Gathering 8th Anniversary TVXQ5 Bandung New

Gathering 8th Anniversary TVXQ5 Bandung DBSK Home & Cassiopeia Indonesia

Proposal Kegiatan Gathering 8th Anniversary TVXQ5 DBSK Home

Dasar Pemikiran Dong Bang Shin Ki (DBSK), yang mempunyai nama lain TVXQ, merupakan salah satu boyband asal Korea yang cukup fenomenal terutama di daerah Asia. Boyband ini diketuai oleh U-Know Yunho, dan beranggotakan Micky Yoochun, Hero Jaejoong, Xiah Junsu, dan Max Changmin. Melalui pesona kelima orang tersebut dan juga kepopuleran lagu-lagu yang mereka rilis maka tidak heran apabila fans mereka yang disebut Cassiopeia bertambah banyak diseluruh dunia. Menjalarnya demam K-pop di Indonesia membuat orang-orang Indonesia menyukai boyband-boyband dan girlband dari Korea dan salah satunya adalah DBSK. DBSK memiliki cukup banyak penggemar di Indonesia. Atas dasar itulah banyak terbentuk komunitas-komunitas penggemar DBSK, salah satunya ialah DBSK Home. DBSK yang sudah berdiri selama 8 tahun ini memiliki arti yang cukup spesial baik bagi anggota DBSK itu sendiri dan juga para Cassiopeia (sebutan bagi fans DBSK). Maka untuk merayakan hari jadi DBSK yang ke-delapan inilah, kami para administrator DBSK Home mengadakan acara Gathering 8th Anniversary TVXQ5. Gathering ini bertujuan untuk mempererat tali silaturahim sesama Cassiopeia, sekaligus mengadakan penggalangan dana bagi anak-anak penderita kanker. Acara ini juga menunjukkan bahwa selama delapan tahun ini dan mungkin sampai di tahun-tahun berikutnya Cassiopeia akan selalu setia mendukung DBSK. Selain itu, acara ini juga ditujukan untuk menjalin hubungan antar sesama penggemar Korea lainnya.

Nama Kegiatan “Gathering 8th Anniversary TVXQ5”

Tema Kegiatan “We’re still standing here”

Bentuk Kegiatan a.

Kumpul bersama Cassiopeia Bandung

 Lomba Cover dance dan Cover sing TVXQ Seorang fans terkadang memiliki keinginan untuk mengikuti apa yang dilakukan oleh idolanya. Misalnya saja menyanyikan lagu mereka dan juga mengikuti gerakan tarian yang idola mereka peragakan. Karena sekarang ini banyak sekali fans yang melakukan hal ini maka kami membuat lomba cover dance dan cover sing untuk menarik perhatian para fans lainnya dan sebagai sarana bagi mereka untuk mengembangkan hobi dan kemampuan yang mereka miliki. Para peserta akan mengumpulkan video (untuk cover dance ataupun cover sing) ataupun mp3 (untuk cover sing).  Performance Agar acara ini memiliki hiburan, kami pun mencari beberapa performer menarik yang berhubungan dengan acara gathering ini antara lain cover dance TVXQ, cover sing TVXQ, dan beberapa pemenang lomba cover dance dan cover sing yang kami adakan.  Menonton video Selain ada performer yang menarik, kami juga akan menampilkan beberapa video DBSK baik Music Video, Acara Variety Show ataupun video lainnya untuk menghibur para peserta Gathering dan juga untuk mengenang perjalanan DBSK selama 8 tahun ini.  Doorprize Untuk menarik perhatian dari para cassiopeia dan membuat mereka bersemangat kembali, kami memiliki beberapa doorprise yang menarik dan pastinya hadiah ini sangat diinginkan oleh para peserta.  Acara Lelang Pada akhir acara Gathering ini kami akan melelang beberapa standing banner, spanduk, dan barang lainnya kepada para peserta. Nantinya, hasil dari lelang ini akan digunakan untuk menambah biaya charity yang kami adakan.

b.

