fix bab 6 spm

BAB 6 MERANCANG DAN MENGEVALUASI SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN Proses Proses merancang merancang dan mengemban mengembangkan gkan MCS membutuhk membutuhkan an jawaban jawaban dari dua pertanyaan pertanyaan mendasar, mendasar, yaitu "Apa yang diinginkan?" diinginkan?" dan "Apa yang mungkin terj terjad adi?" i?".. Jika Jika apa apa yang yang yang yang mung mungki kin n terja terjadi di itu berb berbed eda a deng dengan an apa apa yang yang dihara diharapk pkan, an, dua dua perta pertanya nyaan an rancan rancangan gan MCS yang yang mendas mendasar: ar: "Peng "Pengend endali alian an apakah yang sebaiknya digunakan?" dan "Seberapa ketat harus diaplikasikan?". MEMAHAMI APA YANG DIINGINKAN DAN APA YANG MUNGKIN TERJADI MCS tidak dapat dirancang atau dievaluasi tanpa adanya pemahaman dari tuntutan tuntutan peran peran yang sedang dikendalikan: dikendalikan: Apa yang perusahaan perusahaan inginkan inginkan untuk dikerjaka dikerjakan n oleh karyawannya. karyawannya. Tujuan dan strategi strategi berasal berasal dari pemahaman pemahaman yang baik mengenai tujuan perusahaan yang terkadang memberikan pedoman penting untuk tindakantindakan-tindak tindakan an yang diinginkan diinginkan.. Pedoma Pedoman n tindak tindakan an lebih lebih bernil bernilai ai jika jika mere mereka ka dipa dipaha hami mi deng dengan an cuku cukup p baik baik,, deng dengan an diga digamb mbar arka kan n seca secara ra spes spesifi ifik. k. Misalnya, Misalnya, "Kita mencari mencari ROI sebesar sebesar 15% dan pertumbuh pertumbuhan an penjualan penjualan sebesar  20%" memberikan pedoman yang lebih baik. Memahami tindakan atau hasil yang diinginkan Salah satu cara untuk memahami apa yang harus dikendalikan yaitu dengan meng mengen ena ali

tin tindak dakan kun kunci

yang ang

harus arus dila ilakukan ukan agar gar

dapa apat

memb member erik ika an

kemungkinan besar untuk berhasil. Kebanyak Kebanyakan an kebijakan kebijakan-kebi -kebijakan jakan penting penting dari para pimpinan pimpinan tingkat tingkat tinggi tinggi tidak dapat dimengerti dengan baik, misalnya pemecahan masalah, pengembangan pribadi, pribadi, dan alokasi alokasi investasi. Sangat tidak mungkin mungkin untuk dinilai apakah tindakan yang yang diamb diambilil telah telah tepat tepat kecua kecualili melalu melaluii pengaw pengawasa asan n seseor seseorang ang yang yang memilik memilikii 1

kualifikasi profesional yang sama atapun lebih tinggi. Demikian pula, keputusan untuk tindakan yang penting pada level pekerja profesional tingkat tinggi, seperti analisis pasar, hanya dapat dilihat oleh rekan atau yang berada di atas mereka. Cara lain untuk mengerti tuntutan peran yaitu dengan menentukan hasil  kunci . Hasil kunci dapat diartikan sebagai beberapa daerah yang memegang kunci

penting dimana ‘hal-hal harus berjalan dengan semestinya’ agar bisnis dapat berkembang. Jika hasil dalam daerah ini tidak cukup, maka kinerja perusahaan untuk jangka waktu tersebut akan menjadi kurang dari yang diharapkan. Memahami tindakan atau hasil yang mungkin Manajer harus meneliti potensi dari setiap permasalahan yang ada (kurangnya pengarahan, masalah motivasi, atau keterbatasan personil). Oleh karenanya, mereka sebaiknya menanyakan apakah para karyawan memahami apa yang diharapkan dari mereka untuk dilakukan (tindakan kunci) atau untuk diselesaikan

(hasil

kunci),

apakah

mereka

termotivasi

sepenuhnya

atau

apakah mereka mampu untuk memenuhi peran mereka. KEPUTUSAN 1 : PEMILIHAN PENGENDALIAN Setiap jenis pengendalian manajemen tidak memiliki tingkat keefektifan yang sama terhadap setiap masalah pengendalian manajemen. Kurangnya

