Formato Acta de Eliminacion de Documentos

 

Acta No.:

Fecha:

dd/mmm/aaaa

Hora de inicio:

Hor

"ecci!n 1. #A$ #A$%" %" &'N'(A)'" %ficina *rod+ctora ,#e*endencia-

Nomre  a*

once*to: El criterio de eliminación se efectuará según los tiempos de retención de la TRD (Tabla (Tabla de retención documental) de la dependencia productora. O "ecci!n 2. #'"(N #' )A #%'N$A #%'N$AN N

tem

"erie

"+erie

$i*oloa doc+mental

Fecha etrema nicial

Final

1

dd/mmm/aaaa

dd/mmm/aaaa

2

dd/mmm/aaaa

dd/mmm/aaaa

3

dd/mmm/aaaa

dd/mmm/aaaa

4

dd/mmm/aaaa

dd/mmm/aaaa

5

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dd/mmm/aaaa

6

dd/mmm/aaaa

dd/mmm/aaaa

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dd/mmm/aaaa

8

dd/mmm/aaaa

dd/mmm/aaaa

9

dd/mmm/aaaa

dd/mmm/aaaa

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dd/mmm/aaaa

dd/mmm/aaaa

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dd/mmm/aaaa

dd/mmm/aaaa

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dd/mmm/aaaa

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17 18

dd/mmm/aaaa

dd/mmm/aaaa

dd/mmm/aaaa

dd/mmm/aaaa

nidad de coner;aci!n a

an?tico

 

 de finaliaci!n:

ellido del re*onale  

por cierre del consultorio

@ol+men %tro

No. +nidade de coner;aci!n

No. folio

 

"ecci!n 3. @'(FAN &'"$N #%'N$A) (e;iado *or:

?todo de e

once*to: El criterio de eliminación se efectuará según los tiempos de retención de la TRD (Tabla (Tabla de retención documental) de la dependencia productora. O por cierre del consultorio

Fecha:

F(A Picado:



Rasgado: 

Otro:  !uál

Hora: "ecci!n 4. F(A" Befe del Crea re*onale

Drofeional

&eti!n #oc+mental Befe de &eti!n #oc+mental

"ecretaria &eneral

F(A F(A

F(A

F(A

#o aplica: $

Nomre:

Nomre:

Nomre:

Nomre:

A(A #)&'NA( ') F%(A$% '" N''"A(% $'N'( 'N 'N$A:

 

% % % %

Acta No. : número del consecuti&o de la dependencia correspondiente. Fecha: fec'a de elaboración del formato de eliminación. Hora de inicio: 'ora en ue se inicia la elaboración del formato de eliminación Hora de finaliaci!n: 'ora de finaliación de la elaboración del formato de eliminación.

1. #A$%" #A$ %" &'N'(A)'" am*o 1: %ficina *rod+ctora ,#e*endencia-: *e debe escribir el n ombre completo de la dependencia o la oficina ue origina la eliminación. %"ecci!n am*o 2: Nomre  a*ellido del re*onale: *e debe escribir el nombre completo del +efe de la oficina productora. % "ecci!n 2. #'"(N #' )A #%'N$AN am*o 1: tem: d,gito consecuti&o correspondiente a la fila del listado de documentos a eliminar. % am*o 2: "erie: nombre de la serie correspondiente a la documentación a eliminar registrado en la Tabla de Retención documental (TRD). % % am*o 3: "+erie: nombre de la *ubserie correspondiente a la documentación a eliminar registrado en la Tabla de Retención documental (TRD). % am*o 4: $i*oloa #oc+mental: nombre de los documentos ue conforman la serie o *ubserie a eliminar registrados en la Tabla de Retención documental documental (TRD). % am*o 5: Fecha 'trema = nicial: fec'a ue registra el primer documento ue se encuentra en la unidad de conser&ación. am*o 6: Fecha 'trema = Final: fec'a ue registra el último documento ue se encuentra en la unidad de conser&ación. % am*o 7: nidad de oner;aci!n: marcar con una euis (-) la unidad de conser&ación usada en la ue se encuentran custodiados los documen % documentos tos puede ser ca+a carpeta /01 2a 2agn3tico4 gn3tico4 si es otro % am*o 8: @ol+men E N +nidade de coner;aci!n: número de unidades d de e conser&ación a eliminar  eliminar  % am*o 9: @ol+men @ol+men E N folio: número de folios a eliminar. "ecci!n 4. @'(FAN &'"$N #%'N$ # %'N$A) A) Esta sección es diligenciada dili genciada por el funcionario del departamento de gestión documental ue realiara la &isita &isi ta de &erificación a lla a dependencia.

"ecci!n 4. F(A" % am*o 1: Befe del Crea re*onale: firma del +efe o responsable del proceso4 en el espacio #ombre se debe escribir en letra clara el nombre de la persona ue firmo. am*o 2: rofeional: Esta firma % firma es necesa necesaria ria cuando cuando el docume documento nto a elimina eliminarr es cont contable able o legal legal para para lo cual cual debe debe firmar firmar el cont contador ador ((conta contable) ble) o e ell aboga abogado do (leg (legal)4 al)4 en el espa espacio cio #om #ombre bre se debe e no tratarse de documentación ue cumpla con esta condición se debe marcar con una euis (-) la casi casilla lla #o aplica. % am*o 3: &eti!n #oc+mental E Befe de &eti!n #oc+mental: firma del +efe de la dependencia 5estión Documental4 Documental4 en el espacio #ombre4 nombre de la persona ue firmo. % am*o 4: "ecretaria &eneral: firma de (l) o (la) *ecretario(a) 5eneral4 en el espacio #ombre4 nom nombre bre de la persona ue firmo. % am*o 5: omit? de archi;o: Este campo es diligenciado por el *ecretario(a) * ecretario(a) 5eneral en el momento de la firma del acta.

 

  liminaci!n

 

 

omit? de archi;o Fecha: No de folio:

 

 

s debe especificar cuál.

 

cribir en letra clara el nombre nombre de la persona ue firmó. firmó. En caso de