Charity Suatu kegiatan akan terasa sia-sia apabila kita tidak membagi kesenangan kita kepada orang lain. Maka dari itu selain mengadakan acara gathering, kami juga memasukkan program charity dalam acara kami. Program ini bertujuan untuk

membuktikan bahwa komunitas anak muda yang menyukai hal-hal seperti artis korea ini masih ingin memberikan kontribusi untuk kemanusiaan. Hal ini berarti bahwa anak muda pun masih memiliki jiwa sosial. Kami membuat penggalangan dana kepada para peserta gathering melalui kotak amal dan juga hasil lelang barang-barang yang masih berhubungan dengan DBSK diantara lain poster-poster yang kami buat, banner dan juga standing figure. Nantinya hasil keuntungan yang kami dapat akan kami akumulasikan dengan daerah – daerah lain dan akan kami sumbangkan pada Yayasan Kasih anak Kanker Indonesia untuk anak-anak penderita kanker.

Waktu dan Tempat Kegiatan Waktu

: 18 Desember 2011

Tempat

: Gedung Amphiteather UPI (Gedung Kebudayaan UPI) Universitas Pendidikan Indonesia, Setiabudi, Bandung.

Peserta Kegiatan Peserta acara Gathering 8th Anniversary TVXQ5 ini yaitu Cassiopeia Bandung dan sekitarnya. Jumlah Panitia

: 25 orang

Jumlah Peserta

: 150 orang

Performer

: 75 orang

Jumlah Total

: 250 orang

Panitia Kegiatan Seluruh admin DBSK Home dan volunteer sesama Cassiopeia.

Penawaran Sponsorship Pendahuluan Sesuatu yang tidak mungkin apabila sebuah acara terselenggara tanpa adanya bantuan dana, terlebih untuk kegiatan besar seperti “Gathering 8th Anniversary TVXQ5” tentulah akan memerlukan bantuan dana yang besar pula. Oleh sebab itu, panitia bermaksud menawarkan kerja sama dengan harapan akan dicapai suatu kerjasama yang harmonis, saling pengertian, dan saling menguntungkan. Kerjasama yang dimaksud adalah kerjasama yang mendukung kegiatan ini secara keseluruhan. Pada dasarnya kami terbuka kepada semua pihak untuk dapat terlibat dalam kegiatan “Gathering 8th Anniversary TVXQ5” untuk menyukseskan kegiatan ini dengan berperan serta atau berpartisipasi menjadi sponsor. Bentuk partisipasi yang kami tawarkan berupa : 

Dana finansial



Bentuk kerja sama lain

Besar harapan kami jalinan kerja sama ini dapat terbina dengan baik. Atas perhatian dan partisipasinya kami ucapkan terima kasih. Media promosi antara lain :  Spanduk,  Poster,  Pamflet,  Kaos Panitia,  ID Card, dan  Iklan saat acara berlangsung.

Nilai Tambahan Bagi Perusahaan Dengan menjadi sponsor pada kegiatan “Gathering 8th Anniversary TVXQ5” 2011, sponsor akan mendapat image: 

Profesional: Perusahaan pendukung akan tercatat sebagai perusahaan yang profesional skala nasional dengan melakukan promosi yang tepat sehingga akan meningkatkan citra perusahaan.



Sosial: Meningkatkan dan menciptakan image sosial di tengah masyarakat, sebagai perusahaan yang peduli masalah sosial.