Masalah

Keterbatasan

pengarahan

motivasi

personil

X

X

X X

X X X

Jenis Pengendalian Pengendalian hasil Pertanggungjawaban hasil Pengendalian tindakan Pembatasan perilaku Tinjauan sebelum tindakan Pertanggungjawaban tindakan Redundansi Pengendalian personil/budaya Pemilihan dan penempatan Pelatihan

X X

X

X X X X X 2

Ketetapan sumber daya penting Penciptaan budaya organisasi yang kuat Pemberian imbalan kelompok

X X X

X X

Pengendalian personil/budaya sebagai pertimbangan awal Dalam menentukan beberapa alternatif pengendalian manajemen, manajer  harus mulai mempertimbangkan apakah pengendalian personil/budaya telah cukup atau tidak. Pengendalian personil/budaya dipertimbangkan pertama kali karena relatif tidak memiliki efek yang berdampak negatif dan hanya mengeluarkan sedikit biaya. Pada beberapa kasus, pada perusahaan-perusahaan kecil, pengendalian personil/budaya dapat memberikan pengendalian manajemen yang efektif. Bahkan ketika pengendalian personil/budaya tidak cukup andal, sangat berguna untuk memfokuskan mereka pertama kali, karena mereka adalah dasar dari beberapa tingkatan tanpa mempedulikan bentuk pengendalian yang digunakan. Keuntungan dan kerugian pengendalian tindakan Keuntungan: •

Bentuk pengendaliannya yang bersifat paling langsung. Biasanya memberikan pengendalian yang terbaik karena pengendalian dan tindakan memiliki hubungan sangat langsung. Bahkan, apabila pengendalian terhadap tindakan itu sendiri dinilai sudah cukup, maka tidak perlu memonitor hasilnya.

•

Pengendalian

tindakan

juga

cenderung

mendokumentasikan

kumpulan

pengetahuan tentang tindakan-tindakan yang terbaik. Dokumen seperti kebijakan dan prosedur, merupakan cara yang efisien untuk mentransfer pengetahuan kepada karyawan yang melakukan tindakan.

3

•

Pengendalian tindakan, khususnya dalam bentuk kebijakan dan prosedur, juga merupakan cara efisien dalam meningkatkan koordinasi di dalam organisasi.

Kerugian: •

Tingginya tingkat keterbatasan. Pengetahuan yang sangat baik hanya ada bagi pekerjaan-pekerjaan yang bersifat sangat rutin.

•

Tidak mendorong kreativitas, inovasi, dan adaptasi. Karyawan menjadi pasif dan membentuk kebiasaan berdasarkan aturan kerja yang diberikan.

•

Pertanggungjawaban terhadap tindakan dapat menimbulkan kecerobohan.

•

Seringkali menimbulkan sikap negatif. Beberapa orang tidak menyukainya, terutama orang yang lebih independen dan kreatif, mereka mungkin mencari pekerjaan lain untuk mendapatkan kesempatan pencapaian dan aktualisasi diri.

•

Khususnya yang membutuhkan peninjauan sebelum tindakan, tergolong mahal. Peninjauan harus dilakukan oleh individu yang lebih handal daripada orang yang bertindak. Karenanya, peninjau harus berpengetahuan tinggi dan jasanya mahal.

Keuntungan dan kerugian pengendalian hasil Keuntungan: •

Kelayakan.

Pengendalian

hasil

dapat

memberikan

pengendalian

yang

efektif walaupun kurang pengetahuan atas tindakan yang diinginkan. •

Sikap karyawan dapat dipengaruhi bahkan ketika mereka diberi otonomi yang signifikan. Otonomi memberi kesempatan untuk mengembangkan cara baru dan inovatif. Juga membuat karyawan memiliki komitmen dan motivasi lebih tinggi.

4

•

Tergolong tidak terlalu mahal. Pengukuran kinerja dikumpulkan untuk alasan yang tidak berhubungan langsung dengan pengendalian manajemen, seperti untuk pelaporan keuangan, pelaporan pajak, atau penyusunan strategi, dan apabila

pengukuran

ini

dapat

digunakan

atau

mudah

diadaptasi

bagi

pengendalian hasil, maka biaya tambahannya dapat relatif kecil. Kerugian: •

Pengukuran hasil biasanya menghasilkan indikasi yang kurang sempurna mengenai apakah sebuah tindakan yang baik telah dilakukan karena ukuran gagal memenuhi satu atau lebih syarat ukuran baik: kongruen, ketepatan, objektivitas, ketepatan waktu, atau dapat dipahami.

