Exercício - Contextualização Gestão de Projetos

Metodologia de Gestão de Projetos c omo Ferramenta para Reconquista de Credibilidade

 Aluna: Danielle Costa Castro

Respostas:

1. Além de satisfação do cliente, como no caso que você leu, que outras métricas podem ser melhoradas através da utilização da metodologia estruturada de gerenciamento de projetos, de forma geral? Uma vez que está sendo utilizada uma metodologia estruturada de gerenciamento de projetos,  pode haver uma melhoria no quesito disponibilidade de informação para a tomada de decisão, afinal há uma melhora substancial na comunicação da empresa interna e externamente com a definição de pontos de contato e o estabelecimento de um fluxo de informações aberto e contínuo. Ainda inserido no quesito comunicação, outra métrica que pode ser melhorada é a integração entre as áreas.  Além disso, a aplicação desta metodologia promove a minimização dos riscos, uma vez que há um acompanhamento e monitoramento do projeto visando à qualidade na entrega do produto  final. Outra métrica que pode ser melhorada é a de comprometimento com objetivos e resultados,  pois com a utilização desta metodologia, temos a definição das funções de todos os envolvidos no projeto. 2. O resultado obtido poderia ser o mesmo se não existisse o apoio de um patrocinador? Cite algumas ações que podem ser tomadas pelo patrocinador, durante o ciclo de vida do projeto, visando à garantia do seu sucesso. Sendo o patrocinador um dos maiores, se não o maior, interessado no projeto e, sobretudo o responsável por garantir recursos para o mesmo, o apoio dele é de fundamental importância  para que o resultado pudesse ter ter sido obtido. Durante o ciclo de vida do projeto, o patrocinador tem poder e influência para advogar em  favor dos propósitos do projeto, desta forma ele pode promover a motivação para que as equipes utilizem a metodologia implantada de gerenciamento do projeto, pode interceder em nome do projeto junto à diretoria, se for necessário. Também pode disponibilizar recurso  financeiro extra que pode ter sito programado no início do projeto, mas que o mesmo está de  posse do patrocinador. 3. Se você fosse o responsável por criar uma metodologia em uma empresa ou área de uma empresa com baixo grau de maturidade em gerenciamento de projetos qual seria seu plano? Cite um passo a passo de implantação. Segue abaixo passo a passo para implantação da metodologia. Passo 1: Treinamento com os diretores di retores

É importante iniciar o aculturamento em gerenciamento de projetos de cima para baixo. Uma vez que os líderes da empresa estão aculturados, fica mais fácil a disseminação na empresa e os mesmos serão motivadores para que a nova cultura seja seguida. Passo 2: Treinamento com as equipes Estes treinamentos serão realizados para que os membros das equipes entendam as razões desta nova cultura de gestão, como funcionam os processos, como devem proceder, quais são os benefícios e, se possível, materializá-los. Caso contrário, os membros podem se sentir confusos e desmotivados.  Além disso, podem ser fornecidos cursos de softwares gerenciadores de projetos para os que estarão conduzindo as equipes. Passo 3: Mapeamento e definição de metas Para realizar a implantação de uma metodologia, é essencial a definição de metas desde o  princípio. Elas irão nortear as ações, organizar o trabalho e auxiliar no controle das equipes. Também contribuirão para a manutenção da motivação da equipe. Passo 4: Delegação de tarefas Para que o trabalho das equipes renda e para que todos estejam envolvidos nos processos é importante que tarefas sejam delegadas. Isto contribui para empoderar os membros das equipes, dar responsabilidade, não deixar acumular tarefas e, com isso, manter o orçamento e  prazos previstos. Passo 5: Realização de reuniões de acompanhamento Estas reuniões serão importantes para avaliar a evolução dos processos da metodologia implantada e eventuais problemas e dificuldades que as equipes podem estar enfrentando. Sobretudo, também serão apresentados os benefícios já adquiridos e cumprimento das metas  para a manutenção da motivação. 4. Qual a influência que a cultura organizacional mais funcional pode exercer sobre uma metodologia de gerenciamento de projetos recém-implantada? Cite, conforme sua opinião, aspectos positivos e/ou negativos. Caso haja algum aspecto negativo, o que pode ser feito para minimizar esse efeito?  A cultura organizacional mais funcional influencia de modo que a gestão dos projetos recaia sobre os gerentes de cada área. Desta forma, os projetos em si deverão ser separados para que sejam tratados por especialistas do assunto que serão os m embros da equipe do gerente. Essa prática pode ser muito boa quando é avaliada a autonomia do gerente sobre a sua área e em termos de comunicação com a equipe. Entretanto, de uma forma geral a cultura funcional faz com que os empregados não conheçam as estratégias e metas como um todo da empresa e fiquem limitados a cumprir apenas com o que lhes é solicitado sem saber como isso acrescentará para a empresa de forma estratégica.

 Além disso, o gerente do projeto tem uma autoridade limitada em relação a decisões e recursos que estejam fora do seu setor. 5. De forma geral, quais as maiores dificuldades para implantar um processo de lições aprendidas em uma metodologia de gerenciamento de projetos? Quais seriam suas recomendações para superá-las? O processo de lições aprendidas é fundamental para que a empresa aprenda com suas experiências. No entanto, as dificuldades surgem pela grande maioria achar que este é um  processo que se enquadra apenas no final do projeto quando o mesmo pode ser desenvolvido com um formulário padrão a ser preenchido pelos membros responsáveis por desenvolver cada atividade. Outro equívoco é achar que lições aprendidas são apenas registros das ações e decisões tomadas durante o projeto. Portanto, a promoção de conceito é essencial para o  fortalecimento dentro da empresa e isto deve vir dos líderes. Para isso, podem os líderes  podem realizar pequenas entrevistas com os seus membros de equipe durante o projeto. Desta forma, quando chegar o final do projeto a equipe já estará aculturada deste processo de aprendizado para o futuro, sendo muito mais viável a realização de uma reunião para apresentar os resultados e compartilhar as lições aprendidas sem grandes dificuldades e atritos. 6. Apenas a adoção de uma metodologia de gerenciamento de projetos, pura e simplesmente, é capaz de trazer bons resultados imediatos e estabelecer uma cultura sólida de gerenciamento de projetos? Caso afirmativo, justifique. Caso negativo que outros aspectos devem ser simultaneamente trabalhados?  A adoção da metodologia é um grande passo para que os bons resultados comecem a surgir. Uma vez que os princípios de gerenciamento de projetos sejam respeitados, a própria metodologia esteja ajustada a realidade/modelo do projeto, o patrocinador esteja satisfeito com os processos da metodologia, o foco esteja no cliente, os envolvidos no projeto estejam minimamente motivados e há o acompanhamento adequado, a cultura de gerenciamento de  projetos está sendo solidificada e os objetivos serão atingidos. Caso um destes pontos esteja desajustado ou a realidade seja contrária à exposta acima, será necessário trabalhar para reverter a situação. 7. Quais os principais riscos que podem comprometer a implantação de uma metodologia de gerenciamento de projetos? Que ações podem ser tomadas para mitigá-los? Um fator importante que pode comprometer a implantação desta metodologia é o desconhecimento por parte dos integrantes da empresa sobre gerenciamento de projetos, pois desta forma será difícil “convencê-los” a desenvolver o projeto seguindo esta metodologia. Sendo assim, uma ação é a de promover treinamentos e difundir esta cultura na empresa exaltando os seus benefícios. Seguindo o mesmo raciocínio, um risco é a falta de conhecimento do próprio gestor do projeto. Um gerente de projeto que não seja devidamente instruído terá grandes dificuldades de envolver os seus liderados a seguir a metodologia de gerenciamento de projetos. Novamente, o

desenvolvimento de treinamentos será importante, principalmente, treinamentos específicos com os líderes (podem ser de softwares, capacitação, dentre outros). Um risco muito difícil de identificar é o da conveniência. Por muitas vezes é mais fácil esconder  falhas, defeitos e limitações, sobretudo, é mais fácil seguir o caminho mais conhecido. Então  para que se possa garantir o sucesso da implantação de uma metodologia de gerenciamento de projeto, é muito importante que a comunicação na empresa esteja bem estruturada e que os canais estejam abertos e sem obstruções. 8. É melhor implantar uma metodologia de gerenciamento de projetos com recursos internos ou a partir da contratação de uma consultoria? Monte um quadro com vantagens e desvantagens de cada caso. Vantagens

Recursos Internos

Consultoria

Desvantagens

- Possui um amplo conhecimento técnico e sabe das particularidades da empresa; - Domina as atividades, bem como tempo de execução, recursos necessários e riscos envolvidos; - Pode apresentar uma maior facilidade para motivar a equipe pelo fato da mesma já o conhecer; - A utilização de recursos internos geram custos menores.

- Em alguns casos, o gestor interno não possui grandes habilidades em gestão de projetos e nem agilidade, o que pode compromete e muito o resultado do projeto; - Pode apresentar dificuldades para transmitir a importância da implantação da metodologia em gerenciamento de projetos; - Em casos de falhas, o prejuízo pode ser bem maior que o valor de se contratar um consultor.

- Os consultores possuem um conhecimento em gestão de projetos amplo e, na maioria dos casos,  possuem certificações; - Possuem experiências em diversos casos, tendo conhecimento de benefícios e malefícios para cada modelo; - Esta experiência pode tornar a implantação da metodologia menos dolorosa; - Costumam ter uma maior disponibilidade, pelo  fato de se dedicarem com certa exclusividade ao  projeto; - Não possuem envolvimento emocional com o negócio.

- Com a contratação de um consultor, há a  possibilidade da equipe interna se sentir um pouco desmotivada; - Pode inclusive gerar um desconforto entre os membros da empresa; - É um item que eleva o custo do projeto; - Em alguns casos, a falta de conhecimento técnico da empresa pode gerar alguns problemas e conflitos; - Por fim, havendo um resultado positivo, a empresa pode se comportar de forna dependente desde serviço.