen varias divisiones de la contabilidad:
Contabilidad Financiera.- Sistema de información orientado a proporcionar información a terceras personas relacionadas con la empresa, como son accionistas, inversionistas, con el fin de facilitar la toma de sus decisiones.
Contabilidad Fiscal.- Sistema de información orientado en dar cumplimiento a las obligaciones tributarias de empresa.
Contabilidad Administrativa.- Sistema de información al servicio de necesidades de administración.
Esta división ayuda también facilitar las funciones de planeación, control y toma decisiones.
2.1.1.4 La
Efectos de la inflación en la información contable
inflación
puede
afectar
directamente
a
los
siguientes
rubros
principalmente:
a) Efectos sobre los principios contables •
Sobre el principio Unidad de medida, la moneda no podrá funcionar como elemento homogenizador de las partidas contables.
•
Sobre el principio de precio de adquisición, el patrimonio deja de ser representativo.
•
Se omiten los beneficios o pérdidas generadas.
11
b) Efectos sobre el balance •
Deudas no actualizables.
•
Los pasivos no monetarios no son representativos en la medida en que los activos tampoco lo son.
•
Los elementos de valor fijo representan valores actuales, al margen de las variaciones que hayan existido de su poder adquisitivo.
c) Efectos sobre la cuenta de resultados •
Determinación incorrecta del beneficio después de impuestos.
•
Mayor pago de impuestos.
•
Descapitalización.
•
Los ingresos no pueden ser comparables con otros ejercicios económicos.
2.1.1.5 Comparación de la contabilidad financiera y la contabilidad administrativa
Contabilidad Financiera •
Es obligatoria.
•
Requiere un modelo específico.
•
Genera información sobre el pasado o hechos históricos de la empresa.
•
La información financiera tiene que ser generada de acuerdo a determinadas normas.
•
Determina la utilidad con precisión.
•
Informa sobre los sucesos ocurridos en ella.
•
No se apoya en otras disciplinas.
Contabilidad Administrativa •
Es opcional.
•
No requiere un modelo o formato específico.
12
•
Está enfocada hacia el futuro.
•
No está regulada por normas de información financiera.
•
No determina una utilidad con precisión.
•
Para la toma de decisiones se basa en áreas o segmentos.
•
Se apoya en otras disciplinas como: estadística, economía, investigación de operaciones, finanzas.
2.1.1.6
El papel de la Contabilidad Administrativa en la planeación
La planeación es necesaria en la contabilidad administrativa por los siguientes motivos: •
Para prevenir cambios del entorno.
•
Para integrar objetivos y decisiones de la organización.
•
Útil como medio de comunicación, coordinación y cooperación.
•
Con una adecuada planeación se logra mayor efectividad en las operaciones.
Por esto necesario conocer
el término de planeación que como indica
Ramírez (2010, p. 16) es el “Diseño de acciones cuya misión es cambiar el objeto de la manera en que este haya sido definido”.1
La ayuda que recibe la contabilidad administrativa de la planeación es operativa, y consiste en hacer un diseño de acciones, cuyo fin principal es alcanzar los objetivos que se desean en un período determinado, con la ayuda de algunas herramientas, como son: presupuesto y modelo costovolumen-utilidad.
1
Contabilidad Administrativa, octava edición, David Noel Ramírez Padilla, pág. 16
13
2.1.1.7
El papel de la Contabilidad Administrativa en el control administrativo
El rol que cumple la contabilidad administrativa es para un mejor control, ya que cuando se cumple una operación o actividad, se deben medir los resultados y compararlos, a través de estándares fijados, de tal manera que los recursos se hayan utilizado con efectividad y eficiencia.
El control administrativo se efectuará a través de informes que generarán cada uno de los departamentos o áreas y detectar cualquier posible desviación.
Por esto es importante considerar que en los países administrativos, el principio administrativo es “Sistema que no se controla, se degenera”.
2.1.1.8
El papel de la Contabilidad Administrativa en la toma de decisiones
Como bien se sabe la contabilidad administrativa contribuye a la toma de decisiones, y ayuda para que esta decisión sea mejor, de acuerdo a la calidad de información que se posea.
Toda decisión está en función de la información disponible, las decisiones son diarias, unas rutinarias y otras no, podrán ser grandes o pequeñas.
Pero es importante saber esta toma de decisiones como se va a realizar, para lo que es importante considerar los siguientes pasos: •
Análisis
•
Decisión
•
Puesta en práctica
14
2.1.1.9
El papel del Contralor
Toda organización tiene una razón de ser, es decir, producir un bien o servicio, por lo que las áreas dedicadas a lograr producir, son las denominadas funciones de línea, y las que se encargan de que los departamentos en líneas sean eficientes son los departamentos de staff o de servicio.
Y es en estos departamentos de servicios que se encuentra la Contraloría, y en la cabeza el Contralor, quien tiene autoridad sobre los subordinados de línea, y en los otros departamentos solo tiene autoridad de consejo y ayuda con respecto a las funciones de planeación, control administrativo y toma de decisiones.
Es muy importante conocer que el Contralor
es responsable de la
información y que la contabilidad administrativa cumpla su función, para lo que es necesario conocer las principales actividades de contralor. •
Contabilidad financiera.
•
Cumplimiento de obligaciones fiscales.
•
Auditoria interna.
•
Salvaguarda de activos.
•
Presupuestos y planeación.
•
Control administrativo.
•
Diseño, informe y evaluación del desempeño.
•
Estudios especiales.
•
Procesamiento de datos.
•
Costos.
15
2.1.1.10 Actitudes de los contadores que proveen la contabilidad administrativa. En toda actividad que se desarrolle, la ética cumple un papel importante, ya que siempre todos buscamos un servicio profesional, y esto es lo que buscan los usuarios de la información contable, por lo que las principales actitudes éticas que deben tener quienes proveen la información es: •
Competencia
•
Objetividad
•
Integridad
•
Confidencialidad
Competencia.-
Significa estar atento a todos los cambios administrativos,
trabajando siempre de acuerdo a las leyes y demás regulaciones vigentes, basándose siempre en un análisis claro y profundo de la información.
Objetividad.- Proporcionar siempre información objetiva, facilitando siempre lo pertinente y necesario.
Integridad.-
Deberá mantenerse siempre imparcial ante discrepancias
particulares, aceptando y comunicando las limitaciones profesionales.
Confidencialidad.- Siempre deberá mantener en secreto la información que maneja, ni facilitar a terceros información de la organización, siempre que no haya
sido
de
conocimiento
público,
confidencialidad a todos sus subalternos.
16
transmitiendo
siempre
esta
2.1.2 CONCEPTO, CLASIFICACIONES Y COMPORTAMIENTO DE LOS COSTOS. 2.1.2.1 Naturaleza y conceptos fundamentales. Para tener una visión más clara, es necesario conocer previamente ciertos conceptos para una mejor interpretación.
Estos conceptos básicos son acerca de las diferentes formas de organización: negocio, empresa e industria. Negocio.- Es toda actividad que persigue lucro, siendo este su objetivo principal, la obtención de beneficios económicos y a su vez satisface las necesidades de los consumidores.
Empresa.- Es la organización destinadas a ofrecer bienes y servicios a los consumidores. Las empresas tienen algunas responsabilidades como son: •
Atender las necesidades de sus clientes.
•
Generar ganancias para sus inversionistas.
•
Pagar remuneraciones legales y justas a su personal.
•
Mantener el prestigio de la organización.
Industria.- Es la que orienta sus recursos a la misma actividad productiva, llegando siempre a la producción final.
Costo.- Se entiende por costo según lo indica Ramírez (2010, p. 36) “la suma de erogaciones en que incurre una persona física o moral para la adquisición de un bien o servicio, con la intención de que genere ingresos en el futuro”.2
Costo-activo.- Se da cuando se incurre en un costo cuyo potencial de ingresos va más allá del potencial de un período.
2
Contabilidad Administrativa, octava edición, David Noel Ramírez Padilla, pág. 36.
17
Costo-gasto.-
Corresponde a la porción del activo o desembolso de
efectivo que ha contribuido al esfuerzo productivo en un período.
Costo-pérdida.- Es la suma de los desembolsos efectuados, pero que no generó los ingresos esperados.
2.1.2.2
Clasificación de los costos
Los costos se clasifican en: 1. De acuerdo a la función en la que incurren:
2.
a)
Costos de producción.
b)
Costos de distribución o venta.
c)
Costos de administración.
d)
Costos de financiamiento.
De acuerdo con su identificación con una actividad, departamento o
producto: a)
Costos directos.
b)
Costos indirectos.
3. De acuerdo con el tiempo en que fueron calculados: a)
Costos históricos.
b)
Costos predeterminados.
4. De acuerdo con el tiempo en que se cargaron a los ingresos. a)
Costos de período.
b)
Costos del producto.
5. De acuerdo con el control que se tiene sobre la ocurrencia de un costo: a)
Costos controlables.
b)
Costos del producto.
18
6. De acuerdo con su comportamiento: a)
Costos variables.
b)
Costos fijos.
c)
Costos semi-variable.
7. De acuerdo con su importancia para la toma de decisiones: a)
Costos relevantes.
8. De acuerdo con la clase de sacrifico en la que se ha incurrido. a)
Costos desembolsables.
b)
Costos de oportunidad.
c)
Costos virtuales.
9. De acuerdo a un cambio que se origine por un aumento o disminución de la actividad. a)
Costos diferenciales.
b)
Costos sumergidos.
10. De acuerdo con la relación e la disminución de actividades. a)
Costos evitables.
b)
Costos inevitables.
2.1.2.3
El comportamiento de los costos y el uso de los recursos
Los costos se clasifican en función de su comportamiento en tres categorías: •
Costos Fijos
•
Costos Variables
•
Costos Semivariables (semifijos o mixtos)
Costos Fijos.- Si el costo permanece constante, independiente de que aumente o disminuya la actividad.
19
Costos Variables.- Si el costo no permanece constante ante una determinada actividad.
Costos Semivariables.- Si un costo se mantiene en una determinada cantidad, aún sin que se lleve a cabo alguna actividad, pero se incrementa al incrementarse ésta.
2.1.2.4
Métodos para segmentar los costos semivariables
Existen varios métodos para segmentar los costos semivariables, y que esta segmentación sea en mayor o menor grado de exactitud.
Estos métodos son: •
Métodos de estimación directa.
•
Método punto alto-punto bajo.
•
Métodos a través de diagramas de dispersión.
•
Métodos estadísticos.
Método de estimación directa.- Los métodos de estimación directa se utilizan solo en los siguientes casos:
- Cuando una partida por su naturaleza no puede estar sujeta a análisis estadístico. - Cuando se crean nuevos departamentos que originen costos. - Cuando se adquieren nuevos equipos o maquinarias que originen costos. - Cuando se producen cambios en los métodos.
Una vez conocidos los casos en que se utilizan los métodos de estimación directa, estos métodos se clasifican en:
20
a)
Basados en estudio de tiempos y movimientos.-
Este método se
utiliza cuando no se tiene un registro de costos históricos adecuado o cuando se trata de una situación nueva en la organización.
b)
Basados en el análisis de la administración del os datos históricos.-
En este caso es muy importante mantener un registro histórico adecuado, ya que en base a este análisis de costos históricos es que determinará el comportamiento
de
los
costos,
la
interpretación
de
las
políticas
administrativas y la experiencia profesional subjetiva.
Método punto alto-punto bajo.- El método punto alto-punto bajo parte de los siguientes supuestos:
-
Los puntos altos y los más bajos son considerados los más
representativos para explicar el comportamiento habitual de los costos de la empresa. -
Se presenta una relación lineal entre los costos variables y los
generados de este costo. -
No se presentan factores estacionales que afecten positiva o
negativamente el comportamiento lineal de los costos fijos o variables.
Por esto, el método punto alto-punto bajo se dirige a la estimación de la parte fija y de la parte variable de un costo, los cuales se calculan a través de una interpolación aritmética entre los 2 niveles.
Si se revisa la ecuación de los costos semivariables, que es: CSV = a + bx, esta interpolación da como resultado la pendiente de la línea que representa la tasa de costos variables (b) y la parte en que dicha línea intercepta el eje Y (costo fijo, a).
La ventaja de este método es que es muy sencillo y no requiere cálculos muy complejos.
21
Métodos
a través de diagramas de dispersión.-
Este método es el
complemento del método punto alto-punto bajo, que siempre utilizará dos puntos, y que no siempre son representativos en función del costo que se está analizando.
Métodos estadísticos.- Dentro de los métodos estadísticos más utilizados, tenemos, el análisis de la regresión, que mide la relación entre una variable dependiente y una o más variables independientes.
Este análisis a su vez se divide en:
Regresión simple.- Cuando la relación es entre una variable dependiente y una variable independiente.
Regresión múltiple.- Cuando la relación es entre una variable dependiente y varias variables independientes.
2.1.3 SISTEMAS
DE
INFORMACIÓN
ADMINISTRATIVOS
CONTEMPORÁNEOS. 2.1.3.1
El cambio de solo acumular costos por administración de costos
Es claro que no se puede ir hacia la acumulación de costos, tiene que dirigirse todo hacia una buena administración de costos, que va conllevar a su vez una mejora continua, mejor posición competitiva de la empresa y mejor rentabilidad y liquidez.
Existen algunos mecanismos a través de los cuales se da el cambio de acumulación de costos, siendo el más conocido y utilizado el de Formación de Comités o Grupos de Mejora, en los que interviene directamente personal clave involucrado en el proceso que debe mejorarse.
22
2.1.3.2
Determinación adecuada del costeo de los productos y servicios a través del costeo basado en actividades
Antes de conocer la forma adecuada de determinar el costeo de los productos, es importante conocer que es el sistema de costeo de actividades.
Sistema de costeo basado en actividades.- Este sistema es una de las mejores herramientas, ya que facilita el proceso de toma de decisiones, así como permite el diseño de estrategias de las empresas, y ofrece información más exacta y confiable acerca de los costos. Por lo que podemos decir que el costeo de actividades es un sistema que inicialmente acumula los costos de cada actividad en una organización y luego aplica los costos de las actividades a los productos y servicios.
También es importante establecer la diferencia que existe entre los dos tipos de costeo que existen que son el costeo tradicional y el costeo basado en actividades. El costeo tradicional apunta a prorratear los costos entre los productos, utilizando una tasa predeterminada, mientras que el costeo basado en actividades efectúa un proceso de estimación que buscar estar lo más cercano posible a la realidad para luego asignar los costos a los productos o servicios.
Para aplicar correctamente el costeo basado en actividades hay que tomar en cuenta las siguientes fases: •
Identificar las actividades.
•
Asignar los costos a las actividades.
•
Asignar los costos de las actividades a otras actividades.
•
Asignar los costos al producto.
