Fortalecimiento de La Gestión Administrativa Financiera y Presupuestal

CONSEJO SUPERIOR DE LA JUDICATURA Sala Administrativa ESCUELA JUDICIAL “RODRIGO LARA BONILLA”

FORTALECIMIENTO DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y PRESUPUESTAL AUTORA: Doctora ÁNGELA STELLA DUARTE GUTIÉRREZ Presidenta Sala Administrativa Consejo Seccional de la Judicatura del Huila

Módulo de Aprendizaje Autodirigido

Plan de Formación de la Rama Judicial 2009

CONSEJO SUPERIOR DE LA JUDICATURA SALA ADMINISTRATIVA

JORGE ANTONIO CASTILLO RUGELES Presidente

RICARDO HERNANDO MONROY CHURCH Vicepresidente

JESAEL ANTONIO GIRALDO CASTAÑO HERNANDO TORRES CORREDOR FRANCISCO ESCOBAR HENRÍQUEZ JOSÉ ALFREDO ESCOBAR ARAÚJO Magistrados

ESCUELA JUDICIAL “RODRIGO LARA BONILLA” GLADYS VIRGINIA GUEVARA PUENTES Directora

ALEJANDRO PASTRANA ORTIZ Coordinador Académicos del Área Civil

TABLA DE CONTENIDO

Presentación

Objetivo General

Objetivos Específicos

Unidad I Plan de Formación Judicial Marco Legal Fundamentos Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla” Grupos Seccionales de Apoyo

Unidad II Mecanismo de Vigilancia Judicial Administrativa 2.1.

Marco Legal

2.2.

Fundamentos

2.3.

Procedimiento

2.4.

Impacto

Unidad III Asistencia Legal y Cobro Coactivo 3.1.

Marco Legal

3.2.

Asistencia Legal

3.2.1 Alcance 3.2.2 Responsable 3.2.3 Definiciones 3.2.4 Procedimiento: Nivel Central y Nivel Seccional 3.3.

Cobro Coactivo

3.3.1 Competencia funcional 3.3.2. Título Ejecutivo 3.3.3. Multas impuestas como sanción disciplinaria 3.3.4. Exigibilidad del título ejecutivo 3.3.5. Los expedientes 3.3.5.1. Cuaderno principal 3.3.5.2. Cuaderno medidas cautelares 3.3.6. Etapa preliminar 3.3.7. Etapa cobro persuasivo 3.3.8. Procedimiento y trámite de procesos administrativos 3.3.8.1. Mandamiento de pago 3.3.8.2 Notificación del mandamiento de pago 3.3.8.3 Diligencia para determinar la dirección del sancionado 3.3.8.4 Notificación por aviso 3.3.8.5 Designación de apoderado

3.3.8.6 Excepciones 3.3.8.7 Providencia de seguir adelante la ejecución 3.3.8.8 Liquidación del crédito y costas 3.3.8.9 Embargo de bienes 3.3.8.10 Aplicación de depósitos judiciales a la deuda 3.3.8.11 Verificación de la inscripción de la medida de embargo 3.3.8.12 Diligencia de secuestro 3.3.8.13 Auto que ordena el autoavalúo 3.3.8.14 Solicitud nuevo avalúo 3.3.8.15 Auto que fija fecha, hora y lugar de remate 3.3.8.16 Diligencia de remate 3.3.8.17 Entrega del bien rematado 3.3.8.18 Remate por comisionado 3.3.8.19 Suspensión del remate 3.3.8.20 Suspensión del proceso administrativo coactivo 3.3.8.21 Seguimiento a las causales que dieron lugar a la suspensión del proceso

Unidad IV Depósitos Judiciales 4.1. Depósitos Especiales 4.1.1. Marco Legal 4.1.2. Definición depósitos judiciales 4.1.3. Procedimiento apertura cuenta judicial 4.1.4. Procedimiento apertura cuenta especial

4.1.5. Novedades de personal 4.1.6. Cancelaciones de cuentas 4.1.6.1. Procedimiento para cancelación de cuentas 4.1.7. Expedición de títulos judiciales 4.1.7.1. Procedimiento expedición de títulos y constitución de depósitos 4.1.8. Operaciones con los depósitos Judiciales 4.1.8.1. Pago 4.1.8.1.1. Confirmación 4.1.8.2. No pago 4.1.8.3. Fraccionamiento 4.1.8.3.1. Procedimiento 4.1.8.4. Conversión 4.1.8.4.1. Procedimiento 4.1.8.5. Reposición 4.1.8.5.1 Procedimiento 4.1.9. Cobro irregular de depósitos judiciales 4.1.10. Información del banco 4.1.11. Conciliaciones 4.1.12. Quejas y reclamos 4.1.13. Control y seguimiento 4.1.14. Disposiciones transitorias 4.2. Fondos Especiales 4.2.1 Procedimiento multas 4.2.2. Procedimiento cauciones 4.2.3. Procedimiento impuesto de remate

4.2.4 Procedimiento prescripción

Unidad V. Derecho de Petición Marco Legal Reglamento

Anexos

Bibliografía

Presentación El Consejo Superior de la Judicatura, a través de la Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla” en coordinación con los magistrados y magistradas de diferentes Consejos Seccionales, pertenecientes a la Red de Formadores, presenta y pone a disposición de los y las Discentes aspirantes a magistrados y magistradas de Salas Administrativas de los Consejos Seccionales de la Judicatura el Módulo “Fortalecimiento de la Gestión Administrativa, Financiera y Presupuestal” el cual pretende constituirse en una herramienta útil en la labor diaria y permanente que se realiza desde lo seccional. Para la estructura, alcance, contenido y desarrollo de este módulo, se acudió entre otras fuentes, al Plan Sectorial de Desarrollo 2007-2010, al informe ejecutivo presentado Por el Consejo Superior al Congreso de la República período 2007-2008, y por supuesto, a la normatividad que rige cada uno de los temas tratados, como también al desarrollo jurisprudencial, doctrinario y reglamentario expedido hasta el momento. Su estructura fue concebida auscultando las principales necesidades detectadas en la práctica administrativa de las Salas Administrativas de los Consejos Seccionales en la ardua tarea de contribuir al fortalecimiento institucional de la Rama Judicial desde lo seccional. La primera Unidad de este módulo se ocupa de la presentación del Plan de Formación de la Rama Judicial en el que los y las discentes encontrarán en forma clara y precisa el marco normativo que rige el Plan de Formación de la Rama Judicial, su fundamento y razón de ser, al igual que las principales actividades que se desarrollan dentro del Proceso de Gestión de la Formación Judicial liderado por la Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla” como Centro de Formación Inicial y Continua de la Rama Judicial, cuyo objetivo general es contribuir a través de la formación judicial al fortalecimiento de las competencias requeridas para el ejercicio de la función judicial tanto en los magistrados, magistradas, jueces, juezas y empleados, empleadas judiciales como en los jueces y juezas de paz y en las autoridades indígenas que administran justicia, contando con la colaboración de los grupos seccionales de apoyo erigidos en entes operativos y ejecutores que sirven para garantizar la calidad, eficiencia y pertinencia de las actividades académicas desarrolladas a nivel nacional. Todo en el entendido, que el Consejo Superior de la Judicatura tiene presente que todo proceso de modernización judicial, ya sea originado en la implantación de nuevos esquemas jurídicos, o de gestión, o de ambos, implica una transformación cultural y el fortalecimiento de los fundamentos conceptuales, las habilidades y las competencias de las y los administradores de justicia y de los servidores y servidoras que les prestan apoyo, los cuales son coordinados a través del Proceso de Formación Judicial que se imparten por medio de la Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla”. Este Proceso implica un aprendizaje activo diseñado y aplicado desde la práctica judicial para mejorar la organización; es decir, a partir de la observación directa del problema, de la propia realidad, de los hechos que impiden el avance de la organización y la

distancian de su misión y de sus usuarios; que invita a compartir y generalizar las experiencias y aprendizajes obtenidos, sin excepción, por todos los servidores judiciales a partir de una dinámica de reflexión, investigación, evaluación, propuesta de acciones de cambio y ejecución oportuna, e integración de sus conocimientos y experiencia para organizar equipos de estudio, compartir con sus colegas, debatir constructivamente los hallazgos y aplicar lo aprendido dentro de su propio contexto. La segunda unidad hace referencia al mecanismo de la vigilancia Judicial Administrativa, figura esta de competencia exclusiva y en única instancia de las Salas Administrativas de los Consejos Seccionales de la Judicatura1. Este mecanismo está consagrado en la ley 270 de 1996 y reglamentado por el Consejo Superior mediante acuerdo 088 de 1997, (el cual en este momento está siendo objeto de reforma) y representa una invaluable herramienta que contribuye a que se cumpla con el principio de celeridad durante el trámite de los procesos judiciales al interior de la Rama, y a garantizar a los usuarios para que se imparta una pronta y cumplida justicia; en el entendido que sus controversias deben ser falladas dentro de los términos procesales establecidos para el efecto y que de no ser así tienen la posibilidad de accionar este mecanismo para que se ordene al funcionario judicial incumplido acatarlos. Y por ende advertírsele que si no lo hace, se hará acreedor a una sanción administrativa que será tenida en cuenta por el respectivo evaluador para efectos de la calificación del factor eficiencia o rendimiento de que trata el Acuerdo No. 198 de 1.996 proferido por Sala Administrativa del Consejo Superior así: por cada anotación un punto menos, e incidirá en el otorgamiento de los estímulos y distinciones contemplados en el artículo 155 de la Ley 270 de 1.996, sin perjuicio de la acción disciplinaria y penal a que haya lugar. La tercera Unidad se ocupa del tema de Asistencia Legal y Cobro Coactivo que realiza la Dirección Ejecutiva y las direcciones seccionales, instancias estas que constituyen un eslabón más en el engranaje de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial como órgano técnico y administrativo que tiene a su cargo la ejecución de las actividades administrativas de la Rama Judicial, con sujeción a las políticas y decisiones de Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, y que además tiene la función de implementar en el ámbito nacional las herramientas efectivas de gestión administrativa que garanticen la calidad, eficacia y eficiencia en el suministro de bienes y servicios a los usuarios de la administración de justicia para contribuir a la optimización de los recursos destinados a la Rama Judicial. Es importante resaltar que en desarrollo de sus funciones la Dirección Ejecutiva y las seccionales deben velar por la correcta y oportuna protección del patrimonio de la Rama Judicial y representar a la Nación-Rama Judicial en los procesos judiciales que se adelanten a favor o en contra, para lo cual deben constituir apoderados especiales que surtan el procedimiento legal correspondiente. La Cuarta Unidad comprende el manejo de Depósitos Judiciales y Fondos especiales asuntos estos, que la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, en ejercicio de la función reglamentaria general que le otorga el numeral 13 del artículo 85 de la ley 270 de 1996 y la especial que en esta materia le confirió la Ley 66 de 1993, 1 Crf Concepto Sala Administrativa Consejo Superior de la Judicatura oficio PSA06-3398 del 2 de octubre de 2006 Presidente Dr. FRANCISCO ESCOBAR HENRÍQUEZ

asumió a través de la División de Fondos Especiales y Cobro coactivo creada mediante el Acuerdo 875 de 2000 las funciones de asesoría, control y seguimiento a los despachos judiciales y demás autoridades de la Rama Judicial para el adecuado manejo y el recaudo de los fondos especiales y depósitos judiciales Como resultado del ejercicio de estas funciones, la Rama Judicial actualmente puede presentar al Gobierno Nacional y al público en general los recursos que genera esta Rama del Poder Judicial para el Tesoro Nacional, de acuerdo con la base de datos elaboradas con soportes en extractos y relaciones de movimientos diarios de las cuentas bancarias, los informes de las entidades públicas, los recibos de consignación o traslado a las cuentas del Banco de la República y los registro en el aplicativo SIIF, que permiten conocer mes a mes, el valor de los recaudos por concepto de los fondos especiales de la Rama Judicial, esto es: multas, cauciones efectivas, impuesto de remate, prescripción de depósitos judiciales, rendimientos de los depósitos judiciales, rendimientos de las inversiones transitorias, tributación de las notarias para la administración de justicia y reasignación de los recursos de la superintendencia de Notariado y Registro por concepto de otorgamiento de escritura y registro de instrumentos Públicos. Finaliza el presente módulo llamando la atención a los y las discentes sobre la normatividad legal y reglamentaria que rige el Derecho de Petición, por cuanto al interior del trabajo diario que realizan las Salas Administrativas de los Consejos Seccionales de la Judicatura, se ven abocadas a dar respuesta a un sin número de peticiones que presentan tanto los usuarios internos como externos por razón a la multiplicidad de funciones eminentemente administrativas que le han sido asignadas.

Objetivo General Fortalecer las competencias y habilidades para el desarrollo de la Gestión Administrativa, Presupuestal y Financiera que cumplen las Salas Administrativas de los Consejos Seccionales de la Judicatura en orden al cumplimiento en el nivel nacional de los planes y programas relacionados con la Formación Judicial, la Vigilancia Judicial Administrativa, Asistencia Legal y Cobro Coactivo, al igual que el manejo de Fondos Especiales y Depósitos Judiciales y el procedimiento que se debe seguir frente a los múltiples derechos de petición que se presentan en esta instancia. Todo lo anterior, enmarcado dentro de las funciones y competencias asignadas a las Seccionales por la Ley Estatutaria de la Administración de Justicia y reglamentadas por la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura a través de acuerdos.

Objetivos específicos •

Promover la gestión de las Salas Administrativas de los Consejos Seccionales para contribuir a la optimización del talento humano al interior de la Rama Judicial en coordinación con la Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla” y en el ámbito de los Grupos Seccionales de Apoyo.

•

Dar a conocer el marco legal, reglamentario y jurisprudencial como opera el mecanismo de la Vigilancia Judicial Administrativa, el procedimiento establecido para tal fin y el impacto que tiene en la calificación de desempeño del juez, en la permanencia del cargo y en la concesión de estímulos y distinciones.

•

Ilustrar sobre el procedimiento establecido por la ley y reglamentado por el Consejo Superior, para atender adecuada y oportunamente los diferentes procesos judiciales en los cuales sea parte la Rama Judicial, con una representación judicial eficiente, eficaz, oportuna en aras a optimizar y defender sus intereses, derechos y en general su patrimonio, con miras a disminuir los daños antijurídicos de la Rama Judicial como también advertir sobre el manejo y administración que se le debe dar a los Fondos Especiales y Títulos Judiciales y la eficiencia y eficacia con la que se deben atender los derechos de petición presentados tanto por los usuarios internos como externos de la administración de Justicia.

UNIDAD I Plan de Formación de la Rama Judicial La misión de la Administración de Justicia es “Garantizar la efectividad de los derechos, obligaciones, garantías y libertades consagradas en la Constitución y la Ley, dentro del marco del estado social y democrático de derecho, consolidando la soberanía del estado y la de sus instituciones de justicia.2 Políticas, planes y objetivos. El objetivo general del Plan Sectorial de Desarrollo 2007-2010 elaborado por el Consejo Superior de la Judicatura es “Profundizar la eficiencia y eficacia del sistema de justicia de tal forma que se garantice en consecuencia un incremento sostenible del acceso, la calidad del servicio, la transparencia en las actuaciones y la autonomía de la administración judicial.” De manera específica, entre otros objetivos, en el plan se propone “Elevar el nivel de satisfacción del usuario de la administración de justicia en la protección de sus derechos, mediante el incremento del nivel de profesionalización, formación e idoneidad en la selección y evaluación de los funcionarios y empleados de la Rama Judicial, para fortalecer la aptitud, disposición de servicio y los conocimientos necesarios para el ejercicio de la función jurisdiccional”. Con estos propósitos, el Consejo Superior de la Judicatura, adoptó dentro de sus políticas: •

Fortalecer los sistemas de ingreso a la carrera judicial primordialmente a través de los Cursos de Formación Judicial Inicial.

•

Dar continuidad a los programas fijados para la formación y capacitación en la Rama Judicial y a las estrategias sobre estímulos y reconocimientos.

•

Impulsar la construcción de conocimiento a través de investigaciones y estudios de profundización.

•

Desarrollar un proceso cultural de calidad en la gestión judicial y de prevención del riesgo.

Reglamentación de la Formación en la Rama Judicial •

La formación es un derecho y un deber de los servidores judiciales: Art. 152. “DERECHOS. Además de los que le corresponden como servidor público, todo funcionario o empleado de la Rama Judicial tiene derecho, de acuerdo con las disposiciones legales y reglamentarias a: …1. Participar en programas de capacitación, siempre que no afecte la prestación del servicio.”

2

Consejo Superior de la Judicatura. Plan Sectorial de Desarrollo 2007-2010, noviembre de 2006.

Artículo 153. “DEBERES. Son deberes de los funcionarios y empleados, según corresponda, los siguientes: …10. Atender regularmente las actividades de capacitación y perfeccionamiento y efectuar las prácticas y los trabajos que se les impongan.” 3 •

Planeación de la formación en la Rama Judicial: “Artículo 87. PLAN DE DESARROLLO DE LA RAMA JUDICIAL. El Plan Sectorial de Desarrollo para la Rama Judicial debe comprender, entre otros, los siguientes aspectos: 3. Los programas de formación, capacitación y adiestramiento de funcionarios y empleados de la Rama Judicial.” “Artículo 85. FUNCIONES ADMINISTRATIVAS. Corresponde Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura:

a

la

Sala

….23. Elaborar y desarrollar el plan de formación, capacitación, y adiestramiento de los funcionarios y empleados de la Rama Judicial.” “Artículo 176. La Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura promoverá la capacitación y actualización de los funcionarios y empleados de la rama judicial.” •

Ejecución de los programas de formación judicial: “Artículo 177. ESCUELA JUDICIAL. La Escuela Judicial, Rodrigo Lara Bonilla, hará parte del Consejo Superior de la Judicatura, junto con su planta de personal, a partir del primero de enero de 1998 y se constituirá en el centro de formación inicial y continuada de funcionarios y empleados al servicio de la Administración de Justicia”.

Plan de Formación de la Rama Judicial Los sistemas judiciales evolucionan constantemente, es por ello, que cada vez son mayores los retos a los que tiene que enfrentarse la Administración de Justicia y por ende, crecen las exigencias de formación de las y los administradores de justicia así como de los empleados(as) que les prestan apoyo. A partir del año 2000, el Consejo Superior de la Judicatura, a través de la Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla”, como Centro de Formación Inicial y Continua de la Rama Judicial, unidad adscrita a la Sala Administrativa, emprendió el desarrollo de seis áreas estratégicas: a) Diseño curricular: construcción y ejecución del Plan de Formación de la Rama Judicial; b) Conformación de la Red de Formadores(as) Judiciales; c) Desarrollo de investigaciones académicas aplicadas; d) Programa de difusión; e) Participación de los servidores(as) judiciales a través de Comités y Grupos de Apoyo, y f) Sistema de seguimiento, evaluación y mejoramiento de los planes y programas educativos. 3

Ley 270 de 1996

La Escuela Judicial ofrece programas de formación dirigidos magistrados, magistradas, jueces, juezas y empleados (as) de la Rama Judicial; quienes aspiran a ingresar o ascender en la carrera judicial, jueces y juezas de paz y de carácter intercultural con autoridades indígenas. El propósito es afianzar y fortalecer aquellos principios, valores, actitudes, habilidades, competencias, destrezas, estructuras de pensamiento y conceptos fundamentales necesarios para prestar un servicio de calidad y oportuno a los ciudadanos y ciudadanas que acuden a la Administración de Justicia en las diferentes jurisdicciones y especialidades. La actividad de la Escuela se concentra en las áreas de Formación Inicial y de Formación Continua, según lo dispuesto por la Ley 270 de 1996: Art. 177. “ESCUELA JUDICIAL. La Escuela Judicial, "Rodrigo Lara Bonilla"…se constituirá en el centro de formación inicial y continuada de funcionarios y empleados al servicio de la Administración de Justicia.”

I. ÁREA DE FORMACIÓN JUDICIAL INICIAL - LEY 270 DE 1996, ART 177Objetivo: Formar científica y profesionalmente a los aspirantes a formar parte de la Rama Judicial por el sistema de carrera judicial y a todas las personas que ingresan por primera vez al servicio judicial. Se desarrolla a través del Programa de Ingreso que incluye los Subprogramas de Formación Judicial Inicial y de Inducción establecidos por los artículos 160 y 168 de la Ley 270/96, Estatutaria de la Administración de Justicia (LEAJ). Plan Sectorial de Desarrollo 2007-11. Objetivo No. 3: Calidad, Estrategia 3.1, Programa 3.1.1, Proyecto 3.1.1.1.

1. Programa de Ingreso.

Ley 270 de 1996, arts. 160, 168 y 176

1.1. Subprograma de Formación Judicial Inicial.

La Ley Estatutaria de la Administración Judicial señala que quienes aspiren a ingresar a la Rama Judicial por el sistema de carrera judicial deben aprobar el Curso de Formación Judicial, en los siguientes términos: “ARTÍCULO 160. REQUISITOS ESPECIALES PARA OCUPAR CARGOS EN LA CARRERA JUDICIAL. Para el ejercicio de cargos de carrera en la Rama Judicial se requiere, además de los requisitos exigidos en disposiciones generales, haber superado satisfactoriamente el proceso de selección y aprobado las evaluaciones previstas por la ley y realizadas de conformidad con los reglamentos que para tal efecto expida la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura. El acceso por primera vez a cualquier cargo de funcionario de carrera requerirá de la previa aprobación del curso de formación judicial en los términos que señala la presente ley.” (Destacado fuera del texto).

“ARTÍCULO 168. CURSO DE FORMACIÓN JUDICIAL. El curso tiene por objeto formar profesional y científicamente al aspirante para el adecuado desempeño de la función judicial. Puede realizarse como parte del proceso de selección, caso en el cual revestirá, con efecto eliminatorio, la modalidad de curso-concurso, o contemplarse como requisito previo para el ingreso a la función judicial. …”. En desarrollo de este mandato, desde el 2002, el Consejo Superior de la Judicatura ha incluido en las convocatorias a los concursos de méritos por el sistema de carrera judicial -régimen que cobija al 95% de los servidores(as) judiciales en Colombia (20.340 aprox.)-, el curso de formación judicial como parte del proceso de selección de todos los magistrados(as) de tribunales y consejos seccionales, de los jueces(zas) y de los empleados(as) de las Altas Cortes en la modalidad de curso-concurso.

1.2. Subprograma de Inducción.

El artículo 176 de la LEAJ señala esta obligación para quienes ingresan por primera vez: Art. 176. “…La persona que sea nombrada por primera vez para desempeñar cualquier cargo de la Rama Judicial deberá adelantar hasta por tres meses un curso de inducción en administración judicial, el cual conllevará la práctica que se adelantará en un despacho judicial bajo la supervisión del funcionario(a) o empleado(a) de mayor jerarquía en el despacho.” (Destacado por fuera del texto).

II. ÁREA DE FORMACIÓN CONTINUA -Ley 270 de 1996, arts 157 y 176Art. 157. “La administración de la carrera judicial se orientará a atraer y retener los servidores más idóneos, a procurarles…capacitación continua que incluya la preparación de funcionarios(as) y empleados(as) en técnicas de gestión y control necesarias para asegurar la calidad del servicio...”. Se desarrolla a través de los Programas de Formación Judicial General, de Formación Judicial Especializada y de Actualización Judicial establecidos por el art. 176 de la Ley 270/96. Plan Sectorial de Desarrollo 2007-11. Objetivo No. 3: Calidad, Estrategia 3.2, Programa 3.2.1, Proyecto 3.2.1.1.

1. FORMACIÓN JUDICIAL GENERAL Objetivo: Este programa busca reforzar y desarrollar los conocimientos científicos y técnicos requeridos por todos los servidores(as) judiciales, cualquiera que sea la competencia de su jurisdicción y especialidad.

1.1 Programa de Formación Judicial General para Magistrados (as), Jueces (zas) y Empleados (as) Se imparte a los magistrados (as), jueces (zas) y empleados(as) de todas las especialidades y jurisdicciones con el fin de fortalecer o actualizar las competencias y habilidades básicas para su desempeño como programa específico o como parte de la implementación de las correspondientes reformas judiciales.

1.2 Programa de Formación Judicial General para Jueces (zas) de Paz - Ley 497 de 1999. Art. 21. “Capacitación. Los jueces(zas) de paz y de reconsideración recibirán capacitación permanente. El Consejo Superior de la Judicatura, deberá organizar y ejecutar el programa general de formación de jueces (zas) de paz y de de paz y de reconsideración…”. Plan Sectorial de Desarrollo 2007-11. Objetivo No. 3: Calidad, Estrategia 3.2, Programa 3.2.1, Proyecto 3.2.1.3.

1.3. Programa de Formación Intercultural Sistema Judicial Nacional (SJN) - Jurisdicción Especial Indígena (JEI).- Constitución Política, art. 246. Objetivo: Mejorar el acceso a los servicios de justicia básica en los territorios indígenas, reconociendo la diversidad étnica en la aplicación de los sistemas de justicia de cada pueblo mediante el apoyo de la coordinación entre las jurisdicciones y el fortalecimiento del Derecho Propio de las comunidades. Así mismo, contribuir a la consolidación del Estado de Derecho y a la reducción de la impunidad mejorando el entendimiento ínter-jurisdiccional y la capacidad de respuesta del sistema de justicia. y la autonomía y fortalecimiento de la “ley de origen” o “derecho propio” de los pueblos indígenas. Plan Sectorial de Desarrollo 2007-11. Objetivos Nos. 1: Acceso y 3: Calidad, Estrategias 1.3 y 3.2, Programas 1.2.3. y 3.2.1, Proyectos 1.3.2.1. y 3.2.1.4.

1.3.1 Subprograma de Formación Intercultural de Coordinación entre el SJN-JEI.- C.P., art. 246 -

Objetivo: Sentar las bases para la coordinación entre los Sistemas Jurídicos Indígenas y el Sistema Judicial Nacional con el fin de prevenir y facilitar la solución de conflictos entre las dos jurisdicciones.

1.3.2 Subprograma

de Apoyo al Fortalecimiento del Derecho Propio de las Comunidades Indígenas - Constitución Política, art. 246 -

Objetivo: Incrementar la calidad de los servicios de justicia en los territorios a través de la consolidación de los sistemas jurídicos indígenas y de la identificación de las necesidades concretas para la más efectiva aplicación de la justicia indígena.

1.4 Programas de Formación Judicial Transversales 1.4.1 Subprograma de Formación Judicial Especializada sobre DDHH La Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla” ha integrado a sus ciclos de estudio para los actuales funcionarios(as) judiciales de las cortes, tribunales y juzgados el programa de formación sobre DDHH y DIH con el fin de incorporar en la cultura judicial colombiana las bondades de la aplicación de los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario, en el que el participante profundiza en la materia, para lo cual se apoya en el método del caso complementado por jurisprudencia, normas legales, comentarios doctrinales y artículos claves, tanto nacionales como extranjeros.

1.4.2

Subprograma de Formación Judicial sobre Perspectiva de Género en la Administración de Justicia Objetivo: Concientizar a los funcionarios(as) judiciales sobre la importancia de la incorporación de la Perspectiva de Género a todas las aéreas, como una herramienta trascendental para hacer efectivo el derecho a la igualdad a partir de una transformación de la cultura de la discriminación que históricamente ha afectado a enormes grupos de población en el mundo. También en los procesos de construcción de alternativas que desde la ética, la cultura, la pedagogía y lo jurídico animen la cultura de la inclusión de las diversidades e identidades múltiples que nos pueblan como comunidad humana, la incorporación de la perspectiva de género en la función pública es un compromiso de Estado.

1.4.3 Subprograma de Formación sobre Derecho Constitucional Objetivo: Con este programa de formación se busca la transversalización del Derecho Constitucional dentro del proceso de formación profesional y científica de los magistrados (as), jueces (zas) y empleados(as), de la Rama Judicial, por cuanto en el desempeño profesional de los funcionarios judiciales es de suma importancia el conocimiento profundo de estas nociones de cara a la actual constitucionalización del derecho.

1.4.4 Subprograma de Formación sobre Gestión de la Calidad Objetivo: Como factor determinante de competitividad del Estado colombiano mediante la Ley 872 de 2003 se estableció el Sistema de Gestión de Calidad tanto en los organismos y entidades de la Rama Ejecutiva del orden nacional como en la gestión administrativa necesaria para el desarrollo de las funciones propias de las demás Ramas del Poder Público en el orden nacional, adoptando al efecto, conforme al Decreto No. 4110 de 2004, la norma NTCGP 1000:2004. .

En este contexto, la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, como máxima autoridad administrativa del órgano judicial, estableció como uno de sus proyectos la implementación del Sistema integrado de Gestión y Control de la Calidad que incorpora el modelo de Gestión de Calidad NTCGP 1000:2004 y el Modelo Estándar de Control Interno – MECI 100:2005 para las actividades de administración de la Rama Judicial que le son propias.

1.4.5 Subprograma de Formación sobre

Acoso y Violencia Laboral

Objetivo: Con la aprobación de la Ley 1010 de 23 de Enero de 2006, se da un paso importante en Colombia para enfrentar el acoso laboral como práctica que se mantiene oculta, ignorada o silenciada por quienes la sufren por temor a perder el trabajo o por no encontrar mecanismos que ayuden a proteger su identidad. El programa busca generar una cultura orientada a prevenir, corregir y sancionar el acoso laboral y otros hostigamientos en el marco de las relaciones de trabajo, a la vez que divulgar el Acuerdo 4437 del 9 de Enero de 2008, mediante el cual la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura adoptó medidas preventivas y correctivas del acoso laboral, y estableció el procedimiento conciliatorio interno en la Rama Judicial.

1.4.6 Subprograma sobre Ética Judicial Objetivo: Fortalecer a partir del análisis y la identificación de principios, las competencias y habilidades de los y las servidoras para aplicar los principios éticos que deben orientar la función judicial.

2. FORMACIÓN ESPECIALIZADA 2.1 Subprograma de Formación Judicial Especializada sobre Sistema Acusatorio Penal Objetivo: El programa que de manera intensiva se desarrolló desde el año 2004 para la implementación del sistema y que se mantiene para efectos del ingreso de nuevos servidores (as) y el fortalecimiento de las competencias en quienes forman parte del mismo, pretende afianzar el proceso de transformación cultural que permita el debida desarrollo del Sistema Acusatorio Penal y el mejoramiento de los conocimientos, habilidades y competencias necesarias para aplicar el mismo. El programa de formación tiene como objetivo que los servidores(as) judiciales, de acuerdo con los principios constitucionales y legales que orientan el Sistema Acusatorio Penal colombiano, adquieran una competencia técnica profesional de alto nivel en la conducción de la gestión procesal, la comprensión de los problemas jurídicos, la interpretación del texto jurídico y la lógica del razonamiento para la solución de los asuntos penales, para garantizar la seguridad jurídica de las partes que intervienen en las actuaciones penales y la oportunidad de las decisiones en escenarios orales.

2.2 Subprograma de Formación Judicial Especializada sobre Sistema de Responsabilidad Penal de Adolescentes Objetivo: La Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura adoptó un programa de formación que tiene como objetivo apoyar a los servidores(as) judiciales en la implementación del Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes introducido por la Ley 1098 de 2006 - Ley de la Infancia y la Adolescencia, partiendo de principios constitucionales e internacionales para la protección de los niños, niñas y adolescentes, para la aplicación de este régimen penal especial que tiene una perspectiva sicopedagógica para la imposición de sanciones al adolescente infractor, con la aplicación de algunos de los principios y normas que regulan el régimen para adultos propios del Sistema Acusatorio Penal. Por tal razón, los funcionarios(as) incorporados en este Sistema, deben desarrollar competencias técnicas profesionales para la conducción del proceso en el cual el tratamiento del adolescente exige un cumplimiento estricto de sus derechos; la comprensión de los problemas jurídicos que surgen de la aplicabilidad de la Ley; la interpretación de los textos jurídicos que regulan la condición especial del adolescente así como el procedimiento penal; análisis y valoración de las pruebas y fundamentación de las decisiones judiciales, garantizando la protección especial de los niños, niñas y adolescentes, desde un punto de vista constitucional y respetando las normas internacionales que hacen parte del bloque de constitucionalidad en la materia. La nueva Ley de Infancia y la Adolescencia establece la necesidad de dar cumplimiento al principio constitucional de la prevalencia de los derechos de los niños, niñas y adolescentes y propone mecanismos de coordinación interinstitucionales para ser más eficiente y efectiva la inversión pública en esta población. En este contexto, se impone la necesidad de que el operador judicial no sólo conozca de manera clara los principios que orientan el sistema de responsabilidad penal de adolescentes, sino el procedimiento penal para tener la capacidad de equilibrar e interpretar el contenido sustancial y procesal de uno y otro régimen, sin dejar de lado el interés superior del menor y con base en una hermenéutica constitucional que permita no solo aplicar correctamente el procedimiento y la ley, sino que sea el escenario de reconocimiento y protección iusfundamental del niño y adolescente.

2.3 Subprograma de Formación Judicial Especializada sobre Oralidad en el Régimen del Trabajo y de la Seguridad Social Objetivo: El programa que de manera intensiva se desarrolla desde el año 2008 y se extiende hasta el 2010, pretende desarrollar el proceso de transformación cultural dada la reciente reforma al Código de Procedimiento Laboral y de la Seguridad Social para hacer efectiva la oralidad4 en sus actuaciones, adelantando un proceso de formación de los magistrados(as) y jueces (zas) a quienes compete su aplicación, así como de los empleados(as) con funciones jurídicas en el área correspondiente.

4

Ley 1149 de 2007, mediante la cual se reforma el Código Procesal del Trabajo y de la Seguridad Social para hacer efectivo el Principio de Oralidad en sus procesos.

El programa de formación tiene como objetivo que los servidores(as) judiciales, de acuerdo con los principios constitucionales y legales del Sistema Laboral y de la Seguridad Social Colombiana, adquieran una competencia técnica profesional de alto nivel en la conducción de la gestión procesal, la comprensión de los problemas jurídicos, la interpretación del texto jurídico y la lógica del razonamiento para la solución de los asuntos laborales, para garantizar la seguridad jurídica de las partes que intervienen en el proceso y la oportunidad de las decisiones en escenarios orales.

2.4. Subprograma de Formación Judicial Especializada sobre Oralidad en el Régimen Civil, Agrario y de Familia Objetivo: Se pretende apoyar el proceso de impulso y promoción de la oralidad en los procesos de Familia, Civiles y Agrarios, como parte del Plan de Acción que la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura desarrolla en coordinación con la Comisión Intersectorial creada al efecto, en el cual se promoverá el cambio de cultura y el fortalecimiento de los fundamentos conceptuales, las competencias y habilidades en la práctica judicial de los servidores(as) vinculados(as) a estos despachos, para que, conforme a la legislación legal, se practique la oralidad como instrumento de mejoramiento de la eficiencia, oportunidad, la transparencia y la publicidad de las decisiones judiciales.

2.5 Subprograma de Formación Judicial Especializada para el área Contencioso Administrativa Objetivo: Con este programa de formación se busca apoyar el proceso de implementación de la reforma de la Ley 270 de 1996, en el sentido de implementar la oralidad en las diferentes jurisdicciones y especialidades, mediante la formación profesional y científica para el adecuado desempeño de la función judicial de los magistrados(as), jueces(zas) y empleados(as) que se vincularon a estos despachos y a los centros de servicios que les prestan apoyo, mediante una formación especializada comprenden el análisis de las principales situaciones problemáticas procesales y sustantivas en las áreas de competencia de los nuevos juzgados y la construcción de líneas jurisprudenciales.

