Fail Meja 2. PDF

FAIL MEJA Nama

:

Norfazila Bt Abdul Latif Lee

Jawatan :

Pembantu Tadbir (P/O) N17

Tarikh Kuatkuasa

:

25 Januari 2011

KEMENTERIAN PERUMAHAN DAN KERAJAAN TEMPATAN BAHAGIAN UNDANG-UNDANG Aras 19, No. 51, Persiaran Perdana, Presint 4, 62100 Putrajaya No. Tel : 03-8891 03-88 91 5140 No. Faks : 03-8891 3195 E-Mail : www.kpkt.gov.my

MAKLUMA MAKLUM AT PEGAWAI PEGAWAI

NAMA

:

NORFAZILA BINTI ABDUL LATIF LEE

JAWATAN H AKIKI

:

PEMBANTU TADBIR (P/O)

GRED JAWATAN

:

N17

BAH AGIAN

:

BAH AGIAN UNDANG-UND ANG

TARIKH MEMEGANG JAWATAN

:

25 JANU ARI 2011

TARIKH PENEMPATAN

:

25 JANU ARI 2011

•

Maklumat pegawai ini perlu dikemaskinikan setiap kali pertukaran pegawai berlaku.

ARAHAN

1. Fail meja mengandungi maklumat-maklumat serta atur cara bagi tiap-tiap tugas yang dijalankan oleh sesuatu jawatan. 2. Maklumat-maklumat Maklumat-makluma t yang yang perlu ada di dalam fail meja ini adalah :2.1. 2.1. 2.2. 2.2. 2.3. 2.3. 2.4. 2.5 2.5

2.6. 2.6. 2.7. 2.8. 2.8. 2.9.

Matl Matlam amat at dan dan Obj Objek ekti tiff Keme Kement nter eria ian n Matl Matlam amat at dan dan Obj Objek ekti tiff Bah Bahag agia ian n Carta Carta Organ Organisa isasi si Keme Kement nteri erian an & Pia Piagam gam Pela Pelangg nggan an Carta Carta Organ Organisas isasii Bahag Bahagian ian & Piagam Piagam Pelan Pelangga ggan n (kedu (keduduka dukan n pegaw pegawai) ai) Sena Senara raii tug tugas/ as/ kuas kuasa/ a/ hubung hubungan an deng dengan an pegaw pegawai ai ( i) Proses Kerja (ii) Carta Aliran Ke Kerja (iii) Senarai Semak (iv) (iv) Senar Senarai ai Unda Undangng-Un Unda dang ng dan dan Per Perund undang angan an Subsi Subsidi diari ari Sena Senara raii Jaw Jawata atanku nkuas asa a yang yang di angg anggota otaii Norma Kerja Form Format at Sena Senara raii Tugas ugas Hari Harian an Senarai Tugas SKT

3. Fail meja ini bukannya hak pegawai sendiri, tetapi ada kaitan dengan jawatannya. Oleh itu fail ini mesti diletakkan di atas meja. Pada masa pertukaran, fail ini hendaklah diserahkan kepada Ketua Bahagian/ Ketua Pembantu Tadbir. 4. Ketua Bahagian/ Ketua Pembantu Tadbir hendaklah memastikan bahawa fail ini dikaji semula dan dikemaskini:4.1. 4.1. 4.2. 4.2.

Seti Setiap ap dua dua (2) (2) tahu tahun n sek sekal ali: i:-Apab Apabil ila a pertu pertuka kara ran n pega pegawa waii berla berlaku ku

