Fases de La Planificación (Luis Martínez-Unesr)

 

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL SIMÓN RODRIGUEZ UNESR NÚCLEO SAN CARLOS SAN CARLOS ESTADO COJEDES

LA PLANIFICACIÓN COMO FASE DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

PARTICIPANTE Luis Martínez 19.260.069

SAN CARLOS, SEPTIEMBRE DE 2015

 

1. LA PLANIFICACIÓN COMO FASE DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Para Fayol, citado por Chiavenato (2000), la planificación es la primera etapa del proceso administrativo. La importancia que le atribuye a esta etapa, la plasma con la máxima,”Gobernar es prevér”. Si gobernar es sinónimo de dirigir, para Fayol no

 puede haber dirección sino hay previsión o planificación. No se puede dirigir si se carece de un plan. Para él, la planificación es fundamental en el mundo de los negocios. Según el autor precitado, prever, para Fayol, significa “calcular es porvenir y prepararlo”. En cierto modo , prever es obrar por anticipado. La principal

manifestación resultado o instrumento de esta etapa de la previsión, es lo que Fayol llama “el programa de acción”, que hoy denominamos  plan. De este modo, el

 programa de acción, o el plan, viene a ser el producto de la fase de la planificación. Las características generales de un buen programa de acción o de un plan son, Fayol, la unidad, la continuidad, la flexibilidad y la previsión. Reyes, citado por Melinkoff (1990), distingue entre la previsión y la  planificación. Para este autor, la pprevisión revisión consiste en determinar d eterminar técnicamente lo que se desea lograr en un organismo social, para lo cual hay que investigar, establecer los objetivos y determinar alternativas de acción para lograrlos. La planificación, en cambio, consiste en determinar el curso completo de la acción que habrá de seguirse. Este curso de acción incluye la formulación de las políticas, que son guías para orientar la acción y, también, la descripción de las tareas a realizar, organizadas en una secuencia cronológica. Por último, para este autor, la planificación o curso concreto de la acción que habrá de seguirse, incluye la determinación de los costos de los recursos y de las acciones que se realizaran en ellos. Esta primera etapa del proceso administrativo, la  planificación, ha adquirido una gran importancia en los últimos cuarenta cua renta a cincuenta cincu enta años. Ello ha conducido a desarrollar diversas teorías y metodologías de la  planificación que, en la actualidad, a ctualidad, se aplican tanto en el sector gubernamental como en el sector de la empresa privada. 2

 

Refiere Koontz (1972), que en lo que respecta a los enfoques doctrinarios, se  pueden mencionar la concepción indicada y la concepción imperativa de la  planificación. Los enfoques teóricos multidisciplinarios que se utilizan en las investigaciones diagnósticas constituyen, también, desarrollos que han enriquecido la teoría de la planificación. La planificación indicativa es el enfoque utilizado por los gobiernos democráticos. La planificación imperativa es la que estuvo aplicándose en los países socialistas hasta 1989, año en que comienza la disolución de los dichos regímenes en la ex Unión Soviética en los países socialistas de la Europa del Este. Plantea así mismo, que la planificación militar es también un caso de  planificación obligante que no puede ser destacada o desobedecida so pena de sanciones severas. Por su parte, en lo referente a enfoques metodológicos, hoy se trabaja

con

metodologías

normativas,

estratégico-corporativas,

estratégico-

situacionales y otras. Esta etapa del proceso administrativo, que es la planificación, se ha convertido, a su vez, en un proceso complejo en que, según los diversos enfoques,  puede distinguir también, una secuencia lógica y cronológica de etapas, que se integran y se retroalimentan.

1.1. Las Fases del Proceso de Planificación Según Muñoz (1981), distingue las siguientes fases o momentos: 1.  La diagnosis o diagnóstico 2.  La prognosis o pronóstico 3.  La formulación del plan. 4.  La discusión y aprobación del plan. 5.  La implementación y la ejecución del plan. 6.  El control (de la ejecución) del plan. 7.  La evaluación (de la ejecución) del plan.

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La diagnosis o diagnóstico. En planificación, el diagnóstico es la fase en que investiga un sistema en un momento del tiempo (el presente) y en un período retrospectivo inmediato al  presente. Su propósito es identificar los problemas, deficiencias e insuficiencias del sistema y la evolución de ellos en el tiempo, así como los factores determinantes o causas de los problemas. La investigación diagnóstica en administración, se realiza a través de “indicadores” que equivalen a los signos y síntomas de las enfermedades.

