Facturacion

MANUAL ELECTRONICO FACTURACIÓN

Starsoft SISTEMA GOLD EDITION 2011

STARSOFT Calle Tiahuanaco 146 - Urb. Maranga San Miguel - Lima 451-9770 / 452-2993

INDICE

INDICE................................................................................................................................................. 1 FINALIDAD .......................................................................................................................................... 4 A.2. BOTONES UTILIZADOS EN EL SISTEMA ..................................................................................... 4 A.3. INGRESO AL SISTEMA .................................................................................................................. 5 1. BASE DE DATOS................................................................................................................. 6 1.1 ARTICULOS...................................................................................................................... 6 1.2 CLIENTES ....................................................................................................................... 11 Actualiza Datos Generales................................................................................................................ 11 1.3 VENDEDORES ................................................................................................................ 14 1.4 TABLAS DE AYUDA ......................................................................................................... 16 1.4.1 Documentos ......................................................................................................................... 16 1.4.2 Unidades de Medida ............................................................................................................ 17 1.4.3 Familia de Artículos .............................................................................................................. 19 1.4.4 Distritos ................................................................................................................................ 22 1.4.5 Forma de Pago ..................................................................................................................... 23 1.4.6 Zona de Venta ...................................................................................................................... 24 1.4.7 Giro del Cliente..................................................................................................................... 24 1.4.8 Tarjeta de Crédito ................................................................................................................ 25 1.4.9 Bancos .................................................................................................................................. 26 1.4.10 Tipo de Cambio .................................................................................................................. 27 1.4.11 Territorio ............................................................................................................................ 28 1.4.12 Ruta .................................................................................................................................... 29 1.4.13 Segmento ........................................................................................................................... 30 1.4.14 Ubicación del Segmento .................................................................................................... 31 1.4.15 Tipos de Precio ................................................................................................................... 32 1.4.16 Tipo de Artículos ................................................................................................................ 33 1.4.17 Transportista ...................................................................................................................... 34 1.4.18 Conceptos Generales ......................................................................................................... 36 1.5 ASIENTOS DE VENTA ........................................................................................................... 36 1.5.1 Cuenta Contable Documentos ............................................................................................. 36 1.5.2 Cuenta Contable Flete.......................................................................................................... 37 2. LISTADO.......................................................................................................................... 37 2.1 2.2 2.3 2.4

CATÁLOGO DE ARTÍCULOS ................................................................................................... 37 CATÁLOGO DE CLIENTES ...................................................................................................... 38 LISTADO DE PRECIOS .......................................................................................................... 39 LISTADO DE PRECIOS POR FAMILIA ......................................................................................... 40

3. VENTAS .......................................................................................................................... 42 3.1 VENTAS .......................................................................................................................... 42 3.1.1 Documentos de venta .......................................................................................................... 42 3.1.2 Ingreso Rápido Factura / Boleta........................................................................................... 46 3.1.3 Factura Guía ......................................................................................................................... 48 3.1.4 Guías de Venta ..................................................................................................................... 48 3.1.5 Facturar Guías de Venta ....................................................................................................... 50 3.1.6 . Emisión de Cotizaciones ..................................................................................................... 51 Calle Tiahuanaco 146 Urb. Maranga San Miguel –Lima www.starsoft.com.pe

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3.1.7 . Emisión de Pedidos ............................................................................................................ 51 3.1.8 . Emisión Guías Pedidos ....................................................................................................... 51 3.2 OBSEQUIOS ..................................................................................................................... 52 3.2.1 Factura de Obsequios........................................................................................................... 52 3.3 EXPORTACION............................................................................................................... 54 3.3.1 Factura de Exportación ........................................................................................................ 54 3.3.2 Nota de Crédito de Exportación ........................................................................................... 56 3.3.3 Nota de Débito de Exportación ............................................................................................ 56 4. PROCESOS ...................................................................................................................... 57 4.1 MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS ......................................................................................... 57 4.2 MODIFICACIÓN DE GUÍAS .................................................................................................... 58 4.3 MODIFICACIÓN DE COTIZACIONES ......................................................................................... 58 4.4 MODIFICACIÓN DE PEDIDOS ................................................................................................. 59 4.5 ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS ............................................................................................ 59 4.6 ELIMINACIÓN DE GUÍAS ...................................................................................................... 60 4.7 ELIMINACIÓN DE COTIZACIONES ............................................................................................ 60 4.8 ELIMINACIÓN DE PEDIDOS ................................................................................................... 60 4.9 ANULACIÓN DE DOCUMENTOS.............................................................................................. 61 4.10 ANULACIÓN DE GUÍAS ...................................................................................................... 62 4.11 ACTUALIZA ESTADO DEL PEDIDO ......................................................................................... 62 4.12 LETRAS.......................................................................................................................... 62 4.12.1 Canje por Letras ................................................................................................................. 63 4.12.2 Mantenimiento de Canjes .................................................................................................. 64 4.13 GENERAR ASIENTO DE VENTAS ........................................................................................... 64 4.14 MARCAR DOCUMENTOS COMO NO CONTABILIZADOS ............................................................... 65 4.15 GENERACION DE VENTAS MENSUALES .................................................................................. 66 4.16 CIERRE DE VENTAS MENSUAL ............................................................................................. 66 4.17 ABRIR MES CERRADO ....................................................................................................... 66 5. CONSULTAS .................................................................................................................... 67 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8

CONSULTA DE DOCUMENTOS ............................................................................................... 67 CONSULTA DE COTIZACIONES ............................................................................................... 68 CONSULTA DE PEDIDOS. ...................................................................................................... 69 CONSULTA DE GUÍAS DE VENTA ............................................................................................ 69 CONSULTA DE STOCK .......................................................................................................... 70 COMISIONES POR VENDEDOR ............................................................................................... 71 CONSULTA DE VENTAS POR ARTÍCULO .................................................................................... 71 CONSULTA RÁPIDA DE PRECIOS............................................................................................. 72

6. REPORTES ....................................................................................................................... 73 6.1 INFORMES DIARIOS ....................................................................................................... 73 6.1.1 Ventas Contado / Crédito..................................................................................................... 73 6.1.2 Ventas por Serie / Factura ................................................................................................... 73 6.1.3 Ventas por Agrupaciones ..................................................................................................... 74 6.1.4 Ventas por Vendedor ........................................................................................................... 75 6.1.5 Ventas por Cliente ................................................................................................................ 76 6.1.6 Ventas por giro de Cliente.................................................................................................... 77 6.1.7 Ventas por Grupos de Clientes............................................................................................. 77 Calle Tiahuanaco 146 Urb. Maranga San Miguel –Lima www.starsoft.com.pe

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6.2 VENTAS MENSUALES ..................................................................................................... 78 6.2.1 Ventas Mensuales por Artículo ............................................................................................ 78 6.2.2 Ventas Mensuales por Familia ............................................................................................. 78 6.2.3 . Ventas Mensuales por Línea ............................................................................................ 79 6.2.4 Ventas Mensuales por Grupo .............................................................................................. 80 6.2.5 . Ventas Mensuales por Cliente........................................................................................... 81 6.2.6 Ventas Mensuales por Vendedor ......................................................................................... 82 6.3 VENTAS DE RANGOS MENSUALES .................................................................................. 83 6.4 VENTAS POR RANGO DE FECHAS .................................................................................... 84 6.5 DETALLE DE VENTAS POR CLIENTE .................................................................................. 84 6.6 ANÁLISIS DE VENTAS ..................................................................................................... 85 6.6.1 Ranking de Ventas por Cliente ............................................................................................. 85 6.6.2 Ranking de ventas por Artículo ............................................................................................ 86 6.6.3 Utilidad de ventas ................................................................................................................ 87 6.6.4 Utilidad por lista de precios ................................................................................................. 87 6.7 . REGISTRO DE VENTAS .................................................................................................. 88 6.7.1 . Registro de Ventas por Punto de Venta. ............................................................................ 88 6.7.2 . Registro de Ventas Sunat ................................................................................................... 89 6.8 DOCUMENTOS EMITIDOS .............................................................................................. 90 6.9 VENTAS COMPROMETIDAS ............................................................................................ 91 Pedidos por Vendedor...................................................................................................................... 91 6.9.1 Artículos Comprometidos .................................................................................................... 91 6.10 LISTADO DE DOCUMENTOS .......................................................................................... 92 6.10.1 Facturas con guías emitidas ............................................................................................... 92 6.10.2 Guías emitidas con facturas ............................................................................................... 92 6.10.3 Guías de ventas por cliente ................................................................................................ 93 6.11 CONSISTENCIA DEL ASIENTO DE VENTAS ...................................................................... 93 7. CONFIGURACION ............................................................................................................ 93 7.1 CREAR DATOS DEL SISTEMA ........................................................................................... 94 7.1.1 . Crear empresa .................................................................................................................... 94 7.1.2 . Crear usuarios ................................................................................................................... 97 7.1.3 Crear Administrador............................................................................................................. 98 7.2 TABLA DE DOCUMENTOS ............................................................................................... 98 7.3 PUNTO DE VENTA........................................................................................................102 7.4 FORMATOS DE IMPRESIÓN ...........................................................................................103 7.5 CAMBIA EMPRESA ACTIVA ............................................................................................104 7.6 CAMBIA FECHA PROCESO .............................................................................................104 7.7 FONDO DE PANTALLA ...................................................................................................105 8. HERRAMIENTAS .............................................................................................................105 8.1 VERIFICAR MENU .........................................................................................................105 8.2 REVERSIÓN DE IMPRESIÓN ...........................................................................................106

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FINALIDAD

La presente Guía de Operación del Software StarSoft – Facturación versión SQL, tiene por finalidad explicar, de una manera fácil y didáctica el manejo del Software. de manera que los usuarios puedan operar y administrar fácilmente todas las bondades que tiene este moderno sistema de Información.

A.2.

BOTONES UTILIZADOS EN EL SISTEMA

Los botones de ejecución usados en el sistema son los siguientes:

Artículo, etc.

Botón para ingresar los datos de un nuevo Cliente,

Botón para modificar los datos de un Cliente, Artículo, etc.

Botón para eliminar un Cliente, Artículo, etc.

Botón para salir de la pantalla. Botón para llenar una ficha técnica de un artículo. Botón para consultar un documento. Botón para grabar los datos ingresados. Calle Tiahuanaco 146 Urb. Maranga San Miguel –Lima www.starsoft.com.pe

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Botón para imprimir, visualizar un reporte. Botón para ingresar o visualizar el equivalente de las Unidades de medida. Botón para ingresar o visualizar las líneas de las Familias. Botón para ingresar o visualizar los grupos de las líneas. A.3. INGRESO AL SISTEMA

Para acceder al Software StarSoft - Facturación, la primera ventana que se muestra en el sistema es la de INICIO DE SESION, donde los usuarios con autorización digitarán su código de usuario y contraseña o clave secreta, luego se debe registrar el Tipo de Cambio del día, cabe mencionar que el Sistema de Facturación asumirá el Tipo de Cambio ingresado en el Sistema de StarSoft – Contabilidad. Finalmente se presionará el Botón de Aceptar.

