Exercícios de MS Project

Instituto Superior de Contabilidade e Administração do Porto

INFORMÁTICA DE GESTÃO II 2004/2005

Exercício Guiado MsProject Baseado no Microsoft Project98 – Passo a Passo

A empresa XYZ SA irá fazer uma reunião anual de accionistas como acontece todos os anos desde a sua criação. De forma a preparar todas as tarefas inerentes a este projecto com a devida antecedência sugeriu-lhe a elaboração deste trabalho. Paralelamente nomeou uma equipa de projecto que reunirá periodicamente de forma a proporcionar-lhe toda a informação referente a esta reunião de accionistas.

1. Criar um novo projecto A equipa de projecto transmitiu-lhe a data de início do projecto e alguma informação básica, tal como o título do projecto e respectivo chefe. • Crie um novo ficheiro de projecto com data de início em 14 de Outubro de 2004. (No menu Project seleccione Project Information) • Defina Reunião accionistas como título do projecto; Reunião anual 2004 como assunto; e o seu nome como autor e chefe do projecto. (No menu File seleccione Properties) • Guarde o ficheiro de projecto com o nome Reunião, numa pasta à sua escolha. (No menu File seleccione Save As)

2. Introduzir e editar tarefas na lista de tarefas Durante a reunião com a equipa de projecto, irá introduzir no MsProject a informação transmitida. Irá também editar a lista de tarefas à medida que os membros da equipa chegam com mais informações. Seleccione a vista Gantt Chart e: • Introduza as seguintes tarefas e respectivas durações na lista de tarefas da Reunião de accionistas, começando pela tarefa 1: Agendar data da conferência Imprimir carta Marcar agenda do orador Elaborar carta Planear bufete com fornecedor Imprimir menu bufete Reunião ocorre

Grupo de docentes de IG2 - 2004

1 dias 2 dias 2 dias 1 dias 3 dias 1 dias 0 dias

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Exercício guiado de MsPROJECT

• Insira uma nova tarefa “Marcar centro de conferências” com a duração de 2 dias antes da tarefa 2 “Imprimir carta”. (Seleccione a tarefa “Imprimir carta” e clique na tecla Insert ou no, menu Insert, seleccione New task) • Mova a tarefa 3 “Imprimir carta” para a depois da tarefa 5 “Elaborar carta”. (Seleccione a tarefa “Imprimir carta”, clicando no identificador da tarefa – o 3 – e de seguida “Pegue e largue” no sítio pretendido – entre as tarefas 5 e 6) • Remova a tarefa 7 “Imprimir menu bufete”. (Seleccione a tarefa “Imprimir menu bufete”, e clique na tecla del ou, no menu Edit seleccione Delete Task) , na • Guarde o ficheiro sem estrutura base (No menu File seleccione Save As ou clique em barra de ferramentas e na janela que surge seleccione save ´reunião´without a baseline) e depois feche o ficheiro. (No menu File seleccione Close)

3. Destacar as tarefas do projecto A primeira reunião do projecto foi um sucesso, e a lista de tarefas foi discutida e elaborada. Agora irá utilizar os destaques para dividir o projecto em grupos de tarefas relacionadas, designados por fases. Cada fase irá ser atribuída a um grupo da equipa de projecto para avaliação futura. • Abra o ficheiro “Reunião”. (No menu File, seleccione Open) • Considere as tarefas e respectivas durações resultantes da reunião do projecto. Faça as alterações convenientes ao seu projecto de forma a obter como resultado o seguinte quadro: Plano preliminar Agendar data conferência Marcar centro conferências Marcar agenda orador Plano preliminar concluído Carta notificação Encomendar stock cartas Elaborar carta Rever carta Aprovar carta Imprimir carta Enviar carta Detalhes reunião Planear comida bufete Arranjar salas reunião comité Arranjar equipamento necessário Criar agenda Imprimir agenda Reunião ocorre

1d 2d 1d 3d 0d 1d 1h 1d 1d 1d 2d 0d 1d 3d 1d 2d 3d 1d 0d

• Insira uma nova tarefa 1 “Reunião de accionistas”, e depois, efectue a indentação da tarefa 2 , na barra de tarefas) à tarefa 20. (Seleccione as tarefas 2 a 20 e clique em • Destaque a lista de tarefas em três grupos como em baixo indicado: Indente da tarefa 3 à tarefa 6, Indente da tarefa 8 à tarefa 13, Indente da tarefa 15 à tarefa 19. , na barra de tarefas) (Para cada um dos casos, seleccione as tarefas e clique em • Esconda as subtarefas da tarefa sumária 7 ” Carta notificação” e a tarefa sumária 14 “Detalhes reunião”. (Seleccione a tarefa sumária e clique em

)

• Mostre toda a estrutura de destaques. (Seleccione a tarefa sumária e clique em • Guarde o ficheiro sem estrutura base (baseline).