5. Catitan hendaklah dibuat di atas grid yang disediakan disebalik fail ini.

KANDUNGAN •

• •

•

•

•

• •

•

•

•

• •

•

•

•

•

•

•

•

•

•

• •

•

•

•

Matlamat dan Objektif Kementerian Visi dan Misi Kementerian Piagam Pelanggan Kementerian Matlamat dan Objektif Bahagian Visi dan Misi Bahagian Piagam Pelanggan Bahagian Carta Organisasi Kementerian Carta Organisasi Bahagian Carta Organisasi Individu Maklumat Pegawai Senarai Tugas Senarai Tugas, Kuasa dan Hubungan pegawai dengan pegawai lain Proses Kerja Bagi Tugas Membuka Fail Sulit, Sul it, Fail Terbuka Dan Sampul Kecil Carta Aliran Bagi Tugas Membuka Fail Sulit, Fail Terbuka Dan Sampul Kecil Senarai Semak Bagi Tugas Membuka Fail Sulit, Terbuka Dan Sampul Kecil Proses Kerja Bagi Merekod Pergerakan Fail Keluar / Masuk Di Dalam Buku Pergerakan Carta Aliran Bagi Tugas Merekod Pergerakan Fail Keluar / Masuk Di Dalam Buku Pergerakan Senarai Semak Bagi Tugas Merekod Pergerakan Fail Keluar / Masuk Di Dalam Buku Pergerakan Proses Kerja Bagi Tugas Memasukkan Surat-Surat Masuk / Keluar Di Dalam Fail Selepas Tindakan Carta Aliran Bagi Tugas Memasukkan Surat-Surat Masuk / Keluar Di Dalam Fail Selepas Tindakan Senarai Semak Bagi Tugas Memasukkan Surat-Surat Masuk / Keluar Di Dalam Fail Selepas Tindakan Proses Kerja Bagi Tugas Menyusun Fail-Fail Mengikut Kod Carta Aliran Bagi Tugas Menyusun Fail-Fail Mengikut Kod Senarai Semak Bagi Tugas Menyusun Fail-Fail Mengikut Kod Proses Kerja Bagi Tugas Mengemaskini Maklumat Kursus Bagi Pegawai / Staff  Sokongan Carta Aliran Bagi Tugas Mengemaskini Maklumat Kursus Bagi Pegawai / Staff  Sokongan Senarai Semak Bagi Tugas Mengemaskini Maklumat Kursus Bagi Pegawai / Staff  Sokongan

•

• •

•

•

•

•

Proses Kerja Bagi Tugas Membuat Surat Dan Memo Carta Aliran Bagi Tugas Membuat Surat Dan Memo Senarai Tugas Bagi Tugas Tugas Membuat Surat Dan Memo Proses Kerja Bagi Tugas Pelupusan Fail Carta Aliran Bagi Tugas Pelupusan Fail Senarai Semak Bagi Tugas Pelupusan FailSenarai Undang-Undang Dan Peraturan-Peraturan Yang Diperlukan Oleh Kerani Perkhidmatan Norma Kerja Bagi tugas-Tugas tugas-Tugas Yang Dijalankan Oleh Kerani Perkhidmat an

MATLAMAT DAN OBJEKTIF KEMENTERIAN PERUMAHAN DAN KERAJAAN TEMPATAN

MATLAMAT

Bagi merealisasikan suasana kehidupan yang selesa dan sejahtera melalui pembangunan sosio-ekonomi yang seimbang bagi melahirkan masyarakat yang maju, berdisiplin dan berdaya saing. OBJEKTIF

Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan mempunyai lima objektif untuk mencapai matlamat di atas :

1.

MEWUJUDKAN dan melaksanakan perancangan yang setara untuk seluruh negara dengan memperkukuhkan dan memepergiatkan sistem fizikal, sosial, ekonomi dan alam sekitardi kawasan-kawasan bandar dan luar bandar ;

2.

memaju dan membimbi membimbing ng Pihak Pihak Berkua Berkuasa sa Tempatan empatan menyedia menyediakan kan MENGGALAK, memaju perkhidmatan bandaran yang bermutu tinggi dan juga kemudahan-kemudahan sosial, rekreasi serta peluang-peluang ekonomi yang seimbang;

3.

MEMASTIKAN kemajuan perumahan yang sempurna, selesa dan seimbang, lengkap dengan segala kemudahan sosial dan rekreasi; dan

4.

MEMASTIKAN keselamatan nyawa dan harta benda melalui perkhidmatan pencegahan dan pengawalan kebakaran dan ancaman dari bahan-bahan berbahaya, penyelamatan semasa kecemasan yang cekap dan berkesan serta peningkatan pengetahuan orang awam terhadap bahaya kebakaran dan pencegahannya.

5.

MEWUJUDKAN pembangunan landskap, taman dan rekreasi yang berkualiti secara menyeluruh di seluruh negara bagi mencapai matlamat menjadikan Malaysia negara taman.

VISI DAN MISI KEMENTERIAN PERUMAHAN DAN KERAJAAN TEMPATAN

VISI Ke arah mewujudkan persekitaran hidup yang berkualiti dan mampan bagi semua lapisan masyarakat Malaysia selaras dengan Wawasan 2020.

MISI Merancan Merancang, g, menyelar menyelaras as dan melaksa melaksanak nakan an penempa penempatan tan manusia manusia yang yang lebih lebih sempurn sempurna a melalui program-program perumahan yang lengkap, kawalan pembangunan yang seragam dengan kemudahan infrastuktur, perkhidmatan sosial dan rekreasi bagi mewujudkan golongan masyarakat yang dinamik.

