Fase de Seguimiento

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Área Auditoría

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Contenido Seguimiento de las recomendaciones

INFORME ESPECIAL

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Seguimiento de las recomendaciones

   l   a    i   c   e   p   s    E   e   m   r   o    f   n    I

Ficha Técnica Autor

:

C.P.C.C. José Luis García Quispe

Título

:

Seguimiento de las recomendaciones

C

Promover la actividad de control a efectos de lograr una alta eficacia de la auditoría.

D

Retroalimentar el proceso continuo del control interno de la entidad.

E

Constatar la efectividad de las decisiones adoptadas por la autoridad de la entidad para corregi corregirr los problemas señalados por el auditor.

Fuente : Actualidad Empresarial Nº 264 - Primera Quincena de Octubre 2012

1. Introducción Es necesario que dentro del Plan Anual de Auditoría, se incluya proyectos que permitan llevar a cabo una evaluación continua, metódica y detallada, relacionada al seguimiento de d e las recomendaciones formuladas en el desarrollo de la auditoría interna, esto muy independiente de los operativos específicos que hayan sido requeridos, para ello, deberán programarse las dependencias a auditar el mismo que será en función del sistema de control interno interno y nivel de riesgo inherente que se determine del análisis de la información. En relación con lo expuesto, en esta oportunidad, un seguimiento de las recomendaciones comprende dos aspectos siendo los siguientes:

 Aspectos

Procedimientos del seguimiento de Procedimientos las recomendacio recomendaciones. nes.

Guía de la fase de seguimiento de las recomendaciones.

2. Objetivos y oportunidad del seguimiento El objetivo de toda auditoría integral, es lograr que las recomendaciones incluidas en el informe sean implantadas. Esto dará como resultado mejoras en los niveles de eficacia, eficiencia y economía en la gestión del auditado y un fortalecimiento de su sistema de control interno.

Adicionalmente, podrá aprovecharse la oportunidad para efec tuar una prueba global de ingre ingresos sos y egre egresos sos del auditad auditado o al momento de efectuarse el seguimiento.

3. Elaborar el planeamiento del operativo de seguimiento El planeamiento para la ejecución del seguimiento de las recomendaciones deberá contemplar e indicar, lo siguiente:

Objetivos

El momento para efectuar el seguimiento y el periodo de tiempo que ha tenido el ente auditado para aplicar dichas acciones. Objetivos y alcance del seguimiento (debe priorizarse la verificación de implantación de aquellas recomendaciones que, a  juicio del del auditor, mayor impacto positivo positivo produciría producirí a en el sistema de control interno y/o en el grado de eficiencia en la gestión del auditado). Metodología general de revisión que será aplicada.

Respecto de los objetivos, estos comprenden lo siguiente: Criterios que se aplicaron para efectuar la evaluación.

N° 264

 A

Verificar el grado de cumplimiento de las acciones correctivas sobre las recomendaciones u observaciones.

Tiempo necesario para llevar a cabo el operativo.

B

Evaluar el impacto de la recomendación implan tada en la remediación remediación de la observación que le dio origen.

Variables e indicadores de gestión que deben ser tomados en cuenta, para corroborar la mejora en la gestión de la entidad como consecuencia de aquellas recomendaciones recomendaci ones implantadas.

Primera Quincena - Octubre 2012

Actualidad Empresarial

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 Informe Especial

4. Etapas en ejecución de la auditoría de seguimiento de las recomendaciones Las etapas son cuatro (4), las que se aprecian a continuación y que luego pasaremos a revisar la descripción de cada una de ellas:

Etapas

1. Control de implantación de las recomendaciones.

2. Verificación.

3. Prueba global.

Estructura del informe de seguimiento de recomendaciones Destinatario: -

Autoridad superior de la entidad auditada

-

Sr. Director  Objetivo del examen: Verificar el grado de regularización, enmienda o  subsanación de las deficiencias que originarán las observaciones de informes  anteriores y la implantación de las recomendaciones efectuadas.

 Alcance del examen: Debe dejarse constancia que el examen realizado implicó verificar exclusivamente los aspectos relacionados con las deficiencias detectadas oportunamente, las cuales originaron las observaciones  y recomendaciones contenidas en los informes de auditoría (se deberá individualizar el informe a que se refiere). El mismo ha sido realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Interna de la ………… (entidad)….., habiendo practicado los siguientes  procedimientos:  a)

............

b) ............. 4. Confección del informe de seguimiento de las medidas correctivas y las recomendaciones.

c)

.............

Por cada recomendación deberá puntualizarse: Deficiencia detectada: (reproducción

de los aspectos significativos de la deficiencia detectada en ocasión del examen anterior). Recomendación realizada: (reproducción de la recomendación). Situación actual:...................................

a) Control de implantación de las recomendaciones • Verificar si los responsables directos han tomado conocimiento de las recomendaciones efectuadas en los informes de auditoría. • Si así fuera, se comprobará que se hubieren adoptado las correspondientes medidas correctivas, caso contrario, requerirá a los responsables directos el o los motivos por los cuales no se han implantado. b) Verificación. De acuerdo al resultado de la etapa anterior se ejecutarán las actividades necesarias para verificar la implantación de las recomendaciones efectuadas y se evaluará la efectividad que la misma produjo en la remediación de la observación oportunamente efectuada. Cabe destacar que la verificación debiera hacerse sobre el 100 % de las recomendaciones efectuadas en los informes de auditoría anteriores, no obstante, si esto demandara mucho tiempo en el campo se priorizarán aquellas recomendaciones que mayor beneficio produzcan al control interno y a la gestión del auditado. c) Prueba global. Es recomendable aprovechar la oportunidad de la verificación sobre la implantación de las recomendaciones para efectuar una prueba global de ingresos y egresos en la unidad o dependencia auditada. d) Confección del informe de seguimiento de las medidas correctivas y las recomendaciones. Una vez finalizada la ejecución del seguimiento, se deberá presentar un informe que incluya: • El grado de cumplimiento de las acciones correctivas. • Los logros más importantes obtenidos con las medidas adoptadas, a fin de que puedan servir de modelo para otras entidades. • Las recomendaciones que no hayan sido implantadas, de tallando por cada una de ellas. - Las causas que aduce el auditado como justificación de la falta de implantación. En caso que la recomendación estuviera parcialmente implantada, se hará una lista de las acciones pendientes y se explicarán los motivos por los que no fueron cumplidas. - El impacto conjunto que ocasiona la falta de su implemen tación. - Un detalle del “plan de acción” que deberá ejecutar el organismo auditado para regularizar la situación relevada. V 2

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Instituto Pacífico

Opinión:  regularizada parcialmente – no regularizada – regularizada; lo que corresponda. Comentarios:  se expondrá una breve explicación de los motivos que  sustentan la opinión. Nueva recomendación: (si corresponde). Opinión del auditor:  se describirá el porcentaje de observaciones remediadas a través de la implantación de las recomendaciones efectuadas  por el auditado. Lugar y fecha de emisión del informe: .........................

5. Guía de la fase de seguimiento de las recomendaciones Objetivos • Contribuir al planeamiento de futuras auditorías. • Planificar el seguimiento, para verificar el grado de cumplimiento del plan de acción correctiva, respecto de las recomendaciones efectuadas. • Contribuir a mejorar el ambiente de control de la entidad. Actividades • Planificar el operativo de seguimiento de las recomendaciones. • Ejecutar la auditoría de seguimiento de las recomendaciones. • Elaborar el informe sobre implantación de las medidas correctivas, que debe contener la descripción del estado de situación relevado y el detalle de nuevas recomendaciones. • Reunirse con la máxima autoridad de la entidad para consensuar el estado de situación relevado respecto de la implantación de las recomendaciones. • Elaborar el informe definitivo de seguimiento. • Controlar la calidad definitiva con el auditor general adjunto o con el auditor general. • Actualizar el archivo permanente de la unidad académica o dependencia. Resultados del operativo • Programa de trabajo de la etapa de seguimiento, que comprenda, objetivos y alcance de la revisión. • Conocer las acciones correctivas emprendidas por el auditado, para mejorar el grado de cumplimiento de sus objetivos y metas. • Obtener el informe de seguimiento. • Mantener actualizado el archivo permanente. N° 264

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