Funciones Del Departamento de Servicios Administrativos

 

onesdelDepar t ame ment odeSer vi ci os Funci Admi ni st r at i v os  

−  Programar, organizar y controlar los recursos humanos, financieros y materiales, así como los servicios generales que la Dirección necesita para el desarrollo de sus funciones.   −  Tramitar y controlar ante la Dirección de Capital Humano, los movimientos y las incidencias del personal de la Dirección, así como entregar los comproantes de pago a los funcionarios y personal de la Dirección, recaar las firmas en las nóminas correspondientes.   −  Difundir el programa de capacitación para para el personal directivo, docente y de apoyo y asistencia a la educación de la Dirección.   −  !ormular e integrar el anteproyecto del Programa de Presupuesto de los programas "perativo  #nual y $strat%gico de Desarrollo de &ediano Plazo, efectuar su tr'mite ante las instancias competentes y supervisar su desarrollo.   (ealiz (ea lizar ar y tramit tramitar ar ante ante las direcc direccion iones es de Progr Programa amació ción n y Presu Presupues puesto to y de (ecurs (ecursos os −  !inancieros del )nstituto, las conciliaciones, transferencias y dem's operaciones necesarias para garantizar la administración transparente de los recursos disponiles.   −  $*ercer el presupuesto asignado a la Dirección con criterios de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestal, con estricto apego a la normatividad estalecida en la materia.   −  $fectuar la consolidación de los informes financieros y presupuestales de la Dirección, de acuerdo con las normas aproadas, los procedimientos y las disposiciones emitidas por la Dirección de (ecursos !inancieros.   −   #dquirir  #dquirir,, almacenar y suministrar oportunamente los materiales, moiliario, equipo, refacciones y artículos en general, necesarios para el funcionamiento de la Dirección.  

−  Controlar el activo fi*o asignado a la Dirección, así como realizar los tr'mites de altas, a*as, donacione donaci ones, s, tr trans ansfer ferenc encias ias y ena*en ena*enaci acione ones s de los ienes ienes ante ante la Direcc Dirección ión de &at &ateri erial ales es y +ervicios del )nstituto.   −  Programar, organizar y controlar los traa*os de mantenimiento y conservación de los ienes mueles, inmueles y los sistemas y equipos de cómputo de la Dirección.  

−  $laorar e integrar los informes que se requieran, en el 'mito de su competencia, e informar a la Dirección del desarrollo y resultados de las acciones a su cargo.   requieran an dentro de su 'mito 'mito de competencia. −   #tender las dem's funciones que se requier

 

ORGANIZACIÓN: ORGANIZACIÓN: Las funciones de cada departamento en la empresa

En

r es umen ,una

empr esa

que

es f unci ona 

aquel l a

en

l a

que:

1-El dpt oComer ci al / Vent as  c on si g uev e nd erl o so bj e t i v o sd ev e nt a sp l a nt e ad ospa r aq uel a emp mpr esa consi ga una r ent abi l i dad, at endi endo y fidel i zando a l os cl i ent es. 2 - El dpt o de Pr oducci ón  f a br i c a l a p r o du c c i ó n má s e ls t o c k o b j e t i v o q ue l u eg o s er ác omer c i al i z ado

por

Vent as

c umpl i end o

l os

obj et i v os

de

gas t os .

3-El   a d qu i e r eb ue n asma t e r i a sp r i ma sab ue np r e c i os i e mp mp r ec u an doe s dpt odeComp mpr as nec es ar i o,

s i n

r ot ur as

de

s t oc k .

4 - El c ont abi l i z al a sf ac t ur a s emi t i d as y r ec i bi das ,c obr aal os dpt o de Admi ni st r aci ón  c l i e nt e s ,p ag a a l o s p r o v e ed or e s yp l a nt i l l a ,y l i q ui d a l o si mp ue s t o s e n l a s f e c ha s c or r es pondi en t es .

 

5-El dpt oFi na nc i e r o  c o ns i g uefi nan c i a ci ó np ar al a sn ec es i d ad esdel ae mpr mp e sa( i n v er s i o ne s oc i r c u l a nt e ) ,p l a ni fi c ap ar aq ue é s t as i e mp mp r et e ng ad i n er op a r aa f r o nt a rs u sp a go s punt ual ment eyt eng aun as i t ua ci ónpat r i moni als aneada( ba l an ces ol v ent e) ,ycon t r o l aqu el a ac t i v i dad

r es ul t e

r ent abl e

( c uent a

de

Py G

c on

benefi c i os ) .

6-El s up er v i s ayvi g i l aq uet o do sl o sd ep ar t a me me nt o sc umpl a n dpt odeCont r oldeGest i ón  s us

obj et i v os ,

r epor t ando

a

l a

di r ec c i ón

gener al .

7-El c o l a bo r ac o ne lCo me me r c i a lp ar ac o n s eg ui rmá sv e n t a s ya t e nd er dpt o de Mar ket i ng  mej or

a

l os

c l i ent es .

