EXCEL para manejo de datos

EXCEL PARA EL MANEJO DE DATOS (avanzado) Auxiliar didáctico

Marcos Nava Ramírez Manejo de datos en Excel

Marcos Nava Ramírez

julio 2009 1

TEMARIO

1.- TIPOS DE DATOS - DATOS E INFORMACIÓN - NOMENCLATURA EN EXCEL - MANEJO INTERNO EN EXCEL - MASCARAS Y FORMATOS DE CELDAS 2.- HOJAS Y TABLAS DE DATOS - RANGOS - ARREGLOS BIDIMENSIONALES - TABLAS Y ENCABEZADOS - SUBDIVISIONES SUBD IVISIONES DE PANTALLA PANTALLA Y PANELES PANELES - BUSQUEDA Y REEMPLAZO 3.- OPERACIONES ARITMETICAS - SUMATORIA - PROMEDIO - REGLA DE TRES Y PORCENTAJES - OPERACIONES BINARIAS - FUNCIONES (GENERAL) - REFERENCIAS EXTERNAS 4.- OPCIONES DE IMPRESIÓN - VISTAS DEL AREA DE TRABAJO - DEFINICION DE RANGO DE IMPRESIÓN - DEFINICION DE ENCABEZADO DE DATOS - OPCIONES DE VISTA PREVIA - SALTOS DE PAGINA 5.- MANEJO DE DATOS - AUTORRELLENADO Y SECUENCIAS - LISTAS PERSONALIZADAS - ORDENAMIENTO DE DATOS - FILTROS (AUTOFILTRO Y FILTRO AVANZADO) - COMPARAR DATOS (FUNCIONES BUSCAR) - FORMATO CONDICIONAL - LIBROS COMPARTIDOS 6.- PRESENTACION DE INFORMACIÓN - SUBTOTALES Y ESQUEMAS - OCULTAR/MOSTRAR COLUMNAS - TABLAS DINÁMICAS - GRÁFICOS GENERALES Y DINÁMICOS Anexos

Los menús de Excel. Tabla ASCII Referencia de formulas

2 Manejo de datos en Excel

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1.- TIPOS DE DATOS - DATOS E INFORMACIÓN Como “dato” entenderemos todo carácter o combinación de ellos que esta guardado, o a la vista, en un documento o área de trabajo. Como “información” entenderemos un dato asociado a un conocimiento que le da significado. Como ejemplo de esto, muestro el dato “kg” que por si mismo no tiene significado, pero si recordamos que esta combin combinaci ación ón de letras letras genera generalme lmente nte se asocia asocia a “kilog “kilogram ramos” os” (conoci (conocimie miento nto previo previo), ), ahora ahora “kg” “kg” ind indica icará rá kilogramos. Esto debe entenderse como que no todo es lo que parece, sino que debe asociarse a algún conocimiento para que adquiera un significado y se transforme en “información” Los “datos” en Excel son de diversos tipos y se manejan de diversas formas, de tal manera que cambian radicalmente el significado del dato, por ejemplo “12/8” es un dato que Excel interpretará como una fecha y lo mostrará como 12 de agosto del año en curso, aunque usted haya querido escribir doce octavos. Para forzar a Excel a entender el tipo de dato que deseamos manejar se requiere del uso de signos, cuando deseamos que el dato sea interpretado solo como una cadena de caracteres tenemos que presidirlo con un apostrofe, si queremos que realice una operación matemática usaremos algún signo matemático o el “=”, debemos recordar  que los datos que guarda gua rda Excel siempre tratará de mostrarlo como información. 1 01/01/1900 00:00:00

