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Objetivo del Curso
Objetivo general: Al finalizar el curso, los participantes operaran las herramientas avanzadas de Excel de acuerdo a los criterios que marca la NTCL “Elaboración de documentos y comunicación mediante el empleo de las características avanzadas de aplicaciones de cómputo” en la unidad UINF0949.01.
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ÍNDICE Unidad I Personalizando elementos 1.1.- Introducción............................................................................................................... 8 1.2.- Pantalla de Excel ........................................................................................................ 8 1.3.- Tipos de objetos ........................................................................................................ 8 1.3.1.- Mostrar sólo los comandos y botones que se utilizan ............................................. 8 1.3.2.- Mostrar todos los comandos de un menú .............................................................. 8 1.3.3.- Situar barras de herramientas en la misma fila ...................................................... 9 1.3.4.- Ver todos los botones de la barra de herramientas ................................................ 9 1.3.5.- Personalizar menús y barras de herramientas ....................................................... 9 1.4.- Crear una barra de herramientas personalizada............................................................. 9 1.4.1.- Agregar un botón a la barra de herramientas ...................................................... 10 1.4.2.- Agregar un menú integrado a la barra de herramientas ....................................... 10 1.5.- Tipos de archivos ..................................................................................................... 11 1.6.- Aspectos de estilo ..................................................................................................... 13 1.6.1.- Formatos de número ........................................................................................ 14 1.6.2.- Cuadro de dialogo formato de celdas ................................................................. 25 1.7.- Edición en múltiples hojas ......................................................................................... 20 1.8.- Trabajo con múltiples hojas y libros ........................................................................... 20 1.9.- Prueba evaluativa .................................................................................................... 21 1.10.- Conclusión ............................................................................................................ 22
Unidad II Configuración del entorno 2.1.2.2.2.3.2.4.2.5.2.6.2.7.-
Introducción ........................................................................................................... 25 Opción general ........................................................................................................ 26 Opción calcular ........................................................................................................ 27 Opción modificar ..................................................................................................... 28 Opción ver ............................................................................................................... 30 Prueba evaluativa ..................................................................................................... 32 Conclusión ............................................................................................................... 33
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Unidad III Herramientas avanzadas 3.1.- Introducción............................................................................................................. 35 3.2.- Operaciones automáticas .......................................................................................... 35 3.3.- Hipervínculos ........................................................................................................... 36 3.3.1.- Creacion de hipervinculos al mismo archivo ........................................................ 37 3.3.2.- Creación de hipervínculos a otro archivo ............................................................. 38 3.4.- Protección ................................................................................................................ 39 3.4.1.- Proteger celdas. ............................................................................................... 39 3.4.2.- Proteger libros de trabajo .................................................................................. 40 3.5.- Escenarios ............................................................................................................... 41 3.5.1.- Crear un escenario ........................................................................................... 42 3.5.2.- Mostrar un escenario ........................................................................................ 42 3.5.3.- Modificar un escenario ...................................................................................... 42 3.5.4.- Eliminar un escenario ....................................................................................... 43 3.5.5.- Crear un informe de resumen de escenario ......................................................... 43 3.6.- Validación ................................................................................................................ 43 3.6.1.- Definición de validación de datos?...................................................................... 43 3.6.2.- Tipos de datos que se pueden validar................................................................. 44 3.6.3.- Tipos de mensajes que se pueden mostrar ......................................................... 44 3.6.4.- Introducir datos en celdas validadas................................................................... 46 3.6.5.- Comprobar si hay entradas no válidas en una hoja de cálculo .............................. 46 3.6.6.- Cambiar la configuración de validación de datos ................................................. 47 3.6.7.- Copiar la configuración de validación de datos .................................................... 47 3.7.- Macros .................................................................................................................... 49 3.7.1.- Crear una macro .............................................................................................. 49 3.7.2.- Ejecutar una macro .......................................................................................... 51 3.7.3.- Detener una macro ........................................................................................... 52 3.8.- Prueba evaluativa ..................................................................................................... 54 3.9.- Conclusión ............................................................................................................... 56
Unidad IV Gráficos combinados 4.1.- Introducción............................................................................................................. 59 4.2.- Gráficos combinados ................................................................................................. 59 4.3.- Gráficos de uso específico ......................................................................................... 60 4.3.1.- Cotización o bursátil.......................................................................................... 60 4.3.2.- Para un gráfico de columnas, barras, líneas, de área, de superficie o radial ........... 61 4.3.3.- Dispersión o burbujas ...................................................................................... 62 4.4.- Herramientas de graficas ......................................................................................... 62 4.5.- Prueba evaluativa ..................................................................................................... 69 4.6.- Conclusión ............................................................................................................... 71
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Unidad V Listas y bases de datos 5.1.- Introducción............................................................................................................. 73 5.2.- Niveles de detalle ..................................................................................................... 73 5.2.1.- Preparar los datos para el esquema ................................................................... 74 5.2.2.- Mostrar u ocultar datos en un esquema .............................................................. 74 5.2.3.- Trazado manual y trazado automático de un esquema ......................................... 74 5.2.4.- Creación .......................................................................................................... 75 5.3.- Formularios y filtros .................................................................................................. 76 5.3.1.- Uso de filtros.................................................................................................... 76 5.3.2.- Uso de formularios ........................................................................................... 81 5.4.- Tablas dinámicas ...................................................................................................... 86 5.4.1.- Explicación de la terminología de tablas dinámicas .............................................. 86 5.4.2.- Crear una tabla dinámica .................................................................................. 90 5.4.3.- Aplicar filtros a la tabla ..................................................................................... 94 5.4.4.- Cambiar el diseño de la tabla ............................................................................. 95 5.4.5.- Aplicar filtros a la tabla ..................................................................................... 95 5.4.6.- Cambiar el diseño de la tabla ........................................................................... 100 5.4.7.- Tablas dinámicas de tres dimensiones .............................................................. 103 5.4.8.- Como graficar una tabla dinámica. ................................................................... 108 5.4.9.- Eliminar una tabla dinámica ............................................................................. 110 5.5.- Prueba evaluativa ................................................................................................... 110 5.6.- Conclusión ............................................................................................................. 112 Conclusión General ......................................................................................................... 113 Glosario ..................................................................................................................... 114 Bibliografía ..................................................................................................................... 123
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INTRODUCCIÓN
En el mundo informático existen multitud de programas de aplicación. Cada tipo de programa permite a las personas efectuar tareas más rápidamente y con más precisión. De esta forma podemos decir que los programas vienen a sustituir a otras herramientas que quedaron anticuadas. Por ejemplo, un programa de textos sustituye con ventaja a una máquina de escribir, un programa de base de datos sustituye con ventaja a los ficheros de datos basados en fichas de cartulina. Microsoft Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo u hoja electrónica. Una hoja de cálculo permite efectuar cálculos sencillos y complejos con rapidez y precisión. Además permite modelizar o simular situaciones con el objeto de efectuar análisis sobre las mismas. Una hoja de cálculo sustituye con grandes ventajas a las calculadoras normales, científicas y financieras, proporcionando además un interfaz más adecuado para el tratamiento de problemas numéricos que la simple pantalla de diez dígitos que proporcionan la mayoría de las calculadoras. La hoja de cálculo Excel de Microsoft es una aplicación muy poderosa, en cuanto a su capacidad, utilidad y versatilidad, integrada en el entorno Windows cuya finalidad es la realización de cálculos sobre datos introducidos en la misma, así como la representación de estos valores de forma gráfica. A estas capacidades se suma la posibilidad de utilizarla como base de datos. Con el ingreso de datos en las celdas de una hoja de Cálculo, el usuario, realmente, se incorpora al mundo de las herramientas informáticas de última generación, debido a que estas hojas, tienen inmensa capacidad para el procesamiento de aquellos datos. Así, puede comenzar a pensarse en manipular o administrar información mediante las múltiples aplicaciones que existen hoy en día. Excel XP es sino la más importante, una de ellas, dentro de los denominados Paquetes Comerciales Integrados. Es por ello que lo invitamos a explorar mas haya de los conceptos básicos de Excel, explótelo hasta donde sus posibilidades se lo permitan y para ello le presentamos el siguiente manual el cual parte a partir de un repaso de lo simple hasta el manejo de bases de datos, lo invitamos a resolver todos los ejercicios, practicas y cuestionarios no olvidando ver los ejemplos para que usted pueda observar su avance en el aprendizaje de Excel y todas sus herramientas que este tiene para facilitar las tareas en cuanto a las que este se enfoca.
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UNIDAD I PERSONALIZANDO ELEMENTOS
Objetivo Particular de la Unidad El participante utilizara los formatos prediseñados del programa Excel para crear hojas de cálculo de acuerdo a las especificaciones que marca la NTCL “Elaboración de documentos y comunicación mediante el empleo de las características avanzadas de aplicaciones de cómputo” El participante utilizara las herramientas de Excel para dar formato a datos y personalizar menús y barras de herramientas según las especificaciones que marca la NTCL “Elaboración de documentos y comunicación mediante el empleo de las características avanzadas de aplicaciones de cómputo”.
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1.1.- INTRODUCCIÓN Como toda herramienta informática que trabaja bajo el entorno Windows, Excel, en su pantalla normal de trabajo, se conforma de tres secciones: LAS BARRAS, LOS MENÚES DESPLEGABLES Y LA PANTALLA DE EDICIÓN. Las primeras, son conjuntos de herramientas con las que se pueden ejecutar acciones y, se componen de botones con pequeños dibujos o signos, llamados iconos, que representan esas acciones y se activan al hacer CLICK con el botón izquierdo del mouse. Los iconos, sirven para abreviar la búsqueda de opciones de trabajo, por lo que siempre están a disposición los más utilizados, ya que son aptos para ejecutar las acciones más comunes. Pero esto, usted ya lo sabe, así que en esta unidad nos adentraremos mas allá de lo inesperado y observará que puede personalizar sus propios menús y barras y esto lo llevara a manipular Excel hasta donde usted nunca se habría imaginado de las maravillas que se pueden hacer explotando sus habilidades y conocimientos, para ello le pediremos hacer algunos cambios a su entorno familiar practicando con los ejercicios que en esta unidad le presentamos. 1.2.- PANTALLA DE EXCEL La pantalla esta conformada por: Barra de Titulo Barra de Menús Barras de Herramientas Barra de Formulas Área de Trabajo (Hojas de calculo) Barra de Estado 1.3.- TIPOS DE OBJETOS (barra de herramientas, menús y teclas) 1.3.1.-
Mostrar sólo los comandos y botones que se utilizan
Microsoft Office personaliza automáticamente los menús y las barras de herramientas según la frecuencia con que se utilizan los comandos. La primera vez que inicia un programa de Office, sólo aparecen los comandos más básicos. Después, según trabaja, los menús y barras de herramientas se ajustan de forma que sólo aparezcan los botones de la barra de herramientas y comandos que más utiliza. 1.3.2.-
Mostrar todos los comandos de un menú
Para buscar un comando que no utiliza con frecuencia o que no ha utilizado nunca, haga clic en las flechas situadas en la parte inferior del menú para mostrar todos los comandos. También puede hacer doble clic en el menú para expandirlo. Al expandir un menú, se expanden todos hasta que seleccione un comando o realice otra acción. Al hacer clic en un comando del menú expandido, el comando se agrega inmediatamente a la versión abreviada del menú. Si no utiliza el comando con frecuencia, se quita de la versión abreviada del menú.
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1.3.3.-
Situar barras de herramientas en la misma fila
Las barras de herramientas pueden situarse juntas en la misma fila. Por ejemplo, la barra de herramientas Estándar se encuentra junto a la barra de herramientas Formato la primera vez que inicia un programa de Microsoft Office. Al colocar varias barras de herramientas en la misma fila, puede que no haya espacio suficiente para mostrar todos los botones. Si no hubiera espacio suficiente, se mostrarán los últimos botones que ha utilizado. 1.3.4.-
Ver todos los botones de la barra de herramientas
Puede cambiarla de tamaño para mostrar más botones, o puede mostrar todos los botones de una barra de herramientas. Para ver la lista de botones que no se ajustan en una barra de herramientas acoplada e integrada, haga clic en Opciones de las barras de herramientas al final de la barra de herramientas. Si utiliza un botón que no se aparece en la barra de herramientas, el botón se desplaza hasta la barra de herramientas, y si el botón no se ha utilizado recientemente se coloca en la lista de Opciones de las barras de herramientas. 1.3.5.-
Personalizar menús y barras de herramientas
Es posible personalizar los menús y las barras de herramientas, agregar o eliminar botones y menús de las barras de herramientas, crear sus propias barras personalizadas, ocultarlas o mostrarlas y moverlas. Puede personalizar la barra de menús de la misma manera que cualquier barra de herramientas integrada, por ejemplo, puede agregar y quitar rápidamente los botones y menús de la barra de menús, pero no puede ocultarla. Existen comandos que pueden ser activados mediante combinaciones de teclas, las cuales se encuentran a la izquierda del comando en cuestión. Esto para ahorrar tiempo en su localización y, por tanto, en su ejecución.
1.4.- CREAR UNA BARRA DE HERRAMIENTAS PERSONALIZADA 1. 2. 3. 4.
En el menú Herramientas, haga clic en Personalizar. Haga clic en la ficha Barras de herramientas. Haga clic en Nuevo. En el cuadro Nombre de la barra de herramientas, escriba el nombre que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar. 5. Haga clic en la ficha Comandos. 6. Siga uno de estos procedimientos:
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1.4.1.-
Agregar un botón a la barra de herramientas
1. Haga clic en una categoría del cuadro Categorías. 2. Arrastre el comando que desee del cuadro Comandos a la barra de herramientas que se muestra.
1.4.2.-
Agregar un menú integrado a la barra de herramientas
1. En el cuadro Categorías, seleccione Menús integrados. 2. Arrastre el menú que desee del cuadro Comandos a la barra de herramientas. 3. Una vez que haya agregado todos los botones y menús que desee, haga clic en Cerrar EJEMPLO: Despliega el menú Herramientas y elige la opción personalizar, en la cual te mostrara una ventana con tres fichas, acude a la primera (Barras de herramientas) y presiona el botón Nuevo, enseguida se mostrara un cuadro solicitando el nombre de la barra, la barra se llamara Practicando y presiona aceptar. (Observa que aparecerá un cuadro pequeño de color gris con una X en su extremo superior derecho, recuerdas que todas las barras se pueden cerrar con esta X, pues no la cierres ya aquí colocaremos nuestro iconos personalizando así nuestra barra) A continuación acude a la ficha que se llama Comandos, en esta venta observaras dos columnas, en la del lado izquierdo son las clasificaciones de los comandos, esto para que se localicen de una manera mas fácil y del lado derecho se te desplegaran los comandos para colocarlos en nuestra barra, solo arrastra (coloca el puntero del Mouse sobre el icono que deseas colocar, presiona y sin soltar arrastra el Mouse sobre la barra vacía y sobre ella suéltala, acabas de iniciar una propia barra, con el mismo procedimiento coloca mas iconos los que creas convenientes y presiona aceptan en la ventana desplegada)
EJERCICIO 1 BARRA DE HERRAMIENTAS Cree una nueva barra de herramientas con el nombre de “PER1”. Agregue los siguientes botones a la barra: Macros Grabar nueva macro Imágenes prediseñadas Insertar grafico Insertar objeto
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1.5.- TIPOS DE ARCHIVOS
Plantilla y documentos
Para crear libros nuevos que tengan de antemano el formato deseado, puede basarlos en una plantilla. Las plantillas pueden incluir formato, estilos, texto estándar como encabezados de página, rótulos de fila y columnas, fórmulas, macros de Visual Basic para Aplicaciones y barras de herramientas personalizadas.
