Exemple de Fise de Post

Fişa postului Departamentul Asistenta Manageriala Subordonat : Conducere Subordonează : toate departamentele Înlocuit de: orice alt reprezentant din cadrul aceluiaşi departament Atribuţii speciale :vezi responsabilitati Responsabilităţi generale: Aspecte legale: Îndeplinirea tuturor sarcinilor conform : • Modificări în registrul societăţilor comerciale la ROCT • Fişei de post • Respectarea contractelor • Sarcinilor curente trasate de conducere • Elaborarea unor contracte noi necesare şi stabilirea • Concluziilor rezultate în urma întâlnirilor de afaceri termenilor şi condiţiilor • Stabilirea regulamentului legal central • Obiectivului stabilit Resonsabilităţi specifice departamentului : Organizare : • Vizită de afaceri la compania parteneră • Participare la evenimente/târguri IS şi evaluare ulterioară a acestora • Structură: crearea şi optimizărea structurii organizatorice şi procesuale a IS • Coordonarea şi întocmirea unui plan de afaceri Managementul calităţii : responsabilitatea pentru managementul calităţii inclusiv managementul cunoaşterii: • Completarea fişelor de evaluare a performaţei (balanced scorecard) • Evaluarea şi vizualizarea rezultatelor • Actualizarea fişei pentru managementul cunoaşterii

Monitorizarea paginii web ROCT (www.roct.ro) pentru aflare noutăţi şi elaborare raport cu privire la acestea în cadrul întâlnirilor de afaceri periodice Activităţi de management : • Sprijinirea celorlalte departamente • Moderarea întâlnirilor de afaceri, dacă este necesar Transmiterea informaţiei (dacă este necesar) în limba engleză, vocabular de bază în a doua limbă străină Managementul cunoaşterii :  Standardizarea proceselor recurente cu ajutorul programelor de învăţare

Planificare strategică : • Implementarea viziunii în toate domeniile şi activităţile • Propunerea de noi obiective (lunare) • Dezvoltarea propunerilor de îmbunătăţire în baza rezultatelor sistemului de management al calităţii şi a instrumentelor strategice Activităţi de rutină la încheierea programului de lucru: • Întocmirea raportului departamentului • Părăsirea locului de muncă în mod corespunzător (computer închis, curăţenie, ...) • Salvarea documentelor, respectiv îndosarierea ordonată a acestora • Menţinerea contactului cu managementul Participarea unui reprezentant al departamentului la întâlnirea de afaceri săptămânală: • Păstrarea unui minute a întâlnirii • Raport scurt privind activităţile sau noutăţile relevante • În cazul în care este necesar: scurt raport privind rezultatele managementului calităţii şi noutăţile pe pagina de web ROCT • Transmiterea informaţiei în cadrul propriului departament

Semnătura echipei:

Fişa postului Secretariat Subordonat : Director General Subordonează: --Înlocuit de: Director General Atribuţii speciale : vezi responsabilităţi Res ponsabilităţi generale: Activităţi de asistare : Îndeplinirea sarcinilor conform: • Asistarea şi informarea tuturor • Fişei de post stakeholderilor: compania parteneră, vizitatori, personal universitar, • Sarcinilor curente trasate de conducere viitori şi foşti angajaţi, … • Concluziilor rezultate în urma întâlnirilor de afaceri • Actualizarea listelor stakeholderilor: e-mail, • Obiectivului stabilit telefon, adrese,… • Întocmirea registrului de oaspeţi : se va pregăti Responsabilităţi specifice departamentului : înaintea fiecărei/fiecărui vizite/eveniment Prelucrarea corespondenţei : • Oaspeţi : primire, asistare • Corespondenţă intrată : număr de intrare, transmitere PR şi identitate vizuală: • Corespondenţă expediată : prelucrare integrală • Realizarea tuturor panourilor publicitare şi de informare : conform consultării cu departamentul de Organizare de birou şi managementul marketing resurselor: • Responsabilitate : hârtie imprimantă, imprimantă, • Panoul companiei se va monta/modifica la intrare fax, telefon (intermediere telefonică), întocmirea listei • Realizare de: plăcuţe cu nume, plăcuţe cu numele cu interioare, … departamentelor, cărţi de vizită, înscripţionare unitară • Responsabilitate birou: ordine, informare cu a dosarelor,… privire la necesarul de material de birotică Activităţi extraordinare (dacă este cazul): • Achiziţie de material birotic la un preţ convenabil: scoatere de numerar din casă în baza • Responsabilitate : protecţia mediului, responsabil deşeuri,… facturii corecte (consultare cu managementul) • Administrarea casei reale : completarea Sprijinirea celorlalte departamente diferitelor date în registru, verificarea soldului din casă, …