Importante.Antes de registrar los datos en las siguientes opciones que mencionaremos, se tiene que haber completado el registro de datos en la opción 1.4 Tablas de ayuda, ya que se van a requerir datos de estas tablas; tales como unidad de medida, tipo de artículo, cuenta contable, código de grupo, etc. Presionando la tecla F1 observaremos la lista de variables para rellenar los campos de datos, éstos se toman de las tablas de Ayuda correspondientes.

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1.

BASE DE DATOS

En esta opción se agrupan las principales Tablas o Archivos Maestros del Sistema, tales como Artículos, Clientes, Vendedores, etc. Estas deben ser actualizadas para poder llevar a cabo el Proceso de Facturación. Se cuenta con los siguientes sub. menús: 1.1

ARTICULOS

En esta opción nos sirve para manejar los datos de los artículos y los datos de ventas. En este menú se registra todos los datos de los artículos. Cada artículo es identificado mediante un código que es asignado por única vez al momento de crear el artículo, este código no puede ser modificado, ni reasignado para otro artículo. Se puede registrar todo tipo de artículos: Productos terminados, mercaderías, repuestos, suministros, incluso servicios, los cuales serán usados para imprimirse en las facturas.

La primera pantalla que se presenta es la relación de artículos con sus Datos Generales, mostrando en la parte superior un buscador (Buscar) que nos ayudará a seleccionar sólo los artículos que deseamos visualizar; digitando los primeros caracteres del código o nombre de los artículos deseados. El sistema nos mostrará sólo aquellos registros que se igualan a los caracteres digitados, usualmente está ordenado (Orden) por código, pero puede ser modificado y ordenarlo de acuerdo a lo que Ud. Desee, Calle Tiahuanaco 146 Urb. Maranga San Miguel –Lima www.starsoft.com.pe

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además para realizar una búsqueda más exacta tenemos el Filtro que nos depura aún más la Lista de Artículos.

En esta pantalla también podemos modificar los datos de los artículos ya existentes (excepto el código), consultar cualquier dato requerido, con los botones que se encuentran en la parte inferior de la pantalla.

Al presionar el botón de Ingreso vamos a crear nuevos artículos, registrando todos los datos necesarios, se cuenta con los siguientes campos:

Código

: Registra el código del Artículo, asignado por la empresa. Su ingreso es obligatorio. Se puede ingresar hasta 20 caracteres alfanuméricos.

Cód. Fabricante : Registra el código asignado por el proveedor. Su uso es opcional. Se puede ingresar hasta 40 caracteres alfanuméricos. Descripción

: Registra el nombre del artículo, permite hasta 50 caracteres.

Descrip. Alterna : Registra la descripción complementaria de los artículos. Unidad Medida : Registra la unidad de medida, debe existir en la tabla de ayuda. Calle Tiahuanaco 146 Urb. Maranga San Miguel –Lima www.starsoft.com.pe

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Los siguientes 4 campos se refieren a la clasificación que Uds. le dan a sus artículos. Familia

: Registra la familia del artículo, debe existir en la tabla de ayuda.

Línea

: Registra la línea del artículo, debe existir en la tabla de ayuda.

Grupo

: Registra al grupo del artículo, debe existir en la tabla de ayuda.

Clase

: Registra proveedor.

la

clase

de

artículo

de

acuerdo

al

Tipo artículo : Tipo al cual pertenece el artículo, debe existir en la tabla de ayuda. Color

: Código de Color

Control Stock : Control que establece al Artículo la condición Stock del Artículo, un Stock por: Serie (Equipos), Lotes (Productos perecibles) o Libre (solo Stock).

Nota.- Así mismo podemos registrar una ficha técnica de los artículos que requieran una descripción más detallada. Para ello necesitamos ingresar a la opción FICHA. Si presionamos el botón VENTAS en la primera pantalla ingresaremos a la modificación de datos de ventas. La primera pantalla nos visualiza la lista de todos los artículos con su IGV , porcentaje de descuento, etc.

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Después de ingresar a la primera pantalla, para ingresar un precio hacer clic en el botón Nuevo. Luego se pasará a la siguiente pantalla:

Durante la Modificación de Datos de Venta es posible ingresar los precios de los artículos, Modificar los precios ya existentes o eliminar los precios de los artículos. Si Ud. Desea ingresar los datos presiona el botón de Ingresar y aparece

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la siguiente pantalla donde se registra el pago si es al contado u otra modalidad, luego el valor del artículo y por último la Unidad de medida; en el caso de que fuera a Modificar aparece la misma pantalla pero solo puede modificar el valor y la unidad.

Moneda Venta : Registra el tipo de moneda de venta, pudiendo ser soles o dólares. Descuento

: Registra el porcentaje de descuento que se otorgará por Artículo .

Tasa I.G.V.

: Registra el porcentaje por el impuesto general de venta.

Precio libre

: NO: el precio no se podrá modificar; SI: el precio se puede modificar.

Comisión

: Porcentaje de Comisión por la venta.

Precio con I.G.V : Establece si los precios a registrar tienen la tasa de IGV incluida o no. Luego se registrará los diferentes precios que puede tener un Artículo para su facturación. Cabe resaltar en este punto lo siguiente, el Sistema permite llevar múltiples tipos de precios por unidad de medida de cada Artículo. El registro de los tipos de precios se efectúa de la siguiente manera:

Código artículo. Calle Tiahuanaco 146 Urb. Maranga San Miguel –Lima www.starsoft.com.pe

: Registra el código del tipo de precio de ese

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Valor venta. Unidad Producto.

: Registra el valor del producto para la : Unidad de medida en la que se factura el

Finalmente, para concluir con el registro de precios se procede a Grabar. 1.2 CLIENTES Es la Tabla donde se registran todos los datos de los Clientes de la empresa. Cada cliente es identificado mediante un código que es asignado por única vez al momento de registrarlo en el cliente, este código no puede ser modificado, ni reasignado para otro cliente. Actualiza Datos Generales En la parte superior encontramos el campo Buscar, que nos ayudará a seleccionar sólo a los clientes que deseamos visualizar; digitando los primeros caracteres del código o nombre del Cliente deseado. El Sistema nos mostrará sólo aquellos registros que se igualan a los caracteres digitados. El Filtro (Orden) está ordenado por Código, Descripción o RUC.

Durante la Actualización de Datos Generales es posible ingresar clientes nuevos, modificar los datos requeridos y datos adicionales de los clientes ya existentes (excepto el código), anular o consultar cualquier dato requerido de los clientes. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente información:

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Datos Requeridos

Código

: Registra el código del cliente, asignado por la empresa. Consta de 8 caracteres alfanuméricos. Es obligatorio

RUC : Registra el No de RUC del cliente. Doc. Identidad : Registra el documento de identidad - DNI Razón Social : Registra la Razón Social del cliente Dirección Factura: Registra la dirección donde será enviada la factura al cliente. Dirección entrega: Registra la dirección de entrega del artículo al cliente. País

: Registra el país de origen del cliente.

Departamento : Registra el departamento donde será enviado el artículo. Provincia

: Registra la provincia donde será enviado el artículo.

Distrito

: Registra el distrito donde será enviado el artículo.

Teléfono

: Registra el número telefónico del cliente.

Facsímil

: Registra el número de fax del cliente.

E-mail Cliente : Registra el e-mail del cliente. Calle Tiahuanaco 146 Urb. Maranga San Miguel –Lima www.starsoft.com.pe

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Web Cliente

: Registra la página web del cliente.

Banco

: Registra el banco con el que trabaja el cliente.

Cta. Cte.

: Registra el No. de Cta. Cte. del cliente en el banco indicado. : Registra la zona a la cual pertenece dicho cliente

Zona

Recuerde: Para obtener la ayuda que se requiere, es suficiente presionar la tecla [F1], e inmediatamente aparecerá una tabla de ayuda, como la siguiente:

Datos Adicionales Adicionalmente tenemos que registrar los siguientes datos, respecto a la facturación:

Dscto. del cliente : Registra el porcentaje de dscto. que le otorga la empresa al cliente. Forma de pago : Registra la forma que se va a realizar el pago que tendrá el cliente con la empresa. Tipo de Precio : Registra el tipo de precio que se le da al producto Moneda crédito al cliente. Calle Tiahuanaco 146 Urb. Maranga San Miguel –Lima www.starsoft.com.pe

: Registra el tipo de moneda del crédito otorgado

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Límite crédito

: Registra el límite de crédito otorgado al cliente.

Giro cliente : Registra el rubro del cliente. Vendedor del cliente.

: Registra el vendedor que atenderá los pedidos

Representante

: Registra al representante legal del cliente.

Fecha registro : Fecha de registro del cliente. Por defecto será la fecha del sistema. Principal no. Grupo principal.

: Registra si el cliente es un cliente principal o

: Registra el grupo empresarial al cual pertenece un cliente

Importante.- Cuando esté en el modo de Modificar se desactivará los campos, Principal y Grupo si Ud. Ingresó estos campos al momento de crear el cliente, el resto de campos puede modificarse normalmente. Nota.- Se puede registrar una ficha técnica del cliente, donde se ingresará los datos adicionales del cliente requeridos por la empresa, como: Referencias comerciales, tipos de crédito otorgados por otras empresas, etc. Para ello se requiere ingresar a Ficha. 1.3

VENDEDORES

Es la Tabla donde se registran todos los datos de los Vendedores de la empresa. Cada vendedor es identificado mediante un código que es asignado por única vez al

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momento de registrar al vendedor, este código no puede ser modificado, ni reasignado para otro vendedor.

Si presionamos el botón de Ingreso es posible ingresar vendedores nuevos, se podrá también modificar los datos de los vendedores ya existentes (excepto el código), anular o consultar cualquier dato requerido de los vendedores, con los botones correspondientes. La siguiente pantalla muestra los campos que se ingresan o modifican:

Para cualquiera información:

de

estas

opciones

se

cuenta

con

la

siguiente

Código : Registra el código del vendedor asignado por la empresa. Calle Tiahuanaco 146 Urb. Maranga San Miguel –Lima www.starsoft.com.pe

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R.U.C.

: Registra No de RUC del vendedor.

Doc. Ident. : Registra el documento de identidad - DNI del vendedor Nombre

: Registra el nombre del vendedor.

Dirección

: Dirección del vendedor.

Teléfono

: Teléfono del vendedor.

E-mail : Correo electrónico del vendedor. Territorio

: Territorio del vendedor.

Segmen.

: Segmento designado por la empresa al vendedor.

Ub. Seg.

: Ubicación del segmento.

Zona

: Zona asignada al vendedor.

Ruta

: Ruta del vendedor.

Fecha

: Fecha de ingreso del vendedor.

1.4

TABLAS DE AYUDA

Son todas las tablas que se van a activar con la tecla F1. Estas tablas son las primeras en llenar o registrar antes de realizar cualquier operación o activar alguna opción.

1.4.1 Documentos Es la tabla donde se registran todos los Documentos que emitirá la empresa facturación. Cada documento es identificado mediante un código, el cual recomienda sean las letras que identifican a los documentos, que es asignado única vez al momento de registrar el documento, este código no puede modificado, ni reasignado para otro documento.

por se por ser

Al tener información en esta tabla podremos realizar modificaciones, eliminar o visualizar un reporte de algún documento en especial, con los botones situados en la parte inferior de su pantalla.

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Si presionamos el botón de Ingreso nos permite crear nuevos documento, veremos la pantalla donde aparecen los siguientes datos:

Código

: Registra el código del documento, se recomienda ingresar las primeras letras del documento a ingresar. Contiene dos caracteres alfanuméricos.

Descripción

: Registra el nombre del documento a ingresar. Contiene hasta 30 caracteres alfanuméricos.

Cod. Contable : Registra el código contable del documento a ingresar. Cod. Sunat : Código del Documento de acuerdo a Sunat. 1.4.2 Unidades de Medida Con esta opción podremos tener una tabla maestra de todas las medidas que se van a utilizar para los productos que se mueven en este sistema. La primera pantalla que se visualiza muestra la relación de las unidades de medida ingresadas, las cuales podemos consultar por Código o Descripción. Registra el tipo de unidades de medida que se asignaran a los artículos que se facturarán.

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Los datos requeridos para actualizar o ingresar las unidades de medida son las siguientes:

Código : Se ingresa el código de la unidad a registrar. Contiene hasta 6 caracteres. Descrip. caracteres

: La unidad de medida establecida. Registra hasta 20

Después de ingresar la Unidad de Medida se puede registrar su equivalente en otro tipo de unidades. Por ejemplo: si la Unidad de medida principal es una docena, su equivalente sería 12 Unidades. Para lo cual presionaremos el botón Equivalente y encontraremos la siguiente pantalla:

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Esta pantalla registra el equivalente de la Unidad de medida principal, la cual se puede buscar mediante Código o Descripción. También se puede ingresar un nuevo factor de conversión, modificar, eliminar o visualizar los ya existentes. Para ello se cuenta con la siguiente información:

Código : Registra el tipo de unidad equivalente. Se puede ingresar hasta 6 caracteres Factor : Registra el factor de conversión. Se puede ingresar hasta 25 caracteres. 1.4.3 Familia de Artículos Familia llamamos a los rubros o clasificación de artículos, estos pueden subdividirse en Líneas y a su vez estos se pueden volver a clasificarse en Grupos. Esto depende de cómo Ud. Quiera agrupar sus artículos .En la primera pantalla encontramos la relación de las Familias de los Calle Tiahuanaco 146 Urb. Maranga San Miguel –Lima www.starsoft.com.pe

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artículos, las cuales podemos consultar por Código o Descripción. Registra el tipo de familias de los artículos que se ingresen al sistema.

Presionando el botón de Ingreso los datos que aparecen son siguientes:

Código Contiene hasta 4

los

: Se ingresa el código de la unidad a registrar. Caracteres.

Nombre Registra hasta 45

: Descripción de cada elemento de la tabla. Caracteres.

Cuenta Contable Contabilidad de

: Código de la Cuenta Contable, asignada en

Acuerdo a cada Familia.

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Después de ingresar la Familia de los artículos se puede registrar las líneas correspondientes a la Familia. Por ejemplo: si la Familia es Calzado, una de sus líneas puede ser Calzado Damas. Para lo cual presionaremos el botón LINEAS y encontraremos la siguiente pantalla:

Esta pantalla registra las Líneas de las Familias de los artículos, las cuales se puede buscar mediante Código o Descripción. Se puede registrar una nueva línea para la misma familia, modificar, eliminar o visualizar las líneas ya existentes. Para ello se cuenta con la siguiente información: Código : Registra el código asignado a la línea. Se ingresa hasta 6 caracteres Nombre : Registra el detalle de la línea. Se puede ingresar hasta 45 caracteres. Después de haber ingresado la línea también podemos registrar el grupo correspondiente a dicha línea. Para ello se debe presionar el botón GRUPO y encontrará la siguiente pantalla:

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En esta pantalla se visualiza los grupos de las líneas de las familias de los artículos. En la primera pantalla se puede crear, modificar, eliminar, consultar, imprimir u observar los grupos que contiene dicha línea de artículos. Para el caso de las Grupos ya registrados podemos buscarlos por código o descripción. Se registra la siguiente información: Código : Se ingresa el código del grupo a registrar. Contiene hasta 8 caracteres. Nombre : Se ingresa el nombre del grupo de artículos. Tiene hasta 45 caracteres. 1.4.4 Distritos Es la tabla donde se registran todos los datos de los Distritos que se asignarán a los Clientes durante su creación. Cada distrito es identificado mediante un código, que es asignado por única vez al momento de registrar al distrito, este código no puede ser modificado, ni reasignado para otro distrito. La tecla F1 se activa si se llena esta tabla.

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Los datos requeridos para su creación son los siguientes: Distritos

: Registra el código de los distritos. Contiene 8 caracteres alfanuméricos.

Descripción

: Registra el nombre de los distritos a ingresar. Contiene hasta 40 caracteres alfanuméricos.

1.4.5 Forma de Pago Es la tabla donde se registran todas las clasificaciones que usted le ha dado para identificar a sus Formas de Pago que se especificarán en los documentos que se emiten para la salida de un artículo de la empresa por facturación. Cada forma de pago es identificada mediante un código, que es asignado por única vez al momento de registrar la forma de pago, este código no puede ser modificado ni reasignado para otra forma de pago.

Los datos requeridos cuando se presiona el botón de Ingreso son los siguientes:

Código F. Pago : Registra el código de la forma de pago. Contiene dos caracteres alfanuméricos. Descripción Calle Tiahuanaco 146 Urb. Maranga San Miguel –Lima www.starsoft.com.pe

: Registra el nombre de la forma de pago a ingresar. Contiene hasta 31 caracteres alfanuméricos.

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Nro. Días

: Registra el No. de días con que serán cancelados los documentos.

1.4.6 Zona de Venta Es la tabla donde se registran todos los datos referentes a la Zona de Venta que manejarán los Vendedores. Cada Zona de Venta es identificada mediante un código, que es asignado por única vez al momento de registrar la Zona de Venta, este código no puede ser modificado, ni reasignado para otra Zona de Venta.

Los datos requeridos son los siguientes:

Zona Venta

: Registra el código de la zona de venta. Contiene 9 caracteres alfanuméricos.

Descripción

: Registra el nombre de la zona de venta a ingresar. Contiene hasta 40 caracteres alfanuméricos.

1.4.7

Giro del Cliente

Es la tabla donde se registran todos los datos referentes al giro o al tipo de comercio que se dedica la empresa del cliente que se ingresará al registrar los datos del cliente. Cada giro del cliente es identificado mediante un código, que es asignado por única

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vez al momento de registrar el giro del cliente, este código no puede ser modificado, ni reasignado para otro giro del cliente.

Los datos que se muestran son los siguientes:

Giro Cliente

: Registra el código del giro del cliente. Contiene 8 caracteres alfanuméricos.

Descripción

: Registra el nombre del giro del cliente a ingresar. Contiene hasta 40 caracteres alfanuméricos.

1.4.8 Tarjeta de Crédito Es la tabla donde se registran todos los datos referentes a las tarjetas de crédito con las que se van a trabajar para el pago de los productos. Cada tarjeta de crédito es identificada mediante un código, que es asignado por única vez al momento de registrar la tarjeta de crédito del cliente, este código no puede ser modificado, ni reasignado para otra tarjeta de crédito.

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Los datos que se muestran son las siguientes:

Tarjeta Cred. : Registra el código de la tarjeta de crédito, se recomienda colocar las primeras letras del nombre de la tarjeta de crédito. Contiene 8 caracteres alfanuméricos. Descripción

: Registra el nombre del giro de la tarjeta de crédito. Contiene hasta 40 caracteres alfanuméricos.

1.4.9 Bancos Es la tabla donde se registran todos los datos referentes a los Bancos que se ingresará al registrar los datos del cliente. Cada banco es identificado mediante un código, que es asignado por única vez al momento de registrar al banco, este código no puede ser modificado, ni reasignado para otro banco.

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26

Para ingresar nuevos bancos nos muestra los siguientes datos:

CODIGO

: Registra el código del Banco. Contiene 2 caracteres alfanuméricos.

DESCRIPCIÓN : Registra el nombre del banco. Contiene hasta 30 caracteres alfanuméricos. 1.4.10

Tipo de Cambio

Es la Tabla donde se registran todos los datos referentes a los Tipos de Cambio que se ingresará para el proceso de facturación. Para buscar los tipos de cambio anteriores se cuenta con un filtro ordenado por meses. Es importante tener en cuenta que el tipo de cambio será ingresado sólo en el caso que el Departamento de Contabilidad no lo haya registrado en su Sistema previamente.

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Los datos que se muestran son los siguientes:

Fecha

: Registra la fecha del día en que todos los procesos trabajarán con dicho el tipo de cambio.

Tipo de Compra

: Registra el tipo de cambio de compra.

Tipo de Venta : Registra el tipo de cambio de venta. 1.4.11

Territorio

Es la tabla donde se registran todos los datos referentes a los territorios que trabajará la empresa. Cada territorio es identificado mediante un código, que es asignado por única vez al momento de registrar a dicho territorio, este código no puede ser modificado, ni reasignado para otro territorio. Calle Tiahuanaco 146 Urb. Maranga San Miguel –Lima www.starsoft.com.pe

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Los datos que se muestran son los siguientes:

Territorios

: Registra el código del territorio.

Descripción

: Registra el nombre del territorio.

1.4.12

Ruta

Es la tabla donde se registran todos los datos referentes a las Rutas que trabajará la empresa para sus estrategias. Cada ruta es identificada mediante un código, que es asignado por única vez al momento de registrar dicha ruta, este código no puede ser modificado, ni reasignado por otra ruta.

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Los datos que se muestran son los siguientes:

Ruta

: Registra el código de la ruta. Contiene 8 caracteres alfanuméricos.

Descripción

: Registra el nombre de la ruta o camino a seguir. Contiene 40 caracteres.

1.4.13

Segmento

Es la tabla donde se registran todos los datos referentes a la segmentación, como a dividido usted el área que trabajará la empresa. Cada segmento es identificado mediante un código, que es asignado por única vez al momento de registrar a dicho segmento, este código no puede ser modificado, ni reasignado para otro segmento.

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Los datos que se muestran son los siguientes

Segmentos

: Registra el código del segmento. Contiene 8 caracteres.

Descripción

: Registra el nombre del segmento. Contiene 40 caracteres.

1.4.14

Ubicación del Segmento

Es la tabla donde se registran todos los datos referentes a la ubicación de los segmentos, es decir los distritos o áreas que comprenderá cada segmento que trabajará la empresa. Cada ubicación de segmento es identificado mediante un código, que es asignado por única vez al momento de registrar a dicho segmento, este código no puede ser modificado, ni reasignado para otra ubicación de segmento.

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Los datos que se muestran son los siguientes:

Ubic. Segmento Descripción 1.4.15

: Registra el código de la ubicación de segmento.

: Registra el nombre de la ubicación de segmento.

Tipos de Precio

Es la tabla donde se registran todos los datos referentes a los Tipos de Precio que se asignarán a los Artículos para efectos de facturar. Cada tipo de precio es identificado mediante un código, que es asignado por única vez al momento de registrar a dicho tipo de precio, este código no puede ser modificado, ni reasignado para otro tipo de precio.

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Los datos que se muestran son los siguientes:

Código

: Registra el código del tipo de precio.

Descripción 1.4.16

: Registra el nombre del tipo de precio.

Tipo de Artículos

Es la tabla donde se registrará los diferentes Tipos de Artículos que la Empresa posea. Cada Tipo de Artículo es identificado mediante un código, que es asignado por única vez al momento de registrar a dicho tipo de Artículo, este código no puede ser modificado, ni reasignado para otro tipo de Artículo.

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Los datos que se muestran son los siguientes:

Código

: Registra el código del tipo de Artículo.

Descripción

: Registra el nombre del tipo de Artículo.

1.4.17

Transportista

Esta tabla permite crear a las empresas o personas que brindan el servicio de Transporte de Mercadería a los Clientes. Cada Transportista es identificado mediante un código, que es asignado por única vez al momento de registrarlo, este código no puede ser modificado, ni reasignado por otro Transportista.

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Los datos requeridos son los siguientes:

Datos de Transportista:

Código RUC Nombre Dirección Teléfono Brevete

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: Registra el código del Transportista. : RUC del Transportista : Nombre del Transportista : Dirección del Transportista : Teléfono del Transportista. : Nro. de Brevete de conducir del Transportista.

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Placa : Nro. de Placa del Vehículo. Modelo : Modelo del vehículo No de Inscripción: Datos de la Empresa:

Razón Social : Razón Social de la Empresa donde labora el Transportista. RUC : RUC de la Empresa. Dirección : Dirección de la Empresa. Teléfono : Teléfono de la Empresa. 1.4.18 Conceptos

Generales

En este sub. Menú se pueden modificar o editar todos los conceptos del tipo general. Presionando el botón EDITAR ingresamos a la pantalla donde podemos modificar la descripción, el tipo de concepto y el contenido del concepto, no se puede editar o modificar el código, ya que es único.

1.5 Asientos de venta En esta opción se definen las cuentas contables que intervienen para efectos de generar el asiento contable de ventas que serán luego transferidas al Sistema de Contabilidad. Cabe resaltar que el sistema permite definir el tipo de Asiento Contable en la opción de Configuración / Datos de la Empresa, en el campo Analítico. 1.5.1 Cuenta Contable Documentos

Los datos que se definen a continuación deben ser establecidos correctamente, para no alterar o distorsionar la información de Contabilidad:

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Tipo Factura

: Código del Tipo de Documento.

Cta. Contable Soles

: Cuenta de Clientes en Soles.

Cta. Contable Dólares

: Cuenta de Clientes en Dólares.

Cta. Contable Tributos : Cuenta de Impuestos IGV. Cta. Contable Ventas : Cuenta de Ventas. Centro de Costos

: Centro de Costos.

1.5.2 Cuenta Contable Flete Si en el campo de Cuenta presionamos la tecla F1 nos aparecerá una ventana para escoger qué tipo de cuenta deseamos observar en la pantalla:

2. LISTADO En esta opción podemos consultar y/o imprimir Catálogos de Artículos, Catálogos de Clientes, Listados de Precios y Listado de Precios por Familia. 2.1 Catálogo de Artículos Puede ser ordenado por: Código Interno, Descripción, Familia, Código de Fabricante, Cuenta Contable, Tipo de Artículo. Luego de seleccionar la opción elegida el sistema solicitará los limites inicial y final, para Calle Tiahuanaco 146 Urb. Maranga San Miguel –Lima www.starsoft.com.pe

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mostrar sólo los artículos que se encuentren entre los límites escogidos. El reporte se podrá visualizar en pantalla, o mandar a imprimir. La primera columna estará ordenada por el parámetro indicado. Por ejemplo si el parámetro indicado es Código, la primera columna se encontrará ordenada por el Código interno del artículo.

En este caso el parámetro indicado es Código, y de acuerdo a ello el formato del listado será el siguiente:

2.2

Catálogo de Clientes

En esta opción se registra la información completa de los clientes que tiene la empresa, datos que serán utilizados para procesar Guías, Facturas, consultar datos y emitir reportes de ventas. Podemos consultar los datos de los clientes, por Código,

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Razón Social, RUC o Grupo, además podemos ingresar el rango que se desea visualizar en la pantalla, impresora, o grabar en un Archivo.

La primera columna estará ordenada por el parámetro indicado. Por ejemplo si el parámetro indicado es Código, la primera columna se encontrará ordenada por el Código del cliente. En este caso el parámetro indicado es Código, y de acuerdo a ello el formato del listado será el siguiente:

2.3

Listado de Precios

Esta opción sirve para emitir las listas de precios, de acuerdo al orden que necesita el usuario; mediante las siguientes opciones: Artículos, Familias, Tipo y además pueden indicar el rango de artículos. Luego de seleccionar los parámetros procederemos a

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seleccionar el tipo de precio a consultar, para poder visualizarlos en la pantalla, imprimirlos.

Después de especificar el tipo de precio que se desea visualizar se obtendrá el siguiente reporte:

2.4

Listado de Precios por Familia

En este sub. Menú se puede listar los precios de las Familias de Artículos, sus Líneas, Grupos; además podemos indicar el rango de artículos y tipos de precios a consultar, para poder visualizarlos en la pantalla o imprimir. Calle Tiahuanaco 146 Urb. Maranga San Miguel –Lima www.starsoft.com.pe

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Después de seleccionar las líneas se obtendrá el listado de precios por familia. Cuando se selecciona una familia, se podrá ingresar para hacer la consulta por líneas, luego se obtendrá la siguiente pantalla:

De igual modo si se selecciona una línea se podrá emitir un listado por grupo, luego se obtendrá la siguiente pantalla:

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3. VENTAS Aquí registramos todos los movimientos de los documentos; que pueden ser por ventas, obsequios y exportación.

3.1

Ventas

En este sub. menú se registran todas las ventas de la empresa, mediante facturación , guías de remisión por facturar o por exportación. Se encuentra las siguientes opciones:

3.1.1 Documentos de venta Aquí se emiten los documentos como Factura, Boleta, Nota de Crédito, Nota de Débito y Nota de Pedido. El cálculo del I.G.V. lo realiza el sistema automáticamente, al igual que valor de venta, el precio de venta y el valor del descuento. El formato que será impreso estará determinado por el formato que tenga la empresa, para ello el sistema configurará este tipo de documentos, de acuerdo a la necesidad de la empresa.

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Pto. Venta

: Registra el punto de venta desde el cual se realizó la venta. Se presiona la tecla [F1] para poder visualizar los códigos de los diferentes puntos de venta.

Documento

: Registra el tipo de documento a emitir, pudiendo ser éste Boleta o Factura, Nota de Crédito, Nota de Débito y Nota de Pedido.

Serie / Número : Registra el número de serie y número de documento que se emitirá. Fecha

: Registra la fecha de emisión del documento.

Cliente

: Registra la Razón Social del cliente al que se le emitirá la factura. Se puede visualizar la relación de clientes con la tecla [F1].

RUC

: Una vez ingresado el código de cliente, el número de RUC aparecerá automáticamente.

Razón Social : Registra automáticamente la Razón Social del cliente cuyo código fue ingresado anteriormente. Dirección

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: Registra automáticamente la dirección del cliente cuyo código fue ingresado anteriormente.

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Doc. Referencia : Registra el tipo de documento de referencia. Se puede obtener ayuda con la tecla [F1]. Vendedor

: Registra el Código de vendedor. Se puede obtener ayuda con la tecla [F1].

Moneda

: Registra el tipo de moneda con que será emitido el documento. Puede ser: MN: Moneda Nacional, ME: Moneda Extranjera.

Tipo de cambio : Registra el tipo de cambio con que será registrado este documento para efectos contables. Tomará el tipo de cambio registrado por el sistema. Forma de Pago : Registra la forma de pago con que será emitido el documento. Se puede obtener ayuda con la tecla [F1]. % Desc. Cl.

: Registra el porcentaje de descuento otorgado al cliente.

Mon. des

: Registra el monto de descuento otorgado al cliente

% Desc. Esp. : Registra el porcentaje otorgado al cliente.

de

descuento

especial

Guías

: Nro. de la(s) guías con las cuales se factura.

Serie Guía

: Número de la serie de guía de remisión, este texto y campo solo aparecerá si se eligió. Si generar Guía.

Transportista : Código del transportista, aparece el texto y campo sólo si se eligió. Si generar Guía. No Pedido

: No del documento de pedido.

Cotización

: No de la cotización.

Ord. Compra : No de orden de compra. Glosa

: Glosa o comentario.

Después de ingresar los datos requeridos, se presionará el botón Ingresar, para proceder a registrar los artículos que se facturarán con dicho documento. A continuación de acuerdo a la configuración establecida a la empresa en la opción Configuración de Empresas, referente al recuadro de Facturar con Guía, el sistema preguntará si desea generar una guía que acompaña a la factura. En caso de elegir Si generar Guía, el Programa creará dos documentos, la Factura y la Guía Calle Tiahuanaco 146 Urb. Maranga San Miguel –Lima www.starsoft.com.pe

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de Remisión por el motivo de Guía contra Factura. En caso de elegir No generar Guía, el programa solo creará la Factura. De acuerdo al gráfico adjunto en la parte inferior se disponen de botones de acción:

AGREGAR. Permite registrar el ingreso de artículos en el documento. Los datos requeridos son los siguientes: Almacén Artículo Descripción Unidad Serie/Lote Cantidad Precio Uní. Desc. Art.

: Código del Almacén del cual se va a descargar para facturar. : Código del Artículo a facturar. : Nombre del producto, que puede ser modificado. : Unidad de medida del producto. : Número de la serie o lote de Producto a Facturar. : Número de unidades a descontar del Stock. : Importe unitario del producto. : Porcentaje de descuento otorgado.

Cabe resaltar lo siguiente: el sistema efectúa el cálculo o desglose del I.G.V por la venta, de acuerdo a la configuración establecida al artículo en la opción de Datos de Ventas de Artículos, en el campo Precio con I.G.V. Asimismo para el campo Precio Unit. El sistema Calle Tiahuanaco 146 Urb. Maranga San Miguel –Lima www.starsoft.com.pe

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Toma de la tabla de precios establecida al artículo en la opción Datos de Ventas de Artículos, las alternativas de precios que se puede asignar a un artículo para facturar. QUITAR. Permite eliminar un registro de la factura. EDITAR. Permite modificar los datos de un registro. GRABAR. Efectúa la generación de la factura con el correspondiente número del documento. En caso de haber elegido Si generar Guía el programa preguntará por el número de la correspondiente guía. CANCELAR. Elimina toda la operación registrada, sin afectar el stock de los artículos. 3.1.2 Ingreso Rápido Factura / Boleta. Este módulo está orientado a empresas con una facturación masiva a través de Puntos de Ventas o Ventas por Ventanilla. Los datos que se registran son 60 % menos de los que se registra en la opción de Documentos de Ventas. Los datos que se registran en primer lugar es la cabecera con los siguientes campos:

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Pto. Venta Documento Ser/Num Fecha RUC Raz. Social Vendedor

: : : : : : :

Registra el código del punto de venta. Permite elegir entre factura y boleta. Código del Nº de serie del documento. Fecha de emisión del documento. Número de RUC del cliente. Razón social o nombre del cliente. Código del vendedor.

Nota.- Cuando nos encontramos en los campos de RUC por ejemplo podemos hacer uso de la tecla F1 para jalar la información necesaria que se registró en las tablas de ayuda. Después de dar ingreso a estos campos se registraran los datos de detalle presionando el botón Ingreso y llenar los campos que corresponden a los artículos, veamos la pantalla que nos mostrará el sistema:

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Factura Guía Documento que es factura y guía a la vez 3.1.3

3.1.4 Guías de Venta En esta opción se pueden emitir Guías de Remisión por concepto de Venta (GV), este proceso al igual que en Inventarios actualiza el stock de los productos. La característica de estas guías radica en que posteriormente se puede facturar por la opción de Facturar Guías de Venta. Se registrará la siguiente información

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Pto. Vta.

: Registra el punto de venta.

Documento

: Registra el documento que saldrá con la factura o boleta de venta, este documento está predeterminado como guía de remisión.

Serie / Número : Registra el número de serie y número de documento que se emitirá, en este caso la serie y número de la guía de remisión. Fecha

: Registra la fecha de emisión del documento.

Cliente

: Registra la razón social del cliente al que se le emitirá la factura. Se puede visualizar la relación de clientes con la tecla [F1].

RUC

: Una vez ingresado el código de cliente, el número de RUC aparecerá automáticamente.

Razón Social : Registra automáticamente la razón social del cliente cuyo código fue ingresado anteriormente. Dirección

: Registra automáticamente la dirección del cliente cuyo código fue ingresado anteriormente.

Doc. Referencia : Registra el tipo de documento de referencia. Se puede obtener ayuda con la tecla [F1]. Vendedor

: Registra el código de vendedor. Se puede obtener ayuda con la tecla [F1].

Moneda

: Registra el tipo de moneda con que será emitido el documento. Puede ser: MN: Moneda Nacional ME: Moneda Extranjera.

Tipo de cambio : Registra el tipo de cambio con que será registrado este documento para efectos contables. Tomará el tipo de cambio registrado por el sistema. Forma de Pago : Registra la forma de pago con que será emitido el documento. Se puede obtener ayuda con la tecla [F1]. % Desc. Cl.

: Registra el porcentaje de descuento otorgado al cliente.

% Desc. Esp. : Registra el porcentaje otorgado al cliente. Calle Tiahuanaco 146 Urb. Maranga San Miguel –Lima www.starsoft.com.pe

de

descuento

especial

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Transportista : Código del transportista. Glosa

: Comentario.

Después de ingresar los datos requeridos, se presionará el botón Ingresar, para proceder a registrar los artículos que saldrán con dicho documento. El procedimiento es muy similar al registro del detalle de una factura con la diferencia que en una guía se tiene la opción de registrar o no los precios de venta cuando se requiera.

3.1.5 Facturar Guías de Venta Por esta opción se facturan aquellas guías emitidas por venta a un cliente, el sistema tiene la posibilidad de emitir guías de remisión por inventarios o facturación por el concepto de GV (Guía de Venta por Facturar), al emitir una guía asume en primer lugar la situación de pendiente por facturar, luego que se factura asume la situación de facturado, cuando una guía es facturada no se puede en Inventarios realizar modificación alguna al documento. Cabe resaltar que al facturar una guía, el sistema no efectúa alguna actualización sobre los stock, es decir el Sistema de Inventarios o Facturación actualiza el stock por el primer documento emitido. Para facturar una guía se debe indicar en primer lugar al cliente, luego el Sistema efectuará una búsqueda de las guías emitidas por venta, mostrándolas en una ventana, para luego elegir la Guía a Facturar, tal como se muestra en el gráfico siguiente:

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Luego de haber seleccionado la guía, el sistema efectuará una consistencia de los datos debiendo el usuario completar los datos no registrados en la guía tales como moneda, vendedor, forma de pago y descuentos. Una vez actualizado la cabecera del documento el Sistema copiará los datos de la Guía a la factura y se procederá a actualizar el detalle del documento, de manera similar a las explicadas en el registro de una Factura Directa. 3.1.6 . Emisión de Cotizaciones En esta opción se pueden emitir cotizaciones de venta. El registro de la cabecera y detalle es similar al descrito en Documentos de Venta 3.1.1. Una cotización puede ser facturada posteriormente indicando el número de cotización en el campo de Documento de Referencia del formulario de factura, posteriormente el sistema tomará los datos ya registrados para completarlos luego si es necesario.

3.1.7 . Emisión de Pedidos En esta opción se pueden emitir pedidos. El registro de la cabecera y detalle es similar al descrito en Documentos de Venta 3.1.1. Un pedido puede ser facturado posteriormente indicando el número de pedido en el campo de Documento de Referencia del formulario de factura, posteriormente el sistema tomará los datos ya registrados para completarlos luego si es necesario.

3.1.8 . Emisión Guías Pedidos En esta opción se pueden emitir guía de pedidos. El registro se realiza primero seleccionando el pedido seguidamente el sistema tomará los datos registrados del pedido y completará la cabecera y el detalle de la guía, en la columna cantidad entregada debe ingresarse la cantidad que se esta recibiendo con la guía a emitir. Calle Tiahuanaco 146 Urb. Maranga San Miguel –Lima www.starsoft.com.pe

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3.2

Obsequios

En este sub. Menú se registran todos los obsequios por entregar a los clientes de la empresa. Se encuentra las siguientes opciones:

3.2.1 Factura de Obsequios En esta opción se registran las facturas por obsequios, para este tipo de transacciones solo se calcula el I.G.V, el cual se muestra luego en el Registro de Ventas.

Se registrará la siguiente información: Calle Tiahuanaco 146 Urb. Maranga San Miguel –Lima www.starsoft.com.pe

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Pto. Venta

: Se registra el punto de venta desde el cual se está atendiendo al cliente.

Documento

: Registra el documento que saldrá con la factura o boleta de venta.

Serie / Número : Registra el número de serie y número de documento que se emitirá. Fecha

: Registra la fecha de emisión del documento.

Cliente

: Registra la Razón Social del cliente al que se le emitirá la factura. Se puede visualizar la relación de clientes con la tecla [F1].

RUC

: Una vez ingresado el código de cliente, el número de RUC aparecerá automáticamente.

Razón Social : Registra automáticamente la Razón Social del cliente cuyo código fue ingresado anteriormente. Dirección

: Registra automáticamente la dirección del cliente cuyo código fue ingresado anteriormente.

Doc. Referencia : Registra el tipo de documento de referencia. Se puede obtener ayuda con la tecla [F1]. Vendedor

: Registra el Código de vendedor. Se puede obtener ayuda con la tecla [F1].

Moneda

: Registra el tipo de moneda con que será emitido el documento. Puede ser: MN: Moneda Nacional ME: Moneda Extranjera.

Tipo de cambio : Registra el tipo de cambio con que será registrado este documento para efectos contables. Tomará el tipo de cambio registrado por el sistema. Forma de Pago : Registra la forma de pago con que será emitido el documento. Se puede obtener ayuda con la tecla [F1]. % Desc. Cl.

: Registra el porcentaje de descuento otorgado al cliente.

% Desc. Esp. : Registra el porcentaje otorgado al cliente.

de

descuento

especial

Nota.- Después de ingresar los datos requeridos, se presionará el botón Ingresar, para proceder a registrar los artículos que saldrán con dicho Calle Tiahuanaco 146 Urb. Maranga San Miguel –Lima www.starsoft.com.pe

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documento. Para este tipo de documento el sistema calculará sin el impuesto del I.G.V. 3.3

EXPORTACION

En este sub. Menú se registran todos los documentos por entregar a los clientes de la empresa, referentes a sus compras realizadas y que sean de exportación. Se encuentra las siguientes opciones:

3.3.1 Factura de Exportación Aquí se registran los documentos de exportación a emitir para un cliente del exterior. Este tipo de documentación a emitir no registrará el valor del I.G.V. Contiene los siguientes campos:

Pto. Venta

: Se registra el punto de venta desde el cual se está atendiendo al cliente.

Documento

: Registra el documento que saldrá con la factura o boleta de venta.

Serie / Número : Registra el número de serie y número de documento que se emitirá. Fecha

: Registra la fecha de emisión del documento.

Cliente

: Registra la razón social del cliente al que se le emitirá la factura. Se puede visualizar la relación de clientes con la tecla [F1].

RUC

: Una vez ingresado el código de cliente, el número de RUC aparecerá automáticamente.

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Razón Social : Registra automáticamente la razón social del cliente cuyo código fue ingresado anteriormente. Dirección

: Registra automáticamente la dirección del cliente cuyo código fue ingresado anteriormente.

Doc. Referencia : Registra el tipo de documento de referencia. Se puede obtener ayuda con la tecla [F1]. Vendedor

: Registra el Código de vendedor. Se puede obtener ayuda con la tecla [F1].

Moneda

: Registra el tipo de moneda con que será emitido el documento. Puede ser: MN: Moneda Nacional ME: Moneda Extranjera.

Tipo de cambio : Registra el tipo de cambio con que será registrado este documento para efectos contables. Tomará el tipo de cambio registrado por el sistema. Forma de Pago : Registra la forma de pago con que será emitido el documento. Se puede obtener ayuda con la tecla [F1]. Pto. Origen

: Puerto o punto de origen de envío de la mercadería.

Pto. Destino

: Puerto o punto de destino de la mercadería

Embarcado

: Lugar de embarque.

Guías

: Número de guía de remisión.

Nro. Pedido

: Número de pedido.

Cotización

: Número de cotización.

Ord. Compra : Número de orden de compra. Glosa

: Glosa o comentario de la factura.

Después de ingresar los datos requeridos, se presionará el botón Ingresar, para proceder a registrar los artículos que saldrán con dicho documento. El valor de este documento no se calculará el I.G.V. El procedimiento de registro del detalle es similar a los explicados anteriormente.

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3.3.2 Nota de Crédito de Exportación El Registro de este Documento se realiza haciendo referencia a la Factura de Exportación, generalmente se emite para la devolución de mercadería. El procedimiento de registro es igual al explicado en el punto 3.3.1

3.3.3 Nota de Débito de Exportación Documento que se emite en circunstancias similares a la Factura de Exportación, pero para hacer referencia a gastos o intereses, para ello Ud. previamente tiene que haber creado el artículo con stock servicio. El procedimiento de registro es igual al explicado en el punto 3.3.1

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4.

PROCESOS

En este menú principal se pueden actualizar y eliminar documentos tales como Facturas, Boletas, Notas de Crédito/Débito, Cotizaciones y Pedidos. Para el caso de los documentos que se declaran a Sunat el sistema no permite modificación en cuanto al detalle del documento. Asimismo por esta opción se anulan los documentos contables. Y finalmente se emiten los asientos contables. 4.1

Modificación de Documentos

Esta opción permite efectuar correcciones sobre Facturas, Boletas y Notas de Crédito / Débito, pero en los datos de cabecera del documento es decir Fecha, Cliente, Razón Social, Doc. Ref, Pedido, Cotización, Orden de Compra, Guías y Comentario, no se puede modificar el tipo de moneda así como los descuentos. Como se había mencionado en el punto anterior no se podrá actualizar aunque se revierta el flag de impresión, la finalidad de este control es evitar inconsistencia o malversación de datos. La primera pantalla que se presenta al seleccionar la opción de Actualización de Datos Generales, es un BROWSE con la relación de documentos, mostrando en la parte superior un filtro que nos ayudará a seleccionar sólo los documentos que deseamos visualizar; digitando los primeros caracteres de los número de los documentos deseados. El sistema nos mostrará sólo aquellos registros que se igualan a los caracteres digitados. El filtro está ordenado por nombre del Cliente, Fecha del documento o Número del documento. La pantalla mostrada tendrá la siguiente información:

Después de ubicar el documento a modificar se procederá a presionar el botón Editar y en esa pantalla se modificarán los datos de dicho documento. Calle Tiahuanaco 146 Urb. Maranga San Miguel –Lima www.starsoft.com.pe

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4.2

Modificación de Guías

En esta opción se puede modificar los datos de cabecera de una guía, de forma similar a lo descrito en el punto anterior.

4.3

Modificación de Cotizaciones

En esta opción se puede modificar los datos de cabecera de una cotización, de forma similar a lo descrito en el punto anterior.

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4.4

Modificación de Pedidos

En Esta opción se puede modificar los datos de la cabecera de un pedido.

4.5

Eliminación de Documentos

Esta opción tiene por finalidad eliminar documentos mal ingresados y que aún no han sido impresos en caso contrario debe revertir la impresión se recomienda que esta opción sea solo utilizada por personas con autorización para evitar adulteración de información. Los documentos que se pueden eliminar son Facturas, Boletas, Notas de Crédito / Débito, en todos los casos el sistema actualizará el stock de los artículos. La pantalla mostrada tendrá la siguiente información:

Al igual que la pantalla anterior, se puede ordenar el Filtro por Nombre del cliente, Fecha del documento o Número del Documento. El procedimiento de eliminación consiste en la selección del documento, luego con el botón consulta se accede al detalle del mismo y finalmente con el botón de Eliminar se extorna el documento del

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Sistema, previamente el Sistema verificará si aún no se ha impreso el documento, en caso contrario no permitirá eliminarlo.

4.6

Eliminación de Guías

Permite eliminar Guías de Venta; muy similar al descrito en el punto 4.4, El proceso de Búsqueda e información es igual a la Eliminación de Documentos.

4.7

Eliminación de Cotizaciones

Similar al descrito en el punto 4.4, el sistema permite eliminar Cotizaciones de Venta. El proceso de Búsqueda e información es similar a la Eliminación de Documentos.

4.8 Eliminación de Pedidos Similar al descrito en el punto 4.4, el sistema permite eliminar pedidos de venta. El proceso de búsqueda e información es similar a la eliminación de documentos.

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4.9 Anulación de Documentos La anulación de Facturas, Boletas, Notas de Crédito / Débito consiste en marcar el documento con una situación de A (anulado), que a su vez actualizará el stock de los artículos. Los documentos anulados no se incluirán en las estadísticas o reportes de venta del sistema, pero sí en el registro de Venta con totales en cero.

Los pasos para anular un documento consiste en ubicarlo primeramente y para ello cuenta con los campos de Orden y Buscar, luego dar un Click en el botón de Consulta, en ese momento el sistema mostrará el contenido o detalle del documento, para finalmente anularlo con el botón de Anular. Calle Tiahuanaco 146 Urb. Maranga San Miguel –Lima www.starsoft.com.pe

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4.10 Anulación de Guías La anulación de guías consiste en marcar el documento con una situación de A (anulado), que a su vez actualizará el stock de los artículos.

4.11 Actualiza Estado del Pedido Por esta opción podemos actualizar el estado de un pedido emitido

4.12 Letras Esta opción permite realizar Canjes de Letras y Renovaciones.

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4.12.1

Canje por Letras

- Canje de Letras, debes seleccionar la opción Canje de Letras, el Cliente y Enseguida el sistema te mostrará sus documentos que pueden ser Canjeadas debes ingresar el monto a canjear posteriormente dar clic en el botón Letras, el sistema automáticamente te generará 2 letras con los montos Iguales, si deseas puedes modificar los montos antes debes modificar la columna Autocalc =N y podrás modificar los montos en la columna que Corresponda a la moneda seleccionada. Para cambiar la fecha de Vencimiento debes modificar la columna plazo y automáticamente se Cambiará la fecha de vencimiento. - Renovación de Letras, debes seleccionar la opción Renovación de Letras y Luego deberás seguir la misma instrucción explicada en Canje de Letras.

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4.12.2

Mantenimiento de Canjes

Esta opción nos muestra la relación de clientes con sus respectivos canjes, y nos permite cambiar el estado en que se encuentran las letras, imprimir la letra y realizar una Impresión del Historial de Letras.

4.13 Generar Asiento de Ventas El Sistema de Facturación forma parte de un conjunto de sistemas que centralizan su información en Contabilidad a través de la emisión de Asientos Contables, en este caso se emiten los asientos de ventas como comprobantes por cada factura, el tipo de Asiento Contable que se desee obtener será definido en la opción de Configuración \ Crear Datos del Sistema \ Crear Empresa, por el botón de Parámetros en el campo Asiento Analítico. El procedimiento consiste en efectuar la selección de todos los documentos emitidos en el respectivo mes, una vez que se obtiene la relación se puede elegir solo aquello a los que se generará asientos o a todos. En la ventana inferior se crearán los asientos contables de cada factura, previamente se marcará el botón , el sistema demorará algunos minutos dependiendo del volumen de información que encuentre. Calle Tiahuanaco 146 Urb. Maranga San Miguel –Lima www.starsoft.com.pe

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La pantalla de datos con la explicación anterior se muestra a continuación:

Finalmente se puede a través de los botones de Consulta e Imprimir, obtener una consulta del comprobante de ventas elegido o imprimir la relación de comprobantes para su revisión y posterior transferencia a contabilidad con el botón de Enviar. En este ultimo paso el Sistema se enlaza con el Sistema de Contabilidad para incluir en el subdiario de Ventas los comprobantes por las Ventas, de esta manera no será necesario registrarlos en el Sistema Contable.

4.14 Marcar Documentos como no Contabilizados

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En el Sistema de Facturación después que se han enviando los Asientos de Ventas a Contabilidad si se quisiera revertir el envió Primero se debe eliminar los Asientos de Ventas en Contabilidad y después ir al Sistema de Facturación a la opción Procesos \ Marcar Documentos como No Contabilizados, el objetivo es descontabilizar o quitarle el check de contabilizado a los documentos en un rango de fechas con la finalidad de volver a Generar el Asiento de Ventas y enviarlo nuevamente a Contabilidad.

4.15

Generacion de Ventas Mensuales

Procesa y genera la información de todos los meses para los reportes de ventas mensuales. Agrupa las ventas mensuales por artículo.

4.16

Cierre de Ventas Mensual

En este menú se procesan los movimientos de documentos del sistema de facturación, de un rango de meses determinado. Después de ejecutar el cierre de ventas mensual se obtendrá los reportes mensuales de todos los movimientos, tales como: ventas mensuales x artículo, ventas mensuales x vendedor, ventas mensuales x familia, etc. Una vez realizado el cierre de ventas mensual, no se podrá efectuar modificaciones, ni anulaciones a ninguno de los documentos, por eso antes de realizar el cierre de ventas mensual se recomienda revisar que no queden documentos por anular o actualizar.

4.17 Abrir Mes Cerrado Si usted necesita trabajar con algún mes que esta cerrado, puede darle apertura o abrirlo nuevamente con esta opción, para ello primero debe seleccionar el mes y luego darle click en aceptar.

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5. CONSULTAS En este menú se pueden hacer las consultas de todos los documentos emitidos por las diferentes opciones del menú Ventas. Las Consultas se dividen en: Consulta de documentos, Cotizaciones, Pedidos, Guías, Consulta de stock, Kardex de Precios y Comisiones.

5.1

Consulta de Documentos

Por esta opción se pueden efectuar las consultas a los datos registrados en las Facturas, Boletas, Notas de Crédito / Débito, Notas de Pedido así como también los documentos anulados. La primera pantalla que se presenta al seleccionar la opción de Consulta de Documentos, es un BROWSE con la relación de documentos(FT, BV, NC, ND, NP), mostrando en la parte superior los campos Buscar, Documento y Ver, para realizar una búsqueda primero tener en cuenta que por defecto el sistema busca por Punto de Venta o primera columna si desea buscar por otro campo debe dar un click en la cabecera del browse de la columna por la que desea buscar, segundo debe elegir que tipo de documento desea consultar en el campo Documento (FT, BV, NC, ND, NP o Todos), tercero en el campo Ver (existen dos opciones Fecha de Proceso y Todos) primera filtra solo los documentos de acuerdo al mes de la fecha de proceso y la segunda muestra todos los documentos creados sin considerar la fecha de proceso.

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Después de ubicar el documento a consultar se procederá a presionar el botón Consultar y se encontrará todos los datos referidos al documento en consulta, además se podrá realizar la impresión del documento.

5.2

Consulta de Cotizaciones

Al igual que en la Consulta de Documentos, por esta opción se puede consultar las cotizaciones de ventas. El proceso de consulta es similar al descrito anteriormente con la diferencia que no tendrá que escoger el tipo de documento por el que va ha realizar la búsqueda.

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5.3

Consulta de pedidos.

Al igual que en Consulta de Documentos, por esta opción se puede consultar los Pedidos de Venta. El proceso de consulta es similar al descrito en 5.1 con la diferencia que no tendrá que escoger el tipo de documento por el que va ha realizar la búsqueda.

5.4 Consulta de Guías de Venta El Sistema de facturación permite un enlace con el Sistema de StarSoft Inventarios, no solamente por la actualización de Stock sino por que también se puede emitir Guías de Venta y consultarlas, pero solo se puede visualizar las Guías con código de Transacción GV (Guía de Venta) y GF (Guía contra Factura) . El procedimiento de consulta de Guías es similar al descrito en 5.1 Calle Tiahuanaco 146 Urb. Maranga San Miguel –Lima www.starsoft.com.pe

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5.5

Consulta de Stock

En esta pantalla podemos consultar el stock de todos los artículos por almacén. La primera pantalla que se presenta al seleccionar la opción de Consulta Stock de Artículos, es un BROWSE con la relación de artículos, mostrando en la parte superior los campos Buscar y Orden que nos ayudará a realizar la búsqueda de acuerdo a los caracteres escritos en el campo Buscar y a lo seleccionado en el campo Orden (Código, Descripción o Código de Fabricación).

Una vez ubicado el artículo que queremos consultar procederemos a presionar el botón consulta y encontraremos todos los datos del artículo. Calle Tiahuanaco 146 Urb. Maranga San Miguel –Lima www.starsoft.com.pe

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: 5.6 Comisiones por Vendedor El Sistema de Facturación tiene la posibilidad de emitir las comisiones de ventas a los vendedores, sobre las ventas emitidas, para obtener este calculo es necesario establecer por cada vendedor el porcentaje de comisión a calcular en función al tipo de financiamiento o forma de pago otorgado al Cliente. En esta opción se puede consultar la Comisiones por Vendedor considerando las opciones: Punto de Venta, Rango de Fechas y Rango de Vendedor, de acuerdo a lo seleccionado te muestra la consulta.

5.7

Consulta de Ventas por Artículo

En esta pantalla se puede visualizar los movimientos que han tenido los artículos seleccionados, por almacén. Si se ingresa a consulta se podrá observar los movimientos de precios que ha tenido dicho artículo, para ello debemos seleccionar el rango de fecha que se desea observar.

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Una vez ubicado el artículo sobre el cual desea hacer la consulta presionará el botón Consulta 5.8

Consulta Rápida de Precios

Permite obtener una consulta de los precios por cada producto, de acuerdo al artículo seleccionado. Para realizar búsquedas debe ingresar el dato a buscar en el campo Buscar.

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6. REPORTES En este menú se puede emitir todos los reportes que se deseen respecto al movimiento en el sistema de facturación. Se recomienda que si se desea visualizar un reporte mensual, éste se realice después de ejecutar el proceso de Generación de Ventas Mensuales. Se cuenta con los siguientes tipos de reportes: 6.1

INFORMES DIARIOS

Aquí se emiten los reportes respecto a las ventas de la empresa. Se cuenta con el siguiente tipo de reportes diarios: 6.1.1 Ventas Contado / Crédito Este reporte muestra todas las ventas realizadas día a día o en un rango de fechas y cuyos documentos han sido emitidos por el sistema de facturación. Para lo cual se tiene que seleccionar el rango de punto de venta a considerar y el rango de fechas:

6.1.2 Ventas por Serie / Factura Este reporte muestra todas las ventas realizadas día a día ordenados por número de serie de los documentos que han sido emitidos por el sistema de facturación. Se puede obtener un reporte resumen de ventas por día o un resumen de ventas acumulado, para lo cual tendría que seleccionar el rango de punto de venta, los rangos de fechas y el tipo de documento también existen el check de Todas (si esta activado permite mostrar todos los tipos de documentos) y el check Todas Series ( permite visualizar todas la series si esta activado). La pantalla que se muestra de acuerdo al tipo de reporte que se desea es la siguiente:

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El formato del reporte emitido será el siguiente:

6.1.3 Ventas por Agrupaciones Este reporte contiene todas las ventas realizadas por la empresa ordenados por código de artículos. Para ello se tiene que seleccionar el rango de fechas, el tipo de moneda, el código del artículo desde el cual desea la impresión y el código del artículo hasta el cual se desea la impresión, el almacén, el orden que desea emitir este reporte ; puede ser: por artículo, por grupo, por línea, por familia, y por último señalar si se requiere un reporte detallado o un reporte resumido. Calle Tiahuanaco 146 Urb. Maranga San Miguel –Lima www.starsoft.com.pe

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El formato del reporte a mostrarse será el siguiente:

6.1.4 Ventas por Vendedor Este reporte contiene todas las ventas realizadas para la empresa agrupadas por vendedores. Para ello se tiene que ingresar el rango de fechas, el tipo de moneda, el código del vendedor desde el cual desea la impresión y el código del vendedor hasta el cual se desea la impresión, el código del artículo desde y hasta el cual se desea el reporte, el segundo orden: por artículo, por grupo, por línea, por familia, y por último se presiona el botón Aceptar.

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El formato del reporte emitido será el siguiente:

6.1.5 Ventas por Cliente Este reporte contiene todas las ventas realizadas para la empresa agrupadas por clientes. Para ello se tiene que seleccionar el rango de fechas, el tipo de moneda, el código del cliente desde el cual desea la impresión y el código del cliente hasta el cual se desea la impresión, el código del artículo desde y hasta el cual se desea el reporte, el segundo orden: por Artículo, por Grupo, por Línea, por Familia, y por último se presiona el botón Aceptar.

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6.1.6 Ventas por giro de Cliente Permite obtener un reporte de ventas por giro de Cliente, para ello se debe establecer el rango de fechas, el rango de Clientes principales, el tipo de moneda y rango de artículos o grupo, por líneas, por familia, por documento, por vendedor dependiendo de la selección. La pantalla de datos es el siguiente:

6.1.7

Ventas por Grupos de Clientes

Permite obtener un reporte de ventas por grupo de Clientes, para ello se debe establecer el rango de fechas, así como el rango de Clientes principales y el tipo de moneda del reporte. La pantalla de datos es el siguiente:

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6.2 VENTAS MENSUALES Aquí se emiten los reportes respecto a las ventas mensuales de la empresa. Se cuenta con el siguiente tipo de reportes diarios: 6.2.1 Ventas Mensuales por Artículo Este reporte contiene todas las ventas realizadas para la empresa agrupadas por códigos de artículo. Para ello se tiene que ingresar el código del artículo desde el cual desea la impresión y el código del artículo hasta el cual se desea la impresión, el rango de fechas, el tipo de moneda, y por último debe escoger si desea por Cantidad, Importe o Ambos el reporte finalmente debe presionar el botón Aceptar.

6.2.2 Ventas Mensuales por Familia Este reporte contiene todas las ventas realizadas para la empresa agrupadas por Familia de Artículos. Para ello se tiene que ingresar el código de la Familia desde el cual desea la impresión y el código de la familia hasta el cual se desea la impresión, el rango de fechas, el tipo de moneda, y por último se presiona el botón Aceptar.

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El modelo de reporte es el siguiente:

6.2.3 .

Ventas Mensuales por Línea

Este reporte contiene todas las ventas realizadas para la empresa agrupadas por línea de artículos. Para ello se tiene que ingresar el código de la familia y línea correspondiente desde el cual desea la impresión y el código de la línea hasta el cual se desea la impresión, el rango de fechas, el tipo de moneda, y por último se presiona el botón Aceptar. Calle Tiahuanaco 146 Urb. Maranga San Miguel –Lima www.starsoft.com.pe

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El modelo de reporte a obtener es el siguiente:

6.2.4 Ventas Mensuales por Grupo Este reporte contiene todas las ventas realizadas para la empresa agrupadas por grupo de artículos. Para ello se tiene que ingresar el código de la familia, luego de la línea y por último del grupo correspondiente desde el cual desea la impresión y el código del Grupo hasta el cual se desea la impresión, el rango de fechas, el tipo de moneda, y por último se presiona el botón Aceptar.

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El modelo del reporte es el siguiente:

6.2.5 . Ventas Mensuales por Cliente Este reporte contiene todas las ventas realizadas para la empresa agrupadas por códigos de clientes. Para ello se tiene que ingresar el código del cliente desde el cual desea la impresión y el código del cliente hasta el cual se desea la impresión, el rango de fechas, el tipo de moneda, y por último se presiona el botón Aceptar.

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El formato del reporte a imprimir será el siguiente:

6.2.6 Ventas Mensuales por Vendedor Este reporte contiene todas las ventas realizadas para la empresa agrupadas por vendedor. Para ello se tiene que ingresar el código del vendedor desde el cual desea la impresión y el código del vendedor hasta el cual se desea la impresión, el rango de fechas, el tipo de moneda, y por último se presiona el botón Aceptar. Calle Tiahuanaco 146 Urb. Maranga San Miguel –Lima www.starsoft.com.pe

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El formato del reporte a imprimir será el siguiente:

6.3

VENTAS DE RANGOS MENSUALES

Este reporte nos muestra un consolidado por meses

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6.4

VENTAS POR RANGO DE FECHAS

Reporte detallado de todas las ventas realizadas en un rango de fechas

6.5

DETALLE DE VENTAS POR CLIENTE

Este reporte nos muestra las ventas agrupadas por cliente

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6.6

ANÁLISIS DE VENTAS

Esta opción permite conocer las ventas acumuladas pero en orden descendente de mayor a menor por cliente y artículos. 6.6.1 Ranking de Ventas por Cliente En esta opción se emitirá reportes sobre el ranking de compras de los clientes de la empresa. Puede ser utilizado para premios por meta alcanzada impuesta por la empresa. Se ingresará el rango de fechas del reporte a emitir, el código del cliente desde el que se desea el reporte, el tipo de moneda, y finalmente se presiona el botón Aceptar.

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El formato del reporte a emitir será el siguiente:

6.6.2 Ranking de ventas por Artículo En esta opción se emitirá reportes sobre el ranking de ventas de los artículos de la empresa. Puede ser utilizado para tener en cuenta que artículos son los que tienen mayor salida. Se ingresará el rango de fechas que se desean en el reporte, el código del vendedor, el tipo de moneda.

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El formato del reporte a emitir será el siguiente:

6.6.3 Utilidad de ventas

En este sub. Menú se emiten los reportes del registro de utilidades de ventas de la empresa. El reporte puede incluir a todos los artículos o se puede hacer un listado de los artículos que se requiere sean incluidos en el reporte. También se deben indicar las fechas de inicio y fin del reporte, el tipo de moneda y el tipo de reporte que es requerido.

6.6.4 Utilidad por lista de precios

En este sub. Menú se emiten los reportes del registro de utilidades de ventas de la empresa por lista de precios. En este caso se debe seleccionar el tipo de almacén del cual se quiere hacer el reporte y también el tipo de lista de precio, el tipo de cambio y tipo de moneda,

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y el orden que se quiere que lleve el reporte. También se puede

87

hacer un listado de todos los artículos de dicho almacén o especificar los artículos que se desean registrar.

6.7

. REGISTRO DE VENTAS

En este sub. Menú se emiten los reportes del registro de ventas de la empresa. Estos reportes pueden ser emitidos por:

6.7.1 . Registro de Ventas por Punto de Venta. En esta opción se emitirá reportes sobre las ventas de cada punto de venta de la empresa. Puede ser utilizado para observar qué puntos de venta están logrando los objetivos. Se ingresará el rango de fechas que se desean en el reporte y el tipo de moneda. Luego se presionará el botón Aceptar.

El formato del reporte a imprimir será:

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6.7.2 . Registro de Ventas Sunat En esta opción se emitirá reportes sobre las ventas para entregar a Sunat, y que servirán para los cálculos correspondientes de impuestos. Se ingresará el rango de fechas que se desean en el reporte y el tipo de moneda. Luego se presionará el botón Aceptar.

El formato del reporte a imprimir es el siguiente:

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6.8

DOCUMENTOS EMITIDOS

Nos mostrará el documento (s) emitido, es decir los documentos que se han registrado, los ubicamos por el tipo de documento y con un rango de fechas.

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6.9

VENTAS COMPROMETIDAS

Esta opción nos permite visualizar la relación el artículos que ha sido pedidos o comprometidos. Pedidos por Vendedor Nos emitirá un listado de los pedidos con relación a los vendedores

6.9.1 Artículos Comprometidos

Un listado de los artículos que han sido pedidos por los clientes en un determinado rango de fechas.

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6.10 6.10.1

LISTADO DE DOCUMENTOS Facturas con guías emitidas

Emite un listado de las facturas realizadas con guías ya emitidas por la Empresa. Debemos ingresar el nombre del cliente y el número de factura inicial y el número de factura del punto final.

6.10.2

Guías emitidas con facturas

Emite un listado de las guías realizadas con facturas ya emitidas por la Empresa. Debemos ingresar el número de serie de las guías y la fecha inicial y final del reporte que se quiere hacer.

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6.10.3

Guías de ventas por cliente

Nos muestra un reporte con el detalle de las guía por cliente en un rango de fechas.

6.11 CONSISTENCIA DEL ASIENTO DE VENTAS Este reporte nos muestra una consistencia de los asientos transferidos a contabilidad.

7.

CONFIGURACION

Procesos especiales con que cuenta el software para registrar parámetros y configurar el sistema según las características de cada Calle Tiahuanaco 146 Urb. Maranga San Miguel –Lima www.starsoft.com.pe

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empresa. Estas opciones deben ser usadas exclusivamente por el administrador del sistema y/o por el personal de soporte técnico. 7.1

CREAR DATOS DEL SISTEMA

7.1.1 .

Crear empresa

Esta opción permite crear la Empresa con la que se va ha trabajar, además muestra en un browse todas las empresas creadas, cada empresa es identificada mediante un código que es asignado por única vez por el administrador, al momento de crear la empresa, este código no puede ser modificado, ni reasignado para otra empresa.

Durante la Actualización de Datos Generales es posible ingresar Empresas nuevas, modificar los datos de las empresas ya existentes (excepto el código o RUC), eliminar empresas o consultar cualquier dato requerido. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente información:

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Código

: Registra el código asignado a la empresa por ingresar. Este código contiene 3 caracteres alfanuméricos.

RUC

: Registra el número de RUC de la empresa, el cual será verificado por el sistema.

Razón Social : Registra el nombre de la empresa. Dirección

: Registra la dirección de la empresa.

Teléfono

: Registra el número telefónico de la empresa.

Fax

: Registra el número de fax de la empresa.

Representante

: Registra al representante legal de la empresa.

Pantalla

: Registra la pantalla que será utilizada por la empresa.

Reporte

: Registra los reportes que podrá obtener la empresa ingresada.

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Al ingresar a la opción Datos, la pantalla será la siguiente:

Explicaremos el significado de cada uno de los controles que se muestran. Moneda por Omisión

: Establece el tipo de Moneda que se mostrará como

primera alternativa al facturar, los tipos de moneda son ME (Dólares) y MN (Soles). Factura con Guía

: Este control configura el programa para emitir una guía

en el mismo momento que se genera la factura, en caso de no estar marcado el programa preguntará por cada factura que emita si desea generar una guía. Ord. Descripción

: Permite establecer que todos los helps de ayuda se

muestren ordenados por la descripción Artículo o Cliente. Chequea Limite Cred.

: Verifica si la Factura que se emite al Cliente no excede el

límite de crédito permitido. Valor Tasa I.G.V.

: Permite establecer la tasa de IGV vigente en el mercado

para efectos de ventas. Subdiario de Venta

: Establece el código de subdiario que en contabilidad se

utiliza para los asientos de ventas. Precios con IGV

: Establece que el programa asignará

por defecto la

característica de precio con IGV, a todo artículo que se cree. Preg. Impresión

: Permite establecer si el programa va a preguntar por la

impresión del documento que se emite.

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Nro. Automático

: Establece si el programa efectuará una pregunta para

generar la numeración de la factura. Factura sin Guía

: Este control configura el programa para emitir la factura

sin guía. Asiento Analítico

: Establece que el tipo de asiento contable a generarse va

ha ser Analítico. Anexo Contable

: Establece el código de anexo de clientes de contabilidad.

7.1.2 . Crear usuarios Se registran a los usuarios que tendrán acceso al uso del sistema. Cada usuario es identificado mediante un código asignado por única vez al momento de crear al usuario, este código no puede ser modificado, ni reasignado para otro usuario.

Durante la actualización de datos generales es posible ingresar a un nuevo usuario, editar (modificar) o eliminar a un usuario ya existente.

Código Usuario 8 caracteres.

: Registra el código de usuario. Cuenta con

Nombre Usuario : Registra el nombre del usuario que tendrá acceso al sistema.

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Punto de Venta el usuario. Vendedor

: Registra el punto de venta que manejará

: Registra el código de vendedor.

Pass Word Usuario identificará el usuario.

: Registra el pass Word con el que se

Confirmar : Se confirma el pass Word con el que se identificará el usuario.

7.1.3 Crear Administrador El sistema para mayor seguridad de sus datos establece dos tipos de usuarios, uno operativo que solo tiene acceso a las opciones que se le establezca y otros administradores con facultades de intervenir los datos de los usuarios operativos.

7.2

TABLA DE DOCUMENTOS

Es la base de datos donde se registran todos los datos de los documentos que serán emitidos por el sistema. Cada documento es identificado mediante un código que asignado por única vez por el administrador, al momento de crear la empresa, este código no puede ser modificado, ni reasignado para otra empresa.

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Durante la actualización de datos generales es posible ingresar un nuevo tipo de documento, modificar un documento ya ingresado o eliminar un tipo de documento ya existente.

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Registra la siguiente información: Tipo de Documento

: Registra el código del tipo de documento. Se puede obtener ayuda presionando la tecla [F1].

Doc. Contable

: Después de ingresar el código del tipo de documento, el documento contable se registrará automáticamente.

Descripción

: Después de ingresar el código del tipo de documento, el nombre se registrará automáticamente.

Serie Documento

: Registra el número de serie de los documentos a emitirse.

No. Inicio

: Registra el número del primer documento a emitirse.

No Final

: Registra el número del último documento a emitirse.

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100

Ultimo No Correlativo : Registra documento.

Código SUNAT

el

último

número

correlativo

del

: Registra el código Sunat.

Formato de Impresión

: Es el código del Formato de Impresión.

Líneas Imp.

: Registra el No de líneas que se imprimirá en el documento.

Impresora

: Define el nombre de la impresora.

Controlador

: Define el tipo de controlador de impresora.

Puerto de Imp. : Define el puerto de impresora a usar. Luego el sistema dispone de una configuración de datos para cada tipo de documento, los cuales son los siguientes: Cabecera: 

Punto de Venta

: Define si en el documento se va a requerir la elección de Punto de venta.



Nº Serie

: Define si en el documento se va a requerir seleccionar

un Número de serie de la relación de documentos. 

Razón Social

: Define si en el documento se va a requerir modificar la Razón social del cliente.



Dirección

: Define si en el documento se va a requerir modificar la Dirección del cliente.



RUC

: Define si en el documento se va a requerir modificar el Número de RUC.



Fecha Documento

: Define si en el documento se va a requerir actualizar la Fecha.



Tipo Cambio

: Define si en el documento se va a requerir actualizar el

tipo De cambio. 

Cotización

: Define si en el documento se va a requerir ingresar el Número de cotización.

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101



Orden Compra

: Define si en el documento se va a requerir ingresar el Número de orden de compra.



Pedido

: Define si en el documento se va a requerir ingresar el Número de pedido.

7.3

PUNTO DE VENTA

Esta opción muestra un browse con todos los puntos de venta registrados. Si presionamos el botón Ingreso, es posible registrar nuevos puntos de venta, a continuación Se cuenta con los siguientes datos:

Punto venta

: Registra el código del punto de venta. Contiene 2 caracteres alfanuméricos.

Razón Social

: Registra el nombre del punto de venta.

Dirección

: Registra la ubicación del punto de venta.

Almacén

: Registra el código de almacén con el que trabajará este punto de venta. Se puede obtener ayuda mediante

la tecla [F1]. Tipo de Documento obtener de la tabla

: Registra el tipo de documento, se puede de ayuda mediante la tecla [F1].

Nro. Serie dicho documento.

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: Registra el número de serie que manejará

102

Con el botón Modificar podemos modificar los datos de los puntos de venta ya existentes (excepto el código o RUC), para eliminar puntos de venta tiene el botón Eliminar. El botón doc. de punto de venta permite establecer los documentos que se pueden emitir por el punto de venta, tales como Factura, Boleta, Nota Crédito / Débito, Guía, Cotización, Pedido y Nota de Pedido, especificando además las diferentes series que por cada una exista. De esta forma se controla que los usuarios asignados a un punto de venta no puedan por error emitir documentos que no le correspondan El botón de $ precios, permite establecer los diferentes precios con los cuales se puede facturar a los Clientes.

7.4

FORMATOS DE IMPRESIÓN

Esta opción permite configurar los formatos de impresión de cada documento emitido por el sistema. ADVERTENCIA, sino se configura adecuadamente la información registrada en esta opción, ocasionará que el sistema no pueda imprimir alguno de los siguientes documentos: Factura, Boleta, Nota Crédito / Débito, Guía, Cotización, Pedido, Factura / Nota Crédito / Débito de Exportación.

Importante.- Registra la siguiente información: -

Código Formato

-

Tipo de Documento : Se registra un Tipo de Documento (BV, FT, NC, ND, etc.) Nombre Reporte : Se registra el Nombre del reporte siempre con extensión RPT. Nombre Empresa : Se registra el Nombre de la Empresa.

-

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: Se registra lo que se ingresó en la opción Tabla de Documentos en el campo Formato de Impresión.

103

7.5

CAMBIA EMPRESA ACTIVA

Esta opción permite cambiar de empresa. Basta con posesionarse en el campo donde se encuentra la empresa y presionar el botón aceptar. Al cambiar de una empresa a otra, se debe tener en cuenta que se deben cerrar todas las ventanas previamente, y se tendrá acceso a los menús de acuerdo a la especificación que ha otorgado el administrador y dependiendo del usuario que se encuentre usando el sistema.

Para ingresar a esta pantalla también se puede presionar la tecla [F12].

7.6

CAMBIA FECHA PROCESO

Esta opción

permite cambiar la fecha de trabajo, diferente a la fecha actual del

sistema.

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7.7 FONDO DE PANTALLA Por esta opción se podrá configurar cualquier imagen como fondo de pantalla del sistema

8. HERRAMIENTAS 8.1

VERIFICAR MENU

Esta opción permite actualizar las opciones del menú, en el caso de actualizar la versión.

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8.2

REVERSIÓN DE IMPRESIÓN

Esta opción permite revertir la impresión lo cual habilita el documento para poder eliminarlo y/o modificarlo a través del sistema.

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