8-El dpt odeRec ur sosHuma manos  g es t i onaal asper s on aspar aga r ant i z are lc umpl i ment od e l asdi s t i nt asf unc i onesenc ad aj or nadayquel osp ues t o ses t éns i empr ec ubi er t os ,a pl i c al as f ó r mu l a sd ec o n t r a t a c i ó n má sa de c u ad ase nc a d ac a s o ,r e mu mu ne r aal o st r a ba j a do r e syl o s mant i ene

mot i v ados .

9-LaDi r e cc i ón/ Ge r e nc i a  ma r c al o so bj e t i v o se s t r a t é gi c o saa l c an z arpo rl ae mp mp r e sa ,y f u nc i o na l e saa l c a nz a rp orc a d ad ep ar t a me me nt o ,ys up er v i s a yc o or d i n as uc u mp mp l i mi e nt o , as i gnando

La

r ec ur s os

cr eaci ón

y

pr es upues t os

de

un

par a

c ada

depar t ament o

uno.

concr et o

L at e o r í ad eo r g a ni z a c i ó nd ee mp mp r e s as n os d i c eq ue l ae s t r u c t u r ao r g a ni z a t i v ad eu na e mp mp r e s ad ep en ded es ue st r a t e gi a :e sd ec i r ,p r i me r oh ayq ued efi ni rl ae s t r a t e gi a as e gu i r ( mi s i ón ,v i s i ónyobj e t i v ose st r a t égi c os )par ade spuéso r g ani z ari nt er nament el aempr es ade t al

f or ma

qu e

f ac i l i t e

l a

c on s ec uc i ón

de

di c ho s

ob j et i v os .

Po re j e mp mp l o ,s is omo su nae mpr mp e sae nl aqu el ap ar t ec ome r c i a lyl ar e l a ci ó nc onelc l i e nt e fi de l i z a ci ónt i e neu nae sp ec i alr e l e v an c i a ,yenl aq uec ome r c i a l i z a mo mo su np r o du ct od eg r a n c on su mod mo i r i g i d o ami l e sd ec l i e nt e s,e sl ó gi c op en sa re nl ac r e ac i ó nd eu nd ep ar t a me me nt o es pec í fi c ode

At enc i ón

al

Cl i ent e.

Lacr eaci ón de un depar t ame ment oconcr et o  p ar aa s umi ru na s e r i ed ef u nc i o ne s ,v i e ne  j us t i fi c ado: 1 )bi e np o rl ae s t r a t e g i ad el ae mp mp r e s a,q u ed e c i d ec r e a run d ep ar t a me me nt op r o pi oq ue

 

ar r ol l e des

f un c i ones

ge ne r ador as

de

v al or

par a

el

neg oc i o;

2 )ob i e npo r qu ee lv o l ume n det r a ba j oc or r e sp on di e nt eau nad et e r mi n ad a ár e as ug i er es u cr eaci ón( porej emp mpl o,s iuna emp mpr esa emp mpi eza a t enerungr anv ol ume men de dema mandaso d i v e r s o sc a s osd en at u r a l e z aj u r í d i c ae nl o sq ue u na bo ga do e sf u nd ame nt a l ,q ui z á ss e a i nt er es ant ec r earundepar t ament oj ur í di c opr opi o;os ielv ol umendef ac t ur ac i ónc r ec e,qui z ás s e ai n t e r e s a nt ec o n t r a t a ra u n c o n t a bl eyc r e a ru n d ep a r t a me me nt oc o n t a bl ep r o pi o ) . Po rt a nt o ,l aes t r u ct ur aqu ea do pt eu naemp r e s ad ep en de r ád es ue s t r a t e gi ayd elv o l u mende me t r a ba j oq ue r e qu i e r ac a da f u nc i ó np ar as e rde s ar r o l l a da .Al g un osd ep ar t a me me nt o st a mb mb i é n habi t ual esenel l asempr es aspuedens erl o ss i g ui ent es :

A) FUNCIONES DEL DPTO DE MARKETING

1) INVESTIGACIÓN DE MERCADOS - Análisis de Clientes, Mercado/Sector y Competencia - Realización, tabulación y análisis de encuestas (fuentes primarias) - Análisis de registros -INE, IGE, estudios sectoriales, etc.- (fuentes secundarias) - Interpretación y presentación de resultados

2) SEGMENTACIÓN DEL MERCADO - Cuantificación del mercado - Elección segmentos objetivo - Obtención perfiles tipo consumidores

 

- Estimación de la demanda y de la cuota de mercado - Análisis y seguimiento de las tendencias y demandas del mercado

3) ANÁLISIS ESTRATÉGICO: POSICIONAMIENTO Y DIFERENCIACIÓN - Análisis estratégico interno (empresa) y externo (entorno) - Análisis DAFO y Plan Director - Estrategia de Posicionamiento (en base a las Fortalezas de la empresa) y Diferenciaci ón (en base al mercado y la competencia)

4) POLÍTICAS DE MARKETNG-MIX 4.1. PRODUCTO

á - An lisis necesidades/demandas de clientes - Organización y clasificación de la cartera de productos: familias, gamas, lí neas, neas, etc. - Codificación según criterios AECOC (EAN-GTIN) - Desarrollo de nuevos productos - Búsqueda y negociación con proveedores para el desarrollo de nuevos productos - Diseño de packagings y formatos de productos