Plantilla de libro predeterminada
Puede crear una plantilla de libro predeterminada. Esta plantilla define el formato o contenido de los nuevos libros que se abren al iniciar Microsoft Excel. Los libros creados haciendo clic en Nuevo o seleccionando la plantilla de libro en el cuadro de diálogo Plantillas (Plantillas generales..., panel de tareas Nuevo libro) se basan en la plantilla de libro predeterminada. La plantilla predeterminada para libros se denomina Libro.xlt. Puede crear plantillas de libro adicionales personalizadas, diseñadas para tareas y proyectos específicos.
Plantilla Hoja de cálculo predeterminada
Puede crear una plantilla de hoja predeterminada. Esta plantilla define el formato y contenido de las hojas de cálculo predeterminadas que se insertan con el comando Hoja de cálculo (menú Insertar). La plantilla predeterminada para hojas de cálculo se denomina Hoja.xlt. Si utiliza diversas hojas de cálculo en los libros, puede crear plantillas personalizadas adicionales.
Almacenar las plantillas de libro o de hoja de cálculo
Si se ha creado una plantilla denominada Libro.xlt u Hoja.xlt y se ha guardado en la carpeta Iniciar, Microsoft Excel la utilizará para crear nuevos libros predeterminados o para insertar nuevas hojas de cálculo. La carpeta de inicio de Excel generalmente está ubicada en: C:\Archivos de programa\Microsoft Office\Office10\XLStart Para utilizar los archivos de plantillas (.xlt) almacenados en un archivo ubicado en la red, puede especificarse esa ubicación como carpeta de inicio alternativa. Las plantillas personalizadas almacenadas en la carpeta Iniciar o en la carpeta de inicio alternativa aparecerán en la ficha General en el cuadro de diálogo Plantillas (Plantillas generales..., panel de tareas Nuevo libro).
Almacenar plantillas personalizadas
Guardar plantillas personalizadas de libros y hojas de cálculo en la carpeta Plantillas, que habitualmente está en: C:\Documentos y configuración\nombre_usuario\Datos de programa\Microsoft\Plantillas Los archivos de plantilla que guarde en esa carpeta aparecerán en la ficha General del cuadro de diálogo Plantillas (Plantillas generales, panel de tareas Nuevo libro).
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Las plantillas integradas se muestran en la ficha Soluciones de hoja de cálculo. Para agrupar las plantillas personalizadas en una ficha independiente, guárdelas en una subcarpeta de la carpeta Plantillas. Todos los archivos de libro de Excel (.xls) que se guarden en la carpeta Plantillas o en una de sus subcarpetas también actuarán como una plantilla.
Compartir plantillas
Si se utiliza Microsoft Windows 95 o posterior, o Windows NT, Versión 4.0 o posterior, es posible hacer que otros usuarios puedan utilizar una plantilla personalizada almacenándola en una ubicación de red. Por ejemplo, puede que desee que todos los usuarios de su grupo de trabajo utilicen una plantilla personalizada para un proyecto determinado. Ponga la plantilla en una carpeta en una ubicación de red a la que tengan acceso todos los usuarios del grupo. Cree un acceso directo a la carpeta o a la plantilla y haga que los usuarios pongan el acceso directo en su carpeta Plantillas.
Configuración guardada en una plantilla Formatos
Formatos de celdas y hojas. Establecidos utilizando los comandos del menú Formato. Formatos de página y configuración del área de impresión de cada hoja. Estilos de celda. Número y tipo de hojas. Áreas protegidas y ocultas del libro. Puede ocultar hojas, filas y columnas y evitar que se realicen cambios en las celdas de una hoja de cálculo.
Texto, datos, gráficos y fórmulas
Texto que se desea repetir, como encabezados de páginas y rótulos de filas y columnas. Datos, gráficos, fórmulas, gráficos y otra información. Configuración de validación de datos.
Valores de Barras de herramientas, automatización y Opciones
Barras de herramientas personalizadas, macros, hipervínculos y controles ActiveX en formularios. Para que una barra de herramientas personalizada esté disponible, adjúntela a la plantilla. Opciones de cálculo de libro y opciones de visualización de ventanas. Establecidas con el comando Opciones (menú Herramientas).
EJERCICIO 2 PLANTILLAS Abra la plantilla “TABLA DE AMORTIZACION” y aplique la información que se muestra en la imagen. Observe los resultados automáticos al terminar de capturar los datos de la parte superior. Pruebe con otros datos.
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1.6.- ASPECTOS DE ESTILO La presentación de la información es un aspecto muy importante que no debe olvidarse. Generalmente, el impacto que tiene la información sobre las personas que la reciben, va de la mano con su apariencia. Utilice estas funciones de formato para mostrar los datos de manera eficaz. Dar formato al texto y a los caracteres individuales: Para resaltar el texto, puede aplicar formato a todo el texto de una celda o a los caracteres seleccionados. Seleccione los caracteres a los que desea aplicar formato y, a continuación, haga clic en la barra de herramientas Formato. Girar texto y bordes: Los datos de una columna suelen ocupar poco espacio mientras que el rótulo de la columna es más ancho. En lugar de crear columnas innecesariamente anchas o rótulos abreviados, puede girar el texto y aplicar bordes que estén girados los mismos grados que el texto.
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Agregar bordes, colores y tramas: Para distinguir entre los diferentes tipos de información de una hoja de cálculo, puede aplicar bordes a las celdas, sombrear celdas con un color de fondo o sombrear celdas con una trama con color.
1.6.1.-
Formatos de número
Puede utilizar los formatos de número para cambiar el aspecto de los números, incluidas las fechas y las horas, sin que cambie el número. El formato de número no afecta al valor real de la celda que Microsoft Excel utiliza para realizar los cálculos. El valor real se muestra en la barra de fórmulas.
Formato de número General: El formato de número General es el formato predeterminado. En la mayoría de los casos, los números a los que se aplica el formato General se muestran tal como se escriben. Sin embargo, si la celda no es suficientemente ancha para mostrar todo el número, el formato General redondea los números con posiciones decimales y utiliza la notación científica para números grandes. Formatos de número integrados Excel contiene numerosos formatos de número integrados. Para obtener una lista de ellos, haga clic en Celdas en el menú Formato y después en la ficha Número. La categoría Especial incluye formatos para códigos postales y números telefónicos. Las opciones de cada categoría aparecen a la derecha de la lista Categoría. Los formatos aparecen en categorías a la izquierda, que incluyen Contabilidad, Fecha, Hora, Fracción, Científica y Texto.
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1.6.2.-
Cuadro de dialogo formato de celdas
Excel contiene numerosos formatos. Para obtener una lista de ellos, haga clic en Celdas en el menú Formato y después en la ficha adecuada:
Descripcion de la Ficha
Presentacion de la Ficha
Numero: Haga clic en una opción del cuadro Categoría y, a continuación, seleccione las opciones que desee para especificar un formato de número. El cuadro Muestra presenta los diferentes formatos que tendrán las celdas seleccionadas. Haga clic en Personalizada si desea crear sus propios formatos personalizados de número como, por ejemplo, códigos de producto.
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Alineación: Cambia la alineación vertical u horizontal del contenido de la celda según las opciones elegidas por el usuario. También puede usar Orientación para cambiar la orientación del texto en las celdas seleccionadas. Puede que no pueda disponer de las opciones de giro si se han seleccionado otras opciones de alineación y Seleccione las opciones de columna bajo Control del texto para ajustar la manera en que se desea que aparezca el texto en una celda.
Fuente: Seleccione un nombre de fuente para cambiar la fuente del texto seleccionado. Seleccione las opciones que desee en la ficha Fuente para cambiar la apariencia del texto seleccionado. Estilo Cambie el estilo de fuente del texto seleccionado. Tamaño Introduzca el tamaño de fuente para el texto seleccionado. Puede escribir cualquier número entre 1 y 1638. Los tamaños de la lista Tamaño dependen de la fuente seleccionada y de la impresora activa.
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Seleccione las opciones de borde en Preestablecidos para aplicar o quitar bordes de las celdas seleccionadas. Seleccione una opción bajo Estilo para especificar el tamaño y el estilo de la línea de un borde. Si desea cambiar un estilo de línea de un borde existente, seleccione la opción estilo de línea que desee y haga clic en el área del borde, en el estilo de Borde donde desea que aparezca el nuevo estilo de línea. Seleccione un color de la lista para cambiar el color del texto u objeto seleccionado.
Seleccione un color en el cuadro Color y, a continuación, seleccione una trama en el cuadro Trama para dar formato a la selección con colores de la trama.
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Proteger elementos de la hoja de cálculo de todos los usuarios a) Cambie a la hoja de cálculo que desee proteger. b) Desbloquee las celdas que desee que puedan modificar los usuarios: seleccione cada celda o rango, haga clic en Celdas en el menú Formato, haga clic en la ficha Proteger y desactive la casilla de verificación Bloqueada. c) Oculte todas las fórmulas que no desee que estén visibles: seleccione las celdas con las fórmulas, haga clic en Celdas en el menú Formato, haga clic en la ficha Proteger y active la casilla de verificación Oculta. d) Desbloquee los objetos gráficos que desee que los usuarios puedan cambiar. No hace falta que desbloquee los botones o los controles para que los usuarios puedan hacer clic en ellos y usarlos. Puede desbloquear gráficos incrustados, cuadros de texto y otros objetos creados con herramientas de dibujo que desee que los usuarios puedan modificar. Para ver qué elementos de una hoja de cálculo son objetos gráficos, haga clic en Ir a en el menú Edición, elija Especial y, a continuación, haga clic en Objetos 1. Presione y mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en cada objeto que desee desbloquear. 2. En el menú Formato, elija el comando para el objeto seleccionado: Autoforma, Objeto, Cuadro de texto, Imagen, Control o WordArt. 3. Haga clic en la ficha Protección. 4. Desactive la casilla de verificación Bloqueada y, si está presente, desactive la casilla de verificación Bloquear texto. 5.-En el menú Herramientas, elija Proteger y, a continuación, haga clic en Proteger hoja. e) Escriba una contraseña para la hoja. Nota La contraseña es opcional; sin embargo, si no proporciona una contraseña cualquier usuario podrá desproteger la hoja y cambiar los elementos protegidos. Asegúrese de elegir una contraseña que pueda recordar, ya que si pierde la contraseña no podrá tener acceso a los elementos protegidos de la hoja de cálculo. EXCEL AVANZADO
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f) En la lista Permitir a todos los usuarios de esta hoja de cálculo, seleccione los elementos que desee que los usuarios puedan cambiar. Haga clic en Aceptar y, si se solicita, vuelva a escribir la contraseña.
Ejercicio 3 Carrera. 1 Empezar un nuevo libro de trabajo. El club "Rapidito" organiza una carrera de bicicletas. Los participantes tienen distintos tipos de bicicletas, por lo que el tiempo que utilizan para cubrir la carrera se multiplica por un factor de compensación para que el resultado sea justo. Los organizadores de la carrera desean realizar un modelo que les permita calcular el tiempo de carrera y poder elaborar una lista de clasificaciones. 2 El modelo tendrá el aspecto que aparece a continuación, teniendo en cuenta que los recuadros con fondo Azul claro serán fórmulas:
3 Cerrar el libro de trabajo guardando los cambios realizados con el nombre de Carrera en la carpeta Mis documentos del disco duro. EXCEL AVANZADO
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1.7.- EDICION EN MULTIPLES HOJAS Una vez creado o abierto un libro, comenzamos a introducir datos en las celdas y, posiblemente aplicaremos formato a esos datos, copiaremos y moveremos celdas, incluso, generaremos gráficos a partir de ellos. Para esto se dispone de herramientas de edición. La edición de un dato existente puede realizarse en la barra de formulas o en la propia celda. Por ejemplo la pulsación de F2 activa le edición en la celda activa. Las teclas de desplazamiento del cursor, conjuntamente con teclas como Control o Alt, le permiten desplazar el foco a la celda que le interese. También puede usar edición>Ir a para, indicar una celda en concreto. Si le resulta más cómodo, puede asignar nombres a las celdas y rangos para hacer referencias a ellos en lugar de usar la habitual denominación compuesta de letras y números. El cuadro de nombres puede ser utilizado tanto para asignar un nombre a la selección actual, simplemente escribiéndolo, como para seleccionar uno de los nombres ya existentes. Finalmente, para tener un mayor control sobre los atributos de la celda o el dato contenido en ella, puede recurrir a la ventana Formato de celdas a través de la siguiente secuencia de opciones: Formato > celdas o bien Control-1. Si necesita introducción repetitiva de un dato puede aprovechar la combinación de teclas Control+Enter, después de seleccionar las celdas que repetirán el dato y escribirlo. También puede usar el autollenado o de plano, el portapapeles de Office xp, el cual mantiene un listado de las copias para su posterior pegado en cualquier momento en el lugar donde se encuentre. No debemos olvidarnos de las herramientas para validar los datos, de los formatos condicionales o autoformatos. Por ultimo, las referencias bidimensionales, que son dentro de la misma hoja y se utilizan en cualquier operación valida que lo requiera.
1.8.- TRABAJO CON MULTIPLES HOJAS Y LIBROS Cada vez que se crea un nuevo libro nos encontramos con tres páginas distintas, cada una de las cuales puede contener datos distintos aunque, por lógica, relacionados. Puede usar una hoja para introducir datos en cada hoja y asignarle un nombre distinto y, si lo deseamos, también un color distintivo. Para añadir, modificar atributos o eliminar hojas tendrá que recurrir al menú emergente asociado a las pestañas de las hojas, situadas en la parte inferior.
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Aquí podemos usar también las referencias, aunque en este caso tridimensionales, las cuales incluyen el nombre de la hoja unido a través del símbolo (!) e incluso las referencia de cuatro dimensiones como: [libro1.xls]hoja1!b3. En todas ellas podemos trabajar conjuntamente con los hipervínculos para relacionar la información que se localiza en otro lugar.
