Fase 2

 

Fase 2: REVISIÓN DE LA LEGISLACIÓN, PROCEDIMIENTOS Y NORMATIVAS Esta Fase se basa en los resultados de la l a Fase I de Estudio Preliminar. EMPRESA COMERCIAL ABC PROGRAMA DE AUDITORIA  – FASE II EVALUACIÓN DE LA LEGISLACIÓN, PROCEDIMIENTOS Y NORMATIVAS DEL ÁREA DE TESORERÍA

AUDITORES RESPONSABLES:  TIEMPO TOTAL PREVISTO: 3 Meses 01/05/2013 

FECHA DE INICIO: EJE.  TOTAL . REF P/T  POR  HORA S 

OBJETIVO Y PROCEDIMIENTOS  1. OBJETIVO    Determinar si la función y organización del área, directiva y normativa son las adecuadas para el desempeño del Departamento de Tesorería.   Determinar y tener claridad sobre la normativa externa e interna y las políticas y procedimientos generales del Departamento de Tesorería.   Determinar la vigencia y actualización de las directivas, normativas y legislación y demás aspectos de importancia, relativos al ente auditado 

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2. PROCEDIMIENTOS  2.0 Solicitar el Manual de Organización y funciones, Legislación, Normativas internas y externas, políticas y normas al Departamento de Tesorería.

2.1 Analizar las normas internas y externas de tesorería, y el Manual de organización y funciones elaboradas por la directiva encargada del área, y determinar su cumplimiento. 2.2 Analizar la información sobre antecedentes del Sistema de tesorería, planificación estratégica del área auditada y determinar con claridad:  a.  Por qué y para qué se creó el Departamento de tesoreria

(Misión y Visión).  b.  Si los objetivos iniciales del área han sido modificados desde su creación hasta la fecha de inicio de la auditoría. 

2.3 Analizar las normas externas sobre el marco legal del área, establecer y relacionar con precisión las disposiciones legales vigentes que regulan las operaciones y actividades, indicando los aspectos que regulan o reglamentan. 2.4 Analizar la organización del área auditada y si existe separación de funciones para establecer con claridad la organización formal y real, las principales delegaciones de autoridad y asignación de responsabilidades a las diversas sub-áreas que integran el Sistema de Tesorería. 2.6 Establecer las generalidades del sistema de control interno y externo. En cuanto al control externo indicar si la entidad contrató con una firma privada de contadores públicos, en el año anterior y en el año actual, servicios de auditoría externa a la misma Área y cuáles fueron los resultados. FECHA DE FINALIZACIÓN: 30/07/2013  REVISADO: VANESSA TOLEDO

FECHA: 03/06/2013 

 

  NORMATIVAS

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  Normas Externas

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- Ley 28194 - LEY DE BANCARIZACIÓN (Art. 3, 4 y 5) Las normas de Bancarización exigen que todo pago de sumas de dinero a partir de S/. 3,500 ó USD 1,000 deba ser realizado utilizando medios de pago como depósitos en cuentas, giros, transferencias de fondos, cheques no negociables, entre otros. - Ley Nº 27287.- LEY DE TÍTULOS VALORES Esta Ley esclarece que los Títulos Valores son documentos necesarios para legalizar el ejercicio del derecho patrimonial que se incorpora en estos debido a que logran ser de contenido crediticio, corporativo o de participación y de tradición o representativo de mercancías, por lo cual tiene que conllevar ciertos requisitos específicos según el tipo y características propias de este. (Pagares, ch/., bonos, letras de cambio u otros) - REGLAMENTO DE COMPROBANTES DE PAGO - RESOLUCIÓN DE SUPERINTENDENCIA SUPERINTENDEN CIA Nº 007-99/SUNAT Este reglamento establece que comprobante de pago es un documento que acredita la transferencia de bienes, la entrega en uso, o la prestación de servicios. Y que sólo se consideran comprobantes de pago los que cumplan con todas las características y requisitos mínimos establecidos.    Normas internas

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- MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF)

En el Título IV  – SISTEMA DE TESORERÍA 1.- CAR GO: TESORERO  SUB-ÁREAS: INGRESOS Y EGRESOS / GIRO DE CHEQUES  a) Función Princ ipal del Cargo: 

1)

Desarrollar las actividades y registros del Sistema de Tesorería, informando sobre los ingresos y egresos y manteniendo la documentación sustentatoria que la respalde.

b) Func ion es Esp ecífic as del Carg o: 

1) 2) 3)

4) 5)

Informar al Área de Contabilidad sobre los ingresos y egresos. Ser responsable del manejo de fondos e informar sobre los saldos de las Cuentas. Levantar arqueos sorpresivos de Caja, consignando su conformidad o disconformidad. Revisar y visar los documentos sustentatorios antes de efectuar el giro. Supervisar, coordinar y conducir las actividades de control de ingresos y egresos

financieros. Coordinar con la Gerencia General la implementación de Normas y Procedimientos de Tesorería. 7) Llevar el control de las Cartas Fianza 8) Elaborar informes técnicos, directivas y otros documentos normativos relacionados con el Departamento de Tesorería. 9) Cumplir otras funciones que le asigne el Gerente Financiero. 10) Desarrollar el control previo de la documentación contable, antes del compromiso y giro, dando conformidad a través de su visación o devolviendo a las dependencias o a los rindentes, la documentación no sustentada o con errores, e informando a la Gerencia sobre el proceso de control efectuado. 11) Coordinar, controlar y evaluar el cumplimiento de los objetivos, funciones, actividades y metas del área informando mensualmente su desempeño y las medidas correctivas que correspondan. 12) Coordinar y verificar periódicamente, el mantenimiento actualizado del Software donde se registra los documentos, elaborando una copia de seguridad Semanal. 6)

13) los plazos establecidos y preveer los fondos para los los pagosa de 14) Cumplir Informar con mensualmente sobre las rendiciones pendientes, de acuerdo lastributos. normas y directivas vigentes. 1) Revisar los documentos sustentatorios antes de efectuar el giro. 2) Confeccionar los los cheques previa aprobación de la jefatura debiendo indicarse la afectación contable respectiva.

 

3) 4) 5) 6)

Confeccionar las cartas órdenes para el pago de haberes, haberes, bienes y servicios. Verificar que los comprobantes de pago tengan la firma de recibí conforme, indicando el nombre completo de quien recibe el cheque, DNI, en caso de ser  recepcionado por una entidad deberá contar con el sello respectivo. Controlar las firmas de las las planillas planillas de pago informando las novedades novedades que hubiere. Mantener al día el registro de control, de cheques y no recibir información que no cumplan con los requisitos antes mencionados.

c) Lín eas d e aut or id ad:  o

El Tesorero de Ingresos y Egresos depende jerárquicamente del Gerente Financiero.

d) Requis itos mínim os del c argo:  o o o

Título de Contador P.C., Administrador, Economista, o carrera afín. Capacitación especializada en el área. Experiencia mínima de tres años en actividades especializadas.

2.- CARGO: CAJERO SUB-ÁREA: FONDO FIJO FIJO DE CA JA CHICA  

a )  ) Fu n c i ón Pr i n c i p al d el C ar g o   1) Ejecución de actividades de manejo del fondo fijo para pagos en efectivo y caja. b) Func ion es Esp ecífic as del Carg o: 

1)

2)

3) 4) 5)

Responsable del manejo del fondo para pagos en efectivo, efectivo, realizando la Rendición de Cuentas mensuales. Mantener en caja de seguridad el dinero en efectivo recaudado y/o habilitado por  diferentes conceptos, así como los cheques en blanco, cartas fianzas y todo documento valorado, en coordinación con el Tesorero.

Recepcionar, Recaudados controlar y entregar la la documentación correspondiente a los recursos Directamente a Contabilidad. Informar la relación relación de los cheques con vigencia vigencia mayor de un mes para su anulación. Verificar previamente previamente al pago, que los comprobantes de pago cuenten con los documentos de órdenes de compra y servicio original y copias debidamente confeccionadas y firmadas por el jefe de almacén, así como la Guía de remisión y acta de conformidad.

c) Lín eas d e aut or id ad:  o

El Cajero depende del Tesorero.

d) Requis itos mínim os del c argo:  o

o

Estudios universitarios o estudios en Instituto Superior que incluyan materias relacionadas con la especialidad. Experiencia en labores de caja.

 

 

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POLÍTICAS Y NORMAS GENERALES DE TESORERÍA

DIRECTIVA N° 01-2013 POLÍTICAS Y NORMAS DEL SISTEMA DE TESORERÍA Principios del Departamento de Tesorería a) Transparencia Los servidores encargados de ejecutar las operaciones operaciones previstas en el reglamento deben velar velar porque los mismos se se efectúen en el marco de las leyes en vigencia.

b) Oportunidad La ejecución de los actos actos previstos en este reglamento d deberá eberá ser realizada con la oportunidad debida.

c) Ética Funcionaria Los servidores deben velar por que su comportamiento esté enmarcado en tos valores de ética, honestidad, imparcialidad y responsabilidad

Políticas Y Normas Del Departamento De Tesorería 1. Los Colaborado Colaboradores res del área no deben tener vín vínculo culo familiar, hasta de tercer tercer grado de consanguinidad. 2. Todos los Compro Comprobantes bantes de Ingreso Ingresoss y Gastos deben guardar el Orden Cro Cronológico nológico y Numérico. 3. Mantener en fondo fijo d e la empr esa un aprox imado de S/. S/. 1500. 1500.00 00 para para gastos  m enores de la e emp mp resa.

4. Todos los Comprobantes que se emitan de Ingresos y Gastos, deben indicar: La fecha, el número de Recibo, Concepto, Nombre de la persona que recibe e importe Total. 5. Mantener al día el registro de Ingresos, cuid cuidando ando el Orden Cronológico Cronológico (por fechas) y numeración. 6. Los Gastos que se realicen deb deben en estar incluidos en el Presupuesto Presupuesto de cada área aprobado por la Alta Dirección. 7. Los dineros que se entreguen a Rend Rendir ir cuenta, sólo pueden ser Autorizados Autorizados por el Gerente General, Gerente Financiero y Tesorero, en ese Orden de prioridad, antes de entregar cualquier importe. Salvo que se trate de suma Urgencia debidamente justificada con documentos probatorios, podrá obviarse este punto. 8. Las entregas a rend rendir ir cuenta se efectuaran efectuaran median mediante te la emisión de un recibo de Ca Caja ja pre numerado, consignando los datos de DNI, firma y nombre completo. Asimismo, deben de ser rendidas en un plazo máximo de 48 horas, caso contrario se descontará a la persona que lo recibió o entregó. 9. Los Recibos de Ingreso Ingresoss y Gastos Anulados deben archiv archivarse arse cronológica cronológicamente mente con todas sus copias, conjuntamente con los demás comprobantes, llevando la palabra  ANULADO o el sello restrictivo anulado, no es necesario indicar el motivo por el cual fue anulado. 10. Recibir y custodiar los títulos y valores pertenecientes a la Empresa y de aquellos entregados a éste en calidad de garantía o depósito. 11. Controlar la totalidad de cuentas bancarias manejadas por la Empresa  Asistir y preparar informes periódicos requeridos para el control de rendiciones de 12. Asistir cuentas.  13. El tesorero deberá custodiar los documentos, fondos, valores, cartas-fianza y otros en una caja de seguridad con clave e implementar implementar medidas de seguridad seguridad adecuadas en un lugar rodeado de condiciones que impidan su sustracción, o deterioro del dinero en efectivo,

 

14. Los ingresos que por todo concepto perciba la Entidad deben ser depositados en cuentas bancarias nominativas en forma inmediata e intacta.( dentro de las 24 horas, debiendo en todo momento observar los procedimientos de seguridad para el traslado del efectivo, cheques y otros valores) 15. EI documento sustentatorio para la apertura del Fondo para Pagos en Efectivo es la Resolución de la Gerencia General, 0 de quien haga sus veces, en la que se señale la dependencia a la que se asigna el fondo, el responsable único de su administración, los responsables a quienes se encomienda el manejo de parte de dicho fondo, el monto total del fondo el monto máximo para cada adquisición y los procedimientos y plazos para la rendición de cuentas debidamente documentada, entre otros aspectos. 16. Debe evitarse en lo posible recibir ingresos mayores a S/.2000.00 directamente en efectivo, con el objeto de evitar ev itar los riesgos inherentes a su uso.

Contar con un seguro de Fondo de Deposito vigente, que cubra los robos o 17. Contar siniestros que puedan acontecer, bajo responsabilidad del Gerente Financiero. (si pasara alguna contingencia se debería de cobrar por cuotas al responsables(s) 18.  Debe practicarse arqueos sorpresivos y frecuentes (con una frecuencia mensual) sobre la totalidad de fondos y valores bajo custodia para garantizar su integridad y disponibilidad efectiva, a fin de determinar su existencia física, al igual que su concordancia con los saldos contables.

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Todo el efectivo y valores debe contarse a la vez y en presencia del servidor responsable de su custodia, debiendo obtenerse su firma como prueba que el arqueo se realizó en su presencia y que le fueron devueltos en su totalidad Un arqueo conlleva la formulación de un acta que evidencie la situación objetiva encontrada durante el conteo, así como las expresiones de conformidad o disconformidad expresada por los responsables de los fondos o valores y, por los funcionarios que intervienen en el arqueo. Si durante el arqueo de fondos o valores se detecte cualquier situación de carácter irregular, ésta debe ser comunicada inmediatamente a la gerencia o a quien haga sus veces y, a la Oficina de Auditoría Interna, para la adopción de las medidas correctivas que el caso amerite. Son funcionarios competentes para efectuar arqueos: el jefe de tesorería, el contador, el administrador, el auditor interno, y cualquier otro que sea designado por la superioridad. El resultado del arqueo debe ser informado a los niveles superiores correspondientes.

19. Los comprobantes de pago tramitados y cancelados, obligatoriamente deberán llevar un sello de PAGADO. EL sello restrictivo de PAGADO, permite inutilizar los comprobantes y documentos pagados, debiendo consignar además el número del cheque girado, número de cuenta corriente y entidad bancaria y, la fecha del pago. Una vez agotado el trámite del pago, los documentos de gasto debidamente sustentados deben ser marcados con el sello restrictivo, que indique en forma visible su condición de documento pagado, procediéndose luego a entregarlo a Contabilidad para su archivo correspondiente. 20. Debe haber Separación de funciones, una misma persona no puede tener el control y

registro del activo financiero, bajo responsabilidad del Gerente Financiero.   21. Es indispensable hacer control diario a la posición bancaria, mediante consulta de saldos y movimientos, asegurando el ingreso y el cumplimiento de las obligaciones adquiridas.