PIAGAM PELANGGAN KEMENTERIAN PERUMAHAN DAN KERAJAAN TEMPATAN Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan (KPKT) dan agensinya adalah komited untuk merancang dan menyelaras petempatan manusia yang lebih sempurna lengkap dengan penyediaan kemudahan infrastruktur, perkhidmatan sosial dan rekreasi di samping mencipta pelbagai peluang ekonomi kepada semua peringkat masyarakat di Malaysia demi mencapai wawasan 2020 dengan :

1.

Mengu Menguat atkua kuasa sa dan dan mela melaks ksana anaka kan n akta akta dan dan peru perund ndan anga gan n subsi subsidia diari ri di di bawa bawahny hnya a dengan efisien seperti berikut : a. b.

c. d. e. f. g. h. I.  j.

Akta Akta Pema Pemajua juan n Per Peruma umaha han n ( Kawala Kawalan n dan dan Peles Pelesena enan n ) 1966 1966 ( Akta Akta 118 118 );  Akta bangunan bangunan Dan Dan Harta Harta Bersama Bersama (Penyelenggar (Penyelenggaraan aan Dan pengurusan) pengurusan) 2007 2007 ( Akta 663 ); Akta Kerajaan Tempatan 1976 ( Akta 171 ); Akta Jalan, Parit Dan Bangunan 1974 ( Akta 133 ); Akta Perancangan Bandar Dan Desa 1976 ( Akta 172 ); Akta Perancangan Bandar 1995 ( Akta 538 ); Akta Perkhidmatan Bomba 1988 ( Akta 341 ); Akta Pengurusan Sisa pepejal Dan Pembersihan awam 2007 ( Akta 673 ); Akta Pemberi Pinjam Wang 1951 ( akta 400 ); dan Akta Pemegang Pemegang Pajak Pajak Gadai Gadai 1972 ( Akta Akta 81 ). ).

2.

Menggubal dan melaksana dasar, strategi dan tadbir urus program berkaitan peranan dan tanggungjawab Kementerian ini sesuai dengan matlamat dasar pembangunan nasional secara berterusan, cekap dan berkesan.

3.

Menye Menyedia diaka kan n kem kemuda udaha han n per peruma umaha han n yan yang g berku berkuali aliti, ti, seles selesa a dan dan mampu mampu dimili dimiliki ki kepada masyarakat terutama golongan berpendapatan rendah di dalam persekitaran perumahan yang harmoni.

4.

Memba Membantu ntu Pihak Pihak Berku Berkuas asa a Temp Tempata atan n (PBT (PBT)) supay supaya a lebi lebih h berda berdaya ya maju maju sert serta a mewujudkan kawasan persekitaran yang mapan, selamat dan selesa ke arah meningkatkan kualiti hidup masyarakat melalui program-program pembangunan sosial dan ekonomi.

5.

Melak Melaksan sanak akan an progr program am pemba pembasmi smian an kemis kemiski kinan nan banda bandarr denga dengan n membe memberi ri perkhidmatan bantuan yang cekap dan berkesan kepada isi rumah miskin dan miskin tegar di kawasan bandar dan meningkatkan pendapatan serta mengubah sikap penerima bantuan ke arah kehidupan yang lebih baik.

6.

Memast Memastika ikan n kese keselam lamata atan n nyawa nyawa dan dan harta harta benda benda melalu melaluii perkh perkhidm idmat atan an penc pencega egaha han, n, pemadaman kebakaran dan penyelamat cekap dan berkesan di samping sentiasa meningkatkan pengetahuan dan kesedaran orang awam terhadap bahaya kebakaran dan pencegahannya.

7.

Mewuju Mewujud d dan dan memas memastik tikan an pera peranca ncanga ngan n guna guna tanah tanah unt untuk uk pemb pemban angun gunan an fizi fizikal kal yang yang mapan di kawasan bandar dan luar bandar bandar berdasarkan Akta Perancangan Bandar dan Desa, 1976 (Akta 172).

8.

Memast Memastika ikan n pemul pemuliha ihara raan an dan dan pemb pemban angu guna nan n lands landska kap, p, tama taman n awam awam dan dan rekr rekrea easi si yang yang berkualiti dan menyeluruh bagi mencapai matlamat menjadikan Malaysia Negara Taman.

9.

Memast Memastika ikan n peng penguru urusa san n sisa sisa pepe pepejal jal dan dan pembe pembers rsiha ihan n awam awam diur diurus us den denga gan n ceka cekap, p, berkesan dan kos efektif.

10.

Memberi Memberikan kan layanan layanan yang yang mesra, mesra, adil adil dan dan saksama saksama serta serta senti sentiasa asa membant membantu u pelanggan yang menghadapi masalah berkaitan dengan tuntutan di bawah Akta Pemajuan Perumahan (Kawalan dan Pelesenan) 1966 ( Akta 118 ).

11.

Memastik Memastikan an pelaksa pelaksanaa naan n proje projek-p k-proje rojek k pemba pembangun ngunan an dilaksa dilaksanak nakan an secar secara a telus telus mengikut jadual dan kos bersesuaian serta mematuhi piawaian yang telah ditetapkan.

12.

Menyedia Menyediakan kan prasara prasarana na tekno teknologi logi maklumat maklumat dan komunika komunikasi si (ICT) (ICT) yang yang selaras selaras dengan dengan perkembangan teknologi semasa dan memenuhi keperluan Kementerian dan pelanggan.

13.

Mengawa Mengawall selia selia aktivit aktivitii Pember Pemberii Pinjam Pinjam Wang Wang Dan Pemega Pemegang ng Pajak Pajak Gadai Gadai melalu melaluii perlesenan dan penguatkuasaan undang-undang secara telus, cekap dan berkesan.

OBJEKTIF, VISI DAN MISI BAHAGIAN UNDANG-UNDANG UNDANG-UNDANG OBJEKTIF

Memberi nasihat perundangan yang berkualiti, profesional dan selaras dengan Perlembagaan Persekutuan dan undang-undang Malaysia kepada Kementerian dan agensi-agensi di bawahnya dalam masa yang ditetapkan.

VISI

Menjadi suatu bahagian yang berwibawa dalam memberi nasihat undang-undang yang profesional dan bermutu mengikut undang-undang negara.

MISI

Menjadi Bahagian yang : Diiktiraff kerana kecekapan, profesionalisme dan responsif dalam memberi nasihat perundangan; dan Mampu membuat keputusan bernas yang mengambil kira kepentingan awam, keadilan dan manfaat yang berterusan kepada negara.

PIAGAM PELANGGAN BAHAGIAN UNDANG-UNDANG UNDANG-UNDANG Kami berjanji:Memberi nasihat undang-undang yang bermutu menurut Perlembagaan Persekutuan dan Undang-undang, dengan mengambil kira dasar Kerajaan, Kementerian dan kepentingan awam. Memastikan bahawa penggubalan dan penyemakan semua perundangan disiapkan mengikut keperluan pelanggan dan mempunyai kualiti tertinggi, selaras dengan Perlembagaan, mengikut undang-undang di bawah bidang kuasa kementerian. Mengkaji Kertas Siasatan bagi memutuskan sama ada sesuatu pertuduhan perlu dilakukan atau sebaliknya. Mengendalikan pendakwaan kes-kes di bawah bidang kuasa Kementerian dengan adil dan saksama menurut Perlembagaan Persekutuan dan undang-undang di bawah bidang kuasa Kementerian dengan mengambil kira kepentingan awam negara.

CARTA CARTA ORGANISASI ORGANI SASI KEMENTERIAN PERUMAHAN DAN KERAJAAN TEMPATAN

CARTA ORGANISASI BAHAGIAN UNDANG-UNDANG ISKANDAR ALI BIN DEWA PENASIHAT UNDANG-UNDANG Gred Utama C (VU7) NUR AISHA BT SHAARI Setiausaha Pejabat Gred N27

UNIT PENTADBIRAN DAN KHIDMAT SOKONGAN

UNIT NASIHAT DAN GUBALAN

UNIT PENDAKWAAN DAN GUAMAN

JURAIDAH BT ABBAS Pegawai Undang-Undang Gred L52 SUZANA BINTI MUHAMAD SAID Pegawai Undang-Undang Gred L48

DORAH BT ABD KADIR Pegawai Undang-Undang Gred L44

JONG KAI LOON Pegawai Undang-Undang Gred L44

KALAIVANI KALAIVANI A/P SEERANGANSAMY Pegawai Undang-Undang Gred L41

SHARIFAH BINTI RAZALI Pegawai Undang-Undang Gred L41

DARWIN NASHIQIM BT MOHAMMAD YUSUF Penolong Pegawai Undang-Undang Gred L29

SALMIAH BINTI ISMAIL Pembantu Tadbir Kanan (P/O) Gred N22

NORFAZILA BT ABD LATIF LEE Pembantu Tadbir (P/O) Gred N17

NURUL FARAHANA BT MOHD ASHAARI Pembantu Tadbir (P/O) Gred N17

FAIZAL AZMI BIN AMIN Penghantar Notis Gred N3

MOHD ZAL HAFIZ BIN MD HAMZANI Penghantar Notis Gred N3

AINUL SUHAINA BT ABD RAZAK Pegawai Undang-Undang Gred L41

SITI NURAINI BT ABD WAHAB Penolong Pegawai Undang-Undang Gred L29

NURKILAUWATI BT HJ. AZID Pembantu Am Pejabat Gred N1

BAHAGIAN UNDANG-UNDANG ISKANDAR ALI BIN DEWA PENASIHAT PENASIHAT UNDANG-UNDANG Gred Utama C (VU7) NUR AISHA BT SHAARI Setiausaha Pejabat Gred N27