2.00003 02/01/1900 00:00:03

365.00003 30/12/1900 00:00:03

39830 17/01/2009 00:00:00

En estos casos la primera celda tiene formato de número número,, la segunda segunda tiene tiene format formatoo person personali alizad zadoo que combina fecha y hora. En la lista de categorías podemos ver el formato “General” que es el default (por omisión) de todos los datos tecleados, cuando a Excel le parece que intentamos representar otra cosa lo formatea para que lo veamos de esa forma. - NOMENCLATURA EN EXCEL El primer concepto fue “dato”, el cual se inserta en una “celda” (cuadro donde se ubica un dato). El área de trabajo de Excel es una rejilla constituida por “renglones” y “columnas” las columnas las identificaremos con letras y los renglones con números, en Excel cada archivo se llama “libro de cálculo” porque esta compuesto  por “hojas de cálculo”, un libro puede tener hasta 255 hojas y una hoja puede tener hasta 65,536 renglones y 255 columnas, hasta la versión 2003, en e n versiones posteriores de Excel esos límites ya no existen. Las columnas se llaman “A”, “B”, “C”, etc, cuando se acaban las letras del alfabeto se usan combinaciones de ellas, “AA”, AB”, “AC”, “AC”, ……..”BA”, “BB”, “BC”………”IA”, “BC”………”IA”, … hasta la “IV” “IV” que es la última. La celda se identifica por el cruce de una columna con un renglón (en ese orden), Vgr: “A1” es la primera celda y la última celda de una hoja será “IV65536” En la figura se ve la celda B7 y se indica tanto su nombre como su contenido en la  barra superior  Manejo de datos en Excel

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- MANEJO INTERNO EN EXCEL Las tres columnas mostradas contienen exactamente el mismo dato, solo que con formatos diferentes. En el archivo ocupan exactamente el mismo espacio, mientras que si fuesen guardados como texto, la columna central ocuparía al menos 20 veces más bytes que las otras. Los datos de tipo carácter serán manejados exactamente como fueron tecl teclead eados os,, los los dato datoss numé numéri ricos cos se guard guardan an con con una prec precis isió iónn de 16  posiciones decimales, los datos de otros tipos se manejan como co mo números.

1 01/01/1900 00:00:00

2.00003 02/01/1900 00:00:03

Retomando Retomando el ejemplo ejemplo de las fechas podemos observa observarr que el numero 1 mostrado como fecha, da el día primero de enero de año 1900 a las 0 horas. Los días son los enteros, las horas son los decimales correspondientes, el número 2.00003 corresponde a el día 2 de enero de 1900 a las 0 horas con 0 minutos y 3 segundos.

30/12/1900 00:00:03

Así el primer año contabilizado por la computadora corresponde al número 367 sería el 31/12/1900 23:59:59

39830

Una fecha más cercana, por ejemplo, del día 17 de enero de 2009 a las 0 horas corresponde al entero 39830

365.00003

17/01/2009 00:00:00

El manejo interno de Excel solo distingue entre números y letras, por lo que esto podría ocasionarnos algunos   problemas, problemas, por ejemplo: ejemplo: al cambiar cambiar de computadora computadora los formatos formatos de fechas fechas y horas se verán verán afectados afectados por la regionalización del Windows, ya que si pasamos de un Windows de Estados Unidos a un Windows Mexicano cambiará la forma en que se ven nuestros datos, aunque no cambien los datos. - MASCARAS Y FORMATOS DE CELDAS Las máscaras son la forma general de una vista de dato datos, s, es deci decirr las las form formas as “#,# “#,##0 #0.00 .00”” esta esta máscara en particular indica a Excel que nos  presente  presente los datos numéricos poniendo poniendo una coma en la tercera posición entera, indicándonos los mile miless ademá ademáss de solo solo ocupa ocuparr dos dos posic posicio iones nes decimales. La máscara mostrada en la figura le indica a Exce Excell que que esa esa cel celda en part partiicula cularr debe deberá rá mostra mostrarse rse de la siguie siguiente nte forma: forma: 2 díg dígito itoss indi ndicand candoo el día día (dd), dd), una una diag diagon onal al com como separador, 2 dígitos indicando el mes (mm), una diagonal como separador, cuatro dígitos, dígitos, un que indican el año (aaaa), un espacio como separador, 2 dígitos indicando la hora (hh), dos puntos como separ separad ador or,, 2 dígi dígito toss para para indi indicar car los los minut minutos os (mm), dos puntos como separador y 2 dígitos para indicar los segundos (ss). Estos formatos de celda son particularmente útiles al usuario para fechas, porcentajes y moneda. El formato Científico Científico se usa para presentar presentar en poco espacio cantidades muy grandes, cuyas cifras ocuparían ocuparían tanto espacio que serian inmanejables, el número 100,000,000,000,000,000,000 (100 trillones ), en Excel se representa como 1E+20 no es descabellado, en astronomía se manejan manejan regularmente estas cifras cuando se habla de distancias a otras estrellas o en biología cuando se habla de edades edade s de fósiles.