1.9.- Prueba Evaluativa El objetivo de esta evaluación es confirmar que el participante haya comprendido debidamente los temas de esta unidad para poder aplicar en la práctica estos conceptos. Cada pregunta tiene un valor de 10% sumando al final de la evaluación un 100%, con este valor se podrá confirmar el avance del aprendizaje. Instrucciones: Observa cada afirmación, y contesta verdadero o falso: 1 Todas las opciones del cuadro de diálogo Formato celdas se pueden realizar desde los botones de la barra de herramientas. CUMPLE
Verdadero (
)
Falso (
NO CUMPLE
)
2 El botón de la barra de herramientas nos sirve para poner en cursiva el contenido de las celdas seleccionadas. CUMPLE
Verdadero (
)
Falso (
NO CUMPLE
)
3 El botón de la barra de herramientas nos sirve para quitar la cursiva del contenido de las celdas seleccionadas. CUMPLE
Verdadero (
)
Falso (
NO CUMPLE
)
4 El contenido de una celda o está en cursiva o en negrita, no puede estar con las dos opciones simultáneamente. CUMPLE
Verdadero (
)
Falso (
NO CUMPLE
)
5 A los números o fórmulas cuyo resultado es un número se les puede definir el número de decimales entre 0 y 3. CUMPLE
Verdadero (
)
Falso (
NO CUMPLE
)
6 Cuando elegimos el formato de los números Moneda, se le puede indicar si queremos o no el separador de miles. CUMPLE
Verdadero (
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)
Falso (
NO CUMPLE
)
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Instrucciones:
Elige la opción correcta:
1 Si hacemos clic sobre el botón de la barra de herramientas: A) Cambiaremos el color de la fuente a amarillo. B) Cambiaremos el color de fondo de la celda a amarillo. C) Cualquiera de las dos primeras opciones. D) Ninguna de las opciones anteriores. CUMPLE
NO CUMPLE
2 Lo primero que hay que hacer para modificar el tipo de letra del rango A1:A4 es: A) Ir al menú Formato, opción Celdas... y ficha Fuente. B) Hacer clic sobre el botón de tipo de fuente de la barra de herramientas. C) Cualquiera de las dos primeras opciones. D) Ninguna de las opciones anteriores. CUMPLE
NO CUMPLE
3 Si en una celda con valor numérico queremos que aparezca el símbolo monetario Pts: A) Ir al menú Formato, opción Celdas... y ficha Número una vez introducido el valor en la celda. B) Se puede escribir directamente en la celda. C) Cualquiera de las dos primeras opciones. D) Ninguna de las opciones anteriores. CUMPLE
NO CUMPLE
4 Para acceder al diálogo para personalizar una barra de herramientas usted debería. A.) Hacer doble clic en la barra de herramientas que quiere editar. B.) Seleccionar desde el menú Herramientas | Personalizar… C.) Hacer clic derecho en cualquier barra de herramientas y elegir Personalizar desde el menú que aparece D.) Todo lo anterior CUMPLE
NO CUMPLE
TOTAL DE PORCENTAJE: ____________________ 1.10.-
CONCLUSION
Como ha podido observar la flexibilidad de los objetos con que cuenta Excel nos permite hacer que el trabajo sea mas placentero y facil, ya que las barras y menus los podemos personalizar de tal manera que coloquemos mas cerca las herramientas con las que cuenta Excel, asi como tambien pudo observar que el formato a las celdad es muy facil por el entorno familiar que maneja.
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La interfaz de usuario de Excel es muy flexible, pudiendo adaptarse a las preferencias, gustos y necesidades de cada usuario. Las barras de herramientas y el propio menú de opciones pueden ser dispuestos en cualquier margen de la ventana de aplicación, tanto horizontal como verticalmente. También puede separarse de esa ventana, quedando como paletas flotantes. Tanto los botones existentes en cada paleta como las opciones de los menús pueden cambiarse de posición, añadirse y eliminarse. Incluso podemos crear nuevos menús y opciones, así como los menús flotantes de botones o herramientas que no existen inicialmente en Excel. Y que tal las plantillas con las que cuenta Excel, ha podido observar que el trabajo se simplifica utilizando éstas, además, que se puede trabajar con múltiples hojas al mismo tiempo.
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UNIDAD II CONFIGURACIÓN DEL ENTORNO
Objetivo Particular de la Unidad El participante configurara el entorno de trabajo de Excel modificando la apariencia de la pantalla original utilizando el comando opciones del menú herramientas.
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2.1.- INTRODUCCIÓN Más allá de los botones y opciones de menú, existen muchos otros aspectos de Excel que podemos adaptar a nuestros intereses. Muchas veces al utilizar un programa creemos que así lo observaremos siempre, pero esto no es así, ya que en Excel, usted podrá personalizar los elementos que desea o no ver, así como algunas configuraciones generales y más, se asombrará de lo que a continuación veremos. Para ello le pedimos que ponga toda su atención en las descripciones que en esta unidad observara, para lograr esos cambios utilizaremos las distintas fichas con que cuenta la ventana mostrada a la que se accede mediante el menú Herramientas>opciones.
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2.2.- OPCION GENERAL
La ficha General incluye las siguientes opciones principales: Configuración o Estilo de referencia L1C1 Cambia el estilo de referencia de los títulos de filas y columnas, así como las referencias de las celdas, del estilo A1 al estilo F1C1. Con el estilo A1, las columnas se etiquetan alfabéticamente y las filas numéricamente. Con el estilo F1C1, las columnas y las filas se etiquetan numéricamente. o Omitir otras aplicaciones Evita el intercambio de datos con otras aplicaciones que utilicen DDE (intercambio dinámico de datos). o Información sobre herramientas de funciones Muestra breves descripciones de los nombres de los botones y de los cuadros de las barras de herramientas y del cuadro de herramientas. La información sobre herramientas se muestra cuando el puntero del Mouse se coloca sobre el botón o el cuadro combinado. o Archivos usados recientemente Muestra una lista de archivos recientemente utilizados en la parte inferior del menú Archivo, para que puedan abrirse de forma rápida. Escriba el número de archivos que desee mostrar en el cuadro entradas. o Hacer zoom al usar el scroll de IntelliMouse Si utiliza el dispositivo señalador Microsoft IntelliMouse, el botón de rueda se utilizará para ampliar o reducir en lugar de para desplazarse por la hoja. Numero de hojas en un nuevo libro Establece el número de hojas de cálculo que desee que aparezcan al crear un nuevo libro.
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Fuente estándar Para establecer la fuente estándar (predeterminada) de las nuevas hojas y libros haga clic en la fuente del cuadro Fuente estándar. La nueva fuente estándar se utilizará la próxima vez que se inicie Microsoft Excel y se cree una nueva hoja de cálculo o libro. Ubicación predeterminada del archivo Para establecer la carpeta de trabajo predeterminada, escriba la ruta en el cuadro Ubicación predeterminada del archivo. Si desea escribir una ruta a un servidor de red como ubicación predeterminada del archivo, escríbala utilizando la sintaxis UNC: \\nombreservidor\nombrecarpeta. Debe reiniciar Microsoft Excel para cambiar la ubicación de la carpeta de trabajo predeterminada a un servidor de red. Al inicio, abrir todos los archivos en: Al iniciar Microsoft Excel, se abrirán automáticamente los archivos de la carpeta que se especifique aquí. Escriba la ruta completa de la carpeta en el cuadro de texto para indicar la ubicación de los archivos. Nombre de usuario: Para cambiar el nombre de usuario, escriba el nuevo nombre en el cuadro Nombre de usuario. 2.3.- OPCION CALCULAR
La ficha Calcular incluye las siguientes opciones principales: Calculo.- Seleccione las opciones de Cálculo para especificar cómo desea que Microsoft Excel XP calcule las hojas. Para calcular la hoja de cálculo activa así como las hojas de cálculo y de gráficos vinculadas a ella, haga clic en Calcular hoja. Si se seleccionan otras opciones de cálculo, se verán afectadas todas las hojas abiertas en la sesión actual. El cálculo predeterminado en Microsoft Excel XP es cálculo automático. o Automático
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Calcula todas las fórmulas dependientes cada vez que se modifica algún valor, fórmula o nombre. Este es el modo de cálculo predeterminado. o
Manual
Calcula los libros abiertos sólo al hacer clic en Calcular ahora en la ficha Calcular. Al hacer clic en Manual, Microsoft Excel XP activa automáticamente la casilla de verificación Recalcular antes de guardar. Si guardar un libro lleva mucho tiempo, desactive la opción Recalcular antes de guardar. o
Automático excepto tablas
Calcula todas las fórmulas dependientes, excepto las tablas de datos. Para calcular las tablas de datos, haga clic en Calcular ahora en la ficha Cálculo. 2.4.- OPCION MODIFICAR
La ficha Modificar incluye la siguiente opción principal: Configuración.- Establece las opciones para modificar la hoja de cálculo. Las opciones activadas en la ficha Edición afectan a todas las hojas de cálculo del libro. o Modificar en celda Active la casilla de verificación Modificar en celda para modificar dentro de una celda, haciendo doble clic en ella, en lugar de modificar el contenido de la misma en la barra de fórmulas. o Permitir arrastrar y colocar Active la casilla de verificación Permitir arrastrar y colocar para mover y copiar celdas y datos arrastrándolos. Si esta opción está seleccionada, también puede arrastrar el
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controlador de relleno para copiar datos y rellenar las celdas adyacentes con una serie de datos. o
Mover selección después de entrar Hace que una celda adyacente sea la siguiente celda activa después de presionar ENTRAR en la actual celda activa. En el cuadro Dirección, indique qué celda adyacente será la activa (Abajo, Derecha, Izquierda, Arriba).
o Numero fijo de decimales Escriba el número de posiciones decimales en el cuadro Posiciones decimales para indicar a Microsoft Excel donde pondrá automáticamente la coma decimal en los números a medida que se escriban constantes en una hoja de cálculo. Un número positivo mueve la coma decimal a la izquierda, un número negativo lo mueve a la derecha. Si el cuadro Posiciones decimales se deja en blanco o a 0 (cero), deberá escribir manualmente la coma decimal. Para anular esta opción, escriba una coma decimal al escribir el número. o
Copiar, cortar y ordenar objetos junto con celdas Mantiene los objetos gráficos, los botones, los cuadros de textos, los objetos dibujados y las imágenes con sus celdas asociadas cuando se corten, se copien, se filtren o se ordenen en una hoja de cálculo.
o Consultar al actualizar vínculos automáticos Muestra un mensaje que permite confirmar antes de actualizar elementos vinculados. o Informar mediante animaciones Muestra el movimiento y los cambios de la hoja de cálculo al insertar o eliminar celdas, filas o columnas. La animación puede bajar el rendimiento del vídeo en algunos sistemas. o Habilitar Autocompletar para valores de celda Completa el texto que ha comenzado a escribir en una columna de datos. Si los primeros caracteres que escriba en una celda coinciden con una entrada ya existente en la misma columna, Microsoft Excel rellenará automáticamente el resto del texto. o Extender formatos de listas y formulas Seleccione esta opción para dar formato automáticamente a los nuevos elementos que se agreguen al final de una lista para que su formato coincida con el del resto de la lista. También copiarán las fórmulas que se repiten en todas las filas. Para poder extenderse, los formatos y las fórmulas deben aparecer en al menos tres de las cinco últimas filas que precedan a la nueva fila. o Habilitar la inserción automática de porcentajes Seleccione esta opción para multiplicar por 100 todos los números menores que 1 que se introduzcan en las celdas con formato de Porcentaje. Desactive esta casilla de verificación si desea que se multipliquen por 100 todos los números que se escriban en las celdas con el formato de Porcentaje, aunque no sean menores que 1.
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o Mostrar botones de opción de pegado Seleccione esta opción para que Microsoft Excel presente automáticamente un diálogo con opciones especiales al pegar; por ejemplo, Sólo Formato y Vincular celdas. o Mostrar botones de opciones de inserción Seleccione esta opción para que Microsoft Excel presente automáticamente un diálogo con opciones especiales al insertar celdas, filas o columnas, por ejemplo, El mismo formato de arriba o Borrar formato. 2.5.- OPCION VER
La ficha Ver cuenta con las siguientes opciones principales: Mostrar.- Activa o desactiva las opciones de Mostrar para mostrar u ocultar la barra de fórmulas o de estado. Comentarios.- Seleccione las opciones de Comentarios para determinar cómo se muestran los comentarios en la hoja de cálculo. Objetos.- Seleccione las opciones de Objetos para mostrar u ocultar los objetos gráficos del libro. Opciones de ventana.- Seleccione las opciones de pantalla para la ventana activa en Opciones de ventana. o Saltos de pagina.- Muestra los saltos de página establecidos automáticamente por Microsoft Excel. o Formulas.- Muestra en las celdas las fórmulas, en lugar de los valores que éstas generan. EXCEL AVANZADO
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o
o o
Líneas de división.- Muestra las líneas de división de las celdas. Para imprimir las líneas de división, compruebe que está activada la casilla de verificación de líneas de división en la ficha Hoja del cuadro de diálogo Configurar página. Encabezados de fila y columna.- Muestra números de las filas en el lado izquierdo de la hoja y las letras de las columnas en la parte superior. Símbolos del esquema.- Muestra los símbolos de esquema. Microsoft Excel no muestra los símbolos del esquema a menos que la hoja de cálculo contenga un esquema creado previamente.
Valores cero.- Muestra un 0 (cero) en las celdas que contengan valores cero. Barras de desplazamiento vertical y horizontal.- Muestra la barra de desplazamiento horizontal en la parte inferior de la hoja. Etiquetas de hojas.- Muestra las etiquetas de hojas para poder moverse y seleccionar hojas del libro. Las etiquetas de hojas aparecen en la parte inferior de la ventana de la hoja. Color de líneas de división.- Establece el color de las líneas de división. Si hace clic en Automático, el color se basará en el color de texto definido en el Panel de control de Windows. Ejemplo: Despliegue el menú Herramientas, elija la el comando Opciones, se desplegara una ventana con varias fichas, configure las siguientes características.