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)

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Exercício guiado de MsPROJECT

4. Unir tarefas Antes das fases serem atribuídas às várias equipas do projecto, irá unir as tarefas por uma dependência fim-início. Irá também alterar algumas dependências preliminares baseando-se na especificidade de cada tarefas do projecto. • Una todas as tarefas com uma dependência fim-início. (Seleccione todas as tarefas e clique em ) • Desuna a tarefa sumária 7 ” Carta notificação” e a tarefa sumária 14 “Detalhes reunião”. ) (Seleccione as duas tarefas e clique em • Una a tarefa sumária 2 “Plano preliminar” à tarefa sumária 14 “Detalhes reunião”. (Seleccione as ) duas tarefas e clique em • Una a tarefa 11 “Aprovar carta” à tarefa sumária 14 “Detalhes reunião”. (Seleccione as duas tarefas e clique em

)

5. Estabelecer dependências de tarefas Cada equipa de projecto já reviu a sua fase. Alguns grupos sugeriram algumas alterações às dependências das tarefas. Terá de efectuar as alterações ao cronograma com base na informação que recebeu. • Altere a dependência entre a tarefa 8 “Encomendar stock cartas”, e a tarefa 9 “Elaborar carta” para início-início. (Fazendo duplo clique na ligação entre as tarefas, acede à janela Task dependency) • Altere a dependência entre a tarefa 16 “Arranjar salas reunião comité”, e a tarefa 17 “Arranjar equipamento necessário” para fim-fim. (Fazendo duplo clique na ligação entre as tarefas, acede à janela Task dependency) • Defina um tempo de avanço de 0,5 dias para a dependência entre a tarefa 4 “Marcar centro conferências” e a tarefa 5 “Marcar agenda orador”. (Nota: Um avanço de x é representado por –x) • Defina um tempo de atraso de 2 dias entre a tarefa 14 “Detalhes reunião” e a tarefa 20 “Reunião ocorre”. (Nota: Um atraso de x é representado por +x) • Guarde o ficheiro sem baseline.

6. Utilizar o assistente GanttChartWizard Agora que a lista de tarefas e respectivas dependências parecem estabilizadas, irá visualizar o caminho crítico do projecto recorrendo para isso ao assistente GanttChartWizard. • Inicie assistente GanttChartWizard. (No menu Format seleccione GanttChartWizard) • Apresente o caminho crítico no Diagrama de Gantt. (Seleccione Critical Path) • Apresente os nomes dos recursos e as datas à direita das barras de Gantt. (Seleccione Resources and dates) • Mostre as linhas de ligação para as tarefas com dependências. (Seleccione Yes, please) • Formate o Diagrama de Gantt e, depois, saia do assistente GanttChartWizard. (Seleccione Format It e depois Exit Wizard) • Guarde o ficheiro sem baseline.

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Exercício guiado de MsPROJECT

7. Criar uma lista de recursos A equipa de projecto deu-lhe uma lista de recursos para a execução do projecto. Introduza os recursos propostos e respectivos detalhes. • Utilize a caixa de diálogo Assign Resources ( ) para adicionar o recurso Estagiário. • Na caixa de diálogo Resource Information (duplo clique em Estagiário), introduza a informação adicional para o recurso Estagiário: Iniciais – est; Grupo – escritório; código – 105-9 • Na vista Resource Sheet, introduza a seguinte informação sobre os recursos do projecto: Nome do Recurso

Iniciais

Grupo

Unid. Max

Código

Vice-presidente Gerente Assist. administrativo

Vp dger Ass adm

Direcção Direcção Escritório

100% 100% 200%

101-4 101-6 105-6

8. Atribuir recursos às tarefas Considere também a informação preliminar referente às tarefas e respectivos recursos fornecida pela equipa de projecto. • Introduza as atribuições dos recursos às seguintes tarefas (na vista Gantt Chart, utilize a caixa de diálogo Assingn Resources): Tarefa

Agendar data conferência Marcar centro conferências Marcar agenda orador Encomendar stock cartas Elaborar carta Rever carta Aprovar carta Planear comida bufete Arranjar salas reunião comité Arranjar equipamento necessário

Recurso

Vice-presidente, Gerente Estagiário Gerente Estagiário Assist. Administrativo Gerente Vice-presidente Assist. Administrativo Estagiário Assist. Administrativo

9. Definir os custos dos recursos O departamento de Contabilidade forneceu-lhe a informação necessária referente aos custos de cada recurso envolvido no projecto. Introduza essa informação para cada recurso. • Introduza a seguinte informação dos custos na vista Resource Sheet: Nome do Recurso

Estagiário Vice-presidente Gerente Assist. administrativo

Taxa Normal

Taxa HoraExtra

5.00€ por hora 37500€ por ano 22500€ por ano 10.00€ por hora

7.50€ por hora

15.00€ por hora

• Em 1 de Novembro de 2004, o recurso Estagiário será aumentado em 10% sobre as horas de trabalho normais e as extraordinárias. Defina essa data como início do aumento. (Faça duplo clique em Estagiário para aceder à janela Resource Information. Seleccione o separador Costs e, na tabela A, altere os custos pretendidos) • O recurso Assist. Administrativo terá uma maior remuneração nas tarefas em que efectuar trabalhos de supervisão. Crie uma nova tabela de custos com custo normal de 12.50€ por hora e com custo extra de 18.25€ por hora. (Faça duplo clique em Assist. Administrativo para aceder à janela Resource Information. Seleccione o separador Costs e, na tabela B, introduza os valores pretendidos) Docentes de IG2 – 2004-2005

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Exercício guiado de MsPROJECT

• Aplique a nova tabela de custos do recurso Assist. Administrativo à tarefa “Arranjar equipamento necessário”. (Na vista Resource usage, faça duplo clique na tarefa pretendida para obter a janela Assignment Information. No separador General, em Cost rate table, seleccione B)

10. Criar, editar e atribuir calendários O projecto Reunião anual de accionistas não requer um horário tradicional de 8 horas por dia para cada recurso. Em vez disso, as tarefas do projecto serão desenvolvidas apenas durante as manhãs, excepto à segunda-feira. Assim, irá criar um novo calendário-base que contemple estes pressupostos e que salvaguarde os dias feriado que acontecem no decorrer do projecto. Seleccione a vista Gantt Chart. No menu Tools seleccione Change working times. • A partir de uma cópia do calendário-base Standard, crie um novo calendário-base para o projecto com o nome Reunião de Accionistas. • Altere as horas de trabalho como se indica: Segunda-feira: 13:00 às 17:00 De terça-feira a sexta-feira: 8:00 às 12:00 • Adicione ao calendário Reunião de Accionistas os seguintes dias de paragem do projecto: 22 de Outubro - Aniversário da empresa, paragem às 11:00 até ao fim do dia para almoço e convívio 1 de Novembro - Dia de Todos os Santos • Atribua o calendário Reunião de Accionistas a todos os recursos do projecto. (Na vista Resource sheet) • Seleccione este calendário como calendário base do projecto. (No menu Project seleccione Project Information e escolha o calendário “Reunião de accionistas”) • Marque o dia 25 de Outubro de 2004, como dia de paragem para o recurso Gerente no respectivo calendário. (Na vista Resource Sheet faça duplo clique em Gerente e no separador Working Time faça as alterações)

11. Manusear os tipos de definições de tarefas Na mais recente reunião com a equipa de projecto o cronograma foi revisto de forma a verificar se alguma atribuição de recursos necessitava de ser ajustada. Baseado na informação que reuniu nesse evento, efectue as respectivas alterações ao cronograma. Seleccione More Views e depois Task Entry: • Altere o tipo de definição da tarefa 10, “Rever carta”, para o tipo de trabalho fixo e, depois, adicione o recurso “Vice-presidente” à tarefa. • Na tarefa 17, “Arranjar equipamento necessário”, atribua uma unidade adicional do recurso “Assist. Administrativo” a essa tarefa. • Na tarefa 9, “elaborar carta”, desactive o método de programação baseada no esforço e, depois, atribua o recurso “Gerente” a essa tarefa.

12. Visualizar as cargas dos recursos O cronograma do projecto da reunião de accionistas está em fase de conclusão. Na ultima reunião com a equipa de projecto foram concluídas as atribuições finais dos recursos e os tempos de trabalho. Agora está em condições de resolver qualquer sobrecarga de recurso baseado nos parâmetros definidos na reunião. Uma vez o projecto ajustado e antes da primeira tarefa ser iniciada, irá definir a estrutura base Faça duplo clique na linha que separa as duas janelas da vista Task Entry, para fechar a janela superior e ficar apenas com a vista Gantt Chart. Docentes de IG2 – 2004-2005

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• Substitua o recurso Gerente pelo recurso Estagiário na tarefa 3 “Agendar data conferência”. , na barra de ferramentas, e proceda à substituição (Seleccione a tarefa, clique no ícone do recurso) • Retire a dependência entre as tarefas 3 “Agendar data conferência” e 4 “Marcar centro , na barra de ferramentas) conferências”. (Seleccione as duas tarefas e clique no ícone • Atribua o recurso Assist. Administrativo à tarefa 12 “Imprimir carta” (Seleccione a tarefa, clique no ícone

, na barra de ferramentas, e proceda à atribuição do recurso) e, na vista

Resource Sheet, altere as unidades disponíveis deste recurso de 200% para 100%. • Visualize a vista Resource Usage.

• Observe a carga do recurso Estagiário. • Apresente a barra Resource Management. (no menu View seleccione Toolbars e Resource Management) • Localize as sobrecargas do recurso Assist. Administrativo. (Clique em ferramentas)

, na barra de

13. Utilizar nivelamento automático Depois de rever as cargas dos recursos, irá utilizar o nivelamento automático para verificar quais as sobrecargas que podem ser resolvidas dentro de certas definições de nivelamento. • Verifique a data de conclusão do projecto. (No menu Project seleccione Project Information) • Active a opção de visualização Resource Allocation. • Abra a caixa de diálogo Resource Levelling. (No menu Tools seleccione Resource Levelling) • Aplique o nivelamento ao projecto com as opções: Automatic; Day By Day; Level from 14/10/04 to 29/10/04. • Visualize as alterações resultantes do nivelamento para o recurso Estagiário entre 14/10/04 e 21/10/04. (A vista Resource Allocation apresenta o diagrama antes do nivelamento, a verde e depois do nivelamento, a azul)

14. Resolver manualmente as sobrecargas dos recursos Tendo em conta que não conseguiu resolver todas as sobrecargas com o nivelamento automático, irá utilizar as técnicas de gestão para resolver as sobrecargas pendentes dentro de parâmetros aceitáveis definidos pela equipa de projecto. • Abra a caixa de diálogo Resource Levelling. Aplique o nivelamento ao projecto com a opção: Manual e Level entire Project. • Localize a sobrecarga para o recurso Assist. Administrativo. • Resolva a sobrecarga incrementando o número máximo de unidades disponíveis, para Assist. Administrativo, no projecto para 200%. (Na vista Resource Sheet) • Active a vista Resource Usage para se assegurar de que não existem mais sobrecargas de recursos. • Verifique se o nivelamento estendeu a data de conclusão do projecto.

15. Definir uma estrutura base (baseline) O cronograma do projecto da reunião de accionistas foi ajustado e agora reflecte o melhor esforço da equipa de projecto na criação do plano. Para finalizar, irá definir uma estrutura base do projecto para futuras comparações com o seu progresso. • Grave o ficheiro com a baseline. Docentes de IG2 – 2004-2005

