FSG Reports

CREATION D’ETATS SPECIFIQUES A PARTIR DE DONNEES GL

SOMMAIRE

A/ INTRODUCTION

B/ ETATS SIMPLES

1°) Définir un jeu de lignes 2°) Jeux de colonnes standard réutilisables

C/ ETATS DE FORMAT SPECIAL

1°) Définir un jeu de colonnes 2°) Affecter des comptes 3°) Définir des calculs pour l’état

D/ VENTILATION D’UN ETAT

1°) Jeux de sélection 2°) Jeux et groupes d’affichage 3°) Jeux d’états 4°) Planifier des états

E/ AUTRE FONCTION : EXPORTER LES ETATS FSG

INTRODUCTION

Générateur d’Etats FSG (Financial Statement Generator): c’est un outil puissant de génération d'états pour  Oracle GL. Avec le générateur d'états FSG, vous pouvez : •

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Générer des états financiers, tels que des comptes de résultat et des bilans, à partir des données GL. Appliquer des règles de sécurité afin de fixer les informations qui peuvent être imprimées  par certains utilisateurs et certaines responsabilités dans les états qu'ils éditent à l'aide du générateur d'états FSG. Définir vos états avec des composantes réutilisables, facilitant la création de nouveaux états à partir des composantes que vous avez déjà définies. Concevoir des états financiers personnalisés qui répondent à des besoins professionnels  particuliers. Imprimer simultanément autant d'états que nécessaire. Imprimer le même état pour plusieurs sociétés, centres de coûts, services, ou tout autre segment de votre structure comptable, dans la même demande d'état. Programmer le lancement automatique des états. Créer des états personnalisés chaque fois que nécessaire. Imprim Imprimer er des états états sur des fichie fichiers rs délimit délimités és par des tabula tabulatio tions ns pou pourr facilit faciliter er leur  leur  importation dans des tableurs côté client.

Vous créez un état dans le générateur d'états FSG en définissant, puis en combinant différentes composantes d'état réutilisables. Certaines composantes sont obligatoires pour tous les états que vous souhaitez générer. Vous pouvez en utiliser d'autres pour appliquer un format spécial aux états. Il existe enfin des composantes que vous pouvez utiliser pour contrôler le contenu, la ventilation et la planification de l'état.

Les composantes dont vous avez besoin pour un état particulier dépendent de la complexité de cet état. FSG en a défini de trois sortes : • • •

états simples états au format spécial ventilation d'un état

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B/ LES ETATS SIMPLES Les états les plus simples comprennent quelques en-têtes décrivant les informations contenues dans l'état, suivies des données de l'état, souvent présentées sous forme d'un tableau formé d'une série de colonnes et de lignes entrecroisées. Les états simples sont donc par nature en deux dimensions, similaires à ceux que vous  pourriez créer dans un tableur. Les lignes et les colonnes déterminent les valeurs qui apparaissent dans le corps d'un état simple, en vertu des attributs que possèdent ces lignes et colonnes. Par exemple, prenons une ligne dont l'attribut est le compte de  bilan nommé "Stocks" et une colonne dont l'attribut est "Sept. 1996." Une "cellule" d'état définie par  l'intersection de la ligne "Stocks" et de la colonne "Sept. 1996," contiendra le solde du compte de stocks pour  septembre 1996.

1°) Définir un jeu de lignes Principe :

Un jeu de lignes détermine le format et le contenu des lignes qui apparaissent dans un état FSG. Dans le générateur d'états FSG, l'attribut habituellement affecté à la définition d'une ligne est une affectation de comptes, alors que l'attribut affecté à la définition d'une colonne est une période de temps (type de montant). Lors de la définition d'un jeu de lignes, vous pouvez : •

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Affecter des comptes -- pour indiquer les soldes des comptes GL à inclure dans la ligne. A chaque ligne, vous pouvez affecter un compte particulier ou une fourchette de clés comptables. Définir des calculs -- pour effectuer une série de calculs complexes dans votre état. Ces calculs peuvent faire référence à n'importe laquelle des lignes précédentes de l'état, notamment celles que vous choisissez de ne pas afficher. Indiquer un formatage -- pour fixer les sauts de page, les mises en retrait et les caractères de soulignement.

Vous pouvez soit définir un nouveau jeu de lignes soit utiliser la fonction Auto-copie du générateur d'états FSG pour copier un jeu de lignes existant que vous pouvez ensuite modifier selon vos besoins. Accès : Responsabilité : Oracle General Ledger  Menu : Etats -> Définir -> Jeu de lignes

1.

Accédez à la fenêtre Jeu de lignes.

2. Saisissez un nom et une description pour le jeu de lignes. 3. Choisissez [Définir des lignes]. 4. Attribuez un numéro de ligne à chacune des lignes du jeu. Ce numéro détermine l'ordre d'apparition des lignes sur l'état. Le numéro de ligne sert aussi lors de la création d'un calcul de ligne.

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5. Attribuez une description à chaque ligne. Cette description apparaît sur tous les états édités à l'aide du  jeu de lignes concerné. 6.

(Facultatif) Saisissez les options de formatage, les options avancées et les options d'affichage  pour chaque ligne :

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Options avancées :

Nom de ligne : C'est le nom que vous utiliserez pour référencer cette ligne lors de la définition de calculs ou dans d'autres panneaux. Ce nom ne figure pas sur les états. Note : Si vous prévoyez d'utiliser les noms de ligne dans des calculs, veillez à ce qu'ils soient uniques à l'intérieur du jeu de lignes. Pourcentage ligne : Remplissez ce champ pour une colonne de pourcentage. La valeur de ce champ correspond au numéro d'ordre de la ligne à utiliser comme dénominateur dans le calcul du   pourcentage. Par exemple, pour définir un état, saisissez le numéro d'ordre de la ligne Chiffre d'affaires total (40) dans le champ Pourcentage ligne associé à chacune des lignes. Ensuite, définissez dans votre jeu de colonnes une colonne qui calcule le pourcentage du chiffre d'affaires ;  pour ce faire, utilisez l'opérateur et le numéro de colonne 10 par exemple.

Ligne 10 Ligne 20 Ligne 30 Ligne 40 (total)

Colonne 10 Ventes 100 400 500 1000

Colonne 20 % ventes totales 10 40 50 100

Priorité sur les colonnes : Sélectionnez cette option si vous voulez que les calculs des lignes  priment sur les calculs des colonnes en cas de conflit. Vous pouvez par exemple définir un jeu de colonnes comprenant une colonne qui affiche la somme des montants contenus dans les autres colonnes et un jeu de lignes comprenant une ligne Pourcentage de la marge brute. Comme le

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 pourcentage de la marge brute figurant dans la colonne Total ne correspond pas à la somme des  pourcentages indiqués dans chaque colonne, vous devez supplanter le calcul effectué au niveau de la colonne.

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Contrôle des soldes :

Si vous souhaitez créer un état sur lequel les attributs généralement utilisés pour les jeux de lignes et les jeux de colonnes sont inversés, vous devez aussi définir les options de contrôle des soldes pour chaque ligne.

•

Options d’affichage :

Les options d'affichage vous permettent de définir le mode d'affichage des lignes et des colonnes. Etant donné que ces options peuvent influer sur la manière dont un nombre apparaîtra sur l'état, veillez à prévoir suffisamment de positions d'impression quand vous définissez vos colonnes. Masque de format : Saisissez un masque de format d'affichage des valeurs des lignes si vous voulez supplanter le masque de format au niveau des colonnes. Facteur : Le facteur (Milliards, Millions, Milliers, Unités ou Pourcentages) détermine le mode d'affichage des valeurs numériques. Le facteur du jeu de lignes est prioritaire sur le facteur des colonnes. Niveau de détail : Vous affectez le niveau de détail aux lignes et aux colonnes ainsi qu'à l'état. Quand vous lancez l'état, le générateur d'états FSG n'imprime que les lignes et les colonnes dont le niveau de détail est le même que celui indiqué pour l'état. Il existe trois options pour déterminer le niveau de détail imprimé par le générateur d'états sur votre état : - Analyste financier : Inclut tous les niveaux de détail. - Responsable : Inclut seulement les lignes et les colonnes dotées du niveau de détail Responsable ou Contrôleur de gestion. - Contrôleur de gestion : Affiche seulement les lignes et les colonnes dotées du niveau de détail Contrôleur de gestion. Note : Si vous ne saisissez pas un niveau de détail pour une ligne ou une colonne, le système utilise par défaut le niveau Contrôleur.

Afficher ligne ou Afficher colonne : Lorsqu'une colonne est définie mais n'est pas affichée, le générateur d'états FSG imprime son en-tête et ne repositionne pas les autres colonnes ou leurs entêtes dans votre état. Cependant, cette colonne n'est pas visible dans le Générateur de jeux de colonnes. Lorsque des lignes sont définies mais ne sont pas affichées, le générateur d'états masque les lignes et repositionne toutes les autres lignes. Afficher zéro : Utilisez cette option pour imprimer la ligne ou la colonne quand son solde est nul. Si vous n'activez pas cette option, la ligne ou la colonne n'apparaît pas dans l'état lorsque son solde est à zéro. Modifier le signe : Utilisez cette option pour modifier le signe des soldes uniquement lors de l'affichage. Oracle GL stocke les crédits sous forme de montants négatifs et les débits sous forme de montants positifs. Si vous voulez imprimer les soldes créditeurs sous forme de montants positifs,

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vous devez donc modifier le signe des lignes ou des colonnes contenant de tels soldes. Cette option est généralement activée au niveau des lignes. Modifier le signe des écarts : Utilisez cette option pour modifier le signe des soldes de type écart uniquement lors de l'affichage. Notez que l'écart correspond au montant budgétaire moins le montant réel. Cette option est généralement activée au niveau des lignes.

7. Pour que la ligne génère les soldes comptables sur votre état, choisissez [Affectation de comptes] pour  affecter des comptes à la ligne. Pour créer une ligne de calcul (pour des totaux et des sous-totaux), choisissez [Calculs]. Note : Une définition de ligne peut comporter soit des affectations de comptes soit des calculs mais  pas les deux à la fois.

8. Définissez des lignes supplémentaires pour le jeu de lignes. (étapes 4 à 7) 9. Sauvegardez votre travail.

2°) Jeux de colonnes standard réutilisables Principe :

Vous devriez pouvoir créer la plupart de vos états financiers à l'aide des quatorze jeux de colonnes standard  prédéfinis, comme les écarts comparatifs mensuels cumulés d'un exercice ou d'une période. Pour des états  plus complexes, vous pouvez définir des jeux de colonnes personnalisés. Vous pouvez utiliser les colonnes standards prédéfinies suivantes. Vous pouvez également modifier ces colonnes pour répondre à vos besoins d'édition d'états. Recommandation : Nous vous recommandons de ne pas modifier directement les jeux de colonnes standard car d'autres états peuvent dépendre des définitions standard. Utilisez plutôt la fonction Auto-copie pour copier le jeu de colonnes standard que vous voulez modifier. Modifiez ensuite la copie selon vos besoins avant de l'utiliser dans la définition de l'état.

 ECARTS PERIODE : Inclut le réel, le budget, l'écart et le pourcentage d'écart de la période en cours

uniquement.  ECARTS TRIMESTRE : Inclut le réel, le budget, l'écart et le pourcentage d'écart du trimestre en cours

uniquement.   ECARTS PERIODE, TRIMESTRE, EXERCICE : Inclut le réel, le budget, l'écart et le pourcentage

d'écart de la période en cours, du trimestre et de l'exercice. Les montants sont exprimés en milliers.  REEL PERIODE, TRIMESTRE, EXERCICE : Inclut le réel de la période en cours, du trimestre et de

l'exercice.   REEL MENSUEL: Inclut les montants réels de chaque mois de l'exercice plus un total cumulé de

l'exercice. Les montants sont exprimés en mi lliers.   BUDGET MENSUEL: Inclut les montants budgétaires de chaque mois de l'exercice plus un total

cumulé de l'exercice. Les montants sont exprimés en milliers.

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  REEL TRIMESTRE : Inclut les montants réels de chaque trimestre de l'exercice plus un total cumulé de

l'exercice.  BUDGET TRIMESTRE : Inclut les montants budgétaires de chaque trimestre de l'exercice plus un total

cumulé de l'exercice.  REEL GLISSANT MENSUEL: Inclut les montants réels du mois en cours et des 11 mois précédents.

Les montants sont exprimés en milliers.  REEL GLISSANT TRIMESTRIEL: Inclut les montants réels du trimestre en cours et des 4 trimestres

 précédents. Les montants sont exprimés en m illiers. CUMULS EXERCICES COMPARES PAR MOIS  : Inclut le cumul de l'exercice en cours et le cumul

de l'exercice de la période précédente. CUMULS EXERCICES COMPARES PAR TRIMESTRE : Inclut le solde cumulé de l'exercice pour le

trimestre en cours et les trois trimestres précédents. CUMULS ANNUELS COMPARES PAR TRIMESTRE ET EXERCICE  : Inclut les montants réels du

trimestre en cours, du même trimestre de l'année précédente, l'écart et le pourcentage d'écart. Inclut également les montants réels cumulés de l'exercice en cours et de l'exercice précédent, l'écart et le  pourcentage d'écart. FONDS DISPONIBLES  : Inclut les fonds disponibles cumulés de l'exercice en fonction des montants

réels, budgétaires et des engagements imputés. Inclut également le budget total de l'année et le  pourcentage du budget total restant. Vous pouvez utiliser cette colonne pour indiquer vos engagements  pour les états d'engagement.

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C/ ETATS DE FORMAT SPECIAL Le générateur d'états FSG vous permet d'intégrer un format spécial à vos états et de créer des états   personnalisés répondant à des besoins spécifiques de l'entreprise. Pour cela, il suffit d' ajouter d'autres définitions et composantes d'état à un état simple. Vous pouvez, par exemple, définir vos propres jeux de colonnes au lieu d'utiliser les jeux de colonnes standard.

1°) Définir un jeu de colonnes Principe :

Un jeu de colonnes détermine le format et le contenu des colonnes qui apparaissent dans un état FSG. Dans le générateur d'états FSG, l'attribut habituellement affecté à la définition d'une colonne est une période de temps (type de montant), alors que l'attribut affecté à la définition d'une ligne est une affectation de comptes. Par conséquent, les jeux de colonnes comprennent en général des en-têtes et des sous-en-têtes, des types de montants, des masques de format, des affectations de devises et des colonnes de calcul pour les totaux. Lors de la définition d'un jeu de colonnes, vous pouvez : •

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Indiquer des types de soldes comptables -- à inclure dans la colonne. Par exemple, vous  pouvez définir une colonne contenant des soldes réels, budgétaires ou d'engagements. Créer des en-têtes -- pour vos colonnes. Vous pouvez créer des en-têtes relatifs qui changent en fonction de la période indiquée au moment de l'édition de l'état. Définir des calculs -- pour effectuer une série de calculs complexes dans votre état. Les calculs peuvent faire référence à d'autres colonnes de l'état. Indiquer un formatage -- à l'aide des masques de format qui déterminent le mode d'affichage des nombres dans l'état.

Vous pouvez soit définir un nouveau jeu de colonnes soit utiliser la fonction Auto-copie du générateur d'états FSG pour copier un jeu de colonne existant que vous pouvez ensuite modifier selon vos besoins. Vous  pouvez aussi définir des jeux de colonnes sous la forme de graphiques avec le générateur de jeux de colonnes.

Accès : Responsabilité : Oracle General Ledger  Menu : Etats -> Définir -> Jeu de colonnes

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1.

Accédez à la fenêtre Jeu de colonnes.

2. Saisissez un nom et une description pour le jeu de colonnes. 3. (Facultatif) Saisissez un segment de supplantation. Vous utilisez la fonction segments de supplantation pour créer des états "décomposés". Par exemple, supposons que vous ayez défini un état qui crée un compte de résultats. Vous souhaitez à présent créer  une version décomposée du même état et présenter les éléments de ligne du compte de résultats pour  chaque département, une colonne d'état par département. Le département est un de vos segments de compte, qui peut prendre une des cinq valeurs suivantes (01 = Ventes, 02 = Fabrication, 03 = Finances, 04 = Administration, 05 = Société). La définition de l'état initial utilise un jeu de lignes appelé Compte de résultats et un jeu de colonnes appelé Réel de l'exercice de la société. Pour créer l'état décomposé, vous devez définir un nouveau jeu de colonnes avec les propriétés suivantes : • • •

•

Utilise le segment de compte Département comme un "segment de supplantation." Inclut une définition de colonne pour chaque département. Indique, pour chaque définition de colonne, la valeur du segment de département comme valeur de supplantation. Par exemple, la première colonne serait définie avec une valeur de supplantation de 01, pour le département Ventes. (Facultatif) Définit une colonne pour cumuler tous les départements.

Une fois que vous aurez terminé, votre définition de jeu de colonnes aura cette apparence : Nom du jeu de colonnes : Décomposition par département

Ordre Type de montant Largeur Facteur Masque de format Valeur de supplantation En-tête

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Colonne Ventes

Colonne Fabrication

Colonne Finances

Colonne Admin.

Colonne Société

10 Réel exercice 12 Unités 999,999,999 01 Ventes

20 Réel exercice 12 Unités 999,999,999 02 Fabrication

30 Réel exercice 12 Unités 999,999,999 03 Finances

40 Réel exercice 12 Unités 999,999,999 04 Admin.

50 Réel exercice 12 Unités 999,999,999 05 Société

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------------------------------------de colonne Tableau 2. Exemple de définition de jeu de colonnes à l'aide de segments de supplantation

----------

Il vous suffit maintenant de créer une nouvelle définition d'état en utilisant le jeu de lignes Compte de résultats et le jeu de colonnes Décomposition par département. A ce stade, vous obtiendrez deux états définis qui donnent des versions différentes du même état.

4. Choisissez [Définir des colonnes].

5. Saisissez la position de départ de chaque colonne. Il s'agit du nombre de caractères, compté à partir du  bord gauche de la page, qui détermine l'endroit où commence chaque colonne. Considérez les facteurs suivants lorsque vous déterminez les positions de départ de vos colonnes : •

 Largeur totale de l'état  -- Le générateur d'états FSG imprime les états en mode paysage avec un nombre maximal de 132, 180 ou 255 caractères par ligne selon les imprimantes que vous avez installées. Vous avez aussi la possibilité d'imprimer les états en mode   portrait (80 caractères) si vous activez d'abord l'option de profil FSG : Autoriser  l'impression en format portrait.

Note : Les colonnes dont la position est au-delà de la largeur totale de l'état ne figureront  pas sur celui-ci. •

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•

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 Nombre de colonnes dans le jeu de colonnes.  Largeur de chaque colonne -- déterminée par le masque de format et la taille prévisible des nombres à afficher dans la colonne.  Position de départ et largeur des colonnes précédentes. Options de profil des devises -- déterminent l'utilisation des séparateurs de milliers et les formats des nombres positifs et négatifs. Si ces options sont activées, vous devez prévoir  une largeur suffisante pour vos colonnes. Marges.

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 Aspect général  --Equilibre et uniformité de l'espacement.

Informations supplémentaires : Les étiquettes de lignes apparaissent à gauche de la première colonne de l'état. Ainsi, vous contrôlez la largeur des lignes de détail lorsque vous définissez la  position de la première colonne de votre jeu de colonnes.

6. Saisissez un numéro de séquence unique pour chaque colonne. Vous pouvez utiliser le numéro de séquence pour définir des calculs de colonnes. Note : Contrairement aux lignes à l'intérieur d'un jeu de lignes, le numéro d'ordre ne détermine pas l'ordre des colonnes dans l'état. L'ordre des colonnes est déterminé par les positions de départ des colonnes.

7. Saisissez un masque de format  pour contrôler l'affichage des valeurs que le générateur d'états FSG imprime dans la colonne. Les masques de format que vous indiquez dans les définitions des lignes et des colonnes définissent l'impression des valeurs numériques sur vos états. Un masque de format vous permet de fixer : • • • • •

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Le nombre de chiffres affichés des deux côtés du séparateur décimal. Le symbole des devises. Le symbole utilisé pour séparer les milliers. Le symbole utilisé comme séparateur décimal. Toute autre information que voulez imprimer avant ou après vos montants.

Caractères de contrôle des masques de format

Un masque de format est formé de caractères de contrôle représentant les différentes options de formatage à votre disposition. Ces caractères de contrôle sont les suivants : Indicateur numérique : Il s'agit toujours du chiffre "9". Chaque 9 du masque de format correspond à un chiffre d'une valeur. Par exemple, le masque de format 9999 provoquera l'impression de quatre chiffres. Séparateur décimal : Dans la plupart des pays, le séparateur décimal est un point. Certains pays utilisent un autre symbole. Le masque de format vous permet d'indiquer le symbole à utiliser pour  afficher des nombres dans certaines lignes et certaines colonnes. Par exemple, avec le masque de format 999.99 le séparateur décimal sera un point tandis qu'avec le masque 999,99 il s'agira d'une virgule. Séparateur de milliers : Dans la plupart des pays, les milliers sont séparés par une virgule. Certains  pays utilisent un autre symbole. Le masque de format vous permet d'indiquer le symbole à utiliser pour  afficher des nombres dans certaines lignes et certaines colonnes. Par exemple, avec le masque de format 99,999 le séparateur de milliers sera une virgule tandis qu'avec le masque 99*999 il s'agira d'un astérisque. Note : Pour que le séparateur de milliers soit pris en compte, vous devez activer l'option de profil d'Oracle General Ledger Devise : Séparateur des milliers. Symbole de devise : Tout comme le séparateur décimal et le séparateur de milliers, vous pouvez indiquer le symbole dont vous avez besoin pour les valeurs en devise. Par exemple, pour afficher des dollars américains, vous pouvez indiquer le signe $. Pour afficher des livres britanniques, vous pouvez indiquer le signe £.

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Autres caractères : Vous pouvez inclure dans un masque de format tout autre caractère qui viendra se  placer avant et/ou après les valeurs numériques. Vous pouvez, par exemple, spécifier que chaque nombre soit immédiatement suivi de "(estimation)".

•

Largeur de colonne

Comme les masques de format influent sur l'affichage des valeurs dans vos états, vous devez les prendre en considération pour déterminer les largeurs des colonnes dans vos jeux de colonnes. Si vous définissez à la fois un masque de format de ligne et de colonne, le générateur d'états utilise la  plus petite largeur de format ou de position de colonne pour imprimer les valeurs de l'état. La largeur du format de ligne est ignorée. Largeur de format -- Nombre total de positions d'impression représentées par le masque de format comprenant les indicateurs numériques, le séparateur décimal, le séparateur de milliers, le symbole de devise et les autres caractères. •

Largeur de position -- Nombre de positions d'impression que vous avez indiqué dans vos définitions de colonnes. Il s'agit de la différence entre les   positions de départ de deux colonnes adjacentes moins un espace réservé automatiquement par le générateur d'états FSG pour qu'il y ait toujours au moins un espace entre les colonnes. Par exemple, si la position initiale de la colonne 1 est de 50 et celle de la colonne 2 de 70, la largeur de position de la colonne 1 est de 19. •

•

Règles d'impression

Si la largeur d'une colonne est trop petite pour un montant formaté (y compris, le cas échéant, les caractères le précédant ou le suivant), le générateur d'états FSG tentera de modifier le formatage de façon à pouvoir imprimer les valeurs sur l'état. Il applique les règles d'impression suivantes pour  modifier le format du montant : Imprimer autant de caractères précédant la valeur numérique que la colonne peut en contenir. Imprimer autant de caractères suivant la valeur numérique que la colonne  peut en contenir. Tous les espaces restants sont utilisés pour imprimer la valeur numérique formatée. Le cas échéant, la réduction du formatage se poursuit selon les trois règles suivantes. Omettre les séparateurs de milliers. Omettre les caractères de format positif et négatif indiqués dans les options de profil utilisateur Devise : format des montants négatifs et Devise : Format des montants positifs. Par exemple, si vous définissez le format négatif  [XXX], FSG omet les parenthèses et choisit à la place le format négatif  -XXX . Si la largeur de colonne est toujours trop petite après l'application des règles d'impression, FSG imprimera des signes £ à la place du montant. •

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Note : FSG ne modifiera jamais un montant en le tronquant.

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Formats de devise

Les formats de devise supplantent les options de formatage que vous avez indiquées dans les jeux de lignes et/ou de colonnes, à l'exception de la précision, des caractères précédant et suivant la valeur  numérique. Pour indiquer un format de devise, vous devez définir : • •

La précision standard et la précision étendue dans la fenêtre Devises. L'option de profil Devise dans la fenêtre Valeurs de profil personnel.

Par conséquent, quand vous créez des masques de format et déterminez les positions des colonnes de vos états FSG, vous devez prendre en compte la manière dont vous avez défini les formats de devise.

8. Saisissez un facteur (Milliards, Millions, Centaines, Unités, ou Pourcentages) qui détermine le mode d'affichage des valeurs numériques. Par exemple, si vous utilisez le facteur Milliers avec le masque de format 99,999,999.99, le nombre 23,910 figurera sous la forme 23.91 sur l'état. Si vous utilisez le facteur Pourcentages avec le masque de format 99.99, le nombre 0,1258 figurera sous la forme 12.58 sur l'état. Pour afficher des montants sans facteur, choisissez Unités. Recommandation : Si vous affectez un facteur autre que Unités à chacune des colonnes, insérez le nom du facteur dans les en-têtes de colonne concernés de façon à pouvoir facilement identifier les facteurs sur votre état.

9. (Facultatif) Saisissez les options de contrôle des soldes, les options avancées et les options d'affichage  pour chaque colonne. Note : Si vous souhaitez créer un état sur lequel les attributs habituels des jeux de lignes et de colonnes sont inversés, ne complétez pas le champ Options du contrôle des soldes dans cette fenêtre mais saisissez-le dans la fenêtre Lignes.

10. (Facultatif) Pour créer une colonne de calcul (pour des écarts, des pourcentages, des totaux ou des sous-totaux), choisissez Calculs. Pour affecter des comptes à la colonne, cliquez sur Affectations de comptes. Note : Une définition de colonne peut comporter soit des calculs soit des affectations de comptes mais pas les deux.

11. (Facultatif) Pour créer un état sur les exceptions, choisissez Exceptions. 12. Définissez les autres colonnes du jeu de colonnes (étapes 5 à 11). 13. Créez les en-têtes de colonnes 14. Sauvegardez votre travail.

4°) Affecter des comptes Principe :

Affectez des comptes à une ligne ou une colonne si vous souhaitez imprimer des soldes monétaires ou statistiques. Pour ce faire, définissez une ou plusieurs fourchettes de clés comptables. Les comptes sont généralement affectés à des lignes. Cependant, si vous entrez des comptes pour les lignes et les colonnes, le générateur d'états FSG limite l'édition aux comptes placés à leur intersection.

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Note : Si vous affectez des comptes à une ligne ou une colonne, vous ne pouvez pas définir un calcul  pour cette ligne ou cette colonne. Vous pouvez faire soit l'un soit l'autre mais pas les deux. Accès :

1.

Dans la fenêtre Lignes ou Colonnes, choisissez [Affectations de comptes].

2. Sélectionnez un signe mathématique ( + ou - ) pour indiquer au générateur d'états FSG s'il doit additionner ou soustraire les soldes en les cumulant pour chaque compte dans la fourchette de comptes indiquée. Pour utiliser cette fonction, chaque segment de la fourchette doit être défini avec un type d'affichage T (Total). Voir l'étape 4 ci-dessous. 3. Définissez une fourchette de comptes en indiquant les comptes inférieur et supérieur de la fourchette. Informations supplémentaires : Pour indiquer un seul compte au lieu d'une fourchette, saisissez le même compte inférieur et supérieur.

Si vous laissez un segment vierge, le générateur d'états FSG traitera toutes les valeurs de ce segment. 4. Affectez un type d'affichage à chaque segment de compte. Note : Vous devez choisir le type d'affichage T (Total) pour chaque segment si vous affectez :

- Des comptes à une colonne. - Plusieurs fourchettes de comptes à une ligne et si vous souhaitez calculer leur total. Vous pouvez affecter l'un des trois types d'affichage suivants aux segments contenus dans une affectation de comptes : Vous pouvez supplanter ces types d'affichage avec un jeu de sélections : E : (Extension) Etend la fourchette et affiche toutes les valeurs de segment, en créant plusieurs lignes à  partir d'une seule définition de ligne. Si cette fourchette comprend une valeur de segment parent, FSG affiche toutes les valeurs enfants correspondantes. Pour obtenir un état faisant apparaître toutes les valeurs enfants, ne sélectionnez pas l'option de synthèse. Note : Utilisez l'option de profil FSG : Etendre la valeur parent pour contrôler l'expansion des valeurs parents lorsque vous demandez des soldes de synthèse. T : (Total) Totalise la fourchette et affiche seulement un solde total pour les valeurs de segment, limitant ainsi le nombre de lignes qui apparaissent sur l'état. Si vous définissez une fourchette comprenant une valeur de segment parent, le générateur d'états FSG totalise l'ensemble des valeurs enfants qui y sont associées.

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Note : Si vous affectez des comptes à une colonne, vous devez sélectionner le type d'affichage T (Total) pour chaque segment. Si vous affectez plusieurs fourchettes de clés comptables à une ligne et que vous voulez les additionner, vous devez aussi sélectionner le type d'affichage T (Total) pour  chaque segment. Si vous saisissez plusieurs fourchettes de clés comptables pour une ligne contenant différents types d'affichage, le générateur d'états n'affiche que la valeur des fourchettes de type E (Extension) et B (Les deux), sans faire le total. B : (Les deux) Etend et totalise la fourchette, et affiche toutes les valeurs de segment ainsi que le solde total correspondant. Cette option vous permet d'afficher à la fois les lignes de détail et les lignes de totaux. Si vous définissez une fourchette comprenant une valeur de segment parent, le générateur d'états FSG totalise l'ensemble des valeurs enfants qui y sont associées. Pour obtenir un état faisant apparaître toutes les valeurs enfants, ne sélectionnez pas l'option de synthèse.

5. Cochez la case Synthèse si vous souhaitez éditer uniquement les soldes de synthèse des comptes de la fourchette indiquée. 6.Dans le champ Type de mouvement , indiquez le type de solde (Dt , Ct ou Net) à utiliser dans chaque fourchette de clés comptables. Par exemple, pour définir un état de trésorerie ou un tableau de financement, sélectionnez Dt ou Ct. Pour  ces types d'états, il peut être judicieux de séparer les lignes ou les colonnes affichant des montants débiteurs et créditeurs. 7.(Facultatif) Pour chaque fourchette de comptes en cours d'affectation, saisissez l'entité comptable à  partir de laquelle le générateur d'états FSG calculera les soldes comptables. Si vous ne saisissez aucune valeur, le générateur d'états utilisera l'entité comptable actuelle. Vous pouvez saisir des entités comptables différentes pour chaque affectation de comptes, à condition que toutes utilisent le même plan de comptes et le même calendrier que l'entité comptable actuelle. Si vous utilisez des entités comptables différentes, vous devez utiliser le type d'activité Net. 8. Sauvegardez votre travail.

5°) Définir des calculs pour l’état Principe :

Oracle GL vous permet de définir des formules pour calculer les montants affichés dans les lignes ou les colonnes. Vous pouvez, par exemple, définir un calcul sur une ligne pour additionner toutes les lignes qui la  précèdent. Vous pouvez encore définir un calcul sur une colonne afin qu'elle indique la différence entre les deux colonnes qui précèdent. Note 1: Lorsque vous définissez vos calculs, tenez compte du fait que le système mémorise les soldes créditeurs comme des nombres négatifs et les soldes débiteurs comme des nombres positifs. Ainsi, pour  calculer une ligne de marge brute, vous devez ajouter (et non retrancher) le montant de la ligne Coût des ventes à celui de la ligne Chiffre d'affaires. Note 2: Vous pouvez affecter des comptes ou des calculs à un jeu de lignes ou de colonnes, mais pas les deux. Accès:

1. Cliquez sur [Calculs] dans la fenêtre Lignes ou Colonnes.

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2. Numérotez chaque étape de votre calcul. Ces numéros déterminent l'ordre dans lequel le générateur  d'états FSG effectuera les opérations mathématiques qui interviennent dans le calcul.

Par exemple, pour calculer une ligne au moyen de la formule A(B+C), définissez des numéros d'ordre de façon à effectuer d'abord l'addition, puis à multiplier le résultat par A : Ordre

Opérateur

Opérande

10 20 30

Saisissez

B C A

+ *

3.Saisissez l'opérateur pour chaque étape du calcul. Les opérateurs valides pour des calculs sur des lignes ou des colonnes sont les suivants :

+ *

/ % ENTER  MODE AVERAGE MEDIAN STDDEV

Addition Soustraction Multiplication Division Pourcentage Saisir valeur  Mode des valeurs listées Moyenne des valeurs listées Médiane des valeurs listées Ecart type des valeurs listées

4. Saisissez une constante, une fourchette de numéros d'ordre ou le nom d'une ligne ou d'une colonne entrant dans chaque étape du calcul. •

•

Constante -- Saisissez un nombre qui servira de constante. Par exemple, dans un calcul des  bénéfices par action, vous pouvez saisir le nombre d'actions en circulation comme une constante par laquelle sera divisé le revenu net. Numéros : inférieurs/supérieurs -- Au lieu d'une constante, vous pouvez saisir des numéros d'ordre inférieur et supérieur afin de définir une fourchette de lignes ou de colonnes devant intervenir dans le calcul.

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Le système applique l'opérateur à chaque ligne ou chaque colonne de la fourchette. Par  exemple, si vous utilisez l'opérateur + sur une fourchette de quatre lignes, le générateur d'états FSG additionnera toutes les valeurs comprises dans les quatre lignes. •

Nom de ligne ou nom de colonne -- Au lieu d'une constante ou d'une fourchette de numéros d'ordre, vous pouvez saisir le nom d'une ligne ou d'une colonne particulière devant intervenir dans le calcul.

Supposons, par exemple, que vous ayez un état comportant trois colonnes représentant des montants réels, budgétaires et d'écart. Les deux premières colonnes ont pour noms Réel et Budget. Quand vous définissez le calcul pour la colonne d'écart, vous pouvez indiquer à FSG de soustraire la colonne Réel de la colonne Budget. Le résultat, correspondant à l'écart par rapport au budget, apparaîtra dans la troisième colonne de votre état. Note : Si vous utilisez les noms des lignes ou des colonnes dans les calculs, assurez-vous que ces noms sont uniques à l'intérieur du jeu de lignes ou de colonnes dont ils font partie.

5. Répétez ces étapes autant de fois que nécessaire pour définir entièrement le calcul.

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D/ VENTILATION D’UN ETAT

Principe :

Lorsque vous avez créé des composants de génération d'état et défini plusieurs états, vous pouvez utiliser les fonctions facultatives de ventilation des états pour contrôle la production et la ventilation des états. Avec ces fonctions, vous pouvez : •

• •

• •

• •

Créer des variantes d'état spéciales, par exemple des états séparés pour chaque valeur d'un segment de compte ou pour des fourchettes de clés comptables différentes. Créer plusieurs états dans un ordre spécifié à partir d'une seule définition d'état. Créer des états "décomposés" où les ruptures de segments se trouvent sur des états séparés  plutôt que sur le même état (comme avec la fonction de supplantation du segment). Créer des variantes d'état qui omettent des informations sensibles sur votre organisation. Créer des "jeux" d'états en regroupant plusieurs définitions d'état afin d'éditer plusieurs états en ne demandant qu'un seul jeu d'états. Planifier des états pour la production automatique. Exporter des états dans des tableurs pour pouvoir ensuite les éditer, les formater et les imprimer.

1°) Jeux de sélections

En affectant un jeu de sélections à une demande d'état, vous pouvez générer des centaines d'états semblables en une seule fois. Le jeu de sélections détermine les différences entre les nombreux états. Supposons, par  exemple, que votre organisation compte 50 services et que Service soit l'un de vos segments de compte. Supposons également que vous ayez déjà défini un état FSG pour les dépenses de déplacement et que vous éditiez cet état chaque semaine. En utilisant un jeu de sélections avec la définition de l'état existant, vous  pouvez imprimer un état sur les dépenses de déplacement pour chaque service avec une seule demande d'état. Vous pouvez ensuite diffuser les états aux 50 chefs de service pour qu'ils les examinent. Les jeux de sélections sont semblables aux jeux de lignes et, en fait, ils supplantent la définition du jeu de lignes d'un état existant. Les variantes d'état mentionnées au paragraphe précédent sont obtenues au moyen d'un jeu de sélections modifiant les affectations de comptes et/ou les options d'affichage du jeu de lignes. Note : Un jeu de sélections peut être sauvegardé dans une définition d'état, ou peut être automatiquement ajouté lorsque vous demandez un état FSG.

2°) Jeux d'affichage et groupes d'affichage

Avec les jeux et les groupes d'affichage, vous pouvez créer des variantes d'état qui omettent des informations sensibles ou qui incluent des informations qui ne sont pas normalement incluses dans un état. Pour ce faire, vous indiquez simplement au générateur d'états FSG les lignes et les colonnes qui doivent ou non être affichées.

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 Nous avons déjà vu dans le chapitre sur les états au format spécial que lorsque vous définissez une ligne ou une colonne, vous demandez au générateur d'états FSG d'afficher ou non cette ligne ou colonne. Cette option est disponible parce que vous désirerez peut-être cacher des lignes ou des colonnes qui contiennent des calculs intermédiaires ou dont la définition générera des données sensibles sur l'état. Avec un jeu d'affichage, vous pouvez facilement inverser ces définitions lorsque vous devez imprimer un état spécial. Note : Si vous définissez une colonne cachée, vous ne pouvez pas ensuite l'afficher à l'aide d'un jeu d'affichage.

Par exemple, supposons que vous ayez défini un état des charges salariales qui inclut une définition de ligne  pour le détail des salaires des responsables. Dans les conditions normales de ventilation, vous ne désirez pas que ces informations soient imprimées sur l'état des charges salariales, vous les définissez donc en tant que ligne "à ne pas afficher" : Toutefois, une fois par trimestre vous devez fournir au responsable des fi nances un état des charges salariales qui inclut ces informations détaillées sur le salaire cadre. Pour cela, vous définissez un jeu et un groupe d'affichage qui indique au générateur d'états FSG d'imprimer la ligne détaillée sur le salaire cadre. Tous les trimestres, vous traitez simplement l'état des charges salariales, mais vous lui ajoutez le masque d'affichage Montrer salaires cadres avant de lancer la demande. Note : Un jeu d'affichage peut être sauvegardé dans une définition d'état, ou automatiquement ajouté lorsque vous demandez un état FSG.

3°) Jeux d'états

Vous aurez probablement besoin d'éditer plusieurs états à la fois, peut-être dans un ordre séquentiel spécifique. Avec le générateur d'états FSG, vous définissez un jeu d'états pour y parvenir. La définition du  jeu d'états inclut un nom et une description, le nom de chaque état à inclure dans le jeu, et un numéro d'ordre  pour chaque état. Une fois que vous avez défini un jeu d'états, vous pouvez éditer tous les états liés en une seule demande.

4°) Planifier des états

Oracle GL inclut un programme appelé Lancer le générateur d'états FSG que vous pouvez utiliser pour éditer  vos états FSG. Le principal avantage d'éditer les états FSG de cette façon (plutôt que d'utiliser la fenêtre Editer des états financiers) est qu'elle vous permet de planifier les états pour qu'ils soient édités à des dates et des heures précises. Vous pouvez également indiquer la fréquence à laquelle vous souhaitez que les demandes soient lancées. Une fois que vous avez défini des éditions d'états planifiées, les états liés seront traités automatiquement sans aucune autre intervention de votre part.

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E/ AUTRE FONCTION : EXPORTER LES ETATS FSG

Principe :

Vous avez la possibilité d'exporter les états FSG vers un tableur installé sur votre ordinateur personnel. Lorsque vous définissez ou exécutez un état, choisissez Tableur comme option de sortie. Le générateur  d'états FSG édite l'état dans un format délimité par tabulations ce qui facilite la mise en forme lors de l'exportation des informations de l'état dans un tableur. Note : Cette fonction peut ne pas être disponible dans votre version du générateur d'états FSG. Préliminaires : Installez votre logiciel de transfert de fichiers sur l'ordinateur central. •

Définissez un état avec Tableur comme option de sortie. Vous pouvez également définir l'option de sortie lorsque vous éditez des états.

•

Pour exporter des états financiers :

1. Editez les états que vous voulez exporter. Si vous n'avez pas défini les états avec Tableur comme option de sortie, faites-le lorsque vous éditez les états. 2. Utilisez un programme de transfert de fichiers pour transférer le résultat de l'édition de l'ordinateur  central vers votre PC. 3. Lancez votre logiciel de tableurs et ouvrez le fichier de sortie dans un tableur. Configurez les options d'importation pour indiquer que chaque colonne de l'état est délimitée par des tabulations.

NB : Cette partie sera traitée de façon plus détaillée dans le Guide de l’Utilisateur ADI.

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