En la opción de Numero de archivos usados recientemente (en la ficha de General) por default tiene el valor de 4, usted modifiquelo por un 7. (Con esto usted esta cambian que en la memoria se almacén los últimos 7 archivos abiertos en Excel, para comprobarlo despliegue el menú Archivo y al final de esta observara los nombre de los archivos abiertos y a continuación abra 7 archivos suyos, y los podrá observar como se van almacenado en este menú para su uso posterior)
En la opción de Numero de hojas (en la ficha de General) por defaul tiene el valor de 3, usted modifiquelo por un 5. (Ya sabemos que por defaul un libro nuevo siempre se abre con 3 hojas de calculo, pero con este cambio usted esta indicando que cada vez que quiera un libro nuevo este se generara con 5 hojas, para comprobarlo genere un libro nuevo después del cambio hecho y observe)
En la ficha ver desactive la opción que dice líneas de división. (Con esta actividad observara que la hoja de calculo queda totalmente blanca como una hoja de Word, recuerde que la cuadricula que se observa en la hoja de calculo no es imprimible solo nos sirve como guía para el diseño de nuestro trabajo) EJERCICIO 4 OPCIONES DE ENTORNO Establezca que se muestren los últimos 5 archivos usados en el menú archivo. Escriba su nombre e iniciales en información del usuario
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Que siempre revise la ortografía y realice sugerencias. Active las opciones de cortar y pegar automáticamente, así como modificar texto con arrastre y colocar. Que realice cálculo manual Asignar número fijo decimales a 2 Habilitar Autocompletar para avalores de celda No mostrar valores cero 2.6.- PRUEBA EVALUATIVA El propósito de la siguiente evaluación es reafirmar lo antes visto en esta unidad para que el alumno personalice su entorno de trabajo manipulando las características necesarias. La evaluación máxima a obtener en esta evaluacion es 80%, por lo tanto cada pregunta vale un 10%. Instrucciones: A continuación relaciona las siguientes preguntas escribiendo dentro del paréntesis la letra correspondiente. CUMPLE
1. Nos muestra una serie de opciones que ( nos permite elegir la forma en que se desea pegar lo que se copio 2. Permite preestablecer la ruta de ( guardado de los libros
)
a) Ver
)
3. Establece las hojas que se desean que ( aparezcan cuando se inicia un libro 4. Esta ficha nos permite determinar como ( se desean observar algunas características en general de la hoja de calculo 5. Esta nos oculta o muestra los valores 0 (
)
b) Mostrar botones de opción de pegado c) Valores cero
)
d) Dirección
)
6. En forma general nos sirve para ( determinar algunas características de las formulas o cálculos matemáticos 7. Indica la dirección que seguirá el cursor ( al presionar enter
)
e) Numero de hojas en nuevo libro f) Modificar
8. En ficha en forma general sirve para ( configurar la forma en que se desea tratar el texto
)
)
NO CUMPLE
g) Ubicación predeterminada del archivo h) Calcular
TOTAL DE PORCENTAJE: ____________________
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2.7.- CONCLUSIÓN Hasta este momento ha observado que puede hacer cambios al entorno al que esta acostumbrado a trabajar, esto para no hacer monótono su trabajo y además esto también le permite agilizar algunas tareas, como el guardado, la forma en que desea editar en la hoja de calculo y porque no, quitar elemento que no requiera en ese momento, pero apenas empezamos lo mas interesante.
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UNIDAD III HERRAMIENTAS AVANZADAS
Objetivo Particular de la Unidad El participante utilizará las Herramientas de hipervínculos, protección, escenarios, validación y macros para crear hojas de cálculo de acuerdo a las especificaciones que marca la NTCL “Elaboración de documentos y comunicación mediante el empleo de las características avanzadas de aplicaciones de cómputo”.
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3.1.- INTRODUCCIÓN Excel es un programa que tiene un gran potencial, pero la mayoría de la gente lo maneja de una forma muy simple, utilizando solo opciones básicas, pero hay algo muy importante que tengo que decirles. Excel cuenta con herramientas para analizar y resumir información así como para determinar los datos que se van aceptar en la hoja de calculo, esto para que no se introduzca cualquier valor y que decir de la protección de nuestra información para cuando esta es muy importante y no queremos que cualquier persona accese a ella, pero eso no es todo, Excel también cuenta con un lenguaje muy poderoso llamado Visual Basic, este es solo una parte del lenguaje, que permite hacer o resolver los problemas mas fácilmente, esto es fácil de aprender ya que se manejarán términos sencillos, a mi me gusta hablar con palabras que todo el mundo entienda y eso lo hace mas fácil. En esta unidad usted aprenderá a manejar las herramientas que anteriormente se mencionaron y para lograr el aprendizaje le pedimos no perder de vista los pasos de los procedimientos y resolver todos los ejercicios y ejemplos así como la evaluación que se presenta al final de la unidad. 3.2.- OPERACIONES AUTOMÁTICAS La barra de estado de Excel proporciona información inmediata en relación a las operaciones:
Siempre que tengamos seleccionado un rango de celdas con información, podemos dar clic derecho sobre la barra de estado y seleccionar que dato automático deseamos:
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3.3.- HIPERVÍNCULOS Un hipervínculo es un vínculo de un documento que abre otra página al hacer clic en él. El destino suele ser otra página Web, pero también puede ser una imagen, una dirección de correo electrónico o un programa. El hipervínculo puede ser texto o una imagen. Cuando un usuario que visita un sitio hace clic en el hipervínculo, el destino se muestra en un explorador Web, se abre o se ejecuta, dependiendo del tipo de destino. Por ejemplo, un hipervínculo a una página muestra la página en el explorador Web y un hipervínculo a un archivo AVI abre el archivo en un reproductor multimedia. Cómo se utilizan los hipervínculos
Puede utilizar hipervínculos para hacer lo siguiente: Desplazarse a un archivo o a una página Web en una red, en una Intranet o en Internet Desplazarse a un archivo o a una página Web que piensa crear en el futuro Enviar un mensaje de correo electrónico Iniciar la transferencia de un archivo, por ejemplo descargarlo, o un proceso FTP Cuando sitúa el puntero sobre texto o una imagen que contiene un hipervínculo, el puntero se convierte en una mano, para indicar que el texto o la imagen son elementos en los que puede hacer clic. Qué es y cómo funciona una dirección URL
Cuando se crea un hipervínculo, su destino se codifica como una dirección URL (localizador de recursos uniforme), como: http://
[email protected]/news.htm o bien file://Nombre_del_equipo/Carpeta_compartida/Nombre_de_archivo.htm Una dirección URL contiene un protocolo, como HTTP, FTP o FILE, un servidor Web o una ubicación de red y una ruta de acceso y nombre de archivo. La siguiente explicación define las partes de la dirección URL: http:// www.microsoft.com/ Office/producinfo default.htm
1 2 3 4
1 Protocolo utilizado (http, ftp, file) 2 Servidor Web o ubicación de red<
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3 Ruta de acceso 4 Nombre de archivo Hipervínculos absolutos y relativos
Una dirección URL absoluta contiene una dirección completa, incluidos el protocolo, el servidor Web, la ruta de acceso y el nombre de archivo. En una dirección URL relativa faltan una o varias partes. La información que falta se toma de la página que contiene la dirección URL. Por ejemplo, si falta el protocolo y el servidor Web, el explorador Web utiliza el protocolo y el dominio, por ejemplo, .com, .org o .edu, de la página actual. Es frecuente que las páginas de un sitio Web utilicen direcciones URL relativas que contienen solamente una ruta de acceso parcial y un nombre de archivo.Si los archivos se mueven a otro servidor, los hipervínculos seguirán funcionando siempre que las posiciones relativas de las páginas permanezcan invariables. Por ejemplo, el hipervínculo Productos.htm lleva a una página denominada manzana.htm de una carpeta con el nombre Alimentos; si las dos páginas se mueven a una carpeta denominada Alimentos de un servidor diferente, la dirección URL del hipervínculo seguirá siendo correcta. En un libro de Microsoft Excel, las rutas de acceso no especificadas a archivos de destino de hipervínculos son relativas a la ubicación del libro activo de forma predeterminada. Puede establecer una dirección base para utilizarla como predeterminada de modo que siempre que cree un hipervínculo a un archivo en esa ubicación, sólo tenga que especificar el nombre del archivo, y no la ruta de acceso, en el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo. 3.3.1.-
Creacion de hipervinculos al mismo archivo
Para vincular a una ubicación en el libro actual u en otro libro, puede definir un nombre para las celdas de destino o utilizar una referencia de celda. 1. Para utilizar un nombre, asigne uno a las celdas de destino en el libro de destino. 1. Seleccione la celda, el rango de celdas o selecciones no adyacentes a los que desee asignar un nombre. 2. Haga clic en el cuadro Nombre situado en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas. 3. Escriba el nombre de las celdas. 4. Presione ENTRAR. Nota No se puede asignar un nombre a una celda mientras se esté cambiando el contenido de la misma. 2. En el libro de origen, haga clic con el botón secundario del Mouse en el texto o gráfico que desee que represente el hipervínculo y, a continuación, haga clic en Hipervínculo en el menú contextual. 3. Siga uno de estos procedimientos: o Dentro de las opciones de vincular a, y para vincular a una ubicación en el actual libro, haga clic en Lugar de este documento en Vincular a.
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Dentro de las opciones de vincular a, y para vincular a una ubicación en otro libro, haga clic en Archivo o página Web existente en Vincular a. 4. Si elige Archivo o página Web existente, busque y seleccione el libro al que desee vincular y, a continuación, haga clic en el botón Marcador. 5. Siga uno de estos procedimientos: o En la lista bajo Referencia de celda, haga clic en la hoja a la que desee vincular y, a continuación, escriba la referencia de celda en el cuadro Escriba la referencia de celda. Haga clic en Aceptar. o En la lista en Nombres definidos, haga clic en el nombre que represente las celdas a las que desee vincular. Haga clic en Aceptar. 6. Para hacer que se muestre una sugerencia al situar el puntero sobre el hipervínculo, haga clic en Sugerencia y escriba el texto que desee en el cuadro Sugerencia. Haga clic en Aceptar. o
3.3.2.-
Creación de hipervínculos a otro archivo
1. Haga clic con el botón secundario del Mouse en el texto o gráfico que desea utilizar para representar el hipervínculo y, a continuación, haga clic en Hipervínculo en el menú contextual. 2. En Vin cular a en el lado izquierdo del cuadro de diálogo, haga clic en Archivo o página Web existente. 3. Siga uno de estos procedimientos: o Para seleccionar un archivo de la carpeta actual, haga clic en Carpeta actual y en el archivo con el que desea crear el vínculo. o Para seleccionar la página Web de una lista de páginas examinadas, haga clic en Páginas consultadas y en la página Web con la que desea crear el vínculo. o Para seleccionar un archivo de una lista de archivos utilizados recientemente, haga clic en Archivos recientes y en el archivo con el que desea crear el vínculo. o Si sabe el nombre y la ubicación del archivo o la página Web con los que desea crear el vínculo, puede escribir esa información en el cuadro Dirección. o Para seleccionar la página Web abriendo el explorador y buscando la página, haga clic en Explorar el Web, abra la página Web a la que desee vincular y vuelva a Microsoft Excel sin cerrar el explorador. 4. Para hacer que se muestre una sugerencia al situar el puntero sobre el hipervínculo, haga clic en Sugerencia y escriba el texto que desee en el cuadro Sugerencia. Haga clic en Aceptar. EJERCICIO 5 HIPERVÍNCULOS Genere una hoja que contenga un menú de vínculos a cada hoja de trabajo desarrollada hasta el momento. Se deben separar estas hojas en dos libros y establecer de esta forma los vínculos. Cada hoja debe contener, a su vez, un vínculo que permita regresar al menú principal.
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3.4.- PROTECCIÓN 3.4.1.-
Proteger celdas.
Además de la protección mediante contraseñas para los libros de trabajo, Excel2000 ofrece varias órdenes para proteger las celdas del libro. Para ello tenemos que realizar dos operaciones: la primera que consiste en proteger las celdas que no queremos que sufran variaciones, y la segunda que consiste en proteger la hoja. Cuando una celda está bloqueada no podrá sufrir variaciones. Realmente por defecto todas las celdas están protegidas o bloqueadas para que no sufran cambios, pero no nos damos cuenta ya que la hoja no está protegida. Por lo tanto, lo que se debe hacer es desbloquear las celdas que queremos variar en algún momento. Para ello: 1 Seleccionar el rango de celdas que queremos desbloquear para poder realizar variaciones. 2 Seleccionar el menú Formato. 3 Elegir la opción Celdas... 4 Hacer clic sobre la pestaña Proteger. Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha: 5 Desactivar la casilla Bloqueada. 6 Hacer clic sobre el botón Aceptar. Si se activa la casilla Oculta, lo que se pretende es que la fórmula o el valor de la celda no se pueda visualizar en la barra de fórmulas. Las operaciones de la ficha Proteger no tienen efecto si no protegemos la hoja de cálculo, por lo tanto a continuación tendremos que realizar los siguientes pasos:
1 Seleccionar el menú Herramientas. 2 Elegir la opción Proteger. 3 Seleccionar la opción Proteger hoja.... Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha: 4 Dejar activada la casilla Contenido para proteger el contenido de las celdas de la hoja activa. 5 Dejar activada la casilla Objetos para proteger todos los objetos gráficos de la hoja activa. 6 Si queremos asignar una contraseña para que solamente pueda desproteger la hoja la persona que sepa la contraseña, escribirla en el recuadro Contraseña. 7 Hacer clic sobre el botón Aceptar. 8 Si hemos puesto contraseña nos pedirá confirmación de contraseña, por lo tanto tendremos que volver a escribirla y hacer clic sobre el botón Aceptar. A partir de ahora la hoja activa se encuentra protegida, por lo que no se podrán modificar aquellas celdas bloqueadas en un principio. EXCEL AVANZADO
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Si queremos desproteger la hoja, volveremos a realizar los mismos pasos que en la protección, es decir: 1 Seleccionar el menú Herramientas. 2 Elegir la opción Proteger. 3 Seleccionar la opción Desproteger hoja.... 4 Si habíamos asignado una contraseña nos la pedirá, por lo que tendremos que escribirla y hacer clic sobre el botón Aceptar. Si no había contraseña asignada, automáticamente la desprotege.
3.4.2.-
Proteger libros de trabajo
Excel XP nos permite proteger nuestros libros de trabajo mediante contraseñas. Existen dos tipos de contraseñas: Contraseña de protección: para que sólo puedan acceder al libro aquellas personas que conocen la contraseña. Contraseña contra escritura: para que cualquiera pueda acceder al libro de trabajo, pero solamente lo puedan modificar aquellas personas que conozcan la contraseña. Las contraseñas pueden tener como máximo 15 caracteres, distinguiendo entre mayúsculas y minúsculas. Si deseas proteger el acceso a libros de trabajo, seguir los siguientes pasos: 1 Seleccionar el menú Archivo. 2 Elegir la opción Guardar como... 3 Hacer clic sobre la flecha de la derecha del botón . 4 Elegir la opción Opciones generales... Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha. 5 Escribir la contraseña en el recuadro Contraseña de protección 0 en el recuadro Contraseña contra escritura dependiendo del tipo de contraseña. Al escribir la contraseña aparecerán ***** para que nadie pueda verla. 6 Hacer clic sobre el botón Aceptar. Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha para confirmar la contraseña. 7 Volver a escribir la contraseña en el recuadro. 8 Hacer clic sobre el botón Aceptar para salir de la confirmación. Si no hemos escrito las dos veces la misma contraseña, Excel2000 nos pedirá volver a introducirla. 9 Hacer clic sobre el botón Guardar para cerrar el cuadro de guardar como.
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El efecto de la protección al acceso de libros de trabajo, se comprueba a la hora de abrirlo. Si hemos utilizado una contraseña de protección, aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha. Si conocemos la contraseña, escribirla en el recuadro y Aceptar. Excel2000 recuperará el libro para poder realizar cualquier modificación sobre éste. Si no conocemos la contraseña, Excel2000 no nos dejará abrirlo. Si hemos utilizado una contraseña contra escritura, aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha. Si conocemos la contraseña, escribirla en el recuadro y Aceptar. Excel2000 recuperará el libro para poder realizar cualquier modificación sobre éste. Si no conocemos la contraseña, podremos pulsar el botón Sólo lectura en cuyo caso Excel2000 lo abrirá pero cualquier modificación se tendrá que guardar con otro nombre. Si queremos borrar una contraseña, tenemos que abrir el libro con la contraseña para tener la posibilidad de modificarlo, y a continuación realizar los mismos pasos que a la hora de ponerla pero borrando lo que hay en el recuadro de contraseña.
