Fundamentos de La Planeacion

FUNDAMENTOS DE LA PLANEACION 1. Antecedentes e importancia 2. Características 3. Sistematización 4. Modelos de planeación estratégica 5. Definición y descripción de valores y filosofía 6. Definición y desarrollo de misión y visión 7. Establecimiento de objetivos, estrategias y políticas generales 8. Relación entre estrategias, planes y programas 9. Planeación a mediano plazo (asignación de recursos y estados pro-forma y planes a mediano plazo) 10. Planeación a corto plazo (presupuestos, programas, procedimientos y reglas)

1. ANTECEDENTES: Fue introducida por primera vez a mediados de 1950, conocida en ese entonces como sistema de planeación a largo plazo, aplicada a la planeación de grandes empresas. Esta entrelazada con el proceso completo de dirección. Sin embargo no puede ser separada de ciertas funciones administrativas como son: organización, dirección, motivación y control. Para tener una visión más clara de la Planeación estratégica es necesario precisar algunos elementos. Pero el enfoque y el énfasis de la planeación y de la dirección estratégica se concentran más en la estrategia que en las operaciones. Es necesario retomar algunos términos que se han usado para hacer alusión a la Planeación Estratégica: En la década de los sesenta se le consideró como planeación a largo plazo. Posteriormente se le ha denominado Planeación corporativa completa, planeación directiva completa, planeación general total, planeación formal, planeación integrada completa, planeación corporativa, planeación estratégica y demás combinaciones de estas palabras. George A. Steiner, la define a partir de cuatro puntos de vista diferentes cada uno y necesarios para poder entenderla: Trata con el provenir de las decisiones actuales, es decir, observa la cadena de consecuencias, de causas, efectos durante un tiempo, observa las alternativas de acción en el futuro y al escoger unos, se convierte en la base para la toma de decisiones, es decir, la esencia de la planeación estratégica consiste en la identificación sistemática de las oportunidades y peligros que estrategias y políticas para lograr esas metas y desarrolla planes para asegurar la implantación de la estrategias y así obtener los fines buscados. Es sistemática, ya que es organizada y conducida con base en una realidad entendida. Filosofía, es una actitud, una forma de vida, requiere dedicación para actuar con base en la observación del futuro, representa un proceso mental, un ejercicio intelectual, más que algo ya prescrito (técnicas, estructuras,...) Estructura, une tres planes: planes estratégicos, programas a mediano plazo, presupuestos a corto plazo y planes operativos. “LA PLANEACION ESTRATEGICA ES EL ESFUERZO SISTEMATICO DE UNA COMPAÑÍA PARA ESTABLECER SUS PROPÓSITOS, OBJETIVOS, POLÍTICA Y ESTRATEGIAS BASICAS PARA DESARROLLAR PLANES DETALLADOS CON EL FIN DE PONER EN PRACTICA LAS POLÍTICAS Y ESTRATEGIAS Y ASI LOGRAR LOS OBJETIVOS Y LOS PROPÓSITOS BÁSICOS DE LA COMPAÑÍA.”