Identificar las actividades.- Para identificar las actividades es importante tomar en cuenta lo siguiente dentro de un proceso:
23
- Toda actividad debe tener un resultado. - Toda actividad debe tener un cliente para ese producto. - Toda actividad debe absorber una proporción importante de tiempo de una persona.
Para esto sabemos que actividad “es una acción realizada por una persona o una máquina para entregar algo a otra persona””3 , como lo indica Ramírez (2010, p. 83).
Toda actividad requiere observaciones y entrevistas en la zona de trabajo, en el que se cuestionará e recurso humano, el tiempo que se invierte, los beneficiarios del producto.
Asignar los costos a las actividades.- Una vez que se identifica ahora corresponde determinar el costo en que se incurre para realizar cada una de estas actividades, quiere decir, que deberán identificarse: la mano de obra utilizada, el tiempo, los materiales, consumo de energía y otras variables más.
Un factor importante para determinar los costos a las actividades es el Cost Driver, que es una medida cuantitativa utilizada para determinar lo que se invierte de un recurso en una actividad.
Asignar los costos al producto.- Luego que se determina el costo de la actividad, se le asigna el costo al producto, que es a través de una “tasa predeterminada por cada detonador de costo y luego se multiplica por la base real utilizada por cada actividad, para obtener cuánto se le habrá de asignar a cada producto por la actividad consumida para poder producirlo”.4
3 4
Contabilidad Administrativa, octava edición, David Noel Ramírez Padilla, pág. 83. Contabilidad Administrativa, octava edición, David Noel Ramírez Padilla, pág. 84.
24
2.1.3.3
Como evitar que fallen los programas de reducción de costos usando el costeo basado en actividades
Para evitar que fallen los programas de reducción de costos, toda empresa que está en proceso de mejora, le será imprescindible seguir los siguientes pasos:
Paso 1. Situación actual de la empresa con base en actividades. Paso 2. Actividades que no agregan valor eliminarlas. Paso 3. Crear un programa de orden en la organización. Paso 4. Establecer cada cliente-proveedor interna. Paso 5. Crear un sistema para medir los avances.
2.1.3.4
Administrar con base en actividades
Para administrar con base en actividades, es
indispensable contar con
información de las actividades realizadas y sus costos, lo cual a su vez permite realizar un análisis para establecer prioridades en los esfuerzos que van a tener que realizarse.
Para estos se deberá considerar lo siguiente: •
Se deberá identificar las oportunidades de mejora y formas de alcanzar la excelencia.
•
La administración con base en actividades tiene dos objetivos principales: a) Incrementar el valor agregado, siempre en beneficio del cliente. b) Incrementar las utilidades de la empresa a través del valor agregado que se le proporcionó al cliente.
•
Como bien se sabe el costeo en actividades ayuda principalmente al mejoramiento continuo: a) Identificar las actividades innecesarias. b) Analizar las actividades significativas. c) Comparar con una actividad similar de otra compañía.
25
•
Como premisa fundamental se debe costear con base en actividades, por que: a) Las actividades pueden visualizarse. b) Las actividades consumen recursos. c) Las actividades son fáciles de entender. d) Las actividades enlazan planeación y control. e) Las actividades facilitan el entendimiento de los generadores. f) Las actividades proporcionan la base para un mejoramiento continuo.
2.1.3.5
Sistema de administración de costo
Para que el administrador pueda decidir cuánto cobrar por un producto o servicio y poder hacerle frente a la competencia, tiene que hacer una estimación razonable de los recursos que se requieren para elaborarlo, por lo que el método más conveniente es el Sistema de administración de costo (SAC).
Para poder diseñar e implementar el SAC se basa en el proceso de planeación estratégica que dice:
a) Deberá plantear una misión clara de la empresa. b) Deberá determinar procesos claves y objetos de costo. c) Deberá determinar los procesos o áreas de apoyo. d) Deberá definir los objetivos de cada proceso. e) Deberá establecer los objetivos principales de cada proceso.
Los módulos que integran un SAC son:
a) Módulo de costos directos o variables. b) Módulo de costeo basado en actividades. c) Módulo de rentabilidad. d) Módulo de análisis de atractividad.
26
e) Módulo de análisis de la cadena de valor. f) Módulo de costos de calidad. g) Módulo de sistemas de indicadores. h) Interrelación del sistema de administración de costos con la contabilidad financiera.
2.1.3.6
Las nuevas tendencias de los sistemas de costeo basado en metas
El costeo basado en metas, o también conocido como target costing, es una de las herramientas de costeo que mayor relevancia ha tenido en los últimos tiempos por su gran utilidad.
El costeo basada en metas, toma en cuenta la realidad del momento, que es, que los mercados son los que deciden el precio de los bienes y servicios y no los productores.
Por esto y con el fin de aplicar un costeo de metas correcto: •
La compañía deberá empezar analizando la posición estratégica del producto con respecto al resto de productos de la firma y con los productos ofrecidos por la competencia.
•
Determinar cuál sería el precio que pagará el mercado por el nuevo producto.
•
El producto se debe diseñar, considerado el costo meta que asegure el margen de utilidad que estableció la administración.
El objetivo principal del costeo basado en metas se resume en los siguientes puntos: •
Orientar los productos a la capacidad adquisitiva del cliente.
•
Tratar los costos del producto como una variable independiente.
•
Trabajar proactivamente para alcanzar el costo meta durante el desarrollo del producto.
27
Antes de dar inicio al costeo basado en metas se debe tener en cuentas los pasos siguientes: •
Determinar que necesidad del mercado desea satisfacer la empresa.
•
Establecer el precio de venta del producto.
•
Determinar el costo meta a alcanzar.
•
Costos en los que incurrirá el producto.
•
Recursos y tiempo utilizados.
2.1.4 FILOSOFÍAS ADMINISTRATIVAS CONTEMPORÁNEAS 2.1.4.1
Teoría del valor y cadena de valor
Teoría del valor Concepto.-
Se dice que es una energía o fuerza que motiva la acción
humana, es decir, es aquello que atrae a las personas, hacia los diferentes objetos o servicios, que satisfacen o no sus necesidades.
La teoría del valor ayudará a las organizaciones que la apliquen, a que tengan ventajas para competir en cuanto al diseño del producto, para que tengan la mejor calidad y agreguen valor pero a un bajo costo.
La creación de valor también se basa en el conocimiento, y aplicada a la compañía mientras mayor es el conocimiento de la compañía mejor serán las soluciones que se encuentre para la misma y su mercado.
Cadena del valor Concepto.- “La cadena de valor es el conjunto de actividades creativas que enlazan todo el camino de producción, desde la materia prima hasta la última actividad realizada para entregar el producto terminado en manos del consumidor final”.5
5
Contabilidad Administrativa, octava edición, David Noel Ramírez Padilla, pág. 123.
28
Es importante considerar que el administrador deberá calcular el valor de la empresa a través del conocimiento y del análisis de la estructura de los costos, y luego esto compararlo con el valor que el cliente da a sus productos, y así pueda compensar fallas y poder resolverlas.
Para una medición estratégica del valor, existen dos tipos de generadores que a su vez se dividen en:
a) Generadores de valor del cliente •
Tiempo de respuesta
•
Tiempo de diseño
b) Generador de valor del negocio •
Niveles de precios
•
Inversiones oportunas
•
Alianzas estratégicas
•
Crecimiento de las ventas
2.1.4.2 Ciclo de vida del costo Otra herramienta para llevar una administración estratégica basada en costos, a parte de la cadena de valor, es el ciclo de vida del costo, o ciclo de vida de un producto.
El ciclo de vida de un producto tiene diferentes apreciaciones, dependiendo desde el punto de vista que se lo analice:
a) Desde el punto de vista de mercadotecnia: •
Introducción al mercado del producto.
•
Crecimiento del producto en el mercado.
•
Maduración donde el producto está posesionado.
•
Abandono del producto.
29
b) Desde el punto de vista de producción: •
Investigación y desarrollo.
•
Diseño.
•
Etapas de pruebas.
•
Producción y actividades de logística.
c) Desde el punto de vista del cliente: •
Comprar
•
Operar
•
Mantener el producto
•
Disponer el producto.
2.1.4.3 Teoría de las restricciones El modelo de las restricciones tiene cinco etapas para lograr la meta de mejorar las empresas: •
Identificar las restricciones de la organización.
•
Determinar como lograr ventajas con el uso de estas restricciones.
•
Subordinar las decisiones.
•
Implementar un programa de mejoramiento continuo para reducir las limitaciones de las restricciones que ya existen.
Es importante considerar que las restricciones así se apliquen por primera vez, lograrán mejorar las utilidades de la empresa, pero siempre aparecerán más restricciones, por lo tanto esta teoría debe ser revisada continuamente su aplicación en la empresa.
2.1.4.4 Justo a tiempo Esta es una nueva forma de administrar los inventarios, Justo a tiempo, cuyo objetivo principal es reducir el costo de los inventarios.
Adicionalmente también se considera que:
30
•
Aumenta las utilidades al eliminar los costos innecesarios.
•
Mejora la posición competitiva de la empresa.
•
Mejora el proceso de producción.
•
Promueve el trabajo en equipo al delegar a trabajadores, autoridad y responsabilidad para toma de decisiones.
•
Mantiene relación estrecha con el proveedor.
2.1.4.5
Costos de calidad.
Existe la filosofía del control de calidad, cuyo objetivo es promover a que en todos aquellos que colaboran en una empresa exista el compromiso de mejoramiento continuo, tanto de los proceso como de las áreas.
Este control de calidad generará un incremento en las utilidades de las organizaciones y en su liquidez, debido a la reducción de sus costos de calidad y al incremento en sus ventas al ofrecer un buen producto o servicio a sus clientes.
2.1.5 2.1.5.1
EL MODELO O RELACIÓN COSTO-VOLUMEN-UTILIDAD. El punto de Equilibrio
Punto de equilibrio “es aquella cantidad de producción vendida a la cual los ingresos totales son iguales a los costos totales, es decir, la cantidad de producción vendida, da como resultado US$ 0 de utilidad”.6
Esto es normal porque toda organización siempre va planificar sus operaciones, y en esta planificación se buscará siempre que los ingresos sean iguales a los costos.
6
Contabilidad de Costos, Un enfoque gerencial, Charles T. Horngren, Srikant M. Datar, Madhav V. Rajan.
31
2.1.5.2
Supuestos del modelo
Para analizar los resultados de este modelo, se deben considerar los siguientes supuestos:7 •
Tanto la función de ingresos como la de costos tienen un comportamiento lineal, lo cual es válido dentro de un nivel relevante, de tal manera que el fundamento de linealidad no se aplica en niveles o volúmenes extremadamente alto o bajos.
•
Existe sincronización perfecta entre el volumen de ventas y el de producción, lo cual trae como consecuencia que los inventarios de artículos terminados permanezcan constantes.
•
Existe la posibilidad de una perfecta diferenciación de los costos en fijos y variables.
•
El cambio de alguna de las variables no tiene efecto sobre las demás, que se suponen permanecen constantes.
•
Durante la búsqueda del punto de equilibrio no se produce modificación alguna de la eficacia y la eficiencia de los insumos que intervienen en la organización.
•
Este modelo se basa
en la utilización de una sola línea en la
empresa: el denominador del modelo es el margen de contribución por línea y no de un conjunto de líneas, para esta limitación existe el cálculo del punto de equilibrio para varias líneas.
2.1.5.3
La planeación de utilidades y la relación costo-volumenutilidad
El modelo costo-volumen-utilidad ayudará a los administradores a determinar que acciones se deben seguir para cumplir un objetivo, que es la utilidad.
7
Del Río González, Cristóbal, Técnica presupuestal, Facultad de Comercio y Administración, UNAM, México,k 1972, 99. 5-11.
32
Estas utilidades deben ser suficientes para remunerar el capital invertido en la organización.
Con esto modelo se puede determinar cuánto hay que vender, a qué costo, a qué precio, para lograr alcanzar determinada utilidad.
Para determinar qué cantidad de unidades deben vender y en qué cantidad se debe aplicar lo siguiente:
2.1.5.4
La gráfica volumen-utilidad
Otra de las formas más conocidas de determinar el punto de equilibrio, es mediante la gráfica volumen-utilidad.
Con el método gráfico se puede apreciar más rápidamente la situación de la empresa, en el que: •
El eje horizontal representa el volumen e las ventas en unidades.
•
El eje vertical se divide en dos partes por la línea del punto de equilibrio, arriba de la línea se puede medir la utilidad respecto al eje vertical, y debajo de la línea se mide la pérdida con respecto al eje vertical igualmente.
33
Gráfico No. 1 Elaborado por: Wikipedia Fuente: Wikipedia
2.1.5.5
Análisis de cambios en las variables del modelo costovolumen-utilidad
El modelo costo-volumen-utilidad es conocido también como Análisis de sensibilidad o simulación,
que permite conocer los resultados de las
acciones antes de realizarlas.
Los cambios que se pueden generar son:
a) Cambios en la variable de los costos unitarios.- Para incrementar las utilidades y hacer bajar el punto de equilibrio, lo más conveniente es reducir los costos variables.
Esto se da utilizando los recursos o insumos más
baratos que los que se esté utilizando actualmente.
b) Cambios en la variable de precio.- En este tipo de cambio se debe considerar lo siguiente:
34
•
Ya no se hace negocios en base a precios, sino mediante reducción de costos.
•
Hay excepciones en los que si se puede considerar el precio, y es cuando hay descuentos, rebajas., etc.
•
Se debe considerar también el mercado en el que se colocan los productos.
c) Cambios en la variable de costos fijos.- En este caso también puede haber variación, y si se presenta el caso de que se incrementan los costos fijos, la empresa tiene que realizar esfuerzos adicionales para cubrirlos.
d) Análisis de la variable volumen.- Para este caso, un incremento en el volumen representa un incremento en las utilidades.
e) Importancia y síntesis de la simulación en las diferentes variables del mercado.-
En este punto es importante simular diferentes acciones
como si realmente estuvieran sucediendo, y esto se logrará comparando lo presupuestado con lo real. Las variables a considerar en esta simulación son:
a) Costos: Lo importante es reducirlos, mejorando la eficiencia y eficacia, utilizando para esto las diferentes herramientas de control administrativo, como son: sistema de costeo basado en actividades, presupuestos, etc.
b) Precios: Lo importante es revisar los precios con la competencia, ya sea para incrementar el volumen o reducir los costos variables.
c) Volumen de ventas: Realizar diferentes estrategias para incrementar el volumen de ventas, ya sea a través de campañas publicitarias, nuevas líneas, nuevos productos, etc.
35
d)
Composición en ventas: Siempre se sabe que producto tiene mejor
salida, por lo que hay que considerar venden más de aquellas líneas que tienen mayor margen de contribución.
2.1.5.6
Análisis de las variaciones en los márgenes de contribución
Las variaciones en los márgenes de contribución se presenta principalmente en las siguientes variables:
1.
Variación en el volumen de ventas.-
Esta variación se puede
manifestar de la siguiente forma:
a)
“El margen de contribución que la compañía hubiera tenido si se
hubiesen vendido lo que el presupuesto indicaba en cuanto a número y margen de contribución unitario. b)
El margen de contribución que la compañía hubiera tenido con las
unidades realmente vendidas si se hubiera mantenido el margen de contribución presupuestado”.8
2. Variación en precio de venta.- Cualquier variación en el precio de venta generará variación en el margen de contribución unitario. Hay que tomar en cuenta que no siempre una variación desfavorable en el precio de venta perjudicará el desarrollo de la organización, puede tener un efecto contrario, que generará un efecto favorable.
3. Análisis CVU en instituciones sin fines de lucro.-
El ingreso que
pueda generar una empresa, en estos tiempos, se vuelve el objetivo principal de creación de una organización, pero como bien sabemos existe un grupo de empresas enmarcadas como instituciones sin fines de lucro, que lo que buscan es satisfacer una función social.
8
Contabilidad Administrativa, octava edición, David Noel Ramírez Padilla, pág. 174.
36
2.1.5.7
El modelo costo-volumen-utilidad y el costeo basado en acti vidades
El modelo costo-volumen-utilidad puede ser muy útil si utiliza de manera conjunta con el costeo basado en actividades, ya que los costos se dividen en aquellos que se relacionan con las unidades producidas y aquellos que no se relacionan con las unidades producidas.
La utilidad de este modelo, basado en actividades, es que no solo se utilice el volumen de unidades para determinar los costos, sino que se lo clasifique en cuatro categorías diferentes:
a) Los costos que se modifican en función de las unidades vendidas. b) Los costos que se modifican de acuerdo al tiempo de preparación para la corrida. c) Los costos relacionados con los departamentos de apoyo. d)
Los costos que se modifican en función de algún factor ajeno a las
anteriores.
2.1.5.8
El modelo costo-volumen-utilidad y análisis de sensibilidad. El punto de equilibrio.
Como bien se conoce “se ha explicado que la contabilidad administrativa se hace presente en las empresas a través de diferentes herramientas de planeación, como los presupuestos y el modelo costo-volumen-utilidades. Ambas herramientas se aplican utilizando la técnica denominada simulación, ideada para diseñar
y elegir las mejores acciones que colocarían a la
empresa en el lugar deseado por la administración”.9
El análisis de sensibilidad tiene mucha utilidad ya que sirve para evaluar los cursos alternativos de acción, basados en hechos y suposiciones.
9
Contabilidad Administrativa, octava edición, David Noel Ramírez Padilla, pág. 186
37
La simulación presenta algunas ventajas que son:
a) Permite experimentar con un modelo y no con el real. b) Facilita la proyección de hechos futuros. c)
Ayuda a que la empresa conozca con anticipación los efectos que
pueden haber en la rentabilidad y liquidez. d) Se puede utilizar de manera independiente cada una de las variables que intervienen. e) Disminuye el riesgo del negocio cuando se enfrenta un problema.
Con esto se demuestra claramente que tanto el modelo costo-volumenutilidad junto con el análisis de sensibilidad permitirán a la administración su labor de planificar.
2.1.6. EL PAPEL DE LA INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA EN LA TOMA DE DECISIONES A CORTO PLAZO 2.1.61 Relevancia de la información para la toma de decisiones ante la globalización Ante el desarrollo tecnológico acelerado que viven todos los países, todas las organizaciones están obligadas a entrar en la misma línea del crecimiento tecnológico, ya que para competir es necesario tener excelentes sistemas de telecomunicaciones y buenos sistemas de información.
Por esta razón la tecnología de contabilidad administrativa ha adquirido gran importancia, sin olvidar que para ser competitivo también se requiere escuchar al cliente y eliminar lo que no agregue valor para el.
Como dice Michael Porter en su libro en 1985 (p. 15) “la cadena de valor es la tecnología por excelencia para diagnosticar que actividades agregan o no valor y para crear ventajas estratégicas”10 10
Contabilidad Administrativa, octava edición, David Noel Ramírez Padilla, pág. 329.
38
2.1.6.2
Naturaleza de la información
Cada organización tiene que realizar siempre una constante revisión, para saber como aprovechar sus insumos de la mejor manera, tanto a corto como a largo plazo, logrando siempre maximizar el valor de la empresa, por lo que los ejecutivos deberán tomar las decisiones más acertadas, y no lo podrían realizar si no cuenta con la información necesaria, especialmente en la contabilidad administrativa.
La administración tiene que enfrentar dos tipos de decisiones: a corto plazo y a largo plazo.
Las decisiones a corto plazo se pueden realizar y luego
efectuar correctivos si no se está de acuerdo, pero en las decisiones a largo plazo no se acepta marcha atrás.
La información generada por la contabilidad tiene mucha importancia, pero no es la única que debe tomarse en cuenta, habrá otros factores cuantitativos y cualitativos que ayudarán a la toma de decisiones.
2.1.6.3
Tipos de datos en las decisiones
Cuando se habla del modelo costo-volumen-utilidad sabemos que los costos tienen su clasificación, que es en fijos y variables.
Cuando hablamos de decisiones a corto plazo, los costos se clasifican en relevantes e irrelevantes, siendo los relevantes los que pueden ser incrementados o disminuidos ante un determinado curso de acción, siendo estos también desembolsables; mientras que los irrelevantes son cuando permanecen constantes.
39
2.1.6.4
Análisis marginal
El análisis marginal, llamado también incremental consiste en determinar el monto en que aumentaron o disminuyeron los ingresos debido a una decisión específica, así como los cambios que esta decisión provocó en los costos. Por lo que la presentación y el manejo de datos se debe dar de tal forma que se puedan analizar mediante el sistema marginal, los costos o ingresos que se verán alterados por la decisión que se vaya a tomar.
2.1.6.5
Modelo para la toma de decisiones a corto plazo
En este modelo es importante considerar siete pasos a seguir:
1. Definir el problema. 2. Identificar alternativas como posibles soluciones al problema. 3. Identificar los costos y beneficios relacionados con cada una de las alternativas factibles. 4. Totalizar los costos relevantes y los beneficios de cada alternativa. 5. Considerares factores cualitativos. 6. Considerar factores cualitativos. 7. Tomar una decisión.
2.1.6.6 Costos de oportunidad El costo de oportunidad es lo que se deja de ganar por no elegir una determinada opción; o también puede surgir un ahorro debido a que la capacidad instalada para fabricar el producto se puede canalizar hacia otras actividades.
Es lo que se deja de ganar por no disponer de la capacidad instalada excedente para cierto tipo de actividades.
40
2.1.6.7 Principales decisiones a corto plazo Estas decisiones a corto plazo son las que comúnmente enfrentan las empresas:
a) “Seguir fabricando una pieza o mandarla a fabricar externamente. b) Eliminar una línea o un departamento. c) Cerrar la empresa o seguir operándola. d) Aceptar o rechazar un pedido especial. e) Eliminar una línea o un producto. f) Agregar una nueva línea de productos. g) Decidir cuál es la mejor combinación de líneas. h) Cerrar una sucursal o seguir operando i) Trabajar un solo turno. j) Disminuir o aumenta la publicidad. k) Operar en uno o varios mercados l) Agregar ciertas operaciones a una línea. k) Modificar el plazo de crédito de los clientes. l) Ofrecer o no descuentos, para reducir la cartera. m) Aprovechar el descuento que se presenta. n) Cambiar o no los niveles de inventarios”.11
2.1.6.8
Fijación de precios
Otro de los grandes problemas que enfrenta la administración de una empresa, es la fijación del precio al cual se va a vender. Por lo que existen varios métodos para fijar precios, ya que todas las organizaciones, así controlen o no los precios deberán conocer y analizar estos métodos para la fijación de los mismos:
Se detalla:
11
Contabilidad Administrativa, octava edición, David Noel Ramírez Padilla, pág. 335.
41
a) Los que se basan en el costo total. b) Los que se basan en el costeo directo. c) Los que se basan el rendimiento deseado. d) Los que se basan en cláusulas escalatorias. e) Los que se basan en un determinado valor económico. f) Los que se basan en el costeo sobre metas.
2.1.6.9
Importancia de la ética en la toma de decisiones táctica
Los temas éticos y la toma de decisiones táctica giran en torno a la forma en que las decisiones son adoptadas e implementadas. Los costos relevantes son usados también en la toma de decisiones tácticas.
2.2 FUNDAMENTO LEGAL 2.2.1 Principios contables básicos Para todo proceso contable así como para la preparación de los estados financieros, como producto principal de todo proceso contable, se requiere seguir reglas, principios y criterios enmarcadotes en el concepto contable. A estos conjuntos de reglas o principios se les denomina Principios Contables Generalmente Aceptados o Criterios Contables Generalmente Aceptados.
Los principios contables se pueden clasificar de acuerdo a los criterios:
Principio fundamental o postulado básico •
Equidad.-
En toda organización se hallan diversos intereses que
deben reflejarse en los estados financieros, no debiendo reflejarse datos que afecten los intereses de uno y prevaleciendo los de otros. Principios de fondo o de valuación •
Devengado.- Toda transacción y hecho se reconoce cuando ocurre, independiente de que este no se genere o reciba algún pago de dinero o equivalente de efectivo, registrándose la transacción en el ejercicio económico en que dio origen la transacción.
42
•
Valuación al costo.- Establece que los activos de una empresa deben ser valuados al costo de adquisición, y que las fluctuaciones que puedan existir en la moneda no deben incidir en esa valuación.
•
Realización.- Indica que la utilidad se obtiene una vez que se ha ejecutado la operación mercantil, no antes, es decir, que los resultados económicos se computan cuando sean realizados. término realizado participa en forma
El
directa con el concepto
devengado.
Principios que hacen a las cualidades de la información •
Objetividad.- Los cambios que se generen en los activos, pasivos y patrimonio,
deben
registrarse
en
los
registros
contables,
inmediatamente después de sucedido. •
Exposición.-
Los estados financieros deben contener toda la
información para una adecuada interpretación de la situación financiera de la empresa. •
Conservatismo.- La operación del sistema contable no se da de manera automática, ni sus principios proporciona una guía suficiente, por lo que se debe aplicar juicio profesional para operar y para obtener información, por lo que es necesario considerar lo siguiente:
o “No sobrestimar activos ni subestimar pasivos. o No anticipar ingresos ni eliminar gastos. o Registrar y presentar hechos objetivos. o Entre dos alternativas, se debe escoger siempre la más conservadora”.12
12
Contabilidad General, con base en las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), séptima edición, Pedro Zapata Sánchez, pág. 22
43
•
Uniformidad.- Todos los métodos, técnicas y procedimientos que se apliquen deben ser realizados uniformemente de un período a otro. Y si en algún momento se necesite realizar un cambio se debe dejar expresado dicho cambio y a que se debe.
•
Materialidad.-
Frecuentemente
se presentan situaciones que no
encuadran dentro de la aplicación de los principios generales y las normas contables aplicadas, y que sin embargo estas situaciones no presentan problemas porque no afectan los activos, pasivos o patrimonio de la empresa, debiendo aplicarse el mejor criterio para resolver en lo que respecta cada caso, ya que no existe nada que fije lo que es y lo que no es significativo.
Principios dados por el medio socioeconómico •
Ente contable.-
Es cualquier entidad que desarrolle actividades
económicas, que tenga o no personería jurídica, pero que pueda ser identificada de alguna forma, actuando independientemente de sus socios o gerentes. •
Bienes económicos.- Todo estado financiero siempre se referirá a bienes económicos, materiales e inmateriales, que siempre tendrán un valor económico.
•
Empresa en marcha.- Toda organización se entiende que nace, está y continuará funcionando en el presente y a futuro previsible, sin planes de liquidar, salvo que se lo exprese claramente por escrito.
•
Unidad de medida.-
O moneda utilizada, que en este caso en
Ecuador es el dólar de Estados Unidos de Norteamérica.
44
•
Período.- Todo resultado de una entidad debe ser medido, ya sea por razones legales, fiscales, financieras o administrativas.
Este
tiempo de medición se denomina período.
Dentro de todo este marco de principios contables, debe ser considerado también un principio básico, que es la partida doble Este principio es sobre el cual se basa la contabilidad, para procesar todas las operaciones, es decir, no habrá deudor sin acreedor, ni viceversa, que se represente al menos por dos partidas o cuentas contables.
2.2.2
Normas técnicas contables de valoración, preparación e información financiera
El Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB) ha definido la base teórica que regulará la práctica contable mundial, la misma que se desglosa de la siguiente forma: •
Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).
•
Las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC).
•
Los conceptos, las prácticas y las definiciones generalmente aceptados.
•
Las políticas contables específicas de cada entidad.
Estas normas, políticas, reglamento e interpretaciones técnicas, conllevan a: •
Potenciar el uso de los recursos.
•
Transparentar las operaciones que realizan los entes contables.
•
Comprender de la mejor manera los hechos económicos por medio de la aplicación de la nueva normativa.
Por esto el IASB y los Comités de Interpretación como el CINIFF y el SIC, ha emitido, actualizado y avalado las siguientes normas e interpretaciones:
45
•
Nueve Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).
•
Veintinueve Normas Internacionales de Contabilidad (NIC).
•
Diecisiete Interpretaciones de la NIIF.
•
Once Interpretaciones de la NIC.
Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) NIIF 1
Adopción por primera vez de NIIF.
NIIF 2
Pagos basados en acciones.
NIIF 3
Combinación de negocios.
NIIF 4
Contratos de seguros.
NIIF 5 Activos no corrientes mantenidos para la venta y explotaciones en interrupción definitiva. NIIF 6
Exploración y evaluación de recursos minerales.
NIIF 7
Instrumentos financieros: Información a revelar.
NIIF 8
Segmentos operativos.
NIIF 9
Para PYMES.
Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) NIC 1
Presentación de estados financieros.
NIC 2
Inventarios.
NIC 7
Estado de flujos de efectivo.
NIC 8
Políticas contables, cambios en estimaciones contables y errores.
NIC 10 Hechos posteriores a la fecha del balance. NIC 11 Contratos de construcción. NIC 12 Impuesto sobre las ganancias. NIC 16 Propiedad, planta y equipo (material inmovilizad). NIC 17 Arrendamientos. NIC 18 Ingresos. NIC 19 Retribuciones a los empleados. NIC 20 Contabilización de las subvenciones del Gobierno e información a revelar sobre las ayudas gubernamentales.