3.5.- ESCENARIOS Los escenarios son parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de análisis Y si. Un escenario es un conjunto de valores que Microsoft Excel guarda y puede sustituir automáticamente en la hoja de cálculo. Puede utilizar los escenarios para prever el resultado de un modelo de hoja de cálculo. Puede crear y guardar diferentes grupos de valores en una hoja de cálculo y, a continuación, pasar a cualquiera de estos nuevos escenarios para ver distintos resultados. Supongamos, por ejemplo, que desea preparar un presupuesto, pero no sabe con exactitud sus ingresos. En este caso, podrá definir valores diferentes para dichos ingresos y, seguidamente, pasar de un escenario a otro para realizar un análisis Y si.
Este escenario, aplicado como peor opción, tiene el valor de la celda B1 en 50.000 y el de B2 en 13,200.
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Al segundo escenario podría denominarlo Mejor opción y cambiar los valores de B1 a 150.000 $ y de B2 a 26.000 $. Informes de resumen de escenario Para comparar varios escenarios, puede crear un informe que los resuma en la misma página. El informe puede listar los escenarios unos junto a otros o resumirlos en un informe de tabla dinámica.
3.5.1.-
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Crear un escenario
En el menú Herramientas, elija Escenarios. Haga clic en Agregar. En el cuadro Nombre de escenario, escriba un nombre para el escenario. En el cuadro Celdas cambiantes, introduzca las referencias de las celdas que desee cambiar. Nota Para preservar los valores originales de las celdas cambiantes, cree un escenario que utilice los valores originales de las celdas antes de crear escenarios que cambien valores. En Proteger, seleccione las opciones que desee. Haga clic en Aceptar. En el cuadro de diálogo Valores del escenario, introduzca los valores que desee para las celdas cambiantes. Para crear el escenario, haga clic en Aceptar. Si desea crear escenarios adicionales, haga clic de nuevo en Agregar y repita el procedimiento. Cuando termine de crear los escenarios, elija Aceptar y haga clic en Cerrar en el cuadro de diálogo Administrador de escenarios.
3.5.2.-
Mostrar un escenario
Cuando se muestra un escenario, se cambian los valores de las celdas guardadas como parte de ese escenario. 1. En el menú Herramientas, elija Escenarios. 2. Haga clic en el nombre del escenario que desee presentar. 3. Haga clic en Mostrar. 3.5.3.-
Modificar un escenario
Si se mantiene el nombre original de un escenario después de haber hecho cambios en el mismo, los nuevos valores de las celdas cambiantes sustituirán a los valores del escenario original. 1. En el menú Herramientas, elija Escenarios. 2. Haga clic en el nombre del escenario que desee modificar y, a continuación, haga clic en Modificar. 3. Haga los cambios que desee.
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4. En el cuadro de diálogo Valores del escenario, introduzca los valores que desee para las celdas cambiantes. 5. Siga uno de estos procedimientos: o Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar. o Para regresar al cuadro de diálogo Administrador de escenarios sin cambiar el escenario actual, haga clic 3.5.4.-
Eliminar un escenario
1. En el menú Herramientas, elija Escenarios. 2. Haga clic en el nombre del escenario que desee eliminar y, a continuación, haga clic en Eliminar 3.5.5.-
Crear un informe de resumen de escenario
1. 2. 3. 4.
En el menú Herramientas, elija Escenarios. Haga clic en Resumen. Haga clic en Resumen o Tabla dinámica. En el cuadro Celdas resultantes, escriba las referencias de las celdas que hacen referencia a las celdas cuyos valores cambian los escenarios. Separe las referencias múltiples mediante comas. Nota No se necesitan las celdas resultantes para generar un informe de resumen de escenarios, pero sí se necesitan en un informe de tabla dinámica
3.6.- VALIDACIÓN
3.6.1.-
¿Qué es la validación de datos?
La validación de datos de Microsoft Excel permite definir el tipo de datos que se desea introducir en una celda. Por ejemplo, se puede permitir la entrada de una puntuación por letras con sólo las letras comprendidas entre la A y la F. Se puede configurar la validación de datos para evitar que los usuarios introduzcan datos no válidos o permitir su entrada y comprobarlos tras finalizar el usuario. También se pueden proporcionar mensajes que definan la entrada que se espera en la celda así como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir errores. Cuando se introducen datos que no cumplen los requisitos, Excel muestra un mensaje con instrucciones proporcionadas por el usuario. La validación de datos resulta especialmente útil al diseñar formularios u hojas de cálculo que otras personas utilizarán para introducir datos como, por ejemplo, formularios presupuestarios o informes de gastos. EXCEL AVANZADO
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3.6.2.-
Tipos de datos que se pueden validar
Excel permite designar los siguientes tipos de datos válidos para una celda: Números Especifique que la entrada en una celda debe ser un número entero o un número decimal. Puede establecer un mínimo o máximo, excluir un número o intervalo determinado, o utilizar una fórmula para calcular la validez de un número. Fechas y horas Establezca un mínimo o máximo, excluya determinadas fechas u horas, o utilice una fórmula para calcular la validez de una fecha u hora. Longitud Limite el número de caracteres que se pueden escribir en una celda o exija un número mínimo de caracteres. Lista de valores Elabore una lista de las opciones para una celda como, por ejemplo, pequeño, mediano, grande, y admita sólo esos valores en la celda. Se puede mostrar una flecha de lista desplegable cuando un usuario hace clic en la celda para facilitar la selección de una opción de la lista. 3.6.3.-
Tipos de mensajes que se pueden mostrar
Para cada celda que se valida, se pueden mostrar dos mensajes diferentes: uno que aparece antes de que el usuario introduzca los datos y otro que aparece después de que el usuario intente introducir los datos que no cumplen los requisitos. Si los usuarios tienen activado el Ayudante de Office, éste mostrará los mensajes. Mensaje entrante Este tipo de mensaje aparece cuando un usuario hace clic en la celda validada. Se puede utilizar este tipo de mensaje para facilitar instrucciones sobre el tipo de datos que se han de introducir en la celda. Mensaje de error Este tipo de mensaje aparece sólo cuando el usuario escribe datos no válidos y presiona la tecla ENTRAR. Se puede elegir entre tres tipos de mensajes de error: Mensaje de información Este mensaje no impide la entrada de datos no válidos. Además del texto que proporciona el usuario, incluye un icono de información, un botón Aceptar, que introduce los datos no válidos en la celda, y un botón Cancelar, que restaura el valor anterior de la celda. Mensaje de advertencia Este mensaje no impide la entrada de datos no válidos. Incluye el texto que proporciona el usuario, un icono de advertencia y tres botones: Sí introduce los datos no válidos en la celda, No regresa a la celda para más modificaciones y Cancelar restaura el valor anterior de la celda. Mensaje de detención Este mensaje no permite la entrada de datos no válidos. Incluye el texto que proporciona el usuario, un icono de detención y dos botones: Reintentar regresa a la celda para más modificaciones y Cancelar restaura el valor anterior de la celda. Observe que este mensaje no está concebido como medida de seguridad: si bien los usuarios no pueden introducir datos no válidos escribiendo y presionando ENTRAR, pueden eludir la validación copiando y pegando o rellenando datos en la celda.
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Si no se especifica ningún mensaje, Excel marca si los datos que introduce un usuario son válidos de modo que se pueden comprobar más adelante, pero no notifica al usuario cuando una entrada no es válida. PASOS
La mejor manera de comprender lo que es la validación de datos es verla en acción. Configurar la validación de datos Cuando sepa qué tipo de validación desea utilizar en una hoja de cálculo, podrá usar el comando Validación en el menú Datos para configurarla. A continuación figura información general del proceso: 1. Configurar la hoja de cálculo Introduzca primero los datos y fórmulas en la hoja de cálculo. Si utiliza una lista de opciones válidas, introduzca la lista y asígnele un nombre. 2. Definir la configuración de una celda Empezando por la primera celda que desee validar, utilice el cuadro de diálogo Validación de datos para designar el tipo de validación que desee, un mensaje entrante y un mensaje de error si lo desea. 3. Configurar la validación de otras celdas A menudo podrá ahorrar tiempo copiando la configuración de la validación de la primera celda a otras celdas y, a continuación, modificando dicha configuración. 4. Probar las reglas de validación Introduzca datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que funcione debidamente la configuración y los mensajes aparezcan en el momento previsto. Utilice el comando Validación para cambiar la configuración. Si realiza cambios en la validación de una celda, podrá aplicar automáticamente los cambios a todas las demás celdas con la misma configuración. 5. Configurar las listas de opciones válidas Si utilizó una lista de opciones válidas y desea que los usuarios no puedan encontrar ni cambiar la lista, podrá poner la lista en otra hoja de cálculo, configurar la validación, ocultar la hoja de cálculo que contiene la lista y, a continuación, proteger el libro mediante una contraseña. Los usuarios que no conozcan la contraseña no podrán mostrar la hoja de cálculo que contiene la lista. 6. Aplicar protección si se desea Si piensa proteger la hoja de cálculo o el libro, hágalo después de configurar la validación. Asegúrese de desbloquear las celdas validadas antes de proteger la hoja de cálculo; en caso contrario, los usuarios no podrán escribir en las celdas. 7. Compartir el libro si se desea Si piensa compartir el libro, hágalo después de configurar la validación y la protección. Tras compartir un libro, no podrá cambiar la configuración de la validación a menos que deje de compartir el libro. Excel, sin embargo, seguirá validando las celdas designadas mientras se comparta el libro. 8. Comprobar si los resultados incluyen datos no válidos Después de introducir los usuarios datos en la hoja de cálculo, podrá comprobar si ésta incluye datos no válidos de acuerdo con el procedimiento que se describe más adelante en este artículo.
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Manual del participante
3.6.4.-
Introducir datos en celdas validadas
A continuación se describe cómo es el proceso de introducción de datos para los usuarios. Se pueden utilizar mensajes de entrada y de error para facilitar las instrucciones que los usuarios necesitan para comprender cómo se ha configurado la hoja de cálculo con el propósito de asegurar que los datos son correctos. Para verlo, descargue el libro de ejemplo que acompaña a este artículo y vea los ejemplos en la hoja Mensajes. Ver el mensaje entrante Cuando un usuario hace clic en una celda validada o utiliza las teclas de dirección para desplazarse a la celda, el mensaje entrante aparece en el globo del Ayudante o en un cuadro de mensaje independiente. Si proporcionó una lista desplegable para la celda, la flecha de lista desplegable aparecerá a la derecha de la celda. Escribir datos Cuando el usuario escribe datos o hace clic en la flecha de lista desplegable para seleccionar un valor de la lista, el mensaje entrante permanece en la pantalla (la lista desplegable puede tapar parte del mensaje). Introducir datos válidos Si el usuario escribe datos válidos y presiona la tecla ENTRAR, los datos quedan introducidos en la celda y no sucede nada especial. Escribir datos no válidos Si el usuario escribe datos que no cumplen los criterios y se especificó un mensaje de error para los datos no válidos, dicho mensaje aparecerá en un globo del Ayudante o en una ventana independiente de mensajes. A continuación, el usuario podrá leer el mensaje y decidir qué va a hacer. En caso de un mensaje de información, el usuario puede hacer clic en Aceptar para introducir los datos no válidos o hacer clic en Cancelar para empezar de nuevo. En caso de un mensaje de advertencia, el usuario puede hacer clic en Sí para introducir los datos no válidos, en No para seguir modificando la celda o en Cancelar para empezar de nuevo. En caso de un mensaje de detención, el usuario no puede introducir los datos no válidos y puede hacer clic en Reintentar para modificar la celda o en Cancelar para empezar de nuevo. Si no se proporcionan mensajes, la introducción de datos en celdas validadas es igual a la introducción normal de datos en Excel. Sin embargo, Excel marca todas las celdas con entradas no válidas de modo que sean fáciles de encontrar. 3.6.5.-
Comprobar si hay entradas no válidas en una hoja de cálculo
Al recibir hojas de cálculo de usuarios que pueden haber introducido datos no válidos, puede configurar Excel de modo que muestre círculos rojos alrededor de los datos que no cumplan los criterios, facilitando así la búsqueda de errores en las hojas de cálculo. Utilice los botones Rodear con un círculo datos no válidos y Borrar círculos de validación en la barra de herramientas Auditoria.
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El valor de esta celda está rodeado con un círculo porque no cumple una regla de validación. El círculo desaparecerá cuando corrija los datos de la celda. 3.6.6.-
Cambiar la configuración de validación de datos
1. Si se trata de un libro compartido, deje de compartirlo. 1. Haga que todos los demás usuarios guarden y cierren el libro compartido. Si otros usuarios están realizando modificaciones, perderán todo el trabajo que no hayan guardado. 2. Cuando un libro deja de estar compartido, se elimina el historial de cambios. Si desea conservar una copia de esta información, imprima la hoja de cálculo de historial o cópiela en otro libro. En el menú Herramientas, elija Control de cambios y, a continuación, haga clic en Resaltar cambios. En el cuadro Cuándo, haga clic en Todos. Desactive las casillas de verificación Quién y Dónde. Active la casilla de verificación Mostrar cambios en una hoja nueva y haga clic en Aceptar. Siga uno o varios de estos procedimientos: Para imprimir la hoja de cálculo de historial, haga clic en Imprimir. Para copiar el historial en otro libro, seleccione las celdas que desee copiar, haga clic en Copiar, cambie a otro libro, haga clic donde desee insertar la copia y haga clic en Pegar Nota Puede que también desee guardar o imprimir la versión actual del libro, puesto que este historial tal vez no aplique a versiones posteriores. Por ejemplo, las ubicaciones de las celdas, incluidos los números de las filas, del historial copiado podrían dejar de estar actualizadas. 3. En el menú Herramientas, elija Compartir libro y, a continuación, haga clic en la ficha Modificación. 4. Asegúrese de que es el único usuario que aparece en la lista del cuadro Los siguientes usuarios tienen abierto este libro. Desactive la casilla de verificación Permitir la modificación por varios usuarios a la vez. 3.6.7.1. 2. 3. 4.
Copiar la configuración de validación de datos
Haga clic en la celda que tenga la configuración que desee copiar y haga clic en Copiar. Seleccione las celdas para las que desee duplicar la configuración. En el menú Edición, haga clic en Pegado especial. Haga clic en Validación.
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EJERCICIO 6 VALIDACIÓN Y PROTECCIÓN Elabore el formato de la hoja “VALIDACION” y aplique la siguiente validación y siga los Comentarios, como se muestra en la página 2 de la hoja “VALIDACION”. HOJA VALIDACIÓN
HOJA 2 En F24 solo permita valores entre el 2% y el 10%, con un mensaje de entrada que indique los valores permitidos, mensaje de error tipo límite indicando que su porcentaje esta fuera del rango permitido. En H23:H26 que solo permita números enteros de 7 dígitos máximo y mayores que 0 (cero), con mensajes de entrada: “PRIMER TARJETA”, “SEGUNDA TARJETA”, “TERCERA TARJETA” Y “CUARTA TARJETA”. Mensajes de error tipo advertencia indicando que no es un número de tarjeta valido. Proteja la hoja permitiendo tan solo la edición de las celdas de datos de entrada.