Ó 4.2. PRECIO Y PROMOCI N - Fijación de precios en base a costes, mercado y competencia - Actualización y revisión de tarifas - Análisis rentabilidad de productos: m árgenes, costes, - Negociación con clientes PVPs y m árgenes - Diseño e implementación de acciones promocionales para estimular la demanda (ofertas, descuentos, promotoras de ventas, muestras gratuitas, etc.) y c álculo de su impacto econ ómico y su rentabilidad

4.3. DISTRIBUCIÓN

 

- Elección de canales de distribuci ón - Búsqueda de distribuidores y negociación de precios, márgenes y condiciones - Cálculo de rentabilidad por canal

4.4. PUBLICIDAD/COMUNICACIÓN - Planificación, diseño y realización de acciones publicitarias (plan de medios) - Diseño y ejecución de anuncios (publicidad exterior, rotulaci ón vehí culos culos comerciales, anuncios en prensa pre nsa y rev revist istas as esp especi eciali alizad zadas, as, pub public licaci acione oness int intern ernas, as, PLV pub publi licid cidad ad en el pun punto to de ven venta, ta, expositores, folletos publicitarios, merchandising, etc.) - Creación y mantenimiento de p áginas web y aplicaciones (blog, redes sociales, foros, analytics, trends, etc.) - Market Marketing ing Ferial Ferial:: organ organizaci ización, ges gesti tión y con contr trol ol asi asiste stenci nciaa a fer ferias ias sec sector torial iales es (di (dise seño sta stand, nd, contratación servicios adicionales, atención al público, etc.) - Gestión relaciones públicas (boca a boca, prensa, radio, etc.)

5) CREACIÓN IMAGEN Y PERSONALIDAD DE MARCA - Diseño de logos y naming (dise ño de nombres) - Trámites registro de marcas y respuesta a opositores ante la OEPM

6) BASE DE DATOS DE CLIENTES (CRM) - Análisis clientes: rentabilidad, repetición, etc. - Matriz ABC

7) COMERCIAL - Seguimiento objetivos de ventas y rentabilidad por producto - Supervisión evolución en puntos de venta - Atención a clientes y gestión de quejas - Servicio postventa

 

8) PLAN DE MARKETING - Elaboración - Resumen estrategias y objetivos - Elaboración del presupuesto de Marketing - Presentación

9) EVALUACIÓN Y CONTROL DE RESULTADOS - Medición del resultado de la inversi ón en marketing - Análisis consecución objetivos fijados

Conocimientos y aptitudes: Estadí stica stica (Excel, Tablas Dinámicas, SPSS, media, moda, mediana…) Investigaciones de mercado (registros oficiales…) Finanzas y contabilidad (márgenes de los productos, costes fijos y variables, c álculo rentabilidades, análisis cuenta de resultados por productos, por centros,…) Creatividad Idiomas

Programas / aplicaciones: - SPSS - Excel (tabulación y análisis de encuestas, datos y uso de tablas dinámicas) - AECOC Data y Media - Dreamweaver (creación de páginas web) - Diseño gráfico: Photoshop, FreeHand, etc.

B)

FUNCIONES

DEL

DPTO

DE

ADMINISTRACIÓN

/

CONTABILIDAD

 

Facturación

1) -Emitir

albaranes

y

-Recibir

facturas

a

clientes/deudores

albaranes/facturas

-Recibir

extractos

de

bancarios

2)

env í o

(y

a

destinatarios)

proveedores/acreedores

y

otros

documentos

Contabilidad

-Registro

contable

-Elaboración

de

operaciones

presentación

y

-Orden

las

financiera de

3)

empresa Anuales

documentos

Cobros

-Cobros

la

Cuentas

conservación

y

legales

y

a

-Pagos

de

Pagos

clientes

a

proveedores

-Pagos

y

deudores

y

acreedores

a

personal

-Pagos

impuestos

-Comprobación importes correctos -Control 4)

movimientos Fiscalidad

cuentas

corrientes

trámites

y

de

con

la

empresa

administraciones

y

sus y

saldos Hacienda

-IVA, -IV A, IRP IRPF, F, Ret Retenci encione oness alq alquil uileres eres,, reg regist istro ro ope operac racion iones es int intrac racomu omunit nitari arias, as, exp export ortaci acione ones, s, etc etc.. -Libros obligatorios actualizados y en orden: libros de IVA (facturas emitidas y facturas recibidas), libros libr os de inve inventari ntarios, os, tesorer tesorerí a, a, li libro bross de act actas, as, li libro bross de soc socios ios,, lib libro ro de vis visit itas as insp inspecci eccione ones, s, etc etc.. Trámites

5) -Subvenciones,

licencias,

6)

Atención

-Recepción

de

permisos, al llamadas

-Atención

-ERPs

y

gestión (contabilidad,

pedidos público

/ de

etc. cliente

al

Programas -Programas

varios

aplicaciones: facturación,

etc.)