46
NIC 21 Efecto de las variaciones en los tipos de cambio de la moneda extranjera. NIC 23 Costo por intereses. NIC 24 Información a revelar sobre partes vinculadas. NIC 26 Contabilización de información financiera sobre planes de prestaciones por retiro. NIC 27 Estados financieros consolidados y contabilización de inversiones en subsidiarias. NIC 28 Contabilización de inversiones en empresas asociadas. NIC 29 Información financiera en economías hiperinflacionarias. NIC 31 Información financiera de los intereses en negocios conjuntos. NIC 32 Instrumentos financieros: Información a revelar. NIC 33 Beneficios por acción. NIC 34 Información financiera de fecha intermedia. NIC 36 Deterioro del valor de los activos. NIC 37 Provisiones, activos y pasivos contingentes. NIC 38 Activos intangibles. NIC 39 Instrumentos financieros: Reconocimiento y valoración. NIC 40 Propiedades de inversión. NIC 41 Agricultura.
La adopción de las NIIF implica un evento trascendente en Ecuador. El antiguo marco de las Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC) es reemplazado por la normativa internacional, dando como resultado información de mayor calidad en los Estados Financieros. En nuestro país, Ecuador, el ente que emite las resoluciones para la aplicación de las NIIF, es la Superintendencia de Compañías de Ecuador (SIC), quien está a cargo de exigir a las empresas la implementación de estas nuevas normas. “La SIC es el organismo técnico y con autonomía administrativa, económica, presupuestaria y financiera, que vigila y controla
47
la organización, actividades, funcionamiento, disolución y liquidación de las compañías, en las circunstancias y condiciones establecidas por la Ley”.13
La superintendencia de Compañías ejerce vigilancia:
a) de las compañías nacionales anónimas, en comandita por acciones y de economía mixta, en general; b) de las compañías de responsabilidad limitada.
d) de las bolsas de valores, sus agentes y apoderados, en los términos de la Ley de Mercado de Valores.
Para esto con fecha 20 de noviembre del 2008, mediante Resolución No. 08.G.DSC, la Superintendencia de Compañías
resolvió establecer un
cronograma de aplicación obligatoria de las NIIF por parte de las compañías y entes sujetos a la vigilancia y control de la SIC, con el fin de que tanto los empresarios como las organizaciones puedan enfrentar de mejor manera los impactos de las NIIF frente a la crisis financiera global que se vive en el país.
Estos grupos son:
“Grupo 1 – Aplicarán a partir del 1 de enero del 2010: Dentro de este grupo entran las compañías y entes sujetos y regulados por la Ley de Mercado de Valores, así como las compañías que ejercen actividades de autoría externa.
Para esto, se establece el año 2009 como período de
transición, para este las compañías que pertenecen a este grupo deberán elaborar y preparar sus estados financieros comparativos de acuerdo a NIIF a partir del ejercicio económico del año 2009.
Grupo 2 – Aplicarán a partir del 1 de enero del 2011: Dentro de este grupo entran las compañías que tenga activos totales iguales o superiores a 13
NIIF Teoría y práctica, Manual para implementar las Normas Internacionales de Información Financiera, Hansen-Holm, pág. 64.
48
US$ 4’000,000 al 31 de diciembre del 2007, las compañías Holding o tenedoras de acciones, que voluntariamente hubieren conformado grupos empresariales, las compañías de economía mixta y las que bajo la forma jurídica de sociedades constituya el Estado y Entidades de Sector Público, las sucursales de compañías extranjeras u otras empresas extranjeras estatales, paraestatales, privadas o mixtas, organizadas como personas jurídicas. Se establece para esto el año 2010 como período de transición, para tal efecto, este grupo de compañías y entidades deben elaborar y presentar sus estados financieros comparativos de acuerdo a NIIF a partir del ejercicio económico del año 2010.
Grupo 3 – Aplicarán a partir del 1 de enero de 2012: Entrarán en este grupo las de más compañías no consideradas en los dos grupos anteriores. Se establece el año 2011 como período de transición. Estas compañías deberán elaborar y presentar sus estados financieros comparativos de acuerdo a NIIF, a partir del año 2011”.14
2.2.3 Las NIIF para PYMES Como bien se sabe, la aplicación de las NIIF en las empresas a nivel mundial, buscan la universalización para que la información financiera se efectúe bajo un mismo lenguaje, que asegure comparabilidad y confiabilidad, pero como excepción, en algunas empresas el escaso impacto en los estados financieros, su elevado costo con los beneficios que se esperan y la poca preparación de los profesionales e incluso el desinterés de los inversionistas y entes de control gubernamental, motiva que tanto el IASB como el IASCF, cree las NIIF para PYMES (pequeñas y medianas empresas), que se divide en tres secciones:
14
NIIF Teoría y práctica, Manual para implementar las Normas Internacionales de Información Financiera, Hansen-Holm, pág. 66.
49
•
Sección 1.
Norma Internacional de Información Financiera para
Pequeñas y Medianas Empresas (NIIF para PYMES). •
Sección 2. Fundamentos de las conclusiones.
•
Sección 3. Estados financieros ilustrativos y lista de comprobación de información a revelar y presentar.
La sección 1 se desglosa en:
1. Pequeñas y medianas entidades. 2. Conceptos y principios generales. 3.
Presentación de estados financieros.
4.
Estado de situación financiera.
5.
Estado del resultado integral y estado de resultados.
6. Estado de cambios en el patrimonio y estados de resultados y ganancias acumuladas. 7.
Estado de flujos de efectivo.
8.
Notas a los estados financieros.
9.
Estados financieros consolidados y separados.
10. Políticas contables, estimaciones y errores. 11. Instrumentos financieros básicos. 12. Otros temas relacionados con los instrumentos financieros. 13. Inventarios. 14. Inversiones en asociadas. 15. Inversiones en negocios conjuntos. 16. Propiedades de inversión. 17. Propiedades, planta y equipo. 18. Activos intangibles distintos de la plusvalía. 19. Combinaciones de negocios y plusvalía. 20. Arrendamientos. 21. Provisiones y contingencias. 22. Pasivos y patrimonio. 23. Ingresos de actividades ordinarias.
50
24. Subvenciones del gobierno. 25. Costos por préstamos. 26. Pagos basados en acciones. 27. Deterioro del valor de los activos. 28. Beneficios a los empleados. 29. Impuesto a las ganancias. 30. Conversión de moneda extranjera. 31. Hiperinflación. 32. Hechos ocurridos después del período sobre el que se informa. 33. Informaciones a revelar sobre partes relacionadas. 34. Actividades especiales. 35. Transición a la NIFF para las PYMES. Aprobación de la NIIF para las PYMES por parte del consejo.
Es importante considerar que si alguna PYME desea aplicar las NIIF completas puede hacerlo, conociendo para esto lo emitido por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB):
“La adopción de una NIFF para las PYMES no implica que las NIIF completas no sean apropiadas para las PYMES.
El Consejo cree que el objetivo de los estados financieros, tal como se establece en el marco conceptual, es apropiado tanto para las PMES como para las entidades obligadas a aplicar las NIIF completas. El objetivo de suministrar información acerca de la situación financiera, rendimientos y cambios en la situación financiera de una entidad, que sea útil a una amplia gama de usuarios al tomar sus decisiones económicas, es aplicable con independencia del tamaño de la entidad que informa”15.
15
NIIF Teoría y práctica, Manual para implementar las Normas Internacionales de Información Financiera, Hansen-Holm, pág. 506.
51
2.2.4 Ley orgánica de régimen tributario interno Esta ley establece las consideraciones legales para los diferentes impuestos tributarios que existen en el Ecuador, entre los que mencionaremos algunos de ellos: •
Retención en la fuente de impuesto a la renta.
•
Retención del impuesto al valor agregado (IVA).
2.2.4.1 Retención en la fuente de impuesto a la renta Antes de conocer detalladamente los diferentes porcentajes de retención en la fuente que establece la ley y que se deben aplicar, es necesario conocer que es el impuesto a la renta. Impuesto a la renta.- El impuesto a la renta se aplica a todas las empresas o personas que generen una ganancia o utilidad al final de cada año, siendo las retenciones en la fuente los valores que podrán compensarse con este impuesto a la renta, y cuyas retenciones se aplicaron sobre determinada compra de bien o servicio.
Toda empresa o persona natural se denomina contribuyente, siendo solo las empresas las facultadas para efectuar como agentes de retención de este impuesto.
Según resolución No. NAC-DGER2007-0411, publicada en el Registro Oficial No. 98 de junio 5 del 2007, luego remplazada por lo expuesto la Resolución No. NAC-DGERCGC10-00147 de mayo 19 del 2010, expone la aplicación de los diferentes porcentajes de retención.
Art. 2.-
Salvo los casos específicos previstos en la Ley de Régimen
Tributario Interno y su respectivo reglamento, establécense los siguientes porcentajes de retención en la fuente de impuesto a la renta:
52
1.
Estarán sujetos a retención del 1%, los pagos o acreditaciones en
cuenta por: a) Los intereses y comisiones que se causen en las operaciones de crédito entre las instituciones del sistema financiero. La institución financiera que pague o acredite rendimientos financieros actuará como agente de retención.
b) Aquellos efectuados por concepto de servicios de transporte privados de pasajeros o transporte público o privada de carga; c) Aquellos efectuados por concepto de energía eléctrica;
d) La compra de todo tipo de bienes muebles de naturaleza corporal, así como los de origen agrícola, pecuario, apícola, cunícula, bioacuático y forestal, excepto combustibles;
e)
Aquellos realizados por actividades de construcción de obra material
inmueble, urbanización, lotización o actividades similares;
f) Los que se realicen a compañías de seguros y reaseguros legalmente constituidas en el país y a las sucursales de empresas extranjeras domiciliadas en el Ecuador, aplicable sobre el 10% de las primas facturadas o planilladas;
g)
Aquellos que se realicen a compañías de arrendamiento mercantil
legalmente establecidas en el Ecuador, sobre las cuotas de arrendamiento, inclusive la de opción de compra, y;
h)
Los que se realicen por servicios de medios de comunicación y de
agencias de publicidad.
2.
Estarán sujetos a retención del 2%, los pagos o acreditaciones en
cuenta por:
53
a) Los que se realicen a personas naturales por concepto de servicios en los que prevalezca la mano de obra sobre el factor intelectual;
b) Los que realicen las empresas emisoras de tarjetas de crédito a sus establecimientos afiliados;
c) Los ingresos por conceptos de intereses, descuentos y cualquier otra clase de rendimientos financieros generados por préstamos, cuentas corrientes,
certificados financieros, pólizas de acumulación, depósitos a
plazo, certificados de inversión, avales, fianzas y cualquier otro tipo de documentos similares, sean éstos emitidos por sociedades constituidas o establecidas en el país, por sucesiones indivisas o por personas naturales residentes en el Ecuador;
Aquellos
generados
por
la
enajenación
ocasional
de
acciones
o
participaciones, no están sujetos a retención. Las ganancias de capital no exentas originadas en la negociación de valores no estarán sometidas a retención en la fuente de impuesto a la renta, sin embargo los contribuyentes harán constar tales ganancias en su declaración anual de impuesto a la renta global; y,
d) Intereses de cualquier entidad del sector público reconozca a favor de los sujetos pasivos.
3.
Estarán sujetos a retención del 8%, los pagos o acreditaciones en
cuenta por: a)
Honorarios, comisiones y demás regalías a personas naturales
nacionales o extranjeras residentes en el país por más de seis meses, que presten servicios en los que prevalezca el intelecto sobre la mano de obra, siempre y cuando, dicho servicio no esté relacionado con el título profesional que ostente la persona que los preste;
54
b) Cánones, regalías, derechos o cualquier otro pago o crédito en cuenta que se efectúe a personas naturales con residencia o establecimiento permanente en el Ecuador relacionados con la titularidad, uso, goce o explotación de derechos de propiedad intelectual definidos en la Ley de Propiedad Intelectual; c) Los realizados a notarios y registradores de la propiedad y mercantiles por sus actividades notariales y de registro;
d) Los realizados por concepto de arrendamiento de bienes inmuebles;
e)
Los realizados a deportistas, entrenadores, árbitros y miembros del
cuerpo técnico que no se encuentren en relación de dependencia;
f) Los realizados a artistas tanto nacionales como extranjeros residentes en el país por más de seis meses;
g)
Honorarios y demás pagos realizados a las personas naturales
nacionales o extranjeras residentes en el país por más de seis meses, que presten servicios de docencia.
4. Estarán sujetos a retención del 10%, los pagos o acreditaciones en cuenta por: a) Honorarios, comisiones y demás pagos realizados a personas naturales profesionales nacionales o extranjeras residentes en el país por más de seis meses, que presten servicios en los que prevalezca el intelecto sobre la mano de obra, siempre y cuando, los mismos estén relacionados con su título profesional.
Adicionalmente, según:
55
Art. 3.- Indica que todos los pagos o créditos en cuenta no contemplados en los porcentajes específicos de retención, señalados en esta resolución, estará sujetos a la retención del 2%.
Art. 10.- Base para la retención en la fuente.- En todos los casos en que proceda la retención en la fuente de impuesto a la renta, se aplicará la misma sobre la totalidad del monto pagado o acreditado en cuenta, sin importar su monto, salvo aquellos referidos a la adquisición de bienes muebles o de servicios prestados en los que prevalezca la mano de obra, casos en los cuales la retención en la fuente procede sobre todo pago o crédito en cuenta superior a cincuenta dólares de los Estados Unidos de América (US$ 50).
2.2.4.2 Retención del impuesto al valor agregado Antes de conocer los diferentes porcentajes de retención al impuesto al valor agregado que deben aplicarse, conozcamos brevemente que es el IVA.
Impuesto al valor agregado.- El IVA es el impuesto de mayor recaudación para el Estado Ecuatoriano.
El impuesto al valor agregado es un tributo indirecto que grava a las ventas y demás transferencias de bienes movibles (mercaderías, productos), y a la prestación de algunos servicios.
Este impuesto asume el nombre de “Valor Agregado”, porque grava a todas las etapas de comercialización, dando lugar al hecho generador en cada una de ellas.
La legislación actual grava a las mercaderías y productos en general, exceptuando básicamente a bienes de primera necesidad como alimentos, medicinas y algunos insumos y materiales que se utiliza en las actividades
56
agropecuarias, mientras que los servicios, son pocos los gravados y los demás están exentos.
Los bienes y servicios que no se someten al IVA tienen tarifa cero, por lo que los productos y servicios tarifa cero se los identifica como exentos o no gravados.
Según resolución No. NAC-DGER2008-0124, expone la aplicación de los diferentes porcentajes de retención del impuesto al valor agregado.
Art. 1.- Porcentajes de retención de IVA.- Se establecen los siguientes porcentajes de retención en la fuente de impuesto al valor agregado: a) Retención del treinta por ciento (30%) del IVA causado: Los agentes de retención enumerados a continuación retendrán el treinta por ciento (30%) del IVA causado, cuando adquieran bienes gravados con tarifa doce por ciento (12%) de IVA, y cuando realicen pagos por conceptos de contratos de construcción de obras públicas o privadas, aunque el constructor sea contribuyente especial:
1. Las entidades y organismos del sector público y empresas públicas.
2. Las sociedades y las personas naturales a las que el Servicio de Rentas Internas haya calificado como contribuyentes especiales.
3. Las empresas de seguros y reaseguros.
4. Toda sociedad o persona natural obligada a llevar contabilidad que adquiera bienes a personas naturales no obligadas a llevar contabilidad.
De igual manera, efectuarán retención del treinta por ciento (30%) del IVA causado las sociedades emisoras de tarjetas de crédito que se encuentren
57
bajo el control de la Superintendencia de Bancos siempre que realicen pagos a los establecimientos afiliados a su sistema, cuando estos transfieran bienes gravados con tarifa del doce por ciento (12%) de IVA.
b) Retención del setenta por ciento (70%) del IVA causado: Los agentes de retención enumerados a continuación retendrán el setenta por ciento (70%) del IVA causado, en la prestación de servicios gravados con tarifa doce por ciento (12%) de IVA, y cuando paguen comisiones a intermediarios y comisionistas que actúen por cuenta de terceros, para la adquisición de bienes y/o servicios:
1. Las entidades y organismos del sector público y empresas públicas. 2. Las sociedades y las personas naturales a las que el Servicio de Rentas Internas haya calificado como contribuyentes especiales.
3. Las empresas de seguros y reaseguros.
4. Toda sociedad o persona natural obligada a llevar contabilidad que adquiera bienes a personas naturales no obligadas a llevar contabilidad.
De igual manera, efectuarán retención del treinta por ciento (70%) del IVA causado las sociedades emisoras de tarjetas de crédito que se encuentren bajo el control de la Superintendencia de Bancos siempre que realicen pagos a los establecimientos afiliados a su sistema, cuando éstos presten servicios gravados con tarifa del doce por ciento (12%) de IVA.
c) Retención del cien por ciento (100%) del IVA causado: Los agentes de retención enumerados a continuación retendrán el cien por ciento (100%) del IVA causado, cuando adquieran servicios profesionales prestados por personas naturales con título de instrucción superior otorgado por establecimientos registrados por la Ley de Educación Superior, cuando
58
arrienden inmuebles de personas naturales no obligadas a llevar contabilidad, y, cuando al adquirir bienes y/o servicios, emitan una liquidación de compra de bienes o prestación de servicios, incluyéndose en este caso al pago de cuotas de arrendamiento al exterior:
1.
Las entidades y organismos del sector público y empresas públicas.
2. Las sociedades y las personas naturales a las que el Servicio de Rentas Internas haya calificado como contribuyentes especiales.
3. Las empresas de seguros y reaseguros.
4. Toda sociedad o persona natural obligada a llevar contabilidad que adquiera bienes a personas naturales no obligadas a llevar contabilidad.
También efectuarán retención del cien por ciento (100%) del IVA causado los exportadores, sean personas naturales o sociedades, cuando adquieran bienes que se exporte, y, bienes, materias primas, insumos, servicios y activos fijos empleados en la fabricación y comercialización de bienes que se exporten.
59
CAPÍTULO III
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
3.1. Tipos de investigación Por la naturaleza del trabajo a realizar, se realizará una investigación focalizada en la investigación in-situ, es decir, en el campo, lo cual permitirá además de recabar la documentación que permita validar y sustentar las observaciones, también proporcionará valiosa información de carácter testimonial proveniente de fuentes (personas) directamente involucradas en el proceso de toma de decisiones de la empresa, AFP Genesis S.A.
3.2 Técnicas de investigación El método o proceso utilizado para la investigación será el método científico, que recaba aquellas prácticas utilizadas y ratificadas por la comunidad científica como válidas a la hora de proceder con el fin de exponer y confirmar las teorías.
La herramienta a utilizar para obtener los datos de la investigación será la entrevista que se aplicará a los funcionarios gerenciales y ejecutivos de la organización, quienes están involucrados directamente en la toma de decisiones.
La metodología aplicable consistirá en solicitar una entrevista en la cual se aplicará un cuestionario de preguntas relacionadas con el proceso de toma de decisiones, para posteriormente tabularlas y analizar los resultados obtenidos.
Adicionalmente se recabará información documental que permitirá el análisis de la situación actual de la empresa en lo referente al proceso de toma de decisiones, tales como: Manual de políticas y procedimientos para las
60
inversiones, determinación de aplicativos utilizados en el proceso de inversión y su contribución en la toma de decisiones, así como, la generación de reportes gerenciales.
Las técnicas para la recolección de datos será a través de archivos magnéticos, digitalizados, ya sean en Excel o en Word, que permita obtener un panorama claro y concreto de la problemática sujeta a análisis.
La información obtenida se procesará en documentos de archivos de proceso de texto, hoja de cálculo,
diagramas, digitalizados, según las
necesidades. La información será tratada de tal forma que se conservará la siguiente metodología:
a)
La información documental será clasificada según su naturaleza,
referenciada y se archivará en el grupo que para el efecto se creará.
b) La información que se obtendrá producto de encuestas a los funcionarios responsables del proceso de toma de decisiones, será recabada en cuestionarios que serán diseñados y aplicados en función del nivel de aporte al proceso.
La población a estudiarse está representada por el personal de Génesis, que lo componen en total 50 colaboradores.
Y para determinar el número de
encuestados se aplicó la respectiva fórmula para una población finita:
61
Aplicando la fórmula indicada:
N = 50 personas D = margen de error asumido 15% Z = 1.96 (para un nivel de confianza del 90%) P = proporción esperada (en este caso 5% = 0.05) q = 1 – p ( en este caso 1- 0.05 = 0.95)
Por lo tanto el tamaño de la muestra resultó 5 encuestas.
De acuerdo a esto, se presenta el formato a utilizar para la encuesta de la muestra elegida:
62
63
Las encuestas se han aplicado al personal que tiene que ver directamente con la toma de decisiones, por lo que se ha elegido el nivel gerencial y 3 miembros del nivel ejecutivo.
Cada grupo se encarga de la toma de
decisiones, dependiendo del cargo y necesidad que se presente.
Se adjuntan encuestas realizadas (anexos) con sus respectivas tablas de tabulación:
64
3.3 Análisis e interpretación de resultados
PREGUNTA No. 1 ¿Sus funciones tienen relación con el proceso de toma de decisiones?
Tabla 1. Proceso toma de decisiones
Gráfico 1. Proceso toma de decisiones
Análisis: De los encuestados, el 100% ha respondido que sus funciones tienen relación directa con el proceso de toma de decisiones, es decir, en todos recae esta responsabilidad.
65
PREGUNTA No. 2 ¿El sistema de información gerencial con el que actualmente cuenta la empresa le da todos los indicadores financieros para la toma de decisiones?
Tabla 2. Sistema de información gerencial
Gráfico 2. Sistema de información gerencial
Análisis: El 60% de los encuestados está de acuerdo en que el sistema de información gerencial con el que actualmente cuenta la empresa no facilita todos los indicadores necesarios para el análisis y toma de decisiones.
66
PREGUNTA No. 3 ¿Existe alguna metodología formalmente establecida para el proceso de toma de decisiones de carácter financiero?
Tabla 3. Metodología proceso toma de decisiones
Gráfico 3. Metodología proceso toma de decisiones
Análisis: Igualmente para el caso de esta pregunta, el 60% de los encuestados coincide en que aparentemente existe algún método para el proceso de toma de decisiones, pero estos se van creando y adoptando de acuerdo a la necesidad.
67
PREGUNTA No. 4 ¿Toda decisión es adoptada previa revisión del costo/beneficio y su impacto en el punto de equilibrio de la empresa, o del fondo (s)?
Tabla 4. Revisión costo/beneficio
Gráfico 4. Revisión costo/beneficio
Análisis: Se presentó un acuerdo total, es decir un 100% de los encuestados indican que toda decisión es adoptada viendo siempre el beneficio para los fondos, y para la administradora, generadora del resultado de la empresa.
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PREGUNTA No. 5 ¿Considera usted que la contabilidad es una fuente importante de información en el proceso de toma de decisiones de la empresa?
Tabla 5. Contabilidad fuente de información
Gráfico 5. Contabilidad fuente de información
Análisis: Totalmente de acuerdo, son los resultados de la encuesta, en la que consideran que la contabilidad es una fuente importante de información en el proceso de toma de decisiones, es decir, el 100% de los encuestados.
69
PREGUNTA No. 6 ¿Considera que es oportuno el tiempo en que está disponible la información con el actual sistema?
Tabla 6. Disponibilidad de la información
Gráfico 6. Disponibilidad de la información
Análisis: La mayor parte de los encuestados ha coincidido en que no es oportuno el tiempo en que está disponible la información, que amerita cambios, representado por un 60% del total de encuestados.
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PREGUNTA No. 7 ¿Las inversiones realizadas son supervisadas por un nivel jerárquico superior? Tabla 7. Supervisión de las inversiones
Gráfico 7. Supervisión de las inversiones
Análisis: Un 60% de los encuestados está de acuerdo en que las inversiones son supervisadas por un superior, existiendo un mayor control en las mismas.
71
PREGUNTA No. 8 ¿El personal que realiza inversiones financieras es capacitado continuamente e esta especialización?
Tabla 8. Capacitación de personal
Gráfico 8. Capacitación de personal
Análisis: 60% de los encuestados está de acuerdo en que el personal de inversiones recibe capacitaciones continuamente en su especialización.
72
PREGUNTA No. 9 Tabla No. 9 ¿Considera necesaria contar con una mejor herramienta que le de más confiabilidad? Tabla 9. Cambio de herramienta de trabajo
Gráfico 9. Cambio de herramienta de trabajo
Análisis: El 100% de los encuestados considera la necesidad de contar con mejor herramientas de análisis, que sean más confiables y seguras.
73
Luego de tabuladas las encuestas, se puede apreciar que efectivamente la organización no dispone en su totalidad de sistemas o reportes rápidos y eficientes que permitan la toma de decisiones de manera más efectiva, esto es, en el menor tiempo posible, teniendo la certeza de que lo informado tiene la precisión posible. Y se puede apreciar claramente ya que al estar el 100% del personal a nivel de jefaturas, involucrado directamente en la toma de decisiones, se convierte en una herramienta vital los reportes automáticos de los que se pueda disponer, siendo así, un 60% de los encuestados, es decir, más de la mitad de las jefaturas, coinciden en que los reportes gerenciales no evidencian ni facilitan la información necesaria para poder medir el rendimiento de la empresa, a través de los diferentes indicadores financieros. Así mismo, el 60% de los encuestados están de acuerdo en que el tiempo de obtención de la información no es el apropiado. Considerando para esto que el 100% de los encuestados consideran a la Contabilidad como la herramienta vital para la toma de decisiones.
74
CAPÍTULO IV
SITUACIÓN DIAGNÓSTICA DE LA EMPRESA
4.1 Antecedentes AFP GENESIS, una empresa de AFP Provida, líder en Administración de Fondos en Chile, que a su vez pertenece al Banco Bilbao Vizcaya Argentaria (BBVA) de España, uno de los grupos bancos más importantes del mundo. Génesis fue constituida el 14 de diciembre de 1994, y su primer fondo, Fondo Administrado de Inversiones Cesantía, de largo plazo, dio inicio a sus operaciones el 13 de marzo de 1995.
En el Ecuador nuestra seriedad es reconocida y premiada por la confianza de miles de personas. Somos los pioneros en el desarrollo de Fondos de Retiro Laboral en el país, contando en la actualidad con más de 233,500 partícipes en este fondo.
Nuestras operaciones se expanden hacia las inversiones a corto plazo, contado por esto en la actualidad con cinco fondos de este tipo que son Fondo Máximo, Fondo Master, Fondo Estratégico, Fondo Renta Plus y Fondo Superior.
Génesis cuenta con un modelo de gestión innovador, orientado siempre hacia el cliente y alineado con la sociedad, que tiene como características claves la innovación, el crecimiento y la entrega de resultados mensuales a sus clientes a través de su estado de cuenta.
En Génesis la responsabilidad corporativa constituye una fuente de creación de valor estable y un requisito indispensable para preservar la confianza de la sociedad en cualquier institución.
75
Por ello, y como parte de los estándares de cumplimiento del Grupo, Génesis está regida internamente por un Código de Conducta que define y desarrolla los fundamentos de comportamiento ético que se aplican a nuestros negocios y actividades, y que establece las pautas de actuación necesarias para que nuestra Responsabilidad Corporativa se manifieste en las relaciones con nuestros clientes, colaboradores, directivos, proveedores y terceros.
Nuestra red de oficinas están en la matriz Guayaquil, Quito, Cuenca, Manta, Ambato, Machala, Babahoyo, Loja, Ibarra, Riobamba, Santo Domingo y Latacunga.
4.2 Objetivos El objetivo de Génesis es construir progreso y desarrollo para nuestros clientes,
crecimiento sustentable para nuestros accionistas
y ratificar la
satisfacción de vivir.
Bajo todos estos preceptos, Génesis ha definido su Misión, Visión y Valores en los siguientes términos:
Misión “Maximizar el valor del patrimonio de nuestros clientes atendiendo su actitud antes el riesgo como inversionista. Logramos esto con el conocimiento y experiencia profesional en la ingeniería financiera de estructuración de portafolios y el respaldo de uno de los grupos financieros más importantes del mundo en la administración de fondos y captación de recursos. Nuestra habilidad distintiva se sustenta en nuestra focalización exclusiva y especializada en administración de fondos provisionales y de inversión”.
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Visión “Ser la primera marca evocada por quien piensa en invertir.
Ser la primera empresa evitada por quien piensa en competir.
Ser la primera empresa esperada por quien piensa en trabajar”.
Valores Corporativos En lo que respecta a los Valores Institucionales ha definido entre otros, principalmente los siguientes:
“Unidad.- Como una manera de trabajar en equipo, compartiendo y comprendiendo el compromiso común de que nuestro desarrollo empresarial proyectado, depende de la suma de nuestros mayores y mejores esfuerzos individuales”.
“Entusiasmo.- Manteniendo siempre una actitud positiva y emprendedora que nos motive hacia el logro de grandes objetivos complementado con un trato cordial a nuestros clientes y compañeros”.
“Integridad.-
Haciendo norma de conducta diaria y permanente a la
responsabilidad, disciplina, honradez, respeto, profesionalismo y lealtad”.
4.3 Productos Los productos que ofrece Génesis a sus clientes son: •
Fondos a largo plazo
•
Fondos a corto plazo
77
Fondos a largo plazo Dentro de este tipo de fondo, existe un fondo creado, denominado Fondo Cesantía.
Fondo Cesantía, es un fondo que le permite al afiliado aportar mensualmente una cantidad de dinero, para ahorrar desde hoy y durante el tiempo que más le convenga, según su edad y los años en que planea utilizarlo.
Para que el afiliado pueda cumplir con sus expectativas de ahorro, el fondo le ofrece un sistema de aportes que está constituido por ciclos secuenciales de tres años cada uno, los mismos que se renovarán en forma automática, consecutiva e indefinida. Su primer ciclo se iniciará el día en que se realice su primer aporte. A la finalización de cada ciclo, en forma automática se inicia el siguiente.
Entre los servicios o valores agregados que ofrece este fondo tenemos:
a) Retiro por cesantía: Ante la eventualidad de perder el trabajo, con solo presentar el Acta de Finiquito Laboral, el participe puede retirar hasta el 100% de su fondo sin comisión de salida, como respaldo hasta conseguir un nuevo empleo.
b) Ahorro voluntario: Además de los aportes mensuales que efectúe para su fondo, el afiliado podrá hacer depósitos adicionales que le permitan contar con un efectivo disponible. Sin montos mínimos de depósitos, sin ningún costo, aun plazo mínimo de 30 días y con la misma rentabilidad que su fondo.
c) Retiro parcial anticipado: Para solventar emergencias económicas que suelen presentarse, a partir del primer año de aportes, el partícipe podrá
78
efectuar retiros de hasta el 70% de su fondo con una comisión por retiro parcial anticipado.
d)
Servicio médico Soluciona: Por el pago de US$ 2.99 mensuales, el
participe recibe un paquete de Servicios Integrales de Asistencia, a través del cual podrá disponer de: asistencia vial; asistencia médica en caso de emergencias; orientación médica telefónica; asistencia legal; asistencia al hogar en plomería, electricidad, cerrajería y vidrios; asistencia odontológica.
e) Seguro Global: Para proteger aquellos seres que más ama, desde el día siguiente a su primer depósito y mientras continúe puntualmente sus aportes, el participe puede contar con: seguro de vida, asistencia exequias, seguro de enfermedades graves, alimentación segura, anticipo por enfermedades graves y seguro de accidentes.
Fondos a corto plazo El fondo a corto plazo o fondo de inversión es un mecanismo que permite, a personas naturales o jurídicas, participar en la propiedad de un patrimonio común
integrado
por
un
conjunto
de
instrumentos
de
características, que procuran brindarle rendimientos atractivos
diferentes para su
inversión.
Las ventajas de invertir en un fondo de inversión, son: la diversificación de los valores en el mercado financiero, comodidad
por la renovación
programada automática y flexibilidad por lo adaptable que es al perfil de cada inversionista.
Dentro de los fondos a corto plazo tenemos: Fondo Máximo Tiempo de permanencia, cada depósito: 30 días
79
Inversión inicial: US$ 500 Inversión adicional: US$ 100
Fondo Master
Tiempo de permanencia, cada depósito: 90 días Inversión inicial: US$ 500 Inversión adicional mínima: US$ 500 Atributo adicional: Pagos anticipados de su inversión
Fondo Estratégico
Tiempo de permanencia, cada depósito: 180 días Inversión inicial: US$ 500 Inversión adicional mínima: US$ 500 Atributo adicional: a partir del día 61 de cada depósito el participe tiene liberado hasta el 30% de su inversión sin comisión de salida.
Fondo Renta Plus
Tiempo de permanencia, cada depósito: 370 días Inversión inicial: US$ 500 Inversión adicional mínima: US$ 500 Atributo adicional: A partir del día 185 de cada depósito el partícipe tiene liberado hasta el 30% de su inversión sin comisión de salida.
Fondo Superior Tiempo de permanencia, cada depósito: 180 días Inversión inicial: US$ 500 Inversión adicional mínima: US$ 500 A través de la siguiente gráfica se puede apreciar la interrelación de cada uno de los fondos, y su dependencia operativa con Genesis, que es la administradora de cada uno de esos fondos.
80
Fuente: Página web institucional de Genesis Elaborado por: Teresa Lalama Vásquez
A continuación se puede apreciar la secuencia gráfica de las operaciones de Genesis, en el proceso de Captación de Recursos para los distintos fondos que oferta:
81
Fuente: Página web institucional de Genesis Elaborado por: Teresa Lalama Vásquez
4.4 Estructura organizacional Como se mencionó anteriormente, Génesis es una empresa ecuatoriana que tiene el respaldo del grupo financiero español BBVA, pero la organización no habría logrado su desarrollo sin el recurso humano con el que cuenta.
A continuación se presenta la estructura organizacional de Génesis:
82
Fuente: Departamento de O y M de AFP Génesis S.A.
83
4.5 Reglamentos Los reglamentos se encuentran en los Anexos.
4.6 Análisis de FODA El análisis FODA realizado a Génesis, ha sido basado en una revisión de las fortalezas y debilidades internas de la empresa y las oportunidades y amenazas del sector económico en el que desempeña el giro del negocio.
Fortalezas a) Liderazgo en servicios de administración de fondos. b) Diversidad en el portafolio de fondos de corto plazo y largo plazo. c) Tasas de interés altamente competitivas. d) Respaldo financiero de socios extranjeros. e) Personal altamente capacitado.
Debilidades a) Falta de cubrir ciertas provincias del país con instalación física. b) Alta rotación del equipo comercial. c)
Herramientas de toma de decisiones gerenciales y ejecutivas no
apropiadas.
Amenazas a) Nuevas leyes del gobierno que limitan el mercado. b) Disminución del poder de ahorro de potenciales clientes. c) Desconfianza en cierto grupo de inversionistas. d) Inestabilidad jurídica del país. e) Nuevos competidores extranjeros.
Oportunidades a) Captación de nuevos clientes que laboran en el sector público.
84
b) Baja rivalidad de los competidores nacionales actuales. c) Captación de ahorristas con sectores industriales en crecimiento.
85
CAPÍTULO V
LA PROPUESTA
5.1
TÍTULO
Esta tesis está enfocada hacia el “Diseño de un sistema de control financiero-contable como herramienta para la toma de decisiones en la empresa AFP Génesis Administradora de Fondos y Fideicomisos S.A. 2013”.
5.2
PRESENTACIÓN
La creación de este sistema permitirá el manejo correcto de la información proporcionada por cada departamento, que al momento se ingresa parte de forma manual y parte de manera automática, lo que puede originar que los resultados obtenidos no sean cien por ciento certeros.
Para lograrlo será importante también el control interno, que en cualquier organización sirve de apoyo para la conducción de los objetivos, logrando con esto información confiable de las operaciones de la empresa y su situación en el mercado.
A continuación se muestra el flujo de las actividades operacionales de la empresa, con el que se logra que la información contable se obtenga, reflejada a través de los estados financieros, detallando para esto que en el proceso intervienen los departamentos: •
Servicios Integrados
•
Fondos de Inversión
•
Operaciones
•
Tesorería
•
Administración y Recursos Humanos
•
Proyectos y Desarrollo Tecnológico, y;
•
Contabilidad.
86
Elaborador por el Departamento de O & M de AFP Genesis S.A.
El alcance de este sistema es para los funcionarios y colaboradores de toda la empresa.
5.3
OBJETIVOS
Este sistema está siendo creado con el fin de poder disponer de información segura y correcta, ya que actualmente, como bien se mencionó en párrafo anterior, la información disponible es procesada de forma manual y automática, por lo que no existe exactitud en sus resultados.
Entre los principales objetivos tenemos: •
Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y financieros, que son utilizados por la dirección para una adecuada toma de decisiones.
•
Incentivar la eficiencia en el uso de los recursos.
•
Determinar el seguimiento de las prácticas decretadas por la gerencia, inicialmente durante el tiempo que dure el diseño del sistema, y luego
87
como parte de los procesos a seguir por todos los departamentos indefinidamente. •
Establecer e implementar políticas en el corto plazo, para los departamentos de Servicios Integrados, Tesorería, Administración y Recursos Humanos y Contabilidad, para evitar que se realicen procesos sin las adecuadas autorizaciones.
•
Generar una cultura de control en todos los niveles de la organización durante el tiempo de desarrollo del sistema, y establecerlo luego como parte de los procesos a seguir por los departamentos de forma indefinida.
•
Mejorar los informes financieros que se generan para la gerencia.
•
Aumentar la automatización informática.
5.4
FUNDAMENTACIÓN
Para poder fundamentar el sistema propuesto, se detallará de forma individual los problemas presentados por las principales cuentas contables de la empresa y sus fondos, especialmente aquellas sobre las que se miden los indicadores financieros y sobre las que resulta muy importante ejecutar una función de control interno y posterior automatización.
Por lo que el
análisis se centrará en el Departamento de Contabilidad.
Contabilidad El departamento de Contabilidad en AFP Génesis es el
encargado de
instrumentar y operar las políticas, normas, sistemas y procedimientos necesarios para garantizar la exactitud y seguridad en la captación y registro de las operaciones financieras, presupuestales y de consecución de metas de la entidad, a efecto de suministrar información que coadyuve a la toma de decisiones, a promover la eficiencia y eficacia del control de gestión, a la evaluación de las actividades y a facilitar la fiscalización de sus operaciones, cuidando
que
dicha
contabilización
se
realice
con
documentos
comprobatorios y justificativos originales, y vigilando la debida observancia de las leyes, normas y reglamentos aplicables.
88
Siendo así, Contabilidad el departamento encargado de elaborar, analizar y consolidar los estados financieros, debe disponer y facilitar información que permita una correcta toma de decisiones, la misma que podrá ser utilizada por
gerentes,
contadores,
inversionistas,
acreedores
o
empleados
gubernamentales, quienes también querrán conocer acerca de como se obtuvieron estas cifras y lo que ellas significan. Pero al existir problemas en el control de determinadas cuentas, la información contable no será certera, sin descartar que los reportes de análisis que el departamento de Contabilidad proporcionará serán llevados a cabo manualmente.
Automáticamente se dispone de los estados financieros acumulados o mensuales, divididos en: •
Balance General
•
Estado de Resultados
•
Estado de Flujo de Efectivo
•
Estado de Evolución del Patrimonio Neto
En base a dicha información, se elaboran reportes manuales como son: •
Indicadores financieros
•
Comparativos de resultados reales vs presupuesto
•
Comparativo de resultados año anterior vs año actual
•
Análisis del mercado financiero, y;
•
Resto de reportes requeridos en el momento.
Por lo anterior y antes de entrar en análisis de las principales cuentas contables, es importante conocer que es el control interno, para lo que se indica que son los pasos que toma una compañía para prevenir el fraude, la malversación de activos así como la elaboración de informes financieros fraudulentos.
Las principales cuentas que se analizarán de la empresa Génesis son: 1. Efectivo
89
2. Bancos 3. Cuentas por Cobrar e Ingresos 4. Cuentas por Pagar y Gastos
1.
Efectivo
El efectivo normalmente incluye las cuentas generales, la de caja chica, las cuentas bancarias, que pueden ser corrientes y de ahorros.
Para el caso
de Genesis, mantiene de las dos formas el disponible.
La compañía mantiene como política administrativa un cupo de caja chica de US$ 1,560.00 distribuido entre Matriz y Sucursales. Siendo de este grupo el mayor cupo asignado a Quito y Guayaquil.
La caja chica se conserva con un saldo bajo de US$ 200.00, y se utiliza para gastos muy pequeños, reponiéndose conforme se vaya consumiendo hasta que llegue al 70% del cupo asignado.
El control de este efectivo se da a través de los arqueos de caja chica, control que no se da de forma frecuente.
La caja chica mantiene los siguientes procedimientos o políticas para su control interno:
a) Política contable Esta
Política
ha
sido
desarrollada
con
referencia
a
las
Normas
Internacionales de Contabilidad, NIC 1: Presentación de estados financieros.
Las transacciones efectuadas en el activo se reconocen al valor nominal. En caso de mantenerse saldos de moneda extranjera en el exterior se expresarán en moneda nacional al tipo de cambio al que se liquidarían las transacciones a la fecha de los estados financieros que se preparan.
90
El reconocimiento de las transacciones como activo corriente al que pertenece el Efectivo, se sujeta al cumplimiento del siguiente requisito: “Se trata de efectivo u otro medio equivalente al efectivo.”
El responsable del Efectivo de la empresa, para el caso de Guayaquil, es el Departamento de Servicios Administrativos, siendo su custodio directo tanto en
Guayaquil
como
sucursales
(11)
el
Ayudante
de
Servicios
Administrativos
b) Políticas de procedimiento 1. La caja chica es creada para gastos menores o emergentes que por su valor no ameritan ser procesados a través de la emisión de un cheque. 2. La Gerencia Administrativa o Financiera será quien podrá autorizar la creación de un nuevo fondo de caja chica. 3. Los custodios de estos valores serán nombrados por la Gerencia Administrativa. 4. Los fondos deben ser mantenidos
en pequeñas cajas cuya llave
quedará bajo el poder del custodio. 5. Los valores a desembolsarse serán respaldados a través de vales de caja chica, cuyo gasto no podrá ser mayor a US$ 10.00 y cada vale no podrá ser mayor a US$ 5.00. 6. Los vales deberán ir con las firmas respectivas de los responsables de la solicitud y el responsable de la entrega, que será el custodio, soportados con los comprobantes de venta respectivos, cuando su egreso sea US$ 4.00 o mayor a US$ 4.00. 7. Una vez consumido el 70% del cupo asignado se procede a solicitar la reposición de la caja chica y se dispone nuevamente del cupo total del fondo asignado.
c) Procedimiento actual Servicios Administrativos:
91
1. Abre caja chica, recopila los valores y clasifica por grupo de cuenta de gastos. 2. Adjunta los soportes respectivos a cada uno de los vales. 3. Elabora en hoja electrónica el formato “Resumen de gastos de caja chica”, ingresando el total de gastos por grupo contable. 4. Se cuenta el efectivo en caja agrupando los billetes y las monedas según su denominación. 5. Registra el saldo de caja en formato “Resumen de gastos de caja chica”. 6. Calcula por diferencia el valor a reponer e imprime “Resumen de gastos de caja chica”. 7. Registra visto bueno en el campo de elaborado. 8. Elabora la orden de giro por el valor a reponer. 9. Reúne resumen de gastos de caja chica, vales, orden de giro y obtiene visto bueno de revisado del Supervisor Nacional de Administración. 10. Entrega “Resumen de gastos de caja chica”, soportado con vales, orden de giro y soporte a secretaria de Gerencia Administrativa para su aprobación.
Secretaria de Gerencias: 11. Remite la documentación aprobada a Contabilidad para su respectivo proceso contable.
Ayudante de Contabilidad: 12. Revisa físicamente la información contenida en el Reporte de Gastos de Caja Chica y los coteja contra los vales y sus soportes. 13. Coloca el sello de “cancelado” en los vales. 14. Ingresa la transacción manualmente en el sistema de Contabilidad. 15. Genera el asiento contable y entrega orden de giro procesada al área de Tesorería.