Naskah Sponsorship Bentuk kerja sama yang ditawarkan dari kegiatan “Gathering 8th Anniversary TVXQ5” tahun 2011 sebagai berikut: 1. Sponsor Tunggal 2. Sponsor Utama 3. Sponsor Pendamping 4. Sponsor Biasa

1. Sponsor Tunggal “Sponsor Tunggal” adalah suatu perusahaan atau instansi/lembaga, baik negeri maupun swasta yang memberikan bantuan dana sebesar 100% dari seluruh anggaran/biaya penyelenggaraan kegiatan ini. Timbal balik yang diperoleh penyandang dana (sponsor) adalah : a. Pencantuman nama dan logo perusahaan atau instansi/lembaga pada semua media yang digunakan untuk publikasi kegiatan ini. Seperti: spanduk, pamflet, dan lainlain. b. Pencantuman nama dan logo perusahaan atau instansi/lembaga pada sertifikat. c. Pencantuman nama dan logo perusahaan atau instansi/lembaga pada atribut yang digunakan oleh panitia maupun peserta. d. Diberikan tempat untuk memasang poster, spanduk, billboard atau bentuk promosi lain pada lokasi kegiatan. e. Diberikan tempat untuk memberikan souvenir sebagai salah satu media promosi perusahaan atau instansi/lembaga kepada peserta kegiatan. f. Diberikan hak sebagai satu-satunya sponsor kegiatan ini.

2. Sponsor Utama “Sponsor Utama” adalah suatu perusahaan atau instansi/lembaga, baik swasta atau negeri yang memberikan bantuan dana sebesar 60% dari seluruh anggaran/biaya kegiatan ini. Timbal balik yang diperoleh penyandang dana (sponsor) adalah : a. Pencantuman nama dan logo perusahaan atau instansi/lembaga pada semua media yang digunakan untuk publikasi kegiatan ini. Seperti : spanduk, pamflet, dan lainlain.

b. Pencantuman nama dan logo perusahaan atau instansi/lembaga pada sertifikat atau piagam. c. Pencantuman nama dan logo perusahaan atau instansi/lembaga pada atribut yang digunakan oleh panitia maupun peserta. d. Diberikan tempat untuk memasang poster, spanduk, billboard atau bentuk promosi lain pada lokasi kegiatan.

3. Sponsor Pendamping “Sponsor Pendamping” adalah suatu perusahaan atau instansi/lembaga, baik swasta maupun negeri yang memberikan bantuan dana sebesar 30% dari seluruh anggaran/biaya penyelenggaraan kegiatan ini. Timbal balik yang diperoleh penyandang dana (sponsor) adalah: a. Pencantuman nama dan logo perusahaan atau instansi/lembaga pada semua media yang digunakan untuk publikasi kegiatan ini. Seperti: spanduk, pamflet, dan lainlain. b. Pencantuman nama dan logo perusahaan atau instansi/lembaga pada sertifikat. c. Pencantuman nama dan logo perusahaan atau instansi/lembaga pada atribut yang digunakan oleh panitia maupun peserta.

4. Sponsor Alternatif Ditawarkan kepada perusahaan/instansi yang bekerja sama dengan panitia dalam bentuk produk, baik berupa makanan atau minuman maupun berupa media publikasi. 4. 1. Sponsor Berupa Makanan / Minuman Pihak sponsor bersedia melakukan kontribusi sebagai berikut : 

Memberikan Free Snack / Free Drink sebanyak jumlah peserta, panitia dan undangan selama kegiatan berlangsung.



Mempresentasikan produk.

4. 2. Sponsor Berupa Media Publikasi Sponsor berupa media publikasi terdiri dari dua media, baik media elektronik maupun media cetak.

4.2.1

Media Elektronik / Televisi atau Stasiun Radio Publikasi acara kegiatan selama 5 (lima) hari berturut-turut dengan alokasi waktu antara 09.00-21.00 terhitung sejak 15 (lima belas) hari sebelum kegiatan berlangsung.

4.2.2

Media Cetak / Majalah atau Koran Publikasi acara kegiatan di kolom iklan sebanyak 5 (lima) kali terhitung sejak 15 (lima belas) hari sebelum kegiatan berlangsung.

