Fluxograma de Levantamentos de Necessidade de Treinamento

O Sistema de Treinamento T reinamento é composto por alguns processos interdependentes que devem ser implementados de forma sistemática. São eles: a) Plano Geral de Treinamento; b) Planejamento do Treinamento; c) Execução do Treinamento; d) Avaliação do Treinamento. Plano Geral de Treinamento  – PGT

O Plano Geral de Treinamento  – PGT: envolve o Levantamento de Necessidades de Treinamento e a Programação de Treinamento. Tr einamento. O PGT deve ser elaborado no início de cada ano quando se tratar de treinamentos em nível Empresa e no início dos serviços quando se tratar de treinamentos em nível Empreendimento específico. O PGT deve ser flexível para comportar a ocorrência de treinamentos tr einamentos não previstos. Levantamento de Necessidades de Treinamento  – LNT

O LNT tem por objetivo identificar os treinamentos necessários para satisfazer as necessidades de competência dos funcionários/colaboradores para o exercício de funções a eles designados e contribuir para o crescimento da empresa e a consecução de seus objetivos. Deve ser realizado por cada Gerente/Responsáveis por Áreas/Setores em conjunto com as lideranças dos órgãos a ele subordinados. Recomenda-se ter como base o roteiro apresentado no Anexo 2. As necessidades devem ser classificadas em Desenvolvimento (D) ou Pré -requisito (P). Convém que as necessidades classificadas como pré-requisito sejam realizadas durante o ano, conforme programação do PGT. As classificadas como desenvolvimento não tem prioridade por não interferirem, diretamente, no exercício da atividade e podem ser postergadas. A identificação ou eventual exclusão do treinamento fora do período deve ser documentada e enviada para a Área de Treinamento. Os setores/órgãos/áreas da empresa que não manifestarem as suas necessidades através do LNT serão considerados como áreas sem necessidade prévia de treinamento. Independentemente do LNT elaborado pelos Gerentes das áreas, qualquer colaborador pode solicitar treinamento ao seu superior ou diretamente a Área de Treinamento, cabendo ao responsável de cada área prover/realizar e aprovar treinamentos de sua equipe de acordo com as necessidades de cada atividade. Programação de Treinamento

A Programação de Treinamento consolida o LNT e define os aspectos necessários para a execução dos treinamentos. Entre outros itens, deve ser identificado na programação o tipo de treinamento, ou seja: interno ou externo, o local da realização, os custos previstos e outras informações. a)

Treinamento Interno

Só deve ser realizado se houver recursos internos na empresa, como por exemplo:

Espaço físico, instrutores, equipamentos, números de participantes que justifique a mobilização desses recursos, compatibilidade de custos com treinamentos externos, etc. b)

Treinamento Externo

As Gerências envolvidas com o treinamento, que poderão ser assessoradas pelo Órgão de Treinamento, devem pesquisar entidades no mercado e verificar a adequação dos treinamentos às necessidades identificadas. Na análise da adequação dos treinamentos externos deve ser levada em consideração: a credibilidade da entidade promotora do treinamento, o objetivo do treinamento, a carga horária, o público alvo, a metodologia, o conteúdo programático, os recursos oferecidos, a capacitação dos instrutores, assim como os custos apresentados perante similares no mercado. É de responsabilidade do treinando encaminhar cópia do certificado do curso externo recebido para registro junto a área de treinamento. Cursos Não Programados

Para os eventos não programados, o solicitante deve preencher o formulário “Solicitação de Treinamento”e encaminhá-lo para o Órgão de Treinamento. Planejamento de Treinamento

O Planejamento de Treinamento deve ser feito após consolidação do PGT, e tem como objetivo sistematizar e organizar os treinamentos internos, salvo quando se tratar de treinamento calcado em um procedimento emitido. Neste caso, não é requerido planejamento prévio, pois o material didático será o próprio procedimento e a metodologia aplicada será a exposição oral. O Planejamento de Treinamento Externo é feito pela entidade promotora e, normalmente, contém o objetivo, o público-alvo, o programa e demais informações pertinentes. Execução do Treinamento

Inicialmente devem ser confirmados os dados do Plano Geral de Treinamento. A partir da confirmação, deve ser verificada, para cada tipo de treinamento, a existência de condições necessárias para sua realização, como indicado nos itens Treinamento Interno/Treinamento Externo descritos acima. A coordenação da execução do Plano Geral de Treinamento é responsabilidade do Órgão de Treinamento. Passos para Execução de Treinamento Interno

a) Ratificar junto aos instrutores previamente estabelecidos no PGT sua disponibilidade para executar o treinamento ou estudar outras alternativas. O instrutor pode ser da própria Empresa (instrutor interno) ou contratado (instrutor externo).

b) Verificar o local a ser realizado o treinamento e preparar a logística da sala (arrumação, lápis, blocos de rascunho, flip-chart, retroprojetor, data show, vídeo, televisão, etc.). c)

Providenciar Lista de Participantes para assinatura dos treinandos.

d) Adotar as providências necessárias para fornecer o material didático aos participantes. e) Comunicar, formalmente através de convites ou convocação, aos participantes todas as informações pertinentes, tais como data, conteúdo programático, período, local, etc., necessárias à realização do treinamento. f) externos.