Transmiterea informaţiei (dacă este necesar) în limba engleză, vocabular de bază în a doua limbă străină Managementul cunoaşterii :  Standardizarea proceselor recurente cu ajutorul programelor de învăţare

Activităţi de rutină la încheierea programului de lucru: • Întocmirea raportului de departament • Părăsirea locului de muncă în mod corespunzător (computer închis, curăţenie,…) • Salvarea documentelor, respectiv îndosarierea ordonată a acestoră • Eventual, închiderea dulapurilor • Expedierea prin poştă Participarea unui reprezentant al departamentului la întâlnirea de afaceri săptămânală: • Păstrarea unei minute a întâlnirii • Raport scurt privind activităţile sau noutăţile relevante • În cazul în care este necesar: scurt raport privind situaţia cheltuielilor în numerar (taxe poştale,…) • Transmiterea informaţiei în cadrul propriului departament

Semnătura echipei:

FişaAprovizionare postului Subordonat : Departament Comercial Subordonează : --Înlocuit de: orice alt reprezentant din departamentul comercial Atribuţii speciale :vezi responsabilitati Responsabilităţi generale : Proces de comandă special : Îndeplinirea sarcinilor conform: • Cazuri de tranzacţii în limbă străină (minim 1 pe • Fişei de post perioadă de referinţă stabilită) • Sarcinilor curente trasate de conducere • Tranzacţie cu asigurarea livrării, de exemplu termen • Concluziilor rezultate în urma întâlnirilor de afaceri fix, penalitate, … • Obiectivului stabilit Administrarea inventarului, logistică şi managementul lanţului de producţie: Responsabilităţi specifice departamentului : Efectuarea procesului complet de comandă (în • Administrarea inventarului: intrarea mărfii total minim 10 comenzi pe fiecare perioadă de referinţă (crearea de etichete de produs pentru produsele stabilită): comerciale proprii); ieşirea mărfii (predare către departamentul de vânzări în schimbul copiei avizului • Cereri: numai pe e-mail sau fax de însoţire a mărfii ); întocmirea registrului inventar • Verificarea şi selecţia ofertelor (de exemplu cu • Monitorizarea cifrelor de vânzare şi a existentului ajutorul metodei de scoring) în depozit: informare lunară în cadrul întâlnirilor de • Verificarea lichidităţii necesare înainte de fiecare afaceri comandă : consultare cu departamentul Finanţe & • Inventar depozit: la fiecare sfârşit de lună contabilitate; • Indici depozit: calcul şi analiză (1 per fiecare • Crearea comenzilor (vezi formulare): numai prin perioadă de referinţă) poştă, fax sau webshop (comanda se va lista!), nicio comandă fără termen concret de livrare • Menţinerea contactelor cu furnizorii • Administrarea fişierului comenzii : la fiecare • Administrarea bazei de date cu furnizorii comandă, aviz de însoţire a mărfii şi factură; • Negocierea condiţiilor de achiziţie cu furnizorii • Prelucrarea avizelor de însoţire a mărfii: cu Transmiterea informaţiei (dacă este necesar) în verificare, astfel încât aceasta să corespundă cu limba engleză, vocabular de bază în a doua limbă comanda noastră, contrasemnare şi fax de răspuns • Prelucrarea facturilor intrate conform planului de străină derulare: verificarea corespondenţei cu oferta, Managementul cunoaşterii : comanda şi avizul de însoţire a mărfii, transmitere la  Standardizarea proceselor recurente cu ajutorul Finanţe & contabilitate programelor de învăţare • Comanda produselor comerciale (în funcţie de stoc) • Achiziţie echipament (de ex. computere, birouri, …): verificarea lichidităţii, luarea în considerare a inventarului de active fixe,… • Stabilirea unui termen ulterior în cazul întârzierii livrării; retragere din contract în cazul întârzierii livrării pe o durată mai lungă de timp Activităţi de rutină la încheierea programului de lucru: • Întocmirea raportului de departament • Părăsirea locului de muncă în mod corespunzător ( computer închis, curăţenie,…) • Salvarea documentelor, respectiv îndosarierea ordonată a acestora Participarea unui reprezentant al departamentului la întâlnirea de afaceri săptămânală : • Păstrarea unei minute a întâlnirii • Scurt raport privind activităţile sau noutăţile relevante • În cazul în care este necesar: scurt raport privind cifrele de vânzare şi situaţia actuală a stocului • Transmiterea informaţiei în cadrul propriului departament

Semnătura echipei:

Fişa postului Vânzări Subordonat : Departamentul Comercial Poziţie subordonată : --Înlocuit de: orice alt reprezentant din cadrul aceluiaşi departament Atribuţii speciale: vezi responsabilităţi Responsabilităţi generale: Procese de vânzare speciale : Îndeplinirea sarcinilor conform: • Cazuri de tranzacţii în limbă străină (minim 1 per • Fişei de post perioadă de referinţă) • Sarcinilor curente trasate de conducere • Trimiterea prin e-mail a documentelor relevante • Concluziilor rezultate în urma întâlnirilor de afaceri pentru contract cu semnătură digitală (factură în format electronic,…) • Obiectivului stabilit • Procedura de transport Responsabilităţi specifice departamentului: • Tranzacţii cu asigurarea plăţii Efectuarea procesului complet de vânzare : • Discuţii de vânzări (o bună cunoaştere a produsului) • Întocmirea ofertelor: răspunsul la cereri, şi vânzări profesioniste la evenimente/târguri IS elaborarea propriilor oferte, menţinerea contactului cu clienţii, ... Optimizarea procesului principal: • Prelucrarea comenzilor intrate: inclusiv • Planificarea necesarului (împreună cu comenzile online din webshop (coordonare cu departamentul Achiziţii & logistică şi Marketing & departamentul IT) produse) • Administrarea fişierului comenzii: la fiecare • Statistică Vânzări /Raportare (clienţi, produse,...) comandă intrată, aviz de însoţirea mărfii, factură de cu ajutorul fişierului comenzii(eventual registrul ieşire inventar) • Calcularea vânzărilor • Confirmarea comenzii (în cazul unui termen de livrare mai lung, de exemplu marfa nu a fost pe Transmiterea informaţiei (dacă este necesar) în stoc) limba engleză, vocabular de bază în a doua limbă • Emiterea de avize de însoţirea mărfii şi facturi străină către clienţi (vezi formulare) • Se va anexa marfa (=fişă produs din depozit) Managementul cunoaşterii : (predarea copiei avizului de însoţirea mărfii către • Standardizarea proceselor recurente cu ajutorul departament de Achiziţii & logistică) programelor de învăţare Activităţi de rutină la încheierea programului de lucru: • Întocmirea raportului de departament • Părăsirea locului de muncă în mod corespunzător (computer închis, curăţenie) • Salvarea documentelor, respectiv îndosarierea ordonată a acestora Participarea unui reprezentant al departamentului la întâlnirea de afaceri săptămânală: • Păstrarea unei minute a întâlnirii • Scurt raport privind activităţile sau noutăţile relevante • În cazul în care este necesar: scurt raport privind comenzile intrate cu sume mari şi clienţi fideli • Transmiterea informaţiei în cadrul propriului departament

Semnătura echipei:

Fişa postului Marketing Subordonat : Departamentul Comercial Poziţie subordonată: --Înlocuit de: orice alt reprezentant din cadrul aceluiaşi departament Atribuţii speciale: vezi responsabilităţi Responsabilităţi generale: Management foto: Îndeplinirea sarcinilor conform: • Realizarea de fotografii digitale (ale • Fişei de post departamentelor, echipei, invitaţilor, evenimentelor) • Sarcinilor curente trasate de conducere (salvare la meniul Fotografii/…): pentru prezentări, • Concluziilor rezultate în urma întâlnirilor de afaceri pagina web, catalog, material PR, articole de ziar • Obiectivului stabilit • Administrarea fotografiilor digitale : ordonare, ştergerea fotografiilor neprofesioniste, nume sugestiv Responsabilităţi specifice departamentului : al fişierelor,… Modificare rapidă a sortimentului – strategii combinate de marketing: Management de produs: • Stabilirea preţului : stabilirea preţurilor de vânzare • Întocmirea unui ghid pentru discuţiile de vânzări (eventual împreună cu compania parteneră) şi descrierile de produs • Training produs : instruirea propriilor angajaţi Realizarea conceptului , respectiv a planului de marketing Transmiterea informaţiei (dacă este necesar) în Identitate vizuală : • Prezenţă unitară: logo, font (vezi fişa de managementul cunoaşterii), informare la telefon,…

limba engleză, vocabular de bază în a doua limbă străină Managementul cunoaşterii : • Standardizarea proceselor recurente cu ajutorul programelor de învăţare

PR – Relaţii cu publicul : • Rapoarte pentru web: rapoarte scurte pentru pagina web • Rapoarte scrise: raportul anual,… • Mapa de presă: strângerea tuturor rapoartelor privind propria întreprindere simulată • Contact cu departamentul de relaţii cu publicul al universităţii Organizare/Marketing eveniment : • Realizarea standului şi a conceptului publicitar (de ex. Eye catcher“) pentru târg • Prezentare PowerPoint: actualizare, fotografii, secvenţe video,… Activităţi de rutină la încheierea programului de lucru: • Întocmirea raportului de departament • Părăsirea locului de muncă în mod corespunzător (computer închis, curăţenie) • Salvarea documentelor, respectiv îndosarierea ordonată a acestora Participarea unui reprezentant al departamentului la întâlnirea de afaceri săptămânală: • Păstrarea unei minute a întâlnirii • Scurt raport privind activităţile sau noutăţile relevante • În cazul în care este necesar: scurt raport privind activitatea planificată/efectuată în domeniul PR (de exemplu rapoartele apărute) • Transmiterea informaţiei în cadrul propriului departament

Semnătura echipei:

Fişa postului IT – Tehnologia Informaţiei Subordonat : Departamentul Tehnic Poziţie subordonată: --Înlocuit de: orice alt reprezentant din cadrul aceluiaşi departament Atribuţii speciale: vezi responsabilităţi Responsabilităţi generale: Semnătura digitală sau manuală Îndeplinirea sarcinilor conform: • Asigurarea funcţionării : efectuarea unui test • Fişei de post • Instruirea celorlalţi angajaţi cu privire la • Sarcinilor curente trasate de conducere utilizare • Concluziilor rezultate în urma întâlnirilor de afaceri • Obiectivului stabilit Suport tehnic: Responsabilităţi specifice departamentului: Managementul mail-ului şi al documentelor : • Verificarea e-mail-urilor : ştergerea imediată a SPAM-urilor şi a ofertelor neprofesionale, respectiv nesolicitate • Transmiterea e-mail-urilor serioase departamentelor de specialitate (salvarea directă în fişierul departamentului) • Trimitere e-mail : transmiterea e-mail-urilor la departamentele proprii Crearea si Actualizarea paginei web şi a webshop- ului: • Actualizarea sortimentului pe pagina web • Actualizarea sortimentului în webshop • Îmbunătăţiri curente ale paginii web: imagini, raporturi scurte, secvenţe video,… • Controlul comenzilor intrate în webshop: transmitere către departamentul de vânzări

• •

Sprijin la problemele din domeniul IT Asamblarea/Instalarea echipamentelor tehnice: de exemplu notebook & proiector la prezentări Atribuţii speciale (în cazul în care este necesar): • Video -conferinţă • Organizarea Zilelor Comerţului în spaţiul virtual Transmiterea informaţiei (dacă este necesar) în limba engleză, vocabular de bază în a doua limbă străină Managementul cunoaşterii : • Standardizarea proceselor recurente cu ajutorul programelor de învăţare

