Formularios y Registros de Contabilidad

 

FORMULARIOS Y REGISTROS DE CONTABILIDAD: CONTABILIDAD: La historia de la humanidad humanidad cambió con la invención invención de la imprenta. imprenta. Desde lo inicios de la historia el hombre ha sentido la necesidad de expresar sus ideas y pensamientos en forma escrita. De esta necesidad no se escapa el mundo de los negocios, por esta razón surgen los formularios. Los formularios son los los modelos que se utilizan para capturar información para el registro, control y/o proceso de las operaciones operaciones de una entidad. La aplicación aplicación de los formularios formularios es sumamente amplia ampli a en los negocios. Por eemplo, eemplo, cuando usted usted efect!a un depósito depósito en un banco, lo primero que hace es llenar alg!n tipo de formulario para dear evidencia de la transacción transacción realizada" realizada" una copia del documento documento le es entregada, entregada, luego de ser validada por el caero en se#al de conformidad. $odas las instituciones requieren documentar sus transacciones, y dear evidencia de todo el trabao que llevan a cabo los empleados a trav%s de documentos escritos. La gran mayor&a de la información correspondiente a las transacciones que lleva a cabo la entidad, son plasmadas en formularios. 'on el avance de la tecnolog&a de información, muchos formularios est(n siendo sustituidos por operaciones registradas en forma electrónica y debido a ello las operaciones y transacciones que soportan los registros contables son iniciadas, autorizadas autori zadas y procesadas procesadas en forma electrónicas, electrónicas, en donde inclus inclusive ive las personas personas que transan las operaciones no llegan a conocerse personalmente.

CARACTERISTICAS DE LOS FORMULARIOS: FORMUL ARIOS: $odo formulario formulario debe cumplir cumplir con ciertas ciertas caracter&sti caracter&sticas cas necesarias, necesarias, para que se considere consid ere dise#ado de acuerdo acuerdo con las necesidades necesidades de cada negocio. )e debe tener presente en todo momento, que el dise#o de un formulario debe responder a la utilidad que que preste en el procedimiento en que sea utilizado. Las caracter&sticas m&nimas que debe tener todo formulario son las siguientes* + 

)encillez en su dise#o

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'ada formulario debe estar dise#ado para un procedimiento espec&fico.

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l orden en el cual se solicita la información, debe ser realizado en la misma secuencia de la cual se generan los datos.

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-n mismo empleado no debe validar validar dos formularios formularios que por razones de control interno, sean incompatibles. Por eemplo, la persona que conforma un informe de recepción no puede aprobar la orden de pago o el cheque con el cual se cancele una obligación.

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Las La s copi copias as debe deben n ser ser hech hechas as y di dist stri ribu buid idas as !nic !nicam amen ente te para para aque aquell llos os departamentos que manean la información que contienen los mismos.

 

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n la medida de lo posible posible y tomando tomando en cuenta cuenta el concepto concepto de costo/benefi costo/beneficio, cio, se deben establecer formularios prenumerados.

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Los formularios deben poseer espacios adecuados para las aprobaciones y/o autorizaciones.

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$odo formulario debe estar codificado codificado bao alg!n esquema, de tal forma que se pueda lograr una identificación o asociación del formato a una función o (rea espec&fica y se indique la !ltima fecha de revisión.

CLASIFICACION DE LOS FORMULARIOS: Los formularios pueden ser clasificados* De acuerdo a su presentación pueden ser* +  + 

)imples 'ompuestos Los formularios simples son aquellos documentos que est(n representados por  una sola forma y que no poseen copias anexas. n algunos casos, tales como los depósitos a una cuenta de ahorro, requieren de una sola hoa y queda evidencia del depósito depósito en la libreta libreta correspon correspondie diente nte.. Las cartas cartas con membrete membretes s de la mpresa, son otro eemplo de este tipo de formularios. Los formularios formularios compuestos poseen m(s de una hoa y son elaborados con base en un form format ato o prede predefi fini nido do y bao bao un es esqu quem ema a de alma almace cena nami mient ento o o arc archi hivo vo especial. Dentro de este renglón, podemos distinguir los siguientes tipos*

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De bloques

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$alonarios ormas continua. De cuerdo a su -so Pueden )er* Los formularios formularios para originar originar una acción, acción, tienen el obetivo obetivo de iniciar iniciar el proceso o procedimient procedi miento o de alg!n grupo de tareas con un cierto obetivo. obetivo. Por eemplo eemplo,, la emisión de una requisición de materiales puede dar origen a la emisión de una orden de compra. Los formularios formularios para registrar una acción est(n orientados a guardar información información que puede ser consultada consultada posteriormente. posteriormente. Por esta razón, su llenado correcto correcto es importante desde el principio, dado que cualquier información omitida puede ser  requerida despu%s.

 

Los formul formulari arios os para informar informar result resultados ados,, son aquello aquellos s que son usados usados para mostrar cifras o an(lisis de procesos que se encuentran estandarizados. De acuerdo a su elaboración pueden ser* +  + 

0anuales )emimecanizados

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0ecanizados Los formularios manuales son formatos que son llenados en forma totalmente manual, es decir, no interviene el elemento m(quina para su confección. Los formularios semimecanizados se llevan en parte manualmente y en parte, a trav%s de un elemento m(quina como una computadora o una m(quina de escribir. Los formularios mecanizados, son aquellos que son elaborados totalmente por  una computadora, tanto los datos del mismo como los campos por rellenar.

DISEÑO DE FORMULARIOS: $odo formulario debe seguir una serie de principios b(sicos para su dise#o, estos principios deben tener en cuenta los aspectos de funcionalidad y eficiencia de los procedi proc edimie miento ntos s involu involucra crados. dos. $odo formul formulari ario o debe debe cumplir cumplir al menos menos con los siguientes principios* +  +  +  + 

acilidad para su relleno 1educción de las posibilidades de error  st%tica 1educción de costos

FORMULARIOS UTILIZADOS POR LA EMPRESA:   continuación losr diferentes formularios utilizados por la mpresa para reunir reunir,, clasif cladetallaremos sifica icarr y resumi resumir las inf inform ormaci acione ones s necesari nece sarias as para manea man earr la contabilidad, estos formularios se detallan como sigue* formulario utilizado utilizado para pagar a las personas o instituciones instituciones 1.-  Cheques:  s un formulario que se le adeuda alg!n bien o tipo de servicio.

2.- Re!"# $e C%&% Ch!%:  ste es un formulario utilizado para dear evidencia de todos los pagos realizados por el fondo de caa chica.

'.- Re!"# $e I()*es#s: ste es un formulario utilizado para dear evidencia de todo el dinero recibido de los clientes.

+.- De,s!#: s un formulario utilizado con la finalidad de dear constancia de los depósitos realizados en el 2anco Popular Dominicano.

 

/.- De,s!# $e T%*&e%:  s un formul formulario ario utiliza utilizado do con la finali finalidad dad de dear  dear  cons consta tanc ncia ia de lo los s depó depósi sito tos s de tar taret etas as real realiz izad ados os en el 2a 2anc nco o Po Popu pula lar  r  Dominicano.

0.0.- F% F%u u*% *% % *$ *$! !#: #:  s un form formul ulari ario o util utiliz izad ado o con con la fina finali lida dad d de dear  dear  constancia de las ventas a cr%dito al por mayor y detalle.

.- Re!"# $e I()*es#s: ste es un formulario utilizado con la finalidad de tener  control sobre los ingresos diarios que tenga la mpresa.

3.3.- N#% $e C*$!#: s ste te form formul ulari ario o es util utiliz izad ado o b(si b(sica came ment nte e par para a dea dear  r  constancia de los descuentos y devoluciones concedidos.

4.-  O*$e( $e C#5,*%:  ste formulario es utilizado con la finalidad de realizar  determinadas compras.