Providenciar pagamento dos instrutores, quando estes forem

g) Registrar e arquivar os documentos comprobatórios da realização do treinamento. h) Contabilizar todos os custos de treinamento em conta específica, conforme plano de contas da empresa. Enviar cópia dos documentos comprobatórios da realização do treinamento e a avaliação para o Órgão de Treinamento. i)

No Posto de Trabalho

Deve ser realizada no local de trabalho a avaliação de resultados do treinamento para averiguar o real alcance dos objetivos traçados no PGT. Esta avaliação deve ser realizada pela chefia junto ao funcionário ou por meios de monitoramento tais como auditorias da qualidade, indicadores de desempenho, análise crítica do sistema e outros mecanismos de medição, análise, monitoramento e melhorias. A eficácia dos treinamentos executados pode ser evidenciada através dos registros “Avaliação da Competência de Funcionários”; “Solicitação de Ação Corretiva”, “Registros dos Resultados da Execução de Ação Corretiva e Ação Preventiva” ou qualquer 

documento emitido pela chefia do funcionário para este fim.

Caso os resultados desta avaliação não sejam satisfatórios, a chefia ou responsável pelo monitoramento deverá comunicá-los ao órgão responsável pelo treinamento para reanálise da adequação do curso aos objetivos propostos e, se necessário, providenciar re-treinamento.

ANEXO 2 ROTEIRO PARA O LEVANTAMENTO DE NECESSIDADES DE TREINAMENTO (LNT)

O objetivo deste roteiro é auxiliar na identificação dos funcionários que necessitam de algum tipo de treinamento. É um roteiro que poderá ser modificado, se houver necessidade de adequação, de acordo com a natureza de cada área. 1- Quais são as atividades desempenhadas normalmente pelo funcionário? Quais

são as atribuições principais?

2- Dentre as atribuições principais que o funcionário executa, quais são as que

você considera mais importantes para o bom andamento do conjunto de atividades que você dirige?

3- Dentre as atividades principais que o funcionário executa, quais são aquelas

que, caso ele faltasse, não haveria ninguém para substituí-lo ou implicaria na necessidade de você executá-las para que o setor não parasse? (a essas atividades chamaremos de Atividades Vitais). 4- Relacione os conhecimentos, habilidades e atitudes indispensáveis para a

execução de cada Atividade Vital e compare-os com os do funcionário que a executa.

5- Ao observar as necessidades identificadas e antes de indicar o treinamento,

responda as seguintes questões: a)

Essas necessidades existem por falta de orientação da chefia?

b)

Falta a chefia, tempo ou conhecimento para orientar o funcionário?

c) O que é possível fazer em termos de instrução, cursos, seminários, para suprir essas necessidades, de modo que o funcionário a partir disso seja capaz de colaborar eficientemente para a melhoria da Qualidade e da Produtividade de uma determinada Atividade Vital? 6- Feito isto, verifique:

a) Se a necessidade do funcionário é realmente um problema de falta de treinamento; b)

Se há mais de um funcionário com a mesma necessidade;

Em que mês o treinamento deverá ser realizado em função das necessidades da área e possibilidade de disponibilizar o(s) funcionário(s) para o treinamento. c)

7- Recomendações Complementares

a) O LNT deve ser simples e claro, envolvendo basicamente as pessoas que efetivamente devem participar do processo; b) O LNT deve ser dirigido para o alcance dos objetivos da organização e das metas da área; c) Faça o LNT dentro de uma realidade exeqüível. Não devem ser alimentadas expectativas que não poderão ser cumpridas; Caso necessário, as necessidades para completar a competência dos funcionários na(s) função(ões) devem ser indicadas na “Avaliação da Competência de Funcionários”, conforme Procedimento. d)

Ferramenta 5W2H

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

What Why How Who When Where How much

O que fazer? Porque fazer? Como fazer? Quem responde? Quando fazer? Onde fazer? Quanto custa?

Objetivo Justificativa Tipo das ações Identificações Prazos Local Valor de investimento

FLUXOGRAMA DE TREINAMENTOS

PGT Plano Geral de Treinamento. (Área de

Treinamento)

LNT Levantamento das Necessidades de Treinamento. (Todas)

PT Programação do Treinamento. (Área de

Treinamento)

ET Execução do Treinamento. (Área de

Treinamento)

AT Avaliação do Treinamento. (Área de

Treinamento)