Exposicion de Auditoria Ambiental Grupo # 4

TEMA:

3.-ETAPAS DE LA AUDITORIA AMBIENTAL (Informe y seguimiento) 3.1 Fase de información o del informe 

3.1.1 introducción

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3.1.2 Preparación del informe de auditoria

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3.1.3 estructura del informe

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3.1.4 Conclusiones

INTEGRANTES:    

LOURDES PEZO REYES GABRIELA TORRES RIVERA MARCO GAVILANES ORDOÑEZ WILSON BRAVO ACOSTA

CURSO: 9no “B” Contabilidad y Auditoría - Nocturnonte: Nocturnonte:

DOCENTE : Ing. Franklin Alvarado Mgs.

Fecha de Presentación: 14 de Agosto del 2017

3.-ETAPAS DE LA AUDITORIA AMBIENTAL (INFORME Y SEGUIMIENTO) 3.1 FASE DE INFORMACIÓN O DEL INFORME 3.1.1 INTRODUCCIÓN El informe es el producto final de la auditoría; su elaboración refleja los resultados de la fase de ejecución, debe realizarlo el auditor jefe es la persona responsable de generar el informe de auditoría que será el registro oficial de la auditoría, se debe asegurar de que el informe refleja todos los descubrimientos y las conclusiones obtenidas de la auditoría. En el informe que se deberá indicar si el Sistema de Gestión Ambiental cumple con todos los requisitos de la norma ISO14001 y se ha sido implementado con éxito y mantenido adecuadamente. El informe de auditoría tiene que estar recogido de forma escrita lo antes posible para así facilitar que el auditado comience a realizar las acciones correctivas necesarias. Por regla general, todos los informes de auditoría son presentados en un plazo que no supere los 10 días laborales siguientes a la última reunión debe abarcar la recopilación de las conclusiones del equipo auditor sobre un producto tangible, así como la reunión final con el auditado y la realización y presentación del informe final de la auditoría. El informe de la auditoría constituye la documentación de todo lo que se ha observado y se ha ido escuchando a través de las etapas descritas anteriormente, por lo que debe quedar finalmente por escrito en un documento que deberán leer los demás. Por ese motivo, debe ser congruente y redactarse con un lenguaje sencillo, claro y directo, de forma que una persona normal pueda comprenderlo sin necesidad de tener que hacer preguntas sobre el mismo. El informe debe ser verificable, y es aconsejable que se incluyan anexos sobre los documentos y temas que se traten. También es conveniente hacer referencia a los lugares concretos dónde se han observado los elementos que se citan, facilitando así su posible verificación. Por lo tanto, los objetivos del informe final deben: a) Proporcionar la documentación necesaria para poder valorar el alcance de la auditoría ambiental. b) Proporcionar la dirección de las informaciones sobre los resultados de la auditoría y sus conclusiones. c) Demostrar las necesidades de acciones correctivas.

3.1.2 PREPARACIÓN DEL INFORME DE AUDITORIA En esta fase, también conocida como “ POSTAUDITORÍA (Fase de Información o Informe” se revela la forma de elaboración y presentación de un informe final de

auditoría, haciendo énfasis en que para la presentación del mismo se requiere de un proceso determinada, el cual tiene que pasar por determinados puntos de revisión, elaboración y posteriormente su aprobación.

Revisión del Informe por el Centro El Auditor Jefe presentará ante la Dirección del Centro el informe para su discusión y en su caso las modificaciones que de ella se deriven. Se deberán acordar los plazos de ejecución para abordar las acciones correctivas necesarias, y nombrar a la persona responsable de la puesta en práctica de dichas acciones.

Presentación definitiva del informe Presentación del informe y comunicaciones a las partes interesadas. En ocasiones, el informe se suele presentar en la reunión de cierre. En otras, sin embargo, se deja un tiempo de reflexión y preparación al auditor, tras el cual se produce la entrega y exposición del informe. Conviene dejar claro que la exposición de los resultados no deberá consistir en la mera lectura del informe, sino en su entrega, su presentación oral y su desarrollo de manera estructurada.

Aprobación y distribución del Informe de auditoría El informe de la auditoría deberá emitirse en el periodo de tiempo acordado. En caso de que no fuera posible, se deberán comunicar las razones del retraso al cliente de la auditoría, y acodar una nueva fecha de emisión. Dicho informe deberá estar fechado, revisado y aprobado de acuerdo con los procedimientos del programa de auditoría y ser distribuido a los receptores designados por el cliente de la auditoría. En ese sentido, el informe de la auditoría es propiedad del cliente de la auditoría y por tanto, los miembros del equipo auditor y todos los receptores del informe deberán respetar y mantener la debida confidencialidad sobre el informe.

El informe final no es sólo una herramienta de trabajo, sino también un elemento decisivo para convencer a la dirección de la urgencia y necesidad de tomar las medidas correctoras que se indiquen.