2.6 Subprograma de Formación Judicial Especializada sobre Pequeñas Causas Objetivo: El programa de formación tuvo como objetivo que los servidores(as) judiciales con funciones en pequeñas causas desarrollaran competencias técnicas profesionales de alto nivel en la conducción de la gestión procesal requerida para la aplicación de la Ley 1153 de 2007, en armonía con los principios constitucionales y los derechos fundamentales; la comprensión de los problemas jurídicos, la interpretación del texto jurídico y la lógica del razonamiento para la solución de las contravenciones penales con gran impacto social, con un índice ocurrencia frecuente, para las cuales se ha pretendido diseñar un procedimiento expedito, sencillo y oral que garantice a la víctima el acceso a la justicia, respetando el debido proceso del contraventor, la seguridad jurídica de las partes que intervienen en el proceso con decisiones judiciales oportunas.

Si bien la Corte Constitucional dejó sin efectos la mencionada ley, se encuentra en curso un nuevo proyecto en cuya formulación fueron tenidos en cuenta los aportes de los formadores (as) de la Escuela Judicial.

2.7 Subprograma de Formación Judicial Especializada sobre Ejecución de Penas y Medidas de Seguridad Objetivo: El Plan de Formación para Jueces de Ejecución de Penas y Medidas de Seguridad tiene como objetivo general profundizar en el análisis de la sanción penal y las medidas de seguridad del Código Penal desde una perspectiva de derechos humanos, en armonía con la Constitución Política de Colombia y la Ley 906 de 2004; a partir de problemas jurídicos de aplicabilidad y de seguimiento de la pena. Adicionalmente, el análisis de los principios que orientan la finalidad de la pena, la justificación de la facultad punitiva del Estado, los factores que inciden en el momento de dosificar la pena, a partir del estudio de casos con apoyo en el desarrollo doctrinal y jurisprudencial que contribuya al fortalecimiento de las competencias profesionales y técnicas para la gestión de estos despachos judiciales.

2.8 Subprograma de Formación Judicial Especializada sobre Justicia Penal Especializada Objetivo: Con el Subprograma de Formación Especializada sobre Justicia Penal Especializada se tiene como propósito profundizar en núcleos temáticos identificados como prioritarios para la formación de los Jueces y Juezas Penales del Circuito Especializados en relación con los asuntos de su competencia determinados de manera particular por la complejidad de los delitos que son de su conocimiento, los cuales plantean para el servidor(a) judicial un alto nivel de exigencia en cuanto a comprensión y análisis de problemas jurídicos; interpretación de constitucional y legal en armonía con el bloque de constitucionalidad, el Derecho Internacional Humanitario, los Derechos Fundamentales; comprensión y análisis de la política criminal del Estado; el análisis y valoración de pruebas; la argumentación judicial y dirección de las audiencias, orientado por el Sistema Acusatorio Penal en cuanto a la oralidad y al procedimiento establecido dentro de este Sistema.

2.9 Subprograma de Formación Judicial Especializada sobre Régimen Disciplinario Objetivo: Con el programa se pretende fortalecer las competencias de los magistrados (as) y empleado (as) de la jurisdicción en orden a la aplicación del régimen disciplinario tanto para los magistrados (as), jueces (zas) y fiscales como de abogados (as), en este último caso, con ocasión de la entrada en vigor de la Ley 1123 de 2007, que introdujo en nuevo Régimen Disciplinario del Abogado, el cual requiere el análisis, desde la perspectiva de la práctica judicial, de los cambios sustanciales en el sistema judicial, en aspectos cruciales como la oralidad, el manejo de audiencias y los cambios normativos de orden sustancial y de orden procesal. El programa pretende también contribuir a la reflexión sobre la implementación de la oralidad en los procesos disciplinarios y al ajuste de la correspondiente legislación.

2.10 Subprograma de Formación Judicial Especializada sobre Administración de la Rama Judicial Objetivo: Apoyar la gestión de administración de la Rama Judicial mediante el fortalecimiento de los conocimientos, las habilidades y las aptitudes de los(as) magistrados(as) y empleados(as) vinculados al Consejo Superior de la Judicatura y sus Consejos Seccionales y las Direcciones Nacional y Seccionales de Administración Judicial con el propósito de mejorar la práctica judicial y con ello, el acceso a la administración de justicia y la calidad de las decisiones judiciales.

2.11 Subprograma de Formación Judicial Especializada sobre Auditoría Interna Objetivo: Apoyar la gestión de administración de la Rama Judicial mediante el fortalecimiento de los conocimientos, las habilidades y las aptitudes de los servidores(as) de la Rama Judicial, orientada a que los mecanismos de obtención, aplicación y control de los recursos públicos se tornen más transparentes y estén en función de los objetivos y políticas definidas, procurando que la gestión se base en los principios de eficacia, eficiencia y economía. De otra parte, el fortalecimiento de las destrezas requeridas de los auditores(as) internos, con el fin de evaluar el grado de implementación de los procesos del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura.

3. ACTUALIZACIÓN JUDICIAL Este programa tiene por objeto brindar información ágil sobre las novedades legislativas, jurisprudenciales o doctrinarias, así como fomentar el intercambio con otros sistemas jurídicos y judiciales. Se desarrolla en tres planos principales: jornadas académicas en temas específicos, financiación total o parcial de becas para la asistencia a seminarios y congresos nacionales e internacionales y la realización de los encuentros de las jurisdicciones como espacios para el conocimiento y aplicación de la jurisprudencia nacional. Así mismo, a través de la cooperación y alianzas con instituciones y organismos nacionales e internacionales se busca el fortalecimiento de los procesos de formación de los administradores(as) de justicia y los servidores(as) que les prestan apoyo. Las temáticas se caracterizan por un alto grado de flexibilidad que les permite evolucionar rápidamente de tal manera que, a partir de la evaluación y priorización permanentes, la programación se ajuste anualmente en función de las necesidades de la Rama Judicial:

3.1 Encuentros de las Jurisdicciones • •

Encuentro de la Jurisdicción Ordinaria Encuentro de la Corte Constitucional

• • •

Encuentro de la Jurisdicción Contencioso Administrativa Encuentro Nacional del Consejo Superior Judicatura Encuentro de las Altas Cortes sobre Perspectiva de Género en la Administración de Justicia

3.2 Encuentros de Tribunales y Juzgados 3.3. Becas e inscripciones Objetivo: Contribuir a la actualización de los funcionarios(as) judiciales en temas de actualidad de gran trascendencia para la Administración de Justicia, conforme a lo previsto en el Acuerdo 800 de 2000, de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura: “Propiciar la participación de los funcionarios(as) y empleados(as) de la Rama Judicial en los eventos académicos realizados por instituciones reconocidas por el Estado y cuyas intensidades, contenidos, metodologías, docentes y materiales, acrediten el mejoramiento de su desempeño”.

3.4. Cooperación y Alianzas Nacionales e Internacionales Objetivo: Potenciar en escenarios comparados internos y externos el intercambio del alto nivel académico de ideas, conocimientos y experiencias en temas relacionados con el ejercicio de la función jurisdiccional. El desarrollo de escenarios internacionales como la Red Iberoamericana de Escuelas Judiciales – RIAEJ, ha permitido fortalecer programas como el “Aula Iberoamericana” que permiten a los magistrados (as) y jueces (zas) de Colombia acceder a espacios de intercambio en los cuales a la vez que acceden al conocimiento de los avances judiciales de los países de América del norte, centro y sur y de la península ibérica que integran la red, dan a conocer las experiencias jurídicas y judiciales de nuestro país. Así mismo, propiciar espacios interinstitucionales e intersectoriales para compartir experiencias y conocimientos a través de conversatorios y diversos eventos académicos. • •

Red Iberoamericana de Escuelas Judiciales RIAEJ. Alianzas nacionales e internacionales.

III. DESARROLLO CURRICULAR Y DOCENTE - Ley 270 de 1996, arts 177 El proceso formativo en la Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla” implica un aprendizaje activo diseñado y aplicado desde la práctica judicial para mejorar la organización; es decir, a partir de la observación directa del problema, de la propia realidad, de los hechos que impiden el avance de la organización y la distancian de su misión y de sus usuarios; que invita a compartir y generalizar las experiencias y aprendizajes obtenidos, sin excepción, por todos los servidores(as)judiciales a partir de una dinámica de

reflexión, investigación, evaluación, propuesta de acciones de cambio y ejecución oportuna, e integración de sus conocimientos y experiencia para organizar equipos de estudio, compartir con sus colegas, debatir constructivamente los hallazgos y aplicar lo aprendido a su labor. A la vez, en el contexto andragógico de esta formación, se dota de significado el mismo decurso del aprendizaje centrándose en procesos de aprendizaje social como eje de una estrategia orientada hacia la construcción de condiciones que contribuyan a la transformación de las organizaciones, su entorno institucional y a propiciar procesos de aprendizaje social que pueden involucrar cambios en los valores y las actitudes que caracterizan la sociedad, o conllevar acciones orientadas a desarrollar una capacidad para controlar conflictos y para lograr mayores niveles de convivencia. La coordinación del diseño, ejecución y evaluación de los programas de la Escuela sólo es posible con el apoyo de los Comités y Grupos Seccionales de Apoyo ya que los programas tienen cobertura nacional y se imparten en diferentes sedes de todo el país: • Diseño Curricular. • Ampliación y actualización de la Red de Formadores(as) Judiciales. • Organización y funcionamiento de los Comités Académicos de Necesidades, de Planificación y de Docencia y Autoevaluación Zonales y Nacional. • Funcionamiento de los Grupos Seccionales de Apoyo. • Sistema de Evaluación Académica. Plan Sectorial de Desarrollo 2007-11. Objetivo No.3: Calidad, Estrategia 3.2, Programa 3.2.2.

IV. DIFUSIÓN DE PROGRAMAS ACADÉMICOS Como parte de los programas y subprogramas académicos la Escuela Judicial elabora los materiales académicos necesarios para su desarrollo, entre los cuales se destacan los módulos de aprendizaje autodirigidos que invitan al discente a discutir, conocer, investigar y profundizar en los temas propuestos, para lo cual se apoya en jurisprudencia, normas legales, comentarios doctrinales y su aplicación en el estudio de casos. Estos documentos se elaboran y distribuyen previamente como documentos de trabajo que apoyan de manera dinámica los procesos individual y colectivo de aprendizaje, cuentan con la asesoría de consultores(as) externos(as) y la participación de los magistrados(as) y jueces(zas), quienes guiados por expertos(as) garantizan la mayor calidad científica a partir de sus conocimientos y experiencia en distintos ámbitos de la aplicación tanto del derecho como de las ciencias complementarias. Adicionalmente, se requiere del apoyo en modernas tecnologías educativas, entre otras: • • •

Publicaciones Teleconferencias, videoconferencias y foros virtuales Campus virtual, aula virtual y registro académico

Plan Sectorial de Desarrollo 2007-11. Objetivo No.3: Calidad, Estrategia 3.2, Programa 3.2.2. Grupos Seccionales de Apoyo Los Grupos Seccionales de Apoyo, creados por el Acuerdo 800 de 2000, se constituyen a nivel nacional, en cada Distrito Judicial, como entes operativos y ejecutores con el fin de garantizar la calidad, eficiencia y pertinencia de las actividades académicas dirigidas o auspiciadas por la Escuela Judicial, se establecen por lo tanto como soporte de la formación y capacitación que, a nivel regional, corresponde desarrollar a la Escuela Judicial.3 Están conformados por: 1.

El Presidente de la Sala Administrativa del Consejo Seccional de la Judicatura, quien lo presidirá.

2.

El Director Ejecutivo Seccional de Administración Judicial, quien ejercerá como secretario del mismo.

3.

El Presidente del Tribunal Superior o un magistrado de la corporación delegado al efecto.

4.

El Presidente del Tribunal Contencioso Administrativo o un magistrado de la corporación delegado al efecto.

5.

El Presidente de la Sala Disciplinaria del Consejo Seccional de la Judicatura o un magistrado de la Sala delegado al efecto.

Funciones: De conformidad con el artículo 17 del Acuerdo 800 de 2000, corresponde a los Grupos Seccionales de Apoyo bajo la orientación y coordinación de la Dirección de la Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla”, el cumplimiento de las siguientes funciones: 1.

Coordinar, conjuntamente con la Dirección de la Escuela, la ejecución de los planes y programas dispuestos para ser desarrollados en el correspondiente Distrito.

2.

Apoyar los procesos de convocatoria a las diferentes actividades que se programen en el Distrito.

3.

Proponer los funcionarios y empleados que deban participar en la actividad académica, de conformidad con los siguientes criterios de selección: __________________________

1 2

Art.177 ley 270 de 1996 Acuerdo 800 de 2000

3.1 Interés en participar 3.2 Especialidad según tema del curso a realizarse. 3.3 Tener en cuenta la participación en eventos anteriores frente a la inasistencia injustificada o que no haya sido invitado por esta Escuela. 3.4 Antigüedad en la Rama Judicial 3.5 Vinculación a carrera. 4. Coordinar la prestación de los apoyos logísticos que demanden las actividades de formación y capacitación en su Distrito, tales como determinación de sitios, aulas, ayudas audiovisuales, transporte de docentes, reproducción de materiales, cumplimiento y manejo del tiempo del conferencista, buena utilización de los recursos de la Escuela Judicial, velar por el cumplimiento de los servicios contratados con el hotel. 5.

Sugerir y proponer a los Comités de Necesidades, de Planificación, y de Docencia y Autoevaluación, de acuerdo con el reglamento académico de la Escuela, los perfiles de los docentes, al igual que las necesidades y temáticas más sentidas en materia de formación y capacitación detectadas en su correspondiente Distrito.

6.

Apoyar a la Dirección en el debido control de asistencia a los eventos, y en la aplicación de los mecanismos e indicadores para la evaluación y seguimiento de los resultados de los mismos, de conformidad con las directrices señaladas por la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura.

7.

Colaborar con los Comités de necesidades en la elaboración del Plan Anual de Formación y Capacitación de la Rama Judicial.

8.

Las demás que dentro del ámbito de su competencia, le sean asignadas por la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura.

Finalmente, vale la pena recordar la norma que reglamenta el Curso de Formación Judicial Inicial como parte de esta Unidad, así: La ley 270 en el artículo 160, señala: ARTÍCULO 160.-. REQUISITOS ESPECIALES PARA OCUPAR CARGOS EN LA CARRERA JUDICIAL. Para el ejercicio de cargos de carrera en la Rama Judicial se requiere, además de los requisitos exigidos en disposiciones generales, haber superado satisfactoriamente el proceso de selección y aprobado las evaluaciones previstas por la ley y realizadas de conformidad con los reglamentos que para tal efecto expida la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura ______________________ 3

Acuerdo 964 de 2000

El acceso por primera vez a cualquier cargo de funcionario de carrera requerirá de la previa aprobación del curso de formación judicial en los términos que señala la presente ley. (Subraya fuera de texto).

PARÁGRAFO. Los funcionarios de carrera que acrediten haber realizado el curso de formación judicial, no están obligados a repetirlo para obtener eventuales ascensos y, en este caso, se tomarán las respectivas calificaciones de servicio como factor sustitutivo de evaluación Así mismo el artículo 168 ibídem reza: “ARTÍCULO 168. CURSO DE FORMACIÓN JUDICIAL. El curso tiene por objeto formar profesional y científicamente al aspirante para el adecuado desempeño de la función judicial. Puede realizarse como parte del proceso de selección, caso en el cual revestirá, con efecto eliminatorio, la modalidad de curso-concurso, o contemplarse como requisito previo para el ingreso a la función judicial. …”. En cumplimiento de este mandato, el Consejo Superior de la Judicatura ha incluido en las convocatorias a los concursos de méritos por el sistema de carrera judicial el curso de formación judicial Inicial, como parte del proceso de selección de todos los magistrados(as) de tribunales y consejos seccionales, de los jueces(zas) y de los empleados(as) de las Altas Cortes en la modalidad de curso-concurso, como el que actualmente se está desarrollando en varias sedes a nivel Nacional para un número de 1675 participantes.

UNIDAD II Mecanismo de Vigilancia Judicial Administrativa 2.1. Marco Legal Constitución Política de Colombia: ARTÍCULO 125. Los empleos en los órganos y entidades del Estado son de carrera. Se exceptúan los de elección popular, los de libre nombramiento y remoción, los de trabajadores oficiales y los demás que determine la ley. Los funcionarios, cuyo sistema de nombramiento no haya sido determinado por la Constitución o la ley, serán nombrados por concurso público. El ingreso a los cargos de carrera y el ascenso en los mismos, se harán previo cumplimiento de los requisitos y condiciones que fije la ley para determinar los méritos y calidades de los aspirantes. El retiro se hará: por calificación no satisfactoria en el desempeño del empleo; por violación del régimen disciplinario y por las demás causales previstas en la Constitución o la ley… ARTÍCULO 228. La Administración de Justicia es función pública. Sus decisiones son independientes. Las actuaciones serán públicas y permanentes con las excepciones que establezca la ley y en ellas prevalecerá el derecho sustancial. Los términos procesales se observarán con diligencia y su incumplimiento será sancionado. Su funcionamiento será desconcentrado y autónomo. ARTÍCULO 257. Con sujeción a la ley, el Consejo Superior de la Judicatura cumplirá las siguientes funciones (…) 3. Dictar los reglamentos necesarios para el eficaz funcionamiento de la administración de justicia, los relacionados con la organización y funciones internas asignadas a los distintos cargos y la regulación de los trámites judiciales y administrativos que se adelanten en los despachos judiciales, en los aspectos no previstos por el legislador.

Ley 270 de 1996 ARTÍCULO 101. FUNCIONES DE LA SALAS ADMINISTRATIVAS DE LOS CONSEJOS SECCIONALES. Las Salas Administrativas de los Consejos Seccionales de la Judicatura tendrán las siguientes funciones:

(…) 6. Ejercer la vigilancia judicial para que la justicia se administre oportuna y eficazmente, y cuidar del normal desempeño de las labores de funcionarios y empleados de esta Rama. Este artículo fue reglamentado por la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura mediante Acuerdo 088 de 1997 (ver anexos).

2.2. Fundamentos La Vigilancia Judicial es un mecanismo permanente, de carácter meramente administrativo, establecido por la ley para asegurar que las labores de los funcionarios y empleados de la Rama Judicial se desarrollen de manera oportuna y eficaz. Y es que la eficiencia y la eficacia no es otra cosa que iimpartir pronta y cumplida justicia con base en la optimización del uso de los recursos físicos, financieros y el desempeño del talento humano en el ejercicio de la función judicial, promoviendo un mayor rendimiento y racionalización de los procedimientos judiciales y de la oferta de justicia, como así se define en el Sistema Integrado de Gestión de Calidad. Así mismo, estos principios de eficacia y eficiencia se encuentran definidos en el Plan Sectorial de Desarrollo 2007-2010, como objetivo No.2, en donde además de lo anterior, se hace referencia a la celeridad que se le debe imprimir a las actuaciones promoviendo un aumento de los casos despachados, una reducción de los niveles de atraso, y el efectivo cumplimiento de las decisiones judiciales mediante la adecuación y simplificación de los procedimientos judiciales. Veamos ahora, cuál es el manejo que la ley y la Jurisprudencia le dan al cumplimiento de los términos procesales y a la mora judicial. Ley 446/98 De la descongestión en la Justicia y de los Despachos Judiciales Art. 17 Términos Procesales. El Consejo Superior de la Judicatura y los Consejos Seccionales de la Judicatura a través de sus Salas Administrativas, vigilarán el cumplimiento de los términos procesales. Las Salas Jurisdicciones Disciplinarias de dichos organismos investigarán y sancionarán su incumplimiento de acuerdo con el régimen disciplinario correspondiente. Por las secretarías se dará estricto cumplimiento al último inciso del artículo 124 del Código de Procedimiento civil, con las sanciones pertinentes en caso de omisión. La suspensión de términos no autorizada por la Ley es causal de mala conducta. Sobre el tema, a continuación se transcribirán algunos apartes de fallos pronunciados por la Honorable Corte Constitucional así:

Sentencia T-030/05: (…) Así, el derecho al acceso a la administración de justicia no puede interpretarse como algo desligado del tiempo en que deben ser adoptadas las decisiones judiciales durante las diferentes etapas del proceso por parte de los funcionarios, sino que ha de ser comprendido en el sentido de que se garantice dentro de los plazos fijados en la ley. Una interpretación en sentido contrario implicaría que cada uno de los magistrados, jueces y fiscales podrían, a su leal saber y entender, proferir en cualquier tiempo las providencias judiciales, lo cual desconoce lo ordenado en el artículo 123 de la Carta Política en cuanto dispone que los servidores públicos, y dentro de esta categoría los funcionarios judiciales,5 deben ejercer sus funciones en la forma prevista por la Constitución, la ley o el reglamento. Como se ve existe una estrecha relación entre el acceso a la administración de justicia y el derecho a un debido proceso sin dilaciones injustificadas no obstante, no puede perderse de vista que el contenido esencial de este último difiere del de aquél, puesto que éste se refiere no a la posibilidad de acceso a la jurisdicción ni a la obtención práctica de una respuesta jurídica a las pretensiones formuladas, sino a una razonable dimensión temporal del procedimiento necesario para resolver y ejecutar lo resuelto. Esta razonabilidad es establecida, en principio, por el legislador al expedir las normas que regulan los plazos para el desarrollo de los diferentes procesos y la adopción de las decisiones dentro de los mismos. El Constituyente coherente con el reconocimiento que hizo de estas garantías estableció el siguiente mandato: “Los términos procesales se observaran con diligencia y su incumplimiento será sancionado” del cual se infiere, tal y como lo ha precisado esta Corporación desde sus primeras providencias, que “la Constitución Política de 1991 está inspirada, entre otros muchos, en el propósito definido de erradicar la indeseable costumbre, extendida entre los jueces pero también entre otros funcionarios públicos, de incumplir los términos procesales acarreando a los destinatarios de la administración de justicia toda suerte de perjuicios en el ejercicio de sus más elementales derechos.”6 De esta manera, la garantía efectiva de derecho a un debido proceso sin dilaciones indebidas, implica, en principio, la diligente observancia de los términos procesales, sin perjuicio de las sanciones que se generen por su incumplimiento, lo cual permite afirmar que en la Carta de 1991 se ha constitucionalizado el derecho a los plazos procesalmente previstos normativamente.

5 6

Cfr. Ley 270 de 1996, artículo 125. Corte Constitucional. Sentencia T-431 de 1992. M.P. José Gregorio Hernández Galindo.

Dichos términos son fijados por el legislador en los distintos ordenamientos procesales que al ser normas de orden público imponen a los funcionarios judiciales y demás personas que administran justicia de adoptar todas las medidas pertinentes para lograr su cumplimiento. En este sentido la Corte ha precisado7 que es “indispensable que el juez propugne la vigencia del principio de la seguridad jurídica, es decir, que asuma el compromiso de resolver en forma diligente y oportuna los conflictos a él sometidos dentro de los plazos que define el legislador. Por ello, esta Corporación ha calificado, como parte integrante del derecho al debido proceso, el “derecho fundamental de las personas a tener un proceso ágil y sin retrasos indebidos8”. Sentencia T 546 de 1995: (…) 1. Los términos procesales y el debido proceso. Los términos procesales constituyen en general el momento o la oportunidad que la ley, o el juez, a falta de señalamiento legal, establecen para la ejecución de las etapas o actividades que deben cumplirse dentro del proceso por aquél, las partes, los terceros intervinientes y los auxiliares de la justicia. La actividad procesal está planeada para cumplirse en momentos determinados y preclusivos con el fin de asegurar su continuidad ordenada, al punto que un acto no resulta posible si no se ha superado la oportunidad en que debe ejecutarse otro anterior, y así sucesivamente, pero una vez clausurada cada etapa se sigue inexorablemente la siguiente, aunque se hayan omitido las actividades señaladas para esa ocasión. Desde este punto de vista, el proceso es un sistema de ordenación del tiempo dentro del cual los diferentes sujetos procesales deben cumplir las actividades requeridas por la ley, las cuales constituyen actos preparatorios para la resolución de las pretensiones de las partes, a través de la sentencia. Como lo anota el tratadista Jaime Guasp, los términos hacen parte del sistema de ordenación del proceso, o sea, "de aquel conjunto de actividades procesales de desarrollo que se proponen, no tanto aportar al juez los instrumentos específicos que éste necesita para el fallo, cuanto gobernar, esto es, preparar, disponer y conservar aquella aportación: ordena, y de ahí su nombre, más que instruye el fondo del proceso". Igualmente hay que considerar que la oportuna observancia de los términos judiciales, en cuanto garantiza la celeridad, la eficacia y la eficiencia de la administración de justicia, y hace operante y materializa el acceso a la 7 8

Corte Constitucional. C-037 de 1996 M.P. Vladimiro Naranjo Mesa. Corte Constitucional. Sentencia No. T-006/92, citada.

justicia, al hacer efectivo el derecho a obtener la pronta resolución judicial, se integra al núcleo esencial del derecho al debido proceso. En la sentencia C-416/94, señaló la Corte sobre el particular: "El proceso es una institución de satisfacción de pretensiones esencialmente dinámica; en tal virtud, el proceso se proyecta y desenvuelve en el tiempo, a través de la sucesión de una serie de actos o de etapas dirigidas a una finalidad, cual es la constatación de una situación jurídica en un caso concreto mediante una sentencia. El proceso se encuentra regido, entre otros, por los principios de celeridad y eficacia los cuales buscan que los trámites procesales se desarrollen con sujeción a los precisos términos señalados en la ley procesal y que el proceso concluya dentro del menor término posible y logre su finalidad, a través del pronunciamiento de la correspondiente sentencia". "El impulso de la actuación procesal está diseñado en relación con el tiempo, que es factor esencial para su celeridad y eficacia, entendida esta última en función del logro del objetivo del proceso". "En función del tiempo no sólo se crean y modifican los derechos procesales concretos, sino que también se los extingue, por lo cual se hace necesario que la ley procesal establezca unos plazos o términos, con el fin de que el proceso se realice dentro de una secuencia lógica ordenada y con la oportunidad y celeridad que de conformidad con los artículos 29 y 228 de la Constitución Política demanda el ejercicio de la función de administrar justicia. Aunque es de anotar, que los principios de eficacia y celeridad que informan el proceso judicial y que se infieren de los preceptos aludidos, igualmente tienen su fundamento en el artículo 209 de la Carta Política, pues los postulados rectores de la función administrativa también tienen operancia en el desarrollo de la función jurisdiccional, como manifestaciones que son del poder del Estado". (....) "La consagración de los términos judiciales por el legislador y la perentoria exigencia de su cumplimiento, tienen intima relación con el núcleo esencial del derecho al acceso a la justicia y al debido proceso, pues la indeterminación de los términos para adelantar las actuaciones procesales o el incumplimiento de estos por las autoridades judiciales, puede configurar una denegación de justicia o una dilación indebida e injustificada del proceso, ambas proscritas por el Constituyente". 2. La mora judicial y el derecho al debido proceso. Una de las fallas más comunes y de mayores efectos nocivos en la administración de justicia es, precisamente, la mora en el trámite de los procesos y en la adopción de las decisiones judiciales, la cual en su mayor parte es imputable a los jueces. Por supuesto que en esta situación inciden factores de distinto orden, algunos de los cuales justifican a veces las

falencias judiciales, pero frecuentemente responden más bien al desinterés del juez y de sus colaboradores, desconociendo el hecho de que en el proceso el tiempo no es oro sino justicia, como lo señaló sentenciosamente Eduardo J. Couture. La mora judicial no sólo lesiona gravemente los intereses de las partes, en cuanto conlleva pérdida de tiempo, de dinero y las afecta sicológicamente, en cuanto prolonga innecesariamente y mas allá de lo razonable la concreción de las aspiraciones, y los temores y angustias que se derivan del trámite de un proceso judicial, sino que las coloca en una situación de frustración y de desamparo, generadora de duda en cuanto a la eficacia de las instituciones del Estado para la solución pacífica de los conflictos, al no obtener la justicia pronta y oportuna que demanda. La mora injustificada afecta de modo sensible el derecho de acceso a la administración de justicia, porque éste se desconoce cuando el proceso no culmina dentro de los términos razonables que la ley procesal ha establecido, pues una justicia tardía, es ni más ni menos, la negación de la propia justicia. Debido a que históricamente ha sido recurrente el fenómeno de la mora judicial y tan perniciosos sus efectos en nuestro medio, el Constituyente instituyó un mecanismo de reacción al optar por la norma, según la cual, "los términos procesales se observarán con diligencia y su incumplimiento será sancionado" (Art. 228). Sobre esta problemática se ha pronunciado en repetidas oportunidades esta Corporación y reiteradamente ha sostenido que la mora judicial constituye una conducta violatoria del derecho al debido proceso. Así lo señaló en sentencia del 27 de Agosto de 1993, cuando expresó: "Las dilaciones injustificadas y el desconocimiento de términos establecidos para llevar a cabo actuaciones procesales que corresponde legalmente surtirlas al juez como conductor del proceso, constituyen violaciones flagrantes del derecho al debido proceso. Los derechos a que se resuelvan los recursos interpuestos, a que lo que se decida en una providencia se haga conforme a las normas procesales, y a que no se incurra en omisiones o dilaciones injustificadas en las actuaciones que corresponden al juez como autoridad pública, hacen parte integral y fundamental del derecho al debido proceso y al acceso efectivo a la administración de justicia" Y en cuanto al tema de la justificación de la mora judicial, la Corte también se ha pronunciado señalando que ésta sólo es legítima frente a la presencia de situaciones procesales, sobrevinientes e insuperables, no obstante una actuación diligente y razonable. Dijo la Corte: "En armonía con lo establecido anteriormente, el artículo 228 de la Constitución Política determinó que los términos procesales deben

observarse con diligencia, a tal punto que su incumplimiento puede ser sancionado. Pero es cierto que, tanto las normas constitucionales como los preceptos legales consagran el derecho a un proceso público sin injustificadas dilaciones, se abre camino a la posibilidad de que se presenten acontecimientos específicos y por demás justificados que impidan al funcionario mantenerse bajo los términos procesales que le señala la ley. Tal conducta omisiva sólo puede ser aceptable en aquellos casos en los que el Estado, a través de sus funcionarios, actúa de manera diligente y razonable y no obstante enfrentado a eventos que le sobrepasan en el control de los términos a los que está sujeto, implicando no un quebrantamiento del núcleo esencial del derecho, sino más bien una prolongación del mismo, en procura precisamente de que se profiera una decisión acorde con la finalidad que exige el concienzudo conocimiento, análisis e imparcialidad de la administración de justicia. Reiterándose, claro está, de manera vehemente que estas excepcionales situaciones no pueden desdibujar el postulado general de pronta y recta administración de justicia, sino que, previa su comprobación, deben valorarse en su justo alcance". Como corolario de lo expresado se puede concluir, que la diligencia en el ejercicio de la actividad judicial es un postulado constitucional y su omisión sólo puede justificarse cuando median circunstancias de tal magnitud que, a pesar de la diligente y razonable actividad del juez, no son posibles de superar, de modo que a pesar de la actitud diligente y del deseo del juzgador los términos legales para impulsar el proceso y decidir en oportunidad se prolongan en el tiempo.

Sentencia T-1085 de 2006 3.2. La mora judicial compromete el derecho fundamental al debido proceso Esta Corte, con arreglo a la Carta y las normas internacionales9, ha sostenido que la mora judicial vulnera el derecho al debido proceso. Sostiene la jurisprudencia: “Una de las fallas más comunes y de mayores efectos nocivos en la administración de justicia es, precisamente, la mora en el trámite de los procesos y en la adopción de las decisiones judiciales, la cual en su 9

Artículos 29 y 228 de la Constitución Política, el artículo 11 de la Declaración Universal de Derechos Humanos, el artículo XXV de la Declaración Americana de los Derechos y Deberes del hombre, el artículo 10 del Pacto Internacional de Derechos Civiles y Políticos, y los artículos 7, 8, 9 de la Convención Americana,

mayor parte es imputable a los jueces. La mora judicial no sólo lesiona gravemente los intereses de las partes (...) afecta de modo sensible el derecho de acceso a la administración de justicia, porque éste se desconoce cuando el proceso no culmina dentro de los términos razonables que la ley procesal ha establecido, pues una justicia tardía, es ni más ni menos, la negación de la propia justicia. La mora judicial constituye una conducta violatoria del derecho al debido proceso.10”11 La mora judicial adquiere mayor connotación, cuando, además de las garantías constitucionales del debido proceso y del acceso a la justicia, compromete el derecho a la libertad personal, tal como sucede con el desconocimiento de los términos para decidir sobre la validez de la investigación y del juicio que culminaron imponiendo pena de prisión, que el afectado cumple efectivamente. Al respecto este Tribunal ha sostenido que “fue pues voluntad manifiesta del constituyente consagrar la celeridad como principio general de los procesos judiciales. Ahora una dilación por una causa imputable al Estado no podría justificar una demora en un proceso penal [pues] se deben aplicar las disposiciones sobre fijación de términos en desarrollo del principio de respeto a la dignidad de la persona, como límite a la actividad sancionadora del Estado”12. Establecida, entonces, la existencia de una solicitud de nulidad del proceso penal sin resolver, presentada por quien soporta pena privativa de la libertad por haber sido investigado y juzgado con vulneración de sus garantías constitucionales y, comprobado el vencimiento de los términos previamente establecidos para el efecto, el juez de tutela i) habrá de emitir la orden de que se adopte la decisión inmediatamente e ii) informar a las autoridades disciplinarias, para se investigue la conducta del señor Juez de Ejecución de Penas y Medidas de La Dorada, y se analicen sus atiendan sus planteamientos y justificaciones y se adopten los correctivos del caso

2.3. Procedimiento El Acuerdo 088 de 1997, establece como procedimiento para adelantar este mecanismo administrativo, el siguiente: 1. Recibido el escrito, el Presidente de la Sala hará el reparto dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes. El Magistrado a quien le corresponda, analizará la relevancia de los hechos expuestos y procederá a su verificación, bien sea mediante requerimiento de información detallada o practicando una visita especial al despacho judicial de que se trate; en este último evento y si las

10

Sentencia T-546 de 1995 M.P. Antonio Barrera Carbonell Sentencia C-036 de 1996 M.P. Vladimiro Naranjo Mesa. 12 Sentencia T-450 de 1993 M.P. Alejandro Martínez Caballero, reiterada en la sentencia T-668 de 1996 M.P. Hernando Herrera Vergara 11

circunstancias lo ameritan, revisará de oficio otros casos que deban ser objeto de la Vigilancia Judicial Administrativa, en los términos del presente Acuerdo. La labor de verificación podrá adelantarse por el Magistrado directamente o a través de sus auxiliares o de empleados de la Sala que él designe. Los resultados de la visita practicada se consignarán en un acta que se suscribirá por el funcionario o empleado visitador y por el titular del Des- pacho, así como por el empleado sobre el cual recaiga la observación, si fuere del caso. Si apareciere acreditada la existencia de una actuación u omisión contraria a la oportuna y eficaz administración de justicia en los términos del presente reglamento, ésta se pondrá en conocimiento del funcionario o empleado a quien se atribuye, mediante comunicación debidamente sustentada y suscrita por el Magistrado que conoce del asunto. El anterior trámite no podrá exceder del plazo improrrogable de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha del reparto. 2. A partir del recibo de la comunicación, el funcionario o empleado requerido tendrá un término, también improrrogable, de cinco (5) días hábiles para explicar, justificar o desvirtuar los hechos de que trata la misma, y para aducir las pruebas y consideraciones que estime pertinentes. 3. El Magistrado que conoce del asunto, evaluará las explicaciones del funcionario o empleado requerido, analizará las pruebas y decidirá si ha habido un desempeño contrario a la administración oportuna y eficaz de la Justicia en el preciso y específico proceso o actuación judicial de que se trate. Para el efecto se tendrá en cuenta que el hecho no obedezca a situaciones originadas en deficiencias operativas del despacho judicial, así como los factores reales e inmediatos de congestión no producidos por la acción u omisión del funcionario o empleado requerido, todo lo cual lo exime de los correctivos y anotaciones respectivas. La decisión se hará conocer del interesado, cuando lo hubiere, y del funcionario o empleado. Es importante señalar lo consagrado en el artículo tercero del citado Acuerdo en cuanto que este mecanismo puede ejercerse de oficio o a petición de quien aduzca interés legítimo y recaerá sobre acciones u omisiones específicas en procesos singularmente determinados. El impulso oficioso será producto del ejercicio de las funciones propias de las Salas Administrativas de los Consejos Seccionales de la Judicatura, principalmente como consecuencia de las visitas generales o especiales a los despachos judiciales. Cuando la actuación se promueva a solicitud de interesado, el memorial respectivo deberá contener una relación sucinta de los hechos que configuren la situación que se debe examinar, con indicación del despacho judicial donde se han producido y se acompañarán las pruebas que tenga quien lo sus-cribe. El escrito respectivo se recibirá en la Secretaría del Consejo Seccional - Sala Administrativa, o en la Oficina de Quejas y Reclamos de la Secretaría Ejecutiva de la

Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, la que previa radicación, lo remitirá a la autoridad correspondiente para lo de su cargo.

2.4. Impacto frente a la calificación de servicios del Juez, en la permanencia del cargo y en la concesión de estímulos y distinciones. El artículo octavo del Acuerdo 088 de 1997, establece como efectos de la aplicación de este mecanismo administrativo los siguientes: -

Toda actuación inoportuna e ineficaz del servidor público determinada en desarrollo de las diligencias de que trata este acuerdo, será tenida en cuenta por el respectivo evaluador para efectos de la calificación del factor eficiencia o rendimiento de que trata el Acuerdo No. 198 de 1.996 de esta Sala, así: por cada anotación un punto menos.

-

Así mismo, incidirá en el otorgamiento de los estímulos y distinciones contemplados en el artículo 155 de la Ley 270 de 1.996, y determinará la no aplicación del Acuerdo 106 de 1996.

-

Además de lo anterior, en caso de que las actuaciones u omisiones puedan ser constitutivas de una falta disciplinaria, el Magistrado o Magistrada, una vez finalizado el trámite de la Vigilancia Judicial, compulsará las copias pertinentes con destino a la autoridad competente, ya sea a la Sala Disciplinaria o la Fiscalía General de la Nación si se trata de una conducta objeto de reproche y sanción penal.

UNIDAD III Asistencia Legal y Cobro Coactivo 3.1. Marco Legal 1. Constitución Política 2. Código Contencioso Administrativo 3. Decreto 2304 de 1989 (modif. C.C.A.) 4. Código Penal 5. Código de Procedimiento Penal (Ley 600 de 2000 y Ley 906 de 2004) 6. Código Civil y legislación complementaria 7. Código de Procedimiento Civil y legislación complementaria 8. Ley 446 de 1998 9. Ley 954 de 2005 (modif. de la ley 446) 10. Estatuto de contratación estatal y legislación complementaria (Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 2474 de 2008, Decreto 4444 de 2008, Decreto 4828 de 2008) 11. Ley 270 de 1996 12. Ley 1285 de 2009 (modif. ley 270) 13. Ley 678 de 2001 (Acción de repetición) 14. Ley 734 de 2002 Código Disciplinario Único 15. Estatuto Tributario 16. Ley 1010 de 2006 17. Ley 1066 de 2006 18. Decreto 4473 de 2006 (reglamenta la ley 1066) 19. Acuerdo 3927 de 2007 (Adopta el reglamento interno para recaudo de cartera a favor del C.S.J.) 20. Resolución 1809 de 2007, proferida por la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial (Manual de Procedimiento de Cobro Coactivo)

3.2. Asistencia Legal 3.2.1 Alcance: El procedimiento para la Defensa Judicial tendrá alcance a nivel Nacional con todas las Seccionales de Administración Judicial del País.

3.2.2 Responsable: El responsable de cumplir con este objetivo es a nivel nacional la División de Procesos adscrita a la Unidad de Asistencia Legal de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, y, a nivel Seccional el Abogado de la Dirección Seccional.

3.2.3 Definiciones: Representar a la Entidad en las Demandas Contencioso Administrativas y Acciones Constitucionales contra Rama Judicial en ejercicio de las acciones de: Art. 84.- Acción de nulidad. Modificado. Decreto 2304 de 1989, Art. 14. Toda .persona podrá solicitar por sí, o por medio de representante, que se declare la .nulidad de los actos administrativos. Procederá no sólo cuando los actos administrativos infrinjan las normas en que deberían fundarse, sino también cuando hayan sido expedidos por funcionario u organismos incompetentes, o en forma irregular, o con desconocimiento del derecho de audiencias y defensa, o mediante falsa motivación, o con desviación de las atribuciones propias del funcionario o corporación que los profirió. También puede pedirse que se declare la nulidad de las circulares de servicio y de los actos de certificación y registro. Art. 85.- Acción de nulidad y restablecimiento del derecho. Modificado. Decreto 2304 de 1989, Art. 15. Toda persona que se crea lesionada en un derecho amparado en una norma jurídica, podrá pedir que se declare la nulidad del acto administrativo y se le restablezca en su derecho; también podrá solicitar que se le repare el daño. La misma acción tendrá quien pretenda que le modifiquen una obligación fiscal, o de otra clase, o la devolución de lo que pagó indebidamente. Art. 86.- Acción de reparación directa. Modificado. Decreto 2304 de 1989, Art. 16. Modificado. Ley 446 de 1998,.-. La persona interesada podrá demandar directamente la reparación del daño cuando la causa sea un hecho, una omisión, una operación administrativa o la ocupación temporal o permanente de inmueble por causa de trabajos públicos o por cualquiera otra causa. Las entidades públicas deberán promover la misma acción cuando resulten condenadas o hubieren conciliado por una actuación administrativa originada en culpa grave o dolo de un servidor o ex servidor público que no estuvo vinculado al proceso respectivo, o cuando resulten perjudicadas por la actuación de un particular o de otra entidad pública. Art. 87.- De las controversias contractuales. Modificado. Decreto 2304 de 1989, Art. 17. Modificado. Ley 446 de 1998, Art. 32.-. Cualquiera de las partes de un contrato estatal podrá pedir que se declare su existencia o su nulidad y que se hagan las declaraciones, condenas o restituciones consecuenciales, que se ordene su revisión, que se declare su incumplimiento y que se condene al responsable a indemnizar los perjuicios y que se hagan otras declaraciones y condenas. Art. 86.- Acción de Tutela. Toda persona tendrá acción de tutela para reclamar ante los jueces, en todo momento y lugar, mediante un procedimiento preferente y sumario, por sí misma o por quien actúe en su nombre, la protección inmediata de sus derechos constitucionales fundamentales, cuando quiera que estos resultaren vulnerados o amenazados por la acción o la omisión de cualquier autoridad pública.

La protección consistirá en una orden para que aquel respecto de quien se solicita tutela, actúe o se abstenga de hacerlo. El fallo, que será de inmediato cumplimiento, podrá impugnarse ante el juez competente y, en todo caso, éste lo remitirá a la Corte Constitucional para su eventual revisión. Esta acción sólo procederá cuando el afectado no disponga de otro medio de defensa judicial, salvo que aquella se utilice como mecanismo transitorio para evitar un perjuicio irremediable. En ningún caso podrán transcurrir más de diez días entre la solicitud de tutela y su resolución. La ley establecerá los casos en los que la acción de tutela procede contra particulares encargados de la prestación de un servicio público o cuya conducta afectare grave y directamente el interés colectivo, o respecto de quienes el solicitante se halle en estado de subordinación o indefensión. Art. 87.- Acción de Cumplimiento. Toda persona podrá acudir ante la autoridad judicial para hacer efectivo el cumplimiento de una ley o un acto administrativo. En caso de prosperar la acción, la sentencia ordenará a la autoridad renuente el cumplimiento del deber omitido. Art. 88.- Acciones Populares. La ley regulará las acciones populares para la protección de los derechos e intereses colectivos, relacionados con el patrimonio, el espacio, la seguridad y la salubridad pública, la moral administrativa, el ambiente, la libre competencia económica y otros de similar naturaleza que se definen en ella. Dispone el inciso 2º del citado artículo 88 Acciones de Grupo. Su propósito es el resarcimiento de los perjuicios que, con menoscabo de derechos individuales o subjetivos, se generen a un grupo de personas, bien que el derecho sea de origen constitucional o, en su caso, legal. También regula las acciones originadas en los daños ocasionados a un número plural de personas, sin perjuicio de las correspondientes acciones particulares. Ley 678 del 3 agosto de 2001. Acción de repetición. La acción de repetición es una acción civil de carácter patrimonial que deberá ejercerse en contra del servidor o ex servidor público que como consecuencia de su conducta dolosa o gravemente culposa haya dado reconocimiento indemnizatorio por parte del Estado, proveniente de una condena, conciliación u otra forma de terminación de un conflicto. La misma acción se ejercitará contra el particular que investido de una función pública haya ocasionado, en forma dolosa o gravemente culposa, la reparación patrimonial. No obstante, en los términos de esta ley, el servidor o ex servidor público o el particular investido de funciones públicas podrán ser llamados en garantía dentro del proceso de responsabilidad contra la entidad pública, con los mismos fines de la acción de repetición. Partes Civiles. Se adelanta dentro de los procesos penales que se adelanten por delitos que atenten contra los intereses patrimoniales del Estado.

Ley 23 de 1991. La Conciliación, en Derecho, es un medio alternativo de resolución de conflictos legales, a través del cual las partes resuelven directamente un litigio con la intervención o colaboración de un tercero. Existen dos tipos de conciliación: La conciliación extrajudicial es un medio alternativo al proceso judicial, es decir, mediante ésta las partes resuelven sus problemas sin tener que acudir a un juicio. Resulta un mecanismo flexible, donde el tercero que actúa o interviene puede ser cualquier persona y el acuerdo al que llegan las partes suele ser un acuerdo de tipo transaccional. Es decir, es homologable a una transacción. La conciliación judicial es un medio alternativo a la resolución del conflicto mediante una sentencia; en este sentido es una forma especial de conclusión del proceso judicial. El tercero que dirige esta clase de conciliación es naturalmente el juez de la causa, que además de proponer bases de arreglo, homologa o convalida lo acordado por las partes, otorgándole eficacia de cosa juzgada, dentro del marco de la legalidad. En algunos ordenamientos puede llegar incluso a ser obligado el hecho de tratar de llegar a una conciliación antes de poder presentar una demanda, o ser un trámite obligatorio dentro del procedimiento judicial.

3.2.4 Procedimiento: A Nivel Nacional Recibir las demandas contenciosas, Se recibe y se notifica el Director acciones constitucionales y las Administrativo de la División de Procesos conciliaciones de los traslados de las demandas, las acciones constitucionales y las conciliaciones contra la Rama Judicial previa verificación de toda la documentación anexa y la Secretaria de la División de Procesos los registra en el cuadro de control de poderes. Asignar a los Profesionales del Derecho Para la asignación o reparto de las diferentes demandas contenciosas, acciones constitucionales y conciliaciones, se realiza de forma equitativa entre los diferentes profesionales, con las instrucciones pertinentes para la defensa judicial atendiendo la naturaleza de cada proceso.

Registrar, elaborar y entregar poder

Con la coordinación del Director de la División de Procesos se hace entrega a la Secretaría de la División, para efectos de alimentar el cuadro control de reparto, elaboración y entrega del poder al profesional encargado con la revisión de los apoderados, el Director Administrativo y la Directora de la Unidad de Asistencia Legal. Estudiar y proyectar respuesta Estudiar y proyectar las contestaciones de las demandas administrativas, acciones constitucionales y conciliaciones por parte de los abogados de la División. Revisar el proyecto de respuesta Esta revisión y aprobación es ejecutada por el Director Administrativo de la División de Procesos. Atender las demandas administrativas, Es responsabilidad de los apoderados acciones constitucionales y conciliaciones asignados para cada caso, atender el proceso desde su contestación a la demandas, pedir pruebas, asistir a las mismas presentar alegatos de conclusión, asistir a las audiencias e interponer los recursos de ley hasta su culminación.

Vigilar los procesos

Corresponde la vigilancia de los procesos administrativos, acciones constitucionales y conciliaciones asignados, para lo cual se debe desplazar a los diferentes despachos judiciales. Actualizar el Cuadro de Registro de Actualizar en los primeros cinco (5) días Control de procesos de cada mes el cuadro de registro de control de procesos administrativos, acciones constitucionales y conciliaciones y entregarlo al Director Administrativo de Procesos y la Directora de Unidad de Asistencia Legal. Actividad de Control Verificar el estado de los procesos judiciales presentados por los Abogados. Asesorar a las diferentes seccionales de Se brinda apoyo a las seccionales en los la DEAJ trámites judiciales de los procesos contenciosos, acciones constitucionales y conciliaciones. Así mismo se está pendiente que se remitan los cuadros de registro, los primeros cinco (5) días de cada mes para efectos de consolidar la información a nivel nacional.

Elaborar informes clasificados

Determinar acciones preventivas

Se establece cual fue la fuente o causa que generó el mayor número de demandas administrativas, acciones constitucionales y conciliaciones para establecer estadísticas con destino a la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura y Auditoría. Se coordina los temas más demandados con las diferentes unidades de la DEAJ, para el fortalecimiento de la defensa judicial, teniendo presente la causa o fuente que genera las demandas, acciones constitucionales y conciliaciones. Así mismo, se solicita asesoría a las diferentes unidades para ajustar la defensa judicial y determinar las verdaderas causas.

A Nivel Seccional Recibir las demandas contenciosas, Se recibe y se notifica el Director acciones constitucionales y las Seccional de los traslados de las conciliaciones demandas, las acciones constitucionales y las conciliaciones contra la Rama Judicial previa verificación de toda la documentación anexa y el Área de Asistencia Legal y Cobro Coactivo, los registra en el cuadro de control de procesos. Entrega al Profesional del Derecho Las diferentes demandas contenciosas, acciones constituciones y conciliaciones, se le entregan al abogado de la Seccional para la defensa judicial atendiendo la naturaleza de cada proceso. Registrar, elaborar y entregar poder Con la coordinación del Director Seccional, el Área de Asistencia Legal y Cobro Coactivo elabora el poder y lo registra en el cuadro control de poderes, posteriormente entrega el poder al profesional encargado. Estudiar y proyectar respuesta Estudiar y proyectar las contestaciones, alegatos de conclusión, recursos y demás actuaciones dentro de las demandas administrativas, acciones constitucionales y conciliaciones por parte del abogado de la Seccional. Revisar el proyecto de respuesta Esta revisión y aprobación es ejecutada por el mismo abogado de la Seccional.

Atender las demandas administrativas, Es responsabilidad del apoderado, acciones constitucionales y conciliaciones atender el proceso desde su contestación a la demandas, pedir pruebas, asistir a las mismas presentar alegatos de conclusión, asistir a las audiencias e interponer los recursos de ley hasta su culminación. Vigilar los procesos Corresponde al abogado de la Seccional, la vigilancia de los procesos administrativos, acciones constitucionales y conciliaciones asignados, para lo cual se debe desplazar a los diferentes despachos judiciales. Actualizar el Cuadro de Registro de Actualizar en los primeros cinco (5) días Control de procesos de cada mes el cuadro de registro de control de procesos administrativos, acciones constitucionales y conciliaciones y remitirlo a la División de Procesos de la DEAJ, previa revisión del Director Seccional. Actividad de Control Verificar el estado de los procesos judiciales presentados por el Abogado. Elaborar Indicadores de Gestión Se establecen las mediciones de gestión de conformidad con los indicadores establecidos en el SIGC.

3.3 Cobro Coactivo 3.3.1 Competencia Funcional El artículo 136 de la Ley 6ª de 1992 otorgó Jurisdicción Coactiva a la Dirección Nacional de Administración Judicial, hoy Dirección Ejecutiva de Administración Judicial y estableció que:…” para el efecto otorgará poderes a funcionarios abogados de la entidad.” En consecuencia, es el Director Ejecutivo de Administración Judicial el único facultado para otorgar poderes con el fin de ejercer la jurisdicción coactiva a funcionarios abogados, que sin importar la seccional a la cual estén vinculados, ejercerán el poder a nombre de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial La competencia funcional en cuanto al cobro coactivo está distribuida según lo dispuesto por el Acuerdo PSAA07-3927 del 15 de febrero de 2007, así: El Director Administrativo de la División de Fondos Especiales y Cobro Coactivo en su calidad de abogado ejecutor ejerce el cobro coactivo de: •

Obligaciones impuestas a favor de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, contenidas en sus propios actos administrativos.

•

Obligaciones impuestas a favor de la Nación - Consejo Superior de la Judicatura, o la Rama Judicial, mediante providencias proferidas por la Corte Suprema de Justicia, el Consejo de Estado, la Corte Constitucional, la Sala Jurisdiccional

Disciplinaria del Consejo Superior de la Judicatura, los Tribunales Superiores, el Tribunal Contencioso Administrativo con sede en la ciudad de Bogotá D.C. y la Sala Disciplinaria del Consejo Seccional de la Judicatura de Cundinamarca. •

Obligaciones dinerarias impuestas por otras autoridades a favor de la Rama Judicial, cuyo cobro coactivo no haya sido atribuido específicamente por la ley a otras entidades.

Los abogados ejecutores de las seccionales a quienes el Director Ejecutivo de Administración Judicial haya otorgado poder, ejercerán el cobro coactivo de: •

Obligaciones a favor de las direcciones seccionales de administración judicial, contenidas en sus propios actos administrativos.

•

Obligaciones impuestas a favor de la Nación - Consejo Superior de la Judicatura o la Rama Judicial, mediante providencias proferidas por los Tribunales, Salas Disciplinarias de los Consejos Seccionales de la Judicatura y Juzgados de su ámbito territorial.

Los abogados ejecutores de la Dirección Seccional de Administración Judicial de Bogotá, ejercerán el cobro coactivo de: •

Obligaciones impuestas a favor de la Dirección Seccional de Administración Judicial de Bogotá, contenidas en sus propios actos administrativos.

•

Obligaciones impuestas en sentencias proferidas por los juzgados de su competencia territorial (Bogotá D.C., Cundinamarca, Amazonas y municipios asignados específicamente por los acuerdos de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura).

3.3.2. Título Ejecutivo •

Providencias proferidas por autoridades judiciales que imponen multas a favor de la Nación – Consejo Superior de la Judicatura – Rama Judicial.

•

Providencias que imponen costas a favor de la Nación – Consejo Superior de la Judicatura.

•

Actos administrativos que imponen obligaciones pecuniarias a favor de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial o sus seccionales.

•

Actos administrativos de otras entidades públicas que imponen obligaciones a favor de la Rama Judicial, cuyo cobro coactivo no haya sido asignado a otra entidad pública.

3.3.3. Multas impuestas como sanción disciplinaria Cuando la multa es impuesta como sanción disciplinaria, el procedimiento a seguir en primer término, es el señalado por el Artículo 173 de la Ley 734 de 2002, así: 9 Si la sanción consiste en multa disciplinaria, el descuento por nómina podrá hacerse en forma proporcional durante los doce meses siguientes a la imposición. 9 Si el sancionado se encuentra vinculado a otra entidad, se oficiará a esta para que se efectúe el descuento en la forma antes descrita y realice las consignaciones respectivas en la cuenta corriente, QUE CADA SECCIONAL POSEA PARA SERVICIOS PERSONALES. 9 Si el sancionado no se encuentra vinculado a una entidad oficial, la cancelación deberá hacerse dentro de los treinta (30) días siguientes a la imposición de la multa. Vencido este plazo el nominador respectivo deberá promover el cobro coactivo. 9 Si el sancionado es un particular deberá cancelar la multa directamente al Tesoro Nacional, dentro de los treinta (30) días siguientes a la ejecutoria de la decisión que la impuso, en la cuenta No. 3-0070-000030-4 denominada D.T.N. Multas y Cauciones Efectivas-Consejo Superior de la Judicatura abierta en el Banco Agrario de Colombia S.A. Cuando la multa sea descontada directamente por nómina, el valor del reintegro se consignará en la cuenta respectiva de la Seccional y no hay lugar a generación de intereses, ni a la constitución de depósitos judiciales. El abogado ejecutor solicitará al pagador respectivo, realizar el descuento por nómina, en las condiciones indicadas anteriormente.

3.3.4

Exigibilidad del Título Ejecutivo

Los títulos ejecutivos deben cumplir los siguientes requisitos: •

Contener una obligación clara, expresa y actualmente exigible, (Art. 68 del C.C.A., Art. 488 del C.P.C., Art. 1527 del C.C. y Arts. 12, 29, 66 de la Ley 446 de 1998)

•

Contener constancia expedida por el Juez o Secretario del despacho que impuso la multa, en la cual se indique: 1. 2. 3. 4.

Que se trata de primera copia Auténtica Que presta mérito ejecutivo. Que se encuentra ejecutoriada con la indicación en que ésta se verificó.

Para efectos de liquidar los intereses es indispensable conocer la fecha en que se verificó la ejecutoria. (Artículos 115, 394, y 395 del C.P.C.).

En caso de condena en costas a favor de la Nación – Consejo Superior de la Judicatura, junto con la copia de la providencia debe remitirse la liquidación, con el lleno de los requisitos establecidos por el artículo 395 del C.P.C.

3.3.5. Los expedientes 3.3.5.1

Cuaderno Principal:

Se formará con la providencia o acto administrativo que cumple con los requisitos legales, seguido de la resolución de mandamiento de pago, las diligencias para su notificación, los actos administrativos que resuelven los recursos de reposición contra el mandamiento de pago, y demás actos administrativos definitivos, como la resolución que resuelve las excepciones, los acuerdos de pago, los recibos o listados de constitución de depósitos judiciales por concepto de abonos voluntarios o pago total de la obligación, los que resuelven favorablemente las nulidades, la resolución de seguir adelante la ejecución, las liquidaciones del crédito y de las costas, los autos de archivo y terminación del proceso. 3.3.5.2

Cuaderno de Medidas Cautelares:

Conformado por los actos administrativos que las decreten, los oficios mediante los cuales se realicen las investigaciones de bienes, sus respuestas, los recibos o listados de constitución de depósitos judiciales por embargos, diligencia de secuestro y actuaciones pertinentes. NOTA: En caso de presentarse incidentes o recursos se formará un cuaderno aparte con la actuación surtida para el trámite respectivo (artículo 125 del C.P.C.)

3.3.6.

Etapa preliminar (duración máxima un mes)

1. El Abogado Ejecutor recibe la providencia o acto administrativo, asigna el número de radicación, que para las actuaciones preliminares tendrá la misma estructura que la utilizada para la numeración de los expedientes, anteponiendo al número una letra P mayúscula. (Acuerdo 1640 de 2002). 2. Si la providencia reúne los requisitos de los artículos 115 y 394 del C.P.C. y está plenamente identificado el sancionado con nombres y apellidos completos y No. de documento de identidad, el abogado ejecutor o el servidor que esté realizando la revisión, elaborará constancia en la que se certifique el cumplimiento de los requisitos y se determine la procedencia de iniciar la etapa persuasiva. 3. Si el documento no reúne los requisitos para ser título ejecutivo, (CONSTANCIA SECRETARIAL DE SER PRIMERA COPIA AUTÉNTICA, FECHA DE SU EJECUTORIA Y PRESTAR MÉRITO EJECUTIVO E IDENTIFICACIÓN PLENA DEL SANCIONADO CON NOMBRES Y APELLIDOS COMPLETOS Y No. DE SU DOCUMENTO DE IDENTIDAD), máximo dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo, la providencia se devuelve con oficio al despacho de origen, en el cual se indicará el requisito que

debe cumplirse y se solicitará la devolución a la oficina de cobro coactivo, en el menor término posible, para evitar que operen fenómenos como la prescripción o se presente insolvencia del deudor. 4. Si pasados cinco (5) días hábiles, contados desde la fecha del oficio que solicita completar requisitos, no se ha recibido copia del documento, se reitera la solicitud mediante oficio. 5. Si después de diez días calendario, contados desde la fecha del último oficio de reiteración, no se ha recibido copia de la providencia expedida en debida forma, se archivará la actuación mediante auto motivado en el que se indique la razón por la cual no pudo iniciarse el cobro coactivo. 6. En caso de recibir la providencia el abogado ejecutor o el servidor que esté sustanciando el expediente, elabora constancia de cumplimiento de requisitos y dispone iniciar la etapa de cobro persuasivo. (Ver Modelo 1).

7. Si el cobro de la obligación compete al abogado ejecutor de otra seccional, se recibirá para determinar el cumplimiento de los requisitos legales, en caso afirmativo se remitirá, máximo dentro de los tres días hábiles siguientes a su recibo, al abogado ejecutor de la seccional respectiva o a la División de Fondos Especiales y Cobro Coactivo de la Dirección Ejecutiva, con copia al despacho de origen para su información (Art. 33 C.C.A.). 8. Si el documento no cumple los requisitos y además el cobro no compete al abogado ejecutor que lo recibe, dentro de los tres días hábiles siguientes a su recibo, se devolverá al despacho que impuso la sanción, mediante oficio en el que se indicarán los requisitos a completar y se indicará el nombre del abogado ejecutor competente y la dirección de la seccional para que se remita la copia con los requisitos a dicho funcionario para el respectivo cobro coactivo.

3.3.7. Etapa de cobro persuasivo (duración máxima 3 meses) Es la etapa administrativa, en la cual se invita a los obligados a cancelar las deudas a su cargo y a favor del Tesoro Nacional, previo el inicio del cobro coactivo, su duración máxima será de tres meses, contados a partir de la fecha del oficio de cobro persuasivo, dirigido al sancionado. 1. Recibida la providencia con todos los requisitos para su exigibilidad, el abogado ejecutor remite oficio al sancionado a la dirección o direcciones conocidas. En el oficio se informa al sancionado el valor de la multa y los datos necesarios para realizar el pago a través de la constitución de un depósito judicial y se le invita a la oficina de cobro coactivo, para convenir mecanismos de pago

2. En caso que dicha información no haya sido aportada procederá a solicitarla a la DIAN y a consultar el directorio telefónico. Si se trata de personas jurídicas además, se consultará a la Cámara de Comercio respectiva. 3. Si el sancionado efectúa el pago, demostrado éste, se dará por terminada la etapa de cobro persuasivo, mediante acto administrativo en que se hará constar el pago de la obligación, se ordenará el archivo de las diligencias, se dispondrá comunicar por oficio la cancelación al despacho que impuso la multa y se ordenará la consignación del depósito al Banco Agrario de Colombia, al Tesoro Nacional en la Cuenta No. 3-0070-000030-4, denominada DTN- Multas y Cauciones – Consejo Superior de la Judicatura de dicha entidad bancaria. 4. Si no responde a la comunicación o no celebra acuerdo de pago, se proferirá acto administrativo que disponga iniciar la etapa de cobro coactivo y allegar las diligencias adelantadas al expediente respectivo. 5. En esta etapa se realizará la primera investigación de bienes, la cual no requiere acto administrativo que la ordene. •

El abogado ejecutor solicitará información sobre bienes inmuebles a nombre del sancionado al Instituto Geográfico Agustín Codazzi, excepto para inmuebles ubicados en las ciudades de Bogota D.C., Cali y Medellín y sobre inmuebles inscritos como de su propiedad a la Oficina de Instrumentos Públicos del lugar, a la CIFIN, a las Entidades Financieras, al Ministerio de la Protección y Seguridad Social y a la Secretaría de Tránsito y Transporte, como mínimo.

•

Para determinar la vinculación laboral del sancionado, se consulta vía Internet la página www.fosyga.gov.co del número de cédula del sancionado. Obtenido el dato de la E.P.S. a la cual se encuentra afiliado, se solicita a ésta, información sobre la empresa a la cual que se encuentra vinculado el sancionado, para proceder al embargo del salario.

•

La información sobre cuentas de ahorro o corrientes, se solicitará mediante oficio a la Asociación Bancaria de Colombia, Central de Información Financiera (CIFIN).

•

Se solicitará información a las secretarías de tránsito respectivas, sobre vehículos automotores que figuren a nombre del sancionado.

•

Si el sancionado es abogado se solicitará a las Oficinas Judiciales indicar si existen títulos de depósito judicial en los cuales el sancionado sea beneficiario.

Si las respectivas entidades no responden los oficios de solicitud de información, en un plazo máximo de veinte (20) días, se reiterará la solicitud, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al vencimiento del plazo, contados desde la fecha del oficio de solicitud. 6. Si el sancionado no acredita el pago de la multa mediante la entrega del recibo de consignación, si realizó previamente el pago, o el de constitución del depósito judicial, pero comparece para celebrar acuerdo de pago, éste podrá suscribirse con

plazo no superior a un año, contado a partir de la fecha de suscripción del acuerdo, plazo durante el cual podrá concederse la congelación de intereses. Cuando la obligación no supere los dos salarios mínimos legales mensuales vigentes, incluidos capital e intereses podrá obviarse la exigencia de garantías, siempre y cuando el deudor denuncie bienes para su posterior embargo y secuestro, para lo cual deberá aportar los documentos que acrediten la propiedad y la embargabilidad, los que harán parte integral e indispensable del acuerdo de pago. Igualmente, allegará certificación expedida por la Contaduría General de la Nación en la cual conste que el sancionado NO es deudor moroso del Estado por incumplimiento de acuerdos de pago, sin tales documentos no es viable la celebración del acuerdo de pago. Todo acuerdo de pago debe contener cláusulas aceleratorias, en caso de incumplimiento. NOTA: El Acuerdo pactará siempre el pago mensual a partir del mes siguiente a aquel en que éste se suscribe. Si el sancionado conviene realizar algún pago con anterioridad, éste se tendrá como abono y el valor se descontará del total de la deuda a la fecha de suscripción del acuerdo. La suma resultante será la que se cancelará por cuotas. Si el sancionado incumple el acuerdo de pago, dentro de los veinte días siguientes al vencimiento de la cuota del segundo mes, el abogado ejecutor, proferirá resolución en que se declara el incumplimiento, se deja sin efecto el acuerdo de pago y se ordena iniciar la etapa de cobro coactivo. La resolución que declara el incumplimiento del acuerdo de pago se notifica personalmente al deudor, para lo cual se le citará mediante oficio a la dirección que conste en el expediente como la última del sancionado, para que comparezca a notificarse del contenido de la resolución, dentro del término de cinco días, contados a partir de la fecha en que el oficio de citación se introduce al correo. 8. Si el deudor comparece dentro del término conferido, se realizará la diligencia de notificación personal, de la cual se dejará constancia. 9. Si el deudor no comparece en el término de los cinco días, vencido éste, se procederá a notificar la resolución mediante edicto que se fijará por diez días en la oficina del abogado ejecutor que corresponda.

3.3.8.

Procedimiento y trámite de los procesos administrativos de cobro

coactivo 3.3.8.1 Mandamiento de pago El Mandamiento de Pago es el acto administrativo que da inicio al cobro coactivo contra la persona natural o jurídica, a quien se ha impuesto una obligación de carácter pecuniario, a favor de la Rama Judicial, de la Nación-Consejo Superior de la Judicatura, la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial o las Direcciones Seccionales de Administración Judicial.

La orden de pago (resolución de mandamiento de pago o ejecutivo) emitida por el abogado ejecutor debe estipular en la parte motiva o considerativa: ƒ ƒ ƒ ƒ

Identificación de la providencia o acto administrativo que impuso la obligación Nombre y apellidos del obligado La mención de tratarse de una obligación clara, expresa y actualmente exigible Las normas que otorgan la facultad para el cobro coactivo de la obligación

La parte resolutiva deberá contener: ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

La mención de librar mandamiento de pago y su valor (que corresponde al monto exacto de la obligación, con nombre e identificación del obligado) Los intereses y la tasa a cobrar desde que se hicieron exigibles hasta la cancelación de la deuda. La mención de los recursos que proceden contra el mandamiento de pago, los términos para interponerlos y el servidor ante quien se interpondrán. La orden de notificación del mandamiento de pago y los términos establecidos por la ley para dicha notificación La orden de cancelar la obligación, más los intereses respectivos, dentro del plazo de quince (15) días, contados a partir de la notificación personal del mandamiento de pago.

El mandamiento de pago debe contener el nombre de la entidad ejecutora; ciudad y fecha, descripción de los documentos que integran el título ejecutivo, con su número y fecha; nombre de identificación del sancionado, oficina de procedencia del título ejecutivo, competencia y valor de la suma adeudada. 3.3.8.2 Notificación del mandamiento de pago El mandamiento de pago se notifica personalmente al deudor, o a su apoderado, según lo dispuesto por el artículo 826 del Estatuto Tributario. Máximo dentro de los tres (3) días siguientes a la expedición del mandamiento de pago, se citará al demandado, para que comparezca en un término de diez (10) días, mediante comunicación enviada por conducto de empleado del despacho o por correo certificado. 3.3.8.3 Diligencias para determinar la dirección del sancionado Si transcurridos los diez días, el demandado no comparece, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al vencimiento del plazo para comparecer, se oficiará a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN o a la oficina de impuestos respectiva, también se podrá recurrir a otras entidades de carácter estatal y particular con el propósito de verificar la dirección del domicilio, residencia o lugar de trabajo, tales como REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL, DAS, CÁMARA DE COMERCIO (para personas jurídicas), E.P.S, para solicitar la última dirección registrada.

A la dirección así obtenida se remitirá por correo el mandamiento de pago, junto con la providencia que impuso la sanción, o el acto administrativo que ordena el reintegro. Cuando el demandado sea abogado se solicitarán los datos registrados en los archivos y bases de datos a la Unidad de Registro Nacional de Abogados del Consejo Superior de la Judicatura. 3.3.8.4. Notificación por aviso Si la notificación realizada por correo es devuelta ésta se efectuará, mediante aviso publicado en uno de los periódicos de mayor circulación del lugar. Con el objeto de disminuir al máximo los costos de los avisos se debe NOTIFICAR en uno mismo a varios deudores que se encuentren en esta situación e incluir únicamente en el texto, los elementos indispensables Nombre completo, documento de identidad del demandado y el No. del proceso. Se tomarán tantas copias de la página respectiva del periódico como mandamientos de pago se hayan notificado, las cuales se anexarán a cada expediente. El valor de la publicación será el que corresponda proporcionalmente y se tendrá en cuenta para la liquidación de los gastos. En cada expediente se dejará soporte del costo respectivo. 3.3.8.5. Designación de apoderado Evacuada esta etapa, el demandado puede nombrar apoderado para que lo represente, en tal caso, el abogado ejecutor dentro de los tres (3) días siguientes a la presentación del poder, reconocerá personería, mediante auto que se notifica por estado. 3.3.8.6. Excepciones Si dentro de los quince (15) días siguientes a la notificación, el deudor presenta excepciones, el abogado ejecutor procederá, dentro del mes siguiente a la presentación del escrito de excepciones a resolver sobre las mismas, mediante resolución debidamente motivada. (Art. 832 Estatuto Tributario). Podrán proponerse las excepciones de: (831E.T.) •

PAGO EFECTIVO

Debidamente sustentado con el respectivo recibo de consignación en la cuenta corriente del Banco Agrario de Colombia S.A. No………., o del Banco Popular No….. También acreditará el pago la copia de recibo de constitución de depósito judicial en la cuenta del juzgado que impuso la multa. •

EXISTENCIA DE ACUERDO DE PAGO

Celebrado con anterioridad para el pago de la misma sanción, el cual se debe estar cumpliendo. •

FALTA DE EJECUTORIA DEL TÍTULO EJECUTIVO

Se presentará cuando la constancia secretarial no manifieste que la providencia que impuso la multa se encuentra ejecutoriada y la fecha de la misma. •

PRESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN DE COBRO

La acción de cobro prescribe en cinco años, contados a partir de la ejecutoria de la providencia que impuso la multa (Art. 331 C.P.C.). En estos casos es indispensable tener en cuenta que el término de prescripción se interrumpe con la notificación de la resolución del mandamiento de pago y la celebración del acuerdo de pago y empieza a correr nuevamente al día siguiente de la notificación del mandamiento de pago o al día siguiente a la ejecutoria de la resolución que declare el incumplimiento del acuerdo de pago. •

FALTA DE TÍTULO EJECUTIVO

Se presentará cuando la copia de la providencia no contenga la constancia secretarial a que se refieren los artículos 115 y 394 del C.P.C. La resolución se notifica al deudor mediante oficio dirigido a la dirección que figure en el expediente, en el cual se solicita su presentación en la oficina respectiva para la notificación de la mencionada resolución, si en el término de diez (10) días no comparece se acudirá a la notificación por correo. Si la resolución que declara no probadas las excepciones o las rechaza es objeto de recurso de reposición y en subsidio de apelación, una vez resuelta la reposición mediante acto administrativo, que se notifica en la misma forma que el mandamiento de pago, el abogado ejecutor remitirá con oficio, copia completa del expediente al Juez Administrativo, si la cuantía de la sanción pecuniaria que se cobra no excede los quinientos (500) SMLMV o al Tribunal Administrativo, si excede dicha cuantía (Artículos 41 y 42 Ley 446 de 1998). El trámite de la apelación no suspende el proceso de cobro coactivo, el cual continuará hasta la diligencia de remate que únicamente podrá realizarse una vez falle la jurisdicción contencioso administrativa en forma favorable a la Rama Judicial. 3.3.8.7 Providencia de seguir adelante la ejecución El abogado ejecutor profiere resolución que ordena seguir adelante la ejecución, puesto que, se reitera, el proceso no se suspende con el auto admisorio del recurso de apelación de la resolución que resolvió desfavorablemente las excepciones.

3.3.8.8. Liquidación del crédito y las costas Dentro de los tres días siguientes a la expedición de la resolución que ordena seguir adelante la ejecución, el abogado ejecutor liquidará el crédito o la obligación, utilizando el liquidador implementado por la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, ordenará el secuestro de los bienes embargados y liquidará los gastos en que haya incurrido hasta ese momento la administración, por causa del cobro coactivo, en los cuales se incluirán entre otros: •

Valor de los oficios representado en el costo del papel y del correo según se trate de correo urbano o intermunicipal, en caso que la seccional cuente con un empleado que se encarga de la entrega de la correspondencia, el valor del correo se remplazará por el valor del transporte público urbano.

•

El costo de los avisos de prensa.

•

Demás gastos razonables como costos de diligencias de notificación, honorarios del secuestre, erogaciones para pago de transporte de servidores, honorarios de peritos, expensas de inscripción de embargos.

•

Demás gastos directos en que haya incurrido la administración en razón del cobro coactivo.

El valor a cobrar como costas o gastos del proceso, no podrá ser superior al 10% del valor total de la deuda al momento del pago. (Artículo 836-1 del E.T.) De la liquidación de intereses y costas se corre traslado por el término de tres (3) días. El Auto que aprueba la liquidación se notifica por estado 3.3.8.9. Embargo de bienes Si el resultado de la investigación de bienes permitió conocer cuentas, bienes muebles o inmuebles de propiedad del sancionado, se ordenará el embargo de cada uno de ellos en artículo separado, teniendo en cuenta los límites establecidos en el art. 838 del Estatuto Tributario. Si por el contrario, no se han ubicado bienes de propiedad del deudor, se ordenará una nueva investigación. El decreto de embargo puede expedirse de manera simultánea con el mandamiento de pago o posteriormente, en el momento en que se ubiquen bienes de propiedad del deudor. Si se decretó embargo de inmuebles se solicita la inscripción a la Oficina de Registro competente y a las entidades respectivas para el registro y efectividad de los embargos de otros bienes. Si los bienes del demandado se encuentran embargados en otro proceso se dará aplicación a lo dispuesto en el artículo 542 del C.P.C., es decir, se decreta el

embargo sin registrarlo y se comunica al juez que tramita el otro ejecutivo, para que tenga en cuenta el crédito. Registrados los embargos, dentro de los tres (3) días siguientes a aquel en que se reciba informe sobre el registro se comunica tal circunstancia al sancionado. En el evento que el deudor presente solicitud de disminución de embargo, el abogado ejecutor estudiará la procedencia de la solicitud y en caso necesario excluirá de la medida los bienes respectivos, mediante resolución debidamente motivada. 3.3.8.10 Aplicación de depósitos Judiciales a la deuda En el caso de embargo de sumas de dinero, si el deudor no propuso excepciones dentro del término legal, o la jurisdicción contencioso administrativa produjo fallo desfavorable al deudor, en virtud de la apelación de la providencia que rechazó las excepciones, se procederá a expedir resolución mediante la cual se aplica el valor del respectivo depósito a la deuda, previa liquidación del crédito y las costas. Si el valor del depósito es igual o superior al valor del crédito, posterior a la mencionada resolución, se profiere acto administrativo de terminación del proceso de cobro coactivo y si se presenta excedente se ordenará en la misma resolución, el fraccionamiento del depósito, para devolver al deudor. De lo contrario, será necesario esperar el vencimiento del término para proponer excepciones o el fallo de la jurisdicción contencioso administrativa, para aplicar el valor del depósito. 3.3.8.11. Verificación de la inscripción de la medida de embargo y designación de secuestre El abogado ejecutor debe verificar que haya quedado debidamente registrada la medida de embargo para proceder con la designación del secuestre. El secuestre se designa de la lista vigente de auxiliares de la justicia con que cuenta el Consejo Superior de la Judicatura; dicha designación será rotatoria, de tal manera que la misma persona no pueda ser nombrada por segunda vez sino cuando se haya agotado la lista. Tal designación se debe comunicar mediante oficio que el auxiliar deberá contestar por escrito; si acepta el cargo, se tendrá como posesionado; si no lo acepta, se debe nombrar el siguiente auxiliar de la lista. Será necesario designar secuestre en embargos tales como: • • • • •

Embargo de títulos valores negociables en el mercado secundario Embargo de cánones de arrendamiento Embargo de rendimientos financieros Embargo de inventarios Embargo de bienes muebles e inmuebles

3.3.8.12 Diligencia de secuestro Para que la diligencia de secuestro sea efectiva, debe observarse lo siguiente: • Verificar que el mandamiento de pago esté debidamente notificado. • Que se encuentre vencido el término para excepcionar. • Que se hayan resuelto las excepciones propuestas y los recursos interpuestos. • Que el bien a secuestrar esté embargado. Qué el bien, si es un predio, esté correctamente identificado: Matrícula inmobiliaria, nomenclatura, cédula catastral, linderos. Para la práctica de la diligencia de secuestro, se debe proferir auto fijando la fecha y hora de su realización. La designación se notificará por telegrama enviado a la dirección que figure en la lista de auxiliares, en el cual se informará la fecha y hora de la diligencia. La aceptación de la designación es obligatoria. Una vez en el lugar de la diligencia, el Abogado Ejecutor se identificará, le hará saber a quien ocupe el inmueble el objeto de la diligencia y levantará el acta correspondiente. El Abogado Ejecutor y el secuestre deben identificar claramente el bien; de tratarse de un inmueble, se procede a determinar su ubicación y correspondiente descripción de los linderos. De no presentarse oposición, el funcionario declarará secuestrado el bien y hará entrega del mismo al secuestre para su administración y cuidado. Cuando se trate de bienes inmuebles, es recomendable que el secuestre y el tenedor del inmueble lleguen a un acuerdo para formalizar contrato de arrendamiento, de manera que con el valor del canon mensual se constituya un depósito judicial en la cuenta de depósitos judiciales de la respectiva seccional. De presentarse oposición a la diligencia de secuestro, ésta deberá resolverse de, observando lo regulado por el artículo 686 del C.P.C.; en caso de no poderse practicar la prueba en la misma diligencia, se resolverá dentro de los cinco (5) días siguientes a la terminación de la diligencia (artículo 839 –3 del E.T.N.). Hay lugar a suspender la diligencia de secuestro cuando: • No se ubica el bien objeto de la diligencia. • El inmueble se encuentra desocupado o no hay quien atienda la diligencia: Se debe indicar la fecha y hora en la que se reanudará la diligencia y programar el allanamiento del inmueble, tramitando la respectiva solicitud de apoyo de la fuerza pública y de un cerrajero en el evento de requerirse. El abogado ejecutor está obligado a reducir la cuantía de los bienes secuestrados cuando estos superen los montos determinados en el artículo 838 del E.T.

3.3.8.13. Auto que ordena el avalúo Una vez el bien se encuentre efectivamente secuestrado, el Abogado Ejecutor debe proferir el auto que ordena practicar el avalúo. El avalúo de los bienes deberá hacerse teniendo en cuenta el valor comercial de los mismos y se notificará personalmente o por correo, en la misma forma que para el mandamiento de pago. 3.3.8.14 Solicitud de nuevo avalúo El deudor podrá solicitar, dentro de los diez (10) días siguientes a la notificación, un nuevo avalúo, caso en el cual, el abogado ejecutor designará el perito avaluador de la lista vigente de auxiliares de la justicia con que cuenta el Consejo Superior de la Judicatura, quien deberá estar inscrito en una lonja de propiedad raíz; dicha designación será rotatoria, de manera tal que la misma persona no pueda ser nombrada por segunda vez sino cuando se haya agotado la lista. La designación se comunicará mediante oficio que el auxiliar deberá contestar por escrito; si acepta el cargo, se tendrá como posesionado. Los honorarios del perito serán fijados de conformidad con el Acuerdo 1852 de 2003 y deberán ser cancelados por el deudor mediante la constitución de un depósito judicial en la cuenta judicial de la respectiva seccional. En la práctica de avalúos debe tenerse en cuenta lo siguiente: El avalúo se entiende vigente, cuando haya sido surtido conforme lo establece el parágrafo del artículo 838 del E.T y se encuentre en firme; por lo tanto, cualquier inconsistencia presentada dentro del proceso con posterioridad al avalúo, deberá ser subsanada en aras de no generar una nulidad procesal que invalide el remate. De encontrarse en el proceso inconsistencias previas o con ocasión de la práctica del avalúo que lo invaliden, deberá decretarse la nulidad procesal siempre y cuando no operare el saneamiento contemplado en el artículo 144 del C.P.C. En el evento de que no se hubiese saneado la nulidad, se podrá ordenar un nuevo avalúo de conformidad con lo dispuesto en el parágrafo del artículo 838 del E.T. No se podrá practicar un nuevo avalúo a un predio, cuando el inicialmente practicado se encuentre en firme y conforme a derecho. En la providencia mediante la cual se designa el perito, se estipulará el término para rendir el dictamen; si no cumple, se le relevará del cargo; sin embargo, los peritos podrán, por una sola vez, pedir prórroga del término para rendir el dictamen antes del vencimiento del plazo inicial. El avalúo que se rinda fuera de término, tendrá validez siempre que no se hubiere proferido auto que reemplace al perito. Si no cumple y tampoco solicita prórroga, se emite el auto relevándolo del cargo.

3.3.8.15. Auto que fija fecha, hora y lugar del remate El Abogado Ejecutor debe: 1. Fijar, mediante auto, la fecha, hora y lugar donde se realizará el remate del bien. Dicha información deberá ser publicada en la página Web de la Rama Judicial. 2. Elaborar y solicitar publicaciones de los avisos El remate se anunciará al público por aviso que debe contener: - La fecha, hora y lugar en que ha de realizarse el remate. - Los bienes materia del remate con indicación de su clase, especie y cantidad, si son muebles; si son inmuebles, la matrícula inmobiliaria, el lugar de ubicación, la nomenclatura y, a falta del último requisito, sus linderos. - El avalúo correspondiente a cada bien o grupo de bienes y la base de remate. - El porcentaje que debe consignarse para hacer postura. 3. Desfijar avisos e incorporar en el expediente El aviso se publicará en uno de los periódicos de más amplia circulación en el lugar y en una radiodifusora local si la hubiere, por una sola vez, con una antelación no inferior a diez (10) días a la fecha señalada para la realización del remate. Antes de dar inicio a la diligencia, se agregarán al expediente copia informal de la página del diario y constancia del administrador o funcionario de la emisora sobre su transmisión. Con la copia o la constancia de la publicación del aviso, deberá allegarse un certificado de tradición y libertad del inmueble actualizado, expedido dentro de los cinco (5) días anteriores a la fecha prevista para la diligencia de remate. Estos avisos se realizan para la primera, segunda y tercera diligencia de remate, cuando no hubiere remate por falta de postor. 3.3.8.16. Diligencia de remate Efectuado el remate, el acta de la diligencia en la cual se subastó el bien, debe ser registrada ante la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos correspondiente, tratándose de bienes inmuebles o ante las oficinas competentes si se trata de otro tipo de bienes. 3.3.8.17 Entrega del bien rematado Si el secuestre no cumple la orden de entrega de los bienes dentro de los tres (3) días siguientes a aquel en que la reciba, el rematante podrá solicitar al abogado ejecutor que se lo entregue, en cuyo caso la diligencia deberá efectuarse en un plazo no mayor a quince (15) días después de la solicitud. En este último evento, no se admitirán oposiciones en la diligencia de entrega ni será procedente alegar derecho de retención por la indemnización que corresponda al secuestre en razón a

lo dispuesto en el artículo 2259 del Código Civil; ésta le será pagada por el funcionario competente con el producto del remate antes de entregar el bien a las partes. 3.3.8.18. Remate por comisionado Las diligencias de secuestro y de remate de bienes podrán adelantarse por comisionado, en el caso en que los bienes sobre los que recaen las medidas de embargo y secuestro se encuentren fuera del ámbito territorial de competencia de cada Dirección Seccional de Administración Judicial. Para estas diligencias podrá comisionarse al juez del lugar donde estén situados los bienes; en tal caso, el comisionado procederá a efectuarlo previo cumplimiento de las formalidades legales. El comisionado está facultado para recibir los títulos de consignación para hacer postura y el saldo del precio del remate, los cuales deberán hacerse a la orden de la cuenta de depósitos judiciales de la Seccional respectiva y enviarse a esta por el comisionado, junto con el despacho comisorio. Si el rematante no consigna oportunamente el saldo, así lo hará constar el comisionado en el acta de la diligencia, para que el abogado ejecutor resuelva lo que fuera pertinente. Para el remate de los bienes, el abogado ejecutor podrá comisionar a las notarías, cámaras de comercio o martillos legalmente autorizados. Las tarifas, expensas y gastos que se causen por el remate ante las mencionadas entidades, serán sufragadas por el sancionado de conformidad con lo establecido en el artículo 836-1 del E.T.N. 3.3.8.19. Suspensión del remate Por mandato del artículo 835 del E.T.N., la resolución que ordena seguir adelante la ejecución, cuando se fallan las excepciones propuestas por el contribuyente, es la única dentro del proceso administrativo coactivo susceptible de ser demandada ante la Jurisdicción Contencioso Administrativa y conlleva la suspensión de la diligencia de remate de bienes hasta cuando exista pronunciamiento definitivo de dicha jurisdicción. Vale decir, sentencia ejecutoriada que puede tener tres posibilidades, a saber: Declara nulidad: si el Contencioso Administrativo encuentra probada la existencia de un hecho constitutivo de la excepción que extinga la obligación, declara la nulidad de la resolución y terminado el proceso administrativo coactivo. Modifica la resolución: si el Contencioso Administrativo encuentra probado un hecho que configura excepción, ordenará modificar la resolución y continuar el proceso administrativo de cobro en relación con las obligaciones vigentes y/o contra los sujetos no cobijados con la nulidad.

Rechaza las pretensiones: Si el Contencioso Administrativo no encuentra probado ninguno de los hechos que configuran las excepciones del artículo 831 del E.T.N.,ordenará rechazar las pretensiones de la demanda y continuar con el trámite del proceso administrativo coactivo. Se debe precisar que la suspensión de la diligencia de remate se ordenará mediante auto, lo que implica para la administración abstenerse de dictar la providencia que fija la fecha y hora para su realización. La prueba de haberse demandado la resolución de excepciones, será una copia auténtica del auto admisorio de la demanda o en su defecto, una certificación sobre el hecho de haberse dictado dicha providencia. 3.3.8.20. Suspensión del proceso administrativo coactivo El proceso administrativo coactivo se suspende por: - Celebración de acuerdo de pago (artículo 841 del E.T.N.). - Admisión de la demanda de las resoluciones que fallan las excepciones y ordenan llevar adelante la ejecución ante la Jurisdicción Contencioso Administrativa: el remate no se realizará hasta que exista pronunciamiento definitivo de dicha jurisdicción. Durante la suspensión no corren términos y no puede ejecutarse ningún acto procesal. 3.3.8.21. Seguimiento a las causales que dieron lugar a la suspensión del proceso El Abogado Ejecutor debe estar pendiente de la evolución de las causales que dieron lugar a la suspensión del proceso y reanudarlo cuando estas desaparezcan. En cualquier estado del proceso en que se produzca el pago total de la obligación, este se terminará.

UNIDAD IV Depósitos Judiciales y Fondos Especiales 4.1. Depósitos Judiciales 4.1.1 Marco Legal Ley 270 de 1996, Art.85 numeral 13 que a la letra dice: ARTÍCULO 85. FUNCIONES ADMINISTRATIVAS. Corresponde a la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura: (…) 13.- Regular los trámites judiciales y administrativos que se adelanten en los despachos judiciales, en los aspectos no previstos por el legislador Ley 66 de 1993, Por el cual se reglamenta el manejo y aprovechamiento de los depósitos judiciales y se dictan otras disposiciones, que en su artículo reza: ARTÍCULO 7. El Consejo Superior de la Judicatura ejercerá el debido control sobre las autoridades judiciales con el fin de que se constituyan y decreten en debida forma los depósitos judiciales, multas y demás recursos a que se refiere la presente Ley, y asimismo, para que se realicen las consignaciones correspondientes. PARÁGRAFO. Los mecanismos para la efectiva realización del control descrito en este artículo, serán consagrados mediante reglamentación que expida el Consejo Superior de la Judicatura Con fundamento en estas leyes la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura ha expedido sendos Acuerdos con el fin de reglamentar el manejo de los depósitos judiciales, como son: • • • • • •

Acuerdo Acuerdo Acuerdo Acuerdo Acuerdo Acuerdo

4.1.2.

1115 1117 1118 1676 1857 2621

de de de de de de

2001 2001 2001 2002 2003 2004

Definición de depósito judicial

Según la definición del Artículo Segundo de la ley 66 de 1993, es toda suma de dinero, que de conformidad con las normas legales vigentes, debe consignarse a órdenes de un Despacho Judicial.

4.1.3. Procedimiento para la apertura de una cuenta judicial Todo despacho judicial debe tener EXCLUSIVAMENTE una cuenta judicial, en la cual ÚNICAMENTE podrán registrarse las firmas del Magistrado o Juez y su secretario ™ El funcionario (a) solicita la apertura de la cuenta, denominado DJ01.

mediante un

formato

™ Diligencian la tarjeta de firmas del banco, en la cual se registran las firmas del Magistrado (a) o Juez (a) y su Secretario (a). ™ Estampan las huellas dactilares (Magistrado (a), Juez (a) y Secretario (a)). ™ Anexan certificados laborales (Acuerdo 1663 de 2002) y fotocopia de las cédulas.

4.1.4. Procedimiento para la apertura de una cuenta especial Cuando se trata de depósitos judiciales por consignación de prestaciones laborales se sigue el siguiente procedimiento señalado en el artículo 1 del Acuerdo 1481 de 2002, que claramente señala: ARTÍCULO PRIMERO.- Para dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 65, numeral 2, del Código Sustantivo del Trabajo, el empleador deberá consignar la suma que considere deber al trabajador por concepto de acreencias laborales, en la cuenta judicial del Banco Agrario, según se detalla a continuación. En las sedes judiciales en donde sólo hubiere un juzgado competente, la consignación se realizará en la cuenta de depósitos judiciales de ese despacho. Para las sedes judiciales donde exista más de un juzgado competente, el Banco Agrario, a solicitud del director ejecutivo seccional de administración judicial o coordinador administrativo que corresponda, abrirá una cuenta especial denominada depósitos judiciales pago por consignación de prestaciones laborales, la cual será manejada por las oficinas judiciales, oficinas de apoyo, oficinas de servicios y de coordinación administrativa y de servicios judiciales, bajo la dirección de los respectivos despachos judiciales. En dicha cuenta especial se harán las consignaciones de que trata el inciso primero del presente artículo

4.1.5. Novedades de personal Cuando se presente algún cambio de funcionario (a) o Secretario (a), el Director Seccional de Administración Judicial o el Jefe de la Oficina de Coordinación Administrativa y de Servicios Judiciales, informarán al Banco dicho cambio a través del formato denominado DJ02.

Si el cambio es por motivo de un reordenamiento judicial, la información al Banco estará a cargo del Presidente o Presidenta de la Sala Administrativa del Consejo Seccional de la Judicatura, quien lo hará a través del formato DJ03.

4.1.6. Cancelación de Cuentas La cancelación de las cuentas judiciales se puede dar por reubicación, traslado, fusión, transformación o supresión del despacho judicial. 4.1.6.1 Procedimiento para la cancelación de las cuentas El despacho judicial sujeto de reubicación, traslado, fusión, transformación o supresión, realizará los siguientes pasos: • • • •

Elabora el Inventario de depósitos judiciales. Concilia la cuenta judicial. Remite al Banco Agrario la orden de cancelación de la cuenta. Remite a la dependencia que administra depósitos judiciales copia del inventario, los anexos bancarios, los libros de títulos y la información del módulo de depósitos en medio magnético.

4.1.7.

Expedición de títulos judiciales

Casos en los cuales se expiden títulos judiciales • • •

Postura en diligencias de remate Cauciones para excarcelaciones Pagos por consignación de prestaciones laborales, en los términos del Acuerdo 1481 de 2002.

4.1.7.1. Procedimiento para la expedición de títulos y constitución de depósitos • • •

El consignante consigna el valor del depósito en efectivo o en cheque El banco recibe la consignación, Expide el título judicial respectivo o constituye el depósito, entrega original y copia del título (cuando lo hubiere) al consignante o informa al despacho ya la dependencia la constitución El consignante recibe original y copia del título y lo entrega al despacho que ordenó la constitución.

4.1.8 Operaciones con los depósitos judiciales 4.1.8.1 4.1.8.2 4.1.8.3 4.1.8.4 4.1.8.5

Constitución Pago No pago Fraccionamiento Conversión

4.1.8.6 Reposición Estas operaciones ÚNICAMENTE pueden ser ordenadas mediante providencia dictada por el magistrado o juez en el expediente respectivo y comunicado mediante oficio (Decreto 1798 de 1963) 4.1.8.1. Pago El despacho judicial ordena el pago y lo comunica al banco con el formato DJ-04 que entrega al beneficiario. Dicho formato requiere firma completa, antefirma y huella de magistrado (a) o juez (a) y su secretario (a). Existe también la orden de pago permanente de cuota alimentaria, en este caso el magistrado (a), juez (a) y secretario (a) expide por una sola vez, la orden de pago y la comunica al Banco en el mismo formato, la entrega al beneficiario, hace firmar la copia en señal de recibo y la archiva en el expediente. Las modificaciones, actualizaciones o revocatorias requieren decisión del titular del despacho. Requisitos para el pago de depósitos: El banco confirma el depósito judicial y hace la visación de firmas registradas de juez (a) secretario (a). 4.1.8.1.1 Confirmación Para el pago de depósitos judiciales por valor superior a 15 salarios mínimos mensuales, se requiere la confirmación personal que la hace un empleado del banco debidamente autorizado y acreditado para el efecto, con el juez (a) y el secretario (a). Cuando se trata de depósitos judiciales por valor inferior a 15 salarios mínimos mensuales, la confirmación la hace telefónicamente el empleado del banco debidamente autorizado y acreditado para el efecto, con el juez (a) y el secretario (a). 4.1.8.2.

No pago

El despacho judicial expide la orden de no pago y la remite al Banco Agrario, quien la recibe y da cumplimiento de inmediato a dicha orden. 4.1.8.3.

Fraccionamiento

Cuando una ó varias sumas depositadas deban entregarse en diversas cuotas o a varias personas, el funcionario judicial ordenará al Banco que la suma global del depósito se divida en varias de menor valor, según el número de cuotas en que deba repartirse, sin que en ningún caso pueda superarse el valor de dicha suma.

4.1.8.3.1. Procedimiento •

El despacho judicial ordena el fraccionamiento y lo comunica al banco mediante el formato DJ05.

•

El banco recibe dicho formato y constituye los depósitos en las condiciones determinadas por el Despacho Judicial.

•

El banco informa al Despacho, el número, valor y demás características de los depósitos resultantes del fraccionamiento.

4.1.8.4.

Conversión

Cuando una suma depositada deba transferirse a un proceso diferente que cursa en otro despacho judicial o en el mismo que ordenó su constitución, el depósito se modificará en los términos que ordene el funcionario judicial a cuya orden se constituyó inicialmente.

4.1.8.4.1 Procedimiento •

El despacho judicial ordena la conversión y comunica al banco mediante el formato DJ05.

•

El banco recibe dicho formato y constituye los depósitos en las condiciones determinadas por el Despacho Judicial.

•

El banco informa al Despacho, el número, valor y demás características del depósito resultante de la conversión.

4.1.8.5.

Reposición

Es la cancelación de un título judicial y la expedición de uno nuevo en las mismas condiciones que el anterior. Causales: - Pérdida o extravío - Hurto - Grave deterioro del título original 4.1.8.5.1 Procedimiento El despacho judicial ordena la reposición del título, diligencia el formato DJ06 y remite al banco. Es necesario anexar denuncia penal, cuando se trate de reposición por HURTO y el Título si se trata de reposición por deterioro

4.1.9.

Cobro irregular de depósitos judiciales

El Magistrado (a), Juez (a) y Secretario (a), son responsables del manejo y control de los depósitos judiciales. Los empleados del Banco responden por el manejo de los depósitos judiciales, en el sentido de dar estricto cumplimiento al reglamento existente sobre el mismo. En caso de presentarse el cobro irregular de un depósito judicial, el Magistrado (a) o el Juez (a), deberá: • • • •

Presentar las denuncias penales. Iniciar investigaciones disciplinarias de su competencia. Dar aviso oportuno a las demás autoridades, para lo de su cargo. Informar inmediatamente, a la Dirección Seccional de Administración Judicial, para lo de su cargo. Presentar inmediatamente el reporte del siniestro a la Dirección Seccional de Administración Judicial.

•

4.1.10. Información del banco El Banco Agrario, informará al despacho diariamente en forma impresa la relación de Depósitos constituidos en la fecha y el movimiento de los depósitos del respectivo despacho y mensualmente remitirá el extracto de la cuenta judicial correspondiente.

4.1.11

Conciliaciones

El procedimiento para las conciliaciones requiere la confrontación de: • • • •

Extractos Relaciones de depósitos constituidos Relaciones de depósitos pagados Títulos pagados cuando los hubiere

Los despachos judiciales realizan las confrontaciones y conciliaciones, determinan las inconsistencias y gestionan su solución ante la oficina del banco que corresponda.

4.1.12

Quejas y reclamos

Los despachos judiciales tramitarán ante el banco de su localidad las quejas y reclamos de su cargo. Cuando no sean atendidas se informará a la Dependencia Administrativa que las consolidará y remitirá a la División de Fondos Especiales de la Dirección Seccional de Administración Judicial, la cual realizará las gestiones pertinentes ante la Gerencia Nacional de Operaciones Bancarias del Banco.

4.1.13

Control y Seguimiento

El control y seguimiento de los depósitos judiciales está a cargo de: • • • •

Unidad de Auditoría Interna del Consejo Superior de la Judicatura Salas Administrativas de los Consejos Seccionales de la Judicatura División de Fondos Especiales y Cobro Coactivo Direcciones Seccionales de Administración Judicial

Unidad de Auditoría Interna del Consejo Seccional de la Judicatura: Vigilará el cumplimiento del reglamento e informará a la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, los resultados de su gestión y las medidas correctivas adoptadas o sugeridas. Salas Administrativas de los Consejos Seccionales de la Judicatura Vigilarán el cumplimiento del reglamento e informarán a la Sala Administrativa las gestiones de control sus resultados y las medidas adoptadas o sugeridas. División de Fondos Especiales y Cobro Coactivo Vigilará el cumplimiento del reglamento, solicitará informes a las Direcciones Seccionales y los presentará a la Sala. Direcciones Seccionales de Administración Judicial Implementarán mecanismos de control como visitas periódicas, arqueos e inventarios a las dependencias administrativas e informarán trimestralmente a la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, las gestiones de control, sus resultados y las medidas correctivas adoptadas o sugeridas.

4.1.14

Disposiciones transitorias

A partir de la vigencia del Acuerdo 1676 de 2002 los títulos ya expedidos no requieren firmas al respaldo de los mismos, únicamente se requiere diligenciar totalmente los formatos diseñados para cada caso. Solamente se ordenará la reposición de los siguientes títulos: • • •

Para hacer postura en diligencias de remate. Cauciones para excarcelación Pagos por consignación de prestaciones laborales

4.2. Fondos Especiales Son fondos especiales de la Rama Judicial: • • • • •

Multas Cauciones efectivas Impuesto de Remate Prescripción de Depósitos Judiciales Rendimientos de los Depósitos Judiciales

• •

Inversiones transitorias Tributación Especial de las Notarias para la Administración de Justicia Reasignación de los Ingresos de la Superintendencia de Notariado y Registro.

4.2.1.

Procedimiento de Multas

•

El juez (a) condena al pago de una multa a favor de la Rama Judicial e informa el número de la cuenta en la cual debe consignarse.

•

El sancionado consigna el valor de la multa y entrega el recibo de consignación al juzgado.

•

El banco remite extractos mensuales de las cuentas a la Dirección Seccional de Administración Judicial.

•

El juez (a) remite mensualmente recibo y reporte de recaudo a la Dirección Seccional.

La Sala Administrativa del Consejo Seccional y las Direcciones Seccionales realizan el control y seguimiento.

4.2.2.

Procedimiento de Cauciones

Etapa 1.- Constitución de la caución El juez (a) ordena que se preste una caución, comunica la orden al Banco Agrario mediante oficio que dispone la constitución de un depósito judicial en la cuenta, e indica, el nombre y código de Identificación del despacho, el número de la cuenta, los datos del proceso, y demás datos que se requieran. Etapa 2.- El responsable de la caución constituye el depósito judicial en el Banco Agrario. Etapa 3.- El banco expide el depósito judicial si la caución es por excarcelación o constituye depósito desmaterializado para las demás y lo entrega al consignante o informa o informa la constitución del depósito a la dependencia administrativa y al juzgado.

Etapa 4.- El responsable de la caución entrega el título Judicial al juzgado si es por excarcelación. Etapa 5.- El juez (a) ordena el pago del título a quien consignó la caución y la comunica mediante el diligenciamiento del respectivo formato Sí se presenta incumplimiento, ordena hacer efectiva la caución, dispone la consignación del depósito a favor del Tesoro Nacional en la cuenta No.0070020010-8 del Banco Agrario de Colombia S.A. Informa mensualmente a la Dirección Seccional de Administración Judicial y remite recibos. Etapa 6.- La Sala Administrativa del Consejo Seccional realiza el control y seguimiento e informan al Consejo Superior de la Judicatura. Por su parte las Direcciones Seccional de Administración Judicial consolidan información regional, realizan el control y seguimiento e informan a la División de Fondos Especiales y ésta consolida información del país, realiza control y seguimiento e informa al Consejo Superior de la Judicatura.

4.2.3.

Procedimiento impuesto de remate:

•

El juez practica la diligencia de remate e consignar y el número de cuenta corriente.

•

El rematante consigna el 3% sobre el valor final del remate y entrega recibo de consignación al juzgado para aprobación diligencia de remate.

•

El banco remite extractos mensuales de las cuentas a la Dirección Seccional de Administración Judicial.

•

El juez (a) remite mensualmente recibo y reporte de recaudo a la Dirección Seccional.

4.2.4.

informa al rematante el valor a

Procedimiento para la prescripción

Etapa 1.- Los Jefes de la Oficina Judicial, de Apoyo, Centros de Atención, Oficinas de Servicios y Servicios Administrativos elaboran el inventario de depósitos, ubican copia autentica de las providencias que ordenan la constitución del depósito, su entrega y de las que ponen fin a cada proceso y expiden las constancias de ejecutoria. Etapa 2.- El Director Seccional de Administración Judicial solicita a los jueces la declaratoria de prescripción, remitiendo los documentos entregados por el Jefe de la Oficina Judicial. Etapa 3.- El juez (a) declara la prescripción, ordena la consignación y remite los títulos (cuando existan y reposen en el despacho) al Banco Agrario. Etapa 4.- El Banco Agrario remite al Despacho los recibos de consignación

Etapa 5.- El juez (a) diligencia y remite el formulario DJP-1 a la División de Fondos Especiales y Cobro Coactivo, dentro de los 5 primeros días de cada mes, e informa a la Dirección Seccional las prescripciones declaradas en el mes inmediatamente anterior y anexa copia del recibo de consignación, dentro de los 5 primeros días de cada mes. Etapa 6.- La Dirección Seccional Consolida la información de los despachos de su Ámbito territorial y el remite dentro de los 10 primeros días de cada mes a la División de Fondos Especiales y Cobro Coactivo. Etapa 7.- La División de Fondos Especiales y Cobro Coactivo, analiza los formularios DJP1 y el consolidado de las seccionales y realiza los cruces de información y elabora el informe consolidado a nivel nacional.

UNIDAD V DERECHOS DE PETICIÓN 5.1. Marco Legal Constitución Política de Colombia “Artículo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales.” Ley 270 de 1996 “Artículo 81.-Podrá ejercerse el derecho de petición ante el Consejo Superior de la Judicatura, en los términos de la ley 57 de 1985 y demás disposiciones que la desarrollen y complementen”. Código Contencioso Administrativo “Artículo 5: Toda persona podrá hacer peticiones respetuosas a las autoridades, verbalmente o por escrito, a través de cualquier medio…” “Artículo 9.- Toda persona podrá formular peticiones en interés particular. A estas se aplicarán también lo dispuesto en el capítulo anterior.” “Artículo 17.- Del derecho a la información. El derecho de petición de que trata el artículo 45 de la Constitución Política incluye también el de solicitar y obtener acceso a la información sobre la acción de las autoridades y, en particular, a que se expida copia de sus documentos, en los términos que contempla este capítulo.”

5.2. Reglamento La Sala Plena del Consejo Superior de la Judicatura reglamentó lo previsto en el artículo 81 de la ley 270 de 1996, y para el efecto expidió el Acuerdo 01 del 7 de febrero de 2002, que a continuación se transcribe: ACUERDO 01 DE 2002: Por el cual se reglamenta el trámite interno del Derecho de Petición en el Consejo Superior de la Judicatura, los Consejos Seccionales de la Judicatura y las Direcciones Ejecutiva y Seccionales de Administración Judicial”.

CONSIDERANDO Que, la Constitución Política en su artículo 23 consagra el derecho de todas las personas a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés particular o general, en forma verbal o escrita, y a obtener, en consecuencia, pronta resolución; Que, el Código Contencioso Administrativo en su título I, capítulos I a VIII desarrolla el derecho fundamental de petición, en virtud del cual se pueden iniciar las actuaciones administrativas para obtener decisiones en interés general o particular, solicitar informaciones o expedición de documentos, lo mismo que formular consultas. Igualmente, señala el procedimiento para su presentación, requisitos, trámite, términos y forma de resolverlas, así como los recursos que proceden contra las decisiones adoptadas; Que, el artículo 81 de la Ley 270 de 1996 - Estatutaria de la Administración de Justicia, establece la posibilidad del ejercicio del derecho de petición ante el Consejo Superior de la Judicatura, en los términos de la ley 57 de 1985 y demás disposiciones que la desarrollen y complementen; Que, es deber del Consejo Superior de la Judicatura procurar que las solicitudes elevadas en ejercicio del derecho de petición se tramiten en debida forma; propender por su cumplimiento y efectividad, consultando los principios de economía, celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad y contradicción; para lo cual debe reglamentar su ejercicio, ACUERDA ARTÍCULO 1º. CAMPO DE APLICACIÓN A través del Derecho de Petición, pueden las personas: 1.

Hacer peticiones respetuosas en interés general o particular, de acuerdo con los artículos 5º y 9º. del C.C.A., en los asuntos que por su naturaleza legalmente le corresponda atender al Consejo Superior de la Judicatura.

2.

Solicitar información sobre las actividades desarrolladas por esta Corporación, en los términos del artículo 17 y siguientes del C.C.A.

3.

Pedir copia de documentos tales como las Actas de Sala, Acuerdos y Resoluciones y solicitar las certificaciones que por disposición legal y reglamentaria le corresponda expedir a la Corporación.

4.

Formular consultas verbales o escritas, relacionadas con las funciones constitucional y estatutariamente asignadas a los Consejos Superior y Seccionales de la Judicatura, y a las Direcciones Ejecutiva y Seccionales de Administración Judicial, sin perjuicio de lo que dispongan normas especiales. ARTÍCULO 2º. DE LA FORMULACIÓN DE PETICIONES.

Las solicitudes que se presenten ante el Consejo Superior de la Judicatura o sus Consejos Seccionales y ante la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial o sus Direcciones Seccionales, en ejercicio del derecho de petición, podrán formularse verbalmente o por escrito, a través de cualquier medio que permita a la Administración su conocimiento. Las peticiones escritas dirigidas al Consejo Superior de la Judicatura y a la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, deberán enviarse a la respectiva Oficina de Radicación y Correspondencia de la ciudad de Santafé de Bogotá. Las solicitudes que se hagan a los Consejos Seccionales de la Judicatura y a las Direcciones Ejecutivas Seccionales se recepcionarán y radicarán en la Secretaría correspondiente. Las peticiones verbales se formularán directamente ante el funcionario o empleado encargado en la respectiva Sala, Unidad, Oficina o dependencia administrativa, según la naturaleza del asunto y las competencias asignadas por la ley o los Acuerdos de la Corporación. El funcionario o empleado que recepcione la solicitud verbal, dispondrá lo pertinente para dejar constancia escrita de la misma y obtener la firma del peticionario, si este así lo solicita. En todo caso, deberá informarle al interesado de la existencia de esta prerrogativa. PARÁGRAFO. Las solicitudes escritas dirigidas al Consejo Superior de la Judicatura y a la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial podrán presentarse a través de sus respectivos Consejos Seccionales o Direcciones Seccionales, quienes las remitirán a la dependencia correspondiente dentro de las 24 horas siguientes a su recepción. En tal caso, se entenderá para todos los efectos legales que fue presentada ante la dependencia competente en la fecha de entrega por el peticionario. Si en el lugar de residencia del solicitante no funcionan dependencias del Consejo Superior de la Judicatura o de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, el escrito podrá presentarse ante la personería municipal. ARTÍCULO 3º. HORARIO DE ATENCIÓN AL PÚBLICO. Las peticiones escritas y verbales deberán presentarse dentro del horario normal de atención, que en todo caso tendrá una duración mínima de ocho (8) horas diarias, de lunes a viernes, sin perjuicio de que, en circunstancias especiales y cuando lo estime conveniente, la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, en ejercicio de la facultad que le otorga el artículo 85, numeral 26 de la Ley 270 de 1996, modifique los horarios de atención al público.

ARTÍCULO 4º. UTILIZACIÓN DEL CORREO PARA EL ENVÍO DE INFORMACIÓN. El Consejo Superior de la Judicatura deberá facilitar la recepción y envío de documentos o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado. En ningún caso se inadmitirán las solicitudes o informes que se hayan recibido por correo certificado. Para los efectos del vencimiento de términos se entenderá que el peticionario presentó la solicitud o dio respuesta al requerimiento de la entidad, en la fecha y hora de recepción en la dependencia del Consejo Superior de la Judicatura. Igualmente, el peticionario podrá solicitar a la entidad el envío por correo de documentos o información, para lo cual deberá adjuntar a su petición un sobre al cual se adhiera la estampilla postal requerida. PARÁGRAFO. Para que se tenga como válido el envío por correo certificado, la dirección de la dependencia del Consejo Superior de la Judicatura a la cual vaya dirigido debe aparecer clara y correctamente diligenciada. ARTÍCULO 5º. REQUISITOS. Las peticiones escritas deberán contener, por lo menos, los siguientes requisitos: 1.

La designación de la autoridad a la cual se dirige;

2.

Los nombres y apellidos completos del solicitante y/o de su apoderado o su representante legal, si es del caso;

3.

La indicación del documento de identidad y dirección para envío de correspondencia del peticionario y/o de su apoderado o representante legal;

4.

Lo que se solicita y la finalidad que se persigue;

5.

Las razones en que se apoya;

6.

La relación de los documentos, en caso de que se adjunten;

7.

El poder para actuar, cuando se obre por conducto de apoderado;

8.

La firma del memorialista. PARÁGRAFO. Recibido el escrito, la dependencia receptora lo rotulará con indicación de la fecha y hora de recibo, el número de radicación, el nombre del peticionario y la dependencia a la cual será remitido. Sobre la base de los datos suministrados en el rótulo correspondiente, el interesado podrá requerir información sobre el estado de su solicitud.

La Oficina receptora deberá enviar las solicitudes a la dependencia administrativa competente para decidirlas, a más tardar dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes a su recibo. ARTÍCULO 6º. VERIFICACIÓN DE REQUISITOS. Recibida la petición escrita en la dependencia competente para resolverla o contestarla, el funcionario o empleado encargado verificará el cumplimiento de los requisitos señalados en el artículo inmediatamente anterior y los que sean necesarios para resolver de fondo. Si las informaciones o documentos que proporcione el interesado al iniciar la actuación administrativa no son suficientes para decidir, se le requerirá por escrito, por una sola vez, con toda precisión, para que subsane las fallas o aporte lo que haga falta. PARÁGRAFO 1º. El requerimiento interrumpirá los términos establecidos para decidir la petición. Desde el momento en que el interesado aporte nuevos documentos o informaciones con el propósito de satisfacer el requerimiento, comenzarán a correr otra vez los términos pero, en adelante, no se le podrán pedir más complementos, y se decidirá con base en aquello de que dispongan. PARÁGRAFO 2º. Si dentro de los dos (2) meses siguientes a la solicitud de cumplimiento de requisitos o de información adicional el interesado no se pronuncia al respecto, se entenderá que ha desistido de su petición, procediéndose, en consecuencia, a ordenar su archivo en la dependencia encargada de su tramitación, sin perjuicio de que el interesado presente posteriormente una nueva solicitud. PARÁGRAFO 3º. Los funcionarios y empleados no podrán exigir a los particulares constancias, certificaciones o documentos que ellos mismos tengan o que puedan obtener en los archivos de la Corporación. ARTÍCULO 7º. SUSCRIPCIÓN DE LAS RESPUESTAS. Toda respuesta a las peticiones presentadas ante el Consejo Superior de la Judicatura deberá firmarse, según corresponda, por el Presidente de la Corporación, el Presidente de la Sala Administrativa o de la Sala Jurisdiccional Disciplinaria, el Director Ejecutivo de Administración Judicial, el Presidente del Consejo Seccional de la Judicatura o el Presidente de la Sala respectiva, el Director de Unidad o de Oficina, los Abogados Asistentes de la Oficina de Asesoría Jurídica o los Jefes de dependencias administrativas de la Sala Administrativa. PARÁGRAFO. Es de competencia privativa del Presidente del Consejo Superior de la Judicatura y de los Presidentes de las Salas Administrativa y Jurisdiccional Disciplinaria dar respuesta a las solicitudes formuladas por el Presidente de la República, los Presidentes del Congreso, de la Corte Suprema de Justicia, de la Corte Constitucional, del Consejo de Estado, del Consejo Superior de la

Judicatura y de la Sala Jurisdiccional Disciplinaria de esta Corporación. Igualmente, les corresponde comunicar las decisiones que impliquen la definición de políticas por parte del Consejo Superior de la Judicatura. En los casos anteriores, el funcionario o empleado encargado de elaborar el proyecto para estudio y decisión de la Sala, tendrá a su cargo el control de los términos legales establecidos para atender la petición, y el trámite de la misma. ARTÍCULO 8º. TRASLADO POR COMPETENCIA. De conformidad con lo dispuesto por el artículo 33 del Código Contencioso Administrativo, si la dependencia o funcionario a quien se dirige la solicitud o ante quien se cumple el deber legal de solicitar que inicie la actuación administrativa, no es competente, deberá informarlo en el acto al interesado, si este actúa verbalmente; o dentro del término de diez (10) días, a partir de la recepción si obró por escrito; en este último caso la dependencia o funcionario o empleado a quien se hizo la petición deberá enviar el escrito, dentro del mismo término, al competente, y los plazos establecidos para decidir se ampliarán en diez (10) días. Si el asunto corresponde a otra dependencia del Consejo Superior de la Judicatura, se hará la remisión correspondiente a más tardar al día siguiente, sin necesidad de informar sobre el particular al peticionario. ARTÍCULO 9º. DEL TÉRMINO PARA RESOLVER LAS PETICIONES. Teniendo en cuenta la clase de petición, ésta deberá ser resuelta dentro de los siguientes plazos: 1.

La petición en interés general o particular, dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha de su radicación;

2.

La solicitud de información o de expedición de documentos, dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de su radicación;

3.

Para resolver sobre estas peticiones la dependencia contará con un término máximo de diez (10) días hábiles. Si pasado este lapso no se ha dado respuesta al peticionario, se entenderá, para todos los efectos legales, que la respectiva solicitud ha sido aceptada. En consecuencia, el documento deberá ser entregado dentro de los tres (3) días siguientes. La formulación de consultas, dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de su radicación.

PARÁGRAFO 1º. Cuando la petición haya sido verbal, la decisión podrá tomarse y comunicarse en la misma forma al interesado. En los demás casos será escrita. PARÁGRAFO 2º. Cuando no fuere posible resolver o contestar la petición en dichos plazos, se deberá informar así al interesado, expresando los motivos que se tienen y señalando la fecha en que se resolverá o dará respuesta, con sujeción al término adicional que autoriza la ley. PARÁGRAFO 3º. Para todos los efectos legales, los días mencionados en este Acuerdo se entienden hábiles. ARTÍCULO 10º. DE LA INTERRUPCIÓN DE LOS TÉRMINOS PARA RESOLVER O CONTESTAR. Los términos señalados en el artículo 9º de este Acuerdo se interrumpirán en los siguientes casos: 1.

Cuando la petición no reúna los requisitos legales, hasta tanto el interesado cumpla con los mismos, una vez requerido en la forma de que da cuenta el parágrafo 2º del artículo 6º de esta reglamentación.

2.

Mientras se surte el trámite incidental de que trata el artículo 30 del C.C.A.;

3.

Mientras el interesado no cancele el valor de las copias solicitadas, de conformidad con lo establecido en este mismo Acuerdo. 4. Durante el término señalado para la práctica de pruebas, si hay lugar a ellas. ARTÍCULO 11º. DEL RECHAZO DE PETICIONES. Habrá lugar al rechazo de la petición en los siguientes casos:

1.

Cuando se utilicen expresiones irrespetuosas o desobligantes como amenazas, improperios, insultos, ofensas, afrentas o provocaciones, entre otras;

2.

Cuando se presente en forma recurrente por un mismo particular, en relación con asuntos o materias respecto de las cuales ya se haya pronunciado el Consejo Superior de la Judicatura, a menos que se planteen o aparezcan circunstancias que ameriten un nuevo análisis. PARÁGRAFO. En el acto de rechazo se señalará expresamente la razón por la cual no se atendió la petición. ARTÍCULO 12º. DEL PAGO DE LAS COPIAS. La expedición de copias de toda clase de documentos dará lugar al pago de las mismas cuando, a juicio de la Corporación, la cantidad solicitada lo justifique. Para tal efecto se le indicará al peticionario, verbalmente o por escrito, según

el caso, que previamente a la entrega de las copias requeridas deberá cancelar el valor de las mismas y presentar ante la dependencia correspondiente el comprobante que acredite la consignación bancaria a órdenes de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, en la cuenta que para el efecto se le indique. De lo contrario, se entenderá que ha desistido de su solicitud. PARÁGRAFO 1º. Teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 24 del Código Contencioso Administrativo, se fija en cien pesos ($100.oo) el valor que debe pagarse por hoja copiada, y se faculta a las Salas Administrativas de los Consejos Seccionales de la Judicatura para hacer los ajustes respectivos en el mes de enero de cada año, mediante Acuerdo. PARÁGRAFO 2º. La autenticación de las copias no tendrá costo adicional. PARÁGRAFO 3º. La expedición de certificaciones tendrá un valor de cien pesos ($100.oo). PARÁGRAFO 4º. El valor de los desgloses será el que resulte de sumar el costo de las copias requeridas y de las certificaciones. PARÁGRAFO 5º. Si en la respectiva oficina no fuere posible reproducir directamente los documentos, o la tarifa fijada resultare elevada a juicio del peticionario, se le indicará el sitio en el cual un empleado de la Corporación sacará las copias a que hubiere lugar. En este evento, los gastos serán cubiertos, previamente y en su integridad, por el interesado. ARTÍCULO 13º. DE LA INFORMACIÓN DE CARÁCTER RESERVADO. El Consejo Superior de la Judicatura sólo podrá negar la consulta de determinados documentos o la copia o fotocopia de los mismos, cuando estos tengan carácter reservado conforme a la Constitución y a la Ley o hagan relación a la defensa o seguridad nacional. La decisión se hará constar en acto debidamente motivado. El examen de los documentos se hará en horas de despacho al público y si fuere necesario en presencia de un empleado de la entidad. PARÁGRAFO 1º. El carácter reservado de un documento no será oponible a las autoridades que los soliciten para el debido ejercicio de sus funciones, no obstante lo cual deberán asegurar la reserva de dichos documentos. Tampoco será oponible a la persona sobre la cual versen dichos documentos, en cuyo caso deberá acreditar tal calidad. PARÁGRAFO 2º. La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta (30) años de su expedición. Cumplidos estos, el documento adquiere el carácter de histórico y podrá ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que lo posea adquiere la obligación de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo.

ARTÍCULO 14º. PUBLICIDAD. Para la debida información de los interesados, copia de este reglamento se fijará en un lugar visible de las Oficinas de Radicación y Correspondencia del Consejo Superior de la Judicatura y de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial; así mismo, en las Secretarías de los Consejos Seccionales de la Judicatura y de las Direcciones Seccionales de Administración Judicial. Igualmente se divulgará a través de los medios electrónicos de que dispone la Corporación, para facilitar su consulta vía Internet. ARTÍCULO 15º. SANCIONES. El incumplimiento de los trámites y términos prescritos en este Acuerdo, acarreará para el funcionario o empleado responsable las sanciones establecidas en el Código Disciplinario Único (Ley 200 de 1995) y en los artículos 7, 22 y 76 del C.C.A.

Anexos

ACUERDO No. 964 DE 2000 (Noviembre 8) “Por medio del cual se reglamenta el funcionamiento de los Grupos Seccionales de Apoyo creados por el Acuerdo 800 de 2000.” LA SALA ADMINISTRATIVA DEL CONSEJO SUPERIOR DE LA JUDICATURA En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial, las conferidas por el artículo 177 de la Ley 270 de 1996, ACUERDA ARTÍCULO PRIMERO.- Denominación y naturaleza. Los Grupos Seccionales de Apoyo, creados por el Acuerdo 800 de 2000, se constituyen a nivel nacional, en cada Distrito Judicial, como entes operativos y ejecutores con el fin de garantizar la calidad, eficiencia y pertinencia de las actividades académicas dirigidas o auspiciadas por la Escuela Judicial, se establecen por lo tanto como soporte de la formación y capacitación que, a nivel regional, corresponde desarrollar a la Escuela Judicial. ARTÍCULO SEGUNDO.- Funciones Generales. De conformidad con el artículo 17 del Acuerdo 800 de 2000, corresponde a los Grupos Seccionales de Apoyo bajo la orientación y coordinación de la Dirección de la Escuela Judicial Rodrigo Lara Bonilla, el cumplimiento de las siguientes funciones: 1.

Coordinar, conjuntamente con la Dirección de la Escuela, la ejecución de los planes y programas dispuestos para ser desarrollados en el correspondiente Distrito.

2.

Apoyar los procesos de convocatoria a las diferentes actividades que se programen en el Distrito.

3.

Proponer los funcionarios y empleados que deban participar en la actividad académica, de conformidad con los siguientes criterios de selección: 3.1 Interés en participar 3.2 Especialidad según tema del curso a realizarse. 3.3 Tener en cuenta la participación en eventos anteriores frente a la inasistencia injustificada o que no haya sido invitado por esta Escuela. 3.4 Antigüedad en la Rama Judicial 3.5 Vinculación a carrera.

4.

Coordinar la prestación de los apoyos logísticos que demanden las actividades de formación y capacitación en su Distrito, tales como determinación de sitios, aulas, ayudas audiovisuales, transporte de docentes, reproducción de materiales, cumplimiento y manejo del tiempo del conferencista, buena utilización de los recursos de la Escuela Judicial, velar por el cumplimiento de los servicios contratados con el hotel.

5.

Sugerir y proponer a los Comités de Necesidades, de Planificación, y de Docencia y Autoevaluación, de acuerdo con el reglamento académico de la Escuela, los perfiles de los docentes, al igual que las necesidades y temáticas más sentidas en materia de formación y capacitación detectadas en su correspondiente Distrito.

6.

Apoyar a la Dirección en el debido control de asistencia a los eventos, y en la aplicación de los mecanismos e indicadores para la evaluación y seguimiento de los resultados de los mismos, de conformidad con las directrices señaladas por la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura.

7.

Colaborar con los Comités de necesidades en la elaboración del Plan Anual de Formación y Capacitación de la Rama Judicial.

8.

Las demás que dentro del ámbito de su competencia, le sean asignadas por la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura.

ARTÍCULO TERCERO.- Conformación. Los Grupos Seccionales de Apoyo, se conformarán así: 1. 2. 3. 4. 5.

El Presidente de la Sala Administrativa del Consejo Seccional de la Judicatura, quien lo presidirá. El Director Ejecutivo Seccional de Administración Judicial, quien ejercerá como secretario del mismo. El Presidente del Tribunal Superior o un magistrado de la corporación delegado al efecto. El Presidente del Tribunal Contencioso Administrativo o un magistrado de la corporación delegado al efecto. El Presidente de la Sala Disciplinaria del Consejo Seccional de la Judicatura o un magistrado de la Sala delegado al efecto.

PARÁGRAFO.- Los Presidentes de colegios, asociaciones o demás organizaciones de naturaleza académica o investigadoras integradas por funcionarios o empleados de la Rama Judicial deberán ser convocados a las reuniones de los Grupos Seccionales de Apoyo, los cuales participarán con voz pero sin voto. Los colaboradores de la Administración de Justicia podrán ser invitados a las mencionadas reuniones, en las que actuarán con voz pero sin voto. ARTÍCULO CUARTO.- Período de los miembros de los Grupos Seccionales de Apoyo. El periodo de los integrantes de los Grupos Seccionales de Apoyo corresponderá al señalado para la dignidad o el cargo en ejercicio del cual integran los mismos la seccional.

ARTÍCULO QUINTO.- Reuniones de los Grupos Seccionales de Apoyo. Los Grupos Seccionales de Apoyo se reunirán una vez al mes en su Distrito el primer lunes hábil o el martes si éste fuera festivo sesión que será convocada por el Presidente del Grupo Seccional de Apoyo. Extraordinariamente, cuando lo solicite la Dirección de la Escuela Judicial, la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, el Presidente del Grupo o un número plural de sus miembros. ARTÍCULO SEXTO.- Quórum y actas. Las reuniones de los Grupos Seccionales de Apoyo serán presididas por el Presidente de la Sala Administrativa del Consejo Seccional de la Judicatura en cada Distrito o su delegado y las deliberaciones se llevarán a cabo con la mayoría de sus miembros. Las decisiones se adoptarán por mayoría simple de los asistentes. De todas las reuniones se levantará un acta por parte del Secretario del Grupo Seccional de Apoyo, que contendrá asistentes, ausentes, orden del día, temas tratados, acciones a seguir, compromisos adquiridos y la firma de los participantes; copia de la cual, se remitirá a la Dirección de la Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla”. ARTÍCULO SÉPTIMO.- Estímulos. Los integrantes de los Grupos Seccionales de Apoyo cumplirán sus responsabilidades ad honorem y su participación en las actividades de la Escuela Judicial Rodrigo Lara Bonilla se considerará como factor a tener en cuenta para la concesión de becas e invitaciones tanto a nivel nacional como internacional y, en general, en el otorgamiento de estímulos. ARTÍCULO NOVENO.- Vigencia. Este Acuerdo rige a partir de su publicación en la Gaceta de la Judicatura. PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE. Dado en Bogotá, D. C., a los ocho (8) días del mes de noviembre de dos mil (2000). ALFONSO GUARIN ARIZA Presidente

ACUERDO No. 800 DE 2000 (Junio 14) “Por medio del cual se reestructura la Escuela Judicial Rodrigo Lara Bonilla y se adoptan disposiciones para su adecuado funcionamiento.” LA SALA ADMINISTRATIVA DEL CONSEJO SUPERIOR DE LA JUDICATURA En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales y en especial de las conferidas por el artículo 177 de la Ley 270 de 1996, ACUERDA CAPÍTULO I NATURALEZA, OBJETIVOS Y FUNCIONES ARTÍCULO PRIMERO.- Naturaleza. La Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla”, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 177 de la Ley 270 de 1996, es una unidad administrativa del Consejo Superior de la Judicatura adscrita a la Sala Administrativa. ARTÍCULO SEGUNDO.- Objetivos. La Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla” es el centro de formación inicial y continuada de los funcionarios y empleados al servicio de la administración de Justicia y de las personas que aspiren a ingresar a la misma o que en ejercicio de su profesión u oficio, colaboran con la administración de justicia. La Escuela Judicial tiene como objetivo general integrar un sistema de educación para la Rama judicial, excepción hecha de la Fiscalía General de la Nación, que genere, difunda y evalúe los conocimientos necesarios para la adecuada prestación del servicio a través de procesos de investigación, educativos, pedagógicos y tecnológicos, con la cooperación y alianzas estratégicas con organismos nacionales e internacionales. ARTÍCULO TERCERO.- Objetivos específicos. Son objetivos específicos de la Escuela Judicial, de acuerdo con las normas legales y con sujeción a las políticas de la Sala administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, los siguientes: 1.

Contribuir al mejoramiento de la calidad y eficacia de la administración de justicia.

2.

Impulsar la participación de los funcionarios y empleados de la Rama Judicial, en la determinación de las necesidades relacionadas con su objetivo, y en la ejecución de los planes y programas de formación judicial.

3.

Racionalizar los recursos y esfuerzos necesarios para el proceso de formación y capacitación de los servidores de la Rama Judicial.

4.

Asegurar la colaboración y el acceso a los programas de formación y capacitación judicial de todos los funcionarios y empleados de la Rama Judicial, de las personas

que aspiren a ingresar a la misma o de quienes en ejercicio de su profesión u oficio, colaboran con la administración de justicia 5. Procurar la utilización actualizada de tecnologías educativas nacionales e internacionales en el desarrollo de los programas previstos. ARTÍCULO CUARTO.- Funciones. Corresponde a la Escuela Judicial desarrollar las siguientes funciones: 1. Determinar las necesidades de formación y capacitación de los funcionarios y empleados al servicio de la administración de Justicia y de las personas que aspiren a ingresar a la misma o que en ejercicio de su profesión u oficio, colaboran con la administración de justicia.. 2.

Realizar estudios e investigaciones de carácter pedagógico que sirvan de apoyo a la programación y ejecución de los eventos académicos

3.

Elaborar, con el concurso del Comité de Necesidades y de los Grupos Seccionales de Apoyo, el Plan Anual de Formación y Capacitación para la Rama Judicial y someterlo a la aprobación de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, la cual, una vez adoptado, lo remitirá a la Comisión Interinstitucional de la Rama Judicial para los efectos previstos en el numeral tercero del artículo 96 de la Ley 270 de 1996.

4.

Elaborar y presentar a la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura el anteproyecto de presupuesto de la Escuela Judicial.

5.

Proponer a la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura los contenidos temáticos de los programas de formación y capacitación judiciales que deban desarrollarse en cumplimiento del Plan aprobado por la misma.

6. Ejecutar los programas de inducción, formación y capacitación de los funcionarios y empleados al servicio de la administración de Justicia y de quienes en ejercicio de su profesión u oficio, colaboran con la administración de justicia así como los cursos – concursos para quienes aspiren a vincularse a ella, teniendo en cuenta la reglamentación legal sobre la materia. 7. Elaborar los textos, materiales de apoyo, audiovisuales, guías y demás ayudas docentes, necesarias para la realización de los cursos. 8.

Promover, organizar y coordinar jornadas de actualización, congresos, seminarios, foros y encuentros para la optimización de la aplicación del derecho interno y la globalización del ordenamiento jurídico.

9.

Elaborar y presentar a la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, el proyecto de reglamento académico de la Escuela, incluyendo los criterios de selección de docentes y de la población que asistirá a los eventos.

10.

Elaborar y presentar a la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, el proyecto de reglamento sobre la conformación y funcionamiento de los Comités de Necesidades, de Planeación y de Docencia y Autoevaluación.

11.

Establecer y aplicar mecanismos de seguimiento y evaluación de las actividades, planes curriculares, apoyos didácticos, personal docente y beneficiarios de los programas de la Escuela y aplicar los correctivos necesarios para el cumplimiento de los objetivos propuestos.

12.

Construir y aplicar los indicadores para la medición del impacto de los programas de formación y capacitación en la gestión judicial.

13.

Propiciar la participación de los funcionarios y empleados de la Rama Judicial en los eventos académicos realizados por instituciones reconocidas por el Estado y cuyas intensidades, contenidos, metodologías, docentes y materiales, acrediten el mejoramiento de su desempeño.

14.

Expedir diplomas y certificados de aprobación y de asistencia a los participantes en los diferentes eventos académicos y docentes que realice, atendiendo siempre las previsiones contenidas en la Ley 270/96 Estatutaria de la Administración de Justicia.

15.

Proponer a la Sala administrativa del Consejo Superior de la Judicatura la celebración de convenios de cooperación técnica con organismos nacionales y extranjeros.

ARTÍCULO QUINTO.- Autonomía administrativa y de ejecución. La Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla”, gozará de la autonomía administrativa, técnica, de ejecución y del gasto para el desarrollo del Plan Anual de Formación y Capacitación de la Rama Judicial previamente aprobado por la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura. La Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, podrá delegar en el Director de la Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla”, la celebración de todos los negocios jurídicos que se requieran para el cumplimiento de los programas y actividades que forman parte del mencionado plan, en los términos utilizados para los Directores Seccionales de Administración Judicial. ARTÍCULO SEXTO.- Acuerdos de cooperación. La Dirección de la Escuela Judicial liderará, de acuerdo con las políticas de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, la firma de acuerdos de cooperación académica con las Escuelas o Centros de Capacitación Judicial del extranjero y con entidades y asociaciones de la Rama Judicial y de los colaboradores de la administración de justicia. CAPÍTULO II ESTRUCTURA ARTÍCULO SÉPTIMO.- Estructura. La estructura de la Escuela Judicial queda integrada por las siguientes dependencias:

1. Dirección 1.1 División Académica 1.2. División Administrativa PARÁGRAFO.- La Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, mediante Acuerdo, determinará la planta de personal de la Escuela Judicial. CAPÍTULO III DE LAS FUNCIONES DE LAS DEPENDENCIAS ARTÍCULO OCTAVO.- De las funciones de la Dirección. Son funciones de la Dirección de la Escuela Judicial las siguientes: 1. 2.

Dirigir la Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla”. Someter a consideración y aprobación de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura el Plan Anual de Formación y Capacitación de los funcionarios y empleados de la Rama Judicial, de quienes aspiren a ingresar a la misma y de quienes por su profesión u oficio colaboran con la administración de justicia.

3. Proponer a la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura el plan de actividades académicas, incluyendo los contenidos temáticos de los programas de formación y capacitación, de acuerdo con el Plan Anual de Formación y Capacitación aprobado por la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura. 4.

Presentar, en el último trimestre de la vigencia fiscal anterior, para aprobación de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, el anteproyecto de presupuesto de la Escuela Judicial.

5.

Presentar para aprobación de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura el reglamento académico de la Escuela Judicial.

6.

Participar en la elaboración del anteproyecto de presupuesto en lo relativo a la Escuela Judicial.

7.

Ejecutar el plan anual de formación y capacitación y el programa de actividades aprobados por la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, velando por el cumplimiento de sus fines.

8.

Evaluar periódicamente los resultados obtenidos a partir del funcionamiento de la Escuela y velar por la aplicación adecuada de los instrumentos de control y seguimiento de las actividades académicas y del impacto de las mismas en la gestión judicial.

9.

Celebrar y suscribir los negocios jurídicos necesarios para la ejecución de los planes y políticas previamente establecidos por la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, en cumplimiento de la delegación hecha por la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial.

10.

Participar de manera conjunta y dentro del ámbito de su competencia, con la Unidad de Administración de Carrera Judicial, en el diseño de las estructuras generales de los cursos – concurso.

11.

Liderar y coordinar con instituciones afines a nivel nacional e internacional la celebración de convenios de cooperación para la formación y capacitación, canalizar sus ofrecimientos y presentar a consideración de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura los proyectos de los respectivos convenios.

12.

Preparar las convocatorias para la asignación de becas y estímulos que otorgue la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura y evaluar el impacto en el mejoramiento de la gestión judicial de los funcionarios judiciales que hayan sido favorecidos con ofrecimientos académicos extranjeros.

13.

Coordinar la preparación de ponencias y documentos que deban ser presentados en foros y eventos de carácter internacional propios de la actividad de la Escuela.

14.

Colaborar con el Centro de Documentación Socio Jurídica de la Rama Judicial – CENDOJ – en la difusión y divulgación de la ley y la jurisprudencia.

15.

Convocar, dirigir y coordinar el funcionamiento de los Comités de Necesidades, de Planificación y de Docencia y de Autoevaluación.

16.

Supervisar el funcionamiento y prestar apoyo a los Grupos Seccionales de Apoyo.

17.

Autorizar con sujeción al reglamento académico aprobado por la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, la participación de los funcionarios y empleados de la Rama Judicial en los eventos académicos realizados por instituciones reconocidas por el Estado y cuyas intensidades, contenidos, metodología, docentes y materiales, acrediten el mejoramiento de su desempeño.

18.

Expedir diplomas y certificados de aprobación y de asistencia, a los participantes en los diferentes eventos académicos y docentes que realice la Escuela Judicial.

19.

Comunicar al respectivo superior jerárquico del funcionario o empleado, la inasistencia injustificada de éste a las actividades de formación y capacitación judicial realizadas o avaladas por la Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla”.

20.

Dirigir y controlar el talento humano al servicio de la escuela y la adecuada utilización de recursos físicos, presupuestales y tecnológicos asignados a la misma.

21.

Rendir informes bimestrales de actividades a la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura o cuando ésta lo solicite.

22.

Las demás que, dentro del ámbito de su competencia, le asigne o delegue la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura.

ARTÍCULO NOVENO.- De las funciones de la División Académica: Son funciones de la División Académica las siguientes: 1.

Diseñar, para consideración de la Dirección de la Escuela, el plan curricular correspondiente a los cursos de formación y capacitación, metodologías, temáticas, competencias de los docentes, materiales de apoyo y modalidades pedagógicas y evaluativas necesarias para el desarrollo de los mismos.

2.

Coordinar la ejecución de los cursos de formación y capacitación que deban realizarse de acuerdo con el Plan Anual de Formación y Capacitación.

3.

Apoyar a la Dirección de la Escuela, dentro del ámbito de su competencia, en la identificación y desarrollo de líneas de investigación en el campo pedagógico.

4.

Elaborar los textos, módulos, investigaciones, guías y demás ayudas necesarias para la realización de los cursos en la Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla”.

5.

Rendir informes bimensuales o cuando le sean solicitados, a la Dirección de la Escuela Judicial sobre el desarrollo, ejecución y evaluación de las actividades académicas que deban cumplirse de acuerdo con el Plan Anual de Formación y Capacitación.

6.

Proponer a la Dirección criterios, instrumentos y metodologías para la evaluación y seguimiento de los planes y programas.

7.

Estudiar y proponer el uso de los medios masivos de comunicación en los procesos de capacitación, al igual que las técnicas propias de la educación de adultos.

8.

Apoyar a la Dirección en la preparación de ponencias y documentos que deban ser presentados en foros y eventos de carácter internacional propios de la actividad de la Escuela Judicial.

9.

Preparar, para consideración de la Dirección, los proyectos de convocatorias para la asignación de becas y estímulos que otorgue la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura y llevar el registro y control de todos los funcionarios judiciales que hayan sido favorecidos con ofrecimientos académicos extranjeros.

10.

Proponer a la Dirección de acuerdo con el reglamento académico de la Escuela Judicial, los nombres de los funcionarios y empleados de la Rama Judicial, de quienes aspiren a ingresar a la misma y, de quienes por su profesión u oficio colaboran con la administración de justicia, que deban asistir en los eventos de formación y capacitación.

11.

Colaborar con la Dirección en la elaboración del Plan Anual de Formación y Capacitación de la Rama Judicial, y del anteproyecto de presupuesto de la misma, con sujeción al Plan Sectorial de Desarrollo.

12.

Apoyar a la Dirección de la Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla”, dentro del ámbito de su competencia, en la labores de coordinación y cooperación con las demás unidades y oficinas de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, así como con la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial y sus dependencias.

13.

Las demás que dentro del ámbito de su competencia, le sean asignadas por la Dirección de la Escuela.

ARTÍCULO DÉCIMO.- De las funciones de la División Administrativa. Son funciones de la División Administrativa las siguientes: 1.

Apoyar a la Dirección, dentro del ámbito de su competencia, en los asuntos administrativos, contables y presupuestales de la Escuela Judicial.

2.

Apoyar a la Dirección, dentro del ámbito de su competencia, en la coordinación de los asuntos administrativos que relacionen a la Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla” con las unidades y oficinas de la Sala Administrativa, así como con Dirección Ejecutiva de Administración Judicial y sus dependencias.

3.

Colaborar con la Dirección en la elaboración del Plan Anual de Formación y Capacitación de la Rama Judicial, y del anteproyecto de presupuesto de la Escuela, con sujeción al Plan Sectorial de Desarrollo.

4.

Velar por la publicación y distribución de los textos, módulos, investigaciones, guías y demás ayudas necesarias para la realización de las actividades de la Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla”.

5.

Velar por la prestación de los servicios, el adecuado mantenimiento y cabal uso de los bienes asignados a la Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla” para el cumplimiento de sus funciones.

6.

Elaborar los cronogramas y coordinar el apoyo logístico necesario para la realización de los eventos que realice la Escuela Judicial.

7.

Las demás que, dentro del ámbito de su competencia, le sean asignadas por la Dirección de la Escuela. CAPÍTULO IV DE LAS COMISIONES, COMITÉS Y GRUPOS DE APOYO

ARTÍCULO ONCE.- De las Comisiones, Comités y Grupos de Apoyo. Con el fin de garantizar la calidad, eficiencia y pertinencia de las actividades académicas dirigidas o auspiciadas por la Escuela Judicial, se crean las siguientes Comisiones, Comités y Grupos de Apoyo:

-Comisión Técnica -Comités de Necesidades, de Planificación, y de Docencia y -Grupos Seccionales de Apoyo

Autoevaluación

ARTÍCULO DOCE.- Comisión Técnica. Corresponde a esta comisión apoyar a la Dirección de la Escuela Judicial en la formulación de estrategias para la ejecución de los planes y programas adelantados por la Escuela, así como sugerir políticas de documentación, información y divulgación de las actividades realizadas por la misma o auspiciadas por ella; todo dentro de la orientación trazada por la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura. PARÁGRAFO.- La comisión técnica sesionará cuando sea convocada por el Presidente de la Sala Administrativa, y por lo menos, una vez cada trimestre. ARTÍCULO TRECE.- De la conformación de la Comisión Técnica. La Comisión Técnica estará integrada de la siguiente manera: -El Presidente de la Sala Administrativa o su delegado, quien la presidirá. -El Director de la Escuela Judicial, quien ejercerá la secretaría de la misma. -El Director de la Unidad de Administración de Carrera Judicial -El Director de la Unidad de Desarrollo y Análisis Estadístico -El Director de la Unidad de Informática de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial. -El Director del Centro de Documentación Socio – Jurídica de la Rama Judicial -El Jefe de la Oficina de Comunicaciones del Consejo Superior de la Judicatura ARTÍCULO CATORCE.- De los Comités de Necesidades, de Planificación y de Docencia y Autoevaluación. Se constituyen a nivel nacional los Comités de Necesidades, de Planificación, y de Docencia y Autoevaluación para apoyar las actividades de formación y capacitación de la Escuela Judicial, desde la formulación de los planes y programas hasta su ejecución y evaluación. Los Comités de Necesidades, de Planificación, y de Docencia y Autoevaluación estarán integrados por funcionarios de la Rama Judicial. La conformación y operatividad de dichos Comités, se regirá por el reglamento que para el efecto expida la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura. ARTÍCULO QUINCE.- De las funciones de los Comités de Necesidades, Planificación, y de Docencia y Autoevaluación. Son funciones de los Comités de Necesidades, Planificación, y de Docencia Autoevaluación las siguientes: 1.

Colaborar con la Dirección de la Escuela Judicial en el diagnóstico de las necesidades y en la formulación de los planes y programas de capacitación, formación y actualización de los funcionarios y empleados de la Rama Judicial, de quienes aspiren a ingresar a la misma, y de quienes por su profesión u oficio colaboran con la administración de justicia.

2.

Atender regularmente las actividades que se desprendan de los planes y programas de capacitación, formación y actualización judicial.

3.

Levantar las actas de las reuniones de trabajo e impulsar los planes y programas que se desprendan de las funciones y roles de los respectivos comités.

4.

Rendir los informes de las actividades que desarrollen en el ejercicio del control de las necesidades, planificación y docencia.

5.

Colaborar con la Dirección de la Escuela Judicial en la evaluación de los planes y programas de capacitación, formación y actualización judicial, de conformidad con las directrices señaladas por la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura.

6.

Asistir a las reuniones convocadas por la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura.

7.

Presentar la propuesta del reglamento interno de cada comité.

8.

Las demás que dentro del ámbito de su competencia, le sean asignadas por la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura.

ARTÍCULO DIECISÉIS.- De los Grupos Seccionales de Apoyo. Los Grupos Seccionales de Apoyo que se establecen en cada Distrito, se constituyen en soporte de la formación y capacitación que, a nivel regional, corresponde desarrollar a la Escuela Judicial. ARTÍCULO DIECISIETE.- De las funciones de los Grupos Seccionales de Apoyo. Son funciones de los Grupos Seccionales de Apoyo, las siguientes: 1. 2. 3.

4.

5.

Coordinar, conjuntamente con la Dirección de la Escuela, la ejecución de los planes y programas dispuestos para ser desarrollados en el correspondiente Distrito. Apoyar los procesos de convocatoria a las diferentes actividades que se programen en el Distrito. Coordinar la prestación de los apoyos logísticos que demanden las actividades de formación y capacitación en su Distrito, tales como determinación de sitios, aulas, ayudas audiovisuales, transporte de materiales, transporte de docentes, reproducción de materiales. Sugerir y proponer a los Comités de Necesidades, de Planeación, y de Docencia y Autoevaluación, de acuerdo con el reglamento académico de la Escuela los perfiles de los docentes, al igual que las necesidades y temáticas más sentidas en materia de formación y capacitación detectadas en su correspondiente Distrito. Apoyar a la Dirección en el debido control de asistencia a los eventos, y en la aplicación de los mecanismos e indicadores para la evaluación y seguimiento de los resultados de los mismos, de conformidad con las directrices señaladas por la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura.

ARTÍCULO DIECIOCHO.- De la conformación de los Grupos Seccionales de Apoyo. Los Grupos Seccionales de Apoyo, estarán conformados así: 1. El Presidente de la Sala Administrativa del Consejo Seccional de la Judicatura, quien lo presidirá

2. El Director Ejecutivo Seccional de Administración Judicial, quien ejercerá como secretario del mismo 3. El Presidente del Tribunal Superior o un Magistrado de la corporación delegado al efecto. 4. El Presidente del Tribunal Contencioso Administrativo o un Magistrado de la corporación delegado al efecto. 5. El Presidente de la Sala Disciplinaria del Consejo Seccional de la Judicatura Administrativo o un Magistrado de la sala delegado al efecto. PARÁGRAFO.- Los presidentes de las entidades o asociaciones de la Rama Judicial deberán ser convocados a las reuniones de los Grupos Seccionales de Apoyo y participarán con voz pero sin voto. Los colaboradores de la Administración de Justicia mencionadas reuniones.

podrán ser invitados a las

CAPÍTULO V DISPOSICIONES VARIAS ARTÍCULO DIECINUEVE.- Convocatorias y asistencia. Los funcionarios y empleados de la Rama Judicial que sean convocados a los eventos programados o apoyados por la Escuela Judicial, están obligados a asistir a las respectivas actividades académicas. Su incumplimiento generará las responsabilidades que establezca el reglamento que para el efecto expida la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura. ARTÍCULO VEINTE.- Reconocimientos. La activa participación de los Magistrados de los Tribunales y de los Jueces de la República en los Comités de Necesidades, Planeación, y de Docencia y Autoevaluación y en los Grupos Seccionales de Apoyo, será considerada como factor determinante en las políticas de estímulos y reconocimientos que reglamentará la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura. ARTÍCULO VEINTIUNO.- Participación en las actividades académicas. La participación de funcionarios y empleados de la Rama Judicial en las actividades académicas programadas por instituciones diferentes a la Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla”, requerirá la autorización previa de ésta y la posterior verificación de la asistencia y aprobación del respectivo curso. ARTÍCULO VEINTIDÓS.- Vigencia. El presente Acuerdo rige a partir del primero de Agosto de 2000 y deroga todas las normas que le sean contrarias, en especial el Acuerdo 425 de 1998. PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Dado en Santafé de Bogotá, a los catorce (14) días del mes de junio de dos mil (2000). ALFONSO GUARIN ARIZA Presidente

TULIA ADELAIDA RUIZ RUIZ Secretaria

ACUERDO No. 088 DE 1997 “Por el cual se reglamenta el ejercicio de la Vigilancia Judicial Administrativa consagrada en el artículo 101, numeral 6º, de la ley 270 de 1996.” LA SALA ADMINISTRATIVA DEL CONSEJO SUPERIOR DE LA JUDICATURA En uso de las facultades constitucionales y legales, en especial de las establecidas en los artículos 125, 228 y 257 numeral 3º de la Constitución Nacional; y 101 numeral 6º y 170 de la ley 270 de 1996 - Estatutaria de la Administración de Justicia, ACUERDA ARTÍCULO PRIMERO.- DEFINICIÓN. La Vigilancia Judicial es un mecanismo administrativo de carácter permanente, establecido por la Ley para asegurar que las labores de los funcionarios y empleados de la Rama Judicial se desarrollen de manera oportuna y eficaz, y es diferente de la función jurisdiccional disciplinaria a cargo de las Salas Disciplinarias de los Consejos Seccionales de la Judicatura y de la de Control Disciplinario de la Procuraduría General de la Nación. ARTÍCULO SEGUNDO.- COMPETENCIA. La Vigilancia Judicial Administrativa está a cargo de las Salas Administrativas de los Consejos Secciona-les de la Judicatura, respecto de los despachos judiciales ubicados en el ámbito territorial de su competencia. ARTÍCULO TERCERO.- EJERCICIO. La Vigilancia Judicial Administrativa se ejercerá de oficio o a petición de quien aduzca interés legítimo y recaerá sobre acciones u omisiones específicas en procesos singularmente determinados. El impulso oficioso será producto del ejercicio de las funciones propias de las Salas Administrativas de los Consejos Seccionales de la Judicatura, principalmente como consecuencia de las visitas generales o especiales a los despachos judiciales. Cuando la actuación se promueva a solicitud de interesado, el memorial respectivo deberá contener una relación sucinta de los hechos que configuren la situación que se debe examinar, con indicación del despacho judicial donde se han producido y se acompañarán las pruebas que tenga quien lo sus-cribe. El escrito respectivo se recibirá en la Secretaría del Consejo Seccional - Sala Administrativa, o en la Oficina de Quejas y Reclamos de la Secretaría Ejecutiva de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, la que previa radicación, lo remitirá a la autoridad correspondiente para lo de su cargo. ARTÍCULO CUARTO.- PROCEDIMIENTO. Recibido el escrito, el Presidente de la Sala hará el reparto dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes. El Magistrado a quien le corresponda, analizará la relevancia de los hechos expuestos y procederá a su verificación, bien sea mediante requerimiento de información detallada o practicando una visita especial al despacho judicial de que se trate; en este último evento y si las

circunstancias lo ameritan, revisará de oficio otros casos que deban ser objeto de la Vigilancia Judicial Administrativa, en los términos del presente Acuerdo. La labor de verificación podrá adelantarse por el Magistrado directamente o a través de sus auxiliares o de empleados de la Sala que él designe. Los resultados de la visita practicada se consignarán en un acta que se suscribirá por el funcionario o empleado visitador y por el titular del Des- pacho, así como por el empleado sobre el cual recaiga la observación, si fuere del caso. Si apareciere acreditada la existencia de una actuación u omisión contraria a la oportuna y eficaz administración de justicia en los términos del presente reglamento, ésta se pondrá en conocimiento del funcionario o empleado a quien se atribuye, mediante comunicación debidamente sustentada y suscrita por el Magistrado que conoce del asunto. El anterior trámite no podrá exceder del plazo improrrogable de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha del reparto. ARTÍCULO QUINTO.- EXPLICACIONES. A partir del recibo de la comunicación, el funcionario o empleado requerido tendrá un término, también improrrogable, de cinco (5) días hábiles para explicar, justificar o desvirtuar los hechos de que trata la misma, y para aducir las pruebas y consideraciones que estime pertinentes. ARTÍCULO SEXTO.- DECISIÓN. El Magistrado que conoce del asunto, evaluará las explicaciones del funcionario o empleado requerido, analizará las pruebas y decidirá si ha habido un desempeño contrario a la administración oportuna y eficaz de la Justicia en el preciso y específico proceso o actuación judicial de que se trate. Para el efecto se tendrá en cuenta que el hecho no obedezca a situaciones originadas en deficiencias operativas del despacho judicial, así como los factores reales e inmediatos de congestión no producidos por la acción u omisión del funcionario o empleado requerido, todo lo cual lo exime de los correctivos y anotaciones respectivas. La decisión se hará conocer del interesado, cuando lo hubiere, y del funcionario o empleado. ARTÍCULO SÉPTIMO.- CORRECTIVOS. El funcionario o empleado requerido está en la obligación de normalizar la situación de deficiencia dentro del término concedido para dar las explicaciones, sin perjuicio del procedimiento contemplado en el presente Acuerdo. Cuando la deficiencia sea consecuencia de situaciones de naturaleza operativa, la Dirección Seccional de la Rama Judicial competente, a petición del Magistrado, adoptará en el mismo término y de acuerdo a las disponibilidades presupuestales, las medidas necesarias para atender los requerimientos del despacho judicial. ARTÍCULO OCTAVO.- EFECTOS. Toda actuación inoportuna e ineficaz del servidor público determinada en desarrollo de las diligencias de que trata este acuerdo, será tenida en cuenta por el respectivo evaluador para efectos de la calificación del factor eficiencia o rendimiento de que trata el Acuerdo No. 198 de 1.996 de esta Sala, así: por cada anotación un punto menos. Así mismo, incidirá en el otorgamiento de los estímulos

y distinciones contemplados en el artículo 155 de la Ley 270 de 1.996, y determinará la no aplicación del Acuerdo 106 de 1996. ARTÍCULO NOVENO.- INFRACCIÓN DE OTRAS DISPOSICIONES. En caso de que las actuaciones u omisiones puedan ser constitutivas de una falta disciplinaria, el Magistrado, una vez finalizado el trámite administrativo propio de la Vigilancia Judicial, compulsará las copias pertinentes con destino a la autoridad competente; si se trata de conducta objeto de reproche y sanción penal, el magistrado competente debe ponerla en conocimiento de la Fiscalía General de la Nación con toda la información y la documentación recaudada, tan pronto tenga conocimiento o noticia de la misma. ARTÍCULO DÉCIMO.- VIGENCIA. El presente A-cuerdo rige a partir de su publicación en la Gaceta de la Judicatura, salvo en cuanto a los efectos previstos en el Artículo Octavo, el cual se aplicará a partir del 1º de junio de 1.998. Dado en Santafé de Bogotá, a los diecisiete (17) días del mes de junio de mil novecientos noventa y siete (1997). COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

GILBERTO OROZCO OROZCO Presidente TULIA ADELAIDA RUIZ RUIZ Secretaria

ACUERDO No. 1115 DE 2001 (28 de Febrero) “Por el cual se establece el procedimiento para los despachos judiciales sobre la prescripción de depósitos judiciales.” LA SALA ADMINISTRATIVA DEL CONSEJO SUPERIOR DE LA JUDICATURA En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las que le confiere el artículo ARTÍCULO 59 de la Ley 633 de 2000 y el numeral 13 del artículo 85 de la Ley 270 de 1996. ACUERDA ARTÍCULO PRIMERO.- Para efectos de la declaratoria de la prescripción de los depósitos judiciales, se adelantará el procedimiento que se establece en el presente Acuerdo. ARTÍCULO SEGUNDO.- INVENTARIO. El Jefe de la Oficina Judicial, de Apoyo, Centro de Atención, Oficina de Servicios, Centro de Servicios Administrativos según el caso, levantará un inventario de los depósitos judiciales consignados a órdenes de los despachos judiciales correspondientes a su área de competencia territorial, que se encuentren en las siguientes circunstancias: a.

Correspondan a procesos terminados definitivamente, se encuentren o no archivados y que no hayan sido reclamados por el beneficiario ante el despacho judicial o cobrados a la entidad depositaria correspondiente, dentro de los dos (2) años siguientes a partir de la fecha de ejecutoria de la providencia que ponga fin al proceso dentro del cual se constituyeron, ó de la fecha en que el beneficiario estuvo en posibilidad legal de reclamarlos o cobrarlos, si el depósito judicial se constituyó con posterioridad a dicha providencia.

b.

Sean depósitos judiciales efectuados por causa o motivos laborales, los cuales prescribirán a favor del Tesoro Nacional, si transcurridos tres (3) años contados a partir de la fecha del depósito, no se hubiere iniciado proceso judicial alguno por parte del beneficiario, tendiente a obtener su entrega.

PARÁGRAFO PRIMERO.-Tratándose de depósitos judiciales constituidos en favor de menores, dementes, sordomudos y quienes estén bajo patria potestad, tutela o curaduría, el término de prescripción, para efecto de lo dispuesto en este Acuerdo, empezará a correr a partir de la fecha en que cese la incapacidad legal. PARÁGRAFO SEGUNDO.- El inventario dispuesto en éste artículo, se complementará cuando fuere del caso, con la información que se obtenga del Banco Agrario de Colombia en formato ZIF y de los libros que se llevan en los Despachos Judiciales respectivos, con la colaboración de la División de Fondos Especiales y Cobro Coactivo de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial y de las correspondientes Salas Administrativas de los Consejos Seccionales de la Judicatura.

ARTÍCULO TERCERO.- SOLICITUD. Con base en el inventario que trata el artículo anterior, el Director Ejecutivo Seccional de Administración Judicial correspondiente, con la colaboración de la División de Fondos Especiales y Cobro Coactivo de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, solicitará a los Despachos Judiciales donde concluyó el proceso, declaren la prescripción de los depósitos judiciales que reúnan los requisitos establecidos por el artículo 59 de la Ley 633 de 2000. Las Direcciones Seccionales actuarán de oficio o a petición de las respectivas Salas Administrativas de los Consejos Seccionales de la Judicatura, de acuerdo con la información que recauden de las visitas generales o especiales que efectúen a los Despachos Judiciales sobre depósitos judiciales susceptibles de prescripción. PARÁGRAFO PRIMERO.- Cuando los despachos judiciales que conocían de los procesos terminados y archivados en los cuales se realizaron los depósitos judiciales hubieren sido objeto de transformación, reubicación o supresión, la Dirección Seccional Ejecutiva de Administración Judicial someterá la solicitud de declaratoria de prescripción a reparto entre los juzgados de la especialidad del que tenía los depósitos judiciales de la sede de la oficina de archivo. En caso de que exista un sólo juzgado en la sede de la Oficina de Archivo, la solicitud de declaratoria de prescripción la presentará la Dirección Seccional Ejecutiva ante ese Despacho Judicial. PARÁGRAFO SEGUNDO.- Cuando se trate de procesos terminados cuyos expedientes reposen en las secciones de archivo de los juzgados o tribunales, a la solicitud de declaratoria de prescripción se acompañará copia auténtica de las providencias que ordenaron la constitución del depósito y su entrega y de la que pone fin al proceso, con las constancias de su ejecutoria, debidamente expedidas por el Jefe de la Oficina de Judicial o de Apoyo o por el Jefe de la Sección de Archivo correspondiente, según el caso, en ejercicio de las facultades que les otorga el artículo 21 de la Ley 446/98 desarrolladas por el Acuerdo 992 del 2000. ARTÍCULO CUARTO.- DECLARATORIA DE PRESCRIPCIÓN. Los funcionarios judiciales declararán la prescripción a favor de la Dirección General del Tesoro – Rama Judicial, mediante providencia motivada, la cual se notificará por edicto, que se fijará en un lugar público de la secretaría, por el término de tres (3) días. Contra esta providencia procede el recurso de reposición en todo caso y el de apelación en los procesos que no fueren de única instancia. ARTÍCULO QUINTO.- CONSIGNACIÓN. Una vez ejecutoriada la providencia que declara la prescripción, el funcionario judicial oficiará al Banco Agrario de Colombia para que consigne el respectivo valor en la cuenta corriente 0070-060964-7, Dirección General del Tesoro – Títulos Judiciales Prescritos. El Banco Agrario enviará de manera inmediata al Despacho Judicial, copia de la consignación, la cual será archivada en la forma que se determina en el artículo siguiente.

ARTÍCULO SEXTO.- ARCHIVO. El despacho judicial organizará un archivo especial que contendrá las copias de la providencia que decreta la prescripción, de los oficios ordenando la consignación y del recibo de consignación y copia del formato DJP-1, para efectos del control a que se refiere el artículo siguiente. ARTÍCULO SÉPTIMO.- CONTROL Y SEGUIMIENTO. Para efectos de ejercer el debido control de los depósitos judiciales objeto de prescripción por la Unidad de Auditoría de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, las Oficinas Judiciales, de apoyo, Centros de Atención, Oficinas de Servicios, Centros de Servicios Administrativos, según el caso, llevarán como mínimo los siguientes soportes: a. b.

Conciliación bancaria en los términos establecidos en el Acuerdo 412 de 1998 Relación trimestral de los depósitos judiciales a que se refiere el artículo 2o de este Acuerdo, con indicación de la fecha en que quedaron a disposición del beneficiario.

El Despacho Judicial, diligenciará el formato DJP-1 adjunto a éste Acuerdo, relacionando la información de los títulos judiciales objeto de la declaratoria de prescripción, el cual remitirá dentro de los cinco (5) primeros días de cada mes, a la División de Fondos Especiales y Cobro Coactivo de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial. Las Direcciones Seccionales recaudarán y consolidarán la información de su correspondiente Distrito sobre los depósitos objeto de declaratoria de prescripción, y la remitirán a la División de Fondos Especiales y Cobro Coactivo de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, para su consolidación nacional dentro de los primeros 10 días de cada mes. Las Salas Administrativas de los Consejos Seccionales de la Judicatura, harán el seguimiento de las distintas actuaciones relacionadas con la prescripción de los títulos judiciales e informarán semestralmente a la Presidencia de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura. PARÁGRAFO.- El Banco Agrario enviará a la División de Fondos Especiales y Cobro Coactivo de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial por medio magnético o a través de correo electrónico, una relación semanal de las sumas consignadas y de los traslados efectuados al Tesoro Nacional. Igualmente y dentro de los diez (10) primeros días de cada mes, le remitirá el extracto por ciudades, de las sumas consignadas en la cuenta relativa a los depósitos judiciales prescritos. ARTÍCULO OCTAVO.- COLABORACIÓN. Los Despachos Judiciales, las Salas Administrativas de los Consejos Seccionales de la Judicatura y las Direcciones Ejecutivas Seccionales de Administración Judicial, prestarán toda la colaboración que requieran las Oficinas Judiciales, de Apoyo, Centros de Atención, Oficinas de Servicios y Centros de Servicios Administrativos, según el caso, para el cumplimiento de éste Acuerdo. ARTÍCULO NOVENO.- VIGENCIA. El presente Acuerdo rige a partir de su publicación, deroga todas las disposiciones que le sean contrarias, en especial los Acuerdos 455 y 566 de 1999 y, se publicará en el Diario Oficial y en la Gaceta de la Judicatura.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dado en Santa Fe de Bogotá D. C., a los veintiocho (28) días del mes de Febrero del año dos mil uno (2001) ALFONSO GUARIN ARIZA Presidente GLORIA STELLA LÓPEZ JARAMILLO Secretaria

ACUERDO No. 1117 DE 2001 (Febrero 28) “Por el cual se reglamenta el recaudo por multas y cauciones prendarías consignadas a órdenes de los Despachos Judiciales.”

LA SALA ADMINISTRATIVA DEL CONSEJO SUPERIOR DE LA JUDICATURA En desarrollo de las facultades constitucionales y legales y en especial de las conferidas por la ley 270 de 1996, artículo 85 numeral 13, ACUERDA ARTÍCULO PRIMERO.- Las multas que impongan las autoridades judiciales con base en el Código Penal, el Código de Procedimiento Civil y disposiciones complementarias, serán canceladas a ordenes de la Nación en la cuenta del Banco Popular No.050-00118-9, denominada DTN - multas y cauciones - Consejo Superior de la Judicatura, código rentístico 5011-02-03, dentro del plazo fijado por el funcionario que las impuso. ARTÍCULO SEGUNDO.- La providencia que imponga una multa a favor del Consejo Superior de la Judicatura, deberá contener: a) b) c) d)

Nombres y apellidos completos del sancionado, tipo y número de documento de identificación. Dirección del lugar de habitación o sitio de trabajo del sancionado, consignada en la pertinente actuación. Cuantía de la obligación y término en el cual deba cancelarse. La indicación de que el valor de la multa deberá consignarse en la cuenta relacionada en el artículo anterior.

ARTÍCULO TERCERO.- Para acreditar el cumplimiento de la sanción, el interesado deberá remitir copia del respectivo recibo de consignación a la autoridad que impuso la multa, dentro del término señalado en la respectiva providencia. ARTÍCULO CUARTO.- Para los casos en que deba hacerse efectiva una caución prendaría por incumplimiento de las obligaciones impuestas, el funcionario judicial competente, ordenará al Banco Agrario que su valor sea girado a favor del Tesoro Nacional en la cuenta del Banco Popular establecida en el artículo 1o del presente Acuerdo, dentro de los diez (10) días siguientes.

ARTÍCULO QUINTO.- La Unidad de Auditoria de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura y la Sala Administrativa del Consejo Seccional de la Judicatura respectiva, cada una en lo de su competencia, velarán por el cumplimiento del presente Acuerdo. ARTÍCULO QUINTO.- El presente Acuerdo rige a partir del 1o de Marzo de 2001, deroga las disposiciones que le sean contrarias en especial el artículo 1o del Acuerdo 429 de 1998 y, se publicará en el Diario Oficial y en la gaceta de la Judicatura. PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dado en Bogotá D. C., a veintiocho (28) del mes de Febrero del año 2001. ALFONSO GUARIN ARIZA Presidente

GLORIA STELLA LÓPEZ JARAMILLO Secretaria

ACUERDO No. 1118 DE 2001 (Febrero 28) “Por el cual se reglamenta el recaudo, consignación y control del impuesto de remate creado por el artículo 7º de la ley 11 de 1987” LA SALA ADMINISTRATIVA DEL CONSEJO SUPERIOR DE LA JUDICATURA En desarrollo de las facultades constitucionales y legales y en especial de las conferidas por el artículo 85 numeral 13 de la Ley 270 de 1960, ACUERDA ARTÍCULO PRIMERO.- El impuesto de remate que se pague por los adquirentes como prerrequisito para la aprobación de la respectiva diligencia de subasta de bienes muebles e inmuebles, realizada por el martillo del Banco Popular, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, los juzgados civiles, los juzgados laborales y demás entidades de los órdenes nacional, departamental y municipal, de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 7º de la ley 11 de 1987 reiterado por el numeral 13 del artículo 243 del decreto ley 663 de 1993 y parcialmente modificado por el artículo 5º de la ley 66 de 1993, será cancelado mediante consignación al Tesoro Nacional en la cuenta del Banco Popular No.050-00117-1, denominada DTN-Impuesto de remate del 3%- Consejo Superior de la Judicatura, código rentístico 5011-02-02. PARÁGRAFO. -La consignación del pago del impuesto de remate que trata el presente artículo por expresa disposición de la Dirección del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, se hará en dinero en efectivo o en cheque de gerencia. Copia del recibo de la misma será remitida por el adquirente a la entidad rematadora, para efectos de la aprobación de la respectiva diligencia. ARTÍCULO SEGUNDO.- Para los casos de devolución de las sumas de dinero que se hubieren consignado por concepto de impuesto de remate, la Dirección del Tesoro Nacional será la encargada de ordenar la devolución afectando la respectiva cuenta, previo cumplimiento por el interesado de los requisitos establecidos en la Resolución No. 2460 de 1993 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Para lo cual, deberá acompañar los siguientes documentos: a.-

Solicitud suscrita por el interesado en la que afirme bajo la gravedad del juramento que no se ha presentado otra solicitud de devolución, ni se ha recibido pago por el mismo concepto, indicando su dirección y teléfono.

b.-

Copia simple de la providencia o acto administrativo que declaró nulo el remate y ordenó la devolución del dinero al interesado.

c.-

Copia simple del recibo de consignación que compruebe el ingreso de los dineros a la Dirección del Tesoro Nacional.

ARTÍCULO TERCERO.-. El Banco Popular remitirá dentro de los diez (10) primeros días calendario de cada mes a la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, informes en formato SIIF sobre el impuesto de remate recaudado en el mes inmediatamente anterior. ARTÍCULO CUARTO.- La Unidad de Auditoria de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura y la Sala Administrativa del Consejo Seccional de la Judicatura respectiva, cada uno en lo de su competencia, velarán por el cumplimiento del presente Acuerdo. ARTÍCULO QUINTO.- El presente Acuerdo rige a partir del 1o de Marzo del 2001, deroga todas las disposiciones que le sean contrarias y, se publicará en el Diario Oficial y en la Gaceta de la Judicatura. PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dado en Bogotá D. C., a los veintiocho (28) días del mes de Febrero del año 2001. ALFONSO GUARIN ARIZA Presidente GLORIA STELLA LÓPEZ JARAMILLO Secretaria

ACUERDO No. 2621 DE 2004 (Septiembre 30) “Por el cual se modifican los Acuerdos 1676 de 2002 y 1857 de 2003” LA SALA ADMINISTRATIVA DEL CONSEJO SUPERIOR DE LA JUDICATURA En desarrollo de lo dispuesto en los artículos 7° de la Ley 66 de 1993, 85 numeral 13 y 203 de la Ley 270 de 1996, y CONSIDERANDO Que la Ley 66 de 1993, facultó al Consejo Superior de la Judicatura para ejercer el debido control sobre las autoridades judiciales con el fin de que se constituyan y decreten en debida forma los depósitos judiciales, asimismo le atribuyó la reglamentación de los mecanismos para la efectiva realización del control de estos. Que la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales expidió los Acuerdos 1676 de 2002 y 1857 de 2003, mediante los cuales se estableció el reglamento para el manejo adecuado y eficiente de los depósitos judiciales. Que en aplicación de los principios de eficiencia y celeridad se hace necesario reducir y simplificar los formatos para el manejo y control de los depósitos judiciales, creados por el Acuerdo 1676 de 2002 e implementar una infraestructura tecnológica que permita la confirmación electrónica para el pago de los depósitos judiciales. ACUERDA ARTÍCULO PRIMERO.- MANEJO DE LOS DEPÓSITOS JUDICIALES. El manejo, control y seguimiento de los depósitos judiciales se realizará de conformidad con el reglamento establecido en los Acuerdos 1676 de 2002 y 1857 de 2003. ARTÍCULO SEGUNDO.- FORMATOS PARA EL MANEJO DE LOS DEPÓSITOS JUDICIALES. A partir de la vigencia del presente Acuerdo los formatos que se utilizarán para el manejo de los depósitos judiciales serán, los denominados DJ01, DJ02, DJ03, DJ04, DJ05 y DJ06, que hacen parte del presente Reglamento, cuyo diligenciamiento se verificará por las autoridades competentes, según lo dispuesto en los siguientes artículos. ARTÍCULO TERCERO. FORMATOS PARA LAS DIRECCIONES EJECUTIVAS SECCIONALES DE ADMINISTRACIÓN JUDICIAL. Las novedades de personal de los servidores judiciales con firma registrada para el manejo de las cuentas judiciales, serán comunicadas al Banco Agrario de Colombia S.A. por los directores ejecutivos seccionales de administración judicial, mediante el diligenciamiento del formato DJ02 . ARTÍCULO CUARTO. FORMATOS PARA LAS SALAS ADMINISTRATIVAS DE LOS CONSEJOS SECCIONALES DE LA JUDICATURA. Las novedades que se presenten por reordenamiento

judicial serán comunicadas al Banco Agrario de Colombia S.A. por los Presidentes de las Salas Administrativas de los Consejos Seccionales de la Judicatura, mediante el diligenciamiento del Formato DJ03. ARTÍCULO QUINTO. FORMATOS PARA LOS DESPACHOS JUDICIALES. Los despachos judiciales solicitarán la apertura de su cuenta por una sola vez, mediante el diligenciamiento del Formato DJ01. Para comunicar las órdenes de pago, de pago permanente de cuota alimentaria, de fraccionamiento, de conversión y de reposición de los depósitos judiciales se utilizarán los Formatos DJ04, DJ05 y DJ06. PARÁGRAFO.- Los formatos serán diligenciados únicamente por el magistrado o juez y su secretario, en aquellos lugares en donde los despachos no cuenten con el apoyo de una dependencia administrativa con funciones de administración de los depósitos judiciales. En el caso de los despachos que cuenten con el apoyo de estas dependencias para el manejo de los depósitos judiciales, los formatos serán suscritos por el magistrado o juez y su secretario y los empleados de dicha dependencia. ARTÍCULO SEXTO. CANCELACIÓN. El Numeral Tercero del Acuerdo 1676 de 2002 quedara así: TERCERO.- CANCELACIÓN. Las cuentas serán canceladas por el titular del despacho judicial objeto de reubicación, traslado, fusión, transformación o supresión. Para el efecto, su secretario elaborará el inventario de los depósitos judiciales, determinará los entregados y no cobrados y conciliará la cuenta, y el funcionario judicial ordenará la cancelación y conversión de los depósitos, en los términos del Numeral Noveno del presente Reglamento, cuando ello sea posible. El juez del despacho objeto de la medida de reordenamiento, antes de que ésta se haga efectiva, entregará al empleado de la oficina judicial, o de la oficina de coordinación administrativa o de la de coordinación administrativa y de servicios judiciales que, designe el director ejecutivo seccional de administración judicial que corresponda, copia de los documentos de que trata el inciso anterior, los extractos bancarios respectivos, los libros de títulos y depósitos judiciales y, en medio magnético, la información que repose en el módulo de depósitos judiciales, debidamente inventariado, para que esa dependencia realice el seguimiento correspondiente, a fin de que en la cuenta cancelada no quede ningún depósito judicial. La confirmación de que tratan los numerales once y diecinueve del presente Reglamento, cuando se trate de depósitos judiciales entregados y no cobrados, correrá a cargo de las dependencias a que se refiere el inciso anterior y con base en la información de novedades de personal y reordenamiento de que trata el numeral segundo de presente Reglamento. PARÁGRAFO. El Banco sólo podrá atender la solicitud de cancelación después de recibir la información de que trata el numeral segundo del presente Reglamento, la cual se hará efectiva cuando en la cuenta no exista saldo. En el entretanto establecerá un

mecanismo de restricción que únicamente permita la realización de conversiones, pagos y prescripciones decretadas. ARTÍCULO SÉPTIMO.- Los formatos a que se refiere el Acuerdo 1676 de 2002, y que se utilizarán a partir de la vigencia del presente acuerdo, son los siguientes: El formato que se utilizará para comunicar las órdenes de pago y las de pago permanente de cuota alimentaria a que se refieren el inciso segundo y el Parágrafo del Numeral Sexto del Acuerdo 1676 de 2002 será el DJ04. El formato que se utilizará para comunicar la orden de fraccionamiento a que se refieren el Numeral Octavo y el Parágrafo del Numeral Noveno del Acuerdo 1676 de 2002 será el DJ05. El formato que se utilizará para comunicar la orden de conversión a que se refiere el inciso segundo del Numeral Noveno del Acuerdo 1676 de 2002 será el DJ05. El formato que se utilizará para comunicar la orden de reposición a que se refiere el Numeral Décimo del Acuerdo 1676 de 2002 será el DJ06. Los formatos de que trata el Numeral Dieciocho del Acuerdo 1676 de 2002, serán los DJ04, DJ05 y DJ06. ARTÍCULO OCTAVO.- Los formatos a que se refiere el Acuerdo 1857 de 2003 y que se utilizarán a partir de la vigencia del presente acuerdo, son los siguientes: El formato que se utilizará para comunicar la orden de conversión y la orden de fraccionamiento a que se refieren el Parágrafo del Numeral Quinto y el último inciso del Numeral Sexto del Acuerdo 1857 de 2003 será el DJ05. El formato que se utilizará para comunicar las órdenes de pago y de pago permanente de cuota alimentaria a que se refiere el inciso cuarto del Numeral Sexto del Acuerdo 1857 de 2003 será el DJ04. El formato que se utilizará para comunicar la orden de reposición a que se refiere el Numeral Octavo del Acuerdo 1857 de 2003 será el DJ06. ARTÍCULO NOVENO. VIGENCIA Y DEROGATORIAS: El presente Acuerdo rige a partir del primero de febrero de 2005; deroga las disposiciones que le sean contrarias y modifica las relativas a los formatos de los Acuerdos 1676 de 2002 y 1857 de 2003. Publíquese en la Gaceta de la Judicatura y en el Diario Oficial PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Dado en Bogotá D. C., a los treinta (30) días del mes de septiembre de dos mil cuatro (2004) JULIO CESAR ORTIZ Presidente

ACUERDO No. 1676 DE 2002 (18 de diciembre) "Por el cual se modifica de manera integral el Acuerdo 412 de 1998, que reglamenta los procedimientos entre la Caja Agraria y la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, para el manejo adecuado y eficiente de los depósitos judiciales” LA SALA ADMINISTRATIVA DEL CONSEJO SUPERIOR DE LA JUDICATURA En desarrollo de lo dispuesto en los artículos 7° de la Ley 66 de 1993, 85 numeral 13 y 203 de la Ley 270 de 1996, y CONSIDERANDO Que el artículo 203 de la Ley 270 de 1996, Estatutaria de la Administración de Justicia, dispuso que las cantidades de dinero que, de conformidad con las normas legales vigentes, deban consignarse en el Banco Popular a órdenes de los despachos de la Rama Judicial, autoridades de policía y, además las sumas que los arrendatarios consignen a favor de sus arrendadores debían ser depositadas en la Caja de Crédito Agrario Industrial y Minero, a partir del momento en que se produjera la reducción de la participación de la Nación en el Banco Popular . Que la Superintendencia Bancaria mediante Carta Circular 99 ordenó el cumplimiento de la norma antes citada a partir del 20 de noviembre de 1999. Que por Decreto 2419 de 1999 se le asignaron las funciones de recibo, depósito y administración de los dineros que, por mandato legal, se depositaban en la Caja de Crédito Agrario Industrial y Minero S.A., hoy en liquidación, al Banco Agrario de Colombia. Que los avances tecnológicos, de sistemas y la experiencia obtenida en la aplicación del Acuerdo 412 de 1998 permiten mejorar el procedimiento para obtener un más eficiente y adecuado manejo de los depósitos judiciales. Que por lo anterior se hace necesario modificar de manera integral el Acuerdo 412 de 1998. ACUERDA ARTÍCULO PRIMERO.- Modificar el Acuerdo 412 de 1998, el cual quedará así: “Por el cual se reglamenta el procedimiento para el manejo adecuado y eficiente de los depósitos judiciales entre el Banco Agrario de Colombia S.A., los tribunales, juzgados y dependencias encargadas de su administración”

TÍTULO I DISPOSICIONES COMUNES CAPÍTULO I APERTURA Y CANCELACIÓN DE LA CUENTA PRIMERO.- APERTURA DE LA CUENTA JUDICIAL. En los términos del artículo 203 de la Ley 270 de 1996, Estatutaria de la Administración de Justicia, todo despacho judicial deberá tener una cuenta en el Banco Agrario de Colombia para el manejo de los depósitos judiciales constituidos a sus órdenes. En lo sucesivo y para los efectos del presente Reglamento, se utilizará la expresión Banco para aludir al Banco Agrario de Colombia S.A. o al establecimiento bancario que el mismo determine. El funcionario judicial (magistrado o juez) solicitará la apertura de la cuenta judicial en la oficina del Banco de su localidad, mediante comunicación dirigida al gerente, según el Formato DJ01, que hace parte del presente Reglamento. Si no existe oficina del Banco en el municipio sede del despacho judicial, se abrirá la cuenta en el establecimiento bancario que determine dicha entidad o, en su defecto, en la oficina del Banco de la localidad más cercana, que igualmente éste señale. Cada cuenta requerirá siempre y únicamente el registro de dos (2) firmas, que corresponderán al magistrado o juez y al secretario del despacho judicial, en los términos de los artículos 103 y 111 del C.P.C. Los funcionarios y empleados judiciales, para la apertura de la cuenta en el Banco, registrarán sus firmas completas, estamparán su huella dactilar en la tarjeta de firmas del Banco y anexarán los siguientes documentos: 1.

Certificados laborales expedidos en aplicación de lo dispuesto por el Acuerdo 1663 de 2002, por el director ejecutivo seccional de administración judicial o por el jefe de la oficina de coordinación administrativa o de coordinación administrativa y de servicios judiciales correspondiente, con anterioridad no mayor a un (1) mes.

2.

Fotocopias de las cédulas de ciudadanía.

PARÁGRAFO. Cuando se trate de la apertura de la cuenta especial de pago por consignación de depósitos judiciales se dará aplicación a lo dispuesto en el inciso tercero del artículo primero del Acuerdo 1481 de 2002. SEGUNDO.- NOVEDADES DE PERSONAL Y POR REORDENAMIENTO. De conformidad con lo dispuesto en el Acuerdo 1663 de 2002, las direcciones ejecutivas seccionales de administración judicial, las oficinas de coordinación administrativa, y las de coordinación administrativa y de servicios judiciales, informarán al Banco de inmediato y mediante comunicación escrita, según el Formato DJ02, que hace parte

del presente Reglamento, las novedades de personal relacionadas con los magistrados, jueces, secretarios y empleados de las dependencias de su circunscripción territorial que intervienen en la administración y custodia de los depósitos judiciales en los términos del presente Reglamento. De igual manera lo hará la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial cuando sea del caso. Las respectivas salas administrativas de los consejos seccionales de la judicatura, comunicarán al Banco también de inmediato y mediante comunicación escrita, según el Formato DJ03, que hace parte del presente Reglamento, la creación, reubicación, traslado, fusión, transformación o supresión de tribunales, salas de estos, despachos de magistrados, juzgados y unidades judiciales municipales. En lo pertinente y para el cumplimiento de sus funciones, también se informará a la dependencia encargada de la administración de los depósitos judiciales. Una vez reportadas las novedades, los funcionarios y empleados judiciales respectivos realizarán el procedimiento establecido en el artículo anterior, así se desempeñen de manera transitoria. PARÁGRAFO. Para el caso de los depósitos judiciales de pago por consignación de prestaciones laborales, se estará a lo dispuesto en el artículo primero del Acuerdo 1481 de 2002. TERCERO.- CANCELACIÓN. Las cuentas serán canceladas por el titular del despacho judicial objeto de reubicación, traslado, fusión, transformación o supresión, Para el efecto, su secretario elaborará el inventario de los depósitos judiciales, determinará los entregados y no cobrados y conciliará la cuenta, y el funcionario judicial ordenará la cancelación y conversión de los depósitos, en los términos del numeral décimo del presente Reglamento, cuando ello sea posible. El juez del despacho objeto de la medida de reordenamiento, antes de que ésta se haga efectiva, remitirá a la dirección ejecutiva seccional de administración judicial o a la oficina de coordinación administrativa o a la de coordinación administrativa y de servicios judiciales que corresponda, copia de los documentos de que trata el inciso anterior, los extractos bancarios respectivos, los libros de títulos y depósitos judiciales y, en medio magnético, la información que repose en el módulo de depósitos judiciales, para que esa dependencia realice el seguimiento correspondiente, a fin de que en la cuenta cancelada no quede ningún depósito judicial. La confirmación de que tratan los numerales once y diecinueve del presente Reglamento, cuando se trate de depósitos judiciales entregados y no cobrados, correrá a cargo de las dependencias a que se refiere el inciso anterior y con base en la información de novedades de personal y reordenamiento de que trata el numeral segundo de presente Reglamento. PARÁGRAFO. El Banco sólo podrá atender la solicitud de cancelación después de recibir la información de que trata el numeral segundo del presente Reglamento, la cual se hará efectiva cuando en la cuenta no exista saldo. En el entretanto establecerá un mecanismo de restricción que únicamente permita la realización de conversiones, pagos y prescripciones decretadas.

CAPÍTULO II CONSTITUCIÓN DE DEPÓSITOS JUDICIALES CUARTO.- CONSTITUCIÓN DE DEPÓSITOS JUDICIALES. En cumplimiento de las disposiciones legales, el juez ordena la constitución de un depósito judicial. La orden de constitución del depósito, incluida la de embargo, se comunica mediante oficio con firma completa y antefirma del magistrado o juez y del secretario, que se entregará al interesado. En el oficio que ordena la constitución deben constar los siguientes datos: -Fecha y número del oficio -Número de la cuenta del despacho judicial -Número del Código Único Nacional de Radicación de Procesos (Acuerdos 201 de 1997, 1412 y 1413 de 2002) -Nombre e identificación del demandado -Nombre e identificación del demandante -Concepto del depósito -Demás exigencias de ley.

La constitución de depósitos judiciales se perfecciona con la consignación respectiva, para lo cual el obligado diligencia el formato de solicitud, denominado consignación de depósitos judiciales. La consignación se puede efectuar en efectivo o en cheque girado a favor del Banco. Si se realiza en cheque, el depósito quedará constituido dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de la misma. Cuando no medie orden judicial, la constitución se realizará con el mismo formato de consignación de depósitos judiciales, para lo cual se diligenciará al menos la identificación del despacho judicial, del proceso y el concepto del depósito. PARÁGRAFO. El Banco podrá convenir con las entidades pagadoras, sistemas de consignación a través de mecanismos que sustituyan el formato de que trata el presente numeral, siempre que se garantice la seguridad de ésta, el cumplimiento del presente Reglamento y se trate de embargos que afecten a varios de sus empleados. QUINTO.- EXPEDICIÓN DE TÍTULOS. Únicamente se expedirán títulos en los siguientes eventos: -Depósitos para hacer postura en diligencias de remate. -Cauciones para excarcelaciones. -Pagos por consignación de prestaciones laborales, en los términos del Acuerdo 1481 de 2002. PARÁGRAFO. El Banco recibirá la consignación, expedirá el título judicial respectivo y se lo dará en original y copia al consignante, quien para el caso de las excarcelaciones y el remate será el encargado de entregarlo al despacho que ordenó la constitución.

Para el pago por consignación de prestaciones laborales, se dará cumplimiento a lo dispuesto por el Acuerdo 1481 de 2002. CAPÍTULO III DISPOSICIÓN DE LOS DEPÓSITOS JUDICIALES SEXTO.- ORDEN DE PAGO. Únicamente podrá disponerse de los depósitos judiciales en virtud de providencia judicial, comunicada al Banco por medio de oficio. El oficio será suscrito con la firma completa, antefirma, huella del magistrado o juez y del secretario, en los términos de los artículos 103 y 111 del C.P.C, y elaborado según el Formato DJ04, que hace parte del presente Reglamento, el cual se entregará al interesado o a su apoderado, quienes firmarán las copias en señal de recibo. Cuando hubiere título o títulos, estos se anexarán al oficio que ordene el pago, sin diligenciamiento alguno. PARÁGRAFO.- La orden de pago de los depósitos judiciales por embargo de alimentos– cuota alimentaria, se expedirá por el funcionario judicial, por una sola vez, según el Formato DJ05 que hace parte del presente Reglamento, la cual conservará su vigencia mientras no sea modificada o revocada. SÉPTIMO.- PAGO DE LOS DEPÓSITOS JUDICIALES. Los depósitos judiciales se pagarán según orden del funcionario judicial, quien la librará únicamente al beneficiario o a su apoderado, en los términos del artículo 70 del C.P.C. y de acuerdo con lo dispuesto en el numeral anterior. El pago se hará, previa confirmación, en la oficina del Banco de la ciudad que administra la cuenta judicial, mientras éste realiza los ajustes tecnológicos que le permitan hacerlo en cualquiera de sus oficinas. OCTAVO.- FRACCIONAMIENTO. Cuando una o varias sumas depositadas deban entregarse en diversas cuotas o a varias personas, el funcionario judicial ordenará al Banco que la suma global del depósito se divida en varias de menor cuantía, según el número de cuotas en que deba repartirse, sin que en ningún caso pueda superarse el valor de dicha suma. Los depósitos que resulten del fraccionamiento se consignarán a órdenes del despacho que dispuso la constitución y en los términos que ordene el funcionario judicial. La orden de fraccionamiento se expedirá según el Formato DJ06, que hace parte del presente Reglamento. El depósito o depósitos iníciales se cancelarán en virtud del fraccionamiento. Cuando hubiere título o títulos, estos se anexarán al oficio respectivo, sin diligenciamiento alguno.

NOVENO.- CONVERSIÓN. Cuando una suma depositada deba transferirse a un proceso diferente que cursa en otro despacho judicial o en el mismo que ordenó su constitución, el depósito se modificará en los términos que ordene el funcionario judicial a cuya orden se constituyó inicialmente. La orden de conversión se expedirá según el Formato DJ07, que hace parte del presente Reglamento. También se aplicará la conversión en el caso de procesos que deban trasladarse de un despacho a otro por aplicación de normas legales, medidas de reordenamiento o de descongestión que afecten la capacidad de disposición de los depósitos judiciales. El depósito inicial se cancelará en virtud de la conversión. Cuando hubiere título o títulos estos se anexarán al oficio respectivo, sin diligenciamiento alguno. PARÁGRAFO. Cuando la transferencia que implica la conversión genere división del depósito judicial, previamente se realizará el fraccionamiento en los términos que ordene el funcionario judicial, mediante el diligenciamiento del Formato DJ08, que hace parte del presente Reglamento. En caso de las conversiones de los depósitos judiciales constituidos para el pago por consignación de prestaciones laborales, además se dará aplicación a lo dispuesto por el parágrafo del artículo cuarto del Acuerdo 1481 de 2002. DÉCIMO.- REPOSICIÓN. Es la cancelación de un título judicial y la expedición de uno nuevo en las mismas condiciones que el anterior, por pérdida o extravío, hurto o grave deterioro del título original. La reposición únicamente tendrá lugar en los casos en que se expida título de depósito judicial, según lo establece el numeral quinto del presente Reglamento. El funcionario judicial competente solicitará la reposición del título al Banco, mediante oficio suscrito en los términos del numeral cuarto del presente Reglamento, al que se adjuntará copia de la denuncia penal o del título sin diligenciamiento alguno, si la solicitud obedece a grave deterioro del mismo, según el Formato DJ09, que hace parte del presente Reglamento. ONCE.- CONFIRMACIÓN. La confirmación es el procedimiento mediante el cual el Banco establece la autenticidad de las firmas del magistrado o juez, del secretario y de los empleados de las dependencias encargadas de la administración de los depósitos, la cual se realizará en la forma señalada en los numerales veinte y veinticinco del presente Reglamento, según el caso. DOCE.- ÓRDENES DE NO PAGO. Las órdenes de no pago de los depósitos judiciales serán impartidas por el titular de la cuenta y se comunicarán al Banco mediante oficio, suscrito en los términos del numeral sexto del presente Reglamento.

El funcionario judicial levantará la orden de no pago cuando las circunstancias lo ameriten, aunque la misma haya sido impartida inicialmente por el jefe de la dependencia encargada de la administración de los depósitos judiciales, según lo prevé el numeral dieciocho del presente Reglamento. TÍTULO II PROCEDIMIENTO ESPECIAL PARA EL CASO DE LAS DEPENDENCIAS QUE ADMINISTRAN DEPÓSITOS JUDICIALES TRECE.- REMISIÓN A NORMAS COMUNES. Salvo las disposiciones especiales contenidas en el presente Título, el manejo de los depósitos judiciales en los despachos que cuenten con dependencias encargadas de su administración, se regirá por la reglamentación contenida en el Título I del presente Reglamento. CATORCE.- REGISTRO DE FIRMAS. El director ejecutivo de la dirección seccional de administración judicial o el jefe de la oficina de coordinación administrativa, o de la de coordinación administrativa y servicios judiciales a la cual pertenezca la dependencia encargada de la administración de los depósitos judiciales, en cumplimiento de lo dispuesto por el Acuerdo 1663 de 2002 y mediante comunicación dirigida al gerente de la oficina del Banco que corresponda, solicitará el registro de las firmas del jefe de la dependencia encargada de la administración y custodia de los depósitos judiciales y del empleado responsable. Para el efecto, anexará los siguientes documentos: 1.

Certificado laboral del jefe de la dependencia respectiva y del empleado responsable, expedido con anterioridad no mayor a un (1) mes.

2.

Fotocopias de la cédula de ciudadanía del jefe de la dependencia respectiva y del empleado responsable.

PARÁGRAFO. El jefe de la dependencia encargada de la administración de los depósitos judiciales y el empleado responsable registrarán sus firmas y estamparán sus huellas dactilares en la tarjeta de control de firmas del Banco. QUINCE.- NOVEDADES. Las direcciones ejecutivas seccionales de administración judicial y las oficinas de coordinación administrativa informarán al Banco sobre las novedades de personal de los empleados con firma registrada de las dependencias encargadas de la administración de los depósitos judiciales, así como la creación o supresión de estas últimas, de conformidad con lo dispuesto por el Acuerdo 1663 de 2002. Una vez reportadas las novedades, se realizará el procedimiento establecido en el numeral anterior, así los empleados se desempeñen de manera transitoria. DIECISÉIS.- MANEJO DE LOS DEPÓSITOS JUDICIALES. La administración, contabilización, archivo y custodia de los depósitos y títulos judiciales, cuando los hubiere, será ejercida por la dependencia encargada de los mismos, en aquellos lugares donde exista.

PARÁGRAFO. En el caso de los depósitos judiciales constituidos para el pago por consignación de prestaciones laborales se aplicará, en lo pertinente, el Acuerdo 1481 de 2002. DIECISIETE.- DISPOSICIÓN DE LOS DEPÓSITOS JUDICIALES. Los oficios a que se refiere el Capítulo III del Título I del presente Reglamento, mediante los cuales se ordenen movimientos de los depósitos judiciales, se expedirán por los despachos en original y dos (2) copias que se remitirán al igual que los títulos de que trata el numeral 5º de este Reglamento, sin perjuicio de lo dispuesto en el Acuerdo 1481 de 2002, a la dependencia encargada de su administración para que realice las labores a que se refiere el numeral siguiente y para su correspondiente archivo. DIECIOCHO.- ADMINISTRACIÓN DE LOS DEPÓSITOS JUDICIALES. Dentro de las labores de administración de los depósitos judiciales el jefe de la oficina y el empleado responsable de la dependencia encargada de esta función, que tengan sus firmas registradas, deberán: 1. Efectuar la custodia de los títulos judiciales, cuando los hubiere y administrar de los depósitos judiciales de los juzgados de su circunscripción territorial. 2. Dar el visto bueno, previa verificación, con sus firmas registradas y estampando sus huellas dactilares, a los oficios que ordenen el pago y movimientos u operaciones de los depósitos judiciales, de que trata el Capítulo III del Título I según Formatos DJ010, DJ011, DJ012, DJ013, DJ014 y DJ015 que hacen parte del presente Reglamento. 3. Elaborar y mantener actualizadas las tarjetas de control de firmas de los funcionarios y empleados judiciales, con facultad de disposición de los depósitos judiciales. 4. Verificar la autenticidad de las firmas contenidas en los oficios y la veracidad de las órdenes sobre los depósitos judiciales. 5.Entregar a los beneficiarios las órdenes de pago; hacerlas firmar en señal de recibo, y remitir copia de las mismas al despacho judicial, para los fines establecidos en el parágrafo de éste numeral. 6.Entregar a los beneficiarios las órdenes de pago por embargo de alimentos-cuota alimentaria; hacerlas firmar en señal de recibo, y remitir copia de las mismas al despacho judicial, para los fines establecidos en el parágrafo de éste numeral. 7.Remitir al Banco los oficios que ordenan movimientos u operaciones de los depósitos judiciales que no conlleven órdenes de pago y a los despachos judiciales las copias de estos, con la constancia de su recibo por el Banco, para los fines establecidos en el parágrafo de éste numeral. 8.Colaborar con los despachos judiciales en la realización de las conciliaciones y en la solución de los reclamos, diferencias y demás inquietudes que se presenten en cuanto al manejo de los depósitos judiciales.

9. Anexar a los oficios los títulos sin diligenciamiento alguno, cuando los hubiere. 10. Solicitar, bajo su responsabilidad y mediante oficio dirigido al Banco, el no pago de los depósitos si, a su juicio, existen circunstancias que ofrezcan duda sobre la veracidad de la orden, la autenticidad de las firmas o cualquier otra irregularidad. 11. Levantar, bajo su responsabilidad, las órdenes de no pago. PARÁGRAFO.- La dependencia encargada de la administración de los depósitos judiciales remitirá al despacho respectivo, copia de los oficios de que tratan los puntos 4, 5, 6, con las firmas de quienes lo reciben, 9 y 10 del presente numeral para el archivo en el expediente. DIECINUEVE.- VERIFICACIÓN. La verificación es el procedimiento mediante el cual la dependencia encargada de la administración de los depósitos judiciales establece la autenticidad de las firmas del magistrado o juez y del secretario, mediante su confrontación con las que figuren en las tarjetas de control de firmas y determina la veracidad de la orden a través de mecanismos idóneos, tales como comunicación telefónica o visita al despacho judicial. De esta labor se dejará constancia. VEINTE.- CONFIRMACIÓN. El Banco realizará la confirmación, mediante el procedimiento de visación de las firmas registradas de los empleados de las dependencias encargadas de la administración de los depósitos, debidamente identificados. Para cuantías superiores a quince salarios mínimos legales mensuales vigentes (15) S.M.L.M.V., la confirmación se efectuará personalmente con la presencia indelegable de los servidores judiciales, quienes, sin excepción, firmarán la respectiva confirmación. No obstante lo anterior, el Banco podrá confirmar personalmente, cualquier orden sin sujeción a la cuantía, incluso acudiendo a los despachos judiciales, sí, a su juicio, existen circunstancias que ofrezcan duda sobre la veracidad de la misma o la autenticidad de las firmas. VEINTIUNO.- INFORMACIÓN DEL BANCO. 1. Las dependencias encargadas de la administración de los depósitos judiciales recibirán del Banco, en medio magnético, la siguiente información: A)

Diariamente: -

La relación de los depósitos constituidos a la fecha, debidamente asociados al número del oficio respectivo, cuando lo hubiere. El movimiento de los depósitos judiciales, clasificados por concepto y despacho judicial.

B)

Mensualmente: -

El extracto de cada cuenta de los despachos judiciales.

2. Los despachos judiciales recibirán en forma mensual y directamente del Banco, el extracto impreso de su cuenta judicial. PARÁGRAFO PRIMERO. La información que remite el Banco, en medio magnético, deberá contar con los dispositivos de seguridad que garanticen su inalterabilidad, integridad y confiabilidad. PARÁGRAFO SEGUNDO. La información referente a los depósitos judiciales constituidos para el pago por consignación de prestaciones laborales será suministrada por el Banco en los términos del Acuerdo 1481 de 2002. TÍTULO III PROCEDIMIENTO PARA LOS DESPACHOS JUDICIALES QUE NO CUENTAN CON DEPENDENCIAS ENCARGADAS DE LA ADMINISTRACIÓN DE LOS DEPÓSITOS JUDICIALES VEINTIDÓS. REMISIÓN A NORMAS COMUNES. Salvo las disposiciones especiales contenidas en el presente Título, el manejo de los depósitos judiciales se regirá por la reglamentación contenida en el Título I del presente Reglamento. VEINTITRÉS. MANEJO DE LOS DEPÓSITOS JUDICIALES. En los despachos judiciales en cuya sede no existan dependencias encargadas de la administración de los depósitos judiciales, el manejo, administración, custodia, contabilización y control, corresponde a cada despacho judicial, a través del magistrado o juez y de su respectivo secretario. VEINTICUATRO.- DISPOSICIÓN DE LOS DEPÓSITOS JUDICIALES. Los oficios a que se refieren el Capítulo II del Título I del presente Reglamento serán entregados por el despacho judicial al interesado, salvo los que no conlleven órdenes de pago, los cuales se remitirán por el despacho al Banco. PARÁGRAFO PRIMERO. Los oficios se expedirán en original y copia, que se anexará al expediente. Los oficios que ordenan el pago, deben ser suscritos por quien los retira, en señal de recibo. VEINTICINCO.- CONFIRMACIÓN. El Banco hará la confirmación mediante procedimiento de visación de las firmas del magistrado o juez y del secretario.

el

Para cuantías superiores a quince salarios mínimos legales mensuales vigentes (15) S.M.L.M.V., la confirmación se efectuará personalmente con la presencia indelegable de los servidores judiciales, quienes, sin excepción, firmarán la respectiva confirmación. No obstante lo anterior, El Banco podrá confirmar acudiendo a los despachos judiciales, cualquier orden sin sujeción a la cuantía sí, a su juicio, existen circunstancias que ofrezcan duda sobre la veracidad de la misma o la autenticidad de las firmas.

VEINTISÉIS.- INFORMACIÓN DEL BANCO. Los despachos judiciales recibirán del Banco, en forma impresa, la siguiente información: A)

Diariamente: -

B)

La relación de los depósitos constituidos a la fecha, debidamente asociados al número del oficio respectivo, cuando lo hubiere. El movimiento de los depósitos judiciales, clasificados por concepto.

Mensualmente: -

El extracto de su cuenta judicial.

PARÁGRAFO. La información referente a los depósitos judiciales constituidos para el pago por consignación de prestaciones laborales será suministrada por el Banco en los términos del Acuerdo 1481 de 2002. TÍTULO IV CONTROL Y SEGUIMIENTO VEINTISIETE.- QUEJAS Y RECLAMOS. Las dependencias encargadas de la administración de los depósitos judiciales recibirán y tramitarán ante el Banco, las quejas y reclamos de los despachos judiciales a su cargo. En los lugares, en donde no existan tales dependencias, las quejas y reclamos se remitirán directamente por el despacho a la oficina del Banco de su localidad. Cuando las reclamaciones no sean atendidas oportunamente, se informará a la División de Fondos Especiales y Cobro Coactivo de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, la cual realizará las gestiones pertinentes ante la Gerencia Nacional de Operaciones Bancarias del Banco. VEINTIOCHO.- CONCILIACIONES. Los despachos judiciales, con base en los extractos, relaciones de depósitos constituidos, relaciones de depósitos pagados y títulos en custodia, cuando los hubiere, realizarán las confrontaciones y conciliaciones y, de ser necesario, gestionarán la solución de las inconsistencias con la oficina del Banco que corresponda. Las dependencias encargadas de la administración de los depósitos, realizarán las confrontaciones y conciliaciones de que trata el inciso anterior y las remitirán a los despachos correspondientes, para su confirmación u observaciones. Determinadas las inconsistencias gestionarán su solución ante la oficina del Banco que corresponda. VEINTINUEVE.- OBLIGATORIEDAD. El presente Reglamento y los procedimientos en el establecidos son de carácter obligatorio y de estricta aplicación por todos los despachos

judiciales, las dependencias encargadas de la administración de los depósitos, el Banco, en lo pertinente, las personas jurídicas y naturales que por cualquier motivo deban constituir depósitos judiciales, así como para los beneficiarios de los mismos. TREINTA.- RESPONSABILIDAD. Los funcionarios judiciales, los secretarios de los despachos judiciales, los jefes y empleados responsables de las dependencias encargadas de la administración de los depósitos judiciales y del Banco, serán responsables penal y disciplinariamente por el incumplimiento de las funciones y procedimientos establecidos en el presente Reglamento. TREINTA Y UNO.- CONTROL Y SEGUIMIENTO. La Unidad de Auditoria del Consejo Superior de la Judicatura vigilará el cumplimiento del presente Reglamento e informará a la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, dentro de los primeros diez (10) días de los meses de junio y diciembre, o cuando las circunstancias lo ameriten, los resultados de su gestión y las medidas correctivas adoptadas o sugeridas. Igualmente, las salas administrativas de los consejos seccionales de la judicatura, en las visitas a los despachos judiciales y dependencias administrativas correspondientes, velarán por el cumplimiento del presente Reglamento e informarán a la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, dentro de los primeros diez (10) días de los meses de junio y diciembre, o cuando las circunstancias lo ameriten, las gestiones de control, sus resultados y las medidas correctivas adoptadas o sugeridas. La Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, a través de su División de Fondos Especiales y Cobro Coactivo, realizará el control y seguimiento a las direcciones seccionales de administración judicial para garantizar el estricto cumplimiento de lo dispuesto en el presente Reglamento, para lo cual les solicitará los informes que considere pertinentes, los consolidará y presentará, a la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura dentro de los primeros diez (10) días de los meses de junio y diciembre, o cuando las circunstancias lo ameriten. Así mismo, las direcciones seccionales implementarán mecanismos de control, como visitas periódicas de inspección a las dependencias encargadas de la administración de los depósitos judiciales, arqueos e inventarios, e informarán trimestralmente, dentro de los primeros diez (10) días siguientes al vencimiento de cada trimestre, a la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial las gestiones de control, sus resultados y las medidas correctivas adoptadas o sugeridas. PARÁGRAFO.- El Banco creará un sistema de consulta para la Unidad de Auditoria del Consejo Superior de la Judicatura y la División de Fondos Especiales y Cobro Coactivo de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, que asegure un efectivo control de los depósitos judiciales. TREINTA Y DOS.- DIVULGACIÓN Y CAPACITACIÓN. La Escuela Judicial Rodrigo Lara Bonilla en coordinación con la División de Fondos Especiales y Cobro Coactivo de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, adelantará la capacitación y divulgación del presente Reglamento.

TÍTULO V DISPOSICIONES TRANSITORIAS TREINTA Y TRES.- A partir de la vigencia del presente Reglamento, los títulos expedidos con anterioridad al mismo, no requerirán de la firma de los funcionarios y empleados judiciales; su disposición se surtirá únicamente mediante el diligenciamiento completo de los oficios diseñados para cada caso en esta reglamentación. TREINTA Y CUATRO.- A partir de la vigencia del presente Reglamento solamente se ordenará la reposición de los títulos de depósito para hacer postura en diligencias de remate, los correspondientes a cauciones para excarcelación y los de pagos por consignación de prestaciones laborales. TREINTA Y CINCO.- Mientras las dependencias encargadas de la administración de los depósitos judiciales se crean o asumen sus funciones, los despachos judiciales realizarán las tareas de manejo y disposición conforme a lo dispuesto en el Título III del presente Reglamento. En todo caso, las dependencias que administran los depósitos judiciales, asumirán plenamente estas funciones a más tardar el 1° de enero de 2004, fecha en la cual recibirán de los juzgados los títulos y depósitos judiciales que tuvieren en su poder. ARTÍCULO SEGUNDO.- VIGENCIA Y DEROGATORIAS El presente Acuerdo rige a partir del 1° de junio de 2003; deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial el artículo cuarto del Acuerdo 1481 de 2002, excluido su parágrafo y modifica de manera integral el Acuerdo 412 de 1998. Publíquese en la Gaceta de la Judicatura y en el Diario Oficial PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Dado en Bogotá, D. C., a los dieciocho (18) días del mes de diciembre del año dos mil dos (2002) LUCÍA ARBELÁEZ DE TOBÓN

ACUERDO No. 1857 DE 2003 (Junio 11) "Por el cual se modifica de manera integral el Acuerdo 413 de 1998. Que reglamenta los procedimientos en los despachos judiciales, oficinas judiciales y oficinas de apoyo, para el manejo adecuado y eficiente de los depósitos judiciales" LA SALA ADMINISTRATIVA DEL CONSEJO SUPERIOR DE LA JUDICATURA En desarrollo de lo dispuesto en los artículos 7° de la Ley 66 de 1993, 85 numeral 13 y 203 de la Ley 270 de 1996, y CONSIDERANDO Que el artículo 203 de la Ley 270 de 1996, Estatutaria de la Administración de Justicia, dispuso que las cantidades de dinero que, de conformidad con las normas legales vigentes, deban consignarse en el Banco Popular a órdenes de los despachos de la Rama Judicial, autoridades de policía y, además las sumas que los arrendatarios consignen a favor de sus arrendadores se depositarían en la Caja de Crédito Agrario Industrial y Minero, a partir del momento en que se produjera la reducción de la participación de la Nación en el Banco Popular . Que la Superintendencia Bancaria, mediante Carta Circular 99, ordenó el cumplimiento de la norma antes citada a partir del 20 de noviembre de 1999. Que por Decreto 2419 de 1999 se le asignaron las funciones de recibo, depósito y administración de los dineros que. Por mandato legal, se depositaban en la Caja de Crédito Agrario Industrial y Minero S.A.. Hoy en liquidación, al Banco Agrario de Colombia S.A. Que los avances tecnológicos, de sistemas y la experiencia obtenida en la aplicación del Acuerdo 413 de 1998 permiten mejorar el procedimiento para obtener un más eficiente y adecuado manejo de los depósitos judiciales. Que por el Acuerdo 1676 se modificó en forma integral el Acuerdo 412 de 1998, que reglamenta los procedimientos entre la Caja Agraria y la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, para el manejo adecuado y eficiente de los depósitos judiciales. Que por todo lo expuesto se hace necesario modificar de manera integral el Acuerdo 413 de 1998. ACUERDA ARTÍCULO PRIMERO.- Modificar de manera integral, el Acuerdo 413 de 1998, el cual quedará así:

"Por el cual se reglamentan los procedimientos internos en los tribunales, juzgados, oficinas judiciales y dependencias encargadas de la administración de los depósitos judiciales para dar cumplimiento al reglamento de manejo adecuado y eficiente de los mismos" TÍTULO I OBJETO DEL ACUERDO Y MÓDULO DE DEPÓSITOS JUDICIALES PRIMERO.- OBJETO Por el presente Acuerdo se establece el procedimiento interno en los tribunales y juzgados, oficinas judiciales y demás dependencias encargadas de la administración de los depósitos judiciales, para su manejo adecuado y eficiente, en los términos del Acuerdo 412 de 1998, modificado por el 1676 de 2002. En adelante y para los efectos del presente Reglamento, se utilizarán las expresiones Banco para aludir al Banco Agrario de Colombia S.A., o al establecimiento bancario que determine; dependencia administrativa para la oficina judicial y demás entes de las direcciones ejecutivas seccionales de administración judicial encargados de la administración de los depósitos judiciales; y la de despachos judiciales para los tribunales y juzgados. SEGUNDO.- MÓDULO DE DEPÓSITOS JUDICIALES Y OBLIGATORIEDAD DE SU UTILIZACIÓN. En aplicación de lo dispuesto por el Parágrafo del Artículo 3 del Acuerdo 1591 de 2002, se adopta el módulo de depósitos judiciales, como parte del Sistema de Información de Gestión de Procesos y Manejo Documental (Justicia XXI), en lo sucesivo – módulo- el cual será suministrado e implementado por la Unidad de Informática de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial. El módulo será instalado en los despachos judiciales que cuenten con la infraestructura tecnológica adecuada para su manejo. Toda actualización o modificación del módulo de depósitos judiciales requerirá de la previa autorización de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura. El módulo suministrará los formatos de que trata el Acuerdo 1676 de 2002, cuyos procedimientos regula el presente Reglamento. Una vez instalado el módulo, su utilización será obligatoria para todos los servidores judiciales. TÍTULO II PROCEDIMIENTO INTERNO EN LOS DESPACHOS JUDICIALES EN CUYA SEDE EXISTA DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA TERCERO.- TRÁMITE PARA LA APERTURA Y CANCELACIÓN DE LAS CUENTAS JUDICIALES. El magistrado o juez, junto con su secretario o quien haga sus veces, solicitarán la apertura de la cuenta judicial, -una para cada despacho-, según lo

establecido en el Numeral Primero del Acuerdo 1676 de 2002. Para el efecto suscribirán los documentos exigidos por el Banco e impondrán en los mismos sus huellas dactilares. También se realizará el procedimiento a que se refiere el inciso anterior cuando se presenten novedades de personal, permanentes o transitorias, de los servidores judiciales con facultad de disposición sobre los depósitos. La cancelación de las cuentas judiciales se efectuará en los eventos señalados y como lo dispone el Numeral Tercero del Acuerdo 1676 de 2002 y con el lleno de los requisitos señalados por el Banco. El secretario o quien haga sus veces, de inmediato remitirá copia de la solicitud de apertura o cancelación de la cuenta, a la dependencia administrativa, para que elabore o actualice las tarjetas de control de firmas de que trata el Numeral Trece del presente Reglamento. CUARTO.- ORDEN DE CONSTITUCIÓN DE LOS DEPÓSITOS JUDICIALES. La orden de constitución de los depósitos judiciales se proferirá cuando fuere necesario, según lo determinen las normas procesales y se comunicará mediante oficio suscrito con firma completa y antefirma del funcionario judicial y su secretario o quien haga sus veces. El oficio contendrá los datos exigidos por las normas procesales respectivas y el Numeral Cuarto del Acuerdo 1676 de 2002. QUINTO.- RECEPCIÓN DE TÍTULOS. Los despachos .judiciales recibirán los títulos por concepto de consignación para hacer postura en diligencias de remate y de cauciones para excarcelación. Para los depósitos judiciales de pago por consignación de prestaciones laborales, se estará a lo dispuesto en el Artículo Primero del Acuerdo 1481 de 2002. En consecuencia: •

Si en la sede judicial hubiere un solo juzgado competente la consignación se realizará en la cuenta de depósitos judiciales de ese despacho. El título respectivo se acompañará a la actuación judicial. El juzgado, una vez admitida la demanda, procederá a remitir el título o los títulos a la dependencia administrativa, para que de cumplimiento a lo dispuesto por los Numerales Quince, Dieciocho, Diecinueve, Veintiuno y Veintidós del presente Acuerdo.

•

Si existiere más de un juzgado competente, la consignación se realizará en la cuenta especial denominada depósitos judiciales pago por consignación de prestaciones laborales, la cual será manejada por la dependencia administrativa, bajo la dirección de los despachos judiciales.

•

La dependencia administrativa al recibir la actuación judicial para reparto, a la cual se debe acompañar el título, lo retendrá para su custodia y dar cumplimiento a lo dispuesto por los Numerales Quince, Dieciocho, Diecinueve, Veintiuno y Veintidós del presente Acuerdo.

PARÁGRAFO.- Cuando el beneficiario de un título de pago por consignación de prestaciones laborales inicie proceso, el juez de conocimiento oficiará al despacho

donde se surtió la actuación judicial correspondiente según se lo informe el demandante, para que solicite la conversión respectiva. El juez a cuyo cargo está el título dará aplicación a lo dispuesto en el Numeral Noveno del Acuerdo 1676 de 2002, para lo cual diligenciará el formato DJ13. La dependencia administrativa verificará los datos contenidos en el oficio con la información recibida del Banco sobre la cuenta especial denominada pago por consignación de prestaciones laborales y procederá a tramitar la orden de conversión con el Banco. El oficio de solicitud de conversión se elaborará en original y dos copias, que se remitirán a la dependencia administrativa para los efectos del inciso anterior y de lo dispuesto por el Numeral Dieciséis del presente Reglamento. SEXTO.- DISPOSICIÓN DE LOS DEPÓSITOS JUDICIALES. La providencia judicial mediante la cual se ordene la disposición de los depósitos judiciales, se proferirá en los términos exigidos por las normas procesales y se comunicará al Banco mediante oficio expedido en los términos del Numeral Sexto del Acuerdo 1676 de 2002, en original y dos copias. Antes de ordenar cualquiera de los movimientos a que se refiere el presente Numeral, el despacho determinará la existencia del depósito o depósitos en el módulo y consignará los datos en los oficios y formatos respectivos. Para las órdenes de pago, además del cumplimiento de las normas procesales, se aplicará el procedimiento establecido en los Numerales Sexto y Séptimo del Acuerdo 1676 de 2002. La orden de pago de los depósitos judiciales por embargo de alimentos - cuota alimentaria- se expedirá con el diligenciamiento del formato DJ11, por una sola vez y conservará su vigencia mientras no sea modificada o revocada por el despacho judicial. Para el fraccionamiento o la conversión de los depósitos judiciales, la orden se comunicará en los términos y con los formatos a que se refieren los Numerales Octavo y Noveno del Acuerdo 1676 de 2002. La reposición procederá sólo para los casos previstos en el Numeral Quinto del Acuerdo 1676 de 2002 y se comunicará según lo establecido en el Numeral Décimo de dicho Reglamento. Los oficios y formatos de que trata el presente Numeral, con sus respectivas copias se remitirán a la dependencia administrativa para que de cumplimiento a lo dispuesto por los Numerales Quince y Dieciséis del presente Reglamento. Cuando la conversión exija un fraccionamiento se estará a lo dispuesto en el Parágrafo del Numeral Noveno del Acuerdo 1676 de 2002, para lo cual se diligenciará el formato DJ15. SÉPTIMO.- ORDEN DE NO PAGO Y SU REVOCATORIA. La orden de no pago de los depósitos judiciales será impartida por el funcionario judicial, comunicada por él y su

secretario o quien haga sus veces, mediante oficio y copia en los términos de los Numerales Séptimo y Doce del Acuerdo 1676 de 2002, el cual se remitirá directamente por el despacho al Banco. De igual manera se procederá cuando dicha orden sea revocada. De tales oficios se enviará copia a la dependencia administrativa. OCTAVO.- ORDEN DE REPOSICIÓN. La orden de reposición únicamente procederá respecto de los títulos que se expidan de conformidad con el Numeral Quinto del Acuerdo 1676 de 2002, cuando se presenten las circunstancias a que alude el Numeral Décimo de dicho Reglamento y será comunicada mediante oficio y copia según formato DJ14, del cual se remitirá copia a la dependencia administrativa, junto con la denuncia penal o el título, según sea el caso. NOVENO.- ARCHIVO Y ARCHIVO ESPECIAL. Las copias de los oficios y formatos que ordenen operaciones o movimientos incluidos los de la conversión de que trata el Parágrafo del Numeral Quinto del presente Acuerdo, serán archivadas en el respectivo expediente, una vez sean devueltas por la dependencia administrativa, en atención a lo ordenado por los Numerales Quince y Dieciséis del presente Reglamento. Las órdenes de no pago y su revocatoria también se archivarán en el respectivo expediente, inmediatamente sean proferidas. Además, cada despacho llevará un archivo especial, en el cual organizará los extractos de su cuenta judicial, las relaciones que recibe del Banco sobre depósitos constituidos, pagados y de sus movimientos; los reportes de inconsistencias; las comunicaciones que se crucen y, en general, sobre los depósitos de su despacho no referidos a un proceso específico; así como la información sobre los depósitos judiciales relativos a pago por consignación de prestaciones laborales, de que trata el Parágrafo del Numeral Décimo de presente Reglamento DÉCIMO.- INFORMACIÓN Y REGISTRO. Los despachos judiciales recibirán directamente del Banco: •

En forma mensual, el extracto impreso de su cuenta judicial; y

Diariamente:

¾

La relación de los depósitos constituidos en la fecha, debidamente asociados al número del oficio respectivo, cuando lo hubiere;

¾

El movimiento de los depósitos judiciales, clasificados por concepto.

Los despachos judiciales deberán registrar en el módulo de depósitos la constitución, el pago, el fraccionamiento, la conversión, la reposición y demás operaciones sobre los depósitos inmediatamente se produzcan, al igual que la información suministrada diariamente por el Banco. PARÁGRAFO.- La dirección ejecutiva seccional o la oficina de coordinación administrativa o la dependencia administrativa que corresponda, informará a los despachos judiciales de su sede o a su cargo, sobre los depósitos judiciales constituidos y

el movimiento de la cuenta especial denominada depósitos judiciales pago por consignación de prestaciones laborales, de que trata el Acuerdo 1481 de 2002. ONCE.- CONCILIACIÓN. Con base en la confrontación de la información y registros de que trata el Numeral anterior y la conciliación preliminar que realice la dependencia administrativa, el despacho judicial procederá a: •

Efectuar el control y conciliación de los depósitos y movimientos de su cuenta judicial y de los que trata el Numeral Décimo del presente Reglamento;

•

Determinar las inconsistencias y solicitar a la dependencia administrativa el apoyo para su solución ante el Banco. TÍTULO III PROCEDIMIENTO INTERNO PARA LAS DEPENDENCIAS QUE ADMINISTRAN DEPÓSITOS JUDICIALES.

DOCE.- REGISTRO DE FIRMAS. La solicitud del registro de firmas que formule el Director Ejecutivo Seccional de Administración Judicial para el jefe de la dependencia administrativa y el empleado responsable, se hará como lo dispone el Numeral Catorce del Acuerdo 1676 de 2002 y con el lleno de los requisitos establecidos por el Banco. También se realizará el procedimiento a que se refiere el inciso anterior cuando se presenten novedades de personal, permanentes o transitorias, de los servidores judiciales con facultad de disposición sobre los depósitos. Copia del oficio deberá reposar en el archivo de la dependencia administrativa. Una vez efectuado el registro de las firmas, el jefe de la dependencia administrativa y el empleado responsable quedarán habilitados para ejercer las funciones que les asigna el Acuerdo 1676 de 2002, en relación con los depósitos de los despachos judiciales de su sede o a su cargo. PARÁGRAFO.- Lo dispuesto en el presente numeral también es aplicable para la apertura y manejo de la cuenta especial denominada depósitos judiciales pago por consignación de prestación laboral, de que trata el Artículo Primero del Acuerdo 1481 de 2002. TRECE-. ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LA TARJETA DE CONTROL DE FIRMAS. La dependencia administrativa elaborará y diligenciará la tarjeta de control de firmas de los funcionarios y empleados con facultad de disposición sobre los depósitos judiciales, según el formato TCF, que hace parte del presente Reglamento. Las tarjetas se actualizarán con base en la información de novedades de personal, permanentes o transitorias, reportadas en el Sistema de Información de Personal, de que trata el Acuerdo 1663 de 2002.

Cada vez que se presente una de estas novedades en un despacho judicial se anulará la tarjeta anterior, la cual se llevará al archivo histórico de cada despacho, que debe organizar la dependencia administrativa, y se diligenciará una nueva con los datos de los servidores con facultad de disposición sobre los depósitos. CATORCE.- RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS, DEPÓSITOS Y TÍTULOS. La dependencia administrativa recibirá: A-.

B-.

Del Banco -

Diariamente, en medio magnético:

-

La relación de los depósitos constituidos en la fecha, en la cuenta Judicial de los despachos de su sede o a su cargo, debidamente asociados al número del oficio respectivo, cuando lo hubiere.

-

El movimiento de la cuenta judicial de los juzgados de su sede o a su cargo, clasificados por concepto y despacho.

-

Mensualmente, en medio magnético:

-

El extracto de cada cuenta de los despachos judiciales de su sede o a su cargo.

De los despachos: -

Por una sola vez, los títulos judiciales, debidamente inventariados. Para lo cual se levantará un acta suscrita por el jefe de la dependencia, el magistrado o juez y su secretario o quien haga sus veces.

-

Los originales de los títulos judiciales que, de conformidad con el Numeral Quinto del Acuerdo 1676 de 2002, se hayan expedido para hacer postura en diligencias de remate y cauciones para excarcelaciones.

-

Los originales de los títulos judiciales de pago por consignación de prestaciones laborales, (Acuerdo 1481 de 2002), según lo dispone el Numeral Quinto del presente Reglamento.

PARÁGRAFO.- Para la recepción permanente de los títulos judiciales, la dependencia administrativa hará las confrontaciones pertinentes entre el oficio remisorio de los despachos y los listados recibidos del Banco, en aspectos tales como el número, la fecha y el valor de los títulos. En caso de inconsistencias, se dejará constancia en el oficio remisorio y se efectuarán las correcciones y aclaraciones con el Banco y el despacho judicial respectivo. QUINCE.- RECEPCIÓN Y ENTREGA DE LAS ÓRDENES DE PAGO. La dependencia administrativa realizará la recepción y entrega de las órdenes de pago de los depósitos judiciales conforme al siguiente procedimiento:

•

Recibirá del despacho judicial, en original y dos copias, los oficios mediante los cuales se comuniquen las órdenes de pago.

•

Verificará, como lo dispone el Numeral Diecinueve del Acuerdo 1676 de 2002, la autenticidad de las firmas de los servidores judiciales y la veracidad de la orden.

•

Determinará la existencia del depósito en el módulo y confrontará los datos allí consignados con los del oficio, a fin de establecer su coincidencia. En caso contrario, se hará constar la inconsistencia en el oficio y se devolverá al despacho para su corrección.

•

Revisará que los formatos estén total y correctamente diligenciados. En caso contrario, se hará constar la inconsistencia en el oficio y se devolverá al despacho para su corrección.

•

Verificará la identidad del beneficiario.

•

Dará el visto bueno a los oficios proferidos por los despachos judiciales, mediante la rúbrica e imposición de la huella dactilar del jefe y del empleado con firmas registradas.

•

Entregará el original del oficio al beneficiario y le hará firmar las copias, en señal de recibo.

•

Archivará una copia del oficio, como lo dispone el Numeral Dieciocho del presente Reglamento.

•

Remitirá al despacho judicial y debidamente firmada por el Banco y la dependencia administrativa, la copia del oficio para que aquél de cumplimiento a lo dispuesto por el Numeral Noveno del presente Reglamento.

DIECISÉIS.- RECEPCIÓN Y TRÁMITE DE OFICIOS QUE ORDENEN MOVIMIENTOS DIFERENTES AL PAGO. Esta función la efectuará la dependencia administrativa conforme al siguiente procedimiento: •

Recibirá de los respectivos despachos de su sede o a su cargo, en original y dos copias, los oficios mediante los cuales se comuniquen las órdenes de fraccionamiento y conversión de los depósitos judiciales, suscritos y elaborados en los términos de los Numerales Octavo y Noveno del Acuerdo 1676 de 2002.

•

Recibirá y complementará los oficios que ordenen la conversión de depósitos judiciales en el término del Parágrafo del Numeral Quinto del presente Reglamento.

•

Verificará, como lo dispone el Numeral Diecinueve del Acuerdo 1676 de 2002, la autenticidad de las firmas de los servidores judiciales y la veracidad de la orden.

•

Determinará la existencia del depósito en el módulo y confrontará los datos allí consignados con los del oficio, a fin de establecer su coincidencia. En caso

contrario, se hará constar la inconsistencia en el oficio y se devolverá al despacho para su corrección. •

Revisará que los formatos estén total y correctamente diligenciados. En caso contrario, se hará constar la inconsistencia en el oficio y se devolverá al despacho para su corrección.

•

Dará el visto bueno con la rúbrica e imposición de la huella dactilar del jefe y el empleado con firmas registradas.

•

Remitirá el original del oficio al Banco y le hará firmar las copias, en señal de recibo.

•

Archivará una copia del oficio, en los términos del Numeral Dieciocho del presente Reglamento.

•

Remitirá, debidamente firmada por el Banco y la dependencia administrativa, copia del oficio al despacho para que éste de cumplimiento a lo dispuesto por el Numeral Noveno del presente Reglamento.

DIECISIETE.- ORDEN DE NO PAGO Y SU REVOCATORIA. El jefe de la dependencia administrativa, bajo su responsabilidad, podrá solicitar el no pago de los depósitos judiciales cuando se presenten las circunstancias del punto 10 del Numeral Dieciocho del Acuerdo 1676 de 2002. Igualmente podrá proceder a su revocatoria. Los oficios respectivos serán suscritos por el jefe de la dependencia y el empleado responsable y de estos se remitirá copia al despacho para que de cumplimiento a lo dispuesto en el Numeral Noveno del presente Reglamento. PARÁGRAFO. Para las órdenes de no pago y su revocatoria, proferidas por los despachos judiciales, se procederá al archivo de las copias, según lo dispuesto por el Numeral Dieciocho del presente Reglamento. DIECIOCHO.- ARCHIVO. La dependencia administrativa además del archivo histórico de que trata el Numeral Trece del presente Reglamento, llevará un archivo general, en el cual reposarán todas las comunicaciones e informes relativos a los depósitos judiciales, no referidos a casos específicos con un despacho y la información sobre los depósitos judiciales de pago por consignación de prestaciones laborales a que alude el Parágrafo del Numeral Décimo del presente Reglamento. Igualmente, llevará un archivo independiente para cada despacho judicial a su cargo, en el cual organizará las comunicaciones sobre los depósitos judiciales. DIECINUEVE.- CUSTODIA. La custodia de los títulos judiciales se realizará mediante la adopción de medidas que garanticen su seguridad, como la utilización de cajas fuertes. VEINTE.- REPOSICIÓN. La reposición procederá en los casos a que se refiere el Numeral Décimo del Acuerdo 1676 de 2002. Para el efecto la dependencia administrativa procederá así:

•

Presentará la denuncia penal respectiva, cuando el título se desapareciere estando en su poder.

•

Dará aviso inmediato al despacho judicial sobre la pérdida, extravío, hurto o grave deterioro del título y solicitará al magistrado o juez el diligenciamiento del formato DJ09.

•

Ubicará el título cuando la solicitud obedezca a grave deterioro del mismo.

•

Recibirá del despacho, en original y dos copias, los oficios mediante los cuales se comuniquen las órdenes de reposición de los títulos de depósito judicial, suscritos y elaborados en los términos del punto 2 del Numeral Dieciocho del Acuerdo 1676 de 2002, junto con la denuncia penal o el TÍTULO respectivo, según sea el caso.

•

Verificará, como lo dispone el Numeral Diecinueve del Acuerdo 1676 de 2002, la autenticidad de las firmas de los servidores judiciales y la veracidad de la orden.

•

Determinará la existencia del título en el módulo y confrontará los datos allí consignados con los del oficio, a fin de establecer su coincidencia. En caso contrario, se hará constar la inconsistencia en el oficio y se devolverá al despacho para su corrección.

•

Revisará que los formatos estén total y correctamente diligenciados: En caso contrario, hará constar la inconsistencia en el oficio y lo devolverá al despacho para su corrección.

•

Dará el visto bueno, mediante la rúbrica y huella dactilar del jefe y el empleado con firmas registradas.

•

Remitirá el original del oficio al Banco y le hará firmar las copias, en señal de recibo.

•

Archivará una copia del oficio de acuerdo lo previsto en el Numeral Dieciocho del presente Reglamento.

•

Remitirá al despacho judicial, debidamente firmada por el Banco y la dependencia administrativa, copia del oficio para que aquél de cumplimiento a lo dispuesto por el Numeral Noveno del presente Reglamento.

VEINTIUNO.- CONTABILIZACIÓN. La dependencia administrativa realizará la contabilización de los movimientos de los depósitos judiciales, generen o no la expedición de títulos; para lo cual analizará y confrontará la siguiente información: •

Los datos que recibe diariamente del Banco sobre los depósitos constituidos y los títulos expedidos y entregados en la fecha, debidamente asociados al número del oficio respectivo, cuando lo hubiere.

•

La relación de movimientos de los depósitos judiciales clasificados por concepto y

despacho judicial.

•

El extracto mensual de cada cuenta.

•

Los datos que reposen en el módulo.

PARÁGRAFO.- De igual manera procederá en el caso de la cuenta especial de depósitos judiciales de pago por consignación de prestaciones laborales, con base en la información a que alude el Artículo Quinto del Acuerdo 1481 de 2002. La dependencia administrativa informará a los despachos de su sede o a su cargo. VEINTIDÓS.- CONCILIACIONES. La dependencia administrativa realizará conciliaciones preliminares de las cuentas de los despachos judiciales, para lo cual:

las

•

Revisará los extractos, las relaciones de depósitos constituidos, de depósitos pagados y demás operaciones; así como los títulos en custodia, cuando los hubiere.

•

Realizará las confrontaciones y la conciliación preliminar.

•

Remitirá la conciliación preliminar a los despachos correspondientes para su confirmación u observaciones.

•

Determinará las inconsistencias y gestionará su solución ante la oficina del Banco que corresponda.

•

Informará a los despachos el resultado de su gestión.

PARÁGRAFO.- De igual manera procederá en el caso de la cuenta especial de depósitos judiciales de pago por consignación de prestaciones laborales, con base en la información a que alude el Artículo Quinto del Acuerdo 1481 de 2002. La dependencia administrativa comunicará a los despachos de su sede o a su cargo el resultado de la conciliación.

TÍTULO IV PROCEDIMIENTO INTERNO PARA LOS DESPACHOS JUDICIALES EN CUYA SEDE NO EXISTA DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA VEINTITRÉS.- TRÁMITE PARA LA APERTURA Y CANCELACIÓN DE LAS CUENTAS JUDICIALES. El magistrado o juez, junto con su secretario o quien haga sus veces, solicitarán la apertura de la cuenta judicial, - una por cada despacho- según lo establecido en el Numeral Primero del Acuerdo 1676 de 2002. Para el efecto suscribirán los documentos exigidos establecidos por el Banco e impondrán en los mismos sus huellas dactilares. También se realizará el procedimiento a que se refiere el inciso anterior, cuando se presenten novedades de personal, permanentes o transitorias, de los servidores judiciales con facultad de disposición sobre los depósitos judiciales. La cancelación de las cuentas judiciales se efectuará en los eventos señalados y cono lo dispone el Numeral Tercero del Acuerdo 1676 de 2002 y con el lleno de los requisitos señalados por el Banco. VEINTICUATRO.- ORDEN DE CONSTITUCIÓN DE LOS DEPÓSITOS JUDICIALES. La orden de constitución de los depósitos judiciales se proferirá cuando fuere necesario, según lo dispongan las normas procesales y se comunicará mediante oficio suscrito con firma completa, antefirma del funcionario judicial y su secretario o quien haga sus veces. El oficio contendrá los datos exigidos por las normas procesales respectivas y el Numeral Cuarto del Acuerdo 1676 de 2002. VEINTICINCO.- RECEPCIÓN DE TÍTULOS. Los despachos .judiciales recibirán los títulos por concepto de consignación para hacer postura en diligencias de remate y de cauciones para excarcelación. Para los depósitos judiciales de pago por consignación de prestaciones laborales, se estará a lo dispuesto en el Artículo Primero del Acuerdo 1481 de 2002. En consecuencia: •

Si en la sede judicial hubiere un solo juzgado competente la consignación se realizará en la cuenta de depósitos judiciales de ese despacho. El título respectivo se acompañará a la actuación judicial y el juez tendrá su custodia.

•

Si existiere más de un juzgado competente, la consignación se realizará en la cuenta especial denominada depósitos judiciales pago por consignación de prestaciones laborales, manejada por el director ejecutivo seccional de administración judicial o por la coordinación administrativa que corresponda, bajo la dirección de los despachos judiciales. El título respectivo se acompañará a la actuación judicial y el juez de reparto lo remitirá, junto con la demanda al competente. En el acto de entrega se dejará la constancia respectiva. Copia de dicha acta será enviada a la dirección ejecutiva seccional o a la coordinación administrativa, según el caso, para efectos de control y seguimiento.

VEINTISÉIS.- DISPOSICIÓN DE LOS DEPÓSITOS JUDICIALES. La providencia judicial mediante la cual se ordene la disposición de los depósitos judiciales, se proferirá en los términos exigidos por las normas procesales y se comunicará al Banco mediante oficio expedido en los términos del Numeral Sexto del Acuerdo 1676 de 2002, en original y copia. Antes de ordenar cualquiera de los movimientos a que se refiere el presente Numeral, el despacho determinará la existencia del depósito o depósitos en el módulo y confrontará los datos allí consignados con los de los oficios o formatos respectivos. Para las órdenes de pago, además del cumplimiento de las normas procesales, se aplicará lo establecido en los Numerales Sexto y Séptimo del Acuerdo 1676 de 2002. La orden de pago de los depósitos judiciales por embargo de alimentos - cuota alimentaria- se expedirá con el diligenciamiento del formato DJ05, por una sola vez y conservará su vigencia mientras no sea modificada o revocada por el despacho judicial. Para el fraccionamiento o la conversión de los depósitos judiciales, la orden se comunicará en los términos y con los formatos a que se refieren los Numerales Octavo y Noveno del Acuerdo 1676 de 2002. La reposición procederá sólo para los casos previstos en el Numeral Quinto del Acuerdo 1676 de 2002 y se comunicará según lo establecido en el Numeral Décimo de dicho Reglamento. Cuando se trate de orden de pago, los oficios y formatos, debidamente diligenciados, se entregarán a los beneficiarios o apoderados autorizados para recibir, a fin de que adelanten los trámites respectivos ante el Banco. La copia del oficio o formato, una vez suscrita en señal de recibo por el beneficiario o su apoderado, será archivada en el expediente. Los oficios o formatos diferentes a órdenes de pago de depósitos, serán remitidos directamente por el despacho judicial al Banco. La copia debidamente firmada por el empleado del Banco, será archivada en el expediente. Cuando la conversión, exija un fraccionamiento, se aplicará lo dispuesto en el Parágrafo del Numeral Noveno del Acuerdo 1676 de 2002, con el diligenciamiento del formato DJ08. VEINTISIETE.- ORDEN DE NO PAGO Y SU REVOCATORIA. La orden de no pago de los depósitos judiciales será impartida por el funcionario judicial, comunicada por él y su secretario o quien haga sus veces, mediante oficio y copia en los términos de los Numerales Sexto y Doce del Acuerdo 1676 de 2002, y enviada directamente por el despacho al Banco. De igual manera se procederá cuando dicha orden sea revocada. VEINTIOCHO.- ORDEN DE REPOSICIÓN. La orden de reposición únicamente procederá respecto de los títulos que se expidan de conformidad con el Numeral Quinto del Acuerdo 1676 de 2002, y cuando se presenten las circunstancias a que alude el Numeral Décimo de dicho Reglamento. Será comunicada al Banco mediante oficio y copia según formato DJ09, junto con denuncia penal y el título, si fuere el caso.

VEINTINUEVE.- ARCHIVO Y ARCHIVO ESPECIAL. Las copias de los oficios y formatos que ordenen operaciones o movimientos de los depósitos judiciales serán archivados en el respectivo expediente, de conformidad con lo dispuesto por el Numeral Veintiséis del presente Reglamento. Las órdenes de no pago y su revocatoria también se archivarán en el respectivo expediente, inmediatamente sean proferidas. Además, cada despacho llevará un archivo especial, en el cual organizará los extractos de su cuenta judicial, las relaciones que recibe del Banco sobre depósitos constituidos, pagados y de sus movimientos; los reportes de inconsistencias; las comunicaciones que se crucen y, en general, sobre los depósitos de su despacho no referidos a un proceso específico. TREINTA.- INFORMACIÓN REGISTRO Y CONCILIACIÓN. Los despachos judiciales recibirán directamente del Banco: •

En forma mensual, el extracto impreso de su cuenta judicial; y Diariamente: ¾

La relación de los depósitos constituidos en la fecha, debidamente asociados al número del oficio respectivo, cuando lo hubiere;

¾

El movimiento de los depósitos judiciales, clasificados por concepto.

Los despachos judiciales deberán registrar en el módulo de depósitos la constitución, el pago, el fraccionamiento, la conversión, la reposición y demás operaciones sobre los depósitos inmediatamente se produzcan, al igual que la información suministrada diariamente por el Banco.

TÍTULO V CONTROL Y SEGUIMIENTO TREINTA Y UNO.- QUEJAS Y RECLAMOS. Las dependencias administrativas recibirán y tramitarán ante el Banco, las quejas y reclamos de los despachos judiciales a su cargo. En los lugares, donde no existan, se remitirán directamente por el despacho a la oficina del Banco de su localidad. En todo caso, si las reclamaciones no son atendidas oportunamente, se informará a la División de Fondos Especiales y Cobro Coactivo de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, la cual realizará las gestiones pertinentes ante la Gerencia Nacional de Operaciones Bancarias del Banco. TREINTA Y DOS.- OBLIGATORIEDAD. El presente Reglamento y los procedimientos en los establecidos son de carácter obligatorio y de estricta aplicación por todos los despachos judiciales, las oficinas judiciales y demás dependencias administrativas, el Banco, en lo

pertinente, las personas jurídicas y naturales que por cualquier motivo deban constituir depósitos judiciales, así como para los beneficiarios de los mismos. TREINTA Y TRES.- RESPONSABILIDAD. Los funcionarios judiciales, los secretarios o quienes hagan sus veces, los jefes y empleados responsables de las oficinas judiciales y demás dependencias administrativas y del Banco, serán responsables penal y disciplinariamente por el incumplimiento de las funciones y procedimientos establecidos en el presente Reglamento. TREINTA Y CUATRO.- CONTROL Y SEGUIMIENTO. La Unidad de Auditoria del Consejo Superior de la Judicatura vigilará el cumplimiento del presente Reglamento, para lo cual informará a la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, dentro de los primeros diez (10) días de los meses de junio y diciembre, o cuando las circunstancias lo ameriten, los resultados de su gestión y las medidas correctivas sugeridas. Las salas administrativas de los consejos seccionales de la judicatura, en las visitas a los despachos judiciales, velarán por el cumplimiento del presente Reglamento e informarán a la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, dentro de los primeros diez (10) días de los meses de junio y diciembre o cuando las circunstancias lo ameriten, las gestiones de control, sus resultados y las medidas correctivas sugeridas. El cumplimiento de los reglamentos sobre el manejo de los depósitos judiciales se tendrá en cuenta para la calificación de servicios, en los términos del Acuerdo 1392 de 2002. La Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, a través de su División de Fondos Especiales y Cobro Coactivo, realizará el control y seguimiento a las direcciones seccionales de administración judicial a fin de garantizar el estricto cumplimiento de lo dispuesto en el presente Reglamento, para lo cual solicitará los informes que considere pertinentes, los consolidará y presentará a la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, dentro de los primeros diez (10) días de los meses de junio y diciembre o cuando las circunstancias lo ameriten. Así mismo, las direcciones seccionales implementarán mecanismos de control, como visitas periódicas de inspección a la oficina judicial y demás dependencias administrativas, arqueos e inventarios, e informarán, dentro de los primeros diez (10) días siguientes al vencimiento de cada trimestre, a la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial sobre las gestiones sus resultados y las medidas correctivas adoptadas o sugeridas. TREINTA Y CINCO. La Escuela Judicial Rodrigo Lara Bonilla, en coordinación con la División de Fondos Especiales y Cobro Coactivo y la Unidad de Informática de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, adelantará la capacitación y divulgación del presente Reglamento.

TÍTULO VI DISPOSICIONES TRANSITORIAS TREINTA Y SEIS.- A partir de la vigencia del presente Reglamento, los títulos expedidos con anterioridad al mismo no requerirán de la firma de los funcionarios y empleados judiciales; su disposición se surtirá únicamente mediante el diligenciamiento completo de los oficios diseñados para cada caso por el Acuerdo 1676 de 2002. A partir de la vigencia del presente Reglamento solamente se ordenará la reposición de los títulos para hacer postura en diligencias de remate, los correspondientes a cauciones para excarcelación y los de pago por consignación de prestaciones laborales. Mientras las oficinas judiciales y demás dependencias administrativas asumen sus funciones, los despachos judiciales realizarán las labores de manejo y disposición conforme a lo dispuesto en el Título III del Acuerdo 1676 de 2002. Las oficinas judiciales y demás dependencias administrativas, asumirán plenamente estas funciones a más tardar el 1° de enero de 2004, fecha en la cual acabarán de recibir de los juzgados de su sede o a su cargo los títulos que tuvieren en su poder. La instalación del módulo y la respectiva capacitación en los tribunales, juzgados, oficinas judiciales y demás dependencias administrativas que estén ejerciendo sus funciones de administración de los depósitos de los despachos de su sede o a su cargo, a la entrada en vigencia del presente Acuerdo, se efectuará dentro de los tres (3) meses. El Registro de los depósitos judiciales en el módulo, se realizará con aquellos constituidos a partir de su vigencia, y con los antiguos en la medida en que se ordenen operaciones. TREINTA Y SIETE.- Los despachos, oficinas judiciales y demás dependencias administrativas, conservarán los libros de contabilidad, los archivos y demás documentos relacionados con los depósitos y títulos judiciales. Una vez implementado el módulo, continuarán con el sistema manual durante tres (3) meses, mientras se consolida la aplicación del sistema. Los documentos no podrán ser destruidos, y harán parte de los archivos de que tratan los Numerales Noveno, Dieciocho y Veintinueve del presente Reglamento, respectivamente. ARTÍCULO SEGUNDO.- VIGENCIA Y DEROGATORIAS El presente Acuerdo rige a partir del 10 de Julio de 2003, deroga las disposiciones que le sean contrarias y modifica de manera integral el Acuerdo 413 de 1998. Publíquese en la Gaceta de la Judicatura y en el Diario Oficial. PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Dado en Bogotá, D. C., a los once (11) días del mes de junio del año dos mil tres (2003) GUSTAVO CUELLO IRIARTE Presidente

Bibliografía www.ramajudicial.gov.co, link: Acuerdos Publicaciones del Consejo Superior de la Judicatura, así: Módulo Sistema de Gestión de la Calidad basado en la norma internacional ISO9001-2000 publicado por la Escuela Judicial Rodrigo Lara Bonilla, año 2007. Plan Sectorial de Desarrollo de la Rama Judicial 2007-2010 Normatividad: Constitución Política Ley 270 de 1996 Acuerdos del Consejo Superior de la Judicatura citados Fallos de la Corte Constitucional Informe del Consejo Superior de la Judicatura al Congreso 2008-2009