92
Asistente de Tesorería: 16. Procesa la orden de giro para la emisión del cheque.
Asistente de Servicios Administrativos: 17. Recibe de Tesorería cheque a nombre del mensajero para su cambio en efectivo. 18. Dispone nuevamente del cupo asignado para el fondo de caja chica.
93
d) Flujograma actual
Elaborado por: Teresa Lalama Vásquez
94
e) Procedimiento propuesto Servicios Administrativos: 1. Abre caja chica, recopila los valores y clasifica por grupo de cuenta de gastos. 2. Adjunta los soportes respectivos a cada uno de los vales. 3. Elabora en hoja electrónica el formato “Resumen de gastos de caja chica”, ingresando el total de gastos por grupo contable. 4. Se cuenta el efectivo en caja agrupando los billetes y las monedas según su denominación. 5. Registra el saldo de caja en formato “Resumen de gastos de caja chica”. 6. Calcula por diferencia el valor a reponer e imprime “Resumen de gastos de caja chica”. 7. Ingrese cada uno de los vales en un sistema creado denominado “Sistema de caja chica”, en el que se ingresen los montos totales por los diferentes rubros utilizados. 8. Registra visto bueno en el campo de elaborado. 9. Elabora la orden de giro por el valor a reponer. 10. Reúne resumen de gastos de caja chica, vales, orden de giro y obtiene visto bueno de revisado del Supervisor Nacional de Administración. 11. Entrega “Resumen de gastos de caja chica”, soportado con vales, orden de giro y soporte a secretaria de Gerencia Administrativa para su aprobación.
Secretaria de Gerencias: 12. Remite la documentación aprobada a Contabilidad para su respectivo proceso contable.
Ayudante de Contabilidad: 13. Procede
a generar el lote contable automático producto de la
información ingresada por Servicios Administrativos.
95
14. Revisa físicamente la información contenida en el Reporte de Gastos de Caja Chica y los coteja contra los vales y sus soportes, colocando el sello de “cancelado” en los vales para invalidar cada documento. 15. Entrega orden de giro procesada al área de Tesorería.
Asistente de Tesorería: 16. Procesa la orden de giro para la emisión del cheque.
Asistente de Servicios Administrativos: 17. Recibe de Tesorería cheque a nombre del mensajero para su cambio en efectivo. 18. Dispone nuevamente del cupo asignado para el fondo de caja chica.
96
f) Flujograma propuesto
Elaborado por: Teresa Lalama Vásquez
97
Por lo anterior y para tener la seguridad que tan eficiente es el control interno que mantiene la empresa,
es importante también realizar las siguientes
preguntas, a las que se agregará la respuesta de la empresa:
g) Cuestionario de análisis •
¿Se verifica la existencia del efectivo registrado? No.
•
¿Se confirma la integridad del efectivo registrado? No.
•
¿Se realizan auditorias mensuales a las cajas chicas? No.
•
¿Son apropiados los formatos o presentación de la revelación del efectivo utilizado y del sobrante de la caja? No, porque se ha detectado inconsistencias en los formatos de reembolso y faltante que no han sido reportados.
Por las preguntas realizadas es fácil detectar que el control interno está fallando, ya que no existen arqueos frecuentes, ni semanales, ni mensuales. Los errores o fallas del proceso son detectadas cuando Contabilidad procesa el pago, teniendo que realizarse devoluciones frecuente de las órdenes de giro por estos conceptos, razón por la que se está proponiendo la automatización de ingreso y cuadre de la caja chica, a su vez que deberá implementarse arqueos semanales con el fin de controlar el correcto uso del dinero, en el día a día.
98
2.
Bancos
El efectivo también está representado por las
cuentas bancarias en
diferentes instituciones como son Banco Bolivariano y Banco de Guayaquil, dos de los Bancos más grandes del país, que mantienen un saldo promedio de US$ 200,000.00 que sirven para cancelar los gastos de nómina, gastos generales y administrativos de la compañía.
Para el caso de las cuentas bancarias el control interno principal se da a través de las conciliaciones bancarias de cada una de las cuentas corrientes y de ahorros que mantiene la empresa y los fondos.
Para manejar y controlar las cuentas bancarias se mantienen las siguientes políticas y procedimientos o políticas para su control interno:
a) Política contable Esta
Política
ha
sido
desarrollada
con
referencia
a
las
Normas
Internacionales de Contabilidad, NIC 1: Presentación de estados financieros.
Las transacciones efectuadas en el activo se reconocen al valor nominal. En caso de mantenerse saldos de moneda extranjera en el exterior se expresarán en moneda nacional al tipo de cambio al que se liquidarían las transacciones a la fecha de los estados financieros que se preparan.
El responsable del efectivo de la empresa es el Departamento de Tesorería, el cual está liderado por la Tesorería y 4 ayudantes.
b) Políticas de procedimiento 1. Las conciliaciones bancarias se elaboran desde el tercer día laborable del mes siguiente al cierre y son entregadas a medida que se terminen, hasta el último día laborable del mes. 2. Se trabajarán con cortes manuales para los casos en los que los estados de cuenta aún no lleguen.
99
3. Todas las partidas deben ser depuradas al mes siguiente de elaborada la conciliación bancaria. 4. El reporte de la “Conciliación Bancaria” debe contener las firmas y/o visto bueno de “elaborado” y “revisado”. 5. Luego de elaboradas las conciliaciones deberá remitirse una copia a los Departamentos de Tesorería y Operaciones para que procedan con la depuración de las partidas pendientes.
c) Procedimiento actual Asistente de Tesorería: 1. Genera y envía cortes de movimientos bancarios.
Ayudante de Contabilidad: 2. Recibe hasta el día 3 de cada mes de parte de Tesorería los archivos correspondientes a los movimientos bancarios de las cuentas corriente y de ahorros. 3. Se importan en una plantilla de Excel la información del mayor contable de la cuenta bancaria. 4. Se procede a cruzar manualmente los movimientos bancarios del mayor contable vs corte de estado de cuentas recibidos. 5. Se elaboran las conciliaciones en formatos fijos definidos que varían según los movimientos bancarios de cada contabilidad 6. Se dejan sentadas en la conciliación bancarias las partidas sujetas a ajustes. 7. Una vez realizada la conciliación el responsable de su elaboración firma la misma. 8. Remite la conciliación bancaria al Contador General para su revisión.
Contador General: 9. Revisada la conciliación es devuelta al usuario responsable de la misma para que proceda a la elaboración de las correcciones si hubiese.
100
Ayudante de Contabilidad 10. Luego de elaboradas las conciliaciones deberá remitirse una copia a los Departamentos de Tesorería y Operaciones para que procedan con la depuración de las partidas pendientes.
101
d) Flujograma actual
Elaborado por: Teresa Lalama Vásquez
102
e) Procedimiento propuesto Asistente de Tesorería: 1. Genera y envía cortes de movimientos bancarios.
Ayudante de Contabilidad: 2. Recibe hasta el día 3 de cada mes de parte de Tesorería los archivos correspondientes a los movimientos bancarios de las cuentas corriente y de ahorros. 3. El archivo enviado por el Banco y el Mayor contable, se importan en un “Sistema de conciliación bancaria” para que puedan ser cruzados automáticos los movimientos. 4. Se emite el reporte de la conciliación bancaria automática. 5. Se cruzan manualmente aquellas partidas que por su identificación no pudieron ser cruzadas. 6. Se ingresan manualmente dentro del sistema que emite la conciliación bancaria automática las partidas de ajustes, producto del cruce manual realizado. 7. Cruzadas las partidas se emite la conciliación bancaria definitiva. 8. Una vez realizada la conciliación el responsable de su elaboración firma la misma. 9. Remite la conciliación bancaria al Contador General para su revisión.
Contador General: 10. Revisada la conciliación es devuelta al usuario responsable de la misma para que proceda a la elaboración de las correcciones si hubiese.
Asistente de Contabilidad 11. Luego de elaboradas las conciliaciones deberá remitirse una copia a los Departamentos de Tesorería y Operaciones para que procedan con la depuración de las partidas pendientes.
103
f) Flujograma propuesto
Elaborado por: Teresa Lalama Vásquez
104
Adicionalmente para poder tener la seguridad de que el procedimiento es el correcto para el control de la cuenta Bancos, es importante realizar las siguientes preguntas y a su vez respuesta de la empresa Génesis:
g) Cuestionario de análisis •
¿Todo el efectivo que debería haberse recibido se recibió realmente? Si.
•
¿Se registró con precisión y se depositó al instante? No, los depósitos son registrados por valores diferentes a las papeletas de depósito, por errores en digitación.
•
¿Se dispone de conciliaciones automáticas que facilite y transparente el proceso? No, se realizan manualmente.
•
¿Los desembolsos de efectivo se realizaron para los fines autorizados? Si.
•
¿Se mantienen saldos de efectivo en un nivel adecuado pero no excesivo? Por lo general si, se mantienen en un saldo promedio de US$ 100,000.
•
¿Los cheques utilizados para los diferentes pagos se conserva bajo custodia con todas las seguridades del caso? No.
La compañía utiliza formatos de cheques plana, y estos se
conversan en cajas de cartón, dentro del departamento de Tesorería. Pero a pesar de que este departamento tiene acceso limitado, se originó la pérdida de un formato de cheque que iba a ser cobrado en la institución bancaria respectiva.
105
Con el análisis anterior de las cuentas de Efectivo y Bancos se ha podido detectar que existen falencias e inconsistencias en el proceso del Efectivo y Bancos que denota falta de control interno o fallas en el control interno existente, por lo que amerita la automatización inmediata de sus procesos.
Es importante considerar que para este caso ya se produjo la pérdida o robo de dos cheques plana, los mismos que fueron falsificados en fondo y forma para poder ser cobrados, pero gracias a que existe una autorización de preavisos en conexión con la institución bancaria, los mismos no pudieron ser cobrados, adicionalmente de que el registro contable de estos cheques tampoco se había generado.
2.
Cuentas por Cobrar e Ingresos
Las cuentas por cobrar incluyen no sólo los reclamos pendientes contra los clientes provenientes de la venta de bienes o servicios, sino también por préstamos a funcionarios o empleados, reclamos de impuestos y anticipos de proveedores.
Para el caso de Génesis su único cliente son los diferentes fondos que administra, siendo sus principales valores, reflejados en las cuentas por cobrar por las comisiones cobradas por los servicios prestados a dichos fondos.
El resto de cuentas por cobrar son las correspondientes a las
cuentas de nómina.
a) Política contable Esta
Política
ha
sido
desarrollada
con
referencia
a
las
Normas
Internacionales de Contabilidad, NIC 1: Presentación de estados financieros. Son reconocidas las cuentas por cobrar cuando el resultado de una transacción, que se origine en la prestación de servicios, pueda ser estimado con fiabilidad, los ingresos de actividades ordinarias asociados con la operación deben reconocerse, considerando el grado de terminación de la
106
prestación final del periodo sobre el que se informa. El resultado de una transacción puede ser estimado con fiabilidad cuando se cumplen todas y cada una de las siguientes condiciones: a)
El importe de los ingresos de actividades ordinarias pueda medirse con fiabilidad;
b)
Sea probable que la entidad reciba los beneficios económicos asociados con la transacción;
c)
El grado de realización de la transacción, al final del periodo sobre el que se informa, pueda ser medido con fiabilidad; y
d)
Los costos ya incurridos en la prestación, así como los que quedan por incurrir hasta completarla, puedan ser medidos con fiabilidad. NIC 18 – Apartado 11
De acuerdo a los lineamientos de las NIIF los saldos por cobrar deberán ser revelados en los estados financieros sobre el monto de su valor razonable de intercambio, es decir,
en la mayoría de los casos, la contrapartida
revestirá la forma de efectivo o equivalentes al efectivo, y por tanto el ingreso de actividades ordinarias se mide por la cantidad de efectivo o equivalentes al efectivo, recibidos o por recibir. No obstante, cuando la entrada de efectivo o de equivalentes al efectivo se difiera en el tiempo, el valor razonable de la contrapartida puede ser menor que la cantidad nominal de efectivo cobrada o por cobrar. Por ejemplo, la entidad puede conceder al cliente un crédito sin intereses o acordar la recepción de un efecto comercial, cargando una tasa de interés menor que la del mercado, como contrapartida de la venta de bienes.
Cuando el acuerdo constituye efectivamente una transacción financiera, el valor razonable de la contrapartida se determinará por medio del descuento de todos los cobros futuros, utilizando una tasa de interés imputada para la actualización. La tasa de interés imputada a la operación será, de entre las dos siguientes, la que mejor se pueda determinar:
107
a) Bien la tasa vigente para un instrumento similar cuya calificación crediticia sea parecida a la que tiene el cliente que lo acepta; o b) Bien la tasa de interés que iguala el nominal del instrumento utilizado, debidamente descontado, al precio al contado de los bienes o servicios vendidos. Representan valores por cobrar menores a 30 días correspondientes a facturaciones por comisiones en servicios (seguros, emisión de estado de cuenta y mantenimiento de cuenta) a los fondos administrados (Fondos de Cesantía), así como los servicios por administración de los fondos (todos los demás fondos) del último día del mes anterior.
Las cuentas por cobrar representan la esencia del registro de las actividades ordinarias para la generación de los ingresos de la compañía.
Así también, se registran como cuenta por cobrar cualquier importe que se espera realizar dentro del periodo de los doce meses posteriores a la fecha del balance a través de la realización o conversión en efectivo, ejemplo: anticipo al personal, la porción corriente de cuentas por cobrar, documentos por cobrar, otras cuentas por cobrar, entre otras.
b) Procedimiento actual 1. La Administradora provisiona diariamente a través de un asiento contable manual, las comisiones por administración de fondos generadas por los Fondos. 2. Al cierre del penúltimo día laborable de cada mes, la Administradora procede a realizar la facturación respectiva a los Fondos de los valores provisionados por comisiones. 3. Entrega de factura a cada Fondo para su gestión. 4. Envío manual de correo electrónico informando la transferencia a realizar.
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5. Luego los Fondos proceden a cancelar los valores respectivos, con las retenciones de ley.
Este pago se lo realiza por medio de
transferencia bancaria.
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c) Flujograma actual
Elaborado por: Teresa Lalama Vásquez
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d) Procedimiento propuesto 1. La Administradora provisionará automáticamente de forma diaria a través de un asiento contable, las comisiones por administración generadas por los fondos.
Esta información será tomada de los
mayores contables de la “cuenta por pagar comisión” de cada una de las contabilidades de los Fondos. 2. Al cierre del penúltimo día laborable de cada mes, la Administradora procede a realizar la facturación respectiva a los Fondos de los valores provisionados por comisiones. 3. Entrega de factura a cada Fondo para su gestión. 4. Se envía un correo automático a Tesorería para informar los valores a pagar por cada rubro y por cada Fondo. 5. Los Fondos proceden a cancelar los valores respectivos, con las retenciones de ley.