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3.7.- MACROS Si realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel, puede automatizarla mediante una macro. Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan en un módulo de Microsoft Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea necesario realizar la tarea. Por ejemplo, si suele escribir cadenas largas de texto en las celdas, puede crear una macro para dar formato a esas celdas y que se ajuste el texto. Grabar macros Al grabar una macro, Excel almacena información sobre cada paso dado cuando se ejecuta una serie de comandos. A continuación, se ejecuta la macro para que repita los comandos. Si se comete algún error mientras se graba la macro, también se graban las correcciones que se realicen. Visual Basic almacena cada macro en un nuevo módulo adjunto a un libro. Ejecutar fácilmente una macro Se puede ejecutar una macro seleccionándola de una lista en el cuadro de diálogo Macro. Para que una macro se ejecute cada vez que haga clic en un botón determinado o presione una combinación de teclas específica, asigne la macro a un botón de la barra de herramientas, a un método abreviado de teclado o a un objeto gráfico de una hoja de cálculo. Administrar macros Tras grabar una macro, se puede ver el código de macro con el Editor de Visual Basic para corregir errores o modificar lo que hace la macro. Por ejemplo, si la macro de ajuste de texto también tiene que aplicar el formato de negrita al texto, se puede grabar otra macro para aplicar el formato de negrita a una celda y, a continuación, copiar las instrucciones de esa macro a la macro de ajuste de texto. Seguridad de macros Excel incluye protecciones contra virus susceptibles de ser transmitidos por macros. Si se comparten macros con otros usuarios, se puede certificar esas macros con una firma digital de modo que los demás usuarios pueden comprobar que proceden de una fuente fidedigna. Al abrir un libro que contiene macros, se puede comprobar su origen antes de habilitarlas.
3.7.1.-
Crear una macro
1.- Establezca el nivel de seguridad en Medio o Bajo. 1. 2. 3. 4.
En el menú Herramientas, haga clic en Opciones. Haga clic en la ficha Seguridad. En Seguridad de macros, haga clic en Seguridad de macros. Haga clic en la ficha Nivel de seguridad y, a continuación, seleccione el nivel de seguridad que desea utilizar.
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2.- En el menú Herramientas, elija Macro y haga clic en Grabar nueva macro. 3.- En el cuadro Nombre de la macro, escriba un nombre para la macro. Notas o
o
El primer carácter del nombre de la macro debe ser una letra. Los demás caracteres pueden ser letras, números o caracteres de subrayado. No se permiten espacios en blanco en un nombre de macro; puede utilizarse un carácter de subrayado como separador de palabras. No utilice un nombre de macro que también sea una referencia de celda; de lo contrario puede aparecer un mensaje indicando que el nombre de la macro no es válido.
4.- Si desea ejecutar la macro presionando un método abreviado, escriba una letra en el cuadro Tecla de método abreviado. Puede utilizarse CTRL+ letra (para letras minúsculas) o CTRL+ MAYÚS + letra (para letras mayúsculas), donde letra es cualquier tecla del teclado. La tecla de método abreviado que se utilice no puede ser ni un número ni un carácter especial como @ o #. Nota La tecla de método abreviado suplantará a cualquier tecla de método abreviado predeterminada equivalente en Microsoft Excel mientras esté abierto el libro que contiene la macro. 5.- En el cuadro Guardar macro en, haga clic en la ubicación en que desea almacenar la macro. Si desea que la macro esté disponible siempre que utilice Excel, seleccione Libro de macros personal. 6.- Si desea incluir una descripción de la macro, escríbala en el cuadro Descripción. 7.- Haga clic en Aceptar. 8.- Si desea que la macro se ejecute con relación a la posición de la celda activa, grábela utilizando referencias de celda relativas. En la barra de herramientas Detener grabación, haga clic en la opción Referencias relativas para seleccionarla. Excel continuará grabando macros con referencias relativas hasta que termine la sesión con Excel o hasta que haga clic otra vez en la opción Referencias relativas para que no esté seleccionada. 9.- Ejecute las acciones que desee grabar. En seguida se mostrara sobre la pantalla la barra Detener grabación. En este momento se ejecutan las acciones que desee grabar sobre la hoja activa. 10.- En la barra de herramientas tenemos el botón Detener grabación, para terminar nuestra macro.
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3.7.2.-
Ejecutar una macro
Desde menu 1. Establezca el nivel de seguridad en Medio o Bajo. 1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones. 2. Haga clic en la ficha Seguridad. 3. En Seguridad de macros, haga clic en Seguridad de macros. 4. Haga clic en la ficha Nivel de seguridad y, a continuación, seleccione el nivel de seguridad que desea utilizar. 2. Abra el libro que contiene la macro. 3. Seleccione Macro en el menú Herramientas y, a continuación, haga clic en Macros. 4. En el cuadro Nombre de la macro, escriba el nombre de la macro que desea ejecutar. 5. Siga uno de estos procedimientos: Ejecutar una macro en un libro de Microsoft Excel
1. Haga clic en Ejecutar. Si desea interrumpir la ejecución, presione ESC. Iniciar una macro desde un botón o un control gráfico
1. Haga clic en el botón o el control gráfico para que aparezcan los controladores de tamaño. 2. Con el objeto gráfico seleccionado, haga clic con el botón secundario del Mouse (ratón) en un controlador de tamaño del botón o del objeto gráfico para mostrar el menú contextual. 3. En el menú contextual, haga clic en Asignar macro. 4. Siga uno de estos procedimientos: o Para asignar una macro al botón u objeto gráfico, escriba el nombre de la macro en el cuadro Nombre de la macro y, a continuación, haga clic en Aceptar. o Para grabar una nueva macro y asignarla al objeto gráfico seleccionado, haga clic en Grabar. Cuando finalice de grabar la macro, haga clic en Detener grabación en la barra de herramientas Grabar macro. o Para escribir una macro en el Editor de Visual Basic, haga clic en Nueva. Para modificar una macro existente, haga clic en el nombre de la macro, en el cuadro Nombre de la macro y, a continuación, haga clic en Modificar. Nota Si asigna una macro a un botón o a otro objeto que ya esté en uso como, por ejemplo, un hipervínculo, se eliminará la información del hipervínculo. A partir de entonces, al hacer clic en el botón o en el objeto, se ejecutará la macro. Iniciar una macro desde un botón de la barra de herramientas
1. En el menú Herramientas, haga clic en Personalizar. 2. Siga uno de estos procedimientos: o Si la barra de herramientas que contiene el botón no está visible, haga clic en la ficha Barras de herramientas y, a continuación, active la casilla de verificación que aparece junto al nombre de la barra de herramientas.
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Si el botón que desea utilizar para ejecutar la macro no aparece en una barra de herramientas, haga clic en la ficha Comandos y, a continuación, elija Macros en la lista Categorías. En la lista Comandos, arrastre el botón Personalizar botón a una barra de herramientas. 3. Haga clic con el botón secundario en el botón de la barra de herramientas y, a continuación, elija Asignar Macro en el menú contextual. 4. Escriba el nombre de la macro en el cuadro Nombre de la macro y, a continuación, haga clic en Aceptar. o
3.7.3.-
Detener una macro
Siga uno de estos procedimientos: Si desea detener la ejecución de una macro, presione ESC y haga clic en Finalizar en el cuadro de diálogo Microsoft Visual Basic. Si desea evitar que una macro se ejecute automáticamente al iniciar Microsoft Excel, mantenga presionada la tecla MAYÚS durante el Ejemplo: Primeramente recordemos que es una Macro y a continuación se explica el término: Una Macro son una serie de pasos que se almacenan y se pueden activar con alguna tecla de control y una letra. Por ejemplo, todos los días empleo frecuentemente en mis celdas los mismos pasos: Tamaño de Fuente (Tamaño de la letra), Negrita, Fuente (Tipo de letra) y Color de Fuente (Color de Letra), para no estar repitiendo estos pasos los puedo almacenar en una macro y cuando ejecute la macro los pasos antes mencionados se ejecutaran las veces que yo lo desee. A continuación como grabar una macro y ejecutarla: Trasládate a la celda A1 y escribe tu Nombre. Por ejemplo, Ramón y presiona Enter Regrésate a la celda A1, porque cuando diste Enter bajo de celda o cambio el rumbo. Da clic en el Menú Ver, seguido por la Opción Barra de Herramientas y elija Visual Basic. Se activara la barra de herramientas Visual Basic. Da clic en el botón Guardar Macro, el que tiene la ruedita Azul. Windows activa el cuadro de dialogo Grabar Macro, el cual permitirá darle el nombre a la macro y cual será el método abreviado para ejecutarla. El método Abreviado se refiere con que letra se va activar la macro, obviamente se activara con la tecla Control y la letra que usted quiera, de preferencia en minúscula, porque si activa las mayúsculas la macro se activara presionando la tecla Shift + Control + la letra que usted indico.
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Donde dice Nombre de la macro ya aparece el nombre que llevara la macro en este caso Macro1. si desea cambiar el nombre escriba uno nuevo, pero yo le recomiendo que así lo deje. En la opción Método Abreviado aparece que se activara con la tecla Control (CTRL) + la letra que usted indica, de clic en el cuadrito y ponga una letra, por ejemplo ponga la letra a (en minúsculas). La macro se activara cuando este lista con la tecla Control + a De clic en el Botón Aceptar. Windows empezara a grabar todos los pasos en la Macro1.y el botón de la ruedita azul cambiara de forma ahora será un cuadrito Azul, se llamara Detener grabación. Lo utilizaremos cuando terminemos de indicarle los pasos para detener la grabación. Cambie el Tipo de Letra en el Botón Fuente de la barra de herramientas Formato Cambie el tamaño de la letra en el Botón Tamaño de Fuente de la barra de herramientas Formato Presione el Botón Negrita de la barra de herramientas Formato Cambie el color de la letra en el Botón Color de Fuente de la barra de herramientas Formato. Recuerde que todos estos pasos están siendo almacenados en la macro que estamos grabando y también recuerde que estos pasos se están efectuando en la celda A1. Presione el Botón Detener Grabación de la barra de Herramientas de Visual Basic. El que tiene el cuadrito azul presionado Listo Excel guardo los pasos en la Macro1 que se activara presionado la tecla Control + a Escribe otro nombre en la celda C1 y presiona Enter, después regresa a la celda C1. Presiona la tecla Control + a. Windows efectuara todos los pasos grabados sobre la celda C1, esto quiere decir que el nombre que esta en C1 tendrá las características del que esta en A1. Tipo de letra, tamaño, negrita y el color que indicaste al grabar la macro. Nota. Cada vez que presiones Control + a Excel ejecutara la macro y efectuara los pasos en la celda que te encuentres. Puedes grabar todas las macros que desees. Ahora te recomiendo que domines estos pasos antes de pasar a la siguiente fase. Trata de crear macros que almacenen pasos como estos, recuerda los pasos los vas a indicar tu, que no se te olvide detener la grabación después de que indicaste los pasos, repite este ejercicio las veces que sea necesario para aprendértelo bien. EJERCICIO 7 Genera las siguientes Macros: Graba una Macro que se active con Control + sift + b y que esta macro permita abrir un archivo EXCEL AVANZADO
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Graba una Macro que se active con Control +sift + c y que esta macro permita insertar un WordArt EJERCICIO 8 MACROS A) Grabe una macro a teclado (combinación ctrl.+shift+l), que incluya los siguientes pasos: Encabezado: numero de ejercicio, nombre de ejercicio, nombre del programa usado, Pie de página: etiqueta de la hoja, numero de página. 3.8.- PRUEBA EVALUATIVA La siguiente evaluación es para verificar el avance de los temas que se vieron en esta unidad para determinar los temas en los que se requiera retroalimentación o mas ejercicios en su defecto. Cada uno tiene un valor determinado dependiendo de la complejidad de esta: el No 1 = 30%, el No 2 = 40%, el No 3 = 15% y el No 4 = 15%, en el cual puedes obtener como calificación final un 100%. 1.- ESCENARIOS Prepare la información mostrada en la hoja “ESCENARIOS” para el primer supuesto y genere los distintos escenarios con la información que se muestra en la imagen (mejor opción, opción media y peor opción con 20%, 15% y 10% respectivamente). Genere el resumen de escenario. Hoja Escenarios
CRECIMIENTO 10,00%
AFRICA 766621 843283,1
AMERICA 818445 900289,5
ASIA 3634280 3997708
EUROPA 739508 813458,8
OCEANIA 30015 33016,5
CUMPLE
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NO CUMPLE
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2.- MACROS A) Grabe una macro a teclado (combinación ctrl.+shift+x), que incluya los siguientes pasos (teniendo la información que se muestra en la imagen de abajo”): Coloque bordes simples internos y externos en cinco filas y 12 columnas, Combine el primer renglón y justifique a la izquierda con sombreado gris, En negritas el primer renglón y todo en ARIAL a 12 puntos.
B) Grabe una macro a teclado (combinación ctrl.+shift+w), que incluya los siguientes pasos (teniendo la imagen de abajo): Coloque bordes gruesos, Modifique el alto y ancho, Justifique el texto a la izquierda y centrado superior. Todo en la misma celda; Y el primer renglón con sombreado gris, letra blanca y centrada horizontal y vertical. Esto ultimo fuera de la macro.
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No olvide bajar el nivel de seguridad a medio para poder ejecutarlo y grabe sus macros para disponer de ellos en todos los libros.
CUMPLE
NO CUMPLE
3.- HIPERVÍNCULOS Genera un libro en el cual habrá un menú principal con los siguientes hipervínculos: 1.- Información Escenarios: el cual te debe llevar a la hoja don de se encuentra la información para generar el escenario anterior. 2.- Escenario: te debe llevar a la hoja donde se genero el escenario. 3.- Macro uno: el cual te llevara a la macro generara por el inciso A) 4.- Macro dos: el cual te llevara a la macro generara por el inciso B)
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5.- Cada hoja antes generada debe tener un hipervínculo de regreso a la goja del mennu principal CUMPLE
NO CUMPLE
4.- PROTECCIÓN Cada hoja generada en esta evaluación debe estar protegida con la contraseña “UNIDAD 2” CUMPLE
NO CUMPLE
TOTAL DE PORCENTAJE: ____________________
3.9.- CONCLUSIÓN Como ha podido observar Excel es un excelente programa, no solo para realizar cálculos y formatos, ya que con las herramientas como los escenarios es muy fácil realizar comparaciones y determinar la mejor opción hasta optimizar tareas mediante el uso de macros protegiendo su información y todo esto es posible gracias al sin fin de herramientas con que cuenta Excel, solo queda de usted seguir practicando y aprender mas de este mundo maravilloso como es la computación.
