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UNIVERSIDAD ABIERTA UNIVERSIDAD ABIERTA Y A DISTANCIA DIST ANCIA DE MÉXICO MÉXICO  AUD  AU D IT ITOR ORIA IA AD ADMI MINI NISS TR TRAT ATII VA UNIDAD III. ACTIVIDAD 1. LINEAMIENTOS DE AUDITORIA Alumna: Lina Alejandra Ceceñas Haros Docente en línea: Raymundo Herrera Pérez

LICENCIATURA EN GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE PyMES

Actividad 1. Lineamientos de auditoría En esta actividad presentarás puntos a considerar para la preparación de una auditoría en la empresa. 1. Elabora los lineamientos para hacer una auditoría administrativa en una panadería, considerando lo siguiente: o

El objeto de la auditoría en conclusiones y recomendaciones finales.

o

Ponderar las soluciones para determinar practicidad y viabilidad.

o

Explorar alternativas para trasmitir las causas y efectos inherentes a los hallazgos.

o

o

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o

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Homogenizar la integración y presentación de los resultados entre los hallazgos y los criterios. Aprovechar todo el apoyo posible para fundamentar sólidamente los resultados. A llegar a los niveles de decisión los elementos idóneos para una toma de decisiones. Establecer las bases para constituir un mecanismo de información permanente. Crear conciencia en los niveles de decisión de la importancia sobre el incumplimiento de las medidas recomendadas. Establecer la forma y contenido que deberán observar los reportes y seguimiento de acciones. Tomar en cuenta los resultados de auditorías realizadas anteriormente, para evaluar el tratamiento y cursos de acción tomados en la implementación de resultados.

Esta clase de auditoria se encarga de verificar y promover el cumplimiento y apego a los distintos factores del proceso administrativo, así como evaluar la estructura orgánica, manejo de los recursos humanos y eficiencia de los métodos y procedimientos mediante los cuales opera la organización. La auditoría administrativa permite realizar una evaluación objetiva, imparcial y competente de las actividades que se llevan a cabo dentro de la panadería, es un medio para reorientar continuamente los esfuerzos de la misma hacia planes y objetivos en constante cambio. Metodología de la auditoria administrativa: Las etapas que integran esta metodología son: 

Planeación



Ejecución



Evaluación



Informe



Seguimiento

Planeación El objetivo de esta etapa es conocer el punto de vista de todo el personal de la panadería sobre el funcionamiento de la misma, así como tener un panorama general sobre sus errores y aciertos, de tal forma que, durante las etapas posteriores se logre analizar esta información con profundidad y actuar al respecto. Las etapas de la planeación son: a. Platica con el encargado b. Entrevista previa c. Investigación preliminar d. Determinación del área a estudiar e. Determinación de los detalles a estudiar

Platica con el encargado.- la finalidad de esta etapa es obtener conocer características generales

de la panadería y su funcionamiento, así como establecer un vínculo de confianza y comunicación entre el encargado y el auditor. Esta fase se subdivide: 1. Datos generales: -

Acta de inicio de la auditoria administrativa

-

Bosquejo histórico de la organización, que contempla: a) Evolución histórica de la panadería b) Nombre y ubicación de la panadería, así como teléfono etc. c) Fecha de fundación d) Personal de labora en ella e) Estructura legal y composición de capital f)

Horarios de trabajo

g) Volumen de operaciones h) Otros datos que se consideren de interés y/o importancia para llevar a cabo la auditoria.

-

Estructura orgánica de la panadería: conocimiento del organigrama de la organización, revisión de que coincida con la panadería real y actual de la misma.

-

Directorio: Registro de los datos de los miembros de la panadería (nombre, puesto, dirección, teléfono).

2. Objetivos y propósitos: Se pretende conocer el punto de vista de la persona encargada de la panadería, así como su valoración acerca del funcionamiento de la misma. Se tr atan aspectos como: quienes solicitaron la auditoria, las razones que motivaron esta solicitud, las áreas de revisión propuestas, los puntos fuertes y débiles del negocio.

3. Tiempo estimado de duración: Se pretende que el encargado de la panadería conozca el tiempo estimado para llevar a cabo la auditoria y valore si es adecuado o no. se considera además el personal necesario para realizar la auditoria y las características técnicas que esta debe tener. 4. Condiciones de trabajo: Se hace mención de las bases sobre las cuales se llevaran a cabo la auditoría, información que debe ser condensada entre el auditor y encargado de la organización. Se tratan aspectos como: facilidades otorgadas y limitaciones, horarios de trabajo, lugar físico de trabajo, coordinación de actividades, honorarios fuentes de información requeridas, establecer con quien se trataran problemas que surjan durante el proceso y requieran atención inmediata, así como a quien se le puede dar información si se solicita. Entrevista previa: en esta fase se pretende recopilar información sobre la perspectiva de los

empleados, clientes y demás personas involucradas con la panadería, acerca del funcionamiento de la misma. Es importante considerar para la realización de este tipo de entrevistas aspectos como: 

Mantener contacto con las personas de las cuales se requiera información que se considere relevante



Realizar preguntas que permitan que el entrevistado de una respuesta sincera y espontánea.



Ser imparcial al realizar la entrevista



Organizar la información obtenida



Llevar a cabo los resúmenes correspondientes de manera clara.

Investigación preliminar: Se realiza mediante la observación directa y la aplicación de entrevistas,

le permite al auditor tener un panorama general de la manera en cómo está operando la panadería a fin de detectar con mayor exactitud las problemáticas de la misma. Determinación del área a estudiar : Se registra la amplitud que tendrá la auditoria en mutuo

acuerdo con el encargado de la panadería, se determina si esta será llevada a cabo de manera parcial o total y las razones que dieron pie a esta decisión. Determinación de los detalles a estudiar: Comprende aquellos aspectos de la panadería que deberán ser analizados con mayor profundidad y atención en la siguiente etapa. La información expuesta debe ser actual y verídica, proveniente de una fuente confiable y pertinente. 

Analizar la información recaudada e identificar y registrar los aspectos que requieran mayor estudio o atención



Evitar el uso de adjetivos calificativos al registrar la información.



Incluir estos registros en la auditoria, pues son la base para la realización de la siguiente etapa.

Ejecución. El objetivo de esta etapa es recopilar información de las distintas áreas que están sujetas a revisión, misma que se revisa y analiza posteriormente, con la finalidad de detectar deficiencias o irregularidades administrativas. Es en esta etapa en la que se busca obtener la mayor cantidad de información posible, se identifican problemáticas y se proponen opciones de solución. Etapas de ejecución. La etapa de ejecución se subdivide en las siguientes fases: 1) Obtención de información. a) Cuestionarios b) Entrevistas c) Observación directa d) Lista de confrontación y verificación 2) Ordenamiento y depuración de la información 3) Análisis de la información 4) Investigación de las causas de las deficiencias 5) Alternativas de solución 6) Análisis de las posibles mejoras

Evaluación El objetivo es conocer la eficiencia bajo la cual funciona la panadería; los resultados obtenidos del análisis de la información recaudada durante la etapa de ejecución, servirán al auditor para poder hacer una comparación entre la situación actual de la panadería y el informe de la última auditoría realizada (Fernández, 1991).

Etapas de la evaluación. La etapa se subdivide en las siguientes fases: 1. Ponderación de funciones 2. Determinación de los factores a evaluar a) Adecuación y grado de cumplimiento de objetivos b) Adecuación y grado de cumplimiento de políticas c) Adecuación de la estructura orgánica d) Grado de cumplimiento de los controles existentes e) Manejo de la función directiva f)

Grado de cumplimiento de los controles existentes

g) Eficiencia del personal h) Adecuación de recursos materiales y financieros. 3. Asignación de puntos a los factores a evaluar 4. Determinación de grados 5. Calificación de funciones 6. Comentario general del funcionamiento de la empresa.

Informe: El diseño y contenido del informe pueden variar en cada organización según el tipo de auditoria, propósito, fallas encontradas y medidas propuestas, sin embargo, los puntos principales que debe contener son: 



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

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Propósito de la auditoria: Debe ser claro y conciso, debe dar una explicación breve del trabajo desarrollado. Hechos relevantes a nivel organización: Se deben mostrar los hechos relevantes negativos y que requieren medidas correctivas. Deben incluirse comentarios, tablas o graficas que amplíen y den muestra de la información obtenida. Hechos relevantes de cada departamento o sección: Se informa con mayor detalle los hechos, problemáticas y/o deficiencias encontradas en cada uno de los departamentos. Se habla de manera específica de las fallas que se encontraron. Recomendaciones: Deben dar una idea general del porqué de los beneficios que se originaran una vez aceptados los cambios a implementar. Anexos: Sirven para ampliar y detallar la información contenida en el informe.

Para la correcta realización del informe final se deben tomar en cuenta los siguientes pasos: 1. Alcance de la auditoria. 2. Apreciación de los aspectos fundamentales. 3. Evaluación de la panadería. 4. Anexos. 1.- Alcance de la auditoria. Se deben considerar los siguientes datos:      

Lugar donde se realizó Periodo que abarco. Nombre de la panadería, dirección y teléfono. Giro. Área que abarco la auditoria. Tipo de auditoria (total o parcial)

2.- Apreciación de aspectos fundamentales: La apreciación se realiza de cada uno de los factores que se investigan describiéndolos uno por uno de manera puntual, analizando las causas de las

deficiencias, para posteriormente escribir las soluciones propuestas. Si alguno de los factores no tiene deficiencias se hace constar por escrito. 3.- Evaluación de la empresa: Se evalúa de manera global la empresa u organización, se realiza la determinación del grado de eficiencia y se hace un comentario general de cada área auditada, se dan a conocer las razones por lo que se asigna el grado de eficiencia. 4.- Anexos: Información que sirve como respaldo al informe de la auditoria.