5. Donatur Donatur

adalah

perusahaan/

instansi/

badan/

lembaga/

kelompok/

perseorangan yang bersedia mendukung kegiatan ini dengan memberikan sumbangan berupa : 

Uang Tunai



Kerja Sama dalam bentuk bantuan sukarela dengan tetap menjaga hubungan profesionalisme dan bersifat tidak mengikat.

Ketentuan Sponsorship 1. Pesan Sponsorship Pesan sponsorship tidak diperkenankan menggunakan kata-kata yang persuasif atau menganjurkan. 2. Bentuk Penawaran Sponsor a. Materi sponsor dapat disediakan oleh panitia atau dapat juga panitia menerima materi dari sponsor. b. Kepastian akhir pihak sponsor selambat-lambatnya diterima oleh panitia tanggal 21 November 2011 3. Cara Pembayaran a. Pembayaran pertama (uang muka) sebesar 25 % dari keseluruhan jumlah yang harus dibayar (biaya total) dan dilakukan saat penandatangannan kontrak atau surat kesediaan berpartisipasi. b. Pembayaran kedua adalah pelunasan sebesar 75 % dari biaya total dibayarkan paling lambat tanggal 26 november 2011.

4. Pembatalan Sponsor a. Dari pihak sponsor 

Sponsor yang telah membayar uang muka yang telah disepakati tidak dapat mengambil kembali uang muka jika mengundurkan diri sebagai pihak sponsor.



Pengunduran diri setelah tanggal 24 November 2011 dikenakan sanksi pembayaran penuh.



Pengunduran diri sebelum tanggal 24 November 2011, 50% dari biaya total yang telah dibayarkan menjadi hak panitia.



Di luar ketentuan di atas, panitia berhak menentukan kebijaksanaan.

b. Dari pihak panitia: akan dikembalikan sebesar yang telah diberikan.

5. Ketentuan Lain-Lain a. Perjanjian kontrak dapat dilakukan antara pembawa proposal sponsorship dengan penanggung jawab pihak sponsorship. b. Panitia tidak bertanggung jawab atas kesalahan, bila materi iklan diperoleh dalam bentuk selesai. c. Panitia tidak menutup kemungkinan dari pihak sponsor untuk bekerja sama atau berpartisi dalam bentuk lain. d. Panitia dapat melakukan klaim kepada pihak sponsor jika sponsor menyalahi ketentuan sponsorship. e. Penyelesaian administrasi dapat dilakukan di sekretariat panitia maupun di instansi pemberi sponsor sesuai kesepakatan bersama. f. Penyelesaian administrasi dapat dilakukan di sekretariat panitia pembayaran atau dapat juga dikirimkan ke rekening : g. Informasi lebih lanjut hubungi : Zola Permata Sari No: 0898 744 6149

untuk

Susunan Kegiatan (Lampiran 1) Susunan Kepanitiaan (Lampiran 2) Anggaran Dana (Lampiran 3 )

Penutup Demikian proposal ini kami susun sebagai pedoman dan acuan dasar kegiatan,dan bahan pertimbangan semua pihak. Kami selaku panitia pelaksana mengharapkan partisipasi dan dukungan guna keberhasilan dan kelancaran pelaksanaan kegiatan ini. Akhirnya, hanya kepada Tuhan Yang Maha Esa kami berserah diri atas segala urusan.

Bandung, 23 Oktober 2011 Panitia Pelaksana “Gathering 8th Anniversary TVXQ5” Ketua Pelaksana

Sekretaris Pelaksana

Junita Derliana Nababan

Meilyna Haryanti

Lampiran 1: Susunan Acara Susunan Acara Gathering 8th Anniversary TVXQ5 Draft Acara 8th anniversary TVXQ5 and Charity to Cancer Institution

No.

Waktu

Acara

1.

09.00 – 09 10

Opening 8th anniversary of TVXQ5 ceremony

2.

09.10 – 10.00

3.

10.00 – 10.30

Pengkondisian peserta

4.

10.30 – 10.45

Performer I

5.

10.45 – 11.00

Games I

6.

11.00 – 11.45

Contest I

7.

11.45 – 12.00

Voting Contest I

8.

12.00 - 13.00

BREAK

9.

13.00 – 13.15

Games II

10.

13.15 – 13.30

Performer II

11.

13.30 – 13.40

Games III

12.

13.40 – 14.25

Contest II

13.

14.25 – 14.40

Voting Contest II

14.

14.40 – 14.55

Performer III

15.

14.55 – 15.55

Nonton Bareng

16.

15.55 – 16.10

Performer IV

17.

16.10 – 16.25

Pengundian Doorprice

18.

16.25 - selesai

Lelang penggalangan dana charity

Tempat

Taman Berrety

(pelepasan Balon + flashmob)

Amphiteathre

Lampiran 2: Susunan Kepanitiaan Susunan Panitia Gathering 8th Anniversary TVXQ5

Panitia Pelaksana (Organizing Committee) Ketua

: Junita Derliana Nababan

Wakil

: Chindy Verhanaz Rangkuti

Sekretaris

: Meilyna Haryanti

Bendahara

: Priskila

Koordinator Acara

: Rini Anggun Pertiwi

Dana Usaha

: Zola Permata Sari

Dokumentasi

: Indah Charvinda M

Peralatan

: Nur Yanuary K.

Konsumsi

: Fanny Diah Safitri

Hadiah dan Souvenir

: Antoinnette Melliza V.L.

Pendaftaran

: Synta Ciptaningtyas

Dekorasi

: Wahyu Abdi Nugroho

Lampiran 3 Anggaran Pengeluaran Daftar Pengeluaran Gathering 8th Anniversary TVXQ5

No.

Deskripsi

Jumlah

Satuan

HargaSatuan

Total

Perkiraan Pengeluaran A.

Kesekretariatan Kertas A4

1

Rim

40.000,00

40.000,00

Tinta Printer

1

Buah

100.000,00

100.000,00

Kuitansi

4

Unit

5.000,00

20.000,00

Stempel

1

Unit

35.000,00

35.000,00

Proposal

10

Eksemplar

15.000,00

150.000,00

Keperluan Fotokopi

Ls

Ls

50.000,00

50.000,00

Ls

Ls

50.000,00

50.000,00

ATK

Subtotal B

445.000,00

Konsumsi Makan Peserta dan Panitia

250

Orang/hari

1

buah

15.000,00

3.750.000,00

300.000,00

300.000,00

(1x250) Kue tart Subtotal C

4.050.000,00

Publikasi Spanduk

5

Unit

60.000,00

300.000,00

Wall of Fame (3x3)

1

Unit

540.000,00

540.000,00

Standing Banner

5

Unit

200.000,00

1.000.000,00

Poster

10

Unit

30.000,00

300.000,00

Pamflet

200

Unit

100

20.000,00

Subtotal D

2.160.000,00

Peralatan Paku payung

4

Dus

2.000,00

8.000,00

Selotip

3

Unit

2.000,00

6.000,00

Double tape

10

Unit

4.000,00

40.000,00

Cutter

2

Unit

2.000,00

4.000,00

Gunting

2

Unit

3.500,00

7.000,00

Benang Kasur

10

Unit

2.000,00

20.000,00

Kawat

10

Meter

10.000,00

100.000,00

Lem Kertas

1

Unit

10.000,00

10.000,00

Subtotal E

195.000,00

Dokumentasi Cuci cetak foto

Ls

Ls

90.000,00

Kaset video

3

Kaset

35.000,00

105.000,00

Batu baterai

10

Unit

10.000,00

100.000,00

Pembuatan buku

1

Unit

200.000,00

200.000,00

Subtotal F

495.000,00

Transportasi Bis

1

Unit

2.000.000,00

Subtotal G

2.000.000,00 2.000.000,00

Hadiah dan Souvenir 

Hadiah

Juara Cover Dance

1

Paket

1.250.000,00

1.250.000,00

Juara Cover Sing

1

Paket

750.000,00

750.000,00

Doorprize

1

Paket

500.000,00

500.000,00

Hadiah games

1

Paket

200.000,00

200.000,00

Untuk Performer

5

Unit

10.000,00

50.000,00

Untuk Fandom lain

15

Unit

10.000,00

150.000,00

Untuk Donatur

1

Unit

80.000,00

80.000,00

Rubber

150

Unit

10.000,00

1.500.000,00

Kalender

1

Rim

Booklet

150

Unit

30.000,00

4.500.000,00

Tas

150

Unit

10.000,00

1.500.000,00

Sticker

150

Unit

1.500,00

225.000,00





Cenderamata

Goodies

Subtotal

500.000,00

11.205.000,00

H

Dekorasi Balon Gas

200

Unit

5000,00

1.000.000,00

Balon

100

Unit

1000,00

100.000,00

Kain

15

kg

60.000,00

900.000,00

Pita

3

roll

20.000,00

60.000,00

Styrofoam Besar

2

Unit

30.000,00

60.000,00

Subtotal G

2.120.000,00

Lain-lain Sewa Gedung

1

Unit

6.000.000,00

6.000.000,00

Kaos Panitia

25

Unit

35.000,00

875.000,00

ID Card

25

Unit

2000,00

50.000,00

Subtotal

925.000,00

Total PerkiraanPengeluaran

29.575.000,00

Overhead Cost 10%

2.957.500,00 Jumlah Total Pengeluaran: 32.552.500,00

Perkiraan Pemasukan 1.

Pendaftaran peserta

150

Orang

2.

Pendaftaran Perlombaan

10

Tim

Total Perkiraan Pemasukan

75.000,00 11.250.000,00 100.000,00

1.000.000,00 12.250.000,00

Kekurangan Biaya Total Perkiraan Pemasukan

20.302.500,00

Akta Perjanjian Kerja Sama

Saya yang bertanda tangan di bawah ini : Nama

:

Jabatan

:

Perusahaan

:

Alamat Perusahaan

:

No. Telp/Hp

:

Setelah mempelajari penawaran kerajasama yang Anda berikan, kami bersedia melakukan kerja sama dalam bentuk sponsorship dan menyetujui segala persyaratan yang tercantum dalam proposal sponsorship. Secara bersama-sama kedua belah pihak bersepakat untuk mengadkan perjanjian kerja sama dengan naskah sponsorship : 1) Sponsor Tunggal

(...)

2) Sponsor Utama

(...)

3) Sponsor Pendamping (...) 4) Sponsor Alternatif

(...)



Jenis Media



Sejumlah Uang (terbilang)



Hak Fasilitasi Promosi

Materi disediakan oleh

: Panitia/ Sponsor

Jumlah uang yang disepakati

: Rp

Dengan uang muka sebesar

: Rp

Sisanya akan dibayar pada tanggal

: Bandung, 23 Oktober 2011

Penerima atas Nama Panitia

(

Tanda Tangan dan Cap Perusahaan

)

(

)

Tanda Terima Proposal “Gathering 8th Anniversary TVXQ5 ” tahun 2011 Saya yang bertanda tangan dibawah ini : Nama / Jabatan

:

No. Hp/ Telp

:

Perusahaan

:

Alamat

:

Telah menerima proposal “Gathering 8th Anniversary TVXQ5 ”tahun 2011 pada: Hari / tanggal

:

Konfirmasi selanjutnya akan dilakukan dengan menghubungi : Nama / Jabatan

:

No. Hp/ Telp

:

Hari/Tanggal

:

Jam

:

Tanda tangan Penerima

(

)