Procesos para la preparación de Informe de Auditoría

Proceso 1 Es la fase de elaboración del informe final o informe del auditor, presentando los resultados y las conclusiones obtenidas junto con las recomendaciones, observaciones y medidas correctoras adecuadas. Se debe llamar la atención especialmente sobre las deficiencias, las infracciones y los riesgos detectados, insistiendo sobre la urgente necesidad de soluciones, tanto técnicas como  jurídicas.

Proceso 2 Proceso 3

El informe auditor debe proporcionar la documentación para valorar Los resultados se presentan en un informe escrito basado en el alcance de la auditoría, las conclusiones obtenidas, en presentar a los directivos los las llamadas de atención sobre resultados de la auditoría y las deficiencias detectadas y en sus conclusiones y demostrar las observaciones, consejos y la necesidad de acciones medidas correctoras a tomar. correctoras.

Modelos de Informe de Auditoría Ambiental Informe Breve  – Configuración: Es el relato conciso del alcance del trabajo y de las principales observaciones, recomendaciones y conclusiones. Informe Extenso  – Configuración: Es el resultado de la tarea de control realizada. Diseño de Página: • Logo (en encabezado de página) • Margen Superior: 3 cm. • Margen Derecho: 2 cm. • Margen Izquierdo: 3 cm. • Margen Inferior: 2,5 cm. • Encabezado de Página: 1,25 cm. • Pie de Página: 1,25 cm. • Fuente: Arial 12. • Páginas: Numeradas 1/n (excepto la carátula).

NORMAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN Para la presentación del informe se necesita cumplir con las siguientes normas de redacción: Presentación en forma debida: Informes por escrito, con claridad, concisión, objetividad, ponderación y adecuado fundamento o soporte. Entrega a los destinatarios: Los informes se entregarán en tiempo oportuno a los destinatarios que establezca la normativa legal, que en principio, son los respectivos Parlamentos o Plenos.  Adecuada Preparación: Deberán prepararse de conformidad con las normas de auditoría adaptadas a la realidad del sector público. Contenido Mínimo: El informe deberá recoger el título, aquéllos a los que va dirigido, objetivos, alcance y normas de auditoría aplicadas, la opinión o conclusión, las recomendaciones, en su caso, la fecha y la firma del emisor del informe. Publicidad: Los informes se publicarán de acuerdo con la normativa aplicable a cada órgano de control externo.

Fases para la preparación de un Informe de Auditoría Ambiental: Para la presentación de un informe se debe realizar con anterioridad documentos que nos permitan llegar a un informe final precisa y concreta, por lo que se detallará algunas de las fases que demanda un informe final de auditoría ambiental:

El Borrador Es muy importante que, según se vaya realizando el estudio, los resultados obtenidos y los aspectos relevantes detectados queden reflejados puntualmente en un borrador de trabajo. Este hecho radica en que los datos y conclusiones anotados van a ser la herramienta fundamental de que va a disponer el auditor a la hora de redactar el informe que debe entregar a la empresa. Por esto, es conveniente, a la hora de hacer el borrador de trabajo, tener en cuenta la estructura de éste para facilitar la labor posterior. En este sentido, el borrador debe reunir unas condiciones tales que lo conviertan en un precioso aliado.

Informe Provisional Con todo el material debidamente organizado, se procede a confeccionar un Informe Provisional que aborde todos los puntos que el auditor considere necesarios. Con este primer informe tendrán lugar una serie de entrevistas con los responsables de la empresa auditada. En estos encuentros, el auditor expondrá a los auditados las conclusiones finales, con objeto de que haya un acuerdo entre

ellos sobre los resultados finales y las medidas propuestas para subsanar las irregularidades detectadas en cada sector.

Informe Final Una vez hayan introducido los auditados las modificaciones requeridas y hayan proporcionado nuevos datos aportados con los encuentros, el auditor estará en condiciones de elaborar el informe final, que presentará oficialmente a la empresa. Es muy importante que, según se haya realizado el estudio, los resultados obtenidos y los aspectos relevantes queden reflejados puntualmente en un informe provisional, para proceder a confeccionar el informe final. Se debe poner especial cuidado al elaborar el informe final, ya que es el material respecto al cual el trabajo realizado por el auditor va a ser valorado por parte de la empresa. Como ya se ha indicado repetidas veces, resulta de gran interés organizar el informe sectorialmente, detallando en cada apartado de la manera clara posible, las conclusiones a las que se ha llegado. La forma de presentar los resultados finales y el contenido del informe final variarán mucho en función de los objetivos iniciales de la auditoría y de los resultados finales obtenidos. En la elaboración del informe final se deben tomar en cuenta:   

La presentación de los resultados. El contenido del informe. Resumen y conclusiones.