UNIT PENTADBIRAN DAN KHIDMAT SOKONGAN

UNIT PENDAKWAAN DAN GUAMAN

UNIT NASIHAT DAN GUBALAN

JURAIDAH BINTI ABBAS Pegawai Undang-Undang Gred L52 SUZANA BT MUHAMAD SAID Pegawai Undang-Undang Gred L48

DORAH BT ABD KADIR Pegawai Undang-Undang Gred L44

KALAIVANI KALAIVANI A/P SEERANGANSAMY Pegawai Undang-Undang Gred L41

JONG KAI LOON Pegawai Undang-Undang Gred L44

SHARIFAH BINTI RAZALI Pegawai Undang-Undang Gred L41

DARWIN NASHIQIM BT MOHD YUSUF

AINUL SUHAINA BT ABD RAZAK Pegawai Undang-Undang Gred L41

SITI NURAINI BT ABD WAHAB

BAHAGIAN UNDANG-UNDANG ISKANDAR ALI BIN DEWA PENASIHAT PENASIHAT UNDANG-UNDANG Gred Utama C (VU7) NUR AISHA BT SHAARI Setiausaha Pejabat Gred N27

UNIT PENTADBIRAN DAN KHIDMAT SOKONGAN

UNIT PENDAKWAAN DAN GUAMAN

UNIT NASIHAT DAN GUBALAN

JURAIDAH BINTI ABBAS Pegawai Undang-Undang Gred L52 SUZANA BT MUHAMAD SAID Pegawai Undang-Undang Gred L48

DORAH BT ABD KADIR Pegawai Undang-Undang Gred L44

KALAIVANI KALAIVANI A/P SEERANGANSAMY Pegawai Undang-Undang Gred L41

JONG KAI LOON Pegawai Undang-Undang Gred L44

SHARIFAH BINTI RAZALI Pegawai Undang-Undang Gred L41

DARWIN NASHIQIM BT MOHD YUSUF Penolong Pegawai Undang-Undang Gred L29

SALMIAH BINTI ISMAIL Pembantu Tadbir Tadbir Kanan (P/O) Gred N22

NORFAZILA BT ABD LATIF LEE Pembantu Tadbir (P/O)Gred N17

NURUL FARAHANA BT MOHD ASHAARI Pembantu Tadbir (P/O)Gred N17

FAIZAL AZMI B. MOHD AMIN Penghantar Notis Gred N3

MOHD ZAL HAFIZ B MD HAMZANI Penghantar Notis Gred N3

NURKILAUWATI BT HJ. AZID Pembantu Am Pejabat Gred N1

SENARAI TUGAS

NAMA

:

NORFAZILA BINTI ABDUL LATIF LEE

JAWATAN

:

PEMBANTU TADBIR (P/O) N17

BERT ERTANGG NGGUNGJ UNGJA AWAB :

PENA PENASI SIHA HAT T UNDA UNDANG NG-U -UND NDA ANG

KEPAD A

PEGAWAI UNDANG-UND ANG KETUA PEMBANTU TADBIR

AINUL SUHAINA BT ABD RAZAK Pegawai Undang-Undang Gred L41

SITI NURAINI BT ABD WAHAB Penolong Pegawai Undang-Undang Gred L29

SENARAI TUGAS

NAMA

:

NORFAZILA BINTI ABDUL LATIF LEE

JAWATAN

:

PEMBANTU TADBIR (P/O) N17

BERT ERTANGG NGGUNGJ UNGJA AWAB :

PENA PENASI SIHA HAT T UNDA UNDANG NG-U -UND NDA ANG

KEPAD A

PEGAWAI UNDANG-UND ANG KETUA PEMBANTU TADBIR

1.

Mendaftar dan membuka fail sulit, fail terbuka dan sampul kecil.

2.

Merekod pergerakan fail-fail keluar dan masuk ke dalam buku daftar pergerakan.

3.

Memasukkan semua surat-surat masuk / keluar ke dalam fail selepas tindakan.

4.

Menyusun fail-fail mengikut kod.

5.

Mengemaskini maklumat kursus pegawai / staff sokongan di Bahagian UndangUndang.

6.

Menyediakan surat dan memo untuk dihantar ke bahagian lain.

7.

Memastikan fail-fail yang melebihi 15 tahun ke atas disemak sebelum dihantar ke Arkib bagi tujuan pelupusan.

SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI LAIN

Tugas Pegawai  Atasan Yang Ada Hubungan Penasihat UndangUndang Pegawai UndangUndang Ketua Pembantu tadbir  •

•

•

Tugas dan Tanggungjawab 1.1.Mendaftar dan membuka fail sulit, fail terbuka dan sampul kecil. 2.Merekod pergerakan fail-fail keluar / masuk ke dalam buku pergerakan fail. 3.Memasukkan semua surat-surat masuk / keluar ke dalam fail selepas tindakan. 4.Menyusun fail-fail mengikut kod. 5.Mengemaskini maklumat kursus bagi pegawai dan staff  sokongan. 6.Membuat surat dan memo. 7.Menyelenggara proses pelupusan fail.

Kuas Kuasa a Yan Yang g Dib Diber erii

Tugas ugas Pega Pegaw wai Atas Atasan an Yang Lain Yang Ada Hubungan Ketua Pembantu Pemba ntu Tadbir  Tadbir  Menguruskan mengenai pentadbiran dan kewangan

Pembantu Tadbir  Menguruskan mengenai pentadbiran dan kewangan

Pembantu Am Rendah Menghantar surat-surat dan membuat salinan pendua.

PROSES KERJA BAGI TUGAS MEMBUKA FAIL SULIT, FAIL TERBUKA DAN SAMPUL KECIL

BIL

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG MELULUSKAN/ DIRUJUK

SAKSI UNDANGUNDANG DAN PERATURAN

Penasihat UndangUndang

Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007

A. FAIL SULIT •

1.

Menerima surat daripada pegawai

2.

Membuka dan mendaftarkan fail sulit Pegawai Undang(warna hijau) tersebut. Undang

3.

Memasukkan surat tersebut

4.

Simpan fail tersebut di dalam bilik fail.

•

B. FAIL TERBUKA TERBUK A

1.

Menerima surat daripada pegawai.

2.

Membuka dan mendaftarkan fail terbuka (warna putih) tersebut.

3.

Memasukkan surat tersebut.

4.

Simpan fail tersebut di dalam bilik fail mengikut kod. C. SAMPUL KECIL

1.

Menerima surat daripada pegawai

2.

Membuka sampul kecil (warna kuning)

3.

Memasukkan surat tersebut

4.

Menyimpan sampul kecil

Ketua Pembantu Tadbir  •

CARTA ALIRAN BAGI TUGAS MEMBUAT FAIL SULIT, FAIL TERBUKA DAN SAMPUL KECIL

Terima surat daripada pegawai

Buka dan daftarkan fail sulit/ terbuka / sampul kecil

Mengkandungkan surat-surat tersebut

Kembalikan jika tidak

Lengkap

lengkap (Tindakan Pegawai)

(Tindakan Pegawai)

Simpan

Tamat

PROSES KERJA BAGI TUGAS MEREKOD PERGERAKAN FAIL KELUAR / M ASUK DI DALAM BUKU PERGERAKAN

BIL BIL

PROSE ROSES S KERJ KERJA A

1.

Membuka buku pergerakan fail

2.

Mendaftarkan semua fail-fail sulit dan terbuka di dalam buku pergerakan fail

3.

Merekod fail-fail yang dikeluarkan oleh pegawai/kakitangan di dalam buku pergerakan fail

4.

Memastikan fail-fail yang dikeluarkan dikembalikan semula

PEGA PEGAW WAI TANG ANG MELULUSKAN / DIRUJUK

SAKSI UNDANGUNDANG PERATURAN

CARTA CARTA ALIRAN ALIRAN BAGI B AGI TUGAS MEREKOD PERGERAKAN PERGER AKAN FAIL KELUAR / MASUK DI DALAM DAFTAR PERGERAKAN FAIL

Mula

Buka buku daftar pergerakan fail

Daftarkan semua fail sulit/ terbuka/ sampul kecil di dalam buku pergerakan fail

Rekodkan fail-fail yang dikeluarkan oleh pegawai / staff di dalam buku daftar  pergerakan

Pastikan fail dikembalikan semula setelah selesai digunakan

Simpan fail di dalam bilik fail

Tamat

SENARAI SEMAK BAGI TUGAS MEREKOD PEGERAKAN FAIL DI DALAM BUKU PERGERAKAN

Tindakan

1. Membuka buku pergerakan fail

2. Mendaftarkan semua fail-fail sulit

dan terbuka di dalam buku pergerakan fail.

3. Merekod fail-fail yang dipinjam oleh

pegawai / staff di dalam buku pergerakan fail.

4. Memastikan fail-fail yang dipinjam

dikembalikan semula.

Tanda

Catatan

PROSES KERJA BAGI TUGAS MEMASUKKAN SURAT-SURAT MASUK / KELUAR DI DALAM FAIL SELEPAS TINDAKAN

BIL

PROSES KERJA

1.

Menerima surat daripada pegawai

2.

Menyemak dan memastikan kod fail yang hendak dimasukkan.

3.

Mengambil fail dari bilik fail.

4.

Memasukkan surat berkenaan di dalam fail tersebut.

5.

Menyimpan semula fail tersebut di dalam bilik fail.

PEGAWAI YANG MELULUSKAN / DIRUJUK

SAKSI UNDANGUNDANG PERATURAN

CARTA ALIRAN BAGI TUGAS MEMASUKKAN SURAT MASUK / KELUAR DI DALAM FAIL SELEPAS TINDAKAN

Mula

Terima surat daripada pegawai pega wai

Semak surat dan pastikan kod fail yang hendak dimasukkan

 Ambil fail fail dari bilik bilik fail

Masukkan surat dalam fail tersebut

Simpan fail di dalam bilik fail

Tamat

SENARAI SEMAK BAGI TUGAS MEMASUKKAN SURAT-SURAT MASUK / KELUAR DI DALAM FAIL SELEPAS TINDAKAN

Tindakan

1. Menerima surat daripada pegawai

2. Menyemak dan memastikan kod

fail yang hendak dimasukkan.

3. Mengambil fail dari bilik fail

4. Masukkan surat tersebut di dalam

fail.

5. Menyimpan semula fail tersebut

di dalam bilik fail

Tanda

Catatan

PROSES KERJA BAGI TUGAS TUG AS MENYUSUN FAIL-FAIL FAIL-FAIL MENGIKUT KOD

BIL

PROSES KERJA

1.

Semak senarai fail-fail

2.

Pastikan semua fail yang didaftarkan mengikut kod yang betul.

3.

Menyimpan fail-fail mengikut kod masing-masing.

PEGAWAI YANG MELULUSKAN / DIRUJUK

SAKSI UNDANGUNDANG PERATURAN Pekeliling Perkhidmatan Bil.5 Tahun 2007

CARTA ALIRAN BAGI TUGAS MENYUSUN FAIL-FAIL MENGIKUT KOD

Mula

Semak senarai fail

Pastikan setiap fail yang didaftarkan mengikut kod yang betul

Simpan fail mengikut kod

Tamat

SENARAI SEMAK B BAGI AGI TUGAS MENYUSUN FAIL-FAIL FAIL-FAIL MENGIKUT KOD

Tindakan

1. Semak senarai fail

2. Pastikan semua fail yang didaftarkan

di bawah kod yang betul.

3. Menyimpan fail-fail mengikut kod.

Tanda

Catatan

PROSES KERJA BAGI TUGAS TUG AS MENGEMASKINI MAKLUMAT MAKLUMAT KURSUS BAGI PEGAWAI / KAKITANGAN

BIL

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG MELULUSKAN / DIRUJUK

1.

Menerima surat kursus yang telah dihadiri oleh pegawai / staff 

- Penasihat UndangUndang

2.

Merekodkan di dalam buku maklumat kursus dan komputer 

- Pegawai UndangUndang

3.

Mengenalpasti pegawai / staff yang tidak cukup tujuh (7) hari berkursus.

- Ketua Pembantu Tadbir 

4.

Memaklumkan kepada Ketua Pembantu Tadbir Tadbir untuk tindakan selanjutnya.

5.

Menyimpan semula maklumat kursus.

SAKSI UNDANGUNDANG PERATURAN

Pekeliling Perkhidmatan Bil. 6 Tahun 2005

CARTA ALIRAN BAGI TUGAS MENGEMASKINI MAKLUMAT KURSUS BAGI PEGAWAI DAN STAFF SOKONGAN

Mula

Terima surat kursus yang telah dihadiri oleh pegawai / staff 

Rekod di dalam buku maklumat kursus dan komputer 

Kenalpasti pegawai / staff yang tidak cukup tujuh (7) hari berkursus

Simpan semula maklumat

Tamat

SENARAI SEMAK BAGI TUGAS MENGEMASKINI MAKLUMAT KURSUS BAGI PEGAWAI DAN STAFF SOKONGAN

Tindakan

1. Menerima surat kursus yang telah

dihadiri oleh Pegawai / Staff sokongan

2. Rekod di dalam buku maklumat kursus

dan komputer.

3. Mengenalpasti pegawai /staff yang tidak

cukup tujuh (7) hari berkursus.

4. Simpan maklumat kursus

Tanda

Catatan

PROSES KERJA BAGI TUGAS MEMBUAT SURAT DAN MEMO

BIL.

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG MELULUSKAN / DIRUJUK

1.

Terima arahan daripada Pegawai / Ketua Pembantu Tadbir.

- Penasihat UndangUndang

2.

Membuat surat dan memo.

- Pegawai UndangUndang

3.

Membuat sebanyakl dua (2) salinan untuk dimasukkan ke dalam fail yang berkaitan dan float untuk simpanan bahagian.

4.

Serahkan surat tersebut kepada Pembantu Am Pejabat untuk dihantar  ke bahagian berkenaan.

- Ketua Pembantu Tadbir 

SAKSI UNDANGUNDANG PERATURAN

Pekeliling Perkhidmatan Bil.5 Tahun 2007

CARTA ALIRAN BAGI TUGAS MEMBUAT SURAT DAN MEMO

Mula

Terima arahan daripada pegawai

Buat surat / memo

Buat dua (2) salinan surat untuk dimasukkan di dalam fail berkenaan dan float

Serah kepada Pembantu Am Pejabat untuk dihantar 

Tamat

SENARAI TUGAS BAGI TUGAS MEMBUAT SURAT DAN MEMO

Tindakan

1. Terima arahan daripada Pegawai atau

Ketua Pembantu Tadbir.

2. Membuat surat dan memo.

3. Buat dua (2) salinan untuk dimasukkan

ke dalam fail yang berkaitan dan float untuk simpanan.

4. Serah kepada Pembantu Am Pejabat

untuk dihantar.

Tanda

Catatan

PROSES KERJA BAGI TUGAS TUG AS PELUPUSAN FAIL

BIL

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG MELULUSKAN / DIRUJUK

1

Semak senarai fail yang berusia 10 tahun ke atas.

- Penasihat UndangUndang

2.

Menyusun fail yang telah dikenalpasti untuk dilupuskan.

-Pegawai UndangUndang

3.

Membuat surat permohonan pelupusan fail.

-Ketua Pembantu Tadbir 

4.

Buat senarai faol yang hendak dilupuskan.

5.

Bersedia untuk dilupuskan

SAKSI UNDANGUNDANG PERATURAN

Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007

CARTA ALIRAN BAGI TUGAS PELUPUSAN FAIL

Semak senarai fail yang berusia 10 tahu tahun n ke atas atas

Susun fail tersebut

Buat surat permohonan untuk proses pelupusan

Buat senarai fail yang hendak dilupuskan

Sedia untuk dilupuskan

SENARAI SEMAK BAGI TUGAS PELUPUSAN FAIL

Tindakan

1. Semak senarai fail yang berusia

10 tahun ke atas.

2. Menyusun fail yang telah dikenalpasti

untuk dilupuskan.

3. Membuat surat permohonan untuk

pelupusan fail.

4. Bersedia untuk dilupuskan

Tanda

Catatan

Senarai Undang-Undang Dan Peraturan-Peraturan Yang Diperlukan Oleh Kerani Perkhidmatan

1. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007 - Panduan Pengurusan Pejabat 2. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 6 Tahun 2005 - Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam 3. Arahan Keselamatan 4. Akta Arkib Negara 2003 - Peraturan-peraturan Arkib Negara (Penetapan Borang-Borang Bagi Pelupusan Rekod Awam) 2008 5. Perintah Am Bab C

Norma Kerja Bagi Tugas-Tugas ugas-Tugas Yang Dijalankan Oleh Kerani Perkhidmatan

Bil.

Jenis Kerja

Masa Yang Diambil

1

Mendaftar dan membuka fail sulit, fail terbuka dan sampul kecil

5 minit

2

Merekod pergerakan fail-fail keluar dan masuk ke dalam buku pergerakan fail.

5 minit

3

Memasukkan semua surat masuk dan keluar ke dalam fail selepas tindakan.

30 minit

4

Menyusun fail-fail mengikut kod

15 minit

5

Mengemaskini maklumat kursus pegawai dan staff sokongan di Bahagian Undang-Undang

20 minit

6

Menyediakan surat dan memo

20 minit

7

Memastikan fail-fail yang melebihi 15 tahun ke atas disemak sebelum dihantar  ke Arkib Negara bagi tujuan pelupusan.

Jumlah Unit Uni t Yang Boleh Dijalankan Dalam Seminggu

Senarai Tugas Harian

Nama

:

Jawatan

: Pembantu Tadbir (P/O) N17

Tarikh

:

Bil.

Tugas Saya Hari Ini

Catatan