Managementul cunoaşterii : • Controlul programelor de învăţare Activităţi de rutină la încheierea programului de lucru: • Întocmirea raportului de departament • Părăsirea locului de muncă în mod corespunzător (computer închis, curăţenie) • Salvarea documentelor, respectiv îndosarierea ordonată a acestora Participarea unui reprezentant al departamentului la întâlnirea de afaceri săptămânală: • Păstrarea unei minute a întâlnirii • Scurt raport privind activităţile sau noutăţile relevante • În cazul în care este necesar: scurt raport privind noutăţile de pe pagina de web, etc. • Transmiterea informaţiei în cadrul propriului departament

Semnătura echipei:

Fişa postului Financiar Contabil Subordonat : Departament Economic Subordonează : --Înlocuit de: orice alt reprezentant din cadrul aceluiaşi departament Atribuţii speciale: vezi responsabilitati Responsabilităţi generale: Plăţile către Administraţia Financiară: Îndeplinirea sarcinilor conform: • Declaraţii impozit,… • Fişei de post • Sarcinilor curente trasate de conducere Somaţie : • Concluziilor rezultate în urma întâlnirilor de afaceri • Verificarea facturilor neachitate • Obiectivului stabilit • Expedierea somaţilor Responsabilităţi specifice departamentului: Tranzacţii bancare şi plăţi: • Procesarea în continuare a facturilor intrate (de la Achiziţii & logistică): verificare, înregistrare, transfer bancar, înregistrare în fişierul comenzii • Procesarea în continuare a facturilor emise către clienţi: verificare, înregistrare, verificarea intrării plăţii, somaţie, înregistrare în fişierul comenzii • Online banking (www.roct.ro): Transferuri, listarea şi verificarea extraselor de cont actuale, înregistrare • Transferuri la termen : Administraţia Financiară, Casa de Asigurări de Sănătate, furnizori, salariile angajaţilor

•

Eventual întreprinderea unor proceduri legale

Întocmirea încheierii anuale : • Întocmirea încheierii anuale (Bilanţ şi Cont de profit & pierdere) • Calcularea şi analizarea cifrelor : transmiterea cifrelor departamentului de Asistenţă şi managementul calităţii (înregistrare în fişa de evaluare a performaţelor) • Calcularea costurilor Transmiterea informaţiei (dacă este necesar) în limba engleză, vocabular de bază în a 2-a limbă străină

Înregistrare în contabilitate : Managementul cunoaşterii : • Administrarea sistemului şi software- ului de • Standardizarea proceselor recurente cu ajutorul programelor de învăţare contabilitate • Administrarea registrului de casă • Adminsitrarea registrului de investiţii Activităţi de rutină la încheierea programului de lucru: • Întocmirea raportului de departament • Părăsirea locului de muncă în mod corespunzător (computer închis, curăţenie) • Salvarea documentelor, respectiv îndosarierea ordonată a acestora Participarea unui reprezentant al departamentului la întâlnirea de afaceri săptămânală: • Păstrarea unei minute a întâlnirii • Scurt raport privind activităţile sau noutăţile relevante • În cazul în care este necesar: scurt raport privind plăţile intrate cu sume mari, somaţiile transmise, lichidităţi, etc. • Transmiterea informaţiei în cadrul propriului departament

Semnătura echipei:

Fişa postului Resurse Umane Subordonat : Departament Economic Subordonează : --Înlocuit de: orice alt reprezentant din cadrul aceluiaşi departament Atribuţii speciale: vezi responsabilităţi Responsabilităţi generale: Chestionarea angajaţilor: Îndeplinirea sarcinilor conform: • Întocmirea de chestionare, chestionarea angajaţilor, • Fişei de post evaluarea rezultatelor • Sarcinilor curente trasate de conducere • Evaluare : compararea cu rezultatele din anul • Concluziilor rezultate în urma întâlnirilor de afaceri precedent – transmiterea datelor către • Obiectivului stabilit departamentul de Asistenţă şi Managementul Calităţii (Fişă de evaluare a performaţelor) Responsabilităţi specifice departamentului: Întocmirea regulamentului din cadrul companiei : Angajare şi perfecţionare : stabilirea pauzelor, utilizarea internetului pentru scopuri • Anunţuri locuri de muncă proprii, convorbiri telefonice private, pauze pentru fumat, • Selecţie de personal (CV), interviuri cu candidaţii, … formularea propunerii departamentului • Rotaţia posturilor : consemnarea dorinţelor şi Responsabilitatea pentru întreg procesul de personal: organizarea unei rotaţii a posturilor în etape Planificare personal, achiziţie personal (anunţuri,…), • Organizarea de cursuri de perfecţionare (de exemplu recrutare personal (interviuri,…), angajare personal workshop-uri scurte) (contract de muncă, Casa de Asigurări de Sănătate,…), remunerarea personalului (calcul de salarii,…), Motivarea angajaţilor : perfecţionarea personalului, eliberarea din funcţie a • Propuneri pentru motivarea angajaţilor – personalului (recomandări,…) crearea unui model de motivare • Organizarea unei petreceri pe an ( de exemplu Administrarea personalului : petrecerea de Crăciun) • Sistemul de înregistrare a prezenţei: absenţe, • Punct de contact : probleme, reclamaţii, idei ale concediu de boală, regulamentul de lucru, angajaţilor planificarea pauzelor şi a concediilor…întocmirea • Realizarea unui ghid de dialog pentru discuţiile contractelor de muncă cu angajaţii • Pregătirea recomandărilor • Informaţii privind contractul colectiv de muncă Calcularea salariului :

•

•

Calcularea la termen a salariului : transmiterea listei cu salarii departamentului Finanţe & contabilitate, transmiterea calculului salariului către angajaţi Casa de Asigurări de Sănătate : Înregistrarea/Scoaterea din evidenţă a angajaţilor

Transmiterea informaţiei (dacă este necesar) în limba engleză, vocabular de bază în a doua limbă străină Managementul cunoaşterii : • Standardizarea proceselor recurente cu ajutorul programelor de învăţare

Alegerea consiliului personalului : • Organizarea alegerii conform prevederilor legale • Discutarea sarcinilor consiliului personalului Activităţi de rutină la încheierea programului de lucru: • Întocmirea raportului de departament • Părăsirea locului de muncă în mod corespunzător (calculator închis, curăţenie,…) • Salvarea documentelor, respectiv îndosarierea ordonată a acestora Participarea unui reprezentant al departamentului la întâlnirea de afaceri săptămânală: • Păstrarea unei minute a întâlnirii • Scurt raport privind activităţile sau noutăţile relevante • În cazul în care este necesar: scurt raport privind chestionarea angajaţilor, etc.

•

Transmiterea informaţiei în cadrul propriului departament

Semnătura echipei:

Fişa postului Calitatea proceselor si serviciilor Subodronat : Departament Tehnic Subordonează : --Înlocuit de: orice alt reprezentant din cadrul aceluiaşi departament Atribuţii speciale: vezi responsabilităţi Responsabilităţi :

• • • • • • • •

Participa la actiunea de evaluare si acceptare a furnizorilor/ subcontractantilor de produse/ lucrari/ servicii, sub aspectui asigurarii conditiilor Asigura efectuarea de inspectii si audituri asupra activitatilor de primire, manipulare si depozitare a produselor, precum si asupra modului de respectare a cerintelor de identificare a acestora si de conservare . Verifica modul in care se realizeaza interfetele interne in cadrul societatii intre compartimentele si subunitatile acesteia, implicate in executia lucrarilor/ serviciilor/ produselor angajate de catre societate Analizeaza si avizeaza planurile calitatii (PC) Colaboreaza cu compartimentui Resurse umane in vederea asigurarii pregatirii si instruirii personalului societatii implicat in realizarea lucrarilor/ serviciilor/ produselor contractate si in acest scop Verifica modul in care sunt tinute sub control, pastrate si asigurate documentele si inregistrarile calitatii emise si primite de compartimentele si subunitatile organizatiei; Solutioneaza eventualele abateri de la standardele de calitate intalnite de clienti Responsabil cu implemetarea sistemului de management al calitatii.

Activităţi de rutină la încheierea programului de lucru: • Întocmirea raportului de departament • Părăsirea locului de muncă în mod corespunzător ( calculator închis, curăţenie,…) • Salvarea documentelor, respectiv îndosarierea ordonată a acestora Participarea unui reprezentant al departamentului la întâlnirea de afaceri săptămânală: • Păstrarea unei minute a întâlnirii • Scurt raport privind activităţile sau noutăţile relevante în limba engleză • Transmiterea informaţiei în cadrul propriului departament

Semnătura echipei: