Formation Sage Saari Comptabilite Ligne 101

FORMATION SAARI COMPTABILITÉ LIGNE 100

SAGE

Chapitre 1 : PRÉSENTATION ET ENVIRONNEMENT DE SAGE SAARI LIGNE 100 i.

Présentation

SAGE SAARI est un progiciel spécialisé dans le traitement des travaux comptables qui a vu le jour depuis les années 90 par la société SAGE. Il fait partie de la famille des logiciels conçus par sage à savoir :  SAGE SAARI : gestion commerciale  SAGE SAARI : paie et ressources humaines  SAGE SAARI : immobilisation  SAGE SAARI : moyens de paiement  SAGE SAARI :TELBAC (c’est un logiciel de télécommunication pour la gestion bancaire) SAGE SAARI existe en deux versions : Version Mac INTOCHT ( cette version comporte 30 lignes) Version Windows : dans laquelle on trouve la ligne 100 et la ligne 500 II. L’environnement Il s’agit essentiellement de mettre en évidence les principaux outils qui permettront d’exploiter la version Windows ligne 100 ; ces outils ne sont envisagés qu’à l’issue du lancement et de la mise en route du logiciel.

i. Mise en route pour le lancement de SAGE SAARI : 1

 Sélectionner et cliquer sur le bouton : «DÈMARRER »  Sélectionner et cliquer sur programme  Sélectionner et cliquer sur SAGE SAARI  Sélectionner et cliquer sur comptabilité 100  Sélectionner et cliquer encore sur comptabilité 100 N. B : pour quitter, on clique sur « Fichier » puis sur « quitter »

Chapitre II : L’ÈTUDE DE LA FENÊTRE SAGE SAARI COMPTABILITÉ LIGNE 100

Au démarrage du progiciel SAGE SAARI ; une fenêtre principale s’affiche et se compose comme suit :  La barre des titres  La barre des menus  La barre des outils I. La barre des titres Elle est située sur la rangée supérieure de la fenêtre ( écran) . elle permet d’afficher le nom du programme ( comptabilité ) ainsi que le nom du dossier ouvert II. La barre des menus Elle est située en dessous des barres de titres. Elle comporte les commandes nécessaires au bon fonctionnement des programmes de comptabilité. On distingue :  Le menu fichier  Le menu Edition  Le menu structure

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 Le menu traitement  Le menu Ètat  Le menu fenêtre III. Les barres d’outils IV. Elles comportent les icônes de raccourcis qui remplacent certaines commandes de barre de menu on distingue en comptabilité SAARI, quatre (4) principales barres d’outils qui sont :  La barre d’outils de la comptabilité générale  La barre d’outils de la comptabilité des tiers  La barre d’outils de la comptabilité analytique  La barre d’outils de navigation

IV. Comment personnaliser les barres d’outils à l’écran  Sélectionner et cliquer sur fenêtre  Sélectionner et cliquer sur barre d’outils  Dans la boîte de dialogue sélectionner et cliquer la barre d’outils de votre choix  Sélectionner et cliquer sur AFFICHER puis sur OK NB : Pour supprimer une barre d’outils :  Sélectionner et cliquer sur fenêtre  Sélectionner et cliquer sur barre d’outils  Dans la boîte de dialogue, sélectionner la barre d’outils à supprimer et cliquer sur le bouton MASQUER puis sur OK

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Chapitre III ÈTUDE DES DIFFÉRENTS MENUS DE SAGE SAARI I. LE MENU FICHIER      

Il permet : De créer un nouveau dossier comptable D’ouvrir, de fermer un dossier comptable existant D’afficher les informations sur le dossier De créer et de faire la mise à jour des utilisateurs D’accéder à l’utilisation de la mise en page D’importer ou d’exporter les données d’autres programmes

II. LE MENU EDITION Il comporte d’une part, les mêmes commandes que celles des applications Windows( copier, couper, coller…….) ; et d’autre part les mêmes commandes que dans les outils de navigation( ajouter, supprimer, suivant et précédant.) III. LE MENU STRUCTURE Il contient toutes les commandes nécessaires à la situation d’un dossier comptable IV. Le menu traitement Il contient toutes les commandes nécessaires à la tenue de la comptabilité proprement dite V. LE MENU ÉTAT Il permet d’éditer les différents états comptables et financiers. Il s’agit :  Du compte  Du brouillard  Du grand livre  De la balance  Du bilan  Du compte de résultat VI. LA MENU FENÊTRE Il permet de personnaliser les barres d’outils du programme. Il permet également d’obtenir de l’aide .

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Chapitre IV : CRÉATION ET MISE À JOUR DES COMPTES Afin de tenir les comptes, il y’a lieu de créer un dossier comptable. I. CRÉATION D’UN DOSSIER COMPTABLE La procédure de création comporte deux (2) phases.     

Première phase : CRÉATION DU FICHIER COMPTABLE Sélectionner et cliquer sur le menu fichier Sélectionner et cliquer sur la commande "nouveau" Saisir le nom de votre fichier comptable Indiquer le nom de votre fichier comptable en K.O Cliquer sur le bouton enregistrer pour terminer la première phase Deuxième phase : DÉFINITION DE L’EXERCICE COMPTABLE ET DE LA LONGUEUR DES COMPTES  Définition de l’exercice comptable  Indiquer la date de début de l’exercice comptable  Indiquer la date de fin de l’exercice comptable

 Définition de la longueur des comptes  Indiquer la longueur des comptes analytiques(il s’agit d’un nombre de chiffres bien défini)  Indiquer la longueur des comptes généraux(il s’agit également d’un nombre de chiffres bien défini) NB : ce nombre ne doit pas dépasser 13 Application voir cas pratique n°I NB : si pendant le travail, on est buté à un problème de manipulation et que la machine propose d’utiliser la maintenance pour le résoudre ; on referme la fenêtre en question : On va dans démarrer ; On se situe dans le dossier initial et on choisit l’option « maintenance » On renseigne les informations proposées et on clique sur « Fin » pour terminer (la maintenance sera donc assurée automatiquement.) II. L’ANALYSE DES COMPTES SELON SAGE SAARI On distingue trois(3) catégories de comptes dans la nomenclature de SAGE SAARI :  Les comptes généraux :qui constituent le plan comptable général  Les comptes des tiers : qui constituent le plan comptable des tiers  Les comptes analytiques : qui constituent le plan comptable analytique

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A/La classification des comptes généraux Les comptes généraux peuvent être classifiés selon leurs types et selon leurs caractéristiques. * Selon leurs types on distingue : 1) Les comptes de types totaux : Ce sont les racines des numéros de comptes. Ils ne fournissent pas des détails des mouvements enregistrés dans les comptes. Cependant, ils permettent de totaliser tous les éléments de sous comptes 2) Les comptes de types détails : Ce sont les comptes proprement dit dans lesquels sont enregistrés les mouvements comptables. Ils peuvent produire le détail des enregistrements à tout moment. * Selon leurs caractéristiques On distingue : 1. Les comptes centralisables ou regroupables Ce sont des comptes dont les mouvements comptables peuvent être regroupés. 2. Les comptes collectifs : Ce sont des comptes rattachés à des tiers ; on distingue:  Le compte collectif clients(411)  Le compte collectif fournisseurs(401) NB : Ces deux(2) comptes 401 et 411 font partie du plan comptable général.

B.La classification de compte de tiers Les comptes des tiers peuvent être classifiés selon leurs types et selon leurs caractéristiques Selon leurs types On distingue :  Les clients  Les fournisseurs  Le personnel (salariés )

Selon leurs caractéristiques On distingue : - Les comptes lettrables ( ce sont ceux qui peuvent faire l’objet d’un lettrage ) Le lettrage en comptabilité est le rapprochement des mouvements comptables de sens opposé d’un compte de tiers défini comme lettrable - Les comptes pointables Le pointage est le rapprochement des mouvements comptables en sens opposé des comptes réciproques défini comme pointables.

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III. LA PROCEDURE DE CREATION SUR LA MACHINE DES

COMPTES GENERAUX ; COMPTES DES TIERS ; COMPTES ANALYTIQUES i.

Comptes généraux

 Sélectionner et cliquer sur menu structure  Sélectionner et cliquer sur plan comptable A ce niveau, on aura quatre (4) possibilités pour faire apparaître la fiche de création du compte Première possibilité : A l’aide de la souris  Activer le menu contextuel ; sélectionner et cliquer sur « ajouter nouvel élément » pour ouvrir la fiche de création du compte.  Remplir cette fiche de la manière suivante :  Saisir le numéro du compte et appuyer sur la touche tabulation  Indiquer le type (détail ou total)  Saisir l’intitulé du compte  Indiquer la nature du compte ( aucune, banque, caisse, amortissement, charge, produit, résultat etc.……………..) Deuxième possibilité : Al’aide des touches « contrôle + j » Troisième possibilité :  Sélectionner et cliquer le menu édition  Sélectionner et cliquer sur « ajouter » pour faire apparaître la fiche de création du compte Quatrième possibilité :  Sélectionner et cliquer dans la barre d ‘outil de navigation (le bouton ajouter) Application voir cas pratiques

B.Création du plan des tiers Le plan des tiers se définit comme étant la plan des comptes de tiers d’une entreprise c’est à dire : les clients, les fournisseurs et le personnel de l’entreprise. La procédure de création du plan des tiers est la suivante :  Sélectionner et cliquer sur le menu structure  Sélectionner et cliquer sur plan des tiers  Utiliser l’une des quatre(4) méthodes pour ouvrir la fiche des tiers Remplir cette fiche de la manière suivante :  Saisir le numéro de compte de tiers  Saisir l’intitulé du compte de tiers  Indiquer le type de tiers( clients, fournisseurs, salariés, particuliers, Madame , Mademoiselle, Monsieur administration et O.N.G ) et son contact (lieu de repère)  Saisir éventuellement l’adresse et la ville du tiers  Rattacher le tiers à un plan collectif du plan général  Fermer la fiche 7

Application Voir cas pratiques

C. CREATION DU PLAN ANALYTIQUE   

Sélectionner et cliquer sur menu structure Sélectionner et cliquer sur plan analytique Utiliser l’une des quatre (4) méthodes pour ouvrir la fiche du plan analytique Remplir cette fiche de la manière suivante :  Saisir le code  Saisir l’intitulé  Saisir ou sélectionner le type (total ou détail )  Fermer la fiche par la croix N.B : le code représente le numéro de section Application Voir cas pratiques

IV. LA MODIFICATION ET LA SUPPRESSION D’UN COMPTE

A/La modification des comptes N.B : lorsqu’on a crée un numéro de compte , il devient impossible de modifier ce numéro et le type de compte. La modification ne peut porter que sur les autres renseignements tels que : l’intitulé du compte, la qualité etc………    

Pour modifier un compte : On ouvre la fiche du compte On sélectionne et on clique sur l’un des plans( plan comptable général, plan des tiers, plan analytique………) On fait double clique sur la ligne du compte à modifier qui figure dans l’un des plans On apporte les modifications nécessaires

B/La suppression d’un compte N.B : lorsqu’un compte créé a reçu des montants, il n’est plus supprimable. Pour supprimer un compte qui n’a pas encore reçu des montants il faut :  Sélectionner et cliquer sur le menu structure  Sélectionner et cliquer sur l’un des plans  Activer le menu contextuel de la souris après avoir sélectionner et cliquer sur le compte à supprimer  Sélectionner et cliquer sur « supprimer les éléments sélectionnés » et répondre à la question « oui » pour la confirmation Application 1) Supprimer les comptes suivants : 215 000…………..fonds commercial 245 000………….matériels de transport 2) Modifier les comptes suivants

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401 362………………fournisseurs SIANI 401 530……………….client MOUAHA

chapitre V : CRÉATION ET MISE À JOUR DES CODES JOURNAUX I. DÉFINITION Les journaux sont des fichiers comptables dans lesquels on procède à l’enregistrement de l’écriture comptable. Cet enregistrement doit être effectué de manière chronologique c’est à dire au jour le jour. Le système classique traditionnel utilise un journal unique (journal classique). On effectue un premier enregistrement au journal, puis on procède au report des enregistrements du journal au grand livre. Mais cette approche est difficilement applicable surtout lorsque l’entreprise atteint une certaine taille ( voire le volume important d’opérations à enregistrer au journal unique ). Pour contourner cette difficulté, une deuxième organisation du travail d’enregistrement est proposée et constitue le système centralisateur. Dans ce système, on divise le journal classique en un certain nombres de journaux auxiliaires ( journaux divisionnaires ) La division du journal en journaux auxiliaires permet à plusieurs personnes d’intervenir dans le travail d’enregistrement au même moment . chaque personne étant chargée de tenir un journal auxiliaire bien précis. Périodiquement( à la fin du mois), on regroupe toutes les opérations des divers journaux auxiliaires que l’on transfert au journal classique par centralisation( d’où le nom de système centralisateur ) C’est ce deuxième système qui est retenu dans le cadre du logiciel SAGE SAARI COMPTABILITÈ 100. Selon leur type, on peut distinguer :  Le journal des achats  Le journal des ventes  Les journaux de trésorerie ( caisse, banque , C.C.P )  Les journaux des effets de commerce ( effet à recevoir, effet à payer. )  Les journaux généraux (journal des opérations diverses, journal des re à nouveau.)

II. LA PROCÉDURE DE CRÉATION D’UN JOURNAL DANS SAGE SAARI A. La création d’un journal de vente Pour créer un journal des ventes, on doit suivre la procédure ci-après :  On sélectionne et on clique sur menu structure  On sélectionne et on clique sur « code journaux »

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 On utilise l’une des quatre méthodes vues précédemment pour ouvrir la fiche du journal des ventes  On remplit cette fiche de la manière suivante :  Saisir le code du journal des ventes  Indiquer le type du journal ( vente )  Saisir l’intitulé du journal ( journal de vente )  Fermer la fiche par la croix

B. La création d’un journal des achats N.B : la création se fait de la même manière que dans la journal des ventes, mais à la seule différence qu’au niveau du type on choisit « achat » et au niveau de l’intitulé on choisit « journal des achats »

C. La création d’un journal des opérations diverses  On sélectionne et on clique sur menu structure  On sélectionne et on clique sur « code journaux »  On utilise l’une des quatre méthodes vues précédemment pour ouvrir la fiche du journal des opérations diverses (OD )  On remplit cette fiche de la manière suivante :  Saisir le code du journal des opérations diverses  Indiquer le type ( général )  Saisir l’intitulé du journal ( journal des opérations diverses )  Fermer la fiche par la croix

D. La création d’un Journal des à nouveau Pour créer un journal des à nouveau, la procédure est la même que dans le journal des opérations diverses, mais à la seule différence qu’au niveau de l’ intitulé on doit préciser « journal des à nouveau »

E. Les journaux de trésorerie Remarque : la particularité de ces types de journaux est qu’ils sont paramétrables , autrement dit, après leur création, on doit obligatoirement indiquer leur compte support et leur option de saisie. 1) Création d’un journal de caisse ( caisses dépenses, caisses recettes )  Sélectionner et cliquer successivement sur les menus ; structure et code journaux  Utiliser l’une des quatre méthodes vues précédemment pour ouvrir la fiche du journal de caisse  Remplir cette fiche de la manière suivante :

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 Saisir le code du journal ( trois caractères au maximum )  Indiquer le type (trésorerie )  Saisir l’intitulé du journal de caisse (journal de caisse recette ou journal de caisse dépenses )  Indiquer le compte support ( 571 000 ) 2)

Création du journal de banque (banque crédit et banque débit ) La procédure de création est la même que dans le journal de caisse ; à la seule différence que le compte support sera ( 521 ) et l’intitulé « journal de banque débit » ou « journal de banque crédit » N.B : les journaux de C.C.P (débit et crédit ) et les journaux des effets de commerce (effets à recevoir et effets à payer ) doivent se créer de la manière que le journal de banque et le journal de caisse ;à la seule différence que le compte support pour les C.C.P est de ( 531 000 ) et pour les effets de commerce ( 402 300 et 412 100 ) 402 300…………………pour les effets à payer 412 100…………………pour les effets à recevoir voir cas pratiques

Chapitre VI : LA MISE EN PLACE D’UNE COMPTABILITÉ ANALYTIQUE I/Généralités L’objectif de la comptabilité générale est de déterminer le résultat global de l’entreprise à la fin d’un exercice comptable. La comptabilité analytique par contre à pour but de déterminer le résultat global de l’entreprise par centre d’activité. C’est pourquoi une entreprise peut être divisée en plusieurs sections d’activités différents appelées : sections analytiques Exemple : la société SOGECI peut diviser son entreprise en trois sections analytiques à savoir :  La section restauration  La section bar- dancing  La section hébergement

II.

Section analytique

A. Définition : Une section analytique apparaît comme étant une activité bien déterminée dans une entreprise. C’est pourquoi toutes les entreprises qui tiennent une comptabilité analytique, divisent leurs différentes activités par section analytique ( voir exemple ci- dessus )

B.La création des sections analytiques dans SAGE SAARI *Sélectionner et cliquer sur le menu structure *Sélectionner et cliquer sur le plan analytique *Utiliser l’une des quatre ( 4 ) méthodes pour ouvrir la fiche du plan analytique Remplir cette fiche de la manière suivante :  Saisir le code  Saisir l’intitulé de la section analytique  Fermer la fiche par la croix ( voir cas pratique numéro VI )

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C. La répartition des charges dans la section analytique Dans le plan comptable général, seuls les comptes de gestion d’activité ordinaire ( classe 6 et 7 ) peuvent faire l’objet d’une répartition dans la section analytique. *Lorsque la charge est directe ; elle est affectée à 100% dans la section analytique concernée *Lorsque la charge est indirecte ; elle nécessite une répartition selon une clé de répartition

D/Procédure de détermination des clés de répartition des charges dans les sections analytiques *Sélectionner et cliquer sur menu structure *Afficher le plan comptable *Dans ce plan comptable, sélectionner un compte de charge ( classe 6 ) et faites double clique pour ouvrir la fiche de ce compte de charge *Cliquer sur l’onglet analytique *Sélectionner chaque section analytique et indiquer leurs taux de répartition *Puis valider enfin par la touche entrée du clavier pour enregistrer la répartition de cette section Voir cas pratiques

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Chapitre VII : LA CRÉATION D’UNE TABLE I. Définition : Les tables sont des paramètres qui permettent d’ajouter les informations complémentaires dans la structure d’un dossier comptable du logiciel SAGE SAARI . il s’agit notamment :  Des banques  Des postes budgétaires  Des taux de taxe  Des modes de saisie  Des modes de règlement  Des modes de libellés

A.Création des taux de taxe Remarque sur la TVA : La TVA ( taxe sur la valeur ajoutée ) est applicable au Cameroun, son taux de est de 19,25% appliqué sur le prix de vente hors taxe de la marchandise. On distingue ainsi deux ( 2 ) types de TVA  la TVA collectée ou facturée ( TVA sur vente ) : c’est le prélèvement de la TVA sur facture adressée aux clients  la TVA déductible ou récupérable ( TVA sur achat ) : c’est la somme des TVA prélevées par notre fournisseur au moment de l’achat 1/procédure de création de la TVA collectée ou facturée dans SAGE SAARI *sélectionner et cliquer sur le menu structure *sélectionner et cliquer sur taux de taxe *utiliser l’une des quatre ( 4 ) méthodes pour ouvrir la fiche de taux de taxe Remplir cette fiche de la manière suivante :  indiquer dans cette fiche l’intitulé du taux de taxe ( TVA collectée )  indiquer le numéro de compte de la taxe  Saisir le taux (19,25%)  indiquer le type de la TVA (TVA encaissement ou TVA crédit )  saisir le code de la TVA  indiquer si possible la base de calcul de la TVA et fermer la fiche par la croix 2) procédure de création de la TVA déductive ou sur achat *sélectionner et cliquer sur le menu structure *sélectionner et cliquer sur le taux de taxe *ouvrir la fiche de le TVA déductible en utilisant l’une des quatre (4) méthodes Remplir cette fiche de la manière suivante :  saisir l’intitulé de la taxe (TVA déductible ou récupérable )  indiquer le numéro de compte de le TVA déductible  saisir le taux de la TVA (19.25%)Saisir la code de la TVA  Indiquer le type de la TVA (TVA débit ou décaissement) Application Voir cas pratiques

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B/ Création des modes de règlement On distingue entre autre :  Les règlements en espèces ou par caisse  Les règlements par chèque bancaire ou postal  Les règlements par virement bancaire ou postal La procédure de création d’un mode de règlement est la suivante :  Sélectionner et cliquer sur le menu structure  Sélectionner et cliquer sur modèle  Sélectionner et cliquer sur modèle de règlement  Utiliser l’une des quatre méthodes pour ouvrir la fiche du modèle de règlement Remplir cette fiche de la manière suivante :  Saisir l’intitulé du modèle de règlement  Sélectionner soit l’option contrôle de règlement équilibrage ( solde, montant ou pourcentage)  Saisir le taux du pourcentage ou le montant selon le choix effectué  Indiquer le nombre de jours ( délai de règlement )  Appuyer une fois sur la touche « entrée » et fermer par la croix Application : Voir cas pratiques

C. La création des banques Cette table fournit les renseignements sur les banques qui collaborent avec l’entreprise. Pour créer une banque il faut :  Sélectionner et cliquer sur le menu structure  Sélectionner et cliquer sur banque  Utiliser l’une des quatre méthodes pour ouvrir la fiche banque Remplir cette fiche en utilisant les renseignements ci-après :  Saisir l’intitulé de la banque  Saisir l’adresse bancaire et complément  Saisir le code postal (la ville , la région)  Saisir le pays (saisir le numéro de compte bancaire de l’entreprise)  Saisir le numéro de téléphone de la banque  Saisir l’abrégé bancaire et fermer la fiche

D. Création des libellés  Sélectionner et cliquer successivement sur le menu structure et sur libellé  Activer le menu contextuel ou utiliser l’une des trois autres méthodes pour ouvrir la fiche de libellés Remplir cette fiche de la manière suivante :  Saisir l’intitulé du libellé  Saisir également le raccourci du libellé  Fermer la fiche par la croix

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E. Création des postes budgétaires *Sélectionner et cliquer successivement sur le menu structure et poste budgétaire *Utiliser l’une des quatre méthodes pour ouvrir la fiche poste budgétaire * Remplir cette fiche en indiquant les renseignements ci- après :  Indiquer le type de budget (détail, centralisateur )  Saisir l’intitulé du poste budgétaire  Indiquer la nature du budget  Indiquer le sens du budget( charge produit)  Fermer la fiche par la croix Application Voir cas pratiques numéro

II La création des modèles A. Création des modèles de saisie o Sélectionner et cliquer sur le menu structure o Sélectionner et cliquer sur modèle o Sélectionner et cliquer sur modèle de saisie o Utiliser l’une des quatre méthodes pour ouvrir la fiche du modèle de saisie Remplir cette fiche de la manière suivante :  L’entête de la fiche :  Saisir l’intitulé du modèle  Saisir le raccourci  Sélectionner le titre et valider une fois par la touche « entrée » du clavier  Le bas de la fiche :  Cliquer chaque fois sur les icônes ; soit manuelles , (répétition , calcul, balance………)  Cliquer ensuite sur la colonne suivante en remplissant les mêmes icônes pour obtenir les lignes d’écritures  Fermer la fiche par la croix

IV. COMMANDE FUSION DU MENU STRUCTURE Cette commande permet de copier les données du menu structure de l’ancien dossier comptable pour les mettre dans le nouveau dossier comptable. La procédure est la suivante : Sélectionner et cliquer sur le menu fichier Sélectionner et cliquer sur la commande ouvrir

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Choisir dans la boîte de dialogue le dossier comptable qui contient les informations et cliquer sur le bouton « ouvrir » Sélectionner et cliquer sur le menu structure Sélectionner et cliquer sur la commande fusion : Une boîte de dialogue apparaît contenant à gauche le dossier comptable qui contient les informations et à droite le dossier comptable où on doit copier les informations Positionner ensuite le curseur au côté gauche du dossier comptable qui contient les informations *Activer le menu contextuel : *Sélectionner et cliquer sur sélectionner tout ; les informations seront noircies du côté gauche *Cliquer sur le bouton « ouvrir » et sélectionner dans la boîte de dialogue ; le nom du dossier comptable où on doit mettre les informations et cliquer sur « ouvrir » *Cliquer sur le bouton « copier » Enfin cliquer sur le bouton « OK » Application : Voir cas pratiques

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CHAPITRE VIII LE SYSTEME CENTRALISATEUR MANUEL I / Généralités Comme le système classique, le système centralisateur est basé sur un double enregistrement des opérations :  Un enregistrement au journal  Un report du journal au grand-livre. Mais à la différence du système classique (système à journal unique), le système centralisateur est basé sur la division du journal en plusieurs journaux (journaux divisionnaire). En effet, lorsque le nombre d’opérations à enregistrer est très important (avec l’accroissement de la taille de l’entreprise), il devient impossible de les enregistrer toutes sur un journal unique et dans les délais. Dès lors, il devient nécessaire de subdiviser le journal unique en plusieurs journaux afin de pouvoir faire intervenir plusieurs personnes à la fois, chacun se spécialisant dans une catégorie d’opérations spécifiques. Une fois par mois, les opérations des journaux auxiliaires sont transférées au journal général (ou journal centralisateur) par centralisation d’ou le nom du système (système centralisateur)

II/ Les journaux auxiliaires A- Liste des journaux auxiliaires (J A) Le nombre de journaux auxiliaires à créer n’est pas standard. Mais on doit toujours disposer d’un journal des opérations diverses pour enregistrer les opérations qui n’ont pas leur place dans un journal spécifiques. On distingue généralement : 

Le J A de caisse  J A de caisse recettes  J A de caisse dépenses 

Le J A de banque  J A de banque débit  J A de banque crédit 

Le J A de CCP  J A de CCP débit  J A de CCP crédit 

Le J A des achats  Le J A des ventes  Le J A des effets à recevoir sorties  Le J A des effets à payer rentrées  Le J A des opérations diverses NB : Chaque entreprise crée le nombre de J A de son choix. 17

B- Le compte support. Chaque JA est représenté par un compte support à qui il donne son nom. Ainsi par exemple, dans Le J A de caisse, le compte support est le compte caisse. NB : Dans Le J A de ventes, le compte ventes donne son nom au journal auxiliaire mais le compte support est le compte client. C- Le tracé d’un journal auxiliaire. Pour la conception du tracé du journal auxiliaire, il faut rechercher l’article le plus complet qui fait intervenir le compte support. NB : Afin de ne pas multiplier indéfiniment le nombre de colonnes du journal auxiliaire, on prévoit toujours une colonnes divers destinées à accueillir les comptes qui n’ont pas de colonne spécifique. Exemple de tracé d’un J A journal auxiliaire de ventes. Article le plus complet 411 673 701 702 7071 4431 447811 Tracé du journal Dates

Compter à débiter

Compte à créditer

411

701

Divers

Libellés 673

702

7071

4431

N°

Mtt

Totaux

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Utilisation Au cours du mois de janvier, l’entreprise MOUAHA a effectué les opérations suivantes :  5/1 ventes de marchandises à crédit brut : 1.250.000, remise 2%, escompte 1%, TVA 19,25%, précompte 1%. Facture n° v 405 à ZOLLO .  15/1 ventes de produit finis à crédit. Brut 5.000.000, remise 1%, escompte 2%, TVA 19,25%, précompte 5%. Facture n° v 412 à SIANI .  28/1 ventes de marchandises à crédit. Brut 2.000.000, rabais 2%, escompte 2%, droit d’accises 25%, TVA 19,25%, précompte 1,65%. Facture n° v 415 à TCHONKO . TAF : 1) Reconstituer les factures v 405, v 412, v 415. 2) Procéder à l’enregistrement au journal auxiliaire de ventes. 3) Centraliser le journal auxiliaire des ventes au journal général. Solution 1 Facture MOUAHA

Le 5/1 Fre n° v 405 Doit ZOLLO

BRUT Remise 2% Net commercial

1.250.000 25.000 1.225.000

Escompte 1%

12.250

Net financier

1.212.750

TVA 19,25%

233.454

Précompte 1%

12.127.5

Net à payer TTC

1.458.331,5

19

MOUAHA

Le 15/1 Fre n° v 412 Doit SIANI

BRUT

5.000.000

Remise 1%

50.000

Net commercial

4.950.000

Escompte 2%

99.000

Net financier

4.851.000

TVA 19,25%

933.817,5

Précompte 1%

48.510

Net à payer TTC

MOUAHA 28/1

5.833.327. 5 Le Fre n° v 415

Doit TCHONKO BRUT Rabais 2% Net commercial

2.000.000 40.000 1.960.000

Escompte 2%

39.200

Net financier

1.920.800

Droit d’accises 25%

480.200 2.401.000

TVA 19,25%

462.192.5

Précompte 1,65%

39.616.5

Net à payer TTC

2.902.809

20

2

Procédons à l’enregistrement.

Compter à débiter

Compte à créditer

5/1

411 1.458.331,5

673 12.250

701 1.225.000

15/1

5.833.327.5

99.000

-

Divers

Dates

28/1

2.902.809

39.200

702 -

7071 -

4431 233.544

4.950.000

-

933.817,5

1.960.000

-

-

462.192,5

N° 44781 1

Mtt 12.127,5 48.510

44781 1 44781 1

39.616,5 480.200

44781 10.194.468 3

150.450

3.185.000

4.950.000

-

1.629.464

Feuille de dépouillement des divers.

447811

44782

2.127,5 48.510

480.200

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39.616,5 100.254

480.200

Centralisation 31/1 411 673 701 702 4431 447811 44782

CLIENTS 10.194.468 Escompte accordés 150.450 ventes marchandises ventes des produits finis état TVA facturés/ventes Etat précompte /ventes état droit d’accises prélevé S/JA des ventes du mois de janvier

3.185.000 4.950.000 1.629.464 100.254 480.200

III/ Les comptes de virements internes A/Le risque de double enregistrement Lorsqu’une opération concerne deux journaux auxiliaire à la fois, on risque de commettre l’erreur de double enregistrement. Exemple 14/1 retrait d’espèces 100.000 F de la banque pour alimenter la caisse. Cette opération concerne à la fois J A de banque crédit J A de caisse recettes TAF : Enregistrer cette opérations dans les deux journaux auxiliaires Centraliser les journaux auxiliaires au journal général

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Présenter le report des opérations dans les comptes du grand livre et coclure. Solution 1 . Enregistrement a) J A de caisse recettes. 57 673 7073 101 701 702 4431 52 Compter à débiter Dates 14/1

Compte à créditer

Divers

Libellés Retrait d’espèces

57

673

100.000

-

100.000

-

701

-

585

4431

100.000

-

100.000

-

N°

Mtt

Totaux

b) J A de banque crédit 571 601 602 611 4452 4453 447819 521 773 JA de banque crédit Compter à débiter Dates 14/1

Compte à créditer

Divers

Libellés Retrait d’espèces

52

773

585

601

602

611

100.000

-

100.000

-

-

-

100.000

-

100.000

-

-

-

N°

Mtt

Totaux

23

2. Centralisation. 57

caisse 52

57

100.000

banque S/JA de caisse recettes caisse

52

100.000 100.000

banque S/JA de banque crédit

100.000

3. report du journal au grand livre D

caisse

C

D

Banque

C

100.000

100.000

100.000

100.000

Conclusion. Tout se passe comme si on avait effectué un retrait de 200.000 F de la banque ; comme si on avait déposé 200.000 F dans la caisse. Il ya donc une erreur de double enregistrement. pour éviter cette erreur, nous devons faire intervenir les comptes de virements internes. B/Intervention des comptes de virements internes. Reprenons les enregistrements ci-dessus en remplaçant au J A de caisse recettes le comptes 52 banque par le compte 585 virement de fonds. Et en remplaçant dans le journal auxiliaire de banque – crédit le compte 57 caisse par le compte 585 virement de fonds. ( pour faciliter ce travail, nous allons barrer lisiblement sur les journaux auxiliaire ci-dessus les colonnes concernées pour substituer directement).

Désormais, la centralisation sera obtenue ainsi qu’il suit : 57

caisse 585

585 52

100.000

virement de fonds S/JA de caisse recettes virement de fonds banque S/JA de banque crédit

100.000 100.000 100.000

24

Report du journal au grand – livre 57 caisse 585 virement de fond 100.000 100.000 100.000

52

banque 100.000

Conclusion : L’intervention du compte 585 permet d’éviter l’erreur du double enregistrement. C/Liaisons entre les journaux auxiliaires par les comptes de virements internes Le nouveau plan comptable préconise les comptes de virements Internes ci-après :  585 Virement de fonds  588 Autres virements de fonds. Les comptes 585 peuvent se subdiviser comme suit : 5850. 5851. 5852. 5853. 5854. 5855. 5856. 5857. Achats Ventes Caisse Crédit Banque crédit CCP Crédit Effets à recevoir sortis

Virements de fonds Effets à l’escompte Effets à l’encaissement. Effets domiciliés Effets payés Effets encaissés. Achats au comptant. Ventes au comptant. Caisse débit

Banque débit

CCP Débit

5857

5857

5857

Effets à payés rentrées **

5850

5850

5854

5850

5853

5856 5856

5850

5856

5850

5850

**

5855

5852

5853

Chapitre IX : LES TRAITEMENTS COMPTABLE DANS SAGE SAARI LIGNE 100 C’est l’ensemble des opérations comptables qui consistent à assurer la tenue d’une comptabilité dans SAGE SAARI comptabilité ligne 100 Tenir une comptabilité dans SAGE SAARI consiste à : - Opérer les saisies des écritures comptables dans les journaux

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-

I.

Faire les recherches des écritures Modifier et supprimer les écritures comptables erronées Interroger et lettrer les comptes des tiers Interroger et pointer les comptes de trésorerie Clôturer les journaux

LA SAISIE CLASSIQUE DES ÉCRITURES COMPTABLES DANS LES JOURNAUX DANS SAGE SAARI Une saisie d’écriture comptable dans un journal comporte deux (2 ) étapes à

savoir :

A) L’ouverture de la fiche de saisie d’écriture - Sélectionner et cliquer sur le menu traitement - Sélectionner et cliquer sur saisie des journaux pour afficher la liste des journaux disponibles à la machine Dans cette liste qui sera devant vous , sélectionner un journal ( le journal où on doit saisir les écritures comptables en prenant soin de regarder à gauche le mois du journal et faites double clique sur les lignes du journal pour ouvrir la fiche de saisie d’écriture )

B)Saisie de mouvements comptables proprement dite dans la fiche de saisie SAGE SAARI Dans SAGE SAARI, les saisies classiques des écritures se passent en ligne d’écriture ; chaque numéro de compte constitue une ligne d’écriture. Pour saisir le jour de la pièce comptable dans SAGE SAAR, I il faut : -Saisir le jour de la pièce comptable dans la première colonne et appuyer une fois sur la touche « tabulation » du clavier ou alors positionner le curseur à la colonne suivante et cliquer sur cette colonne - Dans la deuxième colonne, saisir le numéro de la pièce comptable ( il s’agit du rang de la pièce comptable , rangé dans l’ordre chronologique) et appuyer une fois sur la touche « tabulation » pour aller à la troisième colonne - Dans la troisième colonne, saisir ensuite le numéro exacte de la référence de la pièce comptable et appuyer une fois sur la touche « tabulation » pour aller à la quatrième colonne - Dans la quatrième colonne, saisir le numéro de compte à débiter ( pour chercher le numéro de compte, taper au moins les deux premiers chiffres de ce compte et appuyer une fois sur la touche « tabulation » pour faire apparaître la plan comptable général - Sélectionner et cliquer dans cette liste, le numéro de compte cherché à débiter et cliquer sur le bouton 0K pour enregistrer ce numéro de compte à débiter et appuyer sur la touche tabulation pour aller à la cinquième colonne - Dans la cinquième colonne, saisir ensuite le numéro de compte des tiers à débiter ( si on ne connaît pas ce numéro ,on tape les deux premiers chiffres, appuyer sur la touche tabulation pour faire apparaître le plan des tiers, sélectionner le tiers voulu et cliquer sur le bouton OK) et appuyer sur la touche tabulation pour progresser à la sixième colonne Dans la sixième colonne, saisir ensuite le libellé de l’opération correspondante la pièce comptable et appuyer sur la touche tabulation pour passer à la septième colonne - Dans la septième colonne, saisir si possible la date de l’échéance et appuyer sur la touche tabulation pour progresser à la huitième colonne - Dans la huitième colonne, saisir le montant à débiter.

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Lorsqu’on a fini la première ligne d’écriture, pour enregistrer la ligne suivante, on peut procéder de la manière suivante :  Soit on active le menu contextuel pour sélectionner et cliquer sur ajouter nouvel élément afin de faire descendre la première ligne d’écriture au dessus et laisser la place à la nouvelle ligne d’écriture  Soit on clique sur l’icône ajouter de la barre d’outil de navigation  Soit on valide une fois sur la touche entré du clavier N.B : avant d’enregistrer les opérations dans les journaux, il faut toujours préciser les codes des journaux Application : Voir cas pratiques

II. RECHERCHE DES ÉCRITURES COMPTABLES DANS SAGE SAARI LIGNE 100 Pour effectuer la recherche des écritures comptables, on doit suivre la procédure suivante :  Sélectionner et cliquer sur le menu traitement  Sélectionner et cliquer sur recherche d’écriture cela fera apparaître le menu général recherche d’écriture  Sélectionner dans ce menu , et à l’aide de la liste déroulante : o Ecriture ( général ou analytique ) o Compte (général, tiers, section ) o Date (date d’écriture ou de saisie ) o Numéro de la pièce, référence de la pièce de trésorerie o Le ou les codes journaux o Les montants ( débit ou crédit ) o Les montants analytique (débit ou crédit )

.

Cliquer enfin sur le bouton OK pour lancer la recherche d’écriture : un tableau représentant la liste des écritures trouvées va apparaître agrandir le journal , et procéder à la recherche des écritures

III. A)

MODIFICATION ET SUPPRESSION DES ÉCRITURES COMPTABLES ERRONÉES DANS LES JOURNAUX

Modification des écritures comptables erronées La procédure est la suivante :

27

 Sélectionner et cliquer successivement sur le menu traitement et saisie des journaux  Faire double clic sur la ligne du journal où l’on procédera à la modification des écritures ; le journal apparaît :  Cliquer sur la ligne d’écriture comptable à modifier cette ligne va quitter du bas vers le haut sur la bande blanche de saisie de la ligne d’écriture  Procéder au modification nécessaire et fermer le journal par la croix après modification

B)

Suppression total des lignes d’écritures comptables erronées

La procédure de suppression totale est la suivante :  Sélectionner et cliquer successivement sur le menu traitement et saisie des journaux  Faire double clic sur la ligne du journal où l’on doit supprimer la ou les lignes d’écritures comptables erronées ; le journal apparaît :  Sélectionner et cliquer sur la ou les lignes d’écritures comptables à supprimer et : Soit activer le menu contextuel :  Sélectionner et cliquer sur la ligne “supprimer l’élément sélectionné” (lorsqu’il s’agit d’une écriture comptable ) "ou supprimer les éléments sélectionnés" lorsqu’il s’agit de plusieurs lignes d’écritures comptables. Lorsqu’on a choisit au départ " sélectionner tout", une question est toujours posée “ voulez vous supprimer la sélection ?” répondre par OUI N.B : la ligne d’écriture centralisation du mois n’est pas supprimable. On supprime tout simplement toutes les autres lignes d’écritures celle de centralisation ira seule.

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Chapitre X : INTERROGATION ET LETTRAGE D’UN COMPTE TIERS I. INTERROGATION La procédure d’interrogation d’un compte de tiers est la suivante :  Sélectionner et cliquer sur la commande interrogation tiers : la fenêtre interrogation tiers va s’ouvrir et vous permettra de lettrer les renseignements en monnaie courante et en devises  Sélectionner dans la boîte à liste déroulante le compte de tiers (client ou fournisseur) puis valider par la touche entrée du clavier ; toutes les écritures enregistrées dans ce compte s’afficheront avec tous les journaux.

II.  

Lettrage d’un compte de tiers Il existe deux types de lettrage : Le lettrage automatique Le lettrage manuel

A)

Lettrage automatique sur les montants Après avoir valider sur la touche entrée pour obtenir la fiche interrogation tiers, activer le lettrage par le bouton correspondant (premier bouton au bord à gauche) : la fenêtre automatique s’ouvre et se présente comme suit :

▼ Lettrage automatique

X

Lettrage en

monnaie courante/ devise

Type

numéro pièce

Type tiers

client/fournisseur

Tiers de

nom du tiers

OK

▼ ▼ ▼ ▼

A Date de

Annuler

Delettrer

même nom du tiers 01-01-200…

A Puissance

UN

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Lettrage rapide des comptes soldés Annuler l’ajustement du lettrage  Cocher la case ( lettrage rapide des comptes soldés)  Valider en cliquant sur OK  Cliquer sur toutes les écritures lettrées

B) Lettrage manuel d’un compte de tiers La procédure de lettrrage manuel est la suivante :  Sélectionner et cliquer sur le menu traitement  Sélectionner et cliquer sur « saisie des journaux »  Faire double clic sur la ligne d’un journal ou sélectionner le numéro de compte de tiers dans les écritures comptables : le journal s’ouvrira.  Dans le journal, cliquer sur la ligne où se trouve le numéro du compte de tiers ( 401…… / 411……) puis cliquer sur le bouton « interrogation générale » (premier bouton de la deuxième rangée des icônes situés au bord gauche du journal). La fenêtre d’interrogation et lettrage du compte s’ouvrira  Sélectionner les écritures à afficher et cliquer sur le bouton « sélectionner les écritures » dans le coin inférieur gauche de la fenêtre. Un écran de sélection apparaît que vous allez renseigner comme suit : Sélection des écritures Date de A Code journal de à pièce de

01/01/200… 31/12/200…

OK Annuler

JAH JB5 numéro de pièce

à

numéro de pièce

tiers……de

N° cpte de tiers

à

X

même N°cpte de tiers

échéance de à montant de à 30



Cliquer sur OK pour que la sélection soit prise en compte : on remarquera que le programme va proposer une lettre majuscule comme repère de lettrage.  Cliquer sur les lignes d’écritures à lettrer, puis sur le bouton « lettrer/ pointer ». on constatera une lettre qui pourra s’afficher dans chacune des lignes d’écritures dans la colonne « lettrage ». refermer la fenêtre d’interrogation, puis le journal . N.B : Un compte de tiers est toujours lettrable manuellement.

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Chapitre XI : LES AUTRES TRAVAUX DE TRAITEMENT COMPTABLE

I.

La gestion des extraits La commande « gestion des extraits » permet le suivi de ces extraits de

comptes. Les extraits peuvent être saisis manuellement. Au lancement de cette commande, le programme affiche la liste des banques et des comptes crées dans le fichier comptable. Cette liste présente tous les comptes bancaires enregistrés par la commande banque du menu structure. Le programme vous permet de saisir ou de modifier vos extraits de compte :  Dérouler le menu traitement  Prendre la commande « gestion des extraits », une fenêtre des comptes bancaires va s’ouvrir  Sélectionner dans cette fenêtre un compte bancaire en faisant un clique : la liste des extraits des comptes bancaires s’ouvrira.  Cliquer sur le bouton « ajouter » de la barre d’outil de navigation : la fenêtre qui s’ouvrira vous permettra de saisir l’extrait de compte bancaire  Saisir sur l’extrait de compte :  La date du nouveau solde  La date de l’opération (date du mouvement ) :jour, mois et année . Exemple : 15/12/2005 La date de valeur (en jour, mois et année ) Le libellé Exemple : chèque/ fournisseur Le numéro de la pièce Les montants débits ( en positif) et les montants crédits( en négatif ) Exemple : débit : 500 000 ; crédit : -400 000 Après avoir saisi l’extrait de compte ,fermer les fenêtres en pressant CTRL+ F5 II.

LE RAPPROCHEMENT BANCAIRE MANUEL

Les comptes banques tenus par l’entreprise ont leurs réciproques dans la comptabilité des établissements bancaires concernés (le compte client dans la comptabilité de la banque ). En raison de cette réciprocité des comptes banques tenus par l’entreprise et les comptes clients tenus par les banques concernés, les soldes doivent être égaux , mais de sens inverse. Mais ces soldes ne sont pas toujours égaux et les différence proviennent généralement du décalage de temps dans l’enregistrement des opérations ou des erreurs d’enregistrement. Le rapprochement bancaire consiste à identifier les opérations qui sont à l’origine des différences et à retrouver les soldes identiques (réciproques ) Le programme SAGE SAARI possède une commande permettant de réaliser cette opération très facilement. Pour accéder à cette commande on doit suivre la procédure ci- après : Dérouler le menu « traitement »

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Prendre la commande « rapprochement bancaire manuel » et cliquer. Sélectionner à l’aide de la liste déroulante, le code d’un journal de banque et valider une fois par la touche entrée du clavier : Les écritures proposées par défaut sont celles qui n’ont pas fait l’objet d’un rapprochement bancaire ; il s’agit donc des mouvements bancaires auxquels aucune pièce de trésorerie n’est rattachée. Pour enregistrer les références de l’extrait des comptes : Taper une fois sur la touche tabulation pour faire passer le curseur dans la zone « pièce » ou bien cliquer avec le pointeur de la souris et taper « extrait et date » (jour, mois et année ) et valider une fois avec la touche du clavier : le relevé ou l’extrait de compte va apparaître - Cliquer sur les diverses lignes d’écritures lignes d’écritures dont on constate la présence dans le relevé ou l’extrait : on constatera que la colonne “pièce trésorerie” se complète. Si on a réalisé tous les rapprochements avec soin, le montant de cette dernière zone doit indiquer le montant du votre ( celui qui est imprimé au bas du relevé). Lorsque tous les rapprochements ont été réalisés, le bouton “imprimer le rapprochement” permet de lancer l’édition de l’état de rapprochement. Cet état donne la liste des écritures restant à rapprocher et celles que vous venez de rapprocher III/ LE RAPPROCHEMENT BANCAIRE AUTOMATIQUE

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