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2.- HOJAS H OJAS Y TABLAS DE DATOS Una hoja de cálculo es un “arreglo” de datos, un arreglo es una forma de organización de cosas, en este caso se organizan en renglones y columnas por lo que decimos que es un arreglo bidimensional.

- ARREGLOS BIDIMENSIONALES Dentro de un arreglo se identifica a cada integrante por referencia a sus “dimensiones”, en el caso de Excel, sus dimensiones son “línea” y “columna”, este “integrante” se llamará celda, y la celda se identifica con una letra mayúscula, nombre de la columna, y un número, nombre de la línea, en la figura la celda de trabajo esta enmarcada con línea mas gruesa, se identifica como B7 y es el cruce de la columna B y la línea 7. Excel siempre nos mostrará en la parte superior izquierda el nombre del “objeto” señalado, el objeto puede ser una celda o un “rango”. El arreglo bidimensional se caracteriza por tener solo dos dimensiones, será siempre rectangular, por lo que a un arreglo bidimensional con características especiales se le llama “tabla”, la rejilla que esta en el área de trabajo se llama “hoja” Una tabla de datos se caracteriza ca racteriza por tener “encabezados” y no dejar columnas libres. - RANGOS Por la organización de los datos podemos elegir áreas rectangulares en la hoja, estas se llamaran rangos, un rango recibirá un nombre por  default para su manejo interno, este nombre indica la celda inicial y la celda final. En la imagen esta elegida un área de la pantalla (en gris), este “rango” se identifica como “H4:J21” El área total de trabajo en Excel es el rango A1:IV65536

- TABLAS Y ENCABEZADOS El arreglo bidimensional que inicia sus renglones con un titulo para cada columna se dice que es una tabla de datos, y al título de cada columna se le llama “encabezado”. El encabezado será el dato que determina el nombre de los datos y debe estar en la primera celda de la columna de datos, uno para cada columna. Las reglas a seguir para hacer una tabla de datos son: 1.- siempre debe haber un encabezado 2.- los encabezados no deben repetirse 3.- no debe haber columnas vacías en el rango de datos 4.- no debe tener columnas combinadas 5.- los nombres de las columnas deben ser cortos 6.- los nombres de las columnas no deben tener espacios en blanco 7.- no usar signos de puntuación en los nombres La tabla puede estar colocada en cualquier parte de la hoja de cálculo.

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- SUBDIVISIONES SUBD IVISIONES DE PANTALLA PANTALLA Y PANELES PANELES El área de trabajo que queda a la vista en la ventana no es muy extensa, por lo que Excel da facilidades para ver otras partes del documento sin sin tene tenerr que que esta estars rsee mo movi vien endo do,, para para ello ello tenemos dos opciones de vista, las subdivisiones y los paneles. Las sudivisiones (split) permiten ver hasta 4 secc seccio ione ness dife difere rent ntes es de un docum documen ento to para para  poderlas comparar entre si

Y los paneles: El panel (pane) lo podemos usar como un caso espe especi cial al de las subdi ubdivi viso sone nes, s, cuan cuando do no queremos que se muevan los encabezados o las  primeras columnas, así que los “congelamos”. Es muy útil para hojas de tipo contable o tablas muy grandes de datos. Amba Ambass opci pciones nes se activan en el menú “Window” o “Ventana”

- BUSQUEDA Y REEMPLAZO Todos los datos pueden ser buscados dentro del área de trabajo (hoja de cálculo), con solo solicitárselo y decirle cual dato buscamos, podemos ir al menú en el comando EDIT y dar  clic en la orden find, o podemos teclear o , f>, Windows Windows ofrece al menos 2 caminos para llegar al mismo resultado. Para buscar texto o números 1. Selec elecci cion onee el rango de celdas donde desee realizar la búsqueda. Si desea buscar en toda la hoja de cálculo, haga clic en cualquier celda. 2.En el menú Edición (edit), haga clic en Buscar (find) . 3.En el cuadro Buscar (find), escriba el texto o los números que desee buscar o elija una búsqueda reciente en el cuadro de lista desplegable Buscar (find).. Nota

en los criterios de búsqueda.

Puede utilizar caracteres comodín

4. Si desea desea especif especifica icarr un formato formato para la búsqued búsqueda, a, haga clic clic en Formato (format) y seleccione las opciones apropiadas en el cuadro de diálogo Buscar formato. Si Formato no está disponible en el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, haga clic en Opciones y, a continuación, en Formato .

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5. Haga cl clic en en Opciones para definir más valores para la búsqueda. Por ejemplo, puede buscar todas las celdas que contengan el mismo tipo de datos, como fórmulas. En el cuadro Dentro de, puede seleccionar  Hoja o Libro  para buscar en una hoja de cálculo o en un libro entero. 6.Haga clic en Buscar todo o en Buscar siguiente . muestra una lista con todas las instancias del elemento elemento buscado y permite activar una celda seleccionando seleccionando una instancia específica. Puede hacer clic en un encabezado  para ordenar los resultados de una búsqueda con Buscar todo. Buscar todo

Nota

Para cancelar una búsqueda en curso, presione ESC.

Sustituir texto o números 1. Selec elecci cion onee el rango de celdas donde desee realizar la búsqueda. Si desea buscar en toda la hoja de cálculo, haga clic en cualquier celda de la misma. 2. En el menú Edición, haga clic en Reemplazar . 3. En el el cuadro dro Buscar, escriba el texto o los números que desea buscar o elija una búsqueda reciente en el cuadro de lista desplegable Buscar . Puede utilizar caracteres comodín en los criterios de búsqueda. Nota

4. Si desea especificar especificar un format formatoo para para la búsqueda, búsqueda, haga clic en Formato y seleccione las opciones apropiadas en el cuadro de diálogo Buscar formato. Si Formato no está disponible en el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, haga clic en Opciones y, a continuación, en Formato . 5. Haga cl clic en Opciones para definir más valores  para la búsqueda. Por ejemplo, puede buscar todas las celdas que contengan el mismo tipo de datos, como fórmulas. En el cuadro Dentro de, puede seleccionar Hoja o Libro para buscar en una hoja de cálculo o en un

libro entero.

6. En el el cuadro dro Reemplazar con, escriba los caracteres por los que desea sustituir y, y, si es necesario, especifique los formatos. Si desea eliminar los caracteres del cuadro Buscar, deje el cuadro Reemplazar con en blanco. 7. Haga aga clic en en Buscar siguiente . 8. Para reemplaz reemplazar ar la instancia instancia resaltada resaltada o todas todas las instancias instancias de los los caracteres caracteres encontrados, encontrados, haga haga clic en Reemplazar o Reemplazar todos . Nota

Para cancelar una búsqueda en curso, presione ESC.

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3.- OPERACIONES ARITMETICAS 

Las operaciones aritméticas son aquellas que nos permiten llegar a un resultado operando con cantidades. Vamos a iniciar con algunas relativamente complicadas, pero de muy fácil operación: - SUMATORIA

Suma todos los números de un rango, si el rango no esta elegido al dar clic al botón de autosuma buscará los datos adyacentes que puedan ser sumados, coloca en forma automática una función suma() o Sum() en inglés, en la celda. Sintaxis SUMA(número1;número2; ...)

SUM() en inglés

 Número1;número2;... son de 1 a 30 argumentos cuyo valor total o suma desea obtener. Observaciones •

•

•

Se toman en cuenta números, valores lógicos y representaciones de números que escriba directamente en la lista de argumentos. Consulte los dos primeros ejemplos. Si un argumento es una matriz o referencia, sólo se considerarán los números en esa matriz o referencia. Se  pasan por alto las celdas vacías, valores lógicos, texto o valores de error en la matriz o en la referencia. Vea el tercer ejemplo a continuación. Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números causarán errores.

Ejemplo

El ejemplo puede resultar más fácil de entender si lo copia en una hoja de cálculo en blanco. 1. Cree Cree un libr libroo o una hoja hoja de de cálcul cálculoo en blanco blanco.. 2. Seleccione Seleccione el ejemplo ejemplo en el tema de Ayuda. No seleccio seleccione ne los encabezados encabezados de fila fila o de columna. Seleccionar un ejemplo de la Ayuda Ayuda 3. Pres Presio ione ne CTRL CTRL+C +C.. 4. En la hoja hoja de cálculo, cálculo, seleccione seleccione la celda celda A1 A1 y presione presione CTRL+V CTRL+V. 5. Para Para altern alternar ar entre ver los result resultados ados y ver las fórmulas fórmulas que devuelven devuelven los resultad resultados, os, presion presionee CTRL+` CTRL+` (acento grave) o, en el menú Herramientas , elija Auditoría de fórmulas y, a continuación, haga clic en Modo de auditoría de fórmulas . Datos

-5 15 30 '5 VERDADERO Fórmula

Descripción (Resultado)

=SUMA(3;2)

Suma 3 y 2 (5) Suma 5, 15 y 1, ya que los valores de texto se traducen como números y el valor  =SUMA("5";15;VERDADERO) lógico VERDADERO se traduce como 1 (21). =SUMA(A2:A4) Suma los tres primeros números de la columna anterior (40). =SUMA(A2:A4;15) Suma los tres primeros números de la co columna an anterior y 15 (55). Suma los valores de las dos últimas filas anteriores y 2. Puesto que los valores no =SUMA(A5;A6;2) numéricos numéricos de las referencias referencias no se traducen, traducen, no se tienen en cuenta los valores de la columna anterior (2). 8 Manejo de datos en Excel

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- PROMEDIO El promedio al igual que la suma es una función que ya viene programada en Excel, se refiere a que de una lista de cantidades sumará todas y las dividirá entre la cantidad de elementos de la lista, el resultado es el promedio. Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos. a rgumentos. Sintaxis PROMEDIO(número1;número2;...)

AVERAGE() en inglés

 Número1, número2, ... son entre 1 y 30 argumentos numéricos cuyo cuyo promedio desea obtener. obtener. Observaciones • •

Los argumentos deben ser números o nombres, matrices o referencias que qu e contengan números. Si el argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lógicos o celdas vacías, estos valores se  pasan por alto; sin embargo, se incluirán las celdas con el valor cero.

Cuando se esté calculando el promedio de celdas, tenga en cuenta la diferencia existente entre las celdas vacías, de manera especial si ha quitado la marca a la casilla Valores cero en la ficha Ver (comando Opciones en el menú Herramientas ). Las celdas vacías no se cuentan pero sí los valores cero. Ejemplo Datos

10 7 9 27 2 Fórmula

Descripción (Resultado)

=PROME =PROMEDIO DIO(A2 (A2:A6 :A6)) Promed Promedio io de los los números números ante anterio riores res (11 (11)) =PROMEDIO(A2:A6;5) Promedio de los números anteriores y 5 (10)

- REGLA DE TRES Y PORCENTAJES La famosa regla de tres nos permite encontrar un factor desconocido en una comparación contra una relación conocida, por ejemplo cual es el 15% de 72 pesos (el impuesto a pagar), la relación conocida es que 72 es mi 100%  por lo que debo encontrar cuanto es el 15%

El dato obtenido se muestra muestra en formato formato de número, número, ya que en la formula usamos la multiplicación multiplicación por 100, Excel ofrece la posibilidad de no requerir esa parte, si deseamos usarlo con formato de porcentaje el dato a obtener sería dividir la cantidad del 100% entre la de la parte proporcional lo que nos da un numero decimal menor a 1. Supongamos que quiero obtener el 15% de 72 pesos sería =15/72, que con formato de  porcentaje  porcentaje nos da 20.83%, con la forma forma de regla de tres sería 15*100/72 15*100/72 y nos da el mismo resultado.

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- OPERACIONES BINARIAS Las operaciones binarias son todas las que funcionan solo sobre dos operandos, como la suma, la resta, la multiplicación o la división. Para esto conoceremos a los operadores de cálculo Los operadores especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con los elementos de una fórmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de d e cálculo: aritmético, comparación, texto y referencia. Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación, combinar números y generar resultados numéricos, utilice los siguientes operadores aritméticos.

Operadores Operadores aritméticos aritméticos

Operad Ope rador or arit aritmét mético ico

Signi Signific ficado ado (Ejem (Ejemplo plo))

+ (signo más)

Suma (3+3) Resta (3-1) - (signo menos)  Negación (-1) * (asterisco) Multiplicación (3*3) / (barra oblicua) División (3/3) % (signo (signo de porcentaje) porcentaje) Porcentaje Porcentaje (20%) (20%) ^ (ace (acent ntoo circ circun unfl flej ejo) o) Expo Exponen nenci ciaci ación ón (3^ (3^2) 2) Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO. FALSO. Operadores de comparación

Operador Operador de compar comparació ación n Signifi Significado cado (Eje (Ejemplo mplo))

= (signo igual) Igual a (A1=B1) >(signo mayor que) Mayor que (A1>B1) =B1)