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UNIDAD IV GRÁFICOS COMBINADOS
Objetivo Particular de la Unidad El participante generara gráficos combinados y de uso especifico utilizando el programa Excel de acuerdo a las especificaciones que marca la NTCL “Elaboración de documentos y comunicación mediante el empleo de las características avanzadas de aplicaciones de cómputo”
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4.1.-
INTRODUCCIÓN
Con Microsoft Excel se pueden crear gráficos entre un amplio rango de tipos de gráficos estándar, cada uno de ellos con su correspondiente Subtipo. Se pueden usar imágenes graficas para representar los valores en lugar de Barras o Líneas, se pueden usar Líneas y Barras superpuestas. Toda esta gama de gráficos con la inclusión personalizada de los mismos, proporciona un sin número de posibilidades graficas. Pero eso no es todo lo que Excel permite ya que con sus herramientas básicas también podemos crear un grafico combinado, es cierto, no se asombre y usted lo podrá comprobar en esta unidad. Para poder lograr el objetivo de esta unidad le pedimos que siga paso a paso los procedimientos que usted aprenderá en esta unidad y si ya tiene usted algún grafico creado este puede ser útil para practicar lo que a continuación aprenderá.
4.2.-
GRÁFICOS COMBINADOS
Gráficos de combinación Un gráfico de combinación utiliza dos o más tipos de gráficos para destacar que contiene diferentes clases de información. El gráfico del ejemplo muestra una serie de datos (Previstas) como tipo de gráfico de columnas y la otra serie (Reales) como una línea. Para crear este tipo de efecto superpuesto, seleccione un gráfico personalizado en el paso 1 del Asistente para gráficos cuando cree un gráfico. En este ejemplo se utiliza el tipo de gráfico de líneas y columnas. Puede cambiar un gráfico existente a un gráfico de combinación seleccionando la serie de datos que desee cambiar y, a continuación, cambiando el tipo de gráfico de la serie.
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Eje secundario Cuando la variación del rango de valores para series de datos diferentes sea significativa o cuando se hayan combinado varios tipos de datos, puede trazar una o más series de datos en un eje de valores (Y) secundario. La escala del eje secundario refleja los valores de las series asociadas. El gráfico del ejemplo muestra el número de casas vendidas en el eje Y izquierdo y el precio medio en el eje Y derecho.
4.3.- GRÁFICOS DE USO ESPECIFICO 4.3.1.-
COTIZACIÓN O BURSÁTIL
El gráfico Máximo, mínimo, cierre suele utilizarse para ilustrar la cotización de acciones. Asimismo, este tipo de gráficos puede utilizarse para datos científicos, por ejemplo, para indicar cambios de temperatura. Debe organizar los datos en el orden correcto para éstos y otros tipos de gráficos de cotizaciones. Un gráfico de cotizaciones que mide volúmenes tiene dos ejes de valores: uno correspondiente a las columnas que miden el volumen y el otro para la cotización de los valores. Podrá incluir el volumen en un gráfico Máximo, mínimo, cierre o en un gráfico Apertura, máximos, mínimos, cierre.
Organice los datos en este orden: valores máximos, valores mínimos y valores de cierre. Utilice nombres y fechas como rótulos, de la siguiente manera:
echa
F
1 /1/2002
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áximo 6,125
M 4
ínimo 2
M 4
ierre 4,063
C 4
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4.3.2.- PARA UN GRÁFICO DE COLUMNAS, BARRAS, LÍNEAS, DE ÁREA, DE SUPERFICIE O RADIAL Columnas: Un gráfico de columnas muestra los cambios que han sufrido los datos en el transcurso de un período de tiempo determinado, o bien refleja las comparaciones entre elementos. Las categorías se organizan horizontalmente y los valores verticalmente, con el objeto de resaltar la variación producida con el transcurso del tiempo. Los gráficos de columnas apiladas muestran la relación de cada elemento con el todo. El gráfico de columnas en perspectiva 3D compara puntos de datos a lo largo de dos ejes. Barras: Los gráficos de barras ilustran la comparación entre elementos individuales. Las categorías aparecen organizadas verticalmente y los valores horizontalmente, a fin de concentrarse en la comparación de los valores y hacer menos hincapié en el tiempo transcurrido. Los gráficos de barras apiladas muestran la relación de cada elemento con el todo. Área: Los gráficos de área destacan la magnitud de los cambios en el transcurso del tiempo. Al presentar la suma de los valores trazados, un gráfico de área también muestra la relación de las partes con un todo. Líneas: Un gráfico de líneas muestra las tendencias a intervalos equivalentes Radial: En un gráfico radial, cada categoría tiene su propio eje de valores con epicentro en el punto central. Las líneas conectan todos los valores de las mismas series. El gráfico radial compara los valores agregados de muchas series de datos. En este gráfico, la serie de datos que abarca la mayor parte del área (Marca A), representa la marca con mayor contenido vitamínico. Superficie: Los gráficos de superficie son útiles cuando se desea buscar las combinaciones óptimas entre dos conjuntos de datos. Como en un mapa topográfico, los colores y los diseños indican las áreas que se encuentran dentro del mismo rango de valores. 1. Organice los datos en columnas de la siguiente manera: Lorem Ipsum 1
2
3
4
2. o en filas de la siguiente manera: Lorem 1
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3
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Ipsum 2
4.3.3.-
4
Dispersión o burbujas
XY (Dispersión): Los gráficos XY (Dispersión) muestran la relación entre los valores numéricos de varias series de datos o trazan dos grupos de números como una serie de coordenadas XY. Este tipo de gráficos muestra los intervalos, o agrupaciones, desiguales de datos y suele utilizarse para los datos científicos. Al organizar los datos, sitúe los valores X en una fila o columna y, a continuación, los valores Y correspondientes en las filas o columnas adyacentes. Burbuja: Un gráfico de burbujas es un tipo de gráfico xy (Dispersión). El tamaño del marcador de datos indica el valor de una tercera variable. Para organizar los datos, sitúe los valores X en una fila o columna y, a continuación, introduzca los valores Y y los tamaños de burbuja en las fijas o columnas adyacentes. 1. Organice los datos en columnas, con los valores X en la primera columna y los valores Y correspondientes o los valores de tamaño de burbuja en las columnas adyacentes, de la siguiente manera: X
Y
Burbujas
1
2
3
4
5
6
4.4.- HERRAMIENTAS DE GRAFICAS (Componentes y Aspecto) Una vez que el gráfico ha sido creado se pueden realizar cambios, tales como cambiar el tipo de gráfico, agregar o quitar una leyenda o la tabla de datos. Si tenemos seleccionado el gráfico, nos aparecerá la barra de herramientas Gráfico:
Donde: a. b. c. d. e. f.
a
b
c
d
e f
g
h
i
Se selecciona la parte del gráfico sobre el que se quiere aplicar el formato. Muestra el cuadro de diálogo de propiedades para la parte del gráfico seleccionado en (a). Escoge el tipo de gráfico. Muestra la leyenda. Muestra cuadro de datos. Seleccionar series X por filas.
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g. Seleccionar series X por columnas. h. Alinear el texto de forma descendente. i. Alinear el texto de forma ascendente. También debemos tener presentar el usar el boton secundario del ratón, el cual nos dará diferentes opciones (dependiendo de donde hayamos realizado el clic), para modificar el formato del grafico Ejemplo Con los siguientes datos se Genaro el grafico combinado A
B
C
D
E
F
1 2
Total trimestral Unidades vendidas
1° 108
2° 72
3° 99
4° 81
Total Anual 360
3 4 5 6 7 8
Modelo 1 49 Modelo 2 38 Modelo 3 21 Ingreso por ventas 1.451.516,02 Costo de las ventas 1.079.303,83 Margen bruto 372.212,19
162 32 44 37 126 25 35 28 72 15 20 16 967.677,35 1.330.556,35 1.088.637,02 4.838.386,74 719.535,89 989.361,85 809.477,88 3.597.679,45 248.141,46 341.194,50 279.159,14 1.240.707,29
Personal ventas comisión venta Publicidad Cotos fijos Costo total
10.000,00
10.000,00
10.000,00
10.000,00
3.628,79 22.000,00
2.419,19 22.000,00
3.326,39 22.000,00
2.721,59 22.000,00
261.272,88 296.901,67
174.181,92 239.500,14 208.601,12 274.826,53
195.954,66 230.676,26
40.000,00 12.095,97 88.000,00 870.909,61 1.011.005,58
Beneficio Margen beneficio
75.310,52 5,19%
48.482,88 4,45%
229.701,71 4,75%
9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
39.540,34 4,09%
66.367,97 4,99%
El grafico lo componen el rango A1:E1, A6:E8. Se comienza seleccionando los rangos mencionados, manteniendo pulsada la tecla ctrl., y seleccionar los rangos con el señalador del mouse. Luego se comienza con el asistente paso por paso. Paso 1 Elija el grafico de áreas específicamente el subtipo área apilada Paso 2 Los datos se desean graficar por filas
EXCEL AVANZADO
63
Manual del participante
Paso 3 Configure el la apariencia de ejes, títulos, líneas, leyenda, rótulos y tablas de datos Títulos Títulos del grafico Margen Bruto Leyenda Activar Mostrar leyenda (Excel la activa) Activar Abajo Rótulos de datos Activar Mostrar valor Eje Activar Eje de categorías (x) Trimestres Activar Eje de categorías (y) Paso 4 Elija la opción “en una hoja nueva” cuyo nombre debe ser COMBINADO Paso 5 Una ves ubicado el grafico y terminado en tamaño, escala etc, se efectúa una corrección. Sobre la serie “MARGEN BRUTO” de clic derecho y elija la opción TIPO DE GRAFICO esta operación mostrará la ventana de los tipos de gráficos, seleccione el de COLUMNAS subtipo AGRUPADA observe como el grafico estándar se convierte en un combinado. El hecho de activar en Rótulos de datos—Mostrar valor, hace que se complique con los valores el grafico, por lo tanto el interés es tener el valor de Margen Bruto, por lo tanto, dando doble clic con el señalador del mouse y luego con la tecla Supr, se van eliminando el resto de los valores, obteniéndose el siguiente grafico.
EXCEL AVANZADO
64
Manual del participante
Ejercicio 9 Genere la hoja de datos “DATOS DE GRÁFICOS”, relativos a la evolución de la población mundial en el último milenio. HOJA “DATOS DE GRÁFICOS” Año 1000 1650 1750 1800 1850 1900 1950 1955 1960 1965 1970 1975 1980 1985 1990 1995 2000
Población mundial 410 545 791 981 1,262 1,650 2,516 2,751 3,018 3,335 3,697 4,077 4,446 4,854 5,259 5,759 6,228
410 545 791 981 1,262 1,650 2,516 2,751 3,018 3,335 3,697 4,077 4,446 4,854 5,259 5,759 6,228
Cree el primer grafico y posteriormente modifique sus elementos para personalizarlo y quede como se muestra en las hojas siguientes.
EXCEL AVANZADO
65
Manual del participante
Población m undial
7000 6,228
6000
5,759
Habitantes (millones)
5,259
5000
4,854 4,446 4,077
4000 3,697 3,335
3000
3,018 2,751 2,516
2000 1,650 1,262
1000
981 791 545
410
0 Pobl aci ón mundi al
1000
1650
1750
1800
1850
1900
1950
1955
1960
1965
1970
1975
1980
1985
1990
1995
2000
410
545
791
981
1,262
1,650
2,516
2,751
3,018
3,335
3,697
4,077
4,446
4,854
5,259
5,759
6,228
Año
EXCEL AVANZADO
66
Manual del participante
Título del gráfico
7000 6,228
6000
5,759
Habitantes (millones)
5,259
5000
4,854 4,446 4,077
4000 3,697 3,335
3000
3,018 2,751 2,516
2000 1,650 1,262
1000
981 791 545
410
0 P obl aci ón mundi al
1000
1650
1750
1800
1850
1900
1950
1955
1960
1965
1970
1975
1980
1985
1990
1995
2000
410
545
791
981
1, 262
1, 650
2, 516
2, 751
3, 018
3, 335
3, 697
4, 077
4, 446
4, 854
5, 259
5, 759
6, 228
410
545
791
981
1, 262
1, 650
2, 516
2, 751
3, 018
3, 335
3, 697
4, 077
4, 446
4, 854
5, 259
5, 759
6, 228
Año
Ejercicio 10 Capture los siguientes datos y genere los gráficos que se muestran en las imágenes
ZONA MORELOS IGUALA ACAPULCO ZIHUATANEJO VALLE DE BRAVO TOLUCA CHILPANCINGO ALTAMIRANO
EXCEL AVANZADO
PARTICIPANTE MÁXIMO MÍNIMO PROMEDIO JUAN CARLOS 5000 1000 3000 XOCHITL WENDY 6000 2000 4000 LUIS ELEAZAR 7000 3000 5000 MARYEL 8000 4000 6000 ANGEL MARIA ELENA YOLANDA ENELIDA
7000 6000 5000 5000
3000 2000 1000 1000
5000 4000 3000 3000
PRESUPUESTO POR PERSONA 11589 11458 13458 10457 14256 12589 13458 12589
67
Manual del participante
COTIZACIONES 9000
MILES DE PESOS
8000 7000 6000 5000 4000 3000 2000 1000 0 JUAN CARLOS
XOCHITL WENDY
LUIS ELEAZAR
MARYEL
ANGEL
MARIA ELENA
YOLANDA
ENELIDA
MORELOS
IGUALA
ACAPULCO
ZIHUATANEJO
VALLE DE BRAVO
TOLUCA
CHILPANCINGO
ALTAMIRANO
PERSONA/ZONA MAXIMO
MINIMO
PROMEDIO
COTIZACIONES 16000
MILES DE PESOS
14000 12000 10000 8000 6000 4000 2000 0 JUAN CARLOS MORELOS
XOCHITL WENDY LUIS ELEAZAR IGUALA
ACAPULCO
MARYEL
ANGEL
MARIA ELENA
YOLANDA
ENELIDA
ZIHUATANEJO
VALLE DE BRAVO
TOLUCA
CHILPANCINGO
ALTAMIRANO
PERSONA/ZONA PRESUPUESTO POR PERSONA
MAXIMO
MINIMO
PROMEDIO
Ejercicio 11
EXCEL AVANZADO
68
Manual del participante
Capture los siguientes datos y genere el siguiente grafico de dispersión como se muestra en la imagen.
ZONA MORELOS IGUALA ACAPULCO ZIHUATANEJO VALLE DE BRAVO TOLUCA CHILPANCINGO ALTAMIRANO
VECES 1 5 4 2
GANADOR 1 3 1 2
5 8 9 6
3 5 7 6
LOGROS
RENDIMIENTO POR ZONA 8 6 4 2 0
9, 7
6, 6
0
5, 3
2, 2
1, 1 2
8, 5
4, 1 4
6
8
10
PARTICIPACIONES MORELOS
IGUALA
ACAPULCO
ZIHUATANEJO
VALLE DE BRAVO
TOLUCA
CHILPANCINGO
ALTAMIRANO
4.5.- PRUEBA EVALUATIVA La siguiente evaluación permitirá corroborar el avance obtenido en el desarrollo de esta unidad, y para determinar si es necesario retroalimentar en algún tema aplicando mas ejercicios o repaso de los temas tratados en la unidad. El valor de cada una de las siguientes actividades es de 10%, acumulando en total un 100%.
