Formulir Kuesioner & Contoh Pengisian

FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN BAGIAN I

A. IDENTITAS PEKERJAAN 1. Kode Jabatan & Unit Kerja: (Tidak Perlu diisi) 2. Nama Jabatan/Pekerjaan Anda:

3. Nama Unit Kerja

Dimana Jabatan ini berada: 4. Satuan Kerja / instansi (Departemen/ Meneg/ Menko/ LPND/ Sekretariat/ Direktorat/ Badan, Dinas dll) tempat Unit Kerja tersebut : 5. Nama Jabatan Atasan Langsung Anda: 6. Lokasi Kerja(lokasi geografis tempat Kota : kerja anda): Provinsi:

Contoh: 1. Kode Jabatan & Unit Kerja: (Tidak Perlu diisi) 2. Nama Jabatan/Pekerjaan Anda:

3. Nama

Unit Kerja Dimana Jabatan ini berada: 4. Satuan Kerja / instansi (Departemen/ Meneg/ Menko/ LPND/ Sekretariat/ Direktorat/ Badan, Dinas dll) tempat Unit Kerja tersebut : 5. Nama Jabatan Atasan Langsung Anda: 6. Lokasi Kerja(lokasi geografis tempat kerja anda):

Kepala Sub Bagian Mutasi (Eselon IV.a) Badan Kepegawaian Daerah Pemerintah Daerah Propinsi

Kepala Bagian Formasi

Mutasi

dan

Kota : Semarang Provinsi: Jawa Tengah

1

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

B. KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI Tunjukan

“tempat

struktur Organisasi

berada”-nya

jabatan/pekerjaan

ini

dalam

atau Direktorat-nya. Bagi jabatan-jabatan yang

tidak langsung dibawah Pimpinan (Menteri), gambarkan paling sedikit dua kotak yang menggambarkan jabatan-jabatan yang berada diatas-nya dan (bila ada),- paling sedikit satu jabatan yang dibawahkan olehnya.

C. TUGAS POKOK DAN FUNGSI JABATAN Bagian ini harus menjelaskan tugas pokok dan untuk apa atau dengan tujuan apa jabatan/pekerjaan ini diadakan? Tuliskan fungsi jabatan dengan kalimat

sehingga

dapat

menggambarkan

peranan

jabatan

dalam

memastikan terselenggaranya fungsi atau peranan jabatan sendiri atau atasan langsungnya. Batasi jawaban anda

sampai MAKSIMUM 2(DUA)

KALIMAT SAJA !). Susunan kalimat fungsi jabatan dapat mengacu kepada pola kalimat sebagai berikut : a. Untuk

jabatan

struktural,

dimulai

dengan

kata-kata;

memimpin, mengkoordinir, mengelola, kegiatan ......... (tuliskan 2

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

ruang lingkup tugas jabatan), agar /sehingga/untuk.........(tuliskan tujuan atau keluaran akhir jabatan). b. Untuk jabatan fungsional yang bersifat independen (tertentu) dimulai dengan kata – kata melakukan, melaksanakan, ............... c. Untuk jabatan staf dan sejenisnya, dimulai dengan salah satu dari kata-kata berikut ini; membantu (tulis jabatan atasannya) dalam

(melaksanakan,

memperoleh/memproses,

mengendalikan,

mengawasi, menyusun, melaksanakan) kegiatan ......... (tuliskan ruang lingkup tugas jabatan) agar/sehingga/untuk.........(tuliskan tujuan atau keluaran akhir jabatan). SEKARANG TULISLAH: ................................................................................................

D. RINCIAN TUGAS Setiap pekerjaan/jabatan terdiri dari sejumlah tugas atau kegiatan. TUGAS ialah kegiatan atau usaha pokok yang dikerjakan karyawan dalam memproses bahan kerja menjadi hasil kerja dengan menggunakan alat kerja dan dalam kondisi pelaksanaan tertentu dan dalam hubungan dengan pemegang-pemegang jabatan lainnya. Tuliskan masing-masing tugas mulai dari Tugas Pokok yang paling utama (sebagai Tugas Pokok ke 1); Peranan apa yang dimiliki oleh pemegang jabatan pada tugas pokok ke 1 tersebut; Sebutkan tahapan pelaksanaan tugas pokok ke 1 secara lengkap; dan tuliskan tolok ukur/kriteria/standar keberhasilan tugas pokok ke 1. Lanjutkan pada Tugas Pokok berikutnya sampai dengan Tugas Pokok yang terakhir.

3

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

Kemudian dilanjutkan dengan Tugas-Tugas yang lain, yaitu Tugas Tambahan, Tugas Lain-Lain dan Tugas-Tugas Berkala. Bila diperlukan Isian Tugas, Peranan, Tahap Pelaksanaan dan Tolok Ukur Keberhasilan dapat ditulis/diketik pada kertas terpisah. Karakteristik Tugas : a. Menyerap waktu yang wajar b. Dilaksanakan untuk memperoleh hasil tertentu c. Menggunakan bahan kerja tertentu d. Menggunakan perangkat kerja tertentu e. Terbentuk dari sejumlah kegiatan yang mempunyai hubungan proses f. Dilaksanakan dalam kondisi tertentu g. Ada hubungan fungsional antara tugas yang satu dan yang lainnya Jenis-Jenis Tugas :

a. Tugas Pokok, adalah tugas yang merupakan jabaran langsung dari fungsi dan tugas organisasi ke dalam jabatan yang dianalisis.

b. Tugas Tambahan adalah tugas yang berada di luar tugas pokok yang kadang-kadang dilakukan dan masih dalam lingkup tanggung jawabnya.

c. Tugas Lain-Lain adalah tugas tugas yang kadang-kadang dilakukan, yang pada dasarnya bukan jabaran fungsi dan tugas organisasi tetapi sering dilakukan.

d. Tugas Berkala adalah tugas yang dilakukan pada waktu-waktu tertentu secara berkala tetapi tidak rutin dilakukan setiap hari.

Tahapan Pelaksanaan Tugas. Uraikan TAHAPAN Pelaksanaan Tugas dengan menuliskan urutan masukan (input) --> proses --> keluaran (output),

dengan

kerja/metode/teknik

merinci yang

bahan

atau

digunakan,

alat

yang

sistim/prosedur

dipakai, yang

cara

diikuti,

jabatan-jabatan yang berhubungan, di mana tugas tersebut dilaksanakan dan hasil akhir dari tugas tersebut dan dalam kondisi bagaimana hasil akhir tersebut dicapai.

4

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

Peranan. Adalah hak pemegang jabatan untuk memilih alternatif dalam mengambil keputusan/tindakan yang diakui sah oleh semua pihak. Indikator Prestasi. Suatu standar di mana prestasi kerja dapat diketahui hasil kerjanya memenuhi standar (baik atau buruk). Untuk memudahkan, indikator

prestasi

dapat

dikelompokan

dalam

tolok

ukur;

BIAYA

(anggaran, biaya operasional, dll); MUTU PELAYANAN (kepuasan masyarakat pengguna, keluhan, gugatan, dll); WAKTU (standar waktu penyelesaian,

dll) dan VOLUME (jumlah, out put atau

rupiah)

MULAILAH MENGISI ! TUGAS POKOK 1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • •

2. 2.1. 2.2. 2.3.

5

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

2.4. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • •

3. 3.1. 3.2. Kewenangan : • • Indikator Prestasi : • •

TUGAS TAMBAHAN 1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • 6

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

• 2. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • •

TUGAS LAIN-LAIN 1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. Peranan : • • Indikator Prestasi : • • 2. 2.1. 2.2. 2.3.

7

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

2.4. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • •

TUGAS-TUGAS BERKALA 1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • •

2. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4.

8

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

Peranan : • • Indikator Prestasi : • •

E. HUBUNGAN KERJA (Hubungan-hubungan terkait

dengan pelaksanaan tugas-tugas dalam pekerjaan ini.

1. Tuliskan pada kolom jabatan yang dihubungi Untuk Jabatan yang lebih tinggi dari jabatan yang sedang dianalisis. Untuk jabatan yang setara dengan jabatan yang sedang dianalisis. Untuk jabatan yang lebih rendah dari jabatan yang sedang dianalisis. 2. Tuliskan pada kolom : unit kerja Mereka yang dihubungi tersebut dari unit kerja apa saja dapat dari dalam

instansi

(internal)

dapat

juga

dari

luar

instansi

(eksternal/instansi/organisasi luar) 3. Tuliskan

pada

kolom

maksud

(tujuan)

dilakukannya

hubungan. Untuk apa hubungan tersebut dilakukan? Apa maksud dari adanya hubungan tersebut (misalnya melaporkan, meminta data, barang, berkoordinasi atau memberi perintah dsb.)

JABATAN YANG

NAMA UNIT KERJA

DIHUBUNGI

NYA

MAKSUD/TUJUAN HUBUNGAN

JABATAN YANG LEBIH TINGGI

9

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

JABATAN YANG

NAMA UNIT KERJA

DIHUBUNGI

MAKSUD/TUJUAN

NYA

HUBUNGAN

INTERN INSTANSI 1.

1.

1.

2.

2.

2.

3.

3.

3.

1.

1.

1.

2.

2.

2.

1.

1.

1.

2.

2.

2.

3.

3.

3.

1.

1.

1.

2.

2.

2.

EKSTERN INSTANSI

JABATAN YANG SETARA INTERN INSTANSI

EKSTERN INSTANSI

JABATAN YANG LEBIH RENDAH 1.

1.

1.

2.

2.

2.

3.

3.

3.

10

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

F. TANGGUNG JAWAB JABATAN INTENSITAS

PENGAWASAN

pengawasan/supervisi yang

YANG

DITERIMA.

diterima dari atasan

Ini

adalah

langsung atau

pejabat lain, atau dalam tim bersifat “ad hoc” adalah orang yang ditunjuk sebagai pimpinan tim. Cara mengisinya adalah sebagai berikut: Kolom Pekerjaan yang diawasi : jenis kegiatan yang diawasi oleh atasan

•

langsung atau pejabat lain. Kolom

•

Pengawasan Oleh: nama jabatan yang melakukan

pengawasan Kolom Frekuensi pengawasan : jumlah pengawasan yang

•

dilakukan (misalnya tiap jam/tiap hari/tiap minggu, dll.) Pekerjaan yang diawasi

Pengawasan

Frekuensi

Oleh

Pengawasan

1.

1.

1.

2.

2.

2.

PEMBERIAN PENGAWASAN Penjelasan. Ruang dibawah ini hanya diisi apabila anda melakukan kegiatan pengawasan terhadap pelaksanaan tugas orang lain. Bila tidak melakukan pengawasan maka cukup diisi TIDAK ADA. •

Kolom

Jabatan yang diawasi : nama jabatan yang diawasi (satu

tingkat di bawah). •

Kolom

Jumlah Pejabat : Jumlah pejabat dari jabatan yang diawasi

•

Kolom

Pekerjaan yang diawasi : jenis kegiatan yang dilakukan oleh

jabatan yang diawasi. •

Frekuensi Pengawasan : jumlah pengawasan yang dilakukan (misalnya tiap jam/tiap hari/tiap minggu, dll.) terhadap jabatan yang diawasinya.

11

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

Jabatan yang

Jumlah

Pekerjaan yang

Frekuensi

diawasi

Pejabat

diawasi

Pengawa san

1.

1.

1.

1.

2.

2.

2.

2.

ADMINISTRASI Penjelasan tentang Tanggung Jawab Administrasi Kolom

•

Nama Formulir/Surat/Keputusan/dll :

tulis nama Formulir

atau nama surat/Keputusan/dll yang ditulis atau diisi. Kolom Waktu menemukan kesalahan : diisi dengan lama waktu yang

•

diperlukan

untuk

dapat

menemukan

kesalahan

pada

Formulir/Surat/Keputusan/dll yang telah diisi/ditulis (misalnya beberapa menit, beberapa jam dll) Kolom

•

Waktu untuk memperbaiki : diisi dengan lama waktu yang

diperlukan untuk memperbaiki kesalahan apabila kesalahan tersebut sudah ditemukan. Nama Formulir/ Surat/Keputusan/ dll

Waktu untuk Menemu-

Waktu untuk

kan Kesalahan

Memperbaiki

1.

1.

1.

2.

2.

2.

KEUANGAN Penjelasan tentang Tanggung Jawab Keuangan

( Diisi

kalau ada, kalau tidak ada cukup diisi dengan TIDAK ADA) •

Kolom

Jumlah uang : Jumlah uang yang menjadi tanggung jawab

(karena di bawah pengawasan atau dipegang dan jumlah rata-rata perbulan)

dari pejabat yang dianalisis dalam kaitannya dengan tugas

jabatan •

Kolom

Untuk keperluan : Diisi dengan peruntukan (digunakan untuk

apa) dari uang yang menjadi tanggung jawab pejabat yang dianalisis. Jumlah Uang

Untuk Keperluan

12

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

PERALATAN/MESIN/BAHAN Tanggung jawab Alat /Mesin/Bahan Kolom nama Alat /mesin/bahan : diisi dengan nama jenis

•

alat, mesin atau jenis bahan yang biasa digunakan oleh pejabat yang dalam melaksanakan tugasnya. Kolom akibat kesalahan : diisi dengan kejadian yang akan

•

timbul

dalam

kaitannya

dengan

pelaksanaan

tugas

apabila

Alat

/mesin/bahan yang digunakan salah dalam penggunaannya. Nama Alat/Mesin/Bahan

Akibat Kesalahan

1.

1.

2.

2.

3.

3.

4.

4.

5.

5.

6.

6.

RAHASIA Tanggung Jawab Kerahasiaan : Kolom jenis kerahasiaan : diisi dengan jenis rahasia yang

•

menjadi tanggung jawab anda. Kolom Akibat : diisi dengan akibat yang akan terjadi apabila

•

rahasia bocor (dapat bersifat internal maupun eksternal). Jenis Kerahasiaan

Akibat jika terjadi kebocoran (bagi instansi)

1.

1. 2.

2.

G. LINGKUNGAN KERJA PENJELASAN TENTANG LINGKUNGAN KERJA

13

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

1. Akibat kecelakaan : kalau ada, diisi dengan hal yang akan timbul

berkaitan dengan pelaksanaan tugas apabila terjadi kecelakaan dalam kerja, kalau tidak ada diisi TIDAK ADA. 2. Gangguan kesehatan : kalau ada, diisi dengan jenis penyakit yang

terjadi apabila terjadi akibat pekerjaan 3. Kegiatan anda sebagai pejabat /pemegang jabatan ini: a.

Duduk: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat

disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan b.

Berdiri: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat

disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan c.

Berjalan: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat

disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan Jumlah total dari semua kegiatan di atas harus 100 % 4. Tempat melaksanakan tugas-tugas kerja. a.

Di dalam gedung

:

diisi

dengan

%

waktu yang dihabiskan dalam melaksanakan tugas b.

Di luar gedung :

diisi

dengan

%

(berdasarkan pertimbangan pejabat disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan) Jumlah total dari semua kegiatan berdasarkan di atas harus 100 % 5. Kondisi lingkungan Lingkungan tempat bekerja anda, dapat berupa kondisi yang: •

Buruk

bila

dirasakan

secara

umum

tidak

nyaman,

dapat

membahayakan kesehatan. •

Cukup

bila

dirasakan

cukup

nyaman,

tidak

membahayakan

kesehatan. •

Baik bila dirasakan nyaman dan tidak membahayakan kesehatan

6. Alat keselamatan Kerja : Jenis alat pengamanan untuk melindungi

diri saat bekerja (Bila tidak ada tulis saja TIDAK ADA). SEKARANG MULAILAH MENGISI. 1. Akibat jika terjadi kecelakaan 2. Gangguan kesehatan yang

: :

mungkin terjadi 14

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

3. Kegiatan pemegang jabatan ini. a. Duduk

:

%

b. Berdiri

:

%

c. Berjalan

:

%

a. Di dalam gedung

:

%

b. Di luar gedung

:

%

4. Tempat kerja

5. Kondisi Lingkungan

Kondisi

Kurang

Cukup

Baik

a. Suhu b. Penerangan c. Ventilasi d. Ketenangan e. Kebersihan f. Keleluasaan - luas ruang - luas meja

6. Alat Keselamatan Kerja (Bila tidak ada, kosongkan saja): • •

15

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

BAGIAN II A. VERIFIKASI OLEH ATASAN PEMEGANG JABATAN Apakah ada yang ingin ditambahkan atau diubah dari tiap butir informasi yang diberikan oleh bawahan anda? Bila Ya, tulislah dibawah ini (Bila tidak ada koreksi/tambahan tulis TIDAK ADA): BAGIAN A. BAGIAN B. BAGIAN C. BAGIAN D. BAGIAN E. BAGIAN F. BAGIAN G.

B. PERSYARATAN JABATAN & KOMPETENSI Bagian ini menjelaskan persyaratan jabatan dan kompetensi yang harus dipenuhi oleh pemegang jabatan ini untuk mampu melaksanakan tugas2nya dengan sukses. (Yang ditanyakan adalah persyaratan minimum yang harus dipenuhi oleh siapa saja yang akan menduduki jabatan ini, bukan yang sekarang dimiliki oleh pemegang jabatan yang sekarang) PENJELASAN

TENTANG

PERSYARATAN

JABATAN/KOMPETENSI

1. Pendidikan Formal Minimal. Kira-kira Tingkat Pendidikan Formal

Terendah Apa Yang Harus Pernah Ditempuh Dengan Berhasil (Lulus & Berijazah) agar Pemegang Jabatan ini dapat memiliki Pengetahuan dan Keahlian yang disebutkan dalam a dan b.

16

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

.....................................................................................................

2. Pendidikan/Pelatihan

Spesialisasi/Khusus. Apakah selain Pendidikan Formal tsb diperlukan pendidikan khusus (Misalnya; Spesialisasi untuk Dokter, brevet Notaris, Akuntan Publik, Pengacara atau Sertifikat Keahlian Teknis yang khusus) atau Pelatihan Prajabatan? Bila Ya, apa?: (Bila Tidak Ada Kosongkan Saja). Nama Pendidikan/Pelatihan Khusus

Brevet/Sertifikat

a. b. c. 3. Pengalaman Kerja. Apakah untuk mampu melakukan pekerjaan ini/menduduki jabatan ini, selain harus memiliki pendidikan yang disebutkan dalam butir 2 apakah seseorang memerlukan pengalaman kerja dalam bidang yang sama atau relevan/terkait?  Tidak

Diperlukan Pengalaman Sama Sekali:

 Diperlukan

Pengalaman Kerja yang relevan/terkait sebagai;

Apa/Dalam Jabatan apa?

Berapa lama minimum?

i.

..........Tahun

ii.

...........Tahun

iii.

...........Tahun

4. Persyaratan fisik : Tuliskan

data-data fisik yang

diperlukan agar

seseorang dapat berhasil dalam melaksanakan tugas jabatan tersebut.

5. Persyaratan Umur minimal dan maksimal: Tuliskan umur minimal yang harus dipenuhi agar dapat melaksanakan tugas dengan baik .....................................................................................................

Tanda Tangan Atasan Yang Memverifikasi & Mengisi. Tanda Tangan:______________________ Nama Jelas:________________________ Tanggal: 17

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

IDENTITAS JABATAN

CONTOH PENGISIAN FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN UNTUK STRUKTURAL

ANALISIS JABATAN

18

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

Nama Jabatan

: Kepala Sub Bagian Persuratan

Sub Bidang/Sub Bag

: Subbag Persuratan

Bidang / Bagian

: Bagian Administrasi

Asdep Bidang / Biro

: Biro Umum

Deputi Bidang/Sesmen

: Sekretariat Kementrian Negara Pan

Instansi

: KEMENTERIAN NEGARA PAN

IDENTITAS RESPONDEN UNTUK ANALISIS JABATAN INI Nama Pejabat

: Wardoyo

Masa Kerja di Jabatan ini

:

4 Tahun 06 Bulan

Masa Kerja di Perusahaan : 26 Tahun 07 Bulan Nama Atasan langsung

: Tri Mudji Santoso ,S. Sos , MM

Jabatan Atasan

: Kepala Bagian Administrasi

IDENTITAS ANALIS DAN TANGGAL PENGUMPULAN DATA Nama Analis

: Dian Permasari

Tanggal Pengumpulan Data: 11 JULI 2007

Kabag Administrasi

Kasubag KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI Persuratan

Caraka

Operator komputer

Pengadministras i umum

Agendaris

19

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

FUNGSI (TUJUAN POKOK) JABATAN Mengkoordinir pelaksanaan tugas surat menyurat , pengagendaan dan ekspedisi , untuk mendukung kelancaran tugas administratif di Kementrian Negara PAN. RINCIAN TUGAS

TUGAS POKOK 1.

Melakukan pemilahan dan memaraf surat – surat masuk yang sudah diberikan nomor agenda sebelum diteruskan kepada Mentri melalui Sekretaris Kementrian Negara PAN maupun langsung kepada para deputi ataupun unit – unit yang menangani. Menerima surat – surat yang masuk ke Kementrian PAN dari Staf ( surat – surat tersebut sudah dibuka dan diberikan nomor agenda oleh Staf ). 1.2. Memeriksa dengan membaca isi surat , dan kemudian memilah – milah surat tersebut sesuai dengan isi surat dan tujuannya, dan kemudian memarafnya. 1.3. Menyerahkan surat – surat ke staf ( kurir intern ataupun caraka ) untuk pengiriman surat. 1.1.

Kewenangan: Melakukan pengawasan dan koordinasi

•

dengan bawahan. Indikator Prestasi: •

2.

Surat – surat dapat diterima oleh penerima surat dengan cepat.

Mengkoordinir pendistribusian surat – surat masuk yang sudah mendapat disposisi pimpinan ke unit- unit pengolah atau yang menangani. Menerima dari Tata Usaha pimpinan , surat – surat yang sudah diberi disposisi atau petunjuk , dan kemudian memberi paraf. 2.2. Mendistribusikan surat sesuai dengan tujuannya melalui kurir intern ataupun caraka. 2.1.

Kewenangan: Menjaga

•

kerahasiaan

dari

disposisi

tersebut

20

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

Indikator Prestasi: Disposisi

•

surat

masuk

dapat

terdistribusi tepat waktu.

3. Mengkoordinir pengiriman dokumen ataupun surat – surat dinas produk Kementrian PAN yang akan dikirim kepada para pimpinan Instansi Pemerintah Pusat / Daerah, Lembaga, Swasta , ataupun perseorangan diseluruh daerah di Indonesia melalui jasa kurir maupun PT. Pos Indonesia. 3.1.

Menerima informasi mengenai adanya pengiriman surat / dokumen dari seluruh unit di Kementrian PAN. 3.2. Melakukan tindak lanjut dengan mempersiapkan langkah – langkah yang diperlukan , misalnya penggandaan surat / dokumen , mempersiapkan amplop, dengan bantuan Staf – staf yang ada. 3.3. Mengawasi proses pemilahan surat – surat dan pengirimannya , baik dengan caraka ataupun melalui pos. 3.4. Memonitor dan memantau apakah surat – surat tersebut sudah diterima / sudah sampai kealamatnya. Kewenangan: • engawasi dan memonitor pengiriman surat / dokumen.

M

Indikator Prestasi: • Su rat / dokumen sampai kealamat yang dituju dengan tepat waktu

4. Membuat konsep surat / Memo Dinas yang ditujukan kepada Pimpinan Instansi Pemerintah Pusat / Daerah, Lembaga swasta dan perorangan serta dilingkungan Kementrian PAN. 4.1. Menerima adanya instruksi dari Kepala Bagian Administrasi untuk membuat konsep surat keluar / Memo Dinas. 4.2. Membuat konsep surat sesuai dengan keinginan atasan. 4.3. Meminta persetujuan ( paraf ) Kabag Administrasi dan juga persetujuan ( tanda tangan ) Kepala Biro. 4.4. Meminta bawahan untuk memberikan nomor surat dan kemudian mengirimkannya melalui caraka. Kewenangan:

21

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

•

M embuat konsep surat sesuai dengan permintaan / petunjuk pimpinan.

Indikator Prestasi: • Su rat dapat tersusun sesuai permintaan dan terselesaikan tepat waktu.

5. Mengkoordinir penyimpanan dokumen / arsip Produk Kementrian Negara PAN maupun produk dari luar Kementrian Negara PAN. 5.1.

Mencek penataan arsip untuk surat – surat / dokumen – dokumen yang ada. 5.2. Mencek pembuatan daftar surat / dokumen – dokumen yang ada, baik yang berupa data base di komputer maupun secara manual. Kewenangan: • M embuat / merubah sistim kearsipan maupun sistim data base surat. Indikator Prestasi: • Ad anya kemudahan dalam mencari surat / berkas dokumen. • Ad anya data base / pencatatan yang baik dari surat – surat / dokumen.

6. Menanda tangani Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD ) tamu – tamu dari Instansi Pemerintah Daerah yang berkunjung ke Kementrian Negara PAN. 6.1.

Menerima tamu dari Pusat maupun dari Daerah yang berkunjung ke Kementrian PAN. 6.2. Memberikan informasi kepada tamu mengenai tempat / lokasi tempat kerja dari orang yang dituju. 6.3. Memberikan tanda tangan pada Surat Perintah Perjalanan Dinas dari tamu – tamu yang berkunjung. Kewenangan:

22

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

•

M enanda tangani / mengesahkan Surat Perintah Perjalanan Dinas para tamu.

Indikator Prestasi: • mu dapat diterima dengan baik. • anya tanda tangan pada SPPD tamu.

Ta Ad

TUGAS LAIN-LAIN

1. Memberikan pelayanan informasi keberadaan surat – surat yang dikirimkan ke Kementrian Negara PAN , kebijakan – kebijakan baru yang dikeluarkan oleh Kementrian Negara PAN kepada tamu yang datang sendiri ke Kementrian Negara PAN maupun melalui pesawat telepon. 1.1. Menerima tamu yang datang , ataupun menerima pertanyaan lewat telepon. 1.2. Memberikan penjelasan / informasi yang dibutuhkan oleh tamu. Kewenangan: • emberikan penjelasan / informasi. Indikator Prestasi: • ang yang bertanya dapat diterima mendapatkan informasi yang tepat.

M

dengan

baik

,

Or dan

2. Mengawasi dan melakukan koordinasi untuk penggandaan materi / penjilidan bahan – bahan sidang, rapat kerja maupun rapat koordinasi dengan Instansi lain. 2.1. Menerima instruksi untuk penggandaan bahan. 2.2. Melakukan koordinasi dan mengawasi tugas penggandaan materi. 2.3. Mengawasi pendistribusian materi sesuai alamat. Kewenangan: • dak ada

Ti

23

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

Indikator Prestasi: • Ba han rapat dapat diterima peserta rapat sebelum berjalannya rapat.

24

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

HUBUNGAN KERJA

JABATAN YANG DIHUBUNGI

UNIT KERJA

MAKSUD HUBUNGAN

JABATAN YANG LEBIH TINGGI INTERN ORGANISASI 1. Asisten Deputi

1.

Seluruh kerja Kementrian PAN

unit 1. Menerima instruksi , di berkoordinasi untuk Neg. perubahan – perubahan surat, memperoleh data / informasi yang terkait dengan surat menyurat.

EXTERN ORGANISASI 1. Unit kerja yang 1. Dalam rangka 1. Departemen, terkait dengan koordinasi dan LPND, BUMN, bidang tugas. konfirmasi mengenai Instansi swasta surat menyurat dan Perguruan 2. Idem 2. Idem Tinggi. 2. Pemerintah Daerah Provinsi, 3. Idem 3. Idem Kabupaten dan Kota. 3. Organisasi Kemasyarakatan JABATAN YANG SETARA INTERN ORGANISASI 1. Seluruh 1. Para Kepala kerja Sub Bagian dilingkungan Kementrian Negara PAN

unit 1. Dalam rangka koordinasi, pengumpulan bahan / data dan konfirmasi mengenai surat menyurat

25

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

EXTERN ORGANISASI 1. Departemen, LPND, BUMN, Instansi swasta dan Perguruan Tinggi. 2. Pemerintah Daerah Provinsi, Kabupaten dan Kota 3. Organisasi Kemasyarakatan

1.

Unit kerja yang terkait dengan bidang tugas.

2.

Idem

3.

Idem

1. Dalam rangka koordinasi, pengumpulan bahan / data dan konfirmasi mengenai surat me-nyurat. 2. Idem 3. Idem

JABATAN YANG LEBIH RENDAH 1.

Staf

1.

Sub Bagian Persuratan

1. Mengawasi dan berkoordinasi

26

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

TANGGUNG JAWAB JABATAN PENERIMAAN PENGAWASAN Pekerjaan Yang Diawasi

Frekuensi Pengawasan

Pengawasan Oleh

1. Tugas rutin harian

1. Atasan langsung

1. setiap hari

PEMBERIAN PENGAWASAN Jabatan yang diawasi 1. Staf Persuratan

Jumlah Pejabat 1.

9 orang

Pekerjaan yang diawasi 1.

Frekuensi Pengawasan

Tugas rutin harian ( kecepatan, ketepatan kerja dan kerahasiaan )

1. setiap hari

ADMINISTRASI Nama Formulir/File/Catatan

Waktu untuk menemukan kesalahan

1. File – file surat masuk dan keluar serta dokumen – dokumen

1. 5 menit

Waktu untuk memperbaiki 1. 2 menit

ALAT/MESIN/BAHAN Nama Alat/Mesin/Bahan 1. komputer dan printer. 2. Stempel Menteri Kementerian

dan

Akibat Kesalahan 1. Pekerjaan terhambat. 2. Adanya penyalah pemalsuan

gunaan

dan

RAHASIA Jenis Kerahasiaan

1. Surat – surat yang bersifat rahasia

Akibat jika terjadi kebocoran (bagi Instansi) 1. Adanya penyalah gunaan pemalsuan – pemalsuan

/

27

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

LINGKUNGAN KERJA 1.

Akibat jika kecelakaan

2.

Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi

3.

Kegiatan Pejabat a. Duduk b. Berdiri c. Berjalan

: : :

Tempat kerja a. Di dalam gedung b. Di luar gedung

: :

4.

5.

terjadi : Tidak ada : Tidak ada

80 % 10 % 10 % 100 % 0%

Kondisi Lingkungan Kondisi

Kurang

Cukup

a. Suhu

√

b. Penerangan

√

c. Ventilasi

√

d. Ketenangan

√

e. Kebersihan

√

f. Keleluasaan  luas ruang  luas meja

√ √

6.

Baik

Alat keselamatan kerja  Tidak ada

28

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

PERSYARATAN JABATAN 1.

Pendidikan Minimal Jurusan

: S1 : Administrasi ataupun jurusan – jurusan lainnya

2.

Pelatihan Minimal

: Pelatihan kearsipan

3.

Pengalaman Minimal

: Sebagai Staf dibidang Administrasi selama 5 tahun

4.

Persyaratan Fisik

: Sehat Jasmani dan Rohani

5.

Persyaratan Jenis Kelamin

: Laki-laki / Perempuan

6.

Persyaratan Usia  Minimal  Maksimal

: 30 tahun : 56 tahun

7.

Persyaratan Kompetensi  Behavior  Technical

: Tekun, telaten, teliti , ramah dan kooperatif , memiliki inisiatif kerja : Memahami Sistim kearsipan, Menguasai aplikasi komputer program Ms. Word.

29

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

CONTOH PENGISIAN FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN UNTUK STAF

ANALISIS JABATAN IDENTITAS JABATAN

Nama Jabatan

: Caraka

Sub Bidang/Sub Bag

: Subbag Persuratan

Bidang / Bagian

: Bagian Administrasi

Asdep Bidang / Biro

: Biro Umum

Deputi Bidang/Sesmen

: Sekretariat Kementrian Negara Pan

Instansi

: KEMENTERIAN NEGARA PAN

IDENTITAS RESPONDEN UNTUK ANALISIS JABATAN INI Nama Pejabat

: Surachman

Masa Kerja di Jabatan ini

: 24 Tahun 06 Bulan

Masa Kerja di Perusahaan : 24 Tahun 06 Bulan Nama Atasan langsung

: Wardoyo

Jabatan Atasan

: Kepala Sub Bagian Persuratan

IDENTITAS ANALIS DAN TANGGAL PENGUMPULAN DATA Nama Analis

: Dian Permasari

Tanggal Pengumpulan Data: 10 JULI 2007

KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI Kabag Administrasi

Kasubag Persuratan

Caraka

Operator komputer

Pengadministras i umum

Agendaris

30

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

FUNGSI (TUJUAN POKOK) JABATAN Membantu Kepala Sub Bagian Persuratan dalam melakukan pengiriman surat – surat Dinas Kementrian Negara PAN ke Instansi lain , baik dikirim langsung maupun melalui jasa pos, untuk kelancaran pengiriman surat. RINCIAN TUGAS

TUGAS POKOK 1.Mengirimkan surat – surat untuk dalam dan luar kota. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7. 1.8. 1.9.

Menerima surat – surat yang akan dikirim. Menuliskan lembar pengiriman ( tanda terima ) surat. Menghitung jumlah surat , untuk surat didalam dan luar kota. Mengelompokan surat – surat berdasarkan wilayahnya. Mengantarkan surat ke alamat yang dituju. Meminta tanda tangan dan nama jelas / identitas dari penerima surat. Mengirimkan surat – surat melalui kantor pos, dan mengumpulkan resi – resinya. Mengantarkan surat ke Bagian lain. Melaporkan keatasan bahwa surat sudah dikirim sesuai dengan alamatnya dan sesuai dengan waktunya.

Kewenangan: Tidak ada.

•

Indikator Prestasi: •

Surat – surat dapat diterima oleh penerima surat dengan tepat waktu.

TUGAS LAIN-LAIN

1. Memberikan informasi – informasi mengenai hal – hal yang terkait dengan Kementrian PAN kepada tamu yang datang ke ruangan ataupun melalui telepon ( sebatas hal – hal yang sudah dipahami saja ). 1.1. 1.2.

Menerima tamu yang datang atau menerima telepon masuk. Memberikan informasi yang dibutuhkan.

31

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

Kewenangan: • dak ada

Ti

Indikator Prestasi: • In formasi dapat diberikan dengan benar , baik pada tamu yang datang ataupun yang melalui telepon.

32

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

2. Membantu menyiapkan bahan- bahan Sidang Kabinet, Rapat Kerja dengan DPR-RI maupun Rapat Koordinasi dengan Instansi lain , dengan mempersiapkan / menyusun fotocopynya, dan kemudian mengantarkannya sesuai tujuan. 2.1. 2.2. 2.3.

Menerima instruksi dari atasan. Menyusun fotocopy bahan sidang. Mengantarkan sesuai dengan alamat yang dituju.

Kewenangan: • dak ada

Ti

Indikator Prestasi: • Fo tocopy bahan sidang dapat tersusun dengan cepat dan diterima oleh peserta sidang sesuai waktunya.

33

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

HUBUNGAN KERJA

JABATAN YANG DIHUBUNGI

UNIT KERJA

MAKSUD HUBUNGAN

JABATAN YANG LEBIH TINGGI INTERN ORGANISASI 1. Kasub Persuratan

1. Sub Persuratan

Bagian

1.Melaporkan tugas.

EXTERN ORGANISASI 1.Tata Usaha

1. Instansi lain , sesuai dengan alamat surat

1. Untuk mengantar surat dinas maupun undangan

JABATAN YANG SETARA INTERN ORGANISASI 1.Caraka

1. Sub Persuratan

Bagian

1. Koordinasi kerja dalam hal pengiriman surat

EXTERN ORGANISASI Tidak ada

Tidak ada

Tidak ada

JABATAN YANG LEBIH RENDAH Tidak ada

Tidak ada

Tidak ada

34

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

TANGGUNG JAWAB JABATAN PENERIMAAN PENGAWASAN Pekerjaan Yang Diawasi

Frekuensi Pengawasan

Pengawasan Oleh

1.Pengiriman surat

1.Atasan langsung

1. Hampir setiap hari

PEMBERIAN PENGAWASAN Jabatan yang diawasi

Jumlah Pejabat

Pekerjaan yang diawasi

Frekuensi Pengawasan

Tidak ada

Tidak ada

Tidak ada

Tidak ada

ADMINISTRASI Nama Formulir/File/Catatan

Waktu untuk menemukan kesalahan

1.File tanda terima surat keluar

1.2 menit

Waktu untuk memperbaiki

1.2 menit

ALAT/MESIN/BAHAN Nama Alat/Mesin/Bahan

1.Sepeda motor.

Akibat Kesalahan

1.Kerusakan pada pelanggaran lalu lintas.

motor,

RAHASIA Jenis Kerahasiaan

Akibat jika terjadi kebocoran (bagi Instansi)

Tidak ada

Tidak ada

35

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

LINGKUNGAN KERJA 1. Akibat jika kecelakaan

terjadi : Luka – luka sampai dengan cacat tubuh

2. Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi

: Tidak ada

3. Kegiatan Pejabat a. Duduk b. Berdiri c. Berjalan

: : :

4. Tempat kerja a. Di dalam gedung b. Di luar gedung

: :

33 % 33 % 33 % 30 % 70 %

5. Kondisi Lingkungan Kondisi

Kurang

Cukup

a. Suhu

√

b. Penerangan

√

c. Ventilasi

√

d. Ketenangan

√

e. Kebersihan

√

f. Keleluasaan  luas ruang  luas meja

Baik

√

6. Alat keselamatan kerja  Helm dan Jaket

36

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

PERSYARATAN JABATAN Pendidikan Minimal Jurusan

: SLTA : Semua jurusan

Pelatihan Minimal

: Tidak ada

3.

Pengalaman Minimal

: 6 bulan sebagai kurir

4.

Persyaratan Fisik

: Sehat Jasmani dan Rohani

5.

Persyaratan Jenis Kelamin

: Laki-laki

6.

Persyaratan Usia  Minimal  Maksimal

: 20 tahun : 40 tahun

Persyaratan Kompetensi  Behavior

: Rajin , patuh pada atasan.

7.

 Technical

: Mengetahui jalan – jalan dalam kota , dapat mengendarai kendaraan ( motor ) dan memiliki SIM.

37

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

38