•

Ketika hasil dipengaruhi oleh hal-hal selain keterampilan karyawan sendiri dan upaya-upayanya, maka risiko pengendalian hasil beralih dari pemilik kepada karyawan. Risiko ini disebabkan oleh kekacauan pengukuran yang diciptakan oleh faktor-faktor yang tidak dapat dikendalikan.

•

Serangkaian target kinerja sabagai bagian dari sistem pengendalian hasil memenuhi dua fungsi pengendalian yang penting tapi bersaing: 1. Motivasi untuk mencapai. Paling baik targetnya menantang tapi dapat dicapai. 2. Koordinasi. Targetnya harus berupa tebakan yang terbaik, atau mungkin sedikit konservatif, untuk memastikan bahwa target itu dicapai dan tidak ada sumberdaya yang terbuang percuma. Satu perangkat perencanaan tidak dapat memenuhi kedua tujuan secara optimal, satu tujuan (atau keduanya) harus dikorbankan.

5

•

Tidak semua karyawan senang diberdayakan untuk menghasilkan yang terbaik. Beberapa karyawan tidak memiliki keinginan otonomi dan pertanggungjawaban.

KEPUTUSAN 2 : MEMILIH PENGETATAN PENGENDALIAN Keputusan tentang apakah pengendalian itu harus ketat atau longgar, tergantung kepada jawaban atas ketiga pertanyaan berikut: (1) Apa keuntungan potensial dari pengetatan pengendalian? (2) Apa saja biayanya? (3) Apakah mungkin ada efek samping yang berbahaya?. Di beberapa organisasi, pengetatan pengendalian sangat bermanfaat di bagian yang paling memegang peranan bagi kesuksesan organisasi. Faktor-faktor  keberhasilan ini dapat bervariasi sesuai jenis usahanya. Beberapa bentuk pengendalian berbiaya tinggi untuk dimplementasikan dalam bentuk pengetatan.  Apakah mungkin ada efek samping yang berbahaya?. Efek samping yang berbahaya adalah jika pengendalian dilaksanakan, khususnya jika pengendalian dilaksanakan dalam bentuk pengetatan. Pengketatan–pelonggaran pengendalian yang simultan Perusahaan

memberi

keleluasaan

dalam

hal

motivasi,

otonomi,

kewirausahaan, dan inovasi. Tetapi dalam sistem pengendalian yang sama, perusahaan juga membatasinya pada suatu nilai yang tetap (seperti berfokus terhadap kebutuhan pelanggan). Perusahaan yang belum memiliki budaya yang kuat dapat menerapkan sistem ini. Hal ini dapat dicapai dengan menggunakan pengendalian yang ketat atas beberapa tindakan kunci atau hasil yang memiliki potensi terbesar untuk berdampak pada keberhasilan organisasi.

6

BERADAPTASI PADA PERUBAHAN Sebagian besar organisasi menekankan salah satu bentuk pengendalian manajemen pada suatu titik waktu tertentu, tetapi mereka sering mengubah penekanan mereka dari satu bentuk ke bentuk lain sesuai kebutuhan, kemampuan, dan perubahan lingkungan. TETAP BERFOKUS PADA PERILAKU Keuntungan dan efek samping tergantung

pada

reaksi

karyawan

dari manajemen terhadap

pengendalian sangat

pengendalian

yang

telah

dipertimbangkan. Apa yang terbaik dalam satu organisasi, atau wilayah dalam suatu organisasi, mungkin tidak bekerja di tempat lain. Namun, masih penting untuk tetap fokus pada orang yang terlibat karena tanggapan mereka yang akan menentukan keberhasilan atau kegagalan MCS. Manfaat dari pengendalian manajemen berasal hanya dari dampaknya terhadap perilaku. MEMBANGUN PENGENDALIAN YANG BAIK Sistem pengendalian manajemen yang baik dibangun berdasarkan tingkat kekritisan suatu perusahaan melalui proses investigasi dari seluruh situasi yang ada di dalam perusahaan. Kontrol merupakan sebuah bagian yang kompleks dari fungsi manajemen, dimana dapat memberikan perusahaan suatu keuntungan yang ‘tak nampak’, seperti tingginya kreativitas, semangat bersaing yang sehat dari perusahaan atau rendahnya biaya dari operasionalisasi perusahaan.

7