Garis Panduan Majlis

A.

BAHAGIAN 1 - Panduan Umum

A1. Senarai Semakan Mengadakan Persidangan, Mesyuarat, Seminar dan Acara Peringkat Kementerian/Negeri/Negara/Antarabangsa Perkara-perkara penting perlu diambil tindakan :1)

Penubuhan Sekretariat

2) Penubuhan Jawatankuasa-Jawatankuasa berkaitan dan menyenaraikan tugas-tugas setiap Jawatankuasa 3)

Menetapkan :-

i)

Siapa yang merasmikan

ii)

Tempat

iii)

Tarikh dan Masa

4)

Program keseluruhan

5)

Raptai

6)

Post-Mortem

A1.1 Majlis Perasmian Untuk Sesuatu Acara Oleh Tetamu Khas 1)

Senarai jemputan

2)

Cetakan kad jemputan

3)

Penghantaran kad jemputan

4)

Sahkan kehadiran para tetamu, terutama VVIP dan VIP

5) Pastikan kedudukan tempat duduk mengikut protokol dan dilekatkan nama iaitu:i) VVIP di atas pentas ii) VIP-VIP yang telah dikenalpasti (Semak dengan Bahagian Istiadat JPM jika melibatkan Y.A.B. Perdana Menteri dan tetamu-tetamu negara yang lain) 6)

Buku Cenderamata

7) Pastikan juruacara diberi keterangan akan perjalanan aturcara secara keseluruhan.

8)

Penyediaan skrip untuk Juruacara

9)

Aturcara pentadbiran

10)

Penyambut tetamu

11)

Alat siaraya

12)

Rostrum

13)

"Backdrop"

14)

Perhiasan pentas dan dewan

15)

Penyediaan ucapan-ucapan YBM dll.

16)

Liputan Akhbar dan tempat duduk khas untuk media massa

17)

Press kit.

18)

"Press Control"

19)

Bilik untuk Persidangan Akhbar

20)

Menyediakan jamuan

21) Penyampaian cenderahati (Semak sama ada hendak diberi semasa majlis perasmian atau sebelum tetamu khas pulang. Pastikan dulang disediakan) 22)

Sediakan air sejuk/ mineral water untuk tetamu khas/penceramah.

23)

Meja pendaftaran (jika terdapat pendaftaran sebelum perasmian).

24)

Acara sambutan semasa ketibaan tetamu khas.

25)

Jurugambar Jabatan/Swasta

A1.2

Acara Yang Melibatkan Mesyuarat, Persidangan dan lain-lain

Penyertaan 1.

Jemputan rasmi kepada peserta-peserta

2.

Memproses permohonan daripada peserta-peserta

3.

Senarai peserta-peserta

4.

Penyediaan Kad Nama

Kertas-Kertas Kerja 1.

Jemputan rasmi kepada penceramah-penceramah

2. Mengadakan perhubungan dengan pertubuhan-pertubuhan antarabangsa (jika terlibat negara luar)

3. Mendapatkan salinan draf terakhir tiap-tiap kertas kerja dan membuat suntingan yang perlu. 4.

Membuat terjemahan-terjemahan jika perlu.

5.

Membuat salinan-salinan dan dibukukan.

6.

Membuat kulit muka bagi dokumen / kertas kerja

7.

Pengedaran sebelum persidangan

8.

Pengedaran semasa pendaftaran

9.

Pengedaran semasa persidangan dijalankan.

Kewangan 1.

Anggaran perbelanjaan awal

2.

Anggaran perbelanjaan akhir

3.

Mendapatkan kelulusan anggaran perbelanjaan daripada Perbendaharaan

4.

Mengeluarkan waran peruntukan.

5.

Mengeluarkan pesanan tempatan

6.

Wang runcit dan pendahuluan-pendahuluan

7.

Penempahan/pembelian beg-beg persidangan

8.

Penempahan/pembelian cenderahati

9.

Menentukan keperluan peralatan seperti kertas, pen, dakwat dan sebagainya.

10.

Pembelian keperluan peralatan

11.

Pengesahan bil-bil dan invois

12.

Memproses bil-bil dan tuntutan-tuntutan pembayaran.

Dokumen-Dokumen Mengenai Persidangan 1.

Penyediaan dan penulisan

2.

Pengedaran sebelum persidangan

3.

Pengedaran semasa persidangan

4.

Mendapatkan kertas-kertas maklumat

Aturcara-Aturcara 1.

Aturcara pentadbiran

2.

Aturcara Majlis Pembukaan dan Majlis Penutup

3.

Aturcara lawatan

Percetakan 1.

Dokumen-dokumen persidangan

2.

Buku-buku Aturcara Persidangan

3.

Buku Aturcara Majlis Pembukaan

4.

Buku Aturcara Majlis Penutup

5.

Kertas-kertas tulis

6.

Kad Nama

7.

Kad Bagasi

8.

Pelekat kereta

9.

Kad jemputan untuk Majlis Pembukaan dan Penutup

10.

Kad jemputan untuk jamuan makan malam.

Pemilihan Tempat / Hotel 1.