Este pago se lo realiza por medio de
transferencia bancaria.
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e) Flujograma propuesto
Elaborado por: Teresa Lalama Vásquez
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Para una mejor apreciación del procedimiento contable de la facturación de la Administradora por la compra/venta se esquematiza a través de los siguientes cuadros, ya que es importante tener en cuenta que en esta negociación intervienen tanto la Administradora como cada uno de los Fondos.
Elaborado por: Teresa Lalama V. Fuente: AFP Génesis S.A..
Elaborado por: Teresa Lalama V. Fuente: AFP Génesis S.A..
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En estos cuadros se puede apreciar a su vez los ingresos que percibe la Administradora Génesis por los servicios que presta a cada uno de los Fondos, por lo que su mayor ingreso está centrado en este rubro, que son las comisiones.
Pero esté registro también está normado con una política:
f) Política contable de los ingresos Esta
Política
ha
sido
desarrollada
con
referencia
a
las
Normas
Internacionales de Contabilidad, NIC 1: Presentación de estados financieros.
El reconocimiento de cualquier ingreso en la cuenta de resultados se supeditará al cumplimiento de los tres requisitos siguientes:
a)
Su importe pueda estimarse de manera fiable.
b)
Sea probable que la entidad reciba beneficios económicos asociados con la operación.
c)
La información sea verificable y se presente de forma fiel.
Adicionalmente, para el reconocimiento de ingresos en la Prestación de Servicios se deberán cumplir los siguientes requisitos:
Este proceso de registro contable de provisiones, es un proceso que se lleva manualmente y que por lo general da origen a errores en el registro de los valores diarios.
En el control de ingresos y de cuentas por cobrar también es importante realizar las siguientes preguntas que inciden en el control interno de las mismas:
g) Cuestionario de análisis
114
•
¿Existe un tope en los análisis de antigüedad de los saldos de las cuentas por cobrar? Existe un tope, que es mensual, pero no se lo lleva debido a que este control se lo realiza manualmente, y no existe el personal suficiente para manejar estos controles, por lo que se acumulan hasta un año para poder realizarlo.
•
¿El registro diario o mensual de los ingresos se realiza de manera automática? No, se lo realiza de forma manual.
Siendo las “comisiones” el principal rubro de ingreso de la compañía, y sobre el cual se centran los análisis e indicadores financieros, es indispensable considerar la pronta automatización de sus registros contables, ya que por experiencia, se han generado estados financieros con ingresos incorrectos, sobre los cuales se han realizado mediciones de resultados, y no siendo estos reales, porque existió error en sus registros, las decisiones que se toman no son valederas.
Por esto se diseñó a través del flujo propuesto la automatización de los ingresos que se obtendrán directamente de los contabilizaciones diarias de cada Fondo.
4.
Cuentas por Pagar y Gastos
Como cuentas por pagar se entienden las obligaciones a corto plazo por la compra de bienes y servicios en las actividades ordinarias de la empresa.
Las cuentas por pagar de la Administradora son cuentas a corto plazo, y sus cancelaciones son diarias, para el caso de los pagos a los proveedores, y de hasta 1 año plazo, en el caso de las cuentas de nómina por registro de provisiones de beneficios de ley, que son las principales provisiones
115
registradas, impuestos que la compañía debe cancelar como son retención en la fuente, retención del impuesto al valor agregado y el impuesto a la renta anual de la empresa.
Siendo este su esquema, las cuentas por pagar son controlables fácilmente, ya que al ser la mayor parte beneficios de ley de los colaboradores, son cuentas controladas a través de análisis de cuentas mensuales por el Departamento de Nómina.
Por lo anterior los gastos cargados estarán relacionados una parte directamente con la nómina de la empresa, y la otra con los diferentes pagos a los proveedores que realiza diariamente Génesis, y que a su vez estarán relacionados con los cargos de activos fijos y demás gastos generales y administrativos de la compañía.
a) Política contable de las cuentas por pagar Esta
Política
ha
sido
desarrollada
con
referencia
a
las
Normas
Internacionales de Contabilidad, NIC 1: Presentación de estados financieros.
Las provisiones o cuentas por pagar se reconocen cuando cumplen con los siguientes requisitos: •
Tiene una obligación actual producto de un suceso pasado y existe la probabilidad de que se tenga que atender la obligación.
•
Para cancelar la obligación es probable que la entidad tenga que desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos.
•
Se puede estimar fiablemente el importe de esta obligación.
Los Gastos son las partidas contables que cierta y directamente disminuyen el beneficio, o en su defecto, el gasto siempre implicará el desembolso de una suma de dinero que puede ser en efectivo o en bien, por lo tanto siempre afectará la cuenta bancaria.
116
Para Genesis los gastos están relacionadas directamente con el manejo administrativo del negocio, es decir: pago de sueldos y beneficios de ley al personal, pagos de servicios básicos de la compañía, provisión y pago de impuestos varios de la empresa, ya sea con organismos reguladores o municipales, y demás gastos administrativos propios del negocio.
b) Política contable de los gastos Los gastos se reconocen al costo histórico, a medida que son incurridos, independientemente de la fecha en que se haya realizado el pago y se registran en el período más cercano al que se conocen.
Para un mejor entendimiento se desarrollará un ejercicio práctico.
5.5.
EJERCICIO PRÁCTICO
Para un mejor entendimiento se desarrollará un ejercicio práctico.
a)
Plan de Cuentas
117
118
119
120
b)
Estado de Situación Final
121
c)
Transacciones
Durante el mes de Enero del 2013 se presentan las siguientes transacciones, cuyos pagos la empresa los realiza a través de cheques: Enero 5 del 2013
Se paga el consumo de energía eléctrica de la empresa, del mes de enero del 2013 por US$ 1,500.00.
Enero 7 del 2013
Se realiza la limpieza de las oficinas de Génesis del mes de enero del 2013 por US$ 440.00 con iva incluido.
Enero 9 del 2013
Se
cobran
las
comisiones
por
servicios
por
administración de fondos del mes anterior por US$ 150,000.00. Enero 17 del 2013 Se paga el consumo telefónico de la empresa del mes de enero del 2013 por US$ 1,120.00. Enero 19 del 2013 Se pagó al Municipio de Guayaquil la patente de la empresa por el año 2013 por US$ 6,000.00
122
Enero 21 del 2013 Se pagaron anticipos de sueldos al personal por US$ 600.00. Enero 26 del 2013 Se cobran la segunda facturación por las comisiones por servicios por administración de fondos del mes por US$ 4,200.00 Enero 31 del 2013 Se pagaron los sueldos del mes a los colaborados de Génesis por US$ 5,000.00.
Las provisiones no se
realizarán sino hasta el primer semestre del año.
d)
Libro Diario
123
e)
Libro Mayor
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125
126
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128
129
130
f)
Balance de Comprobación
131
g)
Estado de Situación Final y Estado de Resultados
132
h)
Análisis Financiero
El análisis financiero se lo realizará en base al cálculo de los indicadores financieros, que nos permitirá obtener resultados más significativos y conocer la situación financiera de la empresa.
133
•
Indicador de liquidez
Relación corriente = Activo corriente / Pasivo corriente Relación corriente = 276,500.56 / 5’070,272.74 Relación corriente = 0.05
Su interpretación es que por cada US$ 1 de pasivo, la empresa tiene un 0.05 de respaldo en el activo corriente, que realmente es muy poco para poder cubrir las deudas adquiridas de Génesis. •
Endeudamiento sobre activos totales
Nivel de endeudamiento = Total pasivo / Total activo Nivel de endeudamiento = 5’070,272.74 / 12’930,065.06 Nivel de endeudamiento = 0.3921 US$ 39.21 Su resultado se interpreta que por cada dólar que la empresa tiene en el activo debe US$ 39, es decir, que esta es la participación de los acreedores sobre los activos de Génesis. •
Margen bruto de utilidad
Margen bruto de utilidad = Utilidad bruta / Ventas netas Margen bruto de utilidad = 136,740.00 / 155,000.00 Margen bruto de utilidad = 0.8821 88.21% El índice dice que por cada dólar vendido, la Génesis genera una utilidad bruta del 88.21%.
Con el análisis anterior se puede apreciar que la empresa tiene muchas deudas que pagar, las mismas que debe disminuir considerablemente para presentar y tener un mejor índice de liquidez. Pero a pesar de esto su índice de margen bruto de utilidad es bueno a pesar de las obligaciones pendientes.
134
5.5
ACTIVIDADES A DESARROLLAR
Una vez planteados los análisis anteriores y explicados los problemas, y con los diagramas de flujo diseñados, se podrá desarrollar el sistema que permita la integración de la información de las contabilidades que actualmente maneja la empresa, es decir, la de la Administradora y la de los Fondos y su automatización, con el fin de minimizar y muy posiblemente desaparecer los errores en registros que se han presentado y que dificultado la toma de decisiones.
Para esto se ha evaluado diferentes alternativas de desarrollo de este sistema, provenientes de proveedores externos, entre las que están:
Elaborado por: Teresa Lalama V. Fuente: Departamento de Sistemas de AFP Génesis S.A.
Todas estas son alternativas de software para aplicaciones de negocios que permite ayudar a las compañías a integrar sus procesos de
negocios,
ayudando a toda la empresa a funcionar más ordenadamente y eficientemente. Los sistemas versátiles y modulares con los que dispone pueden ser rápida y fácilmente adaptados a nuevos procesos de negocios de forma que crezca su capacidad a medida que crece el negocio.
Otra alternativa es el desarrollo IN HOUSE, en Plataforma Oracle, para el que es indispensable establecer un análisis del recurso humano y monetario, para el que se ha considerado contratar 3 personas durante un año que estarán involucradas única y exclusivamente en el desarrollo de este sistema de integración y automatización, análisis que se detalla a continuación:
135
Elaborado por: Teresa Lalama V. Fuente: Departamento de Sistemas de AFP Génesis S.A.
De acuerdo a esto, se puede apreciar que será más conveniente diseñar y desarrollar IN HOUSE este sistema, ya que por costo/beneficio, resultará menor el desembolso considerando tres recursos humanos por un año. Para esto es importante considerar también que el costo planteado por los los proveedores externos incluye software y desarrollo y por el mismo espacio de tiempo que el software interno, que es un año.
El mantenimiento futuro de este sistema lo realizará el personal interno de la empresa del departamento de Proyectos y Desarrollo Tecnológico, evitando así costos adicionales.
136
CAPÍTULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1
Conclusiones
Este trabajo muestra: •
Los puntos críticos sobre los que se deben enfocar el sistema a diseñarse que facilitará el ingreso de las transacciones contables que evitar la presencia de errores en digitación.
•
La importancia de que al poder visualizar los puntos críticos en la compañía permite establecer lineamientos de control de tal forma que permita entregar información confiable de la situación financiera, así como de sus operaciones.
•
Producto de todo el estudio realizado, se puede concluir que una empresa bien estructurada, con los niveles jerárquicos bien establecidos, permite obtener tanto la información financiero como contable, de forma rápida, ágil, veraz y confiable.
•
La inexistencia de reportes automáticos genera inexactitud en la información proporcionada de las alternativas de inversión en el mercado.
•
Todas las opciones presentadas son “modelos de negocio” ofrecidos por proveedores de software, pero la mejor alternativa es “trabajo en casa”.
•
El licenciamiento gratuito (es decir personal eventual) ofrece mayores ventajas, con respecto a su fácil uso e implementación en la empresa.
6.2
Recomendaciones •
Establecer el presente trabajo como un modelo para que AFP Génesis
determine la importancia de automatizar e integrar las
contabilidades que maneja, generar la información financiera y contable materia de análisis de forma automática, de tal forma que
137
exista la seguridad en ella, y que no haya posibilidad de error en su obtención, para una mejor toma de decisiones. •
Implementar los sistemas propuestos, tanto a nivel contable como a nivel administrativo, actualizándolos constantemente de acuerdo a las necesidades que se vayan presentando en la empresa.
•
Siendo necesario ir actualizando los sistemas de acuerdo a las necesidades de la empresa, es importante también capacitar al personal sobre estos cambios, para que los mismos puedan ser utilizados en las actividades diarias de la empresa.
•
La gerencia debe establecer indicadores de desempeño durante estos doce meses de trabajo, para conocer los avances y posterior implementación de todas las soluciones planteadas para el diseño de este sistema de control administrativo y contable.
•
Estudiar más a fondo la problemática de no disponer de forma eficiente de reportes de análisis, ya que lo planteado representa efectivamente el punto medular de la empresa, pero es conveniente revisar todas las áreas involucradas en el desarrollo de la compañía.
•
Realizar la implementación inmediata de las mejoras sugeridas en este trabajo.
•
Liberar de la operativa manual que realizan los departamento, con el fin de que ese tiempo pueda ser utilizado favorablemente para otras actividades en beneficio del departamento y de la empresa.
138
BIBLIOGRAFÍA
1. AFP GENESIS ADMINISTRADORA DE FONDOS Y FIDEICOMISOS S.A., folletos varios de publicidad.
2. DELOITTE & TOUCHE, Los IFRS en su bolsillo 2012.
3. DEL RIO GONZÁLEZ, Técnica Presupuestal, Facultad de Comercio y Administración, UNAM, México, K 1972, 99.5-11.
4. HOMGREN CHARLES T., SRIKANT M. DATAR, MADHAR V. RAJAN, Contabilidad de Costos.
5. HANSEN-HOLM, NIIF Teoría y Práctica, Manual para implementar Normas Internacionales de Información Financiera.
6. http://es.wikipedia.org/wiki/Wikipedia
7. LEY ORGANICA DE RÉGIMEN TRIBUTARIO INTERNO
8. RAMIREZ PADILLA DAVID NOEL,
Contabilidad Administrativa,
octava edición.
9. SÁNCHEZ CARRIÓN LCDO GILBERTO,
La Tablita, Tributaria y
Laboral, año 2013.
10. WHITTINGTON ° PANY, O. RAY WHITTINGTON, CIA, CMA, CPA DE PAUL UNIVERSITY – KURST PANY, CFA, CPA, ARIZONA STATE UNIVERSITY, Principios de Auditoria, décimo cuarta edición.
139
11. ZAPATA SÁNCHEZ PEDRO, año 2011, Contabilidad General con base en las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), séptima edición.
140
ANEXOS Anexo No. 1: Encuestas realizadas al personal de AFP Génesis S.A.
141
142
143
144
145
Anexo No. 2: Reglamentos de los fondos que administra AFP Génesis S.A. •
Fondo Máximo
146
147
148
•
Fondo Cesantía
149
150
151
152
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