2.-CARACTERÍSTICAS La planeación estratégica cuenta entre otras características con las siguientes: Constituye un factor de éxito o fracaso para la empresa. Orienta las acciones y esfuerzos para que se logren los objetivos. Es un medio que contribuye a que se puedan lograr los propósitos de la organización. Es transitoria debido a que su vigencia esta vinculada a la del objetivo para la que se desarrollo. Debe ser congruente con los valores de la empresa y con el medio ambiente en el que se desenvuelve la organización. Define las medidas que piensa seguir una empresa a corto, mediano y largo plazo. Es un medio que apoya al desarrollo total o parcial de la empresa. Entonces podemos decir que estrategia es el buscar lineamientos o acciones bien planeadas que permitan guiar las actividades de la empresa en un periodo de tiempo. Para desarrollarla total o parcialmente y así lograr los propósitos establecidos por la organización. El doctor Archis Carroll, la define de la siguiente manera. "Con los cursos de acción que definen los pasos y las medidas generales que en una empresa en su carácter de entidad total, pretende llevar a cabo en un periodo determinado para lograr los objetivos previamente establecidos. Las estrategias se han clasificado de la siguiente manera:   Estrategias maestras o empresariales.- Su esquema es general y es para el establecimiento de acciones trascendentales en la organización.   Estrategias internas.- Están enfocadas a asuntos específicos de la organización.   Estrategias externas.- Su enfoque es determinado para factores del medio ambiente.   Estrategias funcionales.- Son especificas a las áreas claves de la organización. Una característica más de la planeación estratégica, son sus programas y entiéndase por los mismos planes con objetivos bien delimitados que enuncian el conjunto de acciones a realizar siguiendo una secuencia determinada, especificando el tiempo necesario para su ejecución. Pueden ser generales, particulares, a largo plazo o a corto plazo. En los programas se asignan recursos materiales, técnicos y humanos, los cuales permiten que los programas se lleven a cabo. El procedimiento de la planeación estratégica es la secuencia cronológica de ejecutar diferentes acciones o labores en forma detallada de una a varias actividades concretas de la empresa, se pueden elaborar para una sola área, departamento o puesto o para todas las áreas que integran la empresa, debiendo abarcar todo el flujo de las actividades desde su inicio hasta su fin. El presupuesto de la planeación. Es un instrumento que muestra en forma numérica el origen y aplicación de los fondos destinados a un plan, normalmente es el complemento de un programa, coordina y controla las actividades administrativas que intervienen en el plan. Puede ser expresado en términos financieros o en función de horas-hombre, unidades productivas o en cualquier otro término cuantificable: se elaboran por un periodo definido pudiendo ser a corto o largo plazo.

3.-SISTEMATIZACION. Sistematización es la relación de los planes, programas, objetivos, modelos de planeación, etc., ya que no se puede hacer una cosa sin la otra, de igual forma incluye “un cambio de mentalidad, de actitud” y sobre todo compromiso para hacer y llevar a cabo las cosas, es decir, es la interrelación de todos y cada uno de las etapas de la administración, la planeación en cada una de sus modalidades (corto, mediano y largo plazo), con la calidad total, etc., es en una sola palabra la relación de la administración con todas las áreas con las que pueda tener relación.

4.-MODELOS DE PLANEACION ESTRATEGICA.

A continuación se relacionan diferentes modelos que han sido creados para la Planeación y Gestión Estratégica de una empresa, propuestos por varios autores. Centro Latinoamericano de Administración para el Desarrollo.   Etapas para el proceso de planeación estratégica.   Determinación de la misión o razón de ser.   Determinación de la estrategia.   Determinación de las tácticas.   Determinación de los proyectos. Marwin Bower   Etapas para el proceso de planeación estratégica.   Establecimiento de objetivos.   Estrategia de planeación.   Establecimiento de Metas   Desarrollar la filosofía de la compañía.   Establecer políticas.   Planear la estructura de la organización.   Proporcionar el personal.   Establecer los procedimientos   Proporcionar instalaciones.   Proporcionar el capital.   Establecimiento de normas.   Establecer programas directivos y planes organizacionales.   Proporcionar información controlada.   Motivar a las personas. Dr. Carlos C. Martínez Martínez   Proceso formal de planeación estratégica.   Formulación de Metas   Identificación de objetivos y estrategias actuales   Análisis ambiental   Análisis de recursos   Identificación de oportunidades estratégicas   Determinación José R. Castellanos Castillo y Orlando A. García.   Modelo para el diseño de la estrategia.   Determinación de la misión.   Matriz DAFO.   Factores claves.   Escenario de actuación.   Determinar áreas de resultados.   Elaboración de objetivos.   Definición de estrategias   Plan de Acción. Carlos Gómez Pardo   Modelo de planeación estratégica   Plasmar cuales son las realizaciones de la empresa y cuáles son los puntos fuertes y débiles.   Acción Inmediata.   Clasificación de los objetivos de la empresa.   Conocer el entorno.   Conocer las expectativas.   Valores de las alternativas.   Preparación e implementación.

Harold Koontz   Modelo de planeación estratégica   Los diversos insumos organizacionales   El perfil de la empresa.   Orientación de Alta Gerencia.   Objetivos de la Empresa.   El ambiente interno actual.   El ambiente externo.   Desarrollo de las estrategias.   Planeación e implementación. Fernando Cambranos, Montesinos Hernández y David Bustelo.   Modelo de planeación estratégica   Finalidades y objetivos generales: graduando la utopía.   Los exponentes claves de la acción.   Estructura organizativa.   Infraestructura de apoyo.   A mejor relación, mejor información.   Financiación.   Mecanismos de evaluación.   Tiempo de estrategia. Jorga A. Ruso León.   Modelo del diseño de la estrategia   Determinación de la misión.   Matriz DAFO.   Formulación de la visión   Determinar Áreas de Resultados Claves.   Elaboración de los objetivos.   Definición de las estrategias.   Plan de acción.   Diseño organizativo.   Sistema de Control. Jorge Enrique Venegas.   Modelo de planeación estratégica   Análisis del entorno (diagnostico de la empresa) .   Revisión de la misión..   La posición estratégica.   Metas y Objetivos.   Formulación y estrategias. Innovación de productos. Penetración de Mercado. Desarrollo de productos. Desarrollo de Mercados. Diversificación. Resegmentación. Diferenciación Refuerzo.   Programa y apoyos tácticos.   Ejecución y Control.   Retroalimentación.   Análisis del Entorno.

  Repetición. Dr. Jaime Toira Guilera.   Etapas del proceso de planeación estratégica   Preparación: Conocimientos previos de la empresa y definición del plan.   Misión, propósitos y objetivos primarios.   Puntos fuertes y débiles. Diagnostico.   Entorno Actual y previsto.   Resumen de evaluación de la empresa (proceso iterativo).   Establecimiento del "gap" y los supuestos para su resolución.   Desarrollo y evaluación de alternativas.   Adopción y redacción del plan.

5.-DEFINICION Y DESCRIPCIÓN DE VALORES Y FILOSOFIA. Los valores institucionales de la administración. La administración, de carácter eminentemente social, se rige por una serie de valores que le proporcionan no sólo una validez moral ante la población, sino también información ética que debe orientar la conducta del administrador en la sociedad. Los valores institucionales de la administración son: Sociales Estos son los más importantes, ya que contribuyen al bienestar de la sociedad a través de:   El mejoramiento de la calidad y precio del producto y/o servicio para satisfacer adecuadamente las necesidades reales del ser humano.   El mejoramiento de la situación socioeconómica de la población.   El cumplimiento de obligaciones fiscales que permiten sostener a los gobiernos locales y federales.   Evitar la competencia desleal.   La promoción del desarrollo a través de la creación de fuentes de trabajo.   Incrementar y preservar las riquezas naturales y culturales de la sociedad. Organizacionales Aquellos que tienden a mejorar la organización de los recursos con que cuenta el grupo social, y que tienden a:   Impulsar la innovación, investigación y desarrollo tecnológicos.   Optimizar la coordinación de recursos.   Maximizar la eficiencia en métodos, sistemas y procedimientos.   Conciliar intereses entre los diferentes miembros del grupo social. Económicos Son los que se orientan a la obtención de beneficios económicos y que puede ser:   Generando riqueza   Maximizando la obtención de utilidades.   Manejando adecuadamente los recursos financieros.   Propiciando el desarrollo económico del grupo social.   Promoviendo la inversión. Filosofía La filosofía de la empresa nació a partir de la idea de que CERUS es una entidad mentalizadora de unir los centros avícolas del país y crear nuevos centros propios a nivel de microempresas en todo el Ecuador, cuyas materias primas se destinan hacia la planta industrial para ser procesadas y transformadas. La filosofía de la empresa es producir más y mejor, procesando y transformando la materia prima de una forma innovadora, con diversificación y constante evolución, con un personal joven, capacitado y eficiente incluyendo en toda la cadena de producción un constante manejo de control de calidad bajo la norma ISO 9 000.