EXCEL AVANZADO
69
Manual del participante
Instrucciones: Observa cada afirmación, y contesta verdadero o falso: 1. Lo difícil de seguir el asistente para gráficos es porque hasta que no lo terminamos no sabemos cómo quedará el gráfico. CUMPLE
Verdadero (
)
Falso (
NO CUMPLE
)
2. Para cambiar de posición un gráfico bastará con tenerlo seleccionado y estando situados sobre éste arrastrar el botón del ratón hasta donde queremos moverlo. CUMPLE
Verdadero (
)
Falso (
NO CUMPLE
)
3. El asistente para gráficos tiene 4 pasos obligados a pasar para crear un gráfico. CUMPLE
Verdadero (
)
Falso (
NO CUMPLE
)
4. Uno de los pasos más importantes a la hora de crear un gráfico es seleccionar bien los datos a representar. Verdadero (
)
Falso (
CUMPLE
NO CUMPLE
CUMPLE
NO CUMPLE
CUMPLE
NO CUMPLE
)
5. Siempre que realizamos un gráfico hay que poner la leyenda. Verdadero (
)
Falso (
)
Instrucciones: Elige la opción correcta: 1. A la hora de crear el gráfico, podemos utilizar: A) Menú Insertar, opción Gráfico.... B) Botón Asistente para gráficos
de la barra de herramientas.
C) Cualquiera de las dos primeras opciones. D) La opción A o la B dependiendo del tipo de gráfico.
2. Un gráfico circular se utilizará: A) Para representar cualquier tipo de datos. B) Para representar únicamente una serie de datos. C) Cualquiera de las dos primeras opciones.
EXCEL AVANZADO
70
Manual del participante
D) Ninguna de las opciones anteriores. CUMPLE
NO CUMPLE
CUMPLE
NO CUMPLE
CUMPLE
NO CUMPLE
CUMPLE
NO CUMPLE
3. Un gráfico se crea: A) Junto con los datos de la hoja de cálculo. B) En una hoja independiente. C) Cualquiera de las dos primeras opciones. D) Ninguna de las opciones anteriores. Verdadero (
)
Falso (
)
Instrucciones: Observa el gráfico siguiente:
Captura los datos de la figura y genera el grafico
Con el grafico ya creado conviértelo en combinado, cambiando una serie a tipo línea
TOTAL DE PORCENTAJE: ____________________
4.6.- CONCLUSIÓN
EXCEL AVANZADO
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Manual del participante
Para concluir esta unidad le puedo decir que Excel es un excelente programa para poder generar gráficos y como lo pudo observar no solo gráficos sencillos y tradicionales sino que también podes crear una extensa gama de gráficos combinados con las herramientas que este cuenta así como gráficos de uso especifico y con esto concluimos la unidad de Gráficos invitandolo a que aplique lo aprendido en la unidad.
EXCEL AVANZADO
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Manual del participante
UNIDAD V LISTAS Y BASES DE DATOS
Objetivo Particular de la Unidad El participante aplicara las herramientas de nivel de detalle, formularios, filtros y tablas dinámicas para obtener información deseada a partir de una lista en una hoja de cálculo de acuerdo a las especificaciones que marca la NTCL “Elaboración de documentos y comunicación mediante el empleo de las características avanzadas de aplicaciones de cómputo”.
EXCEL AVANZADO
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Manual del participante
5.1.- INTRODUCCIÓN Tener todos sus datos de negocios importantes almacenados con cuidado en listas de Excel es un aspecto importante de la administración de datos, pero en realidad solo se trata de la mitad de una batalla. Hacer que los datos específicos salgan de las listas (y hacerlo de una manera rápida y eficiente), es el campo donde las guerras de administración de datos se ganan o se pierden. De hecho, la innovadora característica Filtro automático fue el resultado directo de una investigación realizada por Microsoft entre sus clientes, la cual reveló que muchos usuarios de Excel malgastaban tiempo de manera innecesaria al ordenar y desplazarse por las listas o agrupar (Niveles de detalle) la información en las hojas de cálculo porque no sabían cómo utilizar las características más avanzadas del producto. Filtro automático y otras características relacionadas lograron su propósito de una manera más exhaustiva que la que Microsoft pudo haber esperado. Sin embargo. Excel también incluye maneras más complejas (y más poderosas) para extraer y analizar (Formularios, Tablas dinámicas) información de una lista. Hay ocasiones en que es mejor extraer los datos en vez de filtrar una lista en su lugar. Aún más, Excel le ofrece varias funciones que regresan datos de una lista, como entradas de celda individuales o estadísticas, sin alterar la lista. Esta unidad indica cómo y cuándo usar estas características avanzadas de lista. Esta a un paso de llegar al final del curso y con ello usted podrá consolidarse como un usuario avanzado de Excel, para ello se le pide en esta unidad que capture listas grandes o si ya cuenta con ellas mucho mejor, además que realice los ejercicios y cuestionarios para reforzar los temas que a continuación se explicaran.
5.2.- NIVELES DE DETALLE
Microsoft Excel XP puede crear un esquema de los datos en el que podrá mostrar y ocultar niveles de detalle con sólo hacer clic con el Mouse (ratón). Puede hacer clic en los símbolos del esquema, para mostrar rápidamente sólo las filas o columnas que ofrecen resúmenes o encabezados de secciones de la hoja de cálculo, o bien utilizar los símbolos para ver los detalles de cada resumen o encabezado individual.
EXCEL AVANZADO
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Manual del participante
5.2.1.-
Preparar los datos para el esquema
Los datos que se van a incluir en un esquema deben estar en formato de lista, en que cada columna tenga un rótulo en la primera fila y contenga información similar, y de modo que la lista no contenga filas ni columnas en blanco. Antes de trazar el esquema, puede ser conveniente ordenar los datos de modo que las filas que deban agruparse estén juntas. En la ilustración anterior, la lista se ha ordenado por región y luego por mes, de modo que las filas detalladas de marzo y abril de la región Este quedan juntas, y las filas de cada mes de la región Oeste están también juntas. Incluya filas de resumen, bien encima o debajo de cada grupo de filas de detalle. Para obtener los mejores resultados, las filas de resumen deberán contener fórmulas que hagan referencia a las celdas de cada una de las filas de detalle. En la ilustración, existe una fila de totales debajo del detalle de cada mes y región. Por ejemplo, las ventas de las filas de la 11 a la 13 se totalizan en la fila 14. También puede trazar el esquema cuando las filas de resumen contengan texto descriptivo u otros datos. Si el esquema se aplica a columnas en lugar de a filas, asegúrese de que la lista tenga rótulos en la primera columna, y de que haya columnas de resumen a la izquierda o a la derecha de las columnas de detalle. 5.2.2.-
Mostrar u ocultar datos en un esquema
Un esquema puede tener un máximo de ocho niveles de detalle, cada uno de los cuales proporciona datos sobre el nivel inmediatamente superior. En la ilustración, la fila de todas las ventas, que contiene el total de todas las filas, es el nivel 1. Las filas que contienen los totales de cada mes son el nivel 2 y las filas detalladas de las ventas son el nivel 3. Para mostrar sólo las filas de un nivel determinado, puede hacer clic en el número del nivel que desee ver. En la ilustración, las filas de detalle de la región Este y de abril en la región Oeste están ocultas, pero puede hacer clic en los símbolos para mostrarlas. 5.2.3.-
Trazado manual y trazado automático de un esquema
Trazado automático de un esquema Si ha resumido los datos con fórmulas que contienen funciones, como una SUMA, Excel puede trazar automáticamente el esquema de los datos, como en la ilustración. Los datos resumidos deben estar junto a los datos detallados. Si inserta subtotales automáticos en una lista organizada por filas, Excel trazará automáticamente un esquema de la hoja de cálculo al mismo tiempo, para que pueda mostrar y ocultar la cantidad de detalle deseada. Trazado manual de un esquema Si los datos no están organizados de forma que Excel pueda trazar su esquema automáticamente, puede crearlo manualmente. Por ejemplo, tendrá que trazar manualmente el esquema de los datos si las filas o columnas de los datos resumidos contienen valores o texto descriptivo, en lugar de fórmulas.
EXCEL AVANZADO
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Manual del participante
5.2.4.-
CREACIÓN
1. Si las filas de resumen están por encima de las filas de detalle o las columnas de resumen están a la izquierda de las columnas de detalle, cambie la configuración de dirección. 1. En el menú Datos, elija Agrupar y esquema y, a continuación, haga clic en Configuración. 2. Desactive la casilla de verificación Filas resumen debajo del detalle, la casilla de verificación Columnas resumen a la derecha del detalle o ambas. 2. Si desea establecer estilos de esquema que se aplicarán automáticamente al crear el esquema, utilice la opción Estilos automáticos. 1. En el menú Datos, elija Agrupar y esquema y, a continuación, haga clic en Configuración. 2. Active la casilla de verificación Estilos automáticos. Nota Si no desea aplicar estilos automáticos antes de comenzar, puede aplicarlos una vez que haya creado el esquema. 3. Decida si desea aplicar un esquema a la hoja de cálculo de manera automática o manual. o Puede aplicar un esquema manualmente a cualquier hoja de cálculo. o Puede aplicar un esquema automáticamente a las hojas de cálculo si tienen fórmulas de resumen que hacen referencia a las celdas de los datos de detalle. Las columnas que contengan fórmulas de resumen deben estar situadas a la derecha o a la izquierda de los datos de detalle, o las filas que contengan fórmulas de resumen deben estar situadas por encima o por debajo de los datos de detalle. Si no está seguro de si la hoja de cálculo cumple estos requisitos, intente aplicar el esquema automáticamente y si los resultados no son los que espera, deshaga la operación y aplique el esquema manualmente. 1. Siga uno de estos procedimientos: Aplicar un esquema a los datos automáticamente
1. Seleccione el rango de celdas para las que desea trazar el esquema. Para trazar el esquema de la hoja de cálculo completa, haga clic en cualquier celda de la hoja de cálculo. 2. En el menú Datos, seleccione Agrupar y esquema y haga clic en Autoesquema. Aplicar un esquema a los datos manualmente
3. Seleccione las filas o columnas que contienen datos de detalle. Normalmente, las filas o las columnas con detalles están ubicadas junto a la fila o columna que contiene la fórmula de resumen o un título. Por ejemplo, si la fila 6 contiene los totales de las filas 3 a 5, seleccione las filas 3 a 5. Si la fila 8 contiene un título que describe las filas 9 a 12, seleccione las filas 9 a 12.
EXCEL AVANZADO
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Manual del participante
4. En el menú Datos, seleccione Agrupar y esquema y haga clic en Agrupar. Los símbolos del esquema aparecen en la pantalla al lado del grupo. 5. Siga seleccionando y agrupando filas o columnas de detalle hasta que haya creado todos los niveles que desee en el esquema. 2. Si no seleccionó estilos automáticos, puede aplicar estilos ahora. 1. Seleccione las celdas a las que desee aplicar estilos de esquema. 2. En el menú Datos, elija Agrupar y esquema y, a continuación, haga clic en Configuración. 3. Active la casilla de verificación Estilos automáticos. 4. Haga clic en Aplicar estilos. 5.3.- FORMULARIOS Y FILTROS Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar y trabajar con un subconjunto de datos de una lista. Una lista filtrada muestra sólo las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a las listas: Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples Filtro avanzado, para criterios más complejos A diferencia de ordenar, el filtrado no reorganiza las listas. El filtrado oculta temporalmente las filas que no desee mostrar. Cuando Excel filtra filas, puede modificar, aplicar formato, representar en gráficos e imprimir el subconjunto de la lista sin necesidad de reorganizarlo u ordenarlo. Autofiltro Cuando utilice el comando Autofiltro, aparecerán las flechas de Autofiltro a la derecha de los rótulos de columna de la lista filtrada. Microsoft Excel indica los elementos filtrados en azul. Puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar filas que contengan un valor u otro. También puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar las filas que cumplan más de una condición en una columna; por ejemplo, las filas que contengan valores comprendidos en un rango específico (como un valor de Davolio).
5.3.1.1.2.3.4.-
USO DE FILTROS
Defina los rótulos de los campo a usar Ubíquese en un rotulo Seleccione Datos>Formulario Aparecerá la siguiente figura
EXCEL AVANZADO
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Manual del participante
Proceda a captura la información, oprimiendo el botón “nuevo” cada vez que inicie un nuevo registro. Al final deberá tener una apariencia similar a la siguiente. Para terminar solo presione cerrar
Para filtrar solo deberá presionar la flecha del campo y escoger la opción deseada. De esta forma solo apareara la información filtrada y la flecha tendrá un tono azul, como se muestra
EXCEL AVANZADO
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Manual del participante
CONSULTA AVANZADA EN FILTROS
El comando Dato>Filtro>Filtro avanzado permite filtrar una lista en su lugar, como el comando Autofiltro, pero no muestra listas desplegables para las columnas. En lugar de ello, tiene que escribir los criterios según los cuales desea filtrar los datos en un rango de criterios independiente situado sobre la lista. Un rango de criterios permite filtrar criterios más complejos. Varias condiciones en una sola columna
Si incluye dos o más condiciones en una sola columna, escriba los criterios en filas independientes, una directamente bajo otra. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios presenta las filas que contienen "Davolio," "Buchanan" o "Suyama" en la columna Vendedor. Vendedor Davolio Buchanan Suyama
EXCEL AVANZADO
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Manual del participante
Una condición en dos o más columnas
Para buscar datos que cumplan una condición en dos o más columnas, introduzca todos los criterios en la misma fila del rango de criterios. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra todas las filas que contienen "Producto" en la columna Tipo, "Davolio" en la columna Vendedor y valores de ventas superiores a 1.000 $. Escriba
Vendedor
Ventas
Generar
Davolio
>1000
Una condición en una columna u otra
Para buscar datos que cumplan una condición de una columna o una condición de otra, introduzca los criterios en filas diferentes del rango. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra todas las filas que contienen "Producto" en la columna Tipo, "Davolio" en la columna Vendedor o valores de ventas superiores a 1.000 $. Escriba
Vendedor
Ventas
Generar Davolio >1000
Uno de dos conjuntos de condiciones para dos columnas
Para buscar filas que cumplan uno de dos conjuntos de condiciones, donde cada conjunto incluye condiciones para más de una columna, introduzca los criterios en filas independientes. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra las filas que contienen "Davolio" en la columna Vendedor y valores de ventas superiores a 3.000 $ y también muestra las filas del vendedor Buchanan con valores de ventas superiores a 1.500 $. Vendedor
Ventas
Davolio
>3000
Buchanan
>1500
Más de dos conjuntos de condiciones para una columna
Para buscar filas que cumplan más de dos conjuntos de condiciones, incluya columnas múltiples con el mismo título. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra las ventas comprendidas entre 5.000 y 8.000 $ junto con aquellas inferiores a 500 $.
EXCEL AVANZADO
80
Manual del participante
Ventas
Ventas
>5000