3.1.3 ESTRUCTURA DEL INFORME DE AUDITORIA En el informe de auditoría, las deficiencias se pueden presentar siguiendo dos criterios de exposición distintos:  

Por orden de importancia.- De la más grave a la más leve. Según el orden de los requisitos de la Norma.- Dentro del propio informe de auditoría, se suelen incluir, en forma de anexos, los siguientes documentos:  

Informe resumen. Informe de no conformidades / desviaciones y solicitud de acciones correctivas / preventivas.

Informe de Resumen: Se usa para indicar los resultados globales de la auditoría. Normalmente envíe la siguiente información:     

Nº identificativo. Fecha de auditoría. Ámbito de la auditoría. Componente del equipo auditor. Resumen de resultados y conclusiones.

Informe de no conformidades / desviaciones y solicitudes de acciones correctivas / preventivas: Este informe debe contener la información suficiente para que alguien que no estuviera presente en la auditoría sea capaz de juzgar la influencia de la deficiencia

El propósito de este Documento es: Emitir los resultados de forma rigurosa para que se puedan identificar las Acciones correctivas correspondientes. Transmitir los resultados para que se puedan identificar las acciones de Seguimiento necesarias. Presentar un informe que se puede entender en el claramente cuando revisar fuera del lugar de auditoría.

El informe final debe contener, como mínimo, la siguiente información:   Introducción.  Objetivos y motivos.  Alcance de la auditoría ambiental. 

hacer

Grado de cumplimiento de la política ambiental de la empresa y del programa de auditoría.  Métodos empleados en la realización de la auditoría.  Grado de cumplimiento de los objetivos generales de la auditoría.  Eficacia y fiabilidad de Las Medidas Adoptadas para VerificarelGrado De cumplimiento técnico y las repercusiones ambiental  Cumplimiento de los procesos productivos.  Áreas de riesgo.  Medidas correctoras.   Seguimiento del Plan de Medidas correctivas y establecimiento de su periodicidad.  Grado de cumplimiento de la legislación vigente. Aspectos económicos financieros.   Aspectos de organización y administración.   Recomendaciones. Anexos al informe.  

Concluido el informe sobre la auditoría, una reunión final al equipo auditor exponerlo a la directiva de la empresa auditada. Para esa exposición se sigue el orden del informe escrito. Por tanto, las diferentes etapas por una reunión final.    

Llevar un Cabo de la ONU Resumen de la auditoría. Explicar cualquier tipo de hallazgo, observación o práctica ejemplar que haya sido encontrada en la auditoría. Dar cabida aunque hayan posibles Correcciones. Intentar Puntuar los diferentes procesos de respuesta sobre los problemas que puedan haber sido identificados, indicando su seguimiento posible.

La presentación del informe se lleva a cabo en la autoridad del auditor de equipo, que entablará un contacto con el máximo representante de la empresa auditada. Durante la exposición, no debe entrar en los detalles que la alarma, por el contrario, los rasgos deben ser tratados de forma breve y distendida, ya que paralelamente el equipo auditado está leyendo el informe. Una vez expuesto el informe de la auditoría en la reunión final, preséntate el que se ha dado en llamar Informe Formal, del cual de fe el equipo de auditor responsable mediante una carta firmada.

3.1.4 CONCLUSIONES EN EL INFORME DE AUDITORIA Las conclusiones que se obtengan en la realización de la auditoría, deben quedar reflejadas en el informe, al que anteriormente nos referimos. Las conclusiones aparecerán como resultado de la interpretación de los datos manejados y las evidencias obtenidas durante la realización de la auditoría. Estas conclusiones aparecerán recogidas en un primer informe, o borrador, que se entregará a la Dirección de la empresa auditada y que servirán a su vez para establecer los planes de seguimiento y control de las actividades correctivas. El equipo auditor analiza la información y redacta un informe que recoja las observaciones, recomendaciones, estimaciones y conclusiones correspondientes. El informe, además, debe contener una propuesta de mejora que incluya prácticas a corto, mediano y largo plazo para la organización. El informe de auditoría es de gran importancia porque suministra a la administración de la empresa o al ente correspondiente, información sustancial sobre sus procesos administrativos, como una forma de contribuir al cumplimiento de sus metas y objetividad programada. Por lo que todos los auditores deben de estar claro de todas las Normas y pasos que se deben seguir para la elaboración de la misma.  A fin de que su contenido sea comprensible al lector, evitando en lo posible el uso de tecnología muy especializada; pero las correctas y necesarias para que la información entregada cumpla con los requerimientos y se transmita el objetivo y las conclusiones finales del auditor respecto a su estudio. Una buena conclusión es cuando está orientada a describir el resultado de la auditoria en función de los incumplimientos a la legislación ambiental más importantes por el riesgo ambiental o daño ambiental que representan y reconocer cada una de las mejoras realizadas en otras auditorias. Son pronunciamientos profesionales del auditor ambiental sobre la materia objeto de la auditoria, se sustenta en el análisis de la evidencia de la auditoria e identifican a los sujetos responsables de las inobservancias de carácter técnico, legal o económico, describen las normas de auditoria inobservadas y las consecuencias o efectos para la institución.