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16. Acompanhar o progresso individual das tarefas O projecto da reunião de accionistas já começou, e é necessário iniciar o acompanhamento das tarefas do projecto. Os recursos providenciaram-lhe um conjunto de informação do progresso do projecto que irá introduzir no cronograma. Várias tarefas não progrediram de acordo com o planeado. Irá introduzir a informação actual sobre essas tarefas no cronograma e, depois actualizar as tarefas restantes de acordo com a data corrente. • Seleccione a vista Gantt Chart. • Apresente a barra de ferramentas Tracking. (No menu View seleccione Toolbars e de seguida Tracking) • Actualize a tarefa 3 “Agendar data de conferência”, para reflectir a data de conclusão efectiva de 21/10/04. (No menu Tools seleccione Tracking e depois Update Tasks ou, na barra de ) ferramentas, clique em • Actualize a tarefa 4 “Marcar centro conferências” que começou no dia 17/10/04 e demorou 2 dias a concluir. (No menu Tools seleccione Tracking e depois Update Tasks ou, na barra ) de ferramentas, clique em • A tarefa 5 “Marcar agenda orador”, demorou 2 dias a concluir. • Seleccione a vista Resource Usage. No menu Format, seleccione Details e Actual Work. • O gerente dedicou um total de 3 horas a trabalhar num rascunho da carta de notificação no dia 29/10/04. Altere o tempo actual de trabalho para a tarefa 9 “Elaborar carta”, para reflectir o tempo efectivamente despendido. • As tarefas restantes progrediram como previsto no plano até ao dia 4/11/04. (Seleccione as tarefas e no menu Tools, seleccione Tracking e depois Update Project) • A impressora avariou no dia 08/11/04. Divida a tarefa 12 “Imprimir carta” reprogramando o trabalho restante, que se deve iniciar na data em que o técnico virá reparar a impressora e divida a tarefa) (12/11/04). (Na barra de ferramentas clique em • Atribua a percentagem de 50% para a execução da Tarefa 15 “Planear comida buffet”. (Seleccione a tarefa e na barra de ferramentas, clique em ) • Compare o progresso do projecto com a estrutura base ao nível da data de conclusão, durações e custos. (No menu Project seleccione Project Information e clique em Statistics ou clique no icone • Grave o ficheiro.

, na barra de ferramentas)

17. Filtrar as tarefas e os recursos Quando actualizou o progresso do projecto, pediram-lhe alguma informação preliminar antes da reunião da equipa de projecto da semana seguinte. Existe a possibilidade de o recurso Estagiário poder sair do projecto. Irá filtrar o recurso Estagiário para poder saber a sua importância no projecto. Irá também utilizar um filtro para aplicar sobre as tarefas críticas. • Apresente a tabela Entry na vista Task Sheet. • Utilize o filtro automático (clique em Estagiário.

) para procurar as tarefas que incluem o recurso

) • Desligue o Autofilter. (clique novamente em • Utilize o filtro Critical para procurar as tarefas que se encontram no caminho crítico. • Crie um filtro personalizado, de nome Dep-9-11-04, para localizar todas as tarefas que se iniciam em ou depois de 09/11/04. (No menu Project seleccione Filtered for e depois More Filters. Construa o seu novo filtro)

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18. Ordenar as tarefas e os recursos O Departamento de Contabilidade pediu-lhe que fornecesse alguma informação sobre o projecto. Assim, irá efectuar uma ordenação por custo e pela percentagem de conclusão que possibilite à Contabilidade conhecer as tarefas que têm maiores custos. • Na vista Task Sheet, apresente a tabela Cost. (Não se esqueça de retirar o filtro aplicado anteriormente, seleccionando All Tasks) • Ordene as tarefas por ordem decrescente de custo e, depois, ordene por percentagem de conclusão por ordem decrescente. (No menu Project seleccione Sort e depois Sort by. Escolha as opções de ordenação) • Apresente a vista Resource Sheet e a tabela entry. • Ordene os recursos pelo campo Code por ordem decrescente.

19. Criar tabelas e vistas personalizadas A Direcção requisitou-lhe alguma informação sobre variâncias de datas e custos do projecto. Assim, irá criar uma tabela personalizada com base na tabela Variance, a qual lhe adicionará a informação sobre as variâncias de custo. • Apresente a vista Gantt Chart • Crie uma tabela personalizada de nome Variância Total com base numa cópia da tabela Variance. (No menu View seleccione Table e depois More tables) • Remova os campos Start e Finish. Adicione os campos Baseline Cost e Cost Variance. Utilize Custo Base e Var.Custo como títulos das colunas. • Aplique a tabela personalizada. • Crie uma vista singular de nome Overbudget. • Utilize a vista Task Sheet, a tabela Variância Total e o filtro Cost Overbudget. • Aplique a vista.

20. Criar um relatório personalizado A equipa de projecto gostaria de ter uma informação semanal sobre o trabalho dos recursos para apresentar em cada reunião de projecto. Assim, irá personalizar um relatório predefinido para incluir a informação necessária. • Apresente o relatório Who Does what. • A partir de uma cópia do relatório Who Does What, crie um relatório personalizado de nome Quem trabalha onde. • No separador Definition, utilize a tabela work. • No separador Details, apresente as atribuições de cronograma e de trabalho. • Anteveja o novo relatório.

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