6.-DEFINICION Y DESARROLLO DE MISIÓN Y VISION. ¿Qué es la MISIÓN? La misión o razón de ser de la organización es un breve enunciado que sintetiza los principales propósitos estratégicos y los valores esenciales que deberán ser conocidos, comprendidos y compartidos por todas las personas que colaboran en el desarrollo del negocio. El enunciado tendrá que dar sentido, rumbo y orientación a todas las actividades que se lleven a cabo cotidianamente en las diferentes áreas o departamentos de la organización, así como al trabajo y esfuerzo que realizan y aplican sus propietarios, directivos, gerentes y personal operativo. La definición de la misión es el punto de partida del Sistema de Planeación Estratégica. Los propietarios y la alta dirección de la organización son quienes definen la misión de la organización, en virtud de su posición jerárquica y los elementos estratégicos que manejan, ellos tienen un conocimiento completo del negocio y el entendimiento de su evolución a mediano y largo plazos. Es conveniente que se reúnan para conversar y generar un espacio de reflexión estratégica. ¿El Objetivo?: identificar por consenso:   los principales propósitos estratégicos y   los valores y principios esenciales que orientan las decisiones directivas. Una vez definida la misión deberá ser dada a conocer a todos los colaboradores de la empresa. ¿CÓMO SE DEFINE LA MISIÓN? Son tres aspectos en los que nos debemos de concentrar:   Propósito   Valores   Políticas y normas PROPÓSITO. En relación a este se identifica la pregunta ¿Cuál es la retribución que ofrece la organización a sus diferentes grupos de interés? Los grupos de interés que rodean a la organización están conformados por los accionistas, los miembros de la alta dirección, la gerencia media, los empleados, los trabajadores los proveedores, los clientes, los familiares de los colaboradores, etc. La retribución se refiere a lo que la organización le entrega a cada uno de los diferentes grupos de interés por su participación dentro de la misma, es decir, la organización genera una serie de elementos intangibles que pueden ser percibidos y valorados por los diferentes grupos de interés como elementos de orgullo y de pertenencia hacia la organización. VALORES Y PRINCIPIOS. ¿Cuáles son los valores y principios de la organización? Algunos de los principales valores y principios que toda organización toma en cuenta son:   Honestidad.   Dignidad.   Lealtad.   Integridad.   Colaboración.   Responsabilidad.   Participación.   Fidelidad.   Sinceridad. Esos ejemplos de valores y principios al igual que otros muchos deben de ser jerarquizados dando prioridad a aquellos que, en su caso particular, deban ser atendidos, entendidos y vividos. Una vez identificados los valores y principios se deben definir con precisión, ya que esta tarea es de

enorme utilidad para difundirla en el interior de la organización. POLÍTICAS Y NORMAS. Las políticas y normas tratadas en esta sección se refieren a la definición de los conceptos de productividad, eficiencia, calidad y rentabilidad, claro que la organización puede agregar otros conceptos que se consideren relevantes para la organización. ¿Qué es la VISION? La visión es aquella idea o conjunto de ideas que se tienen de la organización a futuro. Es el sueño más preciado a largo plazo. Es la luz que ilumina el camino y le da un sentido estratégico a los planes, programas, proyectos, acciones y decisiones. La visión, al igual que la misión es definida por las propietarios y la alta dirección de la organización. Es menester señalar que los dueños y directivos nutren sus mentes con ideas y opiniones de otros grupos de colaboradores en niveles gerencial y operativo, de igual forma se retroalimentan fundamentándose en el punto de vista de proveedores y clientes. ¿Cómo se define la visión? Para definir la visión de la organización a futuro, es necesario plantearnos tres preguntas básicas y dar respuesta a cada una de ellas. ¿Cuál es la principal idea a futuro que motiva el desarrollo de la organización? Es importante visualizar mentalmente cuál es la principal motivación organizacional a futuro, que permite unir incondicionalmente el esfuerzo y compromiso de todos los colaboradores. Habiendo podido imaginar creativamente la principal idea a futuro, sin olvidar que ésta debe ser lo más realista posible, se deben de anotar en una hoja para que la idea original no se pierda, es recomendable utilizar palabras sencillas y de uso común, conceptos claros y precisos que cualquier persona pueda comprender con facilidad. ¿En que aspectos estratégicos debemos concentrar los esfuerzos organizacionales para utilizar la principal idea a futuro? Se debe distinguir y separa los conceptos que se han anotado en la pregunta anterior, por ejemplo; si se decidió “ser proveedor preferente de la industria de bienes de capital”, ahora se tendrá que señalar cuales son los aspectos estratégicos en los que concentrarán los esfuerzos y empresariales para alcanzarla

7.-ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS, ESTRATEGIAS Y POLÍTICAS GENRALES. OBJETIVO: Representan los resultados que la empresa desea obtener, son fines para alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico. Un objetivo estratégico es el marco de referencia con base en el cual se orientan todas las estrategias, planes, programas y proyectos específicos de la organización, el carácter de los objetivos estratégicos es principalmente cualitativo, aunque deben alcanzarse por la sucesión ordenada y cuantificable de metas continuas, su concepción es de largo plazo, pero su seguimiento y evaluación se realizan en periodos relativamente cortos. ¿Para que sirven los objetivos estratégicos? Los objetivos estratégicos son de utilidad para evaluar el desempeño general de la organización y medir el avance o rezago que manifiesta esta en relación con los grandes propósitos empresariales Los objetivos estratégicos son definidos por la alta dirección y los gerentes que coordinan las áreas estratégicas dentro de la organización. Esto es así en virtud de su conocimiento del negocio y de su necesario involucramiento y compromiso para alcanzarlos en los plazos previstos. Por otra parte la alta dirección tendrá que presentar al grupo de accionistas los objetivos estratégicos y en caso de que estos no cumplan sus expectativas

se tendrán que replantear los objetivos estratégicos. ESTRATEGIAS DE NEGOCIOS ESTRATEGIA: Cursos de acción general o alternativas que muestran la dirección y el empleo de los recursos esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas. Una estrategia es el conjunto de acciones orientadas hacia:   Consolidar las fortalezas.   Eliminar las debilidades.   Aprovechar las oportunidades.   Minimizar el impacto de las amenazas.   Alcanzar los objetivos estratégicos.

y

POLÍTICAS GENERALES Las políticas se definen como “Normas generales que sirven de guía al pensamiento y acción de los subordinados. Las políticas se apoyan de los objetivos y las precisan; por lo que comprometen a ala dirección a seguir un curso de acción determinados para alcanzar objetivos específicos. Las políticas tienen que establecerse teniendo en cuenta la eficiencia de la empresa, ya que representan la estructura de la organización. Las políticas dirigen el pensamiento y la actuación de los subordinados bajo condiciones de autoridadobediencia, con el fin de realizar los objetivos fijados, es decir, los objetivos están construidos por las políticas en virtud que les dan acción significativa. A la dirección de la empresa le corresponde elaborar las políticas generales por lo cual, deben hacerse para cada uno de los departamentos, secciones o divisiones que existen en una compañía. Hay políticas de planeación, organización, dirección y control por lo que se obtendrán las siguientes ventajas:   Habrá mayor seguridad en los empleados subordinados, ya que no dependerán de opiniones arbitrarias, imprevistas subjetivas del jefe superior, en relación a sus labores; sino que tendrán la certeza de que debe hacerse.   Se reducirán los antagonismos y malos entendidos en las divisiones, departamentos o secciones ya que habrá un criterio uniforme en las acciones.   Se eliminarán muchas preguntas y consultas innecesarias de los subordinados y la pérdida de tiempo que esto lleva consigo. Podemos contar con bases sólidas para la delegación de la autoridad-obediencia, eficaz, controlar y evaluar mejor las actividades, divisionales, departamentales, seccionales e individuales. Así, tenemos que las características principales de las políticas son:   observancia obligatoria.   generales.   se adaptan a las circunstancias específicas.   orientan.   encausan.   flexibles.   oportunas.   intervienen en la ejecución de labores.   participan en las operaciones de la empresa.   se revisan periódicamente.

8.-RELACION ENTRE ESTRATEGIAS, PLANES Y PROGRAMAS. ESTRATEGIA:

Son esquemas en donde se establece, la secuencia de actividades que habrán de realizarse para lograr objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución. PLAN: Son el resultado del proceso de la planeación y pueden definirse como diseños o esquemas detallados de lo que habrá de hacerse en e futuro, y las especificaciones necesarias para realizarlos. PROGRAMA: Son esquemas en donde se establece, la secuencia de actividades que habrán de realizarse para lograr objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.

9.-PLANEACION A MEDIANO PLAZO (ASIGNACIÓN DE RECURSOS Y ESTADOS PRO FORMA Y PLANES A MEDIANO PLAZO) Se fijan para realizarse en un periodo de uno a tres años.   ASIGNACIÓN DE RECURSOS   ESTADOS PRO FORMA   PLANES A MEDIANO PLAZO

10.-PLANEACION A CORTO PLAZO (PRESUPUESTOS, PROGRAMAS, PROCEDIMIENTOS Y REGLAS) Se determinan para realizarse en un término menor o igual a un año. Proceso por el cual se obtiene una visión del futuro, en donde es posible determinar y lograr los objetivos, mediante la elección de un curso de acción. Importancia de la planeación:   Propicia el desarrollo de la empresa.   Reduce al máximo los riesgos.   Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo. "Planear es función del administrador, aunque el carácter y la amplitud de la planeación varían con su autoridad y con la naturaleza de las políticas y planes delineados por su superior" El reconocimiento de la influencia de la planeación ayuda en mucho a aclarar los intentos de algunos estudiosos de la administración para distinguir entre formular la política (fijar las guías para pensar en la toma de decisiones) y la administración, o entre el director y el administrador o el supervisor. Un administrador, a causa de su delegación de autoridad o posición en la organización, puede mejorar la planeación establecida o hacerla básica y aplicable a una mayor proporción de la empresa que la planeación de otro. Sin embargo, todos los administradores desde, los directores hasta los jefes o supervisores, planean lo que les corresponde. El siguiente esquema nos muestra más claramente esta división. Elementos de la planeación:   Los propósitos. Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma permanente o semipermanente un grupo social.   La investigación. Aplicada a la planeación la investigación consiste en la determinación de todos los factores que influyen en el logro de los propósitos, así como de los medios óptimos para conseguirlos.   Los objetivos. Representan los resultados que la empresa desea obtener, son fines para alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico.   Las estrategias. Cursos de acción general o alternativas que muestran la dirección y el empleo de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas.   Políticas. Son guías para orientar la acción; son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten dentro de una organización.

  Programas. Son esquemas en donde se establece, la secuencia de actividades que habrán de realizarse para lograr objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.   Presupuestos. Son los planes de todas o algunas de las fases de actividad del grupo social expresado en términos económicos, junto con la comprobación subsecuente de la realización de dicho plan.   Procedimientos. Establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo