Ga 003 Matriz de Comunicaciones

MATRIZ DE COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS ASPECTO A COMUNICAR

EMISOR

RECEPTOR

ESTRATEGIA Y MEDIOS

TIPO INTERNA

Política Ambiental

Representante de la Alta Todos los servidores públicos y Intranet, Carteleras, Folletos, Dirección, Líder Gestión contratistas involucrados en el Periódico, Boletines, Página Ambiental Web. SGA

X

Objetivos

Representante de la Alta Todos los servidores públicos y Intranet, Carteleras, Folletos, Dirección, Líder Gestión contratistas involucrados en el Periódico, Boletines, Página Ambiental Web. SGA

X

Campañas, actividades de Servidores públicos y personas capacitación, carteleras, que trabajan en su nombre Intranet, Correo electrónico, Página Web.

X

Programas y metas

Líder Gestión Ambiental

Documentos del SGA

Líder Gestión Ambiental, Líder Servidores involucrados del proceso documento

públicos según el A través de comunicaciones de la intranet, comunicaciones internas y proceso de capacitación, Página Web.

Gestión Ambiental, Líder Requisitos legales y reglamentarios aplicables Líder del proceso Todos los servidores públicos y contratistas involucrados en el A través de comunicaciones y SGA reuniones internas del Comité.

X

X

MATRIZ DE COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS ASPECTO A COMUNICAR

Matriz de aspectos e impactos ambientales

EMISOR

Líder Gestión Ambiental

Controles operacionales asociados a las actividades que se ejecuten en materia Líder Gestión Ambiental ambiental

Lecciones aprendidas de emergencias ambientales

Desempeño del SGA

incidentes

ESTRATEGIA Y MEDIOS

Servidores públicos y personas que trabajan en su nombre

TIPO INTERNA

X A través de comunicaciones de la intranet y proceso de capacitación.

Servidores públicos y personas A través de comunicaciones de que trabajan en su nombre la intranet y proceso de capacitación.

X

y Servidores públicos y personas A través de comunicaciones de que trabajan en su nombre la intranet y proceso de capacitación.

X

o Líder Gestión Ambiental, Líder Servidores públicos y personas A través de comunicaciones de del proceso que trabajan en su nombre la intranet.

X

Profesional de Salud Seguridad en el trabajo

Plan de emergencias

RECEPTOR

Representante de la Alta Alta Dirección Dirección, Líder Gestión Universidad Ambiental

de

la Informe.

X

MATRIZ DE COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS ASPECTO A COMUNICAR

EMISOR

RECEPTOR

TIPO

ESTRATEGIA Y MEDIOS

INTERNA

Programa de auditorías

Jefe Oficina Planeación, Jefe oficina Control Interno A todos los involucrados, y internos

Comunicaciones procesos Cartelera. auditores

internas,

X

Plan de auditoría interna ambiental

Jefe Oficina Control Interno, Líderes de Auditor Líder involucrados

procesos Comunicaciones Cartelera.

internas,

X

Informe de auditoría ambiental

Jefe Oficina Control Interno

Acciones correctivas y preventivas

Líderes de involucrados

Gestión de quejas y reclamos

Cliente, Comunidad, interesadas

Gestión de quejas y reclamos

de Gestión Ambiental, Profesional de Quejas, Líder Líderes de procesos Carta, Correo electrónico. Reclamos y Sugerencias involucrados

Líderes de involucrados

procesos Informe, internas.

Comunicaciones

procesos Jefe Oficina Control Interno, Registros, Comunicados Líder Gestión Ambiental través de Intranet.

a

X

Partes Profesional de Quejas, Carta, Correo electrónico, Aplicativo PQR página Web. Reclamos y Sugerencias X

MATRIZ DE COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS ASPECTO A COMUNICAR

EMISOR

RECEPTOR

Representante de la Alta Cambios que puedan tener impacto en el SGA Dirección, Líder Gestión Todos los procesos Ambiental

ESTRATEGIA Y MEDIOS

Medios institucionales.

TIPO INTERNA

X

VERSIÓN: 0 CÓDIGO: DOC-GA-003 FECHA: 25/09/2015

TIPO EXTERNA

REGISTRO

CUANDO / FRECUENCIA

X

Página Web del SIG.

Cuando ingresen a la Universidad o cuando se modifique.

X

Página Web del SIG.

Cuando ingresen a la Universidad o cuando se modifique.

Página Web del SIG.

Inducción y reinducción del personal o cuando surjan modificaciones.

Página Web del SIG.

En la implementación y cuando haya cambios en el documento.

X

DOC-GA-007 MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE Cada que se modifiquen o REQUISITOS LEGALES surjan nuevos requisitos. AMBIENTALES.

VERSIÓN: 0 CÓDIGO: DOC-GA-003 FECHA: 25/09/2015

TIPO EXTERNA

REGISTRO

CUANDO / FRECUENCIA

DOC-GA-005 MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE Inducción y reinducción del ASPECTOS Y o cuando surjan VALORACIÓN DE personal modificaciones. IMPACTOS AMBIENTALES. PRO-GA-008 PROCEDIMIENTO CONTROL OPERACIONAL.

y reinducción del DE Inducción personal o cuando surjan modificaciones.

PROCEDIMIENTO DE PREPARACIÓN Y Inducción y reinducción del RESPUESTA ANTE personal / Semestralmente. EMERGENCIAS. Reportes de incidentes Cada vez que suceda un o emergencias incidente o emergencia ambientales. ambiental. DOC-GA-001-MATRIZ DE Revisión por la Dirección / INDICADORES. Anual.

VERSIÓN: 0 CÓDIGO: DOC-GA-003 FECHA: 25/09/2015

TIPO EXTERNA

REGISTRO

CUANDO / FRECUENCIA

FOR-GC-004 PROGRAMA DE Cuando se establece el AUDITORIAS INTERNAS programa, al inicio del año. DE CALIDAD. FOR-GC-005 AUDITORIAS CALIDAD.

PLAN Mínimo 8 días antes de cada DE auditoría programada.

FOR-GC-007 INFORME DE LA AUDITORIA Una vez al año. INTERNA DE CALIDAD.

FOR-GC-003 CORRECTIVA, PREVENTIVA MEJORA.

X

Máximo 15 días después de ACCIÓN recibido el informe de auditorías y cada vez que se Y DE identifique una no conformidad de tipo ambiental.

Servicio de atención al Cuando aplique. ciudadano. Cartas y electrónico.

correo Cuando aplique.

VERSIÓN: 0 CÓDIGO: DOC-GA-003 FECHA: 25/09/2015

TIPO EXTERNA

REGISTRO

CUANDO / FRECUENCIA

FOR-DE-043 INFORME DE REVISION POR LA Cuando aplique. DIRECCION.