Fondo Rotativo y Caja Chica
July 5, 2022 | Author: Anonymous | Category: N/A
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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACUL ACULTAD TAD DE CIENCIAS CIENCIA S ECONÓMICAS ECO NÓMICAS PRÁCTICA INTEGRADA GRUPO 18
UNIDAD DE FONDO ROTATIVO Esta Est a Uni Unidad dad se encarga encarga de ape apertur rturar ar,, rendir rendir,, con consol solida idar, r, hace hacerr rep reposi osició ción, n, archi arc hiva var, r, rev revis isar ar do docu cumen menta taci ción, ón, liliqu quid idar ar y re regi gist strar rar el ma mane nejo jo de fond fondos os rotativos, siendo estos una disponibilidad de recursos financieros (efectivo o cheque), que la Tesorería entrega a un funcionario responsable para su manejo y pueda cubrir gastos urgentes de funcionamiento e inversión de poca cuantía que no necesariamente espera el trmite de una orden de compra!
Objetivo general "efifini "e nirr de ma mane nera ra clar clara a y pre preci cisa sa la lass re resp spons onsabi abililida dades des del pe perso rsona nall qu que e participa en la gestión de #ondos $otativos de la %unicipalidad!
Base legal &a Unidad de #ondo $otativo tiene como base para su gestión la siguiente normativa' •
cuerdo del %inisterio de #inanas *+blicas o! -./01, modificado con los cuerdos %inisteriales 2/3--4 y 2-/3-23!
•
•
cuerdo %inisterial 25/01! $esolución 6onjunta o! -2/3--7 de "irección de 6ontabilidad del Estado y Tesorería Te sorería acional!
•
&as normas específicas que se establecan en las regulaciones legales de constitución de cada #ondo $otativo!
CONSTITUCIÓN DE FONDO ROTATIVO &a constitución representa la asignación inicial para #ondo $otativo, dentro de la Unidad se establece una cantidad monetaria cada inicio de a8o para que sufrague gastos emergentes!
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Objetivos &as metas que se persiguen persiguen para el realia realiarr el procedimi procedimiento ento de constit constitución ución son los siguientes' •
$ealiar adecuadamente la constitución o ampliación del #ondo $otativo!
•
Establecer por medio de cta un acuerdo para la constitución del #ondo $otativo anual!
•
Establecer las autoridades que deben de participar en la constitución o ampliación del #ondo $otativo!
Requisitos *ara *a ra el pr proc ocedi edimi mien ento to
de co cons nstititu tuci ción ón de #o #ond ndo o $o $ota tatitivo vo se ne nece cesi sita ta la
documentación siguiente' cta de 6onstitución de #ondo $otativo!
9olicitud de 6onstitución de #ondo $otativo!
6omprobante :nico de $egistro /6U$/ 6heque que contiene el monto inicial de #ondo $otativo!
Noras &as nor norma mass qu que e reg regul ulan an la co const nstitituci ución ón de #o #ond ndo o $o $ota tatitivo vo para para qu que e se sea a oportuna ante las distintas autoridades de la %unicipalidad son las siguientes' •
&oss fond &o fondos os no po podr drn n e;ce e;cede derr de un mo mont nto o de qu quin ince ce mi mill qu quet eta ale less (< 27,---!--)!
•
&a cons constititu tuci ción ón de dell #$ se form formal ali ia a con con la en entr treg ega a de fond fondos os a un fun unccionari rio o aut uto ori ria ad do, con el fin de que se re rea alicen gastos de funcionamiento e inversión!
•
&a co cons nstititu tuci ción ón,, in incr crem emen ento to o dism dismin inuc ució ión n del #o #ondo ndo $o $ota tatitivo vo se ser r de acuer acu erdo do a la lass no norm rmas, as, lilimi mita taci cion ones es y co cond ndic icio ione ness espe especi cial ales es que que la
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%unicipalidad estableca y solo podr reponer gastos urgentes o de poca cuantía efectuados con dichos fondos, y con cargo a las disponibilidades presu pre supu puest estari arias as vige vigent ntes es de lo loss re reng nglo lones nes de dell =r =rup upo o 22-- =a =ast stos os no *ersonales, =rupo 3-- %ateriales y 9uministros y =rupo 5-- *ropiedad *lanta y Equipo, con e;cepción de los renglones 532, 537 y 534! Tambi>n podrn afectarse afectarse los renglo renglones nes ?22 ?22,, ?23, ?2., ?20, ?35, ?37, ?3. y ?53 del =rupo ?--! •
&a 6onstitución de #ondo $otativo no afecta el presupuesto, solo se registra contablemente!
&a 9olicitud de 6onstitución de #ondo $otativo debe de contener el @o! Ao! del lcalde %unicipal!
o se acept aceptar ar la 9ol 9olic icititud ud de 6o 6ons nstititu tuci ción ón si no es co cote teja jada da con con la disponibilidad presupuestaria! "ent "e ntro ro de la 9o 9olilici citu tud d de 6o 6ons nstititu tuci ción ón de fond fondos os se esta establ blec ecer er los los responsables de su manejo!
!ROCEDI"IENTO DE CONSTITUCIÓN DE FONDO ROTATIVO No# %
*
,
ACTIVIDAD RES!ONSAB$E Soli&ita re'orte (e (is'onibili(a( )inan&iera "irector 9olicita el reporte de disponibilidad financiera para la elaboración de la 9olicitud de 6onstitución del #ondo #inanciero $otativo! Veri)i&a el re'orte (e (is'onibili(a( )inan&iera + lo trasla(a &ueg &u ego o de rea realiliar ar la ve veri rififica caci ción ón co corre rrespo spond ndie ient nte e traslada al "irector #inanciero! Re&ibe Re&i be el re'or e'orte te (e (i (is' s'on onib ibil ili( i(a( a( + elab elabor oraa soli&itu( (e &onstitu&i-n $eci $e cibe be el re repo port rte e y elab elabor ora a so solilici citu tud d del #on ondo do $ota $o tattivo, ivo, do dond nde e se ind ndiican can los los no nomb mbrres de los los responsables para su manejo, tramita la firma y @o! Ao! del lcalde %unicipal!
Encargado de Tesorería
"irector #inanciero
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ACTIVIDAD RES!ONSAB$E Fira/ (a Vo# Bo# + trasl asla( a(aa la so solli&itu( (e lcalde &onstitu&i-n %unicipal 9e entrega la 9olic 9olicitud itud de 6onst 6onstituci itución ón al lcal lcalde de para que otorgue su visto bueno! Re&ibe Soli&itu( (e Constitu&i-n + anali1a $ecibe la 9olicitud para la 6onstitución del fondo, si no 6oncejo llena los requisitos no aprueba la soli solicitud citud finaliar el %unicipal procedimiento! Soli&ita elabora&i-n (e A&uer(o (e Constitu&i-n (e 6oncejo Fon(o Rotativo 9i apru aprueb eba, a, so solilici cita ta la elab elabora oraci ción ón de dell c cue uerd rdo o de %unicipal 6onstitución de #ondo $otativo! Elab Elabor oraa A&uer &uer(o (o (e Co Con nst stiitu tu&i &i-n -n (e Fo Fon( n(o o Rotativo 9ecretaria 6onforme lo establecido en la legislación aplicable se %unicipal realia el cuerdo de 6onstitución de #ondo $otativo! 9ecretaria Tr Trasla(a asla(a 'ro+e&to (e A&uer(o al Con&ejo "uni&i'al $ealia el debido traslado para su aprobación! %unicipal Re&ibe 'ro+e&to (e A&uer(o (e &onstitu&i-n 6oncejo "el #ondo $otativo a constituirse para el presente a8o! %unicipal 6oncejo %unicipal A'rueba + )ira el A&uer(o probado por un representante del 6oncejo %unicipal y y "irector "irector #inanciero #inanciero de
Tr Trasla(a asla(a el e7'e(iente e7 'e(iente (e Constitu&i-n 6on el cuerdo aprobado y 9olicitud de #ondo $otativo %% se traslada a contabilidad copia del acuerdo aprobado y solicitud firmada y sellada! Re&ibe e7'e(iente e ingresa (atos en el sistea *ara *a ra obt obten ener er el 6o 6ompr mprob obant ante e :n :nic ico o de $e $egi gist stro ro y %* hacer efectiva la constitución del #ondo $otativo en 9B6CB/=&! A'roba&i-n (el 'ago &ueg ego o qu que e el sist sistem ema a ap aprue ruebe be la 6o 6onst nstitituci ución ón del %, &u #ondo $otativo, el sistema genera el pago del mismo!
/"#B%/ 9ecretaria %unicipal Encargado de 6ontabilidad Encargado de Tesorería
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I'resi-n + entrega (e &8eque 9e ge gene nera ra un ch cheq eque ue qu que e el sist sistem ema a gener genera a pa para ra %. proc proced eder er a su imp mpre ressión ión y re real ali iar ar en entr treg ega a al Encargado de #ondo $otativo! No#
Encargado de 6ontabilidad
ACTIVIDAD Re&ibe &8eque e ingresa (e (atos (e &8eque $eci cibe be cheq cheque ue y e;pe e;pedi dien ente te e ingr ingres esa a da dato toss de dell %0 $e cheque al módulo de #ondo $otativo! Cabia el &8eque %2 En la agencia interna de A$U$& para la disponibilidad de fondos! Resguar(a el e)e&tivo %3 $esguardo del efectivo para compras menores! Ar&8iv Ar &8ivaa el e7'e(i e7'e(ient entee (e Con Consti stitu& tu&i-n i-n (e Fon Fon(o (o
RES!ONSAB$E
%4 Rotativo *ara su debida custodia se archiva el e;pediente de 6onstitución!