Los indicadores son, en sí, variables. Considera Moyer (1989), que: Dentro de ciertos rangos de variación los indicadores expresan normalidad. Dentro de otros rangos indican problemas, anomalías, deficiencias, entre otros. Un indicador puede ser el nivel de una variable, la estructura de una variable, la dinámica de una variable o el cruce de dos variables, Ejemplo: riegos diarios por cultivo, cantidad de  biofertilizante por cultivo, entre otros. Los “indicadores evitan las apreciaciones subjetivas y hacen posible un conocimiento más objetivo de las deficiencias o problemas y permiten que el sistema pueda ser comparado en situaciones distintas en el tiempo, o comparado con otros sistemas de igual naturaleza. (p. 213)

La prognosis o pronóstico. Plantea Moyer (ibíd., p. 219), que es la fase en que se busca prever o anticipar la evolución espontánea, futura probable del sistema y, en especial, de los problemas detectados a través de los indicadores de la diagnosis. El objetivo de esta fase, es saber si la evolución espontánea del sistema, llevará a que los problemas  permanezcan estacionarios, mejoren o empeoren. La prognosis permite clasificar los  problemas y establecer prioridades. Así, los que tendrán primera prioridad serán los que además de su envergadura y consecuencia negativas-evidencien una tendencia a empeorar.

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El Diagnóstico y prognosis son fases de carácter predominantemente científico-técnico.

La formulación del plan. Según Izurreta (1997), en esta fase se dan 3 momentos muy importantes. El  primero, es el de la fijación o formulación formula ción de los objetivos y metas para que funcione el sistema; el segundo, es el de la descripción de las actividades y tareas que se van a realizar en el sistema para lograr los objetivos y metas, el tercero, es el de la cuantificación de los recursos humanos, materiales y financieros que serán necesarios  para desarrollar las actividades y tareas y lograr los objetivos y metas. Para el autor, objetivo es un resultado buscado. Meta es un objetivo que se  puede cuantificar y se cuantifica para un período de tiempo determinado (Ejemplo: vacunar 5000 vacunos de 1 año, en un mes). La fuente de los objetivos y metas es tanto, el diagnóstico como la teleología o finalidad del sistema. Los objetivos y metas, en tanto resultados esperados, deben formularse o definirse con mucha  precisión y rigor porque después, en el control y evaluación del plan, deberán ser comparados con los resultados reales y concretos. En la formulación de metas se recurre muy a menudo a las variables que en el diagnóstico se usaron como indicadores. En este caso, a esos indicadores se les fijan ciertos valores, mediante un  proceso iterativo y se transforman en metas a lograr, en plazos predeterminados. Por su parte, en el plan, las actividades y tareas se organizan en calendarios y cronogramas del tipo de las Cartas Gantt y los recursos financieros en presupuestos de ingresos y gastos. La formulación del plan es una fase de naturaleza predominante técnico –  administrativa.  administrativa.

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La discusión y aprobación. Refiere Chiavenato (ob. cit.), que una vez formulado el plan, es necesario  presentarlo a la comunidad para su conocimiento, discusión y aprobación. Esta fase tiene que darse como un análisis conjunto entre los autores del plan, la gerencia y la comunidad, expresándose ésta última a ttravés ravés de sus representantes. Es la fase  política y administrativa de la planeación. Este plan puede ser aprobado con o sin modificaciones. Más frecuentemente suele ser modificado en forma parcial, en esta fase.

La implementación y ejecución del plan.

Es la fase en que se organizan los recursos, materiales y financieros, necesarios para operar el plan aprobado y en la que éste comienza a ser ejecutado.

El control (de la ejecución) del plan. Refiere Matus (2003), que es la fase en que se registran los resultados  parciales de la ejecución del plan, contrastando los resultados obtenidos en la realidad con los que esperaba alcanzar. El propósito del control es fundamentalmente correctivo. Se trata, si es necesario, de redefinir objetivos y metas, corregir defectos de implementación para la ejecución de las actividades, introducir modificaciones en las asignaciones de recursos, entre otras. Los valores de los resultados pueden ser iguales a los valores de las metas, en cuyo caso, la ejecución del plan ha sido exitosa. Los resultados pueden estar por debajo de las metas, lo que amerita reajustes en los objetivos y metas.

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La Evaluación (de la ejecución) del Plan. Matus (ob. cit.), estima que es la fase complementaria del control en la que se analizan e interpretan los resultados finales, el grado de logro de los objetivos y metas y si estos no se cumplieron, se analizan las causas o factores que obstaculizaron ese cumplimiento. Este análisis de las causas es indispensable para introducir cambios, reformular objetivos, metas y actividades, para reasignar recursos y, en fin, para repetir el proceso de la planificación. La participación de la comunidad en el Proceso de la Planificación no es una etapa o fase. Refiere el autor, que: Es un proceso paralelo que debe iniciarse en la elaboración del Diagnóstico y proseguir a lo largo de todas las restantes fases. Cada vez se le asigna más importancia a este proceso. Su importancia es doble. Por una parte, le confiere legitimidad a la planificación y a los planes  porque ya no son vistos como producto de un grupo tecnocrático que impone un punto de vista. Por otra, le confiere un grado de factibilidad y la vialidad mucho mayor para la ejecución, por que el plan se considera como una propiedad del colectivo o de la comunidad que contribuyó a plasmarlo. (p. 238)

Clasificación de los planes.

Para Castillo (1992), los planes se pueden clasificar según diversos criterios, tales como el grado de cobertura, el alcance temporal, el carácter del horizonte temporal, el grado de detalle de las actividades y calendarios de los planes, entre otros. De acuerdo con el grado de cobertura de planes se clasifican en:

a)  Planes globales b)  Planes regionales  

c) Planes sectoriales 7

 

d)  Planes institucionales e)  Planes funcionales. a.  Los planes globales: se caracterizan porque cubren todos los sectores económicos, sociales y culturales del país. Por lo general, están integrados por Planes Regionales y por Planes Sectoriales. El IX Plan de la Nación, es en Venezuela, un Plan global.

b.  Los planes regionales: se caracterizan porque cubren todas las actividades económicas, sociales y culturales de una región geoeconómica del país. El Plan Estratégico para el desarrollo de la Región de los Andes o para el desarrollo del Estado Cojedes son de planes regionales.

c.  Los planes sectoriales: son los que cubren un área determinada o sector de actividades económicas, sociales o culturales del país. Por ejemplo, el plan del sector salud, el plan del sector educación, el plan del sector industria. el plan del sector agropecuario, entre otros.

d.  Los planes institucionales: son los que buscan el desarrollo de una institución por ejemplo: una universidad, una industria, entre otros.

e.  Los planes funcionales: son los que cubren un área de actividad específica dentro de una institución. Ejemplo: plan para el desarrollo de la docencia, plan para el desarrollo de la investigación, plan para el desarrollo de la extensión dentro de una universidad, entre otros. De acuerdo con el alcance temporal, los planes pueden ser:

a)  Los planes anuales son de corto plazo, se denominan también planes tácticos o planes operativos anuales. Los Planes Operativos Anuales constituyen la  base en que deben descansar los pplanes lanes de mediano y largo plazo. Los planes de corto  plazo tienen una duración d 1 a 3 años.

b) Los Planes mediano plazo duran 4 a 6 años. c)  Los Planes de largo plazo duran 7 y más años.

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Por lo general, los planes de mediano plazo y largo plazo son planes de desarrollo y aún de transformación de un sistema. También suelen llamarse planes estratégicos. El desarrollo de un sistema no puede darse en un año. Este concepto incluye tres connotaciones en planificación. Estas son: (i) La ampliación cuantitativa de las funciones y actividades del sistema; (ii) La diversificación de actividades, de objetivos, entre otros, del sistema, y; (iii) El mejoramiento cualitativo del funcionamiento del sistema. De acuerdo con el carácter del horizonte temporal, los planes pueden ser:

a)  Los planes de horizonte fijo: son planes, por lo general, de mediano plazo, los que al ser ejecutados y evaluados, son sustituidos por otro plan, Ejemplo: al VIII Plan de la Nación Nación le sucede el IIX X Plan de la N Nación, ación, en Venezuela.

b) Los planes de horizonte movible: Son planes de mediano plazo a los cuales todos los años se le agrega un nuevo año y un nuevo plan; en teoría pueden no concluir nunca y es una manera de repetir o iterar el proceso. De acuerdo con el grado de detalle de las actividades y calendarios, los planes  pueden ser:

a)  Los planes maestros: describen con gran detalle las actividades y recursos utilizados en el plan y los plazos-calendarios para cumplir los mismos.

b) Los planes de políticas: se caracterizan porque se describen de una manera muy general de actividades y recursos utilizados en el plan, así como los plazos calendarios. Son más flexibles y más fáciles o factibles de cumplir.

Estructuración de los planes. Plantea Castillo (ob. cit.), que los planes, por lo general, son una concreción más exacta de una política. La política podría describirse como el conjunto de las directrices y orientaciones más generales que guían el funcionamiento del sistema. En 9

 

este sentido, la Política constituye un marco de referencia para la planificación y para los planes de desarrollo. Por su parte, los planes se estructuran en programas y los  programas en proyectos específicos. El programa es un área de actividades de un  plan, que tiene objetivos, metas, actividades y recursos también específicos. El  proyecto: es un área de actividades dentro de un programa.

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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Castillo, L. (1992). El PES. En síntesis. Revista de planificación estratégica. Caracas: Editorial Fundación Altadir. Chiavenato, I. (2000). Introducción a la teoría general de la administración. México: Mc Graw Hill. Izurreta, F. (1997). En qué consiste el proceso de planificación estratégica. Caracas: UCV. Koontz, O. (1972). Curso de administración moderna (3ª, Ed.). México: Mc Graw Hill. Matus, C. (2003). Política, planificación y gobierno. Caracas: Editores Miguel Ángel García e Hijos. Melinkoff, V. (1990). Los procesos administrativos. Caracas: Panapo. Moyer, H. (1989). Planificación estratégica situacional. Maracaibo: LUZ. Muñoz, L. (1981). Notas de planificación. Mérida: ULA.

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