F19 Cierre Contable

DOCUMENTACION DE PROCESOS MODELADOS EN Dynamics AX AX PROYECTO DYNAMICS: USUARIO CLAVE: FECHA DE APROBACION: PROCESO:

CIERRE CONTABLE

CODIGO:  APROBADO POR GERENTE DE PROYECTO

DESCRIPCION DEL PROCESO: Este proceso describe las acciones a seguir en el proceso de cierre contable de mes y al fnalizar el año. ALCANCE DEL PROCESO: Este proceso aplica para todo el plan de cuentas. CASOS ESPECIALES:

USUARIOS FINALES INVOLUCRADOS:

POLITICAS DEL PROCESO:

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Contenido 1 CIERRE MENSU!.............................................. ..................................................................... ..................................................3 ...........................3 !IS" !IS" #E C$M%R$&CI$N %RE'I ! CIERRE MENSU! ............................3 1.1 RE(IS" RE(IS"R$ R$ #E %R %R"I# "I#S S #E %$!I %$!I) ) N$ RE(I RE(IS"R S"R# #S S.................3 1.* 1.* +US +US"E "ES S %$R %$R "I%$ "I%$ #E CM& CM&I$ I$...............................................................4 1., 1., C$ C$NC NCI! I!I ICI CI$N $N #E #E M$# M$#U! U!$S $S...................................................................9 a. %R$'EE#$RES........................................... .................................................................. ................................................9 .........................9 b. C!IEN"ES............................................ ................................................................... .............................................. .................................11 ..........11 c. &NC$S............................................... ...................................................................... .......................................................14 ................................14 d. IN'EN"RI$S............................................ ................................................................... ................................................15 .........................15 1.1.- CIER CIERRE RE  REC REC!C !CU! U!$ $ #E IN'E IN'EN" N"R RI$ I$S S ............................................20 1./ 1./ &!$0UE$ UE$ #E #E %E %ERI$ RI$#$S #$S ..........................................................................20 1. 1. (ENE (ENER RCI$N CI$N #E #E RE%$ RE%$R R"ES "ES ...................................................................22 * CIERRE #E 2$.................................................................................................24 *.1 %ERI$#$S............................................. .................................................................... .............................................. ..................................24 ...........24 *.* "R "RNS NSCCI CCI$NE $NES S CIERRE CIERRE  %ER %ER"U "UR R 3 SIMU SIMU!C !CI$N I$N.................25 *., "R "RNS NSCCI CCI$NE $NES S CIERRE CIERRE  %ER %ER"U "UR R 3 #E4I #E4INI" NI"I' I'$ $ ....................27 *.*.- 5$ 5$++ #E CIER CIERRE RE 4ISC 4ISC! ! 6$%C 6$%CI$ I$N! N!77................................................28

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PROCEDIMIENTO8

1 CIERRE MENSUAL LISTA LISTA DE COMPROBACION PREIA AL CIERRE MENSUAL 1.1 1.1

!ista !istarr y Regi Regist stra rarr todos todos los los asie asient ntos os de de diari diario o abier abierto toss para para el mes mes en los los m9dulos rele:antes.

1.* 1.*

En caso caso de de tene tenerr tran transa sacc ccio ione ness con con :ari :arias as mon moned edas as;; eEn e#$e%'?.

1. 1.

Emit Emitir ir bal balan ance ce de de comp compro roba baci ci9n 9n e in= in=or orme mess fnan fnanci cier eros os..

1.1RE-ISTRO 1.1 RE-ISTRO DE PARTIDAS PARTIDAS DE POLI/A NO RE-ISTRADAS R E-ISTRADAS %aso 1. Registrar todas las l@neas de asientos pendientes. Ruta8 Como re=erencia se puede tener el siguiente reporte8 > Cont')i*id'd -ene%'*?; clicA en >Re$o%te?; clicA en >Di'%io#?; clicA en >Ent%'d'# de di'%io gene%'* #in %egi#t%'%?.

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%aso *. 'alidar el reporte y registrar todos los diarios pendientes.

1.2AUSTES POR TIPO DE CAMBIO %aso 1. ctualizar el tipo de cambio de cierre de mes en el m9dulo >Cont')i*id'd -ene%'*?; clicA en > Cong"%'%?; clicA en Moned'; clicA en >Ti$o# de &'()io?; se debe actualizar el tipo de cambio para todas las monedas indicadas en el sistema. %aso *. Seleccionar el tipo de cambio Bue se confgur9 en la Cont')i*id'd

Solo la primera l@nea del tipo de cambio ingresado no tendr =ecDa. %aso ,. Confgurar las cuentas contables respecti:as en el =ormulario Cuentas de re:alorizaci9n de moneda. Ruta8 >Cont')i*id'd -ene%'*?; clicA en >Cong"%'%?; clicA en Moned'; clicA en C"ent'# de %e'*o%i4'&i+n de (oned'

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%aso -. %ara correr el proceso de aCont')i*id'd -ene%'*?; clicA en >%eri9dico?; clicA en Re'*o%i4'&i+n de (oned' e6t%'n!e%'; seleccionar la cuenta contable principal; =ecDas desde Dasta; c9digo de moneda. A&e$t'%

%aso /. "ambin es necesario correr el proceso de aLi#t' de #'*do de* P%oeedo%?

El reporte puede fltrarse u ordenarse por cuenta contable; no p or perfl8

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). CLIENTES %aso 1.3 Seleccionamos el m9dulo >Cont')i*id'd -ene%'*?; clicA en >Re$o%te#?; clicA en >Con&i*i'&i+n?; clicA en >C*iente?; clicA en >C*iente? %aso *.3 Ingresar las =ecDas de#de y ='#t' para obtener el listado; seleccionar el $e%* &ont')*e; acti:ar el cDecA S+*o di@e%en&i'# clicA en bot9n > A&e$t'%?.

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%aso ,. 'erifcar las di=erencias Bue presenta el reporte yo registrar o :alidar di=erencias si es del caso.

Como aneo del saldo contable; se puede generar el siguiente reporte de detalle del m9dulo. >C"ent'# $o% &o)%'%?; clicA en Re$o%te#; clicA en >E#t'do?; clicA en >Li#t' de #'*do de* &*iente?

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El reporte puede fltrarse u ordenarse por cuenta contable; no p or perfl8

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&. BANCOS %aso 1.3 Seleccionamos el modulo >Cont')i*id'd -ene%'*?; clicA en Re$o%te#; clicA en >Con&i*i'&i+n?; clicA en >B'n&o? %aso *. Ingresar las =ecDas de#de y ='#t' para obtener el listado; clicA en bot9n >A&e$t'%?.

%aso ,. 'erifcar las di=erencias Bue se presentan en el reporte (rupo de recursos? a (rupo de art@culos. Se puede marcar los campos 'er y total para art@culos y grupos. %ara las flas se puede escoger en el ni:el8 "otales; si se trata de un reporte de saldos para cuadrar con la contabilidad

Si el reporte es una :ersi9n de Parde; en flas se puede escoger el ni:el8  "ransacciones y adems marcar el campo Incluir saldo inicial

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%aso *. Mientras se :a confgurando el reporte; se puede :isualizarlo; dando clicA en el bot9n i#t' $%ei'

%aso ,. %ara e-e#ti+n de* inent'%io , '*('&ene#?; clicA en Re$o%te#; clicA en >E#t'do?; clicA en >'*o% de inent'%io?; clicA en >'*o% de inent'%io?

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%aso -. Escoger el reporte confgurado en el campo Id. Seleccionar el inter:alo de =ecDas o en su lugar la =ecDa desde y Dasta para el reporte. %ara un reporte de saldos se puede ingresar solamente la =ecDa Dasta. Con el bot9n Se*e&&ion'% se puede incluir fltros de art@culos; grupos; tipos de transacciones; dimensiones de producto; de almacenamiento o de seguimiento.

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En caso de di=erencias; se puede consultar el reporte > Coni&to# $oten&i'*e#  inent'%io , &ont')i*id'd gene%'*?. Ruta8 -e#ti+n de* inent'%io , '*('&ene#?; clicA en Re$o%te#; clicA en >E#t'do?; clicA en >'*o% de inent'%io?; clicA en >ConFictos potenciales Q in:entario y contabilidad general? Seleccionar las =ecDas desde y Dasta y la cuenta contable.  "ambin puede fltrarse adems por art@culo

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1.5CIERRE  RECALCULO DE INENTARIOS %re:io a la generaci9n de in=ormes fnancieros; se debe e A&e$t'%?

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%aso *. #efnir el periodo en el campo E#t'do como En e#$e%' para e:itar contabilizaciones accidentales en el mes cerrado; Ruta8 Cont')i*id'd -ene%'* Cong"%'% Cont')i*id'd C'*end'%io Cont')*e 





Not': Un per@odo en estado En e#$e%' permite :ol:er a estado A)ie%to. En la pestaña E#t'do de* (+d"*o se especifcan los m9dulos a los cuales se les incluye con este estado; en esta pantalla podemos seleccionar usuarios a los cuales se les =aculta seguir ingresando in=ormaci9n. El estado > Ce%%'do? es defniti:o y no se permite :ol:er a abrirlo. Este estado se utilizar al momento de cierre de año.

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1.8-ENERACION DE REPORTES %aso 1. ctualizar los saldos de acuerdo al conCont')i*id'd -ene%'*?; clicA en >Cong"%'%?; clicA en >Di(en#ione# n'n&ie%'#?; clicA en >Con!"nto# de di(en#ione# n'n&ie%'#? ClicA en 'ol:er a elaborar saldos yo ctualizar saldos.

%aso *. Imprimir B'*'n&e de &o($%o)'&i+n; E#t'do de &"ent' de di(en#i+n de cuentas rele:antes e In@o%(e# n'n&ie%o#. Ruta8 >Cont')i*id'd -ene%'*?; clicA en >Re$o%te#?; clicA en >T%'n#'&&ione#?; clicA en >Ag%"$'&ione#?; clicA en >Re#"(en de )'*'n4' de &o($%o)'&i+n? Seleccionar el conCont')i*id'd -ene%'*?; clicA en >Re$o%te#?; >T%'n#'&&ione#?; clicA en >E#t'do de &"ent' de di(en#i+n?

clicA

en

Seleccionar los con Se*e&&ion'%?. Insertar una fla de tipo > A#iento &ont')*e de di'%io gene%'*? y fltrar con el campo >C"ent' &ont')*e.M'inA&&o"nt?

2 CIERRE DE AFO 2.1

PERIODOS

ntes de realizar el cierre anual; es necesario crear el siguiente 'Go #&'* en el Calendario 4iscal. El año de cierre toda:@a est abierto para a Cont')i*id'd -ene%'*?; clicA en >Cong"%'%?; clicA en >C'*end'%io# Hi#&'*e#?; seleccionar el calendario fscal correspondiente; clicA en >AGo Hi#&'*? y aparece una :entana nue:a para especifcar los datos del año fscal nue:o; llenar la in=ormaci9n y clicA en C%e'% PROCESO: CIERRE CONTABLE AX 2012 R2 Pág. 25 de 33

En el campo > Longit"d de* $e%iodo de#e'd'? ingresar 1 y en el campo > Unid'd? Meses.

2.2

TRANSACCIONES CIERRE  APERTURA  SIMULACION

%aso 1. Seleccionamos el modulo > Cont')i*id'd -ene%'*?; clicA en >Pe%i+di&o?; clicA en >Cie%%e de* $e%odo #&'*?; clicA en >T%'n#'&&ione# de '$e%t"%'?. EE#t')*e&e% e* e#t'do de* 'Go #&'* en Ce%%'do? N$ debe estar marcado; por ser una simulaci9n. Este parmetro se marcar pre:iamente a eCie%%e A$e%t"%'?.

En el campo > C"ent'# de #'*do?



•

•

•

!a cuenta de Re#"*t'do de n de 'Go  puede estar confgurada en C"ent'# de* #i#te('. De)e #e% de ti$o B'*'n&e gene%'* o C'$it'*> si no est confgurada; debe ingresarse en esta pantalla.  esta cuenta se trans=erirn los saldos de la Utilidad o %rdida del año. Ingresar el nmero de asiento de cierre. Marcar la opci9n > I($%i(i% t%'n#'&&ione# &%e'd'#  para generar el reporte luego de la trans=erencia.

#amos clicA en el bot9n > A&e$t'%?

Se imprime el reporte de las transacciones de cierre de todas las cuentas; y el reporte de las transacciones de apertura para las cuentas de saldo. PROCESO: CIERRE CONTABLE AX 2012 R2 Pág. 28 de 33

Imprimir los in@o%(e# n'n&ie%o# y otros in=ormes.

Not': Esta impresi9n de los reportes; se puede realizar en cualBuier momento.

2.3

TRANSACCIONES CIERRE  APERTURA  DEHINITIO

Not': Este proceso es irre:ersible; por seguridad se puede solicitar un bacAup de los datos al rea de sistemas. %aso 1. Realizamos el Cie%%e denitio del año fscal siguiendo la ruta; m9dulo >Cont')i*id'd -ene%'*?; clicA en >Cong"%'%?; clicA en >Cont')i*id'd?; clicA en >C'*end'%io Cont')*e?. •

Cambiamos el estado a > Ce%%'do para todos los per@odos.

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%aso *. En parmetros de contabilidad; acti:amos el cDecA E#t')*e&e% e* e#t'do de* AGo Hi#&'* en Ce%%'do

%aso ,. 'ol:emos a correr las transacciones de Cierre y apertura cambiando el estado a ño Cerrado en el m9dulo > Cont')i*id'd -ene%'*?; clicA en >Pe%i+di&o?; clicA en >Cie%%e de* $e%odo #&'*?; clicA en >T%'n#'&&ione# de '$e%t"%'?.

2.5

JOA DE CIERRE HISCAL KOPCIONAL

!a DoJo!' de &ie%%e #&'*?

%aso *. Crear una nue:a l@nea y darle nombre. Escoger en C'$' de %egi#t%o8 ctual y en C+digo de* $e%odo8 Cierre.

%aso ,. Ir a la pestaña > -ene%'*? en la secci9n > Pe%iodo?; ingresar la =ecDa desde y Dasta del per@odo y en la secci9n > Regi#t%o? la =ecDa de registro de los a C"ent'# de &ie%%e?; clicA en el bot9n >C'%g'% S'*do#?. El sistema presenta todo el plan de cuentas con sus saldos.

Not'8 En el Catlogo de cuentas; en la pestaña > -ene%'* las cuentas deben tener la especifcaci9n del tipo de cuenta para el cierre como de8 > Re#"*t'do o S'*do?. !as cuentas de Resultado; se cerrarn automticamente y las de Saldo se mantendrn en el nue:o per@odo.

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%aso /. Seleccionar la cuenta de la cual se reBuiere Dacer un a