Encargado de 6ontabilidad
Encargado de #ondo $otativo Encargado de #ondo $otativo Encargado de #ondo $otativo
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A"!$IACIÓN DE FONDO ROTATIVO Es un incremento al monto original constituido del #ondo $otativo a la fecha! &a ampliación del fondo surge por la falta de disponibilidad monetaria que requiere la Unidad a cargo para solventar gastos por compras o adquisición de servicios, la am ampl plia iaci ción ón se pu pued ede e dar dar sola solame ment nte e si el fond fondo o es me meno norr al m;i m;imo mo establecido de quince mil quetales ( e;iste la necesidad de una disminución de fondos!
Objetivos continuación se describen los objetivos que la Unidad de #ondo $otativo persigue al momento de disminuir el monto constituido de fondos!
%ant %a nten ener er la disp dispon onib ibililid idad ad mo monet netari aria a nec neces esar aria ia pa para ra so solv lvent entar ar ga gast stos os emergentes!
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Evitar que para el manejo de pagos de gastos e;ista una cantidad elevada de disponibilidad monetaria sin utiliar!
Requisitos *ara la deb debida ida reali realiac ación ión del proc procedi edimie miento nto de dismi disminuc nución ión se nec necesit esita a la siguiente documentación' •
9olicitud de "isminución del #ondo $otativo!
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Dustificación por "isminución de #ondo $otativo!
•
cta con cuerdo cuerdo de %odificación por "isminución de #ondo $otativo!
Noras &as normas que regulan el procedimiento de disminución son las siguient siguientes' es' •
&a co cons nstititu tuci ción ón,, in incr crem emen ento to o dism dismin inuc ució ión n del #o #ondo ndo $o $ota tatitivo vo se ser r de acuer acu erdo do a la lass no norm rmas, as, lilimi mita taci cion ones es y co cond ndic icio ione ness espe especi cial ales es que que la %unicipalidad establecan!
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9olamente se realiarn disminuciones al fondo cuando el monto utiliado no supere un 47 del fondo original constituido!
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9olo podr reponer gastos urgentes o de poca cuantía efectuados con dichos fondos, y con cargo a las disponibilidades presupuestarias vigentes de los renglones del grupo 2-- =astos no *ersonales, grupo 3-- %ateriales y 9uministros y grupo 5-- *ropiedad *lanta y Equipo, con e;cepción de los renglones 532, 537 y 534! Tambi>n podrn afectarse los renglones ?22, ?23, ?2., ?20, ?35, ?37, ?3. y ?53 del grupo ?--!
!ROCEDI"IENTO DE DIS"INUCIÓN DE FONDO ROTATIVO No#
ACTIVIDAD
RES!ONSAB$E
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Reali1a un an9lisis 'ara una (isinu&i-n *ara proceder a realiar la solicitud de disminución se realiar un anlisis del monto constituido del #ondo $otativo! Elabora soli&itu( (e o(i)i&a&i-n 'ara (isinu&i-n (el onto (e Fon(o Rotativo $ealia la solicitud de la modificación para entregarla al 6oncejo %unicipal para que sea aprobado o desaprobado! Re&ibe soli&itu( (e (isinu&i-n + anali1a $ecibe la solicitud de modificación del #ondo $otativo, si no aprueba la solicitud, finalia el procedimiento! Soli So li&i &ita ta el elab abor ora& a&ii-n n (e A&t &taa qu quee &o &ont nten en(r (r99 el
"irector #inanciero
"irector #inanciero
6oncejo %unicipal
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A&uer(o (e Disinu&i-n (e Fon(o Rotativo 9i apru aprueb eba, a, so solilici cita ta la elab elabora oraci ción ón de dell c cue uerd rdo o de %odificación del #ondo $otativo! Elab Elabor oraa A&u &uer er( (o (e Di Dis sin inu u&i&i-n (e (ell Fo Fon( n(o o Rotativo + lo trasla(a al Dire&tor Finan&iero 6onf 6o nform orme e lo au auto tori ria ado do y ap aprob robad ado o po porr el 6o 6once ncejo jo %unicipal se elabora el cuerdo de %odificación por "ismi min nuci ció ón del mont nto o de #ondo $otativo ya constituido! Re&i Re &ibe be e7'e e7'e(i (ien ente te (e o(i o(i)i )i&a &a&i &i-n -n au auto tori ri1a 1a + trasla(a $ecibe el e;pediente de modificación por ampliación del monto constituido a la fecha de #ondo $otativo, lo autoria y realia su traslado al Encargado de #ondo $otativo!
6oncejo %unicipal
9ecretaria %unicipal
"irector #inanciero
ACTIVIDAD RES!ONSAB$E Re&i Re &ibe be e7 e7'e 'e(i (ien entte + real eali1a el (e (e''-si sito to 'o 'or r (isinu&i-n (el onto (e Fon(o Rotativo $ecibe el e;pediente por la modificación, prepara el Encargado de efectivo a reintegrarse y así proceder a depositarlo en #ondo $otativo la cuenta de la %unicipalidad donde debito el monto original del #ondo $otativo! A( A(ju junt ntaa bo bole leta ta o oto torg rga( a(aa 'or el el ba ban& n&o o + tr trasl asla( a(aa el Encargado de e7'e(iente 'ara ser registra(o en el sistea s istea #ondo $otativo $ealiado el reintegro del monto disminuido, el banco le genera una bolet boleta a al Encarga Encargado, do, esta deber de ser adjuntada en el e;pediente para luego ser trasladado y
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registrado!
Re&ibe e7'e(iente + lo registra en :SICOIN ;$: Encargado de 5 $ecibe el e;pediente y registra en el sistema el n+mero 6ontabilidad de boleta por la disminución del monto de 6aja 6hica! Ar&8 &8iv ivaa el e7'e( 7'e(iiente (e "o( "o(i)i&a& a&ii-n 'or Encargado de Disinu&i-n (el onto (el Fon(o Rotativo# %6 6ontabilidad *ara su debida custodia se archiva el e;pediente de modificación por ampliación del #C"C $CT $CTTB@C! TB@C!
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RENDICIÓN/ El una firma de haber recibido el efectivo!
Unidad 9olicitante
ACTIVIDAD RES!ONSAB$E Reali1a la &o'ra o a(quisi&i-n (el servi&io El Encargado Encargado de reali realiar ar la comp compra ra o adquisi adquisición ción del Unidad bien o servicio realia la misma y procede a pagar al 9olicitante proveedor!
Soli&ita la )a&tura res'e&tiva/ revisa que to(os los (atos estn &orre&tos 4 $evisa que todos los datos contenidos en la factura est>n de acuerdo a las normas establecidas! Ra1ona + )ira (e a&e'ta&i-n 4#% $aona la factura y firma la misma como aceptación de que todo est correcto en el gasto efectuado! ;estiona )ira (el n! ;est ;e stio iona na al in ingr gres eso o (el al ala a&n &n + trasl trasla( a(o o (e e7'e(iente (e &o'ra El Encargado de compras gestiona el ingreso de los bien bienes es adqu adquir irid idos os!! 9e en entr treg ega a al En Enca carg rgad ado o de %6 6ontabilida 6ontab ilidad d (solic (solicitud itud de compra compra,, factu factura ra raonad raonada, a, recibo de caja si lo hubiere, ingreso a almac>n y otros documentos que ampare la compra) para su verificación de legalidad de la documentación! %% Re&ibe Re&ibe (o& (o&ue uenta nta&i&i-n/ n/ veri veri)i& )i&aa + tras trasla( la(aa Tiene a su cargo le verificación de la legalidad de la documentación (facturas) recibida por el Encargado de 6ompras para luego ser trasladado al Encargado de
Unidad 9olicitante
Encargado de 6ompras
Encargado de 6ompras
Encargado de 6ontabilidad
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6aja 6hica!
%* No#
%, %.
Re&ibe + esta'a sello (e 'ago 9i est est conf confor orme me con con el e;pe e;pedi dien ente te re reci cibi bido do,, se Encargado de entr en treg ega a el vale ale al En Enca carg rgad ado o de 6aja aja 6h 6hiica ca,, se 6aja 6hica estampa el sello de I*="C 6C 6D 6KB6I en la factura recibida! ACTIVIDAD RES!ONSAB$E Registra en $ibro (e Caja C8i&a la?s@ &o'ra?s@ reali1a(a?s@ Encargado de El Enca Encarg rgad ado o de 6aj 6aja a 6hic 6hica a re regi gist stra ra la lass co comp mpra rass 6aja 6hica realiadas diariamente para luego trasladarlos! Tr Trasla(a asla(a los e7'e(ientes (e &o'ra Trasl sla ada al Enca ncargado de #ondo $otat ativ ivo o el Encargado de e;pediente de compras pagadas con fondos de 6aja 6aja 6hica 6hica para su registro en el 9istema /9B6CB =&/
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!ROCEDI"IENTO DE RE!OSICIÓN DE CA
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