Penempahan tempat persidangan

2.

Penyusunan tempat persidangan

3.

Penempahan bilik-bilik

4.

Pembahagian bilik-bilik

5.

Merunding kadar-kadar harga yang ditentukan oleh hotel / tempat persidangan.

Sambutan di Lapangan Terbang 1.

Menghubungi pihak-pihak berkuasa di Lapangan Terbang.

2.

Menempah bilik Tetamu Kenamaan

3.

Menyambut dan menghantar delegasi ke hotel/tempat penginapan

4.

Menguruskan paspot dan bagasi.

5.

Mendapatkan butir-butir ketibaan (nombor penerbangan, waktu dan sebagainya)

6. Mendapatkan butir-butir kepulangan (nombor penerbangan, waktu dan sebagainya) 7.

Pengangkutan ke hotel / tempat penginapan

8.

Sambutan di hotel.

Pengangkutan 1. Menempah kenderaan-kenderaan sebagainya)

(kereta Kementerian/Jabatan/Agensi dan

2.

Menempah kenderaan-kenderaan seperti bas dan kereta sewa

3.

Mengurus/mentadbir kenderaan-kenderaan

4.

Pembahagian kegunaan kenderaan-kenderaan

5.

Elaun-elaun pemandu

6.

Menyediakan pengangkutan untuk lawatan di sekitar

Kemudahan-Kemudahan Persidangan 1.

Bilik-bilik persidangan, bengkel dan susunan tempat duduk.

2.

Sepanduk, bendera-bendera dan rostrums

3.

Menyediakan tempat-tempat penterjemahan

4.

Menyediakan peralatan pembesar suara

5.

Pengendalian peralatan pembesar suara

6.

Menyediakan bendera-bendera meja dan plet-plet nama

7.

Alat-alat penterjemahan serentak.

8.

Menguruskan papan kenyataan

9.

Menyediakan kemudahan telefon

10.

Mengemaskinikan keperluan-keperluan persidangan setiap hari.

Kemudahan-Kemudahan Urusetia 1. Mengatur dan menyediakan bilik-bilik Urusetia termasuk bilik penginapan bagi kakitangan. 2. Menyediakan perlatan-peralatan Urusetia seperti mesin taip, mesin pencetak (photostat), `word processor' dan sebagainya. 3. Menerima, menyimpan dan mengeluarkan peralatan-peralatan Urusetia dan sebagainya, sebelum persidangan. 4.

Menentukan keselamatan peralatan semasa persidangan.

Perjalanan Persidangan

1.

Menentukan jurulapor-jurulapor

2.

Mengambil laporan/minit semasa persidangan

3.

Menyediakan alat perakam suara

4.

Menyediakan resolusi-resolusi

5.

Menyediakan laporan terakhir

6.

Membuat salinan-salinan laporan. Minuman teh dan makan tengahari semasa persidangan

Berbincang dengan pihak hotel dari segi bilik, menu, harga dll. Jamuan Makan 1.

Menyediakan senarai tetamu, termasuk VVIP

2.

Menghantar kad-kad jemputan

3.

Memastikan penerimaan jawapan.

4.

Menentukan juruacara majlis

5.

Menyediakan pertunjukan kebudayaan

6.

Menentukan siapa tuan rumah

7.

Menentukan beberapa jamuan makan malam yang hendak diadakan.

8. Menentukan tempat di mana jamuan akan diadakan: Jika melibatkan Y.A.B. Perdana Menteri/Tetamu Negara perlulah menghubungi Bahagian Istiadat, JPM. Jamuan teh / makan untuk kakitangan Urusetia Berbincang dengan pihak hotel. Kumpulan Perubatan( jika perlu) 1.

Mendapatkan kelulusan daripada Kementerian Kesihatan

2.

Menyediakan bilik-bilik bagi kumpulan perubatan

3.

Semak dengan hotel, sama ada terdapat kemudahan perubatan.

Publisiti 1.

Nota untuk media-massa

2.

Sidang akhbar dan kenyataan akhbar

3.

Sepanduk di Lapangan Terbang

4.

Sepanduk di tempat persidangan

5.

Sepanduk di sekitar Kuala Lumpur

6.

Menyediakan kaunter informasi

7.

Mengadakan pameran-pameran.

Lawatan Luar 1.

Mengatur lawatan-lawatan luar semasa persidangan

2. Mengatur lawatan-lawatan khas rombongan wanita (isteri-isteri dan sebagainya) semasa persidangan. 3.

Mengatur lawatan luar selepas persidangan.

Penentuan Penerbangan 1. Menyediakan kaunter untuk penentuan penerbangan seperti tarikh, waktu, nombor penerbangan. 2.

Menghubungi pegawai MAS di Lapangan Terbang.

Keselamatan dan Pengawas Trafik 1.

Menghubungi pihak Polis

2.

Menghubungi pegawai keselamatan kerajaan.

Keperluan-Keperluan Kakitangan 1.

Urusetia

2.

Penterjemah

3.

Jurubahasa

4.

Pegawai-Pegawai Perhubungan

5.

Penyambut Tetamu