General Ida Des de Proyectos Jorge Domingo Monte Negro Ramirez

Gestión de proyectos. Escuela de Administración pública y de negocios.ESAP.Facultad de posgrados. Apuntes de Clase Jorge Domingo Montenegro Ramírez. LA GESTION EN EL ESTUDIO Y DESARROLLO DE PROYECTOS. PROFESOR: JORGE DOMINGO MONTENEGRO RAMIREZ.

Apuntes de clase. Material importante Para la Unidad Primera. Estudio general en que se desenvuelven los proyectos. IMPORTANCIA DEL TEMA Hoy más que nunca se debe buscar que las comunidades y especial las autoridades locales junto con sus juntas, gremios y organizaciones, formulen y den pautas de acción para el desarrollo de proyectos, que permitan aumentar el crecimiento productivo y de bienestar social de las comunidades en las regiones. Especialmente el del sector de la minería; que requiere de una visión de desarrollo empresarial, que lo aleje del empirismo e informalidad y les permita a través de una visión holística e integral, mejorar y manejar los recursos con retribución al deterioro ambiental. Igualmente se busca que se desarrolle la estrategia de la descentralización administrativa y que los municipios y veredas den respuesta a sus necesidades a través de la formulación, estructuración y ejecución de proyectos, mediante procedimientos técnicos adecuados y manejo eficiente de recursos.

Además nuestro tema se orienta a muchos profesionales que pueden contribuir con sus aportes al desarrollo de la región si ponen en práctica esta metodología sustentada y explicada, donde ellos puedan contribuir al mejoramiento decidido de las regiones.

Atentamente; Jorge D. Montenegro Ramírez.

IMPORTANCIA DE LA ECONOMIA Y DE LA ADMINISTRACION EN LA FORMULACION, ESTRUCTURACION Y DESARROLLO DE PROYECTOS SOCIALES Y PRIVADOS EN EL MEDIO REGIONAL.

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Gestión de proyectos. Escuela de Administración pública y de negocios.ESAP.Facultad de posgrados. Apuntes de Clase Jorge Domingo Montenegro Ramírez. Tanto la economía como la administración son muy importantes para entender y manejar los recursos del medio regional e incidir en el desarrollo, ya sea de la región, de la vereda o de la finca donde nos encontramos. La razón de conocimientos radica en lo siguiente:

Importancia de la Economía. Esta ciencia busca que el hombre analice y considere la forma racional más conveniente para explorar y utilizar los recursos que les brinda su medio. Por ello en el Municipio o en la vereda debe considerarse cómo se está explotando la tierra, cómo se está empleando la mano de obra en el desarrollo de la producción; esto nos indica si los recursos de capital (infraestructura o dinero) y recurso humano están siendo bien utilizados. Igualmente nos permite analizar si los prestamos para el Municipio o vereda serán adecuadamente empleados. En el medio económico nos interesamos porque estos factores se empleen eficientemente en la producción ya que los recursos nos deben permitir crear bienes y servicios que redunden en mejor bienestar material y espiritual en las comunidades.

Importancia de la Administración. Es muy importante en la estructuración y desarrollo de proyectos sociales y privados en el medio regional; porque nos permite conociendo los recursos: Tomar decisiones oportunas. Identificar y aprovechar oportunidades. Comparar posibilidades de acción. Disminuir costos financieros, humanos, técnicos, naturales, etc. Obtener una visión particular de los problemas. Asegurar recursos para el futuro.

Razones como las anteriores nos permite explicar la importancia de la administración como espacio de gestión para la conformación y desarrollo de proyectos. Existe una relación entre la administración y la economía, no solamente por lo expuesto anteriormente, sino por la importancia que tiene la planificación en el medio regional. La planificación y su importancia sistemática en el desarrollo del medio regional. La planificación se puede definir como la preparación de un conjunto de acciones encaminadas a solucionar una serie de necesidades priorizadas.

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Gestión de proyectos. Escuela de Administración pública y de negocios.ESAP.Facultad de posgrados. Apuntes de Clase Jorge Domingo Montenegro Ramírez. Estas acciones se deben orientar con base en estrategias posibles y realizables a mediano y largo plazo, de acuerdo a consideraciones sociales, económicas y políticas. Cuando se diagnostican necesidades con base en el desenvolvimiento económico y social de la región, estas necesidades deben relacionarse con los planes, programas y proyectos del gobierno. Por ello es necesario tener una visión de como se concibe la planificación. Para ello conviene que relacionemos estas tres importantes variables: La existencia de un método. La existencia de un medio espacial y su ordenamiento y La existencia de una organización. La planificación tiene por objeto, de acuerdo a las necesidades futuras a la par con el crecimiento demográfico, dar una organización racional al manejo de los recursos a través de un plan-programa-proyecto. Situación Actual ? Qué queremos? ? Con qué contamos? ? Qué se tiene a la fecha ? ? Cómo se han hecho las acciones? Alternativas Fijación de objetivos con base en el desarrollo de acciones definitiva. Formulación de alternativas Conjunto de objetivos, políticas, programas y proyectos que nos permitirán realizar la labor. La situación actual parte de un diagnóstico. Lo anterior se relaciona con : El medio específico, es decir, la relación del hombre con su medio, sus actividades económicas, culturales, sociales, políticas, etc. La administración actual y conocimiento selectivo para un desarrollo deseable. La participación de la comunidad en el proceso de la formulación y estructuración del diagnóstico. La planificación busca los máximos y mejores resultados que puedan obtenerse con una determinada cuantía de recursos y adecuación de procedimientos utilizados de acuerdo a condiciones existentes. Finalmente podemos decir que la planificación, es una metodología para tomar decisiones. Importancia de la Planificación Municipal. Definición. La Planificación Municipal se define como la preparación de un conjunto de acciones encaminadas a solucionar una serie de necesidades priorizadas. En otras palabras, es una estrategia donde se solucionan necesidades, buscando el mayor provecho o aprovechamiento de los recursos existentes en aras de minimizar riesgos. 3

Gestión de proyectos. Escuela de Administración pública y de negocios.ESAP.Facultad de posgrados. Apuntes de Clase Jorge Domingo Montenegro Ramírez. Su importancia es la de mejorar el nivel de vida de la comunidad. El Objetivo de la Planificación Municipal o Veredal. Es el de relacionar los factores anteriores buscando un mejor desarrollo económico y social. Igualmente existen una serie de normas que nos permiten interpretar en mejor forma la búsqueda de objetivos de la planificación. Elementos centrales de la Planificación Municipal. El tiempo. Los agentes: Comunidad. Autoridad. Técnicas. Recursos: Financieros: (impuestos, préstamos, auxilios, partidas, etc.) Físicos. (Maquinaria, infraestructura, instalaciones, etc.) El Proceso de Planificación Municipal. Diagnóstico de la situación actual. Definición de las políticas municipales. Planeamiento de soluciones posibles. Formulación de un Plan de Desarrollo Municipal. Implementación, seguimiento y control del plan. Diagnóstico. 1

Respecto al diagnóstico, es necesario tener en cuenta : Situación que actualmente vive el Municipio. Evaluación de problemas encontrados. Análisis de los efectos encontrados. Otros aspectos que deben ser tenidos en cuenta en el diagnóstico: Situación demográfica: Densidad de la población. Crecimiento poblacional. Flujos migratorios. Localización del Municipio o Vereda: Principales actividades económicas. Ubicación de fuentes económicas: ganadería, agricultura, pesca, principales características y obstáculos de desarrollo. 1

Cuadernillos de planeación municipal ESAP:. Elementos para la planeación Nacional y municipal. Apuntes de trabajo. 4

Gestión de proyectos. Escuela de Administración pública y de negocios.ESAP.Facultad de posgrados. Apuntes de Clase Jorge Domingo Montenegro Ramírez. Distribución de ingresos, precios, usos del suelo, estructuración y tendencia de la propiedad. Características y cantidad de vivienda: Número de viviendas. Especificaciones técnicas. Tipos de material. Condiciones sanitarias. Clases de edificaciones. Comportamiento del precio de la vivienda. Condiciones de los servicios públicos: Clasificación y consideración de los servicios públicos. Calidad de los servicios. Administración y equipamiento. Estado de los diferentes proyectos existentes en el Municipio: Se busca determinar la situación y estado actual de proyectos concebidos y que se desarrollan en el municipio. Ingresos Principales: Fuentes de ingresos, montos, liquidación, recaudos y control de impuesto ; contribuciones, tasas, tarifas y participación. Sistema de administración: Incluye los niveles de toma de decisiones, las funciones de las diferentes entidades, funciones por cargos, la planta personal, el manejo de inventarios, procesos de contratación de salarios. Sistema Financiero: Trata aspectos presupuestales, contables, tesorería, rentas municipales, capacidad de endeudamiento, etc.

RELACIONES ENTRE PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS Concepción de un Plan de Desarrollo. El primer producto de la planeación es el Plan, considerado como el conjunto de objetivos, políticas, programas y proyectos; es decir, una guía general resumen de todos los propósitos de la planeación. Un plan sirve para presentar en forma detallada las acciones que se deben seguir para alcanzar un resultado.

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Gestión de proyectos. Escuela de Administración pública y de negocios.ESAP.Facultad de posgrados. Apuntes de Clase Jorge Domingo Montenegro Ramírez. Ejemplo: Un plan de desarrollo nacional, que de acuerdo a lo anterior, será el conjunto de acciones que deben seguir para que un país se desarrolle, es decir para que su población arranque y siga hacia mejores condiciones de vida. Clases de planes se pueden ver por ejemplo, con respecto al plazo (tiempo) y territorio; así entonces aparecerá planes a corto, mediano y largo plazo. Si es respecto al territorio, tendremos planes a nivel nacional, planes departamentales, planes regionales y locales (para los municipios, asociaciones de municipios y áreas metropolitanas). Partes de un Plan: Objetivos: Son los resultados que se espera obtener en un plazo determinada. Políticas: Son condiciones que se establecen para alcanzar objetivos y deben tenerse muy bien en cuenta.

Distinción de Programas. Los programas son planes muy detallados que contienen políticas, objetivos claros y proyectos. Ejemplo: Programas de acueductos municipales en el Depto de Boyacá con la política de proporcionar a la población de los municipios, mejores condiciones de salubridad, en un plazo máximo de dos años, construyendo 30 redes de acueducto y alcantarillado.

Definición de Proyectos (Hugo., 2001). Es una herramienta para la realización de un Plan de Desarrollo, que permite tomar decisiones para el uso más eficiente de los medios y recursos sociales. Elástico y dúctil frente a circunstancias cambiantes al suministrar la información necesaria a sus realizadores y operadores para adoptarlo.

Tipos de Proyecto. Económicos: Función de producción, transformación, servicios económicos y servicios sociales; entre ellos tenemos: De producción: Aprovechamiento primario de los recursos naturales, productos y subproductos que se obtienen de la naturaleza en forma directa y los procedimientos utilizados o utilizables para lograrlos. Para la Transformación: Aprovechamiento de productos y subproductos, residuos de la producción primaria, para transformarlos en otros nuevos (campo agroindustrial e industrial y aplicación de la química). De servicios económicos: Completan la función de producción y transformación: Irrigación, almacenamiento, conservación, tecnología para la producción o transporte.

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Gestión de proyectos. Escuela de Administración pública y de negocios.ESAP.Facultad de posgrados. Apuntes de Clase Jorge Domingo Montenegro Ramírez. Proyectos de Servicios Sociales: Orientados a satisfacer necesidades, utilizando funciones de producción y transformación: Vivienda y saneamiento ambiental Distribución de bienes y servicios Transporte de pasajeros Recreación Turismo Mantenimiento de salud Seguridad social Proyectos para la Organización. Proyectos para la Capacitación. Proyectos para Cooperación Técnica. Los proyectos también se pueden considerar desde el punto de vista de la concepción del proyecto: Gestión Implementación Ejecución Igualmente de acuerdo a una visión integral para evaluarlo: Administración. Ingresos. Costos. Social de mercadeo. Operacional. Financiero. Económico. Por sus pasos metodológicos: Planeación preliminar. Prefactibilidad. Factibilidad. Ejecución. Evaluación. Por los criterios para evaluarlos: Criterios Técnicos. Criterios Económicos. Criterios de Mercado. Algunas preguntas que nos permiten reflexionar sobre lo que hasta este momento se ha escrito son las siguientes: 7

Gestión de proyectos. Escuela de Administración pública y de negocios.ESAP.Facultad de posgrados. Apuntes de Clase Jorge Domingo Montenegro Ramírez. ¿Qué es un proyecto? ¿Qué decisiones se deben tener en cuenta al iniciar un proyecto? ¿Qué se entiende por evaluación de un proyecto? Cuando estamos teniendo encuenta los siguientes pasos en la visión de un proyecto: Reconocimiento del entorno. Selección y justificación de la idea. Estudio preliminar para establecer la viabilidad de la idea. Estudio del mercado. Estudio técnico. Estudio económico y evaluación social y privada. Lo anterior tiene que ver con: a)La gestión. b) La implementación. c) Operación. Operaciones básicas al momento de diseñar un proyecto: Es necesario reflexionar sobre estos aspectos: ¿Qué hacer? ¿Para qué hacerlo? ¿Porqué Hacerlo? ¿Cómo hacerlo? ¿Donde hacerlo? ¿Qué magnitud tendrá? ¿Cuándo se hará? ¿Quienes lo harán ? ¿Con qué medios o recursos? El éxito de un proyecto depende de diferentes factores. Tiene que ver con las necesidades que busca satisfacer el proyecto al solucionar el problema que abordará. Como los problemas son abordados por los seres humanos es importante tener encuenta una visión de liderazgo y de gestión a cargo de quienes trabajan estos aspectos. Es necesario anotar que quienes proponen soluciones sobre diferentes problemas poseen una visión de futuro, es decir que sus propuestas buscan conjugar factores que se adelantan a la solución de problemas o buscan mejores espacios de desarrollo para beneficio de las comunidades o las organizaciones a las cuales pertenecen. Por lo tanto la gerencia de proyectos se orienta hacia líderes creativos. Se orienta hacia las personas con una visión de futuro que buscan resultados específicos. Tiene que ver con gerentes que después de definir el rumbo de las acciones elaboran un cronográma para llevarlo a cabo. Consideran como parte importante de la labor el trabajo en equipo con relaciones y actividades interfuncionales. Consideran que los recursos que emplean son limitados y deben ser muy bien empleados. Analizan secuencias en las diferentes actividades interdependientes y señalan los ajustes necesarios para avanzar en las acciones programadas. Tienen presente un perfil de usuario o cliente al cual se dirigen los resultados. Comprometen a diferentes grupos en la búsqueda de soluciones. Hacen muchas preguntas. 8

Gestión de proyectos. Escuela de Administración pública y de negocios.ESAP.Facultad de posgrados. Apuntes de Clase Jorge Domingo Montenegro Ramírez. Toman medidas necesarias para lograr que todos actúen de común acuerdo. Desarrollan en la gente un gran sentido de compromiso. Mantienen a la gente informada y responsabilizada pidiéndoles aportes y sugerencias que generan compromisos. Reglas básicas para dirigir equipos de proyectos: 1. Una meta clara. ¿Cuál es el resultado final deseado para un proyecto? ¿Cuál es su alcance? Para realizar un trabajo hay que evaluarlo. 2. Precisar los objetivos. Cuando se tiene encuenta la meta del proyecto los objetivos parciales y logros parciales nos acercamos a la meta. Recompensa los esfuerzos que apoyan a la meta del proyecto y no solamente el objetivo. 3. Establece puntos de control actividades relacionadas y estimativas de tiempo y hace control sobre puntos críticos. 4. Ilustra gráficamente el programa de trabajo. 5. Capacita a las personas individualmente y como equipo : Todo comportamiento tiene un sentido. Todas las personas al participar en actividades tienen motivaciones diferentes. Las personas son únicas y diferentes entre sí. 6. Refuerza el compromiso y el entusiasmo personal. 7. Mantiene una información de los trabajos para el conocimiento de los equipos. 8. Estimula al personal estableciendo acuerdos con ellos dado el rendimiento. 9. Hace un buen uso del poder siendo: justo, ético y ecuánime en sus acciones personales y en el desempeño de las labores del grupo. 10. es una persona creativa que busca soluciones mediante diferentes alternativas que propone cuando hay problemas que solucionar, contando con la colaboración y sugerencias de su equipo de trabajo. Con base en lo anterior marque con una x las variables que usted viene incorporando en su trabajo cuando dirige equipos. Una vez que se ha terminado de diseñar un plan, asignadas y comprendidas las tareas, es en ésta etapa en que los administradores se encargan de su ejecución, la función administrativa se convierte en control. En La práctica estas funciones administrativas se re unen en una sola “Gestión municipal, gestión departamental, gestión nacional, gestión institucional”. Como las acciones encaminadas a ejecutar los planes, los programas y los proyectos están sujetos a un presupuesto total, entonces el presupuesto se convierte en una herramienta de control. Los administradores en cada nivel de la organización deberán cerciorarse de que sus subalternos hagan e integren planes derivados .Es obvio que la ejecución satisfactoria de unos planes requiere una coordinación previa.

Coordinación del programa de planeación. 9

Gestión de proyectos. Escuela de Administración pública y de negocios.ESAP.Facultad de posgrados. Apuntes de Clase Jorge Domingo Montenegro Ramírez. En la coordinación de planes el administrador deberá cerciorarse de que los planes derivados sean los que realmente se concibieron, y que estén regulados en el tiempo de tal manera, que apoyen satisfactoriamente los objetivos y demás decisiones del plan central. Igualmente ,deberá fijar objetivos claros y delegar autoridad explícitamente ya que las personas sólo pueden actuar cuando saben ¿qué se espera de ellas ? y¿ cuáles son sus tareas a realizar ?. Igualmente debe buscar mecanismos de comunicación efectivos que le permitan saber en forma cierta lo que esta pasando con los niveles de ejecución. En su acompañamiento deberá ensayar diferentes estilos de dirección que pueden ser orientados teniendo encuenta el nivel de participación como director que se requiera y evaluación y seguimiento a las tareas. Teniendo encuenta estas dos variables podrá su estilo de dirección y de gestión ser : directivo, consultivo, Delegativo y Participativo Directivo: Cuando a nivel de la organización y de acuerdo al manejo del tiempo y las actividades se requiere de mucha precisión de tal manera que estando presente se estén tomando las decisiones correctas acordes con la actividad prevista. En esta clase de dirección el tiempo y la tarea, junto con sus resultados son de carácter urgente respecto al tiempo del informe final. Consultivo: Se tiene encuenta en este estilo de dirección ;Asignar una actividad o tareas importantes, teniendo encuenta labores que sobre la misma actividad la han realizado otros expertos y que por su experiencia son importantes como punto obligado de consulta ,como :referentes, pautas de acción para el buen logro de los resultados esperados. El seguimiento consiste en saber si hacen los contactos pertinentes y que resultados en las consultas están obteniendo. Delegativo : consiste en seleccionar a un grupo de personas que por su capacidad profesional y experiencias anteriores, conociendo previamente que están motivadas para esta clase de actividades ,responsabilizarlos de una serie de labores cuya asignación inmediata está en cabeza del director pero que por el factor tiempo y actividades en su agenda de trabajo no pude realizar. En razón a lo anterior surge la delegación que de común acuerdo trazan pautas de acción entre director y responsables. Participativo: Cuando a través de un comité el director conociendo el grupo interdisciplinario plantea las labores que contempla un plan de trabajo a seguir y cada miembro del comité desde su ángulo de trabajo previa participación ha planteado sus necesidades de trabajo y recursos. La labor del director es la de estar al tanto de las necesidades de trabajo y participar en forma oportuna dada las necesidades de apoyo requeridas, para que la integralidad del plan se ejecute y se cumpla. Se requiere de liderazgo y de permitir que se de un apoyo efectivo desde la visión de cada cual al plan teniendo como base los resultados esperados. A un plan tan sencillo como escoger una nueva maquinaria para una planta de tratamiento de agua a veces requiere numerosos planes subsidiarios o derivados. Es preciso gestionar la compra, el envío y pago, el recibo, el desempaque, la inspección, la instalación, el uso y el mantenimiento; Deberán estar listos los planes para que quede correctamente ubicada y dotada de la energía necesaria ; será preciso modificar los calendarios de trabajo, pensar en alternativas mientras se hace la reparación y hacer otras acciones relacionadas con la instalación y funcionamiento de la maquinaria.

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Gestión de proyectos. Escuela de Administración pública y de negocios.ESAP.Facultad de posgrados. Apuntes de Clase Jorge Domingo Montenegro Ramírez. Dependiendo de las diferentes necesidades de trabajo en la adquisición de la maquinaria usted deberá pensar en diferentes estilos de dirección para llevar a cabo la instalación final y funcionamiento.

Los administradores parecen olvidar a menudo cuán compleja es la planeación derivada y cuántas veces se hace necesario delegar autoridad durante su elaboración y ejecución. Ya que el proceso de planeación es un complejo de numerosos planes centrales y derivados y además de que los planes necesariamente se relacionan unos con otros, es importante acoplarlos en cuanto a contenido y acción y manejo del tiempo. Luego la efectividad esta en formar una red intercalada, con plazos correctamente regulados, de programas derivados y colaterales con base a las metas de la institución. En los negocios la falta de una pieza puede paralizar toda la operación. En muchas instituciones no se planea; no por falta de capacidad ni de voluntad de los administradores, sino por el desconocimiento que se tiene de los objetivos de las instituciones, de las premisas de la planeación, de sus políticas principales y de aquellos planes trazados a niveles superiores en la estructura de la organización, que necesariamente afectan el área de planeación del subalterno. El empleado mal informado no puede ser eficaz. La planeación más eficaz se logra cuando cada uno tiene acceso a la totalidad de la información que afecta el área por cuya planeación es responsable. Lo que significa que la información deberá ser disponible a todos los miembros de la institución en cuestión de objetivos, premisas, políticas y los planes de los demás, superiores o colegas, así como las demás informaciones pertinentes que afecten claramente su planeación. La información debe ser tan específica y concreta como se pueda. Las personas que ejecutan un plan se esfuerzan al máximo si comprenden tanto su propia tarea como la totalidad del plan, incluyendo sus objetivos, los medios generales y específicos para lograrlos y las tareas asignadas a los demás. Cuando los planes tienen una alta participación de la comunidad, los integrantes de un equipo de trabajo, el personal de una empresa, y que se les permita participar con sugerencias e inquietudes tiene como resultado la participación ,la lealtad y la eficacia administrativa. Cuando se permite la participación de las fuerzas vivas (trabajadores, directivos, comunidad, estudiantes, personal subalterno), ello no solo mejora la calidad de los objetivos y la contribución hacia las metas del plan sino que también conlleva claridad en la planeación y un sentido de compromiso para esas fuerzas vivas. La planeación debe involucrar conciencia y aceptación del cambio El cambio es más aceptable cuando se comprende que cuando no.(1) El cambio es más aceptable cuando no amenaza la seguridad que cuando lo hace. El cambio es más aceptable cuando las personas afectadas han ayudado a crearlo que cuando se impone desde afuera. El cambio es más aceptable como resultado de la aplicación de principios impersonales ya establecidos y no cuando es dictado por orden personal. El cambio es más aceptable cuando sigue a una serie de cambios satisfactorios que cuando sigue una serie de fracasos.

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Gestión de proyectos. Escuela de Administración pública y de negocios.ESAP.Facultad de posgrados. Apuntes de Clase Jorge Domingo Montenegro Ramírez. El cambio es más aceptable cuando se introduce previa asimilación de los cambios anteriores y no cuando se introduce durante la confusión de otros cambios extensos. El cambio es más aceptable si se ha planeado que si es experimental. El cambio es aceptable para empleados nuevos que para antiguos. El cambio es más aceptable para quienes comparten sus beneficios que para los que no. El cambio es más aceptable si la organización ha aprendido a aceptarlo. La planeación surge por la necesidad de decidir sobre el manejo de los recursos y ante una serie de necesidades de cambio.(2) Contribuye a facilitar la realización de los objetivos de la empresa. La eficiencia se mide por el alcance de su contribución a los objetivos en comparación con los costos y demás resultados no deseados necesarios para formularlo y hacerlos funcionar. La planeación precede, por lógica la ejecución de todas las demás funciones administrativas. El principio de contribución a los objetivos emana de la razón de ser de la empresa organizada, buscando un mejor aprovechamiento de los recursos, para alcanzar las metas del grupo. Criterios para la Presentación de Proyectos. Se debe tener en cuenta para la presentación, las diversas necesidades y las entidades a las que serán presentados. La importancia de la presentación depende del monto la naturaleza, la finalidad de la inversión, y por la importancia que presenta el proyecto para la comunidad y el municipio. Su presentación puede estar dada así: Introducción. Resumen del Proyecto. Texto del proyecto. Conclusiones y recomendaciones generales. Anexos. (1)R.M.Besse “Company Planning Must Be Planned”Duns Review and Modern Industry. Vol 74. N4 pag 62-63. (Abril 1.957) (2) Tomado de H.Koontz. “A PreliminarY Statement of principles of Planning and Control” Journal Of Academy of Managemente por primera vez en 1.956.

Veamos someramente lo que abarcaría cada una de esas partes: Introducción: Esta debe estar encaminada a la venta del proyecto, de su buena presentación se desprende el interés por los lectores. Resumen: Debe contener una exposición sobre los principales datos y circunstancias que involucra el proyecto. Debe ser una exposición sobre los principales puntos significativos del estudio. Este debe preparase después del texto del proyecto: Objetivos y metas. Mercado que atenderá. Localización del proyecto. 12

Gestión de proyectos. Escuela de Administración pública y de negocios.ESAP.Facultad de posgrados. Apuntes de Clase Jorge Domingo Montenegro Ramírez. Inversiones y fuentes de financiación. Presupuestos de ingresos y gastos. Utilidades y rentabilidad. Puntos críticos del proyecto y al manera de abordar su solución. Texto del estudio: Debe reunir la información substancial y completa del proyecto, junto con las alternativas, sus puntos más importantes par su elaboración. Todo ello organizado por capítulos así: Capítulo 1. Estudio del medio regional, matriz, resumen del estudio junto con las alternativas de solución a problemas encontrados. Capítulo 2. Estudio de Mercado: Características del producto. Estudio de la demanda. Estudio de la oferta. Estudio de los precios. Estudio de la comercialización del producto. Estudio de los insumos y su mercado. Conclusiones al estudio del mercado. Capítulo 3. Estudio Técnico: Ubicación del proyecto. Calificación de la Micro localización. Análisis y determinación del tamaño. El proceso de producción y su tecnología. Diseño y distribución de la planta. Obras físicas y de ingeniería. Organización administrativa del proyecto. Ingresos del Proyecto. Costos (Plan de explotaciones) e inversiones. Diagrama de flujo neto del proyecto. Manejo de residuos. Consideraciones finales. Capitulo 4. Estudio económico: Determinación de los ingresos directos e indirectos. Determinación de los costos de producción. Determinación y presentación de los costos administrativos, financieros, de ventas, de amortización, etc. Determinación de la inversión. Pre operativo. Fija. Capital de trabajo. Determinación y presentación de los costos de depreciación. Determinación del punto de equilibrio. Determinación y presentación del estado de resultados. Costos del capital de trabajo. 13

Gestión de proyectos. Escuela de Administración pública y de negocios.ESAP.Facultad de posgrados. Apuntes de Clase Jorge Domingo Montenegro Ramírez. Financiamiento de la inversión. Presentación del flujo neto del proyecto. Evaluación económica y social del proyecto. Capítulo 5. Conclusiones y recomendaciones generales. Capítulo 6. Apéndice o anexos : Debe contener toda la información que por su naturaleza no se incluye en el texto como : planos, diseños de ingería, detalles técnicos, presupuestos construcciones, facturas y cotizaciones, folletos, fotografías de los equipos que se precisan utilizar, etc. EXPLICACION DE CADA UNA DE LAS PARTES QUE CONFORMAN UN PROYECTO: 1- Diagnóstico. 2 - Estudio de Mercado. 3 - Estudio Técnico. 4- Estudio Económico Financiero. 5- Evaluación Económica. (Privada y social). 1- DIAGNOSTICO: Cuando se hace un estudio de diagnóstico para implementar un proyecto se pueden tomar dos enfoques interdisciplinarios: El primero de orden macro económico: Para explorar la idea, se tiene en cuenta el estudio y análisis del “entorno”, para luego aterrizar en el análisis del proyecto. El segundo de orden micro económico: Se toma como base la idea de negocio o “empresa” que se tiene y algunos campos de acción que se deben abordar hasta concretar que es mejor para la empresa. Cuando se construyen proyectos con base en contextos macros es necesario la observación en el medio regional teniendo en cuenta: La parte política administrativa del medio, el medio socio cultural, el medio económico, el medio ecológico y la infraestructura técnica de la región. Cuando se abordan estas variables la finalidad es explorar necesidades detectadas y alternativas de solución, que nos podrán dar una visión macro de contexto sobre la problemática en sí del municipio buscando prioridad estos problemas detectados de tal manera que nos permita presentar un cuadro de soluciones mas reales y coherentes con el medio, rechazando de plano la planeación de escritorio que tanto afecta al medio regional. En lo referente a lo político administrativo se puede indagar a nivel de municipio ?Qué esta pasando con el presupuesto,¿ cómo se esta manejando ?,¿ qué priorización de necesidades se tienen ?,¿ qué controles se llevan ?,¿ cómo esta trabajando la administración local ? ,¿Cómo se esta ordenando el gasto público ? ¿cómo se esta gastando en materia de funcionamiento e inversión ?. Igualmente es relevante observar 14

Gestión de proyectos. Escuela de Administración pública y de negocios.ESAP.Facultad de posgrados. Apuntes de Clase Jorge Domingo Montenegro Ramírez. como se interrelacionan las autoridades locales en la búsqueda de la solución de estas necesidades. Cuando observamos el medio económico consideramos importante ¿cuál es la fuente principal de recursos económicos, de qué viven sus habitantes?, ¿cómo manejan sus ingresos? ¿Cuáles son los medios de apoyo en materia de recursos?, ¿cuál es el nivel de participación de cada uno de los sectores productivos? ¿Qué niveles de empleo y desempleo se tienen ?.¿qué cadenas de comercialización se dan ?, para finalmente tener un cuadro de necesidades y alternativas de solución en el orden económico . Cuando se aborda el problema socio cultural es indagar sobre la calidad de vida a través de paramentros o índices que se tienen en le región: Índices de analfabetismo, de costos de vida, de niveles de educación, empleo vivienda urbana, rural, ingresos, mortalidad, natalidad, fecundidad, nutrición, pacientes atendidos, enfermedades más presentes en la zona, etc. Lo anterior nos permite confeccionar una radiografía de lo que es y debe ser la calidad de vida en la zona y como puede estar contrastando lo anterior con la pobreza, las necesidades básicas insatisfechas. Igualmente se pueden medir las estrategias adoptadas por las autoridades locales en la solución de necesidades. Respecto a la variable ecológica se puede analizar como se esta manejando, Controlando y preservando el medio ecológico, qué acciones se están tomando para su cuidado y conservación. Respecto a la infraestructura regional atiende a la necesidad de observar como están de acueducto, alcantarillado, vías carreteables, plaza de mercado, de ferias, matadero y hospitales. Si abordamos el aspecto micro nos ubicamos en una empresa o negocio que queremos desarrollar y a través de él podemos considerar aspectos como los siguientes: organización legal, inversiones, presupuesto, organización administrativa, plan de producción, mercado, tipo de bienes y fuentes de financiación con base en lo anterior podemos sopesar las ideas del proyecto con el fin de conocer en forma integral como seria su manejo. Cuando abordamos el estudio del contexto micro económico estamos analizando la empresa como tal. En estos contextos es necesario tener encuenta factores internos a la empresa y externos donde la importancia del mercado es fundamental para producir, invertir y mejorar las condiciones de producción. 2 IMPORTANCIA DEL ESTUDIO MERCADO PARA UNA EMPRESA. (Domingo., 2.002.) El mercado se considera como una variable externa a la empresa, es muy importante ya que la empresa puede establecer estrategias de acción hacia la producción o al incremento en sus ventas, buscar mejorar su posición competitiva, de expansión y desarrollo, dependiendo de las condiciones que le brinde el mercado. El mercado le brinda oportunidades pero también le presenta a la empresa amenazas.

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Gestión de proyectos. Escuela de Administración pública y de negocios.ESAP.Facultad de posgrados. Apuntes de Clase Jorge Domingo Montenegro Ramírez. La empresa respecto al mercado puede tener debilidades pero también puede tener fortalezas, que debe superar y manejar con éxito para ser cada día más competitiva. La empresa cuando ha estudiado su mercado meta, presenta un portafolio de productos; de acuerdo a las diferentes etapas del ciclo de vida de los productos (introducción, crecimiento, madurez y decrecimiento), que considerando el portafolio relaciona productos: estrellas, interrogantes, vacas lecheras y huesos. Que para sostenerlos en el mercado requieren de diferentes estrategias dado un plan de acción de mercadotecnia. Es decir lo que se debe ejecutar y tener muy en cuenta por cada producto del portafolio, hacia el precio o los precios, las condiciones y características del producto, los sistemas adoptados de promoción y el lugar donde se venderá. Existe un puente de comunicación entre la empresa y el mercado, que es la información del producto que se produce y se vende ó se compra para revender, pero para que éste sea conocido, se requiere de la (publicidad) información hacia los clientes. El agente motivador de las ventas es la publicidad y las estrategias de comercialización que la empresa adopte. La empresa por este motivo debe estudiarse y comprenderse tanto en su entorno donde el mercado es muy importante como también, al interior de la misma. En este sentido la publicidad y las ventas han recibido una valiosa ayuda y apoyo de la Psicología que a través de los estudios que ha realizado respecto al comportamiento del consumidor; tratan de explicar y comprender como son sus gustos, deseos en el ámbito individual y colectivo. La relación empresa mercado se define en sus fortalezas y debilidades que son variables al interior de las empresas frente a las amenazas y oportunidades que brinda el mercado. Para conocer las fortalezas y debilidades que presenta la empresa es necesario considerar variables tan importantes como: 2.1-SU ORGANIZACION LEGAL. 2.2-SU ORGANIZACION ADMINISTRATIVA 2.3-SU PLAN DE DESARROLLO. 2.4-LA NATURALEZA Y TAMAÑO DE INVERSIONES. 2.5-LA ESTRUCTURA DE SU PRESUPUESTO. 2.6- LA PRODUCCIÓN. 2.7-El MERCADO. 2.8. LOS SISTEMAS DE FINANCIACIÓN QUE LA EMPRESA UTILIZA. Para conocer las amenazas y las oportunidades que nos brindan el mercado es necesario conocer la naturaleza misma del mercado. Para ello es necesario estudiar y comprender como sé esta desarrollando el(2.7) mercado: LA OFERTA ES DECIR LA COMPETENCIA. LA DEMANDA O COMPORTAMIENTO DE LOS CONSUMIDORES. El COMPORTAMIENTO DE LOS PRECIOS. LOS SISTEMAS DE COMERCIALIZACIÓN O DE MERCADEO. Expliquemos como estas variables afectan a la empresa y como el mercado requieren de un análisis juicioso. 2.1-Organización legal: hace mención a la necesidad de tener plenamente constituida a la empresa; es decir tener el carácter legal para que reciba el reconocimiento y derechos de

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Gestión de proyectos. Escuela de Administración pública y de negocios.ESAP.Facultad de posgrados. Apuntes de Clase Jorge Domingo Montenegro Ramírez. las otras, por este motivo las que son regulares tienen mejores ventajas y oportunidades en el mercado, que aquellas que no están debidamente registradas y legalizadas. Por este motivo es necesario tener su razón social, su escritura de constitución, conocer las reglas de juego que en el negocio han planteado los socios, es decir sus estatutos, aportes, naturaleza del negocio. Etc. 2.2-Organización administrativa: Toda empresa requiere de que se estructure con base en su naturaleza y actividades a realizar buscando tener al personal más idóneo, para que se delegue funciones se les dote de autoridad y de responsabilidad y así cumplir con las actividades y funciones que la empresa ha señalado al constituirse. 2.3-Plan de desarrollo: surge de la necesidad de llevar a cabo los deseos de sus dueños o socios, para ello el administrador teniendo en cuenta un diagnóstico de los diferentes departamentos o secciones de la empresa elabora un plan, con unos programas y proyectos para cumplir con los objetivos y metas de la empresa. 2.4-El presupuesto: corresponde a las necesidades económicas; estimando los gastos e ingresos que la empresa ha contemplado en un período de tiempo y tiene como finalidad poder cumplir con los compromisos que en sus diferentes actividades comerciales y negocios realiza la empresa. 2.5-Inversiones: se refiere a las necesidades que en activos fijos ha considerado la empresa; comprende las necesidades en maquinaria, equipos, infraestructura, terrenos, herramientas vehículos, muebles y enseres. Y otros bienes que se contemplan para poder realizar su labor. 2.6-La producción: hace relación a los insumos, procesos y productos finales que la empresa contempla dada la naturaleza de producción que la empresa ha definido en la obtención del producto que vende en el mercado. Esta relacionado además con las inversiones que la empresa ha tenido en cuenta, igualmente con el presupuesto, el plan de desarrollo y el mercado. 2.7- El mercado: factor externo a la empresa le indica ?qué debe producir ?, a ? quién debe producir ? y ?cuándo producir los diferentes bienes ?. Es el lugar donde sé re unen compradores y vendedores para realizar las transacciones comerciales. Igualmente es un referente muy valioso para la empresa ya que le indica el comportamiento de la competencia, los consumidores, el comportamiento de los precios y la comercialización y mercadeo de los bienes. Le indica qué esta de moda, qué demandas están siendo satisfechas, cómo es el comportamiento de las empresas en el mercado, qué características de asociación, concentración esta presentando el mercado respecto a las empresas, cuál es el comportamiento de los precios, insumos, cuáles son los niveles de participación de los productores, que productos sustitutos y complementarios se están demandando. El mercado tiene cuatro variables muy importantes que al ser estudiadas permiten a la empresa conocer sus oportunidades y amenazas: La oferta o competencia. La demanda o consumo. El precio del mercado. La comercialización y mercadeo de productos. 17

Gestión de proyectos. Escuela de Administración pública y de negocios.ESAP.Facultad de posgrados. Apuntes de Clase Jorge Domingo Montenegro Ramírez. La oferta o competencia: hace relación a los diferentes productores que en el mercado siguiendo “la ley de la oferta” les interesa que suban los precios para producir más y vender más. Los productores cuando se enfrentan al mercado ensayan paquetes tecnológicos, (combinación de un factor fijo frente a factores variables que permiten mayores rendimientos en la producción), pues buscan ser más eficientes en la producción buscando que la combinación de sus costos tanto fijos como variables, les permitan mayores márgenes de ganancia ya que pueden vender a precios competitivos en el mercado. La competencia nos permite saber: ?cómo están manejando sus costos ?, ? cómo están manejando sus productos, cuáles son sus estrategias de ventas, cuál es la calidad de sus productos ?, ?qué tipos de financiación están adoptando ?, ? qué desarrollo tecnológico en los procesos de producción están adoptando ?. ?Qué asociaciones o alianzas están efectuando ?. ? Qué nuevos mercados han penetrado ?. La demanda: Hace relación al campo global en que actúan los consumidores en el mercado. Tiene que ver con la “ley de la demanda” si bajan los precios se aumenta el consumo”. Los consumidores son importantes para las empresas por que nos permiten conocer sus gustos, sus hábitos de consumo y compra, la calidad de los productos que demandan, su posición ante productos que son sustitutos y complementarios ? cómo manejan sus ingresos ?, ?cuál es su comportamiento frente a los precios ?. Lo anterior le permite a la empresa elaborar estrategias de marketing para elevar y mejorar sus ventas.( precio, plaza, promoción y producto). La comercialización ó mercadeo: espacio del mercado donde se conocen los diferentes canales de comercialización es decir las diferentes líneas a través de los cuales se desplaza el producto desde el productor original hasta el consumidor final. Las empresas comprendiendo los diferentes canales y agentes que realizan la comercialización; pueden determinar posiciones de ubicación y remplazar algunos de estos agentes, que transfieren valor agregado a los productos, para mayor satisfacción a los consumidores. Los mercados en su mayoría son de competencia imperfecta es decir no hay una amplia información en los mercados, existe una gran cantidad de compradores y pocos vendedores, los productos no son homogéneos y no existe una movilidad libre de los productos, lo que implica una desigualdad en el mercado por parte de las empresas que son débiles en comparación a otras, que hace que el mercado, las elimine o que exista la intervención del estado para regular algunas acciones desiguales del mercado. Dado el actual modelo Neoliberal que se ha venido impulsando en Colombia, la acción del estado para que intervenga los mercados es rechazado ya que el mercado se encarga de subsanar sin la intervención del estado estas imperfecciones eliminando a las empresas que no son competitivas: en gestión administrativa, precios, producción, tecnología y calidad en los productos. Finalmente podemos indicar que el reconocimiento del entorno es un factor muy importante para que una empresa pueda competir en el mercado ya que el entorno le indica a la empresa: como esta la situación económica, que medidas puede estar favoreciendo la

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Gestión de proyectos. Escuela de Administración pública y de negocios.ESAP.Facultad de posgrados. Apuntes de Clase Jorge Domingo Montenegro Ramírez. empresa, qué factores de orden nacional e internacional están afectan la producción nacional e internacional. Cómo esta actuando la competencia, la demanda, etc. Igualmente es importante el análisis del sector es decir el gremio que tiene que ver con la misma actividad que realiza la empresa, para poder conocer las oportunidades y amenazas en el mercado. Finalmente la empresa puede manifestar fortalezas y debilidades en el mercado: puede ser una fortaleza que este sacando al mercado los mejores productos a precios competitivos, que sus empleados sean dinámicos y como equipo pueden sortear mejores contingencias, una debilidad puede ser que compita en el mercado con una sola línea de productos. Existen diferentes clases de mercado en el medio de competencia imperfecta: Oligopolios. Monopolios. Monopsonios. Oligopsonios.

¿Podría Usted explicar esta clase de mercados? ¿Qué relación tiene lo anterior con las empresas multinacionales y transnacionales? ¿Qué Otra clase de mercados Usted puede definir? ? Considera Usted que el mercado Y la empresa deben ser examinados cuando se piensa sacar un producto. ? ¿Explique algunas variables que son necesarias al diagnosticar una empresa? ¿Cuáles son las variables a tener en cuenta en un estudio de mercado? ¿Qué relación existe entre mercadeo y comercialización? A continuación se presenta una lectura complementaria donde es necesario pensar y analizar las características de este mercado teniendo en cuenta como puede afectarse una empresa con el comportamiento de dicho mercado. Señale los aspectos más relevantes y explique cómo se favorece o se afecta una empresa en el mercado. 2.8-Los sistemas de financiación: Al haber definido la empresa un plan de producción, contemplado un volumen de productos ha fabricar para llevarlos al mercado, tiene que pensar en una serie de costos en el proceso, unos gastos en torno a la producción; que pueden ser directos ó indirectos que antes que se conviertan en ingresos mediante las ventas de los productos deben ser contempladas en este plan. Razón por la cual es necesario planear cómo se financiará esta producción. Para ello se requiere acudir al crédito ya que no se cuenta en muchos casos con recursos propios. Espero que muchos de los temas tratados sean de provecho y refuerzo en su asignatura: de gestión de proyectos que usted actualmente cursa. Atentamente. Jorge Domingo Montenegro Ramírez

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