Fonction Et Processus Achat

FONCTION/ PROCESSUS ACHAT

Fonct Fonctio ion n Acha Achatt : Défnit Défnition ion de oncti onction on d’ac d’achat hat : Dans une structure, la fonction achat se dénit comme l’ensemble cohérent des ressources dévolues à tous les actes d’approvisionnement d’approvisionnement et de fourniture de biens et de services nécessaires au bon fonctionnement de la structure. L’ob L’obje ject ctif if de la fonc foncti tion on acha achats ts est est de mett mettrre à la disp dispos osit itio ion n des des utilisateurs internes de l’entreprise des biens et/ou des services acquis à l’extérieur dans les meilleures conditions de prix, de délais, de qualités et de services requis pour l’entreprise et ses clients. l faut distin!uer les achats des approvisionnements, les achats xent le cadre contractuel de l’acquisition d’un bien ou du service depuis l’expression l’expression de son besoin jusqu"à la conclusion du contrat #des capacités techniques et commerciales$. Les approvisionnements approvisionnements prennent en char!e la fourniture du produit et l’ensemble des en!a!ements #des compétences lo!istiques et or!anisationnelles$. or!anisationnelles$.

Miion de !a onction d’achat La fonction achat a!it en véritable fournisseur des di%érents demandeurs de l’entreprise avec la m&me obli!ation de résultat qu’un fournisseur externe. 'lle doit anticiper les besoins et les faire évoluer en fonction des informations disponibles. 'lle doit aussi né!ocier en trouvant le prix le plus bas pour le niveau de qualité requis. La né!ociation achat est tr(s importante car si les co)ts d’achats baissent la rentabilité !lobale de l’entreprise au!mente.  *ur cette mission de base peuvent se !re%er des missions complémentaires pour répondre aux besoins conjoncturels. +es missions consolidées par la direction permettent de xer les objectifs avec la mise en place des or!anisations, des moens matériels et humains pour les atteindre. -ar -ar ailleurs, l’ensemble de ces missions doit pouvoir s’adapter en permanence aux di%érentes évolutions touchant la fonction.

"e #$!e de !a onction d’achat dan !’ent#e%#ie Le rle premier de la fonction achats est de réaliser le processus d’achat avec des implications dans les tches en amont #expression du besoin$ et en aval #maintenance du produit acheté$. +es implications sont plus ou moins fortes selon les époques, les tpes d’économie, d’activités d’entreprises mais elles sont tr(s liées à la maturité du service achats.

a& Un #$!e édé#ate'# dan !’ana!(e de )eoin +haque service ou département de l’entreprise a des besoins d’achats. Les services techniques et la production sont souvent ceux qui ont les plus !ros volumes à acheter mais les autres, tels que les services !énéraux #entretien, location de voitures, prestations de services, photocopieurs...$ et le service des 0essources humaines #formation, prestations de conseil ou de services$ sont é!alement tr(s concernés par de forts besoins d’achats.   La fonction achats est transversale et cette caractéristique lui permet d’analser les besoins de l’ensemble des composantes de l’entreprise. 'lle contribue à la coordination, la planication et l’anticipation des besoins 1 les achats d’aujourd’hui nécessaires aux développements de nouveaux produits seront sans doute les achats de demain pour la production.  +e rle fédérateur des besoins d’achats dans l’entreprise doit &tre associé à celui de communiquer. L’information est nécessaire pour mieux dénir ou redénir les besoins et re!rouper les achats. La !lobalisation et la redénition des besoins sont les deux principaux leviers de la réduction des co)ts.

)& Un #$!e de né*ociate'# et de cont#$!e Le rle des achats est de s’assurer que la rédaction de la commande comporte bien l’ensemble des éléments caractérisant parfaitement les besoins du client interne et/ou externe avec les précautions et !aranties su2santes pour sécuriser l’achat et se prémunir de toute dérive #caractéristique, délais, prix, paiement...$ . *i mal!ré ces précautions, il survient un liti!e, les achats doivent &tre là en premi(re li!ne pour aider à trouver une solution et/ou un compromis 1 l’acheteur est bien l’interlocuteur privilé!ié du fournisseur pour le meilleur ou pour le pire. c& Un #$!e d’o%ti+iation de co,t La fonction achats est en char!e de développer et d’améliorer les relations avec ses fournisseurs an de réduire, en particulier, les co)ts liés 1 3 à la

consultation 4 3 à la passation de la commande 4 3 au suivi #délais, contrles, livraison, réception, paiement, *56...$. d& Un #$!e de conei! La transversalité de la fonction achats l’am(ne souvent à jouer un rle de conseil aupr(s des autres fonctions de l’entreprise. -our réussir dans ce rle de conseil, elle doit alors considérer les autres fonctions ou personnes de l’entreprise comme ses clients 1 c’est cet esprit de service qui lui assure une parfaite inté!ration dans l’entreprise et une capacité à s’adapter en permanence à l’évolution de sa mission.

P#oce' Achat : 1- Commandes aux fournisseurs : 7E+iion d' )eoin : l s"exprime par l"émission d"un besoin provenant d"un service demandeur matérialisé par une demande d"achat lancée sur le sst(me et validée par la direction. Dans le cas le plus !énéral, plusieurs procédures peuvent coexister selon la nature du bien concerné. 'n e%et, dans certains cas, le besoin peut concerner des composants ou mati(res entrant dans la composition des produits nis, dont les besoins sont tr(s irré!uli(rement répartis dans le temps, ou qui sont spéciques à un nombre tr(s limité de produits nis. Dans d"autres cas, le besoin concerne des fournitures, composants ou produits, tr(s consommés, à usa!e polvalent ou à caract(re standard, dont la consommation est ré!uli(rement répartie, et qui de ce fait seront !érés ou non sur stoc8.

'nn, le besoin peut concerner un article, ou un service à usa!e exceptionnel, ou non répétitif, n"entrant pas dans les produits nis, et !éré ou non sur stoc8. 7Sé!ection de o'#nie'# : 9ne fois la demande d"achat est validée par la direction, le service achat proc(de au lancement d"une demande de prix aupr(s des fournisseurs a!rées. +"est une tche fondamentale de l"acheteur et une étape importante du traitement des commandes. 'lle commence par leur recensement et leur évaluation ce qui conduit à faire un choix. +ette étape prévoit en !énérale 1

- 9n appel d"o%re qui permet à l"entreprise de rechercher tous les fournisseurs potentiels dans le but d"avoir tous les avanta!es liés à la qualité et aux meilleurs prix. - L"évaluation des fournisseurs qui permet d"e%ectuer la sélection du fournisseur possible pour un certain achat. La sélection des fournisseurs se fait selon les étapes suivantes 1 : classication des fournisseurs potentiels, : envoie d"appel d"o%re au moins aux deux fournisseurs parmi la liste des fournisseurs a!rées, : la né!ociation, : la sélection nale qui conduit à la passation de la commande. 7Paation de !a co++ande : La passation de la commande s"e%ectue lorsque le fournisseur réunit toutes les conditions qui peuvent lui permettre de vendre un produit donné. Le bon de commande doit exprimer clairement les intentions d"achat des deux parties et &tre valable devant la loi. -our cette raison, elle comporte en !énéral les rensei!nements suivants 1 ; + ,>L et ?acture$ et e%ectuer par la suite un certain nombre d"opérations et de contrles avant l"enre!istrement des factures 1 : 0approchement des factures avec >L, >+ et >0 correspondants an de s"assurer que les factures sont relatives à des livraisons e%ectives et acceptées 4 : +ontrle arithmétique des factures #additions, multiplications, calculs des taxes, prix unitaires...$ 4 : +ontrler les mentions obli!atoires de la facture prévue par l"article @ du code de la A65 #+ et >L, ou toute facture comportant des erreurs doit &tre impérativement retournée aux services intéressés. 'n cas d"annulation de facture ou d"existence d"autres exemplaires de la m&me facture, la mention B 5